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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS


ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION

INFORME DE PRCTICAS PRE PROFESIONALES


REALIZADO EN:
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO
GERENCIA DE ADMINISTRACION- SUBGERENCIA DE LOGISTICA ALMACEN
PRESENTADO POR:
DINA DORIS HUANCHI QUISPE

PARA OPTAR EL GRADO ACADEMICO DE BACHILLER EN ADMINISTRACION

PUNO PERU
2015

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO


FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN

INFORME DE PRCTICAS PRE PROFESIONALES


REALIZADO EN:
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO
GERENCIA DE ADMINISTRACION - SUB GERENCIA DE LOGISTICA ALMACEN
PRESENTADO POR:
DINA DORIS HUANCHI QUISPE
PARA OPTAR EL GRADO ACADEMICO
BACHILLER EN ADMINISTRACION

DECANO:

Dr. EDGAR CALLOHUANCA AVALOS

DIRECTOR DE ESTUDIOS

Dr. TOMAS VELIZ QUISPE

COORDINADOR DE PRCTICAS
PRE PROFESIONALES E. P. A.
ADMINISTRACIN:
MSC. MANUEL ANCHAPURI QUISPE

ASESOR:

LIC. ADM. GERMAN MOLINA CABALA

EGRESADA:

DINA DORIS HUANCHI QUISPE


2

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

Dedicatoria

Dedico
Pre

este

informe de prcticas

Profesionales,

mis

queridos

padres por apoyarme en todo momento,


dndome las fuerzas necesarias para
seguir adelante.

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

INDICE

RESUMEN ......................................................................................................................................... 6
INTRODUCCION .............................................................................................................................. 7
CAPITULO I. ..................................................................................................................................... 8
DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIN ........................................................................... 8

1.

1.1.

UBICACIN GEOGRAFICA ........................................................................................... 8

1.2.

INFORMACION INSTITUCIONAL. ................................................................................ 9

1.2.1.

DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACION. ................................................ 9

1.2.2.

NATURALEZA. ......................................................................................................... 9

1.2.3.

FINALIDAD. ............................................................................................................... 9

1.2.4.

BASE LEGAL .......................................................................................................... 10

1.2.5.

ALCANCE. ............................................................................................................... 10

MISION Y VISION, OBJETIVOS DE LA INSTITUCION .......................................... 10

1.3.

DESCRIPCION Y ESTRUCTRA ORGANICAY ADMINISTRATIVA. ................. 13

1.4.1.
1.5.

GERENCIA DE ADMINISTRACION............................................................................ 16

1.5.1.

ESTRUCTURA ORGANICA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION .... 16

1.5.2. FUNCIONES ESPECFICAS PERMANENTES DEL GERENTE DE


ADMINISTRACION ................................................................................................................ 17
1.5.3. FUNCIONES ESPECFICAS PERMANENTES DEL SUB GERENTE DE
LOGISTICA ............................................................................................................................. 19
1.6.7.

FUNCIONES DEL ESPECIALISTA EN ALMACN .......................................... 24

CAPITULO II. .................................................................................................................................. 26


2.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS ........................................................... 26

2.1.

ACTIVIDAD N 01: REGISTRO DE RDENES DE COMPRA. .................................. 26

2.2.

ACTIVIDAD N 02: ELABORACION DE GUAS DE INTERNAMIENTO................... 28

2.3.
ACTIVIDAD N 03: ELABORACION DE PEDIDOS COMPROBANTES DE
SALIDA (PECOSA) ........................................................................................................................ 29
CAPITULO III .................................................................................................................................. 32
3.
3.1.

MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL................................................................................. 32


MARCO TERICO ............................................................................................................. 32

Informe de Prcticas Pre- Profesionales


3.1.1.

ADMINISTRACIN PBLICA ...................................................................................... 32

3.1.2.

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO .............................................................................. 33

3.1.3.

ALMACN ....................................................................................................................... 34

3.1.4.

PROCESO TCNICO DE ALMACENAMIENTO....................................................... 34

3.1.4.1.
3.1.5.
a)

DOCUMENTOS DE INGRESO ................................................................................ 38


PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION ............................................................... 39

Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) ....................................................................... 43


4.1.

ANALISIS DE LA ACTIVIDAD N 01: REGISTRO DE RDENES DE COMPRA ...

4.2. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD N 02: ELABORACION DE GUAS DE


INTERNAMIENTO ...................................................................................................................... 46
4.3. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD N 03: ELABORACION DE PEDIDOS
COMPROBANTES DE SALIDA ............................................................................................... 48
CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 51
RECOMENDACIONES.................................................................................................................. 52
........................................................................................................................................................... 59
........................................................................................................................................................... 60

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

RESUMEN
El presente informe de prcticas pre profesionales realizado en la Municipalidad
Provincial de Puno, en la sub gerencia de Logstica rea almacn, durante un
periodo de cuatro meses (del 31 de septiembre del 2014 al 31 de diciembre del
2014)
Tiene como finalidad fundamental de dar a conocer las actividades realizadas;
analizar y conocer la problemtica, para luego proponer soluciones. El informe
consta de cuatro captulos:
Captulo I: se detalla la descripcin de la organizacin; Municipalidad Provincial
de Puno, como la ubicacin geogrfica, informacin institucional, datos generales,
Naturaleza, Finalidad, base legal, alcance, descripcin de la estructura orgnica
de la Municipalidad Provincial como del rea de Almacn; y las funciones de cada
rea.
Captulo II: se desarrolla la descripcin de las actividades realizadas como el
registro de orden de compra, elaboracin de guas de internamiento, elaboracin
de pedido comprobante de salida y el archivamiento de orden de compra.
Captulo III: se describe el marco terico y conceptual sobre las actividades
desarrolladas durante el periodo de prcticas.
Captulo IV: se analiza cada una de las actividades antes descritas, para luego
plantear soluciones que contribuyan los objetivos del rea de almacn.
Al final del informe se pone a consideracin las conclusiones y se proponen las
recomendaciones que podrn tomarse en cuenta para mejorar la labor de dicha
rea. De igual manera se anexa algunos documentos y/o formularios utilizados
durante el proceso de cada actividad.

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

INTRODUCCION
La Municipalidad Provincial de Puno, es persona jurdica de derecho pblico
interno, tiene sede en la ciudad de Puno. Se rige por las normas contenidas en la
Constitucin Poltica del Per, la Ley Orgnica de Municipalidades, su Reglamento
de Organizacin y Funciones y Disposiciones y Reglamentos Internos. La
personera y representacin legal de la Municipalidad Provincial de Puno es
ejercida por su Alcalde.
Hoy en da se habla mucho sobre la gestin de almacn, el cual se entiende
como un criterio para seleccionar el material que ha de salir del almacn para
atender una peticin concreta y de forma oportuna. El almacn instalar por un
determinado tiempo lo que se habr pedido con la orden de compra, para luego
entregar a las diversas oficinas y obras ejecutadas por la municipalidad Provincial
de Puno, a travs del documento fuente el Pedido Comprobante de Salida
PECOSA.

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

CAPITULO I.

1. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIN

1.1.

UBICACIN GEOGRAFICA
La Municipalidad Provincial se encuentra ubicado en la Provincia y
Departamento de Puno.
En el grfico N 01 se aprecia el plano de la ciudad, el cual est delimitado
por el norte con la provincia de San Romn por el sur con la provincia de
Collao, por el oeste con la regin de Moquegua y por el este el Lago
Titicaca.

GRAFICO N 01:
LIMITES DE LA PROVINCIA DE PUNO

Fuente: Plan Estratgico Institucional 2011-2014. MPP

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

1.2.

INFORMACION INSTITUCIONAL.

1.2.1. DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACION.


La Municipalidad Provincial de Puno es el rgano de Gobierno Local, es
tambin una persona jurdica de derecho pblico con autonoma poltica,
econmica y administrativa en los asuntos de su competencia encargadas
de prestacin de servicios de mbito local y del desarrollo integral,
sostenible y armnico de sus circunscripciones. Es la institucin que se
encarga de la administracin local en un pueblo o ciudad, representando al
vecindario, promueve la adecuada prestacin de los servicios pblicos y
locales y promotor del desarrollo local.

1.2.2. NATURALEZA.
La Municipalidad Provincial de Puno, goza de autonoma poltica,
econmica y administrativa en los asuntos de competencia con sujecin al
ordenamiento jurdico conforme estable la Constitucin Poltica del Estado,
la Ley Orgnica de Municipalidades y dems normas legales vigentes a la
fecha.
1.2.3. FINALIDAD.
La Municipalidad Provincial de Puno, es el rgano responsable de ejercer la
Administracin Municipal de la Provincia de Puno.
Son Fines:

Representar al vecindario de su jurisdiccin.

Promover y conducir el desarrollo econmico social de la Provincia sobre la


base de una adecuada programacin y planificacin de sus necesidades.

Garantizar la adecuada prestacin de los servicios pblicos locales.

Propiciar la participacin de los vecinos en las acciones del Gobierno Local,


en armona con las polticas y planes nacionales y regionales del desarrollo.

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

1.2.4. BASE LEGAL


La Municipalidad Provincial de Puno, acta en base a:

Constitucin Poltica del Per.

Ley Orgnica de Municipalidades N 27972.

Ley Marco de la Modernizacin de la Gestin del Estado N 27658.

Decreto Supremo N 074-95-PCM, Transferencia de Funciones de Ex INAP.

1.2.5. ALCANCE.
La Municipalidad Provincial de Puno, tiene como mbito de aplicacin a
toda la provincia de Puno.

1.3.

MISION Y VISION, OBJETIVOS DE LA INSTITUCION

DESCRIPCIN DE LA VISIN AL 2021


Provincia de Puno con su lago sagrado de los incas, lder de la integracin
y capital del Turismo Regional, promotora de potencialidades humanas y
culturales; con uso sostenible de sus recursos naturales y ecolgicos;
emprendiendo actividades econmicas competitivas para el mercado
interno y externo; su ciudadana es organizada, participativa y democrtica,
con localidades ordenadas, saludables y articuladas por redes viales
asfaltadas.

VISIN INSTITUCIONAL.
Es una institucin moderna que brinda servicios de calidad, eficiencia y
eficacia, con gestin transparente, su personal es solidario, competente,
identificado con su provincia y ciudad, elevada vocacin y mstica de
servicio y que ha logrado Confianza de sus contribuyentes.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

MISIN INSTITUCIONAL.
La Municipalidad Provincial de Puno representa al vecindario, promueve la
adecuada prestacin delos servicios pblicos locales y el desarrollo integral
sostenible y armnico de su circunscripcin (Ley 27972). Planificando,
ejecutando e impulsando a travs de los organismos competentes el
conjunto de acciones destinadas a promover el desarrollo econmico local y
proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado para la satisfaccin de sus
necesidades vitales de vivienda, salud, educacin, recreacin, transportes y
comunicaciones.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS.
a. Promotora de Potencialidades Humanas y Culturales.
b. Lder de la Integracin y Capital del Turismo.
c. Emprendimiento de Actividades Econmicas Naturales y Ecolgicas
con Localidades Saludables.
d. Localidades Ordenadas, Saludables, Seguras y Articuladas por
Redes Viales Asfaltadas.
e. Uso Sostenible de Recursos Naturales y Ecolgicos con Localidades
Saludables.
f. Ciudadana Organizada, Participativa y Democrtica.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

1.4.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE


PUNO
GRAFICO N 02: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE PUNO

Fuente: Manual de Organizacin y Funciones. MPP.


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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

1.4.1. DESCRIPCION Y ESTRUCTRA ORGANICAY ADMINISTRATIVA.


La Estructura Orgnica de la Municipalidad Provincial de Puno, segn la
modificacin aprobada por la Ordenanza Municipal N 317-2011-CMPP de
fecha 19 de Diciembre del 2012 es la Siguiente:

CUADRO N 01:
DESCRIPCION DE LA ESTRCUCTURA ORGANICA Y ADMINISTRATIVA DE
LA MUNICIPALIDAD DE PUNO
RGANOS

Concejo Municipal

Alcalda

Comisiones Permanentes

Comisiones Especiales

Consejo de Coordinacin Local Provincial

Comit Provincial de Defensa Civil

Comit Provincial de Seguridad Ciudadana

Comit Provincial del Medio Ambiente

Comit Provincial de Administracin del PVL

DE

Gerencia Municipal

DE

Oficina de Control Institucional

Procuradura Pblica Municipal

Gerencia de Asesora Jurdica

Gerencia de Planificacin y Presupuesto

DE

GOBIERNO
MUNICIPAL

RGANOS

DE

COORDINACION

RGANO
DIRECCIN
RGANO

CONTROL INTERNO
RGANO

DE

DEFENSA JUDICIAL

Subgerencia

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de

Planificacin

Programacin

de

Informe de Prcticas Pre- Profesionales


Inversiones

RGANO

DE

ASESORAMIENTO

RGANOS
APOYO

DE

Subgerencia de Presupuesto

Subgerencia de Desarrollo Organizacional

Subgerencia de Cooperacin Tcnica Internacional y Pre

Inversin

Oficina de Supervisin y Liquidacin de Inversiones

Secretaria General
o

Unidad de Imagen Institucional y Protocolo

Unidad de Registro Civil

Unidad de Archivo

Oficina de Ejecucin Coactiva

Oficina de Tecnologa Informtica

Oficina de Atencin y Orientacin al Vecino

Gerencia de Administracin

Subgerencia de Personal

Subgerencia de Logstica

Subgerencia de Tesorera

Subgerencia de Contabilidad

Gerencia de Administracin Tributaria


o

Subgerencia de Recaudacin Tributaria

Subgerencia de Finanzas y Operaciones

Gerencia de Desarrollo Urbano


o

Subgerencia de Planeamiento y Control Urbano

Subgerencia de Catastro

Gerencia de Transportes y Seguridad Vial (*)


o

Subgerencia de Registro de Transportes

Subgerencia de Inspecciones de Trnsito

Gerencia de Turismo y Desarrollo Econmico


o

Subgerencia de Turismo y Comercio Exterior

Subgerencia de Actividades Econmicas

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales


o

Subgerencia de Promocin Empresarial y Desarrollo


Econmico Rural

Gerencia de Medio Ambiente y Servicios


o

Subgerencia de Gestin Ambiental y Salud Pblica

Subgerencia de Parques, Jardines y Conservacin de


reas Verdes

o
RGANOS

DE

LNEA

Subgerencia de Proteccin Ciudadana y Defensa Civil

Gerencia de Ingeniera Municipal


o

Subgerencia de Estudios Definitivos

Subgerencia de Obras Pblicas y Mantenimiento

Subgerencia

de

Desarrollo

Humano

Participacin

Social

Participacin

Ciudadana.
o

Subgerencia

de

Promocin

Ciudadana.
o

Subgerencia de Promocin de Educacin, Cultura y


Deporte.

Subgerencia de Desarrollo de la Mujer, Nio, Adolescente y


Adulto Mayor

Subgerencia de Programas Sociales

Programa Especial de Operacin y Mantenimiento de Maquinaria


y Equipo.

ORGANOS

Programa Especial Policlnico Municipal

DESCONCENTRADOS

Programa Especial Terminal Terrestre

Programa Especial de Centros Comerciales

Programa Especial de Complejos Culturales y Recreativos

Programa Especial de Proyectos Estratgicos

Programa Especial de la Baha del Lago

EMPRESAS

EMSA-Puno

MUNICIPALES

Instituto Vial Provincial Puno IVP-Puno

Fuente: Elaboracin propia. Abril. 2015


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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

1.5.

GERENCIA DE ADMINISTRACION.
La Gerencia de Administracin, es el rgano de apoyo responsable de la
administracin

de

los

recursos

humanos,

materiales,

econmicos,

financieros y logsticos de la Municipalidad, depende de la Gerencia


Municipal. Est a cargo de un Gerente, quien coordina sus actividades con
las unidades orgnicas a su cargo, dems dependencias de la institucin y
para el mejor cumplimiento de sus funciones orgnicamente cuenta con las
siguientes subgerencias:
- Subgerencia de Personal.
- Subgerencia de Logstica.
- Subgerencia de Tesorera.
- Subgerencia de Contabilidad.
1.5.1. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION
GRAFICO N 03: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Fuente: Manual de Organizacin y Funciones. MPP. Abril 2015


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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

1.5.2. FUNCIONES ESPECFICAS PERMANENTES DEL GERENTE DE


ADMINISTRACION
Conducir y dirigir la formulacin de las polticas pblicas de gastos con
austeridad y el Plan de Modernizacin de la Administracin de Recursos
Disponibles y Logstica de la Municipalidad, tomando como base la visin,
misin y objetivos estratgicos del Plan de Desarrollo Provincial Concertado
de Puno de largo alcance y/o del Plan Estratgico Institucional PEI, Plan
Operativo Institucional POI y metas del Presupuesto Institucional de
Apertura PIA o del PIM.
Dirigir la programacin, ejecucin, evaluacin y seguimiento de los objetivos
y metas aprobadas para la administracin de personal, de bienes
materiales, econmicos, financieros, presupuestarios y de logstica de la
Municipalidad, concordantes con la Ley General del Sistema Nacional de
Presupuesto N 28411, Ley Anual de Presupuesto de la Repblica,
Reglamentos y Directivas vigentes sobre la materia.
Optimizar el uso racional y austero de los recursos pblicos disponibles de
la Municipalidad, destinados a gastos corrientes y gastos de capital,
conforme el crdito presupuestario autorizado para el ejercicio fiscal
vigente, prohibiendo autorizaciones de gastos sin el financiamiento
correspondiente, con arreglo a la legislacin aplicable.
Ejercer y supervisar el control interno previo y simultneo a las autoridades,
funcionarios y servidores pblicos de la Municipalidad, como responsable
de la administracin de los sistemas de personal, logstica, tesorera y
contabilidad.
Dirigir y disponer la implementacin del presupuesto municipal por
resultados a nivel de programas pilotos con su respectiva estructura
funcional programtica, a fin de obtener determinados objetivos especficos,
mejorando el apoyo a la administracin de los servicios pblicos
municipales con calidad, eficiencia y evaluando los resultados obtenidos.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

Orientar y/o asesorar al Titular de Pliego, al Gerente Municipal, gerentes,


directores, subgerentes y jefes de unidades, sobre la responsabilidad de
lograr que los objetivos y las metas establecidas en los planes de desarrollo
local concertados y el presupuesto institucional, se reflejen en las
funciones, programas, subprogramas, actividades y proyectos u obras
planificadas.
Supervisar y controlar el destino y la ejecucin del crdito presupuestario
para la que haya sido autorizado en los presupuestos anuales, o la que
resulte de las modificaciones presupuestarias aprobadas conforme las
prioridades establecidas en los planes de desarrollo local concertados.
Establecer y actualizar las normas y directivas reglamentarias para la
ptima administracin de los recursos humanos, materiales, econmicos y
financieros de la Municipalidad.
Proveer oportunamente los recursos y servicios necesarios a las diferentes
dependencias de la Municipalidad, para el cumplimiento de sus objetivos y
metas establecidas en los planes de desarrollo local concertados y el
presupuesto institucional anual vigente.
Participar en las licitaciones, concursos pblicos y/o de mritos y en las
adjudicaciones directas que convoque la Municipalidad.
Supervisar la correcta aplicacin de las normas a los sistemas de personal,
logstica, tesorera y contabilidad gubernamental.
Dirigir la programacin y ejecucin anual y mensual o trimestral de los
compromisos econmico-financieros para su pago, de acuerdo a las
prioridades de la Alta Direccin, manteniendo el control de la liquidez
presupuestal.
Presentar y exponer la informacin econmica, financiera, presupuestaria y
contable a las sesiones del Concejo Municipal y/o al Alcalde, dentro de los
plazos previstos por la Alta Direccin y las disposiciones legales vigentes.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

1.5.3. FUNCIONES ESPECFICAS PERMANENTES DEL SUB GERENTE DE


LOGISTICA
Dirigir la formulacin o modificacin, publicacin, ejecucin y evaluacin del
Plan Anual de Contrataciones PAC de la Municipalidad Provincial de
Puno, as como las polticas de contrataciones de bienes, servicios u obras,
acordes con la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y otras
normas legales vigentes que rigen sobre la materia.
Consolidar y proponer al Titular de Pliego o mxima autoridad
administrativa delegada, el proyecto del Plan Anual de Contrataciones PAC
para su aprobacin correspondiente, el cual deber prever todas las
contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirn durante el
ao fiscal vigente, que estn comprendidos en el Presupuesto Institucional
de
Apertura PIA o modificadas en el Presupuesto Institucional Modificado
PIM. Una vez aprobada, ste PAC deber ser publicado en el Sistema
Electrnico de Contrataciones del Estado SEACE.
Coordinar y/o solicitar asesoramiento al Organismo Supervisor de las
Contrataciones del Estado OSCE, sobre el uso o administracin eficiente
del Registro Nacional de Proveedores RNP, a travs del cual podrn
participar los postores y/o contratistas inscritas en l y que no estn
impedidos, sancionados ni inhabilitados para contratar con el Estado. Cuya
publicacin del RNP debidamente actualizado se encuentra en el portal de
la OSCE. La Municipalidad Provincial de Puno, en su Subgerencia de
Logstica, slo podr llevar y mantener un listado interno de proveedores,
consistente en una base de datos que contenga la relacin de aquellos, sin
que estn ausentes. Discriminados o excluidos las micro y pequeas
empresas de la localidad o Regin de Puno.
Dirigir y coordinar la elaboracin de las bases de seleccin, para la licitacin
pblica, el concurso pblico, adjudicacin directa y adjudicacin de menor
cuanta.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

Calificar los requisitos para convocar al proceso de seleccin, bajo sancin


de nulidad, constatando los siguientes instrumentos pblicos vigentes o
existentes:
-

Plan Anual de Contrataciones PAC.

Expediente

de

contratacin,

debidamente

calificado

aprobado.
-

Disponibilidad de recursos con su fuente de financiamiento.

Bases de seleccin, debidamente aprobadas; salvo las


excepciones autorizadas.

Supervisar y controlar la custodia y seguridad de los expedientes de


contrataciones,

con

todas

las

actuaciones

realizadas,

desde

el

requerimiento del rea usuaria hasta la culminacin del contrato, debiendo


incluir las ofertas no ganadoras.
Calificar y procesar los requerimientos de bienes, servicios u obras sobre la
base del Plan Anual de Contrataciones, las especificaciones tcnicas
sealadas por el rea usuaria, expediente tcnico aprobado y disponibilidad
fsica del terreno en el caso de obras o lugar donde se ejecutar la misma,
teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para cada proceso
de seleccin, con el fin de asegurar la oportuna satisfaccin de las
necesidades del rea usuaria que requiere su contratacin.
Supervisar y controlar la aplicacin de los procedimientos tcnicos
establecidos para la prohibicin de fraccionamiento y exoneracin de
procesos de seleccin de las contrataciones de bienes, servicios y la
ejecucin de obras, conforme la nueva Ley de Contrataciones del Estado y
su Reglamento.
Determinar y/o definir en coordinacin con las reas usuarias, el valor
referencial de las contrataciones, con el fin de establecer el tipo de proceso
de seleccin y gestionar la asignacin de los recursos presupuestales
necesarios, determinados sobre la base del estudio que ofrece el mercado,
y para el caso de proyectos de inversin el valor referencial.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

1.6.

AREA DE ALMACEN
Es la parte de la subgerencia de logstica en la estructura orgnica y
funcional de la municipalidad provincial de puno con objetivos bien
definidos, de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales.
Las actividades que en l se realizan esencialmente son las que
corresponden a los procesos tcnicos de abastecimiento y distribucin de
materiales a las distintas unidades orgnicas y obras de inversin pblica,
ejecutadas por la municipalidad por la modalidad de administracin directa.

1.6.1. VISION

Ser una unidad lder dentro de los almacenes de las instituciones pblicas
de la regin, a travs de su xito en el logro de sus objetivos, innovacin,
tecnologa

habilidad

para

competir

exitosamente

dentro

de

la

municipalidad provincial de puno


Destacando adems por su dedicacin a la formacin, capacitacin y
desarrollo de su recurso humano, respeto integral al medio ambiente y
compromiso con el desarrollo de la regin.

1.6.2. MISION

El compromiso de almacn central de la municipalidad provincial de puno


es la satisfaccin de las necesidades y expectativas del usuario de la
entidad

suministrndole

soluciones

integrales

en

atencin

de

requerimientos de materiales racionalmente bajo el principio de justo a


tiempo utilizando la ms avanzada tecnologa en todos los campos de
logstica garantizando su eficiencia y eficacia en el tiempo para
mantenernos como lderes en atencin de materiales y rentabilidad.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

1.6.3. OBJETIVOS

a. Mejorar las actividades de gestin de almacenes y atencin de


requerimientos del usuario.
b. Proporcionar capacitaciones en gestin de almacenes al personal de
almacn para lograr una gestin eficiente de almacenes, un aumento
promedio en el logro de las metas y objetivos.

1.6.4. LOS PRINCIPIOS BASICOS DE ALMACEN

El almacn de la municipalidad provincial de puno se rige bajo los


siguientes principios:

1. La custodia fiel y eficiente de los materiales debe encontrarse siempre


bajo la responsabilidad de una sola persona en almacn.
2. El personal de cada almacn debe ser asignado a especialistas en
recepcin, almacenamiento, registro, revisin, custodia, y control de
inventarios.
3. Debe existir una sola puerta de entrada y salida bajo estricto control.
4. En cada almacn se debe llevar registros obligatorios, krdex y bincar o
control visible de almacn manual o computarizado, mantener al da el
movimiento de materiales y control interno de entradas y salidas.
5. Informar a la unidad orgnica de control de inventarios y a contabilidad
de los movimientos mensuales de entradas y salidas de almacn.
6. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al
almacn
Todo movimiento de materiales de entrada y salida debe ser respaldada por
documento firmado PECOSA valido para la Municipalidad Provincial de
Puno.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

1.6.5. ESTRUCTURA ORGANICA

GRAFICO N 05: ESTRUCTURA ORGANICA


DEL AREA DE ALMACEN

Fuente: informe N037-2014-MPP/GA/SGL-AA. rea almacn. Abril 2014

1.6.6. FUNCIONES DEL AREA DE ALMACEN

Para proporcionar un servicio eficiente, son funciones de almacn:


1. Recepcin de materiales
2. Registro de entradas y salidas de almacn
3. Almacenamiento de materiales
4. Mantenimiento de materiales y almacn
5. Despacho de materiales
6. Emisin y tramite de pedido comprobantes de salida PECOSA por toda
fuente de financiamiento.
7. Emitir y remitir mensualmente la informacin consolidada por toda
fuente de financiamiento el movimiento de entradas y salidas de
almacn a la sub gerencia de contabilidad.
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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

1.6.7. FUNCIONES DEL ESPECIALISTA EN ALMACN

Aplicar los procesos, subprocesos y procedimientos tcnicos planificados


para el microsistema de almacenamiento de bienes y servicios en caso de
impresin de boletajes y recibos o similares; tanto para gastos corrientes y
gastos de capital u obras de la Municipalidad.
Recibir y registrar las rdenes de compra O/C y rdenes de servicio O/S
provenientes como resultado de licitacin pblica, concurso pblico,

de

adquisiciones directas o de compras de menor cuanta ejecutados.


Apoyar en la emisin de informes de conformidad, sobre los bienes
recepcionados en el almacn.
Efectuar el almacenamiento de bienes y servicios (en casos de boletajes,
recibos o similares) en el almacn o lugares autorizados, clasificndolos por
productos y segn el catlogo de bienes.
Aplicar los procesos, subprocesos y procedimientos tcnicos establecidos
para el registro y su mantenimiento en krdex o tarjetas de control, sobre
los ingresos, salidas y saldos de bienes y servicios, tanto en orden
alfabtico y segn catlogo vigente.
Recibir los requerimientos de bienes y servicios de las diferentes unidades
orgnicas de la Municipalidad.
Elaborar las pecosas para distribuir los bienes y servicios requeridos por las
diferentes dependencias u obras de la Municipalidad, en forma oportuna,
racional, sistemtica y eficiente.
Tramitar y hacer seguimiento de las pecosas conforme los procedimientos
establecidos.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

Centralizar y alistar informacin sobre el movimiento integral del almacn


de la Municipalidad.
Apoyar la tarea de procesamiento de la informacin contable.
Aplicar

los

procesos,

subprocesos

procedimientos

tcnicos

de

almacenamiento y distribucin de los bienes materiales por actividades y


obras o proyectos de inversin municipal.
Custodiar los bienes de la Municipalidad, conforme las normas y
procedimientos internos de seguridad y conservacin establecidos.
Verificar la ubicacin y disposicin fsica de los bienes en el almacn o en
los lugares autorizados.
Verificar la existencia de los bienes materiales en forma diaria, semanal o
mensualmente, a fin de dar el suministro regular, oportuno y eficiente en el
movimiento del almacn.

Organizar los ambientes o instalaciones autorizados para almacenar los


bienes materiales.
Recepcionar, tramitar y archivar documentos recibidos y remitidos de su
competencia.

Remitir al responsable del control patrimonial, copia de las rdenes de


compra de bienes duraderos o de inmuebles nuevos adquiridos.
Otras funciones especficas permanentes que le asigne el Especialista en
Almacn.
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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

CAPITULO II.
2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS

2.1.

ACTIVIDAD N 01: REGISTRO DE RDENES DE COMPRA.


Una de las primeras actividades que consta en llevar a cabo el registro de
rdenes de compra en el libro correspondiente; los cuales son documentos
en el que se detallan los bienes adquiridos, las especificaciones de los
bienes, su meta, su afectacin presupuestal y su precio (ver anexo 01).
Los bienes que se adquieren a travs de la orden de compra son para las
dos sub reas: almacn de operacin (los cuales estn relacionados con
las necesidades internas de la organizacin como por ejemplo tiles de
escritorio); y almacn de inversin (estn relacionados a los materiales de
construccin para las diferentes obras que se estn desarrollando).
Dicho registro se realiza en un cuaderno de actas con cuadros diseados
manualmente como se precia en el cuadro N 02, en el que se consignan
los siguientes datos:
Nombre del proveedor o razn social
Numero de orden de compra
Nmero SIAF
Monto de la orden de compra
Fecha de ingreso de la orden a almacn

Para realizar el registro es necesario hacer lo siguiente:

1) Anotar el nombre del proveedor. (persona natural o jurdica)


2) Anotar el nmero de orden de compra.
3) Copiar el nmero SIAF con el que fue registrado la adquisicin.
4) Anotar tambin el monto de la adquisicin.
5) Es muy importante anotar la fecha de registro para poder ubicar en que
parte del proceso se encuentra una orden de compra.

26

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

CUADRO N 02:
LIBRO DE REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA

PROVEEDOR

N O/C

N SIAF

MONTO FECHA

4332

1086

809.73

15/11/14

PEREZ 4600

3521

10

21/11/14

1065 INFOTEL NET


1066 GORDILLO
WIKE

140.00

Fuente: Elaboracin Propia. Abril 2015

Cabe resaltar que despus del registro

de la orden de compra

correspondiente, el siguiente paso consta en adjuntar los siguientes


documentos:
copia de la orden de compra, documento clave para la
elaboracin de guas de internamiento, que despus es archivado
en las oficinas del rea de almacn.
Original de la Gua de remisin, es importante porque en l se
consignan las firmas de los responsables del pedido de cada rea;
como en el caso de almacn de inversiones donde se consignan las
firmas del residente de obra, del asistente administrativo y de la
entidad; dichos datos ayudaran para la elaboracin del Pedido
Comprobante de Salida PECOSA.
Factura, es necesario contar con la factura cuando el monto supera
los S/. 10, 000 soles.
Contrato de la entidad con el proveedor, de la misma manera es
importante contar con el contrato cuando el monto es muy alto o
mayor a los S/. 10, 000 soles.

La gua de remisin, la factura y el contrato se encuentran adjunto


en la orden de compra.
27

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

2.2.

ACTIVIDAD N 02: ELABORACION DE GUAS DE INTERNAMIENTO


Las Guas de Internamiento son documentos que respaldan que un bien ha
ingresado al almacn, en l se consignan el nombre del bien, la cantidad,
el precio y la fecha de ingreso (ver anexos 02).
Para esta actividad contamos con el siguiente material que nos fue
asignado por el jefe de almacn para realizar esta actividad:
Una computadora corei5, debidamente equipada
Un escritorio de oficina
Una impresora laser
tiles de escritorio

Cabe

resaltar que esta oficina cuenta con el sistema de almacn

denominado

Aliaga Ingenieros que nos ayuda en el proceso de

internamiento de rdenes de compra para lo

cual se debe seguir

los

siguientes pasos:
GRAFICO N 06: PROCESO DE INTERNAMIENTO
DE ORDEN DE COMPRA

6. Internar los bienes


de manera conjunta,
o por partes segun
sea el caso

7.guardar los datos


consignados en el
formato

2. Ingresar usuario y
contrasea

5. identificar e ingresar
el nmero de orden de
compra

8. ingresar la fecha de
internamiento la cual
ser la fecha que tiene
la factura que remite
el proveedor

3. Ingresar
pestaa
"aplicaciones"

4. click en el tem
rdenes de compra
elegir la opcin guas
de internamiento

9. Por ultimo verificar


que todos los datos
estn
debidamente
ingresados y guardar.

1.
Apertura
sistema

del

la

28

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

Esta operacin se deber realizar para cada orden de compra que


deseamos internar, siempre teniendo en cuenta la fecha de internamiento y
que el monto a internar sea igual al de la orden de compra para no cometer
ningn error.

Adems este registro es importante debido a que sin l, no se pueden


elaborar los pedidos comprobantes de salida.

2.3.

ACTIVIDAD N 03: ELABORACION DE PEDIDOS COMPROBANTES DE


SALIDA (PECOSA)
Este documento evidencia de que el bien ha salido del almacn, este puede
ser un bien de operacin o de inversin; es decir, materiales de oficina o
materiales de construccin

para las diferentes obras. Para validar el

documento, es de suma importancia que se consigne la firma del


administrador, subgerente de logstica, subgerente de contabilidad y jefe
de almacn (ver anexos 03)
Para la emisin de este documento es necesario que se obtengan y
verifiquen los documentos auxiliares requeridos como la orden de compra,
guas de remisin y otros. Para cada orden de compra se debe formular una
PECOSA, se imprimen seis ejemplares los cuales se distribuyen para las
siguientes reas: Tesorera, Contabilidad, Abastecimiento, Administracin,
Almacn y Logstica.
Este documento con la firma de los responsables del pedido es la evidencia
de que el bien ha sido entregado al destinatario correspondiente. Adems
un ejemplar de este documento queda archivado en la Oficina de Almacn.
Los cuales son empastados a fin de ao bajo estricto orden numrico.

29

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

Para efectos de la elaboracin del documento, esta oficina cuenta con el


sistema de almacn denominado Aliaga Ingenieros que nos ayuda en el
proceso de elaboracin de pedido comprobante de salida en el cual se debe
seguir los siguientes pasos:

GRAFICO N 07: PROCESO DE ELABORACIN DE PEDIDO


COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA)

1. Apertura el sistema
de almacn

2. Ingresar el usuario y
contrasea

3. Ingresar a la
pestaa "aplicaciones

6. Una vez llenado la


pecosa, hacer click en
guardar, luego en
imprimir

5.consignar
datos
como el rea usuaria,
persona que hizo el
requerimiento,
la
fecha, la afectacin
presupuestal, etc.

4. Click en el tem de
pedido comprobante
de salida (PECOSA )
opcion nuevo

7. Se imprime por seis


copias que
posteriormente se
distribuyen y archivan

30

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

2.4.

ACTIVIDAD N 04: ARCHIVAMIENTO DE RDENES DE COMPRA


Para esta actividad se necesita que las rdenes de compra estn
debidamente internadas y que cuenten con pedido comprobante de salida.
Se debe utilizar los archivadores de rdenes de compra que son un total
de ocho archivadores en los cuales se debe archivar una vez que haya
culminado todo su trmite.
Junto a cada orden estn adjuntas una copia de las Guas de remisin y su
factura.
Las rdenes son archivadas en estricto orden numrico, para realizar
cualquier consulta si se presentase.

Para lo cual debemos tener en cuenta lo siguiente:


para cada orden haya sido expedido su pedido comprobante de salida y
que cuente con su nmero de registro que nos ayudara a su rpida
ubicacin cuando surja alguna consulta.
cada orden de compra cuente con su respectiva gua de remisin.
cada orden de compra este archivado en el lugar que le corresponda
segn nmero correspondiente en el archivador.
Ubicar el archivador en el lugar adecuado correspondiente.

31

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

CAPITULO III
3. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL
3.1.

MARCO TERICO

3.1.1. ADMINISTRACIN PBLICA


Para Faura, (1999) La administracin pblica es un conjunto de ideas,
actividades, normas, procesos institucionales y otras formas de conducta
humana que determina como se distingue y ejerce la autoridad poltica y
como se atiende los intereses pblicos. (P.23)
Adems clasifica la Administracin pblica en el Per segn el rea donde
desarrolla sus actividades se clasifican en:
Administracin Nacional, que abarca todas las dependencias
ministeriales, las instituciones pblicas y las empresas estatales.
Administracin Regional, que cubre el rea de las regiones y de
las circunscripciones departamentales.
Administracin Local, que cubre el rea denominada Municipal
o Comunal. (P.24)
Mientras que para Sanchez, (1999) es la organizacin a traves de la cual
se ejerce la funcion de Gobierno y se desarrolla los procesos productvos
de bienes y servicios que el gobierno decide tomar o mantener a su cargo.
Comprende los organos correspondientes al Gobierno Nacional, los
Gobiernos locales, los organismos Publicos descentralizados y los sistemas
Administrativos. (P. 30).

32

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

3.1.2. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO


Segn la el Decreto Ley N 22065, el sistema de Abastecimiento es el
conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones,
procedimientos y procesos tcnicos orientados al racional flujo, dotacin o
suministro, empleo y conservacin de medios materiales; as como
acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad
de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la
Administracin Publica.
Por su lado Castaeda, (1996) lo concepta como uno de los sistemas
auxiliares, en cualquier tipo de organizacin, que tiene por finalidad proveer
todas las necesidades de bienes y servicios que requiere la organizacin
para su normal desempeo o desenvolvimiento, siguiendo un orden lgico o
metodologa establecida:
a. Programacin
b. Adquisicin
c. Almacenamiento
d. Distribucin
e. Despacho (p. 28).
Para Andia, (2012) en todas las entidades de la administracion publica
existira un organo responsable basicamente del desarrollo y conduccion de
los procesos tecnicos para el abasecimiento tanto de bienes, como de
servicios.por lo que son procesos tecnicos de abastecimientos:
a. Catalogacin
b. Registro de proveedores
c. Programacin
d. Registro y control
e. Adquisicin
f. Recuperacin de bienes
g. Almacenamiento
h. Seguridad
i.

Distribucin (P.203)
33

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

3.1.3. ALMACN
Anaya, (2008) define como: lugar donde fsicamente se almacenan los
stocks de productos comerciales o industriales que posteriormente van a
ser objeto de distribucin o transformacin (P. 20)

Por su lado Castillo, (2014) seala que el almacen es un area fisica


seleccionada bajo criterios y tecnicas adecuadas, destinadas a la custodia y
conservacion de los bienes que van a emplearse para la producion de
servicios o de bienes economicos.
Asi mismo menciona que las actividades que en el se realizan
esencialmente son las que corresponden a los procesos tecnicos de
Abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribucion.

3.1.4. PROCESO TCNICO DE ALMACENAMIENTO


Segn la Resolucin Jefatural N 335-90 INAP/DNA indica que: El
almacenamiento es un proceso tcnico de abastecimiento, las actividades
concernientes a este proceso estn referidas a la ubicacin temporal de
bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia como va
para trasladarlos fsicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan.
Consta de las fases siguientes: recepcin, verificacin y control de calidad,
internamiento, registro y control y custodia.

FASES:
a) Recepcin
Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del
momento que los bienes han llegado al local del almacn y termina con
la ubicacin de los mismos en el lugar designado para efectuar la
verificacin y control de calidad.
La recepcin se efecta teniendo a la vista los documentos de recibo
(orden de compra o Gua de remisin u otro documento anlogo)

34

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutaran


conforme a lo siguiente:
-

Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega:


los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc. A fin de informar
sobre cualquier anormalidad.

Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y


asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los
documentos de recibo.

Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las Guas y en el


exterior del mismo bulto.

Esta accin no ser necesaria cuando el nmero y caractersticas


de los bienes recepcionados permitan efectuar una verificacin
cuantitativa sin problema alguno,
-

Anotar en la documentacin de recibo:

Nombre de la persona que hace la entrega

Nombre de la persona que recibe la mercadera

Nmero y placa del vehculo utilizado en el transporte


(cuando sea pertinente)

Fecha y hora recepcin

b) Verificacin y control de calidad


Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser
ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de
almacenaje, comprende las acciones siguientes:
-

Retirar los bienes de los embalajes

Una vez abiertos los bultos se proceder a revisar y verificar su


contenido en forma cuantitativa y cualitativa

La verificacin cuantitativa se efectuara para comprobar que las


cantidades recibidas son igual a las que se consignan en la
35

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

documentacin

de

recibo.

Incluye

las

comprobaciones

dimensionales de identificacin, tales como: longitud, capacidad,


volumen, peso, gravedad, presin, temperatura, etc.
-

La verificacin cualitativa, denominada control de calidad se


realizara para verificar que las caractersticas y propiedades de
los

bienes

recepcionados

estn

de

acuerdo

con

las

especificaciones tcnicas solicitadas.


-

La verificacin y control de calidad se efecta en presencia de la


persona que hace la entrega cuando la cantidad y caractersticas
de los bienes

permitan realizar la verificacin cuantitativa y

cualitativa en el momento de la recepcin


-

Si por el nmero y caractersticas de los bienes recepcionados


fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificacin y
control de calidad, el jefe de almacn suscribir la gua respectiva
dando

conformidad solo por el nmero de bultos recibidos y el

peso bruto respectivo.


-

Tratndose de bienes que por sus caractersticas ameritan ser


sometido a prueba de conformidad, las pruebas o exmenes
sern encargados por el jefe de rgano abastecimiento a
especialistas o entes especializados del mismo organismo u otros
organismos del sector pblico y excepcionalmente a las del
sector no pblico.

La conformidad de la recepcin ser suscrita por el responsable


de almacn en el rubro de la orden de compra y gua respectiva.
Se sustenta en la verificacin que este realice o con el informe
favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el
prrafo anterior.

36

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

c) Internamiento
Comprende acciones para la ubicacin de los bienes en los lugares
previamente asignados. Se ejecutaran las labores siguientes:
-

Agrupar los bienes segn su tipo, periodo de vencimiento,


dimensin, etc.

Ubicar los bienes en el lugar que previamente se le ha designado


en la zona de almacenaje. Se har de tal manera que su
identificacin sea gil y oportuna.

Si el almacn de Abastecimiento no cuenta con los equipos o


ambientes especiales para la conservacin de determinados
bienes, estos se internaran a travs de otros rganos u
organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la
custodia corresponde a estos ltimos. El jefe de almacn efecta
la constatacin del ingreso y da conformidad del mismo.

d) Registro y control
Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje. Se proceder a
registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible Bincard, la misma
que se ser colocada junto al grupo de bienes registrados. Para
aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros
conceptos distintos de la compra se proceder previamente a formular
la correspondiente Nota de Entrada de Almacn.
Copia del documento de ingreso (Orden de Compra Gua de
internamiento o Nota de Entrada

a Almacn) ser remitida al rea

respectiva para efecto del registro del ingreso en la tarjeta de Existencia


Valorada de Almacn Kardex.

e) Custodia
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los
bienes almacenados conserven las mismas caractersticas fsicas y
numricas en que fueron recibidos.
37

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

3.1.4.1.

DOCUMENTOS DE INGRESO
a) Orden de Compra
Segn Hargadon, Bernard, & Munera, (1996) definen como:
Documento que dispone a un vendedor entregar mercaderas o
materiales descritos a un precio determinado. Al momento de la
aceptacin por parte del vendedor, una orden de compra se
transforma en un contrato. Son elaboradas en el rea de
abastecimiento.
La Orden de Compra es una autorizacin al proveedor para entregar
los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados
por una compaa deben acompaarse de las rdenes de Compra,
que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su
uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos:
Nombre impreso y direccin de la compaa

que hace el

pedido
Numero de Orden de Compra
Nombre y direccin del proveedor
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
Trminos de entrega y pago
Cantidad de artculos solicitados
Numero de catalogo
Descripcin
Precio unitario y total
Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo
total de la orden
Firma autorizada.

El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al


departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y
otra copia para el departamento de compras. (P. 21)

38

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

3.1.5. PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION

Para Castillo, (2013) Comprende las acciones que se realizan en almacn


con el objeto de distribuir bienes a las diferentes Unidades Orgnicas de la
entidad, de acuerdo a los requerimientos formuladas en el CUADRO DE
NECESIDADES, priorizacin de actividades y disponibilidad presupuestal
de las dependencias. En la distribucin se utiliza el documento fuente
llamado PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA, en la primera parte del
formulario pedido la dependencia solicitante consigna la cantidad, nombre
de los bienes requeridos y en la segunda parte comprobante de salida el
almacenero anota la cantidad precio unitario y total de bienes adquiridos.

Por su parte Baily & Garcia, (1984) lo define como un Conjunto de


actividades de naturaleza tcnico-administrativo referida a la directa
satisfaccin de necesidades. Se sustentan de la coordinacin y toma en
cuenta las constantes variaciones de necesidades, existencias no
informadas; tanto dentro y fuera de la entidad, incluye las operaciones de
traslado interno referidas a los bienes y servicios.

Segn el Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento el


Proceso tcnico de Abastecimiento, es un conjunto de actividades de
naturaleza tcnico Administrativa, referida a la directa satisfaccin de
necesidades por parte del rea usuaria, en este proceso se formula el
pedido comprobante de salida de materiales, por parte del rea solicitante,
donde tambin, es un documento fuente mediante el cual facilita la atencin
y despacho de los materiales o bienes solicitados por la seccin o
dependencia correspondiente contabilizndose en forma inmediata.
Consta de las fases siguientes: formulacin del pedido, autorizacin de
despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega
al usuario.

39

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

FASES:
a) Formulacin del pedido
-

Se emplea el Formulario Pedido Comprobante de Salida

Se formularan en base a los respectivos cuadros de necesidad


debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la
entidad y disponibilidad de bienes en almacn.

El rgano de abastecimiento establecer un calendario para la


presentacin de pedidos de aquellas dependencias cuyo
consumo de bienes sea constante.

Los pedidos de bienes que no son de consumo regular sern


presentados

de

acuerdo

al

periodo

consignado

en

el

correspondiente cuadro de necesidades.


-

La formulacin del pedido comprobante de salida corresponde


a la unidad usuaria y la autorizacin para la atencin, al jefe del
rgano de Abastecimiento.

Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la


atencin de los pedidos a un grupo de bienes, el rgano de
abastecimiento puede asumir la formulacin de pedido
comprobante de salida.

Una vez suscrito por el jefe de la dependencia solicitante, los


pedidos comprobante de Salida sern remitidos al Director o
jefe de abastecimiento para recabar la respectiva autorizacin de
despacho.

b) Autorizacin de Despacho
La autorizacin se otorgara

para aquellos bienes que figuran en el

respectivo cuadro de necesidades.


Se autorizara pedidos no programados solo en el caso que se deriven
de situaciones de emergencia calificadas por el Director General de
Administracin o quien hace uso de sus veces en la entidad; y se
atender con cargos a los stocks de seguridad.
40

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

Esta fase comprende lo siguiente:

Numeracin y registro de pedido comprobante de Salida

Aprobacin del director o jefe de abastecimiento

Valorizacin del pedido comprobante de salida

Registro de las salidas autorizadas en las Tarjetas de Existencia


Valoradas de Almacn

c) ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES

El responsable de almacn recibir los pedidos - comprobante


de salida y aprobados, dispondr el acondicionamiento de los
bienes para su entrega.

Retirar los bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar


destinado para el despacho.

En el caso de distribucin con destino a localidades fuera del


permetro de ciudad ser necesario determinar el tipo de
embalaje a utilizar para lo cual se tomara en cuenta los factores
siguientes:

Destino de la carga

Transbordos a que se someter la carga durante la


travesa

Caractersticas fsicas del material a embalarse.

Peso y volumen de la carga.

41

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

d) CONTROL DE MATERIALES

En cada almacn se establecer un control de salida de


materiales, el que ser encargado al personal de seguridad o
vigilancia, o una persona que para tal funcin se designe.

El encargado de acarreo o transporte de los bienes, presentara


al salir del almacn pedido comprobante de salida a la persona
encargada del control de salida de materiales, quien verificara si
el contenido de los bultos concuerda con el documento y retendr
una copia del mismo, la que ser entregada al rea respectiva del
control del stocks.

Cuando el material es remitido a lugares

fuera de la entidad

utilizando medios de transporte, el transportista presentara en los


puestos de vigilancia de la entidad copia del pedido
comprobante de salida respectivo.

e) ENTREGA DE MATERIALES

En el momento de hacerse entrega de materiales, se cuidara que


la persona que realiza la recepcin lo haga en forma serena y
consciente.

Ser precaucin del responsable de almacn que la dependencia


de destino devuelva el pedido comprobante de salida con la
conformidad respectiva y en forma oportuna.

Es funcin inherente al almacn que los bienes a despachar fuera


del permetro de la ciudad, estn amparadas por una cobertura
de seguro.

42

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

3.1.5.1.

DOCUMENTOS DE SALIDA
a) Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)
Documento fuente que tiene por objetivo establecer el pedido y el
despacho de los artculos que cada dependencia solicita, as
como informa las cuentas efectuadas por el movimiento de
bienes.
Segn Uturuncu, (2002) se emiten por:
Ajuste de faltantes de Inventario
Baja de Bienes
Y por cualquier otro concepto que signifique salida fsica o
documentaria de bienes

Para la emisin de este documento es necesario que se


obtengan y verifiquen los documentos auxiliares requeridos y se
formulara en original y cuatro copias, distribuidas de la siguiente
forma:

Original, para remitir a la unidad de contabilidad y tesorera


de la oficina de Administracin.

1ra. Copia, para el beneficiario o Gerencia Local de destino

2da. Copia para el archivo de Administracin de la Gerencia


Local.

3ra. Copia para el archivo del Almacn de la Gerencia Local.

4ta. Copia, para el rea de Proyectos de la Gerencia Local


(solo en caso de distribucin secundaria)

43

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

3.2.

MARCO CONCEPTUAL

ABASTECIMIENTO: orientada suministrar bienes, los cuales se emplean


para la produccin gubernativa de servicios pblicos, o de bienes
econmicos a travs de las distintas entidades que constituyen la
Administracin Publica.
ALMACEN: Es una rea fsica seleccionado bajo criterios y tcnicas
adecuadas, destinado a la custodia y conservacin de los bienes que se
van a emplear para la produccin de servicio o de bienes econmicos.
DISTRIBUCION: consiste en la entrega de los bienes y artculos
almacenados, a cada uno de las dependencias o reas usuarias
solicitantes.
BIENES:
Productos materiales o inmateriales que poseen un valor econmico,
susceptibles de ser valuados en trminos monetarios y que satisfacen
alguna necesidad o producen beneficios econmicos.
SERVICIOS: son aquellas actividades identificables, tangibles, que son el
objeto principal de una operacin que se concibe para proporcionar la
satisfaccin de necesidades de los consumidores.
ORDEN DE COMPRA: formulario por el cual se solicita al proveedor la
atencin de un pedido de bienes.

PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA: documento a travs del cual se


materializa la distribucin de los bienes que salen del Almacn con destino
al usuario final.

44

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

CAPITULO IV

4. ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS

4.1.

ANALISIS DE LA ACTIVIDAD N 01: REGISTRO DE RDENES DE


COMPRA
PROBLEMTICA:
Actividad que se encuentra dentro del Proceso tcnico de Almacenamiento,
las tareas que se realizan en este proceso tcnico estn referidas a la
ubicacin temporal de los bienes, teniendo como documento fuente la
Orden de Compra.
Segn Hargadon, Bernard, & Munera, (1996) La Orden de Compra es una
autorizacin al proveedor para entregar los artculos

y presentar una

factura. Por lo general se incluyen 11 aspectos, de los cuales

tres

aspectos importantes no se encuentran en los trminos de la Orden de


Compra de la entidad en estudio los cuales son:
-

Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de


la orden

Son aspectos importantes que deberan estar considerados sobre todo la


fecha, que es uno de los factores que determina el tiempo de entrega de los
bienes, el hecho de que este trmino no est en la orden de compra hace
que la entrega de bienes puede tardar como anticipar en llegar al almacn.
Lo que si se toma en cuenta es la hora y fecha de recepcin; pero no se ve
el pacto de la fecha de pedido y entrega. Adems, no se determina el costo
total de la orden; lo que si en las empresas privadas es un factor importante
conocer su costo de envo, el seguro que est relacionado a los bienes que
se est trasladando hasta llegar al almacn. En entidad pblica, no le dan la
45

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

debida importancia porque las metas estn direccionadas a la directa


satisfaccin de las necesidades de la comunidad punea.
Otro punto por mejorar en esta actividad es que no existe un formato
impreso que cuente con los tems para registrar las rdenes de Compra,
por lo que los servidores pblicos, deben improvisar en cuadernos de actas
y elaborar manualmente sus cuadros y muchas veces el registro no es
legible por lo que se retrasa an ms en la bsqueda del registro del
documento atendido, por ende demora la ubicacin del archivo del
documento segn sea la carga laboral, el cuaderno de registro de la orden
de compra ayudara en todo el proceso de almacenamiento.
SOLUCION QUE SE PLANTE:
Implementar un control electrnico; es decir, que el formulario debe estar
diseado virtualmente con los tems debidamente definidos y enumerados
lo cual mejorara mucho el tiempo de registro de rdenes de compra y por
ende, la bsqueda y ubicacin de los documentos requeridos; que tambin
deberan estar escaneados. Adems aportara a que el registrador sea an
ms ordenado con dichos documentos y archivos.

4.2.

ANALISIS DE LA ACTIVIDAD N 02: ELABORACION DE GUAS DE


INTERNAMIENTO

PROBLEMTICA:
Las Guas de Internamiento son documentos que respaldan que un bien ha
ingresado al almacn, esta operacin se realiza para cada orden de compra
que deseamos internar, teniendo en cuenta la fecha de internamiento, la
cual ser la fecha que tiene la factura que remite el proveedor. La
problemtica ms resaltante de esta actividad es que los rdenes de
compra adjuntos con la gua de remisin y la factura, deberan llegar a esta
oficina por fechas de manera correlativa, a medida que se generan rdenes
46

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

de compra se deberan ir internando las rdenes de compra tomando en


cuenta la fecha, para luego emitir pecosas; sin embargo, se recepciona las
rdenes de compra con fechas diferentes

incluso existen ordenes con

fechas de meses anteriores, adems hay rdenes

de compra sin la

documentacin completa como el cuadro de necesidad, o muchas veces la


falta es por parte del proveedor al no contar con la factura correspondiente,
por ende queda pendiente el internamiento y el proceso de pago tambin es
demoroso; estos son los aspectos

que obstaculiza el proceso de

internamiento teniendo en cuenta que la fecha es de vital importancia para


este proceso.

Por otra parte, se tuvo la oportunidad de utilizar el sistema o software de


almacn que se encuentra instalado en todas las computadoras del
almacn central, que es utilizado, para realizar el internamiento de bienes
que ingresan al almacn de la municipalidad provincial de Puno por lo que
se pudo apreciar que necesita actualizar algunos aspectos del sistema o
software, para hacerlo ms fcil de manipular,

como el tamao de la

ventana y el tamao de las letras, que son muy pequeas

y otras

caractersticas, lo cual hace ilegible los datos por lo que se puede cometer
un error de registro.

SOLUCION QUE SE PLANTE:


Se propuso internar las rdenes de compra que se recepciona

en el

momento oportuno, las rdenes que lleguen a destiempo debern der


internados el prximo mes; de manera que no perjudique el proceso de
internamiento y la emisin de PECOSAS.
Se propuso realizar o solicitar modificacin de algunos aspectos del
software de almacn a los proveedores de dicho sistema, el cual aportara a
un mejor registro y por ende a un mejor funcionamiento del sistema de
almacn evitando as los malos registros que traeran conflictos entre los
servidores pblicos y los administrados
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4.3.

ANALISIS DE LA ACTIVIDAD N 03: ELABORACION DE PEDIDOS


COMPROBANTES DE SALIDA
PROBLEMTICA:
La elaboracin del pedido comprobante de salida es una actividad que
forma parte del proceso tcnico de distribucin, que tiene como objetivo
distribuir bienes a las diferentes Unidades Orgnicas de la entidad, cuyo
documento

fundamental

para

dicha

distribucin

es

el

PEDIDO

COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA), mediante el cual facilita la


atencin y despacho de los materiales o bienes solicitados.
Segn Uturuncu, (2002) las PECOSAS se emiten por:
Ajuste de faltantes de Inventario
Baja de Bienes
Y

por cualquier otro concepto que signifique salida fsica o

documentaria de bienes
Se concuerda con el autor ya que estas tres actividades significan la salida
fsica de un bien y la pecosa se emite nicamente si estos han salido del
almacn.
Por otro lado en estos tres casos es de mucha importancia emitir el Pedido
Comprobante de Salida; ya sea para acreditar que un bien ha salido del
almacn, con la finalidad de cumplir con las necesidades o simplemente
para respaldar que un bien fsico ha salido del almacn como es el caso de
ajuste faltante de inventario y baja de bienes. Cabe resaltar que este debe
contar con la firma del solicitante, ya que evidencia que el bien ha sido
recepcionado satisfactoriamente. Todo esto debe ser realizado dentro de un
tiempo

establecido

respetando

las

normas

que

regulan

este

procedimiento, sin embargo, he notado que generalmente el PEDIDO


COMPROBANTE DE SALIDA es elaborada cada fin de mes y no en su
oportunidad, debido a que el jefe de Abastecimiento no autoriza el
despacho de los bienes en forma pertinente y el almacenero no elabora la
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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

PECOSA como debe ser, solo se entrega materiales con una hoja de
requerimiento para posteriormente ser regularizado y firmado la PECOSA.
Esto se generara irregularidades en el manejo de bienes.
Este hecho adems genera que la devolucin de las PECOSAS sean
deficientes y no como lo indica la Resolucin Jefatural N 335-90 INAP/DNA
Ser precaucin del responsable de almacn que la dependencia de
destino devuelva el pedido comprobante de salida con la conformidad
respectiva y en forma oportuna. Estos hechos perjudican y retrasan
significativamente el proceso de emisin de pecosas y su respectivo
archivamiento, ocasionando a veces la elaboracin de duplico de pecosas
por perdidas de documento.
Por otro lado el sistema de almacn aliaga ingenieros se encuentra
desactualizada, pues no se puede incluir la numeracin

de pecosa de

manera virtual; actualmente la numeracin es incluido manualmente con


un enumerador y necesita tiempo extra, es molestoso debido que no se
encuentra en ptimas condiciones lo que hace ineficiente este proceso.

SOLUCION QUE SE PLANTE:


Mejorar el aspecto de trabajo en equipo y una buena organizacin, lo
recomendable es elaborar las pecosas virtualmente en el sistema aliaga
ingenieros, al momento en que

las rdenes de compra llegan al rea de

almacn. Una vez que el jefe de Abastecimiento autorice el despacho de


los bienes, solamente se pasa a emitir la PECOSA actualizando la fecha,
para su posterior entrega a los solicitantes de manera que la devolucin por
parte de estos tambin sea oportuna.
Adems se debe mejorar el aspecto del sistema de almacn as como
configurar algunos tems como la enumeracin, la fecha, etc. para evitar
que el sistema colapse y a la vez evitar la enumeracin manual del pedido
comprobante de salida, lo que aportara a realizar en tiempo record los
pedidos comprobantes de salida (PECOSA).
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ANALISIS DE LA ACTIVIDAD N 04: ARCHIVAMIENTO DE ORDEN DE


COMPRA
PRBLEMATICA:
El archivamiento de rdenes de compra se realiza de manera adecuada en
los correspondientes archivadores los cuales una vez culminado el ao son
enviados a empastar gracias a esto, se mantienen organizados y se pueden
ubicar fcilmente estos documentos, que se necesitan consultar; sin
embargo, estos documentos empastados no se encuentran adecuadamente
ubicados dentro de la oficina del almacn.

SOLUCION QUE SE PLANTE:


Se debe poner en claro al momento de notificar la orden de compra al
proveedor, que los materiales a internar deben estar completos, segn las
caractersticas, en los plazos determinados y establecidos en el contrato.

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CONCLUSIONES

1. En cuanto al registro de rdenes de Compra actualmente no existe un


formato impreso que cuente con los tems, para registrar, por lo que los
servidores pblicos, deben improvisar en cuadernos de actas y elaborar
manualmente dichos cuadros y muchas veces el registro que realizan no es
legible.

2. Las rdenes de compra que se recepciona en la oficina de Almacn no son


por fechas correlativas. El software de Aliaga Ingenieros, utilizado para la
elaboracin de las Guas de Internamiento, es de vital importancia dentro
del almacn. sin embargo es importante su actualizacin para hacerlo ms
fcil de manipular, por los servidores pblicos que muchas veces necesitan
de ayuda cuando se presenta un imprevisto con el sistema, lo que demanda
un tiempo extra en la elaboracin de dicho documento.

3. Mejorar el aspecto de trabajo en equipo y una buena organizacin, se debe


elaborar las pecosas virtualmente en el sistema aliaga ingenieros, una vez
aprobado el despacho de materiales por parte del jefe de abastecimiento,
se procede a su emisin. El

software de Aliaga Ingenieros, necesita

actualizar algunos aspectos como la fecha, la numeracin y su aspecto,


debido a que toma mayor tiempo, tener que aadir manualmente la fecha y
la numeracin.

4. El archivamiento de rdenes de Compra se realiza adecuadamente en los


respectivos archivadores, que una vez culminado el ao son enviados a
empastar; sin embargo estos empastados no cuentan con una adecuada
ubicacin ya que los gabinetes para los archivos estn repletos de
documentos similares.

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RECOMENDACIONES

1. En cuanto al registro de rdenes de Compra, se debe implementar un


control electrnico, que dinamice dicha labor y se debe tener cuidado con la
documentacin, porque se trata de una institucin pblica, por lo que se es
responsable de todo cuanto acontezca dentro de la misma, por lo que se
recomienda, revisar peridicamente si la documentacin se encuentra
completa y en su adecuada ubicacin.
2. Se recomienda internar las rdenes de compra que se recepciona, en el
momento oportuno, las rdenes que lleguen a destiempo debern der
internados el prximo mes. Adems se debe solicitar al proveedor del
software Aliaga Ingenieros la modificacin de algunos aspectos como el
tamao de las letras, ventanas debido a que son ilegibles; lo cual
dinamizara, evitando los malos registros, que traeran conflictos entre los
servidores pblicos.
3. Es recomendable que se trabaje en equipo y una buena organizacin es lo
que hace falta en todo el sistema de Abastecimiento. Se debe solicitar al
proveedor del software Aliaga Ingenieros la actualizacin de algunos
aspectos como la enumeracin automtica y la fecha, adems es necesario
realizar una pequea capacitacin sobre el uso y manejo de dicho software,
esto aportara a desarrollar una labor ms productiva.
4. Con respecto al archivamiento de rdenes de Compra y documentos
similares

se

debe implementar ms gabinetes para su adecuada

conservacin adems se debe tener muy en cuenta a quienes se facilita


estos documentos por que podran sufrir alteraciones, perdidas, etc.

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BIBLIOGRAFA

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (MOF) ACTUALIZADO MUNICIPALIDAD


PROVINCIAL DE PUNO. (2013). PUNO.
REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF) ACTUALIZADO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO. (2013). PUNO.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO. (21 de ENERO de 2014). Obtenido de
WWW.MUNIPUNO.GOB.PE/MISION-VISION

Anaya Tejero, J. J. (2008). Almacenes: Analisis, diseo y organizacion. Madrid :


ESIC.
Baily, P. J., & Garcia Mendoza, A. (1984). Administracion de Compras y
Abastecimiento. Mexico: CECSA.
Cataeda Santos, V. (1996). Abastecimiento General de Bienes y Servicios. Lima:
CEPREACCSA.
Hargadon, Bernard, J., & Munera cardenas, A. (1996). contabilidad de costos.
Bogota: Norma.
Sanchez Ramirez, F. (1999). "Administracion Publica" Tomo I. Lima.
Uturuncu Mamani, F. (2002). Administracion Publica en el Sistema de
Abastecimiento.

Normas Legales
Manual De Administracin De Almacenes Para el Sector Pblico
Nacional aprobado por Resolucin Jefatural N 335- 90- INAP/DNA.
Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento 1997
Trabajos de Investigacin
Castillo Humpiri, J. (2013). Analisis de los Procesos Tecnicos de
Abastecimiento del Gobierno Regional Puno. Puno

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ANEXOS

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ANEXO 01 A

ORDEN DE COMPRA AREA DE INVERSION

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ANEXO 02
GUIA DE REMISION REMITENTE

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ANEXO 03
PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA AREA DE INVERSION

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ANEXO 04
INFORME FINAL DE ALMACEN AO 2013

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