I

Obligacin de llevar Registro de Costos

Ficha Tcnica
Autora : Dra. Jenny Pea Castillo
Ttulo : Obligacin de llevar Registro de Costos
RTF N : 17660-10-2011
Exp. : 14112-2009
Asunto : Multas
Fuente : Actualidad Empresarial N 275 - Segunda
Quincena de Marzo 2013

1. Argumentos de la recurrente

La recurrente indica que no se encuentra obligada a llevar registros

de costos, debido a que de acuerdo
con el artculo 35 del Reglamento
del TUO de la Ley del Impuesto a la
Renta, se encuentra exonerada de
llevar dicho registro por tratarse de
una empresa comercial. Asimismo,
agrega que la referida norma induce
a mencionar que todos los contribuyentes en general se encuentran en
la obligacin de llevar Registro de
Costos, por lo que de acuerdo con
la Resolucin de Superintendencia
N 234-2006/SUNAT el Registro de
Costos est destinado para aquellas
en que se vinculen con un proceso
de produccin o proceso productivo, no siendo su caso por ser una
empresa comercializadora.

2. Argumentos de la Administracin

La Sunat establece que conforme lo

establecido en el inciso a) del artculo
35 del Reglamento del TUO de la
Ley del Impuesto a la Renta, cuando
los ingresos brutos anuales durante el
ejercicio precedente hayan sido mayores a 1,500 UIT, los contribuyentes
debern llevar un sistema de contabilidad de costos cuya informacin
deber ser registrada en los siguientes
registros: Registros de Costos, Registro
de Inventario Permanente en Unidades Fsicas y Registro de Inventario
Permanente Valorizado. En ese sentido, el contribuyente se encuentra en
la obligacin de llevar dicho registro,
sin embargo, no lo hizo por eso se le
coloc la infraccin establecida en el
inciso 1 del artculo 177 del TUO del
Cdigo Tributario.

3. Anlisis de la resolucin
3.1. Particularidades del Registro de
Costos
El Registro de Costos es un registro auxiliar tributario destinado al
N 275

Segunda Quincena - Marzo 2013

control de los costos incurridos en

el proceso productivo. Para estos
efectos, este registro debe contener
la informacin mensual de los diferentes elementos del costo, segn las
normas tributarias, relacionadas con
el proceso productivo del periodo y
que determinan al costo de produccin respectivo.
Con respecto a la obligacin de llevar
este registro, se encuentran obligados
a llevarlo, aquellos contribuyentes cuyos ingresos brutos anuales durante el
ejercicio precedente al anterior hayan
sido mayores a mil quinientas (1,500)
Unidades Impositivas Tributarias del
ejercicio en curso.
Conforme lo establecido en el literal
a) del artculo 6 de la Resolucin
de Superintendencia N 234-2006/
SUNAT, los datos de cabecera son los
siguientes:
-

Denominacin del registro.

- Periodo y/o ejercicio al que

corresponde la informacin
registrada.
- Nmero de RUC del deudor
tributario.
-

Apellidos y nombres, denominacin y/o razn social de este.

Toda esta informacin deber indicarse en todos los folios que se utilicen.
Sin embargo, tratndose del Registro
de Costos llevado en forma manual,
bastar con incluir estos datos en el
primer folio de cada periodo o ejercicio.
Al efectuar el registro de las operaciones en el Registro de Costos, el
sujeto obligado deber efectuar dicha
anotacin1:
En orden cronolgico.
De manera legible, sin espacios
ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni
seales de haber sido alteradas
Totalizando sus importes.
De no realizarse operaciones
en un determinado periodo o
ejercicio gravable se registrar
la leyenda SIN OPERACIONES
en el folio correspondiente.
En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos
en el numeral 4 del artculo 87
del Cdigo Tributario2.

1 Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Costos que

se lleve en hojas sueltas o continuas.
2 De acuerdo con esta disposicin, los libros y registros deben ser

En folios originales, no admitindose la adhesin de hojas

o folios.

Adems de las formalidades sealadas,

debe considerarse que el Registro de
Costos debe ser legalizado, por un
notario o, a falta de estos, por un juez
de paz letrado o juez de paz, cuando
corresponda, de la provincia en la que
se encuentre ubicado el domicilio fiscal
del deudor tributario, salvo tratndose
de las provincias de Lima y Callao, en
cuyo caso la legalizacin podr ser
efectuada por los notarios o jueces
de cualesquiera de dichas provincias.
El Registro de Costos no podr tener
un atraso mayor a tres (3) meses,
contados desde el da hbil siguiente
al cierre del ejercicio gravable.

Anlisis Jurisprudencial

rea Tributaria

3.2. Excepcin a la obligacin de observar el formato y la informacin

mnima
En relacin con la obligacin de
observar el Formato y la Informacin
mnima del Registro de Costos, es
importante recordar que la Sptima
Disposicin Complementaria y Final
de la Resolucin de Superintendencia
N 234-2006/SUNAT ha establecido
ciertas excepciones para su aplicacin.
En efecto, de acuerdo con la norma
antes citada, la utilizacin de los
formatos que debe contener cada
libro y registro vinculado a asuntos
tributarios es obligatorio, excepto,
cuando los libros o registros sean
llevados mediante hojas sueltas o
continuas.
Como se observa de lo anterior,
solo en tanto se lleve el Registro de
Costos en forma manual, existir la
obligacin de observar el formato
correspondiente, de lo contrario, en
caso de llevar el Registro de Costos en
hojas sueltas o continuas, no existir
la obligacin de observar el citado
formato.
3.3. Obligacin o no de llevar el
Registro de Costos para una
empresa que no tiene proceso
productivo
Es mucha la discusin con respecto al
llevado del Registro de Costos en el
llevados en castellano y expresados en moneda nacional; salvo
que se trate de contribuyentes que reciban y/o efecten inversin
extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos
que se establezcan mediante decreto supremo refrendado por el
ministro de Economa y Finanzas, y que al efecto contraten con el
Estado, en cuyo caso podrn llevar la contabilidad en dlares de los
Estados Unidos de Amrica.

Actualidad Empresarial

I-23

Anlisis Jurisprudencial
caso de una empresa que no cuenta
con proceso productivo, sino que
solo es una empresa que se dedica a
comercializar.
La discusin parte en el inciso a)
del artculo 35 del Reglamento
del TUO de la Ley del Impuesto a
la Renta que establece que aquellos
contribuyentes que se encuentren
superando el monto de 1,500 UIT de
ingresos brutos anuales, deben llevar
un sistema de contabilidad de costos
cuya informacin debe ser registrada
en: El Registro de Costos, el Registro
de Inventario Permanente Unidades
Fsicas y el Registro de Inventario
Permanente Valorizado, no haciendo
distincin alguna respecto al tipo de
empresa.
Sin embargo, contablemente, cuando nos referimos al proceso de produccin de la empresa nos estamos
refiriendo a las etapas de: objeto,
insumos, proceso productivo, producto y control de la produccin.
El proceso productivo de la gestin
de la empresa tiene que ver directamente con la infraestructura de
la empresa, es decir, con la planta,
maquinaria, equipo de produccin
y adems el conocimiento tcnico
en la fabricacin del producto. El
sistema de produccin es un conjunto de actividades debidamente
organizadas con la finalidad de
lograr los objetivos trazados por la
empresa.
El objeto de un sistema de produccin es lograr la mxima contribucin permanente y sostenida
en la satisfaccin del cliente, aprovechando al mximo los recursos
de la empresa, para cuyo efecto es
necesario todava tener en cuenta el
procedimiento de Just in Time, como
filosofa del trabajo, produccin
flexible, relacionada principalmente con la mquina como principal
elemento de la produccin.
Asimismo, podemos indicar que
el costo se encuentra conformado
por tres elementos: mano de obra,
materiales y gastos indirectos de fabricacin. Toda empresa que cuente
con cualquiera de estos elementos
debe llevar contabilidad de costos,
en el aspecto contable, incluyendo
las empresas que brindan servicios3.
Muchas personas podran pensar que
las empresas que brindan servicios no
tienen la obligacin de contar con un
registro de costos; sin embargo, en el

3 ISIDRO CHAMBERGO, Guillermo. En: Sistemas de costos, diseo e

implementacin en las empresas de servicios, comerciales e industriales. Pacifico Editores. Ao 2012. Pgina 9.

I-24

Instituto Pacfico

prrafo 19 de la NIC 2 establece que

hasta los proveedores de servicios
tienen existencias y deben medir o
valuar el costo de produccin. En
este caso, el costo va a comprender
la mano de obra y otros costos del
personal directamente involucrado
en la prestacin del servicio, incluyendo al personal de supervisin y
otros costos indirectos atribuibles.
La mano de obra y los otros relacionados con la venta y con los gastos
de administracin del personal en
general no se incluyen, pero estos se
reconocen como gasto en el periodo
en el cual se incurren.
En esa lnea, el artculo 62 del TUO
de la Ley del Impuesto a la Renta
indica lo siguiente: Los contribuyentes, empresas o sociedades que,
en razn de la actividad que desarrollen, deban practicar inventario,
valuarn sus existencias por su costo
de adquisicin o produccin ().
Y el inciso e) del artculo 35 del
Reglamento de la Ley del Impuesto
a la Renta establece que: Debern
contabilizar en un Registro de Costos,
en cuentas separadas, los elementos
constituidos del costo de produccin
por cada etapa del proceso productivo4. Dichos elementos son los comprendidos en la NIC correspondiente,
tales como: materiales directos,
manos de obra directa y gastos de
produccin indirectos.
Como podemos apreciar, la norma
tributaria s nos da visos de que el
llevado del Registro de Costos, se
encuentra en funcin de la naturaleza
de la empresa. Es por ello que cuando hagamos una lectura del inciso
a) del artculo 35 del Reglamento
del TUO de la Ley del Impuesto a
la Renta, debemos entender que la
exigibilidad de llevar el registro para
aquellos que cuenten con ms de
1,500 UIT de ingresos brutos anuales
es solo si desde el punto de vista
contable el sujeto se encuentra en la
obligacin a llevar o no el registro.
Es decir, el universo son todos los
sujetos que cuenten con un proceso
productivo y que, por lo tanto, deben por la propia naturaleza de la
empresa llevar este registro. De ese
universo, desde el punto de vista
tributario, solo se encuentran en la
obligacin de llevar el registro de costos aquellos que superen las 1,500
UIT de ingresos brutos anuales.

4. Conclusin

En la resolucin materia de comentario, el mximo intrprete

4 El subrayado es nuestro.

concluy que la Sunat hizo mal al

aplicarle al contribuyente la infraccin establecida en el inciso 1 del
artculo 177 del TUO del Cdigo
Tributario, porque nadie puede
exhibir algo que no tiene; por lo
tanto, la infraccin que debi de
haberle aplicado es la establecida
en el inciso 1 del artculo 175 del
TUO del Cdigo Tributario, porque
el contribuyente no contaba con el
registro de costos, es por eso que
no pudo exhibirlo.
Sin embargo, el Tribunal no se
pronuncia respecto a que si se
encontraba o no obligado el contribuyente a llevar el Registro de
Costos.
Una controversia sobre la cual debi pronunciarse porque esa es la
mayor discusin entre las partes en
el caso.
Desde nuestro punto de vista, el
contribuyente se dedica a la comercializacin; por lo tanto, por la
propia naturaleza de la empresa, no
puede llevar contabilidad de costos.
En ese sentido, al no encontrarse
obligado a llevar el Registro de
Costos, no le corresponda ninguna
de las dos infracciones.
En el supuesto de que se hubiere
encontrado obligado a llevar dicho
registro por la propia naturaleza del
negocio, quizs estaramos frente
a una empresa de servicios, s hubiera sido correcto lo resuelto por
el Tribunal Fiscal en la resolucin
materia de comentario, porque el
contribuyente debi de llevar el
registro y no lo hizo; por lo tanto,
la infraccin que le hubiera correspondido es la establecida en el
inciso 1 del artculo 175 del TUO
del Cdigo Tributario.
Lamentablemente, en la actualidad
el criterio que sigue la Administracin es que si el contribuyente supera
el monto de 1,500 UIT de ingresos
brutos anuales, se encuentra en la
obligacin de llevar el Registro de
Costos, as no cuente con proceso
productivo la empresa, haciendo una
lectura literal del inciso a) del artculo
35 del Reglamento del TUO de la
Ley del Impuesto a la Renta. Por
ello se recomienda que para evitar
alguna contingencia frente a la Sunat
mejor es llevar el registro si se supera
el monto de 1,500 UIT de ingresos
brutos anuales, aunque sea en blanco y legalizado. Sin embargo, dicha
postura es altamente discutible frente
a la Sunat y con un alto porcentaje
de probabilidad de ganar dentro del
procedimiento administrativo.

N 275

Segunda Quincena - Marzo 2013