Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
a
l
e
g
a
l
Bienestar
Estudiant
il
S
e
r
v
i
c
i
o
d
e
b
i
b
l
i
o
t
e
c
a
Recurso
s
Humano
s
Recurs
os
Fsicos
Recurs
os
Financ
Gestin
Tecnolg
.
C
o
n
s
e
j
e
r
a
E
s
t
u
d
i
a
n
t
i
l
S
e
r
v
i
c
i
o
S
o
c
i
a
l
G
e
s
t
i
n
d
e
P
r
a
c
t
i
c
a
s
S
e
l
e
c
c
i
n
C
o
n
t
r
a
t
a
c
i
n
E
v
a
l
u
a
c
i
n
C
o
m
p
r
a
s
T
r
a
n
s
f
e
r
e
n
c
i
a
d
e
b
i
e
n
e
s
P
a
g
o
a
t
e
r
c
e
r
o
s
G
e
n
e
r
a
c
i
n
d
e
r
e
c
.
F
i
n
a
n
c
i
a
m
i
e
n
t
o
A
d
m
.
d
e
l
a
r
e
d
D
e
s
a
r
r
o
l
l
o
d
e
n
u
e
v
o
s
s
i
s
t
.
M
a
n
t
e
n
i
m
i
e
n
t
o
Facultad X X X X X X X X
Departamento
Acadmico
X X X X X
Coord. Carrera 1 X X X X X X
o Docencia X X
Coordinacin
Carrera 2
X X X
o Docencia X X
Coord. Carrera 2 X X X
o Docencia X X
Coord.de Proyeccin
Social
X X
Proyectos X
Instituto de
Investigacin
X
Proyectos X
Figura N 8.5 Tabla de distribucin de Discrecin
El Departamento Acadmico, tiene que ver con cuatros funciones, estas son: la conserjera
estudiantil, la seleccin de personal, la evaluacin y servicio de biblioteca. Aqu podramos observar,
que no puede contratar, esto lo hace la administracin central, donde las propuestas elevadas son
observadas e en algunas ocasiones cambiadas. Esto es una clara muestra de falta de autonoma en
la organizacin.
Las Coordinaciones de Carrera, participan en las funciones de servicios de biblioteca, seleccin y
evaluacin del personal docente.
Si observamos las tareas primarias de investigacin y proyeccin social, casi no tienen ingerencia con
las funciones reguladoras, la relacin es mnima. Esto nos lleva a inferir que estas tareas han sido
descuidadas en la facultad. La tarea de proyeccin social, casi no cumple el rol que se le ha
Metodologas Sistmicas M.S.V.
Ing. Fidel CASTRO CAYLLAHUA
encomendado, quizs sera interesante que participe en la seleccin del personal que va a realizar el
proyecto, conseguir presupuesto, y as tener mayor participacin. Ms adelante, analizaremos su
interaccin con el entorno.
En cuanto a la investigacin, casi presenta los mismos problemas, no hay seleccin de participantes
ni de problemas o reas de investigacin, ni se participa en conseguir financiamiento.
Modelamiento de la estructura organizacional
Una vez, realizado el anlisis de la distribucin de discrecin, vamos a modelar la estructura
organizacional en base al Modelo de Sistema Viable, lo que nos permitir diagnosticar el actual
estado de la organizacin. Justamente, la tabla de distribucin de discrecin, nos servir como punto
de partida, la cual lo mapearemos a la estructura de Modelo del Sistema Viable, y producto de este
proceso obtendremos el diagnstico buscado.
o Mapeo de la tabla de distribucin de discrecin
El proceso consiste en contrastar las lneas donde se estableci la relacin de discrecin de las
tareas primarias y las funciones reguladoras con los propsitos sistmicos que son:
Proveer una capacidad de inteligencia que permite a las tareas primarias apreciar su
rendimiento en funcin de su entorno.
Apoyar la negociacin de recursos, que busca la distribucin de recursos a las tareas
primarias.
Dar soporte a la intervencin corporativa, tiene el propsito de dar instrucciones no
negociables a las tareas primarias.
Monitorear, tiene el fin de establecer comunicacin entre dos niveles diferentes de recursin.
Coordinar, busca alinear a cada momento alinear el accionar de las tareas primarias con la
del sistema.
Adems, es necesario considerar el propsito de la organizacin que est dado por la poltica
organizacional.
Analicemos la lnea de discrecin de la facultad contra los propsitos. En primer lugar, tenemos la
funcin de asesora legal (ver figura N04) que nos pone al tanto de todas las normas legales
respecto al entorno y tambin, hace que las normas se cumplan en la organizacin. Por tanto tiene
relacin con los propsitos de inteligencia, intervencin corporativa y poltica.
En la funcin de Gestin de Prcticas, la organizacin debe interrelacionarse con otras
organizaciones del entorno, lo que implica su relacin con el propsito de inteligencia.
Con respecto al servicio de biblioteca, es necesario negociar los recursos dentro del presupuesto
y tomar contacto con los distribuidores de bibliografa, por lo que se relaciona con los propsitos
de negociacin de recurso e inteligencia.
La seleccin de personal, es una actividad que se debe de realizar de acuerdo a polticas de la
organizacin, para lo cual hay que relacionarse con el entorno para captar los profesionales
adecuados, es necesario para su contratacin negociar presupuestos, se realiza por intervencin
corporativa, para lo cual hay que monitorear lo que tenemos y finalmente tenemos que coordinar la
alineacin con las polticas de la organizacin. La avaluacin de personal es en forma similar, a
excepcin de la negociacin de recursos que no hay.
Funcin
Tarea
A
s
e
s
o
r
a
l
e
g
a
l
Bienestar
Estudiantil
S
e
r
v
i
c
i
o
d
e
b
i
b
l
i
o
t
e
c
a
Recursos
Humanos
Recurso
s Fsicos
Recursos
Financ.
Gestin
Tecnolg.
C
o
n
s
e
j
e
r
a
E
s
t
u
d
i
a
n
t
i
l
S
e
r
v
i
c
i
o
S
o
c
i
a
l
G
e
s
t
i
n
d
e
P
r
a
c
t
i
c
a
s
S
e
l
e
c
c
i
n
C
o
n
t
r
a
t
a
c
i
n
E
v
a
l
u
a
c
i
n
C
o
m
p
r
a
s
T
r
a
n
s
f
e
r
e
n
c
i
a
d
e
b
i
e
n
e
s
P
a
g
o
a
t
e
r
c
e
r
o
s
G
e
n
e
r
a
c
i
n
d
e
r
e
c
.
F
i
n
a
n
c
i
a
m
i
e
n
t
o
A
d
m
.
d
e
l
a
r
e
d
D
e
s
a
r
r
o
l
l
o
d
e
n
u
e
v
o
s
s
i
s
t
.
M
a
n
t
e
n
i
m
i
e
n
t
o
Facultad X X X X X X X X
Poltica X X X X X
Inteligencia X X X X X X X
Intervencin
corporativa
X X X X
Negociacin de X X X X X
Metodologas Sistmicas M.S.V.
Ing. Fidel CASTRO CAYLLAHUA
recursos
Monitoreo
X X X
Coordinacin
X X X X
Figura N 8.6 Relacin de la distribucin de discrecin con los propsitos
La generacin de recursos guarda relacin, con las polticas de la organizacin, la inteligencia ya
que la tarea se hace en relacin al entorno, para implementarlo es necesaria la intervencin
corporativa y es necesario coordinar en funcin a las metas.
El financiamiento, busca los presupuestos necesarios para realizar las diferentes tareas, que se
traduce fundamentalmente en la elaboracin del presupuesto. Esta tarea se hace en funcin de
las polticas institucionales, es necesario negociar con el entorno, negociar los recursos y
coordinar de acuerdo a los propsitos.
o Estudio de los mecanismos de cohesin
Los mecanismos de cohesin de la facultad estn relacionados con las funciones de regulacin,
tal como se muestra en la figura 8.7. Como se podr apreciar las funciones de regulacin son:
asesora legal, gestin de prcticas, servicio de biblioteca, seleccin de recursos humanos,
evaluacin de recursos humanos, transferencia de bienes fsicos, Generacin de recurso
financieros y finanzas. Todas estas funciones se concentran en la gerencia de cohesin, tal como
puede apreciarse en la figura N 8.7. Adems, se muestra que esta debe interactuar con los
niveles operacionales a travs de los canales de negociacin de recursos e intervencin
corporativa. Tambin, tiene dos mecanismos propios que le informan sobre la actuacin del
sistema, estos son: el monitoreo y coordinacin.
Asesora Legal
Gestin de Prcticas
Servicio de Biblioteca
Seleccin de Personal
Evaluacin de Personal
Transferencia de Bienes
Generacin de Recursos
Finanzas
Negociacin de Rec. Intervencin Corporativa
Monitoreo Coordinacin
Gerencia de Cohesin
Metodologas Sistmicas M.S.V.
Ing. Fidel CASTRO CAYLLAHUA
Figura N 8.7 Mecanismos de cohesin
Al analizar los mecanismo de cohesin de la funcin reguladora de asesora legal, podemos
analizar que el medio por el cual se realiza monitoreo sobre el cumplimiento legal de las
actividades es a travs de la revisin de los documentos generados. La coordinacin (S2) como
sabemos hace llegar informacin a la gerencia de cohesin sobre la actuacin de la parte
operativa, en nuestro caso las diferentes coordinaciones hacen llegar sus observaciones sobre
algn problema legal que se podra presentar, pero esta accin no es siempre, lo que origina a
veces que se cometan vicios legales. El canal de negociacin de recursos en lo referente a esta
funcin casi no funciona, ya que, es casi una funcin corporativa y no de la parte operativa. El
canal de intervencin corporativa, aqu si funciona, porque a travs de este se dan las normas y
reglamentos en base a lo cual se regir todas las actividades de la organizacin. Haciendo una
evaluacin en la facultad este canal no siempre funciona, ya que a veces no llega a todos estas
normas o simplemente no se dan a conocer como debera ser en toda organizacin. El monitoreo
en la funcin reguladora de gestin de prcticas, debera hacerse mediante la comprobacin de la
efectividad de las prcticas que realizan los estudiantes. El mecanismo que se ha implementado
es asignar a cada estudiante practicante un asesor docente, quien debe hacer seguimiento a sus
prcticas. La coordinacin se implementa a travs de los informes que hacen los profesores
asesores de prcticas a travs de la coordinacin respectiva. Pero, la coordinacin no hace los
balances ni lleva la estadstica sobre la calidad y cantidad de prcticas, para de esa manera
mejorar esta funcin. El canal de negociacin de recursos sirve para asignar profesores asesores
a los practicantes, no existe otros recursos ms que se puedan negociar como por ejemplo
vacantes de prcticas asignadas a la universidad por empresas ni similares. El canal de
intervencin corporativa acta a travs de los reglamentos establecidos de prcticas pre
profesionales. En forma similar habra que analizar las dems funciones.
o Mecanismos de Adaptacin
Los mecanismos de adaptacin permiten hacer una evaluacin del balance entre la gerencia de
cohesin y gerencia de desarrollo en cada actividad primaria. Para esto, es necesario evaluar las
funciones reguladoras y mapearlos al modelo del sistema viable, teniendo en cuenta que
funciones estn relacionadas con la organizacin interna que Espejo lo denomina el adentro y el
ahora y aquellas que estn relacionadas con el entorno o el afuera y el entonces. Las funciones
estn relacionadas con la parte interna son: finanzas, seleccin y evaluacin de recursos
humanos, gestin de prcticas, servicio de biblioteca y transferencia de bienes. Las relacionadas
con la el entorno sern: generacin de recursos, finanzas y gestin de prcticas. Ahora estas
deberan estar estrechamente relacionadas para un buen funcionamiento de la organizacin (ver
figura N 8.8). Una vez, que se determinado tanto la gerencia de cohesin como la de desarrollo,
pasemos a analizar cada gerencia. La gerencia de inteligencia que tiene que ver con el desarrollo
de los planes de desarrollo, tiene que interactuar con el entorno y con la gerencia de cohesin.
Para la funcin reguladora de generacin de recursos, es necesario recoger informacin sobre la
demanda del servicio que se va a poner a disposicin del cliente. En nuestro caso sera clientes
para los cursos de titulacin. En base a esta, se desarrolla el respectivo proyecto. La deficiencia
que existe es que no se proyecta a largo plazo.
Finanzas Sel. Eval. De
personal
Gestin de
Practicas
Transfer. De
Bienes
Generacin
de recursos
Gestin de
Prcticas
Finanzas
Inteligencia
Cohesin
Poltica
GERENCIA
Metodologas Sistmicas M.S.V.
Ing. Fidel CASTRO CAYLLAHUA
Figura N 8.8 Diagrama de las gerencias de Cohesin y de Desarrollo
En cuanto a las finanzas, la negociacin se realiza con la administracin central, para conseguir
los presupuestos necesarios para las actividades primarias de la organizacin. La funcin gestin
de prcticas, tambin debera interactuar con el entorno para conseguir las vacantes de prcticas
necesarias.
La comunicacin entre la gerencia de desarrollo con la de cohesin deben estar bien integradas,
en la facultad estas operaciones recaen en la Decanatura, el Consejo de Facultad y la Jefatura de
Departamento, estos rganos estn bien integrados, cuando el equipo previamente a concordado
en sus lineamientos.
En cuanto a la poltica que debe ser dada por el mximo rgano de gobierno como es el Consejo
de Facultad, esta debe definirla y a travs de la Decanatura, encaminarla a las gerencias para su
proyeccin e implementacin.
o Modelamiento con el MSV
Todo el trabajo realizado hasta este punto, ahora se integra en el modelo del Sistema Viable, el
cual nos permitir, tener una visin sistmica de la estructura organizacional y as evaluarla.
En primer lugar, es necesario presentar las actividades primarias junto con su entorno y su
gestin. Tenemos tres actividades primarias establecidas:
o Formacin Profesional
Tiene como entorno a la sociedad cuyos hijos deciden tomar los servicios de la facultad para
formarse profesionalmente en las especialidades que ofrece. Concretamente, toma a los jvenes
egresados de colegios de nuestra regin. Una vez dentro del sistema son formados a travs de las
clases tanto tericas como prcticas (prcticas de laboratorio o de campo). En cuanto a la gestin
es realizada por las Coordinaciones de Carrera y la Jefatura de Departamento.
Podemos comentar, que la gestin de las coordinaciones de carrera no est consolidada, debido a
que muchas de las funciones asignadas se traslapan con las de la Jefatura de Departamento.
Creemos que estas deben ser claramente diferenciadas y as darles la autonoma necesaria para
que su desenvolvimiento dentro de la organizacin sea viable.
Departamento
Acadmico
Carrera 1
Carrera 2
Carrera 3
CC
CC
CC
Metodologas Sistmicas M.S.V.
Ing. Fidel CASTRO CAYLLAHUA
Figura N 8.9 Implementacin de la tarea primaria de formacin profesional
o Investigacin
Esta tarea toma un entorno no muy bien establecido, ya que los proyectos de investigacin
emprendidos no estn definidos dentro de alguna clasificacin. Por lo que se debe plantear y
organizar las lneas de investigacin en reas relacionadas a la aplicacin de las
especialidades impartidas. En cuanto a la implementacin de la tarea, se realiza mediante
proyectos que cada docente, voluntariamente, presente un proyecto y lo desarrolle dentro de
su cronograma de trabajo establecido. Los gastos de la investigacin son financiados con el
monto asignado por este rubro a los docentes nombrados, que realizan esta actividad. Para
investigaciones de trascendencia este monto no es suficiente, por lo que se debe buscar
mecanismos para conseguir el financiamiento correspondiente. La gestin de la
investigacin est a cargo del instituto de investigacin de la facultad, cuya funcin es slo
de trmite de los proyectos.
o Proyeccin Social.
Esta tarea tiene la finalidad de apoyar a las comunidades de nuestra sociedad en la que
estamos inmiscuidos, con trabajos de aplicacin que ayuden a aliviar los problemas que
presentan. El entorno relacionado con esta actividad son las comunidades y organizaciones
de nuestra regin. La implementacin de la tarea se realiza a travs de proyectos que son
realizados por estudiantes bajo la tutela de un docente asesor. La gestin est a cargo de la
Coordinacin de Proyeccin Social, que es el ente que se encarga de hacer la gestin de los
proyectos desde su inscripcin hasta su culminacin y emisin de su certificado
correspondiente.
El segundo sistema o coordinacin, que se encarga de recoger la informacin de desempeo y de
sincronizacin de trabajo entre las tareas primarias no est claramente establecida. De alguna
manera, el decanato se encarga de recoger la informacin de desempeo de las tareas primarias.
Ahora, no existen coordinaciones intermedias que permitan la sincronizacin de trabajo entre las
actividades primarias.
El tercer sistema o de Control, tambin llamado gerencia de cohesin, est a cargo del decanato,
que debe velar por el funcionamiento interno, manejando las tres lneas de mando, la negociacin
de recursos, de intervencin corporativa y de responsabilidad. El canal de negociacin de recursos
funciona en el periodo en que se realiza el presupuesto de las diferentes dependencias de la
facultad, mas casi queda inactiva en otros periodos. El canal de intervencin corporativa, tambin
tiene deficiencias, ya que, existen muchas dependencias e integrantes no se identifican con la
institucin. Creemos que los se debe intensificar la tarea de interiorizar la identidad de la
organizacin.
Finalmente, el canal de responsabilidad, que es el encargado de atenuar la informacin recibida
de las tareas primarias de acuerdo a las necesidades de la gestin, creemos que tambin debe de
ser ms fluida, ya que creemos debe haber un seguimiento continuo de la labor operativa.
El sistema de monitoreo, es realizado slo para hacer seguimiento a la tarea de formacin
profesional, mas no a las otras dos tareas primarias. Generalmente se suele usar las encuestas a
estudiantes sobre el desempeo de los docentes. Se debe implementar otros mecanismos para
esta tarea y las otras.
El sistema de Inteligencia o Gerencia de Desarrollo, es realizado por el Consejo de Facultad y la
Decanatura, pero no en forma sostenida, sino en forma espordica.
El sistema cinco o de Poltica, se encarga de mantener la identidad de la organizacin, genera las
polticas o rumbos a seguir en la organizacin, trabaja estrechamente con los sistemas tres y
cuatro, balanceando su funcionamiento. Esta funcin lo desempea el Consejo de Facultad.
Metodologas Sistmicas M.S.V.
Ing. Fidel CASTRO CAYLLAHUA
Figura N 8.10 El modelo del Sistema viable de la Facultad
Departam.
Acadmico
Instituto de
Investigac.
Coordinac.
de Proy.
Social
Decanatura
Formac.
Profes.
Investigacin
Proy. Social
Informes de
actuacin
Encuestas
Consejo de Facultad
Decanatura
Consejo de Facultad
Mercado
Laboral
Egresados
de Colegios
Problemas
de la
sociedad
Problemas
de la
Comunidad
ANR
Adm. Central
Otras Fac.
Competencia