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Pago Facturas Construccion
Pago Facturas Construccion
PAGO DE FACTURAS
BizAgi Process Modeler
TABLA DE CONTENIDO
1. DIAGRAMA DEL PROCESO ....................................................................................................... 3
1.1 SUB PROCESO DEVOLVER FACTURA AL PROVEEDOR ............................................................................. 4
2. MODELO DE DATOS ................................................................................................................. 5
2.1
TABLAS PARAMTRICAS ............................................................................................................ 5
3. CONSTRUCCIN DE FORMAS .................................................................................................. 7
3.1 FORMA RECIBIR FACTURA ............................................................................................................... 7
3.2 FORMA VALIDAR FACTURA ............................................................................................................. 8
4. REGLAS DE NEGOCIO ............................................................................................................. 11
4.1 DEFINIR EXPRESIONES ......................................................................................................... 11
4.2 ACCIONES DE LA ACTIVIDAD ............................................................................................... 12
5. PARTICIPANTES ..................................................................................................................... 17
6. INTEGRAR .............................................................................................................................. 19
A medida que su empresa crece el alto nmero de facturas que se deben procesar diariamente, se
convierten en una tarea crticas y complicada. Los impactos generados por falta de disponibilidad
o inadecuada atencin son cada vez mayores haciendo que est actividad se convierta en un
problema: retraso en pagos, pagos incorrectos, prdida de descuentos, entre otras cosas.
Por esto BizAgi le ofrece la solucin con el proceso de Pago de Facturas.
Pago de Facturas le ayudara a mejorar el proceso de recepcin, verificacin y aprobacin de una
factura, reduciendo tiempos de procesamiento y evitando informacin errnea.
Adicionalmente Pago de Facturas le brinda ayuda con otros procesos de su cadena de
abastecimiento, por ejemplo, Pago de Facturas es el complemento perfecto para el proceso de
Solicitud de Compras.
Cuando una Solicitud es tramitada se crea un documento llamado Orden de Compra para enviar al
Proveedor y luego con el proceso de Pago de Facturas puede pagar la factura asociada.
El documento lo guiar a travs de la construccin del proceso Pago de Facturas. El proceso
empieza cuando se recibe una Factura.
La Factura recibida se asocia con la Orden de Compra que la gener y adems se ingresan los
datos propios de ella, como el Nmero, Fecha de Pago y el Archivo con la imagen de la factura.
Parte del proceso es evitar el pago de facturas con informacin errnea, por lo cual es importante
realizar una verificacin de la Factura, es decir, revisar que los Productos, Precio, Impuestos,
Fechas, etc. concuerden con lo acordado con el Proveedor en el momento de la compra.
Adicionalmente se puede requerir la aprobacin de la persona que solicit la compra ya sea
porque l/ella lo pidi o porque la persona que realiz la verificacin de la Factura lo considera
necesario. Si es el caso, el proceso llega hasta el solicitante.
Finalmente se realiza la imputacin contable de la Factura mediante una interfaz con el ERP de la
compaa.
Pago de Facturas le ayuda a evitar el pago de facturas incorrectas, por eso si en alguno de los
pasos la informacin de la Factura no es correcta o los Productos o Servicios que fueron facturados
no son conformes, se debe devolver la Factura y/o los productos al proveedor. La devolucin se
realiza a travs del sub proceso Devolver Factura al Proveedor.
2. MODELO DE DATOS
Para el mejor control de la informacin, Pago de Facturas maneja como entidad principal Factura,
en ella se encuentran sus principales atributos: Productos Facturados, Costo Total, Impuesto,
Nmero de Factura, Nmero de Orden (Orden de compra con la cual est asociada), Centro de
Costo, Datos del Proveedor, y los Datos del Pago, como Forma, Termino, Fecha e informacin
referente a Descuentos.
Adicionalmente se utilizan las entidades maestras
Productos Facturados (Invoice Products).
En el proceso una Factura puede tener varios productos, por eso la entidad Factura (Invoice) tiene
una tabla de Productos Facturados (Invoiced Products) para representar la relacin uno a
muchos.
Una Factura solo puede estar asociada a una Orden de Compra.
Nombre, Direccin, Telfono, E-mail, Forma de Pago, entre otros. El Proveedor de la Factura debe
estar en los valores de la entidad, sino un Administrador debe ingresar la informacin de este.
Opciones de Pago y Trminos de Pago son las polticas de las Formas y los Trminos de Pago que
tiene la compaa. Por ultimo Centro de Costo contiene los Centros de Costos de la compaa.
3. CONSTRUCCIN DE FORMAS
Pago de Facturas utiliza varias formas que le ayuda en el manejo de la informacin de su proceso.
Solo las rdenes de Compra que no han sido facturadas se muestran en la bsqueda.
Los campos Nmero de Factura, Fecha de Pago y el archivo de la factura son obligatorios.
La forma tiene dos pestaas, la primera con la informacin de la Factura, y la segunda con la
informacin de la Orden de Compra, si la Factura no est asociada a ninguna orden, la segunda
pestaa queda como no visible.
Para el clculo del Costo Total y del Impuesto se realiza con un botn que ejecuta la siguiente
regla.
En caso de tener una base diferente de impuestos se puede modificar, ya que los campos son
editables.
La forma de Aprobacin tiene la informacin ingresada en la forma anterior como no editable. Los
campos Aprobacin de Productos y Servicios y Comentarios de Aprobacin son obligatorios.
4. REGLAS DE NEGOCIO
4.1 DEFINIR EXPRESIONES
Buscando la flexibilidad de su proceso, Pago de facturas utiliza varias compuertas para indicar el
camino a seguir.
La primera compuerta decide si la Factura puede continuar en el proceso o si debe ser regresada al
Proveedor. Si los datos de la Factura son correctos se contina con la segunda validacin.
La segunda compuerta valida si se necesita la aprobacin de los productos o servicios que estn
siendo facturados, si esto se presenta, el caso va al Solicitante de la Compra si no, se contina con
la actualizacin del ERP de la compaa.
La actividad Aprobacin de Productos/Servicios solo es posible cuando la Factura est asociada
con una Orden de Compra.
La ltima compuerta utilizada valida si los Productos Facturados deben ser regresados al
proveedor, si no, el caso finaliza.
Cuando la Orden de Compra existe se deben agregar a la Factura los productos que fueron
cotizados y comprados mediante ella, para eso se utiliza la siguiente regla:
La regla valida si se aplica descuento, si hay descuento calcula los costos teniendo en cuenta el
porcentaje de descuento sino el clculo se realiza con los precios normales.
5. PARTICIPANTES
Para la definir quin debe realizar cada tarea se van a utilizar roles. En el asistente busque
quinta opcin, Participantes. De click en definir participantes.
la
Las tareas Validar Factura, Justificar Rechazo y Regresar Productos las realiza la persona con el
Rol de Asistente financiero.
Todos los participantes y las reglas de negocio del proceso se pueden configurar de acuerdo a
las necesidades de su compaa.
6. INTEGRAR
La parte de integracin se debe configurar. El proceso tiene una tarea automtica Actualizacin
del ERP de la compaa con ayuda de una interfaz se realiza la actualizacin.