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Te ofrecemos una serie de reglas que te servirn
L
a definicin ms tcnica de carta comercial nos la muestra
como el instrumento de comunicacin entre dos empresas o
entre una empresa y un particular. Lo cierto es que puede llegar
a convertirse en la mejor o en la peor primera impresin.
Una carta comercial puede impulsar un contacto o desecharlo, animar
a una compra, resolver una reclamacin o prolongarla en el tiempo
Existen varios tipos de cartas comerciales dependiendo de su finalidad,
pero nos vamos a quedar con las que se utilizan para presentar una
empresa, un producto o un servicio. La redaccin puede variar en
funcin del destinatario, pero la estructura debe ser siempre la misma:
encabezamiento, cuerpo (introduccin, ncleo y conclusin) y cie-
rre. Analizaremos cuatro ejemplos distintos.
Isabel G. Mndez
Tu mejor tarjeta
Una carta comercial puede convertirse en la
mejor forma de presentar nuestra empresa,
nuestro producto o a nosotros mismos.
Seguir unas sencillas pautas a la hora de
crearla te ayudar a conseguir tu objetivo.
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para disear y redactar cartas de presentacin
de visita
E
l encabezamiento
debe constar, al
menos, de la presen-
tacin del remitente, del
destinatario y el saludo. Si
la compaa dispone de
membrete, se incluir.
Cuando la comunicacin
es a otra empresa, convie-
ne aadir tambin nuestro
telfono, para estar ms
localizable. La fecha debe
incluir el lugar, da, mes y
ao, separado por comas.
Hay que incluir todos los
datos identificativos del
destinatario. Si conoce-
mos el cargo y el nombre,
hay que consignarlo.
E
stamos elaborando
una carta comercial
y queremos transmi-
tir un mensaje y promover
una accin. En este caso
es la contratacin de nues-
tros servicios. Nuestro
interlocutor tiene poco
tiempo y mucha corres-
pondencia indeseada, pero
puede poseer un inters
objetivo en nuestro men-
saje, por lo que debemos
llamar su atencin desde
la primera frase.
C
on el cierre emplaza-
mos al lector a tener
un contacto con nos-
otros: primero, expresndole nuestra confianza en una futura
relacin y, despus, explicndole nuestro siguiente paso. La
despedida incluye un saludo, la firma, el nombre y el cargo. Si
se aaden anexos, se consignan con la abreviatura Incl. o
Anex.. Una post data sirve de llamada de atencin y nos per-
mite mostrar conocimientos extra sobre la compaa.
S
era sta la introduc-
cin del cuerpo de la
carta. No existen fr-
mulas fijas para redactar-
la, pero la presentacin de
nuestra empresa debe ser
motivo de satisfaccin, al
menos para nosotros, y
conviene traducirlo en
expresiones como es un
placer, me complace
Siempre utilizaremos el
usted o ustedes, aunque
no evitaremos las frmu-
las coloquiales.
L
a explicacin de
nuestros servicios
debe estar redacta-
da de forma simple y
clara. Los prrafos han de
ser cortos (en una carta no
deben sobrepasar nunca
las ocho lneas), las frases
no superarn las 25 pala-
bras (preferiblemente, no
ms de 20) y las oraciones
deben construirse de
forma sencilla: entre el su-
jeto y el verbo no debe
haber ms de 12 palabras,
porque el lector sera inca-
paz de retener el sentido
de lo que est leyendo. Las
ideas ms importantes, en
frases simples: sujeto,
verbo y predicado. Y es
preferible utilizar los ver-
bos en voz activa y simple.
H
emos despertado el inters del lector haciendo que se forjase una imagen
del problema que le vamos a solucionar. A continuacin, le explicamos
cmo se lo vamos a resolver y, por ltimo, presentamos la compaa. Para
esto, nos reservamos las cifras y datos concretos. A nuestro futuro cliente le inte-
resa saber qu nmeros nos avalan: empleados, cartera, delegaciones Si toda-
va estamos empezando, sealaremos cul es nuestro objetivo.
Madrid, 20 de febrero de 2006 Att. Sr. Hernndez
Gerencia
La Dulce Berzosa
c/ Redondo, 13
Estimado Sr. Hernndez:
Es un placer para m comunicarle la prxima inauguracin de la nueva
sede de Reciclajes Ramrez en su localidad.
Con Reciclajes Ramrez se acabaron las montaas de papel, de
cartn o de cajas; las esperas interminables para la recogida de los car-
tuchos de tinta; los sobrantes de plsticos o de latas Nosotros nos
encargamos de todo.
Ponemos a su disposicin un servicio de recogida diario, alterno o
semanal y en el horario que mejor se adapte a sus intereses. Reciclajes
Ramrez se encarga de suministrarle, adems, unos contenedores
especiales en los que depositar los residuos separados segn su natu-
raleza, para facilitar su posterior reciclaje.
Con ms de cinco aos de experiencia, Reciclajes Ramrez se ha con-
vertido en lder de su sector con una cartera de 300 clientes, cuatro dele-
gaciones y 120 empleados. Esto ha sido posible gracias a la seriedad y
rigor que siempre hemos demostrado en nuestra actividad y que nos ha
hecho merecedores del sello de calidad ISO 9000.
Esperamos colaborar en un futuro prximo con su empresa. En
breve nos pondremos en contacto con usted para concertar una cita.
Cordialmente,
Florentino Gmez
Director general
Incl. Catlogo de servicios.
P.D.: Enhorabuena por la nueva lnea de conservas.
DE UNA EMPRESA A OTRA
(
(
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marketing
DE UNA EMPRESA
A UN PARTICULAR
D
el encabezamiento
de esta carta des-
aparece el nmero
de telfono de la empre-
sa e, incluso, puede omi-
tirse el departamento
desde el que se escribe.
El saludo aparece igual-
mente debajo de los
datos del destinatario,
aunque se sustituye el
estimado por un ms
cercano apreciado.
H
emos llamado la
atencin del lector
en el primer prra-
fo: le hemos abierto los
ojos a un problema que
tiene. En este segundo
bloque le damos la solu-
cin. Y lo hacemos de una
forma directa, simple y uti-
lizando un recurso que es
muy efectivo: la enu-
meracin. El resultado de
elegir esta opcin es una
lectura ms gil y una
mejor comprensin. Utili-
zamos mucho verbo de ac-
cin y la primera persona
del plural para personali-
zar al mximo nuestro es-
crito: hay personas de car-
ne y hueso detrs de estas
letras que se comprome-
ten con el servicio. Las me-
tacomunicaciones de este
tipo pueden marcar el lmi-
te entre el xito y el fraca-
so de un mensaje comer-
cial. Pero, adems, reforza-
mos esta idea con la lti-
ma lnea en la que garanti-
zamos la satisfaccin del
cliente con la devolucin
del dinero: imprime serie-
dad y profesionalidad.
S
i en la presentacin de empresa a empresa, el dinero y
las condiciones de contratacin las reservamos para una
visita personal del comercial, en una carta a un particu-
lar conviene hacer referencia a los precios, aunque sea de
pasada. Adems, en esta conclusin estamos tambin promo-
N
uevamente, quere-
mos estimular al
lector, persuadirle
pero, en este caso, parti-
mos de la base de que
nuestro interlocutor es ab-
solutamente indiferente a
nuestra empresa, por lo
que debemos mantener
su atencin. Empezamos
con los detalles para que
sea el destinatario el que
llegue a la idea principal
por induccin. Llamamos
su atencin ofrecindole
cifras llamativas, aludien-
do a estudios rigurosos...
Estamos utilizando un len-
guaje directo y personali-
zado en el que converti-
mos al destinatario en su-
jeto de lo que le conta-
mos. Conviene matizar al
mximo a nuestro pblico
objetivo en funcin del
grupo de poblacin al que
nos dirigimos.
U
na vez presentado el
servicio o el produc-
to, de nuevo explica-
mos en qu consiste nues-
tra empresa. A estas altu-
ras a la lectora le interesa
conocer todo lo relativo a
una compaa que parece
ofrecerle la solucin ideal
a sus problemas. La expli-
cacin puede extenderse
todo lo que queramos, in-
cluyendo una breve des-
cripcin de por qu se fun-
d o quin fue el promo-
tor, pero no olvidemos la
mxima de las cartas:
prrafos cortos y,
preferiblemente, una idea,
un prrafo.
viendo la accin, porque estamos ofreciendo una oportunidad nica a nues-
tra lectora para que nos llame ya. Se puede provocar la respuesta indicando
la accin concreta que deseamos (la llamada antes de un tiempo, ofreciendo
descuentos) o facilitando la accin (es decir, presentndola como algo senci-
llo de hacer, en este caso, le damos el cupn y slo tiene que rellenarlo).
Direccin general
Limpieza a medida, SL
c/ Hinojosa, 20
22222 Burgos
Josefa Prez
c/ Redondo, 13
22221 Burgos
Apreciada Sra. Prez:
Saba que, segn el ltimo informe del Instituto de la Salud, las per-
sonas invertimos tres horas diarias en el mantenimiento y limpieza de
nuestro hogar? Se imagina poder dedicar ese tiempo a realizar otras
actividades ms placenteras?
Con Limpieza a medida, SL es posible porque, por primera vez, una
empresa se encarga de gestionar todo lo relacionado con los trabajos
domsticos. Usted slo tiene que comunicarnos sus necesidades y
nosotros le encontramos el servicio a medida. Ya no tendr que pre-
ocuparse por:
- La seguridad: todos nuestros trabajadores ofrecen las mejores refe-
rencias.
- El horario: nos adaptamos prcticamente a todos los horarios y turnos.
- La capacidad: le encontramos el servicio que ms le conviene.
- Los resultados: garantizamos la satisfaccin del cliente o le devolvemos
el dinero.
Limpieza a Medida, SL, es una empresa de servicios especializada en
la gestin integral de los trabajos domsticos. Llevamos ms de diez
aos en el mercado y contamos ya con 60 empleados contratados de
forma fija y otros 125 de forma temporal. Nuestra preocupacin por la
calidad y la satisfaccin queda reflejada en la puntuacin de 8 sobre 10
que nos dieron los clientes en la ltima encuesta de calidad.
En el folleto adjunto podr comprobar la tabla de horarios y tarifas
pero, si nos llama antes del 1 de febrero, se beneficiar de un descuen-
to del 15% en los importes mensuales durante los tres primeros
meses. Puede utilizar el cupn adjunto, que no necesita franqueo, o lla-
mar al telfono 99 555 55 55.
Cordialmente,
Segismunda Onofre
Directora general
Burgos, 20 de febrero de 2006
LIMPIEZA A MEDIDA
( )
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PRESENTACIN
DE UN PRODUCTO
E
n la presentacin
de un producto o
servicio es impor-
tante aadir al resto de
los datos que incluimos
en cualquier encabeza-
miento la referencia o
el asunto sobre el que va
a tratar la carta, para
que el destinatario identi-
fique en un primer vista-
zo el mensaje principal
de la misiva.
T
ras la introduccin,
pasamos al ncleo,
donde se explican
las caractersticas del
nuevo producto y donde
debemos despertar el
inters de nuestro interlo-
cutor. La descripcin del
artculo est en la primera
lnea. Esto es importante
porque un error frecuente
de las cartas comerciales
es que el nfasis por resal-
tar las caractersticas de
nuestros productos nos
hace olvidar que no lo he-
mos explicado y el lector
se encuentra con que no
sabe qu le estn presen-
tando hasta la octava o
novena lnea. No est de
ms que resaltemos el
esfuerzo tecnolgico o
inversor que hay detrs
del lanzamiento y, sobre
todo, es el momento de
ensalzar las caractersti-
cas que lo hacen peculiar.
E
s el momento de
redactar la conclu-
sin, es decir, el ele-
mento que cierra el cuer-
po de la carta. En esencia,
es un resumen de todo lo dicho anteriormente, pero ponin-
dolo en relacin con el destinatario de nuestra carta, es decir,
le estamos dando los motivos por los que debe decidirse por
nuestro producto y siempre apelando a su propio inters.
Este prrafo ha de ser corto y contundente.
N
uestro objetivo es
persuadir al lector,
convencerle de que
adquiera nuestros produc-
tos. En este primer prrafo
hacemos una primera lla-
mada de atencin, apelan-
do al inters comn con el
lector, la preocupacin
por la calidad y la frescu-
ra, hacindolo protago-
nista de nuestro mensaje
y, de paso, llevndolo a
nuestro terreno. Hay
muchas formas de llamar
la atencin del lector, pero
lo importante es resear
desde la primera lnea la
esencia de nuestro men-
saje y luego repetirlo
durante toda la carta. En
este caso, lo fundamental
es la calidad y la frescura
de nuestros productos. El
lenguaje debe ser gil,
rpido, con verbos simples
y construcciones sencillas.
E
n este prrafo da-
mos todo tipo de
detalles sobre el
producto. El texto busca
rigor y objetividad por eso
huye del abuso de adjeti-
vos que puedan hacer
pensar que su interlocutor
es un charlatn. Sin
embargo, el empleo de al-
gunos vocablos contribuye
a ensalzar esa imagen de
profesionalidad: especia-
listas, seleccionados, pre-
parados Todo ello indu-
ce a pensar que estamos,
no ante unas simples con-
servas, sino ante un com-
plicado engranaje a dispo-
sicin del consumidor.
L
legamos al cierre de la carta. Debe concluirse con una llamada a la accin,
dejando claro al destinatario qu se espera de l. Tenemos que mostrar
seguridad en nuestro mensaje: hemos despertado su inters, le hemos
dado todo tipo de detalles sobre las ventajas de nuestro producto y sabemos
que tenemos un tesoro en nuestras manos. Transmitmoslo.
( )
Conservas Iberia
Departamento comercial
Conservas Iberia
c/ Hinojosa, 20
22222 Madrid
Att.: Sr. Hernndez
Responsable departamento de compras
La Dulce Berzosa
c/ Redondo, 13
22222 Madrid
Ref.: Nuevos productos en conserva
Estimado Sr. Hernndez:
Sabemos que su compaa ha hecho de la calidad y la frescura de los
productos que distribuye su principal argumento comercial. Por eso no
dudamos en ofrecerle la lnea De la huerta a su mesa, que cumple sobra-
damente con ambos requisitos.
De la huerta a su mesa es la nueva lnea de conservas de la compa-
a Conservas Iberia. Detrs de este lanzamiento se encuentran largos
meses de investigacin y trabajo para obtener un producto que llega a los
consumidores con todas las propiedades de los alimentos frescos y sin
conservantes. Desde su recoleccin hasta su puesta en el mercado ape-
nas transcurren tres das y con las nuevas frmulas de envasado el produc-
to mantiene sus caractersticas inalterables durante seis meses.
Los alimentos son cuidadosamente escogidos por personal especializa-
do de Conservas Iberia, que se encarga de elegir slo aquellos productos
que cumplen con los ms exigentes estndares de calidad. Una vez selec-
cionados, se trasladan en camiones frigorficos especialmente acondicio-
nados para transportar fruta y verdura. En menos de cinco horas llegan a
nuestras instalaciones donde se introducen en los tneles de lavado para
eliminar la suciedad y los restos de insecticidas y desinfectantes adheridos.
De ah pasan a la seccin de corte y envasado y, en menos de 24 horas, se
encuentran listos y limpios para ser consumidos en el hogar.
Todas estas caractersticas convierten a De la huerta a su mesa en
una marca imprescindible en su catlogo de productos frescos y de
calidad.
Nuestro comercial se pondr en contacto con usted la semana que
viene para hacerle una demostracin del producto y explicarle las referen-
cias de las que disponemos.
Atentamente,
Felipe Prez
Director Comercial
Madrid, 20 de febrero de 2006
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PRESENTACIN
DE UN SERVICIO
E
sta es una manera
ms informal de ini-
ciar una carta: prime-
ro manifestamos conocer
las ltimas novedades de
la compaa a la que nos
dirigimos. Despus, deja-
mos constancia de que
sabemos cmo funciona y
cul es la especialidad de
la entidad y la opinin que
nos merece. Y de la suma
de un dato objetivo (las
noticias sobre la expan-
sin internacional) y otro
subjetivo (nuestro parecer
sobre la empresa) deduci-
mos el valor aadido que
podemos ofrecerle. Llama-
mos la atencin del lector,
pero no sobre un pro-
blema, ni sobre un inters
comn, sino apelando a su
vanidad. Trminos como
expansin, afn,
retos... transmiten muy
bien las ideas positivas.
E
l cierre en este caso
es ms directo. Insta
a mantener una rela-
cin profesional en el futu-
ro y expresa seguridad y
confianza, dos sentimien-
tos que conviene fomen-
tar a la hora de ofrecer
nuestros servicios. Los
nombres de los departa-
mentos pueden ir o no en
mayscula, no es obligato-
rio. Queda a criterio de
cada compaa.
N
os enfrentamos a la
desventaja de que,
a la hora de ofrecer
un servicio, no tenemos
normalmente datos
tcnicos que avalen
o garanticen nuestra
eficacia. En la presenta-
cin de un producto
podemos hablar de cmo
se ha elaborado, de sus
prestaciones, de sus ven-
tajas sobre la competen-
cia, de sus cualidades tc-
nicas... pero, en el caso
de un servicio, nuestro
aval sern las referencias
que podamos obtener
de otros clientes.
En este caso, nuestro
emisor opta por mencio-
nar los actos internacio-
nales en los que han
participado: tienen la
suficiente relevancia
para convertirse en un
inmejorable aval.
Otra forma de demostrar
la validez del servicio
es ofreciendo ventajas
contrastadas, pero
con datos exactos:
permitir un ahorro
de xxx minutos al da,
reducir los costes
del departamento en
xxx euros, podr de-
ducirse un xxx por ciento
de la tasa anual,
permitir la reasignacin
de fondos, etctera.
Departamento de marketing
Todolenguas
c/ Hinojosa, 20
22222 Madrid
Att.: Sr. Hernndez
Director de servicios
Tecnifraguas
c/ Redondo, 13
22222 Madrid
Ref.: Servicios de traduccin
Estimado Sr. Hernndez:
Recientemente los medios de comunicacin se han hecho eco de sus
inminentes planes de expansin internacional por Oriente Prximo y el
norte de frica. Somos conscientes de que su compaa ha destacado
siempre por su afn de innovacin y su capacidad para afrontar nuevos
retos y queremos ayudarles a conseguir mejor sus objetivos. Cmo?
Ofrecindoles nuestros servicios de traduccin tcnica e intrpretes.
Todolenguas es una empresa joven y dinmica integrada por 20 fil-
logos, especialistas en traduccin tcnica y simultnea y expertos en len-
guas rabes y orientales. Nos avalan cinco aos de experiencia y
nuestra participacin en la Cumbre Intercontinental, la reunin del
Fondo Internacional del Desarrollo y las sesiones europeas del FMI.
Esperamos colaborar con ustedes en un futuro prximo.
Hasta entonces,
Irene Lpez
Directora de marketing
Madrid, 20 de febrero de 2006
Ms a fondo
Himstreet, William C. y Baty, Wayne M.
Gua para la redaccin de cartas e informes en
la empresa, Ediciones Deusto. Bilbao, 2000
Berrou, Jean-Paul. Para escribir bien en la empresa.
Ediciones Deusto. Barcelona, 2004.
Sparks, Suzanne. La habilidad de escribir en los
negocios. McGraw-Hill. Madrid, 2002
www.venmas.com
T
o
d
o
lenguas
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