Caracterizacion de Procesos SENA - DA S3

C-04
Versin: 4.0
Pgina 1 de 1
LIDER DEL PROCESO
ENTRADAS SALIDAS
Plan de trabajo del sistema integrado de mejora
continua institucional
Informe de avance del sistema
Definicin de la Poitica y objetivos de calidad
Planes de mejoramiento del Sistema
Solicitudes de creacin ,modificacin o
Anulacin de documentos
H Listado maestro de documentos
Reporte de no conformidades reales y
potenciales
H
Informe del estado de acciones correctivas y
preventivas
Programa de auditorias internas
Informe consolidado de las auditorias internas
Informe de auditorias internas
Retroalimentacin del cliente
Desempeo de los procesos y la conformidad
Todos los procesos
Todos los procesos
Proceso de Planeacin Estrategica
Todos los procesos
Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora
Continua
Organos de Control
Consolidar y monitorear la Acciones Correctivas y preventivas
Todos los procesos Controlar los documentos del Sistema
PROVEEDORES
MEJ ORA CONTINUA
ACTIVIDADES
Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Mejora Continua en el SENA, con el fin de asegurar su convenencia, mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema.
Directores Regionales y Subdirectores de centros
CLIENTES
Director (a) de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
CARACTERIZACION DE PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL
OBJETIVO DEL PROCESO
polticas, orientaciones estratgicas, planes,
programas y proyectos de la entidad
P Planear el el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Mejora Continua
Actas de Revisin por la Direccin
Todos los procesos
Todos los procesos
Comits Regionales del Sistema Integrado de Mejora
Continua
Informes regionales de los avances del los
planes de gestin ambiental
H Consolidar y monitorear los planes ambientales
Informe de seguimiento a la gestin ambiental
institucional
Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora
Continua Solicitudes de realizacin de auditorias internas
Planes de mejoramiento institucional
H Administrar las auditorias internas de calidad y Gestin Ambiental
Comits Nacional y Regionales del Sistema Integrado
de Mejora Continua
Proceso de Planeacin Estrategica Proceso de Planeacin Estrategica
Proceso de Mejora continua
Desempeo de los procesos y la conformidad
del producto y/o servicio
Estado de acciones correctivas y preventivas
Cambios que podrian afectar el sistema
Recomendaciones para la mejora
Acciones de seguimiento de reevisiones previas
efectuadas por la Direccin
Riesgos actualizados e identificados
Documentacin del Sistema V/A Documentos y registros controlados del proceso
Planes de mejoramiento
No conformidades
Mapa de Riesgos
Indicadores
V/A Acciones de mejora realizadas
RIESGOS: INDICADORES
REQUISITOS
Elaboro
Reviso
Aprob
versin
Fecha de Aprobacin
1 jun-05
2 dic-05
3 dic-08
4 nov-10
Este documento impreso se considera copia no controlada
Proceso de Mejora Continua
Proceso de Planeacin Estratgica
Realizar el Control de documentos y registros del Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional, correspondientes al proceso
Proceso de Mejora Continua Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora
J uana Perez Martinez
Di t d Pl i Di i i t
Maria Cristina Alvarez
Coordinadora Grupo de Mejora Continua de la
Gestin Institucional
Resolucin 003751 del 2008
Eliminacin de la estructura por macroprocesos
Actualizacin nueva versin del procesos y procedimientos y paso de un interrelacin de procesos en un mapa a una cadena de valor
Ajuste de las actividades del proceso
Versin Inicial del sistema Resolucin 001156 del 2005
nov-10
ago-10
sep-10
H Consolidar y elaborar el informe de la Revisin por la Direccin Informe para la Revisin por la Direccin Proceso de Planeacin Estrategica
Todos los procesos
Ver mapa de riesgos de la vigencia Hoja de vida del indicador del proceso
Normograma, matriz de relacin NTC-GP1000, MECI 1000, Manual de calidad y los demas documentos asociados al proceso
Control del Documento
Nombre Cargo Fecha
Control de Cambios
Descripcin del cambio
Aprob
Oscar Andrs Rojas Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo
Iveth alexandra Gutierrez Funcionario Direccin de planeacin y Direccionamiento Corporativo
J uana perez Martinez Lider del procesos

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIMCI

Versin 3 P001- 04 Pg. 1
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO: Control de Documentos y Registros
Objetivo: Establecer los parmetros para la creacin, revisin, actualizacin, eliminacin y divulgacin, de los
documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional as como el control y la administracin de los
registros del SENA

Responsable: Lideres de procesos de la entidad,
Directores Regionales, Subdirectores de centro y
Direccin de Planeacin y Direccionamiento
Corporativo.

Alcance: Desde la identificacin de la
necesidad de la creacin, modificacin o
anulacin de documentos, hasta su disposicin
final.
Generalidades:

Control de Documentos

La elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional vara segn el tipo de documento, como se presenta en el Anexo 1 de este
procedimiento.
La codificacin de los documentos se encuentra estipulada en el Anexo 2 de este procedimiento.
Cuando se requiera elaborar un diagrama de flujo se debe tener en cuenta la simbologa
establecida en el Anexo 3 de este procedimiento.
La descripcin o caracterizacin de los procesos se debe realizar en el formato descrito en el Anexo
4 de este procedimiento.
Los procedimientos deben ser documentados de acuerdo con el formato presentado en el Anexo 5.
de este procedimiento.
Los Anexos 4 y 5 son formatos nicos, la codificacin se realiza de acuerdo con el proceso.
El control de los documentos del SIMCI se realiza a travs del Listado Maestro de Documentos (ver
Anexo 6) el cual ser manejado exclusivamente por la Direccin de Planeacin y Direccionamiento
Corporativo. (VER NOTA 1)
La solicitud, creacin modificacin y anulacin de documentos del SIMCI se debe realizar en el
Anexo 7 de este procedimiento.
Para el SlMCI, los documentos externos se refieren a la normatividad que le aplica a cada proceso.
El control, la actualizacin y la divulgacin del Normograma institucional, corresponde a la Direccin
J urdica de acuerdo con lo establecido en el articulo 16 numeral 7 del Decreto 249 de 2004.
Todos los documentos del SIMCI, excepto los formatos deben tener la siguiente anotacin en el pie
de pgina. Este documento impreso se considera copia no controlada
Para la identificacin de los documentos del sistema se debe tener en cuenta las siguientes
caractersticas:

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

Versin 3 P001-04 Pg. 2

El encabezado de la caracterizacin de proceso:

Los procedimientos tendrn encabezado solo en su primera pagina
En las dems pginas solo aparecer el nombre del procedimiento

Los formatos tendrn el siguiente encabezado

- Pie de pgina:
Todas las hojas de los procedimientos llevarn en el pie de pgina la siguiente tabla alineada a la
derecha,
Indicando el nmero de versin, el cdigo y la pgina:

Versin # Cdigo Pgina

Todo documento del sistema contar con un cdigo nico que se asigna segn lo establecido en este
procedimiento.

Todos los documentos deben tener los siguientes cuadros en la ltima pgina.

Nombre Cargo Fecha
Elabor
Revis
Aprob

Control de Cambios
versin Fecha de
Aprobacin
Descripcin del cambio Aprob

NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha:

Versin:

Pgina__de__

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE FORMATO
Cdigo y versin
Nombre proceso al que est asociado
Nombre procedimiento al que est asociado


El control de documentos y control de cambios para los formatos solo se aplica en el original que reposa en
la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

NOTA 1: Las Regionales solo podrn generar instructivos, formatos, Guas y fichas tcnicas
adicionales para aplicar de manera especfica y conforme a la naturaleza de los Centros de
Formacin adscritos a est. Estos documentos formaran parte del Listado Maestro de Documentos
de la entidad; por tanto es responsabilidad de la Regional realizar el trmite ante la Direccin de
Planeacin y Direccionamiento Corporativo para su revisin y la posterior inclusin en el Listado
Maestro de Documentos.

NOTA 2: Para cumplir con lo establecido en la normatividad referente a los temas de Sistema
Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud, Seguridad e inocuidad alimentaria, Sistema de Gestin
Ambiental, entre otros y con el fin de no generar interferencia con lo establecido en la Cadena de
Valor de la entidad y con los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, se
contempla que los centros debern elaborar dichos procedimientos que garanticen el cumplimiento
de dicha normatividad vigente, teniendo como parmetros las caractersticas del SIMCI .

Control de Registros

El SENA en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a travs de las Tablas de
Retencin Documental la entidad realizar el control de sus registros.
En las TRD se determinar las condiciones para la identificacin, almacenamiento, proteccin,
tiempo de retencin y la disposicin final de los registros.
La identificacin: Se establece a travs de series, sub-series y las series documentales.
El almacenamiento: Corresponde en la TRD a la Tradicin Documental; en ella se establece si los
registros se almacenan en soporte fsico (original o copia) o si es en soporte electrnico.
La proteccin: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en
carpetas y cajas. El responsable de estos registros es el encargado del archivo de gestin de cada
proceso.
La recuperacin: La consulta de los registros, se solicitar ante la persona encargada de dirigir el
archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la
respectiva dependencia.
La retencin: Corresponde al tiempo en archivo de gestin como en archivo central.
La disposicin final, en las TDR se establece si la eliminacin o conservacin, si este es el caso
se determina este si es en soporte fsico o soporte electrnico, as como la tecnologa usada para la
misma. Digitalizado o microfilmado.



Flujograma



ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
1
Detectar las necesidades de crear, anular o
modificar un documento de su proceso. o
retirar o incorporar un documento externo que
afecte su proceso.
En el caso que el documento sea solicitado por
un Centro de Formacin, esta solicitud debe
ser diligenciada por el responsable Regional y
este enviarla a la Direccin de Planeacin y
Direccionamiento Corporativo

Lder de procesos y/o
responsable asignado
nacional o regional

2
Diligenciar y Enviar el formato F002-P001-04
formato de creacin, modificacin y anulacin de
documentos , debidamente diligenciado
responsable asignado
Formato F002-
P001-04
3
Revisar y analizar la viabilidad de la solicitud Direccin de Planeacin
y Direccionamiento
Corporativo

4
Si es anulacin del documento, se procede a la
actividad 12 de lo contrario continua con la
actividad 5



5
Verificar si el documento cumple con los
referentes de este procedimiento y del SIMCI.
Direccin de Planeacin
y Direccionamiento
Corporativo
Formato F002-
P001-04
6
Si es viable se continua con la actividad
numero 9 de lo contrario con la actividad 7

7
Enviar comunicacin al responsable del
proceso informando acerca de la no viabilidad
solicitando los ajustes que se deben realizar al
documento, en el formato F002-P001-04.
y Direccionamiento
Corporativo
Formato F002-
P001-04
8
Realizar los ajustes del documento y remitirlo
nuevamente a la Direccin de Planeacin y
Direccionamiento Corporativo para continuar
con la actividad 5.
responsable asignado Formato F002-
P001-04
9
Enviar el documento para su aprobacin. Direccin de Planeacin
y Direccionamiento
Corporativo.

10
Devolver el documento, confirmando su
aprobacin y continuar con el proceso
Designado en la tabla de
niveles de autoridad
Documento en
tramite
11
Asignar cdigo y versin al documento segn
el control documental y el Listado Maestro de
Documentos
y Direccionamiento
Corporativo
Documento en
tramite
12
Actualizar el listado maestro de documentos y
las TRD si es necesario
y Direccionamiento
Corporativo
Listado Maestro
de Documentos y
TRD
13
Identificar la versin anterior del documento y
marcarlo segn el caso documento obsoleto
si es una modificacin o documento anulado
si es una eliminacin.
y Direccionamiento
Corporativo
Versin anterior
del documento
14
Divulgar en los medios establecidos para tal fin.
El nuevo documento con el apoyo de
Comunicaciones.
y Direccionamiento
Corporativo
Medios digitales
15
Socializar e implementar el documento en las
actividades diarias.
Lder de procesos

16
Archivar los documentos y registros Funcionarios y
contratistas SENA
TRD
17
Conservar, proteger y recuperar los
documentos y registros
Funcionarios y
contratistas SENA
TRD
18
Velar por la Disposiciones final de los registros Funcionarios y
contratistas SENA
TRD

Documentos asociados:

Tablas de Retencin Documental, vigentes a la fecha.
Anexo 1 Niveles de autoridad para los documentos del SIMCI
Anexo 2 Codificacin de documentos
Anexo 3 Simbologa para los flujogramas
Anexo 4 Identificacin de caracterizacin de procesos
Anexo 5 Identificacin de procedimientos
Anexo 6 Listado Maestro de Documentos
Anexo 7 Formato Solicitud de creacin, anulacin o modificacin de documentos


Nombre Cargo Fecha
Elabor Oscar A. Rojas Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento
Continuo
J unio2010
Revis Rosario Ramos Coordinadora Grupo de Gestin Presupuestal y
Mejoramiento Continuo
J ulio 2010

Aprob

J uana Prez Martinez

Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
Agosto 2010

Control de Cambios
versin Fecha de Aprobacin Descripcin del cambio Aprob
01 J unio 2005 Versin Inicial del sistema
Resolucin
001156 del
2005
02 Diciembre 2008
Actualizacin nueva versin del procesos y
procedimientos y paso de la interrelacin de procesos
identificada en un mapa a una cadena de valor.
Resolucin
003751 del
2008
03 Agosto 2010
Ajuste del procedimiento de control de documentos y
registros para que el SIMCI de Calidad sea dinmico y se
ajuste a las nuevas tecnologas.
Resolucin
02613 del 9 de
septiembre del
2010

Direccin de Planeacin y
Comit Nacional del Sistema
Integrado Mejora Continua
Institucional
Lider del proceso o
responsable regional del
Instructivos, Fichas Tcnicas, Guas y
Formatos
Funcionario encargado por el
responsable del proceso o
Direccionamiento Corporativo o
Lider del proceso
TIPO DE DOCUMENTO
de Mejora Continua
institucional
Objetivos de Calidad
ELABORACIN
Institucional
Representante de la Direccin
REVISIN APROBACIN
Consejo Directivo Poltica de la Calidad
Procedimientos y Planes de calidad
Manual de Calidad
Cadena de Valor
Institucional
Lider del proceso
Procedimientos temas especificos
determinados en la NOTA 2 del
procedimiento control de documentos y
registros
Funcionario encargado
Subdirector de Centro
ANEXO 1
NIVELES DE AUTORIDAD PARA LA ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS
encargado de mejora a nivel regional
Funcionario encargado por el lider
del proceso
Caracterizacin de Procesos
responsable regional del
proceso
Formatos
encargado de mejora a nivel regional
Direccionamiento Corporativo o

ANEXO 2
CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS


Teniendo en cuenta que se debe normalizar los documentos del Sistema Integrado de Mejora
Continua a nivel nacional, se establece la siguiente codificacin para su identificacin y
control. Esta codificacin est relacionada con el proceso al cual soporta el documento.

La estructura general de la codificacin consta de los siguientes caracteres alfanumricos
asignados de la siguiente manera:

- El primer carcter es de tipo alfabtico y corresponde a la identificacin del tipo de
documento as:

M: Manual
P: Procedimiento
I: Instructivo
C: Caracterizacin
G: Gua
F: Formato

- El segundo y tercer carcter son de tipo numrico y corresponden a los dgitos
relacionados con el proceso al cual se asocia el documento, as:

01 = INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
02 = CONVENIOS Y ALIANZAS
03 = PLANEACION ESTRATGICA
04 = MEJ ORA CONTINUA
05 = NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES
06 = DISEO CURRICULAR
07 = ADMINISTRACIN EDUCATIVA
08 = EJ ECUCION DE LA FORMACIN PROFESIONAL
09 = EJ ECUCIN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
10 = CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES
11 = GESTIN PARA EL EMPLEO
12 = GESTIN DEL TALENTO HUMANO
13 = GESTIN ADMINISTRATIVA
14 = GESTIN J URIDICA
15 = GESTIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
16 = GESTIN DOCUMENTAL
17 = GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
18 = GESTIN INFORMTICA

- Las caracterizaciones de proceso solo contarn con los dos caracteres anteriores as:
C04: pertenece al proceso gestin documental

Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo en la elaboracin del documento
dentro del proceso, iniciando con el 001.

Esta codificacin se ubicar o en la parte superior derecha del encabezado en los formatos y
en el pie de pgina, para el resto de documentos.

Ejemplo: Un Formato para la solicitud de creacin, modificacin y anulacin de documentos
se codificar: F002-P001-04, donde:

ANEXO 2
CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS


F002: Es el segundo formato asociado a este proceso
P001: Es un documento relacionado con el procedimiento 001 de este proceso
04: Es un documento correspondiente al proceso de mejora continua

NOTA 1: Puede presentarse que un documento no pertenezca o est relacionado
directamente con un procedimiento, si esto ocurre se codificar de la siguiente manera:

Ejemplo: Un Formato se codificar: F001-04, donde:

F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado
04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua

- La codificacin del Manual de Calidad ser:

MQ 01, en donde:

MQ: Manual de Calidad.
01: Corresponde a la versin del manual

- Codificacin del Manual de Procesos y Procedimientos

Es un documento nico y su codificacin en todos los casos ser MPP-01, en donde:
MPP: es la identificacin del Manual de Procesos y Procedimientos
01: Corresponde a la versin del manual

NOTA 2: Para los documentos, hblese de Instructivos, formatos y guas propias de cada
Regional y establecidos para apropiar un procedimiento de los establecidos en la Institucin, a
su especialidad, se debe agregar el cdigo designado por la Resolucin 806 de 2004, donde
se establecen entre otros los cdigos de las regionales.

Ejemplo: Un Formato para el proceso de Mejora Contina para la Regional Tolima

Se codificar: F001-04-73, donde:

F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado
04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua
73: Documento utilizado por la regional Tolima nicamente

Para este caso tambin se aplica la NOTA 1.
G

ANEXO 3
Simbologa para los Flujogramas


Se utilizarn los siguientes smbolos en los Diagramas de Flujo:

Smbolo Nombre Observacin

Inicio o Fin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del smbolo.

Tarea
Al interior del rectngulo se redacta la tarea, iniciando con
verbo infinitivo

Toma de decisin
Tiene por lo menos dos salidas (S/No; Aprobado/
Rechazado, etc.).

Documento o
registro
En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento
o registro.

Multidocumento
Se utiliza cuando de una Actividad o Decisin se genera
ms de un documento.

Conector de
actividades
Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que
se desean conectar.
Conector de pginas
Se utiliza para indicar que el Diagrama contina en otra
pgina.

Proceso o
procedimiento
Indica que se da una interaccin con otro proceso o
procedimiento.

Base de datos
Indica que la informacin debe registrarse o conservarse
en un sistema de informacin.

Flecha de conexin
entre actividades, o
de destino
Indica la conexin entre dos tareas u otros elementos del
Diagrama de Flujo.

Cada actividad que se indique en el flujograma inicia con un nmero consecutivo a partir
de 1 y sigue consecutivamente indicando la secuencia del procedimiento, y debe ser
coherente con la numeracin de la descripcin del procedimiento.

Para aquellos instructivos que requieran de una descripcin a travs de un diagrama de
flujo especfico, diferente al propuesto (por ejemplo diagramas de diseo de base de
datos, casos de uso, bloques, diseos de web, ingeniera de procesos, ingeniera
elctrica, ingeniera mecnica, diseo de redes Intranet, diseo de software, etc.) se
usarn los cdigos grficos propios de dichos diagramas.

codigo: (1)
Versin: (2)
Pgina (3)
LIDER DEL PROCESO
ENTRADAS SALIDAS
(9) -10 -12
RIESGOS INDICADORES
REQUISITOS Normograma, matriz de relacin NTC-GP1000, MECI 1000, documentos asociados al proceso
Elaboro
Reviso
Aprob
versin Fecha de Aprobacin
(17) (18)
-13
CARACTERIZACION DE PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO
PROVEEDORES ACTIVIDADES CLIENTES
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL
(4)
(6)
(7)
(5)
(8) -11
(20)
Control de Cambios
(15)
Fecha
Ver mapa de riesgos de la vigencia Indicadores de gestin del proceso
Aprob Descripcin del cambio
(19)
(16)
Nombre
(14)
Cargo

PROCEDIMIENTO

Versin P017- Pg. 1
PROCESO: GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
PROCEDIMIENTO: (2)
Objetivo: (3)

Responsable: (4)

Alcance: (5)
Generalidades:

(6)

Flujograma
(7)

(8) (9) (10) (11)

Documentos asociados:
(12)

Nombre Cargo Fecha
Elabor (13)
Revis (14) Direccin de Planeacin y Direccionamiento
Corporativo

Procedimiento para la Revisin por la Direccin.

Versin P017-0 Pg. 2
Aprob (15) Jefe oficina de comunicaciones

Control de Cambios
versin Fecha de
Aprobacin
(16) (17) (18) (19)

Instructivo
(1) Escribir el nombre del proceso al cual pertenece el procedimiento que se va a documentar
(2) Escribir el nombre del procedimiento
(3)
Expresar en forma clara y concisa la finalidad del procedimiento. Ejemplo: establecer las
pautas o criterios para (titulo del procedimiento)
(4) Escribir los procesos que deben aplicar el procedimiento
(5) Indicar a que se debe aplicar el procedimiento
(6)
Definir claramente las observaciones bsicas, requisitos , pautas para el desarrollo del
procedimiento
(7) Mostrar el flujograma del procedimiento
(8) Enumerar las actividades del procedimiento
(9) Enunciar claramente las actividades del procedimiento
(10) Identificar quien es el responsable de la actividad
(11) Identificar si aplica el registro de la misma
(12)
Escribir el nombre de los documentos asociados al procedimiento, diagramas, anexos ,
formatos guas, etc.
(13)
Escribir el nombre de quien elabor el documento as como el cargo o nmero de acta
donde se haya elaborado
(14)
Escribir el nombre de quien revis el documento as como el cargo o nmero de acta
donde se haya revisado segn el procedimiento de control de documentos y registros del
SIMCI
(15)
Escribir el nombre de quien aprob el documento as como el cargo o nmero de acta
donde se haya aprobado. segn el procedimiento de control de documentos y registros del
SIMCI
(16) Indicar el numero de versin en la que se encuentra el documento
(17) Colocar la fecha de aprobacin del documento
(18)
Realizar la descripcin de los principales cambios del documento con el fin de garantizar la
trazabilidad del mismo
(19) Escribir el cargo, nombre o instancia decisoria que aprob el documento

CDIGO VERSIN
VIGENTE
DESDE
(2) (4) (5)
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
F001-P001-04 VERSIN 001
Procesos mejora continua
Procedimiento control de Documentos y Registros
PROCESO NOMBRE DEL DOCUMENTO
(1) (3)
ANEXO 6
Listado Maestro de Documentos
(1) Escribir el nombre del Proceso al cual pertenece el documento.
(2) Escribir el cdigo asignado al documento
(3) Escribir el nombre del documento
(4) Escribir el nmero de la versin en que se encuentra el documento
(5)
Escribir la fecha en la cual entro en vigencia el documento
Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir

A

FORMATO CREACIN, MODIFICACIN Y ANULACIN DE DOCUMENTOS
F002-P001-04 VERSIN 001
PROCESO MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
PROCESO:
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
CREACIN MODIFICACIN ANULACIN
DESCRIPCIN DE LA ACCIN

NOMBRE Y FIRMA DEL LIDER DEL PROCESO
OBSERVACIONES

AUTORIZADO NO AUTORIZADO
Firma y fecha
OBSERVACIONES GRUPO DE GESTIN PRESUPUESTAL Y MEJORAMIENTO CONTINUO

AUTORIZADO NO AUTORIZADO
Firma y fecha
Codigo asignado, versin y fecha de aprobacin
del documento

PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD


PROCEDIMIENTO: Auditoras Internas de Calidad
Objetivo: Planificar, implementar y ejecutar las auditoras internas de calidad, para realizar el seguimiento
al sistema Integral de Mejora Continua Institucional.

Responsable:

Oficina de Control Interno de Gestin
Corporativo y su equipo
Director Regional
Equipo auditor Coordinador

Alcance:

Inicia con la elaboracin del programa de
auditoras internas de calidad y termina con
el seguimiento de las acciones de mejora
emprendidas.

Generalidades:

Existir un programa de auditoras internas nacional en el cual se determinara objetivo, alcance, la
responsabilidad, los recursos y los procedimientos de la auditoria. El cual es elaborado por la oficina
de Control Interno de Gestin y el grupo operativo designado por la Representante de la Direccin, el
cual ser presentado al Comit Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional por el
Secretario del mismo para su aprobacin.

Los Comits Regionales del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional, establecern su
programa de auditoras internas regionales con los parmetros establecidos en el Programa de
auditoras internas nacionales.

El programa de Auditorias nacional, podr incluir varios ciclos de auditora.

Los auditores internos no podrn auditar su propio proceso.

En caso que la Regional no cuente con el personal para realizar la auditoria establecida en el
programa, esta ser designada por el Representante de la Direccin.

El lder del equipo Auditor debe remitir los siguientes documentos: las listas de chequeo a la
representante de mejora, en un trmino no mayor a quince (15) das hbiles.

El auditado debe remitir copia del informe de auditora y de los Formato de acciones correctivas y
preventivas diligenciados con los planes de mejora y el original de la evaluacin de auditores, a la
Representante del Director Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional), durante los diez (10)
das hbiles despus de ser recibidos.

El perfil del auditor ,determina la competencia necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria,
se basa en su aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante la educacin,
experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditorias, descritas en la siguiente
tabla:

Procedimiento Auditoras Internas de Calidad.

Perfil Auditor Interno de calidad Lder del equipo auditor
Educacin Educacin secundaria Educacin secundaria
Experiencia laboral en el
SENA
Mnimo 10 mes Mnimo 15 mes
Formacin como auditor
24 horas de formacin en
auditora interna de calidad
certificada
40 horas de formacin como auditor
lder de calidad certificada
Habilidades
1. En principios, procedimiento y tcnicas de auditora.
2. Conocer los documentos del sistema y de referencia
3. Conocer la situacin de la organizacin.
4. Conocer la normatividad vigente.
5. conocimiento y habilidad de la terminologa de la calidad.
6. conocimiento de la terminologa del sector, las caractersticas tcnicas
de los procesos y productos de institucin.

1. Planificacin de auditorias
2. habilidad en las comunicaciones.
3. tener capacidad de organizar y dirigir
a los auditores de su equipo.
4. ser capaz de orientar y dirigir.
5. Estar en capacidad de solucionar
conflictos.
6. preparar y completar el informe de
auditoria
Los auditores deben ser personas, ticas, de mente abierta, diplomticos ,perceptivos , verstiles y
objetivos
Experiencia en auditorias Ninguna
Haber participado en al menos dos
auditoras internas como auditor.

La evaluacin del equipo auditor ser coordinada entre la Oficina de Control Interno de Gestin,
Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo y el representante de mejora continua de
cada regional.

La evaluacin de los auditores lderes ser realizada por el Representante de la Direccin.

Esta calificacin es realizada por los auditados a travs del formato evaluacin de auditores:
5: Cumple criterio
3: Cumple parcialmente criterio
1: No cumple criterio.

El resultado final de la calificacin se establece teniendo en cuenta la siguiente escala:
4.1 5 Auditor cumple
3.1 - 4 Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento
Menos de 3 El auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditora y debe ser
formado nuevamente.

La regional debe enviar copia del informe de auditora y los planes de mejora establecidos para
solucionar las no conformidades reales o potenciales identificadas por los auditores y las
evaluaciones de los auditores en un plazo no mayor a quince das despus de haber recibido el
informe de la auditoria, a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, con el fin de
realizar el seguimiento a los planes de mejora presentados por los procesos auditados; quien los
consolidara y enviara a Control Interno de Gestin.


Las no conformidades levantadas deben decir a que proceso se levanta y la ubicacin donde se
encontr
Ejemplo.
proceso ejecucin de la formacin, Regional Cauca, Centro Industrial
Adems se debe ser claro en la redaccin de las mismas, ejemplo.
No se est llevando a cabo la totalidad de las etapas del procedimiento contrato de aprendizaje,
como quedo evidenciado en las carpetas de los contratos N XX y XXX del 2010

Las No Conformidades sern cerradas por el auditor o por la persona designada para tal fin, por la
Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo en el momento que se cumplan las fechas
establecidas en el plan de mejoramiento.




1
Elaborar el programa de auditoras nacional,
estas incluyen las auditoras Internas de
Calidad como las de Gestin Ambiental.
Oficina de Control
Interno de
Gestin, Direccin
de Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Formato
F001-P002-04
2
Presentar el programa de auditoras en la
primera reunin del ao del Comit Nacional
del Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional

Secretario
Tcnico del
Comit

3
Revisar que el programa de auditoras
cumpla con las diferentes expectativas de la
administracin y de las necesidades de la
organizacin
Comit Nacional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
Acta de la
reunin

Si el programa es aprobado continua con la
actividad numero 4 de lo contrario deber ser
ajustado y regresa a la actividad 1

Acta de la
reunin
4
Comunicar a los Comits Regionales del
Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional el programa nacional de auditoras
y las directrices especificas para cada proceso
a auditar en su respectiva Regional

Secretario
Tcnico del
Comit
Comunicacin
va correo
electrnico
5
Seleccionar auditores internos del personal
con el que cuenta la Regional segn el perfil,
de no contar con suficientes auditores se debe
solicitar a la Direccin de Planeacin y
Direccionamiento Corporativo el apoyo
respectivo.
Comit Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional

6
Elaborar el programa de auditora regional
con los lineamientos establecidos en el
programa nacional
Comit Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
Formato
F002-P002-04
7
Enviar el programa de auditoras regional a
la Direccin de Planeacin y Direccionamiento
corporativo, con las fechas en las que se
realizarn y nombre de las personas que
conformaran el equipo auditor
Comit Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
Comunicacin
va correo
electrnico

Si cumple con los lineamientos establecidos en
el programa Nacional aprobado por el Comit
Nacional del Sistema Integrado de Mejora
Continua Institucional y los perfiles de los
auditores, continua con la actividad 8 de lo
contrario se regresa a la actividad 5
informando los cambios que se deben realizar
Oficina de Control
Interno de
Gestin, Direccin
de Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Comunicacin
va correo
electrnico
8

Aprobar el programa diseado por las
Direcciones Regionales y enviar comunicacin
con la aprobacin
Oficina de Control
Interno de
Gestin, Direccin
de Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo


9
Elaborar las comunicaciones para informar
tanto a auditores como auditados del programa
de auditoras
Comit Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
comunicacin
10
Revisar la documentacin del proceso a
auditar, el equipo auditor debe revisar adems
del proceso y los procedimientos que se va
auditar, cualquier otra informacin pertinente,
por ejemplo reportes de auditoras anteriores,
no conformidades y detalles de las acciones
correctivas.
Equipo auditor
11
Elaborar Plan de auditora, en el cual debe
constar de fecha y hora, lugar de la auditoria,
el alcance de la auditoria que debe ser el
mismo del programa de auditoras, los cargos
de las personas que van hacer auditados y el
nombre de los auditores
Equipo auditor

Formato
F003-P002-C4
12
Enviar el plan de auditora a la persona lder
del proceso y/o responsable del mismo a nivel
regional que va hacer auditado.
Equipo auditor
Comunicacin
va correo
electrnico

Si despus de recibir el plan de auditora, el
auditado cree que debe realizarse
modificaciones al plan por compromisos
adquiridos anteriormente para la misma fecha,
se debe responder al equipo auditor, en los
dos (2) das hbiles siguientes al recibo de la
comunicacin, con la sustentaciones
respectivas, la fecha por parte del auditado
solo se puede modificar una vez. Si esto
ocurre de regresa a la actividad numero 11 de
lo contrario se continua con la actividad
numero 13
Auditado
Comunicacin
va correo
electrnico
13
Elaborar la lista de requisitos o preguntas
bsicas que se deben plantear, con referencia
tanto a la norma de Calidad, como a los pasos
de y decisiones del procesos y /o de los
procedimientos.
Equipo auditor

Formato
F004-P002-04
14
Realizar la reunin de apertura con el Lder
del proceso y/o responsables a nivel regional,
donde se presenta el equipo auditor, se revisa
el alcance de la auditoria, as como el plan y se
aclaran los detalles del mismo.
Equipo auditor
15
Ejecutar la auditora interna segn el plan
presentado y utilizando de referencia las listas
de chequeo elaboradas anteriormente. Esto
puede llevarse a cabo en forma de entrevistas
a las personas que desarrollan las actividades
del proceso y/o procedimientos o mediante la
observacin de las mismas.
Equipo auditor
Formato
F004-P002-04
16
Elaborar las conclusiones de la auditoria
para ser informados en la reunin de cierre
Equipo auditor

17
Documentar los hallazgos encontrados
debidamente evidenciados en el formato de
acciones preventivas y correctivas, segn lo
establecido en el procedimiento acciones
preventivas y correctivas.
Equipo auditor
Formato
F001-P003-04
18
Elaborar informe de auditora.
Equipo auditor
Formato
F005-P002-04
19
Realizar la reunin de cierre informando los
puntos por resaltar tanto positivos como los
hallazgos encontrados esto se registra con las
conclusiones y/o observaciones que sean
necesarias, el auditor debe entregar informe
de auditora con los formatos diligenciados de
acciones preventivas y correctivas
Equipo auditor
Formato
F005-P002-04
y Formato
F001-P003-04
20
Archivar los documentos generados por la
auditoria, ya sean de forma fsica o digital, para
el control de registros del sistema y poder
realizar por parte de la Direccin Regional, el
seguimiento a los procesos y planes de
mejoramiento respectivos.
Representante de
mejora de la
Regional
(Secretario
Tcnico del
Comit Regional)

21
Realizar el seguimiento por parte de la
Direccin Regional, de las fechas establecidas
en los planes de mejoramiento, para informar
al encargado del cierre de las mismas
Representante de
mejora de la
Regional
(Secretario
Tcnico del
Comit Regional)
Comunicaciones
22
Realizar el seguimiento de los planes de
mejoramiento planteado para cerrar las no
conformidades por parte de equipo auditor que
realizo la auditoria o por el asignado por la
Corporativo.
Equipo auditor
Formato
F001-P003-04
23
Preparar el informe anual de auditoras
internas de la Regional y enviar a la Direccin
de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
para consolidar y entregar a la Oficina de
Control Interno de Gestin.
Representante de
mejora de la
Regional
(Secretario
Tcnico del
Comit Regional)

Documentos Asociados:

F001-P002-04. Formato Programa Nacional de Auditoras Internas.
F002-P002-04. Formato Programa de Auditoras Internas Regionales.
F003-P002-04. Formato Plan de Auditoras.
F004-P002-04. Formato Lista de Chequeo.
F005-P002-04. Formato Informe de Auditoras Internas.
F006-P002-04. Formato de Evaluacin Auditores Internos.
F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.



Nombre Cargo Fecha
Elabor
Consuelo Castaeda,
Claudia Patricia Sanchez,
Oscar Rojas
Profesionales de Mejoramiento Continuo de las
Regionales de Caldas y Antioquia y de la
Direccin General
Septiembre
2010
Revis J uan Pablo Osorio
Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y
Septiembre
2010
Aprob J uana Prez Martinez
Directora de Planeacin y Direccionamiento
Corporativo
Noviembre
2010

Control de Cambios
Versin
Fecha de
Aprobacin
Resolucin 001156
del 2005
02 Diciembre 2005 Eliminacin de la estructura por macroprocesos
Maria cristina
lvarez
Coordinadora Grupo
de Mejora
03 Diciembre 2008
procedimientos y paso de la interrelacin de
procesos identificada en un mapa a una cadena
de valor.
Resolucin 003751
del 2008
04 Noviembre 2010
Ajuste del procedimiento de control de
documentos y registros para que el Modelo de
Mejora Continua de Calidad sea dinmico y se
ajuste a las nuevas tecnologas.
J uana Prez Martinez
Directora de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo

PROGRAMA NACIONAL DE AUDITORIAS INTERNAS
F001- P002-04 / Versin 01
Mejora Continua
Auditoras Internas de Calidad

OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_____________________________ .

ALCANCE DE LA AUDITORIA:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________ .
PROGRAMA DE AUDITORIAS:
PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE
FORMACIN)

TIEMPO PARA DESARROLLAR EL PROGRAMA DE AUDITORIAS A NIVEL NACIONAL:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________________________________________ .
N Y FECHA DE ACTA DEL COMIT REGIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA
CONTINUA INSTITUCIONAL EN EL CUAL SE APRUEBA ESTE PROGRAMA DE AUDITORIAS
INTERNAS NACIONALES: ________________________________.

----------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------
FIRMA DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN FIRMA DEL SECRETARIO DEL COMIT
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA REGIONAL
F002-P002-04 / Versin 01
Mejora Continua
Auditoras Interna de Calidad
(3) (4)
Alcance:
(2)
NOMBRE DEL PROCESO RESPONSABLE DE RECIBIR LA AUDITORIA
Regional:
Objetivo:
(1)
LUGAR Y FECHA EQUIPO AUDITOR
(5) (6)
FECHA DE APROBACIN DEL PROGRAMA POR PARTE DE LA DIRECCIN DE PLANEACIN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO
________________(9)_____________________
FIRMA DEL DIRECTOR REGIONAL
(8)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9) Escribir la fecha de aprobacin del programa de auditorias internas de calidad
Indicar que se pretende alcanzar como resultado de la auditoria basados en las diferentes
Definir la extensin y los lmites de la realizacin de las auditorias internas de calidad, como:
Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a la cadena de valor
Escribir el nombre del lder del proceso o responsable regional
Escribir el nombre de los auditores designados para la realizacin de la auditoria
Respaldar la aprobacin del programa de auditoria con la firma del Representante de la Alta
Direccin
Respaldar la elaboracin del programa de auditoria con la firma del Coordinador del Grupo de
Indicar la fecha y el lugar donde se auditara el proceso Direccin general, regional o centro de
formacin en que se va a realizar la auditoria
Pgina 1 de 2
Inicial Final
(13) (14) (15)
(19)
FIRMA AUDITOR LDER FIRMA: LIDER DEL PROCESOS O RESPONSABLE REGIONAL DEL MIISMO
(20)
PLAN DE AUDITORIAS
F003-P002-04 / Versin 02
Mejora Continua
ACTVIDAD
(12)
(10) (9)
Fecha Hora
(DD-MM-AA)
Fecha Hora
(DD-MM-AA)
REGIONAL: (2) CENTRO:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA: (3)
Documentos de Referencia: (5)
(11)
REUNIN APERTURA
REUNIN DE
CIERRE
ENTREGA INFORME FINAL
EQUIPO AUDITOR:

(7)
AUDITOR LIDER:
(6)
Nombre Cargo
Auditado
PROCESO AUDITADO: (1)
AUDITADO: (8)
ALCANCE DE LA AUDITORIA: (4)
Fecha
Hora
FECHA (DD-
MM-AA)
(16)* (17) (18)
Auditor
Pgina 2 de 2
(1)
(2)
(3) Escribir el objetivo establecido en el programa de auditorias internas de calidad aprobado
(4) Definir el campo de aplicacin de la realizacin de la auditoria interna de calidad
(5) Escribir cuales son los referenciales frente a los cuales se compara la evidencia de la auditoria
(6) Escribir el nombre del auditor lider designados para la realizacin de la auditoria
(7) Escribir el nombre de los auditores designados para la realizacin de la auditoria
(8) Escribir el nombre de la persona responsable de recibir la auditoria
(9) Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunin de apertura de la auditoria interna de calidad
(10) Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunin de cierre de la auditoria interna de calidad
(11) Indicar la fecha en la que se entregara el informe final de la auditoria interna de calidad
(12) Nombrar las actividades que se van a someter a auditoria
(13) Escribir la fecha de realizacin de la actividad programada de la auditoria interna de calidad
(14) Establecer el horario inicial de la actividades que va a desarrollar
(15) Establecer el horario de finalizacin de la actividades que va a desarrollar
(16)* Escriba el nombre de la persona que va hacer auditado (si lo sabe) de lo contrario utilice solo el campo (17)
(17) Escriba el nombre del cargo de la persona que va hacer auditado
(18) Escribir el nombre del auditor que va a verificar esa actividad
(19) Respaldar la elaboracin del plan de auditoria con la firma del equipo auditor
(20) Respaldar la aprobacin del plan de auditoria con la firma del lder del proceso
Indicar en que sitio Regional y centro donde se va a realizar la auditoria. Si es en la direccin general no diligenciar
Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a programa de auditorias aprobado
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
NOTAS ADICIONALES
(10)
Fecha:
Lugar:
Proceso Auditado:
Lder del proceso
y/o responsable a
nivel regional
Pregunta y soportes de documentos y registros a verificar Requisito
(7) (6)
Equipo Auditor:
C NC
LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS INTERNAS
F004-P002-04 / Versin 1
Mejora Continua
Auditoras Internas
observaciones
(11)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(10)
(11)
Marcar con una X en C= si lo encontrado cumple o marcar X en NC= cuando lo establecido no se esta
cumpliendo.
Redactar un texto claro y conciso la respuesta que da el auditado a la pregunta y lo encontrado.
Escribir el nombre de los auditores designados para la realizacin de la auditoria
Indicar el numeral literal de la norma de calidad, legal, documento a verificar, entre otros.
Escribir la pregunta que realizar el auditor en el momento de la auditoria de acuerdo a los requisitos.
Escribir el lugar donde se va a realizar la auditoria (direccion general, regional y centro de formacin)
Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo al programa de auditorias internas de calidad
Escribir el nombre del lder del proceso o responsable del mismo a nivel regional auditar
Indicar la fecha en la que se va a realizar la auditoria

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS
F005- P002-04 / Versin 02
Mejora Continua

1

1. INFORMACION GENERAL
PROCESO, REGIONAL Y/O CENTRO
(Donde se llevo a cabo la auditoria)

LOCALIZACIN
(especifique direccin, telfono, correo electrnico de los sitios visitados)

ALCANCE

REQUISITOS

LIDER DE PROCESO O
RESPONSABLE DE RECIBIR LA
AUDITORIA

Nombre
Cargo

Correo
electrnico
FECHAS DURACIN (total das auditor)
FECHAS DE
EJ ECUCION
DE LA
AUDITORIA.
EQUIPO
AUDITOR
Lder
Auditores

2 OBJ ETIVOS
2.1

3. IDENTIFICACIN DE REQUISITOS DE OTRAS PARTES INTERESADAS
3.1 Documento (s) que establece (n) los requisitos de las partes interesadas
.
3.2 Principales requisitos legales y reglamentarios aplicables a las actividades, productos y servicios.

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS
F005- P002-04 / Versin 02
Mejora Continua

2

4 NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS

N Numeral de la norma de requisitos
Descripcin de la no
conformidad

5 ASPECTOS RELEVANTES

6 ASPECTOS POR MEJ ORAR

Auditor lder: Fecha: (dd/mm/aaaa)

Firma de recibido a conformidad del Auditado: Fecha: (dd/mm/aaaa)

Pgina 1 de 4
(1)
Proceso auditado
(4)
NIVEL DE CALIFICACIN
1 Comunica y aclara objetivos y alcance de la Auditora
2 Realiza reunin de apertura de la Auditoria
3 Utiliza herramientas de Verificacin
4 Demuestra conocimiento de los procesos del rea auditada
5 Fundamenta adecuadamente las No conformidades y las soporta en los hallazgos
6 Retroalimentacin de los procesos auditados
7 Informa resultados de la Auditoria en forma clara y oportuna
8 Rene y analiza evidencias suficientes
9 Realiza reunin de cierre de la Auditoria
11 Manifiesta cordialidad en el trato
12 Demuestra confidencialidad en la informacin
13 Demuestra comportamiento tico
14 Demuestra seguridad durante la Auditoria
15 Es abierto a responder las inquietudes que se presentan
EVALUACIN DE AUDITORES INTERNOS
F006-P002-04 / Versin 02
Mejora Continua
Auditoras Internas
(2)
(3)
Lugar:
CALIDAD HUMANA
Nombre del auditor Fecha
1 3
Segn el desarrollo de la auditoria evalue el desempeo de la auditoria teniendo en cuenta que:
5
CONOCIMIENTO
5: El auditor cumple, 3: Cumple parcialmente y 1: No cumple. (5)
Pgina 2 de 4
16 Qu valor agregado aport el auditor al proceso?
17 Qu aspectos considera usted que podra mejorar el auditor en su prxima auditora?
18 Comentarios y / u observaciones:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(11)
Firma del Evaluador
(9)
Dependencia:
(10)
(6)
Cargo:
(8)
(7)
Escribir el nombre del auditor a evaluar
Escribir lafecha en que se realiza la evaluacin
Escribir el proceso auditado
Escribir el sitio donde se realizo la auditoria,(Direccin General, Regional y/o Centro de Formacin
Escriba de forma precisa que valor agregado le dio el auditor al desarrollo de la misma
Responder de manera objetiva los siguientes cuestionamientosteniendo en cuenta que 5: El auditor cumple, 3: Cumple
parcialmente y 1: No cumple.
Escriba en que puntos se puede generar mejoras durante el desarrollo de la auditoria por parte del auditor
Escriba brevementelos comentarios y/o observaciones que puedan generarsen tanto de la auditoria como del auditor
evaluado
Firma del evaluador
Escribir el cargo del evaluador
Escribir la dependencia donde trabaja el avaluador
Pgina 3 de 4
Pgina 4 de 4

PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas
Objetivo: Determinar la metodologa para la toma de acciones preventivas, correctivas y de mejora, para
eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, registrar los resultados de las mismas,
verificar su eficacia y prevenir su ocurrencia.

Responsable:

Lderes de proceso y responsables regionales
Alcance:

Inicia con la deteccin de una oportunidad de
mejora hasta la consolidacin del estado de
las Acciones preventivas y Correctivas a nivel
nacional.
Generalidades:

Accin preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable

Accin correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situacin no deseable.

Las no conformidades reales o potenciales se pueden generar, por las siguientes fuentes:

- Quejas y reclamos recurrentes de los Usuario.
- Informes de Auditora Interna o Externa.
- Resultados de la Revisin por la Direccin.
- Resultados de Anlisis de Datos.
- Resultados de las Mediciones de Satisfaccin, Encuestas.
- Mediciones de Procesos, Productos o Servicios, Indicadores.
- Resultados de Autoevaluacin.
- Gestin de Riesgo
- Revisin de las necesidades y expectativas del cliente.

Toda accin establecida y documentada para tratar el riesgo en el mapa de riesgos, se consideraran
una accin preventiva y estas no necesitarn ser registradas en el formato de acciones Correctivas y
Preventivas.

El incumplimiento de un indicador de gestin durante su medicin, generara una accin correctiva
que deber ser documentada por el lder del proceso o responsable regional.

Los originales de las acciones preventivas, correctivas y de mejora reposaran en el proceso (proceso
en Direccin General o en la Regional o Centro donde fue detectada), en el momento que sea
cerrada deber ser remitida a la Direccin Regional para su envo a la Direccin de de Planeacin y
Direccionamiento Corporativo, si fue detectada en la Direccin General, para ser archivada en la
carpeta del respectiva y llevar el control de las mismas.

Es responsabilidad del lder del proceso y/o responsable regional, el cumplimiento de las acciones de
mejora establecidas en el tiempo indicado, para cerrar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.

La actualizacin de la matriz de control de acciones preventivas, correctivas y de mejora. del SENA,
es responsabilidad del lder de proceso y/o responsable Regional de cada proceso, los cuales deben
notificar las novedades del estado de las mismas, cada trimestre as: marzo 31, J unio 30,
Septiembre 30 y diciembre 31, a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo va E-
mail, para su consolidado.





1 Detectar la oportunidad de mejora
Auditor, lder de
proceso y/o
responsable regional
del proceso,
funcionario

2
Diligenciar los datos identificados en el
formato de acciones preventivas, correctivas
y/o mejora en su parte 1, por parte de la
persona que identifica la no conformidad.
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04
3
Entregar o enviar el formato diligenciado al
lder del proceso o al responsable regional,
para que contine con el diligenciamiento del
formato.
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04
4
Analiza el tipo de accin a tomar que puede
ser Accin Preventiva o Accin Correctiva o
Accin de mejora.
Lder del proceso y/o
responsable de
proceso a nivel
regional

Si se requiere realizar acciones preventivas o
correctivas se continua con la actividad
numero 5 de lo contrario se debe establecer
una accin de mejora y continuar con la
actividad nmero 6.

5
Identificar la causa raz de la no
conformidad, la cual se debe establecer en la
parte 2 del formato por parte del Lder o
responsable Regional del proceso, esto se
puede realizar por los diferentes mtodos
Espina de Pescado, Los 5 ques, entre otros.
responsable de
proceso a nivel
regional
Formato
F001-P003-04
6
Establecer las acciones a realizar para
atacar la causa o las causas de la no
conformidad, las cuales constituyen el plan de
mejora.
responsable de
proceso a nivel
regional
Formato
F001-P003-04
7
Enviar la copia del formato ya diligenciado
con el plan de mejora a la Direccin de
Planeacin y Direccionamiento Corporativo si
es una no conformidad identificada en la
Direccin General o al Representante de
mejora de la Regional si fue identificada en
ellas.
responsable de
proceso a nivel
regional

8

Archivar la copia de la accin correctiva y
preventiva, en la carpeta del proceso, para su
seguimiento y control.
Representante de
mejora de la Regional
(Secretario Tcnico
del Comit Regional)
Direccin de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo

9
Ejecutar el plan de mejora en las fechas
establecidas por las personas designadas por
el lder o responsables del proceso a nivel
regional
responsable de
proceso a nivel
regional


10

Realizar el seguimiento a los diferentes
planes de mejora, segn las fechas
establecidas para el cierre de las mismas.

Representante de
(Secretario Tcnico
del Comit Regional)
Direccin de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo

Comunicacin
11

Avisar o designar a las personas
designadas para el cierre de las no
conformidades segn las fechas
establecidas.
Representante de
(Secretario Tcnico
del Comit Regional)
Direccin de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Comunicacin
12
Verificar el cumplimiento de los planes de
mejoramiento establecido para cerrar la no
conformidad, por parte del auditor o de la
persona designada para tal fin.
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario

13
Diligenciar el formato en su parte 3, por
parte del auditor o persona asignada,
escribiendo claramente si la accin establecida
se realizo y si fue eficiente
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04

Si las acciones fueron efectivas se continua
con la actividad nmero 14 de lo contrario se
regresa a la actividad nmero 6

14
Registra la fecha de cierre, Se identifica la
fecha de la visita en la que se realiza el cierre
o en la que se recibe la evidencia para la
misma
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04
15
Identificar el origen (ubicacin) de la no
conformidad
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario

Si la no conformidad se identifica en la
Direccin general continua con la actividad 16
de lo contrario continua con la actividad 17

16
Enviar el formato original completamente
diligenciado a la Direccin de Planeacin y
Direcciona
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04
17
diligenciado al Representante de mejora de la
Regional
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04

18
Actualizar el control de AC y AP de la
Regional

Representante de
(Secretario Tcnico
del Comit Regional)
Formato
F002-P003-04
19
Enviar el reporte de las acciones
Preventivas y Correctivas de la Regional a la
Corporativo

Representante de
(Secretario Tcnico
del Comit Regional)
Formato
F002-P003-04
20
Actualizar el control de AP y AC Nacional
para la Revisin por la Direccin
Direccin de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo


F002-P003-04. Formato de Control de Acciones Preventivas y Correctivas

Nombre Cargo Fecha
Elabor Oscar A. Rojas
Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento
Continuo
Septiembre
2010
Septiembre
2010
Corporativo
Noviembre
2010

Control de Cambios
Versin
Fecha de
Aprobacin
Descripcin del Cambio Aprob
Resolucin 001156
del 2005
Maria cristina
lvarez
Coordinadora
Grupo de Mejora
03 Diciembre 2008
procesos identificada en un mapa a una cadena de
valor.
Resolucin 003751
del 2008
04 Noviembre 2010
Ajuste del procedimiento de control de documentos
y registros para que el Modelo de Mejora Continua
de Calidad sea dinmico y se ajuste a las nuevas
tecnologas.
J uana Prez
Martinez
Directora de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo

ACCIONES PREVENTIVAS, CORECTIVAS Y/O DE MEJORA
F001-P003-04 / Versin 02
Mejora Continua
Acciones Preventivas y Correctivas

Pgina 1

Parte 1 debe ser diligenciado por la persona que detecta la no conformidad

Fecha:

Consecutivo:

Dependencia Generadora:

Proceso al que pertenece:

Responsable de la accin:

Tipo de accin:

FUENTE DE LA NO CONFORMIDAD REAL/POTENCIAL: (SEALE CON UNA X LA FUENTE QUE
APLIQUE)
No conformidades identificadas en auditoras internas y externas.

Resultado del anlisis del informe de quejas del cliente.

Servicios no conformes.

Resultado del seguimiento y medicin de los procesos.

Resultados de la medicin del desempeo de los proveedores.

Resultados de la evaluacin de la satisfaccin del cliente.

Resultados de la revisin por la direccin al Sistema de Mejora Continua Institucional

Acciones correctivas de otros procesos.

Cambios organizacionales o externos que podran afectar el SGC.

Accin anterior ineficaz (Escribir cdigo de la accin ineficaz)

Riesgos

Otros. Cuales?

PARTE 2, debe ser diligenciada por el lder y/o responsable del proceso a nivel regional

DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL / MEJORA (PROBLEMA, ASPECTO A
MEJORAR O RIESGO):

CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL (SE DILIGENCIAN LAS QUE APLIQUEN):

D M A

Preventiva:
Correctiva:
Mejora:

F001-P003-04 / Versin 02
Mejora Continua

Pgina 2

Causas relacionadas con el
mtodo de trabajo:

personal:
medio ambiente:

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------
Causas relacionadas con
hardware o software:

Causas relacionadas con equipo
o maquinaria
Causas relacionadas con
materiales:

Causa raz (s) identificada:

DESCRIPCIN DE LA CORRECCIN REALIZADA O A REALIZAR ( Cuando aplique):

PLAN DE ACCION
TAREAS RESPONSABLE
FECHA
LIMITE DE
EJECUCION

PARTE 3, debe ser diligenciada por el auditor o persona designada para el cierre de la misma

VERIFICACIN DE ACCIONES
RESPONSABLE:
TAREAS
FECHA DE
VERIFICACION
OBSERVACIONES

F001-P003-04 / Versin 02
Mejora Continua

Pgina 3

FECHA DE CIERRE PROPUESTA:

EVALUACIN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS

Se elimin la causa de la no conformidad real/potencial?:

Si No
Los siguientes campos slo se deben diligenciar cuando la accin sea eficaz y vaya a ser cerrada.
RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO:

RESPONSABLE DEL CIERRE:

FECHA DE CIERRE FINAL:

C AP AC AM X E
(1) (2) (4) (4) (4) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
Numeral NTC
GP1000
PROCESO
ESTADO
No. FECHA
(11)
Fecha final
planteada en la
mejora
T
O
T
A
L
FUENTE
CLASE
Descripcin de la No
Conformidad
CONTROL DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
F002-P003-03 / Versin 02
Mejora Continua
REGIONAL consecutivo Regional
(3)
CONVENCIONES:
Fuente:
Clase:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8) Escribir el nombre de la regional donde se identifico el hallazgo
(9)
Transcribir el consecutivo del documento.
(10)
(11)
C: correccin / AP: accin preventiva / AC: accin correctiva / AM: accin de mejora
PNC: producto/servicio no conforme; AE: Autoevaluacin ; QR: Queja o reclamo; RD: Revisin por la direccin; AD: Anlisis de datos; AUD: Auditoria interna o externa; MC Medicin de la Satisfaccin del
Cliente; R: Riesgo; M Medicin de procesos, productos o servicios; OT: otro
Escribir la fecha de la ltima actividad descrita en el Plan de mejoramiento.
Marcar con una X si la no conformidad esta cerrada o abierta de acuerdo a lo evidenciado.
Escribir el nmero de la no conformidad de acuerdo a su consecutivo de recibido en el Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo
Escribir la fecha de levantamiento de la no conformidad o accin de mejora
Seleccionar el origen por el cual se ha detectado la no conformidad teniendo en cuenta las convenciones asignadas para cada fuente
Marcar con una X que clase de accin se va a generar frente a la no conformidad detectada. C: correccin / AC: accin correctiva / AP: accin preventiva - AM: accin de mejora
Transcribir la Descripcin de la no conformidad.
Escribir el numeral del norma NTC GP 1000 afectado por la accin tomada, si aplica
Transcribir el nombre del proceso. Y lugar donde se levanto la no conformidad (Direccin General, Regional y/o centro)

PROCEDIMIENTO CONTROL DE SERVICO Y/O PRODUCTO NO
CONFORME

PROCEDIMIENTO: Control de Servicio y/o Producto No Conforme
Objetivo: Identificar, registrar, tratar, controlar y realizar seguimiento a los aspectos que afectan la calidad del
servicio en los procesos: Ejecucin de la Formacin Profesional (Titulada, Complementaria, Virtual y Asesoras)
y Evaluacin Certificacin de Competencias Laborales que no cumple con los requisitos especificados, para
prevenir su uso, ocurrencia no intencional.

Responsable:

Lder de proceso y/o responsable regional

Alcance:

Este procedimiento comprende desde la identificacin
de los aspectos que afectan la calidad del servicio y/o
del producto no conforme con las especificaciones
definidas, hasta su tratamiento y su control.

Generalidades:

El presente procedimiento se basa en el principio de que los aspectos que afectan la calidad, se pueden
presentar durante la prestacin de los servicios de los procesos Ejecucin de la Formacin Profesional
(Titulada, Complementaria, Virtual y Asesoras) y Evaluacin Certificacin de Competencias Laborales.

Entre los aspectos relacionados con el servicio que pueden causar variacin dentro de los procesos y
pueden generar aspectos que afectan la calidad, se identifican los relacionados en la tabla 1.

Cuando se genere un Servicio y/o Producto no Conforme (aspecto que genere traumatismo en el proceso),
el responsable del proceso genera un tratamiento al servicio y/o producto no conforme identificado; si este
tratamiento no elimina el servicio y/o Producto no conforme, se debe generar una accin correctiva y/o de
mejora; estas disposiciones se encuentran relacionadas en la tabla 1.

Tabla 1

Proceso
Descripcin del Aspecto que
afecta la calidad.
Responsable Tratamiento

EJ ECUCIN DE
LA FORMACIN

Competencias de los
instructores.
Coordinador
Acadmico.
Instructor.
Reprogramar instructores y
fortalecer el proceso de
formacin.
Disponibilidad de materiales de
formacin.
Coordinador
Acadmico.
Instructor.
Apoyos
Administrativos.
Subdirector de
Centro.
Replantear actividades de
formacin, mientras se
dispone de los materiales.
Disponibilidad de Ambientes de
Aprendizaje.
Coordinador
Acadmico

Reprogramar Ambientes de
Aprendizaje y/o establecer
alianzas para disponer de
ellos.
No cumplimiento por parte del
instructor, de las actividades de
formacin programadas
Coordinador
Acadmico.
Instructor.
Establecer acciones de
mejora, para cumplir con las
actividades programadas.
Procedimiento Control de Servicio y/o Producto No Conforme

EJ ECUCIN DE
LA FORMACIN
(Asesora)

Competencias de los
instructores / asesores.
Coordinador
Acadmico.
Instructor / Asesor
Reprogramar instructores /
asesores y fortalecer el
proceso de asesora
Incumplimiento por parte del
instructor / asesor, al plan de
asesora.
Coordinador
Acadmico y/o
Lder de la
Unidad de
Emprendimiento
Reprogramar actividades de
asesora concertadas con el
cliente.

EVALUACIN
CERTIFICACIN
DE
COMPETENCIAS
LABORALES
Competencias de los
evaluadores (tcnica y como
evaluador).
Subdirector de
Centro.
Lder de
Certificacin de
Centro.
Reprogramar evaluadores.
Incumplimiento por parte del
evaluador, al plan de evaluacin
certificacin.
Lder de
Certificacin de
Centro.
Evaluador.
Reprogramar actividades de
evaluacin certificacin de
competencias laborales.


1
Identificar el Servicio y/o Producto no
Conforme en los procesos misionales.de
acuerdo a lo dispuesto en la tabla1 y teniendo
en cuenta las entradas establecidas para los
aspectos que afectan la calidad del servicio
Lder y /o responsable
del proceso
Formato
F001-P005-04
2
Detectar si se presentan aspectos que
afectan la calidad del servicio de manera
reiterada en el trimestre
Funcionario del proceso
o responsable del
Servicio
Formato
F001-P005-04
3
Informar al lder del proceso y/o
responsable del proceso a nivel regional
o responsable del
Servicio
Formato
F001-P005-04
4
Registra la descripcin de los aspectos que
afectan la calidad, el responsable del
tratamiento teniendo en cuenta la tabla 1,
teniendo en cuenta la frecuencia del suceso
durante el trimestre en el formato
identificacin, tratamiento y disposicin del
servicio no conforme
del proceso
Formato
F001-P005-04
5
Ejecutar el tratamiento establecido
o responsable del
Servicio

6
Realiza el seguimiento para determinar si la
accin que se tomo llevo a eliminar el
Servicio y/o Producto no conforme

del proceso

7
Verificar la efectividad del tratamiento y
plasmarlo en el formato
del proceso
Formato
F001-P005-04

Si fue eficaz el tratamiento se continua con la
decisin de donde fue identificada de lo
contrario con la actividad 8
del proceso

8
Diligenciar el formato de Acciones
Preventiva, Correctivas y/o de Mejora
identificando la causa del Servicio y/o
Producto no conforme, y de esta forma para
determinar la causa raz del mismo y
establecer un plan de mejora que si sea
eficaz.
del proceso
Formato
F001-P003-04

9
Continuar con las actividades determinadas
en el procedimiento Acciones Preventiva y
Correctivas

Formato
F001-P003-04

Si el Servicio y/o Producto no conforme fue
identificado en la Direccin General continua
con la actividad 10 de lo contrario continua
con la actividad 11
del proceso

10
diligenciado a la Direccin de Planeacin y
del proceso
Formato
F001-P005-04
11
diligenciado al Representante de mejora de la
Regional
del proceso
Formato
F001-P005-04
12
Actualizar el control de Servicio y/o
Producto no conforme de la Regional

Representante de
(Secretario Tcnico del
Comit Regional)
Formato
F001-P005-04
13
Enviar el reporte del Servicio y/o Producto
no conforme de la Regional a la Direccin de
Planeacin y Direccionamiento Corporativo

Representante de
(Secretario Tcnico del
Comit Regional)
Formato
F001-P005-04
14
Actualizar el control Servicio y/o Producto
no conforme Nacional para la Revisin por la
Direccin
y Direccionamiento
Corporativo
Formato
F001-P005-04


F001-P004-04. Formato Identificacin, Tratamiento y Disposicin del Servicio y/o Producto No Conforme.


Nombre Cargo Fecha
Elaboro
Consuelo Castaeda,
Claudia Patricia Sanchez,
Oscar Rojas
Profesionales de Mejoramiento Continuo de las
Regionales de Caldas y Antioquia y de la
Direccin General
Septiembre
2010
Reviso J uan Pablo Osorio
Septiembre
2010
Corporativo
Noviembre
2010

Control de Cambios
Versin
Fecha de
Aprobacin
Resolucin 001156
del 2005
Maria cristina
lvarez
Coordinadora
Grupo de Mejora
03 Diciembre 2008
procesos identificada en un mapa a una cadena de
valor.
Resolucin 003751
del 2008
04 Noviembre 2010
registros para que el Modelo de Mejora Continua de
Calidad sea dinmico y se ajuste a las nuevas
tecnologas.
J uana Prez
Martinez
Directora de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo

SI NO(ac)
Fecha de
Seguimiento
Accin/Tratamiento
Realizado
Seguimiento
Eficaz
Nombre y cargo de quien identifica el aspecto que afecta la calidad:
Fecha de
Identificacin
Responsable del Tratamiento
IDENTIFICACIN, TRATAMIENTO Y DISPOSICIN DE SERVICIO Y/O PRODUCTIO NO CONFORME
F001-P004-04 / Versin 02
Mejora Continua
Servicio y/o Producto No Conforme
Descripcin del Servico y/o
producto no conforme.

PROCEDIMIENTO REVISIN POR LA DIRECCIN

PROCEDIMIENTO: Revisin por la Direccin
Objetivo: Establecer las actividades necesarias para realizar la Revisin por la Direccin del SENA que
permita asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia, y efectividad del Sistema Integrado de
Mejora Continua Institucional.

Responsable:

Representante de la Direccin.

Alcance:

Comprende desde el anlisis y verificacin de
los criterios e informacin para la revisin por
parte de la Direccin hasta la el informe de
seguimiento del plan de mejora generado por
la misma.
Generalidades:

Los resultados de la Revisin por la Direccin incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas
con el cumplimiento de las metas establecidas para el periodo, los motivos por los cuales, si fuera el
caso, se dio el incumplimiento de las metas y las acciones propuestas para mejorar tal situacin,
entre otras.

La revisin al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional (SIMCI) es la rendicin de cuentas
de los Lderes a la Alta Direccin y debe realizarse por lo menos una vez al ao, incluir la evaluacin
de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios, incluyendo la Poltica y los
Objetivos de Calidad si es necesario.

Para la realizacin de la Revisin por la Direccin se debe contar con la asistencia de la Alta
Direccin y de los Lderes de proceso. Cada Lder de proceso es responsable de la presentacin de
los resultados obtenidos en los temas de su competencia, cumplimiento a las metas establecidas,
recomendaciones y oportunidades de mejora. La presentacin se debe realizar de acuerdo al
esquema y metodologa establecida y no debe durar ms de 10 minutos.

Procedimiento de Revisin por la Direccin.



1
Programar la revisin del SIMCI, teniendo
en cuenta las entradas requeridas y el
desempeo de sistema.
Alta Direccin
Representante de la
Alta Direccin
Programa de
revisin
(fecha y
agenda)
2
Solicitar a los Lderes de los procesos la
informacin, segn corresponda:
Resultados de auditoras. (Informe de
cumplimiento plan de auditoras, evaluacin
auditores, recomendaciones)
Retroalimentacin del cliente del ltimo
ao. (Resultados encuesta satisfaccin al
usuario, Informe quejas y reclamos, acciones
realizadas para la mejora)
Desempeo de los procesos y
conformidad del producto y/o servicio.
(Indicadores de Gestin, producto no
conforme presentado y tratamiento, Matriz de
eficacia del Sistema)
Estado de las acciones correctivas y
preventivas. (Consolidado de abiertas y
cerradas, distribucin por procesos, fuente)
Acciones de seguimiento de revisiones
previas efectuadas por la direccin.
(Resultados implementacin plan de
mejoramiento resultante de la revisin
anterior)
Cambios que podran afectar al Sistema.
(Resultados encuesta realizada a los Lderes
de Proceso)
Recomendaciones para la mejora.
(Resultados encuesta realizada a los Lderes
de Proceso)
Riesgos actualizados e identificados para
la entidad. (Informe seguimiento a mapa de
riesgos, planes de manejo y controles)
Representante de la
Alta Direccin
Comunicado
solicitando la
informacin
Memorandos
de encuesta
sobre
cambios y
recomendacio
nes
3
Convocar a los Lderes de proceso para la
realizacin de la reunin de Revisin por la
Direccin.
Representante de la
Alta Direccin
Comunicacin
de citacin a
la reunin
4
Consolidar la informacin suministrada por
los Lderes de proceso, preparar el informe
para la revisin y la presentacin con los
resultados obtenidos por los diferentes
procesos.
Direccin de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Informes
Presentacione
s
5
Presentar los resultados obtenidos por
cada uno de los procesos y sus
recomendaciones
Representante de la
Alta Direccin
Presentacin
e informe de
Revisin por
la Direccin
6
Analizar la informacin presentada,
obtener conclusiones y proponer acciones
para la mejora.
Alta Direccin
Lderes de proceso

7
Elaborar acta de la reunin. En esta se
debe incluir las decisiones y acciones
Secretario tcnico
del Comit Nacional
Acta de
revisin por la

tomadas en la reunin del Sistema
Integrado de Mejora
Continua
Institucional
direccin
8
Documentar plan de mejoramiento, con
base en el anlisis realizado y las
necesidades o mejoras propuestas que
permitan el mejoramiento y mantenimiento
del sistema de gestin de la calidad.
Secretario tcnico
del Comit Nacional
del Sistema
Integrado de Mejora
Continua
Institucional
Plan de
mejoramiento
Acciones
Correctivas
y/o
Preventivas
9
Ejecutar actividades plan de mejoramiento
Revisin por la Direccin.
Alta Direccin
Representante de la
Alta Direccin
Lderes de proceso

10
Realizar seguimiento al cumplimiento del
plan de mejoramiento.
Representante de la
Alta Direccin
Plan de
mejoramiento
con avance
de actividades
11
Presentar informe peridico de
seguimiento a las mejoras planteadas al
Comit del Sistema Integrado de Gestin.
Representante de la
Alta Direccin
Informe de
avance plan
de
mejoramiento
Acta Comit
del Sistema
Integrado de
Gestin.


Acta de la Revisin por la Direccin


Nombre Cargo Fecha
Elabor Oscar A. Rojas
Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento
Continuo
Septiembre
2010
Septiembre
2010
Aprob J uana Prez Martinez Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
Noviembre
2010

Control de Cambios
Versin
Fecha de
Aprobacin
Descripcin del Cambio Aprob
Resolucin 001156
del 2005
02 Diciembre 2008
procedimientos y paso de la interrelacin de procesos
identificada en un mapa a una cadena de valor.
Resolucin 003751
del 2008
03 Noviembre 2010
registros para que el SIMCI de Calidad sea dinmico y
se ajuste a las nuevas tecnologas.
J uana Perez
Martinez
Directora de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo


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