Vision General SAP PDF

Direccin Corporati va de Finanzas
Subdireccin de Sistemas de Informacin

Gerencia de Soporte y Operacin Financiera
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1 Gerencia de Soporte y Operacin Financiera - Visin General SAP - Diciembre 2006
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Objetivo del documento
SAP como empresa
Generalidades del sistema SAP R/3
Conceptos
Caractersticas
Configuracin
Soluciones y componentes SAP
Soluciones
Componentes
Funcionalidad SAP R/3
Funcionalidad SAP BW y SAP SEM
Ejemplo de soluciones mySAP
Entorno de Operacin del Sistema SAP
Cuentas de usuario
Dueo de Proceso
Mesa de Ayuda
Utilizacin en el grupo PEMEX
Contenido
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Objetivo del documento
El objetivo del presente documento es el de proporcionar a los usuarios
del sistema SAP en el Corporativo, los conocimientos bsicos acerca de
las soluciones, los componentes de aplicacin y la terminologa en SAP.
Esto les permitir tener una visin general de la solucin y podrn ubicar
sus actividades en el contexto general de funcionamiento del sistema
SAP en el Corporativo.
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SAP como empresa
S A P significa, Systems, Aplications and Products in Data Procesing
SAP AG, es una empresa alemana con mas de 30 aos de experiencia y ofrece una
serie de productos para una amplia variedad de empresas y distintas soluciones de
negocio para empresas de diversos tamaos.
Actualmente cuenta con ms de 36,000 clientes en el mundo y es la compaa de
software de negocio ms grande a nivel mundial teniendo presencia en mas de 120
pases.
SAP es un software, es decir, un sistema desarrollado por la compaa SAP AG y
comercializado en Mxico por la compaa SAP Mxico S.A. de C.V.
SAP R/3 es una solucin de negocio implementada en Pemex Corporativo desde
febrero de 1997, sustituyendo a los Sistemas Institucionales de aquella poca (SIC
Sistema Institucional de Contabilidad, SICEP, Sistema Institucional de Control del
Ejercicio Presupuestal, SIPAT Sistema Institucional de Pago a terceros), entre otros.
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Conceptos
Versiones:
Debido a cambios en las Leyes, Lineamientos, Normas, Reglamentos, etc., tanto
internas como externas, as como tambin por la evolucin tecnolgica e integracin de
las mejores practicas, a todo software se le realizan adecuaciones y/o mejoras, para as
continuar apoyando la operacin de las empresas. Por lo tanto SAP AG libera
peridicamente nuevas versiones a fin de mantenerse a la vanguardia en lo que al ERP
respecta. La versin con la que hoy da se realizan las operaciones en el Corporativo se
conoce como SAP R/3 Enterprise 4.7.200. Siendo R/3 la tercera generacin del
sistema y Enterprise 4.7.200la versin.
ERP:
SAP R/3 es un sistema tipo ERP (Enterprise Resource Planning) que procesa datos en
tiempo real y los graba en una base de datos central, para que la empresa pueda
acceder con rapidez a su informacin y as alcanzar un elevado nivel de control,
transparencia y eficacia.
Mejores practicas:
SAP R/3 ha integrado, a lo largo de los 30 aos de desarrollo, las mejores prcticas,
experiencia, estrategias y conocimientos empresariales. Esto es, la forma mas optima
de realizar un proceso a nivel mundial.
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Caractersticas
Seguridad:
Permite el acceso especfico a los procesos de informacin que demanda un usuario en
el sistema, por medio de la definicin de autorizaciones, roles y la asignacin de estos a
claves de usuario.
Integral:
SAP R/3 tiene como objetivo la integracin de la informacin de los diversos procesos de
negocio en la empresa y el registro de operaciones a nivel de origen, de manera que las
diversas operaciones de la empresa estn relacionadas y son afectadas o afectan a
otras funciones siguiendo un modelo de procesos integral.
Compatible:
SAP R/3 ha evolucionado de manera que es un sistema abierto a la interaccin con
diversas plataformas de bases de batos y sistemas operativos con lo cual se garantiza su
buen funcionamiento, con una adecuada interaccin e integracin con aplicaciones
empresariales y servicios Web independientes de la plataforma SAP, pues el Sistema
SAP R/3 est basado en estndares de la industria.
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Caractersticas
No modificable:
Contractualmente se establece que la funcionalidad estndar no se modifica dentro del
sistema para as asegurar la garanta del producto.
Configurable:
Permite definir dentro del estndar del sistema SAP R/3, los procesos de negocio de
nuestra empresa, incorporando la normatividad correspondiente, por medio de registros
maestros, catlogos, validaciones y la seleccin de la funcionalidad propuesta.
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Configuracin
A continuacin mostramos los conceptos bsicos en los que se basa el sistema SAP R/3 a fin de ser
utilizados para representar la estructura de una empresa y los procesos empresariales que se
realizan en el sistema. Estos son: elementos de organizacin, datos maestros y transacciones.
Elementos de organizacin:
Definen la estructura organizacional de una empresa dentro de SAP y se emplean en las
aplicaciones SAP mediante elementos de organizacin tales como la sociedad, centro,
almacn, entre otros.
Datos maestros:
Creados en forma centralizada y disponibles para todas las aplicaciones y todos los
usuarios autorizados, tales como datos maestros de proveedores, acreedores, clientes y
materiales entre otros.
Los datos maestros permiten definir, dentro de la funcionalidad estndar del sistema, las
caractersticas y comportamiento de los procesos de negocio apoyados.
Transacciones:
Son programas de aplicacin que ejecutan especficamente un proceso empresarial en el
sistema SAP, tales como la creacin de un pedido, una cuenta por pagar cobrar entre
otras.
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SAP ofrece una amplia gama de productos para diversos sectores y empresas de todos los
tamaos, los cuales son escalables, es decir, se pueden ajustar al tamao de los procesos de
una empresa y a sus cambios constantes. As, al conjunto base de productos o soluciones se
le llama mySAP Business Suite y es la forma en que se comercializa.
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SAP Componentes de Aplicacin
mySAP CRM
mySAP SCM
mySAP SRM
mySAP ERP
mySAP PLM
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SAP Componentes Tecnolgicos
mySAP Business Suite, se integra de soluciones y estas a su vez por componentes.
Soluciones y componentes se pueden utilizar de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
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Soluciones:
Una solucin permite realizar procesos y funciones de negocio y se integra por un
conjunto organizado de componentes, para su identificacin se le antepone el prefijo
mySAP. Algunas de ellas son:
Enterprise Portal mySAP EP
Enterprise Resource Planning mySAP ERP
Product Lifecycle Management mySAP PLM
Corporate Finance Management mySAP CFM
Real State Management mySAP REM
Logistics Execution System mySAP LES
Business Intelligence mySAP BI
Supplier Relationship Management mySAP SRM
Supply Chain Management mySAP SCM
Customer Relationship Management mySAP CRM
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Componentes:
Los componentes son la parte tcnica del software de SAP y se les antepone el prefijo
SAP. Algunos de ellos son:
Portal Empresarial SAP EP
Administracin Empresarial Estratgica SAP SEM
Base de Informacin de Negocios SAP BW
Enterprise Resource Planning SAP R/3
Operando en el Corporativo:
Administracin de relacin con proveedores SAP SRM
Infraestructura de Intercambio de Informacin SAP XI
Administracin Financiera Corporativa SAP CFM
En proyecto de implantacin en el Corporativo:
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Componentes:
Compras de Negocio a Negocio SAP B2B
Planeacin y Optimizacin SAP APO
Seguridad e Higiene Ambiental SAP EHS
Administracin de Bienes Inmuebles SAP REM
Administracin de Relacin con el Cliente SAP CRM
Administracin del Conocimientos SAP KM
Otros componentes:
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IS
Soluciones
de
Industria
Funcionalidad SAP R/3
Mdulos:
SAP R/3 es un componente transaccional, que opera mediante la ejecucin de
transacciones y esta integrado por mdulos y sub-mdulos, los cuales realizan una
funcin especifica, y se interrelacionan entre si para proporcionar u obtener
informacin. Algunos de ellos son:
MM
Materiales
PP
Produccin
SM
Servicios
FI
Finanzas
QM
Gestin de
Calidad
CO
Costros
TR
Tesorera
PS
Proyectos
RE
Inmuebles
IM
Inversiones
EC
Control
Empresarial
PM
Mantenimiento
de Plantas
SD
Ventas y
Distribucin
HR
Recursos
Humanos
SAP R/3
WF
Workflow
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A continuacin se presenta una breve explicacin de la funcionalidad de algunos de los
mdulos.
MM Administracin de Materiales
Apoya la parte de Adquisiciones y
Almacenes en tareas como
requisiciones, peticiones de oferta,
evaluacin de proveedores, pedidos,
recepcin de bienes o servicios,
anticipos, facturacin, planificacin de
necesidades, control de stocks,
valoracin de materiales e inventarios
fsicos, as como en la administracin
interna de un almacn.
Gestin de inventarios
Compras
Facturacin
Gestin de servicios
Planificacin necesidades
Gestin de almacenes
MM
Administracin
Materiales
FI Contabilidad Financiera
Integra la funcionalidad del control
centralizado de cuentas; control de
acreedores, deudores, del registro de
operaciones, del cierre y la
consolidacin. La administracin del
activo fijo. Interacta con los
mecanismos de presupuestacin y
control del ejercicio ahora ubicados en
el mdulo IS-PS (Public Sector).
Permite la definicin de libros
especiales, as como la gestin de
viajes.
Libro Mayor
Cuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
Control Presupuestal
Activos Fijos
Consolidacin
Ledgers especiales
Gastos de viaje (1)
FI
Contabilidad
Financiera
HR Recursos Humanos
Integra los procesos de
administracin de la organizacin y
de los recursos humanos, la
administracin y control de tiempos,
el clculo de nmina, as como la
administracin de eventos,
administracin de tiempos, nmina y
gastos de viaje.
HR
Recursos
Humanos
Gestin de personal
Gestin de tiempos
Nmina personal (2)
Capacitacin y eventos
No implantado
(1) En proceso de implantacin
(2) Proyecto futuro de implantacin
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CO Costos
Incluye la funcionalidad de
contabilidad de costos de operacin,
de produccin, de centros de
beneficios y anlisis de rentabilidad.
La contabilidad de costos de operacin
tiene tres niveles; contabilidad de
centros de costo, contabilidad por
rdenes de costo y contabilidad de
costos por actividad.
Costos de gastos generales
Costos de Operacin
Contabilidad de centros de costos
Contabilidad rdenes
Contabilidad costos por actividad
Costos de Produccin
Anlisis de rentabilidad
Cont. de centros de beneficio
CO
Contabilidad
Costos
TR Tesorera
Integra la funcionalidad de posicin y
proyeccin de caja para administracin
del flujo de efectivo. Tambin contiene
la administracin de inversiones y de
riesgos financieros, as como de
prstamos.
TR
Tesorera
Control de fondos
Gestin de fondos
Admn. Inversiones. Financieras.
Gestin de riesgos financieros.
Gestin de prstamos
No implantado
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WF Workflow
(Automatizacin de flujos de trabajo)
Es un componente de servicio que involucra varios
mdulos, su funcionalidad est en automatizar y
controlar electrnicamente el flujo de los procesos
de la empresa que han sido implementados en SAP.
La funcionalidad de este componente resuelve
procesos, por lo tanto puede cruzar a lo largo de
varios mdulos del Sistema.
En el corporativo esta habilitado en la parte de
compras dentro del proceso concursal.
Se implantarn escenarios de workflow con la entrada
de la solucin de Finanzas Corporativas.
WF
Workflow
IS Soluciones de Industria
En esta parte se ubican soluciones especficas para
diversos ramos de la industria. Se trata de
funcionalidades completas que fortalecen a las empresas
con una herramienta escalable, flexible e integrada al
mundo SAP.
En este concepto encontramos soluciones como:
IS-Healthcare, IS-Pharmaceuticals, IS-Oil & Gas, IS-
Aerospace, IS-Telecommunications y varias ms.
En el Corporativo dada la entrada a la versin 4.7
Enterprise del sistema R/3, la funcionalidad
presupuestaria ya se considera como una solucin de
industria (IS Public Sector) ms que una parte del mdulo
FI, la cual tenemos operando en el Corporativo.
IS
Soluciones de
Industria
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BW
Business
Warehause
Funcionalidad SAP BW y SAP SEM
SEM Administracin Empresarial Estratgica
Tomando como base el almacn de datos empresarial
Institucional permite realizar funciones de para la administracin
estratgica como lo son la consolidacin financiera, planeacin,
monitoreo del desempeo y monitoreo de la estrategia
empresarial.
SEM BCS Consolidacin de informacin financiera
SEM BPS Planeacin y Simulacin
SEM CPM Monitor de desempeo corporativo
SEM SRM Relacin con inversionistas
SEM
Strategic
Enterprise
Mangement
BW Almacn de Datos Empresarial
El almacn de datos empresarial es la base para la Inteligencia
de Negocio (Business Intelligence BI), permite establecer una
plataforma de informacin slida que asegura precisin y
oportunidad en la integracin y homologacin de datos de las
diversas fuentes de informacin del negocio, para que desde esta
capa intermedia de informacin se detonen acciones de anlisis,
planeacin y estrategia de negocio. El reporteo flexible permite
realizar anlisis desde diferentes perspectivas, presentacin de
grficas desde el componente mismo como de portales
corporativos.
BW Workbench Administracin y modelado
BW Explorer Herramienta de anlisis
BW Content Estructuras de datos predeterminadas
asociadas a los procesos de negocio
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SAP R/3
SAP SRM SAP BW SAP XI SAP SEM
Ejemplo de soluciones mySAP
mySAP CFM Corporate Finance Management:
La Administracin de Finanzas Corporativas es una solucin financiera que optimiza el flujo
de fondos, la gestin de riesgos y la tesorera, cuentas electrnicas y visualizacin de
facturas, adems de pagos por Internet. Acelerando los procesos financieros mientras se
reduce el capital de trabajo y se mejora la liquidez de los negocios. Mitiga riesgos, reduce el
plazo de los atrasos promedio y administra los fondos y la liquidez de manara mas eficiente.
La implementacin del CFM incluye entre otros los siguientes componentes principales:
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Cuentas de usuario
Para el acceso al sistema SAP R/3 es necesario contar con una cuenta de usuario, la cual se integra
por:
Usuario:
Que est formada hasta por 12 caracteres alfanumricos (Letras, nmeros y guiones).
Contrasea:
Que est formada desde 6 hasta 8 caracteres alfanumricos.
Roles:
Que estn integrados por una serie de autorizaciones que debern corresponder a las
funciones a desarrollar en el sistema, las cuales debern estar previamente autorizadas tanto
por el Gerente del usuario como por el dueo del proceso.
Responsiva:
Documento que emite el sistema en donde se estipulan los derechos y deberes que se
adquieren al tener una cuenta de usuario de acuerdo a la Ley Federal de Responsabilidades
Administrativas.
Puntos de inters a considerar:
Las cuentas se bloquean cuando no se emplean durante 45 das.
Se tienen tres oportunidades para el acceso correcto al sistema, de ser errneos, en forma
automtica se bloquear la cuenta.
Entorno de Operacin del sistema SAP
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Dueo de Proceso
Es el rea/persona experto y responsable desde el punto de vista negocio funcional (usuario), de
identificar y definir la funcionalidad ms adecuada del Sistema SAP para los propsitos de los
procesos de negocio de PEMEX. Con base a ello, se determinan los desarrollos y configuraciones,
que implementen nueva funcionalidad as como mejoras en el Sistema SAP para el soporte y apoyo
a los procesos de negocio.
Cada proceso de negocio en el Corporativo tiene un dueo de proceso quin en conjunto con el
personal especialista en el Sistema SAP de la Gerencia de Soporte y Operacin Financiera,
procuran el desempeo y funcionalidad ms adecuada del Sistema acorde a las necesidades de los
procesos de negocio.
De esta manera las actualizacin y/o modificaciones al Sistema SAP son validados y autorizados
invariablemente por un experto de negocio denominado dueo de proceso.
Entorno de Operacin del sistema SAP
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Entorno de operacin del Sistema SAP
Mesa de Ayuda
Permite optimizar el registro y seguimiento de incidentes y problemas de los Sistemas y
Servicios administrados por la Gerencia de Soporte y Operacin Financiera (GSOF), as como
de las solicitudes de Cambios en la Infraestructura en que estn soportados, para los usuarios
del Corporativo y Organismos Subsidiarios.
El Sistema SAP es uno de estos Sistemas administrados por la GSOF.
El servicio se proporciona de lunes a viernes en horario de 08:00 a 19:00 hrs. en la extensin
270-70 y a travs del buzn hd@dcf.pemex.com.
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En el grupo PEMEX se han implementado, segn sus necesidades, algunos componentes y
soluciones de SAP en los siguientes organismos:
Pemex Corporativo
Pemex Exploracin y Produccin
Pemex Refinacin
Pemex Gas y Petroqumica Bsica
Instituto Mexicano del Petrleo
Utilizacin de SAP en el grupo PEMEX
Actualmente existen soluciones SAP BW en Organismos Subsidiarios y el Corporativo
interconectadas a nivel central (dentro del Corporativo) para efectos de consolidacin
institucional.
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