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AUDITORA ADMINISTRATIVA
DOCENTE:
EDUARDO ANDRADE GUIMAREY
INTEGRANTES:
CICLO:
X 2013
MECANICA
OPERATIVA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Fases de la auditoria administrativa
I.
II.
III.
IV.
V.
I.
Legislacin aplicable a las actividades examinadas Breve historial, antecedentes y propsitos de las
actividades
II.
En esta fase se revisa la legislacin bsica: ley, reglamentos, resoluciones, decretos, directivas administrativas y
normas interna de la entidad para verificar si estn cumpliendo los objetivos, propsitos y actividades establecidas
Informacin a obtenerse entre otros
III.
Debe evaluarse la efectividad con la que se estn desarrollando las actividades programadas; as como detectar
los errores ms saltantes, sobre los que debe acumularse las pruebas suficientes, de tal manera que confrontando
estas con los datos obtenidos en la fase preliminar se pueda determinar el alcance y responsabilidad, as como
estimar el requerimiento de personal , racionalizar el programa de trabajo, fijar plazos para el encauzamiento del
informe y reorientar los programas de auditoria
Informacin a obtenerse entre otros
IV.
Comprende el control de la funcionalidad de las normas internas y procedimientos de la entidad con respecto a las
actividades circunscritas en el trabajo preliminar.
Consiste por tanto en revisar registros, documentos y archivos, etc. Certificando la informacin contenida en ellos,
adems incluye la obtencin de informacin a travs de entrevistas, inspecciones fsicas, captacin escrita de
opiniones; as como de formulacin de conclusiones y recomendaciones
Informacin a obtenerse de otros
V.
de
Antecedentes
Los antecedentes estn referidos bsicamente al aspecto tcnico y al aspecto legal.
En el aspecto tcnico se involucra la evaluacin de mtodos procedimientos de
trabajo practicados con anterioridad y en el aspecto legal se enumera todo lo
referente a dispositivos legales y normas internas, inherentes al desarrollo de las
1.3.
funciones del rea que se audita , observando la jerarqua de los dispositivos legales
Alcance
Se debe especificar el alcance del rea examinada, los aspectos a examinar, los funcionarios
responsables y la comisin encargada de la auditoria administrativa, ejemplo: si se trata de
determinar el alcance del rea de tramite documentario y archivo, se especificara el alcance
de la siguiente manera:
rea Auditada: La administracin documentaria depende de la Secretaria General
Aspectos a examinar
Control interno del sistema
Proceso de recepcin
Proceso de clasificacin y registro
Proceso de control y seguimiento
Proceso de distribucin
Proceso de informacin
Proceso de archivo
Funcionarios responsables
2. Observaciones
Son la resultante de la auditora practicada en los elementos y proceso administrativos y
operaciones del rea que se audita, tiene gran importancia porque constituye la parte sustentatoria
de los informes
Estas se materializan por escrito, sern puestas de conocimiento de los funcionarios auditados, con
cargo para que cada una de ellas sean esclarecidas o descargadas por el interesado tambin en
formas escrita
Ejemplo observaciones formulada en el rea de Tramite documentario y archivo
administrativa
Incumplimiento de apertura de un registro especial para expedientes de empresas
reclamantes
Omisin de apertura de tarjeta de seguimiento para algunos expedientes
Morosidad significativa en el trmite de algunos expedientes
3. Conclusiones
Son resmenes o contendidos sintticos que deben redactarse en formas priorizada en armona con
las observaciones detectada con el fin de pronosticar el problema motivo de la AA.
4. Recomendaciones
Son sugerencias que especifican medios o mtodos para la solucin de las observaciones
formuladas en el proceso de AA.
Por ejemplo: de algunas recomendaciones formuladas en las reas de trmite documentario y
archivo
5. Anexos
Caso prctico
I.
1. ANTECEDENTES
La Auditora Administrativa de Recursos Humanos se efectuar de
Conformidad con la Orden de Trabajo No. 001 de Fecha 16 de Mayo de 2012
Con la realizacin de la Auditora Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS
BIOGENET S.A., se pretende alcanzar los siguientes objetivos:
Verificar si los objetivos propuestos por la Empresa se han cumplido y a su vez si las actividades del rea de
Recursos Humanos se han llevado a cabo en forma eficiente, efectiva y econmica.
Evaluar el Sistema de Control Interno gerencial de la Empresa, determinando as mismo
el grado de
confiabilidad que merece la administracin en el ejercicio directo del control sobre los recursos humanos.
Proporcionar ayuda a nivel gerencial, a travs de la formulacin de recomendaciones
3. ALCANCE DE LA AUDITORA
La Auditora Administrativa a realizarse ser del rea de Recursos Humanos de LABORATORIOS BIOGENET
S.A. En el perodo comprendido entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2012.
4. ESTRUCTURA ORGNICA
LABORATORIOS BIOGENET S.A. se encuentra estructurada de la siguiente manera:
BASE LEGAL
La Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. fue creada mediante Resolucin No. 1803, el 28 de junio de 1994
e inscrita en el Registro Mercantil con el No. 125 de fecha 3 de agosto de 1994 del mismo ao, fecha en la cual da
inicio a sus actividades comerciales. Rige para su funcionamiento legal la Ley de Compaas, Cdigo de Comercio,
Cdigo de la Salud, Cdigo de Trabajo, Ley de Rgimen Tributario Interno, Estatutos y Reglamento Interno de la
Empresa.
Vender al contado
Vender a crdito dentro de los plazos establecidos, no ms de 45 das
Ventas no menores de $50,00
Comercializacin de los productos en las zonas en las que llega la empresa: a nivel nacional.
Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad o profesin de a cuerdo con los requerimientos de la
Compaa.
PROBLEMAS IDENTIFICADOS
Dentro de las novedades que se han podido identificar hasta el momento, tenemos las siguientes:
VI.
ENTREVISTA
CARGO : Gerente
OBJETIVO: Conocer por qu no se dan por escrito las rdenes de trabajo y porque no
se aplican guas para la aplicacin del sistema de induccin
CONCLUSIONES
Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno
aplicado al rea de recurso humano, se verific que las respuestas fueron veraces,
existiendo deficiencias en el control, ya que no se est cumpliendo con las
actividades que son de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa
RECOMENDACIONES
El Directorio y Junta General de Accionistas deber actualizar los
Estatutos y Reglamento Interno para que exista una mejor
coordinacin de las actividades
BIOGENET S.A.., debe actualizar los Estatutos y Reglamento Interno, en lo referente a las funciones
especficas de sus servidores, con la finalidad de mantener un equilibrio en la Organizacin y Direccin
de la Empresa.
En caso de que no se actualicen estos documentos, se proceder a la elaboracin de un Manual
Orgnico Funcional, en el cual se determine con exactitud las obligaciones, atribuciones de cada uno de
los servidores de la Empresa. Adems que incluya un Organigrama Funcional.
2. EVALUACIN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE
EL APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS
CONCLUSIN
La falta de preocupacin de los mximos Directivos en velar por el buen
funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna, no ha permitido que se
realicen exmenes administrativos peridicos de las actividades que desarrolla
el personal, puesto que el funcionamiento de esta Unidad no ha sido en forma
continua.
Esta situacin, no ha permitido evaluar y conocer el grado de rendimiento del Recurso Humano
en el cumplimiento de las labores encomendadas.
Incumplindose con lo que determina el Artculo 13 del Captulo III del
Reglamento Interno Evaluacin que seala:
Las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa, sern
permanentemente evaluadas y su rendimiento deber ser aceptable
RECOMENDACIN
Que la Unidad de Auditora Interna, encargada de la evaluacin y control,
realice en forma peridica exmenes administrativos de las actividades que desarrolla el
Recursos Humano de la Compaa, en base a un plan anual.
3. CAPACITACIN DEL PERSONAL, MEJORA EL RENDIMIENTO DE
LOS MISMOS
CONCLUSIN
Uno de los problemas detectados en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., fu la falta de
capacitacin y entrenamiento al personal, lo que no ha
permitido que se adquieran conocimientos de nuevas tcnicas en beneficio de la entidad.
Si bien en algunas oportunidades ciertos trabajadores han participado en
eventos de esta naturaleza, pero la mayora del personal no ha tenido la
oportunidad de actualizarse. Todo aquello se debe a la falta de un Plan o
Cronograma de Capacitacin. 157
No se ha dado cumplimiento de esta manera el Artculo 16 del Captulo IV del Reglamento Interno
Capacitacin del Personal, que menciona:
Con la finalidad de actualizar los conocimientos, obtener un mayor
rendimiento y elevar la calidad del trabajo, el personal podr participar de
eventos de capacitacin o perfeccionamiento.
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr que se elabore en forma anual un Cronograma de
Capacitacin de Personal, que abarque cursos, seminarios, talleres,
conferencias, etc., de acuerdo a las necesidades de cada una de las reas de trabajo, debindose
tambin tomar en cuenta los que dictan las instituciones del
Estado o cualquier otra entidad. La adopcin de esta poltica permitir contar con elementos
humanos adecuados, lo que redundar en beneficio de la
Empresa, establecer los cursos de capacitacin mnimos requeridos por cada nivel o cargos.
4. RDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR
FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE
CONCLUSIN
De acuerdo a mi estudio se comprob que las rdenes fijadas por la autoridad de la Empresa,
son transmitidas en forma directa y verbal, lo cual conlleva a que las mismas en un 20%
aproximadamente no se lleguen a cumplir en forma cabal.
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr que las rdenes de trabajo deban hacerse
necesariamente por escrito, adems teniendo la obligacin de velar por el fiel cumplimiento de
las mismas. Para el caso de rdenes impartidas para todo el personal de LABORATORIOS
BIOGENET S.A., deben ser escritas y dadas a conocer a cada jefe departamental para que sea
bajo la responsabilidad de ellos quienes hagan conocer al personal a su mando.
5. ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES,
PERMITEN UNA RPIDA LOCALIZACIN DE DOCUMENTOS
CONCLUSIN
Revisados los archivos del personal de la Empresa, se verific que la
documentacin del personal no se encuentra debidamente clasificada en
expedientes individuales, sino que se mantiene en forma general en una sola carpeta.
Asimismo, dicha documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo
considerable, lo que conlleva a una desactualizacin de informacin, datos y biografa del
personal, requisitos mnimos por carpeta.
RECOMENDACIN
Sugerir a la Secretara de la entidad, la implementacin de un moderno sistema de
documentacin y archivo, procurando clasificar la informacin en forma lgica, adecuada y
actualizada.
6. ADECUADO SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE
PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO
CONCLUSIN
El sistema utilizado por la Empresa para el control de asistencia de personal, es
el Registro de Firmas a la entrada y salida de las dos jornadas de trabajo, siendo la Secretaria la
persona encargada de proteger y controlar las operaciones que en l se dan. Es as que este
sistema no proporciona en alto grado de confiabilidad en el
control de asistencias, ya que pueden existir irregularidades en el manejo de los registros, esto
puede deberse a afinidad que pueda existir entre el custodio y el resto del personal.