Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
NTC 4095
NTC 4095
COLOMBIANA
NTC
4095
1997-04-16
NORMA
GENERAL
ARCHIVISTICA
E:
PARA
LA
DESCRIPCIN
CORRESPONDENCIA:
DESCRIPTORES:
I.C.S.: 01.140.20
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)
Apartado
14237
Bogot,
D.C.
Tel.
6078888
Fax
2221435
Prohibida su reproduccin
Editada 2004-03-04
PRLOGO
ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.
DIRECCIN DE NORMALIZACIN
NTC 4095
0.
INTRODUCCIN
NTC 4095
FONDO
SUBFONDO
SECCIN
SUBSECCIN
SERIE
SUBSERIE
UNIDAD ARCHIVSTICA
(Expediente)
UNIDAD DOCUMENTAL
(Pieza)
NTC 4095
Los trminos definidos en este glosario forman parte de las reglas de descripcin y tales
definiciones han de ser entendidas en cuanto han sido formuladas especficamente para la mejor
comprensin de la norma.
1.1
ACCESO (Access). La condicin de disponibilidad de los documentos de un fondo, para
su consulta, la cual debe someterse a determinadas reglas y condiciones.
1.2
DESCRIPCIN ARCHIVSTICA (Archival Description). El conjunto de actividades que
desarrolla el archivo para producir catlogos, ndices, inventarios y otros, los cuales son
instrumentos descriptivos o de consulta de los documentos.
1.3
EXPEDIENTE (File). Un conjunto organizado de documentos agrupados juntos para su
uso en la gestin del productor o en el proceso de organizacin archivstica, debido a que se
relacionan con un mismo asunto, actividad o trmite. Un expediente es, habitualmente, la unidad
bsica dentro de una serie documental.
1.4
FECHAS DE CREACIN (Date of Creation). Las fechas reales en las que se produjo o
elabor la documentacin incluida en una unidad de descripcin.
1.5
FECHAS EXTREMAS (Date of Accumulation). El periodo durante el cual la
documentacin incluida en la unidad de descripcin, o que forma parte de ella, ha sido reunida
por su productor.
1.6
FONDO (Fonds). El conjunto de documentos, cualquiera que sea su formato o soporte,
producidos orgnicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia, u
organismo en el ejercicio de las actividades y funciones de ese productor.
1.7
INSTRUMENTO DE CONSULTA. El trmino ms amplio que abarca cualquier
descripcin o medio de referencia elaborado o recibido por un archivo en el proceso de
establecimiento del control administrativo o intelectual sobre la documentacin. Este medio de
referencia ha de permitir entonces el control, la localizacin y la recuperacin de la informacin.
1.8
INSTRUMENTO
CONSULTA.
DE
DESCRIPCIN
(Finding
Aid).
Vase
INSTRUMENTO
DE
1.9
LOCALIZACIN (Location). La sede de la institucin archivstica, o el domicilio del
propietario privado, donde se conserva la unidad de descripcin.
1.10 NIVEL DE DESCRIPCIN (Level of Description). La posicin que ocupa la unidad de
descripcin en la jerarqua del fondo.
1.11 ORGANISMO (Corporate Body). Una organizacin, entidad o grupo de personas que se
identifica por un nombre propio y que acta, o puede actuar, como una persona jurdica.
1.12 ORGANIZACIN (Arrangement). Las operaciones intelectuales implicadas en el anlisis
y organizacin de los documentos. Esta actividad implica los distintos procesos.
1.13 PROCEDENCIA (Provenance). El organismo o persona que ha creado, reunido y/o
conservado y utilizado los documentos en el desempeo de su actividad como persona fsica o
jurdica.
3
NTC 4095
Serie:
Subserie:
CONTRATOS
Contratos de prestacin de servicios
Contratos de obra
1.19 TIPOLOGA (Form). El tipo de documento que puede existir en una unidad de
descripcin y que se distingue de acuerdo a su origen y caractersticas externas o diplomticas.
1.20 TTULO (Title). Una palabra, frase, carcter o conjunto de caracteres con los que se
define a la unidad de descripcin.
1.21 TTULO FORMAL (Formal title). Un ttulo que aparece de manera destacada en la
documentacin que est siendo descrita.
1.22 TTULO ATRIBUIDO (Supplied Title). Un ttulo proporcionado por el archivero a una
unidad de descripcin que carece de un ttulo formal.
1.23 UNIDAD DE DESCRIPCIN (Unit of Description). Un documento o conjunto de
documentos, en cualquier soporte, tratado como una entidad, y que constituye, por tanto, la base
de una sola descripcin.
1.24 UNIDAD DOCUMENTAL (Item). La ms pequea unidad de archivo, indivisible
intelectualmente. Ej.: una carta, memorndum, informe, fotografa, registro sonoro.
1.25 VALORACIN (Appraisal): Proceso mediante el cual se determinan los valores tanto
primarios como secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.
1.26 SELECCION (Selection): El proceso por medio del cual se determina el destino final de
la documentacin, bien sea para su eliminacin o conservacin.
NTC 4095
NIVELES DE DESCRIPCIN
La descripcin de los documentos del Archivo Histrico o Permanente debe contemplar diversos
niveles, distribuidos de acuerdo a ciertas reas o zonas que se identifican con la estructura de los
elementos a describir:
1. REA DE IDENTIFICACIN
2. REA DE CONTEXTO
3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
4. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN
5. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA
6. REA DE NOTAS
Tales niveles descriptivos estn, asimismo, en consonancia con la "Norma Internacional General
de Descripcin Archivstica". Esta norma contiene los aspectos ideales a considerar en una
descripcin archivstica; sin embargo, pensando en una gil descripcin de los fondos, se
deberan diligenciar siempre, por lo menos, ciertos aspectos mnimos, sealados en el formato
que contiene todos los niveles de la Norma. As, teniendo en cuenta la descripcin que haramos
de un conjunto documental o de agrupaciones menores, los distintos niveles se contemplaran de
la siguiente manera:
.
3.
DOCUMENTO DE REFERENCIA:
NTC 4095
Anexo A (Normativo)
Formato de descripcin archivstica
Colombia
REA DE IDENTIFICACIN
1.1
CDIGO(s) DE
REFERENCIA
1.2
TTULO
1.3
FECHA(s) DE CREACIN DE LA
UNIDAD DE DESCRIPCIN ____________________________________
1.4
NIVEL DE DESCRIPCIN
1.5
VOLUMEN
1.5.1
CARPETAS
1.5.2
FOLIOS
1.5.3
TIPO DOCUMENTAL
1.5.4
N DE ORDEN
2.
REA DE CONTEXTO
2.1
2.2
FORMA DE INGRESO
Este formato corresponde a los Elementos de Descripcin propuestos por el Consejo Internacional de
Archivos. A este formato se han adicionado los niveles que aparecen en letra cursiva y que provienen de la
Ficha de Descripcin que utiliza la Divisin de Clasificacin y Descripcin del A.G.N.
___________________
___________________
___________________
_______________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________
________________________________
_______ ______________
_
SOPORTE
_ / __ ______ LEGAJOS __
__________
_____
/ _ OTROS
____
_________________________________________
___________________________
___________________________
_______
___________
_________________
_________________________
____________________________
______________________________
______________________________
NTC 4095
2.3
HISTORIA
INSTITUCIONAL
/
NOTA
BIOGRFICA
_
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
2.4
FECHA(s)
EXTREMAS
DE
GENERACIN
DE
LOS
DOCUMENTOS
POR
EL
PRODUCTOR_______________________________________________________________________
2.5
3.
3.1
3.1.1
LUGARES
3.1.2
NOMBRES / CARGOS
3.1.3
TEMAS
3.2
3.3
SISTEMA DE ORGANIZACIN
____________
____
___________________________________________________________________________________
3.4
NUEVOS INGRESOS
___________
___________________________________________________________________________________
4.
4.1
CONDICIONES DE ACCESO
___________
4.2
____________ _
__________________ __________________
___________ ___________________________
__________________________________________
NTC 4095
4.3
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
___________ __________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
4.4
SITUACION JURDICA
4.5
4.6
5.
5.1
5.2
EXISTENCIA DE COPIAS
____________ ______________________________
___________ ______________________________________________________________________
5.3
5.4
5.5
BIBLIOGRAFA
_________ ____________________________________
__________ _______________________________________________________________________
6.
REA DE NOTAS
6.1
NOTAS
_________
_
_______________________________________
____________
________________________________________________________________
___________________________________________________
__________________________________________________
___________________________________________________
____________________
___________
______________________________
__________ __________________________
___________________________________________
. . . . . . .
NTC 4095
Anexo B (Informativo)
Explicacin de los niveles de descripcin contemplados en el formato
1.
REA DE IDENTIFICACIN
1.1
1.2
TTULO
Denominacin de la unidad de descripcin.
Si la unidad de descripcin ya tiene un ttulo, se debe mencionar aqu, respetando los
trminos originales (orden y ortografa), mas no necesariamente en lo relativo a la
puntuacin y las maysculas. Si no posee un nombre, se le debe asignar uno. Este ttulo
debe corresponder al nivel de descripcin (Fondo, Seccin, Subseccin, Serie,
Expediente)
Ejemplo:
(Ttulo a nivel de Fondo):
.Ministerio de Gobierno
(Ttulo a nivel de Seccin):
NTC 4095
Se suministrarn estas como fechas nicas o como periodo cronolgico, segn el caso.
La inclusin como periodo cronolgico se dar, excepto cuando la unidad de descripcin
es un fondo abierto a nuevas transferencias. En caso de ser un periodo, se indicarn las
fechas extremas.
Ejemplo:
a)
1855-1882
(Relacin y remisin de documentos correspondientes al Estado de Cundinamarca
-ttulos de tierras baldas y certificacin- enviados a la Secretara del Tesoro para
su incineracin. Las fechas de los documentos relacionados y remitidos oscilan
entre 1855 y 1866).
(comparar con 2.2)
b)
14.07.1855 - 09.11.1882
c)
Antes de 1759
en los casos de no poderse
precisar la fecha con exactitud
Despus de 1880
d)
1937
e)
10
NTC 4095
NIVEL DE DESCRIPCIN
Se debe sealar el nivel al cual corresponde la unidad de descripcin.
Ejemplos:
Fondo
Subfondo
Seccin
Subseccin
Serie
Subserie
Expediente
Pieza Documental
1.5
1.5.1
Soporte: Papel
Legajo
8 /
_________
Caja
3 /
_________
Otros
Paquete 19
__________
11
NTC 4095
Cuando se diligencien los subniveles anteriores, debe tenerse en cuenta que el primer nmero
corresponde al nmero de orden de la unidad de conservacin (consecutivo) y el segundo al
nmero total de unidades de conservacin del Fondo, Seccin o Serie descritos (correlativo),
separado por una barra oblicua (/).
1.5.2
FOLIOS
En este punto se indica el nmero con el cual se identifica el folio o los folios de la unidad de
descripcin.
Ejemplo:
22-31
Folios ______
1.5.3
TIPO DOCUMENTAL
Tipologa
Diplomtica
Tipologa
Jurdica
1.5.4
N DE ORDEN
El CATLOGO contiene solamente la resea de la unidad de descripcin, la cual debe ir identificada con el
nmero consecutivo que le corresponda y la referencia de la unidad de conservacin respectiva.
12
NTC 4095
2.
REA DE CONTEXTO
2.1
AMAR Y BORBN,
Antonio
Apellidos
nombre
Virrey
cargo
FORMA DE INGRESO
Se debe informar acerca de las circunstancias de ingreso de la unidad de descripcin al
archivo.
13
NTC 4095
Se har mencin de la persona que hizo donacin del documento o del origen de su
adquisicin. Si son desconocidos, indicarlo.
Ejemplo:
2.3
2.4
14
NTC 4095
Ejemplo:
-
1855-1866
2.5
Ejemplo:
"La documentacin correspondiente al fondo BERNARDO J. CAYCEDO fue donada al
entonces Archivo Nacional de Colombia por el historiador y acadmico Bernardo J.
Caycedo. Tales documentos permanecieron en poder de su familia por casi dos
siglos. En una primera entrega (9 de Julio de 1970), pasaron al Archivo 367
expedientes y papeles sueltos, en su mayora correspondientes al siglo XVI y
ordenados en 44 cajas. Posteriormente, en 1975, se hizo una segunda entrega de
4.767 documentos contenidos en 11 cajas, correspondientes al perodo comprendido
entre los aos de 1838 y 1907."
3.
3.1
NOTA RELATIVA A LAS NORMAS DE TRANSCRIPCIN: Si el documento objeto de la descripcin es una pieza
antigua que requiera transcripcin al espaol, se deben observar las normas para la transcripcin de documentos
histricos hispanoamericanos, aprobadas en la Primera Reunin Interamericana sobre Archivos, celebrada en
Washington en el ao de 1961. En general, deben observarse las reglas ortogrficas actuales.
15
NTC 4095
Ejemplo:
"Demanda instaurada en 1805 por el Monasterio de Santa Clara de Santaf,
sobre la mortuoria de SIMN VLEZ y FRANCISCA MONTOYA, por la dote
que stos le asignaran a MARA JOSEFA DE SAN IGNACIO, religiosa Clarisa
de la ciudad de Antioquia. Igualmente, se hace referencia a las reparaciones
que se han efectuado en dicho monasterio".
Una vez elaborada la resea de contenido, se deben extraer de all aquellos elementos
que son susceptibles de indizacin, como en el caso de las categoras Toponmicas,
Onomsticas, Cronolgicas y Temticas. Estos elementos deben consignarse como
"subniveles" del nivel de Contenido. (Vase los numerales 3.1.1; 3.1.2; 3.1.3).
3.1.1
LUGARES
Santaf / Santaf -Monasterio de Santa Clara- / Honda / Antioquia (ciudad)
Toponmico Mayor
Localidad menor
Nmero de ndice del Catlogo
(vase Anexo C)
Debe escribirse primero el nombre propio tal y como cotidianamente se le conozca, seguido
entre parntesis por el accidente o ubicacin geogrfica:
16
NTC 4095
Ejemplos:
Cartagena (Bolvar)
8
Baha
309, 804
Distrito
170, 84, 490
Provincia
749, 506
Sabanalarga (Antioquia)
Cantn (Provincia de Cartagena)
99
Distrito Parroquial
(vase Anexo C)
74
3.1.2
NOMBRES / CARGOS
El orden a seguir al diligenciar el nivel de nombres, debe ser el siguiente:
APELLIDO(s), Nombre(s). Cargo.
Ejemplos:
ALVAREZ DE SANTILLAN, Juan Jos. Capitn, Encomendero
Apellido(s)
Nombre(s)
Cargos(s)
117
Melchor.
Arzobispo
de
La
NTC 4095
En caso de no existir apellidos, como cuando se mencionan los esclavos o los indgenas,
consignar el nombre acompaado de una caracterstica o connotacin que la identifique:
Paula. Negra esclava
Si aparece el ttulo nobiliario sin el nombre, debe consignarse:
SFRAGA. Marqus
Ahora bien, si no aparece el cargo, se escribir nicamente el nombre:
MATA, Mateo
Si aparece el apellido sin el nombre, se debe dejar como aparece:
RODRGUEZ
18
NTC 4095
3.1.3 TEMAS
Los TEMAS o DESCRIPTORES deben dar una idea clara de lo que se desea expresar.
Se debe hacer uso primero, del descriptor principal, seguido de una acotacin a este entre parntesis- que hace referencia a qu se dice del tema principal y por ltimo, si es el
caso, agregar entre guiones una expresin que indique qu trmite o gestin se est
mencionando. Algunas veces esta ltima expresin coincide con la tipologa documental.
TEMA PRINCIPAL (Calificativo) -clase de gestin000
Ejemplos:
MINAS (explotacin) -pleitos748
ESCLAVOS (remates) -postulaciones88
ESCRITURAS PBLICAS (cancelaciones) -solicitudes3
CONVENTOS (rentas) -remates9
EMPADRONAMIENTOS (relaciones)
123
SALARIOS (Nmina)
86
(vase Anexo C)
3.2
Ejemplo:
"Se ha determinado que stos documentos, debido a su valor testimonial, deben ser
conservados permanentemente a partir de un trmino de diez aos de existencia".
19
NTC 4095
"Han sido eliminadas las copias de estos documentos, en virtud del Acuerdo N 12 del da
17 de Septiembre de 1990, expedido por la Junta Directiva de la entidad
___________________."
3.3
SISTEMA DE ORGANIZACIN
Se debe proporcionar informacin acerca de la ordenacin que el archivista le ha dado a la
unidad de descripcin. Se enunciarn las principales caractersticas de la estructura
interna y el orden de los documentos.
Ejemplos:
.
.
.
.
3.4
NUEVOS INGRESOS
Aqu se debe indicar si se esperan futuros ingresos documentales que alteren el volumen
de la unidad de descripcin. Se informar entonces sobre la cantidad y frecuencia de tales
ingresos.
Ejemplo:
Los documentos de carcter histrico de la Oficina de Sanidad se transfieren a
este archivo -una vez cumplido su valor administrativo- al final del ao, en el mes
de Diciembre. En promedio, son depositados en este archivo diez (10) metros
lineales cada ao.
4.
4.1
CONDICIONES DE ACCESO
Se sealarn aquellas condiciones (legales o materiales) que restrinjan o afecten el acceso
a la unidad de descripcin. Se informar el periodo de restriccin de su consulta y la fecha
aproximada en la cual se pondr nuevamente a disposicin.
Ejemplos:
.
Acceso restringido a este material. Slo podr consultarse con el permiso expreso
del director de la entidad productora.
20
4.2
NTC 4095
Correspondencia familiar que solamente puede ser consultada a partir del ao 2.020.
Ejemplos:
4.3
Marca de agua: (folio 76) Escudo de Armas rematado por una corona (6 cms de
alto x 3 cms de ancho
Documento mutilado.
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
Aqu se informar sobre cualquier instrumento de consulta que est en el archivo o que
posea el productor y que nos proporcione informacin sobre el contenido de la unidad de
descripcin.
Ejemplos:
Catlogo de Actas de Junta Directiva del Ministerio de la Economa, perodo 18771910. Imprenta del Ministerio de la Economa, 1915.
21
4.4
NTC 4095
SITUACION JURDICA
En este nivel se debe dar informacin acerca de la situacin legal o status jurdico de la
unidad de descripcin.
Ejemplo:
4.5
Ejemplos:
4.6
Ejemplos:
Espaol
Latn
Italiano
22
NTC 4095
5.
5.1
Ejemplos:
5.2
EXISTENCIA DE COPIAS
Si la unidad de conservacin se encuentra en otro tipo de soportes - bien sea en el archivo
o fuera de l - se debe mencionar aqu, indicndose adems el lugar donde puede ser
consultado.
Ejemplos:
5.3
Ejemplos:
NTC 4095
Ejemplos:
5.5
BIBLIOGRAFA
Se indicar cualquier publicacin que se haya basado en la utilizacin y anlisis de la
unidad de descripcin.
Ejemplos:
Folio 44: se hace alusin a este documento en la obra Historia Eclesistica y Civil
de la Nueva Granada, Tomo I, pg. 151, Biblioteca de Autores Colombianos, Ao
de 1957.
6.
REA DE NOTAS
6.1
NOTAS
En este nivel se proporcionar informacin adicional de importancia, que no corresponda a
ninguno de los niveles anteriores.
24
NTC 4095
Anexo C (Informativo)
Ejemplos para la elaboracin de catlogos e ndices*
Ejemplos relativos a los productos finales de una descripcin, como es el caso de los
instrumentos de consulta denominados CATLOGOS e NDICES:
CATLOGO
N de ndice
01658
01659
DESCRIPCIN
21,312,105-107. Copia
........
NDICES
NDICE CRONOLGICO
25-02-91
00005,
00095,
01567,
fecha
00006, 00018, 00077,
00145, 00227, 00456,
01658, 01770...
nmero de ndice
(remite al CATLOGO)
13-03-91
00124, 00765...
NDICE TOPONMICO
BOGOTA
00001, 00003, 00010, 00097,
00870, 00955, 01548, 01658, nmero de ndice
01794, ...
(remite al CATLOGO)
Banco de la Repblica
00077, 00135, 00188, ...
Barrio La Virginia
03504
(Fuente:
ARCHIVO GENERAL
DE
LA
NACION,
Seccin:
CONSTITUCIONES - ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE 1991).
25
REPUBLICA,
Fondo:
NTC 4095
NDICE ONOMSTICO
PREZ ESCOBAR, Jacobo. Secretario General ASAMBLEA NACIONAL
CONSTITUYENTE 1991
00001, 00079, 00158, 00773,
00915, 00986, 01382, 01420,
01579, 01658, 01913,...
NDICE TEMTICO
TRABAJO
Articulado:
01658, 04515
nmero de ndice
Primer Debate,
(remite al CATLOGO)
04527
Artculos 5 y 6
- Proposicin Aditiva 00869
Cultura y Medios de Comunicacin
(Reforma Constitucional)
- Propuesta N 5 02188
Derecho a la Huelga (Artculo 5)
Proposiciones
Aditiva
04614, 04615
Sustitutivas,
00871
N 3,
04263
Derecho de Asociacin
- Proposicin Sustitutiva N 4 04264
Varios
niveles
de
Indizacin
NTC 4095
01760
Valor Fundamental
- Proyecto N 63 02254
Votacin Articulado
00882
y Derechos Sindicales
-Ponencia01755
TRMITE
de las leyes -discusin03476
TRANSICIN
Participativa Hacia Nuevas
Instituciones
- Proposicin
Sustitutiva N 2104016...
27
TABLA DE CONTENIDO
Pgina
0.
INTRODUCCIN........................................................................................................ 1
1.
2.
NIVELES DE DESCRIPCIN..................................................................................... 5
3.
DOCUMENTO DE REFERENCIA............................................................................... 5