Manual de Contabilidad para PYME

1
Trabajo Comunal Universitario

MODERNIZACIN EN EL SISTEMA
ADUANERO NACIONAL Y SU
VINCULACIN CON LA SOCIEDAD
CIVIL

MANUAL DE CONTABILIDAD
(PARA PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN COSTA RICA)
2

ndice
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1. CAPTULO I - CONTABILIDAD ..................................................................................................................................................... 4
1.1 CONCEPTOS GENERALES ......................................................................................................................................................... 5
1.1.1. Para qu sirve la Contabilidad? ......................................................................................................................................... 5
1.1.2 Por qu es importante tener un control contable en mi empresa? ................................................................................ 5
1.1.3 Definiciones y Conceptos Generales ................................................................................................................................... 6
1.2. TCNICAS DE CONTABILIDAD ............................................................................................................................................... 10
1.2.1 Hiptesis Fundamentales de la Contabilidad .................................................................................................................... 10
1.2.2 El Catlogo de Cuentas ....................................................................................................................................................... 10
1.2.3 Registro de Activos ............................................................................................................................................................. 15
1.2.4 Registro de Pasivos ............................................................................................................................................................. 22
1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital) ................................................................................................ 26
1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias................................................................................................................... 28
1.2.7 Registro en Cuentas de Gastos y Prdidas ........................................................................................................................ 31
1.2.8 Registros de Diario .............................................................................................................................................................. 36
1.2.9 Registros de Mayor (Mayorizacin) ................................................................................................................................... 38
1.2.10 El Ciclo Contable ............................................................................................................................................................... 40
1.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES ........................................................................................................................ 42
1.3.1 Archivo de Facturas de Venta. ........................................................................................................................................... 42
1.3.2 Archivo de Facturas de Compra. ........................................................................................................................................ 43
1.3.3 Archivo de Recibos de Dinero, Depsitos y Transferencias Bancarias Recibidas. .......................................................... 43
1.3.4 Archivo de Cheques de Pago, Depsitos y Transferencias Bancarias Realizadas. .......................................................... 44
1.4 registro DE DOCUMENTOS COMERCIALES ........................................................................................................................... 46
1.4.1 Dnde registrar los documentos comerciales? .............................................................................................................. 46
1.4.2 Cuando registrar los documentos comerciales? ............................................................................................................. 47
1.4.3 Registro de Facturas de Ventas .......................................................................................................................................... 48
1.4.4 Registro de Facturas de Compras ...................................................................................................................................... 49
1.4.5 Registro de Recibos de Dinero, Depsitos y Transferencias Bancarias Recibidas.......................................................... 51
1.4.6 Registro de Cheques de Pago, Depsitos y Transferencias Bancarias Realizadas.......................................................... 52
1.5 OTROS REGISTROS CONTABLES ............................................................................................................................................ 53
1.5.1 Registros Directos en el Diario General ............................................................................................................................. 53
1.5.2 Asientos de Ajuste .............................................................................................................................................................. 54
1.5.3 Asientos de Cierre ............................................................................................................................................................... 60
1.5.4. Caso Prctico ...................................................................................................................................................................... 64
1.6 ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS .......................................................................................................................... 72
1.6.1 Elaboracin del Balance de Comprobacin ...................................................................................................................... 73
1.6.2 Elaboracin del Estado de Resultados ............................................................................................................................... 74
1.6.3 Elaboracin del Estado de Cambios en el Patrimonio ...................................................................................................... 76
1.6.4 Elaboracin del Balance General ....................................................................................................................................... 77
1.6.5 Elaboracin del Estado de Flujos de Efectivo .................................................................................................................... 80
1.6.6 Elaboracin de las Notas a los Estados Financieros ......................................................................................................... 82
1.7 ELABORACIN DE OTROS INFORMES FINANCIEROS ........................................................................................................... 83
1.7.1 Elaboracin de Informes de Ventas ................................................................................................................................... 83
1.7.2 Elaboracin de Informes de Costos ................................................................................................................................... 83
1.7.3 Elaboracin de Flujos de Caja ............................................................................................................................................ 84
1.8 Interpretacin y Anlisis de Los Estados Financieros y Otros Informes ............................................................................. 95
1.8.1 Anlisis Vertical ................................................................................................................................................................... 95
1.8.2 Anlisis Horizontal............................................................................................................................................................... 95
1.8.3 Interpretacin y Anlisis del Estado de Resultados .......................................................................................................... 96
1.8.4 Interpretacin y Anlisis del Estado de Cambios en el Patrimonio ................................................................................. 98
1.8.5 Interpretacin y Anlisis del Balance General .................................................................................................................. 99
1.8.6 Clculo e Interpretacin de Razones Financieras ........................................................................................................... 101
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2
2. CAPTULO II - CONTROL Y MANEJO TRIBUTARIO ................................................................................................... 111
2.1 Preparacin de Informacin Financiera para efectos Tributarios .................................................................................... 112
2.1.1 Reporte de Ventas y Compras Mensuales ...................................................................................................................... 112
2.1.2 Reporte de Ventas y Compras por Cliente y Proveedor, respectivamente .................................................................. 113
2.1.3 Determinar Gastos No Deducibles, e Ingresos No Gravables ........................................................................................ 113
2.1.4 Clculo de Impuestos Aduaneros .................................................................................................................................... 116
2.2 Elaboracin y Presentacin de Declaraciones Tributarias ................................................................................................ 119
2.2.1 Elaboracin y Presentacin de la D-104 Declaracin Jurada del Impuesto sobre las Ventas ..................................... 119
2.2.2 Elaboracin y Presentacin de la D-101 Declaracin Jurada del Impuesto sobre la Renta ....................................... 124
2.2.3 Elaboracin y Presentacin de la D-151 Declaracin Resumen Anual de Clientes, Proveedores y Gastos Especficos
................................................................................................................................................................................................ 131
2.3 MULTAS Y SANCIONES TRIBUTARIAS .................................................................................................................................. 137
3
3. CAPTULO III - CONTROL BANCARIO .................................................................................................................... 138
3.1 Servicios Bancarios ............................................................................................................................................................... 139
3.1.2 Transferencias Internacionales ........................................................................................................................................ 140
3.1.3 Normas de Seguridad y Cambio de Cheques .................................................................................................................. 140
3.1.4 Pago Automtico de Planillas y Recibos .......................................................................................................................... 141
3.1.5 Riesgo por Variaciones en el Tipo de Cambio ................................................................................................................. 142
3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS.............................................................................................................................................. 143
3.2.1 Conciliacin Bancaria por Saldos Ajustados .................................................................................................................... 144
3.3 Decisiones de Inversin ....................................................................................................................................................... 148
3.3.1 Qu debe hacer una empresa con sus dineros ociosos? ............................................................................................. 148
3.3.1 Apertura de Cuentas Corrientes ...................................................................................................................................... 139
3.4 decisiones de financiamiento .............................................................................................................................................. 150
3.4.1 Cmo determinar cundo se requiere financiamiento? .............................................................................................. 150
3.4.2 En qu moneda se debe tomar el financiamiento? ...................................................................................................... 150
3.4.3 Cmo elegir cul es la mejor opcin bancaria para el financiamiento? ..................................................................... 150
3.4.4 Clculos importantes para evaluar un financiamiento .................................................................................................. 151

1.CAPTULO I
CONTABILIDAD

Objetivos:
Comprender la Importancia de aplicar la
Contabilidad en la empresa.
Describir y Explicar la Metodologa para
Contabilizar las Transacciones de una compaa.
Describir la metodologa para generar Informes y
Estados Financieros.
Describir las tcnicas para interpretar y analizar los
Informes y Estados Financieros.
CAPTULO I -
ONTABILIDAD
Comprender la Importancia de aplicar la
Contabilidad en la empresa.
Describir y Explicar la Metodologa para
Contabilizar las Transacciones de una compaa.
Describir la metodologa para generar Informes y
Estados Financieros.
Describir las tcnicas para interpretar y analizar los
Informes y Estados Financieros.
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1.1 CONCEPTOS GENERALES

1.1.1. Para qu sirve la Contabilidad?

La Contabilidad es la tcnica para registrar todas las transacciones y eventos comerciales
que diariamente efecta una empresa, con el objetivo de almacenar dicha informacin
para posteriormente preparar distintos reportes e informes financieros, los cuales sern
importantes para:

Conocer y entender la situacin financiera, desempeo y cambios en la posicin
financiera de la empresa.
Informar a los usuarios externos que requieren la informacin financiera de la
empresa. Por ejemplo: Proveedores, Bancos, Inversionistas, El Estado, entre otros.
Preparar la informacin financiera para presentar a la Direccin General de
Tributacin Directa.

1.1.2 Por qu es importante tener un control contable en mi empresa?

El tener un control contable en la empresa permitir a los gerentes contar con una visin
clara y oportuna de la situacin financiera, desempeo y posicin financiera en la que se
encuentra la empresa, y de esta manera podrn explotar sus virtudes y corregir las
deficiencias que reflejen los reportes financieros, lo cual guiar a la empresa a un
crecimiento continuo y ordenado, y evitar que entre en peligro de quiebra.

Por otro lado, el tener la contabilidad al da es de vital importancia para solicitar
financiamientos bancarios, ya que los Estados Financieros son uno de los requisitos
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fundamentales que solicitan las entidades bancarias a la hora de tramitar un prstamo, ya
que por medio de estos es que se evala la solidez financiera, tanto a corto como a largo
plazo, de una empresa.
Adems, los estados financieros son necesarios para participar en muchas de las
licitaciones pblicas, las cuales pueden ser una buena oportunidad de mercado para las
empresas.

Lo anterior sin dejar de lado, que los informes financieros son necesarios para preparar las
declaraciones tributarias, y as tener la empresa apegada a la ley en cuanto a la
declaracin y pago de impuestos.

1.1.3 Definiciones y Conceptos Generales

Documentos Comerciales:
Orden de Compra: Documento elaborado por el departamento de compras o
bodega que informa y respalda la decisin de compra a un proveedor. Este
documento debe contener como mnimo los siguientes datos: Membrete de la
empresa, fecha, nmero de consecutivo, cantidades y descripcin de los productos
a solicitar, y especificaciones y condiciones de la compra, tales como forma de
pago, lugar de entrega, y vigencia de la oferta. Este documento sirve para
corroborar la veracidad y confiabilidad de las posteriores facturas.
Factura: Documento que se emite cuando se realiza la venta, confirma el
despacho de las mercancas, o la prestacin de los servicios, y solicita el pago de
los mismos.
Depsitos: Boucher emitido por el banco en el momento que se deposita dinero
en una cuenta bancaria. Este contiene informacin importante para el registro
contable, tal como fecha del depsito, monto, moneda y nmero de cuenta.
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Recibo: Documento que se elabora en el momento que se paga una factura, el
mismo sirve como comprobante.
El Cheque: Es una orden incondicional de pago girada contra un banco, a favor del
beneficiario deseado, y pagadera a la vista.
Nota de Crdito: Documento elaborado por el proveedor para acreditar (reducir)
el monto a pagar al cliente, esto por diversas razones, dentro de las cuales las ms
comunes son la devolucin de mercancas o descuentos en precios.
Notas de Dbito: Documento contraparte de la nota de crdito, o sea, se elabora
para aumentar el monto a cobrar a un cliente, en el mismo se informa el motivo,
por ejemplo, cargos por intereses moratorios ante falta de pago.
El Vale: Documento empleado como respaldo de entrega de dinero a empleados,
por concepto de adelantos salariales o para gastos menores de la misma empresa,
conocidos como gastos de caja chica.
Pagar: Documento por medio del cual una persona promete incondicionalmente
pagar a otra una cierta cantidad de dinero dentro de determinado plazo.
Letra de Cambio: Es un ttulo valor por medio del cual una persona ordena
incondicionalmente a otra el pago de una suma de dinero a la vista o a plazo. En la
prctica, se utiliza como respaldo de la lnea de crdito que le otorga un proveedor
a un cliente.
Prenda: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real
sobre un bien mueble con el objeto de garantizar una obligacin propia o ajena.
Hipoteca: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real
sobre un bien inmueble con el objeto de garantizar una obligacin propia o ajena.
Acciones: Es un ttulo mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio
en una sociedad annima. Representa partes iguales del capital social.
Certificados de Depsito a Plazo: Ttulos Valores emitidos por los bancos en el
momento que un cliente invierte una determinada cantidad de dinero a un plazo
determinado, durante el cual el cliente no podr disponer de los fondos, a cambio
de obtener una rentabilidad mayor que las inversiones a la vista.
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Bonos: Documento que representa la promesa de pagar una suma de dinero en la
fecha vencimiento sealada, adems de intereses peridicos a una tasa estipulada,
sobre el valor nominal (impreso) del bono.

Informacin que suministran los Estados Financieros:
Situacin Financiera: Representa los recurso que posee o controla la empresa, su
estructura financiera, su liquidez y solvencia, as como su capacidad para adaptarse
a los cambios del ambiente en el que opera. Por ello se le llama el espejo de la
empresa. Esta informacin es suministrada fundamentalmente por el Estado
Financiero llamado Balance General, el cual se mostrar ms adelante en este
manual.
Desempeo: Se refiere a las ganancias generadas por las operaciones de la
empresa, permite predecir la capacidad de la empresa para generar flujos de
efectivo.
Cambios en la Posicin Financiera: Revela la informacin referente a las
actividades de financiamiento, inversin y operaciones de la empresa.

Elementos de los Estados Financieros:
Activos: Son los recursos controlados por la empresa, de los cuales se espera
obtener beneficios econmicos futuros.
Pasivos: Es una obligacin a la que le debe hacer frente la empresa, surgida por
eventos pasados, que debe pagar a un vencimiento, aplicando recursos.
Patrimonio: Es la parte residual de los activos, una vez deducidos los pasivos. Por
lo general lo componen, los aportes de los socios, y las utilidades acumuladas por
la empresa. Por regla general el Patrimonio, tambin llamado Capital, es igual a los
Activos, menos los Pasivos, o expresado de otra manera;
Activos = Pasivos + Patrimonio
Ingresos y Ganancias: Son los beneficios que surgen de la operacin o el
desarrollo de las actividades de la empresa. Ejemplos de ingresos son las ventas,
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alquileres, intereses, entre otros. La diferencia entre Ingresos y Ganancias, es que
los Ingresos surgen producto de las operaciones normales y cotidianas de la
empresa, mientras que las ganancias no son habituales, ni producto de las
operaciones de la compaa.
Gastos y Prdidas: Son la contraparte de los ingresos, son necesarios para realizar
las actividades de la operacin de la empresa y as generar ingresos. La diferencia
entre Gastos y Prdidas, es que los Gastos surgen producto de las operaciones
normales y cotidianas de la empresa, mientras que las prdidas no son habituales,
ni producto de las operaciones de la compaa.

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1.2. TCNICAS DE CONTABILIDAD

Las tcnicas de contabilidad se refieren a las reglas, metodologa y estndares utilizados
para contabilizar. Dichos parmetros son estndar en muchos pases, y estn dictados por
las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF), complementados por las
antiguas Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

1.2.1 Hiptesis Fundamentales de la Contabilidad
La contabilidad debe ser tratada bajo dos supuestos o hiptesis fundamentales, alrededor
de las cuales van a regir todas las polticas contables;

a) Base de Acumulacin o Devengado (Causacin):
Se refiere a que los efectos de las transacciones y dems eventos se reconocen
cuando ocurren y no simplemente cuando se recibe o paga efectivo, asimismo, se
registran en los libros y se informan sobre ellos en los estados financieros de los
periodos con los cuales se relacionan.

b) Negocio en marcha:
Los estados financieros se preparan bajo el supuesto de que la empresa est en
funcionamiento y continuar sus actividades de operacin en el futuro, o sea, que
no hay intencin de liquidarla, ni quiebra.

1.2.2 El Catlogo de Cuentas
La cuenta es el formato en el que se registran, de forma clara, ordenada y comprensible
los aumentos o disminuciones que sufre un valor del activo, pasivo o patrimonio, despus
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de realizado un hecho o evento econmico en la entidad. Se puede decir que La Cuenta es
la forma de clasificar las diferentes transacciones de la empresa. Y son importantes
porque contienen la informacin que permite conocer los aumentos o las disminuciones, y
determina los saldos de las mismas.
La cuenta se compone de:
Nombre de la Cuenta.
Monto del lado izquierdo, que se conoce como Dbito, Cargo o Debe.
Monto del lado derecho, que se conoce como Crdito, Abono o Haber.
La diferencia entre los dos lados, que es el saldo de la cuenta, y puede ser de
naturaleza dbito o crdito.

Las cuentas se clasifican en:
Cuentas Reales o de Balance: Son aquellas que representan bienes (activos),
derechos y obligaciones de la empresa (pasivos), determinando su patrimonio.
Tambin puede decirse que son aquellas que forman parte de la ecuacin
contable, tienen duracin permanente (saldo permanente), y su saldo siempre
representa un valor tangible.
Cuentas Nominales o de Resultados: Son las que tienen su origen en las
operaciones del negocio, determinando aumentos y disminuciones del patrimonio
en razn de las utilidades o prdidas generadas en el ejercicio o periodo
correspondiente. Se denominan tambin cuentas transitorias porque su duracin
llega hasta la terminacin de cada ciclo contable, momento en que deben
cancelarse o saldarse contra la cuenta de Utilidades Retenidas. A este grupo
perteneces los ingresos de operacin, los gastos de operacin o de ventas,
tambin el costo de ventas o de produccin, y los otros ingresos, gastos, ganancia
y prdidas que no son de operacin.
Cuentas de Orden o de Memorando: Son cuentas que figuran en el balance general
pero representan bienes de propiedad de terceros que con intervencin de la
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empresa prestan servicios especiales, como mercadera recibida en consignacin,
valores en custodia, entre otros.

El Catlogo de Cuentas o Cuadro de Cuentas rene todas las cuentas antes mencionadas,
an el ms pequeo sistema contable debe tenerlo.

El Catlogo de Cuentas es una lista que contiene el nmero (cdigo) y el nombre de cada
una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad de la empresa.

Este catlogo debe relacionar los nmeros y los nombres o ttulos de las cuentas y estas
deben colocarse en el orden de las cinco partes o clasificaciones bsicas: activos, pasivos,
patrimonio, ingresos y gastos.

Cada cuenta tiene su nivel o jerarqua, y su naturaleza. Los niveles de las cuentas se
pueden asemejar a los niveles de cmo est estructurado un libro, por ejemplo, Captulos,
Temas y Subtemas. Igualmente pasa en el Catlogo de Cuentas, donde la primer jerarqua
la representan las 5 partes bsicas: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos, y luego
estas se subdividen en clasificaciones y estas a su vez en sub-clasificaciones. Por ejemplo:
Los ACTIVOS contienen una categora llamada CAJA Y BANCOS, y esta a su vez dos sub-
categoras, una CAJA y otra BANCOS, solo estas dos ltimas son las verdaderas Cuentas, y
las nicas que van a recibir los movimientos y transacciones, los niveles superiores, como
CAJA Y BANCOS y ACTIVOS solamente son los Ttulos y solamente proporcionan los saldos
acumulados (suma) de sus Sub-Categoras respectivas.

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Grficamente se visualiza de la siguiente manera:

CDIGO CUENTA SALDO
100-00-0000 ACTIVOS 25.000.000
100-01-0000 CAJA Y BANCOS 25.000.000
100-01-0001 Caja 5.000.000
100-01-0002 Bancos 20.000.000

A la hora de asignar los cdigos a cada cuenta se debe considerar la estructura y jerarqua
de las cuentas. Por ejemplo, ntese como en el cuadro anterior las cuentas de ACTIVOS
son las cuentas nmero cien: 100-XX-XXXX, luego para bajar al nivel inferior CAJA Y
BANCOS se asigna la codificacin y sub-categora de cero uno: 100-01-XXXX, y por ltimo,
las cuentas se enumeran en consecutivo desde uno y hasta un disponible de 9999, ya que
como se puede notar, en esta catalogacin se dej habilitado 4 dgitos para numerar las
cuentas: 100-01-????

A continuacin se presenta un Catlogo de Cuentas con las principales cuentas en las
cuales las empresas realizan sus transacciones:

CUENTAS DE ACTIVOS

Activos Circulantes
Efectivo
Bancos
Inversiones
Cuentas por Cobrar
Gastos pagados por anticipado (diferidos)
Inventarios
Documentos por Cobrar
Activos Fijos
Terrenos
Edificios
Vehculos
Maquinaria y Equipo de Trabajo
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Mobiliario y Equipo de Oficina
Equipo de Cmputo
Depreciacin Acumulada
Activos Intangibles
Software
Patentes
Amortizacin Acumulada

CUENTAS DE PASIVOS

Pasivos Circulantes
Cuentas por pagar
Gastos por Pagar
Impuesto por Pagar
Ingresos Cobrados por anticipado (diferidos)
Retenciones y Provisiones Laborales
Documentos por pagar, Corto Plazo
Pasivos No Circulantes
Documentos por pagar, Largo Plazo

CUENTAS DE PATRIMONIO

Capital Social, acciones
Utilidades Retenidas
Reserva Legal

CUENTAS DE INGRESOS

Ingresos por Ventas
Descuentos sobre Ventas
Devoluciones sobre Ventas
Ingresos por Intereses
Otros Ingresos
Ganancia en venta de activos
Ganancia en diferencial cambiario

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CUENTAS DE GASTOS

Compras
Descuentos sobre Compras
Devoluciones sobre Compras
Gastos Operativos
Gastos Administrativos
Gastos Financieros
Otros Gastos
Prdidas en venta de activos
Prdidas en diferencial cambiario

En los siguientes subtemas, se definir el formato y procedimiento para registrar las
transacciones que afectan a cada cuenta del catlogo.

1.2.3 Registro de Activos
Las cuentas de Activos son los recursos con los que cuenta la empresa, y por definicin
aumentan al Debe y disminuyen al Haber, grficamente se define del a siguiente manera:

ACTIVOS
Debe Haber

(+) (-)

A continuacin se detalla la informacin necesaria para registrar transacciones de cada
una de las cuentas de Activos del catlogo:

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Cuenta (nombre de la cuenta): EFECTIVO
Concepto (descripcin de que
se ingresa en la cuenta):
Dinero mantenido de manera fsica, en custodia de la misma
empresa.
Naturaleza (Saldo normal de la
cuenta):
Al Debe
Documentos de Soporte
(documentos fsicos que contienen
la informacin y deben ir adjuntos
al registro de la transaccin):
Comprobantes probatorios extendidos por terceros (bancos,
proveedores, pagadores, etc) sobre la entrega del dinero en
efectivo.
Movimiento al Debe
(ejemplos de movimientos que se
registran al Debe):
Cobros de dinero en efectivo.
Movimientos al Haber:
(ejemplos de movimientos que se
registran al Haber):
Pagos con dinero en efectivo.
Envo de depsito al banco.

Cuenta: BANCOS
Concepto: Dinero mantenido como depsito en cuentas bancarias.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Boucher extendidos por la entidad bancaria, con la informacin
del depsito realizado. Y salidas por medio de copia de cheques
o transferencias bancarias.
Movimiento al Debe: Depsitos a la cuenta bancaria.
Crditos del banco, tales como intereses.
Movimientos al Haber: Cheques girados.
Transferencias bancarias a otras cuentas.
Dbitos del banco, tales como comisiones, multas, etc.

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Cuenta: INVERSIONES
Concepto: Inversiones a la Vista o en Certificados de depsito a plazo
mantenidos con entidades bancarias u otros.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: El Certificado o documento emitido por la entidad bancaria.
Movimiento al Debe: Creacin de la Inversin.
Aumento de la Inversin si fuera en Fondos (ganancia
por fluctuacin segn el mercado)
Movimientos al Haber: Retiro de la Inversin.
Disminucin de la Inversin (prdida por fluctuacin
segn el mercado)

Cuenta: CUENTAS POR COBRAR
Concepto: Cuentas pendientes de cobro, sea por ventas, prstamos, etc.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: La Factura a crdito, o documento respectivo para cobro.
Movimiento al Debe: Emisin de Factura a crdito.
Movimientos al Haber: Cobro de factura a crdito.
Aplicacin de Nota de Crdito (rebajo a la factura)

Cuenta: GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS)
Concepto: Pagos realizados como adelanto, antes de recibir los servicios o
mercancas. (Ej: Una seal de trato)
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Recibo de dinero y/o factura que respalda el pago del adelanto.
Movimiento al Debe: Realizacin del pago del adelanto.
Movimientos al Haber: Recepcin del Servicio o Mercancas.
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Cuenta: INVENTARIOS
Concepto: Mercancas en posesin y disposicin de la empresa. Pueden ser
suministros para uso propio, o mercadera para la venta.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Facturas de Compra para las entradas, y Boletas de Requisicin
(entrega de materiales) y/o Facturas de Venta para las salidas.
Movimiento al Debe: Compra de Mercancas.
Produccin de Mercancas.
Movimientos al Haber: Venta de Mercancas.
Uso propio de Mercancas.
Dao u Obsolescencia de Mercancas.

Cuenta: DOCUMENTOS POR COBRAR
Concepto: Documentos por Cobrar (letras de cambio, pagars, prendas,
hipotecas) firmadas por terceros a favor de la compaa, como
respaldo a deudas pendientes de cobro, producto de prstamos
de dinero, deudas atrasadas, respaldo ante lneas de crdito para
compras de mercancas o prestacin de servicios, entre otros.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: El documento por cobrar firmado.
Movimiento al Debe: Firma del Documento por Cobrar.
Movimientos al Haber: Cobro del Documento por Cobrar (abono o cancelacin)

Cuenta: TERRENOS
Concepto: Terrenos en posesin y disposicin de la empresa, para uso
propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sera
Inventario)
Naturaleza: Al Debe
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Documentos de Soporte: Contrato de Compra del Terreno.
Movimiento al Debe: Adquisicin de Terreno.
Movimientos al Haber: Venta aislada de Terreno.
Disminucin en el Valor de un Terreno ya en propiedad
de la empresa.

Cuenta: EDIFICIOS
Concepto: Edificios y Construcciones en posesin y disposicin de la
empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la
venta, ya que sera Inventario, ni para alquilar ya que sera
Propiedad de Inversin)
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Contrato de Compra del Edificio.
Movimiento al Debe: Adquisicin de Edificio.
Construccin de Edificio.
Movimientos al Haber: Venta aislada y/o demolicin de Edificio.

Cuenta: VEHCULOS
Concepto: Vehculos, Camiones (no maquinaria) en posesin y disposicin
de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para
la venta, ya que sera Inventario, ni para alquilar ya que sera
Propiedad de Inversin)
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Contrato de Compra y/o Factura de Compra del Vehculo.
Movimiento al Debe: Adquisicin de Vehculo.
Movimientos al Haber: Venta aislada o desecho de Vehculo.

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Cuenta: MAQUINARIA Y EQUIPO DE TRABAJO
Concepto: Mquinas y Equipos en posesin y disposicin de la empresa,
para uso propio y con caractersticas tcnicas necesarias para
realizar las operaciones de la empresa (no para la venta, ya que
sera Inventario, ni para alquilar ya que sera Propiedad de
Inversin)
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Factura de Compra de las Mquinas y/o Equipos
Movimiento al Debe: Adquisicin de Maquinaria y/o Equipos.
Movimientos al Haber: Venta aislada o desecho de Maquinaria y/o Equipos.

Cuenta: MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
Concepto: Mobiliario y Equipo en posesin y disposicin de la empresa,
para uso propio, tales como muebles, escritorios, mesas, sillas,
archivos, entre otros (no para la venta, ya que sera Inventario, ni
para alquilar ya que sera Propiedad de Inversin)
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Factura de Compra del Mobiliario.
Movimiento al Debe: Adquisicin del Mobiliario.
Movimientos al Haber: Venta aislada o desecho del Mobiliario.

Cuenta: EQUIPO DE CMPUTO
Concepto: Equipo de Cmputo en posesin y disposicin de la empresa,
para uso propio, tales como computadoras, monitores,
impresoras, equipos tecnolgicos y de redes de datos, entre
otros (no para la venta, ya que sera Inventario, ni para alquilar
ya que sera Propiedad de Inversin)
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Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Factura de Compra del Equipo.
Movimiento al Debe: Adquisicin del Equipo.
Movimientos al Haber: Venta aislada o desecho del Equipo.

Cuenta: DEPRECIACIN ACUMULADA
Concepto: Contra-cuenta de Activos Fijos, la cual disminuye el monto del
valor de los activos, a lo largo de su vida til. Existe una cuenta
de depreciacin acumulada para cada activo fijo: terrenos,
edificios, maquinaria, etc.
Naturaleza: Al Haber
Documentos de Soporte: Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste)
Movimiento al Debe: Reversar un error en un registro de depreciacin.
Movimientos al Haber: Registro de la depreciacin de un activo.
Cuenta: SOFTWARE
Concepto: Activo Intangible (no fsico), software adquirido para automatizar
las operaciones de la empresa.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Factura de Compra del Software.
Movimiento al Debe: Adquisicin del Software.
Movimientos al Haber: No existen transacciones regulares a registrar al haber.

Cuenta: PATENTES
Concepto: Activo Intangible (no fsico) referente a un derecho de la
empresa. Por ejemplo, derecho a funcionamiento por medio de
la Patente Municipal.
Naturaleza: Al Debe
22

Documentos de Soporte: Certificado del Derecho adquirido.
Movimiento al Debe: Adquisicin del derecho.
Movimientos al Haber: Uso del derecho adquirido, en caso que se agote en
cierta cantidad de tiempo.

Cuenta: AMORTIZACIN ACUMULADA
Concepto: Contra-cuenta de Activos Intangibles, la cual disminuye el monto
del valor de los activos, a lo largo de su vida til. Funciona bajo la
misma metodologa de la depreciacin acumulada. Existe una
cuenta de amortizacin acumulada para cada activo intangible:
patente, software, etc.
Documentos de Soporte: Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste)
Movimiento al Debe: Reversar un error en un registro de amortizacin.
Movimientos al Haber: Registro de la amortizacin de un activo intangible.

1.2.4 Registro de Pasivos
Las cuentas de Pasivos contario a los Activos - por definicin disminuyen al Debe y
aumentan al Haber, representan las deudas a las que debe hacer frente la empresa, y
grficamente se define del a siguiente manera:

PASIVOS
Debe Haber

(-) (+)

23

una de las cuentas de Pasivos del catlogo:

Cuenta: CUENTAS POR PAGAR
Concepto: Cuentas adeudadas por compras a crdito
Documentos de Soporte: Factura de compra a crdito para los incrementos, y recibos de
pago y/o cheques o transferencias de pago, para las
disminuciones.
Movimiento al Debe: Pagos y disminuciones de la cuenta.
Devoluciones o Descuentos a la cuenta.
Movimientos al Haber: Creacin de la cuenta.
Aumentos por cargos a la cuenta (multas, intereses, etc.)

Cuenta: GASTOS POR PAGAR
Concepto: Cuentas adeudadas por gastos a pagar futuros
Documentos de Soporte: Factura de compra o eventualmente ninguno.
Movimiento al Debe: Pagos del gasto por pagar.
Movimientos al Haber: Creacin del gasto por pagar.

Cuenta: IMPUESTOS POR PAGAR
Concepto: Adeudos por concepto de impuestos tributarios. Por lo general
pueden ser impuestos sobre la renta, la diferencia a pagar por la
recaudacin del impuesto sobre las ventas, o impuestos
municipales sobre bienes inmuebles.
24

Documentos de Soporte: Documento de cobro del impuesto, declaraciones, recibos,
notificaciones, entre otros.
Movimiento al Debe: Pagos del impuesto por pagar.
Movimientos al Haber: Creacin del impuesto por pagar.

Cuenta: INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS)
Concepto: Cobros de dinero por adelantado a la prestacin de los servicios
o la entrega de las mercancas.
Documentos de Soporte: Recibos de dinero de los cobros por adelantado.
Movimiento al Debe: Eliminacin o disminucin de los ingresos diferidos a la entrega
de las mercancas o la prestacin de servicios.
Movimientos al Haber: Recepcin del pago por adelantado.

Cuenta: RETENCIONES Y PROVISIONES LABORALES
Concepto: Provisiones creadas para pagos futuros de derechos laborales,
tales como aguinaldo, vacaciones, etc.
Documentos de Soporte: Planillas de pago, con las cuales se pueden hacer las
estimaciones de los derechos laborales futuros.
Movimiento al Debe: Pago de los derechos laborales (disminuyen la provisin)
Movimientos al Haber: Creacin de las provisiones laborales.

25

Cuenta: DOCUMENTOS POR PAGAR, CORTO PLAZO
Concepto: Documentos por pagar (letras de cambio, pagars, hipotecas,
prendas) firmados producto de prstamos de dinero, a pagar a
menos de 1 ao de vencimiento.
Documentos de Soporte: El Documento por Pagar firmado.
Movimiento al Debe: Pago total o abono al documento por pagar.
Movimientos al Haber: Firma del documento por pagar.

Cuenta: DOCUMENTOS POR PAGAR, LARGO PLAZO
Concepto: Documentos por pagar (letras de cambio, pagars, hipotecas,
prendas) firmados producto de prstamos de dinero, a pagar a
ms de 1 ao de vencimiento.
Documentos de Soporte: El Documento por Pagar firmado.
Movimiento al Debe: Pago total o abono al documento por pagar.
Movimientos al Haber: Firma del documento por pagar.

26

1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital)
Las cuentas de Patrimonio bsicamente representan el aporte de socios y las utilidades
acumuladas, y por definicin disminuyen al Debe y aumentan al Haber, grficamente se
define del a siguiente manera:

PATRIMONIO
Debe Haber

(-) (+)

una de las cuentas de Patrimonio del catlogo:

Cuenta: CAPITAL SOCIAL, ACCIONES
Concepto: Aporte de los socios de una Sociedad Annima, dichos aportes
pueden ser en efectivo, bienes, o cualquier otro recurso.
Contempla, tanto los aportes iniciales como los posteriores,
sobre los cuales se les entrega a cambio acciones, las cuales
representan la participacin sobre las utilidades de la empresa.
Documentos de Soporte: Documento generado como comprobante del aporte.
Movimiento al Debe: Recuperacin de acciones (acciones en tesorera)
Movimientos al Haber: Aporte del socio.

27

Cuenta: UTILIDADES RETENIDAS
Concepto: Utilidades (Prdidas) acumuladas, las cuales pueden reinvertirse
en la empresa o pagarse como dividendos a socios.
Documentos de Soporte: Ninguno
Movimiento al Debe: Prdida Neta de un periodo.
Traslado a Reserva Legal.
Capitalizacin de las Utilidades como aportes de Capital
Social en una Sociedad Annima. (Dividendos en
acciones)
Pago de Dividendos (distribucin de utilidades)
Gastos o Prdidas no registradas de periodos anteriores,
que no pueden ser registradas en el periodo en curso ya
que no son parte de l.
Movimientos al Haber: Utilidad Neta de un periodo.
Ingresos o Ganancias no registradas de periodos
anteriores, que no pueden ser registradas en el periodo
en curso ya que no son parte de l.

Cuenta: RESERVA LEGAL
Concepto: La Legislacin vigente de Costa Rica, en su Cdigo de Comercio,
artculo 401, exige a las sociedades una Reserva Legal que se
debe hacer de las Utilidades Retenidas, con el fin de restringir la
distribucin total de las mismas. La Reserva Legal debe ser del
5% de las Utilidades de cada periodo, hasta completar un 20%
del Capital Social.
Movimiento al Debe: Disminucin de la Reserva Legal.
Movimientos al Haber: Aumento de la Reserva Legal.
28

1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias
Las cuentas de Ingresos y Ganancias por definicin disminuyen al Debe y aumentan al
Haber, grficamente se define del a siguiente manera:

INGRESOS Y GANANCIAS
Debe Haber

(-) (+)

una de las cuentas de Ingresos del catlogo:

Cuenta: INGRESOS POR VENTAS
Concepto: Ingresos percibidos por las ventas de los bienes y servicios a los
cuales se dedica la empresa. (Nota: se debe tener siempre
presente que se debe reconocer el ingreso en el momento en
que se tiene derecho a l, y no en el que se cobra)
Documentos de Soporte: Factura de Venta
Movimiento al Debe: Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos
que sea una reversin por error en registro de una venta.
Movimientos al Haber: Realizacin de la Venta

29

Cuenta: DESCUENTOS SOBRE VENTAS
Concepto: Contra-cuenta de los Ingresos por Ventas, representan los
descuentos por pronto pago y/o descuentos comerciales que se
les reconocen a los clientes.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Nota de Crdito que emite la empresa.
Movimiento al Debe: Registro del descuento sobre ventas.
Movimientos al Haber: Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos
que sea una reversin por error en registro de un
descuento sobre ventas.

Cuenta: DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS
Concepto: Contra-cuenta de los Ingresos por Ventas, representan las
devoluciones que realizan los clientes.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Nota de Crdito que emite la empresa.
Movimiento al Debe: Registro de la devolucin sobre ventas.
Movimientos al Haber: Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos
que sea una reversin por error en registro de una
devolucin sobre ventas.

Cuenta: INGRESOS POR INTERESES
Concepto: Ingresos por Intereses a clientes morosos, o producto del
rendimiento de Inversiones o Cuentas de Ahorro en los bancos.
Documentos de Soporte: La factura en el caso de clientes, y el Certificado de Inversin
para las inversiones en bancos.
30

Movimiento al Debe: Normalmente no existen transacciones al Debe,
solamente una reversin por un error en registro.
Movimientos al Haber: Ingresos por Intereses.

Cuenta: OTROS INGRESOS
Concepto: Otros ingresos que no son parte de las operaciones normales de
la empresa. Normalmente en esta categora se incluyen las
prximas dos cuentas a analizar.
Documentos de Soporte: Variado
Movimientos al Haber: Registro del Ingreso.

Cuenta: GANANCIA EN VENTA DE ACTIVOS
Concepto: Ganancia producto de la venta ocasional de un activo, donde el
precio de venta es mayor que el costo histrico menos la
depreciacin acumulada del activo.
Documentos de Soporte: La factura o contrato de venta.
Movimientos al Haber: Registro de la ganancia en la venta del activo.

31

Cuenta: GANANCIA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO
Concepto: Diferencia positiva en el resultado de la conversin de una
partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda
local.
Ejemplo 1: Disminucin del Tipo de Cambio entre el momento de
registro y pago de una deuda en moneda extranjera.
Ejemplo 2: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de
registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera.
Movimientos al Haber: Registro de la ganancia en diferencial cambiario

1.2.7 Registro en Cuentas de Gastos y Prdidas
Las cuentas de Gastos y Prdidas por definicin aumentan al Debe y disminuyen al Haber,
grficamente se define del a siguiente manera:

GASTOS Y PRDIDAS
Debe Haber

(+) (-)

32

una de las cuentas de Ingresos del catlogo:

Cuenta: COMPRAS
Concepto: Costo de las mercancas adquiridas con el fin de incorporarlas al
Inventario para su posterior venta. La existencia de esta cuenta
en el catlogo, parte del hecho de que el control del inventario
se lleva por medio de Inventario Peridico y no Permanente,
diferencia que se explicar posteriormente en este manual.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Factura de Compra
Movimiento al Debe: Ejecucin de una compra de mercancas con el fin de
revenderlas.
Movimientos al Haber: Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos
que sea una reversin por error en registro de una venta.

Cuenta: DESCUENTOS SOBRE COMPRAS
Concepto: Contra-cuenta de las Compras, representan los descuentos por
pronto pago y/o descuentos comerciales que conceden los
proveedores. La existencia de esta cuenta en el catlogo, parte
del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de
Inventario Peridico y no Permanente, diferencia que se
explicar posteriormente en este manual.
Documentos de Soporte: Nota de Crdito que emite el proveedor.
Movimiento al Debe: Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos
que sea una reversin por error en registro de un
descuento sobre compras.
Movimientos al Haber: Registro del descuento sobre compras.
33

Cuenta: DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS
Concepto: Contra-cuenta de las Compras, representan las devoluciones de
la empresa a los proveedores. La existencia de esta cuenta en el
catlogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva
por medio de Inventario Peridico y no Permanente, diferencia
que se explicar posteriormente en este manual.
Documentos de Soporte: Nota de Crdito que emite el proveedor.
Movimiento al Debe: Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos
que sea una reversin por error en registro de una
devolucin sobre compras.
Movimientos al Haber: Registro de la devolucin sobre compras.

Cuenta: GASTOS OPERATIVOS
Concepto: Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que
incurre la empresa con el fin del desarrollo de su actividad
comercial. Y que van totalmente relacionados con la generacin
futura de ingresos.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Las facturas de compra de los gastos incurridos.
Movimiento al Debe: Ocurrencia de un Gasto Operativo. (Nota: se debe tener
siempre presente que se debe reconocer el gasto en el
momento en que incurre en l, y no en el que se paga)
Movimientos al Haber: Normalmente no existen transacciones al Haber,

34

Cuenta: GASTOS ADMINISTRATIVOS
incurre la empresa para organizarse administrativamente, y no
van directamente relacionados con las operaciones y generacin
futura de ingresos.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Las facturas de compra de los gastos incurridos.
Movimiento al Debe: Ocurrencia de un Gasto Administrativo. (Nota: se debe
tener siempre presente que se debe reconocer el gasto
en el momento en que incurre en l, y no en el que se
paga)

Cuenta: GASTOS FINANCIEROS
incurre la empresa para financiarse por medio de deuda con
terceras personas (prestamistas, bancos, financieras, etc.)
Generalmente incluyen los gastos por intereses y las comisiones
bancarias.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Documento extendido por el beneficiario de la deuda.
Movimiento al Debe: Ocurrencia de un Gasto Financiero. (Nota: se debe tener
siempre presente que se debe reconocer el gasto en el
momento en que incurre en l, y no en el que se paga)

35

Cuenta: OTROS GASTOS
Concepto: Otros gastos que no son parte de las operaciones normales de
la empresa. Normalmente en esta categora se incluyen las
prximas dos cuentas a analizar.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: Variado
Movimiento al Debe: Registro del Gasto.

Cuenta: PRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS
Concepto: Prdida producto de la venta ocasional de un activo, donde el
precio de venta es menor que el costo histrico menos la
depreciacin acumulada del activo.
Naturaleza: Al Debe
Documentos de Soporte: La factura o contrato de venta.
Movimiento al Debe: Registro de la prdida en la venta del activo.

Cuenta: PRDIDA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO
Concepto: Diferencia negativa en el resultado de la conversin de una
partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda
local.
Ejemplo 1: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de
registro y pago de una deuda en moneda extranjera.
Ejemplo 2: Disminucin del Tipo de Cambio entre el momento de
36

registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera.
Naturaleza: Al Debe
Movimiento al Debe: Registro de la prdida en diferencial cambiario

1.2.8 Registros de Diario

El Diario General es el control, sea manual o electrnico, en el cual se registran todas las
transacciones comerciales que lleva a cado una empresa. Es llamado tambin Asiento
Contable.
Las transacciones deben registrarse en orden cronolgico, en moneda local, y debe
contener informacin tal como:

Fecha de la Transaccin
Cuentas Contables que afecta
Descripcin o Detalle
Montos que corresponden a cada cuenta.

37

El formato del Diario General es el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Referencia Dbitos (Debe) Crditos (Haber)
Cuenta 1 0.00
Cuenta 2 0.00
-----------------o---------------

(nota: pueden haber varias cuentas con montos al debe y varias al haber, siempre y cuando la suma de cada columna
sea la misma, para mantener el principio contable de partida doble. Por ello no necesariamente va a haber una sola
cuenta de cada lado.)

El anterior formato se completa de la siguiente manera:

Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transaccin, indicando da, mes y ao. El
mes y el ao no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar
uno nuevo, o cambiar de pgina.
Columna Cuenta y Detalle: Se especifica el nombre de la cuentas afectadas en el
siguiente orden; aquellas cuentas que van a ser debitadas se escriben en las
primeras lneas del asiento y se escribe el nombre de la cuenta totalmente
alineado en el margen izquierdo (junto a la columna fecha). Mientras que la cuenta
o cuentas a acreditar se escriben en las lneas debajo de los asiento dbitos,
igualmente alineados al margen izquierdo de la celda, pero dejando sangra, para
denotar que sus montos van a afectar al Haber.
Referencia: Se anota el nmero de folio (nmero de pgina) del libro mayor en que
se hizo el pase del dato al libro mayor. Cuando los montos de los dbitos o crditos
son transferidos a las cuentas del mayor (proceso que se explica ms adelante en
este manual) los folios de las cuentas del mayor se relacionan con esta columna,
para proporcionar una referencia cruzada.
Dbitos y Crditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las
reglas de registros de cada cuenta.

38

1.2.9 Registros de Mayor (Mayorizacin)
Peridicamente, la informacin contenida en el diario general es transferida a las cuentas
en el libro mayor para ser clasificada y posteriormente ser utilizada en la preparacin de
los estados financieros.
El libro mayor es el resumen de aplicaciones al debe y/o haber de cada cuenta del
catlogo, es un medio de acumular en un solo lugar la informacin referente a los cambios
en una cuenta de activo, de pasivo o de patrimonio. El formato de cada folio (pgina) de
este libro mayor es como el siguiente:

NOMBRE LA CUENTA (1 folio para cada cuenta)
Fecha Detalle Ref.
Dbitos
(Debe)
Crditos
(Haber)
Saldo
Saldo Inicial 100
Ej: Aumento Activo 100 200
Ej: Disminucin Activo 50 150

En el libro mayor se clasifican los cambios que ocurren por cada operacin que afect los
recursos o fuentes de la empresa en cada transaccin. Se utiliza una seccin (folio) para
cada una de las cuentas, siguiendo el orden del catlogo.

El anterior formato se completa de la siguiente manera:

Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transaccin, indicando da, mes y ao. El
mes y el ao no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar
uno nuevo, o cambiar de pgina.
Columna Detalle: Breve explicacin del origen de la transaccin, por lo general no
se utiliza, solamente si se desea dejar algn detalle importante.
39

Referencia: Se utiliza para relacionar el nmero de la pgina del diario (folio) en el
cual se registr la transaccin, permitiendo as volver a la fuente de los asientos en
caso de ser necesario revisar algn detalle.
Dbitos y Crditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las
reglas de registros de cada cuenta.
Saldo: Se actualiza luego de cada transaccin para tener siempre el saldo
actualizado de la cuenta. Para efectos prcticos por lo general se utilizan las
llamadas cuentas T para obtener el monto del mayor de cada cuenta. Un
ejemplo de mayorizacin por medio de cuenta T es el siguiente:

Notas:
(1) Saldo Inicial de la cuenta (o saldo final del periodo anterior, con el que inicia el actual
periodo que se est contabilizando)
(2) Cobro de una factura a un cliente, por 75.000, el cual cancela en efectivo. Esto genera
un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que los activos aumentan
al Debe.
(3) Pago de Salarios en efectivo por 50.000. Esto genera una disminucin del Efectivo, y se
coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber.
(4) Recuperacin de una Inversin en Certificados de Depsito a plazo en el banco por
125.000. Esto genera un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que
los activos aumentan al Debe.
EFECTIVO
Debe Haber
500.000 (1)
75.000 (2)
50.000 (3)
125.000 (4)
111.000 (5)
700.000 (6) 161.000 (7)
539.000 (8)
40

(5) Pago a un proveedor una factura adeudada por 111.000. Esto genera una disminucin
del Efectivo, y se coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber.
(6) Suma de todas las transacciones que afectan el Debe.
(7) Suma de todas las transacciones que afectan el Haber.
(8) Diferencia Neta entre las casillas 6 y 7. O sea, el saldo actual de la cuenta.

1.2.10 El Ciclo Contable

Se refiere a la ejecucin de aquellos procedimientos contables empleados para registrar,
clasificar y resumir la informacin contable. Y abarca todo el proceso de la contabilidad
desde el proceso de las transacciones individuales en el diario, hasta la elaboracin de los
estados financieros. El trmino ciclo indica que estos procedimientos se deben repetir
continuamente para permitir que la empresa prepare estados financieros nuevos y
actualizados peridicamente.

En Costa Rica, por lo general estamos familiarizados con periodos contables anuales segn
los establecidos por la Direccin General de Tributacin Directa, del 01 de Octubre de un
ao al 30 de Setiembre del ao siguiente, pero esto no quiere decir que las empresas no
emitan sus estados financieros de manera mensual, bimensual, trimestral, o con la
regularidad que lo consideren necesario, para su toma de decisiones y/o presentacin a
diversos usuarios externos de los estados financieros, tales como prestamistas, entidades
bancarias y financieras, proveedores comerciales, entidades gubernamentales, etc.

El ciclo contable se puede resumir de la siguiente manera:
a) Ocurre un evento (transaccin) econmico que se registra. Dicha transaccin se
asienta en el diario en forma cronolgica.
41

b) Se Mayoriza (clasifican) los efectos de las transacciones comerciales en trminos
de cuentas especificas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos.
c) Se prepara un Balance de Prueba o tambin llamado Balance de Comprobacin (el
cual se explicar en una siguiente seccin de este manual) para verificar la
exactitud del proceso en la elaboracin de los asientos de diario y la mayorizacin.
d) Se preparan los Estados Financieros o resmenes de los efectos de las
transacciones comerciales en un conjunto.

El registro de las transacciones requiere 2 pasos:

Actualmente los sistemas computarizados pueden eliminar la necesidad de copiar y
reorganizar la informacin que ya se ha registrado en el sistema, y puede ejecutar clculos
matemticos, pero no pueden prescindir del personal que analiza y explica estos eventos
de conformidad con los principios contables y los traduce en asientos de diario.

Estudiar la Transaccin (para
determinar si se debe registrar, en
que cuentas y con que montos)
La Transaccin debe Asentarse
(asiento de diario), Clasificarse
(mayorizacin) y Resumirse
(Elaboracin de Estados Financieros)
42

1.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES

El archivo de documentos comerciales se refiere al resguardo fsico de estos con el fin de
respaldar las transacciones registradas en el diario. Las maneras de archivar son diversas y
variadas, tales como ampos, archivos, carpetas, entre otros, el objetivo es tener los
documentos ordenados y clasificados, con el fin de su posterior bsqueda de manera
rpida y prctica.

Existen muchos y diversos tipos de documentos comerciales, pero los principales cuatro
documentos que estn presentes en las transacciones de las empresas son los siguientes,
y se pasan a explicar a continuacin:

1.3.1 Archivo de Facturas de Venta.

Las facturas de venta constan de la factura original, la cual es entregada al cliente, y 2
copias, una para control de cuentas por cobrar en el caso de ventas a crdito, y la otra
para archivar en orden consecutivo.

La copia destinada a control de cuentas por cobrar, es mantenida en un archivo ordenado
por cliente y luego por nmero de factura, en el momento que el cliente paga la factura,
se le adjunta el recibo de pago o documento de soporte que comprueba que se recibi el
pago, y esto genera otro tipo de archivo. Por otro lado, la otra copia se archiva por
consecutivo con el fin de bsqueda rpida de un nmero de factura en especfico.

43

1.3.2 Archivo de Facturas de Compra.

Las facturas de compra son tramitadas por los proveedores. Si la compra fuese a contado
se debe adjuntar al comprobante de pago, sea cheque emitido o transferencia bancaria.
Pero si la compra fue a crdito, la factura de compra se archiva en el control de cuentas
por pagar, se debe adjuntar la orden de compra, para corroborar que el autorizado en
realidad solicitara la compra. Luego del pago, sea por transferencia o cheque, se adjuntan
las facturas y se archiva en el control de pagos realizados.

1.3.3 Archivo de Recibos de Dinero, Depsitos y Transferencias Bancarias
Recibidas.

Respaldan el recibido de un pago de clientes, y se deben archivar con las facturas
cobradas adjuntas.

Los depsitos y transferencias bancarias que se realizan por concepto de cobro de clientes
no se registran por si solos, el recibo de dinero es el documento que se le emite al pagador
y que respalda la recepcin de los fondos, este documento es el que se registra. Los
recibos de dinero constan de 1 original, el cual se le entrega al cliente, y 2 copias, uno para
adjuntar a las facturas cobradas, y otro para llevar un archivo consecutivo de todos los
recibos emitidos.

44

1.3.4 Archivo de Cheques de Pago, Depsitos y Transferencias Bancarias
Realizadas.

Las tres formas ms comunes de realizar pagos son los cheques, los depsitos bancarios y
las transferencias bancarias.

Cheques: Antes de entregar los cheques se les debe sacar copia, y que la persona
autorizada que retira el cheque la firme como recibo, al mismo tiempo se le debe
solicitar al proveedor la entrega del recibo de dinero que respalda el pago
realizado. Estos documentos son adjuntos a las facturas a cancelar y archivados en
orden de consecutivo, clasificados por cada cuenta bancaria a la que corresponden
los cheques emitidos.
Depsitos Bancarios: Se refieren a los depsitos realizados en cajas del banco a
cuentas de terceros, por medio de efectivo o cheque. Si fuera por cheque debe
adjuntarse al archivo del mismo el comprobante emitido por el banco.
Transferencias Bancarias: Actualmente esta modalidad est desplazando a las dos
anteriores, ya que con el avance de la tecnologa y el ahorro de tiempo que genera
esta nueva modalidad las empresas ahorran costos, tanto de logstica como de
envos al banco y emisin de chequeras, sin dejar de lado los tiempos de pago ms
oportunos. Dichas transferencias deben clasificarse por cada cuenta bancaria
desde la que se transfiere y en orden cronolgico, adjuntas a las facturas o
comprobantes del monto a pagar.

Para ilustrar de una mejor manera la forma de archivar los principales documentos
comerciales se presenta el siguiente diagrama; (se parte del hecho que el medio de
archivar ms comn son los ampos)

ARCHIVO DE DOCUMENTOS POR COBRAR (cada figura representa un Ampo)
FACTURACIN DE VENTAS
COBRO DE LAS FACTURAS DE VENTA POR COBRAR
FACTURAS DE COMPRA

PAGO DE LAS FACTURAS DE COMPRA POR PAGAR
Facturas de Venta
De la 4500 a 4800
Se ordenan por
Nmero de
consucutivo.
Recibos de Dinero
Del 1500 al 2000
Se ordenan por Nmero
de consucutivo.
Se ordenan en orden
cronlogico.
Se adjuntan las facturas
de cobro.
Facturas de Compra por
Pagar
Se clasifican por
proveedor.
Luego se ordenan por
Nmero de consucutivo
Se adjunta la orden de
compra firmada.
Cheques Dlares Cuenta
#123 BNCR
Del # 1000 al 1500
Se ordenan por
Nmero de
consucutivo.
Se lleva el control de 1
ampo por cada cuenta.
Se adjuntas las facturas
a pagar
Cheques Colones Cuenta
Se ordenan por
Nmero de
consucutivo.
a pagar
FACTURACIN DE VENTAS

COBRO DE LAS FACTURAS DE VENTA POR COBRAR

PAGO DE LAS FACTURAS DE COMPRA POR PAGAR
Facturas de Venta por
Cobrar
Se clasifican por
cliente.
Luego se ordenan por
Nmero de
consucutivo
Depsitos Recibidos
De Abril a Mayo 2010
Se ordenan en orden
cronlogico.
de cobro.
Tranasferencias
Recibidas
Se ordenan en orden
cronlogico.
de cobro.
Cheques Colones Cuenta
#456 BNCR
Del # 900 al 1000
Se ordenan por
Nmero de
consucutivo.
a pagar
Depsitos Realizados
Se ordenan en orden
cronlogico.
a pagar.
Se adjunta en
comprobante emitido
por el banco.
45

Transaferencias
Realizadas
Se ordenan en orden
cronlogico.
a pagar.
Se adjunta en
comprobante emitido
por el banco.
46

1.4 REGISTRO DE DOCUMENTOS COMERCIALES

En este apartado se mostrar cmo se registran las transacciones producto de los cuatro
principales documentos comerciales. Cabe destacar que la mayora de las transacciones
de una empresa se derivan de estos documentos, de ah, la importancia de registrarlos de
la manera correcta.

1.4.1 Dnde registrar los documentos comerciales?

Los documentos comerciales, o en todo caso, todas las transacciones, deben ser
registradas en el libro de diario general, y posteriormente hacer los pases al mayor, todo
esto mediante la metodologa estudiada en los subtemas 1.2.8 y 1.2.9

Si bien es cierto, esto es lo que dicta la regla, en la prctica el llenado de los libros
contables legalizados por la Direccin General de Tributacin Directa, solamente se realiza
para fines de cumplimiento tributario, ya que actualmente la mayora de las empresas
cuentan con software contables que simplifican el registro de transacciones, y a partir de
estas mayorizan automticamente los movimientos y hasta resumen la informacin en
informes, reportes o estados financieros programados.

Desde el punto de vista prctico, cuando una pequea empresa inicia operaciones y no
cuenta con el presupuesto para invertir en un software contable, puede apoyarse
primeramente en los libros legales y las hojas de clculo como Microsoft Excel, pero la
recomendacin es que a corto plazo debe invertir en un Programa Informtico de
Contabilidad que vaya acorde con las necesidades de la empresa, no necesariamente debe
ser muy sofisticado. Dentro de los principales requerimientos que debe tener un software
contable son los siguientes:
47

Ser Bimoneda: que se puedan registrar transacciones tanto en dlares como en
colones, y que internamente el programa haga las conversiones de moneda.
Ser Multiusuario: que varios usuarios puedan utilizar el sistema.
Que Mayorice Automticamente.
Que genere los reportes necesarios para la empresa (principalmente balance de
comprobacin, reportes de movimientos por cuenta, antigedad de saldos, entre
otros)

1.4.2 Cuando registrar los documentos comerciales?

Las transacciones deben ser registradas el mismo da en que se realizan, no se pueden
aplazar o cambiar las fechas, por ello se deben registrar en el mismo momento en que se
producen ya que si no es as, y se produce en cierre o corte de periodo la transaccin no
podra ser registrada con la fecha correcta. Y habra que registrarla con fecha posterior, lo
cual no es correcto, puesto que est afectando los resultados del periodo en curso,
cuando en realidad son movimientos que se produjeron en periodos anteriores. Hay que
tener cuidado con las cuentas de ingresos y gastos, ya que estas ms bien deben ser hasta
anticipadas y realizar asientos de ajuste, de acuerdo al subtema 1.2.1 de este manual.

A continuacin se mostrar mediante ejemplos prcticos, como registrar las transacciones
de los principales cuatro documentos comerciales.

48

1.4.3 Registro de Facturas de Ventas

Se ejemplificar el registro de la siguiente factura de venta de la empresa ABC S.A.

EMPRESA ABC S.A. FACTURA DE VENTA
Clientes: XXXX 16/11/2010
Direccin:
Telfono:
Cantidad Descripcion Subtotal
1 Tornillos 3.000,00
3 Clavos 4.500,00
4 Varillas 6.000,00
Subtotal 13.500,00
Impuesto 1.755,00
Total 15.255,00
49

El registro de la factura depender de si son ventas a crdito o contado.
Para esta factura el registro de diario sera el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Referencia Dbitos (Debe) Crditos (Haber)
16/11/10 Efectivo 15.255,00
Ingresos por Ventas 13.500,00
Impuestos sobre Ventas 1.755,00
-----------------o---------------

Notas:
Si las ventas fueran a crdito, en lugar de la cuenta Efectivo se debe usar la cuenta Cuentas por
Cobrar Cliente XXXX
El Impuesto sobre ventas se cobran sobre los Bienes y Mercancas fsicas, y para Costa Rica es del
13%.
Si lo que factura la empresa son servicios, no debe recaudar impuestos sobre ventas.

1.4.4 Registro de Facturas de Compras

Para ejemplificar el registro de una factura de compra nos basaremos en la misma factura
anterior, como si furamos el cliente XXXX, que le est comprando a la Empresa ABC S.A.
Para determinar el registro debemos antes, definir lo siguiente:
Si la factura es a crdito o contado.
Determinar si es un bien o servicio.
Determinar si la intencin de la compra es ser el cliente final de la mercanca o
servicio (si es de consumo inmediato o si es un activo); y si es una mercanca
adquirida con el fin de revenderla o producir otros bienes para vender.
Si las mercancas fueran para revender; determinar si la valuacin del inventario es
bajo el mtodo permanente (donde con cada compra o venta se actualizan las
unidades en inventario) o mtodo peridico, donde se registran las compras y
ventas, pero no se lleva un control actualizado de unidades de inventario, sino que
50

para determinar el valor del inventario se debe hacer una toma fsica (conteo fsico
de inventario). Para efectos de este manual se asume un mtodo de valuacin de
inventario peridico, ya que este es ms adecuado para una pequea o mediana
empresa, ya que no debe tener un estricto control automatizado, y por otro lado,
la metodologa para los registros contables es mucho ms simple.

El registro de diario bajo el supuesto de que la compra es de mercancas para revender
sera el siguiente:
Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos (Debe) Crditos (Haber)
16/11/10 Compras 13.500,00
Impuesto sobre Ventas 1.755,00
Efectivo Cuentas por pagar 15.255,00
-----------------o---------------

Y si fueran mercancas o servicios adquiridos con el fin de ser utilizadas por la empresa
(cliente final) el registro sera el siguiente (en este caso se capitaliza el Impuesto sobre
ventas, o sea, se incluye en el gasto):
16/11/10 Gastos por XXXXX 15.255,00
-----------------o---------------
Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Gasto, segn sea el caso. Ej: Gastos por Suministros

Por otro lado, si la compra fuera de un Activo, o sea que el bien sea para uso de empresa,
con el fin de ser utilizado para sus operaciones, y que sus beneficios sean futuros (en este
caso se capitaliza el Impuesto sobre ventas, o sea, se incluye en el Activo):
16/11/10 Activo XXXX 15.255,00
-----------------o---------------
Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Activo, segn sea el caso. Ej: Mobiliario y Equipo de Oficina
51

1.4.5 Registro de Recibos de Dinero, Depsitos y Transferencias Bancarias
Recibidas.
Los recibos de dinero son el respaldo de que se recibi cierta cantidad de dinero por equis
concepto. Los recibos de dinero se deben emitir independientemente del medio de pago
que utilice nuestro cliente, sea pago con moneda en efectivo, en cheque, o por
transferencia o depsito bancario.

A continuacin se muestra un ejemplo de registro de recibo de dinero que cancela la
factura anterior.

Recibo de Dinero:

Registro:
20/11/10 Efectivo Bancos 15.255,00
Cuentas por Cobrar Cliente X 15.255,00
-----------------o---------------

Notas:
Si el pago es en efectivo se registra en esta cuenta, pero si fuera por cheque o por transferencia
bancaria se debe registrar a la cuenta Bancos
RECIBO DE DINERO
EMPRESA ABC S.A. Fecha: 20/11/2010
Recib de: Cliente XXXX
La suma de: Quince mil doscientos cincuenta y cinco 15.255,00
Por concepto de: Pago de Factura # 00
Fima
52

1.4.6 Registro de Cheques de Pago, Depsitos y Transferencias Bancarias
Realizadas.

El cheque:

El registro asumiendo que el cheque es por concepto de pago de una factura de compra
ya registrada, y mantenida como cuenta por pagar, no se registra gastos ni compras, ya
que estos quedaron registrados con la factura de compra:

20/11/10 Cuentas por Pagar Proveedor X 15.255,00
Bancos 15.255,00
-----------------o---------------

Notas:
El mismo registro sera para pagos por medio de transferencias o depsitos bancarios de pagos de
cuentas por pagar a proveedores.

CHEQUE CHEQUE N 1240-4
San Jos: 20/11/2010
A pago a: Proveedor XXXX
La suma de: Quince mil doscientos cincuenta y cinco 15.255,00
Cuenta # 0000
Fima
BANCO
53

Por otro lado, si el cheque fuera para comprar un Activo o pagar algn Gasto, del cual no
se ha registrado factura de compra previamente, el asiento simplemente cambia su
cuenta al Debe.

20/11/10 Activo XX Gasto XX 15.255,00
Bancos 15.255,00
-----------------o---------------

1.5 OTROS REGISTROS CONTABLES

Existen muchos otros registros contables que no se generan por medio de documentos
comerciales, sino que se deben tener presentes y generar el asiento que corresponde.

1.5.1 Registros Directos en el Diario General

Los registros directos en el diario son asientos que no necesariamente son respaldados
con documentos o movimientos repetitivos de la empresa. Por lo general, no se pueden
identificar por la existencia de una transaccin, sino ms bien son producto de
transacciones anteriores. Los ms comunes son los Asientos de Ajuste.

1.5.2 Asientos de Ajuste

Son registros contables, que como su palabra lo dice, ajustan los saldos de cuentas
contables que requieren de ajustes posteriores,
transacciones que afectan ingresos y gastos en ms de un mes (asumiendo que se hacen
cortes de estados financieros mensuales)

Las principales clasificaciones de
(1) Asientos para
distribuir Gastos
Pagados por
Adelantado
(2) Asientos para
distribuir Ingresos
Cobrados por
Adelantado
(3) Asientos para
Registrar Gastos NO
Contabilizados
(4) Asientos para
Registrar Ingresos
NO Contabilizados
Asiento de Ajuste
para el Gasto por
Depreciacin y
Amortizacin

contables que requieren de ajustes posteriores, en su gran mayora son producto de
cortes de estados financieros mensuales), se recomienda realizarlos al final de cada mes.
clasificaciones de Asientos de Ajuste son las siguientes:
Normalmente se registran para distrubuir el
adquirido, y que sus beneficios se esperan obtener
periodos futuros.
Primero debe existir un Gasto Diferido (Pagado por
Ejemplo: Seguros, Alquileres, Suministros de Oficina.
(1) Asientos para
distribuir Gastos
Normalmente se registran para distrubuir el cobro
del cual se piensa entregar el bien o servicio en periodos
Primero debe existir un Ingreso Diferido (Cobrado
Ejemplo: Servicios cobrados por anticipado.
(2) Asientos para
distribuir Ingresos
Gastos que an no han sido registrados, pero en los
Los asientos son para cargar el gasto en el mes
realidad de consumi el gasto.
Ejemplo: Salarios acumulados por pagar, Intereses
(3) Asientos para
Registrar Gastos NO
Ingresos que an no han sido registrados, pero a los que ya se tiene
derecho.
Los asientos son para cargar el ingreso en el mes respectivo que en
realidad se gan el ingreso.
Ejemplo: Intereses acumulados por Cobrar
(4) Asientos para
Registrar Ingresos
NO Contabilizados
derecho.
Asiento de Ajuste
para el Gasto por
Depreciacin y
54
a son producto de
al final de cada mes.

costo de un Activo
obtener durante varios
por Adelantado)
Ejemplo: Seguros, Alquileres, Suministros de Oficina.
cobro de un Ingreso futuro,
periodos futuros.
(Cobrado por Adelantado)
los que ya se incurri.
mes respectivo que en
Intereses acumulados x Pagar
Los asientos son para cargar el ingreso en el mes respectivo que en
55

A continuacin se mostrar mediante ejemplos prcticos el formato de registro de cada
clase de Asiento de Ajuste:

1) Asientos para distribuir Gastos Pagados por Adelantado:

Se compran Suministros de Oficina para 3 meses por 3.000, el da 01-nov-10
01/11/10 Suministros de Oficina (activo) 3.000,00
Bancos 3.000,00
-----------------o---------------

El da 30-nov-10 se ha consumido 1 mes de los 3 meses para los que se compraron
los suministros, o sea, se ha consumido una tercera parte del pago por adelantado,
3.000 / 3 = 1.000
El asiento de ajuste es el siguiente:
30/11/10 Gastos por Suministros Oficina 1.000,00
Suministros d Oficina (activo) 1.000,00
-----------------o---------------

2) Asientos para distribuir Ingresos Cobrados por Adelantado:

El 15-nov-10 se cobran por adelantado 6 meses de alquiler de una mquina, por la
cual se ganan 3000 por mes.
15/11/10 Bancos 18.000,00
Ingresos cobrados por Anticp 18.000,00
-----------------o---------------
56

El da 30-nov-10 se ha consumido 1/2 mes de los 6 meses de alquiler de mquina
que se cobraron por adelantado. O sea el monto consumido es = 3.000 / 2 = 1.500
El asiento de ajuste es el siguiente:
30/11/10 Ingresos cobrados por Anticp
(Pasivo)
1.500,00
Ingresos por Ventas 1.500,00
-----------------o---------------

3) Asientos para registrar Gastos no Contabilizados:

Al 30-nov-10 se conoce el monto de la planilla a cancelar el 01-dic-10, por 1.850,00
30/11/10 Gastos por Salarios 1.850,00
Salarios por Pagar 1.850,00
-----------------o---------------

El da 01-dic-10 se procede con el pago de los salarios.
01/12/10 Salarios por Pagar 1.850,00
Bancos 1.850,00
-----------------o---------------

57

4) Asientos para registrar Ingresos no Contabilizados:

El 01-nov-10 se adquiere una Inversin en Certificados de Depsito a Plazo, por
10.000, cuyos intereses son del 12% anual, pagaderos al final del periodo de 6
meses de la inversin.
01/11/10 Inversin en Ttulos 10.000,00
Bancos 10.000,00
-----------------o---------------

El da 30-nov-10 se realiza el asiento de ajuste correspondiente (clculo de
intereses = (10.000 * 12%) / 12 = 100:
30/11/10 Intereses acumulados por Cobrar 100,00
Ingresos por Intereses 100,00
-----------------o---------------

El asiento anterior se repite durante los siguientes 5 meses, hasta completar los 6
meses de vida del Certificado, a este da se recupera tanto la inversin como los
intereses, el asiento sera el siguiente:
01/05/11 Bancos 10.600,00
Inversin en Ttulos 10.000,00
Intereses acumulados por Cob 600,00
-----------------o---------------

58

Asiento de Ajuste para el Gasto por Depreciacin y Amortizacin

La depreciacin es el mecanismo utilizado para asociar el costo de un activo con los
ingresos que este activo va a generar en un periodo de tiempo determinado, con el fin de
que no quede un gasto inicial por la compra del activo, cuando en realidad los beneficios
van a ser tambin posteriores al periodo actual.

Depreciacin significa distribucin sistemtica del costo de un activo en la forma de gasto
durante los periodos contables que componen su vida til, por tanto, el trmino
depreciacin guarda su relacin con el beneficio obtenido del activo y no nicamente con
la prdida de valor que surja de su utilizacin o deterioro fsico.

Para cada uno de estos activos depreciables existe una contra cuenta de Depreciacin
Acumulada Activo XXXX que posee su saldo al haber, y se resta a la cuenta del activo
respectivo para producir el valor neto que debe aparecer en el balance general. Esta
cuenta se acredita mediante un asiento contra un dbito a la cuenta Gastos por
Depreciacin Activo XXXX que se presentar en el Estado de Resultados junto a los dems
gastos operativos.

Para comprender la frmula de clculo de la Depreciacin debemos conocer los siguientes
conceptos:
Valor Histrico Valor de Adquisicin: Valor al que se compr el Activo (incluyendo
costos necesarios, transportes e impuestos).
Vida til: Cantidad de tiempo que se espera que el activo genere beneficios
econmicos.
Valor de Rescate o Valor Residual: Valor que se podra recuperar al deshacerse del
activo, al final de su vida til.

59

Hay varios mtodos para calcular la depreciacin, pero la ms comn y simple es la de
Lnea Recta, la frmula es la siguiente:

(Costo de Adquisicin Valor Residual) / Aos de Vida til = Depreciacin Anual

Si se desea el clculo de la depreciacin mensual se divide entre 12.
Las Amortizaciones siguen la misma metodologa que las Depreciaciones, solamente es
una distincin de nombre, ya que las Amortizaciones se aplican a Activos Intangibles, tales
como Patentes, Software, entre otros.

Para ilustrar de una mejor manera el clculo y registro de la depreciacin, se muestra el
siguiente ejemplo:

El 01-nov-10 la empresa compr un Equipo de Cmputo en 200.000, se estima que la vida
til del mismo sea de 5 aos, con un valor residual de 20.000.

(Costo de Adquisicin Valor Residual) / Aos de Vida til = Depreciacin Anual
( 200.000 - 20.000 ) / 5 = 36.000

La depreciacin anual es de 36.000, y por ende, la mensual de 3.000

El asiento de registro de la depreciacin es el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Ref Dbitos
(Debe)
Crditos
(Haber)
30/11/10 Gastos por Depreciacin Equipo de Cmputo 3.000,00
Depreciacin acumulada Equipo de Cmputo 3.000,00
-----------------o---------------

60

1.5.3 Asientos de Cierre

Las cuentas ingresos, gastos, prdidas y ganancias, son cuentas patrimoniales temporales,
para ser ms especfico de utilidades retenidas, que se utilizan durante el periodo
contable para clasificar y acumular ciertos cambios que afectan el patrimonio. Al final del
periodo, o sea, el 30 de setiembre de cada ao, se debe trasladar el saldo neto de estas
cuentas a la cuenta de utilidades retenidas. Con esto, las cuentas temporales se reducen a
cero de tal manera que estn listas para medir los ingresos y los gastos del siguiente
periodo contable y poder realizar anlisis y controles comparando un periodo con el
anterior.

A continuacin se tiene la siguiente lista de ingresos, gastos, prdidas y ganancias del
periodo que cierra al 30-set-10, y posteriormente se muestra como realizar el asiento de
cierre:

61

El Asiento de Cierre de los Ingresos y Ganancias es el siguiente:

(Debe)
Crditos
(Haber)
30/09/10 Ingresos por Ventas
15.000

Descuentos sobre Ventas

200
Devoluciones sobre Ventas

100
Ingresos por Intereses
2.450

Otros Ingresos
1.000

3.500

Ganancia en diferencial cambiario
500

Utilidades Retenidas 22.150
-----------------o---------------

DEBE HABER
INGRESOS
Ingresos por Ventas 15.000
Descuentos sobre Ventas 200
Devoluciones sobre Ventas 100
Ingresos por Intereses 2.450
Otros Ingresos 1.000
Ganancia en venta de activos 3.500
Ganancia en diferencial cambiario 500
GASTOS
Compras 5.820
Descuentos sobre Compras 350
Devoluciones sobre Compras 150
Gastos Operativos 4.500
Gastos Administrativos 2.000
Gastos Financieros 950
Otros Gastos 700
Prdidas en venta de activos 100
Prdidas en diferencial cambiario 300
Lista de Ingresos y Gastos al 30-set-10
62

Antes de realizar el Asiento de Cierre de Gastos y Prdidas es necesario calcular el Costo
de Mercadera Vendida, ya que este debe cerrarse en el siguiente asiento. (Se asume que
haba 1.500,00 en inventario inicial y con un nuevo conteo fsico al 30-set-10 se estimo el
inventario en 2.000,00

La frmula del Costo de Mercadera Vendida es la siguiente:
CMV = Inventario Inicial + Compras Netas Inventario Final
Donde Compras Netas = Compras Totales + Fletes s/Compras Devoluc. s/Compras - Desc.
s/Compras

(Debe)
Crditos
(Haber)
30/09/10 Descuentos sobre Compras
350

Devoluciones sobre Compras
150

Inventario Final
2.000

Costo de Mercadera Vendida
4.820

Inventario Inicial

1.500
Compras

5.820
-----------------o---------------

63

El Asiento de Cierre de los Gastos y Prdidas es el siguiente:

(Debe)
Crditos
(Haber)
30/09/10 Utilidades Retenidas
13.370

Costo de Mercadera Vendida

4.820
Gastos Operativos
4.500
2.000
Gastos Financieros
950
Otros Gastos
700
Prdidas en venta de activos
100
Prdidas en diferencial cambiario
300
-----------------o---------------

Como se puede observar en los asientos anteriores, el cierre de Ingresos contra Utilidades
Retenidas fue de 22.150, mientras que el de Gastos 13.370. Esto quiere decir que las
utilidades de este periodo fueron de 8.780.

64

1.5.4. Caso Prctico

A continuacin se resolver un caso prctico en una empresa comercial, con el fin de
aplicar los procedimientos contables de registro y clasificacin de las transacciones
explicados en los puntos anteriores de este manual. Ejemplo que posteriormente
permitir mostrar el resumen de la informacin mediante Estados Financieros y otros
informes.

La empresa El Sol S.A. es una empresa que se dedica a la comercializacin de equipos de
cmputo. Algunas de las polticas contables son:

Los edificios se toman a una vida til de 50 aos, y con un valor residual del 10% de
su valor histrico o de adquisicin.
Los vehculos se toman a una vida til de 10 aos, y con un valor residual del 20%
de su valor histrico o de adquisicin.
El Mobiliario y Equipo de Oficina se toma a una vida til de 10 aos, y sin valor
residual.
El mtodo para registrar el inventario es el Peridico.
La compaa no mantiene dinero en efectivo, todos los cobros los deposita en la
cuenta bancaria, y todos los pagos se realizan desde la misma.
Las Inversiones se refieren a Certificados de Depsito bancarios, adquiridos el
30/ago/10, a una tasa de rendimiento del 12%, y con intereses pagaderos cada 3
meses.

65

Los saldos de las cuentas (balance de comprobacin) al 31/ago/10 son los siguientes:

CUENTAS DEBE HABER

Bancos
7.231.000,00
Inversiones
2.500.000,00
Cuentas por Cobrar
4.725.435,00
Gastos pagados por anticipado (diferidos)
500.000,00
Inventarios
1.565.000,00
Vehculos
2.000.000,00
Depreciacin Acumulada Vehculos
200.000,00
Mobiliario y Equipo de Oficina
500.000,00
Depreciacin Acumulada Mob. Y Eq. Oficina

50.000,00
Patentes
1.000.000,00
Amortizacin Acumulada Patentes
800.000,00
Cuentas por pagar
2.965.790,00
Gastos por Pagar
900.300,00
675.555,00
Documentos por pagar, Largo Plazo
2.000.000,00
3.500.000,00
1.398.790,00
Reserva Legal
700.000,00
Ingresos por Ventas
10.200.000,00
500.000,00
Gastos por Salarios Operativos
1.670.000,00
Gastos por Servicios Pblicos
444.000,00
Gastos por Salarios Administrativos
1.105.000,00
Gastos por Intereses
650.000,00

Las transacciones del mes de setiembre 2010 fueron las siguientes:

01/set/10 - Los socios aportan 10.000.000 en efectivo que depositan inmediatamente
en una cuenta corriente del Banco a nombre de la empresa. Adems aportan un vehculo
valorado en 5.000.000, un terreno de 5.000.000 con edificio de 15.000.000. Tambin
Mobiliario y equipo de oficina valorado en 3.500.000

66

02/set/10 - Se compra a crdito 20 equipos de cmputo para la venta, cuyo costo
unitario es de 114.800 + impuestos de ventas.

04/set/10 - Se venden a crdito 10 equipos de cmputo en 285.000 + impuesto cada
uno.

05/set/10 - Se pagan servicios pblicos por 50.000

05/set/10 - Se devuelven 2 de los equipos de cmputo comprados el da 02/set/10

06/set/10 - Se venden al contado 5 equipos de cmputo en 285.000 + impuesto cada
uno.

09/set/10 - Se compran al crdito 20 equipos de cmputo a un precio de oferta de
80.000 i.v.i (impuesto de ventas incluido)

15/set/10 - Se pagan salarios operativos por 1.100.000

15/set/10 - Se pagan seguros al INS por 300.000 que cubren 3 meses a partir de la fecha.

20/set/10 - Se venden 15 equipos de cmputo en 300.000 cada uno + impuesto de
ventas, recibiendo la mitad en efectivo y la otra mitad al crdito.

29/set/10 - Se reciben directamente a la cuenta bancaria, 10.000 por concepto de
intereses.

67

SOLUCIN:
Los asientos para registrar las transacciones son los siguientes:
01/09/2010 Bancos 10.000.000,00
Vehculos 5.000.000,00
Terreno 5.000.000,00
Edificios 15.000.000,00
Mobiliario y Equipo de Oficina 3.500.000,00
Capital Social, Acciones Comunes 38.500.000,00
-----------------o---------------
02/09/2010 Compras 2.296.000,00
Cuentas por Pagar 2.594.480,00
-----------------o---------------
04/09/2010 Cuentas por Cobrar 3.220.500,00
Ingresos por ventas 2.850.000,00
Impuestos sobre ventas 370.500,00
-----------------o---------------
05/09/2010 Gastos por Servicios Pblicos 50.000,00
Bancos 50.000,00
-----------------o---------------
05/09/2010 Cuentas por Pagar 259.448,00
Devoluciones sobre Compras 229.600,00
-----------------o---------------
06/09/2010 Bancos 1.610.250,00
-----------------o---------------
09/09/2010 Compras 6.371.681,42
Cuentas por Pagar 7.200.000,00
-----------------o---------------
15/09/2010 Gastos por Salarios Operativos 1.100.000,00
Bancos 1.100.000,00
-----------------o---------------
15/09/2010 Seguros pagados por anticipado 300.000,00
Bancos 300.000,00
-----------------o---------------
20/09/2010 Bancos 2.542.500,00
Cuentas por Cobrar 2.542.500,00
-----------------o---------------
29/09/2010 Bancos 10.000,00
Ingresos por Intereses 10.000,00
-----------------o---------------
68

Posteriormente se analiza y registrar los asientos de ajuste necesarios al cierre de mes:

a) Asiento de ajuste para los ingresos por intereses de las inversiones:
(2.500.000 * 12%) / 12

30/09/2010 Intereses por Cobrar 25.000,00

b) Asiento de ajuste para los gastos por seguros pagados por adelantado:
((300.000 / 3) / 30) * 15 das

30/09/2010 Gastos por Seguros 50.000,00
Seguros pagados por anticipado 50.000,00

c) Asiento de depreciaciones de activos (incluyen tanto los activos adquiridos en
meses anteriores, como los aportados en el mes):

Depreciacin Vehculos: ((7.000.000 (7.000.000 * 20%)) / 10) / 12 meses
Depreciacin Mobiliario Oficina: (4.000.000 / 10) / 12 meses
Depreciacin Edificio: ((15.000.000 (15.000.000 * 10%)) / 50) / 12 meses

30/09/2010 Gastos por Depreciacin de Vehculos 46.666,67
Gastos por Depreciacin de Mobiliario Of 33.333,33
Gastos por Depreciacin de Edificios 22.500,00
Depreciacin Acumulada de Vehculos 46.666,67
Depreciacin Acumulada de Mobilia Of 33.333,33
Depreciacin Acumulada de Edificios 22.500,00

69

La Mayorizacin o clasificacin de las transacciones es la siguiente (incluye los saldos
iniciales que vienen del balance de comprobacin anterior):

Bancos

Inversiones

Cuentas por Cobrar

Gastos pag x
adelantado
7.231.000

2.500.000

4.725.435

500.000
10.000.000

3.220.500

300.000

50.000

2.542.500

50.000
1.610.250

110.000

300.000

2.542.500

10.000

21.393.750 460.000

2.500.000 0

10.488.435 0

800.000 50.000
19.943.750

2.500.000

10.488.435

750.000

Inventarios

Terreno

Edificios

Deprec. Acum. Edificios
1.565.000

5.000.000

15.000.000

22.500

1.565.000 0

5.000.000 0

15.000.000 0

0 22.500
1.565.000

5.000.000

15.000.000

22.500

Vehculos

Deprec. Acum.
Vehculos

Mobiliario y eq Oficina

Deprec. Ac. Mob y eq
Of
2.000.000

200.000

500.000

50.000
5.000.000

46.667

3.500.000

33.333

7.000.000 0

0 246.667

4.000.000 0

0 83.333
7.000.000

246.667

4.000.000

83.333

70

Patentes

Amotiz acum. Patentes

Cuentas por pagar

Gastos por Pagar
1.000.000

800.000

2.965.790

900.300

2.594.480

259.448

7.200.000

1.000.000 0

0 800.000

259.448 12.760.270

0 900.300
1.000.000

800.000

12.500.822

900.300

Impuesto s/ Ventas x P

Retenc. y prov. laboral

Documento por Pagar
LP

298.480

675.555

2.000.000

3.500.000

370.500

38.500.000

29.848

185.250

828.319

585.000

1.126.799 1.170.598

0 675.555

0 2.000.000

0 42.000.000

43.799

675.555

2.000.000

42.000.000


Reserva Legal

Ingresos por Ventas

Ingreso por Intereses

1.398.790

700.000

10.200.000

10.000

2.850.000

25.000

1.425.000

4.500.000

0 1.398.790

0 700.000

0 18.975.000

0 35.000

1.398.790

700.000

18.975.000

35.000

71

Ganancia venta Activos

Gastos Salarios Operat

Gastos por Serv
Publicos

Gastos Salarios Admin

500.000

1.670.000

444.000

1.105.000

1.100.000

50.000

0 500.000

2.770.000 0

494.000 0

1.105.000 0

500.000

2.770.000

494.000

1.105.000

Gastos por Intereses

Gastos por Seguros

Compras

Devoluciones s/
compras
650.000

50.000

2.296.000

229.600

6.371.681

650.000 0

50.000 0

8.667.681 0

0 229.600
650.000

50.000

8.667.681

229.600

Intereses por Cobrar

Gastos Deprec
Vehiculos

Gastos Deprec Mobil Of

Gastos Deprec Edificios
25.000

46.666,67

33.333,33

22.500

25.000 0

46.666,67 0

33.333,33 0

22.500 0
25.000

46.666,67

33.333,33

22.500

72

1.6 ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

En este apartado se explicar cmo preparar los Estados Financieros, los cuales resumen
los resultados de todas las transacciones, y permiten analizar la situacin financiera de la
empresa, los cuales apoyan la toma de decisiones de la gerencia.

Segn la NIIF 1, los estados financieros completos constan de:

Balance General
Estado de Resultados
Estados de Cambios en el Patrimonio
Flujo de Efectivo
Notas a los Estados Financieros

Para efectos de presentacin, cada estado financiero se compone de tres partes:

1) Encabezado: Aqu se incluye el nombre de la empresa, el nombre del estado o
informe financiero, la fecha o periodo por el cual ha sido preparado y moneda.
2) Cuerpo: En esta parte se presentan los saldos de las cuentas, la relacin y/o suma
de las mismas.
3) Notas: Se incluye toda la informacin necesaria para un mejor entendimiento de la
informacin financiera, relacionada con la presentacin de algunas partidas, la
revelacin en cuanto al uso de las normas, entre otras.

Para efectos prcticos, se preparar los estados financieros de la empresa El Sol S.A. del
caso prctico del apartado 1.5.4 de este manual.

73

1.6.1 Elaboracin del Balance de Comprobacin
El balance de comprobacin, por si solo no es un estado financiero, sino ms bien es la
forma de resumir los saldos del libro mayor, con el fin de tener la informacin para la
elaboracin de los estados financieros, adems de corroborar que no haya errores en las
cantidades registradas al debe y al haber, ya que las dos columnas deben sumar igual, por
el principio de partida doble.

Balance de Comprobacin
Bancos 19.943.750
Inversiones 2.500.000
Cuentas por Cobrar 10.488.435
Intereses por Cobrar 25.000
Gastos pag x adelantado 750.000
Inventarios 1.565.000
Terreno 5.000.000
Edificios 15.000.000
Deprec. Acum. Edificios 22.500
Vehculos 7.000.000
Deprec. Acum. Vehculos 246.667
Mobiliario y eq Oficina 4.000.000
Deprec. Ac. Mob y eq Of 83.333
Patentes 1.000.000
Amotiz acum. Patentes 800.000
Cuentas por pagar 12.500.822
Gastos por Pagar 900.300
Impuesto s/ Ventas x P 43.799
Retenc. y prov. laboral 675.555
Documento por Pagar LP 2.000.000
Capital Social, acciones 42.000.000
Utilidades Retenidas 1.398.790
Reserva Legal 700.000
Ingresos por Ventas 18.975.000
Ingreso por Intereses 35.000
Ganancia venta Activos 500.000
Gastos Salarios Operat 2.770.000
Gastos por Serv Publicos 494.000
Gastos Salarios Admin 1.105.000
Gastos por Intereses 650.000
Gastos por Seguros 50.000
Compras 8.667.681
Devoluciones s/ compras 229.600
Gastos Deprec Vehiculos 46.666,67
Gastos Deprec Mobil Of 33.333,33
Gastos Deprec Edificios 22.500
TOTALES = 81.111.366 81.111.366
74

1.6.2 Elaboracin del Estado de Resultados

El estado de resultados en particular muestra el resultado de la operacin (utilidad =
Ingresos Gastos) de un negocio dentro de un periodo dado, lo cual permite analizar las
tendencias de cada uno de los rubros que lo componen, y las relaciones entre ellos. Por
ejemplo, se puede analizar cul ha sido el crecimiento de las ventas de este ao en
comparacin con el anterior y la relacin de este rubro con los dems gastos necesarios
para producir estas ventas y principalmente con el costo de ventas. En l se listan todos
los ingresos y gastos, calculando tres diferentes utilidades: primero, la utilidad bruta que
es el resultado de restarle a las ventas netas, el costo de ventas; segundo, la utilidad de
operacin que se obtiene restando a la utilidad de bruta los gastos operativos de ventas y
administrativos; y finalmente la utilidad neta antes del impuesto sobre la renta (que en
Costa Rica por lo general es del 30%, ya que depende del nivel de ventas de la empresa)
que aparece despus de haber disminuido o aumentado la utilidad de operacin con los
otros gastos e ingresos no operativos como los intereses. Debe quedar claro sin embargo
que los montos mostrados son el resultado de clculos y estimaciones basadas en las
Normas Internacionales de Informacin Financiera.

Existen varios mtodos para el formato de determinar la utilidad, el ms recomendado es
el de Pasos Mltiples ya que detalla cada etapa del proceso de generacin de la utilidad.
Se divide en cuatro secciones: primero se calcula la utilidad bruta en ventas, luego la
utilidad de operacin, luego la utilidad antes y despus del impuestos sobre la renta. Los
gastos operativos se dividen en gastos de ventas y administrativos y se listan todas las
partidas importantes que lo componen.

Para el ejemplo que se ha venido siguiendo, el estado de resultados es el siguiente:

75

El Sol S.A.
Del 01-set-10 al 30-set-10
(en colones)
INGRESOS
Ingresos por Ventas

18.975.000

COSTO DE MERCADERIA VENDIDA
Inventario Inicial 1.565.000
Compras 8.667.681
Devoluciones sobre Compras (229.600)

Inventario Final 2.150.000
Costo de Mercadera Vedida

(7.853.081)

Utilidad Bruta Operativa 11.121.919

GASTOS
Gastos Operativos
Gastos Salarios Operat (2.770.000)
Gastos por Serv Publicos (494.000)

Gastos Deprec Vehiculos (46.667)
Gastos Deprec Mobil Of (33.333)
Gastos Deprec Edificios (22.500) (3.366.500)
Gastos Salarios Admin (1.105.000)
Gastos por Seguros (50.000) (1.155.000)
Gastos Financieros
Gastos por Intereses (650.000) (650.000)
Otros Ingresos

500.000

35.000
Utlidad Neta, antes de Impuestos

6.485.419
Impuesto sobre la Renta (30%)

(1.945.626)
Utlidad Neta, despus de Impuestos 4.539.793

76

1.6.3 Elaboracin del Estado de Cambios en el Patrimonio

Muestra las variaciones realizadas en las cuentas correspondientes al patrimonio entre el
periodo anterior y el cierre del periodo actual, para el ejemplo del El Sol S.A. el estado
sera el siguiente:

El Sol S.A.
Estado de Cambios en el Patrimonio
Del 01-set-10 Al 30-set-10
(en colones)

Capital Social,
acciones
Utilidades
Retenidas
Reserva
Legal
TOTAL
Saldos Al 01-set-10 3.500.000 1.398.790 700.000 5.598.790
Aumento de Capital, aporte socios 38.500.000

38.500.000
Utilidades del Periodo, despus de Impuestos

4.539.793

4.539.793
Dividendos Declarados

(1.000.000)

(1.000.000)
Saldos Al 30-set-10 42.000.000 4.938.583 700.000 47.638.583

77

1.6.4 Elaboracin del Balance General

El Balance General o Estado de Situacin muestran los saldos de las cuentas de activos,
pasivos y patrimoniales a una fecha dada. El Balance General se ordena en su seccin de
activos de los ms lquidos a los menos (lquidos significa la rapidez con que se pueden
convertir en efectivo), y en su seccin de pasivos de los ms exigibles a corto plazo a los
menos, y de igual manera los pasivos de largo plazo. Esto permite a los usuarios de la
informacin contable determinar la solidez de la empresa y su liquidez. Adems en l se
puede observar cul ha sido el aporte de los socios y qu tan apalancada (endeudada
respecto a lo que tiene) se encuentra la compaa. Pero sus principales razones
financieras se obtienen al analizarlo junto con el estado de resultado, para conocer la
rotacin del inventario, la antigedad promedio de las cuentas, la utilidad por coln de
activos, la utilidad por accin, etc. El anlisis financiero de los estados sin embarro se
estudiar en siguientes temas de este mismo manual.
El Balance General debe estar clasificado, de acuerdo a los siguientes criterios:

Activos circulantes, propiedad planta y equipo, otros activos.
Los activos circulantes se listan al principio de los activos en el balance general
comenzando por los ms lquidos. Si existe alguna restriccin en su uso, no pueden
clasificarse como circulantes pues no son activos disponibles para cancelar las partidas de
pasivo circulante. Se definen como circulantes aquellos activos que se convertirn a
efectivo, se vendern o consumirn en un plazo no mayor a un ao o al ciclo de operacin,
el que sea ms largo. Dentro de ellos tenemos en su orden: Efectivo y sus equivalentes,
Cuentas por cobrar, Inventarios, gastos pagados por anticipado, y otras cuentas por
cobrar.
78

Los activos fijos o propiedad, planta y equipo, son bienes muebles e inmuebles propiedad
de la empresa que son utilizados en sus operaciones y de los que se espera obtener un
beneficio futuro. No estn disponibles para la venta, sino que se utilizan en la generacin
de ingresos. Dentro de esta categora se lista primero el terreno y luego los activos
depreciables.
En "otros activos", se clasifican los activos fijos que no estn siendo utilizados en las
actividades comerciales de la empresa, pero que an tienen un valor futuro, las
inversiones a largo plazo con fines especficos y los activos circulantes restringidos.
Tambin se pueden clasificar aqu los activos intangibles, como derechos de autor,
derechos de marca, y patentes.
Pasivos a corto y largo plazo
Los pasivos son obligaciones contradas por operaciones pasadas y que requieren un pago
futuro en dinero, producto o servicios. Se clasifican como circulantes las que deben ser
canceladas en un plazo no mayor a un ao o al ciclo de operacin, el que sea mayor, y se
detallan en el Balance General de los ms exigibles a los menos exigibles. Las cuentas por
pagar, salarios por pagar, servicios cobrados por anticipado, anticipos de clientes, etc. son
cuentas tpicas de esta seccin. Los pasivos a largo plazo son las hipotecas, documentos y
otras deudas con plazos superiores a un ao o al ciclo de operacin. La porcin a corto
plazo de los pasivos a largo plazo debe reclasificarse como circulante.
Patrimonio
Dentro de las cuentas patrimoniales hemos estudiado dos: la cuenta de utilidades
retenidas y la cuenta de capital social, sin embargo en la seccin patrimonial del Balance
General pueden aparecer supervit por revaluaciones de activos, por donaciones, reservas
legales, etc.

79

El Sol S.A.
Balance General
Al 30-set-10
(en colones)
ACTIVOS
Activos Circulantes
Bancos

19.943.750
Inversiones

2.500.000
Cuentas por Cobrar

10.488.435
Intereses por Cobrar

25.000
Gastos pag x adelantado

750.000
Inventarios

2.150.000
Total Activos Circulantes =

35.857.185
Activos Fijos
Terreno

5.000.000
Edificios 15.000.000
Deprec. Acum. Edificios (22.500) 14.977.500
Vehculos 7.000.000
Deprec. Acum. Vehculos (246.667) 6.753.333
Mobiliario y eq Oficina 4.000.000
Deprec. Ac. Mob y eq Of (83.333) 3.916.667
Total Activos Fijos =

30.647.500
Activos Intangibles
Patentes 1.000.000
Amotiz acum. Patentes (800.000) 200.000
Total Activos Intangibles =

200.000
TOTAL ACTIVOS = 66.704.685
PASIVOS Y PATRIMONIO
Pasivos

Pasivos Circulantes
Cuentas por pagar

12.500.822
Gastos por Pagar

900.300
Impuesto s/ Ventas x P

43.799
Impuesto s/ Renta x Pagar

1.945.626
Dividendos por Pagar

1.000.000
Retenc. y prov. laboral

675.555
Total Pasivos Circulantes =

17.066.102
Documento por Pagar LP

2.000.000
Total Pasivos No Circulantes =

2.000.000
Total Pasivos =

19.066.102
Patrimonio

42.000.000

4.938.583
Reserva Legal

700.000
Total Patrimonio =

47.638.583

TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO = 66.704.685
80

1.6.5 Elaboracin del Estado de Flujos de Efectivo

El estado de flujos de efectivo es un resumen de los flujos de efectivo durante el periodo
en cuestin. El estado proporciona un resumen de los flujos de efectivo operativos, de
inversiones y de financiamiento de la empresa y los ajusta de acuerdo con los cambios en
su efectivo y valores burstiles durante el perodo.
Primeramente se inicia con la Utilidad Neta del Estado de Resultados, y a esta se le suma
los gastos que no fueron en efectivo, y se restan los ingresos que no fueron en efectivo.
Posteriormente, se determinan las variaciones netas - incremento o disminucin - de las
partidas de Activos Circulantes y Pasivos Circulantes entre el periodo anterior y el actual, y
las reglas de ajuste son las siguientes:
Incremento de Activos - Se Resta la diferencia Neta.
Disminucin de Activos - Se Suma la diferencia Neta
Incremento de Pasivos - Se Suma la diferencia Neta.
Disminucin de Pasivos - Se Resta la diferencia Neta
El resultado anterior, determinado los flujos de efectivo generados (o usados) en las
operaciones de la empresa.
Luego, para determinar los flujos de efectivo generados (usados) en actividades de
inversin, se determinan las adquisiciones y/o desecho de Activos Fijos.
Y por ltimo, para determinar los flujos de Financiamientos, se determinan los pagos o
ingresos por prstamos y/o aportes de socios o pagos de dividendos.
Para el caso que se ha venido analizando se presenta el siguiente estado, no se puede
determinar con exactitud, ya que no se cuenta con los saldos de las cuentas al periodo
anterior.
81

El Sol S.A.
Estado de Flujos de Efectivo
Para el periodo terminado a Setiembre 2010
(en colones)

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE OPERACIN
Utilidad Neta del Periodo, despus de Impuestos 4.539.793
Ajustes por (partidas que no son en efectivo):
Depreciaciones y Amortizaciones

102.500

675.555
Otros Gastos que no son en Efectivo
Otros Ingresos que no son en efectivo

(12.249.688)

(=) Utilidad Neta antes de cambios en Capital de Trabajo (6.931.840)

Cuentas por Cobrar Incremento (10.488.435)
Intereses por Cobrar Incremento (25.000)
Gastos pag x adelantado Incremento (750.000)
Inventarios Incremento (2.150.000)
Cuentas por pagar Incremento 12.500.822
Gastos por Pagar Incremento 900.300
Impuesto s/ Ventas x P Incremento 43.799
Impuesto s/ Renta x Pagar Incremento 1.945.626
Dividendos por Pagar Incremento 1.000.000

Flujo de Efectivo Generado por Actividades de Operacin (3.954.728)

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE INVERSIN
Adquisicin de Activos Propiedad, Planta y Equipo Incremento (26.000.000)
Adquisicin de Patente Incremento (1.000.000)

Flujo de Efectivo Usado por Actividades de Inversin (27.000.000)

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO
Documento por Pagar LP Incremento 9.898.478
Aporte de Socios Incremento 42.000.000
Pago Dividendos a socios Incremento (1.000.000)

Flujo de Efectivo Usado por Actividades de Financiamiento 50.898.478

Aumento Neto del Efectivo

19.943.750
Efectivo al Principio del Periodo (01-oct-2009)

0
Efectivo al Final del Periodo (30-set-2010)

19.943.750
82

1.6.6 Elaboracin de las Notas a los Estados Financieros

En los estados financieros publicados se deben incluir notas explicativas para las cuentas
importantes.
Estas notas en los estados financieros proporcionan informacin detallada sobre las
polticas, procedimientos, clculos y transacciones contables en la preparacin de los
estados financieros.
Los elementos comunes sobre los que tratan estas notas incluyen reconocimiento de
ingresos, impuestos sobre la renta, desgloses de cuentas de activos fijos, condiciones de
deuda y arrendamiento, as como contingencias.
Los analistas profesionales de valores utilizan los datos de los estados y las notas para
desarrollar estimaciones del valor de los valores que emite la empresa, y estas
estimaciones influyen en las acciones de los inversionistas, y por lo tanto, en el valor de las
acciones de la empresa.

83

1.7 ELABORACIN DE OTROS INFORMES FINANCIEROS

Aparte de los estados financieros formales existen diversos reportes importantes para el
anlisis gerencial de una empresa, entre otros, los ms importantes son los reportes de
Ventas, Costos y los Flujos de caja.

1.7.1 Elaboracin de Informes de Ventas

Los informes de Ventas sirven para segregar las ventas presentadas en el Estado de
Resultados, probablemente en este estado solamente se present el monto total de los
Ingresos por ventas, pero la gerencia debe analizar la informacin separada, por ejemplo,
si la empresa tuviera varios segmentos de negocios, o si tiene varios locales, se pueden
presentar los datos separados y compararlos entre ellos, adems de analizar los datos
histricos. Estos informes por lo general se deben preparar mensualmente.

1.7.2 Elaboracin de Informes de Costos

Los informes de Costos sirven para segregar los costos presentados en el Estado de
Resultados, probablemente en este estado solamente se present el monto total de cada
categora de costos, pero la gerencia debe analizar la informacin separada, por ejemplo,
dividir los costos por departamento, local, segmento de negocios de la empresa, y adems
se pueden analizar los datos histricos. Estos informes por lo general se deben preparar
mensualmente.

84

1.7.3 Elaboracin de Flujos de Caja

El flujo de caja, ms all de ser un simple reporte, es un medio de control de flujo de
efectivo con el que cuenta la empresa. El flujo de caja debe ser bien monitoreado, y sirve
para utilizar los fondos de la manera ms eficaz y oportuna posible.

Una empresa puede generar muchas utilidades, y ser muy rentable, pero
lamentablemente, el flujo de caja es una limitante de crecimiento y decisiones financieras,
y si no se controla debidamente, puede desembocar en una falta de liquidez de la
empresa, no poder hacer frente a sus obligaciones con acreedores, laborales, entre otros,
y en fin hasta puede llevar a una empresa a la quiebra.

El objetivo del flujo de caja es estimar a futuro, los flujos de caja disponibles, y as
anticipar una posible falta de efectivo, y tomar las previsiones con anticipacin, tales
como solicitar financiamiento bancario, o bien informar sobre la necesidad de un aporte a
los socios. Este no es el nico fin del flujo de caja, a la inversa tambin debemos tener en
cuenta que desde el punto de vista financiero los fondos ociosos no son un beneficio para
la empresa, para optimizar su riqueza debe invertir los fondos para seguir generando
rendimientos, mediantes el flujo de caja podemos evaluar la existencia de potenciales
flujos de efectivo sobrantes.

Los flujos de caja deben estimarse mediante supuestos razonables derivados de bsqueda
de informacin y/o datos histricos de la empresa, por ello se presenta el ejemplo del
flujo de caja estimado de la empresa Grupo de Inversiones Sistemas de Red S.A. de los
siguientes 3 aos, a partir de Marzo 2010, por lo general se debe preparar el primer ao
segregado mensualmente y los siguientes totales anuales.

85

GRUPO DE INVERSIONES SISTEMAS DE RED S.A.
FLUJO DE CAJA MENSUAL (Mar-2010 a Feb-2011)
(en dlares US)

Conceptos Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Totales $
2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2010 2010
SALDO DE CAJA INICIAL $ 24.007 $ 29.472 $ 24.579 $ 67.156 $ 238.698 $ 282.619 $ 236.567 $ 267.659 $ 249.924 $ 178.457 $ 139.350 $ 164.451 $ 24.007
Ingresos Corrientes :
Recuperacin de Inversiones 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Recuperacin de Cuentas por Cobrar Clientes 182.386 174.456 255.206 392.206 230.100 159.500 309.500 239.500 177.500 177.500 177.500 177.500 2.652.854
Total de Ingresos Corrientes 182.386 174.456 255.206 392.206 230.100 159.500 309.500 239.500 177.500 177.500 177.500 177.500 2.652.854
Ingresos Extraordinarios :
Prstamos para Capital de Trabajo 51.000 133.593 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 184.593
Total de Ingresos Estimados 233.386 308.049 255.206 392.206 230.100 159.500 309.500 239.500 177.500 177.500 177.500 177.500 2.837.447
Egresos de Operacin :
Gastos Operativos 43.918 78.078 62.440 33.160 63.160 44.260 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 505.015
Gastos Administrativos 5.486 10.281 8.155 4.620 9.870 7.420 5.250 5.250 5.250 5.250 5.250 5.250 77.333
Gastos Seguros 0 3.432 0 0 3.432 0 0 3.432 0 0 3.432 0 13.728
Gastos por Comisiones a Vendedores 2.000 0 0 2.000 0 0 2.000 0 0 2.000 0 0 8.000
Gastos Fijos Enlaces Inalmbricos 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 19.250 231.000
Gastos por Imprevistos 7.838 14.688 11.650 6.600 14.100 10.600 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 110.475
Total Gastos de Operacin 78.491 125.728 101.495 65.630 109.812 81.530 64.000 65.432 62.000 64.000 65.432 62.000 945.551
Obligaciones Financieras y Otros :
Cancelacin Obligaciones con Bancos 3.872 8.537 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 14.922 161.631
Posibles Inversiones en Nuevos Proyectos 0 0 0 0 0 0 100.000 100.000 100.000 0 0 0 300.000
Cancelacin Obligaciones con Proveedores 93.260 172.677 90.213 68.950 43.100 103.100 78.600 60.000 60.000 60.000 60.000 60.000 949.899
Adquisicin de Activos Propiedad, Planta y Eq. 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 72.000
Cancelacin Impuesto sobre las Ventas 2.102 0 0 20.967 12.345 0 13.923 10.881 6.045 6.045 6.045 6.045 84.398
Cancelacin Impuesto sobre la Renta 44.195 0 0 44.195 0 0 962 0 0 44.195 0 0 133.547
Cancelacin Aguinaldos y Otros 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.445 0 0 21.445
Total de Obligaciones Financieras y Otros 149.429 187.214 111.135 155.034 76.367 124.022 214.407 191.803 186.967 152.607 86.967 86.967 1.722.920
Total de Egresos 227.921 312.942 212.630 220.664 186.179 205.552 278.407 257.235 248.967 216.607 152.399 148.967 2.668.470
Flujo de Caja Mensual, Neto 5.465 -4.893 42.576 171.542 43.921 -46.052 31.093 -17.735 -71.467 -39.107 25.101 28.533 168.977
Saldo de Caja Inicial 24.007 29.472 24.579 67.156 238.698 282.619 236.567 267.659 249.924 178.457 139.350 164.451 24.007
Saldo de Caja Acumulado $ 29.472 $ 24.579 $ 67.156 $ 238.698 $ 282.619 $ 236.567 $ 267.659 $ 249.924 $ 178.457 $ 139.350 $ 164.451 $ 192.984 $ 192.984

86

GRUPO DE INVERSIONES SISTEMAS DE RED S.A.
FLUJO DE CAJA ANUAL (Para los aos 2011 y 2012)
(en dlares US)

Conceptos Ao Ao Totales $
2011 2011
SALDO DE CAJA INICIAL $ 192.984 $ 276.531 $ 192.984
Ingresos Corrientes :
Recuperacin de Inversiones 300.000 500.000 800.000
Recuperacin de Cuentas por Cobrar Clientes 2.826.000 3.148.200 5.974.200
Total de Ingresos Corrientes 3.126.000 3.648.200 6.774.200
Ingresos Extraordinarios :
Prstamos para Capital de Trabajo 0 0 0
Total de Ingresos Estimados 3.126.000 3.648.200 6.774.200
Egresos de Operacin :
Gastos Operativos 607.500 668.250 1.275.750
Gastos Administrativos 85.050 93.555 178.605
Gastos Seguros 13.728 13.728 27.456
Gastos por Comisiones a Vendedores 8.000 8.000 16.000
Gastos Fijos Enlaces Inalmbricos 277.200 332.640 609.840
Gastos por Imprevistos 121.500 133.650 255.150
Total Gastos de Operacin 1.112.978 1.249.823 2.362.801
Obligaciones Financieras y Otros :
Cancelacin Obligaciones con Bancos 179.064 216.101 395.165
Posibles Inversiones en Nuevos Proyectos 500.000 0 500.000
Cancelacin Obligaciones con Proveedores 850.500 935.550 1.786.050
Adquisicin de Activos Propiedad, Planta y Eq. 72.000 72.000 144.000
Cancelacin Impuesto sobre las Ventas 109.863 123.938 233.801
Cancelacin Impuesto sobre la Renta 194.458 213.904 408.362
Cancelacin Aguinaldos y Otros 23.590 25.949 49.539
Total de Obligaciones Financieras y Otros 1.929.475 1.587.442 3.516.916
Total de Egresos 3.042.453 2.837.265 5.879.717
Flujo de Caja Mensual, Neto 83.548 810.935 894.483
Saldo de Caja Inicial 192.984 276.531 192.984
Saldo de Caja Acumulado $ 276.531 $ 1.087.466 $ 1.087.466

87

Grupo de Inversiones Sistemas de Red S.A.
Supuestos para el FLUJO DE CAJA proyectado
Para el periodo del 01 marzo 2010 a 28 febrero 2011 (detalle mensual)
Y para los aos 2011 y 2012 (detalle anual)
(en dlares US)

Descripcin:

El presente flujo de caja, est basado en estimaciones realizadas por el departamento
financiero y la gerencia, en conjunto con el departamento de ingeniera de proyectos de la
compaa. Con el objetivo de pronosticar las entradas y salidas de efectivo que revela los
faltantes o sobrantes futuros, y en consecuencia para planear la inversin de los sobrantes
y la obtencin de los faltantes. Esto desemboca en la poltica de la compaa de invertir
cualquier exceso de fondos ociosos, pero desde luego sin comprometer la liquidez.

El presente Flujo de Caja proyectado est estructurado de acuerdo a cada proyecto que la
empresa ejecutar, y corresponde a las entradas y salidas de fondos por 3 aos a partir del
01 de marzo de 2010, con un detalle mensual para el primer ao, y uno anual para los
siguientes 2 aos.

La moneda utilizada es el Dlar de Estados Unidos, ya que es la moneda en que se reciben
los ingresos por ventas, y en la que se compra por lo menos la mitad de los materiales e
insumos necesarios para las operaciones.

88

Procedimiento:

ENTRADAS DE EFECTIVO

Las estimaciones de ingresos y por ende las entradas de flujo de caja de los siguientes 12
meses, estn en funcin de la recuperacin de recursos que haga la empresa por cada
proyecto constructivo que ejecutar, cada uno de estos corresponde a subcontrataciones
ya definidas para el suministro de las instalaciones elctricas, mecnicas y de cableado
estructurado de cada proyecto, adems del monto fijo mensual que se percibe por el
alquiler de enlaces inalmbricos (el otro segmento de negocio de la compaa)

La lista de proyectos en ejecucin es la siguiente:

Nombre del Proyecto
Monto del
Contrato
Monto
Pendiente
de
Facturacin
y Cobro
Fecha
Estimada
de Inicio
Fecha
Estimada
Final
Duracin
Estimada en
Meses
BNCR Lindora $ 460.000 $ 228.000 01/11/2009 30/05/2009 7
BNCR Puerto Viejo $ 20.000 $ 20.000 01/03/2010 31/03/2010 1
Gallo Gollo $ 61.500 $ 61.500 01/03/2010 30/04/2010 2
Ministerio Aguicultura y
Ganad. $ 30.000 $ 30.000 01/03/2010 30/04/2010 2
BNCR Grecia $ 30.000 $ 30.000 01/03/2010 30/04/2010 2
TOTAL = $ 601.500 $ 369.500

89

Los proyectos futuros adjudicados, son los siguientes:

Nombre del Proyecto
Monto del
Contrato
Fecha
Estimada
de Inicio
Fecha
Estimada
Final
Duracin
Estimada
en Meses
BNCR Heredia $ 280.000 01/04/2010 31/07/2010 4
Ebais Purral $ 310.000 01/04/2010 30/08/2010 5
BNCR Liberia $ 50.000 01/04/2010 31/05/2010 2
BNCR San Pedro $ 1.200.000 01/07/2010 28/02/2010 8
TOTAL = $ 1.840.000
Por otro lado, los proyectos en los que se est en participacin, que vale la pena citar,
pero que como no se tiene certeza absoluta sobre la adjudicacin son los siguientes (estos
proyectos no se incluyen dentro de las entradas del flujo de caja, dado su grado de
incertidumbre):

Nombre del Proyecto
Monto del
Contrato
Fecha
Estimada
de Inicio
Fecha
Estimada
Final
Duracin
Estimada
en Meses
INS Limn $ 666.667 01/05/2010 31/10/2010 6
Dos Pinos Nicoya $ 260.000 01/05/2010 30/09/2010 5
TOTAL = $ 926.667

Para determinar los flujos de entrada de los proyectos se toma en cuenta que a partir de
la fecha de inicio, la facturacin se realiza hasta final de ese mes, y transcurrirn 30 das
ms de crdito, fecha en la cual el cliente cancela la factura. De acuerdo a nuestro registro
histricos de recuperacin de cuentas por cobrar, y el anlisis de rotacin de la mismas,
revela que luego de la fecha de facturacin la rotacin de cobros es a 36 das, dato que
refleja el alto grado de confianza que se puede depositar sobre una proyeccin de cobros
a 30 das estimados despus de la facturacin.

Para los flujos de entradas proyectados a partir del 2do y 3er ao, no se cuenta con el
detalle de proyectos futuros, por ello se realiza una proyeccin de acuerdo a las cifras
90

histricas de ventas de los ltimos 5 aos y la proyeccin que se tiene para el periodo
2010.

2005 2006 2007 2008 2009
Proyeccin
2010
Ventas
Totales $ 1.166.466 $ 1.258.339 $ 1.670.619 $ 1.877.141
$
1.935.631
$
2.209.500
% Incremento 7,88% 32,76% 12,36% 3,12% 14,15%

En el periodo 2008 se puede notar los inicios de la crisis de la industria de la construccin,
cuando el porcentaje de incremento anual es solamente del 12,36%, al cabo de un ao, en
el 2009, la compaa se ve afectada en su peor momento por la crisis, y las ventas
solamente aumentan un 3,12%, porcentaje que est muy por debajo de las proyeccin e
intensiones de crecimiento que tena la empresa.
Segn los proyectos adjudicados actualmente, se proyecta que en el ao 2010, el
incremento volver a un nivel aceptable para la empresa de 14,15%, lo cual da indicios
que la crisis de la construccin ya est pasando y se empieza a normalizar la demanda del
mercado. As se comenta en el pas, e igualmente se ha corroborado con nuestros
principales clientes, los cuales comentan que el flujo de proyectos nuevos ha mejorado en
estos primeros meses del 2010.

Con esto, la compaa proyecta sus ventas del ao 2011 y 2012, bajo un porcentaje
conservador - por cualquier imprevisto del 10% anual de aumento en ventas, respecto al
ao anterior. Lo cual resulta en ventas estimadas para el periodo 2011 de $ 2.430.000, y
para el 2012 de $ 2.673.000.

Otro rubro a incluir en el flujo de efectivo son las entradas por concepto de alquileres de
enlaces inalmbricos, por un monto actual fijo de $ 27.500.
Para determinar el porcentaje de aumento anual, se analiza las cifras histricas por
concepto de ingresos por alquileres de enlaces inalmbricos;

91

2005 2006 2007 2008 2009
Alquileres
Inal $ 126.199 $ 120.460 $ 151.806 $ 196.670 $ 274.684
% Incremento -4,55% 26,02% 29,55% 39,67%

En los ltimos 3 aos, el aumento en alquileres ha sido bastante significativo que ronda el
30%. Con esto, la compaa estima un incremento anual mnimo del 20%, con lo cual se
estiman ingresos para el 2011 de $ 33.000, y para el 2012 de $ 39.600.

Egresos:

Los costos y gastos, y por ende las erogaciones de efectivo se realizan de acuerdo a
estimaciones predeterminadas en cada proyecto, las cuales estn basadas en tasas
predefinidas con respecto al valor del contrato.

Dichas tasas son bastantes confiables para realizar este tipo de estimaciones ya que de
acuerdo a los datos de costeo de proyectos de la compaa, se ha demostrado un
comportamiento de gastos y costos histricos recurrentes y estables, de acuerdo al valor
del proyecto, y siempre con la misma tendencia. Estas tasas se obtuvieron de los registros
histricos del sistema (software) de costeo de proyectos con que cuenta la compaa.

92

Se detalla de la siguiente manera:

Nombre del Proyecto
Valor del
Contrato
Costos
Materiale
s
Costos
Operativo
s
Costos
Administrativ
os
Imprevisto
s y otros
BNCR Lindora $ 228.000 30% 28% 3,50% 5%
BNCR Puerto Viejo $ 20.000 35% 35% 3,50% 5%
Gallo Gollo $ 61.500 35% 25% 3,50% 5%
Ministerio Agricultura y
Gan $ 30.000 35% 25% 3,50% 5%
BNCR Grecia $ 30.000 35% 28% 3,50% 5%
BNCR Heredia $ 280.000 35% 27% 3,50% 5%
Ebais Purral $ 310.000 30% 23% 3,50% 5%
BNCR Liberia $ 50.000 35% 32% 3,50% 5%
BNCR San Pedro
$1.200.00
0 40% 20% 3,50% 5%

Los egresos de efectivo en cada proyecto estn estimados de acuerdo a cada porcentaje
predefinido con respecto al valor del contrato de cada proyecto.

1) En el caso de los Egresos por compra de Materiales, estos van de acuerdo a la
utilidad establecida por el vendedor en su cotizacin.
2) Los egresos operativos de acuerdo a la localidad del proyecto, ya que de esto
depende el monto de alimentacin, pasajes, transportes de materiales,
combustibles, hospedajes, entre otros.
3) Los costos administrativos e imprevistos son porcentajes fijos en todos los
proyectos de 3.5% y 5% respectivamente.
4) Por otra parte, tambin se toman en cuenta egresos por las cuotas mensuales de
financiamientos, y los costos estimados para mantenimientos mensuales de
enlaces inalmbricos.
5) Los egresos por enlaces inalmbricos son estimados, con base en la rentabilidad
anual que resulta ese segmento del 30%, o sea, un 70% corresponde al costo.
93

6) El costo de adquisicin de activos, ya est definido por la gerencia, y es un monto
mximo de compras, principalmente de equipo de trabajo y equipo de enlaces
inalmbricos, por un monto de $ 6.000
7) Las obligacin con los bancos corresponde a las cuotas fijas mensuales que se
pagan por conceptos de esos financiamientos, y se detallan como sigue:

Monto
Original Monto en $
ATI Capital Solutions SA (crdito 1) $ 700 $ 700
ATI Capital Solutions SA (crdito 2) $ 1.224 $ 1.224
BNCR Lnea de credito (1) desembolso 4,2 mill 27-
jun-09 55.866 100
BNCR Lnea de credito (2) desembolso 15,8 mill 30-
ago-09 210.533 377
BNCR Edificio 367.995 659
BNCR Vehculo 453.444 812
$ 3.872

A partir de los meses de abril y mayo 2010, se incluyen nuevas cuotas por
financiamiento bancario, resultante de 3 crditos que se estn gestionando para
capital de trabajo, para hacerle frente al faltante de flujo de caja que se tendr en
Abril y Mayo 2010, uno con una cuota de $ 3.100, otro por $ 4.665 y otro por
1.774.000 colones (o su equivalente en dlares) Al final del periodo se incluye el pago
del principal de cada uno de los crditos, conforme se van venciendo.
8) El aguinaldo es calculado de acuerdo a los salarios promedio registrados desde
diciembre hasta la fecha, y de esta manera proyectado hasta el mes de noviembre
2010, y calculado el pago que se debe hacer en el mes de diciembre 2010. El
monto de salarios promedio mensuales operativos es de 8.776.315 colones, y los
administrativos de 3.200.000 colones, al tipo de cambio 558,45, el promedio
mensual de salarios es de $ 21.445, monto el cual debe ser pagado en diciembre
como aguinaldo.
94

9) El pago del Impuesto sobre la renta se realiza en 4 tractos, los 3 pagos parciales
correspondientes a marzo, junio y setiembre, y el pago final en diciembre 2010. Y
se calcula de acuerdo a las utilidades netas estimadas.
10) Los gastos por seguros corresponden a los pagos se seguros suscritos con el INS,
de vehculos y Riesgos del Trabajo, pagaderos trimestralmente, en los meses de
enero, abril, julio y octubre.
11) Los gastos por comisiones a vendedores corresponde a un monto fijo de $ 2.000
trimestrales que se reparte entre los vendedores.
12) El pago de impuestos sobre las ventas se calcula de acuerdo a los datos de ventas y
compras de materiales para inventario, el cual se obtienen de las cotizaciones ya
elaboradas para los proyectos futuros, el monto a recaudar se pasa al fisco el
siguiente mes, y si resultara un saldo a favor de la empresa, se aplica en el
siguiente mes.

Nota: La casilla denominada Posibles inversiones en nuevos proyectos es un indicador
que ese dinero esta ocioso y se deber buscar un proyecto nuevo en donde invertirlo. En
el siguiente periodo (ao 2011) se debe reversar este monto, ya que este monto ya se
cargo a la lista de costos y se estimo la erogacin de efectivo, si no se reversa este monto
quedara duplicada la salida de efectivo.
------- ltima Lnea -------

95

1.8 INTERPRETACIN Y ANLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y
OTROS INFORMES

El anlisis de los estados financieros se basa en las variaciones en las cifras, al compararlas
unas cuentas con otras o la misma pero de diferentes periodos, precisamente en eso se
basa el anlisis Vertical y Horizontal.

1.8.1 Anlisis Vertical

Se refiere a la proporcin del monto de una cuenta respecto a otra, en el mismo periodo,
por ejemplo:

Ingresos por Ventas 100.000 100%
Gastos Operativos 20.000 20%
Gastos Administrativos 15.000 15%

1.8.2 Anlisis Horizontal

Se refiere al porcentaje de incremento o decremento en el monto de una misma cuenta,
del periodo anterior al actual, por ejemplo:

CUENTA Ao 2010 Ao 2009 Incremento (Dismin)
Ingresos por Ventas 100.000 80.000 25%

96

1.8.3 Interpretacin y Anlisis del Estado de Resultados

El Sol S.A.
Del 01-set-10 al 30-set-10
(en colones)

INGRESOS % s/ventas
Ingresos por Ventas

18.975.000 100%

Inventario Inicial 1.565.000
Compras 8.667.681
Devoluciones sobre Compras (229.600)

Inventario Final 2.150.000

Costo de Mercadera Vedida

(7.853.081) 41%

Utilidad Bruta Operativa 11.121.919 59%

GASTOS
Gastos Operativos
Gastos Salarios Operat (2.770.000)
Gastos por Serv Publicos (494.000)

Gastos Deprec Vehiculos (46.667)
Gastos Deprec Mobil Of (33.333)
Gastos Deprec Edificios (22.500) (3.366.500) 18%
Gastos Salarios Admin (1.105.000)
Gastos por Seguros (50.000) (1.155.000) 6%
Gastos Financieros
Gastos por Intereses (650.000) (650.000) 3%
Otros Ingresos

500.000


35.000

Utlidad Neta, antes de Impuestos

6.485.419 34%
Impuesto sobre la Renta (30%)

(1.945.626)

Utlidad Neta, despus de Impuestos 4.539.793 24%

97

El Sol S.A.
Del 01-set-10 al 30-set-10 (con cifras comparativas de 2009)
(en colones)

2010 2009
INGRESOS % Variacin
Ingresos por Ventas 18.975.000 17.000.000 12%

Inventario Inicial 1.565.000 1.000.000 57%
Compras 8.667.681 8.100.000 7%
Devoluciones sobre Compras (229.600) (300.000) -23%
Inventario Final 2.150.000 1.565.000 37%
Costo de Mercadera Vedida (7.853.081) (7.235.000) 9%

Utilidad Bruta Operativa 11.121.919 9.765.000 14%

GASTOS
Gastos Operativos
Gastos Salarios Operat (2.770.000) (2.500.000) 11%
Gastos por Serv Publicos (494.000) (500.000) -1%
Gastos Deprec Vehiculos (46.667) (46.667) 0%
Gastos Deprec Mobil Of (33.333) (33.333) 0%
Gastos Deprec Edificios (22.500) (22.500) 0%
Total Gastos Operativos (3.366.500) (3.102.500) 9%
Gastos Salarios Admin (1.105.000) (1.000.000) 11%
Gastos por Seguros (50.000) (60.000) -17%
Total Gastos Administrativos (1.155.000) (1.060.000) 9%
Gastos Financieros
Gastos por Intereses (650.000) (100.000) 550%
Total Gastos Financieros (650.000) (100.000) 550%
Otros Ingresos
Ganancia venta Activos 500.000 0
Ingreso por Intereses 35.000 35.000 0%

Utlidad Neta, antes de Impuestos 6.485.419 5.537.500 17%
Impuesto sobre la Renta (30%) (1.945.626) (1.661.250) 17%
Utlidad Neta, despus de Impuestos 4.539.793 3.876.250 17%

98

1.8.4 Interpretacin y Anlisis del Estado de Cambios en el Patrimonio

El Sol S.A.
(en colones)

Capital Social,
acciones
Utilidades
Retenidas
Reserva
Legal
TOTAL
Saldos Al 01-set-10 3.500.000 1.398.790 700.000 5.598.790

38.500.000

4.539.793

4.539.793

(1.000.000)

(1.000.000)
Saldos Al 30-set-10 42.000.000 4.938.583 700.000 47.638.583
Porcentaje del Total Patrimonio 88% 10% 2% 100%

El Sol S.A.
(en colones)

Capital Social,
acciones
Utilidades
Retenidas
Reserva
Legal
TOTAL
Saldos Al 01-set-10 3.500.000 1.398.790 700.000 5.598.790

38.500.000

4.539.793

4.539.793

(1.000.000)

(1.000.000)
Saldos Al 30-set-10 42.000.000 4.938.583 700.000 47.638.583
Incremento (disminucin) en # de veces 11 3 0 8

99

1.8.5 Interpretacin y Anlisis del Balance General

El Sol S.A.
Balance General
Al 30-set-10 (con cifras comparativas del 2009)
(en colones)

2010 2009
ACTIVOS % Variacin
Activos Circulantes
Bancos 19.943.750 15.000.000 33%
Inversiones 2.500.000 4.000.000 -38%
Cuentas por Cobrar 10.488.435 8.000.000 31%
Intereses por Cobrar 25.000 25.000 0%
Gastos pag x adelantado 750.000 500.000 50%
Inventarios 2.150.000 1.565.000 37%
Total Activos Circulantes = 35.857.185 35.857.185 0%
Activos Fijos
Terreno 5.000.000 0
Edificios 15.000.000 0
Deprec. Acum. Edificios (22.500) 0

Edificios Neto 14.977.500 0
Vehculos 7.000.000 2.000.000 250%
Deprec. Acum. Vehculos (246.667) (246.667) 0%
Vehculos Neto 6.753.333 1.753.333 285%
Mobiliario y eq Oficina 4.000.000 500.000 700%
Deprec. Ac. Mob y eq Of (83.333) (83.333) 0%
Mobiliario y eq Oficina Neto 3.916.667 416.667 840%
Total Activos Fijos =

Activos Intangibles

Patentes 1.000.000 1.000.000 0%
Amotiz acum. Patentes (800.000) (800.000) 0%
Total Activos Intangibles = 200.000 200.000 0%

TOTAL ACTIVOS = 66.704.685 38.227.185 74%

Contina

100

PASIVOS Y PATRIMONIO
Pasivos
Pasivos Circulantes
Cuentas por pagar 12.500.822 18.000.000 -31%
Gastos por Pagar 900.300 1.000.000 -10%
Impuesto s/ Ventas x P 43.799 35.555 23%
Impuesto s/ Renta x Pagar 1.945.626 1.800.000 8%
Dividendos por Pagar 1.000.000
Retenc. y prov. laboral 675.555 500.000 35%
Total Pasivos Circulantes = 17.066.102 21.335.555 -20%
Documento por Pagar LP 2.000.000 11.000.000 -82%
Total Pasivos No Circulantes = 2.000.000 11.000.000 -82%

Total Pasivos = 19.066.102 32.335.555 -41%
Patrimonio
Capital Social, acciones 42.000.000 3.800.000 1005%
Utilidades Retenidas 4.938.583 2.091.630 136%
Reserva Legal 700.000

Total Patrimonio = 47.638.583 5.891.630 709%

TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO = 66.704.685 38.227.185 74%

101

1.8.6 Clculo e Interpretacin de Razones Financieras

La informacin contenida en los cuatro estados financieros bsicos es de mucha
importancia para varias partes interesadas que por lo regular necesitan tener medidas
relativas (principalmente razones, porcentajes y proporciones) de la eficiencia operativa
de la empresa. Aqu la palabra clave es relativas, porque el anlisis de los estados
financieros se basa en el uso de razones o valores relativos. El anlisis de las razones
financieras implica mtodos de clculo e interpretacin de razones financieras para
analizar y supervisar el desempeo de la empresa. Las fuentes bsicas de datos para el
anlisis de razones son el Estado de Resultados y el Balance General de la empresa.

A continuacin se detallan las razones financieras bajo las cuales se evalan los estados
financieros, ilustradas con el ejemplo de la empresa El Sol S.A.:

RAZONES DE LIQUIDEZ
La liquidez de una empresa se mide por su capacidad para satisfacer obligaciones a corto
plazo conforme se venzan. La liquidez se refiere a la solvencia de la posicin financiera
global de la empresa, la facilidad con la que paga sus facturas. Puesto que un indicador
comn para un desastre o quiebra financiera es la baja o decreciente liquidez, estas
razones financieras se ven como buenos indicadores lderes de problemas de flujo de
efectivo. Las dos medidas bsicas de liquidez son la razn del circulante y la razn rpida
(prueba del cido).

102

Razn del circulante
La razn del circulante, una de las razones financieras citadas ms comnmente, mide la
capacidad de la empresa para cumplir con sus deudas a corto plazo.
Activos Circulantes 35.857.185 2,10
Pasivos Circulantes 17.066.102

El resultado de 2,1 significa que la empresa cuenta a corto plazo con 2,1 para cada 1
coln que debe a corto plazo, este resultado es bastante bueno, de 2 en adelante es un
buen indicar, mientras ms alto, mejor.

Razn rpida (prueba del cido)
La razn rpida (prueba del cido) es similar a la razn del circulante, excepto que excluye
el inventario, el cual es, por lo general, el activo circulante menos lquido. La liquidez
generalmente baja del inventario es resultado de dos factores principales: 1) muchos tipos
de inventarios no se pueden vender con facilidad porque son artculos terminados
parcialmente, artculos para un propsito especial, etc, y 2) por lo comn, un inventario se
vende a crdito, es decir, se vuelve una cuenta por cobrar antes de convertirse en
efectivo.
Activos Circulantes - Inventario 33.707.185 1,98
Pasivos Circulantes 17.066.102

103

RAZONES DE ACTIVIDAD
Las razones de actividad miden la velocidad con la que varias cuentas se convierten en
ventas o efectivo, es decir, ingresos o egresos. Con respecto a las cuentas corrientes, las
medidas de liquidez por lo general son inadecuadas porque las diferencias en la
composicin de los activos y pasivos circulantes de una empresa pueden afectar
significativamente su liquidez "verdadera". Por consiguiente, es importante buscar ms
all de las medidas de liquidez total y evaluar la actividad (liquidez) de cuentas corrientes
especficas. Para medir la actividad de las cuentas corrientes ms importantes hay varias
razones, entre las cuales estn los inventarios, las cuentas por cobrar y las cuentas por
pagar. Tambin se puede evaluar la eficiencia con la que se usen los activos totales.

Rotacin de inventario
Por lo general, la rotacin de inventario mide la actividad, o liquidez, del inventario de una
empresa.
Costo de ventas 7.853.081 3,65
Inventario 2.150.000

O sea, el inventario rota 3,65 veces al ao, muy bajo para ser una empresa de venta de
equipos de cmputo. Mientras ms mejor. Hay que tener en cuenta que la rotacin de
inventario va a variar dependiendo del tipo de inventario, por supuesto no va a ser igual
en una empresa de venta de abarrotes, que en una de venta de aviones.

104

Periodo promedio de cobranza
El perodo promedio de cobranza, o periodo promedio de cuentas por cobrar, es muy til
para evaluar las polticas de crdito y cobranza. Se obtiene dividiendo el saldo de las
cuentas por cobrar entre el promedio de ventas diarias.
Cuentas por Cobrar 10.488.435 198,99
Ventas anuales / 360 52.708

La empresa cobra sus cuentas en un promedio de 198 das, sin duda un fracaso rotundo
en el proceso de cobro, probablemente deben estar en litigios o cobros judiciales.

Periodo promedio de pago
El periodo promedio de pago, o periodo promedio de cuentas por pagar, se calcula de la
misma manera que el periodo promedio de cobranza.
Cuentas por Pagar 12.500.822 519,20
Compras anuales / 360 24.077

La empresa paga sus cuentas en un promedio de 519 das, sin duda un fracaso rotundo en
el proceso de pago, probablemente debe tener demandas pendientes y esto provoca un
peso alto en el promedio, adems como el proceso de cobro es psimo, igualmente no
tienen fondos para pagar sus cuentas.

105

Rotacin de Activos Totales
La rotacin de activos totales indica la eficiencia con que la empresa utiliza sus activos
para generar ventas.
Ventas 18.975.000 0,28
Activos Totales 66.704.685

Quiere decir que la empresa genera 0,28 de ventas por cada 1 de activos que posee. Es
muy baja, por lo menos se busca vender 1 por cada 1 de activos que se tiene.

RAZONES DE DEUDA
La posicin de deuda de una empresa indica la cantidad de dinero de otras personas que
se ha estado utilizando para generar ganancias. En general, el analista financiero est ms
interesado en las deudas a largo plazo, puesto que stas comprometen a la empresa a una
serie de pagos durante un periodo largo. Puesto que se tienen que satisfacer los derechos
de los acreedores antes de que se distribuyan las ganancias a los accionistas, los
accionistas actuales y prospectos estn muy atentos a la capacidad de la empresa para
liquidar sus deudas. A los prestamistas tambin les interesa el monto de la deuda de la
empresa. Desde luego, la administracin tambin se debe interesar por el
endeudamiento.

En general, cuanto mayor es la deuda que una empresa utiliza en relacin con sus activos
totales, mayor es el apalancamiento financiero. El apalancamiento financiero es el
aumento del riesgo y rendimiento introducidos a travs del uso de financiamiento de
costo fijo, como deuda y acciones preferentes. Entre ms deuda de costo fijo emplee una
empresa, mayores sern su riesgo y rendimiento esperados.

106

Razn de deuda
La razn de deuda mide la proporcin de activos totales financiados por los acreedores de
la empresa. Cuanto ms alta es esta razn, mayor es la cantidad de dinero de otras
personas que se est usando para generar ganancias.
Pasivos Totales 19.066.102 0,29

Quiere decir que el 29% de los activos de la empresa son financiados por acreedores. Est
bastante bien, lo mejor es que est por debajo de 35%, si llega a 50% o superior, significa
que la empresa tiene un gran riesgo y compromiso a largo plazo, para hacerle frente a sus
deudas.

Razn de la capacidad de pago de intereses
La razn de la capacidad de pago de intereses, a veces conocida como razn de cobertura
de inters, mide la capacidad de la empresa para hacer pagos contractuales de intereses.
Cuanto mayor es su valor, ms capacidad tiene la empresa para cumplir con sus
obligaciones de intereses.
Utilidad antes de Intereses e Impuestos 5.835.419 8,98
Intereses 650.000

La empresa cuenta con 8,98 por cada 1 de intereses que debe pagar. Est muy bien.

107

Razn de cobertura de pagos fijos
La razn de cobertura de pagos fijos mide la capacidad de la empresa de cumplir con sus
obligaciones de pagos fijos, como intereses y principal de un prstamo, pagos de
arrendamiento y dividendos de acciones preferentes. Al igual que en la razn de la
capacidad de pago de intereses, cuanto ms alto sea el valor, mejor.
Utilidad antes de Intereses e Impuestos + Arrendamientos
Intereses + Arrendamientos + ((Pagos principal + dividendos acc pref ) * (1 / (1 - tasa renta)))

RAZONES DE RENTABILIDAD
Existen muchas medidas de rentabilidad. Como grupo, estas medidas facilitan a los
analistas la evaluacin de las utilidades de la empresa respecto de un nivel dado de
ventas, de un nivel cierto de activos o de la inversin del propietario. Sin ganancias, una
empresa no podra atraer capital externo. Los propietarios, acreedores y la
administracin, ponen mucha atencin al impulso de las utilidades por la gran importancia
que se ha dado a stas en el mercado.

Margen de utilidad bruta
El margen de utilidad bruta mide el porcentaje de cada coln de ventas que queda
despus de que la empresa ha pagado todos sus productos. Cuanto ms alto es el margen
de utilidad bruta (es decir, cuanto ms bajo es el costo relativo del costo de ventas),
mejor.
O sea una utilidad bruta del 59%.

Ventas - Costo de Ventas 11.121.919 0,59
Ventas 18.975.000

108

Margen de utilidad operativa
El margen de utilidad operativa mide el porcentaje de cada coln de ventas que queda
despus de deducir todos los costos y gastos que no son intereses, impuestos y
dividendos de acciones preferentes. Representa las "utilidades puras" ganadas por cada
coln de ventas. La utilidad operativa es "pura" porque mide solamente las ganancias
obtenidas por operaciones sin tomar en cuenta intereses, impuestos y dividendos de
acciones preferentes. Se prefiere un margen de utilidad operativa alto.
Utilidad Operativa 6.985.419 0,37
Ventas 18.975.000

O sea, una utilidad operativa del 37% sobre ventas.

Margen de utilidad neta
El margen de utilidad neta mide el porcentaje de cada coln de ventas que queda despus
de que se han deducido todos los costos y gastos, incluyendo intereses, impuestos y
dividendos de acciones preferentes. Cuanto ms alto sea el margen de utilidad neta de la
empresa, mejor.
Utilidad Neta 4.539.793 0,24
Ventas 18.975.000

O sea, una utilidad neta del 24% sobre ventas.

109

Utilidades por accin
Por lo general, las utilidades por accin (UPA, o EPS, por sus siglas en ingls) de la empresa
interesan a los accionistas actuales y prospectos as como a la administracin. Como lo
observamos anteriormente, las EPS representan la cantidad monetaria obtenida durante
el periodo por cada accin ordinaria en circulacin.
Utilidades disponibles para los accionistas comunes 4.539.793 108,09
# de acciones en circulacin 42.000

Para un supuesto de 42.000 acciones en circulacin de 1.000 cada una, la empresa
genera 108,09 por cada accin.

Rendimiento sobre activos
El rendimiento sobre activos (RSA, o ROA, por sus siglas en ingls), tambin conocido
como rendimiento sobre la inversin (RSI, o ROI, por sus siglas en ingls), mide la
efectividad TOTAL de la administracin en la generacin de utilidades con sus activos
disponibles. Cuanto ms alto sea el rendimiento de los activos, mejor.

La empresa genera 0,07 de utilidad disponible para los accionistas comunes, por cada 1
que tiene. Es muy bajo.

110

Rendimiento sobre capital
El rendimiento sobre capital (RSC, o ROE, por sus siglas en ingls) mide el rendimiento
obtenido sobre la inversin de los accionistas de la empresa. En general, cuanto ms alto
es este rendimiento, es mejor para los propietarios.
Capital en acciones ordinarias 42.000.000

La empresa genera 0,11 en utilidades para los accionistas comunes por cada 1 de
capital invertido por los accionistas comunes.

2. CAPTULO II
CONTROL Y MANEJO
TRIBUTARIO

Objetivos:
Conocer las Declaraciones Tributarias que
generalmente deben presentar las empresas en C.R
Describir la manera correcta para elaborar las
Declaraciones Tributarias
Concientizar a las empresa sobre la importancia de
la Declaracin Tributaria Oportuna y Correcta.
CAPTULO II -
CONTROL Y MANEJO
TRIBUTARIO
Conocer las Declaraciones Tributarias que
generalmente deben presentar las empresas en C.R
Describir la manera correcta para elaborar las
Declaraciones Tributarias
Concientizar a las empresa sobre la importancia de
la Declaracin Tributaria Oportuna y Correcta.
111

112

2.1 PREPARACIN DE INFORMACIN FINANCIERA PARA EFECTOS
TRIBUTARIOS

La presentacin de declaraciones y obligaciones tributarias debe ser oportuna, por ello
hay que preparar la informacin financiera necesaria para completar las distintas
declaraciones tributarias.

En este manual parte del hecho de que la empresa es una pequea o mediana empresa,
que debe presentar las 2 declaraciones bsicas; la D-104: Declaracin Jurada del
Impuesto General sobre las Ventas y la D-101: Declaracin Jurada del Impuesto sobre la
Renta, Adems de la declaracin informativa de Compras, Ventas y Gastos Especficos.

2.1.1 Reporte de Ventas y Compras Mensuales

Mensualmente se debe generar un informe mensual del total de:

- Ventas por Exportaciones
- Ventas Exentas
- Ventas Gravadas
- Importaciones Exentas
- Importaciones Gravadas
- Compras y Servicios Exentos
- Compras y Servicios Gravados

Este reporte es necesario para preparar la D-104: Declaracin Jurada del Impuesto
General sobre las Ventas.

113

2.1.2 Reporte de Ventas y Compras por Cliente y Proveedor, respectivamente

Se debe generar anualmente (por cada periodo fiscal, del 01 octubre del ao anterior al 30
setiembre del ao actual) un reporte de ventas por cada cliente, y de compras por cada
proveedor, para fines de presentar la D-151: Declaracin Anual Resumen de Clientes,
Proveedores y Gastos Especficos.

2.1.3 Determinar Gastos No Deducibles, e Ingresos No Gravables

La Declaracin de Renta se basa en el Estado de Resultados de la empresa, ya que el
objetivo es determinar la renta o utilidad generada por la empresa. Pero hay que tener en
cuenta que segn la Ley 7092, del Impuesto sobre la renta, hay Gastos que se encuentran
en el estado de resultados, que son No Deducibles, e Ingresos que No son Gravables, esto
quiere decir que hay que conocer estas partidas que hay que ajustarle al estado de
resultados, para generar los resultados ajustados para efectos de la declaracin de
Impuestos sobre Renta.

La frmula para generar la utilidad ajustada es la siguiente:

Utilidad Neta del periodo (segn Estado de Resultados):
(+) Gastos No Deducibles
(-) Ingresos No Gravables
(-) Gastos no incluidos
(+) Ingresos no incluidos
= Utilidad Ajustada para Declaracin de Renta

114

Los Gastos No Deducibles se describen en el Artculo #9 de la Ley del Impuesto sobre la
Renta:

Artculo 9o.- Gastos no deducibles.
No son deducibles de la renta bruta:
a) El valor de las mejoras permanentes hechas a los activos y construcciones y, en
general, de todas aquellas erogaciones capitalizables, incluidas las inversiones.
b) Los costos o gastos que no hayan tenido su origen en el negocio, actividad u
operacin que d lugar a rentas gravadas, as como las erogaciones similares
vinculadas con rentas gravadas que no estn respaldadas por la documentacin
correspondiente o que no se refieran al periodo fiscal que se liquida.
c) Los impuestos sobre la renta, y sobre las ventas, el impuesto selectivo de
consumo y los impuestos especficos de consumo y las tasas especiales que sobre
stos se fijen, cuando las personas fsicas o jurdicas sean contribuyentes de tales
impuestos, lo mismo que los recargos, multas e intereses pagados sobre cualquier
tributo o por facilidades de pago concedidas sobre deudas tributarias.
ch) Las utilidades, participaciones sociales o dividendos, pagados o acreditados a
socios, accionistas, dueos de empresas o personas fsicas que tributen de
acuerdo con esta ley.
d) Los gastos e impuestos ocasionados en el exterior, salvo los expresamente
autorizados por esta ley.
e) Los gastos en inversiones de lujo o de recreo personal. Cuando estas
inversiones estn confundidas con las actividades lucrativas, se debern llevar
cuentas separadas para determinar los resultados de una y de otra clase de
operaciones, a fin de que puedan deducirse las que se refieran a estas ltimas
actividades.
f) Lo pagado por la compra de derechos de llave, marcas de fbrica o de comercio,
procedimientos de fabricacin, derechos de propiedad intelectual, de frmulas de
otros activos intangibles similares, as como lo pagado por concepto de las
indemnizaciones a que se refiere la ley No.4684 del 30 de noviembre de 1970 y
sus modificaciones.
g) Las retenciones, los pagos o cuenta y parciales efectuados de acuerdo con esta
ley.
h) No son deducibles de la renta bruta:
1. Las remuneraciones no sometidas al rgimen de cotizacin de la Caja
Costarricense de Seguro Social.
2. Los obsequios y regalas o donaciones hechas a los socios o a parientes
consanguneos o afines.
3. Los gastos de subsistencia del contribuyente y de su familia.
115

4. Los intereses de capital y las obligaciones o prstamos que las empresas
individuales de responsabilidad limitada y los empresarios individuales se
asignen a s mismos, a sus cnyuges, a sus hijos y a sus parientes, hasta
el tercer grado de consanguinidad.
i) Las prdidas de capital producidas en virtud de traspasos, a cualquier ttulo, de
bienes muebles o inmuebles, con excepcin de lo dispuesto en el inciso f), prrafo
cuarto (1) del artculo 8o.
(1)Nota: Con la ltima reforma introducida al inciso f) del artculo 8 ahora se trata
del prrafo tercero.
j) Cualquier otra erogacin que no est vinculadas con la obtencin de rentas
gravables.

Por otro lado, los Ingresos No Gravables se describen en el artculo #6 de la Ley del
Impuesto de Renta:

Artculo 6o. Exclusiones de la renta bruta.
No forman parte de la renta bruta:
a) Los aportes de capital social en dinero o en especie.
b) Las revaluaciones de activos fijos. No obstante, tratndose de activos fijos
depreciables, el valor de la revaluacin aceptada por la Administracin Tributaria
ser considerado para efectos de establecer las cuotas de depreciacin
correspondiente.
c) La utilidades, dividendos, participaciones sociales y cualquier otra forma de
distribucin de beneficios, pagados o acreditados a los contribuyentes a que se
refiere el artculo 2o. de esta ley.
ch) Las rentas generadas en virtud de contratos, convenios o negociaciones sobre
bienes o capitales localizados en el exterior, aunque se hubieren celebrado y
ejecutado total o parcialmente en el pas.
d) Las ganancias de capital obtenidas en virtud de traspasos de bienes muebles e
inmuebles, a cualquier ttulo, siempre que los ingresos de aquellas no constituyan
una actividad habitual, en cuyo caso se deber tributar de acuerdo con las normas
generales de la ley.
Para los efectos de esta ley, por habitualidad, ha de entenderse la actividad a la
que se dedica una persona o empresa, de manera principal y predominante y que
ejecute en forma pblica y frecuente, y a la que dedica la mayor parte del tiempo
(*)
*Ley 7097 Alcance 25 Gaceta 166, 1o. Set. 1988.
116

e) Para los efectos del impuesto que grava los ingreso recibidos o puestos a
disposicin de personas fsicas domiciliadas en el pas, no se considerarn
ingresos afectos a este impuesto, las herencias, los legados y los bienes
gananciales.
f) Los premios de las loteras nacionales.
g) Las donaciones, conforme con lo establecido en el inciso q) del artculo 8o.

2.1.4 Clculo de Impuestos Aduaneros

Los impuestos aduaneros son cobrados por la Aduana en el momento que se importan
mercancas. Los impuestos y sus frmulas de clculos son las siguientes:

Valor Aduanero (CIF) = Costo + Seguro + Flete
DAI CIF * %
Selectivo Consumo (CIF + DAI) * %
Ley 6946 CIF * 1%
IDA (CIF + DAI + SC + Ley 6949) * %
IFAM (CIF + DAI + SC + Ley 6949 + IDA) * %
Impuesto ventas (CIF + DAI + SC + Ley 6949 + IDA + IFAM) * 13%

A continuacin se muestra un ejemplo de clculo de los impuestos aduaneros:

117

CASO PRCTICO DE IMPUESTOS ADUANEROS
EL RAYO S.A.
La empresa EL RAYO S.A solicita la siguiente mercadera a la empresa FOOD
COMPANY con domicilio en Miami, USA:
75 cajas de 24 unidades de Cervezas de Malta que tienen un valor de $ 4 la docena de
unidades
1.000 cajas de cigarrillos que tienen un valor de $0,40 la caja
Para el pago de esta mercadera se abri hoy 05-04-2007 una cobranza con el Banco
de Costa Rica a 45 das por $ 1.000; el Banco cobr $20 en efectivo de comisiones y el
tipo de cambio era de 1$ = 520,60 al abrirse la cobranza. La venta fue F.O.B y la
empresa encargada del transporte del contenedor es CHIQUITA BANANA la cual
traer la mercadera por va martima hasta puerto Limn y cobra $150 el 07-04-2007
cuando el tipo de cambio era 1$ = 520,70
El seguro por el transporte de la mercadera est a cargo del empresa INSURANCE
CO., la cual cobra $50 el 08-04-2007 cuando el tipo de cambio era de 1 $ = 520,65,
los cuales se cancelaron al contado. El 30-04-2007 es la fecha del cierre mensual y el
tipo de cambio es 1$ = 520,68
El 25-05-2007 lleg la mercadera a Limn y fue desalmacenada del Barco por la
Agencia Aduanal AEROMAR S.A., la cual nos enva una factura con fecha 28-05-2007
en la cual cobra por los servicios la suma de 80.000 ms impuesto de ventas del 13%.
As como el valor total de los impuestos de aduana y otros gastos por 64.000. Por el
transporte de la mercadera de la Aduana a las bodegas de la empresa se pag
25.000 el 29-05-2007. Las mercaderas importadas pagan los siguientes impuestos:
Cerveza de Malta: DAI- 14%. SC 10%, Ley 6946, IDA-5%. IFAM- 10% Impuesto de
ventas 13% Sin recargo.
Cigarrillos: DAI- 40%, SC- 50%, Ley 6946, IDA- 2,5%. Impuesto de ventas- 13% sin
recargo.

118

SOLUCIN:

Costo $ Flete Seguro
Valor
Aduanero $
Gastos Agencia Ad.
Otros Gastos

Cervezas $ 600 $ 90 $ 30 $ 720 $ 86.400 83.729,70
Cajas de
Cigarros $ 400 $ 60 $ 20 $ 480 $ 57.600 55.820,00
Total $ 1.000 $ 150 $ 50 $ 1.200 144.000,00 139.549,70
Tipo Cambio 520,6 520,7 520,65
Impuesto
Ventas

10.400,00

Clculos
anteriores:

Costo $ Flete Seguro
Valor
Aduanero $
Gastos Agencia Ad.
Cervezas =((75*24)/12)*4 =(600/1000)*150 =(600/1000)*50 Cos+Fle+Seg =(600/1000)*144000
Cajas de
Cigarros =1000*0,4 =(400/1000)*150 =(400/1000)*50 Cos+Fle+Seg =(400/1000)*144000

Imp. Ventas

80.000*13%

Cervezas
Cajas de
Cigarros

$ T.C. $ T.C.
CIF $ Aduanas $ 720 520,75 374.940,00 $ 480 520,75 249.960,00

DAI

14% 52.491,60 40% 99.984,00
Selectivo Consumo 10% 42.743,16 50% 174.972,00
Ley 6946

1% 3.749,40 1% 2.499,60
IDA

5% 23.696,21 2,50% 13.185,39
IFAM

10% 49.762,04 0% 0,00
Impuesto ventas

13% 71.159,71 13% 70.278,13
Total Impuestos

243.602,12

360.919,12
Impuesto ventas

-71.159,71

-70.278,13
Valor Factura $ 600 520,6 312.360,00 $ 400 520,6 208.240,00
Otros Gastos 83.729,70 55.820,00
Gastos Agencia

$ 86.400

$ 57.600
Total

654.932,10

612.300,99

119

2.2 ELABORACIN Y PRESENTACIN DE DECLARACIONES
TRIBUTARIAS

A continuacin se presentan las principales 3 declaraciones que deben presentar las
empresas en Costa Rica:

2.2.1 Elaboracin y Presentacin de la D-104 Declaracin Jurada del Impuesto
sobre las Ventas

Esta declaracin se debe presentar mensualmente, antes de los 15 das posteriores al
ltimo da del mes, o sea, el da 15 del mes siguiente.

Esta declaracin tiene como objetivo determinar y pagar el impuesto de ventas que se
recaud durante el mes, el cual surge de la diferencia entre el impuesto sobre ventas
cobrado en facturas de ventas, menos el monto de impuestos sobre ventas pagado en
facturas de compra, siempre y cuando no hayamos sido los clientes finales de las
mercancas. Si dicha diferencia es positiva, determina el monto a pagar a tributacin,
pero, si por el contrario, la diferencia es negativa, determina un saldo a favor de la
empresa, el cual puede utilizar posteriormente como pago de alguna obligacin tributaria.

La declaracin es la siguiente:

120

121

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO D-104
DECLARACIN JURADA DEL IMPUESTO GENERAL SOBRE LAS VENTAS
RGIMEN TRADICIONAL

RECOMENDACIONES GENERALES:
1) En el formulario D-104 declaran tanto las personas fsicas como jurdicas.
2) Complete el formulario preferiblemente a mquina y adhiera la etiqueta identificativa que puede retirar
en la Administracin Tributaria de su localidad.
3) No escriba sobre los espacios sombreados en color celeste
4) No tache ni realice correcciones en su llenado.
5) No incluya decimales en ninguno de los montos.
6) No presente hojas adicionales o anexos al formulario.

AQU DEBE IR EL FORMULARIO D-104 ADJUNTO.
IDENTIFIQUE LAS CASILLAS EN EL FORMATO DEL EJEMPLO Y SIGA LAS INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO.

DETALLE Y No. DE CASILLA COMPLETE LAS CASILLAS Y ANOTE LO QUE SE INDICA:
Perodo 2 Anote el mes y ao que corresponde
Cdigo Administracin 3 No es necesario llenar este espacio
Cdula 4 Anote su nmero de cdula de persona fsica o persona
jurdica como aparece en su identificacin. Si usted es
extranjero, consigne el nmero que le otorg la
Administracin Tributaria, si no lo tiene, solicite su registro
mediante el formulario D-140.
Nmero de declaracin que corrige 5 Si va a rectificar, indique en esta casilla el nmero que
aparece en la casilla No. 1 de la declaracin incorrecta.
Nombre, razn o denominacin
social
6 Anote su nombre y apellidos si es persona fsica y la razn o
denominacin social completa si es una sociedad.
I. VENTAS DEL PERODO
Ventas por exportaciones 20 Indique el valor neto de ventas por exportacin de
mercancas; es decir, el total de ventas de exportacin de
mercancas menos las devoluciones sobre ventas de
exportacin ms las notas de dbito emitidas.
Artculos 9 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas
y 6 de su reglamento.
Ventas exentas y autorizadas sin
impuesto
21 Indique el valor neto de ventas de mercancas exentas; es
decir el total de ventas de mercancas exentas menos las
devoluciones sobre las ventas exentas. El valor total neto
de las ventas autorizadas sin impuesto; es decir, el monto
total de las ventas autorizadas sin impuesto menos las
notas de crdito ms las notas de dbito por correcciones a
las facturas emitidas.
y 4, 5, 27 y 28 de su reglamento.
Ventas gravadas 22 Indique el valor neto de las ventas de mercancas gravadas
y/o servicios gravados; es decir, el valor total de las ventas
de mercancas gravadas y/o servicios gravados menos las
devoluciones sobre ventas y notas de crdito, ms el valor
de las mercancas o servicios para uso o consumo personal
del contribuyente y el total de las notas de dbito emitidas
a los clientes. No debe incluir los cargos financieros ni
excluir los descuentos por pronto pago.
122

Artculos 1, 2, 3 y 11 de la Ley del Impuesto General sobre
las Ventas y 2, 3 y 17 de su reglamento. En caso de que se
trate de ventas por servicios, artculo 12 de la Ley del
Impuesto General sobre las Ventas.
Otros rubros a incluir en la base
imponible
23 Debe incluirse todos aquellos montos que se adicionan a la
base imponible, nicamente para el cobro del impuesto a
nivel de fbrica y mayoristas.
Artculos 11 de la Ley del Impuesto General sobre las
Ventas y 26 de su reglamento.
Base imponible 24 Sume las casillas No. 22 y No. 23
II. COMPRAS E IMPORTACIONES
Importaciones exentas y autorizadas
sin impuesto
25 Anote la suma de: el valor total de las importaciones de
mercancas exentas del impuesto de ventas. El valor total
de las importaciones autorizadas sin el pago del impuesto.
El valor total de las notas de dbito de los proveedores del
exterior.
y 4, 5 de su reglamento. Artculos 27 y 28 para las ventas
autorizadas sin impuesto.
Importaciones gravadas 26 Anote el valor total de importaciones de mercancas
gravadas del perodo (monto neto, una vez deducidos los
descuentos aceptados en las prcticas comerciales),
incluyendo la mercanca retirada para el uso personal. El
total anotado en esta casilla NO DEBE TENER EL IMPUESTO
DE VENTAS INCLUIDO. Si usted es fabricante inscrito en
impuesto de consumo, el total anotado en esta casilla NO
DEBE TENER EL IMPUESTO SELECTIVO DE CONSUMO NI DE
VENTAS.
Artculos 1, 2, 13 de la Ley del Impuesto General sobre las
Ventas y 2, 3 y 19 de su reglamento.
Compras y servicios exentos y
autorizados sin impuesto
(Nacionales)
27 Anote el monto total por compras efectuadas en el pas de
mercancas exentas y autorizadas sin impuesto y servicios
no gravados, considerando las correcciones
correspondientes (devoluciones y otros).
Artculos 27 y 28 del reglamento de la Ley del Impuesto
General sobre las Ventas.
Compras y servicios gravados
(Nacionales)
28 Anote el monto total de compras realizadas en el pas de
mercancas y prestacin de servicios gravados considerando
las correcciones correspondientes (devoluciones y otros).
III. DETERMINACIN DEL IMPUESTO
Impuesto generado por operaciones
gravadas
29 Indique el resultado de multiplicar el monto de la casilla No.
24 por la tarifa del impuesto, sea el 13%.
Crdito por importaciones 30 Indique la suma del impuesto de ventas pagado que
aparece en las plizas de importacin.
Crdito por compras y servicios
nacionales
31 Indique la suma del impuesto de ventas pagado en las
facturas (debidamente autorizadas) de compras a los
proveedores locales de mercancas y servicios gravados.
Recuerde que slo se reconoce el crdito cuando el
impuesto aparece por separado en las facturas o
comprobantes autorizados.
123

Total crditos 32 Sume la casilla No. 30 y la No. 31.
Impuesto neto del perodo 33 Esta casilla se debe llenar nicamente si la casilla No. 29
menos los crditos (casilla No. 32) es mayor a cero.
Saldo a favor de este perodo 34 Esta casilla se debe llenar nicamente si la casilla No. 32 es
mayor que el monto del impuesto (casilla No. 29).
Saldo a favor de perodos anteriores 35 nicamente se llena si est tomando una parte o la
totalidad del saldo a favor de perodos anteriores para
pagar el impuesto. En esta casilla debe indicar el monto
que utilizar para esos efectos.
Subtotal Impuesto 37 Anote el resultado de restar al impuesto neto (casilla 33), el
monto del saldo a favor de perodos anteriores que utilizar
en la casilla 35 para pagar el impuesto, si es mayor que
cero.
Retenciones pago a cuenta (Ley de
Contingencia Fiscal)
39 Anote el monto correspondiente a las retenciones
efectuadas por concepto de los pagos con tarjetas de
crdito o dbito.
Impuesto del perodo 40 En esta casilla se debe anotar el resultado correspondiente
de restar a la casilla 37 la casilla 39.
IV. LIQUIDACIN DEUDA TRIBUTARIA
Nmero de compensacin 75
77
Si el formulario contiene estas casillas, no deben llenarse.
Monto pendiente de aprobacin 76 Si el formulario contiene esta casilla, no debe llenarse.
Monto pendiente de aprobacin 78 Si el formulario que est utilizando contiene esta casilla y
usted posee un saldo a favor, anote en ella el monto con el
cual va a compensar.
Impuesto a pagar 79 Si el formulario que est utilizando contiene esta casilla,
anote el monto de la diferencia de restarle a la casilla No.
40 la casilla 78.
Intereses 82 Si usted paga el impuesto despus del plazo establecido se
genera la obligacin de pagar un inters.
La tasa de inters vara aproximadamente cada 6 meses,
consltela en nuestra pgina web, en el sitio: Informacin
tributaria.
Total deuda tributaria 83 Indique el resultado de sumar a la casilla No. 79 la No. 82.
Solicito compensar con crdito a mi
favor por el monto de:
84 Si usted posee un saldo a favor, anote en esta casilla el
monto con el cual va a compensar.
Total deuda a pagar 85 Indique en esta casilla el monto de la deuda por pagar.
Pago en efectivo 89 Anote el monto del pago.
Pago y nmero de cheque 90
91
Anote el monto del pago y el nmero del cheque. Al cheque
debe tachrsele la indicacin de o al portador y girarse a
nombre de la entidad recaudadora autorizada donde va a
pagar. En el dorso del cheque debe anotarse: el No. de
formulario, nombre del contribuyente, N de cdula, tipo de
impuesto, N de telfono y de fax. Recuerde que el cheque
estar sujeto a comprobacin.
Pago y cantidad de CAT 92
93
Anote el monto que va a pagar y la cantidad de certificados
de abono tributario con los que va a realizar el pago.
Pago y cantidad de CAF 94
95
Estas casillas no deben llenarse.
Total pagado 96 Anote el total pagado. Sume las casillas Nos. 89, 90 y 92.
124

2.2.2 Elaboracin y Presentacin de la D-101 Declaracin Jurada del Impuesto
sobre la Renta (Debe presentarse hasta el 15-dic de cada ao)

125

Las instrucciones para completar esta declaracin son las siguientes:

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO D-101
DECLARACIN JURADA DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA

RECOMENDACIONES GENERALES:

1) En el formulario D-101 (versin 2) declaran tanto las personas fsicas como jurdicas.
2) Complete el formulario preferiblemente a mquina y adhiera la etiqueta identificativa que puede retirar en la
Administracin Tributaria de su localidad.
3) No escriba sobre los espacios sombreados.
4) No se permiten tachones ni borrones.
5) No incluya decimales en ninguno de los montos.
6) No agregue hojas al formulario.

AQU DEBE IR EL FORMULARIO D-101 (versin 2) QUE SE ADJUNTA.

UBQUESE EN LAS CASILLAS DEL FORMULARIO Y SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO.

Detalle y N de casilla Complete las casillas y anote lo que se indica:
Perodo 2 Anote el perodo al que corresponde la declaracin.
Cdigo de la Administracin Tributaria 3 Este dato no es necesario que lo indique.
Cdula 4 Anote el nmero tal y como aparece en la cdula de persona fsica o
jurdica. Si es extranjero, consigne el nmero que le otorg la
Administracin Tributaria; si no lo tiene, solicite su registro mediante
el formulario D-140.
Nmero de declaracin que corrige 5 Este espacio debe completarlo si la declaracin que va a presentar
corrige una declaracin presentada. El nmero que debe indicar es el
que aparece preimpreso en la casilla No. 1 de la declaracin
incorrecta.
Nombre, razn o denominacin social 6 Anote su nombre y apellidos si es persona fsica y la razn o
denominacin social completa si es una sociedad.
DETERMINACIN DE LA OBLIGACIN TRIBUTARIA
I. ACTIVOS Y PASIVOS
Efectivo, bancos, inversiones transitorias, documentos
y cuentas por cobrar.

Acciones y aportes en sociedades.
20

21
Indique el total de cada una de las cuentas indicadas, que aparecen
en sus registros contables a la fecha del cierre del perodo fiscal.
Anote las cifras que corresponda de acuerdo con el Balance de
Situacin a la fecha de cierre del perodo fiscal.
Inventarios 22 Indique el total del inventario que aparece en sus registros contables
a la fecha del cierre del perodo fiscal. Si usted es fabricante sume los
inventarios de materia prima, productos en proceso y productos
terminados.
Activos fijos 23 Sume las partidas que componen el activo fijo y reste la depreciacin,
amortizacin y agotamiento, segn sea el caso, a la fecha de cierre
del perodo fiscal.
Total activo neto 24 Sume las casillas del No. 20 al No. 23.
Total pasivos 25 Consigne el total de la suma de las partidas que componen el pasivo a
la fecha de cierre del perodo fiscal.
Capital neto 26 Rstele a la casilla No. 24 la No. 25.
Si es una sociedad, esta casilla es la que usted debe utilizar para el
126

clculo del Timbre de Educacin y Cultura que se paga en los meses
de febrero y marzo, de acuerdo con los siguientes rangos:
TARIFA
CONCEPTO TARIFA
Por el acto de inscripcin o cualquier
otro acto registrable 750,00
Sobre el capital neto:
Rango segn el capital neto Monto por pagar
Por un capital neto de hasta 250.000 750,00
De ms de 250,000 hasta 1.000.000 3.000,00
De ms de 1.000.000 hasta 2.000.000 6.000,00
De ms de 2.000.000 en adelante. 9.000,00
Ley N 5923 de 18 de agosto de 1976 y sus reformas.
II. INGRESOS
Ventas de bienes y servicios excepto los servicios
profesionales
27 Al valor total de las ventas de mercancas reste las devoluciones y
descuentos sobre ventas y sume las notas de dbito por correcciones
a las facturas emitidas. Adicione el monto de los servicios prestados
que no sean servicios profesionales.
Servicios profesionales y honorarios 28 Al valor total de los ingresos por servicios profesionales y honorarios
reste las notas de crdito y sume las notas de dbito por
correcciones a las facturas emitidas.
Comisiones 29 Al valor total de los ingresos por comisiones reste las notas de crdito
y sume las notas de dbito por correcciones a las facturas emitidas.
Intereses y rendimientos financieros 30 Al valor total de los ingresos por intereses y rendimientos financieros
reste las notas de crdito y sume las notas de dbito por correcciones
a las facturas emitidas.
Dividendos y participaciones 31 Anote el monto total de los dividendos y participaciones sociales
recibidas.
Alquileres 32 Anote el ingreso total recibido por alquileres.
Otros ingresos diferentes a los anteriores 33 Sume todos los ingresos no especificados anteriormente y consigne
el total.
Ingresos no gravables 34 Anote el total de ingresos no gravables incluidos en las casillas
anteriores.
Total renta bruta. 35 Sume las casillas del No. 27 al No. 33 y reste la casilla No. 34
III. COSTOS, GASTOS Y DEDUCCIONES.
Inventario inicial 36 Anote el valor total del inventario inicial que aparece en su Estado de
Resultados como inventario final del perodo fiscal anterior. SI USTED
ES FABRICANTE NO LLENE ESTA CASILLA.
Compras 37 Anote el valor total de las compras que aparece en su Estado de
Resultados a la fecha de cierre del perodo fiscal vigente. Si usted es
fabricante NO LLENE ESTA CASILLA.
Inventario final 38 Anote el valor total del inventario final que aparece en su Estado de
Resultados a la fecha de cierre del perodo fiscal vigente. Si usted es
fabricante NO LLENE ESTA CASILLA.
Costo de ventas 39 Anote el valor total del costo de ventas que aparece en su Estado de
Resultados a la fecha del perodo fiscal vigente. Si usted ES
FABRICANTE S DEBE LLENAR ESTA CASILLA, pero sin anotar ningn
monto en las casillas de la No. 36 a la No. 38.

Intereses y gastos financieros 40 Indique el total de los intereses y gastos financieros del perodo.
127

Artculos 8 inciso d) de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 inciso
e) de su reglamento.
Gastos de ventas y administrativos 41 Indique el total de los gastos de ventas y administrativos del perodo.
Artculos 8 de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 de su
reglamento.
Depreciaciones, amortizacin y agotamiento 42 Indique el total de los gastos por depreciacin, amortizacin y
agotamiento del perodo.
Artculos 8 inciso f) y h) de la Ley del impuesto sobre la Renta, 12
inciso h) de su reglamento y Anexo No. 1 De la depreciacin,
agotamiento y amortizaciones.
Aporte a regmenes voluntarios de pensiones
complementarias (mximo 10% de la renta bruta, art.
71 Ley 7983).
43 Si es persona fsica con actividad lucrativa, anote el monto del aporte
a planes de pensiones complementarias, que no supere el 10% del
ingreso bruto anual.

Otros costos, gastos y deducciones permitidos por ley 44 Anote el monto total de otros costos, gastos y deducciones
permitidos por ley.
Artculos 8 de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 de su
reglamento.
Si usted es profesional o tcnico, agente de ventas, comisionista o de
seguros, puede elegir acogerse a la deduccin nica del 25% de los
ingresos brutos, segn el inciso s) del artculo 8 de la Ley del Impuesto
sobre la Renta.
Total costos, gastos y deducciones permitidos por ley 45 Indique el resultado de sumar los montos de las casillas 39 a 44.
IV. BASE IMPONIBLE (RENTA GRAVABLE)
Renta neta 46 Indique el resultado de restar a la casilla No. 35 la No. 45.
Aun cuando no est obligado al pago del impuesto, deber llenar esta
casilla.
Impuesto sobre la renta

Clculo para personas fsicas con actividades
lucrativas:
Se establece una escala de tarifas que se aplica segn
el monto de la renta neta- por tramos y cuyos
resultados se suman finalmente para obtener el
impuesto por pagar.
Tramos para el perodo fiscal 2010
2010
Monto de la renta neta
Tarifa
(octubre 2009 a
setiembre 2010)
Hasta 2.747.000 No sujeta a
impuesto
Sobre el exceso de
2.747.000
hasta 4.102.000

10%
Sobre el exceso de
4.102.000
hasta 6.843.000

15%
Sobre el exceso de
6.843.000
hasta 13.713.000

20%
47 Indique en esta casilla el monto resultante de aplicar al monto
consignado en la casilla No. 46, la tarifa del impuesto
correspondiente, segn sea el caso persona fsica con actividades
lucrativas o persona jurdica.
________________________________________________________

Clculo para personas jurdicas:

Con base en la renta bruta (total de los ingresos) de la empresa
(casilla No. 35), se determina la tasa que corresponde -segn la tabla
que sigue- la cual se aplica a la renta neta total, dando como
resultado el impuesto determinado.

renta neta x tasa correspondiente = Impuesto de renta
total segn la renta bruta determinado

2010
Monto de la renta bruta

Tarifa
(octubre 2009 a setiembre
2010)
(se aplica sobre renta neta
total)

128

Sobre el exceso de
13.713.000

25%

Nota: Estos tramos varan para cada perodo fiscal.

Ejemplo del clculo del impuesto para persona fsica
con actividad lucrativa para el perodo 2010:

Monto de la renta neta:
15.000.000
Exceso o diferencia a
la que se le aplica la
tarifa del impuesto
para cada tramo

Hasta 2.747.000 0.00
Sobre el exceso de
2.747.000
hasta 4.102.000

1.355.000 x10%=
135.500
Sobre el exceso de
4.102.000
hasta 6.843.000

2.741.000 x 15%=
411.150
Sobre el exceso de
6.843.000
hasta 13.713.000

6.870.000 x 20%=
1.374.000

Sobre el exceso de
13.713.000

1.287.000 x 25%=
321.750

Total impuesto por
pagar

2.242.400

Hasta 41.112.000 10%

Hasta 82.698.000

20%

Superior a 82.698.000

30%

Nota: Estos montos varan para cada perodo fiscal.
-

Ejemplo del clculo del impuesto para personas jurdicas para el
perodo 2010:

Renta bruta
50.000.000
(aplica una tarifa del 20% sobre la renta neta)

Deducciones (gastos)
25.000.000

Renta neta
25.000.000

Porcentaje aplicable de acuerdo con renta bruta: X
20%

Impuesto por pagar
5.000.000

Subtotal impuesto 49 Indique el mismo monto de la casilla 47
Exoneracin contrato turstico 50 La exoneracin que estableca el artculo 7 de la Ley No. 6990
Incentivos para el Desarrollo Turstico, fue derogada por el artculo
13 de la ley No. 7293 del 31 de marzo de 1992 Ley reguladora de
todas las exoneraciones vigentes su derogatoria y excepciones.
Exoneracin zona franca 51 Si la empresa se encuentra bajo el Rgimen de Zonas Francas, anote
la exoneracin que le corresponda.

Exoneracin contrato exportacin

52 Los artculos 65 y 66 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 66 a 68
de su reglamento, fueron derogados por la ley No. 7293 Ley
reguladora de todas las exoneraciones vigentes, su derogatoria y
excepciones.
129

Exoneracin otros conceptos 53 Si usted posee otro tipo de exoneracin anote el monto.
Impuesto sobre la renta despus de exoneraciones. 54 Al valor de la casilla No. 49 reste los valores que correspondan de las
casillas Nos. 50 a 53.
EXTINCIN DE LA DEUDA TRIBUTARIA
V. CRDITOS
Crdito por inversin contrato turstico 55 Derogado por la Ley reguladora de todas las exoneraciones vigentes,
su derogatoria y excepciones, No. 7293.
Crdito por inversin contrato produccin 56 Derogado.
Crdito por inversin contrato forestal 57 Derogado
Crditos familiares 58 Anote los crditos que corresponda, por cnyuge e hijos.
(artculo 15 de la Ley del Impuesto sobre la Renta).
Otros crditos 59 Anote cualquier otro crdito autorizado por ley.
Impuesto del perodo 60 Al valor de la casilla 54 reste los montos consignados en las casillas
55 a 59 en caso de que corresponda. Si la suma de los montos de
esas casillas es mayor que el monto de la casilla 54, es decir, si el
resultado es negativo, anote 0 cero, pues significa que no tiene
impuesto por pagar.
Retencin 2% 61 Anote el monto de las retenciones del 2% que le hayan efectuado.
Artculos 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 24 inciso
g) de su reglamento.
Otras retenciones 62 Si es representante permanente de una empresa no domiciliada,
anote las retenciones del 3% que le hayan efectuado por concepto de
transporte, y comunicaciones, reaseguros, utilizacin de pelculas
cinematogrficas y similares y noticias internacionales.
Artculos 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 24 de su
reglamento
Pagos parciales 63 Anote los pagos parciales que realiz.
Artculo 22 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
Total impuesto neto 64 Reste al monto de la casilla No. 60 la suma de los montos de las
casillas No. 61 a la No. 63.
Si el resultado de la operacin es menor que cero, o sea es negativo,
anote el monto entre parntesis ya que representa su saldo a favor.
Artculo 22 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
VI. LIQUIDACIN DEUDA TRIBUTARIA
Intereses

82 Si usted no efecta el pago en los plazos establecidos, debe pagar
adicionalmente un inters, cuya tasa vara aproximadamente cada 6
meses (consltela en la Administracin Tributaria).

Total deuda tributaria 83 Anote el resultado de sumar la casilla 64 ms la casilla 82.
Solicito compensar con crdito a mi favor por el monto
de:
84 Si dispone de saldos a favor, puede aplicarlos al pago de la deuda
tributaria con solo anotar el monto en esta casilla. Los saldos a favor
corresponden a pagos en exceso por concepto de impuestos,
sanciones o recargos que generan montos a favor del contribuyente
y que pueden ser utilizados para el pago de deudas tributarias. En
caso de solicitar compensacin con saldos a favor, el firmante declara
bajo juramento, la existencia real del crdito fiscal que aduce a su
favor en esta casilla, el cual no ha sido utilizado para cancelar otras
deudas, ni est sujeto a trmites de devolucin y/o compensacin
previamente gestionados. Quien aduzca un crdito inexistente o por
un monto mayor al real, puede ser sancionado con base en el Ttulo
III del Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios.
Total deuda por pagar 85 Anote el resultado de restar al monto de la casilla 83 el de la casilla
130

84.
Pago en efectivo 89 Si efecta el pago en efectivo antelo.
Pago y nmero de cheque 90
91

Si el pago lo realiza mediante cheque, anote el monto en la casilla 90
y el nmero del cheque en la 91. Debe girarlo a nombre del Banco
donde va a cancelar y tachar la indicacin de o al portador. En el
dorso del cheque debe anotar: el No. de formulario, nombre, cdula,
tipo de impuesto, telfono y fax. Recuerde que el cheque estar
sujeto a comprobacin.
Pago y cantidad de CAT 92
93
Si el pago lo efecta mediante certificados de abono tributario, anote
el monto en la casilla 92 y la cantidad de certificados con los que paga
en la casilla 93.

Total pagado 96 Anote el total pagado. Sume las casillas Nos. 89, 90 y 92.

NO OLVIDE COMPLETAR EL CUADRO DE LA FIRMA:
Si es persona fsica con actividad lucrativa, anote su nombre completo y el nmero de cdula de identidad.
Si se trata de una persona jurdica, anote el nombre del representante legal y su nmero de cdula.
No olvide firmar la declaracin.

131

2.2.3 Elaboracin y Presentacin de la D-151 Declaracin Resumen Anual de
Clientes, Proveedores y Gastos Especficos

La presentacin de esta declaracin informativa es anual, dentro de los dos meses
siguientes a la terminacin del perodo fiscal ordinario, es decir a ms tardar el 30 de
noviembre. La informacin que debe ir en la declaracin corresponde al perodo
comprendido entre el 1 de octubre de un ao y el 30 de setiembre del siguiente. El plazo
establecido para su presentacin es igual para todos los obligados, independientemente
del perodo fiscal que les corresponda.

El formulario para la presentacin de esta declaracin est disponible en versin impresa
y versin digital (software DECLARA que suministra Tributacin), las cuales se obtienen
gratuitamente en las administraciones tributarias.

La declaracin debe presentarse en las administraciones tributarias, conforme con el
domicilio fiscal registrado. Si llen la declaracin utilizando el programa DECLARA puede
presentarla a travs de Internet, en la direccin http://196.40.56.20/recinformativa/

Los Obligados a presentar esta declaracin son todas las entidades pblicas y los
obligados a presentar la declaracin del impuesto sobre la renta, cuando durante el
perodo fiscal hayan realizado a nivel nacional compras o ventas a una misma persona por
un importe anual acumulado superior a dos millones quinientos mil colones (no incluye
el monto de impuestos sobre ventas). Adems, tratndose de alquileres, comisiones,
servicios profesionales e intereses, debern declarar tanto el cliente (pagador) como el
proveedor (perceptor del ingreso), aquellos montos superiores a un importe acumulado
de cincuenta mil colones anuales realizados a una misma persona.

132

Qu informacin debe contener esta declaracin?
Debe contener el detalle de los clientes, gastos y proveedores por los siguientes
conceptos:

Conceptos Cdigo

Las ventas de bienes y servicios en general, efectuadas a nivel nacional a una misma
persona, superiores a dos millones quinientos mil colones anuales. Adems, los ingresos
superiores a cincuenta mil colones por concepto de intereses, comisiones, alquileres y
servicios profesionales, prestados a una misma persona durante el perodo fiscal.

V
Las compras de bienes y servicios, -con excepcin de los alquileres, servicios profesionales,
comisiones e intereses- efectuadas a nivel nacional a una misma persona, superiores a dos
millones quinientos mil colones anuales y que no se hayan reportado en el D-150.
C
Los pagos superiores a cincuenta mil colones anuales realizados a una misma persona, por
concepto de los siguientes gastos:
Alquileres
Servicios profesionales
Comisiones
Intereses (no se incluyen aquellos que hayan sido objeto de retencin, ni los
pagados a las entidades que integran el Sistema Bancario Nacional).

A
SP
M
I

NOTA: Los montos por reportar por concepto de ventas y compras de bienes y servicios
no deben incluir los impuestos de ventas y consumo. Asimismo, el vendedor y el
comprador debern reportar los montos netos de las transacciones en los casos donde
hubo notas de crdito por devoluciones de mercancas.

En esta declaracin no se incluirn los pagos efectuados a entidades pblicas por servicios,
pero s las compras de bienes y las ventas de bienes y servicios cuando excedan los dos
millones quinientos mil colones anuales.

Recomendaciones:
* No incluya cntimos en los montos, ni abreviaturas en los nombres
* Asegrese de que los nmeros de cdula sean correctos.
* No registre informacin incompleta o errnea. Si no tiene el nmero de cdula de los
reportados o son extranjeros no residentes o sin nacionalizar, puede consultarlos en el
133

Sistema de Identificacin de Contribuyentes (S.I.C.) que est disponible en la pgina Web y
de las administraciones tributarias. Si efectuadas estas gestiones, no logra obtener el
nmero de identificacin, situacin que deber comprobar ante la Administracin
Tributaria cuando se le requiera, rellene el espacio con cero.
134

135

136

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO D. 151
(Hoja detalle)
DECLARACION ANUAL RESUMEN DE CLIENTES, PROVEEDORES Y GASTOS ESPECIFICOS

Complete los datos identificativos de la hoja de detalle. (Casillas 4, 6 2 y numere la hoja de
detalle en el espacio indicado).

En la columna A, CEDULA: indique el nmero de cdula de las personas fsicas o jurdicas,
pblicas o privadas con quienes efectu operaciones de compras o ventas de bienes y/o
servicios superiores a 2.500.000 (dos millones quinientos mil colones) sin incluir los
impuestos de ventas y consumo, durante el periodo fiscal. Tratndose de pagos o crditos
por servicios profesionales (SP), intereses (I), alquileres (A) y comisiones de todo tipo (M), se
anotarn aquellos que excedan los 50.000 (cincuenta mil colones) anuales por concepto y
por persona fsica o jurdica.

Columna B, NOMBRE, RAZON O DENOMINACION SOCIAL COMPLETA O APELLIDOS Y
NOMBBRE DEL PERCEPTOR O BENEFICIARIO: anote el nombre, la razn o denominacin
social si es persona jurdica y los dos apellidos y nombre completo si es persona fsica o
sociedad de hecho, correspondientes a los nmeros de cdula detallados en la columna A.

Columna C, MONTO DE LA OPERACION: indique para cada persona fsica o jurdica el
monto total pagado o acreditado por cada concepto, as como el total de la hoja de detalle
(casilla 263). Este total debe coincidir con el monto consignado en la casilla 33 de la hoja de
resumen.

Columna D, CODIGO, indique el cdigo segn corresponda por cada concepto, de acuerdo
con el cuadro I (tipo) de la hoja de resumen.
137

2.3 MULTAS Y SANCIONES TRIBUTARIAS

Es muy importante presentar a tiempo y de manera correcta las declaraciones tributarias ya
que de lo contrario, si la declaracin del impuesto se presenta fuera del plazo legalmente
establecido, se har acreedor a una sancin de medio salario base. El salario base para el
ao 2010 es de 293.400 (vara todos los aos). La sancin podr reducirse en un 75% si
subsana el incumplimiento antes de que haya actuacin de la Administracin; si se subsana
despus de la actuacin de sta y antes de que se notifique el traslado de cargos, se reduce
en un 50% y si se subsana posterior a la notificacin de ste, la reduccin es del 25%.

Adems, por pagar el impuesto fuera del plazo establecido, deber pagar, un recargo por
intereses as como una sancin por morosidad del 1% por cada mes o fraccin de mes sin
que exceda del 20%. Si por ejemplo se atrasa en el pago un mes y dos das, la sancin ser
del 2% sobre el monto del impuesto. En dado caso, para la autoliquidacin y pago de las
sanciones por morosidad y por presentacin tarda de la declaracin, debe utilizarse el
formulario D-116 Autoliquidacin de sanciones por infracciones administrativas.

Por ello, la importancia de presentar a tiempo y de forma correcta las declaraciones
tributarias, as mismo hacer el pago, para no verse afectado con multas o sanciones.

3. CAPTULO I
CONTROL BANCARIO

Objetivos:
Describir los servicios bancarios bsicos que utiliza
una empresa.
Calcular las Conciliarciones Bancarias (revisin de
los registros de la empresa contra los del banco)
Explicar las variantes para tomar decisiones de
Inversin
Financiamiento
CAPTULO III -
ROL BANCARIO
Describir los servicios bancarios bsicos que utiliza
Calcular las Conciliarciones Bancarias (revisin de
los registros de la empresa contra los del banco)
138

139

3.1 SERVICIOS BANCARIOS

Actualmente, las entidades bancarias han comprendido la importancia de dar una
atencin ms personalizada a las empresas, han entendido que las necesidades de estas
son muy distintas a las de una persona fsica que se apersona a una sucursal bancaria, en
cuanto a complejidad, urgencia de tiempos de respuesta, etc., y por ello se acostumbra
actualmente a que el banco asigne un Ejecutivo de Cuenta a cada empresa, para que por
medio de este se puedan hacer consultas, realizar ciertos trmites, entre otros. Sin duda
alguna, esto es una gran ayuda para las pequeas y medianas empresas, cuyos
empresarios deben asesorarse sobre los servicios bancarios. A continuacin se describen
algunos servicios bancarios bsicos que debe conocer:

3.3.1 Apertura de Cuentas Corrientes

Cuando una empresa inicia operaciones es primordial contar con cuentas bancarias
abiertas, ya que este es el medio para manejar los flujos de caja, recibir pagos de clientes,
y realizar pagos de gastos y proveedores. Debe abrir cuando menos, una cuenta en
colones y otra en dlares, para depositar y pagar en la misma moneda de la factura, para
no perder la diferencia de conversin de monedas por tipo de cambio.

Para abrir una cuenta corriente, los bancos por lo general solicitan la siguiente
informacin:

Copia de Cdula Jurdica
Copia del Acta Constitutivo
Personera Jurdica, con informacin de acciones
Copia de la Cdula del Representante legal
140

Recibo de Servicios Pblico (para corroborar la direccin)
Depsito mnimo de fondos para la apertura de la cuenta.

3.1.2 Transferencias Internacionales

Las transferencias internacionales es un servicio que ofrecen las entidades bancarias, y
que es de gran utilidad para las empresas exportadoras, para el trmite se solicitan los
siguientes requisitos:

Completar el formulario destinado para ese fin, donde se describe la informacin
de la empresa y el beneficario.
Aportar el nombre del banco del beneficiario
Aportar el #ABA y SWIFT del banco del beneficiario.
Aportar el #cta. Del beneficiario.
Justificar mediante facturas o comprobantes de compra, el motivo de la
transferencia (esto lo solicitan para corroborar que no sea transferencia de dinero
por narcotrfico)

3.1.3 Normas de Seguridad y Cambio de Cheques

Actualmente, hay que tener mucho cuidado con las estafas tanto dentro como fuera de la
compaa.

141

Si se tiene acceso a las cuentas por medio de internet bancking, es importante afiliarse a
todos los medios de seguridad de proponen las entidades bancarias, tales como nmeros
clave extras para comprobar la identificacin del usuario, teclados virtuales, firma digital,
entre otros.

Internamente, se deben establecer normas de seguridad y un control interno adecuado
con respecto a la salvaguarda de los fondos.

Por ejemplo, en caja chica se debe aplicar estrictas normas de entrega de dinero, y realizar
frecuentemente arqueos. Por otro lado, respecto a los cheques, se aconseja evitar girar
fondos a nombre de personas fsicas, ya que estos se pueden endosar falsamente e ir a
cambiar al banco, trmite que no es posible si estuviera a nombre de una persona jurdica.
Los cheques deben retirarse si no son recogidos por los beneficiaros, y cierto despus ser
anulados, por seguridad. Y siempre mantener una adecuada segregacin de funciones
entre los empleados, por ejemplo, que la misma persona que aprueba el cheque, no sea la
misma que lo emite y lo entrega, ya que esto le facilitara ejecutar un fraude.

La clave de acceso a internet debe ser resguardada muy bien, y asignar a los usuarios
permisos restringidos, solamente a las funciones que realmente debe hacer.

3.1.4 Pago Automtico de Planillas y Recibos

Este servicio es muy til para agilizar y ahorrar tiempo administrativo a los funcionarios de
la empresa, tiempo que se puede aprovechar en otras funciones.

142

El pago automtico de recibos evita el riesgo de olvido de pago de recibos o transferencias
repetitivas a proveedores que deba hacer la empresa. Adems de ahorro del tiempo
destinado al pago manual de transferencia por transferencia.

Por otra parte, el pago de planillas permite organizar mejor los pagos a empleados, evita
el riesgo de errores en depsitos, y ahorra tiempo en el proceso de realizar las
transferencias, ya que mediante una sola aplicacin se transfiere a la cuenta de todos los
empleados.

3.1.5 Riesgo por Variaciones en el Tipo de Cambio

Las empresas exportadoras, o igualmente las que emiten sus facturas en dlares estn
expuestas a prdidas o ganancias en las variaciones del tipo de cambio. Igualmente
sucede con las deudas adquiridas en moneda extranjera.

Actualmente, las empresas estn expuestas a este riesgo, dado el sistema que
implement hace unos aos el Banco Central de Costa Rica, de bandas cambiarias, el cual
elimin el sistema de minidevaluaciones, y deja el tipo de cambio a la libre, bajo la
influencia de la oferta y la demanda.

Cuando el tipo de cambio tiene una cada significativa, por lo general la preocupacin se
apodera de las personas que poseen fondos, inversiones y bienes en dlares, y empiezan a
convertirlas en colones, esto empeora mucho ms la situacin. Lo ms recomendable es
esperar, ya que la prdida por diferencial cambiario no se hace efectiva sino hasta que se
convierte en colones, por ello lo mejor es esperar a que el tipo de cambio vuelva a subir y
de esta manera decidir si se mantiene la inversin en dlares o se cambia en colones, pero
143

si fuese as no se ejecutara prdida alguna, ya que se est convirtiendo en colones cuando
el tipo de cambio haya aumentado nuevamente.

3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS

Las conciliaciones bancarias permiten conciliar el saldo de la cuenta bancaria que tiene la
empresa en sus registros, con el estado de cuenta que emite el banco. Es necesario
calcular el saldo real ajustado, ya que por la naturaleza de ciertas transacciones por lo
general los saldos no son los mismos. Por ello se debe tomar en cuenta que para conocer
el saldo de una cuenta corriente, no se puede simplemente pedir un estado de cuenta al
banco, ni tampoco se debe confiar en la informacin que tiene la empresa, ya que puede
haber movimientos en la cuenta que realiza el banco que no conocemos. Existen 3 tipos
de conciliaciones bancarias:

1) De Libros a Bancos
2) De Bancos a Libros
3) Saldos Ajustados

La ms recomendable es la de saldos ajustado ya que es la ms completa y fusiona los
otros 2 tipos de conciliacin. En el siguiente punto se explica la tcnica para realizar la
conciliacin por saldos ajustados.

144

3.2.1 Conciliacin Bancaria por Saldos Ajustados

La conciliacin bancaria se basa en comprar el estado de cuenta que enva el banco con el
reporte de libros de la empresa, una vez ubicadas las diferencias se realizan 2 clculos,
uno de Bancos a Libros, y otro de Libros a Bancos, mediante una seria de frmulas que
suman y/o restan los saldos, si ambos saldos al final son iguales, quiere decir que hemos
encontrado el saldo ajustado real.

La mejor manera de entender el proceso es mediante un ejemplo. A continuacin se tiene
el estado de cuenta que envi el banco a la empresa el Sol de su cuenta en colones #123,
por el mes de setiembre 2010:

ESTADO DE CUENTA CORRIENTE Del 01/set/10
El Sol S.A. Al 30/set/10
Cuenta #123, colones
Incial = 535.200
FECHA DBITO CRDITO SALDO
01/set/10 Deposito clientes 150.000 685.200
04/set/10 Cheque #2100 45.000 640.200
10/set/10 Cheque #2103 100.000 540.200
13/set/10 Cheque #2101 23.700 516.500
17/set/10 Deposito clientes 110.000 626.500
25/set/10 Cheque #2104 222.987 403.513
30/set/10 Intereses Ganados 1.333 404.846
TOTALES = 391.687 261.333 404.846
DESCRIPICIN
BANCO
145

A continuacin, la empresa imprime el reporte de libros de la misma cuenta, para iniciar
con el proceso de conciliacin:

Como podemos observar el saldo final de bancos es 404.846, mientras que el que emite
los registros de la empresa es de 549.913.

El primer paso es buscar las diferencias entre ambos estados de cuenta, las cuales son las
siguientes:

Cheque #2101: El monto del banco dice que es 23.700, mientras que en libros
est registrado por 27.300. Se ubic la copia del cheque y se determin que el
contador de la empresa traspuso los nmeros y el monto correcto es el que dice el
banco, o sea, el cheque fue registrado por 3.600. Si sabemos que el cheque es de
pago de salarios, tenemos que hacer una ajuste en los registros, disminuyendo el
gasto y aumentando el monto de bancos disponible.
Movimientos de Bancos cta 123
El Sol SA
Mes = Set-10
Fecha Detalle Debe Haber
01/set/10 Deposito 150.000,00
04/set/10 Cheque 2100 45.000,00
08/set/10 Cheque 2101 27.300,00
09/set/10 Cheque 2102 50.000,00
09/set/10 Cheque 2103 100.000,00
17/set/10 Deposito 110.000,00
24/set/10 Cheque 2104 222.987,00
30/set/10 Deposito 200.000,00
Inicial 535.200,00
Final 549.913,00
146

Cheque #2102: Este cheque an no ha sido cambiado por el beneficiario, por ello
no aparece en el estado de cuenta del banco. Se debe rebajar el monto del banco.

Intereses Ganados: El banco acredit la cuenta con intereses bancarios, pero la
empresa no lo ha registrado, dado que no tuvo como darse cuenta de ello, por
esto debe aumentar el saldo en libros y registrar el ingreso por intereses.

Depsito del 30/set/10: La empresa registr y envi el 30-set a depositar al banco
un cheque de otro banco (que tarda aproximadamente 2 das en ser acreditado,
mientras se confirman los fondos disponibles entre bancos) por esto no qued
acreditado en la cuenta del banco el mismo da. Asumiendo que el cheque se
acreditar sin ningn problema, se debe aumentar el saldo de bancos.

Luego de ubicadas y entendidas las diferencias entre ambos estados de cuenta se aplican
las siguientes 2 frmulas:

SALDO AJUSTADO DE BANCOS =

SALDO AJUSTADO DE LIBROS =
Saldo Final segn Bancos =

404.846

Saldo Final segn Libros =

549.913
(-) Cheques Pendientes de Cambio

(50.000)

(+) Notas de Crdito del banco

1.333
(+) Depsitos en Transito

200.000

(-) Notas de Dbito del banco

-
(+ -) Errores en bancos

-

(+ -) Errores en libros

3.600
(=) Saldo Ajustado Bancos = 554.846

(=) Saldo Ajustado Libros = 554.846

Para que la conciliacin quede bien aplicada, los saldos ajustados de bancos y libros deben
resultar iguales. Para el caso del ejemplo el monto real ajustado es 554.846, como se
puede ver no era ni el saldo que reflejaba el estado de cuenta del banco, ni el que
tenamos en libros, ms bien, el saldo real era un monto intermedio.

147

Hay que tener en cuenta que los ajustes en bancos no requieren hacer un asiento de
ajuste, pero si los ajustes en libros.

Para el ajuste de los intereses ganados, el asiento es el siguiente:

30/09/10 Bancos 1.333,00
-----------------o---------------

Y el asiento de ajuste del error en el cheque #2101:

30/09/10 Bancos 3.600,00
Gastos por Salarios 3.600,00
-----------------o---------------

148

3.3 DECISIONES DE INVERSIN

3.3.1 Qu debe hacer una empresa con sus dineros ociosos?

La empresa debe determinar - mediante el flujo de caja, visto en el punto 1.7.3 de este
manual - los fondos ociosos, los cuales debe invertir para optimizar el rendimiento de los
recursos disponibles.

La mejor opcin de inversin sin duda alguna ser invertirlos en las operaciones de la
empresa para expandir las operaciones, optimizarlas o buscar nuevos segmentos de
negocio. Por lo general, esta es la mejor alternativa de inversin, ya que los rendimientos
generados son mayores a los que ofrecen las tasa activas de las entidades bancarias.

Pero no siempre se tienen la posibilidad de invertir inmediatamente en un negocio, por
ello si resulta conveniente invertir momentneamente el dinero en el banco, mientras se
elige alguna otra alternativa de inversin.

Existen varias alternativas bancarias de inversin, tales como:

Certificados de Depsito a Plazo (CDP): Se invierte a un plazo fijo y a una tasa fija,
por lo general estos son los rendimientos ms altos.
Inversiones a la Vista a Tasa Pactada: Inversiones que pueden ser retiradas el
mismo da o mximo el siguiente da de solicitado. Sus rendimientos son ms bajos
que los CDP, pero a una tasa fija.
Inversiones en Fondos: Son fondos de inversin los cuales por lo general son a la
Vista, pero su tasa de rendimiento flucta segn los rendimientos de mercado del
fondo.

149

En el caso de una pequea o mediana empresa que puede necesitar sus fondos a corto
plazo, se recomienda invertir una parte de sus fondos ociosos en CPD a corto plazo, y otra
parte en Inversiones a la Vista tasa pactada, esto por seguridad, por si se necesita de
algunos fondos de improvisto.

Para efectos de aprender a calcular los rendimientos de una inversin se tiene el siguiente
ejemplo:

La empresa El Sol S.A. invierte el 01-oct-10, 500.000, en un CDP en colones a 3 meses,
con cupones de intereses mensuales, cuyo rendimiento es del 6,25%

El clculo de los Intereses (rendimiento) a ganarse mensualmente es:
(500.000 *12%) / 12 = 5.000 mensuales

Por ltimo es conveniente analizar las modalidades para solicitar ante el banco una
inversin:

Tipo Descripcin Ventajas Desventajas
Ejemplo de
Rendimiento
Fsico con Cupn
Inversin emitida en el
banco, donde se
entregan cupones para
el cobro de intereses y
principal
El cupn puede ser
utilizado como medio de
pago, ya que es
transferible por medio
de endoso.
El cupn puede ser
robado, ya que son al
portador. La tasa de
rendimiento es baja
respecto a las otras
alternativas
5,50%
Desmaterializado
Inversin emitida en el
banco, pero sin
cupones, solo el titular
puede cobrar los
intereses y principal
No hay riesgo de robo,
ya que solamente el
titular puede cobrarlo.
El rendimiento es
intermedio.
El ttulo No puede ser
pago, ya que no tiene
cupones.
6%
Por Internet
Inversin desde la
pgina web del banco,
donde se especifica el
plazo, cuenta de retiro y
depsito de la inversin.
La tasa de rendimiento
es la ms alta de todas
las alernativas. Y no hay
riesgo de robo, ya que
solamente el titular
puede cobrarlo
El ttulo No puede ser
pago, ya que no tiene
cupones.
6,50%
150

3.4 DECISIONES DE FINANCIAMIENTO

3.4.1 Cmo determinar cundo se requiere financiamiento?

Al igual que la decisin de inversin, la necesidad de financiamiento se determina
mediante el anlisis del flujo de caja futuro, con el fin de anticipar la necesidad de liquidez
futura, e iniciar buscando el financiamiento.

Existen dos necesidades bsicas de financiamiento, una es la inyeccin de capital de
trabajo para las operaciones normales de la empresa, y la otra es el financiamiento para la
ejecucin de un proyecto nuevo.

3.4.2 En qu moneda se debe tomar el financiamiento?

Se recomienda adquirir el financiamiento en la misma moneda en la que se reciben los
ingresos corrientes de la empresa. Esto para evitar que las cuotas del financiamiento se
incrementen por razones de tipo de cambio. Por ejemplo, para una empresa exportadora
hacia los Estados Unidos, cuyas exportaciones generan dlares, la mejor opcin para un
financiamiento ser tramitarlo en dlares.

3.4.3 Cmo elegir cul es la mejor opcin bancaria para el financiamiento?

Para elegir la mejor opcin bancaria de financiamiento, se deben analizar varios factores.
Sin duda alguna la mejor opcin es la banca pblica, ya que la banca privada, aunque
ofrece mayor rapidez y menos requisitos, esto le genera al banco un mayor riesgo en sus
crditos; y a mayor riesgo deben compensarlo con mayor rendimiento, o sea, la tasa de
151

inters que cobrarn ser mayor. As que se recomienda tramitar el crdito en bancos
pblicos, aunque esto demande mayor tiempo, garantas y requisitos, ya que al fin y al
cabo el ahorro en intereses ser significativo.

El principal punto de comparacin para determinar la mejor fuente de financiamiento sin
duda alguna es la Tasa de Inters cobrada por el banco, pero aqu es importante analizar
la Comisin de Formalizacin y Administracin que cobra el banco, ya que puede ser que
aunque un banco cobre menor tasa de inters que otro, tenga una mayor tasa de
formalizacin y el resultado de la opcin de menor costos sea lo contrario.

3.4.4 Clculos importantes para evaluar un financiamiento

A continuacin se explicar mediante un ejemplo como calcular la cuota y la tabla de
amortizacin de un prstamo bancario.

La empresa El Sol S.A. decidi adquirir un crdito bancario para capital de trabajo por
$80.000, a un plazo de 1 ao, tasa de inters del 8,5%, a pagar en cuotas mensuales, y con
una comisin de formalizacin del 1%

Se necesita calcular:
a) El monto que desembolsar el banco a la cuenta de la empresa.
b) El Monto de la cuota mensual a pagar.
c) La tabla de amortizacin que permitir conocer el saldo de la deuda a cada mes y
el costo total en intereses a lo largo del crdito.

152

SOLUCIN:

a) Principal = $ 80.000
Comisin = 80.000 * 1% = ($800)
Desembolso del Banco = $ 79.200

b) La cuota mensual a pagar solo puede ser calculada por medio de hojas
electrnicas, tales como Microsoft Excel, o una calculadora financiera, o en su
defecto aplicar de manera manual una frmula financiera un tanto compleja, y que
est fuera del alcance de este manual. Por ello, se explicar como calcularla con la
ayuda de Microsoft Excel.

Primero se anota una hoja de clculo los siguientes datos del prstamo:

153

Luego nos posicionamos en alguna celda y vamos al men Insertar funcin al icono fx,
seleccionamos la funcin financiera llamada Pago

Posteriormente introducimos los datos digitados de la siguiente manera:

154

Damos aceptar y el resultado es el siguiente:

El monto de la cuota mensual a pagar es de $6.977,58

c) La tabla de amortizacin es la siguiente:
N CUOTA SALDO INICIAL CUOTA INTERESES AMORTIZACION SALDO FINAL
1 $80.000,00 6.977,58 566,67 6.410,92 73.589,08
2 73.589,08 6.977,58 521,26 6.456,33 67.132,76
3 67.132,76 6.977,58 475,52 6.502,06 60.630,70
4 60.630,70 6.977,58 429,47 6.548,12 54.082,58
5 54.082,58 6.977,58 383,08 6.594,50 47.488,09
6 47.488,09 6.977,58 336,37 6.641,21 40.846,88
7 40.846,88 6.977,58 289,33 6.688,25 34.158,63
8 34.158,63 6.977,58 241,96 6.735,63 27.423,00
9 27.423,00 6.977,58 194,25 6.783,34 20.639,66
10 20.639,66 6.977,58 146,20 6.831,38 13.808,28
11 13.808,28 6.977,58 97,81 6.879,77 6.928,51
12 6.928,51 6.977,58 49,08 6.928,51 $0,00

Total Intereses $3.730,99

155

Este Manuel Contable est dirigido principalmente a Pequeas y Medianas
Empresas, Exportadoras o no Exportadoras de Costa Rica. Sin embargo,
contiene aplicaciones prcticas y generales a nivel de manejo contable,
financiero, tributario y bancario que pueden ser de gran provecho para
cualquier tipo de compaa.

De parte del Equipo de Trabajo del Trabajo Comunal Universitario
Modernizacin en el Sistema Aduanero Nacional y su vinculacin con la
sociedad civil de la Universidad de Costa Rica, esperamos que este manual le
sea de gran ayuda y proporcione la gua necesaria para que dirija a su
empresa hacia un control contable, financiero, tributario y bancario
adecuado, el cual es la nica va para el crecimiento corporativo.

En caso de requerir alguna gua empresarial adicional no dude en
contactarnos.

TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO
MODERNIZACIN EN EL SISTEMA ADUANERO NACIONAL Y SU
VINCULACIN CON LA SOCIEDAD CIVIL

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