Excel 2010 Avanzado

Microsoft Excel 2010
Avanzado

Material de apoyo

Microsoft Excel 2010 Avanzado

UPDATING PEOPLE 2
Derechos Reservados Entrenamiento Informtico Avanzado S.A. de C.V.

Estimado Cliente:
Bienvenido a nuestro centro de capacitacin y certificacin!

Nuestros valores:
Nos comprometemos a que nuestros valores sean la gua de nuestras
decisiones y comportamiento.

Trabajo en equipo
Promovemos y apoyamos a un equipo que siendo diverso, est siempre
unido, trabajamos juntos para alcanzar nuestros objetivos comunes.
Respeto
Respetamos los derechos y creencias de los dems; tratamos a nuestros
clientes y compaeros de trabajo con el ms alto grado de dignidad,
igualdad y confianza.
Responsabilidad
Aceptamos nuestras responsabilidades individuales y de equipo y
cumplimos con nuestros compromisos; asumimos responsabilidad de
nuestro desempeo en todas nuestras decisiones y acciones.
Integridad
Empleamos los estndares ticos ms altos, demostrando honestidad y
justicia en cada accin que tomamos.
Innovacin
Somos creativos en dar valor a nuestros clientes, compaeros de trabajo,
proveedores y comunidad; nos anticipamos al cambio y capitalizamos las
mltiples oportunidades que surgen.

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TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO 1 ______________________________________________________________ 10
FUNCIONES AVANZADAS __________________________________________________ 10
1.1 Funciones Matemticas__________________________________________________ 10
1.2 Funciones de estadstica _________________________________________________ 13
1.3 Funciones de bsqueda __________________________________________________ 15
1.4 Funciones lgicas _______________________________________________________ 19
1.5 Solver ________________________________________________________________ 21
1.5.1 Restricciones _______________________________________________________________ 21
1.6 Resolver ______________________________________________________________ 22
1.6.1 Responder __________________________________________________________ 23
1.6.2 Confidencialidad ______________________________________________________ 23
1.6.3 Lmites ____________________________________________________________________ 24
1.6.4 Opciones __________________________________________________________________ 24
1.7 Auditoria de frmulas y correccin de errores________________________________ 26
1.8 Corregir problemas comunes en las frmulas ________________________________ 28
1.9 Corregir errores comunes en las frmulas de uno en uno _______________________ 31
1.10 Marcar errores comunes de las frmulas en la hoja de clculo y corregirlos
directamente _____________________________________________________________ 32
1.11 Corregir un valor de error _______________________________________________ 33
1.12 Inspeccionar una frmula y su resultado a travs de la ventana Inspeccin _______ 34
1.13 Quitar celdas de la ventana Inspeccin ____________________________________ 36
1.14 Evaluar una frmula anidada paso a paso __________________________________ 36
1.15 Mostrar las relaciones entre las frmulas y las celdas _________________________ 37
CAPITULO 1 ______________________________________________________________ 40
TABLAS DINMICAS ______________________________________________________ 41
2.1 Tablas dinmicas _______________________________________________________ 41
2.2Diseando una tabla dinmica_____________________________________________ 43
2.3 Personalizar los campos _________________________________________________ 44
2.4 Filtros ________________________________________________________________ 47
2.5 Creacin de frmulas ____________________________________________________ 47

UPDATING PEOPLE 4

2.6 Ordenar ______________________________________________________________ 50
2.7 Opciones de tabla dinmica ______________________________________________ 52
2.7.1 Grupo Acciones _____________________________________________________________ 52
2.7.2 Grupo Mostrar ______________________________________________________________ 53
2.7.3 Grupo Tabla dinmica ________________________________________________________ 53
2.7.4 Opciones __________________________________________________________________ 53
2.7.5 Separador totales y filtros _____________________________________________________ 55
2.7.6 Separador Mostrar ___________________________________________________________ 55
2.7.7 Separador de impresin ______________________________________________________ 56
2.7.8 Separador Datos ____________________________________________________________ 56
2.7.9 Grupo Campo activo _________________________________________________________ 57
2.8 Estilo de tabla dinmica _________________________________________________ 57
2.8.1 Grupo Diseo _______________________________________________________________ 58
2.8.2 Grupo Opciones de estilo de tabla dinmica ______________________________________ 58
2.8.3 Estilos de tabla dinmica ______________________________________________________ 58
2.9 Actualizando una tabla dinmica __________________________________________ 59
2.9.1 Actualizar __________________________________________________________________ 59
2.9.2 Cambiar origen de datos ______________________________________________________ 59
2.10 Segmentacin de datos _________________________________________________ 59
2.11 Grficas Dinmicas ____________________________________________________ 60
2.11.1 Herramientas del grfico dinmico _____________________________________________ 61
2.11.2 Grupo Tipo - Cambiar tipo de grfico ___________________________________________ 61
2.11.3 Guardar como plantilla ______________________________________________________ 61
2.11.4 Grupo Diseos de grafico ____________________________________________________ 61
2.11.5 Estilos de diseo ___________________________________________________________ 62
2.11.6 Mover grfico ______________________________________________________________ 62
2.11.7 Ficha Presentacin __________________________________________________________ 62
2.12 Actualizando una grfica dinmica ________________________________________ 64
2.12.1 Actualizar _________________________________________________________________ 64
2.12.2 Borrar ____________________________________________________________________ 64
2.12.3 El complemento PowerPivot __________________________________________________ 64
2.13 Comparar un informe de tabla dinmica y un informe de grfico dinmico _______ 67
2.14 Diferencias entre un grfico dinmico y un grfico estndar ___________________ 68
CAPITULO 3 ______________________________________________________________ 67
MANEJO DE DATOS _______________________________________________________ 68
3.1 Consolidar datos de varias hojas de clculo en una sola hoja de clculo ___________ 69
3.2 Consolidar datos por posicin _____________________________________________ 69
3.3 Consolidar datos por categora ____________________________________________ 71

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3.4 Otras maneras de consolidar datos ________________________________________ 72
3.5 Anlisis de hiptesis ____________________________________________________ 73
3.6 Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentes _______________ 74
3.7 Usar la bsqueda objetivo para averiguar cmo obtener un resultado deseado _____ 75
3.8 Usar tablas de datos para ver los efectos de una o dos variables en una frmula ____ 77
3.9 Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados ______________________ 78
3.10 Crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de datos de la
hoja de clculo ____________________________________________________________ 78
3.10.1 Paso 1: Descargar el complemento de herramientas XML y activarlo _________________ 78
3.10.2 Paso 2: Convertir un rango de celdas en una tabla XML ____________________________ 79
3.10.3 Paso 3: Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML (.xml) _______________ 79
3.10.4 Paso 4: Guardar el esquema XML en un archivo de esquema XML (.xsd) ________ 80
3.11 Aplicar validacin de datos a celdas _______________________________________ 80
3.12 Cundo es til la validacin de datos? ____________________________________ 82
3.13 Mensajes de validacin de datos _________________________________________ 83
3.14 Manejar una alerta de validacin de datos _________________________________ 85
3.15 Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable _______________ 85
3.14.1 Mostrar un mensaje de entrada _______________________________________________ 86
3.14.2 Especificar una respuesta para los datos no vlidos _______________________________ 87
3.16 Restringir la entrada de datos a un nmero entero dentro de lmites ____________ 87
3.17 Restringir la entrada de datos a un nmero decimal dentro de lmites ___________ 88
3.18 Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un perodo de tiempo _______ 89
3.19 Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un perodo de tiempo _______ 91
3.20 Restringir la entrada de datos a texto de una longitud especfica _______________ 92
3.21 Calcular qu se permite segn el contenido de otra celda _____________________ 93
3.22 Usar una frmula para calcular qu se permite ______________________________ 94
3.23 Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de clculo _________________________ 96
3.24 Crear un esquema de filas _______________________________________________ 96
3.24.1 Cmo especificar la ubicacin de la fila de resumen _______________________________ 97
3.25 Aplicar un esquema a los datos automticamente ___________________________ 97
3.26 Aplicar un esquema a los datos manualmente ______________________________ 97
3.27 Cmo aplicar un esquema al grupo externo_________________________________ 98

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3.23 Crear un esquema de columnas __________________________________________ 99
3.24 Mostrar u ocultar datos de esquemas ____________________________________ 101
3.25 Personalizar un esquema con estilos _____________________________________ 101
3.26 Copiar datos esquematizados ___________________________________________ 102
3.27 Ocultar o quitar un esquema ___________________________________________ 103
3.28 Quitar un esquema ___________________________________________________ 103
3.29 Crear un informe de resumen con un grfico _______________________________ 104
CAPITULO 1 ____________________________________________________________ 104
OBTENER DATOS EXTERNOS _____________________________________________ 105
4.1 Importar datos ________________________________________________________ 105
4.2 Texto en columnas_____________________________________________________ 108
4.2 Funcionalidad de tablas ________________________________________________ 110
4.3 Creacin de una tabla __________________________________________________ 111
4.4 Agregar fila de total en una tabla _________________________________________ 112
4.5 Convertir una tabla en rango ____________________________________________ 113
4.6 Subtotales ___________________________________________________________ 113
CAPITULO 5 ____________________________________________________________ 114
MACROS Y CONTROLES DE CONTENIDO _____________________________________ 115
5.1 Crear o eliminar una macro ______________________________________________ 115
5.2 Grabar una macro _____________________________________________________ 115
5.3 Crear una macro mediante VBA __________________________________________ 116
5.4 Copiar parte de una macro para crear otra _________________________________ 117
5.5 Asignar una macro a un objeto, grfico o control ____________________________ 118
5.6 Eliminar una macro _________________________________________________ 118
5.7 Ejecutar una macro ____________________________________________________ 119
5.8 Ejecutar una macro presionando una combinacin de teclas de mtodo abreviado con
CTRL ___________________________________________________________________ 120
5.9 Ejecutar una macro haciendo clic en un botn de la barra de herramientas de acceso
rpido __________________________________________________________________ 120
5.10 Ejecutar una macro mediante un botn de un grupo personalizado de la cinta de
opciones ________________________________________________________________ 121

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5.11 Ejecutar una macro haciendo clic en un rea de un objeto grfico ______________ 121
5.12 Configurar una macro para que se ejecute automticamente al abrirse un libro __ 122
5.13 Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro ______________ 124
5.14 Cambiar la configuracin de seguridad de macros en Excel ___________________ 125
5.15 Configuracin de seguridad de macros y sus efectos_________________________ 125
5.16 Cambiar la configuracin de seguridad de las macros ________________________ 126
5.17 Usar firmas digitales __________________________________________________ 126
5.18 Solucionar problemas _________________________________________________ 127
5.19 Introduccin a formularios, controles de formulario y controles ActiveX en una hoja
de clculo _______________________________________________________________ 128
5.20 Qu es un formulario? ________________________________________________ 128
5.21 Tipos de formularios de Excel ___________________________________________ 129
5.21.1 Formulario de datos _______________________________________________________ 129
5.21.2 Hoja de clculo con controles ActiveX y de formulario ____________________________ 130
5.22 Controles de formulario _______________________________________________ 130
5.23 Resumen de controles de formulario _____________________________________ 131
5.24 Controles ActiveX ____________________________________________________ 133
5.25 Bases de datos _______________________________________________________ 137
5.26 Filtros avanzados _____________________________________________________ 137
5.27 Objetos de herramientas de dibujo ______________________________________ 139
5.28 Trabajar con controles y objetos en el formulario de la hoja de clculo _________ 139
5.29 Determinar el tipo de control en una hoja de clculo ________________________ 140
5.30 Formularios del usuario de VBA _________________________________________ 140
CAPITULO 6 ____________________________________________________________ 141
SEGURIDAD Y PRIVACIDAD ______________________________________________ 142
6.1 Proteger con contrasea elementos de la hoja de clculo o el libro ______________ 142
6.2 Informacin general sobre proteccin de elementos de la hoja de clculo o el libro 142
6.3 Proteger elementos de la hoja de clculo __________________________________ 143
6.4 Usar una contrasea para controlar el acceso a elementos protegidos ___________ 143
6.5 Proteger la estructura y las ventanas de un libro ____________________________ 144
6.5.1 Proteger elementos de la hoja de clculo________________________________________ 144

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6.6 Proteger elementos del libro ____________________________________________ 147
6.7 Proteger elementos de un libro compartido ________________________________ 148
6.8 Quitar la proteccin de una hoja de clculo _________________________________ 149
6.9 Desbloquear reas especficas de una hoja de clculo protegida ________________ 150
6.10 Bloquear solo celdas y rangos especficos en una hoja de clculo protegida ______ 150
6.11 Permitir que determinados usuarios modifiquen rangos en una hoja de clculo
protegida _______________________________________________________________ 153
6.12 Proteger documentos, libros o presentaciones con contraseas, permisos y otras
restricciones _____________________________________________________________ 156
6.13 Proteger hojas de clculo de Excel 2010 ___________________________________ 156
6.14 Descripcin general: Compartir datos de Excel y trabajar en colaboracin _______ 158
6.15 Usar SharePoint Services para compartir datos mientras conserva una versin del
libro ___________________________________________________________________ 158
6.16 Colaborar en libros almacenados en un servidor de administracin de documentos
_______________________________________________________________________ 160
6.17 Guardar el libro en un servidor de administracin de documentos _____________ 160
6.18 Distribuir datos a travs de correo electrnico, fax o copias impresas ___________ 161
6.19 Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel__ 162
6.20 Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel _____________________________ 163
6.20.1 Distribuir versiones fijas de los datos para verlas e imprimirlas utilizando el formato PDF o
XPS ___________________________________________________________________________ 163
5.20.2 Distribuir libros en otros formatos de archivo ___________________________________ 163
6.21 Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo _____________ 164
6.22 Distribuir copias de un libro y, despus, combinar o consolidar los datos de cada copia
_______________________________________________________________________ 165
6.23 Distribuir libros y consolidar los datos de varias hojas de clculo ______________ 166
CAPITULO 7 ____________________________________________________________ 167
OPCIONES DE EXCEL Y PROPIEDADES _____________________________________ 168
7.1 Tipos de propiedades de documentos _____________________________________ 168
7.2 Ver las propiedades del documento al abrir o guardar un archivo _______________ 170
7.3 Agregar o quitar complementos __________________________________________ 170
7.4 Agregar o quitar un complemento de Excel _________________________________ 171
7.4.1 Agregar un complemento COM _______________________________________________ 173

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7.4.2 Quitar un complemento COM _________________________________________________ 173
7.6 Agregar o quitar un complemento de automatizacin ________________________ 174
7.7 Agregar, quitar o modificar una ubicacin de confianza para sus archivos ________ 174
7.8 Agregar, quitar o modificar una ubicacin de confianza _______________________ 174
7.9 Quitar una ubicacin de confianza ________________________________________ 175
7.10 Modificar una ubicacin de confianza ____________________________________ 175
7.11 Cundo debo utilizar una ubicacin de confianza? _________________________ 175
7.12 Qu ubicaciones de confianza son mejores? ______________________________ 176
7.13 Ver mis opciones y mi configuracin en el Centro de confianza ________________ 176
7.14 Ocultar valores e indicadores de error en las celdas _________________________ 177
7.15 Dar formato al texto de las celdas que contienen errores para que stos no se
muestren _______________________________________________________________ 178
7.16 Dar formato a valores de error aplicando un color de fuente blanco al texto _____ 178
7.17 Mostrar un guin, #N/A o NOD en lugar del valor de error ___________________ 179
7.18 Ocultar los valores de error en un informe de tabla dinmica _________________ 180
7.19 Ocultar indicadores de error en las celdas _________________________________ 180
CAPITULO 8 ____________________________________________________________ 180
VISUALIZACIN DE LA HOJA _____________________________________________ 181
8.1 Vistas de la hoja _______________________________________________________ 181
8.2 Trabajar con varios libros _______________________________________________ 183
8.3 Dividir ventana _______________________________________________________ 184
8.4 Inmovilizar paneles ____________________________________________________ 184
8.5 Comparar libros en paralelo _____________________________________________ 185
8.6 Vistas Personalizadas __________________________________________________ 185
8.7 Uso compartido de archivos _____________________________________________ 186
8.8 Control de Cambios ____________________________________________________ 187
8.9 Aceptar o rechazar los cambios __________________________________________ 189
8.10 Combinar libros compartidos ___________________________________________ 190
EVALUACIN FINAL DEL CURSO __________________________________________ 192

UPDATING PEOPLE 10

CAPITULO 1

FUNCIONES AVANZADAS

El participante conocer las funciones de: Sumar.Si, Sumar.Si.Conjunto, Contar.Si,
Promedio.Si, ConsultaV, ConsultaH, SI anidada y SI compuesta
El participante comprender el funcionamiento de las funciones anteriores para
identificar la diferencia entre ellas.

1.1 Funciones Matemticas

SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango (rango: dos o ms celdas de
una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no
adyacentes.) que cumple los criterios que se especifican. Por ejemplo,
supongamos que en una columna que contiene nmeros, desea sumar
solo los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguiente frmula:

Sintaxis:
SUMAR.SI(rango;criterios; [rango_suma])
La sintaxis de la funcin SUMAR.SI cuenta con los argumentos siguientes:
rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados.
Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que
contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
criterios Obligatorio. El criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las
celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5,
32, "32", "manzanas" u HOY().
Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los smbolos
lgicos o matemticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numrico,
las comillas dobles no son obligatorias.

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rango_suma Opcional. Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya
especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega
las celdas que estn especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se
aplica los criterios).
No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamao y forma que el argumento rango.
Las celdas reales que se deben sumar se determinan usando la celda superior del extremo
izquierdo del argumento rango_suma como la celda inicial e incluye las celdas que
corresponden con el tamao y la forma del argumento rango
Ejemplo:
Para alternar entre la visualizacin de los resultados y la visualizacin de las frmulas que
devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal masculino) o, en el grupo Auditora de
frmulas de la pestaa Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas.

1
2
3
4
5
6

7
A B C
Valor de propiedad Comisin Datos
100.000 7.000 250.000
200.000 14.000
300.000 21.000
400.000 28.000
Frmula Descripcin Resultado
=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5) Suma las comisiones de los
valores de propiedad
superiores a 160.000
63.000

SUMAR.SI.CONJUNTO Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios
criterios. Por ejemplo, si desea sumar los nmeros del rango A1:A20
solo si los nmeros de B1:B20 correspondientes son mayores que cero
(0) y los nmeros de C1:C20 correspondientes son menores que 10,
puede usar la siguiente frmula:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(A1:A20; B1:B20; ">0"; C1:C20; "<10")
El orden de los argumentos es diferente entre las funciones
SUMAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI. Concretamente, el argumento rango_suma es el primer

UPDATING PEOPLE 12

argumento de SUMAR.SI.CONJUNTO, pero es el tercero de SUMAR.SI. Si est copiando o
editando estas funciones similares, asegrese de poner los argumentos en el orden correcto.
Sintaxis:
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; [rango_criterios2; criterios2];
...)
La sintaxis de la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO tiene los siguientes argumentos:
rango_suma Obligatorio. Una o ms celdas para sumar, incluidos nmeros o nombres,
rangos o referencias de celda que contengan nmeros. Se omiten los valores en blanco o de
texto.
rango_criterios1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalan los criterios asociados.
criterios1 Obligatorio. Los criterios en forma de nmero, expresin, referencia de celda o
texto que define qu celdas del argumento rango_criterios1 se agregarn. Por ejemplo, los
criterios se pueden expresar como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32".
rango_criterios2; criterios2; Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se
permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.
Ejemplo:

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

11

12
A B C
Cantidad vendida Producto Vendedor
5 Manzanas 1
4 Manzanas 2
15 Alcachofas 1
3 Alcachofas 2
22 Bananas 1
12 Bananas 2
10 Zanahorias 1
33 Zanahorias 2
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9;
B2:B9; "=A*"; C2:C9; 1)
Agrega la cantidad total de
productos vendidos que
comienzan con "A" y fueron
vendidos por el vendedor 1.
20
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9;
B2:B9; "<>Bananas"; C2:C9; 1)
Agrega la cantidad total de
productos (sin incluir bananas)
vendidos por el vendedor 1.


UPDATING PEOPLE 13

1.2 Funciones de estadstica

CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que
cumplen con el criterio especificado.

Sintaxis:
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que
determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como
32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
Ejemplo:
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

1
2
3
4
5

A B
Datos Datos
manzanas 32
naranjas 54
melocotones 75
manzanas 86
Frmula Descripcin (resultado)
=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") Nmero de celdas con manzanas en la primera
columna anterior (2)

PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas de un
rango que cumplen unos criterios determinados.
Sintaxis:
PROMEDIO.SI(rango; criterios; [rango_promedio])

UPDATING PEOPLE 14

La sintaxis de la funcin PROMEDIO.SI tiene los siguientes argumentos:
Rango Obligatorio. Una o ms celdas cuyo promedio se desea obtener que incluyan
nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.
Criterio Obligatorio. Criterio en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto
que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los criterios pueden
expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
Rango_promedio Opcional. Conjunto real de celdas cuyo promedio se va a calcular. Si se
omite, se utiliza un rango.
Ejemplo:
SI RANGO ES Y RANGO_PROMEDIO ES LAS CELDAS REALES EVALUADAS SERN
A1:A5 B5:B15 B5:B15
A1:A5 B1:B3 B5:B15
A1:B4 C1:D4 C1:D4
A1:B4 C1:C2 C1:D4
La funcin PROMEDIO.SI mide la tendencia central, que es la ubicacin del centro de un
grupo de nmeros en una distribucin estadstica. Las tres medidas ms comunes de tendencia
central son las siguientes:
Promedio Es la media aritmtica y se calcula sumando un grupo de nmeros y dividiendo a
continuacin por el recuento de dichos nmeros. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y
10 es 30 dividido por 6, que es 5.
Mediana Es el nmero intermedio de un grupo de nmeros; es decir, la mitad de los
nmeros son superiores a la mediana y la mitad de los nmeros tienen valores menores que
la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.
Moda Es el nmero que aparece ms frecuentemente en un grupo de nmeros. Por
ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.
Para una distribucin simtrica de un grupo de nmeros, estas tres medidas de tendencia
central son iguales. Para una distribucin sesgada de un grupo de nmeros, las medidas
pueden ser distintas.
Ejemplo:

1
2
3
4
5
A B
Valor de propiedad Comisin
100.000 7.000
200.000 14.000
300.000 21.000
400.000 28.000

UPDATING PEOPLE 15

6

7

8

9
=PROMEDIO.SI(B2:B5;"<23000") Promedio de todas las comisiones
menores de 23.000 (14.000)
=PROMEDIO.SI(A2:A5;"<95000") Promedio de todos los valores de
propiedad menores de 95.000 (#DIV/0!)
=PROMEDIO.SI(A2:A5;">250000";B2:B5) Promedio de todas las comisiones con un
valor de propiedad mayor que 250.000
(24.500)

1.3 Funciones de bsqueda
CONSULTAV Anteriormente CONSULTAV permite buscar la primera columna de un
rango de celdas y, a continuacin, devolver un valor de cualquier celda de la misma
fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados contenida en el rango
A2:C10, los nmeros de identificacin de los empleados se almacenan en la primera
columna del rango, como muestra la siguiente ilustracin.

Si conoce el nmero de
identificacin del empleado, puede
usar la funcin CONSULTAV para
devolver el departamento o el
nombre de dicho empleado. Para
obtener el nombre del empleado
nmero 38, puede usar la frmula =
CONSULTAV (38; A2:C10; 3; FALSO).
Esta frmula busca el valor 38 en la
primera columna del rango A2:C10
y, a continuacin, devuelve el valor
contenido en la tercera columna del
rango y en la misma fila que el valor de bsqueda ("Juan Carlos Rivas").
La V de CONSULTAV significa vertical. Use CONSULTAV en lugar de CONSULTAH si los valores
de comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea
buscar.
Sintaxis:
CONSULTAV(valor_buscado; lookup_value, matriz_buscar_en; indicador_columnas;
[ordenado])

UPDATING PEOPLE 16

La sintaxis de la funcin CONSULTAV tiene los siguientes argumentos:
valor_buscado Obligatorio. Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla o
rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el valor que
proporcione para el argumento valor_buscado es inferior al menor valor de la primera
columna del argumento matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve al valor de error #N/A.
matriz_buscar_en Obligatorio. El rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una
referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de la primera
columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores
pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y minsculas del texto son
equivalentes.
indicador_columnas Obligatorio. Un nmero de columna del argumento matriz_buscar_en
desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es
igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la
segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente.
Si el argumento indicador_columnas es:
Inferior a 1, CONSULTAV devuelve al valor de error #VALOR!.
Superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve el valor
de error #REF!.
ordenado Opcional. Un valor lgico que especifica si CONSULTAV va a buscar una
coincidencia exacta o aproximada:
Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o aproximada.
Si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a
valor_buscado.
Si ordenado se omite o es VERDADERO, los valores de la primera
columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados segn un criterio de
ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible que CONSULTAV no
devuelva el valor correcto.
Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los valores de la primera
columna de matriz_buscar_en.
Si el argumento ordenado es FALSO, CONSULTAV slo buscar una coincidencia exacta.
Si hay dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en que coinciden
con el argumento valor_bsqueda, se usar el primer valor encontrado. Si no se
encuentra una coincidencia exacta, se devolver el valor de error #N/A.


UPDATING PEOPLE 17

Ejemplo:
En este ejemplo, se busca en la columna Densidad de una tabla de propiedades atmosfricas
los valores correspondientes de las columnas Viscosidad y Temperatura (los valores se refieren
a aire a 0 grados Celsius al nivel del mar, o 1 atmsfera).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

12

13

14

A B C
Densidad Viscosidad Temperatura
0,457 3,55 500
0,525 3,25 400
0,606 2,93 300
0,675 2,75 250
0,746 2,57 200
0,835 2,38 150
0,946 2,17 100
1,09 1,95 50
1,29 1,71 0
=CONSULTAV(1;A2:C10;2) Usando una coincidencia
aproximada, busca el valor
1 en la columna A, busca
el mayor de los valores
que sea inferior o igual a 1
en la columna A, que es
0,946, y despus devuelve
el valor de la columna B
en la misma fila.
2,17
=CONSULTAV(1;A2:C10;3;VERDADERO) Usando una coincidencia
aproximada, busca el valor
1 en la columna A, busca
el mayor de los valores
que sea inferior o igual a 1
en la columna A, que es
0,946, y despus devuelve
el valor de la columna C
en la misma fila.
100
=CONSULTAV(0,7;A2:C10;3;FALSO) Usando una coincidencia
exacta, busca el valor 0,7
en la columna A. Como en
la columna A no hay
ninguna coincidencia
exacta, devuelve un error.
#N/A


UPDATING PEOPLE 18

CONSULTAH Antes CONSULTAH permite busca un valor en la fila superior de una
tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma
columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use CONSULTAH cuando los
valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla
de datos y desee encontrar informacin que se halle dentro de un nmero
especificado de filas. Use CONSULTAV cuando los valores de comparacin se
encuentren en una columna a la izquierda de los datos que desee encontrar.
La H de CONSULTAH significa "Horizontal".
Sintaxis:
CONSULTAH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])
La sintaxis de la funcin CONSULTAH tiene los siguientes argumentos:
Valor_buscado Obligatorio. El valor que se busca en la primera fila de la tabla.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en Obligatorio. Una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Use
una referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o
valores lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben
colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario,
CONSULTAH puede devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario
ordenar matriz_buscar_en.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener ms
informacin, vea Ordenar datos en un rango o tabla.
Indicador_filas Obligatorio. El nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe
devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en
matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en
matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, CONSULTAH
devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de filas en
matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #REF!.
Ordenado Opcional. Un valor lgico que especifica si CONSULTAH debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver una coincidencia
aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente
valor mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO, CONSULTAH encontrar una
coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor de error #N/A.
Si CONSULTAH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que
valor_buscado.

UPDATING PEOPLE 19

Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en,
CONSULTAH devuelve el valor de error #N/A.
Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden usar los caracteres
comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El
signo de interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el asterisco equivale a
cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogacin o un
asterisco, escriba una tilde (~) antes del carcter.
Ejemplo:

1
2
3
4
5

6

7

8
A B C
Ejes Cojinetes Pernos
4 4 9
5 7 10
6 8 11
=CONSULTAH("Ejes"; A1:C4;
2; VERDADERO)
Busca Ejes en la fila 1 y devuelve el valor
de la fila 2 que est en la misma columna
(4)

=CONSULTAH("Cojinetes";
A1:C4; 3; FALSO)
Busca Cojinetes en la fila 1 y devuelve el
valor de la fila 3 que est en la misma
columna (7)

=CONSULTAH("B"; A1:C4; 3;
VERDADERO)
Busca B en la fila 1, y devuelve el valor de
la fila 3 que est en la misma columna.
Debido a que B no es una coincidencia
exacta, se utiliza el siguiente valor menor
que B: Ejes. (5)

1.4 Funciones lgicas

Funcin SI() Anidada Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos
valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Revise el
siguiente ejemplo.
En el ejemplo anterior, la segunda instruccin SI representa tambin el argumento
valor_si_falso de la primera instruccin SI.
De manera similar, la tercera instruccin SI es el argumento valor_si_falso de la segunda
instruccin SI.

UPDATING PEOPLE 20

Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lgica (Promedio>89) es VERDADERO, se
devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la segunda
instruccin SI y as sucesivamente.
Funcin Si, compuesta Cuando se requiere evaluar ms de una condicin, ser
necesario auxiliarse de los operadores lgicos para completar la funcin.
Los operadores lgicos existentes son: Y, O.
Cuando se genera una funcin con varias condiciones utilizando el operador lgico Y ser
Verdadera si y solo s todos los criterios sean verdaderos; sin embargo cuando se hace uso del
operador O con que al menos un criterio sea correcto toda la funcin llega a ser Verdadera.
Sintaxis:
=Si(Y(prueba_lgica1, prueba_lgica2, prueba_lgican),valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Ejemplo:
Suponga que desea verificar que empleados son aptos para un ascenso en su empresa de
acuerdo a los siguientes criterios:
Puntualidad debe ser >=90%
Productividad debe ser >= 90%
Disponibilidad debe ser >=95%
Aquellas personas que cumplan los 3 requisitos se les pondr el Status Apto de lo contrario
No apto. La frmula entonces quedara de la siguiente manera:

=SI(Y(A2>=90%,B2>=90%,C2>=95%),"Apto para ascenso","No apto")
Y obtendramos el siguiente resultado:

UPDATING PEOPLE 21

1.5 Solver
La bsqueda de objetivos es limitada, es por esto que para realizar tareas ms complejas se
cuenta con la herramienta del Solver. Con Solver, puede encontrar un valor ptimo (mnimo o
mximo) para una frmula en una celda, denominada la celda objetivo, sujeta a restricciones o
limitaciones en los valores de otras
celdas de frmula en una hoja de
clculo. Solver trabaja con un grupo de
celdas llamadas celdas de variables de
decisin o simplemente celdas de
variables, que participan en el
cmputo de frmulas en las celdas
objetivo y de restriccin. Solver ajusta
los valores en las celdas de variables
de decisin para cumplir con los
lmites en las celdas de restriccin y
producir el resultado deseado para la
celda objetivo.
Para utilizar Solver seleccione la ficha
Datos, en el grupo de Anlisis
encontrar el comando Solver, aparece la siguiente caja de dilogo:
1) Lo primero es definir la celda o celdas en la caja Establecer objetivo: cuyo valor se desea
maximizar, minimizar o fijar en un valor determinado. Esta celda se puede seleccionar con un
clic sobre la celda o escribiendo la referencia de la misma. Despus se especifica si el Valor del
objetivo va a ser Maximizado, Minimizado o Valor de un valor determinado.
2) En la caja Cambiando las celdas de variables se especifican las celdas cambiantes. Estas
celdas cambian hasta que se satisfagan las restricciones del problema y el Objetivo sea
alcanzado.

1.5.1 Restricciones
Sujeto a las restricciones, enumera las restricciones activas del problema. Una restriccin es
una condicin que la solucin debe satisfacer, por ejemplo Ventas >= 0. Las restricciones estn
listadas como una celda o como un rango de celdas que normalmente contiene una frmula

UPDATING PEOPLE 22

dependiente de una o ms celdas cambiantes y cuyo valor debe caer dentro de ciertos
lmites, o satisfacer un objetivo. Inicialmente el problema no contiene restricciones. Se
pueden agregar restricciones dando clic sobre el botn Agregar.
Al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo:

En esta caja se determina
la Referencia de celda que
se quiere restringir, puede
ser una sola celda o un
rango. Tambin la
Restriccin, que tiene dos
partes, la lista de
operadores que se pueden
elegir: <=, =, >=, o ent. Si elige ent para indicar que la variable debe ser un nmero entero,
la palabra entero aparece en el cuadro de la derecha. La segunda parte es la restriccin en s
misma, que puede ser un nmero, una referencia de celda, una referencia de rango o una
frmula. Si especifica un rango de celdas, debe ser del mismo tamao que el rango de celdas
en el cuadro Referencia de la celda.
Al presionar Agregar ya queda incluida la restriccin para ser tomada en cuenta para la
solucin del problema. Para regresar a la caja de dilogo de Parmetros de Solver se debe
presionar Cancelar.
Las restricciones tambin se pueden Cambiar con la misma mecnica o en dado caso Eliminar.
Con el botn Restablecer todo se borran las configuraciones actuales del problema de Solver y
restablece todas las opciones a las configuraciones predeterminadas.

1.6 Resolver
Al presionar Resolver se inicia el proceso de resolucin del problema definido. Al terminar el
Solver muestra la siguiente caja de dilogo:

Aqu se muestran los resultados del ltimo
clculo utilizando los valores de las celdas
cambiantes que ms se aproximan a la
solucin deseada.
Cuando Solver termina el proceso de
resolucin, muestra un mensaje de conclusin

UPDATING PEOPLE 23

en la parte superior del cuadro de dilogo Resultados de Solver, que puede ser Solver ha
hallado una solucin. Se han satisfecho todas las restricciones y condiciones o Solver no ha
encontrado una solucin vlida.
Conservar solucin de Solver acepta la solucin que el Solver hall y coloca estos valores en las
celdas cambiantes. Restaurar valores originales restaura los valores originales en las celdas
cambiantes.
Guardar escenario permite guardar el problema para ser utilizado con el Administrador
de Escenarios de Excel 2010.
Informes crea el tipo de informe especificado. Cada informe se inserta en una hoja distinta del
libro de trabajo.

1.6.1 Responder
Muestra un informe de respuestas
como se muestra en la siguiente
imagen. Ntese que dicho informe
arroja los resultados que la funcin
Solver encontr si se cumplen las
condiciones o no, as como el tiempo,
iteraciones etc.

1.6.2 Confidencialidad

Proporciona informacin sobre la sensibilidad
de una solucin a pequeos cambios en la
frmula del cuadro Celda objetivo y en las
restricciones. Para los modelos no lineales,
el informe proporciona valores dobles
(gradientes reducidos y multiplicadores
Lagrange). Para los modelos lineales, el
informe incluye costos reducidos, precio
sombra, coeficiente objetivo (con aumento
o disminucin permisible) y restriccin lado
derecho.


UPDATING PEOPLE 24

1.6.3 Lmites

Indica la celda nombrada en el cuadro
Celda objetivo y las celdas cambiantes con sus
respectivos valores, lmites mximos y
mnimos y el valor objetivo. El lmite
mnimo es el valor mnimo que puede tolerar
una celda cambiante manteniendo fijas todas
las otras celdas cambiantes y sin dejar de
satisfacer las restricciones. El lmite mximo
es el valor mximo. El resultado objetivo es el
valor de la celda en el cuadro Celda objetivo cuando la celda cambiante alcanza su lmite
mnimo o mximo.

Solver incluye un nuevo
EvolutionarySolver,
basado en algoritmos
genticos, que controla
los modelos con cualquier
funcin de Excel, nuevas opciones de optimizacin global, una programacin lineal y mtodos
de optimizacin no lineal mejorados. Adems, el complemento Solver ahora est disponible en
una versin de 64 bits.

1.6.4 Opciones
Con el botn Opciones se muestra la siguiente caja de
dilogo:
Opciones, donde se pueden controlar las caractersticas
avanzadas del proceso de resolucin y cargar o guardar las
especificaciones, tales como las selecciones y restricciones de
celda, para un problema en particular en la hoja de clculo.
En esta caja de dilogo pueden definirse parmetros para
problemas lineales y no lineales. Todas las opciones de este
cuadro de dilogo tienen una configuracin predeterminada
que es adecuada para la mayora de los problemas.
Tiempo mximo (segundos) limita el tiempo que demora Solver
en solucionar un problema. El valor debe ser un nmero entero,

UPDATING PEOPLE 25

el valor predeterminado de 100 (segundos) es adecuado para la mayora de los problemas
pequeos, pero se puede especificar un valor de hasta 32767. Iteraciones limita el nmero de
iteraciones que usar el Solver en solucionar un problema restringiendo el nmero de clculos
internos. El valor debe ser un nmero entero, el valor predeterminado de 100 es adecuado
para la mayora de los problemas pequeos, pero se puede especificar un valor de hasta
32767.
Se puede controlar la Precisin de restricciones de las respuestas que Solver encuentra. El
nmero ingresado en el cuadro se utiliza para determinar si el valor de celda con restriccin
satisface un objetivo, o un lmite mnimo o mximo especificado. Este valor debe ser una
fraccin entre (pero no incluyendo) 0 y 1, tiene un valor predeterminado de 0.000001 e indica
menor precisin si se ingresa con menos lugares decimales, por ejemplo, 0.0001. Por lo
general, cuanto mayor sea la precisin especificada (un nmero ms pequeo), ms tiempo
tardar Solver en dar con las soluciones. Si especifica un valor tentativo que se aproxime a la
solucin, los mtodos que el Solver utiliza pueden mejorar la precisin ms rpidamente.
Los problemas que involucran celdas cambiantes limitadas a valores de nmeros enteros
pueden tardar mucho tiempo en resolverse debido a que requieren la solucin de muchos
subproblemas, cada uno de los cuales es un problema sin restricciones de nmeros enteros. Se
puede ajustar la cifra en el cuadro Optimalidad de entero (%), que representa un porcentaje de
error permitido en la solucin ptima cuando una restriccin de enteros se utiliza en algn
elemento del problema. Un nivel de tolerancia alto (porcentaje de error permitido) tiende a
acelerar el proceso de resolucin. La configuracin del cuadro Optimalidad de entero (%) no
funciona cuando no existen restricciones de nmeros enteros.
Si el valor del cambio relativo en la celda objetivo es menor que el nmero introducido en el
cuadro Convergencia para las ltimas cinco iteraciones, Solver se detendr. La Convergencia se
aplica nicamente a los problemas no lineales (Evolutionary) y debe indicarse mediante una
fraccin entre 0 (cero) y 1. Cuantos ms decimales tenga el nmero que se introduzca, menor
ser la Convergencia; por ejemplo, 0,0001 indica un cambio relativo menor que 0,01. Cuanto
menor sea el valor de convergencia, ms tiempo se tardar en encontrar una solucin.
Adoptar modelo lineal acelera el proceso de resolucin, slo se puede utilizar si todas las
relaciones en el modelo son lineales (GRG Nonlinear). Mostrar resultados de iteraciones
interrumpe Solver y muestra los resultados despus de cada iteracin. Usar escala automtica
activa el uso de sta, que es til cuando los valores de entrada (Cambiando la celda) y de
salida (Celda objetivo y Restricciones) tienen gran diferencia de magnitud.
Las opciones del cuadro Derivadas especifican diferenciaciones progresivas o centrales para las
estimaciones de derivadas parciales de las funciones de objetivo y restriccin.
Las diferencias Centrales requieren la realizacin de ms clculos en la hoja pero pueden ser
tiles para problemas en los cuales se obtiene un mensaje indicando que Solver no pudo
mejorar la solucin. Una diferencia entre estas dos opciones es el comportamiento frente a las

UPDATING PEOPLE 26

funciones cuyas representaciones grficas no son uniformes y continuas. Con estas funciones
se debe utilizar la opcin Centrales.
Las opciones del Solver, se pueden guardar con la opcin Cargar/Guardar. Esta opcin muestra
la siguiente caja de dilogo:

En esta caja de dilogo se especifica la referencia donde se desea guardar el modelo. Elija esta
opcin slo cuando desee guardar ms de un modelo de Solver con la hoja de clculo. El
primer modelo de Solver se guarda automticamente con la hoja de clculo. Para utilizar un
modelo est la opcin Cargar modelo y de la misma forma que se guard, se indica la
referencia.

1.7 Auditoria de frmulas y correccin de errores

En la tabla siguiente se resumen algunos de los errores ms comunes que un usuario puede
realizar al escribir una frmula y se explica cmo corregir estos errores:
ASEGRESE DE MS INFORMACIN
Iniciar cada funcin con
el signo igual (=)
Si omite el signo igual, lo que escriba puede mostrarse como texto
o como una fecha. Por ejemplo, si escribe SUMA(A1:A10),
Microsoft Excel mostrar la cadena de texto SUMA(A1:A10) y no
calcular la frmula. Si escribe 2/11, Excel muestra una fecha
como 2-nov o 02/11/09, en lugar de dividir 2 entre 11.
Hace coincidir todos los
parntesis de apertura y
de cierre
Asegrese de que todos los pares de parntesis coinciden en
nmero. Cuando usa una funcin en una frmula, es importante
que cada parntesis est en su posicin correcta para que la
funcin funcione correctamente. Por ejemplo, la frmula
=SI(B5<0),"No vlido",B5*1.05) no funcionar porque hay solo un
parntesis de apertura y dos de cierre. La frmula correcta debe
tener este aspecto: =SI(B5<0,"No vlido",B5*1.05).
Usar dos puntos para Cuando hace referencia a un rango de celdas, use un signo de dos

UPDATING PEOPLE 27

indicar un rango puntos (: ) para separar la referencia a la primera celda en el rango
y la referencia a la ltima celda del rango. Por ejemplo, A1:A5.
Escribir todos los
argumentos necesarios
Algunas funciones de hoja de clculo necesitan argumentos,
mientras que otras (como PI) no los necesitan. De igual modo,
asegrese de no haber introducido demasiados argumentos. Por
ejemplo, la funcin MAYUSC acepta solo una cadena de texto
como argumento.
Escribir el tipo correcto
de argumentos
Algunas funciones de la hoja de clculo, como SUMA, requieren
argumentos numricos. Otras funciones, como REEMPLAZAR ,
requieren un valor de texto para, al menos, uno de sus
argumentos. Si usa el tipo incorrecto de datos como un
argumento, Excel puede devolver resultados inesperados o
mostrar un error.
Anidar como mximo 64
funciones
Puede escribir o anidar no ms de 64 niveles de funciones dentro
de una funcin. Por ejemplo, la frmula
=SI(RCUAD(PI())<2,"Menos que dos!","Ms que dos!") contiene
tres funciones: la funcin PI est anidada dentro de la funcin
RCUAD, que a su vez est anidada dentro de la funcin SI.
Escribir los nombres de
otras hojas entre
comillas simples
Si la frmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de
clculo o libros y el nombre de la otra hoja de clculo o libro
contiene un carcter que no corresponde al alfabeto, debe escribir
su nombre entre comillas simples (' ).
Colocar un signo de
exclamacin (!) despus
de un nombre de hoja de
clculo al hacer
referencia a l en una
frmula
Por ejemplo, para obtener el valor de la celda D3 en una hoja de
clculo denominada Datos trimestrales en el mismo libro, use esta
frmula: ='Datos trimestrales'!D3.
Incluir la ruta de acceso
a los libros externos
Asegrese de que cada referencia externa contenga un nombre de
libro y la ruta de acceso al libro.
Una referencia a un libro incluye el nombre del libro y debe
incluirse entre corchetes ([]). La referencia tambin debe contener
el nombre de la hoja de clculo del libro.
Por ejemplo, para incluir una referencia a las celdas A1 a A8 de la
hoja de clculo denominada Ventas del libro Operaciones T2.xlsx
(actualmente abierto en Excel), la frmula debe tener este
aspecto: =[Operaciones T2.xlsx]Ventas!A1:A8.
Si el libro al que desea hacer referencia no est abierto en Excel,
puede incluir una referencia a l en una frmula igualmente. Debe
proporcionar la ruta de acceso completa al archivo, como en el
siguiente ejemplo: =FILAS('C:\Mis documentos\[Operaciones
T2.xlsx]Ventas'!A1:A8). Esta frmula devuelve el nmero de filas
en el intervalo que incluye las celdas A1 a A8 en el otro libro (8).
Nota Si la ruta de acceso completa contiene caracteres de espacio,
como sucede en el ejemplo anterior, debe escribir la ruta de
acceso entre comillas simples (al principio de la ruta de acceso y
despus del nombre de la hoja de clculo, antes del signo de

UPDATING PEOPLE 28

exclamacin).
Escribir los nmeros sin
formato
No d formato a los nmeros cuando los escriba en una frmula.
Por ejemplo, si el valor que desea especificar es 1,000 $, escriba
1000 en la frmula. Si escribe una coma como parte de un
nmero, Excel la interpreta como un carcter separador. Si desea
ver los nmeros con separadores de miles y millones, o con
smbolo de moneda, aplique el formato a la celda, despus de
escribirlos.
Por ejemplo, si desea sumar 3100 al valor de la celda A3 y escribe
la frmula =SUMA(3,100,A3), Excel suma los nmeros 3 y 100 y, a
continuacin, suma ese total al valor de A3, en lugar de sumar
3100 a la celda A3. O bien, si escribe la frmula =ABS(-2,134),
Excel muestra un error porque la funcin ABS acepta un nico
argumento.
Evitar dividir por cero Dividir una celda por otra celda que contiene cero o ningn valor
puede generar un error # DIV/0!.

1.8 Corregir problemas comunes en las frmulas
Puede implementar ciertas reglas para comprobar si hay errores en frmulas. Estas reglas
actan como un corrector ortogrfico que comprueba si hay errores en los datos que escribe
en las celdas. Estas reglas no garantizan que su hoja de clculo no contenga errores, pero
pueden facilitar la bsqueda de errores comunes. Puede activar o desactivar cualquiera de
estas reglas por separado.
Puede marcar y corregir los errores de dos maneras: de uno en uno (igual que un corrector
ortogrfico) o en el momento en que ocurre el error en la hoja de clculo a medida que escribe
los datos. De cualquier manera, aparecer un tringulo en la esquina superior derecha de la
celda cuando se detecta un error.

Celda con un error de frmula
Puede resolver un error mediante las opciones que Excel muestra, o puede pasar por alto el
error haciendo clic en Omitir error. Si omite un error en una celda determinada, el error en esa
celda no aparecer en otras comprobaciones de errores. Sin embargo, puede restablecer todos
los errores anteriormente omitidos de modo tal que vuelvan a aparecer.


UPDATING PEOPLE 29

ACTIVAR O DESACTIVAR REGLAS DE REVISIN DE ERRORES
1. Haga clic en la pestaa Archivo, seleccione Opciones y luego haga clic en la categora
Frmulas.
2. En Reglas de verificacin de Excel, active o desactive las casillas de cualquiera de las
siguientes reglas:
Las celdas contienen frmulas que producen un error La frmula no usa la sintaxis, los
argumentos o los tipos de datos esperados. Los valores de error son #DIV/0!, #N/A,
#NOMBRE?, #NULO!, #NUM!, #REF! y #VALOR!. Cada uno de estos errores tienen
causas diferentes y se resuelven de distinta manera.
Si escribe un valor de error directamente en una celda, ste se almacena
como valor de error pero no estar marcado como error. Sin embargo, si una
frmula de otra celda hace referencia a esa celda, la frmula devolver el valor
de error de esa celda.
Frmula de columna calculada incoherente en las tablas Una columna calculada
puede incluir frmulas que son diferentes de la frmula de columna que crea una
excepcin. Las excepciones de columna calculada se crean al realizar las acciones
siguientes:
Escribir datos que no son frmulas en una celda de columna calculada.
Escribir una frmula en una celda de columna calculada y, a continuacin, hacer clic en
el botn Deshacer de la barra de herramientas de acceso rpido.
Escribir una nueva frmula en una columna calculada que ya contiene una o varias
excepciones.
Copiar datos en la columna calculada que no coinciden con la frmula de columna
calculada.
Si los datos copiados contienen una frmula, esta frmula
sobrescribe los datos en la columna calculada.
Mover o eliminar una celda de otra rea de hoja de clculo a la que hace
referencia una de las filas de una columna calculada.
Celdas que contienen aos representados con 2 dgitos La celda contiene una fecha de
texto en la que el siglo se puede interpretar incorrectamente si se usa en frmulas. Por
ejemplo, la fecha de la frmula =AO("1/1/31") podra ser 1931 o 2031. Use esta regla
para comprobar fechas de texto ambiguas.
Nmeros con formato de texto o precedidos por un apstrofo La celda contiene
nmeros guardados como texto. Esto suele ocurrir cuando se importan datos de otros
orgenes. Los nmeros guardados como texto pueden ocasionar resultados
inesperados en la forma de ordenar; por ello es preferible convertirlos a nmeros.
Frmulas incoherentes con otras frmulas de la regin La frmula no coincide con el
patrn de las dems frmulas cercanas. En muchos casos, las frmulas que son
adyacentes a otras frmulas difieren solo en las referencias que se usan. En el siguiente
ejemplo de cuatro frmulas adyacentes, Excel muestra un error junto a la frmula
=SUMA(A10:F10) debido a que las frmulas adyacentes incrementan en una fila y la

UPDATING PEOPLE 30

frmula =SUMA(A10:F10) incrementa en 8 filas. Excel espera la frmula
=SUMA(A3:F3).

1
2
3
4
5

A
Frmulas
=SUMA(A1:F1)
=SUMA(A2:F2)
=SUMA(A10:F10
=SUMA(A4:F4)

Si las referencias que se usan en una frmula no son coherentes con las de las frmulas
adyacentes, Excel muestra un error.
Frmulas que omiten celdas en una regin Una frmula puede no incluir
automticamente referencias a los datos insertados entre el rango original de datos y
la celda que contiene la frmula. Esta regla compara la referencia en una frmula en el
intervalo real de celdas que es adyacente a la celda que contiene la frmula. Si las
celdas adyacentes contienen valores adicionales y no estn en blanco, Excel muestra
un error junto a la frmula.
Por ejemplo, Excel inserta un error junto a la frmula =SUMA(A2:A4) cuando se
aplica esta regla, puesto que las celdas A5 A6 y A7 son adyacentes a las celdas a
las que se hace referencia en la frmula y a la celda que contiene la frmula
(A8), y dichas celdas contienen datos que deberan haber sido referidos en la
frmula.

1
2
3
4
5
6
7
8

A
Factura
15.000
9.000
8.000
20.000
5.000
22.500
=SUMA(A2:A4)

Celdas desbloqueadas que contengan frmulas La frmula no est bloqueada para
proteccin, por ello, la configuracin de la celda est determinada sin proteccin. De
manera predeterminada, las celdas estn bloqueadas para proteccin. Cuando una
frmula est protegida, no se puede modificar sin antes desprotegerla. Asegrese de
que no desea que la celda est protegida. La proteccin de las celdas que contienen
frmulas impide que se modifiquen y puede ayudar a evitar futuros errores.

UPDATING PEOPLE 31

Frmulas que se refieren a celdas vacas La frmula contiene una referencia a una
celda vaca. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, tal como se muestra en el
siguiente ejemplo.
Suponga que desea calcular el promedio de los nmeros de la siguiente columna
de celdas. Si la tercera celda est en blanco, no se incluye en el clculo y el
resultado es 22,75. Si la tercera celda contiene 0, el resultado es 18,2.

1
2
3
4
5
6
7

A
Datos
24
12

45
10
=PROMEDIO(A2:A6)

Los datos incluidos en una tabla no son vlidos Error de validacin en una tabla.
Compruebe la configuracin de validacin de la celda haciendo clic en Validacin de
datos en el grupo Herramientas de datos de la pestaa Datos.

1.9 Corregir errores comunes en las frmulas de uno en uno
Si previamente ha revisado si la hoja de clculo contiene errores, los errores
omitidos no aparecern hasta que se restablezcan los errores omitidos.
1. Seleccione la hoja de clculo cuyos errores desea revisar.
2. Si la hoja de clculo se calcula manualmente, presione F9 para actualizarla.
3. En el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en el botn de grupo
Comprobacin de errores.


UPDATING PEOPLE 32

El cuadro de dilogo Comprobacin de errores se muestra cuando se encuentran
errores.
4. Si previamente ha omitido errores, puede comprobar los errores de nuevo haciendo lo
siguiente:
1. Haga clic en Opciones.
2. En la seccin Comprobacin de errores, haga clic en Restablecer errores omitidos.
3. Haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Reanudar.
Al restablecer los errores omitidos se restablecern todos los errores en
todas las hojas del libro activo.
5. Coloque el cuadro de dilogo Comprobacin de errores justo debajo de la barra de
frmulas.

6. Haga clic en uno de los botones de accin en la parte derecha del cuadro de dilogo. Las
acciones disponibles son diferentes para cada tipo de error.
Si hace clic en Omitir error, se marcar el error para omitirlo en las revisiones
subsiguientes.
7. Haga clic en Siguiente.
8. Contine hasta finalizar la revisin de errores.

1.10 Marcar errores comunes de las frmulas en la hoja de clculo y corregirlos
directamente
1. Haga clic en la pestaa Archivo.
2. Haga clic en Opciones y, a continuacin, elija la categora Frmulas.
3. En Comprobacin de errores, asegrese de que la casilla Habilitar comprobacin de errores
en segundo plano est activada.
4. Para cambiar el color del tringulo que marca dnde se produce un error, en el cuadro
Indicar errores con el color, seleccione el color que desea. Haga clic en Aceptar para cerrar
el cuadro de dilogo Opciones de Excel.
5. Para corregir un error en una hoja de clculo, seleccione una celda que tenga un tringulo
en la esquina superior izquierda.

UPDATING PEOPLE 33

6. Junto a la celda, haga clic en el botn Comprobacin de errores que aparece y, a
continuacin, haga clic en la opcin que desea. Los comandos disponibles varan para cada
tipo de error y la primera entrada describe el error.
Si hace clic en Omitir error, se marcar el error para omitirlo en las revisiones
subsiguientes.
7. Repita los dos pasos anteriores.
1.11 Corregir un valor de error
Si una frmula no puede evaluar correctamente un resultado, Excel muestra un valor de error,
como #####, #DIV/0!, #N/A, #NOMBRE?, #NULO!, #NM!, #REF! y #VALOR!. Cada tipo de
error tiene diversas causas y soluciones diferentes.
La siguiente tabla contiene vnculos a artculos que describen estos errores detalladamente, as
como una breve descripcin para ayudarlo a comenzar.
VNCULO A
ARTCULO CON
INFORMACIN
DETALLADA
DESCRIPCIN
Corregir un error
#####
Excel muestra este error cuando el ancho de una columna no es
suficiente para mostrar todos los caracteres de una celda o cuando una
celda incluye valores negativos en la fecha o la hora.
Por ejemplo, una frmula que resta a una fecha del pasado una fecha del
futuro, como =15/06/2008-01/07/2008. Esto genera un valor negativo
en la fecha.
Corregir un error
#DIV/0!
Excel muestra este error cuando un nmero se divide por cero (0) o por
una celda que no contiene ningn valor.
Corregir un error
#N/A
Excel muestra este error cuando un valor no est disponible para una
funcin o una frmula.
Corregir un error
#NOMBRE?
Este error aparece cuando Excel no reconoce el texto de una frmula.
Por ejemplo, el nombre de un intervalo o de una funcin puede estar
mal escrito.
Corregir un error
#NULO!
Excel muestra este error cuando se especifica una interseccin de dos
reas que no forman interseccin (no se cruzan). El operador de
interseccin es un carcter de espacio que separa referencias en una
frmula.
Por ejemplo, las reas A1:A2 y C3:C5 no forman interseccin, de modo
que al escribir la frmula =SUMA(A1:A2 C3:C5) se devuelve el error
#NULO!.

UPDATING PEOPLE 34

Corregir un error
#NM!
Excel muestra este error cuando una frmula o funcin contiene valores
numricos no vlidos.
Corregir un error
#REF!
Excel muestra este error cuando una referencia de celda no es vlida.
Por ejemplo, cuando se eliminan celdas a las que otras frmulas hacan
referencia o se pegan celdas movidas sobre otras a las cuales se haca
referencia en otras frmulas.
Corregir un error
#VALOR!
Excel puede mostrar este error si la frmula incluye celdas que contienen
tipos de datos diferentes. Si se habilita la comprobacin errores, la
informacin en pantalla muestra el mensaje "Un valor utilizado en la
frmula es de un tipo de datos errneo". Por lo general, para resolver
este problema, se pueden realizar pequeas modificaciones en la
frmula.

1.12 Inspeccionar una frmula y su resultado a travs de la ventana Inspeccin
Cuando las celdas no estn visibles en una hoja de clculo,
puede ver las celdas y sus frmulas en la barra de
herramientas ventana Inspeccin. La ventana Inspeccin es
til para revisar, controlar o confirmar el clculo de frmulas
y los resultados en hojas de clculo grandes. Con el uso de la
ventana Inspeccin, no necesitar desplazarse
repetidamente ni ir a las distintas partes de su hoja de
clculo.
Esta barra de herramientas se puede mover o acoplar como
cualquier otra barra de herramientas. Por ejemplo, puede acoplarla en la parte inferior de la
ventana. La barra de herramientas realiza un seguimiento de las siguientes propiedades de una
celda: libro, hoja, nombre, celda, valor y frmula.
Slo puede inspeccionar las celdas una vez.


UPDATING PEOPLE 35

AGREGAR CELDAS A LA VENTANA INSPECCIN
1. Seleccione las celdas que desee inspeccionar.
Para seleccionar todas las celdas de una hoja de clculo con frmulas, en el grupo
Edicin de la pestaa Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar, en Ir a especial y, a
continuacin, en Frmulas.

2. En el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en Ventana Inspeccin.

3. Haga clic en Agregar inspeccin .
4. Haga clic en Agregar.
5. Mueva la barra de herramientas Ventana Inspeccin a la parte superior, inferior, izquierda o
derecha de la ventana.
6. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde derecho del encabezado de la
columna.
7. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas
Ventana Inspeccin, haga doble clic en la entrada.
Las celdas que tienen referencias externas a otros libros solo se muestran en la barra de
herramientas ventana Inspeccin cuando el otro libro est abierto.


UPDATING PEOPLE 36

1.13 Quitar celdas de la ventana Inspeccin
1. Si la barra de herramientas Ventana Inspeccin no se muestra, en el grupo Auditora de
frmulas de la pestaa Frmulas, haga clic en Ventana Inspeccin.
2. Seleccione las celdas que desee quitar.
Para seleccionar varias celdas, presione CTRL y haga clic en las celdas.
3. Haga clic en Eliminar inspeccin .

1.14 Evaluar una frmula anidada paso a paso
A veces resulta difcil comprender cmo se calcula el resultado final de una frmula anidada
porque hay diversos clculos intermedios y pruebas lgicas. Sin embargo, mediante el cuadro
de dilogo Evaluar frmula, puede ver las diferentes partes de una frmula anidada evaluados
en el orden en que la frmula se calcula. Por ejemplo, la frmula
=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) es ms fcil de comprender cuando puede ver los
siguientes resultados intermedios:
PASOS QUE SE MUESTRAN EN EL CUADRO
DE DILOGO
DESCRIPCIN
=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) Se muestra inicialmente la frmula anidada. La
funcin PROMEDIO y la funcin SUMA estn
anidadas dentro de la funcin SI.
=SI(40>50;SUMA(G2:G5);0) El rango de celdas F2:F5 contiene los valores
55, 35, 45 y 25 y, por lo tanto, el resultado de
la funcin PROMEDIO(F2:F5) es 40.
=SI(Falso;SUMA(G2:G5);0) Puesto que 40 no es mayor que 50, la
expresin en el primer argumento de la
funcin SI (el argumento de la prueba lgica)
es Falso.
0 La funcin SI devuelve el valor del tercer
argumento (el argumento falso de valor de SI).
La funcin SUMA no se evala porque es el
segundo argumento de la funcin SI
(argumento verdadero de valor de SI) y se
devuelve slo cuando la expresin es
Verdadera.
1. Seleccione la celda que desee evaluar. Slo se puede evaluar una celda a la vez.
2. En el grupo Auditora de frmulas de la pestaa Frmulas, haga clic en la opcin Evaluar
frmula.

UPDATING PEOPLE 37

3. Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de la
evaluacin se muestra en cursiva.
Si la parte subrayada de la frmula es una referencia a otra frmula, haga clic en Paso
a paso para entrar para mostrar la otra frmula en el cuadro Evaluacin. Haga clic en
Paso a paso para salir para volver a la celda y frmula anteriores.
El botn Paso a paso para entrar no est disponible para una referencia la
segunda vez que sta aparece en la frmula, ni si la frmula hace referencia a una
celda de un libro distinto.
4. Contine hasta que se hayan evaluado todas las partes de la frmula.
5. Para ver de nuevo la evaluacin, haga clic en Reiniciar.
Para finalizar la evaluacin, haga clic en Cerrar.
Algunas partes de frmulas que usan las funciones SI y ELEGIR no se evalan. En estos casos,
se muestra #N/A en el cuadro Evaluacin.
Si una referencia est en blanco, aparece el valor cero (0) en el cuadro Evaluacin.
Las siguientes funciones se vuelven a calcular cada vez que se modifica la hoja de clculo y
puede provocar que el cuadro de dilogo Evaluar frmula presente resultados distintos de
los que aparecen en la celda: ALEATORIO, REAS, NDICE, DESPLAZAMIENTO, CELDA,
INDIRECTO, FILAS, COLUMNAS, AHORA, HOY, ALEATORIO ENTRE.

1.15 Mostrar las relaciones entre las frmulas y las celdas
A veces, la comprobacin de las frmulas para la precisin o para
encontrar el origen de un error puede dificultarse cuando la frmula usa
celdas precedentes o dependientes:
Celdas precedentes Celdas a las que se hace referencia mediante una
frmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula
=B5, la celda B5 es la celda precedente a D10.

UPDATING PEOPLE 38

Celdas dependientes Las celdas dependientes contienen frmulas que hacen referencia a
otras celdas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula = B5, la celda D10 es
dependiente de la celda B5.
Para facilitar la comprobacin de las frmulas, puede usar los comandos Seguimiento de
precedentes y Seguimiento de dependientes para mostrar de forma grfica o seguir paso a
paso las relaciones entre estas celdas y las frmulas con flechas de seguimiento.
2. Haga clic en Opciones y, a continuacin, elija la categora Avanzadas.
3. En la seccin Mostrar opciones para este libro, seleccione el libro que desea y luego
asegrese de seleccionar Todos o Nada (ocultar objetos) en Para objetos, mostrar:.
4. Si las frmulas hacen referencia a las celdas de otro libro, abra ese libro. Excel no puede ir a
una celda de un libro que no est abierto.
5. Realice uno de los procedimientos siguientes:
Para rastrear las celdas que proporcionan datos a una frmula (celdas precedentes), realice
lo siguiente:
1. Seleccione la celda que contiene la frmula para la que desea buscar celdas precedentes.
2. Para mostrar una flecha de seguimiento a cada celda que proporciona directamente
datos a la celda activa, haga clic en Seguimiento de precedentes, en el grupo Auditora
de frmula de la pestaa Frmulas .
Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran
celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda seleccionada
desde una celda de otra hoja de clculo o libro, una flecha negra sealar
desde la celda seleccionada a un icono de una hoja de clculo . El otro
libro deber estar abierto antes de que Excel pueda rastrear estas
dependencias.
3. Para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos a la celda
activa, vuelva a hacer clic en Rastrear precedentes .
4. Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la
celda precedente ms alejada de la celda activa, en el grupo Auditora de
frmulas de la pestaa Frmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a
Quitar flechas y luego en Quitar un nivel de precedentes . Para quitar otro
nivel de flechas de seguimiento, haga clic nuevamente en el botn.
Para rastrear frmulas que hacen referencia a una celda determinada (dependientes),
realice lo siguiente:
1. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.

UPDATING PEOPLE 39

2. Para mostrar una flecha de seguimiento para cada celda que es dependiente de
la celda activa, en el grupo Auditora de frmulas de la pestaa Frmulas, haga
clic en Seguimiento de dependientes .
Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran
celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda seleccionada
desde una celda de otra hoja de clculo o libro, una flecha negra sealar
desde la celda seleccionada a un icono de una hoja de clculo . El otro
libro deber estar abierto antes de que Excel pueda rastrear estas
dependencias.
3. Para identificar el siguiente nivel de las celdas que dependen de la celda activa,
haga clic nuevamente en Rastrear dependientes .
4. Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la
celda dependiente ms alejada de la celda activa, en el grupo Auditora de
frmulas de la pestaa Frmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a
Quitar flechas y luego en Quitar un nivel de dependientes . Para quitar otro
nivel de flechas de seguimiento, haga clic nuevamente en el botn.
5. Para quitar todas las flechas de seguimiento en la hoja de clculo, en el grupo
Auditora de frmulas de la pestaa Frmulas, haga clic en Quitar flechas .
Para ver todas las relaciones en una hoja de clculo, realice lo siguiente:
1. En una celda vaca, escriba = (signo igual).
2. Haga clic en el botn Seleccionar todo.

3. Seleccione la celda y en el grupo Auditora de frmulas de la pestaa Frmulas,
haga doble clic en Seguimiento de precedentes .
Si Excel emite un pitido cuando hace clic en Rastrear dependientes o en Rastrear
precedentes , Excel ya ha realizado un seguimiento en todos los niveles de la
frmula o se est intentando realizar un seguimiento de un elemento que no se puede
rastrear. Los siguientes elementos en las hojas de clculo a los que se puede hacer
referencia mediante frmulas no se pueden rastrear con las herramientas de auditora:

UPDATING PEOPLE 40

Referencias a los cuadros de texto, grficos incrustados o imgenes en las hojas
de clculo
Informes de tabla dinmica
Referencias a constantes con nombre
Frmulas ubicadas en otro libro que hacen referencia a la celda activa si el otro
libro se cierra
Para ver las celdas precedentes codificadas con colores de los argumentos en una frmula,
seleccione una celda y presione F2.
Para seleccionar la celda en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Si la
celda est en otra hoja de clculo u otro libro, haga doble clic en la flecha negra para
mostrar el cuadro de dilogo Ir a y luego haga doble clic en la referencia que desee en la
lista Ir a.
Todas las flechas de seguimiento desaparecen si cambia la frmula a la que apuntan las
flechas, inserta o elimina columnas o filas, o elimina o mueve celdas. Para restaurar las
flechas de seguimiento despus de realizar cualquiera de estos cambios, debe volver a usar
los comandos de auditora en la hoja de clculo. Para realizar un seguimiento de las flechas
de seguimiento originales, imprima la hoja de clculo con las flechas de seguimiento visibles
antes de aplicar los cambios.


UPDATING PEOPLE 41

CAPITULO 2

TABLAS DINMICAS

El participante conocer qu es una tabla dinmica y su funcionamiento
El participante conocer cmo crear una tabla dinmica
El participante conocer qu es un grfico dinmico

2.1 Tablas dinmicas
Una tabla dinmica es una tabla interactiva creada a partir
de un conjunto de datos de una hoja de clculo en la
mayora de los casos, que tiene la capacidad de resumirlos
utilizando un formato y un mtodo de clculo determinado.
El potencial de las tablas dinmicas es muy grande y se
puede utilizar de diferentes formas.
Para la creacin de las tablas dinmicas, seleccione la
ficha de Insertar, en el grupo Tablas encontrar dos
opciones Insertar tabla dinmica y Tablas dinmicas, donde
podemos seleccionar entre crear una tabla dinmica o un
grfico dinmico
Al utilizar el comando Insertar tabla dinmica, se desplegar la siguiente caja de dialogo:

UPDATING PEOPLE 42

En esta caja de dialogo se determinan los datos a partir de los cuales se va a crear la tabla
dinmica. Disponemos de dos opciones para seleccionar estos datos: Tabla o rango
(cualquiera de estas opciones se emplea seleccionando el rango en la hoja de clculo, del
libro actual o cualquier otro libro) o bien utilizar una fuente de datos externa, es decir se
puede crear usando datos creados en una aplicacin, un sistema de base de datos o
cualquier otra Fuente de datos externa a Excel. Esta opcin inicia el MS Query para permitir
consultar la fuente de datos.
Tambin se define dnde se desea colocar el informe de tabla dinmica, se dispone de dos
opciones: Nueva hoja de clculo o en una Hoja de clculo existente (la cual puede ser de un
libro distinto al actual). Una vez que se han definido tanto los datos como la ubicacin de la
tabla dinmica, presione el botn Aceptar.
En la hoja de clculo se mostrar el diseo de la tabla dinmica. En la parte derecha de la
pantalla se muestra panel de tareas de Lista de campos de tabla dinmica, dentro de este
panel se concentran enlistados los nombres de campos de los datos que hemos seleccionado
previamente.
Tambin se define dnde se desea colocar el informe de tabla dinmica, se dispone de dos
opciones: Nueva hoja de clculo o en una Hoja de clculo existente (la cual puede ser de un
libro distinto al actual). Una vez que se han definido tanto los datos como la ubicacin de la
tabla dinmica, presione el botn Aceptar.
En la hoja de clculo se mostrar el diseo de la tabla dinmica. En la parte derecha de la
pantalla se muestra panel de tareas de Lista de campos de tabla dinmica, dentro de este
panel se concentran enlistados los nombres de campos de los datos que hemos seleccionado
previamente.

UPDATING PEOPLE 43

2.2Diseando una tabla dinmica

Para disear una tabla dinmica se emplea la parte inferior del
panel de tareas de Lista de campos de tabla dinmica, en ella
se encuentran definidos distintos espacios:
Como se indica, pude seleccionar el campo de la lista y
arrastrarlo hasta el espacio donde se desea: Filtro de
informe (Campos de pgina), Rtulos de columna (Campos de
columna), Rtulos de fila (Campos de fila) y Valores (Datos).
Para cambiar de lugar un campo, simplemente arrstrelo a la nueva posicin. Para
eliminarlo arrstrelo fuera del rea.
Para cambiar de lugar un campo, simplemente arrstrelo a la nueva posicin. Para
eliminarlo arrstrelo fuera del rea.

Si desea disear la tabla dinmica directamente en la hoja de clculo realice lo siguiente:

UPDATING PEOPLE 44

1) En la ficha Herramientas de tabla dinmica - Opciones, grupo Tabla dinmica, seleccione el
comando Opciones.
2) Dentro de la caja de dialogo Opciones de tabla dinmica, separador Mostrar, active la
casilla de seleccin Diseo de tabla dinmica clsica (permite arrastrar los campos en la
cuadrcula).
3) En el panel de tareas de Lista de campos de tabla dinmica, seleccione el campo. Con un clic
sostenido arrstrelo al rea deseada (Campos de fila, Campos de columna, Campos de pgina,
Datos). Debe de existir por lo menos un campo de datos.
4) El resultado obtenido ser el mismo que en la forma anterior.

2.3 Personalizar los campos
Todas las opciones de personalizacin de un campo de la tabla dinmica, se pueden modificar
aun cuando la tabla ya haya sido creada o terminada.
Para personalizar un campo, siga cualquiera de estas opciones:
Haga clic con el botn derecho del mouse sobre el campo, del men contextual seleccione la
opcin Configuracin de campos
Seleccione el resumen, dentro de la tabla dinmica que desee personalizar. En la ficha
Herramientas de tabla dinmica Opciones, grupo Campo activo, seleccione el comando
Configuracin de campo.
En el panel de tareas de Lista de campos de tabla dinmica, haga clic en el campo, del men
seleccione la opcin Configuracin de campo de valor...


UPDATING PEOPLE 45

Cualquiera de las acciones anteriores,
abre la caja de dilogo configuracin de
campos de datos
En esta caja de dilogo, dentro del
separador Resumir valores por se definen
las funciones de resumen usadas para
calcular los valores en el campo de datos
seleccionado. Tambin puede crear un
clculo personalizado o cambiar el nombre
del campo de datos (Nombre
personalizado).
En Nombre del origen se muestra el nombre del campo tal como aparece en los datos fuente.
Nombre personalizado muestra el nombre del campo de datos tal como aparece en la
tabla dinmica, para dar un nuevo nombre al campo, escriba sobre este. Resumir campo de
valor por son las posibles funciones que Excel 2010 puede usar para resumir los valores en el
campo de datos.
Formato de Nmero asigna un formato a los valores en el campo de datos utilizando uno de
los formatos numricos incorporados o utiliza un formato personalizado que usted crea, el
formato que se aplica se mantiene aun
cuando se mueven los datos a la tabla
dinmica.
El separador de Mostrar valores como,
crea un clculo personalizado para el
campo de datos.
Los clculos personalizados comparan,
tpicamente, un conjunto de datos con
otro conjunto de datos relacionados en la
tabla dinmica. El resultado puede
expresarse como una diferencia, un
porcentaje o algn otro tipo de funcin.
Mostrar valores como contiene una lista de funciones disponibles para clculos
personalizados. Algunas de las funciones se muestran a continuacin:


UPDATING PEOPLE 46

Funcin Resultado
Diferencia de Muestra los datos como una diferencia entre un campo base y un elemento
base especificado.
% de Muestra los datos en el rea de datos como un porcentaje de un campo base y
un elemento base especificado.
% de la Muestra los datos en el rea de datos utilizando el mismo mtodo de la
Diferencia de funcin Diferencia de, pero muestra la diferencia como un porcentaje de los
datos base.
Total en Muestra los datos de elementos sucesivos como un total
actual. Debe seleccionar el campo cuyos elementos se mostrarn en un total
actual.
% de la fila Muestra los datos en cada fila como un porcentaje del total de la fila.
% de la col. Muestra los datos de cada columna como un porcentaje del total de la
columna.
% del total Muestra los datos en el rea de datos como un porcentaje del total general de
todos los datos en la tabla dinmica.
ndice Muestra los datos usando el siguiente algoritmo:
((valor en la celda) x (Total general)) / ((Total general de la fila) x (Total
general de la columna))
Campo base muestra los campos que aparecen en la tabla dinmica. Despus de seleccionar
uno de los clculos personalizados, seleccione un campo base que sirva como los datos base
para el clculo personalizado, si fuera necesario. De la misma forma el Elemento base muestra
los elementos dentro del campo base seleccionado. Despus de elegir un clculo
personalizado y un campo base, seleccione un elemento que sirva de elemento base del
clculo personalizado, tambin si fuera necesario. Cuando seleccione elementos para un
campo base, pueden incluirse los
elementos anteriores y siguientes.
La opcin (anterior) se utiliza
cuando se desea que cada clculo
use el valor que precede el
elemento actual en el campo
base. La opcin (siguiente) se
utiliza cuando desea que cada
clculo use el valor que sigue del

UPDATING PEOPLE 47

elemento actual en el campo base.

2.4 Filtros
Los datos filtrados slo muestran el subconjunto de datos que cumplen los criterios
especificados y ocultan los datos que no se desea
mostrar.
En el informe de tabla o de grfico dinmicos, haga clic
en la flecha del rea de columnas (campo de
serie) o del rea de filas (campo de categora).
En la lista de valores de texto, active o desactive uno o
ms valores de texto por los que filtrar. Si la lista es
grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte
superior y a continuacin, seleccione los valores de
texto concretos por los que desea filtrar.
Para quitar todos los filtros, en la ficha Opciones, en el
grupo Acciones (informe de tabla dinmica), o en la
ficha Analizar, en el grupo Datos (informe de grfico
dinmico), haga clic en Borrar y, a continuacin, en Borrar
filtros.
Para quitar los filtros de un campo especfico, haga clic en la flecha del rtulo de fila o de
columna y, a continuacin, haga clic en Borrar filtro de <Nombre de campo>.

2.5 Creacin de frmulas
Si las funciones de resumen y los clculos personalizados no proporcionan los resultados que
desea, puede crear sus propias frmulas
en campos calculados y elementos
calculados.
Campo calculado. Utilice un campo
calculado si piensa utilizar los datos de
otro campo en la frmula.
En la ficha Herramientas de tabla
dinmica - Opciones, en el grupo
Clculos, haga clic en Campos,
Elementos y Conjuntos y a

UPDATING PEOPLE 48

continuacin, haga clic en Campo calculado.
En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el campo. En el cuadro Frmula, escriba la
frmula para el campo. Para utilizar los datos de otro campo en la frmula, haga clic en el
campo en el cuadro Campos y, a continuacin, haga clic en Insertar campo. Finalmente de un
clic en el botn de Aceptar.
Elemento calculado. Utilice un
elemento calculado si desea que la
frmula emplee datos de uno o ms
elementos especficos dentro de un
campo. Si los elementos del
campo estn agrupados, en la ficha
Herramientas de tabla
dinmica - Opciones, en el grupo
Agrupar, haga clic en
Desagrupar. Haga clic en el
campo donde desee agregar el
elemento calculado.
En la ficha Herramientas de tabla dinmica
- Opciones, en el grupo Clculos, haga clic en Campos, Elementos y Conjuntos y a continuacin,
haga clic en Elemento calculado.
En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado. En el cuadro Frmula,
escriba la frmula para el elemento. Para utilizar los datos de un elemento de la frmula, haga
clic en el elemento en la lista Elementos y a
continuacin, en Insertar elemento (el
elemento debe ser del mismo campo que el
elemento calculado).
Orden de resolucin. Presentar dentro de la
caja de dialogo el orden en que se resuelven las
distintas frmulas de los campos y elementos
calculados. Es posible cambiar el orden de
resolucin, empleando los botones de Subir
y bajar, con la frmula seleccionada. Otra
opcin es eliminar la frmula que se tiene
seleccionada.


UPDATING PEOPLE 49

Crear lista de frmulas. Al
utilizar este comando
Microsoft Excel inserta
una hoja de clculo ms
donde genera el resumen
con las frmulas que se han
creado.

Agrupar
Estas opciones se encuentran en la ficha de Herramientas de tabla dinmica Opciones,
dentro del grupo Agrupar.
Agrupar seleccin, es posible agrupar los elementos de un campo de forma personalizada con
el fin de aislar el subconjunto de los datos que necesita para trabajar y que no puede agrupar
de otro modo.
Es posible agrupar elementos numricos, de fecha y hora o elementos seleccionados.
Agrupar elementos numricos. Debe seleccionar el campo
numrico de la tabla dinmica que desea agrupar. En la ficha
Opciones de las Herramientas de tabla dinmica, utilice el
comando Agrupar seleccin, mostrar la siguiente caja de
dialogo donde se deber de establecer en el cuadro Comenzar
en, el primer elemento que desee agrupar. En el cuadro
Terminar en, el ltimo elemento que desee agrupar. En el
cuadro Por, escriba un nmero que represente el intervalo
incluido en cada grupo.
Agrupar elementos de fecha y hora. Debe seleccionar el campo
numrico de la tabla dinmica que desea agrupar. En la ficha
Opciones de las Herramientas de tabla dinmica, utilice el
comando Agrupar seleccin, mostrar la siguiente caja de
dialogo donde se deber de escribir la primera hora o fecha que
desee agrupar en el cuadro Comenzar en y la ltima en el cuadro
Terminar en.
En el cuadro Por, haga clic en uno o ms perodos de tiempo
para los grupos. Para agrupar los elementos por semanas, haga
clic en Das en el cuadro Por, asegrese de que Das es el nico
perodo de tiempo seleccionado y, despus, haga clic en 7 en el
cuadro Nmero de das. A continuacin, puede hacer clic en otros

UPDATING PEOPLE 50

perodos de tiempo por los que desee agrupar, como Mes.
Agrupar elementos seleccionados. Seleccione los elementos del informe de tabla dinmica
que desea agrupar; haga clic en los elementos y arrstrelos o presione la tecla CTRL o MAYS
mientras hace clic en los elementos. En la ficha Opciones de las Herramientas de tabla
dinmica, utilice el comando Agrupar seleccin. En ese momento se crear la agrupacin
correspondiente.

Desagrupar elementos. Para desagrupar seleccione los elementos que desea desagrupar.
En la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica, en el grupo Agrupar, haga clic en
Desagrupar.
En una seleccin de grupo, slo se desagrupan los elementos seleccionados. En un campo
numrico o de fecha u hora, se desagrupan todos los grupos del campo.
Agrupar campos. Nos ayudar a crear las agrupaciones que requiramos en campos de tipo
numrico o de fecha y hora como se ha explicado anteriormente.
2.6 Ordenar
Estas opciones se encuentran en la ficha de
Herramientas de tabla dinmica Opciones, dentro
del grupo Ordenar y filtrar.
Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A),
nmeros (de menor a mayor o de mayor a menor) y
fechas y horas (de ms antiguos ms recientes y de
ms recientes a ms antiguos).
Seleccione un campo de columna o de fila de un informe de tabla dinmica o de grfico
dinmico o seleccione un rtulo de fila o columna de un informe de tabla dinmica.

UPDATING PEOPLE 51

El comando ordena en forma ascendente: texto de la A a la Z, nmeros de menor al mayor
o fechas y horas de ms antiguos a los ms recientes.
El comando ordena en forma descendente: texto de la Z a la Z, nmero del mayor al
menor, fechas y horas de los ms recientes a los ms antiguos.
Si desea personalizar la operacin de ordenacin, en la ficha Opciones, en el grupo
Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.
En el cuadro de dilogo Ordenar <nombre de
campo>, seleccione el tipo de ordenacin
que desea siguiendo uno de estos
procedimientos:
Para devolver a los elementos su orden
original, haga clic en Orden del origen de
datos. Esta opcin slo est disponible para
los datos de origen OLAP.
Para arrastrar y arreglar elementos del modo
que desee, haga clic en Manual. Para
seleccionar un campo para ordenar en
orden ascendente, seleccione Ascendente (A
a Z) y, a continuacin, seleccione el campo en la
lista desplegable.
Para seleccionar un campo para ordenar en orden descendente, seleccione Descendente (A a
Z) y, a continuacin, seleccione el campo en la lista desplegable.
Para seguir personalizando la operacin de ordenacin, haga clic en Ms opciones. En el
cuadro de dilogo Ms opciones de ordenacin, siga uno o varios de estos procedimientos:
Para habilitar o deshabilitar la operacin de ordenacin cada vez que el informe de
tabla dinmica se actualiza, dentro de la seccin Autoordenar, active o desactive la
casilla de verificacin Ordenar automticamente cada vez que se actualice el informe.
Para ordenar segn un criterio de ordenacin definido por el usuario mediante una
lista personalizada, en la parte inferior de la seccin Primer criterio de ordenacin,
seleccione la lista personalizada en la lista desplegable. Esta opcin slo est
disponible si no se ha seleccionado la casilla de verificacin de la parte inferior de la
seccin Autoordenar.

UPDATING PEOPLE 52

Microsoft Office Excel ofrece listas personalizadas integradas de das de la semana y de meses
del ao, y puede adems crear sus propias listas.

2.7 Opciones de tabla dinmica
Las opciones de tabla dinmica, nos ofrecen diversos comandos para modificar, actualizar o
cambiar la disposicin de los datos y el formato de presentacin de la misma. Todos los
comandos que se revisaran a continuacin se encuentran ubicados dentro de la ficha
Herramientas de tabla dinmica Opciones.

2.7.1 Grupo Acciones

Comando Descripcin
Borrar Con este comando podemos borrar toda la tabla dinmica, de modo que
podemos iniciar el diseo de una nueva tabla o grfico con el mismo origen
de datos.

Tambin nos da la posibilidad de borrar los filtros que se hubieran
aplicado a la tabla o grfico dinmico.
Seleccionar Nos ofrece distintas opciones para seleccionar dentro de la tabla
dinmica, como pueden ser los valores, etiquetas, rtulo o todo.

Mover tabla
dinmica
Abre la caja de dialogo siguiente, donde podemos cambiar la ubicacin
de la tabla dinmica actual.


UPDATING PEOPLE 53

2.7.2 Grupo Mostrar
Comando Descripcin
Lista de campo Muestra u oculta el panel de tareas de Lista de campos de tabla
dinmica.
Botones +/- Muestra u oculta los botones para Expandir o Contraer el campo

Mostrar encabezados
de campo
Muestra u oculta los encabezados de los campos de fila y columna de
la tabla dinmica

2.7.3 Grupo Tabla dinmica
Nombre de la tabla dinmica
Microsoft Excel asigna a cada tabla dinmica un nombre, por definicin es Tabla dinmica y un
nmero consecutivo. Con este comando podemos cambiar este nombre y de esta manera
identificar el informe de una manera precisa.

2.7.4 Opciones
Este comando nos ayudar a cambiar distintas opciones de la tabla dinmica, en distintas
maneras, aun cuando la tabla se encuentre concluida.

UPDATING PEOPLE 54

Comando Descripcin
Combinar y
centrar
celdas con
etiquetas.
Active esta casilla de verificacin para combinar celdas de elementos
de columna y fila externos de manera que pueda centrar los
elementos horizontal y verticalmente.
Sangra de
etiquetas de filas
en forma
compacta.
Para aplicar una sangra al rea de rtulos de filas si el informe de
tabla dinmica tiene un formato compacto, seleccione un nivel de
sangra de 0 a 127.
Mostrar campos
en
rea de filtro de
informe.
Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar primero
los campos del rea del filtro del informe de arriba a abajo, segn se
agregan los campos, antes de mostrar otra columna. Seleccione
Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero los campos
en el rea de filtro de informe de izquierda a derecha, segn se
agregan a l los campos, antes de continuar con otra fila.
Para valores
errneos,
mostrar.
Active esta casilla de verificacin y escriba el texto que desea
que aparezca en la celda en lugar de un mensaje de error, como por
ejemplo "No vlido".
Para celdas
vacas, mostrar.
Active esta casilla de verificacin y a continuacin, escriba un texto
que desea que aparezca en la celda en lugar de la celda en blanco,
como por ejemplo, "Vaca"
Autoajustar
anchos de
columnas al
actualizar.
Active esta casilla de verificacin para ajustar las columnas de la
tabla dinmica automticamente al tamao del texto o valor de
nmero ms extenso.
Mantener el
formato
de la celda al
actualizar.
Active esta casilla de verificacin para guardar el formato y el diseo
del informe de la tabla dinmica de manera que se utilice cada vez que
realice una operacin.


UPDATING PEOPLE 55

2.7.5 Separador totales y filtros

Comando Descripcin
Mostrar totales
generales
de las filas
Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar la
columna Total general situada junto a la ltima columna.
Mostrar totales
generales
de las columnas
Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar la
fila Total general situada en la parte inferior del informe de la tabla
dinmica.
Subtotales de
elementos
filtrados de pgina
Active o desactive esta casilla de verificacin para incluir o excluir
elementos filtrados de informes en subtotales.
Permitir varios
filtros por
campo
Active esta casilla de verificacin para insertar todos los valores,
incluidos los que estn ocultos por un filtro, cuando Microsoft Office
Excel calcula los subtotales y el total general. Desactvela para incluir
slo los elementos mostrados cuando Excel calcula los subtotales y el
total general.
Usar listas
personalizadas al
ordenar
Active o desactive esta casilla de verificacin para habilitar o
deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando Excel ordena
listas. Si desactiva esta casilla de verificacin mejorar el rendimiento
al ordenar grandes cantidades de datos.

2.7.6 Separador Mostrar

En este separador podemos establecer qu es lo que se
desea mostrar o no, de las distintas herramientas de la
tabla dinmica, como pueden ser: Mostrar botones
para expandir y contraer, Informacin contextual sobre
herramientas, Ttulos de campo y filtrar listas
desplegables, Diseo de tabla dinmica clsica,
Elementos sin datos en las filas y las columnas,
Etiquetas de los elementos. Adems de definir cmo se

UPDATING PEOPLE 56

desea establecer el orden, de A a Z segn el origen de datos.

2.7.7 Separador de impresin

Comando Descripcin
Imprimir botones para
expandir o contraer
al mostrarlos en una
tabla dinmica
Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u
ocultar los botones para expandir y contraer al imprimir un
informe de tabla dinmica.
Repetir etiquetas de
fila
en cada pgina
impresa
Active o desactive esta casilla de verificacin para repetir los
rtulos del elemento actual del rea de rtulos de fila en todas
las pginas de un informe de tabla dinmica impreso.
Imprimir ttulos Active o desactive esta casilla de verificacin para habilitar o
deshabilitar la repeticin de encabezados de campos de filas y
columnas y de rtulos de elementos de columna en todas las
pginas impresas de un informe de tabla dinmica.

2.7.8 Separador Datos

Comando Descripcin
Guardar datos de Active o desactive esta casilla de verificacin para guardar los

UPDATING PEOPLE 57

origen con el
archivo
datos del origen de datos externo con el libro.
Habilitar mostrar
detalles
Active o desactive esta casilla de verificacin para habilitar la
informacin detallada del origen de datos y a continuacin,
mostrar los datos en una nueva hoja de clculo.
Actualizar al abrir el
archivo
Active o desactive esta casilla de verificacin para actualizar los
datos al abrir el libro de Excel que contiene este informe de tabla
dinmica.
Nmero de
elementos que se
van a recuperar por
campo
Para especificar el nmero de elementos de cada campo
que se almacenarn temporalmente con el libro en la cach,
seleccione una de estas opciones:

Automtico. El nmero predeterminado de elementos
nicos para cada campo.
Ninguno. Ningn elemento nico para cada campo.
Mx. El nmero mximo de elementos nicos para
cada campo. Puede especificar hasta un mximo de
1.048.576 elementos.

Esta configuracin no est disponible para un origen de datos OLAP.

2.7.9 Grupo Campo activo
En este grupo encontraremos opciones para expandir o contraer todo el campo, as
como la Configuracin del campo, tema que se explic con anterioridad.
Comando Descripcin
Grfico
dinmico
Inserta una grfica dinmica basada en los datos de la tabla dinmica que
se tiene seleccionada.
Herramientas
OLAP
En caso de haber una fuente de datos de cubo de procesamiento analtico
en lnea (OLAP). Este origen de datos externos se conecta al libro a travs
de una conexin de datos, que es un conjunto de informacin que
describe cmo localizar, iniciar una sesin y tener acceso al origen de
datos externo.
Anlisis de
hiptesis
Mediante el uso de herramientas de anlisis de hiptesis, puede probar
con varios conjuntos de valores diferentes en una o ms frmulas y as
explorar los diversos resultados. Estas herramientas de anlisis se
encontrarn disponibles, si el origen de datos de la tabla dinmica es de
cubo de procesamiento analtico en lnea (OLAP)

2.8 Estilo de tabla dinmica


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El estilo de tabla dinmica incluye distintos elementos para la presentacin del informe, entre
otros: subtotales y totales generares, distintos diseos de informe y una amplia galera de
estilos. Todos los comandos que se revisarn a continuacin se encuentran en la ficha de
Herramientas de tabla dinmica Diseo.

2.8.1 Grupo Diseo

Comando Descripcin
Subtotales Nos ofrece tres maneras de presentar los subtotales: En la parte inferior
del grupo. En la parte superior del grupo. No mostrar subtotales para los
grupos.
Totales
generales
Nos ofrece tres opciones para los totales generales de la tabla dinmica:
Desactivados para filas y columnas. Activados para filas y columnas.
Activado slo para filas. Activado slo para columnas.
Diseo de
informe
Cambia la forma de presentar el informe de tabla dinmica de tres
formas:

Mostrar de forma compacta.- Se usa para evitar que los datos
relacionados se salgan horizontalmente de la pantalla y minimizar la necesidad
de desplazarse por ella. Los campos del lado estn en una columna y
tienen aplicada sangra para mostrar la relacin de la columna anidada.

Mostrar en formulario esquemtico.- Se usa para esquematizar los datos al
estilo clsico de tabla dinmica.

Mostrar en formulario tabular.- Se usa para ver todos los datos en un formato
de tabla tradicional y para copiar celdas en otra hoja de clculo con facilidad.
Filas en
blanco
Podemos incluir o excluir dentro de la tabla dinmica, las filas en blanco que
se encuentren en el origen de datos

2.8.2 Grupo Opciones de estilo de tabla dinmica
En este grupo se definirn las opciones
que servirn para el estilo de la tabla.
Podemos definir si deseamos destacar los
encabezados de fila o columna y si aplicar
un tono distinto de color a las filas o a las
columnas.
2.8.3 Estilos de tabla dinmica
Nos ofrece la galera de estilos que
podemos aplicar al informe de tabla

UPDATING PEOPLE 59

dinmica, basta con seleccionar cualquiera de ellos. Si deseamos cambiar el estilo, se
selecciona cualquier otro.
En esta opcin tambin podremos borrar el estilo que se ha aplicado o guardar un estilo
personalizado.

2.9 Actualizando una tabla dinmica
Los comandos descritos a continuacin se localizan dentro de la ficha Herramientas de
tabla dinmica Opciones, en el grupo Datos.

2.9.1 Actualizar
Si el origen de datos en la que se ha basado una tabla o un grfico
dinmico sufre alteraciones, bastar con utilizar el comando Actualizar para que
la tabla o grfico se modifiquen de acuerdo con los nuevos datos.

2.9.2 Cambiar origen de datos
Al utilizar este comando, podemos
cambiar el origen de los datos en que
se ha basado la tabla o grfico
dinmico. Abrir una caja de dialogo
similar a la empleada al momento de
crear la tabla o grfico, donde
podemos seleccionar un rango o tabla
distinto o cambiar la fuente de datos
externa, segn sea el caso.

2.10 Segmentacin de datos
Cuando se inserta una segmentacin de datos, se usan botones para segmentar y filtrar
rpidamente los datos para mostrar nicamente lo que se necesita. Adems, cuando se aplica
ms de un filtro a la tabla dinmica, ya no es necesario abrir una lista para ver cules son los
filtros que se aplican a los datos, se muestra justo en la pantalla. Es posible aplicar formato a la

UPDATING PEOPLE 60

segmentacin de datos para que coincida con el formato del libro y usarla de nuevo fcilmente
en otras tablas dinmicas, grficos dinmicos y funciones de cubo.

Para crear una segmentacin de datos, realice lo
siguiente:
1) Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla
dinmica para el cual desea crear una segmentacin de
datos.
2) De esta forma, se mostrarn las Herramientas de
tabla dinmica y se agregarn las fichas Opciones y Diseo.

3) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Opciones, haga clic en
Insertar Segmentacin de datos.
4) En el cuadro de dilogo Insertar Segmentacin de datos,
active la casilla de verificacin de los campos de la tabla
dinmica para los cuales desea crear una segmentacin de
datos.
5) Haga clic en Aceptar.

2.11 Grficas Dinmicas


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Una vez terminada la
Tabla Dinmica se puede
dar paso a la realizacin
del grfico dinmico, esto
se hace por medio del
comando Grfico dinmico
del grupo Herramientas de
la ficha Opciones de las
Herramientas de tabla
dinmica.
Un grfico dinmico
tambin puede ser creado
por medio del comando
Grfico dinmico, del grupo
Tablas de la ficha Insertar, aun cuando se solicite la creacin de un grfico dinmica, se crear
la tabla dinmica correspondiente.

2.11.1 Herramientas del grfico dinmico
Las herramientas de grfica dinmica proporcionan los comandos necesarios para
modificar y personalizar el grfico que se tenga seleccionado en el momento. A continuacin
se revisan los comandos de la ficha Diseo.

2.11.2 Grupo Tipo - Cambiar tipo de grfico
Permite seleccionar otro tipo de grfico distinto al establecido. Tambin se dispone del
comando

2.11.3 Guardar como plantilla
Con el cual es posible guardar un estilo de grfico de forma que pueda ser empleado en un
grfico nuevo.

2.11.4 Grupo Diseos de grafico
Presenta la galera de diseos disponibles, que nos ayudaran a establecer el diseo que
deseamos aplicar al grfico, incluye mostrar ejes, lneas de divisin, posicin de leyenda,
ttulos, tabla de valores, entre otros.


UPDATING PEOPLE 62

2.11.5 Estilos de diseo
Presenta la galera de estilos disponibles para aplicar al grfico. Incluye distintas
combinaciones de colores para las series, los ejes y los distintos elementos del grfico.

2.11.6 Mover grfico
Este comando tiene la funcin de cambiar la ubicacin del grfico seleccionado, ya sea en
cualquier hoja de clculo, inclusive en un libro distinto o colocarlo en una hoja de grfico
nueva. La siguiente imagen muestra la caja de dialogo donde se establece la posicin del
grfico.

2.11.7 Ficha Presentacin
En esta ficha se encuentran los comandos necesarios para personalizar los distintos elementos
del grfico.
Selecciona el elemento del grfico que desea
personalizarse.
Abre la caja de dialogo con las opciones correspondientes al
elemento que se encuentra seleccionado.
Eliminar el formato que se haya establecido al
elemento seleccionado, para hacerlo coincidir con el estilo predeterminado.

UPDATING PEOPLE 63

Permite insertar formas, cuadros de texto e imgenes.
Presenta tres formas distintas de mostrar el ttulo del grfico: Ninguno, Encima del
grfico o superpuesto.
Presenta distintas opciones para los rtulos de los distintos ejes, dependiendo del tipo
de grfico que se tenga seleccionado.
Presenta distintas opciones para ubicar la leyenda

Presenta distintas opciones para las etiquetas de datos, estas dependen
del tipo de grfico que se tenga seleccionado

Muestra u oculta las lneas de divisin, principales y secundarias.

Muestra u oculta el cuadro del grfico.

Muestra u oculta el plano inferior del grfico.

Abre la caja de dialogo con las opciones de giro 3D.

El comando de anlisis agrega lneas de tendencia, lneas, barras ascendentes o
descendentes o barras de error.

Muestra u oculta la tabla de datos dentro del mismo espacio del grfico.

Presenta opciones para los distintos ejes, dependiendo del tipo de grfico que se tenga
Seleccionado.

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Muestra el nombre del grfico, donde es posible cambiarlo.

2.12 Actualizando una grfica dinmica

Los comandos descritos a continuacin se localizan dentro de la ficha Herramientas del
grfico dinmico Analizar, en el grupo Datos

2.12.1 Actualizar
Si el origen de datos en la que se ha basado una tabla o un grfico dinmico sufre alteraciones,
bastar con utilizar el comando Actualizar para que la tabla o grfico se modifiquen de
acuerdo con los nuevos datos.

2.12.2 Borrar
Puede emplearse de dos maneras distintas, para borrar la grfica dinmica que se tenga
seleccionada o para borrar los filtros aplicados al grfico.

2.12.3 El complemento PowerPivot
Si necesita analizar grandes cantidades de datos, puede descargar el complemento de
Microsoft SQL Server PowerPivot para Excel y trabajar con datos dentro de los libros de Excel,
donde puede explorar y realizar clculos en los datos. Cuando se trabaja con datos, el tiempo
de respuesta es ligeramente ms rpido, tanto si trabaja con cientos de filas como con cientos
de millones de filas.

Mediante PowerPivot para Excel, puede recopilar y combinar datos de varios orgenes con
rapidez, incluidas bases de datos corporativas, hojas de clculo, informes y fuentes de datos.
Una vez que tiene los datos en Excel, puede explorarlos, calcularlos y resumirlos de manera
interactiva mediante tablas dinmicas, segmentacin de datos y otras caractersticas tpicas
de Excel.

UPDATING PEOPLE 65

Realice los siguientes pasos para acceder a un
origen de datos y visualizar las tablas dentro de la
ventana de PowerPivot.

Puede conectar a diferentes orgenes de datos: SQL
Server,
Access,
Analysis Services.

Otros tipos de orgenes de datos son: Oracle,
Teradata, Sybase, Informix, IBM DB2, Archivos
de texto, hojas de clculo de Excel.

Seleccione el origen de datos del cual desea
obtener las tablas. Dependiendo del origen de
datos que haya seleccionado, la caja de dialogo

UPDATING PEOPLE 66

muestra distintas opciones.

Presione el botn Siguiente para continuar con los siguientes pasos del Asistente para
importacin de tablas.

Seleccionar en lista de tablas y vistas para elegir datos para importar.- Otra opcin es emplear
el modo grfico de PowerPivot, mediante el cual seleccionaremos de una lista de tablas y
consultas (en su caso), disponibles en el origen de datos. En este manual se revisar el modo
grfico de PowerPivot

Escribir una consulta para especificar los datos que de
importarn.- Las consultas para obtener las tablas que
requiere, puede realizarlas por medio de una secuencia
de comandos, el cul contendr las sentencias
necesarias.
Seleccione la opcin que requiera y presione el botn
Siguiente.

Seleccione las tablas y consultas que requiere para
generar el resumen de tabla dinmica.

Basta con activar la casilla de verificacin que se localiza
al lado izquierdo del nombre de cada tabla o
consulta, puede seleccionar todas las tablas que
requiera.

Una vez que ha seleccionado las tablas y consultas que desea importar, utilice el botn
Vista previa y Filtrar para quitar los campos que no se requieran de cada tabla y si lo requiere
filtrar los registros contenidos.

Presione el botn Aceptar.

Realice la misma operacin para el resto de las
tablas que desea importar.
Presione el botn Finalizar en la caja del Asistente
para la importacin de tablas.

UPDATING PEOPLE 67

Si ya hemos filtrado las tablas y consultas seleccionadas, lo siguiente es esperar a que se
realice el proceso de importacin.

De ser necesario, establezca las relaciones entre las
distintas tablas. Emplee el comando Crear relacin,
del grupo Relaciones, en la ficha Diseo, de la
ventana de PowerPivot o visualice las relaciones ya
creadas de origen, con el comando Administrar
relaciones.

Finalmente, cree el informe de tabla dinmica, empleando
cualquiera de las distintas opciones disponibles dentro del
comando PivotTable, de la ficha Pgina principal de la ventana
de PowerPivot.

2.13 Comparar un informe de tabla dinmica y un informe de grfico dinmico
Al crear un informe de grfico dinmico a partir de un informe de tabla dinmica, el diseo del
informe de grfico dinmico, es decir, la posicin de sus campos, est determinada
inicialmente por el diseo del informe de tabla dinmica. Si se crea primero el informe de
grfico dinmico, se determina el diseo del grfico arrastrando campos de la Lista de campos
de tabla dinmica hasta reas especficas de la hoja de grfico.
Los siguientes informes de ventas de tabla dinmica y grfico dinmico muestran la relacin
entre los dos.

UPDATING PEOPLE 68

Un rtulo de fila corresponde a una categora
Una etiqueta de columna corresponde a una serie de
datos

2.14 Diferencias entre un grfico dinmico y un grfico estndar
Orientacin de fila y columna A diferencia de un grfico estndar, no se puede modificar la
orientacin de filas y columnas de un informe de grfico dinmico con el cuadro de dilogo
Seleccionar origen de datos. Sin embargo, se pueden dinamizar las etiquetas Fila y Columna
del informe de tabla dinmica asociado y lograr el mismo efecto.
Tipos de grfico Puede cambiar el informe de grfico dinmico por cualquier tipo de grfico,
salvo un grfico xy (dispersin), de cotizaciones y de burbuja.
Datos de origen Los grficos normales estn vinculados directamente a las celdas de la hoja de
clculo. Los informes de grficos dinmicos se basan en el origen de datos del informe de tabla
dinmica asociado. A diferencia de un grfico estndar, no se puede modificar el rango de
datos del grfico en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos de un informe de grfico
dinmico.
Formato La mayora del formato, incluidos los elementos de grfico que agregue, el diseo y el
estilo, se guarda cuando se actualiza un informe de grfico dinmico. Sin embargo, no se
guardan las lneas de tendencia, las etiquetas de datos, las barras de error u otros cambios
realizados en los conjuntos de datos. Los grficos normales no pierden estos cambios de
formato cuando se les aplican.
CAPITULO 3

MANEJO DE DATOS


UPDATING PEOPLE 69

El participante conocer las herramientas de manejo de datos tales como: consolidar,
administrar escenarios, buscar objetivo, validar
El participante aprender qu son los datos XML y cmo generarlos
El participante aprender a realizar resmenes y esquema en un libro

3.1 Consolidar datos de varias hojas de clculo en una sola hoja de clculo
Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de clculo e informar de ellos, puede
consolidar los datos de cada hoja de clculo independiente en una hoja de clculo (u hoja de
clculo maestra). Las hojas de clculo que se consolidan pueden estar en el mismo libro como
una hoja de clculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos en una hoja de clculo,
puede actualizarlos y agregarlos ms fcilmente de forma regular o puntual.
Por ejemplo, si tiene una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas
regionales, podra usar una consolidacin para resumir estas cifras en una hoja de clculo de
gastos corporativa. Esta hoja de clculo maestra podra contener los totales de ventas y
promedios, los niveles de inventario actuales y los productos ms vendidos de toda la
organizacin.
Hay dos formas principales de consolidar datos:
Consolide por posicin Use este mtodo cuando los datos de varias reas de origen se
organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo,
cuando tiene una serie de hojas de de clculo de gastos creadas a partir de la misma plantilla).
Consolide por categoras Use este mtodo cuando los datos de varias reas de origen se
organizan de forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de fila y columna. Por
ejemplo, puede usar este mtodo cuando tiene una serie de hojas de inventario de cada mes
en las que se usa el mismo diseo, pero cada hoja de clculo contiene distintos elementos o un
nmero diferente de elementos.
Puede consolidar datos mediante el comando Consolidar (pestaa Datos, grupo Herramientas
de datos). Tambin puede consolidar los datos con una frmula o un informe de tabla
dinmica.

3.2 Consolidar datos por posicin
1. En cada hoja de clculo que contiene los datos que desea consolidar, prepare los datos del
siguiente modo:
Asegrese de que cada rango de datos est en formato de lista: cada columna tiene una
etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
Coloque cada rango en una hoja de clculo diferente, pero no ponga ningn rango en la hoja
de clculo donde vaya a colocar la consolidacin.

UPDATING PEOPLE 70

Asegrese de que cada rango tiene el mismo diseo.
2. En la hoja de clculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del rea donde desea
que aparezcan los datos consolidados.
3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen que desea que use Microsoft Excel
para consolidar los datos.
5. Si la hoja de clculo que contiene los datos que desea consolidar est en otro libro, haga clic en
Examinar para buscar el libro y, a continuacin, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
dilogo Examinar.
6. Si la hoja de clculo que contiene los datos que desea consolidar est en el libro actual, haga lo
siguiente:
1. En el cuadro Referencia, haga clic en el botn Contraer dilogo para seleccionar los datos
de la hoja de clculo.
2. Haga clic en la hoja de clculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione los
datos y, a continuacin, haga clic en el botn Expandir dilogo.
1. En el cuadro de dilogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para agregar
todos los rangos que desea.
2. Indique cmo desea actualizar la consolidacin mediante una de las siguientes acciones:
Para configurar la consolidacin de manera que se actualice automticamente cuando
cambien los datos de origen en otro libro, active la casilla de verificacin Crear vnculos
con los datos de origen.
Active esta casilla de verificacin nicamente si la hoja de clculo que
contiene los datos se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de
verificacin, ya no podr cambiar las celdas y los rangos que se van a incluir en la
consolidacin.
Para configurar la consolidacin de modo que pueda actualizarla manualmente
cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla Crear vnculos con los
datos de origen.

UPDATING PEOPLE 71

3.3 Consolidar datos por categora
1. En cada hoja de clculo que contiene los datos que desea consolidar, prepare los datos del
siguiente modo:
Asegrese de que cada rango de datos est en formato de lista: cada columna tiene una
etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
Coloque cada rango en una hoja de clculo diferente, pero no ponga ningn rango en la hoja
de clculo donde vaya a colocar la consolidacin.
Asegrese de que cada rango tiene el mismo diseo.
2. En la hoja de clculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del rea donde desea
que aparezcan los datos consolidados.
3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen que desea que use Excel para
consolidar los datos.
5. Si la hoja de clculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y,
a continuacin, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Examinar.
6. Si la hoja de clculo est en el libro actual, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botn de referencia a la derecha del cuadro de Referencia para abrir el
cuadro de dilogo Consolidar - Referencia.
2. Abra la hoja de clculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione los datos
y haga clic en el botn a la derecha del cuadro.
1. En el cuadro de dilogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para agregar
todos los rangos que desea.
2. Decida cmo desea actualizar la consolidacin. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para configurar la consolidacin de manera que se actualice automticamente cuando
cambien los datos de origen, active la casilla de verificacin Crear vnculos con los datos
de origen.

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Para configurar la consolidacin de modo que puede actualizarla manualmente
cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificacin Crear
vnculos con los datos de origen.
3. Active las casillas de verificacin de Usar rtulos en que indican donde se encuentran los
rtulos en los rangos de origen, que puede ser: la Fila superior, la Columna izquierda o ambas.

3.4 Otras maneras de consolidar datos
Adems de consolidar datos por posicin o por categora, tambin puede hacerlo mediante
frmulas o informes de tabla dinmica.
USAR UNA FRMULA PARA CONSOLIDAR DATOS
1. En la hoja de clculo maestra, copie o escriba los rtulos de columna o fila que desee para los
datos de consolidacin.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidacin.
3. Escriba una frmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada hoja de
clculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En cuanto a las
referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:
Si los datos que se van a consolidar estn en celdas diferentes de otras hojas de
clculo
Escriba una frmula con referencias de celda a las otras hojas de clculo, una por cada
hoja de clculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de clculo
denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en
la celda A2 de la hoja de clculo maestra, tendra que escribir lo siguiente:

Si los datos que se van a consolidar estn en las mismas celdas de otras hojas de
clculo
Escriba una frmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres
de hojas de clculo. Por ejemplo, para consolidar los datos de las celdas A2 desde Ventas

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hasta Marketing (ambos incluidos), tendra que escribir lo siguiente en la celda A2 de la
hoja de clculo maestra:

Si el libro est configurado para calcular frmulas automticamente, una consolidacin
por frmula siempre se actualiza automticamente cuando cambian los datos de las hojas de
clculo independientes.

Usar un informe de tabla dinmica para consolidar datos
Puede crear un informe de tabla dinmica para varios rangos de consolidacin. Este mtodo es
similar a la consolidacin por categora, pero ofrece ms flexibilidad para reorganizar las
categoras.

3.5 Anlisis de hiptesis
Mediante el uso de herramientas de anlisis de hiptesis en Microsoft Excel, puede probar con
varios conjuntos de valores diferentes en una o ms frmulas y as explorar los diversos
resultados.
Por ejemplo, puede ejecutar anlisis de hiptesis para crear dos presupuestos donde en cada
uno de ellos se supone un cierto grado de ingresos. O bien, puede especificar un resultado que
desea que genere una frmula y luego determinar qu conjuntos de valores generarn dicho
resultado. Excel proporciona varias herramientas diferentes para ayudar a realizar el tipo de
anlisis que se ajuste a sus necesidades.
El anlisis de hiptesis es el proceso que consiste en cambiar los valores de las celdas para ver
cmo los cambios afectan al resultado de las frmulas de la hoja de clculo.
En Excel se incluyen tres tipos de herramientas de anlisis de hiptesis: escenarios, tablas de
datos y bsqueda de objetivo. Los escenarios y las tablas de datos toman conjuntos de valores
de entrada y determinan posibles resultados. Una tabla de datos funciona nicamente con una
o dos variables, pero puede aceptar muchos valores diferentes para estas variables. Un
escenario puede tener muchas variables, pero puede acomodar hasta 32 valores. La bsqueda

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de objetivo funciona de forma distinta a los escenarios y las tablas de datos ya que toma un
resultado y determina los valores de entrada posibles que producen ese resultado.
Adems de estas tres herramientas, puede instalar complementos que le ayudarn a realizar
anlisis de hiptesis, como el complemento Solver. El complemento Solver es similar a la
bsqueda de objetivo, pero puede adecuarse a ms variables. Tambin puede crear
previsiones mediante varios comandos y el controlador de relleno que estn integrados en
Excel. Para modelos ms avanzados, puede usar el complemento Herramientas para anlisis.

3.6 Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentes
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma
automtica en las celdas de una hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de
valores en una hoja de clculo y, luego, cambiarlos a cualquiera de estos nuevos escenarios
para ver los diferentes resultados.
Por ejemplo, suponga que tiene dos escenarios del presupuesto: un caso bueno y otro malo.
Puede usar la caracterstica Administrador de escenarios para crear dos escenarios en la
misma hoja de clculo y luego cambiar entre ellos. Para cada escenario, debe especificar las
celdas que cambian y los valores que va a usar para dicho escenario. Al cambiar entre los
escenarios, la celda de resultado cambia para reflejar los diferentes valores de las celdas
cambiantes.
Escenario Peor opcin

Celdas cambiantes
Celda de resultado
Escenario Mejor opcin

Celdas cambiantes
Celda de resultado

Si varias personas tienen informacin especfica en libros independientes que desea usar en
escenarios, puede recopilar los libros y combinar los escenarios.

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Despus de crear o recopilar todos los escenarios que necesita, puede crear un informe
resumen del escenario que incluya la informacin de estos escenarios. Un informe de
escenario muestra toda la informacin del escenario en una tabla en una nueva hoja de
clculo.
Informe Resumen de escenario

3.7 Usar la bsqueda objetivo para averiguar cmo obtener un resultado deseado
Si sabe el resultado que desea de una frmula, pero no est seguro de cules son los datos que
requiere la frmula para obtener dicho resultado, puede usar la funcin Bsqueda de objetivo.
Por ejemplo, suponga que tiene que pedir prestado dinero. Conoce la cantidad de dinero que
desea, el perodo en el cual devolver el prstamo y cunto puede pagar cada mes. Puede usar
la Bsqueda de objetivo para determinar qu tipo de inters debe obtener para cumplir su
objetivo de prstamo.
PREPARAR LA HOJA DE CLCULO
1. Abra una nueva hoja de clculo en blanco.
2. Primero agregue algunas etiquetas en la primera columna para que sea ms fcil leer la hoja
de clculo.

1. En la celda A1, escriba Importe del prstamo.
2. En la celda A2, escriba Perodo en meses.
3. En la celda A3, escriba Tipo de inters.
4. En la celda A4, escriba Pago.

3. A continuacin, agregue los valores que conoce.
1. En la celda B1, escriba 100.000. ste es el importe del prstamo que desea.

UPDATING PEOPLE 76

2. En la celda B2, escriba 180. sta es la cantidad de meses que desea para saldar el
prstamo.
Si bien sabe cul es el importe del prstamo que desea, no lo especifica
como un valor porque el importe del pago es un resultado de la frmula. En su
lugar, debe agregar la frmula a la hoja de clculo y especificar el valor del pago
ms adelante al usar Buscar objetivo.
1. A continuacin, agregue la frmula para la cual tiene un objetivo. Para este ejemplo, use la
funcin PAGO:
En la celda B4, escriba =PAGO(B3/12;B2;B1). Esta frmula calcula el importe del pago.
En este ejemplo desea pagar 900 cada mes. No especifica ese importe aqu ya que
desea usar Buscar objetivo para determinar el tipo de inters y esta caracterstica
requiere que se empiece con una frmula.
La frmula hace referencia a las celdas B1 y B2, que contienen los valores
especificados en los pasos anteriores. La frmula tambin hace referencia a la
celda B3 que es el lugar que especificar para que Buscar objetivo coloque el
tipo de inters. La frmula divide el valor de B3 por 12 porque ha especificado
un pago mensual y la funcin PAGO da por supuesto un tipo de inters anual.
Como no hay ningn valor en la celda B3, Excel da por supuesto un tipo de
inters del 0% y, con los valores del ejemplo, devuelve un pago de 555,56 .
Puede ignorar ese valor por ahora.
Para obtener ms informacin acerca de la funcin PAGO, vea la seccin Vea
tambin.
USAR BUSCAR OBJETIVO PARA DETERMINAR EL TIPO DE INTERS
1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Anlisis de hiptesis y, a
continuacin, en Buscar objetivo.
2. En el cuadro Definir la celda, escriba la referencia de la celda que contiene la frmula que
desea resolver. En el ejemplo es la celda B4.
3. En el cuadro Con el valor, especifique el resultado de la frmula que desee. En el ejemplo es
-900. Observe que este nmero es negativo porque representa un pago.
1. En el cuadro Cambiando la celda, indique la referencia de la celda que contiene el valor que
desea ajustar. En el ejemplo es la celda B3.

Haga clic en Aceptar.
Buscar objetivo se ejecuta y produce un resultado como el que se muestra en la siguiente
ilustracin.


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Por ltimo, d formato a la celda objetivo (B3) de manera que muestre el resultado como un
porcentaje.

1. En la ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en la opcin Porcentaje.
2. Haga clic en Aumentar decimales o en Disminuir decimales para establecer la cantidad
de posiciones decimales.

3.8 Usar tablas de datos para ver los efectos de una o dos variables en una frmula
Si tiene una frmula que usa una o dos variables, o varias frmulas que usan una variable
comn, puede usar una tabla de datos para ver todos los resultados en un solo lugar. Con el
uso de las tablas de datos podr examinar ms fcilmente una variedad de posibilidades de un
vistazo. Puesto que se centra en solo una o dos variables, los resultados son fciles de leer y
compartir en formato tabular. Si se habilita un nuevo clculo automtico para el libro, los
datos de las tablas de datos se actualizarn inmediatamente; por ello, siempre tendr datos
nuevos.

Una tabla de datos de una variable
Una tabla de datos no puede acomodar ms de dos variables. Si desea analizar ms de dos
variables, puede usar los escenarios. Aunque su lmite es de una o dos variables, una tabla de
datos puede usar tantos valores de variables diferentes como desee. Un escenario puede tener
un mximo de 32 valores diferentes, pero puede crear tantos escenarios como desee.

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3.9 Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados
Si desea preparar previsiones, puede usar Excel para generar automticamente futuros valores
que se basan en datos existentes, o para generar automticamente valores extrapolados con
tendencia lineal o con clculos de tendencias de crecimiento.
Puede completar una serie de valores que coinciden con una tendencia lineal simple o con una
tendencia geomtrica exponencial mediante el controlador de relleno o el comando Serie.
Para ampliar los datos complejos y no lineales, puede usar las funciones de la hoja de clculo o
la herramienta de anlisis de regresin en el complemento Herramientas para anlisis. Para
obtener ms informacin, siga los vnculos de la seccin Vea tambin.
Aunque la Bsqueda de objetivo puede alojar solo una variable, puede proyectar hacia atrs
para obtener ms variables usando el complemento Solver. Con Solver, puede encontrar un
valor ptimo para la frmula en una celda, llamada celda objetivo, en una hoja de clculo.
Solver trabaja con un grupo de celdas que estn relacionadas con la frmula en la celda
objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes especificadas, denominadas celdas
de variables, para obtener el resultado especificado en la frmula de la celda de destino.
Puede aplicar restricciones para limitar los valores que podr usar Solver en el modelo;
asimismo, las restricciones pueden estar referidas a otras celdas que modifican la frmula de la
celda objetivo.

3.10 Crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de datos de
la hoja de clculo
Si desea crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de un rango de
celdas de una hoja de clculo, puede usar la versin 1.1 del complemento de herramientas
XML de Excel 2003 para mejorar las caractersticas XML existentes en Microsoft Excel 2010.

3.10.1 Paso 1: Descargar el complemento de herramientas XML y activarlo
1. Para descargar el complemento, haga clic en este vnculo, Complemento de herramientas
XML de Excel 2003 y, a continuacin, siga las instrucciones en la pgina de descarga.
2. Inicie Excel.
4. Haga clic en Opciones y, a continuacin, haga clic en la categora Complementos.
5. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuacin, en Ir.

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6. En el cuadro de dilogo Complementos, haga clic en Examinar, busque el archivo
XmlTools.xla, seleccinelo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
De forma predeterminada, este archivo se almacena en la siguiente carpeta del disco
duro:
\Office Samples\OfficeExcel2003XMLToolsAddin.
7. Compruebe que la casilla de verificacin XmlTools est seleccionada en la lista
Complementos disponibles y, a continuacin, haga clic en Aceptar para cargar el
complemento.
8. Para comprobar que el complemento est activo, en la ficha Complementos, en la categora
Comandos del men asegrese de que aparezca el comando del men XML Tools.

3.10.2 Paso 2: Convertir un rango de celdas en una tabla XML
1. Escriba los datos para los que desea crear el archivo de datos XML y el archivo de esquema
XML. Los datos deben estar en un formato tabular de columnas y filas (denominados
tambin datos sin formato).
2. En la ficha Complementos, en el grupo Comandos del men , haga clic en la flecha que
aparece junto a XML Tools y, a continuacin, haga clic en Convert a Range to an XML List.
3. Indique el rango de celdas de los datos que desea convertir como una referencia absoluta
en el cuadro de texto.
4. En Use first row as column names, seleccione No si la primera fila contiene datos o Yes si la
primera fila contiene encabezados de columna y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

3.10.3 Paso 3: Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML (.xml)
1. Si la pestaa Programador no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
2. Haga clic en Opciones y luego haga clic en la categora Personalizar cinta.
3. En Fichas principales, active la casilla de verificacin Programador y luego haga clic en
Aceptar.
2. En la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Exportar.


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3. En el cuadro de dilogo grande Exportar XML, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un
nombre para el archivo de datos XML.
4. Haga clic en Exportar.

3.10.4 Paso 4: Guardar el esquema XML en un archivo de esquema XML (.xsd)
1. Seleccione cualquier celda de una tabla de Excel asignada.
2. En la ficha Complementos, en el grupo Comandos del men, haga clic en la flecha que
aparece junto a XML Tools y, a continuacin, haga clic en Create XSD files for the XML
Schema at the active cell.
Excel copia el esquema XML y lo pega en el Bloc de notas.
3. En el Bloc de Notas, haga clic en Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como.
4. Escriba un nombre de archivo y un tipo de archivo, por ejemplo ProdOrders.xsd y, a
continuacin, haga clic en Guardar.
3.11 Aplicar validacin de datos a celdas
La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios
pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos
a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que
slo se escriben nmeros enteros positivos.
En este artculo se describe el funcionamiento de la validacin de datos en Excel y las
diferentes tcnicas de validacin de datos existentes. No analiza la proteccin de celdas que es
una caracterstica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de clculo para
que no se puedan editar ni sobrescribir.
La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a
los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede
configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede
permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten
hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan
en una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir nicamente
nmeros de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede
mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y
escriben datos no vlidos en la celda, como un
nmero de dos o de cinco dgitos, puede
mostrarles un mensaje de error especfico.

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En un escenario un poco ms avanzado, podra usar la validacin de datos para calcular el valor
mximo permitido en una celda segn un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el
siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dlares en la celda E7, lo cual supera el lmite
mximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nmina, el mximo permitido en E7 tambin
aumentara o se reducira automticamente.
Las opciones de validacin de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas
de datos.

La validacin de datos se configura en el cuadro de dilogo Validacin de datos.

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3.12 Cundo es til la validacin de datos?
La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros
de la organizacin y desea que los datos que
se escriban en l sean exactos y coherentes.
Puede usar la validacin de datos para lo
siguiente, entre otras aplicaciones:
Restringir los datos a elementos predefinidos
de una lista Por ejemplo, puede limitar los
tipos de departamentos a Ventas, Finanzas,
Investigacin y desarrollo y TI. De forma
similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en
otra parte del libro.

Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico Por ejemplo, puede
especificar un lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero de hijos en una celda
especfica.
Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo,
puede especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los 3 das siguientes.
Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo,
puede especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el
restaurante y cinco horas despus.
Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una
celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud especfica de un

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campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un
campo de apellidos (B1), ms 10 caracteres.
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validacin
de datos para establecer un lmite mximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dlares,
segn el valor de nmina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de ms de 3.600
dlares en la celda, aparecer un mensaje de validacin.

3.13 Mensajes de validacin de datos
Lo que los usuarios vean al escribir datos no vlidos en una
celda depende de cmo se haya configurado la validacin de
datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando
el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada
suelen usarse para ofrecer a los usuarios orientacin acerca
del tipo de datos que debe especificarse en la celda. Este
tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea,
puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el
usuario pase a otra celda o presione ESC.

Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecer cuando el usuario
escriba datos no vlidos.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
Icono Tipo Se usa para

Detener Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un
mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos,
pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta
Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en S para aceptar la entrada
no vlida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.

Informacin Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos,
pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms
flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios

UPDATING PEOPLE 84

pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en
Cancelar para rechazarlo.
Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo,
los usuarios vern un mensaje predeterminado.
Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se escriben directamente
en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:
El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido.
Una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las
macros se graban en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica
datos no vlidos en la celda.
Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante,
Excel no le notificar automticamente que las celdas existentes contienen datos no vlidos.
En este escenario, puede resaltar los datos no vlidos indicando a Excel que los marque con un
crculo en la hoja de clculo. Una vez que haya identificado los datos no vlidos, puede ocultar
los crculos nuevamente. Si corrige una entrada no vlida, el crculo desaparecer
automticamente.

Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la celda y a
continuacin abra el cuadro de dilogo Validacin de datos (ficha Datos, grupo Herramientas
de datos). En la ficha Configuracin, haga clic en Borrar todos.
Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos, en la ficha Inicio en
el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuacin en Validacin de datos.
Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validacin de datos, puede cambiar, copiar
o quitar la configuracin de validacin.
Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Frmulas,
grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Despus
de crear la lista en otra hoja de clculo, puede ocultar la hoja de clculo que contiene la lista y
proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.
Si la validacin de datos no funciona, asegrese de que:
Los usuarios no estn copiando datos ni rellenando celdas. La validacin de datos est
diseada para mostrar mensajes y evitar entradas no vlidas slo cuando los usuarios escriben
los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen
mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operacin
de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificacin Permitir arrastrar y colocar el

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controlador de relleno y las celdas, en la categora Avanzadas del cuadro de dilogo Opciones
de Excel (pestaa Archivo, comando Opciones) y, a continuacin, proteja la hoja de clculo.
Para obtener ms informacin sobre cmo proteger una hoja de clculo, vea Proteger los
elementos de un libro u hoja de clculo.
La actualizacin manual est desactivada. Si la actualizacin manual est activada, las celdas
no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la
actualizacin manual, en la ficha Frmulas, en el grupo Clculo, haga clic en Opciones para el
clculo y a continuacin haga clic en Automtico.
Las frmulas no contienen errores. Asegrese de que las frmulas de las celdas validadas no
causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasar por alto la validacin de datos hasta que
se corrija el error.
Las celdas a las que se hace referencia en las frmulas son correctas. Si una celda a la que se
hace referencia se cambia de forma tal que una frmula de una celda validada calcula un
resultado no vlido, no aparecer el mensaje de validacin de la celda.

3.14 Manejar una alerta de validacin de datos
Cuando intenta escribir o cambiar datos en una celda de hoja de clculo (hoja de clculo:
documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de
celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un
libro.), se muestra un mensaje de error de validacin de datos. Este mensaje de error significa
que el propietario del libro aplic la validacin de datos (validacin de datos: funcin de Excel
que se puede utilizar para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en una
celda, y para mostrar mensajes que insten a los usuarios a especificar entradas correctas y les
notifiquen las entradas incorrectas.) a la celda para impedir que los usuarios escriban datos no
vlidos e implement el mensaje de error para indicarle que los datos que escribi no son
vlidos.
Solo puede escribir datos vlidos en las celdas que tienen la validacin de datos aplicada. Si
desconoce la validez de los datos que puede especificar, debe ponerse en contacto con el
propietario del libro.
Si hered el libro, puede modificar o quitar la validacin de datos a menos que la hoja de
clculo est protegida con una contrasea que no conoce. Si es posible, puede ponerse en
contacto con el propietario anterior para que lo ayude a desproteger la hoja de clculo.
Tambin puede copiar los datos en otra hoja de clculo y, a continuacin, quitar la validacin
de datos.

3.15 Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable
No es posible cambiar la fuente o el tamao de la fuente de los elementos de una lista.
Seleccione las celdas que desea validar.

UPDATING PEOPLE 86

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

Problema: El comando Validacin de datos no est disponible.
Es posible que una tabla de Excel est vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar
una validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio de SharePoint. Para
agregar una validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel
en un rango.
Es posible que est escribiendo datos en este momento. El comando Validacin de datos no se
encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para terminar
de escribir datos, presione ENTRAR o ESC.
La hoja de clculo podra estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuracin
de validacin de datos si el libro es un libro compartido o est protegido.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.
En el cuadro Permitir, seleccione Lista.
Haga clic en el cuadro Origen y, a continuacin, escriba los valores de la lista separados por el
carcter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).
Por ejemplo:
Para limitar la entrada a una pregunta, como "Tiene hijos?", a dos opciones, escriba S, No.
Para limitar la reputacin de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja,
Media, Alta.
Tambin puede crear las entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas
ubicadas en otra parte del libro.
Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista desplegable.
Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
3.14.1 Mostrar un mensaje de entrada
Haga clic en la pestaa Mensaje de entrada.
Asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda
est activada.

UPDATING PEOPLE 87

Rellene el ttulo y el texto del mensaje.
Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no
vlidos.

3.14.2 Especificar una respuesta para los datos no vlidos
Haga clic en la pestaa Mensaje de error y asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar
mensaje de error si se escriben datos no vlidos est activada.
Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos,
seleccione Informacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos,
seleccione Advertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).
Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la
configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.

3.16 Restringir la entrada de datos a un nmero entero dentro de lmites

Problema: el comando Validacin de datos no est disponible.
Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una
validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar
una validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un
rango.

UPDATING PEOPLE 88

Es posible que actualmente est escribiendo datos. El comando Validacin de datos no se
encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar
la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.
de la validacin de datos si la hoja de clculo est compartida o protegida. Para saber cmo
dejar de compartir o de proteger una hoja de clculo, consulte los vnculos en la seccin Vea
tambin.
En el cuadro Permitir, seleccione Nmero entero.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los
lmites superior e inferior, seleccione entre.
Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una
frmula que devuelva un valor de nmero.
Por ejemplo, para definir un lmite mnimo de deducciones a dos veces el nmero de hijos en
la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la frmula, =2*F1, en el
cuadro Mnimo.
Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla de verificacin Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indic
anteriormente.
Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no vlidos muestre un mensaje de error
como se indic anteriormente.

3.17 Restringir la entrada de datos a un nmero decimal dentro de lmites


UPDATING PEOPLE 89

validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio de SharePoint. Para
en un rango.
Es posible que actualmente est escribiendo datos. El comando Validacin de datos no est
disponible en la ficha Datos mientras se estn escribiendo datos en una celda. Para dejar de
escribir datos, presione ENTRAR o ESC.
tambin.
En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los
lmites superior e inferior, seleccione entre.
Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una
frmula que devuelva un valor de nmero.
Por ejemplo, para definir un lmite mximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo
de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la
frmula, =E1*6%, en el cuadro Mximo.
Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en
el cuadro Permitir, seleccione el tipo de restriccin que desea en el cuadro Datos, escriba el
valor mnimo, mximo o especfico como decimal, por ejemplo, ,2 y a continuacin muestre la
celda de validacin de datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo
porcentual en el grupo Nmero de la ficha Inicio.
casilla de verificacin Omitir blancos.
anteriormente.

3.18 Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un perodo de tiempo

UPDATING PEOPLE 90

en un rango.
Es posible que est escribiendo datos actualmente. El comando Validacin de datos no est
tambin.
En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir las
fechas posteriores a un da determinado, seleccione mayor que.
Escriba la fecha de inicio, de finalizacin o la fecha especfica que desee permitir. Tambin
puede escribir una frmula que devuelva una fecha.
Por ejemplo, para definir un perodo de tiempo entre la fecha actual y 3 das desde la fecha
actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mnimo y escriba
=HOY()+3 en el cuadro Mximo.
anteriormente.


UPDATING PEOPLE 91

3.19 Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un perodo de tiempo

en un rango.
tambin.
En el cuadro Permitir, seleccione Hora.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir
horas antes de una hora determinada del da, seleccione menor que.
Escriba la hora de inicio, de finalizacin o la hora especfica que desee permitir. Tambin
puede escribir una frmula que devuelva una hora.
Por ejemplo, para definir un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que
se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas despus de abierto, seleccione
entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Hora de inicio y a continuacin, escriba
=H1+"5:00" en el cuadro Hora de finalizacin.
anteriormente.

UPDATING PEOPLE 92


3.20 Restringir la entrada de datos a texto de una longitud especfica

en un rango.
tambin.
En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir un
nmero mximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.
Escriba la duracin del texto mnima, mxima o especfica que desee permitir. Tambin puede
escribir una frmula que devuelva un valor de nmero.
Por ejemplo, para definir que la longitud especfica de un campo de nombre completo (C1) sea
la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) ms 10, seleccione
menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro
Mximo.

UPDATING PEOPLE 93

anteriormente.

3.21 Calcular qu se permite segn el contenido de otra celda

en un rango.
tambin.
En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.
En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee.
En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee
usar para especificar qu se permite.

UPDATING PEOPLE 94

Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no superar el
presupuesto de la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos
y, en el cuadro Mximo, escriba =E4.
anteriormente.

3.22 Usar una frmula para calcular qu se permite

en un rango.
tambin.
En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.

UPDATING PEOPLE 95

En el cuadro Frmula, escriba una frmula que calcule un valor lgico (VERDADERO para las
entradas vlidas o FALSO para las no vlidas). Por ejemplo:
Para asegurarse de que Escriba esta frmula
La celda para la cuenta del picnic
(B1) solo se puede actualizar si no
se presupuesta nada para la cuenta
discrecional (D1) y el presupuesto
total (D2) es menor que los 40.000
dlares asignados.
=Y(D1=0;D2<40000)
La celda que contiene una
descripcin de producto (B2) slo
contiene texto.
=ESTEXTO(B2)
Para la celda que contiene un
presupuesto de publicidad
proyectado (B3), el subtotal para
subcontratistas y servicios (E1)
debe ser menor que o igual a 800
dlares y el importe del
presupuesto total (E2) debe ser
menor que o igual a 97.000
dlares.
=Y(E1<=800;E2<=97000)
La celda que contiene una
antigedad de empleado (B4) es
siempre mayor que el nmero de
aos completos de empleo (F1)
ms 18 (la antigedad mnima de
empleo).
=SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)
Todos los datos del rango de celdas
A1:A20 contienen valores nicos.
=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1
Debe escribir la frmula en la validacin de datos para
la celda A1 y, a continuacin, rellenar las celdas A2 a
A20 de manera que la validacin de datos para cada
celda del rango tenga una frmula similar, pero el
segundo argumento para la funcin CONTAR.SI
coincidir con la celda actual.
La celda que contiene un nombre
de cdigo de producto (B5)
comienza siempre con el prefijo
estndar de ID- y tiene al menos 10
caracteres de longitud.
=Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-";LARGO(B5) > 9)
anteriormente.

UPDATING PEOPLE 96


3.23 Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de clculo
Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta
ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un nmero superior
de smbolos de esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado
por un nmero inferior de smbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rpidamente
filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede
crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas
o un esquema de filas y columnas.

Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por
regiones geogrficas y meses con varias filas de resumen y
detalles.
Para mostrar filas para un
nivel, haga clic en los smbolos
de esquema adecuados.
El nivel 1 contiene las ventas
totales de todas las filas de
detalle.
El nivel 2 contiene las ventas
totales para cada mes en cada
regin.
El nivel 3 contiene las filas de
detalle (slo las filas de detalle
11 a 13 estn actualmente
visibles).
Para expandir o contraer
datos en el esquema, haga clic
en los smbolos de esquema y
.
3.24 Crear un esquema de filas
Asegrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un
rtulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni
columnas en blanco.
Seleccione una celda del rango.

UPDATING PEOPLE 97

Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna
y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar
de Z a A.
Inserte las filas de resumen.
Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan
frmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho
grupo. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal
Use el comando Subtotal, que inserta la funcin SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima
de cada grupo de filas de detalle y crea automticamente el esquema. Para obtener ms
informacin, vea el artculo sobre cmo insertar subtotales en una lista de datos de una hoja
de clculo.
Insertar sus propias filas de resumen
Inserte sus propias filas de resumen con las frmulas inmediatamente anterior o posterior a
cada grupo de filas de detalle.
Especifique si la ubicacin de la fila de resumen est encima o debajo de las filas de detalle.
3.24.1 Cmo especificar la ubicacin de la fila de resumen
En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.
Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles,
desactive la casilla de verificacin Filas resumen debajo del
detalle. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de
detalles, active la casilla de verificacin Filas resumen debajo del
detalle.
Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
3.25 Aplicar un esquema a los datos automticamente
En caso necesario, seleccione una celda del rango.
En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a
continuacin, haga clic en Autoesquema.

3.26 Aplicar un esquema a los datos manualmente
Importante Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos
mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente.
Aplique un esquema al grupo externo.


UPDATING PEOPLE 98

3.27 Cmo aplicar un esquema al grupo externo
Seleccione todas las filas de resumen subordinadas, as como sus datos de detalle
relacionados.
En el ejemplo siguiente, la fila 6 contiene los subtotales para las filas 2 a 5, y la fila 10 contiene
los subtotales para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene los totales generales. Para agrupar todos
los datos de detalle para la fila 11, seleccione las filas 2 a 10.
A B C
1 Regin Mes Ventas
2 Este Marzo 9.647 $
6 Este Total de marzo 23.820 $
7 Este Abril 4.257 $
10 Este Total de abril 12.636 $
11 Total del este 36.456 $

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.
Los smbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.
De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado.
Cmo aplicar un esquema al grupo interno anidado
Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que contiene la
fila de resumen.
En el ejemplo siguiente, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6, seleccione
las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen 10, seleccione las filas 7 a
9.
A B C
1 Regin Mes Ventas
6 Este Total de marzo 23.820 $
10 Este Total de abril 12.636 $

UPDATING PEOPLE 99

11 Total del este 36.456 $
Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles que
desee en el esquema.
Si desea desagrupar filas, seleccinelas y, a continuacin, en el grupo Esquema de la pestaa
Datos, haga clic en Desagrupar.

3.23 Crear un esquema de columnas
Asegrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rtulo en
la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas
en blanco.
Seleccione una celda del rango.
Ordene las filas que forman los grupos.
Inserte sus propias columnas resumidas con frmulas inmediatamente a la derecha o a la
izquierda de cada grupo de columnas de detalle.
Especifique si la ubicacin de la columna de resumen est a la derecha o a la izquierda de las
columnas de detalle.
Cmo especificar la ubicacin de la columna de resumen

Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles, desactive la
casilla de verificacin Columnas resumen a la derecha del detalle. Para especificar una
columna de resumen a la derecha de la columna de detalles, active la casilla de verificacin
Columnas resumen a la derecha del detalle.
Haga clic en Aceptar.
Para aplicar un esquema a los datos, siga uno de estos procedimientos:
Aplicar un esquema a los datos automticamente
En caso necesario, seleccione una celda del rango.
En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a
continuacin, haga clic en Autoesquema.
Aplicar un esquema a los datos manualmente

UPDATING PEOPLE 100

Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos
mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente.
Aplique un esquema al grupo externo.
Cmo aplicar un esquema al grupo externo
Seleccione todas las columnas de resumen subordinadas, as como sus datos de detalle
relacionados.
En el ejemplo siguiente, la columna E contiene los subtotales para las columnas B a D, y la
columna I contiene los subtotales para las columnas F a H, y la columna J contiene los totales
generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la columna J, seleccione las columnas B
a I.
A B C D E F G H I J
1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1
2 Este 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823
3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077
4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471
5 Sur 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276
De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado.
Cmo aplicar un esquema a un grupo interno anidado
Para grupo interno anidado, seleccione las columnas de detalle adyacentes a la columna que
contiene la fila de resumen.
En el ejemplo siguiente, para agrupar las columnas B a D, que tiene una columna resumida E,
seleccione las columnas B a D. Para agrupar columnas F a H, que tiene una fila de resumen I,
seleccione las columnas F a H.
A B C D E F G H I J
1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1
2 Este 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823
3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077
4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471
5 Sur 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276
No incluya en la seleccin la columna resumida para dicho grupo.
Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los niveles
que desee en el esquema.

UPDATING PEOPLE 101

Si desea desagrupar columnas, seleccinelas y, a continuacin, en el grupo Esquema de la
pestaa Datos, haga clic en Desagrupar.
Tambin puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga
presionada la tecla Mays mientras hace clic en o en del grupo y, a continuacin, en el
grupo Esquema de la pestaa Datos, haga clic en Desagrupar.
Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle estn ocultos, las columnas
de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplcese por las letras de columna
visibles adyacentes a las columnas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaa Inicio, haga clic en
Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuacin, haga clic en Mostrar columnas.

3.24 Mostrar u ocultar datos de esquemas
Si no ve los smbolos de esquema , y , haga clic enArchivo, seleccione Opciones, haga
clic en la categora Avanzadas y, a continuacin, en Mostrar opciones para esta hoja,
seleccione la hoja de clculo y active la casilla de verificacin Mostrar smbolos de esquema si
se aplica un esquema.
Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:
Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo
Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.
Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.
Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado
En los smbolos de esquema , haga clic en el nmero del nivel que desee. Los datos de
detalle de los niveles inferiores se ocultan.
Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los
restantes haciendo clic en .
Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema
Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel ms bajo de los smbolos de
esquema . Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en .
Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en .

3.25 Personalizar un esquema con estilos
En el caso de las filas del esquema, Microsoft Office Excel usa estilos (estilo: combinacin de
caractersticas de formato, como fuente, tamao de fuente y sangra, que se nombra y
almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de
ese estilo se aplican al mismo tiempo.) como NivelFila_1 y NivelFila_2. Con respecto a las
columnas del esquema, Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Estos estilos emplean

UPDATING PEOPLE 102

la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o columnas de resumen
en los datos. Si se cambia la forma en que estn definidos estos estilos, se pueden aplicar
distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto del esquema. Puede aplicar un
estilo a un esquema al crear el esquema o despus de crearlo.
Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:
Aplicar un estilo automticamente a una columna o fila resumen
Active la casilla de verificacin Estilos automticos.
Aplicar un estilo a una columna o fila resumen existente
Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema.
Active la casilla de verificacin Estilos automticos.
Haga clic en Aplicar estilos.
Asimismo, puede usar los formatos automticos (formato automtico: coleccin
incorporada de formatos de celda (como tamao de fuente, tramas y alineacin) que puede
aplicar a un rango de datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del rango
seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.) para dar formato a los datos
esquematizados.

3.26 Copiar datos esquematizados
Si no ve los smbolos de esquema , y , haga clic enArchivo, seleccione Opciones, haga
Utilice los smbolos de esquema , y para ocultar los datos de detalle que no desee
copiar.
Para obtener ms informacin, vea la seccin, Mostrar u ocultar datos de esquemas.
Seleccione el rango de filas de resumen.
En el grupo Modificar la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuacin, en Ir a.

UPDATING PEOPLE 103

Haga clic en Ir a Especial.
Haga clic en Slo celdas visibles.
Haga clic en Aceptar y, a continuacin, copie los datos.

3.27 Ocultar o quitar un esquema
Si no ve los smbolos de esquema , y , haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga
Vea todos los datos haciendo clic en el nmero ms alto de los smbolos de esquema .
Haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categora Avanzadas y, a
continuacin, en la seccin Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de clculo y
desactive la casilla de verificacin Mostrar smbolos de esquema si se aplica un esquema.

3.28 Quitar un esquema
Haga clic en la hoja de clculo.
En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada junto a Desagrupar y, a
continuacin, en Borrar esquema.
Si las filas o columnas siguen ocultas, arrastre los encabezados de fila o columna visibles a
ambos lados de las filas y columnas ocultas, elija Ocultar y mostrar en el comando Formato
(que se encuentra en el grupo Celdas de la pestaa Inicio) y, a continuacin, haga clic en
Mostrar filas o en Mostrar columnas.
Si quita un esquema mientras los datos de detalle estn ocultos, las columnas o
filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplcese por los nmeros de fila
o letras de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas. En el grupo Celdas de la
pestaa Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuacin, haga clic en
Mostrar filas o en Mostrar columnas.

UPDATING PEOPLE 104

3.29 Crear un informe de resumen con un grfico
Aplicar un esquema a los datos.
Oculte el detalle haciendo clic en los smbolos de esquema , y para mostrar slo los
totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila:

Representar en un grfico el informe de resumen
Seleccione los datos de resumen que desea representar.
Por ejemplo, para representar slo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales
generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior.
Cree el grfico.
Por ejemplo, si crea el grfico con el Asistente para grficos, tendr un aspecto similar al del
siguiente ejemplo.

Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos, el grfico tambin se
actualiza para mostrar u ocultar los datos.


UPDATING PEOPLE 105

CAPITULO 4

OBTENER DATOS EXTERNOS

El participante al finalizar la seccin importar datos de distintos orgenes.
El participante colocar texto en columnas con ayuda de un Asistente.
El participante conocer y utilizar las herramientas de Creacin de tablas.
El participante conocer las herramientas y funciones de Subtotales

4.1 Importar datos

Microsoft Excel 2010 cuenta con una serie de herramientas que facilitan importar datos de
diversas fuentes.

Para importar datos basta con utilizar los comandos del grupo Obtener datos externos de la
ficha Datos.

Excel 2010 cuenta con la facilidad de obtener datos externos de diferentes fuentes, ya
sea importando datos, de consultas en el Web o consultando Bases de Datos. En lo referente a
bases de datos las fuentes de las cuales podemos obtener informacin, pueden ser desde MS
Access Database, web, hasta XML, entre otras.
Utilice este comando para importar datos de una base de datos de Microsoft Access.
Al dar clic en el comando abrir una caja de dialogo similar a Abrir, para poder seleccionar el
archivo.

UPDATING PEOPLE 106

Utilice este comando para importar datos desde una pgina WEB. Abrir la caja de
dialogo de Nueva consulta Web, donde deber de escribir la direccin de la pgina web que
desea importar.

Para importar la informacin se seleccionan las tablas dando clic sobre el icono. Al hacerlo
cambia de color indicando que ha sido seleccionada esa tabla. Al dar clic sobre <Importar>la
informacin seleccionada se importa a la hoja de clculo.

UPDATING PEOPLE 107

Si desea importar datos desde un archivo de texto, este es el comando que debe de
utilizar, al dar clic en l, mostrar la caja de dialogo similar a Abrir, para poder seleccionar el
archivo desde el cual se desea realizar la importacin de los datos. Una vez seleccionado el
archivo, se mostrar la siguiente caja de dialogo, donde se muestran los datos contenidos en el
archivo de texto.

La caja del Asistente para importar archivos de texto, tiene la opcin Comenzar a importar en
la fila que slo va a tomar el archivo original a partir de la fila que se especifica. El rango que se
ha de convertir puede tener cualquier cantidad de filas de alto, pero slo una columna de
ancho. Origen del archivo determina el tipo de archivo de texto del que se est importando.
Los pasos subsecuentes se describen en el siguiente tema.
Microsoft Office facilita controladores que pueden utilizarse para recuperar datos
de los siguientes orgenes de datos:
Microsoft SQL Server Analysis Services (proveedor OLAP)
Microsoft Office Excel
Oracle
SQL Server
Datos XML
Tambin pueden utilizarse controladores
ODBC o controladores de origen de datos
de otros fabricantes para recuperar
informacin de orgenes de datos que no

UPDATING PEOPLE 108

figuran en esta lista, incluidos otros tipos de bases de datos OLAP.
Puede utilizar el Asistente para la conexin de datos para conectar con un origen de datos
externos que ya haya sido definido. Para abrir el Asistente para la conexin de datos, en la
ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otras fuentes y luego en
Desde el Asistente para la conexin de datos.

La ventaja principal de
conectarse con datos externos consiste
en que puede analizar peridicamente
estos datos en Microsoft Office Excel sin
tener que copiar repetidamente los
datos. Tras conectarse con los datos
externos, tambin puede actualizar
automticamente los libros de Excel
desde el origen de datos original siempre
que el origen de datos se actualice con
informacin nueva.
En la caja de dialogo de Conexiones
existentes, se muestran las conexiones
disponibles, nos es posible agregar ms conexiones.

4.2 Texto en columnas
Si en el Paso 1 se eligi De ancho fijo, la caja
de dilogo muestra la colocacin sugerida
para las separaciones de las columnas. En
esta muestra es posible volver a ajustarlas
arrastrando con un clic sostenido las lneas de
separacin.

Si en el Paso 1 se elige Delimitado
aparecer la siguiente caja de dilogo:

UPDATING PEOPLE 109

Con estas opciones se pueden cambiar los caracteres considerados como Separadores. Es
posible seleccionar ms de un separador (Tabulacin, Punto y coma, Coma o Espacio) y/o
escribir un separador personalizado en Otro.
Con la opcin Considerar separadores consecutivos como uno solo dos separadores sin
contenido alguno entre ellos sern interpretados como una sola separacin de columna. Por
ejemplo, si esa opcin es seleccionada y el separador especificado es una coma(,),
"Jimnez,,Toms" tendr dos columnas, una con "Jimnez" y la otra con "Toms". Si la misma
opcin es desactivada, significa que "Jimnez,,Toms" tendr tres columnas: "Jimnez", una
columna en blanco y "Toms."
En algunos datos se utilizan comillas sencillas o dobles para indicar que todos los caracteres
entre comillas deben ser tratados como texto, incluso los caracteres que normalmente seran
tratados como separadores. Las comillas que se vayan a utilizar se determinan en Calificador
de texto. Por ejemplo, si selecciona la coma como separador y las comillas dobles como
calificadores de texto, el ejemplo siguiente tendr dos columnas. Si selecciona "{ninguno}"
como calificador de texto, los datos en el ejemplo siguiente tendrn tres columnas.
Jimnez,"Gerente, Ventas" Jimnez
Gerente, Ventas
Jimnez Gerente Ventas
En el siguiente paso es posible cambiar la forma en que el Asistente interpreta los datos de
cada columna. Para seleccionar una columna basta con dar un clic sobre la columna deseada
para que se sombree.
En Formato de los datos en columnas es posible seleccionar General, Texto o Fecha. La
opcin No importar columna (saltar) impide que los datos de la columna seleccionada
sean incluidos en la hoja de clculo.

UPDATING PEOPLE 110

Dando clic en el botn de Avanzadas nos
aparece la siguiente pantalla.
Es aqu donde podemos definir un
formato para aquellas columnas que
sern de tipo numricos, tales como
el Separador decimal y el Separador
de miles; con el botn de Restablecer
los separadores regresan a la
configuracin establecida en la
Configuracin Regional del Panel de
Control.
Los datos convertidos comienzan en la columna que est convirtiendo y luego llena las
celdas ubicadas a la derecha. Si utiliza la opcin Texto en columnas, es posible introducir una
referencia en una parte diferente de la hoja, en el lugar donde desea colocar los datos
convertidos.
Si est importando un archivo Excel 2010 automticamente nos crea un nuevo libro, de una
sola hoja, que recibe el nombre del archivo que se est importando.

4.2 Funcionalidad de tablas
Excel 2010 permite crear tablas en las hojas de clculo para agrupar datos relacionados y
actuar sobre ellos. Puede crear una tabla a partir de datos existentes o crear una tabla en un
rango vaco. Al especificar un rango como una tabla, puede administrar y analizar fcilmente
los datos, con independencia de los datos externos a la tabla. Adems, puede compartir la
informacin contenida en una tabla con otras personas mediante integracin con Microsoft
Windows SharePoint Services.

UPDATING PEOPLE 111

Las tablas tienen las siguientes caractersticas:

A: Cada tabla de la columna tiene habilitado el Filtro de manera predeterminada en la
fila de encabezado, lo que permite filtrar u ordenar rpidamente los datos.
B: Puede agregar una fila Total a la tabla. Si hace clic en una celda de la fila Total podr elegir
una de las funciones agregadas de la tabla desplegable.
C: Puede modificar el tamao de la tabla arrastrando el controlador de tamao de la esquina
inferior derecha del borde de la tabla.

4.3 Creacin de una tabla
Para crear una tabla se siguen los pasos a
continuacin descritos:
1) Selecciones el rango de datos que desea
convertir en una tabla.
2) En la ficha Insertar, grupo Tablas, elija el
comando Tabla.
Tambin puede seleccionar el rango de celdas
que desea especificar como una tabla en el
cuadro de dilogo Crear tabla.
Si los datos seleccionados tienen encabezados,
active la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados y haga clic en Aceptar.
3) Cuando la tabla es creada de adiciona una banda de opciones ms Herramientas de
tabla
Diseo con las funcionalidades ms comunes para tablas.

UPDATING PEOPLE 112

4.4 Agregar fila de total en una tabla
En la ficha Herramientas de tabla Diseo, grupo
Opciones de estilo de tabla, seleccione la casilla
de verificacin Fila de totales. Esta fila siempre se
insertar debajo de la ltima fila, por lo que al
agregar ms datos a la tabla los totales se
actualizarn automticamente.
Otra forma de hacerlo es utilizando Fila de totales
del comando Tabla del men contextual.

Una vez que se ha agregado la fila total, es posible
seleccionar el tipo de funcin que deseamos
utilizar, la cual puede ser: Suma, Promedio,
Cuenta, Max, Min, Desvest, Var., en cualquiera de las columnas integrantes de la tabla.


UPDATING PEOPLE 113

4.5 Convertir una tabla en rango
Puede quitar la funcionalidad de tablas a una tabla de la hoja de clculo; para ello, convierta la
tabla en un rango estndar de Excel.
La manera de hacerlo es la siguiente: en el comando Convertir en rango del grupo
Herramientas de la ficha Herramientas de tabla Diseo.
Excel confirmar esta accin por medio de un mensaje, en el cual se selecciona el
botn de Si.

Si la tabla est vinculada a una tabla de SharePoint, se quitar el vnculo y no se
reflejarn los cambios pendientes en la tabla de SharePoint.

4.6 Subtotales
Este comando se utiliza cuando se trabaja con
listas y sirve para realizar precisamente lo que
su nombre indica: aadir lneas de subtotal a
cada grupo de datos de acuerdo a una
operacin indicada, por ejemplo: generar la
suma de todos los valores numricos incluidos
en cada grupo de filas de una lista.
El comando Subtotales permite tambin
generar otros clculos complementarios a
cada nivel del grupo. Por ejemplo: se puede
usar el comando Subtotales para calcular el
promedio de los valores de una columna para
cada grupo de filas.
El comando Subtotales tambin crea totales
generales, es decir, aplica la funcin que se
indique, al total de la lista, as como a

UPDATING PEOPLE 114

subgrupos dentro de la lista.
El primer paso para la creacin de subtotales es la ordenacin de la lista. Es necesario que se
ordene una columna que muestre varias categoras diferentes de datos, para esto es necesario
tener bien organizada la informacin de la lista y posteriormente realice los siguientes pasos:
1. Una vez ordenados los datos accese a la ficha Datos y dirjase al grupo Esquema. De
clic en el comando Subtotal.
Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
Para cada cambio en: muestra cada una de las columnas de la tabla disponibles. Se
debe seleccionar aquella columna sobre la cual se desee conocer el subtotal. Entonces
se aplicar un subtotal para cada cambio de datos en esa columna.
Hay que tener cuidado al seleccionar la columna, ya que por ejemplo, si se selecciona la
columna de fecha producira demasiados subtotales.
Se ofrecen 11 funciones que estn diseadas para trabajar con listas como Suma, Cuenta,
Promedio, Max, Min, Producto, Contar nmeros, Desvestp, Var, Varp.
El cuadro de lista Agregar subtotal a muestra todas las columnas de la lista en donde se puede
aplicar la funcin seleccionada. Es importante verificar el tipo de datos que maneja la columna
donde se va a agregar el subtotal. Se pueden agregar subtotales a varias columnas al mismo
tiempo.
Al activar la casilla Reemplazar subtotales actuales se borrarn los subtotales generados
anteriores y se crearn nuevos subtotales.
Si se selecciona Salto de pgina entre grupos se generan saltos de pgina que permiten
imprimir los subtotales de cada categora en hojas separadas.
Resumen debajo de los datos muestra el total general debajo de la hoja. De otra forma si no se
selecciona esta opcin sale el total general al inicio de la hoja.
Quitar todos: Borra todos los subtotales existentes en la lista si se hace clic en este botn.
2. Seleccione los datos requeridos y presione el botn <Aceptar>


UPDATING PEOPLE 115

CAPITULO 5

MACROS Y CONTROLES DE CONTENIDO

El participante conocer qu es una macro y su funcionamiento
El participante aprender a crear, editar, eliminar y ejecutar una macro
El participante aprender qu son los controles de contenido y sus propiedades
El participante aprender a crear un formulario con los controles de contenido
necesarios
El participante aprender los filtros avanzados

5.1 Crear o eliminar una macro
Para automatizar una tarea repetitiva, puede grabar rpidamente una macro en Microsoft
Excel. Tambin puede crear una macro mediante el Editor de Visual Basic en Microsoft Visual
Basic para Aplicaciones (VBA) para escribir sus propios scripts de macro o para copiar toda o
parte de una macro en una nueva macro. Una vez creada una macro, puede asignarla a un
objeto (como un botn de la barra de herramientas, un grfico o un control) para que pueda
ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Si ya no usa una macro, puede eliminarla.

5.2 Grabar una macro
Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para
completar las acciones que desea que realice la macro. En los pasos grabados no se incluye el
desplazamiento por la cinta de opciones.
1. Si la ficha Programador no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
2. Haga clic en Opciones y, a continuacin, haga clic en Personalizar cinta de opciones.
3. En la categora Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla
Programador y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estn habilitadas temporalmente todas
las macros, haga lo siguiente:

UPDATING PEOPLE 116

1. En la ficha Programador, en el grupo
Cdigo, haga clic en Seguridad de
macros.

2. En Configuracin de macros, haga clic
en Habilitar todas las macros (no
recomendado; puede ejecutarse cdigo
posiblemente peligroso) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
1. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro.
2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
3. Para asignar una combinacin de tecla de mtodo abreviado con CTRL para ejecutar la
macro, en el cuadro Tecla de mtodo abreviado, escriba cualquier letra en maysculas o
minsculas que desee usar.
4. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.
Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel,
seleccione Libro de macros personal. Cuando selecciona Libro de macros personal,
Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno
previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, el libro se guarda en
la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart.
En Microsoft Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents and
Settings\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros
ubicados en la carpeta XLStart se abren automticamente siempre que se ejecuta
Excel. Si desea que se ejecute automticamente una macro del libro de macros
personal en otro libro, tambin debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma
que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.
5. Escriba una descripcin de la macro en el cuadro Descripcin.
6. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabacin.
7. Realice las acciones que desee grabar.
8. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin .

5.3 Crear una macro mediante VBA
1. Si la ficha Programador no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
2. Haga clic en Opciones y, a continuacin, haga clic en Personalizar cinta de opciones.
3. En la categora Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla

UPDATING PEOPLE 117

1. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuracin de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado;
puede ejecutarse cdigo posiblemente peligroso) y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
1. En el grupo Cdigo de la ficha Programador, haga clic en Visual Basic.
2. De ser necesario, en el Editor de Visual Basic, en el men Insertar, haga clic en Mdulo.
3. En la ventana de cdigo del mdulo, escriba o copie el cdigo de macro que desea utilizar.
4. Para ejecutar la macro desde la ventana del mdulo, presione F5.
5. En el Editor de Visual Basic, en el men Archivo, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft
Excel cuando termine de escribir la macro.

5.4 Copiar parte de una macro para crear otra
1. Si la ficha Programador no est disponible,
haga lo siguiente para mostrarla:
2. Haga clic en Opciones y, a continuacin,
haga clic en Personalizar cinta de
opciones.
3. En la categora Personalizar cinta, en la
lista Fichas principales, active la casilla
Programador y, a continuacin, haga clic
en Aceptar.


UPDATING PEOPLE 118

2. En Configuracin de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado;
puede ejecutarse cdigo posiblemente peligroso) y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
1. Abra el libro que contiene la macro que desee copiar.
2. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Macros.
3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee copiar.
4. Haga clic en Modificar.
5. En la ventana de cdigo del Editor de Visual Basic, seleccione las lneas de la macro que
desee copiar.
6. En el men Edicin, elija Copiar.
7. En el cuadro Procedimiento de la ventana de cdigo, haga clic en el mdulo en el que desea
colocar el cdigo.
8. En el men Edicin, elija Pegar.

5.5 Asignar una macro a un objeto, grfico o control
1. En una hoja de clculo, haga clic con el botn secundario en el objeto, grfico o control al
que desea asignar una macro existente y, a continuacin, haga clic en Asignar macro.
2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

5.6 Eliminar una macro
1. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.

3. Seleccione el libro que contiene la macro que desea eliminar en la lista Macros en. Por
ejemplo, haga clic en Este libro.
4. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar.
5. Haga clic en Eliminar.


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5.7 Ejecutar una macro
Existen varias maneras de ejecutar una macro en Microsoft Excel. Una macro es una accin o
un conjunto de acciones que permiten automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje
de programacin de Visual Basic para Aplicaciones. Para ejecutar una macro, se hace clic en el
comando Macros de la cinta de opciones (ficha Programador, grupo Cdigo). En funcin de
cmo se haya asignado la ejecucin de una macro, para ejecutar la macro tambin se podr
usar un mtodo abreviado de combinacin con la tecla CTRL, o se podr hacer clic en la barra
de herramientas de acceso rpido o en un grupo personalizado de la cinta de opciones, o en
una rea de un objeto, grfico o control. Adems, una macro se puede ejecutar
automticamente al abrirse un libro.
1. En la pestaa Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Seguridad de macros.

2. En la categora Configuracin de macros, en Configuracin de macros, haga clic en
Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse cdigo posiblemente
peligroso) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

1. Abra el libro que contiene la macro.

3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.
4. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.
Para ejecutar una macro desde un mdulo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones
(VBA), haga clic en Editar y, en el men Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm
, o presiones F5.

UPDATING PEOPLE 120

5.8 Ejecutar una macro presionando una combinacin de teclas de mtodo abreviado
con CTRL

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro a la que desea asignar una
combinacin de teclas con CTRL.
3. Haga clic en Opciones.
Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de la macro.
5. En el cuadro Tecla de mtodo abreviado, escriba cualquier letra minscula o mayscula que
desee usar.
6. Escriba una descripcin de la macro en el cuadro Descripcin.
7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y, a continuacin, en Cancelar para cerrar el
cuadro de dilogo Macro.

5.9 Ejecutar una macro haciendo clic en un botn de la barra de herramientas de
acceso rpido
Para agregar un botn a la barra de herramientas de acceso rpido para que ejecute una
macro, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Archivo, elija Opciones y haga clic en Barra de herramientas de
acceso rpido.
2. En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros.
3. En la lista, haga clic en la macro que cre y, a continuacin, en Agregar.
4. Para cambiar la imagen del botn de la macro, seleccione la macro en el cuadro al que la
agreg y haga clic en Modificar.
5. En Smbolo, haga clic en la imagen de botn que desea.
6. Para cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el botn,
escriba el nombre que desea en el cuadro Nombre para mostrar.
7. Haga clic en Aceptar para agregar el botn de la macro a la barra de herramientas de
acceso rpido.

UPDATING PEOPLE 121

8. En la Barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el botn de la macro que acaba
de agregar.

5.10 Ejecutar una macro mediante un botn de un grupo personalizado de la cinta de
opciones
Si aprovecha la capacidad de personalizacin de la cinta de opciones en Excel 2010, puede
crear un grupo personalizado que aparezca en una ficha de la cinta de opciones y, a
continuacin, asignar una macro a un botn de ese grupo. Por ejemplo, puede agregar un
grupo personalizado denominado "Mis macros" a la ficha Programador, y agregar una macro
(que aparece como un botn) al nuevo grupo.

5.11 Ejecutar una macro haciendo clic en un rea de un objeto grfico
Puede crear una zona activa en un grfico donde los usuarios pueden hacer clic para ejecutar
una macro.
1. En la hoja de clculo, inserte un objeto grfico, como una imagen, una imagen prediseada,
una forma o un grfico SmartArt.
2. Para crear una zona activa en el objeto existente, en la pestaa Insertar, en el grupo
Ilustraciones, haga clic en Formas, seleccione la forma que desea usar y, a continuacin,
dibuje dicha forma en el objeto existente.

3. Haga clic con el botn secundario en la zona activa que ha creado y, a continuacin, elija
Asignar Macro.
Para asignar una macro al botn u objeto grfico, haga doble clic en la macro o escriba el
nombre de la misma en el cuadro Nombre de la macro.
Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto grfico seleccionado, haga clic en Grabar,
escriba un nombre para la macro en el cuadro de dilogo Grabar macro y haga clic en
Aceptar para comenzar a grabar la macro. Cuando termine de grabarla, haga clic en Detener
grabacin en la ficha Programador del grupo Cdigo.

UPDATING PEOPLE 122

Para modificar una macro existente, haga clic en el nombre de la macro, en el cuadro
Nombre de la macro y, a continuacin, haga clic en Modificar.
6. En la hoja de clculo, seleccione la zona activa. Se mostrarn las herramientas de Dibujo y se
agregar una ficha Formato.
7. En el grupo Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en la flecha junto a Relleno de
forma y elija Sin relleno.

8. Haga clic en la flecha situada junto a Contorno de forma y, a continuacin, haga clic en Sin
contorno.

5.12 Configurar una macro para que se ejecute automticamente al abrirse un libro
Si graba una macro y la guarda con el nombre "Auto_abrir", la macro se ejecutar cada vez que
se abra el libro que contiene la macro. Otra forma de ejecutar automticamente una macro al
abrir un libro es escribir un procedimiento de VBA en el evento Open del libro usando el Editor
de Visual Basic. El evento Open es un evento de libro integrado que ejecuta su cdigo de
macro cada vez que se abre el libro.
CREAR UNA MACRO AUTO_ABRIR
1. Si la pestaa Programador no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, elija Opciones.
2. En la categora Personalizar cinta, en la lista Pestaas principales, active la casilla

UPDATING PEOPLE 123


2. En la categora Configuracin de macros, bajo Configuracin de macros, haga clic en
1. Si desea guardar la macro con un libro determinado, abra primero ese libro.
2. En la pestaa Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro.
3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba Auto_abrir.
4. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.
Si desea que la macro est disponible siempre que use Excel, seleccione
Libro de macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea
un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb), si an no existe, y guarda la macro
en este libro. En Windows Vista, este libro se guarda en la carpeta
C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. Si no lo
encuentra aqu, es posible que se haya guardado en la subcarpeta Roaming, en lugar
de en Local. En Microsoft Windows XP, este libro se guarda en la carpeta
C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de
programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros almacenados en la carpeta XLStart se
abren automticamente al iniciar Excel. Si desea que se ejecute automticamente
una macro del libro de macros personal en otro libro, tambin debe guardar ese libro
en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.
5. Haga clic en Aceptar y realice las acciones que desea grabar.
6. En la pestaa Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin .


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5.13 Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro
El ejemplo siguiente utiliza el evento Open para ejecutar una macro al abrir el libro.

2. En la categora Configuracin de macros, bajo Configuracin de macros, haga clic en
1. Guarde y cierre todos los libros abiertos.
2. Abra el libro donde desea agregar la macro o cree un nuevo libro.
3. En la pestaa Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Visual Basic.
4. En la ventana Explorador de proyectos, haga clic con el botn secundario en el objeto
ThisWorkbook y, a continuacin, haga clic en Ver cdigo.
5. En la lista Objeto situada encima de la ventana Cdigo, seleccione Libro.
De esta manera se crea un procedimiento vaco para el evento Open, como el
siguiente:
Private Sub Workbook_Open()

End Sub
6. Agregue al procedimiento las lneas de cdigo siguientes:
Private Sub Workbook_Open()
MsgBox Date
Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Date
End Sub
7. Cambie a Excel y guarde el libro como libro habilitado para macros (.xlsm).
8. Cierre y vuelva a abrir el libro. Al abrir de nuevo el libro, Excel ejecuta el procedimiento
Private Sub Workbook_Open, que muestra la fecha actual en un cuadro de mensaje.
9. Haga clic en Aceptar en el cuadro de mensaje.
Observe que la celda A1 de la Hoja1 tambin contiene la fecha, como resultado de
ejecutar el procedimiento Private Sub Workbook_Open.

UPDATING PEOPLE 125

5.14 Cambiar la configuracin de seguridad de macros en Excel
En Microsoft Excel, se puede cambiar la configuracin de seguridad de las macros para
especificar qu macros se ejecutarn, y en qu circunstancias, al abrir un libro. Por ejemplo, se
puede permitir la ejecucin de macros si estn firmadas digitalmente por un desarrollador de
confianza (una persona que escribe cdigo de programacin).

5.15 Configuracin de seguridad de macros y sus efectos
En la siguiente lista se resumen las distintas configuraciones de seguridad de las macros. En
todas las configuraciones, si hay instalado un software antivirus que funciona con Microsoft
Office 2010 y si el libro contiene macros, se examina el libro para detectar virus conocidos
antes de abrirlo.
Deshabilitar todas las macros sin notificacin Haga clic en esta opcin si no confa en las
macros. Se deshabilitan todas las macros de los documentos y todas las alertas de seguridad
relacionadas con las macros. Si hay documentos que contienen macros sin firmar que
considera de confianza, puede colocar esos documentos en una ubicacin de confianza. Los
documentos que se encuentran en ubicaciones de confianza pueden ejecutarse sin que los
compruebe el sistema de seguridad del Centro de confianza.
Deshabilitar todas las macros con notificacin sta es la configuracin predeterminada.
Haga clic en esta opcin si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de
seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cundo habilitar las
macros en cada caso.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuracin es la
misma que la de la opcin Deshabilitar todas las macros con notificacin, con la excepcin
de que, si la macro est firmada digitalmente por un editor de confianza, podr ejecutarse si
ya confa en el editor. Si el editor no es de confianza, se le notificar al respecto para que
pueda elegir si desea habilitar las macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros
no firmadas digitalmente se deshabilitan sin ninguna notificacin.
Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse cdigo potencialmente
peligroso) Haga clic en esta opcin para permitir la ejecucin de todas las macros. No se
recomienda usar esta opcin, ya que con esta configuracin el equipo es vulnerable a cdigo
posiblemente malintencionado.
Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA Esta configuracin es para
los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el acceso
mediante programacin al modelo de objetos de VBA desde cualquier cliente de
automatizacin. Es decir, ofrece una opcin de seguridad para el cdigo escrito para
automatizar un programa de Office y manipular mediante programacin el entorno y el
modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Se trata de una
configuracin por usuario y por aplicacin que deniega el acceso de forma predeterminada.
Esta opcin de seguridad dificulta que los programas sin autorizacin generen cdigo de
"replicacin automtica" que pueda daar los sistemas del usuario final. Para que cualquier
cliente de automatizacin pueda tener acceso al modelo de objetos de VBA mediante

UPDATING PEOPLE 126

programacin, el usuario que ejecute el cdigo debe conceder acceso explcitamente. Para
habilitar el acceso, active la casilla.

5.16 Cambiar la configuracin de seguridad de las macros
La configuracin de seguridad de macros se puede cambiar en el Centro de confianza a menos
que un administrador del sistema de la organizacin haya cambiado la configuracin
predeterminada para impedir que se modifique la configuracin.

2. En la categora Configuracin de macros, en Configuracin de macros, haga clic en la opcin
que desee. Para obtener informacin detallada acerca de esta configuracin, vea la seccin
Configuracin de seguridad de macros y sus efectos, incluida antes en este artculo.
3. Haga clic en la pestaa Archivo, despus en Opciones y, a continuacin, en la categora
Centro de confianza.
4. Haga clic en Configuracin del centro de confianza y despus en la categora Configuracin
de macros.

5.17 Usar firmas digitales
Microsoft Office 2010 usa la tecnologa Authenticode de Microsoft para permitir a los
creadores de macros firmar digitalmente un archivo o un proyecto de macro. El certificado
usado para crear esta firma confirma que la macro o el documento proceden del firmante y la
firma certifica que la macro o el documento no se han alterado posteriormente.
Despus de instalar su certificado digital, puede firmar archivos y proyectos de macro.
OBTENER UN CERTIFICADO DIGITAL PARA FIRMAR
Puede obtener un certificado digital de una entidad emisora de certificados comercial o del
administrador de seguridad o de un profesional de TI de su organizacin.
CREAR SU PROPIO CERTIFICADO DIGITAL PARA REALIZAR FIRMAS PERSONALES

UPDATING PEOPLE 127

Tambin puede crear su propio certificado para emitir firmas digitales usando la herramienta
Selfcert.exe.

5.18 Solucionar problemas
NO PUEDO CAMBIAR LA CONFIGURACIN DE SEGURIDAD DE MACROS
Es posible que algunos usuarios no puedan cambiar la configuracin del Centro de confianza
debido a directivas de seguridad de grupo en sus organizaciones. En estos casos, deben
ponerse en contacto con el administrador de TI de su organizacin.
QU OCURRI CON LA CONFIGURACIN DE SEGURIDAD MUY ALTO, ALTO, MEDIO Y BAJO?
El modelo de seguridad de Microsoft Office ha sufrido cambios importantes en las ltimas
versiones. En la siguiente lista se compara la configuracin de seguridad de macros de Excel
2003 con la configuracin de seguridad de macros de Excel 2010:
CONFIGURACIN
DE EXCEL 2003
EQUIVALENTE EN
EXCEL 2010
INFORMACIN ADICIONAL
Muy alto Deshabilitar todas las
macros sin
notificacin
En Excel 2003, las macros de VBA solo se pueden
ejecutar si se selecciona la opcin Confiar en
todas las plantillas y complementos instalados
(en Excel 2003, la ficha Editores de confianza en
el cuadro de dilogo Seguridad) y las macros
(firmadas o no) se almacenan en una carpeta de
confianza especfica en el disco duro del usuario.
Si no se cumplen todas estas condiciones, las
macros de VBA no se pueden ejecutar con la
configuracin de seguridad Muy alto en Excel
2003.
Alto Deshabilitar todas las
macros excepto las
firmadas
digitalmente
En Excel 2003, los archivos ejecutables (como
.exe o .com) deben estar firmados por una
fuente de confianza reconocida (es decir, deben
tener un certificado de confianza) para poder
ejecutarse. De lo contrario, todos los archivos
ejecutables asociados a los documentos, o
insertados en ellos, se deshabilitarn
automticamente al abrir dichos documentos,
sin advertir al usuario.
De forma predeterminada, todos los programas
de Office 2003 se instalan con la configuracin
de seguridad de macros en la opcin Alto.
Medio Deshabilitar todas las
macros con
En Excel 2003, se pregunta a los usuarios si
desean habilitar o deshabilitar archivos

UPDATING PEOPLE 128

notificacin ejecutables al abrir un documento. Este nivel
requiere la aceptacin de un certificado de
confianza para cada archivo ejecutable, que se
acepta agregando el certificado a un segmento
del Registro de Windows del equipo.
Las solicitudes posteriores para ejecutar una
macro desde una fuente de confianza se aceptan
automticamente (el archivo ejecutable se
ejecuta sin preguntar al usuario).
Bajo Habilitar todas las
macros (no se
recomienda; puede
ejecutarse cdigo
posiblemente
peligroso)
En Excel 2003, todas las macros se ejecutan sin
restricciones. Este nivel de seguridad no protege
frente a programas malintencionados, no
permite la aceptacin de certificados de
confianza y no se considera seguro en general.
No se recomienda usar este nivel.

5.19 Introduccin a formularios, controles de formulario y controles ActiveX en una
hoja de clculo
S, es verdad. Puede crear excelentes formularios con
poco o ningn cdigo de Microsoft Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) o en Microsoft Excel. Mediante el uso
de formularios y de los numerosos controles y objetos
que es posible agregarles, puede mejorar de manera
notable la entrada de datos en las hojas de clculo y el
modo en que dichas hojas se muestran.

5.20 Qu es un formulario?
Un formulario, ya sea impreso o en lnea, es un documento diseado con formato y estructura
estndar que facilita la captura, la organizacin y la edicin de la informacin.
Los formularios impresos contienen instrucciones, formato, etiquetas y espacios en blanco
para escribir datos. Puede usar Excel y plantillas de Excel para crear formularios impresos.
Para obtener ms informacin acerca de las plantillas de Excel, vea la seccin Vea
tambin.
Los formularios en lnea tienen las mismas caractersticas que los formularios impresos.
Adems, contienen controles, que son objetos que muestran datos o hacen que sea ms

UPDATING PEOPLE 129

fcil para los usuarios entrar o editar los datos, realizar una accin o seleccionar una opcin.
En general, los controles facilitan el uso de los formularios. Algunos ejemplos de controles
comunes son los cuadros de lista, los botones de opcin y los botones de comando. Los
controles tambin pueden ejecutar macros asignadas y responder a eventos, tales como
clics del mouse, mediante la ejecucin de cdigo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Puede usar Excel de diversas maneras para crear formularios impresos y en lnea.

5.21 Tipos de formularios de Excel
Existen diversos tipos de formularios que puede crear en Excel: formularios de datos, hojas de
clculo que contienen controles ActiveX y de formulario, y formularios del usuario de VBA.
Puede usar cada tipo de formulario por separado o puede combinarlos de diferentes maneras
para crear una solucin que sea apropiada para su caso particular.

5.21.1 Formulario de datos
Un formulario de datos brinda una forma conveniente de escribir o mostrar una fila completa
de informacin en un intervalo o una tabla sin desplazarse horizontalmente. Ver que la
entrada de datos ser ms sencilla con el uso de un formulario de datos, dado que no tendr
que desplazarse de columna en columna en caso de que tenga ms columnas de datos que las
que pueden verse en pantalla. Use un formulario de datos cuando sea suficiente un formulario
simple de cuadros de texto que enumeren los encabezados de columna como etiquetas y no
necesite caractersticas de
formulario personalizadas ni
sofisticadas, como un
control de nmero o cuadro
de lista.
Excel puede generar
automticamente un
formulario de datos
integrado para el rango o la
tabla. El formulario de datos
muestra todos los
encabezados de columna
como etiquetas en un nico
cuadro de dilogo. Cada
etiqueta tiene un cuadro de
texto en blanco adyacente
en el que el usuario puede
escribir los datos para cada
columna, hasta un mximo de 32 columnas. En un formulario de datos, puede agregar nuevas

UPDATING PEOPLE 130

filas, buscar nuevas filas mediante navegacin o, segn el contenido de la celda, actualizar o
eliminar filas. Si una celda contiene una frmula, su resultado se muestra en el formulario de
datos, pero no puede cambiar la frmula mediante dicho formulario.
5.21.2 Hoja de clculo con controles ActiveX y de formulario
Una hoja de clculo es un tipo de formulario que permite que el usuario escriba datos y los vea
en una cuadrcula; existen diversas caractersticas similares a los controles ya integradas en las
hojas de clculo de Excel, como validacin de datos y comentarios. Las celdas se asemejan a
cuadros de texto dado que el usuario puede escribir texto y aplicarles formato de diversas
maneras. Las celdas con frecuencia se usan como etiquetas y, ajustando su alto y ancho, as
como combinndolas, puede hacer que una hoja de clculo se comporte como un simple
formulario de entrada de datos. Otras caractersticas similares a los controles, como los
comentarios de celda, los hipervnculos, las imgenes de fondo, la validacin de datos, el
formato condicional, los grficos incrustados y el Filtro automtico, pueden hacer que una hoja
de clculo se comporte como un formulario avanzado.
Para incrementar la flexibilidad, puede agregar controles y otros objetos de dibujo al lienzo de
dibujo de una hoja de clculo, y combinarlos y coordinarlos con las celdas de la hoja de clculo.
Por ejemplo, puede usar un control de cuadro de lista para facilitar la seleccin por parte del
usuario de un elemento de una lista, o bien puede usar un control de control de nmero para
facilitar la escritura de un nmero por parte de un usuario.
Dado que los controles y objetos se almacenan en el lienzo de dibujo, puede mostrarlos o
verlos a lo largo de texto asociado que es independiente de los lmites de fila y columna sin
cambiar el diseo de una cuadrcula o tabla de datos en la hoja de clculo. La mayor parte del
tiempo, muchos de estos controles tambin pueden vincularse con celdas de la hoja de clculo
y no requieren cdigo de VBA para hacer que funcionen. Puede establecer propiedades que
determinan si un control flota libremente o se mueve y cambia de tamao junto con una celda.
Por ejemplo, probablemente tenga una casilla de verificacin que desee mover junto con su
celda subyacente cuando se ordene el intervalo. No obstante, si tiene un cuadro de lista que
desee mantener en una ubicacin especfica en todo momento, probablemente no desee que
se mueva junto con dicha celda.
Excel tiene dos tipos de controles: controles de formulario y controles ActiveX. Adems de
estos conjuntos de controles, tambin puede agregar objetos desde las Herramientas de
dibujo, como autoformas, WordArt, elementos grficos SmartArt o cuadros de texto.

5.22 Controles de formulario
Los controles de formulario son controles originales que son compatibles con versiones
anteriores de Excel, a partir de la versin 5.0 de Excel. Los controles de formulario tambin
estn diseados para usarse en hojas de macros XLM.

UPDATING PEOPLE 131

Los controles de formulario se usan cuando se desea hacer referencia e interactuar fcilmente
con datos de celda sin usar cdigo de VBA y cuando se desea agregar controles a hojas de
grfico. Por ejemplo, despus de agregar un control de cuadro de lista a una hoja de clculo y
vincularlo con una celda, puede devolver un valor numrico para la posicin actual del
elemento seleccionado en el control. Despus, puede usar dicho valor numrico junto con la
funcin INDICE para seleccionar elementos diferentes de la lista.
Tambin puede ejecutar macros usando los controles de formulario. Puede adjuntar una
macro existente a un control, o bien escribir o grabar una nueva macro. Cuando un usuario del
formulario hace clic en el control, ste ejecuta la macro.
No obstante, estos controles no se pueden agregar a formularios del usuario, usarse para
controlar eventos, ni modificarse para que ejecuten scripts web en pginas web.
5.23 Resumen de controles de formulario
NOMBRE
DEL
BOTN
EJEMPLO DESCRIPCIN

Etiqueta

Identifica el propsito de una celda o un
cuadro de texto, o muestra texto
descriptivo (como ttulos, leyendas,
imgenes) o breves instrucciones.

Cuadro de
grupo

Agrupa controles relacionados en una
unidad visual en un rectngulo con una
etiqueta opcional. Generalmente, se
agrupan botones de opcin, casillas de
verificacin o contenido estrechamente
relacionado.

Botn

Ejecuta una macro que realiza una
accin cuando un usuario hace clic en
l. Los botones tambin se conocen
como botones de comando.

Casilla de
verificacin

Activa o desactiva un valor que
representa una seleccin inequvoca
entre opuestos. Puede seleccionar ms
de una casilla de verificacin en una
hoja de clculo o en un cuadro de
grupo. Una casilla de verificacin puede
tener uno de tres estados: activada,
desactivada y mixta, lo que significa una
combinacin de los estados activada y
desactivada (como en una seleccin
mltiple).

UPDATING PEOPLE 132

Botn de opcin

Permite una nica eleccin dentro de un
conjunto limitado de opciones que se
excluyen mutuamente; un botn de
opcin generalmente est contenido en
un cuadro de grupo o un marco. Un
botn de opcin puede tener uno de
tres estados: activado, desactivado y
mixto, lo que significa una combinacin
de los estados activado y desactivado
(como en una seleccin mltiple). Los
botones de opcin tambin se conocen
como botones de radio.

Cuadro de lista

Muestra una lista de uno o ms
elementos de texto de entre los cuales
puede elegir el usuario. Use un cuadro
de lista para mostrar grandes
cantidades de opciones que varan en
nmero o contenido. Existen tres tipos
de cuadros de lista:
Un cuadro de lista de seleccin nica
permite solamente una eleccin. En
este caso, un cuadro de lista se asemeja
a un grupo de botones de opcin, a
excepcin de que un cuadro de lista
puede controlar un gran nmero de
elementos de manera ms eficiente.
Un cuadro de lista de seleccin mltiple
permite una eleccin o elecciones
contiguas (adyacentes).
Un cuadro de lista de seleccin
extendida permite una eleccin,
elecciones y no contiguas, o inconexas.

Cuadro
combinado

Combina un cuadro de texto con un
cuadro de lista para crear un cuadro de
lista desplegable. Un cuadro combinado
es ms compacto que un cuadro de lista
pero requiere que el usuario haga clic
en la flecha abajo para mostrar una lista
de elementos. Use un cuadro
combinado para permitir que un usuario
escriba una entrada o elija solamente
un elemento de la lista. El control
muestra el valor actual en el cuadro de
texto, sin importar el modo en que
dicho valor se haya proporcionado.

UPDATING PEOPLE 133

Barra de
desplazamiento

Se desplaza por un intervalo de valores
cuando el usuario hace clic en las
flechas de desplazamiento o arrastra el
cuadro de desplazamiento. Adems, se
puede mover por una pgina (en un
intervalo preestablecido) de valores
haciendo clic en el rea entre el cuadro
de desplazamiento y cualquiera de las
flechas de desplazamiento.
Generalmente, el usuario tambin
puede escribir un valor de texto
directamente en un cuadro de texto o
una celda asociados.

Control de
nmero

Aumenta o disminuye un valor, como un
incremento numrico, una hora o una
fecha. Para incrementar el valor, es
necesario hacer clic en la flecha arriba;
para disminuirlo, se debe hacer clic en la
flecha abajo. Generalmente, el usuario
tambin puede escribir un valor de
texto directamente en un cuadro de
texto o una celda asociados.

NOMBRE DEL BOTN
Campo de texto
Cuadro combinado de lista - Editar
Cuadro combinado desplegable - Editar
Ejecutar cuadro de dilogo

5.24 Controles ActiveX
Los controles ActiveX pueden usarse en formularios de hoja de clculo, con o sin el uso de
cdigo VBA, y en formularios del usuario de VBA. En general, use controles ActiveX cuando
necesite requisitos de diseo ms flexibles que los proporcionados por los controles de
formulario. Los controles ActiveX tienen amplias propiedades que puede usar para
personalizar su apariencia, comportamiento, fuentes y dems caractersticas.
Tambin puede controlar los diversos eventos que se producen cuando se interacta con un
control ActiveX. Por ejemplo, puede realizar diferentes acciones, segn qu opcin seleccione
el usuario en un control de cuadro de lista, o puede consultar una base de datos para rellenar
un cuadro combinado con elementos cuando el usuario hace clic en un botn. Tambin puede

UPDATING PEOPLE 134

escribir macros que respondan a eventos asociados con controles ActiveX. Cuando un usuario
del formulario interacta con el control, el cdigo de VBA se ejecuta para procesar cualquier
evento que se produzca para dicho control.
El equipo tambin contiene muchos controles ActiveX instalados por Excel y otros programas,
como el Control de calendario 12.0 y el Reproductor de Windows Media.
No se pueden usar todos los controles ActiveX directamente en hojas de clculo.
Algunos solamente pueden usarse en formularios del usuario de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). Si intenta agregar alguno de estos controles ActiveX en particular a una hoja de clculo,
Excel muestra el mensaje "No se puede insertar el objeto".
No obstante, los controles ActiveX no se pueden agregar a hojas de grfico desde la interfaz de
usuario ni a hojas de macros XLM. Tampoco se puede asignar una macro para ejecutarla
directamente desde un control ActiveX del mismo modo en que puede hacerlo desde un
control de formulario.
RESUMEN DE CONTROLES ACTIVEX
NOMBRE
DEL
BOTN
EJEMPLO DESCRIPCIN

Casilla de
verificacin

Activa o desactiva un valor que
representa una seleccin inequvoca
entre opuestos. Puede seleccionar ms
de una casilla de verificacin a la vez
en una hoja de clculo o en un cuadro
de grupo. Una casilla de verificacin
puede tener uno de tres estados:
activada, desactivada y mixta, lo que
significa una combinacin de los
estados activada y desactivada (como
en una seleccin mltiple).

Cuadro de texto

Permite al usuario ver, escribir o editar
texto o datos enlazados a una celda, en
un cuadro rectangular. Un cuadro de
texto tambin puede ser un campo de
texto esttico que presenta
informacin de solo lectura.

Botn de
comando

Ejecuta una macro que realiza una
accin cuando un usuario hace clic en
l.

UPDATING PEOPLE 135

Botn de
opcin

Permite una nica eleccin dentro de
un conjunto limitado de opciones que
se excluyen mutuamente;
generalmente est contenido en un
marco o cuadro de grupo. Un botn de
opcin puede tener uno de tres
estados: activado, desactivado y mixto,
lo que significa una combinacin de los
estados activado y desactivado (como
en una seleccin mltiple). Los
botones de opcin tambin se conocen
como botones de radio.

Cuadro de lista

Muestra una lista de uno o ms
elementos de texto de entre los cuales
puede elegir el usuario. Use un cuadro
de lista para mostrar grandes
cantidades de opciones que varan en
nmero o contenido. Existen tres tipos
de cuadros de lista:
Un cuadro de lista de seleccin nica
permite solamente una eleccin. En
este caso, un cuadro de lista se
asemeja a un grupo de botones de
opcin, a excepcin de que un cuadro
de lista puede controlar un gran
nmero de elementos de manera ms
eficiente.
mltiple permite una eleccin o
elecciones contiguas (adyacentes).
extendida permite una eleccin,
elecciones y no contiguas, o inconexas.

Cuadro
combinado

Combina un cuadro de texto con un
cuadro de lista para crear un cuadro de
lista desplegable. Un cuadro
combinado es ms compacto que un
cuadro de lista pero requiere que el
usuario haga clic en la flecha abajo
para mostrar una lista de elementos.
selo para permitir que un usuario
escriba una entrada o elija solamente
un elemento de la lista. El control
muestra el valor actual en el cuadro de
texto, sin importar el modo en que

UPDATING PEOPLE 136

dicho valor se haya proporcionado.

Botn de
alternancia

Indica un estado, como S/No, o un
modo, como Activado/Desactivado. El
botn alterna entre un estado
habilitado o deshabilitado cuando se
hace clic en l.

Control de
nmero

Aumenta o disminuye un valor, como
un incremento numrico, una hora o
una fecha. Para incrementar el valor,
es necesario hacer clic en la flecha
arriba; para disminuirlo, se debe hacer
clic en la flecha abajo. Generalmente,
el usuario tambin puede escribir un
valor de texto en un cuadro de texto o

Barra de
desplazamiento

Se desplaza por un intervalo de valores
cuando el usuario hace clic en las
flechas de desplazamiento o arrastra el
cuadro de desplazamiento. Adems, se
puede mover por una pgina (en un
intervalo preestablecido) de valores
haciendo clic en el rea entre el cuadro
de desplazamiento y cualquiera de las
flechas de desplazamiento.
Generalmente, el usuario tambin
puede escribir un valor de texto
directamente en un cuadro de texto o

Etiqueta

Identifica el propsito de una celda o
un cuadro de texto, o muestra texto
descriptivo (como ttulos, leyendas,
imgenes) o breves instrucciones.

Imagen

Inserta una imagen, como mapa de
bits, JPEG o GIF.
Control de
marco

Un objeto rectangular con una
etiqueta opcional que agrupa controles
relacionados en una nica unidad
visual. Generalmente, se agrupan en
un control de marco los botones de
opcin, las casillas de verificacin o
contenido estrechamente relacionado.

UPDATING PEOPLE 137

NOTA El control de marco ActiveX no
est disponible en la seccin Controles
ActiveX del comando Insertar. No
obstante, puede agregarlo desde el
cuadro de dilogo Ms controles
seleccionando Microsoft Forms 2.0
Frame.

Ms controles Muestra una lista de controles ActiveX
adicionales disponibles en el equipo
que puede agregar a un formulario
personalizado, como el Control de
calendario 12.0 y el Reproductor de
Windows Media. Tambin puede
registrar un control personalizado en
este cuadro de dilogo.

5.25 Bases de datos

Una base de datos en Excel es un conjunto de filas y columnas organizadas para un propsito
en particular. A partir de la versin 5 de Excel se le conoce como LISTA.

Una columna de una lista es un campo. Este tiene como objetivo agrupar informacin del
mismo tipo; por ejemplo el nombre, los apellidos o el salario de un empleado. informacin que
tiene que ver con un individuo, evento o cosa.
Para trabajar de forma efectiva con una lista, sta debe contener las siguientes caractersticas:
Cada columna debe contener la misma clase de informacin.
La primera o dos primeros filas de la lista deben ser rtulos, describiendo cada unos de
ellos el contenido de la columna que hay por debajo del mismo.
Debe evitarse la aparicin de filas y columnas en blanco dentro de la lista.
Sera ideal que una lista ocupara una hoja de un libro de trabajo solo para ella.

5.26 Filtros avanzados

El proceso de filtrar una lista consiste en ocultar todas las filas, excepto aquellas que cumplan
con ciertos criterios establecidos de forma especfica.
A diferencia de los filtros automticos, los filtros avanzados permiten:

UPDATING PEOPLE 138

Especificar criterios que involucren a dos o ms columnas utilizando la conjuncin O.
Por ejemplo: se pueden filtrar de una lista a todos los empleados que son mayores de
50 aos o que ganan ms de 300 pesos.
Especificar 3 o ms criterios para una columna en particular donde est involucrada al
menos una conjuncin O.
Especificar criterios calculados. Por ejemplo: se podra listar slo aquellos empelados
cuyos salarios estn por encima del 25 por 100 del salario medio.

A diferencia del comando Autofiltro, el comando Filtro avanzado requiere que se le
especifiquen los criterios de filtrado dentro de un rango de la hoja separado de la lista. Es
conveniente que estos criterios se especifiquen por encima de la lista ya que en caso de que la
lista crezca se evitar mover los criterios de filtrado especificados.
Para aplicar un filtro avanzado
realice los siguientes pasos:

1. Para introducir los
criterios es importante dejar
espacio para poderlos escribir y
por lo menos debe existir una
lnea vaca entre la lista y los
criterios.

2. Una vez establecidos los criterios,
seleccione la informacin y accese a la
ficha Datos y dirjase al grupo Ordenar y
Filtrar. De clic sobre el comando
Avanzadas
3. Se mostrar el siguiente cuadro de
dilogo:

1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar:
Esta opcin especifica que se desea el
resultado del filtro en el mismo lugar en
donde est la lista.
2. Copiar a otro lugar: Si se activa esta
opcin, ser necesario indicar un lugar
dentro de la hoja de trabajo para que
Excel copie ah las filas que cumplan con
los criterios de filtrado. Es necesario tener

UPDATING PEOPLE 139

una fila con los encabezados de columnas que se vayan a necesitar. Esta opcin es muy
til dado que se puede seleccionar nicamente los campos que se vayan a necesitar.

4. Seleccione los rangos requeridos. Presione el botn <Aceptar>

5.27 Objetos de herramientas de dibujo
Probablemente tambin desee incluir elementos grficos SmartArt, formas, WordArt y cuadros
de texto en el
formulario. Puede
cambiar el tamao,
girar, voltear, colorear
y combinar estos
objetos para crear
formas an ms
complejas. Cuando
escribe texto
directamente en un
objeto de cuadro de
texto o una forma, el
texto se convierte en
parte del objeto, si gira o voltea el objeto, el texto gira o se voltea junto con l. A diferencia de
los controles ActiveX, puede asignar diferentes atributos, como tamao de fuente o estilo de
fuente, a caracteres o palabras individuales en el objeto. Tambin puede asignar macros y
agregar hipervnculos a estos objetos. Incluso puede vincular texto en un objeto de cuadro de
texto o una forma con una celda de una hoja de clculo y mostrar dinmicamente valores
actualizados en dichos objetos.

5.28 Trabajar con controles y objetos en el formulario de la hoja de clculo
Despus de agregar controles ActiveX y de formulario a un formulario de una hoja de clculo,
generalmente el usuario desea ajustar y reorganizar los controles de diversas maneras para
crear un formulario fcil de usar y correctamente diseado. Las tareas comunes son, entre
otras, las siguientes:
Controlar la visualizacin de las lneas de la cuadrcula mientras se trabaja con los controles
y decidir si se muestran las lneas de la cuadrcula a los usuarios en el formulario de la hoja
de clculo final.
Seleccionar y anular la seleccin de los controles para que el usuario pueda especificar
propiedades o realizar ajustes adicionales.
Editar texto en un control, como la leyenda o la etiqueta.
Agrupar, copiar, mover y alinear controles para organizar el diseo del formulario de la hoja
de clculo.

UPDATING PEOPLE 140

Cambiar el tamao y aplicar formato a los controles para obtener la apariencia que desea.
Posicionar o cambiar el tamao de un control con una celda.
Proteger controles y celdas vinculadas de acuerdo con sus necesidades de proteccin de
datos especficas.
Habilitar o deshabilitar la impresin de controles cuando se imprime el formulario de la hoja
de clculo.
Eliminar controles no usados.
Puede disear un formulario de hoja de clculo con o sin lneas de la cuadrcula de celda en el
fondo. Por ejemplo, probablemente desee desactivar las lneas de la cuadrcula de celdas y
luego aplicar formato a todas las celdas con el mismo color o trama, o incluso usar una imagen
como fondo de una hoja. Para ocultar o mostrar las lneas de la cuadrcula, en la ficha Ver, en
el grupo Mostrar u ocultar, active o desactive la casilla de verificacin Lneas de la cuadrcula.

5.29 Determinar el tipo de control en una hoja de clculo
Debido a que hay tres tipos diferentes de controles y objetos que puede modificar de forma
nica, probablemente no tenga certeza de qu tipo de control es con tan solo mirarlo. Para
determinar el tipo de control (formulario o ActiveX), seleccione el control, haga clic con el
botn secundario en l y luego muestre el men contextual:
Si el men contextual contiene el comando Propiedades, el control es un control ActiveX y
se encuentra en el modo de diseo.
Si el men contextual contiene el comando Asignar macro, el control es un control de
formulario.
Si el men contextual contiene el comando Editar texto, el objeto es un objeto de dibujo.

5.30 Formularios del usuario de VBA
Para obtener una mxima flexibilidad, puede crear formularios del usuario, que son cuadros de
dilogo personalizados que generalmente incluyen uno o ms controles ActiveX. La
disponibilidad de los formularios del usuario se establece mediante cdigo de VBA creado en el
Editor de Visual Basic. A continuacin, se ofrece un esquema de los pasos para crear un
formulario del usuario:
1. Inserte un formulario del usuario en el proyecto de VBA del libro. Para obtener acceso al
proyecto de VBA de un libro, primero abra el Editor de Visual Basic (presione ALT+F11) y, a
continuacin, haga clic en Formulario del usuario en el men Insertar del Editor de Visual
Basic.
2. Escriba un procedimiento para mostrar el formulario del usuario.
3. Agregue controles ActiveX.

UPDATING PEOPLE 141

4. Modifique las propiedades para los controles ActiveX.
5. Escriba procedimientos del controlador de eventos para los controles ActiveX.
Mediante los formularios del usuario, tambin puede usar la funcionalidad de formularios
avanzados. Por ejemplo, puede agregar mediante programacin un botn de opcin diferente
para cada letra del alfabeto o puede agregar una casilla de verificacin para cada elemento en
una gran lista de fechas y nmeros.
Antes de crear un formulario del usuario, considere usar cuadros de dilogo integrados
disponibles desde Excel que puedan adaptarse a sus necesidades. Estos cuadros de dilogo
integrados incluyen las funciones de VBA CuadroEntr y CuadroMsj, el mtodo de Excel
InputBox, el mtodo GetOpenFilename, el mtodo GetSaveAsFilename y el objeto Dialogs del
objeto Application, que contiene todos los cuadros de dilogo de Excel integrados.


UPDATING PEOPLE 142

CAPITULO 6

SEGURIDAD Y PRIVACIDAD

El participante conocer las opciones de seguridad en Excel que puede aplicar a los
archivos, hojas y libros
El participante aprender la forma para permitir que otros usuarios modifiquen el libro

6.1 Proteger con contrasea elementos de la hoja de clculo o el libro
Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente
datos importantes de una hoja de clculo o un libro, puede proteger determinados elementos
de la hoja de clculo o del libro, con o sin una contrasea. Puede quitar la proteccin de una
hoja de clculo segn sea necesario.
La proteccin de elementos de una hoja de clculo o un libro no debe confundirse
con la seguridad mediante contrasea en el nivel de libro. La proteccin de elementos no
protege un libro frente a usuarios malintencionados. Para una mayor seguridad, debera
proteger todo el archivo del libro con una contrasea. De esta forma, solo los usuarios
autorizados podrn ver o modificar los datos del libro.

6.2 Informacin general sobre proteccin de elementos de la hoja de clculo o el libro
Cuando comparte una hoja de clculo con otros usuarios, es posible que desee proteger los
datos en elementos especficos de la hoja de clculo o libro para evitar que sean modificados.
Tambin puede especificar una contrasea que los usuarios debern ingresar para modificar
elementos especficos de la hoja de clculo o libro protegidos. Adems, puede evitar que los
usuarios cambien la estructura de una hoja de clculo.


UPDATING PEOPLE 143

6.3 Proteger elementos de la hoja de clculo
De manera predeterminada, al proteger una hoja de clculo, todas sus celdas se bloquean y los
usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden
insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin
embargo, puede especificar qu elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la
hoja de clculo.
Las caractersticas para ocultar, bloquear y proteger elementos del libro y de la hoja de clculo
no estn diseadas para ayudar a proteger la informacin confidencial incluida en un libro.
Estas caractersticas solo ayudan a esconder datos o frmulas que podran confundir a otros
usuarios o impedir que se vean o modifiquen dichos datos.
Excel no cifra los datos que estn ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la
modificacin de datos confidenciales, tal vez desee limitar el acceso a los libros que contienen
esta informacin almacenndolos en ubicaciones que solo estn accesibles a usuarios
autorizados.
Antes de proteger una hoja de clculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que los
usuarios puedan cambiar o escribir datos. Puede desbloquear celdas para todos los usuarios o
para usuarios especficos.
Para obtener informacin sobre cmo desbloquear celdas y rangos en una hoja de clculo
protegida, vea el tema sobre cmo desbloquear reas especficas de una hoja de clculo
protegida.

6.4 Usar una contrasea para controlar el acceso a elementos protegidos
Cuando se protege un libro o una hoja de clculo bloqueando sus elementos, no es obligatorio
agregar una contrasea para editar los elementos que no estn bloqueados. En este contexto,
la contrasea solo sirve para permitir el acceso a determinados usuarios e impedir que otros
realicen cambios. Este nivel de proteccin mediante contrasea no garantiza que todos los
datos confidenciales del libro estn protegidos. Para lograr una mayor seguridad, debera
proteger el libro en s con una contrasea para impedir los accesos no autorizados.
Cuando proteja los elementos de la hoja de clculo o del libro con una contrasea, es muy
importante que recuerde la contrasea especificada. Sin ella, no puede desproteger el libro o
la hoja de clculo.
Use contraseas seguras en las que se combinen maysculas, minsculas, nmeros y smbolos.
En las contraseas no seguras estos elementos no se combinan. Contrasea segura: Y6dh!et5.
Contrasea no segura: Casa27. Las contraseas deben tener una longitud mnima de 8
caracteres. Una frase de contrasea en la que se usan 14 o ms caracteres es todava mejor.

UPDATING PEOPLE 144

Para obtener ms informacin, vea el tema sobre cmo proteger la informacin personal con
contraseas seguras.
Es fundamental que recuerde la contrasea. Si la olvida, Microsoft no podr recuperarla.
Guarde las contraseas que anote en un lugar seguro, lejos de la informacin que ayudan a
proteger.

6.5 Proteger la estructura y las ventanas de un libro
Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen
hojas de clculo, o que muestren hojas de clculo ocultas. Tambin puede impedir que los
usuarios cambien el tamao o la posicin de las ventanas que ha configurado para mostrar un
libro. La proteccin de la estructura y la ventana del libro se aplican a todo el libro.

6.5.1 Proteger elementos de la hoja de clculo
1. Seleccione las hojas de clculo que desea proteger.
2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo
siguiente:
1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato
y, a continuacin, en Formato de celdas.

3. En la pestaa Proteccin, desactive la casilla de
verificacin Bloqueada y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
3. Para ocultar las frmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:
1. En la hoja de clculo, seleccione las celdas que contienen las frmulas que desea ocultar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.
3. En la pestaa Proteccin, active la casilla de verificacin Oculta y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
4. Para desbloquear objetos grficos (como imgenes, imgenes prediseadas, formas o
grficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
1. Mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en cada objeto grfico que
desee desbloquear.
Se mostrarn las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo y se agregar la
ficha Formato.

UPDATING PEOPLE 145

En la ficha Formato, en el grupo Tamao, haga clic en el selector de cuadro de dilogo
situado junto a Tamao.
2. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificacin Bloqueado y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.

No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios
puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear grficos incrustados, cuadros de
texto y otros objetos creados con las herramientas de dibujo que desee que los usuarios
puedan modificar.

5. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, seleccione los elementos que
desee que los usuarios puedan cambiar.

DESACTIVE ESTA
CASILLA DE
VERIFICACIN
PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS
Seleccionar celdas
bloqueadas
Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificacin
Bloqueado en la ficha Proteccin del cuadro de dilogo Formato de
celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar
celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas
desbloqueadas
Muevan el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla de
verificacin Bloqueado en la ficha Proteccin del cuadro de dilogo
Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden
seleccionar celdas desbloqueadas y pueden presionar la tecla TAB para
desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de clculo
protegida.
Formato de celdas Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de dilogo Formato
de celdas o Formato condicional. Si aplic formatos condicionales antes
de proteger la hoja de clculo, el formato seguir cambiando si un
usuario especifica un valor que satisfaga una condicin diferente.
Aplicar formato a
columnas
Utilicen cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos
los que permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas

UPDATING PEOPLE 146

(ficha Inicio, grupo Celdas, botn Formato).
Aplicar formato a
filas
Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los
que permiten cambiar el alto de fila u ocultar las filas (ficha Inicio, grupo
Celdas, botn Formato).
Insertar columnas Inserten columnas.
Insertar filas Inserten filas.
Insertar
hipervnculos
Inserten nuevos hipervnculos, incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas Eliminen columnas.
Si Eliminar columnas est protegida e Insertar columnas no est
tambin protegida, un usuario podra insertar columnas que no pueda
eliminar.
Eliminar filas Eliminen filas.
Si Eliminar filas est protegida e Insertar filas no est tambin
protegida, un usuario podra insertar filas que no pueda eliminar.
Ordenar Utilicen cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo
Ordenar y filtrar).
Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en
una hoja de clculo protegida, independientemente de esta
configuracin.
Usar el filtro
automtico
Usen las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos cuando se
hayan aplicado filtros automticos.
Los usuarios no pueden aplicar ni quitar filtros automticos en una
hoja de clculo protegida, independientemente de esta configuracin.
Usar informes de
tabla dinmica
Apliquen formato, cambien el diseo, actualicen o modifiquen de algn
otro modo informes de tabla dinmica o creen nuevos informes.
Modificar objetos Realicen alguno de estos procedimientos:
1. Efecten cambios en los objetos grficos, incluidos mapas, grficos
incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no se
bloquearon antes de proteger la hoja de clculo. Por ejemplo, si
una hoja de clculo tiene un botn que ejecuta una macro, puede
hacer clic en el botn para ejecutar la macro, pero no puede
eliminar el botn.
2. Efecten cambios, como modificar el formato, en un grfico
incrustado. El grfico sigue actualizndose cuando cambian sus
datos de origen.
3. Agreguen o editen comentarios.
Modificar
escenarios
Vean escenarios que ha ocultado, realicen cambios en escenarios
protegidos frente a modificaciones y eliminen dichos escenarios. Los
usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las
celdas no estn protegidas, y agregar nuevos escenarios.


UPDATING PEOPLE 147

7. En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja, escriba una contrasea para la hoja,
haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.

6.6 Proteger elementos del libro
1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.

1. En Proteger en el libro, siga uno o varios de los siguientes procedimientos:
Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificacin Estructura.
Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamao y posicin cada vez que se
abra el libro, active la casilla de verificacin Ventanas.
ACTIVE ESTA CASILLA
DE VERIFICACIN
Estructura Vean hojas de clculo que haya ocultado.
Muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas
de clculo.
Inserten nuevas hojas de clculo u hojas de grfico.
Nota Los usuarios podrn insertar un grfico incrustado en una
hoja de clculo existente.
Muevan o copien hojas de clculo en otro libro.
En informes de tabla dinmica, muestren los datos de origen de
una celda en el rea de datos o muestren pginas de campos de
pgina en hojas de clculo independientes.
En escenarios, creen un informe de resumen de escenario.
En el complemento Herramientas para anlisis, usen las
ACTIVE ESTA CASILLA
DE VERIFICACIN
Contenido Efecten cambios en elementos que forman parte del grfico, como
series de datos, ejes y leyendas. El grfico contina reflejando los
cambios que se efectan en sus datos de origen.
Objetos Efecten cambios en objetos grficos, incluidas formas, cuadros de
texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de
proteger la hoja de grfico.

UPDATING PEOPLE 148

herramientas de anlisis que colocan los resultados en una
nueva hoja de clculo.
Ventanas Cambien el tamao y la posicin de las ventanas del libro cuando
ste se abre.
Muevan, cambien de tamao o cierren las ventanas.
Nota Los usuarios podrn ocultar y mostrar las ventanas.
2. Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del libro, en el cuadro Contrasea
(opcional), escriba una contrasea, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contrasea
para confirmarla.

6.7 Proteger elementos de un libro compartido
Si el libro ya est compartido y desea asignar una contrasea para protegerlo, primero debe
dejar de compartir el libro mediante el procedimiento siguiente:
1. Haga que todos los dems usuarios guarden y cierren el libro compartido para evitar que
pierdan su trabajo.
2. Abra el libro.
3. Para conservar una copia de la informacin del historial de cambios que se pierde al dejar
de compartir un libro, haga lo siguiente:
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y, a
continuacin, en Resaltar cambios.

2. En la lista Cundo, seleccione Todo. Desactive las casillas de verificacin Quin y
Dnde.
3. Active la casilla de verificacin Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en
Aceptar.
4. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:
Para imprimir la hoja de clculo Historial, haga clic en Imprimir .
4. Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic en
Copiar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles; a continuacin, pase a otro libro,
haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y, por ltimo, haga clic en

UPDATING PEOPLE 149

Pegar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles.

En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger y
compartir libro.
5. En la ficha Edicin, asegrese de que es el nico usuario que aparece en la lista Los
siguientes usuarios tienen abierto este libro.
6. Desactive la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez.
Esto tambin permite combinar libros.
Si esta casilla de verificacin no est disponible, debe desproteger el libro
antes de desactivar la casilla de verificacin. Siga este procedimiento:
1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Compartir libro.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido.
3. Si se le pide, escriba la contrasea y haga clic en Aceptar.
4. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
5. En la ficha Modificacin, desactive la casilla de verificacin Permitir la modificacin
por varios usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros. Cuando se le
pregunte sobre los efectos que esta accin puede tener en los dems usuarios, haga
clic en S.
Si es necesario, proporcione a usuarios especficos acceso a rangos, proteja hojas de clculo,
proteja elementos de libros y establezca contraseas para ver y editar. Haga lo siguiente:
1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
2. Active la casilla de verificacin Compartir con control de cambios.
3. Para exigir que otros usuarios proporcionen una contrasea para desactivar el historial de
cambios o para anular el uso compartido del libro, en el cuadro Contrasea (opcional),
escriba una contrasea, haga clic en Aceptar y vuelva a escribirla para confirmarla. Si se le
solicita, guarde el libro.

6.8 Quitar la proteccin de una hoja de clculo
1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger hoja.


UPDATING PEOPLE 150

La opcin Proteger hoja cambia a Desproteger hoja cuando se protege una hoja de
clculo.

2. Si se le solicita, escriba la contrasea para desproteger la hoja de clculo.

6.9 Desbloquear reas especficas de una hoja de clculo protegida
Cuando se protege una hoja de clculo, todas las celdas estn bloqueadas de forma
predeterminada, lo que significa que no se pueden editar. Para que se puedan editar algunas
celdas mientras otras estn bloqueadas, puede desbloquear todas las celdas y, despus,
bloquear nicamente celdas o rangos especficos antes de proteger la hoja de clculo. Puede
permitir tambin que determinados usuarios editen rangos especficos en una hoja de clculo
protegida.

6.10 Bloquear solo celdas y rangos especficos en una hoja de clculo protegida
1. Si la hoja de clculo est protegida, haga lo siguiente:
1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger hoja.

Cuando la hoja de clculo est protegida, el comando Proteger hoja cambia a
Desproteger hoja.
2. Si se le solicita, escriba la contrasea para desproteger la hoja de clculo.

2. Seleccione toda la hoja de clculo haciendo clic en el botn Seleccionar todo.

3. En la pestaa Inicio en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador de cuadro de dilogo Formato
de fuente de celda.

UPDATING PEOPLE 151

4. En la pestaa Proteccin, desactive la casilla Bloqueada y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
Se desbloquearn todas las celdas de la hoja de clculo cuando proteja la hoja.
5. En la hoja de clculo, seleccione solo las celdas que desea bloquear.
6. En la pestaa Inicio en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador de cuadro de dilogo Formato
de fuente de celda.

7. En la pestaa Proteccin, active la casilla Bloqueada y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
8. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

permite cambiar a los usuarios.
DESACTIVE ESTA
CASILLA DE
VERIFICACIN
PARA IMPEDIR A LOS USUARIOS
Seleccionar celdas
bloqueadas
Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de
verificacin Bloqueada en la ficha Proteccin del cuadro de dilogo
Formato de celdas. De forma predeterminada, se permite a los
usuarios seleccionar las celdas bloqueadas.

UPDATING PEOPLE 152

Seleccionar celdas
no bloqueadas
seleccionar las celdas no bloqueadas y pueden presionar la tecla TAB
para desplazarse por las celdas no bloqueadas de una hoja de clculo
protegida.
Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de dilogo Formato
de celdas o Formato condicional. Si aplic formatos condicionales
antes de proteger la hoja de clculo, el formato sigue cambiando
cuando un usuario especifica un valor que satisface una condicin
diferente.
Formato de
columnas
Utilizar cualquiera de los comandos de formato de columna, incluidos
los que cambian el ancho de columna u ocultan las columnas (ficha
Inicio, grupo Celdas, botn Formato).
Formato de filas Utilizar cualquiera de los comandos de formato de fila, incluidos los
que cambian el alto de fila u ocultan las filas (ficha Inicio, grupo Celdas,
botn Formato).
Insertar columnas Insertar columnas.
Insertar filas Insertar filas.
Insertar
hipervnculos
Insertar nuevos hipervnculos incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas Eliminar columnas.
Si Eliminar columnas est protegido e Insertar columnas no lo
est, los usuarios pueden insertar columnas que no podrn eliminar.
Eliminar filas Eliminar filas.
Si Eliminar filas est protegido e Insertar filas no lo est, los
usuarios pueden insertar filas que no podrn eliminar.
Ordenar Usar cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo
Ordenar y filtrar).
Los usuarios no pueden ordenar rangos que contengan celdas
bloqueadas en una hoja de clculo protegida, independientemente de
esta configuracin.
Utilizar Autofiltro Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro en un rango cuando
se aplican autofiltros.
Los usuarios no pueden aplicar ni quitar autofiltros en una hoja
de clculo protegida, independientemente de esta configuracin.
Utilizar informes
de tabla dinmica
Dar formato, cambiar el diseo, actualizar o modificar informes de
tabla dinmica o crear nuevos informes.
Editar objetos Realizar cualquiera de las siguientes acciones:
10. Realizar cambios en objetos grficos, como mapas, grficos
incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no desprotegi
antes de proteger la hoja de clculo. Por ejemplo, si una hoja de
clculo contiene un botn que ejecuta una macro, puede hacer clic en
el botn para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botn.

UPDATING PEOPLE 153

11. Realizar cualquier tipo de cambio, por ejemplo, de formato, a un
grfico incrustado. El grfico se contina actualizando cuando se
cambian sus datos de origen.
12. Agregar o editar comentarios.
Editar escenarios Ver escenarios que ha ocultado, hacer cambios en escenarios en los
que ha impedido realizar cambios y eliminar estos escenarios. Los
usuarios pueden cambiar los valores en las celdas que cambian, si no
estn protegidas, y agregar nuevos escenarios.
ACTIVE ESTA
CASILLA
Contenido Efecten cambios en elementos que forman parte del grfico, como series
de datos, ejes y leyendas. El grfico contina reflejando los cambios que se
efectan en sus datos de origen.
Objetos Efecten cambios en objetos grficos, incluidas formas, cuadros de texto y
controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja
de grfico.

10. En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja, escriba una contrasea para la hoja, haga
clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.

6.11 Permitir que determinados usuarios modifiquen rangos en una hoja de clculo
protegida
1. Seleccione las hojas de clculo que desea proteger.
2. En la pestaa Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Permitir que los usuarios modifiquen
rangos.

Este comando solamente est disponible cuando la hoja de clculo no est
protegida.
Para agregar un nuevo rango editable, haga clic en Nuevo.

UPDATING PEOPLE 154

Para modificar un rango existente editable, seleccinelo en el cuadro Rangos desbloqueados
mediante contrasea cuando la hoja est protegida y, a continuacin, haga clic en Modificar.
Para eliminar un rango editable, seleccinelo en el cuadro Rangos desbloqueados mediante
contrasea cuando la hoja est protegida y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
4. En el cuadro Ttulo, escriba el nombre del rango que desea desbloquear.
5. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo de igual (=) y, a continuacin,
escriba la referencia del rango que desea desbloquear.
Tambin puede hacer clic en el botn Contraer dilogo, seleccionar el
rango de la hoja de clculo y, a continuacin, hacer clic de nuevo en el botn Contraer
dilogo para volver al cuadro de dilogo.
6. Para el acceso con contrasea, en el cuadro Contrasea del rango escriba una contrasea que
permita tener acceso al rango.
7. Para permisos de acceso, haga clic en Permisos y, a continuacin, en Agregar.
8. En el cuadro Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar (ejemplos), escriba los
nombres de los usuarios a los que permite editar los rangos.
10. Para especificar el tipo de permiso para el usuario que ha seleccionado, en el cuadro Permisos,
active o desactive las casillas Permitir o Denegar y, a continuacin, haga clic en Aplicar.
11. Haga clic dos veces en Aceptar.
Si se le pide una contrasea, escriba la contrasea que ha especificado.
12. En el cuadro de dilogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos, haga clic en Proteger
hoja.
permite cambiar a los usuarios.

DESACTIVE ESTA
CASILLA DE
VERIFICACIN
PARA IMPEDIR A LOS USUARIOS
Seleccionar celdas
bloqueadas
Formato de celdas. De forma predeterminada, se permite a los
usuarios seleccionar las celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas
no bloqueadas
seleccionar las celdas no bloqueadas y pueden presionar la tecla TAB
para desplazarse por las celdas no bloqueadas de una hoja de clculo

UPDATING PEOPLE 155

protegida.
Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de dilogo Formato
de celdas o Formato condicional. Si aplic formatos condicionales
antes de proteger la hoja de clculo, el formato sigue cambiando
cuando un usuario especifica un valor que satisface una condicin
diferente.
Formato de
columnas
Utilizar cualquiera de los comandos de formato de columna, incluidos
los que cambian el ancho de columna u ocultan las columnas (ficha
Inicio, grupo Celdas, botn Formato).
Formato de filas Utilizar cualquiera de los comandos de formato de fila, incluidos los
que cambian el alto de fila u ocultan las filas (ficha Inicio, grupo Celdas,
botn Formato).
Insertar columnas Insertar columnas.
Insertar filas Insertar filas.
Insertar
hipervnculos
Insertar nuevos hipervnculos incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas Eliminar columnas.
Si Eliminar columnas est protegido e Insertar columnas no lo
est, los usuarios pueden insertar columnas que no podrn eliminar.
Eliminar filas Eliminar filas.
Si Eliminar filas est protegido e Insertar filas no lo est, los
usuarios pueden insertar filas que no podrn eliminar.
Ordenar Usar cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo
Ordenar y filtrar).
Los usuarios no pueden ordenar rangos que contengan celdas
bloqueadas en una hoja de clculo protegida, independientemente de
esta configuracin.
Utilizar Autofiltro Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro en un rango cuando
se aplican autofiltros.
Los usuarios no pueden aplicar ni quitar autofiltros en una hoja
de clculo protegida, independientemente de esta configuracin.
Utilizar informes
de tabla dinmica
Dar formato, cambiar el diseo, actualizar o modificar informes de
tabla dinmica o crear nuevos informes.
Editar objetos Realizar cualquiera de las siguientes acciones:
13. Realizar cambios en objetos grficos, como mapas, grficos
incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no desprotegi
antes de proteger la hoja de clculo. Por ejemplo, si una hoja de
clculo contiene un botn que ejecuta una macro, puede hacer clic en
el botn para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botn.
14. Realizar cualquier tipo de cambio, por ejemplo, de formato, a un
grfico incrustado. El grfico se contina actualizando cuando se
cambian sus datos de origen.
15. Agregar o editar comentarios.

UPDATING PEOPLE 156

Editar escenarios Ver escenarios que ha ocultado, hacer cambios en escenarios en los
que ha impedido realizar cambios y eliminar estos escenarios. Los
usuarios pueden cambiar los valores en las celdas que cambian, si no
estn protegidas, y agregar nuevos escenarios.
ACTIVE ESTA
CASILLA
Contenido Efecten cambios en elementos que forman parte del grfico, como series
de datos, ejes y leyendas. El grfico contina reflejando los cambios que se
efectan en sus datos de origen.
Objetos Efecten cambios en objetos grficos, incluidas formas, cuadros de texto y
controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de
grfico.
14. En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja, escriba una contrasea, haga clic en
Aceptar y, a continuacin, vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.

6.12 Proteger documentos, libros o presentaciones con contraseas, permisos y otras
restricciones
En Microsoft Office 2010, puede usar contraseas para impedir que otras personas abran o
modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Es importante saber que si no recuerda
su contrasea Microsoft no puede recuperar sus contraseas olvidadas.

6.13 Proteger hojas de clculo de Excel 2010
Para proteger las hojas de clculo de Excel 2010, use las siguientes opciones.
1. En una hoja de clculo abierta, haga clic en la pestaa Archivo. Se abrir la vista Backstage.
2. En la vista Backstage, haga clic en Informacin.
3. En Permisos, haga clic en Proteger libro. Aparecen las siguientes opciones:
La imagen siguiente es un ejemplo de las opciones de Proteger libro.

UPDATING PEOPLE 157

Marcar como final Haga que el documento sea de solo lectura.
Cuando una hoja de clculo est marcada como final, los comandos de edicin y escritura y las
marcas de revisin estn deshabilitados o desactivados, y la hoja de clculo es de solo lectura.
El comando Marcar comentario como final ayuda a transmitir que est compartiendo una
versin finalizada de una hoja de clculo. Tambin impide que los lectores o revisores
modifiquen la hoja de clculo sin darse cuenta.

Cifrar con contrasea Establezca una contrasea para el documento.
Cuando seleccione Cifrar con contrasea, aparece el cuadro dilogo Cifrar documento. En el
cuadro Contrasea, escriba una contrasea. Importante: Microsoft no puede recuperar
contraseas olvidadas o perdidas, as que mantenga una lista de las contraseas y nombres de
archivo correspondientes en un lugar seguro.
Proteger hoja actual Proteja la hoja de clculo y las celdas bloqueadas.
Mediante la caracterstica Proteger hoja actual, puede seleccionar la proteccin con
contrasea y permitir o impedir que otros usuarios seleccionen, apliquen formato, inserten,
eliminen, ordenen o modifiquen reas de la hoja de clculo.
Proteger estructura del libro Proteja la estructura de la hoja de clculo.
Mediante la caracterstica Proteger la estructura del libro, puede seleccionar proteccin con
contrasea y seleccionar opciones para impedir que los usuarios puedan cambiar, mover o
eliminar datos importantes.

UPDATING PEOPLE 158

Restringir permisos por personas Instale Windows Rights Management para restringir
permisos.
Use una cuenta de Windows Live ID o una cuenta de Microsoft Windows para restringir los
permisos. Puede aplicar permisos a travs de una plantilla que usa su organizacin, o puede
agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso. Para obtener ms informacin sobre
Information Rights Management, vea el tema sobre Information Rights Management en Office
2010.
Agregar una firma digital Agregue una firma digital invisible o visible.
Las firmas digitales autentican informacin digital, como documentos, mensajes de correo
electrnico y macros usando criptografa informtica. Las firmas digitales se crean escribiendo
una firma o mediante una imagen de una firma para establecer la autenticidad, integridad y
ausencia de renuncia. Consulte el vnculo al final de este tema para obtener ms informacin
acerca de las firmas digitales.

6.14 Descripcin general: Compartir datos de Excel y trabajar en colaboracin

Existen muchas maneras de compartir,
analizar y comunicar la informacin y
los datos empresariales en Microsoft
Excel. El modo en que decida compartir
los datos depender de muchos
factores, como la forma en que desee
que otros usuarios vean los datos o
trabajen con ellos. Por ejemplo, desea
impedir que se modifique la
informacin confidencial o importante o desea permitir a los usuarios que cambien y editen los
datos? Tal vez necesite compartir los datos con usuarios que no tienen Excel o que tienen
diferentes versiones de Excel en sus equipos. Quizs solo desee compartir una versin fija de
un libro que se pueda enviar por correo electrnico e imprimir fcilmente.

6.15 Usar SharePoint Services para compartir datos mientras conserva una versin
del libro
Si tiene acceso a una instalacin de SharePoint Services que puede ejecutar Excel Calculation
Services (tambin se hace referencia a un servidor como ste como servidor con Servicios de
Excel habilitados), puede guardar un libro en ese servidor para que los dems usuarios puedan
obtener acceso a todo el libro o a algunas de sus partes desde un explorador web.

UPDATING PEOPLE 159

En un explorador web, los usuarios pueden ver los libros en una cuadrcula e interactuar con
ellos, y adems calcular, crear instantneas, actualizar datos y extraer valores de los libros. Los
libros tambin se pueden usar en informes de paneles. (De forma similar a un panel de
automvil, un informe de panel presenta visualmente datos crticos en forma resumida para
que los usuarios puedan obtener la informacin que necesitan de un vistazo). Adems, para
que los usuarios puedan ver datos de libros en el explorador, no es necesario que tengan
instalado Excel en sus equipos locales.
En la siguiente ilustracin se muestra el uso de datos de un libro publicado en un informe de
panel.

Cuando se publica un libro, se
guarda todo el libro en el servidor
aunque es posible especificar solo
las partes del libro (por ejemplo,
hojas de clculo, rangos con
nombre o grficos individuales) que
desea mostrar en el explorador
web. Tambin puede establecer
parmetros para permitir la
interaccin mediante la
especificacin de las nicas celdas
que se puedan modificar en la hoja
de clculo que se puede ver en el
explorador. Por ejemplo, puede especificar las celdas en las cuales los usuarios pueden
introducir valores usados por frmulas en otras celdas y, a continuacin, los usuarios pueden
ver los resultados calculados.
Comparta datos al publicar un libro en un sitio de SharePoint cuando:
Su organizacin tiene habilitados los Servicios de Excel, es decir, un servidor de SharePoint
que es capaz de ejecutar Excel Calculation Services. Excel Calculation Services es el mismo
"motor" que usa el programa de escritorio Excel para calcular datos, crear y mostrar
grficos, y realizar muchas otras acciones.
Desea mantener solamente una copia de un libro u hoja de clculo en una ubicacin central
y segura.
Los usuarios necesitan analizar, representar en forma de grfico, cambiar e interactuar con
los datos mediante un explorador. No es necesario que Excel est instalado en los equipos
de los usuarios.
Desea ayudar a proteger los modelos de hoja de clculo y los datos que componen los
modelos. Puede otorgar a los usuarios permisos de solo lectura para que puedan ver la hoja
de clculo en el explorador, pero sin tener acceso directamente a la hoja mediante Excel u
otro programa cliente (de escritorio). Asimismo, puede controlar las partes de la hoja de
clculo que los usuarios pueden ver en el explorador.
Desea usar un libro en un informe de panel en una pgina web para poder ver y analizar
rpidamente la informacin importante del proyecto.

UPDATING PEOPLE 160

Desea usar caractersticas de generacin de informes para avisar a los usuarios de que
existen informes actualizados.

6.16 Colaborar en libros almacenados en un servidor de administracin de
documentos
Cuando desee que uno o varios libros estn disponibles para colaboracin en una ubicacin
central, puede guardar estos libros en un servidor de administracin de documentos. Un
servidor de administracin de documentos permite utilizar caractersticas de administracin
de documentos, como flujos de trabajo automatizados y bibliotecas de documentos
compartidos, para proteger y desproteger documentos. Asimismo, si cuenta con SharePoint
Services, puede guardar el documento en un rea de trabajo compartida para que sea an ms
fcil para los usuarios colaborar en el documento y mantener la copia local del libro
sincronizada con los cambios desde el servidor.

6.17 Guardar el libro en un servidor de administracin de documentos
Puede guardar los libros en un servidor de administracin de documentos, como SharePoint
Services, para proporcionar a los usuarios una ubicacin central donde puedan colaborar en
los documentos y aprovechar las numerosas caractersticas de administracin de documentos
que ofrecen los sistemas de servidor de administracin de documentos.
Colabore en los documentos a travs de un servidor de administracin de documentos si:
Tiene acceso a un servidor de administracin de documentos.
Los usuarios tienen Excel instalado en sus equipos para abrir y usar los libros desde el
servidor de administracin de documentos.
Desea aprovechar las caractersticas del servidor de administracin de documentos, como:
Flujo de trabajo automatizado, para que los usuarios que trabajan en el documento sean
informados y sepan en qu fase del trabajo participan (revisin, comentarios, aprobacin,
etc.), y para que puedan proporcionar informacin y aportar conocimientos segn sea
necesario.
Bibliotecas de documentos en las que puede almacenar y organizar los libros.
Proteccin, desproteccin y control de versiones de los libros.
Caractersticas de administracin y generacin de informes.
Caractersticas de colaboracin, como sitios de reas de documentos.
Para publicar un libro que se encuentra en una biblioteca de documentos en un sitio de
SharePoint, asegrese de que el sitio est disponible y haga lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuacin, seleccione
Guardar en SharePoint.

UPDATING PEOPLE 161

2. En el cuadro de dilogo Guardar como, elija una ubicacin de servidor y el nombre del libro;
a continuacin, haga clic en Guardar.
Antes de hacer clic en Guardar, puede hacer clic en Opciones de publicacin para elegir
hojas de clculo individuales o elementos del libro (como rangos con nombre, grficos o
tablas dinmicas) para publicar, y tambin puede crear parmetros.
Independientemente de que elija hojas de clculo, elementos o crear parmetros, siempre se
guarda el libro completo en la biblioteca de documentos. No obstante, las opciones de
publicacin que elija pueden afectar a lo que se muestra o no a los usuarios en la vista de
explorador.

6.18 Distribuir datos a travs de correo electrnico, fax o copias impresas
Probablemente, los mtodos ms comunes de compartir datos de Excel sean enviar los libros
por correo electrnico o fax, e imprimir y distribuir copias impresas de los libros. Use el correo
electrnico, el fax o las copias impresas para distribuir libros si:
Tiene un programa de correo electrnico como Microsoft Outlook.
Tiene una mquina o un software de fax y una conexin a Internet.
Tiene una impresora y desea utilizar o distribuir copias impresas de los datos como
referencia.
ENVIAR LIBROS POR CORREO ELECTRNICO
Puede enviar un libro desde Excel o desde su programa de correo electrnico. Para enviar un
libro desde Excel, abra el libro que desea enviar, haga clic en la pestaa Archivo, haga clic en
Guardar y enviar y, a continuacin, seleccione Enviar mediante correo electrnico.
ENVIAR LIBROS POR FAX
Puede enviar un libro por fax desde Excel si se ha suscrito a un proveedor de servicios de fax o
si dispone de un software de fax y una conexin a Internet o un fax mdem. Tambin puede
imprimir el libro y enviarlo por fax a travs de una mquina de fax.
Para enviar un libro por fax desde Excel, asegrese de que tiene una conexin a Internet y de
que se ha suscrito a un proveedor de servicios de fax. Abra el libro que contiene la informacin
que desea enviar por fax, haga clic en la pestaa Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a
continuacin, seleccione Enviar como fax de Internet.

IMPRIMIR LIBROS

UPDATING PEOPLE 162

Puede imprimir fcilmente un libro desde Excel. Antes de imprimir un libro que contiene una
gran cantidad de datos o grficos, puede ajustarlo rpidamente en la vista Diseo de pgina
para obtener como resultado una apariencia profesional. En esta vista, puede cambiar el
diseo y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal solo que adems
puede usar reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientacin de la
pgina, agregar o cambiar los encabezados y pies de pgina, establecer los mrgenes de
impresin y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.
Para obtener ms informacin sobre cmo imprimir desde Excel, vea el tema sobre cmo
imprimir una hoja de clculo o un libro.
6.19 Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel
Cuando desee intercambiar libros con otros usuarios que tal vez trabajen con versiones
anteriores de Excel, puede guardar el libro en el formato de Excel 97-2003 (.xls) en lugar de
hacerlo en el formato XML o binario (.xlsx o .xlsb) y trabajar en el documento en el modo de
compatibilidad. Este modo se habilita automticamente al abrir un libro de Excel 97-2003. La
referencia visual Modo de compatibilidad aparece en la barra de ttulo del programa cuando
trabaja con un formato de archivo de una versin anterior.
El modo de compatibilidad exige la compatibilidad entre libros de Excel 2010 y de Excel 2003,
Excel 2002, Excel 2000 y Excel 2007 suprimiendo caractersticas de Excel 2010 que podran
agregar contenido incompatible con las versiones anteriores de Office.
Cuando se guarda un libro que se ha abierto en el modo de compatibilidad, Excel ejecuta
automticamente el Comprobador de compatibilidad para identificar los posibles problemas
de compatibilidad. Si no est usando este modo, igualmente puede usar el Comprobador de
compatibilidad para que le sirva de ayuda al guardar un libro que est en formato de archivo
.xlsx o .xlsb, en un formato de archivo de una versin anterior de Excel ; por ejemplo, al
convertir .xlsx (formato XML de Excel) a .xls (libro de Excel 972003). El Comprobador de
compatibilidad le advierte sobre cualquier contenido que pueda ser incompatible con
versiones anteriores y que, por tanto, pueda resultar afectado por la conversin de un formato
de archivo.
Use el modo de compatibilidad si:
Desea distribuir copias del libro a otros usuarios que trabajan con versiones anteriores de
Excel.
Prev que otros usuarios van a desear cambiar o manipular los datos que les distribuya.
Desea que los destinatarios del libro sean capaces de usar las caractersticas familiares de
Excel para trabajar con los datos.


UPDATING PEOPLE 163

6.20 Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel
Servicios de Excel es una excelente manera de permitir que los usuarios que no tienen Excel
puedan ver e interactuar con datos de Excel. Sin embargo, si no tiene acceso a Servicios de
Excel, puede instalar un complemento para guardar un libro en formato PDF o XPS o bien
puede guardar un libro en otros formatos de archivo y enviarlo a continuacin a sus
destinatarios mediante correo electrnico o fax, o puede guardarlo en un recurso compartido
de red o de web al cual los usuarios tengan acceso.

6.20.1 Distribuir versiones fijas de los datos para verlas e imprimirlas utilizando el
formato PDF o XPS
Puede guardar los datos de Excel en formato PDF (formato de documento porttil) o XPS
(especificacin de documentos XML) para imprimirlos, publicarlos y distribuirlos por correo
electrnico. El almacenamiento de una hoja de clculo en un archivo PDF o XPS permite
capturar la informacin en un formato de fcil distribucin que conserva todas las
caractersticas de formato, pero no requiere que los usuarios tengan Excel para poder revisar o
imprimir el archivo.
Guarde la hoja de clculo en formato PDF o XPS si:
Desea distribuir versiones fijas de los archivos por correo electrnico o en una red o servidor
web.
Existe la posibilidad de que los destinatarios del archivo no tengan instalado Excel.
Desea que los usuarios puedan imprimir fcilmente la informacin.
No desea que ninguna persona modifique los datos de origen.
No prev actualizaciones frecuentes de los datos.
5.20.2 Distribuir libros en otros formatos de archivo
Puede guardar los libros de Excel en diferentes formatos de archivo para que aqullos que no
dispongan de Excel puedan abrirlos en otros programas o sistemas de datos.
Puede guardar archivos de Excel como archivos XML, archivos de texto o pginas web (archivos
HTML), entre otros. Para ver una lista de formatos que puede usar para guardar archivos, vea
el tema sobre formatos de archivo que admite Excel.
Al guardar un libro en otros formatos de archivo, no todas las caractersticas de
Excel se conservan. Normalmente, el formato no se conserva y a veces las frmulas tampoco
se conservan, segn el formato de archivo. Adems, en algunos formatos, solo se guarda la
hoja activa. Por lo tanto, si un libro contiene varias hojas de clculo y desea guardar todas las
hojas en un formato especfico, tendr que guardarlas por separado.
Guarde los libros en otros formatos de archivo si:

UPDATING PEOPLE 164

Desea compartir los datos pero no necesariamente el formato o las caractersticas
especficas de Excel.
Tiene un sistema basado en XML y desea transferir datos mediante XML.
Necesita archivos de texto simples que se puedan usar en otros sistemas.
Desea publicar informacin en Web, as como guardar los datos de Excel como una pgina
web para integrarla en un sitio web.
Para guardar en otro formato de archivo, haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin,
haga clic en Guardar como. Haga clic en la flecha situada junto a la lista Guardar como tipo y,
despus, en un tipo de archivo de la lista.

6.21 Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo
Si tiene un libro en el que desea que varias personas agreguen o modifiquen datos al mismo
tiempo, puede configurar y guardar el libro como "compartido" y ponerlo a disposicin de esos
usuarios en un recurso compartido de red (no en un servidor web).

Use la caracterstica Compartir libro si:
Desea que varios usuarios puedan modificar los datos de un libro al mismo tiempo y no le
importa que los datos originales del libro se modifiquen, incluyendo ediciones,
eliminaciones o incorporaciones de nuevos datos.
Tiene un recurso de red disponible en el que almacenar el libro y al que los usuarios tienen
acceso.
No es posible que varios usuarios realicen cambios en un libro compartido
almacenado en un sitio de SharePoint Services al mismo tiempo. Si desea guardar el
libro en un sitio de SharePoint Services, debe hacerlo una vez que hayan finalizado las
tareas de colaboracin mediante el uso compartido.
Desea conservar un registro de los cambios efectuados en el libro.
No prev que se vayan a modificar las siguientes caractersticas, que no se pueden cambiar
despus de compartir el libro: celdas combinadas, formatos condicionales, validacin de
datos, grficos, imgenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervnculos, escenarios,

UPDATING PEOPLE 165

esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinmica, proteccin de libros y de
hojas de clculo, y macros.
Al guardar un libro compartido de Excel en un formato de archivo de una versin
anterior, se desactiva el uso compartido del libro y se pierde el historial de revisiones que
documenta los conflictos y las soluciones. Si necesita guardar el libro en un formato de una
versin anterior, tal vez sea conveniente guardar primero una copia del historial de revisiones.
Como autor original del libro, puede prepararlo para compartir escribiendo los datos que
deben estar presentes y aplicndoles formato. Cuando termine, haga clic en Compartir libro
en el grupo Cambios de la ficha Revisar, seleccione las opciones que desee y, a continuacin,
guarde el libro en un recurso compartido de red (no en un servidor web) que est disponible
para los usuarios a quienes va dirigido. Tambin puede hacer clic en Proteger y compartir libro
en el grupo Cambios de la ficha Revisar para impedir que otros usuarios desactiven el
seguimiento de cambios en el libro.

Cada vez que guarde el libro compartido, se le avisar de los cambios realizados por los dems
usuarios desde la ltima vez que lo guard. Si desea dejar abierto el libro compartido para
realizar un seguimiento de los progresos, puede hacer que Excel actualice los cambios
automticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si guarda el libro
personalmente como si no.
Al guardar cambios en un libro compartido, puede que otra persona que est modificando el
libro haya guardado cambios que afecten a las mismas celdas. Si es el caso, los cambios
entrarn en conflicto y aparecer el cuadro de dilogo de resolucin de conflictos, en el que
podr elegir qu cambios desea conservar.

6.22 Distribuir copias de un libro y, despus, combinar o consolidar los datos de cada
copia
DISTRIBUIR LIBROS Y COMBINAR LOS CAMBIOS DE CADA COPIA
Para distribuir copias de un libro y luego combinar los cambios de varias de las copias, debe
configurar un libro como un libro compartido.
La diferencia reside en que en lugar de almacenar el libro en una ubicacin para que puedan
modificarlo varios usuarios, puede distribuir copias del libro, y permitir que los usuarios

UPDATING PEOPLE 166

realicen cambios y le vuelvan a enviar los libros modificados. Debe almacenar los libros en una
sola ubicacin y despus hacer clic en Compartir y combinar libros. Puede revisar los cambios
y aceptar aqullos que desee conservar y utilizar en un solo libro maestro. Para agregar el
comando Comparar y combinar libros a la barra de herramientas de acceso rpido, haga lo
siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Archivo, haga clic en Opciones y, a continuacin, seleccione la
categora Barra de herramientas de acceso rpido.
2. En la lista Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos.
3. Seleccione Comparar y combinar libros, haga clic en Agregar y luego haga clic en Aceptar.
Use la caracterstica Compartir y combinar si:
Desea recopilar informacin de varios usuarios clave, pero desea tener mayor control sobre
los cambios efectuados y aceptados en la versin original.
En lugar de almacenar el libro en una ubicacin central a la que varios usuarios tengan
acceso, desea distribuir copias del libro (por ejemplo, por correo electrnico).
Desea conservar registros de los cambios aceptados.
Puede aceptar las limitaciones de los libros compartidos (vea la seccin Permitir que varios
usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo).

6.23 Distribuir libros y consolidar los datos de varias hojas de clculo
Si configura las hojas de clculo para que tengan un diseo similar o idntico y enva copias de
esas hojas a otros usuarios para que trabajen en ellas, puede crear un resumen e informar los
resultados de todos los usuarios en una hoja de clculo maestra. Por ejemplo, si tiene una hoja
de clculo de cifras de gastos en libros para cada una de las oficinas regionales, puede resumir
esas cifras en una hoja de clculo maestra de
gastos corporativos.

Use la consolidacin de datos si:
Desea recopilar informacin de varios usuarios
clave y resumirla en una sola hoja de clculo
maestra.
En lugar de almacenar el libro en una ubicacin
central a la que varios usuarios tengan acceso,
desea distribuir copias del libro (por ejemplo, por
correo electrnico).
Tiene o est dispuesto a crear hojas de clculo
similares o idnticas cuyos datos desea

UPDATING PEOPLE 167

consolidar.
Para consolidar los datos, en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en
Consolidar y, a continuacin, escriba o seleccione las referencias a los datos que desea
consolidar.
Hay varias opciones para consolidar los datos.
Puede consolidarlos por:
Ubicacin Elija esta opcin cuando los datos de
todas las hojas de clculo tengan el mismo orden
y la misma ubicacin.
Categora Elija esta opcin cuando cada hoja de
clculo organice los datos de un modo diferente pero tenga las mismas etiquetas de filas y
columnas que puede usar para hacer coincidir los datos.
Frmulas 3D Elija esta opcin cuando las hojas de clculo no tengan el mismo patrn. Puede
crear frmulas que hagan referencia a celdas en cada rango de datos que vaya a combinar. Las
frmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de clculo se denominan frmulas
3D.

UPDATING PEOPLE 168

CAPITULO 7

OPCIONES DE EXCEL Y PROPIEDADES

El participante conocer las opciones predeterminadas de Excel 2010
El participante aprender a modificar algunas opciones de Excel de acuerdo a sus
necesidades
El participante aprender qu es una propiedad y cmo visualizarlas

Las propiedades del documento, conocidas tambin como metadatos, son detalles acerca de
un archivo que lo describen o identifican. Las propiedades del documento incluyen
informacin detallada como ttulo, nombre del autor, asunto y palabras clave que identifican el
tema o el contenido del documento.
Si se incluyen las propiedades del documento para los archivos, ms adelante se podrn
organizar e identificar con facilidad. Adems se podrn realizar bsquedas de documentos en
funcin de sus propiedades.

7.1 Tipos de propiedades de documentos
Existen cuatro tipos de propiedades de documentos:
Propiedades estndar De forma predeterminada, los documentos de Microsoft Office estn
asociados con un conjunto de propiedades estndar, tales como el autor, el ttulo y el
asunto. Puede especificar valores de texto propios para estas propiedades con el fin de
facilitar la organizacin e identificacin de los documentos. Por ejemplo, en Word, puede
usar la propiedad Palabras clave para agregar la palabra clave clientes a los archivos de
ventas. Despus podr buscar todos los archivos de ventas con esa palabra clave.
Propiedades de actualizacin automtica Estas propiedades incluyen tanto propiedades del
sistema de archivos (por ejemplo, el tamao de archivo o las fechas cuando se cre o se
modific por ltima vez) como estadsticas que los programas de Office mantienen para
usted (por ejemplo, el nmero de palabras o de caracteres de un documento). No es posible
especificar ni modificar las propiedades de actualizacin automtica.

UPDATING PEOPLE 169

Puede utilizar las propiedades de actualizacin automtica para identificar o buscar
documentos. Por ejemplo, puede buscar todos los archivos creados despus del 3 de
agosto de 2005 o todos los archivos que se modificaron ayer por ltima vez.
Propiedades personalizadas Puede definir propiedades personalizadas adicionales para los
documentos de Office. Puede asignar un textos, horas o valores numricos a las
propiedades personalizadas y tambin asignarles los valores s o no. Puede elegir en una
lista de nombres sugeridos o definir los suyos propios.
Propiedades para la organizacin Si la organizacin personaliz el Panel de informacin del
documento, las propiedades del documento asociadas al documento pueden ser especficas
de la organizacin.
Propiedades de biblioteca de documentos Se trata de las propiedades asociadas con los
documentos de una biblioteca de documentos de un sitio web o de una carpeta pblica.
Cuando cree una nueva biblioteca de documentos, puede definir una o varias propiedades
de la biblioteca de documentos y establecer reglas para sus valores. Cuando agregue
documentos a la biblioteca de documentos, se le pedir que incluya los valores para
cualquier propiedad requerida o para actualizar cualquier propiedad que sea incorrecta. Por
ejemplo, en una biblioteca de documentos que recopila ideas sobre productos se pueden
solicitar al usuario propiedades como Enviado por, Fecha, Categora y Descripcin. Cuando
abra un documento de una biblioteca de documentos en Office Word 2007, Office Excel
2007 o Office PowerPoint 2007, puede editar y actualizar estas propiedades de la biblioteca
de documentos en el panel de informacin del documento.
2. Haga clic en Informacin para ver las propiedades del libro.
3. Para agregar o cambiar las propiedades, coloque el puntero sobre la propiedad que desea
actualizar y escriba la informacin.
4. Haga clic en la pestaa Archivo nuevamente para volver al libro. Los cambios realizados se
guardarn automticamente.
Para ver ms propiedades, haga clic en Mostrar todas las propiedades. Para ver menos
propiedades, haga clic en Mostrar menos propiedades.
Para ver las propiedades de un panel dentro de un libro, haga clic en Propiedades y
seleccione Mostrar el panel de documentos.
Para ver propiedades personalizadas, haga clic en Propiedades y seleccione Propiedades
avanzadas. Para obtener ms informacin sobre las propiedades avanzadas, vea el tema
sobre cmo ver o crear propiedades personalizadas para un archivo.
Si la organizacin personaliz el panel de informacin del documento o si el documento
cuyas propiedades desea ver est guardado en una biblioteca de documentos o en un
servidor de administracin de documentos, es posible que haya disponibles vistas
adicionales de las propiedades del documento.


UPDATING PEOPLE 170

7.2 Ver las propiedades del documento al abrir o guardar un archivo
Puede ver las propiedades de documento de un archivo en el cuadro de dilogo Abrir o en el
cuadro de dilogo Guardar como.
1. En el cuadro de dilogo Abrir o en el cuadro de dilogo Guardar como, seleccione el
documento cuyas propiedades desee ver.
2. Haga clic en la flecha junto a Vistas y, a continuacin, siga el procedimiento siguiente:
Para ver propiedades tales como el tamao del archivo y la fecha de la ltima modificacin,
haga clic en Detalles.
Para ver todas las propiedades del documento, haga clic en Propiedades.

7.3 Agregar o quitar complementos
Los complementos proporcionan comandos y funciones opcionales de Microsoft Excel. De
forma predeterminada, los complementos no estn inmediatamente disponibles en Excel, por
lo que primero es necesario instalar y, en algunos casos, activar estos complementos para
poder usarlos.
Algunos complementos estn integrados a Excel, como por ejemplo Solver y Herramientas
para anlisis. Sin embargo, otros estn disponibles en el Centro de descarga de Office.com, y
primero debe descargarlos e instalarlos. Tambin existen complementos creados por terceros,
como por ejemplo, un programador de la organizacin o un proveedor de soluciones de
software. Puede tratarse de complementos Modelo de objetos componentes (COM),
complementos Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y complementos DLL, y tambin deben
instalarse para poder usarlos.
La mayora de los complementos se pueden clasificar en tres tipos:
Complementos de Excel Estos suelen incluir archivos de complemento de Excel (.xlam), de
complemento de Excel 97-2003 (.xla) o de complemento de DLL (.xll), o bien son
complementos de automatizacin. Es posible que algunos complementos de Excel, como
Solver y Herramientas para anlisis, estn disponibles despus de instalar Excel o Microsoft
Office. Normalmente, para usar estos complementos slo ser necesario activarlos.
Complementos que se pueden descargar Es posible descargar e instalar complementos
adicionales para Excel desde Descargas en Office.com. Por ejemplo, se puede descargar e
instalar la ficha Introduccin para Excel. Esta ficha contiene vnculos para enseanza,
demostraciones y otro contenido para comenzar a usar Excel. Despus de instalar este
complemento y reiniciar Excel, la ficha estar disponible en la cinta de opciones. Para quitar
esta ficha y sus comandos de la cinta de opciones de Excel, debe desinstalar el programa
mediante el Panel de control.
Complementos personalizados Los programadores y los proveedores de soluciones
generalmente disean complementos COM (Modelo de objetos componentes, de

UPDATING PEOPLE 171

automatizacin, VBA y XLL personalizados. Es necesario instalar estos componentes para
poder usarlos.
Despus de instalar o activar un complemento, es posible que ste y sus comandos estn
disponibles en una de las siguientes ubicaciones:
Pestaa Datos. Despus de instalar y activar los complementos
Herramientas para anlisis y Solver, los comandos de Anlisis de
datos y Solver estarn disponibles en el grupo Anlisis.

Pestaa Frmulas. Despus instalar y activar las herramientas para
el euro, los comandos Conversin para euro y Formato para el euro se muestran en el
grupo Soluciones.

Ficha Complementos. Es posible agregar otros complementos a la ficha Complementos.
Esta ficha se agrega a la cinta de opciones cuando se instala y activa el primer complemento
que se muestra en la ficha Complementos. Si no puede ver la ficha Complementos, salga de
Excel y reinicie el programa.
Otros complementos, como la ficha Introduccin, se encuentran disponibles en otras
ubicaciones de Excel, como una ficha en la cinta de opciones, o a travs de macros o mens
personalizados.

7.4 Agregar o quitar un complemento de Excel
Para activar un complemento de Excel
1. Haga clic en la pestaa Archivo, seleccione Opciones y, a continuacin, haga clic en la
categora Complementos.
Aparecer el cuadro de dilogo Complementos.
3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificacin situada junto al
complemento que desea activar y luego haga clic en Aceptar.

UPDATING PEOPLE 172

Si no puede encontrar el complemento que desea activar en el cuadro Complementos
disponibles, es posible que deba instalarlo.
Para instalar un complemento de Excel
Para instalar un complemento que normalmente se instala con Excel, como por ejemplo
Solver o Herramientas para anlisis, ejecute el programa de instalacin de Excel o Microsoft
Office y elija la opcin "Cambiar" para instalar el complemento. Despus de reiniciar Excel,
el complemento deber aparecer en el cuadro Complementos disponibles.
Algunos complementos de Excel se ubican en el equipo y se pueden instalar o activar si se
hace clic en Examinar (en el cuadro de dilogo Complementos) para ubicar el complemento,
y luego en Aceptar.
Algunos complementos de Excel requieren ejecutar un paquete de instalacin. Deber
descargar o copiar el paquete de instalacin en el equipo (normalmente, un paquete de
instalacin es un archivo con extensin de nombre .msi) y, a continuacin, ejecutarlo.
Otros complementos que no estn disponibles en el equipo pueden descargarse e instalarse
a travs de un explorador web desde Descargas en Office.com, desde otros sitios de
Internet o desde un servidor de su organizacin. Siga las instrucciones de instalacin de la
descarga segn sea necesario.
Para desactivar un complemento de Excel
1. Haga clic en la pestaa Archivo, elija Opciones y, a continuacin, haga clic en la categora
Complementos.
3. En el cuadro Complementos disponibles, desactive la casilla de verificacin situada junto al
complemento que desee desactivar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Para quitar un complemento de Excel
Si instal el complemento de Excel inicialmente desde un servidor de archivos de
red o una carpeta compartida, es posible que deba quitarlo desde esa ubicacin. Si lo instal
desde un CD-ROM y despus de hacerlo asign a la unidad de CD-ROM una nueva letra de
unidad, tendr que volver a instalar el complemento desde el CD-ROM. Si est ejecutando
algn complemento de Excel desde el CD-ROM, deber desinstalar el complemento e instalarlo
de nuevo desde el CD-ROM.
1. Salga de Excel. Para ello, haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, elija Salir.
2. En Windows Vista, haga clic en el botn Inicio , haga clic en Panel de control, haga clic
en Programas y, a continuacin, en Programas y caractersticas.
En Microsoft Windows XP, haga clic en el botn Inicio, haga clic en Panel de control
y, a continuacin, haga doble clic en Agregar o quitar programas.

UPDATING PEOPLE 173

Si instal Excel como parte de Microsoft Office, haga clic en Microsoft Office en la lista de
programas instalados y, a continuacin, haga clic en el botn Cambiar.
Si instal Excel de forma individual, haga clic en el nombre del programa en la lista de
programas instalados y, a continuacin, haga clic en el botn Cambiar.
Si instal el complemento desde el Centro de descarga de Office.com, haga clic en el
nombre del programa en la lista de programas instalados y, a continuacin, haga clic en el
botn Desinstalar.
4. Siga las instrucciones del programa de instalacin.

7.4.1 Agregar un complemento COM
Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos COM y, a continuacin, en Ir.
Aparecer el cuadro de dilogo Complementos COM.
3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificacin situada junto al
complemento que desea instalar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Si el complemento que desea utilizar no aparece en la lista del cuadro
Complementos disponibles, haga clic en Agregar y, a continuacin, busque el
complemento.

7.4.2 Quitar un complemento COM
Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos COM y, a continuacin, en Ir.
Aparecer el cuadro de dilogo Complementos COM.
3. En el cuadro Complementos disponibles, desactive la casilla de verificacin situada junto al
complemento que desee quitar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Se quitar el complemento de la memoria, pero su nombre seguir apareciendo
en la lista de complementos disponibles. No se eliminar el complemento del equipo.
4. Para quitar un complemento COM de la lista de complementos disponibles y eliminarlo del
equipo, haga clic en su nombre en el cuadro Complementos disponibles y, a continuacin,
en Quitar.


UPDATING PEOPLE 174

7.6 Agregar o quitar un complemento de automatizacin
Complementos.
Aparecer el cuadro de dilogo Complementos.
3. Para instalar un complemento de automatizacin, en el cuadro Servidores de
automatizacin disponibles, elija Automatizacin, y haga clic en el complemento que
desee.
Si el complemento que desea no figura en la lista, haga clic en Examinar,
bsquelo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
4. Para quitar un complemento de automatizacin, debe quitarlo del Registro. Pngase en
contacto con el administrador del sistema para obtener ms informacin.

7.7 Agregar, quitar o modificar una ubicacin de confianza para sus archivos
Una ubicacin de confianza es una carpeta del disco duro o una carpeta de red. Cualquier
archivo que coloque en una ubicacin de confianza puede abrirse sin que el Centro de
confianza lo compruebe ni lo abra en la Vista protegida. En este artculo, obtendr ms
informacin acerca de las ubicaciones de confianza y cmo y dnde se pueden crear. Tambin
se detallan las precauciones que se deben adoptar antes de usar una ubicacin de confianza.

7.8 Agregar, quitar o modificar una ubicacin de confianza
1. Haga clic en
la pestaa Archivo.
Aparecer la vista
Backstage de
Microsoft Office.
2. En Ayuda,
haga clic en
Opciones. Aparecer
el cuadro de dilogo
Opciones.
3. Haga clic en
4. Haga clic en
Configuracin del
5. En el Centro
de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza.

UPDATING PEOPLE 175

6. Haga clic en el botn Agregar nueva ubicacin. Aparecer el cuadro de dilogo Ubicaciones
de confianza.
7. Haga clic en Examinar para encontrar la carpeta; seleccione una carpeta y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
La imagen siguiente es el rea Ubicaciones de confianza del Centro de confianza:

7.9 Quitar una ubicacin de confianza
1. Haga clic en la pestaa Archivo. Aparecer la vista Backstage de Microsoft Office.
2. En Ayuda, haga clic en Opciones. Aparecer el cuadro de dilogo Opciones.
3. Haga clic en Centro de confianza.
4. Haga clic en Configuracin del Centro de confianza.
5. En el Centro de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza.
6. Seleccione la ubicacin que desea quitar y, a continuacin, haga clic en Quitar.

7.10 Modificar una ubicacin de confianza
Use las siguientes instrucciones para modificar una ubicacin de confianza.
1. Haga clic en la pestaa Archivo. Aparecer la vista Backstage de Microsoft Office.
2. En Ayuda, haga clic en Opciones. Aparecer el cuadro de dilogo Opciones.
3. Haga clic en Centro de confianza.
4. Haga clic en Configuracin del Centro de confianza.
5. En el Centro de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza.
6. En la lista Ubicaciones de confianza, seleccione una ubicacin y, luego, haga clic en
Modificar.
7. Realice las modificaciones que desee.

7.11 Cundo debo utilizar una ubicacin de confianza?
Debe utilizar una ubicacin de confianza para almacenar un archivo cuando no desee que ese
archivo sea comprobado por el Centro de confianza, o si no desea abrirlo en la Vista protegida.
Esto se aplica especialmente a los archivos con contenido activo, como macros, conexiones de
datos, controles ActiveX, etc. Si piensa que la macro en un archivo procede de un origen
confiable, es mejor mover el documento a una ubicacin de confianza, en lugar de cambiar la

UPDATING PEOPLE 176

configuracin predeterminada del Centro de confianza a configuracin de seguridad de macros
menos segura.

7.12 Qu ubicaciones de confianza son mejores?
Si trabaja en una organizacin, es posible que el administrador del sistema haya creado
ubicaciones de confianza. Para obtener ms informacin, consulte al administrador del
sistema, si lo hubiera. Para una mayor seguridad, le recomendamos usar una subcarpeta en la
carpeta Documentos en Windows Vista, o la carpeta Mis documentos en Windows XP, si usa
una contrasea de inicio de sesin para Microsoft Windows para proteger su equipo.
Una contrasea segura tiene al menos 14 caracteres y debe incluir al menos tres de las
siguientes:
Letras maysculas (A-Z)
Letras minsculas (a-z)
Nmeros (0-9)
Caracteres no alfabticos (como # $ % @ +, etc.)
No debe incluir su nombre de usuario
Se recomienda no designar la carpeta Documentos o Mis documentos completa
como ubicacin de confianza. Si lo hace, se crea un objetivo que los hackers pueden
aprovechar y aumentan los riesgos de seguridad.

7.13 Ver mis opciones y mi configuracin en el Centro de confianza
El Centro de confianza es
donde puede encontrar la
configuracin de seguridad
y privacidad de los
programas de Microsoft
Office 2010. Dado que la
apariencia de la cinta de
opciones es la misma en
todos programas de Office,
los pasos para buscar el
Centro de confianza son
tambin los mismos.
1. En un programa de Office,
haga clic en la pestaa
Archivo. Aparece la vista

UPDATING PEOPLE 177

Backstage de Microsoft Office.
2. En el men Ayuda, haga clic en Opciones. Aparece el cuadro de dilogo Opciones.
3. Haga clic en Centro de confianza y, a continuacin, en Configuracin del Centro de confianza.
4. Aparece la siguiente lista de opciones (algunas opciones pueden variar):
Editores de confianza Cree una lista de editores de proyectos de cdigo de confianza.
Ubicaciones de confianza Designe las carpetas del equipo en las cuales colocar los archivos de
confianza provenientes de orgenes confiables. Los archivos de una carpeta de ubicacin de
confianza no pasan por la validacin de archivos.
Documentos confiable Administre cmo interactan los programas de Office con contenido
activo.
Complementos Seleccione si los complementos requieren firmas digitales, o si los
complementos se deshabilitan.
Configuracin de ActiveX Administre mensajes de seguridad para los controles ActiveX en
programas de Office.
Configuracin de macro Habilite o deshabilite macros en programas de Office.
Barra de mensajes Muestre u oculte la barra de mensajes.
Configuracin de bloqueo de archivos Determine si se abrirn versiones anteriores de
archivos de programas de Office.
Opciones de privacidad Realice las selecciones que determinan su nivel de privacidad con
programas de Office.
5. Haga clic en el rea que desee y realice las selecciones que necesite.
Cambiar la configuracin del Centro de confianza puede reducir o aumentar
enormemente la seguridad de su equipo, sus datos, datos en la red de su organizacin y otros
equipos de esa red. Se recomienda que consulte con el administrador del sistema o, considere
cuidadosamente los riesgos, antes de realizar cambios en la configuracin del Centro de
confianza.
7.14 Ocultar valores e indicadores de error en las celdas
Supongamos que las frmulas de su hoja de clculo tienen errores que puede prever pero que
no necesitan corregirse, aunque le gustara mejorar la presentacin de los resultados. Existen
diversas maneras de ocultar valores de error e indicadores de error en las celdas.
Hay muchas razones por las que las frmulas pueden devolver errores. Por ejemplo, la divisin
por 0 no est permitida y, si escribe la frmula =1/0, Excel devolver #DIV/0! Los valores de
error son #DIV/0!, #N/A, #NOMBRE?, #NULO!, #NUM!, #REF! y #VALOR!


UPDATING PEOPLE 178

7.15 Dar formato al texto de las celdas que contienen errores para que stos no se
muestren
El siguiente procedimiento muestra cmo convertir valores de error en un nmero, por
ejemplo, 0, y cmo aplicar a continuacin un formato condicional que oculte el valor. Para
realizar el procedimiento siguiente, debe anidar la frmula de una celda en la funcin
SI.ERROR para que devuelva un valor cero (0) y, a continuacin, aplicar un formato de nmero
personalizado que impida mostrar nmeros en la celda.
Por ejemplo, si la celda A1 contiene la frmula =B1/C1 y el valor de C1 es 0, la frmula de A1
devuelve el error #DIV/0!.
1. Escriba 0 en la celda C1, 3 en B1 y la frmula =B1/C1 en A1.
Aparecer el error #DIV/0! en la celda A1.
2. Seleccione A1 y presione F2 para editar la frmula.
3. Despus del signo igual (=), escriba SI.ERROR seguido por un parntesis de apertura.
SI.ERROR(
4. Mueva el cursor hasta el final de la frmula.
5. Escriba ,0), es decir, una coma seguida por un cero y un parntesis de cierre.
La frmula =B1/C1 se vuelve =SI.ERROR(B1/C1,0).
6. Presione ENTRAR para completar la frmula.
El contenido de la celda debera mostrar ahora un 0 en vez del error #DIV!
7. Seleccione la celda que contiene el error y haga clic en Formato condicional en la cinta de
opciones (ficha Inicio, grupo Estilos).
8. Haga clic en Nueva regla.
9. En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, haga clic en Aplicar formato nicamente a
las celdas que contengan.
10. En Dar formato nicamente a las celdas con, seleccione Valor de la celda en el primer
cuadro de lista, igual a en el segundo cuadro de lista y, a continuacin, escriba 0 en el
cuadro de texto a la derecha.
11. Haga clic en el botn Formato.
12. Haga clic en la pestaa Nmero y, a continuacin, en Categora, haga clic en Personalizado.
13. En el cuadro Tipo, escriba ;;; (tres puntos y coma) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Aceptar otra vez.
El 0 de la celda desaparece. Esto se debe a que el formato personalizado ;;; hace que no se
muestren los nmeros en la celda. No obstante, el valor (0) permanece en la celda.
7.16 Dar formato a valores de error aplicando un color de fuente blanco al texto
Siga este procedimiento para dar formato a las celdas que contienen errores para que el texto
de dichas celdas se muestre con una fuente de color blanco. Esto hace que el texto de error de
dichas celdas sea prcticamente invisible.

UPDATING PEOPLE 179

1. Seleccione el rango de celdas que contenga el valor de error.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, a continuacin, haga clic en Administrar reglas.
Aparece el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.
3. Haga clic en Nueva regla.
Aparece el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato nicamente a las celdas que
contengan.
5. En Editar una descripcin de regla, en la lista Dar formato nicamente a las celdas con,
seleccione Errores.
6. Haga clic en Formato y, a continuacin, en la pestaa Fuente.
7. En el cuadro Color, en Colores del tema, active la casilla de verificacin que contiene el
color blanco.

7.17 Mostrar un guin, #N/A o NOD en lugar del valor de error
En algunos casos, es posible que prefiera que los valores de error no aparezcan en las celdas y
que aparezca una cadena de texto como #N/A, un guin o la cadena NOD. Para ello, puede
usar las funciones SI.ERROR y NOD, como se muestra en el siguiente ejemplo.
Ejemplo:
Puede resultar ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en
blanco. En el siguiente ejemplo, seleccione la celda que contiene el texto Datos y, a
continuacin, arrastre el cursor para seleccionar hasta la ltima celda de la columna
Descripcin (resultado). Despus, copie la seleccin y pguela en una nueva hoja de clculo,
comenzando por la celda A1.

1
2
3

A
Datos
10
0
=A2/A3 Da un error (#DIV/0!).
=SI.ERROR(A2/A3,"NOD") Devuelve NOD cuando el valor es un error.
=SI.ERROR(A2/A3,"-") Devuelve un guin cuando el valor es un error.
=SI.ERROR(A2/A3,NOD()) Devuelve #N/A cuando el valor es un error.


UPDATING PEOPLE 180

DETALLES DE LA FUNCIN
SI.ERROR Use esta funcin para determinar si una celda contiene un error o si los resultados
de una frmula devolvern un error.
NOD Use esta funcin para devolver la cadena #N/A en una celda. El nombre de la funcin va
seguido por un par de parntesis vacos, de esta forma: =NOD().

7.18 Ocultar los valores de error en un informe de tabla dinmica
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica.
Aparece Herramientas de tabla dinmica.
1. En la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinmica, haga clic en la flecha situada junto a
Opciones y, a continuacin, en Opciones.
2. Haga clic en la pestaa Diseo y formato y siga uno o varios de los procedimientos
siguientes:
Cambiar el modo en que se muestran errores Active la casilla de verificacin Para
valores errneos, mostrar de Formato. En el cuadro, escriba el valor que desee
mostrar en lugar de los errores. Para mostrar los errores como celdas en blanco,
elimine los caracteres del cuadro.
Cambiar el modo en que se muestran celdas vacas Active la casilla de verificacin
Para celdas vacas, mostrar. En el cuadro, escriba el valor que desee mostrar en las
celdas vacas. Para mostrar celdas en blanco, elimine todos los caracteres del cuadro.
Para mostrar ceros, desactive la casilla de verificacin.

7.19 Ocultar indicadores de error en las celdas
Si una celda contiene una frmula que da como resultado un error,
aparecer un tringulo (indicador de error) en la esquina superior izquierda
de la celda. Para evitar que aparezcan estos indicadores, siga el
procedimiento indicado a continuacin.

1. Haga clic en la pestaa Archivo, seleccione Opciones y luego haga clic en la categora
Frmulas.
2. En Comprobacin de errores, desactive la casilla de verificacin Habilitar comprobacin de
errores en segundo plano.


UPDATING PEOPLE 181

CAPITULO 8
VISUALIZACIN DE LA HOJA

El participante conocer las distintas opciones para la visualizacin de la hoja.
El participante mediante las Vistas Personalizadas, crear Vistas de su hoja
El participante utilizar el Control de Cambios para revisar su Libro de Excel

8.1 Vistas de la hoja

Dentro de la ficha Vista estn los comandos de visualizacin de la hoja.

Grupo Vistas del libro

El comando de Vista normal, presenta la hoja de clculo en forma tradicional, igual
que en versiones anteriores de Microsoft Excel.

Antes de imprimir una hoja de clculo de Excel que contenga una gran cantidad
de datos y grficos, puede ajustarla rpidamente en la nueva vista Diseo de
pgina.

Puede utilizar tambin reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientacin
de la pgina, agregar o cambiar los encabezados y pies de pgina, establecer los mrgenes
para la impresin y mostrar u ocultar los
encabezados de las filas y columnas.

El comando Ver salt.
Pg., presenta nicamente el espacio que ha sido utilizado dentro de la hoja de clculo, el
resto de la hoja se encuentra en color gris, con la posibilidad de ser utilizada. En esta vista es

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posible cambiar los saltos de pgina, ancho de columnas y alto de filas de manera que se
pueda ajustar las pginas para su impresin.

El comando de Pantalla completa oculta la barra de herramientas de
acceso rpido, las fichas y cinta de opcin, la barra de estado, barra de frmulas entre otros, a
fin de brindarnos un mayor espacio para los datos dentro de la hoja de clculo.

El grupo Mostrar u ocultar, presenta las opciones correspondientes para mostrar u ocultar
distintos elementos de la pantalla, como son: Lneas de cuadrcula, Barra de frmulas, Barra de
mensajes, ttulos, en caso de utilizar la Vista de diseo, la Regla.

Grupo Zoom

Abre la caja de dialogo siguiente, en ella es
posible cambiar el porcentaje del zoom, para un mayor
acercamiento o en su caso, alejar la vista actual.

Sin importar el porcentaje de zoom en que se encuentre la vista, este comando los
establecer a 100%, que puede considerarse el tamao ms apropiado para la visualizacin de
los datos.

Dependiendo del rango de celdas que se tenga seleccionado, el porcentaje de zoom

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aumentar al mximo posible, siendo el porcentaje ms alto 400%.

8.2 Trabajar con varios libros

Visualizar diversas hojas.- En ocasiones es necesario trabajar con varios libros a la vez o con
distintas hojas del mismo libro. Para facilitarnos este tipo de trabajo, Excel nos permite
visualizar varias hojas de clculo al mismo tiempo, a continuacin se describe la manera de
realizarlo.

1) Para ver mltiples hojas dentro del mismo libro, es necesario crear las ventanas donde se
mostrarn las distintas hojas de clculo.

a) Haga clic en el comando Nueva ventana del grupo Ventana de la ficha Vista
b) Cambie a la nueva ventana
c) A continuacin, haga clic en la hoja que desee ver.
d) Repita este procedimiento para cada hoja que desee ver.

2) Utilice el comando Organizar todo del grupo Ventana de la ficha Vista.

a) En la caja de dialogo Organizar ventanas, seleccione la forma que desee para organizar.
b) Para ver las hojas slo en el libro activo, active la casilla de verificacin Ventanas del libro
activo.

Si lo que se desea es organizar las ventanas de distintos libros:
1) Abra los libros que desee ver.

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2) En el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en Organizar todo.
3) Bajo Organizar, haga clic en la opcin que desee.

8.3 Dividir ventana
En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra
horizontal, site el puntero sobre el cuadro de divisin.

Cuando el puntero adopte la forma de puntero de
divisin , arrastre el cuadro de divisin hacia abajo o
hacia la izquierda, hasta la posicin elegida.

Tambin es posible dividir la ventana utilizando el
comando Dividir, del grupo Ventana de la ficha Vista.

8.4 Inmovilizar paneles
La inmovilizacin de paneles permite seleccionar los datos que permanecen visibles al
desplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rtulos de las filas y las
columnas mientras se desplaza.

Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:

Panel horizontal superior: Seleccione la fila situada debajo de donde desee que
parezca la divisin.
Panel vertical izquierdo: Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee
que aparezca la divisin.
Paneles superior e izquierdo: Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de

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donde desee que aparezca la divisin.
En el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en el comando Inmovilizar paneles.
Presentar tres opciones a escoger:

8.5 Comparar libros en paralelo

Utilizar un libro para ver los cambios realizados por varios usuarios puede resultar difcil, pero
ahora hay un enfoque nuevo para comparar libros: Comparar libros en paralelo. La
comparacin de libros en paralelo permite ver de forma ms clara las diferencias entre dos
libros, sin tener que combinar todos los cambios en un libro. Puede desplazarse por los dos
libros a la vez para identificar las diferencias entre ellos.

Abra los libros que desee comparar en paralelo, en el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic
en el comando Ver en paralelo.

Si desea desplazarse por los libros al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento
sincrnico.
Si desea restablecer las ventanas de los libros a sus posiciones iniciales antes de la
comparacin, haga clic en Restablecer posicin de la ventana.
Haga clic en Ver en paralelo para detener la comparacin de libros.

8.6 Vistas Personalizadas

Una vista provee una manera fcil de ver los datos con diferentes opciones de presentacin.
Puede presentar, imprimir y almacenar diferentes vistas sin guardarlas como hojas separadas.
Al crear una vista, se le da un nombre y puede guardar las configuraciones de impresin
actuales con la vista. Tambin puede guardar filas y columnas ocultas con la misma. El
comando que se utiliza es Vistas Personalizadas del grupo Vistas de libro de la ficha Vista


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La vista que se crea siempre incluye tamao y posicin de la ventana, secciones o
ttulos inmovilizados, esquemas, porcentaje
de ampliacin o reduccin, celda
activa, rea de impresin entre otras.

Al seleccionar el comando Vistas
Personalizadas aparece la siguiente
caja de dilogo:

En el rea Vistas: se presenta una lista
de todas las vistas definidas para el
libro de trabajo activo.

Con el botn Mostrar se muestra la vista
seleccionada. Agregar presenta la
siguiente caja de dilogo:

En esta se especifica un Nombre nico
para crear una nueva vista. En el rea
Incluir en la vista se especifican las
opciones que se desean guardar como
parte de la vista, se pueden incluir la Configuracin de impresora y las Configuracin de Filas,
columnas y filtros ocultos.

Cualquier rea de impresin definida previamente siempre se guarda con la vista. Si no
define ninguna rea de impresin, se imprimir toda la hoja de clculo.

8.7 Uso compartido de archivos

MS Excel 2010 permite que varios usuarios trabajen en un mismo libro siempre y cuando se
encuentren trabajando en un ambiente de red o multiusuario. Para activar esta funcin
seleccione del grupo Cambios de la ficha Revisar
el comando Compartir libro.

Al hacerlo aparece la siguiente caja de
Compartir libro dilogo:

En el primer separador muestra a los usuarios
que se encuentran utilizando el libro junto con

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su hora y fecha de apertura. Para eliminar un usuario, seleccinelo y presione Quitar
usuario. Si deseamos que otros usuarios puedan modificar el libro, seleccionamos Permitir
la modificacin por varios usuarios a la vez.

Para controlar la forma en la que los usuarios podrn hacer modificaciones seleccionamos el
separador Uso avanzado que muestra la siguiente caja de dilogo:
En este separador es donde se activa la opcin de Control de cambios. Al seleccionar que
guarde el historial de cambios, podemos indicar cuantos Das deber hacerlo. Los cambios
podrn actualizarse Al guardar el archivo o Automticamente cada x minutos. Podremos
definir que nos muestre Solo los cambios de otros usuarios o mis cambios y los de otros
usuarios. Tambin se puede activar la
bsqueda de conflictos, indicando que
debe Preguntar cules prevalecen o
que Prevalecen los cambios
guardados. La vista personal nos
permite almacenar en nuestra copia
del libro compartido, la Configuracin
de impresora y la Configuracin de
filtro.

Al compartir libros, algunas funciones de
MS Excel 2010 no estn disponibles.
Entre las no disponibles se
encuentran: formatos condicionales,
validacin de datos, eliminar hojas de
clculo, insertar, etc. Por esto, es
recomendable completar en la medida
de lo posible la hoja de clculo y entonces
compartirla para su revisin.

Al compartir libros, algunas funciones de MS Excel 2010 no estn disponibles. Entre las no
disponibles se encuentran: formatos condicionales, validacin de datos, eliminar hojas de
clculo, insertar, etc. Por esto, es recomendable completar en la medida de lo posible la hoja
de clculo y entonces compartirla para su revisin.
8.8 Control de Cambios

Una vez que hemos compartido un libro
es necesario conocer los cambios que se
van realizado en el mismo. Para poder
llevar control de los cambios es

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necesario haber habilitado el Historial de cambios al compartir el libro. Para poder revisar los
cambios seleccionamos del grupo Cambios de la ficha Revisar, el comando Control de Cambios.

Al hacerlo aparecen dos opciones donde podremos seleccionar Resaltar cambios o Aceptar o
Rechazar cambios. Antes de poder aceptar o rechazar un cambio es necesario ver los cambios,
seleccionando la opcin Resaltar cambios, que muestra la caja de dilogo.

En esta caja indicamos los cambios que deseamos ver:

Comando Descripcin
Cundo: Podemos ver Todos, Desde la fecha, Desde la ltima vez que se guard o
los cambios Sin revisar.
Quin: Quien hizo los cambios: Todos, Todos excepto yo o por usuarios
especficos.
Dnde: En qu lugar de la hoja se realizaron los cambios. Junto a esta opcin

tenemos el icono , que permite reducir la caja de dilogo para que
aparezca de la siguiente forma:

Pudiendo sealar las celdas dnde queremos ver los cambios para
regresar a la caja de dilogo completa damos un clic sobre el icono .

Una vez definidos el cundo quin y dnde,
podemos Resaltar los cambios en pantalla o
Mostrar los cambios en una hoja nueva.

Si seleccionamos la opcin Resaltar los
cambios en pantalla, cada una de las
celdas modificadas tomar el siguiente
aspecto:
Para poder ver el cambio, cundo y
quin lo realiz, basta con acercar el
cursor a la celda. Al hacerlo aparece un
globo con la informacin, como se
muestra a continuacin:


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Si seleccionamos Mostrar los
cambios en una hoja nueva,
aparecer una nueva hoja
similar a la que se muestra a
continuacin:

En esta hoja que se llama
Historial, muestra por columnas
la informacin referente a los cambios y la fecha a la que est actualizado.
Los cambios en cualquiera de los dos casos sern impresos cuando imprimamos la hoja de
clculo.

8.9 Aceptar o rechazar los cambios
Una vez que revisamos los
cambios podemos rechazarlos o
aceptarlos. Para realizar estas
operaciones seleccione del grupo
Cambios de la ficha Revisar el
comando Control de cambios, de las
opciones que aparecen seleccione
Aceptar o rechazar cambios. Esta
opcin muestra la siguiente caja de
dilogo:

Una vez ms debemos definir el Quin, Cundo y Dnde. Al dar clic en Aceptar aparecer la
siguiente caja de dilogo:


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Cada una de las celdas con cambios aparecer marcadas y nos mostrar el listado de cambios.
Podemos Rechazar o Aceptar un cambio o Todos. Una vez que terminamos de revisar los
cambios podemos Cerrar la caja de dilogo.

8.10 Combinar libros compartidos

Es comn que las correcciones
a las hojas se realicen en
diferentes copias del mismo
archivo. Excel 2010 tiene la
capacidad de combinar estos
libros y obtener uno
consolidado con todos los
cambios. Para utilizar est
caracterstica es necesario que
los archivos sean previamente
preparados con los siguientes pasos:

1) En el archivo origen, comparta el libro y asigne Control de cambios.

2) Genere copias del archivo, con diferentes nombres.

Despus de que los revisores hayan hechos los cambios es posible llevar a cabo la combinacin
de libros. El comando Compara y combinar libros, no se encuentra disponible en ninguna de
las cintas, por lo que se tiene que incluir el comando dentro de la barra de herramientas de
acceso rpido o algn grupo personalizado dentro de las fichas, para poder utilizarlo.

3) Abra el archivo original y haga clic en el comando Comparar y combinar libros.

4) Se muestra la caja de dilogo de Abrir, donde seleccionamos el archivo a combinar.

5) Al presionar Aceptar, Excel 2010 combinar los libros. La hoja de clculo resultante
contendr celdas marcadas con cambios.

6) Estos cambios podrn ser aceptados o rechazados.


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EVALUACIN FINAL DEL CURSO
1. Abra el archivo Examen Excel_av.
2. Para el campo Denominacin evaluar Nmero de prstamos con la funcin SI y
asignar los siguientes valores:
a) Si tiene 60 prstamos o ms = "Muy aceptable",
b) De 30 - 59 = "Aceptable",
c) 29 o menos = "No aceptable"

3. Para el campo Precio ajustado evaluar el Ao de edicin e incrementar los siguientes
porcentajes al campo Precio de Unidad:
a) Si el ao de edicin es anterior a 1960 aumentar 30%
b) De 1960-1990 aumentar 35%
c) De 1991-2010 aumentar 40%

4. Para el campo Precio prstamo evaluar el Pas y Categora e incrementar los
siguientes porcentajes al campo Precio de Unidad:
a) Si el ao de edicin es anterior a 1960 aumentar 30%
b) De 1960-1990 aumentar 35%
c) De 1991-2010 aumentar 40%

5. Validar las columnas de Categora de libro para que acepte como mximo 20
caracteres y existencia acepte valores entre 1 y 10
6. Grabar cada clculo en una macro diferente y colocar los botones abajo de la lista,
excepto sumas condicionales
7. Una vez hechos todos los clculos copiar la informacin a hoja 2 y hoja 3 para filtrar los
datos y mostrar los libros de Computacin muy aceptables y los editados en 1980 del
pas Mxico. Copiar los datos filtrados abajo de la lista de datos
8. Sumar las existencias de libros de 1990 y posteriores de Historia y Mxico
9. Sumar los precios ajustados de los libros de Literatura y no aceptables
10. Indicar cuntos libros son de 1960 o anteriores
11. Sumar nmeros de prstamo muy aceptables
12. Indicar cuntos precios de prstamo son superiores a $1,000.00
13. Crear la tabla dinmica para visualizar los libros por categora, nombre y autor y
totalizar sus precios de prstamo"
14. Guarde el archivo con formato PDF en la carpeta de Mis Documentos con el nombre
Biblioteca.PDF.


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Av. 31 oriente 618 2do piso Col. Ladrillera de Bentez
Puebla Pue. C.P. 72530
Tel: (222) 237 94 92

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