HERRAMIENTAS AVANZADAS “PROCESADOR DE TEXTO WORD”

Cap:10
La Combinación de Correspondencia es un envío masivo de correspondencia. Evita que se escriban una
por una las cartas, los sobres y las etiquetas dirigidas a distintas personas cuyos datos están guardados
en un archivo. Así se obtienen copias de un mismo documento en el que sólo se escribe el texto fijo (que
se repite en todas las cartas) y se generan los datos variables (los que cambian en cada carta).

Documento principal. Es el documento Word que contiene tanto el texto fijo como los campos variables
que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Archivo o tabla formada por registros y
campos que contiene los datos que se utilizarán en el documento principal para sustituir los campos de
combinación luego de fusionar. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una
columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes, el registro será la fila correspondiente a un
cliente, y los campos serán el nombre y la dirección del cliente.
Campos de Combinación. Espacios en el documento principal donde se mostrarán los datos contenidos
en el origen de datos luego de la combinación.

Durante la combinación o fusión, los datos de la primera fila en la Base de Datos se escribirán
automáticamente en los Campos de Combinación del Documento Principal generando la primera
correspondencia. Luego de la segunda fila de la Base de Datos y la e scribirá en los Campos de
Correspondencia del Documento Principal generando la segunda correspondencia y así sucesivamente
hasta crear tantas cartas, etiquetas o sobres como filas figuren en la Base de Datos.

La combinación de correspondencia se puede realizar de dos formas: manualmente o por medio del
asistente de correspondencia

Seleccionar el documento inicial, que es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual
crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones aparecerá una explicación de la
opción seleccionada en ese momento.

En el paso 3: Seleccionar el origen de datos. Se puede utilizar una lista existente (una tabla de Access,
una hoja de Excel, una tabla de Word, etc.), o simplemente escribir una lista nueva.

Seleccionar el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos. Los tip os admitidos son variados,
pero lo más común es utilizar el tipo *.mdb si se tiene los datos en una tabla de base de datos; el tipo
*.xls si se tienen los datos en una hoja de Excel; y el tipo *.doc si se tienen los datos en una tabla de
Word. Indicar la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán
todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta. Seleccionar el archivo y
oprimir en el botón Abrir ; hacer doble clic sobre el archivo o escribir e l nombre del archivo en el campo
Nombre de archivo: y oprimir el botón Abrir Si se elige Seleccionar de los contactos de Outlook : Hacer
clic en la opción Elegir la carpeta de contactos . Aparecerá la ventana para elegir el perfil. Elegir el
nombre del perfil que contiene los datos de origen. Oprimir el botón Aceptar .

Si se elige Escribir una lista nueva : Hacer clic en la opción Crear... . Se desplegará la ventana para
introducir los datos de origen. Introducir los valores en la lista.

Una vez indicado el origen de datos se abre la ventana Destinatarios de combinar correspondencia, en la
que se muestran los datos que se combinarán.

En el paso 4: Redactar el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito).

Para añadir campos de combinación, repetir los siguientes pasos para cada campo: Posicionar el punto
de inserción donde se desea que aparezca el campo de combinación. Hacer clic en la ventana del
asistente sobre el elemento que se desea insertar. En la opción Más elementos... . Aparecerá la ventana
de Insertar campo de combinación con los campos del origen de datos para elegir el campo a insertar.
 PRESENTACIÓN POR DIAPOSITIVAS “CREACIÓN DE PRESENTACIONES”
Cap:11

PowerPoint es la herramienta de Office para crear presentaciones. Las presentaciones son

imprescindibles ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Una
presentación es un conjunto de diapositivas y documentos que se presentan a una audiencia, notas para
el orador y un esquema que sirve como resumen.

INICIAR POWERPOINT. Las opciones para abrir el programa son: Desde el botón Inicio y buscar el icono o
acceso directo del programa.

Elementos. Cuando se inicia PowerPoint aparece la pantalla de trabajo, que presenta elementos
comunes en otros programas para Windows

BARRA DE TÍTULO Indica el Nombre del Programa, Nombre del Archivo y el icono que identifica al
programa. Como no se ha dado nombre al archivo, el programa le asigna el nombre "Presentación 1" al
primero que aparece al abrir el programa.

A la derecha de la Barra de Menús aparecen los botones para Minimizar, Maximizar, Restaurar o Cerrar
la ventana de la presentación.

INMEDIATOS: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la
derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para
ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Salto.

Las barras de herramientas son un sistema cómodo y rápido para ejecutar directamente cualquier
comando de los menús. Cuando se entra al programa aparece una serie de barras de herramientas,
aunque se pueden visualizar otras, quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas barras de
herramientas.

BARRA DE DIBUJO Permite utilizar objetos de dibujo para añadir contenido a las presentaciones.
Generalmente aparece en la parte inferior sobre la barra de estado.

BARRA DE ESTADO Indica el número de diapositivas, el tipo de diseño, el diccionario en uso, etc.

La regla de PowerPoint tiene el origen en el centro de la página, tanto horizontal como vertic al, y
permite establecer la posición de los objetos con contenido dentro de la diapositiva.

Ajustar: permite hacer que los objetos se ajusten a la cuadrícula y / o a otros objetos de la diapositiva.
Configuración de la cuadrícula: permite definir e l tamaño de las celdas que forman la cuadrícula o
establecer que la cuadrícula sea visible en la pantalla. Configuración de las guías: establece que las líneas
de guía sean visibles en la pantalla.

Área de esquema: parte izquierda de la pantalla donde es posible seleccionar la diapositiva a visualizar
en la parte derecha para modificara. Presenta dos opciones: Esquema: Presenta los títulos de las
diapositivas con su número y orden. Diapositivas: Presenta las diapositivas en miniatura.

Área de notas: parte inferior de la ventana donde se introducen aclaraciones sobre la diapositiva o notas
de apoyo para el orador. Estas notas no aparecen en la presentación pero pueden imprimirse en la
presentación en papel.

CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS. Muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de

aparición, indicándolo junto a cada diapositiva. Se tiene una visión global de la presentación, permite
localizar una diapositiva más rápidamente y es útil para organizar diapositivas (mover, copiar o eliminar)