MACROPROCESO DE EVALUACION MV-CI-AI

PROCESO CONTROL INTERNO

FECHA
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VERSIN
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SUPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS
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1. OBJETO
Establecer la metodologa para planear, realizar las auditoras internas y hacer seguimiento a los hallazgos y observaciones, con el fin
de conocer la capacidad del Sistema Integrado de Gestin para cumplir con los requisitos, evaluar sus fortalezas, debilidades y detectar
oportunidades para la mejora continua de los procesos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para las etapas de planificacin y ejecucin de las auditoras internas, preparacin y entrega del informe y
seguimiento a los compromisos establecidos en las auditoras internas de los procesos identificados en el Sistema Integrado de Gestin
MECI Calidad.
La auditora interna debe tener alcance en tres aspectos bsicos de evaluacin:
Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulacin que le
son aplicables.
Estratgico: hace referencia al proceso mediante el cual se evala y monitorea el desempeo de los sistemas gerenciales de la entidad,
evalundose el logro de los objetivos misionales de la Gobernacin de Norte de Santander.
Gestin y Resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestin de la entidad, con el fin de determinar el grado de
economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los mtodos de medicin e informacin sobre el
impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadana o partes interesadas.
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3. DEFINICIONES
Auditoria: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. La persona asignada para realizar la auditora interna, no
debe tener responsabilidad directa sobre el proceso a auditar, para asegurar la objetividad de los resultados.
Los auditores en la Gobernacin de Norte de Santander deben ser profesionales titulados con una formacin terica en Sistemas
de Calidad bajo la NTC ISO 9001:2000, GP 1000:2004 y MECI as como un curso de Auditores Internos, estos con una
duracin mnima de 24 horas adems de las certificaciones correspondientes. Los auditores no pueden auditar su propio trabajo.
El auditor tiene la responsabilidad de realizar las auditoras en las fechas y unidades programadas, desarrollar las auditoras con
objetividad siguiendo las directrices impartidas por el auditor lder, cumplir con las tcnicas establecidas, elaborar los informes
de auditora y entregarlos oportunamente.
Auditado: proceso o dependencia que es auditada. Para efectos de este procedimiento, es la direccin, secretaria, departamento
administrativo o direccin administrativa, al cual se le realiza una auditora. La(s) persona(s) auditada(s) en dichos procesos o
dependencias deben colaborar en todas las acciones y actividades necesarias para llevar a cabo la auditora, proponer y
desarrollar actividades para implementar las acciones correctivas y preventivas resultantes de las no conformidades identificadas
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en la auditora, definir fechas lmites para la implantacin de estas acciones y verificar la eficacia de las acciones correctivas y
preventivas
Equipo auditor: uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.
Programa de auditora: conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propsito especfico. Incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorias.
Plan de auditora: descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.
Ciclo de auditora: periodo de tiempo en el cual se desarrolla un programa de auditora.
Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades mejorando continuamente
los procesos del SIG.
Conclusiones de la auditoria: resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la
auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. Se debe realizar todo el esfuerzo para resolver opiniones divergentes y se
registrarn las diferencias de opinin auditado-auditor. Si hay recomendaciones se har nfasis en que estas no obligan el
proceso. Criterios de auditoria: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos que se usan como referente frente al cual se
compara la evidencia de la auditoria. Estos criterios incluyen los requisitos reglamentarios.
Evidencia de auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios
de auditora. La evidencia de la auditoria puede ser cuantitativa o cualitativa.
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Experto tcnico: persona que aporta experiencia y conocimientos especficos con respecto a la materia que se vaya a auditar,
al equipo auditor.
Hallazgos de auditora: resultados de evaluar la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditora. El
hallazgo de auditora puede dar lugar a una conformidad o una no conformidad de acuerdo con los criterios del plan de
auditora, pueden adems identificar oportunidades de mejora.
No conformidad: incumplimiento de un requisito
Observacin: deficiencia encontrada, que no puede ser registrada como no conformidad, debido a que no incumple con lo
estipulado en los documentos, sin embargo hay evidencia de que algo anda mal. Es una oportunidad de mejora.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
Reunin de apertura: momento inicial de la ejecucin de la auditora de campo en la cual participan los auditados y los
auditores, la cual se realiza para presentar los participantes, recordar el objeto y alcance de la auditora, confirmar el plan que se
va a iniciar, determinar la forma de desarrollar la auditora, confirmar la asignacin de recursos y acordar la reunin de cierre.

Reunin de cierre: reunin en la que participan los auditados y los auditores una vez realizada la auditora en campo, en esta
actividad se presenta el informe preliminar de la auditora donde se relacionan las observaciones y no conformidades
encontradas para que el responsable del rea o proceso auditado defina las acciones correctivas a implementar. El resumen que
se presenta debe contener adems del registro del formato que se tiene para tal fin, las conclusiones favorables y desfavorables.
Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.
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Acciones correctivas: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra
situacin indeseable. Es decir la accin correctiva acta sobre las causas de no conformidades que han ocurrido. Se toma para
prevenir que vuelva a producirse.
Acciones preventivas: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra
situacin indeseable.
4. MARCO LEGAL
Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.
Ley 489 de 1998 que regula el ejercicio de la funcin administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas bsicas
de la organizacin y funcionamiento de la administracin pblica.
Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la rama ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades
prestadoras de servicios.
Decreto 1826 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993.
Decreto 4110 de 2004 por el cual se adopta la norma tcnica de calidad para el Estado Colombiano NTC GP 1000 de 2004 y su
respectivo anexo.
Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el modelo de control estndar para el Estado Colombiano.
NORMA ISO 19011 gua tcnica para auditorias de sistemas de gestin de calidad.
Normas de auditora generalmente aceptadas e instrumentos tcnicos emitidos por el DAFP.
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5. REALIZACIN
No ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPOSABLE
DOCUMENTO REGISTRO
1
Todo !o
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3
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E2*i"o A*di(o# 4V5 CI ;AI5 02
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de a*di(o#0a / e!a-o#a# !i(a de
'e#i3i$a$i&n 2*e !o 9o$*+en(o
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7e3e o3i$ina
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E2*i"o a*di(o#
4V5CI5AI503
5
P!an de A*di(o#0a
Com"nicar a la !p!n!ncia a
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83i$io 7e3e 83i$ina
Con(#o! In(e#no
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E2*i"o A*di(o#
9e"enden$ia A*di(ada
R!ali,ar r!"nin ! ap!r#"ra
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4V5CI5AI504
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E/!c"#ar la a"i#oria al proc!%o
programao ?a$(i'idad de
$a+"o@) "a#a o-(ene# "#*e-a
(angi-!e de !a i+"!e+en(a$i&n /
e! 3*n$iona+ien(o de! Si(e+a
In(eg#ado de Ae(i&n / #egi(#a#
!o >a!!a.go, %o #e*!(ado
2*edan $onignado en e! 3o#+a(o
!i(a de 'e#i3i$a$i&n
Con$!*ione de !a
A*di(o#0a
E2*i"o A*di(o#
4V ;CI5AI502
8
Con$!*ione de !a
A*di(o#0a
R!ali,ar la r!"nin !l !)"ipo
a"i#or para !0inir !n con%!n%o
la% concl"%ion!% ! la a"i#oria'
$ono!idando %o in3o#+e
"a#$ia!e de $ada *no de !o
a*di(o#e) $o+o in*+o "a#a e!
in3o#+e 3ina! en !a #e*ni&n de
$ie##e, Ve# 3o#+a(o In3o#+e de
A*di(o#0a In(e#na,
In3o#+e Pa#$ia!
7e3e 83i$ina
Con(#o! In(e#no
E2*i"o A*di(o#
4V5CI5AI505
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B
In3o#+e "a#$ia! de
A*di(o#0a
R!ali,ar la r!"nin ! ci!rr!
para anali,ar + %ociali,ar lo%
r!%"l#ao% ! la a"i#oria'
"#een(a# !a $on$!*ione de!
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$*a! de-e e#) +:i+o (#e d0a
de"*C de !a a$(i'idad an(e#io#,
Con$!*ione /
o-e#'a$ione 7e3e 83i$ina
Con(#o! In(e#no
E2*i"o A*di(o#
4V5CI5AI505
10
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Elaborar in0orm! !
a"i#or$a (eniendo en $*en(a !o
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In3o#+e de
A*di(o#0a
7e3e 83i$ina
Con(#o! In(e#no
E2*i"o A*di(o#
4V5CI5AI505
11 In3o#+e de A*di(o#0a
Sociali,acin !l in0orm! !
A"i#or$a con 1!0! +
0"ncionario% ! la (!p!n!ncia
A"i#aa) "a#a * an!ii /
(o+a de a$$ione de
+e6o#a+ien(o,
A$$ione
$o##e$(i'a //o
"#e'en(i'a
ado"(ada,
7e3e 83i$ina
Con(#o! In(e#no
E2*i"o A*di(o#
9e"enden$ia
E'a!*ada
12 In3o#+e de A*di(o#0a Elaboracin plan !
m!/orami!n#o "o# "a#(e de !a
de"enden$ia a*di(ada $on3o#+e a
3o#+a(o
P!ane de 4e6o#a+ien(o
No#a = Re+i(i#e a! *"5
"#o$eo e!a-o#a$i&n /
eg*i+ien(o "!ane de
+e6o#a+ien(o.
P!an de
4e6o#a+ien(o
7e3e 83i$ina
A*di(ada 4V5 CI5P4 501
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2. ANE3OS
(OC4MENTOS RELACIONA(OS
C(I&O NOM5RE
4V5CI5EI S*"5"#o$eo e'a!*a$i&n Inde"endien(e de! Si(e+a de Con(#o! In(e#no
RE&ISTROS RELACIONA(OS
C(I&O NOM5RE
4V5CI5AI501 P#og#a+a de A*di(o#0a
4V5CI5AI502 %i(a de 'e#i3i$a$i&n
4V5CI5AI503 P!an de A*di(o#0a
4V5CI5AI504 A$(a de a"e#(*#a / $ie##e de !a A*di(o#0a
4V5CI5AI505 In3o#+e de A*di(o#0a
P!an de A*di(o#ia
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FLUJOGRAMA
Ini$io
Elaborar la programacin
de auditoras
Designacin del equipo
auditor
Reisar ! anali"ar la
documentacin e#istente !
aprobada
Elaborar el plan de
auditora
1
2
3
4
5
Comunicar a la dependencia
a audiar! el proce"o #ue "e
$a a e$aluar
Reali"ar reunin de
apertura con las personas a
auditar
E$ecutar la auditoria al
proceso programado
%actiidad de campo&'
Reali"ar la reunin del
equipo auditor para de(inir
en consenso las
conclusiones de la
auditoria
6
<
8
Reali"ar la reunin de cierre
para anali"ar los resultados
de la auditoria
Elaborar in(orme de
auditora teniendo en
cuenta los )alla"gos *no
con(ormidades detectadas
durante la auditora
+ociali"acin del ,n(orme
de Auditora con Je(e !
(uncionarios de la
Dependencia Auditada
Ela%oraci&n plan de
me'oramieno
10
11
12
B
FIN