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Unidad 3

Trabajando con los desperdiciadores temporales.


TEMARIO
1. Cmo utilizamos nuestro tiempo? 2. Definicin de nuestras prioridades. 3. Los desperdiciadores temporales psicolgicos. 4. Los desperdiciadores temporales operativos.

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INTRODUCCiN
En esta Unidad Didctica plantearemos las cuestiones relacionadas con mejorar nuestras estrategias para una mejor Administracin del Tiempo. El primer tema es una auto evaluacin para poder comprender cmo administramos actualmente nuestro tiempo. El segundo tema de importancia es el relacionado con el conocimiento, y explicitacin, de nuestros objetivos principales, tanto personales como laborales. Una parte de esta Unidad trata sobre los desperdiciadores temporales psicolgicos, que estn relacionados con actitudes muy fuertemente arraigadas en nosotros, las que, por ser automticas, nos resultan invisibles. Por ltimo, se sugerirn diversas estrategias para poder optimizar el uso del tiempo en aquellas tareas diarias con alto contenido operativo.

OBJETiVOS ESPECFiCOS
Descubrir cmo utilizamos nuestro tiempo. Definir con mayor claridad nuestros objetivos, tanto personales como laborales. Detectar actitudes arraigadas en nosotros, que afectan el uso efectivo del tiempo. Conocer estrategias ms efectivas para la realizacin de tareas operativas.

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1. Cmo utilizamos nuestro tiempo?


a. Auto evaluacin: Qu tipo de administrador del tiempo es Usted?
Qu estilo de administrador del tiempo tengo? Realizando la actividad que sigue, podremos tener una seal al respecto: 1. Cmo planea sus das? a. No tengo tiempo para hacer ningn plan. b. Anoto todo lo que necesito hacer, las priorizo y luego decido cundo deben ser hechas. c. Considero mi plan y lo que voy a hacer, y enfoco mi atencin en ello durante el da. d. Anoto lo que necesito hacer en una lista. 2. Cmo decide en qu orden hacer las cosas? a. No analizo, sigo adelante con lo primero que se me ocurre. b. Me pregunto qu debo hacer primero y lo hago, luego sigo con el orden de importancia. c. Empiezo con lo ms divertido, para alentarme a seguir. d. Pienso que lo primero que debo hacer es quitarme de encima lo ms difcil. 3. Cuntas veces pierde el tiempo buscando cosas? a. Al menos una vez al da. b. Nunca. Tengo un lugar para todo. c. Varias veces al da. Me complica mucho no poder encontrar algo. d. Un par de veces al da. Generalmente pongo las cosas en un lugar determinado, pero a veces no puedo recordar dnde exactamente.

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4. Si alguien le pide hacer algo que interfiere en sus asuntos. qu hace? a. Busca una manera amable de decir que no puede. b. Le dice que ver lo que puede hacer. c. Dice de inmediato: desde luego, lo har, y aplaza otras cosas. d. Encuentra una forma de hacer ambas cosas, an a costa de cierta presin. 5. Cuando las personas lo interrumpen en el trabajo, o en medio de un proyecto, qu hace? a. Las recibe y le complace tener una distraccin. b. Se encarga de lo que necesitan, pero le molesta la interrupcin. c. Le dice que est ocupado, y que tendrn que regresar ms tarde. d. Averigua qu necesitan, y luego decide si se ocupar del asunto o no. 6. Usted est en medio de una conversacin y suena el telfono. Qu hace? a. Lo ignora y sigue conversando. b. Atiende y mantiene una conversacin. c. Atiende y dice que en este momento no puede hablar. d. Deja que entre el buzn de voz. 7. Est en medio de una tarea y, de pronto, hay algo en la TV que le interesa. Qu hace? a. Hace una breve pausa, mira y luego contina con su tarea. b. Deja la tarea y se sienta a mirar. c. No hace ninguna pausa, para no desviarse de lo que est haciendo. d. Busca la forma de seguir con su tarea y mirar simultneamente.

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8. Compra un libro, y despus de haberlo ledo parcialmente, no disfruta de su lectura. Qu hace? a. Deja inmediatamente de leerlo. b. Lee con dificultad el resto del libro por el tiempo que ya invirti. c. Lee a la ligera el resto. d. Salta las pginas buscando algo que le interese. 9. Cuntas veces revisa su correo electrnico? a. Cada 5 o 10 minutos. b. En un momento determinado del da. c. Slo cuando recibo un aviso que recib un correo. d. Los dejo acumular y los reviso una vez al da, o a la semana. 10. Cunto tiempo semanal dedica a actividades personales o familiares? a. Ms de 20 horas. b. Entre 10 y 20 horas. c. Entre 5 y 9 horas. d. Menos de 5 horas. Tengo la sensacin que no tengo tiempo para m. 11. Cul de los siguientes criterios aplica cuando estima la duracin de una tarea? a. Generalmente subestimo la duracin, por lo que necesito tiempo extra. b. No estimo nada, slo sigo con la tarea. c. En general, sobreestimo, lo que significa que tengo tiempo disponible. d. Casi siempre coincido con las estimaciones de tiempo.

Por favor, cuantifique las respuestas segn el siguiente criterio:

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PREGUNTA a b 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Una conclusin indicativa sera: 1 1 3 4 1 3 3 2 2 4 2 4 4 4 3 2 1 1 4 4 3 1

c 2 2 1 1 3 2 4 1 1 2 3

d TOTAL 3 3 2 2 4 4 2 3 3 1 4

11 A 17 Puntos: tiene mucho por trabajar para administrar mejor su tiempo. 18 A 26 Puntos: tiene algunos elementos bsicos, pero debe fortalecer sus competencias como administrador de su tiempo. 27 A 33 Puntos: sobre una buena base, todava puede hacer algunas mejoras. 34 A 39 Puntos: muy buenas condiciones, pero slo debe fortalecer algunas reas. 40 A 44 Puntos: excelente estrategia de administracin del tiempo. El desafo es mantener esas habilidades y fortalecer las pocas reas que pueden estar dbiles.

Recomendacin: en todos los casos, se recomienda fortalecer aquellas consignas en las que obtuvo menores puntajes.

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2. Definicin de nuestras prioridades.


a. Cules son sus prioridades?. Las preguntas de Pareto.
Para fortalecer nuestras competencias para administrar el tiempo, resulta esencial no perder de vista la matriz de administracin temporal ya vista. Analizando esa matriz, es relevante mantener la atencin en los cuadrantes I y II, que son los que contienen las tareas que son importantes para nosotros, por ello, de esos cuadrantes deberan surgir nuestras prioridades. Es probable que las preguntas que siguen resulte una ayuda para elaborar esas prioridades:

Actividad
Cul es la tarea ms desagradable o difcil? Cul es la ms fcil y rpida? Cul puede hacer antes para sentirse ms seguro, y con una actitud positiva resolver el resto? Cul tendr el efecto ms profundo y positivo en sus objetivos? Cul le causa la mayor ansiedad, cuando piensa en ese asunto? Qu podra dejar para maana, sin mayores consecuencias? Cmo puede afectar mi criterio para priorizar en otras personas? Cul es la tarea que ha estado esperando hacer con gran inters? Cul es la que tiene el plazo ms apremiante? En qu estado fsico y emocional necesito estar para llevar adelante algunos asuntos? Si surgiera un imprevisto, qu tarea no podra esperar? Cul sera la consecuencia de no hacer hoy esta tarea en particular?

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3. Los desperdiciadores temporales psicolgicos.


a. El orden ayuda a administrar el tiempo de manera ms efectiva.
El orden simplifica nuestra vida. Cunto tiempo al da, semana o mes empleamos buscando cosas que no estn en su lugar? Se puede apreciar que, adems de simplificar nuestra vida, el orden nos permite usar ms efectivamente nuestro tiempo.

Actividad
Slo como gua de auto evaluacin, conteste las siguientes preguntas: Puede encontrar ahora mismo.
Esos papeles sobre los que trabaj hace un par de semanas? La tarjeta de alguien que conoci en un evento el ao pasado? El candado de la bicicleta que no usa hace seis meses? Su pasaporte? Su partida de nacimiento? Las pilas de recambio para su cmara digital?

Se puede tener en cuenta algunas sencillas reglas para organizarse:

Destinar un tiempo semanal para organizar sus cosas personales y laborales.


En ese tiempo, ordene sus cosas segn este criterio posible, o cualquier otro similar: Disponga de un lugar para documentos y papeles, estilo archivador, donde pueda etiquetar el contenido. Para las cosas que necesite en un futuro predecible, ordnelas en un archivador que pueda ser organizado por fecha. Las cosas que guard para leer, revselas peridicamente, y si no

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las ha ledo luego de 3 o 4 revisiones, es probable que las pueda eliminar pues es evidente que no las ha necesitado. De a cada papel las siguientes opciones de tratamiento: Gurdelo: en el lugar previsto para su archivo. Procselo: inclyalo en su ordenamiento temporal. Trelo: sin ms comentarios.

Importante.mantenga ordenado lo que hay en su computadora. El mismo criterio de archivos fsicos, puede llevarlo a archivos virtuales.

b. Postergar indefinidamente no es buena idea.


Resulta interesante preguntarnos, en primer trmino: por qu postergamos? Hay algunas pistas sobre la respuesta, en el siguiente cuadro:

Razones internas Miedo al cambio Miedo al fracaso Demasiados compromisos Dejar para ltimo momento

Razones externas Tareas desagradables Demasiado complicadas Flujo de tarea difuso Metas difusas

Algunas sugerencias, que pueden ser de utilidad, son las siguientes: Divida la tarea en partes pequeas: en muchas ocasiones postergamos porque nos abruma la escala de lo que debemos realizar. Establezca un tiempo de realizacin: fijarle un plazo a cada parte de una tarea compleja, o larga, implica asignarle una escala ms manejable y predecible temporalmente. Tenga claras, y definidas, cules son sus metas importantes: tanto en lo personal como en lo laboral. Las verdaderamente importantes no pueden ser demasiadas. Lo que hay que hacer para conseguirlas, es impostergable!!.

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Si las tareas desagradables son impostergables: sin ms, abrdelas, pues forman parte de aquello que lo llevar a sus metas. Miedo al cambio y al fracaso: sea comprensivo con ud mismo. Siempre el cambio genera incertidumbre, pero tambin es fuente de aprendizaje y crecimiento. Y recuerde, adems, que el peor de los fracasos es ni siquiera intentar aquello que nos resulta importante para nuestra vida. La postergacin no siempre es negativa: en ocasiones, es necesario postergar para que una idea, un proyecto, una iniciativa, maduren y podamos encontrar el tiempo justo y adecuado para ocuparnos de ella, con mayor claridad y efectividad.

c. Cmo hace Usted estimaciones de tiempo?


Como principio general, podemos afirmar que: no hay buena planificacin del tiempo, sin buenas estimaciones de tiempo.

Actividad
Pregntese si no ha dicho alguna vez frases como estas: + Bajo en un par de minutos. + Slo necesito una ducha rpida, no ms de cinco minutos. + Dejemos esto para maana a primera hora, no nos llevar ms de veinte minutos.

Y as result?...o nos llev ms tiempo que el calculado? Algunas de estas sugerencias, pueden serle de utilidad: Divida la estimacin en partes: cualquier tarea compleja que pueda ser dividida en partes, tambin puede ser estimada en partes. Eso mejora la precisin de la estimacin del total. Pinselo dos veces: antes de decirle a alguien cunto tiempo estima en hacer algo. Una vez establecido un tiempo, est en juego su credibilidad si Usted lo cumple o no.

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Es mejor, y ms seguro, sobreestimar que subestimar: es muy difcil que terminar antes una tarea resulte perjudicial. Reserve un tiempo para lo imprevisto: nadie est a salvo de sucesos inesperados que alteren el tiempo previsto.

4. Los desperdiciadores temporales operativos.


d. Las llamadas telefnicas.
En este punto, Existen algunas estrategias sencillas para disminuir el impacto de las llamadas telefnicas no funcionales en el uso de nuestro tiempo. Algunas de ellas son: Anticipar el tiempo disponible para las llamadas. Planificarlas. Bosquejar los temas a tratar. Ser breve y directo. No recibirlas en una reunin. Transferirlas para su atencin. Es Usted un esclavo del telfono? Si est hablando con alguien sobre algn tema importante, interrumpe la conversacin para atender el telfono? Si su respuesta es positiva, surgen dos cuestiones: En primer lugar, tomar el llamado, y dejar esperando a su interlocutor, indica que Usted prioriza la interrupcin telefnica a la conversacin con esa persona. En segundo trmino, est dejando que otra persona disponga sobre su tiempo. Y si la llamada era urgente? Por el identificador de llamadas, Usted podra saber si la persona que llama puede tener una urgencia que sea relevante para Usted y, por otra parte, si Usted tiene el contestador activado, esa persona puede dejar un mensaje y, en ese caso, Usted

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podr disculparse con su interlocutor y preguntarle si puede tomar unos segundos en escuchar el mensaje,

Acuerde un momento especfico para hablar con alguien. En caso de no encontrarlo, informe que ser Usted quien volver a llamar, de modo de poder decidir el momento ms adecuado y evitar interrupciones no deseadas. Tambin resulta de utilidad tener confirmado el nmero al que esa persona desea que Usted lo llame, y llame exactamente en el momento acordado. Estas dos sugerencias, le evitarn llamados infructuosos, y respetar el momento indica seriedad de su parte, y consideracin hacia su interlocutor. Si lo anterior no fuera posible, deje un mensaje a su interlocutor dicindole en qu horario Usted prefiere ser llamado. En cuanto a los mensajes, cuando es Usted quien deja uno sea preciso con lo que desea transmitir. Aunque resulte obvio, un mensaje debe contener cuatro frases muy breves para ahorrarle tiempo a Usted y a su oyente: Deje su nombre. Su nmero telefnico. No confe en que la otra persona tiene un identificador activo. El nmero reptalo al final del mensaje, por si el oyente necesita tomar nota. El da y la hora en que Usted ha llamado. Tampoco confe en que el receptor de mensajes del oyente identifica esos datos. Un breve, y concreto, mensaje acerca del propsito de la llamada.

Algo importante: no hable de manera confusa y atropellada. Tenga en cuenta que la persona quizs desee tomar nota sin tener que escuchar el mensaje varias veces.

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Conversa Usted durante demasiado tiempo? Enfocando en la perspectiva laboral, no se trata de ser extremadamente seco y monosilbico, pero tampoco se trata de perder Usted demasiado tiempo en conversaciones innecesarias, y hacerle perder tiempo a su interlocutor. Tenga en cuenta que hay pocas cosas ms molestas que inquietarse porque el interlocutor telefnico nos conversa en forma dispersa, y sobre temas que no nos interesan ni estn relacionados con el trabajo. Lgicamente es aceptable tener algn momento de broma y una pequea charla intrascendente para romper el hielo, pero la mayora de las personas, y Usted mismo, seguramente preferir que vaya rpidamente al grano.

Es Usted un adicto al celular? Habla mientras maneja?, mientras est paseando con su familia?, en todo lugar y momento?, sea cul sea el plan de llamadas que Usted contrate siempre se queda corto? De ser as, tal vez algunas sugerencias lo ayuden a salir de esa posible adiccin: Apguelo durante un perodo de tiempo preestablecido, a fin de reducir gradualmente su uso. selo para funciones, en momentos, y con personas especficas. Seleccione el nmero de personas a las que le da el nmero de su celular. Para cerrar este tema, algunas sugerencias generales que pueden ser de utilidad: Tenga sus nmeros habituales programados, de modo de no perder tiempo en buscarlos y/o marcarlos. Prevea qu va a decir antes de llamar a la gente, y cul o cules sern los temas principales sobre los que conversar. Tome notas mientras est hablando, de modo de no tener que volver a llamar por no haber registrado con precisin algn tema importante.

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Programa sus llamadas durante un espacio de tiempo determinado, si esto es posible. Si recibe llamadas sobre promociones y ofertas de productos o servicios que a Usted no le interesan, dgale rpida, respetuosamente pero firme que a Usted no le interesa y que necesita interrumpir la llamada para seguir con su tarea.

e. El correo electrnico.
Antes de entrar en detalles, enumeremos un resumen de las principales cosas que deberamos ocuparnos para que el correo electrnico no opere como un distractor devorador de su tiempo:

Actividad
Para ello, evale y controle: + Cuntas veces y cundo lee sus correos electrnicos? + Quin le enva correos electrnicos? + Cundo usar el correo electrnico, en lugar de otras formas de comunicacin? + Cmo escribe sus correos electrnicos, de modo de facilitar la lectura del destinatario? + Cmo procesa los correos electrnicos? + Cules son las herramientas informticas que usa para manejar mejor el proceso?

Usted tiene abierto su correo de manera permanente, y lo revisa en todo momento? Si es as, puede ser que est al borde de la adiccin. Es ms, con qu frecuencia a configurado a su programa de correo para que baje los mensajes?. Si lo ha configurado con el tiempo mnimo posible, estamos ms cerca de una conducta adictiva.

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Usted revisa correos mientras almuerza o cena, o se para en mitad de la comida para ver si hay mensajes?; mientras conversa con alguien, desva su mirada para ver si hay nuevos mensajes? Si Usted contesta que s, no necesitar ms informacin para saber que est frente a un hbito muy arraigado sobre el cual se debera trabajar. Para esto, programe cundo revisar correo, o tngalo desactivado mientras hace otra tarea en la computadora, de manera de resistir en mejores condiciones la tentacin de revisar su cuenta. Brrese de las listas de envos que no le interesan. Utilice la opcin legal de pedir que lo remuevan de listas de inters que envan informacin que Usted no quiere, o no le interesa recibir. No autorice que se difunda su direccin de correo. Y pida no ser incluido en mensajes mltiples que se reenvan sin cesar favoreciendo la propagacin del SPAM. No pierda tiempo eliminando una y otra vez estos mensajes. Vaya a la raz del problema y brrese de la lista de envos. No suministre su direccin de correo electrnico de manera indiscriminada. Sea Usted quien elije a quin darle su direccin. Retenga para Usted el poder de decidir esto para evitar agregar a personas con las cuales no tiene intereses en comn. Controle cmo escribe sus correos electrnicos. Por favor, no enve correos que slo dicen gracias. La cortesa es una virtud, pero puede buscar medios alternativos para ejercerla. Procure, cuando es posible, que sus correos electrnicos sean breves. Revise su correo electrnico antes de enviarlo. Cuntas veces promete enviar un archivo que luego olvida adjuntar?

Controle cmo procesa los correos electrnicos. Cuando lea un correo, elija alguna de estas opciones: Conteste de inmediato dando respuesta al tema planteado. Deseche ese correo si se trata de propaganda que a Usted no le interesa, y en lo posible cancele la suscripcin.

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Si Usted no puede ocuparse del tema, y lo deriva, hgalo de inmediato y cpiele a la persona que lo envi para que se entere de su intervencin. Si no puede, o no es el momento adecuado para ocuparse del tema planteado, enve un correo puente, donde Usted le informe en qu momento lo har. Utilice bien las opciones que le da su programa de correo. Entre otras cosas, tenga en cuenta las siguientes sugerencias: Tenga su bandeja de entrada lo ms limpia posible, de modo de no olvidar ocuparse de correos que pueden ser importantes. Vace peridicamente su carpeta de mensajes eliminados, o configure su programa para que lo haga con una periodicidad establecida. Organice en carpetas los correos que desea guardar.

f. Navegar por Internet es muy lindo, pero Actividad


Tenga en cuenta, y conteste, las siguientes preguntas: + Se le pasa el tiempo navegando por Internet, y ni siquiera se da cuenta? + Tiene su programa de Chat abierto permanentemente? + De ser as, cuando alguien se comunica con Usted le contesta de inmediato dejando lo que est haciendo? + Utiliza su buscador, y de pronto se encuentra leyendo sobre un tema que no tiene nada que ver con su bsqueda inicial? + Revisa en forma permanente su red social, para ver qu novedades hay de sus contactos?

Podramos seguir preguntando en este sentido, pero ya se dio cuenta hacia dnde vamos con este cuestionario.

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Todo lo poderosa que es Internet para satisfacer en tiempo real nuestros requerimientos, lo puede tener de limitante para organizar adecuadamente nuestro tiempo. Algunos datos para poder ponderar esta situacin, donde incluimos algunos datos sobre otro tipo de pantallas, como TV, o consolas de videojuegos. Lea y reflexione: Un adulto medio mira televisin durante aproximadamente tres horas y media por da. Esto acumula cincuenta y tres das en el ao. Si hacemos esto entre los veinte y los setenta aos, habremos pasado 7 aos y medio mirando televisin. Alrededor del 51% de las personas entre diez y treinta y cinco aos pasan una media de doce horas por semana en juegos electrnicos. Esto equivale a casi veintisiete das por ao. Navegar cuatro horas por da, implican casi dos meses en el ao. Todo este tiempo de navegacin produce los resultados que esperamos en cuanto a nuestras metas personales y laborales? Los nios en el Reino Unido pasan una media de dos horas y tres cuartos mirando televisin, una hora y media en Internet y una hora y cuarto en una consola de juegos. Estas son ms horas que las que pasan en clase o interactuando con sus padres. A qu estamos renunciando con el exceso de tiempo destinado a estas actividades? A compartir con nuestros seres queridos?. Al desarrollo personal? A ese programa de ejercicio fsico que nos hara estar ms saludables?

Algunas sugerencias: Sea selectivo con lo que mira por televisin. Use Internet con propsitos especficos y siga concentrado en la bsqueda sin desviarse a otros sitios que no tienen nada que ver con ella. Planifique su tiempo libre, para no caer en la tentacin de llenarlo completamente frente a una pantalla.

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Tal vez sea buena idea retirar la televisin del dormitorio, si es que quiere reducir el nmero de horas que le dedica a ella. Por supuesto que no pretenda un cambio abrupto en corto tiempo, sino que acte gradualmente y ponindose objetivos modestos pero alcanzables.

g. Las reuniones.
Como existen Unidades didcticas especficas sobre reuniones, slo haremos un breve recorrido por este tema. Algunas estrategias para poder combatir eficazmente el efecto distractor de las reuniones son: Respetar los horarios de inicio y finalizacin. Establecer previamente la Agenda. Invitar slo a las personas necesarias. Prepararlas. Mantener el rumbo moderando el impacto de la Agenda Oculta. Es muy til preguntarse entonces, cundo convocar las reuniones? Para responder a esta pregunta, tenga en cuenta que es necesario convocarlas cuando se trata de: Definir objetivos de grupo. Intercambiar informacin. Analizar o resolver problemas de manera sinrgica alentando mltiples visiones. Tomar decisiones grupales. Vender una idea, un plan o una decisin. Motivar a un grupo. A partir de esto, entonces, cundo no convocarlas?: Cuando no existe propsito especfico. Cuando existe otro medio alternativo. Cuando falta tiempo para prepararla adecuadamente. Cuando no est disponible una persona clave.

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Claro que hay circunstancias en las que debemos asistir a reuniones, porque ms all de tener en cuenta estas sugerencias, podemos haber sido convocados por otras personas. En ese caso, podemos minimizar el efecto distractor y maximizar la eficacia de la reunin, siguiendo estas sugerencias: Preguntar quin convoca la reunin. Solicitar los objetivos para los cuales se convoc la reunin. Asistir con la documentacin precisa. Consultar por los otros asistentes. Contribuir a mantener el rumbo.

h. Cmo maneja Usted las interrupciones?


Las interrupciones son una fuente clsica, y principal, de los problemas para administrar ms efectivamente nuestro tiempo. Ya hemos abordado algunas de esas interrupciones, pero continuaremos analizando esta situacin, y sugiriendo algunas estrategias que pueden ser efectivas para enfrentarla.

Qu hacer con los visitantes inesperados?


Antes que nada, debemos comprender que NO todas las interrupciones son negativas. Para ello, resulta esencial distinguir rpidamente cules interrupciones son positivas y cules no lo son. Una pregunta muy sencilla nos puede ayudar para hacer esta distincin:

Esta interrupcin potencial es de mayor o menor valor que la tarea que estoy haciendo?
An pensando que la interrupcin puede ser positiva, ser valioso atender estas sugerencias: Pregunte a su interruptor: necesitamos discutir esto ahora mismo?

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Admitiendo que se necesita conversar sobre esto, puede acordarse un horario especfico para ms tarde. Es de utilidad preguntar: cunto tiempo estimado necesitaremos? Si no est seguro que esta interrupcin valga la pena, por lo menos en ese momento, puede preguntar: hay alguien ms con quien puedas conversar sobre esto? Note que, en todos estos casos, lo valioso de la intervencin es que Usted es quien controla la decisin sobre el uso de su propio tiempo. Otra estrategia que es obvia, pero no por ello menos efectiva, es cerrar la puerta del lugar donde est trabajando. As como una puerta abierta es una invitacin a asomarse e interrumpir, una puerta cerrada podra mostrar a otras personas que Usted est ocupado y no desea ser interrumpido. Si an con estos recaudos, el visitante inesperado ingresa no se queje de que se quede mucho tiempo, si Usted le ofrece sentarse, o lo convida con un caf. En cambio, puede ser una estrategia interesante ponerse de pie, o tener ocupadas las sillas con documentos o carpetas, de modo que la ocasional visita se de cuenta que Usted est enfocado en otras cosas. Por supuesto que todo esto no implica quebrar las reglas de la debida cortesa, sino que puede Usted programar con su visita inesperada un buen momento para reunirse y dedicarle, as, todo el tiempo, y la atencin, que esa persona merece. Tampoco es una mala idea, si fuera necesario, cambiar la posicin de su escritorio de modo de evitar el contacto visual con la gente que pasa cerca de su lugar de trabajo.

i. Decir no puede ser el mejor antistress.


Aunque parece muy sencillo, sabemos que decir un NO oportuno no siempre lo es. No saber decir no en los casos que sea necesario, es un desperdiciador psicolgico del tiempo del que resulta fundamental ocuparse por su efecto sobre el tratamiento de otros desperdiciadores.

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Por eso decimos que decir no es el mejor antistress. Porque nos evita la incmoda sensacin de vivir en la urgencia, y apagando incendios, no siempre provocados por nosotros mismos. Por qu nos cuesta tanto decir no? He aqu algunos motivos: El que me est pidiendo algo es, justamente, mi jefe. As y todo, debemos encontrar el modo de decir no, sin por ello dejar la cortesa y lesionar la relacin con l. El deseo de complacer y la culpa. Nos parece que decir no va a provocar que la gente deje de apreciarnos como personas, y tambin nos puede atacar la culpa porque la otra persona puede sentirse abandonado por nosotros. Salvo que decir no sea su conducta habitual y repetitiva, comunicar con efectividad los motivos del no, y dejar abierta una oportunidad concreta para reunirse, suele ser ms que suficiente para mitigar esta sensacin. No es un tema menor, que no decimos que no porque sencillamente no sabemos cmo hacerlo. Hay algunas formas que pueden servirnos de gua. He aqu algunas de ellas: Perdn, pero estoy concentrado en otras prioridades. Este no es un buen momento, pero podemos agendar una fecha para reunirnos. Puedo delegar en otra persona, para que se ocupe de esto tan bien, o mejor, que yo. Podra ayudarlo para que lo resuelva Usted mismo. Necesito cuidar el tiempo que dedico a mi vida personal y familiar. La sensacin de que podemos estar perdiendo alguna buena oportunidad. Siempre se pueden manejar las cosas de otro modo, de modo que eso no ocurra, si es el caso. No olvide que no siempre necesita dar explicaciones por decir No. Por lo ya mencionado, prestemos mucha atencin a aquellas actividades o compromisos que no alinean nuestro reloj con nuestra brjula.

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j. Su jefe no debe robar su tiempo.


No solo su jefe debe respetar su organizacin del tiempo, y comprender los motivos, sino que tambin puede ser Usted de gran ayuda para l, de modo que tambin pueda mejorar su propia organizacin del tiempo. Para esto, son de utilidad algunas de estas sugerencias: Discuta con su jefe los problemas que surgen para administrar mejor el tiempo. Seguramente, algunos son compartidos y complementarios. Defina claramente con l, cules son las prioridades y cules los plazos en los cuales las tareas deben estar cumplidas. Es mucho mejor tomarse un tiempo para definir estas cosas, que estar en permanente roce por cosas que nunca nos sentamos a definir y clarificar. Haga sugerencias. Sin ser inoportuno, sugiera estrategias que pueden mejorar el tiempo que comparten. Conozca mejor a su jefe. Hable con l, y muy especialmente, escchelo, para poder entender cules son sus prioridades e intereses. Plantee los problemas antes de las reuniones. Hacerlo de este modo, puede evitar incmodas exposiciones pblicas donde Usted disiente con su jefe sobre plazos, planes y prioridades. Aprenda a decir No apropiadamente. Decirle no a su jefe puede ser difcil, pero podemos hacer algunas sugerencias al respecto: Puedo hacer esto para las 16 horas, pero tendr que desatender otras tareas que habamos definido como prioritarias. Tenemos un conflicto de prioridades, cmo lo resolvemos del mejor modo? Le importa si delego esta tarea en otra persona?. Tal vez alguien ms est en mejores condiciones de hacerlo ahora mismo. Comprendo la importancia de asistir a este compromiso fuera del horario laboral, pero tengo un compromiso familiar al que no puedo fallar.

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Si todo lo anterior fallara, hable con alguien de mayor nivel de responsabilidad y autoridad en la organizacin, de modo de plantear de modo constructivo cmo hacer para cumplir con las expectativas que han puesto sobre Usted de manera ms eficaz.

k. La delegacin: nadie lo puede hacer mejor que yo?


De modo de abordar una primera aproximacin a este tema, podemos preguntarnos: por qu delegar? Algunas respuestas pertinentes pueden ser las que siguen: Ampla la base de conocimiento. Reconoce las habilidades de los otros. Brinda oportunidad para la accin en equipo. Mejora la gestin del tiempo. Permite concentrarse en lo esencial. No olvidemos que: delegar es confiar, desligarse emocionalmente, dar libertad al otro para hacer las cosas del mejor modo que crea posible, no del modo como yo las hara. Ante la opcin de delegar, recomendamos efectuar la siguiente pregunta:

Hay alguien ms que pueda llevar a cabo esto mejor, ms rpido y/o con menos costo y, adems, hacerlo tan bien, o an mejor que yo?
Si su respuesta a esta pregunta siempre es no, tiene Usted un serio problema para delegar, para genera confianza, para estimular el aprendizaje de sus colaboradores, y para gestionar su tiempo. En un mundo que discute cmo hacer ms efectivo el trabajo, en un entorno complejo como es la Sociedad del Conocimiento, surge como recomendacin concentrarnos en aquello para lo que somos ms productivos y podemos hacer con excelencia. El resto de las tareas que son subsidiarias, es ms efectivo delegarlas.

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Hay un ancla psicolgica que nos puede hacer resistentes a delegar: la sensacin que nadie puede hacerlo como yo, o el temor a ser considerados prescindibles. Afortunadamente, ninguno de esos motivos suele estar presente. Es ms, lo nico que puede mantenernos atractivos para un mercado laboral exigente y competitivo, es la permanente puesta al da de nuestros conocimientos y habilidades.

l. La indecisin como barrera para administrar efectivamente el tiempo.


Como primera aproximacin al tema, podemos decir que la indecisin se puede deber a tres grandes factores: Falta de informacin. Excesivo perfeccionismo. Temor a equivocarse. Si se trata de falta de informacin, el problema no es tan grave, pues siempre puede conseguirse la informacin que necesitamos para decidir. De tratarse de excesivo perfeccionismo, ya estamos ante un mayor desafo pues se trata de un cambio de conducta que, seguramente, est muy arraigada y nos acompaa en otras reas de nuestra vida. En este caso, debemos aprender a hacer un cuidadoso balance entre la demora que puede ocasionar el exceso de perfeccionismo, y lo necesario de resolver algo en tiempo. Es til comenzar a convencerse que toda solucin es perfectible, por lo que es una quimera ir tras una solucin ptima que nunca se decide. Si, finalmente, estamos frente al temor a equivocarnos, afortunadamente no todos los das tomamos una decisin que afectar nuestra vida, tanto personal como laboral, de manera definitiva e irreversible. Muy por el contrario, se trata ms de una barrera artificial construida por nosotros mismos, que de un temor fundado en hechos que pueden ser objetivos.

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Actividad
Ante esa situacin, es de ayuda preguntarse: + Cules seran las peores consecuencias si mi decisin no es la adecuada? + Esas consecuencias, son irreversibles o, por el contrario, son subsanables? + En todo caso, puedo aceptar esas consecuencias sin poner en juego cuestiones que son muy valiosas para m?

Como dijimos antes, afortunadamente, de la respuesta a estas preguntas surge, generalmente, una puerta abierta para resolver el conflicto de decisin. Si an as, esto no ocurre, siempre podemos recurrir a pedir una opinin a otra persona. Para ello, claro est, debemos aceptar nuestra dificultad en decidir, y afrontar el proceso con la humildad del caso.

UNIDAD 3 adMiniSTRaCin DEL TIEMPO

68 1 Mg. Ing. Jorge Alberto Galatro UNIDAD

Ideas fuerza de la Unidad Didctica III.


La primera actividad nos revela qu tipo de administrador del tiempo somos, y de ese modo podemos detectar ms claramente cules son los puntos dbiles que debemos mejorar. Por otra parte, el planteo de Pareto nos muestra, y nos demuestra, cmo la inversin de tiempo que hacemos en las cosas esenciales suele estar invertida en cuanto a la importancia de dichas cosas tienen para nosotros. Es decir, solemos dedicar mucho tiempo a cosas no demasiado relevantes, y poco tiempo a aquellas que resultan sustantivas para nuestra vida. Tambin pudimos observar aquellas actitudes, muy arraigadas en nosotros, que introducen prdidas de un tiempo que podra ser destinado a tareas ms efectivas y alineadas con nuestros objetivos. La dificultad para decir No, o la dificultad para delegar, tal vez sean las principales a resaltar en esta revisin de actitudes. Por ltimo, conocimos algunas estrategias ms efectivas para atender aquellas tareas que, por rutinarias, no dejan de ser fuente de desperdicio de tiempo. Las llamadas telefnicas, el uso del correo electrnico, las reuniones pueden ser mencionadas como tareas a las que puede aplicarse estas estrategias ms efectivas.