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Posted by Gonzalo Vergara on mar 31, 2009 in Artculos, Destacados, Gestin, Management, Mejora Tu
Gestion, Sistemas de Gestin, Temas del Blog | 25 comments
Etapa de Ideacin
2.
Etapa de Planeacin
3.
Etapa de Implementacin
4.
Etapa de Control
Sistema de gestin
Etapa de Ideacin:
El objetivo de esta etapa es trabajar en la idea que guiar los primeros pasos del proceso de creacin que
se logra con el sistema de gestin propuesto.
Existen varias metodologas para lograr refinar la idea. Sin embargo, se recomienda una muy prctica:
La idea central de este proceso es que aqu se debe definir claramente el objetivo perseguido, es decir el
Qu queremos lograr?. Una vez definido, se procede al Cmo lograrlo? y pasamos a la siguiente
etapa.
Esquema de Gestin
Etapa de Control:
Para este concepto se han desarrollado varias definiciones (Fuente: CABRERA, E., Control [En lnea],
Monografias.com,
[citado
en
marzo
de
2005].
Disponible
en
El control es una funcin administrativa, esencialmente reguladora, que permite verificar (o tambin
constatar, palpar, medir o evaluar), si el elemento seleccionado (es decir, la actividad, proceso, unidad,
sistema, etc.), est cumpliendo sus objetivos o alcanzando los resultados que se esperan.
Es importante destacar que la finalidad del control es la deteccin de errores, fallas o diferencias, en
relacin a un planteamiento inicial, para su correccin y/o prevencin. Por tanto, el control debe estar
relacionado con los objetivos inicialmente definidos, debe permitir la medicin y cuantificacin de los
resultados, la deteccin de desviaciones y el establecimiento de medidas correctivas y preventivas.
3.
Toda operacin de tipo industrial est propensa a sufrir una serie de fallos, los cuales pueden tener
efectos negativos en la calidad del producto, en la seguridad y la salud de los trabajadores, y en el
ambiente. Aunque es posible tambin que, actividades que aumentan la calidad, repercutan
negativamente en el ambiente y la salud de los trabajadores o viceversa.
En consecuencia, las empresas deben buscar alternativas que garanticen la seguridad y la proteccin del
ambiente aumentando su vez la productividad y la calidad. Normalmente las empresas con sistemas de
gestin de la calidad o ambientales implantados, son ms receptivas a los sistemas de gestin de la
seguridad y salud ocupacional.
La preparacin de un sistema integrado de gestin de la calidad, gestin ambiental y gestin de la
seguridad y salud laboral exige adoptar una tctica determinada, ya que, a pesar de que las normas
correspondientes a cada uno de los aspectos ofrecen ciertas similitudes, no sealan una comn
metodologa para el desarrollo de un sistema integrado, salvo el modelo PDCA de mejora continua.
Al momento de implementar un Sistema Integrado de Gestin deben tenerse en cuenta tres aspectos
fundamentales: los organizativos, los dinmicos y los estticos.
Los aspectos organizativos son los referidos a la descripcin de la empresa y a la preparacin del
sistema. Definen los procesos que han de llevarse a cabo para que la organizacin cumpla sus fines, los
objetivos que debe alcanzar y la forma como est estructurado el personal y los cuadros directivos, as
como las condiciones de competencia y formacin de dicho personal y las relaciones de comunicacin
internas.
Los aspectos dinmicos contemplan la preparacin y ejecucin de los procesos y son caractersticos de la
gestin de calidad, ya que definen las actividades del personal, tanto en la realizacin de los trabajos
como en el control de los resultados.
Los aspectos estticos son caractersticos de la gestin ambiental y de la seguridad y salud ocupacional.
Describen fundamentalmente la situacin en que deben encontrarse las instalaciones a fin de que no
sean agresivas para el personal ni para el entorno circundante y las protecciones que han de ser
utilizadas para eliminar o disminuir dicha agresividad.
A continuacin se enumeran la totalidad de los aspectos a considerar en el sistema, clasificados segn las
agrupaciones de aspectos que anteriormente se han nombrado:
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
Establecimiento de objetivos
Comunicacin y formacin
ASPECTOS DINMICOS
Auditoras internas
Acciones de mejora
ASPECTOS ESTTICOS
Procesos de Integracin
Introduccin
Ya hace varios siglos atrs, existan ideas integracionistas y de cooperacin entre pases, especialmente
entre
aquellos
que
comparten
un
territorio
continental
en
comn.
Usualmente en estas ltimas cinco dcadas del siglo XX, los fenmenos de integracin se han hecho
mucho ms comunes. Caractersticas ms actuales del mundo, como son la creciente globalizacin sobre
todo en la dcada del 90, acompaado del predominio de un modelo econmico de libre mercado el cual
se nutre del intercambio entre los Estados-nacin, ha hecho necesario adoptar medidas tendientes a
mejorar la posicin negociadora frente a otros Estados. Esto ltimo se ha logrado por medio de los
procesos de integracin regional, que permiten a los pases negociar como bloque.
Cabe destacar que muchos de estos procesos integradores, no solo han ido desde un punto de vista
poltico, sino mucho ms profundo como lo es el econmico y monetario(unin europea).
La formacin de este tipo de bloques nace bsicamente de una necesidad funcional, en que cada uno de
los Estados que decide integrarse a un bloque, lo hace porque ve en ello una oportunidad de aumentar el
bienestar de sus ciudadanos o simplemente por una cuestin de inters nacional. Es por esta razn las
relaciones internacionales forman parte del supuesto de la incapacidad del estado moderno de satisfacer
las cada vez ms complejas necesidades de inters nacional. Para colmar esa carencia, propone la
creacin paulatina de una red de organizaciones internacionales, en donde su principal objetivo es
satisfacer las necesidades de sus ciudadanos y manejar un ambiente multilateral mucho mas consolidado
y sin ningn tipo de conflictos, sobre todo polticos. Y a que recordemos que se realiza este tipo de
integracin para poder avanzar y progresar en todos los mbitos posibles que generen en si un xito
social.
Concepto de integracin:
Existen bsicamente dos formas de establecer relaciones internacionales en materia de intercambio
comercial, la cooperacin que incluye acciones destinadas a disminuir la discriminacin desde un punto
de vista poltico, y como es el caso de acuerdos internacionales sobre polticas comerciales y la
integracin que comprende medidas conducentes a la supresin de algunas formas de discriminacin,
como lo es la eliminacin de barreras al comercio, recordemos pues que en sntesis el objetivo con el cual
se dan estos procesos es tanto desde al mbito poltico como econmico ya que se da para mejorar las
relaciones entre pases y se disminuya cualquier tipo de conflicto y de igual forma para mejorar las
condiciones y restricciones sobre todo en mbitos de intercambio comercial y as procurar que exista
menos barreras para obtener un mejor beneficio.
Len Lindberg define la integracin como " los procesos por los cules las naciones anteponen el deseo y
la capacidad para conducir polticas exteriores e internas clave de forma independiente entre s, buscando
por el contrario tomar decisiones conjuntas o delegar su proceso de toma de decisiones a nuevos rganos
centrales".
Por su parte Jorge Mario dice "se entiende por proceso de integracin regional el proceso convergente,
deliberado (voluntario) fundado en la solidaridad-, gradual y progresivo, entre dos o ms Estados, sobre
un plan de accin comn en aspectos econmicos, sociales, culturales, polticos, etctera.
Caractersticas de los procesos de integracin:
Se debe trabajar en el cambio de la mentalidad del personal, lo cual hasta cierto punto
es difcil y requiere cierta cantidad de tiempo, lo cual es de suma importancia, ya que se
constituye como el pilar o la base sin la cual no es posible desarrollar de manera optima y
consolidar la implementacion de un sistema, donde todos se sientan identificados con los
logros y las mejoras que se vayan dando en los temas de la calidad, medio ambiente y de
seguridad y salud en el trabajo. Por tal motivo es primordial establecer mecanismos que
permitan promover una actitud de parte delos integrantes de la organizacion que asegure
que el proceso en cuestion sea autosostenible en el futuro.
Se debe dar suficiente importancia alos temas de capacitacin del personal, ya que
esto juega un papel primordial, ya que no es recomendable poner en manos del personal
operativo la responsabilidad de desarrollar, implantar y operar unSistema Integrado de
Gestin, a menos que se cuente con un programa masivo estructurado de capacitacin,
desarrollado antes de iniciar cada una de las actividades que se consideran claves para el
sistema. Por este motivo se considera fundamenmtal que ciertas nociones, conocimientos,
tcnicas y destrezas se hagan llegar al personal, de manera que puedan intervenir
directamente en el desarrollo optimo del sistema a implementar.
Se debe promover la participacion activa del personal en temas directos del desarrollo
del sistema, para tal motivo se debe capacitar y entrenar al personal, para posteriormente
con la capacidad del personal entrenado, se pueda realizar una identificacin y evaluacin
de Impactos Ambientales, asi como una identificacion de los riesgos referidos a la seguridad
industrial y salud laboral.
Se debe tratar de que todas las partes del Sistema a implementar deben estar
interconectadas y por lo tanto no puede haber elementos tratados de una manera aislada.
Cuando la empresa no tiene implantado ningn sistema todava, debe procederse por el mtodo que
llamamos del engarce, los principios y tcnicas de calidad se dan como contexto lgico no expreso. A
diferencia de otros autores no incrementamos pasos sino que la estrategia radica en los contenidos.
La adopcin y puesta en marcha del Sistema de Gestin Integrado involucra lograr superar una serie de
etapas secunciales hasta llegar a su estado de plena operatividad. Resulta fundamental garantizar que
el Sistema elegido se adapte a las condiciones de la operacin en cuanto al sitio, el tamao de la
Empresa y la diversidad y complejidad de las operaciones. Recordemos que aun cuando se siga una
Norma en particular, la misma no est escrita para establecer "el cmo" debe funcionar el Sistema, sino
ms bien "el qu" debe contemplar sus elementos en los trminos ms generales posibles. Por ello, aun
cuando una Empresa posea reas certificadas, la adopcin de su Sistema en cada pas requiere de
adaptaciones, sobre todo en la documentacin relativa al control de gestin y operativo. Esto es lo que se
conoce como Fase de Diseo y Desarrollo del Sistema en donde o se parte de cero, teniendo que
concebir la forma en que el Sistema puede manejar los aspectos gerenciales como tambin los
operativos, o bien partiendo de un Sistema existente el cual es modificado de acuerdo a las necesidades.
Una vez que las partes del Sistema estn adecuadamente desarrolladas, se entra en la fase de
Implantacin, la cual consiste en divulgar el funcionamiento del Sistema a todos los niveles de la
Empresa, sus diversos sectores, gerencias, contratistas, personal de apoyo y cualquier otro componente
organizativo que est involucrado con la operacin. Claro est, que no todos tienen que saberlo todo,
pero s deben conocer adecuadamente todo aquello perteneciente al Sistema que incida sobre sus
labores dentro la Empresa.
Cuando el Sistema es bien comprendido y manejado con soltura y como una labor cotidiana a todos los
niveles de la Organizacin (tanto propia como de apoyo), se entra en la fase de Operatividad del Sistema.
A medida que esta fase operativa madura, el Sistema mismo comienza a nutrirse de la vivencia de la
Organizacin que lo utiliza plenamente y a su beneficio, pudiendo surgir y detectar innumerables
oportunidades de mejora continua.
La fase de Mejora Continua, citada en las Normas, pudiese ser concebida como algo "inevitable", ya que
si el Sistema logra seguir la progresin antes descrita de manera eficiente, se llega a un nivel de continuo
revisionismo, auto crtica y reflexin, cuyos resultados conducen a cambios progresistas que garantizarn
la existencia de un Sistema "vivo" y renovado.
El xito en la progresin de las fases antes descritas depender de muchos factores de tipo conductual,
entre los cuales pueden citarse los siguientes:
Cambiar la mentalidad es difcil y requiere tiempo, pero es la base sin la cual no es posible
desarrollar y llevar adelante un sistema donde todos se sientan partcipes de los logros y las mejoras
ambientales y de seguridad. Es necesario establecer mecanismos para consolidar y promover una actitud
que asegure que el proceso sea autosostenible en el futuro.
El firme compromiso por parte de la direccin y las Gerencias, convencidas de los cambios que
se deban realizar para cumplir con tan altos objetivos, resulta fundamental.
La capacitacin de la gente juega un papel primordial. No se puede poner en manos del personal
operativo la responsabilidad de desarrollar, implantar y operar un Sistema de Gestin Integrado, a menos
que se estructure un programa masivo de capacitacin antes de iniciar cada una de las actividades que
resultan claves para el Sistema. Es necesario que ciertas nociones, conocimientos, tcnicas y destrezas
sean alcanzadas como:
1.
La capacidad de que todos los sectores realicen una identificacin y evaluacin de Impactos
Ambientales Global y de Impactos Ambientales de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
2.
Todas las partes del Sistema deben estar interconectadas y por lo tanto no puede concebirse la
existencia de algn elemento aislado.
3.
El Sistema debe reflejar las actividades de la operacin y, por lo tanto, no puede construirse en
base a supuestos utpicos, difciles de cumplir. De hecho, la verificacin de que el Sistema funciona
de acuerdo a lo establecido, se hace mediante auditoras e Inspecciones las cuales revisan el
cumplimiento de todo lo que est escrito y documentado. Lo que no puede cumplirse no debe forma
parte del Sistema.
4.
Por lo tanto, nada de la operacin puede estar fuera del Sistema, cualquier cambio en algn
aspecto operativo, debe ser analizado con respecto a los potenciales nuevos impactos ambientales y
riesgos a la salud y seguridad. lo cual, a su vez, debera conducir a establecer los factores mitigantes
de tales efectos potenciales.