Informe Practicas Pre Profesionales

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN
FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y EMPRESARIALES

ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
PRACTICAS PRE PROFESIONALES
ALUMNA:
CODIGO:
AO DE ESTUDIOS:
PRACTICAS PRE PROFESIONALES

TACNA PERU
2013
INDICE
ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
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PRESENTACION
El presente informe que se presenta, es de la realizacin de las Prcticas Pre

Profesionales, el cual es un requisito importante en el desarrollo profesional
porque ayuda al fortalecimiento de nuestras capacidades para el mercado
laboral, por ello es indispensable para la obtencin del Grado Acadmico de
Bachiller en Ciencias Administrativas.
Las practicas Pre Profesionales se desarrollaron en la Municipalidad Distrital
Coronel
Gregorio
Albarracn
Lanchipa
en
la
Sub
Gerencia
de
Abastecimiento, dicha Sub Gerencia es el rgano de apoyo encargado de

dirigir y ejecutar las actividades del Sistema de Abastecimiento y de
suministrar los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de los
objetivos y metas de las unidades orgnicas de la MDCGAL.
El presente informe contiene la poltica general de la Institucin, su historia y
antecedentes, objetivos,
su estructura Orgnica, los procedimientos
generales de trabajo, las funciones del personal que labora en la Institucin,

las diversas actividades que se realizan as como tambin las conclusiones y
las aportaciones respectivas.
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CAPITULO I
POLTICA GENERAL DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL
CORONEL GREGORIO ALBARRACIN LANCHIPA
La Municipalidad Gregorio Albarracn Lanchipa, es un rgano de Gobierno

Local, con personera jurdica de derecho pblico, goza de autonoma
poltica, econmica y administrativa en los asuntos de sus competencias,
ejerce las funciones y atribuciones que seala la Constitucin Poltica del
Per y la ley Orgnica de Municipalidades dentro de su jurisdiccin.
1.-VISION:
La Municipalidad Distrital "Crnl. Gregorio Albarracn Lanchipa" como
organismo local promotor del desarrollo de su mbito tiene como visin el
desarrollo integral sostenible, todo ello a travs de un modelo urbanstico,
productivo, turstico y econmico planificado con instituciones competitivas y
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una
poblacin
capacitada,
educada
identificada
con
su
distrito.
2.- MISION:
Nuestra misin como institucin edil es promover e impulsar el desarrollo
socio econmico y bienestar de la poblacin Albarracina, con la presentacin
de servicios administrativos, impulsando proyectos de infraestructura bsica
y de apoyo a la produccin de autoconsumo; mejorando la calidad de vida de
la poblacin y promoviendo la participacin de la inversin privada
Los esfuerzos del MDGAL se orientan prioritariamente a los mbitos de

extrema pobreza, organizaciones de base y Juntas Vecinales, favoreciendo a
los grupos ms vulnerables de la poblacin, para crear y garantizar el acceso
al empleo productivo que posibilite mejorar sus niveles y calidad de vida
En el corto y mediano plazo, la MDGAL debe constituirse en un municipio

piloto y modelo, pionero acorde con la modernizacin de la administracin
pblica y descentralizada y desconcentracin del pas; nuevo distrito de
frontera, con ganas de desarrollar los servicios bsicos y oportunidades; eje
distrital con fines de desarrollo.
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3.- OBJETIVOS:
OBJETIVOS ESTRATGICOS
Fortalecer y gestionar la mejora de la calidad de los Sistemas de
Educacin
Fortalecer y Gestionar la mejora en los Servicios de Salud
Contribuir a la ampliacin y mejoramiento de la cobertura de los
Servicios Bsicos en el Distrito.
Promocin de estilos de vida saludable, actividad fsica, deporte y
buenas prcticas alimenticias.
Promover los derechos humanos y ciudadanos de la poblacin.
Mejorar la competitividad productiva de las MYPES locales
Crear una cultura de fomento del emprendimiento y de la
inversin privada
Promover la actividad turstica interna y externa
Fortalecimiento de los sistemas de prevencin de desastres.
Promocin equilibrada del ordenamiento urbano, ornato y cuidado
del medio ambiente del Distrito.
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Promover el crecimiento territorial ordenado y equilibrado del

Distrito
Fomentar e impulsar la creacin y establecimiento de reas
verdes en el Distrito.
Ampliar la cobertura de infraestructura vial y de comunicacin
Ampliar la cobertura de los servicios infraestructura
Fomentar una gestin institucional moderna, competitiva, con
personal capacitado y uso de tecnologas de informacin para
mejorar la atencin de servicios y el desarrollo funcional.
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Implementar
el
sistema
de
planeamiento
local,
sistema
administrativo por resultados, monitoreo y evaluacin

Mejora de la recaudacin de recursos propios y de la sostenibilidad
financiera de los servicios e infraestructura municipal
Potenciar el desarrollo de los Recursos Humanos a travs de la
capacitacin y asistencia tcnica, inclusin y participacin en las
decisiones municipales, e incentivar a ser parte del proyecto de
desarrollo local.
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Implementar
con
Sistemas administrativos y de gestin
acordes con los nuevos enfoques y exigencias modernas.

Brindar servicios eficientes y de calidad a la poblacin en general,
con la participacin de la poblacin en la gestin municipal.
Promover e incentivar la actividad econmica para la generacin del
empleo y lucha contra la pobreza.
Promover
su
implementar
monitoreo
el Plan Educativo Distrital, as como
y evaluacin con la participacin los principales
actores pblicos y privados y la poblacin en general.

Promover
privilegiando
oportunidades
el
desarrollo
para la formacin de los jvenes,

de
actitudes que
favorezcan
la
construccin de proyectos de la persona y su identidad con el

distrito.
Regular y controlar la higiene y salubridad de los establecimientos
pblicos y privados.
Promover el desarrollo del sistema de salud integral para la
poblacin a travs del acceso a
servicios de calidad preventivo
promocinales, nutricionales, recuperativos y de rehabilitacin.
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Lograr un ambiente saludable y sostenible a travs del manejo

adecuado de residuos slidos, el incremento de las reas verdes y
el
control de la contaminacin.
Promover el desarrollo de actividades industriales, comerciales,

servicios y tursticos que permitan la produccin, la competitividad y
los niveles de empleo.
Generar condiciones para el fomento de la inversin privada y
pblica.
Fomentar una cultura emprendedora y de generacin de ingresos.
Promover el saneamiento fsico legal y ordenamiento de la
propiedad privada y de las reas de dominio pblico en todo el
distrito de CGAL.
Desarrollo de los servicios bsicos
infraestructura urbana
pblica.
Desarrollar el sistema vial y de transporte moderno, integrado al
cercado y dems distritos de Tacna, seguro, incluyente y no
contaminante.
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Promocin para la construccin de viviendas populares y mejora

de las condiciones de la vivienda de acuerdo a Plan de Desarrollo
Urbano
Promover una cultura de paz y promocin de valores mediante el
fortalecimiento de la defensora municipal del nio y el adolescente
orientndola a la constitucin de la creacin de la Defensora
Municipal de la Familia y de la Escuela Municipal Para Padres
(Educacin y Formacin).
En seguridad ciudadana y defensa civil formar una cultura de
prevencin contra la delincuencia, drogas, violencia familiar y
riesgos naturales a travs del comit distrital de seguridad
ciudadana y el de defensa civil del distrito con la PNP, las juntas
vecinales y otras juntas.
Promover que la gestin local sea concertada con la poblacin
Organizada
y los
actores econmicos, participacin en el
Presupuesto Participativo, Elaboracin de los Documentos de

Gestin,
Cabildos, Rendicin de cuenta participacin de los
Comits de Gestin Territorial y el Comit Distrital de Vigilancia

Ciudadana.
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Promover y articular la participacin
ciudadana
en base a las
organizaciones sociales e instituciones pblicas y privadas del

distrito
Promover liderazgos locales privilegiando la participacin de las
nuevas generaciones y sectores usualmente excluidos de la toma
de decisiones.
CAPITULO II
HISTORIA Y ANTECEDENTES
DATOS GENERALES
1.- RESEAS HISTORICAS
En los albores de la dcada del 90 aumentaron las peticiones de las
organizaciones poblacionales de solicitar la Distritalizacin de Nueva Tacna,
por ms de 17 aos de constantes reclamos y planteamientos. Finalmente,
el 02 de febrero del 2001, el gobierno aprob la Ley N 27415 creando
polticamente el Distrito nmero 26 de Tacna: Crl. Gregorio Albarracn
Lanchipa.
Actualmente es uno de los Distritos ms jvenes de Tacna. Su superficie de
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175.6 kilmetros cuadrados representa aproximadamente el 1.2% de la

extensin departamental y se ubica en los 800 metros sobre el nivel del mar.
Limita por el norte con el Distrito de Tacna, por el este con el Distrito de
Pocollay, por el sur oeste con Tacna. Est escrito en la historia que durante
el Cautiverio de Tacna dos de sus hijos tacneos los hermanos Ticona
Aguilar, Juan y Cristbal; el primero de ellos, contrajo nupcias con doa Hilda
Vsquez.
El tena 33 aos y ella 15 aos, engendrando diez hijos. Una de ellas, Hilda,
se yergue como matriarca de este largo linaje familiar con ms de treinta
nietos y bisnietos. Vivieron en un fundo de lo que hoy es el Distrito Crl.
Gregorio Albarracin Lanchipa siendo su antigua jurisdiccin comenzando en
el cuartel Tarapac colindando adicionalmente por el este con el ferrocarril
hacia Arica, por el norte con el Canal Uchusuma y por el sur con la
Asociacin Guillermo Auza Arce.
La primera organizacin vecinal denominada Cooperativa 3 de Diciembre
comprada por la familia Ticona le siguieron la Asociacin de Vivienda
Primero de Mayo, Prez Gamboa y nacieron otros programas habitacionales
como Enace. Hoy suman ms de 70 las zonas entre Juntas Vecinales y
Asociaciones de Vivienda sin contar las 80 Asociaciones de Vivienda del
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Programa Municipal Pampas de Viani que est an en manos de la

Municipalidad de Tacna.
La denominacin de cono sur parte precisamente de la constante migracin

del centro hacia lo que es Gregorio Albarracn no obstante la carencia de
servicios ms apremiantes donde sus primeros colonos apostaron por
mejores posibilidades de desarrollo.
La creacin de la Municipalidad Gregorio Albarracn Lanchipa es segn la ley
27415, cuyo responsable de transparencia es el Ing. Edgar Eduardo Obeso
Gonzales, con R.A. N 482-2012-MDCGAL.
2.- BIOGRAFA DE GREGORIO ALBARRACN LANCHIPA
Naci en la campia tacnea al sudeste de la ciudad en el ao 1817 fueron
sus padres don Melchor Albarracn y doa Tomasa Lanchipa. De no fue
enviado a una escuela particular en la ciudad, ya de joven amaba la vida al
aire libre y las correras a caballo por la campia de Tacna. As creci el
coronel gil, fuerte y libre. Cuando asom por el valle tacneo en sus
correras revolucionarias don Ramn Castilla, Albarracn se alist en las filas
del famoso
guerrero
tarapaqueo
acompandolo
en
sus distintas
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campaas.
Contrajo matrimonio con doa Rosa Mara Berrios, de este matrimonio
nacieron Rufino, Mara Dominga y Ruperto Domingo. Hizo casi todas las
campaas militares desde la de Bolivia en 1841 pasando por las
revoluciones de Vivanco en Arequipa y la de Echenique en Tacna hasta la
revolucin de Prado en 1865, alfrez en 1841 en 1876 ostentaba el grado de
Coronel.
Al estallar la guerra con Chile crea el Escuadrn Tacna compuesto por 50
hombres y entre ellos su hijo Rufino. En noviembre de 1879 las fuerzas
bolivianas de Hilarin Daza se encontraban en Arica listas para reunirse con
las fuerzas de Juan Buenda en Tarapac. El Escuadrn Tacna se une a la
divisin boliviana quienes parten el 11 de noviembre, llegando a Camarones
el 14 de noviembre. Daza decide regresar a Arica, pero Albarracn decide
continuar
la
marcha
buscando
al
ejrcito
de
Juan
Buenda.
El 18 de noviembre de 1879 llega a Jazpampa el chileno Jos Francisco

Vergara con el fin de reconocer la llegada del ejrcito boliviano. En su apoyo
es enviado a Dolores el chileno Rafael Sotomayor con 1.000 jinetes.
Albarracn al observar a lo lejos tropas chilenas organiza dos columnas de 25
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jinetes y separados 10 metros y ordena avanzar. Desde Jazpampa, Vergara

observa la gran polvareda y posiblemente caones y supone que es el
ejrcito boliviano. De igual manera Sotomayor observa desde Dolores la gran
polvareda. Albarracn ordena continuar e intercambian fuego. El Combate de
Tacna finaliza logrando Albarracn pasar por en medio de las tropas
enemigas.
Se incorpora al ejrcito de Buenda y le comunica la retirada de Daza hacia
Arica.
Los
jinetes
de
Albarracn
realizan
incursiones
nocturnas
campamentos chilenos as como ataca la retaguardia enemiga. Despus de

la Batalla de Tarapac el Escuadrn Tacna es el ltimo en retirarse de la
regin y el 27 de enero de 1880 se realiza un tiroteo en Camarones entre los
jinetes de Albarracn y los granaderos de la caballera chilena y que fue la
ltima accin de armas en la zona.
Albarracn llega a Tacna donde reorganiza sus fuerzas con 150 jinetes
llamados ahora los Flanqueadores de Tacna, con los cuales sostiene el
combate de Locumba contra una avanzada chilena. Luego de la batalla de
Tacna contina sus acciones en las inmediaciones.
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Tras la ocupacin de Lima, Albarracn lleva sus correras a la Sierra

central pero por desavenencias polticas con otras guerrillas locales opta
por regresar a Tacna, donde sigue hostilizando los destacamentos
chilenos. Enterado del retorno de Albarracn a Tacna, el comando chileno
enva al escuadrn "Las Heras" con 180 hombres al mando de Jos F
Vergara quien se dirige hacia Tarata a preparar una emboscada. Luego
enva al capitn Matta con 25 hombres hacia Chucatamani.
Con el fin de reconocer la avanzada chilena Albarracn y 12 guerrilleros,
entre ellos su hijo el teniente Rufino Albarracn avanzan sobre la zona.
Para reconocer Chucatamani enva al capitn Jos Morn, quien no
encuentra enemigos en el pueblo y avanza hasta "El Balcn" donde es
emboscado por Matta, muriendo Morn.
El 2 de octubre de 1882, Albarracn y sus 11 guerrilleros avanzan

esperando las noticias de Morn, pero en Saucini es emboscado por Matta
y sus 25 soldados. All sucede el siguiente dilogo entre Matta y
Albarracn.
(Matta) Rndase coronel Albarracn! (Albarracn) Un coronel peruano no
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se rinde jams! En el combate en Saucini mueren 9 peruanos entre ellos

Rufino Albarracn y Gregorio Albarracn.
Consumada la accin de los cadveres del coronel Albarracn y de su hijo

Rufino fueron conducidos a la plaza del pueblito de Chucatamani
encargando a los afligidos vecinos que los enterraran, el coronel luca una
enorme herida de sable en la cabeza y varias de bala. Sus restos fueron
velados y sepultados en Chucatamani, luego en Tarata y despus en
Tacna en agosto 1884. En julio de 1908, los restos de Gregorio y Rufino
Albarracn fueron enviados a Lima donde se encuentran sepultados en el
Panten de los Hroes.
El peridico "El Tacora" de fecha 23 de julio de 1908 con motivo de la

traslacin de los restos para su sepultacin en la cripta de los Hroes
deca: "Despus se trasladaron los restos del coronel Albarracn, cuyo
acto presenciaron algunas familias de Tacna. El atad en que se hallaban
los despojos del coronel solo tenan las iniciales R.A. que corresponden al
nombre de su hijo el teniente Rufino muerto tambin en Tarata a la vez
que su padre, por las fuerzas invasoras... Como no hubieran sino aquellas
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dos letras sobre el atad hubo dudas respecto a si estaran tambin los
restos del coronel Albarracn. Se procedi entonces a abrir la caja
mortuoria. En la segunda tapa de zinc aparecieron las iniciales G.A. y R.A.
y al ser retirada esta tapa quedaron al descubierto dos cadveres
abrazados. Eran los de Gregorio y Rufino Albarracn, padre e hijo dorman
juntos y estrechamente unidos el sueo eterno de la muerte despus de
haber rendido la existencia el uno al lado del otro peleando bravamente
por la Patria...
El espectculo era imponente

Todo contemplaba con respetuoso recogimiento esos blancos despojos
entrelazados en un ltimo abrazo de afecto dentro de la tumba. Antes de
separarlos era preciso identificar los cadveres. El director del cementerio
seor Zapata que presenciaba el acto de la traslacin y que saba que el
coronel Gregorio Albarracn haba muerto de dos golpes de sable dados
en la cabeza hizo examinar los crneos y se encontr uno de ellos
perforado. Entonces fue fcil distinguir unos restos de otros y separarlos..."
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CAPITULO III
ESTRUCTURA ORGANICA DE LA MUNIPALIDAD DISTRITAL
CORONEL GREGORIO ALBARRACIN LANCHIPA
La municipalidad Coronel
Gregorio Albarracn Lanchipa, para el
cumplimiento de sus funciones, establece la siguiente Estructura Orgnica, la

misma que fue aprobada mediante Ordenanza Municipal N 013 - 2012MDCGAL-CM
ORGANOS DE ALTA DIRECCION
consejo municipal
alcalda
Gerencia Municipal
ORGANOS CONSULTIVOS Y DE COORDINACION
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Comisin de Regidores
Consejo de Coordinacin Local Distrital (CCLD)
Comit Municipal por los Derechos Del Nio y del Adolecente
Comit Distrital de Defensa Civil
Junta de Delegados Vecinales
Comit de Administracin Del Vaso De Leche
Comit Distrital de Seguridad Ciudadana
ORGANOS DE CONTROL
Oficina de Control Institucional
ORGANOS DE DEFENSA JUDICIAL
Oficina de Procuradura Publica Municipal
ORGANOS DE ASESORAMIENTO
Gerencia de Asesora Legal
Gerencia de Planificacin, Presupuesto y Racionalizacin

Sub Gerencia de Planificacin, Racionalizacin y Cooperacin
Tcnica
Sub Gerencia de Presupuesto
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Sub Gerencia de Programacin e Inversiones
ORGANOS DE APOYO
Unidad de Imagen Institucional
Unidad de Tecnologas de Informacin y Comunicacin
Gerencia de Administracin
Sub Gerencia de Recursos Humanos
Sub Gerencia de Contabilidad
Sub Gerencia de Tesorera
Sub Gerencia de Logstica
ORGANOS DE LNEA
Gerencia de Desarrollo Urbano

Sub Gerencia de Planeamiento Urbano
Sub Gerencia de Catastro y MARGESI de Bienes
Sub Gerencia de Transportes y Seguridad Vial
Gerencia de Ingeniera y Obras
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Sub Gerencia de Estudios

Sub Gerencia de Obras y Mantenimiento
Unidad Formuladora de Proyectos
Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos
Gerencia de Administracin Tributaria

Unidad de Orientacin, Registro y Recaudacin
Unidad de Fiscalizacin y Tributacin
Unidad de Ejecucin Coactiva
Gerencia de Desarrollo Social Econmico y Seguridad

Sub Gerencia de Desarrollo Social
o Unidad de Educacin, Cultura, Deporte y Recreacin
o Unidad de Salud, Gestin Ambiental y Comercializacin
o Unidad de Participacin Vecinal, Inclusin Social Y
OMAPED
Sub Gerencia de Desarrollo Econmico
Sub Gerencia de Seguridad Ciudadana
ORGANOS DESCONCENTRADOS
Equipo Mecnico y Canteras
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Estadio Municipal
GRAFICO N01 ESTRUCTURA ORGNICA DE LA MUNICIPALIDAD
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CAPITULO IV
PROCEDIMIENTOS GENERALES DE LA PRCTICA PREPROFESIONAL
Las prcticas pre-profesionales se desarrollaron en la sub-gerencia de

Abastecimiento, durante un periodo de 6 meses, las cuales se darn a
conocer en el presente informe.
1.- SUB GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

La Sub Gerencia de Logstica, es el rgano de apoyo encargado de dirigir y
ejecutar las actividades del Sistema de Abastecimiento y la de suministrar los
bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de los objetivos y metas
de las unidades orgnicas de la MDCGAL.
La Sub Gerencia de Logstica depende jerrquica y funcionalmente de la
Gerencia de Administracin.
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OBJETIVO
Organizar, planificar y ejecutar las adquisiciones de bienes y servicios
requeridos por las unidades conforme a la ley de contrataciones del Estado.
2.-FUNCIONES DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA SUB

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS
EL SUB GERENTE DE LOGISTICA

FUNCIONES:
Dirigir, coordinar, el trmite de los cuadros de necesidades de bienes y

servicios.
Supervisar la programacin, compra, almacenaje, de bienes y

servicios requeridos
Velar por el cumplimiento de las normas de la MDCGAL
Ejecutar
y coordinar las adquisiciones
ya sean directas,
adjudicaciones, licitaciones, concurso pblico.
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SECRETARIA
Recepcionar los cuadros de necesidades de las diferentes unidades

de la municipalidad para su revisin y tramite respectivo.
Recepcionar, Registrar, distribuir y archivar la documentacin de la

Oficina
Redactar oficios, cartas, memorndum, etc.
Analizar y clasificar documentos para su tramite respectivo
Realizar la tramitacin del despacho diario
recepcin de los sobres para los procesos de seleccin
Atender al pblico y atender llamadas telefnicas
Otras funciones que se le asigne el jefe de la sub gerencia
UNIDAD DE ADQUISICIONES
Llevar y actualizar el registro de proveedores
Realizar cuadros de necesidades para el rea de logstica
Revisar y analizar las caractersticas tcnicas de los cuadros de

necesidades de las diferentes reas de la MDCGAL
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Elaborar solicitudes de cotizacin para el llenado de los proveedores

con la base de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia
indicadas en los C/N
Cotizar los servicios que se requieren por medio de los cuadros de

necesidades.
realizar los cuadros comparativos
Revisar la O/S y elaborar el documento para la constancia de buen

cumplimiento del proveedor.
Brindar informacin solicitada a travs de la ley de transparencia
Adjudicacin de bienes.
UNIDAD DE GIROS DE RDENES DE COMPRAS Y SERVICIOS
Analizar y verificar la documentacin previo al giro
Elaborar rdenes de compra y/o servicios
Recepcin, revisin y trmite de reconocimiento de deudas de aos

anteriores
Elaboracin de orden de Afectacin
Emisin de rdenes de compra y servicio en el sistema SIGAL
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Compromisos a nivel SIAF, mensual y anual
Elaboracin de rebaja y anulacin de O/S y O/C
Elaboracin de servicios bsicos en el SIAF y SIGAL
Emisin de contratos directos por adjudicacin
Brindar informacin al pblico a travs de la ley de transparencia
otras que asigne el jefe de Adquisiciones o el Sub Gerente de

Logstica
CONTROL PREVIO
Recepcin y revisin de los informes de conformidad de los servicios
CONTRATOS
Revisin de los requisitos para suscripcin de contratos por proceso
Emisin de las constancias de buen cumplimiento
Recepcin de cartas fianzas de fiel cumplimiento para su remisin a

la subgerencia de tesorera para su calificacin, custodia y control de
vigencia
Emisin de contratos directos por adjudicacin
Emisin de contratos por proceso
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Emisin de adendas a los contratos por proceso
UNIDAD DE PROCESOS
Cotizar los bienes solicitados en los cuadros de necesidades por

montos mayores a S/.11,100.00
Recepcionar las cartas de presentacin de diferentes proveedores
Emisin de la documentacin necesaria para la realizacin de los

diferentes procesos
Subir procesos a travs del portal del SEACE
Recepcin de los sobres de propuesta tcnica y econmica
Contrataciones a travs de convenio marco
Determinacin de valor de referencia de todo tipo de procesos
Elaboracin de aprobacin de expedientes y elaboracin de bases
calificacin de propuestas de diferentes proveedores para la

otorgacin de la buena Pro.
Brindar informacin solicitada a travs de la ley de transparencia
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UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
Realizar las gestiones correspondientes
a los pagos de servicios
generales: luz, agua, telfono de la MDCGAL
Emitir informes sobre los usos de los equipos
Realizar las conformidades mensuales correspondientes para el

personal de guardiana.
otras que asigne el jefe de la subgerencia
UNIDAD DE ALMACEN
Recepcionar los materiales que indican en las O/C
Verificar los bienes y plazos de
entrega segn O/C para dar
conformidad a la orden de compra
Revisar la O/C y elaborar el documento para la constancia de buen

cumplimiento del proveedor.
Entregar el material de acuerdo a los C/N presentados por las

diferentes oficinas de la MDCGAL
Llevar el archivo de O/C ingresadas y las pecosas emitidas
Organizar el almacenamiento de los materiales
Recibir, procesar y atender los bienes materiales solicitados
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PATRIMONIO
Patrimonizar los bienes de la municipalidad en las diferentes reas
Realizar informes acerca de altas y bajas de los equipos de la

MDCGAL
Dar prestacin de bienes solicitados para eventos
CHOFER DEL AREA
Transportar al personal para la entrega de
documentacin a
diferentes lugares.
Transportar al cotizador a diferentes lugares para que realice las

cotizaciones de los cuadros de necesidades.
Llevar un control diario de las horas trabajadas por das y horas para
su conformidad.
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3.-USO DE DIVERSOS SISTEMAS
SISTRAMITE
Este programa se utiliza para la recepcin, derivacin o archivo de
documentos que son enviados de oficina a oficina con el fin de dar trmite a
las diferentes actividades que se presentan en la MDCGAL.
Es usado por toda la MDCGAL, y en el rea de logstica es utilizado por la
secretaria, puesto que ella es la encargada de derivar al personal del rea de
la Sub Gerencia de Logstica toda documentacin que ingresa a esta; y por
el Control Previo porque deriva las conformidades a la Sub Gerencia de
Contabilidad.
SISTEMA SIAF
El sistema integrado de administracin financiera (SIAF), es una herramienta
electrnica de uso oficial y obligatorio para las entidades pblicas, all se
realizan las operaciones de gastos, ingresos, contabilizacin de los mismos,
entre otras operaciones ms importantes que son necesarias para al
abastecimiento de bienes y servicios.
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En el rea de Logstica lo utilizan los giradores de rdenes de compra y

servicio, para los compromisos anuales y mensuales.
SISTEMA SIGAL
Sistema Integrado De Gregorio Albarracn Lanchipa (SIGAL), es un programa
utilizado por toda la MDCGAL, pero el contenido depende del rea que lo
utilice, en el caso de la Sub Gerencia de Logstica, se utiliza para la creacin,
modificacin y anulacin de cuadros de necesidades, tambin para poder
apreciar en qu situacin se encuentra cada cuadro, se puede ubicar a los
proveedores, los bienes adjudicados, entre otros.
4.- PROCEDIMIENTOS
ABASTECIMIENTO
TCNICOS
DEL
SISTEMA
DE
4.1 AREA DE ADQUISICIONES

El rea de Adquisiciones tiene muchas funciones, pero es la nica que puede
generar cuadros de necesidades para el rea de Logstica.
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4.1.1 CREACION DE UN CUADRO DE NECESIDAD HACIENDO USO DEL

SIGAL
Acceso al sistema/ingresar al sistema
Introducir usuario y contrasea
luego de acceder se ver la siguiente pantalla:
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seleccionar: necesidad
Seleccionar opcin de acuerdo a la oficina de donde se genera el

cuadro de necesidad:
A: dependencia: si el presupuesto aprobado y el solicitante,
pertenecen a una oficina y el gasto es corriente.
B: secuencia: si el presupuesto aprobado y el solicitante,
pertenecen a un proyecto, plan u obra, y el gasto es por
inversin
Para este caso prctico: nuestra opcin ser (A):
Seleccionar la oficina y/o dependencia; para caso prctico se usara la

oficina de Logstica.
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Luego aparecen 3 opciones en la parte inferior: nuevo, modificar y

anular, aqu se puede realizar estas acciones pero para este caso se
deber de presionar la opcin nuevo.
Ingresar la descripcin del cuadro de necesidad
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Para ejemplo ser: ADQUISICION DE TILES DE OFICINA
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Seleccionar el clasificador correcto, y la actividad a la que corresponde

el gasto por la adquisicin en este caso de tiles de oficina:
En VER ACTIVIDAD, seleccionar la actividad:
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Una vez seleccionado, con un clic del botn izquierdo del mouse,
seleccionar AGREGAR BIEN/SERVICIO;
Del cuadro siguiente seleccionar todos los bienes que desea agregar
al cuadro de necesidad:
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Una vez agregado los bienes modificar los montos y los precios.
Si es necesario se puede agregar alguna caracterstica adicional del

bien/servicio por cada tem:
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Presionar el botn CUADRO DE NECESIDADES en la parte superior

izquierda, para visualizar el cuadro de necesidad terminado, y listo
para ser impreso e iniciar el trmite respectivo para su adquisicin.
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Este cuadro de necesidad tiene q ser firmado por el solicitante, en este caso
el sub gerente de logstica, debe tener el visto y sello de certificacin
presupuestal donde quiere decir que si hay fondos para lo solicitado,
seguidamente pasa por Gerencia de Administracin y por Gerencia Municipal
para las firmas respectivas.
Una vez hecho esto pasa a ser trabajado por el rea de logstica, quien se
encarga de cotizar lo que se requiere.
4.1.2
PROCEDIMIENTO
NORMAL
DE
LOS
CUADROS
DE
NECESIDADES:
Todos los cuadros llegan a la Sub Gerencia de logstica, y es el rea de
Adquisiciones quien se encarga de realizar las cotizaciones concernientes a
lo estipulado en el cuadro y en las especificaciones tcnicas, de todas las
reas de la MDCGAL.
Primero se da una revisin para ver si esta la informacin que se requiere:
Lugar de entrega del bien, en caso sea de compra
Si estn todas las firmas y vistos
Si tiene el sello de certificacin presupuestal
Plazo de entrega del bien requerido
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La forma de pago
Si los datos que estn en trminos guardan relacin con el cuadro

(dependencia, secuencia funcional, nmero de cuadro)
Dependiendo de lo que se solicita puede ser:

TABLA N01 BIENES PARA CADA ORDEN
Estn considerados los tiles de escritorio,

boletos electrnicos, los bienes para ayuda
humanitaria,
CONVENIO MARCO
ORDEN
DE
consumibles,
impresoras,
accesorios
bienes
de
impresin,
escritorio,
porttiles,
COMPRA
computadoras
de
(O/C)
proyectores, escneres; todos aquellos que
tengan montos inferiores o iguales a 3UIT
COMPRA DIRECTA
Montos inferiores a 11,100.00
PROCESOS
Montos mayores a 11,100.00
Montos inferiores a 11,100.00

ORDEN
DE Menores a 3UIT
SERVICIO(O/S)
Montos mayores a 11,100.00
Procesos
ORDEN
AFECTACION(O/A)
DE
Los que son solicitados por Equipo Mecnico
Maquinarias para una obra
Pgina 44

Arena fina, tierra de chacra
ELABORACION: PROPIA
Seguidamente se procede a realizar las cotizaciones (04), donde especifica

lo que se est requiriendo, la cantidad, la forma de pago, el tipo de
comprobante de pago a realizar, plazo de entrega, validez de la oferta, tipo
de moneda, la fecha de cotizacin, y estas con la firma del proveedor, el
cotizador, la encargada de Adquisiciones. (ANEXO 001)
Posteriormente se procede hacer la consulta RUC; para ver si es habido o no
habido, y si su RUC est vigente. (ANEXO 002)
Se plasma en un CUADRO COMPARATIVO los bienes solicitados con la
cantidad respectiva y los diferentes montos de los proveedores, firmado por
el residente de obra y la encargada de Adquisiciones.
Finalmente se adjudica los bienes, teniendo ya un proveedor que facilitara lo
requerido en el cuadro de necesidades, con las firmas respectivas del
Residente de Obra y la encargada de Adquisiciones. (ANEXO 003)
Pgina 45

Una vez hecho esto, todo lo anterior se deriva al girador para que otorgue el
nmero de orden y realice el compromiso mensual y anual.
4.1.3 ELABORACION DE RDENES DE COMPRA Y SERVICIOS
Para poder elaborar las rdenes de compra el rea de adquisiciones debe
derivar al encargado de girar
las rdenes, el cuadro de necesidad, las
especificaciones tcnicas si son compras, o trminos de referencia si son

servicios, las cotizaciones, la consulta RUC, cuadro comparativo y la
adjudicacin; puesto que en estos documentos esta la informacin que se
necesita para el llenado del SIGAL.
Se
ingresa
la
pestaa
de
logistica/compromiso
presupuestales/generar ordenes presupuestales
Pgina 46

En la parte inferior se aprecia que hay cuatro opciones que son:

nuevo, modificar, anular y grabar y comprometer, para este caso sera
nuevo
Aparece dos opciones que son compra y servicio; para este ejemplo
sera compra.
En la ventana que aparece en la parte superior dice de proveedor,

poner el cursor y dar enter, aparecera una nueva ventana donde se
aprecia una lista de proveedores, ah se puede poner el nombre o el
numero de RUC, del proveedor al cual se le generar su orden de
compra, en este caso se esta poniendo en numero de RUC del
proveedor.
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Pgina 48

seguidamente se da doble click al proveedor que se visualiza.
Se pone el numero de cuadro que esta solicitando la compra
En la parte superior derecha donde dice GRABAR, se escribe:

Se adjunta especificaciones tecnicas
Plazo de entrega, se debe poner segn la cotizacion hecha al
proveedor; para este caso son 3 das calendarios despus de
recepcionada la orden de compra
Lugar de entrega: segn los trminos de referencia esto puede
variar, puede ser en obra o el almacn central, en este caso se
escribe ALMACEN CENTRAL DE LA MDCGAL
Pgina 49

Despus se da clic en GRABAR
finalmente en la parte de abajo dar clic en GRABAR Y

COMPROMETER (ANEXO 004)
4.1.4 REALIZACION DE COMPROMISOS MENSUALES Y ANUALES A

TRAVES DEL SIAF
Se ingresa al icono SIAF, y activar la ventana para poder colocar el usuario
y la clave, seguidamente de esto se procede a dar clic en Aceptar.
Pgina 50

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COMPROMISO ANUAL
En la ventana que aparecer, ir a la ltima opcin donde dice Modulo
Administrativo y situarse en la imagen el cual lleva nombre Modulo
Administrativo Ejecutora
En la nueva ventana que aparece ir a Registro/Certificacin y Compromiso

Anual y se apreciar la siguiente ventana
Pgina 52

En la parte superior donde dice certificado poner el numero de certificacin

presupuestal que aparece en el cuadro de necesidades, puesto por el rea
de presupuesto, luego clic.
En la parte de tipo de cambio seleccionar y clic izquierdo para que aparezca
una lista de opciones y escoger Insertar Compromiso Anual
En la presente ventana rellenar todos los datos y luego grabar, con esto
regresaremos a la pantalla anterior.
Pgina 53

En la siguiente pantalla siguiente mostrar el compromiso anual, seleccionar

escoger habilitar envo
Pgina 54

FASE DEL COMPROMISO MENSUAL
Se pone MENSUAL, entre comillas, porque es un decir, ya que

normativamente debera de pasar del Compromiso Anual al Devengado, pero
aun se mantiene esta etapa para incluir los datos del proceso deseleccin y
los documentos fuentes utilizadas.
Para esta primera Fase ingresar al Men Registro/Registro SIAF, como se

muestra en la siguiente pantalla.
Pgina 55

Dentro de ello ingresar los datos de forma similar a como se muestra en la

siguiente pantalla:
Pgina 56

4.2. AREA DE PROCESOS

Todos los cuadros que llegan a la Sub Gerencia de logstica, cuyos montos
sobrepasen los S/.11,100.00 son trabajados por el rea de procesos.
Segn el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado - OSCE - los
topes para cada proceso de seleccin para la contratacin de bienes,
servicios y obras del 2013, son clasificados de la siguiente manera:
Pgina 57

TABLA N02 TOPES PARA PROCESOS DE SELECCION
4.2.1 PROCESO DE REALIZACIN DE UN CUADRO DE PROCESO:

Una vez que el cuadro ingresa, se realiza la cotizacin concerniente a lo
estipulado en el cuadro y en las especificaciones tcnicas o trminos de
referencia.
Lo primero que se realiza es la publicacin al portal del SEACE el proceso
que se va realizar, para que los proveedores puedan presentar su Registro
de Participante conjuntamente al Registros Nacional de Proveedor (RNP).
La documentacin necesaria para el trmite normal de todo proceso es el
siguiente:
Pgina 58

Se realiza un Resumen Ejecutivo

Se realiza un Informe pidiendo la Certificacin Presupuestal para el
proceso, se tomar como ejemplo el Proceso de Adjudicacin Directa
Selectiva (ADS), esta va dirigida a Gerencia de
Planificacin y
Presupuesto, detallando el Numero de Cuadro, el Requerimiento, La

obra, el Valor Referencial y el tipo de proceso (ANEXO 005)
Despus que la Gerencia de Presupuesto nos otorga mediante
documento la Disponibilidad Presupuestaria, se realiza un informe
dirigido a Gerencia Municipal para que tome de conocimiento del
proceso, y de la Aprobacin del Expediente de Contratacin.
Con esto se realiza las Bases Administrativas para el proceso las
cuales deben ser visadas por los integrantes del Comit Especial.
Junto a las Bases, se realiza una Carta dirigida al Gerente Municipal
pidiendo la Aprobacin de Bases
Administrativas, esta debe ser
firmada por el presidente del Comit Especial. (ANEXO 006)

Gerencia Municipal debe responder con un Memorndum la
aprobacin de Bases Administrativas. (ANEXO 007)
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Despus de tener
todos los documentos completos con las
Recepciones correspondientes, se realiza la convocatoria a travs del

Portal del SEACE, para que los proveedores puedan presentarse.
Los proveedores debern apersonarse con la Propuesta la Tcnica y
la Propuesta Econmica para que sean sometidas a evaluacin y as
poder otorgar la Buena Pro al mejor postor.
Una vez Otorgada la Buena Pro, el ganador del proceso deber
presentar los requisitos que se muestran en la Bases durante un plazo
de 7 das hbiles, para despus la realizacin y suscripcin del
Contrato.
4.3. AREA DE CONTRATOS:
Es el rea que se encarga de la parte legal, de las constancias de buen
cumplimiento para los proveedores, es quien emite los documentos de
renovaciones de cartas fianzas, devoluciones de estas a la Sub Gerencia de
Tesorera, se encarga tambin de la revisin de los requisitos para
suscripcin de contratos por proceso, verifica que est todo aquello que se
pide en la bases Administrativas, se encarga de la elaboracin de los
contratos directos y de proceso as tambin como las adendas a estas.
Pgina 60

4.3.1
PARA
LA
EMISION
DE
UNA
CONSTANCIA
DE
BUEN
CUMPLIMIENTO:
Para poder otorgar una constancia, tiene que ser solicitado por el proveedor
a travs de un documento dirigido al rea usuaria, y este emite otro
documento donde seala la prestacin del servicio que el proveedor haya
dado, seala el numero de orden, el monto total, adjuntando tambin su
copia simple de orden ya sea de compra o de servicio, dirigido a la Sub
Gerencia de Logstica para otorgarlo.
Cuando el documento ingresa a la Sub Gerencia de Logstica, este es
derivado a almacn central o al rea de Adquisiciones dependiendo si es de
compra o de servicio, si es de compra ser derivado a almacn central para
que confirme, si el bien ha sido entregado dentro del plazo sealado en los
trminos de referencia o si en efecto el bien que se entreg fue lo que se
solicito en cantidad exacta
para
poder otorgar su constancia de buen
cumplimiento, caso contrario se le aplicara penalidades.

Muestra del informe otorgado por Almacn Central.
Pgina 61

En caso de que se est solicitando una constancia de servicio, el documento

ser derivado al rea de Adquisiciones para que compruebe si realiz el
servicio segn los documentos adjuntos.
Asimismo este despus ser derivado al rea de contratos para que emita la
respectiva constancia de buen cumplimiento. (ANEXO 008)
4.3.2 EMISION DEL CONTRATO
El contrato se realiza para las prestaciones tanto de servicio como de
compras mayores de S/. 40,000.00, estos son de Adjudicaciones directas
Selectivas,
Adjudicaciones
Directas
Publicas,
Concursos
Pblicos
Licitaciones Pblicas.
Una vez que el proceso haya otorgado la Buena Pro, el proveedor tiene
plazo de 7 das para presentar los requisitos manifestados en las Bases, y 3
das mas para la suscripcin del contrato.
Estos requisitos pueden variar segn sea el caso, entre estas podemos
encontrar:
Constancia original de no estar inhabilitado para contratar con el
Estado emitido por el OSCE
Pgina 62

Carta Fianza como garanta de fiel cumplimiento y por el monto

diferencial de propuesta y por el monto diferencial de propuesta, de
ser el caso, cuya vigencia se extiende hasta la conformidad de la
ltima entrega del bien.
Copia del DNI del Representante Legal
Vigencia de poder original del Representante legal de la Empresa
Copia del RUC de la Empresa
Certificado de calidad de productos
Propuesta Econmica
Domicilio para efectos de la notificacin durante la ejecucin del
contrato.
Correo electrnico para notificar la orden de compra
Una vez que el rea de contratos tenga los requisitos de las Bases y el
expediente del proceso, se podr realizar el contrato.
El contrato debe mencionar la Obra que se est realizando por el cual se
est haciendo la adquisicin del bien, adquisicin que se va realizar, quienes
son las partes, el nombre de la Empresa, el representante legal, y otros.
Pgina 63

El contrato tambin consta de varias clausulas
en donde se seala; los
antecedentes, el objeto, el monto contractual, los das en los cuales se

efectuara el pago correspondiente, el plazo de ejecucin de la prestacin, la
forma de entrega del bien, as como tambin el lugar de entrega, las
garantas, las penalidades, etc. (ANEXO 009)
Una vez que el contrato este en fsico, los 4 juegos del contrato pasan por
diferentes reas para las visaciones correspondientes, siendo estas:
Asesora legal, Gerencia de Administracin y Gerencia Municipal.
Una vez visadas, el proveer deber acercarse despus de 3 das para la
suscripcin del contrato, un juego es otorgado al proveedor, otro se queda
para el archivo del rea, y los otros 2 son adjuntados al expediente del
proceso y se deriva nuevamente al rea de Procesos.
As como estos procesos tambin se realizan la presentacin de Cartas
Fianzas a la Sub Gerencia de Tesorera, como las respectivas Renovaciones
de estas y las Devoluciones.
Pgina 64

4.4. CONTROL PREVIO

Se encarga de la revisin minuciosa que se realiza a la documentacin para
que se pueda pagar al proveedor por los servicios prestados a la
Municipalidad Gregorio Albarracn Lanchipa.
Estos pueden ser
valorizaciones, por diferentes servicios prestados, por
maquinarias.
La Documentacin que derive el rea usuaria para la conformidad deber
contener obligatoriamente:
Informe del rea Usuaria solicitando la conformidad del servicio, esta

debe sealar el nmero de orden, el servicio que prest, el nombre
completo del proveedor o de la empresa y el monto.
Carta o solicitud del proveedor recepcionada por el rea usuaria

pidiendo su conformidad dirigido al rea usuaria
Boleta, factura o recibo original que muestre el monto, la descripcin
copia de la orden de compra
copia del cuadro de necesidad
copia de los trminos de referencia
si se adjunta fotografas, estas deben ser visadas
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En caso sea de alquiler de vehculos, aparte de lo anterior deber adjuntar:
partes diarios
valorizacin
Si se tiene alguna observacin, se le hace de conocimiento al rea usuaria

para que regularice la documentacin a fin de no perjudicar al proveedor.
En caso todo est en orden toda la documentacin es derivada a la Sub
Gerencia de Contabilidad para el Girado y posterior Devengado, para as
poder pagar al proveedor por el servicio que presto a la Entidad.
Pgina 66

MATRIZ FODA
FORTALEZAS
Trato respetuoso
personal
DEBILIDADES
entre
Ambiente aceptable para

desarrollo de actividades
el
el
Lentitud
en
la
operatividad
de
la
red
falta de motivacin en el personal
equipamiento
En la capacitacin de nuevos
software no se realiza a travs
de laboratorios de computo
Personal suficiente en el rea de

logstica
Excesivo retraso en la atencin

a
documentos,
generando
malestar
Un
buen
tecnolgico
Falta de induccin al nuevo

personal que ingresa a laborar
en el rea. (Capacitacin)
Escape de informacin del rea
del rea de logstica a personas
externas.
OPORTUNIDADES
Diversidad de proveedores
AMENAZAS
Mala
percepcin
comunidad
de
Pgina 67
la

CONCLUSIONES
Pgina 68

ANEXOS
Pgina 69

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