EL DIAGNSTICO DE

NECESIDADES DE
CAPACITACIN
Por Jorge Everardo Aguilar Morales






























Network de Psicologa Organizacional
Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

El diagnstico de necesidades de capacitacin
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El diagnstico de necesidades de capacitacin
Aguilar-Morales, Jorge Everardo
2010.
Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.
Calzada Madero 1304, Centro, Oaxaca de Jurez, Oaxaca, Mxico. C.P. 68000
Tel. (951)5010653, (951) 5495923
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sin fines de lucro.


En caso de citar este documento por favor utiliza la siguiente referencia:

Aguilar-Morales, J.E. (2010) El diagnstico de necesidades de capacitacin. Network de Psicologa
Organizacional. Mxico: Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

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EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES

El diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC) es el procedimiento a partir del cual se obtiene
informacin necesaria para elaborar un programa de capacitacin.
El objetivo del DNC es identificar las discrepancias entre lo que es y lo que debera de ser.

Son cuatro las preguntas que debe permitir obtener el DNC:

Quines necesitan capacitacin?
En que necesitan capacitacin?
Con qu nivel de profundidad?
Cundo y en qu orden deben ser capacitados? (Gonzlez, 2001)

En el procedimiento para realizar el DNC:

Se determinan en primer lugar las actividades, los puestos o las temticas en las que se
realizar el diagnstico, enseguida
Se seleccionan las tcnicas a utilizar y
Se elaboran los instrumentos necesarios para recabar la informacin.

Durante la realizacin del diagnstico se aplican los instrumentos previamente diseados.

A partir de la informacin recabada se determinan las reas en las que existen las
discrepancias,
Se diferencia entre los problemas de capacitacin y los que son de tipo administrativo,
Se especifican las necesidades de capacitacin y el nivel de profundidad que se requiere,
Se analiza la gravedad del problema y los costos de resolverlos,
Se jerarquizan los problemas,
Se determina quienes son los trabajadores con dichas necesidades y con toda la informacin
Se integra un informe final.

Existe una diversidad de tcnicas para realizar el diagnstico de necesidades de capacitacin, pero
en todas ellas se compara lo que es contra lo que debera de ser, el DNC se puede realizar a partir
de:

La revisin de los anlisis de puestos,
El anlisis del inventario de habilidades que tenga la empresa,
El anlisis del desempeo del los trabajadores,
Las quejas de los clientes,
El anlisis de problemas de la empresa,
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Exmenes de conocimientos,
Entrevistas estructuradas o abiertas,
Encuestas, observacin directa en el puesto,
Anlisis de tareas,
A travs de la revisin de los planes de desarrollo del personal o
Utilizando las diferentes tcnicas de discusin dirigida: corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa
redondas, paneles, dilogos, etc. ( Mendoza, 1998)



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El DNC A TRAVS DEL ANLISIS DE PUESTO

Un mtodo sencillo de realizar DNC es a travs de la revisin del anlisis de puesto. En un anlisis
de puesto se incluyen varios apartados de los que se puede desglosar los requerimientos de
capacitacin que puede tener un trabajador.

En la tabla 1 se ilustran las necesidades de capacitacin para el puesto de responsable de
capacitacin:
REAS DEL ANLISIS DE PUESTO REQUIERE CAPACITACIN EN:
DESCRIPCIN GENRICA:
Planear, organizar, ejecutar y evaluar el
desarrollo de acciones de capacitacin

Administracin de la capacitacin
DESCRIPCIN ESPECFICA:
Planear las actividades de capacitacin
elaborando: cartas descriptivas (planes de
clase), exmenes o evaluaciones, recursos
didcticos (textos de apoyo, presentaciones,
etc.) .

Elaboracin de cartas descriptivas
Elaboracin de instrumentos de evaluacin
Elaboracin de recursos didcticos
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:
Explicar el modelo de sistematizacin de la
enseanza en que sustentan las acciones que
realiza en su prctica docente

Modelos de sistematizacin de la enseanza
HABILIDADES REQUERIDAS:
Elaboracin de objetivos de aprendizaje
Habilidades de exposicin.
Habilidades de comunicacin asertiva.
Redaccin de objetivos de de aprendizaje
Habilidades de exposicin
Comunicacin asertiva
ESCOLARIDAD:
Nivel Superior: Licenciatura con ttulo
(Obligatorio) o comprobar experiencia en el rea
en que impartir cursos.

Estudios de licenciatura
MANEJO DE EQUIPO:
Preferentemente manejo del equipo de cmputo
y audiovisual (proyector de acetatos, proyector
de can, cmara de video, DVD)
Manejo equipo de cmputo y audiovisual
IDIOMA:
Preferentemente Lectura en ingls.
Lectura en ingls
EXPERIENCIA PROFESIONAL:
Haber impartido cursos de capacitacin

Formacin de instructores
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EQUIP DE SEGURIDAD
Extintor

Manejo del extintor
REQUISITOS PSICOLGICOS:
Habilidades o aptitudes especificas: Habilidades
docentes.
Planeacin didctica
Diseo de experiencias de aprendizaje

Como se puede observar en la tabla entre mejor elaborado este el anlisis de puesto mas fcilmente
se podrn determinar las necesidades de capacitacin.

Este procedimiento resulta relativamente fcil aunque tiene la desventaja de que las necesidades
identificadas aun resultan muy gruesas y requerir de un trabajo posterior el poder especificar con
claridad las necesidades de capacitacin.



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El DNC A TRAVS DEL INVENTARIO DE HABILIDADES

Un inventario de habilidades es un documento que posee informacin sobre los conocimientos y
habilidades de los empleados de tal manera que tenga informacin inmediata sobre empleados que
pueden ser promovidos a puestos laterales o de mayor nivel. El inventario usualmente contiene
informacin sobre el puesto que ocupa actualmente el trabajador, sus habilidades, conocimientos
capacitacin y la educacin formal que ha recibido.

Al revisar los inventarios es posible identificar las necesidades de capacitacin. Por ejemplo en los
siguientes cuadros se observan los estudios realizados por personal directivo y el nmero de cursos
recibidos por dicho personal:

Estudios realizados por personal directivo
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1 10 14 3 2 1 2 4 2 6 3 1 1 1 3 54


Cursos recibidos por personal directivo en los dos ltimos aos
Total de directivos Capacitacin en temas
tcnicos
Tcnicas
administrativas
Habilidades directivas
54 201 2 89
5.4. cursos por
directivo
68.83% 0.68% 30.47%


De la informacin contenida en dichos cuadros se desprende la necesidad de capacitar al personal
en temas relacionados con la administracin y el manejo de personal.

As como en el ejercicio anterior podemos evaluar diferentes aspectos de la informacin contenida
en los inventarios y determinar las necesidades de capacitacin. El nivel de detalle de la
informacin que obtengamos depender de la calidad de la informacin contenida en el inventario.
Por esta razn resulta importante unificar los criterios con los que se elabora el curriculum y contar
con una base de datos que nos permita poder realizar anlisis de los datos.

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EL DNC A TRAVS DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO

La evaluacin de desempeo puede ser otro buen elemento para determinar las necesidades de
capacitacin. Cuando se utiliza este procedimiento re revisa el desempeo de los trabajadores y se
ubican las necesidades de capacitacin en los aspectos que tenga una menor evaluacin.

Las siguientes son unas tablas de la evaluacin que obtuvieron los instructores de una empresa:

Tabla 1. Resultados de la evaluacin de instructores en cuanto a planeacin de curso.
ASPECTO INTERNO EXTERNO
Cumplimiento de intereses y expectativas 91 88
Desarrollo de los temas 87 88
Actividades acordes al objetivo 87 85
Actividades que permitieron la socializacin 87 82
Ajustes despus de cada evaluacin 87 78
Dinmicas de trabajo 86 85
Planeacin y distribucin del tiempo 79 82
Aplicables a su actividad 77 87
Material didctico 75 80
Evaluaciones constantes 74 74
Promedio 83 82





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Tabla 2. Resultados de la evaluacin de instructores en cuanto a habilidades de exposicin
ASPECTO INTERNOS EXTERNOS
Observacin a los participantes 93 88
Desplazamientos en el aula y ademanes apropiados 92 90
Despert y mantuvo el inters 91 88
Ejemplos, analogas, ancdotas, etc. 91 82
Imagen agradable 90 92
Informacin clara, completa y correcta 90 88
Participacin de la mayora del grupo 90 86
Sntesis, resmenes y conclusiones 90 84
Relaciones amistosas con los participantes 89 90
Lenguaje, un ritmo de exposicin y un tono de voz 88 91
Esquemas generales y objetivos del curso 88 83
Informacin actualizada 85 91
Recompens los aciertos y seal los errores 85 82
Promedio 89 87


Del anlisis de estas tablas se desprende que los instructores necesitan capacitacin en el rea de
planeacin didctica, sobre todo en los aspectos relacionados con la evaluacin.

La ventaja de contar con instrumento objetivo para evaluar las necesidades de capacitacin se
observa cuando al final del programa de capacitacin se comparan los resultados.

Las grficas siguientes se obtuvieron al someter a los instructores evaluados a un programa de
entrenamiento
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89.5
87.5
84.5
85.5
82
86
80.5
82.5
77.5
74
96
94 94
93
92
91 91
90
86 86
0
20
40
60
80
100
120
Cumplimiento
de intereses y
expectativas
Desarrollo de
los temas
Actividades
que permitieron
la socializacin
Dinmicas de
trabajo
Aplicables a su
actividad
Actividades
acordes al
objetivo
Planeacin y
distribucin del
tiempo
Ajustes
despus de
cada
evaluacin
Material
didctico
Evaluaciones
constantes
Grfica 2. Planeacin didctica.
Primer ao Segundo ao
91
90.5
89.5
86.5
87
88
89
89.5
85.5
89.5
91
88
83.5
98
97
96
95 95 95 95 95 95 95
94 94
93
75
80
85
90
95
100
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Grfica 3. Actuacin de la enseanza.
Primer ao Segundo ao
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DNC A TRAVS DE ENCUESTA


Realizar una encuesta puede ser otra forma de determinar las necesidades de los trabajadores. Por
ejemplo al formular una pregunta abierta a un grupo de educadoras sobre que temticas
necesitaban capacitacin de manera prioritaria estas fueron sus respuestas:

Temtica %
Iniciacin musical 48
Lecto-escritura 48
Educacin sexual 26
Danza 23
Pintura (Artes plsticas) 23
Educacin Fsica 23
Ciencias naturales (ecologa) 23
Problemas de conducta 23
problemas de aprendizaje 19
Problemas del lenguaje 19
Proyectos 16
Primeros auxilios 13
Guiol 10
Teatro 6
Trabajo con padres (maltrato, escuela
para padres ) 6
Psicomotricidad 6
Construccin del conocimiento 6
Material (Reuso) 5
Desarrollo psicolgico del nio 3
Cantos y juegos 3
Educacin para la salud 3
Matemticas 3

De la tabla realizada se pueden desprender con relativa facilidad las necesidades de capacitacin.
La desventaja de utilizar este tipo de herramientas es que puede reflejarse las temticas que son
mas populares y no necesariamente las que requieren mayor capacitacin como por ejemplo en
matemticas que en este caso aparece al final de la lista.

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DNC A TRAVS DE TCNICAS ADMINISTRATIVAS

En ocasiones es til utilizar algunas herramientas administrativas para realizar el DNC. Por ejemplo
un grupo de instructores se reunieron para tratar de averiguar cules eran las causas de los
problemas que enfrentaban en su trabajo cotidiano. El siguiente diagrma de Ishikama refleja los
resultados de su discusin.

Anlisis de problemas de capacitacin entre instructores.
MANO DE OBRA MATERIALES MTODOS
No se cuenta con instructores con el perfil
apropiado para desarrollar actividades de
capacitacin

Hacen falta elementos acerca de cmo
planear, ejecutar y evaluar las clases.

La mayor parte de los instructores no han
sido capacitados en habilidades de
instruccin
No se tienen suficiente material en
la biblioteca.

Hace falta plumones, etc.

Las copias estn en mal estado

Nunca se proporciona
retroalimentacin a los
instructores

Los instructores desconocen
como se les evala.










PROBLEMA DE
CAPACITACIN


Hacen falta elementos para
planear ejecutar y evaluar
los cursos
No se cuenta con suficientes proyectores.

Los equipos audiovisuales presentan falla

Muchos de ellos no funcionan
Pocos instructores asisten a las
juntas de planeacin.
Los instructores tienen escasa
interaccin.
Los directivos no apoyan las
actividades
Es complicado llegar a las
instalaciones en las que se
realizan los cursos

MAQUINARIA MEDIO AMBIENTE MISCELNEOS

De esta manera tambin es posible identificar que conocimientos y habilidades se necesitan
desarrollar en estos trabajadores.
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DNC A TRAVS DEL ANLISIS DE LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA


Otra forma de identificar necesidades de capacitacin es analizando los problemas de una empresa.
Por ejemplo aqu presentamos una tabla en el que se concentran los incidentes de una empresa
durante una semana de trabajo.

Tipo de Reporte %
Material enviado incorrecto 51
Factura equivocada 15
Dao de material 10
Los clientes se quejaron por el
servicio 10
Cliente no encontrado 9
Tardaron el pedido 4
Envo a cliente incorrecto 2
No se envo ayudante 2
Charlas en el trabajo 2
Asistencia Alcohlico 2
Otros 3


Como se observa en la tabla una necesidad de capacitacin probablemente sea de servicio al
cliente, aunque como se ha comentado es importante recordar que los problemas de actitudes se
resuelven en segunda instancia a travs de la capacitacin primero se tendr que tomar una medida
administrativa y luego desarrollar las actividades de capacitacin.











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DNC A TRAVS DE DISCUSIN DIRIGIDA

Cualquiera de las tcnicas de discusin dirigida como corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa
redondas, paneles, dilogos, etc. puede ser utilizada para realizar un DNC, aqu lo importante es
que adems de cumplir la metodologa de cada tcnica se sistematice la intervencin para evitar
que la sesin se convierta en solo una sesin de lamentos. Este es un ejemplo de un formato que
puede ser utilizado en la discusin.


Qu
problemtica
se estn
presentado
actualmente
en el
trabajo?
Se trata de
un problema
administrativo
o de
capacitacin?
En caso de que sean problemas
de capacitacin Qu
conocimientos habilidades o
actitudes se requieren para
resolver esta problemtica?
Qu aspectos
especficos se
requieren
desarrollar en la
capacitacin?
Quines
tiene esta
problemtica?
Qu tan
grave es
el
problema
del 1 al
100?
En qu
orden
debe ser
atendido
el
problema?
Errores y
retrabajo en
la
elaboracin
de contratos
marcados
por auditora
Capacitacin Conocimiento de la ley de
adquisiciones y obra pblica
Licitaciones Departamento
jurdico
Juan N
Rodrigo S
60 1

El diagnstico tendr dos fases: una discusin en pequeos grupos de los problemas de
capacitacin y a continuacin una sesin plenaria para llegar a un acuerdo.

DNC POR EXMENES DE CONOCIMIENTO


La forma mas sistemtica de realizar un DNC es a travs de un examen de conocimientos, lo cual
implica que un grupo de expertos determine cuales son los conocimientos u habilidades que debe
dominar alguien que cuente con la capacitacin deseada, luego a partir de ese anlisis se elabora un
examen o prueba. Todos aquellos que obtengan una calificacin satisfactoria no requerirn de
capacitacin, en cambio aquellos que no acrediten el examen sern quienes necesiten capacitacin.
En el captulo de seleccin de personal podemos encontrar un examen y una lista de verificacin til
para el DNC




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INFORME DE UN DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Una vez que se ha concluido el Diagnstico de Necesidades de capacitacin es importante elaborar
un documento final en el que resuman los datos obtenidos. El informe de un DNC debe tener al
menos los siguientes elementos:


1. Portada
2. Presentacin : Un breve resumen de lo que contiene el documento
3. ndice
4. Antecedentes: Caractersticas generales de la organizacin, la forma en que
tradicionalmente se ha realizado el DNC, la importancia de la temtica que se aborda en
diagnstico, las razones para realizar este nuevo DNC.
5. Mtodo
a. Participantes,
b. Instrumentos utilizados,
c. Procedimiento
6. Resultados: En que se necesita capacitacin, quienes necesitan y en que orden.
7. Discusin de los resultados
8. Conclusiones y sugerencias
9. Referencias
10. Anexos: formatos y documentos de trabajo



Es importante considerar al redactar el informe del DNC, que se trata de un documento ejecutivo por
lo que la informacin deber ser muy concreta. Los lectores de este documento usualmente sern
jefes de departamento con muchas responsabilidades. El documento entonces debe elaborarse
pensando en que el destinatario tendr poco tiempo para realizar la lectura. La buena presentacin
del documento tambin resulta fundamental.