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Introduccin
Objetivo
Definiciones
Principios de auditora
Tipos de auditoras
El auditor
Planeacin de Auditoras Internas
Importancia de la planeacin
El Programa de Auditora
El Plan de auditora
Recopilacin de Informacin
Listas de Verificacin

CONTENIDO
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CONTENIDO
Realizacin de Auditoras
Reunin de Apertura
Entrevistas
Notas de auditora
El Auditado
Informe de Auditora
Hallazgos
Reunin de cierre
Informe de auditora
Seguimiento
Acciones correctivas y seguimiento

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Dinmica del Curso-taller
Exposicin del contenido del Curso-Taller.

Ejercicios prcticos para mejor comprensin
de los conceptos.

Preguntas por parte de los asistentes en
cualquier momento de la presentacin.


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Introduccin
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Objetivo
El presente curso-taller tiene como finalidad
proporcionar los conocimientos necesarios para
programar, planear, conducir y reportar una
auditora interna de calidad.

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Sistema de Gestin de la Calidad
Implementacin
lamllla de normas lSC 9000
9000 9001
Llaboradas para aslsur a organlzaclones
Operacin
9004
19011
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Contenido ISO 9001:2008
1. Objeto y campo de aplicacin
2. Referencias normativas
3. Trminos y definiciones
4. Sistema de gestin de la calidad
5. Responsabilidad de la direccin
6. Gestin de recursos
7. Realizacin del producto
8. Medicin anlisis y mejora
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Objetivo
Del captulo 4 al 8, estn contenidos todos los
deberes (requisitos) que se deben de establecer
en un Sistema de Gestin de la Calidad para una
Organizacin.
De los cuales por lo establecido en
1.2 Aplicacin
de la misma Norma, solo se pueden hacer
exclusiones restringidas a los requisitos expresados
en el Captulo 7.
Manual de la Calidad en 7.5.2 : Validacin
de los procesos de la produccin
y de la prestacin del servicio
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Definiciones
Auditora : Proceso sistemtico, independiente y
documentado para obtener evidencias y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar el grado de
cumplimiento de los criterios de auditora.

Cri t eri o de audi t or a: Conj unt o de pol t i cas,
procedimientos o requisitos usados como referencia para
comparar la evidencia de la auditora.
Evidencia de auditora: Registros, declaraciones de
hechos u otra informacin importante para el criterio de
auditora y que son verificables. (La evidencia de la
auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.)
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Definiciones
Hallazgos de auditoras: Resultados de la evaluacin de
la evidencia de auditora recopilada frente al criterio de
auditora. (Los hallazgos de auditora pueden indicar
conformidad o no conformidad con los criterios de
auditora u oportunidades de mejora).
Programa de Auditora: Documento que muestra el
conjunto de auditoras planeadas con un tiempo especfico
y con un propsito particular
Plan de auditora: Descripcin de las actividades y los
preparativos de una auditora.
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Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo
una auditora. y habilidades.
Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una
auditora.
Definiciones
Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo
una auditora con el apoyo de expertos tcnicos si es
necesario. (Un auditor del equipo es designado auditor
lder del equipo). (El equipo auditor puede incluir auditores
en formacin)

Competencia: Cualidades personales y capacidad
demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
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PRINCIPIOS
DE LA AUDITORA
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Principios de la Auditora
La auditora depende de varios principios. Estos hacen de la
auditora una herramienta eficaz y fiable en el apoyo de las
polticas y controles de gestin, proporcionando informacin
sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su
desempeo.

La adhesin a estos principios es un requisito previo para
proporcionar conclusiones de la auditora que sean
pertinentes y suficientes para permitir a los auditores trabajar
independientemente entre s para alcanzar conclusiones
similares en circunstancias similares.
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De los auditores:

Conducta tica - el fundamento de la profesionalidad

La confianza, la integridad, la confidencialidad
y la discrecin son esenciales en la auditora

Principios de la Auditora
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Presentacin imparcial la obligacin de informar
con veracidad y exactitud
Principios de la Auditora
Los hallazgos, conclusiones
e informes de la auditora
reflejan con veracidad
y exactitud las actividades
de la auditora. Se informa
de los obstculos
significativos encontrados
durante la auditora y de las
opiniones divergentes sin
resolver entre el equipo
auditor y el auditado.

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Los auditores proceden con el
debido cuidado, de acuerdo con la
importancia de la tarea que
desempean y la confianza
depositada en ellos por el auditado
y por otras partes interesadas.

El tener la competencia necesaria
es un factor importante.

Principios de la Auditora
Debido cuidado profesional la aplicacin de diligencia
y juicio al auditar

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Los auditores son independientes de
la actividad que es auditada y estn
libre de sesgo y conflicto de intereses.

Los auditores mantienen una actitud
objetiva a lo largo del proceso de
auditora para asegurarse de que los
hallazgos y conclusiones de la
auditora estarn basados slo en la
evidencia de la auditora.

Principios de la Auditora
Independencia la base para la imparcialidad y la
objetividad de las conclusiones
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La evidencia de la
auditora es verificable.

Est basada en muestras
de la informacin
disponible, ya que una
auditora se lleva a cabo
durante un periodo de
tiempo delimitado y con
recursos finitos.

Principios de la Auditora
Lnfoque basado en la evldencla - el meLodo raclonal para
alcanzar concluslones ables y reproduclbles en un proceso
de audlLorla slsLemuco.
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Evidencia Objetiva:
Informacin que
escuchen, vean o lean.
Libre de emocin y
prejuicio
Verificable

Por qu hacer auditoras al sistema de calidad?:

Para obtener evidencia objetiva que permita
emitir un juicio acerca del estado del SGC.
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TIPOS
DE AUDITORA
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Tipos de Auditora
De calidad.
Ambientales.
De Seguridad.
Otros.
SISTEMAS.
Producto.
Servicio.
Proceso
INTERNAS.
(de 1a. Parte).
EXTERNAS.
Por parte de un cliente (de 2a. Parte).
Por parte de un organismo de certificacin
(de 3era. Parte).
AUDITORAS DE SEGUIMIENTO
AUDITORIAS
AUDITORIAS
DE CALIDAD
(ALCANCE)
AUDITORIAS DE SISTEMAS
DE CALIDAD
(MTODO EMPLEADO)
Fiscales.
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Tipos de Auditora
PRIMER NIVEL:

(Primera Parte)
internas
La organizacin evala su propia actuacin

SEGUNDO NIVEL:
(Segunda parte)
externas

La efectan los clientes a sus proveedores.

TERCER NIVEL:
(Tercera parte)

externas
Realizadas por organizaciones para
proporcionar certificacin o registros de
conformidad con los requisitos. (como ISO
9001)
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Auditoras de 3er Nivel
Alcanzar el registro del
sistema de calidad.
Ganar reconocimiento.
Reduce la necesidad de
realizar auditoras
de segundo nivel.
Incrementa la competitividad.


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Auditoras de 2 Nivel
Ayuda a los clientes a
seleccionar, calificar y
aprobar proveedores.
Puede ayudar a los
proveedores a mejorar
sus sistemas.
Desarrolla un mutuo
entendimiento de la
calidad.
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Auditoras de 1er Nivel
Satisface lo requerimientos del
sistema de calidad

Detecta y corrige problemas
previos a las auditoras externas.

Asegura la efectiva
implementacin del sistema de
calidad.

Identifica oportunidades de mejora
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EL AUDITOR
INTERNO
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El Auditor Interno
Catalizador: Ayuda al
departamento a re-examinar
como hacen las cosas para hacer
los cambios pertinentes.
Instrumento de administracin:
Evala la efectividad del sistema
de calidad establecido.
Asesor: Puede reconocer
soluciones a problemas u
oportunidades de mejora no
consideradas por los miembros
del departamento.

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Calificaciones del Auditor Interno
ATRIBUTOS PERSONALES: tico,
mente abierta, diplomtico,
observador, perceptivo, verstil,
tenaz, decisivo, autosuficiente.
CONOCIMIENTOS Y
HABILIDADES: documentos de
referencia, contexto de operacin
del departamento, l eyes,
reglamentos aplicables.
EDUCACIN, EXPERIENCIA
LABORAL, CAPACITACIN: grado
de escolaridad, experiencia en el
puesto, capacitacin en auditoras
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PLANEACIN
DE AUDITORAS INTERNAS
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Importancia de la Planeacin
Es la clave para permanecer
enfocado durante la auditora.
Asegura que la auditora sea
completa.
Ayuda a que la auditora sea
efectiva.
Una cuidadosa planeacin es
esencial para una eficiente y
suave ejecucin de la auditora.
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El Programa de Auditora
El Programa de auditora puede incluir una o ms
auditoras, dependiendo del tamao, naturaleza y
complejidad de la organizacin que va a ser auditada.
Debe contener:
Objetivos
Alcance
Recursos

rograma de
AudlLorla de la
uALM

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El Plan de Auditora
Objetivo
Alcance
Lder y miembros del equipo auditor
Fecha, duracin
Itinerario o agenda de auditora
lan de AudlLorla
de la uALM

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El Plan de Auditora
PROPSITO:
Desarrollar una estrategia
Seleccionar muestras representativas
Crear listas de verificacin
FUENTES DE INFORMACIN
Manual de calidad
Procedimientos
Prioridades administrativas
Informacin del producto
Auditoras previas

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Recopilar informacin
PROPSITO:
Desarrollar una estrategia
Seleccionar muestras representativas
Crear listas de verificacin
FUENTES DE INFORMACIN
Manual de calidad
Procedimientos
Prioridades administrativas
Informacin del producto
Auditoras previas

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Listas de verificacin
Muestran evidencias de la planeacin
Permite mantenerse enfocado
Mantiene el ritmo y la direccin
Minimiza la parcialidad
Reduce el trabajo durante la auditora
Se asegura mejor uso del tiempo
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Listas de verificacin
Muestran evidencias de la planeacin
Permite mantenerse enfocado
Mantiene el ritmo y la direccin
Minimiza la parcialidad
Reduce el trabajo durante la auditora
Se asegura mejor uso del tiempo
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REALIZACIN
DE AUDITORAS
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8evlsln de la documenLacln
reparacln de la audlLorla ln slLu
8eallzacln de las acuvldades ln slLu
lnforme de audlLorla
llnallzacln de la audlLorla
lnlclo de AudlLorla
Acuvldades de segulmlenLo de la audlLorla
"#$#%& '()*+( ,- (+$ +./#"#,+,-$ ,- +0,#/)12+
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Realizacin de la Auditora
Reunin de Apertura
Entrevistas de auditora
Verificar informacin recopilada
Notas de auditora.
Reacciones del auditado
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Realizacin de la Auditora
Es el arranque oficial de una auditora.
Aunque puede ser breve e informal es una
funcin importante en la auditora.
Asegura que el auditor y el auditado comparten
un entendimiento comn del por qu la
auditora ser realizada.
Es importante incluir una agenda para
asegurarse de cubrir todos los puntos
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Recoleccn de evidencia de Auditora
Se hace a travs de:

Entrevistas con el personal

Inspeccin de la documentacin

Observacin de Actividades y Condiciones

Revisin de Registros de Calidad
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Evidencia de Auditora
La evidencia objetiva vlida, apoya a las
conclusiones del auditor y previene de
discusiones innecesarias con el auditado y de
la aceptacin de sus hallazgos.
Registros
Declaraciones de un hecho
Informacin que sea relevante al criterio de la auditora
Verificable
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Evidencia de Auditora
Algunos ejemplos de evidencia de auditora:

Copia de instrucciones de trabajo
Registros que requieren inspeccin y prueba

Si un documento no puede ser
adquirido con facilidad, el
auditor deber anotar: fecha,
nombre, cdigo, responsable
del documento.

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Entrevista de Auditora

Las entrevistas se deben dar con personas de
niveles y funciones adecuadas que desempeen
actividades o tareas dentro del alcance de
auditora.
Deberan realizarse durante las horas normales de
trabajo y en el lugar de trabajo habitual de la
persona entrevistada.

Es uno de los medios ms importantes para
recopilar informacin. El auditor deber
considerar lo siguiente:
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Entrevista de Auditora
Se puede iniciar la entrevista pidiendo a la
persona que describa su trabajo.
Los resultados de la entrevista deberan ser
resumidos y comentados con la persona
entrevistada.
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Entrevista exitosa
La comunicacin adecuada es la llave para
una auditora exitosa.

Experiencia, conocimiento
tcnico y educacin son
excelentes calificativos,
pero es mucho ms
importante que los
auditores cuenten con
la habilidad de la
comunicacin.
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Tcnicas de entrevista
Para obtener informacin til deben hacerse las
preguntas correctas. Haga preguntas abiertas que
no puedan contestarse con un simple s o no.

Inicie preguntas con:

qu?, por qu?, cmo?, cundo?, dnde? O quin?

y es probable obtener una respuesta ms completa
y detallada.
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Tcnicas de entrevista
Haga preguntas que lleven cierto sistema u orden.
Introduzca a los entrevistados con:

Hiptesis: Qu pasa si. Vamos a suponer
No entiendo: Lo sientoPuede explicarme
por favor.
Silencio
Preguntas absurdas u obvias
Contestar una pregunta sin realizar

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Tcnicas de entrevista

No solicitar que le muestren documentos tpicos,
le darn lo mejor que tengan.
Solicitar ver listados, ndice, registros, etc., para
seleccionar muestras que desea verificar.
Es recomendable que el auditor aplique algunas
tcnicas de auditora como las siguientes:
Muestreo
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Solicitar ver los archiveros donde se guardan los
registros y escoja las muestras del frente mitad
y al final.
Seleccione muestras de diferentes pasos del
proceso.
Cuando encuentre desviacin, tome muestras
adicionales del mismo tipo para comprobar si es
algo genrico.
Muestreo
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Comenzar ya sea al principio o al final de proceso.
Haga un seguimiento desde un documento dado,
hasta los documentos asociados de referencia.
Vaya de los procedimientos a los reportes, de los
reportes a los procedimientos.
Siga la cadena de las transacciones hacia atrs o
hacia delante a lo largo del proceso.
Tcnicas de entrevista
Rastreo
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Verificar que cada paso de la actividad se efecta
como se describe en el documento de calidad
aplicable.
Verificar que cada espacio es llenado, firmado y
fechado, si es requerido por el registro de calidad
aplicable.
Verificar la Actualizacin de las revisiones de los
documentos en los puntos de uso. (Que se encuentren
las versiones vigentes).
Verificar totalmente algunos documentos cuando sea
necesario.
Tcnicas de entrevista
Comprobacin
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Tcnicas de entrevista
Una buena entrevista, tambin involucra un cierto
grado de sentido comn.

Piense antes de hablar. Tome su tiempo y sea
metdico.
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Notas de Auditora
Qu hacer?
Registrar hallazgos de no conformidades
Registrar la evidencia de esas no conformidades
Cmo hacerlo?
No aparentar que se ignora al entrevistado
Referirse a lo que se est investigando en el
momento
Hacerlas legibles y completas

Las notas crean un registro fsico de la informacin que se
obtiene. Trate de balancear su atencin entre el
entrevistado y sus notas. Haga sus notas lo suficientemente
detalladas para que sean una referencia confiable.
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Notas de Auditora

*Las notas deben incluir:
Declaraciones aceptables
Identificadores de documentos(cdigo,
ej.:PO-ADR-O1 Rev.:00,).
Identificadores de producto, mquina,
estacin de trabajo
Posiciones y nombres...si fuera necesario.

No confe en su memoria. Tome notas conforme
realiza la auditora.

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Notas de Auditora
Utilice su lista de verificacin o documento de
trabajo.
Observe, mire, escuche. En particular ESCUCHE las
explicaciones que pueden variar de un rea a otra.
Trate de obtener respuestas sin tener que
preguntar.
Escriba TODO de tal forma que no olvide nada!!
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Notas de Auditora
Oficinas, laboratorio
Cul es el estado de mantenimiento en general?
Cul es la condicin del equipo en general?

Documentos:
Son todas las fechas lgicas y consistentes?
Existen tachaduras o enmendaduras?
El papel es viejo y la tinta consistente
en contraste con la antigedad del documento?
Asegrese de observar lo siguiente durante la auditora:
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Personal
Se muestran cansados y con sobrecarga de trabajo?

Cmo reaccionan a sus preguntas?

Conocen sus actividades?

Son organizados?

Los empleados conocen el procedimiento?

Actan de forma inmediata para tomar accin en
cuanto a una no conformidad?
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Personal
Se muestran cansados y con sobrecarga de trabajo?

Cmo reaccionan a sus preguntas?

Conocen sus actividades?

Son organizados?

Los empleados conocen el procedimiento?

Actan de forma inmediata para tomar accin en
cuanto a una no conformidad?
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EL
AUDITADO
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El Auditado
El auditor debe estar preparado para enfrentar una
gran variedad de casos que se pueden presentar:

Auditados agresivos
Auditados tmidos
Personas ausentes
Documentos extraviados
Documentos preparados con anticipacin
Casos especiales (espordicos)
Chantaje emocional

En estas situaciones el auditor debe actuar con
profesionalismo e imparcialidad.

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Reacciones comunes
Retar sus observaciones
Reconozca su error si procede
Cite los hechos
Conflicto
Asegure a los auditados que no se persigue un
culpable
Refuerce los beneficios del proceso de auditora
Percepcin de la autoridad
Sea corts y paciente
Respete su propia autoridad
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INFORME
DE AUDITORA
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Informe de Auditora

Escribir declaraciones de los hallazgos
Conducir la reunin de cierre
Reportar resultados de la auditora
Acciones correctivas y seguimiento
Cerrar la auditora
Despus de obtener evidencia durante la
auditora, se deben documentar y
comunicar los hallazgos para que una
accin correctiva pueda ser identificada e
implementada.

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Tipos de hallazgos
La determinacin de la seriedad de un hallazgo no
es un proceso exacto.
En ocasiones es necesario hacer juicios basados en
la experiencia en auditoras.
En caso que no sea clara la no conformidad/
observacin y no se tenga plena confianza de la
evidencia, es mejor otorgar el beneficio de la duda.
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Ponderacin de los hallazgos de Auditora
No conformidad
Falla del sistema
Ausencia de un sistema
Cmulo de varias observaciones

Observacin
Falla aislada
Fcil o rpidamente resuelta
Incumplimiento parcial
Oportunidad de Mejora
Recomendacin
Se basa en el juicio y experiencia
Para mejorar el SGC
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No conformidad
Incumplimiento de un requisito

El sistema de calidad no satisface el
estndar(norma ISO 9001:2008)
La implementacin no corresponde al
sistema de calidad
El sistema implementado no es efectivo
Cualquiera de estas tres situaciones
representa una no conformidad.

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No conformidad
Ejemplo:

Nuestro manual de calidad no cumple con
ISO 9001:2008
No seguimos los procedimientos tal y como
estn documentados en nuestro manual de
calidad.
Los procedimientos que se han establecido
para la deteccin del producto no conforme
son inconsistentes o inefectivos.
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Declaraciones de los hallazgos de Auditora
Es la principal forma de documentacin de un
hallazgo.

Deber ser completa y concisa

Anote la no conformidad cuando sea encontrada

Escriba la declaracin despus.

Deber dialogar las no conformidades con el
auditado al momento en que sean identificadas.
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Elementos de las declaraciones
de los hallazgos no conformidad/observacin
La fuente del requerimiento: Norma ISO 9001, manual de
calidad..

El requerimiento en s mismo: Clusula relevante de la
norma, punto del manual o declaracin del procedimiento.

La fuente de la evidencia: Registro, documento o proceso
que causa conflicto o ttulo de la persona

La evidencia en s misma: Seleccin especfica del
registro, documento o paso del proceso en el cual el
conflicto fue observado.

Una declaracin completa de la no conformidad
debe contener estos cuatro elementos

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Reunin de cierre

Participantes
Agradecimiento a los participantes
Propsito y alcance de la auditora
No conformidades
Limitaciones de la auditora
Aclaraciones
Cierre
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Informe de Auditora
No. De auditora
Propsito, alcance y norma de referencia
Auditor o auditores
Fecha de la auditora
Declaraciones de la no conformidad
Recomendaciones

(Fin de la auditora)

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Seguimiento
Identificar y acordar la no conformidad
Especificar las acciones correctivas
Programar pasos clave incluyendo fechas para:

! Identificar la causa raz
! Desarrollar una solucin
! Implementar una solucin
! Evaluar su efectividad
! Volver a auditar

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Seguimiento
El reporte de accin correctiva debe ser:
Rastreable
Descriptivo de los resultados de la auditora
Incluye:
Identificacin de la no conformidad
Plan de accin correctiva
Cundo y cmo las acciones fueron tomadas
Efectividad de las acciones
Cundo fueron terminadas las acciones
El auditor es el responsable del seguimiento
de las acciones correctivas.
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Seguimiento
verlcar acclones correcuvas
uar segulmlenLo con el audlLado

Son los pasos nales en la clausura de una audlLorla.
8ecuerde que el ob[euvo nal de la audlLorla es
me[orar la operacln. no es suclenLe la slmple
ldenucacln de los problemas u oporLunldades.

Asegurese que se haya esLablecldo un llmlLe de uempo
con fechas para punLos clave en el proceso de la accln
correcuva.
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SOLUCIN
DE CASOS PRCTICOS
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REALIZACIN
DE UNA AUDITORA
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