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SOFTLAND LTDA.

Cotizaciones y Notas de Ventas


Manual del Usuario
Versin 4.401

ADVERTENCIA:
Este producto es de propiedad intelectual de SOFTLAND LTDA. Toda reproduccin total o parcial de l, est penada
por la Ley.
Windows es de propiedad intelectual Microsoft.

Cotizaciones y Notas de Venta

Manual editado por el Departamento de Publicaciones de SOFTLAND LTDA. 7 de Lnea 1247 - Telfono: 3889000 Fax: 2355432 - Providencia
Santiago - Chile. (1013)

INDICE

INDICE
Parte I. Antecedentes
Generales
I. Introduccin ............................................................................................................................ I-1
Caractersticas bsicas del Sistema............................................................................................................................. I-1
Uso de la Documentacin............................................................................................................................................. I-1
Convenciones ............................................................................................................................................................... I-1
Recomendaciones para el uso del Sistema y de este Manual.................................................................................... I-2

Parte II. Descripcin de los


Procesos del Sistema
1. Dentro del sistema ................................................................................................................ 1-1
1.1 Creando una empresa ........................................................................................................................................... 1-1
1.2 Seleccionando una empresa ................................................................................................................................. 1-4
1.3 Actualizacin Estadstica de Llaves e ndices ..................................................................................................... 1-10
1.4 Eliminando una empresa ..................................................................................................................................... 1-11
1.5 Respaldo/Recuperacin Base de Datos.............................................................................................................. 1-12
1.6 Gestin de Respaldos ......................................................................................................................................... 1-19
1.7 Desbloquear Empresa ......................................................................................................................................... 1-21
1.8 Instalar Datos Demo ............................................................................................................................................ 1-24
1.9 Verificacin de Estructura de la Base de Datos .................................................................................................. 1-25
1.10 Muestra Estructura de la Base de Datos........................................................................................................... 1-26
1.11 Desinstalar Proteccin....................................................................................................................................... 1-29
1.12 Consulta Log de Errores Registrados ............................................................................................................... 1.30
1.13 Cambiar Servidor de Empresas......................................................................................................................... 1-32
1.14 Salida del sistema.............................................................................................................................................. 1-33

2. Seguridad .............................................................................................................................. 2-1


2.1 Permisos de Usuario ............................................................................................................................................. 2-1
2.2 Permisos de Perfiles.............................................................................................................................................. 2-6
2.3 Permisos por Procesos.......................................................................................................................................... 2-9
2.4 Informe Permisos Asignados............................................................................................................................... 2-10
2.5 Cambio de Password........................................................................................................................................... 2-11
2.6 Definicin de Seguridad de Password................................................................................................................. 2-12
2.7 Usuario................................................................................................................................................................. 2-16
2.8 Auditora de E/S Procesos................................................................................................................................... 2-17
2.9 Consulta Log de Transacciones .......................................................................................................................... 2-19
2.10 Seguridad Sodatos MDB ................................................................................................................................... 2-21

3. Bases ..................................................................................................................................... 3-1


3.1 Parmetros ............................................................................................................................................................ 3-1
3.2 Definicin Datos Empresa ................................................................................................................................... 3-15
3.3 Formato de Impresin Nota de Venta ................................................................................................................. 3-18
3.4 Formato de Impresin Cotizaciones.................................................................................................................... 3-21
3.5 Reparar Bases de Datos ..................................................................................................................................... 3-25

Cotizaciones y Notas de Venta

4. Tablas..................................................................................................................................... 4-1
4.1 Clientes y Otros ..................................................................................................................................................... 4-1
4.1.1 Clientes ....................................................................................................................................................... 4-2
4.1.2 Giro, Comuna, Ciudad, Pas, Canal, Vendedor....................................................................................... 4-14
4.2 Productos............................................................................................................................................................. 4-15
4.3 Unidades de Medida, Listas de Precios, Descuentos, Impuestos, Condiciones de Venta, Aprobadores, Canal de
Venta, Centros de Costo, Monedas y Equivalencias, Concepto de Prdida y Compromisos de Seguimiento 4-27

5. Cotizaciones.......................................................................................................................... 5-1
5.1 Cotizaciones .......................................................................................................................................................... 5-1
5.2 Seguimiento de Cotizaciones .............................................................................................................................. 5-11
5.3 Cotizaciones Tipo ................................................................................................................................................ 5-14
5.4 Prdida/Recuperacin de Cotizaciones .............................................................................................................. 5-19
5.5 Limpieza de Cotizaciones.................................................................................................................................... 5-22

6. Notas de Venta ...................................................................................................................... 6-1


6.1 Nota de Venta ........................................................................................................................................................ 6-1
6.2 Aprobacin Manual.............................................................................................................................................. 6-17
6.3 Dar por Concluidas Notas de Venta .................................................................................................................... 6-20
6.4 Limpieza de Notas de Venta................................................................................................................................ 6-22

7. Consultas............................................................................................................................... 7-1
7.1 Cotizaciones .......................................................................................................................................................... 7-1
7.1.1 Cotizaciones por Nmero ........................................................................................................................... 7-2
7.1.2 Cotizaciones por Producto.......................................................................................................................... 7-4
7.1.3 Cotizaciones por Cliente ............................................................................................................................. 7-6
7.1.4 Cotizaciones por Vendedor......................................................................................................................... 7-8
7.2 Notas de Ventas .................................................................................................................................................... 7-9
7.2.1 Notas de Venta por Nmero ....................................................................................................................... 7-9
7.2.2 Notas de Venta por Producto.................................................................................................................... 7-12
7.2.3 Notas de Venta por Cliente....................................................................................................................... 7-15
7.2.4 Notas de Venta por Vendedor .................................................................................................................. 7-18
7.3 Estado de Cuenta Clientes .................................................................................................................................. 7-19
7.4 Stock .................................................................................................................................................................... 7-22

8. Informes................................................................................................................................. 8-1
8.1 Cotizaciones .......................................................................................................................................................... 8-1
8.1.1 Cotizaciones................................................................................................................................................ 8-2
8.1.2 Cotizaciones Perdidas ................................................................................................................................ 8-8
8.1.3 Estadstica de Cotizaciones Perdidas....................................................................................................... 8-10
8.1.4 Anlisis Estadstico de Cotizaciones ........................................................................................................ 8-12
8.2 Notas de Venta .................................................................................................................................................... 8-14
8.2.1 Notas de Venta por Estado....................................................................................................................... 8-14
8.2.2 Compromisos/Stock .................................................................................................................................. 8-22
8.2.3 Productos Pendientes por Despachar/Facturar........................................................................................ 8-24

9. Procesos................................................................................................................................ 9-1
9.1 Captura de Notas de Ventas ................................................................................................................................. 9-1
9.2 Recuperacin de Documentos por Trmino Anormal ........................................................................................... 9-3

10. Opciones Softland ERP .................................................................................................... 10-1

INDICE

Parte III. Descripcin de los


Procesos del Sistema
Apndice A. Operacin bsica ............................................................................................... A-1
A.1 Botones .................................................................................................................................................................A-1
A.2 Menes..................................................................................................................................................................A-7
A.3 Barra de Estado ....................................................................................................................................................A-9
A.4 Manejo de Matrices ...............................................................................................................................................A-9
A.5 Teclas de Acceso Rpido....................................................................................................................................A-10

Apndice B. Barras de Herramientas ..................................................................................... B-1


B.1 1 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-1
B.2 2 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-2
B.3 3 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-6
B.4 4 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-7

Apndice C. Administrador de Base de Datos SQL.............................................................. C-1


Apndice D. TABLAS
Centros de Costo .........................................................................................................................................................D-2
Giro ..............................................................................................................................................................................D-5
Comuna .......................................................................................................................................................................D-6
Ciudad..........................................................................................................................................................................D-7
Pas..............................................................................................................................................................................D-8
Regin..........................................................................................................................................................................D-9
Provincia ....................................................................................................................................................................D-11
Canal..........................................................................................................................................................................D-13
Vendedor ...................................................................................................................................................................D-14
Unidades de Medida..................................................................................................................................................D-15
Listas de Precios........................................................................................................................................................D-16
Precios Bases ............................................................................................................................................................D-17
Listas de Precios Adicionales ....................................................................................................................................D-18
Actualizacin Masiva de Precios ...............................................................................................................................D-22
Promociones/Ofertas .................................................................................................................................................D-23
Descuentos ................................................................................................................................................................D-26
Impuestos ..................................................................................................................................................................D-28
Condiciones de Venta................................................................................................................................................D-31
Aprobadores ..............................................................................................................................................................D-32
Atributos.....................................................................................................................................................................D-33
Definicin de Atributos..........................................................................................................................................D-33
Asignacin de Atributos........................................................................................................................................D-37
Monedas y Equivalencias ..........................................................................................................................................D-41
Conceptos de Prdida ...............................................................................................................................................D-45
Compromisos de Seguimiento...................................................................................................................................D-46

INTRODUCCION

I-1

I. Introduccin
Softland siempre a la vanguardia en tecnologa, ha creado Cotizaciones y Notas de Venta, sistema de amplia cobertura, diseado
para funcionar en ambiente Windows.
Este software permite controlar en forma eficiente y rpida, tanto las Cotizaciones como las Notas de Ventas emitidas.
En la medida que las Cotizaciones son aprobadas, ya sea en forma automtica o individual, podrn convertirse en Notas de Ventas,
las que sern despachadas y facturadas a travs de Inventario y Facturacin, todo este movimiento es considerado para una
correcta gestin, a travs de consultas y reportes orientados a informar sobre cuentas pendientes de despacho, clientes que registran
ventas que han sido facturadas, etc.
Cotizaciones y Notas de Venta es un sistema amigable, que utiliza todas las virtudes del ambiente Windows, proporcionando al
usuario no especializado en computacin, una serie de herramientas que le permitirn aplicar con notoria facilidad su experiencia
profesional a los objetivos que ms competen a su empresa.

Caractersticas Bsicas del Sistema

Genera Cotizaciones y Notas de Venta en forma directa.


Aprobacin Masiva o Individual de las Notas de Venta.
Maneja hasta 5 descuentos independientes por tem y a nivel de totales.
Notas de Venta basadas en una lista de precios Base o en cualquier otra que el usuario desee, as como tambin en base a
Cotizaciones.
Completo sistema de seguridad a nivel de definiciones para perfiles de usuarios.
Permite manejar mltiples listas de precios.
Maneja impuestos especficos.
Permite definir formatos de impresin para las Cotizaciones y Notas de Venta, acordes a las necesidades de la empresa.
Permite consultar Cotizaciones y Notas de Ventas por Nmero, Producto, Cliente o Vendedor.
Entrega informes de Cotizaciones y Notas de Venta por diferentes conceptos (Productos, Clientes, Vendedores) y estados,
dentro de determinados rangos de fechas y documentos.
Maneja varios aos de informacin en lnea.
Limpieza masiva o selectiva de Notas de Venta.
Maneja una completa ficha de los Clientes, con sus datos bsicos, contactos, condiciones de venta, impuestos afectos, etc.
Permite manejar varios impuestos y asociarlos a los productos y clientes.
Consulta en lnea del stock disponible del producto y sus sustitutos.
Consulta del estado de las Notas de Ventas, en cuanto a despachos efectuados, facturacin, reservas, etc.
Permite consultar Estados de Cuenta de Auxiliares, permitiendo analizar cada una de las cancelaciones efectuadas por los
clientes.

Uso de la Documentacin
La documentacin de Cotizaciones y Notas de Ventas, consiste en un Manual del Usuario y en un archivo de Ayuda en Lnea, que
podr ser accedido directamente desde el sistema.
El propsito del manual, es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de los procesos.
Por otro lado, la ayuda en lnea le permite tener informacin de referencia inmediata, acerca de los procesos.
Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aqu planteados, lograr un mejor provecho de este material y de las ventajas
que trae consigo este sistema.

Convenciones
Este Manual de Usuario est estructurado en cuatro partes:

Referencias Generales del Sistema.


Captulos I.
Aborda aspectos generales de la Introduccin.

I-2

Cotizaciones y Notas de Venta

Descripcin de los Procesos del Sistema.


Comprende los Captulos 1 al 9.
Dedicados a la explicacin del sistema propiamente tal, con la descripcin de cada una de las opciones que comprende, en forma
ordenada y progresiva.

Apndices.
Apndices A y B.
Contienen la descripcin de los Comandos, Menes y Barras de Herramientas manejadas por el sistema.
Apndice C.
Describe los pasos a seguir cuando se trabaja con una base de datos.
Apndice D.
Permite el ingreso de las Tablas que son de uso comn en los Sistemas Softland.

Recomendacin para el uso del Sistema y de este Manual


Para una mejor comprensin y entendimiento del manejo y funcionamiento del sistema, se recomienda iniciar su aprendizaje
leyendo este manual y trabajando directamente con el sistema, partiendo por los Apndices, luego el captulo I y continuar en
forma progresiva con la lectura de los otros captulos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-1

1. Dentro del sistema


Estando dentro de la pantalla inicial de cualquier sistema Softland, la nica opcin que se activa (aparece en color negro) en la
Lnea de Men (ver Apndice A.2 Menes), es Empresa, la cual permite llevar a cabo los procesos: Seleccionar y Crear
empresas, Respaldar y Recuperar Bases de Datos, Instalar Datos Demo, adems de Salir del sistema.
Una empresa corresponde a un rea del disco, donde se registrar toda la informacin manejada a travs de este sistema, por lo
tanto para su correcto funcionamiento se debe crear al menos una empresa o directorio de trabajo.
Para seleccionar cualquier opcin de la Lnea de men que se encuentre activa, debe ubicar el indicador del mouse sobre ella
(Ej.: EMPRESA) y hacer clic.
Al ingresar a cualquier sistema Softland, usted dispondr de una serie de Herramientas, que pueden o no ser propias del sistema
que est en uso y, cuya descripcin y forma de operar se describe detalladamente en el apndice B, de este manual.

Sr. Usuario si Ud. ha instalado Produccin, antes de comenzar a trabajar con l, debe verificar que se encuentre
instalado Inventario y Facturacin en una versin igual o superior a la 4.16, debido a que ambos sistemas comparten
informacin. De no ser as Produccin no funcionar.

1.1 Creando una empresa


Objetivo
Permitir la iniciacin o creacin de una empresa.
A travs de este proceso se ingresan y graban todos los antecedentes de la empresa (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y
adems se crean los archivos internos, donde quedar almacenada la informacin necesaria para llevar a cabo los procesos
asociados a este sistema.
Si usted requiere crear una empresa en SQL, le solicitamos referirse al Apndice C, antes de continuar.
Operatoria
Al seleccionar la opcin Crear desde el men Empresa o el botn
desde la 3 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), se
despliega la pantalla dependiendo del sistema que haya adquirido, indicar la siguiente informacin:
Nombre que dar a la empresa (directorio), largo mximo 16 caracteres alfanumricos, luego seleccionar la base de datos bajo la
cual manejar la informacin SQL Server (opcin slo para Softland ERP Advance o Unlimited) o SQL Express (Base de Datos
pequeas), para ste ltimo dirjase al Apndice C y luego contine con esta descripcin.
A continuacin, seleccione el equipo que usar como servidor de la base de datos, seleccione en qu Pas desea crear la empresa.
Finalmente, seleccione la unidad en que desea generar la empresa y haga clic en el botn OK. Ver Figura N 1.

1-2
Figura N 1

Crear empresa copiando los maestros de otra empresa


Seleccionando este check, el sistema permitir crear la empresa copiando las tablas maestras de otra empresa, al seleccionar
esta opcin se activar el botn Definir, el cual tras ser seleccionado, desplegar la siguiente ventana:
Figura N 2

En ella, el sistema mostrar la o las empresas desde donde podr obtener las tablas maestras disponibles a copiar.
Seleccionada la empresa, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso, se levantar una nueva pantalla.
Figura N 3.
Sr. Usuario:
Para buscar una empresa en particular dentro del listado que se visualiza, digite el nombre en el cuadro de texto doble que
aparece en la parte superior del listado.

DENTRO DEL SISTEMA

1-3

Importante:
Para copiar las tablas maestras desde otra empresa, tanto la empresa de Origen como la de Destino, deben estar creadas en
el mismo Servidor de Base de Datos; de lo contrario, no podr ejecutar este proceso.
Adems, la empresa de Origen deber estar en la misma versin y Service Pack del sistema desde donde se ejecuta este
proceso.
Figura N 3

Dentro de esta pantalla y dependiendo del sistema ERP en que se encuentre, el sistema mostrar las tablas disponibles para copiar a
la nueva empresa. Para seleccionar haga clic D en la caja de chequeo que precede a la tabla que desea considerar, o bien si desea
considerarlas Todas, seleccione la caja de chequeo Seleccionar todas las tablas.

Importante:

El proceso slo copiar informacin que no exista en la empresa destino, la informacin existente no ser actualizada.
Dependiendo desde el sistema ERP que se encuentre, el sistema mostrar las tablas posibles de ser copiadas.

Indicadas las tablas que desea copiar en la nueva empresa, seleccione el botn OK para dar inicio al proceso.

Durante la creacin de la empresa, se va presentando un recuadro que indica el % de creacin de cada uno de los archivos que
requerir para operar con la empresa en cuestin.
Al finalizar aparece la pantalla donde se ingresan los antecedentes de la Empresa (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna,
Apartado Postal, Provincia, Ciudad, Regin, Pas, Telfono y Fax) y del Representante Legal (RUT, Apellido Paterno, Apellido
Materno y Nombre). Ver Figura N 4

1-4
Figura N 4

Una vez ingresados todos los antecedentes solicitados, seleccione cualquiera de los dos botones que se presentan en la pantalla, tras
lo cual el sistema quedar disponible para el ingreso de datos.

Importante al crear una empresa con Recursos Humanos.

Al crear una empresa en dicho sistema, Ud. deber indicar el ao y el primer mes de proceso. Si usted define como primer mes
uno distinto a Enero, no podr tener completa la informacin para la emisin de sus Certificados de Rentas.

Tambin deber sealar si la empresa que est creando ser manejada como Central o como Sucursal, ya que segn esto se
activarn o desactivarn distintas opciones del sistema.

Si por equivocacin Ud. cre la empresa como Central podr cambiar su estado a Sucursal, a travs de la opcin Parmetros
Comportamiento como, pero no podr desarrollar el proceso inverso, es decir de estado Sucursal pasar a Central, ya que no
contar con una serie de parmetros y condiciones que se generan internamente slo para la Central.

DENTRO DEL SISTEMA

1-5

1.2 Seleccionando una empresa


Objetivo
Elegir la empresa donde desea trabajar.
Cada vez que usted ingrese al sistema o que elija la opcin Seleccionar, se desplegarn en pantalla los nombres de las empresas
que usted ha creado (Creando una empresa), para que elija aquella en que requiere trabajar.
Sr. Usuario:
En sistemas Pyme, slo permitir seleccionar empresas que se encuentren en la ruta, donde est instalada la
proteccin de Base de Datos.

Operatoria
desde la 3 Barra de Herramientas (ver
Tras elegir la opcin Seleccionar del men Empresa o el botn Seleccionar
Apndice B), se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est en uso y la ficha de cada una de las
empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Para cambiar de drive o directorio seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho del cuadro del drive
y de la lista presentada en pantalla, elegir el deseado.
Para elegir la empresa requerida, ubique el indicador del mouse sobre la pestaa de la ficha en que aparece el nombre de la
empresa y haga clic sobre ella. Luego seleccione el botn OK; si no se desea continuar, seleccione Salir.

Importante:
Sr. Usuario:
Si la empresa seleccionada tiene la Base de datos en un motor SQL Server 2000 o MSDE y la licencia del sistema es Business,
el sistema advertir a travs de un mensaje que su versin SQL Server se encuentra obsoleta y los Sistemas Softland no
funcionarn adecuadamente, por lo que deber migrar su Base de Datos a una versin superior. Al confirmar la migracin, el
sistema levantar una nueva pantalla de Bienvenida al proceso de migracin, tal como se muestra a continuacin:

Este proceso slo podr ser ejecutado por el usuario Administrador del equipo

1-6

En este proceso podr elegir instalar un nuevo motor de datos Microsoft SQL Server 2008 Express o seleccionar uno local ya
existente con versin superior a SQL Server 2000 o MSDE, este motor ser donde se dejar la base de datos definitiva.

Instalar nueva instancia (instalar SQL Server 2008 Express)


Al seleccionar esta opcin, el sistema solicitar indicar la password del usuario principal del servidor donde se encuentra
alojada la base de datos de la empresa seleccionada.

Utilizar instancia existente


Al seleccionar esta opcin, deber indicar el Servidor de datos SQL Server superior a 2000, el cual podr ser seleccionado
desde la lista que se muestra al optar por el botn , adems deber indicar el Login y Password sistema solicitar indicar
la password del usuario principal del servidor donde se encuentra alojada la base de datos de la empresa seleccionada
Cualquiera sea la opcin escogida, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, el sistema validar la
informacin ingresada y levantar una nueva pantalla, donde deber seleccionar el botn Comenzar para dar inicio al proceso
de Migracin, tal como se muestra continuacin:

Sr. Usuario:
En estos momentos y por nica vez en esta estacin de trabajo, procederemos instalar algunos componentes de Base
de Datos necesarios para Crear (o accesar segn corresponda) la empresa, por favor espere unos minutos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-7

Este proceso consta de las siguientes etapas:


Instalar SQL Server 2008 Express o Elegir uno existente
Respaldar la Base de datos de SQL Server 2000 requerida
Restaurar el respaldo sobre la nueva versin de SQL Server
Vincular el rea de la empresa a la nueva base de datos
Finalizado el proceso satisfactoriamente, su base de datos es migrada al nuevo motor SQL, permitiendo de esta forma operar
adecuadamente con los Sistemas Softland.
Al continuar con la seleccin de empresa, el sistema restringe el acceso solicitando el Usuario y la Password, de quin ingresar
(Figura N 2), dando las alternativas de seguir con el proceso a travs de OK, o cancelar con el botn Salir.
Figura N 2

Si ambos datos son ingresados correctamente, al continuar se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos,
pudiendo dar inicio a la sesin de trabajo (Captulo 3 en adelante); de lo contrario tendr que reingresar la informacin (ver Figura
N 6).

1-8

Importante al realizar un Cambio de Versin


Si el sistema detecta que su empresa requiere de un cambio de versin, chequear si existen en la misma unidad, otras empresas
con este sistema que requieran ser actualizadas. Si existen ms empresas, el sistema consultar si desea actualizar adicionalmente
alguna de ellas, tal como se muestra en la siguiente pantalla: (ver Figura N 3).
Sr. Usuario:
Los cambios de versin podrn ser realizados slo por el usuario Softland.
Figura N 3

Al seleccionar el botn S, el sistema desplegar una nueva ventana con la lista de empresas existentes en la unidad de la empresa
original que contengan el sistema, y que no estn actualizadas a la versin del sistema, tal como se muestra en la pantalla de la
Figura N 4.
Por el contrario, si selecciona el botn NO, el sistema realizar el cambio de versin slo a la empresa seleccionada inicialmente.
Figura N 4

La seleccin de empresas, podr efectuarla una a una haciendo clic a en la caja de chequeo que precede a cada empresa, o bien
seleccionar todas las empresas para realizar la actualizacin en forma masiva, haciendo clic a en el check Selecciona todas las
empresas.
Finalmente, deber digitar frente a cada empresa seleccionada la Password de usuario Softland de cada empresa, la cual ser
validada por el sistema para realizar la actualizacin.
Adems, dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones: OK, el cual permite dar inicio al cambio de versin
de las empresas seleccionadas y Salir el sistema actualizar slo la empresa que seleccion inicialmente.

DENTRO DEL SISTEMA

1-9

Sr. Usuario:
Al realizar el cambio de versin en forma masiva, el sistema dejar en el rea de datos de la empresa inicial, un archivo HTML con
el nombre XXActualizayyyymmdd.Html (donde XX corresponde a la sigla del sistema, yyyymmdd corresponde al ao, mes y
da de la generacin del archivo).
Dentro de este archivo se listarn las empresas a las que se les efectu el cambio de versin. Si el proceso fue cancelado, el archivo
mostrar hasta la ltima empresa que se le ejecut el cambio de versin, incluyendo a la empresa donde se cancel el proceso, tal
como se muestra en la siguiente pantalla (Figura N 5):
Figura N 5

Al finalizar el cambio de versin se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos, pudiendo dar inicio a la sesin de
trabajo (Captulo 3 en adelante), tal como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura N 6

Para pasar de una empresa a otra, basta con seleccionar la pestaa que la identifica. Si el usuario tiene permiso para entrar a
la nueva empresa, sta se abre automticamente, de lo contrario tendr que ingresar el usuario y su password.

1-10

1.3 Actualizar Estadsticas de Llaves e ndices


Objetivo
Permite ejecutar en forma manual y modificar la periodicidad del proceso de actualizacin y optimizacin de llaves e ndices de la
Base de Datos.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, el sistema desplegar una ventana (ver Figura N1), donde deber indicar el intervalo de das en que se
ejecutar el proceso, este intervalo no podr superar los 365 das.
Figura N 1

Indicado el N de das, seleccione el botn

para registrar la informacin dentro del sistema.

Adems, seleccionando el botn


podr ejecutar el proceso manualmente en el momento que desee y considere
necesario, el sistema desplegar un mensaje de advertencia antes de realizar el proceso, tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario:
Este proceso actualizar la informacin de llaves e ndices de la Base de Datos. Es un proceso exclusivo, por tal motivo
NO deben existir usuarios conectados a la empresa, esto podra tardar varios minutos dependiendo del tamao de su
base de datos.
Desea ejecutar el proceso en este momento?
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

DENTRO DEL SISTEMA

1-11

1.4 Eliminando una Empresa


Objetivo
Permite eliminar el rea de datos (directorios y archivos) y la base de datos relacionada a la empresa.
Sr. Usuario:
En sistemas Pyme, slo permitir eliminar empresas que se encuentren en la ruta, donde est instalada la
proteccin de Base de Datos.
Operatoria
Tras elegir la opcin Eliminar del men Empresa, se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est
en uso y la ficha de cada una de las empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Una vez seleccionada la empresa a eliminar haga clic en el botn OK, tras lo cual se desplegar el siguiente mensaje. Ver Figura
N2.
Figura N2

Al optar por No regresar a la pantalla anterior; de lo contrario al seleccionar Si (Yes) se realizar la eliminacin de la Base de
Datos seleccionada.
Si la Base de Datos se encuentra en uso por otro usuario, el sistema lo advierte a travs del siguiente mensaje:
El proceso de eliminar una empresa es exclusivo, y no debe haber ningn usuario conectado a la empresa.
Verifique que no tenga seleccionada la empresa y que no exista otro usuario conectado a ella.

Consideraciones:

Slo el usuario Softland puede eliminar una empresa, por lo que se solicitar Password del Usuario Softland de la empresa
seleccionada.
Para empresas de tipo SQL Server solicitar el ingreso del Password del usuario principal del servidor de SQL.

1-12

1.5 Respaldo/Recuperacin Base de Datos


Objetivo
Este proceso le permitir respaldar y/o recuperar bases de datos.
Respaldar Base de Datos, genera un archivo cuya estructura es NNyyyymmdd, donde NN corresponde al nombre de la base de
datos, yyyymmdd corresponde al ao, mes y da, fecha que obtiene el sistema desde Windows al momento de generar el respaldo.
Este archivo quedar almacenado en el rea de respaldos (...MSSQL\Backup).
Recuperar Base de Datos, recupera solamente los respaldos generados a travs del proceso Respaldo de Base de Datos,
proporcionando una lista con todos los respaldos disponibles.
Se solicita NO manipular el nombre del respaldo de la base de datos, esto porque NO ser reconocido como un respaldo
vlido. Slo sern recuperados los respaldos generados por los sistemas Softland.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, elija mediante el botn de opciones el proceso que desea llevar a cabo. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Cualquiera sea el proceso a seguir, seleccione el botn Siguiente para continuar, o Salir para abandonar el proceso.

Respaldar Base de Datos, al optar por esta opcin podr respaldar una o varias empresas ubicadas en la misma unidad.
Al seleccionar Respaldar una Empresa, el sistema desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

DENTRO DEL SISTEMA

1-13
Figura N 2

En ella deber seleccionar la unidad y el nombre de la empresa donde se encuentra la Base de Datos a respaldar. Esta
seleccin se realiza eligiendo desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables, ubicado a la derecha
de cada campo.
Ingresada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 3).
Figura N 3

Si Ud. est trabajando con un sistema Business, seleccione el botn Siguiente; de lo contrario, si est trabajando con un
sistema Advanced o Unlimited ingrese la password y luego seleccione el botn Siguiente.
El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de
respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos;
Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 4.

1-14
Figura N 4

Al finalizar se desplegar un mensaje indicando el trmino del proceso. El archivo generado quedar almacenado en el rea
de respaldo, identificado con la nomenclatura especificada anteriormente (NNyyyymmdd).
Al seleccionar Respaldar Multiempresa, el sistema mostrar una pantalla donde deber seleccionar las empresas a respaldar.
Ver Figura N 5.
Figura N 5

Una vez seleccionadas las empresas a considerar contine con el proceso a travs del botn Siguiente, tras lo cual se
desplegar una nueva pantalla (ver Figura N 6).
En ella, deber ingresar la password del usuario principal SQL Server, y luego haga clic en el botn Siguiente.

Sr. Usuario, el servidor que se muestra en pantalla es donde estn fsicamente las empresas seleccionadas anteriormente.

DENTRO DEL SISTEMA

1-15
Figura N 6

A continuacin, seleccione las subcarpetas que desea respaldar existentes en el rea de datos de las empresas seleccionadas
para respaldar. Ver Figura N 7
Figura N 7

Seleccionada las subcarpetas, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso.
El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de
respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos;
Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 8.
Importante:
Debe tener presente que los archivos de respaldo de cada empresa, quedan en sus respectivos Servidores de Datos.

1-16
Figura N 8

Recuperar, al optar por esta opcin, el sistema despliega una pantalla donde deber seleccionar la unidad donde se
encuentra la empresa a recuperar, e indicar el nombre con el cual se identifica.
Figura N 5

Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, o Salir para abandonarlo.
En caso que se est realizando la recuperacin sobre la empresa que tiene seleccionada, el sistema enviar el siguiente
mensaje.

Al continuar, el procedimiento a seguir en la forma de operar, es el mismo que se presenta a partir de la Figura N 3.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

DENTRO DEL SISTEMA

1-17

Sr. Usuario:
Es importante manejar un buen esquema de respaldo de informacin de los
Sistemas.
A modo de sugerencia, queremos exponer a continuacin un mtodo que usted puede implantar en su empresa con el objeto
de resguardar la informacin de sus registros.
El mtodo de almacenamiento de informacin abuelo, padre, hijo consiste en generar respaldos en medios magnticos
reciclables, los cuales se van reutilizando peridicamente, en el cual el primer respaldo se denomina Abuelo, el segundo se
denomina Padre y el tercero Hijo, de tal forma que el cuarto respaldo se utiliza el medio magntico denominado abuelo,
transformndose ste en Hijo, el denominado Padre se transforma en Abuelo y el denominado originalmente como Hijo, pasa
a denominarse ahora Padre.
Para graficar lo anteriormente expuesto se presenta el siguiente ejemplo:
Con tres juegos de medios de almacenamiento (Cds, cintas, pendrives, etc) se realiza la siguiente rotacin.

Para tener asegurado sus datos con una poltica de respaldos, le sugerimos seguir el siguiente plan derivado del mtodo
Abuelo Padre - Hijo, el cual consta de 13 medios magnticos de respaldo, los cuales aseguran un eficiente mtodo de
respaldo por un perodo de 6 meses.
Este mtodo consiste en hacer un respaldo diario, el cual aplicando el mtodo abuelo- padre hijo, usted ir rotando los
medios magnticos, reutilizndolo en forma peridica, tal como se muestra en el cuadro N1.
De esta forma usted tendr un respaldo diario por una semana, reutilizando cada da el medio magntico del mismo da de la
semana anterior, quedando con un respaldo asegurado de 5 das hbiles seguidos.
Los das viernes se har el respaldo semanal, el cual se ir rotando cada 4 semanas, asegurando de esta forma 1 mes de
respaldo, hasta utilizar el medio magntico N 13. De esta forma se asegura 6 meses de respaldos.

Cuadro N 1
LUNES

MARTES

MIRCOLES

JUEVES

VIERNES

SEMANA 1

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 2

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 3

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 4

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 8

SEMANA 5

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 6

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 7

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 8

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 9

SEMANA 9

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 10

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 11
SEMANA 12

Cinta N 1
Cinta N 1

Cinta N 2
Cinta N 2

Cinta N 3
Cinta N 3

Cinta N 4
Cinta N 4

Cinta N 7
Cinta N 10

SEMANA 13

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 14

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 15
SEMANA 16

Cinta N 1
Cinta N 1

Cinta N 2
Cinta N 2

Cinta N 3
Cinta N 3

Cinta N 4
Cinta N 4

Cinta N 7
Cinta N 11

SEMANA 17

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

1-18
SEMANA 18

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 19

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 20

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 12

SEMANA 21

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 22

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 23

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 24

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 13

A partir de la semana 25, usted podr repetir la secuencia sugerida, de tal forma de ir reciclando semanalmente los medios
magnticos a partir de la semana 1, tal como lo muestra el cuadro N 2.

Cuadro N 2
LUNES

MARTES

MIRCOLES

JUEVES

VIERNES

SEMANA 25

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 26

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 27

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 28

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 8

SEMANA 29

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 30

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 31

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 32

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 9

SEMANA 33

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 34

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 35

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 36

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 10

SEMANA 37

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 38

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 39

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 40

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 11

SEMANA 41

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 42

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 43

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 44

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 12

SEMANA 45

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 46

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 47

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 48

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 13

SEMANA 49

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 50

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 51

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

Si usted no cuenta con medios magnticos reutilizables, podr realizar sus respaldos en otros medios, tal como son los CDs.
Este medio tiene bajo costo y es de fcil utilizacin, por lo que en este caso se sugiere hacer respaldos diarios en este medio,
eliminando peridicamente los CDs antiguos, siempre tomando la precaucin de dejar un CD diario, uno mensual y uno
anual.
Como medida de precaucin, se aconseja dejar una copia semanal, mensual y anual, en un lugar fsico distinto de donde
almacena los respaldos peridicos, de tal forma que ante cualquier eventual catstrofe en la empresa, usted contar con una
copia resguardada.
Una vez adoptada una poltica de respaldo, se recomienda que adopten adems, una poltica de restauracin semanal, es decir
que puedan verificar la integridad del medio, es decir que los respaldos realizados estn en ptimas condiciones, restaurando
los backup en un equipo test, el cual debe ser distinto al servidor de datos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-19

1.6 Gestin de Respaldos


Objetivo
Permite gestionar los respaldos de las empresas de los sistemas Softland, donde podr tener un registro ( log ) de los respaldos y
recuperaciones, consultar dichos registros y la posibilidad de incorporar un aviso recordatorio para realizar los respaldos.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, el sistema verificar que exista la Base de datos WIGestionBK, en caso que no exista se crear, si el
Password del login SA es diferente a SOFTLAND se enviar el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Para configurar la opcin de Gestin de Respaldo Softland, se requiere crear una Base de datos en su Servidor de Datos,
por tal motivo requerimos el Password del login administrador SA de su motor de datos.
Desea continuar?

En esta pantalla se podr:


a) Definir que los sistemas enven un mensaje de aviso cuando hayan transcurrido N das sin haber realizado respaldo a la
empresa. El botn desplegar la siguiente informacin:
La verificacin de los das transcurridos y el aviso si corresponde, se realizar al momento de ingresar a alguna de las
empresas, si no se ingresa, no habr aviso.
b) Consultar el registro o log de respaldos y recuperaciones de las empresas configuradas para este propsito.
1

Definir que los sistemas enven un mensaje de aviso cuando han transcurrido N das sin haber realizado respaldo a la
empresa
La verificacin de esto se realizar al momento de ingresar a una empresa de los sistema Softland, si el termino de una
seleccin o creacin de empresas es satisfactorio se conectar a la Base de datos WIGESTIONBK y de encontrar alguna
empresa que no se haya respaldado o que su respaldo sobrepase los N das a partir de la primera vez que se marco este aviso o
del ltimo respaldo realizado, dependiendo si se tiene registro, se enviar el siguiente mensaje informativo y se continuar con
el ingreso al Sistema Softland:
Seor Usuario:
Se ha detectado que hace ms de N das en que no se han respaldado las siguientes empresas: EMPRE1, EMPRE2,
EMPRE3.
Desea ejecutar el proceso de Respaldo y recuperacin de empresas ahora?

1-20

Consultar el registro o log de respaldos y recuperaciones de las empresas configuradas


Se ingresar a la siguiente pantalla:

Donde se podr ver el registro de los respaldos y recuperaciones registrados en la empresa. Podr filtrar la consulta para ver
slo los Respaldo, slo las Recuperaciones, Slo avisos enviados, Todos y/o entre un rango de fechas.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

DENTRO DEL SISTEMA

1-21

1.7 Desbloquear Empresa


Objetivo
Permite desbloquear una empresa eliminando los registros de bloqueo de uno o ms Sistemas Softland.
Sr. Usuario:
Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios, los cuales son asignados en el proceso Seguridad.

Operatoria
Seleccione la opcin Desbloquear Empresa desde el Men Empresa, el sistema desplegar la pantalla Seleccin de Empresas,
en la cual debe seleccionar la empresa que desea desbloquear. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Una vez seleccionada presione OK, posteriormente el sistema solicitar el Usuario y la Password, tal como se muestra a
continuacin:

A continuacin se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

1-22
Figura N 2

Esta pantalla muestra el nmero de usuarios conectados por sistema, adems si alguno de ellos est ejecutando un proceso
exclusivo que bloquea la empresa, se muestra con a en la columna Bloqueado. Adems se muestran activos los siguientes
botones:

Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados a la empresa por los distintos sistemas. Al dar
clic enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios de todos los sistemas conectados a la
empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto
dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos.
Desea Continuar?

Este botn muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema seleccionado. Ver Figura N 3
Figura N 3

DENTRO DEL SISTEMA

1-23

Esta opcin muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema. Adems de la informacin, se
encuentran activos los siguientes botones:
Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados al sistema. Al
ejecutarlo, enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios del sistema
XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la
empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto dejamos
bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier
inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?

Este botn permite desbloquear un usuario conectado al sistema. Al ejecutarlo,


enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado del usuario XXXXX del
sistema XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre
de la empresa) sin discriminar si est realmente conectado, por lo tanto
dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier
inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?

Regresa a la pantalla anterior.

Abandona el proceso.

1-24

1.8 Instalar Datos Demo


Objetivo
Permite realizar la instalacin de los datos demo para MSDE.
Sr. Usuario:
- Para crear empresas Demo, necesita tener instalado el motor de bases de datos de Microsoft MSDE.
Operatoria
Tras elegir la opcin, el sistema desplegar un mensaje solicitando confirmar la creacin de una empresa de demostracin (Demo)
en su disco local. Al optar por continuar, se dar inicio al proceso de instalacin, crendose automticamente la Base de Datos y el
Area de Datos, Verificando adems las conexiones con diversas tablas que registra el sistema. Ver Figura N 1.
Figura N 1

El sistema desplegar un mensaje una vez finalizado el proceso, generando el archivo respectivo y almacenndolo en el rea de
respaldo de MSDE.
En caso que haya efectuado este proceso con anterioridad, el sistema lo advertir a travs de un mensaje y confirmar la
continuidad del proceso.

DENTRO DEL SISTEMA

1-25

1.9 Verificacin de Estructura de la Base de Datos


Objetivo
Permite al usuario verificar la estructura de la base de datos del sistema.
Operatoria
Se elige la opcin Verificacin de Estructura de la Base de Datos desde el men Empresa, tras lo cual se muestra en pantalla la
figura N 1, permitiendo el proceso de anlisis de estructura de base de datos que consta de las etapas de: Anlisis de Tablas, Vistas
y Procedimientos de la de Base de Datos.
Figura N 1

Mientras se realiza dicha verificacin se va completando la barra que muestra el estado del proceso, el cual llegar a un 100 %. En
ese momento se activar el botn Imprimir, que permitir sacar impreso el detalle de las Diferencias encontradas entre el modelo
de datos y la base de datos, un ejemplo de esto se representa en la figura N 2.
Figura N 2.

El resultado del informe podra o no presentar diferencias, en caso que stas existan comunquese con uno de nuestros
analistas de soporte para su evaluacin.
Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.

1-26

1.10 Muestra Estructura de la Base de Datos


Objetivo
Permite mostrar la Estructura de la Base de Datos que contiene las opciones de seleccin y matrices apropiadas para entregar la
informacin.
Operatoria
Al seleccionar la opcin Muestra la Estructura de la Base de Datos del men Empresa, el sistema presenta la siguiente pantalla (ver
figura N 1):
Figura N 1

En esta pantalla podr visualizar la Estructura de la Base de Datos por Tablas, Vistas y Procedimientos. En este caso
representada en forma de Tablas (al lado izquierdo de la pantalla) y en columnas, la Estructura correspondiente a la
seleccin (al lado derecho de la pantalla).
Se pueden seleccionar varias opciones para mostrar la misma informacin.
Las Combinaciones posibles para mostrar la Estructura de la base de datos como Tabla son:
Tabla Columna, como lo muestra la Figura N 1. Estructura de columnas.
Tabla Indice, segn muestra la Figura N 2. Estructura de ndices.
Tabla Llaves, representado en la Figura N 3. Estructura de llaves.
Las otras dos opciones son las siguientes:
Vistas, la estructura de la Base de Datos de Vistas es mostrada como aparece en la Figura N 4. Al elegir una Vista (al
lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de columnas de la Vista.
Procedimientos, sta figura muestra la estructura de la Base de Datos de Procedimientos. Ver Figura N 5. Al elegir un
Procedimiento (al lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de los parmetros del Procedimiento.

DENTRO DEL SISTEMA

1-27

Figura N 2

Figura N 3

Figura N 4

1-28
Figura N 5

Botn Imprimir: Est activo en todas las combinaciones de Muestra de Estructura de la Base de Datos. En la Figura N 6 se

muestra un ejemplo del documento que se podr imprimir al seleccionar este botn.
Figura N 6

Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.

DENTRO DEL SISTEMA

1-29

1.11 Desinstalar Proteccin


Objetivo
Este proceso desinstala y desactiva la proteccin registrada va Internet, con el objeto de disponer de ella en una nueva instalacin
del sistema.
Importante:
- Este proceso slo podr ser ejecutado, seleccionando una empresa con el usuario principal Softland.
- Slo estar disponible para equipos con conexin a Internet.

Operatoria
Al seleccionar esta opcin se despliega una pantalla solicitando indicar mediante el botn de opciones, si desea desinstalar la
proteccin de la Base de Datos o del Sistema. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Indicada la proteccin que desea desinstalar, seleccione el botn OK para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar una
nueva pantalla. Ver Figura N 2.
Figura N 2

Dentro de esta pantalla, ingrese la clave de proteccin del Sistema o de la Base de Datos que desea desinstalar, la cual es sensitiva
a minsculas y maysculas y viene especificada en el folleto de claves que viene en el sobre del producto. Posteriormente
seleccione el botn OK, tras lo cual va Internet la aplicacin enviar a Softland la solicitud de desinstalacin, ste la recibir y
retornar la respuesta indicando el resultado, el cual ser comunicado al usuario con un mensaje a pantalla. Ver Figura N 3.
Figura N 3

1-30

1.12 Consulta Log de Errores Registrados


Objetivo
Permite ver el registro de anomalas generado por los sistemas en una empresa.
Importante:
Esta consulta no requiere de permisos especiales, cualquier usuario podr obtener esta informacin.
Operatoria
Este proceso podr ser ejecutado sin necesidad de tener seleccionada una empresa mediante la opcin Consulta Log de Errores
registrados, del men Empresa.

Sr. Usuario:
Si Ud. no ha seleccionado ninguna empresa para esta consulta, el sistema desplegar la pantalla de la Figura N 1, de lo contrario,
mostrar directamente la pantalla de la Figura N 2:
Figura N 1

Elegida la empresa a consultar, seleccione el botn Aceptar, tras lo cual se desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2

DENTRO DEL SISTEMA

1-31
Figura N 2

En ella, se despliega la informacin que corresponde a los errores registrados en la empresa y sistema que Ud. est ejecutando.
El orden de despliegue ser por fecha de forma descendente, adems podr filtrar por un rango de fechas y/o por un Usuario de red
existente en el registro de anomalas.
Al marcar el check Deseo filtrar por se habilitarn los filtros Fecha y Usuario, si se marca el check Fecha se propondr el rango
entre el primero y el ultimo da del mes de la fecha del PC. Si se marca el check Usuario, el sistema propondr el primero de la
lista, en caso de no existir usuario debido a que es un nuevo dato, no se habilitar este check. El filtro se aplicar al momento de
presionar el botn Filtrar.
Cada grilla mostrar la fecha y hora en la cual se detecto el error, el mdulo, procedimiento y usuario a quien se le present el
problema.
Junto a esta informacin, cada registro mostrar el detalle de la anomala.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

1-32

1.13 Cambiar Servidor de Empresas


Objetivo
Esta opcin permitir cambiar el Servidor de Base de datos donde residen sus empresas en caso que desee seleccionar o crear
empresas en otro Servidor distinto al que tiene definido.
Operatoria:
Al ingresar a la opcin aparecer la pantalla indicada en la Fig, N 1:
Fig, N 1

En esta pantalla deber indicar los siguientes datos:


Actual Servidor: Se despliega el Servidor o la lista de servidores que tiene definido para trabajar con los sistemas Softland. Con
el botn
usted podr hacer una bsqueda de los servidores disponibles en su red, la bsqueda de los servidores depender
directamente de la correcta configuracin de red.
Nuevo Servidor: En este campo usted podr ingresar manualmente o seleccionar de la lista el nombre del Servidor de Base de
Datos por el que reemplazar su Actual Servidor.
Ingrese Password del administrador sa: En este campo deber ingresar la password del login sa del motor de BD de nuevo
Servidor de Empresas a definir, si usted desconoce la password intente dejar en blanco este campo, si el sistema le indica que no
es la password correcta. entonces comunquese con el administrador de sus sistema para que le provea la password necesaria para
ejecutar este proceso.
Clave Sistema: En este campo deber ingresa la Clave del sistema en el que est realizando este proceso, la clave es la que viene
en la tarjeta de registro de productos que Softland entrega junto a los sistemas para su activacin.
NOTA: Si necesita tener ms de un Servidor de Empresas disponible para su aplicacin deber comunicarse con su ejecutivo
comercial Softland.

DENTRO DEL SISTEMA

1-33

1.14 Salida del Sistema


Objetivo
Permitir la salida desde este sistema al ambiente Windows, para desarrollar otra actividad.
Operatoria
Para llevar a cabo este proceso, seleccione la opcin Salir, del men Empresa o el botn Salir
Herramientas.

desde la 3 Barra de

Tras elegir cualquiera de las dos alternativas, se cierran todas las ventanas del sistema. Si est trabajando en algn proceso en
especial, el sistema confirma la salida.

SEGURIDAD

2-1

2. Seguridad
Objetivo
Administrar el control de ingreso de los usuarios a las distintas opciones de este sistema.
A travs de Administracin de Seguridad, el usuario principal podr definir permisos de acceso a los distintos procesos del sistema,
por parte de los usuarios secundarios y a la vez asignarle una password o clave de ingreso.
Los sistemas Softland, estn concebidos dentro de un esquema de seguridad que contempla:

La definicin de un Usuario Principal o Administrador del sistema, el cual viene autorizado por el programa para
ejecutar todos los procesos. (En primera instancia viene definido como Usuario SOFTLAND, Password SOFTLAND).
La definicin por parte del Usuario Principal, de Usuarios Secundarios o Perfiles de Usuarios a los cuales dar
permisos de acceso a determinados procesos del sistema.
La Creacin de una password secreta de ingreso al sistema, para cada uno de los Usuarios Secundarios.
Cambio de password del Usuario Principal.

El proceso de Seguridad, se activa solamente cuando existe una empresa seleccionada.


Operatoria
Al seleccionar la opcin Seguridad o la flecha que aparece en el botn Llave
, desde la primera Barra de Heramientas
(Ver en Apndice B), se despliega un men de bajada con las siguientes opciones (Ver Figura N 1):
Figura N 1

2.1 Permisos por Usuario


Objetivo
Crear usuarios que tengan acceso al sistema y a la vez asignarle los permisos necesarios para la operacin en los distintos procesos.

- La nica persona autorizada a operar dentro de este proceso, es el Usuario Principal o Administrador del sistema.
- Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su Password
estando; por ejemplo, en Cotizaciones y Notas de Ventas, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier
sistema Softland.
Operatoria
Al seleccionar la Definicin de Usuario por primera vez, se presenta una pantalla similar a la de Asignacin de Privilegios a
Usuarios (Figura N 1), variando las opciones segn el sistema que est en uso. En ella tendr que sealar el Cdigo del Usuario
(mximo 8 caracteres) y su Nombre (mximo 50 caracteres). Por ejemplo: como usuario se podr ingresar la sigla del nombre
(PQN) y en la descripcin el nombre completo (Pablo Quiroga Nez).

2-2
Figura N 1

Importante
Sr Usuario:
Si su empresa es emisora de documentos electrnicos, deber indicar el Rut y E-mail de los usuarios autorizados para
la generacin y envo de documentos electrnicos.
El usuario Softland slo podr realizar consultas respecto a los DTE.
A continuacin se activan las carpetas: Permisos, Perfiles y Firma, donde se ingresa la informacin asociada al usuario, conforme a
lo siguiente:

Carpeta Permisos
En esta carpeta el usuario principal asigna los permisos al usuario en definicin, para que pueda ingresar a determinados procesos
del sistema.
Al elegirla, se despliega una lista de los procesos y los estados que stos tienen respecto al usuario en definicin. La Figura que se
presenta a continuacin (que corresponde al sistema de Inventario y Facturacin), muestra un ejemplo de esta carpeta:
Figura N 2

SEGURIDAD

2-3

Los permisos pueden ser otorgados proceso a proceso a un Usuario, o tomando como base los permisos de un Perfil:

Permisos al usuario proceso a proceso: se otorgan cuando se desea asignar una responsabilidad individual a un usuario,
sobre uno o varios procesos. Por ejemplo: en el caso del sistema de Inventario y Facturacin, el digitador Francisco
Fuentes estar a cargo de la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma, labores que no sern realizadas
por otro digitador.
Permisos al usuario tomando como base un Perfil: se otorgan al usuario todos los permisos que tenga asociado un
Perfil, adems de aquellos que le hayan sido dados en forma independiente. Por ejemplo: digitador Francisco Fuentes
tendr permiso para la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma y, adems los permisos del Perfil
Operadores. (Los Perfiles se crean en el proceso Permisos por Perfiles, Captulo 2.2).

En esta carpeta se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones, seleccionando el botn de opciones que aparece al lado
izquierdo de cada una de las alternativas:
Global:

Permite consultar todos los permisos otorgados al usuario en definicin, ya sea como usuario independiente o como
parte de un Perfil. Todos aquellos procesos que aparezcan con un 9 en la columna "Asignado", podrn ser
realizados por l.

Usuario:

Permite otorgar permisos individuales al usuario en definicin, con el fin de que pueda acceder a uno o varios
procesos del sistema.
Para llevar a cabo esta opcin, elija el proceso a autorizar en la columna Formulario, ubicando el indicador del
mouse sobre l y haciendo clic. Con esto se despliegan en la columna Permiso, una o varias alternativas de
operacin que son dependientes del proceso recientemente elegido, a las cuales podr tener acceso el usuario.
Para dar autorizacin se hace un doble click sobre la o las operaciones deseadas en la columna Permiso. Aquellas
que sean elegidas irn apareciendo con un 9 en la columna "Asignado".
Para dar por finalizado el proceso de definicin se selecciona el botn Salir quedando el usuario con los permisos
correspondientes.
De esta misma forma, se pueden dar permisos adicionales a un usuario que tiene asignados Permisos por perfil,
para ello se elige el usuario y luego se ingresan los permisos adicionales.
Perfiles: Permite consultar los permisos del usuario en definicin, en base al Perfil al que se encuentra asociado,
siempre y cuando le hayan sido asignados desde la Carpeta Perfiles.
Para ello se selecciona de la lista desplegable que aparece en el campo Perfiles de este Usuario, el perfil a
consultar.
Todos aquellos procesos que tenga autorizado el usuario, segn el perfil elegido, aparecern con un 9 en la columna
"Asignado".

Carpeta Perfiles
Si los permisos van a ser otorgados por perfil, ANTES de ingresar a esta carpeta se deben haber definido los perfiles
correspondientes, en el proceso Permisos por Perfiles (captulo 2.2).
A travs de esta carpeta se indican los perfiles que sern asociados al usuario en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos
ventanas, una con los perfiles Disponibles y otra de perfiles Asignados (Ver Figura N 3).

2-4
Figura N 3

En la ventana del lado derecho aparece la lista de perfiles que fueron creados a travs del proceso Permisos por Perfiles (Captulo
2.2); mientras que en la de la izquierda irn apareciendo los perfiles que sean atribuidos al usuario en definicin.

Asignacin de Perfiles
Para asignar perfiles al usuario, se elige el perfil deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha
que indica a la izquierda, borrndose automticamente el perfil de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados".
El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los perfiles de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados", es decir
asigna de una sola vez todos los perfiles al usuario en definicin.

Quitar Asignacin de Perfiles


Para quitar una asignacin de perfil al usuario, marque el perfil correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y seleccione el
botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de perfiles, selecciona el botn con la doble flecha
a la derecha.

Carpeta Firma
Permite el acceso a un archivo con formato BMP, cuyo contenido debe ser la firma digitalizada del usuario, de tal forma que pueda
ser incorporada en los documentos que lo requieran.
Los archivos de la firma digitalizada deben grabarse en el directorio \SOFTLAND\BITMAPS, con extensin BMP, ya que al
elegir la Carpeta General, el sistema accede dicho directorio.
Para seleccionar la firma se debe ubicar el indicador del mouse en el botn de Listas Desplegables que aparece al lado derecho del
campo Firma y, de la lista presentada (siempre y cuando hayan firmas digitalizadas), elegir la que corresponda al usuario en
definicin.
La firma seleccionada aparecer en la ventana que est en blanco bajo el campo Firma, tal como muestra la siguiente Figura N 4.

SEGURIDAD

2-5
Figura N 4

Finalizado el ingreso de los antecedentes en las carpetas, podr cambiar la password del usuario, que viene predefinida como
Softland, a travs de la seleccin del botn Cambio Password, el cual tras ser elegido despliega una ventana con el nombre del
usuario y su password actual, dando acceso para el ingreso de una nueva.
En este punto podr modificar la password de cualquier usuario, ya que frente al campo usuario se activa el botn Buscar, el cual
le permite acceder a cualquier usuario de la lista y cambiarle su password. Cualquiera haya sido el caso, bastar con que seleccione
el botn OK, para que la nueva password quede registrada. Para mayores antecedentes respecto al tema password refirase al
captulo 2.4 Cambio de Password.
Ingresados todos los antecedentes para "Permisos por usuarios", se selecciona el botn Salir, quedando el usuario con los permisos
correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de usuarios definidos, (Ver Figura N 6) pudiendo
Agregar, Modificar y/o Eliminar Usuarios, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).
Figura N 6

En caso que la lista de usuarios sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo
ingresando el cdigo o la descripcin del usuario, en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego
seleccionando el botn Aplicar.
Esta pantalla es la misma que se despliega al ingresar a este proceso, cuando existen usuarios que fueron definidos.
Para abandonar el proceso, basta con seleccionar el botn Salir.

2-6

2.2 Permisos por Perfiles


Objetivo
Crear perfiles basados en permisos de ingreso a procesos que son comunes a varios usuarios.
La nica persona autorizada a modificar los Permisos por Perfiles, es el Usuario Principal.
Operatoria
Al ingresar por primera vez a este proceso, se despliega la ventana Detalle de Perfiles, tal como muestra la Figura N 1. En ella
indicar el cdigo del perfil a crear (mximo 8 caracteres) y su descripcin (mximo 40 caracteres).
Dado que la forma de proceder ante este proceso es comn a cualquier sistema Softland, tomaremos como ejemplo el sistema
Inventario y Facturacin: Supongamos que todas las personas que estn autorizadas para generar Guas de Despacho,
pertenecern al perfil MGD, todos los que estn autorizados para generar las Facturas, pertenecern al perfil MFA y as
sucesivamente.
Figura N 1

Indicado lo anterior, se activan las Carpetas Permisos y Usuarios, las cuales estarn a su disposicin para efectuar lo siguiente:

Carpeta Permisos
En esta carpeta usted podr elegir los procesos a los cuales tendrn acceso todos los usuarios que pertenezcan al perfil en
definicin. Para ello deber indicar el Formulario o proceso a autorizar, haciendo doble clic sobre el recuadro que aparece frente
al proceso y en la columna Estado, tras lo cual aparecer un 9 en seal de su seleccin.
Si el proceso elegido cuenta con subopciones, stas se desplegarn en la columna Permiso, para que le sean ingresadas las
autorizaciones respectivas, de la misma forma que se indic anteriormente.
Los procesos elegidos, debern presentarse tal como muestra la Figura N 2.

SEGURIDAD

2-7
Figura N 2

Carpeta Usuarios
En esta carpeta se indican los usuarios que formarn parte del perfil en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, una
con los usuarios Disponibles y otra de usuarios Asignados (Ver Figura N 3).
Figura N 3

Asignacin de Usuarios a un Perfil


Para asignar Usuarios al perfil, se elige el deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha que
indica a la izquierda, borrndose automticamente el usuario de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados".
El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los usuarios de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados"; es decir,
asigna de una sola vez todos los usuarios al perfil en definicin.
Quitar Asignacin de Usuarios
Para quitar una asignacin de usuario al perfil, se marca el usuario correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y se
selecciona el botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de usuarios, selecciona el botn con
la doble flecha a la derecha.
Para dar por finalizado este proceso de "Definicin de perfiles", se selecciona el botn Salir, quedando el perfil con los usuarios y
permisos correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de perfiles (Ver Figura N 4) definidos,
pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminarlos, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).

2-8
Figura N 4

En caso que la lista de perfiles sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresando
el cdigo o la descripcin del perfil en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el
botn Aplicar.
Esta pantalla es la misma que se presenta al ingresar a este proceso una vez que se han definido perfiles.
Para salir de este proceso se elige el botn Salir.

SEGURIDAD

2-9

2.3 Permisos por Procesos


Objetivo
Permitir que los distintos procesos del sistema sean ejecutados por determinados usuarios y/o perfiles.
La nica persona autorizada para dar permisos por proceso es el Usuario Principal.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin se abre una ventana con la lista de procesos del sistema, donde tendr que sealar si la visualizacin se
efectuar por Usuarios o por Perfiles, y si en ella tendr que aparecer slo los usuarios o perfiles con permisos asignados, o todos.
Ver Figura N 1.
Figura N 1

Cualquier proceso que se encuentre activo aparecer precedido por un signo 9 (VB) dentro de una celda, lo mismo ocurrir con
los perfiles o usuarios, donde el 9 (VB) aparecer en las celdas que estn en la columna asignada.
Para dar o quitar permisos, tendr que hacer clic sobre la celda del campo requerido y el signo 9 se activar (aparecer) o se
desactivar (desaparecer).
Un usuario o un Perfil, podr tener todos los permisos o procesos que se estime conveniente, segn las necesidades de la empresa.

Procedimiento a seguir:
1. Seleccione el Proceso que Ud. requiere autorizar o quitar el permiso, haciendo clic sobre l.
Si necesita conocer los subprocesos del proceso en cuestin, haga clic sobre el signo + que le antecede.
2. Una vez elegido el proceso, seleccione el perfil o el usuario que ser autorizado o desautorizado para utilizar dicho proceso,
haciendo clic sobre la celda que aparece en la columna Asignado.
3. Finalizada la seleccin salga del proceso.
En caso que slo requiera visualizar aquellos Usuarios o Perfiles que tengan permisos asignados, seleccione la celda que est a la
derecha del campo Mostrar slo con Permisos.

2-10

2.4 Informe Permisos Asignados


Objetivo
Permitir el despliegue en una matriz Excel de los permisos asignados a los usuarios en cada uno de los sistemas creados en la
empresa.
Operatoria
Al ingresar a la opcin se desplegar una pantalla con el texto "Analizando Permisos" donde el proceso buscar los permisos
asignados a los usuarios para cada sistema y los desplegar luego en una matriz Excel separados en hojas diferentes para cada
sistema.
Se despliega la columna "Proceso" con el detalle de los permisos de cada opcin de sistema y en otra columna el detalle de los
usuario que tienen al menos un permiso dentro del sistema, indicando la palabra "SI" en el cuadre Proceso/Usuario para el permiso
asignado al usuario.

Nota: NO sern desplegados en el informe los usuarios que NO tienen permisos asignados.

SEGURIDAD

2-11

2.5 Cambio de Password


Objetivo
Modificar la password de los usuarios, tanto principal como secundarios.
En primera instancia todos los usuarios que se generan en este sistema, quedan con la password SOFTLAND, por lo tanto para
modificarla y asignarle a cada usuario su propia password, se debe usar esta opcin.
- La password puede ser modificada solamente al usuario que est activo al momento de elegir esta opcin. Para cambirsela
a otro usuario, primero se debe activar el usuario deseado (Captulo Usuario) y luego ingresarle la nueva password en este
proceso. (Un usuario est activo cuando aparece en la Barra de Estado que se despliega en la parte inferior de la pantalla,
ver Apndice A.3).
- Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su
Password estando en Contabilidad y Presupuestos, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier sistema
Softland.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana con el nombre del usuario y se solicita la password original. Una vez que sta
es ingresada, el sistema pasa a solicitar la nueva password, la cual debe ser ingresada dos veces con el fin de verificar que se
ingres correctamente. (Ver Figura N 1).
Figura N 1

Al finalizar se podr optar por la alternativa OK para que la nueva password quede registrada, o por Salir, para irse del proceso sin
cambiar la password.
El usuario y la password son solicitados por el sistema, cada vez que se selecciona una empresa.

2-12

2.6 Definicin de Seguridad de Password


Objetivo
Mediante este proceso el administrador podr definir restricciones para la generacin de usuarios y password.
Operatoria
Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde deber parametrizar la siguiente informacin. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Exige largo mximo de la Password, al seleccionar este check bdeber indicar el nmero de caracteres (mximo 10).
Exige que la Password tenga los siguientes tipos de caracteres (debe seleccionar al menos 3), seleccione la caja de chequeo b
que preceden a los tipos de caracteres que desea considerar (letras minsculas, letras maysculas, nmeros y/o caracteres tales
como $ % = ?, etc.)
Cambio de Password, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar:
- Obliga a cambiar la password la primera vez que el usuario entra a un sistema Softland.
- El usuario deber ser obligado a cambiar su password cada N das, donde N es el nmero de das en que el sistema va a solicitar
el cambio de password.
- El usuario no podr repetir las N ltimas password utilizadas, donde N es la cantidad de veces en que el usuario no podr hacer
uso de sus password anteriores.
- El usuario podr visualizar su password actual al momento de hacer el cambio.
Bloqueo de Usuarios, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar:
- El usuario no podr acceder al sistema despus de N intentos fallidos, donde N es el nmero de intentos fallidos para que el
usuario sea bloqueado por el sistema.
- Los usuarios que no se han logeado en N o ms das sern bloqueados por el sistema, donde N es la cantidad de das para que el
sistema detecte que usuarios no han usado su login.
Indicada la informacin, seleccione el botn Grabar ubicado en la 2 Barra de Herramientas para que los cambios sean registrados
en el sistema.
Slo se activar la seguridad de password al acceder a la opcin y grabar los datos correspondientes. De lo contrario, el
sistema seguir operando como antes.

SEGURIDAD

2-13

El comportamiento del login estar ligado a los parmetros ingresados en la opcin Parmetros, men Seguridad.

Al presionar OK luego de ingresar el usuario y la password, el sistema chequear si el usuario se encuentra bloqueado, de ser as
desplegarn los siguientes mensajes dependiendo del motivo de su bloqueo y no se le permitir logearse.

Sr. Usuario:
Si se est logeando por primera vez, el sistema solicitar realizar el cambio de password, tal como se muestra a continuacin:

2-14
Al presionar S, el sistema levantar la pantalla Ingreso de Password, al presionar No, el sistema no se le permitir logearse.
Importante:
El sistema validar que el nmero de intentos fallidos no supere el nmero ingresado en los parmetros. Si lo supera,
el usuario ser bloqueado y no se le permitir logearse.
Si el usuario no ha realizado el cambio de password obligatorio dentro de los das especificados en los parmetros ser
bloqueado y no se le permitir logearse.
Si el usuario no se ha logeado dentro del tiempo ingresado en los parmetros, el sistema lo bloquear y no se le
permitir logearse.
Luego de realizadas todas las validaciones y si el usuario logr logearse, el sistema actualizar la tabla usuarios con la fecha del
sistema.
El comportamiento de la opcin Cambio de Password se encontrar tambin ligado a los parmetros ingresados en la opcin
Parmetros, men Seguridad.

Al digitar la nueva password y pasar al campo Repetir Nuevo Password, el sistema validar lo siguiente:
Si el usuario se encuentra en esta pantalla porque se est logeando por primera vez, el sistema no le permitir salir de la opcin
mientras no ingrese una password distinta a la asignada, tal como se muestra en el siguiente mensaje:

Al ingresar una nueva password, el sistema realizar las siguientes validaciones:

Si el largo mnimo de la password tiene un largo mayor al especificado en los parmetros, el sistema no permitir grabar y
desplegar el siguiente mensaje:

Si en los parmetros se exige una o varias de las siguientes condiciones: que la password contenga minscula, mayscula,
nmeros y caracteres especiales se validar que se cumpla la condicin. De no cumplirse no permitir grabar y enviar el
siguiente mensaje:

SEGURIDAD

2-15

Este mensaje ser paramtrico, dependiendo de las condiciones exigidas para la password en la opcin de Seguridad de
Password.
Si en los parmetros se exige que no se repitan las ltimas (nmero ingresado en los parmetros) password, el sistema validar que
se cumpla esta condicin. De no cumplirse, no permitir grabar y enviar el siguiente mensaje:

Luego de realizar todas las validaciones el usuario podr grabar la nueva password.
Para desbloquear o bloquear un usuario se deber ingresar a la opcin Permisos por Usuario, donde se agregarn dos botones,
bloqueo y desbloqueo de usuario. Si el usuario seleccionado se encuentra bloqueado, se informar mediante un mensaje en la
pantalla sobre el motivo de bloqueo del usuario.

Icono parpadeante
que indica que el
usuario se encuentra
bloqueado

Texto informativo sobre el


motivo de bloqueo del
usuario.

El botn de
bloqueo
slo se habilitar
cuando el usuario
seleccionado no
este bloqueado.

El botn de
desbloqueo
slo se habilitar
cuando el usuario
seleccionado este
bloqueado.

2-16

2.7 Usuario
Objetivo
Cambiar Usuario dentro de una sesin de trabajo, con el fin de que el sistema quede activo con los permisos que el nuevo usuario
tenga asignados.
Cuando el usuario est activo aparece su identificacin en la Barra de Estado del sistema, en la parte inferior de la pantalla
(Apndice A.3).

Operatoria
Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde se debe ingresar el nombre del usuario a activar y su password. Ver
Figura N 1.
Figura N 1

Si se ingresa un usuario que no ha sido definido como tal, el sistema lo advierte a travs de un mensaje que se despliega en
pantalla, y lo vuelve a solicitar.

SEGURIDAD

2-17

2.8 Auditora de E/S Procesos


Objetivo
Este proceso permite auditar la Entrada y Salida de los usuarios a los distintos procesos del sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla en la cual deber indicar los filtros necesarios para efectuar la
consulta, tal como se solicita a continuacin. Ver Figura N 1
Figura N 1

Opciones de Consulta:
Sistemas:

Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar el sistema a consultar, por defecto el
sistema muestra el que est corriendo.

Procesos por sistemas:

Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar los procesos de cada sistema, por
defecto el sistema muestra Todos.

Usuarios por sistemas:

Muestra los usuarios autorizados de cada sistema para efectuar este proceso, por defecto el sistema
muestra Todos.

Rango de fecha a Auditar: Indique la fecha desde/hasta a considerar en la consulta, por defecto el sistema muestra la fecha
actual, la cual podr ser mantenida o modificada a travs del botn

Para continuar con el proceso, seleccione el botn Consultar tras lo cual se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

2-18
Figura N 2

En ella, se desplegar la informacin con el resultado de la bsqueda, dependiendo de los filtros indicados: Sistema, Proceso
Fecha de Entrada, Usuario, Hora de Entrada, Hora de Salida y Tiempo ocupado.
Sr. Usuario:
El sistema mostrar en la parte inferior de la pantalla, el tiempo total ocupado, dependiendo de los filtros indicados.
Excel permite
Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Volver regresa a la pantalla anterior y
enviar el resultado del reporte a un archivo Excel, para poder desde ah aplicarle las funciones y opciones de formato
correspondiente, junto con permitir hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona.

SEGURIDAD

2-19

2.9 Consulta LOG de Transacciones


Objetivo
Permite registrar el ingreso, modificacin, eliminacin de las Cotizaciones y Notas de Venta, dejando registrado quin y desde que
proceso realiz la accin. Adems se registran los procesos en Notas de venta "Aprobacin" , "Captura", "Limpieza " y "Dar Por
concluida" . En Cotizaciones se registran adems los Procesos "Limpieza" y "Perdida y Recuperacin.
En el sistema de Recursos Humanos se registrarn las modificaciones y cambios que se realicen en la Mantencin de Fichas.
Operatoria
Al ingresar este componente verificar la cantidad de tablas Log que tiene definido el sistema, en caso de tener ms de una se
mostrara el listado de opciones para que se defina cual se desea consultar, ejemplo:
Figura N 1

Al seleccionar el registro de transacciones que se desea consultar, se desplegar la pantalla con los filtros definidos para esta tabla
log que ayudar al usuario realizar la bsqueda de un determinado registro. Ver Figura N 2.
Figura N 2

2-20
Luego de seleccionar los filtros deseados, seleccione el botn OK, tras lo cual se mostrar la informacin que cumpla con las
condiciones. Ver Figura N 3.
Figura N 3

Seleccione la opcin Imprimir tabla ubicada en la parte superior de la pantalla, para enviar a impresin la informacin desplegada.

SEGURIDAD

2-21

2.10 Seguridad Sodatos MDB


Objetivo
Este proceso le permite a usted proteger y desproteger el archivo SODATOS.MDB con Password.
El archivo SODATOS.MDB es utilizado por algunos procesos de los sistemas Softland para acceder a la informacin de la base de
datos en Consultas e Informes de manera eficiente.
Sr. Usuario:
Esta opcin estar disponible slo para el usuario Softland, el que posee los permisos y privilegios para operar en este
proceso.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, el sistema desplegar una pantalla (Figura N 1), donde se muestra el objetivo, ventajas y desventajas
del proceso.
Figura N 1

Importante:
Si su empresa no est preparada para asignarle seguridad al archivo MDB, el sistema desplegar el siguiente
mensaje:
Seor Usuario:
Su empresa no est completamente preparada para poder asignarle seguridad al archivo
SODATOS.MDB, para poder realizar esta tarea se deben actualizar los siguientes mdulos con esta
caracterstica.
Sistemas
- Contabilidad y Presupuestos
- Produccin
- HelpDesk
- Inventario y Facturacin
- Cotizaciones y Notas de Venta
- Ordenes de Compra
- Cuenta Corriente Proveedores y Tesorera
- Recursos Humanos
- Punto de Venta y Sucursales
- Cuentas Corrientes Clientes y Cobranzas
Por favor contctese con su ejecutivo comercial para actualizar sus sistemas.
Al seleccionar el botn OK, se desplegar la pantalla de la aplicacin. Ver Figura N 2

2-22

Figura N 2

Al seleccionar la opcin Colocar Password al Sodatos.MDB, deber ingresar la password de seguridad, el sistema
solicitar confirmar la password por segunda vez.
Seor Usuario:
La password debe ser mayor o igual a 8 caracteres alfanumricos y menor o igual a 10.

Importante:
Si el usuario Softland tiene asignada una password distinta a la que los sistemas configuran por defecto, de ser as, se
recomendar cambiar esta password para que la proteccin tenga una verdadera validez, esto es en caso que sea motor
SQL Server y no SQL Express (Base de Datos pequeas), tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario:
Para que la proteccin de su informacin sea realmente efectiva es altamente recomendable cambiar la password del
usuario Softland en SQL, de no hacerlo, un usuario podr continuar ingresando a la Sodatos va una copia anterior al
cambio de la Sodatos.MDB.
Desea cambiar la Password del Usuario Softland en la Base de Datos?
Si elige SI, el sistema pedir la password que se cambiar en el SQL Server dos veces para mayor seguridad, luego al dar
Aceptar, se realizar el cambio de la password y adems revincular el sodatos.mdb pues con esta accin se pierden los
vnculos.
Una vez ingresada la informacin, seleccione el botn Aplicar Cambios para aplicar y grabar los cambios indicados.
Finalmente, el sistema desplegar un mensaje confirmando el xito de los cambios, entendindose que se efectuaron las dos tareas
que se seleccionaron, ingreso de password al archivo sodatos.mdb e ingreso de una nueva password al sql server con el fin de
proteger efectivamente la seguridad del sodatos.

SEGURIDAD

2-23

Al seleccionar Quitar password al SODATOS.MDB, el sistema enva un mensaje informando los riesgos a los que est
expuesto al dejar sin password este archivo, tal como se muestra a continuacin
Seor Usuario:
Usted va a quitar la proteccin de password al archivo sodatos.mdb, con lo cual se permitir el ingreso a su Base de
Datos a travs de este archivo, sin ninguna restriccin.
Est seguro?
El sistema solicitar confirmar la eliminacin. Una vez confirmar deber seleccionar el botn Aplicar Cambios para
grabar los cambios y eliminar la password al archivo.

Al seleccionar Generar MDB Vinculado, el sistema solicitar al usuario el nombre del archivo a crear y la ruta fsica en
. Este archivo contendr todas las
disco donde quedar tal archivo MDB, lo cual podr realizar a travs del botn
tablas de la empresa a excepcin de las de seguridad y procesos propios de los sistemas Softland, tal como lo muestra la
siguiente imagen:
Figura N 3

Junto con indicar el directorio, se habilitarn en pantalla las opciones grabar con Password o sin Password..

Si elige grabar con password, se le habilitaran dos campos para ingresar la contrasea y la confirmacin de ella.
Si elige sin password se deshabilitarn los campos de ingreso de password.

Sr. Usuario:
El sistema informar a travs de un mensaje si el archivo seleccionado ya existe, solicitando que sea reemplazado para
continuar con el proceso, de lo contrario no podr generar el archivo.
Cualquiera sea la opcin elegida, seleccione el botn Aplicar Cambios para dar inicio con el proceso, tal como se muestra
en la siguiente pantalla:

2-24

Figura N 4

Al finalizar, el sistema desplegar un mensaje confirmando la generacin exitosa del archivo.

BASES

3-1

3. Bases.
Objetivo
Permitir la definicin de una serie de antecedentes bsicos, que sern requisito necesario para el correcto funcionamiento de este
sistema.
Dentro de estos antecedentes se encuentran los datos de la empresa y, la definicin de los formatos para la impresin de las Notas
de Ventas y Cotizaciones.
Al seleccionar esta opcin se presenta un submen de bajada (Figura 1) que muestra a modo de opciones, los distintos procesos
que desde aqu podrn ser llevados a acabo y cuya aplicacin se describe a lo largo de este captulo:
Figura 1

3.1 Parmetros
Objetivo
Los Parmetros son atributos que permiten definir el contexto sobre el cual se manejar la empresa.
Operatoria
Al ingresar se presenta una pantalla (ver Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1

3-2

Cotizaciones y Notas de Venta

La informacin que en esta pantalla aparece es sugerida por el sistema y presentada a modo de consulta. Para realizar cualquier
modificacin de los parmetros, primero se debe seleccionar el botn Modificar que aparece activo en la 2 Barra de Herramientas
(ver Apndice B). Una vez que ste es elegido, se podrn realizar las modificaciones requeridas, en cada una de las carpetas.

Carpeta Datos Generales


Figura N 2

Sobregiro:
Permite validar mediante la seleccin D en la caja de chequeo:
La creacin y modificacin de Notas de Venta o Cotizaciones para clientes sobregirados (esta opcin
estar habilitada slo si tiene instalado Contabilidad y Presupuestos.)
Para el clculo del Sobregiro se consideran el Saldo Contable y los Documentos de ventas sin
Contabilizar (Facturas, Boletas slo en versin ERP, Notas de Dbito y Notas de Crdito).

Para clientes que se encuentren Bloqueados o Sobregirados, permite efectuar Notas de Venta si la
condicin de Venta es Efectivo.
Condicin de Venta EFECTIVO: La condicin de Venta Efectivo es la misma definida en el
sistema de Inventario y facturacin. Si cambia este dato afectar tambin a este sistema.

Fijacin Precio Fijo:


Corresponde al Costo Promedio del Producto ms el Porcentaje de Margen que usted aplicar sobre los
productos. Al seleccionarla, el sistema permitir controlar ventas bajo el precio del piso del producto, es decir,
si usted ingresa un precio inferior al precio piso, el sistema no permitir vender ese producto a ese precio.
Esto har que cada vez que se realice una Cotizacin o Nota de Venta, el sistema verifique por cada producto,
que el valor final de ste (incluidos los descuentos), no sea inferior al Precio Piso.
Canal de Venta:

Esta opcin le permitir obligar el ingreso de un canal de venta en las Cotizaciones y/o Notas de Venta,
permitiendo sealar a travs del botn de bsqueda el Canal de Ventas por defecto a considerar.
Si ha cambiado el estado de No Obligado a Obligado, ya sea en las Cotizaciones como en las Notas de
Venta. El sistema al momento de grabar, ejecutar un proceso en el cual se modificarn todos los
documentos que no tengan asociados un Canal de Venta, el sistema validar el Canal que registra el
cliente en su ficha, por el contrario si no detecta ninguno, asociar el que se ha ingresado por defecto en
los parmetros.

BASES

3-3

Exige Centro de Costo:


Dentro de esta opcin, podr definir si el sistema exigir el ingreso de un centro de costo activo al momento
de grabar una Cotizacin y/o Nota de Venta. Al seleccionar Nota de Venta, deber sealar a travs del botn
de bsqueda el Centro de Costo por defecto a considerar (Slo aplica para Notas de Venta generadas desde la
tienda electrnica WEB).

Carpeta Opciones
Figura N 3

Para el envo de correo desde Notas de Venta y Cotizaciones, deber seleccionar a travs del botn de opciones, el formato por
defecto a considerar, pudiendo ser: HTM, CHM o PDF. Adems, podr indicar si desea elegir el formato al momento de enviar
una Nota de Venta o una Cotizacin, si selecciona NO, el sistema asumir el formato por defecto al enviar por correo la Nota de
Venta o la Cotizacin.
Junto a esta informacin se encuentran activas las carpetas Notas de Venta y Cotizaciones:

Importante:
No se realizar la validacin de % mximo de descuento permitido a nivel de movimientos a los productos con promocin
Por volumen de venta.
Adems no se permitir realizar descuentos a este tipo de productos ya sea en la columna de descuento como en la modificacin
del precio unitario. Esto aplicar solamente cuando exista restriccin de % de descuento mximo permitido a nivel de movimiento
y no aplicar para restriccin de % de descuento mximo permitido a nivel de totales.
Todas las formulas Siguientes aplican tanto para descuentos lineales como para descuentos en cascada.
Para documentos en moneda distinta a $ se considerar para los clculos el precio en moneda del documento.
Los campos de porcentajes tendrn un valor mnimo de 0.01 1 dependiendo de los decimales que se manejen para los descuentos
(parmetros que se definen en el Sistema de Inventario y Facturacin) y un valor mximo de 100.
Segn lo ingresado en los parmetros (Figura N 3) el sistema se comportar de la siguiente manera tanto para notas de venta como
para cotizaciones:

3-4

Cotizaciones y Notas de Venta

Notas de Venta

Aprobacin Automtica:
Permite indicar que las Notas de Venta sern Aprobadas en forma automtica.
Notas de Venta:
Permite mediante la seleccin de la caja de chequeo informar el Stock Disponible y Comprometido antes de
ingresar la cantidad del Producto. Al seleccionarlo se habilita la opcin que permite ingresar una cantidad
mayor al Stock Disponible para la venta (El Stock Disponible para la Venta corresponde al Stock
Disponible menos lo comprometido).
Sr. Usuario:
Dentro de la Nota de Venta, al momento de calcular el Stock Comprometido de un Producto, se
considerarn slo las notas de venta cuya fecha de generacin sea igual o superior a la fecha ingresada en
esta opcin.
De la fecha seleccionada depender el tiempo que tarde el proceso de clculo del Stock Comprometido. La
fecha 01/01/1900 considera todas las notas de venta de la empresa.
Al seleccionar la caja de chequeo Modifica Notas de Venta con Movimientos de Venta, podr modificar una Nota de Venta que se
encuentre Facturada o Despachada parcialmente en movimientos de Inventario o Punto de Venta. Adems, el usuario debe tener
permiso para realizar esta modificacin, men Seguridad, proceso Permisos por Usuario.
Adems, podr indicar si desea restringir el (%) porcentaje mximo de descuento permitido.

A nivel de movimiento
Al ser a nivel de movimiento la validacin se realizar lnea a lnea.

Al seleccionar Sobre el precio unitario ingresado en el movimiento, se realizar el siguiente clculo:


Porcentaje = 100 - (Total lnea / Cantidad) / (Precio unitario / 100)
Porcentaje
= porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el qu se comparar el porcentaje
mximo permitido (para el ejemplo 20%)
Total lnea

= total de la lnea (movimiento)

Precio unitario = precio desplegado por defecto o el precio digitado por el usuario.
Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%) no
permitir grabar la lnea.

BASES

3-5
Al seleccionar permite un mximo de 20% Sobre el precio unitario ingresado en el movimiento, no se tomarn en
cuenta ninguna lista de precio. Slo se utilizar el precio unitario ingresado para el movimiento y los descuentos
realizados.
Si en la mantencin de nota de venta se ingresa la siguiente informacin:
Lnea
1
2
3

Precio Lista
Base
5000
3000

Producto

Cantidad

Precio unitario

Total Descuento

Prod 1
Prod 2
Prod 3

2
1
1

4000
0
2000

0
0
1000

Total
lnea
8000
0
1000

Para la lnea 1:
No aplica ya que no se realizaron descuentos.
Para la lnea 2:
No Aplica ya que el precio es 0
Para la lnea 3:
100 - 1000/1 / (2000/100) = 50
50 > 20 (no permite ingresar la lnea)

Al seleccionar Con respecto a la lista precios base (ficha del producto), se realizar el siguiente clculo:
Porcentaje = 100 - (Total lnea / Cantidad) / (Lista precio base / 100)
Porcentaje
= porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el qu se comparar el porcentaje
mximo permitido (para el ejemplo 20%)
= total de la lnea (movimiento)
Total lnea
Lista precio base = precio de la lista base del producto.
Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%) no
permitir grabar la lnea.
Si en la mantencin de nota de venta se ingresa la siguiente informacin:
Lnea
1
2
3

Precio Lista Base


5000
3000

Producto
Prod 1
Prod 2
Prod 3

Cantidad
2
1
1

Precio unitario
4000
0
2000

Total Descuento
0
0
1000

Total lnea
8000
0
1000

Para la lnea 1:
100 - ( 8000/2 ) / ( 5000/100 ) =20%
20 % = 20% (permite ingresar la lnea)
Para la lnea 2:
No Aplica ya que el precio es 0
Para la lnea 3:
100 - ( 1000/1 ) / (3000/100 ) = 66,66%
66,66 > 20 (no permite ingresar la lnea)

Al seleccionar Con respecto a la lista precios de la Nota de Venta, se realizar el siguiente clculo:
Porcentaje = 100 - (Total lnea / Cantidad) / (Lista precio de la NV / 100)
Porcentaje
= porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el que se comparar el
porcentaje mximo permitido (para el ejemplo 20%)
Total lnea
= total de la lnea (movimiento)
Lista precio de la Nota de Venta = precio de la lista de la nota de venta del producto.

3-6

Cotizaciones y Notas de Venta

Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%) no
permitir grabar la lnea.
Si en la mantencin de nota de venta se ingresa la siguiente informacin:
Lnea
1
2
3

Precio Lista de
la Nota de Venta
5000
3000

Producto

Cantidad

Precio unitario

Total Descuento

Prod 1
Prod 2
Prod 3

2
1
1

4000
0
2000

0
0
1000

Total
lnea
8000
0
1000

Para la lnea 1:
100 - ( 8000/2 ) / ( 5000/100 ) = 0%
0 % < 20% (permite ingresar la lnea)
Para la lnea 2:
No Aplica ya que el precio es 0
Para la lnea 3:
100- ( 1000/1 ) / 3000/100 ) = 50%
50 > 20 (no permite ingresar la lnea)

A nivel de Totales
La validacin del % de descuento mximo permitido a nivel de totales se realizar al presionar el botn Volver de la pantalla de
totales. (Tambin se validar al grabar el documento esto en el caso de que el usuario no presione el botn Totales.)

Al seleccionar Sobre el subtotal del documento, se realizar el siguiente clculo:


(Subtotal Neto) / (Subtotal / 100)
Subtotal Neto
Subtotal

= Se refiere al subtotal del documento con descuentos Aplicados a nivel de totales.


= Se refiere al subtotal del documento

Si el porcentaje de descuento aplicado al total del documento es superior al definido en los parmetros (para el
ejemplo 50%) no permitir al usuario salir de la pantalla de totales.
Si en la pantalla de totales se tiene la siguiente informacin:

BASES

3-7

100 - (5000) / (10000/100) = 50%


50 % = 50% (permite ingresar la lnea)

Al seleccionar Con respecto a la lista precios base (ficha del producto), se realizar el siguiente clculo:
(Subtotal Neto) / (Lista de precio base / 100)
Subtotal Neto

= Se refiere al subtotal del documento con descuentos aplicados a nivel de totales.

Lista de precio base

= Se refiere a la suma de los precios base de todos los productosdel documento.

Para este ejemplo los precios bases del documento sern:


Lnea
1
2
3

Precio Lista Base


5000
3000

Producto
Prod 1
Prod 2
Prod 3

Cantidad
2
1
1

Precio unitario
4000
0
2000

Total Descuento
0
0
0

Total lnea
8000
0
2000

La suma de los precios bases para este ejemplo es 13.000


Si el porcentaje de descuento real aplicado al documento es superior al definido en los parmetros (para el ejemplo
50%) no permitir al usuario salir de la pantalla de totales.
Si en la pantalla de totales se tiene la siguiente informacin:

3-8

Cotizaciones y Notas de Venta

100 - (5000) / (13000/100) = 61.54%


61.54% > 50% (NO permite ingresar la lnea)

Al seleccionar Con respecto a la lista precios de la Nota de Venta, se realizar el siguiente clculo:
100 - (Subtotal Neto) / (Lista de precio del documento / 100)
Subtotal Neto
= Se refiere al subtotal del documento con descuentos Aplicados a nivel de totales.
Lista de Precio Doc. = Se refiere a la suma de los precios de todos los productos utilizando la lista de precios del
documento. Si el precio de algn producto fue modificado igual se utilizar el precio de la lista utilizada en el documento.
Para este ejemplo los precios de lista del documento sern:
Lnea
1
2
3

Precio Lista
del documento
5500
2700

Producto

Cantidad

Precio unitario

Total Descuento

Prod 1
Prod 2
Prod 3

2
1
1

4000
0
2000

0
0
0

Total
lnea
8000
0
2000

La suma de los precios lista de la nota de venta para este ejemplo es 13.700
Si el porcentaje de descuento real aplicado al documento es superior al definido en los parmetros (para el ejemplo
50%) no le permitir salir de la pantalla de totales.
Si en la pantalla de totales se tiene la siguiente informacin:

BASES

3-9

100 - (5000) / (13700/100) = 63.50%


63.50% < 50% (permite ingresar la lnea)

Cotizaciones

Al seleccionar esta carpeta, el sistema permite grabar Cotizaciones sin tener documentos asociados y Restringir el porcentaje
mximo de descuento permitido, al seleccionar este ltimo campo, se habilitarn las siguientes opciones:

A nivel de movimiento
Al ser a nivel de movimiento la validacin se realizar lnea a lnea.

Al seleccionar Sobre el precio unitario ingresado en el movimiento, se realizar el siguiente clculo:


Porcentaje = 100 - (Total lnea / Cantidad) / (Precio unitario / 100)
Porcentaje
= porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el qu se comparar el porcentaje
mximo permitido (para el ejemplo 20%)
Total lnea

= total de la lnea (movimiento)

Precio unitario = precio desplegado por defecto o el precio digitado por el usuario.
Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%)
no permitir grabar la lnea.

3-10

Cotizaciones y Notas de Venta


Al seleccionar permite un mximo de 20% Sobre el precio unitario ingresado en el movimiento, no se tomar en cuenta
ninguna lista de precio. Slo se utilizar el precio unitario ingresado para el movimiento y los descuentos realizados.
Si en la mantencin de cotizaciones se ingresa la siguiente informacin:
Lnea
1
2
3

Precio Lista
Base
5000
3000

Producto

Cantidad

Precio unitario

Total Descuento

Prod 1
Prod 2
Prod 3

2
1
1

4000
0
2000

0
0
1000

Total
lnea
8000
0
1000

Para la lnea 1:
No aplica ya que no se realizaron descuentos.
Para la lnea 2:
No Aplica ya que el precio es 0
Para la lnea 3:
100- 1000/1 / (2000/100) = 50
50 > 20 (no permite ingresar la lnea)

Al seleccionar Con respecto a la lista precios base (ficha del producto), se realizar el siguiente clculo:
Porcentaje = 100 - (Total lnea / Cantidad) / (Lista precio base / 100)
Porcentaje
= porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el qu se comparar el porcentaje
mximo permitido (para el ejemplo 20%)
Total lnea
= total de la lnea (movimiento)
Lista precio base = precio de la lista base del producto.
Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%)
no permitir grabar la lnea.
Si en la mantencin de cotizaciones se ingresa la siguiente informacin:
Lnea
1
2
3

Precio Lista
Base
5000
3000

Producto

Cantidad

Precio unitario

Total Descuento

Total lnea

Prod 1
Prod 2
Prod 3

2
1
1

4000
0
2000

0
0
1000

8000
0
1000

Para la lnea 1:
100 - ( 8000/2 ) / ( 5000/100 ) =20%
20 % = 20% (permite ingresar la lnea)
Para la lnea 2:
No Aplica ya que el precio es 0
Para la lnea 3:
100- ( 1000/1 ) / (3000/100 ) = 66,66%
66,66 > 20 (no permite ingresar la lnea)

Al seleccionar Con respecto a la lista precios de la Cotizacin, se realizar el siguiente clculo:


Porcentaje = 100 - (Total lnea / Cantidad) / (Lista precio de la NV / 100)
Porcentaje
= porcentaje real de descuento aplicado a la lnea y el porcentaje con el que se comparar el
porcentaje mximo permitido (para el ejemplo 20%)
Total lnea
= total de la lnea (movimiento)

BASES

3-11
Lista precio de la Cotizacin = precio de la lista de la cotizacin del producto.
Si el porcentaje real de descuento aplicado a la lnea es mayor al definido en los parmetros (para el ejemplo 20%)
no permitir grabar la lnea.
Si en la mantencin de cotizaciones se ingresa la siguiente informacin:
Lnea
1
2
3

Precio Lista de
la Cotizacin
5000
3000

Producto

Cantidad

Precio unitario

Total Descuento

Prod 1
Prod 2
Prod 3

2
1
1

4000
0
2000

0
0
1000

Total
lnea
8000
0
1000

Para la lnea 1:
100 - (8000/2) / (5000/100) = 0%
0 % < 20% (permite ingresar la lnea)
Para la lnea 2:
No Aplica ya que el precio es 0
Para la lnea 3:
100- (1000/1) / 3000/100) = 50%
50 > 20 (no permite ingresar la lnea)

A nivel de Totales
La validacin del % de descuento mximo permitido a nivel de totales se realizar al presionar el botn Volver de la pantalla de
totales. (Tambin se validar al grabar el documento esto en el caso de que el usuario no presione el botn Totales.)

Al seleccionar Sobre el subtotal del documento, se realizar el siguiente clculo:


100 - (Subtotal Neto) / (Subtotal / 100)
Subtotal Neto
Subtotal

= Se refiere al subtotal del documento con descuentos aplicados a nivel de totales.


= Se refiere al subtotal del documento

Si el porcentaje de descuento aplicado al total del documento es superior al definido en los parmetros (para el ejemplo
50%) no permitir al usuario salir de la pantalla de totales.
Si en la pantalla de totales se tiene la siguiente informacin:

100 - (5000) / (10000/100) = 50%


50 % = 50% (permite ingresar la lnea)

3-12

Cotizaciones y Notas de Venta


Al seleccionar Con respecto a la lista precios base (ficha del producto), se realizar el siguiente clculo:
100 - (Subtotal Neto) / (Lista de precio base / 100)
Subtotal Neto

= Se refiere al subtotal del documento con descuentos aplicados a nivel de totales.

Lista de precio base = Se refiere a la suma de los precios base de todos los productos del documento por la cantidad de
producto.
Para este ejemplo los precios bases del documento sern:
Lnea
1
2
3

Precio Lista Base


5000
3000

Producto
Prod 1
Prod 2
Prod 3

Cantidad
2
1
1

Precio unitario
4000
0
2000

Total Descuento
0
0
0

Total lnea
8000
0
2000

La suma de los precios bases para este ejemplo es 13.000


Si el porcentaje de descuento real aplicado al documento es superior al definido en los parmetros (para el ejemplo
50%) no permitir al usuario salir de la pantalla de totales.
Si en la pantalla de totales se tiene la siguiente informacin:

100 - (5000) / (13000/100) = 61.54%


61.54% > 50% (NO permite ingresar la lnea)

Al seleccionar Con respecto a la lista precios de la cotizacin, se realizar el siguiente clculo:


(Subtotal Neto) / (Lista de precio del documento / 100)
Subtotal Neto
= Se refiere al subtotal del documento con descuentos Aplicados a nivel de totales.
Lista de precio Doc. = Se refiere a la suma de los precios de todos los productos Utilizando la lista de precios del
documento. Si el precio de algn producto fue modificado igual se utilizar el Precio de la lista utilizada en el
documento.
Para este ejemplo los precios de lista del documento sern:
Lnea
1
2
3

Precio Lista
del documento
5500
2700

Producto

Cantidad

Precio unitario

Total Descuento

Total lnea

Prod 1
Prod 2
Prod 3

2
1
1

4000
0
2000

0
0
0

8000
0
2000

BASES

3-13

La suma de los precios lista de la nota de venta para este ejemplo es 13.700
Si el porcentaje de descuento real aplicado al documento es superior al definido en los parmetros (para el ejemplo
50%) no le permitir salir de la pantalla de totales.
Si en la pantalla de totales se tienen la siguiente informacin:

100 - (5000) / (13700/100) = 63.50%


63.50% < 50% (permite ingresar la lnea)

Carpeta Productos KIT

Al imprimir los Documentos


Permite mediante la seleccin de la caja de chequeo informar si imprimir los componentes del KIT en el
Documento o NO, tanto en las Notas de Venta como en las Cotizaciones.

3-14

Cotizaciones y Notas de Venta

Carpeta Productos Talla-Color

Permite setear la forma en que se ingresarn los productos que manejan Talla/Color en las Notas de Venta y Cotizaciones.
Seleccione el botn de opciones para indicar la forma en que se ingresarn los productos que manejan Talla/Color, es decir:
Ingreso lineal implica que la cantidad de productos ingresados en una lnea de la Nota de Venta corresponde a slo una talla/color,
por ejemplo:
Producto
Cantidad
Talla
Color
Talla/color
100
S
Rojo
Ingreso matricial implica que la cantidad de productos ingresados en una lnea puede ser desglosado como el usuario lo estime,
por Ejemplo:
Producto
Talla/color
Talla/color
Talla/color
Talla/color

Cantidad
50
30
10
10

Talla
S
S
M
M

Color
Rojo
Azul
Azul
Blanco

El ingreso matricial implica que se generarn tantos registros en la base de datos como combinaciones talla color se hayan
ingresado.
Al seleccionar el botn , el sistema desplegar el siguiente mensaje:

Ingreso Lineal: Se ingresa una lnea por cada cantidad de productos con Talla/Color distintos.
Ingreso Matricial: Se ingresa el producto, la cantidad total y se presenta una matriz para el desglose de las cantidades por
Talla/Color.

Ingresadas las modificaciones, seleccione el botn Guardar, para que la informacin sea registrada. Luego, seleccione el botn
Salir.

BASES

3-15

3.2 Definicin Datos Empresa


Objetivo
Permitir el ingreso de los datos de la empresa en que se est trabajando, es decir, modificar cualquier antecedente de sta o del
representante legal.
Adems, permite el ingreso de los datos necesarios para el envo de documentos electrnicos.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se despliega la ventana dividida en 3 carpetas, dentro de las cuales deber indicar la siguiente
informacin. Ver Figura N 1.
Figura N1

Datos Empresa
Permite ingresar los datos de la empresa en que se est trabajando; es decir: (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna,
Apartado Postal, Provincia, Cdigo Postal, Ciudad, Regin, Pas, Fax, Fecha inicio actividad, la cual podr ser digitada
directamente o seleccionada desde el botn .
Finalmente, seleccionando la caja de chequeo ubicada a la derecha de la imagen Factura Electrnica, podr indicar si la empresa es
emisor de documentos electrnicos, tras seleccionar este check, se validar que el ambiente de trabajo sea apto para la emisin de
estos documentos; si lo es, habilitar la carpeta Datos de envo de documentos electrnicos; de lo contrario se desplegar el
siguiente mensaje:
Sr. Usuario
Para emitir documentos electrnicos, deber tener instalado el Software Microsoft. NET Framework 1.1 + Microsoft.NET
Framework 1.1. Hot Fix; de lo contrario, el sistema detectar que no tiene el ambiente de trabajo necesario para la emisin
de estos documentos y lo informar por pantalla, sugirindole contactarse con su Administrador de Sistemas o con nuestro
Departamento de Soporte Softland, tal como se muestra en la siguiente figura.

3-16

Cotizaciones y Notas de Venta


Figura N 2

Datos Representante Legal


Permite ingresar los datos personales del representante legal de la empresa (RUT, Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre).
Ver Figura N 3.
Figura N 3

Adems, en el campo Firma Digitalizada podr asociar una firma al Representante Legal de la empresa (campo opcional), para esto
seleccione el botn Agregar, tras lo cual el sistema desplegar la siguiente ventana:

BASES

3-17

En ella, se listarn los archivos BMP, JPG o GIF que se encuentren registrados en el directorio Softland\Datos\Demo\Fotos. Al
optar por el botn OK, quedar registrada la firma seleccionada dentro del recuadro de la opcin Firma Digitalizada, de no existir
imgenes, el sistema lo detectar y advertir por pantalla a travs de un mensaje, tras lo cual podr seleccionar directamente una
imagen a travs del botn

Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

Datos de Envo de Documentos Electrnicos


Permite ingresar los datos necesarios para el envo de documentos electrnicos: Cdigo Actividad Econmica, son definidos por
SII y los podr digitar directamente o seleccionar desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, el sistema
validar que se ingrese un cdigo como mnimo, Nombre Sucursal la cual es asignada por el SII, e-Mail DTE casilla electrnica de
la empresa, donde sern recibidos los documentos electrnicos y confirmaciones o rechazos de documentos enviados y el sito Web.
Adems deber indicar mediante el botn de opciones, si el emisor se encuentra en etapa de Certificacin (donde emite
documentos de pruebas a SII para certificacin) o de Produccin (dnde se encuentra autorizado para emitir documentos
electrnicos). Cualquiera sea la etapa seleccionada, deber indicar la Fecha de Resolucin donde el SII autoriza al contribuyente
para realizar dichas operaciones. Si est en etapa de Produccin, deber adems indicar el Nmero de Resolucin por medio de la
cual SII autoriza al contribuyente a emitir documentos electrnicos. Ver Figura N 4.
Sr. Usuario:
Para el envo de documentos electrnicos, es necesario que ingrese todos los datos solicitados; de lo contrario el sistema no
le permitir que grabe la informacin y desplegar un mensaje indicando los datos que se requieran.
Figura N 4

Finalizado el proceso, se puede seleccionar el botn OK, para que el sistema registre la modificacin, o el botn Salir, para que
anule los cambios y regrese al men principal.

3-18

Cotizaciones y Notas de Venta

3.3 Formato de Impresin Nota de Venta


Objetivo
Permitir la definicin del Formato para la impresin de Notas de Ventas, segn las necesidades de la empresa, los cuales sern
utilizados por el Sistema al momento de emitir Notas de Venta.
Este proceso funciona directamente con Excel 97 (Office 97) o cualquier versin superior, por lo tanto es necesario contar con
dicho sistema, ya que de lo contrario no podr operar en forma ptima.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin se encontrar con un formato que viene predefinido y con botones activos en la 2 Barra de Herramientas
(Figura N 1). En la medida que se vayan creando nuevos formatos, stos irn apareciendo tambin en esta pantalla
Figura N 1

Para que Ud. se familiarice con este tema, partiremos presentando el formato que viene predefinido.
Para ello haga clic sobre l y luego sobre el botn Ver Planilla, tras esto se abre automticamente Excel y, junto a l dos archivos
que llevan el nombre Nventas (con distintas extensiones).
El primero que se presenta en pantalla (NVentas.xls, que para efectos de descripcin en el manual llamaremos Formato), es
aqul que contiene la Nota de Venta propiamente tal (ver Figura N2), el segundo (NVentas.txt, que llamaremos Base), que se
accede desde la opcin Ventana de Excel, muestra los campos o antecedentes que forman el formato de la Nota de Venta (ver
Figura N3)
Figura N2

BASES

3-19

Figura N3

Para hacer cambios en este formato, siga los pasos que se detallan ms adelante en el punto Cmo modificar el formato de la Nota
de Venta?.
Para salir, use los comandos habituales de Excel.

Agregando un Nuevo Formato


En caso que requiera agregar un nuevo formato, deber seleccionar el botn Agregar desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo
cual el sistema desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 4.
Figura N 4

En ella deber ingresar el nombre con el cual se identificar la nueva plantilla, cuyo largo mximo podr ser de 46 caracteres
alfanumricos adems de una descripcin asociada y por ltimo, el N de movimientos a imprimir por pgina en Excel, donde el
valor mnimo es 1 y el mximo 30.
Indicado el nombre y la descripcin se abrir Excel, tal como ocurri cuando abri el formato predefinido, de tal forma que pueda
realizar all los cambios requeridos:

3-20

Cotizaciones y Notas de Venta

Cmo modificar el formato de la Nota de Venta?


Si Ud. requiere modificar texto en el formato, tendr que hacerlo como lo hace habitualmente en Excel; de lo contrario, si necesita
efectuar cualquier modificacin que signifique Agregar nuevos campos al formato, se utilizarn como base los antecedentes que
provee el archivo NVentas.txt que hemos denominado Base (Figura N2), ya que all se presentan los campos estndares para
este tipo de documentos.
Para llevar a cabo este proceso habr que:
1.

En el archivo Base, hacer clic en la Columna B, sobre el campo a incluir en el Formato de la Nota de Venta.

2.

Luego hacer clic sobre el botn derecho del mouse y elegir la opcin Copiar, o bien seleccionar la alternativa Edicin Copiar,
del men de Excel.

3.

Ir al archivo que contiene el Formato, eligindolo desde la opcin Ventana de Excel.

4.

Ubicarse en el lugar donde se incorporar el campo y hacer click en botn derecho del mouse.

5.

Elegir la opcin Pegado Especial.

6.

En la ventana desplegada (Figura N5) elegir el botn Pegar vnculos, lo cual har aparecer el campo indicado en el
formato de la Nota de Venta.
Figura N 5

De esta forma podr incorporar todos los campos que requiera, para que su Nota de Venta quede acorde con lo deseado.
Para eliminar un campo, tendr que ubicarse en el archivo del formato (el que Ud. est creando) y all hacer clic sobre el campo a
eliminar y luego pulsar la tecla SUP.
Finalizada la definicin del nuevo formato y si todo est conforme, salga de Excel (opcin Archivo, Salir) y responda en forma
afirmativa a la consulta que confirma grabar los cambios efectuados (esta consulta slo aparece cuando se han realizado
modificaciones). Esto lo dejar en la pantalla con el listado de formatos.

Visualizando un Formato
Para visualizar un formato, ya sea para consultarlo o modificarlo, tendr que seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego sobre el
botn Ver Planilla.

Eliminando un Formato
Seleccione el formato que ya no requiere y luego el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas.
Si slo tiene un formato definido, ste no podr ser eliminado.
Para abandonar el proceso de Formato, utilice el botn Salir, desde la 2 Barra de Herramientas.

BASES

3-21

3.4 Formato de Impresin Cotizaciones


Objetivo
Permitir la definicin del Formato para la impresin de Cotizaciones, segn las necesidades de la empresa, los cuales sern
utilizados por el Sistema al momento de emitir Cotizaciones.
Este proceso funciona directamente con Excel 97 (Office 97) o cualquier versin superior, por lo tanto es necesario contar con
dicho sistema, ya que de lo contrario no podr operar en forma ptima.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin se encontrar con un formato que viene predefinido y con botones activos en la 2 Barra de Herramientas
(Figura N 1).
En la medida que se vayan creando nuevos formatos, stos irn apareciendo tambin en esta pantalla.
Figura N 1

Para que Ud. se familiarice con este tema, partiremos presentando el formato que viene predefinido.
Para ello haga clic sobre l y luego sobre el botn Modificar ( ), ubicado en la 2 Barra de Herramientas. Tras esto se abre
automticamente Excel y, junto a l dos archivos que llevan el nombre NWCotiza (con distintas extensiones).
El primero que se presenta en pantalla (NWCotiza.xls, que para efectos de descripcin en el manual llamaremos Formato), es
aqul que contiene la Cotizacin propiamente tal (ver Figura N2), el segundo (NWCotiza.txt, que llamaremos Base), que se
accede desde la opcin Ventana de Excel, muestra los campos o antecedentes que forman el formato de la Cotizacin (ver Figura
3).

3-22

Cotizaciones y Notas de Venta


Figura N 2

Figura N 3

Para hacer cambios en este formato, siga los pasos que se detallan ms adelante en el punto Cmo modificar el formato de una
Cotizacin?.
Para salir, use los comandos habituales de Excel.

Agregando un Nuevo Formato


En caso que requiera agregar un nuevo formato, deber seleccionar el botn Agregar desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo
cual el sistema desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 4.

BASES

3-23

Figura N 4

En ella deber ingresar el nombre con el cual se identificar la nueva plantilla, cuyo largo mximo podr ser de 46 caracteres
alfanumricos adems de una descripcin asociada y por ltimo, el N de movimientos a imprimir por pgina en Excel, donde el
valor mnimo es 1 y el mximo 30.
Indicado el nombre y la descripcin se abrir Excel, tal como ocurri cuando abri el formato predefinido, de tal forma que pueda
realizar all los cambios requeridos:
Al seleccionar la caja de chequeo Slo ejecutar la macro, el sistema permitir la integracin de documentos Excel y Word
solicitando indicar el nombre de la macro a considerar
Sr. Usuario:
El uso de Macros entrega la posibilidad de generar documentos avanzados. La responsabilidad del funcionamiento de las
Macros es del usuario que las defina (No es responsabilidad de Softland). Es importante revisar el funcionamiento adecuado
de las Macros en los diferentes ambientes en que se ejecutar (versiones del Office) antes de incluirlas en las plantillas de
los documentos.
IMPORTANTE: Debe considerar que las opciones de impresin del documento deben ser incluidas dentro de la Macro.

Cmo modificar el formato de una Cotizacin?


Si Ud. requiere modificar un texto en el formato, tendr que hacerlo como lo hace habitualmente en Excel; de lo contrario, si
necesita efectuar cualquier modificacin que signifique Agregar nuevos campos al formato, se utilizarn como base los
antecedentes que provee el archivo NWCotiza.txt que hemos denominado Base (Figura N 2), ya que all se presentan los
campos estndares para este tipo de documentos.
Para llevar a cabo este proceso habr que:
1.

En el archivo Base, hacer clic en la Columna B, sobre el campo a incluir en el Formato de la Cotizacin.

2. Luego hacer clic sobre el botn derecho del mouse y elegir la opcin Copiar, o bien seleccionar la alternativa Edicin
Copiar, del men de Excel.

3-24

Cotizaciones y Notas de Venta

3. Ir al archivo que contiene el Formato, eligindolo desde la opcin Ventana de Excel.


4. Ubicarse en el lugar donde se incorporar el campo y hacer clic en botn derecho del mouse.
5. Elegir la opcin Pegado Especial.
6. En la ventana desplegada (Figura N 5) elegir el botn Pegar vnculos, lo cual har aparecer el campo indicado en el
formato de la Nota de Venta.
Figura N 5

De esta forma podr incorporar todos los campos que requiera, para que su Cotizacin quede acorde con lo deseado.
Para eliminar un campo, tendr que ubicarse en el archivo del formato (el que Ud. est creando) y all hacer clic sobre el campo a
eliminar y luego pulsar la tecla SUP.
Finalizada la definicin del nuevo formato y si todo est conforme, salga de Excel (opcin Archivo, Salir) y responda en forma
afirmativa a la consulta que confirma grabar los cambios efectuados (Esta consulta slo aparece cuando se han realizado
modificaciones). Esto lo dejar en la pantalla con el listado de formatos.

Visualizando un Formato
Para visualizar un formato, ya sea para consultarlo o modificarlo, tendr que seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego sobre el
botn Ver Planilla.

Eliminando un Formato
Seleccione el formato que ya no requiere y luego el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas.
Si slo tiene 1 formato definido, ste no podr ser eliminado.
Para abandonar el proceso de Formato, utilice el botn Salir, desde la 2 Barra de Herramientas.

BASES

3-25

3.5 Reparar y Compactar Base de Datos


Objetivo
El objetivo de esta opcin, es reparar y compactar cualquier posible dao que se haya producido en su Base de Datos.

Por razones de seguridad y de evitar un trmino anmalo de este proceso, deber realizarse en forma exclusiva, por lo tanto
no podr haber ningn usuario utilizando el sistema al momento de reparar la Base de Datos.
Operatoria
Para llevarlo a cabo, tendr que seleccionar la opcin y el sistema comenzar a trabajar.
Usted se dar cuenta que ha finalizado el proceso cuando en vez del reloj de arena, aparezca nuevamente la flecha.

TABLAS

4-1

4. Tablas
Objetivo
El objetivo de este proceso es el de permitir el ingreso de todos aquellos antecedentes que son de uso comn dentro de la operacin
del sistema (Auxiliares, Productos, Centros de Costo, Cargos, Pas, Ciudad, Comuna, etc.), los cuales sern manejados a modo de
Tablas de datos.
Los datos ingresados a travs de las tablas, se podrn acceder en cualquier momento en forma rpida y eficiente, sin tener que
memorizarlos o tener que digitarlos, desde cualquier proceso que los requiera y cada vez que sea necesario.
Sr. Usuario:
Los procesos Concepto de Prdida y Compromisos de Seguimientos, estn disponibles slo en versin ERP.

Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con las distintas Tablas que desde aqu se podrn acceder:

Dado que la forma de operar en la mayora de las Tablas de datos es estndar, en este Captulo se har referencia a algunas de ellas,
y el resto ser tratado en el Apndice D. Tablas que aparece al final de este manual, lo que ser indicado en los puntos
correspondientes.

4.1 Clientes y Otros


Objetivo
El objetivo de este proceso es el de permitir el ingreso de todos aquellos antecedentes que se relacionan directamente con los
Clientes, en cuanto a sus datos personales, as como Giro de la Empresa, Comuna, Ciudad, Pas, Canal y Vendedor.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con las distintas Tablas que se relacionan con los clientes:

4-2

Cotizaciones y Notas de Venta

4.1.1 Clientes
Objetivo
Permitir la definicin de antecedentes de los auxiliares, ya sean personas naturales o empresas (clientes, proveedores y empleados),
con las cuales opera habitualmente la compaa en todo su proceso de gestin administrativa (Contabilidad, Clientes, Proveedores,
Inventario y Facturacin, Puntos de Venta Sucursales, etc.).
Previo al ingreso de antecedentes de Auxiliares, es ideal contar con datos en las Tablas (ver Apndice D al final de este
manual), lo cual permitir efectuar un ingreso rpido y eficiente de los Auxiliares. Esto no quita que si en algn momento un
determinado dato que no se encuentra registrado en una tabla pueda ser creado directamente desde este proceso.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin cuando an no se han definido antecedentes para esta tabla, se presenta una pantalla en modo agrega
(Figura N 1).
Figura N 1

Ingresando un Nuevo Auxiliar


La cantidad de carpetas que se presenten variar conforme a la clasificacin que tenga el Auxiliar, lo que ser indicado ms
adelante en el punto respectivo.
Es importante tener en cuenta que junto a las carpetas de Auxiliares desplegadas en pantalla, se presentan tambin los botones de la
2 Barra de Herramientas, los cuales se activarn una vez que los antecedentes del auxiliar, que se est ingresando, sean grabados,
ya sea a travs del botn Grabar o al pasar a otra carpeta.
A continuacin se analizar por separado cada una de ellas:

Carpeta Datos Bsicos


En esta carpeta se ingresan los antecedentes personales del Auxiliar y su clasificacin como tal (Figura N 2), es decir, si ser
considerado como Cliente, Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor u otra categora.

TABLAS

4-3
Figura N 2

Lo primero que habr que indicar en esta carpeta es el Cdigo con el cual se identificar al Auxiliar dentro de la empresa, el cual
podr ser de tipo alfanumrico y tendr un largo mximo de 10 caracteres.
La tabla de Auxiliares es compartida en los distintos sistemas que forman la lnea Softland ERP, por lo tanto el cdigo que se le
asigne al auxiliar ingresado, es muy importante pues lo har nico dentro de la base de datos de la empresa.
A continuacin habr que ingresar todos los antecedentes personales del auxiliar en definicin: RUT, Razn Social, Nombre,
Giro, Pas, Provincia, Regin, Ciudad, Comuna, Direccin, Nmero y Departamento, Cdigo Postal, Apartado Postal,
Telfonos, Extensin, Fax, Cd. Area, E-Mail y del sitio Web, en caso que el auxiliar disponga de una pgina en Internet.
Si el auxiliar pertenece a la Ciudad de Santiago, luego de ingresar el campo Ciudad, se activa el botn "Map City" (junto al N de
la direccin), el cual le permitir tener acceso, a travs de Internet, al mapa de pases y ciudades que le permitir buscar en el mapa
la ubicacin fsica de la calle indicada.
El contar con la informacin del E-mail del Auxiliar, permitir al usuario enviarle un correo electrnico en cualquier momento.
Para ello tendr que seleccionar el botn del Correo que aparece a la derecha de este campo y luego en la ventana desplegada
escribir el correo y despacharlo.
Al igual que en el caso anterior, el contar con la direccin del sitio Web del auxiliar, permitir al usuario, a travs de la seleccin
del botn que aparece a la derecha de este campo, acceder la pgina del Auxiliar en Internet.
Para hacer uso de los botones de conexin al correo electrnico e Internet, debe contar con los sistemas Microsoft Outlook y
Microsoft Internet Explorer, en sus ltimas versiones.
Al observar esta carpeta de Datos Bsicos podr ver que los campos Giro, Pas, Ciudad y Comuna, tienen a su derecha un botn de
bsqueda ( ), lo cual se debe a que estos antecedentes son estndares y se encuentran definidos en las tablas respectivas, por lo
tanto podrn ser digitados directamente, as como tambin podrn ser obtenidos al elegir este botn y seleccionarlos desde la lista
que se presenta en pantalla (ver Apndice A.1 Botones).
El campo Regin podr ser ingresado directamente, o bien podr ser obtenido desde el listado predefinido que proporciona el
sistema al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Si por algn motivo se requiere ingresar un dato que no se encuentra registrado en el sistema, podr hacerlo directamente desde
este proceso, indicando el Cdigo o Descripcin que le corresponde y luego respondiendo en forma afirmativa a la consulta
desplegada en pantalla. La forma de operar a continuacin ser conforme a lo indicado en el Apndice D. Tablas.
En conjunto con los antecedentes anteriores, habr que sealar tambin el estado del Auxiliar en definicin, el cual podr ser:
Activo o no Activo. El hecho de que un Auxiliar se encuentre activo permitir, por ejemplo que ste pueda ser asociado a las
cuentas correspondientes, al momento de ingresar los movimientos en los comprobantes contables, de lo contrario no podr ser
considerado. Otro caso similar se da por ejemplo: al desactivar un Cliente que no ha cumplido con los pagos, un Proveedor que no
cumple con las fechas de entrega, etc.

4-4

Cotizaciones y Notas de Venta

Seleccionando el check Bloqueado como Cliente podr indicar que el Auxiliar creado se encuentra bloqueado para realizarle
Ventas esto se reflejar en los sistemas Inventario y Facturacin, Sucursales y Puntos de Venta y Notas de Venta ERP, el botn
mostrar el historial de bloqueos que registre el auxiliar, El check Bloqueado como Proveedor, permitir bloquear al auxiliar
como proveedor, el cual ser validado por el sistema al momento de crear rdenes de Compra Directa, rdenes de Compra en
Base a Requisiciones y Captura de Ordenes de Compra en el sistema de Ordenes de Compra ERP.
Clasificacin de un Auxiliar
Indicados los antecedentes anteriores, habr que sealar la Clasificacin del Auxiliar, de acuerdo a la siguiente tabla: Cliente,
Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor u Otro. La clasificacin que se efecte depende exclusivamente de la relacin que tenga
su empresa con el Auxiliar.
) que aparece a la izquierda de categora
Para realizar la seleccin de una clasificacin, se hace clic sobre la Caja de Chequeo (
elegida (ver Apndice A.1 Botones).
Al clasificar un Auxiliar como Cliente, se activarn las carpetas: Contactos, Ventas, Despacho, Cobranza, Impuestos, DTEs y
Notas. Bajo cualquier otra clasificacin se activarn slo las carpetas Contactos, Impuestos y Notas.
Un auxiliar podr pertenecer a una o a varias clasificaciones a la vez, segn su situacin frente a la empresa. Por ejemplo un
Cliente, podr ser Distribuidor y Proveedor, o un Empleado podr tener esta clasificacin y a la vez ser Cliente.
Finalmente, se encuentran activos los botones:

Permite ingresar al Sistema Portal.

(Habilitado slo en versin ERP) Permite consultar y agregar Clasificaciones de Negocio a un


auxiliar, mostrar en pantalla todas las clasificaciones definidas en el proceso Tablas/ Clasificaciones de Negocio, dando la
posibilidad de agregar o eliminar clasificaciones asociadas.

(Habilitado slo en versin ERP), el cual tras ser seleccionado despliega una nueva pantalla (ver
Figura N 3) permitiendo asignar y consultar atributos al auxiliar.

Figura N 3

Para ingresar o modificar valores de un atributo, se debe hacer clic sobre la flecha que se muestra al costado derecho de la celda de
la columna Valor.

TABLAS

4-5

Una vez asignado el tipo de valor, podr optar por los siguientes botones: Volver graba la informacin y regresar a la pantalla
anterior, Borra Valor permite eliminar el valor de la matriz seleccionada o por Agregar Atributo, el cual tras ser seleccionado
despliega una nueva pantalla (ver Figura N 4).
Figura N 4

En ella, deber indicar:


Nombre Atributo:

Ingrese el nombre del nuevo atributo a considerar. Por ejemplo: Pases.

Descripcin Atributo: Representa al nombre o descripcin del atributo propiamente tal. Por ejemplo: Pases a los cuales exporta
el cliente (campo no obligatorio para la ejecucin del proceso).
Tipo de Atributo:

Indique el tipo de campo a considerar para el atributo, el cual podr ser:


Numrico, se debe indicar el nmero de dgitos a considerar.
Lgico Si/No, si toma valor por defecto, indicar si es Si o No.
Fecha, al seleccionar esta opcin y si toma valor por defecto, deber indicar la fecha a considerar en
formato dd/mm/aaaa.
Listado de datos, al indicar esta opcin el sistema activar el botn Valores, el cual tras ser seleccionado
se desplegar una nueva pantalla en modo agrega. Ver Figura N 5.
Figura N 5

En ella, deber ingresar la lista de valores bajo la cual se condicionar el atributo. Por ejemplo: los pases
a los que se exporta la fruta: China, Alemania, etc..

4-6

Cotizaciones y Notas de Venta


Para eliminar un valor desde la lista, deber seleccionarlo y suprimir con la tecla Supr, automticamente
el sistema lo elimina del registro, siempre y cuando el atributo no se encuentre asignado a un cliente.
Una vez ingresado, seleccione el botn Volver para guardar la informacin y regresar a la pantalla
anterior.

Toma Valor por Defecto:


Tiene por finalidad sugerir un valor al momento de asignar un atributo a un Auxiliar, por lo tanto si se
modifica el valor, este no se cambiar para auxiliares con atributos ya asignados. Al optar por Si y
dependiendo del tipo de campo considerado, el sistema activar una opcin para el ingreso de
informacin, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ver Figura N 6.
Figura N6

Si opt por el tipo de campo Listado de datos, el sistema obligar que exista al menos 1 valor en la lista,
de lo contrario desplegar un mensaje y no dejar grabar la informacin.
Seleccione el botn Guardar para grabar la informacin ingresada y regresar a la pantalla anterior.
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso. Cualquiera
sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.

Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.

Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la
grabacin.

Para seleccionar una carpeta determinada, tendr que hacer clic sobre la solapa o lengeta donde parece el nombre que la
identifica, para que sta se presente en la pantalla.

Carpeta Contactos
Se activa bajo cualquier clasificacin de Auxiliar.
En esta carpeta se ingresan los antecedentes de aquellas personas que representarn al Auxiliar frente a su empresa, es decir con
quienes se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera.
Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, al ingresar a esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de
Herramientas, que permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar contactos.
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes del Contacto: Nombre,
Telfonos, Fax, E-mail y Cargo. Este ltimo podr ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Cargos, a travs
de la seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha.

TABLAS

4-7

Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la Carpeta
de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje Use este Check......
Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs del
botn Correo que all se presenta.
En caso que el cargo no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquier antecedente que
forme parte de las Tablas. (Ver Apndice D. Tablas).
Luego de ingresados los antecedentes se podr optar por la opcin OK, para registrar el ingreso o Cancelar, para anularlo. Los
antecedentes se irn desplegando en una lista en pantalla a medida que van siendo ingresados. Ver Figura N 7.
Figura N 7

En caso que la lista de contactos sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que aparece
en blanco sobre los antecedentes del contacto.
Para Modificar o Eliminar un Contacto, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn correspondiente, en la
2 Barra de Herramientas.

Carpeta Ventas
Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente.
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes comerciales del cliente (Figura N 8), partiendo por la condicin de venta bajo el
cual se opera con l, el monto de crdito autorizado, la categora en que se encuentra, la zona y el canal a que pertenece, la lista de
precios a la cual est asociado, hasta llegar al o los vendedores que lo atienden.
Figura N 8

4-8

Cotizaciones y Notas de Venta

La Condicin de Venta, as como Categora del cliente, Zona, Canal y Lista de Precios, son antecedentes que forman parte de las
tablas de datos, por lo tanto podrn ser digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de la seleccin
de los botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos.
En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas.
Para asociar al Cliente los vendedores que lo atendern habr que hacer clic en el botn Editar Vendedores, esto har que se
active el botn de listas desplegables que aparece bajo el campo Cdigo y, que al ser seleccionado despliega la lista de vendedores
para que se elija desde all el deseado. Una vez elegido, podr continuar con la seleccin de otros vendedores haciendo clic en la
lnea siguiente y seleccionando otro vendedor tal como se hizo en el caso anterior. Una vez asociados todos los vendedores,
seleccionar el botn Vendedores OK (este botn aparece en la misma posicin donde aparece Editar Vendedores).
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso, no obstante
habiendo grabado la informacin a travs del botn del diskette que aparece en la 2 Barra de Herramientas:

Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.

Al optar por pasar a otra carpeta, tendr que grabar la informacin y luego seleccionar aquella que se desea acceder.

Carpeta Despacho
Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente. Los datos aqu ingresados se utilizan principalmente en los sistemas
Inventario y Facturacin y Puntos de Venta Sucursales.
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes que se requieren para el despacho de mercaderas al cliente.
Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, en esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas, que
permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar lugares de despacho.
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes para el Despacho: Nombre del
lugar, Direccin, Comuna, Ciudad, Pas, Telfono, Fax y Atencin. Pudiendo obtener la Comuna, Ciudad y Pas, desde las tablas
que se despliegan al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos.
Si por algn motivo, uno de estos antecedentes no se encuentra registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquier antecedente que forme parte de las Tablas.
Luego de haber sealado los antecedentes, podr optar por la opcin Cancelar para anularlo u OK para registrar el ingreso, con lo
cual se despliega la lista de los despachos (ver Figura N 9).
Figura N 9

En caso que la lista de lugares de despacho sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que
aparece en blanco sobre los antecedentes del lugar de Despacho.

TABLAS

4-9

Para Modificar o Eliminar un lugar de Despacho, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn
correspondiente, en la 2 Barra de Herramientas.

Carpeta Cobranza
Se activa solamente bajo la clasificacin de "Cliente".
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes para la cobranza al cliente (Figura N 10), partiendo por el nombre del Cobrador
que la llevar a cabo, la Direccin, Comuna, Ciudad y Pas en que lo efectuar, adems del telfono y el da del mes en que el
cliente efecta los pagos a sus proveedores.
Figura N 10

El Cobrador, as como la Comuna, Ciudad y Pas, son antecedentes que forman parte de las tablas de datos, por lo tanto podrn ser
digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de la seleccin de los botones de bsqueda que
aparecen a la derecha de estos campos.
En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas (ver Apndice D. Tablas).
Una vez indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso.
Cualquiera sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.

Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, el sistema regresa a la pantalla anterior y despliega el Cdigo y
Nombre del Auxiliar en una lista en la pantalla.

Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la
grabacin.

Carpeta Impuestos
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del Auxiliar y, siempre y cuando se disponga de Inventario y Facturacin.
Permite indicar si los impuestos manejados por la empresa afectan o no al Auxiliar. Al ingresar a esta carpeta se presenta la lista de
impuestos disponibles, tal como muestra la siguiente figura:

4-10

Cotizaciones y Notas de Venta


Figura N 11

Para indicar si un tipo de impuesto afecta o no al cliente, habr que hacer clic en la columna afecto, justo en la celda que
corresponde al impuesto. Esto generar que se active un botn de listas desplegables, el cual al ser elegido presentar dos opciones:
Si o No, debiendo seleccionar all la correspondiente.
Sea cual sea la asignacin de Afecto o No afecto, quedar registrada de inmediato en el sistema.

Carpeta DTEs
En esta carpeta podr indicar seleccionando la caja de chequeo, si el auxiliar ingresado es emisor o receptor de documentos
electrnicos, de serlo, deber ingresar el e-Mail DTE o casilla electrnica, a la cual se enviarn los documentos electrnicos
emitidos. Ver Figura N 12
Figura N 12

Carpeta Notas
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del auxiliar.
A travs de ella se podrn mantener comentarios o anotaciones referentes al auxiliar en definicin (ver Figura N 13).

TABLAS

4-11
Figura N 13

Finalizado el ingreso de las anotaciones tendr que elegir el botn Grabar, para que stas queden registradas en el sistema.

Carpeta Pagos
Esta carpeta se habilitar slo si el auxiliar se define como proveedor, solicitando ingresar los siguientes datos:

Banco: corresponde al cdigo del banco del proveedor donde recibir los pagos.

Cuenta Corriente: corresponde a la cuenta del banco del proveedor. El largo de la cuenta es 15 para el Banco
BCI y se debe validar que no lleve guiones ni puntos, para el banco de Chile el largo es de 22. Para el resto de los
bancos el largo ser el del campo.
Figura N14

Junto a la toda la informacin asociada al Auxiliar, se encuentran habilitado en la parte superior de la pantalla 5 conos, los cuales
le permitirn realizar consultas relacionadas con el auxiliar:

4-12

Cotizaciones y Notas de Venta

Este botn estar habilitado slo si se encuentra instalado el Sistema de Contabilidad y Presupuestos ERP,
permitiendo realizar una consulta al proceso de Consulta de Estado de Cuenta Auxiliares, la cual se abrir en su segunda pantalla
teniendo ya seleccionado el auxiliar y todas las cuentas contables.

Permite consultar las Ventas por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Inventario
y Facturacin ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar y por defecto con un rango de
fechas, el cual podr ser modificado por el usuario.

Permite consultar las Cotizaciones por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de
Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar cargados por
defecto y con un rango de fechas el cual podr ser modificado por el usuario.

Permite consultar las Notas de Venta por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de
Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar cargados por
defecto y con un rango de fechas el cual podr ser modificado por el usuario.

Permite consultar las Ordenes de Compra por Proveedor, el cual mostrar la pantalla con detalles
correspondientes al auxiliar, botn habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Ordenes de Compra ERP, y el auxiliar
tiene marcado el check de proveedor.

Modificando un Auxiliar
Indique el cdigo del auxiliar a modificar (Figura N 1), tras lo cual el sistema desplegar toda la informacin asociada y luego
elegir el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, donde podr realizar las modificaciones requeridas, operando de la
misma forma que se indic en el punto anterior Ingresando un Nuevo Auxiliar.

Eliminando un Auxiliar
Este proceso podr ser efectuado siempre y cuando el Auxiliar no tenga movimientos asociados. Para ello deber ubicar el
indicador del mouse sobre l, seleccionar el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas y luego confirmar la eliminacin.
Si el Auxiliar no tiene movimientos asociados, se borra automticamente; de lo contrario, el sistema advierte a travs de un
mensaje que el auxiliar tiene movimientos asociados.

Impresin del Informe de Auxiliares


Emite un informe global o parcial de Auxiliares.
Para hacerlo en forma global, bastar con elegir el botn Imprimir desde la 2 Barra de Herramientas.
Para hacerlo en forma parcial, tendr que elegir aquellos Auxiliares que desea incluir en el informe, haciendo clic sobre los
deseados mientras se mantiene pulsada la tecla Shift (para rangos continuos) o Control (para la seleccin de Auxiliares alternados),
y luego elegir el botn Imprimir desde la 2 Barra de Herramientas.
La emisin del informe tambin podr ser efectuada a travs de la Pantalla o bien a un archivo a Disco.
La forma de operar con las opciones de impresin se describe detalladamente al final de este manual en el Apndice B, 2 Barra de
Herramientas.
En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:

TABLAS

4-13

Informe Ejemplo de la Lista de Auxiliares


Empresa Demo Softland Ltda.
7 de Lnea 1247
Demostracin
Providencia
Santiago
10.100.100-1

Fecha:
Pgina:

Auxiliares
Cdigo

Descripcin

00000010
00000020
00010001
00010004
00020001
00020002
1
10
11266966
11266967
123
13313
2
3
4
5
6
7
78200300
7878
79020000
8
80002000
84472400
88000000
89015200
89277000
9
90970000
92667000
93390000
93441000
96511570
96514950
99061000

CLIENTES NO HABITUALES
PROVEEDORES NO HABITUALES
PEREZ OYARCE MAURICIO
TORRES ALFARO JOSE F.
MARIA I. BOLTERS
PEDRO P. BOLTERS
CONFECCIONES LAYSE
ALMACENES COMERCIALES S.A.
YASMN GATICA M.
NOEMA VERA POBLETE
EMPRESA CASERS
LUIS ENRIQUEZ E HIJOS
BOUTIQUE KARINAE S.A.
CONFECCIONES LA PORTADA
BOUTIQUE REYNALD
TIENDAS RIQUELEME S.A.
FABRICA DE CONFECCIONES ASTAWWA
NIESE Y CIA. LTDA.
RHEIN LTDA
AGRICOLA LOS QUELTEHUES S.A.
AGRICOLA EL PEASCO
ABUSLEME Y CIA. LTDA.
DISTRIBUIDORA CCSS
ENTAC. S.A.
VESTUARIO DE NIOS LTDA.
IMPORFORM LTDA.
BERTTONI S.A
FABRICA DE CONFECCIONES HILAR
ESTETIC DINAMIC LTDA.
COMERCIAL EL ALBA LTDA.
ESPER Y CIA. LTDA.
MULTITIENDAS DEGUIE S.A.
TRINITONIC LTDA.
INDUSTRIA Y COM. REMIS S.A.
ENVASES PLASTICOS LTDA.

29/03/2000
1

4-14

Cotizaciones y Notas de Venta

4.1.2 Giro, Comuna, Ciudad, Pas, Canal, Vendedor


El detalle y descripcin acerca del uso de estas Tablas, se describe en el Apndice D. Tablas. Le recomendamos ver el ndice de
este captulo, para ubicar los puntos respectivos y obtener la informacin requerida.

TABLAS

4-15

4.2 Productos
Objetivo
Permite la codificacin de los productos o temes que sern controlados con el Inventario, pudiendo definir para cada uno de ellos:
Caractersticas Generales (unidad de medida, peso, grupo, subgrupo, etc.), Ubicacin en que se encuentran en cada bodega, Niveles
de stock, Productos por los que podrn ser sustituidos o con los que podrn complementarse en un determinado momento; as como
tambin ingresar la informacin necesaria para el proceso de contabilizacin.
Cada producto que sea ingresado quedar registrado en una ficha, pudiendo as, Agregar nuevos temes, Modificar y/o Eliminar
los existentes, e imprimirlo cuando se requiera.
Previo al ingreso de antecedentes de Productos, es ideal contar con datos en las Tablas (ver Apndice D al final de este
manual), lo cual permitir efectuar un ingreso rpido y eficiente de los Productos. Esto no quita que si en algn momento un
determinado dato que no se encuentra registrado en una tabla pueda ser creado directamente desde este proceso.

Operatoria
Dado que el ingreso de un producto va desde su ingreso hasta su eliminacin, pasando por la consulta, modificacin e impresin de
la ficha del mismo, a continuacin se describen los procesos a seguir en cada una de estas situaciones:

Ingresando un Nuevo Item


Al ingresar se presenta una Ficha en blanco con el cursor en el campo Cdigo del Producto, a la espera del ingreso del primer
tem a definir. Ver Figura N 1
Figura N 1

La informacin a ingresar por cada tem, es la siguiente:


Cdigo del Producto: Representa al cdigo con el cual se identificar el tem que ser ingresado. Dicho cdigo podr estar
compuesto por caracteres alfanumricos y su largo deber tener como mximo aquel que fue establecido
dentro de los Parmetros (Captulo 3.1, del manual de Inventario y Facturacin).
La estructura de los cdigos es abierta, es decir que el usuario los define de acuerdo a sus propias
necesidades, teniendo en cuenta que posteriormente podrn ser asociados a un Grupo y un Subgrupo.
(Ver Apndice D. Tablas).
Tomemos por ejemplo una Gran Tienda que vende ropa, productos de lnea blanca, cosas para el hogar,
etc.
Entonces su codificacin podra tener un mximo de 5 dgitos:

4-16

Cotizaciones y Notas de Venta

2 caracteres para el tipo de producto:


CH:
Chalecos
CA:
Camisas
SW:
Sweaters
LV:
Lavadoras
CO:
Cocinas
TV:
Televisores
CU:
Cubrecamas
SA:
Sbanas
1 Carcter para una clasificacin anexa:
H:
Hombre
M:
Mujer
A:
Automtica
G:
Con Grill
S:
Sin Grill
2 caracteres para la marca:
01:
ABC
02:
LANASUAVE
03:
LA PLUMA
04:
BLACK BOX
05:
MAGICA
06:
TEXTIL LOBOS
07:
DRESSES S.A.
Con esto tenemos que el Chaleco de mujer marca LANASUAVE, tendra el cdigo CHM02, mientras
que una Cocina con grill, marca MAGICA, tendra el cdigo COG05.
Descripcin 1:

Este campo permite el ingreso de informacin ms detallada acerca del producto, tiene una capacidad de
60 caracteres alfanumricos.

Cd. Rpido:

Este cdigo que es opcional, permite asociar un cdigo mas corto al producto, el cual se puede acceder a
travs de la tecla Ctrl y los caracteres que aqu se indiquen (mximo 3). Podra ser asociado, por ejemplo,
a aquellos productos que tienen mayor salida, como ayuda en la digitacin de Guas, Facturas, etc.

Descripcin 2:

Este campo permite ingresar informacin adicional a la indicada en la Descripcin 1. Tambin podra ser
usado para poner la descripcin en otro idioma, todo depende del uso que el usuario desee darle. Al igual
que el anterior tiene una capacidad de 60 caracteres alfanumricos.

Cd. Barra:

Corresponde a un patrn de codificacin y simbolizacin, que permite garantizar la identificacin


automtica nica y no ambigua de cualquier artculo de consumo masivo.
Podr ser utilizado por el sistema en todos aquellos procesos que requieren del ingreso de productos:
Guas de Despacho y Entrada, Facturas, etc.

Luego de ingresar el cdigo del producto, se activan una serie de carpetas que solicitan informacin detallada acerca del tem en
cuestin, las cuales se seleccionan a travs de la eleccin de la pestaa que sobresale de ellas. Junto a estas carpetas en la parte
superior de la pantalla, se encuentran activos los siguientes botones:

Permite consultar el stock del producto seleccionado, el sistema considerar la fecha del ltimo mes abierto.

Permite obtener informacin correspondiente a las ventas diarias de un producto en particular registradas durante
un mes.
Este botn estar activo slo si tiene instalado el sistema de Ordenes de Compra ERP, y permite consultar las
Ordenes de Compra asociadas al producto seleccionado.

TABLAS

4-17

Carpeta Caractersticas:
En ella se ingresa la informacin que se detalla continuacin, una vez definido el cdigo:

Unidad de Medida Base: Corresponde a la unidad en que se mide el producto (C/U, Docena, Kg, etc.). Para ello se debe ingresar
el cdigo con que se identifica (mx. 6 caracteres alfanumricos).
Este campo puede ser completado digitando directamente el cdigo de la unidad, el cual no debe exceder
a los 6 caracteres de largo, as como obtenindolo desde la lista que se despliega al seleccionar el botn
de Bsqueda, que aparece al lado derecho de este campo. Las unidades que all se presentan corresponden
a aquellas que fueron ingresadas a travs de la Tabla de Unidades de Medida, (Ver Apndice D. Tablas).
En caso de digitar directamente un cdigo que no exista en la Tabla de Unidades de Medida, el sistema da
la alternativa de crearlo desplegando una consulta en pantalla. De aceptar la creacin, el proceso a seguir
es el mismo que se detalla en el Apndice D. Tablas.
Peso/Unidad:

Se debe ingresar en este campo el peso del producto, esto con el fin de controlar los costos de importacin
por Kgs.
La capacidad de este campo es de 9 dgitos enteros ms 2 decimales.

Maneja Dimensin:

Esta opcin se activa al seleccionar la caja de chequeo, ubicada a la derecha del campo. Una vez activada,
deber ingresar a modo informativo la dimensin que registra el producto (Largo x Ancho).

1 y 2 Unidad de Medida de Venta:


Dentro de estos campos, podr indicar dos nuevas unidades de medida que sern utilizadas en las ventas.
Adems, deber definir la equivalencia que considerar en cada una de ellas, la cual representa la
cantidad correspondiente de la nueva unidad de medida con respecto de la unidad de medida base.
Importante:
No podr repetir unidades de medida para el mismo producto.
Si un producto tiene movimientos de bodega, no podrn ser modificadas las unidades de medida ni las
equivalencias que tengan definidas.
Unidad de Medida Sugerida en los Documentos:
Indique la unidad de medida que sugerir el sistema, al momento de ingresar un producto en los
documentos (Cotizaciones, Notas de Venta, etc.)
Grupo:

Permite asociar (opcionalmente) el producto a un Grupo, lo cual ser utilizado al momento de generar los
informes de gestin.
Para realizar esta asignacin se debe ingresar el cdigo del grupo, ya sea digitndolo directamente o bien
seleccionndolo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado
derecho de este campo. Los Grupos que all se presentan, corresponden a aquellos que fueron ingresados
en la Tabla de Grupos, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas.
En caso de digitar un cdigo que no exista en la Tabla de Grupos, el sistema da la alternativa de crearlo
desplegando una consulta en pantalla. De aceptar habr que ingresar su Descripcin.

4-18

Cotizaciones y Notas de Venta

Subgrupo:

Permite asociar (opcionalmente) el producto a un Subgrupo, lo cual ser utilizado al momento de generar
los informes de gestin.
La operacin dentro de este campo es similar al anterior, slo que aqu se asocian subgrupos que fueron
creados en la Tabla de Subgrupos, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas.

Categora Comis.:

Opcin no implementada an.

Moneda de Venta:

Se debe ingresar el cdigo de la moneda en que ser valorizado el producto, el cual al igual que en la
unidad de medida, puede ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Monedas, proceso
que se describe en el Apndice D. Tablas.

Precios:

Se debe definir por cada unidad de medida un valor, ya sea neto o con impuesto (la conversin lo realiza
el sistema en base a lo definido en los impuestos).
Este precio es utilizado en la Guas de Despacho y Facturas y podr ser considerado como base, al
momento de crear listas de precios (Ver Apndice D. Tablas).

Maneja Impuestos:

De estar activo, permite asociar al producto los impuestos que lo afectarn.


Al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este atributo, se despliega la tabla de
impuestos (ver Apndice D. Tablas), desde donde habr que seleccionar aquellos a los cuales estar
afecto el producto. Ver Figura N 2.
El IVA es un impuesto que viene predefinido en el sistema y es reconocido como tal, por lo tanto si
la empresa requiere usar este impuesto debe utilizar el que viene predefinido.
Figura N 2

En esta ventana se activan los siguientes botones:


Agregar, traspasa el impuesto elegido en la tabla de Impuestos Disponibles, a la de Seleccionados.
Todos>>, traspasa la totalidad de impuestos existentes en la lista de Disponibles a la de Seleccionados.
<<Todos, saca la totalidad de los impuestos que estn en la tabla de seleccionados y los devuelve a la de

Disponibles.
Eliminar, devuelve el impuesto elegido en la lista de Seleccionados a la de Disponibles.
Indicados estos antecedentes, habr que sealar una serie de atributos que podrn ser asignados a los productos, dependiendo de
como vayan a ser tratados.
Todos ellos se encuentran precedidos de un botn de chequeo (ver Apndice A.1 Comandos), que permite indicar su estado, el cual
puede ser activo o inactivo.
Ficha Tcnica:

A travs de este atributo se podr ingresar una detallada descripcin del producto, junto a su fotografa. Al
activarlo, se enciende el botn de bsqueda que al ser seleccionado despliega la pantalla de la Figura N 3.

TABLAS

4-19
Figura N 3

En ella aparecen como encabezado, el Cdigo y Descripcin del producto. Bajo estos antecedentes se
presentan los campos Descripcin Tcnica y Archivo.
El campo Descripcin Tcnica que tiene una capacidad de 4.060 caracteres, se utiliza para ingresar
informacin adicional que complemente los antecedentes del producto.
El campo Archivo permite asociar a la ficha del producto, la imagen o fotografa del mismo.
Si al asociarle una imagen, sta abarca mas all de lo que se visualiza en pantalla, existen dos alternativas
para verla completa. Una de ellas es moverla a travs de las Barras de Desplazamiento y otra es ampliarla
al tamao total del monitor.
Esto ltimo se logra ubicando el indicador del mouse, convertido en lupa, sobre la figura y haciendo clic.
Estando en la pantalla ampliada (zoom), se activan los botones estndares de Windows, que aparecen en
la parte superior derecha de la ventana, permitiendo disminuir su tamao o cerrarla para regresar a la Ficha
Tcnica.
Cualquier fotografa de productos debe ser digitalizada y almacenada en formato BMP, para que
sea reconocida por este proceso.
Si por algn motivo se asoci una figura errnea al producto, existe el botn Eliminar, que borra la
imagen asociada.
Para salir de este Atributo de Ficha Tcnica y regresar a la Carpeta Caractersticas, se usa el botn Volver.
Ante cualquier modificacin que sea efectuada, el sistema confirma la grabacin de la informacin.
Inventariable:

Este atributo debe estar activo para todos aquellos productos a los cuales se les controla el stock.

Nmero de Serie:

Este atributo ser aplicable a productos inventariables y se habilitar slo si en el proceso Parmetros, se
seleccion que la empresa maneja Series.

Kit:

Este atributo podr ser seleccionado slo si el producto ingresado no es inventariable. Al seleccionarlo
habilita la carpeta KIT, la cual se describe ms adelante.

Talla-Color:

Este atributo permite indicar que el producto solicitar el ingreso de un cdigo de Talla y/o Color al
momento de generar movimientos que actualicen stock (Guas de Entrada, Guas de Salida, Reserva de
Materiales, Facturas en Lnea Afectas y Exentas, Facturas en Moneda Extranjera y en Boletas).
El producto podra manejar slo Talla, slo color o ambos atributos.
Un producto que tenga el atributo de manejar Talla Color podra en cualquier momento cambiarse por
manejo de Partida Pieza.

Partida:

Este campo se activa y desactiva a travs del botn de chequeo que aparece a su izquierda.
Al estar activo, tendr que sealar si maneja Pieza y Fecha de Vencimiento.
Toda esta informacin es opcional, ya que por ahora es utilizada slo a modo informativo.

Producto para:

Seleccionando la caja de chequeo, podr definir si el producto ser considerado para Venta o para
Compra.

4-20

Cotizaciones y Notas de Venta

Carpeta Ubicaciones:
A travs de esta carpeta se indica la ubicacin en la cual se encuentra el producto en las distintas bodegas.
Al seleccionar la Carpeta Ubicaciones, se presenta la lista de bodegas con que cuenta la empresa, las que se ingresan en la Tabla de
Bodegas (ver Apndice D). Ver Figura N4.
Figura N 4

Para ingresar una ubicacin, se selecciona la celda que se encuentra en la interseccin de la columna Ubicacin con la Bodega
correspondiente. Luego se ingresa el detalle del lugar donde se almacena.
Al finalizar el sistema registrar automticamente la informacin recin ingresada, ya sea al seleccionar el botn Salir o al elegir
otra carpeta.

Carpeta Niveles de Stock:


Permite indicar los distintos niveles de stock que se manejarn para el producto en definicin para los niveles Mnimo, Mximo y
de Reposicin.
Estos niveles podrn ser definidos para toda la empresa (Global), o por bodega, todo depender de los parmetros indicados en la
"Carpeta de Datos Globales", del proceso "Parmetros" (Captulo 3.1 del manual Inventario y Facturacin).
En las figuras siguientes se presentan dos ejemplos de esta carpeta, uno considerando los niveles de inventario para el global de la
empresa (Figura N 5) y otra a nivel de bodegas (Figura N 6).
Figura N 5

TABLAS

4-21
Figura N 6

En esta ltima habr que sealar para cada bodega los distintos Niveles.
Stock Mnimo:
Stock Mximo:
Stock de Reposicin:

Corresponde a la mnima cantidad del producto, que podr existir en la bodega.


Corresponde a la cantidad que habr que considerar como base mxima del inventario.
Representa a la cantidad en que deber encontrarse el stock para hacer reposicin del producto.

A travs del informe de Niveles de Stock, definido en el captulo 9.5 del manual de Inventario y Facturacin, se puede
conocer el estado de los stocks, respecto a los niveles indicados, para tomar decisiones de reposicin (si se est bajo el
mnimo) o de liquidar, por ejemplo si se est sobre el stock mximo.

Carpeta Sustitutos: (Carpeta disponible slo en versin ERP)


En esta carpeta se ingresan todos aquellos productos por los cuales podr ser sustituido el tem en definicin, en caso que no exista
stock suficiente. Por ejemplo un chaleco marca XX, por uno marca YY, con caractersticas similares. Ver Figura N 7
Figura N 7

Para ingresar un sustituto del producto, se ubica el indicador del mouse sobre el botn de listas desplegables que aparece en el
campo Cdigo y, de la lista presentada elegir el correspondiente.
Una vez seleccionado el sustituto, se presenta su descripcin y unidad de medida.
En esta carpeta tambin se presenta el campo "Recproco", a travs del cual se podr indicar si hay reciprocidad entre el producto
en definicin y su sustituto.
Un "SI" en este campo, har que en la Ficha del producto sustituto quede registrado el producto en definicin, al responder en
forma afirmativa a la consulta desplegada en pantalla; mientras que un "NO" har que la sustitucin sea slo para el producto en
definicin y no para el producto sustituto.
Si por algn motivo se desea eliminar un producto sustituto desde esta carpeta, habr que seleccionarlo y luego pulsar la
tecla SUP o DEL, para que sea borrado definitivamente.

4-22

Cotizaciones y Notas de Venta

Carpeta Complementarios: (Carpeta disponible slo en versin ERP)


En esta carpeta se indican todos aquellos productos que son complemento de aqul que est en definicin.
Por ejemplo, en el caso de un chaleco sport podra haber una camisa o un pantaln que le combinen perfectamente bien y que
podran ofrecerse al cliente en determinado momento como un complemento.
Otro caso podra darse una tienda de repuestos para automviles, donde un repuesto no funcionar si no se hace acompaar de
determinadas piezas adicionales. Ver Figura N 8.
Figura N 8

Para ingresar un producto complementario, se ubica el indicador del mouse sobre el botn de listas desplegables que aparece en el
campo Cdigo y, de la lista presentada elegir el correspondiente.
Una vez seleccionado el complemento, se presenta su descripcin y unidad de medida.
En esta carpeta tambin se presenta el campo "Recproco", a travs del cual se podr indicar si hay reciprocidad entre el producto
en definicin y su complemento.
Un "SI" en este campo, har que en la Ficha del producto complemento quede registrado el producto en definicin, al responder
en forma afirmativa a la consulta desplegada en pantalla; mientras que un "NO" har que la complementacin sea slo para el
producto en definicin y no para el producto complemento.
Si por algn motivo se desea eliminar un producto complemento desde esta carpeta, habr que seleccionarlo y luego pulsar
la tecla SUP o DEL, para que sea borrado definitivamente.

Carpeta Contabilizaciones:
A travs de esta carpeta se ingresan todos los antecedentes de contabilizacin del producto.
Esta carpeta se activa solamente cuando se encuentra conectado el sistema Contabilidad y Presupuestos de Softland. Ver Figura
N 9
Figura N 9

TABLAS

4-23

En ella habr que indicar:

Cdigo de las cuentas contables asociadas al producto en definicin. Estas cuentas se movern automticamente por cada
movimiento de venta del producto.
Los cdigos de las cuentas podrn ser digitados directamente o bien podrn seleccionarse desde la lista que se despliega al
elegir el botn de bsqueda ( )que se presenta a la derecha de estos campos.
La cuenta de Consumo est habilitada slo en versin ERP.

Monto del Costo de Reposicin. (Opcin disponible slo en versin ERP)

Origen del producto, que puede ser Nacional o Importado. En este ltimo caso tendr que sealar adems el tipo de
moneda en que ser manejado. (Opcin disponible slo en versin ERP)
Fecha y Precio de la ltima Correccin Monetaria. (Opcin disponible slo en versin ERP)
Fecha y Costo de compra ms alta que se efectu del producto.
Junto a estos antecedentes se presenta el campo Mandatorio, el cual podr o no estar activo.
Este campo acta directamente con la Correccin Monetaria y se utiliza cuando se detecta algn error en los datos
ingresados en el ao anterior y se requiere ingresar nuevos valores, diferentes a los de los movimientos registrados en el
sistema.
Cuando este campo se encuentra activo, el sistema toma como validos los valores aqu ingresados para corregir, sin
considerar los movimientos ingresados a travs de Guas de Compras. (Opcin disponible slo en versin ERP)

Carpeta Kit:
En esta carpeta se ingresan todos los componentes del producto, el stock aproximado del kit en nuestras bodegas y el precio y
descuento asignado. Ver Figura N 10
Figura N 10

En ella habr que indicar:


Cdigo Producto:

Ingrese el cdigo del producto que compone el nuevo KIT.

Descripcin:

Ingresado el cdigo del producto, el sistema desplegar la descripcin

Cantidad:

Indique la cantidad de productos que sern incluidos por cada unidad KIT.

Precio Base Unitario: Indique el Precio Base unitario del producto.


% Incidencia:

Es el porcentaje que corresponde al peso relativo del precio base de cada producto, de acuerdo al Valor
Total Base que corresponde a la sumatoria del Precio Base multiplicado por la Cantidad para todos los
productos que componen el KIT.

Precio Venta en el Kit: Corresponde al valor que resulta de la divisin entre el Precio de Venta del KIT por el porcentaje de
incidencia del producto, multiplicado por 100.
% Descto:

Indique el porcentaje de descuento aplicable al producto

Monto Descuento:

El sistema lo calcula en forma automtica.

4-24

Cotizaciones y Notas de Venta

Carpeta Atributos: (Carpeta disponible slo en versin ERP y si est instalado el sistema de Produccin)
En ella deber definir la clasificacin del producto, es decir si es un producto de materia prima, de fabricacin u otro. Ver Figura
N 11.
Figura N 11

) desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual el


Finalizada el ingreso de un tem tendr que seleccionar el botn grabar (
sistema quedar a la espera del ingreso de un nuevo tem o de la consulta de alguno de los existentes.

Seleccionando un Item
El acceso a cualquier tem que se encuentre registrado en el sistema, se logra digitando directamente su cdigo en el campo Cdigo
del Producto, o bien obtenindolo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de Bsqueda (Ver Apndice A) que
aparece al lado derecho de este campo.
Indicado el Cdigo, se despliega en pantalla toda su informacin pudiendo llevar a cabo cualquiera de las operaciones desplegadas
en la 2 Barra de Herramientas.
En caso de desear ingresar un nuevo tem o de seleccionar otro producto distinto al que se est visualizando en pantalla, se dispone
del botn Agregar que aparece en la 2 Barra de Herramientas, el cual al ser seleccionado limpia el campo cdigo dejndolo
abierto al ingreso de un cdigo para un nuevo tem o para la seleccin de uno existente (botn de bsqueda).

Consultando un Item
Una vez elegido el tem, se podr consultar su informacin con solo seleccionar la carpeta deseada.

Durante el proceso de consulta se activa este botn, el cual permite crear un nuevo tem a partir del que
est en pantalla y copiarle determinados antecedentes del producto que est siendo consultado. Al elegir
este botn se presenta la ventana de la Figura N 12, donde habr que indicar el cdigo del nuevo tem
donde se copiarn los datos y a la vez habr que sealar, a travs de la seleccin de los cajas de chequeo,
si se copian o no las Ubicaciones y Niveles de Stock, los Sustitutos y los Complementos (Estos 2 ltimos
habilitados slo en versin ERP).

TABLAS

4-25
Figura N 12

Tras seleccionar el botn OK, se presenta la ficha completa del nuevo producto.

Modificando un Item
Elegido el tem a modificar, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el
Apndice B) y se realizan las modificaciones requeridas, teniendo en consideracin la definicin de cada uno de los campos,
descritas en el comienzo de este captulo, en el punto "Ingresando un Item".
Las modificaciones quedarn registradas, ya sea al pasar de una carpeta a otra, as como al seleccionar el icono del diskette de
grabacin que aparece tambin en la 2 Barra de Herramientas.

Eliminando un Item
Elegido el tem a eliminar, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el
Apndice B).
No se podrn eliminar temes que tengan movimientos asociados.

Imprimiendo un Item
Estando en el tem a imprimir, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el
Apndice B) dentro del cual podr emitir el informe por pantalla o por la impresora. La informacin que se imprime corresponde a
los Datos Generales, Caractersticas y Ficha Tcnica del producto, tal como se muestra en el siguiente informe ejemplo:

4-26

Cotizaciones y Notas de Venta

Informe Ejemplo de Ficha de Productos


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha

Pgina : 1

Ficha de Producto
DATOS GENERALES
Cdigo :
Descripcin 1 :
Descripcin 2 :
Cdigo Rpido :
Cdigo Barra :

CHM02
CHALECOS MUJER LANA MERINO

CARACTERISTICAS
Unid.Medida :
Peso :
Grupo :
Sub Grupo :
Moneda Venta :
Precio Neto :
Precio Boleta:

: 23/05/2002

C.U.
0,00
CH
CHM
01
$
$

CADA UNA
Kilos
CHALECOS
CHALECOS MUJER
Peso Chileno
30,250
35,695

FICHA TECNICA
Chaleco hecho en Chile. 100% lana merino. Coloreado con tintas naturales.

TABLAS

4-27

4.3 Unidades de Medida, Precios y Listas Adicionales, Descuentos, Impuestos,


Condiciones de Venta, Aprobadores, Centros de Costo, Monedas y Equivalencias,
Concepto de Prdida, Compromisos de Seguimientos, Atributos
Dado que las siguientes tablas son de tipo estndar, la descripcin y forma de operar de cada una de ellas, se describe en el
Apndice D. Tablas que aparece al final de este manual.

COTIZACIONES

5-1

5. Cotizaciones
Objetivo
A travs de este proceso se podr llevar a cabo la generacin de Cotizaciones, realizar seguimientos a documentos, generar
cotizaciones tipo. Adems permitir dar por perdidas cotizaciones que se encuentren en estado Pendiente y a su vez la recuperacin
de ellas y por ltimo efectuar la eliminacin masiva de cotizaciones.
Sr. Usuario:
Los procesos Seguimientos de Cotizacin, Cotizaciones Tipo y Prdida /Recuperacin de Cotizaciones, estn
disponibles slo en versin ERP.
Operacin
Al seleccionar esta opcin se despliega el submen de bajada con las opciones que se muestran en la siguiente figura:

5.1 Cotizaciones
Objetivo
Permite el ingreso y descripcin de Cotizaciones.
Sr. Usuario:
Para hacer ms eficiente el uso de esta opcin, podr acceder a las funciones del teclado rpido, las cuales se describen en
el Apndice A5 Teclas de Acceso Rpido, ubicado al final de este manual.
Operatoria
Al ingresar se presenta una pantalla dividida en 3 carpetas, las cuales solicitan informacin detallada acerca de la Cotizacin. Para
elegir cualquiera de ellas, tendr que seleccionar la lengeta que las identifica. Ver Figura N1
Figura N1

5-2

Cotizaciones y Notas de Venta

Carpeta General
Es aquella que aparece activa por defecto al ingresar a esta opcin.
En ella se ingresa toda la informacin que se relaciona directamente con la Cotizacin.
N Cotizacin: Corresponde al nmero correlativo que llevar cada una de las Cotizaciones.
Este nmero es designado en forma automtica por el sistema siguiendo un correlativo interno.
Adems si se desea consultar o modificar una Cotizacin existente, su nmero podr ser obtenido a travs del
botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema (ver Apndice A.1 Botones).
Sr. Usuario:
Seleccionando el botn

, podr realizar una copia de esta cotizacin.

Importante:
Slo podr realizar una copia de la cotizacin debe tener permisos para agregar y modificar
cotizaciones.
El documento debe estar grabado y No estar en estado de modificacin.

Ingresando una Nueva Cotizacin


Luego de haber indicado su nmero, tendr que indicar la siguiente informacin:
Estado:

Corresponde al estado en que se encuentra la cotizacin.


Normalmente al ser generada sta toma el estado de Pendiente, el cual es sugerido por el sistema. Posteriormente
podr ser modificado a: Nula o Perdida, a travs de la seleccin del botn de chequeo que aparece frente al
campo Cambiar Estado.
Tras elegir este botn se abre una ventana de Cambio de Estado, donde deber elegir el correspondiente. Para
salir de esta ventana tendr que seleccionar el botn ( ) que aparece en la esquina superior derecha.
Si la cotizacin se ha perdido tendr que sealar el concepto por el cual se da por perdida, el que se obtiene a
travs del botn de bsqueda ( ). Los Conceptos de Prdida se ingresan en la tabla Conceptos de Prdida,
descritos en el Apndice D de este manual.
Si adems lo requiere, podr ingresar la fecha con la cual se dar por perdida la cotizacin y sealar una
observacin asociada. Ver Figura N2.
Figura N2

Fecha:

Corresponde a la fecha de emisin de la Cotizacin. Es propuesta por el sistema y podr ser mantenida pasando
directamente al campo siguiente a travs de la pulsacin de la tecla Tab, o bien modificada ingresando una nueva
fecha de acuerdo al formato propuesto.

Cliente:

Se debe ingresar el cdigo del cliente al cual se le emitir la Cotizacin. Este cdigo puede ser digitado
directamente u obtenerse a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema.
Cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones.
Si el cliente no se encuentra registrado en el sistema, se presenta un mensaje que lo advierte y solicita consultar la
Ficha de Auxiliares.
Una vez que el cliente es ingresado se activan las carpetas Datos del Cliente y Doctos. Asociados, que se
describen ms adelante.

COTIZACIONES

5-3

Vendedor:

Corresponde al cdigo y nombre del vendedor que realiza la cotizacin, el cual podr ser digitado directamente,
as como tambin podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el
sistema.
En caso que el cliente tenga asociado un vendedor en su ficha, el sistema lo propondr automticamente, en este
campo.

Contacto:

Corresponde al cdigo y nombre del contacto que representar al cliente frente a su empresa, es decir con quienes
se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera.
Este cdigo puede ser digitado directamente u obtenerse a travs del botn de bsqueda, cuya aplicacin se
describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones y, que permite acceder la lista registrada en el sistema.
, tras lo cual se desplegar una ventana
Para agregar un nuevo contacto a la tabla, deber seleccionar el botn
(ver Figura N 2), donde deber ingresar la siguiente informacin: Nombre, Telfonos, Fax, E-mail y Cargo. Este
ltimo podr ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Cargos, a travs de la seleccin del
botn de bsqueda que aparece a la derecha. Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la
opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la Carpeta de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con
seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje. Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un
correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs del botn Correo.
Figura N 2

O. Compra:

Corresponde al nmero de la orden de compra a travs de la cual el cliente efecta la transaccin. Este campo es
opcional.

Moneda:

Corresponde al tipo de moneda en que se valorizar la Cotizacin, la cual podr ser digitada directamente, as
como tambin podr ser obtenida a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el
sistema y cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones.

Entrega:

Corresponde a la fecha tope en que debern ser entregados los productos, la cual podr ser igual o mayor a la
fecha de emisin. Este campo es propuesto por el sistema y puede ser mantenido o modificado.

Lista de Precio: Corresponde al cdigo de lista de precios que se usar para valorizar los productos que se incluyan en la
Cotizacin, su cdigo podr ser digitado directamente o bien se podr obtener a travs del botn de bsqueda que
permite acceder la lista registrada en el sistema.
Descripcin:

En este campo se ingresa un texto descriptivo que ser asociado a la Cotizacin, cuyo largo mximo podr ser de
50 caracteres.

5-4

Cotizaciones y Notas de Venta

Este botn permite desplegar la equivalencia del da, en las distintas monedas que maneja el sistema y adems
modificarlas si fuese necesario.
Al seleccionar este botn se abre una ventana con una lista de las monedas manejadas por el sistema, donde
aparece su nombre, fecha de cambio, valor del cambio y cambio a usar. En esta ltima columna podr ingresar un
nuevo valor para la equivalencia; si lo requiere, para que sea considerada como la equivalencia del da, para salir
de esta ventana bastar con que haga clic sobre el botn ( ) que aparece en la esquina superior derecha de la
pantalla.

Ingreso de Movimientos por Productos


Sr. Usuario:
Cada Cotizacin tiene una capacidad de 999 movimientos.
Los antecedentes a ingresar son:
Cdigo Producto: Se debe ingresar el cdigo del producto que se vende. Su ingreso se efecta ya sea digitndolo directamente, o
bien obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado
derecho de este campo, as como tambin a travs de un lector de cdigo de barra.
KIT:

Si usted ingresa un KIT como producto, el sistema presentar el detalle de los productos que componen dicho
KIT al final de la matriz, para llamarlo usted tendr que hacer un clic en el botn de bsqueda que se
encuentra al lado derecho del detalle del producto y tras seleccionarlo presentar una matriz con el detalle de
los productos que componen el KIT, para volver a la cotizacin, slo tiene que seleccionar el botn Salir.
Si usted quiere que este detalle aparezca impreso, tiene que seleccionarlo desde el men Bases, en la opcin
Parmetros, carpeta Productos KIT.

Sr. Usuario:
Si el producto seleccionado tiene definido Unidad de Medida Base y Unidad de Medida de Ventas. Para la
definicin del producto KIT se considerar la unidad de medida base y el precio base del producto
seleccionado.
U. de Medida:

Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr, etc.). Este campo es llenado en forma automtica
por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Productos, esta informacin puede
ser mantenida, o modificada a travs del botn
, el cual desplegar las otras unidades de medida
adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).

COTIZACIONES

5-5

Cantidad:

Indicar la cantidad del producto que se est cotizando.


En este campo podr hacer uso del botn Consulta de Stock, que aparece en la 4 Barra de Herramientas (ver
Apndice B), a travs del cual podr conocer el stock disponible en las distintas bodegas, en reserva,
consignacin y transitorios, adems de los productos sustitutos y complementarios a ese producto.
Tambin podr conocer sus reservas y a nombre de quien estn.
Todo esto le permitir disponer de la informacin necesaria para la toma de decisiones, en caso que no
disponga de la cantidad solicitada.

Precio Unitario:
Moneda Venta

Corresponde al valor del producto. Es propuesto por el sistema en base a la lista de precios y de la unidad
de medida indicada, esta informacin puede ser mantenida, o modificada en caso de requerirlo.

Equivalencia:

Corresponde a la equivalencia del da (la cual se sugiere segn lo indicado en la tabla de equivalencia) por la
que se multiplicar el precio unitario, segn el tipo de moneda que se est utilizando.

Sub Total:

Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor (calculado segn la moneda del encabezado de la
Cotizacin), esta informacin es desplegada automticamente por el sistema.

Total de Desc:

En este campo se ingresa el o los % de descuentos del producto en forma individual. Cuando el cursor se
ubica en este campo, se activa el botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta una lista de
tipos de descuentos que utiliza la empresa (Apndice D. Tablas) para que se ingrese junto al tipo
correspondiente el porcentaje a aplicar (ver Figura N3).
Figura N3

Una vez que ste es indicado, aparece automticamente el monto del descuento.
La cantidad de descuentos a aplicar depender absolutamente de los parmetros de descuentos definidos en
Inventario y Facturacin (ver Captulo Parmetros en el manual de dicho sistema).
Fecha de Entrega: Corresponde a la fecha en que deber ser entregado el producto.
Podr ser igual o diferente para cada producto, y deber estar en un rango comprendido entre la Fecha de la
Cotizacin y la fecha de entrega mxima (ambas aparecen en el encabezado de la Cotizacin).
Total ($):

Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento indicados en el campo anterior. Este campo es
entregado automticamente por el sistema.

Detalle del Producto: El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn se
requiera.
En el caso de requerir incorporar ms informacin acerca del producto, podr ingresarla en este campo, el
cual ir ocupando automticamente la cantidad de lneas que necesite.
Despus de ingresar cada lnea de movimiento, y si Ud. estableci control de precio piso en el proceso Bases, el sistema verificar
que el valor final del producto, incluidos los descuentos, no sea inferior al Precio Piso.
De darse esta condicin, el sistema enviar un mensaje advirtindole la situacin e indicndole el valor mnimo que podr tener el
producto incluidos los descuentos. De ah en adelante no podr continuar con el ingreso de la cotizacin mientras no ingrese el
valor correspondiente.
Adems en esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones:
Permite grabar la cotizacin vigente en pantalla como una cotizacin tipo sin necesidad de tener
documentos asociados (esto slo si en el proceso Parmetros, se ha seleccionado que lo har).

5-6

Cotizaciones y Notas de Venta


Al seleccionar este botn, el sistema solicitar ingresar una descripcin o nombre que le asignar el
documento, indicado esto seleccione el botn OK proceder a grabar la cotizacin tipo sin realizar
validaciones, grabar toda la informacin que se haya ingresado excepto los campos: Nmero Cot.,
Fechas, Estado y Orden de Compra. Al finalizar, el sistema desplegar un mensaje informando que ha
sido grabada exitosamente, dejando la nueva cotizacin almacenada en el proceso Cotizaciones Tipo
(Opcin disponible slo en versin ERP).
El sistema despliega una ventana con todas las cotizaciones tipo grabadas, las cuales fueron generadas
en el proceso Cotizaciones Tipo. Al seleccionar alguna de ellas, el sistema reemplazar todos los datos
existentes por las de la cotizacin tipo.
El sistema desplegar un mensaje informando que los datos de su cotizacin actual sern borrados y se
reemplazarn por la cotizacin tipo (Opcin disponible slo en versin ERP).
Para pasar de un campo a otro se utiliza el indicador del mouse, o bien la tecla tab.
Para eliminar un movimiento, seleccionar la lnea en la cual se encuentra y luego pulsar la tecla Supr.

Carpeta Datos del Cliente


Esta carpeta permite conocer datos asociados al cliente (dependiendo de la informacin ingresada en la ficha). Ver Figura N4.
Figura N4

Una vez que el cliente es ingresado en la Cotizacin, sus antecedentes (Razn Social, Rut, Telfono, Fax, Direccin, Zona, Ciudad,
Giro y Comuna), se presentan en esta carpeta.

COTIZACIONES

5-7

Carpeta Dctos. Asociados


Figura N5

Dentro de esta carpeta podr agregar documentos (Word, Excel u otros) que se deseen asociar a la Cotizacin, as como tambin
eliminar aquellos que no corresponden.
El procedimiento a seguir para llevar a cabo la asociacin de documentos es el siguiente:
1. A travs del botn Agregar, podr tener acceso al directorio del disco duro o de la unidad que requiera, donde podr
seleccionar el documento que desea asociar a su Cotizacin.
2. Una vez indicado el documento, podr asociarle una descripcin, marcando o seleccionando el documento y digitando el texto
en el campo Descripcin Documento.
Si por error asoci un documento que no corresponda, podr eliminarlo, seleccionndolo y luego haciendo clic sobre el botn
Eliminar.
Cualquiera sea la carpeta en que se encuentre una vez ingresados movimientos, se activarn los botones:

Permite consultar el stock de productos que mantiene la empresa en la distintas bodegas, indicando por cada
uno de ellos lo que est Disponible para el despacho, lo que est en bodega en forma Transitoria, en
Consignacin o en Reversa. Adems podr conocer el stock de los productos sustitutos y complementarios,
las reservas por cliente, las cantidades en las distintas bodegas y su valorizacin. Para mayor informacin
remtase al Captulo Stock.

Que permite conocer los montos totales vendidos, ingresar los descuentos que se aplicarn sobre el total de la
Cotizacin, indicar los montos o % de flete, embalaje e impuestos, indicar opcionalmente la forma de pago, el
centro de costo al que ser asociado y el canal de venta a travs del cual se efectuar la venta. Ver Figura N6.

5-8

Cotizaciones y Notas de Venta

Figura N6

Los Descuentos podrn ser ingresados en monto o porcentaje, al igual que el Flete y el Embalaje. La cantidad
de descuentos depende de lo indicado en la tabla de Descuentos (ver Apndice D).
Los Impuestos son calculados automticamente dependiendo de los productos y de si el cliente est o no
exento de alguno de ellos.
Para tener acceso a los impuestos, tendr que seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de
este campo.
La Condicin de Venta, el Centro de Costo y el Canal de Venta podrn ser digitados directamente, as como
tambin podrn obtenerse desde la ventana que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a
la derecha de estos campos.
El sistema informar la clasificacin del cliente, la cual fue definida anteriormente en el proceso Tablas,
captulo Clientes.
Revisados los totales, podr regresar a la Cotizacin, seleccionando el botn Volver.
Finalizado el ingreso de informacin en la Cotizacin, seleccione el botn Guardar, ubicado en la 2 Barra de
Herramientas, con lo cual el sistema confirma el registro de la Cotizacin y del nmero asignado. Indicados
los datos, la Cotizacin es almacenada y el sistema vuelve a la pantalla inicial.
A partir de este momento podr optar por ingresar otra Cotizacin (nueva o existente), o bien por abandonar el proceso de
Cotizaciones a travs del botn Salir.

Seleccionando una Cotizacin


El acceso a cualquier Cotizacin que haya sido registrada en el sistema, se realiza de la siguiente manera: Estando en la pantalla
presentada en la Figura N1, ingresar el nmero de la Cotizacin directamente o bien obtenerlo desde la lista que se presenta al
seleccionar el botn de bsqueda. Posteriormente pulsar la tecla Tab, tras lo cual el sistema desplegar toda la informacin
asociada a la Cotizacin a consultar.
A continuacin se podrn llevar a cabo cualquiera de las operaciones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas y que se
describen a continuacin.

COTIZACIONES

5-9

Modificando una Cotizacin


Seleccionada la Cotizacin elegir el botn Modificar en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B. A
continuacin efectuar los cambios requeridos. Usted podr efectuarle modificaciones a todos los campos, exceptuando la Moneda y
Lista de Precios.
Una vez modificado el documento, podr optar por grabar los cambios con el botn del disco que se ubica en la 2 Barra de
Herramientas (el sistema enviar un mensaje informando que los datos han sido actualizados), o bien optar por el botn Agregar
( ) que le dar la opcin de grabar los cambios, si lo desea y continuar con otra Cotizacin.

Eliminando una Cotizacin


Seleccionada la Cotizacin a eliminar, elegir este botn en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B, luego
el sistema solicita confirmar la eliminacin.
Al eliminar una Cotizacin su nmero queda disponible para ser usado nuevamente.

Imprimiendo una Cotizacin


Una Cotizacin slo podr ser emitida si previamente se ha definido su formato en el proceso Formato de Impresin de
Cotizaciones (ver Captulo 3.3 de este manual).
Estando en la Cotizacin a emitir, elegir este botn para emitir la Cotizacin en la impresora o desplegarla en el monitor (para ms
detalles acerca del proceso de impresin, refirase al apndice B de este manual, punto 2 Barra de Herramientas).

Enviando la Cotizacin por E-mail


Al elegir este botn podr enviar la cotizacin por e-mail al destinatario que Ud. indique. Al hacer clic sobre l, se despliega un
recuadro con los nombres de los contactos asociados, pudiendo elegir uno de ellos o la opcin Otros. Cualquiera sea el caso, se
abrir una ventana de envo en Outlook, la cual llevar incluido un archivo con la cotizacin y por destinatario, el contacto. Si este
ltimo no fue indicado, tendr que digitar el e-mail directamente.
En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de una Cotizacin.

5-10

Cotizaciones y Notas de Venta

N de NV:
1
Pendiente
Estado :
Fecha : 01/07/2002

Cotizacin
N OC:
CC:
Moneda:

Nombre:

PEREZ OYARCE MAURICIO

Direccin:

Ahumada 1024

Ciudad:

SANTIAGO

Zona:

ZONA CENTRAL

Telfono:

6315255

R.U.T.: 10001
Comuna: SANTIAGO
Fax:

Descripcin:

Vendedor: JOS PAREDES

Cantidad

U. Med.

Descripcin

1,000.00

C.U.

CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA

P. Unit
8,560

Descuento

8,560,000

1,000.00

C.U.

CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA

12,530

12,530,000

Sub Total
En efectivo

Descuento 1

Con cheque

Descuento 2

Tarjeta de crdito

Valor Total

21,090,000

Descuento 3
Descuento 4
Descuento 5
SubTotal

21,090,000

Flete
Embalaje
18

Iva

3,796,200

Otros Imptos
Total

24,886,200

COTIZACIONES

5-11

5.2 Seguimiento de Cotizaciones


Objetivo
Esta opcin permitir realizar un seguimiento a las cotizaciones registradas.
Antes de realizar este proceso, deber definir los compromisos de seguimientos a considerar, lo cual se realiza en el proceso
Tablas, opcin Compromisos de Seguimientos.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, se desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin.
Figura N 1

Nombre del Cliente:

Ingrese el nombre del cliente al cual se le realizar el seguimiento

Estado Cotizaciones:

Seleccione mediante el botn de opciones el estado a considerar en la consulta de cotizaciones.

Rango de Fechas:

Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar.

Una vez ingresados todos los parmetros, seleccione OK. A continuacin se desplegar una ventana con la lista de Cotizaciones
que cumplen con los parmetros indicados. Ver Figura N 2.
Figura N 2

5-12

Cotizaciones y Notas de Venta

Permite regresar a la pantalla anterior.

Permite ver la cotizacin que usted ha seleccionado con todos los productos asociados.

Permite ingresar o visualizar los seguimientos de un documento. Para ello se elige el documento y luego se
selecciona este botn. Al hacerlo se presenta la pantalla (ver Figura N 3) que entrega la informacin del
cliente (nombre, telfono, fax).
Figura N 3

Adems, el sistema solicitar ingresar lo siguiente:


Fecha:

El sistema desplegar la fecha actual para el ingreso del compromiso.

Hora:

El sistema registrar la hora del ingreso del compromiso.

Contacto:

Indique el nombre del contacto con el cual se mantendr la conversacin correspondiente al seguimiento, este
nombre podr ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se despliega al presionar el
botn de bsqueda (lupa).

Conversacin: Dentro de este campo deber dejar por escrito el resultado de la gestin.
Prximo Compromiso:
Ingrese la fecha y el tipo de compromiso acordado, este ltimo podr ser digitado directamente, o bien ser
seleccionado desde la lista que se presenta al presionar el botn de listas desplegables, los cuales fueron descritos
en el Apndice D. Tablas.
Una vez ingresados todos los antecedentes solicitados, deber presionar el botn Guardar, tras lo cual el sistema consultar si
desea incorporar el compromiso a la barra de tareas de Outlook. Si su respuesta es afirmativa Si, podr editar el nuevo compromiso
a Outlook, tal como se muestra en la Figura N4.

COTIZACIONES

5-13

Figura N4

En ella, podr efectuar todas las operaciones que registra el Outlook, pudiendo cambiar fecha de vencimiento, prioridad, tiempo de
aviso, texto, etc..
Si todo est conforme, presione el botn Guardar, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, tras lo cual quedar
registrado el compromiso como tarea pendiente y regresar a la pantalla de la Figura N 3.

5-14

Cotizaciones y Notas de Venta

5.3 Cotizaciones Tipo


Objetivo
Permite generar cotizaciones tipo para ser utilizadas en cualquier momento, evitando de esta forma que el usuario tenga que
digitarlas cada vez que las necesite.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde podr ocurrir que no existan Cotizaciones Tipo
definidos con anterioridad, por lo cual se desplegar la pantalla de Cotizaciones Tipo en blanco, pero con la 2 Barra de
Herramientas activa, o que existan Cotizaciones creadas con anterioridad, las cuales se desplegarn en una lista, pudiendo: Agregar
nuevas, Modificar y/o Eliminar una de las existentes.
Cualquiera sea el caso, los procedimientos a seguir se describen a continuacin:

Agregando una nueva Cotizacin Tipo


Cuando se agrega una Cotizacin Tipo nueva, se despliega una ventana solicitando indicar la descripcin que le asignar al nuevo
documento, tal como se solicita en la siguiente pantalla. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Una vez ingresada la descripcin presione el botn OK, tras lo cual el sistema registrar la cotizacin dentro de la base de datos y
desplegar una nueva pantalla en modo agrega, dividida en 3 carpetas dentro de las cuales deber ingresar la siguiente
informacin. Ver Figura N2.
Figura N2

COTIZACIONES

5-15

Capeta General
Cliente:

Ingrese el cdigo del cliente al cual se le emitir la Cotizacin. Este cdigo puede ser digitado directamente, o
bien ser obtenido desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda (lupa) ubicado a la derecha
de la opcin.

Vendedor:

Corresponde al cdigo y nombre del vendedor que realiza la cotizacin, el sistema desplegar esta
informacin si es que el cliente tiene asignado un vendedor en particular. Para ingresar otro vendedor,
seleccione el botn de bsqueda (lupa) que aparece a la derecha de la opcin.

Contacto:

Corresponde al cdigo y nombre del contacto que representa al cliente frente a su empresa. Esta informacin
la despliega el sistema, pudiendo ser modificada directamente o a travs de la seleccin del botn de
bsqueda (lupa)

Moneda:

Corresponde al tipo de moneda en que se valorizar la Cotizacin.

Lista de Precios: Corresponde al cdigo de lista de precios que se usar para valorizar los productos que se incluyan en la
Cotizacin.
Descripcin:

En este campo se ingresa un texto descriptivo que ser asociado a la Cotizacin, cuyo largo mximo podr ser
de 50 caracteres.
Este botn permite desplegar la equivalencia del da, en las distintas monedas que maneja el sistema y adems
modificarlas si fuese necesario

Ingreso de Movimientos por Productos


Cada Cotizacin tiene una capacidad de 30 movimientos, por lo tanto en caso de requerir lneas adicionales habr que continuar en
una Cotizacin nueva.
Los antecedentes a ingresar son:
Cdigo Producto: Se debe ingresar el cdigo del producto que se vende. Su ingreso se efecta ya sea digitndolo directamente, o
bien obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado
derecho de este campo, as como tambin a travs de un lector de cdigo de barra.
U. de Medida:

Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr, etc.). Este campo es llenado en forma automtica
por el sistema, una vez ingresado el cdigo del producto.

Cantidad:

Indicar la cantidad del producto que se est cotizando.


En este campo podr hacer uso del botn Consulta de Stock, que aparece en la 4 Barra de Herramientas (ver
Apndice B), a travs del cual podr conocer el stock disponible en las distintas bodegas, en reserva,
consignacin y transitorios, adems de los productos sustitutos y complementarios a ese producto.
Tambin podr conocer sus reservas y a nombre de quien estn.
Todo esto le permitir disponer de la informacin necesaria para la toma de decisiones, en caso que no
disponga de la cantidad solicitada.

Precio Unitario:

Corresponde al valor del producto. Es propuesto por el sistema en base a la lista de precios indicada.

Moneda Venta

puede ser mantenido, o modificado en caso de requerirlo.

Equivalencia:

Corresponde a la equivalencia del da (la cual se sugiere segn lo indicado en la tabla de equivalencia) por la
que se multiplicar el precio unitario, segn el tipo de moneda que se est utilizando.

Sub Total:

Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor (calculado segn la moneda del encabezado de la
Cotizacin), esta informacin es desplegada automticamente por el sistema.

5-16
Total de Desc:

Cotizaciones y Notas de Venta


En este campo se ingresa el o los % de descuentos del producto en forma individual. Cuando el cursor se
ubica en este campo, se activa el botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta una lista de
tipos de descuentos que utiliza la empresa (Apndice D. Tablas) para que se ingrese junto al tipo
correspondiente el porcentaje a aplicar (ver Figura N3).
Figura N3

Una vez que ste es indicado, aparece automticamente el monto del descuento.
La cantidad de descuentos a aplicar depender absolutamente de los parmetros de descuentos definidos en
Inventario y Facturacin (ver Captulo 3.1. Parmetros en el manual de dicho sistema).
Fecha de Entrega: Corresponde a la fecha en que deber ser entregado el producto.
Podr ser igual o diferente para cada producto, y deber estar en un rango comprendido entre la Fecha de la
Cotizacin y la fecha de entrega mxima (ambas aparecen en el encabezado de la Cotizacin).
Total ($):

Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento indicados en el campo anterior. Este campo es
entregado automticamente por el sistema.

Detalle del Producto: El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn se
requiera.
En el caso de requerir incorporar ms informacin acerca del producto, podr ingresarla en este campo, el
cual ir ocupando automticamente la cantidad de lneas que necesite.
Despus de ingresar cada lnea de movimiento, y si Ud. estableci control de precio piso en el proceso Bases (Captulo 3.1), el
sistema verificar que el valor final del producto, incluidos los descuentos, no sea inferior al Precio Piso.
De darse esta condicin, el sistema enviar un mensaje advirtindole la situacin e indicndole el valor mnimo que podr tener el
producto incluidos los descuentos. De ah en adelante no podr continuar con el ingreso de la cotizacin mientras no ingrese el
valor correspondiente.
Para pasar de un campo a otro se utiliza el indicador del mouse, o bien la tecla tab.
Para eliminar un movimiento, seleccionar la lnea en la cual se encuentra y luego pulsar la tecla Supr.

COTIZACIONES

5-17

Carpeta Datos del Cliente


Esta carpeta permite conocer datos asociados al cliente (dependiendo de la informacin ingresada en la ficha). Ver Figura N4.
Figura N4

Una vez que el cliente es ingresado en la Cotizacin, sus antecedentes (Razn Social, Rut, Telfono, Fax, Direccin, Zona, Ciudad,
Giro y Comuna), se presentan en esta carpeta.

Carpeta Dctos. Asociados


Figura N5

Dentro de esta carpeta podr agregar documentos (Word, Excel u otros) que se deseen asociar a la Cotizacin, as como tambin
eliminar aquellos que no corresponden.
El procedimiento a seguir para llevar a cabo la asociacin de documentos es el siguiente:
2. A travs del botn Agregar, podr tener acceso al directorio del disco duro o de la unidad que requiera, desde donde podr
seleccionar el documento que desea asociar a su Cotizacin.
2. Una vez indicado el documento, podr asociarle una descripcin, marcando o seleccionando el documento y digitando el texto
en el campo Descripcin Documento.
Si por error asoci un documento que no corresponda, podr eliminarlo, seleccionndolo y luego haciendo clic sobre el botn
Eliminar.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, con lo cual la nueva Cotizacin
Tipo pasa a formar parte de la base de datos del sistema.
Estas Cotizaciones podrn acceder directamente al proceso de Cotizaciones a travs del botn Traer Cotizacin Tipo.

5-18

Cotizaciones y Notas de Venta

Para dar por terminado el proceso, luego de Grabar seleccione el botn Salir. Tras ello se presenta la lista de cotizaciones
ingresadas hasta ese momento, tal como se muestra en la Figura N 6.
Figura N 6

Para regresar a la pantalla principal, seleccione el botn Salir.

COTIZACIONES

5-19

5.4 Prdida/Recuperacin de Cotizaciones


Objetivo
Esta opcin permitir seleccionar Cotizaciones, de acuerdo a diferentes parmetros, permitiendo en algunos casos darlas por
Perdidas y en otros Recuperarlas.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, se desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde podr optar por: dar Cotizaciones por Perdidas o por
Recuperar Cotizaciones Perdidas, a travs de la seleccin del botn de opciones que precede a cada opcin.
Figura N 1

Dar Cotizaciones por Perdidas

Al elegir esta opcin, el sistema permitir seleccionar las cotizaciones pendientes para darlas por perdidas.
Tras optar por esta alternativa tendr que seleccionar el botn Siguiente, para continuar con el proceso, o Salir para
abandonarlo.
De continuar se despliega una nueva pantalla (ver Figura N 2), donde tendr que seleccionar mediante el botn de opciones, el
criterio a considerar para la bsqueda de cotizaciones, el cual podr ser por: Vendedor, Cliente, Fecha o por Cotizacin.
Figura N 2

5-20

Cotizaciones y Notas de Venta

Por Vendedor o por Cliente


Al optar por cualquiera de estas opciones, deber indicar el nombre del vendedor o cliente a considerar, los cuales podrn ser
digitados directamente, o bien ser seleccionados desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda. Adems, el
sistema solicitar indicar el rango de fechas de inicio y trmino (Desde/Hasta) a considerar.
Por Fecha
Al optar por esta opcin deber indicar el rango de fechas de inicio y trmino (Desde/Hasta) a considerar.
Por Cotizaciones
Al seleccionar esta opcin, el sistema solicitar indicar el rango de nmeros de cotizaciones (Desde/Hasta) a considerar.
Una vez seleccionado el criterio a considerar, podr optar por continuar con el proceso seleccionndolo el botn Siguiente, Volver
para regresar a la pantalla anterior, o Salir para abandonarlo.
De continuar, se despliega una nueva pantalla (ver Figura N 3), donde el sistema listar todas las cotizaciones consideradas en los
rango seleccionados.
Figura N 3

Dentro de esta pantalla deber indicar las cotizaciones que dejar como perdidas, para esto haga clic en la columna Marca Perdida
frente a la cotizacin a considerar, tras lo cual el sistema desplegar una ventana solicitando informacin referente al concepto de
prdida que registrar la cotizacin, pudiendo ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al
hacer clic sobre el botn de bsqueda. Adems se solicitar la fecha a considerar y podr incluir una observacin como
complemento al concepto de prdida designado, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ver Figura N 4.
Figura N 4

COTIZACIONES

5-21

Indicada la informacin seleccione el botn OK, tras lo cual el sistema registrar el concepto de prdida considerado y aparecer un
frente a la cotizacin seleccionada. Ver Figura N 5.
Figura N 5

Una vez seleccionadas las cotizaciones que se darn por perdidas, se activar el botn Ejecutar, tras lo cual el sistema elimina las
cotizaciones de la lista cambiado su estado de Pendientes a Perdidas.
El sistema despliega un mensaje al finalizar el proceso, para regresar a la pantalla principal seleccione el botn Salir.

Recuperar Cotizaciones Perdidas

Esta opcin le permitir seleccionar las cotizaciones que se encuentren en estado Perdida para su posterior recuperacin.
Tras optar por esta alternativa tendr que seleccionar el botn Siguiente, para continuar con el proceso, o Salir para
abandonarlo.
De continuar el proceso, se despliega una pantalla similar a la Figura N 2, donde tendr que seleccionar mediante el botn de
opciones, el criterio a considerar para la bsqueda de cotizaciones, el cual podr ser por: Vendedor, Cliente, Fecha o por
Cotizacin. Indicada la informacin respectiva, dependiendo de lo seleccionado, se desplegar la Figura N 6.
Figura N 6

Dentro de esta pantalla, se presentar una lista con todas las Cotizaciones que se han dado como perdidas, mediante un clic deber
desmarcar la o las Cotizaciones que desea recuperar, permitiendo as a travs del botn Ejecutar recuperar los documentos
dejndolos en estado Pendiente.
Finalizado el proceso el sistema desplegar mensaje, permitiendo regresar a la pantalla principal mediante el botn Salir.

5-22

Cotizaciones y Notas de Venta

5.5 Limpieza de Cotizaciones


Objetivo
Permite realizar la eliminacin en forma masiva de Cotizaciones registradas en el sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se despliega la pantalla de la Figura N 1, donde deber seleccionar dentro de la caja de chequeo que
antecede a cada opcin, el o los estados a considerar para la eliminacin de cotizaciones, es decir pendientes, nulas y/o perdidas.
Figura N 1

Indicado lo anterior, el sistema solicita ingresar el rango de cotizaciones desde/hasta a considerar. Este ingreso podr digitarlo
directamente o bien seleccionarlo desde la lista que se presenta al elegir el botn de bsqueda (lupa).
Finalmente ingrese el rango de fechas en la cual se considerarn las cotizaciones para su eliminacin, las cuales deben ir en
formato dd/mm/aaaa.
Una vez indicados los parmetros solicitados, presione el botn OK, tras lo cual el sistema desplegar un mensaje indicando que las
Cotizaciones han sido eliminadas.
Para salir de este proceso, presione el botn Salir.

NOTAS DE VENTA

6-1

6. Notas de Venta
Objetivo
A travs de este proceso se podrn llevar a cabo todas las operaciones que se relacionan directamente con las Notas de Venta,
desde su Generacin y Aprobacin hasta darlas por concluidas, adems de la eliminacin de aquellas que no se cursan por algn
motivo.
Sr. Usuario:
El proceso Dar por concluidas Notas de Ventas, est disponible slo en versin ERP.
Operacin
Al seleccionar esta opcin se despliega el submen de bajada con las opciones que se muestran en la siguiente figura:

La aplicacin de cada una de las alternativas aqu presentadas, se describe a continuacin, a lo largo de todo este captulo:

6.1 Nota de Venta


Objetivo
Permitir el ingreso de Notas de Venta y asociarles documentos generados desde un sistema externo, cuando la ocasin lo amerite.
Sr. Usuario:
Para hacer ms eficiente el uso de esta opcin, podr acceder a las funciones del teclado rpido, las cuales se describen en
el Apndice A5 Teclas de Acceso Rpido, ubicado al final de este manual.
Operatoria
Al ingresar se presenta una pantalla dividida en 4 carpetas, las cuales solicitan informacin detallada acerca de la Nota de Venta.
Para elegir cualquiera de ellas, tendr que seleccionar la lengeta que las identifica. Ver Figura N1.
Figura N 1

6-2

Cotizaciones y Notas de Venta

Carpeta General
Es aquella que aparece activa por defecto al ingresar a este proceso.
En ella se ingresa toda la informacin que se relaciona directamente con la Nota de Venta:
N N. de Venta:

Corresponde al nmero correlativo que llevar cada nota de venta.


Este nmero podr ser ingresado directamente o bien designado en forma automtica por el sistema siguiendo
un correlativo interno.
Adems si se desea consultar o modificar una Nota de Venta existente, su nmero podr ser obtenido a travs
del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema (ver Apndice A.1 Botones).

Dado que el ingreso de una nota de venta va desde su ingreso hasta su eliminacin, pasando por la consulta, modificacin e
impresin, a continuacin se describen los procesos a seguir en cada una de estas situaciones:

Ingresando una Nueva Nota de Venta


Luego de haber ingresado su nmero, tendr que indicar la siguiente informacin:
Estado:

Corresponde al estado en que quedar la Nota de Venta. Normalmente al ser generada sta toma el estado
Pendiente, el cual es sugerido por el sistema. Posteriormente podr ser modificado a: Nula, Aprobada o
Concluida.
La aprobacin de una Nota de Venta la podrn realizar slo aquellos usuarios que hayan sido autorizados
en el proceso Seguridad (Captulo 2 de este manual).
Una vez que una Nota de Venta es despachada y/o facturada, desde Inventario y Facturacin, bajo el campo
Estado, aparecern activas las opciones Despachada, Facturada.
Para el caso de Concepto de Reservas, ste aparecer activo si se han generado Reservas en Inventario y
Facturacin, asociadas a la Nota de Venta, o bien si se ha efectuado la Reserva directamente desde este
proceso, lo cual se efecta de la siguiente forma:
Si la Nota de Venta se encuentra Aprobada, en la parte inferior de la Cotizacin se activa el botn de Chequeo
Generar Gua de Reserva, el cual tras ser activado permitir que al momento de grabar la cotizacin se
genere en Inventario y Facturacin una Gua de Reserva por los productos indicados en la Nota de Venta.
Al aprobar la reserva en Inventario y Facturacin, el sistema solicita la Bodega en la cual se efecta la
reserva y el nmero de la Gua de Despacho por Concepto de Reserva, el cual es propuesto por el sistema y
puede ser mantenido o modificado.
Si el stock para los productos requeridos no est disponible en Inventario y Facturacin, el sistema lo
advierte a travs de un mensaje y la Gua de Reserva no es generada; de lo contrario, la Gua es generada.
Los stock pueden ser consultados a travs del Botn (
Apndice B).

), ubicado en la 4 Barra de Herramientas (ver

Importante:
La Nota de Venta tendr marcado el check despachada cuando exista al menos un producto del documento
despachado. Es importante mencionar que los productos No Inventariables se consideran despachados en la
misma cantidad de lo facturado.
La Nota de Venta tendr marcado el check Facturada cuando exista al menos un producto del documento
facturado.
Nota: Cuando todos los productos de la Nota de Venta se encuentren facturados y despachados, el estado del
documento se cambiara a concluida.
Fecha:

Corresponde a la fecha de emisin de la Nota de Venta. Es propuesta por el sistema y podr ser mantenida
pasando directamente al campo siguiente a travs de la pulsacin de la tecla Tab, o bien modificada
ingresando una nueva fecha de acuerdo al formato propuesto.

NOTAS DE VENTA

6-3

Cliente:

Se debe ingresar el cdigo del cliente al cual se emitir la Nota de Venta. Este cdigo puede ser digitado
directamente u obtenerse a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema,
cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones.
Si el cliente no se encuentra registrado en el sistema, se presenta un mensaje que lo advierte y solicita
consultar la "Ficha de Auxiliares".

N Cotizacin:

Corresponde a un nmero de cotizacin, que ser asociada a la Nota de Venta. Este campo es opcional.
Importante:
Si al momento de importar una cotizacin existen productos que no tienen stock suficiente, el sistema lo
advertir a travs de un mensaje indicando que slo se importar el stock disponible. Adems permitir
visualizar los productos con problemas de stock, tal como se muestra a continuacin:

Vendedor:

Corresponde al cdigo y nombre del vendedor que efecta la venta, el cual podr ser digitado directamente,
as como tambin podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en
el sistema y cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones.
En caso que el cliente tenga asociado un vendedor en su ficha, el sistema lo propondr automticamente, en
este campo.

Contacto:

Corresponde al cdigo y nombre del contacto que representar al cliente frente a su empresa, es decir con
quienes se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera.
Este cdigo puede ser digitado directamente u obtenerse a travs del botn de bsqueda, cuya aplicacin se
describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones y, que permite acceder la lista registrada en el
sistema.
, tras lo cual se desplegar una
Para agregar un nuevo contacto a la tabla, deber seleccionar el botn
ventana (ver Figura N 2), donde deber ingresar la siguiente informacin: Nombre, Telfonos, Fax, E-mail y
Cargo. Este ltimo podr ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Cargos, a travs de la
seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha. Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr
de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la Carpeta de Contactos de Outlook,
para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje. Adems si Ud. lo desea, puede
enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs del botn
Correo.

6-4

Cotizaciones y Notas de Venta


Figura N 2

N O. Compra:

Corresponde al nmero de la orden de compra a travs de la cual el cliente efecta la transaccin. Este campo
es opcional.

Moneda:

Corresponde al tipo de moneda en que se valorizar la Nota de Venta, la cual podr ser digitada directamente,
as como tambin podr ser obtenida a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en
el sistema y cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones.
En el caso que los productos de una Nota de Venta tengan distinta moneda en la lista precios,
automticamente sern llevados a la moneda de la Nota de Venta segn la equivalencia del da.

Entrega:

Corresponde a la fecha tope en que debern ser entregados los temes, la cual podr ser igual o mayor a la
fecha de emisin. Este campo es propuesto por el sistema y puede ser mantenido o modificado.

Lista de Precio:

Corresponde al cdigo de lista de precios que se usar para valorizar los productos que se incluyan en la Nota
de Venta, su cdigo podr ser digitado directamente o bien se podr obtener a travs del botn de bsqueda
que permite acceder la lista registrada en el sistema y cuya aplicacin se describe en forma detallada en el
Apndice A.1 Botones.
Si no se ingresa una lista especfica, el sistema tomar el precio base que aparece en la ficha del producto.

Descripcin:

En este campo se ingresa un texto descriptivo que ser asociado a la Nota de Venta, cuyo largo mximo podr
ser de 50 caracteres.
Este botn permite desplegar la equivalencia del da, en las distintas monedas que maneja el sistema y adems
modificarlas si fuese necesario.
Al seleccionar este botn se abre una ventana con una lista de las monedas manejadas por el sistema, donde
aparece su nombre, fecha de cambio, valor del cambio y cambio a usar. En esta ltima columna podr
ingresar un nuevo valor para la equivalencia; si lo requiere, para que sea considerada como la equivalencia del
da, para salir de esta ventana bastar con que haga clic sobre el botn ( ) que aparece en la esquina superior
derecha de la pantalla.

Ingreso de Movimientos por Productos


Sr. Usuario:
Cada Nota de Venta tiene una capacidad de 999 movimientos.
Podr ingresar cantidades con decimales (mximo 4 decimales), dependiendo de lo definido en el
proceso Parmetros del sistema de Inventario y Facturacin.
Los antecedentes a ingresar son:
Cdigo Producto: Se debe ingresar el cdigo del producto que se vende. Su ingreso se efecta ya sea digitndolo directamente, o
bien obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado
derecho de este campo, as como tambin a travs de un lector de cdigo de barra.

NOTAS DE VENTA

6-5

Sr. Usuario:
Si usted ha seleccionado en el proceso Parmetros, carpetas Opciones/Notas de Venta la opcin Informa
el Stock Disponible y Comprometido antes de ingresar la cantidad del Producto. .Al momento de
ingresar un nuevo producto, el sistema desplegar una ventana con el stock disponible del producto ingresado,
tal como se muestra a continuacin:

Al seleccionar el botn Muestra Stock Comprometido, el sistema mostrar el stock comprometido del
producto ingresado, considerando la Notas de Venta con fecha desde la indicada en el proceso Parmetros,
carpetas Opciones/Notas de Venta, tal como se muestra a continuacin:

KIT:

Si usted ingresa un KIT como producto, el sistema presentar el detalle de los productos que componen dicho
KIT al final de la matriz, para llamarlo usted tendr que hacer un clic en el botn de bsqueda que se
encuentra al lado derecho del detalle del producto y tras seleccionarlo presentar una matriz con el detalle de
los productos que componen el KIT, para volver a la Nota de Venta, slo tiene que seleccionar el botn Salir.
Si usted quiere que este detalle aparezca impreso, tiene que seleccionarlo desde el men Bases, en la opcin
Parmetros, carpeta Productos KIT.

6-6

Cotizaciones y Notas de Venta

Sr. Usuario:
Si el producto seleccionado tiene definido Unidad de Medida Base y Unidad de Medida de Ventas. Para la
definicin del producto KIT se considerar la unidad de medida base y el precio base del producto
seleccionado.
U. de Medida:

Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr, etc.). Este campo es llenado en forma automtica
por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Productos, esta informacin puede
, el cual desplegar las otras unidades de medida
ser mantenida, o modificada a travs del botn
adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).

Cantidad Vendida: Indicar la cantidad del producto que se est vendiendo. En este campo podr hacer uso del botn Consulta de
Stock, que aparece en la 4 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs del cual podr conocer el stock
disponible en las distintas bodegas, en reserva, consignacin y transitorios, adems de los productos sustitutos
y complementarios a ese producto.
Tambin podr conocer sus reservas y a nombre de quien estn.
Todo esto le permitir disponer de la informacin necesaria para la toma de decisiones, en caso que no
disponga de la cantidad solicitada.
Precio Unitario:

Corresponde al valor del producto. Es propuesto por el sistema en base a la lista de precios y de la unidad de
medida indicada, esta informacin puede ser mantenida, o modificada en caso de requerirlo.

Equivalencia:

Corresponde a la equivalencia del da (la cual se sugiere segn lo indicado en la tabla de equivalencia) por la
que se multiplicar el precio unitario, segn el tipo de moneda que se est utilizando.

Subtotal ($):

Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor (calculado segn la moneda del encabezado de la Nota de
Venta), esta informacin es desplegada automticamente por el sistema.

% Desc.:

En este campo se ingresa el o los % de descuento del producto en forma individual. Cuando el cursor se ubica
en este campo, se activa un botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta una lista de tipos
de descuentos que utiliza la empresa (ver Apndice D. Tablas) para que se ingrese junto al tipo
correspondiente el porcentaje a aplicar (ver Figura 3).
Figura N 3

Una vez que ste es indicado, aparece automticamente el monto del descuento.
La cantidad de descuentos a aplicar depender absolutamente de los parmetros de descuentos definidos en
Inventario y Facturacin (Ver Captulo 3.1 Parmetros en el manual de dicho sistema).
Fecha de Entrega: Corresponde a la fecha en que deber ser entregado el producto. Podr ser igual o diferente para cada
producto, y deber estar en un rango comprendido entre la Fecha de la Nota de Venta y la Fecha de entrega
mxima (ambas aparecen en el encabezado de la Nota de Venta).
Total ($):

Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento indicados en el campo anterior. Este campo es
entregado automticamente por el sistema.

Detalle del Producto: El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn los
requerimientos.
En el caso de requerir incorporar ms informacin acerca del producto, podr ingresarla en este campo, el
cual ir ocupando automticamente la cantidad de lneas que necesite. Adems seleccionando el botn ,
podr anexar al detalle del producto la descripcin de la ficha tcnica, la cual fue ingresada al momento de
crear el producto en el proceso Tablas.

NOTAS DE VENTA

6-7

Despus de ingresar cada lnea de movimiento, y si Ud. estableci control de precio piso en el proceso Bases (captulo 3.1), el
sistema verificar que el valor final del producto, incluidos los descuentos, no sea inferior al Precio Piso.
De darse esta condicin, el sistema enviar un mensaje advirtindole la situacin e indicndole el valor mnimo que podr tener el
producto incluidos los descuentos. De ah en adelante no podr continuar con el ingreso de la nota de venta mientras no ingrese el
valor correspondiente.
-

Para pasar de un campo a otro se utiliza el indicador del mouse, o bien la tecla tab.
Para eliminar un movimiento, seleccionar la lnea en la cual se encuentra y luego pulsar la tecla "Supr".

Carpeta Datos del Cliente


Esta carpeta permite conocer datos asociados al cliente (dependiendo de la informacin ingresada en la ficha), con el cual se
efecto la transaccin. Ver Figura N 4.
Figura N 4

Una vez que el Cliente es ingresado en la Nota de Venta, sus antecedentes: (Razn Social, Rut, Telfono, Fax, Direccin, Zona,
Ciudad, Giro y Comuna), se presentan en la carpeta "Datos del Cliente".

Carpeta Dctos. Asociados


Figura N 5

6-8

Cotizaciones y Notas de Venta

Dentro de esta carpeta podr agregar documentos (Word, Excel u otros) que se deseen asociar a la Nota de Venta, as como
tambin eliminar aquellos que no correspondan.
El procedimiento a seguir para llevar a cabo la asociacin de documentos es el siguiente:
1.

A travs del botn Agregar, podr tener acceso al directorio del disco duro o de la unidad que requiera, desde donde podr
seleccionar el documento que desea asociar a su Nota de Venta.

2.

Una vez indicado el documento, podr asociarle una descripcin, marcando o seleccionando el documento y digitando el texto
en el campo "Descripcin Documento".
Si por error asoci un documento que no corresponda, podr eliminarlo, seleccionndolo y luego haciendo clic sobre el botn
Eliminar.

Carpeta Documentos de Venta


Figura N 6

Dentro de esta carpeta se despliegan todos los documentos de venta (facturas y boletas) que registre el cliente.
Finalizado el ingreso de informacin y movimientos solicitados en la Nota de Venta, se activan los siguientes botones:

Al seleccionar este botn, el sistema desplegar una nueva ventana donde podr asignar atributos a la
Nota de Venta en pantalla, los cuales fueron creados anteriormente en el men Tablas:
Importante:
La opcin de Agregar Atributo se habilitan o deshabilitan desde la Seguridad del Sistema.

Este botn se utiliza para indicar el lugar al cual tendr que ser despachada la mercadera. Ver Figura N 7.

NOTAS DE VENTA

6-9
Figura N 7

Lo primero que deber indicar es el lugar de despacho, el cual puede ser digitado directamente, as como puede
obtenerse seleccionando el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.
En este ltimo caso, se presenta la lista de lugares de despacho que fueron asociados al cliente definida en su
ficha.
Al elegir uno de los lugares de despacho, registrados en el sistema, la informacin concerniente al lugar de
despacho se despliega automticamente, debiendo indicar slo la informacin restante.
Por el contrario, si se indica un lugar de despacho no registrado, el sistema confirma su creacin, luego solicita
uno a uno los antecedentes.
Cualquier lugar de despacho que sea ingresado de esta forma quedar registrado en la ficha del auxiliar en la
carpeta Despachos.

Permite consultar el saldo y el monto autorizado de crdito que posee el auxiliar. Si el monto supera el crdito
autorizado, el sistema lo advertir mediante un mensaje por pantalla impidiendo generar la Nota de Venta. Ver
Figura N8.
Figura N8

Dentro de esta ventana podr optar por los siguientes botones: Volver para regresar a la pantalla anterior, o por
Detalle el cual tras ser elegido desplegar una nueva ventana (ver Figura N 9), permitiendo abrir la cuenta
seleccionada para consultar uno a uno los documentos que conforman su saldo.

6-10

Cotizaciones y Notas de Venta


Figura N 9

Para un mayor detalle del saldo de un auxiliar en un documento determinado, se selecciona el botn Detalle, que
aparece en esta pantalla, el cual luego de ser elegido y en el caso que corresponda, despliega un mayor detalle del
documento. (Ver figura N10).
Figura N 10

Tanto en esta pantalla, como en las anteriores, se encuentran activos los botones:
Permite conocer el Comprobante Contable donde han sido ingresados los Movimientos por los
cuales est consultando.

Permite consultar las Facturas, Notas de Crdito o Boletas contabilizadas desde el Sistema de
Inventario.
Permite visualizar el seguimiento de un documento en pantalla. Para ello se elige el documento
y luego se selecciona este botn. Al hacerlo se presenta la pantalla con la informacin
correspondiente. Ver Figura N11.

NOTAS DE VENTA

6-11
Figura N 11

Dentro de esta pantalla se irn listando los compromisos adquiridos por documento. A su vez se encontrar activa
la 2 Barra de Herramientas, la cual le permitir agregar nuevos compromisos, modificar los existentes o eliminar
alguno de la lista
Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn
proceso.

, posteriormente el botn Salir para abandonar el

Permite consultar el stock de productos que mantiene la empresa en las distintas bodegas, indicando por cada
uno de ellos lo que est Disponible para el despacho, lo que est en bodega en forma Transitoria, en
Consignacin o en Reversa. Adems podr conocer el stock de los productos sustitutos y complementarios,
las reservas por cliente, las cantidades en las distintas bodegas y su valorizacin. Para mayor informacin
remtase al proceso Consulta de Stock.

Permite solicitar la aprobacin de una Nota de Venta, va correo electrnico.


Este proceso podr ser llevado a cabo slo si se dispone del correo electrnico Outlook.
Al seleccionar este botn se despliega la pantalla de la Figura N 12, donde tendr que indicar la persona a la
cual solicitar la aprobacin, la cual se efectuar va correo electrnico.
Figura N 12

Las personas que se presentan en esta ventana, son aquellas que fueron definidas como aprobadores en las
tablas de datos (Ver punto Aprobadores del Apndice D, Tablas Bsicas).
Para enviar el correo con la solicitud de la aprobacin, deber seleccionar al aprobador haciendo clic en la
columna Solicitud de Aprobacin" en la celda que aparece justo a la izquierda del nombre, con lo cual
aparecer un D. Luego tendr que elegir el botn "Enviar Correo", para que la solicitud de aprobacin le sea
enviada automticamente.
Una vez que el correo ha sido enviado, aparece un sobre entrando en un buzn en la columna "Enviado".
Para regresar a la pantalla anterior selecciones el botn Salir.

6-12

Cotizaciones y Notas de Venta

Permite conocer los montos totales vendidos, ingresar los descuentos que se aplicarn sobre el total de la
Cotizacin, indicar los montos o % de flete, embalaje e impuestos, indicar opcionalmente la forma de
pago, el centro de costo al que ser asociado y el canal de venta a travs del cual se efectuar la venta.
El sistema desplegar la categora que registra el cliente Ver Figura N13.
Figura N 13

Los Descuentos podrn ser ingresados en monto o porcentaje, al igual que el Flete y el Embalaje. La
cantidad de descuentos depende de lo indicado en la tabla de Descuentos (ver Apndice D, punto
Descuentos).
Los Impuestos son calculados automticamente dependiendo de los productos y de que el cliente est o no
exento de alguno de ellos, para tener acceso a los impuestos, tendr que seleccionar el botn de bsqueda
que aparece a la derecha de este campo.
Importante:
El Total Aprox. Boleta podra variar en $1 $2 al generar realmente la boleta producto de la
aproximacin de decimales.
La Condicin de Venta, podr ser digitada directamente, as como tambin podr ser obtenida desde la
ventana que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.
Revisados los totales, podr ingresar a la Nota de Venta, a travs de la seleccin del botn Volver.
Si todo est conforme se selecciona el botn Salir, con lo cual el sistema confirma el registro de la Nota de
Venta y del nmero asignado. Confirmados los datos, la Nota de Venta es registrada y el sistema vuelve a
la pantalla inicial.
En este momento tambin se podr optar por elegir el botn Agrega, que aparece en la 2 Barra de
Herramientas, para continuar ingresando Notas de Venta.
Para regresar a la pantalla principal del sistema, seleccione el botn Salir.

NOTAS DE VENTA

6-13

Seleccionando una Nota de Venta


El acceso a cualquier Nota de Venta que haya sido registrada en el sistema, se realiza de la siguiente manera: Estando en la pantalla
presentada en la Figura N 1, ingresar el nmero de la Nota de Venta directamente o bien obtenerlo desde la lista que se presenta al
seleccionar el botn de bsqueda. Posteriormente pulsar la tecla Tab, tras lo cual el sistema desplegar toda la informacin
asociada a la Nota de Venta a consultar.

Importante:
En caso que el usuario cuente con el permiso Permite Modificar Notas de Venta en Proceso de Facturacin y/o Despacho y
del parmetro Modifica Notas de Venta con Movimientos de Venta., al momento de ingresar el nmero de la nota de venta, el
sistema revisar si la nota de venta NO se encuentra Concluida y si tiene productos ya facturados o despachados en los sistemas de
venta (Inventario y Facturacin y Puntos de Venta Sucursales). Si se cumplen estas condiciones, se habilita el botn Modificar en
la 2 Barra de Herramientas. Al presionarlo, el sistema desplegar el siguiente mensaje:
Sr. Usuario
La Nota de Venta seleccionada tiene documentos de venta generados y Ud. cuenta con los permisos necesarios para
modificar Notas de Venta en esta condicin.
Desea continuar con la modificacin de este documento?
En caso de seleccionar NO, se cancela la modificacin de la nota de venta.
En caso de seleccionar SI, se registrar en el LOG de nota de venta para realizar la modificacin del documento.

Importante:
-

Los documentos Concluidos no podrn ser modificados, hayan sido concluidos manual o automticamente.
Cuando la Nota de Venta tenga movimiento en el sistema de Inventario y Facturacin y no est concluida, no podr
modificar la cantidad de los productos en la Nota de Venta por una cantidad menor a la Despachada/Facturada, el sistema
lo advertir por pantalla, tal como se muestra a continuacin:
Sr. Usuario:
La cantidad mnima solicitada NO puede ser menor que lo Despachado (x Unidades)

Modificando una Nota de Venta


Seleccionada la Nota de Venta, elegir el botn a modificar en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B. A
continuacin efectuar los cambios requeridos. Usted podr efectuarle modificaciones a todos los campos, exceptuando la Moneda y
Lista de Precios.
Una vez modificado el documento, podr optar por grabar los cambios con el botn del disco que se ubica en la 2 Barra de
Herramientas (el sistema enviar un mensaje informando que los datos han sido actualizados), o bien optar por el botn Agregar
(

) que le dar la opcin de grabar los cambios, si lo desea y continuar con otra cotizacin.

Guas de Reserva
En caso de existir Slo Reservas para la nota de venta y presionar el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, el sistema
permitir la modificacin slo si el usuario desvincula la Nota de Venta. Para esto se enviar el siguiente mensaje.
Sr. Usuario
Esta Nota de Venta tiene asociada una Gua de Reserva en el Sistema de Inventario
Para realizar modificaciones en la Nota de Venta, se mantendr la Gua de Reserva pero se desvincular de la Nota de
Venta
Desea realizar la Desvinculacin entre la Nota de Venta y la Gua de Reserva?
Al presionar el botn OK aparece el siguiente mensaje:
ATENCIN:
Esta accin es IRREVERSIBLE
Est seguro de continuar con la desvinculacin de la Reserva de la Nota de Venta?

6-14

Cotizaciones y Notas de Venta


Una vez realizada la desvinculacin de la reserva, los check de reserva sern desmarcados y el usuario podr volver a
generar la reserva (marcando el check de reservas) y realizar las modificaciones a la Nota de Venta agregando o eliminando
productos independiente del nuevo permiso.
El botn NO cancela el proceso de modificacin de la Nota de Venta.

Nota de Venta con Reservas y Otros Documentos de Venta


En caso de tener adems de reservas, otros documentos de venta, deber el permiso de usuario correspondiente adems del nuevo
parmetro. De no tener las condiciones requeridas, la Nota de venta NO podr ser modificada pues el botn Modificar ubicado en
la 2 Barra de Herramientas no se habilitar.
En caso de cumplir las nuevas condiciones, se mostrarn los mensajes indicando que la Nota de venta tiene Reservas, y luego el
mensaje donde se indica la existencia de documentos de venta ligados a la Nota de Venta, tal como se muestra a continuacin:
Sr. Usuario
Esta Nota de Venta tiene asociada una reserva en el sistema de Inventario
Para realizar modificaciones en la Nota de Venta, debe desvincular la Reserva de la Nota de Venta (se conservar la
Reserva generada)
Desea realizar la Desvinculacin?
Al presionar el botn OK aparece el siguiente mensaje:
ATENCIN:
Esta accin es IRREVERSIBLE
Est seguro de continuar con la desvinculacin de la Reserva de la Nota de Venta?
Sr. Usuario:
La Nota de Venta seleccionada tiene documentos de venta generados y Ud. cuenta con los permisos necesarios para
modificar Notas de Venta en esta condicin.
Desea continuar con la modificacin de este documento?
Podr modificar la nota de venta de acuerdo a la definicin hecha para notas de venta con despachos o facturas definidas
anteriormente, siempre y cuando acepte el proceso de desvinculacin de la nota de venta con reserva.
IMPORTANTE: Si la Nota de Venta se encuentra en mantencin o si ha sido eliminada por otro usuario, el sistema desplegar los
siguientes mensajes:
Seor Usuario:
Este documento ya est en mantenimiento por el usuario Softland.
Probablemente est siendo modificado o hubo un trmino anormal la ltima vez que el documento estuvo en
mantenimiento (ej: corte de luz). Verifique que la Nota de Venta no est siendo modificada por este usuario.
Para recuperar el documento que ha quedado en estado de mantenimiento por un trmino anormal, se debe ejecutar el
proceso Reparacin de documentos por trmino anormal, que se encuentra bajo el men Procesos, el cual se realiza
en forma exclusiva, es decir, no debe haber ningn usuario en el sistema.
Sr. Usuario
No puede realizar esta accin porque este documento fue eliminado por otro usuario mientras estaba en consulta por
usted.

Si la nota de venta seleccionada tiene documentos en mantencin en el sistema de Inventario y Facturacin, al momento de
seleccionar el botn Modificar el proceso enviar el siguiente mensaje al usuario
Sr. Usuario:
Esta Nota de Venta se encuentra asociada a documentos de venta que estn siendo modificados en estos momentos, por
lo tanto no puede realizar modificaciones a esta Nota de Venta hasta que se liberen de mantencin los documentos
asociados.

NOTAS DE VENTA

6-15

Esto ltimo se realiza para mantener la consistencia con documentos en los sistemas de Inventario y Facturacin y Punto de Ventas
y Sucursales que puedan estar siendo modificados al momento de presionar el botn Modificar de la Nota de Venta.

Eliminando una Nota de Venta


Seleccionada la Nota de Venta a eliminar, elegir este botn en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B.
Luego el sistema solicita confirmar la eliminacin.
Al eliminar una Nota de Venta su nmero queda disponible para ser usado nuevamente.
Si adems la Nota de Venta se encuentra asociada a una Gua de Despacho por concepto de Reserva, el modificar o eliminar
la Nota de Venta no tendr injerencia sobre la Gua de Despacho generada en Inventario y Facturacin, por lo tanto
cualquier cambio que afecte a la Gua de Despacho tendr que realizarlo directamente en Inventario y Facturacin.

Eliminar la Reserva
Si la Nota de Venta tiene generada reservas y desea eliminarlas, el sistema desplegar el siguiente mensaje:
Sr. Usuario
Esta Nota de Venta tiene asociada una Gua de Reserva en el Sistema de Inventario
Desea eliminar tambin la Gua de Reserva en el Sistema de Inventario?
Si la respuesta es NO, se eliminar slo la Nota de Venta conservando la Gua d Reserva (desvinculada de la Nota de
Venta).

Importante: podr eliminar la reserva siempre que no se generarn stock negativos en alguno de los productos de la reserva, de
lo contrario desplegar el siguiente mensaje:
No es posible Eliminar Gua de Reserva debido a que el Stock al 99/99/9999 sera Negativo
Verifique los movimientos del Producto y vuelva a intentar.

El botn Cancelar, termina el proceso de eliminacin generado sin producir cambios en los documentos.

Imprimiendo una Nota de Venta


Una Nota de Venta slo podr ser emitida si previamente se ha definido su formato, en el proceso Formato de Impresin de
una Nota de Venta (ver Captulo 3.2 de este manual).
Estando en la Nota de Venta a emitir, elegir este botn para emitir la Nota de Venta en la impresora o desplegarla en el monitor
(para ms detalles acerca del proceso de impresin, refirase al Apndice B de este manual, punto 2 Barra de Herramientas).

Enviando la Nota de Venta por E-mail


Al elegir este botn podr enviar la nota de venta por e-mail al destinatario que Ud. indique. Al hacer clic sobre l, se despliega un
recuadro con los nombres de los contactos asociados, pudiendo elegir uno de ellos o la opcin otros. Cualquiera sea el caso, se
abrir una ventana de envo en Outlook, la cual llevar incluido un archivo con la cotizacin y por destinatario, el contacto. Si este
ltimo no fue indicado, tendr que digitar el e-mail directamente.
En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de una Nota de Venta:

6-16

Cotizaciones y Notas de Venta

EMPRESA DEMO SOFTLAND


SANTIAGO
10.100.100-1
2356788

N de NV:
60
Estado :
Pendiente
Fecha : 27/05/2001

NOTA DE VENTA
N OC:
CC:
Moneda: $
Nombre:

TORRES ALFARO JOSE F.

Direccin:

Amrico Vespucio N 4125

Ciudad:

SANTIAGO

Zona:

ZONA CENTRAL

Telfono:

2321122

R.U.T.: 12.233.966-1
Comuna: LAS CONDES
Fax:

Descripcin:

Vendedor: LILIAN MUOZ

Cantidad

U. Med.

Descripcin

100,

C.U.

CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA

P. Unit

12.530 ,

Descuento

1253000,

20,

C.U.

CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA

12.530 ,

250600,

Sub Total
En efectivo

Descuento 1

Con cheque

Descuento 2

Tarjeta de crdito

Valor Total

1503600,

Descuento 3
Descuento 4
Descuento 5

18

SubTotal

1503600,

Flete

Embalaje

Iva

270648,

Otros Imptos

Total

1774248,

NOTAS DE VENTA

6-17

6.2 Aprobacin Manual


Objetivo
A travs de este proceso el usuario podr dar por aprobada o aceptada las distintas Notas de Venta, as como desaprobar aquellas
que por algn motivo se hayan dado por aprobadas, sin serlo.
Podrn ser aprobadas todas aquellas Notas de Venta que se encuentren en estado Pendiente, y desaprobadas aquellas que
estn aprobadas y que no se encuentren facturadas o despachadas total o parcialmente.
Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla de la Figura N 1, dentro de la cual deber indicar la siguiente informacin:
Figura N1

Selecciona Notas de Venta:

Lo primero que debe indicar, al aprobar o desaprobar una Nota de Venta, es el Criterio de seleccin
que puede ser por: Notas de Ventas Pendientes o Aprobadas.

Muestra los datos en:

Indicado el criterio de seleccin, deber definir si los datos sern mostrados en Moneda Base o
Moneda de Nota de Venta.

Usa equivalencia de:

Al optar por Moneda Base, tendr que sealar si usar la equivalencia de Nota de Venta o de Tabla
de Equivalencia.
Al elegir por Tabla de Equivalencia, tendr que indicar la fecha a la cual considerar la
equivalencia.

Rango de Cliente y Rango de Notas de Venta:


Corresponden a los antecedentes a considerar, en ambos casos habr que sealar el rango
correspondiente, ya sea ingresando los datos directamente, o bien obtenindolos a travs del botn
de bsqueda (Ver Apndice A) que aparece al lado derecho de los recuadros de ingreso de
informacin.
A continuacin ingresar el Rango de Fechas "Desde/Hasta" a considerar en formato dd/mm/aaaa.
Vendedores:

Por ltimo, desde la columna de Vendedores, deber seleccionar uno o ms a considerar para la
consulta. Para elegir un vendedor se hace click en la fila que le corresponde, si desea elegir un
rango de ellos, se realiza el mismo proceso, pero al indicar el ltimo se pulsa adems la tecla Shift.
Para seleccionar vendedores en forma alterna se hace clic mientras se mantiene presionada la tecla
Ctrl.

6-18

Cotizaciones y Notas de Venta

Aprobar una Nota de Venta


Ingresados todos los parmetros y si todo est conforme, se elige el botn OK, tras lo cual se presenta la Figura N 2, la cual
muestra una lista con las Notas de Venta "Pendientes" que podrn ser aprobadas.
Figura N2

En ella se encuentran activos los siguientes botones:


.

Permite consultar informacin comercial de un determinado Rut, y con esto, poder realizar una evaluacin de
riesgo frente a una solicitud de crdito. Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios,
los cuales son asignados en el men Seguridad.
IMPORTANTE:
Este botn estar activo slo si la empresa seleccionada tiene contratado el servicio Infodata a travs de
SOFTLAND. Para obtener este servicio, deber contactarse con su Ejecutivo Comercial.

Permite aprobar las notas de venta que aparecen en la lista de la pantalla.


Para ello se selecciona aquella que se va a aprobar y se pulsa este botn, tras lo cual el sistema despliega un
mensaje, informando que la Nota de Venta ha sido aprobada.
Este botn permite consultar el contenido de una Nota de Venta en particular, no permitiendo modificarla.
Permite conocer el margen de una Nota de Venta, tanto por producto, porcentaje y en pesos ($) a una cierta
fecha, as como el margen total a la fecha actual, la cual se indica en el campo "Fecha para clculo del
margen" al lado derecho de la pantalla. La fecha es necesaria para considerar el costo promedio ya que el
margen depende de este. Ver Figura N 3.

NOTAS DE VENTA

6-19
Figura N 3

A nivel de Producto
-

El margen unitario de cada producto, est dado por la diferencia entre el precio de venta unitario y el costo promedio a la fecha
indicada.

El % de margen unitario, corresponde al margen unitario sobre el precio de venta unitario.

El % de margen sobre el total de la Nota de Venta, corresponde a la contribucin de margen que hace un producto sobre el
margen total.

El margen sobre precio venta, corresponde al monto en dinero, que se obtiene del margen por la venta de esa cantidad del
producto.

Desaprobar una Nota de Venta


Para llevar a cabo este procedimiento, remtase a la pantalla de la Figura N 1, en la cual deber seleccionar el criterio:
Aprobada, y luego indicar (opcionalmente) el resto de los antecedentes que condicionarn la aprobacin: Muestra los datos en,
Usa equivalencia, Rango de Clientes y Notas de Venta, Rango de Fechas y Vendedores.
Indicada toda esta informacin, se presentar en la pantalla la lista de Notas de Venta que podrn ser desaprobadas. En ella
aparecen los botones Nota de Venta y Margen, que operan de la misma forma que en la pantalla para aprobacin (descritas ms
arriba). Tambin se activa el botn Desaprobar, el cual debe ser elegido luego de seleccionar la Nota de Venta que se desea dejar
en este estado.
Slo se presentan Notas de Venta Aprobadas que no tienen despachos ni facturas asociadas.
Para finalizar el proceso se elige el botn Volver hasta llegar a la pantalla deseada.

6-20

Cotizaciones y Notas de Venta

6.3 Dar por Concluidas Notas de Venta


Objetivo
A travs de este proceso el usuario podr dar por concluidas, todas aquellas Notas de Venta que se encuentran en estado:
Reservadas, Facturadas o Despachadas, es decir aquellas a las cuales se les ha generado una gua de despacho o una factura en
Inventario y Facturacin.
Tambin se podrn activar todas aquellas notas de venta que por algn motivo se dieron por concluidas cuando en realidad no lo
estaban.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin deber indicar el criterio de operacin, el cual podr ser: Concluir Notas de Venta o Activar Notas de
Venta. Ver Figura N 1.
Figura N 1

La seleccin de cualquiera de estas opciones se realiza haciendo clic sobre el botn de opciones que aparece a su izquierda.

Concluir Notas de Venta


Al optar por esta alternativa, el sistema propone el rango de fechas a considerar, basndose en las Notas de Venta existentes que se
encuentren Aprobadas.
Las fechas propuestas podrn ser mantenidas o modificadas, conforme a lo deseado.
Adems se podrn considerar Notas de Venta que se encuentren en estado Reservadas, Facturadas y/o Despachadas.
Indicados los criterios para concluir Notas de Venta, se elige el botn OK, tras lo cual se presenta una ventana con la lista de estos
documentos que cumplen con los criterios especificados, debiendo elegir desde all, aquellos que sern concluidos. Ver Figura N2.
Figura N2

NOTAS DE VENTA

6-21

Para elegir uno de ellos, deber hacer clic sobre la celda que aparece en blanco a la izquierda del N de la Nota de Venta.
Tambin podr considerar todas las Notas de Venta, al hacer clic sobre el botn de seleccin que aparece en la parte inferior
izquierda de esta pantalla.
Finalizada la seleccin, podr optar por los siguientes botones:

Dar por concluidas la o las Notas de Venta elegidas.

Presenta la Nota de Venta elegida en pantalla, para consulta.


Para salir de la opcin tendr que optar por el botn Volver, que regresa a la pantalla de la Figura N 1.

Activar Nota de Venta


Esta alternativa permite activar una Nota de Venta que se haba dado por concluida, dejndola en estado aprobada y tal como
estaba antes de darla por concluida.
Al igual que al Concluir Nota de Venta, al elegir esta opcin se presenta la lista de estos documentos que se encuentran en estado
Concluidas, debiendo seleccionar desde all la deseada y luego el botn Activar, para volverla a su estado anterior o bien, el botn
Nota de Venta, para consultarla.
Para dar por terminada la activacin, se usa el botn Volver.
Para abandonar el proceso, se usa el botn Salir.

6-22

Cotizaciones y Notas de Venta

6.4 Limpieza de Notas de Venta


Objetivo
Mediante este proceso el sistema permitir realizar la eliminacin masiva de Notas de Venta registradas en el sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla de la Figura N 1, donde se deber seleccionar el o los estados a considerar para
la Eliminacin de Notas de Venta.
Figura N 1

Indicado lo anterior, el sistema solicita ingresar el rango de fechas a considerar para la eliminacin de documentos, las cuales
deben ir en formato dd/mm/aaaa.
Una vez indicados los parmetros solicitados, presione el botn OK, tras lo cual el sistema desplegar un mensaje indicando que las
Notas de Venta han sido eliminadas.
Para salir de esta proceso, presione el botn Salir.

CONSULTAS

7-1

7. Consultas
Objetivo
A travs de este proceso el usuario podr realizar una serie de consultas acerca del estado de las Cotizaciones y Notas de Venta, ya
sea por Nmero, Producto, Cliente o Vendedor, para un rango de fechas en particular.
Adems podr consultar el Stock de Productos que mantiene la empresa en sus distintas bodegas, as como la valorizacin de stos
y los mrgenes de venta.
Tambin podr consultar las Fichas de Auxiliares mantenidos en el sistema, llegando a conocer el monto global de su cuenta y el
detalle de los documentos que conforman el saldo.
Sr. Usuario:
El proceso Estado de Cuenta Cliente, est disponible slo en versin ERP.
Operatoria
Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada, con la lista de consultas que desde aqu podrn ser efectuadas, las
cuales se explican detalladamente a travs de este captulo.

7.1 Cotizaciones
Objetivo
A travs de este proceso se podrn consultar en forma detallada, todos los antecedentes registrados en las Cotizaciones, ya sea por
Nmero, Producto, Cliente o Vendedor.
Sr. Usuario:
Los procesos Cotizaciones por nmero, Cotizaciones por Producto y Cotizaciones por Vendedor; estn
disponibles slo en versin ERP.
Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega un submen, desde el cual habr que seleccionar la opcin deseada.

7-2

Cotizaciones y Notas de Ventas

7.1.1 Cotizaciones por Nmero


Objetivo
Permite al usuario consultar en detalle todas las Cotizaciones, dentro de un rango de nmeros o de fechas, ya sea que se encuentren
en estado Nulas, Pendientes, en Nota de Venta o Perdidas.
Los antecedentes podrn ser visualizados en Moneda Base (considerando la equivalencia indicada en las Cotizaciones o en la Tabla
de Equivalencia) o en la Moneda de la Cotizacin.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin se presenta una pantalla, donde habr que indicar los criterios que condicionarn la consulta (Ver Figura
N1).
Figura N1

En ella tendr que sealar:


Estado de Cotizaciones: Habr que indicar si la consulta se realizar para Cotizaciones en estado: Nulas, Pendientes, incluidas en
Nota de Venta y/o Perdidas, mediante la seleccin del Botn de Chequeo que aparece al lado izquierdo
de cada alternativa.
Muestra los Datos en:

Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda registrada en la Cotizacin. Al
optar por esta ltima se desactiva el uso de la equivalencia.
Para seleccionar cualquiera de estas alternativas tendr que hacer clic sobre el botn de opciones que
aparece a su izquierda.

Para moneda de cotizacin usa Equivalencia de:


En el caso de decidir que se muestren los datos en Moneda Base, indique mediante la seleccin del
Botn de Opciones, si la equivalencia a considerar para la consulta, ser la de la Cotizacin o la de la
Tabla de Equivalencias, esta ltima activa la opcin Fecha de Consulta, la cual deber ser ingresada en
formato dd/mm/aaaa y permitir que el sistema despliegue la informacin valorizada conforme a la
equivalencia del da indicado.
Rango de Bsqueda:

Indique a travs de la seleccin del Botn de Opciones que aparece al lado izquierdo de cada alternativa,
si el rango de bsqueda para la consulta se realizar por nmeros o por fechas.
Segn haya sido la alternativa elegida, tendr que ingresar el rango desde/hasta respectivo.

Una vez sealados los parmetros requeridos, seleccione el botn OK para continuar con la consulta de cotizaciones, tras lo cual se
desplegar la ventana de la Figura N2.

CONSULTAS

7-3
Figura N2

Dentro de esta pantalla, el sistema despliega una lista con las Cotizaciones que cumplen con los parmetros ingresados
anteriormente, mostrando una serie de antecedentes relativos a cada una de ellas.
Dado que todos los antecedentes no pueden ser visualizados en forma completa, podr hacer uso de la barra de desplazamiento
horizontal que aparece en la parte inferior de la ventana, pudiendo desplazarla a la derecha e izquierda, segn corresponda.
Si usted requiere informacin detallada acerca de la cotizacin, podr consultar directamente dicho documento haciendo doble clic
sobre la deseada. Ver Figura N3.
Figura N3

Estando en esta pantalla podr acceder tambin a la Consulta de los Datos del Cliente asociado a la Cotizacin y a los posibles
documentos que tambin tenga relacionados, proceso que se lleva a cabo a travs de la seleccin de las carpetas Datos Clientes,
Documentos Asociados.
Para abandonar la Cotizacin seleccione el botn Salir ubicado en la 2 Barra de Herramientas.

7-4

Cotizaciones y Notas de Ventas

7.1.2 Cotizaciones por Producto


Objetivo
Permite al usuario consultar el detalle de todas las Cotizaciones, en las cuales se ha incluido un determinado producto, bajo
criterios especficos, llegando a conocer el nmero de la cotizacin en que fue requerido, la fecha, cantidad, valor y descuentos
ofrecidos, adems del estado en que se encuentra la cotizacin.
Operatoria
Al ingresar se despliega la pantalla, donde se condiciona la consulta a travs de los siguientes criterios. Ver Figura N1.
Figura N1

Producto:

Ingrese el producto a considerar. Esto podr realizarlo digitndolo directamente, o bien seleccionndolo
desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda (ver Apndice A.1 Botones).

Rango de Fechas:

Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar en formato dd/mm/aaaa.

Muestra los Datos en: Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda de la Cotizacin.
Al optar por este ltimo se desactivan los criterios del uso de la equivalencia y podr llevar a cabo el
proceso a travs de la seleccin de botn OK.
Usa Equivalencia de: Indique si la equivalencia a considerar para la consulta ser la de la Cotizacin o bien la de la Tabla de
Equivalencia.
Si su opcin es por Tabla de Equivalencias, el sistema activar el campo Fecha de Consulta, la cual deber
ser ingresada en formato dd/mm/aaaa.
Tanto la muestra de los datos, como el uso de la equivalencia, se efecta a travs de la seleccin del botn de opciones que aparece
a la izquierda de estos campos.
Una vez ingresados todos los parmetros, seleccione el botn OK.
A continuacin se despliega la ventana con la lista de Cotizaciones que cumplen con los parmetros indicados, y en las cuales se
encuentra involucrado el producto elegido. Ver Figura N2.

CONSULTAS

7-5
Figura N2

Dentro de esta pantalla, el sistema despliega una lista con las Cotizaciones que cumplen con los parmetros ingresados
anteriormente, mostrando una serie de antecedentes relativos a cada una de ellas.
Dado que todos los antecedentes no pueden ser visualizados en forma completa, podr hacer uso de la barra de desplazamiento
horizontal que aparece en la parte inferior de la ventana, pudiendo desplazarla a la derecha e izquierda, segn corresponda.
Estando en esta pantalla podr acceder tambin a la Consulta de los Datos del Cliente asociado a la Cotizacin y los posibles
documentos que tambin tenga relacionados, proceso que se lleva a cabo a travs de la seleccin de las carpetas Datos Clientes,
Documentos Asociados.
Para abandonar la Cotizacin seleccione el botn Salir ubicado en la 2 Barra de Herramientas.
En la pantalla con la lista de cotizaciones podr hacer uso de los botones:

Permite consultar por cada producto, el total de cotizaciones en las cuales fue solicitado, y el estado en que estas
se encuentran, tanto en cantidad y monto, como en porcentaje.
Adems podr conocer los montos asociados en cada caso. Ver Figura N3.
Figura N3

Permite regresar a la pantalla anterior.

7-6

Cotizaciones y Notas de Ventas

7.1.3 Cotizaciones por Cliente


Objetivo
Permite al usuario consultar en detalle, todas las Cotizaciones emitidas a un cliente en particular, as como conocer el estado en que
se encuentran y evaluar las estadsticas respecto al total de cotizaciones emitidas, el nmero de ellas que se encuentran en estado
pendiente y el nmero que a pasado a Nota de Venta.
Operatoria
Al ingresar se despliega la pantalla, donde deber ingresar los parmetros que condicionarn la consulta. Ver Figura N1.
Figura N1

Cliente:

Ingrese el cdigo o nombre del cliente a considerar para la consulta. Esto podr realizarlo digitndolo
directamente, o bien seleccionndolo desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda
(ver Apndice A.1 Botones).

Rango de Fechas:

Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar en la consulta, en formato dd/mm/aaaa.

Muestra los Datos en: Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda de la Cotizacin.
Al optar por este ltimo, se desactivan los criterios del uso de la equivalencia y podr llevar a cabo el
proceso a travs de la seleccin de botn OK.
Usa Equivalencia de: Indique si la equivalencia a considerar para la consulta ser la de la Cotizacin o bien la de la Tabla de
Equivalencia.
Si su opcin es por Tabla de Equivalencias, el sistema activar el campo Fecha de Consulta, la cual
deber ser ingresada en formato dd/mm/aaaa.
Tanto la muestra de los datos, como el uso de la equivalencia, se efecta a travs de la seleccin del Botn de Opciones que
aparece a la izquierda de estos campos.
Una vez ingresados todos los parmetros, seleccione el botn OK.
A continuacin se despliega la ventana con la lista de Cotizacin que cumplen con los parmetros indicados, y en las cuales se
encuentra involucrado el Cliente elegido. Ver Figura N2.

CONSULTAS

7-7
Figura N2

Dentro de esta pantalla, el sistema despliega una lista con las Cotizaciones que cumplen con los parmetros ingresados
anteriormente, mostrando una serie de antecedentes relativos a cada una de ellas.
Dado que todos los antecedentes no pueden ser visualizados en forma completa, podr hacer uso de la barra de desplazamiento
horizontal que aparece en la parte inferior de la ventana, pudiendo desplazarla a la derecha e izquierda, segn corresponda.
Estando en esta pantalla podr acceder tambin a la Consulta de los Datos del Cliente asociado a la Cotizacin y los posibles
documentos que tambin tenga asociado, proceso que se lleva a cabo a travs de la seleccin de las carpetas Datos Clientes,
Documentos Asociados.
Para abandonar la Cotizacin seleccione el botn Salir ubicado en la 2 Barra de Herramientas.
En la pantalla con la lista de cotizaciones se activan los siguientes botones:

Permite consultar por cada cliente, el total de cotizaciones en los cuales fue solicitado, y el estado en que estas
se encuentran, tanto en cantidad y monto, como en porcentaje.
Adems podr conocer los montos asociados en cada caso. Ver Figura N3.
Figura N3

Permite regresar a la pantalla anterior.

7-8

Cotizaciones y Notas de Ventas

7.1.4 Cotizaciones por Vendedor


Objetivo
Mediante este proceso se podr consultar en forma detallada todas las Cotizaciones efectuadas por un vendedor en particular, as
como el estado en que se encuentran cada una ellas.
Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla, donde deber ingresar los parmetros que condicionarn la consulta. Lo
primero que se debe ingresar es el Cdigo o Nombre del Vendedor a consultar. Ver Figura N1.
Figura N1

Cualquiera de estos dos antecedentes podr ser digitado directamente, as como tambin se podr hacer uso del botn de bsqueda
(ver Apndice A.1 Botones) que al ser seleccionado despliega la lista de vendedores desde donde se podr elegir el deseado.
El procedimiento a seguir de aqu en adelante es el mismo que se detalla en la Consulta de Cotizaciones por Cliente (Captulo
7.1.3). Por lo tanto le solicitamos seguir los pasos all detallados, teniendo presente que en este caso se hace referencia
directamente al vendedor.

CONSULTAS

7-9

7.2 Notas de Venta


Objetivo
A travs de este proceso se podrn consultar en forma detallada, todos los antecedentes registrados en las Notas de Venta, ya sea
por Nmero, Producto, Cliente o Vendedor, as como los despachos, facturas y reservas asociadas.

Sr. Usuario:
Los procesos Notas de Venta por nmero, Notas de Venta por Producto y Notas de Ventas por Vendedor; estn
disponibles slo en versin ERP.
Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega un submen, desde el cual habr que seleccionar la opcin deseada.

7.2.1 Notas de Venta por Nmero


Objetivo
Permite al usuario consultar en detalle, todas las Notas de Venta dentro de un rango de nmeros de ellas, ya sea que se encuentren
en estado Nulas, Pendientes, Aprobados o Concluidas, y bajo los conceptos de Reservadas, Facturadas o Despachadas.
Los antecedentes podrn ser visualizados en Moneda Base (considerando la equivalencia indicada en las Notas de Venta o en la
Tabla de Equivalencias) o en la moneda de la Nota de Venta.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin se presenta una pantalla, donde habr que indicar los criterios que condicionarn la consulta (Ver Figura
N 1).
Figura N 1

7-10

Cotizaciones y Notas de Ventas

En ella tendr que sealar:


Estado de Notas de Venta:

Habr que indicar si la consulta se realizar para Notas de Venta en estado Nulas, Pendientes,
Aprobadas y/o Concluidas mediante la seleccin del Botn de Chequeo que aparece al lado
izquierdo de cada opcin.

Rango de Notas de Venta:

Ingrese el rango de nmeros de Notas de Venta a considerar en la consulta. Esta informacin


podr ser ingresada directamente, o bien obtenerse desde la lista que se presenta al seleccionar
el botn de bsqueda, que aparece a la derecha de estos campos.

Condiciones de Notas de Venta:

Habr que indicar si las Notas de Venta a consultar tendrn que encontrarse bajo la condicin
de: Reservadas, Facturadas y/o Despachadas, lo cual se lleva a cabo a travs de la seleccin
del Botn de Chequeo que aparece al lado izquierdo de cada opcin.

Muestra todas las Notas de Venta: Permite consultar todas las Notas de Venta que se encuentran ingresadas en el sistema,
independiente de su estado o condicin; por lo tanto, si es seleccionado este campo el sistema
desactivar las opciones: Estado de Notas de Venta y Condiciones de Notas de Venta.
Muestra los Datos en:

Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda registrada en la


Nota de Venta.
Al optar por esta ltima, se desactiva el uso de la equivalencia.
Para seleccionar cualquiera de esta alternativas tendr que hacer clic sobre el botn de
opciones que aparece a la izquierda.

Para moneda de nota de venta usa Equivalencia de:


En el caso de decidir que se muestren los datos en Moneda Base, indique mediante la
seleccin del Botn de Opciones, si la equivalencia a considerar para la consulta ser la de la
Nota de Venta o la de la Tabla de Equivalencias. Esta ltima activa la opcin Fecha de
Consulta, la cual deber ser ingresada en formato dd/mm/aaaa, y permitir que el sistema
despliegue la informacin valorizada conforme a la equivalencia del da indicado.
Una vez sealados los parmetros requeridos, seleccione el botn OK para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar la
ventana de la Figura N 2.
Figura N 2

Dentro de esta pantalla, el sistema despliega la lista de las Notas de Venta que cumplen con los parmetros ingresados
anteriormente, mostrando una serie de antecedentes relativos a cada una de ellas.
Dado que todos los antecedentes no pueden ser visualizados en forma completa, podr hacer uso de la barra de desplazamiento
horizontal que aparece en la parte inferior de la ventana, pudiendo desplazarla a la derecha e izquierda, segn corresponda.

CONSULTAS

7-11

Adems en esta pantalla se encuentra activo el siguiente botn:

Que permite visualizar y consultar una Nota de Venta en forma detallada.


Para ello se hace clic en la columna en que aparece el signo 4 frente a la fila en que se encuentra el
documento que se desea consultar, con lo cual quedar seleccionado. A continuacin se elige este botn.
Para salir de la Nota de Venta se usa el botn Salir, que permite el regreso a la pantalla anterior.
Estando en la pantalla con la lista de Notas de Venta, tambin podr consultar los productos considerados en una de ellas,
posicionndose en el recuadro correspondiente y haciendo doble clic. As podr llegar a conocer el anlisis de la Nota de Venta,
con la informacin de cada producto correspondiente a la cantidad solicitada, despachada, facturada, producida o devuelta. Ver
Figura N 3.
Figura N 3

Dado que todos los antecedentes presentados en esta ventana no pueden ser visualizados en forma completa, podr hacer uso de la
barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la ventana, pudiendo moverla a la izquierda o a la derecha
segn corresponda.
Adems, por cada producto podr consultar los tipos de documentos asociados, su N, fecha y cantidad involucrada. Para ello
bastar con hacer doble clic en la fila donde se encuentra el producto a consultar.
Para regresar desde cualquier pantalla de consulta, a la anterior seleccione el botn Volver.

7-12

Cotizaciones y Notas de Ventas

7.2.2 Notas de Venta por Producto


Objetivo
Permite al usuario consultar en detalle, todas las Notas de Venta en las cuales se ha incluido un determinado producto, bajo
criterios especficos, llegando a conocer por cada uno de ellos el N de la Nota de Venta, la Fecha, el Cdigo y Razn Social del
Cliente que lo solicit, la Cantidad, el Valor y el Estado de la Nota de Venta.
Adems, si un producto forma parte de una Nota de Venta Concluida, podr consultar el documento o Factura asociada.
Sr. Usuario:
El manejo de decimales en cantidades, depender de lo que haya definido en el proceso Parmetros del sistema de
Inventario y Facturacin.
Operatoria
Al ingresar se despliega la pantalla, donde se condiciona la consulta, a travs de los siguientes criterios (Ver Figura N1):
Figura N 1

Producto:

Ingrese el producto a considerar. Este ingreso podr efectuarse digitndolo directamente, o bien
seleccionndolo desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda (Ver Apndice A.1
Botones).

Rangos de Bsqueda: Seleccione el criterio de bsqueda de las Notas de Venta a considerar.


Si opt por "Buscar por rango de nmero de Notas de Venta", el sistema solicitar ingresar el rango de
documentos Desde/Hasta a considerar. Este ingreso podr ser realizado digitndolo directamente, o bien
seleccionado desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda.
Si opt por "Busca por rango de fechas de Notas de Venta", el sistema solicitar ingresar un Rango de
fechas Desde/Hasta a considerar en formato dd/mm/aaaa.
Muestra los Datos en: Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda de la Nota de Venta. Al optar
por este ltimo caso, se desactivan los criterios del uso de la equivalencia, pudiendo llevar a cabo el
proceso, a travs de la seleccin del botn OK.
Para moneda de nota de venta usa equivalencia de:
Indique si la equivalencia a considerar para la consulta ser la de la Nota de Venta o bien la de la Tabla de
Equivalencia.
Si su opcin es por tabla de equivalencias, el sistema activar el campo Fecha de Consulta, la cual deber
ser ingresada en formato dd/mm/aaaa.
Una vez ingresados todos los parmetros, seleccione el botn OK. A continuacin se desplegar una ventana con la lista de Notas
de Venta que cumplen con los parmetros indicados, en las cuales se encuentra involucrado el producto elegido. Ver Figura N 2.

CONSULTAS

7-13
Figura N 2

Los productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado.


Al hacer doble clic en una Nota de Venta, especfica podr consultar las cantidades despachadas, facturadas, notas de crdito,
producidas o devueltas que pudiesen tener un producto, dentro de la Nota de Venta, tal como se muestra en la Figura N3.
Figura N3

Si adems el producto en consulta tiene asociado algn documento (Ej: FA), podr consultarlo a travs de la seleccin del
botn Detalle, el cual tras ser elegido despliega el tipo de documento, su informacin, nmero, fecha y cantidad. Ver Figura
N4.

7-14

Cotizaciones y Notas de Ventas


Figura N4

Para regresar a las pantallas anteriores, seleccione el botn Volver.


Estando en la ventana con la lista de Notas de Venta, tendr a su disposicin los siguientes botones:

Permite visualizar y consultar una Nota de Venta asociada al producto en consulta, en forma detallada.
Para ello se hace clic en la columna en que aparece el signo 4 frente a la fila en que se encuentra el
documento que se desea consultar, quedando seleccionado. A continuacin se elige este botn.
Para salir de la Nota de Venta se elige el botn Salir, el cual permite el regreso a la pantalla anterior.
Permite consultar informacin que en algn momento permitir tomar decisiones respecto al producto:
Cantidad de notas de venta que lo registran, valor neto total, cantidad de productos registrados en las notas de
venta. A su vez permite obtener informacin concerniente al stock existente en bodega, cantidad solicitada
por rdenes de compra y cantidad del producto que se encuentra en produccin (Ver Figura N5).
Figura N 5

Para regresar desde cualquier pantalla de consulta a la anterior, seleccione el botn Volver.

CONSULTAS

7-15

7.2.3 Notas de Venta por Cliente


Objetivo
Permite al usuario consultar en detalle todas aquellas Notas de Venta emitidas a un cliente en particular, as como conocer el estado
en que se encuentran (aprobadas, concluidas, pendientes o nulas) y analizar las estadsticas de las Cotizaciones solicitadas frente a
las pendientes y en proceso.
Sr. Usuario:
El manejo de decimales en cantidades, depender de lo que haya definido en el proceso Parmetros del sistema de
Inventario y Facturacin.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin se despliega una pantalla, donde deber ingresar los parmetros que condicionarn la consulta (Ver
Figura N1):
Figura N 1

Cliente:

Ingrese el cdigo o nombre del cliente a considerar para la consulta. Este ingreso podr efectuarse
digitndolo directamente, o bien seleccionndolo desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn
de bsqueda (Ver Apndice A.1 Botones).

Rangos de Bsqueda: Seleccione el criterio de bsqueda de las Notas de Venta a considerar.


Si opt por "Buscar por rango de nmero de Notas de Venta", el sistema solicitar ingresar el rango de
documentos Desde/Hasta a considerar. Este ingreso podr ser realizado digitndolo directamente, o bien
seleccionado desde la lista desplegable que aparece al elegir el botn de bsqueda.
Si opt por "Busca por rango de fechas de Notas de Venta", el sistema solicitar ingresar un Rango de
fechas Desde/Hasta a considerar en formato dd/mm/aaaa.
Muestra los Datos en: Permite indicar si los datos se mostrarn en Moneda Base o en la Moneda de la Nota de Venta. Al optar
por este ltimo caso, se desactivan los criterios del uso de la equivalencia pudiendo llevar a cabo el
proceso a travs de la seleccin del botn OK.
Para moneda de nota de venta usa equivalencia de:
Indique si la equivalencia a considerar para la consulta ser la de la Nota de Venta o bien la de la Tabla de
Equivalencia.
Si su opcin es por tabla de equivalencias, el sistema activar el campo Fecha de Consulta, la cual deber
ser ingresada en formato dd/mm/aaaa.
Una vez ingresados todos los parmetros, seleccione el botn OK. A continuacin se desplegar una ventana con la lista de Notas
de Venta que cumplen con los parmetros indicados, para el Cliente elegido. Ver Figura N 2.

7-16

Cotizaciones y Notas de Ventas


Figura N 2

Los productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado.


Al hacer doble clic en un documento especfico podr consultar las cantidades solicitadas, despachadas, facturadas, producidas,
devueltas o de notas de crdito que pudiesen tener un producto, dentro de la Nota de Venta, para el cliente elegido. Ver Figura
N 3.
Figura N3

Si adems los productos de la Nota de Venta consultada tienen algn documento (Ej: FA), al hacer doble clic sobre uno de
ellos, podr llegar a conocer informacin respeto al documento asociado, nmero, fecha y cantidad.
Para regresar a las pantallas anteriores, presione el botn Volver.
Estando en la ventana con la lista de Notas de Venta, tendr a su disposicin los siguientes botones:
Permite visualizar y consultar una Nota de Venta asociada al cliente en consulta, en forma detallada.
Para ello se hace clic en la columna en que aparece el signo 4 frente a la fila en que se encuentra el
documento que se desea consultar, quedando seleccionado. A continuacin se elige este botn.
Para salir de la Nota de Venta se elige el botn Salir, el cual permite el regreso a la pantalla anterior.
Permite consultar informacin respecto a las notas de venta asociadas al cliente y el estado en que estas se
encuentran, tanto en cantidad y monto, como en porcentajes. (Ver Figura N4).

CONSULTAS

7-17

Figura N 4

Para regresar desde cualquier pantalla de consulta a la anterior, seleccione el botn Volver.

7-18

Cotizaciones y Notas de Ventas

7.2.4 Notas de Venta por Vendedor


Objetivo
Permite al usuario consultar en forma detallada todas las Notas de Venta efectuadas por un vendedor en particular, as como
conocer el cliente al cual fueron emitidas, el estado en que se encuentra cada una de ellas (despachadas, facturadas, etc) y los
productos que fueron solicitados. Adems podr solicitar una estadstica acerca del total de Notas de Venta emitidas por el
vendedor, separando las que se encuentran en estado pendiente de las que estn en proceso, tanto en cantidad, como en monto y su
porcentaje respecto del total.
Sr. Usuario:
El manejo de decimales en cantidades, depender de lo que haya definido en el proceso Parmetros del sistema de
Inventario y Facturacin.
Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla, donde deber ingresar los parmetros que condicionarn la consulta. Lo
primero que se debe ingresar es el Cdigo o Nombre del Proveedor a consultar. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Cualquiera de estos dos antecedentes podr ser digitado directamente, as como tambin se podr hacer uso del botn de Bsqueda
(ver Apndice A.1 Botones) que al ser seleccionado despliega las lista de vendedores desde donde se podr elegir el deseado.
El procedimiento a seguir de aqu en adelante es el mismo que se detalla en la Consulta de Notas de Venta por Cliente (Captulo
7.2.3.). Por lo tanto le solicitamos seguir los pasos all detallados, teniendo presente que en este caso se hace referencia
directamente al vendedor.

CONSULTAS

7-19

7.3 Estado de Cuenta Clientes


Objetivo
Consultar para cada cliente, el monto global de su cuenta corriente, detallando cada uno de los documentos que conforman dicho
saldo y analizando los pagos efectuados por cada uno de ellos.

Sr. Usuario:
El proceso Estado de Cuenta Clientes est disponible slo en versin ERP.
Operatoria
Al ingresar se despliega la pantalla de la Figura N1, donde lo primero que deber indicar a travs de la seleccin del botn de
opciones, si la bsqueda de informacin a esta consulta se realizar por Auxiliar o Rut y si se considerarn slo a Proveedores,
Clientes o a Todos. Indicada la seleccin se debe ingresar es el Cdigo o Nombre del Auxiliar a consultar.
Figura N1

Si conoce el Cdigo, podr digitarlo directamente, en caso contrario tendr que hacer uso del botn de Bsqueda (Ver Apndice
A.1 Botones) que aparece al lado derecho del auxiliar.
Conjuntamente con el botn de bsqueda, se encuentra el botn
auxiliar.

, el cual permite desplegar la ficha con los datos bsicos del

Indicado este antecedente deber especificar si desea conocer el estado de la cuenta corriente a nivel Global de la empresa o para
un Area de Negocios especfica. Luego tendr que sealar la Moneda en la cual se desea visualizar el saldo que mantiene el
auxiliar. En este caso slo se considerarn movimientos efectuados en cuentas que se manejen en dicha moneda.
Tambin se debe indicar a que Fecha se quiere conocer el Saldo y si se desea incluir slo los Documentos con saldo o Todos.
Finalmente, se deber seleccionar la o las Cuentas Contables a las cuales se les desea conocer el saldo mantenido por cliente.
Al hacer clic sobre el Botn Cuentas, se despliega una nueva ventana (Figura N2) donde se presenta el Plan de Cuentas del
Sistema Contabilidad y Presupuestos. Para realizar la seleccin, se deber hacer clic sobre la cuenta deseada y luego sobre el
botn Agregar, tras lo cual la cuenta elegida se presenta en el recuadro de Cuentas seleccionadas. El Sistema adems da la
posibilidad de seleccionar Todas las Cuentas de una sola vez (Todos >>), as como tambin, Eliminar Cuentas seleccionadas
(botones <Eliminar o <<Todos).

7-20

Cotizaciones y Notas de Ventas


Figura N2

Elegidas las cuentas y si todo est conforme, se deber hacer clic sobre el botn Volver y luego sobre el botn OK de la ventana
inicial.
En caso de no haber seleccionado una cuenta, el Sistema preguntar por pantalla si desea seleccionar Todas.
A continuacin se presenta una nueva ventana (Ver Figura N3) con el saldo del cliente en cada una de las cuentas elegidas.
Figura N3

Dentro de esta Ventana se presentan los botones:

Permite retroceder a la pantalla anterior y as solicitar otro Cdigo de auxiliar, manteniendo las condiciones
anteriores, o bien modificar las condiciones ingresadas conservando el cdigo del cliente.

CONSULTAS

7-21

Permite abrir la Cuenta seleccionada, para consultar uno a uno los Documentos que conforman su Saldo (Ver
figura N4).
Figura N4

Para un mayor detalle del saldo de un auxiliar en un documento determinado, se selecciona el botn Detalle, que aparece en esta
pantalla, el cual luego de ser elegido y en el caso que corresponda, despliega los Documentos con que el cliente lo ha abonado.
(Ver figura N5).
Figura N5

Tanto en esta pantalla como en las anteriores, aparecen activos los botones: Comprobante es decir que adems de toda la
informacin que ha sido presentada, podr conocer el Comprobante Contable donde han sido ingresados los Movimientos por los
cuales est consultando, Documento permite consultar las Facturas, Notas de Crdito o Boletas contabilizadas desde el Sistema de
Inventario.
Para salir de las pantallas de consulta, tendr que seleccionar el botn Volver o Salir, segn corresponda, hasta llegar a la pantalla
deseada.

7-22

Cotizaciones y Notas de Ventas

7.4 Stock
Objetivo
A travs de este proceso podr consultar el Stock de Productos que mantiene la empresa en las distintas bodegas, indicando por
cada uno de ellos lo que est Disponible para el despacho, lo que est en bodega en forma Transitoria, en Consignacin o en
Reserva. Adems podr conocer el stock de los productos sustitutos y complementarios, las reservas por cliente, las cantidades en
las distintas bodegas y su valorizacin.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin se presenta la pantalla (Figura N 1), en la cual podr consultar el stock de un producto en particular. Para
esto deber ingresar la siguiente informacin:
Figura N 1

Producto:

Ingrese el cdigo del producto, para el cual desea consultar stock.

Bodega:

Ingrese el cdigo de la bodega, en la cual desea consultar el stock del producto mencionado.

El ingreso del cdigo del Producto y de la Bodega podr efectuarse digitndolos directamente, as como tambin, podrn obtenerse
a travs del botn de bsqueda que aparece al lado derecho de estos campos.
Al no ingresar una bodega especfica, el sistema presenta los valores consolidados.
Ingresados los datos que condicionan la consulta del stock, el sistema activar las carpetas y desplegar los antecedentes
respectivos, tal como se muestra en la Figura N 2.

CONSULTAS

7-23

Figura N 2

Unidad de Medida para consultar el Stock, el sistema desplegar la Unidad de Medida Base o en alguna de las unidades de
Medida Adicional indicada en la venta.
A continuacin muestra la distribucin del producto en la Bodega indicada, en relacin a la cantidad que se encuentra disponible
en Bodega, lo que est en Reserva (disponible slo para versin ERP) seleccionando el botn de bsqueda que aparece a la
derecha de la cantidad indicada, podr conocer el desglose de los movimientos de reserva. La reservas se ingresan en el proceso
Reserva de Materiales, Consignacin o Transitorio (disponibles slo para versin ERP).

Carpeta Precios de venta


A travs de ella podr conocer los precios de venta de un producto en consulta, dependiendo de la lista de precios indicada, ya sea
Lista Base o una Lista especfica. Ver Figura N 3.
Figura N 3

Al elegir Lista Base, el precio se presenta automticamente junto a los campos "Precio de Venta Neto" y "Precio de Venta
c/impuestos".
Los valores de la Lista de Precios Base corresponden a aquellos que se ingresen en la ficha de cada producto (Captulo Ficha
de Productos).

7-24

Cotizaciones y Notas de Ventas

Si se elige Lista de Precio Particular, habr que seleccionar el botn de bsqueda, para indicar la lista deseada, o bien ingresar su
cdigo directamente, tras lo cual se presenta el precio y el perodo de vigencia.
Para mayor informacin acerca de Listas de Precios, refirase al Apndice D. Tablas.
Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.

Costos del Producto


Esta carpeta permite consultar el costo unitario de un producto en consulta, adems de la valorizacin del stock que posee en
bodega, en sus distintos estados. Ver Figura N4.
Sr. Usuario
Slo en versin ERP, podr consultar la valorizacin de Stock en Reserva, Consignacin y en Transito
Figura N 4

El costo unitario corresponde al da de la Fecha Consulta.

Compromisos por Llegar


Esta carpeta permite consultar las Ordenes de Compra del producto y Ordenes de Produccin por Producto (esto ltimo disponible
slo en versin ERP) comprometidas desde los sistemas Ordenes de Compra y Produccin ERP. Ver Figura N5.

Sr. Usuario:
Si usted no tiene instalado los sistemas de Ordenes de Compra y Produccin ERP; el sistema lo advertir por pantalla
no permitiendo realizar la consulta (disponible slo en versin ERP).

CONSULTAS

7-25

Figura N 5

rdenes de Compra, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema desplegar una grilla con el desglose de las rdenes
de Compra aprobadas donde se encuentra el producto, indicando la Fecha, Nmero de OC, Proveedor, Cantidad Recibida,
Solicitada y Saldo.
rdenes de Produccin, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema desplegar una grilla con el desglose de las
rdenes de Produccin donde el estado sea No iniciada o En proceso; es decir, que aun no hayan sido recepcionadas por
Inventario y Facturacin, indicando Nmero de Orden, Fecha, Cantidad pendiente de ingresar, Avance y Saldo.
(*) Resultado considera Todas las Bodegas.

Compromisos por Despachar


Esta carpeta permite consultar todas aquellas Notas de Venta y Facturas sin despachar. Ver Figura N6.
Sr: Usuario
Debe tener instalado el sistema de Notas de Ventas, para consultar el desglose de las Notas de Venta; de lo contrario, el
sistema mostrar deshabilitado el botn de bsqueda.

Figura N 6

Notas de Ventas sin Despachar, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema listar una grilla con el desglose de las
Notas de Venta vigentes en que est el producto considerado en la consulta, indicando el N de la Nota de Venta, Fecha,
Cliente y Saldo (cantidad pendiente de facturar).
Factura sin Despachar, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema listar una grilla con el desglose de las Facturas
sin despachar, indicando: N de la Factura, fecha, Cliente y Saldo (cantidad pendiente de despachar).
(*) Resultado considera Todas las Bodegas.

7-26

Cotizaciones y Notas de Ventas

Junto a esta informacin, se encuentra activos los siguientes botones:


Al seleccionar este botn se despliega una pantalla (Figura N 7), que le permitir conocer el stock de un
producto en las distintas bodegas y en la condicin en que ste se encuentra: cantidad de productos
disponibles, cantidad que pudiese estar en consignacin, stock de reserva que posee el producto y cantidad de
productos que se encuentran en estado transitorio en esa Bodega.
Figura N 7

Para regresar a la pantalla anterior seleccione el botn Volver.


(Habilitado slo en versin ERP)
La seleccin de este botn permite conocer el stock de los productos sustitutos (Figura N8), es decir que el
sistema desplegar los productos por los cuales podr ser reemplazado el tem en consulta y el stock
disponible y reservado en cada bodega. Los productos sustitutos se definen en la ficha del producto en la
carpeta "Sustitutos" (Captulo Ficha de Productos).
Figura N 8

Para regresar a la pantalla anterior seleccionar el botn Volver.

CONSULTAS

7-27
(Habilitado slo en versin ERP)
La seleccin de este botn permite conocer el stock de los productos complementarios (Figura N 9), es decir
que el sistema desplegar los productos que complementan al producto en consulta, indicando el stock
disponible y reserva que ellos poseen en las distintas bodegas.
Los productos complementarios, se definen en la ficha del producto en la carpeta "Complementarios"
(captulo Ficha de Productos).
Figura N9

Para regresar a la pantalla anterior seleccione el botn Volver.

Este botn estar activo slo si el producto seleccionado tiene asignado el atributo Partida en su ficha
(captulo Ficha de Producto).
Al seleccionarlo, el sistema despliega una ventana (ver Figura N 10), donde podr consultar la cantidad de
productos Disponibles, en Reserva, en Consignacin o los que se encuentran en forma Transitoria (estos 3
ltimos habilitados slo en versin ERP). Para la seleccin de uno de ellos deber seleccionar el botn de
opciones ubicado a la izquierda de cada campo.
Seleccionada la opcin a considerar, en pantalla se desplegar el cdigo de bodega, el nombre de la partida, la
fecha de vencimiento de la partida y el stock disponible en la bodega.
Figura N 10

Para regresar a la pantalla anterior seleccione el botn Volver.

7-28

Cotizaciones y Notas de Ventas

Este botn estar activo slo si el producto seleccionado tiene asignado el atributo Talla-Color en su ficha
(captulo Ficha de Producto).
Al seleccionarlo, el sistema despliega una ventana (ver Figura N 11), donde podr consultar la cantidad de
productos Disponibles, en Reserva, en Consignacin o los que se encuentran en forma Transitoria (estos 3
ltimos habilitados slo en versin ERP). Para la seleccin de uno de ellos deber seleccionar el botn de
opciones ubicado a la izquierda de cada campo.
Seleccionada la opcin a considerar, en pantalla se desplegar el cdigo de bodega, el nombre de la partida, la
fecha de vencimiento de la partida y el stock disponible en la bodega.
Figura N 11

Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.


Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

INFORMES

8. Informes
Objetivo

Este proceso permite obtener informes acerca de Cotizaciones y Notas de Ventas generadas por producto, cliente o vendedor,
dentro de un rango determinado o de un estado en particular.
Sr. Usuario:
El manejo de decimales en cantidades, depender de lo que haya definido en el proceso Parmetros del sistema de
Inventario y Facturacin.
Operatoria

Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada (Ver Figura N 1), con la lista de los informes que pueden ser
emitidos, cuyo procedimiento se explica detalladamente a travs de este captulo.
Figura N 1

8.1 Cotizaciones
Objetivo
A travs de este proceso el usuario emitir informes correspondientes a cotizaciones generadas por producto, cliente o vendedor dentro de
un rango o de un estado en particular, as tambin tendr la opcin de emitir estadsticas de cotizaciones perdidas y efectuar anlisis
estadsticos de cotizaciones.

Sr. Usuario:
Los procesos Cotizaciones Perdidas, Estadstica de cotizaciones Perdidas y Anlisis estadstico de Cotizaciones,
estn disponibles slo en versin ERP.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin se presenta un submen, desde el cual habr que seleccionar la opcin deseada. Ver Figura N 1.
Figura N1

8-2

Cotizaciones y Notas de Venta

8.1.1 Cotizaciones
Objetivo
A travs de este proceso el usuario podr emitir un informe con antecedentes acerca de las cotizaciones generadas por productos,
clientes o de vendedores, para un estado en particular y dentro de un rango de Cotizaciones o Fechas.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, el sistema despliega una pantalla (ver Figura N1) dentro de la cual deber indicar la siguiente
informacin:
Figura N1

Cualquiera sea la categora a considerar para la emisin del informe (Productos, Clientes, Vendedores, Todos), deber ingresar los
siguientes parmetros generales:
Estado Cotizacin: Habr que indicar si la consulta se realizar para las Cotizaciones: Pendientes, Consideradas en Notas de
Venta, Nulas o Perdidas, mediante la seleccin de las cajas de chequeo que aparecen al lado izquierdo de cada
opcin. Esta seleccin puede ser para uno o todos los estados anteriormente nombrados.
Rango Por:

Indique a travs del botn de opciones, el concepto a utilizar para la emisin del informe, el cual podr ser por
N de Cotizacin o por Fecha. Cualquiera sea la opcin elegida, deber ingresar el rango desde/hasta a
considerar.

A continuacin, deber seleccionar el botn Siguiente, y dependiendo el tipo de informe solicitado, el sistema desplegar la
ventana correspondiente. Para abandonar el proceso presione desde la 2 barra de herramientas el botn Salir.

Informe por Producto


Este informe emite una lista de las Cotizaciones en las que aparecen los Productos que cumplen con los parmetros indicados. Ver
Figura N2.

INFORMES

Figura N2

Para la seleccin de un producto basta con ubicar el indicador del mouse a la izquierda del cdigo del producto y hacer clic. El
producto quedar elegido cuando la lnea completa en que ste se encuentre aparezca de otro color.
Para seleccionar todos los productos desplegados en la emisin del informe, seleccione la caja de chequeo ubicada en la parte
superior izquierda de la lista.
Indicada a la informacin, seleccione el botn Siguiente, tras lo cual se despliega la pantalla (Figura N3), donde tendr que
indicar:
-

Si los valores sern mostrados en Moneda Base o Moneda en la cual se origin la Cotizacin.
Al optar por Moneda Base, las cotizaciones que estn en moneda adicional se podr calcular: segn la equivalencia ingresada
en la cotizacin o en la tabla de monedas y equivalencias a la fecha de Emisin del informe, para este ltimo deber ingresar la
fecha de emisin del informe en formato dd/mm/aaaa.

Tambin tendr que indicar si la impresora efecta o no un salto de pgina, cada vez que haga un cambio de producto. Para ello
deber seleccionar la caja de chequeo que aparece a la izquierda de este campo.

Finalmente, indique el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de
punto, o en cualquier impresora en forma horizontal.
Figura N3

8-4

Cotizaciones y Notas de Venta

En esta pantalla, tambin podr optar por los botones que le permitirn Volver a la pantalla anterior, o por Salir del proceso.
Si una vez indicados los antecedentes requiere continuar, seleccione el botn OK, el cual activar el botn Imprimir que se
encuentra en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por
impresora o por Monitor.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO COTIZACIONES POR PRODUCTO
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha
Pgina

INFORME DE COTIZACIONES
Moneda Base (al Da de la Cotizacin)
Desde: 1 Hasta: 3

Fecha

Cotizacin Estado

Producto:
20-04-2001

CAH01
1

Cliente

20-04-2001

CAH02
1

Pendiente

CLIENTES NO HABITUALES 01

20-04-2001

CHH02
2

23-04-2001

MPBC0
3

23-04-2001

MPBC1
3

23-04-2001

MPBC2
3

23-04-2001

MPBC3
3

Neto

1.00

8,560

8,560,000

8,560,000

100.00

1.00

12,530

1,253,000

100.00

1,253,000

01

2,000.00

1.00

25,950

Total por Producto: 2,000.00

0 51,900,000
0 51,900,000

BOTON CAMISA BLANCO


Pendiente

MARIA I. BOLTERS

01

Total por Producto:

500.00

1.00

150

500.00

75,000

75,000

230,000

230,000

240,000

240,000

BOTON CAMISA BURDEO


Pendiente

MARIA I. BOLTERS

01

1,000.00

1.00

230

Total por Producto: 1,000.00

BOTON CAMISA AZUL


Pendiente

MARIA I. BOLTERS

Total Cotizaciones para el Producto MPBC2: 1


Producto:

Total por Producto:

PEREZ OYARCE MAURICIO

Total Cotizaciones para el Producto MPBC1: 1


Producto:

Descuento

CHALECOS HOMBRE L. MERINO


Pendiente

Total Cotizaciones para el Producto MPBC0: 1


Producto:

1,000.00

Total por Producto: 1,000.00

CLIENTES NO HABITUALES 01

Total Cotizaciones para el Producto CHH02: 1


Producto:

Equiv. Precio
Unitario

CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA


Pendiente

Total Cotizaciones para el Producto CAH02: 1


Producto:

Cantidad Mda.

CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA

Total Cotizaciones para el Producto CAH01: 1


Producto:

Vendedor

01

Total por Producto:

500.00

1.00

480

500.00

BOTON CAMISA GRIS


Pendiente

MARIA I. BOLTERS

Total Cotizaciones para el Producto MPBC3: 1

Total de Cotizaciones emitidas: 7

01

Total por Producto:

500.00

1.00

500.00

Total General del Rango:

570

285,000

285,000

62,543,000

:
:

23-04-2005
1

INFORMES

Informe por Rango de Clientes


Este informe emite una lista de las Cotizaciones en las que aparecen los Clientes que cumplen con los parmetros indicados. Ver
Figura N4.
Figura N4

La manera de operar desde aqu en adelante, es la misma que se detalla a partir de la Figura N2, por lo recomendamos seguir los
mismos pasos.
A continuacin, se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO COTIZACIONES POR CLIENTE

EMPRESA DEMO - SOFTLAND


7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha:
Pgina:

INFORME DE COTIZACIONES
Moneda Base (al Da de la Cotizacin)
Desde: 1 Hasta: 10

Fecha

Cotizacin

Cliente:

00000010 CLIENTES NO HABITUALES

20-04-2001

Estado

Pendiente

Vendedor

01 JORGE SALINAS FREIRE

Total Cotizaciones para el Cliente 00000010: 1


Cliente:
20-04-2001

23-04-2001

Equiv.

1.00

Total por Cliente:

Neto

9,813,000
9,813,000

00010001 PEREZ OYARCE MAURICIO


2

Pendiente

0001 JOSE PAREDES

Total Cotizaciones para el Cliente 00010001: 1


Cliente:

Moneda

1.00

Total por Cliente:

51,900,000
51,900,000

00020001 MARIA I. BOLTERS


3

Pendiente

0004 LILIAN MUOZ

Total Cotizaciones para el Cliente 00020001: 1


Total de Cotizaciones emitidas: 3

1.00

Total por Cliente:


Total General del Rango:

830,000
830,000
62,543,000

23/04/2005
1

8-6

Cotizaciones y Notas de Venta

Informe por Rango de Vendedores


Este informe emite una lista de las Cotizaciones en las que aparecen los Vendedores que cumplen con los parmetros indicados.
Ver Figura N5.
Figura N5

La manera de operar desde aqu en adelante, es la misma que se detalla a partir de la Figura N2, por lo recomendamos seguir los
mismos pasos.
A continuacin, se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO COTIZACIONES POR VENDEDOR

EMPRESA DEMO - SOFTLAND


7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha:
Pgina:

INFORME DE COTIZACIONES
Moneda Base (al Da de la Cotizacin)
Desde: 1 Hasta: 3

Fecha

Cotizacin

Vendedor:

0001 JOSE PAREDES

20-04-2001

Estado

Pendiente

Cliente

Moneda

00010001 PEREZ OYARCE MAURICIO

Total Cotizaciones para el Vendedor 0001: 1


Vendedor:
23-04-2001

20-04-2001

1.00

Total por Vendedor:

Neto

51,900,000
1,984,634

0004 LILIAN MUOZ


3

Pendiente

00020001 MARIA I. BOLTERS

Total Cotizaciones para el Vendedor 0004: 1


Vendedor:

Equiv.

1.00

Total por Vendedor:

830,000
830,000

01 JORGE SALINAS FREIRE


1

Pendiente

Total Cotizaciones para el Vendedor 0004: 1

Total de Cotizaciones emitidas: 3

00000010 CLIENTES NO HABITUALES

1.00

Total por Vendedor:

Total General del Rango:

9,813,000
9,813,000

62,543,000

23-04-2005
1

INFORMES

Informe incluyendo Todas las categoras


Permite emitir un informe donde vendrn incluidos todos los Productos, Clientes y Vendedores a quienes se les han realizado
cotizaciones. El sistema desplegar una pantalla similar a la de la Figura N3, para lo cual recomendamos seguir los pasos ah
sealados.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

INFORME EJEMPLO COTIZACIONES TODAS LAS CATEGORIAS

EMPRESA DEMO - SOFTLAND


7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha
Pgina:

INFORME DE COTIZACIONES
Moneda Base (al Da de la Cotizacin)
Desde: 1 Hasta: 3

Fecha

Cotizacin Estado

Cliente

Vendedor

Moneda

Equiv.

Neto

20-04-2001

Pendiente

00000010 CLIENTES NO HABITUALES 01 JORGE SALINAS F.

1.00

9,813,000

20-04-2001

Pendiente

00010001 PEREZ OYARCE MAURICIO 001 JOSE PAREDES

1.00

51,900,000

23-04-2001

Pendiente

00020001 MARIA I. BOLTERS

1.00

830,000

Total de Cotizaciones emitidas: 3

002 LILIAN MUOZ

Total General del Rango:

62,543,000

23/04/2005
1

8-8

Cotizaciones y Notas de Venta

8.1.2 Cotizaciones Perdidas


Objetivo
Realiza la emisin del informe de Cotizaciones que se encuentran en estado Perdidas. Las Cotizaciones podrn seleccionarse
desde una lista de motivos por los cuales se da por perdida una cotizacin (Concepto de prdida), dentro de un rango de fechas.
Operatoria
Al ingresar esta opcin, se desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente informacin:
Figura N1

Cotizaciones:

Indique mediante el botn de opciones, si considerar todas las cotizaciones registradas en el sistema o un
rango de ellas.
Si opt por un rango, seale las cotizaciones desde/hasta a considerar. Para esto tendr que hacer uso de los
botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos y desde la lista desplegada elegir la deseada.

Conceptos de Prdidas:
Seleccione mediante el botn de opciones, si considerar todas las cotizaciones registradas en el sistema o un
rango de ellas.
Si opt por un rango, indique los conceptos desde/hasta a considerar, para esto tendr que hacer uso de los
botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos y desde la lista desplegada elegir el deseado,
(ver Apndice D. Tablas).
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas (Desde/Hasta) dentro del cual se encuentran las cotizaciones que sern
consideradas en la emisin del informe.
Muestra los datos en:
Tendr que indicar si los datos sern mostrados en la moneda en que se valoriz la Cotizacin o en la Moneda
Base. Al optar por este ltimo caso, tendr que indicar adems si utiliza la equivalencia de la cotizacin o los
valores de la Tabla de Monedas y Equivalencias a la fecha de emisin del informe.
Indicados todos los antecedentes, se activarn los siguiente botones:

Levanta Microsoft Excel desplegando la informacin en una plantilla, de tal forma conforme a los parmetros
establecidos ser utilizada segn sus requerimientos.
Adems le permite hacer uso de todas las funcionalidades que Microsoft Excel proporciona.

A travs de este botn podr optar por emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla, conforme a los
parmetros establecidos.

INFORMES

El porcentaje de prdida es calculado en base al total de Cotizaciones Perdidas, en el rango de fechas indicado, y al N
de Cotizaciones perdidas por concepto indicado.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.

INFORME EJEMPLO COTIZACIONES PERDIDAS


EMPRESA DEMO - SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha
Pgina:

Informe de Cotizaciones Perdidas


Moneda Base (al Da de la Cotizacin)

Cotizaciones: Todas

Conceptos: Todos

Fecha
Emisin

Nmero
Cotizacin

Concepto:

001 Otro Proveedor

27-03-2001
Total

Concepto:

Cliente

2
001:

COMERCIALIZADORA LAYSE
1

33.33%

Desde: 01-03-2001 Hasta: 13-06-2001

Monto
Neto

250,600

Fecha
Prdida

Vendedor

27-03-2001

YASMIN GATICA

250,600

04 No es lo que se necesitaba

08-06-2001

TORRES ALFARO JOSE F.

12,530

13-06-2001

LILIAN MUOZ

03-06-2001

JOSE RAMON ERRAZURIZ

2,350,220

13-06-2001

LILIAN MUOZ

Total

04:

Total General:

2
3

66.67%

2,362,750
2,613,350

13/06/2005
1

8-10

Cotizaciones y Notas de Venta

8.1.3 Estadstica de Cotizaciones Perdidas


Objetivo
Emitir el informe Estadsticas de Cotizaciones Perdidas, donde se mostrar el % de Cotizaciones que se han perdido de acuerdo a
los conceptos definidos en el sistema, para cada vendedor.
Operatoria
Al ingresar esta opcin, se desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente informacin:
Figura N 1

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas (Desde/Hasta) a considerar para la emisin del informe.
Vendedores a Considerar:
Deber elegir el o los vendedores a considerar. La seleccin individual se realiza haciendo un clic sobre el
vendedor correspondiente y luego sobre el botn Agregar>.
Para la seleccin de todos los vendedores, hacer un clic sobre el botn Todos>>.
Si por error se selecciona un vendedor que no corresponde, se podr sacar de la lista de seleccionados
marcndolo y luego haciendo clic en el botn <Eliminar. Si se desea quitar la seleccin de todos los
vendedores se usa el botn <<Todos.
Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), o Salir para abandonarlo.
Figura N 2

INFORMES

11

Concepto de Prdida:
Deber elegir el o los conceptos de prdida a considerar. La seleccin individual se realiza haciendo un clic
sobre el concepto correspondiente y luego sobre el botn Agregar>.
Para la seleccin de todos los conceptos de prdida, hacer un clic sobre el botn Todos>>.
Si por error se selecciona un concepto que no corresponde, se podr sacar de la lista de seleccionados
marcndolo y luego haciendo clic en el botn <Eliminar. Si se desea quitar la seleccin de todos los
conceptos de prdida se usa el botn <<Todos.
Indicados todos los antecedentes, se activarn los siguiente botones:

Abre Excel desplegando la informacin en una planilla, de tal forma que pueda conforme a los parmetros establecidos,
de tal forma que pueda ser utilizada segn sus requerimientos.
Adems le permite hacer uso de todas las funcionalidades que Microsoft Excel proporciona.

A travs de este botn podr optar por emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla, conforme a los
parmetros establecidos.
El porcentaje de prdida es calculado en base al total de Cotizaciones Perdidas, en el rango de fechas indicado, y al N
de Cotizaciones perdidas por concepto indicado, el sistema slo considerar los 5 conceptos de prdida seleccionados.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.

INFORME EJEMPLO ESTADSTICO DE COTIZACIONES PERDIDAS

EMPRESA DEMO SOFTLAND


7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACIN
PROVIDENCIA
10.100.100-1
SANTIAGO

Fecha
Pgina

Estadstica de Cotizaciones Perdidas


Por Conceptos de Prdida
Desde 01-06-2001

Vendedor

Concepto
Cantidad

01
%

Concepto
Cantidad

04
%

Concepto
Cantidad

05
%

Concepto
Cantidad

Hasta 13-06-2001

06
%

Total
perdidas

Total
cotizacin

JOSE PAREDES

100.00

0.00

0.00

0.00

LILIAN MUOZ

0.00

33.33

0.00

0.00

Totales

14.29

28.57

0.00

0.00

:
:

13-06-2005
1

8-12

Cotizaciones y Notas de Venta

8.1.4 Anlisis Estadstico de Cotizaciones


Objetivo
Emitir un informe con estadsticas relacionadas con las Cotizaciones efectuadas, las traspasadas a Notas de Venta directa, los
cierres y a las Cotizaciones Perdidas, dentro de un periodo en particular y por vendedor.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega una pantalla (ver Figura N 1), dentro de la cual deber ingresar la siguiente
informacin:
Figura N 1

Rango Fechas de Cotizaciones:


Ingrese el rango de fechas (Desde/Hasta) a considerar en la emisin del informe.
Vendedores a Considerar:
Deber elegir el o los vendedores que sern contemplados dentro del informe. La seleccin individual se
realiza haciendo un clic sobre el vendedor correspondiente y luego sobre el botn Agregar>.
Para la seleccin de todos los vendedores, hacer un clic sobre el botn Todos>>.
Si por error se selecciona un vendedor que no corresponde, se podr sacar de la lista de seleccionados
marcndolo y luego haciendo clic en el botn <Eliminar. Si se desea quitar la seleccin de todos los
vendedores se usa el botn <<Todos.
Indicada la informacin, elija el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), o Salir para abandonarlo.
Figura N 2

INFORMES

13

Dentro de esta pantalla, deber sealar la siguiente informacin:


Informe:

Indique mediante el botn de opciones el criterio a utilizar para la emisin del informe, el cual podr ser
emitido: en Cantidades o Valores.
Al optar por Cantidades, todos los valores que aparezcan en el informe correspondern a cantidades de
cotizaciones emitidas, en los distintos estados y en los porcentajes respectivos.
Al optar por Valores, todos los montos que aparezcan en el informe correspondern a cantidades en dinero,
expresadas en miles, en los distintos estados y en los porcentajes respectivos.

Moneda:

Esta opcin se habilitar slo si se opta por emitir el informe en Valores, lo que permitir que las
Cotizaciones y Notas de Venta que estn en moneda adicional se calculen segn la equivalencia del da de
emisin del documento o se obtengan desde la tabla de Monedas y Equivalencias al da de la fecha de emisin
de este informe.

Imprimir en:

Permite indicar el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro
ancho de matriz de punto, o en cualquier impresora en forma horizontal.

Indicados los parmetros a considerar, se activar el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B),
donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe, expresado en valores segn equivalencia del documento:

INFORME ANLISIS ESTADSTICO DE COTIZACIONES


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACIN
PROVIDENCIA
10.100.100-1
SANTIAGO

Fecha
Pgina

Anlisis Estadstico de Cotizaciones


En Valores (Valores Expresados en Miles)
Desde 27-03-2001 - Hasta 13-06-2001
Segn equivalencia del documento

Vendedores

Total
Cotizaciones

Cotiz. Con % Cierre


Nota Vta.
Cotiz.

Notas Vta.
Sin Cotiz.

Total
Nota Vta.

% Cierre
Total

Cotizaciones
Perdida

%Cotiz.
Perdida

JOSE PAREDES

486

0.00

0.00

0.00

YASMIN GATICA

251

0.00

0.00

251

100.00
49.49

LILIAN MUOZ

4,775

13

0.27

21

0.44

2,363

PEDRO CRUZ

0.00

0.00

0.00

CARMEN SOLIS

0.00

0.00

0.00

JORGE SALINAS FREIRE

0.00

0.00

0.00

MARIA ELIZA DITTBORN

0.00

0.00

0.00

5,512

13

0.24

21

0.38

2,614

47.42

Total:

Cotizaciones
Pendiente

% Cotiz.
Pendiente

Cotizaciones
Nulas

% Cotiz.
Nulas

486

100.00

0.00

0.00

2,400

50.26

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

2,886

52.36

0.00

0.00

:
:

13/06/2005
1

8-14

Cotizaciones y Notas de Venta

8.2 Notas de Venta


Objetivo
A travs de este proceso el usuario podr obtener informes correspondientes a Notas de Venta que se encuentren en estado de
"Pendientes", en "Proceso" o "Concluidas", ya sea por rango de Fecha, Producto, Clientes, Vendedores o por N de Nota de
Venta.
Sr. Usuario:
El proceso Compromisos/Stock est disponible slo en versin ERP.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin se presenta un nuevo submen con las siguientes alternativas a seguir.

8.2.1 Notas de Venta por Estados


Objetivo
Este proceso emite un informe con toda la informacin (Fecha, Producto, Cantidad, Monto, Nota de Venta, Cliente, Vendedor)
correspondiente a las Notas de Venta que se encuentran en un determinado estado, ya sea para un rango de Fechas, Productos, Clientes,
Vendedores o Notas de Venta.
Operatoria

Al ingresar a este proceso, el sistema despliega una pantalla (Ver Figura N1) donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1

Imprimir Por:

Seleccione a travs del botn de opciones, el concepto a utilizar para la emisin del informe, el cual podr ser
por Fechas, Productos, Clientes, Vendedores o por Nota de Venta.

INFORMES

15

Informe por Rango de Fechas


Tras seleccionar esta opcin tendr que indicar si se considerar la Fecha de Emisin de Nota de Venta o la Fecha de Entrega, y a
continuacin el perodo o rango de fechas a considerar en el informe.
Tanto la fecha de inicio, como la de trmino son propuesta por el sistema y pueden ser mantenidas o modificadas ingresando una
nueva.
Indicado el rango de fechas para la emisin del informe y si desea continuar, deber seleccionar el botn Siguiente, tras lo cual se
desplegar la ventana de la Figura N 2.
Figura N 2

En ella, tendr que indicar el o los estados de la Nota de Venta a considerar para la emisin del informe: Pendientes, Aprobadas sin
Despachos, Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y con Facturas Pendientes, Concluidas o Nulas,
para lo cual debe seleccionar la caja de chequeo que precede a cada opcin que desea incluir.
Las Notas de Venta sin detalle No son consideradas en este informe.
Indicada esta informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso.
En la nueva pantalla desplegada (Figura N3), tendr que sealar si el informe ser solicitado en Detalle o en Resumen, lo cual se
indica a travs del botn desplegable que aparece a la derecha del campo Imprimir.
Figura N3

8-16

Cotizaciones y Notas de Venta

Informe en Resumen:
Al optar por esta opcin tendr que sealar:

Si los valores sern mostrados en Moneda Base o Moneda en la cual se origin la Nota de Venta.
Al optar por Moneda Base deber indicar adems si para las Notas de Venta en moneda adicional se utilizar la
equivalencia de la Nota de Venta o de Tabla de Monedas y Equivalencias.

Tambin deber indicar si la impresora efecta o no un salto de pgina, cada vez que haga un cambio de fecha. Para ello
seleccione la caja de chequeo que aparece a la izquierda de este campo.

Adems deber seleccionar mediante el botn de opciones el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser
realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto o en cualquier impresora en forma horizontal.

Informe en Detalle:
Al optar por esta opcin, slo podr indicar si el informe efecta o no un salto de pgina por cada cambio de fecha y el formato en
que ser emitido.
Cualquiera haya sido el informe elegido, seleccione el botn OK, el cual activar el botn Imprimir que se encuentra en la 2 Barra
de Herramientas (Ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por monitor.
Adems en esta pantalla, se encuentran activos los siguientes botones: Excel traspasa la informacin a una Planilla Excel, donde
podr hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona, para que pueda trabajar con la informacin conforme a
sus necesidades, Volver regresa a la pantalla anterior, o por Salir abandona el proceso.
A continuacin se presenta un informe ejemplo en Resumen.

INFORME EJEMPLO NOTAS DE VENTA PENDIENTES


(POR RANGO DE FECHAS)
EMPRESA DEMO - SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
10.100.100-1
SANTIAGO

Informe Notas de Ventas por Estado


(Resumen en $ - Al da de la N.V. por Fecha)

Pgina : 1
Fecha : 27/03/2007

Estados (s) Seleccionado (s): Pendientes


Desde: 01/01/2000
Hasta : 27/03/2007
Fecha

07/01/20000

N. Venta

19

Estado

Pendiente

Cantidad de Notas de Ventas:


08/01/2000
08/01/2000

20
21

Pendiente
Pendiente

Cantidad de Notas de Ventas:


20/01/2000
20/01/2000

27
29

Pendiente
Pendiente

Cantidad de Notas de Ventas:


07/01/2001

45

Pendiente

Cantidad de Notas de Ventas:


08/02/2000
08/02/2000

46
51

Pendiente
Pendiente

Cantidad de Notas de Ventas:


03/05/2002

59

Pendiente

Cantidad de Notas de Ventas:


Cantidad de Notas de Ventas:

Clientes

Vendedor

12233966 CARMEN PEREZ

0001 JOSE PAREDES

Zona

02

1
3 CONFECCIONES LA PORTADA
6 FABRICA CONFECC. AST

0001 JOSE PAREDES


0003 PEDRO CRUZ

02
02

0001 JOSE PAREDES


0001 JOSE PAREDES

01
01

0001 JOSE PAREDES

1
9

1.00
1.00

$
$

1.00
1.00

02

1.00

Total Fecha 07/01/2000


0005 CARMEN SOLIS
0001 JOSE PAREDES

2
1 COMERCIALIZADORA LAYSE

$
$

Total Fecha 20/01/2000

1
78200300 RHEIN LTDA.
12233966 CARMEN PEREZ

1.00

Total Fecha 08/01/2000

2
12233966 CARMEN PEREZ

Equiv.

Total Fecha 07/01/2000

2
4 BOUTIQUE REYNALD
4 BOUTIQUE REYNALD

Mda.

02

$
$

1.00
1.00

Total Fecha 08/02/2000


0002 YASMIN GATICA

Monto Neto $

2,064,160
2,064,160
2,391,030
792,960
3,183,990
2,729,848
1,249,540
3,979,388
4,029,650
4,029,650
993,442
690,091
1,683,533

1.00

Total Fecha 03/05/2002


Total General

1,249
1,249
14,941,970

La fecha presentada a nivel de "Total Fecha" se presenta bajo el formato da (dd), mes (mm), ao(aaaa).

INFORMES

17

Informe por Rango de Productos:


Este informe emite una lista de Notas de Venta, para un determinado rango de Productos o Servicios, ya sea que se encuentren en
estado Pendientes, Aprobadas sin Despachos, Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y con
Facturas Pendientes, Concluidas o Nulas, tanto en Detalle como en Resumen (Ver Figura N 3).
Figura N 3

Al optar por esta opcin usted tendr que ingresar el rango "Desde/Hasta" de productos a considerar para la emisin del informe.
Este ingreso del cdigo o nombre del producto podr ser efectuado digitndolo directamente, o bien seleccionado desde la lista que
se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos. (Ver Apndice A.1 Botones).
Ingresado el rango seleccione el botn Siguiente, tras lo cual el sistema desplegar la misma pantalla de la Figura N2, donde el
procedimiento a seguir es exactamente igual al que se describe a partir de esta figura.
A continuacin, se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO NOTAS DE VENTAS POR ESTADO
EMPRESA DEMO - SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
10.100.100-1
SANTIGO

Notas de Ventas por Estado


(Detalle por Producto)

Fecha : 02/06/2005
Pgina : 1

Estado(s) Seleccionados(s): Pendientes, Aprobadas sin Despachos, Concluidas, Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y
con Facturas Pendientes

Fecha

N. Venta

Producto :
02/01/2000
04/01/2000
07/01/2000
02/02/2000
08/02/2000
09/02/2000
10/02/2000
11/02/2000

Desde:
Hasta :
Estado

CAH01 CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA


2 Concluida 2 BOUTIQUE KARINAE
9 Concluida 8 ABUSLEME Y CIA
19 Pendiente 12233966 CARMEN PEREZ
36 Concluida 2 BOUTIQUE KARINAE
47 Aprobada 2 BOUTIQUE KARINAE
52 Concluida 2 BOUTIQUE KARINAE
54 Concluida 4 BOUTIQUE REYNALD
57 Aprobada 6 FCA. CONFECC. AST

Cantidad de Notas de Ventas:


Producto :
02/01/2000
04/01/2000
07/01/2000
20/01/2000
02/02/2000
08/02/2000
09/02/2000
10/02/2000
11/02/2000

CAH01 CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA


CAH02 CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA
Cliente
Vend Zona

CAH02 CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA


2 Concluida 2 BOUTIQUE KARINAE
9 Concluida 8 ABUSLEME Y CIA
19 Pendiente 12233966 CARMEN PEREZ
29 Pendiente 4 BOUTIQUE REYNALD
36 Concluida 2 BOUTIQUE KARINAE
47 Aprobada 2 BOUTIQUE KARINAE
52 Concluida 2 BOUTIQUE KARINAE
54 Concluida 4 BOUTIQUE REYNALD
57 Aprobada 6 FCA. CONFECC. AST

Cantidad de Notas de Ventas:


Cantidad de Notas de Ventas:

9
9

0001
02
0001
0001
0001
0001
0001
0003

02
02

01
02

U/Med

Pedido

C.U.
C.U.
C.U.
C.U.
C.U.
C.U.
C.U.
C.U.

20.00
10.00
25.00
10.00
30.00
4.00
6.00
10.00

20.00
10.00
0.00
10.00
15.00
4.00
6.00
10.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

20.00
10.00
0.00
10.00
15.00
4.00
6.00
10.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
25.00
0.00
15.00
0.00
0.00
0.00

115.00

75.00

0.00

75.00

0.00

0.00

40.00

10.00
10.00
30.00
30.00
12.00
30.00
6.00
2.00
2.00

10.00
10.00
0.00
0.00
12.00
15.00
6.00
2.00
2.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

10.00
10.00
0.00
0.00
12.00
15.00
6.00
2.00
2.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
30.00
30.00
0.00
15.00
0.00
0.00
0.00

132.00
247.00

57.00
132.00

0.00
0.00

57.00
132.00

0.00
0.00

0.00
0.00

75.00
115.00

Total Producto CAH01:

0001
02
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0003

02
02
01

01
02

C.U.
C.U.
C.U.
C.U.
C.U.
C.U.
C.U.
C.U.
C.U.

Total Producto CAH02:


Total General:

Despachado

Los Productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado.

Devuelto

Facturado

N. Crdito

Producido

Saldo Despacho

8-18

Cotizaciones y Notas de Venta

Informe por Rango de Clientes:


Este informe emite una lista de Notas de Venta, ya sea que se encuentren en estado Pendientes, Aprobadas sin Despachos,
Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y con Facturas Pendientes, Concluidas o Nulas, tanto en
Detalle como en Resumen, para un determinado rango de Clientes (Ver Figura N 4).
Figura N 4

Al optar por esta opcin usted tendr que ingresar:


Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas "Desde/Hasta" a considerar. Ambas fechas son propuestas por el sistema y
pueden ser mantenidas pulsando Enter o modificadas, ingresando las nuevas directamente, o a travs del
botn
Clientes:

Seleccione el o los clientes a considerar. Para la seleccin de un cliente basta con ubicar el indicador del
mouse a la izquierda del cdigo del cliente y hacer clic. El cliente quedar elegido, cuando la lnea completa
en que ste se encuentre aparezca de otro color.
Si los clientes requeridos para la emisin del informe son ms de uno, podrn ser seleccionados uno a uno y
en forma alternada haciendo clic mientras se mantiene presionada la tecla "Ctrl"; pero si son continuos se
pulsa la tecla "Shift" y se hace clic sobre el primer y ltimo cliente del rango a considerar. Si desea que el
informe incluya la seleccin de todos los clientes, en el recuadro Seleccionar todos, habr que indicarlo a
travs de la seleccin de la caja de chequeo que all aparece.

Ingresada la informacin solicitada, deber seleccionar el botn Siguiente, tras lo cual se despliega la misma pantalla de la Figura
N2, donde el procedimiento a seguir es exactamente igual al que se describe a partir de esta figura.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

INFORMES

19

INFORME EJEMPLO NOTAS DE VENTA PENDIENTES


(POR RANGO DE CLIENTES)
EMPRESA DEMO - SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
10.100.100-1
SANTIAGO

Notas de Ventas por Estado


(Detalle por Cliente)

Desde:
Hasta :

Fecha

N. Venta
Cd. Item

Cliente

01/01/2000
28/02/2000

Estado
Vendedor
Descripcin

05/01/2000
13
PAH01
PAH02
PAM01
PAM02

U/Med

BOUTIQUE KARINAE S.A.

C.U.
C.U.
C.U.
C.U.

Aprobada
0001 JOS PAREDES
CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA
CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA
CAMISAS MUJER MGA. CORTA
CAMISAS MUJER MGA. LARGA
Total Nota de Venta 47:

Cantidad de Notas de Ventas:

Cantidad Total de N. De Ventas: 2

Pedido

Despachado

Devuelto

Facturado

N. Crdito

Producido

Saldo Despacho

Zona:

Aprobada
0001 JOS PAREDES
PANTALON HOMBRE COTELE
PANTALON HOMBRE CASIMIR
PANTALON MUJER COTELE
PANTALON MUJER COTELE
Total Nota de Venta 13:

18/02/2000
47
CAH01
CAH02
CAM01
CAM02

Pgina : 1
Fecha : 27/03/2007

C.U.
C.U.
C.U.
C.U.

10.00
10.00
10.00
10.00

10.00
10.00
10.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00

10.00
10.00
10.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
10.00

40.00

30.00

0.00

30.00

0.00

0.00

10.00

30.00
30.00
20.00
20.00

15.00
15.00
15.00
15.00

0.00
0.00
0.00
0.00

15.00
15.00
15.00
15.00

0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00

15.00
15.00
5.00
5.00

100.00

60.00

0.00

60.00

0.00

0.00

40.00

140.00

90.00

0.00

90.00

0.00

0.00

50.00

Total General :

140.00

90.00

0.00

90.00

0.00

0.00

50.00

Total Cliente 2

Los productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado.

Informe por Rango de Vendedores:


Este informe emite una lista de Notas de Venta, ya sea que se encuentran en estado Pendientes, Aprobadas sin Despachos,
Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y con Facturas Pendientes, Concluidas o Nulas, tanto en
Detalle como en Resumen, dentro de un perodo y para un determinado rango de Vendedores (Ver Figura N 5).
Figura N 5

8-20

Cotizaciones y Notas de Venta

Al optar por esta opcin usted tendr que ingresar:


Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas "Desde/Hasta" a considerar. Ambas fechas son propuestas por el sistema y
pueden ser mantenidas pulsando Enter o modificadas, ingresando las nuevas directamente, o a travs del
botn
Vendedores:

Seleccione el o los vendedores a considerar. Para la seleccin de un vendedor basta con ubicar el indicador
del mouse a la izquierda del cdigo del cliente y hacer clic. El vendedor quedar elegido, cuando la lnea
completa en que ste se encuentre aparezca de otro color.
Si los vendedores requeridos para la emisin del informe son ms de uno, podrn ser seleccionados uno a uno
y en forma alternada haciendo clic mientras se mantiene presionada la tecla "Ctrl"; pero si son continuos se
pulsa la tecla "Shift" y se hace clic sobre el primer y ltimo vendedor del rango a considerar.
Si desea que el informe incluya todos los vendedores, seleccione el recuadro que aparece a la izquierda del
campo Seleccionar Todo.

Ingresada la informacin solicitada, seleccione el botn Siguiente, tras lo cual se despliega la misma pantalla de la Figura N2,
donde el procedimiento a seguir es exactamente igual al que se describe a partir de esta figura.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

INFORME EJEMPLO NOTAS DE VENTA POR ESTADO


(POR RANGO DE VENDEDORES)
EMPRESA DEMO - SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
10.100.100-1
SANTIAGO

Notas de Ventas por Estado


(Detalle por Vendedor)

Pgina : 1
Fecha : 27/03/2007

Estado (s) Seleccionado(s): Pendientes


Desde:
Hasta :

Fecha

N. Venta
Cd. Item

Vendedor :

01/01/2000
31/01/2000

Estado
Clientes
Descripcin

0001

U/Med

Pedido

Despachado

Devuelto

Facturado

N. Crdito

Producido

Salo Despacho

JOS PAREDES

07/01/2000
19
CAH01
CAH02
CAM01
CAM01

Pendiente
12233966 CARMEN PEREZ S.
CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA
C.U.
CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA
C.U.
CAMISAS MUJER MGA. CORTA
C.U.
CAMISAS MUJER MGA. LARGA
C.U.
Total Nota de Venta 19:

Zona: (2) ZONA CENTRAL


25.00
0.00
30.00
0.00
45.00
0.00
48.00
0.00
148.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

25.00
30.00
45.00
48.00
148.00

08/01/2000
20
PAH01
PAM01

Pendiente
3 CONFECCIONES LA PORTADA
PANTALON HOMBRE COTELE
C.U.
PANTALON MUJER COTELE
C.U.
Total Nota de Venta 20:

Zona: (2) ZONA CENTRAL


87.00
0.00
45.00
0.00
132.00
0.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

87.00
45.00
132.00

20/01/2000
29
CAH01
CAH02
CHM01
CHM02
PAM01

Pendiente
4 BOUTIQUE REYNALD
CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA
C.U.
CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA
C.U.
CHALECOS MUJER S. MANGA
C.U.
CHALECOS MUJER L. MERINO
C.U.
PANTALON MUJER COTELE
C.U.
Total Nota de Venta 29:

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

10.00
30.00
10.00
12.00
12.00
74.00

Cantidad de Notas de Ventas: 3

Zona: (2) ZONA NORTE


10.00
0.00
30.00
0.00
10.00
0.00
12.00
0.00
12.00
0.00
74.00
0.00

Total Vendedor 0001:

354.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

354.00

Total General :

354.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

354.00

Cantidad Total de N. de Ventas: 3

Los productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado

Informe por Rango de Notas de Venta:


Este informe emite una lista de todas las Notas de Venta, ya sea que se encuentren en estado Pendientes, Aprobadas sin Despachos,
Aprobadas con Despachos Pendientes, Aprobadas con Despacho Total y con Facturas Pendientes, Concluidas o Nulas, tanto en
Detalle como en Resumen (ver Figura N6).

INFORMES

21
Figura N 6

Al optar por esta opcin tendr que sealar el rango de Notas de Venta "Desde/Hasta" a considerar para la emisin del informe.
Este ingreso podr efectuarse digitando directamente el N de las Notas de Venta a considerar, o bien podrn ser seleccionados
desde la lista que se despliega al presionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de los campos.
Indicado el rango seleccione el botn Siguiente, tras lo cual despliega la misma pantalla en la Figura N2, donde el procedimiento a
seguir es exactamente igual al que se describe a partir de esta figura.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME EJEMPLO NOTAS DE VENTA PENDIENTES
(POR RANGO DE N DE NOTA DE VENTA)
EMPRESA DEMO - SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
10.100.100-1
SANTIAGO

Notas de Ventas por Estados


(Detalle por Nota de Venta)

Pgina : 1
Fecha : 28/03/2007

Estado (s) Seleccionado (s) : Pendientes

Desde: 19
Hasta : 20

Fecha

N. Venta
Cd. Item

07/01/2000

19

CAH01
CAH02
CAM01
CAM02

08/01/2000
PAH01
PAM02

20

Estado
Clientes
Descripcin

U/Med

Pedido

CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA


C.U.
CAMISAS HOMBRE MGA. LARGA
C.U.
CAMISAS MUJER MGA. CORTA
C.U.
CAMISAS MUJER MGA. LARGA
C.U.
Total Nota de Venta 19:

25.00
30.00
45.00
48.00
148.00

Pendiente

Pendiente

12233966 CARMEN PEREZ S.

Cantidad Total de Notas de Ventas:

2.00

Total General:

Devuelto

Facturado

N. Crdito

0001 JOSE PAREDES

3 CONFECCIONES LA PORTADA

PANTALON HOMBRE COTELE


C.U.
PANTALON MUJER COTELE
C.U.
Total Nota de Venta 20:

Vendedor
Despachado

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

Zona
Producido

Saldo Despacho

02
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0001 JOSE PAREDES

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

25.00
30.00
45.00
48.00
148.00

02

87.00
45.00
132.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

87.00
45.00
132.00

280.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

280.00

Los productos No Inventariables, se consideran despachados en la misma cantidad de lo facturado

8-22

Cotizaciones y Notas de Venta

8.2.2 Compromisos/Stock
Objetivo
Permite emitir un informe donde podr visualizar informacin por producto o por Grupo de Productos, indicando la cantidad
pendiente en Cotizaciones y/o Notas de Venta frente al Stock disponible y la cantidad pendiente por recibir desde Ordenes de
Compra (slo si Ordenes de Compra est instalado en la base de datos).
Operatoria
Al ingresar a este proceso, el sistema despliega una pantalla (ver Figura N1) dentro de la cual deber indicar la siguiente
informacin:
Figura N1

Stock Disponible:
Indique a travs del botn de opciones si en el informe, el stock disponible se emitir en forma consolidada, es decir, abarcando
todas las bodegas que posee la empresa o bien por una bodega en particular.
Si su seleccin es por bodega, deber efectuar el ingreso de sta, ya sea digitando el cdigo directamente, o bien obtenindolo
desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.
Tipo Informe:
Indique mediante el botn de opciones si el tipo de informe a requerir ser: Resumen por Grupo o Detalle por Productos, al
optar por cualquiera de estas opciones, el sistema solicitar ingresar el rango desde/hasta a considerar.
Considerar productos en Cotizaciones que no estn o estn Parcialmente en Notas de Venta.

Si no chequea esta opcin emitir el informe slo tomando los Productos de las Notas de Venta para calcular el Total
Compromiso.

Si selecciona esta opcin considerar todos los Productos de una Cotizacin que no estn asociados a una Nota de Venta o
que slo este parcialmente el Producto en la Nota de Venta.

Rango Fecha Compromisos:


Ingrese la fecha inicial y final a considerar del compromiso de entrega del producto, el sistema validar que las Cotizaciones y/o
Notas de Venta estn en el rango ingresado.
A continuacin indique mediante la seleccin del botn de opciones, si considerar Todos los Productos con compromisos que
estn en la Nota de Venta, o Slo con cantidad por cubrir (el sistema no permite nmeros menores a cero, tope mayor 99.999), el
informe mostrar slo los productos cuando la cantidad por cubrir sea mayor a la cantidad ingresada.
Incluir Productos no Inventariables:
Al seleccionar esta caja de chequeo, el sistema incluir en el informe slo productos no inventariables; de lo contrario, el sistema
emitir el informe slo con productos inventariables.

INFORMES

23

Documentos a considerar en este informe:


Cotizaciones: slo se considerarn los Productos de las Cotizaciones que estn en estado Pendiente y que no estn en una
Nota de Venta o que estn parcialmente en una Nota de Venta.
Notas de Venta: slo se considerarn los Productos de las Notas de Venta que estn en estado Aprobada y que no estn
totalmente despachado.
Orden de Compra: slo se considerarn los Productos de las Ordenes de Compra que estn en estado Aprobada y que el
saldo sea distinto de cero.
Una vez indicados los antecedentes, se activarn los siguientes botones:
Levanta Microsoft Excel desplegando la informacin en una plantilla, de tal forma conforme a los parmetros
establecidos ser utilizada segn sus requerimientos.
Adems le permite hacer uso de todas las funcionalidades que Microsoft Excel proporciona.

A travs de este botn podr optar por emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla, conforme a los
parmetros establecidos.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.

INFORME EJEMPLO COMPROMISOS/STOCK


EMPRESA DEMO - SOFTLAND
DEMOSTRACION
7 DE LINEA 1247
PROVIDENCIA
10.100.100-1
SANTIAGO

Rango de Grupo de Productos

Informe de Compromisos/Stock
Desde: 01/01/2000 Hasta: 17/04/2006

Desde:

CA) CAMISAS

Hasta:

CH) CHALECOS

Cdigo Grupo
Descripcin Grupo
Cdigo Sub Grupo
Descripcin Sub Grupo
CA
CAH
CAM

CHH
CHM
Total Grupo

No Considera productos en Cotizaciones


Incluye productos no inventariables

Total en Cotizaciones
sin Notas de Venta

Total en
Notas de Venta

Total
Compromiso

En Stock
Disponible

En Ordenes
de Compra

Cantidad
por cubrir

CAMISAS
CAMISAS HOMBRE
CAMISAS MUJER

Total Grupo

CH

Fecha : 17/04/2006
Pgina :
1

0.00
0.00

30.00
10.00

30.00
10.00

446.00
791.00

249.00
185.00

0.00
0.00

0.00

40.00

40.00

1.237.00

434.00

0.00

0.00
0.00

40.00
60.00

40.00
60.00

899.00
1,129.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00

100.00

100.00

2,028.00

0.00

0.00

CHALECOS
CHALECOS HOMBRE
CHALECOS MUJER

8-24

Cotizaciones y Notas de Venta

8.2.3 Productos Pendientes por Despachar/Facturar


Objetivo
Este proceso emite un informe con toda la informacin de productos en Notas de Venta que se encuentren con cantidades pendientes de
despachar o facturar.
Operatoria

Al ingresar a este proceso, el sistema despliega una pantalla (Ver Figura N1) donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1

Productos Pendientes de:


Seleccione mediante el botn de opciones si emitir el informe a los productos pendientes de Despachar o Facturar.
Tipo de Impresin:
Seleccione el tipo de impresin a considerar en el informe, pudiendo ser: Resumen o Detalle.
Rango de Productos:
Indique el rango desde/hasta a considerar en la emisin del informe. Este ingreso podr ser digitado directamente o seleccionado
desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda.
A continuacin podr filtrar el informe por Fecha de Entrega o por Nro de Nota de Venta, cualquiera sea la opcin a considerar, el
sistema solicitar indicar desde/hasta a considerar.
Una vez indicados los antecedentes, se activar el botn:

A travs de este botn podr optar por emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por pantalla, conforme a los
parmetros establecidos.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe: Por Despachar en Resumen y por Fecha de Entrega:

INFORMES

Por Facturar, Detallado y por Rango de N de Notas de Venta

Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.

25

PROCESOS

9-1

9. Procesos
Objetivo
Esta opcin le permitir realizar la captura de Notas de Ventas desde sistemas externos y la recuperacin de documentos
generados por trmino anormal de un proceso.
Sr. Usuario:
El proceso Captura de Notas de Venta, est disponible slo en versin ERP.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, se despliega un submen con los siguientes procesos a los cuales podr optar. Ver Figura N 1.
Figura N 1

9.1 Captura de Notas de Ventas


Objetivo
Permite capturar Notas de Ventas desde sistemas externos (formatos: txt, csv, xls), para que sea reconocida por Notas de Venta.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla donde tendr que indicar mediante el botn de opciones, el tipo de archivo a
capturar, el cual podr ser de tipo Texto o Excel. Figura N 1.
Figura N 1

Cualquiera sea el tipo de archivo a capturar, el sistema solicitar indicar el directorio y nombre del archivo, el cual podr ser
digitado directamente, as como tambin podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.

9-2

Cotizaciones y Notas de Venta

Al optar por la captura de tipo Texto, deber indicar los delimitadores o separadores a utilizar en las columnas, stos se eligen a
travs de la seleccin del botn de opciones que aparece a la izquierda de cada uno de ellos.
Adems podr seleccionar mediante el botn de opciones, la cantidad de registros a importar dentro de esta captura.
Indicada la informacin se activarn los botones: Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), Salir para
abandonarlo.

Que permite conocer la estructura que tendr que tener el archivo que se captura. Al elegirlo se abre una pgina
HTML que muestra dicha estructura.
Figura N 2

En ella, tendr que indicar a qu campo corresponde cada una de las columnas de su archivo a capturar.
Dentro del listado existen campos exigidos, los cuales al no corresponder a ninguna de las columnas de su archivo, tendrn que ser
asignados en la columna Valor Fijo.
Finalizada la asignacin, seleccione el botn Capturar con lo que el sistema efectuar el proceso y al finalizar, entregar el
resultado de la captura de los archivos Loger.txt, de tal forma que al existir alguna inconsistencia en los datos, stas puedan ser
visualizadas a travs de l y posteriormente corregidas.

PROCESOS

9-3

9.2 Recuperacin de Documentos por Trmino Anormal


Objetivo
Permite recuperar aquellas notas de ventas y/o cotizaciones que tuvieron algn trmino anormal (ej: corte de luz), de manera que
puedan a ser consultadas, modificadas o eliminadas sin problemas.
Este es un proceso de carcter EXCLUSIVO, lo que significa que ningn usuario podr entrar a ninguna opcin del
sistema mientras este proceso se est llevando a cabo.
Operatoria
Seleccionando el botn Recuperar se dar inicio al proceso, el sistema solicitar confirmar la accin. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Si el proceso est siendo utilizado por otro usuario, se desplegar por pantalla el o los nombres de los formularios abiertos
en ese minuto, tras lo cual no permitir continuar.
El sistema confirmar la finalizacin exitosa del proceso.
Para regresar a la pantalla principal, seleccione el botn Salir.

OPCIONES SOFTLAND ERP

10-1

10. Opciones Softland ERP


Objetivo
Presenta una pantalla informativa con las opciones adicionales que usted podr encontrar en la versin del sistema Notas de Venta
Softland ERP.

Para regresar al men principal del sistema, seleccione el botn Salir.

APENDICE A

A-1

Apndice A. Operacin Bsica


Este Apndice est destinado a describir la forma en que se manipulan los distintos smbolos (o botones) que aparecen en las
pantallas de los sistemas Softland, el cmo operar frente a los mens de opciones que en ellos se presentan y la descripcin de
los parmetros que aparecen en la Lnea de Estado de un sistema.
El modo de operar con los smbolos y mens en cualquiera de los sistemas Softland es similar, pero los resultados obtenidos
obviamente sern acordes al sistema que est en uso, por esta razn hemos utilizado variados ejemplos de los distintos sistemas
que conforman esta lnea.

A.1 Botones
Los botones son smbolos que aparecen en la pantalla y que al ser seleccionados permiten llevar a cabo distintas operaciones.
Por ejemplo: bsquedas de registros, desplazamiento de pantallas, despliegue de listas de datos, seleccin de parmetros, etc.
Dentro de ellos tenemos:

Caja de chequeo

Permite activar o desactivar opciones que funcionan en forma independiente o conjunta.


Cuando la Caja de Chequeo est desactivada, se presenta en blanco, mientras que cuando est activa
aparece con un "a" o con una "X", tal como se muestra en estas figuras.
Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace
click sobre el botn izquierdo del mismo.
Un ejemplo de este botn puede ser apreciado en Clientes y Cobranzas, bajo el proceso "Ficha
Cliente", donde la seleccin de esta caja permitir clasificar a un auxiliar como: Cliente, Empleado,
Proveedor, Socio, etc., tal como se muestra en la siguiente figura:

Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso de "Ficha de Productos" de Inventario y


Facturacin, donde un tem podr ser clasificado con distintos atributos, tal como se muestra en la
siguiente figura:

A-2

Botn de Opciones
Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie de alternativas se debe
elegir slo una de ellas.
Esta opcin se encuentra desactivada cuando aparece el circulo vaco, mientras que se activa cuando
tiene un circulo negro dentro, tal como se muestra en esta figura.
Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace clic
sobre el botn izquierdo del mismo.
Por ejemplo, en el proceso de "Consulta de Notas de Venta", que se presenta en Cotizaciones y
Notas de Venta, para condicionar la consulta respecto a la Moneda en que se mostrarn los datos y la
Equivalencia que ser aplicada, tendr que elegir la opcin deseada a travs de este botn. Tal como
muestra la siguiente figura:

Otro ejemplo lo podemos apreciar en el "Balance Tributario", que se obtiene en Contabilidad y


Presupuestos, donde este botn se utiliza para indicar varios parmetros, como son: tipo de Plan de
Cuentas, cantidad de reas de Negocios y de Cuentas a considerar, pudiendo ser todas (Global) o un
Rango de ellas.

APENDICE A

A-3

Flechas Incremento/Decremento

Permiten incrementar o disminuir cantidades, as como tambin modificar fechas. Para aumentar, se
hace click con el mouse sobre la flecha que indica hacia arriba; para disminuir, la flecha hacia abajo.
Por ejemplo, en el proceso "Consulta de Flujo de Vencimiento" de Proveedores y Tesorera, podr
indicar el nmero de perodos a considerar, haciendo uso de este botn.

Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso "Informe de Ventas por Vendedor / Cliente", de
Clientes y Cobranzas, donde tambin se utilizan estas flechas para indicar el Nmero de perodos a
considerar en el informe.

Botn de Listas Desplegables

A travs de este botn se despliegan listas o tablas de datos relacionadas con el proceso en ejecucin,
para que desde all el usuario pueda seleccionar datos especficos.
Normalmente este botn aparece al lado derecho de una opcin o campo.
Por ejemplo, en el proceso "Notas de Venta" de Cotizaciones y Notas de Venta, para ingresar el
estado de una de ellas, podr hacer uso de este botn, ya que al hacer clic sobre l, se desplegar la
lista de todos los estados, pudiendo seleccionar el deseado a travs del mouse.

A-4
Otro ejemplo lo podemos apreciar en el proceso "Ingreso de Valores por Ficha", de Recursos
Humanos, donde el mes a procesar podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar este
botn.

Barras de desplazamiento

Permiten, a travs de las flechas que aparecen en sus extremos, desplazar ventanas o pantallas que no
se visualizan en forma completa, ya sea vertical u horizontalmente.
Un ejemplo de esto, se aprecia en la consulta de "Estadsticas de Ventas por Cliente" de Inventario
y Facturacin, donde los antecedentes por Cliente podrn ser desplegados a travs de la barra de
desplazamiento vertical que aparece a la derecha de esta ventana, tal como muestra la siguiente
figura:

Otro ejemplo, puede ser observado en el listado de Comprobantes, que puede ser visualizado a travs
del proceso "Ingreso de Comprobantes" de Contabilidad y Presupuestos.

APENDICE A

A-5

Botn de Registro Seleccionado


Este botn se presenta a la izquierda de un registro que se encuentra seleccionado, dentro de una lista
de datos.
Para seleccionar un registro, se hace click sobre l y este botn se desplaza automticamente al
registro elegido.
En caso de requerir un rango de registros, ya sean continuos o alternados, este botn aparecer slo en
el primero de ellos.
Es importante tener en cuenta que la seleccin de varios registros continuos se efecta manteniendo
), mientras se hace clic sobre el primer y ltimo registro del rango a
pulsada la tecla Shift (
considerar. Para el caso de la seleccin de registros alternados, se mantiene presionada la tecla Ctrl
), mientras se hace click sobre cada uno de los registros a considerar.
(
Por ejemplo, en el proceso "Ficha", del sistema Proveedores y Tesorera, podr seleccionar cualquier
Auxiliar y este botn aparecer automticamente a su izquierda, tal como se muestra en la siguiente
figura:

Otro ejemplo se da en proceso de "Consulta de valores por Variable", de Recursos Humanos,


donde podrn ser seleccionadas una o ms variables, ya sean continuas o alternadas:

A-6

Botones de Bsqueda
Permite buscar un registro dentro de una lista de antecedentes desplegados en pantalla. Para ello se
ingresa el Cdigo o Descripcin del registro a buscar y luego se pulsa este botn.
Una vez encontrado el registro correspondiente, aparecer el botn de Registro Seleccionado a su
izquierda.

Para abandonar la bsqueda, se utiliza el botn Salir.

Estos botones dan acceso a una ventana de bsqueda. Al seleccionarlo cuando se encuentra activo, en
cualquier proceso de un sistema Softland, se presenta una ventana con los registros respectivos al
proceso en cuestin, ordenados por Cdigo de menor a mayor, tal como puede observar en la
siguiente figura:

Adems, seleccionando el botn de opciones podr considerar si desea que la bsqueda comience con
el cdigo o descripcin ingresado, o bien que contenga parte de ellos en la bsqueda, junto a esto se
encuentran activos los siguientes botones:

Muestra los siguientes cdigos una bsqueda dentro de la lista, sin salir de ella. Se activa solamente
al ingresar un Cdigo o Descripcin en los campos que aparecen bajo "Bsqueda por".
Opera de la misma forma que el botn BUSCAR, descrito anteriormente.

APENDICE A

A-7

Una vez elegido un registro a travs del botn de Registro Seleccionado, se elige este botn para dar
por seleccionada la informacin y regresar a la pantalla anterior.

Permite buscar registros, ordenando el archivo en base a otros criterios. El procedimiento implica
sealar si se desea realizar ordenamiento por Cdigo o por Descripcin y luego, indicar si el
ordenamiento anterior debe ser en forma Ascendente o Descendente.
Finalmente seleccionar el botn Aplicar, con lo cual se efectuar el ordenamiento deseado, pudiendo
realizar la Seleccin del Registro requerido.

Botones no implementados por el momento.

Regresa a la pantalla anterior.

Botn Zoom
Permite aumentar o disminuir el tamao de la pantalla de la opcin y las pantallas que se despliegan
desde sta.

Botn Salir
Permite salir del proceso y volver a pantalla anterior, as como salir del sistema, si se elige desde la 2
Barra de Herramientas.

A-8

A.2 Mens
Los mens son opciones que el usuario puede acceder para llevar a cabo distintos procesos en un sistema Softland.
La seleccin de una opcin podr ser realizada directamente con el mouse, o bien a travs de la tecla Alt. En este ltimo caso se
pulsa la tecla Alt y la letra que aparece subrayada en la opcin a seleccionar.
Los mens de presentan de dos formas en pantalla: Lnea de Men y Men de Barra.

Lnea de Men
Una Lnea de Men es aquella que se presenta bajo el Ttulo del sistema, en forma horizontal. Esta Lnea de Men est siempre
presente en los distintos procesos que estn en ejecucin, lo que permite al usuario tener acceso a ellos en cualquier momento.
A continuacin se presentan algunos de los mens de los sistemas Softland:
Contabilidad y Presupuestos

Clientes y Cobranzas

Proveedores y Tesorera

Inventario y Facturacin

Recursos Humanos

Cotizaciones y Notas de Venta

Puntos de Venta Sucursales

Ordenes de Compras

APENDICE A

A-9

Men de Barra
Un men de barra es aquel que se despliega en forma vertical (hacia abajo), ya sea a partir de una opcin de la Lnea de Men o
como una subopcin de una opcin del men de barras, tal como se muestra en esta figura.

A.3 Barra de Estado


Esta Barra de Estado se presenta en la parte inferior de todos los sistemas Softland y permite mantenerse informado acerca de la
empresa sobre la cual est trabajando, el directorio en el cual se encuentra y el nombre del usuario que est activo.

A.4 Manejo de Matrices


Las matrices son una especie de planillas que nos presentan la informacin organizada en filas y columnas.
En muchas de ellas, Ud. podr realizar diferentes funciones, tal como se muestra en la siguiente Figura.

A-10

Caractersticas que presentan las matrices:

Seleccin de una fila o una columna completa


Ordenamiento alfabtico o numrico, ascendente o descendente.
A una fila seleccionada, pulsado el botn derecho y dependiendo del proceso y sistema en que se encuentre podr:
agregar, modificar, eliminar, consultar, exportar, imprimir o ver la informacin desplegada.

APENDICE A

A-11

A.5 Teclas de Acceso Rpido


CONTROLES GENRICOS
CONTROL
Texto doble

Control de Teclado
En cualquier parte donde aparezca el control de la figura y desee
buscar un registro coloque parte de la descripcin (o buscar en
blanco) y luego presione F3 o Control + B.
-Para avanzar campo a campo TAB
-Para retroceder campo a campo MAYUS+TAB
-Para avanzar al Siguiente, avanzar al botn siguiente y presionar
BARRA ESPACIADORA
-Para aceptar el registro seleccionar debe presionar ALT+S
-Si desea otras opciones de bsqueda presionar ALT+O
-Para abandonar la bsqueda presionar ALT+V

ComboBox, en cualquier parte donde aparezca un objeto como este,


al estar posicionado sobre l se despliegan sus datos presionando las
teclas ALT+Flecha Abajo, una vez desplegados se puede
seleccionar con las teclas Flecha Arriba o Flecha Abajo, cuando ya
se est posicionado sobre el registro que se requiere se presiona
ENTER.

Teclas de desplazamiento y acceso a Men


ALT o F10:
ALT+letra subrayada en el men:
ALT+Barra espaciadora:
ALT+F4:

Seleccionar el men de la ventana Activa


Para moverse dentro del men se hace con las flechas (derecha,
izquierda, arriba y abajo)
Selecciona la opcin de Men subrayada con dicha letra
Mostrar el men de Sistema de la ventana activa
Cerrar la ventana activa

A-12

PROCESOS
MANTENCIN DE BOLETAS PUNTO DE VENTAS
Control de Teclado
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene un letra subrayada Ejemplo:
se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada.
Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P

F7:
F2:
F4:
F11 o ALT+I:
F12:
F9:
ESC:

Para acceder al botn Descuentos se debe presionar


Alt+D
Agrega un nuevo documento
Modifica un documento seleccionado en modo consulta
Elimina un documento seleccionado en modo consulta
Imprime el documento seleccionado
Graba el documento seleccionado
Salir de la mantencin de Boletas
Para grabar e ingresar los pagos del documento
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto


Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB
o ENTER y posteriormente ESC.
Aplicar un descuento lineal
Para desplegar los Tipos de Tarjeta presionar Alt+Flecha abajo, una vez
que se despliegan seleccionar con flecha arriba o flecha abajo.
Para seleccionar Tipo de Tarjeta de Crdito

APENDICE A

A-13

MANTENCIN DE FACTURAS - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P
Para acceder al botn Descuentos se debe presionar Alt+D
Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Salir se debe presionar Alt + S
Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + M
Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Imprimir se debe presionar Alt + I
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y

F7:
F2:
F4
F11 o ALT+I:
F12:
F9:
ESC:
Barra espaciadora, habilita el check
Buscadores :
F3, F8, Control B
( Para todas estas alternativas )

Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N


Agrega un nuevo documento
Modifica un documento seleccionado en modo consulta
Elimina un documento seleccionado en modo consulta
Imprime el documento seleccionado
Graba el documento seleccionado
Salir de la mantencin de Facturas
- Para grabar e ingresar los pagos del documento
- Salir de las opciones anexas

A-14
Alt + Flecha Abajo
( Para todas estas alternativas )

Estado Factura

Cdigo Producto
Consulta Stock

Consulta Stock

Cuando el producto maneje: Pieza, color, partida, vencimiento.

Aplicar descuento

Para seleccionar tipo de tarjeta

APENDICE A

A-15

MANTENCIN DE GUIA DE ENTRADA - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.

Buscador:
Control + B
( para todas estas opciones )

Para acceder a un botn que tiene una


letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Contabilizacin directa se debe
presionar Alt + C
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N

Barra espaciadora, habilita el check


Esc:

Para salir de las opciones anexas

A-16

MANTENCIN DE GUIA DE SALIDA - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:
( para todas estas opciones )

Accin

Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn


Para acceder a un botn que
tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder a Contabilizacin directa se debe presionar Alt + C

Barra espaciadora,
habilita el check
Esc:
F2: para modificar detalle

Para salir de las opciones anexas

APENDICE A

A-17

EMISIN VALES DE VENTA - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Buscador
Control + B

Alt + fecha hacia abajo:


( para todas estas opciones )

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.

Consulta Productos

Consulta Stock

Aplicar descuento
F2 para modificar detalle
Para acceder a un botn que
tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla ALT
+ Letra subrayada.
F7:
F2:
F4:
F11:
F12:
F9:

Para acceder al botn Descuento se debe presionar Alt + D


Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O
Agregar un nuevo documento
Modificar un documento seleccionado en modo consulta
Elimina un documento
Imprime el documento seleccionado
Graba el documento seleccionado
Salir de la mantencin de Vales de ventas

A-18

MANTENCIN DE GUIA DE ENTRADA - INVENTARIO Y FACTURACION


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.

Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Para acceder a un botn que tiene una


letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Contabilizacin directa se
debe presionar Alt + C
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N

Barra espaciadora, habilita el check


Esc:

Para salir de las opciones anexas

APENDICE A

A-19

MANTENCIN DE GUIA DE SALIDA - INVENTARIO Y FACTURACION


Control de Teclado
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:
( para todas estas opciones )

Accin

Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn


Para acceder a un botn que
tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder a Contabilizacin directa se debe presionar Alt +
C

Barra espaciadora,
habilita el check
Esc:
F2 para modificar detalle

Para salir de las opciones anexas

A-20

MANTENCIN DE FACTURAS INVENTARIO Y FACTURACION


Control de Teclado
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Accin

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn

Para acceder a un botn que


tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada

Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D


Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Cancelar se debe presionar Alt + C

Barra espaciadora,
habilita el check
Alt + fecha hacia abajo
( para todas estas opciones )

Aplicar descuento
F2 para modificar detalle

APENDICE A

A-21

MANTENCIN DE COMPROBANTES CONTABLES


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT + TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Por ejemplo:
- Para grabar el comprobante contable ALT + G:
- Para grabar el comprobante contable e imprimir ALT + I:
- Para buscar documentos pendientes de pago
ALT +B:

F9 (Botn de la Toolbar)
Salir de Comprobante Contable:
F7 (Botn de la Toolbar)
Agregar un Comprobante Contable:
F11 (Botn de la Toolbar)
F2 (Botn de la Toolbar)
F4 (Botn de la Toolbar)
Para ingresar con el teclado ALT +
Fecha Hacia Bajo

Imprimir un Comprobante Contable:


Modificar un Comprobante Contable:
Eliminar un Comprobante Contable:
Ejemplos:
- rea de Negocio:
- Mes de Trabajo:
- Periodo Contable:
- Tipo de Comprobante:
- Descripcin Comprobante:
- Cuenta Contable:

- Flujo de Efectivo (Solo Cta. Con este atributo):

- Descripcin Movimientos Cuenta Contable:

F3

- Ingreso a Bsqueda de Comprobantes

ALT + Letra en detalle del


Comprobante:

- Aceptar:
- Cancelar:

A-22

MANTENCIN DE NOTAS DE VENTA


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto


Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o
ENTER y posteriormente ESC.
Aplicar un descuento lineal
F2:

Para modificar el detalle del Producto

COTIZACIONES DE NOTAS DE VENTA


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto


Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o
ENTER y posteriormente ESC.
Aplicar un descuento lineal
F2:

Para modificar el detalle del Producto

APENDICE A

A-23

MANTENCIN DE ORDENES DE COMPRA


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una letra
subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra
subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar
Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe
presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto

Aplicar un descuento lineal

Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente


Alt+Flecha Abajo y una vez ingresado los valores de
descuento presionar tecla TAB o ENTER y posteriormente
ESC.
Para asignar un centro de costo lineal presionar
simultneamente Alt+Flecha Abajo.

Seleccionar centro de costo lineal


F2:

Para modificar el detalle del Producto

SOLICITUD DE ORDENES DE REQUISICIN


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:

Seleccionar Cdigo de Producto


F7:
F2:
F12:
F4:
F9:

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo

Agregar una Solicitud requisicin


Modificar Solicitud requisicin
Graba Solicitud requisicin
Eliminar Solicitud requisicin
Salir de la opcin

APENDICE B

B-1

Apndice B. Barras de Herramientas


Este Apndice est destinado a describir lo que son las Barras de Herramientas y su aplicacin.
Para comenzar, diremos que las Barras de Herramientas aparecen en todos los sistemas de la lnea Softland y corresponden a un
grupo de botones que se clasifican segn las operaciones que llevan a cabo. La mayora de estas herramientas representan procesos
del sistema que se pueden acceder a travs de opciones de men, pero que mediante estas herramientas se efectan de una manera
ms directa.
Existen tres Barras de Herramientas que son comunes a todos los sistemas de la lnea Softland y, una cuarta que es propia de cada
uno de ellos.
Las herramientas que son comunes, pueden ser utilizadas por ejemplo, para consultar informacin acerca del sistema que est
siendo utilizado, realizar operaciones con los registros de datos y para crear o abrir una empresa; mientras que las que son propias
de cada sistema le servirn por ejemplo, para: Consultar el stock de un determinado producto en Inventario y Facturacin,
Consultar una Nota de Venta en Cotizaciones y Notas de Venta, Emitir un Balance Tributario en Contabilidad y Presupuestos,
Emitir Boletas en Puntos de Venta Sucursales, etc.
Los botones de cualquier Barra de Herramientas de un software Softland estarn activos cuando sean desplegados a todo color;
mientras que estarn desactivados cuando se presenten en color gris.
Dado lo prctico que resulta su utilizacin, a continuacin describimos una a una estas Barras y los botones que forman parte de
ellas:

B.1 1 Barra de Herramientas

Esta Barra aparece en la parte superior de la pantalla, cargada un tanto a su derecha.


Los botones que en ella aparecen permiten realizar aplicaciones variadas, las cuales son descritas a continuacin:

Llave:

Se activa solamente cuando se ha seleccionado una empresa.


Esta herramienta puede ser utilizada de dos formas, una directamente haciendo clic sobre la parte donde aparece
la llave y otra sobre la flecha que indica hacia abajo. Bajo estos dos casos podr:
1.
2.

Realizar la Definicin de Usuarios.


Presentar las opciones que permiten administrar la Seguridad de acceso al sistema.

Cualquiera sea el caso, las operaciones a realizar corresponden a aquellas que se describen en detalle en el
proceso de Seguridad, por lo tanto para conocer su aplicacin le solicitamos referirse al captulo "2.
Administracin de Seguridad".

B-2

Calculadora:

Activa la calculadora de Windows, de tal forma que puedan llevarse a cabo operaciones matemticas. Para salir
pulsar Alt + F4.

Informacin del Sistema:

Presenta una ventana con antecedentes que hacen referencia al sistema que est en uso y al ambiente de trabajo
del computador (modelo de CPU, modo de operacin, memoria disponible, etc.). Adems, a travs del botn
"Info. Sistema", podr obtener informacin acerca de los archivos que lo conforman y que le ser requerida en
caso de solicitar soporte acerca de su sistema.
Para salir se usa el botn OK.

Ayuda:

Despliega la ayuda en lnea. Se podr seleccionar este botn cada vez que se desee obtener informacin
inmediata acerca de un proceso, sin tener que recurrir al manual que est impreso en papel.

Conexin WEB:

Permite al usuario conectarse directamente con la pgina WEB de Softland, siempre y cuando disponga del
acceso a Internet.

B.2 2 Barra de Herramientas

Se presenta al costado derecho de la pantalla y se activa cada vez que el proceso que est en ejecucin, requiere del ingreso o
impresin de datos.
La aplicacin de estos botones es la siguiente:

APENDICE B

B-3

Imprimir:

Esta herramienta permite emitir informacin, ya sea al disco, pantalla o impresora.


Al hacer clic sobre la imagen de la impresora que aparece dentro de este botn, el sistema asume una impresin
directa al papel; mientras que al elegir la flecha indica hacia abajo que aparece a la derecha de este mismo botn,
se podr optar por la emisin del informe a la Pantalla, el Disco o la Impresora.
Al elegir la opcin Imprimir a Pantalla, el informe se visualiza en el monitor, tal como se muestra en la (Figura
1).
Figura 1

Cualquier informe de la lnea Softland que sea emitido a travs de esta opcin, ser desplegado de esta misma
forma, incluyendo los botones que en ella aparezcan. En este caso se ha tomado como ejemplo el "Informe de
Notas de Venta Pendientes", que se obtiene a travs de Cotizaciones y Notas de Venta.
Los botones que aparecen en esta ventana son:

Se activan slo caso que el informe vaya mas all de una pgina. Estos botones permiten visualizar
en pantalla la primera (flecha izquierda) o ltima (flecha derecha) hoja del informe, segn la
direccin de aquel que se seleccione.

Avanzan (flecha derecha) o retroceden (flecha izquierda) pgina a pgina, a travs del informe.

Cierra el informe, regresando a la pantalla anterior.


Ampla o disminuye el tamao del informe que se est visualizando en pantalla. Tiene tres
tamaos: grande, mediano y pequeo.

B-4

Emite en papel el informe desplegado en pantalla. Al seleccionar este botn, se presenta una
ventana donde se debe indicar: el rango de impresin y el N de copias a emitir.
Permite exportar la informacin presentada en pantalla a un archivo de disco, en el formato
deseado. Al seleccionarlo se presenta una ventana donde habr que sealar el formato bajo el cual
ser almacenado (Word, HTML, Excel, Crystal Report, etc.) y luego elegir el botn OK, para que
el proceso sea realizado.
En caso de grabar archivos en formato Word, stos aparecen sin los ttulos, ya que quedan
definidos como encabezados.
Al elegir la opcin Imprimir a Impresora, se despliega la ventana donde se ingresan los parmetros de impresin
(Figura 2).
Figura 2

Los parmetros aqu sealados son los mismos que se indican al emitir cualquier informe en ambiente Windows:
Antecedentes de la impresora, Intervalo de impresin y N de copias.
Es importante tener en cuenta que para todos aquellos informes que son emitidos en papel carro ancho, se
deben modificar las propiedades del papel, utilizando el formato "PERSONAL", con tamao 850 de Ancho y
1300 de Largo (con la unidad 0,01 pulgadas), y con orientacin Horizontal.
Al seleccionar la opcin Imprimir a Disco, se presenta la pantalla de "Seleccin de Archivos a Exportar",
donde habr que indicar el nombre del archivo, el formato, el drive y directorio, donde deber quedar almacenado
(Ver Figura 3).
Figura 3

Indicada la informacin, el archivo queda almacenado, pudiendo recuperarlo desde otros sistemas.

APENDICE B

B-5

Correo Electrnico:

Esta herramienta permite la conexin con Microsoft Outlook

Excel:

Levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla el informe a emitir.

Agrega:

Esta herramienta permite agregar registros de datos, en todos aquellos procedimientos que mantienen
informacin. Por ejemplo: "Fichas" en Proveedores y Tesorera, "Ingreso de Comprobantes" en Contabilidad y
Presupuestos, "Facturacin en Lnea" en Inventario y Facturacin.
Cualquiera sea el proceso y el sistema bajo el cual se est ejecutando, se presentar una ventana con los campos
en blanco y a la espera del ingreso de la informacin que conformar el registro. Tal como se muestra en la
siguiente Figura:

Para finalizar el ingreso y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo cual
la informacin queda registrada en el sistema, mientras el cursor permanece a la espera de otro registro.
Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir,
Cancelar o Volver.

Modifica:

Esta herramienta permite modificar registros de datos.


Para llevar a cabo este proceso, se selecciona aqul registro que va ser modificado y luego se elige este botn. A
continuacin se presenta el registro con los campos de datos, para que se efecten los cambios requeridos.
Para finalizar la modificacin y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo
cual el cambio queda registrado en el sistema
Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir,
Cancelar o Volver.

B-6

Elimina:
Esta herramienta permite eliminar un registro de datos.
Para ello se selecciona aqul que se va a eliminar y luego se elige este botn. A continuacin, y en algunos
casos, se presenta un recuadro precedido por la palabra Elimina y los recuadros con los antecedentes del
registro a eliminar, debiendo confirmar a travs del botn OK la eliminacin, o bien confirmar SI o NO (S/N) se
desea eliminar la informacin, lo cual depender del proceso y del sistema Softland que est en uso.

Guardar/Grabar:
Cuando este botn aparece activo, significa que permite almacenar la informacin ingresada en un registro, ya
sea nueva o modificada.

Salir:
Este botn permite salir de un proceso, as como tambin desde el sistema que est en ejecucin.

B.3 3 Barra de Herramientas


Se presenta al lado superior izquierdo de la pantalla. A travs de ella podr acceder a los siguientes botones:

Abrir Empresa:
Permite Abrir y Seleccionar una empresa o rea de trabajo determinada. Una empresa podr ser elegida
solamente si ha sido creada previamente en el sistema. Este botn cumple la misma funcin que la opcin
Seleccionar del men Empresa, descrito en el Captulo 1 de este manual. Ver la siguiente Figura:

APENDICE B

B-7

Nueva Empresa:
Permite la iniciacin o creacin de una empresa. A travs de este proceso se ingresan y graban todos los
antecedentes de la institucin (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y adems se crean los archivos internos
donde quedar almacenada informacin necesaria para llevar a cabo los procesos asociados al sistema Softland
en que se est trabajando.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Definicin Datos Empresa del men Bases, descrito en el
Captulo 3 de este manual. Ver la siguiente Figura:

B.4 4 Barra de Herramientas


La cuarta Barra de Herramientas aparece slo en algunos sistemas Softland, y es propia de cada uno de ellos, es decir que dispone
de botones orientados a procesos especficos por cada sistema, aunque en algunos casos hay botones que son comunes.
El objetivo de esta Barra es permitir un acceso rpido a determinados procesos, ya que basta con hacer un clic sobre el botn
deseado y el proceso es activado inmediatamente.
A continuacin presentamos las distintas Barras de Herramientas, de los sistemas Softland:

Contabilidad y Presupuestos

Auxiliares:

Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Auxiliares que aparece en el men Digitacin,
cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso
de Auxiliares.

B-8

Comprobantes:

Accede directamente la ventana de Comprobantes Contables, permitiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Comprobantes que aparece en el men
Digitacin, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el
Captulo Ingreso de Comprobantes.

Consulta de Resultados:
Accede la ventana del Informe de Balance Clasificado y Estado de Resultado.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clasificado y Estado de Resultado que aparece en el men
Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual Contabilidad y Presupuestos en el Captulo
Clasificado y Estado de Resultado.

Equivalencias:

Accede la ventana de Monedas, permitiendo el ingreso de registros.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Monedas y Equivalencias que aparece en el men Digitacin
Tablas, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo
Monedas y Equivalencias.

Balance Tributario:

Accede la ventana del Balance Tributario, permitiendo la emisin del informe respectivo.
Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Balance Tributario que aparece en el men Informes, cuya
aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Balance
Tributario.

Libro Mayor:
Accede la ventana del Libro Mayor, permitiendo la emisin de dicho Libro.
Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Libro Mayor, Caja que aparece en el men Informes, cuya
aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Libro
Mayor, Caja.

Libro Diario:

Accede la ventana del Libro Diario, permitiendo la emisin de dicho Libro.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Libro Diario que aparece en el men Informes, cuya aplicacin
se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de
Comprobantes.

APENDICE B

B-9

Inventario y Facturacin

Ficha del Producto


Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Bodega, la cual se describe
en el Captulo Producto del manual de Inventario y Facturacin.

Consulta de Stock:

Accede directamente la ventana Consulta por Stock de producto.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin por Stock que aparece en el men Consultas, la cual se
describe en el Captulo por Stock del manual de Inventario y Facturacin.

Guas de Entrada:
Accede la ventana de Gua de Entrada, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Entrada que aparece en el men Bodega, la cual se
describe en el Captulo Guas de Entrada del manual de Inventario y Facturacin.

Guas de Salida:
Accede la ventana Gua de Salida, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Salida que aparece en el men Bodega, la cual se
describe en el Captulo Guas de Salida del manual de Inventario y Facturacin.

Factura en Lnea:
Accede la ventana facturacin en lnea, pudiendo llevar a cabo la generacin directa de facturas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Factura en Lnea que aparece en el men Ventas, la cual se
describe en el Captulo Facturas en Lnea del manual de Inventario y Facturacin.

Facturacin por Lotes:


Accede la ventana Asistente de Facturacin, permitiendo facturar por Lotes todas aquellas Guas de Despacho
pendientes de ser facturadas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Facturacin por Lotes que aparece en el men Ventas, la
cual se describe en el Captulo Facturacin por Lotes del manual de Inventario y Facturacin.

B-10

Ficha de Auxiliares:

Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs del cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas, descrita en el
Captulo Auxiliares del manual de Inventario y Facturacin.

Cotizaciones y Notas de Venta

Ficha del Producto:


Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe
en el Captulo Producto del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Cotizaciones:
Despliega la ventana de ingreso de Cotizaciones.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Cotizaciones que aparece en el men Cotizaciones, la cual
se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Nota de Venta:
Despliega la ventana de ingreso de Notas de Ventas. Cumple la misma funcin que la opcin Nota de Venta que
aparece en el men Notas de Ventas, la cual se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el
manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Consulta Stock:
Accede directamente la ventana Consulta de Stock
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Stock que aparece en el men Consultas, la cual se describe
en el Captulo Stock del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Formulario 2:
Botn no implementado en esta versin.

Formulario 3:
Botn no implementado en esta versin.

APENDICE B

B-11

Estado de Cuenta Clientes:


Despliega directamente la ventana del Estado de Cuenta de Clientes.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Estado de Cuenta de Clientes que aparece en el Men de
Consultas, la cual se describe en el Captulo Estado de Cuenta de Clientes del manual de Cotizaciones y
Notas de Venta.

Clientes:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Clientes y otros,
descrita en el Captulo Clientes del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Recursos Humanos

Fichas

Permite el acceso al proceso Fichas, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Fichas que aparece en el men Ficha, descrita en el Captulo
Personal del manual de Recursos Humanos.

Ingreso por Ficha

Acciona el acceso al proceso Ingreso por Ficha con todas sus opciones.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso por Ficha que aparece en el men Valores Mes,
descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Ingreso de Prstamos

Permite el acceso al proceso Ingreso de Prstamos, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Prstamos que aparece en el men Ingreso de
Prstamos, descrita en el Captulo Cuentas Corrientes del manual de Recursos Humanos.

B-12

Clculo de Remuneraciones

Permite el acceso al proceso de Clculo de Remuneraciones, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clculo de Remuneraciones que aparece en el men
Remuneraciones, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Emisin de Formulario de Pago

Permite el acceso al proceso Emisin Formulario de Pago, con todas sus opciones.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Formulario de Pago que aparece en el men Pagos,
descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Emisin de Boletas de Honorarios


Permite el acceso al proceso Emisin de Boletas de Honorarios.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin de Boletas de Honorarios que aparece en el men
Boletas de Honorarios, descrita en el Captulo Remuneraciones, permitiendo la generacin de Boletas de
Honorarios, las cuales pueden ser solicitadas para el Global de la empresa, en forma Masiva o bien para un
empleado en particular.

Emisin de Cheques

Permite el acceso al proceso Emisin de Cheques, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin de Cheques que aparece en el men Pagos, descrita
en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Cumpleaos...

Permite conocer los Cumpleaos del personal por Da, Semana o Mes vigente.
Usted podr enviar un mensaje de saludo a quien o quienes estn de cumpleaos. El mensaje se define a travs
del botn Definicin Mensaje y luego al hacer clic dentro de la celda de Nuevo e-Mail, podr despacharlo.
Adems usted cuenta con la opcin de enviar un correo informativo en forma grupal, por ejemplo, informando
los cumpleaos del mes a todo el personal de la empresa, a un rea determinada, etc., a travs del botn e-mail
Global.

Puntos de Venta Sucursales

Boleta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Boletas.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Boletas que aparece en el men Ventas, descrita en el
Captulo Emisin Boletas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

APENDICE B

B-13

Factura:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Facturas.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Facturas que aparece en el men Ventas, descrita en el
Captulo Emisin Facturas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Vale de Venta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Vales de Venta.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Vale de Venta que aparece en el men Ventas, descrita
en el Captulo Emisin Vales de Ventas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Clientes:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Bases Tablas, descrita en el
Captulo Auxiliares del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Apertura y Cierre de Caja:


Permite el acceso al proceso de Apertura y Cierre de Caja.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Apertura y Cierre de Caja que aparece en el men Cajas, descrita
en el Captulo Apertura y Cierre de Caja del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Administracin de Impresin:
Permite el acceso al proceso de Administracin de Impresin.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Administracin de Impresin que aparece en el men Procesos,
descrita en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Ordenes de Compras

Ordenes de Compra:
Permite el acceso al proceso de Ordenes de Compras.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ordenes de Compras que aparece bajo el men que lleva este
mismo nombre y se describe en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Ordenes de Compras.

Proveedores:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Auxiliares y Otros,
descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Ordenes de Compras.

B-14

Productos:
Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe en el
Captulo Producto del manual de Ordenes de Compra.

Aprobacin/Desaprobacin Manual:
Botn no implementado en esta versin.

Activo Fijo

Ficha de Activo:
Permite la generacin de Fichas de Activos de la empresa, lo que le permitir llevar un exhaustivo control acerca de
las ubicaciones y traslados de los activos.

Consulta de Activo Fijo:


Permite consultar los activos registrados en el sistema, en base a su estado (Vigente, de baja o ambos).

Planificacin de Mantenciones por Activo Fijo:


Permite planificar un tipo de mantencin a un activo fijo especfico o a un conjunto de ellos.

Planificacin por Tipo de Mantencin:


Permite planificar un tipo de mantencin a un activo fijo especfico o a un conjunto de ellos, donde deber
seleccionar uno de los tipos de mantencin ingresados en la opcin de ingreso de tipo de mantenciones.

Mantenciones Realizadas por Activo:


Permite ingresar las mantenciones realizadas a un Activo Fijo.

APENDICE C

C-1

Apndice C. Administrador Base de Datos SQL


Antes de crear la empresa en su sistema Softland, usted tendr que crear una base de datos SQL, conforme a lo siguiente:
Los pasos 1, 2 y 3 deben realizarse en el servidor de datos en forma exclusiva.
1.-

Crear la base de datos en el servidor SQL con una capacidad de al menos 100 MB, 70 MB para los datos y 30 MB para el log
de transacciones.

2.-

Crear un login y un usuario Softland que acceda a la base de datos, con el cual se podr realizar toda la creacin de tablas,
triggers, ndices, etc.
Este usuario de base de datos debe tener todos los privilegios para crear tablas y modificar sus contenidos.
Para que el computador que tenga la aplicacin Windows pueda conectarse a la base de datos, debe seguir los pasos 3 y 4
respectivamente.

3.-

En el computador cliente, que contenga la aplicacin Windows, se debe ejecutar desde el panel de control, el Mantenedor de
ODBC driver y crear el DataSources (DNS) de sistema asociado a la base de datos creada.

4.-

El nombre del DataSource creado en el paso anterior debe ser el mismo de la base de datos. Debe sealarse obligatoriamente
el nombre de la base de datos que accesar ste DataSource.
Con esto se est en condiciones de poder conectar la aplicacin Windows con la base de datos a travs de OBDC Drivers.

Si usted no tiene conocimientos acerca de SQL, le recomendamos contactarse con nuestra Area de
Consultora y consultar por el curso de Administrador de los Sistemas Softland en SQL Server.
Solicite la atencin de uno de nuestros
Ejecutivos Comerciales al: 3889000

APENDICE D. TABLAS

D-1

Apndice D. Tablas
Objetivo
Describir claramente la forma en que operan las Tablas de datos manejadas por los sistemas de la lnea Softland.
La Tablas de datos son aquellas que permiten el ingreso de antecedentes que se usan frecuentemente en los distintos procesos de un
sistema Softland. Por ejemplo: Centros de Costo, Monedas y equivalencias, Categoras de Auxiliares, Unidades de Medida,
Cargos, Pas, Ciudad, Comuna, etc.
Los datos ingresados a travs de estas Tablas, podrn ser accesados en cualquier momento en forma rpida y eficiente, desde
cualquier proceso que los requiera y cada vez que sea necesario, sin tener que memorizarlos o digitarlos nuevamente.
Varias de las Tablas de datos son compartidas por los sistemas Softland, de ah que cualquier modificacin que sea efectuada en
alguna de ellas, se ver reflejada tambin en los otros sistemas que la comparten.
Para tener acceso a una Tabla, basta con seleccionar en el men correspondiente, segn el sistema Softland que est en uso, la
opcin TABLA y dentro de la lista presentada, la deseada.
NOTA: Las tablas Conceptos de prdida y Compromisos de seguimiento, estn disponibles slo en versin ERP.

D-2

Centros de Costo
Objetivo
Permitir el ingreso e impresin de los Centros de Costo o Departamentos en que se divide internamente la empresa.
Los Centros de Costo son utilizados, por ejemplo, para obtener la gestin de Resultados, imputando ingresos y egresos en
Contabilidad y Presupuestos, as como movimientos de consumo de Productos en Inventario y Facturacin.
Los Centros de Costo operan bajo una estructura de niveles, la cual debe haber sido definida previamente, dentro de la opcin
Bases Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos. De lo contrario esta
opcin aparecer desactivada en el men de Tablas.

Operatoria
Al seleccionar la tabla de Centros de Costo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado
informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los
existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando Centros de Costo a la Tabla


Estando dentro de la opcin de Centros de Costo, habr que seleccionar el botn Agregar (
antecedentes. Figura N 1

) para iniciar el ingreso de los

Figura N 1

En ella tendr que indicar:


Cdigo:

Corresponde al Cdigo con el cual se identificar el Centro de Costo.


Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo depender de lo indicado en la opcin Bases
Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos.

Descripcin:

Representa al nombre o descripcin del Centro de Costo propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres
alfanumricos.

Nivel:

Es proporcionado por el sistema, en segn lo establecido en la opcin Bases Parmetros.

APENDICE D. TABLAS

D-3

Finalmente, deber indicar el Estado del Centro de Costo, pudiendo ser Activo o Inactivo.
Al clasificar un centro de costo como "Inactivo", ste no podr ser utilizado en los diferentes procesos de ingreso de datos que lo
piden, a menos que el usuario tenga permiso para activarlo.
Sin embargo, los procesos que utilizan plantillas que definen Centro de Costo como por ejemplo: Captura, Contabilizacin
Automtica, Informes y Consultas no estn sujetos a esta validacin.
Ingresada la informacin, seleccione el botn Grabar, tras lo cual el nuevo Centro de Costo pasa a formar parte de la base de datos
del sistema.
En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Centro de Costo.
Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego
seleccionar el botn Buscar (

).

Para elegir un Centro de Costo deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro
seleccionado4.

Modificando un Centro de Costo


Solo podr modificar la Descripcin y Estado (slo si cuenta con los permisos correspondientes) de un Centro de Costo. Para ello,
digite o seleccione desde la lista que se presentan al optar por el botn de bsqueda, el Centro de Costo que desea modificar y
luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos
para que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn
Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando Centros de Costo


Digite o seleccione desde la lista que se presentan al optar por el botn de bsqueda, el Centro de Costo que desea eliminar, para
esto seleccione el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De
Aceptar, el Centro de Costo es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.

Imprimiendo Centros de Costo


Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todos los Centros de Costo que registra el sistema.
Para llevar a cabo este proceso, seleccione desde la 2 Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para
que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2
Barra de Herramientas).
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

D-4

Informe de Centros de Costo


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Centros de Costo
Cdigo

Descripcin

Estado

001

Administracin

ACTIVO

002

Ventas

ACTIVO

003

Desarrollo

ACTIVO

004

Investigacin

ACTIVO

005

Anlisis

ACTIVO

006

Control de Calidad

ACTIVO

007

Produccin

ACTIVO

008

Marketing

ACTIVO

009

Recursos Humanos

ACTIVO

10

Publicidad

ACTIVO

11

Revisin

ACTIVO

012

Gerencia

ACTIVO

013

Cierre de Periodo

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-5

Giro
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Giro (Ejemplo: Comercial, Exportaciones, Construccin, etc.), que sern asignados a los
Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin.


El Cdigo del Giro tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos
son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Giro
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Giro
Cdigo

Descripcin

001
002
003
004
005
006

Industrial
Comercializadora
Computacin
Distribuidora
Panificadora
Restaurant

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-6

Comuna
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Comunas, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin y Regin.


El Cdigo de las Comunas tiene un largo mximo de 4 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos casos los
campos son alfanumricos.
Las Regiones viene predefinidas en el sistema.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Comunas
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Comunas
Cdigo

Descripcin

Regin

001
002
003
004
005
006
007
008
009

Las Condes
Santiago
Providencia
Puente Alto
Estacin Central
Vitacura
La Pintana
Independencia
La Granja

Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-7

Ciudad
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Ciudades, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin y Regin.


El Cdigo de las Ciudades tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos casos los
campos son alfanumricos.
Las Regiones viene predefinidas en el sistema.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Ciudades
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Ciudades
Cdigo

Descripcin

Regin

001
002
003
004
005
006
007
008
009

Arica
Antofagasta
Iquique
La Serena
Via Del Mar
Santiago
Talca
Concepcin
Osorno

Primera
Segunda
Primera
Cuarta
Quinta
Metropolitana
Sptima
Octava
Dcima

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-8

Pas
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de los Pases, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados
en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin


El Cdigo de los Pases tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los
campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Pases

EMPRESA DEMO SOFTLAND


7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Pases
Cdigo

Descripcin

001
002
003
004

Chile
Argentina
Per
Bolivia

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-9

Regin
Objetivo
Permitir el ingreso y mantencin de las Regiones, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados del sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar los siguientes campos:
-

Los campos que se ingresan son: Cdigo y Descripcin.


El Cdigo de las Regiones tiene un largo mximo de 4 caracteres numricos y la Descripcin de 40 caracteres
alfanumricos.

Indicados los campos, se activar la 2da Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Regiones, Modificar, Eliminar o
Imprimir el listado de ellas.

Modificando una Regin


Slo podr modificar la Descripcin de una Regin. Para ello, seleccione la Regin desde la lista que se presenta al optar por el
y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar en la
botn
ventana los datos para que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema.

Eliminando una Regin


Seleccione la Regin desde la lista que se presenta al optar por el botn
que desea eliminar y luego seleccionar el botn
Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. Presione Aceptar, la Regin
es eliminada del sistema, mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.

Imprimiendo una Regin


Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todas las Regiones ingresadas al sistema.
Seleccione desde la 2da Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la
impresin.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

D-10

Informe de Regiones
EMPRESA SOFTLAND DEMO
DEMOSTRACIN
7 DE LINEA 1247
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-8

Fecha:
Pgina:

Regin
Cdigo

Descripcin

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

Primera
Segunda
Tercera
Cuarta
Quinta
Sexta
Sptima
Octava
Novena
Dcima
Undcima
Duodcima
Metropolitana

11/12/2007
1

APENDICE D. TABLAS

D-11

Provincia
Objetivo
Permitir el ingreso y mantencin de las Provincias, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados del sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-

Los campos que se ingresan son: Cdigo, Descripcin y Regin.


El Cdigo de las Ciudades tiene un largo mximo de 5 caracteres y la Descripcin de 50. En ambos casos los
campos son alfanumricos.
Las Regiones vienen predefinidas en el sistema.

Indicados los campos, se activar la 2 Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Provincias, Modificar, Eliminar o
Imprimir el listado de ellas.

Modificando una Provincia


Slo podr modificar la Descripcin y la Regin de una Provincia. Para ello, seleccione la Provincia desde la lista que se presenta
y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se
al optar por el botn
presentar en la ventana los datos para que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema.

Eliminando una Provincia


Seleccione la Provincia desde la lista que se presenta al optar por el botn
que desea eliminar y luego seleccionar el botn
Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. Presione Aceptar, la
Provincia es eliminada del sistema, mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.

Imprimiendo una Provincia


Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todas las Provincias ingresadas al sistema.
Seleccione desde la 2da Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la
impresin.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

D-12

Informe de Provincias

EMPRESA SOFTLAND DEMO


DEMOSTRACIN
7 DE LINEA 1247
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-8

Fecha:
Pgina:

Provincia

Cdigo
011
012
013
021
022
023
031
032
033
041
042
043
044
051
052
053

Descripcin

Regin

Iquique
Arica
Parinacota
Antofagasta
El Loa
Tocopilla
Copiap
Chaaral
Huasco
Elqui
Choapa
Limar
Illapel
Valparaso
Isla de Pascua
Los Andes

Primera
Primera
Primera
Segunda
Segunda
Segunda
Tercera
Tercera
Tercera
Cuarta
Cuarta
Cuarta
Cuarta
Quinta
Quinta
Quinta

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

11/12/2007
1

APENDICE D. TABLAS

D-13

Canal
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Canales, (Ejemplo: Mayorista, Minorista, etc.) que sern asignados a los Auxiliares en sus
respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin.


El Cdigo de las canales tiene un largo mximo de 2 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los
campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Canales
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Canales
Cdigo

Descripcin

01
02
03
04

MAYORISTA
MINORISTA
DISTRIBUIDOR
INSTITUCIN

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-14

Vendedor
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de los Vendedores, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas, as como
registrarlos en las ventas para posteriores anlisis estadsticos de gestin.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin o Nombre del Vendedor.
El Cdigo del Vendedor tiene un largo mximo de 4 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los
campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido mediante esta opcin:

Informe de Vendedores
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Vendedores
Cdigo

Descripcin

0001
0002
0003
0004
0005

Jos Paredes
Yasmn Gatica M.
Pedro Cruz C.
Lilian Muoz S.
Carmen Solis S.

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-15

Unidades de Medida
Objetivo
Permitir el ingreso e impresin de las Unidades de Medida que se asociarn a cada uno de los Productos.
La unidad de medida es slo descriptiva.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin.


El Cdigo de las Unidades de Medida tiene un largo mximo de 6 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos
casos los campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Unidades de Medida


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Unidades de Medida
Cdigo

Descripcin

C.U.
C O.
DOC.
KG.
MT.

CADA UNA
CONOS
DOCENA
KILOS
METROS

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-16

Listas de Precio
Objetivo
Llevar a cabo las funciones que son fundamentales en el manejo de listas de precios y promociones:
-

Precios Bases
Listas de Precios Adicionales
Actualizacin Masiva de Precios
Promociones / Ofertas

La cantidad de listas de precios a manejar es abierta, es decir que se podrn crear tantas listas como requiera la empresa.
Las listas de precios pueden ser asociadas a los Clientes en sus fichas y utilizadas tanto en las Cotizaciones y Notas de
Venta, como en los Despachos por Facturar, Facturas en Lnea, Boletas, etc.
Operatoria
Al ingresar se presenta un submen, donde podr optar por las siguientes opciones. Ver Figura N 1.
Figura N 1

APENDICE D. TABLAS

D-17

Precios Base
Objetivo
Permite la creacin de la lista de precios bases de un producto, es decir el precio neto o bruto, el cual se encuentra libre de
impuesto.
Operatoria
Al ingresar se presenta una pantalla (ver Figura N 1), donde se despliegan todos los productos generados en el sistema podr optar
por las siguientes opciones. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Dentro de esta pantalla habr que sealar: si la actualizacin involucra los Precios Netos (factura) o los Precios con Impuesto
(Boleta).
Al modificar un precio, ya sea de Boletas o Facturas, podr optar por las flechas B (calcula el Precio Venta Factura en funcin al
Precio Venta Boleta) o A (calcula el Precio Venta en funcin al Precio Venta Factura)

Indicada toda esta informacin podr optar por llevar a cabo el proceso de actualizacin mediante el botn Terminar, o
sencillamente abandonar el proceso con el botn Salir.

D-18

Listas de Precios Adicionales


Objetivo
A travs de este proceso se podrn crear nuevas listas de precios (Ej.: Clientes Frecuentes, distribuidores, liquidaciones,
superofertas, ofertas de fin de temporada, etc.), as como actualizar listas o bien eliminar aquellas que ya no se requieran.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente informacin.
Figura N 1

Agregando una nueva Lista de Precios:


Lo primero que se debe sealar es el Cdigo con el cual se identificar la lista, el que contempla 3 caracteres alfanumricos de
largo. Luego el cursor se desplaza al campo donde se digita la descripcin, cuyo largo mximo es de 60 caracteres alfanumricos.
Ingresados estos dos antecedentes habr que sealar una serie de parmetros que regirn la nueva lista de precios:
Vigencia:

Comprende el perodo en que la lista de precios estar vigente.


En este campo habr que indicar tanto la Fecha de inicio (Desde), como la de trmino (Hasta) del perodo.

Contiene a:

En este punto habr que indicar a travs del botn de opciones que aparece al lado izquierdo de cada
alternativa, si en esta lista de precios se incluir: una Seleccin de Productos, Grupo de productos o
un Sub Grupo de producto.
En el primer caso, se debern seleccionar uno a uno los productos involucrados en la lista en definicin, la
cual podra incluir, por ejemplo, slo productos en oferta.
Para el 2 y 3er caso, se podr efectuar la seleccin a travs de grupos o subgrupos completos, por ejemplo:
Camisas, Pantalones, etc.

Afecto a Precio:

Cualquiera sea el caso, habr que sealar si esta lista se regir sobre los Precios Netos (Factura) o los Precios
con Impuestos (Boleta), alternativas que son independientes una de otra y que se seleccionan a travs del
botn de opciones que aparece al lado izquierdo de cada una de ellas.

Cualquiera sea el tipo de seleccin efectuada, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), donde
se indicar la forma en que se aplicarn los precios.

APENDICE D. TABLAS

D-19
Figura N 2

Dentro de esta pantalla podr seleccionar mediante el botn de opciones, si la lista de precios ser afectada por un valor o por un
porcentaje.

Ingreso de Valor a Productos seleccionados


Al optar por esta opcin podr seleccionar, a travs del botn de opciones, si el ingreso del valor a productos se har en forma
directa, es decir el valor original considerado en los productos, o bien seleccionando el ingreso por clculo sobre el costo
promedio, a lo cual deber indicar el porcentaje a considerar.
Slo se considerarn productos inventariables.

% a Aplicar sobre precio base


Al optar por esta opcin, deber indicar mediante el botn de opciones, si el porcentaje a considerar ser nico para la seleccin
de productos o diferente.
A su vez, indique si el % a aplicar sobre el precio base ser como un descuento o como un recargo.
Indicado estos antecedentes, el sistema solicitar grabar los registros vigentes, para lo cual deber seleccionar el botn Guardar,
ubicado en la 2 Barra de Herramientas. Posteriormente seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura
N 3), o por Atrs para regresar a la pantalla anterior.
Figura N3

D-20

En ella, deber seleccionar los productos a considerar en la lista de precios. Para realizar la seleccin deber hacer clic en el
producto deseado y luego sobre el botn Agregar>. En el caso que desee considerar todos los campos habr que elegir el botn
Todos>>.
Para sacar uno de la lista de seleccionados, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacar todos los campos se usa el botn
<<Todos.
Elegidos los Productos o Grupos y segn lo indicado en la pantalla de Modo en que sern afectados los precios, puede ocurrir
lo siguiente:

Si eligi la opcin Porcentajes, luego de indicados los productos o grupos que sern afectados, podr optar por los
siguientes botones: Recalculo permite recalcular el costo promedio y el valor con el porcentaje aplicado para todos los
productos que se encuentran seleccionados, Terminar para que los productos sean valorizados en base al porcentaje
sealado, o por Salir abandona el proceso.

Si eligi en Valor, deber ingresar los nuevos valores en la comuna Lista Actual, que aparece en color blanco,
permitiendo ingresar los nuevos monos a los productos o grupo respectivos. Ver Figura N 4.
Figura N 4

Una vez finalizado el ingreso de informacin, podr optar por regresar a la pantalla anterior a travs del botn Atrs, llevar a cabo
el proceso de creacin de la nueva Lista de Precios mediante el botn Terminar, o sencillamente abandonar el proceso con el botn
Salir.

Modificando una Lista de Precios existente


Seleccionada la Lista de Precios elegir el botn Modificar en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B. A
continuacin efectuar los cambios requeridos
Adems se habilitar el siguiente botn en la parte inferior de la pantalla:

Permite crear una nueva lista a partir de la que est en pantalla y copiarle determinados antecedentes de la
lista que est siendo consultada.
Al elegir este botn se presenta la ventana de la Figura N 5, donde habr que indicar el cdigo y la
descripcin o nombre de la nueva lista donde se copiarn los datos.

APENDICE D. TABLAS

D-21

Figura N 5

Eliminar una Lista de Precios existente


Seleccionada la Lista de Precios a eliminar, elegir este botn en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice B,
luego el sistema solicita confirmar la eliminacin

D-22

Actualizacin Masiva de Precios


Objetivo
Permite la actualizacin masiva de listas de precios bases o de una lista en particular.
Operatoria
Indique mediante la seleccin del botn de opciones si la actualizacin se har a una lista de precios base (ficha), o bien una lista
de precios en particular. Si su opcin es por una lista de precios especfica, deber indicar el nombre o cdigo de la cual desea
actualizar, pudiendo ser digitado directamente u obtenido desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que
aparece al lado derecho de este campo. Ver Figura N 1
Figura N 1

A continuacin, se activar el botn Siguiente para continuar con el proceso. Ver Figura N2.
Figura N 2

Dentro de esta pantalla deber indicar el tipo de precio que ser afectado Neto (factura o con Impuesto (boleta) el operador y el
factor a considerar (tal como se muestra en la Figura N 2).
Indicada toda esta informacin podr optar por regresar a la pantalla anterior, a travs del botn Atrs, llevar a cabo el proceso de
actualizacin mediante el botn Terminar, o sencillamente abandonar el proceso con el botn Salir.
En el caso de elegir la opcin terminar, el sistema confirma la continuidad del proceso.

APENDICE D. TABLAS

D-23

Promociones / Ofertas
Objetivo
Permite crear las Promociones y Ofertas a realizar con la venta de los productos.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla de Promociones / Ofertas en modo Agrega (ver Figura N 1).
Figura N 1

En ella, deber indicar la siguiente informacin:


Usted cuenta con un cuadro de chequeo que Busca promociones slo para el producto, el cual aparece inactivo, slo estar
habilitado en modo consulta. Por defecto, el sistema lo mostrar des-chequeado. Si usted lo chequea, se habilita el texto doble,
donde podr ingresar o buscar un producto especfico.
Promocin:

Esta opcin permite el ingreso de la Descripcin de la Promocin. Esta opcin aparecer deshabilitada en
modo consulta. En modo modificar o consulta muestra la descripcin de la promocin actual. En modo
modificar o agregar permite modificar o ingresar la descripcin.
El botn Buscar permite la bsqueda de una promocin cualquiera o de una que contenga un producto
especfico, si est seleccionado el cuadro de chequeo Busca promociones para el producto aparecer
habilitado en modo consulta.

Vigencia de la Promocin:
Ingrese el perodo de vigencia en el cual se realizar la promocin Desde/Hasta a considerar. Estas fechas
podrn ser digitadas directamente, o bien seleccionadas desde el botn .
Tipo Promocin:

Usted cuenta con dos opciones para crear una promocin: Por volumen de venta (por ejemplo por 10
camisas obtenga un % de descuento) y Compre X y lleve Y (por ejemplo por 10 camisas lleve una
corbata gratis). Indique el tipo de promocin a considerar, para esto, seleccione el botn de opciones que
precede a cada opcin.

D-24
mbito de la Promocin:
Corresponde a los productos, grupos y subgrupos que estn disponibles para realizar una promocin.
Seleccione mediante el botn de opciones Esta opcin aparece deshabilitada en modo consulta. En modo
agrega o modifica usted puede modificar, ingresar o buscar el producto, grupo o sub-grupo, dependiendo de la
opcin, en el texto doble o bien, digitarlo directamente.
Promocin: Por volumen de venta
Al seleccionar este tipo de promocin, deber indicar la siguiente informacin:
Por la Compra de: Usted deber ingresar la cantidad mnima de productos vendidos para que se pueda acceder a la Oferta.
Opcin deshabilitado en modo consulta.
Producto:

Tiene la descripcin del producto, grupo o sub-grupo seleccionado anteriormente en mbito de la


Promocin.

% descuento:

Usted deber ingresar el porcentaje de descuento a utilizar si se cumple con el mnimo de productos
vendidos. Aparecer deshabilitado en modo consulta. Visible cuando el tipo de promocin es Por
Volumen.

Promocin: Compre X y lleve Y


Al seleccionar este tipo de promocin, deber indicar la siguiente informacin:
Por la Compra de: Usted deber ingresar la cantidad mnima de productos vendidos para que se pueda acceder al
descuento.
Producto:
Regalar:

Producto:

Tiene la descripcin del producto, grupo o sub-grupo seleccionado anteriormente en mbito de la


Promocin.
Usted podr ingresar directamente el producto, grupo o sub grupo, o bien seleccionarlo tras elegir el
botn de bsqueda. Esta opcin aparecer deshabilitada en modo consulta. Y slo estar visible
cuando el tipo de promocin sea Compre X y Lleve Y.
Corresponde a la descripcin del producto, que se regalar por la compra del producto en promocin.

En ambos casos estarn disponibles las opciones:


Aplicar Oferta en: Seleccione el o los documentos a considerar (Cotizaciones, Notas de Venta, Facturas en Lnea y/o Boletas) en
la aplicacin de la promocin. Para esto, haga clic en la caja de chequeo que precede a cada opcin.
Pedir Confirmacin al momento de la venta:
Al seleccionar esta caja de chequeo, el sistema solicitar confirmacin al momento de realizar la venta, ya sea
desde una Cotizacin, Nota de Venta, Factura en Lnea y/o Boleta).
Finalmente estarn disponible los siguientes botones:
Agregar:

Permite crear una nueva Promocin/ Oferta. En el caso de haber cambios el sistema consultar: Sr. Usuario: Desea
guardar los cambios de la promocin?.

Modificar:

Tras seleccionar ste botn, usted podr hacer los cambios que estime conveniente en la promocin elegida. Este.
Antes de pasar al modo modificar, el sistema chequear que la promocin no tenga movimientos. En el caso de que
haya sido utilizada, el sistema enviar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: Esta promocin fue usada por
Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s). Si guarda estas modificaciones, se desmarcar(n) la(s)
referencia(s) a esta promocin en las Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s) que la han utilizado.
Desea modificar?.

APENDICE D. TABLAS

D-25

Guardar:

Este botn permite grabar los cambios ingresados. Si falta ingresar algn dato mostrar un mensaje diciendo que
debe ingresar (lo que falte). Antes de grabar, el sistema chequear que para el producto, grupo o sub-grupo, definido
en mbito de la Promocin y para el Rango de Fechas de Vigencia, no exista otra promocin. De existir alguna, el
sistema avisar que ya existe una promocin para este producto, grupo o sub-grupo en el rango de vigencia
ingresado.
Si est guardando la modificacin a una promocin no usada por una Cotizacin, Nota de Venta, Factura(s) y/o
Boleta(s) al momento de presionar el botn Modificar, verificar que la promocin an no ha sido usada al momento
de guardar. Si se ha usado, el sistema enviar el siguiente mensaje antes de guardar: La promocin modificada fue
usada por Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s). Se desmarcar(n) la(s) referencia(s) a esta
promocin en las Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s) que la han utilizado. Desea guardar?.

Eliminar:

Eliminar la Promocin / Oferta que este seleccionada, el sistema solicitar confirmar si desea eliminar la
promocin.
Si la promocin fue usada por Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s), se desmarcaran las referencias
a esta promocin en las Cotizaciones, Notas de Venta, Factura(s) y/o Boleta(s) que las han utilizado. El sistema
consultar si Desea eliminarla?. Si acepta, queda en modo consulta.

Salir:

Permite abandonar el proceso. Si se est modificando o agregando y hay cambios, el sistema enviar un mensaje
consultando, si desea guardar los cambios de la promocin?. Si la respuesta es si, guarda los cambios antes de cerrar
la pantalla. Si la respuesta es no, cierra sin guardar.

D-26

Descuentos
Objetivo
Permitir el ingreso de los Tipos de Descuentos que podrn ser efectuados en los documentos asociados a las ventas, tanto a nivel
de movimientos (producto), como de totales, en los sistemas.
La cantidad de Descuentos que se presentan en ambos casos (por movimientos o totales), depender de lo indicado en el proceso
Parmetros Carpeta Valorizacin, en Inventario y Facturacin (Captulo 3.1 del manual de dicho sistema), ya que all queda
determinada la cantidad de descuentos a utilizar.
El acceso a este procedimiento quedar restringido, mientras no haya definido el nmero de descuentos en Inventario y
Facturacin.
Operatoria
Al ingresar se presenta una pantalla (Figura N 1) en modo consulta, dando la opcin de efectuar la revisin de Descuentos a nivel
de Totales del Documentoo de Movimientos.
Figura N 1

Para visualizar los Descuentos en cualquiera de los dos niveles, deber seleccionar el botn de listas desplegables que se encuentra
ubicado al lado derecho del campo Descuentos a Nivel de Totales del Documento y elegir el nivel. Luego se desplegar la
cantidad de descuentos en base a lo indicado en Inventario y Facturacin.
Para llevar a cabo cualquier modificacin dentro de esta Tabla, tendr que seleccionar el botn Modificar desde la 2 Barra de
Herramientas, hacer clic sobre el dato que desea cambiar e ingresar la nueva informacin.
En caso de estar conectado a Contabilidad y Presupuestos, en los Descuentos por Totales se desplegar tambin la columna
Cuenta, para que se indique a qu cuenta contable ser asociado el descuento al momento de efectuar la contabilizacin de las
ventas (ver Figura N 2). Esto permite mantener un registro contable, si se desea, separado por cada tipo de descuento y terminar en
la Contabilidad de la empresa.
D-20

APENDICE D. TABLAS

D-27
Figura N 2

Para elegir una cuenta, tendr que hacer clic sobre el botn de listas desplegables que aparece a la derecha del campo cuenta y
desde la lista presentada seleccionar la deseada. Para visualizar las distintas cuentas, podr desplazar la lista a travs de la barra de
desplazamiento que aparece a la derecha.
Finalizada la modificacin seleccionar el botn Grabar que aparece en la 2 Barra de Herramientas, para dejar registrado el
cambio.
Para salir de la modificacin sin dejar registro del cambio, tendr que elegir el botn Cancelar.
Para salir del proceso elegir el botn Salir.

D-28

Impuestos
Objetivo
Permitir el ingreso e impresin de los Impuestos que podrn afectar a los distintos productos y clientes que sern considerados en
los documentos de Ventas (Factura, Boleta, etc).
Operatoria
Al ingresar se presenta una pantalla en blanco con el cursor en el recuadro Cdigo, a la espera de la creacin de un nuevo impuesto
o de la actualizacin de uno existente. Ver Figura N 1.
Figura N 1

El sistema trae predefinido el Impuesto IVA, como un porcentaje del 19%.


Si el impuesto es nuevo, lo primero que tendr que indicar es su Cdigo cuyo largo mximo es de 3 caracteres alfanumricos.
Una vez que ste es sealado debe ingresar la descripcin o nombre del Impuesto (mximo 40 caracteres).
A continuacin habr que indicar si dicho impuesto ser aplicado como un Valor o un Porcentaje sobre el Precio Neto, alternativa
que se elige a travs del botn de opciones que aparece al lado izquierdo de ellas.
Tambin habr que sealar los Tipos de Documentos (Factura, Nota de Crdito, Boleta) que se vern afectados por el impuesto en
definicin, seleccionando la caja de chequeo que aparece a la izquierda de cada uno de ellos.
Indicada esta informacin deber pasar a sealar los valores o porcentajes de dicho impuesto, pero previo a esto el sistema
confirmar la grabacin de los antecedentes hasta aqu ingresados.
Los Valores o Porcentajes de los impuestos estn sujetos a perodos de vigencia (Desde/Hasta), los cuales tendrn que ser definidos
ingresando la fecha de inicio de la vigencia (Desde) y el valor o porcentaje a considerar. Ver Figura N 2.

APENDICE D. TABLAS

D-29
Figura N 2

La fecha de trmino (Hasta) de la vigencia es asumida por el sistema y, en caso de ingresar una nueva vigencia, el sistema asumir
automticamente la fecha de inicio de sta, como la fecha de trmino (Hasta) de la vigencia anterior.
Posteriormente, si se est trabajando con conexin a Contabilidad y Presupuestos, tendr que indicar a qu cuenta contable ser
asociado el Impuesto en cuestin, lo que ser utilizado al momento de efectuar la contabilizacin de las ventas, permitiendo
mantener un registro contable separado por cada tipo de impuesto, en la contabilidad de la empresa.
Para indicar la cuenta, podr optar por digitarla directamente, o bien por seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha
de este campo, debiendo elegir desde la lista presentada la cuenta correspondiente, haciendo clic sobre ella y luego sobre el botn
Seleccionar. Ver Figura N 3
Figura N 3

A continuacin, si la empresa es emisor de documentos electrnicos, deber indicar el cdigo de impuesto determinado por el SII
para el impuesto creado, estos cdigos vienen predefinidos en el sistema, y podrn ser seleccionados desde la lista que se presenta
al optar por el botn de listas desplegables, tal como se muestra en la siguiente figura.

D-30
Figura N 4

Finalizado el ingreso de informacin, tendr que seleccionar el botn Grabar (


para dejarlo registrado.

) que aparece en la 2 Barra de Herramientas,

Luego de grabar se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), pudiendo Agregar un nuevo impuesto,
modificar los existentes y/o eliminar aquellos que no se requieran.
Al ingresar a este proceso, ya sea para Consultar, Modificar y/o Eliminar impuestos, el ingreso del cdigo podr efectuarlo a
travs de la digitacin directa o bien podr hacer uso del botn de bsqueda que aparece al lado derecho del campo Cdigo y de la
lista presentada, elegir el deseado. Una vez que ste se presenta en pantalla, se elige el botn correspondiente a la operacin que
ser realizada, desde la 2 Barra de Herramientas.

APENDICE D. TABLAS

D-31

Condicin de Venta
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Condiciones de Venta, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin, N de Das de Vencimiento para la cancelacin y el N
de Vencimientos a asignar.
El Cdigo de la Condicin de Venta tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos
casos los campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Condicin de Venta


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Condicin de Venta
Cdigo

Descripcin

001
002
003
004

Contado
Cheque 30 Das
Cheque 30, 60 Das
Crdito

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-32

Aprobadores
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos para los diferentes Aprobadores de Notas de Venta, a quienes le llegar un e-mail cada vez que
se les solicite aprobacin.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse
a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
- Los nicos campos que se ingresan son: Nombre, Cargo y Direccin E-mail de aprobador que ser ingresado.
- El campo Nombre acepta caracteres alfanumricos y su largo es de 60.
- El campo Cargo tiene un largo mximo de 30 caracteres alfanumricos.
- El E-mail tiene un largo indefinido de caracteres alfanumricos.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Aprobadores
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha:
Pgina:

Aprobadores de Notas de Venta

Cdigo

Descripcin

001
002

GERENTE DE VENTAS
GERENTE DE FINANZAS

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

05/09/2000
1

APENDICE D. TABLAS

D-33

Atributos
Objetivo
Permite la definicin y asignacin de atributos que podrn ser asociados a los clientes, productos o activos, con la finalidad de que
posteriormente puedan ser clasificados en base a ello.
Por ejemplo: una empresa exportadora de fruta podra clasificar a sus clientes por los tipos de frutas que produce, sus tamaos y los
pases a los que exporta.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se despliega un submen de bajada, a travs del cual se podr realizar el ingreso correspondiente y en
forma individual a cada una de ellas:

Definicin de Atributos
Objetivo
Permite la definicin e ingreso de los distintos atributos que podrn ser asignados los clientes, productos o activos.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde podr crear y definir atributos del tipo
numrico, lgico, fechas y listado de datos para las distintas tablas que se encuentren disponibles en esta opcin.
En esta versin solamente estar activa la opcin de auxiliares.
Figura N 1

D-34
Seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), o bien Salir para abandonarlo.
Podr ocurrir que la tabla no registre informacin, por lo que el sistema desplegar una pantalla en modo agrega, o por el contrario
que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos atributos, Modificar y/o Eliminar los existentes.

Agregando un nuevo Atributo


Dentro de esta pantalla deber ingresar la siguiente informacin:
Figura N 2

Nombre Campo:

Ingrese el nombre del nuevo atributo a considerar. Por ejemplo: Pases.

Descripcin Campo:

Representa al nombre o descripcin del atributo propiamente tal. Por ejemplo: Pases a los cuales exporta
el cliente (campo no obligatorio para la ejecucin del proceso).

Tipo de Campo:

Indique el tipo de campo a considerar para el atributo, el cual podr ser:


Numrico, se debe indicar el nmero de dgitos a considerar.
Lgico Si/No, si toma valor por defecto, indicar si es Si o No.
Fecha, al seleccionar esta opcin y si toma valor por defecto, deber indicar la fecha a considerar en
formato dd/mm/aaaa.
Listado de datos, al indicar esta opcin el sistema activar el botn Valores, el cual tras ser seleccionado
se desplegar una nueva pantalla en modo agrega. Ver Figura N 3.

APENDICE D. TABLAS

D-35

Figura N 3

En ella, deber ingresar la lista de valores bajo la cual se condicionar el atributo. Por ejemplo: los pases
a los que se exporta la fruta: China, Alemania, etc.. (Este dato ser utilizado en el casillero Valor por
Defecto).
Para eliminar un valor desde la lista, deber seleccionarlo y presionar la tecla Supr, automticamente el
sistema lo elimina del registro, siempre y cuando el atributo no se encuentre asignado a un cliente.
Una vez ingresado, seleccione el botn Volver para guardar la informacin y regresar a la pantalla
anterior.
Toma Valor por Defecto:
Tiene por finalidad sugerir un valor al momento de asignar un atributo a un Auxiliar, por lo tanto si se
modifica el valor, este no se cambiar para auxiliares con atributos ya asignados. Al optar por Si y
dependiendo del tipo de campo considerado, el sistema activar una opcin para el ingreso de
informacin, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ver Figura N 4.
Figura N4

Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Guardar, ubicado en la 2 Barra de
Herramientas, con lo cual el nuevo atributo pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en la lista presentada
en pantalla (ver Figura N 5), si opt por el tipo de campo Listado de datos, el sistema obligar que exista al menos un valor en la
lista, de lo contrario desplegar un mensaje y no dejar grabar la informacin.
Si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Cancelar, solicitando confirmar salir de la pantalla sin
grabar.

D-36
Figura N 5

Esta pantalla es la misma que se presenta cada vez que se ingresa a este proceso, despus de haber creado atributos.

Modificando un Atributo
Al seleccionar este botn, el sistema presenta la misma pantalla de la Figura N 2, con los datos para que efecte la modificacin
correspondiente, donde lo nico que no podr modificar es el nombre del atributo.
Finalizado el cambio seleccione el botn Guardar, para que ste sea registrado por el sistema. Por el contrario, si requiere cancelar
o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Cancelar, el cual tras ser elegido solicita confirmar salir de la pantalla sin grabar.
Si Ud. modifica el valor de un atributo que ya haba sido asignado, tambin se modificar en la asignacin.

Eliminando un Atributo
Este botn le permitir eliminar un atributo, para ello seleccione el deseado y haga clic sobre el botn Eliminar. Cuando esto
ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el atributo es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como
estaba.
No podrn ser eliminados los atributos que se encuentren asignados.
Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-37

Asignacin de Atributos
Objetivo
Permite efectuar la asignar los valores correspondientes a atributos definidos a las distintas tablas predeterminadas.
Operatoria
Al ingresar esta opcin, el sistema desplegar una pantalla donde deber seleccionar la entidad a la cual le asignar, pudiendo ser:
Auxiliares, Productos o Activos (ver Figura N 1).
Figura N 1

Seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), o bien Salir para abandonarlo.
Figura N 2

D-38
En ella mediante el botn de opciones, podr seleccionar el mtodo de asignacin a aplicar, el cual podr ser considerado en 2
modalidades: Asignacin de Valores por Atributo, o Asignacin de datos por Auxiliar, Producto, Activo o por N. Venta.
Indicado el mtodo a considerar, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, Anterior para regresar a la pantalla
anterior, o bien Salir para abandonarlo.
La Asignacin por Atributo le permitir asociar un mismo atributo a distintos clientes, con diferentes valores. Al optar
por esta alternativa se despliega la pantalla de la Figura N 3.
Figura N 3

En ella, tendr que indicar desde la lista que se presenta al seleccionar por el botn de listas desplegables ubicado a la
derecha de este campo, el atributo a asignar.
Luego tendr que sealar el auxiliar al que le ser asignado el atributo.
Finalmente, tendr que indicar el valor del atributo. Para ello haga clic en el botn de listas desplegables
que aparece a la
derecha de la columna Valor. El sistema desplegar una ventana de asignacin, donde deber elegir el valor del atributo que
ser asociado al auxiliar en cuestin. Ver Figura N 4.
Figura N 4

Para asignar un valor al auxiliar elegido, haga clic en el botn de listas desplegables, seleccione el valor y luego el botn
Guardar, para llevar a cabo la asignacin (ver Figura N 5); si no desea efectuar la asignacin seleccione Cancelar para
abandonar el proceso.

APENDICE D. TABLAS

D-39
Figura N 5

Para ingresar o modificar valores de un atributo se debe hacer clic sobre la flecha que se muestra al costado
derecho de la celda de la columna Valor.
Una vez asignado el tipo de valor, podr optar por los siguientes botones: Volver para regresar a la pantalla anterior, o bien por
Borra Valor permitiendo eliminar el valor de la matriz seleccionada.
La Asignacin por Auxiliar, Producto, Activo o Nota de Venta, le permitir asociar a un mismo cliente, producto,
activo o Nota de Venta distintos atributos. Ver Figura N 6 (ejemplo).
Figura N 6

D-40
Dentro de esta pantalla, el sistema solicitar indicar el auxiliar, producto, activo o Nota de Venta al cual le sern asignados los
atributos. El que se elige desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda
campo.

que aparece a la derecha de este

Indicado el nombre, el sistema listar los atributos que fueron definidos en el captulo anterior, permitiendo la seleccin de aquellos
que sern asociados al cliente, producto o activo en cuestin.
Para ingresar o modificar valores de un atributo se debe hacer clic sobre la flecha que se muestra al costado derecho de la celda de
la columna Valor.
Adems, se encontrarn activos los siguientes botones: Borra Valor permite eliminar el valor de la matriz seleccionada y Volver
graba la informacin definida y regresa a la pantalla anterior.

APENDICE D. TABLAS

D-41

Monedas y Equivalencia
Objetivo
Permitir tanto el ingreso de las Monedas que sern manejadas por el sistema, as como sus Equivalencias diarias.
Las equivalencias diarias son sugeridas en diversas transacciones de los sistemas Softland, tales como: los documentos de venta al
momento de efectuar la conversin, en caso que los precios estn en una moneda distinta a la base, as como tambin al ingresar
movimientos en los comprobantes contables o al efectuar la correccin monetaria de las cuentas con atributo de Correccin
Monetaria por Moneda.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presentar la pantalla con la lista de Monedas que se encuentran registradas en el sistema. Ver Figura
N 1
Figura N 1

El sistema trae definida por defecto como primera moneda, la Moneda Base, que corresponde a la moneda nacional y que en este
caso se identifica con el smbolo $.
Tanto el smbolo, como la descripcin y el nmero de decimales de esta moneda, pueden ser modificados.
La Moneda Base no podr ser eliminada.

Agregando Monedas a la Tabla


Una vez dentro de esta opcin, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes. Figura N 2
Figura N 2

D-42
En ella tendr que indicar:
Cdigo:

Corresponde al Cdigo con el cual se identificar la Moneda.


Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo mximo es de 2 caracteres.

Descripcin:

Representa al nombre o descripcin de la Moneda propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres


alfanumricos.

Smbolo:

Aqu se indica el smbolo con el cual se acompaar e identificar la Moneda en definicin y con el cual
aparecern los montos en los informes, pantallas, etc.

Dec. Inf.:

Corresponde al nmero de decimales que llevar la moneda al momento de emitir informes (mximo 2).

Dec. Venta:

Corresponde al nmero de decimales con se manejarn los precios de venta unitarios de los productos o servicios
(mximo 5).

Moneda Banco Central:


Seleccione desde el listado que se presenta al hacer clic en el botn de bsqueda, el cdigo que maneja el Banco
Central para identificar el tipo de moneda ingresada.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Guardar, con lo cual la nueva Moneda pasa
a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en la lista presentada en pantalla. Ver Figura N 1.
Si por algn motivo se requiere cancelar o anular el ingreso, podr hacer uso del botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la
ventana Agregar y regresa a la lista de Monedas.
En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar una determinada Moneda. Para ello
tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el
botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones).
Para elegir una Moneda deber hacer clic sobre l, debiendo aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.
Junto a la informacin se encuentran activos los siguientes botones:
Este botn permite actualizar la Unidad de Fomento de acuerdo a lo que registra el Banco Central.
Al seleccionarlo, el sistema verificar el ambiente y solicitar indicar el cdigo ingresado en la
tabla que corresponde a la Unidad de Fomento (UF). Indicado esto, se dar inicio a la actualizacin
de datos desde Softland al Banco Central.
Importante:
El proceso de Actualizacin estar disponible para clientes con contrato de Servicio de
Mantenimiento de Software vigente con Softland; de lo contrario, el sistema no permitir ejecutar
el proceso, indicando por pantalla que debe comunicarse con un ejecutivo de ventas para contratar
el servicio.
El botn Informativo

desplegar el siguiente mensaje:

Si Ud. tiene empresas consolidadas en el sistema de Contabilidad y Presupuestos y defini que la


tabla de monedas y equivalencias debe replicar registros, debe considerar que la descarga masiva
de equivalencias no contempla replicar los datos a las otras base de datos asociadas al Holding. La
opcin de replicacin de registros se define en el men Holding y slo esta disponible para
empresas ERP.

Ingresando Equivalencias
As como el sistema maneja cdigos de las Monedas, tambin permite el ingreso de las equivalencias diarias respecto a la Moneda
Base o Nacional, lo cual se efecta mediante la seleccin del botn
la Figura N 3.

. Al elegirlo se despliega la ventana de

APENDICE D. TABLAS

D-43

Figura N 3

En ella se presenta tanto el Cdigo, como la Descripcin de la Moneda en cuestin y el sistema solicita el Ao y el Mes para el
cual se ingresarn los valores equivalentes. Para sealar estos antecedentes se elige el botn de listas desplegables que aparece al
lado derecho de estos campos, debiendo elegir desde all los correspondientes.
Las equivalencias se ingresan en el campo valor que aparece en blanco junto a cada uno de los das del mes, haciendo clic sobre el
correspondiente y digitando el valor.
Cuando las equivalencias han sido ingresadas, se elige el botn Grabar para que queden registradas en el sistema, tras lo cual se
podr optar por continuar ingresando equivalencias en otros perodos o por Salir.

Modificando una Moneda


Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la modificacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la
deseada y luego seleccionando el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, se presenta la ventana
con los datos, donde podr modificar todos los antecedentes desplegados, salvo el cdigo. Ver Figura N 4
Figura N 4

Tambin podr efectuar la modificacin de las Equivalencias, si luego de elegir la Moneda, seleccionar el botn Equivalencias.

D-44

Eliminando Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la eliminacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada
y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la
eliminacin. Al Aceptar, la Moneda es eliminada; mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.
No se podrn eliminar tipos de Monedas cuando existan cuentas con el atributo de moneda adicional, que utilicen dicha
moneda.

Imprimiendo Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr efectuar la Impresin de todas ellas, de una en particular, de un rango o un
grupo alternado.
Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades:
Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos
de Monedas.
Al elegir una especfica y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido.
Para considerar un rango de ellas, seleccione la primera y al momento de elegir la ltima, presione la tecla Shift y
haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos.
Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer
clic.
Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin
(Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.)
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs esta opcin:

Informe de Monedas
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACIN

Fecha:10/01/2000

PROVIDENCIA

Pgina:

SANTIAGO
10.100.100-1

Monedas
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo
Descripcin
Smbolo
Decimales
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------01
02
03
04

Peso Chileno
Dlar
Unidad de Fomento
Unidad Tributaria Mensual

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-45

Concepto de Prdida
Objetivo
Permitir el ingreso de los Conceptos de Prdida, con que podrn ser calificadas todas aquellas cotizaciones que no hayan sido
aceptadas por el cliente. El mantener registrada esta informacin, permitir por ejemplo, emitir los informes estadsticos que
detallan los porcentajes de cierres de cotizaciones y prdidas de ellas, ya sea por vendedor, a nivel de empresa, etc.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse
a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
- Los nicos campos que se ingresan son: Cdigo y el Concepto.
- El Cdigo para los Conceptos de Prdida tiene un largo mximo de 3 caracteres alfanumricos y el Concepto de 30.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Concepto de Prdida


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha:
Pgina:

Concepto de Prdida
Cdigo

Descripcin

001
002
003

CAMBIO DE PROVEEDOR
OBTUVO MEJOR DESCUENTO
DEBEN POSTEGAR LA COMPRA

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

05/09/2000
1

D-46

Compromisos de Seguimiento
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos para los diferentes tipos de Compromisos que se asociarn a los Seguimientos de las
Cotizaciones.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a
l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
- Los nicos campos que se ingresan son: Cdigo y la Descripcin.
- El Cdigo para los Compromisos tiene un largo mximo de 3 caracteres alfanumricos y la Descripcin de 60.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Compromisos de Seguimiento


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha:
Pgina:

Compromisos de Seguimiento
Cdigo

Descripcin

001
002
003

LLAMAR NUEVAMENTE
COORDINAR REUNIN
COTIZAR

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

05/09/2000
1