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Combinacin de correspondencia
Configurar el documento principal
1. Inicie Word.
De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Djelo abierto. Si lo cierra, no
estarn disponibles los comandos del paso siguiente.
2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en
Iniciar Combinar correspondencia.

3. Haga clic en el tipo de documento que desea crear.
Por ejemplo, puede crear:
Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la direccin de destino
es nica para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el
tamao del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de dilogo
Opciones de sobre.
Un conjunto de etiquetas de direccin Cada etiqueta muestra el nombre y la direccin de una
persona, pero el nombre y la direccin de cada etiqueta son nicos. Haga clic en Etiquetas y
especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de dilogo Opciones para
etiquetas.
Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrnico El contenido bsico es el
mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene informacin especfica para cada
destinatario, como su nombre, direccin o cualquier otra informacin. Haga clic en Cartas o en
Mensajes de correo electrnico para crear esos tipos de documentos.
Un catlogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de informacin, como su
nombre o su descripcin, pero el nombre y la descripcin de cada uno es nico. Haga clic en
Directorio para crear este tipo de documento.

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Reanudar una combinacin de correspondencia
Si tiene que dejar de trabajar en una combinacin de correspondencia, podr guardar el documento
principal del sobre y reanudar la combinacin ms adelante. Microsoft Office Word conserva la
informacin del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar
correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la
combinacin.
1. Cuando est listo para reanudar la combinacin, abra el documento.
Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutar
un comando SQL.
2. Puesto que este documento est conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos,
haga clic en S. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un
origen de datos, podra hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a
los datos.
Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.
3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

Conectar el documento a un origen de datos.
Para combinar informacin en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, tambin
llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el
proceso de combinacin de correspondencia.
Elegir un archivo de datos
1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en
Seleccionar destinatarios.



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2. Siga uno de estos procedimientos:
? Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos
de Outlook.
Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook
? No encuentro la carpeta Contactos de Outlook para establecer conexin con ella.
? Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas.
? No puedo establecer conexin con una carpeta de contactos de Outlook
almacenada en las Carpetas pblicas.
? Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta
Contactos, pero no puedo conectar con ella.
5. En Microsoft Office Outlook, en el men Ir, haga clic en Contactos.
6. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la carpeta Contactos que
contiene la informacin que desea usar para la combinacin de correspondencia y
haga clic en Propiedades.

7. En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegrese de que la casilla de
verificacin Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrnico
est activada y haga clic en Aceptar.
8. Cierre Outlook.

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9. En el Panel de control, cambie a Vista clsica y, a continuacin, haga clic en Correo.
10. Haga clic en Mostrar perfiles.
11. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en
Solicitar un perfil y, a continuacin, en Aceptar.
12. Salga de Word.
13. En el men Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a
continuacin, haga clic en la ficha Programas.
14. En Correo electrnico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuacin, en
Aceptar.
15. Inicie Microsoft Outlook Express.
16. En el men Archivo, elija Exportar y, a continuacin, haga clic en Libreta de
direcciones.
17. En el cuadro de dilogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones,
haga clic en Archivo de texto (valores separados por comas) y despus en
Exportar.
18. En el cuadro Guardar el archivo exportado como, escriba un nombre para el
archivo exportado y, a continuacin, haga clic en Examinar.
19. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique en la lista Guardar en la
ubicacin donde desea guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta til
guardar los archivos de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos de su
carpeta Mis documentos. sa es la primera ubicacin en la que Word busca
archivos de datos cuando los busca para realizar una combinacin.
20. Haga clic en Siguiente. Active las casillas de verificacin que aparecen junto a los
campos que desea exportar y haga clic en Finalizar.
NOTA Cuando decida qu campos exportar, piense en las cartas modelo, mensajes
de correo electrnico o etiquetas que desea crear con la combinacin de
correspondencia. Por ejemplo, si nunca incluye apodos o sitios Web personales en
sus documentos combinados, no exporte esos campos.

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21. Cuando reciba el mensaje que le informe de que ha finalizado el proceso de
exportacin, haga clic en Aceptar.
22. Para cerrar el cuadro de dilogo Herramienta para exportar la Libreta de
direcciones, haga clic en Cerrar y, a continuacin, salga de Outlook Express.
? Si tiene una hoja de clculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de
Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y
busque el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos.
En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de clculo o rango con
nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o
consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos
que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores,
comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la bsqueda.) definida en la base de
datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de
dilogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el
tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En
una combinacin de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de
datos:
? Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de
fila nica, para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB (OLE DB:
arquitectura de base de datos de componentes que implanta un acceso eficiente a
red e Internet para llegar a muchos tipos de orgenes de datos, entre los que se
incluyen datos relacionales, archivos de correo, archivos simples y hojas de clculo.)
o un controlador ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): mtodo
estndar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores
ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos
externos.). Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo.
? Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la
tabla debe contener nombres de columna y las dems filas deben contener datos.
? Libretas de direcciones electrnicas:
? Libreta de direcciones de Microsoft Outlook
? Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0

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? Cualquier lista similar creada con un sistema de correo
compatible con MAPI (MAPI: especificacin de interfaz de Microsoft que
permite a diferentes aplicaciones de envo de mensajes y trabajo en grupo
(incluidos el correo electrnico, el correo de voz y el fax) trabajar con un nico
cliente.) como, por ejemplo, Microsoft Outlook.
? Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una
sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener ttulos y las dems filas, los
registros que desee combinar. Tambin puede utilizar un origen de
encabezado (origen del encabezado: documento que contiene la fila de encabezado
(o registro de encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado
para un documento principal de combinacin de correspondencia.) como origen de
datos.
? Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo
de datos: categora de informacin que corresponde a una columna de informacin
en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila
(registro inicial) del origen de datos. "CdigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de
nombres de campos de datos.) separados o delimitados por marcas de tabulacin o
comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo de informacin
relacionada que corresponde a una fila de informacin en el origen de datos. Toda la
informacin referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de
un registro de datos.) separados por marcas de prrafo.
Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel
5. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin,
haga clic en Opciones de Word.
6. Haga clic en Avanzadas.
7. Desplcese hasta la seccin General y active la casilla de
verificacin Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.
8. Haga clic en Aceptar.
9. Con el documento principal de la combinacin de correspondencia
abierto, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha

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Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuacin, haga
clic en Usar lista existente.
10. Busque la hoja de clculo de Excel en el cuadro de dilogo
Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella.
11. En el cuadro de dilogo Confirmar origen de datos, haga clic en
Hojas de clculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar.
NOTA Si no aparece el elemento Hojas de clculo de MS Excel con DDE (*.xls),
acti ve la casilla de verificacin Mostrar todo.
12. En el cuadro de dilogo Microsoft Office Excel, seleccione en
Nombre o rango de celdas el rango de celdas o la hoja de clculo que contiene la
informacin que desea combinar y haga clic en Aceptar.
NOTA Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede
desactivar la opcin Confirmar conversiones al abrir despus de haber establecido
la conexin con la hoja de clculo.
? Si todava no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y
utilice entonces el formulario que se abrir para crear su lista. La lista se guarda como
archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
NOTA Si ha instalado 2007 Microsoft Office system (en vez de instalar Microsoft Word de forma
independiente), tambin puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de
buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las
consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la
bsqueda.) y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo:
origen de datos que contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de
Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).

Acotar la lista de destinatarios o de elementos
Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en el documento
principal la informacin contenida en todos los registros de ese archivo de datos.

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Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de
datos, siga este procedimiento:
1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinacin de correo, haga clic en
Editar lista de destinatarios.

2. En el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia, siga uno
de estos procedimientos:
? Seleccionar registros individuales Este mtodo resulta muy til si la lista es
breve. Active las casillas de verificacin junto a los destinatarios que desee incluir y
desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.
Si sabe que desea incluir slo unos cuantos registros en la combinacin, puede desactivar
la casilla de verificacin de la fila de encabezado y seleccionar slo aquellos que desee
usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de
verificacin de la fila de encabezado y despus desactive las casillas de verificacin de los
registros que no desee incluir.
? Ordenar registros Haga clic en el ttulo de columna del elemento por el que
desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabtico ascendente (de A a Z). Haga clic en
el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabtico descendente
(de Z a A).
Si desea ordenar los datos de una manera ms compleja, haga clic en Ordenar bajo
Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificacin en la ficha
Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede usar este
tipo de ordenacin si desea que las direcciones de los destinatarios se dispongan en orden
alfabtico por los apellidos y los cdigos postales por orden numrico.
? Filtrar registros Esta funcin resulta til si la lista contiene registros que no
desee ver o incluir en la combinacin. Una vez filtrada la lista, puede utilizar l as casillas de
verificacin para incluir y excluir registros.
Para filtrar los registros, siga este procedimiento:

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1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
2. En la ficha Filtrar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar,
elija los criterios que desea utilizar para el filtro.
Por ejemplo, para generar copias del documento principal nicamente para las
direcciones que contengan Australia como pas o regin, haga clic en Pas o regin
en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista Comparacin, y en Australia
en la lista Comparado con.
3. Para restringir an ms el filtro, haga clic en Y o en O y especifique
ms criterios.
Por ejemplo, para generar copias del documento principal slo para las empresas de
Munich, podra filtrar por los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y
aquellos cuyo campo Nombre de la compaa no est en blanco. Si utiliza el
operador O en vez de Y en este filtro, la combinacin de correspondencia incluye
todas las direcciones de Munich as como todas las direcciones que incluyen un
nombre de compaa, independientemente de la ciudad.
NOTA Si ha instalado software de validacin de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el
cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia para validar las direcciones de
los destinatarios.

Agregar marcadores de posicin, llamados campos de
combinacin de correspondencia, a los documento
Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estar listo para escribir el texto del
documento y agregar marcadores de posicin que indiquen dnde aparecer la informacin nica en cada
copia del documento.
Los marcadores de posicin, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinacin
de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de
datos que seleccione.

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Las columnas de un archivo de datos representan categoras de informacin. Los campos agregados al
documento principal son marcadores de posicin para estas categoras.
Las filas de un archivo de datos representan registros de informacin. Al realizar una combinacin de
correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro.

Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicacin aparezca una
determinada categora de informacin, como un campo o una direccin.

NOTA Cuando se inserta un campo de combinacin de correspondencia en el documento principal, el
nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinacin ( ). Estas comillas no aparecen en
los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el
documento principal.


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Qu ocurre al realizar la combinacin
Al combinar, la informacin contenida en la primera fi la del archivo de datos reemplaza los campos del
documento principal para crear el primer documento combinado. La informacin de la segunda fila del
archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y as sucesivamente.

Trabajar con campos: ejemplos
Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al documento principal como
campo, lo que ofrece gran flexibilidad al disear cartas modelo, etiquetas, mensajes de correo electrnico
y otros documentos combinados. Por ejemplo:
Suponga que est creando una carta para notificar a las organizaciones locales que han
sido seleccionadas para ser incluidas en la gua urbana anual. Si su archivo de datos contiene
una columna Organizacin con el nombre de cada empresa con la que desea establecer
contacto, puede insertar el campo Organizacin en lugar de escribir el nombre de cada
organizacin especfica.
Imagine que trimestralmente enva mensajes de correo electrnico a sus clientes
informndoles de nuevos productos y ofertas especiales. Para personalizar esos mensajes para
sus mejores clientes, puede agregar una columna NotaPersonal a su archivo de datos, en la que
escribir notas como, por ejemplo "Sra. Garca, este nuevo artculo es exactamente lo que
estaba buscando". Colocando un campo NotaPersonal en el documento principal, puede
incluir esas notas al final de mensajes concretos.
Suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletn y que su archivo de
datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en l a que se indica la fecha en que finaliza
cada suscripcin. Si coloca un campo FechaCaducidad en el documento principal de la

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etiqueta antes de ejecutar la combinacin de correspondencia, los suscriptores podrn ver sus
respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas postales.
Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuacin. Por ejemplo, para crear una
direccin, puede colocar los campos en el documento principal de esta manera:
Nombre Apellidos
Direccin
Cdigo postal Ciudad, Estado o provincia
Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de direccin o lneas de saludo, Word
proporciona campos compuestos que agrupan entre s una serie de campos. Por ejemplo:
El campo Bloque de direcciones es una combinacin de varios campos que incluye el
nombre, los apellidos, la direccin, la ciudad y el cdigo postal.

El campo Lnea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del
tratamiento de cortesa elegido.
Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podr
seleccionar un formato de nombre formal en la direccin (Sr. Javier Garca Saavedra), mientras que, en el
saludo, podr optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".
Asignar los campos de combinacin de correspondencia al archivo de datos
Para asegurarse de que Word encontrar una columna del archivo de datos que corresponda a todos los
elementos de direccin o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinacin de
correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.

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Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la
ficha Correspondencia.

Se abrir el cuadro de dilogo Asignar campos.

Los elementos de la direccin y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de
columna del archivo de datos aparecen a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustracin, Word hizo coincidir
automticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no
pudo hacer coincidir los dems elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar
el campo Nombre.
En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el
elemento de la izquierda. En la ilustracin, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No
es problema que los campos Tratamiento de cortesa, Identificador nico y Segundo nombre no estn
asignados. No es necesario que el documento de la combinacin de correspondencia utilice todos los
campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento
combinado este campo aparecer como marcador de posicin vaco, normalmente una lnea en campo o
un campo oculto.

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Escribir el contenido y agregar campos
1. En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo.
2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

3. Siga uno de estos procedimientos:
Bloque de direcciones con nombre, direccin y otra informacin
1. Haga clic en Bloque de direcciones.
2. En el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los
elementos de direccin que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
3. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya
encontrado la informacin necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha
situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos
correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia.
Lnea de saludo
4. Haga clic en Lnea de saludo.

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5. Seleccione el formato de lnea de saludo: incluye el saludo, el formato de
nombre y la puntuacin.
6. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft
Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de
datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino slo el nombre de una
compaa.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya
encontrado la informacin necesaria para la lnea de saludo. Haga clic en la flecha situada
junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos
correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia.
Campos individuales
9. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, clic
haga clic en Insertar campo de combinacin.
10. En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, siga uno de estos
procedimientos:
? Para seleccionar campos de direccin que se correspondan
automticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen
de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de
direccin.
? Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente
de una columna del archivo de datos, haga cli c en Campos de base de datos.
11. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
12. Haga clic en Insertar y, a continuacin, en Cerrar.
13. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Microsoft
Office Word no haya encontrado la informacin necesaria para insertar el campo. Haga clic
en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen
de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia.
Campos personalizados de los contactos de Outlook

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14. En los Contactos de Outlook, dentro del men Ver, elija Vista actual y, a
continuacin, haga clic en Lista de telfonos.
15. Haga clic con el botn secundario del mouse en un encabezado de columna y
luego haga clic en Selector de campos.
16. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione
Campos definidos por el usuario en la carpeta.
17. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de dilogo hasta los
encabezados de columna. Una pequea flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo
en la ubicacin que desee.

NOTA Puede agregar un nuevo campo al cuadro de dilogo Selector de campos si hace
clic en Nuevo en la parte inferior.
18. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro
de dilogo Selector de campos.
19. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinacin de
correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la columna en la
vista Lista de telfonos y arrstrelo para sacarlo del encabezado de columna.
20. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo
presionada la tecla MAYS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o
manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea
incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningn
contacto.
21. En el men Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.

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22. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinacin de
correspondencia, haga clic en Slo los seleccionados. Si desea incluir todos los
contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.
23. Si ha configurado la vista Lista de telfonos para que muestre exactamente los
campos que desea utilizar en la combinacin de correspondencia, haga clic en Slo los de
la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que
todos los campos de contacto estn disponibles en la combinacin.
24. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinacin de
correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en
Documento existente y, a continuacin, en Examinar para buscar el documento que se
debe utilizar como documento principal.
25. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera
que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificacin Archivo permanente y, a
continuacin, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un
documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma.
26. Seleccione las opciones de combinacin que desee usar.
? Cartas modelo Preparar un lote de cartas para realizar un envo
masivo de correo.
? Etiquetas postales Configurar etiquetas postales para realizar un
envo masivo de correo.
? Sobres Configurar sobres para un envo masivo de correo.
? Catlogo Crear un nico documento que contenga un catlogo o
una lista de direcciones.
? Nuevo documento Generar documentos combinados que pueda
editar por separado en Word.
? Impresora Enviar los documentos combinados directamente a la
impresora predeterminada.
? Correo electrnico Generar documentos combinados diseados
para ser usados como mensajes de correo electrnico. Cuando est listo para
completar la combinacin en Word, en la ficha Correspondencia del grupo

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Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, haga clic en Enviar
mensajes de correo electrnico. La lnea Asunto se rellena con el texto escrito en
el cuadro de dilogo Contactos para combinar correspondencia de Outlook.
27. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha
Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha
que aparece junto a Insertar campo de combinacin y, a continuacin, en los campos
que desee agregar al documento.
NOTAS
No se puede escribir los caracteres de los campos de combinacin ( ) manualmente ni
utilizar el comando Smbolo del men Insertar, sino que se debe utilizar la caracterstica de
combinacin de correspondencia.
Si los campos de combinacin aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso
significa que Microsoft Word muestra cdigos de campo (cdigo de campo: texto de marcador de
posicin que muestra dnde aparecer la informacin especificada del origen de datos; los
elementos de un campo pueden generar un resultado de campo. El cdigo de campo incluye los
caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.) en lugar de los resultados de los
campos (campo de resultado: texto o grfico que se inserta en un documento cuando Microsoft
Word realiza instrucciones de campos. Cuando imprima el documento o cuando oculte los
cdigos de campo, los resultados de campo sustituirn a los cdigos de campo.). Esto no afecta
a la combinacin, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botn secundario del
mouse en el cdigo de campo y, a continuacin, haga clic en Activar o desactivar cdigos de
campo en el men contextual.
Aplicar formato a los datos combinados
Los programas de bases de datos y hojas de clculo, como por ejemplo Microsoft Office Access y
Microsoft Office Excel, almacenan como datos sin formato la informacin escrita en las celdas. El formato
que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin
formato. Cuando se combina la informacin de un archivo de datos en un documento de Word, se
combinan los datos sin el formato que tienen aplicado.
Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinacin de correspondencia
y aplquele el formato que desee, de la misma manera que lo hara con cualquier otro texto. Asegrese de
que la seleccin incluye las comillas de combinacin ( ) que rodean el campo.

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Obtener una vista previa de la combinacin de
correspondencia y finalizarla
Una vez agregados los campos al documento principal, estar listo para obtener una vista previa de los
resultados de la combinacin. Cuando est satisfecho con la vista previa, puede completar la combinacin
de correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinacin
Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de completar
efectivamente la combinacin.
Para obtener la vista previa, siga uno de es tos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de
la ficha Correspondencia:

Haga clic en Vista previa de resultados.
Hojee cada documento combinado utilizando los botones Prximo registro y Registro
anterior del grupo Vista previa de resultados.
Obtenga una vista previa de un documento especfico haciendo clic en Buscar
destinatario.
NOTA Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la
ficha Correspondencia para abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia,
en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

Finalizar la combinacin

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Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, as como imprimir o cambiar
todos los documentos o slo un subconjunto de ellos.
Imprimir los documentos combinados.
1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a
continuacin, haga clic en Imprimir documentos.

2. Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, slo la copia que est visible en
cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante
los nmeros de registro.
Cambiar copias individuales del documento
1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a
continuacin, haga clic en Editar documentos individuales.

2. Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, slo la copia que est visible en cada
momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los
nmeros de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con un salto
de pgina entre cada copia del documento.
Guardar el documento principal
Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Es
conveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra combinacin de
correspondencia.

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Cuando guarde el documento principal, tambin puede guardar su conexin con el archivo de datos. La
siguiente vez que abra el documento principal, se le pedir que indique si desea volver a combinar la
informacin del archivo de datos en el documento principal.
Si hace clic en S, se abre el documento con la informacin del primer registro ya
combinada.
Si hace clic en No, se rompe la conexin entre el documento principal y el archivo de datos.
El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se
reemplazan con la informacin del primer registro, exclusivamente.