MANUAL CW Contabilidad Softland

Contabilidad y Presupuestos
Manual del Usuario

Versin 4.xx
ADVERTENCIA: Este producto es de propiedad intelectual de SOFTLAND LTDA. Toda reproduccin total o parcial de l, est penada por la Ley. Windows es de propiedad intelectual Microsoft.
Manual editado por el Departamento de Publicaciones de SOFTLAND LTDA. Sptimo de Lnea 1247 - Telfono: 2357138 - Fax: 2355432 - Providencia - Santiago Chile. (1203)
INDICE
INDICE
Parte I. Antecedentes Generales
I. Introduccin ............................................................................................................................ I-1
Caractersticas bsicas del Sistema............................................................................................................................. I-1 Uso de la Documentacin............................................................................................................................................. I-1 Convenciones ............................................................................................................................................................... I-1 Recomendaciones para el uso del Sistema y de este Manual.................................................................................... I-2
II. Licencia.................................................................................................................................. II-1

Licencia de Software Softland ..................................................................................................................................... II-1 Garanta Limitada ........................................................................................................................................................ II-2 Reconocimiento ........................................................................................................................................................... II-2 Garanta Softland......................................................................................................................................................... II-2
III. Servicios Softland............................................................................................................... III-1

Soporte ....................................................................................................................................................................... III-1 Consultora.................................................................................................................................................................. III-1 Visite Nuestra Pgina WEB. ....................................................................................................................................... III-2
Parte II. Descripcin de los Procesos del Sistema

Lo que usted NO DEBE dejar de leer antes de instalar por primera vez un Sistema de la lnea WinnerGroup .................................................................................................................................. 1. Antecedentes Generales para la Instalacin ...................................................................... 1-1
1.1 Leer antes de instalar el primer Sistema WinnerGroup ........................................................................................ 1-1 1.2 Antecedentes Generales para Instalacin............................................................................................................. 1-1 1.3 Instalacin.............................................................................................................................................................. 1-4 1.3.1 Instalacin Monousuario.............................................................................................................................. 1-4 1.3.2 Instalacin Red............................................................................................................................................ 1-8 1.3.2.1 Instalacin en un Servidor................................................................................................................ 1-8 1.3.2.2 Instalacin en una Estacin de Trabajo ......................................................................................... 1-11 1.4 Cmo Ingresar al Sistema ................................................................................................................................... 1-13 1.5 Procesos Comunes ............................................................................................................................................. 1-14 1.5.1 Carga y Descarga de la Proteccin........................................................................................................... 1-14 1.5.1.1 Carga de la Proteccin................................................................................................................... 1-14 1.5.1.2 Descarga de la Proteccin ............................................................................................................. 1-16 1.5.2 Creacin Archivo SLND_INI.DAT.............................................................................................................. 1-17 1.5.3 Configuracin Regional ............................................................................................................................. 1-18
2. Dentro del sistema ................................................................................................................ 2-1

2.1 Creando una empresa ........................................................................................................................................... 2-1 2.2 Seleccionando una empresa ................................................................................................................................. 2-3 2.3 Respaldo/Recuperacin Base de Datos................................................................................................................ 2-5 2.4 Instalar Datos Demo .............................................................................................................................................. 2-8 2.5 Salida del sistema.................................................................................................................................................. 2-8
3. Seguridad .............................................................................................................................. 3-1

3.1 Permisos de Usuario ............................................................................................................................................. 3-1 3.2 Permisos de Perfiles.............................................................................................................................................. 3-6 3.3 Permisos por Procesos.......................................................................................................................................... 3-9 3.4 Cambio de Password........................................................................................................................................... 3-10 3.5 Usuario................................................................................................................................................................. 3-11
4. Bases ..................................................................................................................................... 4-1

4.1 Parmetros ............................................................................................................................................................ 4-1 4.2 Definicin Datos Empresa ..................................................................................................................................... 4-8 4.3 Reparar Bases de Datos ....................................................................................................................................... 4-9
5. Digitacin............................................................................................................................... 5-1
5.1 Comprobantes ....................................................................................................................................................... 5-1 5.1.1 Ingreso de Comprobantes ........................................................................................................................... 5-2 5.1.2 Comprobantes Tipo ................................................................................................................................... 5-13 5.1.2.1 Comprobantes Tipo ..................................................................................................................... 5-13 5.1.2.2 Comprobantes Tipo con Distribucin .......................................................................................... 5-15 5.1.3 Impresin Batch de Comprobantes........................................................................................................... 5-19 5.1.4 Configuracin Comprobante Paramtrico ................................................................................................ 5-20 5.1.5 Configuracin Paramtrica de Cheques ................................................................................................... 5-23 5.2 Ingreso de Documento de Compra/Venta ........................................................................................................... 5-27 5.2.1 Ingreso de Documentos ............................................................................................................................ 5-27 5.2.2 Parmetros de Contabilizacin ................................................................................................................. 5-32 5.3 Cuentas................................................................................................................................................................ 5-34 5.3.1 Ingreso Cuentas ........................................................................................................................................ 5-34 5.3.2 Planes de Cuenta Paralelos ...................................................................................................................... 5-38 5.3.3 Ingreso Saldos de Apertura....................................................................................................................... 5-41 5.4 Auxiliares ............................................................................................................................................................. 5-43 5.5 Presupuestos ....................................................................................................................................................... 5-52 5.5.1 Presupuestos de Caja ............................................................................................................................... 5-52 5.5.2 Presupuesto Operacional .......................................................................................................................... 5-53 5.6 Tablas .................................................................................................................................................................. 5-54
6. Procesos................................................................................................................................ 6-1
6.1 Generacin y Eliminacin del Perodo Contable ................................................................................................... 6-1 6.1.1 Generacin y Eliminacin del Perodo Contable......................................................................................... 6-2 6.1.2 Reproceso de Apertura ............................................................................................................................... 6-3 6.2 Correccin Monetaria ............................................................................................................................................ 6-4 6.3 Ajuste por Diferencia de Cambio ........................................................................................................................... 6-9 6.4 Conciliacin Bancaria .......................................................................................................................................... 6-11 6.4.1 Ingreso Situacin Inicial............................................................................................................................. 6-11 6.4.2 Ingreso de Cartolas ................................................................................................................................... 6-13 6.4.3 Informe de Conciliacin ............................................................................................................................. 6-17 6.4.4 Captura de Cartolas Magnticas............................................................................................................... 6-19 6.4.5 Captura Cartola Banco ............................................................................................................................. 6-20 6.5 Consolidacin de Empresas ................................................................................................................................ 6-23
INDICE 6.5.1 Definicin de Empresas a Consolidar ....................................................................................................... 6-23 6.5.2 Consolidacin de Empresas...................................................................................................................... 6-24 6.5.3 Balance Consolidado................................................................................................................................. 6-25 6.5.4 Balance Tributario Consolidado ................................................................................................................ 6-28 6.5.5 Clasificado y Estado de Resultado Consolidado ...................................................................................... 6-31 6.6 Flujo Efectivo ....................................................................................................................................................... 6-32 6.6.1 Conceptos de Flujo Efectivo ..................................................................................................................... 6-32 6.6.2 Conceptos para Conciliacin de Flujo Efectivo ........................................................................................ 6-35 6.6.3 ndices de IPC para Flujo Efectivo............................................................................................................ 6-37 6.6.4 Informes .................................................................................................................................................... 6-38 6.6.4.1 Estado de Flujo Efectivo Actualizado .......................................................................................... 6-38 6.6.4.2 Conciliacin.................................................................................................................................. 6-41 6.6.4.3 Anlisis de Comprobantes para Clasificacin ............................................................................. 6-43 6.6.4.4 Movimientos Clasificados por Concepto ..................................................................................... 6-46 6.7 Verificacin de Cuadratura y/o Integridad ........................................................................................................... 6-48 6.8 Captura de Datos................................................................................................................................................. 6-49 6.8.1 Captura de Plan de Cuentas ..................................................................................................................... 6-49 6.8.2 Captura de Transacciones ........................................................................................................................ 6-52 6.8.3 Captura de Auxiliares ................................................................................................................................ 6-55 6.9 Migracin ............................................................................................................................................................. 6-57 6.9.1 Migracin desde Simn ............................................................................................................................. 6-57 6.9.1.1 Preparacin de Base s de Datos Contabilidad Financiera.......................................................... 6-58 6.9.1.2 Migracin desde Contabilidad Financiera (SIMON) ................................................................... 6-60 6.9.2 Migracin desde Contabilidad Estndar.................................................................................................... 6-62 6.9.2.1 Preparacin de Base s de Datos Contabilidad Estndar ............................................................ 6-62 6.9.2.2 Migracin desde Contabilidad y Presupuestos ........................................................................... 6-71 6.10 Traspaso de Informacin entre Empresas ........................................................................................................ 6-73 6.11 Limpieza de Transacciones ............................................................................................................................... 6-80 6.12 Bloqueo Masivo de Clientes .............................................................................................................................. 6-82
7. Consulta................................................................................................................................. 7-1
7.1 Consulta de Resultado .......................................................................................................................................... 7-1 7.2 Consulta de Numeracin de Comprobantes ......................................................................................................... 7-5 7.3 Consulta Cartola de Auxiliares .............................................................................................................................. 7-7 7.4 Consulta de Saldos.............................................................................................................................................. 7-10
8. Informes................................................................................................................................. 8-1
8.1 Informe de Cuenta Corriente ................................................................................................................................. 8-3 8.2 Listado Plan de Cuentas........................................................................................................................................ 8-6 8.3 Informe Analtico por Cuentas ............................................................................................................................... 8-9 8.4 Informe de Comprobantes Ingresados ................................................................................................................ 8-11 8.5 Informe Correlativo de Comprobantes ................................................................................................................ 8-15 8.6 Libros ................................................................................................................................................................... 8-16 8.6.1 Libro Diario ................................................................................................................................................ 8-17 8.6.2 Libro Mayor / Caja .................................................................................................................................... 8-21 8.6.3 Libro de Compras ...................................................................................................................................... 8-26 8.6.4 Libro de Ventas ......................................................................................................................................... 8-31 8.6.5 Libro de Retenciones................................................................................................................................. 8-34 8.7 Balances .............................................................................................................................................................. 8-35 8.7.1 Balance de Comprobacin y Saldos ......................................................................................................... 8-35 8.7.2 Balance Tributario ..................................................................................................................................... 8-38 8.7.3 Libro de Inventario y Balance .................................................................................................................... 8-40 8.7.4 Clasificado y Estado de Resultado............................................................................................................ 8-43 8.7.5 Balance Comparativo por Area de Negocio .............................................................................................. 8-47 8.8 Centros de Costo................................................................................................................................................. 8-49 8.8.1 Balance Comparativo por Centro de Costo............................................................................................... 8-49 8.8.2 Balance por Centro de Costo .................................................................................................................... 8-51 8.8.3 Libro Mayor por Centro de Costo ............................................................................................................. 8-54 8.9 Detalle de Gastos ................................................................................................................................................ 8-57
Contabilidad y Presupuestos 8.10 Presupuestos ..................................................................................................................................................... 8-61 8.10.1 Presupuestos de Operacin .................................................................................................................... 8-61 8.10.1.1 Presupuestos de Operacin........................................................................................................ 8-62 8.10.1.2 Control de Presupuestos de Operacin ...................................................................................... 8-63 8.10.2 Presupuesto de Caja ............................................................................................................................... 8-65 8.10.2.1 Presupuesto de Caja................................................................................................................... 8-65 8.10.2.2 Control de Presupuesto de Caja ................................................................................................. 8-67 8.10.2.3 Detalle Movimiento por Concepto Presupuesto de Caja ............................................................ 8-69 8.11 Foliacin Unica Nacional de Informes ............................................................................................................... 8-71 8.12 Informes Paramtricos....................................................................................................................................... 8-72
Parte II. Descripcin de los Procesos del Sistema

Apndice A. Operacin Bsica ............................................................................................... A-1
A.1 Botones .................................................................................................................................................................A-1 A.2 Mens....................................................................................................................................................................A-7 A.3 Barra de Estado ....................................................................................................................................................A-9
Apndice B. Barras de Herramientas ..................................................................................... B-1

B.1 1 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-1 B.2 2 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-2 B.3 3 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-6 B.4 4 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-7
Apndice C. Administrador de Base de Datos SQL.............................................................. C-1 Apndice D. TABLAS WINNERGROUP .................................................................................. D-1
Centros de Costo .........................................................................................................................................................D-2 Areas de Negocio ........................................................................................................................................................D-5 Detalle de Gastos ........................................................................................................................................................D-6 Instrumentos Financieros ............................................................................................................................................D-7 Monedas y Equivalencias ......................................................................................................................................... D-10 I.P.C. Mensual .......................................................................................................................................................... D-14 Glosas Tipo............................................................................................................................................................... D-15 Categoras de Auxiliares........................................................................................................................................... D-16 Tipo Documento........................................................................................................................................................ D-17 Detalle de Libros ....................................................................................................................................................... D-20 Conceptos de Caja ................................................................................................................................................... D-21 Ubicacin .................................................................................................................................................................. D-22 Condicin de Venta .................................................................................................................................................. D-23 Zonas ........................................................................................................................................................................ D-24 Canales..................................................................................................................................................................... D-25 Giros ......................................................................................................................................................................... D-26 Vendedores............................................................................................................................................................... D-27 Cobradores ............................................................................................................................................................... D-28 Cargos ...................................................................................................................................................................... D-29 Impuestos ................................................................................................................................................................. D-30 Pas........................................................................................................................................................................... D-33 Ciudad....................................................................................................................................................................... D-34 Comuna .................................................................................................................................................................... D-35
INTRODUCCION
I-1
I. Introduccin
Softland siempre a la vanguardia en tecnologa, ha creado Contabilidad y Presupuestos para ambiente Windows. Este software de amplia cobertura, permite al usuario facilitar y agilizar la operatoria contable de su empresa, a travs de herramientas adecuadas y ptimas, as como tambin obtener en forma oportuna la informacin de gestin que se requiere para el manejo de la empresa. Es un sistema amigable, que utiliza todas las virtudes del ambiente Windows, proporcionado al usuario no especializado en computacin, una serie de herramientas que le permitirn aplicar con notoria facilidad su experiencia profesional a los objetivos que ms competen a su empresa.
Caractersticas bsicas del Sistema

Llevar la Contabilidad de ms de una empresa en forma independiente, pudiendo consolidarla. Definicin de las Estructuras del Plan de Cuentas y del Presupuesto de Caja, absolutamente flexibles y adecuadas a las necesidades de la empresa. Definicin de Plan de Cuentas de hasta 5 niveles. Manejar en forma flexible los meses de trabajo. Es posible desplazarse por los distintos perodos, ingresar a meses anteriores y efectuar consulta de cuentas y mantencin de los comprobantes, actualizando la informacin instantneamente. Definir claves de acceso a procesos especficos para los usuarios autorizados. Crea, modifica, consulta o elimina comprobantes (voucher) con gran facilidad, de cualquier mes del perodo contable, controlando las autorizaciones pertinentes. Consultas interactivas de los saldos mensuales por cuenta. Emite los informes exigidos por el Servicio de Impuestos Internos, como: Libro Diario, Libro Mayor, Libro de Caja, Balance, Balance Tributario, Libro de Inventario, Compras, Ventas, etc. Controla el presupuesto de caja y el de operacin, en base a los informes de avances del mes y lo acumulado. Efecta Conciliacin Bancaria y de Empresas. Multibase de datos. Maneja 24 meses de informacin en lnea. Genera automticamente el Cierre del Perodo y apertura de uno nuevo. Permite foliar hojas para timbraje. Genera reportes en mltiples monedas.
Uso de la Documentacin
La documentacin del sistema de Contabilidad Windows, consiste en un Manual del Usuario impreso y en un archivo de Ayuda en Lnea, que podr ser accesado directamente desde el sistema. El propsito del manual impreso, es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de los procesos. Por otro lado, la ayuda en lnea le permite tener informacin de referencia inmediata, acerca de los procesos. Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aqu planteados, lograr un mejor provecho de este material y de las ventajas que trae consigo el sistema Contabilidad Windows.
Convenciones
Este Manual de Usuario est estructurado en tres grandes partes: Referencias Generales del Sistema. Comprende los Captulos I al III. Esta parte aborda los siguientes aspectos: Introduccin, Licencia y Garanta, Servicios Softland.
I-2
Descripcin de los Procesos del Sistema. Comprende los Captulos 1 al 8. Esta parte est dedicada a la explicacin del sistema propiamente tal, con la descripcin de cada una de las opciones que comprende, en forma ordenada y progresiva.
Apndices Comprende los Apndices A, B y C. En esta parte se entrega la descripcin de la simbologa y las barras de men utilizadas en el sistemas, adems se describe el procedimiento a seguir para la creacin de bases de datos desde un servidor de bases de datos.
Recomendacin para el uso del Sistema y de este Manual.

Para una mejor comprensin y entendimiento del manejo y funcionamiento del sistema, se recomienda iniciar su aprendizaje leyendo este manual y trabajando directamente con el sistema, partiendo por los Apndices, luego los captulos I al III y continuar en forma progresiva con la lectura de los otros captulos.
LICENCIA Y GARANTIA
II-1
II. Licencia y Garanta

El presente constituye un documento legal y un convenio entre usted, como usuario y Softland Ltda. En el momento de abrir el sobre con los discos debidamente sellado, usted conviene en obligarse legalmente por los trminos de este convenio, el cual incluye LICENCIA DE SOFTWARE, GARANTIA LIMITADA y RECONOCIMIENTO. SI NO ESTA DE ACUERDO CON LOS TERMINOS DE ESTE CONVENIO, NO DEBE ABRIR EL SOBRE CON LOS DISCOS DEL SISTEMA y devulvalo, sin abrir, al lugar donde lo adquiri, con los dems componentes adjuntos (incluso material escrito), que son parte de este producto, a fin de obtener un reembolso total. Con el objeto de conservar y proteger sus derechos en conformidad con la ley pertinente, Softland no vende ninguno de sus derechos de SOFTWARE Softland, sino ms bien, concede el derecho a usarlo mediante una LICENCIA DE SOFTWARE, Softland especficamente se reserva el ttulo de todo su software para computador.
Licencia de Software Softland

1. CONCESION DE LICENCIA. En consideracin del pago de la cuota por concepto de LICENCIA, que es parte de la suma que usted pag por este producto, y de su convenio en someterse a los trminos y condiciones de esta Licencia y de la Garanta Limitada, Softland, en su calidad de concedente, le otorga a usted, el CONCESIONARIO, un derecho no exclusivo para usar y visualizar esta copia de programa de software Softland (en lo sucesivo llamado SOFTWARE) en un COMPUTADOR sencillo o en una red de rea local en funcin de lo que usted haya adquirido, (que debe estar debidamente reflejado en su factura de compra), durante todo el tiempo que usted cumpla con los trminos de la mencionada Licencia. Si el computador sencillo en el que usted utilice el SOFTWARE es un sistema destinado a varios usuarios, la Licencia los cubre a todos ellos sin necesidad de pagos adicionales, Softland se reserva todos aquellos derechos que no conceda explcitamente al CONCESIONARIO. 2. PROPIEDAD DEL SOFTWARE. En calidad de CONCESIONARIO, usted es propietario de los medios magnticos y dems medios fsicos en que se graba o fija el SOFTWARE, original o subsecuentemente, pero una condicin expresa de esta Licencia es que Softland conserva el ttulo y la propiedad del SOFTWARE grabado en la copia o las copias del disco original, y de todas las copias subsecuentes que de l se hicieren, independientemente de la forma o de los medios en que la copia original u otras copias puedan existir. Esta Licencia no constituye una venta del SOFTWARE original ni de ninguna copia del mismo. 3. RESTRICCION DE COPIAS. Este SOFTWARE y el material escrito adjunto, estn protegidos por derechos de autor. Queda expresamente prohibido copiar sin autorizacin el SOFTWARE, incluso aqul que se haya modificado, fusionado con, o incluido en otro software, o copiar el material escrito. A usted se le puede considerar legalmente responsable de cualquier infraccin de los derechos de autor originada o fomentada por su falta de cumplimiento con los trminos de esta Licencia. En sujecin a las restricciones antes expuestas, y para todos los diskettes o CD del SOFTWARE que no estn protegidos contra duplicacin usted puede hacer una (1) copia de dicho SOFTWARE nicamente con propsitos de proteccin, en la cual debe reproducir e incluir el aviso de derechos de autor. 4. RESTRICCIONES SOBRE USO. En su calidad de CONCESIONARIO, usted puede transferir fsicamente el SOFTWARE de un computador a otro, siempre y cuando lo utilice en un solo computador a la vez; solamente puede transferirlo electrnicamente de un computador a otro por una red, si usted ha adquirido la licencia de uso de Software Softland en red. No puede facilitar a otras personas, copias del mismo o del material escrito adjunto. Tampoco puede modificar, traducir, adaptar, desmantelar por ingeniera inversa, descompilar, desmontar, o crear trabajos derivados basados en el material escrito, sin el previo consentimiento por escrito de Softland. 5. RESTRICCIONES SOBRE TRANSFERENCIA. La concesin de este SOFTWARE se le otorga exclusivamente a usted, el CONCESIONARIO, y no se puede transferir a nadie sin el previo consentimiento por escrito de Softland. Cualquier cesionario autorizado del SOFTWARE, estar obligado por los trminos y condiciones de esta Licencia y esta Garanta Limitada. Con excepcin de las condiciones expresamente indicadas en el presente, en ningn caso puede usted transferir, traspasar, alquilar, arrendar o vender el SOFTWARE, ni disponer del mismo de ninguna otra manera, ya sea temporal o permanentemente. 6. TERMINACION. Esta Licencia ser vigente mientras no se d por terminada, cosa que automticamente suceder, sin aviso por parte de Softland, si usted no cumple con alguna de las clusulas aqu estipuladas. Al darse por terminada, usted deber destruir el material escrito y todas las copias del SOFTWARE, incluso modificadas, si las hubiese. 7. PLAN DE ACTUALIZACION. De vez en cuando, Softland puede crear versiones actualizadas del SOFTWARE, las cuales, a su juicio, podr poner a disposicin del CONCESIONARIO y de los cesionarios que hubieren cubierto la cuota de actualizacin.
II-2
Garanta Limitada
EL SOFTWARE Y EL MATERIAL ESCRITO ADJUNTO (INCLUSO INSTRUCCIONES DE USO) SE PROPORCIONAN COMO ESTAN, SOFTLAND NO GARANTIZA NI HACE REPRESENTACION ALGUNA CON RESPECTO AL USO O A LOS RESULTADOS DEL USO DEL SOFTWARE O DEL MATERIAL ESCRITO. Softland garantiza al CONCESIONARIO original que el disco o los discos en que est grabando el SOFTWARE est (n) libre (s) de defectos de materiales y mano de obra en condiciones normales de uso y servicio, y durante un perodo de noventa (90) das a partir de la fecha de entrega que aparezca en una copia del recibo. La nica responsabilidad de Softland, y remedio exclusivo de usted, en lo que respecta al disco o discos, ser, a juicio de Softland el reemplazo del disco o los discos que no obedezca a la Garanta Limitada de Softland, y cuya devolucin a Softland se lleve a cabo en compaa de una copia del recibo. Si la falla del disco o los discos es resultado de accidente, abuso o uso indebido, Softland no tendr responsabilidad alguna de reemplazar dicho disco o discos, ni de reembolsar la suma de compra. En caso de que se reemplazare el disco o los discos, uno u otro estar garantizado durante todo lo que resta del perodo de garanta original, o bien, por espacio de 30 das, cualquiera que sea el lapso de tiempo ms largo. NI SOFTLAND, NI NADIE QUE HAYA ESTADO INVOLUCRADO EN LA CREACION, PRODUCCION O ENTREGA DE ESTE PRODUCTO, SERAN RESPONSABLES DE CUALESQUIERA DAOS DIRECTOS, INDIRECTOS, CONSECUENTES O INCIDENTALES (INCLUSO DAOS POR PERDIDA DE GANANCIAS, INTERRUPCION DE ACTIVIDADES COMERCIALES, PERDIDA DE INFORMACION COMERCIAL, Y DEMAS) QUE RESULTAREN DEL USO DE LA INCAPACIDAD PARA USAR DICHO PRODUCTO.
Reconocimiento
POR MEDIO DE LA PRESENTE USTED RECONOCE HABER LEIDO ESTA LICENCIA Y ESTA GARANTIA LIMITADA Y HABERLAS ENTENDIDO Y CONVIENE EN OBLIGAR LEGALMENTE EN CONFORMIDAD CON LOS TERMINOS Y CONDICIONES DE LAS MISMAS. CONVIENE, ADEMAS, EN QUE LA LICENCIA Y LA GARANTIA LIMITADA EXPONEN DE MANERA COMPLETA Y EXCLUSIVA EL CONVENIO CELEBRADO ENTRE LAS DOS PARTES, Y SUBSTITUYE TODAS LAS PROPUESTAS O CONVENIOS ANTERIORES, ORALES O ESCRITOS, Y CUALESQUIERA OTRAS COMUNICACIONES ENTRE LAS PARTES EN RELACION CON EL ASUNTO DE LA LICENCIA O DE LA GARANTIA LIMITADA.
Garanta Softland
DE CALIDAD: SOFTLAND ha implementado el sistema de calidad basado en las normas ISO 9001. DE UP-GRADE: Nuevas Tecnologas: SOFTLAND est generando constantemente nuevas versiones de su Software, incorporando nuevas tecnologas, nuevas opciones, etc., lo cual se informa a los usuarios a travs de los informativos peridicos (cartas, Internet, etc.). Cambios Legales: En el caso de producirse cambios legales que originen variaciones en los programas, stos se efectuarn de inmediato, y los clientes podrn adquirirlo por un costo mnimo.
Los cambios legales se efectan slo sobre la ltima versin de cada sistema, vigente al momento del cambio.
SERVICIOS SOFTLAND
III-1
III. Servicios Softland

Softland tiene a disposicin de los usuarios de sus sistemas una serie de servicios que se detallan a continuacin:
Soporte
Permite a los usuarios acceder a un centro de consultas a travs de las siguientes vas: Contrato de Soporte: Usted podr acceder a 2 tipos de contrato, conforme a los requerimientos de su empresa: Plus: considera consultas telefnicas, va Web y correo electrnico, ilimitadas. Adems de las nuevas versiones de software que se liberen durante la vigencia del contrato. Premium: contempla, adems de los beneficios del contrato anterior, atencin personalizada con visitas a terreno de nuestros analistas.
Consulta Telefnica Directa: si usted no cuenta con contrato, podr llamar al:
122 700 2400*

*Consulte costo de facturacin por segundo al 2357138
Soporte Terreno: asesoras en oficina del cliente o en nuestras oficinas, con costo. Internet: (solo clientes con contrato)
Para Contratos de Soporte, comunquese con un Ejecutivo Comercial, llamando al telfono: 2357138
Consultora
El rea de Consultora est abocada a entregar las herramientas necesarias para la puesta en marcha de los sistemas administrativos Softland, ofrecindole a sus clientes distintas alternativas de capacitacin para su personal, con el fin de lograr un conocimiento cabal de la operatoria y objetivos de ellos, llevndolo a optimizar en un 100% el uso de los sistemas.
Cursos Sistemas Administrativos Softland:

En nuestras oficinas, con cobertura SENCE.
Caractersticas:
Cursos intensivos terico-prcticos, parte desde el nivel ms bajo en el sistema, trabajando siempre sobre la ltima versin. Cobertura SENCE. Material de apoyo a los alumnos, consistente en un apunte con toda la materia del curso y guas de ejercicios para su aplicacin. Se otorga un Diploma a todas aquellas personas que cumplan con los requisitos mnimos de un 70% de aprobacin y un 100% de asistencia en las sesiones tericas.
Asesoras por Hora

Consisten en la asistencia tcnica en su empresa o en nuestras oficinas, con el propsito de dar solucin a inquietudes de operatoria, puesta en marcha y explotacin de los sistemas. El cliente podr contratar la cantidad de horas que estime conveniente.
III-2
WINNERGroup
Implementaciones
Consiste en la puesta en marcha de los sistemas en la empresa del cliente. El trabajo se realiza en sesiones previamente determinadas y con la participacin activa del personal de la empresa que har uso del sistema. En cada sesin se asignan tareas que deben ser desarrolladas por el personal correspondiente y sern revisadas en la sesin siguiente.
Para inscribirse u obtener mayores informaciones, comunicarse con el Area de Consultora Softland, al telfono: 2357138.
Visite nuestra pgina WEB, en Internet
WWW.SOFTLAND.CL
A travs de un creativo diseo, la interfaz de la homepage de Softland, ofrece a quienes la visiten todo tipo de informaciones y servicios, los cuales se actualizan permanentemente con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes: Al navegar a travs de la pgina WEB de Softland, el visitante tendr a su disposicin informacin respecto a:
* Productos
Seleccionando esta opcin, se podr obtener informacin acerca de todos los productos ofrecidos por Softland, sus caractersticas, informes que proporcionan y requerimientos.
* Consultora
Podr informarse acerca de los temarios, horarios y precios sobre los cursos de capacitacin que ofrece Softland a sus clientes.
* Soporte
Podr conocer los servicios y contratos ofrecidos por este Departamento.
* Quienes Somos?
A travs de esta opcin encontrar, entre otras cosas, una completa definicin de la empresa, su sistema de calidad y su estructura organizacional. Junto a todo lo anterior, podr acceder directamente a las distintas lneas de productos para: Grandes Empresas, Medianas y Pequeas, as como Pequeas y Micro. Adems podr mantenerse informado acerca de las actividades de la Empresa, accediendo directamente a las noticias desplegadas en la seccin identificada con este mismo nombre. Tambin podr contar con una seccin de servicios, donde tendr a su disposicin las opciones: Dnde Comprar?, Acceso Clientes, Registro de Productos, Contctenos, Busca Personal?, Cobertura SENCE, Mapa del Sitio y Trabajo.
INSTALACION
1-1
1. Antecedentes Generales para la Instalacin

1.1 Leer antes de instalar el primer Sistema WinnerGroup
Antes de ejecutar la instalacin de uno de nuestros sistemas de la lnea WinnerGroup por primera vez, usted no debe dejar de considerar los siguientes puntos:
Sobre MSDE y SQL:

Para instalar un sistema de la lnea WinnerSmall Business, con MSDE, debe verificar que en el Servidor NO se encuentre instalado SQL. Antes de instalar SQL Server, deber tener instalado Internet Explorer 5.5 como mnimo. Si usted requiere instalar SQL en forma personalizada, deber tener presente mantener el parmetro Case Sensitive, como opcin por defecto. Una Base de Datos SQL Server o MSDE, no debe residir sobre discos comprimidos. Mayores informaciones al respecto pueden ser obtenidas en la Base de Conocimiento Microsoft en el artculo KB 231347.
Sobre Sistemas WinnerGroup

Si usted est operando con un Servidor Windows 2000, antes de instalar el primer sistema WinnerGroup, tendr que tener instalado su ltimo Service Pack (mnimo 2). Si usted est operando con un Servidor NT, antes de instalar el primer sistema WinnerGroup, tendr que tener instalado su ltimo Service Pack. Disponer de Microsoft Office (mnimo Excel y Word) y si su versin es inferior a la 97, deber tener instalado el Service Pack N 2. Es importante destacar que los Service Pack a instalar, deben estar en el mismo idioma del software para el cual estn siendo instalados.
1.2 Antecedentes generales para la instalacin

Al comprar uno de nuestros sistemas usted deber recibir:
Este manual, un sobre sellado con la Licencia y Garanta de uso, el cual debe contener el CD del sistema y un diskette Cargador/Descargador de proteccin. Este ltimo contiene la llave de seguridad del sistema, por lo tanto recomendamos guardarlo muy bien para evitar su perdida o deterioro.
a) Requerimientos de para la instalacin:
Plataforma WinnerGroup Advance:

Servidor : Hardware: De acuerdo a lo especificado por Microsoft para servidores de Bases de Datos SQL 2000, y para una adecuada perfomance se debe considerar Servidor con disco SCSI, Memoria RAM de 512 MB, y espacio de disco SUFICIENTE para la instalacin y explotacin de los Sistemas (normalmente 3 GB es suficiente, sin embargo se debe analizar el volumen de informacin de la empresa)
1-2 Sistema Operativo: - Windows NT con el ltimo Service Pack vigente al momento de instalar (Mnimo service Pack 5 instalado). - Windows 2000 Server Base de datos - SQL Server 2000 Estacin Cliente: Hardware Pentium II, 128 MB RAM, Disco Duro 100 MB mnimo por mdulo, se debe considerar adems un espacio libre de disco (600 MB mnimo) para funcionamiento adecuado de Windows Sistema Operativo - Windows 98 Segunda Edicin - Windows NT - Windows 2000 - Windows XP - Windows Milenium Otro Software necesario por estacin de trabajo - Microsoft Office 97 o superior.
Plataforma WinnerGroup Small Business:

Servidor : Hardware - Mnimo: Pentium II 256 MB RAM. Disco Duro 10 GB - Recomendable: Pentium III 512 MB RAM. Disco Duro 20GB, el tamao del disco duro ser funcin del volumen de datos Sistema Operativo: - Microsoft Windows 98 (2da. Edicin) - Windows NT WorkStation o Server, (Service Pack 5) - Windows 2000 Profesional o Server - Windows XP, o XP Profesional Estacin Cliente: Hardware Pentium II, 128 MB RAM, Disco Duro 100 MB mnimo por mdulo, se debe considerar adems un espacio libre de disco (600 MB mnimo) para funcionamiento adecuado de Windows Sistema Operativo - Windows 98 Segunda Edicin * Nota: En caso de tener 5 o ms estaciones en la red, se recomienda un servidor dedicado para que no baje la performance. - Windows NT - Windows 2000 - Windows XP - Windows Milenium Otro Software necesario por estacin de trabajo - Microsoft Office 97 o superior.
Requisitos para instalar sistemas WinnerGroup Net:

SQL 2000 o MSDE Conexin Internet
INSTALACION Servidor Web Aplicacin IIS (Internet Information Server) instalada Servidor de Datos (puede ser el mismo que el de Web) Ideal Pentium III de 750 con 128 MB RAM Contar con sistemas WinnerGroup Espacio en disco suficiente, mnimo 30 MB por mdulo
1-3
1 Impresora lser o de inyeccin de tinta, o matriz de punto (para la impresin documentos en papel autocopiativo, ejemplo Facturas)
b) Requerimientos para la Migracin o Instalacin de versiones 4.x sistemas WinnerGroup Small Business:
Servidor : Hardware - Mnimo: Pentium II 256 MB RAM. Disco Duro 10 GB - Recomendable: Pentium III 512 MB RAM. Disco Duro 20GB, el tamao del disco duro ser funcin del volumen de datos Sistema Operativo: - Microsoft Windows 98 (2da. Edicin) - Windows NT WorkStation o Server, (Service Pack 5) - Windows 2000 Profesional o Server - Windows XP, o XP Profesional Estacin Cliente: Hardware Pentium II, 128 MB RAM, Disco Duro 100 MB mnimo por mdulo, se debe considerar adems un espacio libre de disco (600 MB mnimo) para funcionamiento adecuado de Windows Sistema Operativo - Windows 98 Segunda Edicin * Nota: En caso de tener 5 o ms estaciones en la red, se recomienda un servidor dedicado para que no baje la performance. - Windows NT - Windows 2000 - Windows XP - Windows Milenium Otro Software necesario por estacin de trabajo - Microsoft Office 97 o superior.
Cambio de versin:
El proceso de cambio de versin tomar un tiempo importante en funcin de la cantidad de datos de su base de datos, ya que el sistema deber migrarlos desde Access a MSDE. De la misma manera el equipo en que se realice el proceso deber disponer de una espacio libre de disco equivalente a 4 veces el tamao de la base de datos Access que ser migrada.
Acceso externo a la nueva base de datos MSDE

Para acceder a la Base de Datos MSDE de la versin 4, usted lo podr hacer a travs de Access, por aplicaciones externas a WinnerGroup, solo deber tener presente que la versin de Access a utilizar DEBE ser 2000 o XP. En el equipo donde se instala, quedarn los programas como CAB para que otros computadores que se conecten a l puedan instalar los sistemas desde all. Se agrega la consulta si instala para todos los usuarios del equipo, esto se relaciona directamente con lo anterior, ya que el sistema quedar habilitado para ser utilizado por otros usuarios del equipo.
1-4
1.3. Instalacin
En este captulo se detallan paso a paso los procedimientos a seguir en las distintas formas de instalacin y preparacin de computadores donde se trabajar con los sistemas WinnerGroup, ya sea en ambiente monousuario o de redes, incluyendo servidor y estaciones cliente. El proceso de instalacin comprende: 1. 2. Desempaquetado de los programas que se encuentran en CD y disquete adjunto y, copia de ellos al computador donde sern usados. Configuracin del computador segn la funcionalidad que desempear durante la utilizacin del sistema: Servidor o Estacin de trabajo. En ambos casos, aunque la estructura general es similar, existen diferencias entre la instalacin y configuracin, en un computador Monousuario o Servidor de Red y una Estacin de Trabajo o un Servidor no dedicado.
En ambiente Windows NT WorkStation, 2000 Profesional o Windows XP, tanto para instalar, como para ejecutar un sistema, el usuario debe tener privilegios de Administrador en el computador donde llevar a cabo estos procesos.
1.3.1. Instalacin Monousuario

Antes de llevar a cabo la instalacin, debe verificar: o o o o Que no existan aplicaciones abiertas, incluyendo la Barra de Office. Que el computador en que se realizar la instalacin cuente con los requerimientos de configuracin especificados en el punto 1.1. Si el computador donde se instalar el sistema opera sobre Windows 98, se debe verificar que su versin no sea inferior a la 2 edicin, ya que de lo contrario la instalacin no podr ser efectuada. Para sistemas Operativos Windows NT o superiores la instalacin deber realizarse bajo el usuario ADMINISTRADOR o EQUIVALENTE.
Que cumple con lo establecido en el punto 1.5.1 Carga y Descarga de la Proteccin
1. Inserte el CD en la unidad respectiva y el disquete rotulado como Cargador/Descargador de Proteccin, en la unidad de

disquete. El proceso de instalacin se iniciar automticamente.
2. A continuacin se presentarn unas pantallas informativas y luego una donde tendr que indicar la unidad de disco de
destino, donde quedar instalado el sistema. Ver Figura N 1. Figura N 1
INSTALACION
1-5
En estas pantallas siempre encontrar los botones <<Anterior, Siguiente>> y Salir, que le permitirn volver a la pantalla anterior, avanzar a la que contina o bien salir de la instalacin. 3. Luego tendr que marcar las opciones desplegadas, conforme a si la instalacin que se est realizando es nueva o es una actualizacin, las que adems dependern del ambiente operativo con que cuenta el computador en que se instala: Nueva Instalacin Si est instalando el sistema por primera vez o requiere efectuar una instalacin completa, seleccione las siguientes opciones (ver Figura N 1 N 2): En ambiente Windows 98 o Milenium: Figura N 2
En este campo aparece el nombre del sistema o aplicacin que va a instalar. Si la caja de chequeo que aparece a la izquierda del nombre est activa, indica que va a realizar la instalacin, de lo contrario no ser llevada a cabo. Proteccin de Sistema: Permite instalar la proteccin contra copia del sistema. (Ver punto 1.5.1 Carga y Descarga de la Proteccin) Utilizar el rea de dest...: No aplica en versin monousuario. Descargar Proteccin ...: No aplica durante la instalacin. Se usa solo al desinstalar un sistema. (Ver punto 1.5.1 Carga y Descarga de la Proteccin). En este caso debe activar las dos primeras opciones. En ambiente Windows NT 4.0 o superior o, Windows XP: Figura N 3
Nombre del Sistema:
1-6 En este campo aparece el nombre del sistema o aplicacin que va a instalar. Si la caja de chequeo que aparece a la izquierda del nombre est activa, indica que va a realizar la instalacin, de lo contrario no ser llevada a cabo. Proteccin de Sistema: Permite instalar la proteccin contra copia del sistema. Utilizar el rea de dest...: No aplica en versin monousuario. Instalar para todos los...: Deja instalada la aplicacin para ser utilizada por cualquiera de los usuarios que ingresan frecuentemente a este computador. Instalar slo para el...: Deja instalada la aplicacin para ser utilizada slo por el usuario que est activo en ese momento. Descargar Proteccin ...: No aplica durante la instalacin. En este caso debe activar las dos primeras opciones. Instalacin por Actualizacin Antes de efectuar una actualizacin o cambio de versin del sistema, debe realizar un respaldo de los datos. Cuando llegue al punto 3 del proceso de instalacin (pantalla de opciones), seleccione la alternativa que lleva el nombre del sistema (ver Figura N 3 N 4, segn el sistema operativo sobre el que est instalando). En ambiente Windows 98 o Milenium: Figura N 3 Nombre del Sistema:
Con esto slo se instalar la aplicacin. En ambiente Windows NT 4.0 o superior o, Windows XP: Figura N 4
INSTALACION
1-7
Con esto se instalar la aplicacin y se darn los permisos a los usuarios que ingresan a este computador. Tambin podr autorizar slo al usuario que est activo en ese momento.
4. Luego de haber elegido la opcin por el proceso a realizar durante la actualizacin, se presentar la pantalla con el estado de
avance y al concluir se desplegar un mensaje indicando el xito de la operacin.
5. A continuacin lleve a cabo el proceso de Configuracin regional (punto 1.5.3 de este manual). 6. Si esta es la primera vez que instala una de nuestras aplicaciones, reincialice su computador, de tal forma que el sistema
cargue las componentes que fueron instaladas durante el proceso.
1-8
1.3.2 Instalacin Red

Antes de llevar a cabo la instalacin, debe verificar: o o o o Que no existan aplicaciones abiertas, incluyendo la Caja de Office. Que el computador en que se realizar la instalacin cuente con los requerimientos de configuracin especificados en el punto 1.1. Si el computador donde se instalar el sistema opera sobre Windows 98, se debe verificar que su versin no sea inferior a la 2 edicin, ya que de lo contrario la instalacin no podr ser efectuada. Para sistemas Operativos Windows NT o superiores la instalacin deber realizarse bajo el usuario ADMINISTRADOR o EQUIVALENTE.
Una vez verificados los puntos anteriores, podr llevar a cabo la instalacin, ya sea en un Servidor o en una Estacin de Trabajo.
1.3.2.1 Instalacin en un Servidor

1. Comparta una unidad de disco duro del servidor donde instalar el sistema, otorgando ACCESO TOTAL a los usuarios que
van a hacer uso de l.
2. Inserte el CD en el servidor de las aplicaciones y el disquete rotulado como Cargador/Descargador de Proteccin, en la

unidad de disquete. El proceso de instalacin se iniciar automticamente.
3. A continuacin se presentarn unas pantallas informativas y luego una donde tendr indicar la unidad de disco de destino,
donde quedar instalado el sistema. Ver Figura N 1. Figura N 1
En estas pantallas siempre encontrar los botones <<Anterior, Siguiente>> y Salir, que le permitirn volver a la pantalla anterior, avanzar a la que contina o bien salir de la instalacin.
4. Luego tendr que marcar las opciones desplegadas, conforme a si la instalacin que se est realizando es nueva o es una
actualizacin, las que adems dependern del ambiente operativo con que cuenta el computador en que se instala. Nueva Instalacin Si est instalando el sistema por primera vez o requiere efectuar una instalacin completa, seleccione las siguientes opciones (ver Figura N 1 N 2): En ambiente Windows 98 o Milenium:
INSTALACION
1-9
Figura N 2
En este campo aparece el nombre del sistema o aplicacin que va a instalar. Si la caja de chequeo que aparece a la izquierda del nombre est activa, indica que va a realizar la instalacin, de lo contrario no ser llevada a cabo. Proteccin de Sistema: Permite instalar la proteccin contra copia del sistema. Utilizar el rea de dest...: El dejar activa esta opcin, har que la aplicacin quede disponible para ser instalada en los discos locales de las estaciones de trabajo. Descargar Proteccin ...: No aplica durante la instalacin. Se usa solo al desinstalar un sistema. En ambiente Windows NT 4.0 o superior o, Windows XP: Figura N 3
Nombre del Sistema:
En este campo aparece el nombre del sistema o aplicacin que va a instalar. Si la caja de chequeo que aparece a la izquierda del nombre est activa, indica que va a realizar la instalacin, de lo contrario no ser llevada a cabo. Proteccin de Sistema: Permite instalar la proteccin contra copia del sistema. Utilizar el rea de dest...: El dejar activa esta opcin, har que la aplicacin quede disponible para ser instalada en los discos locales de las estaciones de trabajo. Instalar para todos los...: Deja instalada la aplicacin para que pueda ser utilizada por cualquier usuario local que ingrese al computador. Instalar slo para el...: Deja instalada la aplicacin para ser utilizada slo por el usuario que est activo en ese momento. Descargar Proteccin ...: No aplica durante la instalacin. Se usa solo al desinstalar un sistema.
Nombre del Sistema:
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Instalacin por Actualizacin Antes de efectuar una actualizacin o cambio de versin del sistema, debe realizar un respaldo de los datos. Cuando llegue al punto 4 del proceso de instalacin (pantalla de opciones), seleccione la alternativa que lleva el nombre del sistema (ver Figura N 3 N 4, segn el sistema operativo sobre el que est instalando). En ambiente Windows 98 o Milenium: Figura N 3
Con esto se instalar la aplicacin, dejndola disponible para ser instalada en los discos locales de las estaciones de trabajo. En ambiente Windows NT 4.0 o superior o, Windows XP: Figura N 4
Con esto se instalar la aplicacin, dejndola disponible para ser instalada en los discos locales de las estaciones de trabajo. As como podr definir si desea dejarla abierta para ser utilizada por cualquier usuario local que ingrese al computador o slo por el usuario que est activo en ese momento.
INSTALACION
1-11
6. Finalizada la instalacin, realice el proceso de Configuracin regional (punto 1.5.3 de este manual). 7. Si esta es la primera vez que instala una de nuestras aplicaciones, reincialice su computador, de tal forma que el sistema
1.3.2.2 Instalacin en una Estacin de Trabajo

Si la estacin que instalar el sistema opera en ambiente WorkGroup, ANTES de efectuar la instalacin debe llevar a cabo el proceso de creacin del archivo SLND_INI.BAT y posteriormente seguir con los pasos detallados a continuacin.
1. Realice una conexin hacia el disco duro compartido del servidor donde se instal la aplicacin, a travs de un drive lgico
o unidad de red.
2. En el men de Inicio (Start)/Ejecutar (Run), digite el drive lgico y la ruta del archivo SETUP.EXE del sistema a instalar, el
cual se encuentra en el disco duro del servidor donde instal la aplicacin.
3. A continuacin se presentarn unas pantallas informativas y luego una donde tendr indicar la unidad de disco de destino,
donde quedar instalado el sistema. Ver Figura N 1. Figura N 1
En estas pantallas siempre encontrar los botones <<Anterior, Siguiente>> y Salir, que le permitirn volver a la pantalla anterior, avanzar a la que contina o bien salir de la instalacin.
4. Luego tendr que marcar las opciones desplegadas, conforme a si la instalacin que se est realizando es nueva o es una
actualizacin, las que adems dependern del ambiente operativo con que cuenta el computador en que se instala. Nueva Instalacin o Actualizacin Ya sea que est instalando o actualizando la aplicacin, seleccione las siguientes opciones (ver Figura N 1 N 2): En ambiente Windows 98 o Milenium:
1-12 Figura N 2
En este campo aparece el nombre del sistema o aplicacin que va a instalar. Si la caja de chequeo que aparece a la izquierda del nombre est activa, indica que va a realizar la instalacin, de lo contrario no ser llevada a cabo. Proteccin de Sistema: Permite instalar la proteccin contra copia del sistema. Utilizar el rea de dest...: No aplica en este proceso. Debe queda desactivada. Descargar Proteccin ...: No aplica durante la instalacin. Se usa slo al desinstalar un sistema. En ambiente Windows NT 4.0 o superior o, Windows XP: Figura N 3
Nombre del Sistema:
En este campo aparece el nombre del sistema o aplicacin que va a instalar. Si la caja de chequeo que aparece a la izquierda del nombre est activa, indica que va a realizar la instalacin, de lo contrario no ser llevada a cabo. Proteccin de Sistema: Permite instalar la proteccin contra copia del sistema. Utilizar el rea de dest...: No aplica en este proceso. Debe queda desactivada. Instalar para todos los...: Deja instalada la aplicacin para que pueda ser utilizada por cualquier usuario local que ingrese al computador. Instalar slo para el...: Deja instalada la aplicacin para ser utilizada slo por el usuario que est activo en ese momento. Descargar Proteccin ...: No aplica durante la instalacin. Se usa solo al desinstalar un sistema.
Nombre del Sistema:
6. Finalizada la instalacin, realice el proceso de Configuracin regional (punto 1.5.3 de este manual). 7. Si esta es la primera vez que instala una de nuestras aplicaciones, reincialice su computador, de tal forma que el sistema
INSTALACION
1-13
1.4 Cmo Ingresar al Sistema?

Luego de haber realizado el proceso de Instalacin del Sistema, ingresar de la siguiente forma: 1. 2. 3. Ir a la opcin INICIO (start) y hacer clic sobre ella. Seleccionar la opcin PROGRAMAS (Programs) y dentro de sta elegir WinnerGroup. Desde la lista de Aplicaciones desplegada, elegir el sistema que desea ejecutar, tras lo cual se presentar una pantalla similar a la que muestra la Figura siguiente, pero referenciada al sistema en ejecucin:
1-14
1.5 Procesos Comunes

En este captulo se detallan tres procesos que con comunes en los distintos tipos de instalacin y preparacin de computadores. Aqu usted podr encontrar los procesos de: Carga y Descarga de la Proteccin Creacin Archivo SLND_INI.BAT Configuracin Regional
1.5.1. Carga y Descarga de la Proteccin

Todas las aplicaciones Softland WinnerGroup, se entregan con un diskette de proteccin contra copia y desproteccin de la misma. Ambos procesos varan segn el equipamiento en el cual se efectan, ya sea a nivel Monousuario o en un Servidor de Red , as como en una Estacin Cliente. A continuacin indicamos los procedimientos a seguir, segn sea el caso:
1.5.1.1. Carga de la Proteccin

Todos los Sistemas Softland WinnerGruop, se entregan con un sistema de proteccin de copia, que permite instalar el software en dos oportunidades, la primera es para hacer la instalacin normal en su equipamiento, mientras que la segunda es una instalacin de seguridad (respaldo) que tendr que ser guardada bajo llave, para ser utilizada en la eventualidad que por algn manejo indebido se borre la proteccin original del disco duro. Una vez instalada la proteccin, es muy importante tener presente lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. En el disco duro se genera un subdirectorio oculto, con algunos programas en su interior. NO BORRAR el subdirectorio oculto ni tampoco los archivos que contiene. NO cambiar los atributos que tienen asignados. NO FORMATEAR el disco duro, sin antes haber DESCARGADO LA PROTECCIN. Si se est trabajando en Red, NO reinstalarla o cambiarla de versin, tampoco modificar sus parmetros, sin ANTES haber DESCARGADO LA PROTECCIN. NO ejecutar ningn programa que altere las posiciones fsicas de los archivos en el disco, sin antes haber DESCARGADO LA PROTECCIN. Al trabajar con los sistemas Softland, es posible utilizar cualquier programa optimizador, compactador o cualquier software que cambie las posiciones fsicas de los archivos en el disco, SIEMPRE Y CUANDO SE CUMPLA CON EL REQUISITO DE DESCARGAR LA PROTECCION DE EL O LOS SISTEMAS SOFTLAND (proceso que demora 20 seg. aproximadamente), pudiendo a continuacin ejecutar cualquier software o proceso sobre el disco, ya sea en ambiente monousuario o red. Una vez cumplido el requerimiento, se debe cargar nuevamente la proteccin (proceso que demora 20 seg. aproximadamente), y continuar trabajando normalmente. Los programas compactadores y los optimizadores de disco afectan la proteccin, SI SON EJECUTADOS COEXISTIENDO. Finalmente se concluye, que la proteccin de los sistemas Softland es transparente al usuario, pero ste debe tener presente QUE ANTE CUALQUIER SOFTWARE ANEXO QUE NECESITE EJECUTAR, QUE CAMBIE LA ESTRUCTURA DEL DISCO O SUS ARCHIVOS, DEBE DESCARGAR LA PROTECCION.
INSTALACION
1-15
Carga de la Proteccin en un computador Monousuario o Windows '98, Millenium, NT 4.0 o superior
Si por algn motivo usted requiere instalar la carga de la proteccin debe realizar lo siguiente: Inserte el CD de la aplicacin o sistema en la unidad respectiva y el disquete rotulado como Cargador/Descargador de Proteccin, en la unidad de disquete. El proceso de instalacin se iniciar automticamente. 2. A continuacin se presentarn unas pantallas informativas y luego una donde tendr indicar la unidad de disco donde est instalado el sistema. Ver Figura N 1. Figura N 1 1.
En estas pantallas siempre encontrar los botones <<Anterior, Siguiente>> y Salir, que le permitirn volver a la pantalla anterior, avanzar a la que contina o bien salir de la instalacin. 3. En la nueva pantalla desplegada, donde aparece una lista de opciones, seleccione solo la opcin Proteccin del Sistema. Ver Figura N 2 Figura N 2
4.
Para dar inicio al proceso de carga de la proteccin, seleccione el botn COMENZAR, tras lo cual el sistema le solicitar insertar el disquete de proteccin en la disquetera. Ver Figura N 3 Figura N 3
5.
Despus de insertarlo, seleccione el botn OK, para que el proceso sea ejecutado. Cuando el sistema haya finalizado, enviar un mensaje indicando su trmino.
1-16
1.5.1.2 Descarga de la Proteccin

Este proceso es inverso al anterior, pero los pasos iniciales (1 y 2) son los mismos. Una vez que se despliegue la lista con las opciones (ver Figura N 4), deber realizar lo siguiente: Figura N 4
Seleccione la opcin Descargar Proteccin de Sistema y luego elija el botn COMENZAR, tras lo cual le ser solicitado insertar el disquete de proteccin en la disquetera. Despus de insertarlo, seleccione el botn OK, para que el proceso sea ejecutado. Cuando el sistema haya finalizado, enviar un mensaje indicando su trmino.
INSTALACION
1-17
1.5.2.- Creacin Archivo SLND_INI.BAT

1.- Generar un archivo llamado SLND_INI.BAT, el cual crear automticamente una unidad lgica, la cual ser requerida por el sistema al momento de seleccionar o crear una empresa. Dicho archivo deber ser creado en el directorio:
\SOFTLAND\BITMAPS
y deber contener lo siguiente: ECHO OFF CLS Unidad Fsica: CD\ SUBST unidad lgica: unidad fsica:\ Donde: Unidad Fsica:\ representa al drive donde se instal el sistema. Unidad Lgica: representa al drive lgico que ser requerido al momento de seleccionar o crear una empresa. Se sugiere letra W. Por Ejemplo: Para generar un archivo donde se utiliza el disco duro C: como la unidad fsica donde fue instalado el sistema y W: como la unidad lgica a la cual ser asignado, el archivo SLND_INI.BAT, del directorio \SOFTLAND\BITMAPS, debe contener lo siguiente: ECHO OFF CLS C: CD\ SUBST W: C:\ Entonces: C:\ representa a la unidad fsica (disco duro), donde se instal el sistema en el computador. W: representa la unidad lgica que ser requerida en el momento de seleccionar o crear una empresa. Finalizada la creacin de este archivo, habr que pasar a modificar parte de la configuracin del ambiente Windows, tanto para que lo reconozca, como para cambiar el formato numrico. 2.- Para configurar el ambiente Windows, de tal forma que reconozca el archivo recin creado, habr que realizar lo siguiente: 2.1.- Seleccionar el botn Inicio (Start) y en el men desplegado elegir la opcin CONFIGURACION (Setting). Dentro de las alternativas desplegadas elegir BARRA DE TAREAS (Taskbar). 2.2.- En la ventana que aparece como "Propiedades de Barra de Tareas" (Taskbar Propieties), seleccionar la carpeta MENU DE INICIO DE PROGRAMAS (Start Menu Programs). 2.3.- Dentro de las alternativas presentadas elegir el botn Agregar (Add). 2.4.- A continuacin indicar la ubicacin (directorio) y nombre del archivo creado, la cual debe ser:
Unidad Fsica :\SOFTLAND\BITMAPS\SLND_INI.BAT

Donde: Unidad Fsica:, representa la letra del disco duro donde se instal el sistema. Para continuar seleccionar el botn Siguiente (Next). 2.5.- Los pasos realizados generarn un acceso directo al archivo SLND_INI.BAT, el cual deber quedar con un nombre que lo identifique. Para ello elegir la carpeta INICIO (start), y hacer clic en el botn Siguiente (Next). 2.6.- Luego en ACCESO DIRECTO (Select a name for the short cut), debe ingresar SOFTLAND y hacer clic en el botn Siguiente (Next). 2.7.- Asociarle un icono a este acceso directo y hacer clic en botn Finalizar (Finish). 2.8.- Para finalizar el proceso seleccionar el botn Aceptar (Ok).
1-18
1.5.3. Configuracin Regional

1.- Seleccionar el botn INICIO (Start), y en el men desplegado elegir la opcin CONFIGURACION (Setting), dentro de las alternativas presentadas elegir PANEL DE CONTROL (Control Panel). 2.- En la ventana presentada elegir el icono de CONFIGURACION REGIONAL (Regional Settings), para definir el formato de la numeracin, en cuanto a los separadores de miles y punto decimal. 3.- Elegir la carpeta identificada como NUMERO (Number), y modificar la configuracin de los siguientes campos: Smbolo decimal (Decimal symbol), debe contener un "punto" ( . ). Smbolo de separacin de miles (Digit grouping symbol), debe contener una "coma" (,).
4.- En la carpeta siguiente, identificada como MONEDA (Currency), configurar los siguientes campos: Smbolo decimal (Decimal symbol), debe contener un "punto" ( . ). Smbolo de separacin de miles (Digit grouping symbol), debe contener una "coma" (,).
5.- En la carpeta FECHA (Date), configurar el campo: Formato de Fecha Corta, considerando el ao con 4 dgitos (separar con /)
6.- Finalmente seleccionar el botn Aceptar (OK).
INSTALACION
1-19
Tabla de Nomenclaturas Sistemas WinnerGroup
Sistema Contabilidad y Presupuestos Clientes y Cobranzas Proveedores y Tesorera Inventario y Facturacin Recursos Humanos Cotizaciones y Notas de Pedido Puntos de Venta Ordenes de Compra Activo Fijo Help Desk Produccin
Nomenclatura
CW XW PW IW SW NW VW OW AW HW DW
DENTRO DEL SISTEMA
2-1
2. Dentro del sistema

Estando dentro de la pantalla inicial de cualquier sistema Softland WinnerGroup, la nica opcin que se activa (aparece en color negro) en la Lnea de Men (ver Apndice A.2 Menes), es Empresa, la cual permite llevar a cabo los procesos: Seleccionar y Crear empresas, Respaldar y Recuperar Bases de Datos, Instalar Datos Demo, adems de Salir del sistema. Una empresa corresponde a un rea del disco, donde se registrar toda la informacin manejada a travs de este sistema, por lo tanto para su correcto funcionamiento se debe crear al menos una empresa o directorio de trabajo. Para seleccionar cualquier opcin de la Lnea de men que se encuentre activa, debe ubicar el indicador del mouse sobre ella (Ej.: EMPRESA) y pulsar clic. Al ingresar a cualquier sistema de la lnea WinnerGroup, usted dispondr de una serie de Herramientas, que pueden o no ser propias del sistema que est en uso y, cuya descripcin y forma de operar se describe detalladamente en el apndice B, de este manual.
Sr. Usuario si Ud. ha instalado Produccin, antes de comenzar a trabajar con l, debe verificar que se encuentre instalado Inventario y Facturacin en una versin igual o superior a la 4.16, debido a que ambos sistemas comparten informacin. De no ser as Produccin no funcionar.
2.1 Creando una empresa

Objetivo Permitir la iniciacin o creacin de una empresa. A travs de este proceso se ingresan y graban todos los antecedentes de la empresa (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y adems se crean los archivos internos donde quedar almacenada la informacin necesaria, para llevar a cabo los procesos asociados a este sistema. Si usted requiere crear una empresa en SQL, le solicitamos referirse al Apndice C, antes de continuar. Operatoria Al seleccionar la opcin Crear desde el men Empresa o el botn Abrir desde la 3 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), se despliega la pantalla donde debe indicar el drive en que crear la empresa, luego seleccionar la base de datos bajo la cual manejar la informacin: ACCESS o SQL (para ste ltimo dirjase al Apndice C y luego contine con esta descripcin). Finalmente, en el campo "Directorio" indique el nombre de la empresa o directorio (mximo 8 caracteres de largo) a crear y seleccione el botn OK. Durante la creacin de la empresa, se va presentando un recuadro que indica el % de creacin de cada uno de los archivos que requerir para operar con la empresa en cuestin. Al finalizar aparece la pantalla donde se ingresan los antecedentes de la empresa (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna, Casilla, Ciudad, Regin, Pas, Telfono y Fax) y del representante legal (RUT, Nombre o Razn Social, Apellido Paterno y Apellido Materno). Ver Figura N 1
2-2 Figura N 1
Una vez ingresados todos los antecedentes solicitados, seleccione cualquiera de los dos botones que se presentan en la pantalla, tras lo cual el sistema quedar disponible para el ingreso de datos.
Importante al crear una empresa con Recursos Humanos.

Al crear una empresa en dicho sistema. Ud. deber indicar el ao y el primer mes de proceso. Si usted define como primer mes uno distinto a Enero, no podr tener completa la informacin para la emisin de sus Certificados de Rentas. Tambin deber sealar si la empresa que est creando ser manejada como Central o como Sucursal, ya que segn esto se activarn o desactivarn distintas opciones del sistema. Si por equivocacin Ud. Creo la empresa como Central podr cambiar su estado a Sucursal, a travs de la opcin Parmetros Comportamiento como, pero no podr desarrollar el proceso inverso, es decir de estado Sucursal pasar a Central, ya que no contar con una serie de parmetros y condiciones que se generan internamente slo para la Central.
DENTRO DEL SISTEMA
2-3
2.2 Seleccionando una empresa

Objetivo Elegir la empresa donde desea trabajar. Cada vez que usted ingrese al sistema o que elija la opcin Seleccionar, se desplegarn en pantalla los nombres de las empresas que usted ha creado ("2.1 Creando una empresa"), para que elija aquella en que requiere trabajar. Operatoria desde la 3 Barra de Herramientas (ver Tras elegir la opcin Seleccionar del men Empresa o el botn Seleccionar Apndice B), se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est en uso y la ficha de cada una de las empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1. Figura N 1
Para cambiar de drive o directorio seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho del cuadro del drive y de la lista presentada en pantalla, elegir el deseado. Para elegir la empresa requerida, ubique el indicador del mouse sobre la pestaa de la ficha en que aparece el nombre de la empresa y haga clic sobre ella. Luego seleccione el botn OK; si no se desea continuar, seleccione Salir. De continuar, el sistema restringe el acceso solicitando el Usuario y la Password, de quin ingresar (Figura N 2), dando las alternativas de seguir con el proceso a travs de OK, o cancelar con el botn Salir. Figura N 2
Si ambos datos son ingresados correctamente, al continuar se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos, pudiendo dar inicio a la sesin de trabajo (Captulo 4 en adelante); de lo contrario tendr que reingresar la informacin. Ver Figura N 3
2-4 Figura N 3
Para pasar de una empresa a otra, basta con seleccionar la pestaa que la identifica. Si el usuario tiene permiso para entrar a la nueva empresa, sta se abre automticamente, de lo contrario tendr que ingresar el usuario y su password.
DENTRO DEL SISTEMA
2-5
2.3 Respaldo/Recuperacin Base de Datos

Objetivo Este proceso le permitir respaldar y/o recuperar bases de datos. Respaldar Base de Datos, genera un archivo cuya estructura es NNyyyymmdd, donde NN corresponde al nombre de la base de datos, yyyymmdd corresponde al ao, mes y da, fecha que obtiene el sistema desde Windows al momento de generar el respaldo. Este archivo quedar almacenado en el rea de respaldos (...MSSQL\Backup). Recuperar Base de Datos, recupera solamente los respaldos generados a travs del proceso Respaldo de Base de Datos, proporcionando una lista con todos los respaldos disponibles. Operatoria Al seleccionar esta opcin, elija mediante el botn de opciones el proceso que desea llevar a cabo. Ver Figura N 1. Figura N 1
Cualquiera sea el proceso a seguir, seleccione el botn Siguiente para continuar, o Salir para abandonar el proceso. Respaldar Base de Datos, al optar por esta opcin, el sistema desplegar la siguiente pantalla (ver Figura N 2). Figura N 2
2-6 En ella deber seleccionar la unidad y el nombre de la empresa donde se encuentra la Base de Datos a respaldar. Esta seleccin se realiza digitando directamente los nombres, o bien eligindolos desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables, ubicado a la derecha de cada campo. Ingresada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 3). Figura N 3
Si Ud. est trabajando con un sistema Winner Small Business, seleccione el botn Siguiente; de lo contrario, si est trabajando con un sistema Winner Advance ingrese la password y luego seleccione el botn Siguiente. El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos; Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 4. Figura N 4
Al finalizar se desplegar un mensaje indicando el trmino del proceso. El archivo generado quedar almacenado en el rea de respaldo, identificado con la nomenclatura especificada anteriormente (NNyyyymmdd). Recuperar, al optar por esta opcin, el sistema despliega una pantalla donde deber seleccionar la unidad donde se encuentra la empresa a recuperar, e indicar el nombre con el cual se identifica.
DENTRO DEL SISTEMA Figura N 5
2-7
Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, o Salir para abandonarlo. En caso que se est realizando la recuperacin sobre la empresa que tiene seleccionada, el sistema enviar el siguiente mensaje.
Al continuar, el procedimiento a seguir en la forma de operar, es el mismo que se presenta a partir de la Figura N 3. Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.
2-8
2.4 Instalar Datos Demo

Objetivo Permite realizar la instalacin de los datos demo para MSDE. Para crear empresas Demo, necesita tener instalado el motor de bases de datos de Microsoft MSDE. Operatoria Tras elegir la opcin, el sistema desplegar un mensaje solicitando confirmar la creacin de una empresa de demostracin (Demo) en su disco local. Al optar por continuar, se dar inicio al proceso de instalacin, crendose automticamente la Base de Datos y el Area de Datos, Verificando adems las conexiones con diversas tablas que registra el sistema. Ver Figura N 1. Figura N 1
El sistema desplegar un mensaje una vez finalizado el proceso, generando el archivo respectivo y almacenndolo en el rea de respaldo de MSDE. En caso que haya efectuado este proceso con anterioridad, el sistema lo advertir a travs de un mensaje y confirmar la continuidad del proceso.
2.5 Salida del Sistema

Objetivo Permitir la salida desde este sistema al ambiente Windows, para desarrollar otra actividad. Operatoria Para llevar a cabo este proceso, seleccione la opcin Salir, del men Empresa o el botn Salir Herramientas. desde la 3 Barra de
Tras elegir cualquiera de las dos alternativas, se cierran todas las ventanas del sistema. Si est trabajando en algn proceso en especial, el sistema confirma la salida.
SEGURIDAD
3-1
3. Seguridad
Objetivo Administrar el control de ingreso de los usuarios, a las distintas opciones este sistema. A travs de Administracin de Seguridad, el usuario principal podr definir permisos de acceso a los distintos procesos del sistema, por parte de los usuarios secundarios y a la vez asignarle una password o clave de ingreso. Los sistemas WinnerGroup, estn concebidos dentro de un esquema de seguridad que contempla: La definicin de un Usuario Principal o Administrador del sistema, el cual viene autorizado por el programa para ejecutar todos los procesos. (En primera instancia viene definido como Usuario SOFTLAND, Password SOFTLAND). La definicin por parte del Usuario Principal, de Usuarios Secundarios o Perfiles de Usuarios a los cuales dar permisos de acceso a determinados procesos del sistema. La Creacin de una password secreta de ingreso al sistema, para cada uno de los Usuarios Secundarios. Cambio de password del Usuario Principal.
El proceso de Seguridad, se activa solamente cuando existe una empresa seleccionada. Operatoria , desde la primera Barra de Heramientas Al seleccionar la opcin Seguridad o la flecha que aparece en el botn Llave (Ver en Apndice B), se despliega un men de bajada con las siguientes opciones (Ver Figura N 1): Figura N 1
3.1 Permisos por Usuarios

Objetivo Crear usuarios que tengan acceso al sistema y a la vez asignarle los permisos necesarios para la operacin en los distintos procesos.
- La nica persona autorizada a operar dentro de este proceso, es el Usuario Principal o Administrador del sistema. - Tanto los Usuarios, como sus Password son nicas en los sistemas WinnerGroup, por lo tanto si un Usuario cambia su Password estando por ejemplo en Cotizaciones y Notas de Ventas, esta quedar registrada y ser valida para el ingreso a cualquier sistema Winner. Operatoria Al seleccionar la Definicin de Usuario por primera vez, se presenta una pantalla similar a la de Asignacin de Privilegios de Usuarios (Figura N 1), variando las opciones segn el sistema que est en uso. En ella tendr que sealar el Cdigo del Usuario (mximo 8 caracteres) y su Nombre (mximo 50 caracteres). Por ejemplo: como usuario se podr ingresar la sigla del nombre (PQN) y en la descripcin el nombre completo (Pablo Quiroga Nez).
3-2 Figura N 1
Una vez ingresado el cdigo y nombre del usuario en definicin, se activan las carpetas: Permisos, Perfiles y Firma, donde se ingresa la informacin asociada al usuario, conforme a lo siguiente:
Carpeta Permisos
En esta carpeta el usuario principal asigna los permisos al usuario en definicin, para que pueda ingresar a determinados procesos del sistema. Al elegirla, se despliega una lista de los procesos y los estados que estos tienen respecto al usuario en definicin. La Figura que se presenta a continuacin (que corresponde al sistema Inventario y Facturacin), muestra un ejemplo de esta carpeta: Figura N 2
Los permisos pueden ser otorgados proceso a proceso a un Usuario, o tomando como base los permisos de un Perfil: Permisos al usuario proceso a proceso: se otorgan cuando se desea asignar una responsabilidad individual a un usuario, sobre uno o varios procesos. Por ejemplo: en el caso del sistema Inventario y Facturacin, el digitador Francisco Fuentes estar a cargo de la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma, labores que no sern realizadas por otro digitador.
SEGURIDAD
3-3
Permisos al usuario tomando como base un Perfil: se otorgan al usuario todos los permisos que tenga asociado un Perfil, adems de aquellos que le hayan sido dados en forma independiente. Por ejemplo: digitador Francisco Fuentes tendr permiso para la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma y, adems los permisos del Perfil Operadores. (Los Perfiles se crean en el proceso Permisos por Perfiles, Captulo 3.2).
En esta carpeta se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones, seleccionando el botn de opciones que aparece al lado izquierdo de cada una de las alternativas: Global: Permite consultar todos los permisos otorgados al usuario en definicin, ya sea como usuario independiente o como parte de un Perfil. Todos aquellos procesos que aparezcan con un en la columna "Asignado", podrn ser realizados por l. Permite otorgar permisos individuales al usuario en definicin, con el fin de que pueda acceder a uno o varios procesos del sistema. Para llevar a cabo esta opcin, elija el proceso a autorizar en la columna Formulario, ubicando el indicador del mouse sobre l y haciendo clic. Con esto se despliegan en la columna Permiso, una o varias alternativas de operacin que son dependientes del proceso recientemente elegido, a las cuales podr tener acceso el usuario. Para dar autorizacin se hace un doble click sobre la o las operaciones deseadas en la columna Permiso. Aquellas que sean elegidas irn apareciendo con un en la columna "Asignado". Para dar por finalizado el proceso de definicin se selecciona el botn Salir quedando el usuario con los permisos correspondientes. De esta misma forma, se pueden dar permisos adicionales a un usuario que tiene asignados Permisos por perfil, para ello se elige el usuario y luego se ingresan los permisos adicionales. Perfiles: Permite consultar los permisos del usuario en definicin, en base al Perfil al que se encuentra asociado, siempre y cuando le hayan sido asignados desde la Carpeta Perfiles. Para ello se selecciona de la lista desplegable que aparece en el campo Perfiles de este Usuario, el perfil a consultar. Todos aquellos procesos que tenga autorizado el usuario, segn el perfil elegido, aparecern con un en la columna "Asignado".
Usuario:
Carpeta Perfiles
Si los permisos van a ser otorgados por perfil, ANTES de ingresar a esta carpeta se deben haber definidos los perfiles correspondientes, en el proceso Permisos por Perfiles (captulo 3.2). A travs de esta carpeta se indican los perfiles que sern asociados al usuario en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, una con los perfiles Disponibles y otra de perfiles Asignados (Ver Figura N 3). Figura N 3
3-4
En la ventana del lado derecho aparece la lista de perfiles que fueron creados a travs del proceso Permisos por Perfiles (Captulo 3.2); mientras que en la de la izquierda irn apareciendo los perfiles que sean atribuidos al usuario en definicin.
Asignacin de Perfiles
Para asignar perfiles al usuario, se elige el perfil deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha que indica a la izquierda, borrndose automticamente el perfil de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados". El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los perfiles de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados", es decir asigna de una sola vez todos los perfiles al usuario en definicin.
Quitar Asignacin de Perfiles

Para quitar una asignacin de perfil al usuario, maque el perfil correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y seleccione el botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de perfiles, selecciona el botn con la doble flecha a la derecha.
Carpeta Firma
Permite el acceso a un archivo con formato BMP, cuyo contenido debe ser la firma digitalizada del usuario, de tal forma que pueda ser incorporada en los documentos que lo requieran. Los archivos de la firma digitalizada deben grabarse en el directorio \SOFTLAND\BITMAPS, con extensin BMP, ya que al elegir la Carpeta General, el sistema accesa dicho directorio. Para seleccionar la firma se debe ubicar el indicador del mouse en el botn de Listas Desplegables que aparece al lado derecho del campo Firma y, de la lista presentada (siempre y cuando hayan firmas digitalizadas), elegir la que corresponda al usuario en definicin. La firma seleccionada aparecer en la ventana que est en blanco bajo el campo Firma, tal como muestra la siguiente Figura N 4. Figura N 4
Finalizado el ingreso de los antecedentes en las carpetas, podr cambiar la password del usuario, que viene predefinida como Softland, a travs de la seleccin del botn Cambio Password, el cual tras ser elegido despliega una ventana con el nombre del usuario y su password actual, dando acceso para el ingreso de una nueva. En este punto podr modificar la password de cualquier usuario, ya que frente al campo usuario se activa el botn Buscar, el cual le permite accesar a cualquier usuario de la lista y cambiarle su password. Cualquiera haya sido el caso, bastar con que seleccione el botn OK, para que la nueva password quede registrada. Para mayores antecedentes respecto al tema password refirase al captulo 3.4 Cambio de Password.
SEGURIDAD
3-5
Ingresados todos los antecedentes para "Permisos por usuarios", se selecciona el botn Salir, quedando el usuario con los permisos correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de usuarios definidos, (Ver Figura N 5) pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminar Usuarios, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B). Figura N 5
En caso que la lista de usuarios sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresando el cdigo o la descripcin del usuario, en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el botn Aplicar. Esta pantalla es la misma que se despliega al ingresar a este proceso, cuando existen usuarios que fueron definidos. Para abandonar el proceso, basta con seleccionar el botn Salir.
3-6
3.2 Permisos por Perfiles

Objetivo Crear perfiles basados en permisos de ingreso a procesos que son comunes a varios usuarios. La nica persona autorizada a modificar los Permisos por Perfiles, es el Usuario Principal. Operatoria Al ingresar por primera vez a este proceso, se despliega la ventana de Detalle de Perfiles, tal como muestra la Figura N 1. En ella indicar el cdigo del perfil a crear (mximo 8 caracteres) y su descripcin (mximo 40 caracteres). Dado que la forma de proceder ante este proceso es comn a cualquier sistema de la lnea WinnerGroup, tomaremos como ejemplo el sistema Inventario y Facturacin: Supongamos que todas las personas que estn autorizadas para Mantener Guas de Despacho, pertenecern al perfil MGD, todos los que estn autorizados para mantener las Facturas, pertenecern al perfil MFA y as sucesivamente. Figura N 1
Indicado lo anterior, se activan las Carpetas Permisos y Usuarios, las cuales estarn a su disposicin para efectuar lo siguiente:
Carpeta Permisos
En esta carpeta usted podr elegir los procesos a los cuales tendrn acceso todos los usuarios que pertenezcan al perfil en definicin. Para ello deber indicar el Formulario o proceso a autorizar, haciendo doble clic sobre el recuadro que aparece frente al proceso y en la columna Estado, tras lo cual aparecer un en seal de su seleccin. Si el proceso elegido cuenta con subopciones, stas se desplegarn en la columna Permiso, para que le sean ingresadas las autorizaciones respectivas, de la misma forma que se indic anteriormente. Los procesos elegidos, debern presentarse tal como muestra la Figura N 2.
SEGURIDAD Figura N 2
3-7
Carpeta Usuarios
En esta carpeta se indican los usuarios que formarn parte del perfil en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, una con los usuarios Disponibles y otra de usuarios Asignados (Ver Figura N 3). Figura N 3
Asignacin de Usuarios a un Perfil Para asignar Usuarios al perfil, se elige el deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha que indica a la izquierda, borrndose automticamente el usuario de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados". El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los usuarios de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados", es decir asigna de una sola vez todos los usuarios al perfil en definicin. Quitar Asignacin de Usuarios Para quitar una asignacin de usuario al perfil, se marca el usuario correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y se selecciona el botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de usuarios, selecciona el botn con la doble flecha a la derecha. Para dar por finalizado este proceso de "Definicin de perfiles", se selecciona el botn Salir, quedando el perfil con los usuarios y permisos correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de perfiles (Ver Figura N 4) definidos, pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminarlos, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).
3-8 Figura N 4
En caso que la lista de perfiles sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresando el cdigo o la descripcin del perfil, en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el botn Aplicar. Esta pantalla es la misma que se presenta al ingresar a este proceso una vez que se han definido perfiles. Para salir de este proceso se elige el botn Salir.
SEGURIDAD
3-9
3.3 Permisos por Procesos

Objetivo Permitir que los distintos procesos del sistema sean ejecutados por determinados usuarios y/o perfiles. La nica persona autorizada para dar permisos por proceso es el Usuario Principal. Operatoria Al ingresar a esta opcin se abre una ventana con la lista de procesos del sistema, donde tendr que sealar si la visualizacin se efectuar por Usuarios o por Perfiles, y si en ella tendr que aparecer slo los usuarios o perfiles con permisos asignados, o todos. Ver Figura N 1. Figura N 1
Cualquier proceso que se encuentre activo aparecer precedido por un signo (VB) dentro de una celda, lo mismo ocurrir con los perfiles o usuarios, donde el (VB) aparecer en las celdas que estn en la columna asignada. Para dar o quitar permisos, tendr que hacer clic sobre la celda del campo requerido y el signo se activar (aparecer)o se desactivar (desaparecer). Un usuario o un Perfil, podr tener todos los permisos o procesos que se estime conveniente, segn las necesidades de la empresa.
Procedimiento a seguir:
1. Seleccione el Proceso que Ud. requiere autorizar o quitar el permiso, haciendo clic sobre l. Si necesita conocer los subprocesos del proceso en cuestin, haga clic sobre el signo + que le antecede. 2. Una vez elegido el proceso, seleccione el perfil o el usuario que ser autorizado o desautorizado para utilizar dicho proceso, haciendo clic sobre la celda que aparece en la columna Asignado. 3. Finalizada la seleccin salga del proceso. En caso que slo requiera visualizar aquellos Usuarios o Perfiles que tengan permisos asignados, seleccione la celda que est a la derecha del campo Mostrar slo con Permisos.
3-10
3.4 Cambio de Password

Objetivo Modificar la password de los usuarios, tanto principal como secundarios. En primera instancia todos los usuarios que se generan en este sistema, quedan con la password SOFTLAND, por lo tanto para modificarla y asignarle a cada usuario su propia password, se debe usar esta opcin. - La password puede ser modificada solamente al usuario que est activo al momento de elegir esta opcin. Para cambirsela a otro usuario, primero se debe activar el usuario deseado (Captulo 3.5 Usuarios) y luego ingresarle la nueva password en este proceso. (Un usuario est activo cuando aparece en la Barra de Estado que se despliega en la parte inferior de la pantalla, ver Apndice A.3). - Tanto los Usuarios, como sus Password son nicas en los sistemas WinnerGroup, por lo tanto si un Usuario cambia su Password estando en Contabilidad y Presupuestos, esta quedar registrada y ser valida para el ingreso a cualquier sistema Winner. Operatoria Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana con el nombre del usuario y se solicita la password original. Una vez que sta es ingresada, el sistema pasa a solicitar la nueva password, la cual debe ser ingresada dos veces con el fin de verificar que se ingres correctamente. (Ver Figura N 1). Figura N 1
Al finalizar se podr optar por la alternativa OK para que la nueva password quede registrada, o por Salir, para irse del proceso sin cambiar la password. El usuario y la password son solicitados por el sistema, cada vez que se selecciona una empresa.
SEGURIDAD
3-11
3.5 Usuario
Objetivo Cambiar Usuario dentro de una sesin de trabajo, con el fin de que el sistema quede activo con los permisos que el nuevo usuario tenga asignados. Cuando el usuario est activo aparece su identificacin en la Barra de Estado del sistema, en la parte inferior de la pantalla (Apndice A.3).
Operatoria Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde se debe ingresar el nombre del usuario a activar y su password. Ver Figura N 1. Figura N 1
Si se ingresa un usuario que no ha sido definido como tal, el sistema lo advierte a travs de un mensaje que se despliega en pantalla, y lo vuelve a solicitar.
3-12
3.6 Asigna Restricciones

Objetivo Este proceso permite restringir el acceso de los usuarios a las distintas Areas de Negocios y Cuentas Contables que registra el Plan de Cuentas que maneja la empresa. El usuario que tiene restringido el acceso a una determinada Area de Negocios o a una Cuenta Contable no podr consultar y/o Emitir informes asociados a ella. Operatoria Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana (ver Figura N 1), dividida en 2 carpetas, dentro de las cuales deber ingresar la siguiente informacin. Figura N 1
Carpeta Area de Negocio

Dentro de esta carpeta se despliegan las Areas de Negocios manejadas por la empresa (Apndice D. Tablas). Para restringir la visualizacin de un rea de Negocios a un usuario en particular, lo primero que deber hacer es identificarlo y seleccionarlo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario. Una vez indicado el nombre, posicinese en la columna Restringe, frente al Area de Negocios a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una X en seal de Restringido
Carpeta Plan de Cuentas

Esta carpeta se encuentra activa slo en Contabilidad y Presupuestos. La manera de restringir un plan de cuentas se realiza de la misma manera que en la carpeta anterior, posicinese en la columna Restringe frente al cdigo a considerar y haga doble clic para seleccionarlo.
SEGURIDAD Figura N 2
3-13
Para abandonar y dejar registrada la restriccin presione el botn Salir.
BASES
4-1
4. Bases
Objetivo Permitir al usuario la definicin de una serie de Parmetros que corresponden a la forma en que se administrar el proceso contable de la Empresa, adems de mantener actualizados los antecedentes comerciales de ella y Reparar automticamente cualquier posible dao que se pudiera haber producido en la base de datos. Cuando esta opcin es seleccionada, se presenta un men de bajada (ver Figura N1), con los procesos que podrn llevarse a cabo, los cuales se describen a travs de todo ste captulo. Figura N1
Una vez instalado el Sistema, lo primero que se debe realizar es la definicin de los Parmetros, pues ellos son realmente la Base de Contabilidad y Presupuestos, ya que le permitirn indicar la forma en que se tratarn los distintos conceptos involucrados en este sistema.
4.1 Parmetros
Objetivo Los parmetros son atributos que permiten definir el contexto sobre el cual se manejar la empresa. Estos atributos son indispensables, ya que de ellos depender la forma en que sern manejadas las diferentes opciones del sistema. Por ejemplo estos son un prerrequisito para la creacin del Plan de Cuentas, ya que dependiendo de lo que aqu se indique, sern los atributos que se otorguen a las cuentas que se creen en el Plan de Cuentas. Operatoria Al ingresar a esta opcin se presenta una pantalla con carpetas (ver Figura N1) donde se clasifican los parmetros, de la siguiente manera: Figura N1
4-2
Carpeta Generales
Dentro de esta carpeta podr tener activados o desactivados determinados parmetros del sistema, pero algunos de ellos no podrn ser modificados luego de haber ingresado movimientos contables. Los nicos atributos posibles de modificar son la Correccin Monetaria, Conecta al Mdulo de Presupuesto, Ajuste por Diferencia de Cambio y Chequea Saldo de Documento. Al ingresar se presenta la lista de parmetros, que podrn ser activados o desactivados a travs de la seleccin de la caja de chequeo que aparece al lado izquierdo de cada una de las opciones. Una opcin activa se presenta con una dentro del cuadro, de lo contrario aparece vaco. Los parmetros que desde aqu podrn ser definidos son: Area de Negocio: Permite al usuario indicar si la gestin contable de la institucin ser llevada a nivel Global de la empresa o a nivel de Areas de Negocios, estas ltimas representan a Sucursales, Proyectos, etc., es decir unidades de la empresa que se desea controlar contablemente en forma independiente, as como tambin podr obtener informacin global de la empresa. Cuando este parmetro est activo, tendr que crear la tabla de Areas de Negocios manejadas por la empresa conforme a lo detallado en Areas de Negocio en Apndice D. Tablas. Podrn ser definidas 999 Areas de Negocio dentro del sistema, con cdigo alfanumrico de 3 caracteres. Multimoneda: Mediante este parmetro se indica si la contabilidad ser llevada en distintas monedas (activada) o slo en la moneda de origen (desactivada). Cuando esta opcin es activada, el sistema confirma adems, si se exige que los comprobantes estn cuadrados en otra moneda, de tal forma que no se puedan generar comprobantes descuadrados en monedas distintas a la de origen. Si la respuesta es afirmativa, el sistema activar el parmetro Ajusta por Diferencia de Cambio. Si el parmetro de multimoneda est activo, significa que el sistema manejar otras monedas y equivalencias, las cuales tendrn que ser definidas en las Tablas, en el proceso Monedas y Equivalencias (ver Apndice D. Tablas).
Centros de Costos: A travs de este parmetro, se indica al sistema si la contabilidad de la empresa se manejar a nivel de Centros de Costos (activada), o a nivel global (desactivada). El activar este parmetro, indica al sistema que se utilizarn centros de costo, por lo que deben ser definidos en las Tablas, en el proceso Centros de Costo (ver Apndice D. Tablas). Detalle de Gastos: Este parmetro permite indicar si se manejarn cuentas con un nivel mayor de detalle (slo para cuentas de gastos). Los Detalles de Gastos se definen en las Tablas, en el proceso Detalle de Gastos (ver Apndice D. Tablas). Presupuestos de Caja: Mediante este parmetro se indica al sistema si se manejar (activa) o no (desactivada) presupuestos de caja, los que podrn posteriormente, compararse con lo real ingresado a travs de los comprobantes contables. Si esta opcin es activada, los presupuestos tendrn que ser ingresados en las Tablas, en el proceso Conceptos de Caja (ver Apndice D. Tablas). Conciliacin Bancaria: Permite indicar si la Contabilidad manejar las cuentas de banco con atributo de conciliacin bancaria (ver captulo 6.4 Conciliacin Bancaria). Instrumentos Financieros: Permite indicar si se controlarn instrumentos financieros en el proceso contable. Para ello se deber crear la tabla de instrumentos financieros, conforme a lo indicado en el captulo Instrumentos Financieros en Apndice D. Tablas. Ajusta por Diferencia de Cambios: Este parmetro se activa cuando se maneja moneda adicional distinta al Peso ($). Al activarlo, se desactiva el parmetro de Correccin Monetaria y viceversa. Ver captulo 6.3 Ajuste por Diferencia de Cambio.
BASES
4-3
Correccin monetaria: Permite indicar si la Contabilidad manejar cuentas con atributo de Correccin Monetaria, pudiendo llevar a cabo posteriormente, el procedimiento Correccin Monetaria, tal como se indica en el (captulo 6.2 de este manual). Conecta a Mdulo Control de Presupuestos: Este parmetro est destinado al usuario que cuenta con un sistema especfico de Control de Presupuestos, ya que al activarlo y definir cuentas con dicho atributo, se almacena la siguiente informacin al momento de ingresar los comprobantes: Tipo de compromiso, N de compromiso e Item presupuestario, la cual quedar almacenada en las bases de datos y el usuario podr usarla en lo que estime conveniente. Chequea Saldo de Documento: Este Parmetro se ve reflejado en el proceso Mantencin de Comprobante (captulo 5.1 de este manual). En las cuentas que manejan clientes y/o proveedores permite chequear que los documentos tengan saldo para ser pagados, en caso que stos se encuentren saldados o con saldo a favor, enva mensaje indicando la situacin.
Carpeta Formato Cdigos

A travs de esta carpeta, se define la estructura que tendrn las cuentas del Plan de Cuentas, los Centros de Costo, las Cuentas de Detalle de Gastos y Cdigo de Presupuesto de Cajas que sern manejado por la Contabilidad. Ver Figura N 2. Figura N 2
Tanto las Cuentas de Centros de Costo, como las Cuentas de Detalle de Gastos, son consideradas, solamente si el sistema maneja parmetros de Centros de Costo y de Detalle de Gastos. Lo primero que tendr que indicar, es el nmero de niveles con que trabajar el Plan de Cuentas de la Empresa, el mximo de niveles son 5 y la suma de dgitos de los distintos niveles no puede ser superior a 14 (sin incluir guiones de separacin entre ellos). A continuacin deber definir los niveles del Centro de Costo y Detalle de Gasto, cuyos mximos son de 3 y la suma de dgitos de los distintos niveles no debe superar a 6 (sin incluir guiones de separacin entre niveles). Por ltimo para los niveles de Presupuesto de Caja pueden ser 3 y la suma de dgitos sin incluir los guiones no puede superar a 8. El campo Maneja Cdigo Corto, le permitir indicar si las cuentas del Plan de Cuentas de ltimo nivel manejarn cdigo corto. Si este botn est activo, significar que usted podr asignar a determinadas cuentas de ltimo nivel (ver captulo 5.3.1), un nmero de mximo 4 dgitos que identificar a la cuenta del Plan de Cuentas, permitiendo una digitacin rpida de sta en los comprobantes contables (ver captulo 5.1.1). El Formato de Cuentas est directamente relacionado con los procesos: Digitacin, Cuentas, Ingreso Cuentas; Digitacin, Tablas, Centros de Costo y Digitacin, Tablas, Detalle de Gastos, descritos en este manual.
4-4
Carpeta Comprobantes
En esta carpeta se deben indicar ciertas caractersticas de manejo de comprobantes que se aplicarn en el Ingreso de stos (ver captulo 5.1.1 Ingreso de Comprobantes)
Maneja numeracin interna de Ingresos, Egresos y Traspaso: A travs de este atributo se podr indicar si la empresa manejar adicionalmente en los comprobantes un correlativo interno e independiente, segn su tipo (Ingreso, egreso o traspaso). Si este atributo es activado (aparece una en el cuadro del lado izquierdo de la opcin), al momento de ingresar comprobantes, el sistema solicitar su tipo y propondr un correlativo, que podr ser mantenido o modificado, segn corresponda. Si este atributo es desactivado (el cuadro del lado izquierdo aparece vaco), los comprobantes sern considerados como nicos y manejarn slo la correlatividad exigida por el S.I.I. Valida suma cdigo de cuentas: Al activar este parmetro, el sistema realizar una validacin de la digitacin de las cuentas contables, por lo que se deber indicar al final de la digitacin del comprobante la suma aritmtica de las cuentas. Si sta no coincide con los cdigos digitados, el sistema lo advertir y no dejar grabar hasta que las sumas sean iguales. Cuando esta opcin no est activa (el cuadro del lado izquierdo est vaco), al ingresar un comprobante, el sistema efecta slo el chequeo de cuadratura consistente en exigir que la suma del Debe, sea igual a la del Haber. Est o no activada esta opcin, el sistema de todas formas validar que el monto al Debe y al Haber sean iguales. Actualiza Comprobantes en Proceso Servidor: Cuando este atributo est activo, significar que el sistema permitir grabar comprobantes en estado "Por Contabilizar" (Captulo 5.1.1 Ingreso de Comprobantes), lo cual dejar libre el computador para continuar con otros procesos. Dichos comprobantes sern contabilizados cada vez que se ejecute un utilitario destinado a esa labor, la cual podr ser llevada a cabo por ejemplo, por el administrador de la red, el contador, o quien se designe a realizar esta tarea. Si por el contrario aparece desactivado, cada vez que se ingresen comprobantes en estado Vigente, el sistema realizar de inmediato su contabilizacin. Da mensaje cuando el pago de un documento es en otra rea de negocio: Al activar este parmetro, el sistema desplegar un mensaje cuando el pago de un documento se realice en un rea de negocios distinta a aquella en que se gener.
BASES
4-5
Utiliza Marca en los Movimientos: Al activar este parmetro, el sistema permitir indicar si maneja marca en los comprobantes a nivel de movimientos. Al activar este atributo, el sistema solicitar el nombre de la marca, cuyo largo mximo ser de 20 caracteres. Por ejemplo Considerado en Presupuesto. La marca ser solicitada al momento de ingresar los movimientos en los comprobantes, y su uso y aplicabilidad queda abierta al usuario para los fines que estime convenientes, su registro queda visible slo a nivel de base de datos. Slo podr modificar este atributo si No hay movimientos que tengan activo el campo Marca, en los comprobantes normales o de apertura.
Carpeta Moneda Base

En esta carpeta se debe indicar la moneda base del pas (Por ejemplo en Chile: pesos), el smbolo con que se identifica ($) y el nmero de decimales con que se manejarn los valores.
Carpeta Perodo Contable

En esta carpeta se indica el mes y ao en que se iniciar el perodo contable. Cuando esta informacin es sealada, automticamente el sistema determina el mes y ao de trmino.
4-6
Carpeta Contabilizacin
Dentro de esta carpeta se debern ingresar algunos antecedentes que se requerirn posteriormente en otros procesos del sistema. Por ejemplo: Ingreso de Comprobantes, donde deber ingresar la siguiente informe - Docto. para diferencia de cambio - N mximo de movimientos por comprobante - Cuenta de cuadre - Cta. por diferencia de cambio
Docto. para diferencia de cambio: En caso de llevar la Contabilidad en doble moneda, los comprobantes sern contabilizados en pesos, y un comprobante paralelo en la moneda adicional Estos tipos de documento debern ser creados en el proceso Tipos de Documentos, el cual se describe en el Apndice D. Tablas. Para que se produzca cuadratura entre la contabilidad en pesos $ y una moneda adicional (Ej: US$), el sistema genera un comprobante de cuadratura con un tipo de documento especial. N mximo de movimientos por comprobante: En este campo deber indicar el nmero mximo de movimientos que sern registrados en un comprobante. Cuenta Cuadre: Se utilizan para cuadrar y cerrar comprobantes que exceden del mximo de movimientos definido. Cuenta de Diferencia de Cambio: Son usadas para el cuadre de comprobantes que involucran cuenta en moneda adicional que tiene el atributo Ajuste por diferencia de cambio Esta cuentas debern ser definidas con anterioridad en el proceso 5.3.1 Ingreso de Cuentas. Deber generar una cuenta cuadre por cada moneda adicional considerar dentro del sistema.
En cualquiera de estas carpetas estn activos los siguientes botones:
Graba los parmetros ingresados en la carpeta en la cual es seleccionado. Al pasar a otra carpeta o salir del proceso, despus de haber realizado una modificacin a los parmetros, y sin haber grabado, el sistema confirma la grabacin de aquello que se modific.
BASES
4-7
Anula cualquier modificacin que haya sido efectuada, siempre y cuando no haya sido grabada.
Sale o abandona el proceso. En caso que el sistema detecte modificaciones en algn parmetro, que an no han sido grabadas, confirmar su grabacin.
4-8
4.2 Definicin Datos Empresa

Objetivo Permitir la mantencin de los datos de la empresa en que se est trabajando, es decir, modificar cualquier antecedente de sta (RUT, Nombre, Giro, Direccin, Comuna, Casilla, Ciudad, Regin, Pas, Telfono y Fax) o del representante legal (RUT, Nombre, Apellido Paterno y Apellido Materno). Operatoria Al seleccionar esta opcin, se despliega la ventana con los antecedentes anteriormente descritos (ver Figura N1). Para modificarlos, basta con ubicar el indicador del mouse sobre el deseado y efectuar el cambio. Figura N1
Finalizado el proceso, se puede seleccionar el botn OK, para que el sistema registre la modificacin, o el botn Salir, para que anule los cambios y permanezcan los antecedentes anteriores.
BASES
4-9
4.3 Reparar Bases de Datos

Objetivo El objetivo de esta opcin, es reparar cualquier posible dao que se haya producido en su Base de Datos.
Por razones de seguridad y de evitar un trmino anmalo de este proceso, deber realizarse en forma exclusiva, por lo tanto no podr haber ningn usuario utilizando el sistema al momento de reparar la Base de Datos. Operatoria Para llevarlo a cabo, tendr que seleccionar la opcin y el sistema comenzar a trabajar. Usted se dar cuenta que ha finalizado el proceso cuando en vez del reloj de arena, aparezca nuevamente la flecha.
DIGITACION
5-1
5. Digitacin
Objetivo Este proceso permite el ingreso y mantencin (modificacin y eliminacin) de toda la informacin contable que se maneja en la empresa, es decir que a travs de l se puede ingresar y emitir comprobantes contables, definir el plan de cuentas, crear los cdigos auxiliares, definir el presupuesto de caja y de operacin, adems de crear las tablas de informacin bsica, como son reas de negocios y centros de costo, instrumentos financieros, condiciones de venta, giros de los clientes, antecedentes de los vendedores y cobradores, entre otros. Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega un men de bajada (ver Figura N1), donde se presenta la lista de procedimientos que desde aqu podrn ser realizados, y que se explican detalladamente a travs de todo este captulo. Figura N 1
5.1 Comprobantes
Objetivo Permite el registro de todos los movimientos contables de la empresa, la generacin de comprobantes tipo, impresin directa o Batch de los comprobantes y la definicin del formato para comprobantes paramtricos. Operatoria Al ingresar se despliega un submen de bajada con todos los procedimientos que se relacionan con la mantencin de los comprobantes contables, los que se describen a partir de este punto. Figura N 1
Contabilidad y Presupuestos tiene la capacidad de permitir el ingreso de informacin en cualquier momento, pero previo a ello debern ser creadas las cuentas con las tablas a utilizar, dentro del Plan de Cuentas (captulo 5.3.1 Ingreso de cuentas).
5-2
5.1.1 Ingreso de Comprobantes

Objetivo Permite registrar a travs de comprobantes contables, los movimientos generados en la empresa. Operatoria Al ingresar a este proceso podrn darse las siguientes condiciones: Que no existan comprobantes ingresados con anterioridad, por lo cual se desplegar la pantalla de Comprobantes Contables en blanco, pero con la 2 Barra de Herramientas activa. Que existan comprobantes creados con anterioridad, los cuales se desplegarn en una lista, pudiendo Agregar, Modificar, Imprimir y/o Eliminar uno de los existentes.
Cualquiera sea el caso, el procedimiento a seguir se describe a continuacin:
Agregar un nuevo Comprobante Contable

Para esto seleccione el Icono ubicado en la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual se despliega una ventana en modo "Agrega Comprobante Contable", a la espera del ingreso de la informacin requerida para su registro (ver Figura N1): Figura N 1
Los datos involucrados en el comprobante se dividen en dos partes que son: Encabezado del Comprobante y Movimientos.
Encabezado
Comprende los antecedentes de identificacin del comprobante, debindose ingresar alguno de los siguientes datos (ver Figura N2): Figura N 2
DIGITACION
5-3
Area de Negocios: Se debe indicar el Area de negocios a la cual pertenece el comprobante que se est generando, esto permitir llevar la gestin Contable separada por cada una de las Areas de Negocios de la empresa. Siempre que en los Parmetros, se haya definido que la empresa manejar Areas de Negocios. Mes: Permite seleccionar mediante el botn de listas desplegables, el mes
Perodo Contable: Corresponde al perodo contable N Unico: Corresponde a un nmero correlativo nico, con el cual se identifica el comprobante. Al ingresarlo el sistema verifica que no exista otro comprobante con la misma numeracin, ya que de ser as significar que el comprobante existe, por lo que dar la posibilidad de modificarlo. Corresponde a la fecha de ingreso del comprobante. El sistema permite trabajar en distintos meses del perodo contable, pero se debe tener presente que al ingresar antecedentes en meses del Perodo Anterior, se debe llevar a cabo el "Reproceso de Aperturas" para actualizar los saldos del perodo actual (ver Captulo 6.1.2). El estado de un comprobante podr ser: Nulo, Vigente o Pendiente. Este campo no es editable y al ingresar a un comprobante nuevo aparece automticamente como PENDIENTE, consultando al usuario el estado en que desea grabarlo. Un comprobante puede ser de tres tipos: Ingreso, Egreso o Traspaso, permitiendo que la informacin sea clasificada segn el tipo que le corresponda. Corresponde a una numeracin adicional, segn sea su tipo: Ingreso, Egreso o Traspaso. Esta correlatividad interna, es opcional y se define en la Carpeta Comprobantes del proceso Bases Parmetros (Captulo 4.1 de este manual). Corresponde a una breve descripcin acerca del comprobante que se est ingresando. Esta glosa ayuda a reconocer un comprobante, ya que normalmente aparece junto a su nmero. Dado que el sistema maneja Glosas Tipo, se puede hacer uso del botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo, para seleccionar desde all la glosa deseada.
Fecha:
Estado:
Tipo: N Interno:
Glosa:
Comprobante Tipo: Permite tomar como base un Comprobante Tipo, ya sea con o sin distribucin para generar el nuevo comprobante (ver Captulo 5.1.2). Junto a esta opcin se activa el botn Recupera, el cual al ser seleccionado despliega la lista de todos los Comprobantes Tipo generados hasta ese momento, teniendo la opcin de elegir desde all el comprobante tipo que va a ser utilizado como base para el nuevo comprobante. Al optar por la seleccin de un Comprobante Tipo, se desplegarn automticamente los antecedentes que ste tiene predefinidos, y tendr la posibilidad de mantener o modificar todos aquellos que no se requiera. En caso que el comprobante tipo elegido sea Con Distribucin (ver captulo 5.1.2.2), se desplegar un comprobante intermedio donde tendr que indicar en la cuenta elegida como Distribuye (la que maneja el total del movimiento y que aqu aparece en color amarillo), el monto respectivo, el cual ser distribuido automticamente en las cuentas No Distribuibles, conforme a los porcentajes establecidos. Efectuado este proceso, seleccione el botn Volver para regresar a la Mantencin del Comprobante sin considerar el comprobante intermedio, dejando todo tal como estaba, o elija el botn Comprobante para pasar la informacin del comprobante intermedio al comprobante que esta en mantencin. Debe tener presente que slo se traspasarn las cuentas clasificadas como No Distribuye, ya que las identificadas como distribuye son usadas como puente, para clculo interno.
Movimientos del Comprobante Contable

El Detalle de Movimientos, comprende los antecedentes de cada una de las imputaciones que se efecten en el comprobante (ver Figura N3):
5-4 Figura N 3
N Mov.: Cuenta:
Este nmero lo proporciona automticamente el sistema y corresponde a aqul con el cual se numeran cada uno de los movimientos del comprobante, partiendo desde el N 1. Corresponde al cdigo de la cuenta que se desea mover. Su ingreso se efecta digitndolo directamente o bien, se obtiene desde el plan de cuentas que se accesa al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo. Si la cuenta elegida tiene asignados atributos, aparece el dibujo de una lupa, a continuacin de la cuenta contable.
- Para las cuentas que tienen asociado cdigo corto, se pulsa CTRL + el nmero asignado. Ver Captulos 5.3.1 Ingreso de Cuentas y 4.1 Parmetros, de este manual. - Antes de ingresar los atributos de la cuenta, se debe ingresar el monto al Debe o al Haber. - En caso de requerir modificar el cdigo de una cuenta en una lnea de movimiento, habr que repasar todo el detalle de los campos que la acompaan, dado que si la nueva cuenta maneja detalle, habr que ingresarlo. - Cuando una cuenta se maneja con doble moneda (en moneda adicional), el sistema fija tanto el monto "peso", como el monto en la moneda adicional, con los decimales indicados. Esto har que al grabar, el sistema recalcule la equivalencia que en algunos casos puede variar en algunas dcimas, con el fin de cumplir con la cuadratura. - Adems podr indicar si manejar marca en los comprobantes a nivel de movimientos. (ver captulo 4.1 Parmetros). Monto al Debe o al Haber: Se debe ingresar el monto del movimiento, segn sea Cargo (Debe) o Abono (Haber). Para ingresar un documento (Factura, Nota de crdito, etc.) que est anulado, se debe digitar ceros en el debe y el haber de cada movimiento como a su vez en el detalle, con lo cual el sistema asume que el documento es nulo y lo informa como tal en el libro de Compras, Ventas u Honorarios. Lupa: Se activa automticamente si la cuenta ingresada tiene asignados "Atributos" (ver Captulo 5.3.1 Ingreso de Cuentas). Cuando se accesa esta columna se despliega una ventana donde se deber indicar, uno por uno, los atributos de la cuenta que van siendo solicitados. Si la cuenta est siendo consultada, basta con seleccionar la lupa correspondiente a la cuenta y se presenta de inmediato la ventana con los atributos. La ventana de atributos puede llegar a ser muy extensa, segn la cantidad de atributos que tenga asignada la cuenta y por lo tanto no todos podrn ser visualizados a la vez. Cuando esto ocurre se activan las flechas de desplazamiento de pantalla, que permiten subir o bajar a travs de ella. Cada vez que se ingresa un atributo que est conforme, el sistema salta automticamente al siguiente, si lo hay. Algunos de los atributos que pueden asignrseles a las cuentas son: Centros de Costo, Detalle de Gastos, Instrumentos Financieros, Monedas y equivalencias, Auxiliares, Tipo de documentos, Ubicacin, los cuales dependern de lo que se haya definido en los Parmetros (ver captulo 4.1) y cuyo ingreso se realiza a travs de las Tablas respectivas a cada uno de ellos, conforme a lo establecido en el Apndice D. Tablas al final de este manual. Ver ejemplo en Figura N4.
DIGITACION Figura N 4
5-5
Al terminar el ingreso de atributos se selecciona el botn OK, para regresar al comprobante. Glosa: Corresponde a la glosa del movimiento, la cual podr ser digitada directamente, o bien ser obtenida desde la lista de Glosas tipo, que se despliega al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este campo. Ver definicin en pgina subsiguiente en punto: Clasificando Movimientos Bajo los Conceptos de Flujo Efectivo. Para eliminar una lnea de movimiento en el comprobante, pulsar el botn derecho del mouse, donde da diferentes alternativas, eliminar el movimiento, copiarlo o ir directamente al detalle. Finalizado el ingreso de movimientos, se selecciona el botn OK, con lo cual el sistema solicita el estado bajo el cual se grabar el Comprobante; los cuales pueden ser: Vigente: El comprobante es grabado en calidad de Vigente, chequendose previamente la cuadratura de totales. Si el comprobante no est cuadrado se despliega un mensaje que lo advierte. Adems si en la definicin de Parmetros del Sistema se activ la opcin de Validacin de Suma de Cuentas (ver Captulo 4.1 de este manual) se despliega una ventana solicitndola y por lo tanto actualizar los saldos de las cuentas. Esta grabacin se utiliza cuando el voucher ha sido anulado una vez impreso, por lo tanto la informacin debe quedar registrada en el sistema como Nula y no afectar los saldos de las cuentas, pero ese N de comprobante no podr ser usado, pues existe como Nulo. Al grabar un comprobante como Pendiente, el sistema no realiza ninguna verificacin de cuadratura ni considera sus movimientos para los saldos y, posteriormente podr ser accesado para hacerle modificaciones, eliminarlo, etc. y grabarlo cuando corresponda.
EFE:
Nulo:
Pendiente:
Al finalizar la definicin de un Comprobante, se selecciona el botn OK, tras lo cual el sistema queda a la espera de un nuevo ingreso. Si no se desea continuar ingresando, se podr optar por el botn Salir, el cual luego de ser seleccionado, despliega la lista de comprobante ingresados hasta ese momento (Ver Figura N 5). En la pantalla aqu desplegada, se activa la 2 Barra de Herramientas, que permite Agregar nuevos comprobantes y/o modificar, eliminar o imprimir, alguno de los existentes. Para salir de este proceso se elige el botn , ubicado en la 2 Barra de Herramientas.
5-6 Figura N 5
Clasificando Movimientos Bajo los Conceptos de Flujo Efectivo

Cuando a la cuenta que est siendo movida tiene asignado el atributo Efectivo/Efectivo Equivalente (ver captulo 5.2.1), se activa en la columna EFE del comprobante, un cono con monedas, a travs del cual podr llevar a cabo la Mantencin de Clasificaciones. Si no requiere efectuar el detalle de clasificaciones en este momento, podr pasar al ingreso del movimiento siguiente; de lo contrario, tendr que hacer clic sobre el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este cono, lo que generar el despliegue de la ventana de Clasificacin de Movimientos de Flujo Efectivo. Ver Figura N6. Figura N6
En la pantalla de Clasificacin de Movimientos se desplegar la siguiente informacin: Comprobante (N Unico, Glosa, Fecha, Tipo de clasificacin y Area de Negocio) Movimiento (Cuenta, Descripcin, Monto Debe o Haber segn corresponda y Glosa) y adems aparecer activo el botn Agregar ubicado en la 2 Barra de Herramientas.
Agregando una Clasificacin

ubicado en la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual se despliega una ventana en modo "Agrega Para esto seleccione el Icono Detalle de Clasificacin", a la espera del ingreso de la informacin requerida para su registro (ver Figura N7):
5-7
En ella, el sistema despliega Monto del Movimiento: Monto por Clasificar: Valor que corresponde al monto indicado en el comprobante. Monto que an queda por clasificar para ese movimiento, en caso que no haya sido clasificado en su totalidad.
Luego tendr que sealar la clasificacin: Concepto: Ingrese el cdigo correspondiente al concepto de flujo efectivo a considerar para la clasificacin. Este ingreso podr realizarse directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo. Si el movimiento ya tiene clasificacin para el monto total, se presentar el monto que se ha clasificado y se deshabilitar el campo concepto. Si el concepto no existe, el sistema lo advertir por pantalla a travs de un mensaje, ante lo cual deber ser creado en el captulo 6.6.1 Conceptos de Flujo Efectivo. Si an queda monto por clasificar podr continuar agregando conceptos. Corresponde a un valor numrico que indica el monto que se desea clasificar bajo dicho concepto. Si el monto es mayor a lo pendiente por clasificar, el sistema lo advertir a travs del siguiente mensaje: Sr. Usuario, el monto que Ud. desea ingresar excede lo pendiente por clasificar.
Monto:
Una vez ingresada la informacin, podr optar por: el botn Grabar, el cual valida y registra los datos ingresados tal como se muestra en la Figura N 8, o bien por Volver, para regresar a la pantalla anterior sin registrar la informacin. Figura N 8
5-8
Modificando una Clasificacin

Para modificar una clasificacin, primero hay que seleccionarla (ver Figura N 8) y luego elegir el botn Modifica que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B, al final de este manual). Una vez que esto ocurre, lo nico que podr ser modificado es el monto de la clasificacin, tras lo cual podr optar por el botn Guardar para as registrar la informacin o Volver para salir grabando o anulando la modificacin.
Eliminando una Clasificacin

Para Eliminar una clasificacin, primero hay que seleccionarla (ver Figura N 8) y luego elegir el botn Elimina que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B, al final de este manual). Una vez que esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin a travs de una consulta. Si la respuesta es afirmativa, la clasificacin es eliminada en forma definitiva, de lo contrario permanece tal como estaba.
Seleccionando un Comprobante Existente

Estando en la pantalla de Comprobantes Contables (Figura N 5), seleccionar el deseado, ubicando el indicador del mouse en la lnea del comprobante y haciendo clic sobre l. Al hacerlo aparece una lnea de otro color, lo que indica que el comprobante fue seleccionado. Al hacer doble clic sobre el Comprobante elegido, ste se despliega en pantalla, quedando disponible para ser Consultado o Aprobado.
Enviando un Comprobante para su Aprobacin

Al elegir un comprobante que ya existe, se activa el botn Aprobacin, el cual al ser seleccionado permite Solicitar Aprobacin del comprobante a la persona que tiene asignado dicho permiso como usuario (Ver captulo 3.1 Usuarios, de este manual), o bien Consultar la Aprobacin, para verificar el visto bueno. Ver Figura N 9. Figura N 9
Solicitar Aprobacin, si existen usuarios definidos con el permiso de Aprobar Comprobante, entonces se despliega una lista con sus nombres, donde se debe elegir el correspondiente, seleccionndolo y nuevamente eligiendo el botn Solicitar Aprobacin. Si no hay usuarios definidos para este propsito, se despliega un mensaje de advertencia.
DIGITACION
5-9
Consultar Aprobacin, este botn presenta una ventana donde aparecen los usuarios elegidos para aprobar el comprobante,
la fecha en que se solicit la aprobacin y si fue aprobado o rechazado. Las opciones relativas a la aprobacin de comprobantes, estn reservadas para futuros usos con Workflow.
Aprobando un Comprobante
Segn lo explicado recientemente, un comprobante podr ser aprobado solamente por el usuario autorizado para realizar esta tarea. Para efectuar esta labor, el usuario autorizado ingresa a l y selecciona el botn Aprobacin, tras lo cual se despliegan las siguientes alternativas (ver Figura N 10): Figura N 10
Solicitar Aprobacin, presenta una ventana con el o los usuarios que deben aprobar el comprobante y la fecha en que esto
fue solicitado, de tal forma de saber quienes estn involucrados en ello.

Consultar Aprobacin, este botn presenta una ventana donde aparecen los usuarios definidos para aprobar el comprobante, la fecha en que se solicit la aprobacin y si fue aprobado o rechazado. Aprobar, con este botn el usuario da por aprobado el comprobante, si todo est conforme. No Aprobar, este botn permite al usuario no aprobar el comprobante, quedando registrado como tal.
Para salir de las ventanas de aprobacin se elige el mismo botn que se eligi para abrirlas. Por ejemplo: la ventana Consultar Aprobacin aparece y desaparece al seleccionar el botn Consultar aprobacin.
Modificando un Comprobante
Para modificar un comprobante, primero hay que seleccionarlo (ver Figura N 5) y luego elegir el botn Modifica que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B, al final de este manual). Una vez que esto ocurre, la informacin del comprobante podr ser modificada ubicando el indicador del mouse en el lugar correspondiente y luego haciendo el cambio requerido. En caso de requerir modificar el cdigo de una cuenta en una lnea de movimiento, habr que repasar todo el detalle de los campos que la acompaan, dado que si la cuenta maneja detalle de libro, al no hacer esta operacin todo ir al neto afecto.
5-10
Si requiere modificar un comprobante con cuentas que manejan atributos de Efectivo/Efectivo Equivalente, tendr que considerar que dado, que la contabilidad puede manejar 2 perodos contables simultneamente, se mantendrn las clasificaciones que correspondan al perodo contable anterior dentro de los movimientos del flujo efectivo, sin embargo si desea modificar un comprobante del perodo anterior que tenga clasificaciones, deber seguir las restricciones que se imponen en la mantencin de clasificaciones, que se indican a continuacin: Al cambiar la cuenta a un movimiento que tiene clasificaciones, estas sern eliminadas. Al eliminar un movimiento que posee clasificaciones, estas sern eliminadas. Al cambiar el monto a un movimiento que posee clasificaciones, el nuevo monto no podr ser menor al monto clasificado. Al eliminar un movimiento se renumerarn los movimientos del comprobante y los movimientos que posean clasificaciones, sern actualizados.
Al finalizar elegir el botn OK para grabar el comprobante con los cambios e indicar el estado en que se almacenar, tal como se hizo al ingresar un Comprobante Nuevo.
Eliminando un Comprobante
Para Eliminar un comprobante, primero hay que seleccionarlo (ver Figura N 5) y luego elegir el botn Elimina que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B, al final de este manual). Una vez que esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin a travs de una consulta. Si la respuesta es afirmativa, el comprobante es eliminado en forma definitiva, de lo contrario permanece tal como estaba.
Imprimiendo un Comprobante
Para Imprimir un comprobante, tendr que elegir el botn Imprimir que aparece en la 2 Barra de Herramientas, una vez que esto ocurre, se despliega la misma pantalla de la Impresin Batch de comprobantes y el proceso a seguir es exactamente igual, por lo tanto le solicitamos referirse al captulo 5.1.3 de este manual. Los comprobantes sern emitidos en papel carro ancho, de ah que si se cuenta con una impresora lser o de inyeccin de tinta, el sistema solicitar que se ajuste el papel a tamao predeterminado de 8.5 x 13 pulgadas y en formato landscape (horizontal). En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de un comprobante impreso:
DIGITACION
5-11
Informe Ejemplo de Comprobante Contable

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1
COMPROBANTE DE VENTAS DEL
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Cuenta C. Costo Auxiliar TD N Docto. Dr N Refer. Debe Mda. Base ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1-3-1-01 4 PL 123 FA 19 1-1-1-01 1,417,770.00
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------TOTAL GENERAL 1,417,770.00 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------PREPARADO
-----------------------APROBADO
----------------------DIGITADO
--------------------------------------------------------------OBSERVACIONES
5-12
N Comprobante: 00000123 Tipo: Ingreso Fecha: 16/02/2000 Estado: Vigente
CONTABILIZACION
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Haber Mda. Base Debe Mda. Adic. Haber Mda Adic. Mon Equival. Glosa ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1,417,770.00 01 1 Canc. Clientes Pago en Lnea 0 1 Canc. Clientes Pago en Lnea
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1,417,770.00 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
DIGITACION
5-13
5.1.2 Comprobantes Tipo

Objetivo Permite la creacin de plantillas de Comprobantes estndares, tanto normales o con distribucin, las que podrn ser utilizadas durante el proceso de Mantencin de Comprobantes al fin de facilitar la digitacin. Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega un submen con las siguientes opciones. Ver Figura N 1. Figura N 1
5.1.2.1 Comprobantes Tipo

Objetivo Permite la creacin de plantillas de Comprobantes con informacin estndar, que podrn ser utilizadas durante el ingreso de Comprobantes con el fin de facilitar la digitacin. A modo de ejemplo, se podra citar el pago de Remuneraciones, pago de facturas, etc. Operatoria Al ingresar a este proceso podrn darse las siguientes condiciones: Que no existan Comprobantes Tipo definidos con anterioridad, por lo cual se desplegar la pantalla de Comprobante tipo en blanco, pero con la 2 Barra de Herramientas activa. Que existan comprobantes creados con anterioridad, los cuales se desplegarn en una lista, pudiendo Agregar nuevos, Modificar, Imprimir y/o Eliminar uno de los existentes. Cualquiera sea el caso, los procedimientos a seguir se describen a continuacin:
Ingreso de un Nuevo Comprobante

Cuando se agrega un Comprobante Tipo nuevo, se despliega una ventana en modo "Agrega Comprobante Contable Tipo", a la espera del ingreso de la informacin requerida para su registro (ver Figura N 1): Figura N1
5-14
Encabezado
Comprende los antecedentes de identificacin del Comprobante Tipo. Si en los parmetros de la Carpeta Contabilizacin (ver captulo 4.1), usted estableci el uso de la numeracin interna de Ingresos, Egresos y Traspasos, entonces en el encabezado tendr que sealar: el Tipo de Comprobante (Ingreso, Egreso o Traspaso), el cual se obtiene del botn de listas desplegables y luego la Glosa, a travs de la cual ser identificado el Comprobante; por el contrario si en la Carpeta Contabilizacin no activ el campo de numeracin interno, entonces slo tendr que indicar la glosa. La glosa podr ser digitada directamente, as como tambin podr ser obtenida a travs del botn de lista desplegables que aparece a la derecha de este campo, donde se presentan las glosas que fueron ingresadas en la Tabla de Glosas Tipo (Ver Apndice D. Tablas).
Movimientos
Comprende los antecedentes de cada uno de los movimientos que incluir el comprobante tipo que se est creando. La forma de ingreso de esta informacin es la misma que se utiliza en el Ingreso de Comprobantes (Captulo 5.1.1), por lo tanto recomendamos seguir los pasos all especificados. Finalizado el ingreso del comprobante tipo, se selecciona el botn OK para salir, con lo cual pasa a formar parte de la lista de comprobantes tipo que se despliega en la pantalla (ver Figura N2). Estos comprobantes podrn accesarse directamente en el ingreso de comprobantes, en la caja Comprobante Tipo a travs del botn Recuperar. Figura N 2
Seleccionando un Comprobante Tipo Existente

Estando en la pantalla de Comprobantes Tipo (Figura N2), seleccionar el deseado, ubicando el indicador del mouse en la lnea en que ste se encuentra y haciendo clic sobre l. Al hacerlo aparece marcado de otro color el comprobante, lo que indica que ste fue seleccionado. Al hacer doble clic sobre el Comprobante elegido, ste se despliega en pantalla, quedando disponible para ser Consultado.
Modificando un Comprobante Tipo

Para modificar un comprobante, primero hay que seleccionarlo (ver Figura N2) y luego elegir el botn Modifica que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B, al final de este manual). Una vez que esto ocurre, la informacin del comprobante podr ser modificada ubicando el indicador del mouse en el lugar correspondiente y luego haciendo el cambio deseado. Al finalizar elegir el botn OK para grabar el comprobante con los cambios y Salir.
Eliminando un Comprobante Tipo

DIGITACION
5-15
5.1.2.2 Comprobantes Tipo con Distribucin

Objetivo Permite automatizar la generacin de un comprobante contable con distribucin creando plantillas con informacin estndar que podr ser utilizada durante el ingreso de Comprobantes a fin de facilitar la digitacin. Los comprobantes con distribucin permiten distribuir movimientos contables segn el detalle de las cuentas; por ejemplo a distintos centros de costo, segn el detalle de gastos, etc.. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una ventana (ver Figura N 1), donde podrn darse las siguientes condiciones: Que no existan Comprobantes Tipo por Distribucin definidos con anterioridad, por lo cual se desplegar la pantalla de Comprobante tipo en blanco, pero con la 2 Barra de Herramientas activa. Que existan Comprobantes creados con anterioridad, los cuales se desplegarn en una lista, pudiendo Agregar nuevos, Modificar, Imprimir y/o Eliminar uno de los existentes.
Cualquiera sea el caso, los procedimientos a seguir se describen a continuacin:
Ingreso de un Nuevo Comprobante

Cuando se agrega un Comprobante Tipo nuevo, se despliega una ventana en modo "Agrega Comprobante Contable Tipo", a la espera del ingreso de la informacin requerida para su registro (ver Figura N 1): Figura N 1
Encabezado
Comprende los antecedentes de identificacin del Comprobante Tipo con Distribucin. Si en los parmetros de la Carpeta Contabilizacin (ver captulo 4.1), usted estableci el uso de la numeracin interna de Ingresos, Egresos y Traspasos, entonces en el encabezado tendr que sealar: el Tipo de Comprobante (Ingreso, Egreso o Traspaso), el cual se obtiene del botn de listas desplegables y luego la Glosa, a travs de la cual ser identificado el Comprobante; por el contrario si en la Carpeta Contabilizacin no activ el campo de numeracin interno, entonces slo tendr que indicar la glosa. La glosa podr ser digitada directamente, as como tambin podr ser obtenida a travs del botn de lista desplegables que aparece a la derecha de este campo, donde se presentan las glosas que fueron ingresadas en la Tabla de Glosas Tipo (Ver Apndice D. Tablas).
Movimientos
Comprende los antecedentes de cada uno de los movimientos que incluir el comprobante tipo que se est creando: N Mov: Este nmero lo proporciona automticamente el sistema y corresponde a aqul con el cual se numeran cada uno de los movimientos del comprobante.
5-16 Cuenta:
Contabilidad y Presupuestos Corresponde al cdigo de la cuenta que se desea mover. Su ingreso se efecta digitndolo directamente o bien, se obtiene desde el plan de cuentas que se accesa al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo. Si la cuenta elegida tiene asignados atributos, aparece el dibujo de una lupa, la que tras ser elegida permitir el ingreso de la informacin respectiva. En la columna siguiente a la lupa, tendr que indicar si el movimiento ser distribuible o no. Si es distribuible, tendr que clasificarlo como tipo Valor; si no es distribuible, tendr que ser de tipo Formula. Las cuentas de movimientos Distribuibles son aquellos que registran el monto total del movimiento que ser disgregado en las cuentas no distribuibles, y se usa slo para efecto de clculo interno, por lo tanto no son traspasadas al comprobante final, y slo se apreciarn en un comprobante intermedio. Las cuentas de movimientos No Distribuibles, son aquellas donde se registra el porcentaje que le corresponde respecto al monto total expresado en la cuenta Distribuible. Ms adelante podr ver un ejemplo de esto. Se debe ingresar el monto del movimiento, segn sea Cargo (Debe) o Abono (Haber). Corresponde a la glosa del movimiento, la cual podr ser digitada directamente, o bien ser obtenida desde la lista de Glosas tipo que se despliega al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este campo. Para copiar o eliminar un movimiento, pulse el botn derecho del mouse sobre una lnea deseada.
Debe/Haber: Glosa:
Veamos un ejemplo:
Supongamos que deseamos crear un comprobante que utilizaremos para levar las Remuneraciones, al cual llamaremos Desglose de las Remuneraciones segn Centro de Costo. Para ello haremos lo siguiente: 1.- En el campo Tipo, indicar que el Comprobante ser de Egreso. 2.- En el campo Glosa ingresaremos el nombre con que lo identificaremos Desglose de las Remuneraciones segn Centro de Costo. 3.- Creamos el 1er movimiento con la cuenta que manejar el monto total del pago de las Remuneraciones (usaremos 5-1-1-01), que ser Distribuible y de tipo Valor. (Ver Figura N 2). Aunque esta cuenta debe manejar Centros de Costo, estos no sern ingresados en este movimiento. Figura N 2
4.- Utilizaremos la misma cuenta anterior para desagregar los % de Remuneraciones que irn a los distintos centros de costo (lo aplicaremos a 3 centros de costo). Creamos el 2 movimiento con la misma cuenta, pero la asociaremos al primero centro de costo (ej: Administracin), la cual deber quedar como No Distribuyey ser de tipo Frmula. Para ingresar la frmula haga enter sobre la palabra Frmula, tras lo cual se abrir la ventana de ingreso de la misma (ver Figura N 3).
DIGITACION
5-17
En ella haga clic sobre el movimiento o cuenta a la cual aplicar la frmula y luego sobre el botn Seleccionar, contine con el smbolo de la aplicacin matemtica a realizar, en este caso * . A continuacin indique el % a aplicar (usaremos 25%) y elija el botn %, con esto la frmula debera verse as:
M1 * 0,25
Figura N 3
Para finalizar la frmula elija el botn Guardar, tras lo cual regresa al Comprobante. A continuacin ingrese los movimientos para el 2 y 3er centro de costo (Ej.: Produccin 15% y Ventas 60%). 5.- Finalmente ingresaremos la cuenta que se usar para cuadrar el comprobante. Para este ejemplo usaremos la cuenta Banco (1-2-2-01), que ser No Distribuiblede tipo Frmula, donde la frmula slo har mencin al movimiento correspondiente a la cuenta del total (M1). El comprobante Tipo con Distribucin que hemos generado, debera lucir como muestra la Figura N 4. Figura N 4
5-18
Es importante tener en consideracin que al momento de generar un Comprobante utilizando un Comprobante Tipo con Distribucin, se traspasarn a l slo las Cuentas o Movimientos Clasificados como No Distribuye operan slo como un puente para el clculo interno. Finalizado el ingreso del comprobante tipo con distribucin, se selecciona el botn OK para salir, con lo cual pasa a formar parte de la lista de comprobantes tipo con distribucin que se despliega en la pantalla (ver Figura N5). Figura N 5
Seleccionando un Comprobante Tipo Existente

Estando en la pantalla de Comprobantes Tipo (Figura N2), seleccionar el deseado, ubicando el indicador del mouse en la lnea en que ste se encuentra y haciendo clic sobre l. Al hacerlo aparece marcado de otro color el comprobante, lo que indica que ste fue seleccionado. Al hacer doble clic sobre el Comprobante elegido, ste se despliega en pantalla, quedando disponible para ser Consultado.
Modificando un Comprobante Tipo

Para modificar un comprobante, primero hay que seleccionarlo (ver Figura N2) y luego elegir el botn Modifica que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B, al final de este manual). Una vez que esto ocurre, la informacin del comprobante podr ser modificada ubicando el indicador del mouse en el lugar correspondiente y luego haciendo el cambio deseado. Al finalizar elegir el botn OK para grabar el comprobante con los cambios y Salir.
Eliminando un Comprobante Tipo

DIGITACION
5-19
5.1.3 Impresin Batch de Comprobantes

Objetivo Imprimir los comprobantes contables, ya sea en forma unitaria o un rango de ellos, directamente a la impresora. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una ventana (ver Figura N 1), donde deber indicar el perodo contable a considerar en la impresin de los comprobantes. El sistema opera simultneamente con dos perodos contables, por lo cual podr ser seleccionado uno u otros a travs del botn de listas desplegables que aparece al lado derecho del campo. Figura N 1
Indicado el perodo contable, ingrese el rango desde/hasta de los comprobantes a considerar, cuyos nmeros podrn ser obtenidos a travs del botn de bsqueda que aparece al lado derecho de cada campo. Adems deber indicar el mximo de movimientos por comprobante a considerar. Por ltimo el sistema solicitar indicar el directorio y nombre del archivo que contiene el formato o plantilla en base al cual se emitir el informe. Cabe mencionar que este sistema proporciona el usuario la alternativa de elaborar su propio formato de comprobante, conforme a lo establecido en el proceso Configuracin de Comprobante Paramtrico (ver captulo 5.1.4 de este manual). Tambin podr el modelo de la impresora a travs de la cual desea efectuar la impresin, para ello bastar con seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha del campo que est sobre los botones Imprimir , Ver y Salir. Dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones:
Enva a impresin el rango de comprobantes seleccionados.
Permite visualizar en pantalla slo un comprobante contable a la vez, de acuerdo al formato definido, por lo tanto, para solicitarlo tendr que indicar en el rango el mismo nmero, tanto el Desde como el Hasta. Ej: Desde 00000001 Hasta 00000001.
Permite salir de este proceso cada vez que el usuario lo selecciona. Los comprobantes sern emitidos en papel carro ancho, de ah que si se cuenta con una impresora lser o de inyeccin de tinta, el sistema solicitar que se ajuste el papel a tamao oficio y en formato landscape (horizontal). Los comprobantes que se impriman tendrn el mismo formato del ejemplo presentado en el Captulo 5.1.1 Ingreso de Comprobantes.
5-20
5.1.4 Configuracin Comprobante Paramtrico

Objetivo Permite configurar un comprobante contable, de tal forma que las columnas aparezcan en el formato que usted desee. Este sistema trae predefinidos en formato Excel, 3 comprobantes tipos disponibles para ser modificados en caso de requerirlo, cuyos nombres son Cpbtes.xls, Cpbtes1.xls y Cpbtes2.xls. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una ventana (ver Figura N 1), donde deber indicar la direccin del archivo que contiene el formato, la cual podr ser digitada directamente, o bien ser seleccionada desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda. Figura N 1
Dentro de esta ventana se encuentran activos los siguientes botones:
Permite ingresar el archivo de formato. Al hacerlo se abren dos archivos Microsoft Excel que llevan el nombre Cpbtes (con distintas extensiones). El primero que se presenta en pantalla (Cpbtes.xls, que para efectos de descripcin en el manual llamaremos Formato), es aquel que contiene el comprobante propiamente tal (ver Figura N 2), el segundo (Cpbtes.txt, que llamaremos Base), que se accesa desde la opcin Ventana de Excel, muestra los campos o parmetros que forman el formato del comprobante (ver Figura N 3).
Al presionar este botn, el sistema abandona el proceso. Tambin podr el modelo de la impresora a travs de la cual desea efectuar la impresin, para ello bastar con seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha del campo que est sobre los botones Imprimir y Salir.
5-21
Figura N3
Cmo modificar el formato de un Comprobante?

Si el formato que viene predefinido en el sistema no le acomoda, podr modificarlo de acuerdo a sus necesidades, utilizando siempre como base los antecedentes que provee el archivo Cpbtes.txt que hemos denominado Base (Figura 2), ya que all se presentan los campos estndares para este tipo de documentos. Para llevar a cabo este proceso habr que: 1. 2. 3. 4. 5. 6. En el archivo Base, hacer clic en la Columna B, sobre el campo a incluir en el Formato del Comprobante. Luego hacer clic sobre el botn derecho del mouse y elegir la opcin Copiar, o bien seleccionar la alternativa Edicin Copiar, del men de Excel. Ir al archivo que contiene el Formato, eligindolo desde la opcin Ventana de Excel. Ubicarse en el lugar donde se incorporar el campo y hacer clic en botn derecho del mouse. Elegir la opcin Pegado Especial. En la ventana desplegada (Figura N4) elegir el botn Pegar vnculos, lo cual har aparecer el campo indicado en el formato del Comprobante.
5-22 Figura N 4
De esta forma podr incorporar todos los campos que requiera, para que su Comprobante quede acorde con lo deseado. En caso que requiera eliminar un campo bastar, con ubicar el indicador del mouse sobre l y pulse la tecla SUP. Finalizada la definicin del nuevo formato y si todo est conforme, salga de Excel (opcin Archivo, Salir) y responda en forma afirmativa a la consulta que confirma grabar los cambios efectuados (esta consulta slo aparece cuando se han realizado modificaciones). Esto lo dejar en la pantalla principal de Contabilidad y Presupuestos.
DIGITACION
5-23
5.1.5 Configuracin Paramtrica de Cheques

Objetivo Permite la configuracin y definicin paramtrica de cheques, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Este proceso funciona directamente con Excel, por lo tanto es necesario contar con dicha herramienta, ya que de lo contrario no podr operar en forma ptima. No se podrn definir formatos de impresin a las cuentas que no manejan Conciliacin Bancaria. Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde deber indicar la cuenta contable para la cual se generar el formato. Junto a esto deber indicar la Figura N 1
Elegida la cuenta seleccione el botn Definicin Formato, tras lo cual se desplegar una nueva pantalla (ver Figura N 2), para cancelar el proceso seleccione el botn Salir. Figura N2
En ella deber ingresar el nombre del formato a crear, el cual podr tener un largo mximo de 60 caracteres. Adems, podr optar por imprimir el comprobante contable, de tal forma que ste salga impreso luego de emitir el cheque, o bien Mediante las flechas de Incremento/Decremento podr ingresar el nmero de cheques por pgina Una vez ingresados los datos solicitados por el sistema, seleccione el botn OK, el cual tras ser elegido abrir automticamente Microsoft Excel y, junto a l dos archivos. El primero que se presenta en pantalla es el que Ud. acaba de definir (Formato.xls) y contiene un ejemplo de formato de cheque con los antecedentes de un proveedor cualquiera, y muestra la forma en que aparecern los datos (ver Figura N 3),el segundo llevar el nombre de Pwcheque.txt, el cual se accesa desde la opcin Ventana de Excel, muestra los campos o antecedentes que podrn incluirse en el cheque (ver Figura N 4).
5-24 Figura N 3
Figura N 4
Cmo modificar el formato de cheque predefinido?

Si el formato de cheque que viene predefinido en el sistema no le acomoda, podr modificarlo de acuerdo a sus necesidades, utilizando siempre como base los antecedentes que provee el archivo PWCHEQUE, ya que all se presentan los campos estndares para este tipo de documentos. Para llevar a cabo este proceso habr que: 1. 2. 3. 4. 5. 6. En el archivo Pwcheque , hacer clic en la columna B, sobre el campo a incluir en el Formato del Cheque. Luego hacer clic sobre el botn derecho del mouse y elegir la opcin Copiar, o bien seleccionar la alternativa Edicin Copiar del men de Excel. Ir al archivo definido por Ud., eligindolo desde la opcin Ventana de Excel. Ubicarse en el lugar donde se incorporar el campo y hacer clic en botn derecho del mouse. Elegir la opcin Pegado Especial. En la ventana desplegada (Figura N 5) elegir el botn Pegar vnculos, lo cual har aparecer el campo indicado en el formato del cheque.
DIGITACION
5-25
Figura N5
De esta forma podr incorporar todos los campos que requiera, para que su cheque quede acorde con lo deseado. En caso que requiera eliminar un campo bastar, con que ubiqu el indicador del mouse sobre l y pulse la tecla SUP.
Cmo definir la impresora?

Desde Excel tendr que dejar configurada la pgina para la impresin de cheques, de tal forma que al momento de imprimir, el sistema respete los tamaos que stos tienen. La forma de hacerlo depender de las caractersticas de la impresora que va a ser destinada a dicha tarea, aunque la configuracin en Excel se efecta en el mismo lugar. Para ello deber realizar lo siguiente: 1. 2. Estando en Excel, dentro del archivo definido por Ud., ir a la opcin Imprimir, que se encuentra dentro del men Archivo. En la pantalla desplegada (Figura N 6), seleccionar la impresora en que se emitirn los cheques y luego el botn
Propiedades.
Figura N 6
5-26 3. En la nueva pantalla (Figura N 7), seleccionar el tipo de hoja a utilizar. En este punto es importante tener en cuenta lo siguiente:
En algunas impresoras, como la HP Laserjet 6L o HP Deskjet 500, el tamao de la hoja no influye en la impresora de cheques, ya que stas al detectar el fin de la hoja efectan automticamente el salto a la pgina siguiente, es decir toman el cheque que sigue. En las impresoras de matriz de punto el tamao debe ser definido de acuerdo al porte del cheque, aunque tambin existe la posibilidad de imprimir varios cheques en una hoja, en otras palabras imprimir varios cheques en una hoja tamao carta. Para el caso de impresoras en que el cheque pueda trabarse dentro de ellas dado que su largo es muy pequeo (Ejemplo: HP Laserjet 6P), podr efectuar la emisin si stos son impresos con orientacin horizontal (atravesados), tal como se hace en las cajas registradoras de los supermercado, o como se emiten los sobres.
4.
Indicado lo anterior, seleccionar el botn Aceptar para salir de la definicin del papel y, luego Aceptar nuevamente para que se imprima una muestra del cheque. Figura N 7
Finalizada la definicin del nuevo formato y si todo est conforme, cerrar el archivo creado, grabando los cambios en caso que se hayan realizado modificaciones. Esto cerrar tambin el Excel, dejndolo en la pantalla principal de Contabilidad y Presupuestos.
DIGITACION
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5.2 Ingreso de Documento de Compra/Venta

Objetivo Este proceso permite facilitar el ingreso de documentos que sern registrados en los libros de Compra y Ventas, adems le permitir indicar los parmetros a considerar para la contabilizacin. Operatoria Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen de bajada con las opciones que se muestran en la siguiente figura
5.2.1 Ingreso de Documentos

Objetivo Este proceso permite generar el ingreso de documentos que sern registrados en los libros de Compra y Ventas, sugiriendo el IVA, las Contrapartidas y las distintas fechas de Vencimiento de Pago. Slo se permitir el ingreso de informacin de documentos, cualquier modificacin que se desee realizar, una vez hecha la contabilizacin, slo podr efectuarla a travs de la Mantencin de Comprobantes (captulo 5.1 de este manual). Antes de optar por este proceso es necesario definir los Parmetros de Contabilizacin (ver captulo 5.2.2). Tambin es necesario haber indicado la cuenta para el IVA en el Libro de Compras y/o Ventas, en el proceso Detalle de Libro, Apndice D. Tablas.
Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una ventana (ver Figura N 1), donde podrn darse las siguientes condiciones: Que no existan Documentos de Compra/Venta definidos con anterioridad, por lo cual se desplegar una pantalla en blanco con la 2 Barra de Herramientas activa. Que existan Documentos creados con anterioridad, los cuales se desplegarn en una lista, pudiendo Agregar nuevos, Modificar, Imprimir y/o Eliminar uno de los existentes. Cualquiera sea el caso, los procedimientos a seguir se describen a continuacin: Figura N 1
5-28
Agregar un Nuevo Documento de Compra/Venta

Para ingresar un nuevo documento, se dispone del botn Agregar ( se desplegar la siguiente pantalla (ver Figura N 2). ) que aparece en la 2 Barra de Herramientas, tras ser elegido
Figura N 2
En ella deber ingresar: Documento: Cdigo y nombre del documento de compra/venta que ser ingresado. Podr digitarlo directamente, o bien obtenerlo a travs del botn de bsqueda que aparece a la derecha. Estos documentos son indicados en la opcin 5.2.2 Parmetros de Contabilizacin. Ingrese el nmero nico con el cual se identifica el documento, considerando un largo mximo de 14 dgitos. Ingrese la ubicacin del documento, slo si se ha definido anteriormente que maneja en el proceso de la tabla Tipos de Documentos (ver Apndice D Tablas). Esta opcin depende del atributo de la cuenta asociada al documento, slo se deber ingresar el centro de costo si la cuenta lo pide y debe ser en el ltimo nivel. Corresponde al mes del proceso contable en el cual se contabilizar el documento.
Nmero: Ubicacin: C. Costo: Mes:
Correlativo Interno: En caso de que el documento que se ingrese sea un documento que va al libro de compras, el sistema desplegar en forma automtica el correlativo interno. Condicin de Venta: Por defecto este proceso no muestra la condicin de venta definida para cada auxiliar, por lo que indicar que el documento maneja una sola fecha de vencimiento. En caso de considerar, seleccione la condicin de venta a travs de del botn de bsqueda ubicado a la derecha de la opcin. Las condiciones de venta definen los vencimientos que tendrn los documentos, simulando que la factura pueda ser pagada en cuotas. Fecha de Emisin: El sistema mostrar la fecha del da de emisin del documento, la cual puede ser modificada a travs del botn .
DIGITACION
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Primer Vencimiento: Ingrese la fecha correspondiente al vencimiento de la primera cuota a considerar, el sistema muestra por defecto como fecha 30 das despus de la fecha de emisin, pudiendo ser modificada a travs del botn . Auxiliar: Vendedor: Glosa: Monto Total: Ingrese el cdigo del auxiliar al cual ser asociado el documento. Podr seleccionarlo desde la lista de auxiliares existentes, a travs del botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Ingrese el cdigo y nombre del vendedor asociado al documento. Descripcin asociada al movimiento con un largo mximo de 60 caracteres. Corresponde al monto del documento ingresado, cuyo valor podr tener decimales segn lo indique la moneda en la cual se est ingresando. Este monto es obligatorio, y su atributo es sacado de la definicin de la cuenta asociada al documento y al igual que la mantencin de comprobantes, dependiendo de la cuenta es cmo se ingresa. Indique la equivalencia, slo si la cuenta asociada al documento maneja moneda adicional.
Equivalencia:
Adems, dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones:
Que permite ingresar informacin correspondiente al o los vencimientos del documento, dependiendo de la condicin de venta seleccionada. Ver Figura N 3. Figura N 3
Dentro de esta pantalla, el sistema despliega la siguiente informacin: N de Vencimiento, nmero correlativo de vencimiento, el sistema lo generar automticamente sin poder ser modificado, Vencimiento, fecha de vencimiento del documento, esta fecha sea calculada sobre la base del campo das de vencimiento de la tabla condicin de venta. Las fechas tendrn la diferencia de das indicada en este parmetro y Monto indica el valor del resultante de la divisin del monto ingresado por el nmero de cuotas a realizar el pago, este monto puede ser modificado. Si modifica los montos de los vencimientos, deber cuidar que la suma cuadre con el monto total.
Al seleccionar este botn, el sistema desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N4.
5-30 Figura N4
En ella deber indicar el desglose del detalle del libro que se defini en la opcin Detalle de Libro (Apndice D, Tablas). En este detalle existir un campo IVA fijo que se ir calculando a partir de los valores que estn afectos a l. Si Ud. no acepta el IVA sugerido y digita un monto distinto, el sistema mostrar un mensaje informando que existe una diferencia de $X entre el IVA calculado por el sistema y el indicado por usted. Al optar por continuar, el sistema procede a validar el monto hasta que los totales, tanto del documento como del detalle del libro cuadren. Este botn le permitir consultar el comprobante contable a generar. Ver Figura N 5. Figura N 5
Para regresar a la pantalla anterior seleccione el botn Volver. Una vez ingresada toda la informacin, seleccione el botn Guardar, tras lo cual el sistema registrar y almacenar el documento de compra/venta generado, desplegndolo por pantalla tal como se muestra en la siguiente imagen. Ver Figura N 6 Figura N 6
DIGITACION
5-31
entro de esta pantalla se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas donde podr agregar un nuevo documento, modificar o eliminar uno existente a travs de los botones respectivos. Adems podr optar por el botn Contabilizar, el cual tras ser elegido desplegar una nueva pantalla (ver Figura N 7) donde podr dar inicio a la contabilizacin del documento. Figura N 7
En ella el sistema desplegar el nmero del comprobante, nmero interno designado, tipo de comprobante y la fecha de contabilizacin, adems podr indicar a qu rea de negocio corresponde (slo si la empresa maneja rea de negocios) e ingresar una glosa para el comprobante. Al seleccionar el botn Ejecutar el sistema solicitar confirmar si contabiliza o no. Si opta por No, se mantiene en la pantalla correspondiente a la Figura N 7. Por el contrario, si se inicia la generacin del comprobante, se desplegar por pantalla un mensaje de finalizacin e informar el nmero del comprobante generado. Luego el sistema regresa a la pantalla principal del proceso.
5-32
5.2.2 Parmetros de Contabilizacin

Objetivo Dentro de este proceso deber ingresar los parmetros necesarios para realizar la contabilizacin de documentos, a travs del proceso de Ingreso de Documentos de Compra/Venta (ver captulo 5.2.1). Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde se presentan 2 carpetas, en las cuales deber ingresar la siguiente informacin: Figura N 1
Carpeta Contabilizacin
Numeracin de Comprobantes: Dentro de esta opcin podr optar por 2 alternativas: Genera nmero de comprobante automtico y/o Genera nmero interno automtico. La seleccin de una de las dos opciones se realizar a travs de la caja de chequeo ubicada a la izquierda de cada opcin. El que estas opciones estn activas, har que la aplicacin genere la numeracin de los comprobantes en forma automtica; de lo contrario tendrn que ser digitados. Confeccin del Comprobante: Permite seleccionar mediante el botn de opciones, si se considerar para la confeccin del comprobante uno o varios documentos por cada comprobante.
Carpeta Documentos
Permite indicar los tipos de documentos que podrn ser utilizados en el ingreso de documentos de compra/venta. Ver Figura N 2
DIGITACION Figura N2
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Para ingresar un nuevo documento, seleccione desde la 2 barra de herramientas el botn Agregar, tras lo cual el sistema solicitar indicar: tipo de documento (debe manejar atributo que va a un libro Compra/Ventas), descripcin (nombre del documento seleccionado), cuenta contable (cuenta asociada al documento, debe manejar auxiliar y tipo de documento. Opcionalmente podr manejar centro de costo, moneda adicional, detalle en libro de inventario y balance, flujo efectivo con conciliacin). Seleccione el botn OK para guardar la informacin; en caso contrario seleccione Cancelar. Para regresar al men principal, seleccione el botn Salir ubicado en la 2 Barra de Herramientas.
5-34
5.3 Cuentas
Objetivo El objetivo de las opciones involucradas en este men, es poder generar y mantener el Plan de Cuentas de la Empresa, de acuerdo a los parmetros definidos en las Bases del sistema, como tambin poder de acuerdo a las cuentas definidas ingresar las aperturas y crear si se requiere Planes de Cuentas Paralelos. Operatoria Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen de bajada con las opciones que se muestran en la siguiente figura:
Al ingresar a este proceso por primera vez, se deben haber definido el formato de las cuentas en el proceso Bases Formato de Cuentas (ver Captulo 4 de este manual) y las Tablas de datos (ver Captulo 5.5 de este manual).
5.3.1 Ingreso Cuentas

Objetivo Permite definir y mantener el Plan de Cuentas de la empresa. A travs de este proceso se podrn ingresar y mantener las cuentas del Plan de Cuentas e indicar los atributos que manejar cada una de ellas, los cuales sern solicitados por el sistema al momento de ingresar movimientos en los comprobantes contables. El ingreso del Plan de Cuentas, se inicia con la definicin de las cuentas a Primer nivel y luego los niveles inferiores correspondientes. Operatoria Al ingresar a este proceso se podrn dar las siguientes alternativas: Que no exista un Plan de Cuenta, por lo tanto se desplegar una ventana en modo agrega a la espera del ingreso. Que existan un Plan de Cuentas definido con anterioridad, por lo cual las cuentas se desplegarn en una lista, tal como se muestra en la Figura N 3, donde podr Agregar nuevas cuentas, Modificar, Imprimir y/o Eliminar una de las existentes (siempre que no existan movimientos asociados).
Ingreso de una Nueva Cuenta

Al ingresar una nueva cuenta, se presenta una ventana en modo Agrega a la espera del ingreso del cdigo de la cuenta a 1er nivel, su descripcin y la clasificacin que le corresponde, ya sea :Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Gasto u Orden. Ver Figura N1.
5-35
La clasificacin que tenga la cuenta a primer nivel, ser la misma que asumirn las cuentas en los niveles inferiores de ella. Al momento de ingresar las cuentas de ltimo nivel, el sistema solicita que se ingrese el detalle de los atributos de gestin que sta manejar. (Ver Figura N2). Figura N 2
Una completa descripcin de los atributos que aqu aparecen, se presenta en este manual a partir del Captulo 5.5 Tablas, exceptuando: "Conecta a Mdulo Control de Presupuestos", el cual se activa solamente cuando el usuario indica que cuenta con un mdulo especfico para Control de Presupuestos, en la Carpeta Generales de proceso Bases Parmetros, cuya aplicacin se describe en el Captulo 4.1 de este manual. Efectivo/Efectivo Equivalente, se asigna este atributo a aquellas cuentas del Plan que tendrn asociados conceptos de Flujo Efectivo, que permitirn la clasificacin de los movimientos en los Comprobantes Contables. Flujo Efectivo Conciliacin, se asigna a aquellas cuentas que estn asociadas a alguna cuenta SVS para la conciliacin. Una vez asignado este atributo tendr que indicar inmediatamente el concepto para Conciliacin de Flujo Efectivo que tendr asociado, el cual podr ser digitado o bien obtenido a travs del botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.
5-36
Contabilidad y Presupuestos Para modificar los Atributos de una cuenta, se deben eliminar todos sus movimientos y tambin los registros de apertura. Cuando una cuenta es definida a primer nivel como Patrimonio, a ltimo nivel se deber indicar si ser de Capital Propio, lo cual es utilizado exclusivamente al efectuar el comprobante de correccin monetaria.
Si en el Formato de Cuentas (Captulo 4.1 Parmetros) se ha definido uso de cdigo corto, el sistema solicita en este momento, adems de los atributos de las cuentas, el cdigo corto que tendr asociado la cuenta en definicin, el cual es opcional y de ser ingresado, podr tener un largo de hasta 4 dgitos. Este cdigo podr ser ingresado directamente al digitar las cuentas en los comprobantes contables, pulsando la tecla CTRL + el cdigo. Dependiendo de los parmetros que maneje la empresa (indicados en el proceso Bases Captulo 4), aparecern los atributos como habilitados o deshabilitados, debindose indicar para cada cuenta los correspondientes, segn su aplicacin. El hecho de asignar atributos a una cuenta, implica que al momento de imputar la cuenta en el comprobante contable, el sistema exige el ingreso de la informacin correspondiente a los atributos asociados. En algunos casos puede ser que no se hayan definido datos para completar sus atributos (Ej.: Centros de Costo, Presupuestos de Caja, etc.), o que el antecedente no se encuentre registrado, por lo que el sistema permitir crearlos directamente desde el comprobante.
En la medida que las cuentas van siendo ingresadas, se selecciona el botn OK, para registrarlas en el sistema y pasar a la siguiente definicin. Al finalizar el ingreso del total de las cuentas de ese tipo (Activo, Pasivo, etc)elegir el botn Cancelar, tras lo cual se presenta el Plan de Cuentas existente hasta ese momento, junto a la 2 Barra de Herramientas (Apndice B. Barras de Herramientas). La pantalla que aqu se despliega, es la misma que aparece al ingresar a este proceso una vez que se han definido cuentas. Ver Figura N 3. Figura N 3
) y sta a su vez, por un signo "+" o un signo Como puede observar, cada cuenta va precedida por el cono de una carpeta ( "-". Esto significa que cada carpeta precedida por un "+", contendr dentro de s cuentas a niveles inferiores, las que podrn visualizarse abrindolas con un clic sobre dicho signo; por el contrario, si se desea cerrar la carpeta, habr que hacer clic sobre el signo "-" que la precede.
Buscando una Cuenta

Si el Plan de Cuentas es muy extenso, se podr hacer uso del proceso de bsqueda a travs del cdigo o la descripcin de la cuenta. Para llevar a cabo la bsqueda se ingresa la descripcin en el cuadro ubicado inmediatamente a la derecha del botn Aplicar, o el cdigo en el campo que aparece ms a su derecha, sobre el Plan de Cuentas, luego se selecciona el botn Aplicar, para que se efecte la bsqueda.
DIGITACION Si la cuenta no se encuentra registrada en el sistema, se presenta un mensaje informndolo. Para salir de la opcin se utiliza el botn Salir.
5-37
Modificando una Cuenta

Para modificar una cuenta, primero hay que seleccionarla y luego elegir el botn Modificar que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B, al final de este manual). Una vez que esto ocurre, la informacin de la cuenta podr ser modificada ubicando el indicador del mouse en el campo correspondiente. Segn el nivel de la cuenta ser la informacin que podr ser modificada. Al finalizar elegir el botn OK para grabar los cambios.
Eliminando una Cuenta

Para Eliminar una cuenta, primero hay que seleccionarla y luego elegir el botn Eliminar que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B, al final de este manual). Una vez que esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin a travs de una consulta. Si la respuesta es afirmativa y la cuenta no tiene movimientos asociados, sta es eliminada en forma definitiva, de lo contrario permanece tal como estaba.
Imprimiendo el Plan de Cuentas

Para efectuar la emisin del Plan de Cuentas, ya sea a travs de la pantalla, la impresora o a un archivo al disco, se utiliza el botn Imprimir que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B, al final de este manual).
5-38
5.3.2 Planes de Cuenta Paralelos

Objetivo Crear Planes de cuenta paralelos, en base al Plan de cuentas de la empresa, con el fin de obtener informes , segn la clasificacin que se desee. Tal es el caso del Plan de Cuentas exigido por la S.V.S., el cual se define en esta opcin. Los planes de cuenta paralelos pueden asociarse, ya sea al plan de cuentas base de la empresa o a los consolidados. Para basar el Plan de cuentas paralelo en un plan de cuentas consolidado, se debe haber realizado el proceso de Consolidacin de empresas. Operatoria Al ingresar a este proceso por primera vez se presenta una pantalla en modo Agrega, donde se debe sealar el Plan de Cuentas que se usar como base para la definicin de los planes de cuentas paralelos. Este Plan puede ser el de Cuentas Base de la empresa en proceso, o el Plan de cuentas consolidado.
Creacin de un Nuevo Plan de Cuentas

1 Indicar el cdigo y nombre del nuevo plan. Ver Figura N 1. Figura N 1
Seleccionar la Base sobre la cual trabajar el Plan de Cuentas Paralelo. Si se selecciona como Base, el "Plan de cuentas consolidado", se despliega la lista de holding o empresas consolidadas, donde se debe elegir la que corresponda. Seleccionar el botn OK, con lo cual se presenta una nueva ventana en modo Agrega, donde habr que crear las cuentas que formarn este nuevo plan (ver Figura N 2), ingresando el cdigo y la descripcin correspondiente. Ej.: 110101 Depsito a Plazo.
5-39
En caso que existan cuentas definidas, se presentar la lista de ellas y se activarn los botones de la 2 Barra de Herramientas que permitirn Agregar nuevas cuentas, Modificar y/o Eliminar cuentas existentes. 4 5 Una vez creado el plan de cuentas paralelo, se da por finalizado el ingreso de cuentas con el botn OK y a continuacin se deber efectuar la asignacin de las cuentas desde el plan considerado como base, al nuevo plan de cuentas paralelo creado. Realizar la asignacin de cuentas desde la Base hacia cada una de las cuentas del Plan Paralelo. Para cada una de las cuentas del nuevo plan, se deben ir asignando tantas cuentas como se desee, del plan base. Para esto, se elige una cuenta del plan paralelo, se selecciona el botn Modificar y luego el botn Ok, tras lo cual se presentan dos ventanas, una de Cuentas an sin Asignar, que es donde aparecen las cuentas del plan de cuentas base y, otra de Cuentas Asignadas, que es donde van apareciendo las cuentas que se van asignado. Ver Figura N 3. Figura N 3
Para hacer asignaciones, se debe seleccionar la cuenta en la ventana de la izquierda y luego el botn Agregar>. Si la cuenta elegida ha sido asignada con anterioridad, el sistema lo advierte a travs de un mensaje, de lo contrario se traspasa a la Ventana del lado derecho. Para asignar todas las cuentas de una sola vez, se elige el botn Todos>> y, si se desea pasar un rango correlativo de ellas, habr que marcarlo haciendo clic sobre la primera y ltima cuenta, mientras se mantiene pulsada la tecla Shift.
5-40
Para asignar cuentas que no estn ubicadas en forma correlativa, stas se marcan haciendo clic sobre la deseada mientras se mantiene pulsada la tecla Ctrl. Si por algn motivo se asigna una cuenta que no corresponde, se podr hacer uso del botn <Elimina, para anular la asignacin, mientras que para quitar la asignacin de todas la cuentas se usa el botn <<Todos. Finalizado el proceso de asignacin, se selecciona el botn Salir, con lo cual el sistema cierra la pantalla de asignacin y regresa a la pantalla del plan de cuentas paralelo donde se podr continuar seleccionando cuentas, para efectuarles las asignaciones correspondientes.
Ingreso a esta opcin cuando existen Planes de Cuenta Definidos

Al ingresar a este proceso cuando existen Planes de Cuenta definidos, se presenta la lista de ellos y se activa la 2 Barra de herramientas, pudiendo Agregar, Modificar o Eliminar Planes de Cuenta.
DIGITACION
5-41
5.3.3. Ingreso Saldos de Apertura

Objetivo Permite el ingreso y mantencin de los saldos de apertura para cada una de las cuentas del plan de cuentas base de la empresa. Los saldos de apertura son aquellos con los que se inicia el perodo contable o en el caso que se comience a utilizar este software en un mes distinto al del perodo contable, corresponde a los saldos con que se termin el mes anterior. Dependiendo de los atributos de la cuenta, los saldos se ingresan al ltimo nivel de la cuenta o incluso, si la cuenta maneja auxiliar y controla documentos, se digitan los saldos de cada uno de ellos. Los saldos de apertura debern ingresarse por Area de Negocio, en la moneda base y en la moneda adicional de la cuenta, cuando corresponda. Operatoria Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla donde se deber indicar el ao del proceso del perodo contable, el Area de Negocios a la que se le ingresarn los saldos de apertura y la Moneda en que se valorizarn (el sistema propone la moneda base). Tanto el Area de Negocios, como la Moneda, ya sea su cdigo o descripcin, pueden ser elegidos desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de cualquiera de estos campos, o bien pueden ser digitados directamente, en este caso si el dato ingresado es nuevo el sistema da la alternativa de crearlo siguiendo los pasos indicados para estas tablas, en el Apndice D Tablas. En este punto, si no se desea continuar con el proceso, se debe seleccionar el botn Salir, por el contrario si todo est conforme se debe seleccionar el botn OK, ante lo cual se despliega el Plan de cuentas para que se ingresen los saldos y, se activa el botn Saldos de Apertura. Ver Figura N 1. Figura N 1
Si la cuenta no posee atributos de auxiliar, ni tipo de documento para ingresar los saldos, se selecciona la cuenta (ltimo nivel) y luego el botn Saldo de Apertura, se presenta una ventana con los datos de la cuenta, quedando activos los recuadros del Debe y Haber, donde deber ingresar el monto que corresponda (Ver Figura N 2). Figura N 2
5-42
Si la cuenta ingresada tiene asignados atributos tales como auxiliar, tipo de documentos, etc. entonces al ingresar a la cuenta se despliegan las pantallas correspondientes para el ingreso detallado del saldo, ya sea a nivel de auxiliar, documento o ambos. La forma de ingreso de los atributos es similar en todos los casos, ya que se presentan una a una las ventanas de ingreso del atributo en asignacin (por ejemplo Centros de Costo, Auxiliar, Instrumentos Financieros), en modo Agrega donde se debe ingresar el cdigo, descripcin y los antecedentes correspondientes al atributo (por ejemplo N documento, fecha de emisin y de vencimiento, en el caso que la cuenta controle documentos En las ventanas que se presentan a travs de todo este proceso, aparecen activos los botones OK para que el dato ingresado quede registrado, Cancela para anular o salir de una pantalla cuando el dato est registrado, Salir para salir del proceso o Saldos de apertura del registro elegido para ingresarle saldos. Ejemplo: Si la cuenta tiene atributo de Centro de Costo, Auxiliar y Control de documentos. Para ello, se deber primero seleccionar la cuenta y presionar botn Agrega donde aparece el 1er atributo, en este caso, primero se ingresa el Centro de Costo, luego el auxiliar y a continuacin, se ingresan uno a uno los documentos correspondientes a dicho Auxiliar, con los respectivos Saldos de Apertura al Debe y Haber. Ver Figura N 3. Al terminar el ingreso de los Saldos de Apertura, se selecciona la tecla Cancela, con lo cual se presenta una lista con los documentos y los respectivos saldos de apertura, pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminar documentos. Al Salir de esta ventana, se despliega la lista de auxiliares asociados al Centro de Costo de la Cuenta en definicin, pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminar Auxiliares. Al Salir de la ventana de Auxiliares, se despliega la lista de Centros de Costo asociados a la Cuenta, pudiendo Agregar, Modificar o Eliminar Centros de Costo, al salir de esta ventana, se despliega el plan de cuentas. Figura N 3
Dentro de cualquier lista de Ingreso de Saldos, estar activa la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B. Barra de Herramientas), a travs de la cual se podrn Agregar, Modificar y/o Eliminar antecedentes.
DIGITACION
5-43
5.4 Auxiliares
Objetivo Permitir la definicin de antecedentes de los auxiliares, ya sean personas naturales o empresas (clientes, proveedores y empleados), con las cuales opera habitualmente la compaa en todo su proceso de gestin administrativa (Contabilidad, Clientes, Proveedores, Inventario y Facturacin, Puntos de Venta Sucursales, etc.). Previo al ingreso de antecedentes de Auxiliares, es ideal contar con datos en las Tablas Bsicas (ver Apndice D al final de este manual), lo cual permitir efectuar una mantencin rpida y eficiente de los Auxiliares. Esto no quita que si en algn momento un determinado dato que no se encuentra registrado en una tabla pueda ser creado directamente desde este proceso. Operatoria Al ingresar a esta opcin cuando an no se han definido antecedentes para esta tabla, se presenta una pantalla de auxiliares en blanco (Figura N 1) y se activa la 2 barra de herramientas, donde a travs del botn Agregar ( ), podr dar inicio al ingreso de informacin del primer auxiliar. Figura N 1
En la medida que los auxiliares vayan siendo ingresados, irn apareciendo en una lista en esta misma pantalla.
Ingresando un Nuevo Auxiliar

Cuando el botn Agregar ( ) es seleccionado se despliega una nueva pantalla con las distintas carpetas de antecedentes de los auxiliares, para que sea ingresada la informacin referente a cada uno de ellos. Ver Figura N 2
5-44 Figura N 2
La cantidad de carpetas que se presenten variar conforme a la clasificacin que tenga el Auxiliar, lo que ser indicado mas adelante en el punto respectivo. Es importante tener en cuenta que junto a las carpetas de Auxiliares desplegadas en pantalla, se presentan tambin los botones de la 2 Barra de Herramientas, los cuales se activarn una vez que los antecedentes del auxiliar, que se est ingresando, sean grabados, ya sea a travs del botn Grabar o al pasar a otra carpeta. A continuacin se analizar por separado cada una de ellas:
Carpeta Datos Bsicos

En esta carpeta se ingresan los antecedentes personales del Auxiliar y su clasificacin como tal (Figura N 3), es decir, si ser considerado como Cliente, Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor u otra categora. Figura N 3
Lo primero que habr que indicar en esta carpeta es el Cdigo con el cual se identificar al Auxiliar dentro de la empresa, el cual podr ser de tipo alfanumrico y tendr un largo mximo de 10 caracteres.
DIGITACION
5-45
La tabla de Auxiliares es compartida en los distintos sistemas que forman la lnea WinnerGroup, por lo tanto el cdigo que se le asigne al auxiliar ingresado, es muy importante pues lo har nico dentro de la base de datos de la empresa. A continuacin habr que ingresar todos los antecedentes personales del auxiliar en definicin: Nombre, Nombre de Fantasa, RUT, Telfonos, Anexo, Cd. Area, Fax, Cod Area, Giro, Pas, Regin, Ciudad, Comuna, Direccin, Nmero y Departamento, Cdigo Postal, Casilla Postal, Direccin E-Mail y del sitio Web, en caso que el auxiliar disponga de una pgina en Internet. Si el auxiliar pertenece a la Ciudad de Santiago, luego de ingresar el campo Ciudad, se activa el botn "Map City" (junto al N de la direccin), el cual le permitir tener acceso, a travs de Internet, al mapa de pases y ciudades que le permitir buscar en el mapa la ubicacin fsica de la calle indicada. El contar con la informacin del E-mail del Auxiliar, permitir al usuario enviarle un correo electrnico en cualquier momento. Para ello tendr que seleccionar el botn del Correo que aparece a la derecha de este campo y luego en la ventana desplegada escribir el correo y despacharlo. Al igual que en el caso anterior, el contar con la direccin del sitio Web del auxiliar, permitir al usuario, a travs de la seleccin del botn que aparece a la derecha de este campo, accesar la pgina del Auxiliar en Internet. Para hacer uso de los botones de conexin al correo electrnico e Internet, debe contar con los sistemas Microsoft Outlook y Microsoft Internet Explorer, en sus ltimas versiones. Al observar esta carpeta de Datos Bsicos podr ver que los campos Giro, Pas, Ciudad y Comuna, tienen a su derecha un botn de bsqueda ( ), lo cual se debe a que estos antecedentes son estndares y se encuentran definidos en las tablas respectivas, por lo tanto podrn ser digitados directamente, as como tambin podrn ser obtenidos al elegir este botn y seleccionarlos desde la lista que se presenta en pantalla (ver Apndice A.1 Botones). El campo Regin podr ser ingresado directamente, o bien podr ser obtenido desde la nmina predefinida que proporciona el sistema al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo. Si por algn motivo se requiere ingresar un dato que no se encuentra registrado en el sistema, podr hacerlo directamente desde este proceso, indicando el Cdigo o Descripcin que le corresponde y luego respondiendo en forma afirmativa a la consulta desplegada en pantalla. La forma de operar a continuacin ser conforme a lo indicado en el Apndice D. Tablas Bsicas WinnerGroup. En conjunto con los antecedentes anteriores, habr que sealar tambin el estado del Auxiliar en definicin, el cual podr ser: Activo o no Activo. El hecho de que un Auxiliar se encuentre activo permitir, por ejemplo que ste pueda ser asociado a las cuentas correspondientes, al momento de ingresar los movimientos en los comprobantes contables, de lo contrario no podr ser considerado. Otro caso similar se da por ejemplo: al desactivar un Cliente que no ha cumplido con los pagos, un Proveedor que no cumple con las fechas de entrega, etc. El campo Bloqueado, se encuentra reservado para posteriores aplicaciones, por lo tanto su utilizacin en este momento no es aplicable al sistema. Clasificacin de un Auxiliar Indicados los antecedentes anteriores, habr que sealar la Clasificacin del Auxiliar, de acuerdo a la siguiente tabla: Cliente, Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor u Otro. La clasificacin que se efecte depende exclusivamente de la relacin que tenga su empresa con el Auxiliar. ) que aparece a la izquierda de categora Para realizar la seleccin de una clasificacin, se hace clic sobre la Caja de Chequeo ( elegida (ver Apndice A.1 Botones). Al clasificar a un Auxiliar como Cliente, se activarn las carpetas: Contactos, Ventas, Despacho, Cobranza, Impuestos y Notas. Bajo cualquier otra clasificacin se activarn slo las carpetas Contactos, Impuestos y Notas. Un auxiliar podr pertenecer a una o a varias clasificaciones a la vez, segn su situacin frente a la empresa. Por ejemplo un Cliente, podr ser Distribuidor y Proveedor, o un Empleado podr tener esta clasificacin y a la vez ser Cliente. Una vez indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso. Cualquiera sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada. Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, el sistema regresa a la pantalla anterior y despliega el Cdigo y Nombre del Auxiliar en una lista en la pantalla. Ver Figura N 4.
5-46 Figura N 4
Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea accesar y el sistema confirmar la grabacin. Para seleccionar una carpeta determinada, tendr que hacer clic sobre la solapa o lengeta donde parece el nombre que la identifica, para que sta se presente en la pantalla.
Carpeta Contactos
Se activa bajo cualquier clasificacin de Auxiliar. En esta carpeta se ingresan los antecedentes de aquellas personas que representarn al Auxiliar frente a su empresa, es decir con quienes se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera. Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, al ingresar a esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas, que permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar contactos. Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes del Contacto: Nombre, Telfonos, Fax, E-mail y Cargo. Este ltimo podr ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Cargos, a travs de la seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha. Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la Carpeta de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje Use este Check...... Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs del botn Correo que all se presenta. En caso que el cargo no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquier antecedente que forme parte de las Tablas. (Ver Apndice D. Tablas Bsicas). Luego de ingresados los antecedentes se podr optar por la opcin OK, para registrar el ingreso o Cancelar, para anularlo. Los antecedentes se irn desplegando en una lista en pantalla a medida que van siendo ingresados. Ver Figura N 5. Figura N 5
DIGITACION
5-47
En caso que la lista de contactos sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que aparece en blanco sobre los antecedentes del contacto. Para Modificar o Eliminar un Contacto, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn correspondiente, en la 2 Barra de Herramientas.
Carpeta Ventas
Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente. En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes comerciales del cliente (Figura N 6), partiendo por la condicin de venta bajo el cual se opera con l, el monto de crdito autorizado, la categora en que se encuentra, la zona y el canal a que pertenece, la lista de precios a la cual est asociado, hasta llegar al o los vendedores que lo atienden. Figura N 6
La Condicin de Venta, as como Categora del cliente, Zona, Canal y Lista de Precios, son antecedentes que forman parte de las tablas de datos, por lo tanto podrn ser digitados directamente, o bien podrn ser accesados desde las tablas, a travs de la seleccin de los botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos. En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas. Para asociar al Cliente los vendedores que lo atendern habr que hacer clic en el botn Editar Vendedores, esto har que se active el botn de Listas Desplegables que aparece bajo el campo Cdigo y, que al ser seleccionado despliega la nmina de vendedores para que se elija desde all el deseado. Una vez elegido, podr continuar con la seleccin de otros vendedores haciendo clic en la lnea siguiente y seleccionando otro vendedor tal como se hizo en el caso anterior. Una vez asociados todos los vendedores, seleccionar el botn Vendedores OK (este botn aparece en la misma posicin donde aparece Editar Vendedores). Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso, no obstante habiendo grabado la informacin a travs del botn del diskette que aparece en la 2 Barra de Herramientas: Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, el sistema regresa a la pantalla anterior y despliega el Cdigo y Nombre del Auxiliar en una lista en la pantalla. Al optar por pasar a otra carpeta, tendr que grabar la informacin y luego seleccionar aquella que se desea accesar.
Carpeta Despacho
Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente. Los datos aqu ingresados se utilizan principalmente en los sistemas Inventario y Facturacin y Puntos de Venta Sucursales. En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes que se requieren para el despacho de mercaderas al cliente.
5-48
Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, en esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas, que permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar lugares de despacho. Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes para el Despacho: Nombre del lugar, Direccin, Comuna, Ciudad, Pas, Telfono, Fax y Atencin. Pudiendo obtener la Comuna, Ciudad y Pas, desde las tablas que se despliegan al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos. Si por algn motivo, uno de estos antecedentes no se encuentra registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquier antecedente que forme parte de las Tablas. Luego de haber sealado los antecedentes, podr optar por la opcin Cancelar para anularlo u OK para registrar el ingreso, con lo cual se despliega la lista de los despachos (ver Figura N 7). Figura N 7
En caso que la lista de lugares de despacho sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que aparece en blanco sobre los antecedentes del lugar de Despacho. Para Modificar o Eliminar un lugar de Despacho, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn correspondiente, en la 2 Barra de Herramientas.
Carpeta Cobranza
Se activa solamente bajo la clasificacin de "Cliente". En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes para la cobranza al cliente (Figura N 8), partiendo por el nombre del Cobrador que la llevar a cabo, la Direccin, Comuna, Ciudad y Pas en que lo efectuar, adems del telfono y el da del mes en que el cliente efecta los pagos a sus proveedores. Figura N 8
DIGITACION
5-49
El Cobrador, as como la Comuna, Ciudad y Pas, son antecedentes que forman parte de las tablas de datos, por lo tanto podrn ser digitados directamente, o bien podrn ser accesados desde las tablas, a travs de la seleccin de los botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos. En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas (ver Apndice D. Tablas Bsicas). Una vez indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso. Cualquiera sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada. Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, el sistema regresa a la pantalla anterior y despliega el Cdigo y Nombre del Auxiliar en una lista en la pantalla. Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea accesar y el sistema confirmar la grabacin.
Carpeta Impuestos
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del Auxiliar y, siempre y cuando se disponga de Inventario y Facturacin. Permite indicar si los impuestos manejados por la empresa afectan o no al Auxiliar. Al ingresar a esta carpeta se presenta la lista de impuestos disponibles, tal como muestra la siguiente figura: Figura N 9
Para indicar si un tipo de impuesto afecta o no al cliente, habr que hacer clic en la columna afecto, justo en la celda que corresponde al impuesto. Esto generar que se active un botn de listas desplegables, el cual al ser elegido presentar dos opciones: Si o No, debiendo seleccionar all la correspondiente. Sea cual sea la asignacin de Afecto o No afecto, quedar registrada de inmediato en el sistema.
Carpeta Notas
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del auxiliar. A travs de ella se podrn mantener comentarios o anotaciones referentes al auxiliar en definicin (ver Figura N 10).
5-50 Figura N 10
Finalizado el ingreso de las anotaciones tendr que elegir el botn Grabar, para que stas queden registradas en el sistema. Al Salir del proceso, el Auxiliar agregado aparecer dentro de la lista de Auxiliares, tal como aparece en la Figura N 4.
Modificando un Auxiliar
Para modificar un Auxiliar, tendr que seleccionarlo desde la lista de Auxiliares (Figura N 4) y luego elegir el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando la Ficha del Auxiliar se presente en pantalla, podr realizar las modificaciones requeridas, operando de la misma forma que se indic en el punto anterior Ingresando un Nuevo Auxiliar.
Eliminando un Auxiliar
Este proceso podr ser efectuado siempre y cuando el Auxiliar no tenga movimientos asociados. Para ello deber ubicar el indicador del mouse sobre l, seleccionar el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas y luego confirmar la eliminacin. Si el Auxiliar no tiene movimientos asociados, se borra automticamente; de lo contrario, el sistema advierte a travs de un mensaje que el auxiliar tiene movimientos asociados.
Impresin del Informe de Auxiliares

Emite un informe global o parcial de Auxiliares. Para hacerlo en forma global, bastar con elegir el botn Imprimir desde la 2 Barra de Herramientas. Para hacerlo en forma parcial, tendr que elegir aquellos Auxiliares que desea incluir en el informe, haciendo clic sobre los deseados mientras se mantiene pulsada la tecla Shift (para rangos continuos) o Control (para la seleccin de Auxiliares alternados), y luego elegir el botn Imprimir desde la 2 Barra de Herramientas. La emisin del informe tambin podr ser efectuada a travs de la Pantalla o bien a un archivo a Disco. La forma de operar con las opciones de impresin se describe detalladamente al final de este manual en el Apndice B, 2 Barra de Herramientas. En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:
DIGITACION
5-51
Informe Ejemplo de la Lista de Auxiliares

Empresa Demo Softland Ltda. 7 de Lnea 1247 Demostracin Providencia Santiago 10.100.100-1
Fecha: Pgina:
29/03/2000 1
Auxiliares
Cdigo 00000010 00000020 00010001 00010004 00020001 00020002 1 10 11266966 11266967 123 13313 2 3 4 5 6 7 78200300 7878 79020000 8 80002000 84472400 88000000 89015200 89277000 9 90970000 92667000 93390000 93441000 96511570 96514950 99061000 Descripcin CLIENTES NO HABITUALES PROVEEDORES NO HABITUALES PEREZ OYARCE MAURICIO TORRES ALFARO JOSE F. MARIA I. BOLTERS PEDRO P. BOLTERS CONFECCIONES LAYSE ALMACENES COMERCIALES S.A. YASMN GATICA M. NOEMA VERA POBLETE EMPRESA CASERS LUIS ENRIQUEZ E HIJOS BOUTIQUE KARINAE S.A. CONFECCIONES LA PORTADA BOUTIQUE REYNALD TIENDAS RIQUELEME S.A. FABRICA DE CONFECCIONES ASTAWWA NIESE Y CIA. LTDA. RHEIN LTDA AGRICOLA LOS QUELTEHUES S.A. AGRICOLA EL PEASCO ABUSLEME Y CIA. LTDA. DISTRIBUIDORA CCSS ENTAC. S.A. VESTUARIO DE NIOS LTDA. IMPORFORM LTDA. BERTTONI S.A FABRICA DE CONFECCIONES HILAR ESTETIC DINAMIC LTDA. COMERCIAL EL ALBA LTDA. ESPER Y CIA. LTDA. MULTITIENDAS DEGUIE S.A. TRINITONIC LTDA. INDUSTRIA Y COM. REMIS S.A. ENVASES PLASTICOS LTDA.
5-52
5.5 Presupuestos
Objetivo Permite realizar presupuestos de Caja y Operacin, que podrn ser comparados, posteriormente, con los movimientos reales, en los informes de Control de Presupuestos (ver Captulo 8.10 Presupuestos). Operatoria Al seleccionar este proceso se presentan las alternativas de ingreso de Presupuestos de Caja u Operacional (ver Figura N 1), cuya aplicacin se describe en los captulos siguientes: Figura N 1
5.5.1 Presupuestos de Caja

Objetivo Permite realizar por cada Area de Negocios de la empresa, Presupuestos de Caja para el perodo contable, los que podrn ser comparados con los movimientos reales. Los conceptos de Presupuesto de Caja, se definen en el proceso Digitacin, Tablas, Conceptos de Caja, explicados en el Apndice D. Tablas al final de este manual. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla donde se debe sealar el Perodo Contable, el Area de negocios a presupuestar, la moneda en que se valorizar y el Concepto de Caja a considerar y si se presupuestar a nivel de Centro de Costo. Si todo est conforme, se selecciona el botn OK, ante lo cual se despliega una ventana con todos los meses del ao, donde se deben ingresar al Debe o al Haber los montos a presupuestar en el mes correspondiente. Ver Figura N 1. Figura N 1
Ingresados los montos, se podr seleccionar el botn Totales, para visualizar los totales generales en la parte inferior de la lista, al Debe y al Haber.
DIGITACION
5-53
5.5.2 Presupuesto Operacional

Objetivo Presupuestar las cuentas, por Area de Negocios y para un Centro de Costo en particular o para el Global de la empresa, al nivel que se desee. El Presupuesto Operacional puede ser comparado posteriormente, con los movimientos reales ingresados a travs de los comprobantes, informndose de sus desviaciones en el Informe de Control Presupuestos. (Ver Captulo 8.10.1.2). Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla donde se debe sealar el perodo contable, el rea de negocios a presupuestar, la moneda en que se valorizar, el nivel y cdigo de la cuenta y si el presupuesto se realizar en forma global (se considera toda el Area de Negocios), o para un centro de costo especfico (se debe ingresar o solicitar el centro de costo desde la tabla que aparece al seleccionar la flecha del lado derecho de esta celda). Una vez indicada la informacin y si todo est conforme, se despliega una ventana con todos los meses del ao, donde se deben ingresar al Debe o al Haber los montos a presupuestar en el mes correspondiente. Ver Figura N 1. Figura N 1
Ingresados los montos, se podr seleccionar el botn Totales, para visualizar los totales generales en la parte inferior de la lista, al Debe y al Haber. Una cuenta puede ser presupuestada a un solo nivel.
5-54
5.6 Tablas
Al ingresar se despliega un submen de tablas, a travs del cual se podr realizar la mantencin correspondiente y en forma individual a cada una de ellas (ver Figura N 1): Figura N 1
El detalle y descripcin acerca del uso de estas Tablas, se describe detalladamente en el Apndice D. Tablas WinnerGroup. Le recomendamos ver el ndice de este captulo, para ubicar los puntos respectivos y obtener la informacin requerida.
PROCESOS
6-1
6. Procesos
Objetivo Esta opcin de men, concentra una serie de procesos contemplados en este sistema de Contabilidad. Operatoria Al seleccionar esta opcin, se despliega un men de bajada (ver Figura N 1), donde se presenta la lista de procedimientos que desde aqu podrn ser llevados a cabo, y que se explican detalladamente a travs de todo este captulo.
Figura N 1
6.1 Generacin y Eliminacin del Perodo Contable

Objetivo Permite llevar a cabo la creacin del perodo contable, eliminar un perodo y realizar reproceso de aperturas. Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega un submen que da acceso a los procesos mencionados, los cuales se describen en forma detallada a continuacin (ver Figura N 1): Figura N 1
6-2
6.1.1 Generacin y Eliminacin del Perodo Contable

Objetivo Generar un nuevo perodo contable, conservando el perodo actual, utilizando el mismo Plan de Cuentas y Tablas en general. - Con el cierre del perodo se generan las aperturas del nuevo ao, dejando en cero las cuentas de resultado. Dichas aperturas podrn listarse a travs de la impresin del plan de cuentas (informes-Listado del Plan de Cuentas) con la opcin de Saldos de Aperturas. - Al realizar la generacin de un nuevo perodo, el sistema solicita cuentas para dejar el resultado del ejercicio (los saldos de las cuentas de resultado quedarn traspasados a esta cuenta patrimonial denominada por lo general Cuenta de Resultado del Ejercicio). - El sistema solicitar una cuenta de Resultado del ejercicio por cada moneda que maneje la empresa. Operatoria Si es la primera vez que se ejecuta este proceso, significa que el sistema mantendr el ao anterior (cerrado) y generar el nuevo ao contable. El perodo donde se efectu el cierre de ao, podr ser consultado y modificado, lo que es importante destacar es que al realizar una modificacin en el perodo anterior (cerrado) es necesario realizar el proceso que se detalla ms adelante denominado Reproceso de Aperturas, pues el sistema calcular los nuevos montos despus de la modificacin y por lo tanto generar nuevas aperturas del nuevo perodo contable. Antes de realizar el cierre del perodo se debe tener respaldo de la informacin, pues se trata de un proceso irreversible y por lo tanto cualquier trmino anormal que tenga durante el proceso es necesario subir el respaldo que se posee. De todas formas al entrar a esta opcin el sistema despliega el mensaje correspondiente y se deber indicar si se posee o no respaldo para continuar con el proceso. Ver Figura N 1. Figura N 1
En las cuentas de resultado del ejercicio indicado, quedar el saldo de todas las cuentas de resultado del perodo anterior. Ingresada esta informacin se selecciona el botn OK, para llevar a cabo el proceso. Mientras es efectuado, se presenta una ventana que indica que se est realizando el Cierre del perodo actual y luego inicia las Aperturas para el nuevo ao. Posteriormente el sistema despliega el mensaje Proceso Finalizado.
PROCESOS
6-3
6.1.2 Reproceso de Apertura

Objetivo Permite actualizar los saldos de apertura del perodo actual, cuando se han realizado modificaciones en los movimientos del perodo anterior. Es importante aclarar que al efectuar modificaciones en el perodo anterior, no se modifican automticamente los saldos de apertura del nuevo perodo, sino que se debe efectuar este proceso para dicho efecto. Operatoria Consiste en volver a procesar el cierre del perodo anterior para recalcular aperturas. Dado que este proceso es irreversible, antes de llevarlo a cabo el sistema confirma la existencia de respaldo de informacin. Al igual que en la opcin anterior, solicitar las cuentas donde se dejarn los resultados, por cada una de las monedas que se manejan (ver Figura N 1), debiendo indicar para cada una de ellas, en la columna cuenta, el cdigo de la cuenta a utilizar para saldar en cada moneda las cuentas de Resultados. Figura N 1
Al seleccionar el botn OK, se efecta el proceso correspondiente y el sistema sale de l automticamente.
6-4
6.2 Correccin monetaria

Objetivo Llevar a cabo la Correccin Monetaria, ya sea emitiendo un reporte slo informativo o generando adicionalmente el voucher contable correspondiente. - Esta opcin se habilita solamente si dentro de los parmetros (captulo 4.1), se encuentra activa la opcin Correccin Monetaria. - Antes de efectuar este proceso, si la empresa maneja cuentas con Correccin Monetaria, IPC, Monedas e Instrumentos Financieros, debe verificar que las Tablas de datos de estos atributos se encuentren actualizadas al momento de efectuar este procedimiento. Operatoria Este proceso presenta dos alternativas que se seleccionan a travs del botn de listas desplegables que aparece a la derecha del campo Informe de Correccin Monetaria Informativa (Figura N 1). Figura N 1
Ellas son:
Informe de Correccin Monetaria Informativa: que permite emitir un Libro de Inventario y Balance sin generar
movimientos contables, es decir aparecen los movimientos calculados, pero no son registrados por el sistema, ya que su finalidad es slo informativa, por ejemplo para revisin.
Informe de Correccin Monetaria Generando Voucher (comprobante), que emite el Libro de Inventario y Balance generando adems, un comprobante con todos los movimientos contables provenientes del clculo de Correccin Monetaria, actualizando los saldos de las cuentas. En este caso se genera un comprobante por cada Area de negocios.
Para cualquiera de los casos se debe indicar la fecha para el clculo de la correccin monetaria, y luego seleccionar el botn Siguiente, con lo que se despliega un mensaje que confirma si se encuentran actualizadas las Tablas de IPC, Monedas y equivalencias, Instrumentos Financieros y sus Valores. Si la respuesta es afirmativa, se lleva a cabo la Correccin correspondiente, de lo contrario abandona el proceso. Si el sistema detecta errores en el proceso (por ejemplo: falta informacin en las tablas), genera un archivo de errores y se activa la 2 Barra de herramientas (Ver Apndice B), que permite grabarlo a disco, Imprimir los errores en papel o Visualizarlos en pantalla, de tal forma que se puedan corregir los errores y, posteriormente llevar a cabo la Correccin Monetaria. Luego se debe indicar la informacin necesaria para la generacin del informe, que difiere segn sea Informativo o Generando Voucher, en lo siguiente:
PROCESOS
6-5
Informe con Correccin Monetaria Informativa

Luego que el sistema realiza la correccin, se despliega una ventana donde se deben indicar las opciones para la emisin del informe, se debe sealar si se emite en forma Consolidada o por Area de Negocios, y si se consideran las cuentas de todos los niveles o de uno en especial, en este ltimo caso se debe indicar adems el nivel requerido. En caso de ingresar a la Correccin Monetaria Informativa, cuando este proceso ha sido realizado en otra oportunidad y se ha generado el informe correspondiente, el sistema despliega un mensaje indicando que existe el informe, y solicita confirmar si se desea entrar directo a l. Si la respuesta es afirmativa se despliega la pantalla donde se indican las alternativas para la emisin del informe, de lo contrario se efecta el proceso de correccin completo.
Informe con Correccin Monetaria Generando Voucher (Comprobante)

Se despliega una pantalla donde se debe indicar el N del comprobante contable, el tipo (Traspaso, Ingreso, Egreso) y el N correlativo interno, segn su tipo. Luego se debe sealar la cuenta de Revalorizacin del Capital Propio y las contracuentas de Correccin monetaria, que sern utilizadas durante este proceso al generar el comprobante contable, para las cuentas de activo, pasivo, y patrimonio. Ver Figura N2. Figura N 2
Los cdigos o descripciones de la cuenta de Revalorizacin del Capital Propio y contracuentas, podrn ser ingresados directamente o bien obtenerse desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos. Al finalizar podr optar por continuar el proceso, a travs del botn Siguiente, regresar a la pantalla Anterior, o bien abandonar el proceso con el botn Cancelar. De continuar, el sistema realiza los clculos de la correccin monetaria, y luego se despliega una ventana donde se deben indicar las opciones para la emisin del informe. En ella hay que sealar si ste ser emitido en forma Consolidada o por Area de Negocios, y si se consideran la cuentas de todos los niveles o de uno en especial, en este ltimo caso se debe indicar adems el nivel. En ambos casos, luego de indicar la informacin respecto al informe, se activa la 2 Barra de herramientas (Ver Apndice A.2), pudiendo emitir el informe a un archivo al disco, visualizarlo en pantalla o imprimirlo en la impresora. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
6-6
LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCE

CON CORRECCION MONETARIA al 31/03/2000 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Descripcin Saldo Contable Cantidad Tipo Indice CM CM --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1-0-0-00 ACTIVOS 57,090,043.00 1-1-0-00 FONDOS FIJOS 20,579.00 1-1-1-00 CUENTA CAJA 20,579.00 1-1-1-01 CAJA DISPONIBLE (35,421.00) Sin CM 1-1-1-02 FONDO FIJO 56,000.00 Sin CM 1-2-0-00 BANCOS 5,487,411.00 1-2-1-00 BANCOS DEPOSITO MON. EXTRANJ. 10,693,206.00 1-2-1-01 ABN TANNER BANK 331,351.00 (56,173.46) Moneda Apertura-1991 440,850.00 Moneda 345.2500 Febrero-1991 (56,000.00) (56,000.00) Moneda 345.2500 Marzo-1991 Abril-1991 CITY BANK Apertura-1991 Marzo-1991 Abril-1991 BANCO DO BRASIL Apertura-1991 Febrero-1991 Marzo-1991 Abril-1991 BANCOS DEPOSITO MON. NACIONAL BANCO CHILE : : (60,000.00) 6,501.00 1,112,052.00 1,043,270.00 50,000.00 18,782.00 9,249,803.00 2,551,042.00 (255,000.00) 6,910,000.00 43,761.00 (5,205,795.00) 305,000.00 (173.46) 144.55 144.55 (234,985.83) (255,000.00) 20,014.17 Moneda Moneda Moneda Moneda Moneda Moneda Moneda Moneda Moneda Moneda Moneda Sin CM : : (5,585,000.00) Sin CM 345.2500 345.2500 345.2500 345.2500 345.2500 345.2500 345.2500 345.2500 345.2500
1-2-1-02
1-2-1-03
1-2-2-00 1-2-2-01
5-1-1-02 COSTO DE VENTAS 5-1-1-03 5-1-2-00 5-1-2-02 5-1-3-00 5-1-3-01 5-1-3-02 5-1-3-03 5-1-3-04 5-1-3-05 5-1-3-06 5-1-3-07 5-1-4-00 5-1-4-01 5-2-0-00 5-2-1-00 5-2-1-01 5-2-1-02 5-2-1-03
HONORARIOS (810,554.00) Sin CM GASTOS OPERACION VENTAS (2,185,000.00) PUBLICIDAD (2,185,000.00) Sin CM GASTOS FIJOS ADMINISTRACION (3,945,944.00) ARRIENDOS (1,500,000.00) Sin CM ARTICULOS DE ASEO (90,000.00) Sin CM GASTOS LUZ (214,022.00) Sin CM TELEFONOS (131,170.00) Sin CM GASTOS DE COMPUTACION (399,802.00) Sin CM GASTOS PRODUCCION (1,351,984.00) Sin CM GASTOS MANTENCION (258,966.00) Sin CM INTERESES FINANCIEROS (10,553.00) INTERESES PAGADOS (10,553.00) Sin CM CORRECCIN MONETARIA (400,183.00) CORRECCION MONETARIA (400,183.00) CORRECCION MONETARIA ACTIVOS 1,814,448.00 Sin CM CORRECCION MONETARIA PASIVOS (1,700,000.00) Sin CM CORRECCIN MONETARIA CAP.PROPIO (514,631.00) Sin CM ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total General 87,094,920.00
PROCESOS
6-7
Fecha : Pgina :
30/07/2000 1
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Correccin Valor Trans. Fluctuacin Valor Actual Acciones + CM Monetaria Valor --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(123,880,624.00) (61,481,624.00) 0.00 20,579.00 0.00 20,579.00 0.00 (35,421.00) 0.00 56,000.00 (111,166,043.00) (105,678,632.00) (111,166,043.00) (100,472,837.00) (19,725,237.00) (19,393,886.00) (440,850.00) 0.00 (19,278,000.00) (19,334,000.00) 114.00 (59,886.00)
(6,501.00) (1,062,147.00) (1,043,270.00) (95.00) (18,782.00) (90,378,659.00) (2,551,042.00) (87,783,750.00) (106.00) (43,761.00) 0.00 0.00 : : 0.00 0.00
0.00 49,905.00 0.00 49,905.00 0.00 (81,128,856.00) 0.00 (88,038,750.00) 6,909,894.00 0.00 (5,205,795.00) 305,000.00 : : (5,585,000.00) (810,554.00)
0.00 (2,185,000.00) 0.00 (2,185,000.00) 0.00 (3,945,944.00) 0.00 (1,500,000.00) 0.00 (90,000.00) 0.00 (214,022.00) 0.00 (131,170.00) 0.00 (399,802.00) 0.00 (1,351,984.00) 0.00 (258,966.00) 0.00 (10,553.00) 0.00 (10,553.00) 0.00 (400,183.00) 0.00 (400,183.00) 0.00 1,814,448.00 0.00 (1,700,000.00) 0.00 (514,631.00) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(133,983,975.00) (41,580,098.00)
Para el caso de la Correccin Monetaria Generando Voucher, se crea adems el comprobante contable correspondiente, el cual puede ser visualizado a travs de la herramienta de comprobante que aparece en la 4 Barra de Herramientas (Ver Apndice B. Barra de Herramientas). Ver Figura N 3.
6-8
Figura N 3
- Al ingresar a este proceso, una vez que se ha efectuado la Correccin Monetaria Generando Voucher, el sistema confirma si se desea reversar la correccin anterior. Esto significa que se reversa la contabilizacin anterior, dado que se calcula nuevamente la Correccin Monetaria desde el inicio del perodo, hasta la fecha en que se est solicitando. - Una respuesta afirmativa, har que se realice la correccin nuevamente, una negativa, cancela el proceso.
PROCESOS
6-9
6.3 Ajuste por Diferencia de Cambio

Objetivo Permite incorporar automticamente el ajuste por diferencia de cambio que se produce en las empresas que llevan su contabilidad basndose en moneda extranjera, lo que significa que este proceso podr calcular las diferencias producidas por el cambio de moneda durante un perodo de tiempo dejndolas registradas en un comprobante contable. - Este proceso se habilitar solamente si en los parmetros (captulo 4.1), se encuentra activa la opcin Ajuste por Diferencia de cambios. - Las cuentas tanto para la Diferencia de Cambio como las de Cuadre deben ser ingresadas y definidas con anterioridad en el proceso Ingreso de Cuentas (Captulo 5.3.1 de este manual) Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta la pantalla de la Figura N 1, donde se despliegan todas las monedas registradas en el sistema, las cuales debern ser asociadas a una cuenta contable, con el fin de que el monto del ajuste sea cargado o abonado a las cuentas de diferencia de cambios. Figura N 1
Para cada moneda desplegada, deber indicar la siguiente informacin: Cuenta Diferencia de Cambio: Indique la cuenta donde abonar o cargar el resultado del monto producido por un ajuste de diferencia de cambio. Su ingreso se efecta ya sea digitndolo directamente, o bien obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de cada campo. El sistema desplegar las cuentas cuadre para los distintos tipos de monedas desplegados en pantalla, las cuales fueron definidas con anterioridad en el captulo 5.3.1 Ingreso de Cuentas descrito en este manual. Estas cuentas son utilizadas cuando los movimientos y el saldo no alcanzan en un slo comprobante.
Cuenta Cuadre:
Adems podr indicar si desea un nmero de lneas por comprobantes distinto al que fue definido en el proceso Parmetros (carpeta Contabilizacin). Para ello deber seleccionar la caja de chequeo que aparece a la izquierda de este campo y en el campo siguiente ingresar el N de lneas requerido. Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente, tras lo cual se despliega la pantalla (Figura N 2), donde tendr que indicar informacin necesaria para generar el comprobante y los documentos para el ajuste.
6-10
Figura N 2
Fecha:
Ingrese la fecha a considerar en el proceso. El sistema validar que sta se encuentre dentro del perodo contable.
Numeracin Automtica: A travs de la seleccin de la caja de chequeo que aparece a la izquierda de este campo, podr indicar si la numeracin del comprobante ser automtica o no. En caso que no sea automtica (desactivada), se activarn los campos: Correlativo y N Interno. En ambos casos, bastar con hacer clic sobre la lupa que aparece a la derecha de estos campos, lo cual desplegar la numeracin disponible en el sistema. Documentos para Ajustes Documento: I. Financiera: Ingrese el cdigo del documento para ajuste por diferencia Ingrese el cdigo o nombre del Instrumentos Financiero a considerar. Este ingreso podr ser realizado digitndolo directamente, o bien seleccionado desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda (ver Apndice D. Tablas). Ingrese el cdigo del Detalle de Gasto a considerar para el ajuste. Este ingreso podr ser realizado digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda (ver Apndice D. Tablas). Ingrese el cdigo del Centro de Costo a considerar para el ajuste. Este ingreso podr ser realizado digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda (ver Apndice D. Tablas).
Detalle Gastos:
Centro Costos:
En esta pantalla, tambin podr optar por los botones: Atrs que le permitir volver a la pantalla anterior, Salir para abandonar el proceso, o Terminar, para generar los ajustes respectivos. En caso que los movimientos estn actualizados con respecto a los cambios de las monedas, no se generar el ajuste.
PROCESOS
6-11
6.4 Conciliacin Bancaria

Objetivo Llevar a cabo el proceso de Conciliacin Bancaria, partiendo por el ingreso de la situacin inicial de la empresa, pasando por el ingreso de Cartolas o Captura de Cartolas Magnticas o de Bancos, hasta llegar a la generacin del Informe de Conciliacin. Cualquiera de estos procesos podr ser llevado a cabo a travs de la seleccin de la opcin Conciliacin Bancaria, que se presenta en el men Procesos:
La aplicacin y funcionalidad de cada una de estas opciones se describe en forma detallada a travs de todo este captulo.
6.4.1 Ingreso Situacin Inicial

Objetivo Definir la situacin de la empresa al momento de la implementacin de la conciliacin bancaria, es decir, la informacin de la ltima cartola conciliada y los movimientos del mayor que no han sido conciliados en cartolas anteriores. Operatoria Al ingresar por primera vez se presenta la pantalla de la Figura N 1, donde se ingresa la situacin inicial de la empresa en cada una de las cuentas con atributo de conciliacin bancaria. Figura N 1
6-12
Los antecedentes solicitados son: Cuenta: En este campo se ingresa la cuenta para la cual se indicar el detalle del inicio de la conciliacin. El sistema slo aceptar el ingreso de cuentas con atributo de Conciliacin Bancaria. Este ingreso podr efectuarse digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda (Ver Apndice A.1 Botones). Ingresada la cuenta el sistema desplegar la moneda. Si la cuenta ya tiene una situacin inicial ingresada, entonces se presenta en pantalla toda su informacin, para efectuarle mantencin. De lo contrario, habr que ingresar la informacin respectiva en las siguientes carpetas:
Carpeta Ultima Cartola Conciliada

En esta carpeta se efecta el ingreso y modificacin de la ltima cartola del banco, conciliada en forma manual (por fuera del sistema). Si la cuenta elegida ya tiene ingresada una cartola, sta podr ser modificada o eliminada a travs de los comandos de la 2 Barra de Herramientas, de lo contrario habr que ingresar lo siguiente: N Cartola: Fecha Desde/Hasta: Saldo Inicial/Final: Corresponde al nmero de la ltima cartola conciliada para la cuenta en cuestin. Corresponde al rango de fechas a considerar. Se debe ingresar, tanto el inicio como el trmino del perodo. Ingresar los montos Inicial y Final reflejados en la cartola. El Saldo Final ser propuesto como Saldo Inicial por el sistema, al momento de ingresar una nueva cartola para la misma cuenta.
Carpeta Movimientos Iniciales del Mayor

Permite el ingreso, modificacin y eliminacin del detalle de los movimientos del mayor, pendientes de ser conciliados, los cuales sern usados en la conciliacin de futuras cartolas. Figura N 2. Figura N 2
Al ingresar se presenta el Saldo de la ltima Cartola, el Monto que an no ha sido conciliado y el Saldo de la conciliacin. Para llevar a cabo el proceso habr que indicar: Ultimo mes Conciliado: En este campo se ingresa el mes y ao a partir del cual se indicarn los movimientos del mayor pendientes de conciliar. Todos los movimientos anteriores al mes y ao aqu indicado quedarn conciliados, lo cual ser advertido en un mensaje por pantalla despus de haber indicado el mes.
Montos del Mayor no Conciliados al...: Habr que indicar por cada movimiento la Fecha, el Tipo y Nmero de Documento, Monto al Debe o al Haber y Glosa. Arriba a la derecha de esta carpeta, se presenta la resultante de Debes-Haberes, de estos movimientos, no conciliados (no incluidos en la ltima cartola). Al finalizar el ingreso, seleccionar el botn OK, para que la informacin quede registrada en el sistema. A partir de este momento podr continuar con el ingreso de la situacin inicial de otra cuenta o bien abandonar el proceso a travs de la opcin Salir, ubicada en la 2 Barra de Herramientas.
PROCESOS
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6.4.2 Ingreso de Cartolas

Objetivo Permitir el ingreso, modificacin y/o eliminacin de las cartolas bancarias asociadas a una cuenta. Operatoria Al ingresar al proceso se presenta la pantalla de la Figura N 1, donde habr que partir indicando la cuenta a la cual se le ingresarn las cartolas. Este ingreso podr efectuarse digitando directamente su cdigo o descripcin, en el campo respectivo, o bien, seleccionando la cuenta desde la lista que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece a la derecha. Figura N 1
A continuacin seleccionar el ao y tipo de cartola a considerar (Todas, slo las Conciliadas, las No Conciliadas). Habiendo indicado estos antecedentes, seleccionar al botn Agrega, desde la 2 Barra de Herramientas, para proceder al ingreso del detalle de la cartola. Cuando esto ocurre, se despliega la ventana de la Figura N 2, donde lo primero que se indica es el nmero de la cartola. Si el sistema detecta que este nmero ya se encuentra registrado, lo advierte a travs de un mensaje y vuelve a solicitarlo. Figura N 2
Si todo est conforme, se procede al ingreso de: Saldo inicial $: Corresponde al monto inicial de la cartola. De existir una cartola anterior, este monto ser el saldo final de dicha cartola y adems ser propuesto por el sistema, dando la opcin de mantenerlo o modificarlo.
6-14 Fecha Desde/Hasta: Saldo Informado: Corresponden a la fecha de inicio y cierre de la cartola. Se ingresa en este campo el saldo final de la cartola.
Para la impresin de la cartola, habr que indicar si se imprimen o no los movimientos No Conciliados, a travs de la caja de chequeo que se despliega a la izquierda del texto "Imprime Slo Mvtos. No Conciliados". Ingresada toda la informacin, se podr optar por ingresar el detalle de los Movimientos en la Cartola a travs del botn Mov. Cartola o por regresar a la pantalla anterior a travs del botn Volver. Cualquiera sea el caso, el sistema confirma su grabacin. Al optar por el botn Mov. Cartola, se presenta la pantalla de la Figura N 3, donde en el subformulario "Movimientos" se ingresa el detalle de cada uno de los movimientos ocurridos. Por cada uno de ellos habr que indicar: Fecha del movimiento, Tipo y Nmero de Documento al que se referencia y el Cargo o Abono, segn corresponda. El resto de los campos del movimiento los llenar el sistema luego de efectuar la conciliacin. Figura N 3
Si los movimientos indicados estn efectivamente ingresados en la Contabilidad, entonces aparecer un VB en la columna Con, indicando que ha quedado conciliado el movimiento, luego se completar automticamente el resto de la lnea con la informacin relacionada con el comprobante contable (N de Comprobante en el Mayor, N de lnea del movimiento y Ao del Mayor). Si el movimiento no ha sido ingresado en la Contabilidad, la celda de la columna Con, correspondiente a ese movimiento, aparecer en blanco. El ingreso de movimientos en una cartola de conciliacin, puede ser efectuado en cualquier momento, con el fin de mantener actualizado el estado de conciliacin de la cartola. Finalizado el ingreso, podr optar por grabar los movimientos a travs del botn OK, salir del detalle de movimientos a travs del botn Volver o por llevar a cabo la conciliacin a travs del botn Conciliar. Al llevar a cabo el proceso de conciliacin a travs del botn Conciliar, el sistema verifica entre otras cosas, que el saldo de la cartola respecto a los movimientos ingresados, cuadre con el Saldo Informado en el encabezado de la misma, o que los movimientos ingresados en la cartola se encuentren conciliados con el mayor. Si esto no ocurre, el sistema informa a travs de un mensaje el problema que est ocurriendo, de tal forma que pueda ser corregido. Una vez que se han ingresado movimientos para conciliar, se podrn modificar los antecedentes, eliminar alguno de ellos o bien emitir un informe impreso, todo esto gracias a los botones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas. En este momento y en todas las pantallas donde se encuentre activo el botn Imprimir, se podr emitir la Cartola Bancaria, tal como muestra el informe ejemplo en la imagen siguiente:
PROCESOS
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Informe Ejemplo de Cartola Bancaria

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Cartola Bancaria Cuenta N Cartola Fecha Desde Fecha Hasta : : 1-2-2-02 105 01/01/2000 31/01/2000 BANCO DE SANTIAGO NO CONCILIADA Saldo Anterior Saldo Final : Fecha : Pgina : 05/12/2002 1
: $
$ 10.000.000 1.000.000
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------FECHA TIPO DCTO. NDCTO. CARGO ABONO SALDO $ $ $ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1 19-01-2000 Cheque 5050 0 7,500,000 17,500,000 2 20-01-2000 Cheque 900 1,500,000 0 16,000,000 3 21-01-2000 Cheque 4422 2,300,000 0 13,700,000 4 22-01-2000 Cheque 6789 0 5,000,000 18,700,000 5 23-01-2000 Cheque 890 2,500,000 0 16,200,000
Finalizado el ingreso de movimientos y/o de la conciliacin, podr regresar a los procesos anteriores a travs de la seleccin el botn Volver. Si se ingresaron Cartolas, la pantalla mostrar una lista de ellas (ver Figura N 4). Figura N 4
En esta pantalla se activan los botones: Ir a..., que permite el ingreso a una cartola (la que se encuentre seleccionada), pudiendo llevar a cabo la conciliacin, as como la impresin de la cartola, la modificacin y/o eliminacin de sus movimientos. Conciliar, despliega un subformulario tal como se muestra en la Figura N5, donde podr seleccionar el perodo contable a conciliar y si desea conciliar slo cartolas No conciliadas o Todas las cartolas del perodo. Indicada la informacin, pulse el botn Ejecutar Conciliacin para dar inicio al proceso. Esta opcin puede demorar mucho tiempo, por lo que es recomendable dejar ejecutando este proceso en una estacin dedicada.
6-16
Figura N 5
Tambin se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas, que permitirn Agregar una nueva cartola, modificar y/o eliminar una de las desplegadas en la lista. Adems se encuentra activo el botn Salir, el cual le permitir abandonar el proceso.
PROCESOS
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6.4.3 Informe de Conciliacin

Objetivo Emite un informe con el estado de la conciliacin bancaria, el cual se realizar considerando los comprobantes contabilizados hasta una determinada fecha y hasta una cierta cartola ingresada por el usuario. Operatoria Al ingresar se presenta la pantalla de la Figura N 1, donde habr que ingresar la cuenta a la cual pertenece la cartola a informar y la fecha hasta la cual se considerarn los comprobantes contables. Figura N 1
Ingresada la informacin, el sistema desplegar en pantalla una lista con las cartolas y las fechas desde/hasta consideradas y se activar el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al Disco, por Impresora o por Monitor. Este informe proporciona informacin acerca de la situacin del mayor a la fecha dada y a continuacin un detalle de los movimientos del mayor que no estn conciliados con los de las cartolas (cuyo saldo se resta) y los movimientos de la cartola que no estn en el mayor (cuyo saldo se suma). Ver informe ejemplo en pgina siguiente:
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Informe de Conciliacin
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DELINEA 1247 DEMOSTRACIN PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha : Pgina : 08/08/2002 1
Informe Conciliacn Bancaria al 31/Diciembre/2000 Cuenta: 1-2-2-01 BANCO DE CHILE
Documentos del Mayor No Conciliados al 31 Diciembre 2000 DCTO N MVTO GLOSA N CPTE $ Saldo Cuenta Mayor al 31/Diciembre/2000 00000013 00000089 00000136 00000116 00000090 00000009 00000113 00000112 00000092 00000091 00000094 00000093 00000066 00000066 00000066 0 00000111 00000118 00000057 00000126 00000129 00000117 08/01/2000 03/02/2000 12/02/2000 09/02/2000 03/02/2000 04/01/2000 09/02/2000 09/02/2000 03/02/2000 03/02/2000 03/02/2000 03/02/2000 28/01/2000 28/01/2000 28/01/2000 31/12/1999 09/02/2000 09/02/2000 28/01/2000 17/02/2000 17/02/2000 09/02/2000 8,296,172 9,000,000 7,250,887 4,300,000 2,500,000 650,000 -46,630 -186,534 -189,272 -285,122 -320,752 -358,650 -490,332 -506,018 -565,513 -702,517 -1,250,000 -1,251,685 -1,350,000 -1,500,000 -2,500,000 -3,500,000 -5,350,000 3,347,862 6 MONTO 3,086,628 VA DP CH CH 1222 10012000 88715 88711 1,250,000 150,000 -12,535 -46,630 1,340,835 FECHA MONTO
DP 16022000 1 Traspaso de Fondos DP 3022000 1 Traspaso de Fondos CH 456366 1 Prstamo DP 9022000 1 Traspaso de Fondos DP 3022000 1 Traspaso de Fondos CH 7711 2 CH/7711 FC/3456 CH 778482 2 Cancelacin a Proveedores CH 778481 2 Cancelacin a Proveedores CH 778473 2 Cancelacin a Proveedores CH 88752 2 Cancelacin a Proveedores CH 778474 2 Cancelacin a Proveedores CH 88753 2 Cancelacin a Proveedores CH 778456 22 Pago Cheque Lquido a Pagar CH 778460 17 Pago Cheque Lquido a Pagar CH 778458 20 Pago Cheque Lquido a Pagar VA 1222 2 Intereses Bco. Chile CH 778480 2 Cancelacin a Proveedores CH 4663663 2 Pago Prstamo Banco CH 88720 2 Traspaso a Caja CH 778487 2 Cancelacin a Proveedores CH 789666 2 Compra de Acciones CH 125366 2 Impuestos Varios Documentos del Mayor no registrado en Cartolas Banco Documentos Cartola No Contabilizados al N CARTOLA Saldo Segn banco al N MVTO. 31/diciembre/2000 31/diciembre/2000
Hasta Cartola N DCTO.
6 1 6 3 6 4 6 2 Documento de Cartolas Banco no contabilizado en Mayor Situacin al 31/diciembre/2000
Saldo Mayo Documentos de Cartolas Bancos No Contabilizados en Mayor Total Mayor Saldo Banco Documentos No Registrados en Banco Total Banco
8,296,172 1,340,007 9,637,007 3,086,628 3,347,862 6,434,490
PROCESOS
6-19
6.4.4 Captura de Cartolas Magnticas

Objetivo Permitir la captura de Cartolas Bancarias, provenientes de un archivo ASCII. Operatoria Al ingresar a este proceso, se presenta la pantalla de la Figura N 1, donde se ingresa el cdigo o descripcin de la cuenta a la cual ser asociado el archivo, y luego el nombre del archivo donde se encuentra la cartola magntica. El cdigo o nombre de la cuenta se digita directamente en el campo correspondiente, o bien se obtiene desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos. En cuanto al archivo, tambin se elige el botn de bsqueda, luego se indica el directorio en el cual se encuentra y finalmente se selecciona o digita su nombre para que sea ledo por el sistema y asociado a la cuenta elegida. Figura N 1
Dentro de esta pantalla est activo el botn Imprime Estructura, el cual tras ser seleccionado abrir una pgina HTML, donde dar a conocer la estructura que tendr que tener el archivo que se captura. Para comprobar que la captura se realiz en forma exitosa, ingrese al proceso "Ingreso de cartolas" (Captulo 6.4.2) y elegir la cuenta a la que le fue asociada. Finalizada la captura de una cartola, podr optar por continuar con otra captura o bien por Salir. En caso que haya inconsistencia en los datos capturados, el sistema emitir un informe con el detalle del error.
6-20
6.4.5 Captura Cartola Banco

Objetivo Permite capturar cartolas magnticas desde una entidad Bancaria, conforme al formato establecido por dicha institucin. Operatoria Al ingresar a esta opcin se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde se muestran los logotipos de distintas entidades bancarias que podrn ser accesadas a travs de este proceso. Figura N 1
En este momento se encuentra activa la conexin con el Banco BBVA, Santander Santiago y el Banco de Chile, una vez que se ha elegido la opcin respectiva haciendo clic sobre ella, despliega la pantalla (ver Figura N2) con las alternativas a seguir: Figura N 2
Para seleccionar cualquiera de ellas, haga clic sobre el cono que la representa.
Conexin Pgina Web Banco

Al seleccionar este botn, el sistema abrir su explorador Internet y lo ubicar en la pgina WEB del Banco elegido, donde tendr acceso a toda la informacin que dicha entidad ofrezca, permitiendo as consultar y capturar su cartola bancaria en un archivo de texto.
PROCESOS
6-21
Captura de Cartola Banco

Al seleccionar este botn podr capturar archivos o cartolas de cuentas corrientes del banco elegido anteriormente. Ver Figura N 3. Figura N 3
Al optar por esta alternativa, tendr que sealar: Cuenta Banco: Seleccione la cuenta corriente a considerar para la captura de cartolas, desde la lista que se presenta al presionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo. Estas cuentas debern ser ingresadas previamente en la opcin siguiente: Parmetros de Captura. Indique la direccin y nombre del archivo donde se encuentran los datos. Ver Figura N 4. Figura N 4
Archivo:
Al finalizar podr optar por el botn Abrir, tras lo cual el sistema abre el Block de Notas mostrando en un archivo de texto la cartola capturada o Cancelar para abandonar la operacin.
Definicin Parmetros de Captura de Cartola Banco

A travs de la seleccin de este botn tendr que definir parmetros para la captura de cartolas, los cuales son:
6-22
Figura N 4
Pgina Web:
Ingrese el sitio Web de la entidad bancaria a consultar.
N de Dgitos para los Documentos: Corresponde al nmero de dgitos que sern considerados para parear con los n ltimos dgitos del documento en la cartola. Cuenta Banco: Digite el nmero de cuenta corriente desde la cual se efectuar la captura.
Cuenta Contable: Ingrese la Cuenta Contable Banco a considerar. Estas cuentas debern ser ingresadas a ltimo nivel y tendrn que manejar conciliacin. Este ingreso se efecta ya sea digitndolo directamente, o bien obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este campo. Una vez ingresada la informacin seleccione el botn Guardar, para que el sistema almacene la informacin. Para abandonar el proceso seleccione el botn Salir.
PROCESOS
6-23
6.5 Consolidacin de Empresas

Objetivo Obtener informacin consolidada de las empresas que se desee, permitiendo formar diversos grupos de empresas y, posteriormente emitir los reportes que se indican en este submen. Operatoria Al seleccionar esta opcin, se despliega un submen de bajada (ver Figura N 1), donde se presenta la lista de opciones relativas a la consolidacin Figura N 1
6.5.1. Definicin de Empresas a Consolidar

Objetivo Generar distintos Holding seleccionando las empresas que conformarn cada uno de ellos. Los planes de cuentas de las empresas seleccionadas en consolidacin, deben ser homlogos, ya que las cuentas iguales se sumarn. Operatoria Al ingresar a este proceso por primera vez, se despliega una pantalla donde se debe sealar el nombre que se le dar al holding, que corresponde a aquel con el cual se identificarn todas las empresas del grupo consolidado. Una vez que ste es ingresado, se despliegan dos ventanas, una para las Empresas que an no han sido seleccionadas y otra para empresas seleccionadas. Para pasar empresas de una ventana a la otra, se debe seleccionar la empresa y luego uno de los botones de flechas que indican a la izquierda o a la derecha, segn corresponda. Ver Figura N 1. Figura N1
La empresa en la cual se est trabajando se considera como base del holding, por lo tanto siempre aparecer en la ventana de Empresas Seleccionadas. Elegidas las empresas que conformarn el holding, se selecciona el botn Salir, tras lo cual se despliega una lista de los holding creados hasta ese momento. Adems se activa la 2 Barra de Herramientas, que permite agregar, modificar o eliminar holding (Ver Apndice B). Esta pantalla es la misma que se presenta al ingresar a este proceso una vez que se han definido holding de empresas con anterioridad.
6-24
6.5.2. Consolidacin de Empresas

Objetivo Ejecutar los clculos de la consolidacin y generar la informacin consolidada que es necesaria para la emisin de los informes. En este proceso, para el clculo de saldos consolidados, se suman las cuentas iguales, por lo que es necesario que los planes de cuenta sean homlogos. Operatoria Al ingresar se presenta una lista de los holding existentes, y la fecha de la ltima consolidacin, la cual aparece en blanco si el proceso an no ha sido llevado a cabo. Al elegir uno de ellos y seleccionar el botn OK, se presenta la ventana que indica el nombre del holding a consolidar y, el sistema solicita la fecha de consolidacin. Luego que sta es ingresada, seleccionar el botn OK, para que el proceso sea llevado a cabo. Finalizada la consolidacin, se despliega la pantalla con la lista de holding y aparece la fecha de la ltima consolidacin en el holding respectivo. Ver Figura N 1. Figura N 1
PROCESOS
6-25
6.5.3. Balance Consolidado

Objetivo Emitir el informe de Balance Consolidado de un holding, tomando como base la informacin obtenida en el proceso consolidacin de empresas. Este balance ser emitido, solamente si existen holding de empresas. Operatoria Al ingresar se presenta una lista de los holding existentes, en ella se debe elegir aqul al cual se le va a emitir el Balance Consolidado. Elegido el holding, sealar si se considerarn todas las cuentas (Global) o un rango de ellas, en este ltimo caso, habr que indicar a adems el rango "Desde/Hasta" a considerar. A continuacin elegir el botn OK, con lo cual se despliegan una serie de parmetros que condicionan el informe. Ver Figura N 1. Figura N 1
Estos parmetros son: Ao y mes del cual se emite el Balance. Moneda en que se valorizar. Si la moneda es distinta de la base, se considerarn slo las cuentas cuya moneda adicional sea la indicada. Si la moneda es la base, podr optar por incluir o no las columnas "Dbito y Crdito Acumulado en Moneda Adicional" a travs de la seleccin del botn de chequeo que precede al campo "Incluye columnas en Moneda de Origen". Plan de cuentas a considerar, puede ser el Base de la empresa o uno paralelo; si es el Base se debe sealar tambin, el nivel de las cuentas; si es paralelo, se debe sealar el nombre del plan paralelo a considerar. Cualquiera sea el Plan de Cuentas seleccionado, se debe indicar si se consideran todas las cuentas del plan, o slo aquellas que hayan tenido movimientos. Deber seleccionar mediante el botn de opciones, el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier otra impresora en forma horizontal.
Una vez definidos todos los parmetros seleccionar el botn OK, tras lo cual se activa la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), pudiendo emitir el informe a disco, visualizarlo en pantalla o bien imprimirlo en papel a travs de la impresora. En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de informe de Balance Consolidado:
6-26
Balance Consolidado, se consideran las cuentas con movimientos del Plan de Cuentas Base y, a ltimo nivel
GRUPO 1
Balance de Comprobacin y Saldos Consolidado

Mes/Ao : Marzo/2000 Moneda : PESOS --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Cuenta Descripcin Dbitos del Mes Crditos del Mes Saldo del Mes --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1-0-0-00 ACTIVOS 38,321,060.00 18,610,596.00 19,710,464.00 1-1-0-00 FONDOS FIJOS 20,000.00 71,378.00 (51,378.00) 1-1-1-00 CUENTA CAJA 20,000.00 71,378.00 (51,378.00) 1-1-1-01 CAJA DISPONIBLE 20,000.00 71,378.00 (51,378.00) 1-1-1-02 FONDO FIJO 0.00 0.00 0.00 1-2-0-00 BANCOS 17,600,000.00 8,770,428.00 8,829,572.00 1-2-1-00 BANCOS DEPOSITO MON. EXTRANJ. 14,100,000.00 300,000.00 13,800,000.00 1-2-1-01 1-2-1-02 1-2-1-03 1-2-2-00 1-2-2-01 1-2-2-02 1-2-2-03 1-3-0-00 1-3-1-00 1-3-1-01 1-3-1-02 ABN TANNER BANK CITY BANK BANCO DO BRASIL BANCOS DEPOSITO MON. NACIONAL BANCO CHILE BANCO DE SANTIAGO BANCO SUD AMERICANO CUENTAS CORRIENTES CUENTA CORRIENTE CLIENTES CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES CTA.CTE. CLIENTES NO HABITUALE : : CUENTAS DE GASTOS GASTOS COSTOS OPERACIONALES REMUNERACIONES COSTO DE VENTAS HONORARIOS GASTOS OPERACION VENTAS 0.00 100,000.00 14,000,000.00 3,500,000.00 100,000.00 3,400,000.00 0.00 19,996,600.00 19,996,600.00 17,596,600.00 2,400,000.00 : : 14,587,860.00 14,587,860.00 8,439,802.00 5,117,582.00 2,500,000.00 822,220.00 700,000.00 120,000.00 0.00 180,000.00 8,470,428.00 0.00 8,470,428.00 0.00 696,000.00 696,000.00 696,000.00 0.00 (120,000.00) 100,000.00 13,820,000.00 (4,970,428.00) 100,000.00 (5,070,428.00) 0.00 19,300,600.00 19,300,600.00 16,900,600.00 2,400,000.00
5-0-0-00 5-1-0-00 5-1-1-00 5-1-1-01 5-1-1-02 5-1-1-03 5-1-2-00 5-1-2-01 5-1-2-02 5-1-3-00 5-1-3-01 5-1-3-02 5-1-3-03 5-1-3-04 5-1-3-05 5-1-3-06 5-1-3-07 5-1-4-00 5-1-4-01
629,492.00 629,492.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
13,958,368.00 13,958,368.00 8,439,802.00 5,117,582.00 2,500,000.00 822,220.00 700,000.00
ESTUDIO DE MERCADO 0.00 0.00 0.00 PUBLICIDAD 700,000.00 0.00 700,000.00 GASTOS FIJOS ADMINISTRACION 5,426,952.00 629,492.00 4,797,460.00 ARRIENDOS 1,700,000.00 0.00 1,700,000.00 ARTICULOS DE ASEO 180,000.00 0.00 180,000.00 GASTOS LUZ 71,378.00 0.00 71,378.00 TELEFONOS 91,740.00 0.00 91,740.00 GASTOS DE COMPUTACION 139,034.00 0.00 139,034.00 GASTOS PRODUCCION 2,726,868.00 629,492.00 2,097,376.00 GASTOS MANTENCION 517,932.00 0.00 517,932.00 INTERESES FINANCIEROS 21,106.00 0.00 21,106.00 INTERESES PAGADOS 21,106.00 0.00 21,106.00 : : : : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total 54,241,550.00 54,241,550.00 0.00 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PROCESOS
6-27
Fecha : Pgina :
10/11/2000 1
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Dbitos Acumulados Crditos Acumulados Saldo Deudor Saldo Acreedor --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------196,269,506.00 61,846,164.00 (134,423,342.00) 790,600.00 161,378.00 (629,222.00) 790,600.00 161,378.00 (629,222.00) 528,600.00 161,378.00 (367,222.00) 262,000.00 0.00 (262,000.00) 27,954,694.00 14,790,430.00 (13,164,264.00) 22,170,324.00 922,000.00 (21,248,324.00)
881,700.00 2,186,540.00 19,102,084.00 5,784,370.00 1,120,364.00 4,664,006.00 0.00 43,377,536.00 43,377,536.00 40,977,536.00 2,400,000.00 : : 26,734,024.00 26,734,024.00 14,088,204.00 8,585,984.00 4,170,000.00 1,332,220.00
232,000.00 0.00 690,000.00 13,868,430.00 0.00 13,868,430.00 0.00 696,000.00 696,000.00 696,000.00 0.00 : : 26,104,532.00 26,104,532.00 14,088,204.00 8,585,984.00 4,170,000.0 1,332,220.00 4,370,000.00
(649,700.00) (2,186,540.00) (18,412,084.00) 8,084,060.00 (1,120,364.00) 9,204,424.00 (42,681,536.00) (42,681,536.00) (40,281,536.00) (2,400,000.00)
629,492.00 629,492.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
4,370,000.00
0.00 0.00 4,370,000.00 0.00 4,370,000.00 8,254,714.00 629,492.00 7,625,222.00 3,000,000.00 0.00 3,000,000.00 180,000.00 0.00 180,000.00 161,378.00 0.00 161,378.00 262,340.00 0.00 262,340.00 799,604.00 0.00 799,604.00 3,333,460.00 629,492.00 2,703,968.00 517,932.00 0.00 517,932.00 21,106.00 0.00 21,106.00 21,106.00 0.00 21,106.00 : : : : --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------224,336,160.00 224,335,344.00 26,104,532.00 26,103,716.00 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6-28
6.5.4 Balance Tributario Consolidado

Objetivo Emitir el informe de Balance Tributario Consolidado, en base a la informacin obtenida en el proceso de la consolidacin de empresas. Este Balance ser emitido, solo si existen holding de empresas. Operatoria Al ingresar se presenta una lista de los holding existentes, en ella se debe elegir aqul al cual se le va a emitir el Balance Tributario Consolidado. Elegido el holding, sealar si se considerarn todas las cuentas (Global) o un rango de ellas, en este ltimo caso, habr que indicar a adems el rango "Desde/Hasta" a considerar. A continuacin elegir el botn OK, con lo cual se despliegan una serie de parmetros que condicionan el informe. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Estos parmetros son: Ao y mes en que se emite el Balance. Moneda en que se valorizar. Si la moneda es distinta de la base, se considerarn slo las cuentas cuya moneda adicional sea la indicada. Si la moneda es la base, podr optar por incluir o no las columnas "Dbito y Crdito Acumulado en Moneda Adicional" a travs de la seleccin del botn de chequeo que precede al campo "Incluye columnas en Moneda de Origen". Plan de cuentas a considerar, puede ser el Base de la empresa o uno paralelo; si es el Base se debe sealar tambin, el nivel de las cuentas; si es paralelo, se debe sealar el nombre del plan paralelo a considerar. Cualquiera sea el Plan de Cuentas seleccionado, se debe indicar si se consideran todas las cuentas, o slo aquellas que hayan tenido movimientos y adems los saldos negativos van o no entre parntesis. Deber seleccionar mediante el botn de opciones, el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matiz de punto, o en cualquier otra impresora en forma horizontal.
Definidos todos los parmetros seleccionar el botn OK, tras lo cual se activa la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), pudiendo emitir el informe a disco, visualizarlo en pantalla o bien imprimirlo en papel a travs de la impresora. En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de informe de Balance Tributario Consolidado:
PROCESOS
6-29
Balance Tributario Consolidado, se consideran slo las cuentas con movimientos del Plan de Cuentas Base y, a 2 nivel.
GRUPO 1
Balance Tributario Consolidado

Mes/Ao : Moneda : Marzo/2000 PESOS
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VALORES ACUMULADOS SALDOS Cdigo Dbitos Crditos Deudor Acreedor --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1-0-0-00 ACTIVOS 196,269,506.00 61,846,164.00 (134,423,342.00) 1-1-0-00 FONDOS FIJOS 790,600.00 161,378.00 (629,222.00) 1-2-0-00 BANCOS 27,954,694.00 1-3-0-00 CUENTAS CORRIENTES 1-4-0-00 DOCUMENTOS POR COBRAR 1-5-0-00 CTA. CTE. PERSONAL 1-6-0-00 VALORES MOBILIARIOS 1-7-0-00 ACTIVOS FIJOS 58,770,562.00 1-8-0-00 IMPTO. AL VALOR AGREGADO 1-9-0-00 EXISTENCIAS 10,465,054.00 3-0-0-00 PASIVO 742,800.00 3-1-0-00 PROVEEDORES 742,800.00 3-2-0-00 CUENTAS POR PAGAR 3-3-0-00 PASIVO CORTO PLAZO 3-4-0-00 PASIVO LARGO PLAZO 3-5-0-00 RETENCIONES 0.00 3-6-0-00 CUENTAS DE CUADRE 3-9-0-00 CAPITAL 0.00 4-0-0-00 INGRESOS 589,830.00 4-1-0-00 INGRESOS 589,830.00 4-2-0-00 14,790,430.00 43,377,536.00 600,004.00 816.00 11,657,270.00 0.00 42,652,970.00 7,840,000.00 115,014,320.00 5,468,222.00 0.00 0.00 0.00 133,220.00 0.00 84,620,000.00 46,845,368.00 32,845,368.00 0.00 84,620,000.00 46,255,538.00 32,255,538.00 0.00 4,792,878.00 20,000,000.00 133,220.00 4,792,878.00 20,000,000.00 34,958,356.00 (2,625,054.00) 114,271,520.00 4,725,422.00 696,000.00 0.00 0.00 3,400,000.00 (58,770,562.00) (7,694,614.00) (13,164,264.00)
(42,681,536.00) (600,004.00) (816.00) (8,257,270.00)
OTROS INGRESOS 0.00 14,000,000.00 14,000,000.00 5-0-0-00 CUENTAS DE GASTOS 26,734,024.00 629,492.00 26,104,532.00 5-1-0-00 GASTOS 26,734,024.00 629,492.00 26,104,532.00 5-2-0-00 CORRECCION MONETARIA 0.00 0.00 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Sub Total 224,336,160.00 224,335,344.00 26,104,532.00 26,103,716.00 Prdidas/ Ganancias -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total General 224,336,160.00 224,335,344.00 26,104,532.00 26,103,716.00 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6-30
Fecha : Pgina :
10/11/2000 1
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------INVENTARIO RESULTADOS Activo Pasivo Prdida Ganancia --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(134,423,342.00) (629,222.00)
(13,164,264.00) (42,681,536.00) (600,004.00) (816.00) (8,257,270.00) (58,770,562.00) (7,694,614.00) (2,625,054.00) 114,271,520.00 4,725,422.00
4,792,878.00 20,000,000.00 133,220.00
84,620,000.00 46,255,538.00 32,255,538.00
26,104,532.00 26,104,532.00
14,000,000.00
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 (20,151,822.00) 26,104,532.00 46,255,538.00 20,151,822.00 20,151,006.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 0.00 46,255,538.00 46,255,538.00 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PROCESOS
6-31
6.5.5 Clasificado y Estado de Resultado Consolidado

Objetivo Definir y emitir variados "Balances Generales Clasificados y el Estados de Resultados Consolidados", de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Por ejemplo, se puede generar un informe de acuerdo a las exigencias de la Superintendencia de Valores y Seguros (S.V.S.), utilizando el Plan de cuentas definido para este efecto.
Operatoria Al ingresar se presenta una lista de los holding existentes, en ella se debe elegir aqul al cual se le va a emitir el Balance General Clasificado y el Estado de Resultado Consolidado. Luego se despliega la lista de informes que podrn ser emitidos. El procedimiento a seguir a partir de este momento, es el mismo que se explica en el Captulo 8.7.4 Clasificado y Estado de Resultado, de este manual, por lo tanto le recomendamos seguir los procedimientos all explicados.
6-32
6.6 Flujo Efectivo

Objetivo Permite Organizar las cuentas contables para la obtencin del Estado de Flujo de Efectivo y la Conciliacin entre el Resultado del Ejercicio y el Flujo Operacional. (El mtodo utilizado por el sistema para la confeccin de este informe es el llamado Directo). Adems incluye la codificacin propuesta por la Superintendencia de Valores y Seguros para cada uno de los conceptos de Flujo de Efectivo y Conciliacin, los que pueden ser modificados, o eventualmente agregar nuevos cdigos de acuerdo a las necesidades existentes. Tambin podr llevar a cabo la emisin de los informes de estado de Flujo Efectivo, Conciliacin de Flujo Efectivo, Anlisis de Comprobantes para Clasificacin y Movimientos Clasificacin por Conceptos. Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega el submen de bajada con las opciones que se muestran en la siguiente figura:
6.6.1 Conceptos de Flujo Efectivo

Objetivo Permite el ingreso y mantencin de todos los Conceptos que se utilizarn para la clasificacin de los movimientos de los comprobantes que incluyan movimientos con cuentas que tengan atributo de Flujo Efectivo. El sistema trae predefinidos los Conceptos de Flujo Efectivo que actualmente existen y que fueron definidos por la Superintendencia de Valores y Seguros, conforme a tres agrupaciones clasificadas segn el Flujo Originado por: Actividades de Financiamiento, Inversin u Operacin. Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N 1) donde el sistema solicitar ingresar el tipo de agrupacin considerado para la mantencin de Flujo de Efectivo. Este ingreso podr efectuarlo digitando directamente la agrupacin, o bien seleccionndola desde la lista que se presenta al elegir el botn de bsqueda, ubicado a la derecha del campo. Figura N 1
PROCESOS
6-33
Ingresada la agrupacin a considerar, el sistema despliega una lista con todos los conceptos predefinidos por la Superintendencia para esa agrupacin. Adems se activa la 2 Barra de Herramientas, donde podr Agregar nuevos conceptos, Modificar y/o Eliminar los existentes e Imprimir un listado de ellos.
Agregando un Nuevo Concepto de Flujo Efectivo

Estando en la pantalla de Mantencin de Conceptos de Flujo Efectivo, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de un nuevo concepto a la agrupacin elegida (ver Figura N 2). Figura N 2
En ella deber indicar: Cdigo: Corresponde al cdigo con el cual se identificar el Concepto. Este campo debe ser numrico y con un largo mximo de 7 caracteres.
Descripcin: Representa el nombre o descripcin del Concepto propiamente tal. Su largo mximo es de 100 caracteres alfanumricos. Finalizado el ingreso, presione el botn Guardar para almacenar la informacin dentro del sistema, con lo cual el Concepto pasa a formar parte de la base de datos y se despliega en la lista presentada en pantalla. Si por algn motivo requiere cancelar o anular el ingreso, podr hacer uso del botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar regresando a la lista de Conceptos, confirmando previamente la salida sin grabar.
Modificando un Concepto de Flujo Efectivo

Para modificar un concepto deber seleccionarlo desde la lista que se presenta en pantalla y luego elegir el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual se presenta en pantalla junto a toda su informacin y permitiendo modificar solamente la descripcin. Una vez efectuada la modificacin, tendr que seleccionar el botn Guardar para que sta sea considerada; de lo contrario, podr hacer uso del botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.
Eliminando un Concepto de Flujo Efectivo

Para eliminar un Concepto, deber seleccionarlo desde la lista que se presenta en pantalla y luego elegir el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. El sistema solicitar confirmar la eliminacin. No se podrn eliminar Conceptos de Flujo Efectivo que estn asociados a la Clasificacin de Movimientos en algn Comprobante Contable.
Impresin del informe de Conceptos de Flujo Efectivo

Emite un informe de los conceptos para una agrupacin determinada, ya sea al monitor, disco o impresora. La forma de operar con las opciones de impresin se describe detalladamente al final de este manual en el Apndice B, 2 Barra de Herramientas. El informe emitido deber ser similar al que se presenta en la pgina siguiente:
6-34
INFORME DE CONCEPTOS DE FLUJO EFECTIVO
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACIN PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1
Fecha Pgina
: :
08/11/2000 1
Informe de Conceptos de Flujo Efectivo
Agrupacin:
Flujo Originado por Actividades de Operacin
Cdigo
Descripcin
65.120 65.115 65.110 65.125 65.130 65.135 65.140 65.145 65.150
Dividendos y otros repartos recibidos Ingresos financieros percibidos Recaudacin de deudores por ventas Otros ingresos recibidos Pago a proveedores y personal (menos) Intereses pagados (menos) Impuesto a la renta pagado (menos) Otros gastos pagados (menos) I.V.A. y otros similares pagados (menos)
PROCESOS
6-35
6.6.2 Conceptos para Conciliacin de Flujo Efectivo

Objetivo Permite mantener los distintos conceptos para la Conciliacin del Flujo Efectivo, dentro de las distintas agrupaciones, los que sern considerados en la Conciliacin entre el Resultado del Ejercicio y el Flujo Operacional. El sistema trae predeterminadas las agrupaciones y los conceptos dentro de ellas, pudiendo ser mantenidas por el usuario. Los Conceptos deben ser asociados directamente en el plan de Cuentas, a aquellas cuentas que tengan atributo de Flujo Efectivo Conciliacin. Operatoria Al ingresar a este proceso el sistema despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde deber sealar la agrupacin a considerar para la mantencin de conceptos. Este ingreso podr efectuarse digitndola directamente, o bien seleccionndola desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda, ubicado a la derecha de este campo. Figura N 1
Una vez indicado el tipo de agrupacin a considerar, el sistema desplegar una lista predefinida con todos los conceptos propuestos por la S.V.S. Dentro de esta pantalla se activar la 2 Barra de Herramientas, donde podr optar por Agregar un nuevo concepto, Modificar y/o Eliminar uno existente e Imprimirlos.
Agregando un Nuevo Concepto para Conciliacin del Flujo Efectivo

Estando en la pantalla de Mantencin de Conceptos de Flujo Efectivo, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de un nuevo concepto a la agrupacin elegida (ver Figura N 2). Figura N 2
En ella tendr que indicar: Cdigo: Corresponde al cdigo con el cual se identificar el Concepto. Este campo debe ser numrico y con un largo mximo de 7 caracteres.
6-36 Descripcin:
Contabilidad y Presupuestos Representa el nombre o descripcin del Concepto propiamente tal. Su largo mximo es de 100 caracteres alfanumricos
Finalizado el ingreso, presione el botn Guardar para almacenar la informacin dentro del sistema, con lo cual el Concepto pasa a formar parte de la base de datos y se despliega en la lista presentada en pantalla. Si por algn motivo requiere cancelar o anular el ingreso, podr hacer uso del botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar regresando a la lista de Conceptos, confirmando previamente la salida sin grabar.
Modificando un Concepto para Conciliacin de Flujo Efectivo

Para modificar un concepto deber seleccionarlo desde la lista que se presenta en pantalla y luego elegir el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual se presenta en pantalla junto a toda su informacin y permitiendo modificar solamente la descripcin. Una vez efectuada la modificacin, tendr que seleccionar el botn Guardar para que sta sea considerada; de lo contrario, podr hacer uso del botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.
Eliminando un Concepto para la Conciliacin de Flujo Efectivo

Para eliminar un Concepto, deber seleccionarlo desde la lista que se presenta en pantalla y luego elegir el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. El sistema solicitar confirmar la eliminacin. No se podrn eliminar Conceptos para la Conciliacin de Flujo Efectivo que hayan sido asociados a cuentas del Plan de Cuentas.
Impresin del informe de Conceptos para Conciliacin de Flujo Efectivo

Emite un informe de los conceptos para una agrupacin determinada, ya sea al monitor, disco o impresora. La forma de operar con las opciones de impresin se describe detalladamente al final de este manual en el Apndice B, 2 Barra de Herramientas. El informe emitido deber ser similar al que se presenta a continuacin:
INFORME DE CONCEPTOS PARA CONCILIACIN DE FLUJO EFECTIVO

Fecha Pgina
: 08/11/2000 : 1
Informe de Conceptos para Conciliacin de Flujo Efectivo Agrupacin: Cargo (abonos) a resultado que no representan Flujo Efectivo
Cdigo
Descripcin
68.125 68.130 68.135 68.140 68.145 68.150 68.155 68.160 68.165 68.170
Depreciacin del ejercicio Amortizacin de intangibles Castigos y provisiones Utilidad devengada en inversiones en empresas relacionadas (menos) Prdida devengada en inversiones en empresas relacionadas Amortizacin Menor Valor de Inversiones Amortizacin Mayor Valor de Inversiones Correccin monetaria neta Otros abonos a resultado que no representan flujo efectivo (menos) Otros cargos a resultado que no representan flujo efectivo
PROCESOS
6-37
6.6.3 Indices de IPC para Flujo Efectivo

Objetivo Permite el ingreso y mantencin del ndice de variacin de IPC mensual para un ao determinado, los cuales sern utilizados en la actualizacin de los movimientos contables al momento de emitir informes de Estado de Flujo Efectivo y de Conciliacin, segn el perodo (Rango de meses) solicitado. Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla donde tendr que sealar el ao para el cual ingresar los ndices de variacin mensual y luego seleccionar el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, lo que le permitir ingresar los ndices de variacin en el o los meses respectivos. Ver Figura N 1 Figura N 1
Finalizado el ingreso tendr que seleccionar el botn Grabar, para que los datos sean registrados en el sistema. No obstante lo anterior, se mantendrn siempre activos los botones: Imprimir para emitir el informe y Salir para abandonar el proceso. La forma de operar con los botones de la 2 Barra de Herramientas, se describe detalladamente en el Apndice B. 2 Barra de Herramientas.
6-38
6.6.4 Informes
Objetivo Emite una serie de reportes que le permitirn mantenerse informado respecto al estado de Flujo Efectivo, la Conciliacin entre el Flujo Operacional y el Resultado del Ejercicio; efectuar un anlisis visual del Flujo Efectivo y adems conocer en detalle los movimientos contables, clasificados bajo los distintos conceptos de las agrupaciones de Flujo Efectivo. Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega un submen de bajada (Ver Figura N 1), con la lista de informes que pueden ser emitidos, cuyo procedimiento se explica detalladamente a continuacin: Figura N 1
6.6.4.1 Estado de Flujo Efectivo Actualizado

Objetivo Permite generar el informe de Estado de Flujo Efectivo solicitado por la S.V.S., actualizado por los factores de IPC del perodo, de acuerdo a las clasificaciones efectuadas para los movimientos contables. Operatoria Al ingresar a este proceso, se presenta la pantalla de la Figura N 1, donde deber ingresar la siguiente informacin. Figura N 1
PROCESOS
6-39
Perodo Contable: Indique mediante la seleccin del botn de opciones, el perodo contable a considerar en la emisin del informe, el cual puede ser: Perodo actual o anterior. En caso que slo disponga de un perodo, esta opcin aparecer inhabilitada, ya que considerar el perodo actual. Area de Negocios: Indique las reas de negocio a considerar. Para esto podr optar mediante el botn de seleccin, por Todas las que registra el sistema o por Una en particular. El ingreso para esta ltima opcin podr ser efectuado digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda. Esta opcin aparecer activa, slo si la Contabilidad maneja Areas de Negocios. Rango de Meses: Ingrese el rango de meses dentro del cual sern consideradas las clasificaciones, el cual depender del perodo contable seleccionado. Para elegir el deseado, seleccione el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de los campos Desde/Hasta y haga clic sobre el mes requerido. El sistema sugiere en el mes Desde, el mes en que se iniciar el perodo contable y el Hasta, aquel en que finaliza. Informacin sobre correccin monetaria: Si el mes de inicio es distinto del mes de inicio del perodo contable, se activa la informacin para correccin monetaria, donde tendr que sealar: - Su saldo al (dd) de (mm) est corregido contablemente?. Tendr que indicar, a travs del botn de opciones, Si o No, segn corresponda. Mes de Ultima Correccin Se activa slo en caso que la respuesta anterior haya sido negativa, por lo cual tendr que sealar el mes respectivo.
En pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:
6-40
Contabilidad y Presupuestos INFORME DE ESTADO DE FLUJO EFECTIVO ACTUALIZADO
Fecha : Pgina :
08/11/2000 1
Enero/2000 a Diciembre/2000 SUPERINTENDECIA DE VALORES Y SEGUROS ESTADO DE FLUJO EFECTIVO
Flujo Originado por Actividades de Operacin 65.110 Recaudacin de deudores por ventas 65.115 Ingresos financieros percibidos 65.120 Dividendos y otros repartos recibidos 65.125 Otros ingresos recibidos 65.130 Pago a proveedores y personal (menos) 65.135 Intereses pagados (menos) 65.140 Impuesto a la renta pagado (menos) 65.145 Otros gastos pagados (menos) 65.150 I.V.A. y otros similares pagados (menos) FLUJO NETO POSITIVO (NEGATIVO) ORIGINADO POR ACTIVIDADES DE OPERACIN Flujo Originado por Actividades de Financiamiento 65.210 Colocacin de acciones de pago 65.215 Obtencin de prstamos 65.220 Obligaciones con el pblico 65.225 Prstamos documentados de empresas relacionadas 65.230 Obtencin de otros prstamos de empresas relacionadas 65.235 Otras fuentes de financiamiento 65.240 Pago de dividendos (menos) 65.245 Repartos de capital (menos) 65.250 Pago de prstamos (menos) 65.255 Pago de obligaciones con el pblico (menos) 65.260 Pago de prstamos documentados en empresas relacionadas 65.265 Pago de otros prstamos de empresas relacionadas (menos) 65.270 Pago de gastos por emisin y colocacin de acciones (menos) 65.275 Pago de gastos por emisin y colocacin de obligaciones con el pblico (menos) 65.280 Otros desembolsos por financiamiento (menos) FLUJO NETO POSITIVO (NEGATIVO) ORIGINADO POR ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO Flujo Originado por Actividades de Inversin 65.310 Ventas de activo fijo 65.315 Ventas de inversiones permanentes 65.320 Ventas de otras inversiones 65.325 Recaudacin de prstamos documentados a empresas relacionadas 65.330 Recaudacin de otros prstamos documentados a empresas relacionadas 65.335 Otros ingresos de inversin 65.340 Incorporacin de activos fijos (menos) 65.345 Pago de intereses capitalizados (menos) 65.350 Inversiones permanentes (menos) 65.355 Inversiones de instrumentos financieros (menos) 65.360 Prstamos documentados a empresas relacionadas (menos) 65.365 Otros prstamos a empresas relacionadas (menos) 65.370 Otros desembolsos de inversin (menos) FLUJO NETO POSITIVO (NEGATIVO) ORIGINADO POR ACTIVIDADES DE INVERSIN FLUJO NETO TOTAL POSITIVO (NEGATIVO) ORIGINADO DEL PERIODO EFECTO DE LA INFLACIN SOBRE EL EFECTIVO Y EFECTIVO EQUIVALENTE VARIACIN NETA DEL EFECTIVO Y EFECTIVO EQUIVALENTE SALDO INICIAL DE EFECTIVO Y EFECTIVO EQUIVALENTE SALDO FINAL DE EFECTIVO Y EFECTIVO EQUIVALENTE
3,075,199.00 14,087,033.00 0.00 119,566,290.00 3,276,703.00 0.00 (8,373,958.00) 0.00 0.00 131,631,267.00 0.00 6,730,471.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 (13,462,331.00) 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 (2,255,423.00) (8,987,283.00) 0.00 960,423.00 0.00 0.00 0.00 2,795,786.00 0.00 0.00 0.00 (5,478,291.00) 0.00 0.00 0.00 (1,722,082.00) 120,921,902.00 (81,034,277.00) 85,931,014.00 56,499,693.00 142,430,707.00
PROCESOS
6-41
6.6.4.2 Conciliacin
Objetivo Permite emitir un informe de Conciliacin, entre el Flujo Neto originado por las actividades de la operacin y el Resultado del ejercicio. Este reporte presenta el informe de las cuentas que tienen asociada una cuenta SVS para la Conciliacin, dentro de un perodo contable. Operatoria Al ingresar a este proceso, se presenta la pantalla de la Figura N 1, donde deber ingresar la siguiente informacin: Figura N 1
Perodo Contable: Indique a travs del botn de seleccin el perodo contable a considerar en la emisin del informe, el cual puede ser: Perodo Actual o Anterior. En caso que disponga de un perodo, esta opcin aparecer inhabilitada, ya que considerar el Perodo Actual. Area de Negocios: Indique las reas de negocio a considerar. Para esto podr optar mediante el botn de seleccin, por Todas las que registra el sistema o por Una en particular. El ingreso para esta ltima opcin podr ser efectuado digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda. Esta opcin aparecer activa, slo si la Contabilidad maneja Areas de Negocios. Rango de Meses: Ingrese el rango de meses dentro del que sern consideradas las clasificaciones, el cual depender del perodo contable seleccionado. Para elegir el deseado, seleccione el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de los campos Desde/Hasta y haga clic sobre el mes requerido. El sistema sugiere en el mes Desde el mes en que se inicia el perodo contable y el Hasta, aquel en que finaliza. Una vez ingresada la informacin solicitada, se activar el botn Imprimir que se encuentra en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea a Disco, por Impresora o por Pantalla. En pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:
6-42
INFORME CONCILIACIN DE FLUJO EFECTIVO

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACIN PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha : Pgina : Enero / 2000 a Diciembre / 2000 08/11/2000 1
SUPERINTENDECIA DE VALORES Y SEGUROS Conciliacin entre el Flujo Neto por Actividades de la Operacin y el Resultado del Ejercicio Utilidad (Prdida) del Ejercicio 68.100 Utilidad (prdida) del Ejercicio Resultado en venta de activos 68.105 (Utilidad) Prdida en venta de activos fijos 68.110 (Utilidad) en ventas de inversiones 68.115 Prdida en ventas de inversiones 68.120 (Utilidad) Prdida en ventas de otros activos Cargo (abonos) a resultado que no representan Flujo Efectivo 68.125 Depreciacin del ejercicio 68.130 Amortizacin de intangibles 68.135 Castigos y provisiones 68.140 Utilidad devengada en inversiones en empresas relacionadas (menos) 68.145 Prdida devengada en inversiones en empresas relacionadas 68.150 Amortizacin Menor Valor de Inversiones 68.155 Amortizacin Mayor Valor de Inversiones 68.160 Correccin monetaria neta 68.165 Otros abonos a resultado que no representan flujo efectivo (menos) 68.170 Otros cargos a resultado que no representan flujo efectivo Variacin de Activos, que afectan al Flujo Efectivo 68.175 (Aumento) disminucin de deudores por ventas 68.180 (Aumento) disminucin de existencias 68.185 (Aumento) disminucin de otros activos 165,008,257.00 925,455.00 0.00 6,441,417.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3,028,858.00 0.00 0.00 0.00 0.00 73,221,380.00 129,088,052.00 11,280,707.00
Variacin de Pasivos, que afectan al Flujo Efectivo 68.190 Aumento (disminucin) de cuentas por pagar relacionadas con el resultado de la explotacin 2,945,489.00 68.195 Aumento (disminucin) de intereses por pagar 0.00 68.200 Aumento (disminucin) neto impuesto a la renta por pagar 327,277.00 68.205 Aumento (disminucin) de otras cuentas por pagar relacionadas con resultados fuera de explotacin 0.00 68.210 Aumento (disminucin) neta de Impuesto al Valor Agregado y otros similares por pagar 17,152,876.00 Utilidad (prdida) de inters minoritario 68.210 Utilidad (prdida del inters minoritario FLUJO NETO POSITIVO (NEGATIVO) ORIGINADO POR ACTIVIDADES DE OPERACIN 17,152,876.00 426,572,644.00
PROCESOS
6-43
6.6.4.3 Anlisis de Comprobantes para Clasificacin

Objetivo Permite emitir un informe, ya sea en detalle o resumen con el estado de los comprobantes en relacin a la clasificacin de sus movimientos, con el fin de efectuar un anlisis visual del flujo efectivo considerando lo que est pendiente y lo clasificado. Operatoria Al seleccionar esta opcin si despliega una pantalla (ver Figura N 1), dentro de la cual deber ingresar la siguiente informacin: Figura N 1
Perodo Contable: Indique a travs del botn de seleccin el perodo contable a considerar en la emisin del informe, el cual puede ser: Perodo Actual o Anterior. En caso que disponga de un perodo, esta opcin aparecer inhabilitada, ya que considerar el Perodo Actual. Tipo de Informe: Este informe podr ser emitido en Resumen o en forma Detallada, para lo cual deber seleccionar el botn de opciones a considerar.
Area de Negocios: Indique las reas de negocio a considerar. Para esto podr optar mediante el botn de seleccin, por Todas las que registra el sistema o por Una en particular. El ingreso para esta ltima opcin podr ser efectuado digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda. Esta opcin aparecer activa, slo si la Contabilidad maneja Areas de Negocios. Deber seleccionar mediante el botn de opciones, el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto o en cualquier impresora en forma horizontal. Rango de Fechas: Si la emisin del informe es por Rango de Fechas, el sistema solicitar las fechas desde/hasta a considerar, dentro del perodo contable indicado. El sistema no aceptar que se mezclen dos perodos. Rango de Comprobantes: Si la emisin del informe es por Rango de Comprobantes, el sistema solicitar el ingreso desde/hasta a considerar. Este ingreso podr efectuarlo digitando directamente el cdigo o descripcin de los comprobantes, o bien seleccionndolo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda. Imprimir en:
6-44 Comprobantes:
Contabilidad y Presupuestos Indique a travs de la seleccin del botn de opciones, los comprobantes a considerar para la emisin del informe, lo cuales podrn ser: Todos, slo los Pendientes de Clasificar, los Parcialmente Clasificados o slo los Clasificados.
Finalmente, el sistema consultar si desea imprimir los movimientos de cuentas que no posean atributo de flujo efectivo, para lo cual tendr que seleccionar el botn de opciones para Si o No. A continuacin se presentan 2 ejemplos de este informe uno en Resumen y otro en Detalle.
INFORME DE ANLISIS DE COMPROBANTES PARA CLASIFICACION

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACIN PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Informe de Anlisis de Comprobantes para Clasificacin (Resumen/Todos)
Fecha Pgina
: :
08/11/2000 1
Rango de Fecha Fecha Area Negocios 03-01-2000 03-01-2000 03-01-2000 04-01-2000 04-01-2000 04-01-2000 04-01-2000 05-01-2000 05-01-2000 05-01-2000 07-01-2000 07-01-2000 10-01-2000 10-01-2000 13-01-2000 13-01-2000 13-01-2000 17-01-2000 17-01-2000 19-01-2000 24-01-2000 28-01-2000 28-01-2000 28-01-2000 28-01-2000 28-01-2000 : : Area Negocios 10-01-2000 17-01-2000 19-01-2000 28-01-2000 01-02-2000 03-02-2000 03-02-2000 03-02-2000 03-02-2000 03-02-2000 04-02-2000 07-02-2000 08-02-2000 08-02-2000 14-02-2000 16-02-2000 17-02-2000 18-02-2000
de 01-01-2000
a 31-12-2000 Glosa Comprobante Estado del Comprobante
Comprobante : AREA 001 POR DEFINIR 00000001 00000003 00000004 00000006 00000007 00000008 00000009 00000011 00000012 00000013 00000019 00000020 00000022 00000025 00000026 00000029 00000030 00000033 00000034 00000040 00000045 00000057 00000060 00000062 00000064 0000065 : : : AREA 002 POR DEFINIR 00000023 00000035 00000041 00000066 00000082 00000088 00000090 00000092 00000094 00000096 00000101 00000105 00000107 00000108 00000120 00000125 00000128 00000132
VENTA BOLETAS DE 01/01 CANCELACION DE CLIENTES TRASPASO DE FONDOS VENTAS CON BOLETA DE 02/01 CANCELACION DE CLIENTES TRASPASO DE FONDOS PAGO A PROVEEDORES CENTTRALIZA BOLETAS DE 03/01 CANCELACION DE CLIENTES TRASPASO DE FONDOS CANCELACION DE CLIENTES TRASPASO DE FONDOS Comprobante 22 (Traspaso desde Inventario) CANCELACION DE CLIENTES TRASPASO DE FONDOS CANCELACION DE CLIENTES TRASPASO DE FONDOS CENTTRALIZACION BOLETAS DEL 15/01 Comprobante 34 (Traspaso desde Inventario) Comprobante 40 (Traspaso desde Inventario) Comprobante 45 (Traspaso desde Inventario) TRASPASO DE FONDOS VENTA DE ACCIONES Ventas del da CENTRALIZA PAGO DE SUELDOS CENTRALIZA PAGO DE SUELDOS : :
Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Totalmente Clasificado Sin Clasificar Sin Clasificar : :
Comprobante 23 (Traspaso desde Inventario) Comprobante 35 (Traspaso desde Inventario) Comprobante 41 (Traspaso desde Inventario) CENTRALIZA PAGO DE SUELDOS CANCELACION DE CLIENTES CENTRALIZA BOLETAS 02/02/2000 TRASPASO DE FONDOS Pago de proveedor (es) con cheque (s) Pago de proveedor (es) con cheque (s) CENTRALIZA BOLETAS 03/02/2000 CENTRALIZA BOLETAS DEL 04/02/2000 ANTICIPO (1) DE SUELDOS Emisin de Letras Emisin de Letras Comprobante 120 (Traspaso desde Inventario) Comprobante 125 (Traspaso desde Inventario) Comprobante 128 (Traspaso desde Inventario) Comprobante 132 (Traspaso desde Inventario)
Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar Sin Clasificar
PROCESOS INFORME DE ANLISIS DE COMPROBANTES PARA CLASIFICACION

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACIN PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Informe de Anlisis de Comprobantes para Clasificacin (Detalle/Todos) Rango de Fechas Fecha Cuenta Contable : de 01-01-2000 a 31-12-2000 Comprobante Descripcin Glosa Comprobante Monto Debe Monto Haber Estado del Comprobante Monto Clasificado Glosa Movimiento
6-45
Fecha Pgina
: :
08/11/2000 1
Afecto F. Efvo.
Area Negocios: 03-01-2000 1-1-1-01 03-01-2000 1-1-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 03-01-2000 1-1-1-01 04-01-2000 1-1-1-01 04-01-2000 1-1-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 04-01-2000 1-1-1-01 04-01-2000 1-2-2-01 : : :
001 AREA 001 POR DEFINIR 00000001 CAJA 1 00000003 CAJA 1 CTA. CTE CLIENTES HAB CTA. CTE CLIENTES HAB 00000004 CAJA 1 00000006 CAJA 1 00000007 CAJA 1 CTA. CTE CLIENTES HAB CTA. CTE CLIENTES HAB CTA. CTE CLIENTES HAB 00000008 CAJA 1 00000009 BANCO DE CHILE : : : VENTAS BOLETAS DEL 01/01 77,385.00 0.00 S CANCELACION DE CLIENTES 32,500.00 0.00 S 0.00 852,000.00 S 0.00 32,500.00 S TRASPASO DE FONDOS 0.00 32,500.00 S Sin Clasificar 0.00 CAJA Sin Clasificar 0.00 CAJA 0.00 CANC. FA/1200 0.00 CANC. FA/1201 Sin Clasificar 0.00 TRASPASO A BCO. Sin Clasificar 0.00 CAJA Sin Clasificar 0.00 0.00 0.00 0.00 CAJA CANC. FA/1204 CANC. FA/1212 CANC. FA/1218
VENTAS CON BOLETA DEL 02/01 68,365.00 0.00 S CANCELACION DE CLIENTES 18,000.00 0.00 0.00 18,000.00 0.00 189,500.00 0.00 6,879,540.00 TRASPASO DE FONDOS 0.00 18,000.00 PAGO A PROVEEDORES 0.00 46,630.00 : : : : : : S S S S S S : : :
Sin Clasificar 0.00 CAJA Sin Clasificar 0.00 : : : CH/7711 FC/3456 : : :
6-46
6.6.4.4 Movimientos Clasificados por Concepto

Objetivo Emite un informe que proporciona el detalle de los movimientos contables clasificados bajo los conceptos de Flujo Efectivo de Operacin, Financiamiento o Inversin, as como tambin de aquellos movimientos sin clasificar por traspaso. Operatoria Al seleccionar esta opcin, el sistema desplegar una pantalla (ver Figura N 1), dentro de la cual deber ingresar la siguiente informacin. Figura N 1
Perodo Contable: Indique a travs del botn de opciones el perodo contable a considerar en la emisin del informe, el cual puede ser: Perodo Actual o Anterior. En caso que disponga de un perodo, esta opcin aparecer inhabilitada, ya que considerar el Perodo Actual. Area de Negocios: Indique las reas de negocio a considerar. Para esto podr optar mediante el botn de opciones, por Todas las que registra el sistema o por Una en particular. El ingreso para esta ltima opcin podr ser efectuado digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda. Esta opcin aparecer activa, slo si la Contabilidad maneja Areas de Negocios. Flujo Originado por Actividades de: Seleccione la agrupacin de conceptos para la cual desea emitir el informe, ya sea por Operacin, Financiamiento, Inversin o Sin Clasificar, para este ltimo se deshabilitar el ingreso de Rango de Conceptos. Rango de Conceptos: Ingrese el rango de conceptos de flujo efectivo a considerar, dependiendo de la agrupacin seleccionada. Este ingreso podr efectuarlo digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda. Rango de Fechas: Si la emisin del informe es por Rango de Fechas, el sistema solicitar las fechas desde/hasta a considerar, dentro del perodo contable indicado. El sistema no aceptar que se mezclen dos perodos.
PROCESOS
6-47
Rango de Comprobantes: Si la emisin del informe es por Rango de Comprobantes, el sistema solicitar el ingreso desde/hasta a considerar. Este ingreso podr efectuarlo digitando directamente el cdigo o descripcin de los comprobantes, o bien seleccionndolo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda Imprimir en: Deber seleccionar mediante el botn de opciones, la orientacin y el tamao del papel que considerar para la emisin de este informe.
Una vez indicados los antecedentes se activar el botn Imprimir que se encuentra en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe: INFORME DEMOVIMIENTOS POR CONCEPTOS
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACIN PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO INFORME DE MOVIMIENTOS POR CONCEPTO (Flujo Originado por Actividades de Operacin) Rango de Conceptos de 65.110 a 65.150 Fecha Pgina : : 06/11/2000 1
Rango de Fechas: Cdigo: Cuenta 1-1-1-01
de 01-01-2000
a 06-11-2000 Recaudacin de deudores por ventas ------------Movimiento----------Monto Debe Monto Haber 01-02-2000 1,964,700.00 1,964,700.00 0.00 0.00
65.110 Area Negocios 001
Comprobante Fecha 00000081
Monto Clasificado 1,964,700.00 1,964,700.00
Glosa Movimiento CANC. CLIENTES
Total Cdigo 65.110
Cdigo: Cuenta 1-2-2-01
65.115 Area Negocios 001
Ingresos Financieros Percibidos ------------Movimiento----------Monto Debe Monto Haber 16-02-2000 9,000,000.00 9,000,000.00 0.00 0.00
Glosa Movimiento TRASPASO DE FO
Total Cdigo 65.115 Cdigo: Cuenta 1-3-1-01 65.125 Area Negocios 001
Otros Ingresos Recibidos ------------Movimiento----------Monto Debe Monto Haber 28-01-2000 76,255,000.00 76,255,000.00 0.00 0.00
Glosa Movimiento VENTAS DEL DIA
Total Cdigo 65.125 Cdigo: Cuenta 1-1-1-01 1-1-1-01 65.130 Area Negocios 001 001
Pago a Proveedores y Personal (menos) ------------Movimiento----------Comprobante Fecha Monto Debe Monto Haber 00000123 00000122 16-02-2000 1,417,770.00 16-02-2000 675,668.00 2,093,438.00 0.00 0.00 0.00
Monto Clasificado 1,417,770.00 675,668.00 2,093,438.00
Glosa Movimiento CANC. CLIENTES CANC. CLIENTES
Total Cdigo 65.130 Cdigo: Cuenta 1-2-2-01 65.140 Area Negocios 001
Impuesto a la Renta Pagado (menos) ------------Movimiento----------Comprobante Fecha Monto Debe Monto Haber 00000117 09-02-2000 0.00 0.00 5,350,000.00 5,350,000.00
Monto Clasificado (5,350,000.00) (5,350,000.00)
Glosa Movimiento Impuestos Varios
Total Cdigo 65.130
6-48
6.7 Verificacin de Cuadratura y/o Integridad

Objetivo El sistema permite a travs de este proceso, comprobar que todos los comprobantes contables estn cuadrados en lo que se refiere a sus montos al Debe y al Haber. Adems si se solicita la verificacin de integridad de datos, el sistema validar que las cuentas que manejan auxiliar que en el comprobante realmente exista, o por el contrario si maneja tipo de documento exista el documento. Es recomendable llevar a cabo este proceso slo cuando se detectan daos en la Base de Datos, lo que se materializa en la inconsistencia de la informacin. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (ver Figura N 1), donde deber indicar si el proceso verifica integridad de datos producidas en comprobantes. Para ello haga clic sobre la caja de chequeo ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla Figura N 1
- En caso que un comprobante en estado Vigente presente algn problema, pasar automticamente a estado Pendiente. - Si un comprobante que est en estado vigente con movimientos conciliados cambia su estado a pendiente, todos aquellos movimientos marcados como conciliados perdern tal condicin. - Cada vez que se realiza este procedimiento, se lleva a cabo la Consistencia de Datos, la cual al detectar cuentas que en algunas transacciones tienen asociados determinados atributos y en otras no, marca la cuenta con el atributo asignado, y deja como "Pendiente" todos aquellos comprobantes donde sta aparece sin dicho atributo. Al presionar el botn OK, el sistema lleva a cabo el proceso mostrando las operaciones que van siendo llevadas a cabo para efectuar este proceso, mientras el indicador del mouse se mantiene en forma de reloj de arena. Al finalizar se presenta un mensaje en pantalla indicando el "ha terminado el proceso de Verificacin de Consistencia". Al finalizar el proceso, el sistema genera un archivo llamado CWMOVIM.LOG (en el rea de datos de la empresa), donde deja el detalle de las inconsistencias detectadas, de tal forma que el usuario pueda revisar su informacin y efectuar los arreglos necesarios en los respectivos comprobantes. Para continuar, seleccione la opcin Aceptar en el mensaje desplegado en pantalla, y luego el botn Salir para regresar a la pantalla principal del sistema.
PROCESOS
6-49
6.8 Captura de Datos

Objetivo Capturar informacin directamente desde archivos externos, en lo relativo a Planes de cuenta, Transacciones o Auxiliares, e incorporarla a este sistema de Contabilidad. La informacin capturada se anexa automticamente a la existente. En cualquiera de los procesos de captura que se efecte, si el archivo que contiene la informacin no tiene la estructura correspondiente, el sistema no lleva a cabo la captura advirtindolo a travs de un mensaje en pantalla, adems genera un archivo de errores que se despliega en pantalla. Operatoria Al seleccionar esta opcin, se despliega un submen de bajada (ver Figura N 1), donde se presentan las opciones que desde aqu podrn ser llevadas a cabo, y que se explican detalladamente a travs de este captulo. Figura N 1
6.8.1. Captura de Plan de Cuentas

Objetivo Capturar informacin externa y adjuntarla al Plan de Cuentas Base de la empresa. El archivo que se captura debe estar en formato ASCII, y debe tener la siguiente estructura, que corresponde a los atributos de las cuentas contables:
Consideraciones a tener en cuentas en relacin a algunos campos a capturar:

- El Cdigo de Cuenta debe ser ingresado de acuerdo al formato definido en los Parmetros de la empresa (Captulo 4.1), incluyendo los guiones. Ejemplo: 10-00-000, 10-01-000, 10-01-001. - El Tipo de Cuenta puede ser Activo (A), Pasivo (P), Patrimonio (T), Ingresos (I), Gastos (G), Orden (O). Slo se validarn las cuentas a 1er. nivel. - Las cuentas con atributos: Auxiliar, Controla Documento, Exige Documento, no podrn ser de tipo Ingreso o Gasto. - Para las cuentas con atributo de Conciliacin Bancaria, si la cuenta maneja Control de Documento, este campo debe tomar el valor "N", ya que no puede controlar documento y Conciliacin Bancaria a la vez. Para este campo, la cuenta no podr ser de tipo Ingreso (I) o Gasto (G). - El campo Detalle de Gasto, tomar valor "S", siempre y cuando la cuenta sea de tipo Ingreso (I) o Gasto (G). - Si la cuenta maneja Control de Documento, el campo Instrumento Financiero, deber tomar valor "N", ya que no podr controlar documento y adems instrumento financiero. Para este campo, la cuenta no podr ser de tipo Ingreso (I) o Gasto (G). - Si la cuenta maneja Correccin Monetaria, el campo Tipo de Correccin Monetaria, podr tomar el valor "M" si la Correccin Monetaria es de tipo Variacin de Moneda, "I" si es tipo IPC, "V" si es de tipo Valor o "N" si la cuenta No maneja Correccin Monetaria. Si la cuenta adems maneja Instrumento Financiero el nico valor que tomar el campo Tipo de Correccin Monetaria es "V". - El campo Capital Propio, slo ser validado si la cuenta es de tipo Patrimonio (T). - El campo Cdigo de Moneda, tomar valor "01" (Moneda Base) si la cuenta NO maneja Moneda Adicional. - Para el campo Cdigo Corto, el valor debe ser nico para cada cuenta a ltimo nivel.
6-50
- El campo Ingresa Datos en Moneda Adicional en Cartola de Conciliacin Bancaria, llevar valor "S" cuando la cuenta maneje ingreso de Datos en Moneda Adicional, ya que al momento de ingresar los movimientos en la Cartola de Conciliacin Bancaria permitir hacer los asientos para esta cuenta en la moneda adicional y se calcularn los montos en la moneda base segn la equivalencia. Llevar valor "N" cuando la cuenta maneje en Moneda Adicional los montos ingresados en los movimientos de la Cartola de Conciliacin Bancaria que para esta cuenta estarn en moneda base, calculando los montos en Moneda Adicional, segn la equivalencia. Necesariamente tendr valor "N", si la cuenta no maneja Conciliacin Bancaria.
Todos los campos deben venir delimitados por comas; los campos alfanumricos deben venir entre comillas y en caso que uno de ellos se encuentre vaco, debe ser representado por . Ej.: 1-2-2-04,Banco del Estado,N,N,S,,S....... Operatoria Al ingresar se despliega la ventana de seleccin de archivos (ver Figura N 1), donde habr que indicar el directorio en el cual se encuentra aqul que se requiere capturar, el cual podr ser digitado directamente, o bien obtenerlo desde el botn de bsqueda que se ubica a la derecha del campo. Figura N 1
Dentro de esta ventana se encuentra activos los siguientes botones: Estructura Arch., el cual le permitir imprimir la estructura del archivo a capturar, donde vendr especificado el nombre de cada campo, su tipo y largo, OK para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar la pantalla de la Figura N 2. Cancelar para abandonar el proceso. Figura N 2
Indicado el archivo podr optar por el botn Abrir (Open) para realizar la captura o Cancela para abandonar la operacin. Al optar por Abrir, se presenta la ventana con el directorio y nombre del archivo a capturar. Ver Figura N 3.
PROCESOS
6-51
Figura N 3
En este momento podr optar por los botones OK para continuar, Cancela para abandonar el proceso o bien seleccionar un nuevo archivo a travs del botn de Bsqueda que aparece a la derecha del campo Archivo a Capturar. Si Ud. desconoce la estructura que debe tener el archivo a capturar, tendr a su disposicin el botn Estructura Arch, el cual tras ser elegido despliega el formato que debe tener la informacin que ser capturada: los campos, su tipo y largo. De continuar con la captura, el sistema lleva a cabo el proceso y si todo est conforme incorpora los antecedentes del nuevo plan al ya existente. En caso que durante la captura el sistema detecte: que el formato de los cdigos de las cuentas a capturar no corresponde, que no existan los niveles superiores de cuentas que se capturan, que hay cuentas repetidas, etc., generar un informe indicando el detalle de los errores ocurridos de tal forma que Ud. pueda efectuar las correcciones necesarias. El informe desplegado es similar al que presentamos a continuacin:
INFORME EJEMPLO DEL RESULTADO DE OPERACIONES DEL CAPTURADOR DEL PLAN DE CUENTAS
EMPRESA DEMO - SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1
Resultado de Operaciones del Capturador del Plan de Cuentas

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo de la Cuenta Detalle Mensaje del Capturador --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1-0-0-00 Cuenta ya existe en Plan de Cuentas. 1-1-0-00 Cuenta ya existe en Plan de Cuentas. 1-1-1-00 Cuenta ya existe en Plan de Cuentas. 1-1-1-01 Cuenta ya existe en Plan de Cuentas.
6-52
6.8.2. Captura de Transacciones

Objetivo Capturar movimientos mensuales o aperturas, desde archivos externos y adjuntarlos a los existentes en este sistema de Contabilidad, generando los respectivos comprobantes en el mes y ao seleccionado. El archivo que se captura debe estar en formato ASCII, y debe tener la siguiente estructura: Se debe tener presente que en el archivo que se captura; los datos deben estar delimitados por comas (,) y que los campos alfanumricos deben venir entre comillas. En caso que un campo alfanumrico se encuentre vaco, deber ser representado por . Ej.: 1-2-2-04,100000,90,000,xxxx,500,50000000,4500000, ,01,... Seor Usuario, usted podr realizar la captura de transacciones en forma automtica. La instalacin y ejecucin de este servicio, se describe al final de este captulo en la opcin Captura Automtica de Transacciones. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla de captura de transacciones, donde se debe indicar mediante la seleccin del botn de opciones, si el archivo a capturar corresponde a Movimientos Mensuales o Aperturas (ver Figura N 1). Figura N 1
En ambos casos, deber indicar el archivo a capturar, el cual podr ser digitado directamente, o bien ser obtenido desde el botn de bsqueda que aparece a la derecha del campo. Adems dentro de esta ventana se encuentran activos los siguientes botones: Estructura Arch., el cual le permitir imprimir la estructura del archivo a capturar (segn el tipo de informacin a capturar), donde vendr especificado el nombre de cada campo, su tipo y largo, Siguiente para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar la pantalla de la Figura N 2 o Cancelar para abandonar el proceso.
PROCESOS Figura N 2
6-53
Al Capturar Movimientos Mensuales se debe indicar (segn los parmetros que tenga definidos la empresa): Area de Negocios a la que corresponde, ao, mes y da de la captura, tipo de comprobante (Ingreso, Egreso o Traspaso). Tambin se deben indicar los antecedentes para la generacin del comprobante contable correspondiente: N del comprobante (es propuesto por el sistema y puede ser modificado), Glosa que le corresponde y N interno segn el tipo de comprobante (es propuesto por el sistema, segn sea Ingreso, Egreso o Traspaso). Ingresados estos antecedentes y al igual que en la pantalla anterior podr optar por cualquiera de los botones presentados en pantalla, ya sea para revisar la Estructura del archivo, Volver a la pantalla anterior, Cancelar el proceso o bien continuar a travs del botn Siguiente. Al optar por este ltimo, se despliega la ventana de Datos a Capturar, donde se podrn revisar cada uno de los registros existentes en el archivo. De continuar a travs del botn capturar, el sistema lleva a cabo la captura de los datos. Si durante este proceso detecta algn error, este ser informado por pantalla o bien a travs del informe de errores, de tal forma que el usuario pueda contar con la informacin necesaria para corregir los errores que puedan existir en los datos. De lo contrario, las transacciones se adjuntan a las existentes en el sistema. Al Capturar Movimientos de Aperturas, se debe indicar el Area de Negocios a considerar (ver Figura N3) y luego seleccionar el botn Siguiente para continuar, tras lo cual se desplegar una ventana (ver Figura N 4) con algunas consideraciones que se deben tener presentes antes de ejecutar el proceso. Figura N 3
6-54 Figura N 4
Al responder en forma afirmativa, el sistema desplegar la pantalla de la Figura N 5, donde podr visualizar el registro de las transacciones que podrn ser capturadas junto con toda su informacin. Figura N 5
Dentro de esta ventana se activar el botn Capturar, el cual tras ser seleccionado dar inicio a la captura de Transacciones. Para abandonar el proceso y anular la captura seleccione el botn Cancelar. De continuar con la captura, el sistema lleva a cabo el proceso y si todo est conforme incorpora los antecedentes del nuevo plan al ya existente. En caso que durante la captura el sistema detecte: que el formato de los cdigos de las cuentas a capturar no corresponde, que no existan los niveles superiores de cuentas que se capturan, que hay cuentas repetidas, etc., generar un informe indicando el detalle de los errores ocurridos de tal forma que Ud. pueda efectuar las correcciones necesarias. (Ver Figura N 6). Figura N 6
Finalizado el proceso y si todo est conforme tendr que cerrar el proceso a travs del botn Cancelar.
PROCESOS
6-55
6.8.3. Captura de Auxiliares

Objetivo Capturar informacin de auxiliares desde sistemas externos y adjuntarlos a los existentes en este sistema de Contabilidad y Presupuestos. Se debe tener presente que en el archivo que se captura; los datos deben estar delimitados por comas (,) y que los campos alfanumricos deben venir entre comillas. En caso que un campo alfanumrico se encuentre vaco, deber ser representado por . Ej: 10000200,Fbrica de Marcos el Alerce,Alerce,89899899-9,S, ... Operatoria Al ingresar se despliega la ventana de seleccin de archivos (ver Figura N 1), donde habr que indicar el directorio en el cual se encuentra aqul que se requiere capturar, el cual podr ser digitado directamente, o bien obtenerlo desde el botn de bsqueda que se ubica a la derecha del campo. Figura N 1
Dentro de esta ventana se encuentran activos los siguientes botones: Estructura Arch., el cual le permitir imprimir la estructura del archivo a capturar, donde vendr especificado el nombre de cada campo, su tipo y largo, Siguiente para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar la pantalla de la Figura N 2 o Cancelar para abandonar el proceso. Figura N 2
6-56
Dentro de esta ventana se activar el botn Capturar, el cual tras ser seleccionado dar inicio a la captura de Transacciones. Para abandonar el proceso y anular la captura seleccione el botn Cancelar. De continuar con la captura, el sistema lleva a cabo el proceso y si todo est conforme incorpora los antecedentes del nuevo plan al ya existente. En caso que durante la captura el sistema detecte: que el formato de los cdigos de las cuentas a capturar no corresponde, que no existan los niveles superiores de cuentas que se capturan, que hay cuentas repetidas, etc., generar un informe indicando el detalle de los errores ocurridos de tal forma que Ud. pueda efectuar las correcciones necesarias.. A continuacin se muestra un ejemplo de este archivo:
INFORME DE RESULTADO DE OPERACIONES DEL CAPTURADOR DE AUXILIARES

Fecha Pgina
: :
01/11/2000 1
Resultado de Operaciones del Capturador de Auxiliares
Cdigo 10.1001
Descripcin Error, probablemente debido a que la estructura del archivo no corresponde
PROCESOS
6-57
6.9 Migracin
Objetivo Tomar informacin existente en las bases de datos de los sistemas de Contabilidad Financiera (SIMON) y Contabilidad y Presupuestos Plataforma 7 (para ambiente DOS) y traspasarla directamente a Contabilidad y Presupuestos. Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega el submen de bajada con las opciones que se muestran en la siguiente figura:
6.9.1 Migracin desde Simn

Objetivo Tomar la informacin existente en las bases de datos del sistema de Contabilidad Financiera (SIMON) Plataforma 7 (para ambiente DOS) y traspasarla directamente a Contabilidad y Presupuestos. Este proceso de migracin consta de dos etapas que son: Preparacin de la bases de datos existentes en Contabilidad Financiera (SIMON) Plataforma 7 (DOS). Migracin desde Contabilidad Financiera (SIMON) DOS a Contabilidad y Presupuestos.
Ambas etapas se describen a continuacin en forma detallada:
6-58
6.9.1.1 Preparacin de Bases de Datos Contabilidad Financiera (SIMON) Plataforma 7

Objetivo A travs de este proceso se generan, en ambiente DOS, las bases de datos necesarias para la captura y migracin de informacin, que ser traspasada a Contabilidad y Presupuestos. Para llevar a cabo este proceso se recomienda crear una copia del directorio donde se encuentran los datos que sern migrados y, efectuar la migracin sobre l, dado que si stos se encuentran en una versin anterior a la 7.17, sern actualizados y posteriormente no sern reconocidos por el sistema de Contabilidad Financiera (SIMON) Plataforma 7, en la versin que Ud. dispone. Operatoria Para llevar a cabo la preparacin de las bases de datos, tendr que abrir una ventana en DOS y realizar lo siguiente: 1.- Insertar en el drive A, el diskette adjunto rotulado Migrador CF. 2.- Posicionarse en el rea donde se encuentran los datos de la empresa que se van a migrar (aqul donde hizo el respaldo de los datos DOS) y desde all ejecutar el comando: A:INI Tras esto se presentar la pantalla con algunas consideraciones que se deben tener presentes al ejecutar este proceso. Si todo est conforme, bastar con pulsar una tecla para confirmar la continuidad del proceso debiendo esperar unos instantes hasta que se presente la pantalla de la Figura N 1. En ella se deber ingresar el cdigo de un Tipo de Documento que ser asociado a aquellas cuentas que manejen este atributo, pero que no tengan movimientos. El tipo de documento que se indique NO debe tener desglose de IVA. Figura N 1
CF-MIGRA Migrador Sistema Contabilidad Financiera Dos a Windows SoftLand Ingrese un Tipo de Documento para el caso que existan Cuentas que maneje ste atributo y no se hayan Ingresado en los Movimientos. (El tipo de Documento que se use No debe tener desglose de Iva). - Tipo Documento : [ ] F1 Ayuda
3.- Si al continuar el sistema detecta cuentas que manejan auxiliar y que no cuentan con su respectivo detalle, solicitar un auxiliar que les ser asociado. Ver Figura N 2 Figura N 2
CF-MIGRA Migrador Sistema Contabilidad Financiera Dos a Windows SoftLand Ingrese un Auxiliar para el caso que existan Cuentas que maneje ste atributo y no se hayan Ingresado en los Movimientos. - Auxiliar : [ ] F1 Ayuda
PROCESOS
6-59
3.- Ingresada la informacin anterior, se presenta una nueva pantalla (Figura N 3), en la cual habr que indicar los antecedentes de la moneda base manejada por la empresa. Figura N 3
CF-MIGRA Migrador Sistema Contabilidad Financiera Dos a Windows SoftLand Ingrese los siguientes datos: Nombre Moneda Base: [Peso Chileno ] Smbolo : N de Decimales : F1 Ayuda
4.- Indicados los parmetros, se definen los Tipos de Cuentas, a primer nivel, que sern manejados en la Contabilidad. Ver Figura N 4. Figura N4
CF-MIGRA Migrador Sistema Contabilidad Financiera Dos a Windows SoftLand Debe redefinir el Tipo de su Plan de Cuenta en: (A) Activo - (P) Pasivo - (T) Patrimonial (O) Orden - (I) Ingreso - (G) Gasto Cuenta : 10-00-000 Nombre : ACTIVO DISPONIBLE Tipo : [P] F1 Ayuda
Finalizada la definicin correspondiente a los Tipos de Cuentas, al pulsar Enter se presenta una ventana que confirma la continuidad del proceso. Al responder en forma negativa se da trmino al proceso, mientras que al responder en forma afirmativa se da inicio a la a la migracin, lo cual se ve reflejado en mensajes que se despliegan en pantalla. Finalizada la migracin se presenta un mensaje que lo informa y adems se crea en el Directorio de Datos el archivo LOGER.TXT. Este ltimo entrega un balance del proceso en cuanto a la fecha de inicio y trmino, adems de un reporte de errores en caso que el sistema haya detectado inconsistencias en la informacin.
6-60
6.9.1.2 Migracin desde Contabilidad Financiera (SIMON)

Objetivo A travs de este proceso se capturan, las bases de datos generadas en el proceso anterior Preparacin de Bases de Datos Contabilidad Financiera (Simn) Plataforma 7, para continuar trabajando con ellas en Contabilidad y Presupuestos. Para efectuar la migracin es necesario crear, en Contabilidad y Presupuestos, una nueva empresa (ver Captulo 2.1 Creando una empresa) y en ella llevar a cabo este proceso, ya que de hacerlo sobre una empresa con informacin, al momento de migrar toda la informacin que all exista ser eliminada. Operatoria Al seleccionar esta opcin se presenta una pantalla (ver Figura N 1), donde tendr que indicar el directorio en el cual se encuentran los datos que sern migrados. Figura N 1
Una vez indicado el directorio, seleccionar el botn Siguiente, para continuar con el proceso. Tras esto se presentar una nueva pantalla donde habr que confirmar si la migracin se efectuar para toda la informacin o slo se traspasarn las Tablas de Datos. Ver Figura N 2. Figura N 2
Migrar Todo
Luego de seleccionar esta opcin hacer clic en el botn Siguiente, con lo cual se presenta una pantalla informando que los datos estn siendo preparados. Luego se inicia la migracin. Ver Figura N 2.
PROCESOS Figura N 2
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Finalizado el proceso, el sistema lo informar a travs de un mensaje en pantalla. Para validar la informacin recin migrada, tendr que emitir el Balance Tributario, el Libro Mayor/Caja de todo el perodo y el informe Listado de Plan de Cuentas con Saldos de Aperturas para verificar si las aperturas (slo si la empresa en DOS tiene aperturas) fueron bien capturadas. Todos estos informes deben ser emitidos en ambos sistemas, para luego compararlos.
Migrar Slo Tablas

A travs de este proceso se efecta la migracin de todas las Tablas, manejadas en la empresa. Tras seleccionar esta opcin habr que elegir el botn Siguiente para continuar, con lo cual se presenta la pantalla de la Figura N 3. Figura N 3
En ella se presenta la lista de Tablas que maneja la empresa, donde a travs de la seleccin de la caja de Chequeo que aparece a la izquierda de cada una de ellas se activa su migracin. Indicada la informacin se elige el botn Siguiente, tras lo cual se presenta la pantalla de la Figura N 2 y el proceso a seguir es el mismo. En ambos casos, si el sistema detecta inconsistencia en la informacin que se est capturando, desplegar un mensaje informando que debe revisar el archivo Log generado durante la migracin en la Contabilidad Financiera y el proceso es cancelado.
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6.9.2 Migracin desde Contabilidad Estndar

Objetivo Tomar la informacin existente en las bases de datos del sistema de Contabilidad Estndar Plataforma 7 (para ambiente DOS) y traspasarla directamente a Contabilidad y Presupuestos. Este proceso de migracin consta de dos etapas que son: Preparacin de la bases de datos existentes en Contabilidad Estndar Plataforma 7 (DOS). Migracin desde Contabilidad Estndar DOS a Contabilidad y Presupuestos.
Ambas etapas se describen a continuacin en forma detallada:
6.9.2.1 Preparacin de Bases de Datos Contabilidad Estndar Plataforma 7

Objetivo A travs de este proceso se generan, en ambiente DOS, las bases de datos necesarias para la captura y migracin de informacin, que ser traspasada a Contabilidad y Presupuestos. Para llevar a cabo este proceso se recomienda crear una copia del directorio donde se encuentran los datos que sern migrados y, efectuar la migracin sobre l, dado que si stos se encuentran en una versin anterior a la 7.17, sern actualizados y posteriormente no sern reconocidos por el sistema de Contabilidad y Presupuestos Plataforma 7, en la versin que Ud. dispone. Operatoria La informacin a migrar podr provenir desde el Sistema de Contabilidad y Presupuestos Plataforma 7, as como tambin desde Cuentas Corrientes Clientes y/o Proveedores. Por lo tanto, se pueden dar 2 casos distintos de migraciones: - Migrar datos slo desde Contabilidad y Presupuestos - Migrar datos de Contabilidad y Presupuestos junto Cuentas Corrientes Clientes y Proveedores. En ambos casos, al disponer de sistemas en versiones anteriores a la 7.17 y efectuar el proceso de migracin, el sistema realizar tantos cambios de versin como sea necesario, hasta llegar a la versin 7.17 y realizar la migracin. Esto generar el despliegue de varias pantallas donde habr que ir respondiendo en forma afirmativa o negativa, a las consultas desplegadas en pantalla. Una vez que el cambio de versin finaliza, se procede tal como se explica a continuacin:
Migrar datos slo desde Contabilidad y Presupuestos

Este proceso realiza la generacin de archivos CSV con los datos DOS que sern utilizados en la migracin. Para llevar a cabo esta operacin se realiza lo siguiente: 1.- Abrir una ventana DOS desde Windows. 2.- Insertar en el drive A, el diskette adjunto, rotulado como Migrador CS, CX, CP. 3.- Posicionarse en el rea donde se encuentran los datos de la empresa (en DOS), que se van a migrar y desde all ejecutar el comando:
PROCESOS A:INI
6-63
Tras esto se presentar la pantalla con algunas consideraciones que se deben tener presentes al ejecutar este proceso. Si todo est conforme, bastar con pulsar una tecla para confirmar la continuidad del proceso debiendo esperar unos instantes hasta que se presente la pantalla de la Figura N 1. En ella se ingresan los cdigos y descripciones que se le darn a los documentos Cheque y Depsito, que sern utilizados en aquellas cuentas que manejan Conciliacin Bancaria. Figura N 1
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Ingrese el Cdigo y Descripcin para los siguientes documentos: Cheque (haber) : CH Descripcin : CHEQUE Depsito (debe) : [ ] Descripcin :
4.- A continuacin habr que indicar los antecedentes de la moneda base manejada por la empresa. Ver Figura N 2 Figura N 2
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Ingrese los siguientes datos: Nombre Moneda Base: [Peso Chileno ] Smbolo : N de Decimales : F1 Ayuda
5.- Ingresada la informacin anterior, se presenta una nueva pantalla (Figura N 3), en la cual habr que confirmar uno a uno el uso de los parmetros de: Monedas Adicionales, Detalle de Gastos, Instrumentos Financieros y Area de Negocio. En caso de no contar con esta informacin, los tres primeros podrn ser traspasados como NO, ya que posteriormente podr modificarlos en los Parmetros en Contabilidad y Presupuestos. Para el caso de las Areas de Negocios la situacin es diferente, ya que previo a la migracin se debe conocer si la empresa maneja o no Areas de Negocios.
6-64 Figura N 3
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Maneja Monedas Adicionales? Si No Maneja Detalle de Gastos? Si No Maneja Instrumento Financiero? Si No Maneja Areas de Negocio? Si No F1 Ayuda
Si la empresa maneja Areas de Negocios, habr que sealar su nombre. 6.- Indicados los parmetros, se definen los Tipos de Cuentas, a primer nivel, que sern manejados en la Contabilidad. Ver Figura N 4. Figura N4
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Debe redefinir el Tipo de su Plan de Cuenta en: (A) Activo - (P) Pasivo - (T) Patrimonial (O) Orden - (I) Ingreso - (G) Gasto Cuenta : 10-00-000 Nombre : ACTIVO DISPONIBLE Tipo : [P] F1 Ayuda
Indicada esta informacin, se presenta una pantalla con el Plan de Cuentas, donde habr que sealar, por cada cuenta a 3er nivel, el manejo de Auxiliar y Tipo de Documento, lo cual se efecta ubicando el cursor sobre la deseada, pulsando Enter y confirmando el manejo de estos parmetros. Ver Figura N 5.
PROCESOS
6-65
Figura N 5
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Debe Definir que Cuenta Maneja Auxiliar y Tipo de Documento Cuenta Descripcin TipoAuxiliarDocumento 10-01-001FONDO FIJO A N N 10-01-002VUELTOS VARIOS A N N 10-02-000BANCOS A N N 10-02-001BANCO DE CHILE A N N 10-02-002BANCO NACIONAL A N N 10-02-003BANCO DE BOSTON A N N 10-02-004BANCO DE SANTANDER A N N 10-03-000CUENTAS CORRIENTES A N N 10-03-001CUENTA CORRIENTE CLIENTE A N N 10-04-000DOCUMENTOS POR COBRAR A N N ros) Detalle Documento (S/N) : [N] Auxiliar (S/N) :
Si bien es cierto, el Sistema de Contabilidad y Presupuestos Plataforma 7 (DOS) no dispone del manejo de Auxiliares y Tipos de Documentos (ya que se lleva en los Auxiliares de Clientes y Proveedores), se puede requerir el uso de estos atributos en Contabilidad y Presupuestos, por lo tanto al definir que la cuenta manejar cualquiera de ellos, el saldo de sta no ser traspasado, debiendo el usuario ingresar directamente los movimientos de Apertura en este Sistema. Finalizado el ingreso del detalle de las cuentas, al pulsar la tecla ESC se presenta una ventana que confirma la continuidad del proceso. Al responder en forma negativa se le da termino, mientras que al responder en forma afirmativa se da inicio a la migracin, lo cual se ve reflejado en mensajes que se despliegan en pantalla. Finalizada la migracin se presenta un mensaje que lo informa y adems se crea en el directorio de Datos el archivo LOGER.TXT. Este ltimo entrega un balance del proceso en cuanto a la fecha de inicio y trmino, adems de un reporte de errores en caso que el sistema haya detectado inconsistencia en la informacin. Esto habr que tenerlo presente para corregir la informacin en Contabilidad y Presupuestos.
Migrar datos de Contabilidad y Presupuestos junto Cuentas Corrientes Clientes y Proveedores.

Este proceso realiza la generacin de archivos CSV con los datos DOS que sern utilizados en la migracin. Antes de efectuar este proceso debe haber realizado la opcin de "Traspaso a Contabilidad", tanto en el Sistema de Cuentas Corrientes Clientes como en Proveedores. Para llevar a cabo esta operacin se realiza lo siguiente: 1.- Abrir una ventana DOS desde Windows. 2.- Insertar en el drive A, el diskette adjunto, rotulado como Migrador CS, CX, CP. 3.- Posicionarse en el rea donde se encuentran los datos de la empresa (en DOS), que se van a migrar y desde all ejecutar el comando: A:INI Tras esto se presentar la pantalla con algunas consideraciones que se deben tener presentes al ejecutar este proceso. Si todo est conforme, bastar con pulsar una tecla para confirmar la continuidad del proceso debiendo esperar unos instantes. En este momento el sistema verifica internamente la consistencia de la informacin que ser migrada. En caso de detectar alguna anomala (Ej.: que en Cuentas Corrientes Clientes o Proveedores no se haya efectuado la contabilizacin de los comprobantes, que se est trabajando en aos diferentes, etc.), el sistema lo advertir a travs de un mensaje y abandonar el proceso, para que dicho problema sea solucionado y luego efectuar nuevamente la migracin.
6-66
4.- De continuar ser verificada la versin de los sistemas y de no ser compatibles con el migrador, el sistema efectuar el cambio presentando previamente la pantalla de la Figura N 6, la cual se presentar tanta veces como sea necesario, hasta llevar a la versin actual (7.17 o superior). Figura N 6
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Seor Usuario: Se ha detectado que en el - Sistema de Cuenta Corriente Proveedores Se han limpiado los movimientos de meses anteriores, por lo tanto, solo se migrarn las tablas. Desea Continuar el proceso?: (S/N)
5.- Al proseguir, el sistema verificar que la nomenclatura utilizada para los Tipos de Documentos, sea diferente entre la usada por Cuentas Corrientes Clientes y Proveedores. Al ser iguales se presentar una pantalla informando la similitud (ver Figura N 7) y solicitar una nueva nomenclatura. Figura N7
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Seor Usuario: Existe un Tipo de Documento que maneja Iva y est duplicado en el Sistema Proveedores. Debe Modificar el Tipo y Descripcin. Sistema de Cuenta Corriente Cliente: - Tipo : FA - Descripcin : FACTURAS Sistema de Cuenta Corriente Proveedores: - Tipo : [FA] - Descripcin : FACTURAS F1 Ayuda
6.- Una vez que todo est conforme, se presentar la pantalla de la Figura N 8, donde habr que ingresar los cdigos y descripciones que se le darn a los documentos Cheque y Depsito, que sern utilizados en aquellas cuentas que manejan Conciliacin Bancaria.
PROCESOS Figura N 8
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Ingrese el Cdigo y Descripcin para los siguientes documentos: Cheque (haber) : CH Descripcin : CHEQUE Depsito (debe) : [ ] Descripcin :
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7.- Cada vez que se efecte una migracin que involucre los Sistemas de Contabilidad y Presupuestos, Cuentas Corrientes Clientes y Cuentas Corrientes Proveedores, el migrador solicitar el Cdigo de un Tipo de Documento que ser asociado a aquellas cuentas que manejen este atributo, pero que no tengan movimientos. El tipo de documento que se indique NO debe tener desglose de IVA. (Ver Figura N 9). Figura N 9
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Ingrese un Tipo de Documento para el caso que existan Cuentas que maneje ste atributo y no se hayan Ingresado en los Movimientos. (El tipo de Documento que se use No debe tener desglose de Iva). - Tipo Documento : [ ]
8.- Si durante la ejecucin de este proceso, el sistema detecta la duplicidad de un Cdigo entre un Cliente y un Proveedor pero con distinto RUT, lo advertir por pantalla (ver Figura N 10), permitiendo modificar el Cdigo del Proveedor y manteniendo el del Cliente; de lo contrario no podr continuar. Figura N 10
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Seor Usuario: Existe un Proveedor que tiene el mismo Cdigo que un Cliente pero distinto Rut. Debe Modificar el Cdigo del Proveedor. Sistema de Cuenta Corriente Cliente: - Cdigo : 1 - Rut : 32.453.536-5 - Nombre : CONFECCIONES LAYSE S.A. Sistema de Cuenta Corriente Proveedores: - Cdigo : [1 ] - Rut : 23.453.466-1 - Nombre : TEXTIL ABC LTDA. F1 Ayuda
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9.- Si al continuar el sistema detecta cuentas (en clientes o proveedores) que manejan auxiliar y que no cuentan con su respectivo detalle, solicitar un auxiliar que les ser asociado. Ver Figura N 11. Figura N 11
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Ingrese un Auxiliar para el caso que existan Cuentas que maneje ste atributo y no se hayan Ingresado en los Movimientos. - Auxiliar : [ ] F1 Ayuda
10.- A continuacin habr que indicar los antecedentes de la moneda base manejada por la empresa. Ver Figura N 12. Figura N 12
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Ingrese los siguientes datos: Nombre Moneda Base: [Peso Chileno ] Smbolo : N de Decimales : F1 Ayuda
11.- Ingresada la informacin anterior, se presenta una nueva pantalla (ver Figura N 13), en la cual habr que confirmar uno a uno el uso de los parmetros de: Monedas Adicionales, Detalle de Gastos, Instrumentos Financieros y Area de Negocio. En caso de no contar con esta informacin, los tres primeros podrn ser traspasados como NO, ya que posteriormente podr modificarlos en los Parmetros en Contabilidad y Presupuestos. Para el caso de las Areas de Negocios la situacin es diferente, ya que previo a la migracin se debe conocer si la empresa maneja o no Areas de Negocios.
PROCESOS Figura N 13
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Maneja Monedas Adicionales? Si No Maneja Detalle de Gastos? Si No Maneja Instrumento Financiero? Si No Maneja Areas de Negocio? Si No F1 Ayuda
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Si la empresa maneja Areas de Negocios, habr que sealar su nombre. 12.- Indicados los parmetros, se definen los Tipos de Cuentas, a primer nivel, que sern manejados en la Contabilidad. Ver Figura N 14. Figura N 14
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Debe redefinir el Tipo de su Plan de Cuenta en: (A) Activo - (P) Pasivo - (T) Patrimonial (O) Orden - (I) Ingreso - (G) Gasto Cuenta : 10-00-000 Nombre : ACTIVO DISPONIBLE Tipo : [P] F1 Ayuda
Indicada esta informacin, se presenta una pantalla con el Plan de Cuentas, donde habr que sealar, por cada cuenta a 3er nivel, el manejo de Auxiliar y Tipo de Documento, lo cual se efecta ubicando el cursor sobre la deseada, pulsando Enter y confirmando el manejo de estos parmetros. Ver Figura N 15. Figura N 15
MIGRAWIN Migrador Dos a Windows SoftLand Debe Definir que Cuenta Maneja Auxiliar y Tipo de Documento Cuenta Descripcin TipoAuxiliarDocumento 10-01-001FONDO FIJO A N N 10-01-002VUELTOS VARIOS A N N 10-02-000BANCOS A N N 10-02-001BANCO DE CHILE A N N 10-02-002BANCO NACIONAL A N N 10-02-003BANCO DE BOSTON A N N 10-02-004BANCO DE SANTANDER A N N 10-03-000CUENTAS CORRIENTES A N N 10-03-001CUENTA CORRIENTE CLIENTE A N N 10-04-000DOCUMENTOS POR COBRAR A N N ros) Detalle Documento (S/N) : [N] Auxiliar (S/N) :
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Finalizado el ingreso del detalle de las cuentas, al pulsar la tecla ESC se presenta una ventana que confirma la continuidad del proceso. Al responder en forma negativa se le da termino, mientras que al responder en forma afirmativa se da inicio a la migracin, lo cual se ve reflejado en mensajes que se despliegan en pantalla. Finalizada la migracin se presenta un mensaje que lo informa y adems se crea en el directorio de Datos el archivo LOGER.TXT. Este ltimo entrega un balance del proceso en cuanto a la fecha de inicio y trmino, adems de un reporte de errores en caso que el sistema haya detectado inconsistencias en la informacin.
PROCESOS
6-71
6.9.2.2 Migracin desde Contabilidad y Presupuestos

Objetivo A travs de este proceso se capturan, las bases de datos generadas en el proceso anterior Preparacin Base de Datos Contabilidad Estndar Plataforma 7, para continuar trabajando con ellas en Contabilidad y Presupuestos. Para efectuar la migracin es necesario crear, en Contabilidad y Presupuestos, una nueva empresa (ver Captulo 2.1 Creando una empresa) y en ella llevar a cabo este proceso, ya que de hacerlo sobre una empresa con informacin, al momento de migrar toda la informacin que all exista ser eliminada. Operatoria Estando en la empresa a la cual se migrarn los datos, ir al men Procesos y seleccionar desde all la opcin Migracin, y dentro de sta elegir Migracin desde Contabilidad Estndar. Tal como se muestra en la figura siguiente: Figura N 1
Al seleccionar esta opcin se presenta la pantalla de la Figura N 2, en la cual habr que sealar el directorio en el cual se encuentran los datos que sern migrados. Figura N 2
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Migrar Todo
Luego de seleccionar esta opcin hacer clic en el botn Siguiente, con lo cual se presenta una pantalla informando que los datos estn siendo preparados. Luego se inicia la migracin. Ver Figura N 2. Figura N 2
Finalizado el proceso, el sistema lo informar a travs de un mensaje en pantalla. Para validar la informacin recin migrada, tendr que emitir el Balance Tributario, el Libro Mayor/Caja de todo el perodo y el informe Listado de Plan de Cuentas con Saldos de Aperturas para verificar si las aperturas (slo si la empresa en DOS tiene aperturas) fueron bien capturadas. Todos estos informes deben ser emitidos en ambos sistemas, para luego compararlos.
Migrar Slo Tablas
A travs de este proceso se efecta la migracin de todas las Tablas, manejadas en la empresa. Tras seleccionar esta opcin habr que elegir el botn Siguiente para continuar, con lo cual se presenta la pantalla de la Figura N 3. Figura N 3
En ella se presenta la lista de Tablas que maneja la empresa, donde a travs de la seleccin de la caja de Chequeo que aparece a la izquierda de cada una de ellas se activa su migracin. Indicada la informacin se elige el botn Siguiente, tras lo cual se presenta la pantalla de la Figura N 2 y el proceso a seguir es el mismo.
PROCESOS
6-73
6.10 Traspaso de Informacin entre Empresas

Objetivo Mediante este proceso podr efectuar la exportacin e importacin de tablas (Plan de Cuentas, Auxiliares, etc.) y/o comprobantes entre empresas. Antes de llevar a cabo este proceso, Ud. tendr que considerar lo siguiente: - Ambas empresas deben estar en la misma versin (al abrir una empresa, el sistema verifica su versin y si no es la ltima confirma su actualizacin). - En el Plan de Cuentas, el nmero de niveles y caracteres debe ser el mismo en la - Base de datos de origen y de destino. - El nmero de decimales que manejan las monedas, deben el mismo en ambas empresas. Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla (ver Figura N 1), dentro de la cual deber seleccionar mediante el botn de opciones ubicado a la izquierda de cada opcin, la accin a realizar dentro de este proceso: Figura N1
Una vez seleccionada, podr optar por: continuar con el proceso, a travs de la seleccin del botn Siguiente, o bien abandonarlo mediante el botn Salir.
Enviar Informacin
Consiste en la generacin de un archivo con informacin de una Base de Datos que ser llevada a otra empresa. Al optar por esta opcin y tras elegir el botn Siguiente, se presenta la pantalla donde tendr que sealar si la informacin ser enviada hacia la Sucursal o a la Empresa. Ver Figura N2.
6-74 Figura N2
Si su opcin es traspaso a la Sucursal: le permitir exportar todas las Tablas y Plan de Cuentas Base y opcionalmente el Plan de Cuentas Paralelo, Definicin Balance SVS y la definicin del Informe Paramtrico; se exceptan las tablas de: Comprobantes, Movimientos y archivos asociados a movimientos. Ver Figura N3 . Figura N3
Indicada la informacin a traspasar a travs de la seleccin de la caja de chequeo correspondiente, seleccione el botn Enviar para continuar con el proceso (ver Figura N 4); por el contrario, para regresar a la pantalla anterior presione el botn Atrs, o bien Salir para abandonar el proceso. Figura N 4
PROCESOS
6-75
Dentro de esta pantalla deber indicar si el destino de estos archivos ser a un directorio de datos donde podr guardarlos y enviarlos posteriormente o, un correo electrnico donde podr enviarlo de forma inmediata. Traspaso a un Directorio Al optar por esta alternativa, tendr que indicar el directorio hacia el cual se realizar la exportacin, digitndolo directamente, o bien obtenindolo desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que se presenta a la derecha de este campo. A continuacin podr optar por volver a la pantalla Anterior, avanzar a la Siguiente o bien Cancelar el proceso, a travs de los botones respectivos. De proseguir, se lleva a cabo la exportacin de los datos, desplegndose una pantalla donde el sistema va presentando un informe que muestra todos los archivos que estn siendo exportados. Al finalizar se presenta una ventana indicando el trmino del proceso. Para cerrarla tendr que elegir el botn Aceptar, quedando la pantalla del informe del traspaso. Ver Figura N 5. Figura N 5
Finalizada la exportacin se activa el botn Enviar a..., donde Ud. podr enviar el resultado del proceso a un archivo de texto, ya sea que haya finalizado o no en forma exitosa. De esta manera, en caso de que hayan detectado inconsistencias podr disponer de un documento para efectuar el anlisis respectivo. Traspaso al Correo Permite enviar por correo el archivo con los datos exportados. Este proceso es muy similar al anterior, con la diferencia que en lugar de indicar el directorio tendr que sealar la direccin e-mail del destinatario que recibir el archivo con la informacin. La forma de operar en este punto es la normal de Microsoft Outlook. Una vez despachado el correo, el sistema lo advierte a travs de un mensaje. Al igual que en el caso anterior, se activa el botn Enviar a..., el cual genera un archivo de texto con el detalle del traspaso, ya sea que haya sido o no exitoso, de tal forma que pueda disponer de l en caso de inconsistencias. Si su opcin es traspaso a la Central: le permitir exportar todas las Tablas relacionadas con los comprobantes. Ver Figura N6. Existirn 2 opciones de traspaso que no sern excluyentes, ests permitirn enviar o no informacin de: - Comprobantes - Presupuestos: Presupuesto de Caja y Presupuesto Operacional.
6-76 Figura N 6
Traspaso de comprobantes, seleccione la caja de chequeo ubicada a la izquierda de la opcin, tras lo cual el sistema solicitar ingresar la siguiente informacin: Rango de seleccin de comprobantes, el cual podr ser por: Rango de Nmero o por Rango de Fechas, dependiendo de lo seleccionado ingrese el rango. Se traspasarn todos los comprobantes que estn dentro del rango indicado sin importar su estado. Traspaso de Presupuestos, al seleccionar esta opcin, el sistema exportar las siguientes tablas: Parmetros de Contabilidad, Parmetros generales de la empresa, Presupuesta de Caja, Presupuesto Operacional y Presupuesto de caja por Centro de Costo. Cualquiera sea la informacin a traspasar, el sistema activar en la parte inferior de la pantalla los siguientes botones: Atrs permite regresar a la pantalla anterior, Cancela abandona el proceso y Enviar el cual ser seleccionado desplegar una pantalla similar a la de la Figura N 5, el proceso a seguir de ah en adelante es el mismo.
Traer Informacin
Consiste en la actualizacin de los datos de la empresa que est siendo utilizada, a travs de la captura de informacin proveniente de otra empresa. Al optar por esta opcin y tras seleccionar el botn Siguiente, se despliega una pantalla que detalla la forma en que el sistema efectuar el proceso y la informacin que ser verificada (ver Figura N7), luego dispondr de las opciones que le permitirn volver a la pantalla anterior, realizar la importacin de los datos, o bien abandonar el proceso a travs del botn Salir.
PROCESOS
6-77
Figura N 7
Al optar por la opcin Traer, se despliega la pantalla del Explorador de directorios donde tendr que sealar la ubicacin del archivo que contiene los datos de la empresa. Una vez indicado, tendr que seleccionar el botn Abrir, tras lo cual se despliega la ventana donde tendr que sealar a travs de la seleccin de cajas de chequeo, la accin que deber tomar el sistema en cuanto a los datos que se repiten en ambas empresas, ya sea para agregarlos o reemplazarlos. Indicada esta informacin, se presenta la pantalla con los datos de la empresa, donde dispondr de los botones Cancelar y Siguiente. Tras la seleccin de este ltimo, el sistema confirma la importacin y al responder en forma afirmativa se presenta la ventana del Importador de Datos. Ver Figura N 8. Figura N 8
Dentro de esta pantalla, el sistema lleva a cabo la captura o importacin de los datos y al finalizar presenta una pantalla con el resultado de la importacin (ver Figura N 9), el cual podr ser llevado a un archivo de texto a travs de la seleccin del botn Enviar a..., para su posterior anlisis.
6-78
Figura N 9
En caso que una base de datos haya sido recuperada con error, al hacer clic sobre ella se despliega el detalle del error en la ventana que aparece bajo la lista de tablas y adems se activa el botn Enviar a..., el cual tras ser elegido, lleva el error a un archivo en formato de texto, de tal forma que pueda ser almacenado para su posterior anlisis y solucin, tal como se presenta en siguiente pantalla. Ver Figura N10. Figura N 10
Al salir de la ventana donde se describe el error, el sistema regresa a la pantalla del Resultado de la Importacin, donde tras pulsar el botn Finalizar da paso al traspaso propiamente tal. Finalizado este proceso se presenta un documento que muestra el resultado (ver Figura N 11).
PROCESOS
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Figura N 11
Tras salir de l, se despliega un mensaje informando que tendr que reinicializar el sistema.
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6.11 Limpieza de Transacciones

Objetivo Mediante este proceso podr efectuar una limpieza de transacciones, la cual consiste en eliminar todos los documentos y sus transacciones asociadas, conservando dentro del sistema los parmetros, tablas y maestros. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta un mensaje que informa en qu consistir la limpieza de transacciones y, que de continuar tendr que ingresar tanto el login como la password del usuario que llevar a cabo la operacin. Ver Figura N 1. Figura N1
Habiendo aprobado la continuidad del proceso e ingresado el login y la password, se presenta una nueva ventana (ver Figura N2), donde informa el riesgo que implica el eliminar Documentos y sus movimientos asociados, reiterando la consulta acerca de continuar el proceso Figura N 2
Al presionar el botn Cancelar, el sistema abandona el proceso y regresa a la pantalla principal; mientras que al presionar el botn Comenzar, el sistema desplegar una ventana informando que sern eliminados los documentos y sus movimientos asociados. Al responder en forma afirmativa, el sistema dar curso al proceso de limpieza de transacciones eliminando uno a uno los documentos y sus movimientos asociados, tal como se muestra en la Figura N 3.
PROCESOS Figura N 3
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Mientras se realiza el proceso, el sistema presenta una ventana informando que el detalle de la limpieza queda almacenado en un documento, dando la alternativa de editarlo, o bien tomar conocimiento para leerlo posteriormente. Ver Figura N 4. Figura N4
Al editarlo se abre una ventana en el Block de Notas con la informacin relativa a la limpieza. Al salir de ella, se regresa a la pantalla que indica la finalizacin del proceso. Ver Figura N 5. Figura N 5
Finalizado el proceso, presione el botn Salir, tras lo cual regresar a la pantalla principal del sistema.
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6.12 Bloqueo Masivo de Clientes

Objetivo Mediante este proceso podr efectuar el bloqueo en forma masiva a clientes, bajo determinados criterios. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (ver Figura N 1), donde deber indicar mediante la seleccin del botn de opciones, la modalidad a considerar para el bloqueo de clientes. Figura N1
El sobregiro podr considerarlo en monto o en %, sobre el crdito autorizado al cliente, seleccionando el botn de opciones que aparece a la izquierda de la modalidad elegida y luego ingresando el valor (en monto o porcentaje) en el campo respectivo. Dentro del Margen de Tolerancia, deber ingresar la Fecha a la cual se calcular la deuda y los Das de tolerancia que se sumarn a la fecha de vencimiento de cada documento. Los documentos que se incluirn para calcular la deuda de cada cliente, sern aquellos cuya fecha de vencimiento ms los das de tolerancia no exceda la fecha de vencimiento ingresada. Ingresados los parmetros solicitados, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), o Salir para abandonarlo. Figura N 2
PROCESOS
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Dentro de esta ventana el sistema listar a todos los clientes sobregirados, segn las condiciones especificadas anteriormente. En ella deber seleccionar todos los clientes que No desea bloquear. Esta seleccin se realiza haciendo un clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Agregar>. En caso que se desee seleccionar todos los clientes, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar a un cliente de la lista de seleccionados. Se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlos todos se usa el botn <<Todos. En este momento se activan los botones: Anterior para regresar a la pantalla anterior, OK permite dar inicio al bloqueo de los clientes no seleccionados y Salir permite abandonar el proceso. Al optar por continuar con el proceso, el sistema desplegar un mensaje advirtiendo que al realizar el bloqueo de clientes slo se considerarn aquellos movimientos que estn contabilizados, por lo que si existen facturas u otros documentos en Inventario y Facturacin sin traspasar a Contabilidad y Presupuestos no sern considerados.
CONSULTA
7-1
7. Consulta
Objetivo Obtener en forma rpida, informacin relativa al resultado de la empresa, a la numeracin (correlatividad) de los comprobantes, la Cartola de Auxiliares y sus Saldos. Las consultas pueden tener carcter provisorio, si se han realizado modificaciones a la informacin del perodo contable anterior sin haber ejecutado el Reproceso de Aperturas (captulo 6.1.2 de este manual), por lo que podra no coincidir con los saldos reales. Operatoria Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada (ver Figura N 1), donde se presentan las opciones que desde aqu podrn ser llevadas a cabo, y que se explican detalladamente a travs de todo este captulo. Figura N 1
7.1 Consulta de Resultado

Objetivo Consultar detalladamente el resultado, tanto del mes, como acumulado, realizando seguimientos de las cuentas a distintos niveles, incluso se podr llegar a conocer el detalle de los comprobantes en que se encuentra involucrado algn movimiento. Operatoria Al ingresar se despliega una ventana donde se debe sealar el perodo contable a consultar y la moneda en que ser valorizada la informacin, adems del rea de negocios y el centro de costo a considerar. En estos dos ltimos casos, se podr tomar en cuenta el global de la empresa o, un rea de negocios en particular o centro de costo especfico, el cual es solicitado por el sistema. Ver Figura N 1. Figura N 1
7-2
Una vez declaradas las condiciones bajo las cuales se solicitar la informacin, presione el botn Detalle, tras lo cual se presenta una ventana con los resultados mensuales y acumulados, los que pueden ser graficados al seleccionar el mes o el acumulado deseado y luego el botn de Grfico. Ver Figura N 2. Figura N 2
Estando dentro del grfico de Saldos mensuales, se presentan los botones Acumulado (ver Figura N 3) que permite graficar los saldos mensuales acumulados, y Grfico, que permite desplegar un grfico de tortas con los porcentajes correspondientes a cada mes. Figura N 3
Para obtener informacin detallada en un determinado mes, se pulsa dos veces seguidas el botn izquierdo del mouse sobre el mes deseado (Figura N 2). Acto seguido se presenta una pantalla con los saldos de las cuentas a primer nivel, de Activo, Pasivo, Ingresos y Gastos. Ver Figura N 4.
CONSULTA Figura N 4
7-3
Las cuentas pueden ser consultadas nivel por nivel, pulsando dos veces seguidas el botn izquierdo del mouse sobre nivel que se desea abrir. Para cerrar el nivel se repite la operacin. Para conocer el comportamiento de una cuenta en particular se selecciona el botn Detalle, luego de elegida la cuenta a consultar. Ver Figura N 5. Figura N 5
Cuando esto ocurre, se presenta una nueva pantalla con los antecedentes pertinentes y adems se activa el botn Detalle, que permite consultar cada uno de los movimientos que ha tenido la cuenta en el mes seleccionado. Ver Figura N 6.
7-4
Figura N 6
Como se puede observar en esta pantalla, aparece activo el botn Detalle, es decir que adems de toda la informacin que ha sido presentada, se podr consultar el comprobante contable donde ha sido ingresado un movimiento en particular, para lo cual se selecciona el movimiento y luego el botn Detalle. Para salir de las pantallas de Consulta de Saldo se selecciona el botn Volver hasta llegar a la deseada y por ltimo Cancelar.
Es importante destacar que la informacin que se consulta siempre estar referenciada al Area de negocios y Centro de Costos elegidos, a menos que se realice una consulta Global.
CONSULTA
7-5
7.2 Consulta de Numeracin de Comprobantes

Objetivo Tener una visin rpida, relativa a la numeracin de los comprobantes existentes y, sus estados en cada uno de los meses del perodo contable. Operatoria Al ingresar se despliega un cuadro resumen con informacin de los comprobantes de cada mes de perodo solicitado, nmero total de comprobantes del mes, as como, la clasificacin de stos en los distintos estados posibles; el N de nulos, pendientes, vigentes y por contabilizar. Ver Figura N 1. Figura N 1
Para obtener mayor informacin acerca de un mes, se debe seleccionar el deseado, y luego el botn OK, tras lo cual se despliega una nueva pantalla, donde se muestran los comprobantes generados, el Area de Negocios a la que pertenecen, el estado en que est, el da del mes en que gener y la Glosa. Ver Figura N 2. Figura N 2
Si adems requiere obtener informacin detallada acerca de un comprobante en especial, se pulsa dos veces seguidas el botn izquierdo del mouse sobre el N de Comprobante correspondiente, o bien hace clic sobre l y luego sobre el botn OK, con lo cual se despliega toda su informacin. Ver Figura N 3.
7-6 Figura N 3
Para salir del comprobante seleccionar el botn Salir. Para salir de este proceso, se selecciona la tecla Cancela, hasta llegar a la pantalla deseada.
CONSULTA
7-7
7.3 Consulta Cartola de Auxiliares

Objetivo Consultar para cada cliente y/o proveedor, el monto global de su cuenta corriente, detallando cada uno de los documentos que conforman dicho saldo y analizando los pagos efectuados por cada uno de ellos. Operatoria Al ingresar se despliega la pantalla de la Figura N1, donde tendr que sealar a travs del botn de opciones, si la consulta de cartola ser realizada a slo a proveedores, slo clientes o los considerar a ambos, indicado esto ingrese es el Cdigo del Auxiliar a consultar. Figura N1
Si conoce el Cdigo, podr digitarlo directamente, en caso contrario tendr que hacer uso del botn de Bsqueda (Ver Apndice A.1 Botones) que aparece al lado derecho del auxiliar. , el cual permite desplegar la ficha con los datos bsicos del Conjuntamente con el botn de bsqueda, se encuentra el botn auxiliar. Indicado este antecedente deber especificar si desea conocer el estado de la cuenta corriente a nivel Global de la empresa o para un Area de Negocios especfica. Luego tendr que sealar la Moneda en la cual se desea visualizar el saldo que mantiene el auxiliar. En este caso slo se considerarn movimientos efectuados en cuentas que se manejen en dicha moneda. Tambin se debe indicar a que Fecha se quiere conocer el Saldo y si se desea incluir slo los Documentos con saldo o Todos. Finalmente, se deber seleccionar la o las Cuentas Contables a las cuales se les desea conocer el saldo mantenido. Al hacer clic sobre el Botn Cuentas, se despliega una nueva ventana (Figura N2) donde se presenta el Plan de Cuentas definido. Para realizar la seleccin, se deber hacer clic sobre la cuenta deseada y luego sobre el botn Agregar, tras lo cual la cuenta elegida se presenta en el recuadro de Cuentas seleccionadas. El Sistema adems da la posibilidad de seleccionar Todas las Cuentas de una sola vez (Todos >>), as como tambin, Eliminar Cuentas seleccionadas (botones <Eliminar o <<Todos).
7-8 Figura N2
Elegidas las cuentas y si todo est conforme, se deber hacer clic sobre el botn Volver y luego sobre el botn OK de la ventana inicial. En caso de no haber seleccionado una cuenta, el Sistema preguntar por pantalla si desea seleccionar Todas. A continuacin se presenta una nueva ventana (Ver Figura N3) con el saldo del auxiliar en cada una de las cuentas elegidas. Figura N3
Dentro de esta Ventana se presentan los botones:
Permite retroceder a la pantalla anterior y as solicitar otro Cdigo de auxiliar, manteniendo las condiciones anteriores, o bien modificar las condiciones ingresadas conservando el cdigo del cliente.
Permite abrir la Cuenta seleccionada, para consultar uno a uno los Documentos que conforman su Saldo (Ver figura N4).
CONSULTA Figura N4
7-9
Para un mayor detalle del saldo de un auxiliar en un documento determinado, se selecciona el botn Detalle, que aparece en esta pantalla, el cual luego de ser elegido y en el caso que corresponda, despliega un mayor detalle del documento. (Ver figura N5). Figura N5
Tanto en esta pantalla, como en las anteriores, aparece activo el botn Comprobante, es decir que adems de toda la informacin que ha sido presentada, podr conocer el Comprobante Contable donde han sido ingresados los Movimientos por los cuales est consultando. Para salir de las pantallas de consulta, tendr que seleccionar el botn Volver o Salir, segn corresponda, hasta llegar a la pantalla deseada.
7-10
7.4 Consulta de Saldos

Objetivo Permite consultar e imprimir los saldos deudor y acreedor de una Cuenta a un determinado mes y conocer su distribucin en los distintos comprobantes, adems del detalle de los movimientos efectuados en un comprobante especfico. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla de la Figura N 1, donde se presenta el Plan de Cuentas de la empresa. Figura N 1
En esta pantalla habr que sealar el perodo contable a considerar, el sistema maneja 2 perodos contables simultneamente, el actual y el anterior. El ingreso podr efectuarse digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista la que se presenta al presionar el botn de bsqueda, posteriormente deber indicar el tipo de moneda y si se contemplan todas las Areas de Negocios y Centros de Costo o slo uno de ellos, seleccionando el botn de opciones que precede a estas opciones. Al optar por un Area de Negocios y/o un Centro de Costo especfico, se presenta un campo en blanco, donde se podr digitar directamente el cdigo o seleccionarlo desde la lista que se presenta al elegir el botn de bsqueda. A continuacin seleccionar la cuenta a consultar, haciendo clic sobre ella y luego eligiendo el botn Detalle. Tras esta operacin se despliega la pantalla con los saldos mensuales de la cuenta. Ver Figura N 2
CONSULTA Figura N 2
7-11
A partir de esta pantalla podr consultar los movimientos que tuvo la cuenta en un determinado mes. Para ello seleccione el mes y luego el botn Detalle, tras lo cual se presentar la informacin con el detalle de la cuenta en cada comprobante. Ver Figura N 3. Figura N 3
Si adems desea conocer el detalle de movimientos del comprobante en el cual se encuentra involucrada la cuenta, tendr que seleccionar el comprobante y luego ingresar a l a travs del botn Detalle. Para devolverse a travs de cada una de las pantallas de este procedimiento, seleccionar el botn Volver o Salir segn corresponda.
INFORMES
8-1
8. Informes
Objetivo Permite al usuario realizar la emisin de distintos tipos de informes que lo mantendrn permanentemente informado, acerca del procedimiento contable llevado por la empresa. Todos los informes pueden ser impresos en papel o visualizados a travs del monitor, as como tambin pueden, ser grabados en el disco en distintos formatos, de tal manera que el usuario pueda recuperarlos o incorporarlos en otros sistemas (Word, Excell, entre muchos otros). Los informes que pueden ser emitidos mediante este proceso, son: Cuenta Corriente, Plan de Cuentas, Analtico por Cuenta, Comprobantes ingresados, Correlativo de comprobantes; Libros Diario, Mayor-Caja, Venta, Compras y Retenciones; Balance de Comprobacin y Saldos, Tributario, Libro de Inventario y Balance, Clasificado y Estado de Resultado, Balance Comparativo por Area de Negocios, Balance Comparativo por Centros de Costo, Balance por Centro de Costo, Libro Mayor por Centro de Costo; Detalle de Gastos, Presupuesto de Operacin y de Caja. As como tambin podr efectuarse el proceso de Foliacin Unica de hojas, para ser timbradas por el SII, adems de la emisin de informes paramtricos. Operatoria Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada (ver Figura N 1), con la lista de los informes que pueden ser emitidos, cuya aplicacin se explica detalladamente a travs de todo este captulo. Figura N 1
8-2
Consideraciones: Al momento se seleccionar cualquier informe, se despliega una pantalla donde el sistema solicita una serie de parmetros que permiten condicionar la informacin que aparecer impresa. Por ejemplo: rangos de fechas, perodos, moneda, etc. Dado que estos parmetros son utilizados con frecuencia en los Informes, se describen a continuacin, evitando tener que hacerlo en cada uno de los captulos siguientes. Ao: Mes: Corresponde al ao del perodo contable a considerar. Corresponde al mes del perodo contable a considerar.
Ambos parmetros son solicitados, ya que el sistema maneja 2 perodos contables en lnea. Moneda: Corresponde a la moneda en que ser valorizado el informe. Si se selecciona una moneda distinta a la moneda Base, en el informe aparecen slo los montos de los movimientos realizados en la moneda indicada.
Area de Negocios: Permite indicar si en el informe se considerarn todas las "Areas de Negocio" que maneja la empresa o slo un rango de ellas. Al elegir Rango, se deben indicar el rea de inicio (Desde) y trmino (Hasta) a considerar. Tipo de Comprobante: En todos aquellos informes referenciados a Comprobantes Contables, se debe sealar si se consideran Todos los comprobantes o independientemente los de Ingreso, Egreso o Traspaso. Imprimir por Folio o Fecha: Corresponde al criterio de ordenamiento, ya sea por Folio o por Fecha, en ambos casos la informacin se imprime en forma correlativa. Bajo cualquier criterio, se debe seleccionar el cuadro Todos, para considerar todos los folios o fechas o, Rango, para considerar slo un grupo de ellos, indicando el Rango desde/hasta. Respecto a las Impresoras: Deber seleccionar mediante el botn de opciones, el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier otra impresora en forma horizontal.
La emisin de todos los informes presentados en este captulo, podr ser llevada a cabo a travs de la seleccin del botn Imprimir, que se presenta en la 2 Barra de Herramientas y cuya aplicacin se describe en forma detallada en el apndice B. Barras de Herramientas. Los informes pueden ser emitidos en forma provisoria, si se han realizado modificaciones a la informacin del perodo contable anterior sin haber ejecutado el Reproceso de Aperturas (captulo 6.1.2 de este manual), por lo que podra no coincidir la informacin desplegada con los saldos reales.
Cabe destacar que todos los parmetros pueden ser solicitados desde las listas que proporciona el sistema, al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de cada campo correspondiente al parmetro en definicin.
INFORMES
8-3
8.1 Informe de Cuenta Corriente

Objetivo Imprimir el Total de deuda de un auxiliar o bien de un grupo de ellos, obtenindose la distribucin de la deuda por cada Cuenta Contable y Tipo de Documento. Tambin se puede obtener finalmente el detalle de cada uno de los documentos que conforman los Saldos junto a sus respectivos Abonos/Cancelaciones. Operatoria Al ingresar a esta opcin se presentan 3 carpetas, en las cuales se debern indicar las especificaciones necesarias para la emisin del informe.
Carpeta Clientes
Deber elegir el o los auxiliares a considerar. La seleccin individual se realiza haciendo un clic sobre el auxiliar correspondiente, en la ventana "Seleccin de Auxiliares" y luego seleccionar botn Agrega. Para la bsqueda de un auxiliar en particular, se deber digitar en los campos que aparecen en blanco sobre la ventana de Seleccin de Auxiliares, el nombre o cdigo a encontrar y luego elegir el botn Aplicar. Para seleccionar el total de los auxiliares, hacer un clic sobre el botn Todos>>. Si por error se selecciona un auxiliar que no corresponde, se podr sacar de la lista de seleccionados marcndolo y luego haciendo clic en el botn <Eliminar. Si se desea quitar la seleccin de todos los auxiliares se usa el botn <<Todos. Antes de indicar los auxiliares a considerar en el informe, habr que sealar la Fecha a la cual requiere el Estado de la Cuenta Corriente. (Ver Figura N 1). Figura N 1
Carpeta Parmetros
En esta carpeta se solicita indicar en qu Orden debern aparecer los Auxiliares, pudiendo ser por Cdigo o Razn Social, luego si se desea el Detalle de Documentos o slo un Resumen (slo el saldo) y a continuacin, indicar si se incluyen slo los Documentos que figuren con saldo en el Sistema o Todos. Tambin habr que indicar si se debe considerar la informacin en forma Global (toda la empresa) o slo para un Area de Negocios especfica. Por ltimo sealar el tipo de Papel a utilizar, prefoliado o no, y el Tipo de Moneda en que ser valorizado el Informe. (Ver Figura N 2)
8-4 Figura N 2
Si la moneda es distinta a la moneda base, slo se considerarn los documentos ingresados en las cuentas que se manejen en esa moneda.
Carpeta Cuentas
En esta carpeta slo se debern seleccionar la o las Cuentas a considerar. Proceso que se efecta de la misma forma en que seleccionan los auxiliares. (Ver Figura N 3) Figura N 3
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
INFORMES
8-5
Informe Estado de Cuenta Corriente

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha : Pgina : 30/11/2000 1
Estado de Cuenta Corriente Al 30/06/2000 Resumen

Moneda: Peso Chileno Cdigo: 00010001 Nombre: Direccin: Ahumada 1024 Telfonos: 631 52 55 - 631 55 56 - 631 55 57 Fax : 631 88 00 Vendedor: 0001 Jos Paredes Area de Negocio: GLOBAL Cuenta: Tipo Documento 1-3-1-01 TOTAL 1-4-1-01 TOTAL CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES FACTURAS VENTAS CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES CHEQUES EN COBRANZA FACTURAS VENTAS CHEQUES EN COBRANZA PEREZ OYARCE MAURICIO Comuna: Ciudad : Contacto: Cobrador:
002 SANTIAGO 002 SANTIAGO Mauricio Diaz 001 Ren Arenas
Saldo
3.500.000,00 ____________________ 3.500.000,00
(2.000.000,00) ____________________ (2.000.000,00) 1.500.000,00
TOTAL PEREZ OYARCE MAURICIO
8-6
8.2 Listado Plan de Cuentas

Objetivo Entregar al usuario un informe con las cuentas del Plan de cuentas base o de un plan de cuentas paralelo, al nivel que se desee, incluyendo o no los saldos de apertura. Adems para las cuentas definidas a ltimo nivel, se puede solicitar un informe donde aparezcan marcados cada uno de los atributos que stas tienen asignados: Tipo de cuenta, Centro de costo, Auxiliar, Control de documentos, Conciliacin Bancaria, Moneda Adicional, Detalle de gastos, Presupuesto de caja, Instrumento Financiero, Correccin monetaria, Detalle en libro de Inventario y Balance, Efectivo/Efectivo Equivalente y Cuenta SVS Conciliacin Flujo Efectivo. Operatoria Al solicitar este informe se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde deber indicar lo siguiente: Figura N 1
Plan de cuentas a listar, puede ser el Plan de Cuentas Base de la empresa o uno Paralelo; si es el Base se debe sealar tambin el nivel de cuentas a considerar; si es Paralelo, se debe sealar el cdigo o descripcin del Plan al cual se le va a emitir el informe. Incluye Saldos de Apertura, seleccione la caja de chequeo, ubicada a la izquierda del campo si desea que se considere en la emisin del informe los Saldos de Apertura. Al optar por incluir los saldos, tendr que indicar adems el ao de inicio del perodo contable, la moneda en que ser valorizado y las reas de negocio. Si solicita el Plan de Cuentas Base a ltimo nivel, podr adems, incorporar los atributos que se desea que aparezcan. Los atributos se seleccionan haciendo clic sobre el botn de chequeo que aparece a la izquierda de cada uno de ellos. Si el informe es solicitado "Con Saldos de Apertura", se activan los parmetros que permiten indicar el ao de inicio del Perodo Contable y la moneda, adems se determina si el informe ser solicitado en forma Global o para un rango de Area de Negocio. Orientacin del Papel, para indicar si el informe ser emitido en el papel en forma vertical u horizontal.
Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. A continuacin se presentan dos ejemplos de este informe:
INFORMES
8-7
1.- Informe de Plan de Cuentas base a ltimo nivel, con todos los atributos y con saldos de apertura.
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO Plan de Cuentas Base (Con Aperturas, Con Atributos) 01 - Peso Chileno Cuenta Descripcin Debe Haber Moneda Auxiliar Docto. Adicional Concil. Centro Bancaria Costo
1-0-0-00 1-1-0-00 1-1-1-00 1-1-1-01 1-1-1-02 1-2-0-00 1-2-1-00 1-2-1-01 1-2-1-02 1-2-1-03 1-2-2-00 1-2-2-01 1-2-2-02 1-2-2-03 1-3-0-00 1-3-1-00 1-3-1-01 4-1-1-01 4-1-1-02 4-2-0-00 4-2-1-00 4-2-1-01 4-2-1-02
ACTIVOS FONDOS FIJOS CUENTA CAJA CAJA DISPONIBLE FONDO FIJO BANCOS BANCOS DEPOSITO MON. EXTRANJ.
0.00 0.00 0.00 299,568.00 75,000.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 : * * * * * * * * * * : *
ABN TANNER BANK 380,850.00 CITY BANK 1,969,479.00 BANCO DO BRASIL 2,551,042.00 BANCOS DEPOSITO MON. NAC. 0.00 BANCO CHILE 6,505,182.00 BANCO DE SANTIAGO 6,417,345.00 BANCO SUD AMERICANO 0.00 CUENTAS CORRIENTES 0.00 CUENTA CORRIENTE CLIENTES 0.00 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 22,641,246.00 : VENTAS CLIENTES HABITUALES 0.00 VENTAS CLIENTES NO HABITUALES 0.00 OTROS INGRESOS 0.00 OTROS INGRESOS 0.00 INTERESES GANADOS 0.00 VENTA DE ACCIONES 0.00 :
Fecha : Pgina :
24/11/2000 1
Instrum. Financiero
Correc. Monetaria
Tipo
Det. Lib. Inv. Bal.
Efectivo F. Equiv.
A A A A A A
* *
A A A A A A A A A A A A : I I I I I I I :
* * * * *
* :
8-8
2.- Informe de Plan de Cuentas base a primer nivel con saldos de apertura, sin atributos y para un Area de Negocios.
Fecha : Pgina :
02/11/2000 1
Plan de Cuentas Base (Con Aperturas, Sin Atributos) 01 - Peso Chileno
Area de Negocio : 001 CASA MATRIZ (Santiago)
Cuenta
Descripcin
Debe
Haber
1-0-0-00 3-0-0-00 4-0-0-00 5-0-0-00
ACTIVOS PASIVO INGRESOS CUENTAS DE GASTOS Total Area de Negocio : Total General :
69,168,303.00 0.00 0.00 0.00 69,168,303.00 69,168,303.00
14,461,864.00 54,706,439.00 0.00 0.00 69,168,303.00 69,168,303.00
INFORMES
8-9
8.3 Informe Analtico por Cuentas

Objetivo Permite emitir un informe para analizar cuentas contables relacionadas a clientes o proveedores, con respecto a la correcta contabilizacin de movimientos. Para la emisin de este informe se consideran cuentas que manejan auxiliar. Operatoria Al solicitar este informe se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente informacin: Figura N 1
Rango:
Indique el rango de cuentas contables desde/hasta a considerar para la emisin del informe. Este ingreso se realiza digitando las cuentas directamente con los guiones correspondientes, o bien seleccionndolas desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda.
Area de Negocios: Indique mediante seleccin del botn de opciones si sern consideradas todas las Areas de Negocio o una en particular. Perodo: Ingrese la fecha correspondiente al perodo contable desde/hasta a considerar para la emisin del informe.
Adems podr indicar si desea incluir dentro del informe los auxiliares que reflejen saldo cero, seleccionando el botn de chequeo que aparece al lado izquierdo de este texto. Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
8-10
INFORME ANALTICO POR CUENTA

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Informe Analtico por Cuentas No se Incluyen Auxiliares con Saldo Cero Desde: Rango de Cuentas Desde: Area de Negocios: 1-3-1-01 Todas las Areas de Negocios Hasta: 1-3-1-02 01-01-2000 Hasta: 30-06-2000
Cdigo
Descripcin
Saldo Anterior Al: 01-01-2000
Cargos Perodo
Abonos Perodo
Saldos Al: 30-06-2000
1-3-1-01 00050002 12233966 2 3 4 5 6 78200300 79020000 8 89277000 92667000 93390000 93441000 96511570
CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES JOSE RAMON ERRAZURIZ 0.00 CARMEN PEREZ S. 0.00 BOUTIQUE KARINAE S.A. 0.00 CONFECCIONES LA PORTADA 0.00 BOUTIQUE REYNALD 0.00 TIENDAS RIQUELME S.A. 0.00 FABRICA DE CONFECCIONES ASTW 0.00 RHEIN LTDA. 0.00 AGRICOLA EL PEASCO 0.00 ABUSLEMME Y CIA LTDA. 0.00 BERTTONI S.A. 0.00 COMERCIAL EL ALBA LTDA. 5,117,500.00 ESPER Y CIA LTDA. 6,543,330.00 MULTITIENDAS DEGUIE S.A. 1,629,125.00 TRINITONIC LTDA. 8,242,040.00 0.00 1,241,805.00 19,004,351.00 5,009,572.00 815,769.00 9,829,766.00 931,964.00 1,336,839.00 2,228,428.00 13,561,930.00 1,717,131.00 14,671,300.00 0.00 0.00 974,687.00 1,266,750.00 0.00 0.00 11,712,451.00 2,640,368.00 0.00 4,753,213.00 832,136.00 0.00 0.00 7,982,078.00 29,571.00 0.00 2,557,500.00 870,300.00 1,629,125.00 7,144,040.00 0.00 1,241,805.00 7,291,900.00 2,369,204.00 815,769.00 5,076,553.00 99,828.00 1,336,839.00 2,228,428.00 5,579,852.00 1,687,560.00 14,671,300.00 2,560,000.00 5,673,030.00 974,687.00 2,964,750.00 53,971,505.00
Total Cuenta 1-3-1-02 00000010 00000020 Total Cuenta Total General CTA. CTE. CLIENTES NO HABITUALES
CLIENTES NO HABITUALES 300,002.00 PROVEEDORES NO HABITUALES 0.00 0.00
1,189,277.00 432,018.00 0.00
1,031,074.00 0.00 0.00
458,205.00 432,018.00 890,223.00 54,861,728.00
INFORMES
8-11
8.4 Informe de Comprobantes Ingresados

Objetivo Emitir un informe donde el usuario pueda informarse detalladamente, acerca de cada uno de los comprobantes ingresados, el estado en que se encuentran, su tipo, las cuentas involucradas en ellos, los cargos y abonos efectuados, entre otras cosas; parametrizando por rango de folios o fechas de los comprobantes y, por Areas de negocios. Este informe puede ser solicitado en forma global, es decir para todos los comprobantes o por tipo, segn sea Ingreso, Egreso o Traspaso. Operatoria Al solicitar este informe se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde adems de los parmetros estndares (indicados al comienzo de este Captulo), el sistema solicita indicar si el informe a imprimir es Base (Resumido) o Extendido (Detalle). En el primer caso, se indican algunos datos del comprobante y en el otro, todos los antecedentes que fueron ingresados en cada comprobante contable. Figura N 1
A continuacin se presentan dos ejemplos de estos informes:
8-12
1.- Informe en modo Extendido, considerando todos los Folios y Areas de Negocio.
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Comprobantes Ingresados Moneda : 01 - Peso Chileno --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nmero Fecha Tipo N Interno Estado Glosa --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Cdigo Auxiliar Documento Cdigo Cuenta Descripcin Cuenta C. Costo P. Caja Cdigo Tipo Nmero --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------00000010 2/01/98 I 00000002 Vigente VENTAS DEL DIA 02/01/98 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0092667000 FA 1,200 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0092667000 FA 1,201 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0092667000 FA 1,202 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0092667000 FA 1,203 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0093390000 FA 1,204 1-3-1-01 1-3-1-01 4-1-1-01 1-8-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES VENTAS CLIENTES HABITUALES I.V.A CREDITO Y DEBITO FISCAL 0093441000 0099061000 FA FA 1,206 1,207
Total Comprobante : 00000011 5/01/98 I 00000005 Vigente 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 4-1-1-01 VENTAS CLIENTES HABITUALES 1-8-1-01 I.V.A CREDITO Y DEBITO FISCAL 00000105 30/04/98 T 05 1-2-1-01 ABN TANNER BANK 1-2-1-02 CITY BANK 1-2-1-03 BANCO DO BRASIL 1-6-1-01 1-9-1-01 3-4-1-01 3-9-1-01 3-9-1-01 5-2-1-03 5-2-1-01 5-2-1-02 Vigente VENTAS DEL DIA 05/01/98 0093441000 0096511570 0096511570 0092667000 0092667000 FA FA FA FA FA 1,260 1,266 1,296 1,315 1,315
: : Correccin Monetaria a Abr de 1998
ACCIONES CHILECTRA EXISTENCIAS MAT. PRIMAS CREDITO LARGO PLAZO BCO.CHILE CAPITAL EMPRESA US$ CAPITAL EMPRESA US$ CORRECCION MONETARIA CAP.PROPIO CORRECCION MONETARIA ACTIVOS CORRECCION MONETARIA PASIVOS
0000020001 0000020002
Total Comprobante : 00000106 30/04/98 T 00000166 Vigente 5-1-1-02 COSTO DE VENTAS 1-9-1-01 EXISTENCIAS MAT. PRIMAS COSTO VENTAS DEL MES
Total Comprobante : Total Informe en el Rango
INFORMES
8-13
Fecha : 30/11/2000 Pgina : 1
Rango Folios : Desde : 00000001 Hasta : 00000106 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Det. de Gasto / Inst. Financiero Debe Haber Glosa --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------852,000.00 32,500.00 22,360.00 325,640.00 18,000.00 VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS NETAS DEL DIA I.V.A. VENTAS DEL DIA
847,500.00 35,268.00 ---------------------2,133,268.00 535,500.00 631,525.00 655,525.00 352,666.00 435,618.00 2,212,571.00 398,263.00 : : 6,501.00 18,782.00 1,807,854.00 325,414.00 -------------------2,133,268.00
VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS NETAS DEL DIA I.V.A. VENTAS DEL DIA : : Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998
001
43,761.00 855,874.00 889,530.00 1,700,000.00 308,778.00 205,853.00 514,631.00 1,814,448.00 1,700,000.00 ---------------------4,029,079.00 3,500,000.00 ---------------------3,500,000.00 ---------------------52,343,999.00 3,500,000.00 -------------------3,500,000.00 -------------------52,343,999.00 -------------------4,029,079.00
COSTO VENTAS DEL MES COSTO VENTAS DEL MES
8-14
2.- Informe en modo Base, para un rango de Area de Negocios.

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Comprobantes Ingresados Moneda : 01 - Peso Chileno Area de Negocio : 001 CASA MATRIZ (SANTIAGO) Rango Folios : Desde : 00000001 Hasta : 00000106 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nmero Fecha Tipo N Interno Estado Glosa --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Cuenta Descripcin Cuenta Debe Haber Glosa --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------00000010 2/01/98 I 00000002 Vigente VENTAS DEL DIA 02/01/98 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 852,000.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 32,500.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 22,360.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 325,640.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 18,000.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 847,500.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 35,268.00 VENTAS DEL DIA 4-1-1-01 VENTAS CLIENTES HABITUALES 1,807,854.00 VENTAS NETAS DEL DIA 1-8-1-01 I.V.A CREDITO Y DEBITO FISCAL 325,414.00 I.V.A. VENTAS DEL DIA ------------------------ -----------------------Total Comprobante : 2,133,268.00 2,133,268.00 00000011 5/01/98 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 4-1-1-01 1-8-1-01 I 00000005 Vigente VENTAS DEL DIA 05/01/98 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 535,500.00 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 631,525.00 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 655,525.00 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 352,666.00 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 435,618.00 VENTAS CLIENTES HABITUALES 2,212,571.00 I.V.A CREDITO Y DEBITO FISCAL 398,263.00 ---------------------- ----------------------Total Comprobante : 2,610,834.00 2,610,834.00 : : CAPITAL EMPRESA US$ 205,853.00 CORRECCION MONETARIA CAP.PROPIO 514,631.00 CORRECCION MONETARIA ACTIVOS 1,814,448.00 CORRECCION MONETARIA PASIVOS 1,700,000.00 ---------------------- ----------------------Total Comprobante : 4,029,079.00 4,029,079.00 COSTO VENTAS DEL MES 3,500,000.00 3,500,000.00 ---------------------- ----------------------Total Comprobante : 3,500,000.00 3,500,000.00 ---------------------- ----------------------Total Area de Negocio en el Rango : 52,343,999.00 52,343,999.00 ---------------------- ----------------------Total Informe en el Rango : 52,343,999.00 52,343,999.00 VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS NETAS DEL DIA I.V.A. VENTAS DEL DIA : : Correccin Monetaria a Abr de Correccin Monetaria a Abr de Correccin Monetaria a Abr de Correccin Monetaria a Abr de Fecha : 30/11/2000 Pgina : 1
3-9-1-01 5-2-1-03 5-2-1-01 5-2-1-02
00000106 30/04/98 T 00000166 Vigente 5-1-1-02 COSTO DE VENTAS 1-9-1-01 EXISTENCIAS MAT. PRIMAS
INFORMES
8-15
8.5 Informe Correlativo de Comprobantes

Objetivo Emitir un informe que permita verificar la correlatividad de los comprobantes (folios), su fecha de emisin y el estado en que se encuentran. Este informe puede ser solicitado en forma global, es decir para todos los comprobantes o por tipo, segn sea Ingreso, Egreso o Traspaso. Operatoria Al ingresar a este informe se presenta una pantalla (ver Figura N 1), donde adems de los parmetros estndares descritos al comienzo de este Captulo, habr que indicar el o los tipos de comprobantes a considerar. Figura N 1
Indicados los parmetros a considerar seleccione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla. A continuacin se presenta un ejemplo del Correlativo de Comprobantes, considerando todos los Folios y todas las Areas de Negocio. INFORME CORRELATIVO DE COMPROBANTES
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Informe Correlativo de Comprobantes Fecha : Pgina : 30/11/2000 1
Rango de Folios : Desde: 00000001 Hasta : 00000135 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nmero Fecha Area de Negocio Tipo N Interno Estado Glosa ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------00000001 03-01-2000 001 Casa Matriz T 00000001 Vigente VENTAS BOLETAS DEL 01/01 00000002 03-01-2000 001 Casa Matriz T 00000002 Vigente CENTRALIZA COMPRAS DEL 02/01/2000 00000003 03-01-2000 001 Casa Matriz I 00000001 Vigente CANCELACIN DE CLIENTES 00000004 03-01-2000 001 Casa Matriz T 00000003 Vigente TRASPASO DE FONDOS 00000005 04-01-2000 001 Casa Matriz T 00000004 Vigente CENTRALIZA COMPRAS DEL 03/01 00000006 04-01-2000 001 Casa Matriz T 00000005 Vigente VENTAS CON BOLETA DEL 02/01 00000007 04-01-2000 001 Casa Matriz I 00000002 Vigente CANCELACIN DE CLIENTES 00000008 04-01-2000 001 Casa Matriz T 00000006 Vigente TRASPASO DE FONDOS 00000009 04-01-2000 001 Casa Matriz E 00000001 Vigente PAGO DE PROVEEDORES 00000010 05-01-2000 001 Casa Matriz T 00000007 Vigente CENTRALIZA COMPRAS DEL 04/01 00000011 05-01-2000 001 Casa Matriz T 00000008 Vigente CENTRALIZA BOLETAS DEL 03/01 00000012 05-01-2000 001 Casa Matriz I 00000003 Vigente CANCELACIN DE CLIENTES 00000013 05-01-2000 001 Casa Matriz T 00000009 Vigente TRASPASO DE FONDOS 00000014 05-01-2000 001 Casa Matriz E 00000002 Vigente PAGO A PROVEEDORES 00000015 07-01-2000 001 Casa Matriz T 00000010 Vigente CENTRALIZA COMPRAS DEL 06/01 00000016 07-01-2000 001 Casa Matriz T 00000021 Vigente CENTRALIZA VTAS. BOLETAS DEL 02/01 00000017 07-01-2000 001 Casa Matriz T 00000025 Vigente GASTOS DE LIBRERIA : : : :
8-16
8.6 Libros
Objetivo Emitir los libros legales, exigidos por el Servicio de Impuestos Internos: Diario, Mayor, Caja, Compras, Ventas, Resumen Libros de Compra/Venta y Retenciones. Operatoria Al ingresar se despliega un submen con la lista de los distintos libros que pueden ser emitidos (Figura N 1). El procedimiento a seguir para la emisin de cada uno de ellos se describe a continuacin, a travs de todo este captulo. Figura N 1
- En la mayora de los informes de Libros, el sistema solicita indicar si el papel a utilizar es prefoliado, es decir que el papel tiene preimpresos los antecedentes de la empresa y el N de pgina. - Si el papel no es prefoliado, significa que el sistema imprime el informe y todos los ttulos y antecedentes de la empresa. - A travs del proceso de Foliacin Unica Nacional (Captulo 8.11, de este manual), se realiza la foliacin de hojas, para que sean timbradas por el S.I.I.
INFORMES
8-17
8.6.1 Libro Diario

Objetivo Emitir el Libro Diario con el detalle de los comprobantes en forma cronolgica y en la moneda que se desee, ya sea para un rango de Folios o Fechas y, para el global de la empresa o para un rango de Areas de negocios especfica. Operatoria Al seleccionar este informe se presenta una pantalla (ver Figura N 1), donde adems de los parmetros estndares indicados al comienzo de este Captulo, habr que sealar si el informe a imprimir es Base (Resumido) o Extendido (Detalle). Figura N 1
Para el caso del informe Extendido, el sistema entrega por cada Comprobante contable, el detalle de los movimientos, con toda la informacin asociada a las cuentas, adems de los montos al debe y al haber. En el caso de Resumen o Base, slo entrega algunos antecedentes bsicos. Indicados los parmetros a considerar presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla. Tal como se muestra en los siguientes ejemplos:
8-18
1.- Informe Base. Se considera un Area de Negocio especfica.

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Libro Diario Moneda : 01 - Peso Chileno Rango Folios : Desde : 00000001 Hasta : 00000106 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nmero Fecha Tipo N Interno Estado Glosa ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Cuenta Descripcin Cuenta Debe Haber Glosa ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------00000010 02/01/2000 I 00000002 Vigente VENTAS DEL DIA 02/01/98 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 852,000.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 32,500.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 22,360.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 325,640.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 18,000.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 847,500.00 VENTAS DEL DIA 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 35,268.00 VENTAS DEL DIA 4-1-1-01 VENTAS CLIENTES HABITUALES 1,807,854.00 VENTAS NETAS DEL DIA 1-8-1-01 I.V.A CREDITO Y DEBITO FISCAL 325,414.00 I.V.A. VENTAS DEL DIA ------------------ -------------------Total Comprobante : 2,133,268.00 2,133,268.00 00000011 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 4-1-1-01 1-8-1-01 05/01/2000 I 00000005 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES VENTAS CLIENTES HABITUALES I.V.A CREDITO Y DEBITO FISCAL Total Comprobante : : : ACCIONES CHILECTRA EXISTENCIAS MAT. PRIMAS CREDITO LARGO PLAZO BCO.CHILE CAPITAL EMPRESA US$ CAPITAL EMPRESA US$ CORRECCION MONETARIA CAP.PROPIO CORRECCION MONETARIA ACTIVOS CORRECCION MONETARIA PASIVOS Total Comprobante : 00000106 5-1-1-02 1-9-1-01 30/04/2000 T 00000166 COSTO DE VENTAS EXISTENCIAS MAT. PRIMAS Total Comprobante : Total Informe en el Rango : Vigente VENTAS DEL DIA 05/01/98 VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA 2,212,571.00 VENTAS NETAS DEL DIA 398,263.00 I.V.A. VENTAS DEL DIA ------------------- -------------------2,610,834.00 2,610,834.00 : : 855,874.00 889,530.00 1,700,000.00 308,778.00 205,853.00 514,631.00 1,814,448.00 1,700,000.00 ------------------- -------------------4,029,079.00 4,029,079.00 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Vigente 535,500.00 631,525.00 655,525.00 352,666.00 435,618.00 Fecha : 30/11/2000 Pgina : 1
1-6-1-01 1-9-1-01 3-4-1-01 3-9-1-01 3-9-1-01 5-2-1-03 5-2-1-01 5-2-1-02
COSTO VENTAS DEL MES 3,500,000.00 COSTO VENTAS DEL MES 3,500,000.00 COSTO VENTAS DEL MES ------------------- -------------------3,500,000.00 3,500,000.00 ------------------- -------------------52,343,999.00 52,343,999.00
INFORMES
8-19
2.- Informe Extendido. Se consideran todos los folios y para el Global de la empresa (Todas las Areas de negocio).
Libro Diario
Moneda : 01 - Peso Chileno --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nmero Fecha Tipo N Interno Estado Glosa --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Cdigo Auxiliar Documento Det. de Gasto / Cdigo Cuenta Descripcin Cuenta C. Costo P. Caja Cdigo Tipo Nmero Inst. Financiero --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------00000010 2/01/1998 I 00000002 Vigente VENTAS DEL DIA 02/01/98 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0092667000 FA 1,200 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0092667000 FA 1,201 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0092667000 FA 1,202 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 4-1-1-01 1-8-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES VENTAS CLIENTES HABITUALES I.V.A CREDITO Y DEBITO FISCAL 0092667000 0093390000 0093441000 0099061000 FA FA FA FA 1,203 1,204 1,206 1,207
Total Comprobante : 00000011 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 1-3-1-01 4-1-1-01 1-8-1-01 5/01/1998 I 00000005 Vigente VENTAS DEL DIA 05/01/98 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0093441000 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0096511570 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0096511570 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0092667000 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 0092667000 VENTAS CLIENTES HABITUALES I.V.A CREDITO Y DEBITO FISCAL : : : 3-9-1-01 3-9-1-01 5-2-1-03 5-2-1-01 5-2-1-02 CAPITAL EMPRESA US$ CAPITAL EMPRESA US$ CORRECCION MONETARIA CAP.PROPIO CORRECCION MONETARIA ACTIVOS CORRECCION MONETARIA PASIVOS 0000020001 0000020002 FA FA FA FA FA 1,260 1,266 1,296 1,315 1,315
Total Comprobante :
Total Comprobante : 00000106 5-1-1-02 1-9-1-01 30/04/1998 T 00000166 Vigente COSTO DE VENTAS EXISTENCIAS MAT. PRIMAS COSTO VENTAS DEL MES
Total Comprobante : Total Informe en el Rango :
8-20
Fecha : Pgina :
30/11/2000 1
Rango Folios : Desde : 00000001 Hasta : 00000106 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Debe Haber Glosa --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------852,000.00 32,500.00 22,360.00 VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS NETAS DEL DIA I.V.A. VENTAS DEL DIA
325,640.00 18,000.00 847,500.00 35,268.00 ---------------------2,133,268.00 535,500.00 631,525.00 655,525.00 352,666.00 435,618.00 ---------------------2,610,834.00 : 2,212,571.00 398,263.00 ---------------------2,610,834.00 1,807,854.00 325,414.00 ---------------------2,133,268.00
VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS DEL DIA VENTAS NETAS DEL DIA I.V.A. VENTAS DEL DIA : :
: 308,778.00 205,853.00 514,631.00 1,814,448.00 1,700,000.00 ---------------------4,029,079.00 3,500,000.00 ---------------------3,500,000.00 ---------------------52,343,999.00 3,500,000.00 ---------------------3,500,000.00 ---------------------52,343,999.00 ---------------------4,029,079.00
Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998 Correccin Monetaria a Abr de 1998
INFORMES
8-21
8.6.2 Libro Mayor / Caja

Objetivo Emitir el Libro Mayor o de Caja con el detalle de los movimientos asociados a cada una de las cuentas del Plan de Cuentas, junto al saldo anterior y el total de la cuenta en el periodo, parametrizando por rango de cuentas, moneda, folios o fechas y, reas de negocio. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla (ver Figura N 1) donde se debe indicar el si el plan de cuentas a considerar corresponde al Base o al Paralelo. Cualquiera sea el elegido, habr que sealar el tipo de libro a emitir: Mayor o Caja. En ambos casos se deben sealar los parmetros estndares descritos al comienzo de este captulo y el rango de cuentas a considerar. Adems se puede indicar si se desea que aparezcan Slo cuentas con movimientos, seleccionando el botn de chequeo que aparece al lado izquierdo de este texto. Figura N 1
Indicados los parmetros a considerar presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla. A continuacin se presentan dos ejemplos de estos informes:
8-22
1.- Libro Mayor, de todas la cuentas en un determinado rango de Fechas.

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Libro Mayor Moneda : 01 - Peso Chileno --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Fecha Nmero Tipo N Interno Presup. Centro Auxiliar Documento Det. de Gasto / Comprobante Caja Costo Tipo Nmero Inst.Financiero --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuenta : 1-1-1-01 CAJA DISPONIBLE 08/01/2000 00000015 E 00000005 10/03/2000 00000086 E 00000562 11/03/2000 00000087 07/04/2000 00000103 T I 00000015 00000103
Cuenta : 1-1-1-02 05/02/2000 00000055
FONDO FIJO T 00000026
Cuenta : 05/02/2000 11/03/2000 11/03/2000 30/04/2000
1-2-1-01 00000055 00000087 00000087 00000105
ABN TANNER BANK T 00000026 T 00000015 T 00000015 T 05
CH CH CH
33636 63663 15225
Cuenta : 1-2-1-02 11/03/2000 00000087 30/04/2000 00000105 CITY BANK T 00000015 T 05 DP 35366
: : Cuenta : 5-2-1-03 30/04/2000 00000105 CORRECCION MONETARIA CAP.PROPIO T 05
: :
INFORMES
8-23
Fecha : Pgina :
30/11/2000 1
Desde 01/01/2000 Hasta 31/12/2000 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Debe Haber Saldo Glosa --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldo Anterior de la Cuenta: 254,300.00 0.00 254,300.00 0.00 45,000.00 209,300.00 PAGO LUZ 0.00 35,689.00 173,611.00 PAGO GAS 10,000.00 0.00 183,611.00 INGRESO A CAJA 35,268.00 0.00 218,879.00 PAGO FACTURA 1207 --------------------------------------------------Total Cuenta en el Perodo : 45,268.00 80,689.00 (35,421.00) --------------------------------------------------Total Cuenta : 299,568.00 80,689.00 218,879.00
Saldo Anterior de la Cuenta: 75,000.00 56,000.00 -----------------Total Cuenta en el Perodo : 56,000.00 -----------------Total Cuenta : 131,000.00 Saldo Anterior de la Cuenta: 440,850.00 0.00 0.00 0.00 6,501.00 -----------------Total Cuenta en el Perodo : 6,501.00 -----------------Total Cuenta : 447,351.00 0.00 0.00 ----------------0.00 ----------------0.00 0.00 56,000.00 50,000.00 10,000.00 0.00 ----------------116,000.00 ----------------116,000.00 75,000.00 131,000.00 -----------------56,000.00 -----------------131,000.00 440,850.00 384,850.00 334,850.00 324,850.00 331,351.00 -----------------(109,499.00) -----------------331,351.00 TRASPASO FONDOS
TRASPASO A CAJA TRASPASO FONDOS CHEQ. FONDO CAJA Correcc. Monetaria Abr.
Saldo Anterior de la Cuenta: 1,043,270.00 50,000.00 18,782.00 -----------------Total Cuenta en el Perodo : 68,782.00 -----------------Total Cuenta : 1,112,052.00 : : Saldo Anterior de la Cuenta: 0.00 514,631.00 -----------------Total Cuenta en el Perodo : 514,631.00 -----------------Total Cuenta : 514,631.00 -----------------Total Informe en el Perodo :52,343,999.00 -----------------Total Informe : 121,512,302.00 0.00 0.00 ----------------0.00 ----------------0.00 ----------------52,343,999.00 ----------------121,512,302.00 0.00 0.00 0.00 ----------------0.00 ----------------0.00 1,043,270.00 1,093,270.00 1,112,052.00 -----------------68,782.00 -----------------1,112,052.00 : : 0.00 514,631.00 -----------------514,631.00 -----------------514,631.00 -----------------0.00 -----------------0.00 Correcc. Monetaria Abr. TRASPASO FONDOS Correcc. Monetaria Abr.
8-24
2.- Libro de Caja, donde se consideran solamente las cuentas de Banco.
Libro de Caja
Moneda : 01 - Peso Chileno --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Fecha Nmero Tipo N Interno Presup. Centro Auxiliar Documento Det. de Gasto / Comprobante Caja Costo Tipo Nmero Inst.Financiero --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuenta : 1-2-1-03 BANCO DO BRASIL 05/02/2000 00000055 T 00000026 CH 35636 02/03/2000 00000075 E 00000125 CH 31555 02/03/2000 00000077 I 00000125 DP 316363 30/04/2000 00000105 T 05
Cuenta : 1-2-2-01 05/02/2000 00000055 BANCO CHILE T 00000026 2101 DP 31555
Cuenta : 1-2-2-02 08/01/2000 00000015 08/01/2000 00000015 03/02/2000 00000050 18/02/2000 00000058 02/03/2000 00000076 10/03/2000 00000086 10/03/2000 00000086 23/03/2000 00000093 23/03/2000 25/03/2000 27/03/2000 05/04/2000 05/04/2000 05/04/2000 00000093 00000095 00000096 00000100 00000102 00000102
BANCO DE SANTIAGO E 00000005 2303 E 00000005 2303 E 00000018 2101 E 00000052 2102 E 00000133 2102 E 00000562 2303 E 00000562 2303 E 00000056 2103 E I E E E E 00000056 00000068 00000032 00000100 00000076 00000076 2201 1201 2101 2201 2102 2102
CH CH CH CH CH CH CH CH CH DP CH CH CH CH
4152 6369 65969 45636 23636 53636 45636 5356266 6347373 10201 5463782 25363 53666 453636
INFORMES
8-25
Fecha : 30/11/2000 Pgina : 1
Desde 01/01/2000 Hasta 30/06/2000 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Debe Haber Saldo Glosa --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldo Anterior : 2,551,042.00 0.00 2,551,042.00 0.00 255,000.00 2,296,042.00 TRASPASO DE FONDOS 0.00 45,000.00 2,251,042.00 CANCELA COMPRA ASEO 4,000,000.00 0.00 6,251,042.00 DEPOSITO VTAS. ACTIVO 43,761.00 0.00 6,294,803.00 Correccin Monetaria Abril --------------------------------------------- --------------------------Total Cuenta en el Perodo : 4,043,761.00 300,000.00 3,743,761.00 --------------------------------------------------------------------Total Cuenta : 6,594,803.00 300,000.00 6,294,803.00 --------------------------------------------------------------------Saldo Anterior : 255,182.00 0.00 255,182.00
255,000.00 -----------------------Total Cuenta en el Perodo : 255,000.00 -----------------------Total Cuenta : 510,182.00 Saldo Anterior : 632,003.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 800,000.00
0.00 ----------------------0.00 ----------------------0.00 0.00 650,000.00 85,300.00 1,734,201.00 229,500.00 230,000.00 850,000.00 45,870.00 10,553.00 350,000.00 0.00 2,173,791.00 26,580.00 130,000.00 120,000.00 ----------------------6,635,795.00 ----------------------6,635,795.00 ----------------------6,935,795.00 ----------------------6,935,795.00
510,182.00 -----------------------255,000.00 -----------------------510,182.00 632,003.00 (17,997.00) (103,297.00) (1,837,498.00) (2,066,998.00) (2,296,998.00) (3,146,998.00) (3,192,868.00) (3,203,421.00) (3,553,421.00) (2,753,421.00) (4,927,212.00) (4,953,792.00) (5,083,792.00) (5,203,792.00) -----------------------(5,835,795.00) -----------------------(5,203,792.00) -----------------------(1,837,034.00) -----------------------1,601,193.00
TRASPASO DE FONDOS
ARRIENDO DEL MES PAGO TELEFONOS PAGO REMUNERACIONES PAGO HONORARIOS PAGO HONORARIOS ARRIENDO PAGO FONO PAGO IMPUESTOS VARIO PUBLICIDAD DEPOSITO PAGO REMUNERACIONES PAGO FACTURA 38248 PAGO HONORARIO PAGO HONORARIO
0.00 0.00 0.00 0.00 -----------------------Total Cuenta en el Perodo : 800,000.00 -----------------------Total Cuenta : 1,432,003.00 -----------------------Total Informe en el Perodo : 5,098,761.00 -----------------------Total Informe : 8,536,988.00
8-26
8.6.3 Libro de Compras

Objetivo Emitir un informe acerca de las compras efectuadas por la empresa, con el detalle de todos los documentos (Facturas, Notas de Crdito y Dbito, etc.) y el desglose de los montos en Neto, Exento, Impuesto, IVA, etc., segn lo especificado por el usuario. Los tipos de documentos que aparecen en el Libro de Compras y las columnas de valores, los define el usuario en los procesos Tablas Tipos de Documentos (Captulo 5.5.9) y Tablas Detalle de Libros (Captulo 5.5.10). Operatoria Al ingresar se presenta la pantalla (ver Figura N 1) donde deber seleccionar mediante el botn de opciones las acciones a seguir, ya sea emisin Libro de Compras, o la generacin del archivo que solicita SII para fiscalizacin. Figura N 1
Informe Libro de Compras

Al optar por esta opcin y seleccionar el botn OK, el sistema desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2. Figura N 2
INFORMES
8-27
En ella deber sealar, adems de los parmetros estndares presentados al inicio de este Captulo, si el informe ser solicitado para todas las Areas de Negocio o para un rango de ellas, y si se consideran todas las fechas o tambin un rango de stas. Por ltimo se debe indicar el criterio de ordenamiento al momento de imprimir, que puede ser por Fecha o N correlativo interno.
Archivo Libro de Compras Fiscalizacin

Al optar por esta opcin podr generar el archivo correspondiente al Libro de Compras que solicita el Servicio de Impuestos Internos (SII) para su posterior fiscalizacin. Ver Figura N3. Figura N 3
Dentro de esta pantalla, deber indicar el mes que se quiere procesar, esto permitir generar el archivo de texto con el Libro de Compras para el mes que usted indique. Indicada esta informacin se activan los siguientes botones: Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 4), Atrs para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Figura N 4
8-28
Dentro de esta pantalla se desplegarn los tipos de documentos y su descripcin, adems deber ingresar y definir qu tipo de documento corresponde al del Servicio de Impuestos Internos (SII). Indicada la informacin solicitada, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 5), Atrs para regresar a la pantalla anterior o Salir para abandonar el proceso. Figura N 5
En ella deber indicar cual columna de su detalle de Libro de Ventas corresponde con los montos e impuestos que SII ha definido. En la primera columna de la grilla se encuentra el detalle de libro de la contabilidad y en la segunda columna, deber definir los montos e impuestos correspondiente al SII. Indicada la informacin, podr optar por los siguientes botones: Atrs regresa a la pantalla anterior, Genera informe da inicio a la creacin del archivo de texto solicitado por SII para fiscalizacin, el sistema informa a travs de un mensaje la ruta y nombre del archivo generado o Salir si quiere abandonar el proceso. Indicados los parmetros a considerar presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por monitor. A continuacin, en la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:
INFORMES
8-29
INFORME LIBRO DE COMPRAS
Fecha : 04/11/2000 Pgina : 1
Libro de Compras Ordenado Por Correlativo Interno

Desde : 01/01/2000 Hasta : Moneda : Peso Chileno 30/06/2000
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------N.Documento Corr.Interno Fecha R.U.T. Nombre del Proveedor Neto Afecto Neto Exento Impuesto N 1 Impuesto N 2 I.V.A. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------FACTURA COMPRAS 835 1,526,290.00 2005 44,482,500.00 2388 160,400.00 2395 1,060,750.00 4115 57,585.00 4120 123,475.00 10400 16,722,500.00 11980 273,427.00 39685 1,018,400.00 : : 00000002 00000002 00000002 00000002 00000002 00000002 00000002 00000002 00000002 : : 04/02/2000 02/01/2000 04/02/2000 04/02/2000 03/02/2000 03/02/2000 02/01/2000 03/02/2000 04/02/2000 : : 12.288.963-7 32.453.536-5 32.453.536-5 32.453.536-5 92.445.778-3 92.445.778-3 00.000.020-5 92.455.689-7 80.002.000-K : :
LUIS GONZALEZ OSSA 274,732 COMERCIALIZADORA LAYSE 8,006,850.00 COMERCIALIZADORA LAYSE 28,872.00 COMERCIALIZADORA LAYSE 190,935.00 MULTIMARKET LAS ENCINAS 10,365.00 MULTIMARKET LAS ENCINAS 22,225.00 PROVEED. NO HABITUALES 3,010,050.00 FERRETERIA LA MUNDIAL 49,217.00 DISTRIBUIDORA CCSS 183,312.00 : :
TOTAL FACTURA COMPRAS: -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------150,508,097.00 27,091,460.00 Total General: -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------150,508,097.00 27,091,460.00
8-30
Fecha : 03/11/2000 Pgina : 1
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------FLETE EMBALAJE Total ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1,801,022.00 52,489,350.00 189,272.00 1,251,685.00 67,950.00 145,700.00 19,732,550.00 322,644.00
: : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 0.00 177,599,557.00 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 0.00 177,599,557.00
INFORMES
8-31
8.6.4 Libro de Ventas

Objetivo Emitir un informe acerca de las ventas efectuadas por la empresa, detallando todos los documentos que se van a este libro (Facturas, Boletas, etc.), los valores neto de la venta, IVA, Total, etc., segn la definicin realizada por el usuario. Los tipos de documentos que aparecen en el Libro de Ventas y las columnas de valores, los define el usuario en los procesos Tablas Tipos de Documento y Detalle de Libros. Para mayor informacin remtase al Apndice D Tablas. Operatoria La forma de operar dentro del Libro de Ventas, es la misma que se utiliz en el Libro de Compras, descrito en el punto anterior (8.6.3), por lo tanto recomendamos seguir los pasos all descritos. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe: INFORME LIBRO DE VENTAS
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha : 03/11/2000 Pgina : 1
Libro de Ventas Ordenado Por N de Documento

Desde : 01/01/2000 Hasta : 30/06/2000 Moneda : Peso Chileno --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------N.Documento Fecha RUT Nombre del Cliente Neto Afecto Neto Exento Impuesto N 1 Impuesto N 2 IVA Flete Embalaje Total --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------BOLETA CLIENTES N/HABITUALES 2022000 03/02/2000 175,917.00 3012000 65,581.00 3022000 113,602.00 4012000 57,936.00 4022000 121,276.00 5012000 62,500.00 TOTAL BOLETA CLIENTES N/HABITUALES 596,812.00 Total General : 596,812.00 05/01/2000 00.000.010-8 04/02/2000 00.000.010-8 04/01/2000 00.000.010-8 03/02/2000 00.000.010-8 03/01/2000 00.000.010-8 00.000.010-8 CLIENTES NO HABITUALES 31,666.00 CLIENTES NO HABITUALES 11,804.00 CLIENTES NO HABITUALES 20,449.00 CLIENTES NO HABITUALES 10,429.00 CLIENTES NO HABITUALES 21,829.00 CLIENTES NO HABITUALES 11,250.00
207,583.00 77,385.00 134,051.00 68,365.00 143,105.00 73,750.00
105,427.00 105,427.00
704,239.00 704,239.00
8-32
8.6.5 Resumen Libros de Compra/Venta

Objetivo Permite traspasar a Excel informacin concerniente al resumen de los Libros de Compra y Venta definidos en el sistema. Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin: Figura N 1
Ao: Moneda: Area de Negocio:
Seleccione mediante el botn de listas desplegables el ao del perodo contable a considerar. Indique el tipo de moneda a considerar. Indique el rea de negocios a considerar en la emisin del informe (slo si la empresa maneja reas de negocios).
Fecha de Contabilizacin: Ingrese las fechas de contabilizacin a considerar, pudiendo contemplar todas las registradas dentro del perodo contable antes sealado, o bien un rango de ellas, para lo cual deber indicar desde/hasta a considerar. Una vez que el sistema valida el ingreso de los parmetros, podr optar por seleccionar el botn Excel, tras lo cual levantar esta herramienta y desplegar el resultado del informe, permitiendo hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona, tal como se muestra en la Figura N 2, o por Salir para abandonar el proceso.
INFORMES Figura N 2
8-33
Las columnas desplegadas en este informe fueron definidos en el Libro de Venta. La fila correspondiente al Total Libro de Venta, mostrar el resultado de la suma o resta de los valores, de acuerdo con la definicin del tipo de documento.
8-34
8.6.6 Libro de Retenciones

Objetivo Emitir un informe acerca de las retenciones efectuadas por la empresa, segn la definicin efectuada por el usuario. Los tipos de documentos que aparecen en el Libro de Retenciones , los define el usuario en los procesos Tipos de Documentos (Apndice D Tablas). En este caso las columnas son fijas: Total Bruto, Retencin, Valor Neto. Operatoria La forma de operar dentro del Libro de Retenciones, es la misma que se utiliz en el Libro de Compras, descrito en el punto anterior (8.6.3), por lo tanto recomendamos seguir los pasos all descritos. A continuacin se presenta un ejemplo del Libro de Retenciones, ordenado por fecha y para el global de la empresa
LIBRO DE RETENCIONES
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO Fecha : 03/11/2000 Pgina : 1
Libro de Retenciones Ordenado Por Fecha

Desde : 01/01/2000 Hasta : 30/06/2000 Moneda : Pesos Chilenos --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------N.Documento Fecha Nombre Direccin R.U.T. Total Bruto Retencin Valor Neto --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------BOLETAS DE HONORARIOS 343 24/01/2000 JUAN JOSE FERNANDEZ Domingo Bonti 5643 7.103.889-0 450,000.00 45,000.00 405,000.00 720 24/01/2000 MARIA I. BOLTERS Los Espaoles 1455 5.402.356-1 644,250.00 64,425.00 579,825.00 1044 24/01/2000 ENRIQUE TRIVIO G. Alameda 453 6.974.300-5 635,000.00 63,500.00 571,500.00 49227 24/01/2000 PEDRO P. BOLTERS El Encanto 147 5.405.652-4 358,000.00 35,800.00 322,200.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------TOTAL BOLETAS DE HONORARIOS: 2,087,250.00 208,725.00 1,878,525.00 ------------------------------------------------------------------------------------Total General : 2,087,250.00 208,725.00 1,878,525.00 ------------------------------------------------------------------------------------
INFORMES
8-35
8.7 Balances
Objetivo Emitir diferentes Balances, Clasificado y Estado de Resultado y Libro de Inventario y Balance. Operatoria Al ingresar se despliega un submen con la lista de los distintos informes que pueden ser emitidos (Figura N 1). El procedimiento a seguir para la emisin de cada uno de ellos se describe a continuacin, a travs de todo este captulo. Figura N 1
- En la mayora de los Balances, el sistema solicita indicar si el papel a utilizar es prefoliado, es decir que el papel tiene preimpresos los antecedentes de la empresa y N de pgina. - Si el papel no es prefoliado, significa que el sistema imprime el informe y todos los ttulos y antecedentes de la empresa, adems del N de pgina. - A travs del proceso de Foliacin Unica Nacional (Captulo 8.11, de este manual), se realiza la foliacin de hojas, para que sean timbradas por el S.I.I.
8.7.1 Balance de Comprobacin y Saldos

Objetivo Emitir el Balance de Comprobacin y Saldos de la empresa para el plan de cuentas Base o para uno Paralelo, en cualquier mes del ao y al nivel de cuentas que se desee, ya sea en forma consolidada o para un Area de Negocios determinada. Operatoria Al ingresar al Balance de Comprobacin y Saldos se presenta una pantalla (ver Figura N 1) donde adems de los parmetros estndares definidos al comienzo de este Captulo, se debe indicar: Figura N 1
8-36
La moneda en que ser valorizado y, si se incluyen o no las columnas en moneda de origen. Si se considera el plan de cuentas base de la empresa o un plan de cuentas paralelo. Si se solicita el plan de cuentas base, se debe indicar el nivel de las cuentas a imprimir; de lo contrario, si se elige plan de cuentas paralelo, se debe indicar el cdigo o la descripcin del plan a considerar. Si muestra plan de cuentas en cascada. Si se consideran todas las cuentas o slo aquellas que tienen movimientos. Tambin se debe sealar si se consideran todas las Areas de Negocio y todas las cuentas (Global), o un rango de ellas. Finalmente habr que indicar si el informe se emite en papel prefoliado. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe: INFORME BALANCE DE COMPROBACIN Y SALDOS
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO
Balance de Comprobacin y Saldos

Mes/Ao : Octubre/2000 Moneda : Peso Chileno ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Cuenta Descripcin Dbitos del Mes Saldo del Mes Crditos del Mes -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1-0-0-00 ACTIVOS 11,210,530.00 4,039,977.00 7,170,553.00 1-1-0-00 FONDOS FIJOS 10,000.00 (25,689.00) 35,689.00 1-1-1-00 CUENTA CAJA 10,000.00 (25,689.00) 35,689.00 1-1-1-01 CAJA DISPONIBLE 10,000.00 (25,689.00) 35,689.00 1-1-1-02 1-2-0-00 1-2-1-00 1-2-1-01 1-2-1-02 1-2-1-03 FONDO FIJO BANCOS BANCOS DEPOSITO MON. EXTRANJ. ABN TANNER BANK CITY BANK BANCO DO BRASIL : 5-1-3-05 5-1-3-06 5-1-3-07 GASTOS DE COMPUTACION GASTOS PRODUCCION GASTOS MANTENCION 0.00 35,689.00 4,850,000.00 3,765,214.00 4,050,000.00 105,000.00 0.00 60,000.00 50,000.00 0.00 4,000,000.00 45,000.00 : 39,517.00 0.00 1,363,434.00 314,746.00 258,966.00 0.00 5-1-4-00 5-1-4-01 5-1-4-02 INTERESES FINANCIEROS INTERESES PAGADOS IMPUESTO A LA RENTA 10,553.00 0.00 10,553.00 0.00 0.00 0.00 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total 18,555,220.00 0.00 18,555,220.00 0.00 10,553.00 10,553.00 258,966.00 1,048,688.00 39,517.00 3,955,000.00 50,000.00 (60,000.00) 3,945,000.00 1,084,786.00 0.00
INFORMES
8-37
Fecha : 04/11/2000 Pgina : 1
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Dbitos Acumulados Saldo Deudor Saldo Acreedor Crditos Acumulados -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------90,184,345.00 61,396,008.00 28,788,337.00 395,300.00 314,611.00 80,689.00
395,300.00 80,689.00 264,300.00 80,689.00 131,000.00 0.00 10,027,347.00 6,775,215.00 8,085,162.00 416,000.00 440,850.00 116,000.00 1,093,270.00 0.00 6,551,042.00 300,000.00 :
314,611.00 183,611.00 131,000.00 3,252,132.00 7,669,162.00 324,850.00 1,093,270.00 6,251,042.00 :
369,802.00 0.00 1,666,730.00 314,746.00 258,966.00 0.00 10,553.00 0.00 10,553.00 0.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------103,602,117.00 103,602,117.00 73,832,719.00 73,832,719.00 10,553.00 10,553.00 258,966.00 1,351,984.00 369,802.00
8-38
8.7.2 Balance Tributario

Objetivo Emitir el Balance Tributario de la empresa para el plan de cuentas Base o para uno Paralelo, en cualquier mes del ao y al nivel de cuentas que se desee, ya sea para Todas las Areas de Negocios o una de ellas. Operatoria La forma de operar dentro del Balance Tributario, es la misma que se utiliza en el Balance de Comprobacin y Saldos, descrito en el punto anterior (8.7.1), por lo tanto le recomendamos seguir los pasos all descritos. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe, para el Plan de Cuentas Base a 4 nivel y slo para aquellas cuentas con movimientos: INFOME BALANCE TRIBUTARIO
Balance Tributario
Mes/Ao : Marzo/2000 Moneda : Peso Chileno --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VALORES ACUMULADOS SALDOS Cdigo Dbitos Crditos Deudor --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1-1-1-01 CAJA 1 33,998,055 31,560,111 2,437,944 1-1-1-02 CAJA 2 5,675,000 5,561,746 113,254 1-2-1-01 ABN TANNER BANK 1-2-1-02 CITY BANK 1-2-1-03 BANCO DO BRASIL 1-2-2-01 BANCO DE CHILE 1-2-2-02 BANCO DE SANTIAGO 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 1-3-1-02 CTA. CTE. CLIENTES NO HABITUALES 1-4-1-01 CHEQUES EN CARTERA 1-4-1-03 LETRAS EN CATERA 1-5-1-01 PRESTAMOS PERSONAL ADM. U.F. 1-5-1-02 PTMOS. PERSONAL ADM. PESOS 1-5-1-03 ANTICIPO EMPLEADOS 1-6-1-01 BONOS 2,315,750 2,201,979 2,951,042 25,906,069 6,417,345 95,231,538 1,921,297 3,936,751 12,188,652 0 0 700,000 1,300,000 2,015,000 2,000,000 11,709,897 5,510,513 41,260,033 1,031,074 0 0 61,900 78,833 845,000 1,015,750 186,979 951,042 14,196,172 906,832 53,971,505 890,223 3,936,751 12,188,652 0 0 0
5,028,635 : :
5,028,635
5-1-5-01 ESTUDIO DE MERCADO 628,650 0 628,650 5-1-6-01 PUBLICIDAD 989,003 0 989,003 5-1-6-02 ASESORIAS CONTABLES 358,000 0 358,000 5-1-6-03 ASESORIAS COMERCIALES 644,250 0 644,250 5-1-7-02 ARTICULOS DE ASEO 293,007 0 293,007 5-1-4-02 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Sub Total 514,369,615 514,369,615 359,599,381 Prdidas/ Ganancias --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total General 514,369,615 514,369,615 359,599,381 Firma Contador: __________________________________________________ Fecha ___________________
INFORMES
8-39
Fecha : Pgina :
04/11/2000 1
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------INVENTARIO RESULTADOS Acreedor Activo Pasivo Prdida Ganancia --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------0 0 2,437,944 113,254 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 61,900 78,833 145,000 1,015,750 186,979 951,042 14,196,172 906,832 53,971,505 890,223 3,936,751 12,188,652 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 61,900 78,833 145,000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 : : 0 0 0 0
5,028,635
0 : : 0 0 0 0
0 0 0 0
628,650 989,003 358,000 644,250
0 0 0 0
0 0 0 293,007 0 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------359,599,381 328,217,710 299,245,626 31,381,671 60,353,755 28,972,084 28,972,084 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------359,599,381 328,217,710 328,217,710 60,353,755 60,353,755 Firma Representante Legal _____________________________________________________________
8-40
8.7.3 Libro de Inventario y Balance

Objetivo Emitir el Libro de Inventario y Balance de la empresa para cualquier mes y ao, con o sin detalle de saldos mensuales y en forma consolidada o para un Area de Negocios especfica. Operatoria Al seleccionar este informe se presenta una pantalla (ver Figura N 1) donde adems de los parmetros estndares definidos en el inicio de este Captulo, se debe indicar si se incluye el detalle de los Saldos mensuales a travs de la seleccin del casillero que aparece al lado izquierdo del texto. Figura N 1
En el caso de solicitar el detalle los saldos mensuales, stos slo aparecern en aquellas cuentas que tengan asignado dicho atributo. Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. En pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe, con detalle de saldos mensuales y para el global de la empresa.
INFORMES INFORME LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCE

8-41
Libro de Inventario y Balance

Mes/Ao : Septiembre/2000 Moneda : Peso Chileno --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuenta Dbitos del Mes Saldo del Mes Crditos del Mes Dbitos Acumulados --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1-1-1-01 CAJA DISPONIBLE 10.000,00 35.689,00 (25.689,00) 264.300,00 Mes Apertura 0,00 254.300,00 Mes Enero 0,00 0,00 Mes Marzo 10.000,00 35.689,00 (25.689,00) 10.000,00 1-1-1-02 FONDO FIJO 0,00 131.000,00 Mes Apertura 0,00 75.000,00 Mes Febrero 0,00 56.000,00
1-2-1-01 ABN TANNER BANK Mes Apertura Mes Febrero Mes Marzo 1-2-1-02 CITY BANK 50.000,00 Mes Apertura Mes Marzo 1-2-1-03 BANCO DO BRASIL Mes Apertura Mes Febrero Mes Marzo 1-2-2-01 BANCO CHILE 1-2-2-02 BANCO DE SANTIAGO 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES Auxiliar: 0084472400 ENTAC. S.A. Mes Marzo Auxiliar: 0092667000 COMERCIAL EL ALBA LTDA. Mes Apertura Mes Enero Mes Febrero Mes Marzo Auxiliar: 0093390000 ESPER Y CIA. LTDA. Mes Apertura Mes Enero Mes Febrero 60.000,00 60.000,00 50.000,00 50.000,00 4.000.000,00 4.000.000,00 45.000,00 45.000,00 (60.000,00) 0,00 0,00 (60.000,00) 1.093.270,00 0,00 50.000,00 3.955.000,00 0,00 0,00 3.955.000,00 0,00 800.000,00 4.798.300,00 465.900,00 465.900,00 3.360.000,00 3.660.214,00 348.000,00 348.000,00 (2.860.214,00) 4.450.300,00 465.900,00 465.900,00 3.012.000,00 0,00 0,00 0,00 3.012.000,00 639.000,00 0,00 0,00 0,00
440.850,00 440.850,00 0,00 0,00 1.043.270,00 50.000,00 6.551.042,00 2.551.042,00 0,00 4.000.000,00 510.182,00 1.432.003,00 16.488.768,00 465.900,00 465.900,00 7.356.150,00 830.000,00 2.020.784,00 1.145.366,00 3.360.000,00 1.387.000,00 380.000,00 18.000,00 350.000,00
3.360.000,00 639.000,00
348.000,00
: : 3-5-1-01 RETENCIONES PROFESIONALES 25.555,00 (25.555,00) 0,00 Auxiliar: 0000010001 PEREZ OYARCE MAURICIO 0,00 0,00 Mes Febrero 0,00 0,00 25.500,00 25.500,00 Auxiliar: 0000010002 ROJAS ROJAS BORIS 25.555,00 (25.555,00) 0,00 Mes Marzo-1991 25.555,00 (25.555,00) 0,00 3-9-1-02 CAPITAL EMPRESA $ 0,00 0,00 Mes Apertura 0,00 0,00 3-9-2-01 UTILIDADES ACUMULADAS 0,00 0,00 Mes Apertura 0,00 0,00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total : 11.581.930,00 9.157.170,00 2.424.760,00 90,555,745.00 86,254,518.00
Fecha: Pgina:
04/11/2000 1
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldo Deudor Crditos Acumulados Saldo Acreedor --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------80.689,00 0,00 45.000,00 35.689,00 0,00 183.611,00 254.300,00 (45.000,00) (25.689,00) 131.000,00 75.000,00
0,00
8-42
0,00 116.000,00 0,00 56.000,00 60.000,00 0,00 0,00 0,00 300.000,00 0,00 255.000,00 45.000,00 0,00 6.359.215,00 348.000,00 0,00 0,00 348.000,00 0,00 0,00 0,00 348.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 : 56.000,00 324.850,00 440.850,00 (56.000,00) (60.000,00) 1.093.270,00 1.043.270,00 50.000,00 6.251.042,00 2.551.042,00 (255.000,00) 3.955.000,00 510.182,00 (4.927.212,00) 16.140.768,00 465.900,00 465.900,00 7.008.150,00 830.000,00 2.020.784,00 1.145.366,00 3.012.000,00 1.387.000,00 380.000,00 18.000,00 350.000,00 : : 51.055,00 25.500,00 25.500,00 25.555,00 25.555,00 40.000.000,00 40.000.000,00
: 51.055,00 25.500,00 25.500,00 25.555,00 25.555,00 40.000.000,00 40.000.000,00
2.310.000,00 2.310.000,00 2.310.000,00 2.310.000,00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------86,254,518.00 61,396,008.00 57,094,781.00
INFORMES
8-43
8.7.4 Clasificado y Estado de Resultado

Objetivo Definir formatos estndares de Balance Clasificado y Estado de Resultado, ya sea de acuerdo a las exigencias de la S.V.S. o bien al formato que desee la empresa, para luego imprimir los informes correspondientes, entregando en forma automtica. El formato de este informe es diseado completamente por el usuario y se basa en dos grandes divisiones que son Balance General y Estado de Resultado, bajo las cuales se podrn incluir lneas de jerarquizacin de Grupos, Subgrupos y Cuentas, de tal forma de obtener totales a distintos niveles. Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla (ver Figura N 1), la cual est dividida en 2 carpetas donde deber ingresar la siguiente informacin: Figura N 1
Asignacin de Cuentas
Dentro de esta carpeta deber asignar las cuentas, tanto para la generacin del Balance Clasificado como para el Estado de Resultado. Plan de Cuentas: Balance Clasificado: Ingrese el Plan de Cuentas paralelo a considerar en el informe, los cuales fueron definidos anteriormente en el proceso 5.2.2 Planes de Cuenta Paralelo. Dentro de esta ventana, deber indicar las cuentas del Plan de Cuentas Paralelo tanto para los Activos como para los Pasivos, para ello presione el botn de bsqueda ubicado a la derecha de cada opcin, tras lo cual el sistema desplegar la Figura N 2, donde podr seleccionar las cuentas a considerar
8-44 Figura N 2
Para realizar la seleccin de una de ellas, se deber hacer clic sobre la cuenta deseada y luego seleccionar el botn Agregar>. En caso que se desee considerar a todas las cuentas habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar a una de la lista de seleccionados, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas a todas se usa el botn <<Todos. Cuando las cuentas han sido elegidas, se selecciona el botn Salir, tras lo cual el sistema regresa a la pantalla anterior, donde deber indicar de la misma manera las cuentas para todos los activos y pasivos. Estado de Resultado: Indique las cuentas para la generacin del Estado de Resultado. Esta operacin se efecta de la misma manera que la seleccin de cuentas para el Balance Clasificado.
Ingreso de Parmetros
Dentro de esta carpeta deber indicar algunos parmetros que sern considerados en la emisin de los informes, tales como: Figura N 3
Bsqueda por:
Indique mediante la seleccin del botn de opciones, si la bsqueda de informacin se realizar aun Rango de meses, para lo cual deber ingresar los meses desde/hasta a considerar dentro del perodo seleccionado, o bien Acumulado a un mes, donde deber ingresar el mes correspondiente junto con el ao del perodo considerado.
Perodo de emisin del informe: Indique mediante la seleccin del botn de opciones el perodo a considerar para la emisin de los informes.
INFORMES Formato de Valores:
8-45 Si desea que el informe muestre los valores en miles de pesos, haga un clic en la caja de chequeo ubicada a la izquierda del campo.
Opciones del Informe: Indique mediante un clic las opciones a considerar para visualizar la informacin dentro del informe. Finalizado el ingreso de informacin, se activar el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. A continuacin se presentan ejemplos del Balance Clasificado y del estado de Resultado.
INFORME BALANCE GENERAL S.V.S.

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Mes/Ao : 01/2000 Moneda : Peso Chileno Activos Activo Circulante FONDO FIJO CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES ABN TANNER BANK CITY BANK BANCO DO BRASIL BANCO CHILE BANCO DE SANTIAGO CHEQUES EN COBRANZA ACCIONES CHILECTRA EXISTENCIAS MAT. PRIMAS I.V.A CREDITO Y DEBITO FISCAL Total Activo Circulante Activo Fijo MUEBLES Y UTILES MAQUINARIAS Y EQUIPOS Total Activo Fijo Total Activos
Fecha : 04-11-2000 Pgina: 1
Balance General S.V.S.
183,611.00 20,140,768.00 324,850.00 1,093,270.00 9,206,042.00 560,182.00 -4,602,212.00 300,002.00 4,128,635.00 1,312,527.00 3,847,307.00 ---------------------36,494,982.00 4,306,709.00 20,078,572.00 --------------------24,385,281.00 ================== 60,880,263.00
Pasivos Pasivo Circulante PROVEEDORES COMPRAS $ Total Pasivo Circulante Pasivo Largo Plazo CREDITO LARGO PLAZO BCO.CHILE Total Pasivo Largo Plazo Patrimonio CAPITAL EMPRESA $ UTILIDADES ACUMULADAS Total Patrimonio Total Pasivos
-2,362,711.00 ---------------------2,362,711.00 -10,000,000.00 ---------------------10,000,000.00 -40,000,000.00 -2,310,000.00 ---------------------42,310,000.00 ================== -54,647,287.00
8-46 INFORME ESTADO DE RESULTADO

EMPRESA DEMO SOFTLAN WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: 04-11-2000 Pgina: 1
Estado de Resultados
Mes/Ao : 01/2000 Moneda : Peso Chileno INGRESO DE EXPLOTACIN INGRESOS DE EXPLOTACIN 4-1-1-01 VENTAS ACCESORIOS TOTAL INGRESO DE EXPLOTACIN COSTOS DE EXPLOTACIN COSTOS DE EXPLOTACIN (MENOS) 5-1-1-01 REMUNERACIONES 5-1-2-01 COSTOS VTAS. ACCESORIOS 5-1-2-02 COSTOS VTAS. CAMISAS 5-1-2-03 COSTO VTAS. CHALECOS 5-1-2-04 COSTO VTAS. MATERIAS PRIMAS 5-1-2-05 COSTO VTAS. PANTALONES 5-1-7-04 CONSUMOS 5-1-7-02 ARTICULOS DE ASEO 5-1-7-05 ART. DE LIBRERA 5.1.7.06 PRODUCCION 5-1-7-07 MANTENCION 5-1-8-01 INTERESES PAGADOS 5-1-8-02 IMPUESTO A LA RENTA TOTAL COSTOS DE EXPLOTACIN GASTOS NO OPERACIONALES TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES RESULTADO NO OPERACIONAL UTILIDAD (PERDIDA) DEL EJERCICIO 4-1-1-02 VENTAS CAMISAS 4-1-1-03 VENTAS CHALECOS 4-1-1-04 VENTAS M. PRIMAS 4-1-1-05 VENTAS PANTALONES 4-1-1-06 VENTAS PARKAS OTROS INGRESOS FUERA DE EXPLOTACION 4-1-2-01 FLETE 4-1-2-02 EMBALAJE 4-2-1-02 VENTAS DE ACCIONES 4-2-1-03 VENTAS DE ACTIVO FIJO 5-1-3-02 FUERA DE CHILE GASTOS ADM. Y VTAS. (MENOS) 5-1-4-01 GASTOS OPERACIN VENTAS 5-1-4-04 DESCUENTO 02 5-1-4-03 DESCUENTO 01 5-1-5-01 ESTUCIO DE MERCADO 5-1-6-01 PUBLICIDAD 5-1-6-02 ASESORIAS CONTABLES 5-1-6-03 ASESORIAS COMERCIALES 5-1-7-01 ARRIENDOS 5-1-7-03 SUMINISTROS LUZ, AGUA MARGEN DE EXPLOTACIN GASTOS DE ADMINISTRACIN Y VENTAS TOTAL GASTOS DE ADMINISTRACIN Y VENTAS RESULTADO OPERACIONAL INGRESO NO OPERACIONALES TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES Saldo anterior del Saldo entre 01/2000 Saldo al 01/2000
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
59,995,619.00 40,173,028.00 60,353,755.00 -22,101,760.00 -22,101,760.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 -559,343.00 -293-007.00 -1,418,430.00 0.00 -1,584,451.00 0.00 0.00 -31,381,671.00 0.00 0.00 28,972,084.00 2,930,274.00 6, 760,897.00 6, 542,454.00 3,147,407.00 441,559.00 358,136.00 110,195.00 247,941.00 0.00 0.00 0.00 -9,279,911.00 0.00 0.00 0.00 -247,502.00 -989,003.00 -358,000.00 -644,250.00 0.00 -2,557,275.00 28,972,084.00 0.00 28,972,084.00 0.00
59,995,619.00 40,173,028.00 60,353,755.00 -22,101,760.00 -22,101,760.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 -559,343.00 -293-007.00 -1,418,430.00 0.00 -1,584,451.00 0.00 0.00 -31,381,671.00 0.00 0.00 28,972,084.00 2,930,274.00 6,760,897.00 6,542,454.00 3,147,407.00 441,559.00 358,136.00 110,195.00 247,941.00 0.00 0.00 0.00 -9,279,911.00 0.00 0.00 0.00 -247,502.00 -989,003.00 -358,000.00 -644,250.00 0.00 -2,557,275.00 28,972,084.00 0.00 28,972,084.00 0.00
INFORMES
8-47
8.7.5 Balance Comparativo por Area de Negocio

Objetivo Emitir un Balance que permita comparar saldos de cuentas a cualquier nivel, en distintas Areas de Negocio de la empresa, para cualquier perodo y en la moneda que se desee. Este Balance puede ser solicitado solamente, si la empresa tiene definido el Parmetro de manejo de Areas de Negocios. Operatoria Lo primero que se debe efectuar, es la seleccin de las Areas de Negocios que se desea comparar, por lo tanto al ingresar a esta opcin (Figura N 1), se presenta una ventana con la lista de las Areas de Negocios de la empresa y, una ventana vaca donde irn apareciendo las Areas que sean seleccionadas para ser comparadas. Para pasar un Area de Negocios de la ventana No seleccionada a la Seleccionada, se elige la deseada y se pulsa el botn Agregar>. Si se pas un Area de Negocios equivocada, se reversa la operacin con el botn <Eliminar, mientras que con los botones Todos>> y <<Todos, se realiza la seleccin o anulacin de la seleccin de todas las Area de Negocios. Figura N 1
En esta pantalla adems de solicitar que se indiquen los parmetros estndares de la emisin de informes sealados al comienzo de este Captulo, se puede indicar si se emite el Balance Comparativo para todas las cuentas o slo para las cuentas de resultado. Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
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INFORME BALANCE COMPARATIVO POR AREAS DE NEGOCIOS

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Mes/Ao : Enero/2000 Moneda : Peso Chileno --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Cuenta Descripcin Casa Matriz Panta San Bernardo TOTAL --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1-0-0-00 ACTIVOS 60,379,059.00 6,832,204.00 67,211,263.00 1-1-0-00 FONDOS FIJOS 304,611.00 10,000.00 314,611.00 1-1-1-00 CUENTA CAJA 304,611.00 10,000.00 314,611.00 1-1-1-01 CAJA DISPONIBLE 173,611.00 10,000.00 183,611.00 1-1-1-02 FONDO FIJO 131,000.00 131,000.00 1-2-0-00 BANCOS 3,262,132.00 3,320,000.00 6,582,132.00 1-2-1-00 BANCOS DEPOSITO MON. EXTRANJ. 7,679,162.00 2,945,000.00 10,624,162.00 1-2-1-01 ABN TANNER BANK 384,850.00 (60,000.00) 324,850.00 1-2-1-02 CITY BANK 1,043,270.00 50,000.00 1,093,270.00 1-2-1-03 BANCO DO BRASIL 6,251,042.00 2,955,000.00 9,206,042.00 1-2-2-00 BANCOS DEPOSITO MON. NACIONAL (4,417,030.00) 375,000.00 (4,042,030.00) 1-2-2-01 BANCO CHILE 510,182.00 50,000.00 560,182.00 1-2-2-02 BANCO DE SANTIAGO (4,927,212.00) 325,000.00 (4,602,212.00) 1-3-0-00 CUENTAS CORRIENTES 16,140,768.00 5,200,000.00 21,340,768.00 1-3-1-00 CUENTA CORRIENTE CLIENTES 16,140,768.00 5,200,000.00 21,340,768.00 1-3-1-01 CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES 16,140,768.00 4,000,000.00 20,140,768.00 1-3-1-02 CTA.CTE. CLIENTES NO HABITUALE 1,200,000.00 1,200,000.00 1-4-0-00 DOCUMENTOS POR COBRAR 300,002.00 300,002.00 1-4-1-00 DOCUMENTOS POR COBRAR 300,002.00 300,002.00 1-4-1-01 CHEQUES EN COBRANZA 300,002.00 300,002.00 1-6-0-00 VALORES MOBILIARIOS 5,028,635.00 (900,000.00) 4,128,635.00 1-6-1-00 ACCIONES 5,028,635.00 (900,000.00) 4,128,635.00 1-6-1-01 ACCIONES CHILECTRA 5,028,635.00 (900,000.00) 4,128,635.00 : : : : 5-1-1-02 COSTO DE VENTAS 2,085,000.00 2,085,000.00 5-1-1-03 HONORARIOS 510,555.00 155,555.00 666,110.00 5-1-2-00 GASTOS OPERACION VENTAS 2,185,000.00 2,185,000.00 5-1-2-02 PUBLICIDAD 2,185,000.00 2,185,000.00 5-1-3-00 GASTOS FIJOS ADMINISTRACION 3,737,611.00 75,000.00 3,812,611.00 5-1-3-01 ARRIENDOS 1,500,000.00 1,500,000.00 5-1-3-02 ARTICULOS DE ASEO 45,000.00 45,000.00 90,000.00 5-1-3-03 GASTOS LUZ 80,689.00 80,689.00 5-1-3-04 TELEFONOS 131,170.00 131,170.00 5-1-3-05 GASTOS DE COMPUTACION 369,802.00 30,000.00 399,802.00 5-1-3-06 GASTOS PRODUCCION 1,351,984.00 1,351,984.00 5-1-3-07 GASTOS MANTENCION 258,966.00 258,966.00 5-1-4-00 INTERESES FINANCIEROS 10,553.00 10,553.00 5-1-4-01 INTERESES PAGADOS 10,553.00 10,553.00 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------Totales 408.00 408.00
Fecha : 04/11/2000 Pgina : 1
Balance Comparativo por Areas de Negocio
INFORMES
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8.8 Centros de Costo

Objetivo Emitir Balances y Libro Mayor por Centros de Costo, en distintos perodos y en la moneda que se desee. Estos informes pueden ser solicitados solamente, si la empresa tiene definido el Parmetro de manejo de Centros de Costos. Operatoria Al ingresar se despliega un submen con la lista de los distintos informes que pueden ser emitidos (Figura N 1). El procedimiento a seguir para la emisin de cada uno de ellos se describe a continuacin, a travs de todo este captulo. Figura N 1
Dado que los Centros de Costos pueden ser manejados hasta en tres niveles (ver opcin Bases Parmetros Formato de Cuentas), al emitir cualquiera de estos informes el sistema solicita el nivel al cual se desea generar el informe.
8.8.1 Balance Comparativo por Centro de Costo

Objetivo Emitir un Balance que permita comparar los saldos de las cuentas entre los distintos Centros de Costos que maneja la empresa, al nivel de cuentas que se desee. Operatoria Lo primero que se debe indicar, adems de los parmetros estndares explicados al comienzo de este Captulo, son los Centros de Costo que se desean comparar, para lo cual se despliega una ventana con la lista de los Centros de Costos de la empresa y, una ventana vaca donde irn apareciendo los Centros de Costo que sean seleccionados para ser comparados (Figura N 1). Para pasar un Centro de Costo de la ventana No seleccionados a la Seleccionados, se elige el deseado y se pulsa el botn Agregar>. Si se pas un Centro de Costo equivocado, se reversa la operacin con el botn <Eliminar, mientras que con el botn <<Todos, se realiza la anulacin de la seleccin de todos los Centros de Costo. Se podr considerar un mximo de 5 Centros de Costo. Figura N 1
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Dentro de los parmetros solicitados, se debe sealar si el Balance Comparativo se emite para todas las cuentas o slo para las de resultado. Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
BALANCE COMPARATIVO POR CENTRO DE COSTO

Fecha : 04/11/2000 Pgina : 1
Balance Comparativo por Centros de Costo

Mes/Ao : Octubre /2000 Moneda : Peso Chileno --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Cuenta Descripcin Administracin Investigacin Produccin TOTAL --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3-0-0-00 PASIVO (209,655.00) (525,325.00) (927,280.00) 3-1-0-00 PROVEEDORES (158,600.00) (525,325.00) (876,225.00) 3-1-1-00 CTA. CTE. PROVEEDORES (158,600.00) (525,325.00) (876,225.00) 3-1-1-01 PROVEEDORES COMPRAS $ (158,600.00) (525,325.00) (876,225.00) 3-5-0-00 RETENCIONES (51,055.00) (51,055.00) 3-5-1-00 RETENCIONES (51,055.00) (51,055.00) 3-5-1-01 RETENCIONES PROFESIONALES (51,055.00) (51,055.00) 5-0-0-00 CUENTAS DE GASTOS 1,486,007.00 525,325.00 1,256,215.00 3,267,547.00 5-1-0-00 GASTOS 1,486,007.00 525,325.00 1,256,215.00 3,267,547.00 5-1-1-00 COSTOS OPERACIONALES 1,486,007.00 525,325.00 1,256,215.00 3,267,547.00 5-1-1-01 REMUNERACIONES 975,452.00 525,325.00 1,256,215.00 2,756,992.00 5-1-1-03 HONORARIOS 510,555.00 510,555.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total : 1,276,352.00 525,325.00 730,890.00 2,340,267.00 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
INFORMES
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8.8.2 Balance por Centro de Costo

Objetivo Emitir un Balance para todos o un rango de Centros de Costos registrados en el sistema. Operatoria Al ingresar a esta opcin, se despliega una pantalla (Figura N 1), donde adems de indicar los parmetros estndares de impresin explicados en el inicio de este Captulo, se debe sealar si se consideran todos los Centros de Costos o slo un rango de ellos. En este ltimo caso se debe indicar el rango a considerar. Figura N 1
Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. A continuacin se presenta un ejemplo de este Informe:
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BALANCE POR CENTRO DE COSTOS

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha Pgina : : 07/11/2000 1
Balance por Centro de Costo

Mes/Ao : Moneda : Centro de Costo : Octubre/2000 Peso Chileno Administracin
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo de Cuenta Dbitos del Mes Crditos del Mes Saldo del Mes Descripcin --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3-1-1-01 371,400.00 500,000.00 (128,600.00) PROVEEDORES COMPRAS $ 3-5-1-01 0.00 25,555.00 (25,555.00) RETENCIONES PROFESIONALES 5-1-1-01 841,891.00 0.00 841,891.00 REMUNERACIONES 5-1-1-03 255,555.00 0.00 255,555.00 HONORARIOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------Total Centro de Costo 1,468,846.00 525,555.00 943,291.00 ------------------------------------------------------------------------------------------------------3-1-1-01 0.00 0.00 0.00 PROVEEDORES COMPRAS $ 3-5-1-01 RETENCIONES PROFESIONALES 5-1-1-03 HONORARIOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------Total Centro de Costo 155,555.00 15,555.00 140,000.00 ------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 25,424.00 (25,424.00) PROVEEDORES COMPRAS $ 0.00 0.00 0.00 REMUNERACIONES ------------------------------------------------------------------------------------------------------Total Centro de Costo 0.00 25,424.00 (25,424.00) ------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 0.00 0.00 PROVEEDORES COMPRAS $ 800,900.00 0.00 800,900.00 REMUNERACIONES ------------------------------------------------------------------------------------------------------Total Centro de Costo 800,900.00 0.00 800,900.00 -----------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 46,630.00 (46,630.00) PROVEEDORES COMPRAS $ -----------------------------------------------------------------------------------------------------Total Centro de Costo 0.00 46,630.00 (46,630.00) -----------------------------------------------------------------------------------------------------: : : : 155,555.00 0.00 155,555.00 0.00 15,555.00 (15,555.00)
3-1-1-01 5-1-1-01
3-1-1-01 5-1-1-01
3-1-1-01
INFORMES
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Fecha : 08/07/2000 Pgina : 1
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Dbitos Acumulados Crditos Acumulados Saldo Deudor Saldo Acreedor --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------371,400.00 530,000.00 158,600.00 0.00 1,360,452.00 51,055.00 0.00 1,360,452.00 51,055.00
510,555.00 0.00 510,555.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2,242,407.00 581,055.00 1,871,007.00 209,655.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 192,300.00 192,300.00
0.00 155,555.00
15,555.00 0.00 155,555.00
15,555.00
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------155,555.00 207,855.00 155,555.00 207,855.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 25,424.00 25,424.00 525,325.00 0.00 525,325.00
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------525,325.00 25,424.00 525,325.00 25,424.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 525,325.00 525,325.00 1,256,215.00 1,256,215.00 0.00 525,325.00 1,256,215.00 1,256,215.00 525,325.00
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 46,630.00 46,630.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 46,630.00 0.00 46,630.00 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
: : :
: : :
: : :
: : :
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8.8.3 Libro Mayor por Centro de Costo

Objetivo Emitir el Libro Mayor por cada Centro de Costo con el detalle de los movimientos asociados a cada una de las cuentas del Plan de Cuentas. Operatoria Al seleccionar este informe se presenta una pantalla (ver Figura N 1) donde se definen los parmetros estndares del sistema explicados al comienzo de este Captulo, adems de indicar si se emiten todos los Centros de Costos o slo un rango de ellos. En este ltimo caso se seala el Centro de Costo inicial y el final. Figura N 1
Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. El informe que se presenta en la pgina siguiente, muestra un ejemplo de este informe, considerando en cada uno de ellos los movimiento generados en todas las Areas de Negocios:
INFORMES INFORME LIBRO MAYOR POR CENTROS DE COSTO

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Libro Mayor por Centro de Costo

Moneda : 01 - Peso Chileno Centro de Costo : 103 GERENCIA --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Fecha Nmero Tipo N Interno Presup. Centro Auxiliar Documento Det. de Gasto / Comprobante de Caja de Costo Tipo Nmero Inst.Financiero --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuenta: 3-1-1-01 PROVEEDORES COMPRAS $ 15/01/2000 00000017 E 00000012 001 0084472400 FC 5636 19/03/2000 00000092 T 00000125 001 0000010000 FC 129 29/03/2000 00000099 T 00000077 001 0084472400 NR 3156 29/03/2000 00000099 T 00000077 001 0090970000 NR 2166
Cuenta: 18/02/2000 02/03/2000 3-5-1-01 00000058 00000076 RETENCIONES PROFESIONALES E 00000052 001 E 00000133 001 0000010001 0000010002 BH BH 2556 3566
: :
: :
: :
: :
Cuenta: 03/02/2000 27/03/2000
5-1-1-01 00000050 00000096
REMUNERACIONES E 00000018 E 00000032
102 102 0 0
Cuenta: 27/03/2000
5-1-1-01 00000096
REMUNERACIONES E 00000032
103
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Fecha : 04/11/2000 Pgina : 1
Rango Fechas : Desde : 01/01/2000 Hasta : 30/07/2000 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Debe Haber Saldo Glosa --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 0.00 0.00 30,000.00 (30,000.00) ARTICULOS DE ESCRITORIO 0.00 500,000.00 (530,000.00) COMPRAS 15,000.00 0.00 (515,000.00) N/C COMPRAS Saldo Anterior del Centro de Costo : 0.00
356,400.00 0.00 (158,600.00) N/C COMPRAS ------------------------------------------------------------------------------------Total Cuenta en el Perodo : 371,400.00 530,000.00 (158,600.00) ------------------------------------------------------------------------------------Total Cuenta : 371,400.00 530,000.00 (158,600.00) Saldo Anterior de la Cuenta:
0.00 0.00 0.00 0.00 25,500.00 (25,500.00) RETENCION HONORARIOS 0.00 25,555.00 (51,055.00) RETENCION HONORARIOS ------------------------------------------------------------------------------------Total Cuenta en el Perodo : 0.00 51,055.00 (51,055.00) ------------------------------------------------------------------------------------Total Cuenta : 0.00 51,055.00 (51,055.00) : : : : ------------------------------------------------------------------------------------Total Cuenta en el Perodo : 510,555.00 0.00 510,555.00 ------------------------------------------------------------------------------------Total Cuenta : 510,555.00 0.00 510,555.00 ------------------------------------------------------------------------------------Total Centro de Costo en el Perodo : 2,242,407.00 581,055.00 1,661,352.00 ------------------------------------------------------------------------------------Total Centro de Costo : 2,242,407.00 581,055.00 1,661,352.00 : : : : Saldo Anterior : 0.00 0.00 0.00 235,000.00 0.00 235,000.00 REMUNERACIONES MANTENCION 356,000.00 0.00 591,000.00 REMUNERACIONES MANTENCION ------------------------------------------------------------------------------------Total Cuenta en el Perodo : 591,000.00 0.00 591,000.00 ------------------------------------------------------------------------------------Total Cuenta : 591,000.00 0.00 591,000.00
------------------------------------------------------------------------------------Total Centro de Costo en el Perodo : 1,117,580.00 41,580.00 1,076,000.00 ------------------------------------------------------------------------------------Total Centro de Costo : 1,117,580.00 41,580.00 1,076,000.00 0.00 0.00 0.00 560,000.00 0.00 1,151,000.00 REMUNERACIONES GERENCIA ------------------------------------------------------------------------------------Total Cuenta en el Perodo : 560,000.00 0.00 560,000.00 ------------------------------------------------------------------------------------Total Cuenta : 560,000.00 0.00 560,000.00 ------------------------------------------------------------------------------------Total Centro de Costo en el Perodo : 560,000.00 0.00 560,000.00 ------------------------------------------------------------------------------------Total Centro de Costo : 560,000.00 0.00 560,000.00 ------------------------------------------------------------------------------------Total Informe en el Perodo : 6,357,926.00 2,828,498.00 3,529,428.00 ------------------------------------------------------------------------------------Total Informe : 6,357,926.00 2,828,498.00 3,529,428.00 Saldo Anterior :
INFORMES
8-57
8.9 Detalle de Gastos

Objetivo Emitir un informe con todos los movimientos asociados a los distintos Detalles de Gastos, ya sea en forma detallada o en resumen, parametrizando por Areas de Negocio, Detalle de Gastos y/o Rango de Fechas (Perodo). Este informe puede ser solicitado solamente, si la empresa tiene definido el Parmetro de manejo de Detalle de Gastos. Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla (Figura N 1) que solicita los antecedentes que condicionarn el informe, donde adems de los parmetros estndares explicados al inicio de este Captulo, se debe sealar a que nivel se considerarn los Detalles de Gastos, dado que stos pueden se manejados hasta en tres niveles (ver en Captulo 4.1, Bases Parmetros Formato de Cdigos). Figura N 1
Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. A continuacin se presentan dos ejemplos de este informe:
8-58
INFORME DETALLE DE GASTOS

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha : 04/11/2000 Pgina : 1
Detalle de Gastos (Resumen)

Moneda : Peso Chileno Desde Detalle de Gasto 10-000 Hasta Detalle de Gasto 30-000 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Descripcin Cantidad Debe Haber Saldo --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10-003 Cinta Impresora IBM Saldo Anterior 0.00 0.00 0.00 0.00 Movimientos del Perodo 71.00 36,800.00 0.00 36,800.00 Total Acumulado 71.00 36,800.00 0.00 36,800.00 20-005 Resma Tamao Carta Saldo Anterior Movimientos del Perodo Total Acumulado Saldo Anterior Movimientos del Perodo Total Acumulado Saldo Anterior Movimientos del Perodo Total Acumulado Saldo Anterior Movimientos del Perodo Total Acumulado Saldo Anterior Movimientos del Perodo Total Acumulado Saldo Anterior Movimientos del Perodo Total Acumulado Saldo Anterior Movimientos del Perodo Total Acumulado Saldo Anterior Movimientos del Perodo Total Acumulado Saldo Anterior Movimientos del Perodo Total Acumulado Saldo Anterior Movimientos del Perodo Total Acumulado Saldo Anterior Movimientos del Perodo Total Acumulado Total Movtos. del Perodo Total Acumulado 0.00 157.00 157.00 0.00 48.00 48.00 0.00 66.00 66.00 0.00 675.00 675.00 0.00 83.00 83.00 0.00 67.00 67.00 0.00 16.00 16.00 0.00 62.00 62.00 0.00 455.00 455.00 0.00 105.00 105.00 0.00 103.00 103.00 1,908.00 1,908.00 0.00 278,258.00 278,258.00 0.00 120,000.00 120,000.00 0.00 52,600.00 52,600.00 0.00 325,000.00 325,000.00 0.00 189,020.00 189,020.00 0.00 84,200.00 84,200.00 0.00 54,560.00 54,560.00 0.00 132,785.00 132,785.00 0.00 99,085.00 99,085.00 0.00 46,122.00 46,122.00 0.00 194,906.00 194,906.00 1,613,336.00 1,613,336.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 278,258.00 278,258.00 0.00 120,000.00 120,000.00 0.00 52,600.00 52,600.00 0.00 325,000.00 325,000.00 0.00 189,020.00 189,020.00 0.00 84,200.00 84,200.00 0.00 54,560.00 54,560.00 0.00 132,785.00 132,785.00 0.00 99,085.00 99,085.00 0.00 46,122.00 46,122.00 0.00 194,906.00 194,906.00 1,613,336.00 1,613,336.00
20-006
Resma Tamao Oficio
30-001
Diskette 3 Baja Densidad
40-001
Cuadernos
40-002
Corchetera
40-003
Perforadora
40-004
Calculadora
40-005
Archivadores
40-006
Carpetas Colgantes
40-007
Block de Apuntes
50-001
Caf
INFORMES
8-59
INFORME DETALLE DE GASTOS

Detalle de Gastos (Detalle)

Desde : 01/01/2000 Hasta : 31/05/2000 Moneda : Peso Chileno
Desde Detalle de Gasto 10-000 Hasta Detalle de Gasto 30-000 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Descripcin Fecha Folio Tipo N Interno Cuenta Glosa -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10-001 Cintas de Impresora OK 521 Saldo Anterior 3/16/2000 00000089 E 00000053 5-1-3-05 COMPRA COMPUDISK S.A. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Movimientos del Perodo
Total Acumulado 20-001
Papel Cont. 11 x 8 1/2 Saldo Anterior 3/16/2000 00000089 E 00000053 5-1-3-05 COMPRA SERVICON S.A. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Movimientos del Perodo Total Acumulado
30-003
Diskett 5 1/4 Alta Densidad 1/15/2000 00000017 E 3/ 8/2000 00000071 E 3/16/2000 00000089 E
00000012 00565657 00000053
5-1-3-05 5-1-3-05 5-1-3-05
Saldo Anterior COMPRA A DIST. WIN LTDA. COMPRAS A SERVICON S.A. COMPRA SERVICON S.A.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Movimientos del Perodo Total Acumulado Total Saldo Anterior Total Movtos. del Perodo Total Acumulado
8-60
Fecha : 04/11/2000 Pgina : 1
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cantidad Debe Haber Saldo --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 0.00 0.00 0.00 3.00 9,534.00 0.00 9,534.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3.00 9,534.00 0.00 9,534.00 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3.00
9,534.00
0.00
9,534.00
0.00 0.00 0.00 0.00 200.00 2,017.00 0.00 2,017.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------200.00 2,017.00 0.00 2,017.00 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------200.00 2,017.00 0.00 2,017.00
0.00 5,000.00 100.00
0.00 330,285.00 30,000.00 27,966.00
0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 330,285.00 30,000.00 27,966.00
200.00
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5,300.00 388,251.00 0.00 388,251.00 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5,300.00 388,251.00 0.00 388,251.00 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------0.00 0.00 0.00 0.00 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5,503.00 399,802.00 0.00 399,802.00 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5,503.00 399,802.00 0.00 399,802.00
INFORMES
8-61
8.10 Presupuestos
Objetivo Obtener informacin, tanto de los Presupuestos estimados, como su control en relacin a los movimientos reales a la Contabilidad. Los informes de Presupuestos de Caja pueden ser solicitados solamente, si la empresa tiene definido el Parmetro de manejo de Presupuesto de Caja. Operatoria Al ingresar se despliega un submen donde se indican los informes que pueden ser emitidos (Figura N 1). El procedimiento a seguir para la emisin de cada uno de ellos se describe a continuacin, a travs de este captulo. Figura N 1
8.10.1 Presupuesto de Operacin

Objetivo Obtener informacin relativa al Presupuesto de Operacin estimado, as como un control entre lo presupuestado y lo real imputado en la Contabilidad. Operatoria Al ingresar se despliega un submen con los informes que pueden ser emitidos (Figura N 1). El procedimiento a seguir para la emisin de cada uno de ellos se describe a continuacin, a travs de este captulo. Figura N 1
8-62
8.10.1.1 Presupuesto de Operacin

Objetivo Imprimir el Presupuesto de Operacin estimado a travs del proceso Presupuesto Operacional (ver Captulo 5.4.2 de este manual), tanto para el perodo solicitado, como el acumulado a la fecha segn el perodo contable. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla (Figura N 1) donde se debe sealar el perodo (mes y ao) y, el rango y nivel de cuentas a considerar en el presupuesto, adems de los parmetros estndares para la emisin de informes descritos al inicio de este Captulo. Figura N 1
Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe solicitado slo para un Area de Negocios especfica, a 4 nivel de cuentas y considerando todos los Centros de Costo: INFORME PRESUPUESTO OPERACIONAL
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO Fecha : 04/11/2000 Pgina : 1
Presupuesto Operacional
DESDE : Enero/2000 HASTA : Diciembre/2000 Moneda : Peso Chileno Desde Cuenta : 4-1-1-01 Hasta Cuenta : 5-2-1-03 Area de Negocios : 001 Casa Matriz --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Informacin Perodo Solicitado Informacin Acumulada Perodo Contable Cuenta Descripcin Debe Haber Debe Haber --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4-1-1-01 VENTAS CLIENTES HABITUALES 0.00 7,600,000.00 0.00 7,600,000.00 4-1-1-02 VENTAS CLIENTES NO HABITUALES 0.00 1,350,000.00 0.00 1,350,000.00 4-2-1-01 INTERESES GANADOS 0.00 300,000.00 0.00 300,000.00 4-2-1-02 VENTA DE ACCIONES 0.00 9,900,000.00 0.00 9,900,000.00 4-2-1-03 VENTA DE ACTIVOS FIJOS 0.00 6,000,000.00 0.00 6,000,000.00 5-1-1-01 REMUNERACIONES 0.00 5,500,000.00 0.00 5,500,000.00 5-1-1-02 COSTO DE VENTAS 6,800,00 0.00 0.00 6,800,000.00 5-1-1-03 HONORARIOS 0.00 0.00 0.00 0.00 5-1-2-01 ESTUDIO DE MERCADO 3,000,00 0.00 0.00 3,000,000.00 5-1-2-02 PUBLICIDAD 2,470,00 0.00 0.00 2,470,000.00 5-1-3-01 ARRIENDOS 4,800,00 0.00 0.00 4,800,000.00 5-1-3-02 ARTICULOS DE ASEO 334,000.00 0.00 334,000.00 0.00 5-1-3-03 GASTOS LUZ 243,000.00 0.00 243,000.00 0.00 5-1-3-04 TELEFONOS 195,000.00 0.00 195,000.00 0.00 5-1-3-05 GASTOS DE COMPUTACION 225,000.00 0.00 225,000.00 0.00 5-1-3-06 GASTOS PRODUCCION 1,500,000.00 0.00 1,500,000.00 0.00 5-1-3-07 GASTOS MANTENCION 300,000.00 0.00 300,000.00 0.00 5-1-4-01 INTERESES PAGADOS 12,000.00 0.00 12,000.00 0.00 5-2-1-01 CORRECCION MONETARIA ACTIVOS 0.00 0.00 0.00 0.00 5-2-1-02 CORRECCION MONETRIA PASIVOS 0.00 0.00 0.00 0.00 5-2-1-03 CORRECION MONETARIA CAP.PROPIO 0.00 0.00 0.00 0.00 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total Area de Negocio 19,879,000.00 30,650,000.00 19,879,000.00 30,650,000.00 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total General 19,879,000.00 30,650,000.00 19,879,000.00 30,650,000.00
INFORMES
8-63
8.10.1.2 Control de Presupuesto de Operacin

Objetivo Emitir un informe que permita comparar los montos presupuestados a travs del proceso Presupuestos de Operacin con lo real imputado en la Contabilidad. Operatoria El procedimiento a seguir en la operacin de este proceso es similar al anterior, por lo tanto le recomendamos seguir los pasos all descritos. A continuacin se presenta ejemplo de este informe para un Area de Negocios, a 4 nivel de cuentas y considerando todos los Centros de Costo: INFORME CONTROL DE PRESUPUESTO OPERACIONAL
Control de Presupuesto Operacional

DESDE : Enero/2000 HASTA : Diciembre/2000 Moneda : Peso Chileno Desde Cuenta : 4-1-1-01 Hasta Cuenta : 5-2-1-03 Area de Negocios : 001 Casa Matriz --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Informacin del rango solicitado Cuenta Descripcin Presupuesto Real Desviacin % Desv. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4-1-1-01 VENTAS CLIENTES HABITUALES 9,200,000.00 18,680,803.00 9,480,803.00 103.05 4-1-1-02 VENTAS CLIENTES NO HABITUALES 1,550,000.00 105,932.00 (1,444,068.00) (93.17) 4-2-1-01 INTERESES GANADOS 350,000.00 0.00 (350,000.00) (100.00) 4-2-1-02 VENTA DE ACCIONES 9,900,000.00 3,000,000.00 (6,900,000.00) (69.70) 4-2-1-03 VENTA DE ACTIVOS FIJOS 6,000,000.00 1,000,000.00 (5,000,000.00) (83.33) 5-1-1-01 REMUNERACIONES 5,500,000.00 (3,907,992.00) (9,407,992.00) (171.05) 5-1-1-02 COSTO DE VENTAS 5-1-1-03 5-1-2-01 5-1-2-02 5-1-3-01 5-1-3-02 5-1-3-03 5-1-3-04 5-1-3-05 5-1-3-06 5-1-3-07 5-1-4-01 5-2-1-01 5-2-1-02 5-2-1-03 (6,800,000.00) (5,585,000.00) 1,215,000.00 17.87
HONORARIOS 0.00 (654,999.00) (654,999.00) 0.00 ESTUDIO DE MERCADO (3,000,000.00) 0.00 3,000,000.00 100.00 PUBLICIDAD (2,470,000.00) (2,185,000.00) 285,000.00 11.54 ARRIENDOS (4,800,000.00) (1,500,000.00) 3,300,000.00 68.75 ARTICULOS DE ASEO (334,000.00) (45,000.00) 289,000.00 86.53 GASTOS LUZ (243,000.00) (214,022.00) 28,978.00 11.93 TELEFONOS (195,000.00) (131,170.00) 63,830.00 32.73 GASTOS DE COMPUTACION (225,000.00) (369,802.00) (144,802.00) (64.36) GASTOS PRODUCCION (1,500,000.00) (1,351,984.00) 148,016.00 9.87 GASTOS MANTENCION (300,000.00) (258,966.00) 41,034.00 13.68 INTERESES PAGADOS (12,000.00) (10,553.00) 1,447.00 12.06 CORRECCION MONETARIA ACTIVOS 0.00 1,814,448.00 1,814,448.00 0.00 CORRECCION MONETARIA PASIVOS 0.00 (1,700,000.00) (1,700,000.00) 0.00 CORRECCION MONETARIA CAP.PROPIO 0.00 (514,631.00) (514,631.00) 0.00 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total Area de Negocio Total General 12,621,000.00 12,344,128.00 (276,872.00) (2.19)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12,621,000.00 12,344,128.00 (276,872.00) (2.19)
8-64
Fecha : 04/11/2000 Pgina : 1
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Informacin acumulada en el perodo Presupuesto Real Desviacin % Desv. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9,200,000.00 18,680,803.00 9,480,803.00 103.05 1,550,000.00 105,932.00 (1,444,068.00) (93.17) 350,000.00 0.00 (350,000.00) (100.00) 9,900,000.00 3,000,000.00 (6,900,000.00) (69.70) 6,000,000.00 1,000,000.00 (5,000,000.00) (83.33)
5,500,000.00
(3,907,992.00)
(9,407,992.00)
(171.05)
(6,800,000.00) (5,585,000.00) 1,215,000.00 17.87 0.00 (654,999.00) (654,999.00) 0.00 (3,000,000.00) 0.00 3,000,000.00 100.00 (2,470,000.00) (2,185,000.00) 285,000.00 11.54 (4,800,000.00) (1,500,000.00) 3,300,000.00 68.75 (334,000.00) (45,000.00) 289,000.00 86.53 (243,000.00) (214,022.00) 28,978.00 11.93 (195,000.00) (131,170.00) 63,830.00 32.73 (225,000.00) (369,802.00) (144,802.00) (64.36) (1,500,000.00) (1,351,984.00) 148,016.00 9.87 (300,000.00) (258,966.00) 41,034.00 13.68 (12,000.00) (10,553.00) 1,447.00 12.06 0.00 1,814,448.00 1,814,448.00 0.00 0.00 (1,700,000.00) (1,700,000.00) 0.00 0.00 (514,631.00) (514,631.00) 0.00 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
12,621,000.00
12,344,128.00
(276,872.00)
(2.19)
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12,621,000.00 12,344,128.00 (276,872.00) (2.19)
INFORMES
8-65
8.10.2 Presupuesto de Caja

Objetivo Obtener informacin relativa al Presupuesto de Caja estimado e informacin que permita controlar lo realmente imputado en la Contabilidad. Adems permite emitir movimientos detallados de los montos presupuestados en caja. Estos informes pueden ser solicitados solamente, si la empresa tiene definido el Parmetro de manejo Presupuesto de Caja. Operatoria Al ingresar se despliega un submen de los informes que podrn ser emitidos (Figura N 1), cuyo modo de operar se describe a continuacin, a travs de este captulo. Figura N 1
8.10.2.1 Presupuesto de Caja

Objetivo Imprimir el Informe de Presupuesto de Caja en base a la informacin ingresada a travs del proceso "Presupuesto de Caja" (ver Captulo 5.4.1 de este manual), tanto para el perodo solicitado, como el acumulado a la fecha, segn el perodo contable. La informacin podr ser solicitada a 1er. o 2 nivel y para un rango de Conceptos de Caja o para todos los que hayan sido definidos. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla (Figura N1) en la cual deber ingresar la siguiente informacin: Figura N 1
8-66 Moneda:
Contabilidad y Presupuestos Indique el tipo de moneda en que ser valorizado el informe. Este ingreso podr efectuarlo digitando directamente el cdigo, o bien obtenerlo desde el botn de bsqueda que aparece a la derecha del campo.
Perodo Contable: Seleccione mediante el botn de opciones el perodo contable a considerar para la emisin del informe, cualquiera sea el perodo seleccionado, ingrese los meses desde/hasta a considerar. Area de Negocios: Seleccione mediante el botn de opciones si se considerar para la emisin del informe todas las Areas de Negocio (Global) que maneja la empresa o slo un rango de ellas. Al elegir un Rango, se deben indicar el rea de inicio (Desde) y trmino (Hasta) a considerar. Nivel Presupuesto de Caja: Indique el nivel del presupuesto a considerar para la emisin del informe. Desglose por Centro de Costo: Seleccione mediante el botn de opciones si el informe registrar desglose de informacin por Centro de Costo. Al elegir que Si, deber indicar si abarcar a todos los centros de costo o a un rango de ellos, tras lo cual ingrese desde/hasta a considerar. Conceptos de Caja: Seleccione mediante el botn de opciones si se considerar para la emisin del informe todos los Conceptos de Caja (Global) que maneja la empresa o slo un rango de ellos. Al elegir un Rango, se deben indicar el concepto de inicio (Desde) y trmino (Hasta) a considerar. Estos conceptos fueron creados en la tabla Concepto de Caja, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas. Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe, solicitado para todas las Areas de Negocios, todos los Conceptos de Caja, y sin desglose por Centro de Costo:
INFORME DE PRESUPUESTO DE CAJA

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO Fecha : 07/11/2000 Pgina: 1
Presupuesto de Caja
Desde : Enero/2000 HASTA : Diciembre/2000 Moneda : Peso Chileno Conceptos de Caja: Areas de Negocios: Todos Todos
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Concepto Ene/2000 Feb/2000 Mar/2000 Abr/2000 May/2000 Jun/2000 Jul/2000 Ago/2000 Sep/2000 Oct/2000 Nov/2000 Dic/2000 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------000003 500.00 300.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total 500.00 300.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
INFORMES
8-67
8.10.2.2 Control de Presupuesto de Caja

Objetivo Emitir un informe que permita comparar los montos presupuestados a travs del proceso Presupuesto de Caja, con lo real imputado a travs de la Contabilidad. Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una pantalla (Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente informacin: Figura N1
Moneda:
Indique el tipo de moneda en que ser valorizado el informe. Este ingreso podr efectuarlo digitando directamente el cdigo, o bien obtenerlo desde el botn de bsqueda que aparece a la derecha del campo.
Perodo Contable: Seleccione mediante el botn de opciones el perodo contable a considerar para la emisin del informe, cualquiera sea el perodo seleccionado, ingrese los meses desde/hasta a considerar. Area de Negocios: Seleccione mediante el botn de opciones si se considerar para la emisin del informe todas las Areas de Negocio (Global) que maneja la empresa o slo un rango de ellas. Al elegir un Rango, se deben indicar el rea de inicio (Desde) y trmino (Hasta) a considerar. Nivel Presupuesto de Caja: Indique el nivel del presupuesto a considerar para la emisin del informe. Desglose por Centro de Costo: Seleccione mediante el botn de opciones si el informe registrar desglose de informacin por Centro de Costo. Al elegir que Si, deber indicar si abarcar a todos los centros de costo o a un rango de ellos, tras lo cual ingrese desde/hasta a considerar. Conceptos de Caja: Seleccione mediante el botn de opciones si se considerar para la emisin del informe todos los Conceptos de Caja (Global) que maneja la empresa o slo un rango de ellos. Al elegir un Rango, se deben indicar el rea de inicio (Desde) y trmino (Hasta) a considerar. Estos conceptos fueron creados en la tabla Concepto de Caja, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas.
8-68
Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME CONTROL DE PRESUPUESTO DE CAJA
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO
Fecha : 07/08/2000 Pgina : 1
Control de Presupuesto de Caja

Perodo: Enero/2000 Diciembre/2000 Miles de Peso Chileno
Area de Negocios : Todos Conceptos de Caja: Todos ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Datos Acumulados a Enero/2000 Datos Acumulados del Perodo Seleccionado Datos Acumulados hasta Diciembre /2000 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Concepto Presup. Real Desviacin % Desv. Presup. Real Desviacin % Desv. Presupuesto Real Desviacin % Desv. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------000001 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 19,400.89 19,900.89 0.00 0.00 19,400.89 19,400.89 0.00 000003 0.00 0.00 0.00 0.00 800.00 614.13 -185.87 (23.23) 800.00 614.13 614.13 (23.23) 000007 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 -11,591.43 -11,591.43 0.00 000 -11,591.43 -11,591.43 0.00 000014 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 -46.63 -46.63 0.00 000 -46.63 -46.63 0.00 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total: 0.00 0.00 0.00 0.00 800.00 8,376.96 7,576.96 947.12 800.00 8,376.96 7,576.96 947.12
INFORMES
8-69
8.10.2.3 Detalle de Movimientos por Concepto de Presupuesto de Caja

Objetivo Permite emitir movimientos detallados de los montos presupuestados por caja, permitiendo analizar partidas de gastos o ingresos que muestren diferencias con respecto al real. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla (Figura N1), donde deber sealar la siguiente informacin: Figura N 1
Moneda:
Indique el tipo de moneda en que ser valorizado el informe. Este ingreso podr efectuarlo digitando directamente el cdigo, o bien obtenerlo desde el botn de bsqueda que aparece a la derecha del campo.
Perodo Contable: Seleccione mediante el botn de opciones el perodo contable a considerar para la emisin del informe, cualquiera sea el perodo seleccionado, ingrese los meses desde/hasta a considerar. Area de Negocios: Seleccione mediante el botn de opciones si se considerar para la emisin del informe todas las Areas de Negocio (Global) que maneja la empresa o slo un rango de ellas. Al elegir un Rango, se deben indicar el rea de inicio (Desde) y trmino (Hasta) a considerar. Nivel Presupuesto de Caja: Indique el nivel del presupuesto a considerar para la emisin del informe. Desglose por Centro de Costo: Seleccione mediante el botn de opciones si el informe registrar desglose de informacin por Centro de Costo. Al elegir que Si, deber indicar si abarcar a todos los centros de costo o a un rango de ellos, tras lo cual ingrese desde/hasta a considerar. Conceptos de Caja: Seleccione mediante el botn de opciones si se considerar para la emisin del informe todos los Conceptos de Caja (Global) que maneja la empresa o slo un rango de ellos. Al elegir un Rango, se deben indicar el rea de inicio (Desde) y trmino (Hasta) a considerar. Estos conceptos fueron creados en la tabla Concepto de Caja, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas.
8-70
Finalizado el ingreso de parmetros presione el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, impresora o visualizarlo en pantalla. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME MOVIMIENTOS POR CONCEPTOS DE CAJA

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO
Fecha: Pgina:
07/11/2000 1
Movimientos por Conceptos de caja

Perodo: Enero/2000 Diciembre/2000 Area de Negocios : Todos Conceptos de Caja: Todos Peso Chileno
Fecha
N Cpbte.
N Movto. 000001 1 1 1 1 000001 000003 2 2 2 2 2 2 2 2 000003 000007 3 14 2 24 25 2 7 6 5 4 3 18 16 22 17 19 21 20 000007 000014 2 000014
Cuenta
Glosa
Debe
Haber
Concepto de Caja: 03-02-2000 00000089 03-02-2000 00000090 09-02-2000 00000116 16-02-2000 00000124 Total Concepto de Caja Concepto de Caja: 26-01-2000 00000052 27-01-2000 00000054 28-01-2000 00000058 28-01-2000 00000060 31-01-2000 00000078 02-02-2000 00000084 07-02-2000 00000103 22-02-2000 00000133 Total Concepto de Caja Concepto de Caja: 28-01-2000 00000057 28-01-2000 00000057 28-01-2000 00000057 28-01-2000 00000064 28-01-2000 00000064 28-01-2000 00000065 28-01-2000 00000065 28-01-2000 00000065 28-01-2000 00000065 28-01-2000 00000065 28-01-2001 00000065 28-01-2000 00000066 28-01-2000 00000066 28-01-2001 00000066 28-01-2002 00000066 28-01-2003 00000066 28-01-2004 00000066 28-01-2005 00000066 Total Concepto de Caja Concepto de Caja: 04-01-2000 00000009 Total Concepto de Caja Total General:
VENTAS HABITUALES 1-2-2-01 TRASPASO DE FONDOS 1-2-2-01 TRASPASO DE FONDOS 1-2-2-01 TRASPASO DE FONDOS 1-2-2-01 TRASPASO DE FONDOS VENTAS HABITUALES VALORES MOVILIARIOS 1-6-1-02 ACCIONES ENDESA 1-6-1-02 ACCIONES ENDESA 1-6-1-02 ACCIONES ENDESA 1-6-1-02 ACCIONES ENDESA 1-6-1-02 ACCIONES ENDESA 1-6-1-02 ACCIONES ENDESA 1-6-1-02 ACCIONES ENDESA 1-6-1-02 ACCIONES ENDESA VALORES MOVILIARIOS REMUNERACIONES 1-2-2-02 TRASPASO A CAJA 1-2-2-02 TRASPASO A CAJA 1-2-2-01 TRASPASO A CAJA 1-2-2-02 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-02 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-02 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-02 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-02 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-02 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-02 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-02 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-01 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-01 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-01 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-01 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-01 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-01 Pago Cheque Lquido a Pago 1-2-2-01 Pago Cheque Lquido a Pago REMUNERACIONES OTROS EGRESOS 1-2-2-01 CH/771 FC/3456 OTROS EGRESOS 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1,500,000.00 400,000.00 1,500.000.00 394,910.00 459,460.00 773,403.00 393,695.00 355,910.00 327,677.00 620,384.00 285,074.00 1,856,966.00 206,040.00 506,018.00 565,513.00 475,910.00 267,956.00 702,517.00 11,591,433.00 423,723.00 381,356.00 406,780.00 0.00 0.00 228,900.00 225,750.00 0.00 1,666,509.00 0.00 0.00 0.00 271,127.00 261,250.00 0.00 0.00 520,000.00 1,052,377.00 7,250,887.00 650,000.00 2,500,000.00 9,000,000.00 19,400,887.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 21,067,396.00
46,630.00 46,630.00 12,690,440.00
INFORMES
8-71
8.11 Foliacin Unica Nacional de Informes

Objetivo Emitir hojas foliadas, de tal forma que puedan ser timbradas por el S.I.I. La Foliacin nica Nacional (FUN), permite realizar la impresin de hojas con los antecedentes de la empresa y el nmero de folio y, si se desea se puede incluir el representante Legal. Dado que es una Foliacin nica, no se imprimen los ttulos de los informes. En algunos de los informes (Libros, por ejemplo) que emite este sistema, se presenta el parmetro Papel Prefoliado, el cual debe ser seleccionado cuando se usa papel con folios preimpresos. Operacin Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla donde se debe indicar el rango Desde/Hasta, de folios a imprimir, si se incluye o no el Representante Legal, y el tipo de papel a considerar en la impresin, pudiendo ser elegido mediante la seleccin del botn de opciones ubicado a la izquierda de cada opcin. Ver Figura N 1. Figura N 1
Indicada la informacin, se lleva a cabo la impresin directamente en la impresora. En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:
Foliacin en papel Carro Angosto que incluye incluye Representante Legal.
Folio: 00000001 Repres. Legal : Ernesto A. Len Labra R.U.T. : 10.101.101-8
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Folio: 00000002 Repres. Legal : Ernesto A. Len Labra R.U.T. : 10.101.101-8
: : ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
8-72
8.12 Informes Paramtricos

Objetivo Permite confeccionar informes de acuerdo a un plan de cuentas paralelo, asociados a los saldos del plan de cuentas contables. El formato de este informe es diseado completamente por el usuario y se basa en dos grandes divisiones que son Balance General y Estado de Resultado, bajo las cuales se podrn incluir lneas de jerarquizacin de Grupos, Subgrupos y Cuentas, de tal forma de obtener totales a distintos niveles. Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla con un formato predefinido, el cual viene incorporado en el sistema y est disponible para ser usado por el usuario cuando lo estime conveniente (Figura N 1). Figura N 1
Para trabajar con l, slo basta con seleccionarlo y luego elegir el botn OK, tras lo cual se presenta la pantalla con el formato, teniendo la posibilidad de mantener o modificar la estructura propuesta. La forma de operar en esta pantalla se describe en forma detallada en el punto siguiente: "Creando un nuevo formato". Si todo est conforme, habr que seleccionar el botn OK, con lo cual se presenta la pantalla donde se condiciona el informe, debiendo indicar el mes y ao al cual ser solicitado, la moneda en que ser valorizado y el rea de negocios a considerar. Indicados estos antecedentes, seleccionar OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas, donde podr optar por emitirlo en la impresora, a disco o en el monitor. Ver ejemplo de este informe al final del punto "Creando un nuevo formato". En caso de no desear trabajar con el formato ofrecido por el sistema, podr hacer uso de los botones Agregar, Modificar y/o
Eliminar formatos, que se presentan en la 2 Barra de Herramientas.
Crear un nuevo formato

Para crear un formato de Balance y Estado de Resultado se siguen los pasos que se explican a continuacin: 1.Seleccionar el botn Agrega desde la Barra de Herramientas, luego ingresar el nombre del nuevo formato y el Plan de Cuentas sobre el cual se va a basar, el cual puede ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar el botn de listas desplegables (ver Figura N 2). Si todo est conforme, elegir el botn OK, con lo cual el nombre del nuevo formato aparece en la lista de la pantalla.
INFORMES
8-73
Figura N 2
2.-
Para ingresar la estructura del formato, se marca el nombre recin creado y se selecciona el botn OK, tras lo cual se despliega la pantalla con dos lneas de ttulos que dividen el informe en dos partes, que son: Balance General y Estado de Resultado. Ver Figura N 3. Figura N 3
A continuacin, se deben ir creando las lneas que formarn la estructura del informe, dentro de cada uno de estos ttulos. Para cada lnea que se ingresa en cualquiera de las dos divisiones, se deben definir ciertas propiedades, las cuales se explican en el punto 4. 3.Las lneas que forman la estructura del informe pueden tener hasta 4 niveles que van en jerarqua, desde el Ttulo, pasando por el Grupo, el Subgrupo, hasta el nivel de detalle de la Cuenta. La jerarqua no es obligatoria, ya que perfectamente se pueden incluir lneas de Cuentas bajo un Ttulo. La jerarqua permite obtener subtotales intermedios.
8-74
Contabilidad y Presupuestos Para comenzar con la definicin de las lneas que formarn la estructura del Balance General, se ubica el indicador del mouse sobre el Ttulo Balance General o bien sobre el Estado de Resultado y se selecciona el botn Agrega, ante lo cual se presentan las 4 jerarquas posibles, debiendo elegir la que corresponda. En el caso de ser Ttulo, Grupo o Subgrupo, aparece un recuadro donde se debe indicar el nombre de la lnea (Activo, Activo Circulante, Pasivo, Costos de Explotacin, etc.) Si es una cuenta, se activa el botn de bsqueda, que al ser seleccionado despliega el Plan de Cuentas, debiendo elegir la deseada. A continuacin seleccionar el botn OK, para ingresarle las propiedades.
4.-
Para ingresarlas propiedades, tendr que seleccionar la lnea, hacer clic con el botn derecho y de las opciones presentadas elegir Propiedades. A continuacin se presenta una ventana (ver Figura N 4), donde aparecern una serie de opciones, las que se activarn segn el nivel de lnea en que se encuentre Figura N 4
Saldos en 3 columnas: Se activa slo para las lneas a nivel de ttulo. Slo detalle sin Totales de cuentas: Se selecciona en caso que el grupo o subgrupo tenga clasificacin a nivel de cuentas y no se desea que stas aparezcan en el Balance, pero si los totales. Columna 2: Se selecciona en caso que se desee que el grupo en definicin con todos sus subgrupos y cuentas aparezcan en una segunda columna. Por ejemplo: Los Activos en la primera columna (la asume automticamente si no se elige 2 columna) y los Pasivos en la segunda columna. Nueva pgina: Se ingresa cuando se desea que el ttulo y toda su clasificacin se impriman en una nueva pgina. Nmeros negativos entre parntesis: Se selecciona para indicar que todos los valores negativos que aparezcan a partir del grupo en definicin debern ir entre parntesis (). Cambia signo: se selecciona cuando se desea que las cuentas con saldo al Debe, que son positivas, aparezcan con signo negativo (-), o que las cuentas del Haber, que son negativas, aparezcan positivas. Ejemplo 1: Como en la divisin Balance Clasificado, los pasivos tienen saldo al Haber, son negativos (-), pero si se desea que para efectos de impresin aparezcan positivos, se deber activar para estas cuentas, el Cambio de Signo. Ejemplo 2: En el Estado de Resultado, las Ganancias tienen saldo al Haber (son negativas), por lo tanto es necesario activar el cambio de signo para que se muestren positivas y las Prdidas como tienen saldo al Debe (son positivas) es necesario activar el cambio de signo para que se muestren negativas. Durante el ingreso de lneas del formato, permanece activa la 2 Barra de Herramientas, de tal forma que las opciones Agregar, Modificar y Eliminar lneas, estn siempre activas. - Para Agregar lneas, se bebe seleccionar la lnea ubicada en la posicin anterior a la que se Agrega y a continuacin seleccionar el botn Agregar. - Para Eliminar lneas, se debe partir desde la cuenta hacia arriba manteniendo la jerarqua inversa, es decir, Cuenta, Subgrupo, Grupo y Ttulo.
INFORMES 5.-
8-75
Finalizado el formato, se presenta una pantalla donde se debe ingresar el mes y ao de emisin del informe, la moneda en que ser valorizado y el rea de negocios a considerar. Luego se selecciona el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde se podr optar por emitir el informe a disco, a la impresora o visualizarlo en la pantalla.
El formato creado quedar registrado en el sistema y al ingresar nuevamente, aparecer en la lista de formatos existentes (Figura N 1), desde donde podr optar por Agregar, Modificar y/o Eliminar formatos.
EJEMPLO INFORME BALANCONCE CONSOLIDADO Y ESTADO DE RESULTADO
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1
Fecha : Marzo/2000 Pgina: 1
Balance General S.V.S.

Mes/Ao : Marzo/2000 Moneda : Peso Chileno Activos Activo Circulante FONDO FIJO CTA. CTE. CLIENTES HABITUALES ABN TANNER BANK CITY BANK BANCO DO BRASIL BANCO CHILE BANCO DE SANTIAGO CHEQUES EN COBRANZA ACCIONES CHILECTRA EXISTENCIAS MAT. PRIMAS I.V.A CREDITO Y DEBITO FISCAL Total Activo Circulante Activo Fijo MUEBLES Y UTILES MAQUINARIAS Y EQUIPOS Total Activo Fijo Total Activos
183,611.00 20,140,768.00 324,850.00 1,093,270.00 9,206,042.00 560,182.00 -4,602,212.00 300,002.00 4,128,635.00 1,312,527.00 3,847,307.00 ---------------------36,494,982.00 4,306,709.00 20,078,572.00 --------------------24,385,281.00 ================== 60,880,263.00
Pasivos Pasivo Circulante PROVEEDORES COMPRAS $ Total Pasivo Circulante Pasivo Largo Plazo CREDITO LARGO PLAZO BCO.CHILE Total Pasivo Largo Plazo Patrimonio CAPITAL EMPRESA $ UTILIDADES ACUMULADAS Total Patrimonio Total Pasivos
-2,362,711.00 ---------------------2,362,711.00 -10,000,000.00 ---------------------10,000,000.00 -40,000,000.00 -2,310,000.00 ---------------------42,310,000.00 ================== -54,647,287.00
8-76
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1
Estado de Resultados
Mes/Ao : Marzo/1998 Moneda : Peso Chileno
Ingresos de Explotacin VENTAS CLIENTES HABITUALES Total Ingresos de Explotacin Costos de Explotacin REMUNERACIONES HONORARIOS COSTO DE VENTAS Total Costos de Explotacin Gastos de Administracin y Ventas ARRIENDOS ARTICULOS DE ASEO GASTOS DE COMPUTACION GASTOS LUZ TELEFONOS Total Gastos de Administracin y Ventas Ingresos no Operacionales INTERESES GANADOS Total Ingresos no Operacionales Gastos no Operacionales PUBLICIDAD INTERESES PAGADOS Total Gastos no Operacionales Costos de Explotacin
-16,127,769.00 ================== 16,127,769.00 -4,292,992.00 -666,110.00 -2,085,000.00 ================== -7,044,102.00 -1,500,000.00 -90,000.00 -80,689.00 -131,170.00 -399,802.00 ================== -2,201,661.00 0.00 ================== 0.00 -2,185,000.00 -10,553.00 ================== -2,195,553.00 ================== -11,441,316.00
APENDICE A
A-1
Apndice A. Operacin Bsica

Este Apndice est destinado a describir la forma en que se manipulan los distintos smbolos (o botones) que aparecen en las pantallas de los sistemas WinnerGroup, el cmo operar frente a los mens de opciones que en ellos se presentan y la descripcin de los parmetros que aparecen en la Lnea de Estado de un sistema. El modo de operar con los smbolos y mens en cualquiera de los sistemas WinnerGroup es similar, pero los resultados obtenidos obviamente sern acordes al sistema que est en uso, por esta razn hemos utilizado variados ejemplos de los distintos sistemas que conforman esta lnea.
A.1 Botones
Los botones son smbolos que aparecen en la pantalla y que al ser seleccionados permiten llevar a cabo distintas operaciones. Por ejemplo: bsquedas de registros, desplazamiento de pantallas, despliegue de listas de datos, seleccin de parmetros, etc. Dentro de ellos tenemos:
Caja de chequeo
Permite activar o desactivar opciones que funcionan en forma independiente o conjunta. Cuando la Caja de Chequeo est desactivada, se presenta en blanco, mientras que cuando est activa aparece con un " " o con una "X", tal como se muestra en estas figuras. Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace click sobre el botn izquierdo del mismo. Un ejemplo de este botn puede ser apreciado en Clientes y Cobranzas, bajo el proceso "Ficha Cliente", donde la seleccin de esta caja permitir clasificar a un auxiliar como: Cliente, Empleado, Proveedor, Socio, etc., tal como se muestra en la siguiente figura:
Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso de "Mantencin de Productos" de Inventario y Facturacin, donde un tem podr ser clasificado con distintos atributos, tal como se muestra en la siguiente figura:
A-2
Botn de Opciones
Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie de alternativas se debe elegir slo una de ellas. Esta opcin se encuentra desactivada cuando aparece el circulo vaco, mientras que se activa cuando tiene un circulo negro dentro, tal como se muestra en esta figura. Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace clic sobre el botn izquierdo del mismo. Por ejemplo, en el proceso de "Consulta de Notas de Venta", que se presenta en Cotizaciones y Notas de Venta, para condicionar la consulta respecto a la Moneda en que se mostrarn los datos y la Equivalencia que ser aplicada, tendr que elegir la opcin deseada a travs de este botn. Tal como muestra la siguiente figura:
Otro ejemplo lo podemos apreciar en el "Balance Tributario", que se obtiene en Contabilidad y Presupuestos, donde este botn se utiliza para indicar varios parmetros, como son: tipo de Plan de Cuentas, cantidad de Areas de Negocios y de Cuentas a considerar, pudiendo ser todas (Global) o un Rango de ellas.
APENDICE A
A-3
Flechas Incremento/Decremento
Permiten incrementar o disminuir cantidades, as como tambin modificar fechas. Para aumentar, se hace click con el mouse sobre la flecha que indica hacia arriba; para disminuir, la flecha hacia abajo. Por ejemplo, en el proceso "Consulta de Flujo de Vencimiento" de Proveedores y Tesorera, podr indicar el nmero de perodos a considerar, haciendo uso de este botn.
Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso "Informe de Ventas por Vendedor / Cliente", de Clientes y Cobranzas, donde tambin se utilizan estas flechas para indicar el Nmero de perodos a considerar en el informe.
Botn de Listas Desplegables
A travs de este botn se despliegan listas o tablas de datos relacionadas con el proceso en ejecucin, para que desde all el usuario pueda seleccionar datos especficos. Normalmente este botn aparece al lado derecho de una opcin o campo. Por ejemplo, en el proceso "Notas de Venta" de Cotizaciones y Notas de Venta, para ingresar el estado de una de ellas, podr hacer uso de este botn, ya que al hacer clic sobre l, se desplegar la lista de todos los estados, pudiendo seleccionar el deseado a travs del mouse.
A-4 Otro ejemplo lo podemos apreciar en el proceso "Ingreso de Valores por Ficha", de Recursos Humanos, donde el mes a procesar podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar este botn.
Barras de desplazamiento
Permiten, a travs de las flechas que aparecen en sus extremos, desplazar ventanas o pantallas que no se visualizan en forma completa, ya sea vertical u horizontalmente. Un ejemplo de esto, se aprecia en la consulta de "Estadsticas de Ventas por Cliente" de Inventario y Facturacin, donde los antecedentes por Cliente podrn ser desplegados a travs de la barra de desplazamiento vertical que aparece a la derecha de esta ventana, tal como muestra la siguiente figura:
Otro ejemplo, puede ser observado en el listado de Comprobantes, que puede ser visualizado a travs del proceso "Ingreso de Comprobantes" de Contabilidad y Presupuestos.
APENDICE A
A-5
Botn de Registro Seleccionado

Este botn se presenta a la izquierda de un registro que se encuentra seleccionado, dentro de una lista de datos. Para seleccionar un registro, se hace click sobre l y este botn se desplaza automticamente al registro elegido. En caso de requerir un rango de registros, ya sean continuos o alternados, este botn aparecer slo en el primero de ellos. Es importante tener en cuenta que la seleccin de varios registros continuos se efecta manteniendo pulsada la tecla Shift ( ), mientras se hace click sobre el primer y ltimo registro del rango a considerar. Para el caso de la seleccin de registros alternados, se mantiene presionada la tecla Ctrl ( ), mientras se hace click sobre cada uno de los registros a considerar. Por ejemplo, en el proceso "Ficha", del sistema Proveedores y Tesorera, podr seleccionar cualquier Auxiliar y este botn aparecer automticamente a su izquierda, tal como se muestra en la siguiente figura:
Otro ejemplo se da en proceso de "Consulta de valores por Variable", de Recursos Humanos, donde podrn ser seleccionadas una o mas variables, ya sean continuas o alternadas:
A-6
Botones de Bsqueda
Permite buscar un registro dentro de una lista de antecedentes desplegados en pantalla. Para ello se ingresa el Cdigo o Descripcin del registro a buscar y luego se pulsa este botn. Una vez encontrado el registro correspondiente, aparecer el botn de Registro Seleccionado a su izquierda.
Para abandonar la bsqueda, se utiliza el botn Salir.
Estos botones dan acceso a una ventana de bsqueda. Al seleccionarlo cuando se encuentra activo, en cualquier proceso de un sistema WinnerGroup, se presenta una ventana con los registros respectivos al proceso en cuestin, ordenados por Cdigo de menor a mayor, tal como puede observar en la siguiente figura:
En esta venta se presentan y activan los siguientes botones:
Permite realizar una bsqueda dentro de la lista, sin salir de ella. Se activa solamente al ingresar un Cdigo o Descripcin en los campos que aparecen bajo "Bsqueda por". Opera de la misma forma que el botn BUSCAR, descrito anteriormente.
APENDICE A
A-7
Una vez elegido un registro a travs del botn de Registro Seleccionado, se elige este botn para dar por seleccionada la informacin y regresar a la pantalla anterior.
Permite buscar registros, ordenando el archivo en base a otros criterios. El procedimiento implica sealar si se desea realizar ordenamiento por Cdigo o por Descripcin y luego, indicar si el ordenamiento anterior debe ser en forma Ascendente o Descendente. Finalmente seleccionar el botn Aplicar, con lo cual se efectuar el ordenamiento deseado, pudiendo realizar la Seleccin del Registro requerido.
Botones no implementados por el momento.
Regresa a la pantalla anterior.
Botn Salir
Permite salir del proceso y volver a pantalla anterior, as como salir del sistema, si se elige desde la 2 Barra de Herramientas.
A.2 Mens
Los mens son opciones que el usuario puede accesar para llevar a cabo distintos procesos en un sistema WinnerGroup, La seleccin de una opcin podr ser realizada directamente con el mouse, o bien a travs de la tecla Alt. En este ltimo caso se pulsa la tecla Alt y la letra que aparece subrayada en la opcin a seleccionar. Los mens de presentan de dos formas en pantalla: Lnea de Men y Men de Barra.
Lnea de Men
Una Lnea de Men es aquella que se presenta bajo el Ttulo del sistema, en forma horizontal. Esta Lnea de Men est siempre presente en los distintos procesos que estn en ejecucin, lo que permite al usuario tener acceso a ellos en cualquier momento. A continuacin se presentan algunos de los mens de los sistemas WinnerGroup:
A-8
Clientes y Cobranzas
Proveedores y Tesorera
Inventario y Facturacin
Recursos Humanos
Cotizaciones y Notas de Venta
Puntos de Venta Sucursales
Ordenes de Compras
Men de Barra
Un men de barra es aquel que se despliega en forma vertical (hacia abajo), ya sea a partir de una opcin de la Lnea de Men o como una subopcin de una opcin del men de barras, tal como se muestra en esta figura.
APENDICE A
A-9
A.3 Barra de Estado

Esta Barra de Estado se presenta en la parte inferior de todos los sistemas de la lnea WinnerGroup y permite mantenerse informado acerca de la empresa sobre la cual est trabajando, el directorio en el cual se encuentra y el nombre del usuario que est activo.
APENDICE B
B-1
Apndice B. Barras de Herramientas

Este Apndice est destinado a describir lo que son las Barras de Herramientas y su aplicacin. Para comenzar, diremos que las Barras de Herramientas aparecen en todos los sistemas de la lnea WinnerGroup y corresponden a un grupo de botones que se clasifican segn las operaciones que llevan a cabo. La mayora de estas herramientas representan procesos del sistema que pueden ser accesados a travs de opciones de men, pero que mediante estas herramientas se efectan de una manera ms directa. Existen tres Barras de Herramientas que son comunes a todos los sistemas de la lnea WinnerGroup y, una cuarta que es propia de cada uno de ellos. Las herramientas que son comunes, pueden ser utilizadas por ejemplo, para consultar informacin acerca del sistema que est siendo utilizado, realizar operaciones con los registros de datos y para crear o abrir una empresa; mientras que las que son propias de cada sistema le servirn por ejemplo, para: Consultar el stock de un determinado producto en Inventario y Facturacin, Consultar una Nota de Venta en Cotizaciones y Notas de Venta, Emitir un Balance Tributario en Contabilidad y Presupuestos, Emitir Boletas en Puntos de Venta Sucursales, etc. Los botones de cualquier Barra de Herramientas de un software WinnerGroup estarn activos cuando sean desplegados a todo color; mientras que estarn desactivados cuando se presenten en color gris. Dado lo prctico que resulta su utilizacin, a continuacin describimos una a una estas Barras y los botones que forman parte de ellas:
B.1 1 Barra de Herramientas
Esta Barra aparece en la parte superior de la pantalla, cargada un tanto a su derecha. Los botones que en ella aparecen permiten realizar aplicaciones variadas, las cuales son descritas a continuacin:
Llave:
Se activa solamente cuando se ha seleccionado una empresa. Esta herramienta puede ser utilizada de dos formas, una directamente haciendo clic sobre la parte donde aparece la llave y otra sobre la flecha que indica hacia abajo. Bajo estos dos casos podr: 1. 2. Realizar la Definicin de Usuarios. Presentar las opciones que permiten administrar la Seguridad de acceso al sistema.
Cualquiera sea el caso, las operaciones a realizar corresponden a aquellas que se describen en detalle en el proceso de Seguridad, por lo tanto para conocer su aplicacin le solicitamos referirse al captulo "3. Administracin de Seguridad".
B-2
Calculadora:
Activa la calculadora de Windows, de tal forma que puedan llevarse a cabo operaciones matemticas. Para salir pulsar Alt F4.
Informacin del Sistema:
Presenta una ventana con antecedentes que hacen referencia al sistema que est en uso y al ambiente de trabajo del computador (modelo de CPU, modo de operacin, memoria disponible, etc.). Adems, a travs del botn "Info. Sistema", podr obtener informacin acerca de los archivos que lo conforman y que le ser requerida en caso de solicitar soporte acerca de su sistema. Para salir se usa el botn OK.
Ayuda:
Despliega la ayuda en lnea. Se podr seleccionar este botn cada vez que se desee obtener informacin inmediata acerca de un proceso, sin tener que recurrir al manual que est impreso en papel.
Conexin WEB:
Permite al usuario conectarse directamente con la pgina WEB de Softland, siempre y cuando disponga del acceso a Internet.
Se presenta al costado derecho de la pantalla y se activa cada vez que el proceso que est en ejecucin, requiere del ingreso, mantencin o impresin de datos. La aplicacin de estos botones es la siguiente:
APENDICE B
B-3
Imprimir:
Esta herramienta permite emitir informacin, ya sea al disco, pantalla o impresora. Al hacer clic sobre la imagen de la impresora que aparece dentro de este botn, el sistema asume una impresin directa al papel; mientras que al elegir la flecha indica hacia abajo que aparece a la derecha de este mismo botn, se podr optar por la emisin del informe a la Pantalla, el Disco o la Impresora. Al elegir la opcin Imprimir a Pantalla, el informe se visualiza en el monitor, tal como se muestra en la (Figura 1). Figura 1
Cualquier informe de la lnea WinnerGroup que sea emitido a travs de esta opcin, ser desplegado de esta misma forma, incluyendo los botones que en ella aparezcan. En este caso se ha tomado como ejemplo el "Informe de Notas de Venta Pendientes", que se obtiene a travs de Cotizaciones y Notas de Venta. Los botones que aparecen en esta ventana son:
Se activan slo caso que el informe vaya mas all de una pgina. Estos botones permiten visualizar en pantalla la primera (flecha izquierda) o ltima (flecha derecha) hoja del informe, segn la direccin de aquel que se seleccione.
Avanzan (flecha derecha) o retroceden (flecha izquierda) pgina a pgina, a travs del informe.
Cierra el informe, regresando a la pantalla anterior. Ampla o disminuye el tamao del informe que se est visualizando en pantalla. Tiene tres tamaos: grande, mediano y pequeo.
B-4
Emite en papel el informe desplegado en pantalla. Al seleccionar este botn, se presenta una ventana donde se debe indicar: el rango de impresin y el N de copias a emitir. Permite exportar la informacin presentada en pantalla a un archivo de disco, en el formato deseado. Al seleccionarlo se presenta una ventana donde habr que sealar el formato bajo el cual ser almacenado (Word, HTML, Excel, Crystal Report, etc.) y luego elegir el botn OK, para que el proceso sea realizado. En caso de grabar archivos en formato Word, stos aparecen sin los ttulos, ya que quedan definidos como encabezados. Al elegir la opcin Imprimir a Impresora, se despliega la ventana donde se ingresan los parmetros de impresin (Figura 2). Figura 2
Los parmetros aqu sealados son los mismos que se indican al emitir cualquier informe en ambiente Windows: Antecedentes de la impresora, Intervalo de impresin y N de copias. Es importante tener en cuenta que para todos aquellos informes que son emitidos en papel carro ancho, se deben modificar las propiedades del papel, utilizando el formato "PERSONAL", con tamao 850 de Ancho y 1300 de Largo (con la unidad 0,01 pulgadas), y con orientacin Horizontal. Al seleccionar la opcin Imprimir a Disco, se presenta la pantalla de "Seleccin de Archivos a Exportar", donde habr que indicar el nombre del archivo, el formato, el drive y directorio, donde deber quedar almacenado (Ver Figura 3). Figura 3
Indicada la informacin, el archivo queda almacenado, pudiendo recuperarlo desde otros sistemas.
APENDICE B
B-5
Correo Electrnico:
Esta herramienta permite la conexin con Microsoft Outlook
Excel:
Levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla el informe a emitir.
Agrega:
Esta herramienta permite agregar registros de datos, en todos aquellos procedimientos que mantienen informacin. Por ejemplo: "Fichas" en Proveedores y Tesorera, "Ingreso de Comprobantes" en Contabilidad y Presupuestos, "Facturacin en Lnea" en Inventario y Facturacin. Cualquiera sea el proceso y el sistema bajo el cual se est ejecutando, se presentar una ventana con los campos en blanco y a la espera del ingreso de la informacin que conformar el registro. Tal como se muestra en la siguiente Figura:
Para finalizar el ingreso y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo cual la informacin queda registrada en el sistema, mientras el cursor permanece a la espera de otro registro. Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir, Cancelar o Volver.
Modifica:
Esta herramienta permite modificar registros de datos. Para llevar a cabo este proceso, se selecciona aqul registro que va ser modificado y luego se elige este botn. A continuacin se presenta el registro con los campos de datos, para que se efecten los cambios requeridos. Para finalizar la modificacin y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( cual el cambio queda registrado en el sistema ), con lo
Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir, Cancelar o Volver.
B-6
Elimina:
Esta herramienta permite eliminar un registro de datos. Para ello se selecciona aqul que se va a eliminar y luego se elige este botn. A continuacin, y en algunos casos, se presenta un recuadro precedido por la palabra Elimina y los recuadros con los antecedentes del registro a eliminar, debiendo confirmar a travs del botn OK la eliminacin, o bien confirmar SI o NO (S/N) se desea eliminar la informacin, lo cual depender del proceso y del sistema WinnerGroup que est en uso.
Guardar/Grabar:
Cuando este botn aparece activo, significa que permite almacenar la informacin ingresada en un registro, ya sea nueva o modificada.
Salir:
Este botn permite salir de un proceso, as como tambin desde el sistema que est en ejecucin.

Se presenta al lado superior izquierdo de la pantalla. A travs de ella podr acceder a los siguientes botones:
Abrir Empresa:
Permite Abrir y Seleccionar una empresa o rea de trabajo determinada. Una empresa podr ser elegida solamente si ha sido creada previamente en el sistema. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Seleccionar del men Empresa, descrito en el Captulo 2 de este manual. Ver la siguiente Figura:
APENDICE B
B-7
Nueva Empresa:
Permite la iniciacin o creacin de una empresa. A travs de este proceso se ingresan y graban todos los antecedentes de la institucin (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y adems se crean los archivos internos donde quedar almacenada informacin necesaria para llevar a cabo los procesos asociados al sistema WinnerGroup en que se est trabajando. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Definicin Datos Empresa del men Bases, descrito en el Captulo 4 de este manual. Ver la siguiente Figura:

La cuarta Barra de Herramientas aparece slo en algunos sistemas WinnerGroup, y es propia de cada uno de ellos, es decir que dispone de botones orientados a procesos especficos por cada sistema, aunque en algunos casos hay botones que son comunes. El objetivo de esta Barra es permitir un acceso rpido a determinados procesos, ya que basta con hacer un clic sobre el botn deseado y el proceso es activado inmediatamente. A continuacin presentamos las distintas Barras de Herramientas, de los sistemas WinnerGroup:
Auxiliares:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Auxiliares que aparece en el men Digitacin, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de Auxiliares.
B-8
Comprobantes:
Accesa directamente la ventana de Comprobantes Contables, permitiendo llevar a cabo el ingreso y mantencin de los mismos. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Comprobantes que aparece en el men Digitacin, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de Comprobantes.
Consulta de Resultados:
Accesa la ventana del Informe de Balance Clasificado y Estado de Resultado. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clasificado y Estado de Resultado que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Clasificado y Estado de Resultado.
Equivalencias:
Accesa la ventana de Monedas, permitiendo el ingreso y mantencin de registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Monedas y Equivalencias que aparece en el men Digitacin Tablas, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Monedas y Equivalencias.
Balance Tributario:
Accesa la ventana del Balance Tributario, permitiendo la emisin del informe respectivo. Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Balance Tributario que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Balance Tributario.
Libro Mayor:
Accesa la ventana del Libro Mayor, permitiendo la emisin de dicho Libro. Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Libro Mayor, Caja que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Libro Mayor, Caja.
Libro Diario:
Accesa la ventana del Libro Diario, permitiendo la emisin de dicho Libro. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Libro Diario que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de Comprobantes.
APENDICE B
B-9
Inventario y Facturacin
Ficha del Producto

Accesa directamente la ventana Mantecin de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso y mantencin de los mismos. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Bodega, la cual se describe en el Captulo Producto del manual de Inventario y Facturacin.
Consulta de Stock:
Accesa directamente la ventana Consulta por Stock de producto. Este botn cumple la misma funcin de la opcin por Stock que aparece en el men Consultas, la cual se describe en el Captulo por Stock del manual de Inventario y Facturacin.
Guas de Entrada:
Accesa la ventana de Gua de Entrada, pudiendo llevar a cabo el ingreso y mantencin de las mismas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Entrada que aparece en el men Bodega, la cual se describe en el Captulo Guas de Entrada del manual de Inventario y Facturacin.
Guas de Salida:
Accesa la ventana Gua de Salida, pudiendo llevar a cabo el ingreso y mantencin de las mismas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Salida que aparece en el men Bodega, la cual se describe en el Captulo Guas de Salida del manual de Inventario y Facturacin.
Factura en Lnea:
Accesa la ventana facturacin en lnea, pudiendo llevar a cabo la generacin directa de facturas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Factura en Lnea que aparece en el men Ventas, la cual se describe en el Captulo Facturas en Lnea del manual de Inventario y Facturacin.
Facturacin por Lotes:

Accesa la ventana Asistente de Facturacin, permitiendo facturar por Lotes todas aquellas Guas de Despacho pendientes de ser facturadas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Facturacin por Lotes que aparece en el men Ventas, la cual se describe en el Captulo Facturacin por Lotes del manual de Inventario y Facturacin.
B-10
Mantencin de Auxiliares:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de cual podr agregar y mantener registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas, descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Inventario y Facturacin.
Cotizaciones y Notas de Venta
Ficha del Producto:

Accesa directamente la ventana Mantencin de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso y mantencin de los mismos. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe en el Captulo Producto del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Cotizaciones:
Despliega la ventana de ingreso y mantencin de Cotizaciones. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Cotizaciones que aparece en el men Cotizaciones, la cual se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Nota de Venta:
Despliega la ventana de ingreso y mantencin de Notas de Ventas. Cumple la misma funcin que la opcin Nota de Venta que aparece en el men Notas de Ventas, la cual se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Consulta Stock:
Accesa directamente la ventana Consulta de Stock Este botn cumple la misma funcin de la opcin Stock que aparece en el men Consultas, la cual se describe en el Captulo Stock del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Formulario 2:
Botn no implementado en esta versin.
Formulario 3:
APENDICE B
B-11
Cartola de Clientes:
Despliega directamente la ventana de la Cartola de Auxiliares. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Cartola de Auxiliares que aparece en el Men de Consultas, la cual se describe en el Captulo Cartola de Auxiliares del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Clientes:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de cual podr agregar y mantener registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Clientes y otros, descrita en el Captulo Clientes del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Recursos Humanos
Personal:
Permite el acceso al proceso de Personal, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Personal que aparece en el men Recursos Humanos, descrita en el Captulo Personal del manual de Recursos Humanos.
Remuneraciones:
Permite el acceso al proceso de Remuneraciones, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Remuneraciones que aparece en el men Recursos Humanos, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.
Cuentas Corrientes:
Permite el acceso al proceso de Cuentas Corrientes del Personal, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Cuentas Corrientes que aparece en el men Recursos Humanos, descrita en el Captulo Cuentas Corrientes del manual de Recursos Humanos.
Puntos de Venta Sucursales
B-12
Boleta:
Permite el acceso a la emisin y mantencin de Boletas. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Boletas que aparece en el men Ventas, descrita en el Captulo Emisin Boletas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Factura:
Permite el acceso a la emisin y mantencin de Facturas. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Facturas que aparece en el men Ventas, descrita en el Captulo Emisin Facturas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Vale de Venta:
Permite el acceso a la emisin y mantencin de Vales de Venta. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Vale de Venta que aparece en el men Ventas, descrita en el Captulo Emisin Vales de Ventas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Clientes:
Permite el acceso a la mantencin de Auxiliares. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Bases Tablas, descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Apertura y Cierre de Caja:

Permite el acceso al proceso de Apertura y Cierre de Caja. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Apertura y Cierre de Caja que aparece en el men Cajas, descrita en el Captulo Apertura y Cierre de Caja del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Administracin de Impresin:
Permite el acceso al proceso de Administracin de Impresin. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Administracin de Impresin que aparece en el men Procesos, descrita en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Ordenes de Compras
Ordenes de Compra:
Permite el acceso al proceso de Administracin y Mantencin de Ordenes de Compras. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ordenes de Compras que aparece bajo el men que lleva este mismo nombre y se describe en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Ordenes de Compras.
APENDICE B
B-13
Proveedores:
Permite el acceso a la mantencin de Auxiliares. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Auxiliares y Otros, descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Ordenes de Compras.
Productos:
Accesa directamente la ventana Mantencin de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso y mantencin de los mismos. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe en el Captulo Producto del manual de Ordenes de Compra.
Aprobacin/Desaprobacin Manual:
APENDICE C
C-1
Apndice C. Administrador Base de Datos SQL 7

Antes de crear la empresa en su sistema WinnerGroup, usted tendr que crear una base de datos SQL, conforme a los siguiente: Los pasos 1, 2 y 3 deben realizarse en el servidor de datos en forma exclusiva. 1.2.Crear la base de datos en el servidor SQL con una capacidad de al menos 100 MB, 70 MB para los datos y 30 MB para el log de transacciones. Crear un login y un usuario Softland que accese la base de datos, con el cual se podr realizar toda la creacin de tablas, triggers, ndices, etc. Este usuario de base de datos debe tener todos los privilegios para crear tablas y modificar sus contenidos. Para que el computador que tenga la aplicacin Windows pueda conectarse a la base de datos, debe seguir los pasos 3 y 4 respectivamente. 3.4.En el computador cliente, que contenga la aplicacin Windows, se debe ejecutar desde el panel de control, el Mantenedor de ODBC driver y crear el DataSources (DNS) de sistema asociado a la base de datos creada. El nombre del DataSource creado en el paso anterior debe ser el mismo de la base de datos. Debe sealarse obligatoriamente el nombre de la base de datos que accesar ste DataSource. Con esto se est en condiciones de poder conectar la aplicacin Windows con la base de datos a travs de OBDC Drivers.
Si usted no tiene conocimientos acerca de SQL, le recomendamos contactarse con nuestra Area de Consultora y consultar por el curso de Administrador de los Sistemas WinnerGroup en SQL Server. Solicite la atencin de uno de nuestros Ejecutivos Comerciales al: 2357138
APENDICE D. TABLAS
D-1
Apndice D. Tablas WinnerGroup

Objetivo Describir claramente la forma en que operan las Tablas de datos manejadas por los sistemas de la lnea Softland WinnerGroup. La Tablas de datos son aquellas que permiten ingreso y mantencin de antecedentes que se usan frecuentemente en los distintos procesos de un sistema WinnerGroup. Por ejemplo: Centros de Costo, Monedas y equivalencias, Categoras de Auxiliares, Unidades de Medida, Cargos, Pas, Ciudad, Comuna, etc. Los datos ingresados a travs de estas Tablas, podrn ser accesados en cualquier momento en forma rpida y eficiente, desde cualquier proceso que los requiera y cada vez que sea necesario, sin tener que memorizarlos o digitarlos nuevamente. Varias de las Tablas de datos son compartidas por los sistemas Softland WinnerGroup, de ah que cualquier modificacin que sea efectuada en alguna de ellas, se ver reflejada tambin en los otros sistemas que la comparten. Para tener acceso a una Tabla, basta con seleccionar en el men correspondiente, segn el sistema WinnerGroup que est en uso, la opcin TABLA y dentro de la lista presentada, la deseada.
D-2
Centros de Costo
Objetivo Permitir el ingreso, mantencin e impresin de los Centros de Costo o Departamentos en que se divide internamente la empresa. Los Centros de Costo son utilizados, por ejemplo, para obtener la gestin de Resultados, imputando ingresos y egresos en Contabilidad y Presupuestos, as como movimientos de consumo de Productos en Inventario y Facturacin. Los Centros de Costo operan bajo una estructura de niveles, la cual debe haber sido definida previamente, dentro de la opcin Bases Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos. De lo contrario esta opcin aparecer desactivada en el men de Tablas.
Operatoria Al seleccionar la tabla de Centros de Costo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:
Agregando Centros de Costo a la Tabla

Estando dentro de la opcin de Centros de Costo, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes. Figura N 1 Figura N 1
En ella tendr que indicar: Cdigo: Corresponde al Cdigo con el cual se identificar el Centro de Costo. Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo depender de lo indicado en la opcin Bases Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos. Representa al nombre o descripcin del Centro de Costo propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres alfanumricos. Es proporcionado por el sistema, en segn lo establecido en la opcin Bases Parmetros.
Descripcin: Nivel:
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, con lo cual el nuevo Centro de Costo pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2.
APENDICE D. TABLAS
D-3
Figura N 2
Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Centros de Costo, dejando todo tal como estaba. En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Centro de Costo. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir un Centro de Costo deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.
Modificando un Centro de Costo

Solo podr modificar la Descripcin de un Centro de Costo. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para que efecte la modificacin correspondiente. Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.
Eliminando Centros de Costo

Estando en la pantalla con la lista de Centros de Costo, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Centro de Costo es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.
Imprimiendo Centros de Costo

Estando en la pantalla con la lista de Centros de Costo, podr efectuar la Impresin de todos ellos, de uno en particular, de un rango o un grupo alternado. Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades: Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos de Centros de Costo. Al elegir uno especfico y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido. Para considerar un rango de ellos, seleccione el primero y al momento de elegir el ltimo, presione la tecla Shift y haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos. Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer clic.
D-4
Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.) A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Centros de Costo

EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: 05/09/2000 Pgina: 1
Centros de Costo
Cdigo 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 Descripcin Administracin Ventas Desarrollo Investigacin Anlisis Control de Calidad Produccin Marketing Recursos Humanos Publicidad Mantencin Gerencia Cierre de Periodo
Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.
APENDICE D. TABLAS
D-5
Areas de Negocios
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de las Areas de Negocios que maneja la empresa. Los sistemas WinnerGroup de Softland, poseen la facultad de manejar tanto en forma separada como consolidada, la gestin de cada una de las Areas de Negocio de una empresa, as como tambin le permite disponer del manejo Centros de Costo, cuya finalidad se explica en este Apndice. Se entiende por Area de Negocio, entidades que si bien cierto estn bajo el mismo RUT, se manejan separadas, ya sea por que estn en diferente ubicacin fsica (Ej.: Sucursales) o porque se requiere controlar su gestin en forma totalmente aparte (Ej.: Proyectos). Esto significa que cada transaccin que se haga en un Area de Negocios se contabiliza independientemente, de echo los comprobantes contables son separados por Area de Negocio. Este proceso aparece activo en el men de Tablas, solamente cuando se ha indicado que se trabajar con Areas de Negocios, en el proceso Bases Parmetros (ver captulo 4.1 Parmetros del manual de Contabilidad y Presupuestos). Si la empresa maneja Areas de Negocio, los comprobantes contables se efectuarn por Area de Negocios.
Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo de las Areas de Negocio tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
A modo de ejemplo, presentamos a continuacin un informe de Grupos obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Areas de Negocios

Fecha: 06/09/2000 Pgina: 1
Areas de Negocio
Cdigo 001 002
Descripcin CASA MATRIZ LOCAL COMERCIAL
Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.
D-6
Detalle de Gastos
Objetivo Permite el ingreso y mantencin de los Detalles de Gastos internos, que se desee controlar. El concepto de Detalle de Gastos, permite llevar un control mas exhaustivo de una cuenta sin tener que incorporar mas niveles a un plan de cuentas. Los detalles de gastos sern asociados a las cuentas de resultado del plan de cuentas, que tengan definido este atributo, al momento de ingresar movimientos en los comprobantes contables. Este proceso aparece activo en el men de Tablas, solamente cuando se ha indicado que se trabajar con Detalle de Gastos, en el proceso Bases Parmetros (ver captulo 4.1 Parmetros del manual de Contabilidad y Presupuestos). La imputacin contable se hace a ltimo nivel de Detalle de Gasto, por lo tanto dependiendo de los niveles que su empresa maneje, debe definir en esta opcin hasta el ltimo nivel. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El campo cdigo acepta caracteres alfanumricos y su largo depender de lo definido por el usuario en la carpeta de Formato de Cdigos, que se encuentra en el proceso Parmetros (Captulo 4.1 del manual de Contabilidad y Presupuestos).
A modo de ejemplo, presentamos a continuacin un informe de Detalle de Gastos obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Detalle de Gastos
Fecha: 06/09/2000 Pgina: 1
Detalle de Gastos
Cdigo 10-000 10-001 10-002 10-003 20-000 20-001 20-002 20-003
Descripcin CINTAS DE IMPRESORA Cinta Impresora OK 521 Cinta Impresora Epson FX 890 Cinta Impresora IBM PAPEL PARA IMPRESORA Papel Cont. 11 x 8 1/2 pulg. Papel Cont. 11 x 15 pulg Papel C/calco. 11 x 8 1/2 pulg
APENDICE D. TABLAS
D-7
Instrumentos Financieros
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los Instrumentos Financieros (Acciones, Bonos, Depsitos a Plazo Fijo, Fondos Mutuos, etc.) que sern manejados por la empresa. Los instrumentos financieros se asocian a las cuentas del plan de cuentas que tengan definido este atributo, al momento de ingresar movimientos en los comprobantes contables. Este proceso aparece activo en el men de Tablas, solamente cuando se ha indicado que se trabajar con Instrumentos Financieros, en el proceso Bases Parmetros (ver captulo 4.1 Parmetros de Contabilidad y Presupuestos). Operatoria Al seleccionar la tabla de Instrumentos Financieros, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:
Agregando Instrumentos Financieros a la Tabla

Al optar por Agregar un Instrumento Financiero, se presentar la ventana que solicita el ingreso del Cdigo y la Descripcin, cuyo largo mximo deber ser de 3 y 60 caracteres alfanumricos, respectivamente. Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, con lo cual el nuevo Instrumento pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 1. Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Instrumentos Financieros, dejando todo tal como estaba. Figura N 1
En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Instrumentos Financiero. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones).
D-8
Para elegir un Instrumento Financiero deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.
Ingresando Valores a un Instrumento Financiero

Para llevar a cabo el ingreso de los valores de transaccin de cada uno de los Instrumentos Financieros, tendr que seleccionar el Instrumento en cuestin haciendo clic sobre l y luego sobre el botn Valores. Cuando esto ocurre, se despliega una pantalla (ver Figura N 2) donde deber indicar el ao, el mes y los valores de la transaccin para cada da. Estos ltimos se ingresan seleccionando la celda valor en el da correspondiente e ingresando el monto. Figura N 2
Para pasar de un da a otro se usa el mouse o bien las teclas de las flechas que indican hacia arriba y hacia abajo. Esta informacin es utilizada por el Informe de Correccin Monetaria, por lo que se deber ingresar la valorizacin a la fecha en que se efectuar ese proceso. Para registrar los valores ingresados, se usa el botn Grabar, teniendo la opcin de continuar con el ingreso de los valores en otro ao u otro mes. Para abandonar esta ventana se usa el botn Salir, que regresa a la pantalla de la lista de Instrumentos Financieros.
Modificando un Instrumento Financiero (Datos y Valores)

Estando en la pantalla con la lista de Instrumentos, podr llevar a cabo la modificacin de la descripcin de uno de ellos o de los valores de transaccin que tengan asociados. Al requerir modificar la Descripcin tendr que hacer clic sobre el deseado y luego seleccionar el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual podr efectuar el cambio. Al finalizar tendr que seleccionar el botn Grabar, para que sta sea considerada; de lo contrario, podr hacer uso del botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.
APENDICE D. TABLAS
D-9
Si se requiere hacer modificaciones en los valores de transaccin, tendr que elegir el Instrumento y luego el botn Valores, para posteriormente llevar a cabo la modificacin, tal como se indic recientemente en el punto Ingresando Valores a un Instrumento Financiero.
Eliminando Instrumentos Financieros

Estando en la pantalla con la lista de Instrumentos, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Instrumento es eliminado, de Cancelar, es dejado tal como estaba.
Imprimiendo Instrumentos Financieros

Estando en la pantalla con la lista de Instrumentos, podr efectuar la Impresin de todos ellos, de uno en particular, de un rango o un grupo alternado. Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades: Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos de Instrumentos. Al elegir uno especfico y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido. Para considerar un rango de ellos, seleccione el primero y al momento de elegir el ltimo, presione la tecla Shift y haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos. Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer clic. Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.) A modo de ejemplo, presentamos a continuacin un informe de Detalle de Gastos obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Instrumentos Financieros

Fecha: 06/09/2000 Pgina: 1
Instrumentos Financieros
Cdigo 001 002 003 004 Descripcin ACCIONES CHILECTRA ACCIONES ENDESA FONDOS MUTUOS CITYCORP BONOS
D-10
Monedas y Equivalencia
Objetivo Permitir tanto el ingreso de las Monedas que sern manejadas por el sistema, as como sus Equivalencias diarias. Las equivalencias diarias son sugeridas en diversas transacciones de los sistemas WinnerGroup, tales como: los documentos de venta al momento de efectuar la conversin, en caso que los precios estn en una moneda distinta a la base, as como tambin al ingresar movimientos en los comprobantes contables o al efectuar la correccin monetaria de las cuentas con atributo de Correccin Monetaria por Moneda. Operatoria Al ingresar a este proceso, se presentar la pantalla con la lista de Monedas que se encuentran registradas en el sistema. Ver Figura N 1 Figura N 1
El sistema trae definida por defecto como primera moneda, la Moneda Base, que corresponde a la moneda nacional y que en este caso se identifica con el smbolo $. Tanto el smbolo, como la descripcin y el nmero de decimales de esta moneda, pueden ser modificados. La Moneda Base no podr ser eliminada.
Agregando Monedas a la Tabla

Una vez dentro de esta opcin, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes. Figura N 2 Figura N 2
APENDICE D. TABLAS En ella tendr que indicar: Cdigo: Corresponde al Cdigo con el cual se identificar la Moneda. Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo mximo es de 2 caracteres. Descripcin: Smbolo: Dec. Inf.: Dec. Venta:
D-11
Representa al nombre o descripcin de la Moneda propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres alfanumricos. Aqu se indica el smbolo con el cual se acompaar e identificar la Moneda en definicin y con el cual aparecern los montos en los informes, pantallas, etc. Corresponde al nmero de decimales que llevar la moneda al momento de emitir informes (mximo 2). Corresponde al nmero de decimales con se manejarn los precios de venta unitarios de los productos o servicios (mximo 5).
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, con lo cual la nueva Moneda pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en la lista presentada en pantalla. Ver Figura N 1. Si por algn motivo se requiere cancelar o anular el ingreso, podr hacer uso del botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Monedas. En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar una determinada Moneda. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir una Moneda deber hacer clic sobre l, debiendo aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.
Ingresando Equivalencias
As como el sistema maneja cdigos de las Monedas, tambin permite el ingreso de las equivalencias diarias respecto a la Moneda Base o Nacional, lo cual se efecta mediante la seleccin del botn Equivalencias. Al elegirlo se despliega la ventana de la Figura N 3. Figura N 3
En ella se presenta tanto el Cdigo, como la Descripcin de la Moneda en cuestin y el sistema solicita el Ao y el Mes para el cual se ingresarn los valores equivalentes. Para sealar estos antecedentes se elige el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de estos campos, debiendo elegir desde all los correspondientes. Las equivalencias se ingresan en el campo valor que aparece en blanco junto a cada uno de los das del mes, haciendo clic sobre el correspondiente y digitando el valor. Cuando las equivalencias han sido ingresadas, se elige el botn Grabar para que queden registradas en el sistema, tras lo cual se podr optar por continuar ingresando equivalencias en otros perodos o por Salir.
D-12
Modificando una Moneda

Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la modificacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, se presenta la ventana con los datos, donde podr modificar todos los antecedentes desplegados, salvo el cdigo. Ver Figura N 4 Figura N 4
Tambin podr efectuar la modificacin de las Equivalencias, si luego de elegir la Moneda, seleccionar el botn Equivalencias.
Eliminando Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la eliminacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. Al Aceptar, la Moneda es eliminada; mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba. No se podrn eliminar tipos de Monedas cuando existan cuentas con el atributo de moneda adicional, que utilicen dicha moneda.
Imprimiendo Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr efectuar la Impresin de todas ellas, de una en particular, de un rango o un grupo alternado. Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades: Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos de Monedas. Al elegir una especfica y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido. Para considerar un rango de ellas, seleccione la primera y al momento de elegir la ltima, presione la tecla Shift y haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos. Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer clic. Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.) A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs esta opcin:
APENDICE D. TABLAS
D-13
Informe de Monedas
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACIN PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha:10/01/2000 Pgina: 1
Monedas
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Descripcin --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------01 02 03 04 Peso Chileno Dolar Unidad de Fomento Unidad Tributaria Mensual
D-14
I.P.C. Mensual
Objetivo Permite el ingreso y mantencin de los factores de I.P.C., que sern utilizados por el sistema en el clculo de Correccin Monetaria, de todas las cuentas que tengan asignado como atributo Correccin Monetaria por IPC. Estas tablas son manejadas anualmente, por lo tanto los factores del I.P.C., deben ser ingresados mes a mes, y sern los equivalentes para corregir los saldos de cada mes a diciembre del ao en curso. Operatoria Al ingresar se presenta una ventana (ver Figura N 1) donde se debe elegir el ao, y luego en la tabla de factor del I.P.C. mensual, se deber ir ingresando el valor correspondiente a la apertura y a cada mes. Figura N 1
El proceso de Correccin Monetaria tomar directamente el factor aqu ingresado, para corregir los saldos de apertura y de cada mes a diciembre del ao en curso. Al finalizar el ingreso y si todo est conforme seleccionar el botn OK, y luego Cancela para salir. Si al salir no se ha pulsado OK, el sistema confirma si se desean grabar los datos, o simplemente cancelar sin considerar la informacin ingresada.
APENDICE D. TABLAS
D-15
Glosas Tipo
Objetivo Generar y mantener una lista de Glosas Tipo que podrn ser utilizadas durante el ingreso de comprobantes, en las lneas de movimientos, evitando de esta forma que el usuario tenga que digitarlas cada vez que las necesite. Operatoria Al ingresar por primera vez se presenta una lista en blanco, con el cursor en el recuadro Agregar, esperando el ingreso de la glosa, cuyo largo mximo es de 155 caracteres. Las glosas se digitan una a una, y en la medida que van siendo ingresadas, se van grabando a travs de la seleccin del botn OK, o de la pulsacin de la tecla Enter, para que vayan quedando registradas y aparezcan en la lista de la pantalla. Para salir del ingreso se selecciona el botn Cancelar. Cuando esto ocurre, se presenta la lista de las Glosas ingresadas, y se activa la 2 Barra de herramientas (Ver Apndice B. Barras de Herramientas). La pantalla que se presenta en este punto (ver Figura N 1) es la misma que aparece al ingresar a este proceso cuando existen Glosas definidas con anterioridad y el procedimiento a seguir es exactamente igual. Figura N 1
En caso que la lista de Glosas Tipo existentes sea muy extensa, podr llevar a cabo el procedimiento de bsqueda, ingresando la descripcin en el cuadro grande, que aparece en blanco sobre la lista de Glosas, luego se pulsa Enter y aparece con una flecha al lado izquierdo de la Glosa buscada. A modo de ejemplo, presentamos a continuacin un informe de Detalle de Gastos obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Glosas Tipo

Fecha: 06/09/2000 Pgina: 1
Glosas Tipo
Glosas Centralizacin de Compras Centralizacin de Honorarios Centralizacin de Sueldos Centralizacin de Ventas Pago de Facturas Clientes Pago de Facturas Proveedores Ventas del Das
Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.
D-16
Categoras de Auxiliares
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de las Categoras de Auxiliares, (ejemplo: Cumplidor, Moroso, etc.) que sern asignados a los Auxiliares de tipo Cliente en sus respectivas fichas. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo de las Categoras de Auxiliares tiene un largo mximo de 2 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Categoras de Auxiliares
CATEGORIAS DE AUXILIARES
Cdigo 001 002 003 004 Descripcin Cumplidor Moroso Bloqueado Inestable
APENDICE D. TABLAS
D-17
Tipo Documento
Objetivo Permite el ingreso y mantencin de Tipos de Documentos (cheques, facturas, boletas, etc.) que controlar la empresa. Todas las cuentas del plan de cuentas que tengan asignado este atributo de Manejo de Tipo de Documento, o el atributo de Conciliacin bancaria, debern ser asociadas a un tipo de documento y su respectivo nmero, al momento de ingresar movimientos en los comprobantes contables. Operatoria Al seleccionar la tabla de Tipos de Documento, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:
Agregando Tipos de Documentos a la Tabla

Una vez dentro de la opcin de Tipos de Documentos, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes. Ver Figura N 1 Figura N 1
Estos antecedentes son: Cdigo: Descripcin: Controla Ubicacin: Corresponde al cdigo con el cual se identificar el Tipo del Documento. Este campo acepta hasta 2 caracteres alfanumricos Representa al nombre o descripcin del Tipo de Documento. Su largo mximo es de 60 caracteres. Permite indicar si el tipo de documento en definicin va a ser controlado segn donde se encuentre (ver captulo Ubicaciones del Contabilidad y Presupuestos), es decir, si se llevar un registro del lugar en el cual se encuentra un documento en un determinado momento. Por ejemplo: Letras en cobranza en Banco XXX, Cheques en Cartera, Cheque protestado en Abogado, etc. Para activar este atributo se selecciona el botn de chequeo que le precede. Al momento de efectuar una transaccin en un comprobante contable, si el tipo de documento maneja ubicacin, sta le ser solicitada. Permite indicar si por el documento en definicin se podrn emitir letras en Cuentas Corrientes Clientes (ver Captulo Letras en manual de dicho sistema).
Genera Letras:
D-18 Libro: Permite indicar el libro en que aparecer el documento en definicin: Libro de Compras, si el tipo de documento creado va a este libro, al ingresarlo en el Movimiento contable exigir el desglose de su monto segn las columnas definidas para dicho Libro. (Ver Captulo Libro de Compras, en manual Contabilidad y Presupuestos). Por otro lado, si se utiliza el Ingreso de Documentos de Compra a travs del mdulo de Tesorera (Ver Captulo Ingreso de Documentos de Compra, en manual Proveedores y Tesorera), es necesario indicarlo, ya que la contabilizacin es automtica si el movimiento va al debe o al haber. Libro de Honorarios, si el documento va a este libro, tendr que sealar si es con o sin retencin y si el monto del Documento se suma o se resta a los totales del libro. En caso de ser Con Retencin, habr que indicar adems el porcentaje (%). Esta informacin ser utilizada en el proceso de emisin del Libro de Retenciones. Libro de Ventas, si el documento va a este libro, luego de elegirlo tendr que sealar, si el ingreso de estos documentos en el Comprobante Contable se realizar en forma individual o por rangos (para el caso de las boletas) y, si el monto del documento se suma o se resta a los totales del libro. Si el documento no va a Ninguno de estos tres libros, significa que los documentos pertenecientes al tipo en definicin no aparecern en ningn libro. Duplicacin en el Ingreso: Permite indicar si se desea que el sistema verifique y avise la duplicidad en el ingreso de documentos. Para ello tendr que elegir el botn de chequeo que aparece a la izquierda del campo Chequea la duplicacin. Al seleccionarlo el sistema habilitar los botones de opciones, permitiendo chequear la duplicidad en el tipo y nmero del documento y adems la fecha de vencimiento. Por otro lado, se activa la opcin Permite Duplicacin, el cual tras ser seleccionado le permitir ingresar tipos de documentos con el mismo nmero. Cuando toda esta informacin haya sido ingresada, seleccione el botn Grabar, para que los datos sean registrados en la base de datos del sistema. Para dar por terminado el proceso, luego de Grabar seleccione el botn Salir. Tras ello se presenta la lista de Tipos de Documentos ingresados hasta ese momento, tal como muestra la Figura N 2. Figura N 2
Si por algn motivo se requiere cancelar o anular el ingreso, seleccione directamente el botn Salir, con lo cual saldr de la ventana Agregar y regresar a la lista de Tipos de Documentos. En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Tipo de Documento. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Un registro se encontrar seleccionado, cuando aparezca a la izquierda del Cdigo, el signo 4.
APENDICE D. TABLAS
D-19
Modificando un Tipo de Documento

Estando en la pantalla con la lista de Tipos de Documentos, podr llevar a cabo la modificacin de la descripcin de uno de ellos o de los antecedentes que tenga asociados. Para ello tendr que hacer clic sobre el Tipo de Documento requerido y luego seleccionar el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual podr efectuar el cambio. Al finalizar deber seleccionar el botn Grabar, para que los cambios sean considerados; de lo contrario, podr hacer uso del botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.
Eliminando Tipos de Documentos

Estando en la pantalla con la lista de Tipos de Documentos, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Tipo de Documento es eliminado, de Cancelar, es dejado tal como estaba.
Imprimiendo Tipos de Documentos

Estando en la pantalla con la lista de Tipos de Documentos, podr efectuar la Impresin de todos ellos, de uno en particular, de un rango o un grupo alternado. Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades: Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos de Tipos de Documentos. Al elegir uno especfico y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido. Para considerar un rango de ellos, seleccione el primero y al momento de elegir el ltimo, presione la tecla Shift y haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos. Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer clic. Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.) A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:
Informe de Documentos
Fecha: 08/09/2000 Pgina: 1
Tipos de Documentos
Cdigo AN BH BN BO CH CM CR DB Descripcin ANTICIPO CLIENTES BOLETA DE HONORARIOS BOLETA CLIENTES N/HABITUALES BOLETA CLIETNES HABITUALES CHEQUE Documento para Correccin Monetaria NOTA CRDITO COMPRAS NOTA DBITO COMPRAS
D-20
Detalle de libros
Objetivo Definir el formato de los Libros de Compra y Ventas que genera el sistema, segn los requerimientos de la empresa, en cuanto al detalle o desglose de las columnas de valores. Para todos aquellos Tipos de Documentos que estn asociados al Libro de Compras o Ventas, al momento de ingresarlos en un comprobante, se solicitar indicar el detalle correspondiente segn las columnas aqu definidas. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una ventana (ver Figura N 1) donde se debe indicar: Figura N 1
Detalle de libro:
Corresponde al tipo de libro que se detallar en las lneas siguientes y que puede ser de Compras o Ventas: Ttulo de Columna: Corresponde al nombre que llevar la columna que se incluye en el libro. Se pueden definir hasta 9 columnas. El sistema incorpora automticamente la ltima para el Total. N columna: Operacin: Corresponde al nmero de la columna en que deber aparecer en el Libro, el ttulo indicado anteriormente. Se debe indicar si el monto de la columna en definicin (Neto, IVA, etc.) se suma al total del documento, se resta o no lo afecta, es decir, en el valor total del documento la columna en definicin, como desglose del libro, su valor se suma o resta al monto, o simplemente no se considera, ya que slo es un valor referencial. Cuando el cursor se encuentra en esta columna, se activa el botn de listas desplegables, que al ser elegido presenta las operaciones que podrn ser asociadas al detalle de cada columna.
Para grabar el detalle de cada columna seleccionar el botn OK, y para dejar el proceso el botn Salir.
APENDICE D. TABLAS
D-21
Conceptos de caja
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los diferentes Conceptos de Ingresos y Egresos (Ejemplo: ventas habituales, ventas de acciones, honorarios, impuestos, etc.), que sern manejados por la empresa y que se utilizarn para efectuar y controlar Presupuestos de Caja. Este proceso aparece activo en el men de Tablas, solamente cuando se ha indicado que se trabajar con Presupuestos de Caja, en el proceso Bases Parmetros (ver captulo 4.1 Parmetros del manual de Contabilidad y Presupuestos). El Concepto de Caja ser solicitado, tanto al ingresar el Presupuesto de Caja, como cada vez que se efecte una imputacin contable en una cuenta que tenga atributo de manejar Presupuesto de Caja. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos dirigirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El campo Cdigo acepta caracteres alfanumricos y su largo depender de lo indicado en la carpeta de Formato Cdigos, que se encuentra en el proceso Parmetros (Captulo 4.1 del manual de Contabilidad y Presupuestos). El campo Descripcin tiene un largo mximo de 60 caracteres alfanumricos. El Nmero de Nivel, es entregado por el sistema en base al cdigo del Concepto de Caja sealado.
Informe de Conceptos de Caja

Fecha: 08/09/2000 Pgina: 1
Conceptos de Caja
Cdigo 000001 000002 000003 000004 000005 000006
Descripcin VENTAS HABITUALES VENTAS NO HABITUALES VALORES MOBILIARIOS INTERESES COBRADOS ACTIVOS DEPOSITOS A PLAZO
D-22
Ubicacin
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de las Ubicaciones, en que podrn encontrarse en determinado momento, aquellos documentos para los cuales se controla la ubicacin. Ejemplo: Banco XXX, en Cartera, en Abogado, Pedro Ramrez, etc. Las ubicaciones que se ingresen en este proceso, sern asociadas a los documentos al momento de ingresar movimientos en los comprobantes contables. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo de las Ubicaciones tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
Informe de Ubicaciones
Ubicaciones
Cdigo 001 002 003 Descripcin OFICINA CASA MATRIZ INTERALIA LEASING S.A. BANCO CHILE GTIA. PRESTAMO
APENDICE D. TABLAS
D-23
Condicin de Venta
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de las Condiciones de Venta, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin, N de Das de Vencimiento para la cancelacin y el N de Vencimientos a asignar. El Cdigo de la Condicin de Venta tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
Informe de Condicin de Venta

Condicin de Venta
Cdigo 001 002 003 004 Descripcin Contado Cheque 30 Das Cheque 30, 60 Das Crdito
D-24
Zonas
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de las Zonas, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo de las Zonas tiene un largo mximo de 2 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
Informe de Zonas
Zonas
Cdigo 01 02 03 Descripcin ZONA NORTE ZONA CENTRAL ZONA SUR
APENDICE D. TABLAS
D-25
Canales
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de Canales, (Ejemplo: Mayorista, Minorista, etc.) que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo de las canales tiene un largo mximo de 2 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
Informe de Canales
Canales
Cdigo 01 02 03 04 Descripcin MAYORISTA MINORISTA DISTRIBUIDOR INSTITUCIN
D-26
Giros
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de Giros (Ejemplo: Comercial, Exportaciones, Construccin, etc.), que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo del Giro tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
Informe de Giros
Giros
Cdigo 001 002 003 004 005 006 Descripcin Industrial Comercializadora Computacin Distribuidora Panificadora Restaurant
APENDICE D. TABLAS
D-27
Vendedores
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de los Vendedores, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas, as como registrarlos en las ventas para posteriores anlisis estadsticos de gestin. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin o Nombre del Vendedor. El Cdigo del Vendedor tiene un largo mximo de 4 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido mediante esta opcin:
Informe de Vendedores
Vendedores
Cdigo 0001 0002 0003 0004 0005 Descripcin Jos Paredes Yasmn Gatica M. Pedro Cruz C. Lilian Muoz S. Carmen Solis S.
D-28
Cobradores
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de Cobradores, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo del Cobrador tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
Informe de Cobradores
Cobradores
Cdigo 001 002 003 004 Descripcin Ren Arenas C. Luis Andrade Cecilia Vallejos R. Pedro Torres N.
APENDICE D. TABLAS
D-29
Cargos
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de Cargos (Ejemplo: Gerente de adquisiciones, Jefe de Produccin, Secretaria, etc.) que sern asignados a los contactos de los Auxiliares, en sus respectivas fichas, y a los empleados en Recursos Humanos. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo del Cargo tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
Informe de Cargos
Cargos
Cdigo 001 002 003 004 005 006 007 008 Descripcin Programador Analista Sistemas Digitador Aux. Contabilidad Cobrador Cajero Gerente General Gerente Contralor
D-30
Impuestos
Objetivo Permitir el ingreso, mantencin e impresin de los Impuestos que podrn afectar a los distintos productos y clientes que sern considerados en los documentos de Ventas (Factura, Boleta, etc). Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla en blanco con el cursor en el recuadro Cdigo, a la espera de la creacin de un nuevo impuesto o de la actualizacin de uno existente. Ver Figura N 1. Figura N 1
El sistema trae predefinido el Impuesto IVA, como un porcentaje del 19%. Si el impuesto es nuevo, lo primero que tendr que indicar es su Cdigo cuyo largo mximo es de 3 caracteres alfanumricos. Una vez que ste es sealado debe ingresar la descripcin o nombre del Impuesto (mximo 60 caracteres). A continuacin habr que indicar si dicho impuesto ser aplicado como un Valor o un Porcentaje sobre el Precio Neto, alternativa que se elige a travs del botn de opciones que aparece al lado izquierdo de ellas. Tambin habr que sealar los Tipos de Documentos (Factura, Nota de Crdito, Boleta) que se vern afectados por el impuesto en definicin, seleccionando la caja de chequeo que aparece a la izquierda de cada uno de ellos. Indicada esta informacin deber pasar a sealar los valores o porcentajes de dicho impuesto, pero previo a esto el sistema confirmar la grabacin de los antecedentes hasta aqu ingresados. Los Valores o Porcentajes de los impuestos estn sujetos a perodos de vigencia (Desde/Hasta), los cuales tendrn que ser definidos ingresando la fecha de inicio de la vigencia (Desde) y el valor o porcentaje a considerar. Ver Figura N 2.
APENDICE D. TABLAS Figura N 2
D-31
La fecha de trmino (Hasta) de la vigencia es asumida por el sistema y, en caso de ingresar una nueva vigencia, el sistema asumir automticamente la fecha de inicio de sta, como la fecha de trmino (Hasta) de la vigencia anterior. Finalmente, si se est trabajando con conexin a Contabilidad y Presupuestos, tendr que indicar a qu cuenta contable ser asociado el Impuesto en cuestin, lo que ser utilizado al momento de efectuar la contabilizacin de las ventas, permitiendo mantener un registro contable separado por cada tipo de impuesto, en la contabilidad de la empresa. Para indicar la cuenta, podr optar por digitarla directamente, o bien por seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo, debiendo elegir desde la lista presentada la cuenta correspondiente, haciendo clic sobre ella y luego sobre el botn Seleccionar. Ver Figura N 3 Figura N 3
En el Apndice A.1 Botones, podr encontrar una explicacin detallada acerca del proceso de bsqueda. Finalizado el ingreso del Impuesto, tendr que seleccionar el botn Grabar ( dejarlo registrado. ) que aparece en la 2 Barra de Herramientas, para
D-32 Luego de grabar se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), pudiendo Agregar un nuevo impuesto, modificar los existentes y/o eliminar aquellos que no se requieran. Al ingresar a este proceso, ya sea para Consultar, Modificar y/o Eliminar impuestos, el ingreso del cdigo podr efectuarlo a travs de la digitacin directa o bien podr hacer uso del botn de bsqueda que aparece al lado derecho de los campos Cdigos/Descripcin y de la lista presentada, elegir el deseado. Una vez que ste se presenta en pantalla, se elige el botn correspondiente a la operacin que ser realizada, desde la 2 Barra de Herramientas.
APENDICE D. TABLAS
D-33
Pas
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de los Pases, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados en Recursos Humanos. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin El Cdigo de los Pases tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.
Informe de Pases
Pases
Cdigo 001 002 003 004 Descripcin Chile Argentina Per Bolivia
D-34
Ciudad
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de las Ciudades, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados en Recursos Humanos. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin y Regin. El Cdigo de las Ciudades tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos. Las Regiones viene predefinidas en el sistema.
Informe de Ciudades
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: Pgina: 05/09/2000 1
Ciudades
Cdigo 001 002 003 004 005 006 007 008 009 Descripcin Arica Antofagasta Iquique La Serena Via Del Mar Santiago Talca Concepcin Osorno Regin Primera Segunda Primera Cuarta Quinta Metropolitana Sptima Octava Dcima
APENDICE D. TABLAS
D-35
Comuna
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de las Comunas, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados en Recursos Humanos. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin y Regin. El Cdigo de las Comunas tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos. Las Regiones viene predefinidas en el sistema.
Informe de Comunas
EMPRESA DEMO SOFTLAND WINNERGROUP 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: Pgina: 05/09/2000 1
Comunas
Cdigo 001 002 003 004 005 006 007 008 009 Descripcin Las Condes Santiago Providencia Puente Alto Estacin Central Vitacura La Pintana Independencia La Granja Regin Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana

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Manual del Usuario

II. Licencia.................................................................................................................................. II-1

III. Servicios Softland............................................................................................................... III-1

Parte II. Descripcin de los Procesos del Sistema

2. Dentro del sistema ................................................................................................................ 2-1

3. Seguridad .............................................................................................................................. 3-1

4. Bases ..................................................................................................................................... 4-1

Parte II. Descripcin de los Procesos del Sistema

Apndice B. Barras de Herramientas ..................................................................................... B-1

Caractersticas bsicas del Sistema

Recomendacin para el uso del Sistema y de este Manual.

II. Licencia y Garanta

Licencia de Software Softland

III. Servicios Softland

122 700 2400*

Cursos Sistemas Administrativos Softland:

Asesoras por Hora

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1. Antecedentes Generales para la Instalacin

Sobre MSDE y SQL:

Sobre Sistemas WinnerGroup

1.2 Antecedentes generales para la instalacin

a) Requerimientos de para la instalacin:

Plataforma WinnerGroup Advance:

Plataforma WinnerGroup Small Business:

Requisitos para instalar sistemas WinnerGroup Net:

Acceso externo a la nueva base de datos MSDE

1.3.1. Instalacin Monousuario

Que cumple con lo establecido en el punto 1.5.1 Carga y Descarga de la Proteccin

1. Inserte el CD en la unidad respectiva y el disquete rotulado como Cargador/Descargador de Proteccin, en la unidad de

Nombre del Sistema:

1.3.2 Instalacin Red

1.3.2.1 Instalacin en un Servidor

2. Inserte el CD en el servidor de las aplicaciones y el disquete rotulado como Cargador/Descargador de Proteccin, en la

Nombre del Sistema:

Nombre del Sistema:

1.3.2.2 Instalacin en una Estacin de Trabajo

Nombre del Sistema:

Nombre del Sistema:

1.4 Cmo Ingresar al Sistema?

1.5 Procesos Comunes

1.5.1. Carga y Descarga de la Proteccin

1.5.1.1. Carga de la Proteccin

Carga de la Proteccin en un computador Monousuario o Windows '98, Millenium, NT 4.0 o superior

1.5.1.2 Descarga de la Proteccin

1.5.2.- Creacin Archivo SLND_INI.BAT

Unidad Fsica :\SOFTLAND\BITMAPS\SLND_INI.BAT

1.5.3. Configuracin Regional

6.- Finalmente seleccionar el botn Aceptar (OK).

Tabla de Nomenclaturas Sistemas WinnerGroup

DENTRO DEL SISTEMA

2. Dentro del sistema

2.1 Creando una empresa

Importante al crear una empresa con Recursos Humanos.

DENTRO DEL SISTEMA

2.2 Seleccionando una empresa

DENTRO DEL SISTEMA

2.3 Respaldo/Recuperacin Base de Datos

DENTRO DEL SISTEMA Figura N 5

2.4 Instalar Datos Demo

2.5 Salida del Sistema

3.1 Permisos por Usuarios