Unidad 3

Enfoque basado en
procesos.
TEMARIO
Elementos de la planifcacin de recursos humanos.
Evaluacin de perfles de puesto.
Planes de capacitacin y formacin.
Actividad de auto aprendizaje.
Medicin de la efcacia de la capacitacin.
Conclusiones de la Unidad Didctica III.
Bibliografa.
Anexos.
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UNIDAD 3 PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES
UNIDAD 1 Lic. Monsserrat Bahamonde 68
INTRODUCCIN
Todos los seres humanos tienen, intrnsecamente, capacidades y potencialidades
diferentes y a la vez necesarias entre si. Esto signifca que unos dependemos de
otros para que los sistemas humanos subsistan y crezcan en forma ordenada.
Lo que separa al caos del orden es la planifcacin y organizacin de dichas poten-
cialidades. Toda organizacin implica, necesariamente, la asignacin de roles.
La identifcacin de roles trae consigo la posibilidad de separar los campos de acti-
vidad y capacitar a las personas para que alcancen el mximo de su potencialidad
en un momento y lugar determinado. Para la planifcacin estratgica de recursos
humanos, la capacitacin es una de las claves del desarrollo de las personas en las
empresas. Es a travs de ella que la PYME podr lograr sus objetivos y sus miembros
crecer junto con ella.
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PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES UNIDAD 3
Lic. Monsserrat Bahamonde UNIDAD 1 69
OBJETIVOS GENERALES
Conocer la importancia de la capacitacin laboral para el desarrollo de los re-
cursos humanos en las organizaciones. Identifcar las actividades que el admi-
nistrador de recursos humanos deber llevar a cabo para aplicar herramientas
que sean tiles a los fnes de diagnosticar las necesidades de capacitacin,
planifcar su ejecucin, supervisar su ejecucin y medir los resultados en base
a las competencias del personal.
Comprender la planifcacin de recursos humanos como proceso estratgico
conociendo los contenidos generales de esta en forma integral.
Conocer los conceptos, defniciones y fundamentos sobre los cuales se sopor-
ta la planifcacin estratgica de recursos humanos.
Objetivos Especfcos
Vincular los conceptos, defniciones y herramientas de organigrama funcional
vertical y perfl de puesto por competencias, desarrollados en la Unidad didc-
tica II del presente curso, a las nuevas tcnicas que veremos en sta Unidad,
para lograr la comprensin de la secuencia del proceso de planifcacin.
Analizar conceptos, defniciones y herramientas aplicables para evaluar las
competencias laborales de los recursos humanos en una empresa PYME.
Desarrollar conceptos, defniciones y herramientas aplicables para detectar
las necesidades de capacitacin de los recursos humanos en una empresa
PYME y planifcar su desarrollo.
Presentar modelos y casos reales que sirvan de ejemplo al alumno para lograr
una visin de la aplicacin de las etapas de la planifcacin planteadas y sus
herramientas asociadas.
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UNIDAD 3 PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES
UNIDAD 1 Lic. Monsserrat Bahamonde 70
DESARROLLO DE CONTENIDOS.
Enfoque basado en procesos
Por qu cree usted que los administra-
dores exitosos de recursos humanos lo-
gran sus objetivos?
Por que logran dar a su trabajo un
enfoque de gestin del proceso de la
planifcacin estratgica de recursos
humanos, es decir:
Gestionan su proceso y mejoran en forma continua.
La defnicin genrica dice que un proceso es un conjunto de tareas re-
lacionadas de forma lgica, llevadas a cabo para lograr un resultado
defnido. Cada proceso tiene sus entradas, funciones y salidas. Si a esta
defnicin se agrega el concepto de mejorar continuamente, se obtiene
como resultado un ciclo de planifcacin que se describe segn el llamado
crculo de la mejora continua, tambin conocido como circulo PHVA,
que signifca planifcar, hacer, verifcar y actuar.
Planifcar: establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener los resulta-
dos de acuerdo con el objetivo esperado. Para ello se debe:
1.- Identifcar el proceso que se quiere mejorar,
2.- Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso,
3.- Analizar e interpretar de los datos,
4.- Establecer los objetivos de mejora,
5.- Detallar las especifcaciones de los resultados esperados,
6.- Defnir los mecanismos necesarios para conseguir stos objetivos, verif-
cando las especifcaciones.
Hacer: implementar los nuevos procesos defnidos en la planifcacin. Si es posible,
en una pequea escala para probar su efectividad.
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PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES UNIDAD 3
Lic. Monsserrat Bahamonde UNIDAD 1 71
Verifcar: transcurrido un periodo de tiempo, previsto de antemano, volver a reco-
pilar datos de control y analizarlos, comparndolos con los objetivos y especifca-
ciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora.
Actuar: documentar el ciclo para, en base a las conclusiones de los pasos anteriores,
elegir una opcin:
Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo
ciclo PHVA con nuevas mejoras.
Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modifca-
ciones de los procesos.
Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modifcaciones de los
procesos.
La documentacin permite la realimentacin y la mejora en la planif-
cacin.
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN DE
recursos HumAnos:
En este punto, continuaremos con los elementos de la planifcacin de recursos
humanos que comprenden los seis (6) procesos de la administracin de recursos
humanos analizados en la Unidad Didctica I, los cuales recordamos a continuacin.
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UNIDAD 3 PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES
UNIDAD 1 Lic. Monsserrat Bahamonde 72
Procesos para:
1. Integrar a las personas.
2. Organizar a las personas.
3. Recompensar a las personas.
4. Desarrollar a las personas.
5. Retener a las personas.
6. Auditar a las personas.
EVALUACIN DE PERFILES DE PUESTO
Cmo desarrollar cada uno de los elementos de la planifcacin de recursos huma-
nos para transformarlos en herramientas.
Quinto elemento:
Medir el grado de adecuacin de los empleados en sus puestos de tra-
bajo aplicando mtodos de evaluacin a fn de comparar los requisitos
de cada puesto con los resultados obtenidos de cada empleado.
Herramienta: Evaluacin de perfles
Si previamente se han defnido tanto el diagrama de la estructura de la empresa
PYME por medio de un organigrama como los requisitos para ocupar cada puesto
contenido en el mismo, es necesario ahora medir el grado de adecuacin del perso-
nal a dichos requisitos.
Al inicio de toda planifcacin, de acuerdo al enfoque de procesos y bajo el concepto
de la mejora continua, es importante contar con informacin inicial o de diagns-
tico para que las futuras mediciones brinden informacin til y para conocer: a)
la efciencia y efcacia del proceso de recursos humanos y sus herramientas, b) la
utilidad de las herramientas utilizadas como organigrama, perfles, capacitacin y
otras, c) el grado de logro del proceso de acuerdo a los resultados esperados por
parte de la empresa.
Si partimos del supuesto terico de que la empresa ya defni su organigrama fun-
cional y describi los contenidos de cada puesto en un documento al cual hemos
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PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES UNIDAD 3
Lic. Monsserrat Bahamonde UNIDAD 1 73
llamado perfl de puesto, ser necesario conocer el punto de partida o diagnstico
inicial para identifcar la necesidad de ajustes.
Evaluar las competencias del personal es
una forma de medir lo planifcado, ya que si
se ha identifcado que un puesto de trabajo
debe ser ocupado por quien posea habilida-
des humanas para alcanzar resultados co-
merciales, es imprescindible conocer si
quienes actualmente ocupan dichos pues-
tos renen los requisitos y logran los resul-
tados esperados. En caso de detectar, du-
rante la evaluacin, algn desvo entre lo
planifcado y lo obtenido, ser necesario analizar las causas y arbitrar los medios
necesarios para eliminar dicho desvo.
Signifcado de desvo en la planifcacin:
Se refere a la brecha entre lo planifcado (esperado) y la situacin real al momento
de la medicin del proceso, ejemplo:
Planifcacin: se pretende que el cien por ciento (100%) del personal conozca
y opere adecuadamente el sistema informtico de la empresa.
medicin: se detecta que el quince por ciento (15%) del personal conoce, pero
no opera el sistema informtico de la empresa.
Desvo: quince por ciento (15%).
Herramientas de perfles dinmicas para PYMES.
Las empresas PYMES tienen una serie de caractersticas que las diferencian de las
grandes empresas. En trminos generales casi un ochenta por ciento (80%) de la ac-
tividad econmica nacional est en manos de las empresas PYMES que, a su vez, son
las que generan mayor cantidad de empleo. Es importante que, al trabajar con este
tipo de empresas, el administrador de recursos humanos reconozca la necesidad de
aplicar, en su planifcacin estratgica, herramientas que sean giles y prcticas.
Hay que reconocer en las PYMES las siguientes caractersticas:
1. Que suelen estar manejadas por sus dueos o por un grupo familiar.
2. Que la direccin participa de los procesos operativos.
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UNIDAD 3 PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES
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3. Que manifestan la necesidad de formacin en sus mandos medios.
4. Que la direccin suele tener problemas en la delegacin de tareas.
5. Que durante los periodos estacionales de mayor trabajo, las herramientas de
la planifcacin, si son complejas, se tornan inaplicables.
6. Que la mayor parte del tiempo, la direccin esta ocupada en solucionar pro-
blemas de corto plazo y no destina demasiado tiempo a la planifcacin.
Dadas estas caractersticas, las herramientas que el
administrador de recursos humanos aplique, deben
ser giles y prcticas. Una vez defnidos los requisi-
tos del perfl de cada puesto, sta informacin ser
til a los efectos de medir los resultados del perso-
nal. En las grandes compaas, este proceso suele
llevarse adelante por medio de varias herramientas
tales como: formularios de perfles de puesto, for-
mularios de evaluacin de desempeo, formularios
de evaluacin de competencias, etctera.
En esta Unidad le proponemos al alumno una herramienta nica que contenga los
requisitos del perfl de cada puesto, la evaluacin de desempeo segn las tareas
que desarrolla cada puesto, la evaluacin de competencias y la deteccin de opor-
tunidades de mejora y los planes de formacin y capacitacin.
En el documento anexo llamado Perfl de puesto y evaluacin, el alumno encontra-
r un formulario modelo, en formato Excel, que presenta la herramienta completa
sobre la cual desarrollaremos los contenidos siguientes.
consigna: se solicita al alumno que descargue el archivo y transcriba en el mismo
los requisitos que identifc luego de seleccionar un puesto del organigrama, de la
empresa de venta de calzados propuesta en la Unidad Didctica II.
Priorizacin de requisitos del Perfl de puesto.
Un empleado realiza diversas tareas en su puesto de trabajo, no obstante, no todas
presentan el mismo grado de importancia, es decir, un vendedor tiene como princi-
pal responsabilidad atender y asesorar al cliente y, adems cumple otras tareas que
permiten que su tarea principal pueda ser realizada de manera efciente, tales como
controlar los faltantes de stock e informar a compras, verifcar la disponibilidad de
bolsas para entregar los productos, ordenar los productos exhibidos en el saln de
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PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES UNIDAD 3
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ventas, limpiar y mantener la limpieza y el orden del saln de ventas, y otras muchas
tareas que son el soporte para lograr un buen desarrollo de su actividad principal.
Es muy importante reconocer el grado de importancia de cada tarea ya que po-
demos encontrarnos con un vendedor que dedica mucho tiempo a la limpieza, el
orden y la exhibicin de productos, dejando de lado la atencin al cliente. Esto so-
lemos verlo frecuentemente al entrar a una tienda en la que hay varios empleados
realizando tareas de respaldo mientras los clientes esperan impacientes, a que los
atiendan.
Para realizar una priorizacin de las tareas, se propone el uso de escalas numricas
ya que stas son fcilmente comprensibles y permiten aplicar frmulas que facilitan
la obtencin de resultados. En la matriz de requisitos del perfl de puesto y evalua-
cin entregado al alumno, se ha sugerido una escala numrica de cuatro (4 puntos),
siendo uno (1) el menor grado de requisito y cuatro (4) el mayor grado de requisito.
Escalas binarias:
Es vlido referirnos a ciertos requisitos que no pueden ser valorados en
escalas de ms de dos (2) variables ya que el resultado representa un
si o no, es decir, si el requisito es haber concluido los estudios secunda-
rios, la respuesta ser si o no, sin mayores deliberaciones al respecto.
Esto puede ser representado grfcamente con un valor de 0-1, o con un
valor de 1-2. En el modelo entregado se ha aplicado la escala binaria de
1-2 para no afectar el resultado de los promedios en las frmulas.
Una vez que el administrador de recursos humanos, junto con el responsable o jefe
de cada puesto, ha conseguido identifcar los requisitos del puesto y priorizar me-
diante una escala el grado de importancia de cada uno de los requisitos, deber
realizar la evaluacin (medicin) del personal en relacin a cada perfl. Para ello es
necesario que trabaje junto con el jefe o responsable directo de cada empleado, ya
que es ste quien conoce en profundidad el trabajo de cada uno de sus subordina-
dos.
De esta manera, podr completar los campos de la evaluacin de desempeo y
competencias, obteniendo el resultado del grado de cumplimiento o desvos de
cada empleado en el puesto.
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UNIDAD 3 PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES
UNIDAD 1 Lic. Monsserrat Bahamonde 76
Actividad de auto aprendizaje
1. Utilizando el archivo anexo Perfl de puesto y Evaluacin, construya la matriz
de requisitos del puesto de vendedor de calzados.
2. Una vez completada la matriz de requisitos, realice una evaluacin hipottica
en la columna de evaluacin.
3. Una vez realizada la evaluacin, revisar los porcentajes obtenidos.
Nota: no modifcar las celdas con color.
PLANES DE CAPACITACIN Y FORMACIN.
sexto elemento:
Programar las herramientas de capacitacin y entrenamiento necesa-
rias para asegurar la adecuacin del personal a los requisitos de sus
puestos de trabajo.
Herramienta: Planes de capacitacin y formacin.
La Organizacin Internacional de Estandarizacin (ISO), al establecer los principios
de administracin de la calidad, coloca nfasis en la importancia que tiene la admi-
nistracin del recurso humano y de las necesidades de su adecuada capacitacin.
Se reconoce la misma con respecto a la valoracin de los clientes, as como por la
motivacin del recurso humano; que la capacitacin debera ser parte de los com-
promisos de la organizacin, ya que es as como se adquiere la habilidad en el mejo-
ramiento de las competencias del personal.
El personal de todos los niveles debera estar capacitado para alcanzar los compro-
misos de la organizacin, en proveer productos y servicios de la calidad requerida,
en un mercado que cambia rpidamente, en donde los requerimientos y expectati-
vas de los clientes se incrementan constantemente.
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PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES UNIDAD 3
Lic. Monsserrat Bahamonde UNIDAD 1 77
Uno de los objetivos de la empresa para la mejora continua, incluye el elevar el
desempeo de su personal, el cual podra estar afectado por factores internos y
externos, incluyendo cambios en los mercados, tecnologa, innovacin, y los reque-
rimientos de los clientes y otras partes interesadas.
Tales cambios requieren del anlisis de la empresa, en trminos de las necesidades
relacionadas con la competencia de su personal.
La siguiente Figura, muestra cmo la capacitacin podra ser seleccionada, con un
efecto signifcativo hacia la resolucin de dichas necesidades.

Necesidades
de
Mejora
Anlisis de los
requerimientos de la empresa
Otras
necesidades
Necesidades
de
Competencia
Tcnica
Otras
necesidades
Necesidades
de
Capacitacin
Capacitacin
Qu es la capacitacin
Es un proceso de cuatro (4) etapas, que desarrolla y provee conocimientos, habili-
dades y conductas para alcanzar los requerimientos de calidad.
Un proceso planifcado y sistemtico de capacitacin, brinda una importante con-
tribucin y ayuda a la empresa PYME a mejorar sus capacidades y alcanzar sus ob-
jetivos de calidad.
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UNIDAD 3 PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES
UNIDAD 1 Lic. Monsserrat Bahamonde 78
Para seleccionar e implantar la capacitacin, para cerrar la brecha entre las compe-
tencias requeridas y las existentes en una organizacin, el administrador de recur-
sos humanos debe monitorear las siguientes fases:
a) Defnir las necesidades de Capacitacin.
b) Disear y Planifcar la Capacitacin.
c) Proveer la Capacitacin.
d) Evaluar los resultados de la Capacitacin.

Definir
Proveer
Capac itacin
Evaluar
Resultados
Disear
Planificar Monitorear
La participacin del personal cuyas competencias van a ser desarrolladas en los
procesos de capacitacin, es un elemento motivacional que contribuye a lograr un
gran sentido de pertenencia, resultando en que los miembros de la organizacin
asumen mayor responsabilidad en sus puestos de trabajo.
Defnicin de las necesidades de capacitacin
El proceso de capacitacin debe iniciarse despus del anlisis de las necesidades
de capacitacin de la empresa. Las necesidades de capacitacin deben estar vincu-
ladas a los requisitos planteados en el perfl de puesto y en los requerimientos ex-
ternos tales como acceso a nuevas tecnologas o nuevos requisitos de los clientes.
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PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES UNIDAD 3
Lic. Monsserrat Bahamonde UNIDAD 1 79
Tal como mencionamos ante-
riormente, la empresa PYME
debe defnir las necesidades de
competencia para cada tarea
que afecta la calidad de los pro-
ductos o servicios, medir las
competencias del personal en el
desempeo de sus tareas y desa-
rrollar planes para cerrar cualquier brecha de competencia que pueda existir.
La defnicin debe basarse en el anlisis de las necesidades de competencia presen-
tes y futuras y su comparacin con las competencias existentes en el personal.
Los objetivos de esta fase deben ser:
a) Defnir la brecha o desvo entre las competencias existentes con las competen-
cias requeridas.
b) Defnir las necesidades de capacitacin de los empleados cuyas competencias
no se ajustan a las competencias requeridas en las tareas.
c) Documentar las especifcaciones de las necesidades de capacitacin.
El anlisis de las brechas o desvos entre las competencias existentes y las requeri-
das, debe estar dirigido a determinar si las brechas pueden cerrarse a travs de la
capacitacin o si es necesaria cualquier otra accin.
Esta defnicin puede ser vista en la puesta en prctica que ha realiza-
do el alumno mediante la herramienta de Perfl y Evaluacin aplicada
en la actividad de autoaprendizaje anterior.
Defnicin y anlisis de los requerimientos de competencias
Al hablar de requerimientos de competencias nos referimos a la posibilidad del per-
sonal de adquirirlas mediante capacitacin.
Los requerimientos de competencias deberan ser documentados, para ello el ad-
ministrador de recursos humanos puede emplear un formulario de relevamiento en
el que deje registro de las necesidades detectadas a fn de realizar una planifcacin
adecuada de la capacitacin.
La defnicin de las necesidades futuras de una empresa PYME, relativas a sus metas
estratgicas y objetivos de calidad, incluyendo los requerimientos de competencias
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UNIDAD 3 PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES
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del personal, deberan derivarse de una variedad de fuentes internas y externas,
tales como:
1. Cambios organizacionales y tecnolgicos que afectan en la produccin o im-
pactan en la naturaleza de los productos o servicios provistos por la empresa.
2. Documentos que registran los resultados de los procesos anteriores de capa-
citacin.
3. La evaluacin de las competencias del personal de la organizacin relaciona-
das al desempeo de tareas especfcas.
4. La aplicacin de turnos extras o fuctuacin de temporada que incluya la con-
tratacin de personal temporal.
5. Requerimientos de los empleados, que hayan identifcado oportunidades de
desarrollo personal y que contribuyan a los objetivos de la organizacin.
6. El resultado de la revisin de reclamos de los clientes tanto internos como
externos.
7. Legislacin, regulaciones, normas y directrices que afectan a la organizacin,
sus actividades y recursos.
8. Investigacin de mercado que identifque o se anticipe a nuevos requerimien-
tos de los clientes.
Especifcaciones de la capacitacin
Cuando una solucin de capacitacin es seleccionada para
cerrar la brecha o desvo en las competencias del personal,
las necesidades de capacitacin deben ser especifcadas y
documentadas en un registro que le permita al administrador
de recursos humanos realizar la planifcacin de sta actividad.
Las entradas de las especifcaciones para las necesidades de
capacitacin, deberan estar provistas por la lista de las competencias requeridas,
los resultados de entrenamiento previo y la observacin de los superiores respecto
de desvos habituales o corrientes de competencias.
Este documento debera ser parte de las especifcaciones del plan de capacitacin
para su diseo y planifcacin y para el monitoreo de los procesos de capacitacin.
En el documento Perfl de puesto y Evaluacin se destina un apartado especfco
para la deteccin de desvos entre las competencias requeridas y las obtenidas en
el proceso de evaluacin al personal.
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PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES UNIDAD 3
Lic. Monsserrat Bahamonde UNIDAD 1 81
Diseo y planifcacin de la capacitacin
Los potenciales mtodos de capacitacin a aplicar, deberan ser identifcados y es-
pecifcados en la planifcacin de la capacitacin. Los mtodos de capacitacin de-
beran incluir: a) cursos y talleres dentro o fuera de la organizacin, b) programas
para aprendices o induccin, c) capacitacin en el trabajo con entrenador y / consul-
tor, d) auto - capacitacin, y e) capacitacin a distancia.
El criterio para la seleccin de los mtodos apropiados, o combinacin de los mto-
dos, debera estar defnido y documentado.
El documento podra incluir tems como los siguientes:
Fecha y lugar, Instalaciones, Costos, Objetivos de capacitacin, Grupo objetivo (por
ejemplo: posicin profesional, comn o planeada, entrenamiento o capacitacin espe-
cfca y / o experiencia, nmero mximo de participantes o incluso nombre de las perso-
nas). Duracin de la capacitacin y formas de medicin, evaluacin y certifcacin.
Especifcaciones del Plan de Capacitacin
Las especifcaciones del Plan de Capacitacin deberan estar establecidas, para ne-
gociar el plan con un potencial proveedor externo, el desarrollo del proceso de ca-
pacitacin. Por ejemplo solicitando al proveedor el envo del contenido especfco
de la capacitacin.
Un plan de capacitacin con especifcaciones es apropiado para establecer un claro
entendimiento de las necesidades de la empresa, los requerimientos de capacita-
cin, y los objetivos que defnen cules de los empleados a capacitar estarn prepa-
rados, como resultado de la experiencia.
Los objetivos de capacitacin deberan estar basados en las expectativas de las com-
petencias a desarrollar, as como las especifcaciones para las necesidades de capaci-
tacin para asegurar su realizacin efectiva y crear una clara y abierta comunicacin.
Las especifcaciones deberan considerar los siguientes puntos:
a) Los objetivos de la empresa y sus requerimientos.
b) Las especifcaciones de las necesidades de capacitacin.
c) Los objetivos de la capacitacin.
d) Los participantes (grupo objetivo o personal objetivo).
e) Los mtodos de capacitacin y soporte de contenidos.
f) Requerimientos de horario, tales como duracin, fechas y eventos importantes.
g) Requerimientos de recursos, tales como materiales de capacitacin, contenidos
y personal, requerimientos fnancieros.
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UNIDAD 3 PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES
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Diseo del Plan de Capacitacin
A los efectos de llevar a la prctica la planifcacin de la capacitacin, el administra-
dor deber considerar los registros de necesidades de capacitacin detectados. En
este caso, el registro de la deteccin de necesidades de capacitacin provisto en el
archivo perfl de puesto y evaluacin ser til como registro de entrada al plan de
capacitacin.
Con la recoleccin de dichas necesidades deber practicar un anlisis de posibilida-
des, para ello es recomendable concentrar las necesidades de cada registro en un
documento que ayude a la planifcacin.
El alumno podr utilizar una planilla de Excel con los datos siguientes:
1. Titulo del documento: relevamiento de necesidades de capacitacin.
2. Fecha del relevamiento: fecha en la cual se confecciono el documento.
3. Personal objetivo: nombre, apellido, sector o rea y puesto.
4. Desvo o brecha: identifcacin de la necesidad (por ejemplo: no posee mane-
jo ni licencia de operacin de auto elevadores).
5. capacitacin sugerida: nombre de la capacitacin sugerida.
6. Plazo limite: Plazo mximo de ejecucin de la capacitacin requerida.
7. Priorizacin: segn el responsable del sector o rea.
Espacio para logo RELEVAMIENTO DE NECESIDADES DE CAPACITACION
Versin 1
Vigencia mes y ao
Pg.: 1 de

Fecha o periodo: Enero 2012
PERSONAL PUESTO AREA NECESIDAD PLAZO Prioridad
EJEMPLO, Juan Vendedor Ventas Control de stock Abril 2
MUESTRA, Jos Vendedor Ventas
Sistema Tango modulo
stock Abril 2
CASO, Mara Vendedor Ventas Atencin al cliente Marzo 1
EJEMPLO, Juan Vendedor Ventas Atencin al cliente Marzo 1
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PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES UNIDAD 3
Lic. Monsserrat Bahamonde UNIDAD 1 83
Documentacin de la planifcacin de capacitacin
Contando con la informacin de entrada suministrada por las evaluaciones de com-
petencias, las necesidades externas, los desvos corrientes y otras fuentes, y una
vez registradas stas en el relevamiento de necesidades de capacitacin, el admi-
nistrador de recursos humanos podr agrupar dichas necesidades por tema, sector,
prioridad y transformarlas en un plan ejecutable y medible que satisfaga las necesi-
dades de la empresa.
Si tomamos como ejemplo la tabla de relevamiento, al analizar las necesidades
veremos que hay dos (2) vendedores que necesitan entrenamiento en manejo de
stock, uno de ellos no maneja el sistema Tango y otro no maneja el control de las
existencias. En este caso, el administrador de recursos humanos deber considerar
las posibilidades de la empresa a fn de evaluar dos posibilidades a saber:
Si realizar un solo curso de manejo de modulo stock del sistema Tango y control
de existencias, o realizar dos capacitaciones separadas, una de Tango y la otra de
control de stock.
A su vez, deber considerar los recursos disponibles, es decir, los medios con los que
cuenta la empresa para llevar a cabo dicha capacitacin. Si la empresa cuenta con per-
sonal que maneje el modulo stock del sistema Tango y posea habilidad para capacitar
a un compaero, podr planifcar una capacitacin interna, dictada por un empleado.
El segundo anlisis nos muestra que hay dos vendedores que requieren capacitacin
en atencin al cliente. En este caso, el administrador deber evaluar si es conveniente
planifcar un curso que alcance a ms miembros del rea de ventas ya que la capaci-
tacin en atencin al cliente debera ser reiterada en empresas dedicadas al rubro
comercial, por lo que es, en ste caso, recomendable, planifcar una o ms de una
capacitacin para todos los empleados que desarrollen tareas de atencin al cliente.
La tarea siguiente ser realizar la planifcacin del desarrollo de la capacitacin a
partir del anlisis previo. Esta tambin debe estar documentada para monitorear
su evolucin y medir sus resultados y servir como recurso de revisin para futuras
planifcaciones.
Los contenidos de la planifcacin de la capacitacin debern ser:
encabezados:
a. Identifcacin de la empresa.
b. Vigencia del plan de capacitacin.
c. Titulo del documento.
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UNIDAD 3 PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES
UNIDAD 1 Lic. Monsserrat Bahamonde 84
1. Contenidos del plan de capacitacin:
a. Prioridad asignada a la capacitacin: el administrador de recursos humanos
podr diferenciar cuando una capacitacin es obligatoria o requerida u op-
cional segn los requisitos de la empresa. La diferenciacin puede obtenerse
evaluando si el contenido de la capacitacin afecta en forma directa al desa-
rrollo de las tareas, es decir, si el empleado depende de la capacitacin para
realizar adecuadamente la tarea, entonces ser de prioridad alta u obligato-
ria. Si el contenido de la capacitacin es un agregado de valor que permita
desarrollar el potencial del personal, entonces ser complementaria. Tambin
debe considerarse el grado de madurez de la empresa. Esta puede contar con
una dotacin de personal altamente califcada, con necesidades de crecimien-
to y desarrollo, en cuyo caso las capacitaciones con agregado de valor sern
obligatorias o de alta prioridad.
b. Fecha planifcada: permite el monitoreo de la ejecucin ya sea que se des-
criba el mes y la semana, debe defnirse en algn momento el da exacto del
dictado de la capacitacin, es decir, se pueden hacer estimaciones de en qu
periodos se llevarn a cabo las capacitaciones, no obstante con cierta antici-
pacin debe determinarse con exactitud el da del desarrollo de las mismas.
c. Duracin de la capacitacin: la especifcacin de la duracin de las capacita-
ciones en das u horas permite medir en trminos cuantitativos la cantidad de
tiempo que se ha invertido en capacitacin por cada empleado, por sector o
en trminos globales.
d. nombre de la capacitacin: titulo o nombre de la capacitacin a desarrollar.
e. Descripcin del contenido de la capacitacin: breve resea de los contenidos
del temario de la capacitacin.
f. Tipo de capacitacin: externa o interna y denominacin (nombre) de la enti-
dad capacitadora.
g. modalidad de capacitacin seleccionada: identifcar si la capacitacin ser
desarrollada bajo modalidad de curso, taller, seminario, coaching, foro, a
distancia. En algunas empresas la poltica de capacitacin prev brindar a su
personal los medios para fnalizar estudios incompletos o realizar especiali-
zaciones de posgrado, estas actividades tambin forman parte del plan de
capacitacin.
h. Instructor o persona responsable del desarrollo de la capacitacin: nombre
de la persona que dictar la capacitacin, en caso de tratarse de una insti-
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PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES UNIDAD 3
Lic. Monsserrat Bahamonde UNIDAD 1 85
tucin con varios docentes, detallar el nombre de la persona de contacto o
responsable del curso en la entidad proveedora.
i. reas o sectores de la empresa que deben participar: nombre de las reas o
sectores desde los cuales surgen las personas que debe asistir a las activida-
des.
j. nombre de las personas que deben asistir a la capacitacin: en empresas
PYMES con dotacin de personal inferior a 50 empleados puede realizarse el
registro de asistencia en la misma herramienta del plan de capacitacin, esto
permite concentrar el monitoreo en un mismo instrumento, factor que hace
aplicable la planifcacin a modelos de empresas PYMES con sus caractersti-
cas de agilidad y dinamismo.
k. Instancia de verifcacin de realizacin de la capacitacin: control de la ejecu-
cin de lo planifcado.
l. Instancia de verifcacin de asistencia a la capacitacin segn la cantidad de
personas planifcadas: Control de la efectividad de la capacitacin realizada
en trminos de rendimiento de la inversin. Esto no asegura que los conteni-
dos sean comprendidos y aplicados lo cual deber medirse en algn momen-
to del desempeo del empleado, no obstante es un medio de control que
nos permite conocer si: a) el personal fue correctamente notifcado, b) los
horarios y lugar fueron bien seleccionados, c) el personal est comprometido
con su formacin. En caso de que una capacitacin de alta prioridad no ob-
tenga el porcentaje de asistencia previsto, se debern prever los medios ms
adecuados para llegar a los destinatarios ausentes, ya sea a travs de la auto
capacitacin u otras modalidades elegidas. Estas modifcaciones a la planifca-
cin origina pasarn a formar parte del plan de capacitacin.
m. Instancia de registracin de desvos en la planifcacin. Para los casos en que
no se haya realizado la capacitacin segn lo planifcado o no haya asistido el
nmero total de participantes previsto, es conveniente dejar evidencia a los
efectos de analizar las causas y obtener informacin til que sirva de entrada
a la planifcacin de las futuras capacitaciones.
En el Anexo I se provee al alumno de un modelo de Plan de
Capacitacin diseado para una PYME de treinta y seis (36) empleados.
Podr utilizar este formato para aplicarlo a la planifcacin de capacita-
cin de la empresa de venta de calzado.
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UNIDAD 3 PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES
UNIDAD 1 Lic. Monsserrat Bahamonde 86
Actividad de auto aprendizaje
Tomando como modelo la empresa de venta de calzados, se propone al alumno
que cuente con los siguientes elementos:
Organigrama, perfl de puesto y evaluacin, relevamiento de necesidades de ca-
pacitacin y modelo de plan de capacitacin.
Con estos materiales deber analizar las posibles necesidades de capacitacin para
cada puesto del organigrama segn los contenidos desarrollados en la presente
Unidad. Dicho anlisis deber ser puesto en prctica en la construccin de un plan
de capacitacin realizable por la empresa en un plazo no mayor a doce (12) meses.
MEDICIN DE LA EFICACIA DE LA
CAPACITACIN
Las actividades que se planifcan deben ser medidas para proveer datos de entra-
da al proceso de planifcacin. El crculo de la mejora continua o PHVA, plantea las
cuatro tareas de la planifcacin como: Planifcar, Hacer, Verifcar y Actuar. Hasta el
momento hemos desarrollado los medios para realizar las primeras tres (3) tareas,
la cuarta actividad, el actuar, est determinada por lo que haremos con la informa-
cin obtenida de las mediciones realizadas.
El administrador de recursos humanos, responsable de planifcar y monitorear las
actividades de capacitacin, debe auditar a las personas y esto no slo implica eva-
luar los resultados de su trabajo mediante el perfl de puesto que contiene los re-
quisitos de las tareas y competencias, tambin deber considerar las actividades de
capacitacin que han sido puestas a disposicin del empleado.
Esta actividad puede ser denominada como medicin de la efcacia de la capacita-
cin, y es til a los fnes de la mejora continua. Sirve de punto de partida, junto con
el monitoreo de la capacitacin y las evaluaciones al personal para:
Mejorar las futuras planifcaciones de capacitacin mediante:
Revisin de contenidos de las capacitaciones.
Revisin de formatos y medios de capacitacin.
Revisin de proveedores de capacitacin.
Deteccin de potenciales capacitadores internos.
Deteccin de potenciales candidatos a reasignacin de puestos.
Medir la predisposicin y grado de pertenencia de las personas de la organi-
zacin
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PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES UNIDAD 3
Lic. Monsserrat Bahamonde UNIDAD 1 87
Qu medir cuando evaluamos la efcacia de la capacitacin?
Debemos considerar cul es el objetivo de la capacitacin que se ha planifcado, es
decir, revisar el desvo o brecha que dio origen a la actividad para poder analizar si
se cumpli el objetivo.
Si la fnalidad de la capacitacin era que el vendedor adquiriese conocimientos so-
bre el manejo del mdulo de stock del sistema Tango, entonces deber buscarse la
informacin sobre el cumplimiento de ste requisito.
Cundo medir la efcacia de la capacitacin?
El administrador de recursos humanos debe tener en cuenta la priorizacin de la
capacitacin planifcada, es decir, qu tan apremiante era la necesidad del conoci-
miento. Esto implica que si el conocimiento era absolutamente necesario para de-
sarrollar la tarea, la efcacia de la capacitacin debe ser medida en forma inmediata.
En otros casos, la capacitacin ha sido destinada a mejorar la performance o habili-
dades para agregar valor futuro que, a veces, puede ser observado de inmediato y
en otros casos slo se har evidente a mediano plazo. En este ultimo supuesto, la
efcacia de la capacitacin podr ser medida conjuntamente con las evaluaciones de
desempeo y competencias futuras.
Cmo medir la efcacia de la capacitacin?
Dependiendo de la priorizacin que se realice en cuanto a la necesidad de medir en
forma inmediata o a mayor plazo los resultados de las capacitaciones, stas podrn
ser medidas de dos formas:
1. Junto con la evaluacin peridica de desempeo y competencias, llevada a
cabo por el administrador de recursos humanos quien debe requerir la infor-
macin de la medicin al responsable directo del puesto evaluado.
2. Por medio de evaluaciones especifcas destinadas a medir los resultados de
una actividad. Estas deben considerar los siguientes requisitos:
a. Objetivo esperado de la actividad.
b. Grado de adquisicin del conocimiento esperado (se puede emplear una
escala de medicin como ya hemos visto en otras herramientas de ste
Curso).
c. Grado de aplicacin a las tareas de los conocimientos adquiridos.
d. Grado de satisfaccin del empleado respecto de los nuevos conocimientos.
e. Otros factores que interesen a al administrador de recursos humanos o
al responsable del puesto.
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UNIDAD 3 PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES
UNIDAD 1 Lic. Monsserrat Bahamonde 88
CONCLUSIONES DE LA UNIDAD DIDCTICA III
Los alumnos han podido hallar en esta Unidad contenidos especfcos de la planif-
cacin estratgica de recursos humanos. Se ha profundizado ampliamente en las
tareas del administrador de recursos humanos y en las posibles aplicaciones prc-
ticas, considerando las caractersticas dinmicas, los recursos y requisitos que se
ponen de manifesto en el sector del empresariado PYME.
Hemos podido alcanzar la instancia de aplicacin de herramientas que ya han sido
puestas a prueba en casos reales y que se encuentran actualmente vigentes en dis-
tintas organizaciones. Por esta razn, el punto de partida del alumno en cuanto
los contenidos didcticos es altamente emprico. Esto le facilitar comprender los
conceptos y comenzar a mejorar cada herramienta modifcndola de acuerdo a las
necesidades de la empresa PYME en la que desempee su rol de administrador de
recursos humanos.
La temtica referida a la planifcacin y medicin de la capacitacin en las empresas
ha sido abordada desde la ptica de los requisitos que poseen el consenso de la
comunidad empresaria y, que vienen siendo aplicados por las organizaciones, tanto
grandes como pequeas, de todos los posibles rubros, que emprenden el camino
de cumplir con los requisitos de la calidad.
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PLANIFICACIN Y GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS PYMES UNIDAD 3
Lic. Monsserrat Bahamonde UNIDAD 1 89
LInks recomenDADos:
Video de planifcacin estratgica de recursos humanos: http://www.youtube.com/
watch?v=usHpbKA-ek0
BIBLIogrAFA:
CHIAVENATTO, Idalberto. Administracion de recursos humanos. McGraw Hill.
8 edicin, 2007.
CHIAVENATTO, Idalberto. Gestion del talento humano. McGraw Hill. 3 edi-
cin, 2008.
International Standarization Organization, Norma ISO 10015, primera edicin
(1999 12 15)
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Breve resea de contenidos y temas a
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