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CURSO: 80470

ACTIVOS FIJOS DE MICROSOFT DYNAMICS ® AX 2012

Materiales de formación para Microsoft Dynamics ® El uso de este contenido está sujeto al acuerdo de servicios actual.

Última revisión: Octubre de 2011

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A menos que se indique lo contrario, los ejemplos descritos en este material se proporcionan con fines

ilustrativos y son ficticios. No se pretende ni se debe inferir ninguna asociación ni conexión con la realidad.

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a ningún producto de Microsoft. El cumplimiento de todas las leyes de propiedad intelectual aplicables

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El contenido de este curso se ha diseñado para Microsoft Dynamics AX ® 2012.

Materiales de formación para Microsoft Dynamics ® El uso de este contenido está sujeto al acuerdo de servicios actual.

Contenido

Introducción

0-1

Bienvenidos

0-1

Contenido del material de aprendizaje de Microsoft Dynamics

0-2

Convenciones de los documentos

0-3

Objetivos del alumno

0-4

Módulo 1:

Introducción

 

1-1

Visión

general

del módulo

1-1

Visión general de los activos fijos

1-2

Estructura

1-4

Integración con otros módulos

1-7

Revisión del módulo

1-11

Módulo 2:

Procedimientos de configuración

2-1

Visión general

del

módulo

2-1

Configuración del sistema para Activos fijos

2-2

Práctica 2.1: Configuración de cuentas contables

2-9

Práctica 2.2: Configuración de una secuencia numérica

2-11

Configuración del módulo Activos fijos

2-13

Práctica 2.3: Configuración de un método de depreciación

2-33

Práctica 2.4: Configuración de modelos de valor

2-34

Práctica 2.5: Configuración de un grupo de activos fijos

2-36

Práctica 2.6: Configuración de un perfil de contabilización

2-38

Parámetros

2-43

Métodos de depreciación

2-49

Convenciones de amortizaciones

2-57

Visión general de los libros amortización

2-58

Funcionalidad extendida, tipos de provisión y depreciación de bonificación

2-61

Actualización masiva de convenciones de amortizaciones para un libro amortización

2-69

Revisión del módulo

2-70

Módulo 3:

Configuración de activos

3-1

Visión general del modulo

3-1

Formulario

Activos fijos

3-2

Configurar

activos

3-9

Préstamo de activos

3-18

Asignar códigos de barras a activos

3-19

Presupuestos de activos

3-21

Integración del módulo Proyectos con el módulo Activos fijos

3-23

Práctica 3.1: Configuración de un activo fijo

3-28

Revisión del módulo

3-30

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Módulo 4:

Transacciones de activos

4-1

Visión general del módulo

4-1

Escenario

4-2

Tipos de transacciones de activos fijos típicas

4-2

Registro de adquisiciones

4-6

Práctica 4.1: Adquisición de un activo mediante el diario de activos fijos

4-15

Práctica 4.2: Adquisición de un activo mediante el diario de inventario a activos fijos

4-17

Creación y adquisición de activos fijos desde Compras

4-20

Registrar la depreciación

4-34

Práctica 4.3: Depreciación de un activo mediante una propuesta

4-39

Registro de ajustes de valores

4-41

Registro de las cancelaciones

4-41

Práctica 4.4: Cancelación de un activo mediante el diario de activos fijos

4-47

Inversiones de transacciones

4-48

Actualización del coste de sustitución y el valor asegurado

4-55

Copia de activos fijos y cambio de grupos de activos fijos

4-60

Adiciones de activos fijos

4-62

Revisión del módulo

4-65

Módulo 5:

Consultas e informes

5-1

Visión general del módulo

5-1

Consultas

5-2

Informes

5-9

Revisión del módulo

5-10

Apéndice A:

Informes

A-1

Informes de datos base de activos fijos

A-1

Informes de transacciones de activos fijos

A-3

Informes externos de activos fijos

A-4

Informes de préstamos de activos fijos

A-4

Informes de presupuestos de activos fijos

A-5

INTRODUCCIÓN

Bienvenidos

Somos conscientes de que el entrenamiento es un factor fundamental para conservar el valor de su inversión en Microsoft Dynamics ® AX 2012. Los cursos de aprendizaje de calidad impartidos por expertos del sector le ayudan a mantenerse al día sobre la solución y a desarrollar las habilidades necesarias para optimizar el valor de la misma. Puede elegir entre entrenamiento en línea, entrenamiento en aula o materiales de entrenamiento: existe un tipo de entrenamiento adecuado para todo el mundo. Elija el tipo de curso que más le convenga, para poder mantenerse por delante de la competencia.

Entrenamiento en línea

El entrenamiento en línea ofrece un entrenamiento exhaustivo y adecuado, con

la facilidad de poderse realizar en casa o en la oficina. Se puede tener acceso inmediato al entrenamiento en línea las 24 horas del día. Resulta perfecto para los clientes que no disponen del tiempo o el presupuesto para desplazarse. La opción más reciente de entrenamiento en línea, los eCourses, combina la eficacia del entrenamiento en línea con el tratamiento exhaustivo del producto del entrenamiento en el aula. Se dispone de al menos dos semanas para llevar

a cabo cada curso.

Entrenamiento en aula

El entrenamiento en aula proporciona un aprendizaje serio y exhaustivo, con la participación directa del alumno. Recibirá demostraciones, presentaciones

y actividades de clase, y tendrá la oportunidad de participar activamente.

Las clases son impartidas por nuestros especialistas certificados. Los cursos

se celebran con regularidad, por lo que, sin duda, encontrará un curso que le resulte cómodo.North America

Material utilizado en los cursos

El material utilizado en los cursos le permiten aprender a su propio ritmo

y cuando más le convenga, con manuales de entrenamiento muy completos.

En la gran variedad de material utilizado en los cursos encontrará sugerencias, trucos e información que puede consultar tantas veces como desee.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Material de aprendizaje de Microsoft Dynamics

El material de aprendizaje de Microsoft Dynamics está formado por exhaustivos manuales de entrenamiento, diseñados desde la perspectiva del entrenamiento. Los manuales contienen temas avanzados y objetivos del entrenamiento, ejercicios, actividades y juegos.

Puede consultar la lista completa de los manuales que se pueden adquirir en el sitio web de Microsoft Dynamics:

www.microsoft.com/dynamics/es/es/default.aspx.

Contenido del material de aprendizaje de Microsoft Dynamics

Evaluación de conocimientos

En los materiales de aprendizaje de Microsoft Dynamics, encontrará una variedad de ejercicios diferentes. Estos ejercicios se ofrecen en tres niveles diferentes ajustados a la diversidad de conocimientos y experiencia de cada alumno. Se recomienda probar primero con los ejercicios del nivel tres y, si se necesita ayuda para realizar la tarea, consultar la información de los ejercicios del nivel dos. Si aún así necesita ayuda, cada uno de los pasos de la tarea se describe en el ejercicio del nivel uno.

Ejercicios de nivel avanzado

Los ejercicios del nivel tres son los más difíciles. Estos ejercicios están diseñados para el alumno avanzado que necesita menos aprendizaje para completar las tareas requeridas.

Ejercicios de nivel intermedio

Los ejercicios del nivel dos están diseñados para desafiar a los alumnos, a la vez que les proporcionan algo de ayuda. En estos ejercicios no se proporcionan instrucciones paso a paso, pero se ofrece al alumno sugerencias útiles y más información para realizar el ejercicio.

Paso a paso

Los ejercicios del nivel uno están dirigidos a nuevos usuarios que necesitan instrucciones pormenorizadas y explicaciones para realizarlos. En estos ejercicios se guía al usuario en toda la tarea, paso a paso, con información sobre el desplazamiento.

Introducción

Interacción rápida: Lecciones aprendidas

Al final de cada capítulo del material utilizado en los cursos de Microsoft Dynamics encontrará una página titulada Interacción rápida: lecciones aprendidas. Esta interacción está diseñada para ofrecer al alumno la ocasión de reflexionar sobre lo que acaba de aprender. Al describir los tres puntos principales del capítulo, el alumno maximiza la retentiva de lo aprendido y se proporciona a sí mismo un excelente recurso para revisar los puntos más importantes después de clase.

Convenciones de los documentos

Las convenciones y los iconos siguientes se usan a lo largo en toda esta documentación para ayudarle a desplazarse fácil y rápidamente por la información.

PRECAUCIÓN: este tipo de llamada aparece en todo el manual de entrenamiento, precedido de la palabra PRECAUCIÓN en negrita. Las llamadas de precaución se utilizan para recordar que una acción específica puede tener un resultado concreto que quizás no sea deseable.

SUGERENCIA: este tipo de llamada aparece en todo el manual de entrenamiento, precedido de la palabra SUGERENCIA en negrita. Estas llamadas se emplean para sugerir características que permitan ahorrar tiempo o métodos alternativos para realizar una tarea específica.

NOTA: este tipo de llamada aparece en todo el manual de entrenamiento, precedido de la palabra NOTA en negrita. Las notas se utilizan para proporcionar información que, a pesar de no ser crítica, puede ser valiosa para el usuario final.

INFORMACIÓN AVANZADA: este tipo de llamada aparece en todo el manual de entrenamiento, precedido de las palabras INFORMACIÓN AVANZADA en negrita. La información avanzada proporciona un nivel superior de detalle, que no corresponde a la funcionalidad básica, que puede ayudar al alumno a optimizar el uso de la aplicación.

EJEMPLO: este tipo de llamada aparece en todo el manual de entrenamiento, precedido de la palabra EJEMPLO en negrita. Los ejemplos sacan a la luz escenarios de negocios que pueden ayudar a entender cómo se puede utilizar una aplicación para solucionar un problema.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Objetivos del alumno

¿Qué espera aprender participando en este curso?

Escriba a continuación sus tres objetivos principales.

1.

2.

3.

MÓDULO 1: INTRODUCCIÓN Visión general del módulo

En la actualidad, las empresas necesitan un paquete de software que pueda registrar y realizar el seguimiento de los detalles de la actividad financiera y no financiera de los activos fijos. Para cumplir con este propósito, es necesaria una solución totalmente integrada. Microsoft Dynamics ® AX 2012 proporciona la funcionalidad para satisfacer estos requisitos.

Esta lección proporciona:

Una explicación de algunos de los conceptos básicos acerca de los activos fijos.

Una descripción de los componentes del módulo Activos fijos de Microsoft Dynamics AX 2012.

Una visión general de los puntos de integración del módulo Activos fijos con otros módulos financieros.

Objetivos

Los objetivos son:

Definir el módulo Activos fijos

Examinar la funcionalidad necesaria del módulo Activos fijos

Describir la integración del módulo Activos fijos con los módulos Contabilidad general, Proveedores, Clientes, Proyectos y Gestión del inventario

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Visión general de los activos fijos

En esta sección, se proporciona una visión general de los activos fijos, incluido lo siguiente:

Activos fijos frente a activos actuales

Finalidad del módulo Activos fijos

Contabilidad de activos fijos

Activos fijos frente a activos actuales

En el balance de situación de una empresa, los activos se dividen en dos grupos:

Activos fijos

Activos actuales

Es importante definir las diferencias entre los activos actuales y los fijos antes de explicar cómo se contabiliza cada grupo. La clasificación de los activos no se basa en la naturaleza física del activo, sino en la finalidad de la propiedad del mismo.

Los activos actuales son aquellos que utilizará una empresa en el curso habitual de los negocios durante el año o ciclo de negocio siguiente, el período que sea más corto. A continuación, se muestran algunos ejemplos de activos actuales:

Efectivo

Clientes

Gastos de pago por adelantado

Inventario

Los activos fijos son aquellos que posee una empresa y que utiliza en sus operaciones diarias, y que no están concebidos para revenderlos a los clientes. La vida útil de estos activos abarca varios años. A continuación, se muestran algunos ejemplos de activos fijos:

Automóviles

Equipos

Maquinaria

Edificios

Derechos de autor o marcas comerciales (un tipo especial de activos, frecuentemente denominados activos intangibles)

Módulo 1: Introducción

En función de estas definiciones, es posible clasificar el mismo activo como

activo fijo en una empresa y como activo actual o artículo de inventario en otra. Un ejemplo de empresa en la que el mismo activo se puede clasificar como fijo

y como actual es un concesionario de automóviles. Los vehículos que se tienen

a la venta son artículos de inventario además de activos actuales, mientras que el vehículo de la empresa del director es un activo fijo.

Finalidad del módulo Activos fijos

El módulo Activos fijos proporciona un detalle subcontable que respalda una cuenta de control en Contabilidad general de la misma forma que los módulos Clientes y Proveedores proporcionan un detalle subcontable para respaldar las cuentas de control asociadas en Contabilidad general. Esta relación entre los subcontables y la contabilidad general se consigue a través de configuraciones en las que se proporcionan especificaciones para una o varias cuentas contables.

Además de la compatibilidad con el módulo Contabilidad general, el módulo Activos fijos de Microsoft Dynamics AX 2012 dispone de otras funciones, entre las que se incluyen las siguientes:

Proporciona documentación detallada de los activos de la empresa.

Simplifica el seguimiento de la depreciación.

Calcula las revalorizaciones y devaluaciones.

Permite la adquisición y cancelación de activos.

Permite contabilizar los activos para la preparación de impuestos.

Dado que la mayoría de los activos fijos representan una inversión significativa para las empresas, la posibilidad de realizar un seguimiento y mantener registros financieros sólidos de los activos fijos es fundamental.

Contabilidad de activos fijos

Todos los activos fijos se tratan como transacciones de balance de situación en el año en que se adquieren. Es decir, el activo se registra como activo en una

cuenta de balance de situación. Los activos fijos representan un valor permanente

y no solo los gastos realizados en el año de la adquisición.

Los activos fijos se amortizan, o se gastan, normalmente durante su vida útil. También pueden requerir ajustes adicionales. El ajuste más frecuente, conocido como amortización, constituye una entrada donde se registra como gastos la parte del precio de compra original de los activos utilizada durante el año.

Existen varios métodos que se utilizan para la amortización. Uno de ellos, el método lineal, consiste en dividir los costes de adquisición por el tiempo de vida útil previsto del activo. Normalmente, la legislación local define las reglas que determinan el cálculo de las amortizaciones.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Para todos los activos, el valor del activo en el balance de situación (valor neto en los libros) se debe revisar al menos una vez al año. Esta revisión se puede realizar mensual, trimestral, semestral o anualmente. Además de esta revisión de valor, es posible que sea necesario un ajuste del valor del activo en el balance de situación (revalorización o devaluación). Los importes de revalorización o devaluación suelen ser el resultado de incidencias extraordinarias en el mercado que afectarían al precio si la empresa volviera a adquirir el activo; por ejemplo,

el aumento de precio de un edificio derivado del mercado inmobiliario. Los

principios de contabilidad de algunos países o regiones prohíben la revalorización

de los activos.

Cuando un activo pierde su utilidad para la empresa, ya sea porque se venderá

o se dará de baja, es necesario quitarlo de los libros contables. Por tanto, el precio de adquisición original y la amortización acumulada del activo se invierten

y

cualquier excedente o pérdida proveniente de la cancelación se registra en

el

extracto de pérdidas y ganancias.

Evaluación de conocimientos

1. ¿Cuáles son las dos clasificaciones de los activos?

(

) Activos establecidos y activos actuales

(

) Activos fijos y activos comunes

(

) Activos sólidos y activos comunes

(

) Activos fijos y activos actuales

2. De los siguientes activos, ¿cuáles no son activos fijos?

(

) Edificio

(

) Seguro pagado por adelantado

(

) Vehículos

(

) Derechos de autor

(

) Ninguna de las opciones anteriores.

Estructura

En esta sección se describe la organización del módulo Activos fijos de Microsoft Dynamics AX 2012. Esto incluye:

Un formulario Activos fijos, como interfaz para la tabla de activos fijos

La posibilidad de registrar las transacciones pertinentes para un activo durante su tiempo de vida útil

Estructura de menús del módulo Activos fijos

Módulo 1: Introducción

Formulario Activos fijos

Para la gestión de activos fijos, las empresas necesitan un formulario Activos fijos donde se almacene toda la información (financiera y no financiera) relativa al activo.

Algunos ejemplos de información financiera acerca de un activo son:

Precio de adquisición

Ajustes de valores

Depreciación

Presupuesto

Información fiscal

Algunos ejemplos de información no financiera relativa al activo son:

Información técnica

Ubicación

Códigos de barras y números de activo

Información sobre seguros

Datos de mantenimiento

Relaciones entre otros activos

Imágenes, archivos y documentos relacionados con el activo

Registro de transacciones de activos fijos

La información financiera de un activo es fundamental para la contabilidad. Esta información se especifica cuando se crean las transacciones de activos por primera vez y se actualiza periódicamente para el activo. Las transacciones de activos más comunes son:

Adquisición

Depreciación

Ajustes de valores (por ejemplo, devaluación)

Cancelación porque se vende o se da de baja un activo

Microsoft Dynamics AX 2012 también ofrece transacciones financieras específicas de cada país o región.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Estructura de menús del módulo Activos fijos

El módulo Activos fijos posee las mismas opciones disponibles en otros módulos de Microsoft Dynamics AX 2012, por ejemplo:

Común

Diarios

Consultas

Informes

Periodicidad

Configurar

Al expandir la carpeta Diarios en Contabilidad general, se muestran cuatro diarios disponibles para la entrada de transacciones en el módulo Activos fijos:

Activos fijos

Inventario para activos fijos

Presupuesto de activos fijos

Diarios del libro de amortización

Hay otras opciones disponibles para registrar transacciones de activos en otros módulos de Microsoft Dynamics AX 2012.

En Consultas e Informes, puede encontrar e imprimir información sobre los activos y las transacciones de activos. Estos datos se pueden utilizar para el análisis y la gestión de activos fijos, y para los informes financieros.

Los trabajos periódicos facilitan al usuario la realización de un gran número de actualizaciones de activos similares, como la asignación de códigos de barras.

La sección Configurar es una parte muy importante de cada módulo. En Configurar, el usuario decide la funcionalidad que se va a utilizar y el funcionamiento del módulo.

Módulo 1: Introducción

Evaluación de conocimientos

1. El formulario Activos fijos (tabla) del módulo Activos fijos incluye información financiera y no financiera. Enumere siete puntos de información no financiera que se puedan registrar.

Integración con otros módulos

En esta sección se describe cómo el módulo Activos fijo se integra con otros módulos.

Integración

Como mínimo, el módulo Activos fijos se integra con el módulo Contabilidad general. Todas las transacciones de activos registradas en el módulo Activos fijos también deben actualizar los valores de los activos en el plan contable de la empresa.

Esta integración con la contabilidad general representa la funcionalidad mínima que debe proporcionar un módulo de activos fijos. Microsoft Dynamics AX 2012 proporciona muchas funciones adicionales, por ejemplo:

Integración con el módulo Clientes

Integración con el módulo Proveedores

Presupuestos

Integración con el módulo Inventario

Integración con el módulo Pedido de compra

Integración con el módulo Proyectos

Funciones específicas para muchos países y regiones

Contabilidad general

La integración con el módulo Contabilidad general constituye el punto de integración mínimo necesario y el más importante para los activos fijos.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

En Contabilidad general, el valor de todos los activos fijos suele resumirse en algunas cuentas contables, necesarias para los informes financieros.

En las cuentas de balance de situación, se muestra el valor de los activos fijos.

En el extracto de pérdidas y ganancias, se incluyen las cuentas de amortización y los ajustes de los valores de los activos individuales (revalorizaciones o devaluaciones) durante un ejercicio en particular.

En estas cuentas, se puede resumir el valor de posiblemente cientos de activos y varios cientos o miles de transacciones de activos. La integración del módulo Activos fijos con la contabilidad general es comparable a la integración de Clientes con la contabilidad general, ya que en el módulo Contabilidad general, se utilizan cuentas de control o resumen.

La integración del módulo Activos fijos con Contabilidad general viene identificada por los perfiles decontabilización de activos fijos. Estos se crean en el menú Configurar haciendo clic en Activos fijos, en Configurar y, por último, en Perfiles de configuraciónde activos fijos. El formulario Parámetros del activo fijo sirve para controlar la integración de varios módulos en Microsoft Dynamics AX 2012.

Los procedimientos de configuración se analizarán más detalladamente en lecciones posteriores.

Pedido de compra

La integración del módulo Activos fijos con el módulo Pedido de compra es necesaria cuando los pedidos de compra se utilizan para las adquisiciones de activos. Cuando se usan pedidos de compra con activos fijos, hay tres métodos principales mediante los cuales se integra el registro de las adquisiciones de activos entre los módulos Pedido de compra y Activos fijos:

El usuario primero crea un activo fijo en el módulo Activos fijos y después registra la adquisición en la línea de pedido de compra. No se debe realizar ningún cambio en los parámetros de activos fijos. Este es el método predeterminado. Esta integración no requiere ninguna configuración especial; la integración se logra cuando ocurre lo siguiente:

o

Los parámetros de activos fijos permanecen sin modificaciones y con la configuración de la instalación inicial de Microsoft Dynamics AX 2012.

o

El usuario especifica una línea de compra con un tipo de transacción de activos, un número de activo fijo y un modelo de valor.

Módulo 1: Introducción

El activo fijo se crea automáticamente en el momento en que los usuarios registran la recepción del producto o la factura del proveedor de un pedido de compra, en función de la configuración del formulario Parámetros de activos fijos. La adquisición queda registrada cuando el usuario registra la factura del proveedor.

El usuario crea el activo fijo automáticamente en el momento en que se registra la recepción del producto o la factura del proveedor de un pedido de compra, en función de la configuración del formulario Parámetros de activos fijos. El registro se realiza más tarde, mediante el uso del diario de activos fijos.

Inventario

La integración del módulo Activos fijos con el módulo Gestión del inventario se utiliza para dos tipos de adquisiciones de activos:

Pedidos de compra

Propiedad de construcción propia (conjunto de activos)

Cuando se compran activos a fuentes externas, los artículos de inventario se pueden utilizar como referencia. La empresa también puede crear activos de forma interna. Gracias a la integración con el inventario, el usuario puede sacar artículos de las existencias y agruparlos en activos.

Para activar la integración con el módulo Inventario, se utilizan cuentas de registro de activos fijos especiales. Los usuarios deben considerar la influencia que puede tener el módulo Activos fijos en el valor del inventario. En una lección posterior, se proporcionará una explicación más detallada sobre la valoración del inventario.

Proveedores

El módulo Proveedores proporciona varias opciones de entrada de datos (campos) para registrar facturas de proveedores. Cuando se registra la adquisición de un activo, algunos de estos campos se utilizan para la entrada de la adquisición de activos; por ejemplo, el número de activo, el tipo de transacción, etc.

Si se utiliza la configuración predeterminada de los parámetros de Activos fijos y Proveedores, no es necesario realizar ninguna configuración para la integración, ya que a cada factura de proveedor especificada en un diario se puede asignar un tipo de transacción de activo. De esta forma, se actualizan automáticamente los módulos Activos fijos y Contabilidad general.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Clientes

El módulo Clientes se utiliza para registrar transacciones de activos cuando se vende un activo a un cliente externo y se debe emitir una factura para su cancelación. Para la venta de activos, se utiliza la funcionalidad de facturación de servicios. En Clientes, el número de activo fijo y el modelo de valor asignados a la línea de factura conllevan la integración con el módulo Activos fijos. Por tanto, no es necesaria ninguna configuración para la integración de los módulos Clientes y Activos fijos.

Resumen sobre la integración

En la siguiente tabla, se resume la integración del módulo Activos fijos.

Módulo

Establecimiento de los puntos de integración

Contabilidad

Se logra mediante la configuración de los perfiles de contabilización de activos fijos.

general

Pedido de

Integración predeterminada: se asigna en la línea mediante los campos Número de activo fijo, Modelo de valor y Tipo de transacción de activos. De forma opcional, se puede activar la creación automática de activos y el registro de las adquisiciones de activos modificando los parámetros de activos fijos.

compra

Inventario

Se asigna durante la entrada de datos en el diario Inventario a activos fijos. Es posible activar cuentas de registro específicas para utilizar el inventario en pedidos de compra.

Proveedores

Se asigna al introducir la factura en un diario de facturas o en una factura de proveedor.

Clientes

Se asigna en las facturas de servicios a través de los campos Número de activo fijo y Modelo de valor.

Proyectos

Puede eliminar un proyecto en un activo fijo.

Evaluación de conocimientos

1. En lo que respecta a la integración entre módulos, es preferible que el módulo Activos fijos se integre con el módulo Contabilidad general. ¿Cómo se demuestra que se ha logrado la integración?

Módulo 1: Introducción

Revisión del módulo

En esta lección se han presentado los conceptos básicos del módulo Activos fijos. Se ha tratado el modo en que Microsoft Dynamics AX 2012 ayuda a las empresas a realizar el seguimiento básico de los activos fijos y la integración con los demás módulos financieros. También se ha resaltado en esta lección la importancia de mantener registros financieros sólidos debido a su relación con los activos fijos de una empresa.

Asimismo, la comprensión de la funcionalidad básica del módulo Activos fijos de Microsoft Dynamics AX 2012 ayuda a los usuarios a comenzar a asignar al software sus políticas y operaciones empresariales actuales relacionadas con los activos fijos.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Soluciones a las preguntas “Compruebe lo que sabe”

Visión general de los activos fijos

1. ¿Cuáles son las dos clasificaciones de los activos?

(

) Activos establecidos y activos actuales

(

) Activos fijos y activos comunes

(

) Activos sólidos y activos comunes

() Activos fijos y activos actuales

2. De los siguientes activos, ¿cuáles no son activos fijos?

( ) Edificio

() Seguro pagado por adelantado

(

) Vehículos

(

) Derechos de autor

(

) Ninguna de las opciones anteriores.

Estructura

1. El formulario Activos fijos (tabla) del módulo Activos fijos incluye información financiera y no financiera. Enumere siete puntos de información no financiera que se puedan registrar.

MODELO DE RESPUESTA:

1. Información técnica

2. Ubicación

3. Códigos de barras y números de activo

4. Información sobre seguros

5. Datos de mantenimiento

6. Relaciones entre otros activos

7. Imágenes, archivos y documentos relacionados con el activo

Módulo 1: Introducción

Integración con otros módulos

1. En lo que respecta a la integración entre módulos, es preferible que el módulo Activos fijos se integre con el módulo Contabilidad general. ¿Cómo se demuestra que se ha logrado la integración?

MODELO DE RESPUESTA:

La integración entre los módulos Activos fijos y Contabilidad general se logra cuando todas las transacciones de activos registradas en el módulo Activos fijos también actualizan los valores de los activos en el plan contable de la empresa.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

MÓDULO 2: PROCEDIMIENTOS DE CONFIGURACIÓN

Visión general del módulo

Este capítulo trata sobre los procedimientos de configuración necesarios para el módulo Activos fijos. Los materiales presentados incluyen el sistema, el módulo y algunas de las funciones de configuración específicas de la región o el país que están disponibles para el módulo Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012. En esta sección, se incluyen diversas prácticas para ayudar a reforzar los conceptos principales.

Objetivos

Los objetivos son:

Revisar la configuración del sistema para el módulo Activos fijos.

Revisar los requisitos básicos de configuración del módulo Activos fijos.

Analizar los componentes Modelos de valor, Grupos de activos, Cancelación y Perfiles de contabilización de la configuración de Activos fijos.

Analizar la configuración de parámetros del módulo Activos fijos.

Explicar cómo se utiliza el umbral de capitalización.

Describir, crear y modificar códigos de motivo en Activos fijos.

Revisar las convenciones y métodos de depreciación.

Proporcionar una descripción general de los libros de amortización.

Describir los requisitos de configuración de funcionalidad extendida del módulo Activos fijos.

Revisar la actualización masiva de convenciones de amortizaciones para un libro de amortización.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Configuración del sistema para Activos fijos

En esta sección se trata la configuración de los elementos necesarios para que funcione el módulo Activos fijos. Se examinan las siguientes configuraciones del sistema.

Nombres de diario en Contabilidad general

Nombres de diario en Gestión del inventario

Cuentas principales

Secuencias numéricas

Descripciones predeterminadas

Procedimientos: configuración de nombres de diario en Contabilidad general

Para registrar las transacciones de activos fijos en los diarios, se debe crear como mínimo un nombre de diario del tipo Registrar activos fijos en la configuración del módulo Contabilidad general. Si se necesitan presupuestos para los activos fijos, también se debe crear un nombre de diario del tipo Presupuesto de activos fijos.

Para configurar los nombres de diario, siga estos pasos:

1. En el panel de exploración, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Diarios y en Nombres de diarios.

2. Seleccione el botón Nuevo.

3. En el campo Nombre, especifique un código de nombre de diario único.

4. En el campo Descripción, especifique una descripción para el nombre del diario.

5. En el campo Tipo de diario, seleccione el tipo de diario pertinente, ya sea Registrar activos fijos o Presupuesto de activos fijos.

6. En el campo Serie de asientos, seleccione el Código de secuencia numérica que desee utilizar para los asientos del diario.

7. En el campo Tipo de cuenta, seleccione el tipo de cuenta correspondiente a la cuenta de contrapartida predeterminada, en caso necesario.

8. Cierre el formulario.

Si es necesario que la empresa registre las transacciones de los libros amortización y las de impuestos, se debe configurar un nombre de diario adicional del tipo Registrar activos fijos. Esta tarea es necesaria porque cada nombre de diario sólo puede configurarse para registrarse en una capa de registro a la vez.

Módulo 2: Procedimientos de configuración

Procedimiento: Nombres de diario en Gestión del inventario

La configuración de nombres de diario en el módulo Gestión del inventario sólo es necesaria si se unen los activos fijos mediante artículos de inventario. Si una empresa precisa de esta función, se debe configurar como mínimo un nombre de diario con un tipo de diario Activos fijos en Gestión del inventario.

Para agregar un nombre de diario en Gestión del inventario desde el menú principal, siga estos pasos:

1.

En el panel de exploración, haga clic en Gestión de inventario y almacenes, Configurar, Diarios y en Nombres de diario, Inventario.

2.

Haga clic en el botón Nuevo para insertar una línea nueva.

3.

En el campo Nombre, especifique un nombre de diario único.

4.

En el campo Descripción, especifique una descripción para el diario.

5.

En el campo Tipo de diario, seleccione el tipo de diario pertinente, en este caso, Activos fijos.

6.

En el campo Serie de asientos, seleccione el código de secuencia numérica que desee utilizar para los asientos del diario.

7.

Cierre el formulario.

Cuentas principales

La integración completa de las cuentas de Activos fijos con las de Contabilidad general requiere lo siguiente:

La configuración de las cuentas del Plan contable, en concreto para los Activos fijos

La asignación de estas cuentas en los perfiles de contabilización de Activos fijos para los tipos de transacciones de Activos fijos

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Para configurar las cuentas de Contabilidad general, en el panel de exploración, haga clic en Contabilidad general, en Común y en Cuentas principales.

general , en Común y en Cuentas principales . Figura 1: Formulario Cuentas principales El formulario

Figura 1: Formulario Cuentas principales

El formulario Cuentas principales de la figura incluye varias cuentas contables de activos fijos. En función de la complejidad del registro de Activos fijos y de los requisitos de la empresa para crear informes financieros, es posible que una empresa tenga que configurar varias cuentas para valores de activos en el balance de situación. No obstante, el balance de situación sólo requiere una cuenta para configurar la integración.

Normalmente, las cuentas se configuran de forma que permitan la obtención de los siguientes elementos.

Valores de adquisición: año actual y años anteriores

Depreciación acumulada: año actual y años anteriores

Ajustes de valores

Cancelación de activos

Módulo 2: Procedimientos de configuración

Los estándares y las directrices de contabilidad específicos de cada país o región proporcionan la mejor orientación acerca de las cuentas que son necesarias en el plan contable. En Microsoft Dynamics AX 2012, la integración se puede configurar de una forma flexible, por lo que puede ser detallada o resumida.

Información adicional: para obtener más información acerca de la configuración de cuentas contables, consulte los

Información adicional: para obtener más información acerca de la configuración de cuentas contables, consulte los cursos de entrenamiento Operaciones financieras I y II de Microsoft Dynamics AX 2012.

Secuencias numéricas

Las siguientes tres opciones están disponibles para la asignación de números a los activos fijos:

Asignar números manualmente:

o

La opción es adecuada para empresas con algunos activos fijos.

o

No requiere configuración.

Generar números automáticamente a partir de una sola secuencia numérica:

o

Requiere la creación de una secuencia numérica como mínimo.

o

Requiere la selección de una secuencia numérica predeterminada en el Formulario Parámetros de activos fijos

Numerar activos fijos automáticamente en función de los grupos de activos fijos:

o

Resulta adecuada cuando una empresa posee un número grande y complejo de activos fijos.

o

Se pueden crear varias secuencias numéricas para los activos fijos.

o

Se puede asignar una secuencia numérica a cada grupo de activos fijos definido.

o

También se puede asignar una secuencia numérica predeterminada en el formulario Parámetros de activos fijos.

Cuando se configuran Grupos de activos fijos, se puede seleccionar una secuencia numérica predeterminada para los códigos de barras. Cuando se configura un activo fijo que pertenece a un grupo de activos fijos, el número del código de barras se puede asignar automáticamente en función de la configuración del sistema.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Para configurar secuencias numérica, en el panel de exploración, haga clic en Administración de la organización, en Común, en Secuencias numéricas y después en Secuencias numéricas.

Información adicional: para obtener más información acerca de la configuración de secuencias numéricas, consulte

Información adicional: para obtener más información acerca de la configuración de secuencias numéricas, consulte los cursos de entrenamiento Operaciones financieras I y II de Microsoft Dynamics AX 2012.

Procedimiento: Configurar una descripción predeterminada

Las transacciones que crea el sistema pueden tener configurados descripciones predeterminadas que Microsoft Dynamics AX 2012 asigna tras su registro. Un ejemplo de una transacción creada por el sistema es una entrada de depreciación creada a partir de una propuesta de depreciación. No es necesario configurar descripciones predeterminadas.

Para crear descripciones predeterminadas, siga estos pasos.

1. En el panel de exploración, haga clic en Administración de la organización, Configurar y en Descripciones predeterminadas.

2. Haga clic en el botón Nuevo para crear una nueva descripción predeterminada.

3. En el campo Descripción, seleccione el tipo de transacción para el que se usa este texto. Microsoft Dynamics AX 2012 ofrece dos opciones para los activos fijos:

o

Activo fijo - Registro, Contabilidad: es la opción predeterminada para transacciones de activos fijos creadas en un diario mediante una propuesta del sistema.

o

Activo fijo - Inversión de reserva: es una función especial de provisiones para beneficios sobre los activos vendidos.

Módulo 2: Procedimientos de configuración

4. En el campo Texto, se puede escribir texto de formato libre o utilizar códigos de variables para asignar el texto del sistema. En la tabla siguiente se muestra una lista de las variables que se utilizan.

Código

Texto del sistema para Activos fijos - Registro, Contabilidad

Texto del sistema para Activos fijos - Inversión de reserva

de variable

%1

Fecha de la transacción

Fecha de la transacción

%3

Asiento

Asiento

%4

Activo

Activo de la reserva

%5

Grupo de activos fijos

Modelo de valor de la reserva

5. Cierre el formulario.

Modelo de valor de la reserva 5. Cierre el formulario. Figura 2: Formulario Descripciones predeterminadas

Figura 2: Formulario Descripciones predeterminadas

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Evaluación de conocimientos

1. ¿Cuántos nombres de diario del tipo Registrar activos fijos se deben configurar para registrar transacciones de activos fijos?

(

) Se debe configurar al menos un nombre de diario del tipo Registrar activos fijos

(

) Se deben configurar al menos dos nombres de diario del tipo Registrar activos fijos

(

) Se deben configurar al menos tres nombres de diario del tipo Registrar activos fijos

(

) Se deben configurar al menos cuatro nombres de diario del tipo Registrar activos fijos

2. En el capítulo, se describen dos pasos para la integración completa de los activos fijos. ¿Cuáles son estos dos pasos?

Módulo 2: Procedimientos de configuración

Práctica 2.1: Configuración de cuentas contables

Escenario

Ken es el controlador de Contoso. Ken tiene que configurar las cuentas contables para utilizarlas en las transacciones relacionadas con los vehículos de empresa que Contoso va a adquirir.

Ejercicios de nivel avanzado

Cree cuentas de adquisición (año actual y anterior), de depreciación acumulada (año anterior), de cancelación (año actual y anterior) y de gastos de depreciación.

Cambie el Nombre de la cuenta para la cuenta contable de depreciación acumulada del año actual 180280.

Utilice la información de la tabla siguiente cuando cree o cambie las cuentas.

Cuenta

 

Tipo

Categoría de

contable

Nombre de la cuenta

de cuenta

cuenta contable

180110

Adquisición, vehículos Año actual

Balance de

PPE

situación

180115

Adquisición, vehículos – Año anterior

Balance de

PPE

situación

180280

Depreciación acumulada, vehículos - Año actual

Balance de

ACCUDEP

situación

180285

Depreciación acumulada, vehículos - Año anterior

Balance de

ACCUDEP

situación

180310

Cancelación, vehículos Año actual

Balance de

PPE

situación

180320

Cancelación, vehículos – Año anterior

Balance de

PPE

situación

607300

Gastos de depreciación - Vehículos

Pérdidas

DEPREXP

y ganancias

Paso a paso

1. En el panel de exploración, haga clic en Contabilidad general, en Común y en Cuentas principales.

2. Haga clic en el botón Cuenta principal para agregar una línea.

3. En el campo Cuenta principal, escriba 180110.

4. En el campo Nombre, escriba Adquisición, vehículos - Año actual.

5. En el campo Tipo de cuenta principal, seleccione Balance de situación.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

6. En el campo Categoría de cuenta principal, seleccione PPE.

7. Haga clic en el botón Nuevo para agregar una línea.

8. En el campo Cuenta principal, escriba 180115.

9. En el campo Nombre, escriba Adquisición, vehículos - Año anterior.

10. En el campo Tipo de cuenta principal, seleccione Balance de situación.

11. En el campo Categoría de cuenta principal, seleccione PPE.

12. Haga clic en el botón Nuevo para agregar una línea.

13. En el campo Cuenta principal, escriba 180285.

14. En el campo Nombre, escriba Depreciación acumulada, vehículos - Año anterior.

15. En el campo Tipo de cuenta principal, seleccione Balance de situación.

16. En el campo Categoría de cuenta principal, seleccione ACCUDEP.

17. Haga clic en el botón Nuevo para agregar una línea.

18. En el campo Cuenta principal, escriba 180310.

19. En el campo Nombre, escriba Cancelación, vehículos - Año actual.

20. En el campo Tipo de cuenta principal, seleccione Balance de situación.

21. En el campo Categoría de cuenta principal, seleccione PPE.

22. Haga clic en el botón Nuevo para agregar una línea.

23. En el campo Cuenta principal, escriba 180320.

24. En el campo Nombre, escriba Cancelación, vehículos - Año anterior.

25. En el campo Tipo de cuenta principal, seleccione Balance de situación.

26. En el campo Categoría de cuenta principal, seleccione PPE.

27. Haga clic en el botón Nuevo para agregar una línea.

28. En el campo Cuenta principal, escriba 607300.

29. En el campo Nombre, escriba Gastos de depreciación - Vehículos.

30. En el campo Tipo de cuenta principal, seleccione Pérdidas y ganancias.

31. En el campo Categoría de cuenta principal, seleccione DEPREXP.

32. Haga clic en Cerrar.

33. Escriba 180280 en el campo Filtro y haga clic en la flecha para buscar la cuenta. Haga doble clic en la cuenta 180280 para abrir el formulario Cuentas principales.

34. Haga clic en el botón Editar.

35. En el campo Nombre, escriba Depreciación acumulada, vehículos - Año actual.

36. Haga clic en Cerrar.

Módulo 2: Procedimientos de configuración

Práctica 2.2: Configuración de una secuencia numérica

Escenario

Ken es el controlador de Contoso. Ken desea configurar una secuencia numérica única para utilizarla para la numeración de los vehículos de empresa que Contoso piensa adquirir.

Ejercicios de nivel avanzado

Configure una serie de números que se pueda utilizar para los vehículos. Use la información de la tabla para crear la secuencia numérica.

Campo

Valor

Código de secuencia numérica

COCHES

Nombre

Vehículos de empresa

El más pequeño

1

El más grande

999999

Siguiente

1

Formato

COCHE######

Continuo

Seleccionado

Paso a paso

1. En el panel de exploración, haga clic en Administración de la organización, en Común, en Secuencias numéricas y después en Secuencias numéricas.

2. Haga clic en el botón Secuencia numérica para agregar una línea.

3. En el campo Código de secuencia numérica, especifique COCHES.

4. En el campo Nombre, especifique Vehículos de empresa.

5. Haga clic en la pestaña desplegable General.

6. En el campo El más pequeño, compruebe que el valor sea 1.

7. En el campo El más grande, compruebe que el valor sea 999999.

8. En el campo Siguiente, compruebe que el valor sea 1.

9. Haga clic en la pestaña desplegable Segmentos.

10. Haga clic en el botón Agregar.

11. En el campo Segmento, seleccione Constante.

12. En el campo Valor, escriba COCHE. En el campo Longitud se muestra automáticamente 3.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

13. Haga clic en el botón Agregar.

14. En el campo Segmento, seleccione Alfanumérico.

15. En el campo Valor, escriba ######. El campo Longitud se muestra automáticamente 6.

16. Haga clic en el botón Trasladar hacia abajo. En el campo Formato se debe mostrar COCHE ######.

17. Haga clic en la pestaña desplegable General.

18. En el campo Continuo, active la casilla de verificación.

19. Cierre el formulario.

Módulo 2: Procedimientos de configuración

Configuración del módulo Activos fijos

Hay muchas opciones disponibles en la configuración de módulo Activos fijos. La configuración básica necesaria solo representa una pequeña parte de todas las opciones disponibles. La mayoría de las opciones de configuración se utilizan cuando se necesitan funciones avanzadas o específicas del país o la región.

A la mayoría de los pasos básicos de configuración incluidos en esta sección se tiene acceso haciendo clic en Activos fijos y luego en Configurar. La secuencia de pasos de configuración utilizada en esta sección, sin ser obligatoria, sirve como una sugerencia práctica de eficacia. Los pasos estándar son los siguientes:

Métodos de depreciación

Calendario fiscal

Libros amortización

Modelos de valor

Grupos de activos fijos

Perfiles de contabilización

Parámetros

Métodos de depreciación

Los métodos de depreciación se utilizan para definir reglas para el cálculo de la depreciación. La creación de métodos es necesaria para los activos depreciables. Normalmente, se trata de activos tangibles, aunque los activos intangibles también pueden utilizar los métodos de depreciación.

Los activos financieros, como las acciones o los bonos, se consideran no depreciables. Por lo tanto, los métodos de depreciación no son necesarios para estos activos.

Los siguientes métodos están disponibles para el cálculo de la depreciación:

Tiempo de vida de depreciación lineal

Depreciación degresiva

Manual

Factor

Consumo

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Tiempo de vida restante de depreciación lineal

Depreciación degresiva del 200%

Depreciación degresiva del 175%

Depreciación degresiva del 150%

Depreciación degresiva del 125%

Para calcular las depreciaciones, la mayoría de las empresas usan uno o varios métodos de depreciación lineal, uno o varios métodos de depreciación degresiva

o el método manual. Independientemente del método que se utilice, la base de

todos los métodos es asignar o acumular el valor depreciable de un activo a los períodos contables.

El valor depreciable de un activo es su precio de adquisición menos su valor

residual, de existir. Se pueden crear muchos métodos de depreciación que

posean el mismo método de depreciación para distintos cálculos.

Procedimiento: Configuración de métodos de depreciación

Para configurar un método de depreciación, siga estos pasos:

1. En el panel de exploración, haga clic en Activos fijos, Configurar, Depreciación y, por último, en Métodos de depreciación.

2. Haga clic en el botón Nuevo para crear un nuevo método de depreciación.

3. En el campo Método de depreciación, escriba el texto que identifique el método en exclusividad.

4. En el campo Nombre, especifique un nombre que describa el método.

5. En el campo Método, seleccione un método de depreciación. Los métodos disponibles están enumerados en la tabla de la siguiente sección y se describen en el contenido acerca de los Métodos de depreciación de este curso.

Módulo 2: Procedimientos de configuración

Los campos restantes que se muestran dependen del método de depreciación seleccionado.

dependen del método de depreciación seleccionado. Figura 3: Campos que aparecen en la ficha General del

Figura 3: Campos que aparecen en la ficha General del formulario Métodos de depreciación (según el método de depreciación seleccionado)

En la tabla anterior se muestran los campos restantes que aparecen en función del método de depreciación seleccionado.

A continuación se incluye más información sobre el resto de los campos.

Porcentaje: en el campo Porcentaje, escriba el porcentaje que desee utilizar para la depreciación. Para calcular la depreciación del período, el porcentaje se multiplica por el valor neto en los libros. Este campo no se utiliza para todos los métodos.

Año de depreciación: en el campo Año de depreciación, seleccione Calendario o Fiscal.

o

Calendario: actualiza la base para el cálculo de la depreciación cada año el día 1 de enero.

o

Fiscal: actualiza la depreciación según la configuración del año fiscal.

o

El año fiscal puede tener una extensión superior o inferior a doce meses.

o

Cuando los períodos fiscales tienen distinta duración, Microsoft Dynamics AX 2012 ajusta el importe de depreciación para cada año fiscal.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Frecuencia de períodos: Frecuencia de períodos define la acumulación del importe de depreciación anual. En el campo Frecuencia de períodos, seleccione una de las siguientes opciones.

o

Anual: la depreciación anual se registra una sola vez. El 31 de diciembre cuando se selecciona Calendario para el año de Depreciación; o el último día del año fiscal cuando se selecciona Fiscal para el año de depreciación.

o

Mensual: la depreciación mensual se registra como una doceava parte del importe anual cada mes.

o

Trimestral: la depreciación se registra trimestralmente como una cuarta parte del importe anual.

o

Semestral: la depreciación se registra semestralmente como la mitad del importe anual.

o

Período fiscal: la cantidad bruta de depreciación del año fiscal se divide en los períodos fiscales definidos.

Las opciones disponibles que se muestran en el campo Frecuencia de períodos dependen de la opción seleccionada en el campo Año de depreciación.

o

Si se selecciona Calendario en Año de depreciación, dispone de las siguientes opciones:

- Anual

- Mensual

- Trimestral

- Semestral

o

Si se selecciona Fiscal en Año de depreciación, dispone de las siguientes opciones:

- Anual

- Período fiscal

Depreciación total: en el campo Depreciación total, active la casilla de verificación para utilizar el valor neto en los libros del último período en base al tiempo de vida.

Factor: en el campo Factor, aparece el valor especificado en Porcentaje en la ficha Visión general.

Intervalo: en el campo Intervalo, seleccione con qué frecuencia se realizará la depreciación. Las opciones son las siguientes:

o

Mensual

o

Trimestral

o

Semestral

o

Annual

Módulo 2: Procedimientos de configuración

Calendarios fiscales

Los calendarios fiscales proporcionan un marco de trabajo para la actividad financiera de una organización. Cada calendario fiscal contiene a uno o varios años fiscales, y cada año fiscal contiene varios períodos. Los calendarios fiscales se pueden basar en un año natural comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre, o en cualquier otra fecha que seleccione. Por ejemplo, algunas organizaciones seleccionan un calendario fiscal que empieza el 1 de julio de un año y termina el 30 de junio del año siguiente.

No hay límite en el número de calendarios fiscales que se pueden crear ni en el número de años fiscales que se pueden crear para un calendario fiscal. Cada calendario fiscal es independiente de la organización, y lo pueden utilizar varias entidades jurídicas de la organización.

Puede crear y eliminar calendarios fiscales, años fiscales y períodos en el formulario Calendarios fiscales. Para obtener acceso al formulario Calendarios fiscales, haga clic en Contabilidad general, Configurar y Calendarios fiscales.

Información adicional: para obtener más información acerca del formulario Calendarios fiscales , consulte el curso

Información adicional: para obtener más información acerca del formulario Calendarios fiscales, consulte el curso Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics AX 2012.

Los calendarios fiscales se utilizan con la depreciación de activos fijos, las transacciones financieras y los ciclos presupuestarios. Cuando cree un calendario fiscal, podrá usarlo para varios propósitos. Puede seleccionar un calendario fiscal para un modelo de valor o libro de amortización, y los activos fijos que usen el modelo de valor o libro de amortización utilizarán dicho calendario fiscal. Puede seleccionar cualquier de los calendarios fiscales definidos en el formulario Calendarios fiscales.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Actualización de calendarios de activo fijo a calendarios fiscales

Cuando se actualiza a Microsoft Dynamics AX 2012, debe utilizar el formulario Actualizar calendarios de activos fijos para actualizar los calendarios de activos fijos existentes a calendarios fiscales que puedan usar varias entidades jurídicas.

El formulario Actualizar calendarios de activos fijos está disponible en la lista de comprobación de preprocesamiento de la actualización.

Nota: cuando actualiza calendarios de activo fijo, cada calendario fiscal nuevo debe tener un nombre

Nota: cuando actualiza calendarios de activo fijo, cada calendario fiscal nuevo debe tener un nombre exclusivo.

1. Revise la lista de empresas que usan calendarios de activo fijo y,

a continuación, examine los nombres de los calendarios de activo fijo en la columna Nombre de calendario. Si todos los nombres de calendario de la columna Nombre de calendario son únicos, no es necesario realizar ningún cambio.

2. Si dos o varios calendarios tienen el mismo nombre en la columna Nombre de calendario, se debe asignar un nuevo nombre para que cada nombre de calendario sea único. Para cada nombre de calendario duplicado, se sugiere un nuevo nombre en la columna Nombre nuevo. Puede modificar estos nombres sugeridos.

3. Cuando haya terminado, haga clic en Establecer en listo para

la actualización para actualizar los calendarios de activo fijo

a calendarios fiscales.

Libros amortización

Puede utilizar libros amortización para realizar un seguimiento de la depreciación de impuestos o con otros propósitos no financieros, sin que esto afecte a la Contabilidad general. Es posible configurar y utilizar varios libros amortización para realizar un seguimiento, por ejemplo, de:

Impuestos sobre la renta

Impuestos autonómicos

Impuesto mínimo alternativo (AMT)

Una empresa puede utilizar esta función para configurar y ejecutar un método de depreciación con propósitos de registro y uno o varios métodos de depreciación con fines fiscales.

Módulo 2: Procedimientos de configuración

Escenario: Libros amortización

En la empresa Contoso, el controlador y el contable deben gestionar la depreciación de los activos fijos. Con fines fiscales, Contoso utiliza métodos de depreciación diferentes (en función de la autoridad fiscal) al método que se utiliza con fines contables.

Como Microsoft Dynamics AX 2012 sólo admite una capa de impuestos, el controlador activa la nueva funcionalidad de libros de amortización. De esta manera, puede definir un número ilimitado de libros para la gestión de activos que no se registran en la contabilidad general. A continuación, el contable configura todos los libros de amortización necesarios para los activos de la empresa.

Procedimiento: Configuración de los libros amortización

Para configurar un libro amortización, siga estos pasos:

1. En el panel de exploración, haga clic en Activos fijos, Configurar, Depreciación y, por último, en Libros amortización.

2. Haga clic en el botón Nuevo para crear un nuevo libro amortización.

3. En el campo Libro amortización, especifique un código para identificar el libro amortización.

4. En el campo Descripción, escriba un texto que describa el libro amortización.

5. En el campo Depreciación, active la casilla de verificación para calcular la depreciación.

6. En el campo Método de depreciación, seleccione el método de depreciación para este libro amortización. Este método de depreciación se utiliza cuando configura un grupo de activos fijos.

7. En el campo Método de depreciación alternativo, seleccione un método de depreciación, de ser necesario. El método de depreciación alternativo se utiliza cuando se combinan dos métodos de depreciación, según las normativas legales, y una empresa puede registrar la depreciación más alta.

8. En el campo Método de depreciación extraordinaria, seleccione el método de depreciación extraordinaria para el activo.

9. En el campo Redondeo de la depreciación, especifique el nivel de redondeo que desee utilizar para el libro amortización.

10. En el campo Dejar el valor neto en los libros en, especifique un importe que reduzca la última depreciación en este importe y mantenga el valor neto en los libros en este importe hasta la cancelación.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

11. Seleccione la casilla de verificación Crear ajustes de depreciación con ajustes de base para generar automáticamente ajustes de depreciación cuando la base del activo se ajuste con otra entrada de tipo de ajuste.

12. En el campo Calendario, seleccione el calendario para este libro amortización. Si vincula el libro amortización al calendario del libro, puede obtener las siguientes ventajas:

o

Hasta que no se cierren los períodos en un libro amortización específico, la depreciación se puede volver a ejecutar las veces que sea necesario. Esta tarea resulta útil si se aplica una convención de amortizaciones errónea a los activos.

o

Los importes de depreciación existentes en el período que se vuelven a ejecutar se eliminan.

13. Active la casilla de verificación Permitir el valor neto en los libros superior a los costes de adquisición para que el valor neto en los libros de un activo pueda ser mayor que los costes de adquisición del activo.

14. Active la casilla de verificación Permitir un valor neto en los libros negativo para que el valor neto en los libros de un activo pueda ser negativo.

Modelos de valor

Los modelos de valor son necesarios para los activos fijos. Los modelos de valor tienen las siguientes características.

Contienen y conectan toda la información financiera sobre los activos fijos.

Llevan a cabo toda la configuración de depreciación para un activo.

Cada modelo de valor asigna un ciclo de vida adicional al activo.

Cada activo puede tener vinculado un número ilimitado de modelos de valor.

Procedimiento: Configuración de un modelo de valor

Para configurar un modelo de valor, siga estos pasos.

1. En el panel de exploración, haga clic en Activos fijos, Configurar y, por último, en Modelos de valor.

2. Haga clic en el botón Nuevo para agregar una nueva línea.

Módulo 2: Procedimientos de configuración

3. En el campo Modelo de valor, especifique un nombre para identificar el modelo de valor.

4. En el campo Descripción, escriba un texto que proporcione más información acerca del modelo de valor.

5. Active la casilla de verificación Depreciación si los activos con este modelo de valor son depreciables.

6. En el campo Método de depreciación, seleccione un método de depreciación para el valor.

7. En el campo Método de depreciación alternativo, seleccione un método de depreciación alternativo para el modelo de valor. El método de depreciación alternativo se utiliza cuando se combinan dos métodos de depreciación, según las normativas legales, y una empresa puede registrar la depreciación más alta.

8. En el campo Depreciación extraordinaria, seleccione un método de depreciación además del método de depreciación normal.

9. En el campo Redondeo de la depreciación, especifique el nivel de redondeo para el modelo de valor. Este redondeo se utiliza en la consulta del activo. De esta forma, se muestra la futura depreciación y el valor para el activo, además de hacerlo en la propuesta de depreciación.

10. En el campo Dejar el valor neto en los libros en, especifique un importe de la divisa como valor predeterminado por debajo del que no se podrán depreciar los activos con este modelo de valor.

11. En el campo Capa de registro, haga clic en la flecha para seleccionar el nivel de registro para las transacciones de activos fijos. Las opciones son Actual, Operaciones e Impuestos. El valor predeterminado es Actual.

Nota: las transacciones de activos fijos se pueden registrar en los diarios solo para los

Nota: las transacciones de activos fijos se pueden registrar en los diarios solo para los modelos de valor que usen la misma capa de registro definida en el nombre de diario. Por ejemplo, si el nombre de diario es para la capa de registro Impuestos, los modelos de valor para las capas de registro Actual u Operaciones no se podrán ver en el diario, ya que no se pueden registrar en este.

12. Haga clic en la pestaña desplegable Modelos de valor derivados.

13. En el campo Modelo de valor, seleccione un modelo de valor para copiar las transacciones de activos de un modelo de valor a otro modelo de valor diferente. Esto resulta útil cuando se configura un activo con un modelo de valor para contabilidad y con otro distinto con fines fiscales.

14. En el campo Tipo de transacción, seleccione un tipo de transacción para el modelo de valor derivado.

15. Haga clic en la pestaña desplegable Libros amortización derivada.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

16. En el campo Libro amortización, seleccione un libro de depreciación para copiar las transacciones de activos de un libro amortización

a otro. Esto resulta útil cuando se configura un activo con un libro

amortización para contabilidad y con otro distinto para fines fiscales.

17. En el campo Tipo de transacción, haga clic en la flecha para seleccionar un tipo de transacción para el libro amortización.

18. Cierre el formulario.

Grupos de activos fijos

Existen muchos motivos para configurar grupos de activos fijos, entre los que se incluyen los siguientes:

Simplificar la configuración de los activos

Suministrar ayuda para la creación de consultas e informes

y la configuración de perfiles de contabilización

Crear una plantilla con información predeterminada que se copie en un activo nuevo cuando la empresa adquiera un activo similar

Procedimiento: Configuración de tipos principales

En la pestaña desplegable General del formulario Grupos de activos fijos hay varios campos disponibles, que se pueden utilizar para clasificar mejor el activo, en especial, para la creación de informes.

El campo Tipo principal requiere cierta configuración. Para crear un Tipo principal, siga estos pasos.

1. Haga clic en Activos fijos, Configurar y, por último, en Tipos principales.

2. Haga clic en el botón Nuevo para crear un registro nuevo.

3. Especifique un identificador único en el campo Tipo principal.

4. En el campo Descripción, escriba una breve descripción del tipo principal.

Procedimiento: Configuración de un grupo de activos fijos

Para configurar un grupo de activos fijos, siga estos pasos:

1. En el panel de exploración, haga clic en Activos fijos, Configurar y, por último, en Grupos de activos fijos.

2. Haga clic en el botón Nuevo para agregar una línea.

3. En el campo Grupo de activos fijos, especifique un código para identificar el grupo de activos fijos.

Módulo 2: Procedimientos de configuración

4. En el campo Nombre, especifique un nombre para el grupo de activos fijos.

5. En el campo Tipo, haga clic en la flecha para seleccionar el tipo que desee asignar al grupo de activos fijos. Las opciones disponibles son las siguientes:

o

Tangible

o

Intangible

o

Financiero

o

Inmuebles y edificios

o

Fondo de comercio

o

Otros

6. En el campo Tipo principal, seleccione una clasificación de activos superior para fines de notificación únicamente.

7. En el campo Enumerar automáticamente los activos fijos, active la casilla de verificación para indicar que Microsoft Dynamics AX 2012 creará los números para los artículos.

8. En el campo Código de secuencia numérica, seleccione el código de secuencia numérica que desee utilizar cuando los activos se numeren automáticamente.

9. En los campos Numerar automáticamente los códigos de barras y Secuencia numérica de código de barras, realice las selecciones para los códigos de barras del mismo modo que para los números.

10. En el campo Tipo de propiedad, seleccione el tipo de los activos fijos del grupo:

o

Activo fijo: activos regulares, que se procesan de la forma habitual.

o

Propiedad continuada: propiedad que existe únicamente para fines de inventario. Por ejemplo, teléfonos, radios o dispositivos móviles que están por debajo de su umbral de capitalización. Normalmente, se especifica un tiempo de vida de cero (0) para los activos de propiedad continuada desde el informe de evaluación que se concilia con la Contabilidad general.

o

Otros: activos intangibles que deben aparecer por separado en el balance de situación.

Este campo sólo se usa para informes o búsquedas.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

11. En el campo Ubicación seleccione una ubicación para los activos fijos del grupo. Las ubicaciones disponibles se configuran en el formulario Ubicación del activo fijo en Activos fijos > Configurar > Ubicaciones de activos fijos.

12. En el campo Id. de capa GIS, identifique la capa del Sistema de información geográfica (GIS) predeterminada para los activos fijos del grupo. Una capa representa el tipo de datos que se van a ver, como la calle o el agua. Una base de datos GIS es una aplicación de terceros.

13. En el campo Factor de coste de sustitución, especifique el porcentaje en el que se debe aumentar o disminuir el coste de sustitución del activo fijo. Por ejemplo, si este año sustituir los activos de este grupo cuesta el 3,5 por ciento más, especifique 3,5. El factor especificado sólo se utiliza si el coste de sustitución de un activo fijo se actualiza mediante el formulario Actualizar costes de sustitución

y valores asegurados.

14. En el campo Factor de valor asegurado, especifique el porcentaje en el que se debe aumentar o disminuir el valor asegurado del activo fijo. Por ejemplo, escriba 1,5 para el 1,5 por ciento. El factor especificado sólo se utiliza si el valor asegurado de un activo fijo se actualiza mediante el formulario Actualizar costes de sustitución

y valores asegurados.

Procedimiento: Configuración de un grupo de activos fijos, botón Modelos de valor

La parte más importante de la configuración de grupos de activos fijos es la asignación de modelos de valor a cada grupo de activos fijos determinado. Esta configuración sugiere el número de ciclos de vida financieros y la configuración de depreciación del activo.

Para asignar modelos de valor a un grupo de activos fijos, siga estos pasos.

1. En el formulario Grupo de activos fijos, haga clic en el botón Modelos de valor.

2. Haga clic en el botón Nuevo para agregar una línea.

3. En el campo Modelo de valor, seleccione un modelo de valor. Esta selección rellena la mayoría de los campos del formulario.

Módulo 2: Procedimientos de configuración

4. Active la casilla de verificación Depreciación para indicar que se calcule la depreciación.

5. En el campo Convención de amortizaciones, haga clic en la flecha para realizar una selección.

Nota: las convenciones de amortización sólo se pueden asignar si el método de depreciación es

Nota: las convenciones de amortización sólo se pueden asignar si el método de depreciación es Tiempo de vida de depreciación lineal, Depreciación degresiva, Tiempo de vida restante de depreciación lineal, Depreciación degresiva del 200%, Depreciación degresiva del 175%, Depreciación degresiva del 150% o Depreciación degresiva del 125%.

Existen dos opciones para la entrada del tiempo de vida: especificar los datos en el campo Períodos de depreciación y permitir que Microsoft Dynamics AX 2012 calcule el Tiempo de vida o especificar los datos en el campo Tiempo de vida y que lo calcule Períodos de depreciación.

Perfil de contabilización

Puede usar el perfil de contabilización del módulo Activos fijos para definir la integración de Activos fijos con Contabilidad general. La correcta configuración de los perfiles de contabilización es importante para garantizar la realización de transacciones contables correctas y facilitar la generación de informes financieros precisos.

Es necesario configurar un perfil como mínimo.

Procedimiento: Configuración de un perfil de contabilización

Para configurar perfiles de contabilización, siga estos pasos.

1. En el panel de exploración, haga clic en Activos fijos, Configurar y, por último, en Perfiles de contabilización de activos fijos.

2. Haga clic en el botón Nuevo para agregar una línea.

3. En el campo Perfil de contabilización, especifique un código corto para identificar el perfil de contabilización.

4. En el campo Descripción, escriba un texto que identifique el perfil de contabilización.

5. Las entradas realizadas en el panel de la derecha de este formulario funcionan de forma conjunta con el botón de opción seleccionado en el margen izquierdo del formulario para el tipo de transacción. Por lo tanto, seleccione en primer lugar el botón de opción y, a continuación, haga clic en el botón Agregar para crear las entradas en la línea de Modelo de valor.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

6. En el campo Modelo de valor, haga clic en la flecha para seleccionar el modelo de valor.

7. En el campo Agrupaciones, haga clic en la flecha para seleccionar una de las siguientes opciones:

o

Tabla: para indicar que la configuración es específica de un activo determinado.

o

Grupo: para indicar que la configuración se utiliza para un grupo de activos fijos.

o

Todo: para indicar que la configuración se utiliza para todos los activos, a no ser que se defina en otra línea.

8. En el campo Número de activo fijo, seleccione el número que desee asignar a la línea. La búsqueda en esta columna depende de la selección realizada en el campo Agrupaciones, como se indica a continuación:

o

Si se selecciona Tabla en el campo Agrupación, la búsqueda muestra todos los activos fijos, de forma que es posible asignar las cuentas de registro a activos individuales.

o

Si en el campo Agrupaciones se selecciona Grupo, la búsqueda muestra todos los grupos de activos fijos, lo que permite asignar las cuentas a los grupos de activos fijos.

o

Si en el campo Agrupaciones se selecciona Todo, no existirá la opción de búsqueda, ya que las cuentas están relacionadas de forma automática con todos los activos con este modelo de valor.

9. En el campo Cuenta principal, haga clic en la flecha para seleccionar la cuenta del plan contable que desee utilizar para las entradas. Normalmente, la Cuenta principal es una cuenta del balance de situación.

10. En el campo Cuenta de contrapartida, seleccione la cuenta que desea usar como contrapartida. Normalmente, la Cuenta de contrapartida es una cuenta de pérdidas o margen, ya que la segunda parte de la transacción que se va a registrar puede ser de gastos o de ingresos. Sin embargo, puede haber excepciones.

Cuando se especifican transacciones, Microsoft Dynamics AX 2012 usa la combinación de los campos Tipo de transacción, Modelo de valor, Agrupaciones y Número de cuenta para determinar las cuentas que se van

a utilizar para la cuenta principal y la cuenta de contrapartida. Mediante la combinación de estos campos, Microsoft Dynamics AX 2012 puede satisfacer

los requisitos de una empresa para la creación de informes financieros, tanto

si deben ser detallados como resumidos.

Módulo 2: Procedimientos de configuración

Información adicional acerca de cómo configurar perfiles de contabilización:

Las cuentas contables se deben configurar para cada modelo de valor utilizado para el registro. Las mismas cuentas contables se pueden utilizar para varios o incluso todos los modelos de valor.

El usuario puede realizar hasta una configuración de cuenta por cada activo y cada modelo de valor para cada tipo de transacción de activo.

Los activos que pertenecen al mismo grupo suelen registrarse en las mismas cuentas, si bien la opción de configuración de cuentas de cada activo individual se usa con muy poca frecuencia.

Botón Cancelación

En muchos países o regiones, el valor neto en los libros de un activo que figura en el balance de situación no se registra únicamente en una cuenta, sino que se divide entre varias. En todas las tablas y ejemplos de este material de aprendizaje se utiliza el dólar estadounidense (USD) como divisa.

Tipo de transacción

Divisa del importe

Valor de adquisición

100.000

Adquisiciones del año actual

20.000

Depreciación de años anteriores

(10.000)

Depreciación del año actual

(10.200)

Revalorización del año actual

5.000

Valor neto en los libros

104.800

Tal como se muestra en la figura anterior, las transacciones para un activo se pueden registrar de forma individual en varias cuentas, incluida una cuenta de adquisición, las adquisiciones del año actual, la depreciación de determinado año, etc.

Cuando se vende un activo, la empresa debe ajustar el balance de situación para reflejar la venta. Esta tarea se puede realizar manualmente o se puede configurar un perfil de contabilización para invertir las transacciones automáticamente. Si una empresa opta por configurar las cuentas para que se inviertan de forma automática, las cuentas se pueden configurar independientemente para los activos que se dan de baja y para los que venden.

Activos fijos de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Procedimiento: Configuración de una cancelación

La configuración es la misma tanto si se crea una configuración para venta o residual. Para configurar los requisitos para la cancelación, siga estos pasos.

1. En el panel de exploración, haga clic en Activos fijos, Configurar, Perfiles de contabilización de activo fijo, luego haga clic en el botón Cancelación y, por último, haga clic en Venta o Residuo.

2. Haga clic en el botón Nuevo para agregar una línea.

3. En el campo Modelo de valor, seleccione el modelo de valor para esta línea.

4. En el campo Válido para, haga clic en la flecha para seleccionar una de las siguientes opciones:

o

Tabla: para indicar que la configuración es específica de un activo determinado.

o

Grupo: para indicar que la configuración se utiliza para un grupo de activos fijos.

o

Todo: para indicar que la configuración se utiliza para todos los activos, a no ser que se defina en otra línea.

5. En el campo Relación de activos fijos, seleccione el activo que desee asignar a la línea. La búsqueda en esta columna depende de la selección realizada en el campo Válido para, como se indica a continuación:

o

Si se selecciona Válido para en el campo Tabla, la búsqueda muestra todos los activos fijos, de forma que es posible asignar las cuentas de registro a activos individuales.

o

Si en el campo Válido para se selecciona Agrupaciones, la búsqueda muestra todos los grupos de activos fijos, lo que permite asignar las cuentas a los grupos de activos fijos.

o

Si en el campo Válido para se selecciona Todo, no existirá la opción de búsqueda, ya que las cuentas están relacionadas de forma automática con todos los activos con este modelo de valor.

Módulo 2: Procedimientos de configuración

6. En el campo Valor contable, seleccione el tipo de entrada que se va a invertir.

7. En el campo Cuenta principal, seleccione la cuenta del plan contable que desee utilizar para las entradas. Normalmente, la cuenta contable es una cuenta del balance de situación.

8. En el campo Cuenta de contrapartida, seleccione la cuenta que desea usar como contrapartida. Normalmente, la Cuenta de contrapartida es una cuenta de pérdidas o margen, ya que la segunda parte de la transacción que se va a registrar puede ser de gastos o de ingresos. Sin embargo, puede haber excepciones.

9. Repita estos pasos para definir las posibles inversiones para la misma combinación de Modelo de valor, Válido para y Relación de activos fijos; para ello, seleccione un Valor contable diferente y especifique la Cuenta contable y la Cuenta de contrapartida