IX.

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E N C I A - C 0 L 0 QUI 0

<:ONCEPTO E IMPORTANCIA 'La comunicacion oral directa, base del dialogo, ha demostrado ser el medio de comunicacion mas idoneo, 10 que' se explica porquc: 1) Para que el interlocutor puedajuzgar objetivamente :1problema que se plante a hay que explicarselo en la forma mas detallada y directa posible; 2) La nivelacion intelectual que supone el dialogo favorece la comprension y facilita la adhesion.

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(Ii)

La conferencia-coloquio, que es uno de 108 mas eficaces medios de comunicacion, puede tener por objeto .reunir a un grupo affn para cambiar informaciones y experiencias, intentar la solucion de algun problema, fijar Una pohtica, solventar una dificultad tecnica 0 administrativa,decidir 0 recomendar determinado curso de accion 0 lograr definir satisfactoriamente el sentido de una situacion espedfica con la cooperacion de todos 10sreunidos.

1':HhIH rOUlIlouOIl do tflllll~O, derna, se basan en Ill. elaboraci6n de las opiniones de los individuos fin de indicar solucionesvc:ilidas a suobjeto. . SUS CARACTERISTICAS

tun I'll IIIIHlt ('III 1&. M~fmc.:lu mocolectlvu d('l 11111oxpcticnciull y que participm), ell cllas, con el los problemas que constituyen

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II I1Htuclio prcvio de los aspectos cmocionales que pudieran cstur
r-uvucltos,
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a fin de que no alteren el desenvolvimiento

normal de

coufcrcncia-coloquio y Ia situacion pueda ser controlada en todo memento. Esta conferencia 0 reunion necesita ademas una concienzuda preparacion en todos Ios aspectos, ya que un falIo en cualquiera de estos, tendrfa una influencia decisiva en su realizacion, La preparacion a que nos referimos comprende esencialmente 108 aspectos siguientes: fisicas. Numero de participantes, ventilacion, iluminacion, conveniente distribucion de los asistentes a fin de que puedan ver, oir y hablar sin dificultades, comodidades del local para que sea acogedor, asientos confortables, disposicion de las pizarras y ayudas visuales que se utilizaren, respeto al tiempo establecido y frecuencia sistematica de las interrupciones. 2. Conocimiento pleno del tema a tratar. Se requiere que todos los asistentes dominen la materia, a fin de que la participacion de estos sea 10 mas lucida posible, facilitando el feliz desenvolvimiento de la conferencia-coloquio y coadyuvando a encontrar las soluciones mas adecuadas. 3. Conocimientos socio-psicologicos. Los participantes deben poseerlos aunque sea en forma somera, para que cada cual conozca las posibles form as de comportamiento de los demas, sus reacciones, sus expresiones emocionales,etc.; en el coordinador 0 conductor se requiere, como veremos despues, que estos conocimientos sean mas solidos, para que pueda apreciar tanto los comportamientos individuales como la conducta global del grupo. Tiene funcion aclarativa e informativa Cualquiera que sea la naturaleza de la conferencia-coloquio e independientemente del tema que en la misma se trate, siempre tendra una funcion aclarativa e informativa. Si se trata de informar a los asistentes de un problema que ha surgido 0 de una medida que se quiere poner en practica, es innegableque se requeriran aclaraciones para que los propositos lleguen con toda nitidez a 10s participantes, Si a 10 que 8e aspira es a dar solucion a un problema en la forma mas satisfactoria, 10 logico es que el coordinador 0 conductor informe a los asistentes de todos los pormenores que rodean la situacion, invitandolos a encontrar las soluciones mas adecuadas,

Una reunion deesta naturaleza, que no puede ser jamas una exhibicionpersonalporqueest;;i basada en untrabajo de prep aracion y una Part:icipacion: activa de los divers os integrantes de Ia rnisma, hadeofrecerlas siguientes caracteristicas: 1.lInplica grupo,

1. Condiciones

2. Requiere prevision y preparacion.

3. Tiene una Jullcion aclarativa e informativa. 4:Es esenciaImente formativa. 5. No necesita director de reunion. 6.No es un debate.
Implica grupo En este caso entendemos por grupo a un conjunto de personas que se reunen para habIar, discutir, analizar y resolver una situacion dada, teniendo en cuenta que las agrupa un denominador comun, como es la ideritidad de interesesentre todos Ios componenres, Este grupo estara integrado alrededor de un coordinador o conductor, al que nos referiremos despues con la debida extension. Se parte de Ia base de que el juicio de un gruporesulta casi siempremas acertado que el individual, ya que es mucho mas probable que el .grupo tenga en cuenta todos los aspectos del problema que 10reUne.Por otra parte, una decision de grupo siemprees mas democratic a que una individual y, como los miembros delm.ismo tiendenaapoyar las decisiones que han ayudado a establecer con su colaboracion, sera mas probable que una decision tomadapor un grupo pueda producir resultados permanentesy satisfactorios. Ha de tenerse en cuenta ademas, que Ios integrantesdel grupo no son espectadores, sino. autenticos participantes, ya que sus ideas y opiniones son las que en defmitiva resolveran de Ia forma mas conveniente la situacion dada, .

Requiere. pre~ision ypreparacion Requiere en primer termino una prevision, ya que hay que estar preparado. con antelacionpara cualquier contingencia que pueda presentarseen el curso del desarrollo de lareunion. Esto obliga

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Es cscnciaimcntc formativa Esta afinnacion descansa en el hecho de que todo grupo hum ano tiene capacidad de creaciorr, 10 que significa que la solucion del problema esta en "potencia" dentro del propio grupo. Por un proceso .de maduracion, investigacion y reflexion, el participante ha llegado a unafonna ideal de solucion del problema ', quese plante a, 10 que se ratifica 0 modifica y finalmente se unificaa traves de Ia conferencia-coloquio, dotando esta al grupo como tal de una capacidad creativa 0 de formacion. No necesita director de reunion Para llegar a esta conclusion es preciso insistir en la diferencia que existe entre elcoordinador 0 conductor de una conferenciacoloquio y eldirector de una reunion. Mientras que el director de una reunion marca las directrices a seguir, de acuerdocon su personal criterio, asignando a cada cual su funcion 0 cometido dentro del grupo, el conductor todo 10 que hace es coordinar las distintas tendencias, opiniones y soluciones aportadas por 108 componentes del grupo, y ofrecer una tonica de disciplina y de orden en el funcionamiento de las distintasfases de la reunion, coadyuvando con su presencia a solucionar el problema en cuestjon , No es un debate En una conferencia-coloquio todos los participantes, desde el coordinador 0 conductor del grupo hasta los restantes miembros, tratan de encontrar soluciones al problema que los reune, emitiendo cada cual su opinion, en paridad de condiciones, correspondiendo al coordinador -insistimos en ello- la funcion de encauzar lospareceres emitidos, entresacando los de mayor interes y aunandolos finalmentehasta producir la soluci6n del problema cuestionado. Unaconferencia-coloquio pues, no es un debate, ya que no se trata de defender una tesis que puede tener apasionados contradictores. Se trata por el contrario de un dialogo amistoso y cordial para arribar a soluciones felices en torno al problema que se plantea. . . FUNCIONES DEL COORDINADOR 0 CONDUCTOR EI que conduce una discusion -1l0 debe ser ni un maestro ni un conferenciante en el sentido corriente de esta palabra- tendra basicamente las funciones siguientes:

'I. (:ollciyuvllr (Hill JIll pre8cmcill " IlIIU1tt"IIM IUIIII clllll pllna deutro del grupo, ". Procurer que cada participante Sea iniormado con laridad y precision de 108 pormenores de la situaci6n planteada. ' 3. Invitar a 108 asistentes a que expongan sus ideas y opiniones en torno al problema que motive la reu., nion. 4. Procurar la participacion de cada uno de los asistentes y que ninguno monopolice el tiempo del grupo. 5. Controlar la intensidad de los sentimientos que la discusion pueda hacer nacer y que impidan un juicio sereno. Si un miembro del grupo intenta llevar a los otros a su terreno, es su obligacion obrar de modo que no se pierda de vista el problema que se discute. 6. Derivar de las conclusiones expuestas, la que mas satisfactoriamente resuelva el problema planteado. CARACTERISTICASDEL COORDINADOR 0 CONDUCTOR El coordinador de una reunion de este tipo es algo 0 bastante mas que el presidente de una reunion, ya que mientras este se limita a llevar a buen termino un programa previamente trazado, aquel debe crear un clima de trabajo que pennita una perfecta libertad de discusion, para finalmente conducir esta hacia la solucien mas feliz del problema tratado. Mision tan importante requerira que la personalidad del coordinador este adornada de caracterfsticas que le pennitan conducir con exito la reunion. Entreestas caracterfsticas merecen destacarse las siguientes: 1. Agilidad y claridad en el pensamiento. Para ganarse la confianza y el respeto de los demas, convendra que sea capaz de pensar clara y rapidamente, 10 que puede lograrse a traves de una buena preparacion general. 2. Habilidad para expresarse con facilidad. Debe poder producirse con soltura y fluidez y expresar claramente sus pensamientos, ayudando incluso a los demas a que hagan sus exposiciones en un lenguaje adecuado y facilmente comprensible para todos. 3. Capacidad analitica. Esto significa que debe saber profundizar en los varios puntos de vista del asunto que se examina 0 discute, separando 10 fundamental delo superfluo y captando aquellos juicios positivos que puedan conducir al fin deseado.

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4. Imparcialldad,
situaci6n

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que permita Wilt pcr/'{(:tll llbcrtad d discusion, procurando que cada purtlclpante reciba la misma atencion y tratamiento. AI presentar al grupo sus puntos de vista personales, debe dejar aclarado que en ese momento habla en su propio nombre y no en el caracter de coordinador, asegurandose ademas de que Ios puntos de vista de las minorias tienen tambien Ia oportunidad de exposicion. Debe tener Ia habiIidad de usar el tratamiento adecuado que evite herir los sentimientos de los demas y mantener en todo instante la serenidad y tolerancia: necesarias, hacia quienes tengan dificultades para expresar sus ideas u opiniones. 6. Ausencia de prejuicios. Si tom a partido por la opinion de alguno de los, miembros del grupo sobre un tema concreto, puede cerrar la puerta a la confrontacion de pareceres de Ia que en definitiva debe salir la luz, del humor. Ha de tenerse Ia habilidad de usarIo para aliviar. tensiones y mantener vivo el interes del grupo. No obstante, una discusion iniciada en tono serio debe mantenerse a la misma altura, evitando las salidas ingeniosas 0 intervenciones humoristicas, que pudieran frustrar Ios propositos de la reunion. 8. Conocimiento practico de los procedimientos parlamentarios. En Ios casos de planteamientos importantes, para tom a de decisiones, el coordinador debe conocer los mecanismos que aseguren y garanticen Ia participacion de todos, en forma democratica y representativa. INICIO QUIO Y DESARROLLO DE LA CONFERENCIA-COLO_

luhrn. I'~N1'(;t;OIJIClulf1bJc que cudu purticlpuntc pOlltJ;l~ ell Ulll~ <:111' tullnu tlohlarllt que coloquc ante sf, en letra clara y b icn visible \1 nombrc y apcllidos, de manera que todos puedan identificarlie xin dificultad, 10 que ayuda sobre todo a mantener la cohe-

Ilion del grupo.

Seguidamente y mediante unas palabras de saludo, el coor. dinador debe dejar sentadas su posicion y Ias reglas por las cualcs la discusion debera seguirse, a cuyo efecto debera enunciar en forma clara sus propositos e intenciones de la forma siguiente: 1. EI no se considera ni un experto ni una autoridad, por 10 que no esta en condiciones de dar respuesta a todas las preguntas ni de brindar soluciones a todos los problemas que se le planteen. 2. Su mision principal sera la de plantear problemas, formular preguntas, mantener la discusion con altura, coordinar las ideas de todos y ayudar al grupo a extraer del analisis general las conclusiones mas adecuadas. 3. Pide a cada miembro del grupo que contribuya: a) Participando en la discusion, expresando sus puntos de vista y aportando sus propias experiencias y conclusiones. b) Dando a los otros la oportunidad de que expresen .tambien sus opiniones y emitan sus juicios con la misma libertad con que Blo ha hecho. 4. La decision final representara elpensarniento colectivo del grupo, puesto que el no tiene ideas originales que presentar. 5. Los reunidos deberan hablar ordenadamente, evitando conversaciones privadas y manteniendo a todo trance Ia cortesfa y las buenas maneras. 6. Las opiniones deberan expresarse brevemente y con claridad. 7. N adie debera irritarse por las ideas ajenas, aunque no las comparta. Cuando esto se haya hecho, entonces el coordinador procedera a anunciar el asunto que se discute y el fin de la reunion, 10 que puede esquematizarse del modo siguiente: 1. Exponer claramente la situacion 0 el problema. 2. Pre cisar lospuntos a discutir, 3. Ofrecer la informacion pertinente: a) La informacion debe ser completa y clara, evitandose a toda costa las exposiciones farragosas. Dar un resumen escrito 0 un grafico, siempre que elIo sea posible.

5. Tacto y paciencia.

7. Sentido

,,':11

EI coordinador, la pizarra 0 ayudas visuales y los participantes, deben estar situados en cualquiera de Ias fonnas que aparecen en Ias graficas que se insertan mas adeIante, teniendo en cuenta que las condiciones ffsicas del local Ie permitan a cada participante oir y ver con claridad al coordinador, a Ia pizarra y ayudas visuales utilizadas y al resto de Ios miembros del grupo. Presentacion del coordinador y del objetivo de la reunion

AI iniciarse Ia reunion 0 conferencia, el coordinador debera ante todo presentarse y advertir como desea que Ie sea dirigida Ia pa-

b)

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It Pllrticipllcibll plcnu hll~lUl e8 de vital lrnportancia y para un buen coordinuneccsario desarrollar al maximo esta habilidad. Una pre14'1I1tfl directa puede contribuir a veneer la timidez de la persona u quien se ha dirigido; una pregunta apropiada conduce con freuencia la atencion del 'grupo 0 del individuo al pun to fundamental de la reunion; una de caracter general puede provocar que to do el grupo piense y razone, que se inicie la discusion, .que surjan opiniones diversas. Para lograr un dominio profundo en los diferentes tipos de pregunta, se han sugerido las tecnicassiguientes: .lor
eN

El coordinador 0 conductor ha de ascgurarsc de que todos 108 miembros del grupo hayan tornado parte en In reunion, esto es, que se hayan expresado de alguna manera en torno al problema planteado y quehayan apuntado las soluciones a su juicio mas convenientes. '

Es posible que uno 0 dos miembros del grupo intenten monopolizar la conversacion. Cuando esto ocurra el coordinadorpuede desanimarlos habilidosamente al no dirigirse concretamente a elIos, 0 puede formular a otros miembros algunas preguntas que den impulso a la discusion y aparten al participante insistenteen e1 tema tratado. Recordemos siempre que el coordinador no tiene derecho de decir al grupo 10 que ha de pensar, pero sf tiene la obligacior, de mantener una atmosfera propicia a la aportacien de ideas productivas, atmosfera que no sera posible a menos que todos se den cuenta de que tienen iguales oportunidades de participacion. Para lograr esta participacion tan deseable, el coordinador debe animar a .todos los presentes a que emitan su opinion y a que: 1. Aiiadan informacion. 2. Examinen el problema desde su punto de vista. 3. Propongan,soluciones. 4. Mantengan viva la discusi6n sobre el tema. 5. Repriman el personalismo. 6. Logren laconservaci6n de un ambience cordial. 7. Hagan avanzar la discusi6n.

deben ser formuladas de modo que provoquen una respuesta. No es aconsejable hacer preguntas que puedan poner en evidencia la ignorancia de 10s reunidos. 2. Evitar las preguntas que serespondan con un monosilabo [sf 0 no). Las preguntas que se hayan contestado con un "sf" 0 un "no", deben seguirse de otras para solicitar una explicaciorr.del "sf" 0 del "no". 3. Toda pregunta debera presuponer una experiencia precedente que permita al interrogado responder. 4. Toda pregunta debe ser expresada conpalabras sencillas. El interrogado debe en tender con claridad 10 que se le pregunta. 5. La pregunta debe ser hecha de modo natural, en un lenguaje ajustado al normal del grupo, yen un tono que indique la confianza en la habilidad del llamado a responder. 6. La pregunta debe ser dirigida a un fin bien definido: a) Para obtener informacion. b) Para aclarar algunos puntos oscuros. c) Paraestimular el pensarniento provocando la discusion, 7. Una pregunta hecha en plena discusion debe ir contrapesada; es decir, no debe ser hecha en favor de un individuo 0 de un grupo de individuos.

1. Las preguntas

Resumen peri6dico

de ideas

Tecnica de las preguntas Uno de los sistemas mas eficaces como medio de dirigir y estimular la discusion es el uso de las preguntas. La forma en que

Durante el transcurso de la discusion, el coordinador debe hacer una exposicion periodic a de los puntos sobre los que los miembros del grupo han llegado a un acuerdo, seguida de una breve explicacion de 105 rasgos esenciales de cada uno de ellos. Con estos resumenes parciales se logra 10 siguiente:

1. Enfocar la atenci6n

de to II pltrtldpltlltOH

huciu 10

ternas que rest an por tratar 0 hucln uquellos en 109 que no se ha llegado a una solucion definitiva, 2. Proporcionar un sentido de mision cumplida a Ios miembros del grupo, estimulandolos a seguir hacia una conclusion satisfactoria. 3. Mantener viva Ia atencion y el interes del grupo.

EjERCICIOS . 1. <-CuaIesson las ventajas de una comunicaci6n oral direct a?

Resumen final y cierre Ademas de presentar estas recopilaciones parciales, al final de la discusion el coordinador debe hacer un resumen final que compen die todo el tema tratado y, en una discusion para tom a de decisiones, habra de destacar los puntos en que se ha llegado a un acuerdo, sin olvidar, no obstante, los puntos de vista de las minorfas, Este resumen debe ser breve, preciso y hecho con la asistencia del grupo, de modo que los participantes abandonen la reunion con la sensacion de que han aprendido 0 realizado alguna cosa. AI hacer el coordinador el balance de 10 alcanzado no debe recurrir, en 10 posible, a la votacion, pero destacara la 'importancia de llevar ala practica las conclusiones. Si alguna materia no ha quedado completamente resuelta, el coordinador debera hacerlo constar con toda claridad, especialmente si est a tiene que ser discutida en otra reunion posterior.

2. <-Quedenominador comun debe unir al grupo que participa de una conferencia-coloquio?

3.

lQue ventajas tiene una decision de grupo sobre una individual?

4.

lQue aspectos basicos han de considerarse en la preparacion de una conferencia-coloquio? Enumerelos.

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tPor que se dice que una reunion de este tipo es esencialmente formativa?

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FOR M AS DE DE GRUPOS

D I S C U S ION

FORMAS DIVERSAS DE DISCUSION. La discusion, segun hemos visto ya en el capitulo precedente, es un proceso cooperativo en el que un grupo de personas intercambian y valoran ideas e informaciones con objeto de aumentar el conocimiento de un tema determinado 0 de resolver un problema que afecta a todos. Independientemente de la conferencia-coloquio, que ya hemos examinado, otros importantes tipos de deliberacion conjunta son: 1) Discusion formativa. 2) Panel. 3) Simposium. 4) Mesa redonda. 5) Debate. DIScUSION FORMATIVA Es aquella en la que los participantes intercambian informacion e ideas con el fin de aumentar su conocimiento y comprension de un tema. Sus caracterfsticas esenciales son: 1) La estructura de este tipo de comunicacion no es excesivamente rigida. 2) La reunion se inicia con la exposicion por un ex-: perto de reconocida fama, que a traves de su charla o conferencia presenta el tema. 3) Los participantes dedican la mayor parte del tiempo a un intercambio formal de hechos e ideas, pues en realidad tratan de aprender unos de otros. 4) La reunion sirve basicamente para reunir informacion y acumular datos.

4.)
l)ANJ+.:l Este tipo. de discusion se usa cuando por ser el grupo demasiad numeroso se dificulta organizar el intercambio de ideas y expe-. riencias para tomar una decision; 0 cuando los miembros que 10 forman carecen de la informacion suficiente para establecer una comunicacion provechosa . . EI panel se constituye y desarrolla de la manera siguiente: 1) Se seleccionan cuatro 0 cinco personas, con pleno conocimiento del tema, para que puedan discutirlo en beneficio del publico restante. 2) La seleccion se hace en funcion de la capacidad de cada uno de los miembros del panel, para exponer los hechos en una discusion inteligente, 0 de que, entre todos, representen los puntos de vista que sustentan los miembros del grupo y pueden en consecuencia, actuar como portavoces de aquellos. 3) Las personas seleccionadas se colocan generalmente en un estrado 0 escenario, en forma tal que el resto de los asistentes puedan verlos y oirlos sin dificultad. 4) Los seleccionados desarrollan un intercambio teciproco de ideas y puntos de vista, forrnulandose preguntas entre sf, como si se tratara de una reunion formativa 0 de toma de decision.. 5) Los individuos seleccionados no se limitan a hablar ante un publico, sino que 10hacen para un publico.
SIMPOSIUM

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III' t l'I~tll(to \11I lO1l1ll qllo roqllklc ~rnllcll'lI \'0 nocillllcllLOIi tecllic06 y cflpcciuJi:t.fldo!l, pucde di~lrl buirse al final algun trabajo escrito relacionado con

e1mismo.

MESA REDONDA

Se prop one ofrecer al auditorio una panonimica exhaustiva de los puntos de vista de 10s expertos sobre un determina~o tema.distinguiendose de la discusion fonnativa, en queen esta la reunion se desarrolla y cierra en una sola sesion, en tanto que la mesa redonda puede durar varios dias. Sus analogias con los tipos de reunion ya examinados son varias, pero pueden sefi.alarsea la mesa redonda caracteristicas como las que siguen: 1) Infonnalidad, que debe entenderse como una presentacion libre en la que hay un intercambio ordenado de ideas. 2) Se emplean tres 0 cuatro participantes, adem as del moderador. 3) Los participantes tendran vastos conocimientos sobre el tema, aunque en ese conocimiento se advertira la existencia de diversos grados. 4) El moderador debera tener la capacidad de abstraer ideas, de organizar la discusion, de hacer la presentacion y de resumir las ideas y conceptos presentados. 5) El tema puede centrarse alrededor de una persona o .de un problema. Por ejempIo, el topico a discutir podra ser las enfennedades tropicales y su tratamiento, y el personaje discutido el doctor Alberto Schweitzer.

Es una forma de discusion publica empleada frecuentemente en convenciones 0 conferencias, a las que ha sido invitado un cierto numero de expertos en detenninadas ramas del saber para hablar especificamente de un problema detenninado. Aunque guarda grandes analogias con el panel en 10 que concieme a su desenvolvimiento, pueden sefialarsele al simposium las caracterfsticas siguientes: 1) Las personas seleccionadas - verdaderos expenos en el tema que se plante a- intervienen sucesivamente para presentar cada uno sus puntos de vista 0 para tratar el tema desde un angulo distinto. 2) El control y desarrollo de la charla corresponde al pequefio grupo de expert os seleccionados. 3) EI publico se limita a escuchar, pero puede sin embargo en algtm momento, dirigir preguntas a los expertos.

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2.

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DEBATE La funcion del debate es la de poner en discusion, ante el publico, ados expertos que, bajo la guia de un moderador, sostienen tesis que chocan entre S1, sobre un tema conocido por el auditorio. En todo debate existe un ponente que presenta la tesis y trata de defenderla a toda costa contra todo y contra todos. Por otro lado, la parte contraria, partidaria de la tesis opuesta, combate la de su oponente con todas Iasarmas a su alcance. Piensese por ejemplo en los debates de caracter pohtico, a los que se recurre frecuentemente en perfodo electoral. El debate ofrece la oportunidad de conocer todos los aspectos en pro y en contra de una determinada idea, mediante una continua exposicior, de argumenros, elaborados por personas que tienen un gran conocimiento acerca del tema controvertido. EFICACIA EN LA COMUNICACION DE GRUPOS

3.

4.

gilto JI() iliJ.!lIi rica dl<\idti', prot ocolm iu, MillO quc sc obscrvcn en tTC 10s mlcmbros del grupo las rclas de mutua cortesfa, que no se interrumpan entre sf, que se ajusten alas normas establecidas, que se sometan alas reglas del juego. Cooperacion. Los participantes han de repartirse el tiempo disponible, para que todos tengan igualdad de oportunidades y no se intente el monopolio de la conversacion. Voluntad de compromiso. Aun cuando no se trate de una reunion para tomar decisiones, esta voluntad representada por las reciprocas concesiones que se hagan los miembros del grupo, result a por 10 general la mejor manera de llegar a un acuerdo. Conciencia de utilidad. Solo cuando los participantes o miembros esten convencidos de que se persigue un objetivo util, se mantendra el interes y el entusiasmo en la discusion, '

El participante

en su caracter individual de grupo, son requisi-

Pani el participante en una comunicacion tos esenciales los siguientes:

1.

2.

En este tipo de comunicacion los papeles del ernisor y los receptores se suceden altemativamente, 10 que guarda cierta semejanza con el caso de una conversacion mano a mano, en el que se habla y se escucha de un modo altemado. Teniendo en cuenta esta dualidad de papeles y responsabilidades, para que la comunicacion de grupo tenga exito se requieren determinadas condiciones en 10 referente a: 1) EI grupo considerado en su conjunto. 2) Los participantes en su caracter individual. 3) EI moderador. EI grupo considerado en su conjunto las condi-

3.

4.

Conocimiento del tema. Si el asistente a una reunion ignora 10 que se va a tratar 0 posee un conocimiento imperfecto del tema a discutir, se vera impedido de participar, desviara su atencion y se frustraran los propositos que se persiguen con la discusion de grupo. Conocimiento de los restantes miernbros del grupo. Esto les permitira valorar sus intervenciones y saber las verdaderas finalidades que persiguen con sus planteamientos. Atencion al curso de la discusion, Con esto puede seguirse el hilo de todas las intervenciones para derivar la opinion que se juzgue mas conveniente y se evita que surjan comentarios que se aparten del tema que se discute. Contribuciones valiosas a la discusion. Se requiere que el participante desarrolle la habilidad de presentar ideas que ayuden a resolver el problema planteado, porque ese es el verdadero proposito de la reunion.

EI moderador Importa sefialar que en el moderador deben concurrir en terrninos generales, las mismas caracteristicas que en el capitulo precedente hemos asignado al coordinador 0 conductor de la conferencia-coloquio.

A Ios efectos del mayor provecho de la comunicacion ciones esenciales que el grupo debe reunir son:

111I

Es frecuente, sin embargo. que el moderador c5t~ mas documentado que los dernas y es convcniente que as! sea, aunque entendemos que no es imprescindible para que pucda desempeiiar bien su papeL EI moderador, que debe estar informado sobre el nivel de competencia de los participantes, inicia la reunion haciendo la presentacion de estos y planteando el problema comun que se supone afecta por igual a los reunidos, propone acaso alguna sugerencia para empezar y seiiala las reglas del . juego. Realizada esta introduccion, en la que no debe dar . ningun pronunciamiento por su parte, los participantes intervienen activamente, mientras que el moderador adopta un papel puramente pasivo, el de arbitro, el de escuchar, el de hacer que se cumplan las reglas del juego y el de que se llegue al objetivo propuesto por el y aceptado por todos .: Es muy importante que se establezca una corriente de confianza entre los participantes y el moderador, si se quiere que la discusion se desarrolle inteligentemente y produzca los resultados apetecidos. Para conseguirlo el moderador debe evitar: 1. Adoptar una actitud como de profesor que dicta una clase magistral sobre el tema 0 sobre tecnica de conferencias. Plantear tantas cuestiones de entrada capaces de engendrar confusion en el auditorio. Adoptar aires de superioridad y echar mana constantemente de su autoridad, "Llevar la voz cantante", ahogando las intervenciones y comentariosde los dernas. Permitir alusiones y discusiones personales. Imprimir un ritmo demasiado lento 0 demasiado rapido.

EJERCICIOS Senale tres puntos que diferencien la discusion de grupo de la conversacion.

2.

lQue distingue ala discusion del debate?

2. 3. 4.
5. 6.

3.

lConsidera usted que la estructura de la discllsion formativa no tiene que ser necesariamente rigida? lPor que?

4.

lQue criterio se tiene en cuenta para seleccionar a los miembros de un panel?

5.

lA quien corresponde en el simposium el control y desarrollo de la charla?

XI.

EL

INFORME

ORAL

CONCEPTO Y OBJETIVOS EI informe es una comunicacion destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos 0 actividades pasadas 0 presentes; y en algun caso de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados. Aunque el objetivo principal de un informe es el de asegurar un mejor conocimiento en tomo de determinado problema, no debe constituir una oportunidad para que el emisor haga una exhibicion de su saber, es decir, queen lugar de tratar de cubrir el mayor campo posible en un tiempo dado, es preferible ayudar a los oyentes a comprender y recordar los hechos e ideas que les presente. Ha de tenerse en cuenta que los receptores absorben mejor la informacion cuando esta tiene un interes para ellos. De ahf que el proposito secundario de un informe debe ser el de presentar la informacion de modo que resulte interesante para el auditorio. De todos modos debe tratarse principalmente de que las conclusiones del informe aparezcan claramente especificadas, de que se puedan entender las instrucciones impartidas a traves de la comunicacion si ese fuere el caso, 0 de que se logre asimilar el contenido de la exposicion. Un informe cumple su cometido cuando gracias a el sus destinatarios se yen enriquecidos con una noticia 0 una verdad que antes del informe no conodan. No hay informacion, en rigor, mas que cuando se produce; en mayor 0 menor medida, este tipo de enriquecimiento, 0 sea, un aumento positivo de saber, conseguido precisamente gracias a la informacion recibida. REQUISITOS DEL INFORME ORAL Un informe oral para que sea eficaz ha de reunir los requisitos siguientes: 1. Claridad. Esta cualidad del informe, que es en buena parte el resultado de una organizacion eficaz, se logra mediante Ia observacion de las siguientes reglas:

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b) Estableccr In :rclacj6ncXistellte cuIn' 10/1dlverBoS puntos presentados, mediante unn adecuada coordinacion de los mismos. c) Desarrollar la charla sigtiiendo un esquema eIaborado previamente con e1mayor cuidado. d) Racer una adecuada se1eccion y ernpleo de Ios materiales de apoyo.
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opinion que Ic mercccn al que habla los hcchos sobrc los que informa, La exposicion se hace mas bien en tono asep-

2.

3.

2.
Concrecion. Los hechos deben contener nombres, referencias de Iugares y experiencias que refuercen Ios hechos. En Ia presentacion de Ios hechosha de tenerse en cuenta: a) No multipIicar Ios detaIIes y presentar estadisticas en numeros redondos, evitando Ias cantidades compIicadas que puedan producir confusion. b) Apoyar Ios hechos, siempre que sea posible, con graficas, pIanos, mapas 0 cualquier otro tipo de ayuda visual. 3. Asociacion de ideas. Para que Ios receptores asimiIen mejor Ios hechos que se Ie presentan, debe establecer_ se una conexion entre 10 nuevo que se plantea y 10 ya conocido, es decir, 10 que resulta familiar para Ios oyentes. CARACTERISncAS BASICAS Basicamente un infonne oral debe reunlr Ias caracteristicas siguientes: 1. Objetividad. El emisoro infonnante dice 10 que sabe ylo que ha visto, pero no se pronuncia ni emite ningu.njuicio

tieo, sin que haya por parte del informante ningun intento de definicion personal. Una informacion correcta sera ciertamente aquella en la que el que la produce intenta situarse en un terreno neutral, limitandose a transmitir, sin calificarlos, los hechos de que tiene noticia, y dejando para el auditorio el trabajo de valorar cada uno segun su perspectiva personal y su tambien personal jerarquia de valores. Cuentan solo los hechos y no las opiniones. A menos que el que informa distinga bien y expHcitamente cuando afirma y cuando opina por su cuenta respecto de 10 que afirma, en el informe cuentan sobre todo los hechos y no deben contar las opiniones. EI informe presenta los hechos como en fotograHa y en toda su integridad, suministrando datos, pormenores y toda suerte de elementos que permitan al auditorio hacer hi.valoracion que no corresponde al emisor. Presentar, no convencer. EI que informa -insistimos- no pretende influir mfnirnamente en el animo de los que Ie escuchan, sino simplemente hacerles llegar unos datos que el ha descubierto 0 recogido. Otra cosa es que esos datos tengan en si mismos una elocuencia y un significado que hagan innecesaria toda ponderaci6n y que por eso mismo produzcan un efecto, del signo que sea, en la voluntad de quienes los reciben sin haber sido influenciados por el informante y sin que este 10 haya intentado en 10 absoluto. Lo que distingue claramente el informe del discurso de tesis, es que el que loernite no tiene animo de convencer, sino estrictamente el de informar.

ESQUEMA

DEL INFORME

EI esquema es como la guia del informe, que nos permite evitar repeticiones y confusiones en la exposicion del tema y nos ayuda a producimos con nuestras propias palabras. Consta generalmente de tres partes: 1. Introduccion, que abarca el tema y comprende el fin de la discusion, suscita el interes y constituye la base necesaria para entrar en el examen analftico de los hechos. 2. Cuerpo de la discusion, que es la ordenada exposicion de los hechos, apoyada en ejernplos seleccionados para ilustrar la informacion.

~I, CClUdIlHIlIII, tll(, I'H 1'\ ""('V(' I(,HIIIIII'II IHI'II "H'djl~\(111 Y c!II\'O rudo, mcdiuntc cl ('111I1 "I' (1II11lltl1ll cl temu, se reune y coordinn cl mlltc-rlal proscutado y S" muestra que el objetivo ha sido, 0 puede ser, alcanzado.

tJERCICIOS 1.
lGual es el objetivo central de un inform e oral?

FASE~ DEL INFORME

El informe para que sea eficaz, esto es, para que cumpla los objetivos que se persiguen, ha de pasar por diversas fases, como las de provocar la atencion de los destinatarios 0 receptores, motivarloa.presentar el temay lograr finalmente su comprension y aceptacion. .La atencion de los oyentes debe provocarse a traves de la introduccion: -Mediante una afirmacion atrevida que cause impacto .. - Mediante una anedocta divertida 0 un ejemplo vivido. -Mediante una pregunta ingeniosa 0 bien hecha. A continuacion es necesario motivar a los oyentes, es decir, convencerlos de la necesidad de poseer esta informacion, 10 que se logra: =Resaltandoles la importancia del asunto 0 tema y sefialandoles 10 que para ellos representa en 10 personal y en sudesenvolvimiento futuro. -Ilustrando esta importancia mediante datos y cifras de la masalta confiabilidad. . -Especificando la relacion que existe entre el tema tratado y los intereses de los oyentes y destinatarios. Despues ha' de pasarse a la presentacion,' en la que ha de tenerse especial cuidado para que se logre de los oyen tes : =Comprension, a traves de una expresion sobria y clara que es esencial en estos casos. =-Aceptacion, 10 que implica que 105 oyentes crean en la validez de la informacion que se les ofrece y puedan servirse de ella.

lCuando

considera

usted que un informe' ha cumplido su

2.
prop6sito?

3.

ar supongamos que usted tiene la encomienda de inform a un auditorio sabre el problema del transporte en una ciudad modema. a) Haga un bosquejo de la introducci6n al informe.

Enumere

sucintainente

105 t6picos

esenciales

que

b)
abordaria.

c)

lQue mat~riales de apoyo utilizaria?