Manual de Procedimiento

MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIAS
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Septiembre - 2012
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Desarrollo Institucional Manual de procedimiento
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INDICE DE CONTENIDO
Pg.

DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 3
Departamento de Compras 3
Departamento de Contabilidad 7
Departamento de Tesorera 11
Departamento de Presupuesto 19
Departamento de Archivo y Correspondencia 21
Departamento de Seguridad 24
Departamento de Estudio y Programacin 28
Departamento de Servicios Generales 31
Departamento de Desarrollo Institucional 40

DIRECCION NACIONAL DE COMERCIO 41
Direccin General de Comercio Interior 41
Direccin General de Comercio Electrnico 55
Direccin General de Artesanas Nacionales 55
Direccin General del Registro de la Propiedad Industrial 74
Direccin General de Empresas Financieras 85

DIRECCION NACIONAL DE INDUSTRIAS Y DESARROLLO EMPRESARIAL 91

Direccin General de Industrias 96
Direccin General de Normas y Tecnologa Industrial 116

DIRECCION NACIONAL DE RECURSOS MINERALES 120

SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS Y REASEGUROS 169

OFICINA DE NEGOCIACIONES COMERCIALES INTERNACIONALES 241
DIRECCIN NACIONAL DE NEGOCIACIONES COMERCIALES INT. 241
DIRECCION NACIONAL DE ADMINISTRACION DE TRATADOS COMERCIALES
INTERNACIONALES Y DE DEFENSA COMERCIAL
Direccin General de Defensa Comercial 245

VICEMINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR 420
DIRECCIN NACIONAL DE PROMOCIN DE LA INVERSIN 420
Direccin General de Sedes de Empresas Multinacionales 426
DIRECCIN NACIONAL DE PROMOCIN DE EXPORTACIONES 428
Direccin General de Servicios al Comercio Exterior 428
- Departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad 428
- Ventanilla nica 430
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Direccin de Administracin y Finanzas
Departamento de Compras

Proceso: Requisicin
Objetivo: Proveer de bienes y servicios a las unidades administrativas
Pasos:
1. La secretaria del Departamento de compras recibe la requisicin, la registra en libro, la
enumera y se la entrega al jefe del Departamento.
2. El jefe del Departamento revisa la documentacin para verificar que se cumplan todos
los requisitos y se la asigna a un cotizador.
3. El cotizador cotiza precios con tres proveedores diferentes, elabora un cuadro de cotiza-
ciones y se lo entrega al jefe, inmediatamente.
4. El jefe del Departamento verifica que est correcto y lo enva a la Direccin Administrativa
para su autorizacin. Una vez autorizada, la secretaria del Departamento de Compras,
mediante mensajera interna remite la requisicin al Departamento de Presupuesto, para
asignar partidas.
5. El Departamento de Presupuesto, asigna las partidas correspondientes para la adquisicin del
bien o servicio, y lo devuelve al Departamento de Compras.
6. La secretaria del Departamento de Compras recibe la documentacin, la registra en libro y se
la entrega al jefe del Departamento. El jefe del Departamento la entrega al cotizador, para
que confeccione la Orden de Compra. Una vez confeccionada, el jefe del Departamento, la
remite al Director Administrativo, para su firma.
7. Una vez firmada la O de C por el Director Administrativo, la misma se remite a
Contabilidad, para registrar su asiento contable. De all se enva a Control Fiscal, para su
refrendo.
8. Una vez refrendada la O de C por Control Fiscal se remite al Departamento de Compras para
la adquisicin del bien o servicio.
9. La secretaria del Departamento de Compras recibe y registra la orden de compra refrendada y
se la entrega al oficinista de compras. Este la recibe, registra, procesa y llama al proveedor
para que retire la orden de compra.
Fin del proceso
Proceso: Adquisicin de Bienes y Servicios (Proceso interno Depto. Compras Almacn)
Objetivo: Evitar la adquisicin de bienes y servicios que hay en existencia.
Pasos:
1. Cada unidad administrativa debe preparar las requisiciones, escritas a mquina, para el
abastecimiento de materiales y suministros (papelera, tinta de impresoras, rollos de faxes y
otros). Con el propsito de ahorrar tiempo, es conveniente que la unidad administrativa,
antes de efectuar la requisicin, verifique con almacn la existencia de los bienes a solicitar.
2. Todas las requisiciones son enviadas directamente al Almacn con la firma del funcionario
autorizado para solicitar los bienes.
3. Cuando los suministros contemplados en la requisicin, no hayan podido ser despachados en
su totalidad, el Almacn debe remitir un comprobante de reposicin de materiales y
suministros. Este comprobante se adjunta a la requisicin original para justificar la compra
de los suministros faltantes.
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4. El Almacn remite al Departamento de Compras, para que este inicie el proceso regular de
compra de bienes.
5. El Almacn, mediante un control por unidad solicitante, registrar el retiro de suministros
para poder detectar y localizar la debida distribucin. El inventario de suministros debe
estar actualizado mediante el sistema Kardex.
Fin de Proceso
Seccin Almacn

Proceso: Despacho de bienes y suministros, de inventario del almacn
Objetivo: Suplir las necesidades de las diversas unidades administrativas del Ministerio
Pasos:
1. La unidad interesada prepara el documento de solicitud Requisicin no numerada
debidamente completada y autorizada. Esta requisicin sin nmero se remite a la Direccin
de Administracin y Finanzas para su autorizacin.
2. La requisicin firmada por el Director(a) de Administracin y Finanzas es enviada al
Almacn General, para su despacho correspondiente.
3. El almacenista II elabora los despachos y lo remite al Jefe de Almacn para revisar, evaluar y
autorizar los despachos de las solicitudes de material a los diferentes Departamentos, de
acuerdo al consumo anterior y a la existencia actual de los bienes solicitados.
4. Los das de despacho de materiales y bienes son mircoles y jueves para el Nivel Central.
Para las Direcciones Provinciales de lunes a viernes.
5. Los das de despacho, el almacenista informa por telfono o correo electrnico a las unidades
solicitantes de los despachos autorizados. Saca los bienes y realiza la entrega.
6. Los despachos retirados por la unidad solicitante son enviados al funcionario que actualizar
las tarjetas de control de inventario para realizar las rebajas en las tarjetas.
7. Entonces se elabora el informe de despacho y se le adjunta el despacho original, firmado por
la unidad solicitante, el jefe de almacn y el almacenista. El informe se debe remitir
diariamente al Departamento de Contabilidad y se mantiene una copia en los archivos del
Almacn.
Fin del Proceso
Proceso: Despacho de bienes patrimoniales
Pasos:
1. Si el pedido es un equipo de oficina, mobiliarios y/o vehculos, se procede a enviar la
requisicin numerada al almacn para sellar Sin Existencia y despus el documento es
enviado a la Direccin de Administracin y Finanzas.
2. Cuando el bien patrimonial (equipo de oficina, mobiliarios y/o vehculo) es recibido por
al almacn, se procede a confeccionar el despacho y se le comunica a Bienes
Patrimoniales para identificar el activo con una placa numerada.
3. Despus se le comunica por telfono o correo electrnico a la unidad solicitante para su
retiro.
4. La unidad solicitante debe firmar de recibido conforme el despacho y retirar el bien.
5. Entonces se elabora un informe de despacho y se le adjunta al despacho original firmado
por la unidad solicitante, el jefe de almacn y el almacenista. El informe se debe remitir
diariamente al Departamento de Contabilidad y se mantiene una copia en los archivos del
almacn.
Fin del proceso

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Proceso: Recepcin de bienes en el Almacn General
Objetivo: Velar que los bienes recibidos en el Almacn estn en buenas condiciones y que
cumplan con las especificaciones de la orden de compra, adems de registrar las cantidades
ingresadas, en el inventario.

Pasos:
1. El Almacenista recibe el bien con la orden de compra (original) y factura.
2. Verifica que la factura est conforme con lo descrito en la orden de compra. De no cumplir
se rechaza el bien, hasta que la empresa cumpla con lo establecido.
3. Al recibir el bien se debe verificar la fecha de vencimiento de la orden de compra, para
comprobar si es objeto de multa.
4. Toda empresa que entregue el bien posterior a la fecha de vencimiento que indica la orden de
compra ser multada, de acuerdo al procedimiento establecido en multas por incumplimiento.
5. Ninguna empresa podr realizar entrega parcial, sin estar autorizado por el Departamento de
Compras y Proveedura.
6. El almacenista debe verificar la fecha de vencimiento de los productos sensibles al ambiente
y tiempo.
7. De estar todo conforme en la entrega y segn lo descrito en la orden de compra, se firmar,
sellar y fechar la factura de Recibido Conforme. Se le entrega al proveedor la orden de
compra y factura original sellada y firmada.
8. Se colocan los bienes recibidos en los anaqueles dispuestos en el Almacn para tal fin, y
forman parte del inventario del mismo.
9. Si el bien es para una unidad administrativa especfica, se coloca en forma estratgica para
realizar la entrega lo ms pronto posible.
10. El almacenista identifica la mercanca recibida con un tiquete, que indica la orden de compra
y la unidad administrativa.
11. Entrega la documentacin al almacenista (2) para la preparacin del documento de
Recepcin de Almacn. Diariamente se debe enviar el resumen y los formatos de recepcin
al Departamento de Contabilidad.
12. Si se trata de un Bien Patrimonial, el Almacenista (2) informa a Bienes Patrimoniales, para
proceder a la identificacin del activo con una placa numerada, antes de realizar el Despacho.
Fin del Proceso
Proceso: Recepcin Directa en las Unidades Solicitantes
Pasos:
1. Cuando se recibe el bien en la unidad solicitante, el jefe o funcionario designado de la
unidad solicitante o receptora debe colocar el sello de Recibido en la factura y orden de
compra. Adems debe firmar y fechar la factura. Despus debe remitir al Almacn
General los documentos para los registros y comprobantes correspondientes.
2. Si es un bien patrimonial, el Almacenista y un funcionario de Bienes Patrimoniales, van a
la unidad correspondiente a verificar fsicamente que lo recibido cumple con las
especificaciones en la orden de compra. De ser as se procede a la identificacin del
activo con una placa numerada.

Proceso: Inventario
Objetivo: Llevar el control de inventario de bienes. Realizar dos inventarios al ao para
cumplir con ese fin.
Pasos:
1. Se realizan anualmente dos (2) inventarios.
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2. Los participantes son funcionarios externos al Almacn General y el Departamento de
Auditora Interna.
3. Se procede al conteo de cada uno de los bienes del inventario. Cada funcionario debe llenar
el Formato de Toma de Inventario, indicando la descripcin del bien, modelo, marca, unidad
de medida y cantidad fsica. (Adjunto formato de Toma de Inventario). Se revisan los
resultados con los documentos de registros de inventario. Si hay alguna diferencia se cuenta
nuevamente el bien, para descartar que sea un error de conteo.
4. Los formatos de Toma de Inventario completados son entregados al Jefe del Almacn.
5. El Informe finas del inventario se remite a la Direccin de Administracin y Finanzas, para
su informacin y toma de decisiones.
Fin del Proceso

Proceso: Recepcin de Compras Al Contado
Objetivo: Realizar compra al contado a proveedor
Pasos:
1. El Almacenista recibe el bien con la orden de compra (original) y factura.
2. Verifica que la factura est conforme con lo descrito en la orden de compra, en caso contrario
se rechaza el bien hasta cumplir con lo establecido.
3. En la recepcin se debe verificar la fecha de vencimiento de la orden de compra para
comprobar si es objeto de multa.
4. Toda empresa que entregue el bien posterior a la fecha de vencimiento que indica la orden de
compra ser multada, de acuerdo al procedimiento establecido en multas por incumplimiento.
5. Ninguna empresa podr realizar entrega parcial, sin estar autorizado por el Departamento de
Compras y Proveedura.
6. Si la orden de compra establece que el pago es al contado, el proveedor con un funcionario
responsable del Departamento de Compras se apersona a Ventanilla de Tesorera para la
entrega del cheque. (Pago contra entrega).
7. El almacenista debe verificar la fecha de vencimiento de los bienes sensible al ambiente y
tiempo.
8. De estar todo conforme en la entrega y lo descrito en la orden de compra se firmar, sellar y
fechar la factura de Recibido Conforme. Se le entrega al proveedor la orden de compra y
factura original sellada y firmada.
Fin del proceso

Proceso: Registro de Inventario Permanente
Objetivo: Contar con un registro permanente en las tarjetas de control de inventario de los
bienes adquiridos, despachados, transferidos y en existencia.
Pasos:
1. Abrir una tarjeta para cada bien que administre el Almacn. En la misma se anotarn las
entradas, salidas, saldos en existencia, as como el cdigo de identificacin y ubicacin del
bien.
2. El documento fuente que se utilizar para el registro de las entradas ser Recepcin de
Almacn y para las salidas Despacho de Almacn. Los registros en las tarjetas de
inventario debern mantenerse actualizados.
3. En el reverso de la tarjeta se detallan las unidades solicitantes que han recibido los bienes, en
trminos fsico, valor monetario y fecha de entrega.
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4. Simultneamente se abrir una Tarjeta Marbete que se ubicar en el anaquel donde se
encuentra el bien correspondiente. Este mecanismo facilitar detectar de manera gil el
movimiento de cada bien.
5. Los bienes transitorios no se registran en las tarjetas de control de inventario, porque no
forman parte del inventario.
Fin de Proceso
Proceso: Pedidos
Objetivo: Controlar y reposicionar los bienes que se agotan
Pasos:
1. Semanalmente se elabora un cuadro de todos los bienes entregados, por unidades
administrativas.
2. Los bienes entregados se descuentan, progresivamente, de los registros del Kardex.
3. De acuerdo al saldo existente y al comportamiento usual de estos bienes, se llena el
formulario de reposicin de bienes y se enva al Departamento de Compras para que realice
los trmites pertinentes, para la adquisicin de los mismos.
Fin de Proceso

Proceso: Multa por incumplimiento
Objetivo: Velar que la entrega de bienes y servicios se produzca dentro del tiempo
establecido, cumpliendo con las normas fiscales del Ministerio de Economa y Finanzas.
Pasos:
1. El almacenista, al momento de recibir el bien del proveedor, debe verificar que la misma
cumple con todas las especificaciones indicadas en la orden de compra correspondiente
(original), que ha sido previamente enviada por el Departamento de Compras.
2. Si el bien est conforme con lo solicitado, el almacenista debe verificar en la orden de
compra, si el tiempo de entrega no ha vencido.
3. En caso de haberse vencido el plazo de entrega, el funcionario responsable del almacn
procede a sellar el reverso del original de la factura, con el mensaje:multa por
incumplimiento.
4. Despus se procede a la recepcin del material y/o equipos en general y se cumple con el
procedimiento de Recepcin de Bienes.
5. El Departamento de Tesorera, es el comisionado para realizar los clculos respectivos,
para determinar la multa por incumplimiento, una vez que el proveedor presente su
cuenta en Ventanilla.
Fin del proceso

Departamento de Contabilidad

Proceso: Compras
Objetivo: Registrar la adquisicin del bien o servicio en los libros de contabilidad
Pasos:
1. La orden de compra autorizada y firmada proviene de la Direccin Administrativa.
2. La orden de compra la recibe la secretaria del Departamento de Contabilidad y le da registro
de entrada en libro al documento. Enseguida se la entrega al jefe del Departamento.
3. La jefa del Departamento clasifica la orden de compra, segn el monto de la misma y se la
asigna al funcionario responsable.
4. El funcionario responsable* recibe la orden de compra y procede a registrarla en el asiento de
diario de contabilidad.
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5. La orden de compra si es a crdito se enva a Control Fiscal para su refrendo. Si es al
contado se remite a Tesorera para la confeccin del cheque correspondiente.
6. Si es al contado Tesorera remite el cheque a Contabilidad.
7. La secretaria del Departamento de Contabilidad registra el cheque en libro y se lo entrega a la
jefa del Departamento.
8. La jefa del Departamento revisa el cheque para verificar que est correctamente
confeccionado, y se lo entrega al funcionario responsable* para que registre el asiento
contable.
9. El proveedor entrega el bien al almacn. Este lo recibe y elabora el Documento de
Recepcin del Bien, le adjunta copia de la factura, orden de compra y gestin de cobro.
10. Toda esta documentacin es remitida al Departamento de Contabilidad
11. La secretaria del Departamento de Contabilidad, recibe la documentacin, la registra en libro
y se la entrega a la jefa del Departamento.
12. La jefa del Departamento lo revisa para verificar que est correcto y lo asigna al funcionario
responsable* para que registre el asiento contable y cree la Cuenta x Pagar.
13. El proveedor entrega la gestin de cobro (para hacer su pago efectivo) al Departamento de
Tesorera.
14. Tesorera recibe la gestin de cobro, llenada correctamente, del proveedor, la registra y la
remite a la Direccin Administrativa para su firma.
15. La Direccin Administrativa recibe y autoriza (firma) la gestin de cobro y la remite al
Departamento de Contabilidad.
16. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la gestin de cobro firmada y se la
entrega a la jefa del Departamento para su verificacin.
17. La jefa del Departamento la revisa y la asigna al funcionario responsable* para que registre
y selle que el bien fue recibido.
18. El Departamento remite la gestin de cobro a Tesorera para que confeccione el cheque
respectivo.
19. El Departamento de Tesorera confecciona el cheque y lo enva al Departamento de
Contabilidad.
20. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe el cheque, lo registra y se lo entrega a
la jefa del Departamento.
21. La jefa del Departamento de Contabilidad lo revisa y lo asigna a un funcionario,* segn el
Fondo, para que realice el asiento contable.
22. El funcionario responsable* realiza el asiento contable del cheque y lo enva a la Direccin
Administrativa para su firma.
23. La Direccin Administrativa recibe el cheque y lo autoriza (firma).
24. El cheque autorizado por el Director Administrativo, se enva a Control Fiscal para su
refrendo.
25. Control Fiscal lo revisa, si est correcto, lo refrenda y lo remite a Ventanilla de Tesorera.
Fin del proceso

Proceso: Compras Fondo SIAFPA**
Objetivo: Registrar las compras del fondo SIAFPA en los libros de contabilidad
Pasos:
1. La orden de compra autorizada y firmada proviene de la Direccin Administrativa, la
secretaria del Departamento de Contabilidad la recibe, la registra en libro y se la entrega a la
jefa del Departamento.
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2. La jefa del Departamento clasifica la O de C segn el Fondo, y se la asigna al funcionario
responsable* para que proceda a registrarla en el asiento de Diario de Contabilidad.
3. La orden de compra, despus de registrar el asiento contable, si es a crdito se enva a
Control Fiscal para su refrendo, si es al contado se enva a Tesorera para la confeccin del
cheque correspondiente.
4. La secretaria del Departamento de Contabilidad, recibe y registra el cheque en libro y se lo
entrega a la jefa del Departamento. sta verifica que est correcto y se lo asigna al
funcionario responsable del Fondo respectivo, para que registre el asiento contable.
5. Una vez realizado el asiento contable, se remite el cheque a la Direccin Administrativa para
la firma. El Director lo firma y lo enva a Control Fiscal para su refrendo. Despus de su
refrendo Control Fiscal lo remite a Ventanilla de Tesorera.
6. El proveedor seleccionado entrega el bien al almacn. Este lo recibe y elabora el documento
de Recepcin de Bien, al cual le adjunta copia de la factura, orden de compra y gestin de
cobro, toda esta documentacin la enva al Departamento de Contabilidad.
7. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe toda la documentacin, la registra en
libro y se la entrega a la jefa del Departamento. Esta verifica que est correcto, y lo asigna a
la asistente de contabilidad del Fondo respectivo, para que registre el asiento contable y cree
la Cuenta x Pagar.
8. Despus de un sub proceso en el Departamento de Tesorera, la Direccin Administrativa
firma la gestin de cobro y la remite al Departamento de Contabilidad.
9. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la gestin de cobro firmada y se la
entrega a la jefa del Departamento para su verificacin. Esta la revisa y se la asigna al
funcionario responsable* del Fondo respectivo, para que registre y selle (sello de SIAFPA)
que el bien fue recibido. Una vez realizada, esta operacin remite la gestin de cobro al
Departamento de Tesorera para la Recepcin de la Gestin de Cobro.
10. El Departamento de Tesorera confecciona el cheque y lo enva al Departamento de
Contabilidad.
11. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe el cheque lo registra en libro y se lo
entrega a la jefa del Departamento. La jefa lo revisa y se lo entrega al funcionario
responsable* del Fondo respectivo, para que realice el asiento contable.-
12. El funcionario responsable* del Fondo respectivo, realiza el asiento contable del cheque y lo
enva a la Direccin Administrativa para su firma.
Fin de Proceso

Proceso: Estados Financieros
Objetivo: Elaborar los informes financieros trimestralmente
Pasos
1. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe, mensualmente, los informes
contables de las siguientes unidades administrativas: Juzgado Ejecutor, Superintendencia de
Seguros y Reaseguros y la Direccin General de Artesanas, lo registra en Libro y se lo
entrega a la jefa del Departamento. Esta se lo asigna al asistente de contabilidad.
2. El asistente de contabilidad compila los informes contables mensuales y elabora los Estados
Financieros, trimestralmente.
3. Una vez elaborado los Estados Financieros (Balance de Resultados, Estado de Situacin y
Estado de Cambio de Patrimonio) se remiten un juego de copias a la Contralora General de
la Repblica, al Departamento de Auditora Interna y a Control Fiscal.
Fin de Proceso

10

Proceso: Planilla Adicional (Contratos)
Objetivo: Registrar en los libros de contabilidad, los contratos del personal temporal
Pasos
1. El contrato lo remite la OIRH, al Departamento de Contabilidad. La secretaria del
Departamento lo recibe, lo registra en Libro y se lo entrega a la jefa del Departamento. sta
se lo asigna al asistente de contabilidad.
2. El asistente de contabilidad verifica las cifras (clculo) para asegurarse que estn correctas, y
luego ingresa el contrato en el SIAFPA, mediante la computadora. Despus lo remite al
Departamento de Presupuesto, para bloquear la partida.
3. Una vez bloqueada la partida, por el Departamento de Presupuesto, el contrato se enva
nuevamente a Contabilidad. La secretaria lo recibe y se lo entrega a la jefa del
Departamento. Esta verifica la firma de presupuesto en el sello dispuesto para tal fin, y se lo
asigna al asistente de contabilidad.
4. El asistente de contabilidad realiza el asiento contable de diario (compromiso del contrato) y
lo enva a Control Fiscal para su refrendo.
5. Una vez refrendado se remite al Departamento de Contabilidad, el cual lo registra con la
fecha de refrendo, que equivale a la fecha de proceder. El Departamento guarda una copia y
remite el contrato a la OIRH para que elabore la planilla.
6. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la planilla remitida por la OIRH, la
registra en Libro y se la entrega a la jefa del Departamento. Esta se lo asigna al asistente de
contabilidad para que verifique las cifras (clculo) y registre el asiento contable en el Diario,
(Registro contingente y planilla adicional) y se enva a Control Fiscal para su refrendo.
7. Una vez refrendado se remite al Departamento de Contabilidad, la secretaria lo recibe y se lo
entrega a la jefa del Departamento. Esta lo revisa y se lo asigna al asistente de contabilidad
para que realice el asiento de devengado y envo en la computadora. Despus la planilla se
remite a la OIRH.
Fin de Proceso
Proceso: Viticos
Objetivo: Registrar en los libros de contabilidad los viticos solicitados
Pasos:
1. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la solicitud de viticos autorizada por
el Director Administrativo, la registra en Libro y se la entrega a la jefa del Departamento.
sta se lo asigna a la asistente de contabilidad para que proceda.
2. La asistente de contabilidad revisa los clculos para verificar que estn correctos, luego
ingresa la solicitud a la computadora y lo remite al Departamento de Presupuesto para
bloquear la partida.
3. Una vez cumplido este trmite, se enva al Departamento de Contabilidad. La secretaria del
Departamento recibe la solicitud, la registra en Libro y se la entrega a la jefa del
Departamento. Esta lo revisa y se lo asigna a la asistente de contabilidad.
4. La asistente de contabilidad registra el asiento contable en el Diario de la Computadora y lo
remite al Departamento de Tesorera, para la confeccin del cheque.
5. Una vez confeccionado el cheque, lo recibe la secretaria del Departamento de Contabilidad,
lo registra en Libro y lo enva a la Direccin Administrativa para la firma del Director.
Fin de Proceso

11

Departamento de Tesorera
Proceso: Orden de Compra al Crdito SIAFPA
Objetivo: Controlar y registrar las compras al crdito
Pasos
1. El proveedor presenta la gestin de cobros a Ventanilla de Tesorera.
2. Las funcionarias de Ventanilla la reciben. Verifican que la documentacin est completa y
limpia (sin tachones o borrones), que cuente con la factura, orden de compra y gestin de
cobro.
3. Si cumple con todos los requisitos se le confecciona un nmero de caso por el Sistema para
Envo de Informacin (SEI) y remiten la documentacin completa al departamento de
Tesorera.
4. La secretaria del Departamento recibe la informacin, verifica que est completa y se la
entrega a la Jefa (e) del Departamento. Esta la revisa, la firma y se la pasa al Asesor de la
Administracin. El mismo la revisa, le pone sello de revisada, la remite a la secretaria, quien
se la asigna al funcionario que maneja el fondo correspondiente.
5. El funcionario responsable verifica que las cifras y la documentacin estn correctas y
completas, para registrarlo en el programa correspondiente al Fondo en su computadora.
6. Si es un bien la documentacin se enva, por mensajera interna, a la Direccin
Administrativa para la firma de la gestin de cobro. Por el contrario, si se trata de un servicio
se remite toda la documentacin a la unidad administrativa que solicit el servicio, para
llenar y firmar formulario de gestin de cobro.
7. La unidad que solicit el servicio, recibe la documentacin, firma el formulario de recepcin
y servicio y lo remite al Departamento de Tesorera.
8. La secretaria del Departamento lo recibe y lo remite a la Direccin Administrativa para la
firmas.
9. La Direccin Administrativa lo firma, al igual que la gestin de cobro y lo remite al
10. El Departamento de Contabilidad la registra y lo remite al Departamento de Tesorera.
11. La secretaria de Tesorera recibe la documentacin, la registra en el sistema y se la entrega al
responsable del fondo.
12. El responsable la recibe, la revisa y verifica que cuente con el Sello del SIAFPA de
Recepcin de Servicio, la firma del Directora(a) Administrativa, y lo registra.
13. El funcionario responsable del Fondo Rotativo de SIAFPA, genera la gestin de cobro en la
computadora, firma el sello de registrado en SIAFPA y lo remite a la secretaria.
14. La secretaria lo recibe y lo lleva a la Direccin Administrativa para ser remitido a Control
Fiscal.
15. Control Fiscal recibe la documentacin para verificar si est correcta. De ser as, la refrenda
y enva al Departamento de Tesorera.
16. La secretaria del Departamento de Tesorera recibe la documentacin con el refrendo de
Control Fiscal, la registra en libro y se la entrega a la jefa del Departamento.
17. La jefa del Departamento verifica que la documentacin sea correcta y completa (orden de
compra, factura y gestin de cobro). Si est todo en orden, autoriza en la computadora la
emisin del cheque.
18. La jefa del Departamento le asigna al funcionario responsable del Fondo Rotativo del
SIAFPA, la confeccin del cheque.
19. El funcionario responsable del Fondo del SIAFPA confecciona el cheque en la computadora
y se lo entrega a la jefa del Departamento.
20. La jefa del Departamento recibe el cheque, lo revisa y firma el comprobante del mismo. Una
vez firmado se lo entrega al funcionario responsable del Fondo, para que guarde una copia.
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21. El funcionario responsable del Fondo recibe el cheque, guarda copia del comprobante y lo
enva a Ventanilla de Tesorera.
22. La(s) funcionaria(s) de Ventanilla de Tesorera reciben el cheque, lo registran en el Libro de
Control y lo entregan en Contabilidad.
23. El Departamento de Contabilidad recibe el cheque, realiza su asiento contable en el libro de
Diario y lo remite a la Direccin Administrativa.
24. La Direccin Administrativa recibe el cheque y lo entrega al Director para su firma. Una vez
firmado se enva a Control Fiscal para su refrendo.
25. Control Fiscal recibe el cheque y verifica que se ajuste al procedimiento. De ser as, lo
refrenda y llama a la Direccin Administrativa para que lo retire y lo enve a Tesorera
26. La(s) funcionaria(s) de Ventanilla de Tesorera reciben el cheque, lo registran y llaman al
Proveedor para que retire su cheque.
27. Una vez que el proveedor retir su cheque, la(s) funcionaria(s) de Ventanilla le entregan al
funcionario responsable del Fondo, copia del cheque, factura, orden de compra y gestin de
cobro para el reembolso
28. El funcionario responsable del Fondo ordena toda la documentacin y la acumula hasta
alcanzar un monto determinado, para proceder a solicitar su reembolso al Ministerio de
Economa y Finanzas.
Fin del proceso

Proceso: Orden de Compra al Contado por SIAFPA
Objetivo: Controlar y registrar las compras al contado
Pasos:
1. La Orden de Compra es recibida por la secretaria del Departamento, la registra en libro y se
la entrega a la jefa del Departamento, quien la revisa y se la asigna al funcionario responsable
2. El funcionario responsable confecciona el recibo en el sistema y se lo entrega a la secretaria,
para que lo enve por el sistema SEI, al Departamento de Contabilidad.
3. El Departamento de Contabilidad lo registra en el asiento de diario y lo enva al
Departamento de Tesorera para la confeccin del cheque.
4. La secretaria del Departamento de Tesorera recibe la orden de compra y se lo remite a la
Jefa del Departamento. Esta se lo asigna al funcionario responsable para que ingrese el
cheque en la computadora en el programa de SIAFPA.
5. Una vez confeccionado el cheque se entrega a la Jefa del Departamento para la firma del
comprobante. Una vez firmado se remite al Asesor de la Administracin para su revisin y
sello de revisado.
6. Una vez revisado y firmado el cheque, el funcionario guarda una copia que se registra en el
libro del banco, y remite el cheque a ventanilla de tesorera.
7. Las funcionarias de ventanilla lo reciben, lo registran en el libro de control y lo remiten al
Departamento de Contabilidad para su registro.
8. El Departamento de Contabilidad lo registra en el asiento diario y lo remite a la Direccin de
Administracin y Finanzas.
9. La Direccin Administrativa firma el cheque y la orden de y compra y los remite a Control
Fiscal para su refrendo.
10. Control Fiscal recibe el cheque y la O de C de la Direccin Administrativa, los refrenda y la
remite a la Direccin Administrativa.
11. La Direccin Administrativa lo remite al Departamento de Compras para que lo publiquen en
el sistema de Panam Compra. Una vez publicado la secretaria del Departamento de
Compras lo remite a las funcionarias de ventanilla de tesorera.
13

12. Ventanilla de Tesorera entrega el cheque al proveedor o a la persona encargada de Compras
para que proceda a realizar la respectiva compra del bien o servicio.
13. Una vez que el proveedor retira su cheque las funcionarias de ventanilla le entregan al
funcionario responsable del Fondo copia del cheque, factura, orden de compra y paz y salvo
para el reembolso.
Fin de Proceso

Proceso: Orden de Compra al Contado por Fondo de Ingresos
Objetivo: Utilizar eficientemente los fondos de ingresos en la adquisicin de bienes
Pasos:
1. La orden de compra es recibida por la secretaria del Departamento, la registra en libro y se la
entrega a la jefa del Departamento, quien la revisa y se la asigna al funcionario responsable
para que confeccione el cheque.
2. Una vez confeccionado el cheque se le enva a la Jefa del Departamento para su revisin y
firma del comprobante.
3. Una vez firmado se le entrega a la secretaria para que lo remita al Asesor de la
Administracin, quien lo revisa y pone sello de revisado.
4. Una vez revisado y firmado el cheque, el funcionario guarda dos copias que se registran en el
libro del banco y se remite a ventanilla de tesorera.
5. Las funcionarias de ventanilla de tesorera lo reciben, registran en el libro de control y lo
remiten a la Direccin Administrativa
6. Una vez firmado el cheque por la Directora Administrativa, la secretaria lo remite al
Departamento de Presupuesto para asignarle partida.
7. El Departamento de Presupuesto le asigna partida, lo firma la jefa de Presupuesto y lo enva a
la Direccin Administrativa.
8. La secretaria de la Direccin Administrativa lo recibe y remite el cheque y la orden de
compra a Control Fiscal para su refrendo.
9. Control Fiscal recibe la documentacin la refrenda y la remite a la Direccin Administrativa
10. La Direccin Administrativa lo recibe y enva al Departamento de Compras para que lo
publiquen en el sistema de Panam Compra. Una vez publicado la secretaria del
Departamento lo remite a ventanilla.
11. Las funcionarias de ventanilla entrega el cheque al proveedor o a la persona encargada de
Compras para realizar la compra del bien o servicio.
12. Una vez que el proveedor retira su cheque, las funcionarias de ventanilla le entregan al
funcionario responsable del Fondo, copia del cheque, factura, orden de compra y paz y salvo
para ser archivados.
Fin de Proceso
Proceso: Orden de Compra al Crdito por Fondos de Ingresos
Objetivo: Adquirir bienes y servicios para las unidades administrativas
Pasos:
1. El proveedor presenta la Gestin de Cobro en Ventanilla de Tesorera. Las funcionarias de
ventanilla la reciben y verifican que la documentacin est completa y limpia (sin tachones ni
borrones), y que cuente con la factura, orden de compra y gestin de cobro. Se le confecciona
un nmero de caso por el sistema (SEI) y remiten la documentacin completa a Tesorera.
2. La secretaria del Departamento de Tesorera recibe la informacin, verifica que est completa
y se la entrega a la Jefa del Departamento. Esta la revisa, la firma y se la pasa al Asesor de la
Administracin, quien la revisa y le pone sello de revisado, se la pasa a la secretaria, quien la
14

asigna al funcionario responsable del Fondo. (Verifica que las cifras y la documentacin
estn correctas; adems, si el proveedor entreg en la fecha establecida en la orden de
compra o se le debe imponer multa por desacato en la orden).
3. Si es un servicio se enva toda la documentacin a la unidad que lo solicit para que llene y
firme el formulario de recepcin de servicios.
4. La unidad que solicit el servicio recibe la documentacin, firma del formulario de recepcin
de servicio y lo remite al Departamento de Tesorera.
5. La secretaria del Departamento de Tesorera recibe la documentacin, la registra y se la
entrega a la Jefa del Departamento para la autorizacin de emisin de cheque. Esta revisa que
est completa (orden de compra, factura y gestin de cobro) y se la entrega al funcionario
responsable del Fondo para confeccionar cheque. Este confecciona cheque en la mquina de
escribir, se lo entrega a la Jefa del Departamento para la firma del comprobante. Una vez
firmado se lo entrega a la secretaria quien se lo remite al Asesor de la Administracin, lo
revisa y le pone sello de revisado. Una vez firmado y revisado, el funcionario guarda una
copia que se registra en el libro del banco, y remite el cheque a ventanilla.
6. Las funcionarias de ventanilla lo reciben, lo registran en el libro de control y lo remiten a la
Direccin Administrativa por el SEI.
7. La secretaria de la Direccin Administrativa lo recibe y lo enva al Departamento de
Presupuesto para la asignacin de partida y lo remite a la Direccin Administrativa.
8. Una vez firmado el cheque por la Directora Administrativa se remite a Control Fiscal para su
refrendo.
9. Control Fiscal, si est en orden, lo refrenda y llama a la Direccin Administrativa para que
retire el cheque y lo enve a Tesorera.
10. Las funcionarias de ventanilla reciben el cheque lo registran y llaman al proveedor para que
pase a recogerlo.
11. Una vez que el proveedor retira su cheque, las funcionarias de ventanilla le entregan al
funcionario responsable del Fondo copia del cheque, factura, orden de compra, paz y salvo y
gestin de cobro para que lo archive.
Fin de Proceso

Proceso: Reembolso de los Fondos de las Direcciones Provinciales
Objetivo: Reembolsar las asignaciones presupuestarias ejecutadas.
Pasos:
1. Las Direcciones Provinciales envan al Departamento de Tesorera la documentacin que
sustenta los gastos efectuados (Gestin de Cobro). El Departamento de Tesorera la revisa,
confecciona un recibo, a travs de SIAFPA, y lo remite al Departamento de Presupuesto.
2. El Departamento de Presupuesto revisa, asigna las partidas y remite la Gestin de Cobro al
Departamento de Tesorera.
3. El Departamento de Tesorera recibe la Gestin de Cobro la ingresa al sistema SIAFPA y la
remite al Departamento de Presupuesto, para bloquear la partida y la enva a Tesorera.
4. La secretaria de Tesorera lo recibe y se lo entrega al funcionario encargado del Fondo. Este
imprime la gestin de cobro del sistema SIAFPA, y lo remite a la Jefa del Departamento para
su firma. La Jefa la firma y la enva al Asesor de la Administracin, quien la revisa y la
remite, a travs de ala secretaria, a la Direccin de Administracin y Finanzas.
5. La directora Administrativa firma la gestin de cobro y la remite al Departamento de
Contabilidad para que realice el asiento de Diario de la gestin de cobro.
6. Una vez registrada la Gestin de Cobro, el Departamento de Contabilidad lo remite a la
Direccin Administrativa, quien lo enva a Control Fiscal, para sui refrendo.
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7. Control Fiscal refrenda la gestin de cobro y lo enva a la Direccin Administrativa para que
lo remita al Departamento de Tesorera.
8. Lo recibe la secretaria del Departamento y se le entrega a la Jefa para la aprobacin del
cheque. Se lo entrega al funcionario responsable del Fondo, para que confecciones el cheque
en el sistema. Elaborado el cheque lo firma la Jefa y lo revisa el Asesor de la Administracin.
Una vez revisado, pasa donde las funcionarias de ventanilla, quien lo registra, y lo remite al
Departamento de Contabilidad, para que registre en cheque en libro.
9. El Departamento de Contabilidad lo remite a la Direccin de Administracin para la firma
del cheque.
10. La Directora Administrativa, firma el cheque y lo enva a Control Fiscal
11. Control Fiscal lo refrenda y lo remite a la Direccin Administrativa, que lo recibe y lo enva
al Departamento de Tesorera.
12. Ventanilla de Tesorera lo enva por Valijas, a travs del Departamento de Archivo y
Correspondencia, a las Direcciones Provinciales. Se le entrega al funcionario responsable del
Fondo copia del cheque y documentacin adjunta; (a) si es por el Fondo SIAFPA para su
reembolso y (b) si es por ingresos para archivar.
Fin de Proceso

Proceso: Reembolso de las Cajas Menudas
Objetivo: Reembolsar los dineros utilizados por las Cajas Menudas
Pasos:
1. Las unidades administrativas que tienen Caja Menuda envan al Departamento de Tesorera
la documentacin que sustenta los gastos efectuados (Gestin de Cobro). El Departamento
de Tesorera la revisa, hace un recibo y lo remite al Departamento de Presupuesto.
2. El Departamento de Presupuesto bloquea la partida y remite la Gestin de Cobro al
Departamento de Tesorera.
3. El Departamento de Tesorera genera la gestin de cobro; la Jefa del Departamento revisa y
firma la gestin de cobro y se la pasa al Asesor de la Administracin, quien la revisa y se la
entrega a la secretaria del Departamento, para que la remita a la Direccin Administrativa.
4. La Direccin Administrativa firma la Gestin de Cobro y la remite al Departamento de
Contabilidad para que registre, en el Diario, el asiento contable de la Gestin de Cobro.
5. El Departamento de Contabilidad una vez realizado el asiento contable, remite la Gestin de
Cobro al Departamento de Tesorera para que confeccione el cheque.
6. El Departamento de Tesorera confecciona el cheque y lo remite a la Jefa del Departamento
para su firma en el comprobante y lo remite al Asesor de la Administracin, pasa a
Ventanilla para ser enviado al Departamento de Contabilidad.
7. El Departamento de Contabilidad recibe el cheque, realiza en el Diario el registro contable
del cheque y lo enva a la Direccin Administrativa.
8. El Director Administrativo revisa, firma el cheque y lo remite a Control Fiscal.
9. Control Fiscal, refrenda el cheque y lo enva a la Direccin Administrativa para ser remitido
a Ventanilla de Tesorera.
10. Ventanilla de Tesorera entrega el cheque a la unidad administrativa correspondiente y le
enva copia al Departamento de Tesorera del cheque y la documentacin adjunta
11. El Departamento de Tesorera (a) Si es por fondo Rotativo o Viticos se reembolsa y (b) Si
es por fondos de Ingresos se archivan.
Fin de Proceso

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Proceso: Ingresos
Objetivo: Recibir los ingresos generados por el Ministerio de Comercio e Industrias
Pasos:
1. El Departamento de Tesorera recibe, revisa la documentacin que sustenta los ingresos y la
enva a Control Fiscal.
2. Control Fiscal recibe la documentacin, pone el respectivo sello en las liquidaciones y la
enva al Departamento de Tesorera
3. El Departamento de Tesorera recibe la documentacin, saca las volantes de depsito y
genera la Gestin de Cobro Recepcin de Gestin de Cobro.
4. La Jefa de Tesorera firma la gestin de cobro y la remite a la Direccin Administrativa
5. El Director Administrativo firma la Gestin de Cobro y la enva al Departamento de
Presupuesto.
6. El Departamento de Presupuesto bloquea la partida y remite la documentacin al
7. El Departamento de Contabilidad recibe la Gestin de Cobro, registra su asiento contable en
el Diario y lo remite a la Direccin Administrativa.
8. La Direccin Administrativa enva la documentacin a Control Fiscal.
9. Control Fiscal recibe la Gestin de Cobro, la refrenda y la remite a la Direccin
Administrativa.
10. La Direccin Administrativa la recibe y la remite al Departamento de Tesorera
11. El Departamento de Tesorera recibe la documentacin y la enva al Departamento de
Contabilidad.
12. El Departamento de Contabilidad registra el asiento de envo y lo remite al Departamento de
Tesorera.
13. El Departamento de Tesorera confecciona el Formulario de envo al Ministerio de Economa
y Finanzas y lo remite al MEF.
14. El Ministerio de Economa y Finanzas elabora la Transferencia correspondiente a la Gestin
de Cobro.
Fin de Proceso
Proceso: Cuentas de Subsidio
Objetivo: Evitar el incremento en el pasaje para los usuarios del transporte
Pasos:
1. El proveedor presenta la gestin de cobro en ventanilla de Tesorera. La funcionaria de
ventanilla verifica que la documentacin est completa y sin tachones ni borrones, y que
adems, cuente con las facturas completa para confeccionarle el recibo.
2. La documentacin se la pasa a la Jefa del Departamento, quien la revisa (Resoluciones
del Ministerio, facturas firmadas por el transportista, firma de recibido, verificar el
consumo de combustible por el precio unitario) y remite al responsable del Fondo.
3. Las facturas en la nota de Secretara Nacional de Energa tiene que coincidir con las
adjuntas.
4. Que el perodo anotado en la gestin debe coincidir con la fecha en la nota de Secretara
Nacional de Energa y las fechas de las facturas.
5. Que la cantidad en letras debe ser igual que en nmero.
6. Una vez verificada se procede a confeccionar el cheque, se franquea el cheque y se le
sacan dos copias para anotarlo en el libro de control. Se le pasa a la Jefa del
Departamento para su firma en el cheque y la gestin de cobro la jefa se le remite al
Asesor de la Administracin, para su firma y sello de revisado, y la enva a ventanilla.
7. La funcionaria de ventanilla lo registra y lo remite a la Direccin de Administracin.
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8. Una vez firmado se remite al Departamento de Presupuesto, lo revisa y lo firma la Jefa
del Departamento quien se lo asigna al responsable de la cuenta y lo enva a la Direccin.
9. Lo recibe la secretaria de la Direccin de Administracin y lo enva a Control Fiscal para
refrendar la gestin de cobro y el cheque.
10. Control Fiscal lo refrenda y lo remite a la Direccin Administrativa, quien lo recibe y lo
enva a ventanilla.
11. La funcionaria de ventanilla llama al proveedor y le informa que debe traer paz y salvo,
recibo de la gestin cobro para retirar el cheque.
Fin del Proceso
Proceso: Orden de compra al contado por Fondo de Tasa
Objetivo: Adquirir bienes y servicios por el Fondo de Tasa
Pasos:
1. La orden de compra se recibe en el Departamento de Tesorera, se revisa y se
entrega a la Jefa del Departamento quien la revisa y la asigna al funcionario
encargado del fondo para confeccionar cheque.
2. Se confecciona el cheque y se registra en los libros del Departamento de Tesorera
3. Se remite a la Direccin Administrativa para su firma
4. Se firma y pasa al Departamento de Contabilidad para que se registre en el sistema
Raman y se remita al Departamento de Presupuesto.
5. El Departamento de Presupuesto lo recibe y disminuye del respectivo fondo, y se
enva a Control Fiscal
6. Control Fiscal revisa la orden de compra y el cheque firmado, se refrenda y lo
envan a la Direccin Administrativa, para que lo remita a Tesorera.
7. Ventanilla recibe la documentacin y llama al proveedor para entregarle el
cheque. Posteriormente, se le entrega al custodio del fondo, copia de toda la
documentacin para que la archive..
Fin del proceso

Proceso: Compra por Caja Menuda
Objetivo: Utilizar eficientemente los recursos de Caja Menuda
Pasos:
1. Cada unidad administrativa cuenta con un Hoja (Formulario) de Caja Menuda
2. La Hoja se llena y la firma el Jefe inmediato de la unidad administrativa y la enva
a la Direccin Administrativa.
3. La Direccin Administrativa, si procede, la firma y autoriza la compra.
4. Se enva al Departamento de Tesorera y es autorizado por la Jefa del
Departamento.
5. Una vez autorizado se llama tesorera llama al solicitante y se le entrega el dinero.
6. El solicitante debe hacer la compra en un perodo de 24 horas (Nadie puede
quedarse con factura ni dinero por ms de este tiempo)
Fin del proceso

Proceso: Custodio de Caja Menuda
Objetivo: Reembolsar los dineros utilizados en la compra de bienes y servicios
Pasos:
1. El custodio revisa la caja menuda y verifica que no le falte ningn documento.
2. El custodio procede a solicitar el reembolso de la caja menuda
3. Se revisa que no falte ninguna firma, las facturas con su RUC que estn
numeradas.
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4. El reembolso lo revisa la Jefa del Departamento de Tesorera y lo remite al
Departamento de Presupuesto para la asignacin de partida y transaccin.
5. El Departamento de Presupuesto lo remite a Tesorera para la confeccin del
cheque.
6. Una vez confeccionado el cheque lo firma la Jefa del Departamento y lo remite al
Asesor de la Administracin, se registra y se enva al Departamento de
Contabilidad.
7. El Departamento de Contabilidad lo registra en su asiento contable y lo remite a la
Direccin de Administracin.
8. La Directora Administrativa lo firma y lo remite a Control Fiscal.
9. Control Fiscal lo refrenda y lo remite a la Direccin de Administrativa. Esta lo
remite al Departamento de Tesorera.
10. Ventanilla de Tesorera recibe el cheque y llama al Custodio de la caja menuda
para entregrselo.
11. El custodio lo hace efectivo (cambia) y el dinero lo guarda en la caja menuda para
ser utilizado nuevamente, segn las necesidades.
Fin del proceso

Proceso: Viticos
Objetivo: Cubrir los gastos de los funcionarios, durante giras lejos del rea de trabajo.
Pasos:
1. El funcionario llena el formulario de solicitud de viticos, lo firma el jefe
inmediato autorizndolo y lo enva a la Direccin Administrativa.
2. La Direccin Administrativa lo recibe, revisa y lo firma autorizando el mismo.
3. La Direccin de Administracin lo enva al Departamento de Presupuesto
4. El Departamento lo recibe y asigna la partida (bloquea) y lo remite a Contabilidad
5. El Departamento de Contabilidad registra el asiento contable y lo remite a
Tesorera.
6. El Departamento de Tesorera lo recibe por el SEI y lo pasa a la funcionaria
responsable para hacer recibo de la gestin de cobro y lo enva a la Jefa para
autorizar confeccin de cheque. La jefa autoriza el cheque y lo enva al Asesor de
la Administracin que lo revisa y firma y lo remite a ventanilla de tesorera.
7. Ventanilla lo registra en el libro de control y el SEI y lo remite a Contabilidad.
8. El Departamento de Contabilidad lo registra y enva el cheque por SEI a la
Direccin Administrativa.
9. La Directora Administrativa firma el cheque y lo enva a Control Fiscal
10. Control Fiscal revisa toda la documentacin, si procede, lo refrenda y lo enva a la
Direccin Administrativa.
11. La Direccin Administrativa enva el cheque por SEI a ventanilla.
12. Ventanilla registra los cheques que han llegado y llama a los funcionarios para
que lo retiren
13. Despus de retirarlos de la ventanilla, se registran en el libro de control para
solicitar el reembolso del fondo de viticos.
Fin del proceso

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Departamento de Presupuesto

Proceso: Creacin de Fondo Incorporado
Objetivo: Estimar los ingresos generados institucionalmente para incorporarlos al
presupuesto
Pasos:
1. El Departamento de Presupuesto elabora el Ante Proyecto de Presupuesto e incorpora los
ingresos estimados, que genera la institucin por servicios prestados, como complemento al
presupuesto
2. Una vez aprobado el presupuesto, el Departamento de Tesorera remite al Departamento de
Presupuesto, los informes de ingresos mensuales, refrendado por Control Fiscal.
3. El Departamento de Presupuesto revisa y verifica en su programacin mensual por
Direccin, la disponibilidad presupuestaria, para solicitar la transferencia de los fondos del
Tesoro Nacional a la Cuenta Bancaria de la Direccin correspondiente.
4. El Departamento de Presupuesto informa al Departamento de Tesorera sobre la
disponibilidad presupuestaria. Inmediatamente, Tesorera genera una transaccin para
solicitarle al Tesoro Nacional que libere los fondos para ser depositados en una cuenta
bancaria.
5. Una vez realizado este proceso, el Departamento de Tesorera remite al Departamento de
Presupuesto un cuadro resumen con el nmero de la transaccin, para que el Departamento
de Presupuesto bloquee las partidas correspondientes.
6. Enseguida el Departamento de Tesorera genera una gestin de cobro al Tesoro Nacional
para solicitar en la cuenta bancaria de la(s) Direccin(es) respectiva(s).
Fin de Proceso
Proceso: Fondos incorporados disponibles en cuentas bancarias
Objetivo: Disponer de los fondos incorporados para las operaciones del ministerio
Pasos:
1. El Departamento de Compras enva cuadro con la requisicin solicitado por la Direccin que
tiene los fondos. La jefa del Departamento lo revisa y se lo entrega a la analista de
presupuesto para verificar la disponibilidad de los fondos en la partida respectiva. De ser as,
el Departamento de Presupuesto, sella el documento con la leyenda fondo incorporado y la
remite al Departamento de Compras.
2. El Departamento de Compras confecciona la orden de compra y se la remite al Departamento
de Presupuesto, la jefa la revisa y se la entrega a la analista de presupuesto para que
disminuya el valor de la orden de compra, de la partida correspondiente. Luego la sella. Si
es a crdito se enva a Control Fiscal para su refrendo y si es al contado se remite a Tesorera
para que confeccione el cheque.
3. Una vez confeccionado el cheque, ya sea al contado o crdito, el mismo se remite al
Departamento de Presupuesto para liquidar el gasto.
4. El Departamento de Presupuesto, adems, de dar un seguimiento a los documentos en
trmite, elabora un informe semanal del estado de los fondos por Direccin.
Fin de Proceso

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Proceso: Ante Proyecto de Presupuesto de Inversiones
(Financiamiento Gobierno Central)
Objetivo: Elaborar ante proyecto de presupuesto de inversiones
Pasos:
1. El Departamento de Presupuesto, conjuntamente con el Sistema Nacional de Inversiones
Pblicas (SINIP), realiza un seminario en el Saln de Capacitacin, con todas las Direcciones
Operativas, sobre la Metodologa para la Formulacin de Proyectos de Inversin.
2. Las Direcciones elaborar sus proyectos de inversiones en base a la metodologa y normas
establecidas por SINIP y la remiten al Departamento de Presupuesto.
3. La funcionaria responsable los revisa para verificar que cumplen con las normas y lo ingresa
en la computadora en el programa Torre de Control, el cual automticamente le crea una
codificacin al proyecto. No obstante, si el formulario no ha sido llenado correctamente, el
programa lo rechaza. Sino el Departamento lo enva por internet al SINIP, quien los recibe,
realiza una evaluacin tcnica de los mismos y remite, por internet, sus observaciones al
Departamento de Presupuesto.
4. Una vez corregidas las deficiencias y completado el proceso se enva nuevamente a SINIP,
los proyectos. Este proceso incluye los proyectos nuevos y de arrastre. Sin embargo, para
los proyectos de arrastre, se elabora un informe de avance de resultados del periodo anterior,
incluso, si el proyecto se extiende ms all de su fecha de inicio y finalizacin, debe
justificarse plenamente.
5. Una vez recibida la informacin, y de acuerdo a la naturaleza y magnitud del proyecto, el
SINIP se comunica con las Direcciones responsables para cualquier ampliacin y se realizan
reuniones y consultas al respecto.
6. Una vez cumplido con todos los pasos anteriores, el SINIP realiza una calificacin de los
proyectos y los resultados se envan al Departamento de presupuesto, a travs del programa
Torre de Control. No obstante, con mucha frecuencia a la fecha de presentacin del Ante
Proyecto de Presupuesto, el SINIP an no ha calificado los proyectos. Por lo tanto, el
Departamento debe presentar todos los proyectos a la Direccin de Presupuesto de la Nacin
(DIPRENA).
7. Cuando sucede esto, el Departamento debe capturar la informacin de los proyectos para
transformarlo al formulario de DIPRENA que es diferente al del SINIP. Este proceso se
realiza entre marzo y julio cada ao, con el SINIP y DIPRENA.
Fin de Proceso
Proceso: Ante Proyecto de Inversiones
(Financiamiento Organismos Internacionales Crdito Extraordinario)
Objetivo: Solicitar crdito extraordinario para financiar proyecto de inversiones
Pasos:
1. Frecuentemente algunos proyectos se aprueban (Acuerdo entre pases) despus que ha sido
aprobado el presupuesto de la institucin, por lo tanto, la contra parte institucional no cuenta
con un presupuesto para cumplir con el proyecto.
2. Una vez aprobado el proyecto, la Direccin correspondiente enva toda la documentacin al
Departamento de Presupuesto. Este elabora una nota para la firma de nuestro ministro,
dirigida al ministro de Economa y Finanzas, solicitndole que el proyecto se incorpore al
presupuesto, debido a que ha sido presentado fuera del periodo establecido. Adems, se le
enva a nuestro ministro una ayuda memoria con los aspectos ms relevantes de las
negociaciones y del proyecto, para que est en capacidad de sustentarlo.
3. Una vez recibido el proyecto, el ministro del MEF, lo remite a la Direccin de Presupuesto
de la Nacin. Esta lo revisa y lo entrega a la Comisin Econmica Nacional (CENA). El
21

CENA fija una fecha de sustentacin del proyecto, junto con diferentes tipos de solicitudes,
de otras instituciones.
4. Una vez fijada la fecha por el CENA nuestro ministro acude a la reunin para sustentar el
proyecto.
5. El CENA aprueba o rechaza la solicitud, mediante Resolucin y se la remite al Ministro de
Economa y Finanzas. Este lo comunica al ministro de Comercio e Industrias, mediante nota
y adjuntando la Resolucin. De ser aprobado, el ministro del MEF, lo remite al Contralor
General de la Repblica, para que autorice la viabilidad financiera.
6. Una vez autorizada la viabilidad financiera, el ministro del MEF remite a la Comisin de
Presupuesto de la Asamblea Nacional, la Resolucin aprobada por el CENA.
7. Una vez recibida la Resolucin, la Comisin de Presupuesto de la Asamblea Nacional fija
una fecha de audiencia, en donde el ministro del MICI acude, acompaado de la Direccin
responsable del proyecto y el Departamento de Presupuesto a sustentar el proyecto.
8. Una vez el proyecto, y en consecuencia el crdito extraordinario, ha sido aprobado, la
Comisin de Presupuesto se lo comunica al ministro del MEF, mediante Resolucin.
9. El ministro del MEF le comunica al ministro del MICI, mediante nota y adjuntando la
Resolucin de la Comisin de Presupuesto, que los fondos (crdito extraordinario) han sido
registrados en el SIAFPA para ejecutar el proyecto.
Fin de Proceso
Departamento de Archivo y Correspondencia
Proceso: Correspondencia Interna
Objetivo: Distribuir la correspondencia interna de las unidades administrativas
Pasos:
1. Diariamente de 10:00 a.m. y a las de 2:00 p.m., se envan las 9 mensajeras del Departamento
de Archivo y Correspondencia a todas las unidades administrativas para recoger la
correspondencia. Se le asigna entre 5 6 unidades por mensajero, los cuales llevan y
entregan lo que reciben en los diferentes departamentos, y registro en libro, del emisor y
receptor de la correspondencia.
2. Una vez recogida la correspondencia de las diferentes unidades administrativas, los
mensajeros regresan al Departamento de Archivo y Correspondencia, en espera de ser
llamados por las unidades administrativas asignadas.
Fin de Proceso
Proceso: Correspondencia Externa
Objetivo: Recibir y distribuir la correspondencia externa al Ministerio
Pasos:
1. La correspondencia externa recibida de las diferentes unidades administrativas debe venir
acompaada con una copia de la nota original engrapada, esta se coloca en una bandeja,
el funcionario responsable ingresa la informacin a la computadora, la coloca en la
bandeja de salida, el mensajero externo recoge todas las notas y sale a distribuirlas a las
diferentes Empresas o instituciones.
2. Una vez que llegue el mensajero externo, entrega los acuses al jefe se sacan las copias, se
les distribuye a los mensajeros internos para que las lleven al lugar de origen y las copias
deben venir firmar por el receptor.
3. Las copias son entregadas al jefe para luego ser archivadas.
Fin del proceso

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URGENCIAS EXPRESS (correspondencia externa)
Objetivo: Atender y distribuir correspondencia, fuera de la institucin, urgente.
Pasos:
1. Este servicio tiene un horario a las 11:00AM y a las 2:00PM
2. La direccin que necesiten de este servicio llama a la jefa de archivo, esta enva a un
mensajero interno a recoger la correspondencia (Debe venir una copia de la nota
engrapada).
3. Se coordina con Transporte para que se asigne un carro oficial y se le da salida al
documento, si no hay carro oficial el jefe llena una caja menuda, esta es entregada al
funcionario responsable de la urgencia y la lleva al departamento de transporte para que
ellos le coloquen un sello que dice No hay vehculo disponible, luego la caja menuda es
llevada a la direccin administrativa para su respectivo Vo. Bo. , esta es entregada en
tesorera donde la persona responsable hace el desembolso del dinero del taxi al
mensajero de la urgencia.
4. Una vez entregado el documento se saca copia y es entregado el acuse al lugar de origen.
Fin del proceso

FOTOCOPIADORA
Objetivo: Reproducir copias tanto internamente, como a los usuarios
Pasos:
1. Llenar el formulario que se encuentra en la fotocopiadora, si la solicitud excede de 100
copias el formulario debe venir acompaado por un sello de la Direccin administrativa y
firmado.(Solo para la secretaria General y el Despacho Superior se exonera de lo antes
mencionado)
2. Una vez Autorizada la reproduccin, se le entrega el formulario al funcionario
responsable de la fotocopiadora para su reproduccin.
3. Las copias para el publico tienen un costo de 0.10 centavos, estas deben ser pagados en
la ventanilla de tesorera, all le confeccionan un recibo, el cual debe ser entregado al
funcionario responsable de sacar las copias para luego reproducir.
4. El funcionario responsable de la fotocopiadora, mensualmente debe entregar al jefe un
informe de las copias sacadas en el mes por departamento y luego global del Ministerio.
Fin del proceso

ENVIO DE VALIJA A LAS PROVINCIALES Y REGIONALES
Objetivo: Distribuir la correspondencia a las Direcciones Provinciales y Regional
Pasos:
1. La valija por enviar proviene de todas las Unidades Administrativas y se reciben el
departamento de archivo y correspondencia.
2. Estas son pasadas a la jefa, ella las desglosa y las clasifica por provincia para luego
ingresar la en la computadora.
3. Imprime lo ingresado y esta hoja de gua se coloca dentro de la valija correspondiente.
4. Una vez cumplida esta fase la jefa asigna un funcionario responsable la tarea de llevar la
correspondencia a las lneas de transporte correspondiente, segn su destino.
23

5. Despus que el funcionario responsable cumple su asignacin, retira los respectivo
recibos, en la lnea de transporte, le saca copias estas son entregadas a la jefa, esta asigna
a otro funcionario la tarea de llamar a las provinciales para notificar el envi, la lnea,
tipo de transporte y el numero de recibo, para su posterior retiro.
6. Las facturas originales son firmadas por el funcionario que llevo la valija y entregadas al
departamento de tesorera.
Fin del proceso

Proceso: Recibo de Valija de las Direcciones Provinciales y Regional
Objetivo: Recibir la correspondencia de las Direcciones Provinciales y Regional
Pasos:
1. Las valijas provienen de las Direcciones Provinciales y la Regional del Ministerio de
Comercio e Industrias. La unidad emisora, provincial o regional, enva la valija al
Departamento de Archivo y Correspondencia.
2. Una vez que se realiza el envo, la unidad emisora telefonea al Departamento de Archivo y
Correspondencia para comunicarle el nmero de la gua, adems del nombre y el tipo de
transporte, areo o terrestre, utilizado para el envo de la valija.
3. La persona que recibe la llamada la registra en un libro utilizado para ese propsito y le
comunica a la jefa del Departamento.
4. El funcionario responsable* de recoger las valijas revisa diariamente el libro de registros,
para programar sus tareas del da.
5. Las valijas son retiradas por el funcionario responsable* 24 horas despus de tener
conocimiento de las mismas. Es decir, al da siguiente, salvo que se trate de una
documentacin urgente o confidencial.
6. El Departamento de Transporte asigna un vehculo diariamente para recoger la valija y
entregar la correspondencia inter institucional y oficial.
7. El funcionario responsable recoge la valija y la entrega en el Departamento de Archivo y
Correspondencia.
8. La funcionaria responsable desglosan y clasifican la correspondencia y la registran en libro.
Si son varia valijas la funcionaria responsable conjuntamente con la jefa del departamento y
las unidades que se requieran ayudan a registrar en libros
9. Una vez desglosada, clasificada y registrada, la jefa del Departamento asigna a los
mensajeros, para que distribuyan internamente o fuera del Ministerio, la correspondencia.
Fin de Proceso
Proceso: Recibo de correspondencia nacional e internacional
Objetivo: Atender y distribuir correspondencia nacional o internacional
Pasos:
1. Semanalmente el funcionario responsable visita los Correos Nacionales. En la agencia de
Paitilla se recibe la documentacin para el Vice ministerio de Comercio Exterior, mientras
que en la agencia de Calidonia (frente a la Iglesia Don Bosco), se reciben los documentos
para las diferentes unidades administrativas de la institucin.
2. Una vez recogida la documentacin, la jefa del Departamento, conjuntamente con las
funcionarias responsables, desglosan, clasifican y entregan la correspondencia en las
diferentes unidades administrativas.
Fin de Proceso

24

Proceso: Depsito
Objetivo: Depositar recaudaciones diarias por los servicios prestados por el Ministerio
Pasos:
1. Diariamente el Departamento, recibe las recaudaciones del Departamento de Tesorera y la
Direccin General del Registro de la Propiedad Industrial. La jefa del Departamento de A y
C verifica los formularios de Depsito de Recaudacin, cuenta el dinero y registra en libros,
recibido.
2. La jefa del Departamento asigna al funcionario responsable para dirigirse al Banco Nacional,
en compaa de un funcionario del Departamento de Seguridad, para realizar el depsito.
3. Una vez realizado el depsito, se registran en libro las copias de los formularios de
recaudacin y se devuelven a las respectivas unidades administrativas.
Fin de Proceso

Departamento de Seguridad

Proceso: Seguridad Institucional
Objetivo: Salvaguardar la institucin, sus funcionarios y usuarios
Pasos:
1. Los turnos se asignan mediante un formato de turno que cada unidad mantiene en su poder.
Este formato se cambia cada 15 das y da informacin del puesto, la hora y el estado de la
unidad, es llenado por el supervisor y es aprobado finalmente por el Jefe de seguridad o el
sub jefe de seguridad.
2. Cada puesto de guardia mantiene una libreta con todos los procedimientos y consignas
relevantes al punto de servicio con el objeto de crear responsabilidades en cada unidad.
3. Las unidades se comunican por equipos de radio en cada puesto, as como tambin los que
prestan servicio de Chofer y escolta a PMI, para el uso de estos equipos se establecieron
claves que permiten efectuar una comunicacin ms rpida y segura,
4. En cada relevo las unidades utilizan un formato para recibo de puesto y un formato para
control de equipo, esto es para el control de novedades que ocurran durante el turno y
asignaciones de equipos de comunicacin
5. Dentro de los procedimientos contamos con un formato de control de visitantes, donde se
toman los datos generales del visitante, su destino y los datos de entrada y salida, para esto se
le solicita un documento que no sea la cedula y se le entrega un carnet de visitante.
6. El personal de seguridad verifica que todo funcionario que trabaje fuera de horas laborables
y/o sbados y domingos, tengan la debida autorizacin de la direccin Administrativa, para
permanecer o ingresar a la institucin.
7. Todas las novedades que ocurran dentro de los puestos asignados, se deben entregar por
escrito a la oficina del jefe de seguridad, respaldada por el libro de novedades.
8. El personal de seguridad tambin da seguimiento con el jefe de seguridad a personalidades
muy importantes (PMI) que visiten nuestra Institucin
9. El personal de seguridad brinda servicio de escolta al Ministro o Viceministros en cualquier
actividad pblica que se requiera
Fin de proceso
25

Proceso: Seguridad de Bienes Institucionales
Objetivo: Salvaguardar los bienes de la institucin
Pasos:
1. Para el control de vehculos mantenemos un formato que es llenado por las unidades de turno
en cada nivel, ya sea nivel 200 o nivel 300. Este cuenta con la informacin bsica de cada
vehculo, placa, marca y color, adjuntando solo datos de conductor, N de estacionamiento y
horas de entrada y salida.
2. Las unidades de turno deben verificar que todos los vehculos que transiten en horas no
laborables y/o sbados y domingo, cuenten con los salvoconductos correspondientes.
3. Las tarjetas utilizadas por los vehculos oficiales para entrar o salir de la institucin son
controladas por el departamento de Seguridad y entregadas a cada conductor mediante un
formulario que deben llenar al retirarlas y devolverlas.
4. Para el control de entrada y salida de equipos, se cuenta con un formulario que es llenado por
la persona que sale o ingresa con materiales o equipos describiendo en todo caso si es de la
institucin o personal y es autorizada por el jefe inmediato.
Fin de proceso

Proceso: Seguridad a depsitos al Banco Nacional
Objetivo: Reducir las posibilidades de robo, de los dineros recaudados en el Ministerio
Pasos:
1. El departamento de archivo y correspondencia se comunica con el departamento de
seguridad, para que asigne un agente para realizar los depsitos al Banco Nacional de Plaza
Edison. Esta actividad se realiza 2 veces al da.
2. El agente asignado porta radio y no va armado, su misin es acompaar al funcionario que
realizar el depsito.
3. Una vez culminada la misin el agente reporta la finalizacin de la transaccin.
Fin de proceso

Proceso: Seguridad de Regionales
Objetivo: Brindar seguridad a las unidades descentralizadas del Ministerio
Pasos:
1. La seguridad de las regionales estar bajo el mando de cada director, asignando la forma de
trabajo requerida en el rea.
2. Los directores de las regionales debern coordinar con el jefe de seguridad lo referente al
adiestramiento y servicio de las unidades.
3. Los directores de las regionales deben informar en caso de novedad al jefe del departamento
de seguridad, a travs de la Secretaria General
4. El jefe de seguridad deber apersonarse al rea para darle seguimiento a las novedades e
inspeccionar las areas solo en materia de seguridad
Fin de proceso
Proceso: Cambio de turno (puesto No.3 puesto E-N-3)
Objetivo: Relevar a las unidades que han cumplido con su jornada de trabajo
Pasos:
1. Antes de efectuar el cambio de turno, la unidad entrante y la unidad
26

Saliente, deben verificar y anotar el equipo de trabajo y enseres que
Mantiene la oficina operativa de seguridad, debidamente firmado por
Ambos.
2...Anotar en el Libro RECORD, todas las incidencias y novedades que se
Presenten durante el turno de trabajo.
3.. Recibir y orientar con Respeto y Cortesa a todos los visitantes que
Ingresan al Ministerio de Comercio e Industria.
4. Verificar los equipos electrnicos que ingresan o salgan del MlCl, sin
Excepcin, mediante el formulario de control de entrada y salida del
Equipo o mediante nota autorizada por el Jefe Superior.
5. Registrar a los usuarios en la Hoja de Control de visitantes, dejando
En el puesto un documento de identificacin personal que no sea
Cdula, y asignando un carnet de visitante, sin excepcin.
6. La unidad encargada de los estacionamientos debe de coordinar
El uso adecuado de los estacionamientos del nivel 3; y realizar rondas
Constantes por el rea de Tesorera, Administracin, Compras y Almacn.
7. Revisar con tacto, disciplina y respeto a visitantes y funcionarios que
Ingresen y salgan de la institucin con bolsas grandes, maletas, mochilas
Maletines, etc.
8. Notificar de inmediato al Jefe o encargado, de alguna situacin
Importante que se presente en el puesto de seguridad.
9. Exigir el uso obligatorio del Carnet de Trabajo, artculo 17 del Reglamento
Interno del Ministerio de Comercio e industria.
10. Prohibir el ingreso a la institucin, con armas de fuego y objetos
Punzocortantes.
11. No permitir el ingreso de visitantes con chancletas, rollos, pantalones
Cortos o camiseta.
12. No permitir el ingreso a vendedores ambulantes, prestamistas, chanceros, Etc.
13. Mantener el rea de responsabilidad, limpia y ordenada.
14. verificar que las oficinas y la puerta principal queden debidamente
cerradas a la hora del cierre, intuyendo luces y aires acondicionados.
15. Verificar despus del cierre que ros autos oficiales que permanezcan
En el nivel3, estn debidamente cerrados y en buen estado.
16. Verificar que el personal que labore despus del horario normal
Tenga la debida autorizacin.
17. Verificar que los conductores que utilizan autos oficiales llenen la Hoja
de inspeccin del vehculo antes de salir, debidamente firmado por ambos.
18. Poner y recoger los conos ubicados en los estacionamientos en el nivel 3.
19. Cada unidad debe de mantenerse en su respectivo puesto.
Fin de proceso

Proceso: Cambio de turno (puesto 5 - puesto 6)
Pasos:
Saliente, deben verificar y anotar el equipo de trabajo y enseres que
Ambos.
27

2. Anotar en el Libro RECORD, todas las incidencias y novedades que se
Presenten durante el turno de trabajo
3. Recibir y orientar con Respeto y cortesa a todos los visitantes que
ingresan al Ministerio de Comercio e Industria
Equipo o mediante nota autorizada por el Jefe Superior
5. Registrar a los usuarios en la Hoja de Control de visitantes, dejando
Cdula, y asignando un carnet de visitante, sin excepcin'
ingresen y salgan de la institucin con bolsas grandes, maletas, mochilas
Maletines, etc.
importante que se presente en el puesto de seguridad'
8. Exigir el uso obligatorio del Carnet de Trabajo, artculo 17 del Reglamento interno del
Ministerio de Comercio e Industria
Punzocortantes.
Cortos o camiseta.
11. No permitir el ingreso a vendedores ambulantes, prestamistas, chanceros'
Etc.
13. Verificar que las oficinas y la puerta principal queden debidamente
Cerradas a la hora del cierre, incluyendo luces y aires acondicionados.
14. Verificar que el personal que labore despus del horario normal
Fin de proceso

Proceso: Cambio de turno (puesto 7 puesto 9)
Pasos:
saliente, deben verificar y anotar el equipo de trabajo y enseres que
Ambos.
2. Anotar en el Libro RECORD, todas las incidencias y novedades que se
Presenten durante el turno de trabajo.
3. Recibir y orientar con Respeto y cortesa a todos los visitantes que
ingresan al Ministerio de Comercio e Industria
Equipo o mediante nota autorizada por el Jefe Superior.
5. Registrar a los usuarios en la Hoja de control de visitantes, dejando
Cdula, y asignando un carnet de visitante, sin excepcin.
6. La unidad encargada de los estacionamientos debe de coordinar
28

El uso adecuado de los estacionamientos del nivel 2.
ingresen y salgan de la institucin con bolsas grandes, maletas, mochilas
Maletines, etc.
importante que se presente en el puesto de seguridad.
9. Exigir el uso obligatorio del Carnet de Trabajo, artculo 17 del Reglamento
Intern del Ministerio de Comercio e Industrias.
punzocortantes.
Cortos o camiseta.
12. No permitir el ingreso a vendedores ambulantes, prestamistas, chancero, Etc.
14. verificar que las oficinas y la puerta principal queden debidamente
Cerradas a la hora del cierre, incluyendo luces y aires acondicionados.
15. verificar despus del cierre que los autos oficiales que permanezcan
En el nivel 2, estn debidamente cerrados y en buen estado.
16. verificar que el personal que labore despus del horario normal
17. Verificar que los conductores que utilizan autos oficiales llenen la Hoja
de inspeccin del vehculo antes de salir, debidamente firmado por ambos.
18. Poner y recoger los conos ubicados en los estacionamientos en el nivel 2.
20. Puesto No. 9, Verificar despus del cierre, el rea de Ventanilla nica
Mediante ronda peridica.
21. Puesto No.7, Verificar despus del cierre el rea del Saln Mario Panthers
Puerta No.8 Patente de inversin y panam Emprende, mediante ronda
Peridica.
22. Anotar en la Hoja de Control de Vehculos Oficiales los autos que mantengan
En el nivel 2, en turnos de 3:00p.m. A 11:00p.m.; 11:00 p.m. a 7:00 a.m.
Fin de proceso

Departamento de Estudio y Programacin

Proceso: INFORME DE LABORES MENSUAL
Objetivo: Elaborar informe de avance de los planes operativos de las Direcciones
Pasos:
1. Dentro de los primeros cinco (5) das de cada mes, las unidades operativas del Ministerio
de Comercio e Industrias, remiten el informe y los cuadros de Indicadores de Gestin, de
la labor realizada durante el mes inmediatamente anterior. Este informe llega al
Departamento de Estudio y Programacin por los siguientes medios:
A travs de la Direccin de Administracin y Finanzas,
Por Correo Electrnico (E-mail).
2. Si el informe e Indicadores de Gestin, llega por conducto de la Direccin de
Administracin y Finanzas, es recibido por un colaborador del Departamento de Estudio
y Programacin.
29

El colaborador estampa el recibido, fecha y hora.
Desglosa el documento: canalizando el Informe de Labores y el cuadro de los
Indicadores de Gestin, hacia cada colaborador del Departamento
responsable.
Cada colaborador responsable, procede a procesar la informacin de
conformidad con el formato existente.
3. Si el informe e Indicadores de Gestin, llega al Departamento de Estudio y Programacin
por Correo Electrnico.
El colaborador responsable del equipo abre el correo electrnico y canaliza la
responsabilidad hacia los colaboradores responsables de procesar la
informacin contenida en el Informe de labores y el cuadro de Indicadores de
Gestin, respectivamente.
4. El colaborador responsable del Informe de Labores:
Procede a leer cada informe y selecciona de las actividades reportadas por las
unidades operativas, aquellas actividades de mayor relevancia, logros,
reuniones de impacto, seguimiento y avance de proyectos o consultoras. etc.;
Incorpora la informacin seleccionada en un documento integral, prepara
ndice de contenido, portada, imprime seis (6) ejemplares.
Prepara dos (2) nota [una que firma el Jefe del Departamento de Estudio y
Programacin y otra para la firma del Director], y remite cinco (5) ejemplares
al Director de Administracin y Finanzas para su distribucin a las
Autoridades [Ministro (a), Viceministros (as), adems de la Secretara General y
la Oficina de Relaciones Pblica].
Archiva un (1) ejemplar del documento final.
5. El colaborador responsable del Cuadro de Indicadores de Gestin:
Procede a introducir los datos en la plantilla que cada unidad operativa
presento con la propuesta presupuestaria para el correspondiente ao fiscal;
Incorpora cada plantilla en un documento integral, prepara ndice, prepara
portada, imprime cinco (5) ejemplares [cuatro para el Departamento de
Presupuesto y otro para los archivo del Departamento de Estudio y
Programacin], Prepara nota remisoria.
Archiva un (1) ejemplar del documento final.
Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIN DE DIRECTORIO TELEFNICO
Objetivo: Facilitar la comunicacin telefnica entre las diferentes unidades administrativas
Pasos:
El mismo ser estructurado con un ndice de contenido que ha de facilitar la comunicacin con el
Despacho Superior, localizacin de Direcciones Nacionales, Direcciones Generales,
Departamentos y Direcciones Regionales y Provincial.
Para su elaboracin se procede con la siguiente metodologa:
1. Se procede a levantar un formato electrnico, el que servir de base para una mejor
distribucin planifica de la estructura administrativa y operativa de la institucin.
30

2. Se realizan investigaciones en campo con el propsito de recoger y disponer de insumos
con un bajo margen de error.
3. Se realizan localizaciones telefnicas, con el propsito de verificar la informacin de que
se dispone.
4. Se realizan ensayos para comprobar la viabilidad y efectividad en la prctica.
5. Se edita un ejemplar que se somete a la consideracin del Director de Administracin y
Finanzas y su recomendacin para su reproduccin a travs de imprenta de la localidad.
6. Distribucin de ejemplares a todas las unidades administrativas y operativas de la
institucin.
Fin de proceso

Proceso: CONFECCIN DE DIRECTORIO DE ENTIDADES PBLICAS
Objetivo: Facilitar la comunicacin interinstitucional
Pasos:
Este directorio se confecciona con la finalidad de propiciar la comunicacin interinstitucional de
manera efectiva. El contenido del mismo se ha estructurado con un ndice de contenido,
fundamentado en la clasificacin que establece la Ley No.51 de 11 de diciembre de 2007, Que
Dicta el Presupuesto General del Estado para la vigencia fiscal de 2008, lo que a nuestro juicio,
facilita el manejo y localizacin de las instituciones con un alto grado de precisin.
Para su elaboracin se procede con la siguiente metodologa:
1. Se consulta va Internet, el Directorio Telefnico del Estado.
2. Se levanta la base de datos de las instituciones del sector pblico, sin perder de vista
aquellas con las que el MICI interacta con mayor frecuencia por las actividades,
programas, proyectos y coordinacin de polticas de Estado.
3. Se debe comprobar la veracidad de la informacin mediante la comunicacin directa con
las instituciones.
4. Realizar los ajustes como resultado de las comprobaciones de la data existente.
5. Editar un ejemplar del Directorio de Entidades Pblicas para consideracin del Director
de Administracin y Finanzas, y su recomendacin para la edicin de ejemplares en
empresas de la localidad.
6. Distribucin de ejemplares a todas las unidades administrativas y operativas de la
institucin.
Finaliza Proceso

Proceso: COOPERACIN TCNICA INTERNACIONAL
Objetivo: Contribuir al desarrollo nacional, incorporando experiencias exitosas del mundo
Pasos:
1. La Direccin de Cooperacin Tcnica del Ministerio de Economa y Finanzas, remite
nota a las instituciones del sector pblico comunicando sobre la oferta de Cooperacin
Tcnica Internacional.
2. El colaborador responsable del manejo de la Cooperacin Tcnica Internacional, una vez
la nota es recibida en el Departamento de Estudio y Programacin, analiza la solicitud, el
tipo de cooperacin y hace una identificacin previa de las unidades operativas que estn
relacionadas con el rea o reas de prioridad de la cooperacin.
31

3. Elabora una nota circular o nota nominativa segn sea el caso, explicando el alcance de la
convocatoria, objetivos generales y especficos, fechas de cierre de la propuesta y se
remite para la firma del Director de Administracin y Finanzas.
4. Recibida devuelta la nota firmada por el Director, se procede a canalizarla hacia las
unidades operativas previamente identificadas.
5. Una vez se recibe la convocatoria de parte de las unidades operativas previamente
identificadas, el colaborador responsable de la Cooperacin Tcnica Internacional,
confecciona la nota con la que se remiten las solicitudes debidamente llenadas y firmadas
por el Director responsable de la unidad operativa hacia la Direccin de Cooperacin
Tcnica del Ministerio de Economa y Finanzas.
6. Dependiendo del tipo de compromiso que conlleva la convocatoria de la Cooperacin
Tcnica Internacional, la nota remisoria para el Ministerio de Economa y Finanzas, se
confecciona para la firma de la Autoridad Nominadora de la Institucin, o en su defecto
para la firma del Director de Administracin y Finanzas.
Finaliza Proceso

Departamento de Servicios Generales
Proceso: Mantenimiento y Limpieza de la Institucin
Objetivo: Brindar ambiente limpio y saludable para un mejor desempeo del funcionario
Pasos:
1. La jefa del Departamento de Servicios Generales, elabora un plan de limpieza, de todas las
unidades administrativas, por reas.
2. La jefa del Departamento asigna a los funcionarios responsables de la limpieza diaria de las
diferentes unidades administrativas, por reas.
3. Los funcionarios responsables designados realizan la limpieza diaria de las unidades
administrativas que le corresponden, segn las reas que le han sido asignadas.
4. Una vez terminada su jornada de limpieza, vuelven al Departamento para estar disponibles
para desempear cualquier tarea contemplada, dentro de sus funciones.
Fin de Proceso
Proceso: Solicitud de materiales para limpieza
Objetivo: Proporcionar los insumos necesarios para mantener las reas limpias.
Pasos:
1. La jefa del Departamento solicita, mediante formulario diseado para ese propsito, los
diferentes materiales para la limpieza de la institucin, y lo enva a la Direccin
Administrativa para su respectiva autorizacin.
2. La Direccin Administrativa la revisa para su autorizacin y la remite al Departamento de
Compras para los trmites pertinentes. (Ver proceso de Requisicin en Compras).
3. Una vez culminado el proceso de requisicin, el proveedor entrega los bienes solicitados al
Almacn.
4. Almacn le informa al Departamento de Servicios Generales sobre la recepcin de bienes,
para que sea retirado por algn funcionario del Departamento.
32

Fin de Proceso
Proceso: Solicitud de Servicios Tcnicos
Objetivo: Atender los problemas de telecomunicaciones, elctricos y otros en la institucin
Pasos:
1. La unidad administrativa que requiere el servicio tcnico, llena y enva un formulario,
diseado para ese fin, a la Direccin Administrativa solicitando el respectivo servicio.
2. La Direccin Administrativa lo revisa, autoriza y remite a la jefa del Departamento de
Servicios Generales para que proceda.
3. De acuerdo al tipo de servicio solicitado, la jefa del Departamento designa al funcionario
responsable
4. El funcionario responsable clasifica la solicitud de servicios recibida, por orden cronolgico.
Es decir, segn fecha de solicitud y las atiende en ese orden
5. Una vez atendida la solicitud de servicio y resuelto el problema, la unidad administrativa que
recibi el servicio, firma el formulario de recepcin de servicios satisfactoriamente. En caso
que la solicitud de servicios no pueda ser atendida satisfactoriamente, el funcionario
responsable* elabora un informe donde explica las razones que impidieron resolver el
problema.
6. El funcionario responsable entrega a la jefa del Departamento el formulario de prestacin de
servicios o el informe donde explica las razones que impidieron cumplir con la solicitud, para
control interno de servicios prestados. El funcionario responsable guarda copia de la
solicitud para respaldar su informe mensual de labores.
7. El formulario de control interno de servicios prestados lo archiva la secretaria del
Departamento.
Fin de Proceso

Proceso: ASISTENCIA DEL PERSONAL
Objetivo: Asegurar la asistencia del personal para cumplir sus funciones
Pasos:
1. La funcionaria encargada de la asistencia del personal del Departamento de Servicios
Generales revisa semanalmente las solicitudes de permisos y procede a confeccionar un
cuadro resumen.
2. La funcionaria captura la informacin de las solicitudes de permiso en el computador.
3. La funcionaria revisa e imprime dos (2) juegos del cuadro.
4. La funcionaria confecciona un memo remisorio, lo revisa e imprime dos (2) juegos
5. La funcionaria ordena los documentos, anexa los certificados mdicos y los formularios
de permisos, posteriormente los enva al jefe (a) del Departamento de Servicios
Generales.
6. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales revisa la documentacin y de estar
todo en orden plasma su firma.
7. Una vez firmado el documento la funcionaria encargada enva un juego de la
documentacin a la Oficina Interinstitucional de Recursos Humanos.
8. La funcionaria archiva el segundo juego de los documentos.
Finaliza Proceso

33

Proceso: INFORME DE COMBUSTIBLE MENSUAL
Objetivo: Registrar y controlar el consumo de combustible en la institucin
Pasos:
1. El proveedor del combustible segn Convenio Marco, remite la factura mensual de
Combustible al Departamento de Tesorera para realizar los trmites pertinentes para el
pago de la misma. Esta factura mensual, se paga de acuerdo al consumo efectuado, cada
mes, por la institucin.
2. El funcionario (a) asignado procede a revisar el reporte de consumo por fecha de la
informacin suministrada va Web, por el Proveedor para la revisin con los registros
diarios realizados por el personal encargado.
3. Una vez confeccionado el informe lo imprime y lo remite al Departamento de Tesorera
para su recorrido.
4. El informe mensual y el memo remisorio son impresos en dos (2) juegos. Un original
que es enviada al Tesoro Nacional y la copia que ser archivada en el Departamento de
Transporte.
5. El Departamento de Tesorera enva a la Seccin de Transporte La Factura para la
Revisin y Consolidacin Global de la Cuenta de Combustible Mensual de MICI Sede e
Interior para devolver el recibido conforme al Departamento de Tesorera para el
recorrido de la cuenta en los Departamentos Administrativos, Presupuesto Contabilidad y
Tesorera. Este Departamento remite la cuenta al Tesoro Nacional, para su respectivo
pago.

SECCION DE TRANSPORTE
Proceso: Control del Combustible utilizado en los vehculos de la institucin
Objetivo: Asegurar el uso eficiente del combustible en la realizacin de las tareas
institucionales
Pasos:
1. Con base al cuadro de control diseado para tal fin, se le asigna la cantidad consignada de
combustible a cada vehculo mensualmente.
2. El conductor asignado al vehculo debe firmar el registro por la cantidad respectiva para
un perodo de tiempo determinado ( un mes)
3. El(a) responsable del combustible en el Departamento, anota en los registros diariamente
el consumo de combustible de cada vehculo (ver cuadro de Control) el cual debe ser
firmado por el conductor asignado.
4. A final de cada mes el(a) responsable recopila los registros para consolidar la cantidad
consumida por cada vehculo. Para este propsito codifica las facturas del proveedor con
la tarjeta de consumo asignada al vehculo correspondiente y los slips (recibos)
entregados por el conductor respectivo.
5. Si el consumo real remitido por el proveedor, a travs de la factura, no es igual con la
informacin registrada se verifica con la pgina web. De Petrleos Delta para su
respectivo registro. En caso que no correspondan los montos o que la tarjeta no haya
pasado bien se investiga para aclarar las causas de la diferencia. Y se procede a la
correccin a travs de una factura entregada por la Estacin.

34

Proceso: Registro del combustible utilizado
Objetivo: Elaborar informes mensuales del consumo de combustible por vehculo
Pasos:
1. El(a) responsable del consumo de combustible en el Departamento, recopila
mensualmente toda la informacin de consumo de combustible, por vehculo. Para
este fin, coteja la informacin de las facturas del proveedor con los recibos que
imprime cada estacin y es entregada y firmada por cada conductor del consumo de
su respectivo vehculo.
2. El(a) responsable del consumo de combustible del Departamento elabora un Informe
consolidado del consumo de combustible durante el mes. Para su recibido conforme
al Departamento de Tesorera para la realizacin del pago.

3. El(a) responsable del consumo de combustible elabora un memorando remisorio para
la firma del jefe(a) del Departamento para el envo de este Informe, junto con la
presentacin de cuenta del proveedor, a la Direccin de Administracin y Finanzas.
4. El Departamento de Tesorera recibe la presentacin de la cuenta por parte del
Proveedor y realiza los trmites internos para su registro contable y refrendo de la
gestin de cobro y su envi al Tesoro Nacional para su respectivo pago.
5. La Encargada del Combustible en la Seccin de Transporte solicita a las Direcciones
Provinciales los primeros cinco das de cada mes el envo del consumo de
combustible mensual para su revisin y consolidacin de la informacin y la
preparacin del recibido conforme para el pago de la factura presentada por el
Proveedor. Y la confeccin de los registros mensuales de estos informes en nuestro
Departamento. A fin de poder confeccionar los consolidados anuales de la Cuenta de
Combustible.
6. Se elaboran tres (3) juegos de copias del informe mensual de combustibles.
a. La original sustenta el valor total de la factura presentada por el proveedor y se
remite, con los anexos, a la Direccin de Administracin y Finanzas para su
firma.
b. Una copia es remitida a la Oficina de Auditora Interna como controles del
Departamento.
c. Una copia reposa en los archivos del Departamento de Servicios Generales.
Fin del proceso

Proceso: Elaboracin de informes de consumo de combustible
Objetivo: Contar con un banco de datos de consumo de combustible actualizado
Pasos:
1. El(a) responsable del combustible en el Departamento registra los consumos en los
libros dispuestos para tal fin, de acuerdo al tipo de combustible. (Diesel, gasolina de
91 95 octanos) y se hace un consolidado mensual para verificar los montos pagados
con las partidas presupuestarias asignadas segn el Convenio Marco. A fin de tener
un saldo disponible y verificar los registros mensuales y la disponibilidad del
combustible asignado anualmente.
Fin Proceso

Proceso: MISIONES DIARIAS
Objetivo: Transportar a los funcionarios en misiones fuera de la institucin
Pasos:
35

1. Las unidades administrativas llenan la solicitud de servicio de transporte para
determinada misin oficial con un (1) da mnimo de anticipacin antes de las 3:30 P.m.
2. La solicitud de servicio de transporte es entregada en la Direccin de Administracin y
Finanzas.
3. La oficinista de la Direccin de Administracin y Finanzas recibe el documento y plasma
su firma en el original y en la copia.
4. La copia de la solicitud es entregada por el solicitante en el Departamento de Servicios
Generales.
5. La solicitud de servicio original es firmada por el Director de Administracin y Finanzas
o por el Sub-Director de Administracin y Finanzas.
6. Una vez el Director o Sub-Director de Administracin y Finanzas autoricen la solicitud
de servicio de transporte, la secretaria se comunica con el Departamento de Servicios
Generales para que proceda a retirar las solicitudes.
7. El funcionario (a) designado para realizar el cuadro de las misiones diarias recibe las
solicitudes y procede minutos antes de finalizar la jornada laboral a armar en borrador el
cuadro de misiones para el siguiente da.
8. El funcionario (a) distribuye las misiones y los vehculos a los conductores al inicio de la
jornada laboral.
9. El conductor solicita a la secretaria la llave del vehculo y la cartula del radio
10. El funcionario (a) se comunica va telefnica con las unidades administrativas que
solicitaron el servicio de transporte y les comunica el nombre del conductor designado.
11. La unidad administrativa que solicito el transporte se dirige a las oficinas del
Departamento de Servicios Generales para reportarse y dirigirse al lugar de la misin.
Finaliza Proceso

Proceso: SALVO CONDUCTO
Objetivo: Garantizar el buen uso del parque vehicular del Ministerio
Pasos:
1. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales designa las misiones especiales
(Fuera del horario establecido o en el interior de la repblica) a los conductores.
2. Al conductor designado se le entrega el formulario de solicitud de permiso, para que
proceda a llenar los campos del mismo con sus datos personales y detallando a donde se
efectuara la misin.
3. Una vez el conductor complete el formulario, se le entrega a la oficinista para que
proceda a capturar la informacin en el computador, en el archivo salvo conducto
introduce:
o Nmero de cdula del conductor
o Unidad administrativa solicitante
o Provincia a la cual se dirige
o Especificar los da que le tomara la misin
o Nmero de Placa del automvil asignado
o Descripcin del automvil
4. La oficinista al completar los datos revisa el salvo conducto y procede a imprimir cuatro
(4) copias.
5. La oficinista inserta papel carbn a las copias y lo remite a el jefe (a) del Departamento
de Servicios Generales para su revisin.
6. Una vez revisado por el jefe (a) del Departamento de Servicios Generales el salvo
conducto es enviado al Director de Administracin y Finanzas para la firma.
36

7. El Director de Administracin y Finanzas revisa y autoriza a travs de la firma el salvo
conducto y lo enva al Departamento de Servicios Generales.
8. La oficinista del Departamento de Servicios Generales, le inserta el sello autorizado al
salvo conducto y procede a distribuir las cuatro copias de la siguiente manera:
o Conductor
o Control Fiscal
o Departamento de Seguridad
o Archivo del Departamento de Servicios Generales
9. El Departamento de Seguridad y Control Fiscal firman el libro de control de notas al
momento de recibir el salvo conducto
Finaliza Proceso

Proceso: VITICOS
Objetivo: Cubrir los gastos de los funcionarios fuera de su rea habitual de trabajo
Pasos:
1. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales le da instrucciones a la oficinista
para que proceda con la confeccin de las solicitudes de viticos pendientes.
2. La oficinista llena los campos de la solicitud a mquina o en letra imprenta.
3. La oficinista revisa e imprime cuatro (4) copias de la solicitud de viticos, le inserta
el papel carbn, la firma y se la remite al jefe (a) del Departamento de Servicios
Generales.
4. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales, revisa y firma la solicitud.
5. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales, enva la solicitud de vitico a la
Direccin de Administracin y Finanzas.
6. El Director de Administracin y Finanzas firma la solicitud de vitico y la enva a
recorrido a:
o Departamento de Presupuesto
o Departamento de Contabilidad
o Departamento de Tesorera
o Control Fiscal
7. Al completar el recorrido el funcionario retira el cheque por pago de vitico.
Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIN DE RDENES DE COMBUSTIBLE
Objetivo: Autorizar los pedidos de combustible para usar en el parque vehicular oficial
Pasos:
1. Los conductores dependiendo del lugar o rea a la cual se dirigen solicitan una orden
de combustible para cumplir con la misin o misiones encomendadas.
2. El conductor le entrega a la secretaria el kilometraje del automvil al iniciar la
jornada en una hoja.
3. La secretaria procede a buscar la libreta de combustible y llena los campos de esta,
en original y tres (3) copia.
4. La secretaria le entrega la libreta de combustible al jefe (a) del Departamento de
Servicios Generales para revisin y firma.
5. Una vez firmada la orden de despacho de combustible el jefe (a) del Departamento de
Servicios Generales devuelve la libreta a la secretaria.
6. La secretaria le inserta el sello autorizado a la orden de combustible y se la entrega al
conductor.
37

7. El conductor se dirige a la estacin de expendio de combustible y presenta la orden de
combustible para ser atendido y poner el combustible al automvil.
8. El empleado de la estacin de expendio de combustible le entrega al conductor una
copia de la factura de crdito
9. El conductor se dirige al Departamento de Servicios Generales y entrega la copia a la
secretaria.
10. La secretaria recibe la copia y la coteja con la orden de combustible original, si todo
esta en orden engrapa la copia con la orden original.
11. La secretaria archiva las libretas de combustible.
Finaliza Proceso

Proceso: MANTENIMIENTO DE LA FLOTA
VEHICULAR
Objetivo: Garantizar el buen uso de la flota vehicular del Ministerio
Pasos:
1. El funcionario encargado de darle seguimiento al mantenimiento de los vehculos
oficiales, verifica semanalmente el kilometraje.
2. La informacin obtenida la introduce en la base de datos: mantenimiento vehicular.
3. Con la informacin en la pantalla el funcionario puede visualizar en que momento debe
llevar el vehiculo a la agencia para que le sea prestado el servicio de mantenimiento de
hasta (5,000 a 10,000) Kilmetros dependiendo de la agencia.
4. El funcionario una vez halla visualizado en la pantalla la informacin, se la comunica al
jefe (a) del Departamento de Servicios Generales.
5. El funcionario solicita a un conductor que se dirijan ambos a la agencia a solicitar el
mantenimiento.
6. El funcionario se dirige a uno de los empleados de atencin al cliente de la agencia, le
expone el caso.
7. Atencin al cliente de la agencia le confecciona un formulario donde indica que fallas
tiene el vehiculo y que a sido recibido el vehiculo.
8. Si el vehculo tiene un dao la agencia verifica que este cubierto por la garanta, de no
estarlo el Ministerio de Comercio e Industrias debe pagar el costo de la pieza.
9. Una vez se le halla dado el mantenimiento al vehiculo la agencia se comunica al
Departamento de Servicios Generales va telefnica notificando que procedan a retirar el
mismo.
10. El funcionario solicita un conductor y se dirigen a retirar el vehculo.
11. El funcionario retira el vehiculo y lo regresa al Ministerio de Comercio e Industrias.
Finaliza Proceso

Proceso: REPARACIN DE VEHICULOS QUE ESTAN FUERA DEL CONVENIO
MARCO
Objetivo: Brindar mantenimiento a los vehculos del Ministerio
Pasos:
1. El conductor informa verbalmente que el vehculo esta presentando fallas mecnicas.
2. El funcionario encargado de darle el mantenimiento a los autos procede junto al
conductor a realizar una prueba de manejo para verificar la falla mecnica.
3. El funcionario lleva el auto a uno de los talleres autorizados por el Ministerio de
Comercio e Industria.
4. Una vez en el taller el vehiculo es revisado y se emite un diagnostico, si requiere pieza se
realiza la cotizacin de la misma y de la mano de obra.
38

5. El funcionario regresa al Departamento de Servicios Generales, le informa al jefe (a) las
condiciones del vehiculo.
6. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales autoriza al funcionario para que
realice la confeccin de la requisicin.
7. Una vez el funcionario confeccione la requisicin se la remite al jefe (a) del
Departamento de Servicios Generales para la firma.
8. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales enva la requisicin a la Direccin de
Administracin y Finanzas para la firma.
9. El Director de Administracin y Finanzas revisa y autoriza la requisicin y la enva a
recorrido.
10. Una vez el cheque con el monto solicitado para la reparacin del vehiculo este disponible
el funcionario lo retira y notifica al taller autorizado para que procedan a efectuar la
reparacin.
11. El taller autorizado realiza la reparacin solicitada y comunica va telefnica al
funcionario que puede retirar el vehiculo.
12. El funcionario se dirige a retirar el vehiculo, una vez en el taller entrega el cheque y
solicita la factura.
13. El funcionario le saca copia a la factura y a la garanta para archivarla y entrega la factura
y garanta original al Departamento de Tesorera.
Finaliza Proceso

Proceso: SEGUIMIENTO DE LOS TRMITES DE RECLAMO ENTRE EL
MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIAS Y LAS COMPAAS
ASEGURADORADORAS
Objetivo: Asegurar la reparacin de los vehculos en caso de accidentes.
Pasos:
1. El conductor notifica al Departamento de Servicios Generales que tuvo una colisin.
2. Un funcionario del Departamento de Servicios Generales se dirige al rea donde se
suscit la colisin a verificar que el conductor realice el parte policivo y a verificar las
condiciones en que quedo el vehiculo.
3. Si el vehculo sufri algn dao que le impide andar, se contrata una gra para que lo
traslade a los estacionamientos del Ministerio de Comercio e Industrias.
4. Una vez en el Ministerio, el conductor procede a confeccionar un informe del accidente.
5. El funcionario asignado se dirige a la compaa aseguradora a informar sobre el accidente
suscitado y a escoger de la lista de talleres autorizados, el taller para efectuar las
reparaciones.
6. El funcionario y el conductor se dirigen a llevar el vehiculo al taller para ser reparado
7. Cuando el vehculo esta reparado, del taller se comunican va telefnica al Departamento
de Servicios Generales para que se proceda a retirar el vehiculo.
8. El funcionario y el conductor s dirigen al taller y verifican que el vehiculo halla quedado
en optimas condiciones
9. El vehculo es entregado y el Director de Administracin y Finanzas firma el finiquito
aceptando a satisfaccin la reparacin del vehiculo
10. Si en la audiencia el Ministerio de Comercio e Industrias resulta favorecido, no pagar el
deducible.
Finaliza Proceso

39

Proceso: TRAMITE DE PLACA Y REVISADO
Objetivo: Cumplir con los trmites establecidos, para la circulacin de los vehculos
Pasos:
1. El funcionario designado lleva el vehiculo a uno de los talleres autorizados
2. En el taller revisan el vehiculo y entregan la hoja de revisado al funcionario que realiza el
tramit
3. La hoja del revisado es enviada a Control Fiscal con la lista de los vehculos para solicitar
la placa a la Contralora General de la Repblica
4. Una vez Control Fiscal tramite la placa hace entrega de la misma junto con el estique de
revisado al Departamento de Servicios Generales

5. Las placas del ao anterior se le entregan a la oficina de Control Fiscal
6. Las placas son instaladas en cada uno de los vehculos revisados.
Finaliza Proceso

Proceso: VEHICULOS ACCIDENTADOS
Objetivo: Cumplir con el procedimiento establecido por la compaa de seguro, para la
reparacin del vehculo
Pasos:
1. En el caso de que un automvil de la institucin, se vea involucrado en un accidente de
transito el conductor deber espera la presencia de las autoridades del transito, en el
lugar del accidente para realizar el parte policivo
El conductor regresa a la institucin y entrega la boleta en el Departamento de Servicios
Generales y detalla por escrito como ocurri el accidente.
2. El fotgrafo del Departamento de Comunicaciones procede a tomar una foto del carro en
los estacionamientos de la institucin, para dejar constancia en el expediente.
3. La secretaria del Departamento de Servicios Generales procede a llenar los campos del
informe de accidente de la aseguradora a maquina.
4. El funcionario designado procede a cotizar en un taller autorizado, segn el listado que
provee la aseguradora.
5. La secretaria enva el informe al jefe (a) del Departamento de Servicios generales para su
revisin.
6. El jefe del Departamento de Servicios Generales remite el informe para la firma del
director administrativo o representante legal y del conductor.
7. Una vez firmado el informe la secretaria inserta copia de cdula del representante legal y
del conductor del vehiculo accidentado.
8. La secretaria confecciona una carta a la compaa aseguradora detallndole y solicitando
hacer efectiva la pliza.
9. La secretaria inserta copia del registro nico de propiedad, del certificado de inspeccin,
una copia de la boleta, la foto y se procede a entregar el informe a la aseguradora.
10. La foto del carro es tomada en los estacionamientos de la institucin por el Departamento
de Comunicaciones, fotgrafo.
Finaliza Proceso

40

Departamento de Desarrollo Institucional

Proceso: Elaboracin del Manual de Procedimiento
Objetivo: Establecer los procedimientos administrativos internos y de prestacin de
servicios del Ministerio de Comercio e Industrias
Pasos:
1. Se elabora nota para la firma de la director(a) de Administracin y Finanzas dirigida a
todas la unidades administrativas de apoyo y operativas de la institucin.
2. La nota establece los parmetros de forma y fondo en que debe ser presentada la
informacin por cada unidad administrativa y se fija una fecha de entrega. Adems, se
adjunta un formato modelo.
3. En la fecha previa establecida se empieza a recibir la informacin y los funcionarios del
Departamento la procesan para garantizar que la forma y el fondo son correctos.
4. Una vez procesada la informacin, se edita y compila en un documento denominado
Manual de Procedimientos con la firma del jefe del departamento en la columna
elaborado por; la firma de la director(a) de Administracin y Finanzas en la columna
revisado por y la firma del director(a) de Asesora Legal en la columna aprobado por.
5. Una vez cumplido con este procedimiento se remite mediante memorando al jefe de la
Unidad de Tecnologa Informtica para que sea presentado en la plataforma tecnolgica
del Ministerio. (Pgina Web)
Fin del proceso

Proceso: Elaboracin del Manual de Funciones
Objetivo: Documentar todas las funciones que realizan las diferentes unidades
administrativas de la institucin
Pasos:
todas la unidades administrativas de la institucin
4. Una vez procesada la informacin se edita y compila en un documento denominado
Manual de Funciones del Ministerio de Comercio e Industrias.
5. Se confecciona nota para la firma del Ministro de Comercio e Industrias, dirigida al
Ministro de Economa y Finanzas donde se remite, copia del Manual de Funciones y la
Estructura Organizativa (Organigrama), para que sea avalado por esa instancia.
todas la unidades administrativas de apoyo y operativas de la institucin.
9. El Ministro del Ministerio de Economa y Finanzas, remite mediante nota, dirigida al
Ministro de Comercio e Industrias si los documentos son aprobados u objetados. En el
segundo caso se especifican las causas de la objecin, las cuales deben ser subsanadas.
41

10. De ser aprobados los documentos, se legalizan tanto la Estructura Organizativa como el
Manual de Funciones.
Fin del proceso

Proceso: Creacin de una nueva unidad administrativa
Objetivo: Garantizar la asignacin de recursos a las unidades que se requieran por
necesidad del servicio
Pasos:
1. El responsable de la unidad a crearse remita a la Direccin Administrativa. nota donde
propone su solicitud.
2. Esta nota se remite al Departamento de Desarrollo Institucional para que se encargue de
los trmites respectivos.
3. El Departamento de Desarrollo Institucional se comunica con los gestores de la propuesta
y solicita una sustentacin de la misma que contenga tres elementos: Base Legal,
Objetivos y Funciones. El propsito, por un lado, es evitar la duplicidad de funciones, y
por el otro garantizar que los objetivos y las funciones son consistentes con la propuesta.
4. Se procesa y edita la propuesta y se elabora un documento para someterlo a consideracin
de la Direccin de Desarrollo Institucional del Ministerio de Economa y Finanzas.
5. Una vez confeccionado el documento que debe ir acompaado de la Estructura
Organizativa del Ministerio de Comercio e Industria, sealando claramente la ubicacin
de la nueva unidad administrativa, se concierta una reunin con el analista de la
Direccin de Desarrollo Institucional del Ministerio de Economa Finanzas para
entregarle copia y consensuar la propuesta, dentro de las normas establecidas vigentes.
6. Si la propuesta se acepta porque cumple con las normas vigentes, el analista informa al
Departamento de Desarrollo Institucional del Ministerio de Comercio e Industrias.
7. El Departamento de Desarrollo Institucional elabora nota para la firma del Ministro de
Comercio e Industrias, dirigida al Ministro de Economa y Finanzas, solicitando la
viabilidad de la propuesta. (Se adjunta toda la documentacin respectiva; Organigrama y
Manual de Funciones)
8. El Ministro de Economa y Finanzas responde la nota del Ministro de Comercio e
Industrias donde le notifica que la propuesta cumple con las normas vigentes, por lo tanto
es viable y debe ser formalizada mediante el instrumento legal correspondiente (Decreto
Ejecutivo o Resolucin).
9. El Ministerio de Comercio e Industrias formaliza la propuesta, a travs de la Direccin de
Asesora Legal, mediante el instrumento legal respectivo.
10. Se remite copia del instrumento legal respectivo al Departamento de Desarrollo
Institucional para los trmites pertinentes.
11. El Departamento de Desarrollo Institucional del Ministerio de Comercio e Industrias
remite a la Direccin de Desarrollo Institucional del Ministerio de Economa y Finanzas
copia del instrumento legal respectivo, organigrama institucional y el Manual de
Funciones con la incorporacin de la(s) nueva(s) unidad(es) administrativa(s)
Fin del proceso

Direccin Nacional de Comercio
Direccin General de Comercio Interior
Departamento de Licencias

42

Proceso: GENERAR EL AVISO DE OPERACIN A TRAVS DEL SISTEMA
ELECTRNICO PANAM EMPRENDE
Objetivo: Agilizar los trmites para iniciar un negocio de forma transparente y eficaz.
Pasos:

1. Usuario (Cliente)

2. El cliente (usuario) accede al portal www.panamaemprende.gob.pa

3. Si es usuario del sistema debe escribir su correo y contrasea, si no tiene se registra con sus
numero de cdula y crea una direccin de correo electrnico en Yahoo, Hotmail, Gmail o Lycos.

4. Ingresa la contrasea y la Confirma.

5. Espera el Mensaje de Notificacin: una vez registrado en Panam Emprende, le llega un
correo con el nombre del usuario la contrasea, y el enlace que lleva la activacin del sistema.

PanamaEmprende le da la bienvenida al Sistema de Creacin de Empresas en un clima de eficiencia y
transparencia.
Tu usuario es: jp_1236@HOTMAIL.COM
Tu contrasea es: jperez
Nota: has clic en el siguiente link para confirmar tu registro
Pulsa Aqu para activar tu cuenta

1. Una vez que escribe su direccin de correo electrnico y su contrasea accesa a la
pantalla de Opciones de Bienvenida al Sistema Panam Emprende.

43

7. Elige la opcin Abrir una Nueva Empresa, que lo llevara a una serie de pasos en la cual debe
completar los formularios con los datos importantes de su empresa (Nombre del propietario /
Razn Social, nombre del establecimiento, direccin, actividades a desarrollar).

8. En el paso No. 6, Verifica los datos que completo y si estn correctos, Elige las Opciones de
Pago.

9. Si en el paso 6 usted eligi Pago por Banco Nacional de Panam, de clic en el botn "Generar
Boleta de Pago" (Paso No. 7), se le suministrar el Nmero de Referencia o de Boleta de Pago,
anote el nmero para realizar el pago y dirjase a la sucursal del Banco Nacional de Panam
(BNP) ms cercana para cancelar el costo de su Aviso de Operacin. El pago en el Banco
Nacional de Panam (BNP) puede ser en efectivo o en cheque.

10. Cuando se genere un Aviso de Operacin hay que cumplir con el Pago de la Tasa de Aviso
de Operacin: Persona Natural Quince balboas (B/. 15.00) y Persona Jurdica B/. 55.00) para
poder imprimirlo.

11. Si sali del sistema para realizar el pago ingrese nuevamente al sistema y seleccione la
opcin de Solicitudes Pendiente del men Principal, del listado desplegado escoja el nombre de
la empresa que ha creado, presione el botn mostrar, recorra todos los pasos hasta el 6, active el
Botn de Continuar, desplegara el botn de generar Aviso de Operaciones para imprimirlo.

Este archivo es un documento PDF, necesita tener instalado la versin Acrobat Reader 7 o
superior, de no tenerlo de clic en el Link Acrobat Reader 7 o superior e instlelo en su PC.

12. Una vez constituido como usuario del sistema puede accesar y actualizar su Aviso de
Operacin (cambio de direccin, nombre comercial, junta directiva, aumento y disminucin de
actividad), generar una sucursal o realizar la cancelacin del mismo.
44

13. Cuando se genere o actualice un Aviso de Operacin, para ejercer la actividad de expendio
de bebidas de licores, se pagara a travs del Sistema Panam Emprende el derecho nico, una
sola vez con base en un esquema de dos (2) niveles:

Nivel

Tipo de Establecimientos

Pago de Derecho nico
Restaurantes, Cafeteras, Parrilladas,
Supermercados, Mini sper,
Abarroteras, Mercados, Servicio de
comida en Hoteles y establecimientos
tursticos de alojamiento o cualquier
otro establecimiento no contemplado
en el Nivel 2.

a. Establecimientos ubicados en los Distritos
de Panam, Coln, David y San Miguelito:
B/. 600.00
b. Establecimientos ubicados en el resto del
pas: B/. 300.00

Nivel 2
Discotecas, Bares, Pubs, Cantinas,
Bodegas, Jardines, Jorones, y
cualquiera otra actividad de expendio
de licores que no est contemplado en
el Nivel 1.
Distritos de Panam, Coln, David y San
Miguelito (de acuerdo al metraje):
a. Discotecas de ms de 300 m2: B/.5,000.00.
b. Discotecas de menos de 300 m2:
B/.2,500.00.
c. Bares y pubs de ms de 150 m2:
B/.2,000.00.
d. Bares y pubs de menos de 150 m2:
B/.1,000.00.
e. Cantinas, Jorones, Jardines y bodegas:
B/.1,500.00.
f. Dems actividades: B/.1,500.00.
Resto del pas:
a. Discotecas de ms de 300 m2: B/.2,000.00.
b. Discotecas de menos de 300 m2:
B/.1,000.00.
c. Bares y pubs de ms de 150 m2: B/.1,000.00.
d. Bares y pubs de menos de 150 m2:
B/.500.00.
e. Cantinas, Jorones, Jardines y bodegas:
B/.1,000.00.
f. Dems actividades: B/.1,000.00

14. Los establecimientos del Nivel 2, Consignaran fianza a favor del Tesoro Nacional, para
responder por el incumplimiento de la ley, y por daos y perjuicios a terceros.
Esta fianza deber tener vigencia de tres aos y ser renovada obligatoriamente a su vencimiento,
con base en el esquema siguiente:

Distritos de Panam, Coln, David y San Miguelito:
a. Discotecas de ms de 300 m2: B/.20,000.00, b. Discotecas de menos de 300 m2: B/.15,000.00, c. Bares
y pubs de ms de 150 m2: B/.10,000.00, d. Bares y pubs de menos de 150 m2: B/.5,000.00, e. Cantinas,
Jorones, Jardines y bodegas: B/.5,000.00, f. hotel de ocasin: B/.75,000.00, g. Dems actividades:
B/.5,000.00.
Resto del pas:
a. Discotecas de ms de 300 m2: B/.12,000.00, b. Discotecas de menos de 300 m2: B/.8,000.00., c. Bares
y pubs: B/.4,000.00, d. Cantinas, Jorones, Jardines y Bodegas: B/.3,000.00, e. hotel de ocasin:
B/.50,000.00, f. Dems actividades: B/.3,000.00.
45

15. Cambio de Distrito del Aviso de Operacin o Sucursal, debe pagar cinco balboas
(B/. 5.00) en el distrito correspondiente como derecho de inscripcin del negocio.
Finaliza Proceso

Proceso: ACREDITACIN DE FUNCIONARIOS DEL MICI ANTE EL REGISTRO
PBLICO
Objetivo: Tramitar los certificados de oficio ante el Registro Pblico
Pasos:
1. Solicitar mediante nota dirigida al Secretario General del MICI la acreditacin del
funcionario que se requiera. La solicitud deber incluir la siguiente informacin: nombre,
cargo y cdula del funcionario; el trmite para el cual se requiere el certificado de
Registro Pblico y el sustento legal que establece los requisitos de dicho trmite.
2. Aprobar o rechazar la solicitud de acreditacin, e informar la decisin mediante nota
dirigida al solicitante.
En caso de aprobacin, se deber ejecutar los siguientes pasos:
3. Enviar nota al jefe de la Unidad de Tecnologa Informtica, informando sobre la nueva
acreditacin e instruyendo a solicitar el respectivo acceso al Sistema Web de Informacin
y Certificacin Registral del registro Pblico.
4. Agregar al funcionario acreditado ante el Registro Pblico para tramitar Certificados de
Oficio.
5. Enviar al Registro Pblico la informacin necesaria sobre la acreditacin de los
funcionarios y solicitud de acceso al Sistema Web de informacin u Certificacin
Registral
6. Dar seguimiento a la solicitud hecha ante el Registro Pblico e informar al Secretario
General, con copia al solicitante, cuando el proceso de acreditacin se haya culminado.
7. Agregar al funcionario acreditado a un registro de cdigos de usuario de funcionarios
acreditados ante el Registro Pblico para tramitar Certificados de Oficio.
8. Adecuar la estacin de trabajo del funcionario acreditado a los requerimientos del
Registro Pblico.
9. Capacitar al funcionario registrado en el uso del Sistema Web de informacin y
Certificacin Registral.
Finaliza Proceso

Proceso: DESACREDITACIN DE FUNCIONARIOS DEL MICI ANTE EL REGISTRO
PBLICO
Objetivo: Garantizar el reemplazo del funcionario, en forma ordenada, cuando sea
necesario.
Pasos:
1. Solicitar mediante nota dirigida al Secretario general del MICI la desacreditacin del
funcionario que se requiera. La solicitud deber incluir la siguiente informacin: nombre,
cargo y cdula del funcionario; razn para solicitar la desacreditacin.
2. Aprobar la solicitud de desacreditacin e informar la decisin mediante nota dirigida al
solicitante.
3. Enviar nota al jefe de la Unidad de Tecnologa Informtica, informando sobre la
desacreditacin e instruyendo a eliminar el respectivo acceso al Sistema Web de
Informacin y Certificacin Registral del Registro Pblico.
4. Anotar la fecha de desacreditacin en un registro de funcionarios acreditados ante el
Registro Pblico para tramitar Certificados de oficio.
46

5. Enviar al Registro Pblico informacin necesaria sobre la desacreditacin de los
funcionarios y eliminacin de acceso al Sistema Web de informacin y Certificacin
Registral.
6. Dar seguimiento a la solicitud hecha ante el Registro Pblico e informar al Secretario
General, con copia al solicitante, cuando el proceso de desacreditacin se haya
culminado.
7. Anotar la fecha de cancelacin del usuario en el registro de cdigos de usuario de
funcionarios acreditados ante el Registro Pblico para tramitar Certificados de Oficio.
Finaliza Proceso

Proceso: TRAMITACIN DE LOS CERTIFICADOS DE OFICIO DE REGISTRO
PBLICO.
Objetivo: Verificar la informacin registrada para solicitar Certificado de Oficio.
Pasos:
1. Entrar al Sistema Web de Informacin y Certificacin Registral, con un cdigo de
usuario y contrasea.
2. Consultar la informacin registral que requiere el solicitante y solicitar el Certificado de
Oficio al Registro Pblico.
3. Esperar la emisin del Certificado de Oficio por parte del Registro Pblico y el envo del
mismo, as como de la respectiva nota remisoria, al correo electrnico del funcionario
acreditado por el MICI que realiz la solicitud.
4. Imprimir el certificado de Oficio emitido por el Registro Pblico y anexarlo al expediente
del solicitante.
5. Continuar con los dems pasos del trmite que realiza al solicitante.
Finaliza Proceso

Proceso: AUTO CONSULTA DEL SISTEMA
Objetivo: Atender solicitud de informacin de los usuarios
Pasos:
1. Solicitante le enva nota al Director de Comercio Interior para consulta.
2. Recepcionista recibe nota.
3. Recepcionista entrega nota a la secretaria.
4. La secretaria entrega la nota al Director General de Comercio Interior.
5. Director revisa la nota.
6. Director remite la nota a abogados.
7. Abogados revisan nota, emiten su criterio otorgando visto bueno segn lo establecido por
Ley.
8. Se confecciona oficio para el usuario.
Finaliza Proceso

Seccin de Registro Comercial
(Verificadores)

Proceso: VERIFICACIN
Objetivo: Asegurar que la informacin suministrada por el usuario es correcta
Pasos:
1. Una vez que el Aviso de Operacin, es impreso por el usuario pasa a un estatus en la
base de datos para que sea verificado por los verificadores de la Direccin General de
Comercio Interior.
47

2. El Supervisor de los Verificadores, tiene la opcin de una pantalla en el Modulo de
Administracin Verificacin de Avisos de Operacin - Avisos de Operacin no
Verificados.
3. En esta pantalla le aparecer una lista de todos los Avisos de Operacin no verificados.
4. Se podr hacer la bsqueda por provincia y por tipo de trmite. Le aparece una opcin de
Asignar.
5. Cada Aviso de Operacin ser asignado a cada uno de los verificadores para que sea
verificado en su totalidad, una revisin del mismo. Y se coloca una observacin para que
sea verificado el Aviso de Operacin.
6. El Supervisor de Verificacin tiene la opcin en el Modulo de Administracin: Avisos de
Operacin en Proceso de Verificacin.
7. En esta opcin podr reasignar un Aviso de Operacin a un verificador, ya sea porque el
anterior se fue de vacaciones o puede que este incapacitado, de igual forma debe escoger
la opcin de la provincia y le aparecer una lista los verificadores de la provincia que
escogi, es obligatorio colocar la observacin.
8. Notificaciones pendientes: es una opcin que tiene el supervisor de verificacin para ver
las notificaciones enviadas a los propietarios de los establecimientos comerciales.
9. Notificaciones Actualizadas: son las notificaciones contestadas por los propietarios o
tramitantes de los negocios que ya han sido notificados para que realicen algn cambio en
su Aviso de Operacin.

Proceso: VERIFICADOR
Objetivo: Verificar efectivamente la informacin suministrada por el usuario.
Pasos:
1. Los verificadores tiene una pantalla en el Modulo de Administracin del Sistema de
Panam Emprende llamada mis Verificaciones pendientes.
2. Cada verificador una vez ingresen al portal podrn ver los Avisos de Operacin por
verificar, tiene las opciones de:
Ver el detalle de los Avisos de Operacin,
Categorizar las actividades comerciales e industriales,
Enviar notificaciones a los propietarios de dichos avisos de operacin
Igualmente remitir al jefe de inspectores que realicen una inspeccin de dicho
Aviso de Operacin.
3. Podrn ver el detalle de los Avisos de Operacin, y podrn observar alguna anomala que
tenga el Aviso de operacin de esta forma podrn notificarle al dueo o propietario del
negocio.
4. Las notificaciones se les enva a los propietarios de negocio, se le anuncia que debe
corregir como: actividades, domicilio, dignatarios, etc.
5. Cada Aviso de Operacin debe ser categorizado las actividades comerciales e
industriales, para fines estadsticos.
6. Si el Aviso de Operacin amerita un inspeccin ya sea por las actividades no estn bien
especificadas, extranjeros en l un negocio al por menor, pago de impuestos, etc. Se le
noticia al Supervisor de los inspectores que enviara a realizar una inspeccin de dicho
establecimiento comercial.
7. Seguimiento de Notificaciones: Las misma son las notificaciones que se les ha enviado a
los dueos de los establecimientos comerciales.
8. Notificaciones actualizadas: son las notificaciones de los cambios o las modificaciones
que realizan los usuarios.
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9. Notificaciones actualizadas inspeccin: son llamadas as porque se realizan a travs de
una inspeccin.
Observacin: No solo los Avisos de Operaciones se verificaran, se har lo mismo para las
comunicaciones y sucursales.

Proceso: NOTIFICACIN DE CORRECCIONES
Objetivo: Informar al usuario de las correcciones pertinentes.
Pasos:
1. El verificador informa va telefnica o por e-mail al usuario de las correcciones o
cambios que debe hacerle a su solicitud.
2. El verificador espera cinco das hbiles para que usuario responda, quedando as el
trmite en estatus de espera.
3. Al recibir las correcciones se envan a inspeccin.
4. Se genera va e-mail solicitud de inspeccin al encargado de la seccin de inspeccin.
Finaliza Proceso

Seccin de Inspeccin

Proceso: INSPECCIONES SOLICITADAS POR UN VERIFICADOR
Objetivo: Comprobar in situ que se cumple con lo establecido en la Ley.
Pasos:
1. Se recibe la solicitud de inspeccin a travs del sistema de Panam Emprende.
2. El Supervisor de inspeccin revisa en la pantalla de Inspecciones Pendientes del sistema
de Panam Emprende Se asigna las inspecciones a cada unos de los inspectores.
3. A los inspectores les llega la asignacin a travs del sistema de Panam Emprende en la
pantalla de Mis Inspecciones Asignadas
4. El inspector se dirige al establecimiento comercial que le solicitaron inspeccionar los
verificadores, realiza la inspeccin correspondiente y registra la informacin en el
formulario de inspeccin (actualmente)
5. Si el establecimiento comercial cumple con las disposiciones de la Ley no se pone boleta,
pero si no cumple con todo lo establecido en la Ley se le otorga una boleta de citacin
6. Cuando el inspector llega a las instalaciones de la Direccin General de Comercio
Interior / Panam Emprende, registra la informacin y observaciones en el sistema de
Panam Emprende, esta informacin la podr ver el Supervisor de Inspecciones en la
Pantalla Inspecciones Concluidas del sistema de Panam Emprende.
7. Igualmente esta informacin le llega a los verificadores que solicitaron la inspeccin.
Fin del proceso

Proceso: INSPECCIONES POR RUTINA
Objetivo: Realizar verificaciones en el rea, de manera sistemtica y permanente.
Pasos:
1. Las mismas son las que se realizan en un rea especfica o solicitada por una Institucin:
Son asignadas a los inspectores a travs del sistema de Panam Emprende
2. A los inspectores les llega la asignacin a travs del sistema de Panam Emprende en la
pantalla de Mis Inspecciones Asignadas
3. El inspector se dirige al establecimiento comercial que le solicitaron inspeccionar los
verificadores, realiza la inspeccin correspondiente y registra la informacin en el
formulario de inspeccin (actualmente)
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4. Si el establecimiento comercial cumple con las disposiciones de la Ley no se pone boleta,
pero si no cumple con todo lo establecido en la Ley, se le otorga una boleta de citacin
5. Cuando el inspector llega a las instalaciones de la Direccin General de Comercio
Interior / Panam Emprende, registra la informacin y las observaciones
correspondientes en el sistema de Panam Emprende y esta informacin la podr ver el
Supervisor de Inspecciones en la Pantalla Inspecciones Concluidas del sistema de
Panam Emprende.
NOTA: Los procesos y usos de pantallas no son definitivos, el sistema Panam Emprende esta
en constante proceso de mejoras, con el objetivo de brindar un mejor servicios a sus usuarios
internos y externo.
Fin de proceso

Seccin de Archivo

Proceso: REGISTRO AL SISTEMA PANAM EMPRENDE DE CERTIFICADOS DE
OPERACIONES EXPEDIDOS MANUALMENTE (ANTERIORES A LA
CREACIN DEL SISTEMA).
Objetivo: Actualizar los expedientes dentro del sistema panam emprende
Pasos:
1. Recibe de la seccin de verificacin solicitud de registro en sistema Panam Emprende
2. Encargado de departamento recibe documentos.
3. Coloca documento en bandeja de entrada.
4. Encargado distribuye las solicitudes.
5. Funcionario se dirige a los archivos.
6. Funcionario busca tarjetas de los solicitantes que desean incluirse en el Sistema Panam
Emprende.
7. Entregan tarjetas de solicitantes y documentos a verificadores
8. Verificadores capturan la informacin de las tarjetas
9. Verificadores devuelven tarjeta a la seccin de Archivo.
10. Seccin de Archivo procede a archivar tarjeta.
Fin del Proceso

Departamento de Registro de Contadores Pblicos Autorizados
Proceso: LICENCIA DE IDONEIDAD DE CONTADOR PBLICO AUTORIZADO
Objetivo: Garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos, para los Contadores
Pblicos Autorizados
Pasos:
1. Licenciado en Contabilidad solicita requisitos para obtener licencia de CPA.
2. Funcionario del Departamento de Contabilidad proporciona requisitos y solicitud a los
solicitantes.
3. Funcionario recibe solicitud de idoneidad.
4. Verifica que los documentos estn completos.
5. Le hace entrada a los documentos.
6. Confecciona recibo de pago por confeccin de letras de certificado.
7. Asigna nmero de registro.
8. Elabora resolucin.
9. Elabora licencia de idoneidad.
10. Elabora carn.
11. Captura informacin en el sistema.
50

12. Registra informacin en libro.
13. Enva expediente a Junta Tcnica de Contabilidad para aprobacin.
14. Programa reunin con Junta Tcnica de Contabilidad.
15. Junta Tcnica de Contabilidad evala expedientes de solicitantes.
16. Junta Tcnica de Contabilidad firma documentos.
17. Documentos regresan al Departamento de Registro de Contadores y CPA.
18. Funcionario prepara y revisa los expedientes.
19. Se informa al solicitante que su solicitud esta aprobada va e-mail o va telefnica.
20. Expedientes son entregados en Recepcin de documentos y atencin al cliente.
21. Recepcin de documentos y atencin al cliente entrega resolucin, licencia de idoneidad
y carn al solicitante.
22. Recepcin de documentos y atencin al cliente devuelve al Departamento de Registro de
Contadores y CPA los documentos con firma de recibido del solicitante.
23. Departamento de Registro de Contadores y CPA, archiva copia de expediente.

Nota: Las solicitudes realizadas en otras provincias sern remitidas a la provincia de Panam
donde se le dar el debido trmite y luego sern devueltas a la provincia que solicito.
Finaliza Proceso

Proceso: LICENCIA DE IDONEIDAD DE CONTADOR
Objetivo: Garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos, para los Contadores
Pasos:
1. Bachiller en Contabilidad solicita requisitos para obtener licencia de contador.
2. Funcionario del departamento de Contabilidad proporciona requisitos y solicitud al
solicitante.
3. Contabilidad recibe solicitud de idoneidad.
5. Le hace entrada a los documentos.
6. Confecciona recibo de pago para confeccin de letras de certificado.
9. Elabora idoneidad.
10. Elabora carn.
17. Documentos regresan al Departamento de Contabilidad.
18. Funcionario prepara y revisan los expedientes.
19. Se le comunica al solicitante que su solicitud esta aprobada va e-mail o va
telefnica.
20. Los expedientes son entregados en Recepcin de documentos y atencin al cliente.
21. Recepcin de documentos y atencin al cliente entrega resolucin, licencia de
idoneidad y carn al solicitante.
22. Recepcin de documentos y atencin al cliente devuelve a contabilidad documentos
con firma de recibido del solicitante.
23. Contabilidad archiva copia de expediente.
51

Nota: Las solicitudes realizadas en otras provincias sern remitidas a la provincia de Panam
donde se le dar el debido tramite y luego sern devuelta a la provincia que solicito el tramite.
Finaliza Proceso

Proceso: IDONEIDAD DE PERSONA JURDICA
Objetivo: Garantizar que la sociedad jurdica y sus miembros cumplan con la Ley
Pasos:
1. Sociedad solicita requisitos para obtener idoneidad de persona jurdica.
2. Departamento de Registro de Contadores y CPA, proporciona requisitos y solicitud a
los solicitantes.
3. Departamento de Registro de Contadores y CPA, recibe solicitud de idoneidad.
5. Plasma nombre de la sociedad en el expediente.
6. Confecciona recibo de pago por confeccin de letras de certificado.
9. Elabora idoneidad.
10. Elabora carn.
13. Confecciona lista de solicitantes.
18. Documentos regresan al departamento.
19. Funcionario prepara y revisa los expedientes.
20. Se informa al solicitante que su solicitud esta aprobada va e-mail o va telefnica.
21. Expedientes son entregados en Recepcin de documentos y atencin al cliente.
22. Recepcin de documentos y atencin al cliente entrega resolucin, licencia de
idoneidad y carn al solicitante
23. Recepcin de documentos y atencin al cliente devuelve al Departamento de Registro
de Contadores y CPA los documentos con firma de recibido del solicitante
24. Departamento de Registro de Contadores y CPA, archiva copia de expediente
Finaliza Proceso

Proceso: RENOVACIN DE CARNET DE CONTADOR Y DE CONTADOR PBLICO
AUTORIZADO
Objetivo: Actualizar los procesos de otorgamiento de idoneidad, peridicamente, para
verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley.
Pasos:
1. Solicitante va al centro de informacin y atencin al cliente a solicitar requisitos para
la renovacin de carn.
2. Los requisitos son entregados y se le explica donde adquirir los formularios.
3. Solicitante se dirige al Departamento de Registro de Contadores y CPA.
4. Funcionario del Departamento de Registro de Contadores y CPA, entrega al
solicitante formulario de renovacin de carn.
5. Recibe documentos de renovacin.
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6. Verifica que los documentos estn correctos.
7. Solicitante paga en tesorera por perdida de carn (Por vencimiento no paga).
8. Funcionario recibe y pega en expediente el recibo de pago.
9. Se confecciona carn.
10. Solicitud y carn se envan al presidente de la Junta Tcnica para firma.
11. Presidente de la Junta tcnica revisa y firma.
12. Presidente de la Junta tcnica devuelve documentos al departamento.
13. Se informa al solicitante va e-mail o va telefnica que su carn esta aprobado.
14. Expedientes son entregados a solicitante en Recepcin de documentos y atencin al
cliente.
15. Recepcin de documentos y atencin al pblico devuelve al departamento copia del
documento recibido.
16. Se archiva copia de expediente.
Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIN DE IDONEIDAD
Objetivo: Asegurar que el solicitante cumple con todos los requisitos y es idneo.
Pasos:
1. Funcionaria recibe nota de solicitud de certificacin.
2. Busca informacin en los libro para dar fe de la idoneidad.
3. Contesta nota por escrito.
4. Enva nota al presidente de la Junta Tcnica para firma.
5. Presidente la Junta Tcnica firma nota.
6. Presidente la Junta Tcnica devuelve nota al Departamento de Registro de Contadores y
CPA.
7. Funcionario archiva recibe nota.
8. Saca copia a la nota.
9. Recepcin de documentos y atencin al pblico entrega nota al solicitante
10. Recepcin de documentos y atencin al pblico devuelve al Departamento de Registro de
Contadores y CPA, copia del documento recibido.
11. Archiva copia del recibido de la nota.
Finaliza Proceso

Proceso: AUTENTICACIN DE DOCUMENTOS
Objetivo: Asegurar y dar fe que los documentos son copias vlidas de los originales.
Pasos:
1. Funcionaria recibe nota de solicitud de autenticacin de documentos.
2. Busca informacin en los libro para dar fe.
3. Enva nota al presidente de la Junta Tcnica para firma.
4. Presidente la Junta Tcnica firma documento.
5. Presidente la Junta Tcnica devuelve documento al Departamento de Registro de
Contadores y CPA.
6. Saca copia a los documentos.
7. Recepcin de documentos y atencin al pblico entrega documentos al solicitante.
8. Recepcin de documentos y atencin al pblico devuelve al Departamento de Registro
de Contadores y CPA, copia del documento recibido.
9. Archiva copia de recibido de los documentos.
Finaliza Proceso

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Proceso: OFICIOS
Objetivo: Responder, por escrito, solicitudes de informacin formales.
Pasos:
1. Se da entrada a los documentos.
2. Se realiza una bsqueda minuciosa de la informacin en los libros de registro.
3. Se procede a contestar oficio por escrito.
4. Oficio es enviado a presidente de la Junta Tcnica para firma.
5. Presidente de la Junta Tcnica firma documento.
6. Presidente de la Junta Tcnica devuelve documento firmado al Departamento de Registro
de Contadores y CPA.
7. Se saca copia de documento.
8. Documento es enviado por correspondencia o entregado en recepcin de documentos y
atencin del pblico segn la urgencia del mismo.
9. Recepcin de documentos y atencin al pblico entrega documentos al solicitante.
10. Recepcin de documentos y atencin al pblico devuelve al Departamento de Registro de
Contadores y CPA copia del documento recibido.
11. Archiva copia de recibido de los documentos.
Finaliza Proceso

Departamento de Registro de Bienes Races
Proceso: EXAMEN DE CONOCIMIENTOS GENERALES PARA ASPIRANTES A
CORREDORES DE BIENES RACES.
Objetivo: Asegurar que los corredores de bienes races cuenten con los conocimientos
requeridos para desempear dichas funciones.
Pasos:
1. Aspirante a corredor de bienes races solicita informacin a cerca del examen para
corredores de bienes races
2. Funcionario orienta al solicitante
3. Funcionario entrega al solicitante por escrito los temas del examen e indica las fechas de
los exmenes
4. Aspirante desarrollar y estudiar los temas
5. Dos das antes de la prueba los aspirantes deben llamar al Departamento de Registro de
Bienes Races para registrase en la lista y se les notifican en que saln se llevara a cabo el
examen
6. El da del examen se dirigen al saln asignado a presentar la prueba
7. Una vez terminadas las pruebas la secretaria de la Junta Tcnica de Bienes Races califica
las mismas
8. Se comunica al solicitante de los resultados de la prueba.
Finaliza Proceso

Proceso: EXPEDICIN DE LICENCIA DE CORREDORES DE BIENES RACES
Objetivo: Otorgar permiso de operacin, a los corredores de bienes races, que cumplan
con los requisitos legales establecidos.
Pasos:
1. Solicitante entrega documentacin en el Departamento de Registro de Bienes Races
(Una vez aprobado el examen)
2. Funcionario revisa documentacin
3. Funcionario recibe documentacin
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4. Funcionario adjudica nmero de corredor al expediente segn secuencia establecida
5. Funcionario procede a confeccionar Diploma, Resolucin y carn
6. Documentacin es entregada a secretaria de la Junta Tcnica de bienes races para la
firma
7. Secretaria de la Junta Tcnica de Bienes Races firma documentos
8. Secretaria de la Junta Tcnica de Bienes Races remite documentos al Presidente de la
Junta Tcnica de Bienes Races para segunda firma
9. Presidente de la Junta Tcnica de Bienes Races remite documentos al Departamento de
Registro de Bienes races
10. Funcionarios custodian expediente hasta que el solicitante retire sus documentos
11. Solicitante va al departamento a retirar Diploma, resolucin y carn
12. Solicitante firma el recibido.
Finaliza Proceso

Proceso: AUTENTICACIN
Objetivo: Asegurar y dar fe que los documentos son copias vlidas de los originales.
Pasos:
1. Cliente solicita requisitos para una autenticacin
2. Funcionario le informa cuales son los requisitos ( Copia de resuelto anterior y timbres
fiscales)
3. El solicitante va al departamento de Registro de bienes races con requisitos para obtener
certificacin
4. Funcionario revisa y recibe documentacin
5. Funcionario procede a revisar el expediente para corroborar que este al da
6. Se procede a impregnar el sello de fiel copia de su original
7. El documento es entregado al solicitante
Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIN
Objetivo: Asegurar que el solicitante cumple con todos los requisitos y es idneo.
Pasos:
1. Certificacin es solicitada de oficio o a travs de la Fiscala
2. Se recibe documentacin con sus respectivos timbres
3. Funcionario revisa expediente
4. Funcionario responde al oficio por medio de nota
5. Nota es enviada a Junta Tcnica para firma
6. Junta Tcnica firma nota.
7. Junta Tcnica devuelve nota a Departamento de Registro de Bienes Races
8. Departamento de Registro de Bienes Races recibe nota y entrega al solicitante
9. Solicitante recibe nota y firma el recibido de la nota
10. Expediente es archivado
Finaliza Proceso

Proceso: CANCELACIN DE LICENCIAS Y REGISTROS
Objetivo: Asegurar que la actividad registrada, ya no continuar operaciones.
Pasos:
1. La cancelacin se efecta por peticin de la persona o por oficio
2. Se recibe la documentacin original
3. Funcionario revisa el expediente
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4. Si es por peticin de la persona se procede a cancelar la licencia
5. Si es de oficio se inspecciona el lugar o empresa
6. Dependiendo de la gravedad de la falta se cancela la licencia
7. Se le notifica a la persona afectada la cancelacin segn lo establecido en la ley.
Finaliza Proceso

Direccin General de Comercio Electrnico
Proceso: Comercio Electrnico
Objetivo: Promover el comercio electrnico, bajo normas de seguridad digital.
Pasos:
Debido a la incorporacin de tecnologas de informacin y comunicacin en el Ministerio de
Comercio e Industrias, La Direccin de Comercio Electrnico prximamente iniciara en el
sistema con la acreditacin mediante registro voluntario.

Como Autoridad de Registro Voluntario, la Direccin de Comercio Electrnico est facultada
para acreditar y supervisar a las entidades de certificacin, a fin de garantizar un nivel bsico de
seguridad y calidad de sus servicios, los cuales son de vital importancia para la confiabilidad de
las firmas electrnicas.

Esta Direccin se encuentra trabajando en la reglamentacin en cuanto a comercio y firma
electrnica, basndose en los sistemas de gestin de calidad ISO.
Fundamento Legal:
LEY No. 43 de 31 de julio de 2001
DECRETO EJECUTIVO No. 29 de 19 de agosto de 2004
Direccin General de Artesanas Nacionales
Proceso: CONFECCIN DE INDICADORES DE GESTIN
Objetivo: Dar seguimiento a los planes operativos.
Pasos:
1. Direccin General de Artesanas Nacionales solicita a los jefes de departamento enviar a
la Direccin General en un CD, detallando las actividades realizadas en cada unidad
mensualmente.
2. Los departamentos analizan y seleccionan informacin
3. Informacin es grabada en CD
4. Jefes de departamento envan informacin en CD, a la Direccin General de Artesanas
nacionales
5. Direccin General recibe CD, con informacin
6. Secretaria de la Direccin, revisa, analiza y le da forma a la informacin enviada
7. Confecciona cuadro de indicadores de Gestin
8. Imprime documento
9. Enva documento al director para revisin
10. Director revisa y emite Visto Bueno
11. Director Firma el informe
12. Director entrega informe a secretaria
13. Secretaria saca copia del informe
14. Secretaria enva informe a oficina central del MICI en Plaza Edison, por Correspondencia
y por va fax.
Finaliza Proceso
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Proceso: AYUDA MEMORIA DE REUNIONES DEPARTAMENTALES
Objetivo: Asignar las tareas y responsabilidades departamentales durante el mes.
Pasos:
1. Director convoca a reunin departamental una vez al mes
2. Director informa las diferentes actividades que estarn llevando a nivel de la Direccin
General.
3. Se levanta la informacin emitida en reunin.
4. Informacin es capturada y procesada detallando por departamento cada una de las
responsabilidades
5. Se imprime informacin
6. Informacin es revisada y firmada por Director General
7. Se entrega copia de la informacin a cada uno de los jefes de departamento.
Finaliza Proceso

Proceso: SUPERVISAR Y FIRMAR DOCUMENTOS PARA ENVIAR A LOS
DIFERENTES MERCADOS DE ARTESANA
Objetivo: Atender la correspondencia de los mercados de artesana.
Pasos:
1. Director general recibe documentos para firma
2. Revisa y firma documentos
3. Entrega documentos a secretaria
4. Secretaria enva inicialmente documentacin va fax
5. Posteriormente secretaria enva documentacin por valija a los mercados.
Finaliza Proceso

Proceso: SUPERVISAR Y FIRMAR DOCUMENTOS DE LOS DIFERENTES
DEPARTAMENTO QUE COMPONEN LA DIRECCIN GENERAL DE
ARTESANAS NACIONALES
Objetivo: Dar seguimiento al flujo de correspondencia y responder a la misma.
Pasos:
1. Secretaria de Director recibe notas enviadas por los departamentos
2. Secretaria entrega a director las notas
3. Director General revisa la notas
4. Director General firma las notas
5. Director General entrega notas a secretaria
6. Secretaria distribuye nota a los diferentes departamentos
Finaliza Proceso

Proceso: SEGUIMIENTO DE REQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
(ADMINISTRACIN MICI)
Objetivo: Solicitar y adquirir los bienes y servicios requeridos por la unidad.
Pasos:
1. Unidades administrativas solicitan por medio de nota un bien o servicio
2. Secretaria de la Direccin General recibe solicitud de bien o servicio
3. Enva solicitud de bien o servicio a Director para aprobacin
4. Director aprueba solicitud de bien o servicio
5. Solicitante confecciona requisicin
6. Funcionario encargado realiza las cotizaciones correspondientes
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7. Funcionario confecciona paquete (requisicin, cotizaciones, nota remisoria)
8. Paquete es enviado a oficina central del MICI por mensajera.
9. Paquete es entregado en oficina central del MICI.
10. La nota remisoria es sellada y firmada
11. Funcionario asignado le da seguimiento a la compra.
12. Al momento que se le notifica a la Direccin General de Artesana que el cheque a sido
confeccionado y aprobado, esta enva a un funcionario a retirar el cheque
13. Funcionario asignado retira cheque en oficina central del MICI
14. Cheque es entregado en la Direccin General de Artesanas
15. Cheque es revisado por Director de Artesanas
16. Director de Artesana entrega a secretaria
17. Secretaria notifica al proveedor que puede entregar el bien o servicio
18. Cheque es enviado al Departamento de Asistencia Financiera para registro contable.
19. Bien o servicio en entregado
20. Se realiza el pago a proveedor
21. Se procede a realizar la recepcin de servicio del bien
22. Enva a almacn para que selle documentos
23. Documentacin es enviada a Tesorera de oficina central de MICI.
Finaliza Proceso

Proceso: ORGANIZACIN, COORDINACIN Y DE DESARROLLO DE LA FERIA
NACIONAL DE ARTESANAS
Objetivo: Planificar y organizar el evento ferial, para que alcance el xito esperado.
Pasos:
1. La Direccin General de Artesanas Nacionales, convoca en los primeros das del mes de
enero a reunin con los jefes de departamentos para intercambiar opiniones, ideas o
alternativas referente a la realizacin de la prxima Feria Nacional de Artesanas
2. La Direccin General y los jefes de departamento confeccionan el detalle del gasto de la
feria
3. Informe de detalle de gasto es enviado a recorrido al despacho de la Ministra de
Comercio e Industrias, al Viceministro de Industria y Comercio y a la Contralora
General de la Repblica
4. Cuando la Contralora autoriza el detalle del gasto de la feria, paquete de documentos es
enviado a la Direccin de Artesanas Nacionales
5. Paquete es recibido en la Direccin General
6. Seguidamente inicia tramite de feria que incluye (Requisiciones, Confeccin de cheques,
maestros artesanos premiados, patrocinadores, entrega de medalla Vasco Nez de
Balboa, etc.)
7. La feria se ha estado desarrollando en el Centro de Convenciones Atrapa, por un perodo
de 5 das
Finaliza Proceso

Proceso: VIAJE DE ARTESANOS AL EXTERIOR DEL PAS
Objetivo: Promover la participacin de los artesanos en ferias internacionales
Pasos:
1. La Direccin General de Artesanas Nacionales recibe invitacin para participar en ferias,
giras o exposiciones a nivel internacional, o gestiona la participacin de artesanos en este
tipo de eventos
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2. Funcionaria de La Direccin General de Artesanas Nacionales se comunica con los
artesanos, segn requerimiento solicitado por los organizadores de los eventos
3. Se seleccionan a los artesanos que participaran en el evento segn rama de actividad a la
que se dedican
4. Se comunica a los artesanos seleccionados que procedan con el trmite correspondiente
5. Artesano debe poseer la certificacin de origen de la mercanca que lleva al exterior del
pas
6. Al artesano se le tramitan y pagan los pasajes areos
7. Funcionaria de La Direccin General de Artesanas Nacionales tramita vitico en oficina
central del MICI, a funcionarios que participen de la gira con artesanos
8. Llena formulario de solicitud de vitico
9. Confecciona nota remisoria
10. Enva documentos a oficina central del MICI, para aprobacin
11. Una vez aprobado el pago del vitico es retirado por funcionario de la Direccin General
de Artesanas Nacionales
Finaliza Proceso

Departamento de Asistencia Tcnica y Administracin

Proceso: JORNADAS DE CAPACITACIN PARA MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA
DE LOS ARTESANOS PANAMEOS
Objetivo: Mejorar las tcnicas de fabricacin de las artesanas
Pasos:
1. Funcionario de la Direccin General de Artesanas Nacionales, por solicitud del Director
General procede a buscar en base de datos listado de artesanos
2. Se invita a los artesanos va telefnica a participar de las jornadas de capacitacin
3. Artesano confirma su participacin va telefnica o personalmente
4. Artesano asiste a capacitacin
5. La capacitacin es dictada por funcionarios de la Direccin General de Artesanas,
empresas privadas o instancias gubernamentales
6. Durante la capacitacin funcionario de la Direccin General de Artesanas pasa la lista de
asistencia
7. Funcionario toma fotos de la jornada de capacitacin
Finaliza Proceso

Proceso: BOLETN INFORMATIVO
Objetivo: Promover las actividades artesanales que se realizan en el pas.
Pasos:
1. La Direccin General de Artesanas Nacionales cada cuatro (4) meses elabora un boletn
informativo.
2. Director General asigna a un funcionario para levantar la informacin.
3. Funcionario encargado procede a realizar la investigacin.
4. Funcionario encargado recoge y recopila informacin relevante de las diferentes.
5. actividades realizadas por la Direccin General de Artesanas Nacionales.
6. Funcionario crea el texto.
7. Funcionario realiza la bsqueda de imgenes a travs de las fotos que tiene en archivo de
eventos anteriores.
8. Funcionario procede a insertar la imagen.
59

9. Funcionario le da formato al documento.
10. Imprime un borrador del documento.
11. Funcionario asignado y Director General revisan el documento.
12. De haber correcciones las realiza.
13. Si no hay correcciones procede a imprimir el borrador final.
14. El borrador final es entregado en la Direccin General.
15. Direccin General asigna funcionario para hacer el tramite de compra.
16. Funcionario asignado confecciona requisicin.
17. Confecciona nota remisoria.
18. Requisicin y nota remisoria son enviadas a la Direccin General para la firma.
19. Director General firma requisicin y nota.
20. La Direccin General enva documentos a la oficina central del MICI para su verificacin
y aprobacin.
21. Mensajero entrega documentos al Departamento de Compras del MICI.
22. Departamento de Compras sella entrada de documentos.
23. Cuando el pago este autorizado, mensajero de la Direccin General de Artesanas
Nacionales procede a retirar el pago.
24. Funcionario encargado llama va telefnica a la empresa a la cual se le adjudico la
compra, y le informa que puede pasar a retirar el arte.
25. Empresa retira el arte.
26. Empresa trabaja el arte.
27. Empresa regresa el arte a la Direccin para su revisin.
28. De haber correcciones la empresa notifica por escrito a la Direccin General de
Artesanas Nacionales.
29. De no existir correcciones la Direccin General emite Visto Bueno
30. La Direccin General de Artesanas Nacionales remite arte a la empresa
31. Empresa procede a confeccionar boletn informativo
32. Mercanca es recibida en el almacn
33. La unidad solicitante solicita paquete de boletn y los distribuye.
Finaliza Proceso

Proceso: CAPACITACIN DE ARTESANOS PRIVADOS DE LIBERTAD
Objetivo: Fortalecer los programas de resocializacin de los internos.
Pasos:
1. Se enva nota al Ministro de Gobierno y Justicia solicitando visto bueno para capacitar a
los artesanos privados de libertad
2. Ministro de Gobierno y Justicia remite nota al Sistema penitenciario
3. La Direccin del Sistema Penitenciario autoriza se brinde la capacitacin a los privados
de libertad
4. La Direccin del Sistema Penitenciario fija el da y la hora de la capacitacin
5. Equipo de trabajo de la Direccin General de Artesanas se trasladan a los centros
Penitenciarios.
6. Equipo de expositores dictan la capacitacin a los privados de libertad.
Nota: Los privados de libertad pueden participar de la Feria Nacional de Artesanas, ya que dentro de esta feria se
destina un rea para la Polica Nacional.
Finaliza Proceso

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Proceso: MANEJO Y CONSERVACIN DE LA MATERIA PRIMA
Objetivo: Asegurar el abastecimiento de materia prima para la confeccin de artesanas
Pasos:
1. La Direccin General de Artesanas Nacionales realiza acuerdos con habitantes de
algunos sectores del pas para garantizar que la materia prima no se extinga
2. La Direccin General de Artesanas Nacionales autoriza la compra de plantones
3. Los plantones son cotizados
4. Cheque de proveedor es confeccionado
5. Pedido es recibido en el almacn

6. Equipo de trabajo de la Direccin General de Artesanas se dirigen al lugar que va a ser
reforestado
7. En conjunto con los habitantes del lugar se procede a la siembra de los plantones
Finaliza Proceso
Administracin

Proceso: INFORME DE ASISTENCIA DEL PERSONAL
Objetivo: Verificar la asistencia del recurso humano
Pasos:
1. Diariamente el administrador verifica la entrada y salida del personal a su lugar de trabajo
2. Prepara informe detallado de asistencia semanal
3. Revisa informe
4. Imprime informe
5. Informe es enviado semanalmente a la Direccin General para su conocimiento
6. Al finalizar cada mes el informe mensual es enviado a la oficina Institucional de
Recursos Humanos en las oficinas centrales del Ministerio de Comercio e Industria
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE VACACIONES Y TIEMPO COMPENSATORIO
Objetivo: Regular el uso del tiempo libre de los funcionarios, sin afectar la administracin.
Pasos:
1. Funcionario interesado se dirige a la administracin a solicitar vacaciones o el uso de
tiempo compensatorio
2. Administrador le entrega formulario de solicitud de vacaciones o tiempo compensatorio
3. Funcionario llena los campos de la solicitud
4. Funcionario entrega solicitud al administrador
5. Administrador confecciona nota remisoria para oficina Institucional de Recursos
Humanos
6. Solicitud y nota remisoria, es enviada al Director General de Artesanas Nacionales para
la firma
7. Director General de Artesanas Nacionales revisa y firma la nota
8. Nota es enviada por mensajera a oficina Institucional de Recursos Humanos en oficina
central del MICI
9. Nota es recibida en la Oficina Institucional de Recursos Humanos
10. El original y la copia de la nota es introducida en reloj
11. Mensajera devuelve al administrador de la Direccin General de Artesanas Nacionales
la copia de los documentos recibidos
61

12. Oficina Institucional de Recursos Humanos tramita solicitud
13. Oficina Institucional de Recursos Humanos aprueba solicitud
14. La OIRH informa al administrador que la solicitud fue aprobada
15. Mensajera retira solicitud aprobada
16. Mensajera entrega solicitud aprobada al administrador
17. Administrador notifica la aprobacin de la solicitud al Director General
18. Administrador notifica la aprobacin de la solicitud al funcionario solicitante
19. Funcionario se acoge a vacaciones o tiempo compensatorio.
Finaliza Proceso

Proceso: REQUISICIN
Objetivo: Adquirir los bienes y servicios requeridos por la unidad administrativa.
Pasos:
1. Administrador confecciona requisicin de bienes o servicios
2. Administrador llena formulario de requisicin
3. Administrador revisa formulario
4. Administrador confecciona nota remisoria
5. Administrador entrega formulario y nota remisoria a la Direccin General de Artesana
Nacionales para firma
6. Director General revisa, firma la requisicin y la nota remisoria
7. Documentos son enviados a oficina central del MICI
8. Administrador le da seguimiento a la documentacin
9. Tesorera notifica a Direccin General de Artesanas que el cheque para la compra esta
aprobado
10. Direccin Nacional de Artesanas enva mensajero a retirar cheque
11. Cheque es llevado a la Direccin General
12. Direccin General enva cheque al Departamento de Asistencia Financiera para su
registro
13. Departamento de Asistencia Financiera notifica va telefnica al proveedor que el pago
esta aprobado
14. Proveedor procede a entregar mercanca
15. Mercanca es recibida en el almacn.
Finaliza Proceso

Departamento de Promocin
Proceso: CONFECCIN DE MATERIAL DE PROMOCIN
Objetivo: Promover los eventos de la Direccin de Artesanas, mediante publicidad
Pasos:
1. El Director General de Artesanas solicita al Departamento de Promocin material para
promocionar una determinada feria o actividad en la cual participe la institucin
2. Funcionario procede a disear el modelo de la volante, brochur, afiche, banerss, o tarjeta
dependiendo del publico a quien va dirigida la informacin
3. Funcionario crea el texto
4. Funcionario busca informacin en libros y en otras publicaciones
eventos anteriores o en el Internet
6. Funcionario procede a insertar la imagen
7. Funcionario le da formato al documento
8. Imprime un borrador del documento
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9. Entrega borrador del documento a la unidad solicitante para su revisin y aprobacin
10. De haber correcciones las realiza
11. Si no hay correcciones procede a imprimir el borrador final
12. El borrador final es entregado en la Direccin General
13. Direccin General asigna funcionario para hacer el trmite de compra
14. Funcionario asignado confecciona requisicin de bienes o servicios
16. Requisicin y nota remisoria son enviadas a la Direccin General para la firma
17. Director General firma requisicin y nota
18. La Direccin General enva documentos a la oficina central del MICI para su verificacin
y aprobacin
19. Mensajero entrega documentos al departamento de compras del MICI
20. Departamento de compras sella entrada de documentos
Nacionales procede a retirar el pago
22. Funcionario encargado llama va telefnica a la empresa a la cual se le adjudico la
compra, y le informa que puede pasar a retirar el arte
24. Empresa trabaja el arte
25. Empresa regresa el arte a la Direccin para su revisin
26. Funcionarios de las secciones involucradas revisan el arte
27. De haber correcciones se hacen por escrito
28. De no existir correcciones
29. Se remite arte a la Direccin General
31. Empresa procede a confeccionar volante, brochure o material de promocin solicitado
33. El Departamento de Promocin solicita paquete
Finaliza Proceso

Proceso: ORGANIZACIN DE TARIMA DE ESPECTCULO
Objetivo: Organizar eventos de la Direccin de artesanas, con grupos musicales
Pasos:
1. Funcionario entra en la base datos, procede a buscar la clasificacin de grupos musicales
y de presentaciones artsticas
2. Funcionario confecciona programa del espectculo
3. Programa es enviado a la directora para su aprobacin
4. Si el programa no es aprobado se inicia nuevamente el proceso
5. Si el programa es aprobado se procede a confeccionar notas de invitacin a los grupos
que ya han sido ubicados
6. Se le da seguimiento a los grupos para que confirmen su participacin
7. Dependiendo de la cantidad de grupos que acepten participar se estructura el programa
8. Seguidamente se procede a trabajar la logstica (contratar equipo de sonido, decorar
escenario etc.)
9. Una vez llegue el da del evento se trasladan al lugar a montar la tarima.
Nota: Este proceso no aplica para la Feria Nacional de Artesanas
Finaliza Proceso

63

Proceso: PROMOCIN DE EVENTOS EN MEDIOS DE COMUNICACIN
Objetivo: Promover actividades a realizar por la Direccin, a travs de los medios de
comunicacin
Pasos:
1. La seccin de promocin solicita a la Direccin General, una nota firmada para enviarla a
los medios de comunicacin

2. Mensajera enva nota a los medios de comunicacin solicitando un espacio en
determinado programa
3. Nota es recibida en medios de comunicacin
4. Medios de comunicacin sellan recibido
5. Seccin de promocin le da seguimiento a la nota
6. De ser aprobada se le brinda a la institucin un espacio en el programa solicitado
(Ejemplo: La Lotera Nacional de Beneficencia)
7. Funcionario asiste al programa, invita y explica de que se trata la actividad.
Finaliza Proceso

Departamento de Comercializacin
Proceso: COMPRA DE MERCANCA A ARTESANOS A CONSIGNACIN
Objetivo: Facilitar la venta de las artesanas, para apoyar a los artesanos
Pasos:
1. Segn la ley y en acuerdo con la Direccin General de Artesanas Nacionales y el
artesano, se realiza la compra de la mercanca a consignacin
2. Departamento de Comercializacin recibe mercanca
3. Detalle y cantidad de la mercanca se anota en el expediente del artesano
4. Departamento de Comercializacin coloca precio a la mercanca
5. La mercanca es enviada a las tiendas o mercados de Tocumen y Panam Viejo
6. A medida que la mercanca es vendida, a travs del control de entrada se procede a
realizar la rebaja de la mercanca en las tarjetas
7. Si existe una devolucin de mercanca, se llena formulario de Control de Devoluciones,
el cual debe firmar el artesano que recibe la mercanca y el funcionario que hace entrega
de la misma.
Finaliza Proceso

Proceso: ENVO DE MERCANCA A LAS TIENDAS O MERCADOS DE TOCUMEN Y
PANAM VIEJO
Objetivo: Distribuir las artesanas en los diferentes mercados artesanales para su venta
Pasos:
1. Mercanca es entregada en las tiendas o mercados de Tocumen y Panam Viejo
2. La mercanca es recibida en la tienda o mercado por funcionario asignado
3. Funcionario que recibe la mercanca verifica el control de entrada de la mercanca
(cantidad, cdigo, descripcin del artculo, precio unitario y precio total de adquisicin)
4. Una vez verificada la mercanca se le coloca a cada artculo el cdigo de precio de costo
y precio de venta.
5. Funcionario realiza diariamente el inventario de mercanca
6. Seguidamente la mercanca es puesta a la venta
7. Cada vez que se realiza una venta el funcionario emite una factura
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8. La salida de la mercanca es registrada en las tarjetas de inventario, con las facturas de
venta al contado
9. La tarjeta de inventario es llevan una por cada artesano.
10. El funcionario debe confeccionar el informe de ventas diariamente con el producto de la
venta, donde detalla las facturas numeradas y el 10% de comisin de la venta.
11. El depsito de la comisin de la venta se hace diariamente en el Banco Nacional de
Panam.
12. Al finalizar el mes enva copia del informe de ventas a la Direccin General de
Artesanas Nacionales, adjuntando copia de las boletas de depsito y de las facturas
13. Si la mercanca no es vendida en un perodo de 2 a 3 meses es devuelta al artesano.
Finaliza Proceso

Proceso: APOYO DE MANEJO PARA INCENTIVOS DE LA PRODUCCIN
NACIONAL
Objetivo: Agilizar la compra venta de artesanas, a nivel nacional
Pasos:
1. El departamento de Comercializacin cotiza requerimiento de los mercados y tiendas de
artesanas
2. Una vez hecha la requisicin se confecciona la orden de compra con copia de cdula del
oferente
3. Se envan los documentos a la oficina central del MICI para su verificacin y aprobacin
4. Oficina Central del MICI aprueba y emite cheque
5. Mensajera de la Direccin General de Artesanas Nacionales retira cheque y documentos
sustentadores
6. Cheque es recibido en la Direccin General de Artesanas Nacionales
7. Direccin General asigna a funcionario para que proceda a realizar la compra de la
mercanca en la provincia
8. Funcionario de la Direccin Nacional de Artesanas Nacionales realiza la compra de
mercanca a los artesanos que viven en lugares de difcil acceso
9. El artesano firma la venta de la mercanca y entrega factura
10. La mercanca es transportada a la Direccin General de Artesanas Nacionales
11. Mercanca entra al almacn
12. Almacn despacha mercanca al departamento de Comercializacin
13. Comercializacin coloca precio a la mercanca
14. Comercializacin coloca cdigo a la mercanca
15. Mercanca es enviada a los mercados y tiendas de artesanas
16. Funcionarios de los mercados y tiendas de artesanas reciben la mercanca y la registra en
la tarjeta de inventario
17. Funcionarios de los mercados y tiendas de artesanas colocan mercanca a la venta
18. Funcionarios de los mercados y tiendas de artesanas, envan a la Direccin Nacional de
Artesanas el reporte diario de ventas
19. La salida de la mercanca es registrada en las tarjetas de inventario, con las facturas de
venta al contado
20. El valor de las ventas de las artesanas es depositado en la cuenta 210 del Tesoro
Nacional
Finaliza Proceso

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Departamento de Asistencia Financiera (Contabilidad)

Proceso: CONCILIACIN BANCARIA
Objetivo: Balancear las cuentas corrientes de ingresos y egresos
Pasos:
1. Banco Nacional de Panam enva por correspondencia los estado de cuenta a las oficinas
centrales del MICI
2. MICI, remite estado de cuenta a la Direccin General de Artesanas Nacionales.
3. El Director General de Artesanas Nacionales, revisa estado de cuenta.
4. Director entrega estado de cuenta a secretaria.
5. Secretaria enva estado de cuenta al departamento de Asistencia Financiera.
6. Contador recibe estado de cuenta.
7. Contador analiza y captura la informacin en la PC.
8. Contador emite conciliacin bancaria.
9. Contador saca copias a la conciliacin bancaria.
10. Entrega una copia al Director General y archiva copia en sus registros contables.
Finaliza Proceso

Proceso: COMPROBANTE DE DEPSITO DE INGRESO
Objetivo: Garantizar la reserva de los ingresos en la banca
Pasos:
1. Contador analiza depsitos
2. Verifica el detalle de los costos de ventas
3. Verifica detalle del costo de la mercanca
4. Llena boleta de depsito
5. Coloca las cifras en la volante de deposito
6. Enva a mensajero a efectuar depsito al banco.
7. Mensajera deposita el efectivo
8. Mensajera entrega al departamento de Contabilidad el slip de deposito
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE COMPRA POR CAJA MENUDA Y REEMBOLSO
Objetivo: Adquirir bienes y servicios necesarios con urgencia justificada
Pasos:
1. Funcionario solicitante llena formulario de solicitud y comprobante de caja menuda
2. Formulario es enviado al Director General para aprobacin
3. Director General recibe formulario
4. Director General revisa y firma formulario de estar de acuerdo con el gasto
5. Contabilidad y custodio de caja menuda entregan el dinero solicitado para la compra
6. Funcionario que solicito firma el recibido
7. Cuando la Caja Menuda se este agotando se solicita un reembolso
8. Se confecciona cheque
9. Cheque es enviado a oficina central del MICI
10. Oficina central del MICI, revisa y verifica
11. Oficina central del MICI, aprueba cheque
12. Mensajera de la Direccin General de Artesanas Nacionales retira cheque
13. Cheque es entregado en la Direccin General de Artesanas Nacionales
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14. Cheque es entregado a custodio de caja menuda
15. Custodio de caja menuda se dirige al banco a cambiar el cheque de reembolso
16. Dinero en efectivo es custodiado en el departamento de contabilidad.
Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIN DE CHEQUE PARA FERIA NACIONAL DE ARTESANAS
Objetivo: Garantizar el pago a los proveedores para la realizacin de la Feria Artesanal
Pasos:
1. Unidades administrativas presentan requisicin de bienes o servicios
2. Director General de Artesanas Nacionales aprueba las requisiciones
3. Requisiciones son enviadas al Departamento de Asistencia Financiera
4. Departamento de Asistencia Financiera recibe requisicin.
5. Departamento de Asistencia Financiera confecciona orden de compra y cheque.
6. Departamento de Asistencia Financiera enva orden de compra y cheque a la Direccin
General de Artesanas Nacionales, para la firma.
7. Director General de Artesanas Nacionales firma la orden de compra.
8. Orden de compra y cheque son enviados por la Direccin General a oficina central de
MICI, para recorrido con sus debidos sustentadores.
9. Tesorera notifica a la Direccin General de Artesanas Nacional que el cheque cumpli
con el recorrido establecido.
10. El Director General de Artesanas asigna a mensajera a retirar cheque.
11. Mensajero se dirige a oficina central del MICI a retirar cheque.
12. Tesorera del MICI entrega cheque a mensajero.
13. Mensajero firma el recibo del cheque.
14. Mensajero entrega cheque a la Direccin General de Artesanas Nacionales.
15. Direccin General de Artesanas Nacionales distribuye cheques.
16. Funcionario asignado llama a proveedores para que entreguen el bien o servicio.
17. Almacn recibe mercanca y proveedor firma documentacin.
18. Si es un servicio se realiza el pago despus de prestado el mismo.
Finaliza Proceso

Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal
Proceso: EXPEDICIN DE TARJETA DE ARTESANO
Objetivo: Identificar a los artesanos nacionales
Pasos:
1. El artesano se acerca a las oficinas de la Direccin General de Artesanas Nacionales
a solicitar informacin referente a requisitos para obtener la tarjeta de artesano
2. Funcionario del departamento de Fomento le brinda la informacin requerida
3. Inicialmente el solicitante hace una demostracin de la rama o actividad a la cual se
dedica.
4. Una vez echa la demostracin entrega requisitos (copia de cdula, 2 fotos tamao
carn, B/.3.00 por manejo de documentos)
5. Solicitante llena el cuestionario que es parte de los requisitos establecidos
6. Se le indica al solicitante las fechas de charlas (Ley 27 de 24 de julio de 1992)
7. Solicitante asiste a la charla.
8. Funcionario procede a confeccionar tarjeta de artesano.
9. Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal enva tarjeta al
director para firma.
67

10. Director firma tarjeta de artesano.
11. Tarjeta es devuelta al Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal.
12. Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal procede a
plastificar tarjeta
13. Funcionario saca copia de la tarjeta para su archivo.
14. Funcionario registra informacin de la tarjeta en el libro de control de salida de tarjeta
(Nombre del solicitante, No. De cdula, fecha de la solicitud y fecha de entrega, la
vigencia de la tarjeta es de 2 aos)
15. Tarjeta es entregada al solicitante.
Finaliza Proceso

Proceso: RENOVACIN DE TARJETA DE ARTESANO
Objetivo: Actualizar el banco de datos de los artesanos nacionales
Pasos:
1. Transcurridos los dos (2) aos de vigencia de la tarjeta de artesano, este acude al
Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal, en la Direccin General de Artesanas
Nacionales para hacer la renovacin de la tarjeta.
2. El solicitante debe presentar su tarjeta de artesano expirada.
3. Funcionario confecciona nueva tarjeta.
4. Tarjeta es enviada a la Direccin General para la firma.
5. Director firma tarjeta.
6. Tarjeta es devuelta al Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal.
Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal plastifica tarjeta
7. Saca copia de la tarjeta.
8. Funcionario registra informacin en el libro de control de salida de tarjetas.
9. Entrega la tarjeta al solicitante.
Finaliza Proceso

Proceso: INVITACIN DE ARTESANOS A EVENTOS NACIONALES
Objetivo: Impulsar la participacin de los artesanos en los respectivos eventos
Pasos:
1. Empresas o Instituciones solicitan por medio de nota a la Direccin General de
Artesanas Nacionales le proporciones una cantidad de artesanos y que estos vendan los
productos solicitados por la empresa que organiza el evento
2. Nota es recibida en la Direccin General de Artesanas Nacionales
3. Director revisa nota y emite visto bueno
4. Nota con visto bueno es enviada al Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal
5. Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal procede a buscar en la
base de datos los nombre, actividades de los artesanos y nmeros de telfono
6. Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal realiza llamada
telefnicas a los artesanos
7. Funcionario le explica a los artesanos los lineamientos del evento
8. Al momento que el artesano acepta participar en el evento, procede a prepararse con la
mercanca
9. Artesano notifica a funcionario que artesanas vender y en que cantidades.
10. Funcionario del departamento de Fomento registra informacin proporcionada por
artesano
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11. Artesano participa del evento
12. Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal asiste con el o los
artesano al evento
13. Funcionario levanta informacin estadstica con las ventas realizadas por los artesanos en
el evento
14. Funcionario saca copia de la informacin estadstica
15. Informacin estadstica es enviada a la Direccin General de Artesanas Nacionales
16. Copia es archivada en el Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal
Finaliza Proceso

Proceso: ORGANIZACIN DE ARTESANOS EN COOPERATIVAS
Objetivo: Capacitar a los artesanos para formar organizaciones productivas
Pasos:
1. Por designacin de la Direccin General de Artesanas Nacionales funcionario del
Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal asiste a giras a nivel nacional
2. En las giras se dictan seminarios de organizacin
3. Seminario es dictado por expositores previamente contratados o asignados
4. Expositor detalla en que consiste una cooperativa y cuales son los beneficios que los
artesanos obtienen al momento de conformarla
5. Equipo de trabajo de la Direccin de Artesana y expositores entregan documentacin a
participantes del seminario
6. Funcionario de la Direccin Generad le Artesanas Nacionales le da seguimiento a la
conformacin de la organizacin
7. Grupo de habitantes de la regin visitada se organizan y tramitan documentacin
Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIN DE ALMACENES QUE VENDEN MERCANCA
EXTRANJERA Y PANAMEA
Objetivo: Asegurar que los negocios cumplan con las normas establecidas.
Pasos:
1. El Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal se encarga de inspeccionar los
establecimientos como lo establece ( La ley 27 del 24 de julio de 1992)
2. Funcionario se dirige a los establecimientos a realizar inspeccin
3. Lo primero que observa es que la mercanca extranjera este separa de la panamea
4. Le notifica al gerente del almacn que proceder a realizar una inspeccin
5. Dentro de la inspeccin verificara que la mercanca extranjera tenga un letrero o
distintivo indicando el pas de origen
6. Si el establecimiento no cumple se emite una citacin.
Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIONES A NIVEL NACIONAL
Objetivo: Verificar in situ que los artesanos cumplen con las normas legales.
Pasos:
1. El inspector procede a verificar que los artesanos cumplan con los requisitos establecidos
por ley
2. De no cumplir con los requisitos establecidos en la ley se emite una citacin
3. Con la citacin la persona se dirige al Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal
4. Jefe del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal lo atiende, le explica las
razones por la cual le emitieron una citacin
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5. Jefe del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal amonesta a la persona citada
6. Jefe del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal le otorga un plazo a la persona
citada para que corrija errores dentro de las dos (2) primeras citaciones
7. A la tercera citacin se procede a decomisar la mercanca o a emitir una multa de hasta
B/.500.00 balboas
Finaliza Proceso

Proceso: ORGANIZACIN, COORDINACIN Y DE DESARROLLO DE LA FERIA
NACIONAL DE ARTESANAS (DIRECCIN GENERAL DE ARTESANAS
NACIONALES)
Objetivo: Organizar anualmente la Feria Nacional de Artesanas
Pasos:
1. La Direccin General de Artesanas Nacionales, convoca en los primeros das del mes de
enero reunin con los jefes de departamentos para intercambiar opiniones, ideas o
alternativas referente a la realizacin de la feria nacional de artesanas
2. La Direccin General y los jefes de departamento confeccionan el detalle del gasto de la
feria
3. Informe de detalle de gasto es enviado a recorrido a la Ministra de Comercio e Industrias,
al Viceministerio de Comercio Interior, y a la Contralora General de la Republica
4. Cuando la Contralora autoriza el detalle del gasto de la feria, paquete de documentos es
enviado a la Direccin de Artesanas Nacionales
5. Paquete es recibido en la Direccin General de Artesanas Nacionales
6. Seguidamente inicia trmite de feria que incluye (Requisiciones, Confeccin de cheques,
maestros artesanos premiados, patrocinadores, entrega de medalla Vasco Nez de
Balboa, etc.)
7. La feria se ha estado desarrollando en el Centro de Convenciones Atrapa, por un perodo
de cinco (5) das consecutivos
8. Las mesa de exhibicin de artesanas dentro de la feria son alquiladas segn el
reglamento establecido
9. Al artesano se le brinda transporte y hospedaje gratuito
Fin del Proceso

Proceso: CONFECCIN DE CHEQUE PARA FERIA NACIONAL DE ARTESANAS
(DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD)
Objetivo: Cumplir con los pagos requeridos para la realizacin de la Feria.
Pasos:
1. Unidades administrativas presentan requisicin de bienes o servicios
2. Director General de Artesanas Nacionales aprueba las requisiciones
3. Requisiciones son enviadas al Departamento de Asistencia Financiera
4. Departamento de Asistencia Financiera recibe requisicin
5. Departamento de Asistencia Financiera confecciona orden de compra y cheque
6. Departamento de Asistencia Financiera remite orden de compra y cheque a la Direccin
General de Artesanas Nacionales, para firma
7. Director General de Artesanas Nacionales firma la orden de compra
8. Orden de compra y cheque son enviados por la Direccin General a oficina central de
MICI, para recorrido con sus debidos sustentadores
9. MICI notifica a la Direccin General de artesanas nacional que el cheque esta para
entrega
10. El Director General de Artesanas asigna a mensajera a retirar cheque
70

11. Mensajero se dirige a oficina central del MICI a retirar cheque
12. Tesorera del MICI entrega cheque a mensajero
13. Mensajero firma recibo de cheque
14. Mensajero entrega cheque a la Direccin General de Artesanas Nacionales
15. Direccin General de Artesanas Nacionales distribuye cheques
16. Funcionario asignado llama a proveedores para que entreguen el bien o servicio
17. Almacn recibe mercanca y proveedor firma documentacin
18. Si es un servicio se realiza el pago despus de prestado el mismo.
Finaliza Proceso

Proceso: Distribucin de Espacio
Objetivo: Distribuir los espacios en el rea de la Feria a los artesanos.
Pasos:
1. Se miden los espacios y los marcos en el lugar donde se desarrollara la feria
2. Se enva a confeccionar el plano de espacio
3. Plano es entregado en la Direccin General
4. Se dicta charla a los artesanos interesados en comprar espacios
5. En la charla se le explican las normas establecidas para la adquisicin un espacio en
la feria
6. Funcionarios brindan asesora en cuanto a la venta
7. El da de montaje de la feria, funcionario ubica a los artesanos en el espacio
comprado por cada uno de ellos.
Finaliza Proceso

Proceso: VENTA DE CONTRATOS DE LOBBY PARA EMPRESAS, EN LA FERIA DE
ARTESANAS NACIONALES (Departamento de Comercializacin)
Objetivo: Comercializar los espacios de acuerdo a su distribucin.
Pasos:
1. Ver disponibilidad en el plano de distribucin de espacio en el Departamento de
Comercializacin.
2. Solicitante observa plano y realiza bsqueda de espacio.
3. Solicitante selecciona ubicacin.
4. Solicitante llena el contrato.
5. Solicitante se dirige al Departamento de Asistencia Financiera para abonar o cancelar el
espacio.
6. Funcionaria del Departamento de Asistencia Financiera le confecciona factura al
solicitante.
7. Al momento que el solicitante cancela el valor total de rea, se le entrega la copia original
del contrato.
8. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera marca en el plano que el espacio
ya fue puesto en venta.
Finaliza Proceso

Proceso: VENTA DE MESAS PARA ARTESANOS
Objetivo: Comercializar los diferentes accesorios, segn solicitud de los artesanos.
Pasos:
1. Ver disponibilidad en el plano de distribucin de espacio en el departamento de
comercializacin.
2. Solicitante observa plano y realiza bsqueda de espacio.
71

3. Solicitante selecciona ubicacin.
4. Solicitante llena el contrato.
5. Solicitante se dirige al Departamento de Asistencia Financiera para abonar o cancelar el
espacio.
6. Funcionaria del Departamento de Asistencia Financiera le confecciona factura al
solicitante
7. Al momento que el solicitante cancela el valor total de la mesa, se le entrega la copia
original del contrato.
8. Al solicitante se le hace entrega del manual de participacin.
9. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera marca en el plano que el espacio
ya fue puesto en venta.
Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIN DE RECORDATORIOS
Objetivo: Elaborar recordatorios alusivos a la celebracin de la Feria.
Pasos:
1. El departamento de Comercializacin invita a los artesanos a elaborar un recordatorio
alusivo a la celebracin.
2. Artesanos son llamados va telefnica.
3. Funcionario explica al artesano los requerimientos.
4. Funcionario le informa fecha de la presentacin de los recordatorios.
5. Artesano se dirigen a presentar muestra de los recordatorios.
6. La Direccin General y los jefes de departamentos se renen y selecciona la muestra ms
representativa para el evento.
7. La Direccin General, emite visto bueno para proceder con la confeccin de los
recordatorios.
8. Artesano procede a confeccionar los recordatorios.
9. Artesano presenta pedido de recordatorios.
10. Pedido de recordatorios es revisado y recibido en el almacn.
11. Artesano se dirige al Departamento de Asistencia Financiera para hacer efectivo su pago.
12. Funcionario del Departamento de Asistencia entrega cheque al artesano.
13. Funcionario indica al artesano que firme el recibido del cheque.
14. Recibido del cheque es archivado.
Finaliza Proceso

Proceso: ESCOGENCIA DE MAESTROS DE CEREMONIA
Objetivo: Seleccionar entre los artesanos a un Maestro de Ceremonia
Pasos:
1. Se solicita a los coordinadores provinciales enven a la Direccin de Artesanas
Nacionales los currculos de los maestros artesanos de cada provincia.
2. Coordinadores provinciales realizan un anlisis de los maestros artesanos registrados y
seleccionan a un candidato, segn los lineamientos establecidos.
3. Coordinador provincial le notifica al maestro artesano que su currculo ser enviado a la
Direccin General de Artesanas Nacionales para concursar.
4. Coordinador enva currculo por valija.
5. Currculo es recibido en la Direccin General de Artesanas.
6. Una vez se hallan recibido todos los currculos la Direccin General fija una fecha de
reunin con los jefes de departamento para seleccionar al maestro artesano.
72

7. Director de Artesanas y jefes de departamento se renen para evaluar cada uno de los
currculo, tomaran en consideracin:
El tiempo que estn ejerciendo como maestros artesanos
A cuantas personas a enseado su labor
Las tcnicas utilizadas etc.
8. Una vez evaluados los currculos se seleccionan a tres (3) maestros artesanos para que sean
maestros de ceremonia en la feria nacional de artesanas.
Finaliza Proceso

Proceso: CONCURSO DE ARTESANA
Objetivo: Promover la competencia, para mejorar la calidad de la produccin artesanal.
Pasos:
1. Los artesanos interesados en participar en el concurso de artesana se apersonan a la
Direccin General de Artesanas nacionales.
2. Artesano solicita bases del concurso
3. Funcionario entrega base del concurso
4. Artesano lee las bases del concurso
5. Artesano solicita ficha de inscripcin
6. Ficha de inscripcin es entregada por funcionario
7. Artesano llena ficha de inscripcin
8. Artesano presenta pieza artesanal que concursara
9. Se captura la informacin del artesano en la base de datos
10. La pieza es colocada en la exposicin
11. Un jurado previamente seleccionado escoge la pieza ganadora
12. Se procede a la premiacin de la pieza ganadora
13. La pieza ganadora reposa en la Direccin General de Artesanas Nacionales
Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIN DE MATERIAL DE PROMOCIN DE FERIA
Objetivo: Promover la Feria Nacional de Artesanas.
Pasos:
1. El Director General de Artesanas solicita a la seccin de promocin material de
promocin para la feria nacional de artesanas
2. Funcionario procede a disear el modelo de la volante, brochur, afiche y banerss.
3. Funcionario crea el texto
4. Funcionario busca informacin en libros y en otras publicaciones
eventos anteriores o en el Internet
6. Funcionario procede a insertar la imagen
12. El borrador final es entregado en la Direccin General de Artesanas Nacionales
13. Direccin General de Artesanas Nacionales, asigna a un funcionario para hacer el
tramite de compra
14. Funcionario asignado confecciona requisicin de bienes o servicios
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16. Enva documentos a la oficina central del MICI para su verificacin y aprobacin
17. Mensajero entrega documentos al Departamento de Compras del MICI
18. Departamento de Compras sella entrada de documentos
Nacionales procede a retirarlo.
20. Funcionario encargado llama va telefnica a la empresa a la cual se adjudico la compra,
y le informa que puede pasar a retirar el arte.
21. Empresa retira el arte
22. Empresa trabaja el arte
23. Empresa regresa el arte a la Direccin para su revisin
24. Funcionarios de las secciones involucradas revisan el arte
25. De haber correcciones se hacen por escrito
26. De no existir correcciones
27. Se remite arte a la Direccin General
29. Empresa procede a confeccionar volante, brochur o material de promocin solicitado
31. La seccin de promocin solicita paquete
Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIN DE TARJETAS DE INVITACIN
Objetivo: Elaborar tarjetas de invitacin con arte alusivo al evento.
Pasos:
1. El Director General de Artesanas solicita a la seccin de promocin material
confeccionar arte
2. Funcionario procede a disear el arte
3. Funcionario crea el arte
9. El borrador final es entregado en la Direccin General
10. Direccin General asigna funcionario para hacer el tramite de compra
11. Funcionario asignado confecciona requisicin de bienes o servicios.
12. Funcionario confecciona nota remisoria.
13. Enva documentos a la oficina central del MICI para su verificacin y aprobacin.
14. Mensajero entrega documentos en el Departamento de Compras del MICI.
15. Departamento de Compras sella entrada de documentos
Nacionales procede a retirarlo.
17. Funcionario encargado llama va telefnica a la empresa a la cual se adjudico la compra,
y le informa que puede pasar a retirar el arte.
19. Empresa trabaja el arte.
20. Empresa regresa el arte a la Direccin para su revisin.
21. Funcionarios de las secciones involucradas revisan el arte.
22. De haber correcciones se hacen por escrito.
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23. De no existir correcciones.
24. Se remite arte a la Direccin General.
25. La Direccin General de Artesanas Nacionales remite arte a la empresa.
26. Empresa procede a confeccionar tarjeta de invitacin.
27. Mercanca es recibida en el almacn.
28. Empresa se dirige al Departamento de Asistencia Financiera a retirar el pago.
29. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera entrega cheque y solicita firma
de recibido.
30. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera archiva documentos.
Finaliza Proceso

Proceso: INFORME CONTABLE DE FERIA
Objetivo: Elabora informe de contabilidad de ingresos y egresos del evento
Pasos:
1. Registra los ingresos por venta de boletos en taquilla, alquiler de mesas, espacios del
vestbulo, canjes, donaciones, y alquiler de espacios.
2. Registra los gastos que se incurren en el desarrollo de la feria.
3. Emite un estado de resultado comparativo con aos anteriores.
Finaliza Proceso

Proceso: CAJA MENUDA PARA GASTOS DE FERIA
Objetivo: Comprar bienes y servicios, no previstos para el evento
Pasos:
1. Funcionario solicita dentro de la feria formulario de caja menuda
2. Funcionaria del Departamento de Asistencia Financiera asignada a la feria entrega
formulario
3. Formulario es llenado y firmado por el solicitante
4. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera entrega formulario firmado a
funcionario de la Contralora General de la Repblica asignado a la feria nacional de
artesanas.
5. Funcionario de la Contralora General de la Repblica coloca sello al formulario de caja
menuda
6. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera procede a entregar el efectivo
7. Solicitante realiza compra
Finaliza Proceso

Direccin General del Registro de la Propiedad Industrial
Departamento de Marcas

Proceso: CENTRO DE INFORMACIN Y ENTREGA DE DOCUMENTOS
Objetivo: Atender y orientar al solicitante sobre su peticin
Pasos:
1. Cliente se dirige al centro de informacin y toma un nmero para ser llamado
2. Cliente toma asiento mientras espera su turno de atencin
3. Cuando el cliente es llamado por su nmero, es atendido por la recepcionista, segn sus
requerimientos
4. Si el requerimiento del cliente es para entrega de Certificados, Resueltos, Edictos y
Avisos, lo hace la recepcionista
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5. La recepcionista indica al cliente donde debe dirigirse: Consulta o Entrega de
Documentos

Proceso: CONSULTA DE MARCA
Objetivo: Responder al solicitante sobre la existencia o no de una marca.
Pasos:
1. Cliente solicita al funcionario le verifique si la marca o nombre del producto o servicio
existe o si esta registrado o en trmite de registro
2. Funcionario entrega al cliente el formulario de bsqueda de anterioridades y le indica
como se llena
3. Funcionario muestra boleta de pago e indica donde y como realizar el pago
4. Funcionario realiza bsqueda fontica
5. Al verificarse de que est o no en trmite o registrada la marca, se le entrega la
certificacin al cliente
6. En la parte trasera del formulario de la solicitud de registro se adhieren la declaracin
jurada, el poder. El valor de los timbre establecidos por ley se colocan en la parte de
adelante del formulario
7. Despus de cumplidos los tramites el abogado o pasante entrega documentos a consulta
de marca para verificar que este en orden
8. Funcionario revisa documentos
9. Funcionario devuelve documentos al abogado o pasante.
Finaliza Proceso
Proceso: PRESENTACIN DE INGRESO DE SOLICITUD DE MARCA
Objetivo: Solicitar registro de marca
Pasos:
1. Recepcionista recibe documentos de solicitud de marca
2. Captura informacin de marca
3. Recepcionista verifica los requisitos: la firma, que la volante de pago tenga sello de
pagado y que el documento tenga los timbres correspondientes
4. Recepcionista registra el nmero del recibo de pago en la computadora
5. Recepcionista enva documento a consulta de marca para revisin y distribucin
6. Documentos de solicitud de marca son enviados a la Seccin de Digitalizacin.
Finaliza Proceso
Proceso: DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
Objetivo: Ingresar la informacin de documentos, en forma electrnica.
Pasos:
1. Seccin de Digitalizacin recibe documentos de recepcin de Consulta de Marca
2. Se captura informacin de los productos, titular o servicio de las marcas segn nmero
asignado
3. Funcionario guarda la informacin del paquete de Peticiones de Marca en el computador
4. Se enumeran cada uno de los expedientes
5. Las etiquetas son escaneadas y clasificadas
6. Los documentos son escaneados uno a uno
7. La informacin digitalizada es revisada
8. Se captura informacin del lote para verificarla
9. La informacin se sube a la Web, revisando hoja por hoja
10. Lote es guardado en cajas
11. El lote de peticiones es enviado a examinador.
Finaliza Proceso
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Proceso: EXAMINAR LOTE DE DOCUMENTOS
Objetivo: Garantizar que se cumple con lo establecido en la Ley, para registro de marcas.
Pasos:
1. Examinador recibe lote de documentos
2. Examinador califica las solicitudes de peticin, verificando los requisitos exigidos por ley
y verifica que no exista una marca igual, parecida o semejante
3. Examinador pblica, retiene o rechaza
4. Examinador elabora resuelto a solicitud rechazada
5. Recibe oficios provenientes de los tribunales
Finaliza Proceso

Proceso: PUBLICACIN
Objetivo: Publicar registro de marca
Pasos:
1. Funcionaria genera archivo desde la base de datos
2. Introduce informacin generada en el programa
3. Baja las figuras de las marcas una a una y las inserta al programa
4. Elabora boletn
5. Publica boletn
6. Expide titulo otorgando marca al vencimiento de la publicacin
7. Ttulo es enviado para firma del Director de DIGERPI
8. Director de DIGERPI, firma el titulo
9. Ttulo regresa al Departamento de Publicacin Industrial
10. Funcionaria confecciona dos juegos de copias
11. Entrega el primer juego a Digitalizacin
12. Entrega el segundo juego de copias a Centro de Informacin y entrega de documentos
13. Centro de Informacin y entrega de documentos hace entrega al solicitante.
Finaliza Proceso

Proceso: DIGITALIZACIN
Objetivo: Archivar electrnicamente los documentos
Pasos:
1. Recibe lote de Publicacin o Cambios Administrativos del Departamento de Publicacin
Industrial
2. Preparan documentos (Cortar hojas, sacar clips, etc.)
3. Se escanean cada uno de los documentos del lote
4. Se indexan cada uno de los lote
5. Se le coloca la descripcin a cada imagen o marca
6. El lote se archiva electrnicamente
7. Se hace un listado del lote para enviar al Departamento de Archivo
8. Lote y listado es enviado al Departamento de Archivo
9. Departamento de Archivo recibe y firma copia de recibido.
Finaliza Proceso

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Departamento de Archivo
Proceso: Archivar
Objetivo: Archivar documentos, segn clasificacin
Pasos:
1. Recibe lote y listado de digitalizacin
2. Realiza clasificacin de expedientes (Rechazados, abandonados, en oposicin, o en
oposicin terminada
3. Coloca secuencia numrica a los expedientes
4. Archiva documentos segn clasificacin
5. Confecciona las copias autenticadas nacionales y extranjeras
6. Realiza bsqueda y archivos de expedientes para el usuario, interno o externo
7. Caduca las marcas ya vencidas
8. Organiza las solicitudes caducadas, rechazadas, abandonadas, desistidas y se envan a
DATASAFE (Ca. privada), para la custodia de los expedientes.
Finaliza Proceso

Departamento de Patente de Invencin
Proceso: SOLICITUD DE PATENTE DE INVENCIN, MODELOS DE UTILIDAD,
MODELOS INDUSTRIALES Y DIBUJOS INDUSTRIALES.
Objetivo: Asegurar que se cumpla con lo establecido en la Ley.
Pasos:
1. Cliente solicita formulario de solicitud de registro
2. El funcionario del Departamento de Patente de Invencin entrega al cliente el formulario.
Tambin lo puede adquirir por medio de la pgina Web
3. Al llenar el formulario, el cliente efecta el pago correspondiente por los aos de
proteccin solicitados, en el Banco Nacional
4. Una vez realizado el pago, la documentacin es entregada al Centro de Informacin y
Entrega de documentos
5. El Centro de Informacin y Entrega de Documentos recibe documentacin y verifica los
requisitos:
Que la hoja de solicitud tenga los timbres correspondientes
Poder firmado por los abogados
Memoria descriptiva, resumen, reivindicaciones y dibujos
Que la volante del banco tenga sello de pagado
6. El Centro de Informacin y Entrega de Documentos, remite las solicitudes al
Departamento de Patente de Invencin
7. Las solicitudes son recibidas en el Departamento de Patente de Invencin
8. El examinador del Departamento de Patente de Invencin clasifica las solicitudes
9. Las solicitudes son distribuidas a los examinadores para el trmite correspondiente
10. Funcionario realiza un examen de forma para corroborar que la documentacin requerida
en el formulario sea la correcta
11. La informacin de la solicitud se captura en la base de datos
12. Los documentos son digitalizados e indexados
13. De haber una deficiencia en los requisitos, se procede a emitir un aviso. La solicitud
queda retenida hasta que el cliente realice las correcciones solicitadas.
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14. Si la solicitud cumple con todos los requerimientos establecidos, el cliente procede a
pagar la bsqueda internacional (14 meses) desde la fecha de presentacin en Panam
desde la fecha de prioridad (Fecha en el pas de origen)
15. Se realiza la primera publicacin sobre datos bibliogrficos (A los 18 meses) desde la
fecha de presentacin en Panam desde la fecha de prioridad (Fecha del pas de origen)
16. Posteriormente, se realiza la segunda publicacin sobre el informe del Estado de la
Tcnica (A los 22 meses)
17. Despus de las dos publicaciones se procede a confeccionar el certificado de registro
18. Se enva con visto bueno del jefe del departamento, documentos y certificado registro al
Subdirector para firma correspondiente
19. La secretaria del Subdirector recibe solicitudes para la firma
20. La secretaria le da entrada a las solicitudes
21. Las solicitudes son entregadas al Subdirector
22. El Subdirector revisa documentos
23. El Subdirector firma documentos
24. El Subdirector remite los documentos a la secretaria
25. La secretaria remite documentos al Departamento de Patente de Invencin
26. El jefe del departamento recibe los documentos
27. El jefe revisa que la firma est plasmada en documento
28. Coloca los sello de seguridad en documento (3 juegos)
29. Jefe solicita tres juegos de copias del documento
30. Una copia es para el tomo
31. Una copia es para archivar en el expediente del cliente
32. El Centro de Informacin y Atencin al Cliente para ser entregada al bufete de abogados
al cliente
33. El pasante del bufete de abogados el cliente firma lo recibido
34. El recibido es devuelto al Departamento de Patente de Invencin.
35. El Departamento de Patente de Invencin recibe y archiva el expediente.
Finaliza Proceso
Nota. El procedimiento para estas cuatro actividades es el mismo, los requisitos y el costo en
cada actividad varan.
El proceso debe llevarlo a cabo un abogado
Este proceso toma aproximadamente 2 aos

Departamento de Publicacin Industrial

Proceso: CIERRE Y CONFECCIN DEL BOLETN DE MARCAS, PATENTES Y
VARIEDAD DE VEGETALES.
Objetivo: Publicar Boletn de la Direccin sobre Marcas, Patentes y variedades vegetales.
Pasos:
1. Los Departamentos de Marcas, Patentes de Invenciones y Variedad de Vegetales
notifican del cierre del boletn a publicar
2. El funcionario encargado entra en el sistema y cierra el boletn
3. Funcionario genera el archivo texto a Word
4. En Word despus de generado el archivo texto se copia y pega a Page Maker
5. Se trabaja el boletn insertando las etiquetas y justificando el documento
6. Terminado el boletn se imprime para luego confeccionar el ndice
7. El ndice se confecciona en Word y es ordenado alfabticamente para luego pasarlo a
Page Maker
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8. Despus que el ndice es pasado a Page Maker, se le colocan las entre hojas (donde esta
la presentacin del boletn)
9. Los boletines son entregados para su revisin y firma a los departamentos
correspondientes
10. Los boletines son publicados en la Web, para consultas de los usuarios en general
11. Se prepara el aviso del boletn y es colocado en el rea de consulta para conocimiento del
pblico en general
12. Despus de publicado el boletn se espera un termino de dos (2) meses para las
oposiciones y confeccin de los ttulos
13. Pasa el termino se confeccionan los ttulos, el cual lleva dos (2) juegos
14. Ttulos so enviados para la firma del Director
15. Los ttulos son devueltos para desglosarlos y enviarlos a:
Centro de Informacin y Atencin al Cliente (Interesado)
Digitalizacin
Finaliza Proceso

Proceso: EXPEDICIN DE TTULO DE MARCA
Objetivo: Expedir el ttulo de marca, despus de cumplir con los requisitos.
Pasos:
1. El Departamento de Marcas enva lote de expedientes del boletn correspondiente al
Departamento de Publicacin Industrial, solicitando la elaboracin del titulo de marca
2. El Departamento de Publicacin industrial recibe el lote de expedientes para expedir el
ttulo
3. Funcionario del Departamento de Publicacin elabora los Ttulo de Marcas respectivos
en original y copia
4. Imprime el documento (Ttulo y resuelto)
5. El documento queda en estatus de revisin
6. Se enva el documento para la firma del Director o persona asignada
7. El Director o persona asignada firma documento
8. El documento es devuelto al Departamento de Publicacin para su desglose
9. El Departamento de Publicacin Industrial cambia el estatus del documento en revisin a
registrada
10. Se elabora listado de las solicitudes del lote
11. El lote de expedientes es enviado a Digitalizacin
12. Se enva listado con el original del Titulo de Marca al Centro de Informacin y Atencin
al Cliente para su entrega al interesado
13. El Centro de Informacin y Atencin al Cliente recibe el lote de documentos
14. Centro de Informacin y Atencin al Cliente procede a la entrega del Ttulo de Marca al
interesado
15. El interesado revisa el documento y le coloca los timbres fiscales correspondientes
16. El solicitante firma el acuse de recibido
Finaliza Proceso

Proceso: CORRECCIN DE TTULO DE MARCA
Objetivo: Aceptar y/o rechazar solicitud de correccin, segn las normas establecidas.
Pasos:
1. El solicitante se presenta al Centro de Informacin y Atencin al Cliente a solicitar la
correccin del Ttulo, a travs del formulario creado para este fin
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2. El Centro de Informacin y Atencin al Cliente, a travs de la Recepcin, recibe los
originales del Ttulo y el Resuelto
3. El Centro de Informacin y Atencin al Cliente le firma copia de recibido al solicitante
4. El Centro de Informacin y Atencin al Cliente, enva dicha solicitud al Departamento de
Archivo
5. Departamento de Archivo realiza bsqueda de expediente
6. El Departamento de Archivo enva expediente al Departamento de Marcas (Cambios
Administrativos, Oposiciones) para su revisin y correccin, si lo amerita
7. Funcionario del Departamento de Marcas corrige en la pantalla Ttulo de Marca (Si los
timbres fiscales no han sido adheridos al documento)
8. Si el titulo no puede ser corregido se emite un resuelto motivado explicando el porque de
la correccin
9. El resuelto motivado y el Ttulo defectuoso son enviados al Director o persona asignada
para la firma
10. Director firma resuelto motivado.
11. Resuelto motivado es enviado al Departamento de Marcas (o al que corresponda).
12. El Departamento de Marcas realiza el movimiento del expediente en la base datos a
Digitalizacin.
13. El funcionario del Departamento de Marcas imprime dos (2) juegos de copia del Resuelto
motivado o del Ttulo de la Marca, segn sea el caso.
14. Original es enviado al Centro de Informacin y Atencin al Cliente.
15. Centro de informacin y atencin al cliente entrega documentos al solicitante.
16. El interesado recibe y firma el recibido conforme.
Finaliza Proceso

Proceso: PUBLICACIN DE BOLETN DE PATENTES
Objetivo: Publicar el listado de patentes en el Boletn Informativo
Pasos:
1. El Departamento de Patentes de Invencin notifica al Departamento de Publicacin
Industrial que hicieron el cierre y que proceda a realizar la publicacin del boletn por
medio del listado elaborado
2. Funcionario del Departamento de Publicacin Industrial entra al sistema de Patentes
3. El Funcionario (a) genera el archivo desde la base de datos de Patentes
4. Copia y pega la informacin generada en programa Word
5. Despus de Word, copia y pega la informacin en el programa Page Maker, donde va a
trabajar la publicacin
6. Alinea y le da formato al documento
7. Inserta etiqueta
8. Imprime boletn
9. Confecciona el ndice en el programa Word.
10. El ndice es copiado y pegado en programa Page Maker.
11. Inserta el Nmero de boletn
12. Imprime ndice y portada del boletn.
13. Empalma el documento y le coloca las entre hojas al boletn.
14. Engargola el boletn
15. El boletn es entregado en original al Departamento de Patente de Invencin
16. El boletn es publicado en la Web, para consulta de los solicitantes
17. Funcionario del Departamento de Publicacin Industrial prepara aviso de publicacin del
boletn
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18. El aviso es enviado al Centro de Informacin y Atencin al Cliente, donde es colocado en
el tablero informativo.
Finaliza proceso

Proceso: PUBLICACIN DE BOLETN DE VARIEDADES VEGETALES
Objetivo: Publicar en el Boletn Informativo el tema de variedades vegetales
Pasos:
1. El Departamento de Variedades Vegetales notifica al Departamento de Publicacin
Industrial que debe realizar la publicacin del boletn.
2. Funcionario del Departamento de Publicacin Industrial entra al sistema de Variedades
Vegetales.
3. Genera archivo desde base de datos de Variedades Vegetales.
4. Copia y pega la informacin generada en programa Word.
5. Despus copia y pega la informacin en el programa Page Maker.
6. Alinea y le da formato al documento.
7. Inserta etiqueta de invencin al documento.
8. Imprime boletn.
9. Confecciona el ndice en el programa Word.
10. El ndice es copiado y pegado en programa Page Maker.
11. Inserta el Nmero de boletn.
12. Imprime ndice y portada del boletn.
13. Empalma el documento y le coloca las entre hojas al boletn.
14. Engargola boletn
15. Boletn es entregado en original al Departamento de Variedades vegetales
16. Boletn es publicado en la Web, para consulta de los solicitantes
17. Funcionario del Departamento de Publicacin Industrial prepara aviso de publicacin del
boletn
18. Aviso es enviado al centro de informacin y atencin al cliente, donde es colocado en
tablero informativo.
Finaliza Proceso
Departamento de Sistema de Informacin

Proceso: ASIGNACIN DE RED AL MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIA
Objetivo: Asignar e identificar las mquinas dentro del sistema de red
Pasos:
1. Departamento de Sistema de Informacin procede a otorgar direcciones IP o a identificar
a cada una de las mquinas
2. Administrador del Sistema reserva direcciones de IP concretas, en algunos casos para no
crear conflictos al sistema
3. Hace clic en la pantalla
4. Entra a la consola del Administrador
5. Le da clic a nuevo para crear una direccin IP vlida
6. Llena los campos con informacin solicitada
7. Clic en finalizar
Finaliza Proceso

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Proceso: Copia de respaldo de la base de datos
Objetivo: Asegurar la conservacin de la informacin en el sistema.
Pasos:
1. Diariamente funcionario realiza cambio de cinta en horas de la maana
2. Presiona botn en equipo
3. Extrae cinta
4. Coloca nueva cinta
Finaliza Proceso
Nota: Este proceso esta automatizado por lo que solo requiere el cambio de cinta.

Proceso: MANEJO DEL SERVIDOR DE CORREO
Objetivo: Proporcionar las herramientas tecnolgicas a los funcionarios
Pasos:
1. Jefes de Departamentos del Ministerio de Comercio e Industrias, solicitan a la Unidad de
Informtica un computador
2. Unidad de Informtica procede a instalar el equipo.
3. Unidad de Informtica notifica al Departamento de Sistema de Informacin que el equipo
ha sido instalado
4. El Departamento de Sistema de Informacin proporciona el IP o Identificador de
mquina
5. Se asigna al solicitante una direccin de correo electrnico, la cual iniciara con la primera
letra de su nombre y el apellido preferiblemente.
Finaliza Proceso
Proceso: SOPORTE TCNICO A LOS USUARIOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE
PROPIEDAD INDUSTRIAL
Objetivo: Garantizar el buen funcionamiento del equipo.
Pasos:
1. Los Departamentos y secciones de la Direccin de Propiedad Industrial y de la Direccin
General de Empresas Financieras, hacen un reporte del problema que se les ha presentado
2. Funcionario del Departamento de Sistema de Informacin se dirige al Departamento o
seccin que report el dao
3. Funcionario procede a realizar el diagnstico
4. Si el dao se puede reparar de inmediato se procede al mismo
5. De no poder repararse se enva a un especialista
6. Especialista evala y hace diagnostico.
Finaliza Proceso

Proceso: SOPORTE A LOS SERVIDORES DEL MINISTERIO DE COMERCIO E
INDUSTRIAS
Objetivo: Dar mantenimiento preventivo al equipo informtico.
Pasos:
1. Funcionario del Departamento de Sistema de Informacin realiza revisin al sistema
operativo cada cierto tiempo
2. Si el sistema operativo cambia al color rojo es indicativo que el sistema no esta operando
correctamente
3. Funcionario entra a revisar y remedia el problema si esta dentro de su alcance
4. De no estar dentro de su alcance procede a realizar tramite de cambio de equipo, siempre
y cuando tenga garanta o al tramite de solicitud de compra de un nuevo equipo.
Finaliza Proceso
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Proceso: MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL
Y DE LA DIRECCIN GENERAL DE EMPRESAS FINANCIERAS
Objetivo: Garantizar informacin almacenada en la base de datos
Pasos:
1. Funcionario del Departamento de Sistema de Informacin entra en el ambiente de la base
de datos
2. Introduce Contrasea
3. Observa el movimiento de las secciones
4. Verifica que todo este en orden
5. Y toma acciones correctivas de ser necesario.
Finaliza Proceso

Proceso: COORDINACIN, MANTENIMIENTO Y SOPORTE DE LAS
APLICACIONES DE LA DIRECCIN GENERAL DE PROPIEDAD
INDUSTRIAL Y DE LA DIRECCIN DE EMPRESAS FINANCIERAS
Objetivo: Actualizar informacin de la base de datos
Pasos:
1. El Director General, solicita informacin almacenada en el sistema
2. Jefe del Departamento de Sistema de Informacin procede a la bsqueda de la
informacin
3. Jefe del Departamento de Sistema de Informacin analiza la informacin encontrada
4. Si la informacin carece de elementos, llama al funcionario responsable para que incluya
la informacin faltante
5. Funcionario responsable busca e introduce informacin faltante
Finaliza Proceso
Departamento de Variedad de Vegetales
Proceso: OBTENCIONES DE DERECHO DE OBTENTOR
Objetivo: Garantizar el cumplimiento de las normas establecidas en la Ley.
Pasos:
1. La solicitud de tramitacin de derecho de obtentor se eleva a la Direccin General del
Registro de la Propiedad Industrial por medio de un abogado en el formulario establecido
y acompaado de los siguientes requisitos:
Poder
Cuestionario tcnico publicado en el Boletn Oficial de DIGERPI, para los
gneros y especies pertinentes, avalado por un profesional idneo, reconocido
por el Consejo Tcnico Nacional de Agricultura.
2. El solicitante entrega los requisitos establecidos en la recepcin, en original y tres (3)
copias.
3. La solicitud es numerada segn orden de ingreso, indicando la hora y fecha de
presentacin, dejando constancia en la copia del solicitante.
4. Los documentos son revisados y digitalizados.
5. Se aplica un examen de forma, para verificar que los requisitos estn completos de
acuerdo a lo establecido por ley, de no existir ningn impedimento se dispone a la
realizacin del examen tcnico.
6. De haber alguna deficiencia se fija un aviso para que el solicitante subsane algn error
dentro un tiempo estipulado.
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7. Se realiza la primera publicacin en el Boletn Oficial del Registro de la propiedad
Industrial (BORPI) en un plazo de dos (2) meses donde se podrn presentar
observaciones o cambios.
8. Se aplica el examen tcnico al solicitante por parte del Instituto de Investigacin
Agropecuaria de Panam (IDIAP) u otra entidad acreditada por el Consejo, ya sea por
medio de:
Convalidacin
Declaracin Jurada
Ensayo de Campo
El Instituto de Investigacin Agropecuaria de Panam (IDIAP) u otra entidad acreditada
por el Consejo comunicar al solicitante los resultados del examen tcnico y le brindara la
oportunidad de formular sus observaciones.
9. El Consejo para la Proteccin de las Obtenciones Vegetales (COPOV), convoca a los
miembros del Consejo para una reunin ordinaria o extraordinaria para hacer una
evaluacin del informe.
10. Consejo para la proteccin de las obtenciones vegetales y miembros del Consejo prepara
el informe de examen tcnico.
11. Informe tcnico es firmado por el Presidente del Consejo, autorizando al Comit
Administrativo y Jurdico, para que conceda o rechace la solicitud del Derecho de
Obtentor.
12. Informe de examen tcnico va al consejo (COPOV).
13. Consejo emite informe de examen tcnico.
14. El Departamento de Publicacin Industrial genera archivo desde la base de datos.
15. Introduce informacin generada en el programa.
16. Elabora boletn.
17. Se publica segundo boletn.
18. Se inscribe y se firma el derecho de obtentor.
Finaliza Proceso

Departamento de Derechos Colectivos
Y Expresiones Folklricas
Proceso: SOLICITUD DE DERECHO COLECTIVO SOBRE CONOCIMIENTO
TRADICIONAL Y/O MANIFESTACIN CULTURAL
Objetivo: Garantizar el cumplimiento de las normas establecidas en la Ley 20.
Pasos:
1. Como prembulo a la solicitud debe celebrarse un congreso entre solicitantes y
funcionarios del MICI para elaborar el Acta de Reunin.
2. Funcionario entrega solicitud de registro.
3. Indica requerimientos adjuntos a la solicitud (cdula de los representantes Tradicionales o
Municipales, acuerdo o acta que ampara la solicitud de derecho colectivo, reglamento de
uso del derecho colectivo, muestra del objeto tradicional, diseo o emblema, y la historia
o tradicin del Derecho Colectivo.
4. Funcionario recibe solicitud con cada uno de los requerimientos establecidos.
5. Funcionario verifica que las solicitudes cuentes con todos los requisitos establecidos.
6. Si a la solicitud le falta alguna especificacin se dar un plazo de 6 meses para
subsanarla.
7. Si la solicitud es consignada y verificada segn los requerimientos establecidos se
procede a registrar el Derecho Colectivo solicitado.
Finaliza proceso
85

Direccin General de Empresas Financieras
Proceso: SOLICITUD DE AUTORIZACIN DE OPERACIN
Objetivo: Garantizar el fiel cumplimiento de la Ley de entidades financieras.
Pasos:
1. Funcionario encargado de Atencin al Pblico recibe la solicitud de autorizacin de
operacin
2. Funcionario encargado de Atencin al Pblico revisa la documentacin y coteja la
misma segn lo establecido por ley
3. Funcionario encargado de Atencin al Pblico hace acuse de recibo de la documentacin
4. Atencin al Pblico recibe el pago de la tasa de inscripcin y emite recibo de pago
5. Atencin al Pblico remite el pago de la tasa de inscripcin y el recibo de pago a la
Direccin Administrativa
6. Remite la solicitud y los requisitos a la Directora General de Empresas Financieras
7. El Director General de Empresas Financieras, confecciona nota remisoria para la DIJ
8. El Director General de Empresas Financieras, remite la nota dirigida a la DIJ a la
secretaria, para que le comunique va telefnica a la empresa solicitante y coordinen la
solicitud del record policivo
9. El Director asigna al funcionario que guiar a la empresa en el curso del trmite
10. Director confecciona nota remisoria para la DIJ
11. Documentos son enviados al jefe de auditoria para su evaluacin
12. Jefe de auditoria recibe documentos
13. Jefe de auditoria revisa la documentacin
14. De estar todo en orden el jefe de auditoria asigna a un auditor para que realice el anlisis
de los documentos
15. Auditor revisa los documentos y el estudio econmico
16. De estar todo los documentos en orden prepara informe preliminar para el jefe de
auditoria
17. Auditor imprime informe y lo firma
18. Informe es remitido al jefe de auditoria
19. Jefe de auditoria revisa la documentacin y la firma
20. De estar todo en orden enva documentos con el informe de auditoria al director para su
consideracin y aprobacin
21. Director recibe los documentos prepara la resolucin de autorizacin y la firma
22. Director enva la resolucin firmada y los documentos al funcionario encargado de
Atencin al Pblico
23. Secretaria notifica a la empresa solicitante, que esta firmada la resolucin de autorizacin
24. Secretaria registra la inscripcin de la nueva empresa en el libro de autorizacin
25. Secretaria enva copia de la resolucin de autorizacin a la Direccin General de
Comercio Interior, a la Superintendencia de Bancos, a la Unidad de Anlisis Financiero,
al Ministerio de Economa y Finanzas y al respectivo Municipio
26. Atencin al Pblico actualiza las estadsticas
27. Secretaria archiva documentacin
Finaliza Proceso

86

Proceso: AUDITORIA REGULAR
Objetivo: Comprobar en cada entidad financiera, que se cumple con las normas.
Pasos:
1. Jefe de auditoria coordina con director el plan anual de auditora
2. Jefe de auditoria asigna a cada uno de los auditores, las empresas que debern auditar y el
tiempo en que deben realizar la misin
3. Auditores solicitan al encargado de archivo los expedientes de las empresas por auditar
4. Auditor organiza y prepara los programas de auditoria
5. Auditores solicitan a la Direccin General, la confeccin de notas de presentacin para la
auditoria.
6. Una vez confeccionada la nota de presentacin el auditor realiza un anlisis previo de la
documentacin y de la ltima auditoria realizada a la empresa.
7. Auditor se dirige a la empresa por auditar.
8. Auditor entrega carta de presentacin a la empresa.
9. Auditor solicita los documentos necesarios para realizar el trabajo.
10. Auditor revisa la documentacin de la empresa.
11. Auditor procede a realizar las evaluaciones pertinentes de acuerdo a los procesos.
12. Auditor prepara un informe preliminar de auditoria y lo remite al jefe de auditoria.
13. Jefe de auditoria revisa el informe preliminar, si esta conforme lo imprime, lo firma, y lo
remite al Director General para su evaluacin y consideracin.
14. Director revisa y confecciona nota con los resultados de la auditoria a la empresa
auditada.
15. De existir alguna inconsistencia el Director, ordena el registro de las mismas y comunica
al jefe de auditoria le de seguimiento para subsanarlas.
16. El Jefe de Auditoria, asigna a un auditor para darle seguimiento a la auditoria.
17. Jefe de auditoria le da seguimiento en conjunto con el auditor a las inconsistencias hasta
ser subsanadas.
18. Una vez subsanadas las inconsistencias, se emite informe y se remite a la direccin y la
secretaria procede a actualizar las estadsticas de la Direccin.
19. Secretaria archiva los documentos.
Finaliza Proceso

Proceso: INVESTIGACIN DE QUEJAS
Objetivo: Atender las solicitudes de reclamos y quejas de los usuarios.
Pasos:
1. Atencin al Pblico recibe las solicitudes de queja y las registra en el SIEF.
2. Atencin al Pblico registra la solicitud en el libro de recepcin de quejas.
3. Atencin al Pblico enva solicitud de queja al jefe de auditoria para su revisin y anlisis
previo.
4. Jefe de auditoria asigna y registra en el libro el nombre del auditor que se dirija a la
empresa a realizar las investigaciones pertinentes.
5. Auditor confecciona nota de presentacin para realizar la investigacin.
6. Auditor recibe la solicitud de queja, la nota de presentacin y procede a analizarla.
7. Auditor prepara la gua de investigacin que debe completar en la empresa por investigar.
8. Auditor se presenta en la empresa para recaba la informacin necesaria para la
investigacin.
87

9. Auditor prepara un borrador del informe y remite al jefe de auditoria.
10. Jefe de auditoria recibe el borrador del informe lo revisa, evala y aprueba.
11. Jefe de Auditoria firma y enva informe al director para revisin y consideracin.
12. Director recibe documentacin, la revisa y la aprueba.
13. Director procede a confeccionar notas indicando los resultados de la investigacin a la
persona que presento la queja, y a la empresa investigada.
14. Director remite notas a la secretaria
15. Secretaria recibe las notas y le comunica va telefnica a las partes para que procedan a
retirar las notas
16. Secretaria archiva expediente y otra documentacin.
Finaliza Proceso

Proceso: CANCELACIN VOLUNTARIA DE LA RESOLUCIN DE AUTORIZACIN
Objetivo: Asegurar que la cancelacin de operaciones se haga cumpliendo con las normas.
Pasos:
1. Atencin al pblico recibe solicitud de cancelacin voluntaria de resolucin de
autorizacin.
2. Atencin al Pblico acusa el recibido.
3. Atencin al Pblico enva documentos al jefe de auditoria.
4. Jefe de Auditoria recibe y revisa la solicitud previamente.
5. Jefe de auditoria asigna y registra en libro el nombre del auditor para que proceda a
evaluar las condiciones de la empresa.
6. Auditor asignado recibe la solicitud de cancelacin y solicita nota de presentacin.

7. El Auditor prepara nota de presentacin para el auditor asignado.
8. Auditor revisa expediente y prepara gua de auditoria.
9. Auditor se dirige a la empresa y levanta la informacin necesaria para su informe.
10. Auditor prepara el borrador preliminar con la informacin recabada.
11. Auditor enva borrador preliminar al jefe de Auditoria.
12. Jefe de Auditoria recibe el borrador del informe, procede a su revisin y anlisis.
13. Jefe de Auditoria firma y remite informe a la direccin para consideracin y evaluacin.
14. Director recibe la documentacin y la solicitud de cancelacin.
15. El Director revisa y de estar conforme confecciona resolucin de cancelacin de
autorizacin.
16. Director enva documentacin a la secretaria.
17. Secretaria notifica a las partes.
18. Secretaria registra cancelacin de la empresa en libro.
19. Secretaria enva copia de la resolucin a la Direccin General de Comercio Interior del
MICI, a la Superintendencia de Bancos, a la unidad de Anlisis Financiero, al Ministerio
de Economa y Finanzas y el respectivo Municipio.
20. Secretaria archiva expediente y documentacin.
Finaliza Proceso

Proceso: CANCELACIN DE OFICIO DE LA RESOLUCIN DE AUTORIZACIN
Objetivo: Cancelar operaciones al corroborar que la empresa no cumple con las normas.
Pasos:
1. El Director por accin motivada, ordena una investigacin que justifique la cancelacin
de oficio de una empresa.
88

2. Director remite instruccin al jefe de auditoria para que coordine la investigacin de la
empresa.
3. Jefe de Auditoria recibe la instruccin de investigacin, asigna y registra en los libros el
nombre del un auditor que realizara la investigacin.
4. El Auditor solicita nota de presentacin para que se visite la empresa; guardando el
auditor la confidencialidad de la accin.
5. Auditor revisa el expediente de la empresa y coordina con el jefe de auditoria las reas a
investigar, segn las expectativas del caso.
6. Auditor visita la empresa, y recaba la informacin necesaria en funcin a las perspectivas
del caso.
7. Auditor prepara el borrador del informe y lo remite a la jefa de auditoria, con sus
conclusiones.
8. Jefe de Auditoria revisa el borrador del informe y si est todo acorde, remite el mismo a
la Direccin.
9. Director recibe el borrador del informe y las conclusiones.
10. Director revisa y analiza la informacin que ha preparado el auditor y toma una
determinacin, procediendo a la cancelacin de la empresa.
11. Si procede la cancelacin, Director emite resolucin motivada donde ordena la
cancelacin de la autorizacin de operacin.
12. Director remite la resolucin de cancelacin para su notificacin.
13. Secretaria registra el trmite en el libro de cancelaciones.
14. Secretaria remite copia de las resoluciones a la Direccin General de Comercio Interior
del MICI, a la Superintendencia de Bancos, a la Unidad de Anlisis Financiero, al
Ministerio de Economa y Finanzas y al respectivo Municipio.
15. Secretaria archiva expediente y dems documentacin.
Finaliza Proceso

Proceso: MODIFICACIONES O CAMBIOS EN LA INSCRIPCIN DE UNA EMPRESA
Objetivo: Atender las solicitudes de modificaciones de las empresas si se justifica.
Pasos:
1. Atencin al Pblico recibe la solicitud de modificacin o cambio en la inscripcin de una
empresa
2. Atencin al Pblico acusa recibido de la solicitud
3. Atencin al Pblico remite solicitud de modificaciones o cambios en la inscripcin de
una empresa al Director
4. Director recibe la solicitud
5. Director revisa la solicitud para determinar si la misma esta conforme a las leyes
6. El director autoriza la modificacin o cambio en la inscripcin de la empresa
7. Director remite a la secretaria la modificacin o cambio en la inscripcin de la empresa
para su actualizacin
8. Secretaria registra la modificacin en los libros y en el expediente de la empresa
9. Secretaria comunica a la empresa que se ha efectuado el cambio y procede a archivar la
documentacin
Finaliza Proceso

Proceso: RECEPCIN DE ESTADOS FINANCIEROS
Objetivo: Comprobar la solvencia financiera de la empresa
Pasos:
1. Atencin al Pblico recibe los estados de financieros de parte de la empresa
89

2. Atencin al Pblico revisa que los estados financieros hayan sido preparados de
conformidad a los formatos establecidos por la Direccin
3. Atencin al Pblico registra la entrega de los estados financieros en el libro de control
4. Si esta todo conforme, secretaria lo remite a la Direccin para su revisin y anlisis
5. Secretaria actualiza los informes estadsticos y efecta la captura de los datos
6. Secretaria archiva los estados financieros.
Finaliza Proceso

Proceso: REGISTRO DE PAGO DE LA TASA ANUAL DE SUPERVISIN
Objetivo: Garantizar el pago de las obligaciones de las empresas al Estado
Pasos:
1. Atencin al Pblico recibe el pago de la tasa anual
2. Atencin al Pblico que el pago est conforme a los requisitos legales y hace acuse de
recibo
3. Atencin al Pblico anota el pago en el libro de registro de pago de la tasa anual
4. Se completa el informe de resumen de ingresos y se remite a la Direccin para su revisin
y aprobacin
5. Director recibe el informe de resumen de ingresos, lo revisa y lo aprueba
6. Secretaria remite el informe de ingresos a la Direccin Administrativa
7. Secretaria archiva la copia del informe y el comprobante de pago de la tasa anual en el
expediente
Finaliza Proceso

Proceso: PREPARACIN DE INFORMES PARA LA UNIDAD DE ANLISIS
FINANCIERO (UAF)
Objetivo: Prever el lavado de dinero para el financiamiento de actividades ilcitas.
Pasos:
1. Atencin al Pblico recibe de las empresas la informacin solicitada para los informes de
la UAF.
2. Atencin al Pblico revisa la informacin y hace acuse de recibo de la informacin
3. Atencin al Pblico registra en el libro de recepcin de informacin, el ingreso de la
informacin y la empresa que lo enva
4. Secretaria prepara los informes a la UAF, de conformidad con los modelos indicados
5. Secretaria remite los informes para la revisin de la Directora
6. Director revisa los informes y si esta conforme, prepara nota remisoria
7. Secretaria remite los documentos a la Unidad de Anlisis Financiero
8. Secretaria actualiza las estadsticas y archiva la documentacin.
Finaliza Proceso

Proceso: CAPTURA DE INFORME MENSUAL DE LA UNIDAD DE ANLISIS
FINANCIERA (CASA DE EMPEOS, FINANCIERAS)
Pasos:
1. Oficinista recibe los informes por parte de Atencin al Pblico
2. La oficinista hace acuse de recibido de los documentos en el libro record
3. Oficinista captura los informes dentro de los cinco (5) primeros das del mes
4. Luego de capturada la informacin es remitida por medio de correo electrnico a la
Unidad de Anlisis Financiero, al final del mes
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5. La oficinista verifica que la informacin fue recibida por la Unidad de Anlisis
Financiero
6. Los documentos son remitidos al funcionario encargado de archivar cada documento por
empresa, en la Direccin General de Empresas Financieras
Finaliza Proceso

Proceso: INFORME TRIMESTRAL DE CASAS DE REMESA
Pasos:
1. La oficinista recibe de Atencin al Pblico los informes
3. Se esperan 15 das hbiles para que pueda llegar la informacin de las casas de remesa
4. Una vez llegue la informacin en el perodo de holgura se levanta el informe trimestral.
5. Se hace un registro con las fecha de los recibido y luego se confecciona nota para que la
Unidad de Anlisis Financiero proceda a retirarla
Finaliza Proceso

Proceso: INFORMES ESTADSTICOS TRIMESTRALES
Objetivo: Llevar un registro sistemtico de la informacin de las empresas
Pasos:
1. La oficinista recibe de Atencin al Pblico los informes
3. La oficinista captura la informacin
4. De la informacin recopilada se realizan cuadros estadsticos
5. Estos documentos una vez capturados son remitidos a la persona encargada de archivar
los documentos
Finaliza Proceso

Proceso: LISTADO DE LAS EMPRESAS (ACTUALIZACIONES POR RESOLUCIN)
Objetivo: Actualizar el listado de las empresas financieras.
Pasos:
1. Cuando llega una empresa nueva se procede a registrarla en un listado en donde se genera
el cdigo
2. Nuevamente cuando se autoriza por la Directora y esta se notifica se procede a capturar la
fecha de resolucin y el nmero en los registros de la Direccin
3. Luego que se notifica la empresa se captura todos los datos de la empresa nueva para la
Unidad de Anlisis Financiero.
Fundamento Legal:
1. Ley 42 de 23 de julio de 2001, Que regula las Empresas Financieras.
2. Ley 33 de 26 de junio de 2002, Que modifica y adiciona artculos a la ley 42 de 2001.
3. Ley 7 de 10 de julio de 1990, Que regula el contrato de arrendamiento financiero.
4. Decreto Ejecutivo 76 de 10 de junio de 1996, Por el cual se reglamenta la ley 7 de 10 de
julio de 1990, Que regula el contrato de arrendamiento financiero.
5. Ley 42 de 2 de octubre de 2000, Que establece medidas para la prevencin del delito de
blanqueo de capitales.
6. Resolucin No.14 de 12 de marzo de 2001.
7. Ley 24 de 22 de mayo de 2002, Que regula el servicio de informacin sobre el historial
de crdito de los consumidores o clientes.
91

8. Ley 14 de 18 de mayo de 2006, Que modifica y adiciona a la Ley No.24 de 2002, que
regula el servicio de informacin sobre el historial de crdito de los consumidores o
clientes.
9. Ley 48 del 23 de junio de 2003, Que reglamenta las operaciones de las casas de remesas
de dinero.
10. Resolucin No.328 de 9 de agosto de 2004.
11. Ley 16 de 23 de mayo de 2004, De las Casas de Empeos
12. Ley 15 del 13 de julio de 2002, por el cual se modifican los artculos 1, 2, 4, 8, 9, 10, 11 y
adicionan nuevos artculos a la ley 6 del de junio de 1987.
Finaliza Proceso

DIRECCIN NACIONAL DE INDUSTRIAS Y DESARROLLO EMPRESARIAL

Proceso: RESOLUCIONES
Objetivo: Inscribir las empresas que califican en la Ley 54
Pasos:
1. Solicitante ingresa a la Web
2. Baja formularios de inscripcin (Ley 54)
3. Solicitante llena los campos del formularios
4. Solicitante acude a la Direccin Nacional de Industrias y Desarrollo a presentar los
formularios y los requisitos establecidos
5. Secretaria recibe los documentos del solicitante
6. Secretaria revisa que los documentos estn completos
7. Una vez revisados los documentos la secretaria le solicita al representante de la empresa
se sirva realizar el pago de B/.10.00, para colocar el sello en el documento
8. La secretaria coloca sello en el documento
9. La secretaria enva la solicitud al Director Nacional de Industrias y Desarrollo
Empresarial.
10. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial, revisa la documentacin
11. De estar incompleta la informacin, el Director Nacional de Industrias y Desarrollo
Empresarial confecciona nota indicando al solicitante que proceda a subsanar lo que
detalla en la nota
12. De estar todos los documentos en orden el Director Nacional de Industrias y Desarrollo
Empresarial, otorga visto bueno para la confeccin de la resolucin
13. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial clasifica en la red el tipo de
resolucin
14. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial, confecciona la resolucin
15. El Director de Industrias y Desarrollo Empresarial imprime original y una copia de la
resolucin
16. Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial firma el resuelto
17. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial entrega resolucin y
documentacin a la secretaria
18. La secretaria le coloca el sello de la Direccin Nacional de Industrias y Desarrollo
Empresarial al Resuelto
19. La secretaria le comunica va telefnica a la empresa que la resolucin esta lista para ser
entregada
20. El representante de la empresa se apersona a la Direccin Nacional de Industrias y
Desarrollo Empresarial a retirar la resolucin, la secretaria le notifica que debe hacer
efectivo el pago de B/.50.00 por la inscripcin
92

21. La secretaria recibe el dinero en efectivo o cheque certificado a nombre de MICI-Tesoro
Nacional
22. La secretaria confecciona la factura de recibo de efectivo o cheque
23. El resuelto y el formulario de pago de anualidades son entregados al solicitante
24. La secretaria procede a confeccionar un expediente para la empresa
25. La copia del resuelto es archivada en el expediente de la empresa
26. El dinero en efectivo o el cheque certificado son remitidos al Departamento de
Contabilidad con la copia de la factura
Nota: Anualmente las empresas pagaran B/.50.00 en concepto de anualidades
Finaliza Proceso

Proceso: AUTENTICACIN
Objetivo: Garantizar que la empresa se acogi a la Ley 54.
Pasos:
1. La empresa solicita a la Direccin Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial la
autenticacin de su estabilidad Jurdica de Inversin
2. La empresa solicitante entrega copia de la resolucin a la secretaria del Director Nacional
de Industrias y Desarrollo Empresarial
3. Si el solicitante no tiene copia del resuelto, la secretaria procede a buscar en los archivos
copia del mismo, en el expediente de la empresa que esta solicitando la autenticacin
4. La secretaria se dirige a la copiadora y saca una copia al resuelto
5. La secretaria procede a verificar el expediente
6. La secretaria coloca el sello de autenticacin de la Direccin Nacional de Industrias y
Desarrollo Empresarial en la copia del resuelto
7. La secretaria llena la informacin en los campos del sello de la Direccin Nacional de
Industrias y Desarrollo Empresarial
8. La secretaria remite la copia del resuelto a la Direccin Nacional de Industrias y
Desarrollo Empresarial para la firma
9. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial revisa la documentacin
10. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial firma la copia del resuelto
11. Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial remite los documentos a la
secretaria
12. La secretaria recibe la documentacin
Empresarial al documento
14. El documento autenticado en entregado al solicitante
Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIONES DE STATUS
Objetivo: Confirmar que la empresa es beneficiaria de la Ley 54.
Pasos:
1. Las empresas solicitan por medio de una nota dirigida al Director Nacional de Industrias
y Desarrollo Empresarial una certificacin de estabilidad jurdica.
La nota es recibida por la secretaria del Director Nacional de Industrias y Desarrollo
Empresarial
2. La secretaria remite la nota al Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial
3. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial, emite visto bueno para
confeccin de la Certificacin de Estatus
93

4. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial, remite los documentos a
secretaria
5. La secretaria procede a confeccionar la Certificacin de Estatus
6. La secretaria remite los documento al Director Nacional de Industrias y Desarrollo
Empresarial para la firma
7. Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial revisa y firma la Certificacin
de Estatus
8. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial remite la Certificacin de
Estatus a la secretaria
Empresarial a la Certificacin de Estatus
10. La Certificacin de Estatus es entregada a la empresa solicitante
Finaliza Proceso

Proceso: PAGO DE ANUALIDADES
Objetivo: Asegurar el pago de la tasa anual a las empresas beneficiadas con le Ley 54.
Pasos:
1. La empresa se dirige a realizar el pago de anualidad a la Direccin Nacional de Industrias
y desarrollo Empresarial
2. El representante de la empresa solicitante presenta el formulario de declaracin de pago
acompaado de un cheque certificado a nombre de MICI-TESORO NACIONAL o bien
en efectivo.
3. La secretaria procede a buscar el expediente de la empresa en el archivo
4. La secretaria verifica que el tiempo del pago sea el correcto
5. La secretaria firma la copia original del formulario de declaracin de pago
6. La secretaria confecciona el recibo de pago.
Empresarial al recibo de pago
8. La copia del recibo de pago, el formulario de declaracin de pago y los cheques o
efectivo son enviados al Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial para su
revisin y consideracin
9. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial, firma el informe contable y
lo remite a la secretaria
10. La copia del recibo de pago, el formulario de declaracin de pago y los cheques o
efectivo son enviados al Departamento de Contabilidad, junto con el informe contable
11. El Departamento de Contabilidad, recibe el informe, el cheque o el dinero en efectivo
12. Un funcionario del Departamento de Contabilidad, deposita los pagos en la cuenta del
Tesoro Nacional.
Finaliza Proceso

Proceso: INFORMES MENSUALES
Objetivo: Elaborar informe mensual de actividades relevantes de las unidades.
Pasos
1. Las Direcciones Generales envan mensualmente a la Direccin Nacional de Industrias y
Desarrollo Empresarial el informe mensual de las actividades realizadas en original y
copia
2. La secretaria de la Direccin Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial recibe los
informes mensuales de cada una de estas Direcciones Generales
3. La secretaria le coloca el sello de recibido a la copia de los informes mensuales
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4. la secretaria anota la fecha de entrada del documento
5. La secretaria remite los informes al Director Nacional de Industrias y Desarrollo
Empresarial
6. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial revisa los informes
mensuales para su consideracin
7. La secretaria confecciona un memo remisorio
8. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial firma el memo remisorio
9. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial remite los informes
mensuales a la Direccin de Administracin y Finanzas.
10. Secretaria entrega informes mensuales y memo remisorio a la Direccin de
Administracin y Finanzas
11. La secretaria de la Direccin de Administracin y Finanzas recibe los informes y el
memo remisorio
12. La secretaria de la Direccin de Administracin y Finanzas coloca el sello de recibido y
acusa recibido
13. La secretaria de la Direccin Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial archiva
copia de los documentos recibidos
Finaliza Proceso

Unidad Tcnica de Acreditacin

Proceso: ACREDITACIN PARA ORGANISMOS DE INSPECCIN Y
LABORATORIO DE ENSAYOS
Objetivo: Establecer el procedimiento para el otorgamiento de la acreditacin por el
Consejo Nacional de Acreditacin.
Pasos:
1. Solicitante visita la pgina Web del Ministerio de Comercio e Industrias
2. Solicitante baja formularios y requisitos de la pgina Web, referente a la estabilidad
jurdica de la inversiones
3. Solicitante acude a la Unidad Tcnica de Acreditacin a presentar su solicitud
4. Funcionario de la Unidad Tcnica de Acreditacin, verifica que los documentos cumplan
con las referencias normativas
5. Si la documentacin esta incompleta se le notifica al solicitante por medio de una nota
para que proceda a subsanar la documentacin.
6. Una ves que los documentos estn completos el funcionario notifica al solicitante que a
hecho la evaluacin preliminar
7. El funcionario conforma el equipo evaluador del Laboratorio de Calibracin y Ensayo o
de Organismos de Inspeccin segn sea el caso
8. El funcionario notifica al solicitante por escrito que ya esta conformado el equipo
evaluador
9. El equipo evaluador procede a realizar la visita preliminar de acompaamiento para
preparar las subsiguientes etapas de la evaluacin para absolver cualquier consulta o duda
que tenga a bien formular el representante del laboratorio solicitante
10. Una vez en el laboratorio se procede a la revisin del mismo y se toma en consideracin
cuanto tiempo tomara realizar evaluacin
11. El equipo evaluador procede a realizar la evaluacin documentada
12. La Comisin evaluadora presenta el informe de seccin
13. La Unidad Tcnica de Acreditacin revisa si a surgido o no alguna inconformidad
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14. Si esta todo correcto se procede a realizar la inspeccin en sitio o auditoria, verificando
que la documentacin sea igual a la proporcionada.
15. La comisin evaluadora emite el informe final de la evaluacin
16. Si en el informe final se determina algn error, el comit evaluador recomienda que se
presente un plan de accin
17. La documentacin es remitida al Comit de Acreditacin
18. El Comit de Acreditacin emite Visto Bueno
19. El funcionario procede a confeccionar la resolucin de acreditacin
20. La Resolucin de Acreditacin es remitida para la firma
21. La Resolucin de Acreditacin es firmada
22. Al solicitante se le hace entrega de la resolucin, del informe tcnico, de la certificacin y
de un contrato por tres (3) aos
23. La copia del resuelto es archivada.
Finaliza Proceso

Proceso: VISITAS DE SUPERVISIN
Objetivo: Verificar si cumple con los requisitos para la acreditacin
Pasos:
1. Los funcionarios de la Unidad de Acreditacin conforman un equipo de dos personas
para realizar visitas de supervisin
2. Funcionarios se trasladan a los diferentes laboratorios de ensayo u organismos de
inspeccin
3. Funcionarios realizan inspeccin en laboratorios u organismos de inspeccin
4. Funcionarios presentan informe de inspeccin al Comit de Acreditacin
5. Comit de Acreditacin revisa informe de inspeccin.
6. Comit de Acreditacin emite visto bueno o rechaza solicitud de acreditacin
Finaliza Proceso

Proceso: CAPACITACIONES
Objetivo: Dictar seminarios sobre temas de acreditacin
Pasos:
1. Funcionario de la Unidad de Acreditacin designado organiza cursos o seminarios
2. Funcionario procede a buscar:
Un saln o local donde se desarrollara el curso o seminario
Al expositor
Los materiales didcticos que se utilizara en el curso o seminario
3. El funcionario establece la fecha del curso o seminario
4. El funcionario sube la informacin del curso a la pgina Web del Ministerio de
Comercio e Industrias
5. El funcionario divulga va e-mail las invitaciones del cursos o seminarios a los
laboratorios registrados, los no registrados y a las empresas afines
6. Participantes del seminario acuden el da y a la hora sealada
7. El curso o seminario es dictado.
Finaliza Proceso

Proceso: COORDINACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN
Objetivo: Mejorar y fortalecer la capacidad de gestin institucional
Pasos:
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1. Unidades administrativas establecen en el anteproyecto de presupuesto sus necesidades
mas apremiantes
2. El funcionario verifica con el director o con el sector beneficiado la realizacin del
proyecto de inversin solicitado
3. El funcionario y el Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial establecen
los trminos de referencia o especificaciones tcnicas de cmo ejecutar un determinado
estudio o trabajo.
4. Funcionario describe el mbito espacial donde ha de ejecutarse el estudio o trabajo

5. Funcionario define el objetivo general, los objetivos especficos y el tiempo disponible
para la realizacin del proyecto.
6. Funcionario detalla los requisitos de los tcnicos que han de participar, sus especialidades
y el tiempo mnimos que han de dedicarse al estudio o trabajo
7. Funcionario detalla los resultados esperados del estudio
8. El funcionario realiza la bsqueda de la partida presupuestaria para llevar a cabo el
estudio
9. El funcionario confecciona el pliego de cargo
10. Una vez el pliego de cargos este confeccionado se inicia el trmite de compra
11. Funcionario le da seguimiento al trmite de compra
12. Empresa consultora es notificada de la adjudicacin de la compra
13. Empresa consultora evala los trminos de referencia del estudio o trabajo a realizar
14. El funcionario y el consultor evalan y analizan la ejecucin del proyecto
15. Funcionario de la Unidad Tcnica de Acreditacin crea un comit institucional para
llevar a cabo el proyecto.
Finaliza Proceso
Direccin General de Industrias
Departamento de Fomento y Promocin Industrial
Proceso: AUDITORIAS AMBIENTALES
Objetivo: Constatar que las prcticas ambientales de la empresa son adecuadas
Pasos:
1. La Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM), enva nota al Departamento de Fomento
y Promocin Industrial, solicitando al jefe del departamento enve a un ambientalista para
que participe en una auditoria para determinada Industria.
2. Jefe del Departamento de Fomento y Promocin Industrial designa a un funcionario
especializado en asuntos ambientales
3. Funcionario realiza las llamadas telefnicas a las partes involucradas para coordinar la
visita a la empresa
4. Una vez coordinada la visita, el funcionario se dirige a realizar la auditoria en la empresa
5. Funcionario hace recorrido en la empresa, obra o proyecto, observa y hace evaluaciones
para determinar su impacto en el ambiente.
6. Una vez culminado el recorrido los funcionarios encargados de la auditoria, llenan el
protocolo de los hallazgos encontrados
7. Una vez lleno el protocolo con los hallazgos se renen los funcionarios encargados de la
auditoria con el encargado de la empresa
8. Los funcionarios ambientales comunican al encargado de la empresa las irregularidades
encontradas en el recorrido
9. Los funcionarios ambientales notifican al encargado de la empresa que tienen seis (6)
meses para efectuar las adecuaciones de los hallazgos encontrados
97

10. El funcionario elabora informe de la auditoria y lo archiva en el expediente de la empresa
para darle seguimiento al caso
Finaliza Proceso

Proceso: MONITOREO DE PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO
Objetivo: Dar seguimiento a las prcticas ambientales propuestas.
Pasos:
y Promocin Industrial, solicitando al jefe del departamento de Fomento y promocin
Industrial enve a un funcionario para que participe en un monitoreo de protocolo de
seguimiento
2. El jefe del Departamento de Fomento y Promocin Industrial designa a un funcionario
especializado en asuntos ambientales
3. Funcionario realiza llamadas telefnicas a las partes involucradas para coordinar reunin
de evaluacin y seguimiento
4. Una vez coordinada la reunin se escoge la fecha de la visita a la empresa
5. Funcionario en conjunto con equipo tcnico realizan recorrido en la empresa, obra o
proyecto para darse cuenta de los avances obtenidos mediante la ejecucin de las
actividades
6. El equipo tcnico medir los avances tanto en la ejecucin de las actividades como en el
logro de los resultados y el objetivo propuesto
7. El equipo tcnico levanta un informe y lo remite a la Autoridad Nacional del Ambiente,
(ANAM)
Finaliza Proceso

Proceso: PROGRAMA DE ADECUACIN Y MANEJO AMBIENTAL (PAMAS)
Objetivo: Proponer y monitorear las medidas de mitigacin de impacto ambiental
Pasos:
1. La Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM), enva nota al Departamento de Fomento y
Promocin Industrial, solicitando al jefe del departamento asigne a un analista ambiental
para que participe en el programa de adecuacin y manejo ambiental PAMAS.
2. Secretaria del Departamento de Fomento y Promocin Industrial recibe nota y acusa
recibido
3. Secretaria entrega nota al jefe del Departamento de Fomento y Promocin Industrial
4. El jefe del Departamento de Fomento y Promocin Industrial revisa la nota y designa a un
analista ambiental para llevar a cabo la misin
5. El analista ambiental coordina con el personal de la Autoridad Nacional del Ambiente
(ANAM), una reunin de consenso
6. Analista ambiental asiste a reunin de consenso, elabora en conjunto con las personas
asignadas un anlisis del estudio que llevara a cabo. Si el proyecto fue puesto en marcha
se realiza una gira de verificacin sobre el cumplimiento del PAMAS
7. El grupo encargado del estudio realiza la descripcin del proyecto, indica ms o menos los
resultados de la puesta en marcha del proyecto
8. El grupo pasa a describir las condiciones existentes del proyecto y determina las medidas
de control necesarias, a travs de un informe tcnico
9. Informe es enviado a la Autoridad nacional del Ambiente (ANAM), para su consideracin
y aprobacin
Finaliza Proceso

98

Proceso: ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL
Objetivo: Medir y prever los impactos positivos y negativos del proyecto o empresa.
Pasos:
y Promocin Industrial, solicitando al jefe del departamento enve a un analista industrial
para que participe en un estudio de impacto ambiental para determinada Industria.
2. Secretaria del Departamento de Fomento y Promocin Industrial recibe nota y acusa
recibido
3. Secretaria entrega nota al jefe del Departamento de Fomento y Promocin Industrial
4. Jefe del Departamento de Fomento y Promocin Industrial revisa la nota y designa a un
analista industrial para llevar a cabo la misin
5. Analista industrial coordina con personal de la ANAM, reunin de consenso
6. Analista industrial asiste a reunin de consenso, elabora en conjunto con las personas
asignadas un anlisis del estudio que llevaran a cabo
7. El grupo encargado del estudio realiza la descripcin del proyecto, indica ms o menos
los resultados de la puesta en marcha del proyecto.
8. El grupo encargado pasa a describir las condiciones existentes del proyecto y determina
las medidas de control necesarias para asegurar la compatibilidad entre las actividades q
va a desarrollar la industria y el medio ambiente para prevenir un impacto negativo
9. El grupo de profesionales llega a un consenso y levantan el informe de estudio de
impacto ambiental
10. Informe es enviado a la ANAM, para su consideracin y aprobacin

Finaliza Proceso
Proceso: RECIBO DE CORRESPONDENCIA
Objetivo: Recibir, tramitar y archivar la correspondencia diariamente
Pasos:
1. Secretaria recibe la correspondencia y coloca sello de recibido a la original y a la copia
2. Registra la entrada de la nota en la agenda
3. Secretaria remite correspondencia al jefe del departamento
4. Jefe del departamento revisa la correspondencia
5. Jefe del departamento designa a un funcionario para que realice el trabajo
6. Despus de culminado el trabajo funcionario designado devuelve la nota a la secretaria
7. Secretaria archiva nota.
Finaliza Proceso

Proceso: RECEPCIN DE INFORMES VA E-MAIL
Objetivo: Agilizar el trmite de correspondencia
Pasos:
1. Los Analistas una vez terminan los informes se los envan va e-mail a la secretaria del
Departamento de Fomento y Promocin Industrial
2. La secretaria accede a la Web y baja el documento
3. La secretaria revisa el documento y le hace las correcciones necesarias de existir alguna
4. La secretaria confecciona memo para la Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM)
5. La secretaria le coloca el nmero de memo y fecha al documento
6. La secretaria imprime el documento
7. La secretaria remite el informe y el memo a la Direccin General de Industrias para la
firma
99

8. Una vez que el informe es firmado es devuelto al Departamento de Fomento y
Promocin Industrial
9. La secretaria enva por medio de correspondencia el informe a la Autoridad Nacional del
Ambiente (ANAM)
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE TRANSPORTE
Objetivo: Realizar misiones fuera de la institucin, previa autorizacin superior.
Pasos:
1. Funcionario que solicita transporte llena formulario en el computador
2. Funcionario imprime el formulario de solicitud de transporte
3. Formulario de solicitud de transporte es entregado al Jefe del Departamento de Fomento
y Promocin Industrial para visto bueno
4. Secretaria del Departamento de Fomento y Promocin Industrial enva solicitud de
transporte a la direccin para firma
5. Secretaria de la Direccin General de Industrias recibe solicitud de transporte y acusa
recibido
6. Secretaria de la Direccin General de Industrias remite la solicitud al director
7. Director recibe y revisa la solicitud
8. Director firma la solicitud de transporte
9. Solicitud es devuelta al Departamento de Fomento y Promocin Industrial
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE VITICOS
Objetivo: Cubrir gastos del personal, por misiones fuera de la institucin.
Pasos:
1. Funcionario que solicita un vitico llena formulario en el computador
2. Funcionario imprime el formulario de vitico
3. Formulario de solicitud de vitico es entregado al Jefe del Departamento de Fomento y
Promocin Industrial para visto bueno
4. Secretaria del Departamento de Fomento y Promocin Industrial enva solicitud de
vitico a la direccin para firma
5. Secretaria de la Direccin General de Industrias recibe solicitud de vitico y acusa
recibido
6. Secretaria de la Direccin General de Industrias remite la solicitud al director
7. El director recibe y revisa la solicitud
8. El director firma la solicitud de vitico
9. Solicitud es devuelta al Departamento de Fomento y Promocin Industrial
Finaliza Proceso
Departamento de Evaluacin Industrial

Proceso: EVALUACIN DE LAS SOLICITUDES DE EXTENSIN Y MODIFICACIN
DE LOS REGISTROS OFICIALES DE LA INDUSTRIA NACIONAL (ROIN)
DE LAS EMPRESAS INSCRITAS EN LA LEY NO.3 DE 20 DE MARZO DE
1986.
Objetivo: Constatar que la solicitud cumple con los requisitos de la Ley 3
Pasos:
1. Empresa solicita una extensin o modificacin por medio de un memorial petitorio

100

2. El memorial y los requisitos son recibido por la secretaria del Departamento de
Evaluacin Industrial
3. La secretaria recibe documento y hace acuse de recibido
4. La secretaria remite el memorial al jefe del Departamento de Evaluacin Industrial
5. El jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa el memorial y asigna a un
funcionario para evaluar la solicitud
6. El funcionario se dirige a la empresa a realizar una visita tcnica y verifica que lo q esta
solicitando la empresa es acorde a lo que la empresa fabrica
7. El funcionario levanta un informe de la visita realizada
8. El funcionario confecciona borrador de la resolucin de extensin o modificacin y
memo remisorio.
9. El funcionario remite el borrador de la resolucin y memo remisorio al jefe del
10. El jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa y verifica la resolucin y el
memo remisorio
11. De estar todo conforme el jefe del Departamento de Evaluacin Industrial remite la
resolucin y el memo al operador de computadora
12. El operador de computadora transcribe la resolucin y el memo
13. El operador de computadora imprime un original y dos copias de la resolucin y del
memo remisorio
14. El operador remite la resolucin al jefe del Departamento de Evaluacin Industrial para
su revisin
15. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa resuelto y lo remite a la Direccin
General de Industrial
16. De la Direccin General de Industrial el resuelto es remitido a la Direccin Nacional de
Industrial y Desarrollo Empresarial
17. De la Direccin Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial es remitida para asesora
legal con el memo y la nota para el Contralor General de la Repblica de Panam
18. Documentos son remitidos al Departamento de Evaluacin Industrial donde se le coloca
el nmero a la nota.
19. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa y remite al Director Nacional de
Industrias y Desarrollo Empresarial para que plasme su visto bueno en la nota dirigida al
Contralor General de la Repblica de Panam.
20. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa y remite al Director General de
Industrias para que plasme su visto bueno en la nota dirigida al Contralor General de la
Repblica de panam.
21. Una vez firmado el memo es enviado al Viceministro de Industria y Comercio para firma
22. El Vice ministerio de Industria y Comercio remite los documentos al Departamento de
Evaluacin Industrial.
23. Los documentos son remitidos al Departamento de Evaluacin Industrial para su registro.
24. El funcionario plasma el sello y llena los campos del sello.
25. Documentos son remitidos a la Directora General de Industrias para que plasme su firma
al final del sello de registro.
26. El funcionario contacta telefnicamente a la empresa solicitante para que proceda a
reemplazar los documentos que no estn vigentes
27. Los documentos son enviados a la Contralora General de la Repblica de Panam por
archivo.
28. La Contralora General de la Repblica de Panam de no encontrar inconsistencias
devuelve el documento refrendado.
101

29. El documento refrendado es enviado al Departamento de Evaluacin Industrial.
30. La secretaria del Departamento de Evaluacin Industrial recibe el documento.
31. El funcionario saca 6 juegos de copia del documento.
32. Las copias son enviadas al Director General de Industrias para autenticarlas.
33. Se le hace entrega de una copia del documento a:
La Contralora General de la Repblica de Panam
Al Ministerio de Economa y Finanzas
A Extensiones Tributarias del MEF
Una copia para el expediente
Una copia para la empresa solicitante
34. Funcionario llama a la empresa para notificarle que pase a retirar la copia de la
Resolucin Ministerial
35. Empresa se apersona al Departamento de Evaluacin Industrial y funcionario hace
entrega de la Resolucin Ministerial
Finaliza Proceso

Proceso: EVALUACIN DE LAS SOLICITUDES DE REINVERSIN DE UTILIDADES
Objetivo: Comprobar que la empresa efectivamente ha reinvertido las utilidades
Pasos:
1. Empresa presenta memorial y la factura de compra indicando que ha reinvertido en
maquinarias y equipos durante el perodo fiscal correspondiente
2. Secretaria del Departamento de Evaluacin Industrial recibe documentacin y hace acuse
de recibo
3. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial asigna a un funcionario para verificar en
la empresa la existencia del equipo de planta
4. Funcionario del Departamento de Evaluacin Industrial se dirige a la empresa a realizar
una visita tcnica y verifica que la maquinaria este instalada.
5. Funcionario procede a confeccionar el informe
6. Funcionario confecciona el borrador de la certificacin detallando toda la maquinaria
existente y las caractersticas de cada una
7. Funcionario remite borrador de la certificacin al jefe del departamento para revisin
8. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial remite el borrador de la certificacin a la
secretaria
9. Secretaria confecciona la certificacin, la imprime y la enva al jefe del Departamento de
Evaluacin Industrial para revisin
10. Una vez el jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa la certificacin la enva
a la Direccin General de Industria
11. Director General de Industrias revisa y firma la certificacin de estar todo conforme
12. Certificacin es devuelta al Departamento de Evaluacin Industrial
13. Funcionario del Departamento de Evaluacin Industrial comunica va telefnica a la
empresa que puede pasar a retirar su certificacin
14. Empresa solicitante retira la certificacin y la adjunta a su declaracin de renta
15. Secretaria archiva copia de la certificacin
Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIONES DE DETERMINACIN DE ORIGEN
Objetivo: Garantizar que la empresa cumple con lo establecido en el Tratado de Libre
Comercio
Pasos:
102

1. La empresa solicita una certificacin de origen acogindose a uno de los tratados de Libre
Comercio
2. Los formularios estn disponibles en la pgina Web del Ministerio de Comercio e
Industrias o en las oficinas del Departamento de Evaluacin Industrial
3. Empresa solicitante llena un formulario por cada uno de los productos que desea exportar
4. Secretaria recibe el formulario y los requisitos
5. Secretaria verifica que el formulario este debidamente lleno y que los requisitos estn
completos
6. Secretaria remite los documentos al jefe del Departamento de Evaluacin Industrial
7. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial asigna a un funcionario para que realice
una visita tcnica
8. El Funcionario realiza una visita tcnica y verifica que el producto a exportar cumple con
la regla de origen especificada en cada uno de los tratado
9. El funcionario levanta el informe correspondiente y confecciona memo
10. Funcionario remite el informe y el memo al jefe del Departamento de Evaluacin
Industrial
11. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa el informe y el memo remisorio y
lo remite a la Direccin General de Industrias
12. El Director General de Industrias recibe el informe y el memo remisorio. Este lo revisa,
verifica y firma el informe
13. Una vez firmados los documentos son devueltos al del Departamento de Evaluacin
Industrial
14. Funcionario del Departamento de Evaluacin Industrial enva una copia del memo a la
ventanilla nica de DISECOMEX y a la Direccin General de Administracin de
Tratados
15. Funcionario contacta va telefnica a la empresa solicitante
16. Funcionario notifica al representante de la empresa solicitante se dirija a la ventanilla
nica a comprar el formulario de envo de productos con preferencias arancelarias.
Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIONES DE ABONO TRIBUTARIO (CAT)
Objetivo: Asegurar que la empresa cumple los requisitos, para acogerse al beneficio
Pasos:
1. La empresa presenta solicitud de certificacin de abono tributario
2. Secretaria recibe solicitud y requisitos
3. Secretaria verifica que los requisitos estn completos
5. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial asigna a un funcionario para que realice
una visita tcnica
6. Funcionario realiza visita tcnica y verifica que la empresa cumpla con los requisitos
sobre utilizacin de tecnologa, establecidos por ley y corrobora que los procesos ya estn
establecidos
7. Funcionario levante informe y confecciona borrador de la certificacin y memo remisorio
8. Funcionario remite el informe, el borrador de la certificacin y el memo al jefe del
9. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa el informe, el borrador de la
certificacin y el memo remisorio y lo remite al operador de computadora para que lo
transcriba
10. Operador transcribe y remite a la Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial
103

11. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa el informe, la certificacin y el
memo remisorio y lo remite a la Direccin General de Industrias
12. El Director General de Industrias recibe el informe, la certificacin y el memo remisorio
lo revisa, verifica y firma
13. Si los procesos no estn establecidos el Director Nacional de Industrias y Desarrollo
Empresarial, la Directora General de Industrial y el Jefe del Departamento de Evaluacin
Industrial se renen para establecer el nuevo proceso
14. Se confecciona la certificacin de abono tributario
15. La certificacin de abono tributario es firmada por la Directora General de Industrias
16. La certificacin es enviada a la Ministra de Comercio e Industrias para la firma
17. La certificacin es publicada en Gaceta Oficial
18. Se contacta va telefnica a la empresa solicitante para notificarle que la certificacin esta
publicada
Finaliza Proceso

Proceso: INCLUSIN EN LA LISTA DE INDUSTRIA FARMACUTICA
Objetivo: Atender y comprobar que la solicitud cumple con los requisitos
Pasos:
1. Empresa solicita petitorio para adicionar insumos a la lista que requiere la industria
farmacutica
2. La secretaria recibe la solicitud y los requisitos
3. La secretaria verifica que los requisitos estn completos
4. La secretaria remite los documentos al jefe del Departamento de Evaluacin Industrial
5. El Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial asigna a un funcionario especialista en
qumica para que evalu la solicitud.
6. El qumico realiza la evaluacin y confecciona borrador del Decreto Ejecutivo y memo
remisorio
7. Funcionario remite el borrador del Decreto Ejecutivo y el memo al jefe del Departamento
de Evaluacin Industrial
8. El Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa el borrador del Decreto
Ejecutivo, y el memo remisorio y lo remite al operador de computadora para que lo
transcriba
9. El operador de computadora, transcribe y remite al Jefe del Departamento de Evaluacin
Industrial el Decreto Ejecutivo
10. El Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa el Decreto Ejecutivo y el memo
remisorio y lo remite a la Direccin General de Industrias
11. El Director General de Industrias recibe el Decreto Ejecutivo y el memo remisorio lo
revisa, verifica y firma
12. El Director General de Industrias remite el Decreto Ejecutivo y el memo remisorio al
Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial para firma
13. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial remite los documentos al
jefe del Departamento de Evaluacin Industrial
14. El Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial recibe los documentos firmados y los
remite a Asesora Legal
15. Una vez revisado el documento por los asesores legales el Decreto Ejecutivo es remitido
al Ministro (a) de Comercio e Industrias
16. El Decreto Ejecutivo es devuelto al jefe del Departamento de Evaluacin Industrial, para
revisin
104

17. El Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial enva el paquete de documentos a la
Presidencia de la Repblica por correspondencia
18. Una vez el Presidente de la Repblica firme el Decreto Ejecutivo se publica en Gaceta
Oficial.
19. Se le comunica a la empresa solicitante la culminacin del trmite.
Finaliza Proceso

Proceso: DEPSITO DE GARANTA
Objetivo: Asegurar a la Autoridad de Aduanas que la empresa est tramitando la solicitud
respectiva.
Pasos:
1. La empresa solicita una certificacin donde consta que esta tramitando una modificacin
o una extensin
2. La empresa presenta un memorial comunicando porque el producto se encuentra en
Aduanas
3. La secretaria recibe memorial, la solicitud y los requisitos
4. Secretaria verifica que los documentos estn en orden
6. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial verifica que lo que la empresa est
solicitando introducir al pas este incluido en su Registro Oficial de la Industria Nacional
(ROIN)
7. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial solicita a la secretaria confeccionar nota a
la Direccin General de Aduanas notificando que la empresa esta tramitando una
extensin o modificacin y respalda la predeclaracin
8. Se coloca el sello en la nota
9. La nota es enviada al Director General de Industrias para la firma
10. Director General de Industrias revisa y firma la nota
11. Director General de Industrias remite nota al Departamento de Evaluacin Industrial
12. Se le comunica a los corredores de aduana la culminacin del trmite.
Finaliza Proceso

Proceso: DEVOLUCIN DE FIANZA
Objetivo: Garantizar que una vez cumplido los requisitos, se devuelva la fianza.
Pasos:
1. Las empresa que tenga contrato con la Nacin basados en el Decreto de Gabinete No.413
de 30 de diciembre de 1970 o contratos Tursticos, solicitan la devolucin de la fianza de
Cumplimiento si el contrato venci o han cerrado operaciones
2. La empresa presenta un petitorio dirigido al Ministro (a) de Comercio e Industrias, los
estados financieros para verificar que ha cumplido con el compromiso de inversin y
dems requisitos
3. Secretaria recibe solicitud y dems requisitos.
4. Secretaria verifica que los documentos estn en orden
6. Jefe del Departamento de Evaluacin asigna a un tcnico para que realice la evaluacin
del caso
7. El tcnico elabora un borrador de informe
8. El tcnico remite el informe al jefe del Departamento de Evaluacin Industrial
9. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial solicita al operador de computadora
transcriba el informe
105

10. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa el informe pasado en limpio y lo
remite al Director General de Industrias
11. Director General de Industrias verifica y firma el informe
12. Director General de Industrias remite informe al Director Nacional de Industrias y
Desarrollo Empresarial
13. Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial revisa y firma el informe
14. Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial enva el documento al
15. Departamento de evaluacin Industrial le inserta nmero al informe y lo remite a:
Asesora Legal
Vice Ministro de Industria y Comercio
Fiscalizacin de la Contralora en el MICI
Contralora General de la Repblica
16. La contralora General de la Repblica es el ente autorizado para realizar la devolucin
de la fianza de garanta de cumplimiento.
Finaliza Proceso

Proceso: REBAJA DEL 3% DE LOS INSUMOS, MATERIAS PRIMAS, BIENES
INTERMEDIOS Y BIENES DE CAPITAL
Objetivo: Asegurar que la empresa cumple los requisitos para acogerse al beneficio del 3%
Pasos:
1. Empresa solicitante presenta un memorial petitorio, con los requisitos establecidos,
solicitando la inclusin al listado del 3% de los insumos, bienes intermedios o bienes de
capital
2. Secretaria del Departamento de Evaluacin Industrial recibe documentacin
3. Secretaria remite solicitud de rebaja del 3% al jefe del Departamento de Evaluacin
Industrial
4. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa solicitud y asigna a un tcnico
para que evalu la solicitud
5. El tcnico procede a evaluar la solicitud verificando que el producto que pretende ser
incluido no se produzca en el pas
6. Tcnico del Departamento de Evaluacin Industrial levanta informe y procede a
confeccionar el Proyecto de Decreto de Gabinete
7. Tcnico arancelario revisa el Proyecto de Decreto de Gabinete
8. Tcnico arancelario enva correcciones del Proyecto de Decreto de Gabinete al tcnico
del Departamento de Evaluacin Industrial
9. Tcnico del Departamento de Evaluacin Industrial revisa las correcciones y procede a
corregir el documento
10. Una vez el Decreto de Gabinete este corregido se enva para firma a:
Director general de Industrias
Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial
Asesora Legal
Ministro (a) de Comercio e Industrias
Presidencia de la Repblica de Panam
11. Una vez el presidente firma el Decreto de Gabinete, este es publicado en Gaceta Oficial
Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIONES
Objetivo: Constatar que la empresa est registrada
106

Pasos:
1. Empresa solicita una certificacin relacionada con su Registro Oficial de la Industria
Nacional
3. Secretaria remite solicitud de certificacin a jefe del Departamento de Evaluacin
Industrial
4. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial confecciona borrador de certificacin
5. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial entrega borrador de certificacin a la
directora General de Industrias.
6. Director General de Industrias revisa y aprueba la certificacin
7. Director General de Industrias devuelve el borrador de la certificacin al Jefe del
8. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial confecciona certificacin
9. imprime certificacin en original y copia
10. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial enva certificacin al Director General de
Industrias para la firma
11. Se comunica va telefnica a la empresa solicitante que tramite finaliz
Finaliza Proceso

Proceso: CANCELACIONES Y ANULACIONES
Objetivo: Autorizar la salida de la empresa del Registro Oficial de Industria Nacional
Pasos:
1. La empresa solicita una Cancelacin o Anulacin relacionada en su Registro Oficial de la
Industria Nacional
3. Secretaria remite solicitud de certificacin a jefe del Departamento de Evaluacin
Industrial
4. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial confecciona borrador de la cancelacin o
anulacin siempre y cuando la empresa lo halla solicitado
5. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial entrega borrador de la cancelacin o
anulacin a la Directora General de Industrias
6. Director General de Industrias revisa y aprueba la cancelacin o anulacin
7. Director General de Industrias devuelve el borrador de la cancelacin o anulacin al Jefe
del Departamento de Evaluacin Industrial
8. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial confecciona cancelacin o anulacin
9. jefe del Departamento de Evaluacin Industrial imprime cancelacin o anulacin en
original y copia
10. Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial enva la cancelacin o anulacin para
revisin y firma a:
Director General de Industrias para la firma
Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial
Asesora legal
Viceministro de Industrias y Comercio
11. Se comunica va telefnica a la empresa solicitante para que retire su cancelacin o
anulacin y proceda publicar el edicto.
Finaliza Proceso

107

Proceso: CONTINGENTES ARANCELARIOS
Objetivo: Autorizar la participacin de las empresas que cumplen con los requisitos
Pasos:
1. Solicitante se dirige al Departamento de Evaluacin Industrial para adquirir los
formularios de contingente arancelario
2. Funcionario encargado le entrega el formulario y los requisitos
3. El solicitante llena los campos del formulario y presenta la documentacin con la
Declaracin Jurada
4. Funcionario del Departamento de Evaluacin Industrial recibe la Declaracin Jurada y
los documentos requeridos
5. Funcionario realiza la evaluacin preliminar de los datos suministrados
6. Si el solicitante requiere de una inspeccin se le asigna un inspector
7. El inspector procede a realizar la visita en la empresa y emite un informe
8. Una vez la evaluacin este completa pasa para aprobacin del jefe del Departamento de
9. Si el Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial rechaza la solicitud, emite la razn
del rechazo y notifica al solicitante para que proceda a subsanar las faltas
10. Una vez revisada y aprobada la solicitud por el Jefe del Departamento de Evaluacin
Industrial la solicitud es enviada a la Direccin General de Industrial para la firma
11. La Direccin General de Industrias remite el documento a la Direccin Nacional de
Industrias y Desarrollo Empresarial, para revisin y firma de la certificacin
12. La Direccin Nacional de Industrias y desarrollo Empresarial, devuelve la certificacin al
13. El Departamento de Evaluacin Industrial le notifica al solicitante que puede pasar a
retirar su Certificacin
14. Si las cantidades demandadas no superan las ofertas La Secretara Tcnica de la
Comisin de Licencias de Contingentes Arancelarios, confecciona un boletn preliminar
al cierre de la inscripcin
15. La Secretaria Tcnica de la Comisin de Licencias de Contingentes Arancelarios,
procede a confecciona el boletn definitivo
16. La Bolsa Nacional de Productos (BAISA) procede con la rueda de negociacin
17. La Bolsa Nacional de Productos (BAISA) emite el resultado de la rueda.
Finaliza Proceso

Proceso: FUSIN Y CAMBIO DE RAZN SOCIAL
Objetivo: Autorizar las modificaciones solicitada por la empresa que llena los requisitos
Pasos:
1. El cliente solicita una fusin o cambio de razn social por medio de un memorial
petitorio
2. El memorial y los requisitos son recibidos por la secretaria del Departamento de
3. La secretaria recibe los documento y hace acuse de recibido
4. La secretaria remite el memorial al jefe del Departamento de Evaluacin Industrial
5. El Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa el memorial y asigna a un
funcionario para evaluar la solicitud
6. El funcionario procede a verificar que la empresa aporta los documentos necesarios para
elaborar la resolucin de la fusin o cambio de razn social
7. El funcionario confecciona borrador de la resolucin y memo remisorio
108

8. El funcionario remite borrador de la resolucin y memo remisorio al jefe del
9. El Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa y verifica la resolucin y el
memo remisorio
10. De estar todo conforme el jefe del Departamento de Evaluacin Industrial remite la
resolucin y el memo al operador de computadora
11. El operador de computadora transcribe la resolucin y el memo
12. El operador de computadora imprime un original y dos copias de la resolucin y del
memo remisorio.
13. El operador remite resolucin al jefe del Departamento de Evaluacin Industrial para
revisin.
14. El Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa resuelto y lo remite a la
Direccin General de Industrial.
15. De la Direccin General de Industrial el resuelto es remitido a la Direccin Nacional de
Industrial y Desarrollo Empresarial.
16. De la Direccin Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial es remitida para asesora
legal.
17. Documentos son remitidos al Departamento de Evaluacin Industrial donde se le coloca
el nmero a la nota.
18. El Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa y remite al Director Nacional de
Industrias y Desarrollo Empresarial para que plasme su visto bueno en la nota dirigida al
Contralor General de la Repblica.
19. El Jefe del Departamento de Evaluacin Industrial revisa y remite al Director General de
Industrias para que plasme su visto bueno en la nota dirigida al Contralor General de la
Repblica.
20. Una vez firmado el memo es enviado al Viceministro de Industria y Comercio para firma
21. El Vice ministerio de Industria y Comercio remite los documentos al Departamento de
22. Los documentos son remitidos al Departamento de Evaluacin Industrial para su registro
23. El funcionario plasma sello y llena los campos del sello
24. Documentos son remitidos a la Directora General de Industrias para que plasme su
firma al final del sello de registro
25. Funcionario contacta telefnicamente a la empresa solicitante para que proceda a
reemplazar los documentos que no estn vigentes
26. Documentos son enviados a la Contralora General de la Repblica por archivo para su
conocimiento
27. Empresa se apersona al Departamento de Evaluacin Industrial y funcionario hace
entrega de la Resolucin Ministerial
Finaliza Proceso

Departamento de Fiscalizacin Industrial

Proceso: INSPECCIN EN RECINTO ADUANERO
Objetivo: Verificar en el rea la informacin sobre determinada mercanca a importarse
Pasos:
1. El jefe del Departamento de Fiscalizacin Industrial le notifica al inspector que proceda a
realizar determinada inspeccin en la Direccin General de Aduanas
2. El inspector o la oficinista solicita el transporte para trasladarse a la Direccin General de
Aduana
109

3. El inspector se traslada a la Direccin General de Aduana (Recinto Aduanero) a realizar
la inspeccin, verificando la mercanca
4. Una vez el inspector culmina con la inspeccin regresa al Departamento de Fiscalizacin
Industrial a levantar el informe de los hallazgos encontrados en la inspeccin
5. El inspector remite el informe al jefe de Fiscalizacin Industrial para su consideracin
6. Si es necesario el jefe de Fiscalizacin Industrial remite el informe a la Direccin
General de Industrias
7. La Directora General de Industrias de considerarlo necesario lo remite al Director
Nacional de Desarrollo Empresarial
Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIONES RUTINARIAS
Objetivo: Verificar que las mercancas cumplen con lo establecido en las normas del ROIN
Pasos:
1. El jefe de Fiscalizacin Industrial le notifica al inspector que proceda a realizar
determinada inspeccin
2. El inspector programa la visita de inspeccin con la empresa, va telefnica
3. El inspector o la oficinista solicita el transporte para trasladarse al rea de inspeccin, en
el Departamento de Servicios Generales
4. El inspector acude a realizar la inspeccin para determinar si la produccin es real o
ficticia
5. El inspector una vez solicite a la empresa ver la produccin, la misma debe cumplir con
todo lo estipulado en cuanto a calidad exigida por el Ministerio de Salud y por la empresa
en el recinto oficial de la industria nacional o contrato con la nacin
6. El inspector al culminar la inspeccin emite un informe indicando si la empresa esta
produciendo o si aumento, disminuyo o suspendi temporalmente la produccin
7. El inspector remite el informe al jefe de Fiscalizacin Industrial para su conocimiento y
consideracin
8. Si es necesario el jefe de Fiscalizacin Industrial remite el informe a la Direccin
General de Industrias
9. La Directora General de Industrias de considerarlo necesario lo remite al Director
Nacional de Desarrollo Empresarial
Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIONES SOLICITADAS POR LA DIRECCIN NACIONAL DE
INDUSTRIAS Y DESARROLLO EMPRESARIAL Y LA DIRECCIN
GENERAL DE INDUSTRIAS
Objetivo: Verificar que las mercancas cumplen con lo establecido en las normas del ROIN
Pasos:
1. El jefe del Departamento de Fiscalizacin Industrial le notifica al inspector que proceda a
realizar determinada inspeccin
2. El inspector programa la visita de inspeccin con la empresa, va telefnica
3. El inspector o la oficinista solicita el transporte para trasladarse al rea de inspeccin, en
el Departamento de Servicios Generales
4. El inspector acude a realizar la inspeccin para determinar si la produccin es real o
ficticia
5. El inspector una vez solicite a la empresa ver la produccin debe cumplir con las normas
sanitarias y de control de calidad exigidas por la empresa y por Ministerio de Salud
110

6. El inspector al culminar la inspeccin emite un informe indicando si la empresa esta
produciendo o si aumento, disminuyo o suspendi la produccin temporalmente
7. El inspector remite el informe al jefe de Fiscalizacin Industrial para su revisin y
consideracin
8. El jefe del Departamento de Fiscalizacin Industrial remite el informe al Director
General de Industria para su revisin y consideracin
9. El Director General de Industrias revisa el informe y lo remite al Director Nacional de
Industrias y Desarrollo Empresarial para su revisin y consideracin
10. La Direccin Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial remite el informe al
Departamento de Fiscalizacin Industrial.
11. La secretaria o la oficinista del Departamento de Fiscalizacin Industrial archiva el
informe en el expediente de la empresa.
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE INSPECCIN POR PARTE DE UNA EMPRESA
Objetivo: Comprobar que la empresa cumple con lo establecido en la Ley
Pasos:
1. La empresa solicita a travs de un memorial o una nota timbrada dirigida a la Ministra de
Comercio e Industria, o a la Direccin General de Industria, o a La Direccin Nacional
de Desarrollo Empresarial, se le realice una inspeccin.
2. La secretaria recibe el memorial y firma acuse de recibido.
3. La secretaria remite el memorial al jefe del Departamento de Fiscalizacin Industrial para
su consideracin.
4. El jefe del Departamento de Fiscalizacin Industrial revisa el memorial y asigna al
inspector que realizara la visita.
5. El inspector coordina va telefnica la visita con la empresa solicitante.
6. El inspector o la oficinista solicita en el Departamento de Servicios Generales se le asigne
el trasporte para llevar a cabo la inspeccin.
7. El inspector se dirige a la empresa y verifica el o los productos para:
La venta
Traspaso
Que exista el producto
Que el producto halla entrado al pas segn la documentacin presentada
Otros
8. El inspector confecciona el informe con los datos obtenidos en la inspeccin
9. El inspector remite el informe al Jefe del Departamento de Fiscalizacin Industrial
10. El jefe del Departamento de Fiscalizacin Industrial revisa el informe y procede a
confeccionar la certificacin solicitada por la empresa
11. El jefe del Departamento de Fiscalizacin remite la certificacin al Director General de
Industrias para su consideracin y aprobacin
12. Si el Director General de Industrias, solicita algn cambio, el jefe del Departamento de
Fiscalizacin Industrial lo realiza
13. El Director General de Industrias procede a firmar la certificacin
14. El Director General de Industrias remite la certificacin al Departamento de Fiscalizacin
Industrial.
15. La secretaria o la oficinista del Departamento de Fiscalizacin Industrial notifica va
telefnica al cliente que puede pasar a retirar la certificacin.
16. El usuario se presenta al Departamento de Fiscalizacin Industrial a retirar la
certificacin.
111

17. La secretaria o la oficinista entrega al usuario la certificacin
18. El usuario firma acuse de recibido de la certificacin.
19. La secretaria archiva copia de la certificacin en el expediente de la empresa.
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE PERMISO DE IMPORTACIN DE ARTCULOS
EXONERADOS
Objetivo: Autorizar la importacin de bienes exonerados, que cumplen con las normas
Pasos:
1. El cliente (Usuario) accede al portal www.aduanas.gob.pa accediendo al Sistema
Integrado de Comercio Exterior (SICE)
2. El usuario ejecuta un programa de instalacin de acuerdo al perfil de usuario que se le
entrego para su registro de la Direccin de Aduanas.
3. El usuario ingresa su contrasea.
4. El usuario espera el mensaje de notificacin: una vez registrado, le llega un correo con el
nombre del usuario.
5. El usuario procede a llenar la solicitud de permiso de importacin de artculos
exonerados en la Web.
6. Una vez que el usuario completo el formulario y anexo los requisitos, la solicitud queda
en estatus de revisin en la Web.
7. El inspector accede a la Web para ver las solicitudes con:
El cdigo de usuario
La clave
Hace clic en el link aceptar
8. La pantalla del Sistema Integrado de Comercio Exterior (SICE) le da la bienvenida
9. El inspector hace clic en link datos de la solicitud.
10. El inspector procede a verificar los siguiente datos:
a. La descripcin del producto a importar.
b. La empresa importadora
c. El pago de anualidades
d. El uso del producto en la produccin
e. Otros controles de produccin nacional
11. Si los datos son correctos el inspector imprime la solicitud
12. El inspector emite sus observaciones haciendo clic en el link comentario de licencia
13. Una vez que escribe los comentarios hace clic en el link guardar
14. La solicitud queda en estatus de espera mientras el usuario subsana las observaciones
hechas por el inspector
15. Si el usuario no subsana las observaciones el proceso es negado
16. Si las observaciones son subsanadas o se autoriza la solicitud de importacin de artculos
exonerados
17. El jefe de Fiscalizacin Industrial revisa, analiza y emite sus observaciones de haber
alguna
18. Si todos los requisitos cumplen con lo establecido en las leyes, el jefe de Fiscalizacin
Industrial aprueba la solicitud va electrnica haciendo clic en el link aprobado,
automticamente el sistema inserta el nmero de licencia a la solicitud
19. Cuando el usuario ingrese a la Web a revisar su solicitud aparecer en la pantalla: La
Licencia ya fue Concedida
20. El cliente procede a imprimir el documento desde la Web
Finaliza Proceso
112

EXONERADOS EN EL PARMETRO DE CANTIDAD
Objetivo: Garantizar que no se afecte el mercado nacional con una sobreoferta del bien
Pasos:
entrego para su registro de la Direccin de Aduanas
3. El usuario ingresa la contrasea.
nombre del usuario y la contrasea.
5. El usuario procede a llenar el formulario en la Web.
El cdigo de usuario
La clave
8. La pantalla del Sistema Integrado de Comercio Exterior (SICE) le da la bienvenida.
9. El inspector hace clic en link datos de la solicitud.
10. El inspector procede a verificar si existe cantidad suficiente en el mercado nacional para
suplir al importador.
11. Si no hay cantidad suficiente el inspector aprueba la solicitud y la remite al jefe de
Fiscalizacin Industrial para su revisin y aprobacin.
12. Si existe cantidad suficiente el inspector rechaza el documento haciendo clic en link
comentario de licencia.
13. El cliente tiene la opcin de apelar o solicitar una reconsideracin
14. Si apela o reconsidera se inicia nuevamente el procedimiento antes descrito
15. Si todos los requisitos cumplen con lo establecido en las leyes el jefe de Fiscalizacin
Licencia ya fue Concedida
17. El cliente procede a imprimir el documento
Finaliza Proceso
EXONERADOS EN EL PARMETRO DE CALIDAD
Objetivo: Garantizar la importacin de bienes exonerados dentro de la norma de calidad
Pasos:
Integrado de Comercio Exterior (SICE).
entrego para su registro de la Direccin de Aduanas.
3. El usuario ingresa la contrasea.
nombre del usuario y la contrasea.
5. El usuario procede a llenar el formulario en la Web.
113

El cdigo de usuario
La clave
2. El inspector hace clic en link datos de la solicitud
3. El inspector procede a tramitar la documentacin a travs de la Direccin Nacional de
Normas y Tecnologa Industrial donde se proceder a hacer el anlisis de acuerdo a los
casos tales como:
Prueba de rendimiento
Anlisis de resistencia
Otros
4. Si la prueba de calidad es negativa al producto importado, el inspector rechaza la
solicitud.
5. El cliente tiene la opcin de apelar o solicitar una reconsideracin.
6. Si apela o reconsidera se inicia nuevamente el procedimiento antes descrito.
7. El inspector emite sus observaciones haciendo clic en el link comentario de licencia.
8. Una vez que escribe los comentarios hace clic en el link guardar.
9. Si la prueba de calidad es favorable al producto importado se procede a emitir la
certificacin.
10. La certificacin es remitida a la Direccin General Industrias por medio de la Web de
para su evaluacin y consideracin.
11. La Direccin General de Industrias remite la certificacin va Web al Departamento de
Fiscalizacin Industrial.
Licencia ya fue Concedida.
14. El cliente procede a imprimir el documento.
Finaliza Proceso

EXONERADOS EN EL PARMETRO DE PRECIO COMPETITIVO
Objetivo: Asegurar la competencia del mercado por la importacin de artculos exonerados
Pasos:
1. El cliente (Usuario) accede al portal www.aduanas.gob.pa, accediendo al Sistema
entrego para su registro de la Direccin de Aduanas
3. El usuario ingresa la contrasea
nombre del usuario y la contrasea
5. El usuario procede a llenar el formulario en la Web
en estatus de revisin en la Web
114

El cdigo de usuario
La clave
9. El inspector hace clic en link datos de la solicitud
10. El inspector procede de acuerdo a las cotizaciones presentadas tanto nacionales como
internacionales a realizar un anlisis, confeccionando el cuadro de precios competitivos.
Las cotizaciones deben ser iguales en la descripcin del producto, cantidad y el detalle
del precio en la misma unidad de venta.
11. Si el precio importado es mayor que el nacional se procede a negar la solicitud.
12. El inspector emite sus observaciones haciendo clic en el link comentario de licencia.
13. Una vez que escribe los comentarios hace clic en el link guardar.
14. La empresa tiene la opcin de apelar o solicitar una reconsideracin del caso.
15. Si apela o reconsidera se inicia nuevamente el procedimiento antes descrito.
16. Si la empresa cumple con los requisitos de controles y si el precio importado es menor
que el nacional se aprueba la solicitud y se procede a confeccionar la certificacin (De
acuerdo cuadro de precios competitivos).
17. La certificacin es remitida a la Direccin General Industrias por medio de la Web de
para su evaluacin y consideracin.
18. La Direccin General de Industrias remite la certificacin va Web al Departamento de
Fiscalizacin Industrial.
automticamente el sistema inserta el nmero de licencia a la solicitud.
Licencia ya fue Concedida.
21. El cliente procede a imprimir el documento.
Finaliza Proceso

EXONERADOS EN EL PARAMETRO DE PRORROGAS
Objetivo: Asegurar la importacin de bienes y servicios, dentro de las normas vigentes
Pasos:
1. El usuario anexa al sistema SICE la solicitud.
2. El usuario enva el original de la autorizacin a prorrogar.
3. El inspector accede al sistema y revisa las cantidades y la autorizacin original a
prorrogar.
4. El inspector procede a la aprobacin de la prorroga.
5. El inspector remite la autorizacin original de la prorroga a la secretaria para que el
usuario la retire.
6. La secretaria archiva copia del documento.
Finaliza Proceso:
Departamento de Estadstica y Anlisis Econmico
Proceso: ANLISIS INDUSTRIALES
Objetivo: Elaborar informe de anlisis cuantitativos, sobre aspectos de la industria
Pasos:
1. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial solicita al Jefe del
Departamento de Estadstica y Anlisis Econmico realizar un determinado anlisis en la
industria
115

2. Secretaria del Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial entrega nota al
jefe del Departamento de Estadstica y Anlisis Econmico encomendndole la misin,
Dependiendo de la urgencia del caso la orden puede venir por va correo electrnico o
verbal
3. Jefe del Departamento de Estadstica y Anlisis Econmico recibe la instruccin y se
documenta de diferentes fuentes estadsticas
4. Una vez el jefe del Departamento de Estadstica y Anlisis Econmico, cuente con la
informacin necesaria procede a realizar un anlisis de la informacin
5. El jefe del Departamento de Estadstica y Anlisis Industrial confecciona el informe
solicitado
6. Jefe del Departamento de Estadstica y Anlisis Industrial imprime el informe y lo remite
al Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial para su consideracin
Finaliza Proceso:
Proceso: SOLICITUD DE INFORMACIN POR PARTE DE UNA EMPRESA
Objetivo: Atender peticin de informacin estadstica especfica, de parte de una empresa
Pasos:
1. La empresa interesada solicita al Departamento de Estadsticas y Anlisis Econmico
por medio de una nota, e-mail informacin referente a industrias
2. El jefe del Departamento de Estadstica y Anlisis Econmico designa a un operador
de computadoras para que atienda la peticin de la empresa.
3. El operador de computadoras accede al computador y realiza la bsqueda de la
informacin solicitada en los archivos.
4. Una vez ubicada la informacin el operador de computadora confecciona memo para
dejar constancia de la informacin que entregar.
5. El operador le coloca la clasificacin industrial ( CIIU) a la informacin.
6. La informacin se:
Imprime
Se enva por correo electrnico
O bien se graba en un CD o en un USB
Finaliza Proceso
Proceso: SOLICITUD DE INFORMACIN POR PARTE DE UN ESTUDIANTE O
PARTICULAR
Objetivo: Proporcionar al solicitante, informacin estadstica de uso pblico
Pasos:
1. El estudiante solicita al Departamento de Estadsticas y Anlisis Econmico
informacin referente a industrias.
2. El jefe del Departamento de Estadstica y Anlisis Econmico conduce al estudiante a
donde un operador de computadoras para que le oriente.
3. El operador de computadoras accede al computador y realiza la bsqueda de la
informacin solicitada por el estudiante en los archivos.
4. Una vez ubicada la informacin el operador de computadora le entrega un formulario
al estudiante para que llene los campos del mismo y dejar constancia de la informacin
que entregar.
5. El operador le coloca la clasificacin industrial (CIIU) a la informacin.
6. La informacin se:
Imprime
Se enva por correo electrnico
O bien se graba en un CD o en un USB
Finaliza Proceso
116

Proceso: ORDENAMIENTO DE DATOS
Objetivo: Actualizar la informacin estadstica
Pasos:
1. El operador de computadora recibe CD con informacin estadstica proporcionados por la
Contralora General de la Repblica.
2. El operador de computadora introduce el CD en el CPU y abre los archivos archivo.
3. El operador analiza y ordena la informacin segn la actividad comercial.
4. El operador selecciona la informacin la copia y la pega en un nuevo archivo dndole
formato.
5. El operador procede a guardar la informacin en el nuevo archivo.
Finaliza Proceso

Direccin General de Normas y Tecnologa Industrial
Departamento de Normalizacin Tcnica

Proceso: REVISIN DE SOLICITUD Y ELABORACIN DE ESQUEMA
Objetivo: Elaborar o actualizar norma tcnica
Pasos:
1. Se recibe la solicitud para elaborar una nueva norma o actualizar una norma ya existente
en la recepcin de la Direccin General de Normas y tecnologa Industrial.
2. La recepcionista verifica que la solicitud cumpla con los requisitos establecidos:
Solicitud escrita al Director General
Justificacin de la solicitud
Propuesta de norma o documentacin relacionada (Cuando es una actualizacin
de norma o la solicitud se origina en un Comit Tcnico o un Comit Sectorial
este requisito es opcional)
3. Si la solicitud cumple con los requisitos establecidos la recepcionista remite la solicitud a
la Direccin General de Normas y Tecnologa Industrial.
4. Si la solicitud no cumple con los requisitos se le informa al usuario para que proceda a
completarla.
5. El Director de Normas y Tecnologa Industrial revisa la solicitud y la remite al
Departamento de Normalizacin Tcnica va Intranet o por medio fsico a travs de una
hoja de trmite.
6. El jefe del Departamento de Normas y Tecnologa Industrial verifica que la solicitud
cumpla con los requisitos establecidos, analiza y decide si acepta o no la solicitud de
elaboracin de la norma de acuerdo a los siguientes criterios:
Que la justificacin sea del tema solicitado y que est fundamentada en aspectos
tcnicos
Que la propuesta sea del tema solicitado
Que la propuesta est vigente
7. Si el jefe del Departamento de Normas y Tecnologas acepta la solicitud de elaboracin o
actualizacin de normas se informa al usuario.
8. Si el jefe del Departamento de Normas y Tecnologa no acepta la solicitud se enva con la
justificacin de rechazo a la Direccin General va intranet o por medio fsico o a travs
de una hoja de tramite, o se rechaza en la intranet. Se le informa al usuario que la
solicitud fue rechazada.
9. El jefe del Departamento de Normas y Tecnologa de acuerdo a la norma solicitada
verifica si existe un Comit Sectorial conformado.
117

10. Si existe un Comit Sectorial conformado se enva el documento al Coordinador del
Comit Sectorial en la Direccin General de Normas y Tecnologa Industrial.
11. Si no existe el Comit Sectorial, el jefe del departamento asigna la solicitud a un tcnico
de Normalizacin para que se encargue de desarrollar la norma a travs de la Intranet o
de una hoja de trmite.
12. El tcnico de Normalizacin con el documento asignado deber buscar informacin de
acuerdo al tema con base en la ITSC, bsqueda de informacin para elaboracin de
esquema.
13. Una vez el tcnico halla recogido la informacin necesaria deber preparar el esquema de
acuerdo al formato establecido en la gua DGNTI-COPANIT 0. Cuando es actualizacin
de norma el esquema puede ser la norma vigente.
14. Una vez preparado el esquema, se procede a identificar las empresas y entidades que
formaran el comit tcnico, para la citacin a la primera reunin de acuerdo al PSC,
elaboracin de proyecto de normas.
15. El criterio que se debe utilizar para identificar las empresas y entidades que forman parte
de los comits tcnicos debe ser:
Representacin de las partes interesadas: Industrias, Universidades, gobierno,
institutos de investigacin, consumidores y expertos
Que las empresas y entidades estn estrechamente relacionadas al tema
16. Una vez se identifican a las empresas se conforma el comit y deja constancia de quienes
son los miembro del mismo.
Finaliza Proceso

Proceso: PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA CERTIFICACIN DE
CONFORMIDAD
Objetivo: Evaluar viabilidad de la peticin, una vez realizada las respectivas pruebas
Pasos:
1. La solicitud de certificacin de conformidad es realizada por la empresa interesada. El
Departamento de Certificacin de Calidad de forma previa, a travs del laboratorio
reconocido y/o Universidad Tecnolgica de Panam (UTP) evaluara la viabilidad de la
solicitud
2. La Direccin General de Normas y Tecnologa Industrial (DGNTI), a travs del
Departamento de Certificacin de Calidad, suministrar al interesado la informacin
requerida para que entregue los documentos y/o artefactos a ensayar de la certificacin y
el procedimiento de muestreo, de ser necesario.
3. Conforme a la solicitud realizada por el usuario el Departamento de Certificacin de
Calidad de la Direccin General de Normas y Tecnologa Industrial (DGNTI) mediante el
formulario de solicitud, proceder con el registro general y la asignacin numrica
secuencial, con el propsito de programar la fecha de inspeccin.
4. El formulario de solicitud de certificacin de conformidad, podr ser impreso a travs de
Internet, utilizando el sitio Web del Ministerio de Comercio e Industrias o por correo
electrnico.
5. El formulario para la solicitud de certificacin de conformidad ser enumerado
considerando los tres primeros dgitos como control de registro secuencial (recepcin de
documentos para la solicitud de certificacin de conformidad). En su presentacin
contendr la secuencia del informe tcnico emitido, al igual que el ao en curso
6. El nmero de la solicitud ser asignado al momento que se haga entrega de la
documentacin completa y se presente el comprobante de pago de la solicitud de
inspeccin y la certificacin.
118

7. La empresa entregar la solicitud formal de certificacin de conformidad, con los
siguientes requisitos:
Completar el formulario con la informacin general de la empresa solicitante.
Entregar el formulario en original habilitado con ocho balboas con 00/100
(B/.8.00) en timbres fiscales.
El pago de la inspeccin y trmite de certificacin debe ser cancelado en efectivo
o cheque certificado a nombre del Tesoro Nacional/210 (MICI)
La empresa entregar la ficha tcnica o especificaciones del producto, al igual que
la norma por la cual aplica su certificacin.
Antes de recibir el pago y la solicitud de certificacin de conformidad se debe
confirmar con el usuario y el tcnico asignado del departamento, cual es la
evaluacin a efectuar, para considerar mediante la norma que aplica, los ensayos
requeridos y su costo.
8. El control de los pagos de certificaciones de calidad se har mediante una libreta de
recibos debidamente numerados, para de forma posterior realizar el reporte de ingresos
9. La programacin para las inspecciones y muestreo se realizan de acuerdo con la fecha de
entrada de cada solicitud.
10. El Departamento de Certificacin de Calidad de la Direccin General de Normas y
Tecnologa Industrial, al obtener la muestra requerida la enviar, al laboratorio
reconocido y/o Universidad Tecnolgica de Panam, con la finalidad de establecer los
factores de anlisis requeridos, cuyos costos sern asumidos por la empresa solicitante.
11. Las pruebas y anlisis originados contarn con el sistema comparativo de resultados,
basados en la norma, Reglamento Tcnico y/o especificaciones del producto. Ests
pruebas sern solicitadas mediante formato de solicitud de pruebas de ensayo.
12. Los informes emitidos por el laboratorio, solamente podrn ser remitidos y consultados a
travs del Departamento de certificacin de Calidad en la Direccin General de Normas y
Tecnologa Industrial y cualquier discrepancia o verificacin posterior, ser coordinada
con la empresa solicitante.
13. Al contar con todos y cada uno de los elementos de viabilidad, para su debida
certificacin y basados en las disposiciones establecidas por la Direccin General de
Normas y Tecnologa Industrial, se emitir en un plazo no mayor de diez (10) das
hbiles el certificado de conformidad o informe tcnico correspondiente.
Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINAR LA DEMANDA DE NORMAS
Objetivo: Identificar la necesidad de elaborar nuevas normas o actualizar alguna existente.
Pasos:
1. El Director General y el Jefe del Departamento de Normalizacin Tcnica coordinan y
envan notas, va mensajera, a gremios del sector privado as como a entidades del
sector pblico solicitando informacin de necesidad y justificacin de elaboracin o
actualizacin de normas para el ao siguiente y se le adjunta el cuadro de la
Programacin vigente de Documentos Normativos correspondiente al ao en curso. En
estas notas se establece un perodo de envo de la informacin.
2. Las notas sern enviadas a ms tardar el 15 de febrero de cada ao y las respuestas a las
mismas sern recibidas hasta el 30 de marzo de ese mismo ao.
3. Las notas enviadas deben indicar que una vez evaluadas las respuesta se les informar la
necesidad o no de enviar a la Direccin General de Normas y Tecnologa Industrial la
propuesta de norma o documentacin relacionada correspondiente.
4. Una vez recibida la informacin, el Director General se rene con el jefe del
119

Departamento de Normalizacin Tcnica y revisan la informacin.
5. El Director General y el Jefe del Departamento de Normalizacin Tcnica evalan las
solicitudes presentadas
6. Si la solicitud es aceptada se incluye en la programacin anual y se le informa al
solicitante para el envo de la propuesta de norma o documentacin relacionada
correspondiente.
7. Si la solicitud es rechazada se le comunica al solicitante, por escrito, que su solicitud fue
rechazada, indicando las razones.
8. El Director General y el Jefe del Departamento de Normalizacin Tcnica preparan la
programacin anual y la Direccin General lo enva a la Direccin de Negociaciones
Internacionales del Viceministerio de Comercio Exterior del Ministerio de Comercio e
Industrias para que sea notificada a la Organizacin Mundial del Comercio.
9. Se procede a archivar segn el control de los registros de calidad.
Finaliza Proceso
Proceso: COORDINACIN CON ORGANISMOS REGIONALES E
INTERNACIONALES
Objetivo: Recibir y tramitar la informacin de normas con organismos internacionales
Pasos:
1. El encargado del CIN recibe, registra y enva los documentos fsicos provenientes de
Organismos Internacionales y Regionales de Normalizacin segn recibo, registro y
archivo de documentos
2. Los documentos que llegan por correo electrnico se reciben en el correo General
Direccin General de Normas y Tecnologa Industrial y son reenviados a la Direccin
y de all son reenviados al departamento de Normalizacin Tcnica.
3. El tcnico del Departamento de Normalizacin Tcnica puede recibir documentacin
fsica del CIN e informacin por correo electrnico de la Direccin, la revisa y le da
el trmite correspondiente segn el Organismo emisor de acuerdo a los tratamiento
de informacin proveniente del CODEX; tratamiento de informacin proveniente de
la ISO e ITSC Tratamiento de informacin proveniente de la COPANIT.
4. Una vez el Tcnico del Departamento de Normalizacin Tcnica le da trmite a la
Documentacin de los Organismos, se les da respuesta (si as se requiere) a travs de
la Direccin General o del Departamento de Normalizacin Tcnica con copia a la
Direccin General y se deja constancia en lo archivos del Departamento o de la
Direccin.
5. Cuando se requiere dar respuesta a los organismos esta se hace por correo electrnico
o por medio fsicos (fax correspondencia).
6. En los casos que hay que emitir posiciones este finaliza con el envo del consenso
como pas al organismo solicitante.
Finaliza Proceso

Proceso: NOTIFICACIN A LA ORGANIZACIN MUNDIAL DEL COMERCIO
Objetivo: Elaborar y notificar de reglamento tcnico a la OMC, para fines pertinente
Pasos:
1. El anteproyecto de reglamento tcnico es enviado a discusin pblica
2. El Tcnico asignado completa el formulario de notificacin con el contenido del
reglamento tcnico y lo enva a la Direccin General
3. El formulario de notificacin completado es enviado por la Direccin General a la
Direccin Nacional de Negociaciones y Tratados Comerciales (DINECI) a travs de
memo y/o va correo electrnico, para su y envo a la Organizacin Mundial del
120

Comercio
4. Una vez enviada la documentacin a Direccin Nacional de Negociaciones y Tratados
Comerciales Internacionales, se da seguimiento, va correo electrnico, al mismo hasta
que sea enviada la notificacin
5. Una vez confirmado por la Direccin Nacional de Negociaciones y Tratados Comerciales
Internacionales el envo de la notificacin a la Organizacin Mundial del Comercio, se
archiva en la carpeta de notificaciones la constancia de envo y copias de los formularios
de notificacin
6. Cuando la Organizacin Mundial del Comercio notifica el reglamento al resto de los
pases miembros, estos pueden solicitar copia del reglamento tcnico y la Direccin
General de Normas y Tecnologa Industrial tiene la obligacin de proporcionrselos, las
respuestas a estas solicitudes son enviadas, va correo electrnico, por el personal de
Normalizacin Tcnica.
Fundamento Legal:
Ley No.41 de 01 de julio de 1998
Ley No.28 de 20 de junio de 1995, sobre la Universalizacin de los Incentivos Tributarios a la
Produccin.
Ley No.3 de 20 de marzo de 1986, que expide una certificacin a las empresas que han
reinvertido en maquinarias y equipos.
Resoluciones No.1 de 20 de diciembre de 2007 y No.1 de 9 de abril de 2008, requeridos para
optar por el literal b, del artculo 5 de la Ley No.108 de a974, modificado por la Ley No.37 de
2007, referente a la valoracin de los certificados de Abono Tributario (CAT)
Decreto de Gabinete No.413 de 30 de diciembre de 1970, de devolucin de fianza de
cumplimiento.
Finaliza Proceso

DIRECCIN NACIONAL DE RECURSOS MINERALES
Administracin

Proceso: ASISTENCIA DE PERSONAL
Objetivo: Controlar la asistencia diaria del personal
Pasos:
1. El asistente del administrador elabora el informe de asistencia semanal
2. De haber incapacidades y/o permisos los incorpora en el informe
3. El asistente levanta el informe en el computador
4. El asistente confecciona una nota remisoria
5. El asistente imprime el informe de asistencias y la nota remisoria
6. El asistente enva el informe de asistencia y nota remisoria al administrador
7. El administrador revisa el informe
8. El administrador firma el informe y la nota remisoria
9. El informe y la nota son devueltos al asistente del administrador
10. El asistente del administrador le saca copias al informe y a la nota remisoria
11. El asistente del administrador archiva una copia del informe de asistencia y de la nota
remisoria
12. El asistente del administrador entrega el informe, la nota remisoria y el libro de control de
firma al mensajero
13. El mensajero entrega el informe de asistencia a la Oficina Institucional de Recursos
Humanos, del Ministerio de Comercio e Industrias
121

14. La recepcionista de la oficina Institucional de Recursos Humanos, firma el libro de
control de notas
15. La recepcionista le entrega libro de control de notas a mensajero
16. El mensajero devuelve el libro de control de notas al asistente del administrador
Finaliza Proceso

Proceso: INFORMES MENSUALES
Objetivo: Elaborar Informes y dar seguimiento al plan operativo anual de la Direccin
Pasos:
1. El administrador solicita a cada uno de los departamentos al finalizar el mes se sirvan
entregar el informe mensual del trabajo realizado
2. El asistente del administrador levanta la informacin en el computador
3. El asistente imprime el informe mensual del trabajo realizado
4. El asistente enva el informe al administrador para su revisin
5. El administrador remite el informe al Director Nacional de Recursos Minerales para su
revisin y aprobacin
6. Si el director no esta conforme con el informe lo devuelve para que se realicen la
correcciones pertinentes
7. Si el director esta conforme firma el informe
8. El informe es devuelto a la administracin
9. El asistente del administrador saca copias del informe
10. El asistente archiva una copia del informe
11. El asistente entrega el informe y el libro de control de notas al mensajero
12. El mensajero entrega el informe a la Direccin de Administracin y Finanzas
13. La oficinista de la Direccin de Administracin y Finanzas recibe el informe y firma el
libro de control de notas
14. El libro de control de notas es entregado al mensajero
15. El mensajero devuelve el libro de control de firmas al asistente del administrador
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE VITICOS
Objetivo: Cubrir los gastos del funcionario por realizar trabajos fuera de la institucin.
Pasos:
1. Al designar a un funcionario a realizar una gira o inspeccin fuera la ciudad capital, se le
reconoce un vitico segn lo establecido en la tabla de viticos
2. El funcionario solicitante llena el formulario de vitico
3. El jefe inmediato del solicitante firma el formulario de vitico.
4. El asistente del administrador confecciona un memorando informando cuando, como y
donde se desarrollara la misin
5. El asistente del administrador enva el formulario de vitico y el memorando al Director
de Administracin y Finanzas para que otorgue el visto Bueno
6. El Director de Administracin y Finanzas, firma el formulario y memorando
7. El Director de Administracin y Finanzas, devuelve el memo y el formulario al asistente
de la administracin
8. El asistente de la administracin le saca copias a los documentos
9. El asistente de la administracin entrega el libro de control de notas, 2 copias y un
original de los documentos al mensajero para que los entregue en el Departamento de
Presupuesto
122

10. El mensajero entrega los documentos y el libro de control de notas en el Departamento de
Presupuesto
11. La oficinista del Departamento de Presupuesto recibe los documentos para la solicitud de
vitico
12. La oficinista del Departamento de Presupuesto firma y entrega al mensajero el libro de
control de notas
13. El mensajero devuelve el libro de control de notas a la asistente del administrador
14. El Departamento de presupuesto notifica va telefnica que el vitico a sido tramitado
15. El funcionario solicitante procede a retirar pago del vitico a oficina central del
Ministerio de Comercio e Industrias
16. El funcionario asiste a la gira o inspeccin
Finaliza Proceso

Proceso: CAJA MENUDA
Objetivo: Adquirir bienes y servicios con carcter de urgencia y/o no programados
Pasos:
1. Las unidades administrativas solicitan a la administracin la compra de un bien o servicio
con carcter de urgencia
2. Los jefes de los departamentos solicitantes confecciona una nota a la administracin
detallando la compra y la urgencia de la misma
3. El administrador al autorizar la compra plasma el visto bueno en la solicitud de la
compra.
4. El asistente del administrador le comunica al jefe del departamento solicitante que la
compra fue aprobada
5. El asistente del administrador procede a llenar el formulario de caja menuda
6. El asistente del administrador entrega el dinero en efectivo al mensajero para que realice
la compra
7. El asistente del administrador le solicita al mensajero que firme el recibido del dinero en
efectivo
8. El mensajero procede a realizar la compra
9. El mensajero entrega el o los artculos comprados y la factura de compra al asistente del
administrador
10. El artculo solicitado es entregado a la unidad solicitante
Finaliza Proceso
Proceso: CONFECCIN DE CHEQUE DE CAJA MENUDA
Objetivo: Reembolsar los gastos contingentes o urgentes que se pagaron por Caja Menuda
Pasos:
1. Una vez se halla consumido el 40 % del efectivo de la caja menuda el asistente del
administrador procede a levantar un informe detallando cada una de la compras
realizadas
2. Seguidamente procede a realizar la clasificacin financiera
3. El asistente del administrador imprime el informe de gastos de la caja menuda
4. El informe de gastos de la caja menuda es remitido al administrador
5. El administrador recibe el informe de caja menuda
6. El administrador revisa el informe de caja menuda
7. El administrador firma el informe de caja menuda
8. El administrador devuelve el informe a su asistente
9. El asistente del administrador confecciona la solicitud de reembolso de caja menuda
123

10. El asistente del administrador confecciona un memorando y el cheque de reembolso a
nombre del encargado de la caja menuda
11. El asistente entrega la solicitud de reembolso, el memorando, el cheque y el libro de
control de firmas al mensajero.
12. El mensajero entrega la documentacin a la Direccin de Administracin y Finanzas
13. La oficinistas de la Direccin de Administracin y Finanzas recibe los documentos y
firma el libro de control de notas
14. La oficinista devuelve el libro de control de notas al mensajero
15. La Direccin de Administracin y Finanzas le da el tramite correspondiente a los
documentos
16. El Departamento de Tesorera notifica a la administracin de la Direccin Nacional de
Recursos Minerales que el cheque ha sido aprobado
17. El mensajero es enviado a retirar el cheque de reembolso de caja menuda
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE TILES Y MATERIALES A LA OFICINA CENTRAL DEL
MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIAS
Objetivo: Solicitar la provisin de bienes y servicios para el funcionamiento de la Direccin
Pasos:
1. Las unidades administrativas entregan la lista de necesidades de tiles y materiales de
oficina a la administracin
2. El asistente del administrador confecciona la requisicin y el memo remisorio
3. La requisicin y el memo son enviados al administrador para su revisin
4. El administrador revisa la requisicin y el memo y la remite al director para la firma
5. El director procede a firma la requisicin y el memo
6. La requisicin y el memo son devueltas al asistente del administrador
7. El asistente del administrador le saca copias a los documentos
8. El asistente del administrador entrega al mensajero la requisicin y el memo
9. El mensajero entrega los documentos en la Direccin de Administracin y Finanzas
10. La Direccin de Administracin y Finanzas enva los documentos para recorrido
11. El almacn notifica a la administracin de la Direccin Nacional de Recursos Minerales
que la solicitud de requisicin esta completa
12. El mensajero acude al almacn de la oficina principal del Ministerio de Comercio e
Industrias, a retirar los tiles y materiales solicitados.
13. El mensajero entrega el pedido a la administracin, en donde se verifica que todo este en
orden
14. El asistente del administrador enva el pedido al almacn de la Direccin Nacional de
Recursos Minerales
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE TILES Y MATERIALES A LA OFICINA
ADMINISTRATIVA
Objetivo: Requerir y retirar bienes y servicios del Almacn
Pasos
1. Los funcionarios llenan una solicitud de requisicin de bienes o servicios
2. Los funcionarios entregan la solicitud de requisicin de bienes o servicios al jefe del
departamento
3. El jefe del departamento revisa y firma la solicitud de requisicin y solicita los tiles y
materiales por medio de un memorando
124

4. La requisicin y el memorando son enviados a la administracin
5. El administrador autoriza la requisicin de bienes o servicios
6. Un funcionario de la administracin autorizado se dirige al almacn a buscar el pedido
7. Una vez el funcionario de la administracin tiene el pedido procede a llamar al solicitante
para que retire el mismo
8. El solicitante firma el recibido de la mercanca y se le entrega una copia de la requisicin
y la mercanca
9. La oficinista de la administracin archiva una copia de la requisicin debidamente
firmada por el solicitante.
Finaliza Proceso

Proceso: INFORME DIARIO DE LIQUIDACIN POR RECAUDACIN DE COPIAS,
MAPAS Y ANLISIS DE LABORATORIO
Objetivo: Elaborar informe diario de ingresos por servicios prestados a los usuarios
Pasos
1. El funcionario encargado levanta el informe de liquidacin con las recaudaciones de las
copias, mapas y anlisis de laboratorio realizados diariamente
2. El funcionario llena el formulario de liquidacin y el slip de deposito
3. El funcionario firma el informe de liquidacin y el slip de deposito
4. El administrador revisa firma el informe
5. Una vez firmado el informe el funcionario archiva copia del mismo
6. El slip de deposito es entregado al mensajero para que acuda a realizar el deposito en el
Banco Nacional de Panam
7. Una vez efectuado el deposito, el mensajero entrega copia del slip de deposito al
funcionario encargado
8. El funcionario revisa y archiva el slip de depsito.
Finaliza Proceso

Proceso: INFORME MENSUAL DE LIQUIDACIN POR RECAUDACIN DE
COPIAS, MAPAS O ANLISIS DE LABORATORIO
Objetivo: Elaborar informe mensual de ingresos por servicios prestados a los usuarios
Pasos
1. Al finalizar cada mes un funcionario, confecciona un informe detallando la cantidad de
copias, mapas y anlisis de laboratorio realizados mensualmente
2. El funcionario remite el informe de liquidacin por recaudacin al administrador
3. El administrador recibe y verifica el informe
4. El informe es enviado a tesorera del Ministerio de Comercio e Industria, por mensajera
5. El mensajero entrega el informe en tesorera del Ministerio de Comercio e Industrias
6. El funcionario del Departamento de Tesorera del Ministerio de Comercio e Industrias
hace acuse de recibo en el libro de control de notas
7. El mensajero devuelve el libro de control de notas a la administracin de la Direccin
Nacional de Recursos Minerales
8. El funcionario encargado del rea de contabilidad archiva una copia del informe en el
expediente
Finaliza Proceso

125

Proceso: CONCILIACIN BANCARIA
Objetivo: Balancear los ingresos y egresos de la cuenta corriente
Pasos:
1. El mensajero retira mensualmente el estado de cuenta bancario
2. El funcionario asignado en el rea de contabilidad confecciona la conciliacin bancaria
3. El funcionario confecciona un memo remisorio
4. El funcionario revisa e imprime la conciliacin y memo remisorio
5. La conciliacin bancaria y el memo remisorio son remitidos a la administracin
6. La administracin recibe la conciliacin bancaria y el memo remisorio
7. El administrador revisa y firma la conciliacin bancaria y el memo remisorio y lo remite
al rea de contabilidad

8. El funcionario del rea de contabilidad le saca copias a la conciliacin y al memo
remisorio y enva un juego al Departamento de Tesorera, al Departamento de
Contabilidad y uno para Auditoria del Ministerio de Comercio e Industrias
9. El mensajero entrega el informe de conciliacin bancaria y el memo remisorio
10. El Departamento de Tesorera, Contabilidad y Auditoria, hacen acuse de recibo en libro
de control de notas
11. El mensajero devuelve el libro de control de notas al rea de contabilidad de la Direccin
12. El funcionario del rea de contabilidad, archiva una copia de la conciliacin.
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE CONCESIN PARA LA EXTRACCIN DE MINERALES
METLICOS
Objetivo: Evaluar la viabilidad de la solicitud y autorizarla o rechazarla segn sea el caso.
Pasos
1. La registradora revisa los documentos, si cumplen con los requisitos procede a
confeccionar nota de pago de cuota inicial, dando acuso de recibo de los mismos.
2. La registradora prepara el expediente dndole el nmero y smbolo que le corresponde, se
anota en el Registro Minero y en el listado para su incorporacin a la Web.
3. La registradora remite el original y copia de la solicitud a la Direccin, luego es enviada a
Asesora Legal y Cartografa para su evaluacin.
4. Asesora Legal procede a confeccionar notas solicitando correcciones si lo ameritan.
5. Asesora Legal procede a confeccionar la elegibilidad si la solicitud rene los requisitos,
la registradora notifica al abogado.
6. La registradora enva copia de la elegibilidad autenticada a la Gaceta Oficial para su
publicacin por un (1) da.
7. Luego de su publicacin, Asesora Legal confecciona nota de pago de impuestos, una vez
cumplido con este requisito se procede a confeccionar el contrato.
8. Asesora Legal (Recursos Minerales) remite el contrato a Asesora Legal del MICI, para
su revisin y posterior firma del Ministro (a), la oficina Institucional de Recursos
Humanos procede a dar el numero que le corresponde al contrato y lo pasa a la oficina de
Fiscalizacin de la Contralora-MICI para su revisin y enviarlo a la Contralora General
de la Repblica para su refrendo.
9. La registradora enva copia (autenticada) del contrato, ya refrendado a la Gaceta Oficial
para su publicacin.
Nota: Las concesiones de exploracin, extraccin, transporte o beneficio se otorgarn dentro
de un periodo de veinte (20) das a partir de la fecha de la Resolucin sobre elegibilidad de
126

solicitud, a menos que antes de que expire el plazo de veinte (20) das se presente una
oposicin ante la Direccin General de Recursos Minerales.
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE CONCESIN PARA LA EXTRACCIN DE MINERALES NO
METLICOS
Objetivo: Evaluar la viabilidad de la solicitud y autorizarla o rechazarla segn sea el caso.
Pasos:
1. La registradora revisa los documentos, si cumplen con los requisitos procede a confeccionar
nota de pago de cuota inicial, dando acuso de recibo de los mismos.
2. La registradora prepara el expediente dndole el nmero y smbolo que le corresponde, se
anota en el Registro Minero y en el listado para su incorporacin a la Web.
Asesora Legal y Cartografa para su evaluacin.
5. Asesora Legal procede a confeccionar la elegibilidad. Si la solicitud rene los requisitos la
registradora notifica al Abogado.
6. La registradora enva copia de la elegibilidad y el Aviso Oficial autenticado a la Gaceta
Oficial, para su publicacin por un (1) da, despus de su publicacin el interesado remite
el Aviso oficial a la Alcalda, Corregidura y Junta Comunal del rea que le corresponde
para su debida desfijacin por 15 das hbiles.
7. Despus de la ltima desfijacin se cuentan 60 das calendarios para corroborar si hay
alguna oposicin a la solicitud.
8. Si no hay oposicin, Asesora Legal procede a hacer notas de pago de impuestos, fianza
de garanta y solicitar actualizar documentos, una vez cumplido con este requisito se
procede a confeccionar contrato.
9. Asesora Legal (Recursos Minerales) remite el contrato a Asesora Legal del MICI, para
su revisin y posterior firma del Ministro (a), la oficina Institucional de Recursos
Humanos procede a dar el numero que le corresponde al contrato y lo pasa a la oficina de
Fiscalizacin de la Contralora-MICI para su revisin y enviarlo a la Contralora General
de la Repblica para su refrendo.
10. La registradora enva copia (autenticada) del contrato, ya refrendado a la Gaceta Oficial
para su publicacin.
Finaliza Proceso

Proceso: REGISTRO DE SOLICITUDES DE CONCESIONES MINERALES, NO
MINERALES Y DE MOVIMIENTO DE TIERRA
Objetivo: Evaluar si la solicitud cumple con los requisitos, previa inspeccin
Pasos
1. El solicitante se apersona a entregar la solicitud y los requisitos para solicitar una
concesin de minerales o movimiento de tierra
2. la registradora revisa que los documentos estn completos
3. La registradora hace acuse de recibo de la solicitud
4. La registradora anota en libro de registro la entrada de la solicitud
5. La registradora procede a sacar copia de los documentos
6. Despus de sacadas las copias la registradora confecciona dos (2) expedientes por cada
solicitante
7. Los expediente son foliados colocndole el nmero uno (1) al expediente original y el
nmero dos (2) a la copia
127

8. La registradora le notifica al solicitante que debe pagar la cuota inicial.
9. Luego que se paga la cuota inicial el expediente es revisado por el abogado de la
Direccin y este a su vez lo remite a los tcnicos para que realicen una inspeccin ocular
al rea y as corroborar la informacin presentada.
10. Una vez realizada la inspeccin con las observaciones efectuadas por los inspectores se
procede a la correspondiente Certificacin de su Obra Civil.
Finaliza Proceso

Oficina de Asesora Legal
Proceso: Multas
Objetivos: Evitar la transgresin a la Ley, sancionando ejemplarmente a los transgresores
Pasos
1. Se reciben denuncias ciudadanas, de personas o empresas que no cuentan con el permiso
para extraer minerales.
2. La oficina de Asesora legal recibe las denuncias y coordina con el inspector una visita al
lugar indicado en la denuncia.
3. El inspector acude al lugar de la denuncia a verificar la informacin brindada en la
denuncia.
4. Si la denuncia es falsa se deja por escrito en un informe.
5. Si la denuncia es correcta el inspector procede a confeccionar un informe y lo remite al
Director o Sub Director Nacional de Recursos Minerales.
6. El Director o Sub Director Nacional de Recursos Minerales impone la multa a la persona
o empresa denunciada. Las multas oscila entre los B/.1,000.00 y B/.10,000.00 balboas y
levanta un informe del caso.
7. A la persona natural o jurdica multada le cabe el Recurso de Reconsideracin en primera
instancia.
8. Luego que se resuelve el Recurso de Reconsideracin, si la persona apela se remite el
expediente a la Oficina de Asesora Legal del Ministerio de Comercio e Industrias.
9. Los expedientes de multa se envan a la Direccin General de Ingresos del Ministerio de
Economa y Finanzas para su correspondiente cobro.
10. Cuando el monto de la multa es inferior a Mil Balboas (B/.1,000.00), es cancelada en la
Direccin Nacional de Recursos Minerales.
Finaliza Proceso

Proceso: CARNET DE RECONOCIMIENTO
Objetivo: Autorizar al personal idneo, para los trabajos de investigacin de yacimientos
Pasos
1. El solicitante se apersona a la seccin de registro de documentos a solicitar los requisitos
para obtener un carn de reconocimiento.
2. La registradora le entrega la solicitud con los requisitos del carn de reconocimiento al
solicitante.
3. Una vez el solicitante llene la solicitud y anexe los requisitos, la registradora recibe los
documentos
4. La registradora revisa los documentos y acusa recibo de los documentos
5. La registradora le notifica al solicitante que debe hacer efectivo el pago de la cuota inicial
6. La registradora remite los documentos al despacho del Director o Subdirector y estos lo
remiten a la oficina de Asesora Legal
7. El asesor legal realiza un estudio del caso y evala la documentacin
128

8. Si la documentacin esta en orden se le otorga al solicitante el carn de reconocimiento
con el cual este recorre el territorio nacional verificando que halla yacimientos de
minerales
9. Una vez que el solicitante encuentre algn yacimiento de minerales, presenta la solicitud
de concesin ante la Direccin Nacional de Recursos Minerales
Finaliza Proceso

Proceso: CONTESTAR NOTA
Objetivo: Responder a solicitud de informacin, por parte del sector gubernamental
Pasos
1. Las Instituciones Gubernamentales solicitan por medio de una nota dirigida a la
Direccin Nacional de Recursos Minerales algn tipo de informacin relacionada a una
empresa o persona
2. La nota es recibida en la oficina administrativa de la Direccin Nacional de Recursos
Minerales
3. La nota es remitida a la oficina de asesora legal
4. La secretaria de la oficina de asesora legal recibe y registra la entrada de la nota
5. La secretaria le remite la nota a la asesora legal
6. La asesora legal verifica y sustenta la solicitud de la nota
7. La nota es enviada para la firma del Director Nacional de Recursos Minerales
8. La nota es enviada a la institucin solicitante
Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIONES
Objetivo: Constatar que la empresa cumple con las normas legales establecidas para la
extraccin de minerales.
Pasos
1. La administracin de la Direccin Nacional de Recursos Minerales recibe las solicitudes
de certificacin
2. La solicitud de certificacin es remitida a la oficina de asesora legal
3. La secretaria de la oficina de asesora legal recibe y registra la nota de solicitud en el
registro de notas entrantes
4. La secretaria remite la nota a la asesora legal para su evaluacin
5. La asesora legal evala la solicitud y aplica los siguiente trminos:
La amortizacin aplicada
El costo del mineral
La cantidad de minerales extrados
El precio del mineral en el sitio de extraccin
6. La asesora legal una vez halla aplicado lo trminos antes mencionados confecciona la
certificacin
7. La asesora legal enva la certificacin para la firma del Director Nacional de Recursos
Minerales
8. El Director Nacional de Recursos Minerales revisa y firma la certificacin
9. La certificacin es entregada al solicitante
10. El solicitante presenta la certificacin en la Direccin General de Ingresos para solicitar
una exoneracin
Finaliza Proceso

129

Proceso: OPOSICIN
Objetivo: Garantizar que la actividad no perjudica a terceros y es viable.
Pasos
1. La oficina de asesora legal de la Direccin Nacional de Recursos Minerales confecciona
edictos para publicarlos en los tableros informativos de las Alcaldas y Juntas Comunales.
2. La persona que se oponga tiene 60 das para notificarlo por medio de una nota dirigida a
la Direccin Nacional de Recursos Minerales.

3. La nota es recibida en la administracin de la Direccin Nacional de Recursos Minerales.
4. La administracin remite la nota a la oficina de Asesora Legal.
5. La secretaria de la oficina de asesora legal recibe la nota y la registra en el libro de
control de notas.
6. La secretaria remite la nota al asesor legal.
7. El asesor legal analiza el caso para determinar si la oposicin es viable o no.
8. Si se levanta la oposicin el asesor legal confecciona el contrato.
9. Si no se levanta la oposicin se remite el informe a la oficina de asesora legal del
Ministerio de Comercio e Industrias.
10. La oficina de asesora legal del Ministerio de Comercio e Industrias contesta la oposicin
11. La oficina de asesora legal del Ministerio de Comercio e Industrias devuelve la
oposicin a la oficina de Asesora Legal de la Direccin Nacional de Recursos Minerales.
12. La oficina de Asesora Legal de la Direccin Nacional de Recursos Minerales enva la
oposicin a la Contralora General de la Repblica para su refrendo.
13. Una vez refrendada la oposicin es enviada a la oficina de asesora legal de la Direccin
Nacional de Recursos Minerales, para enviarlo a publicar en la Gaceta Oficial.
Finaliza Proceso

Proceso: RECONSIDERACIN
Objetivo: Interponer un recurso de modificacin de un fallo, emitido por esa instancia.
Pasos
1. La persona que solicita una reconsideracin presenta una nota dirigida a la Direccin
2. La nota es recibida en la administracin de la Direccin Nacional de Recursos Minerales
3. La administracin remite la nota a la oficina de asesora legal
4. La secretaria de la oficina de asesora legal recibe la nota y la registra en el libro de
control de notas
5. La secretaria remite la nota al asesor legal para su revisin
6. El asesor legal analiza el caso para determinar si mantiene o modifica la oposicin
7. La asesora legal enva la solicitud de reconsideracin y recomendaciones a la oficina de
asesora legal del Ministerio de Comercio e Industrias
8. Los asesores legales del Ministerio de Comercio e Industrias revisan la solicitud y emiten
un fallo
Finaliza Proceso

Proceso: ESCRITOS DE OBRAS PBLICAS Y OBRAS CIVILES
Objetivo: Autorizar a los solicitantes que cumplen con los requisitos
Pasos
1. La registradora revisa los documentos, si cumplen con los requisitos realiza acuse de
recibido de los mismos.
2. La registradora prepara el expediente y anota en el registro minero.
130

Asesora Legal.
5. Asesora Legal procede a confeccionar la autorizacin y la registradora notifica al
interesado.
Finaliza Proceso

Laboratorio

Proceso: DIVULGACIN DE LA ACTUALIZACIN DE LOS FORMATOS
Objetivo: Mejorar los procesos internos del laboratorio
Pasos
1. Un funcionario del laboratorio solicita cambio de formato a travs de un formulario
2. El funcionario confecciona nota explicando el porque del cambio solicitado y adjunta el
formulario utilizado y el formulario propuesto
3. Una vez autorizado el cambio de formulario la secretaria confecciona un memorando
4. El jefe del laboratorio firma el memorando
5. La secretaria del laboratorio procede a pasar el memorando a cada uno de los
funcionarios del laboratorio
6. Una vez que los funcionarios firmen el memorando notificando el cambio de un formato
la secretaria procede a entregar una copia del nuevo formato para anexarlo al manual de
calidad de cada funcionario
7. La secretaria procede a archivar el memorando
8. La secretaria registra el cambio de formato en el registro de cambio de documentos.
Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE SERVICIO DE LABORATORIO
Objetivo: Analizar muestra presentada por los solicitantes
Pasos
1. La secretaria registra al solicitante del servicio de laboratorio en el libro de control y en el
listado del computador
2. La secretaria le coloca el numero de consecutivo
3. La secretaria llena los siguientes formularios
La solicitud de servicio de laboratorio (Una copia para laboratorio y original
para la administracin)
La hoja de asignacin al personal detallando que actividad se realizara
4. El jefe del laboratorio firma y entrega la nota de asignacin de trabajo al funcionario que
realizara el servicio
5. El funcionario asignado procede a realizar el anlisis de la muestra
6. El funcionario asignado entrega el resultado de la muestra al jefe de laboratorio
7. El jefe del laboratorio recibe la muestra y revisa el resultado
8. El jefe del laboratorio comunica los resultados a la secretaria
9. La secretaria introduce los resultados en el computador
10. El informe es firmado por todas las partes involucradas en el proceso
11. La secretaria le saca copia al informe de resultados
12. La secretaria se comunica con el solicitante telefnicamente y le indica que puede pasar
a retirar el informe de la muestra analizada.
Finaliza Proceso

131

Proceso: ATENCIN DE QUEJAS Y RECLAMOS
Objetivo: Atender y subsanar las quejas y reclamos de los usuarios
Pasos
1. Al laboratorio llegan quejas verbales o escritas de parte de los clientes
2. La secretaria anota la premisa en el registro de control de quejas y reclamos
3. La secretaria eleva la queja al jefe del laboratorio

4. El jefe del laboratorio decide que acciones tomar para subsanar la queja
5. La secretaria anota que accin fue tomada
6. La queja es contestada va e-mail, verbal o por medio de una nota al cliente
7. Se le da seguimiento a la queja para que el cliente quede satisfecho.
Finaliza Proceso

Proceso: ACCIONES CORRECTIVAS
Objetivo: Implementar medidas que corrijan irregularidades en los laboratorios
Pasos
1. El asesor del Sistema de Gestin de Calidad notifica al administrador del Sistema de
Gestin de Calidad que van a ser auditados
2. El asesor del Sistema de Gestin de Calidad entrega el plan de trabajo mencionando y
notifica que reas y que equipos van a ser auditados
3. Los auditores recopilan la informacin necesaria y emiten un informe describiendo las
observaciones encontradas, segn lo establecido en la norma ISO
4. Los auditores entregan el informe de auditoria al Director del Laboratorio
5. El Director del Laboratorio revisa el informe y designa al Administrador del Sistema de
Gestin de Calidad a darle seguimiento a las inconformidades descritas por los auditores
6. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad verifica que se realicen las
correcciones y que todo funcione correctamente solicitando a los funcionarios del
laboratorio:
Proponer y adoptar las acciones correctivas
Acordar plazos para implementar las acciones correctivas
Remitir al Administrador del Sistema de Gestin de Calidad los registros de las
acciones correctivas junto con los documentos y evidencias de la implementacin
de las medidas correspondientes
Finaliza Proceso
Proceso: ACCIONES PREVENTIVAS
Objetivo: Atender sugerencias internas o de los usuarios que contribuyan a mejorar los
procesos
Pasos
1. Las acciones preventivas se realizan por medio de una sugerencia de un empleado o de
un cliente
2. La secretaria del laboratorio llena el formato de sugerencias
3. La sugerencia es verificada
4. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad y el Director avalan y firman la
sugerencia de ser viable, basndose segn lo establecido en la Norma ISO 17025
Finaliza Proceso

Proceso: CONTROL DE PRUEBA O ANLISIS NO CONFORMES
Objetivo: Implementar mecanismos para mejorar la eficiencia de los laboratorios
Pasos
132

1. El Director del Laboratorio autoriza el tratamiento a seguir para los trabajos no
conformes en cuanto a :
Retencin de informes de laboratorio
Retiro de informes de laboratorio
Reanudacin de los trabajos
Realizacin de las acciones reparadoras
Informacin al cliente sobre posibles interrupciones a los trabajos

2. El Director del Laboratorio se asegura que se realicen las correcciones inmediatas de los
trabajos no conformes
3. El Director del Laboratorio evala junto con el Administrador del Sistema de Gestin de
Calidad y el personal del laboratorio el impacto de los trabajos no conformes
4. El Director del Laboratorio evaluar junto con el Administrador del Sistema de Gestin de
Calidad y el personal del laboratorio el impacto de los trabajos no conformes
5. El Director del Laboratorio solicita las acciones correctivas que considere oportunas y
necesarias
6. El personal del Laboratorio debe cumplir con este procedimiento y realizar las
correcciones inmediatas a los trabajos no conformes
7. El Director del Laboratorio y el Administrador del Sistema de Gestin de Calidad
evalan el impacto de los trabajos no conformes teniendo en cuenta aspectos como:
La calidad del servicio
Los costos, seguridad, imagen , confiabilidad del resultado del anlisis o prueba
Satisfaccin del cliente etc.
Finaliza Proceso

Proceso: AUDITORIAS INTERNAS
Objetivo: Auditar y evaluar peridicamente, los procesos de los laboratorios
Pasos
1. El Director del Laboratorio aprueba el programa anual de auditoria
2. Aprueba los integrantes del equipo auditor / evaluador
3. Aprueba los itinerarios de auditoria
4. Aprueba los auditores externos o independientes
5. Revisa y aprueba los informes de auditoria
6. Remite copia de los programas e itinerarios de auditorias aprobada al Director de la
Direccin Nacional de Recursos Minerales
7. El coordinador administrativo revisa el programa anual de auditorias
8. Revisa los programas de auditorias
9. Los auditores internos / evaluadores realizan las auditorias internas excepto las de sus
reas de trabajo que sern realizadas por otras personas debidamente calificadas o
personal externo
10. Elaborar y presentar los informes de auditorias internas
11. Comprueba la eficacia y cierre a las acciones correctivas y preventivas implementadas
para solucionar no conformidades reales y potenciales, detectadas en las auditorias
internas, respectivamente
12. El personal de laboratorio coopera con los auditores internos / evaluadores, brindando
una colaboracin total
13. Participan en la implementacin de las acciones correctivas / preventivas a las no
conformidades reales o potenciales detectadas
133

14. Los auditores presentan un informe de auditoria utilizando el formulario para registro de
los resultados de la auditoria (R-MICI-NRM-LAB-027)
15. Los auditores adjuntan la documentacin del apoyo utilizado al informe de auditoria
16. El informe de auditoria se presenta y explica ante el Director del Laboratorio y los
responsables de los departamentos, reas o procesos para que puedan acometer las
acciones pertinentes para solucionar las posibles desviaciones detectadas
Finaliza Proceso

Proceso: EMISIN DE INFORMES
Objetivo: Presentar al usuario, los resultados obtenidos del anlisis de muestras
Pasos
1. El cliente se apersona al Laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales a
solicitar se le analice determinada muestra
2. La secretaria del laboratorio le llena la solicitud al cliente, el formulario de facturacin
con su consecutivo y la solicitud del servicio
3. El cliente se dirige a la administracin a efectuar el pago por el servicio solicitado
4. La secretaria del Laboratorio procede a abrir un expediente al cliente
5. Los qumicos proceden a realizar las pruebas y clculos correspondientes
6. La secretaria confecciona en el computador el informe con los resultados de la prueba
7. La secretaria revisa el informe y lo imprime
8. La secretaria enva el informe al jefe del laboratorio para revisin y firma
9. El informe es remitido al Administrador del Sistema de Gestin de Calidad y al qumico
que realizo el anlisis para la firma
10. La secretaria le saca copias al informe y le coloca el sello y llama al cliente para que
retire los resultados
11. El cliente se apersona al laboratorio a retirar sus resultados y firma el recibido en la hoja
de solicitud
12. Si en la solicitud el cliente dejo plasmado la devolucin de la muestra, esta es entregada,
la hoja de entrega es firmada por el responsable del laboratorio y por la persona que esta
retirando
13. La secretaria le entrega al cliente una hoja para llenar encuesta
14. Si el cliente no requiere que la muestra le sea entregada queda como constancia la hoja de
entrada
15. Si existe algn error en el informe como:
Error en los clculos
Error en el nombre del cliente o en la codificacin
Error en la numeracin de mallas
Se documentan en un suplemento al informe de laboratorio, utilizando el formato R-
MICI DNRN LAB 014
16. El suplemento del informe debe tener el mismo nmero del consecutivo que el informe
original, precedido por las letras SI
17. Cuando sea necesario emitir un nuevo informe, este debe tener una nueva numeracin y
debe contener una nota que indique lo siguiente:
Este informe remplaza y sustituye el informe Ref. LAB. X / cdigo del cliente / es el
cdigo del informe que reemplaza
Finaliza Proceso

134

Proceso: PREPARACIN DE LA SOLUCIN B
Objetivo: Determinar composicin qumica de las muestras
Pasos
1. El cliente por lo general indica las coordenadas, el lugar y procedencia de las muestras y las
mismas se registran en la Solicitud de Servicios del Laboratorio
2. El analista qumico prepara la Solucin B. para ser utilizada en la determinacin de xidos
en muestras de Silicatos, Carbonatos y Fosfatos
3. La muestra se pesa y se transfiere 0.500g de la muestra a cada vaso de tefln. Igualmente se
pesa y se trasfiere a un vaso de tefln de 0.500g del estndar de control que se va a utilizar

4. En la cmara de extraccin se aade 15mL de la Mezcla Acida para la Solucin B, a cada
vaso de tefln y se devuelve hasta mojar toda la muestra
5. Se cubre cada vaso de tefln con una tapa del mismo material y, se coloca cada vaso en una
plancha caliente (Hot Plate) a 70-80 C durante toda la noche.
6. Se retiran la tapas y estas se lavan con agua destilada, se contina calentando en la plancha
por espacio de 1 hora aproximadamente o hasta que los vapores de los cidos hayan
desaparecido
7. Se transfiere el contenido de cada vaso de tefln a vasos de vidrio de 400mL, usando un
policial de plstico y poca cantidad de agua para lavar las paredes del vaso de tefln
8. Se calienta en la plancha cada vaso de vidrio hasta que salgan los vapores de SO
3
, luego de
esto, se retiran de la plancha, se adiciona 4 gotas de la mezcla HClO
4
HNO
3
a cada vaso

y se
colocan nuevamente en la plancha
9. Se calientan los vasos qumicos hasta que los vapores y cualquier color de materia orgnica
haya desaparecido
10. Se retiran los vasos qumicos de la plancha, se dejan enfriar por pocos minutos y se le
adiciona en este orden lo siguiente: 225 mL de H
2
O, 5 mL de HNO
3
concentrado y 1 mL de la
Solucin de Sulfato de Hidracina al 0.2%
11. Se colocan nuevamente los vasos qumicos en la plancha caliente y se dejan hasta ebullicin.
Si un precipitado de color chocolate (MnO
2
) permanece despus de la ebullicin, se adiciona
1 mL de la Solucin de Sulfato de Hidracina al 0.2% y se deja ebullir por unos minutos mas.
Si el precipitado aun permanece, la ebullicin debe continuar por 30 minutos mas. Despus de
esto una pequea cantidad de este precipitado puede ser descartada, pero si el residuo es
considerable, se debe separar, identificar y analizar por mtodos adecuados.
12. Se deja enfriar los vasos qumicos a temperatura ambiente, y luego se transfieren las
soluciones a matrices volumtricos de 250mL.
13. Se lleva a volumen con H
2
O, se homogeniza y por ultimo se transfieren las soluciones a
botellas de polietileno.
Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINACIN DE HIERRO TOTAL EN MUESTRAS DE SILICATOS,
CARBONATOS Y FOSFATOS BASADOS EN LA SOLUCIN B
Objetivo: Determinar composicin qumica de las muestras
Pasos
1. Con una pipeta Volumtrica se transfiere por triplicado 5 ml de la solucin estndar de
hierro y 5 ml de cada muestra de la solucin B en una serie de frascos volumtricos de
100ml adicional se utiliza un volumtrico para la preparacin del Blanco Reactivo
2. Con un pipeta se aade 5ml de solucin Hidroxilamina Hidroclorada al 10%, a cada
volumtrico, se mezcla y se deja reposar por 10 minutos
135

3. Con una pipeta se aade 20 ml de la solucin ortofenantrolina al 0.1% a cada volumtrico
y se mezcla
4. Con una pipeta se aade 10 ml de la solucin de citrato de sodio al 10% a cada
volumtrico, se mezcla y se lleva a volumen con agua
5. Despus de 60 minutos se determina las lecturas en absorbancia del estndar de hierro al
10%, igualmente las lecturas en absorbancia de los estndares de control y muestras.
6. Se utiliza el espectrofotmetro UV-VIS a una longitud de onda de 555 nm y se lleva a
cero con el blanco reactivo
Los datos obtenidos son anotados con bolgrafo de color negro en la Hoja de Trabajo para la
Determinacin de Hierro Total (como Fe
2
O
3
) en muestras de Silicatos, Carbonatos y Fosfatos
basados en la Solucin B (HT-LAB-001) y luego son calculados los resultados introduciendo
los mismos en la Hoja de Clculo para la Determinacin de Hierro Total (como Fe
2
O
3
) en
muestras de Silicatos, Carbonatos y Fosfatos basados en la Solucin B(HC-LAB-001)
7. La hoja de Clculo electrnica validada se encuentra en la computadora del equipo de
Absorcin Atmica debidamente identificada y protegida
8. Una vez que se hayan introducido los datos y obtenidos los resultados se imprime la Hoja
de Calculo y se anexa junto a la Hoja de Trabajo y se le entrega a la secretaria del
Laboratorio para la Emisin del Informe.
Finaliza Proceso

Proceso: CONTROL DE DOCUMENTOS
Objetivo: Controlar el ingreso y distribucin de documentos del Sistema de Gestin de
Calidad.
Pasos
1. El Director del laboratorio aprueba todos los documentos del Sistema de Gestin de
Calidad antes de su distribucin, as como los cambios o modificaciones a los mismos
autorizando la distribucin de copias controladas y no controladas de todos los
documentos del Sistema de Gestin de Calidad
2. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad prepara y revisa los documentos del
Sistema de Gestin de Calidad y/o coordinar su elaboracin y revisin con asesores
externos o el personal del laboratorio
3. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad mantiene actualizada la Lista
Maestra de los documentos vigentes del Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio
4. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad realiza la distribucin controlada de
todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio
5. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad mantiene los registros de la
distribucin de las copias controladas de todos los documentos del Sistema de Gestin de
Calidad del Laboratorio
6. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad mantiene todos los registros de
solicitudes de cambios a los documentos del Sistema de Gestin de Calidad del
Laboratorio
7. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad igualmente mantiene el control de
las versiones obsoletas de todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad del
Laboratorio
8. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad mantiene informado al personal del
Laboratorio sobre los cambios a los documentos del Sistema de Gestin de Calidad del
Laboratorio
136

9. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad Asegura la accesibilidad de los
documentos del Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio al personal del
Laboratorio
10. El personal del laboratorio debe aplicar de forma correcta los manuales, procedimientos
generales, instrucciones de trabajo, especificaciones y formatos correspondientes a su
actividades de trabajo
11. El personal del laboratorio mantiene en buen estado los procedimientos, instrucciones de
trabajo y que hayan sido dispuestos para su uso
12. El personal de laboratorio solicita los cambios o modificaciones que consideren
pertinentes para mantenerlos vigentes y funcionales
Finaliza proceso

Proceso: REVISIN DE PEDIDOS Y CONTRATOS
Objetivo: Elaborar contrato con el cliente por servicios solicitados a la Direccin
Pasos
El cliente se apersona a la Direccin Nacional de Recursos Minerales a solicitar un pedido
y/o a realizar un contrato
1. Registrar la entrada y salida de los clientes a la Direccin Nacional de Recursos
Minerales
2. El Director del Laboratorio atiende a los clientes que requieran informacin o solicitud
de servicios del Laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales
3. Una vez el cliente solicita formalmente su requerimiento el Director del Laboratorio
procede a preparar las cotizaciones u ofertas a los clientes
4. El Director del Laboratorio registra los requerimientos del cliente en la hoja de solicitud
de pedidos del laboratorio y asegurar que los requisitos del cliente han sido
comprendidos y que el mtodo seleccionado es adecuado al propsito
5. la secretaria remite a la administracin de la Direccin Nacional de Recursos Minerales
la informacin y los datos necesarios para la facturacin de los servicios a los clientes.
6. El cliente debe pagar por el servicio en la administracin
7. Mantener los registros de cotizaciones y ofertas a los clientes, las solicitudes de pedidos
de los clientes, mantener el consecutivo de cotizaciones y ofertas entregadas a los
clientes
8. La administracin refrenda los posibles contratos de servicios de anlisis o pruebas con
los clientes
9. Asegurar que las posibles diferencias entre pedidos y ofertas hayan sido resueltas con el
cliente antes de iniciar los trabajos e informar al mismo cualquier posible desviacin
que surja con respecto al pedido inicial pactado
10. Identificar los mtodos para la realizacin de pruebas
11. Designar al personal autorizado para realizar la prueba o el anlisis o a los laboratorios o
personal para la subcontratacin de servicios de anlisis o pruebas
12. Verifica que la informacin y los datos necesarios para la facturacin de los servicios a
los clientes estn correctos
13. En ausencia del Director del Laboratorio, el Administrador del Sistema de Calidad
atiende a los clientes que requieran informacin o solicitud de servicios del Laboratorio
de la Direccin Nacional de Recursos Minerales.
Finaliza Proceso

137

Proceso: VALIDACIN DE MTODOS
Objetivo: Validar los procesos de anlisis de laboratorio, para establecer mtodos.
Pasos
1. Inicialmente se debe identificar la referencia para decidir el resultado de la validacin.
2. Se debe identificar las caractersticas del mtodo a validar (alcance de la medicin, la
incertidumbre, el error, la estabilidad) y los requisitos de la funcin correspondiente,
expresados de manera cuantitativa
3. Se procede a determinar el desempeo del mtodo para cada una de las caractersticas
identificadas en el paso anterior, a travs de pruebas o experimentos
4. Para la determinacin del desempeo debern emplearse mtodos alternos y no limitarse
a la repeticin del mtodo que se est validando

5. Se comparan los resultados del desempeo obtenido con los requisitos correspondientes
establecidos
6. En el caso en que los resultados demuestren un desempeo no satisfactorio, el mtodo
puede ser ajustado. Para estos casos los lmites de aceptacin deben ser preestablecidos
7. Determinado el cumplimiento con todos los requisitos establecidos, de los resultados del
desempeo del mtodo validado se declara que el mtodo ha sido validado para la
funcin prevista
8. Deben estar a disposicin las evidencias que soporten las declaraciones de cumplimiento
del mtodo sujeto a la validacin
Finaliza Proceso
Proceso: CONTROL DE DATOS
Objetivo: Verificar la validez del mtodo utilizado y los resultados obtenidos.
Pasos
1. El Director del Laboratorio aplica un control a todos los datos y clculos realizados para
las distintas pruebas, ensayos o anlisis que realice el Laboratorio de la DNRM.
2. El Director del Laboratorio aprueba las ecuaciones y expresiones matemticas que se
deben utilizar en las hojas de clculos y las correspondientes validaciones
3. El Director del Laboratorio establece las medidas necesarias para la proteccin de la
integridad y confidencialidad de los datos:
Recibidos
Recopilados,
Procesados
Transferidos
Y almacenados en las distintas operaciones del laboratorio
4. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad desarrolla las ecuaciones y
validaciones de las expresiones matemticas que se deben utilizar en las hojas de clculos
5. El Administrador del Sistema de gestin de Calidad explica al personal del laboratorio el
uso correcto las hojas de clculos y la forma como deben validarse
6. El personal del laboratorio se asegura de mantener el registro y/o captacin correcta de
los datos durante la realizacin de las pruebas, anlisis o ensayos y su debida
transcripcin en las hojas de trabajo correspondiente.
7. Validar las hojas de clculos correspondientes antes de utilizarlas, revisar el clculo y
veracidad de los resultados de las operaciones
8. El personal del laboratorio le informar al Administrador del Sistema de Gestin de
Calidad sobre posibles errores o dudas sobre los resultados de las operaciones
automatizadas que se detecten en las hojas de clculos o en los software de los equipos
Finaliza Proceso
138

Proceso: CAPACITACIN DEL PERSONAL DEL LABORATORIO
Objetivo: Capacitar y evaluar el desempeo del personal de laboratorio
Pasos
1. El Director del Laboratorio debe asegurar la competencia de todos los que operan los
equipos especficos, realizando pruebas o anlisis en el laboratorio de la Direccin
Nacional de Recursos Minerales, evaluando los resultados, y firmando los informes de
laboratorio
2. La competencia del personal que realiza dichas tareas debe estar calificada sobre las bases
de:

Educacin, formacin
Experiencia apropiada
Y habilidades demostradas segn sea pertinente
3. Los registros que evidencian la calificacin del personal los mantiene en custodia la
oficina Interinstitucional de Recursos Humanos del Ministerio de Comercio e Industrias
4. No obstante, el Director del Laboratorio mantiene una lista del personal autorizado (R-
MICI-DNRM-LAB-034) para realizar pruebas, anlisis, incluyendo tipos particulares de
muestreos, para emitir informes, para emitir opiniones y operar tipos particulares de
equipos. Siempre que haya personal nuevo o en formacin para realizar una prueba o
mtodo especfico, este debe estar sujeto a una supervisin apropiada.
5. El Director del Laboratorio es consciente de la importancia de la formacin para la
profesionalizacin y mejora de las capacidades del personal del laboratorio, para llevar
esto a cabo, se realizan las siguientes actividades:
Deteccin de necesidades de formacin
Programa Anual de Formacin
Evaluacin de la Formacin
Formacin del Personal de nuevo ingreso o promocionado
6. Toda la formacin recibida por el personal que trabaja en el laboratorio de la Direccin
Nacional de Recursos Minerales se debe registrar en su expediente personal.
7. Para detectar las necesidades de formacin del personal del laboratorio el Director del
Laboratorio debe utilizar los siguientes mtodos:
Consultas al personal
Cumplimiento de objetivos de la calidad
Anlisis de no conformidades
Finaliza Proceso

Proceso: INDUCCIN AL PERSONAL DE NUEVO INGRESO O PROMOCIONADO
Objetivo: Preparar al personal nuevo y/o promovido sobre las funciones a realizar
Pasos
1. La formacin que se proporciona en laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos
Minerales debe incluir al personal de nuevo ingreso o que acceda a puestos de mayor
responsabilidad
2. La formacin relativa al personal de nuevo ingreso puede comprender tanto la formacin
para realizar pruebas, mtodos o anlisis especficos, manipular equipos, etc., como en la
capacitacin en las instrucciones de trabajo, caractersticas de los materiales o tems y
tcnicas propias del aseguramiento y del control de la calidad as como en la
documentacin del Sistema de Gestin de Calidad implementado en el laboratorio
139

3. El personal en vas de promocionar recibe la formacin apropiada para el puesto que se
promociona, tomado en consideracin los aspectos de seguridad e higiene, tcnicos,
administrativos, del Sistema de Gestin de Calidad implementado y de actitudes, segn
sean de aplicacin
4. El Director del Laboratorio es responsable de la induccin del personal nuevo o
promocionado y de registrar el proceso de induccin
5. Todo el personal del Laboratorio debe firmar el registro de Compromiso de
Confidencialidad del Personal
Finaliza Proceso

Proceso: MANIPULACIN DE TEMS
Objetivo: Establecer mecanismo interno de manejo de los objetos a ser analizados.
Pasos
1. Todo el personal del laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales es
responsable de aplicar las medidas establecidas para la recepcin, transporte,
manipulacin, proteccin, conservacin, almacenamiento y disposicin final de los tem
u objetos de anlisis, pruebas o ensayos para asegurar y proteger la integridad de los
mismos, cuando estn bajo la responsabilidad del laboratorio
2. La recepcin de los tems (objetos o muestras de materiales, sustancias, rocas,
sedimentos, etc.) para la realizacin de pruebas, ensayos o anlisis la puede hacer el
Director del Laboratorio, el Administrador del Sistema de Gestin de Calidad o cualquier
qumico o tcnico del laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales
3. En la recepcin, se debe comprobar que el tems es apropiado para la prueba, anlisis o
ensayo que se solicita
4. Toda la informacin concerniente a la composicin y a las caractersticas que describen
al tem se deben registrar en el apartado: Descripcin de la muestra de la hoja de
Solicitud de servicios del laboratorio
5. Cuando se detecten anomalas relacionadas con las condiciones normales o especificadas
para el tem, ya sea en el mtodo, la norma o procedimiento que va aplicarse, stas se
deben registrar en el apartado de: Observaciones 1 de la hoja de Solicitud de Servicios
del laboratorio
6. Cuando exista cualquier duda respecto a la adecuacin del tem para poder realizar el
anlisis, prueba o ensayo correspondiente, o cuando se determine que ste, no cumpla
con la descripcin prevista o no est especificado con suficiente detalle, se debe informar
al cliente y solicitarle las instrucciones o informacin adicionales antes de proceder. Los
aspectos tratados con el cliente se deben registrar en el apartado de: Observaciones 2 de
la hoja de Solicitud de Servicios del laboratorio
7. Luego de la recepcin satisfactoria del tem se le debe asignar un nmero que lo
identifique inequvocamente durante todo el tiempo que permanezca en el laboratorio.
Esta identificacin debe registrarse en el apartado: Muestra No. de la hoja de Solicitud
de Servicios del laboratorio
8. Cuando se trate de volmenes grandes de muestras se puede utilizar la hoja adjunta a la
Solicitud de Servicios del laboratorio para la descripcin y verificacin de muestras que
realiza el tcnico o con el cliente
9. Luego que se ha completado toda la informacin en la hoja de Solicitud de Servicios del
Laboratorio, se le debe entregar una copia al Cliente como constancia de que el tem ha
sido recibido
10. A fin de evitar confusiones con otros tems o de otros clientes, a cada tem recibido se le
debe colocar la inscripcin del nmero de identificacin asignado, que puede ser en:
140

Recipiente
Plstico o envoltura
Bolsas plsticas o de papel
Mediante etiqueta
Otros
Y, cuando sea posible, se debe identificar la propia muestra.
11. La identificacin asignada se debe conservar durante la permanencia del tem en el
laboratorio y esta identificacin debe asegurar que los tems no puedan confundirse
fsicamente o cuando se haga referencia a ellos en otros documentos. La identificacin
debe ser extensiva cuando se hagan subdivisiones en grupos de tems o submuestras o
bien se hagan transferencias de tems dentro y desde el laboratorio. En estos casos, la
muestra de reserva debe hacer referencia a la identificacin principal seguida de la
reserva X. Las submuestras deben hacer referencia a la identificacin principal seguida
de registros: R1 R2, R3. etc. En cualquiera de los casos las submuestras deben registrase
en el apartado: No. de Submuestras de la hoja de Solicitud de Servicios del laboratorio
12. Al tems que se va a analizar se le debe adjuntar una copia de las hojas de asignacin del
trabajo para el rea de preparacin de muestra o de la hoja de asignacin de trabajo para
anlisis qumico y entregarse al qumico o tcnico, autorizado por el Director del
Laboratorio, para realizar la prueba o anlisis, correspondiente. La hoja original de
solicitud de servicios del laboratorio debe permanecer en el expediente del cliente
13. Finalizada la utilizacin de las copias de hojas del solicitante, la secretaria del laboratorio
debe destruirla
14. El qumico o tcnico del laboratorio asignado por el Director del Laboratorio para la
prueba, ensayo o anlisis correspondiente, es responsable de la manipulacin segura y de
la proteccin del tem contra deterioros, prdidas o contaminacin cruzada, para lo cual
debe aplicar las pautas e instrucciones establecidas en las normas y procedimientos del
mtodo correspondiente.
15. Cuando el tem o muestra deba ser devuelto a los clientes, despus de la prestacin del
servicio, el qumico o tcnico del laboratorio debe poner un cuidado especial para
asegurarse de que stos no se daen, deterioren, contaminen o se extraven durante los
procesos de manipulacin, almacenamiento o espera.
16. No est permitido, bajo ninguna circunstancia, sacar los tems o parte de stos, fuera del
laboratorio y tampoco pueden ser utilizados para otros fines distintos a los requeridos por
los clientes.
Las pruebas, ensayos o anlisis se deben realizar conforme a los requisitos solicitados y
acordados con el cliente, en el caso de que se deban modificar tales requisitos, el Director del
Laboratorio debe comunicar al cliente y se debe registrar la naturaleza de los cambios en
apartado:
Observaciones 3 de la hoja de Solicitud de Servicios del laboratorio
17. El Director del Laboratorio debe verificar los clculos y resultados de los anlisis o
pruebas realizados as como el informe del laboratorio para la firma y sello de
aprobacin. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad debe verificar que el
informe cumpla con todos los requisitos de calidad.
18. Al cliente, se le debe entregar el original del informe del laboratorio y una copia del
informe se debe archivar en el expediente correspondiente, todo esto conforme a lo
establecido en el procedimiento
19. Finalizada la prueba, anlisis o ensayo correspondiente el qumico o tcnico del
laboratorio debe coordinar con el Administrador del Sistema de Gestin de Calidad la
disposicin final del tem
141

20. Al momento de completar la hoja de Solicitud de Servicios del laboratorio, se le debe
informar al cliente o a la persona que trae la muestra que el laboratorio no se hace
responsable por las muestras que no sean retiradas por los clientes o solicitantes en un
plazo mayor a los 30 das contados a partir de la fecha de entrega de los informes.
21. Cuando los tems deban ser conservados por el laboratorio, stos deben almacenarse en
las zonas destinadas para el almacenamiento. Estas zonas deben ser sitios que renan las
siguientes condiciones:
Tener control de entrada y salida (Registros con la fecha, nombre y firma de las
personas que utilizan las muestras).
Tener las condiciones ambientales (Humedad, temperatura, etc. especificadas en los
mtodos correspondientes) y mantener registros diarios de dichos parmetros.
Estar protegidos contra la humedad, lluvia, calor o fuentes de luz excesivas.
Estar identificadas apropiadamente.
Estar protegidos contra incendios (extintores, detectores de humo, etc.)
22. El Administrador del Sistema de gestin de Calidad debe verificar la manipulacin,
conservacin, control de entrega y almacenamiento de los tems o muestras
23. El control de entradas y salidas de los tems las debe registrar el Administrador del
Sistema de Gestin Calidad en el formato para el control de muestras
24. Cuando se deba devolver muestras a los clientes, stas deben registrarse en el formulario
de registro de devolucin de muestras a los clientes
Cuando el personal del laboratorio deba transportar tems o muestras recolectadas fuera
del laboratorio para realizar anlisis, ensayos o pruebas se deber informar al Director
del laboratorio y/o en su ausencia al Administrador del Sistema de Gestin de Calidad
para su debida autorizacin
25. El qumico o tcnico asignado debe llevar consigo la hoja de solicitud de servicios para
registrar los aspectos relacionados con la identificacin y descripcin de la muestra
26. Durante su transporte los tems o muestras, se deben colocar en recipientes, envases o
envolturas apropiadas de modo que impida movimientos bruscos, humedad, que se
caigan o deterioren
27. Los tems o muestras debern mantenerse en lugares con las condiciones ambientales
necesarias para su buen uso y preservacin
28. Cuando los tems o muestras sufran algn tipo de deterioro o contaminacin, se deber
reportar al Director del Laboratorio o al Administrador del Sistema de Gestin de Calidad
para la toma de decisiones necesarias
29. El Director del Laboratorio o el Administrador del Sistema de Gestin de Calidad deben
revisar el tem o la muestra afectada y en funcin de su estado determinar la utilizacin
o nueva recoleccin de los mismos
30. Los motivos para conservar o almacenar los tems o muestras en el laboratorio se deben a
las siguientes razones:
Para permitir realizar posteriormente ensayos, anlisis o pruebas
Por motivos de investigacin
En espera del retiro por parte del cliente
Otros que sean convenidos por el Director del Laboratorio o el Director de la
31. Al desechar los tems o muestras se deben tomar las medidas necesarias de manera que
stos no contamines el medio ambiente
32. Al desechar los tems o muestras se deben tomar las medidas necesarias de manera que
stos no contaminen el medio ambiente
142

33. Cuando los tems sean desechados o devueltos a los clientes, se har constar la
disposicin tomada en la hoja de control de entradas y salidas de los tems
34. Todos los documentos y registros que se generen por la aplicacin de este procedimiento
se deben controlar de acuerdo al procedimiento de control de los registros.
Finaliza Proceso

Proceso: MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE ENSAYOS, ANLISIS O
PRUEBAS
Objetivo: Velar por el uso y mantenimiento adecuado de los equipos, por los funcionarios
Pasos
1. El Laboratorio mantiene el registro donde figuran los equipos utilizados para la
realizacin de las distintas pruebas, anlisis o ensayos en cual se recogen los datos ms
significativos de dichos equipos, tales como:
Cdigo
Nombre o descripcin
El uso
Marca
Modelo
Ubicacin
Fecha de compra
Fecha de baja ( cuando se descartan )
2. Los qumicos y tcnicos del laboratorio son responsables de utilizar y manipular los
equipos apropiadamente y en forma segura
3. Los qumicos y tcnicos del laboratorio son responsables de utilizar y manipular los
equipos apropiadamente y en forma segura. Para cada equipo se debe mantener un
expediente, en el cual se archivan:
La ficha de los equipos de anlisis
El historial de daos
El mantenimiento preventivo planificado
Es responsabilidad del Administrador del Sistema de Gestin de Calidad mantener de
forma actualizada los expedientes de los equipos
4. El Administrador del Sistema de gestin de Calidad debe planificar y coordinar con los
qumicos, analistas o proveedores subcontratados el mantenimiento preventivo de los
equipos e instrumentos, asegurando que se conserven en buen estado de funcionamiento
5. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad debe planificar y coordinar con los
qumicos, analistas o proveedores subcontratados el mantenimiento preventivo de los
equipos e instrumentos, asegurando que se conserven en buen estado de funcionamiento
6. El mantenimiento preventivo realizado a cada equipo se debe documentar en la Ficha de
Mantenimiento Preventivo. Cada punto de inspeccin o revisin a realizar se identifica de
forma numrica 1, 2, 3,., los cuales pueden variar en funcin de los siguientes aspectos:
Especificaciones del Fabricante
Datos histricos
Actuaciones de mantenimiento preventivo y correctivo previas
El seguimiento y registro de dichos mantenimientos se deben documentar en la seccin
(B) de la Ficha de Mantenimiento, donde figuran:
Los puntos de revisin segn se especifica en la seccin (A)
La fecha en que se realiz la actividad.
Las horas dedicadas al mantenimiento.
Firma del responsable del mantenimiento realizado
143

En el expediente del equipo deben reposar copias de los documentos relacionados con el
mantenimiento preventivo efectuado
7. Los qumicos y analistas del laboratorio deben comunicar al Administrador del Sistema de
Gestin de Calidad los fallos o desperfectos que se presenten en los equipos. El
Administrador del Sistema de Gestin de Calidad debe coordinar con el Director del
Laboratorio la asignacin de las personas responsables de corregir el fallo o desperfecto

El mantenimiento correctivo realizado a los equipos se debe documentar en el formulario
Historial de daos, donde se hace constar:
La fecha en que se suscit el suceso
La descripcin del suceso o dao del equipo.
El tipo de reparacin efectuado o a efectuar
El tipo de reparacin (interna o externa)
Posibles observaciones
En el expediente del equipo deben reposar copias de los documentos relacionados con el
mantenimiento correctivo efectuado
8. Cuando los equipos deban enviarse a reparar fuera del laboratorio, se debe registrar la
salida y la entrada y los datos correspondientes en el formulario que tambin se utiliza
para el control de entradas y salidas de los equipos de medicin
se deben controlar de acuerdo al procedimiento de control de los registros
Finaliza Proceso

Proceso: CONTROL DE REGISTROS
Objetivo: Mantener un registro actualizado de las actividades y servicios brindados
Pasos
1. El personal del laboratorio es responsable de asegurar que todos los registros que generen
en sus actividades sean legibles y almacenen de modo que sean fcilmente recuperables.
Para ello se pueden utilizar portafolios, carpetas alojadas en archivadores metlicos o
muebles especiales con acceso controlado, o bien archivos informticos en las
computadoras del laboratorio, asegurando en todo momento la confidencialidad de los
mismos. Los registros que se mantengan impresos o de forma electrnica deben
mantenerse en un ambiente seguro que est libre de humedad, polvo, etc. o de
situaciones que los deterioren, causen daos o prdidas.
2. El periodo de conservacin de los registros queda establecida en la Lista Maestra de los
registros y se toma como referencia la duracin del periodo de acreditacin, as como los
requisititos legales y reglamentarios que aplican a la DNRM. Es responsabilidad del
personal del laboratorio mantener sus registros por el tiempo especificado de retencin.
3. Los registros almacenados electrnicamente se protegen y salvaguardan segn lo
establecido en el procedimiento de control de los documentos informticos.
4. El sistema para identificar los registros es a travs de una descripcin o nombre para el
cual se utiliza y de la siguiente codificacin: R-MICI-DNRM-LAB-XXX; donde:
R: Registro
MICI: Son las siglas del Ministerio de Comercio e Industrias.
DNRM: Son las siglas de la Direccin Nacional de Recursos Minerales.
LAB: Son las siglas del Laboratorio.
XXX: Indica el nmero de secuencia del documento
144

5. El ASGC, debe mantener en una lista los registros de calidad y tcnicos del laboratorio.
Es responsabilidad del ASGC del laboratorio mantener actualizada dicha lista.
6. Se consideran registros tcnicos: los datos e informacin resultante de la realizacin de las
pruebas, anlisis, muestreos y control interno de calidad que indican si se alcanza la
calidad o los parmetros especificados. Estos pueden ser formularios completados,
contratos, hojas de trabajo, bitcoras, libretas, grficos de control, certificados de
calibraciones externas de equipos, registros de personal, copias de los informes de
ensayos, encuestas o informacin de clientes. Etc.
7. Las observaciones, los datos y clculos se deben registrar en el momento que se realiza la
actividad y deben ser escritos con tinta. Se debe incluir el nombre, inicial o firma de la
persona que genera el registro, as como de quien verifica el resultado
8. En el caso en que se cometan errores en los registros, se pasar una lnea sobre el dato
original y se colocar al lado la correccin y las iniciales de quien realiz dicha
correccin. En ningn momento se debe borrar o tachar el dato equivocado
9. El Personal del laboratorio es responsable de mantener y almacenar los registros tcnicos
relacionados con sus actividades
10. Se consideran registros de calidad los generados como resultado de la aplicacin de los
requisitos de gestin de la norma. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad
del laboratorio es responsable de mantener y almacenar los registros de calidad, de
acuerdo las generalidades establecidas en este procedimiento
11. Una vez concluido el perodo de retencin, establecido por el laboratorio, para los
registros, stos deben ser destruidos de manera apropiada. Los registros slo pueden ser
eliminados por personal autorizado por el Director del Laboratorio y debe quedar
evidencia de la destruccin en un Acta de destruccin de documentos, que mantiene la
secretaria del laboratorio
Finaliza Proceso

Proceso: SELECCIN DE MTODOS
Objetivo: Mantener actualizado un listado de normas y mtodos idneos para realizar los
trabajos de laboratorio
Pasos
1. Es poltica del laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales asegurar que
se apliquen mtodos y procedimientos o instrucciones de trabajo apropiados para:
La realizacin de las pruebas o anlisis (cuando sea necesario para la adecuada
interpretacin y aplicacin del mtodo).
El muestreo de los tems (cuando sea necesario).
La manipulacin y preparacin de los tems (cuando la ausencia de los mismos
pueda comprometer los resultados de los ensayos).
El transporte y almacenamiento de los tems.
El clculo de la incertidumbre (cuando lo solicite el cliente).
La aplicacin de tcnicas estadsticas para el anlisis de los datos de las pruebas o
anlisis
2. Es responsabilidad del Administrador del Sistema de calidad mantener actualizada la lista
de todas las norma, guas o recomendaciones internacionales utilizadas por el laboratorio
de la Direccin Nacional de Recursos Minerales para la realizacin de las pruebas o
anlisis que se registran en el formulario de documentos externos
3. Cuando se detecte que se han editado nuevas normas, guas o recomendaciones
internacionales que sustituyen a las que se estn utilizando, debe preparar una
requisicin para la compra de las mismas.
145

4. El Director del Laboratorio y el Coordinador de la Administracin aseguran la
adquisicin de normas, guas o recomendaciones internacionales vigentes, ya sea de
forma impresa, electrnica o en CD de acuerdo al procedimiento de compra de servicios
y suministros
5. El Laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales utiliza mtodos
normalizados emitidos por organismos internacionales, regionales, nacionales, u otros
emitidos por asociaciones cientficas, fabricantes de equipos etc. relacionadas con la
actividad del laboratorio, tales como ISO, ASTM, COPANIT, AENOR entre otros; de
acuerdo a los requerimientos o necesidades de los clientes.
6. El Director del Laboratorio debe asegurar que el laboratorio de la Direccin Nacional de
Recursos Minerales utilice la ltima versin de las normas, guas o recomendaciones,
salvo que no se apropiado o posible
7. Es responsabilidad del Director del Laboratorio en coordinacin con el Administrador del
Sistema de Gestin de Calidad desarrollar instrucciones de trabajo que faciliten la
adecuada interpretacin y aplicacin del mtodo
8. Cuando el cliente no especifique el mtodo a utilizar, el Director del Laboratorio y/o el
Administrador del Sistema de Gestin de Calidad son responsables de seleccionar los
mtodos normalizados apropiados
9. Cuando se preparen soluciones para la realizacin de los anlisis, estas se deben registrar
en el formato de Registro de preparacin de soluciones para anlisis
10. Para asegurar la adecuada ejecucin de los mtodos normalizados, se deben registrar y
monitorear las condiciones ambientales del Laboratorio, en los formatos establecidos
En tanto que, la ejecucin de los trabajos y los clculos para los anlisis se deben registrar
en los siguientes formatos:
Hoja de trabajo para el anlisis de Fe
2
O
3
total en rocas de silicatos, carbonatos y
fosfatos basados en la solucin B
Hoja de trabajo para la determinacin de CaO total por titulacin y MgO por
absorcin atmica en rocas de carbonatos y fosfatos basados en la solucin B
Hoja de trabajo para la determinacin de SiO
2
en rocas de silicatos, carbonatos y
fosfatos basados en la solucin A
Hoja de trabajo para la determinacin de Al
2
O
3
fosfatos basados en la solucin A.
Hoja de trabajo para el anlisis de perdida por Ignicin
Hoja de trabajo para el anlisis de muestras por Difraccin de Rayos X
Hoja de clculo para el anlisis de Hierro total en rocas de silicatos, carbonatos y
fosfatos
Hoja de clculo para la determinacin de CaO total por titulacin y MgO por
absorcin atmica en rocas de carbonatos y fosfatos basados en la Solucin B
Hoja de clculo para la determinacin de SiO
2
Hoja de clculo para la determinacin de Al
2
O
3
Hoja de clculo para el anlisis de perdida por Ignicin
11. En el caso que el laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales desarrolle
mtodos propios para realzar pruebas o anlisis, stos deben hacerse en el marco de
proyectos de naturaleza cientfica, planificada, con personal calificado as como con
equipos, instrumentos y materiales adecuados de manera que se asegure la idoneidad y
aptitud del mtodo
146

12. El Director del Laboratorio es responsable de la planificacin y actualizacin del
desarrollo de los nuevos mtodos que desarrolle el laboratorio de la Direccin Nacional
de Recursos Minerales, de comunicar los planes y el estado de avance de las actividades
y de la comunicacin de los resultados al personal administrativo y tcnico del
laboratorio que se pertinente

13. El Director del Laboratorio es responsable de la validacin de los mtodos que desarrolle
el laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales de acuerdo al
procedimiento de validacin de los mtodos
14. Es responsabilidad de la Administracin de la Direccin Nacional Recursos Minerales
asegurar que se disponga de los recursos necesarios para el desempeo efectivo de las
validaciones
15. El mtodo que desarrolle el laboratorio debe documentarse conforme al procedimiento de
control de los documentos
16. Cuando sea necesario utilizar mtodos no normalizados, stos deben ser acordados con el
cliente. Las especificaciones dadas por los clientes, as como el objetivo de la prueba o
anlisis, deben estar documentadas en el formulario de solicitud de servicios del
laboratorio
17. Cada vez que un mtodo normalizado se modifica este deber ser validado.
18. El Director del Laboratorio es responsable de la validacin de los mtodos no
normalizados, antes de ser utilizados, de acuerdo al procedimiento de validacin de los
mtodos
19. En cualquiera de los tres casos mencionados anteriores, cuando el mtodo sea propuesto
por un cliente sea inapropiado o est desactualizado, el DL y en su ausencia el ASGC
deben informrselo
Finaliza Proceso

Proceso: SUBCONTRATACIN DE PRUEBAS O ANLISIS
Objetivo: Subcontratar servicios externos, por razones de capacidad y/o tiempo.
Pasos
1. Las circunstancias por las cuales el laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos
Minerales puede subcontratar una prueba o anlisis a personal externo o a laboratorios
autorizados, pueden ser por causas imprevistas, por razones estratgicas o de contratos y
en cualquiera de los casos dicha subcontratacin debe ser del conocimiento del cliente
2. Las razones para subcontratar una prueba o anlisis a personal externo o a laboratorios
autorizados, por causas imprevistas pueden ser:
Carga de trabajo
Necesidad de expertos tcnicos
Incapacidad temporal de personal
Aptitud de equipos y/o de materiales
Lo solicita el cliente
3. Las razones para subcontratar una prueba o anlisis a personal externo o a laboratorios
autorizados, de forma ms permanente o continuada pueden ser:
Subcontratacin permanente del personal
Se mantiene un acuerdo de colaboracin o de contrato con el laboratorio
Lo establece una entidad pblica
147

4. Tanto el laboratorio como el personal externo que se subcontraten deben demostrar su
competencia tcnica y el cumplimiento de la norma ISO/IEC 17025
5. Los laboratorios a subcontratar por el laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos
Minerales deben disponer de al menos uno de los siguientes requisitos fundamentales:
Aautorizacin (cuando sea de un requisito legal exigible por una entidad pblica)
Se debe evidenciar a travs de reglamento o decreto

Acreditacin ISO/IEC 17025 vigente, en la prueba o anlisis a subcontratar. Se
debe evidenciar mediante certificado de acreditacin por entidad de acreditacin
nacional o internacional reconocida (CNA, EMA, ECA, ENAC, etc.)
Disponer de un Sistema de gestin de calidad de acuerdo a la Norma
Internacional ISO/IEC 17025 desarrollado e implementado
6. La evaluacin del cumplimiento de los requisitos fundamentales, junto con los que a
continuacin se mencionan; sern los criterios a utilizar por el Director del Laboratorio
para aprobar a un laboratorio
Tiempo de entrega
Mejor precio
Disponibilidad de crdito
Otros
7. Los laboratorios deben ser evaluados por el Administrador del Sistema de Gestin de
Calidad y/o el tcnico que realizar la prueba o anlisis. El resultado de la evaluacin de
cada laboratorio autorizado se debe registrar en el formato establecido. El Administrador
del Sistema de Gestin de Calidad es responsable de mantener en una lista actualizada la
relacin de los laboratorios autorizados
8. El laboratorio subcontratado debe firmar un acuerdo de confidencialidad (excepto cuando
sea un laboratorio solicitado por el cliente)
9. El personal externo tales como: qumicos, analistas, tcnicos, etc. a subcontratar por el
laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales debe disponer de los
siguientes requisitos fundamentales:
Titulacin de qumico, bilogo o similar o experiencia equivalente
Cdula o Pasaporte
Experiencia con ms de tres aos en la realizacin de pruebas o anlisis similares
Conocimiento de la norma ISO/IEC 17025
10. La evaluacin del cumplimiento de los requisitos fundamentales, junto con los que a
continuacin se mencionan; sern los criterios a utilizar por el Director del Laboratorio
para aprobar a un personal externo:
Tiempo de entrega
Mejor precio
Disponibilidad laboral
11. La verificacin de los requisitos del personal externo la debe registrar el Administrador
del Sistema de Gestin de Calidad en el formato establecido. El Administrador del
Sistema de Gestin de Calidad es responsable de mantener, en una lista actualizada, la
relacin de personal externo autorizado para realizar pruebas o anlisis en el laboratorio
de la Direccin Nacional de Recursos Minerales. El personal externo subcontratado debe
firmar acuerdo de confidencialidad (excepto cuando sea una personal solicitado por el
cliente)
12. El Jefe del Departamento de Laboratorio debe advertir, por escrito, al cliente, sobre la
subcontratacin de un laboratorio o personal externo, para realizar una prueba o anlisis
y, cuando corresponda, obtener la aprobacin del cliente, preferiblemente por escrito o
148

mediante firma de la aceptacin de de la cotizacin, donde se especifique claramente la
subcontratacin, y en el caso de que no medie una cotizacin, en la solicitud de servicios
del laboratorio o en el contrato
13. Los trminos y la forma de pago al laboratorio y/o al personal externo las determinar el
Coordinador de la Administracin de la Direccin Nacional de Recursos Minerales

14. El laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales es responsable frente al
cliente del trabajo realizado por el laboratorio o personal externo subcontratado, excepto
en el caso que el cliente o una entidad pblica especifique el subcontratista que se debe
utilizar
Finaliza Proceso

Proceso: REVISIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Objetivo: Evaluar anualmente el procedimiento del Sistema de Gestin de Calidad
Pasos
1. El Jefe del Departamento de Laboratorio debe realizar anualmente, preferiblemente en el
primer trimestre de cada ao, una reunin de trabajo con el personal del laboratorio de la
Direccin Nacional de Recursos Minerales, para revisar el Sistema de Gestin de
Calidad, as como las actividades de pruebas y anlisis
2. Los resultados de esta reunin de revisin se deben registrar en un acta o minuta de
reunin que debe levantar la Secretaria del laboratorio, en un aplazo no mayor a tres
das. La Secretaria del laboratorio debe mantener el originar y facilitar una copia al
Director de la Direccin Nacional de Recursos Minerales, al jefe del Laboratorio y al
Administrador del Sistema de Gestin de Calidad
3. Como primer punto de la Reunin, se deben revisar los posibles temas pendientes y los
resultados de las acciones que fueron determinadas en la reunin de revisin anterior para
verificar su efectividad en la mejora del Sistema de Gestin de Calidad. Este punto no es
de aplicacin en la primera reunin de revisin
4. Como segundo punto el Administrador del Sistema de Gestin de Calidad debe presentar
al Jefe del Laboratorio los posibles documentos del Sistema de Gestin de Calidad
(manuales, procedimientos, formatos, etc.) o de propuestas de cambios a los mismos que
estn pendientes de revisin y/o aprobacin, para la correspondiente actualizacin de los
mismos
5. Como parte del segundo punto se debe revisar la Poltica de Calidad para verificar que se
mantiene coherente con el propsito del laboratorio y de la Direccin Nacional de
Recursos Minerales y que sea adecuada
6. La revisin de la Poltica de Calidad, no necesariamente requiere una modificacin a la
misma. Si se considera vigente, se mantiene igual y as se har constar en el Acta de
Reunin
7. En el tercer punto el Jefe del Laboratorio debe presentar un reporte sobre el estado de las
actividades y proyectos que ejecuta el laboratorio, as como de las futuras, enfocando los
aspectos de necesarios para la mejora, la eficiencia y el desempeo del personal. El Jefe
del Laboratorio solicita incluir en este punto aspectos relacionados con la dotacin de
recursos y las acciones de personal
8. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad, como parte tcnica, debe presentar
un reporte sobre el estado del Sistema de Gestin de Calidad en funcin de las
operaciones desarrolladas durante el perodo, incluyendo situaciones especificas tales
149

como no conformidades, acciones correctivas y preventivas, resultados de pruebas de
aptitud, evaluaciones tcnicas recibidas, incremento o disminucin de la capacidad del
laboratorio para realizar las pruebas o anlisis, etc.

9. Cualquier otro personal tcnico del Laboratorio, cuando as le sea querido por el jefe del
Laboratorio, debe presentar un reporte sobre las operaciones realizadas en su rea de
trabajo por ejemplo: debilidades encontradas, no conformidades detectadas, las acciones
tomadas y los resultados obtenidos; problemas o dificultades que se afrontan o bien
necesidades especificas de recursos etc. El Coordinador de compras del laboratorio, debe
presentar un resumen del resultado de las evaluaciones anuales realizadas a los
proveedores y que hayan sido registrados en el formulario de Evaluacin de proveedores
de laboratorio
10. En el cuarto punto el Jefe del Laboratorio debe comentar con el personal el programa
que se va ejecutar en el prximo periodo. Este punto sirve para confirmar que el
Programa registrado:
Ha sido elaborado en funcin de las necesidades de formacin del personal
Involucra al personal permanente y al subcontratado
Ha considerado las evaluaciones del personal y de los responsables de reas
correspondientes
Se ajusta al presupuesto disponible y puede ser ejecutado por el Coordinador de la
Administracin
11. En el quinto punto, el Administrador del Sistema de Gestin de Calidad presenta un
resumen de los Informes de las Auditorias Internas de Calidad realizadas recientemente,
analizando los resultados de dichos informes, a fin de que el Jefe del Laboratorio
compruebe que se ha dado seguimiento a las No Conformidades y a las Observaciones
detectadas en las auditorias que se han registrado en el control de las acciones correctivas
y preventivas
12. De acuerdo a los datos presentados, el Jefe del Laboratorio puede recomendar auditorias
a nuevas reas o procesos y contar con datos objetivos para revisar y aprobar el
Programa Anual de Auditorias Internas que ha preparado el Jefe del Laboratorio para el
siguiente periodo
13. En este sexto punto el Jefe del Laboratorio debe revisar el estado de las acciones tomadas
con respecto a los resultados a las evaluaciones de seguimiento de la acreditacin del
Consejo Nacional de Acreditacin con el propsito que se pueda verificar o impulsar el
cierre de las posibles acciones correctivas y preventivas emprendida.
14. En el sptimo punto el Jefe del Laboratorio, debe presentar un anlisis de los resultados
de las comparaciones interlaboratorios o en ensayos de aptitud en las que haya
participado el laboratorio y cuando sea posible, una comparacin con desempeos
anteriores. O bien, los planes de trabajo para participar en futuras comparaciones
interlaboratorios o ensayos de aptitud. Se debe tener presente que el laboratorio debe
participar en comparaciones interlaboratorios, al menos en las pruebas y anlisis, para
los cuales est acreditado o desee acreditarse.
15. En el octavo punto el Jefe del Laboratorio o el Administrador del Sistema de Gestin de
Calidad deben presentar las previsiones de cambios en el volumen de trabajo o en los
tipos de trabajos realizados por el Laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos
Minerales, ya sea por causa de solicitudes especiales, nuevos proyectos, planes
estratgicos, convenios etc. de modo que se planifiquen a las necesidades de personal y
recursos para poder atenderlas y coordinarlas con la coordinacin administrativa de la
Direccin Nacional de Recursos Minerales o bien con el Departamento de Recursos
150

Humanos del Ministerio de Comercio e Industrias y con el Director de la Direccin
Nacional de Recursos Minerales segn sea el caso
16. En el noveno punto el Jefe del Laboratorio debe revisar los resultados de las encuestas
realizadas a los clientes del laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales,
para comprobar el grado de satisfaccin de los mismos y que se cumplen sus necesidades
y expectativas

17. El Administrador del Sistema de Calidad debe presentar al Jefe del Laboratorio de forma
tabulada o graficada los resultados de las encuestas registradas en los formularios
establecidos
18. La informacin de las encuestas a clientes, debe ser un dato de partida para la
formulacin de nuevos Objetivos de Calidad
19. En el dcimo punto el Jefe del Laboratorio debe solicitar al Administrador del Sistema de
Gestin de Calidad un informe sobre las quejas y reclamaciones registradas, as como el
estado de situacin de las mismas, a fin de comprobar la efectividad del tratamiento
implementado y la satisfaccin de los Clientes, consumidores y partes interesadas ante la
solucin adoptada.
20. La informacin de las quejas y reclamaciones, es tambin dato de partida para la
formulacin de nuevos objetivos de calidad
21. En funcin de todos los informes, datos y documentos estudiados en la Reunin de
Revisin el Director del Laboratorio determina las posibles Acciones de Mejora, que
pueden estar relacionadas pero no limitadas a los siguientes aspectos:
Aseguramiento de calidad en los procesos y mtodos utilizados para realizar las pruebas
y/o los anlisis
Atencin a Clientes
Recursos, equipamiento instalaciones del laboratorio.
Formacin de personal
Proveedores
Otros
22. El Jefe del Laboratorio debe determinar y presentar ante el personal del laboratorio de la
Direccin Nacional de Recursos Minerales las reas prioritarias a mejorar
23. El dcimo primer punto es la revisin de los objetivos de calidad que fueron establecidos
en el perodo anterior. El Jefe del Laboratorio debe analizar los plazos, los porcentajes de
avance logrados de los objetivos, utilizando el formulario, objetivos de calidad
24. Los responsables de reas, departamentos o procesos exponen los resultados obtenidos,
posibles problemas, soluciones adoptadas, etc. con respecto a los objetivos que les fueron
asignados.
Una vez que se ha conocido el estado real de los objetivos de calidad. Las acciones
posibles, frente a la revisin de los objetivos podrn ser:
Redefinicin de Objetivo
Mejora de Objetivo
Eliminacin de Objetivo
25. Luego del anlisis de los resultados observados en los puntos anteriores, el Jefe del
Laboratorio cuenta con suficientes elementos como para definir los nuevos objetivos de
calidad que el Laboratorio del la Direccin Nacional de Recursos Minerales propondr
alcanzar en el prximo periodo
26. Los objetivos se registran en el documento objetivos de calidad, en el cual se establecen
los responsables, metodologa, recursos, plazos etc. y se deben comunicar al Director de
la Direccin Nacional de Recursos Minerales
151

27. La Secretaria del laboratorio debe levantar un acta de reunin. Todos los documentos y
registros que se generen por la aplicacin de este procedimiento se deben controlar de
acuerdo al procedimiento de control de los registros.
Finaliza Proceso

Proceso: CONTROL DE LOS EQUIPOS DE MEDICIN, ESTNDARES DE
REFERENCIA O CONTROL Y REACTIVOS QUMICOS
Objetivo: Mantener actualizados los registros de revisin, calibracin y control de los
equipos, conjuntamente con el Administrador del Sistema de Gestin de
Calidad.
Pasos
1. Todos los equipos o dispositivos de medicin utilizados para las pruebas o anlisis,
incluidos los equipos para hacer mediciones auxiliares (de condiciones ambientales:
humedad, temperatura, etc.) que tengan un efecto significativo en la exactitud o en la
validez de los resultados de las pruebas o anlisis, deben ser calibrados antes de ser
puestos en servicio. Para cumplir con esto, el Jefe del Laboratorio junto con el
Administrador del Sistema de Gestin de Calidad, identifican los equipos o dispositivos
de medicin que posee y utiliza el Laboratorio y registrarlos en el formato lista de los
equipos del laboratorio. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad o el
personal que el designe debe mantener actualizado este registros
2. El Jefe del Laboratorio junto con el Administrador del Sistema de Gestin de Calidad (o
el personal que se designe) deben elaborar un programa de calibracin y verificacin para
los dispositivos o equipos de medicin que asegure la trazabilidad de las mediciones
efectuadas
3. El programa de Calibracin y de Verificacin de la Cristalera se debe registrar en el
formato establecido y el Programa de Calibracin y Verificacin de los Equipos del
laboratorio se debe registrar en el formato establecido para las calibraciones se deben
subcontratar a laboratorios que demuestren idoneidad y competencia tcnica y capacidad
de medicin y trazabilidad mediante la comprobacin de:
Acreditacin
Sistema de gestin de Calidad ISO/IEC 17025 (requiere verificacin por parte del
Sistema de Gestin de Calidad)
Participacin en programas de comparaciones interlaboratorios
4. A los laboratorios subcontratados para realizar calibraciones se les debe exigir la entrega
de certificados de calibracin, preferiblemente con trazabilidad a patrones nacionales de
medicin, internacionales o secundarios expresados en unidades del SI (o mediante uso
de materiales de referencia certificados o de mtodos y procedimientos normalizados)
que incluyan incertidumbre o bien una declaracin de conformidad con la especificacin
metrolgica especificada.

5. Estos criterios deben ser provistos por el Jefe del Laboratorio, al momento de hacer
requisiciones de compras de servicios al departamento de compras del Ministerio de
6. Las verificaciones se deben realizar de acuerdo a especificaciones o comprobaciones
establecidas por los fabricantes en manuales o bien mediante instrucciones de trabajo
documentadas
7. Se deben mantener registros de las verificaciones o controles intermedios que como
mnimo deben describir:
El motivo por el que ha sido necesario realizar la verificacin o control.
152

La prueba a la que se someti
Los datos de los resultados obtenidos
La conclusin de la verificacin o control
Nombre y firma de quien hizo la verificacin o control
Nombre y firma de quien revisa

8. El uso de los equipos de medicin debe registrarse en los formatos creados para tal fin:
Registro del uso de la balanza Mettler Toledo modelo AB204
Registro del uso de la balanza Mettler Toledo modelo XS203S.
Registro del uso de la micro balanza Shimadzu modelo LM-20
Registro del uso del espectrofotmetro PERKIN-ELMER 55E
Registro del uso del espectrmetro PERKIN-ELMER ANALYST 100
Registro del uso del equipo de difraccin de rayos x marca RIGAKU RTP 300RC
Registro de la mufla FISHER modelo 186a
Registro del uso del horno EQUATHERM modelo 299-748
Grficas de Controles Ambientales del rea de Absorcin Atmica (EXTECH
RH520)
Grficas de Controles Ambientales del rea de Qumica Hmeda (EXTECH modelo
RH520)
Grficas de Controles Ambientales del rea de Balanzas (DICKSON modelo
FH125).
Grficas de Controles Ambientales del rea de Difraccin de Rayos X (Dickson
modelo FH125)
Registro del uso de la balanza Mettler Toledo modelo XP 204
Registro del uso del purificador de agua Purelab Option-s 7 /15
Registro de limpieza y mantenimiento de los deshumidificadores ubicados en las
reas de Absorcin Atmica, Qumica Hmeda, Balanzas y Difraccin de Rayos X.
Registro del uso del espectrofotmetro PERKIN-ELMER LAMBDA 25

Los certificados de calibracin, son registros de calidad, que debe mantener el
Administrador del Sistema de Gestin de Calidad en los expedientes de los equipos
patrones y materiales de referencia del laboratorio de la Direccin Nacional de
Recursos Minerales
9. Todos los estndares de control o de referencia que utilice el laboratorio de la Direccin
Nacional de Recursos Minerales deben ser certificados. Los materiales de referencia
deben ser verificados de acuerdo a las instrucciones establecidas por los fabricantes
10. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad (o el personal que sea asignado) es
responsable de mantener los certificados de los materiales de referencia
11. Los Estndares de control o de referencia se deben registrar en el formato Inventario de
los Estndares de referencia y control y para el caso de los estndares de referencia
lquidos utilizados para anlisis por Absorcin Atmica
12. El uso de los estndares de control o de referencia y los estndares lquidos para anlisis
por Absorcin Atmica deben registrarse en los siguientes formatos creados para tal fin:
Registro de entrada y salida de los estndares de control o de referencia del anaquel
N 1 del rea de balanzas
Registro del uso de los estndares lquidos para absorcin atmica ubicados en el rea
de qumica hmeda
13. Todos los reactivos qumicos que utilice el laboratorio de la Direccin Nacional de
Recursos Minerales deben ser certificados
153

14. Los reactivos qumicos deben estar registrados en el formato de inventario de reactivos
slidos y lquidos ubicados en el depsito del rea de qumica hmeda
15. El uso de los reactivos qumicos debe registrarse en los siguientes formatos creados para
tal fin:

Registro de entrada y salida de los reactivos de los estantes 1, 2,3, tablillas 1 y 2,
desecador 1 y refrigeradora ubicados en el rea de Balanzas
Registro de entrada y salida de los reactivos del rea del Depsito
16. Todos los equipos o dispositivos de medicin, estndares de control o de referencia y
reactivos qumicos se deben identificar mediante la codificacin asignada por el
Ministerio de Comercio e Industrias, por el fabricante o por el laboratorio, segn se el
caso
17. Para cada equipo o dispositivo de medicin, se debe mantener un registro con la Ficha
de Equipos de Anlisis del laboratorio y un historial de daos de los equipos
18. Los dispositivos o equipos de medicin y estndares de control o de referencia del
laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales, sobre los cuales se observe o
detecten resultados sospechosos, o que hayan sido sometidos a sobrecargas o
manipulacin incorrecta o que se encuentren defectuosos o fuera de calibracin, se les
debe identificar como Fuera de Servicio y as se har contar en la lista de de los
equipos del laboratorio.
19. El estado de calibracin de los equipos se indicar con la etiqueta que proporcione el
laboratorio de calibracin subcontratado, y cuando no sea posible, se debe adherir la
etiqueta en su empaque, envoltorio o estuche, o bien se debe archivar en el expediente
correspondiente.
20. Cuando lleguen al Laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales
dispositivos o equipos de medicin, patrones o materiales de referencia nuevos, o que
hayan sido reparados stos, se deben verificar e identificar de acuerdo a la codificacin
establecida.
21. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad o al personal designado debe
mantener actualizada una lista de Salida de Equipos o Instrumentos para revisin o
reparacin
22. Los requisitos para la manipulacin de los dispositivos o equipos de medicin, patrones o
materiales de referencia son:
Los lugares de trabajo deben permanecer libres de vibraciones, humedad, polvo,
fuentes de calor o de luz excesiva, radiaciones etc.
Deben ser verificados antes de ser puestos en servicio
No deben moverse o trasladarse de las mesas de trabajo, sin la autorizacin del Jefe
del Laboratorio o del Administrador del Sistema de Gestin de Calidad
No est permitido ingerir alimentos o tomar bebidas mientras se estn manipulando.
Cuando se manipulen masas patrn certificadas debe hacerse, utilizando guantes de
algodn y pinzas (para masas pequeas) para prevenir ralladuras, manchas de
humedad, etc. que puedan afectar su estado de calibracin
No est permitido utilizar los dispositivos o equipos de medicin, patrones o
materiales de referencia para realizar pruebas o anlisis, su nico fin es el servir de
patrn para una calibracin
No est permitido la utilizacin de los dispositivos o equipos de medicin, patrones o
materiales de referencia fuera del laboratorio o en reas de trabajo distintas a las
designadas
154

23. Todos los analistas que utilicen los equipos de medicin, estndares de control y
reactivos deben anotarse en los registros creados segn sea el caso
24. Los requisitos para el almacenamiento de los equipos de medicin, estndares de control
o de referencia y de reactivos qumicos son:
Los lugares de almacenamiento temporal o permanente de los dispositivos o equipos
de medicin, patrones o materiales de referencia deben permanecer libres de
vibraciones, humedad, polvo, fuentes de calor o de luz excesiva, radiaciones etc. y
en reas con aire acondicionado
Se debe mantener un registro de las condiciones ambientales de dichos almacenes
Cuando se utilicen armarios, gabinetes o cuartos de almacn estos deben estar bajo
llave o de otros mecanismos que aseguren una proteccin apropiada
No deben moverse o trasladarse de los almacenes, armarios o gabinetes, sin la
autorizacin del Jefe del Laboratorio o del Administrador del Sistema de Gestin de
Calidad
No deben almacenarse en reas distintas a las designadas dentro del laboratorio de la
No est permitido ingerir alimentos o tomar bebidas en los almacenes de los
dispositivos o equipos de medicin, estndares de control o de referencia
Los termmetros deben almacenarse de forma vertical sobre el soporte
Las masas patrn deben permanecer en los estuches y cerrados
Los materiales de referencia deben almacenarse de forma segura previniendo la
posible contaminacin cruzada.
25. El Jefe del Laboratorio y/o el Administrador del Sistema de Gestin de Calidad deben
tomar todas las medidas necesarias para prevenir la contaminacin o deterioro de los
dispositivos o equipos de medicin, patrones o materiales de referencia, as como para
preservar su integridad.
26. Cuando se deban utilizar estndares de control o de Referencia para realizar anlisis,
ensayos o pruebas fuera de las instalaciones permanentes del laboratorio de la Direccin
Nacional de Recursos Minerales, se debe informar al Jefe del Laboratorio y/o en su
ausencia al Administrador del Sistema de Gestin de Calidad para su debida
autorizacin.
27. El Qumico o Tcnico asignado debe revisar los estndares de control o de referencia,
asegurndose que:
Estn en buen estado, completos y sellados.
Estn dentro del periodo de certificacin (revisar certificado).
28. En caso contrario, el material entregado debe ser reemplazado por otro.
Durante su transporte los estndares de control o de referencia, se deben colocar en
recipientes apropiados de modo que impida movimientos bruscos, humedad, que se
caigan o deterioren
29. Los estndares de control o de referencia debern mantenerse en lugares con las
condiciones ambientales necesarias para su buen uso y preservacin.
30. Cuando los estndares de control o de referencia sufran algn tipo de deterioro o
contaminacin, se deber reportar al Jefe del Laboratorio o al Administrador del Sistema
de Gestin de Calidad para su reemplazo y evitar retrasos o demoras
31. El Jefe del Laboratorio o el Administrador del Sistema de Gestin de Calidad deben
revisar el estndar de control o de referencia afectado y en funcin de su estado
determinarn la disposicin del mismo
32. El estndar de control o de Referencia afectado que deba ser desechado, se le debe
mantener el certificado del mismo, por el periodo de retencin establecido en los archivos
155

del Laboratorio. EL Administrador del Sistema de Gestin de Calidad debe dar de baja
del inventario de los estndares de control o de referencia
33. El Jefe del Laboratorio o el Administrador del Sistema de Gestin de Calidad pueden
establecer Acciones Correctivas para prevenir el deterioro de los Materiales de
Referencia
34. No est previsto el uso de equipos o dispositivos de medicin fuera de las instalaciones
permanentes del laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales
se deben controlar de acuerdo al procedimiento de control de los registros
Finaliza Proceso

Proceso: COMPRA Y SERVICIO DE SUMINISTROS
Objetivo: Poseer los insumos necesarios para dar el servicio de laboratorio
Pasos
1. En cuanto a la revisin de los pedidos y ofertas de servicios de anlisis o pruebas es
poltica del laboratorio de la Direccin Nacional de Recursos Minerales asegurar que:
Los requisitos, incluidos los mtodos a utilizar, estn adecuadamente definidos,
documentados y comprendidos.
El laboratorio tenga la capacidad y los recursos de equipos, materiales, reactivos,
informacin, personal, etc. Y estn disponibles para cumplir con los requisitos.
Se seleccione el mtodo apropiado para realizar las pruebas o anlisis y se puedan
cumplir y satisfacer los requisitos establecidos
2. Las necesidades de compras se identifican por revisin de los inventarios o por un
requerimiento especifico
3. El Jefe del Laboratorio es responsable de aprobar las necesidades de compras del
laboratorio. Cuando una compra es aprobada, la Secretaria del laboratorio completa el
formulario de Pedidos - Comprobante de Despacho del Almacn-Bienes y Servicios-
Requisicin del Ministerio de Comercio e Industrias, y solicita a la Administracin el
cdigo correspondiente para la solicitud
4. Una vez que est completo, dicho formulario, el Jefe del Laboratorio y/o el
Administrador del Sistema de Gestin de Calidad deben revisar que estn claros y
correctos los datos de:
Las cantidades y unidades solicitadas.
La descripcin de los suministros, reactivos, materiales, etc. (Segn sea el caso).
Las especificaciones tcnicas y/o los trminos de referencia correspondientes.
5. Luego de la revisin y aprobacin del formulario de Pedidos- Comprobante de Despacho
del Almacn-Bienes y Servicios- Requisicin del Ministerio de Comercio e Industrias,
ste se debe remitir a la Administracin para la firma y visto bueno de la Direccin
Nacional de Recursos Minerales (Director o Subdirector).
6. La Administracin debe remitir la requisicin aprobada al Departamento de Proveedura
y Compras del Ministerio de Comercio Industrias para el trmite correspondiente.
7. La Secretaria del laboratorio debe mantener una copia del formulario de Pedidos-
Comprobante de Despacho del Almacn-Bienes y Servicios- Requisicin del Ministerio
de Comercio e Industrias y una lista actualizada o control de Requisiciones de todos los
pedidos solicitados a fin de mantener el control correspondiente.
8. Debido a las leyes de contratacin pblica del Estado, el laboratorio de la Direccin
Nacional de Recursos Minerales, no puede aprobar a los proveedores puesto que es
potestad del Ministerio de Economa y Finanzas (SIASPA)
156

9. No obstante, cuando el Departamento de Proveedura y Compras del Ministerio de
Comercio e Industrias lo comunique, el Jefe del Laboratorio y/o el Administrador del
Sistema de Gestin de Calidad, deben evaluar la informacin presentada por los
proveedores para establecer su cumplimiento o no, con los requisitos establecidos en los
documentos y especificaciones tcnicas correspondientes
10. La Secretaria del laboratorio, debe archivar junto con la requisicin y especificaciones
tcnicas una copia de la evaluacin tcnica que realiza el laboratorio a los proveedores de
productos consumibles, suministros y servicios crticos que afectan a la calidad de los
ensayos, anlisis o pruebas.
11. Cuando se expida la Orden de Compra sta, se debe adjuntar al resto de los documentos
de compras
12. La persona designada como coordinador de compras del laboratorio, debe evaluar a los
proveedores de los productos consumibles, suministros y servicios crticos para la
realizacin de las pruebas, por lo menos una vez al ao. La evaluacin debe ser registrada
en el formulario establecido y presentada en la reunin anual de Revisin del Sistema de
Gestin de Calidad
13. Al recibir los suministros, reactivos, materiales solicitados por el laboratorio, el
responsable, el Administrador del Sistema de Gestin de Calidad o el tcnico que solicita
el pedido, deben hacer una revisin tcnica y de los documentos y del pedido, a fin de
comprobar y verificar el cumplimiento de las especificaciones establecidas para la
compra
14. Todas las inspecciones a los suministros, reactivos, materiales solicitados, etc., que
afecten directamente la calidad de los anlisis o pruebas, se deben registrar en el
formulario Inspeccin de suministros, reactivos, materiales
15. Los suministros, reactivos, materiales que no cumplan con las especificaciones
correspondientes se identifican como rechazados y se describe el motivo o causa del
rechazo para su trmite y disposicin correspondiente
16. Cuando los suministros, reactivos, materiales sean aceptados se puede proceder a firmar
el acuse de recibo conforme del proveedor para su el sello en el almacn del Ministerio
de Comercio e Industrias
17. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad es responsable de asegurar que los
suministros, los reactivos y los materiales consumibles no sean utilizados hasta tanto no
hayan sido inspeccionados o verificados y aprobados satisfactoriamente
18. Cuando se realicen entregas parciales se deben mantener registros de las inspecciones
para cada una de las entregas.
19. Superada la verificacin de los suministros, los reactivos y los materiales consumibles se
procede a su identificacin, registro en el inventario, uso y/o almacenamiento segn sea
el caso, utilizando los formularios establecidos.
20. Es responsabilidad del Administrador del Sistema de Gestin de Calidad registrar los
pedidos en el inventario y asegurar que los productos consumibles, suministros que
afectan a la calidad de los ensayos, anlisis o pruebas se almacenen:
Bajo las condiciones ambientales apropiadas.
En los almacenes, lugares o sitios indicados.
Bajo las condiciones necesarias para preservarlos de forma segura
21. El Administrador del Sistema de Gestin de Calidad debe mantener el inventario
actualizado de los productos consumibles, suministros y que afectan a la calidad de los
ensayos, anlisis o pruebas del laboratorio
Finaliza Proceso

157

Oficina Ambiental

Proceso: ESTUDIOS DE IMPACTO AMBIENTAL EN EL SECTOR MINERO
Objetivo: Asegurar la preservacin ambiental, mitigando los impactos negativos
Pasos
1. La Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM) enva estudios de impacto ambiental a la
2. La registradora recibe la documentacin y la remite a la oficina ambiental
3. El analista ambiental registra la nota en el libro de entrada de documentos
4. El analista ambiental revisa y verifica el estudio de impacto ambiental
5. El analista ambiental realiza las correcciones de existir alguna
6. El analista ambiental devuelve el estudio de impacto ambiental al promotor del proyecto
para proceda a realizar las correcciones pertinentes
6. El promotor del proyecto corrige el documento y los remite a la oficina ambiental de la
Direccin Nacional de recursos Minerales
7. El analista ambiental corrobora que las correcciones se hallan incorporado al documento
8. Una vez el documento este conforme el Director de la Direccin de Recursos Minerales
firma la nota de recomendacin
9. La documentacin es enviada a la Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM)
10. Una vez la Autoridad Nacional del Ambiente culmina con la revisin otorga el visto
bueno al estudio de impacto ambiental.
11. La autoridad Nacional del Ambiente (ANAM) procede a coordinar con la oficina
ambiental de la Direccin Nacional de Recursos Minerales la visita al rea de impacto
ambiental.
Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIONES DE CAMPO
Objetivo:
Pasos
1. Las inspecciones se realizan por denuncias, irregularidades o por supervisin general
2. El tcnico acude al rea a revisar si se esta cumpliendo con lo solicitado
3. El tcnico procede a levar un informe de lo observado en el rea supervisada
4. En el caso que no este cumpliendo con lo solicitado el tcnico procede a emitir una multa
Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIONES AMBIENTALES
Objetivo: Velar que los desarrolladores de proyectos cumplan con las normas ambientales
Pasos
1. Las inspecciones se realizan por denuncia, irregularidades o por supervisin general
2. El analista ambiental verifica en el rea, que se este cumpliendo lo que establecido en el
contrato
3. El analista redacta un informe y hace recomendaciones
4. En el caso que la empresa no este cumpliendo con lo establecido en el contrato se
procede a emitir una multa.
Finaliza Proceso

158

Proceso: LAVADO DE CRISTALERIA
Objetivo: Mantener limpios los instrumentos (vasos qumicos) utilizados en el laboratorio.
Pasos:
1. Diariamente se lava la cristalera utilizada en el laboratorio como lo son:
Vasos qumicos
Volumtricos
Tubos de ensayo etc.
2. Se recogen los cristales y se colocan sobre el mostrador
3. Se procede a enjuagar cada uno de los cristales con agua
4. Seguidamente se lavan con un jabn especial (ALCONOX) y una esponja o cepillo
dependiendo de la forma del cristal y se enjuagan con agua destilada
5. Se lavan seguidamente con cido dependiendo de la clase de trabajo a realizar, entre los
cido utilizados estn:
Acido Clorhdrico
Ntrico
Sulfrico
6. Despus de lavar los cristales con el cido indicado por los qumicos, se lavan
nuevamente con agua destilada
7. Se recogen los cristales y se guardan
Nota: Si se requiere que a los cristales se les realice un lavado con un qumico en especial, El
qumico del laboratorio debe notificarle al funcionario encargado de lavar la cristalera
Finaliza Proceso

Proceso: CONTROL DE HUMEDAD
Objetivo: Mantener el equipo en buen estado para su uso en los laboratorios
Pasos
1. Diariamente el funcionario asignado al control de humedad verifica en la pantalla del
equipo que humedad se ha registrado
2. Seguidamente procede a sacar el tanque de agua del equipo
3. El funcionario deposita el agua del tanque en la tina
4. El funcionario procede a colocar el tanque en el equipo de control de humedad
5. Mensualmente el funcionario asignado limpia el filtro del humificador del equipo de
control de humedad
Finaliza Proceso

Proceso: FILTRACIN DE AGUA PARA USO DEL LABORATORIO
Objetivo: Verificar las condiciones de los equipos e insumos utilizados en el laboratorio
Pasos
1. Diariamente el tcnico asignado verifica que el purificador este funcionando
correctamente
2. El tcnico enciende el purificador y observa el nivel del agua en el tablero indicador
3. Abre el grifo del agua potable para llenar el tanque del agua
4. El agua que sale del grifo pasa por el purificador y va llenando el tanque
Finaliza Proceso

159

Proceso: PREPARACIN DE MUESTRAS
Objetivo: Preparar y/o empacar las muestras, para su anlisis posterior, en el laboratorio
Pasos:
1. El jefe del laboratorio entrega las muestras, junto con la hoja de control de muestras la
cual indica que anlisis requiere la muestra
2. El tcnico recibe las muestras, procediendo a revisar la secuencia de las muestras
enviadas
3. Si las muestras estn completas el tcnico procede a sacarlas del empaque
4. Si la muestra es roca se tritura siempre y cuando sea muy grande y se coloca en bandejas
5. Si la muestra son suelos las coloca en bolsas
6. El tcnico pone a secar las muestras en el horno de secado
7. Una vez se ha secado la muestra de roca triturada se procede a pulverizarla
8. La muestra se mezcla para que sea homognea
9. La muestra es depositada en una bolsa plstica con su debida identificacin
10. El tcnico entrega la muestra a la persona designada para analizarla
Finaliza Proceso

Proceso: ENSAYO AL FUEGO
Objetivo: Analizar muestras mediante el uso de reactivos qumicos
Pasos
1. El Jefe del Laboratorio asigna tarea al qumico
2. La muestra para realizar el ensayo es enviada para preparacin
3. Una vez el tcnico prepara la muestra la remite al qumico encargado de realizar el
ensayo
4. El qumico procede a pesar la muestra seca y los reactivos
5. El reactivo se va colocando en la muestra
6. Una vez el reactivo y la muestra se combinan se introducen al horno para fundirlos. Al
ser fundidos se sacan los botones de plomo para la copelacin
7. Despus de la copelacin se obtienen las perlas de metales preciosos
8. Las perlas pasan a un tubo qumico con agua regia
9. Las concentraciones se leen por absorcin atmica
10. Con los resultados obtenidos se elabora un informe, el cual es remitido al Jefe del
Laboratorio
Finaliza Proceso

Proceso: PRUEBA DE GRANULOMETRA FINA
Objetivo: Analizar muestra para determinar la fineza de la arena o suelos
Pasos
1. El jefe del laboratorio entrega al tcnico la muestra con la hoja de asignacin de trabajo
para realizar la prueba
2. El tcnico recibe la muestra
3. El tcnico procede a pesar la muestra hmeda anotando la informacin en la hoja de
informe
4. El tcnico coloca la muestra hmeda en una bandeja
5. La muestra es introducida al horno por varias horas para el secado
6. Una vez pasa el tiempo estimado de secado se procede a apagar el horno y se espera que
la muestra se enfre

160

7. La muestra es coloca en cada uno de los tamices de 3/8 + 4 + 8 + 16 + 30 + 50 + 100
100 para ser pesada
8. El remanente de muestra que queda en cada uno de los tamices es depositado en bolsas
plsticas y estas bolsa son pesadas
9. El peso recolectado en los tamices debe ser igual al pesado de la muestra seca
Finaliza Proceso

Proceso: PRUEBA DE GRANULOMETRA HMEDA A
Objetivo: Analizar muestra para determinar la finura de la arena o suelo
Pasos
1. El tcnico recibe muestra y la orden del jefe del laboratorio
2. El tcnico procede a pesar la muestra hmeda
3. La muestra es colocada en un envase
4. La muestra se va lavando mientras se le decanta agua
5. La muestra se coloca en el horno para ser secada por un perodo de 24 horas
6. La muestra se deja reposar por 30 minutos
7. Una vez seca la muestra se vuelve a pesar nuevamente
8. La muestra pasa por un nido de tamices en una tina con agua
9. Los tamices utilizados son de 3/8, + 4, + 8 + 16 + 30 + 50 + 100 + 200 200
10. Despus de cada seccin se meten al horno por 24 horas, luego se dejan reposar hasta que
se enfren
11. Cada seccin es pesada
12. La muestra en entregada con los resultados al laboratorio
Finaliza Proceso

Proceso: PRUEBA DE GRANULOMETRA HMEDA B
Pasos:
1. El tcnico recibe muestra y la orden del jefe del laboratorio
2. El tcnico procede a pesar la muestra hmeda
3. La muestra pasa directamente por los tamices de 3/8, + 4, + 8 + 16 + 30 + 50 + 100 +
200 200
4. Cada seccin de tamices se introduce al horno para ser secadas
5. Ya secas se dejan reposar hasta que se enfren
6. Cada seccin es pesada
7. La muestra en entregada con los resultados al laboratorio
Nota: En ambas granulometras hmedas, el agua utilizada, se almacena en tanques por 24
horas. Cuando el sedimento reposa en el fondo del tanque, el agua que esta arriba se decanta
suavemente con una manguera, para luego colocar el sedimento que queda en el fondo al
horno para su secado y pesado.
Finaliza Proceso

Proceso: PRUEBA DE GRANULOMETRA GRUESA (ROCAS)
Pasos:
1. El jefe del laboratorio entrega al tcnico la muestra con la hoja de asignacin de trabajo
para realizar la prueba
2. El tcnico recibe la muestra

161

3. El tcnico procede a pesar la muestra hmeda anotando la informacin en la hoja de
informe
4. La muestra es triturada
5. El tcnico coloca la muestra hmeda en una bandeja
6. La muestra es introducida al horno por varias horas para el secado
7. Una vez pasa el tiempo estimado de secado se procede a apagar el horno y se espera que
la muestra se enfre
8. La muestra es coloca en cada uno de los tamices de 11/2, 1, , , 3/8, +4 -4. La (-
4) se reserva para complementar el peso original seco. En caso de que se comience con la
malla de 2, se debe tener por lo menos 20 Kg de muestra
9. El remanente de muestra que queda en cada uno de los tamices es depositado en bolsas
plsticas y estas bolsa son pesadas
10. El peso recolectado en los tamices debe ser igual al pesado de la muestra seca.
Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINAR EL MGO, NA
2
O Y K
2
O EN MUESTRAS DE SILICATOS,
CARBONATOS Y FOSFATOS Y DE CAO EN MUESTRAS DE SILICATOS
BASADOS EN LA SOLUSION B
Objetivo: Determinar el porcentaje de minerales de la muestra de suelo
Pasos:
1. Con una pipeta Volumtrica o Macro-pipeta se transfiere 4mL de las Soluciones
Estndares de Trabajo utilizados para elaborar la curva de calibracin, 4mL de las
Soluciones B de los Estndares de Control y 4mL de las Soluciones B de las Muestras a
botellas de polietileno de 100Ml
2. Se adiciona con una pipeta serolgica 16mL de la Solucin de Lantano a cada botella de
polietileno
3. Se adiciona con una probeta 40mL de agua destilada a cada botella de polietileno, se
tapan y se agitan. Estas soluciones ya estn lista para leer en Espectrmetro de
Absorcin Atmica. Las condiciones del equipo son dadas por el fabricante del equipo
para cada elemento a determinar
4. Si las muestras exceden los15%, se hace una dilucin apropiada de la solucin B por
triplicado para que la exactitud del mtodo no se vea tan afectada
5. Los resultados se obtienen directamente del equipo en trminos de porcentaje por lo cual
se procede a imprimir utilizando el programa del equipo las lecturas obtenidas de los
Estndares de Trabajo utilizados para la elaboracin de la Curva de Calibracin y las
lecturas obtenidas de los Estndares de Control y las Muestras analizadas para la
determinacin de los 4 xidos
6. Luego se elabora un cuadro en Excel con los porcentajes obtenidos para los 4 xidos y se
anexan junto con lo impreso anteriormente desde el programa del equipo y se le entrega a
la secretaria del Laboratorio para la Emisin del Informe
Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINAR EL HIERRO TOTAL (COMO FE
2
O
3
) EN MUESTRAS DE
SILICATOS, CARBONATOS Y FOSFATOS BASADOS EN LA SOLUCIN B
Objetivo: Determinar la cantidad de hierro encontrado en algunos minerales del suelo
Pasos:
1. Con una pipeta volumtrica se transfiere por triplicado 5ml de la solucin estndar de
hierro y 5mL de cada muestra de la solucin B en una serie de frascos volumtricos de
100mL, adicional se utiliza un volumtrico para la preparacin del blanco reactivo
162

2. Con una pipeta se aade 5mL de solucin hidroxilamina hidroclorada al 10%, a cada
volumtrico, se mezcla y se deja reposar por 10 minutos
3. Con una pipeta se aade 20mL de la solucin ortofenantrolina al 0.1 % a cada
volumtrico y se mezcla
4. Con una pipeta se aade 10mL de la solucin de citrato de sodio al 10% a cada
volumtrico, se mezcla y se lleva a volumen con agua
5. Transcurridos 60 minutos se determinan las lecturas en absorbancia de los estndares de
hierro al 10%, igualmente las lecturas en absorbancia de los estndares de control y de las
muestras
6. Despus de 60 minutos se determinan las lecturas en absorbancia del estndar de hierro al
10%, igualmente las lecturas en absorbancia de los estndares de control y de las
muestras. Se utiliza el espectrofotmetro UV-VIS a una longitud de onda de 555 nm y se
lleva a cero con el blanco reactivo
7. Los datos obtenidos son anotados con bolgrafo de color negro en la Hoja de Trabajo para
la Determinacin de Hierro Total (como Fe
2
O
3
) en muestras de Silicatos, Carbonatos y
Fosfatos basados en la Solucin B y luego son calculados los resultados introduciendo los
mismos en la Hoja de Clculo para la Determinacin de Hierro Total (como Fe
2
O
3
) en
muestras de Silicatos, Carbonatos y Fosfatos basados en la Solucin B
8. La Hoja de Clculo electrnica validada se encuentra en la computadora del equipo de
Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINAR EL SIO
2
EN MUESTRAS DE SILICATOS, CARBONATOS Y
FOSFATOS BASADOS EN LA SOLUCION B
Objetivo: Determinar la cantidad de dixido de silicio encontrada en el suelo (arena)
Pasos:
1. Se adiciona 8mL de las Soluciones A preparadas (Estndar de Referencia 99a
Estndares de Control, Blanco y Muestras) a matraces volumtricos de 100mL
2. Se debe usar la misma pipeta volumtrica o macro pipeta para garantizar la
reproducibilidad del mtodo
3. Se aade 50mL de Agua a cada volumtrico
4. Se adiciona 2mL de la Solucin de Molibdato de Amonio con una pipeta y se agitan los
volumtricos durante este paso. Se deja reposar por 10 minutos.
5. Con una pipeta se adiciona 4 mL de la Solucin de Acido Tartrico al 10% a cada
volumtrico mientras se agitan los mismos
6. Se adiciona con una pipeta 1mL de la Solucin Reductora a cada volumtrico mientras
se agitan los mismos
7. Se lleva a volumen con agua a cada volumtrico y se espera al menos 30 minutos para
realizar las lecturas en el Espectrofotmetro UV-VIS a una longitud de onda de 640nm.
Se utiliza el Blanco preparado para cerar el equipo
8. Los datos obtenidos son anotados con bolgrafo de color negro en la Hoja de Trabajo
para la Determinacin de SiO
2
en muestras de Silicatos, Carbonatos y Fosfatos basados
en la Solucin A (HT-LAB-004) y luego son calculados los resultados introduciendo los
mismos en la Hoja de Calculo para la Determinacin de SiO
2
en muestras de Silicatos,
Carbonatos y Fosfatos basados en la Solucin A (HC-LAB-004). En la hoja de clculo
163

se escoge la pestaa que se vaya a utilizar ya sea para anlisis en muestras de Silicatos o
anlisis en muestras de Carbonatos y Fosfatos
9. Esta Hoja de Calculo electrnica validada se encuentra en la computadora del equipo de
Finaliza Proceso

Proceso: PREPARACIN DE SOLUCIN A
Objetivo: Preparar solucin para utilizar en el anlisis de muestras
Pasos:
1. Se transfiere 5mL de la Solucin de 30% de NaOH medido con una probeta de plstico
a los crisoles de nquel utilizados para las muestras, Estndares 99a (por triplicado),
Estndar de Control y un Blanco
2. Se colocan los crisoles de nquel en una plancha caliente o hot plate y se evapora la
Solucin de NaOH al 30%. No tiene mayor importancia si hay salpicaduras mientras se
evapora la solucin. Se deja a temperatura ambiente los crisoles de nquel hasta que se
enfren y luego se guardan en un desecador hasta el da que se vaya a pesar

3. Se pesa con exactitud y se aade a cada crisol de nquel 50mg de muestras si estas son
de silicatos o 200mg de muestras si estas son de carbonatos o fosfatos, tambin se pesa
50mg de el Estndar 99a (por triplicado) y 50mg de el Estndar de Control que se vaya
a utilizar. Recordar llevar un blanco durante todo el proceso
4. Se tapa el crisol de nquel y se calienta en un mechero con una llama bien rojiza por
alrededor de 5 minutos. Se retira el crisol, se agita cuidadosamente la solucin y
nuevamente se calienta por 5 minutos ms
5. Se dejan enfriar los crisoles y se aade 50mL de agua destilada y luego en reposo toda la
noche
6. En volumtricos de 1 Litro se aade lo siguiente en este orden: 400mL de agua
destilada, 20mL de HCl 1+1 y el contenido del crisol de nquel utilizando para esto un
policial de plstico y un embudo de plstico conectado a una manguera para evitar
contacto entre la solucin y el material de vidrio del volumtrico . Por ltimo se lleva a
volumen con agua destilada
7. Se deja reposar por espacio de 2 horas y luego se trasvasa el contenido de cada
volumtrico a botellas de polietileno de 1 litro.
Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINAR EL AL
2
O
3
EN MUESTRAS DE SILICATOS Y
CARBONATOS BASADO EN LA SOLUCIN A
Objetivo: Determinar la cantidad de trixido de aluminio, en los suelos.
Pasos
1. Se adiciona 15mL de las Soluciones A preparadas (Estndar de Referencia 99a,
Estndares de Control, Blanco y Muestras) a matrices volumtricos de 100mL. Se Debe
usar la misma pipeta volumtrica para garantizar la reproducibilidad del mtodo
2. Se aade 2mL de la Solucin de Cloruro de Calcio a cada volumtrico
3. Se adiciona 1mL de la Solucin de Hidroxilamina Hidroclorada al 10% y se agitan los
volumtricos durante este paso
4. Se adiciona 1mL de la Solucin de Ferricianuro de Potasio al 0.75 % a cada
164

Volumtrico mientras se agitan los mismos
5. Se adiciona con una pipeta 2mL de la Solucin de Acido Tioglicolico al 4% a cada
volumtrico mientras se agitan los mismos. Se dejan reposar por 5 minutos
6. Se adiciona 10mL de la Solucin Buffer utilizando una probeta clase A, a cada
Volumtrico, se agitan y se dejan reposar por 10 minutos.
7. Se adiciona 10mL de la Solucin de Alizarin Red- S a cada volumtrico utilizando para
ello una pipeta volumtrica de 10mL.
8. Se lleva a volumen con agua a cada volumtrico y se espera al menos 75 minutos para
realizar las lecturas en el Espectrofotmetro UV-VIS a una longitud de onda de 475nm.
Se utiliza agua destilada para cerar el equipo. El Blanco es ledo como muestra y se le
resta su absorbancia a cada Estndar 99a, Estndares de Control y Muestras.
9. Si alguna muestra supera los 24% de contenido de Al
2
O
3
se debe hacer lo siguiente:
Se adiciona una alcuota de 10mL de la Solucin A de la muestra y 5mL de la Solucin
A del Blanco a un volumtrico 100mL y se siguen los puntos del 2 al 8 para volver a
realizar las lecturas.
10. Los datos obtenidos son anotados con bolgrafo de color negro en la Hoja de Trabajo
para la Determinacin de Al
2
O
3
en muestras de Silicatos y Carbonatos basados en la
Solucin A y luego son calculados los resultados introduciendo los mismos en la Hoja
de Calculo para la Determinacin de Al
2
O
3
en muestras de Silicatos y Carbonatos
basados en la Solucin A. En la hoja de clculo se escoge la pestaa que se vaya a utilizar
ya sea para anlisis en muestras de Silicatos o anlisis en muestras de Carbonatos
11. Esta Hoja de Calculo electrnica validada se encuentra en la computadora del equipo de
Finaliza Proceso

Proceso: MTODO DE ENSAYO AL FUEGO Y ATAQUE QUMICO PARA LA
DETERMINACIN DE ORO EN MATERIALES GEOLGICOS
UTILIZANDO LA TCNICA DE ESPECTROSCOPIA DE ABSORCIN
ATMICA
Objetivo: Determinar la presencia de oro en las rocas y/o suelo
Pasos
1. Se pesan 30g de las muestras y 30g del Estndar de Control MA-2 y se transfieren a
crisoles resistentes a altas temperaturas. Se debe llevar un blanco reactivo

2. Se adicionan a la muestras la mezcla Flux en el siguiente orden: Carbonato de Sodio
(Na
2
CO
3
), Oxido de Plomo o Litargirio (PbO), Borato de Sodio (Na
2
B
4
O
7
), Dixido de
Silicio (SiO
2
) y Harina. Las cantidades al adicionar los reactivos que componen la
mezcla flux dependen de la naturaleza de la muestra para ello se presenta el siguiente
cuadro para conocer la cantidad exacta que se debe adicionar de cada reactivo

CUADRO N
O
1

NATURALEZA DE LA
MUESTRA

Cantidades a adicionar en gramos de cada reactivo

Na
2
CO
3

PbO

Na
2
B
4
O
7

SiO
2

Harina
Clavos
de
Hierro
165

General 40 45 8 0 3 0
Sulfuros 45 45 10 0 2-30 0
> 70% de Fe
2
0
3
30 55 18 10 3-5 0

50% de Fe
2
O
3
y 50% de
pirita (FeS
2
)

60

35

17

7-14

0

4

xidos MgO,Al
2
O
3
, CaO

30

55

18

10-20

3

0
Cu > 3% 20 80 12 10 4-5 0

% de Sulfuros bajos y Cu
< de 3%

40

35

20

10

4

0

3. Luego se aade 1.5mL de Nitrato de Plata (AgNO
3
) a las muestras, al estndar de control y
al blanco y se colocan en el horno a una temperatura de 1000
o
C (el horno debe ser
preparado con un da de anterioridad) tomando todas las precauciones para la seguridad
personal del analista. Se debe tomar en cuenta que al abrir el horno para introducir las
muestras la temperatura varia, es por eso que hay que anotar la hora en que se estabiliza la
temperatura y a partir de ese momento se dejan las muestras 1 hora mas en el horno
4. Transcurrida la hora se retiran las muestras del horno tomando las precauciones necesarias
y se transfieren las muestras a las lingoteras. Se deja estabilizar a temperatura ambiente
5. Al estabilizarse las muestras a temperatura ambiente se obtienen los botones o rgulos de
plomo debido al proceso de oxido-reduccin caracterstico de los metales preciosos
6. Se retira la escoria y se separa el regulo o botn de plomo utilizando para ello un
martillo con el cual se le da una forma cuadrada para as ser manejado eficazmente por
medio de pinzas
7. Se pesa el botn de plomo y se debe obtener un peso de 28 a 40 gramos para comprobar
que se llevo a cabo una buena fusin
8. Se introducen las copelas en el horno (precalentado a 700
o
C) por 15 minutos y luego se
colocan los botones de plomo pesados en las copelas y se dejan en el horno 900
o
C de 30 a
45 minutos (al transcurrir 5 minutos se debe abrir ligeramente la puerta del horno y al final
de los 30 o 45 minutos la temperatura debe ser de 850
o
C)
9. Luego de pasado el tiempo de copelacin se dejan enfriar las muestras y se separa la perla
de oro aplanndola con un martillo. Ya la muestra esta preparada para el ataque qumico

10. Se colocan las perlitas de oro separadas en tubos de ensayo y se le agrega 0.5mL de HNO
3
concentrado. Los tubos de ensayo se colocan en un bao caliente
11. Despus se sacan del bao caliente los tubos de ensayo y se dejan enfriar. Se adiciona
1.5mL de HCl concentrado, se agitan los tubos de ensayo, se dejan reposar y se lleva a un
volumen de 10mL. Despus de 45 minutos las muestras ya esta listas para ser ledas por
espectroscopia de absorcin atmica
12. Partiendo de la Solucin madre de 1000mg/L se prepara una serie de soluciones estndares
de trabajo para elaborar la curva de calibracin. Estas soluciones deben ser de 0.1, 0.5,
1.0, 5.0 ,10.0 ,20.0 y 50.0 mg/L
13. Las muestras se leen por Espectroscopia de Absorcin Atmica en las siguientes
condiciones:
Longitud de onda de 242.8 nm
Slit de 0.70 nm
166

Llama recomendada: acetileno /aire
14. Los pesos y volmenes utilizados son anotados con bolgrafo de color negro en la hoja de
trabajo para el mtodo de ensayo al fuego y ataque qumico para la determinacin de Oro
en materiales geolgicos utilizando la tcnica de espectroscopia de absorcin atmica
16. Los resultados son obtenidos al realizar las lecturas en el espectrmetro de absorcin
atmica y el clculo es realizado por el programa AA Winlab Analyst que controla el
equipo. Se debe imprimir las lecturas de los estndares para elaborar la curva de
calibracin y de las lecturas obtenidas en g/g para las muestras y ser entregadas junto a
la hoja de trabajo a la secretaria del laboratorio para la emisin del informe.
Finaliza Proceso

PROCESO. DETERMINACIN DE MINERALES DE ARCILLAS MEDIANTE LA
TCNICA DE DIFRACCIN DE RAYOS X
Objetivo: Determinar la naturaleza (origen) de la arcilla en la roca o suelos.
Pasos
1. Se aade una pequea cantidad de la muestra pulverizada en el mortero de gata y se
macera lo suficiente hasta que se note que haya uniformidad en la muestra.

2. En la placa de aluminio se busca el punto que se encuentra en la parte superior de la
misma y se toma como referencia para la preparacin de la muestra ya que debe estar
frente al analista.
3. Luego se adiciona la muestra sobre la placa y se va allanando hasta que se vea lo ms
uniforme posible, sin grietas y sin pequeos montculos. Ya la placa esta lista para
correrla en el difractmetro de Rayos X
4. Se hace la primera corrida a la que se le debe llamar S (muestra normal). Si se identifica
algn mineral de arcilla que pertenezca al grupo de las montmorrilonitas se contina con
los siguientes puntos
5. En un vaso qumico pequeo se coloca una porcin de muestra y se le aade agua
destilada hasta cubrirla. Se agita con un policial sin dejar grumos y se transfiere a una
probeta de 10m L. Cuando se sedimenta de 1.0 a 1.5 mL , se toma aproximadamente 1.0
mL del sobrenadante con un gotero y se vierte gota a gota en la parte trasera de una placa
de vidrio hasta cubrir el rea predeterminada para una muestra en la placa. Se preparan
estas placas de vidrio por duplicado. Se dejan secar a temperatura ambiente hasta el da
siguiente
6. Se hace la corrida en el Difractometro de Rayos X de la placa que se vea ms uniforme y
se le denomina P (precipitado). Luego se lleva la placa al horno a una temperatura de
100
o
C por espacio de 1 hora
7. Pasada la hora se coloca la placa en un desecador y se corre inmediatamente en el
difractometro de Rayos X. A esta corrida se le denomina H (horno)
8. Terminada la corrida se coloca la placa en un desecador saturado en glicol por espacio de
3 horas. Luego se lleva el desecador al horno por 1 hora a 60
o
C. Transcurrida la hora
se realiza la corrida y se le denomina G (glicolado)
9. Al terminar la corrida se lleva la placa al horno por 1 hora a 110
o
C y luego se le aaden
2 gotas de HCl al10% y se deja a temperatura ambiente hasta el da siguiente.
10. Se hace la ltima corrida en el difractometro de rayos X y se le denomina A (ataque
acido)
11. Los porcentajes de los minerales en general y de arcillas identificadas en S y P son
anotados con bolgrafo de color negro en la hoja de trabajo para el anlisis de muestras
por Difraccin de Rayos X. Se deben anotar todas las formulas de los minerales
167

encontrados en S y P de forma clara consultando las tarjetas o libros de la data de JCPDS
y por ltimo se le entrega la hoja de trabajo y los difractogramas impresos por
duplicado a la secretaria del Laboratorio para la Emisin del Informe y archivo de
resultados
12. Las comparaciones de los difracto gramas de los diferentes tratamientos aplicados a las
muestras se explican en el anexo 3
13. Si final de los tratamientos los minerales de arcillas pertenecientes al grupo de las
montmorrilonitas se debe realizar anlisis de xidos totales y otras pruebas qumicas
para determinar la formula emprica de la arcilla que nos dir si es de naturaleza clcica o
sdica.
Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINACIN DE MINERALES PRESENTES EN MUESTRAS
GEOLOGICAS MEDIANTE LA TCNICA DE DIFRACCIN DE RAYOS X
Objetivo: Determinar la presencia de minerales en la roca o suelos
Pasos:
1. Se aade una pequea cantidad de la muestra pulverizada en el mortero de gata y se
macera lo suficiente hasta que se note que haya uniformidad en la muestra
2. En la placa de aluminio se busca el punto que se encuentra en la parte superior de la
misma y se toma como referencia para la preparacin de la muestra ya que debe estar
frente al analista
3. Luego se adiciona la muestra sobre la placa y se va allanando hasta que se vea lo ms
uniforme posible, sin grietas y sin pequeos montculos. Ya la placa esta lista para
correrla en el difractmetro de Rayos X
4. Los porcentajes de los minerales encontrados son anotados con bolgrafo de color negro
en la hoja de trabajo para el anlisis de muestras por difraccin de rayos X.
5. Las formulas de los minerales encontrados se anotan de forma clara consultando las
tarjetas o libros de la data de JCPDS y por ltimo, se le entrega la hoja de trabajo y los
difracto-gramas impresos por duplicado a la secretaria del Laboratorio para la Emisin
del Informe y archivo de resultados.
Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINACIN DE COBRE, MOLIBDENO, PLOMO Y ZINC EN ROCAS,
PERFORACIONES Y CONCENTRADOS MEDIANTE ESPECTROSCOPIA
DE ABSORCIN ATMICA
Objetivo: Determinar la presencia de minerales en la roca o suelos
Pasos:
1. Pese 2.5 g de muestra en un vaso qumico de 250mL
2. Agregue 15mL de Acido Clorhdrico concentrado y luego de 15 minutos de digestin
aada 15mL de Acido Ntrico concentrado y digiera hasta que desaparezcan los vapores
anaranjados o por 1 hora aproximadamente
3. Aada 50mL de agua desmineralizada al contenido de los vasos qumicos, cubra con un
vidrio reloj y caliente la solucin por 30 minutos

4. Enfre y transfiera las soluciones a los matraces volumtricos de 250mL. Asegrese de
lavar el vidrio reloj sobre el vaso qumico y enjuague varias veces con agua
desmineralizada las paredes del vaso qumico cada vez que trasvase y afore. Dejar esta
solucin en reposo por al menos 24 horas
168

5. Prepare las soluciones estndares de trabajo de 0.5ppm, 1ppm, 2ppm 3ppm, 5ppm,
10ppm y 15ppm
6. Determine la concentracin de cobre, molibdeno, plomo y zinc en solucin por
Absorcin Atmica.
7. Para la determinacin de la concentracin de este elemento en cada una de las soluciones
mediante Absorcin Atmica, usted deber aadir 400 L de sulfato de sodio al 25% en
matraces volumtricos de 100mL y aforarlos con las soluciones que sern analizadas
8. Los datos obtenidos son anotados con bolgrafo de color negro en la hoja de trabajo y
luego los resultados son calculados en la hoja de clculo
9. Una vez que se hayan anotado los datos y obtenidos los resultados se imprime la hoja de
clculo, se anexa a la hoja de trabajo y se entrega a la secretaria del laboratorio para la
emisin del informe.
Finaliza proceso

Proceso: PREPARACIN DE MUESTRA QUE CONTENGAN SILICATOS,
CARBONATOS Y FOSFATOS PARA ANLISIS QUMICOS
Objetivo: Preparar muestra para realizar anlisis qumico
Pasos:
1. Se tritura previamente la muestra a un dimetro de por lo menos 2 pulgadas
2. Se seca la muestra colocada en envases de aluminio en el horno de 8 a 12 horas a una
temperatura que este de 60 a 80
o
C
3. Una vez pasado el tiempo de secado se deja la muestra enfriar a temperatura ambiente
4. La muestra se pasa por el triturador de mandbula y luego se muele a 16 Mesh (1.18mm)
con el pulverizador BICO-UD de platos de porcelana
5. Dependiendo de la naturaleza de la muestra, se puede utilizar en este punto cualquiera de
Los 3 mtodos siguientes para reducir la muestra: Cuarteo, Sampling o Splitter
6. Se pasa a travs del pulverizador de anillos de tungsteno en un tiempo de 5 a 10 minutos
hasta obtener un tamao de malla -100 (150m)
7. Se recolecta de 200 a 300 g de la muestra en bolsas de plsticos debidamente
identificadas y se entrega al laboratorio para sus anlisis qumicos correspondiente
8. Despus de esto se realiza una limpieza de los materiales utilizados con alcohol al 70%.
Finaliza proceso
Departamento de Investigaciones Geolgicas y Mineras

Proceso: PREPARACIN DE MUESTRAS PARA PETROGRAFA
Objetivo: Preparar muestra para ser analizada en el laboratorio de geologa
Pasos
1. El jefe del Laboratorio entrega muestra en el Departamento de Geologa
2. El tcnico encargado recibe la muestra y procede a colocar el nombre de la muestra el
porta objeto
3. El tcnico sostiene la muestra y procede a cortar un cuadrito de la muestra con la sierra
4. Una vez cortada la muestra le coloca un blsamo transparente para pegar la muestra en el
porta objetos
5. El tcnico toma la muestra y procede a desgastarla a tal punto que la luz del microscopio
pueda verse de un lado a otro
6. El tcnico coloca un cubre objeto en la parte superior de la muestra para proteger la
misma
169

7. La muestra es entregada al laboratorio para que el gelogo realice el anlisis
correspondiente
Finaliza Proceso

Proceso: ESTUDIOS DE IMPACTO AMBIENTAL EN EL SECTOR MINERO
Objetivo: Evaluar los impactos negativos de los proyectos y sus medidas de mitigacin
Pasos:
1. El solicitante se apersona a la seccin de registro de documentos a solicitar requisitos
para evaluar un estudio de impacto ambiental
2. La registradora le entrega la solicitud con los requisitos al solicitante
3. Una vez el solicitante llene la solicitud y anexe los requisitos, la registradora recibe los
documentos
4. La registradora revisa los documentos y acusa recibido de los mismos
5. La registradora le cobra el pago de la cuota inicial al solicitante
6. La registradora remite los documentos al analista ambiental
7. El analista ambiental realiza las evaluaciones pertinentes y emite un informe
8. El informe es enviado al Director Nacional para su consideracin
Finaliza Proceso
Nota:
El Departamento de Investigaciones Geologa y Mineras se encuentra realizando consultas,
evaluaciones y anlisis referente a las actividades que llevaran a cabo prximamente.
Dentro de las actividades futuras:
1. La adecuacin del Mapa de la escala 1 250,000.00 a la escala 1-50,000.00, la escala 1-
250,000.00 tiene 30 aos de existencia y consta de 8 hojas y el de 1-50,000.00 constara
de 161 hojas. Este proyecto se llevara a cabo con el instituto Tommy Guardia
2. Desarrollo de proyectos de investigacin
3. Fomento a la Investigacin y Desarrollo del Mapa Geolgico Digital de Panam.

SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS Y REASEGUROS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN
Objetivo: Planear, coordinar, organizar y gestionar de forma eficiente y eficaz la correcta
utilizacin de los recursos de la SSRP; velando por el cumplimiento de los procesos
administrativos y financieros; satisfaciendo las necesidades y requerimientos de la Direccin
General, Sub Direccin y los Departamentos de la SSRP.

Presupuesto
Objetivo: Planear los Programas y metas anuales, acorde con los Ingresos y Egresos.
Confeccionar y llevar un control de las partidas presupuestarias, de acuerdo a las actividades y
necesidades de la SSRP, siguiendo la normativa de la Ley de Presupuesto.
Pasos:
1. Elaborar los Ante Proyectos de Presupuesto: Fondo Incorporado, Funcionamiento y
Proyecto de Inversin.
2. Programar los ingresos y egresos de la Superintendencia de Seguros, que sirvan de base
para preparar los Anteproyectos de Presupuesto del Fondo Incorporado, Funcionamiento
y los Crditos Extraordinarios, solicitados por los excedentes de ingresos versus el
Presupuesto aprobado de acuerdo a lo establecido por disposicin legal.
170

3. Registrar, controlar y analizar la ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos, de
acuerdo a lo aprobado por los organismos de controles financiero y presupuestarios a
nivel gubernamental.
4. Presentar informe mensual a la Direccin de La Superintendencia y la Contralora
General de la Repblica, respecto a la ejecucin presupuestaria de los Fondos de
Gestin y Crditos Adicionales.
5. Servir de enlace de la Superintendencia, con la Direccin de Administracin y Finanzas
y el Dpto. de Presupuesto del Ministerio de Comercio e industrias.
Fin del Proceso

Contabilidad
Objetivo: Velar por el cumplimiento de las normas de contabilidad gubernamental y control de
los recursos financieros de la SSRP.
Pasos:
1. Procesar todas las operaciones contables que se derivan de la actividad de la
Superintendencia, cumpliendo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas.
2. Preparar y proporcionar informacin contable y financiera (Estados Financieros)
confiable y veraz, segn definan los requerimientos de informacin interna y externa.
3. Mantener una buena coordinacin y ejecucin de las actividades de control y supervisin
que son necesarias para garantizar la salud financiera de La Superintendencia de Seguros.
Fin del Proceso
Conciliacin Bancaria
Objetivo: Conciliar los saldos del Fondo Incorporado del Libro de Banco con el saldo de la
Cuenta del Banco Nacional de Panam.
Pasos:
1. Recibe el estado de cuenta del BNP durante los primeros siete das de cada mes y
documentos de respaldo de las transacciones registradas (cheques, notas de dbito o
crdito).
2. Utiliza las siguientes hojas de clculo, para conciliar la cuenta de banco y Libros.
3. En la hoja de Detalle de Cheques Girados se registran todos los cheques girados en el mes.
4. Preparar la hoja Detalle de Cheques en Circulacin previa revisin y confirmacin de
cheques cobrados indicados en el estado de cuenta y registro en Libros.
5. Preparar la hoja de Conciliacin Bancaria, anotando los saldos iniciales y finales de
Banco y Libros, monto total de depsitos, monto total de cheques girados emitidos, monto
total de cheques en circulacin y otras transacciones ocurridas y debidamente registradas
en el mes.
6. Una vez que la cuenta est conciliada emite todos los cuadros respectivos en dos copias y
procede a registrar la informacin financiera mensual en el sistema contable de la
contralora
Fin del Proceso

Informe Mensual, Contable y Financiero

Objetivo: Reportar mensualmente todas las transacciones Contables y Financieras de la SSRP.
Pasos:
1. Al final de cada mes y una vez lograda la Conciliacin Bancaria, se procede
a integrar el movimiento de cuenta bancaria al Sistema de Contabilidad de
la Contralora.
171

2. Registra todos los cheques girados en el mes.
3. Todos los ingresos recibidos previamente consolidados de Panam y del interior (
vase siguiente paso 2).
4. Consulta el archivo de Recaudacin y consolida o totaliza manualmente los ingresos
por concepto (ejemplo: total de ingresos por tasas, total de ingresos por multas, total de
ingresos por fotocopias y otros segn movimiento del mes) y registra en el sistema
contable de la contralora.

i. Una vez registradas, toda la informacin o movimiento del mes, se
procede a generar el Balance de Comprobacin y revisa los
movimientos. Confirma los saldos en el Banco y Saldos en Libros.

ii. Si existen discrepancias, se corrige. Una vez que se cuadran las
cuentas, se genera el balance de Resultados y el Balance General y se
graba la informacin en un diskette.
Se enva la siguiente documentacin e informacin a l Dpto. de Contabilidad del
Ministerio de Comercio e Industrias, contra acuse de recibo en el libro de control
de correspondencia:
a) Diskette.
b) Emite una copia de las hojas de clculo de la Conciliacin bancaria.
c) Copia del Reporte del Estado de Resultados
Fin del Proceso

Manejo de Caja Menuda
Objetivo: Compras menores e inmediatas en efectivo, segn los gastos autorizados en el
Manual de Caja Menuda.
Pasos:
iii. Entrega el efectivo, mediante solicitud, debidamente autorizada por la
Jefa de Administracin y firma del solicitante.

Posteriormente el solicitante debe presentar la justificacin del egreso mediante
documentos o facturas de respaldo.
2.3.2 Cuando se observen egresos que acumulen hasta un 30% del monto asignado de la
caja, procede a tramitar la solicitud de reembolso de caja.
a) Completa el formulario de Solicitud de reembolso de Caja Menuda
b) Firman las partes competentes: custodio, administrador.
c) Se emite cheque
d) Somete a revisin y aprobacin del Superintendente
e) Procede a solicitar la autorizacin y refrendo del Cheque ante la Contralora
General MICI, segn procedimiento de autorizacin de cheque.
Fin del Proceso
172

Recaudacin
Objetivo: Gestionar de forma eficiente, los Cobros de Tasas de Compaas Aseguradoras,
Reaseguradoras, Corredores de Seguros, Cobros por Derecho a Examen, Ventas de Leyes y
multas.
Pasos:
Atiende a los usuarios que se presentan a solicitar y /o cancelar servicio en concepto de:
a) Pago de Tasa anual.
b) Pago por examen de corredores.
c) Solicitud de Fotocopias
d) Compra de ejemplares de Leyes.
e) Pago de Multas
f) Otros que corresponda a la naturaleza de funciones de la Superintendencia.
iv. Provee el servicio y emite el formulario de recibo de ingreso de
ingresos, indicando el concepto de la transaccin.

a) Recibe cancelacin en efectivo o mediante cheque certificado.
b) Distribuye copias del formulario de la siguientes forma:
c) Original al interesado, Una copia para el archivo de recaudacin mensual, una
copia que reposa para control de formularios numerados.
v. Al da siguiente elabora la Boleta el informe de Depsito de
Recaudacin en original y cuatro (4) copias.
vi. Enva el depsito y dinero al Banco Nacional de Panam.
vii. Recibe la copia del formulario debidamente sellada y evidencia del
depsito realizado.
Nota: Todos los das se deben realizar los depsitos por ingreso recibidos del da anterior
independientemente del monto de la transaccin

viii. Despus que recibe el formulario elabora el informe Diario de Ingresos
anotando los datos que se requieren: nmero de recibo, concepto del
ingreso, monto y cualquier observacin requerida para identificar
particularidades de la transaccin.
ix. Archiva todos los documentos que respaldan las transacciones de
recaudacin diaria: formulario de Depsito de Recaudacin, recibos de
ingresos (copia amarilla, Informe Diario de Ingresos.
Dicho expediente es consultado para procesar y consolidar los ingresos
mensuales y procesamiento de la informacin contable al sistema de la contralora.
Fin del Proceso

173

Administracin de Personal

Objetivo: Velar por el cumplimiento por el cumplimiento del reglamento interno del MICI, y
brindar asesora y apoyo al personal de la SSRP a fin de lograr el bienestar del personal.
Pasos:
3.1 Gestionar y tramitar las acciones del personal de la SSRP, segn los lineamientos
establecidos por la Oficina Institucional de Recursos Humanos del MICI.

3.2 Asesorar al personal en materia de aplicacin del Reglamento Interno del Ministerio de
Comercio e Industrias y procedimientos a seguir para la aplicacin del rgimen disciplinario,
consignados en este documento, as como en el Reglamento Interno del MICI.

3.3 Circular a todo el Personal de La Superintendencia de Seguros, todo lo concerniente en
materia de Recursos Humanos, corno seminarios y cursos a nivel nacional e internacional,
normas disciplinarias internas y a nivel ministerial e informacin institucional en general.

3.4 Servir de enlace de La Superintendencia de Seguros con la Oficina Institucional de
Recursos. Humanos del Ministerio de Comercio e Industrias.
Fin del Proceso

Compras

Objetivo: Gestionar tas solicitudes de compra de materiales, suministros, equipos, o
prestacin de servicios diversos que generen los diferentes Departamentos; ejerciendo el
debido cumplimiento de las polticas y procedimientos establecidos; asegurando el uso y
administracin de los bienes adquiridos.
Pasos:
4.1 Recibe la solicitud de compra (requisicin) de los diferentes departamentos, firmadas por
los responsables autorizados
a) La solicitud es presentada a travs del formulario con Las especificaciones de
la compra.
b) Cuando se trate de una solicitud que puede ser atendida con recursos o
materiales en inventario se entregan conforme pedido y copia del formulario
debidamente completado al departamento solicitante. (Lista).
c) Cuando se trate de una solicitud de compra con recursos por adquirir siga los
pasos que se describen a continuacin.
4.2 Dependiendo del tipo de compra y la cantidad, se proceder de acuerdo a las normas
establecidas en la Ley 22, de 27 de junio de 2006, que regula las Contrataciones Pblicas.
4.3 Una vez seleccionado el proveedor, se procede a llenar el formulario de Orden de
Compra.
a). Llena todos los campos segn informacin requerida.
b). Detalla la forma de pago. Si es al contado, procede a confeccionar el cheque
con el respectivo de pago.
c). Identifica la partida presupuestaria autorizada.
d) EL fondo de gestin en uso.
e). En observaciones, anota cualquier aspecto que sea relevante para esclarecer
particularidades de la compra, pudiendo referirse al marco legal cuando sea
conveniente.
4.4 Remite toda la documentacin (requisicin, cotizaciones, orden de compra) al
Superintendente para aprobacin de la compra incluyendo el cheque si se trata de una compra
al contado.
a) En el cheque se anotan las partidas contables de la transaccin.
174

4.5 Una vez aprobada toda la documentacin por el Superintendente, se enva a la Unidad
de Control Fiscal del Ministerio de Comercio e Industria (MICI) anotando en el registro de
control, Libro de Correspondencia) para dejar evidencia de la entrega de la documentacin.
4.6 Cuando se recibe la documentacin y el cheque refrendado por la Contralora General,
se procede a registrar la transaccin en el Libro de Cheques en el cual anota: fecha, nmero
de cheque, beneficiario, monto y calcula el saldo de Banco.
4.7 Contacta al proveedor para recibir el bien o servicio y cancelacin de la compra. Para tal
efecto se requieren los siguientes documentos:
a). Paz y Salvo de Renta y Seguro Social del proveedor.
b). Factura original emitida por el proveedor.
c) Orden de Compra Original.
d) Presentacin de Cuenta (si es al crdito).
e) Solicitar al proveedor firme de recibido el formulario del cheque.
Fin del Proceso

Control de Inventario y Almacn

Objetivo: controlar y velar por los materiales y suministros existentes en el almacn
de la SSRP, manteniendo el control de inventario de las entradas y salidas de los
mismos.
Pasos:

a) Recibir mercanca y servicios productos de la emisin de rdenes de compra, de
acuerdo a Las condiciones de calidad, cantidad y valor establecidas en el documento
contrato.
b) Custodiar y controlar las solicitudes y despacho de los materiales de acuerdo a los
procedimientos establecidos.
c) Establecer con antelacin Los requerimientos de materiales de uso general de
acuerdo a La existencia versas La estadstica comprobada y sustentada de
movimiento de entradas y salidas.
Fin del Proceso

Servicios Generales

Objetivo: Lograr la limpieza y mantenimiento de las oficinas, adems del apoyo
logstico de todas las actividades de la SSRP.
Pasos:
a) Brindar el apoyo logstico a todos los funcionarios de la Superintendencia de
Seguros en cuanto a recepcin, transporte a nivel metropolitano y en misiones
oficiales al interior del pas, mensajera interna, mantenimiento y aseo de mobiliario,
equipo elctrico, aires acondicionados, y mantenimiento general de las oficinas y de
las instalaciones de los edificios que albergan esta Institucin del Estado.
Fin del Proceso

Capacitacin

Objetivo: suplir las necesidades en materia de capacitacin, a nivel nacional e
internacional de los funcionarios de la SSRP y colaboradores del sector seguro de
nuestro pas.
Pasos:
1. Coordinar y gestionar las capacitaciones de los funcionarios de la SSRP
2. Gestionar con el INADHE y la OIRH del MICI todo lo relacionado con
175

capacitaciones, seminarios, charlas y otras actividades.
3. Organizacin del Congresos, Foros, Seminarios y eventos de carcter
acadmico que realiza la SSRP
Fin del Proceso

DEPARTAMENTO DE ASESORIA LEGAL

Procedimientos - Cancelacin de Licencia
OBJETIVO: Que los trmites y resoluciones de la entidad sean sometidos a una revisin legal, a
fin que se corrobore que se dan de conformidad con las normas jurdicas y no se violente ningn
derecho contemplado a favor de los destinatarios de las resoluciones.
Pasos:

a) El Departamento de Asesora Legal analiza el caso y emite resolucin con la accin que
competa para el caso en particular.

La Resolucin toma como referencia la informacin que presenta el informe tcnico y en
su contenido se indica la ocurrencia secuencial y cronolgica de los eventos que sirven
para establecer el fundamento de la accin legal que se recomienda.

b) Se presenta el expediente a la consideracin del Superintendente para su aprobacin y
refrendo de la accin legal.

c) Toda resolucin deber ser entregada al Representante Legal de la compaa afectada y
sta podr presentar recurso, y debe expresar los recursos de los cuales es susceptible y
el trmino para interponerlos.
Fin del Proceso

Proceso: Control de Cumplimiento de Pago de Tasa Anual, Control de
cumplimiento de Tasa Anual para corredores (persona Natural y Jurdica).

Objetivo: Que los trmites y resoluciones de la entidad sean sometidos a una revisin legal, a fin
que se corrobore que se dan de conformidad con las normas jurdicas y no se violente ningn
Pasos:
a) Analiza el caso y la recomendacin del departamento operativo (Licencias).

176

b) En la resolucin se motiva las consideraciones por las cuales se hace necesario suspender
la licencia, y se fija el perodo de suspensin que puede ser de 30 a 90 das tomando en
consideracin el comportamiento anterior del regulado. Toda resolucin debe expresar
los recursos de los cuales es susceptible y el trmino para interponerlos.

c) Regresa expediente al Departamento Licencias. La notificacin se da en este
departamento.
d) En caso de impugnacin, ver Recursos.
Fin del Proceso

Proceso: Control de Cumplimiento de Consignacin de la Fianza.
fin que se corrobore que se dan de conformidad con las normas jurdicas y no se violente ningn
Pasos:
a) Analiza el caso y la recomendacin del departamento operativo (Licencias) y procede a
emitir una resolucin de suspensin por retraso o incumplimiento del deber contempla el
artculo 95 de la Ley 59/96.
b) En la resolucin se motiva las consideraciones por las cuales se hace necesario suspender
la licencia, y se fija el perodo de suspensin que puede ser de 30 a 90 das tomando en
consideracin el comportamiento anterior del regulado. Toda resolucin debe expresar
los recursos de los cuales es susceptible y el trmino para interponerlos.
c) Regresa expediente al Departamento Licencias. La notificacin corre por cuenta del
departamento operativo.
d) En caso de impugnacin ver Recursos.
Fin del Proceso

Proceso: Revisin y Confeccin de Resolucin de Autorizacin para explotar la
actividad de seguros en los distintos ramos.
fin que se corrobore que se dan de acuerdo con las normas jurdicas.
Pasos:
a) Analiza el caso y la recomendacin del departamento tcnico.

b) Revisa el o los cuerpos normativos aplicables.
c) Si cumple con los requerimientos se confecciona la resolucin y se remite para la
consideracin del Superintendente.
d) Si no cumple o es necesario hacer alguna recomendacin, se confecciona el memorando
que contiene el informe jurdico y se enva al Departamento Tcnico.
Fin del Proceso

Proceso: Control de Cumplimiento de las obligaciones que impone la Ley 59/96 a
los regulados (multas)
fin que se corrobore que se dan de acuerdo con las normas jurdicas.
Pasos:
a) Analiza el caso y la recomendacin del departamento operativo.

b) Revisa el o los cuerpos normativos aplicables.

177

c) Si se corrobora la infraccin de las disposiciones de la Ley 59/96 (la no presentacin de
documentacin, etc.) se confecciona la resolucin imponiendo sancin pecuniaria
(multa). Toda resolucin debe expresar los recursos de los cuales es susceptible y el
trmino para interponerlos.
d) Ver Recursos.
Fin del Proceso

Proceso: Recursos
OBJETIVO: Respetar los principios de derecho a la defensa y a la doble instancia consagrados
en la Constitucin Poltica.
Pasos:
El recurso de reconsideracin es conocido por el Superintendente.
a) El expediente es remitido por el departamento operativo al departamento jurdico para la
revisin y confeccin de la resolucin correspondiente.
b) Se aplica la Ley 38 de 2000.
c) El recurso de apelacin lo conoce el Consejo Tcnico de Seguros, y se presenta dentro de
los cinco das despus de la notificacin de la respectiva resolucin y es en contra de la
resolucin primigenia, no en contra de aquella que niegue la reconsideracin. Requiere
anuncio de la apelacin.
d) Se sustenta ante la Superintendencia dentro de los cinco das, se concede la apelacin (si
procede) y luego se enva al Ministerio de Comercio e Industrias.
e) Se aplica la Ley 38 de 2000.
Fin del Proceso

Proceso: Requisitos para la presentacin de Quejas y Consultas.
OBJETIVO: Reconocer el derecho de los asociados a realizar peticiones, y a la vez, permite
fiscalizar que la conducta de los regulados se d con apego a la ley.
Normativa General de Operacin
Pasos:
Toda peticin, consulta o queja que se le formule a la SSRP deber hacerse por escrito y debe
contener los siguientes requisitos:
a) Estar dirigida al Superintendente de Seguros y Reaseguros.
b) Especificar las generales de la persona que presenta el escrito de queja: nombre completo,
cdula de identidad personal, domicilio y telfono donde se podr localizar.
c) En caso de presentar la queja o consulta por medio de abogado, la queja debe ir
acompaada con poder debidamente autenticado.
d) En caso de presentar la queja por medio de corredor de seguros, debe mediar autorizacin
escrito del cliente de dicho corredor.
e) Explicacin de los hechos motivo de la queja y/o descripcin concreta de lo que se
consulta.
f) Copias de las pruebas que tenga (plizas, facturas, notas, etc.) para probar los hechos
alegados o la indicacin de que las mismas sern aportadas.
g) Lugar, fecha y firma de la persona interesada.
h) El documento escrito debe ser emitido con las copias que corresponda a cantidad de
personas involucradas en el caso.
Para la presentacin: No requiere formalismos para la presentacin.
Trmite de las Quejas y Consultas:
Se aplica el procedimiento de la Ley 38 de 2000, relativa al Procedimiento Administrativo.
Fin del Proceso
178

Proceso: Solicitudes Especiales
OBJETIVO: Brindar a los ciudadanos informacin confiable y nuestra cooperacin dentro de
nuestras facultades legales.
Pasos:
a) Son solicitudes de los asociados con relacin a la existencia de alguna pliza contratada
por un familiar fallecido. Se presenta por escrito por el solicitante.

b) Se confecciona una circular dirigida a todos los gerentes generales de las aseguradoras
registradas, para que un trmino no mayor de 5 das informen si en sus archivos consta
pliza suscrita por la persona que se detalla en la circular.
c) Cuando la aseguradora o aseguradoras dan respuesta afirmativa, se le proporciona una
copia al solicitante, para que pueda acudir a la aseguradora respectiva.
Fin del Proceso

DEPARTAMENTO TCNICO / ACTUARIAL
Proceso: Condiciones para la Obtencin de Licencia
Objetivo: Garantizar que el solicitante cumpla con las normas vigentes
Pasos:
a) Para expedir la licencia que autoriza la operacin de actividades, las empresas o entes
regulados deben cumplir con dos fases de presentacin de documentos:
Cumplimiento de Requisitos: Resultado:
Fase I: Requisitos para
iniciar el trmite de la
licencia.
Permiso Temporal con vigencia de noventa
(90) das.
Procedimiento: Trmite de Solicitud de
Licencia
Fase II: Documentos
Complementarios.
Licencia Permanente
Procedimiento: Expedicin de Licencia
b) El cumplimiento de requisitos y presentacin de documentos e informacin para iniciar
el trmite de la solicitud permite obtener un permiso temporal.
- La autorizacin ser otorgada mediante resolucin con una vigencia de noventa
(90) das, perodo en el cual la empresa solicitante debe inscribirse en el Registro
Pblico y realizar el trmite para la protocolizacin del Pacto Social.
c) La expedicin de la licencia permanente est sujeta a la presentacin de requisitos
establecidos de constitucin de la empresa que va a operar, los cuales son:
- Entregar Certificado Original del Registro Pblico, Copia de la Escritura,
Certificacin del Banco y Balance de Apertura (en caso de sociedades nuevas) o
estado de situacin con cierre a un mximo de 90 das calendarios anteriores a la
fecha de la solicitud.
Fin del Proceso

179

Proceso: Requisitos para obtener Licencia
Objetivos: garantizar el cumplimiento de las normas vigentes
Requisitos de Informacin y Documentos para Expedicin de Licencias a compaas de Seguros,
Reaseguros y Cautivas
Pasos:
1. Poder y solicitud mediante apoderado legal:
- Razn social de la persona jurdica, la cual no podr ser igual o similar a otra
sociedad registrada en la Repblica de Panam o a otra aseguradora establecida en
cualquier otra jurisdiccin que no haya otorgado su consentimiento.
- Direccin de la oficina principal en la Repblica de Panam. Para efectos de esta
Ley, la oficina principal ser aquella donde se mantenga la documentacin
comercial, contable y administrativa de la entidad.
- Lugar de registro, procedencia e identificacin de los accionistas principales o de
la casa matriz.
Nombre del representante residente de la compaa, quien podr ser una persona jurdica, titular
de la licencia, o un residente en la Repblica de Panam. En este ltimo caso, deber presentarse
la hoja de vida, referencias bancarias y personales, experiencia en materia de seguros o
reaseguros y los poderes o facultades con que cuenta dicho representante para administrar la
empresa.
2. Borrador Escritura pblica o protocolo del pacto social en el cual conste:
- Nombre y Direccin de la Empresa.
- Objetivos de la empresa.
- Elementos que describan las actividades a que se dedicar la empresa solicitante.
- Composicin de la Junta Directiva: nombre completo de sus miembros y
representante legal, nmero de identidad, domicilio, profesin y generales de
identificacin personal.
- Capital autorizado, emisin de las acciones nominativas, agente residente,
suscriptores.
3. Certificacin de los accionistas o socios de la empresa, firmada por el Secretario o
Tesorero de sta.
- Si los accionistas o socios son personas jurdicas, esta certificacin se extiende
hasta llegar a los nombres de las personas naturales dueas de las acciones o
cuotas sociales.
- En caso de empresas nuevas, la certificacin ser otorgada por el peticionario.
4. Hojas de vida y cartas de referencias personales y bancarias, copia de cdula o pasaporte
de los miembros de la Junta Directiva.
5. Un estudio de Factibilidad. (Pgina 36)
6. Cheque certificado para sufragar los gastos de investigacin del solicitante a nombre del
Tesoro Nacional:

180

Si es empresa de Seguros Si es empresa de
Reaseguros
Si es empresa cautiva
O por la suma de dos mil
balboas (B/.2,000.00)

por la suma de mil
balboas (B./1,000.00)
Corredores de
Reaseguros por la suma
de trescientos balboas
(B/.300.00)
por la suma de mil
balboas (B./1,000.00)
Administradoras de
Cautivas por la suma
de quinientos balboas
(B/.500.00)
Cualquier otro requisito que establezca la Ley, los reglamentos o la Superintendencia.
En los casos que se trate de una compaa extranjera, debe presentar adems
7. Certificacin autenticada de la respectiva autoridad de control del pas de origen, en
donde conste:
- que la casa matriz se encuentra debidamente constituida en dicho pas de
conformidad con sus leyes y que ha operado con entera solvencia por un mnimo
de cinco (5) aos.
8. Certificacin que autoriza la constitucin de la sucursal en la Repblica de Panam en los
ramos a los que se dedica en su pas de origen, autenticado por el funcionario diplomtico
o consular de Panam en el pas de origen.
9. Certificacin de los Apoderados Generales de la Empresa debidamente autenticada.
10. Copia autenticada de los estados financieros de los ltimos tres (3) aos.
11. Referencias bancarias y personales de los accionistas o de la Casa Matriz y de sus
Directores, Dignatarios, Ejecutivos principales.
12. Referencias de otras empresas de renombrada reputacin y solvencia, establecidas en el
pas de procedencia del solicitante.
Importante: De estar dichos documentos escritos en idioma que no sea el espaol, se
presentarn traducidos por un intrprete pblico autorizado.
Requisitos Complementarios
En el caso de ser aprobada la solicitud de licencia los solicitantes debern presentar en un
trmino mximo de noventa (90) das los siguientes documentos:
En un perodo de 30 das se debe recibir:
a) Si se trata de una empresa de seguros, el contrato del Programa de Reaseguros.
a) Certificado con los datos de Inscripcin expedido por el Registro Pblico.
b) Copia de la Escritura Pblica de constitucin de la empresa registrada, debidamente
notariada
c) Certificacin de Constitucin del Capital Social y Balance de Apertura
- Las empresas que soliciten autorizacin para operar, debern constituir en efectivo
un capital mnimo de B/ 2,000,000.00 (dos millones de balboas). El cual deber
mantenerse en todo momento libre de gravmenes
181

- Si se trata de una empresa ya constituida, un Estado de Situacin con cierre a un
mximo de noventa (90) das calendario anteriores a la fecha de la solicitud,
debidamente certificado por contadores pblicos autorizados independientes e
idneos en la Repblica de Panam.
Una vez que se extiende la licencia, si se trata de una empresa de seguros deber presentar en
un trmino mximo de treinta (30) das:
El contrato de Reaseguros incluyendo las Condiciones Particulares que vayan a utilizar
.Fin del Proceso
Proceso: Tipos de Licencias
Objetivo: Atender solicitud de acuerdo al tipo de Licencias
Pasos:
a) Para las empresas de Reaseguros se podrn expedir tres (3) clases de licencias:
1. Licencia General de Reaseguros, que ser otorgada a las Personas Jurdicas que
desde una oficina establecida en la Repblica de Panam, se dediquen
indistintamente al reaseguro de riesgos locales o extranjeros.
2. Licencia Internacional de Reaseguros, que ser otorgada a las Personas Jurdicas
que, desde una oficina establecida en la Repblica de Panam, contraten
exclusivamente reaseguros de riesgos extranjeros.
3. Licencia de Corredor de Reaseguros, que ser otorgada a las Personas Jurdicas que,
desde una oficina situada en Panam, se dedican a servir de corredor entre las
compaas de reaseguros y sus reasegurados.
b) Existen dos tipos de Licencias que se otorgan a las Empresas Cautivas.
- Licencia para Administracin
- Licencia para Asegurador
Fin del Proceso

Proceso: Informacin y Documentos para Expedicin de Licencias a compaas
Administradoras de Aseguradoras Cautivas
Objetivo: Asegurar el cumplimiento de los requerimientos por parte de los
solicitantes
Pasos:
a) Toda la documentacin exigida para empresas de seguros en los numerales (1, 2, 3
y 4). (Pgina 26).
b) Fianza a favor de la Superintendencia de cien mil balboas (B/.100,000.00).
c) Cheque certificado por la suma mil balboas (B./1,000.00).
d) Si se trata de una empresa extranjera se exigir la documentacin referida que se
indica en los numerales 7 al 12 (Pgina 27).
Fin del Proceso
Proceso: Informacin y Documentos para Expedicin de Licencias a Ajustador de
Seguros o Inspector de Averas
Objetivo: Divulgar y exigir la documentacin completa del solicitante
Pasos:

182

Persona Natural
a) Poder y solicitud mediante apoderado legal.
b) Copia autenticada de la Licencia Tipo A.
c) Copia autenticada de la cdula de identidad personal del solicitante expedida por el
Registro Civil.
d) Copia autenticada del Diploma de Estudios Secundarios, de carrera tcnica o universitaria
expedida por el Ministerio de Educacin.
e) Cinco (5) cartas expedidas por Compaas de Seguros autorizadas para operar en el pas,
certificando vastos conocimientos en la materia de Ajustes de Seguros o de Inspeccin de
Averas y constancia de que es conocido en el ejercicio contino de Ajustador de Seguros
o de Inspector de Averas por el trmino de cinco (5) aos.
f) Fianza de Responsabilidad Civil por valor de B/.25,000.00 de Compaas de Seguros, en
Bonos del Estado, Ttulos Prestacionales o Fianza Hipotecaria. La Fianza de
Responsabilidad Civil debe ceirse a las estipulaciones acordadas en la Superintendencia
tanto en su texto como en las condiciones establecidas para su cumplimiento.
g) Dos (2) cartas de referencias Bancarias y Personales.
h) Declaracin Jurada Notariada donde se haga constar que el solicitante no se enmarca en
la prohibicin estipulada en la Ley 59 de 29 de julio de 1996 en su artculo 3, numeral 5,
en concordancia con el artculo 9 del Decreto Ejecutivo No.12 de 7 de abril de 1998, el
cual contempla que en caso de que una persona natural realice funciones de Ajustador
de Seguros o de Inspector de Averas no podr ser socio, director o accionista de una
compaa de seguros, administradora de empresas de seguros, corredores de seguros o
administradora de corredores de seguros.
Fin del Proceso
Persona Jurdica:
a) Poder y solicitud mediante apoderado legal.
b) Copia autenticada del Pacto Social y la respectiva inscripcin en el Registro Pblico.
c) Copia autenticada de la Licencia Comercial Tipo A y la Certificacin de los accionistas
de la empresa, firmada por el secretario o tesorero de la sociedad
d) Si se trata de una compaa extranjera: certificado de la respectiva autoridad en el pas de
origen donde conste que se encuentra debidamente constituida de conformidad con sus
leyes y operando con entera solvencia moral y econmica
e) Cinco (5) cartas de compaas de seguros certificando vastos conocimientos en la materia
de Ajustes de Seguros o de Inspeccin de Averas, adems:
f) Constancia de que el Representante Legal o quien vaya a ejercer la condicin de gerente
de la empresa, cuente con experiencia en la materia no menor de cinco (5) aos.
g) Dos (2) cartas de referencias bancarias.
h) Fianza de Responsabilidad Civil por valor de B/.25,000.00 de Compaas de Seguros,
Bonos del Estado, Ttulos Prestacionales o Fianza Hipotecaria.
La Fianza de Responsabilidad Civil debe ceirse a las estipulaciones acordadas en la
Superintendencia tanto en su texto como en las condiciones establecidas para su
cumplimiento.
i) Declaracin Jurada Notariada donde se haga constar que el solicitante no se enmarca en
la prohibicin estipulada en la Ley 59 de 29 de julio de 1996 en su artculo 3, numeral 5,
en concordancia con el artculo 9 del Decreto Ejecutivo N 12 de 7 de abril de 1998, el
cual contempla que ninguna compaa de seguros, administradora de empresas
aseguradoras, administradora de corredores de seguros o corredores de seguros podr ser
183

duea, socia, directora o accionista de una firma de Ajustadores de Seguros o de
Inspector de Averas.
Fin del Proceso

Proceso: Informacin y Documentos para Expedicin de Licencias a Corredores de
Reaseguros
Objetivo: Divulgar y exigir que los solicitantes cumplan con la documentacin completa
Pasos:
a) Toda la documentacin exigida para empresas de seguros en los numerales 1, 2, 3 y 4
(pgina 26).
b) Contar con un Capital pagado no menor de cien mil balboas (B/.100,000.00).
c) Presentar constancia de haber hecho un depsito de garanta en el Banco Nacional de
Panam a nombre del Tesoro Nacional por la suma de ciento cincuenta mil balboas
(B/.150,000.00). Este depsito podr consistir en dinero en efectivo, bonos, ttulos o
dems Valores del Estado o en fianzas por el mismo valor expedidas por una compaa
de seguros debidamente autorizada para operar en la Repblica de Panam y depositadas
en la Superintendencia.
d) Cheque certificado por la suma de mil balboas (B/.1000.00).
e) Todos aquellos que se establezcan mediante reglamentacin.
Fin del Proceso
Proceso: Informacin y documentos para expedicin de licencias a Administradoras
de Reaseguros.
Objetivo: Cumplir con las normas vigentes
Pasos:
a) Toda la documentacin exigida para empresas de seguros en los numerales 1, 2, 3 y 4.
(Pgina 26).
b) Se requiere contar con un capital pagado de quinientos mil balboas (B/.500.000.00).
c) Cheque certificado por la suma de trescientos balboas (B/.1000.00).
d) Los administradores de Reaseguros sometern a la comisin la aprobacin de sus contratos
de administracin antes de que estos surtan efectos.
Con la solicitud para optar por la licencia de administrador de reaseguros se adjuntarn los
siguientes documentos:
a) Certificacin de la entidad reguladora de su pas de origen, en la cual conste que la
presunta administrada est autorizada para ejercer el negocio de reaseguros en dicha
jurisdiccin y en el exterior, y que ha realizado dicha actividad con entera solvencia
por un mnimo de cinco aos.
b) Certificacin de la entidad reguladora de su pas de origen, en la cual conste que la
presunta administrada tiene acceso al mercado de libre convertibilidad monetaria o
cualquier mecanismo equivalente. Estados Financieros de la administrada de los
ltimos tres aos debidamente auditados por contador pblico autorizado
independiente, o en su defecto, por la entidad reguladora correspondiente.
c) Resolucin de la junta directiva de la presunta administrada donde conste que
autoriza la celebracin del contrato de administracin en cuestin.
Fin del Proceso
184

Impedimentos.
Se encuentran impedidos para constituir empresas aseguradoras y desempearse como
directores, dignatarios, representantes legales y accionistas:
a) Quienes hayan sido condenados en firme por delitos de narcotrfico, lavado de dinero,
fraude u otros delitos contra la fe pblica.
b) Los que, por razn de sus funciones, estn impedidos de ejercer el comercio, de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.
c) Los que hayan sido declarados en quiebra, en concurso de acreedores o que se encuentren
en estado de insolvencia manifiesta.
d) Los que hayan sido dignatarios, directores o gerentes de empresas intervenidas o
liquidadas por la Superintendencia de Seguros y Reaseguros, por la Superintendencia de
Bancos o por la Comisin Nacional de Valores, siempre que hayan sido declarados
responsables de actos conducentes a la situacin de insolvencia respectiva, por la
autoridad competente.
e) Cuando se compruebe a travs de auditoras in situ o extra situ el incumplimiento y
reincidencia de las disposiciones legales en cuanto al mantenimiento de reservas y otros
aspectos que representen faltas graves y evidencien malas prcticas de operacin por
parte del ente regulado.
f) En todos los casos que proceda una suspensin o cancelacin de licencia sta deber
ser resuelta por el Departamento de Asesora Legal quienes proceden a analizar el caso y
establecer criterios o juicios sobre la base de su experiencia dentro del marco y
conformidad con lo estipulado en ley.
g) Las suspensiones podrn oscilar en perodos de treinta (30) das hasta cinco (5) aos
dependiendo de la gravedad de la falta en su defecto perder la licencia de forma
permanente.
h) Las suspensiones sern aplicadas sin perjuicio de las multas que tenga a bien imponer
la Superintendencia.
i) Todas las resoluciones por suspensin y/o cancelacin de licencia debern ser firmadas
por el Superintendente de Seguros y Reaseguros de Panam y debern ser entregadas
contra acuse de recibo al Representante Legal de la entidad.
j) Las resoluciones debidamente numeradas, sern emitidas en original y copias
necesarias para expediente y controles internos de administracin.
Fin del Proceso

Autorizacin de Ramos Operativos
Objetivo: La responsabilidad que ejerce la Superintendencia respecto a la autorizacin de ramos
operativos tiene como objetivo asegurar la proteccin del consumidor mediante la evaluacin de
los derechos y obligaciones estipulados en las notas tcnicas de las plizas de seguros.
Pasos:
Para tal fin, la Superintendencia utiliza dos medios primordiales:
a) Marco Legal establecido por Ley.
b) Criterios de discernimiento basados en la experiencia y conocimiento tcnico de
funcionarios del Departamento Tcnico y Asesores sobre los elementos que constituyen
las plizas emitidas por los entes regulados.

185

8.1. Marco Legal
1. La autorizacin para operar en la Repblica de Panam, se otorga separadamente para
los siguientes ramos:
a) Ramo de personas. Vida individual, vida colectiva o de grupo, incluyendo
invalidez, accidentes personales, salud, vida industrial, anualidades, rentas
vitalicias, invalidez, fondos o planes de pensiones o jubilaciones, o cualesquiera
otros seguros de personas.
b) Ramos generales. Incendio y lneas aliadas, transporte martimo, terrestre y areo,
casco martimo y areo, automvil, aviacin, responsabilidad civil, robo, hurto,
vidrio, fidelidad, ramos tcnicos, ttulos de propiedad, riesgos diversos, extensiones
de garantas de fabricantes o cualesquiera otros seguros no incluidos en el ramo de
personas y/o fianzas.
c) Ramos de fianzas. Fianzas de cumplimiento de contrato, de pago y otras fianzas
conexas a la construccin de obras o para suplir materiales o equipos o cualesquiera
otras fianzas.
2. Las empresas deben proporcionar folletos y documentacin correspondiente que
permita, a sus clientes potenciales estar adecuadamente informados sobre las
caractersticas de los seguros, el rgimen de pago de primas, las causales y
procedimientos de resolucin del contrato de seguro, as como sobre los procedimientos
de reclamacin de siniestros.
Normativa General de la Operacin
a) Todos los modelos de plizas y sus endosos requerirn de la autorizacin previa de la
Superintendencia antes de ser comercializadas entre el pblico consumidor.
b) La Superintendencia establecer los mecanismos administrativos necesarios para
asegurar el cumplimiento de lo contemplado en el marco de plizas. De manera
enunciativa y no limitativa se refiere:
- Revisin de los folletos y documentacin que utilizan las empresas para
comercializar sus productos.
- De haber relaciones de intermediacin para la comercializacin de productos que
existan un contrato con las condiciones mnimas exigidas por ley.
- Cumplimiento de los procedimientos internos para la revisin y autorizacin de
pliza.
c) La Superintendencia est facultada para imponer las sanciones correspondientes en
caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente artculo.
d) Las empresas de seguros podrn ofrecer sus productos a travs de intermediarios
siempre que exista un contrato de comercializacin estableciendo las condiciones para
el ofrecimiento de los seguros. Dicho contrato deber contener, como mnimo los
siguientes aspectos:
Fin del Proceso
Autorizacin de Modelos de Plizas
Objetivo: Garantizar el cumplimiento de las normas contempladas
Pasos:
1. Recibe la documentacin de la pliza y verifica que contemple lo contemplado por
disposicin legal
186

a) Que tenga una redaccin sencilla, de fcil comprensin para el asegurado y con un
tamao fcilmente legible.
b) Que las exclusiones y limitaciones aparezcan con caracteres resaltados dentro de la
pliza.
c) Que las causales de terminacin del contrato aparezcan en la cartula de la pliza.
d) Que tenga definido el monto de la prima por riesgo, las tasas y montos por impuestos.
e) Que el Corredor de Seguros (si lo hubiere) est plenamente identificado.
f) Que el formato tenga nmero o cdigo de identificacin.

2. Si se trata de:
autorizacin inicial una modificacin
revise y analice otros modelos de plizas
de otras empresas y compare para mayor
elementos de juicio.
analice y establezca claramente qu
criterios estn siendo modificados y
evale la sustentacin
3. Anote en el registro de plizas del Departamento Tcnico el nmero que corresponde a la
autorizacin que se procesa.
4. De considerarlo necesario escriba sus observaciones o comentarios en el campo que
corresponde.
5. Asegurar que se hacen las objeciones y/o aprobaciones pertinentes en los perodos
estipulados para cada caso:
autorizacin inicial una modificacin
La Superintendencia contar con un plazo
de sesenta (30) das hbiles para aprobar o
rechazar
La Superintendencia contar con un plazo
de treinta (30) das hbiles.
Solamente en los casos de modificacin la empresa podr comercializar la pliza si en el perodo
transcurrido (30 das) no existen objeciones expresas al modelo de pliza.
IMPORTANTE: Todos los detalles, objeciones y anlisis deben ser presentados a travs de los
formularios establecidos.
Fin del Proceso
Proceso: Revisin Actuarial de Notas Tcnicas
Objetivo: Asegurar que las empresas que operan o pretenden iniciar operaciones en la actividad
de seguros y reaseguros en la Repblica de Panam tengan la reputacin moral, solvencia y
solidez econmica establecidas por disposicin legal.
Pasos:
1. El proceso de revisin de las notas tcnicas actuariales que envan las compaas de
seguros para la aprobacin de las plizas de seguros de daos o generales est
conformada por:
a) Prima Comercial, es decir cules son los elementos que integran la Prima la cual
debe ser suficiente y necesaria para cubrir la prima de riesgo.
187

b) Todos los dems gastos operacionales en que incurre la aseguradora
(administrativos, comisiones al corredor, impuestos, costo de reaseguro, utilidad,
reservas y otros recargos de seguridad.
2. El proceso de revisin de las notas tcnicas actuariales que envan las compaas de
seguros para la aprobacin de las plizas de seguros de vida que ser aplicado al tipo de
plan de seguro de vida est conformada por:
a) Tabla de mortalidad vigente o utilizada por la Superintendencia para tal efecto.
b) Tasa de inters tcnico.
c) Mtodo de Clculo para la prima neta.
d) Mtodo de Clculo para la Reserva Terminal.
e) Mtodo de Clculo para la Reserva Media.
f) Gastos operacionales en que incurre la empresa (administrativos, comisiones al
corredor, impuestos, costo del reaseguro, utilidad, reservas y otros recargos de
seguridad).
Proceso: Revisin de un Estudio de Factibilidad
Objetivo: Evaluar si el estudio cumple con las normas
Pasos:
Si es compaa de Seguros:
a) Los objetivos de la empresa a corto, mediano y largo plazo.
b) Composicin de las carteras proyectadas de acuerdo a los criterios: contratos
proporcionales, no proporcionales y reaseguros facultativos, con sus respectivas
proporciones; los ramos de reaseguro con sus respectivas proporciones y las reas
geogrficas o mercados en que operarn con sus respectivas proporciones.
c) Retencin neta por ramo;
d) Poltica de retrocesin y mercados en los cuales colocarn sus retrocesiones;
e) Lneas de negocios en que piensan especializarse, dando amplias explicaciones sobre los
recursos con que cuenta para su desarrollo.
f) Descripcin de los procedimientos del clculo de la reserva matemtica, clculo de las
reservas tcnicas y cualquier otro elemento relacionado con los productos que
vender la empresa.
g) El proyecto de programa de reaseguro con que inicia operaciones.
Si es compaa de Reaseguros
a) Incluir los numerales i al vi del punto anterior (compaa de seguros)
b) Polticas de suscripcin en forma general.
c) Proyeccin para los primeros cinco (5) aos de operacin de:
Primas y de resultados, Estados Financieros, Nmero de empleados.
d) Afiliaciones con otras empresas.
Si es compaa de Aseguradora Cautiva
a) Ramos de seguros en los que la empresa pretende operar.
b) Riesgos particulares que asegurar o reasegurar.
c) Programa de reaseguro, de ser el caso.
188

Si es compaa de Corretaje de Reaseguros
a) Proyeccin para los primeros cinco (5) aos de operacin de Estados Financieros y
Nmero de empleados.
b) Afiliaciones con otras compaas.
Proceso: Emisin de Certificaciones
Objetivos: Confirmar si las compaas estn autorizadas para desarrollar la actividad de seguros
y reaseguros en los diferentes ramos segn consta en los archivos de la Superintendencia.
Pasos:
Clasificacin de Certificaciones:
1. Licencia Autorizada (ramos, vigencia y margen de solvencia).
2. Certificaciones Especiales (Firmas de Abogados, Entidades Gubernamentales).
Fin del proceso
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA
Proceso: Revisar transacciones en efectivo y cuasi efectivo a los entes Supervisados
I. Objetivo: Garantizar la transparencia de las transacciones
Pasos:
Velar a fin de impedir que las operaciones de las compaas de seguros, reaseguros y
corredores de reaseguros, se lleven a cabo con o sobre fondos provenientes de actividades
ilcitas relacionadas con el Blanqueo de Capitales, bien sea para ocultar la procedencia
ilcita de dichos fondos o bien para asegurar su aprovechamiento por cualquier persona.
Velar por el cumplimiento de los envos de las declaraciones sobre las transacciones en
efectivo y cuasi- efectivo por un monto superior a diez mil balboas (B/.10,000.00) que
deban remitir las Entidades Declarantes a la Unidad de Anlisis Financiero (UAF),
dentro de los cinco (5) primeros das de cada mes.

II. ALCANCE

Determinar la veracidad de la informacin suministrada por las compaas de Seguros,
Reaseguros y Corredores de Reaseguros en cuanto a os reportes de transacciones
efectuadas, con relacin a entradas y salidas de dinero (cobros y pagos ) en efectivo y
cuasi efectivo ( cheques de gerencia, viajeros u otros y rdenes de pago librados al
portador, con endoso en blanco y expedidos, recibidos o depositados en una misma
fecha), mayores de diez mil balboas (B/.10,000.00) o transacciones sucesivas en fechas
cercanas que, aunque inferiores a diez mil balboas (B/.10,000.00) individualmente
consideradas, sumen en total ms de diez mil balboas (B/.10,000.00).
Realizar inspecciones peridicas en las Entidades Declarantes con el propsito de
verificar que las mismas mantengan en sus registros el nombre del cliente, su direccin y
su nmero de identificacin.
Imponer a las Entidades Declarantes las multas de que trata el artculo No. 8 de la Ley
No. 42 de 2 de octubre de 2000, de oficio a solicitud de la Unidad de Anlisis Financiero,
segn la gravedad de la falta y el grado de reincidencia.
Aplicar las medidas que sean necesarias para que las Entidades Declarantes cumplan con
lo dispuesto en la Ley No. 42.

189

III. PROCEDIMIENTOS

Se solicita a las compaas de seguros, reaseguros y corredor de reaseguros dentro de sus
instalaciones, el informe de ingreso de caja diario, soportado con los respectivos recibos
de caja.
Se verifica, la secuencia numrica de los recibos de caja solicitados.
Se verifican los depsitos bancarios junto con el estado de cuenta bancario del perodo en
revisin.
Si se detecta un movimiento de efectivo superior a los diez mil balboas (B/.10,000.00), se
notifica inmediatamente a la Unidad de Anlisis Financiero (UAF).
Se solicita mediante muestra selectiva, previa lista de expedientes de los siniestros
pagados y en trmites en un perodo determinado, la veracidad de la ocurrencia y la
razonabilidad de la evaluacin de los mismos.

IV. FUNDAMENTOS LEGALES

Ley No. 42 de 2 de octubre de 2000, Por la cual se Establecen Medidas para la
Prevencin del Delito de Blanqueo de Capitales.
Decreto Ejecutivo No.1 de 3 de enero de 2001, Por la cual se reglamenta la Ley No. 42
de 2 de octubre de 2000.

FORMULARIO DE CONTROL DE REPORTE UA.F.-SEG

El Control de Reporte U.A.F.-SEG, es un formulario preliminar, en el cual se indicara si hubo o
no transacciones superiores a los B/.10,000.00 en efectivo o cuasi-efectivo. Este formulario se
enviara todos los meses, en el caso de que no se efecte ninguna transaccin superior a
B/.10,000.00 en efectivo o cuasi-efectivo.

El formulario de Control de Reporte U.A.F.-SEG, deber ser llenado de la siguiente forma:

Lnea-Fecha de entrega (da/mes/ao): Indicar la fecha exacta en la cual se hace
entrega de este formulario, a la Superintendencia de Seguros y Reaseguros.

Lnea-Nombre de la Aseguradora o Reaseguradora: Indicar el nombre completo de la
empresa Aseguradora o Reaseguradora

Lnea R.U.C.: Indicar el numero del Registro nico del Contribuyente de la empresa
Aseguradora o Reaseguradora.

Lnea-Mes que Reporta: Indicar el mes que se est reportando a la Unidad de Anlisis
Financiero.

Lnea-Ano: Indicar el ano que se est reportando a la Unidad de Anlisis Financiero.

Lnea-Cantidad de Declaraciones: Indicar numricamente la cantidad de formularios de
Declaraciones en Efectivo o Cuasi-Efectivo-U.A.F.-SEG, que se adjuntan al formulario
de Control de Reporte UAF-SEG, por las transacciones realizadas en el mes.

190

Casilla-Ninguna Declaracin: Indicar con una ( X ) o ( ) en la casilla que dice
Ninguna declaracin, del formulario de Control de Reporte UAF-SEG, si se efectuaron o
no transacciones superiores a B/.10,000.00 o mas, en efectivo o cuasi-efectivo durante el
mes.

Lnea-Nombre y Cargo del empleado autorizado: Indicar el nombre completo y el
cargo del empleado autorizado a firmar por la empresa (a maquina o en letra de molde).

Lnea-Firma: Firma del empleado autorizado por la empresa a firmar los reportes
mensuales.

FORMULARIO DE DECLARACIN DE OPERACIONES EN EFECTIVO O CUASI
EFECTIVO UAF-SEG

El formulario de Declaracin de Operaciones en efectivo o cuasi-efectivo U.A.F.-SEG, se
utilizara para reportar operaciones o transacciones por montos superiores a B/.10,000.00 en
efectivo o cuasi-efectivo, llevadas a cabo por personas naturales o jurdicas, con las empresas
Aseguradoras y Reaseguradoras. Tambin, se aplicar a las transacciones sucesivas en fechas
cercanas dentro de una misma semana laboral, que aunque inferiores a B/.10,000.00
individualmente consideradas, sumen en total ms de B/.10,000.00
Es decir, puede que las transacciones mensuales que se reportan a la Unidad de Anlisis
Financiero se den de la siguiente manera:

El da lunes, el cliente ABC, le paga a la Aseguradora XYZ una pliza por
B/.12,000.00. El pago lo hace en efectivo.
El cliente DEF, paga una pliza por B/.13,000.00 a la Aseguradora XYZ,
fraccionndolo de la siguiente manera: el da lunes abona B/.7,000.00 en efectivo y el da
jueves de la misma semana abona el resto de B/.6,000.00, tambin en efectivo.

No obstante, si el ultimo pago se hubiera realizado el da lunes de la semana siguiente, la
Aseguradora XYZ, No tendra que Reportar al cliente DEF, ya que los pagos fueron efectuados
en semanas distintas.
Cuando existan transacciones mensuales que deben ser reportadas, y son registradas en el
Formulario de Declaracin de Efectivo o Cuasi-Efectivo U.A.F.-SEG, este formulario deber
venir acompaado con el formulario de Control de Reporte U.A.F.-SEG, en el cual se indica la
cantidad de declaraciones llevadas a cabo en el mes.

SELECCIN DE LA NATURALEZA DE LA TRANSACCIN:

Dependiendo de la naturaleza de la transaccin se tendr que escoger una de las cuatro opciones,
colocando una (X) o () en la casilla del formulario que corresponde a cada operacin.

UAF-SEG-EFE-P: (efectivo personal), Esta casilla se utiliza para registrar transacciones en
efectivo, superiores a los B/.10,000.00, realizadas por una persona natural, por ejemplo:

1. El cliente A (persona natural), pago B/.12,000.00 en efectivo por una pliza de incendio a
la Compaa de Seguros Z.
2. La Compaa de Seguros Z, paga B/.13,000.00 en efectivo, por un reclamo al cliente A
(persona natural).
191

UAF-SEG-EFE-C: (efectivo comercial), Esta casilla se utiliza para registrar transacciones en
efectivo, superiores a los B/.10,000.00, realizadas por una empresa, por ejemplo:
a) La empresa B (persona jurdica) pago B/.11,000.00 en efectivo, por una pliza de
incendio a la Compaa de Seguros X.
b) La Compaa de Seguros X, paga a la empresa B (persona jurdica) B/.13,000.00 en
efectivo, por un reclamo que esta le hace.

UAF-SEG-CUA-P:(cuasi-efectivo personal), Esta casilla se utiliza para registrar transacciones
en cuasi-efectivo, superiores a los B/.10,000.00, realizadas por una persona natural,
Ejemplos:
a) El cliente A (persona natural), pago B/.12,000.00 utilizando un Cheque al Portador, por
una pliza de incendio, a la Compaa de Seguros Z.
b) La Compaa de Seguros Z, paga B/.13,000.00 en un Cheque al Portador, por un reclamo
que le hizo el cliente A (persona natural).
UAF-SEG-CUA-C (cuasi-efectivo comercial), Esta casilla se utiliza para registrar
transacciones en cuasi-efectivo, superiores a los B/.10,000.00, realizadas por una persona
Jurdica, por ejemplo:
a) La empresa B (persona jurdica), pago B/.12,000.00 en un Cheque al Portador, por
concepto de pliza a la Compaa de Seguros X.
b) La Compaa de Seguros X paga B/.13,000.00 en un Cheque al Portador por concepto de
reclamo a la empresa B (persona jurdica).
Nota: Cuando las transacciones se realicen de forma combinada, se seleccionarn las
casillas correspondientes, segn la naturaleza que la conforman, por ejemplo:
Si el cliente Y, paga B/.5,000.00 en efectivo y B/.6,000.00 en un cheque al portador
(como se observa sobrepasan los B/.10,000.00), a la Compaa de Seguros Z, entonces se
seleccionaran ambas categoras llenando las casillas (UAF-SEG-EFE-P y UAF-
SEGCUA- P)}, que aparecen en el formulario de Declaracin de Operaciones en Efectivo
o Cuasi-Efectivo-UAF.SEG., con (X) o ( ).

Lnea-Nombre de la Aseguradora o Reaseguradora: Indicar el nombre completo de la
empresa Aseguradora o Reaseguradora.
Lnea-R.U.C.: Indicar el numero del Registro nico del Contribuyente de la empresa
Aseguradora o Reaseguradora.
Lnea-Sucursal: Indicar el nombre de la sucursal de la Aseguradora o Reaseguradora donde se
realiza la transaccin.
Lnea-Da-Mes-Ao: Indicar el da, mes y ano al cual corresponde la transaccin.
1.1 Columna Operacin: Colocar en la casilla (X) o (), segn el tipo de la operacin.
1.2 Columna No Tipo de Rubro: Colocar en la casilla el tipo de rubro utilizando el numero de
cdigo que le corresponde:
Cdigo Tipo de Rubro
100 Accidentes Personales
101 Vida
102 Fianza
103 Hospitalizacin y salud
104 Accidentes
105 Incendio
106 Auto
107 Otros riesgos
192

1.3 Columna Nmero de Pliza: Indicar el nmero de la pliza a la cual se refiere la transaccin.
1.4 Columna Monto de la Operacin: Indicar la cantidad total en trminos monetarios expresados
en balboas que involucra la transaccin que se realiza en efectivo o cuasi efectivo.
POR EL CLIENTE
Nombre completo del ejecutor: Indicar el nombre completo ( a maquina o en letra de molde) de
la persona que realiza la transaccin por el cliente.
Cedula o pasaporte del ejecutor: Indicar el numero de la cedula, pasaporte o RUC de la
persona que realiza la transaccin. (Los mismos debern estar separados por sus respectivos
guiones).
Firma del ejecutor: Firma de la persona que realiza la transaccin por el cliente.
Nombre del cliente: Indicar el nombre del cliente (a mquina o en letra de molde), ya sea
persona natural o jurdica que ejecuta la transaccin.
Cedula / Pasaporte / RUC: Indicar el numero de la cedula, pasaporte o RUC (Los mismos
debern estar separados por sus respectivos guiones).
Nota: Si el ejecutor es la misma persona que el cliente, se debern repetir la informacin en
ambas secciones.
POR LA EMPRESA
Nombre del empleado autorizado: Indicar el nombre completo del empleado autorizado a firmar
por la empresa (a mquina o en letra de molde).
Cargo del empleado autorizado: Indicar el cargo que desempea en la empresa el empleado
autorizado a firmar (a mquina o en letra de molde).
Firma del empleado autorizado: Firma del empleado autorizado por la empresa cuyo nombre y
cargo se indican en los puntos arriba descritos.
IMPORTANTE
A. QUIENES REPORTAN
Todas las compaas Aseguradoras o Reaseguradoras que aunque No Tengan transacciones
superiores a B/.10,000.00, DEBEN DECLARAR:
B. QUE SE REPORTA:
Se reporta todo pago de pliza que se reciba de Accidentes Personales, Vida, Fianza,
Hospitalizacin y Salud, Accidentes, Incendio, Auto u otros riesgos, cuando las mismas se
presenten bajo las siguientes condiciones:

1b) Por pago de pliza en efectivo o cuasi. Efectivo, superiores a B/.10,000.00, que
realice un mismo cliente.

Asimismo, se reportaran pagos en efectivo o cuasi-efectivo, llevadas a cabo en forma
sucesiva, por un mismo cliente, dentro de una misma semana laboral, que aunque sean
transacciones inferiores a B/.10,000.00 individualmente consideradas, sumen un total de
B/.10,000.00 o ms.
2b) Por pago de reclamos en efectivo o cuasi-efectivo, superiores a B/.10,000.00 que
realice la empresa a un mismo cliente.
Tambin, se reportaran los pagos en efectivo o cuasi-efectivo, llevados a cabo en forma
sucesiva, que efecte la empresa Aseguradora o Reaseguradora a un mismo cliente,
dentro de una misma semana laboral que aunque sean transacciones inferiores a
B/.10,000.00 individualmente consideradas, y que sumen un total de B/.10,000.00.

193

C. PERIODO DE ENTREGA:

Se entregara una copia del (los) formulario (s) de reporte mensuales dentro de los primeros cinco
(5) das hbiles del mes subsiguiente al que se esta reportando a la UAF, por intermedio de la
Superintendencia de Seguros y Reaseguros, en sobre sellado dirigido a la Superintendencia de
Seguros y Reaseguros. Adems, la empresa conservara el original de cada formulario por un
periodo de cinco (5) anos, segn lo establece la ley
Fin del Proceso

Proceso: MARGEN DE SOLVENCIA Y LIQUIDEZ MINIMA REQUERIDA
COMPAAS DE SEGUROS
Objetivo: Garantizar la liquidez de las compaas de seguros
Pasos:
Tomar las acciones necesarias para garantizar que las compaas de seguros y reaseguros
mantengan recursos patrimoniales suficientes para absorber prdidas por variacin en los
resultados tcnicos de sus carteras.
Alcance
Garantizar que la Direccin supervisora disponga de mecanismos de planificacin y presupuesto,
diseados para dirigir su gestin hacia el cumplimiento de los objetivos y metas en trminos de
economa, eficiencia y efectividad.
Proteger los recursos de los asegurados mediante la identificacin y evaluacin de riesgos
relevantes que puedan afectar el logro de los objetivos establecidos por la direccin.
Asegurar la oportunidad, confiabilidad, exactitud e integridad de la informacin.
Garantizar que la informacin contable cumpla con los propsitos de identificar, reunir,
clasificar, analizar, registrar e informar sobre los resultados de las operaciones de los
regulados y tener responsabilidad de los activos relacionados, basndose en las Normas
Internacionales de Contabilidad.
Prevenir el Delito de Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo.
Fundamentos Legales
Ley No. 59 de 29 de julio de 1996, Por la cual se reglamentan las Entidades
Aseguradoras, Administradoras de Empresas y Corredores o Ajustadores de Seguros; y la
Profesin del Corredor o Productor de Seguros.
Ley No. 63 de 19 de septiembre de 1996, Por la cual se regulan las Operaciones de
Reaseguros y las Empresas dedicadas a esta Actividad.
Ley No. 60 de 29 de julio de 1996, Por la cual se regulan las operaciones de las
Aseguradoras Cautivas.
Ley No 42 de 2 de octubre de 2000, Que establece medidas para la prevencin del delito
de Blanqueo de Capitales.
Decreto Ejecutivo No. 1 de 3 de enero de 2001, Por el cual se reglamenta la Ley No. 42
de 2 de octubre de 2000.
Resolucin No. 576-A de 7 de noviembre de 1996, Por la cual se establece el
procedimiento para el Clculo del Margen de Solvencia Mnimo Requerido y la Liquidez
Mnima Requerida.
Resolucin No. CTS-15 del 27 de noviembre de 1986, Por la cual se reglamenta el
alcance y aplicacin de los artculos concernientes a la contabilizacin de las reservas e
inversiones establecidas en la Ley de Seguros.

194

Estructura de Supervisin
Disposiciones legales, polticas y procedimientos aplicables que dan a la administracin, garanta
razonable para cumplir los objetivos y metas de la entidad.
Considera factores del medio ambiente natural y social que puedan afectar las operaciones o
actividades reguladas por la institucin.
Componentes

Ambiente de Supervisin:
Consiste en disposiciones legales, polticas, procedimientos y acciones que reflejan la actitud de
los directivos y los supervisores acerca de la importancia de la supervisin en una entidad.
Evaluacin de Riesgos:
Conjunto de actividades que ejecuta la direccin para determinar la existencia de riesgos
relevantes, que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.
I nformacin y Comunicacin:
Consiste en la presentacin y transmisin de informacin, exacta y oportuna, que permita a la
direccin la toma de decisiones y llevar a cabo sus responsabilidades.
Actividades de supervisin:
Son aquellas polticas y procedimientos, adems de las incluidas en los cuatro (4) componentes,
que la direccin establece para cumplir sus objetivos.
Monitoreo:
Se refiere a la evaluacin continua o peridica de la eficacia y el diseo de operacin de una
estructura de supervisin por parte de la direccin, a fin de determinar que est funcionando de
conformidad con los planes y objetivos y que existan los mecanismos para detectar las
desviaciones e incorporar los ajustes necesarios de manera oportuna.

Responsabilidad del Supervisor

1. Elaborar manuales de funciones
2. Descripcin de categoras operativas en los cuales se detallan las responsabilidades de los
supervisores.
3. Evaluacin de riesgos y procedimientos adecuados para minimizar los riesgos de:
* Integridad: Que todas las partidas o transacciones que deben ser registradas lo
estn.
* Existencia: Que todas las partidas o transacciones reflejadas en los estados
financieros ocurrieron y que existen todos los activos y Pasivos.
* Exactitud: Que las partidas o transacciones reflejadas en estos, fueron registradas
o procesadas exactamente.
* Valuacin: Obtencin de la evidencia sobre los cambios de valor despus del
registro inicial de una partida. (Inversiones, reservas, etc.). Enfoque Sustantivo.
* Obligacin: Que todas las obligaciones se hallen reflejadas en los estados
financieros, (pasivos). Que todos los Activos afectos a las reservas se mantengan
libres de gravmenes, embargos u otra medida que impida su libre cesin o
transferencia.
* Propiedad: Que la empresa tenga todos los derechos apropiados sobre los activos
reflejados en los estados financieros.
* Presentacin y revelacin: Mantener la aplicacin de los Principios de
Contabilidad relevantes en cuanto a propiedad y consistencia.
Cumplir las afirmaciones inherentes a su gestin de acuerdo a los criterios establecidos.
195

4. El auditor ser responsable por las opiniones que emita en relacin con sus exmenes, por
el cumplimiento de las ms elevadas normas de tica y morales, por su propio desarrollo
profesional y por mantener el debido cuidado profesional durante el examen y en la
preparacin del informe.
Fin del proceso
P Pr ro oc ce es so o: : E Ex xa am me en n d de e l la a i in nf fo or rm ma ac ci i n n f fi in na an nc ci ie er ra a
O Ob bj je et ti iv vo o: : A As se eg gu ur ra ar r q qu ue e l la a i in nf fo or rm ma ac ci i n n f fi in na an nc ci ie er ra a e es s v ve er ra az z
P Pa as so os s: :
Hay que reconocer que uno de los requisitos bsicos de una administracin, es la
informacin financiera confiable, oportuna y til para la toma de decisiones.

A. R Re ep po or rt te es s F Fi in na an nc ci ie er ro os s y y V Vi is si it ta as s d de e I In ns sp pe ec cc ci i n n
1 1. . M Ma ar rg ge en n d de e S So ol lv ve en nc ci ia a y y L Li iq qu ui id de ez z M M n ni im ma a R Re eq qu ue er ri id da a
1 1. .1 1 A As sp pe ec ct to o N No or rm ma at ti iv vo o
Ley No. 59 de 29 de julio de 1996.
Resolucin 576 A, del 7 de Noviembre de 1996 (Anexo).
I Im mp po or rt ta an nc ci ia a
El Margen de Solvencia como un instrumento de fiscalizacin por parte de la Superintendencia
de Seguros y Reaseguros, contribuye a determinar e identificar los montos mnimos de
capitalizacin que requiere una determinada compaa ante futuras desviaciones por
siniestralidad.
El ejercicio se mide en un perodo comprendido de doce (12) meses y se realiza trimestralmente.
La informacin es basada en los ramos de Daos, Salud, Fianzas, Accidentes Personales y
Colectivos de Vida, adicionando el 5% de la reserva matemtica correspondiente al ramo de
Vida Individual.
M Me et to od do ol lo og g a a
A continuacin la manera de analizar el Margen de Solvencia, de acuerdo con la Resolucin No.
576-A del 7 de noviembre de 1996, su clculo y la forma de presentacin.

M Ma ar rg ge en n d de e S So ol lv ve en nc ci ia a M M n ni im mo o R Re eq qu ue er ri id do o a al l c ci ie er rr re e d de el l e ej je er rc ci ic ci io o

La Solvencia Mnima Requerida se define tcnicamente como el patrimonio propio mnimo no
comprometido exigible a una entidad aseguradora para hacerle frente a sus obligaciones
tcnicas, adquiridas en la medida en que el volumen de los negocios se incremente, en el
supuesto de que las primas resulten insuficientes.

D De et te er rm mi in na ac ci i n n d de el l F Fa ac ct to or r d de e R Re et te en nc ci i n n a al l c ci ie er rr re e d de el l e ej je er rc ci ic ci io o

h. Factor de Retencin este ejercicio. (F de R)

Esta cifra es el factor porcentual de retencin de siniestros de la empresa y no podr ser menor de
50%. Esta situacin conduce al establecimiento de una norma interna para buscar que las
aseguradoras operen como tales y descarten las operaciones "Fronting". En todo caso, como se
trata de operaciones intra y extra territorio, el elemento de riesgo por reaseguro cedido a
instituciones no ocurrentes a dicho sistema mnimo por la amplitud de los mercados; el 50%
solamente tiene como propsito el buscar una verdadera retencin del asegurador.

196

Siniestros Incurridos Retencin
Siniestros Incurridos Totales

Siniestros Incurridos Retencin =

+ c Siniestros Pagados de Retencin este Ejercicio.
Tomamos el total de siniestros pagados durante el ejercicio, netos de
recuperaciones por reaseguros.
+ b.- Siniestros Pagados Totales este ejercicio.
- (417 -417010101 -417010201)
- (418 -418010101 -418010201)
+ (544 -544010101 -544010201)

+ f Reserva de Siniestros en Trmite por Retencin, al inicio de este ejercicio.
Tomamos el total de Reserva de Siniestros en Trmite por Retencin, al inicio del
ejercicio corriente. (Tomar g2 del ao anterior)

- g2 Reserva Siniestros en Trmite Retencin - Otros Riesgos
+ 221 -221010101
- 222 -222010101
+ 223 -223010101
- 224 -224010101
+ 225 -225010101

Siniestro Incurrido Total Corriente =
+ b Siniestros Pagados Totales este ejercicio.
Tomamos el total de Siniestros Pagados durante el ejercicio. Deben considerarse los
siniestros pagados, menos salvamentos y recobros.
+ (541 -541010101 -541010201)
+ (542 -542010101 -542010201)

- (419 -419010101 -419010201)

+ e Reserva de Siniestros en Trmite al cierre de este ejercicio
Tomamos el total de Reserva de Siniestros en Trmite al cierre del ejercicio.
+ (221 -221010101 )
+ (223 -223010101 -223010201)
+ (225 -225010101 -225010201)

- d Reserva de Siniestros en Trmite al inicio de este ejercicio.
Tomamos el total de Reserva de Siniestros en Trmite al inicio del ejercicio. (punto e)
ao anterior.
+ (221 -221010101 -221010201)
+ (223 -223010101 -223010201)
+ (225 -225010101 -225010201)
197

D De et te er rm mi in na ac ci i n n d de el l M Ma ar rg ge en n d de e S So ol lv ve en nc ci ia a R Re eq qu ue er ri id do o s so ob br re e e el l f fa ac ct to or r d de e p pr ri im ma as s a al l
c ci ie er rr re e d de el l e ej je er rc ci ic ci io o

a.- Primas Suscritas ms Reaseguro Tomado este ejercicio.
Tomamos el total de primas suscritas, netas de cancelaciones y devoluciones, ms el total
de reaseguro tomado para el ejercicio sujeto a medicin.
+ (411 - 411010101-411010201)
+ (412 - 412010101-412010201)

En las operaciones de daos (punto a) los factores que se aplicarn son: el 18% sobre los
primeros 7,000,000 de primas y al exceso si lo hubiere se aplicar el 15%.
A la suma resultante de estos dos clculos se le aplica el factor de retencin.

D De et te er rm mi in na ac ci i n n d de el l M Ma ar rg ge en n d de e S So ol lv ve en nc ci ia a R Re eq qu ue er ri id do o s so ob br re e e el l f fa ac ct to or r d de e s si in ni ie es st tr ro os s a al l
c ci ie er rr re e d de el l e ej je er rc ci ic ci io o

Siniestros en los ltimos 3 aos / 3 = Promedio Trienal de Siniestros

Promedio Trienal de Siniestros * F de R = Margen de Solvencia Requerido

D De et te er rm mi in na ac ci i n n d de el l p pr ro om me ed di io o t tr ri ie en na al l d de e s si in ni ie es st tr ro os s

+ b Siniestros Pagados Totales Este Ejercicio.
+ e Reservas de Siniestros en Trmite Totales al Cierre de este
Perodo.
- i Reserva de Siniestros en Trmite Totales al Inicio del Trienio.
(tres(3) aos atrs) Ej. Cierre 2004, inicio del Trienio = Letra e del 2001 o Letra d de 2002.
+ j Siniestros Pagados Totales del Ejercicio Anterior.
b del Ejercicio ao Anterior.
+ k Siniestros Pagados Totales del Ejercicio Inmediato Anterior.
j del Ejercicio ao Anterior.

Despus de tener el promedio anual de los siniestros del trienio, se aplica el 29% a los primeros
$4, 000,000 millones y al exceso, si lo hubiere, se aplica el 25%.

A la suma resultantes de estos dos clculos se le aplica el factor de retencin, tal como en el
caso de las primas.

Al aplicar el factor en las operaciones de primas y siniestros y elegir la cantidad que resulte
mayor entre los dos, el sistema est garantizando el tratamiento estrictamente equitativo a todas
las aseguradoras de acuerdo con su experiencia siniestrar, sin importar sus polticas y criterios de
tarificacin. De esta manera, se logra exigir sobre una base trienal de siniestros la cantidad
necesaria de margen de solvencia que pueda hacer frente a desviaciones estadsticas de
siniestralidad, sin el perjuicio que una buena o mala poltica de suscripcin oculte resultados que
conduzcan a desequilibrios.
198

D De et te er rm mi in na ac ci i n n d de el l M Ma ar rg ge en n d de e S So ol lv ve en nc ci ia a R Re eq qu ue er ri id do o s so ob br re e e el l f fa ac ct to or r d de e l la as s R Re es se er rv va as s
M Ma at te em m t ti ic ca as s a al l c ci ie er rr re e d de el l e ej je er rc ci ic ci io o. .

Se calcula el 5% de las reservas matemticas (incluyendo la reserva de los beneficios
adicionales adheridos a las plizas de vida individual), correspondientes al perodo de
evaluacin.
m. Reserva Matemtica para Vida Individual
Tomamos el saldo las cuentas de la Reserva Matemtica del ejercicio.
+ 211010101/21101010401
+ 211010201
+ 212010101
+ 212010201
+ 25206

Al total de la Reserva Matemtica se le aplica el 5%.Luego de haber obtenido los tres factores de
solvencia, Primas y Siniestros (el mayor de los dos) y el 5% de las Reservas matemticas, se
suman y obtenemos el Margen de solvencia requerido.

D De et te er rm mi in na ac ci i n n d de e l la a S So ol lv ve en nc ci ia a d de e l la a e em mp pr re es sa a o o P Pa at tr ri im mo on ni io o T T c cn ni ic co o A Aj ju us st ta ad do o a al l
c ci ie er rr re e d de el l e ej je er rc ci ic ci io o. .

Esta solvencia es entendida como el estado de situacin econmico-financiero patrimonial
que le permite a una empresa dar cobertura a las obligaciones tcnicas con sus asegurados.
En otros trminos, es el estado patrimonial libre de todo compromiso previsible y con
deducciones de los elementos inmateriales, como las primas por cobrar con morosidad de
ms de 90 das, plusvalas y otros activos de dudosa recuperacin sin las respectivas
provisiones; adems de las cuentas e inversiones con personas naturales o jurdicas
relacionadas entre otras y que mide la capacidad atribuida a la empresa para garantizar el
reembolso de las obligaciones con sus asegurados.

E ES ST TA AD DO O D DE E S SI IT TU UA AC CI I N N E EC CO ON N M MI IC CO O- -F FI IN NA AN NC CI IE ER RO O P PA AT TR RI IM MO ON NI IA AL L
Tomamos el saldo de las cuentas patrimoniales del estado de situacin del ejercicio.
+ n 311 Capital Pagado en Acciones

+ p 313 Utilidad no Distribuida Disponible
316 Dividendos Pagados Ao corriente

+ o 314 Reserva Legal
315 Reserva de Previsin para Desviaciones Estadsticas.

199

E ES ST TA AD DO O P PA AT TR RI IM MO ON NI IA AL L L LI IB BR RE E D DE E T TO OD DO O C CO OM MP PR RO OM MI IS SO O P PR RE EV VI IS SI IB BL LE E

Tomamos el saldo de las cuentas patrimoniales del estado de situacin del ejercicio.
+ n 311 Capital Pagado en Acciones

+ p 313 Utilidad no Distribuida Disponible
316 Dividendos Pagados Ao corrientes

+ o 314 Reserva Legal
315 Reserva de Previsin par Desviaciones Estadsticas

M Me en no os s: :
Compromisos previsibles y deducciones de los elementos inmateriales:

+ r 122 Plazos fijos pignorados.
11101/02 documentos negociables pignorados.
11201 documentos negociables pignorados.
131 Primas por Cobrar en incumplimiento de pago de ms de 90 das.
138 Cuentas por Cobrar Cheques devueltos de ms de 90 das.
139 Otras cuentas por cobrar (cuentas por cobrar otras en
incumplimiento de pago de ms de 90 das).
15005 Plusvala, Gastos Pagados por anticipados - otros
18001/02/05 Otros activos en garantas.
Activos de difcil recuperacin
+ s 135 Cuentas por Cobrar Corredores de Seguros.
139 Cuentas por Cobrar Accionistas, Directores.
+ t 11102 Cuentas por cobrar e inversiones en subsidiarias y 112 afiliadas.

Para efectos de esta informacin se entender por:
Afiliada: Empresas relacionadas entre s por cualquiera de las
siguientes circunstancias:
a) Controladas por los mismos accionistas.
b) Controladas por una misma sociedad, la cual es propietaria de ms de
20% de las acciones emitidas y en circulacin con derecho a voto.

Subsidiaria: Empresa controlada directamente por otra, o
indirectamente a travs de una o ms intermediarias.
+ x-y Ajustes de disminucin de las inversiones libre de gravmenes a su
valor mercado al cierre del ejercicio.
M M s s: :
+ q 214 Reserva catastrfica
213 Reserva de previsin para desviaciones estadsticas.
+ x-y Ajustes de aumento de las inversiones libre de gravmenes a su
valor mercado al cierre del ejercicio.
200

Las Compaas de seguros debern constatar sus valores de
mercado en inversiones mediante:

Publicacin oficial de la Bolsa de Valores de Panam.
Certificacin de cualquier firma acreditada y aceptada por la Superintendencia de
Seguros y Reaseguros.
Certificacin de cualquier agente vendedor de valores autorizado por la Comisin
Nacional de Valores.
Avalo certificado por firmas dedicadas a estos menesteres, acreditadas ante los
bancos, e instituciones de crdito en Panam.

M MA AR RG GE EN N D DE E L LI IQ QU UI ID DE EZ Z
El Margen de liquidez se define como la relacin entre el conjunto de dinero disponible
y valores negociables fcilmente convertibles en dinero y los compromisos tcnicos contrados
por las empresas de seguros en consonancia a su capacidad tcnico-operativas.

1 1. .1 1. . M Me et to od do ol lo og g a a

A continuacin la manera de analizar el Margen de Liquidez, de acuerdo con la Resolucin No.
576-A del 7 de noviembre de 1996, su clculo y la forma de presentacin.

M Ma ar rg ge en n d de e L Li iq qu ui id de ez z M M n ni im mo o R Re eq qu ue er ri id do o a al l c ci ie er rr re e d de el l e ej je er rc ci ic ci io o

D De et te er rm mi in na ac ci i n n d de e l la a L Li iq qu ui id de ez z R Re eq qu ue er ri id da a a al l c ci ie er rr re e d de el l e ej je er rc ci ic ci io o

+ El 100% de las reservas de retencin para siniestros en trmites.
g. Reserva Siniestros en Trmite Retencin al cierre de este ejercicio
Tomamos el total de Reserva de Siniestros en Trmite por Retencin, al cierre del
ejercicio corriente. (g1 + g2)
g1.- Reserva Siniestros en Trmite Retencin - Vida Individual
+ 221010101
- 222010101
+ 223010101
- 224010101
+ 225010101

g2 Reserva Siniestros en Trmite Retencin - Otros Riesgos
+ 221 -221010101
- 222 -222010101
+ 223 -223010101
- 224 -224010101
+ 225 -225010101

+ El 50% de las reservas de primas no devengadas.
+ 211 -211010101
+ 212 -212010101
201

+ El 20% de la diferencia entre las reservas matemticas de vida individual menos los
prstamos por cobrar concedidos a asegurados sobre plizas de vida.
+ m. Reserva Matemtica para Vida Individual
Tomamos el saldo las cuentas de la Reserva matemtica del
ejercicio.
+ 211010101/21101010401
+ 211010201
+ 212010101
+ 212010201
+ 25206

- u. Prstamos a asegurados sobre plizas de vida individual
+ 133

+ E1 20% del Margen de Solvencia requerido.

Factor de solvencia, Primas, Siniestros (el mayor de los dos) y el 5% de las
Reservas matemticas.

D De et te er rm mi in na ac ci i n n d de e l la a L Li iq qu ui id de ez z d de e l la a e em mp pr re es sa a a al l c ci ie er rr re e d de el l e ej je er rc ci ic ci io o
+ Efectivo en caja y banco, neto de sobregiros y libre de gravmenes.
+ 121 Efectivo
+ 122 Plazo fijos Bancos Locales
+ 123 Plazo fijos Bancos Extranjeros
251 Primas diferidas
266-02 Depsitos de garantas recibidas
268 Ingresos Diferidos
+ Documentos negociables a valor de mercado, libre de gravamen.
+ 11101/02-1110203 documentos negociables libre de gravamen e
11201 documentos negociables libre de gravamen.
C CO ON NC CL LU US SI I N N
Dado los elementos considerados para la determinacin del clculo del margen de
solvencia, se debe entender que el mismo est dirigido a la capacidad financiera que tiene la
empresa para hacerle frente a las obligaciones directamente con los asegurados.

Es importante mencionar que el resultado del margen de solvencia es una medida de alerta
temprana, mas no supone ser el elemento determinante en el anlisis de la situacin de una
institucin de seguros, ni pretende sustituir la evaluacin de la constitucin y cobertura de
sus reservas tcnicas.

Debido a lo anterior, a pesar de que no se presenten indicadores que muestren insuficiencia de
solvencia, una institucin de seguros puede estar en una situacin financiera peligrosa por una
202

mala tarifacin, excesivos gastos operacionales o por inversiones poco rentables y poco
dispersas.
Fin del proceso

Proceso: Revisin del Balance de Reservas e Inversiones para las compaas de Seguros
con Licencia en Reaseguros
Objetivo General: Velar por el cumplimiento en la Ley 59 de Seguros
Pasos:
Velar por el fiel cumplimiento de lo establecido en los artculos N27,28,29, 30 y 31 de la Ley
N 59 de Seguros del 29 de julio de 1996 y los artculos N28,29 y 30 de la Ley N 63 de
Reaseguros del 19 de septiembre de 1996.
Las compaas que operen en negocios de seguros en la Repblica de Panam debern constituir
en su pasivo las siguientes reservas sobre negocios ubicados en la Repblica de Panam, que en
todo momento deben mantenerse libres de gravmenes.
Para la revisin del Balance de Reserva e Inversiones el auditor debe contar con su Leyes de
Seguros y Reaseguros y seguir los lineamientos que en ella se establecen.
Para facilitar la revisin de las reservas que deben constituir las empresas y las inversiones que
respaldan dichas reservas, la Superintendencia de Seguros suministr a todos los entes
supervisados un formato de uso general y obligatorio los cuales deben remitir a la
Superintendencia trimestralmente con las cifras del perodo correspondiente.
Nuestra labor es verificar que este formulario se haya llenado correctamente, que los clculos de
las reservas se hayan calculado en base a los procedimientos establecidos y que las inversiones
que respaldan dichas reservas se encuentren libres de gravmenes, embargos, medidas
preventivas o de cualquier otra naturaleza, que impidan su libre cesin o transferencia.

ANEXO SD PRIMAS NETAS RETENIDAS:
En este anexo se verifica que se haya llenado el nombre de la compaa y el perodo al cual
corresponde la medicin, estos datos automticamente aparecern en todos los anexos del
formulario en mencin.
Este anexo contiene el detalle mensual de las primas suscritas y el reaseguro cedido por ramo
con el objeto de obtener las primas netas retenidas. El mismo solamente se verifica con el
contador de la empresa en el caso de que en los anexos N1.1, 1.3 y 1.4, los totales de primas
suscritas y reaseguro cedido del mes acumulado trimestre actual no coincida con los saldos que
refleja el balance de prueba de la empresa, en la fecha de la medicin.

ANEXO 1.1 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE SEGURO
DIRECTO:
Artculo N27, numerales 2 y 3 de la Ley de Seguros N59 de 29 de julio de 1996, el cual
establece lo siguiente:

Artculo 27: Las compaas de seguros que operen en la Repblica de Panam debern
constituir en su pasivo las siguientes reservas sobre negocios ubicados en la Repblica de
Panam, que en todo momento deben mantenerse libres de gravmenes, las cuales estarn
afectas exclusivamente a dichos negocios y sern deducibles como gastos en la determinacin de
la renta neta gravable:
1. Para los seguros colectivos de vida, colectivos de crdito, de desgravamen hipotecario,
accidentes personales, salud y transporte de mercancas, una tasa no menor del diez por
203

ciento (10%) de las primas netas de cancelacin retenidas en los doce meses anteriores a
la fecha de valuacin.
2. Para los seguros de ramos generales, incendio y lneas aliadas, martimo (casco),
automvil, responsabilidad civil, robo, hurto, vidrio, mortuorio, aviacin, coberturas
diversas y fianzas en general, el treinta y cinco por ciento (35%) de las primas retenidas
en los doce meses anteriores a la fecha de valuacin.
Se entender como prima neta emitida, la prima emitida suscrita, menos las devoluciones o
cancelaciones. Se entender como prima neta retenida, la prima neta emitida, menos el
reaseguro cedido.
El Anexo 1.1 utiliza frmulas en todos los sub cuadros de meses, los mismos son alimentados
por el Anexo SD para crear el acumulado correspondiente del trimestre o perodo en medicin.
En la parte inferior de este anexo se encuentran tres sub cuadros denominados:

1. - Mes: Acumulado Trimestre actual: El mismo corresponde al perodo actual de la
medicin o reporte y se carga automticamente, porque recoge los saldos que aparecen en
los sub cuadros superiores, del mes de la revisin.
- Se verificar que este saldo coincida con el saldo del balance de prueba de la empresa a
la fecha de la medicin en las cuentas correspondientes. Cuenta 411Primas suscritas
seguro directo (excluye vida) y la cuenta 511Reaseguro Cedido (excluye vida)
2. - Mes: Acumulado Diciembre de ao anterior: Las cifras aqu presentadas son
digitadas y provienen del mes de diciembre del ao anterior. Ejemplo: Si nos encontramos
en el mes de marzo de 2001 se deber introducir las cifras acumuladas al mes de diciembre
de 2000.
- Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de
diciembre del ao anterior a la fecha de la medicin o tambin podr comparar estos
datos con el balance de reservas e inversiones revisado en diciembre del ao anterior.
3. - Mes: Acumulado Trimestre actual ao anterior: Las cifras aqu presentadas son
digitadas y provienen del mes acumulado trimestre actual ao anterior. Ejemplo: Si nos
encontramos en el mes de marzo de 2001 se deber introducir las cifras acumuladas al mes
de marzo de 2000.
- Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de marzo
del ao anterior a la fecha de la medicin o tambin podr comparar estos datos con los
datos de marzo del balance de reservas e inversiones revisado en diciembre del ao
anterior.
Si los cuadros precitados se han alimentado correctamente, el sub cuadro de clculo realizar la
operacin que determina la reserva de primas no devengadas de seguro directo, de las primas
retenidas en los doce meses anteriores a la fecha de valuacin.
En la columna denominada auxiliar, la empresa deber digitar los resultados por ramos obtenidos
segn los registros de sus auxiliares.
En caso de diferencias, luego de conciliar las mismas con el contador de la empresa se informa
por escrito a la gerencia y se ordena la correccin.
ANEXO 1.2 RESERVA PARA SINIESTROS EN TRMITE:
El artculo N27, numeral 4 de la Ley de Seguros N59 de 29 de julio de 1996, establece que:
afectas exclusivamente a dichos negocios, y sern deducibles como gastos en la determinacin
de la renta neta gravable:
204

4.- El cien por ciento (100%) de la reserva correspondiente al monto de las obligaciones
por reclamos netos de reaseguros, pendientes de liquidar o pagar al finalizar el ao
fiscal considerado, avisados o por avisar, ms los gastos estimados que le correspondan.

Las cifras aqu presentadas son digitadas. La empresa complementar todos aquellos rubros que
son solicitados en el presente anexo, que generarn los clculos apropiados para obtener la
Reserva para Siniestros en Trmite.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del balance de prueba de la empresa a la fecha
de medicin. Las cuentas que se consideran en la confeccin de este anexo son las siguientes:

Siniestros pagados netos de salvamento cta. 541 menos (-) cta. 419
Menos (-) Monto recuperable cta. 417
Igual (=) Siniestros netos pagados

Reservas para siniestros en trmite al 100% ctas. + 221+223+225
Menos (-) Monto recuperable ctas. - 222 -224
Igual (=) Siniestros netos pendientes
de liquidacin

Siniestros netos pendientes de liquidacin es la misma operacin antes descrita
a principio del ao slo que se toma el resultado del
cierre del ao anterior.

Aumento (disminucin) de siniestros es la diferencia entre siniestros
netos
pendientes de liquidacin: pendientes de liquidacin
Periodo actual y los siniestros
Netos pendientes de liquidacin
al cierre del ao anterior.

Siniestros netos incurridos por riesgo es el resultado de la suma de
siniestros
en el ao corriente: Netos ms siniestros
Periodos actuales menos siniestros
Al cierre del ao anterior.

Dentro de la revisin de esta reserva a criterio del auditor o cuando la circunstancia lo amerite, se
determinar una muestra selectiva de las reservas de siniestros en trmites, versus el expediente
de la pliza siniestrada; con el objeto de verificar que el saldo real de la reserva coincida con las
cifras que se presenta en los libros.

En el mismo, se verifica si el siniestro existe, la fecha del siniestro, si el monto de la reserva se
ha registrado al 100%, los abonos, el saldo y en caso de que sea un siniestro antiguo, el motivo
por el cual no se ha pagado en el perodo estipulado segn las condiciones de la pliza y de los
siniestros.
205

ANEXO 1.3 RESERVA DE PREVISIN PARA DESVIACIONES ESTADSTICAS Y
ANEXO 1.4 RESERVA PARA RIESGOS CATASTRFICOS Y/O DE
CONTINGENCIA:
Artculo N27, numeral 5 y 6 de la Ley de Seguros N59 de 29 de julio de 1996, establece que:

5.- Una reserva de previsin para desviaciones estadsticas no menor de uno por ciento
(1%) y hasta un dos y medio por ciento (2 %). Para todos los ramos, calculado en
base a las primas netas correspondientes.

6.- Una reserva para riesgos catastrficos y/o de contingencia no menor de uno por ciento
(1%) y hasta un dos y medio por ciento (2 %) para todos los ramos, calculada en base
a las primas netas retenidas correspondientes.
Las reservas que correspondan a los numerales 5 y 6 sern acumulativas y su uso y
restitucin sern reglamentados por la Superintendencia, entre otros casos, cuando la
siniestralidad presente resultados adversos.

Estos anexos al igual que el Anexo 1.1, son alimentados por el Anexo SD, por lo tanto no sern
modificados.
En el sub cuadro de Clculo en la columna de Auxiliar, la empresa colocar las cifras
correspondientes a sus registros establecidos para el perodo de la medicin.

En la columna denominada Reserva Acumulada, se incluir la Reserva Acumulada por ramo del
ao anterior as como los ajustes necesarios, en caso de que se haya autorizado el uso y
restitucin de esta reserva.

En cada revisin trimestral, el auditor debe llevar un control por separado del detalle de las
autorizaciones y la correspondiente restitucin.

Se verifica que estos saldos coincidan con el saldo del balance de prueba de la empresa a la
fecha de medicin. Las cuentas que se consideran en la verificacin son las siguientes:

Anexo 1.3 Reserva de Previsin para Desviaciones Estadsticas
El clculo del perodo se verificar en la cuenta cta. 562
La reserva acumulada se verificar en la cuenta cta. 213
Anexo 1.4 Reserva para Riesgos Catastrficos
El clculo del perodo se verificar en la cuenta cta. 563
La reserva acumulada se verificar en la cuenta cta. 214

ANEXO 1.5 RESERVA LEGAL SOBRE PRIMAS SUSCRITAS DE SEGURO
DIRECTO:
El artculo N28, de la Ley de Seguros N59 de 29 de julio de 1996, establece que:

Artculo 28: Adems de las reservas de que trata el artculo anterior todas las compaas de
206

seguros estn obligadas a formar y mantener en el pas un fondo de reservas equivalente a un
veinte por ciento (20%) de las utilidades netas antes de aplicar el impuesto sobre la renta, hasta
constituir un fondo de dos millones de balboas (B/.2, 000,000.), y de all en adelante un diez por
ciento (10%).

No causar el impuesto sobre la renta la parte de las utilidades que debe destinarse a las
reservas mencionadas en este artculo y en el artculo anterior.

No se podr declarar o distribuir dividendos, ni enajenar de otra manera parte alguna de
las utilidades, sino hasta despus de hacer la provisin de que trata este artculo.

Para la columna de Utilidad Antes del Impuesto sobre la Renta se completar de acuerdo con los
resultados del perodo fiscal y se incluir la cifra ya sea utilidad (ganancia) o prdida.

Tanto la columna de Reserva segn Clculos y de Reserva Acumulada segn Clculos poseen
sus respectivas frmulas, por lo cual no debern ser modificadas. No obstante, en la columna
Reserva Acumulada segn Libros ser digitada por la empresa para los aos solicitados.

Se solicita digitar en la Columna Reserva Acumulada segn Clculos la Reserva Acumulada del
perodo anterior.

Para los aos posteriores, es decir 2001 en adelante, la empresa seguir utilizando las
misma cantidad de celdas contenidas en el Anexo con la modificacin de los aos anteriores
en la Columna de Periodos, teniendo el cuidado de iniciar siempre con la reserva del ao
anterior en la columna de Reservas Acumuladas segn clculos para que las frmulas
actuales no sufran modificaciones.

Dado que esta reserva presenta variacin al cierre del periodo fiscal de la empresa, la misma se
presenta en el informe al 31 de diciembre. Por lo general las cifras aqu presentadas no
contemplan los ajustes de los auditores externos. Se verificaran las utilidades o (perdidas) del
periodo con el resultado del balance de prueba de la empresa y se cotejar que se haya registrado
esta cifra en la columna correspondiente; la reserva acumulada segn clculos debe coincidir con
la reserva acumulada segn libros, si no coinciden, se ordena el ajuste correspondiente.

Las utilidades (prdidas) del perodo se calculan de la suma de los ingresos (cuenta 400 ms la
700) menos los egresos ( cuenta 500 ms la 600 ); en caso de que el resultado sea utilidad, se
calcular el 20% de la misma que pasa a ser la reserva legal del perodo.

La Reserva acumulada, es la suma de la reserva legal acumulada registrada en libros en la cuenta
313 ms la reserva legal del perodo.

RESERVAS DE REASEGURO ASUMIDO

Las compaas de seguros que estn autorizadas para ejercer el negocio de reaseguro, deben
considerar los siguientes anexos:

207

ANEXO 1.6 RESERVA LEGAL SOBRE PRIMAS SUSCRITAS - REASEGURO
ASUMIDO:

El artculo N28, de la Ley de Reaseguros N63 de 19 de septiembre de 1996, establece que:

Artculo 28: Toda empresa de reaseguros constituir una reserva legal que ser aumentada con
un cuarto del uno por ciento del incremento de las primas suscritas cada ao, en relacin con el
ao anterior. La comisin determinar la cuanta mxima de esta reserva.

No se podr declarar ni distribuir, total o parcialmente, dividendos, ni de otra manera enajenar
parte alguna de las utilidades, hasta despus de hacer la provisin de que trata este artculo.

En casos excepcionales, previa solicitud motivada, la Comisin podr autorizar la liberacin
total o parcial de dicha reserva o la constitucin de reservas adicionales, para salvaguardar los
intereses de los reasegurados.

El presente anexo se modifica anualmente o con el cierre del perodo fiscal, la empresa tomar
en cuenta el trimestre o perodo de la medicin para realizar cambios en las columnas de Primas
Suscritas Reaseguros Asumido Ao Actual y Ao Anterior, para modificar los perodos y para
incluir la informacin por ramo.

Adems, incluir las cifras correspondientes por ramo en la Columna de Reserva Acumulada
Inicial. Todas las dems columnas poseen sus respectivas frmulas, por lo tanto no podrn ser
modificadas.

Se verificarn los datos digitados contra las cifras del balance de prueba como sigue:

La Columna Ao actual Primas suscritas reaseguro asumido debe coincidir con los saldos de la
cta. 413 del balance de prueba periodo actual.

La Columna Ao anterior Primas suscritas reaseguro asumido debe coincidir con los saldos de
la cta. 413 del balance de prueba perodo anterior. Tambin se puede verificar con las cifras de
la columna Primas suscritas reaseguro asumido ao actual, del balance de reservas e
inversiones de diciembre del ao anterior.

El total de la columna reserva acumulada inicial debe ser igual a la cuenta 313-02-02 Reserva
legal de Reaseguro asumido del Balance de Prueba.

ANEXO RA (Anexo de Reaseguro Asumido) REASEGURO RETENIDO:

Al igual que en el Anexo SD, la empresa incluir las cifras mes por mes hasta el trimestre o
perodo en medicin de las Primas Suscritas Reaseguro Asumido y de las Retrocesiones para
obtener las Primas Netas Retenidas de Reaseguro o Primas Netas Reaseguro Asumido.

Las primas de reaseguro asumido vienen del movimiento mes por mes de la cuenta 413 del
balance de prueba de la empresa.

Las retrocesiones o reaseguros cedidos vienen del movimiento mes por mes de la cuenta 512 del
balance de prueba de la empresa.
208

Debido a que estos datos son mensuales y el balance de prueba que suministra la empresa,
muestra los saldos segn el trimestre de verificacin, los mismos slo se verificarn con el
contador de la empresa en el caso de que en el Anexo 1.7, los totales de primas suscritas
reaseguro asumido y los totales de retrocesiones, de la columna mes acumulado trimestre
actual, no coincida con los saldos que refleja el balance de prueba de la empresa en la fecha de
la medicin.

ANEXO 1.7 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE REASEGURO
ASUMIDO:
Artculo N29, Ley de Reaseguros N63 de 19 de septiembre de 1996, establece que:

Artculo 29: Toda empresa de reaseguros autorizada de conformidad con las disposiciones de
esta Ley, constituir reservas tcnicas no inferiores al treinta y cinco (35%) de las primas netas
suscritas y retenidas a cuenta propia, en el ejercicio fiscal correspondiente, en todos los ramos
de seguros, excepto transporte de mercanca, colectivo de vida y negocios de reaseguros, sobre
la base de exceso prdida, adems de las reservas matemticas correspondientes.

El Presente Anexo utiliza frmulas en todos los sub cuadros de meses, los mismos son
alimentados por el Anexo RA para crear el acumulado correspondiente del trimestre o perodo en
medicin.


1. - Mes: Acumulado Trimestre o periodo actual: corresponde al perodo en medicin y
no deber ser modificado porque se cargar automticamente producto de las frmulas
contenidas en l, frmulas que recogen la informacin de los cuadros superiores, segn el
perodo de revisin.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del balance de prueba de la
empresa a la fecha de la medicin en las cuentas correspondientes. Cuenta
412...Primas suscritas reaseguro asumido (excluye vida) y la cuenta
512Retrocesiones (excluye vida).

2. - Mes: Acumulado Diciembre de ao anterior: deber ser digitado con las cifras
correspondientes al acumulado por ramo de las primas suscritas reaseguro asumido y
retrocesiones, provenientes del mes de diciembre del ao anterior al trimestre o perodo actual.
Ejemplo: si nos encontramos en el trimestre del mes de marzo de 2001 se deben introducir las
cifras del acumulado del mes de diciembre de 2000.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de diciembre del
ao anterior a la fecha de la medicin, o tambin podr compararse estos datos con el balance de
reservas e inversiones correspondiente a diciembre del ao anterior.

3. - Mes: Acumulado Trimestre o periodo actual ao anterior: se introducen las cifras
correspondientes al ao anterior pero del trimestre o periodo actual en medicin. Por ejemplo: si
estamos midiendo al mes de marzo de 2001 ser el acumulado del mes de marzo de 2000.

209

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de marzo del ao
anterior a la fecha de la medicin o tambin comparar estos datos con los datos de marzo del
balance de reservas e inversiones revisado en diciembre del ao anterior.

Si los cuadros precitados se han alimentado correctamente, el sub cuadro de clculo realizar la
operacin que determina la reserva de primas no devengadas de reaseguro asumido, de la prima
neta retenida de reaseguro asumido en los doce meses anteriores a la fecha de valuacin.

En la columna denominada auxiliar, se deben digitar los resultados por ramos obtenidos segn
los registros de los auxiliares.

En caso de diferencias, luego de conciliar las mismas con el contador de la empresa, se informa
por escrito a la gerencia y se ordena la correccin.

INVERSIONES
Los siguientes anexos detallan las inversiones admitidas que respaldan las reservas exigidas en
las Leyes vigentes de Seguros y Reaseguros.
Se verifica que las inversiones detalladas en estos anexos sean las especificadas en las Leyes
vigentes de Seguros y Reaseguros, y que cada una cumpla con las reglas establecidas para su
admisin.
Se coteja el valor en libro con el saldo de la cuenta del Balance de Prueba y el valor de mercado
con la documentacin sustentadora suministrada por la empresa que certificar el valor de
mercado.
Peridicamente se verifican fsicamente los documentos originales sustentadores de las
inversiones, se solicitan certificaciones bancarias o de casa custodio que sustentan los saldos de
las inversiones y garantizan que las mismas se encuentran libres de gravmenes.

ANEXO 1.8 BONOS Y TITULO DEL ESTADO O ENTIDADES AUTNOMAS
LIBRES DE GRAVMENES Y
ANEXO 1.9 BONOS Y CEDULAS HIPOTECARIAS REGISTRADAS EN LA
COMISIN NACIONAL DE VALORES:
El artculo N 29, de la Ley de Seguros N 59 de 29 de julio de 1996, establece que:

Artculo 29: El setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas exigidas en esta Ley, debern
invertirse en el pas de la siguiente forma:
1.- Bonos, obligaciones, ttulos del Estado dems valores de entidades
Nacionales o autnomas garantizados por el Estado.
2.- Bonos y cdulas hipotecarias, registrados en la Comisin Nacional de Valores y
Aceptaciones Bancarias de bancos establecidos en Panam.

Se verifica que la empresa haya llenado la informacin requerida como a continuacin se detalla:

1. - Descripcin del documento: se refiere al ttulo del documento adquirido. Por ejemplo:
Bonos Agrarios, Bonos del Estado, Deuda Pblica Interna, Ttulos Prestacionales, etc.
2. - Vencimiento: es la fecha donde termina la vigencia del documento adquirido.
3. - Tasa de Inters: es la cantidad porcentual anual que generar el documento adquirido
como ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral, semestral o anualmente.
4. - Nmero de Documentos Adquiridos por la Empresa: como su nombre lo indica ser la
cantidad de documentos comprados por la empresa.
210

5. - Valor Unitario de los Documentos: es el costo del documento adquirido por unidad.
6. - Valor en Libros: es el valor que se tiene registrado en los libros de la empresa de los
documentos adquiridos.
7. - Valor de Mercado: es la valoracin que le da el mercado a los documentos adquiridos
por la empresa, deber ser expresado en porcentaje.

Las columnas de Valor Nominal Total, Valor de Mercado Total de Documentos y Valor
Admitido se encuentran formateados y no podrn ser modificados.

Se verifican los detalles de cada inversin, contra el detalle del trimestre anterior; si hay
inversiones nuevas, se solicita el documento original que detalla esta inversin y acredita a la
empresa como duea de la misma. Se verifica los valores de mercado de cada una de ellas.

La columna de Valor Admitido es el resultado de la comparacin del Valor de Mercado y Valor
en Libros el menor de los dos, que ser el total de la inversin admitida a considerar por la
Superintendencia.

ANEXO 1.10 BONOS Y ACCIONES DE EMPRESAS PARTICULARES, LIBRES DE
GRAVMENES EN EL PAS (LOCALES)

Artculo 29. El setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas exigidas en esta Ley, debern

3.- Bonos, obligaciones con garanta real registrados en la Comisin Nacional de Valores
o acciones de compaas establecidas en Panam, que hayan registrado utilidades
en los ltimos tres aos.

Se verifica la informacin correspondiente a:

1. - Emisor del Ttulo: se refiere a la empresa, compaa, asociacin o institucin a la cual
se le ha adquirido el documento.
2. - Descripcin del Documento: se refiere al ttulo o denominacin del documento
comprado. Bien puede ser Bono o Acciones.

3. - Nmero de Acciones emitidas en Circulacin: es la cantidad de acciones emitidas por
la empresa, compaa, asociacin o institucin que emite el ttulo o documento.

4. - Patrimonio Total: es la totalidad de patrimonio de la empresa, compaa, asociacin o
institucin que emite el ttulo o documento.

5. - Nmero de Documento Adquirido por la Aseguradora: es la cantidad de documentos
adquiridos por la compaa aseguradora.

6. - Valor Nominal Unitario: es el valor que tiene el documento impreso.

7. - Valor segn Libros: es el valor que se tiene registrado en los libros de la empresa de los
documentos adquiridos, generalmente es el valor en el cual fue adquirido el documento.

211

8. - Valor de mercado de los documentos: es la valoracin que le da el mercado a los
documentos adquiridos por la empresa, expresado en porcentaje cuando se refiere a los Bonos y
en Balboas (B/.) por unidad cuando se trata de acciones.

Las columnas de Valor Nominal Total, Valor de Mercado bonos y acciones, Valor de los
documentos a disposicin de la empresa y el Valor Admitido se encuentran formateados y no
podrn ser modificados.

empresa como duea de la misma. En el caso de acciones se solicitan los estados financieros de
las mismas para verificar que cumplen con el requisito de presentar utilidad en los ltimos tres
aos. Se verifica los valores de mercado de todas las inversiones.

La columna de Valor Admitido ser el resultado de la comparacin del Valor de Mercado y
Valor en Libros, el menor de los dos; que ser el total de la inversin admitida a considerar por la
Superintendencia.

ANEXO 1.10.1 INSTRUMENTOS NEGOCIABLES INVERTIDOS FUERA DEL PAS
(EXTRANJERAS) LIBRES DE GRAVMENES:
Artculo 29. ..

El veinticinco por ciento (25%) restante podr invertirse fuera del pas en alguno de los
rubros contemplados en este artculo, y que tengan una clasificacin de calidad de inversin
otorgada por una calificadora de riesgos de reconocido prestigio.

Se verifica que la empresa haya llenado la informacin requerida como a continuacin se detalla:

1. - Emisor del Ttulo: se refiere a la empresa, compaa, asociacin o institucin a la cual
se le ha adquirido el documento.

2. - Descripcin del Documento: se refiere al ttulo o denominacin del documento

3. - Nmero de Acciones emitidas en Circulacin: es la cantidad de acciones emitidas por
la empresa, compaa, asociacin o institucin que emite el ttulo o documento.

4. - Patrimonio Total: es la totalidad de patrimonio de la empresa, compaa, asociacin o

5. - Nmero de Documento Adquirido por la Aseguradora: es la cantidad de documentos
adquiridos por la compaa aseguradora.

6. - Valor Nominal Unitario: es el valor que tiene el documento impreso.

7. - Valor segn Libros: es el valor que se tiene registrado en los libros de la empresa de los
documentos adquiridos, generalmente es el valor en el cual fue adquirido el documento.

8. - Valor de mercado de los documentos: es la valoracin que le da el mercado a los
212

documentos adquiridos por la empresa, expresado en porcentaje cuando se refiere a los Bonos y
en Balboas (B/.) por unidad cuando se trata de acciones.

Las columnas de Valor Nominal Total, Valor de Mercado bonos y acciones, Valor de los
podrn ser modificados.

empresa como duea de la misma. En el caso de acciones se solicitan los estados financieros de
las mismas para verificar que cumplen con el requisito de presentar utilidad en los ltimos tres
aos. Se verifica que tengan una clasificacin de calidad de inversin otorgada por una
calificadora de riesgos de reconocido prestigio y los valores de mercado de todas las inversiones.

La columna de Valor Admitido ser el resultado de la comparacin del Valor de Mercado y
Valor en Libros, el menor de los dos; que ser el total de la inversin admitida a considerar por la
Superintendencia.

ANEXO 1.11 BIENES RACES URBANOS DE RENTA LIBRES DE GRAVMENES:


5.- Bienes races urbanos de renta o para el funcionamiento de las compaas de
seguros situados en el pas, asegurados contra incendio por su valor de reposicin.

Se verifica la informacin correspondiente a:

1. - Descripcin: es el detalle del bien adquirido por la empresa, a saber: condominio,
terreno, chalet, edificio, mejoras, etc.

2. - Nmero de Finca: es el nmero designado por el Registro Pblico del bien adquirido
descrito anteriormente.

3. - Tomo: es el nmero designado por el Registro Pblico del bien adquirido descrito
anteriormente.

4. - Folio: es el nmero designado por el Registro Pblico del bien adquirido descrito
anteriormente.

5. - Asiento: es el nmero designado por el Registro Pblico del bien adquirido descrito
anteriormente.

6. - Valor de Adquisicin: es el costo o valor al cual se compr o adquiri el bien.

7. - Depreciacin: es el desgaste asignado por ley del bien y que corresponder al registrado
en los libros.

8. - Valor Avalo: es el valor que posee en el mercado el bien y sus mejoras, certificado por
213

una empresa o firma avaluadora reconocida.

9. - Fecha del Avalo: indica la fecha en que se realiz el ltimo avalo al bien. Para efectos
de la admisin del mismo deber ser de por lo menos tres aos anteriores al periodo de la
medicin.

10. - Firma Avaluadora: debe indicarse el nombre de la empresa o firma que ha realizado el
avalo, debidamente autorizada.

Las columnas de Valor en libros, Monto de Hipoteca y Valor se encuentran formateados y no
podrn ser modificadas.

El valor admitido para este rubro, ser el monto del avalo, siempre y cuando sobre el bien no
recaiga ninguna obligacin.

Por lo menos una vez al ao se solicita la pliza de seguro contra incendio del bien.

ANEXO 1.12 DEPSITOS A PLAZO FIJO LOCALES, LIBRES DE
GRAVMENES Y DEPSITOS EN CUENTAS DE AHORROS:

DEPSITOS EN CUENTAS DE AHORROS:


9.- Depsito a plazo fijo y cuentas de ahorros en bancos locales.

Este anexo se divide en dos cuadros: Depsitos a Plazo Fijo Locales libre de Gravmenes y
Cuentas de Ahorros.

Para el cuadro Depsitos a Plazo Fijo Locales libre de Gravmenes, se incluir la siguiente
informacin:

1. - Descripcin del emisor y documento: se refiere al banco que emite el plazo fijo y
cualquier detalle que se quiera incluir del plazo fijo.

2. - Plazo Fijo Nmero: corresponder al nmero que posee el documento de plazo fijo.

3. - Emisin: es la fecha en que se emite el certificado a plazo fijo a nombre de la empresa
aseguradora.

4. - Vence: es la fecha cuando termina la vigencia del certificado de plazo fijo, pactado entre
la empresa aseguradora y el banco.

5. - Tasa de inters: es la cantidad porcentual anual que generar el documento adquirido
como ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral, semestral o anual.

6. - Capital Actual: es el valor actual del depsito a plazo fijo sin incluirle los intereses, es
decir, la suma por la cual se pact el certificado a plazo fijo.
214

Las columnas de Perodo de das, Intereses ganados al vencimiento y Capital ms intereses
ganados al vencimiento, se encuentran formateados y no podrn ser modificados.

Se coteja cada inversin, contra el detalle del trimestre anterior; si hay depsitos a plazo fijo
nuevos o aumento en el capital actual del documento, se solicita el documento original que
sustente los hechos.

Para el cuadro Cuentas de Ahorros, se incluir la siguiente informacin:

1. - Descripcin del emisor: se refiere al banco donde se encuentra depositado el dinero
bajo la denominacin de una cuenta de ahorro.
2. - Referencia Nmero: corresponde al nmero que posee la cuenta de ahorro en el banco.

3. - Tasa de inters: es la cantidad porcentual anual que generar el documento adquirido
como ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral, semestral o anual.

4. - Saldo Actual: es el monto o cantidad de dinero que posee la cuenta de ahorro al
momento de la medicin.

Las cuentas de ahorros siempre sern sustentadas mediante el estado de cuenta o la libreta de
depsitos emitida por el banco, en donde se verifica el saldo al cierre del periodo. Se coteja cada
inversin, contra el detalle del trimestre anterior; si existen nuevas cuentas, se solicita el
documento original que sustente los hechos.

Primas por cobrar retenidas no devengadas
Para respaldar o compensar en monto en Primas no Devengadas Retenidas que no se tienen que
pagar

ANEXO INFORMACIN COMPLEMENTARIA:
Para completar el Balance de Reservas e Inversiones es necesario incluir toda aquella
informacin que no es el resultado directo de los procedimientos y clculos solicitados
directamente en los anteriores anexos.
Reserva Matemtica
Artculo N27, numeral 1 de la Ley de Seguros N59 de 29 de julio de 1996, establece que:

1.- Para los seguros de vida individual, vida industrial, rentas vitalicias y planes de
pensiones , se calcular el cien por ciento (100%) de la reserva matemtica sobre
todas las pliza vigentes segn los principios actuariales generalmente aceptados. Se
incluye en este clculo las reservas para dividendos a los asegurados, para
aquellos planes con participacin.
Se verifica que la empresa haya registrado el Total Acumulado de su Reserva Matemtica hasta
el trimestre o periodo en medicin.

215

Ley 55 de 20 de diciembre de 1984

Se verifica la Reserva para Desviaciones Estadsticas exigida por la Ley anterior N 55 de 20 de
diciembre de 1984, que se conserva en el Patrimonio.

Capital Pagado (Asignado)
El Artculo N 31 de la Ley de Seguros N 59 de 29 de julio de 1996, establece que:

Artculo 31: No menos del cincuenta por ciento (50%) del exceso de capital de las compaas de
seguros sobre el capital mnimo sealado en el artculo 16 y de reservas libres deber tambin
ser invertido en el pas en la misma forma dispuesta en el artculo 29.

Con relacin al Artculo 31, en la columna de Total de Acciones, se digitar el total del Capital
Pagado (Asignado) hasta el trimestre o perodo en medicin, cuenta N 311 del balance de
prueba.

Capital mnimo exigido por Ley (Ley 59 y 63)
Artculo 16:. A partir de la vigencia de esta Ley, las empresas que soliciten autorizacin para
operar o que estn operando como compaas de seguros, debern constituir en efectivo, un
capital mnimo de dos millones de balboas (B/.2,000,000.00). Las sucursales de compaas
extranjeras tambin debern consignarlo en efectivo.

El Artculo N 27 de la Ley de Reaseguros N 63 de 19 de septiembre de 1996, establece
que:
Artculo 27:. A partir de la vigencia de esta Ley, las empresas que soliciten autorizacin para
operar o que estn operando como compaas de reaseguros, debern constituir, en efectivo, un
capital pagado mnimo de un milln de balboas (B/.1,000,000.00) en Panam. Las sucursales
de compaas extranjeras debern consignarlo en efectivo y conforme a las disposiciones de
esta Ley.

Se verifica que la empresa haya registrado en la columna de capital mnimo exigido por Ley
(Ley 59 y 63), la suma de B/.2,000,000 si posee licencia de seguros nicamente. En el caso de
que la empresa posea tanto Licencia de Seguros como de Reaseguros debe registrar
B/.3,000,000.

Reservas Libres (Utilidades disponibles y otras)
Artculo 31: No menos del cincuenta por ciento (50%) del exceso de capital de las compaas de
seguros sobre el capital mnimo sealado en el artculo 16 y de reservas libres deber tambin
ser invertido en el pas en la misma forma dispuesta en el artculo 29.

En cuanto a la Columna de Total de Utilidades Disponibles y otras, la empresa refleja el total de
Utilidades No Distribuidas Disponibles, cuenta N 313 y cualquier otra reserva libre registrada
en el balance de prueba a la fecha de medicin.
En la segunda parte de este anexo, se solicita la informacin relacionada con las inversiones que
no tienen cuadros y que la empresa tendr que incluir, como:

216

Total de Prstamos sobre plizas

4.- Prstamos sobre plizas de seguros de vida garantizados por los respectivos valores de
rescate.
Se verifica contra la cuenta N 133 del balance de prueba.

Lotes de Terrenos destinados a la construccin de edificios.

6.- Lotes de terreno destinados a la construccin de edificios con los mismos fines
descritos en el numeral anterior. Esta inversin se considerar por su valor de compra o de
mercado Para este efecto se admitir el menor de los dos.
Esta inversin se considerar por su valor de compra o mercado. Para este efecto de admitir el
menor de los dos.

Prstamos garantizados
7.- Prestamos garantizados con bonos o ttulos del Estado, cdulas, bonos o pagars
hipotecarios o acciones de compaas que renan los requisitos establecidos en el
numeral 3 de este artculo, hasta el setenta por ciento (70%) de su valor de cotizacin al
momento de la transaccin .
Se verifica contra la cuenta correspondiente N del balance de prueba.

Prstamos sobre bienes inmuebles con garantas de primera hipoteca
8.- Prstamos sobre bienes inmuebles con garanta de primera hipoteca, hasta el ochenta
por ciento 80% del valor de cada bien, segn avalo.
Se verifica contra la cuenta N 111-02-03 del balance de prueba.

Instrumentos negociables invertidos fuera del Pas
Artculo 29:. ..
El veinticinco por ciento (25%) restante podr invertirse fuera del pas en alguno
de los rubros contemplados en este artculo, y que tengan una clasificacin de
calidad de inversin otorgada por una calificadora de riesgos de
reconocido prestigio.

Se toman en consideracin dos columnas una que es el resultado de la multiplicacin del total de
las reservas que viene del anexo Balance de Reservas e Inversiones por el veinticinco por ciento
(25%) admitido por Ley, este resultado es la cifra mxima que se podr aceptar en inversiones en
el extranjero y la otra columna que sustrae el total de la columna valor admitido del anexo 1.10.1
inversiones en el exterior. En base a este registro en el anexo Balance de reservas e Inversiones
las inversiones en el exterior que se presentan no sern superior al 25% sealado por Ley.

217

INFORME BALANCE DE RESERVAS E INVERSIONES:
El Balance de Reservas e Inversiones ser el producto de todas las cifras presentadas por la
empresa y que han sido procesadas en cada uno de los anexos anteriores.
Como la informacin de este informe proviene de frmulas cruzadas de todos los resultados de
los anexos, no podr ser modificado.

Este informe refleja, el resultado de suficiencia o insuficiencia en las inversiones admitidas,
procedente de la informacin tcnica y financiera presentada por cada una de las compaas
aseguradoras a la Superintendencia de Seguros y Reaseguros de Panam.
Fin de proceso
Proceso: Revisar Balance de Reservas e Inversiones para las compaas de Reaseguros
Objetivo: Velar por el fiel cumplimiento de lo establecido en los artculos N28, 29 y 30 de la
Ley N63 de Reaseguros del 19 de septiembre de 1996.
Pasos:
1. Para la revisin del Balance de Reservas e Inversiones el auditor debe contar con su Ley
de Reaseguros y seguir los lineamientos que en ella se establecen.
2. Para facilitar la revisin de las reservas que deben constituir las empresas y las
inversiones que respaldan dichas reservas, la Superintendencia de Seguros suministr a
todos los entes supervisados un formato de uso general y obligatorio los cuales deben
remitir a la Superintendencia trimestralmente con las cifras del perodo correspondiente.
3. Nuestra labor es verificar que este formulario se haya llenado correctamente, que los
clculos de las reservas se hayan calculado en base a los procedimientos establecidos y
que las inversiones que respaldan dichas reservas se encuentren libres de gravmenes,
embargos, medidas preventivas o de cualquier otra naturaleza, que impidan su libre
cesin o transferencia
De esta manera la empresa deber completar los siguientes anexos:
ANEXO NO.1 RESERVA LEGAL SOBRE PRIMAS SUSCRITAS REASEGURO
ASUMIDO RIESGOS TOTALES:

En el presente anexo la empresa solamente incluir el nombre de la empresa, la fecha del
informe, ao actual y ao anterior. Este anexo contiene formulas que suman las primas
registradas y las reservas que resultan de los anexos 1.1 de riesgos locales y 1.2 y de riesgos
extranjeros.

ANEXO 1.1 RESERVA LEGAL SOBRE PRIMAS SUSCRITAS REASEGURO
ASUMIDO RIESGOS LOCALES:
El articulo N28, de la Ley de Reaseguros N63 de 19 de septiembre de 1996, establece lo
siguiente:
un cuarto del uno por cielito del incremento de las primas suscritas cada ao, en relacin
Con el ao anterior.

En este anexo la empresa toma en cuenta el trimestre o perodo de la medicin para realizar
cambios en las columnas de Primas Suscritas Reaseguros Asumidos riesgo local, Ao Actual
y Ao Anterior para modificar los perodos y para incluir la informacin por ramo.
modificadas.
218

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del balance de prueba de la empresa a la fecha de
la medicin en la cuenta 413 Primas suscritas de Reaseguro Asumido Local.

ANEXO 1.2 RESERVA LEGAL SOBRE PRIMAS SUSCRITAS REASEGURO
ASUMIDO RIESGOS EXTRANJEROS:
El artculo N28, Ley de Reaseguros N63 de 19 de septiembre de 1996, establece lo siguiente:

un cuarto del uno por ciento de/incremento de las primas suscritas cada ao, en relacin con el
ao anterior.
En el presente anexo la empresa toma en cuenta el trimestre o perodo de la medicin para
realizar cambios en las columnas de Primas Suscritas Reaseguros Asumidos riesgo
extranjero, Ao Actual y Ao Anterior para modificar los perodos y para incluir la informacin
por ramo.
modificadas.
la medicin en la cuenta 413 Primas suscritas de reaseguro asumido exterior.

ANEXO No.2 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE REASEGUROS
ASUMIDOS RIESGOS LOCALES MENSUALES:

En este anexo se completa la informacin mensual de las Primas Suscritas de Reaseguro
Asumido Riesgo Local y Retrocesiones con el objeto de obtener las Primas Netas de Reaseguro
Asumido-Riesgo Local.
Como los sub cuadros estn predeterminados para cada mes, slo se deben completar con
aquellos meses que correspondan al perodo en medicin. Por ejemplo, si se trata del periodo al
31 de marzo de 2XXX se introducirn cifras de enero, febrero y marzo: si se trata del perodo al
30 de junio de 2XXX se llenarn las cifras hasta el mes de junio y as consecuentemente.
Tambin se completan los datos de Reserva acumulada en el recuadro inferior.
ANEXO No.2.1 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE REASEGUROS
ASUMIDOS RIESGOS LOCALES ACUMULADOS:
El artculo N29, de la Ley de Reaseguros N63 de 19 de septiembre de 1996, establece lo
siguiente:
esta Ley, constituir reservas tcnicas no inferiores al treinta y cinco por ciento (35%,) de las
primas netas suscritas y retenidas a cuenta propia, en el ejercicio fiscal correspondiente, en
todos los ramos de seguros, excepto transporte de mercanca, colectivo de vida y negocios de
reaseguros, sobre la base de exceso de prdida, adems de las reservas matemticas
correspondientes.


1- Mes: Acumulado Trimestre actual: corresponde al perodo en medicin y no deber ser
modificado porque se cargar automticamente producto de las frmulas contenidas en l.
la medicin en las cuentas correspondientes.
Cuentas:
219

413. ..Primas Suscritas Reaseguro Asumido riesgo local y la cuenta
512... Retrocesiones riesgo local.
2. - Mes: Acumulado Diciembre de ao anterior: deber ser digitado con las cifras
correspondientes al acumulado por ramo de las primas netas emitidas y reaseguro cedido
provenientes del mes de diciembre del ao anterior, Ejemplo:
si nos encontramos en el mes de marzo de 2001 se deber introducir las cifras acumuladas al mes
de diciembre de 2000.
Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de diciembre del ao
anterior a la fecha de la medicin o tambin podr comparar estos datos con el balance de
reservas e inversiones revisado en diciembre del ao anterior.
3. - Mes: Acumulado Trimestre actual ao anterior: corresponde al perodo en medicin al
ao anterior. Por ejemplo: si estamos midiendo al mes de marzo de 2001 ser el acumulado del
mes de marzo de 2000.
Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba a la fecha de la medicin,
ejemplo al 31 de marzo del ao anterior a la fecha de la medicin o tambin podr comparar
estos datos con los datos de marzo del balance de reservas e inversiones revisado en diciembre
del ao anterior.
Sub cuadro de Clculo, se realizan los procedimientos para obtener los resultados de la
aplicacin de los porcentajes establecidos por ley para el clculo de la reserva de primas no
devengadas de seguros directo.
En la columna denominada auxiliar, la empresa deber digitar los resultados por ramos obtenidos
El resto del anexo se completa automticamente por lo que no debe ser modificado.
La reserva que se refleja en la columna reserva segn clculo debe coincidir con el total de la
reserva acumulada riesgo local en la cuenta 212 del balance de prueba de la empresa a la fecha
de medicin. En caso de diferencias, luego de conciliar las mismas con el contador de la empresa
se informa por escrito a la gerencia y se ordena la correccin.
ANEXO No.3 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE REASEGUROS
ASUMIDOS RIESGOS EXTRANJEROS MENSUALES:
Se procede a completar la informacin mensual de las Primas Suscritas de Reaseguro Asumido
Riesgos Extranjeros y Retrocesiones con el objeto de obtener las Primas Netas de
Reaseguro Asumido-Riesgos Extranjeros. Por lo tanto, se ha destinado un sub cuadro para cada
mes del ao por ramos.
Igual que en el Anexo No. 2, como los sub cuadros estn predeterminados para cada mes. Slo se
deben completar aquellos meses que correspondan al perodo en medicin.
ANEXO No.3.1 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE REASEGUROS
ASUMIDOS RIESGOS EXTRANJEROS ACUMULADOS:
Artculo N29, Ley de Reaseguros N63 de 19 de septiembre de 1996, establece lo siguiente:

esta Ley, constituir reservas tcnicas no inferiores al treinta y cinco por ciento (35%) de las
primas netas suscritas y retenidas a cuenta propia, en el ejercicio fiscal correspondiente, en
lodos los ramos de seguros, excepto transporte de mercanca, colectivo de vida y negocios de
reaseguros, sobre la base de exceso de prdida, adems de las reservas matemticas
correspondientes.

Este anexo se completa automticamente. Solamente se debe introducir los datos del auxiliar en
los recuadros del clculo.
220

1. - Mes: Acumulado Trimestre actual: corresponde al perodo en medicin y no debe ser
modificado porque se cargar automticamente producto de las frmulas contenidas en l.
la medicin en las cuentas correspondientes. Cuenta 413...Primas suscritas reaseguro asumido
riesgo local y la cuenta
512... Retrocesiones riesgo local.
2. - Mes: Acumulado Diciembre de ao anterior: debe ser digitado con las cifras
correspondientes al acumulado por ramo de las primas netas emitidas y reaseguro cedido
provenientes del mes de diciembre del ao anterior. Ejemplo:
si nos encontramos en el mes de marzo de 2001 se deben introducir las cifras acumuladas al mes
de diciembre de 2000.
Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de diciembre del ao
anterior a la fecha de la medicin o tambin puede comparar estos datos con el balance de
reservas e inversiones revisado en diciembre del ao anterior.
3. - Mes: Acumulado Trimestre actual ao anterior: corresponde al perodo en medicin al ao
anterior. Por ejemplo: si estamos midiendo al mes de marzo de 2001 ser el acumulado del mes
de marzo de 2000.
Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba a la fecha de la medicin,
ejemplo al 31 de marzo del ao anterior a la fecha de la medicin o tambin puede comparar
estos datos de marzo del balance de reservas e inversiones revisado en diciembre del ao
anterior.

Sub cuadro de Clculo, se realizan los procedimientos para obtener los resultados de la
aplicacin de los porcentajes establecidos por ley para el clculo de la reserva de primas no
devengadas de reaseguro asumido exterior.
En la columna denominada auxiliar la empresa debe digitar los resultados por ramos obtenidos
El resto del anexo se completa automticamente por lo que no debe ser modificado.
La reserva que se refleja en la columna reserva segn clculo debe coincidir con el total de la
reserva acumulada riesgo exterior en la cuenta 212 del balance de prueba de la empresa a la
fecha de medicin. En caso de diferencias, luego de conciliar las mismas con el contador de la
empresa se informa por escrito a la gerencia y se ordena la correccin.
ANEXO NO.4 BONOS Y TITULO DEL ESTADO O ENTIDADES AUTNOMAS LIBRES
DE GRAVMENES
ANEXO NO.4.1 BONOS Y TITULO DEL ESTADO O ENTIDADES AUTNOMAS LIBRES
DE GRAVMENES (EXTRANJEROS)
ANEXO NO.5 BONOS Y CEDULAS HIPOTECARIAS REGISTRADAS EN LA COMISIN
NACIONAL DE VALORES:
ANEXO NO.5.1 BONOS Y CEDULAS HIPOTECARIAS REGISTRADAS EN LA
COMISIN NACIONAL DE VALORES (EXTRANJEROS):
El artculo N 30, de la Ley de Seguros N 063 de 19 de septiembre de 1996, establece que:

Artculo 30. Por lo menos e! setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas a que se refieren
los artculos 28 y 29 de esta Ley que provenga del negocio de reaseguros de riesgos locales,
debern invertirse en el pas de la siguiente forma:

1. Bonos, obligaciones y dems ttulos del Estado dems valores de entidades
Nacionales o autnomas garantizados por el estado.
2. Bonos y cdulas hipotecarias, registrados en la Comisin Nacional de Valores y
221

Aceptaciones Bancarias de bancos establecidos en Panam

Como el anexo lo indica, la empresa incluir la informacin correspondiente a:
1. Descripcin del documento: se refiere al ttulo del documento adquirido. Por ejemplo: Bonos
Agrarios, Bonos del Estado, Deuda Pblica Interna, Ttulos Prestacionales, etc. ya sea de
instituciones locales o similares del extranjero, segn sea el caso.
2. Vencimiento: es la fecha donde termina la vigencia del documento adquirido.
3. Tasa de Inters: es la cantidad porcentual anual que generar el documento adquirido como
ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral. semestral o anualmente.
4 Nmero de Documentos Adquiridos por la Empresa: como su nombre lo indica ser la
cantidad de documentos comprados por la empresa.
5. Valor Unitario de los Documentos: es el costo del documento adquirido por unidad.
6. Valor en Libros: es el valor que se tiene registrado en los libros de la empresa de los
documentos adquiridos.
7. Valor de Mercado: es la valoracin que le da el mercado a los documentos adquiridos
por la empresa, deber ser expresado en porcentaje.
Las columnas de Valor Nominal Total, Valor de Mercado Total de Documentos y Valor
Admitido se encuentran formateados y no pueden ser modificados.
empresa como duea de la misma. Se verifica los valores de mercado de cada una de ellas.
La columna de Valor Admitido es el resultado de la comparacin del Valor de Mercado y Valor
en Libros el menor de los dos, que ser el total de la inversin admitida a considerar por la
Superintendencia.

ANEXO NO.6 BONOS Y ACCIONES DE EMPRESAS PARTICULARES, LIBRES
DE GRAVMENES EN EL PAS (LOCALES)

ANEXO NO.6.1 BONOS Y ACCIONES DE EMPRESAS PARTICULARES, LIBRES DE
GRAVMENES (EXTRANJEROS)
El artculo N 30 de la Ley de Seguros N 63 de 19 de septiembre de 1996, establece que:

Artculo 30: Por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas que se refieren los
artculos 28 y 29 de esta Ley, que provenga del negocio de reaseguros de riesgos locales,
debern invertirse en el pas de la siguiente forma
3. Bonos, obligaciones con garanta real registrados en la Comisin Nacional de Valores o
Acciones de compaas establecidas en Panam, que hayan registrado utilidades en los
ltimos tres aos.
La empresa incluir la informacin correspondiente a:

4. Emisor del Ttulo: se refiere a la empresa, compaa. Asociacin o institucin a la
cual se le ha adquirido el documento.
5. Descripcin del Documento: se refiere al ttulo o denominacin del documento
6. Nmero de Acciones emitidas en Circulacin: es la cantidad de acciones emitidas
por la empresa, compaa, asociacin o institucin que emite el ttulo o documento.
222

7. Patrimonio Total: es la totalidad de patrimonio de la empresa, compaa, asociacin o
8. Nmero de Documento Adquirido por la Aseguradora: es la cantidad de
documentos adquiridos por la compaa aseguradora.
9. Valor Nominal Unitario: es el valor que tiene el documento impreso.
10. Valor segn Libros: es el valor que se tiene registrado en los libros de la empresa de
los documentos adquiridos, generalmente es el valor al cual fue adquirido el
documento.
11. Valor de mercado de los documentos: es la valoracin que le da el mercado a los
documentos adquiridos por la empresa. Expresado en porcentaje cuando se refiere a los
Bonos y en balboas por unidad cuando se trata de acciones.
Las columnas de Valor Nominal Total. Valor de Mercado bonos y acciones, Valor de los
pueden ser modificados.
La empresa recordar que la columna de Valor Admitido ser el resultado de la comparacin del
Valor de Mercado y Valor en Libros el menor de los dos, que ser el total de la inversin
admitida a considerar por la Superintendencia

ANEXO NO.7 BIENES RACES URBANOS DE RENTA LIBRES DE GRAVMENES:

ANEXO NO.7.1 BIENES RACES URBANOS DE RENTA LIBRES DE GRAVMENES
(EXTRANJEROS):
El artculo N 30, de la Ley de Seguros N 063 de 19 de septiembre de 1996, establece que:
Artculo 30: Por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas a que se refieren
los artculos 28 y 29 de esta Ley, que provengan de! negocio de reaseguros de riesgos locales,
debern invertirse en el pas de la siguientes forma:

4. Bienes races de renta o utilizados por las propias empresas de reaseguros.
Asegurados contra incendio por su valor de reposicin, hasta por e! monto que libre de
gravmenes.

Como el anexo lo indica, la empresa incluir la informacin correspondiente a:

1. Descripcin: ser el detalle del bien adquirido por la empresa, a saber,
condominio, terreno, chalet, edificio, mejoras, etc.
2. Nmero de Finca: es el nmero designado por el Registro Pblico del bien
adquirido descrito anteriormente.
3. Tomo: es el nmero designado por el Registro Pblico del bien adquirido descrito
anteriormente.

4. Folio: es el nmero designado por el Registro Pblico del bien adquirido descrito
anteriormente.
5. Asiento: es el nmero designado por el Registro Pblico del bien adquirido
descrito anteriormente.
6. Valor de Adquisicin: es el costo o valor al cual se compr o adquiri el bien.
7. Depreciacin: es el desgaste asignado por ley del bien y que corresponder al
223

registrado en los libros.
8. Valor Avalo: es el valor que posee en el mercado el bien y sus mejoras,
certificado por una empresa o firma avaluadora reconocida.
9. Fecha del Avalo: indica la fecha en que se realiz el ltimo avalo al bien. Para
efectos de la admisin del mismo deber ser de por lo menos tres aos anteriores
al periodo de la medicin.
10. Firma Avaluadora: debe indicarse el nombre de la empresa o firma que ha
realizado el avalo, debidamente autorizada.
Las columnas de Valor en libros, Monto de Hipoteca y Valor se encuentran formateados y no
pueden ser modificados.
La empresa debe recordar que el valor admitido para este rubro ser el monto del avalo,
siempre y cuando sobre el bien no recaiga ninguna obligacin.
ANEXO NO.8 DEPSITOS A PLAZO FIJOS LOCALES, LIBRES DE GRAVMENES
Y DEPSITOS EN CUENTAS DE AHORROS:
ANEXO NO.8.1 DEPSITOS A PLAZO FIJOS LOCALES. LIBRES DE GRAVMENES
Y DEPSITOS EN CUENTAS DE AHORROS (EXTRANJEROS):
ANEXO NO.9 PRIMAS POR COBRAR RETENIDAS NO DEVENGADAS PARA
RESPALDAR O COMPENSAR EL MONTO DE PRIMAS NO DEVENGADAS
RETENIDAS QUE NO SE TIENEN QUE PAGAR
El artculo N 30, de la Ley de Reaseguros N 63 de 19 de septiembre de 1996, establece que:

Artculo 30: Por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas a que se refieren
los artculos 28 y 29 de esta Ley, que provengan del negocio de reaseguros de riesgos locales,
debern invertirse en el pas de la siguiente forma:

7- Depsito a plazo fijo y Cuentas de Ahorros en bancos locales.

Este anexo se divide en dos cuadros, Depsitos a Plazo Fijos Locales. libre de Gravmenes y
Cuentas de Ahorros.

Para el cuadro Depsitos a Plazo Fijos Locales. Libre de Gravmenes, la empresa debe incluir la
siguiente informacin:

1. Descripcin del emisor y documento: se refiere al banco que emite el plazo fijo
y cualquier detalle que se quiera incluir del plazo fijo.
2. Plazo Fijo Nmero: corresponder al nmero que posee el documento de plazo
fijo.
3. Emisin: es la fecha en que se emite el certificado de plazo fijo a nombre de la
empresa aseguradora.
4. Vence: es la fecha cuando termina la vigencia del certificado de plazo fijo,
pactado entre la empresa aseguradora y el banco.

5. Tasa de inters: es la cantidad porcentual anual que generar el documento
adquirido como ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral, semestral o
anualmente.
6. Capital Actual: es el valor actual del depsito a plazo fijo sin incluirle los
intereses, es decir la suma por la cual se pact el certificado de plazo fijo.
Las columnas de periodo de das, Intereses ganados al vencimiento y capital ms intereses
ganados al vencimiento se encuentran formateados y no pueden ser modificados
224

Para el cuadro Cuentas de Ahorros, la empresa debe incluir la siguiente informacin:

1. Descripcin del emisor: se refiere al banco donde se encuentra depositado el
dinero bajo la denominacin de una cuenta de ahorro.
2. Referencia Nmero: corresponder al nmero que posee la cuenta de ahorro en el
banco.
3. Tasa de inters: es la cantidad porcentual anual que generar el documento
adquirido como ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral, semestral o
anualmente.
4. Saldo Actual: es el monto o cantidad de dinero que posee la cuenta de ahorro al
momento de la medicin.

ANEXO INFORMATIVO:
Para completar el Balance de Reservas e Inversiones para compaas de Reaseguros, es necesario
incluir toda aquella informacin que no es el resultado directo de los procedimientos y clculos
solicitados directamente en los anteriores anexos.
As, la empresa debe registrar el Total Acumulado de su Reserva Matemtica hasta el trimestre o
perodo en medicin.
En la segunda parte de este anexo se solicita la informacin relacionada con las inversiones, que
no tienen cuadros y que la empresa tiene que incluir, tales como:
1. Lotes de terrenos destinados a la construccin de edificios con los mismos fines descritos
en el numeral 4 del artculo 30 de la Ley. Esta inversin se considera por su valor de
compra o mercado. Para este efecto se admitir el menor de los dos.
2. Prstamos garantizados con bonos o ttulos del Estado, cdulas, bonos o pagars
hipotecarios o acciones de Compaas que renan los requisitos establecidos en el
numeral 5 de este artculo, hasta el setenta (70% ) de su valor de cotizacin al momento
de la transaccin
3. Prstamos sobre bienes inmuebles con garanta de primera hipoteca hasta el ochenta por
ciento (80%) del valor de cada bien, segn avalo.
4. Depsitos de reservas de primas en poder de compaas reaseguradoras radicadas
localmente.
5. El (veinticinco) 25% restante podr invertirse fuera del pas en algunos de los rubros que
contempla este artculo, en instrumentos que tengan una clasificacin de calidad de
inversin otorgada por una empresa calificadora de riesgos, de reconocido prestigio.
Fin del proceso

Proceso: Informe Balance de Reservas e Inversiones para Compaas de Reaseguros
Objetivo: Elaborar informe de todas las cifras presentadas por la empresa y que han sido
procesadas en cada uno de los anexos anteriores
Pasos:
Como la informacin de este informe proviene de frmulas cruzadas de todos los resultados de
los anexos, no podr ser modificado.
Este informe reflejar el resultado de suficiencia o insuficiencia de cada una de las compaas de
acuerdo a sus informaciones financieras y tcnicas.

225

INDICADORES FINANCIEROS UTILIZADOS EN LAS EVALUACIONES A LAS
COMPAAS DE SEGUROS

Los Estados Financieros constituyen la representacin monetaria de la informacin contable y
financiera de las compaas de seguros.

ANLISIS DE LOS NDICES FINANCIEROS MS IMPORTANTES

NDICES DE SOLVENCIA
A travs de los ndices de solvencia se trata de determinar la capacidad financiera de la empresa
para hacer frente al volumen de negocios que suscribe
Algunos de los ndices ms importantes para definir la solvencia de las compaas de seguros de
vida son los siguientes:
Primeras Netas Retenidas (Cobradas) a Patrimonio
Lmite aceptado 3 a 1.
Este indicador nos muestra el respaldo patrimonial de la empresa con respecto a las primas netas
retenidas (cobradas) y sobre las cuales tiene una responsabilidad directa.
La industria de seguro de acuerdo a la tendencia observada en las diferentes empresas
aseguradoras, ha sealado el resultado de este ndice de 3 a 1 como lmite mximo.
Es decir, que una condicin saludable del riesgo asumido no debe exceder de este tope.
Un porcentaje superior a este, implica que las polticas de suscripcin y retencin de la empresa
son muy agresivas con lo cual se deja al descubierto el riesgo asumido.

Inversiones a Reservas Estatutarias
Lmite aceptado 1 a 1
Este ndice seala el respaldo de las inversiones admitidas con respecto a las reservas exigidas
por la legislacin vigente. La relacin debe ser mayor que uno (1) con lo cual se indica que la
empresa cuenta con las inversiones necesarias para respaldar las reservas existentes.
Un resultado inferior al uno (1 ) seala que la empresa no posee el respaldo suficiente para hacer
frente a sus pasivos mayoritarios, como lo son las reservas tcnicas o matemticas. Adems,
indica que la empresa se encuentra un franco incumplimiento con la legislacin razn por la cual
deber obtener las, inversiones aptas para respaldar su actividad y proteger los intereses de los
asegurados.
Patrimonio de los Accionistas a Reservas Tcnicas (Seguros y Siniestros
Lmite aceptado: Igual o Mayor a 1

Esta relacin trata de medir la capacidad de la empresa frente a sus pasivos ms importantes. Es
decir, el volumen de negocio que puede asumir la empresa en relacin a las primas no
devengadas y a los siniestros no pagados.

Es necesario sealar que la solvencia debe ser medida no solo por el ndice en s sino por la
tendencia de varios perodos contables para determinar o evaluar la fortaleza o debilidad en el
tiempo.

NDICES DE RENTABILIDAD
La rentabilidad es medida a travs de los resultados operacionales obtenidos por la empresa en su
actividad regular. Por lo tanto incluye el anlisis de los elementos operativos de ingresos y
gastos.
Utilidad Neta a Total de Ingresos
226

Lmite aceptado: Mayor a cero (O)
Este clculo consiste en dividir la utilidad neta de operaciones entre el total de ingresos
obtenidos en la operacin de seguros (primas suscritas) como las obtenidas por las inversiones
(intereses, dividendos, etc.). En este ndice la escala usual incluye todos los resultados mayores
de cero
Un resultado negativo, es decir menos que cero, implica que pueden existir situaciones que
requieren un mayor anlisis. Es posible que los beneficios pagados (dividendos, mortalidad, etc.)
hayan aumentado considerablemente debido a circunstancias especiales. En este caso, sera
conveniente indagar con los especialistas del ramo (actuarios) acerca de la tendencia de
mortalidad en los ltimos aos. Otras circunstancias relacionadas con el costo de las comisiones
pagadas a los agentes pudieran influenciar en el resultado de este ndice, como tambin, una
generacin mnima de ingresos provenientes de las inversiones.
En este ndice se encuentran resumidos muchos elementos de la operacin. De all que se
requiera una evaluacin detallada de cada rubro participante en la determinacin de esta relacin
en el caso de que la misma muestre resultados negativos.
Ingresos por Inversiones a Promedio de las Inversiones
Limite aceptado: Mayor a 5%
El beneficio de las inversiones es otro elemento clave en la rentabilidad de la compaa Esta
relacin proporciona una indicacin de la calidad general de la cartera de inversiones de la
compaa.
El anlisis de las razones de un beneficio de inversiones bajo puede revelar problemas
significativos. Las causas de beneficios bajos pueden ser:
a. Inversiones especulativas que tienen la intencin de producir ganancias
considerables durante un perodo de tiempo largo pero que proveen muy poco
ingreso al principio. Si este es el caso, el anlisis se debe enfocar en la evaluacin
apropiada de estas inversiones y una determinacin de su estabilidad y su liquidez.
b. Inversiones grandes en compaas afiliadas o empresas bajo el control de los
propietarios o administradores de la compaa. Si es as, el anlisis se debe
enfocar hacia lo apropiado de estas inversiones en cuanto a su valor y liquidez.
c. Inversiones considerables en acciones cuyo rendimiento es poco o ninguno, lo
cual es indicativo de que dichas inversiones no son recuperables a travs de los
beneficios.
Costos de Adquisicin y Gastos Generales a Netas Retenidas (Cobradas)
Lmite aceptado: Menor de 60%

El ndice del total de costos de adquisicin y gastos generales a las primas mide uno de los
elementos claves de rentabilidad. La eficacia del ndice proviene del elemento del gasto.

El ndice se logra dividiendo los costos de adquisicin y los gastos generales entre las primas
durante el ao. El porcentaje usual esperado incluye todos los resultados menores de 60%.

Una relacin superior al indicado puede ser causada por gastos excesivos o una taza alta de
crecimiento. Para compaas con resultados fuera de la escala usual en este ndice, se debe
realizar un anlisis adicional dirigido primero, a la determinacin de la variacin por lnea de
negocios y segundo a la determinacin de la importancia relativa de las comisiones versus gastos
para cada lnea.

Si la razn fundamental del resultado neto de un ndice es el gasto excesivo, particularmente en
la categora de los gastos administrativos, es importante lograr un entendimiento sobre el tipo de
227

administracin de la compaa para poder interpretar adecuadamente el resultado de este ndice.
Un control dbil sobre los gastos no representa una amenaza inmediata para la solvencia, sin
embargo el gasto excesivo puede indicar que las actitudes y objetivos de la administracin no
son consistentes con la seguridad financiera a largo plazo de los asegurados.

Siniestros Incurridos en Primas Netas Retenidas (Cobradas)

Este ndice seala la siniestralidad de la empresa y vara de negocio en negocio. Una alta
siniestralidad es seal de suscripciones de alto riesgo y a su vez de baja rentabilidad.
La siniestralidad vara en relacin con los riesgos suscritos y a la poltica de cesin de cada
empresa. No puede precisarse cunto sera un porcentaje aceptable. Se aconseja comparar este
ndice con otras empresas del mercado.
Este ndice debe ser evaluado en cada unos de los riesgos y en total para lograr una conclusin
ms eficiente y objetiva.

Primas Cedidas a Primas Suscritas

Esta proporcin representa el margen global de cesin de primas en un perodo determinado.
Fuertes variaciones de un ejercicio a otro pueden indicar cambios en polticas de reaseguros que
podran redundar en el deterioro de la solvencia de la empresa frente a sus obligaciones de
acuerdo con los riegos asumidos (disminucin).

Utilidad Tcnica a Primas Netas Retenidas (Cobradas)

Lmite aceptado: Superior a cero (O)

La gestin tcnica es medida con esta relacin pues establece el porcentaje o ndice de
rendimiento en las operaciones de seguros. Este ndice debe realizarse individualmente para cada
riesgo con la finalidad de establecer aquellos riesgos de buena rentabilidad que a su vez deben
compensar los riesgos de resultados negativos. Generalmente, los resultados tcnicos de las
empresas de seguros reflejan un ndice negativo por su alto volumen de siniestros y altos costos
de adquisicin.

NDICES DE LIQUIDEZ

Los ndices que miden la liquidez de las empresas brindan una panormica de la condicin de los
recursos de las compaas aseguradoras con respecto a las obligaciones exigidas por terceros a
corto plazo.

Activos Lquidos a Pasivos

Dentro de los activos lquidos se encuentran aquellos activos cuya convertibilidad en dinero en
efectivo es rpida. En este ramo, se incluyen el efectivo propiamente dicho y las inversiones en
valores.
El pasivo incluye todas las obligaciones a cargo de la empresa como lo son las reservas tcnicas
y dems cuentas por pagar.
En el caso de las compaas de vida, la medicin de este ndice resulta difcil, debido a las sumas
significativas representadas por las reservas matemticas y dividendos a los asegurados.
Generalmente, estas reservas representan un alto porcentaje del pasivo. Una alternativa para
228

medir la liquidez la constituye la comparacin de las tasas de inters que ofrece la empresa,
sobre las plizas contratadas con respecto a las tasas de inters que devengan sus inversiones. Si
el rendimiento de las inversiones representa una suma superior, se podra deducir que la empresa
recibe sumas en exceso de los pasivos que ha constituido (reservas matemticas).
Primas por cobrar a Prima Suscritas (por 360= das de cobros)
Para las empresas de seguros, este ndice debe ser ajustado debido a que en el monto de las
primas por cobrar se han incluido los saldos de las primas suscritas por ms de un ao de las
cuales slo se ha registrado la porcin correspondiente a un perodo. De modo que para el
clculo de este ndice se deben adicionar, a las primas suscritas, el total de los ingresos diferidos
contenidos en la cuenta de primas suscritas por adelantado.
De esta forma se igualan todos los ingresos que han sido registrados en las primas por cobrar.
Una vez realizado este ajuste, el ndice obtenido es una relacin de das de cobro que debe ser
analizada tomando en cuenta su tendencia en varios perodos contables y su afinidad con las
leyes reguladoras en cuanto a las cancelaciones de las plizas con ms de 90 das.
Un ndice o das de cobro alto (ms de 90 das) sugiere que la empresa est suscribiendo primas
de 1 o ms aos de vigencia o que la poltica de cancelacin no est siendo cumplida. Por el
contrario, un ndice bajo ( 90 o menor) sugiere que la empresa no est suscribiendo primas de 1 o
ms aos de vigencia o que est ejecutando la poltica de cancelacin a 90 das tal como lo
sealan las leyes estatutarias.

6. GLOSARIO DE TRMINOS

Inversiones Se considera el activo que conserva una empresa para el acrecentamiento de la
riqueza por medio de actos distributivos (tales como intereses, regalas, dividendos y
arrendamientos), para que aumente el capital o para el logro de otros beneficios para la empresa
inversionista, as como aquellos obtenidos a travs de sus relaciones mercantiles.
Inversiones Admitidas Activo disponible que mantiene una empresa para obtener ganancias o
rendimientos adicionales a sus operaciones tcnicas con la finalidad de incrementar y conservar
su patrimonio, autorizadas por el ente regulador, Para estas inversiones, las compaas deben
comprobar la existencia, propiedad, valorizacin adecuada y disponibilidad de las mismas, es
decir, libre de gravmenes.
Valor de mercado comprobado Aquellas cotizaciones de valores pblicos y privados emitidos
por una entidad autorizada para ello o firmados por personas, naturales o jurdicas, acreditados
ante el ente regulador.
Valor de realizacin Es el valor recibido a cambio de un activo sobre la base de la demanda del
mercado y la utilidad que la conversin del mismo representa en la situacin financiera de la
empresa.
Valor Justo Es el importe el cual pude intercambiarse un activo entre un comprador bien
informado y dispuesto a comprar y un vendedor bien informado y dispuesto a vender, en una
transaccin de libre competencia.
Subsidiaria Es una empresa que est controlada por otra empresa (conocida como tenedora).
(NIC
Tenedora Es una empresa que tiene una o ms subsidiaria. (NIC 27) Grupo Es una tenedora de
todas sus subsidiarias. (NIC27)
Estados Financieros Consolidados Son los estados financieros de un grupo que se presentan
como los de una sola empresa. (NIC 27)
Asociados Es una empresa en la cual el inversionista tiene influencia significativa y que no es
una subsidiaria ni una inversin conjunta del inversionista. (NIC 28)
229

Negocios conjuntos Es un acuerdo contractual por el cual dos o ms partes llevan a cabo una
actividad econmica que esta sujeto a control conjunto. (NIC 31)
Partes relacionadas Se considera que las partes estn relacionadas si una de ellas tiene
capacidad para controlar a la otra, o para ejercer una influencia importante sobre la otra parte en
la toma de decisiones financieras y operativas. (NIC 24)
Transacciones con partes relacionadas Es una transferencia de recursos o de obligaciones
entre partes relacionadas, independientemente de s se carga o no un precio. (NIC 24)
Instituciones Bancarias Se refiere a los Bancos establecidos en Panam, bajo la ley que regula
la actividad y no a financieras, cooperativas y dems que aceptan depsitos como operacin
normal de su actividad.
Riesgos de concentracin Est relacionado con el riesgo que puede correr las compaas de
seguros al mantener inversiones con instituciones que pertenecen al mismo grupo o consorcio de
la aseguradora o de otros grupos del consorcio.
Riesgo de participacin Se refiere al riesgo que corren las aseguradoras cuando pertenecen a un
holding financiero y mantienen acciones en otras compaas de seguros, por las dificultades que
estas ltimas presenten (riesgo de contaminacin)
Anlisis de Razones Financieras Estas miden el panorama general o tendencias de las
operaciones en este caso las de inversiones y para esto debe analizarse sobre el mnimo de dos
(2) aos y el mximo es de cinco (5) aos y en conjunto con las dems versus los ndices de la
industria. Ejemplo de una razn de inversin;
Inversiones Admitidas/Primas Retenidas
Muestra si los activos lquidos pueden hacer frente a las primas retenidas. (Solidez)

Inversiones + Efectivo/Reservas
Inversiones + Efectivo + Primas por Cobrar Pasivos Totales
Inversiones/Reservas
Inversiones+ Primas por Cobrar/Pasivos Totales

Demuestra si la empresa puede hacer efectivo sus activos para cubrir sus pasivos, mide el capital
de trabajo del activo y el pasivo comente, debe ser arriba de 1. (Liquidez)
Reservas de Siniestros en trmite, estimada neta:
Las reservas brutas para siniestros en trmite se constituyen al 100% de dichas obligaciones y
deben ser basadas necesariamente en estimados, los cuales varan de acuerdo a los pagos e
indemnizaciones reales y en el momento o aviso del mismo por parte del interesado.
El monto recuperable de reaseguradores o retro cesionarios es la cuenta neta de la reserva bruta
establecida al 100% y es la cuenta que debe ser revelada en todo momento.
Ao de accidente Es la separacin de los siniestros segn los aos en que ocurrieron los
accidentes (contrariamente a los aos en que fueron pagados o reservados).

Bruto Son las cifras resultantes de los libros del asegurador directo, sin tener en cuenta sus
sesiones en reaseguro y recuperaciones.
Carga de siniestros Son los costos totales de siniestros de un determinado periodo,
comprendiendo los siniestros pagados mas la reserva de siniestros del ao en curso menos una
eventual reserva de siniestros del periodo precedente.
Evolucin de las reservas de siniestros Es un cuadro que muestra cuanto se gasto en aos
posteriores con respecto a la reserva de siniestros de un determinado ao.
Reserva de siniestros Es la reserva para siniestros pendientes de ajuste, costo estimado de las
indemnizaciones que debern pagarse por siniestros no ajustados durante el ao contable.
Fin del proceso
230

DEPARTAMENTO DE LICENCIAS
Proceso: Expedicin de Licencias de Corredores de Seguros - Persona Natural
Objetivo: Expedir Licencias de Corredores de Seguros - Persona Natural
Asegurar que los Corredores de Seguros sean estas personas naturales o jurdicas se encuentren
capacitados e idneos en el ejercicio de sus funciones dentro de las regulaciones establecidas
por la Superintendencia de Seguros y Reaseguros de la Repblica de Panam.
Pasos:
1. La profesin de corredor de seguros slo podr ser ejercida por personas naturales
idneas o jurdicas con licencia expedida por la Superintendencia de Seguros y
Reaseguros, en cumplimiento de lo establecido en la Ley de Seguros vigente.
2. En el ejercicio de su profesin, el corredor de seguros tendr la obligacin de proteger
los intereses del asegurado.
3. Los corredores de seguros estn obligados a suministrar informacin en la forma y
con el contenido establecido por las normas reguladoras de la Superintendencia de

Normativa General de la Operacin
Para expedir una licencia de corredor de seguros se llevan a cabo una serie de actividades las
cuales se enuncia de manera no limitativa y cuyos procedimientos se describen a continuacin.
1. Elaboracin del Calendario Anual de exmenes para tramitar la licencia de
corredor de seguros por ramos (Vida, Generales y Fianzas).
2. Recepcin de Solicitudes y Convocatoria.
- De acuerdo a la Ley de Seguros vigente, se podr aplicar o practicar examen
cuando la Superintendencia lo estime conveniente y en todo caso, cuando haya
recibido veinte (20) o ms solicitudes de aspirantes.
3. Expedicin de Licencia de Corredor de Seguros para el ramo de Vida y Generales
y Fianzas (segn solicitud presentada ante la Superintendencia de Seguros y
Reaseguros).
4. Los certificados de los cursos de capacitacin que debern presentar los aspirantes
a corredores de seguros, para la obtencin de las licencias en ramos generales y
fianzas, sern aceptados nicamente por las empresas autorizadas por la
Superintendencia de Seguros y Reaseguros.
- Aseguradora Mundial, S.A.
- Assa, Compaa de Seguros, S.A.
- Instituto Tecnolgico de Computacin

Requisitos para la obtencin de Licencia de Corredor de Seguros Persona Natural
Documentos necesarios para realizar examen en el Ramo de Vida o Generales.
Artculo 90 de la Ley 59 de 29 de julio de 1996.

1. Solicitud de licencia de corredor de seguros en hoja de papel sellado o papel simple
habilitado.
2. Dos fotografas tamao carn.
3. Ser ciudadano panameo domiciliado en la Repblica de Panam o extranjero que llene
los requisitos del artculo 288 de la Constitucin Poltica.
231

4. Copia debidamente autenticada de la cdula de identidad personal del solicitante
expedida por el Registro Civil.
5. Dos certificaciones de buena conducta y honorabilidad expedidas por empresas
aseguradoras o por miembros de los gremios profesionales de corredores de seguros.
6. Copia debidamente autenticada del diploma de estudios secundarios expedidos por el
Ministerio de Educacin.
Decreto No.55 de 7 de abril de 1998. Artculo 5. Los certificados, diplomas y ttulos
acadmicos expedidos por los centros educativos, oficiales y particulares, sern registrados en el
propio centro escolar. Todo centro educativo deber llevar un registro de los certificados,
diplomas y ttulos que expida para efectos de extender certificacin.
7. Presentar una Juramentacin escrita de no ser empleado de compaa de reaseguros,
instituciones bancarias, fiduciarias, financieras, crediticias y no ser ajustador ni inspector
de averas; la misma se presenta detrs de la Solicitud de la licencia.
8. Pagar el costo de derecho a examen B/.25.00 en el Ramo de Vida y B/.30.00 en el Ramo
de Generales y Fianzas, pagaderos en efectivo o cheque certificado a nombre del Tesoro
Nacional.
9. Para expedir las licencias de corredor de seguros en Ramos Generales y Fianzas, se
deber presentar previamente un certificado o diploma del curso de capacitacin
expedido por las compaas de seguros autorizadas por la Superintendencia de
Seguros y Reaseguros. (Artculo 104, Ley de Seguros 59 de 29 de julio de 1996)
10. Presentar y aprobar el examen de conocimientos que demuestre sus competencias.
- Conocimientos bsicos de seguros en general y en la especialidad que desea
dedicarse.
- Conocimientos amplios de los contratos o plizas de seguros en ramo de personas
o ramos generales.
- Se excepta de esta disposicin a las personas que acrediten ante la
Superintendencia de Seguros ttulos universitarios en la carrera de seguros,
debidamente registrados en el Ministerio de Educacin.
Despus de aprobar el examen y ser notificadas tanto las Compaas de Seguros como
el aspirante por el departamento de Licencias, el aspirante a corredor de seguros tiene
sesenta (60) das para presentar los siguientes documentos
a) Fianza por Diez Mil Balboas (B/.10,000), a favor del Tesoro Nacional. Conforme lo
establece el Artculo 95 de la Ley 59 de 29 de julio de 1996.
- Todo corredor de Seguros deber constituir y mantener a favor del Tesoro Nacional
una fianza de diez mil balboas (B/10,000) a efecto de responder por el importe de las
prdidas resultantes de actuacin negligente o dolosa con los fondos que manejan y
para responder ante el Estado por las sanciones que se le impongan de conformidad
con la Ley de Seguros.

Estas fianzas se pueden constituir en efectivo, en bonos o ttulos del Estado o en
fianzas de compaas de seguros.
b) Certificacin del pago de la Tasa Anual de Cincuenta Balboas (B/.50.00). Conforme lo
establece el Artculo 33 de la Ley 59 de 29 de julio de 1996.
- Los corredores de seguros persona natural autorizada por la Superintendencia de
Seguros, pagarn una tasa anual de cincuenta balboas (B/50.00) hasta el 15 de febrero
de cada ao , segn lo establecido por la Resolucin 528 del 11 de octubre de
1996. El producto de esta tasa ser destinado exclusivamente a los gastos de operacin,
mantenimiento y funcionamiento de la Superintendencia de Seguros.
Fin del proceso
232

Proceso: Elaboracin del Calendario Anual de Exmenes en el Ramo de Vida y Generales
Objetivo: Aplicar exmenes a aspirantes que desean obtener licencia de corredor de seguros
para ramos de vida y/o generales.
Pasos:
1. Elaborar durante el mes de Noviembre o Diciembre el Calendario Anual del siguiente ao
para la aplicacin de examen a aspirantes que desean obtener una licencia de corredor de
seguros para el ramo de Vida y/o Generales.
2. El contenido del Calendario por ramo (Vida y Generales) debe incluir la fecha tope de
entrega de documentos, requisitos y el da del examen.
3. Pasar Ha visto Bueno. y firma del Superintendente las notas escritas dirigidas a cada
compaa de seguros por medio de la cual se remite el Calendario Anual.
4. Hacer entrega contra acuse de recibo, durante el mes ya sea Noviembre o Diciembre, de
la nota enviada a las compaas de seguros.
Fin del proceso

Proceso: Recepcin de Solicitudes y Convocatoria
Objetivo: Obtener licencia de corredores de seguros naturales.
Corredores Persona Natural
Pasos:
Recibir solicitudes, confirmar la informacin presentada mediante los Requisitos para la
obtencin de licencia de persona natural y del FORMULARIO DSR-001 donde aparecen los
datos generales del aspirante, como por ejemplo Nombre, Direccin, Telfonos, etc.
1. Preparar el Acta, cuando se hayan recibido al menos veinte (20) solicitudes.
- El acta constituye la lista (nombre completo y cdula) de los interesados que podrn
presentarse al examen como resultado del cumplimiento de requisitos o documentos.
- De acuerdo a la Ley de Seguros vigente, se podr aplicar o practicar el examen
cuando la Superintendencia lo estime conveniente y en todo caso, cuando haya
recibido veinte (20) o ms solicitudes de aspirantes de corredor de seguros.
2. Realizar gestiones de logstica para llevar a cabo los eventos de aplicacin de exmenes
en la ciudad de Panam y Provincias Centrales, segn las fechas establecidas en el
calendario.
3. Elaborar un anuncio que indique o confirme el da, hora, lugar y direccin en donde se
realizar el evento y circular a las Compaas de Seguros y Direcciones Provinciales por
email, fax o cualquier otro medio.

4. Para aplicar al examen, los interesados debern pagar el costo correspondiente segn lo
establecido en la Ley de Seguros vigente y presentarse el da especificado por la
Superintendencia.
Fin del proceso

Proceso: Expedicin de Permiso Provisional y Licencia Permanente - Ramo de Vida
Objetivo: Obtener Permiso Provisional y posteriormente la licencia permanente en el ramo de
vida para la colocacin de plizas por parte del corredor de seguros.
Pasos:
1. Los aspirantes presentan el examen preparado por la Superintendencia de Seguros.
233

2. Se revisan los exmenes y se procede a su calificacin de acuerdo a la calificacin
establecida.
3. Una vez calificados los exmenes, se confeccionan los Certificados de Aprobacin de
exmenes los cuales son firmados por el Superintendente de Seguros y el Ministro de
Comercio e Industrias, o la persona a quien l designe para hacerlo.
4. Se procede a llamar por telfono a cada aspirante que ha aprobado el examen, para
comunicarles el resultado del mismo e informarles que tienen un plazo de 60 das a partir
de dicha comunicacin, para efectuar el pago de la tasa y la presentacin de la fianza.
- Posteriormente, se confeccionan cartas para las compaas de seguros participantes en la
preparacin de los cursos, comunicndoles los resultados de sus candidatos e
indicndoles tambin el plazo que tienen los aspirantes para presentar el pago de la tasa y
la presentacin de la fianza.
5. Toda vez el aspirante efecta el pago de la tasa y presenta la fianza al departamento de
Licencias, se le confecciona un Permiso Provisional y un
carn que indicar el nombre completo del corredor, el nmero de permiso
provisional, la fecha de emisin y la fecha de expiracin.
- El Permiso Provisional ser vlido por el trmino de doce meses (12), el cual faculta al
corredor a ejercer la profesin de corredor de seguros en el ramo de Vida en todo el
territorio nacional por dicho perodo.
6. Se lleva a cabo la apertura del expediente del corredor en el cual se guardan todos los
documentos recibidos del mismo, el formulario con sus datos personales y el examen
aprobado.
- Se asigna un nmero al corredor, el cual forma parte de un consecutivo y slo se le
agrega el ao en curso.
7. Se contacta al corredor para notificarlo del Permiso Provisional y una vez notificado, se le
entrega la copia del Permiso Provisional, copia del Certificado de examen, el Carn (color
amarillo), el Formulario de actualizacin de sus datos personales y una Carta explicando
los pasos a
8. seguir para que el Permiso Provisional se convierta en licencia permanente, al finalizar los
doce (12) meses.
9. Se registra toda la transaccin en el Sistema Gerencial y se archiva el expediente.
- Despus de haber transcurrido los doce (12) meses, para que el Permiso Provisional se
convierta en licencia permanente; el corredor debe presentar al departamento de licencias
dos (2) cartas de referencia de la (las) compaa (s) que lo haya (n) entrenado, una foto
tamao carn, la renovacin de la fianza y el pago de la tasa correspondiente al ao en
curso.

10. Se confecciona una Resolucin con el nmero de Licencia Permanente que le
corresponda de acuerdo a la numeracin cronolgica que se indique en el libro de
licencias de corredores de seguros.
11. Se procede con la confeccin de un nuevo carn (color blanco) en el que se identifica el
ramo en el que est autorizado el corredor, el nombre completo, la fecha en que se emite
el carn y el nuevo nmero de la licencia.
12. Se contacta al corredor para que pase a notificarse y se le entrega la Resolucin de
Licencia Permanente, el Carn y una Carta explicando los procedimientos para mantener
la licencia vigente.
13. Se registra toda la transaccin en el Sistema Gerencial y se archiva el expediente.
Fin del proceso
234

Proceso: Expedicin de Licencia Permanente - Ramos Generales y Fianzas
Objetivo: Obtener licencia permanente en el ramo de generales para la colocacin de pliza por
parte del corredor de seguros.
Pasos:
1. Los aspirantes presentan el examen preparado por la Superintendencia de Seguros.
2. Se revisan los exmenes y se procede a su calificacin de acuerdo a la calificacin
establecida.
3. Una vez calificados los exmenes, se confeccionan los Certificados de Aprobacin de
exmenes los cuales son firmados por el Superintendente de Seguros y el Ministro de
Comercio e Industrias, o la persona a quien l designe para hacerlo.
4. Se procede a llamar por telfono a cada aspirante que ha aprobado el examen, para
comunicarles el resultado del mismo e informarles que tienen un plazo de 60 das a partir
de dicha comunicacin, para efectuar el pago de la tasa y la presentacin de la fianza.
- Posteriormente, se confeccionan cartas para las compaas de seguros participantes en la
preparacin de los cursos, comunicndoles los resultados de sus candidatos e
indicndoles tambin el plazo que tienen los aspirantes para presentar el pago de la tasa y
la presentacin de la fianza
5. Luego que el aspirante haya cumplido con los requisitos en cuanto al pago y la fianza, se
procede con la confeccin de la licencia permanente en el ramo de generales y fianzas.
Para tales efectos, se confeccionar una Resolucin con la asignacin de un nmero
cronolgico y el carn que indicar, al dorso, los ramos autorizados para suscribir plizas.
- Si el corredor de seguros, tiene licencia permanente en vida y mantiene vigente el pago de
la tasa anual y la fianza correspondiente, se le confecciona inmediatamente su licencia en
el ramo de generales y fianzas; sin tener que efectuar otro pago ni presentar otra fianza.
Fin del proceso

Proceso: Recepcin de Solicitudes y Trmite de Corredores Persona Jurdica
Objetivo: Otorgar licencia para las personas jurdicas en los ramos solicitados.
Pasos:
1. Se recibe la Solicitud de parte del Representante Legal de la Sociedad, junto con el
Poder que otorga al abogado que va a efectuar los trmites pertinentes de la licencia.

2. Se revisan los documentos complementarios para la obtencin de la licencia a travs del
Formulario de los Requisitos de obtencin de licencia para personas jurdicas.
3. Si el Representante Legal acta indistintamente con las licencias de persona natural y de
persona jurdica, deber mantener vigentes ambas fianzas.
4. Revisar junto con el Departamento Legal, el borrador de la estructura del Pacto Social
que debe constar del nombre , objetivos, directores, dignatarios, representante legal,
domicilio, capital autorizado, emisin de acciones nominativas, agente residente y dems
elementos que describan las actividades a que se dedicar la empresa solicitante.
5. Toda vez revisado el borrador del pacto social tanto por el departamento de licencia
como del departamento legal, si hay cambios que hacer al mismo, se le devuelve al
Apoderado Legal o al Representante Legal de la sociedad para que procedan a hacer los
correctivos al mismo.
6. Si no hay correctivos que hacer, se le pone al borrador del pacto, el sello de
PROTOCOLIZACION EN NOTARIA PUBLICA el cual contendr la firma autorizada
del Superintendente de Seguros y Reaseguros vigente.
235

7. Una vez ya protocolizado el pacto social, se presenta al departamento de licencias junto
con una copia (1) para constancia del departamento de licencias, y se le pone al original
el sello para autorizar su INSCRIPCION EN EL REGISTRO PUBLICO el cual tambin
contendr la firma autorizada del Superintendente de Seguros y Reaseguros vigente.
8. Recibido el Pacto Social debidamente registrado y sellado por el Registro Pblico, se
debe adjuntar al mismo la Certificacin de parte del Registro Pblico donde se haga
constar su inscripcin en la Seccin de Personas Mercantil y el nombre de su
Representante Legal con su respectiva Junta Directiva.
9. Se procede al pago de la tasa correspondiente y a la presentacin de la fianza.
10. Con el cumplimiento de todos los requisitos de parte de la sociedad, se procede la
solicitud por parte del departamento de licencias al departamento legal de la tramitacin
de la expedicin de la licencia permanente en los ramos solicitados por la sociedad,
mediante elaboracin de una Resolucin que ser firmada por el Superintendente de
- La Superintendencia de Seguros y Reaseguros suministra mensualmente (los 30 de cada
mes) a las compaas de seguros, debidamente establecidas en el pas, los nombres de los
corredores de seguros autorizados para ejercer la profesin.
Fin del proceso

Proceso: Requisitos para Sociedades Corredoras de Seguros - Personas Jurdicas
Objetivo: Cumplir con la Ley 59 de 29 de julio de 1996
Pasos:
Ley 59 de 29 de julio 1996
ARTICULO 105. El Superintendente expedir la licencia de corredor de seguros persona
jurdica, previa presentacin de los siguientes documentos:
a) Poder otorgado al abogado por el interesado (notariado) 81/2 X 13
b) Solicitud presentada mediante apoderado legal, acompaada con B/.4.00 en timbres.
a) Borrador del pacto social ( 2 juegos ) en la cual debe constar el nombre, objetivos,
directores, dignatarios, representante legal, domicilios, capital autorizado, emisin de las
acciones nominativas, agente residente, suscriptores y dems elementos.
b) Declaracin jurada de que el representante legal de la sociedad, es un corredor de
Seguros idneo, que se ha dedicado en forma habitual y permanente e ininterrumpida a la
profesin, por el trmino de un ao.

c) Certificacin de los accionistas de la empresa, firmada por el Secretario o Tesorero de la
sociedad. Los accionistas debern poseer las licencias autorizadas en los ramos a los
cuales se est autorizando la sociedad.
d) Tres cartas de referencia personal de gerentes generales de compaas de seguros o de
presidentes de gremios de corredores de seguros del Representante Legal de la Sociedad.
e) Hojas de vida de los directores de la sociedad.

Una vez aprobada la primera etapa, se procede con la presentacin de los siguientes
documentos:

- Copia de la escritura sellada y registrada por el Registro Pblico.
- Certificado expedido por la Direccin General del Registro Pblico, donde se haga constar
la inscripcin de la sociedad en la Seccin de Personas Mercantil y el nombre de su
representante legal, con su respectiva Junta Directiva.
- Presentacin de la fianza de garanta por B/10,000.00 (diez mil balboas) a favor del Tesoro
236

Nacional, conforme lo establece el artculo 95 de la Ley 59 de 29 de julio de 1996.
- Pago de la tasa anual por doscientos cincuenta balboas (B/ 250.00), conforme lo establece
el artculo 33 de la Ley 59 de 29 de julio de 1996.
Fin del proceso

Proceso: Recibimiento de las fianzas
Objetivo: Cumplir artculo 95 de la ley de seguros 59 de 29 de julio de 1996.
Pasos:
Artculo 95, Ley de Seguros No. 59 de 29 de julio de 1996
1. Al recibir una fianza ya sea de persona natural o jurdica, el funcionario debe anotarla en
la hoja de Control semanal de recibo de fianzas. (hoja de Excel elaborada y
actualizada semanalmente).
2. Se pasa la fianza por el reloj para darle la entrada a la misma con la firma de la persona
que la recibe.
- Slo se debe recibir el original de la fianza, la cual debe tener la firma del corredor y la
firma de la persona autorizada de parte de la aseguradora.
- No se debe recibir, la copia de la fianza sin valor comercial ni la factura por medio de
la cual se compr la fianza.
3. Se registra en el Sistema Gerencial y se le pone el sello Registrado SIG.
4. Se archiva en el expediente del corredor ya sea natural o jurdico.
Fin del proceso

Proceso: Pago de la Tasa Anual
Objetivo: Cumplir artculo 33 de la ley de seguros 59 de 29 de julio de 1996.
Pasos:
Artculo 33 Ley de Seguros No. 59 de 29 de julio de 1996
Las empresas aseguradoras autorizadas pagarn directamente a la Superintendencia una tasa
actual de b/2,500.00; los corredores de seguros persona natural B/50.00 y las Sociedades de
corredores de seguros personas jurdicas B/.250.00.
1. Cuando el corredor de seguros ya sea natural o jurdica, se presenta para hacer efectivo el
pago de la tasa anual correspondiente, el funcionario llena el Certificado de Paz y Salvo,
indicando la fecha, nombre, nmero de licencia, llena la casilla especificando si es
persona natural o jurdica, el ao que se est pagando, se especifica si tiene vigente o no
la fianza, y finalmente el funcionario que llen el Certificado de Paz y Salvo lo firma.
2. Con ese formulario, el corredor se dirige a la caja ubicada en el departamento de
Administracin de la Superintendencia de Seguros, donde efecta el pago y se le extiende
un recibo por el mismo. (los pagos se reciben en efectivo o cheque certificado a nombre
del Tesoro Nacional).
3. El formulario de Paz y Salvo suministrado inicialmente al corredor para efectuar el pago,
es llenado por el funcionario del departamento de Administracin, indicando su vigencia
y el nmero del recibo de cobro.
4. El corredor se dirige con el Paz y Salvo debidamente llenado nuevamente al
departamento de Licencias y lo entrega al funcionario que se lo suministr.
5. El funcionario, registra el pago en el Sistema Gerencial y le pone el sello Registrado
SIG al formulario. Posteriormente lo archiva en el expediente del corredor.
Fin del proceso

237

Proceso: Cumplimiento en la presentacin de la Fianza -Control en el Cumplimiento de la
presentacin de la Fianza
Objetivo: Controlar las fianzas vencidas, para la emisin de la resolucin de suspensin de la
licencia.
Pasos:
1. Mantener supervisin o vigilancia de la renovacin y presentacin de la fianza
correspondiente por parte del corredor persona natural y persona jurdica.
2. Generar el listado de fianzas vencidas, persona natural y jurdica al cierre de cada mes.
3. Confirmar en el expediente del corredor la informacin y con los registros del Sistema
Gerencial, de existir incongruencia tomar medidas para esclarecer la informacin y
corregir la base de datos de ser necesario.
4. A la fecha de vencimiento, de no ser presentada la fianza correspondiente se procede a
solicitar al departamento legal la emisin de una resolucin de suspensin por
incumplimiento del artculo 95 de la ley 59, aplicando la sancin correspondiente.
Fin del proceso

Proceso: Cumplimiento del pago de la Tasa Anual - Control en el Cumplimiento del Pago
de la Tasa Anual
Objetivo: Controlar pago de tasas vencidas, para la emisin de la resolucin de suspensin de la
licencia
Pasos:
1. Mantener supervisin o vigilancia del pago de la tasa que debe ser realizado los primeros
cuarenta y cinco (45) das de cada ao.
2. Al trmino de los cuarenta y cinco (45) das, se genera el listado de tasas vencidas,
persona natural y jurdica.
3. Confirmar en el expediente del corredor la informacin y con los registros del Sistema
Gerencial, de existir incongruencia tomar medidas para esclarecer la informacin y
corregir la base de datos de ser necesario.
4. A la fecha de vencimiento, de no ser pagada la tasa anual se procede a solicitar al
departamento legal la emisin de una Resolucin de Suspensin por incumplimiento del
artculo 33 de la ley 59, aplicando la sancin correspondiente.
Fin del proceso

Proceso: para la confeccin de Resoluciones de Sancin por Incumplimiento en la
presentacin de la Fianza y el pago de la Tasa Anual
Objetivo: Establecer las infracciones administrativas y las consecuentes sanciones por el
incumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley de Seguros vigente. La finalidad del
mismo es para que el corredor de seguros est ms pendiente y sea responsable en el
cumplimiento de los asuntos relacionados con su licencia.
1. Se elabora un informe que lista los nombres de los corredores con sus respectivas
licencias que deben ser sancionados por el incumplimiento en la presentacin de la fianza
o en el retraso del pago de la tasa anual al departamento legal.
Fin del proceso

238

Proceso: Notificacin de Resoluciones de Suspensiones
Objetivo: Informar a los interesados la suspensin de la Resolucin
Pasos:

1. Primeramente se utiliza el formulario Control de llamadas se llama al corredor para
avisarle que tiene una resolucin de suspensin de la licencia que puede ser tanto por tasa
o por fianza vencidas y que tiene que acercarse al departamento de Licencias de la
Superintendencia de Seguros para notificarse de la misma.
2. Slo si se convers directamente con el corredor, se levanta un informe secretarial, el cual
establecer lo que dispone la Ley 38 de 31 de julio de 2000, en el artculo 95 y se
considerar este informe secretarial como la primera (1) notificacin al corredor.
3. Al respecto es importante sealar que la Ley 38 de 31 de julio de 2000, en su artculo 95
cuyo tenor literal dispone lo siguiente:
4. Las notificaciones hechas en forma distinta de las expresadas en esta Ley son nulas, Sin
embargo, siempre que el expediente resultare que la parte ha tenido conocimiento de la
resolucin que motiv aquella, ello se tendr como la notificacin y surtir sus efectos
desde entonces.
5. Al da siguiente o cualquier otro da dentro de la misma semana, el notificador se
apersonar a la residencia del corredor para notificarlo por segunda vez.
6. Inmediatamente se notifica el corredor, se levanta el segundo (2) informe secretarial.
Causales Accin a Tomar Vigencia
Por no presentar Fianza en la fecha de
vencimiento
(Art. 95 Ley vigente)

Suspensin 30 das

Por no presentar fianza al trmino de la
sancin de 30 das

Suspensin 6 meses
Por no presenta fianza al trmino de la
sancin de 6 meses

Cancelacin de la
Licencia

Por no pagar la tasa anual en el periodo
establecido.
(Art. 33 Ley vigente)

Suspensin 30 das

Por no pagar la tasa anual al trmino de
la sancin de 30 das

Suspensin 6 meses

Por no realizar el pago al trmino de la
sancin de 6 meses
Cancelacin de la
Licencia

239

7. Por tercera vez, el notificador visita nuevamente la residencia del corredor y fija en la
puerta la Resolucin de suspensin de la licencia del corredor por el tiempo que se
indique.
8. Cuando la gestin no se realice en sede (en la SSRP) por razn de que el corredor no
acuda a realizar tal diligencia, se podr realizar la misma de conformidad con lo que se
prev en el artculo 94 de esta Ley, por el cual se dispone:
9. Artculo 94. Si la parte que hubiere de ser notificada personalmente no fuere hallada en
horas hbiles en la oficina, habitacin o lugar designado por ella, en dos das distintos,
ser notificada por edicto, que se fijar en la puerta de dicha oficina o habitacin y se
dejar constancia en el expediente de dicha fijacin, firmando el Secretario o la Secretaria
y el notificador o quien haga sus veces. Una vez cumplidos estos trmites, quedar hecha
la notificacin, y ella surte efectos como si hubiere sido efectuada personalmente.
10. El notificador confeccionar un informe donde se plasme los corredores que fueron
notificados junto con los resultados de los informes secretariales, el cual formar parte
del informe de sus labores.
11. Objetivo: notificar al corredor de seguros que su licencia a sido suspendida ya sea por el
no pago de la tasa correspondiente o por vencimiento de la fianza.
Fin del proceso

DEPARTAMENTO DE ESTADSTICA E INFORMTICA
Proceso: Presentacin y Procesamiento de Informacin Mensual
Objetivo: Elaborar los informes estadsticos de las compaa de seguros
Pasos:
1. Las empresas de seguros y reaseguros deben presentar durante los primeros quince das
de cada mes en formatos que determina la Superintendencia informacin relacionada a:

Informacin Estadstica Mensual
que incluye:
Informe de Honorarios Profesional segn
corredor de seguros por ramos que
incluye:
Nmero de Plizas Vigentes
Primas suscritas (netas de
cancelacin)
Siniestros Incurridos.
Nmero de Licencia de corredor
Nombre del Corredor
Honorarios Pagados por ramo
Plizas colocadas por ramo

Fin del proceso
Proceso: Elaboracin de Estadsticas de Primas Suscritas, Siniestros y Plizas Colocadas
Mensuales
Objetivo: Medir el crecimiento del Sector Seguros en las Primas, Siniestros y Plizas mensuales,
en trminos comparativos con el ao anterior. Esto permite una evaluacin y anlisis sobre la
venta de primas, la colocacin de plizas y los Siniestros ocurridos en comparacin con el ao
anterior.
Pasos:
1. La Recepcin de la Superintendencia:
Recibe la informacin requerida en los formatos y perodos establecidos por parte de las
compaas de seguros y reaseguros y entrega al Departamento de Informtica y
Estadstica. Esta informacin se recibe en forma impresa y en CD.
El Departamento de Informtica y Estadstica:
240

2. Revisa la informacin de los formularios y digita los datos en hojas de clculos del
sistema computarizado para generar los cuadros con sumas totales :
- Primas Suscritas de Seguro
- Siniestros Brutos Incurridos
- Plizas Vigentes
3. Alimenta la informacin digitada a Cuadros Comparativos
- Comparativo Mensual: Mes Actual vs Mes Ao anterior y establece la
variacin en trmino porcentuales.
- Comparativo Acumulativo Anual Acumulado Ao Actual vs Acumulado
del Ao Anterior y se establece la variacin en trminos porcentuales.
- Comparativo de Plizas Colocadas Mes Anterior vs Mes Actual.
4. Prepara nota escrita para enviar contra acuse de recibo a:
- Todas las compaas de seguros y reaseguros
- Ministerio de Comercio
- Ministerio de Economa y Finanzas
- Contralora
5. De no recibir la informacin parte de alguna compaa, informa mediante nota escrita al
Departamento Legal quienes proceden a levantar una resolucin y aplicacin de sancin
y/o multa que corresponde.
- Se otorga un perodo de gracia de tres das posterior a la fecha indicada (el 15
del mes siguiente) para la presentacin de la informacin.
Fin del proceso

Proceso: Cierre de Corredores
Objetivo: Erradicar la mala prctica de aquellos que ejercen la profesin de corredores de
seguros, sin contar con la autorizacin de esta entidad. Esto en funcin de velar por el
cumplimiento de las normas legales establecidas.
Pasos:
Prepara al final de cada mes un listado que indica el estatus de licencia de los Corredores:
- Nmero de Licencia y Nombre de Corredor Vigente.
- Nmero de Licencia y Nombre de Corredor Suspendido
- Nmero de Licencia y Nombre de Corredor
1. Se imprime un extracto del Sistema Gerencial (SIG), en donde se verifica, los datos
incorrectos que se capturan en el Sistema

- Cdula Duplicada.
- Estatus (Suspendidos, Cancelados, vigentes) incorrecto.
- Permisos Provisionales (formato incorrecto)
- Ramos Autorizados (mal establecido)
- Licencias vigentes sin cdulas/Ruc.
- Cancelados sin fecha
- Suspendidos sin fecha de suspensin.
- Licencia sin Nombre
El Departamento de Informtica y Estadstica:
2. Enva la siguiente informacin a todas la compaas de seguros y reaseguros a travs de
la Pgina Web de la Superintendencia:
241

- Nombre del Corredor, Nmero de Licencia y Ramos en los cuales puede
comercializar.
- Corredores Vigentes
- Corredores Suspendidos por treinta (30 das)
- Corredores Suspendidos por seis meses (6 meses)
- Corredores Suspendidos por un ao (1 ao)
- Corredores Cancelados.
- Permisos Provisionales Vigentes
- Permisos Provisionales Cancelados.
3. Se genera el listado de Corredores Vigentes y se verifica con el Departamento de
Licencias para su comprobacin (a travs del Sistema Gerencial (SIG)).
Fin del proceso

Proceso: Elaboracin de Resultados Tcnicos Trimestrales.
Objetivos: Elaborar resumen, del ejercicio de la actividad aseguradora sin tener en cuenta otros
gastos o ingresos que pueda tener la empresa ajena a dicha actividad.
Pasos:
1. Recibe informacin de los entes regulados: Informacin Trimestral por Ramos.
2. Captura informacin de las distintas compaas en el sistema automatizado en la hoja de
clculo y totalizar las cantidades.
3. Se enva al Departamento de Auditora para la revisin correspondiente.
4. Se Genera informacin consolidada, la cual se enva a todos los entes regulados
acompaado de nota escrita y distribuye as:
- Todas las compaas de seguros y reaseguros.
- Ministro de Comercio.
- Ministerio de Economa y Finanzas.
- Contralora
5. De no recibir la informacin por parte de alguna compaa se informa mediante nota
escrita al Departamento Legal, quienes proceden a levantar una resolucin y aplicacin
de sancin y/o multa que corresponde.
Fin del proceso

OFICINA DE NEGOCIACIONES COMERCIALES INTERNACIONALES

DIRECCIN NACIONAL DE NEGOCIACIONES COMERCIALES
INTERNACIONALES

Proceso: Coordinacin de la estrategia nacional en las negociaciones comerciales bilaterales,
regionales o multilaterales.
Objetivo: Definir el procedimiento para coordinar la estrategia nacional en las negociaciones
comerciales bilaterales, regionales o multilaterales.
Pasos:
1. Al definirse el marco de negociacin entre Panam y su socio comercial, se seala la
Parte que se encargar de generar los textos a negociar; al igual que, se establece una
fecha para el intercambio de los anexos relacionados al acceso a los mercados de bienes,
servicios e inversiones.
242

2. Panam desarrolla los textos. Si a la Repblica de Panam le corresponde desarrollar
los respectivos textos; los mismos son redactados por los tcnicos de esta Direccin, en
funcin de las materias que sean de su competencia.
3. Los textos redactados, por cada tcnico, son revisados por los Directores Generales y,
posteriormente, por la Directora Nacional. De igual manera, los elementos principales de
estos textos son analizados en reunin con todo el equipo negociador.
4. Una vez los textos han sido unificados a nivel de esta Direccin, se someten a consulta
con las instancias pblicas correspondientes. Para tales efectos, se realizan reuniones
tcnicas con cada una de las instituciones competentes en las materias que se negocien.
De igual manera, los elementos principales de los textos y contrapropuestas se
comparten, de ser el caso, con las instancias privadas correspondientes.
5. Luego de contarse con un texto consensuado por la DINECI, con el apoyo del sector
pblico, se remite al Viceministro de Negociaciones Comerciales Internacionales para su
respectivo aval.
6. Despus de que todos los textos cuentan con el aval de nuestro Viceministro, se envan al
socio comercial.
7. Panam recibe los textos. Si la Repblica de Panam recibe los textos por parte de su
socio comercial, los mismos son revisados por cada tcnico, de conformidad con las
materias de su competencia.
8. Una vez se revisan los textos por cada tcnico, los elementos principales de los mismos
son presentados por cada tcnico y examinados en una reunin con todo el equipo
negociador de esta Direccin.
9. Despus de haberse evaluado cada texto, habindose establecido las posibles
sensibilidades y redactado contrapropuestas, de ser necesaria las mismas, se somete a
consulta con las instancias pblicas respectivas. Para tales efectos, se realizan reuniones
tcnicas con cada una de las instituciones competentes en las materias que se negocien.
De igual manera, los elementos principales de los textos y contrapropuestas se
comparten, de ser el caso, con las instancias privadas correspondientes.
10. Luego de contarse con un texto consensuado, con inclusin de las observaciones del
sector pblico, se remite al Viceministro de Negociaciones Comerciales Internacionales
para su respectivo aval.
11. Una vez que todos los textos cuentan con el aval de nuestro Viceministro, se presentan las
consideraciones y contrapropuesta de nuestro pas, en cada mesa de negociacin.
12. Anexos de bienes, servicios e inversiones. Los anexos son preparados por los tcnicos
de la DINECI, en funcin de su rea de competencia; los cuales son avalados por la
Directora Nacional y, posteriormente, por el Viceministro de Negociaciones Comerciales
Internacionales.
13. Una vez los anexos estn consensuados, se intercambian entre nuestro pas, por
intermedio de esta Direccin, y su socio comercio, en la fecha que se ha establecido con
antelacin.
243

14. Luego del intercambio de anexos, esta Direccin se aboca a un proceso amplio de
consultas, a nivel tcnico, con los sectores pblico y privado, vinculados a los temas
relevantes de dichos anexos.
15. Durante el proceso de negociacin, continan las consultas tcnicas con los sectores
pblico y privado, con la finalidad de evaluar si es pertinente hacer o no adecuaciones en
los respectivos anexos. Si es pertinente hacer adecuaciones, posterior a las consultas
tcnicas, dichas adecuaciones se someten al aval de la Directora Nacional y,
posteriormente, del Viceministro de Negociaciones Comerciales Internacionales.
16. En etapas avanzadas de la negociacin, cuando se ha agotado el proceso de consultas con
los sectores pblico y privado, a nivel tcnico, se elevan las consultas a nivel poltico
para la toma de decisiones finales, con el objetivo de de que se generen las condiciones
para concluir el correspondiente acuerdo o tratado.
17. Comisin de Negociaciones Comerciales Internacionales. En todo proceso de
negociacin, la DINECI presenta la visin general sobre el marco y proceso de
negociacin y los propios textos y anexos a la Comisin Nacional para las Negociaciones
Comerciales Internacionales.
Fin del proceso

Proceso: Consulta al sector pblico y privado para definir la postura de negociacin de la
Repblica de Panam en un determinado foro comercial internacional.
Objetivo: Establecer el mecanismo que se sigue para consultar al sector pblico y privado
panameo, de manera de definir la postura de negociacin de nuestro pas en un determinado
foro comercial internacional.
Pasos:
1. Previo al anlisis de los temas a ser negociados, cada tcnico de esta Direccin desarrolla
la postura de negociacin, en funcin de la materia de su competencia.
2. Definida la postura de negociacin por cada tcnico de esta Direccin, se somete al
examen de todo el equipo negociador, con inclusin de los Directores Generales y la
Directora Nacional, para establecer los mrgenes de negociacin en relacin a dichas
posturas.
3. Una vez se ha elaborado la postura de negociacin de cada captulo y/o anexo de acceso a
los mercados en bienes, servicios e inversiones, por parte de la DINECI, se somete a la
evaluacin por parte del sector pblico y privado panameo, por medio de sendas
reuniones a las que se invita a ambos sectores.
4. En las reuniones presenciales con el sector pblico y privado se define la postura de
negociacin, en cada una de las disciplinas o anexos especficos que sern negociados, y
la estrategia a seguir en las correspondientes negociaciones.
5. Luego de contar con una postura de negociacin consensuada, con el apoyo del sector
pblico y privado, se remite para el aval del Viceministro de Negociaciones Comerciales
Internacionales.
6. Despus de que la postura de negociacin ha sido avalada por el Viceministro de
Negociaciones Comerciales Internacionales, se dispone de una postura de negociacin
plenamente consensuada.
244

7. Durante el proceso de negociacin, continan las consultas tcnicas con los sectores
pblico y privado, con la finalidad de evaluar si es pertinente hacer o no adecuaciones a
la postura y estrategia inicial de negociacin del captulo y/o anexo respectivo. Si es
pertinente hacer adecuaciones, posterior a las consultas tcnicas, dichas adecuaciones se
someten al aval de la Directora Nacional y, posteriormente, del Viceministro de
Negociaciones Comerciales Internacionales.
8. En etapas avanzadas de la negociacin, cuando se ha agotado el proceso de consultas con
los sectores pblico y privado, a nivel tcnico, se elevan las consultas a nivel poltico
para la toma de decisiones finales, con el objetivo de de que se generen las condiciones
para concluir el correspondiente acuerdo o tratado.
Fin del proceso

Proceso: Consulta por cualquier interesado sobre las negociaciones comerciales internacionales
de la Repblica de Panam, a nivel bilateral, regional y multilateral.
Objetivo: Establecer el mecanismo para que cualquier persona interesada puede obtener
informacin sobre las negociaciones comerciales internacionales de nuestro pas.
Pasos:
1. Si el interesado se comunica, va telefnica, a esta Direccin solicitando informacin
sobre alguna negociacin comercial internacional, quien recibe la llamada la canalizar
con el funcionario que est manejando este tema o a quien se designe por los Directores
Generales o la Directora Nacional. De igual forma se proceder, si el interesado se
presenta a la DINECI.
2. El funcionario, al que se canaliza esta solicitud o se le asigna, atender al solicitante y, de
ser posible, le dar una respuesta inmediata o lo ms pronto que le sea factible. De igual
manera, el funcionario invitar al solicitante a visitar la pgina Web de este Ministerio, en
la que se postea informacin actualizada sobre las negociaciones comerciales
internacionales que est llevando a cabo nuestro pas.
3. Si el funcionario al que se le canaliza esta solicitud o se le asigna, considera que es
conveniente fijar una reunin con el solicitante, por la complejidad o extensin del tema
objeto de consulta, coordinar la reunin con dicho solicitante en las oficinas de esta
Direccin.
4. Si el funcionario al que se le canaliza esta solicitud o se le asigna, estima que el
solicitante debe hacer su consulta, a travs de una nota formal, por la sensibilidad del
tema; se lo comunicar al solicitante, quien deber dirigir esta Nota a la Directora de
Nacional.
5. Al recibirse una nota formal, la Directora Nacional o los Directores Generales, en su
ausencia, darn las instrucciones respectivas para dar respuesta a la misma.
6. Si el solicitante requiere alguna informacin sobre las negociaciones comerciales
internacionales de nuestro pas que sea de acceso restringido, el funcionario respectivo lo
har de su conocimiento.
7. La respuesta al solicitante se emitir, a ms tardar, dentro de los treinta (30) das
calendarios, contados a partir de haberse recibido su llamada, visita o nota formal. En
caso de requerirse de ms tiempo, se le comunicar justificadamente al solicitante.
Fin del proceso
245

Proceso: Acreditaciones del sector pblico y privado en los proceso de negociaciones
comerciales internacionales de la Repblica de Panam.
Objetivo: Definir el procedimiento para que representantes del sector pblico y privado se
puedan acreditar para participar en las negociaciones comerciales internacionales de nuestro pas.
Pasos:
1. Esta Direccin remite notas formales a instancias pblicas y privadas vinculadas a las
disciplinas que sern objeto de negociacin, en las que se les informa de la negociacin
que se llevar a cabo por nuestro pas y se les invita a acreditar sus representantes para
participar en dichas negociaciones.
2. Las instancias pblicas y privadas que reciben esta nota formal o tienen conocimiento
sobre una Ronda de Negociacin en la que sea parte nuestro pas, a travs de algn medio
de comunicacin o cualquier otra va, y deseen participar en dicha negociacin, debe
acreditarse en el perodo que se estableci para tal fin.
3. Los representantes de instituciones pblicas o privadas que se vayan a acreditar para
determinada Ronda de Negociacin deben llamar, o remitir un e-mail o nota a esta
Direccin en la que conste el nombre de las personas, sus nmeros de cdula, sus cargos
y la institucin, empresa u organizacin que representan.
4. Una vez concluido el perodo de acreditaciones para una Ronda de Negociaciones, la
DINECI remitir el listado oficial, a nivel interno de este Ministerio, para la confeccin
de las respectivas credenciales.
5. Al iniciar una Ronda de Negociacin, la persona que se acredit debe presentarse en la
recepcin del lugar designado para dicha ronda, donde se le entregar su respectiva
credencial.
6. La credencial de los representantes del sector pblico y privado, les permitir poder
acceder al rea de negociaciones. En el caso del sector privado, los mismos no podrn
presenciar las propias negociaciones; sin embargo, se les mantendr informados de la
evolucin de las negociaciones en su cuarto adjunto, en los perodos establecidos
previamente. En el caso del sector pblico, sus representantes s podrn estar en el cuarto
en el que se negocie el tema de su competencia; no obstante, nicamente podrn emitir
alguna opinin pblica a solicitud del negociador de la DINECI, que sea el jefe de la
mesa.
Fin del proceso

DIRECCIN NACIONAL DE ADMINISTRACIN DE TRATADOS COMERCIALES
INTERNACIONALES Y DE DEFENSA COMERCIAL
Direccin General de Defensa Comercial

Proceso: Asesoramiento inicial a las empresas
Objetivo: Proteger los sectores productivos nacionales de un intercambio comercial injusto
Pasos:
1. Se recibe una solicitud de asesoramiento por solicitantes:
Por va oral (telfono, etc.)
In situ
Por va escrita (fax, correo electrnico, etc.)
2. Si la solicitud se formul por va oral, se registran datos de prctica, producto, origen objeto
246

de solicitud, empresas, nomenclatura y tambin datos de contacto (nombre del contacto,
telfono y correo electrnico) Arregla cita: fija fecha, hora
3. Si la solicitud se formul in situ, se evaluar la posibilidad de acceder al pedido en funcin
de las circunstancias (horario del personal, disponibilidad de sala, disponibilidad de personal,
etc.)
- Existe sala disponible?
- Existe personal disponible?
4. Si la solicitud se formul por va escrita,
Si los datos consignados son completos se responde con correo electrnico y/o nota con
fecha y hora del asesoramiento Si no fueron consignados los datos se solicitan por correo
electrnico y/o nota y al recibir respuesta se enva fecha y hora
5. Optativo Informa sobre pgina de Internet para consultas o envo informacin bsica va
correo electrnico sobre el instrumento
6. Acciones: Define equipo tcnico asistente Comunica cita va correo electrnico al equipo
asistente y enva copia de la informacin disponible a los responsables del equipo tcnico.
7. Acciones: Recaba informacin sobre importaciones (bases oficiales), NSA del producto e
investigaciones previas. Prepara material para llevar al asesoramiento (volumen y precios,
grficos, cuadros, variaciones).
Optativo Analiza borrador si lo hubiera y registra puntos problemticos.
8. Acciones: Rene y fotocopia normativa pertinente (ley, resolucin, procedimientos
administrativos, formulario inicial) para entregar al solicitante en reunin.
Obligatorio normativa ASMC, Decreto Ley No 7 de 2006, Reglamento
9. En el momento del asesoramiento
Acciones: Presentan al solicitante los puntos claves del instrumento incluyendo plazos y
normativa Entregan normativa al solicitante Efectan aclaraciones, responden dudas de los
solicitantes y anticipan problemas.
10. Acciones: Recomiendan al solicitante la presentacin de un borrador para su revisin,
previo al ingreso formal de la solicitud.
Optativo
11. Acciones: Confeccionan un breve informe sobre los resultados del asesoramiento.
optativo
Fin del proceso

Proceso: RECEPCIN DE LA SOLICITUD DE EXAMEN DE PRORROGAS DE MEDIDAS
COMPENSATORIAS
Objetivo: Determinar si la solicitud cumple con las normas establecidas en el Tratado
Pasos:
1. Se recibe una solicitud de examen de prrroga de medidas antidumping vigentes
Acciones:
Recibe presentacin en papel y copia electrnica
Si no fueron presentadas ambas: Reclamo en caso de omisin de alguna de las formas de
presentacin (papel o electrnica)
Si ambos formatos fueron presentados:
Constata que la presentacin en papel (original y una copia) sea legible y completa (no falten
hojas, ni secciones o preguntas) as como su respectivo Anexo
247

Constata que la presentacin digital sea completa y en programas de entorno Windows
(Word y Excel versiones 97-2003)
Constata que para la informacin o datos que sern suministrados por instituciones pblicas,
existan pruebas de las gestiones realizadas para su obtencin
2. Asignacin al expediente
Acciones:
Constata si el expediente ya fue generado en el sistema Si no fue generado procede de
acuerdo a Manejo de Expediente Si fue generado procede a ingresar presentacin. Ir a
Act i vi dad 3
3. Se incorpora informacin al expediente
Acciones:
Procede a realizar la incorporacin de acuerdo a Incorporacin informacin.
Si hubiere informacin confidencial: desglosa y trata segn procedimiento referido
4. Acciones:
Notifica al Coordinador rea Legal
Notifica al Coordinador rea Econmica
Le enva copia de la solicitud
5. Definen equipo responsable del expediente y notifican
Acciones:
Evalan datos de la solicitud y carga de trabajo de tcnicos
Definen responsables del AL y AE
Informan al equipo definido
6. Digitaliza el expediente
Acciones:
Carga informacin electrnica y genera ndice electrnico estndar de acuerdo a Manejo de
Expediente Pasa a actividad Chequeo de forma Lmite de plazo: dentro 5 das hbiles
Fin del proceso

Proceso: CHEQUEO DE FORMA DE EXAMN DE PRORROGA DE MEDIDAS
COMPENSATORIAS
Objetivo: Verificar si la presentacin cumple con los requisitos para la solicitud
Pasos:
1. Examen de los aspectos formales de la presentacin
Acciones:
Revisa las acreditaciones de apoderados de las firmas y, en el caso de presentaciones por
Cmaras y Asociaciones empresariales, el estatuto social, ltima Acta de designacin de
autoridades y distribucin de cargos, etc.
Revisa que la presentacin est en idioma castellano.
Si hubiere informacin en idioma extranjero
- Revisar que se haya adjuntado su respectiva traduccin efectuada por un traductor
oficial.
- Si no incluye traduccin: Reclamar al solicitante las traducciones.
Importante: La solicitud de examen de prrroga iniciada a peticin debe presentarse con no
menos de ciento veinte (120 dc) das calendario antes del vencimiento de la medida.
248

Normativa: Reglamento art. 142
2. Examen de que la presentacin est completa
Acciones: Constata que la copia electrnica est completa y que se corresponda con lo
presentado en papel en todos sus detalles. Constata que el peticionante ha realizado las
gestiones para la obtencin de la informacin que deba ser suministrada por instituciones
pblicas.
3. Examina presentacin informacin confidencial
Acciones:
Si hubiere informacin confidencial desglosa y trata segn procedimiento confidencialidad.
Obligatorio
4. Corroboran el contenido mnimo de la solicitud. Incluyendo:
Datos generales solicitante (nombre, cdula, razn social y n de registro, domicilio,
- direccin, sitio Web y correo electrnico)
- Tipo de medida para la que se solicita prorroga, su plazo de vigencia y las circunstancias
que justificaran su prorroga
- Pruebas suficientes que amparen solicitud de prorroga de medidas
Detalles en documentos de referencia
5. Si no cumple con requisitos de forma Requiere cumplimiento requisitos faltantes por nota
Ir a act i vi dad 7
6. Si cumple requisitos de forma pero informacin es incompleta, inexacta o poco clara
Requiere correccin, aclaracin y ampliacin por nota Ir a act i vi dad 7
7. Realiza prevencin y concede plazo de 10dh para respuesta
Normativa: Reglamento art. 124 Lmite de plazo: dentro 5 das hbiles
Fin del proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACIN IMPORTACIONES EXAMENES DE PRORROGA
DE MEDIDADAS COMPENSATORIAS
Objetivo: Realizar las investigaciones pertinentes, para decidir si procede la solicitud.
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de las importaciones objeto de examen, tanto de orgenes objeto de
examen como del resto de orgenes discriminados- para determinar si la solicitud contiene
la informacin requerida. Se usan como fuentes:
- Informacin presentada en la solicitud
- Informacin de bases en posesin de la DDC
- Informacin de agencias estadsticas nacionales (Aduana, Instituto de
Estadsticas)
- Nomenclatura arancelaria
Otras fuentes de informacin Lmite de plazo: dentro 5 dh contados a partir de la fecha de
presentacin de la solicitud. Importante: Debe tenerse en cuenta que en este tipo de investigacin
podran no existir importaciones del producto objeto de examen por el mismo efecto de las
medidas aplicadas.
2. Se revisa informacin en el expediente
Acciones:
Que no se hayan producido transformaciones del producto generndose variedades o modelos
249

cuya clasificacin no sea clara y que lleve a incluirlos en el producto objeto de derechos.
Se registran datos de unidad de medida, divisa y tipo de cambio, nombre y domicilio de
Importadores
Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios de las importaciones objeto
de examen
3. Se analiza la clasificacin arancelaria del producto para constatar que no haya sufrido
modificaciones a lo largo del periodo transcurrido
Acciones:
Seguimiento evolucin de la nomenclatura a travs de nomenclador en papel u online
Registro de fechas de modificaciones al Sistema Armonizado
Registro de modificaciones en clasificacin arancelaria del producto
Definiciones de la clasificacin arancelaria del producto
4. Comparacin datos importaciones de la solicitud con los datos oficiales
Acciones:
Si no se cuenta con bases de datos en el organismo:
Se procede a solicitar la consulta por nota al organismo que corresponda
No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento en que se reciba la informacin
Ir a Act i vi dad 4C
Si se cuenta con bases de datos en el organismo:
Se procede a efectuar la consulta sobre las bases con los datos recabados en Act i vi dades 2
y 3
Se contrasta la informacin de la solicitud con la obtenida de fuentes oficiales
Si la informacin es consistente o las diferencias son poco significativas (en %) Ir a
Act i vi dad 6
Si la informacin no es consistente o las diferencias son significativas (en %) Ir a
Act i vi dad 5
Importante: Las importaciones de orgenes no objeto de solicitud tambin deben ser revisadas
pues diferencias significativas pueden impactar en el peso relativo de las objeto de solicitud.
5. Anlisis de las causas de las diferencias
Acciones:
Se efecta un anlisis de las posibles causas de las diferencias considerando especialmente:
Unidad de medida, factor de conversin utilizado, cambios o errores en la clasificacin
arancelaria, desfase de fechas de registro de las operaciones, exclusin o inclusin de
importadores especficos, etc.
Si se resuelven o explican las diferencias entre los datos oficiales y los de la solicitud Ir a
Act i vi dad de refer enci a
Si ello implica algn cambio o rectificacin en la presentacin se debe notificar a la
solicitante Ir a Act i vi dad 6
Si no se resuelven o explican las diferencias Se procede a enviar una nota al
solicitante Ir a Act i vi dad 6
6. Confeccin Nota errores y omisiones para solicitante
Confeccionan nota de errores y omisiones incluyendo segn corresponda :
- Rectificacin / ratificacin de informacin presentada
- Aclaraciones que expliquen las diferencias
- Informacin adicional
- Notificacin de problemas encontrados
- Plazo de respuesta
Envo nota de errores y omisiones
250

Lmite de plazo respuesta: dentro 10 dh contados a partir de la comunicacin, a fin de subsanar
lo solicitado.
Recibidas respuestas a nota de errores y omisiones
Si la informacin est en regla contina anlisis
Si la informacin no es la requerida nueva nota hasta obtener respuesta satisfactoria o
bien, rechazo y archivo de la solicitud
Fin del proceso

Proceso: ANALISIS DE INFORMACIN EN EL EXAMEN DE PRRROGA DE
MEDIDAS COMPENSATORIAS
Objetivo: Determinar la afectacin que el producto importado ocasion al reclamante
Pasos:
1. Se revisa informacin general sobre producto/origen/ importadores
Acciones:
Descripcin detallada del producto considerando que el mismo fue definido en la
investigacin original y atendiendo:
Que su definicin se base en parmetros relevantes
Que su definicin no presente ambigedades
Que no se hayan producido transformaciones del producto generndose variedades o modelos
Cambios en comparabilidad entre PI y PSN: Si es necesario efectuar ajustes (impositivos,
aspectos tcnicos, embalaje, nivel de comercializacin, flete, etc.) o segmentaciones nuevas
de modo de comparar categoras equivalentes de bienes
Examen de la informacin relativa a la continuacin o recurrencia de la subvencin que cause
dao a la RPN.
Nombre y domicilio de importadores comparar con los de la investigacin original
2. Se revisa informacin sobre la existencia de la subvencin y dao
Acciones:
Determinacin de la existencia de una subvencin:
Hay informacin que muestre que la(s) medida(s) que se pretende atacar constituye(n) una
subvencin(es) especfica(s)?
- La medida constituye una contribucin financiera del gobierno o de cualquier
organismo pblico del pas contra el cual se pretende actuar?
- La medida confiere un beneficio al receptor de la misma?
- La medida es especfica?
Hay informacin necesaria para la determinacin de la cuanta de la subvencin?
- La subvencin est supeditada a los resultados de exportacin? La subvencin
beneficia un producto en particular, o un grupo de productos, o a todos los
productos producidos por los exportadores?
- Contiene la solicitud informacin acerca de la cuanta de la subvencin?
Anlisis del dao y relacin de causalidad. Hay
Informacin sobre los siguientes factores?:
Volumen de las exportaciones subvencionadas a Panam
Efectos de las importaciones subvencionadas sobre los precios de la RPN panamea
Informacin sobre los factores que demuestren la repercusin de las importaciones
subvencionadas sobre la RPN panamea
251

Importante: En el anlisis de los aspectos relativos a la determinacin de la existencia de
una subvencin especfica, y del clculo de la cuanta de la subvencin la Autoridad
Investigadora deber tomar en consideracin los fallos de varios grupos especiales y del
rgano de Apelacin.
NORMATIVA: Arts. 1-2 y 14-15 del ASMC y 28-31 del Reglamento
3. Evaluacin suficiencia (completa, exacta y clara) de la informacin de subvenciones, dao y
relacin de causalidad
Acciones:
Si la informacin est en regla Ir a Act i vi dad 7
Si la informacin no es la requerida Ir a Act i vi dad 6
4. Confeccin nota errores y omisiones para solicitante
Acciones:
- Rectificacin / ratificacin de informacin presentada.
- Aclaraciones e Informacin adicional.
- Notificacin de problemas encontrados.
- Plazo de respuesta.
Envo nota de errores y omisiones.
Lmite de plazo respuesta: dentro 10 das hbiles contados a partir de la comunicacin, a fin de
subsanar lo solicitado.
Si la informacin est en regla, se contina el anlisis.
Si la informacin no es la requerida
- nueva nota hasta obtener respuesta satisfactoria o bien, rechazo y archivo de
la solicitud.
Fin del proceso

Proceso: INICIO - APERTURA EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS
COMPENSATORIAS
Objetivo: Examinar el impacto, si lo hubo, en la comercializacin del producto del
reclamante.
Pasos
Acciones:
Que no se hayan producido transformaciones del producto generndose variedades o
modelos cuya clasificacin no sea clara y que lleve a incluirlos en el producto objeto de
derechos.
Cambios en comparabilidad entre PI y PSN: Si es necesario efectuar ajustes (impositivos,
aspectos tcnicos, embalaje, nivel de comercializacin, flete, etc.) o segmentaciones nuevas de
modo de comparar categoras equivalentes de bienes
252

Examen de la informacin relativa a la continuacin o recurrencia de la subvencin que cause
dao a la RPN.
Acciones:
Hay informacin que muestre que la(s) medida(s) que se pretende atacar constituye(n) una
subvencin(es) especfica(s)?
Anlisis del dao y relacin de causalidad. Hay
informacin sobre los siguientes factores?:
Volumen de las exportaciones subvencionadas a Panam
Efectos de las importaciones subvencionadas sobre los precios de la RPN panamea
Importante: En el anlisis de los aspectos relativos a la determinacin de la existencia de
una subvencin especfica, y del clculo de la cuanta de la subvencin la Autoridad
rgano de Apelacin.
3. Evaluacin suficiencia (completa, exacta y clara) de la informacin de subvenciones, dao y
relacin de causalidad
Acciones:
Acciones:
Lmite de plazo respuesta: dentro 10 das hbiles contados a partir de la comunicacin, para
253

- nueva nota hasta obtener respuesta satisfactoria o bien,
rechazo y archivo de la solicitud.
Fin del proceso

Proceso: CUESTIONARIOS: CONFECCIN ENVO Y RECEPCIN DE RESPUESTAS
EXAMEN DE PRORROGAS DE MEDIDAS COMPENSATORIAS.
Objetivo: Legitimar la solicitud de los reclamantes segn la informacin aportada
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de la informacin de la solicitud para establecer la legitimacin de los
solicitantes a partir de:
- Informacin presentada por la solicitante en su presentacin
- Informacin analizada en la revisin inicial.
- Informacin de cmara o asociaciones empresariales productoras del producto
similar.
- Otras fuentes de informacin
- Estimaciones propias
Lmite de plazo: Luego de determinar que los requisitos de forma estn completos. En un plazo
de 15 das hbiles.
2. Se analiza si deben excluirse de la "rama de produccin nacional" aquellos productores
estn vinculados a exportadores o importadores, o bien los productores que importen el
producto presuntamente subvencionado.
Se define la exclusin en el clculo de la rama de produccin nacional a los mencionados
productores a partir de
- Informacin obrante en la presentacin.
- Consulta a cmaras del sector.
- Informacin de organismos oficiales.
Si se define la exclusin de ciertos productores se registra en un documento el motivo de la
exclusin.
3. Se obtiene produccin nacional del PSN
Si existen estadsticas oficiales del sector a disposicin de la DDC se considera esa
informacin Ir a Act i vi dad 4
Si existen estadsticas pero no estn en posesin de la DDC se procede a solicitarla al
organismo que corresponda.
Si no existen estadsticas oficiales se evala
Si se posee informacin de una Cmara o Asociacin representativa se considera esa
Si no se posee informacin de una Cmara o Asociacin representativa :
Existe otra Cmara o Asociacin representativa? Si existe se procede enviar nota a esa
Cmara.
Si no existe se pide al solicitante una estimacin del total nacional (especificando
metodologa y fuente) o bien la Autoridad Investigadora realiza la estimacin
correspondiente.
254

4. Se calcula la produccin del PSN por parte de los solicitantes
Se analiza la informacin aportada de volumen de produccin del producto similar de los
solicitantes
- Es consistente con la capacidad de produccin?
Es consistente con otras variables
- informadas como existencias, ventas internas y exportaciones?
- Es consistente con el dato de produccin nacional?
- Los datos se vuelcan en una planilla de Excel.
Si la informacin es consistente Ir a Act i vi dad 4
Si la informacin no es consistente se solicita rectificacin por nota.
5. Se realiza el test de legitimacin para determinar que porcentaje de la produccin nacional
total del PSN representan los solicitantes
Acciones:
Se calcula el porcentaje de produccin de los solicitantes sobre la produccin total del PSN
producido por la industria o rama
Si el test es positivo se prosigue con la investigacin.
Si no se rechaza la solicitud.
Fin del proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIO EXAMENES DE PRORROGA MEDIDAS
COMPENSATORIAS
Objetivo: Comprobar si cabe interponer medidas compensatorias.
Pasos
1. Se realiza un anlisis de la informacin de la solicitud para establecer la legitimacin de
los solicitantes a partir de:
similar.
Lmite de plazo: Luego de determinar que los requisitos de forma estn completos. En un
plazo de 15 das hbiles
producto presuntamente subvencionado.
exclusin.
255

Existe otra Cmara o Asociacin representativa? Si existe se procede enviar nota a
esa Cmara.
Si no existe se pide al solicitante una estimacin del total nacional (especificando metodologa
y fuente) o bien la Autoridad Investigadora realiza la estimacin correspondiente.
solicitantes
Es consistente con la capacidad de produccin?
Es consistente con otras variables
- informadas como existencias, ventas internas y exportaciones?
Acciones:
Fin del proceso

Proceso: VERIFICACIONES EXAMENES DE PRORROGA DE MEDIDAS
COMPENSATORIAS
Objetivo: Verificar y dar seguimiento a la informacin de los cuestionarios
Pasos
1. Confeccin y seguimiento de los cuestionarios enviados tras la apertura de investigacin. Se
usan como fuentes para su elaboracin y para la identificacin de destinatarios:
- Informacin obrante en el expediente en curso.
- Informacin de investigaciones previas.
- Informacin de investigaciones del producto efectuadas por otros pases.
- Bases de datos de la Direccin Nacional de Industria, o guas privadas de informacin
comercial.
- Informacin de las Cmaras o Asociaciones empresariales del Sector.
256

- Definiciones del equipo de trabajo como las referentes al perodo de investigacin de
subvencin y de dao.
- Otras fuentes de informacin, incluyendo Internet, compendios de productores en varios
sectores, etc.
2. Se elabora una lista de las partes que recibirn cuestionarios
Acciones:
Se identifican las partes que recibirn cuestionarios
Gobierno/organismos pblicos del pas exportador
Productores del producto similar nacional
Solicitantes.
Otros productores no solicitantes.
Importadores del PI
Exportadores del PI
Exportadores del PI.
Embajadas del o de los pases de origen del PI.
Se identifican la Cmara o Asociacin a la que se pedir informacin de produccin y
capacidad de produccin nacional.
Se confecciona una base de datos con direcciones, telfonos, correos electrnicos, etc.
3. Se confecciona la versin borrador de los cuestionarios
Acciones:
Se elabora la versin borrador de los cuestionarios a partir de plantillas modelo, la informacin
obrante en el expediente, el conocimiento del sector y la agenda de investigacin elaborada
previamente.
El AE elabora las preguntas.
El AL completa aspectos formales e informacin estndar (perodos investigados de
dao y de subvencin, definiciones de PI, orgenes y PSN).
Se incluyen en el cuestionario telfonos y/o correos electrnicos de los tcnicos del caso
para aclaracin de dudas y consultas.
Se preeditan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes.
Lmite de plazo: Una vez realizada la recomendacin de la DDC y la DINATRADEC al
Consejo de Gabinete.
4. Se convoca a las partes residentes en Panam a las reuniones de cuestionarios (productores y
importadores)
Acciones:
A partir de la base confeccionada en Act i vi dad 2 se elabora la lista de las partes convocadas
a cada reunin.
Se define una fecha (da/hora) para las distintas convocatorias
Se revisa la disponibilidad de sala.
Se revisa la disponibilidad de personal.
La secuencia de reuniones sugerida es
1: Importadores del PI.
2: Productores del PSN.
257

Se elaboran las notas de invitacin a la reunin.
Se envan las notas de invitacin a la reunin.
Se hace seguimiento de su recepcin.
OPTATIVO
5. Se realizan las reuniones

Acciones:
Se entregan las fotocopias de los cuestionarios a las partes.
Se entregan folletos institucionales y fotocopia de normativa.
Se explican los procedimientos y conceptos principales de la investigacin.
Se clarifican puntos centrales de la investigacin a efectos de su correcta inclusin en la
versin final de los cuestionarios
Si no existen aspectos que precisen definicin se concluye la reunin Ir a act i vi dad 6
Si existen aspectos que precisan definicin y pueden resultar controversiales (unidad de
medida, producto representativo, nivel de comercializacin relevante, categoras de
producto para el clculo de la cuanta de la subvencin, etc.):
Se definen en la reunin.
Se registran en un acta que ser firmada por los presentes.
Se entrega copia del acta a las partes asistentes.
Se incorpora el acta al expediente.
Se concluye la reunin Ir a act i vi dad 6
OPTATIVO
6. Se realiza versin definitiva de los cuestionarios
Acciones:
Se efectan las modificaciones necesarias a los cuestionarios por AE y AL.
Se efecta revisin por la coordinacin.
Se editan, imprimen y fotocopian las versiones en papel.
Se incorporan los cuestionarios originales al expediente.
Se prepara la versin digital que se enviar con la versin papel, sea en CD o diskette y/o va
correo electrnico.
Se elaboran notas que acompaaran al cuestionario.
7. Se realiza envo y seguimiento de los cuestionarios y de la nota a la Cmara
Acciones:
Se prepara el envo del cuestionario (sobres, etiquetas, etc.)
Si una empresa es tanto productora como importadora se le envan ambos cuestionarios.
Se realiza el envo.
Se enva nota a la Cmara o Asociacin solicitando informacin de produccin y capacidad
de produccin nacional en volumen.
Se incorpora copia de notas enviadas al expediente.
Se incorpora registro de envo por correo oficial y
8. Plazos de cuestionarios para recepcin de respuestas
Acciones:
Los cuestionarios enviados deben ser respondidos en un plazo de (segn el caso se
258

evaluarn prrrogas):
Productores nacionales e Importadores: 30 dc como mnimo para la respuesta desde la
fecha de recibo del cuestionario (Si bien el ASMC no establece el plazo mnimo de
respuesta para productores e importadores).
Autoridades gubernamentales/organismos pblicos del pas exportador; Exportadores o
productores extranjeros: 30 dc como mnimo para la respuesta desde la fecha de recibo
del cuestionario o bien 7 dc despus de la fecha en que haya sido enviado al destinatario o
transmitido al representante diplomtico del pas exportador.
Normativa: ASMC art. 12.1.1 y Reglamento arts. 84 y 85
9. Recepcin de respuestas y chequeo general de consistencias
Acciones:
Los cuestionarios completos al ser recibidos deben ser foliados e incorporados al expediente.
Los cuestionarios completos en formato electrnico se agregan al expediente electrnico.
Se efectan fotocopias y se circulan al equipo tcnico las respuestas recibidas.
Se revisan los cuestionarios:
Se realiza el chequeo de toda la informacin.
Se realiza el chequeo confidencialidad (resumen pblico, justificacin).
Se elabora nota de errores y omisiones y de otorgamiento/denegacin o revisin de
confidencialidad
Se enva nota.
Se folia e incorpora copia de la nota al expediente.
Se repite secuencia de chequeo y notas hasta que se consideren subsanados los errores o se
decida cerrar el ingreso de informacin para la etapa.
Lmite de plazo: Se otorga lmite de respuesta en funcin de los plazos de la investigacin.
Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta podrn no considerarse en la
etapa preliminar del procedimiento (en el caso de que exista una fase preliminar y una definitiva).
Fin del Proceso

Proceso: DETERMINACIN FINAL EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS
COMPENSATORIAS
Objetivo: Determinar en base a la informacin recabada si se amerita la medida.
Pasos
1. Se reciben cuestionarios de las partes
Acciones:
Se identifica el expediente al que se incorporarn
Se corrobora que la informacin provenga de una parte acreditada en el expediente o que se
halle en condiciones de aportar informacin
Se corrobora que la informacin en papel tenga su contraparte digital, que ambas coincidan,
que no falten hojas
Si se cumplen las condiciones anteriores se pasa al AL del caso
Si no se cumplen se rechaza la informacin informando el motivo
2. Se corrobora el cuestionario a incorporar
Acciones:
259

Se recibe la informacin, se controla que se encuentre firmada, que conste la aclaracin de
firma, tipo y nmero de documento de identidad del presentante o apoderado, en caso de
presentar fotocopias que las mismas se encuentren autenticadas
Si se cumplen las condiciones anteriores Ir a act i vi dad 3
Si no se cumplen se rechaza la informacin informando el motivo o bien se da un plazo para
agregar los requisitos faltantes.
3. Se analiza si la presentacin incluye informacin confidencial
Acciones:
Si no incluye informacin confidencial da OK inicial al presentante Ir a act i vi dad 4
Si se presenta informacin confidencial
Se analiza si corresponde otorgarla y bajo que condiciones segn documentacin de referencia
Incorporacin Informacin
Se desglosa y trata segn documentacin de referencia Incorporacin Informacin
4. Se fotocopia, distribuye y carga la informacin digital en el expediente
Acciones:
Avisa al AE del equipo tcnico que debe revisar el cuestionario e indica plazo de respuesta
Distribuye fotocopias de los Cuestionarios al AE
Carga informacin digital en expediente digital
5. Chequeo de informacin de los cuestionarios y preparacin notas
Acciones:
AL revisa:
- Cuestiones de producto
- Informacin cualitativa
- Argumentos de dao
- Listados de clientes
En el caso de la informacin confidencial:
- Se analiza justificacin del pedido
Prepara las notas de errores y omisiones evaluando los plazos a conceder para su respuesta
AE revisa:
- Informacin cuantitativa
- Consistencia intra-empresa de las variables suministradas
- Consistencia entre informacin agregada de las firmas y la suministrada por la
Cmara
- Estructura de mercado
- Informacin contable (balances, costos, cuentas especficas)
- Se revisan resmenes pblicos
Pasa al abogado los errores y omisiones detectados
6. Elaboracin y envo de notas
Acciones:
AL hace la elaboracin final de las notas
AE revisa las notas y da el ok
AL imprime las notas y las circula a los Coordinadores para su revisin y conforme con
260

plazos otorgados
Cuando fueron revisadas
Se envan notas y se procede segn documentacin de referencia Notas emisin y Recepcin
Fin del Proceso

Proceso: ACCESO AL EXPEDIENTE Y TOMA DE VISTA REVISIN NUEVO
EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Consultar informacin no confidencial de expediente
Pasos
1. Se recibe una solicitud de consulta del expediente no confidencial:
In situ
Normativo : Art. 45 Reglamento
2. Acciones:
Si la solicitud se formul por va oral, se debe informar al solicitante de que la solicitud se
debe formular por va escrita
No se requiere ninguna actividad adicional hasta que se solicite por va escrita
Si la solicitud se formul in situ, se evaluar la posibilidad de acceder al pedido en funcin de
las circunstancias (lugar donde est el expediente, horario del personal, disponibilidad de sala,
etc.) Ir a Act i vi dad 3
Acciones:
Se enva copia de la solicitud recibida de consulta del expediente no confidencial al registro
Si el solicitante propone una fecha (da/hora) para que se le muestre el expediente
Se informa de la solicitud a los miembros del equipo a cargo de la investigacin y al Director
Se revisa la disponibilidad para mostrar el expediente no confidencial en la fecha
propuesta
- ya se ha agendado el acceso de alguna otra parte interesada?
- la sala de toma de visitas est disponible?
En caso de haber disponibilidad, se responde por escrito confirmando la fecha
(da/hora) propuesta por el solicitante
Si no hay disponibilidad, se responde por escrito informando de ello, incluyendo por cual
de las dos razones arriba expuestas no se puede dar acceso, y se propone una fecha
(da/hora) para el acceso
- Se debe proponer una fecha dentro de los 5 das laborables siguientes a aquel en
que se recibi la solicitud
- Si no hay disponibilidad dentro de ese plazo de 5 das, se responde por va escrita
proponiendo una hora en el prximo da hbil en el cual haya disponibilidad
Si el solicitante no propone una fecha para la visita
Se informa de la solicitud a los miembros del equipo a cargo de la investigacin y al
Director
Se revisa la disponibilidad para mostrar el expediente no confidencial:
- Se ha agendado el acceso de alguna otra parte interesada?
- La sala de toma de visitas est disponible?
261

Si hay disponibilidad, se responde por va escrita proponiendo una fecha dentro de los 5 das
laborables siguientes a aquel en que se recibi la solicitud
Si no hay disponibilidad dentro de ese plazo de 5 das, se responde por va escrita proponiendo
el prximo da hbil en el cual haya disponibilidad
La fecha y hora para la muestra del expediente no confidencial se agenda en el sistema
informtico de gestin del workflow Ir a act i vi dad 3
3. Acciones:
El funcionario a cargo del expediente no confidencial debe examinar y cerciorarse que la
informacin en el mismo est puesta al da
Si no fuese as, debe incluir la informacin no confidencial recibida hasta ese da
Ir a act i vi dad 4
4. Acciones:
El funcionario a cargo del expediente solicitar a quien se persone que se identifique (nombre
completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el procedimiento)
El funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento de reconocimiento de
acceso al expediente no confidencial (deber contener el nombre completo, firma para la que
trabaja y a que parte representa en el procedimiento de que se trate)
Cuando quien se persone haya acabado de consultar el expediente no confidencial, se pedir
que firme el documento de reconocimiento de acceso al expediente no confidencial y se anotar
qu documentos ha fotocopiado
Fin del Proceso

Proceso: ACLARACIN DE CONSULTAS REALIZADAS A LAS PARTES
FORMALES E INFORMALES REVISIN NUEVO EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Atender y responder consultas sobre temas establecidos en los tratados
Pasos
1. Se recibe una solicitud de consulta (procedimiento, cuestiones metodolgicas,
ambigedades o malas interpretaciones, etc.):
In situ
2. Se corrobora que la consulta venga de una parte autorizada
Acciones:
Si la persona que requiere la informacin est acreditada en el expediente o bien o trae una
Se corrobora que la consulta venga de una parte autorizada
Acciones:
Si la persona que requiere la informacin est acreditada en el expediente o bien o trae una
autorizacin de la parte Ir a act i vi dad 3
Si la persona que requiere la informacin no est acreditada en el expediente o bien no
Presenta una autorizacin de la parte se informa al requirente que no se puede acceder a lo
solicitado
3. Se responde la consulta solicitada
Acciones:
Si la consulta se formul por va oral se evala:
Si se refiere a cuestiones sustantivas:
262

- Se responde que la consulta ser respondida a la mayor brevedad y se solicita a
quien efectu la consulta que en paralelo la enve por va escrita.
- De acuerdo al tipo de consulta se asigna el personal responsable de dar respuesta
y se define en que plazo lo har.
- Se enva un Correo Electrnico como registro asociado donde se haga referencia
a la comunicacin, a la consulta y a la fecha de respuesta.
- Recibida la consulta por escrito, el personal responsable elabora una nota con la
respuesta, circula el borrador a los Coordinadores de rea (y eventualmente el
Director para cuestiones que se consideren muy importantes) y una vez aprobada,
se enva al solicitante.
- Incorpora copia de la nota recibida y enviada al expediente confidencial y una
versin pblica, en el expediente no confidencial (si es susceptible de resumen no
confidencial).
- Se evala la conveniencia de notificar a las restantes partes sobre la
incorporacin.
Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de fcil
respuesta :
- Se responde por la misma por va al solicitante.
- Acto seguido se enva un Correo Electrnico como registro asociado donde se
haga referencia a la comunicacin, a la consulta y a la respuesta brindada.
- Se evala la conveniencia de reenviar la respuesta a las restantes partes.
Si la consulta se formul in situ:
- Se enva un Correo Electrnico como registro asociado donde se haga referencia
a la consulta y a la fecha de respuesta.
confidencial).
incorporacin.
Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de
fcil respuesta :
- Se responde verbalmente in situ.
Acto seguido se enva un Correo Electrnico como registro asociado
donde se haga referencia a la consulta y a la respuesta brindada.
Si la consulta se formul por va escrita (fax, correo electrnico, etc.):
263

- El personal responsable elabora una nota con la respuesta, circula el borrador a los
Coordinadores de rea (y eventualmente el Director para cuestiones que se
consideren muy importantes) y una vez aprobada, se enva al solicitante.
confidencial).
incorporacin.
Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de fcil
respuesta:
- Se responde por la misma va al solicitante.
Se evala la conveniencia de reenviar la respuesta a las restantes partes.
Fin del Proceso

Proceso Acreditacin
Objetivo: Registrar las partes, que cumplen los requisitos, y desean formar parte de
una investigacin
Pasos: 1. Las partes solicitan acreditacin en una investigacin:
Acciones:
Si la solicitud se formul por va oral, se debe informar al solicitante de que la
solicitud se debe formular por va escrita No se requiere ninguna actividad adicional
hasta que se solicite por va escrita
NORMATIVA: Reglamento art. 47, 48 y 49
2. Se recibe la solicitud de acreditacin por va escrita
Acciones:
Para cualquier solicitud:
Recibe la documentacin, examine que la documentacin se encuentre firmada, que
conste la aclaracin de firma, tipo y nmero de documento de identidad del representante
o apoderado en su caso, que se haya constituido domicilio
En caso de presentar fotocopias que las mismas se encuentren autenticadas, y, si
corresponde, la documentacin adjunta
Si la documentacin est en orden pasa al AL
Ir a act i vi dad 3
Si no cumple requisitos indica que sea completada / adjuntada la informacin faltante y
devuelve la documentacin al presentante, con las salvedades respectivas
3. Acciones:
Si la solicitud fue formulada por un representante de una empresa:
Se solicita constancia del registro de la empresa en la dependencia pertinente o ante
escribano pblico. En la misma debe constar tipo societario, fecha de inscripcin, actividad
principal, etc.
Se solicita constancia de identidad de la persona a acreditar
Si se trata de una firma unipersonal o bien consta en las actas constitutivas de la firma la
264

facultad de quien solicita la acreditacin para ejercer las acciones involucradas en una
denuncia antidumping, se procede a otorgar la acreditacin previo chequeo de la
documentacin presentada. Ir a act i vi dad 5
Si no se trata de una firma unipersonal o bien la persona que solicita acreditacin no
aparece facultada para las acciones mencionadas:
- Se le solicita un poder de quien tenga mandato en la firma
- Se examina la correccin formal del poder y los datos expuestos
Ir a act i vi dad 5
4. Si la solicitud fue formulada por una Cmara:
Se solicitan estatutos de la Cmara.
Se revisa la facultad de la cmara para participar en procedimientos antidumping
Se solicita constancia de identidad de la/s persona/s a acreditar
Se revisa su pertenencia a la citada Cmara
Ir a act i vi dad 5
5 Si toda la documentacin es correcta, se da conforme a la documentacin presentada. Ir
a act i vi dad 6
Si no cumple los requisitos, se especifican los requerimientos faltantes y se indica que
presente la solicitud de acreditacin. Ir a act i vi dad 2
6. Acciones:
En todos los casos el funcionario a cargo del expediente responde por escrito
confirmando el otorgamiento de la acreditacin.
El funcionario a cargo deja registradas las acreditaciones en el expediente electrnico y
en el expediente en papel.
Importante: En todas las ocasiones, el funcionario a cargo del expediente solicitar a quien se apersone que se
(nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el procedimiento).
Fin del Proceso

Proceso: Acreditacin del exportador
Objetivo: Elaborar un expediente actualizado, del nuevo exportador
Pasos:
1. Se inicia una investigacin de Examen de Nuevo Exportador
Acciones:
Registra en el sistema informtico el ingreso del expediente y de la documentacin. Consigna,
adems: tema, extracto, causante, TIPO de procedimiento, plazo de vencimiento del expediente,
etc.
Se asigna un nmero al expediente. (Puede ser un procedimiento automtico generado por el
sistema)
Emite la Cartula del expediente por sistema o bien se confecciona un documento que funcione
como cartula con toda la informacin bsica
Se notifica a todos los miembros del equipo a cargo de la investigacin, Coordinadores y al
Director
Se inicia Agenda del expediente
La agenda del expediente debe permitir a los tcnicos la consulta del Estado y Plazos de la
investigacin
Normativa Conformacin del expediente administrativo segn el Reglamento art. 44.
265

2. Se crea el expediente en papel
Acciones:
Se crea una carpeta del expediente con el nmero asignado y todos los datos asociados
Se incorpora la Cartula del expediente y la presentacin recibida
Se Folia el original de la presentacin (Sello y nmero en cada foja). A medida que se
agregue nueva informacin la misma se incorporar al expediente con su correspondiente
nmero de fojas. Se utilizarn todas las carpetas necesarias a efectos de facilitar el manejo de
la informacin.
Se crea una carpeta para la versin confidencial del expediente y otra para la versin no
Confidencial.
Importante: La informacin confidencial se colocar desglosada en la carpeta confidencial
y en cada hoja se identificar claramente su carcter (ej.: sello con tinta roja).
La informacin presentada de forma electrnica
debe tener su correlato en papel para ser agregada al expediente.
El expediente se archiva siguiendo procedimientos estndar. Slo podrn ingresar
al espacio fsico destinado al Depsito del Archivo las personas autorizadas.
Sugerido: Se recomienda crear un expediente de trabajo que quedar en poder de los
tcnicos. El AL ser responsable de mantenerlo actualizado enviando fotocopias de toda
nueva informacin que ingrese. Para una rpida identificacin visual el expediente original y
el expediente de trabajo tendrn carpetas de colores distintos.
Importante: Se puede optar por manejar un nico expediente o trabajar con un expediente
original y un clon, de modo que siempre quede una copia del expediente en el organismo
mientras el original se halle en trmite en otras dependencias.
3. Se crea el expediente electrnico
Acciones:
Se crea una carpeta electrnica del expediente con el nmero asignado. El formato debe
estar estandarizado.
Se incorpora toda la informacin recibida hasta el momento en formato digital.
El nombre de los archivos deber identificar el tipo de presentacin (ej.: Presentacin
inicial) o bien si es una parte, a la parte que realiza la presentacin, el objeto y la fecha de la
misma (ej.: Cmara Textil-Produccin Nacional -12-8-08)
Se crea (y luego se actualiza) una planilla de la informacin confidencial (.doc o .xls)
Se autoriza el acceso al expediente electrnico a los miembros del equipo tcnico a cargo de
la investigacin, as como a los Coordinadores y al Director.
Ir a Act i vi dad 5
Si existe informacin presentada en papel sin correlato electrnico (por ej. un catlogo en
papel) se procede a su digitalizacin. Ir a Act i vi dad 4
4. Digitalizacin del expediente
Acciones:
Se digitaliza la informacin del expediente (ya foliada)
A efectos de salvaguardar la documentacin del excesivo manipuleo, recuperar la
informacin en forma gil y rpida y facilitar el acceso a la
informacin a las partes se proceder a la digitalizacin de toda la informacin que integra el
266

expediente, la que se haya presentado slo en formato papel as como la que tenga archivo
digital asociado
OPTATIVO
Importante: El proceso de digitalizacin debe permitir la restauracin al soporte papel y
debe efectuarse sin deterioro de la forma original, sin alterar su esencia, a travs de medios
tcnicos concebidos para tal fin (ej. escner). Lo ideal es que todo el expediente posea una
versin digital en un formato que habilite el trabajo de los tcnicos (.xls, .doc, .txt, etc.) sea
el copiado, pegado, clculos, etc. As como un formato de consulta con el foliado, fechado y
sello oficial (por ej .pdf).
5. Confeccin ndice electrnico del expediente
Acciones:
Elaborar ndice de toda la informacin del expediente
Mantenerlo actualizado: debe contar con entradas cronolgicas, temticas, etc. de modo de
poder ubicar la informacin en forma gil y rpida
6. Acceso al expediente
Acciones:
Si se trata del equipo tcnico o funcionarios del organismo se utilizan procedimientos
internos de acceso. Al estar fuera de su lugar de archivo habitual, el expediente debe quedar
siempre en manos de un responsable identificado.
Si se trata de partes, el funcionario a cargo del expediente solicitar a quien se persone que se
identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el
procedimiento) y seguir el procedimiento de referencia.
Fin del Proceso
Proceso: COMUNICACIN CON TERCEROS REVISIN NUEVO EXPORTADOR
DUMPING
Objetivos: Comunicar a las partes u organismo tcnicos, sobre la investigacin a realizarse
Pasos:
1. Se define la necesidad de efectuar una comunicacin con terceros a saber:
- Partes acreditadas en la investigacin
- Organismos tcnicos a los que deba pedirse colaboracin, peritajes o definiciones
tcnicas
Otros organismos proveedores de informacin
2. Se elabora comunicacin a enviar
Acciones:
Se define el documento tipo de acuerdo al tipo de comunicacin
En general, toda comunicacin se debe incluir:
- Antecedentes de la investigacin
- Qu se pregunta
- Con qu objeto o para qu
- Con qu plazo se requiere la respuesta
- Referencias normativas
- Datos de los responsables tcnicos que recibirn la informacin y a los que podr
consultarse en caso de dudas.
Si la informacin debe proveerse en formatos especficos (papel, digital, formato de
archivos)
267

3. Envo de comunicaciones
Acciones:
Se enva la comunicacin por medios oficiales (carta o fax)
Si el receptor es un organismo oficial:
Se obtiene recibo de recepcin por parte de la mesa de entradas o rea especfica
Si el receptor es una parte acreditada
Se obtiene notificacin o acuse de recibo firmado por persona autorizada
Importante: Puede adelantarse por Correo Electrnico la comunicacin y/o solicitud de
informacin si ello permitiere agilizar los plazos.
4. Incorporacin de registros de comunicacin y seguimiento
Acciones:
Si la comunicacin no involucra una respuesta en un plazo especfico
Se incorpora al expediente la constancia del envo y recepcin de la comunicacin de
informacin
Si la comunicacin involucra una respuesta en un plazo especfico
Se agenda la fecha pautada de respuesta.
Si cumplido el plazo llega la respuesta: se revisa la misma.
Si no llega la respuesta cumplido el plazo se informa por nota que no se ha recibido y se le
pide a la parte de que informe por qu razn no ha podido presentarla. Se informa a la parte
que la Autoridad Investigadora estar facultada a usar la mejor informacin disponible para
colmar la no respuesta de la parte de que se trate
Fin del Proceso

Proceso: INCORPORACIN INFORMACIN REVISIN NUEVO EXPORTADOR
DUMPING
Objetivo: Incorporar informacin nueva y/o actualizada al expediente del exportador
Pasos
1. Se recibe informacin (pblica y/o confidencial) para incorporar a un expediente
Acciones:
Se identifica el expediente al que se incorporar informacin
Se corrobora que la informacin provenga de una parte interesada, su apoderado o letrado
patrocinador o bien de entidad acreditada en el expediente o que se halle en condiciones de
aportar informacin
Se corrobora que la informacin en papel tenga su contraparte digital y que ambas coincidan
Si no se cumplen se rechaza la informacin indicando el motivo. Se informa por nota a la parte
que la presenta de la necesidad de cumplir con los requisitos de acreditacin y personera para
que la informacin pueda ser considerada
2. Se corrobora la informacin a incorporar
Acciones:
presentar fotocopias que las mismas se encuentren autenticadas, y, si corresponde, la
documentacin adjunta
268

Si no se cumplen se rechaza la informacin informando a travs de nota el motivo y se da un
plazo para subsanar las deficiencias
Acciones:
Si se presenta informacin confidencial se analiza si corresponde otorgarla y bajo que
condiciones:
Se pide confidencialidad para informacin que es considerada como pblica?
- Si la respuesta es afirmativa se rechaza el pedido de confidencialidad.
- Se explica el motivo al presentante.
Se pide confidencialidad para informacin que por su naturaleza es aceptada como
confidencial?
- Si la respuesta es afirmativa se acepta en principio el pedido de confidencialidad
y
- Se revisa que est acompaada del resumen pblico correspondiente.
- De no tener resumen se rechaza la informacin y se solicita nueva presentacin
con resumen adjunto.
Se pide confidencialidad para informacin que puede aceptarse como confidencial cuando
existan causas especiales que lo justifiquen?
Si la respuesta es afirmativa se acepta en principio el pedido de
- confidencialidad y
- Se revisa que est acompaada de una justificacin y del resumen pblico
correspondiente.
- De no tener alguno de los dos requisitos se rechaza la informacin y se solicita
nueva presentacin con resumen y justificacin.
NORMATIVA: AAD art. 6.5, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87
4. Se procede a la foliacin y se agrega al expediente
Acciones:
Foliado de la informacin recibida
Si existe informacin confidencial se desglosa la misma y se agrega al expediente
correspondiente. La informacin confidencial debe ser identificada como tal de modo claro y
visible. Ir a act i vi dad 5
Se incorpora informacin al expediente. .
Se analiza si se debe responder o dar conforme a la informacin recibida.
Si no se requiere ninguna respuesta:
- Se actualiza el expediente electrnico.
- Se actualiza el ndice del expediente.
- Se notifica al resto del equipo tcnico.
Si se requiere respuesta o accin Ir a act i vi dad 5
5. Chequeo de informacin que requiere respuesta, nota y conforme
Acciones:
AL avisa al AE del equipo tcnico que debe revisar/responder informacin, e indicar plazo
de respuesta
Cuando no se trata de informacin confidencial
269

- Se elabora respuesta.
- Se emite nota en plazo convenido.
Cuando se trata de informacin confidencial
- Se analiza justificacin del pedido y/o correccin del resumen pblico as como
de los motivos, si hubiere, para no poder mejorar el resumen.
- Se emite nota en plazo convenido dando el conforme o bien solicitando
rectificacin o retiro de la informacin.
- En la nota se debe solicitar a la parte que subsane la deficiencia en un plazo
perentorio de 5 a 10 das, o bien, desista de su presentacin o autorice su
incorporacin al expediente como informacin no confidencial.
Se envan notas
Se incorporan notas al expediente
Importante: Los resmenes pblicos debern ser suficientemente claros como para que el
resto de las partes interesadas tengan conocimiento de la informacin confidencial
suministrada y as poder ejercer su derecho de defensa. Por su parte, la justificacin debe ser
suficiente para obtener el trato confidencial. Siempre debe existir un acto administrativo,
justificado, aceptando o rechazando la informacin confidencial.
Fin del Proceso

Proceso: NOTIFICACIONES REVISIN NUEVO EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Notificar a las partes y respectivas instancias, sobre la investigacin
Pasos:
1. La notificacin a terceros, en algunas de las instancias de la investigacin debe
realizarse en tiempo y forma.
Ello incluye notificaciones a:
- Pas/es exportadores.
OMC (va la Misin Permanente de Panam en Ginebra).
2. Antes del inicio de la investigacin y ante una solicitud debidamente documentada
Acciones:
Notificar al gobierno del pas exportador que se ha recibido una solicitud debidamente
documentada. Aunque no lo requiera el AAD, se puede incluir una copia de la versin
pblica de la solicitud
NORMATIVA: AAD art. 5.5; Reglamento art. 76
3. Al realizar el inicio de la investigacin: notificacin y aviso pblico de la resolucin
Acciones:
Notificar la apertura a la OMC (Comit de Prcticas Antidumping).
Notificar la apertura al/a los pas/es exportadores
- A travs de las embajadas, o
- A travs de las misiones de dichos pases en la OMC.
Dar el traslado solicitud de inicio segn normativa.
Lmite de plazo: 10 das calendarios
NORMATIVA: Reglamento arts. 61 y 83 y 84, AAD arts. 12.1 y 6.1.3
4. Antes de la realizacin de la audiencia
Acciones:
270

Notificar la realizacin de la audiencia al/a los pas/es exportadores
- A travs de las embajadas si las tuvieren.
Notificar a otras partes interesadas
Lmite de plazo: no menos de 7dc antes de la fecha de audiencia final
NORMATIVA: Reglamento art. 111
5. Antes de la aplicacin de medidas finales
Acciones:
Notificar a la OMC (Comit de Prcticas Antidumping).
Notificar al/a los pas/es exportadores
NORMATIVA: AAD arts. 12.2 y 16.4
Fin del Proceso
Proceso: SOLICITUD DE AUDIENCIAS POR PARTES REVISIN NUEVO
EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Realizar audiencia, solicitada por alguna de las partes, para dilucidar la
investigacin
Pasos:
1. Se recibe una solicitud de audiencia de alguna de las partes participantes en la
investigacin:
In situ
2. Acciones:
Si la solicitud se formul por va oral y/o in situ, se debe informar al solicitante de que la
solicitud se debe formular por va escrita, indicando el/los temas de inters para el solicitante.
Se recibe la solicitud por escrito.
Se enva copia de la solicitud recibida de audiencia al registro.
El equipo tcnico evala la pertinencia o conveniencia de dar audiencia en esa etapa del
procedimiento as como los temas de consulta.
Si no se ha considerado pertinente otorgar la audiencia
- Se rechaza el pedido y se informa de esta circunstancia al solicitante por nota.
- En la justificacin se informa de los motivos de dicha negativa indicando si la
misma debe ser solicitada en otra etapa y/o si los temas son pasibles o no de ser
tratados en este tipo de audiencias.
- Se incorpora copia de la nota al expediente.
3. Se otorga audiencia a las partes
Acciones:
Si se ha considerado pertinente otorgar la audiencia:
Si el solicitante propone una fecha (da/hora)
271

Director.
Se revisa la disponibilidad para efectuarla en la fecha propuesta.
- Debe convocarse a alguna otra parte interesada?
- El espacio fsico est disponible?
En caso de haber disponibilidad, se responde por escrito confirmando la fecha (da/hora)
propuesta por el solicitante.
Si no hay disponibilidad, se responde por escrito informando de ello, y se propone una
fecha (da/hora) para la reunin.
Si el solicitante no propone una fecha para la visita:
Director.
Se revisa la disponibilidad
Se responde por va escrita proponiendo una fecha.
La fecha y hora de la reunin se agenda en el sistema informtico de gestin del workflow.
Ir a act i vi dad 3
4. Acciones:
El equipo tcnico analiza los temas de consulta propuestos por el solicitante y, de ser
preciso, elabora un documento de trabajo para la reunin y un resumen del expediente.
5. Acciones:
El funcionario a cargo del expediente solicitar a quien se persone que se identifique
(nombre completo, firma para la que trabaja y a qu parte representa en el procedimiento).
El funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento que registre la reunin
(Acta).
El funcionario a cargo del expediente debe aportar el documento de trabajo y resumen del
expediente.
A la conclusin, el funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento que
registre la reunin (Acta).
El documento que registre la reunin (Acta) ser firmado por los presentes en la reunin.
Se incorpora copia al expediente.
Fin del Proceso

Proceso: MANEJO DE INFORMES REVISIN NUEVO EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Editar informe sobre los resultados de la investigacin
Pasos:
1. El equipo tcnico ha confeccionado la versin final (corregida y revisada) de un informe
tcnico correspondiente a alguna de las etapas de la investigacin
2. Se ordena la edicin del Informe
Acciones:
El responsable tcnico y/o coordinador avisa al editor que el informe deber ser editado.
En la comunicacin se debe incluir:
- Datos que identifican la investigacin (N expediente, producto, etc.).
- Con qu plazo se requiere la edicin.
272

- Ubicacin de los archivos digitales (Server, ruta, etc.).
- Existencia de informacin confidencial (claramente indicada en los informes con
un formato especfico y listado en un archivo especfico).
Otras observaciones.
3. Se realiza la edicin del Informe
Acciones:
Si existe informacin confidencial:
Se edita Versin Confidencial (VC) completa del informe para circulacin interna
- Se realiza la edicin.
- Se coloca el nmero de informe, fecha y seguido, DOCUMENTO DE TRABAJO,
INFORMACIN CONFIDENCIAL.
- Se controla el ndice del informe y la numeracin de las pginas.
- Se imprime el original de la VC.
Ir a act i vi dad 4
NORMATIVA: AAD art. 6.5, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87
Si no existe informacin confidencial:
Se edita versin completa del informe
- Se coloca el nmero de informe y fecha.
- Se imprime el original.
4. Edicin, Fotocopia e Incorporacin de Informe con informacin confidencial *
Acciones:
Para la versin confidencial del informe
- Se realiza una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar toma
de decisin.
- Se realiza una fotocopia para el equipo tcnico.
- Se controlan las fotocopias y el armado de juegos.
- Se guarda el original en archivo de acceso restringido.
- Se eleva el memo al Directorio y distribuye los ejemplares fotocopiados (vase
Proceso nuevo y Copias de informes y memos).
Para la versin pblica del informe:
Se edita Versin Publica (VP) completa del informe para circulacin externa e
incorporacin al expediente
- Se puede realizar la edicin remplazando la porcin confidencial con asteriscos
(***).
- Se imprime el original de la VP.
Se fotocopia Versin Publica (VP) completa del informe
- Se realizan fotocopias para envo a otros organismos implicados.
- Se reserva original para incorporacin al expediente.
Ir a act i vi dad 6
5. Fotocopia e Incorporacin de Informe sin informacin confidencial
Acciones:
273

Se realiza una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar toma de
decisin.
Se realizan una fotocopia para el equipo tcnico.
Se reserva original para incorporacin al expediente.
6. Circulacin e Incorporacin de Informe
Acciones:
Se enva una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar la toma de decisin.
Se adjunta un MEMO donde se mencione: Se solicita la devolucin de comentarios y
correcciones el da X, para su incorporacin al expediente el da X.
Se enva una fotocopia VP a cada Organismo implicado con nota de acuse de recibo.
Se incorpora el original al expediente.
OPTATIVO: Luego de editada la versin definitiva del informe, la versin digital puede
convertirse a formato de archivo de tipo pdf para su incorporacin al expediente electrnico y la
toma de vista online.
Fin del Proceso

Proceso: NOTAS EMISIN Y RECEPCIN REVISIN NUEVO EXPORTADOR
DUMPING
Objetivo: Notificar a las partes sobre prrrogas o solicitud de informacin adicional
Pasos:
1. Emisin notas de prevencin y prrroga a solicitante y de solicitud informacin adicional
Acciones:
Se define la necesidad de enviar una nota a alguna de las partes participantes de un expediente.
Se corrobora que la informacin necesaria de las partes est cargada en un listado en el
expediente o agenda.
Se incorpora la informacin comn a todas las notas:
Membrete / fecha / lugar.
N de expediente DDC y/o N de expediente MICI
Producto Investigado.
Prctica.
Origen investigado.
Remitente.
2. Confeccin de notas a enviar
Acciones:
Si es una nota que concierne slo a cuestiones jurdicas:
El AL selecciona la plantilla a enviar.
El AL confecciona la nota a enviar.
El CL revisa y firma la nota a enviar.
Si es una nota cuyo contenido concierne al rea econmica:
El AE selecciona la plantilla a enviar.
El AE confecciona la nota a enviar.
El AL completa aspectos formales de la nota.
El CE revisa y firma la nota a enviar.
274

Importante: Las notas que involucren plazos legales de respuesta deben informar sobre los
mismos al destinatario con total claridad, as como de las consecuencias de no cumplimiento de
plazos
3. Envo nota
Acciones:
Las notas se envan por correo oficial con aviso de recibo.
Se guarda registro del comprobante de envo y recepcin.
Se incorporan registros al expediente.
Acciones:
Foliado de la/s nota/s enviada/s.
Se incorporan notas al expediente.
5. Seguimiento de notas
Acciones:
Se realiza un seguimiento de las notas enviadas
A travs de llamados telefnicos y/o correos electrnicos a los receptores.
A travs de registros de recibido del correo utilizado.
Se dejan registradas en un archivo del expediente las acciones de seguimiento.
Si la nota solicita informacin con plazo de vencimiento:
- El da previo al vencimiento enviar un recordatorio por correo electrnico.
Al vencimiento emitir una nota previniendo el vencimiento de plazo y la no recepcin de la
informacin o bien requerir nuevamente la informacin solicitada.
6. Recepcin de respuestas
Acciones:
Las respuestas al ser recibidas deben ser foliadas e incorporadas al expediente.
Las respuestas en formato electrnico se agregan al expediente electrnico.
Las respuestas recibidas se circulan al equipo tcnico.
Si no ameritan revisin o respuesta.
Si ameritan chequeo o respuesta:
Se realiza el chequeo y/o se elabora respuesta.
Se confecciona nota de respuesta.
Se enva nota de respuesta.
Se folia e incorpora copia al expediente.
Lmite de plazo: dentro 5 das hbiles
Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta pueden no considerarse
en la etapa preliminar del procedimiento.
Fin del Proceso

Proceso: ELABORACIN DE INFORMES TCNICOS REVISIN NUEVO
EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Elaborar informe tcnico sobre las etapas de la investigacin
Pasos:
1. El equipo tcnico debe confeccionar el informe tcnico correspondiente a alguna de las
etapas de la investigacin
Acciones:
275

Al inicio de cada etapa el equipo tcnico del caso repasa el estado y temas de la agenda de la
investigacin y decide en conjunto que opciones metodolgicas y estrategias de
investigacin adoptar
Durante la confeccin del IT el equipo tcnico ir resolviendo los temas en la medida de lo
posible y sopesar su impacto en el informe
Los temas pendientes y nuevos temas que no se hayan resuelto en una etapa anterior deben
registrarse para su resolucin o desestimacin en la siguiente etapa
2. Se corrobora que la informacin de una etapa sea la mejor disponible
Acciones:
El AL enva a las partes en cada etapa de la investigacin las notas donde se
informa sobre la fecha lmite de recepcin de la informacin que se utilizar en
cada informe tcnico
Controla que los ltimos escritos, previos a la fecha de cierre para cada informe, se
hayan incorporado.
Revisa y actualiza el ndice
Revisa y actualiza el listado de informacin confidencial (el otorgamiento de la
informacin solicitada como confidencial tiene que estar resuelto para poder
utilizarla en la etapa correspondiente)
Importante: Con la informacin adicional que se incorpore al expediente en forma posterior
a la fecha de cierre correspondiente a cada informe tcnico, se har una sntesis o fotocopia
para conocimiento la Autoridad al momento de su dictamen, ya que no pudo entrar para la
confeccin del informe.
3. Se establece cronograma del Informe
Acciones:
El equipo tcnico (coordinadores y tcnicos) de cada caso acuerda un cronograma de
entregas y circulacin para todas las correcciones de un informe
El cronograma se registra en un documento y se circula entre los miembros del equipo
4. Precondiciones para confeccionar el Informe
Acciones:
Se cargan las plantillas estndar para el informe tcnico que corresponda (.doc, .xls, etc.)
Se revisa que la informacin de organismos externos a la DDC lleguen en tiempo y forma
para ser incorporadas al informe
OPTATIVO: Se sugiere elaborar un archivo de Agenda de investigacin, con comentarios
relevantes para las prximas etapas (dependiendo de la etapa: para los cuestionarios, en el
ITPA; para verificaciones, conferencias o audiencias, en el ITDP; o los argumentos
presentados por las partes que deben ser contestados por la DDC en el siguiente Informe
Tcnico). Aquellos temas sin definiciones definitivas en un Informe Tcnico se incorporan a
esta agenda, que se deber controlar en la etapa siguiente para realizar el Informe
correspondiente.
5. Confeccin del informe / AL
Acciones:
Procesa toda la informacin cualitativa aportada en esa etapa del procedimiento
Expone de modo ordenado los antecedentes de la investigacin y hace la descripcin de las
actuaciones
276

Expone de modo ordenado los argumentos presentados por las partes
Confecciona el glosario de cada informe
6. Confeccin del informe / AE
Acciones:
Procesa toda la informacin cuantitativa aportada en esa etapa del procedimiento para el
anlisis de dumping incluyendo:
Para la determinacin del valor normal y el precio de exportacin a considerar
Cuadros con informacin de empresa exportadora
Ajustes a efectuar (si fuera necesario)
Clculo de margen de dumping (mnimos y mximos)
Evaluacin de la necesidad de calcular margen de dao
7. Revisin del informe por el AL
Acciones:
Revisa aspectos formales
Revisa que los trminos utilizados sean los adecuados para la etapa (Ejemplo:
investigado -no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.
Controla si el contenido es pblico o confidencial y toma los recaudos del caso
Una vez corregido por el CL, el AL incorpora las correcciones sugeridas con un
formato de subrayado
Una vez editado e impreso el informe, debe controlar que el original tenga claramente
identificada la informacin confidencial (VC) y en caso de que se trate de la VP, que la
misma haya sido reemplazada por asteriscos

8. Revisin del informe por el AE
Acciones:
Revisa los nmeros por ltima vez, buscando inconsistencias y cotejando algunos
datos clave con la fuente primaria de informacin
Revisa variaciones o participaciones al azar o aquellas que parezcan atpicas.
Deber ver todos los cuadros, incluyendo los de costos y los de anlisis de
balances
Al terminar el informe borra todos archivos de trabajo digitales que fueron
provisorios y las bases no definitivas o bien los pasa a una carpeta borrador.
NUNCA dejarlos en la carpeta de cada Informe.
Una vez corregido por el CE el AE incorpora las correcciones conceptuales
sugeridas con un formato de subrayado as como las de otro tipo para ello revisa:
- Cuadros
- Texto central
- Anexo Metodolgico
Una vez editado e impreso el informe, debe controlar que el original est completo
9. Revisin del informe por el CL
Acciones:
Revisa la confidencialidad de todo el informe y controla que los puntos centrales
del informe estn referenciados al expediente (con N de fojas) o bien indique la
277

fuente si se trata de informacin de fuentes oficiales o reconocidas
investigado -no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.
Revisa la coherencia general y contrasta los argumentos de las partes con la
informacin del Anexo estadstico
10. Revisin del informe por el CE
Acciones:
Revisa el ndice electrnico y controla que se hayan incorporado todos los temas al informe
buscando las fojas que correspondan
Revisa todo el informe atendiendo a:
El esqueleto de conceptos (lo especfico del caso) y
La plantilla de informe tcnico correspondiente (lo genrico de la etapa), centrndose en
contenidos
Revisa la consistencia general de las variables numricas
Una vez pasadas las correcciones por el AE, controla que la nueva redaccin sea adecuada y
dar su conformidad para pasar a la instancia siguiente quitando el subrayado
11. Aspectos especficos relevantes de los informes en cada etapa
Acciones:
Informe Tcnico previo a la Apertura:
- Determinacin de que el solicitante cumple con los requisitos para ser considerado
nuevo exportador
- Determinacin de la clasificacin arancelaria que le ha correspondido al PI en el
periodo de anlisis y sus modificaciones
- Clculo individual de dumping para la empresa exportadora participante
- Incorpora antecedentes de investigacin original
- Estndar de informacin del informe debe cumplir requisitos de la normativa y a su
vez su estndar de calidad debe ser acorde a la etapa de la investigacin
- Su objetivo es determinar si existen pruebas suficientes que justifiquen la iniciacin de
una investigacin
Informe Tcnico de Hechos Esenciales:
- Incorpora informacin verificada
- Incluye todos los hechos que servirn de base para la determinacin final
- Incluye toda la informacin sobre la que las partes presentarn sus alegatos finales
- Incorpora el margen de dumping
Informe Tcnico Final:
- Incorpora los alegatos presentados por las partes luego de la Audiencia
Incorpora el margen de dumping final
12. Edicin del Informe
Acciones:
Una vez cerrado el circuito de correcciones, el CL enva el informe a edicin
El tratamiento del informe (versin pblica y/o versin confidencial) se realiza segn
Referencia
Fin del Proceso

278

Proceso: ASESORAMIENTO REVISIN NUEVO EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Brindar asesora tcnica al solicitante
Pasos:
In situ
2. Acciones:
Si la solicitud se formul por va oral,
se registran datos de prctica, producto, origen objeto de solicitud, empresas, nomenclatura
y tambin datos de contacto (nombre del contacto, telfono y Correo Electrnico)
Arregla cita: fija fecha, hora
Si la solicitud se formul in situ, se evaluar la posibilidad de acceder al pedido en funcin
de las circunstancias (horario del personal, disponibilidad de sala, disponibilidad de
personal, etc.)
Ir a Act i vi dad 5
Si la solicitud se formul por va escrita,
Si los datos consignados son completos se responde con Correo Electrnico y/o nota con
fecha y hora del asesoramiento
Si no fueron consignados los datos se solicitan por Correo Electrnico y/o nota y al
recibir respuesta se enva fecha y hora
OPTATIVO Informa sobre pgina de Internet para consultas o envo informacin bsica va
Correo Electrnico sobre el instrumento
3. Acciones:
Define equipo tcnico asistente
Comunica cita va Correo Electrnico al equipo asistente y enva copia de la informacin
disponible a los responsables del equipo tcnico.
Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIN DE LA SOLICITUD REVISIN NUEVO EXPORTADOR
DUMPING
Objetivo: Recibir solicitud para evaluacin de nuevo exportador
Pasos:
1. Se recibe una solicitud formal de inicio de Examen de Nuevo Exportador
Acciones:
Si no fueron presentadas ambas:
Reclamo en caso de omisin de alguna de las formas de presentacin (papel o
electrnica)
Constata que la presentacin en papel (original y una copia) sea legible y completa (no
falten hojas, ni secciones o preguntas) as como su respectivo Anexo
279

Constata que para la informacin o datos que sern suministrados por instituciones
pblicas, existan pruebas de las gestiones realizadas para su obtencin
Acciones:
Constata si el expediente ya fue generado en el sistema
Si no fue generado procede de acuerdo a Manejo de Expediente
Si fue generado procede a ingresar presentacin. Ir a Act i vi dad 3
Acciones:
Si hubiere informacin Confidencial: desglosa y trata segn procedimiento referido
4. Acciones:
Acciones:
Acciones:
Carga informacin electrnica y genera ndice electrnico estndar de acuerdo a Manejo
de Expediente
Pasa a actividad Chequeo de forma
Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO DE FORMA REVISIN NUEVO EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Asegurar que la informacin est completa y cumpla con las normas
Pasos:
Acciones:
Controla que la presentacin est en idioma castellano.
oficial.
Examina las acreditaciones de los apoderados de la firma
Revisa que el exportador solicitante:
- No haya participado de la investigacin original que origin la medida, por no
haber exportado productos durante el periodo de investigacin.
- No tenga vinculacin con ninguna de las partes a las que se hayan aplicado
medidas.
280

NORMATIVA: Reglamento art. 72 y 73
Importante: Slo pueden aceptarse solicitudes de nuevo exportador luego de impuestas
medidas definitivas
Acciones:
Constata que la copia electrnica est completa y que se corresponda con lo presentado
en papel en todos sus detalles.
Constata que el peticionario ha realizado las gestiones para la obtencin de la
informacin que deba ser suministrada por instituciones pblicas.
3. Controla presentacin informacin confidencial
Acciones:
Si hubiere informacin confidencial
Desglosa y trata segn procedimiento confidencialidad.
OBLIGATORIO
- Datos generales solicitante (nombre, cdula, razn social y n de registro, domicilio,
direccin, sitio Web y correo electrnico)
- Tipo de empresa (fabricante y/o comercializadora) y tipo de estructura jurdica
- Actividad principal de la firma
- Identificacin de todos los productos que fabrica y/o comercializa
- Que el producto exportado por el exportador que solicita trato de Nuevo Exportador est
cubierto por la medida antidumping original. En caso de duda se debern examinar los
siguientes factores:
o Proceso productivo (con diagrama ilustrativo)
o Caractersticas fsicas, qumicas y tcnicas
o Usos del producto
o Insumos utilizados
o Normas Tcnicas
5. Acciones:
Si no cumple con requisitos de forma
Requiere cumplimiento requisitos faltantes por nota
Ir a act i vi dad 7
6. Acciones:
Si cumple requisitos de forma pero informacin es incompleta, inexacta o poco clara
Requiere correccin, aclaracin y ampliacin por nota
Ir a act i vi dad 7
7. Acciones:
Realiza prevencin y concede plazo de 10dh para respuesta
Fin de Proceso

281

Proceso: ANALISIS INFORMACIN DUMPING E IMPORTACIONES REVISIN
NUEVO EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Analizar la informacin de exportacin del solicitante por distintas fuentes
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de la informacin de importaciones (volumen y precios) a Panam del
exportador solicitante para determinar si la solicitud contiene la informacin requerida. Se
usan como fuentes:
- Informacin presentada por la empresa exportadora solicitante en su presentacin
- Informacin de embajadas y/o agregaduras comerciales
Estadsticas)
- Otras fuentes de informacin (estudios de mercado, publicaciones especializadas,
etc.)
Lmite de plazo: dentro 5 das hbiles contados a partir de la fecha de presentacin de la
solicitud.
Importante: Aquella informacin o datos que el solicitante tenga que presentar y que debe ser
suministrada por instituciones pblicas podr considerarse presentada si el solicitante
demuestra, con pruebas fehacientes, las gestiones realizadas para su obtencin.
NORMATIVA: Reglamento art. 124 y 134
2. Se revisa informacin general sobre producto
Acciones:
Que su definicin no presente ambigedades al momento de establecer si debe estar
afectado o no por las medidas antidumping
derechos.
Comparabilidad entre Producto Similar en el pas Exportador (PSE) y producto
Importado por Panam (PI)
- Si es necesario efectuar ajustes (impositivos, aspectos tcnicos, embalaje, nivel de
comercializacin, flete, etc.) o segmentaciones nuevas de modo de comparar
categoras equivalentes de bienes
Nombre y domicilio de importadores conocidos
Acciones:
282

4. Se revisa informacin sobre volumen y precios (facturas nivel mayorista o minorista, lista
de precios, cotizaciones, precios de exportacin a otros mercados, reconstruccin de costos)
Acciones:
Datos de volumen y precios producto bajo anlisis:
Volumen de las exportaciones a Panam:
- Revisar consistencia de los datos del exportador con importaciones de fuente
oficial (Si no se cuenta con bases de datos en el organismo se solicitan por nota al
organismo que corresponda )
- Revisar y descartar posibles fuentes de diferencias como: unidad de medida,
divisa y tipo de cambio, factor de conversin utilizado, cambios o errores en la
clasificacin arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfase de
fechas de registro de las operaciones, etc.
Si la informacin no es consistente o las diferencias son significativas solicitar
aclaracin al exportador por nota Ir a Act i vi dad 6
Valor normal del producto importado en alguna alternativa:
- Precios del PSE del exportador en su pas de origen
- Precios de exportacin a terceros mercados
- Precios calculados sobre el valor reconstruido del producto
. Precio del producto exportado hacia Panam en alguna alternativa:
- Precios de exportacin o,
- Precios de reventa del producto por primera vez a un comprador independiente en
el pas importador
Seleccin de metodologa de comparacin entre valor normal y precio de exportacin
en alguna alternativa:
- Promedio contra promedio o,
- Transaccin por transaccin
- Targeted dumping (distintos compradores, regiones o periodos)
Revisar el clculo de margen de dumping
Importante: Para economas no de mercado podr determinarse el valor normal sobre
una base diferente a la establecida en el Art. 2 del AAD
5. Evaluacin suficiencia (completa, exacta y clara) de la informacin analizada en
Act i vi dades 2, 3 y 4
Acciones:
6. Confeccin nota errores y omisiones para exportador solicitante
Acciones:
- Aclaraciones e informacin adicional
Lmite de plazo respuesta: dentro 10 dh contados a partir de la comunicacin, a fin de
283

rechazo y archivo de la solicitud
Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIO CONFECCIN ENVIO Y RECEPCIN RESPUESTAS
REVISIN NUEVO EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Confeccionar cuestionario de seguimiento en la investigacin del exportador
Pasos:
1. Confeccin y seguimiento del cuestionario enviado al exportador tras la apertura de
investigacin. Se usan como fuentes para su elaboracin
- Informacin obrante en el expediente en curso
- Informacin de la investigacin original
- Bases de datos de la Direccin Nacional de Industria, o guas privadas de
informacin comercial
2. Se revisa la direccin del exportador que recibir el cuestionario y de la Embajada del pas
de origen
Acciones:
Se confecciona una base de datos con direcciones, telfonos, correo electrnico, etc.
Importante: en casos donde se presenten cambios en el producto o en la dinmica del
mercado internacional que puede afectar la forma de analizar las pruebas, se puede evaluar la
conveniencia enviar preguntas (o cuestionario ad-hoc) a diversas partes (importadores,
productores y otros exportadores).
3. Se confecciona la versin borrador del cuestionario
Acciones:
Se elabora la versin borrador del cuestionario a partir de plantillas modelo, la informacin
obrante en el expediente original, el conocimiento del sector, etc.
El AE elabora las preguntas
El AL completa aspectos formales e informacin estndar.
Se incluyen en el cuestionario telfonos y/o correo electrnicos de los tcnicos del caso
para aclaracin de dudas y consultas
Se pre edita e imprime el cuestionario
Consejo de Gabinete
4. De considerarse necesario se puede convocar a los productores nacionales para que formulen
comentarios u objeciones, que permitan profundizar con ciertas preguntas en el cuestionario
al exportador.
Acciones:
Se convoca (por telfono o nota) a los productores para que tomen vista de la solicitud y
se les solicita que realicen a la mayor brevedad posible observaciones a considerase en el
cuestionario
OPTATIVO
5. Los coordinadores revisan el cuestionario
284

Acciones:
Se efecta revisin por el CL y CE
6. Se realiza la versin definitiva de los cuestionarios
Acciones:
Se efectan las modificaciones necesarias a los cuestionarios por AE y AL
Cuestiones aportadas por los productores en Act i vi dad 3 y/ o
Correcciones de la coordinacin
Se edita e imprime la versin en papel
Se incorpora el cuestionario al expediente
Se prepara la versin digital que se enviar con la versin papel sea en CD o diskette
y/o va correo electrnico
Se elabora nota que acompaara al cuestionario
Importante: Las notas que involucren plazos legales de respuesta deben informar
Sobre los mismos al destinatario con total claridad as como de las consecuencias del no
cumplimiento de plazos
7. Se enva el cuestionario; seguimiento
Acciones:
Se realiza el envo
Se incorpora copia de notas enviadas al expediente
Se incorpora registro de envo por correo oficial y se sigue procedimiento de referencia
8. Plazos para la recepcin de respuestas a los cuestionarios
Acciones:
evaluarn prrrogas):
Exportadores o a productores extranjeros: 30 dc como mnimo para la respuesta desde
fecha de recibo del cuestionario o bien 7 dc despus de la fecha en que haya sido enviado al
destinatario o transmitido al representante diplomtico del pas exportador
Acciones:
El cuestionario completo al ser recibidos deben ser foliados e incorporados al expediente
El cuestionario completo en formato electrnico se agrega al expediente electrnico
Se efectan fotocopias y se circulan al equipo tcnico las respuestas recibidas
Se realiza el chequeo de toda la informacin
Se realiza el chequeo confidencialidad (resumen pblico, justificacin)
confidencialidad
Se enva nota
Se folia e incorpora copia de la nota al expediente
Se repite secuencia de chequeo y notas hasta que se consideren subsanados los errores o
se decida cerrar el ingreso de informacin para la etapa
Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIO REVISIN NUEVO EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Verificar la informacin acreditada en los cuestionarios
Pasos:
1. Se reciben cuestionarios del exportador
285

Acciones:
Se identifica el expediente al que se incorporarn.
Se corrobora que la informacin provenga de una parte acreditada en el expediente o que
se halle en condiciones de aportar informacin.
Se corrobora que la informacin en papel tenga su contraparte digital, que ambas
coincidan, que no falten hojas
Si se cumplen las condiciones anteriores se pasa al AL del caso.
Si no se cumplen se rechaza la informacin informando el motivo.
Acciones:
Se recibe la informacin, se examina si se encuentra firmada, que conste la aclaracin de
Si existen presentaciones en idioma extranjero controla que consten las traducciones
realizadas por traductor registrado
Acciones:
Se analiza si corresponde otorgarla y bajo que condiciones segn documentacin de
referencia Incorporacin Informacin.
Se desglosa y trata segn documentacin de referencia Incorporacin Informacin.
Acciones:
Avisa al AE del equipo tcnico que debe revisar el cuestionario e indica plazo de respuesta.
Distribuye fotocopias de los cuestionarios al AE.
Carga informacin digital en expediente digital.
Acciones:
AL revisa:
- Argumentos
AE revisa:
286


Acciones:
AL hace la elaboracin final de las notas.
AE revisa las notas y da el OK.
plazos otorgados.
Se envan notas y se procede segn documentacin de referencia Notas emisin y
Recepcin
Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIN REVISIN NUEVO EXPORTADOR DUMPING
Objetivo: Comprobar in situ la informacin aportada por las partes en la investigacin
Pasos:
1. Se decide la verificacin in situ de la informacin aportada por las partes para:
- Evacuar pruebas solicitadas por las partes.
Corroborar informacin que el equipo de la DDC considere necesario.
2. Con antelacin suficiente se definen las empresas y variables a verificar (variables bsicas,
clave o de comportamiento atpico)
Acciones:
Se define qu partes sern verificadas:
Exportadores.
Importadores.
Se define para cada una de las partes el listado preliminar de variables a verificar a partir de
cuestionarios, agenda de la investigacin y otras fuentes documentales.
3. Se definen fechas de las verificaciones
Acciones:
Se establece comunicacin con las autoridades gubernamentales del pas exportador y la
empresa que solicita trato de nuevo exportador para informar de la intencin de verificar y
para anticipar fechas probables y posibles variables a verificar.
Con fechas estimativas los coordinadores definen un cronograma de verificaciones tomando
las consideraciones logsticas necesarias.
Se enva nota a la empresa con las fechas propuestas. Si la empresa acepta la fecha
propuesta
Adelantarle la documentacin, registros, listados analticos, papeles de trabajo, etc., que
sern requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar. Ir a act i vi dad 4
Si no acepta las fechas propuestas se hacen los cambios necesarios y se define una nueva
fecha.
Cuando haya un acuerdo con las fechas: Ir a act i vi dad 4
4. Aspectos logsticos de las verificaciones
Acciones:
Se preparan aspectos logsticos, a saber:
Pasajes, alojamiento, vehculo, seguros.
Documentacin personal, credenciales.
Si sern verificados exportadores se agrega:
- Visas, pasaportes, seguros mdicos y de viaje.
Traductores de ser necesarios.
287

5. Preparacin verificaciones
Acciones:
El equipo tcnico verificador prepara material que llevar a las verificaciones
(cuestionarios, papeles de trabajo, archivos digitales, normativa, etc.).
El equipo tcnico verificador lista variables y temas a verificar:
Se prestar especial atencin a inconsistencias, informacin incompleta, datos
controvertidos, variables que pueden resultar crticas para la investigacin.
Se definirn prioridades para la verificacin de las distintas variables.
Se verificar en particular:
1) Que el solicitante no export del pas exportador en cuestin el producto sujeto a las
medidas antidumping a Panam durante el perodo objeto de investigacin de la
investigacin que motiv la imposicin de esas medidas
2) Que el solicitante no est vinculado a ninguno de los exportadores o productores del pas
exportador que son objeto de derechos antidumping sobre el producto
3) Informacin relativa al valor normal
4) Informacin relativa al precio de exportacin
Informacin relativa a los ajustes solicitados
6. Se realiza la verificacin in situ
Acciones:
Al inicio de la verificacin, se explica a los responsables de la empresa los objetivos y
alcances de la tarea y obtener la mayor informacin posible sobre las fuentes
documentales,
registros y metodologas utilizados en la preparacin de la informacin suministrada a la
DDC, con base en los cuales el verificador decidir los procedimientos a utilizar.
Si bien cada variable tendr un soporte documental especfico las fuentes documentales se
clasifican en:
Fuente documental principal: se aplica a aquellas variables en que existe un soporte
documental con validez legal, al que se remitirn los procedimientos de verificacin (facturas,
libros rubricados, declaraciones juradas de impuestos, etc.).
Otras fuentes documentales habitualmente utilizadas por las empresas: se refiere a aquellos
soportes que de no existir una fuente documental principal, pasan a revestir tal carcter; en
cambio, de existir dicha fuente documental principal, se requiere su confrontacin a efectos
de determinar su confiabilidad.
Otras fuentes documentales: se refiere a soportes que brindan informacin complementaria,
generalmente sobre aspectos parciales del tema a considerar y cuya utilizacin deber ser
evaluada en cada caso.
El equipo verificador confecciona un acta de la verificacin. En dicha acta se deber hacer
constar, en caso de corresponder:
Informacin que no pudo ser verificada por no haberse suministrado los elementos necesarios.
Informacin que la firma remitir con posterioridad a la DDC.
Nueva informacin relevada.
Informacin sobre la que surgieron diferencias de la verificacin practicada.
El acta de la verificacin es firmada por los presentes en la misma.
Se entrega copia del acta a los representantes de la firma.
7. Se confecciona el Informe Tcnico de Verificacin
Acciones:
El equipo verificador confecciona el informe (incluye datos de la verificacin, alcance u
objetivos, resultados y conclusiones).
AL aspectos jurdicos.
288

AE aspectos econmicos y contables.
Los coordinadores corrigen los ITV.
Luego de pasadas las correcciones se editan y tratan segn documentacin de referencia
Manejo de Informes.
8. Se incorpora el ITV al expediente
Acciones:
Se examina nuevamente la versin pblica del ITV
La versin confidencial se entregar slo a las autoridades gubernamentales y a los
representantes de las empresas verificadas de que se trate.
La versin no confidencial del ITV se incorpora al expediente no confidencial para su toma
de vista.
Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS
ANTIDUMPING
Objetivo: Atender solicitud de asesoramiento sobre medidas de prrroga antidumping
Pasos:
In situ
2. Acciones:
se registran datos de prctica, producto, origen objeto de solicitud, empresas, nomenclatura
y tambin datos de contacto (nombre del contacto, telfono y correo electrnico)
Arregla cita: fija fecha, hora
de las circunstancias (horario del personal, disponibilidad de sala, disponibilidad de personal,
etc.)
Ir a Act i vi dad 5
Si los datos consignados son completos se responde con correo electrnico y/o nota con
fecha y hora del asesoramiento
Si no fueron consignados los datos se solicitan por correo electrnico y/o nota y al recibir
respuesta se enva fecha y hora
OPTATIVO Informa sobre pgina de Internet para consultas o envo informacin bsica va
correo electrnico sobre el instrumento
3. Acciones:
Define equipo tcnico asistente
Comunica cita va correo electrnico al equipo asistente y enva copia de la informacin
Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIN DE LA SOLICITUD EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS
ANTIDUMPING
Objetivo: Recibir y verificar que la solicitud cumpla con las normas vigentes
Pasos:
289

1. Se recibe una solicitud de examen de prrroga de medidas antidumping vigentes
Acciones:
Reclamo en caso de omisin de alguna de las formas de presentacin (papel o electrnica)
Constata que la presentacin en papel (original y una copia) sea legible y completa (no falten
hojas, ni secciones o preguntas) as como su respectivo Anexo
existan pruebas de las gestiones realizadas para su obtencin
Acciones:
Constata si el expediente ya fue generado en el sistema
Si no fue generado procede de acuerdo a Manejo de Expediente
Acciones:
Si hubiere informacin Confidencial: desglosa y trata segn procedimiento referido
4. Acciones:
Acciones:
Acciones:
Expediente
Pasa a actividad Chequeo de forma
Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO DE FORMA EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS
ANTIDUMPING
Objetivo: Comprobar que la solicitud de examen de prrroga procede
Pasos:
Acciones:
290

Controla acreditaciones de apoderados de las firmas y, en el caso de presentaciones por
Cmaras y Asociaciones empresarias, el estatuto social, ltima Acta de designacin de
autoridades y distribucin de
cargos, etc.
oficial.
Importante: La solicitud de examen de prrroga iniciada a peticin debe presentarse con no
menos de ciento veinte (120
dc) das calendario antes del vencimiento de la medida.
Acciones:
Constata que la copia electrnica est completa y que se corresponda con lo presentado en
papel en todos sus detalles.
Constata que el peticionario ha realizado las gestiones para la obtencin de la informacin que
deba ser suministrada por instituciones pblicas.
3. Examina presentacin informacin confidencial
Acciones:
Si hubiere informacin confidencial
OBLIGATORIO
- Tipo de medida para la que se solicita prorroga, su plazo de vigencia y las circunstancias
5. Acciones:
Ir a act i vi dad 7
6. Acciones:
Si cumple requisitos de forma pero informacin es incompleta, inexacta o poco clara
Ir a act i vi dad 7
7. Acciones:
Realiza prevencin y concede plazo de 10dh para respuesta
291

Fin del Proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACIN IMPORTACIONES EXAMEN DE PRORROGA
DE MEDIDAS ANTIDUMPING
Objetivo: Analizar el volumen de importaciones para determinar si cumple con las normas
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de las importaciones objeto de examen, tanto de orgenes objeto de
examen como del resto de orgenes discriminados- para determinar si la solicitud contiene la
informacin requerida. Se usan como fuentes:
- Informacin presentada en la solicitud
- Informacin de agencias estadsticas nacionales (Aduana, Instituto de Estadsticas)
Lmite de plazo: dentro 5 dh contados a partir de la fecha de presentacin de la solicitud.
Importante: Debe tenerse en cuenta que en este tipo de investigacin podran no existir
importaciones del producto objeto de examen por el mismo efecto de las medidas aplicadas.
2. Se revisa informacin en el expediente
Acciones:
modelos
Se registran datos de unidad de medida, divisa y tipo de cambio, nombre y domicilio de
importadores
Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios de las importaciones
objeto de examen
Acciones:
4. Comparacin datos importaciones de la solicitud con los datos oficiales
Acciones:
Se procede a solicitar la consulta por nota al organismo que corresponda
No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento en que se reciba la
informacin Ir a Act i vi dad 4C
Se procede a efectuar la consulta sobre las bases con los datos recabados en Act i vi dades
2 y 3
Act i vi dad 6
Act i vi dad 5
292

Importante: Las importaciones de orgenes no objeto de solicitud tambin deben ser
revisadas pues diferencias significativas pueden impactar en el peso relativo de las objeto de
solicitud.
Acciones:
arancelaria, desfase de fechas de registro de las operaciones, exclusin o inclusin de
importadores especficos, etc.
Act i vi dad de refer enci a
Si ello implica algn cambio o rectificacin en la presentacin se debe notificar a la solicitante
Ir a Act i vi dad 6
Si no se resuelven o explican las diferencias Se procede a enviar una nota al solicitante Ir a
Act i vi dad 6
Acciones:
lo solicitado.
nueva nota hasta obtener respuesta satisfactoria o bien,
rechazo y archivo de la solicitud
Fin del Proceso
Proceso: ANALISIS INFORMACIN DUMPING EXAMEN DE PRORROGA DE
MEDIDAS ANTIDUMPING
Objetivo: Determinar si hay un impacto negativo en la actividad investigada
Pasos:
Acciones:
derechos.
Cambios en comparabilidad entre PI, PSN y PSE: Si es necesario efectuar ajustes
(impositivos, aspectos tcnicos, embalaje, nivel de comercializacin, flete, etc.) o
segmentaciones nuevas de modo de comparar categoras equivalentes de bienes
Examen de la informacin relativa a la continuacin o recurrencia del dumping que cause
293

dao a la RPN.
2. Se revisa informacin sobre volumen y precios (facturas nivel mayorista o minorista, lista
de precios, cotizaciones, precios de exportacin a otros mercados, reconstruccin de costos)
Acciones:
Datos de volumen y precios de producto importado objeto de presunto dumping:
Volumen de las exportaciones a Panam.
Valor Normal del producto importado en alguna alternativa:
- Precios del producto en los pases de exportacin.
- Precios de exportacin a terceros mercados.
- Precios calculados sobre el valor reconstruido del producto.
Precio del producto exportado a Panam en alguna alternativa:
- Precios de exportacin o,
- Precios de reventa del producto por primera vez a un comprador independiente en
el pas importador.
Seleccin de metodologa de comparacin entre valor normal y precio de exportacin
en alguna alternativa:
- Promedio contra promedio o,
- Transaccin por transaccin.
- Targeted dumping (distintos compradores, regiones o periodos).
Importante: Para economas no de mercado podr determinarse el valor normal sobre una
base diferente a la establecida en el Art. 2 del AAD.
NORMATIVA: Protocolo de adhesin de China WT/L/432 Punto 15
3. Evaluacin suficiencia (completa, exacta y clara) de la informacin de dumping
Acciones:
Acciones:
Lmite de plazo respuesta: dentro 10 dh contados a partir de la comunicacin, a fin
de subsanar lo solicitado.
Si la informacin est en regla contina anlisis.
Fin de Proceso
294

Proceso: LEGITIMACIN EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS ANTIDUMPING
Objetivo: Verificar que la informacin proporcionada por las partes es correcta
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de la informacin de la solicitud para establecer la legitimacin de los
solicitantes a partir de:
similar.
plazo de 15 dh.
producto objeto del supuesto dumping.
exclusin.
Si no se posee informacin de una Cmara o Asociacin representativa:
Existe otra Cmara o Asociacin representativa? Si existe se procede enviar
nota a esa Cmara.
Metodologa y fuente) o bien la Autoridad Investigadora realiza la estimacin
correspondiente.
solicitantes
295

- Es consistente con otras variables informadas como existencias, ventas internas y
exportaciones?
Acciones:
Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIO, CONFECCIN, ENVO Y RECEPCIN RESPUESTAS
EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS ANTIDUMPING
Objetivo: Elaborar cuestionarios para vertir la informacin suministrada por las partes
Pasos:
- Bases de datos de la Direccin Nacional de Industria, o guas privadas de informacin
comercial.
- Definiciones del equipo de trabajo como las referentes al perodo de investigacin de
subvencin y de dao.
- Otras fuentes de informacin.
Acciones:
- Solicitantes.
- Otros productores no solicitantes.
Importadores del PI
Exportadores del PI
- Exportadores del PI.
- Embajadas del o de los pases de origen del PI.
Acciones:
Se elabora la versin borrador de los cuestionarios a partir de plantillas modelo, la
296

informacin obrante en el expediente, el conocimiento del sector y la agenda de investigacin
elaborada previamente.
El AL completa aspectos formales e informacin estndar.
4. Se convoca a las partes residentes en Panam a las reuniones de cuestionarios (productores,
importadores y exportadores)
Acciones:
A partir de la base confeccionada en Act i vi dad 2 se elabora la lista de las partes
convocadas a cada reunin.
Se define una fecha (da/hora) para las distintas
convocatorias
- 1: Importadores del PI.
- 2: Productores del PSN.
OPTATIVO
Acciones:
Se explican los procedimientos y conceptos principales de la investigacin AD.
Si existen aspectos que precisan definicin y pueden resultar controversiales:
- Se definen en la reunin.
- Se registran en un acta que ser firmada por los presentes.
- Se entrega copia del acta a las partes asistentes.
- Se incorpora el acta al expediente.
- Se concluye la reunin Ir a act i vi dad 5
OPTATIVO
Acciones:
Se prepara la versin digital que se enviar con la versin papel, sea en CD o diskette y/o
va correo electrnico.
297

mismos al destinatario con total claridad as como de las consecuencias de no
cumplimiento de plazos.
7. Se realiza envo y seguimiento de los cuestionarios y de la nota a la cmara
Acciones:
Se envan.
Se enva nota a la Cmara o Asociacin solicitando informacin de produccin y capacidad
de produccin nacional en volumen.
Se incorpora registro de envo por correo oficial y se sigue procedimiento de referencia.
Importante: En el caso de los cuestionarios es especialmente importante efectuar un
seguimiento de su recepcin e
intencin de respuesta. Ello permitir una mejor gestin de los tiempos y de los recursos
humanos a asignar.
Acciones:
evaluarn prrrogas):
Productores e Importadores: 30 dc como mnimo para la respuesta desde la fecha de
recibo del cuestionario (Si bien el AAD no establece el plazo mnimo de respuesta para
productores e importadores).
Exportadores o a productores extranjeros: 30 dc como mnimo para la respuesta desde
la fecha de recibo del cuestionario o bien 7 dc despus de la fecha en que haya sido
enviado al destinatario o transmitido al representante diplomtico del pas exportador.
Acciones:
Los cuestionarios completos al ser recibidos deben ser foliados e incorporados al
expediente.
confidencialidad
Se enva nota. Se folia e incorpora copia de la nota al expediente.
Se repite secuencia de chequeo y notas hasta que se consideren subsanados los errores o se
decida cerrar el ingreso de informacin para la etapa.
Lmite de plazo: Se otorga lmite de respuesta en funcin de los plazos de la investigacin
Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIO EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS
ANTIDUMPING
Objetivo: Evaluar y dar seguimiento a la informacin vertida en los cuestionarios
Pasos:
298

Acciones:
Se identifica el Expediente al que se incorporarn
Se corrobora que la informacin provenga de una parte acreditada en el expediente o que se
halle en condiciones de aportar informacin
Se corrobora que la informacin en papel tenga su contraparte digital, que ambas coincidan,
que no falten hojas
Acciones:
Si no se cumplen se rechaza la informacin informando el motivo o bien se da un plazo
para
Acciones:
referencia Incorporacin Informacin
Acciones:
Avisa al AE del equipo tcnico que debe revisar el cuestionario e indica plazo de respuesta
Acciones:
AL revisa:
- Argumentos de dao
AE revisa:
299

Cmara
Acciones:
plazos otorgados
Recepcin
Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIN EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS ANTIDUMPING
Objetivo: Comprobar in situ la informacin suministrada por las partes
Pasos:

Acciones:
Exportadores.
Importadores.
Productores
Acciones:
Se establece comunicacin con las autoridades gubernamentales del pas exportador y las
empresas para informar de la intencin de verificar y para anticipar fechas probables y
posibles variables a verificar.
Con fechas estimativas los coordinadores definen un cronograma de verificaciones tomando
las consideraciones logsticas necesarias.
Se enva nota a la empresa con las fechas propuestas. Si la empresa acepta la fecha propuesta
Cuando se vayan a verificar exportadores adems de la conformidad de las empresas se
deber notificar al gobierno del pas exportador y obtener su consentimiento.
Si no aceptan las fechas propuestas se hacen los
cambios necesarios y se define una nueva fecha
300

Si aceptan las fechas propuestas:
Adelantarle la documentacin, registros, listados analticos, papeles de trabajo, etc.,
que sern requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar. Ir a act i vi dad 4
Si no acepta las fechas propuestas se hacen los cambios necesarios y se define una nueva fecha.
Acciones:
Visas, pasaportes, seguros mdicos y de viaje.
Acciones:
Otros temas verificables son los relacionados con la definicin del PSN, segmentacin,
condicin de productor, importador, comercializador o ensamblador de una empresa,
diferencias entre las importaciones de fuente oficial y las informadas por el importador, etc.
Se verificar en particular:
5) Informacin relativa al valor normal
6) Informacin relativa al precio de exportacin
7) Informacin relativa a los ajustes solicitados
Prueba relativa al dao presentada por la RPN
Acciones:
Al inicio de la verificacin, se explica a los responsables de la empresa los objetivos y
alcances de la tarea y obtener la mayor informacin posible sobre las fuentes documentales,
clasifican en:
documental con validez legal, al que se remitirn los procedimientos de verificacin
(facturas, libros rubricados, declaraciones juradas de impuestos, etc.).
301

Informacin que no pudo ser verificada por no haberse suministrado los elementos
necesarios.
7. Se confecciona el Informe Tcnico de Verificacin (ITV)
Acciones:
Manejo de Informes.
Acciones:
Se examina nuevamente la versin pblica del ITV
La versin no confidencial del ITV se incorpora al expediente no confidencial para su toma
de vista.
Fin del Proceso

Proceso: Asesoramiento inicial a las empresas
Objetivo: Asesorar a los solicitantes sobre los temas y normativas vigentes
Pasos:
In situ
2. Acciones:
se registran datos de Prctica, producto, origen objeto de solicitud, empresas,
Nomenclatura- y tambin datos de contacto (nombre del contacto, telfono y mail).
Arregla cita: fija fecha, hora.
personal, etc.)
Ir a Act i vi dad 5
Si los datos consignados son completos se responde con mail y/o nota con fecha y hora del
302

asesoramiento.
Si no fueron consignados los datos se solicitan por mail y/o nota y al recibir respuesta se
enva fecha y hora.
OPTATIVO Informa sobre Pgina de Internet para consultas o envo informacin bsica va
mail sobre el instrumento.
3. Acciones:
Define equipo tcnico asistente.
Comunica cita va e-mail al equipo asistente y enva copia de la informacin disponible a
los responsables del equipo tcnico.
4. Acciones:
Recaba informacin sobre importaciones (bases oficiales), NSA del producto e
OPTATIVO
Analiza borrador si lo hubiera y registra puntos problemticos.
5. Acciones:
Rene y fotocopia normativa pertinente (ley, resolucin, procedimientos administrativos,
formulario inicial) para entregar al solicitante en reunin.
OBLIGATORIO
NORMATIVA: Reglamento a la Ley de Defensa Comercial Anexo III y Art. 207
Acciones:
Presentan al solicitante los puntos claves del instrumento incluyendo plazos y normativa
Entregan normativa al solicitante
Efectan aclaraciones, evacuan dudas de los solicitantes y anticipan problemas.
7. Acciones:
Recomiendan al solicitante la presentacin de un borrador para su revisin, previo al
ingreso formal de la solicitud.
OPTATIVO
8. Acciones:
Confeccionan un breve informe sobre los resultados del asesoramiento.
OPTATIVO
Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIN DE LA SOLICITUD
Objetivo: Atender solicitud de investigacin, por parte de un peticionario
Pasos:
1. Se recibe una presentacin de nueva investigacin
Acciones:
Recibe presentacin en papel y copia electrnica.
electrnica).
303

falten hojas, ni secciones o preguntas) as como su respectivo Anexo.
(Word y Excel versiones 97-2003).
pblicas, existan pruebas de las gestiones realizadas para su obtencin.
Acciones:
Constata si el expediente ya fue generado en el SISTEMA
Si no fue generado procede de acuerdo a Manejo de Expediente.
Acciones:
Si hubiere informacin Confidencial: desglosa y trata segn procedimiento referido.
4. Acciones:
Notifica al Coordinador rea Legal.
Notifica al Coordinador rea Econmica.
Le enva informacin bsica de la solicitud.
Evalan datos de la solicitud y carga de trabajo de tcnicos.
Definen responsables del AL y AE.
Informan al equipo definido.
Acciones:
Expediente.
Fin del Proceso

304

305

306

Repblica de Panam
Oficina de Negociaciones Comerciales Internacionales

DIRECCIN NACIONAL DE ADMINISTRACIN DE TRATADOS
COMERCIALES INTERNACIONALES Y DE DEFENSA COMERCIAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIN DE LA INFORMACIN
CONFIDENCIAL EN LAS
INVESTIGACIONES ANTIDUMPING

307

INDICE

Introduccin

Definiciones .......................................................................................... 3

Marco Legal .......................................................................................... 4

Responsabilidad del Servidor pblico ............................................... 4

Presentacin de la Informacin Confidencial
Forma de Presentacin .................................................................. 4

Criterios de confidencialidad
Solicitud de inicio (representante de la rama de
produccin nacional) ........................................................... 5
Productor nacional (producto similar nacional) 6
Importadores 8
Exportadores ........................................................................ 9

308

Introduccin

Esta gua obedece a la necesidad de definir y homogeneizar en todas las
investigaciones sobre dumping cul informacin debe ser considerada como
confidencial y cul como pblica, de modo que todas las partes puedan clasificar la
informacin de la manera solicitada y de esta forma colaborar con el desarrollo de las
investigaciones propuestas.
Para la elaboracin de este manual de procedimientos se ha tomado en consideracin
lo relativo al tratamiento de la informacin confidencial en el derecho comparado de
pases tales como Per, Argentina y Mxico, de modo que a partir de la experiencia
observada se logre crear una gua acorde a las necesidades de confidencialidad de
todas las partes.
Este manual tiene por objeto ofrecer una gua detallada sobre los diferentes
documentos y la informacin considerada como confidencial, por esta Autoridad
Investigadora, de modo que exista plena transparencia de los criterios utilizados para
segregar la misma en confidencial y pblica. Es deseable que todas las partes
interesadas aporten la mayor cantidad de informacin pblica en relacin al caso.
En el presente manual se clasifica la informacin en las siguientes categoras: pblica,
confidencial por su naturaleza y confidencial previa justificacin suficiente del carcter
reservado de la misma.

I. Definiciones
Para los efectos del presente manual de procedimientos se establecen las siguientes
definiciones:
Informacin confidencial: Se podr considerar informacin confidencial o de
acceso restringido, aqulla que por razones de inters pblico o particular no
puede ser difundida, porque su divulgacin implicara una ventaja significativa
para un competidor o tendra un efecto significativamente desfavorable para la
persona que proporcione la informacin o para un tercero del que la haya
recibido. Igualmente aquella informacin cuya divulgacin podra ocasionar
graves perjuicios a la sociedad, al Estado o a la persona respectiva, como es la
concerniente a las negociaciones de tratados y convenios internacionales,
seguridad nacional, ideas polticas, estado civil, antecedentes penales y
policivos, cuentas bancarias y otras de naturaleza similar, que tengan ese
carcter de acuerdo con una disposicin legal.

Resumen no confidencial: El resumen no confidencial equivaldr al documento
confidencial con la indicacin en cada caso de la informacin que se ha omitido
y la justificacin correspondiente. Estos resmenes debern ser suficientemente
explcitos como para que el resto de las partes interesadas tengan conocimiento
claro de la informacin suministrada, para lo cual se podrn usar entre otros
medios explicativos: nmeros ndices, promedios, grficos de datos en trminos
309

porcentuales, una explicacin genrica de los datos aportados, etc. En
circunstancias excepcionales, esas partes podrn sealar que dicha informacin
no puede ser resumida. En tales circunstancias excepcionales, debern exponer
las razones por las que no es posible resumirla.

Productor nacional: Toda persona fsica, entidad de hecho o de derecho, pblica
o privada, partcipe de cualquier forma de actividad econmica productiva que
acta en nombre propio o por cuenta ajena, como fabricante panameo de los
bienes similares al producto objeto de investigacin.

II. Marco Legal
En las investigaciones antidumping llevadas a cabo por la Direccin General de
Defensa Comercial, las partes interesadas pueden aportar informacin confidencial, tal
como se describe en los artculos 86, 53 y 6.5, del Decreto Ley No. 7 de 15 de
febrero de 2006, Decreto Ejecutivo No. 1 de 8 de enero de 2009 y del Acuerdo Relativo
a la Aplicacin del Artculo VI del Acuerdo General sobre Aranceles Aduaneros y
Comercio de 1994, respectivamente.

III. Responsabilidad del Servidor Pblico
Segn las disposiciones contenidas en el artculo No. 87 del Decreto Ley No. 7 de 2006
El servidor pblico o profesional al servicio del Estado que, por motivo de su cargo o
por la prestacin de sus servicios, tenga acceso a un expediente de investigacin
administrativa, deber guardar la debida reserva y confidencialidad sobre su contenido.
La violacin a este principio de confidencialidad, ser sancionada, segn corresponda,
con la destitucin del cargo, en el caso de los servidores pblicos, o con la resolucin
del contrato, cuando se trate de profesionales al servicio del Estado, sin perjuicio de la
responsabilidad civil y/o penal que se amerite.

IV. Presentacin de la Informacin

A. Forma de presentacin de la Informacin Confidencial:

En caso de que las partes presenten informacin confidencial se requiere el
cumplimiento de los siguientes puntos, a saber:
Cada pgina del documento contentivo de la informacin confidencial deber
estar individualizado con la leyenda INFORMACIN CONFIDENCIAL en el
margen superior derecho.
Justificacin del requerimiento de trato confidencial de la informacin.(ver tabla
adjunta)
Si las partes aportan informacin confidencial, debern acompaar resmenes
no confidenciales de la misma. El resumen no confidencial equivaldr al
documento confidencial con la indicacin en cada caso de la informacin que se
310

ha omitido, su ubicacin dentro del documento confidencial y las razones para
ello.
Los resmenes debern ser suficientemente explcitos como para que el resto
de las partes interesadas tengan conocimiento claro de la informacin
suministrada. En circunstancias excepcionales, esas partes podrn sealar que
dicha informacin no puede ser resumida, debindose exponer las razn de ello.

B. Criterios de confidencialidad

La Direccin General de Defensa Comercial presenta a continuacin una lista
contentiva de la clasificacin de la informacin, segn los criterios de confidencialidad
de la misma, para que toda la informacin que sea presentada a esta Autoridad
debern ceirse a la clasificacin en la que se encuentre. Este listado se ha dividido
tomando en consideracin los requerimientos de informacin a cada parte, que se
realizan a travs de los respectivos cuestionarios al solicitante, productor nacional,
importador y exportador.

1. SOLICITUD DE INICIO (representante de la rama de produccin
nacional)
Tipo de Informacin Tratamiento Contenido
del
Resumen
no
confidencia
l
Comentarios
Proceso de
produccin del
producto similar
nacional
Confidencial/Co
n Justificacin
Descripcin
de las
etapas
La
confidencialida
d aplicar
nicamente
cuando el
proceso de
produccin
implique
alguna
patente,
secreto
industrial, etc.
que justifique la
necesidad de
confidencialida
d.
Normas tcnicas y de
calidad
Informacin
Pblica

Usos tanto del
producto importado
objeto de la solicitud
como del producto
similar nacional, y los
sectores
usuarios/consumidor
Informacin
Pblica

311

del
Resumen
no
confidencia
l
Comentarios
es
Productos sustitutos Informacin
Pblica

Canales de
comercializacin del
producto similar
nacional
Informacin
Pblica

Rangos de precios Informacin
Pblica

Importaciones
anuales y mensuales
en volumen y en
valores
Informacin
Pblica

Principales
importadores
Informacin
Pblica

Costos de
nacionalizacin
Informacin
Pblica

Importaciones del
solicitante
Informacin
Pblica

Otros productos
fabricados por el
representante de la
rama de produccin
nacional
Informacin
Pblica

Otras empresas
productoras del
producto similar
nacional
Informacin
Pblica

Factores causantes
del dao y/o
amenaza de dao
Confidencial/Co
n Justificacin
Se requiere
un resumen
no
confidencial
que
contenga
nmeros
ndices

Estacionalidad Informacin
Pblica

Produccin nacional
total y por empresas
Informacin
Pblica

Ventas al mercado
interno en volumen
Informacin
Pblica

Ventas al mercado
interno en valores
mensuales
Confidencial
Por Naturaleza
Total anual
Exportaciones en
volumen. Total
nacional y por
empresas
Informacin
Pblica

Exportaciones en
valores total nacional
Informacin
Pblica

312

del
Resumen
no
confidencia
l
Comentarios
Importaciones por
origen en volumen y
valores FOB. Anual y
mensual
Informacin
Pblica

Capacidad de
produccin nacional y
por empresa
Informacin
Pblica

Total de empleados y
masa salarial
Informacin
Pblica

Estructuras de costos Confidencial
Por Naturaleza
Participaci
n de los
principales
componente
s en el
costo medio
unitario y
variaciones
de los
referidos
componente
s y del costo
medio
unitario

Precios promedio
y/o total anual
Informacin
Pblica

Precios y/o ingresos
medios por ventas
mensual
Confidencial
Por Naturaleza
Totales y/o
Promedios
anuales

Estados financieros Confidencial
Por Naturaleza
Se requiere
que exista un
resumen no
confidencial

2. PRODUCTOR NACIONAL (producto similar nacional)
Tipo de
Informacin
Tratamiento Contenid
o del
Resumen
no
confidenc
ial
Comentarios
Modelos producidos
por la empresa
cdigos y
caractersticas
Informacin
Pblica

Modelos producidos
por la empresa-
volumen de
produccin
Confidencial/
Con
Justificacin
Descripci
n genrica

Normas tcnicas y
de calidad
Informacin
Pblica

313

Tipo de
Informacin
o del
Resumen
no
confidenc
ial
Comentarios
Proceso de
produccin
Confidencial/
Con
Justificacin
Descripci
n de las
distintas
etapas
En casos en que
exista algn
proceso/patente/sec
reto industrial, etc.
que lo justifique
Usos tanto del
producto importado
objeto de la
solicitud, como del
producto similar
nacional, y los
sectores
usuarios/consumido
res
Informacin
Pblica

Productos sustitutos Informacin
Pblica

Comparaciones
entre productos
Informacin
Pblica

Canales de
comercializacin
Informacin
Pblica

Produccin anual y
participacin de su
produccin en el
total nacional
Informacin
Pblica

Otros productos
fabricados por la
empresa
Informacin
Pblica

Ventas al mercado
interno en volumen
Informacin
Pblica

Ventas al mercado
interno en valores
anual
Informacin
Pblica

Ventas al mercado
interno en valores
mensual
Confidencial
Por
Naturaleza
Totales
Exportaciones en
volumen
Informacin
Pblica

Exportaciones en
valores
anual / mensual
Informacin
Pblica

Inventarios(Existenc
ias)
Informacin
Pblica

314

Tipo de
Informacin
o del
Resumen
no
confidenc
ial
Comentarios
Capacidad de
produccin
Informacin
Pblica

Total de empleados
y
Masa salarial
Informacin
Pblica

Costos totales Confidencial
Por
Naturaleza
Participaci
n de los
principales
componen
tes en el
total y
variacione
s de los
referidos
componen
tes y del
total

Estructura de
costos
Confidencial
Por
Naturaleza
Participaci
n de los
principales
componen
tes en el
costo
medio
unitario y
variacione
s de los
referidos
componen
tes y del
costo
medio
unitario

Informacin sobre
beneficios fiscales
Informacin
Pblica

Ingresos medios
por ventas anual
Confidencial/
Con
Justificacin
Se
requiere
un
resumen
no
confidenci
al que
contenga
nmeros
ndices

Ingresos medios
por ventas
mensual
Confidencial
Por
Naturaleza
Totales y/o
Promedios

Lista de precios Informacin
Pblica

Causas y razones
del dao
Confidencial/
Con
Se
requiere

315

Tipo de
Informacin
o del
Resumen
no
confidenc
ial
Comentarios
Justificacin un
resumen
no
confidenci
al que
contenga
nmeros
ndices

3. IMPORTADORES
Tipo de
Informacin
Tratamiento Contenido
del
Resumen
no
confidencial
Comentarios
Modelos
importados por
la empresa
cdigo y
caractersticas
Informacin
Pblica

Normas
tcnicas y de
calidad
Informacin
Pblica

Usos y sectores
usuarios de los
Productos
sustitutos
Informacin
Pblica

Destinos de los
productos
importados
Informacin
Pblica

Comparacin
entre productos
Informacin
Pblica

Canales de
comercializacin
Informacin
Pblica

Precios de los
productos
importados y
efectos en el
mercado interno
Informacin
Pblica

Condiciones de
pago
Informacin
Pblica

Importaciones
mensuales y
anuales en
volumen y en
valores
Informacin
Pblica

Promedio de los
precios
Informacin
Pblica

Precios
mensuales
Confidencial
Por
Promedios
316

Tipo de
Informacin
del
Resumen
no
confidencial
Comentarios
Naturaleza
Precios por
canales de
comercializacin
-anuales
Informacin
Pblica

Compras
internas en
volumen
Informacin
Pblica

Compras
internas en
valores
anuales
Informacin
Pblica

Compras
internas en
valores
mensuales
Confidencial
Por
Naturaleza
Totales
Ventas al
mercado interno
en volumen
(producto
nacional /
investigado / no
investigado)
Informacin
Pblica

Ventas al
mercado interno
en valores
anuales
(producto
nacional /
investigado / no
investigado)
Informacin
Pblica

Ventas al
mercado interno
en valores
mensuales-
(producto
nacional /
investigado / no
investigado)
Confidencial
Por
Naturaleza
Totales
anuales

Existencias
(producto
nacional /
investigado / no
investigado)
Informacin
Pblica

317

4. EXPORTADORES
Tipo de
Informacin
del
Resumen
no
confidencial
Comentarios
Produccin
total nacional
y de la
empresa
Informacin
Pblica

Porcentaje de
la produccin
destinada a
exportaciones
Informacin
Pblica

Modelos
exportados
por la
empresa
cdigo y
caractersticas
Informacin
Pblica

Normas
tcnicas y de
calidad
Informacin
Pblica

Proceso de
produccin
Confidencial/Con
Justificacin
Descripcin
genrica de
las etapas
Cuando el
proceso de
produccin
implique alguna
patente, secreto
industrial, etc.
que justifique la
necesidad de
confidencialidad.
Capacidad de
produccin
Informacin
Pblica

Exportaciones
en volumen a
Panam
Informacin
Pblica

Ventas al
mercado
interno en
volumen
Informacin
Pblica

Ventas al
mercado
interno en
valores
Confidencial/Con
Justificacin
Se requiere
un resumen
no
confidencial
que
contenga
nmeros
ndices

Precios de
venta interna
Confidencial/Con
Justificacin
Se requiere
un resumen
no
confidencial
que
contenga
nmeros
ndices

318

Tipo de
Informacin
del
Resumen
no
confidencial
Comentarios
Existencias Informacin
Pblica

Precios de
exportacin a
Panam
anual
Informacin
Pblica

Precios de
exportacin a
Panam
mensual
Confidencial Por
Naturaleza
Promedios
Cantidad y
valor total de
ventas
Confidencial/Con
Justificacin
Promedios
Capacidad de
produccin,
produccin
efectiva y
utilizacin de
capacidad
instalada

Confidencial/Con
Justificacin
Promedios
Reporte todas
las ventas,
transaccin
por
transaccin,
realizadas a
Panam.
Informacin
Pblica

Ventas,
transaccin
por
transaccin,
realizadas en
su mercado
interno.

Informacin
Pblica

Costos de
produccin
del PI y otros
productos
para ventas
en el mercado
interno.

Confidencial Por
Naturaleza
Se requiere
un resumen
no
confidencial
que
contenga
nmeros
ndices

319

Proceso: EXAMEN DE LA SOLICITUD
Objetivo: Comprobar que la solicitud cumple con los requisitos de forma y fondo
Pasos:
1. Controla aspectos formales de la presentacin
Acciones:
Cmaras y asociaciones empresariales, el estatuto social, ltima acta de designacin de
Controla que toda la presentacin est en idioma castellano.
oficial.
Si no incluye traduccin: Reclamar al solicitante las traducciones.
2. Controla que la presentacin est completa
Acciones:
Constata que el peticionario ha realizado las gestiones para la obtencin de la informacin
que deba ser suministrada por instituciones pblicas.
Acciones:
Si hubiere informacin Confidencial
OBLIGATORIO
4. Corroboran el contenido mnimo de la solicitud, incluyendo:
La parte posee suficiente legitimacin activa
Consta informacin del tipo especfico de elusin que est teniendo lugar
NORMATIVA: Reglamento Art. 207 y Anexo III.1. y .2
5. Acciones:
Ir a act i vi dad 7
6. Acciones:
Si cumple requisitos de forma pero la informacin es incompleta, inexacta o poco clara
Ir a act i vi dad 7
7. Acciones:
Realiza prevencin y concede plazo para respuesta
Fin del Proceso

320

Proceso: ANALISIS INFORMACIN IMPORTACIONES
Objetivo: Investigar el volumen de importaciones, segn la solicitud presentada
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de las importaciones objeto de solicitud, para determinar si la solicitud
contiene la informacin requerida. Se usan como fuentes:
- Informacin presentada por la solicitante en su presentacin.
- Informacin de bases en posesin de la DDC.
Estadsticas).
- Nomenclatura arancelaria.
2. Se revisa informacin expediente
Acciones:
Descripcin detallada del producto importado objeto de elusin.
Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios aportados para observar
variaciones y evolucin.
Se registran datos de:
- Unidad de medida (puede diferir de la del producto objeto de medidas).
- Divisa y tipo de cambio.
- Si se informa el uso de alguna metodologa de conversin para las cantidades.
- Clasificacin arancelaria del producto objeto de solicitud (el que configura la
prctica de elusin).
Existencia de posiciones bolsn.
3. Se analiza la clasificacin arancelaria del producto objeto de solicitud para constatar que no
haya sufrido modificaciones a lo largo del periodo a analizar y detectar si el producto importado
ingresa (mal o bien clasificado o no) por otras clasificaciones arancelarias
Acciones:
Seguimiento evolucin de la nomenclatura en ltimos tres aos a travs de nomenclador en
papel u online.
Registro de fechas de enmiendas Sistema Armonizado.
Registro de modificaciones en clasificacin arancelaria del producto.
Definiciones de la clasificacin arancelaria del producto.
Sugerido: tambin sern de utilidad recabar cualquier otra informacin correspondiente a los
productos involucrados, tales como Acuerdos bilaterales, precios de referencia, etc. En estos
casos en particular, ser relevante la normativa relativa a Reglas de Origen.
4. Comparacin datos importaciones del solicitante con los datos oficiales
Acciones:
Se procede a solicitar la consulta por nota al organismo que corresponda.
No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento que se reciba la informacin
Ir a Act i vi dad 4C
321

2 y 3
Se contrasta la informacin de la solicitud con la obtenida de fuentes oficiales.
Si la informacin es consistente o las diferencias son poco significativas (en %)
Ir a Act i vi dad 6
Act i vi dad 5
Acciones:
arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfase de fechas de registro de las
operaciones, exclusin o inclusin de importadores especficos, etc.
Act i vi dad 7
- Si ello implica algn cambio o rectificacin en la presentacin se debe notificar a
la solicitante. Ir a Act i vi dad 6
Si no se resuelven o explican las diferencias, se procede a enviar una nota al solicitante. Ir
a Act i vi dad 6
Importante: En caso de que se trate de productos heterogneos puede ser necesario adoptar
otras alternativas o incluso trabajar con ms de una unidad de medida segn sea la variable a
considerar.
Acciones:
- Rectificacin/ratificacin de informacin presentada.
- Aclaraciones que expliquen las diferencias.
- Informacin adicional.
Lmite de plazo respuesta: debe fijarse una fecha lmite de respuesta considerando los
plazos expeditos de este tipo de investigacin
Si la informacin no es la requerida.
- nueva nota hasta obtener respuesta satisfactoria o bien, rechazo y archivo de la
solicitud.
Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIO, CONFECCIN, ENVIO Y RECEPCIN DE RESPUESTAS
Objetivo: Elaborar y remitir cuestionario de informacin a las partes en la investigacin
Pasos:
322

- Informacin de investigacin original.
informacin comercial.
Otras fuentes de informacin.
Acciones:
Acciones:
informacin obrante en el expediente, el conocimiento del sector y la agenda de investigacin
elaborada previamente.
El AL completa aspectos formales e informacin estndar
Se pre editan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes.
4. Se convoca a las partes residentes en Panam a las reuniones de cuestionarios
(productores, importadores y exportadores)
Acciones:
A partir de la base confeccionada en Act i vi dad 2 se elabora la lista de las partes convocadas
a cada reunin.
OPTATIVO
Acciones:
Se explican los procedimientos y conceptos principales de la investigacin por elusin
versin final de los cuestionarios Si no existen aspectos que precisen definicin se concluye
la reunin Ir a act i vi dad 5
323

Si existen aspectos que precisan definicin y pueden resultar controversiales:
OPTATIVO
Acciones:
Se incorpora los cuestionarios originales al expediente.
Se prepara la versin digital que se enviar con la versin papel, sea en CD o diskette y/o va
correo electrnico.
Importante: Las notas que involucren plazos legales de respuesta deben informar sobre
los mismos al destinatario con total claridad as como de las consecuencias de no
7. Se realiza envo y seguimiento de los cuestionarios
Acciones:
Se realiza el envo.
seguimiento de su recepcin e intencin de respuesta. Ello permitir una mejor gestin de
los tiempos y de los recursos humanos a asignar.
Acciones:
Los cuestionarios enviados deben ser respondidos en un plazo compatible con los restantes
plazos de la investigacin (segn el caso se evaluarn prrrogas)
Acciones:
Los cuestionarios completos al ser recibidos deben ser foliados e incorporados al expediente.
confidencialidad
324

Se enva nota.
se decida cerrar el ingreso de informacin para la etapa.
Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta podrn no
considerarse en la etapa preliminar del procedimiento (en el caso de que exista una fase preliminar y una definitiva).
Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO DE CUESTIONARIO
Objetivo: Verificar que la informacin en los cuestionarios es correcta
Pasos:
Acciones:
Se identifica el Expediente al que se incorporarn.
Se corrobora que la informacin provenga de una parte acreditada en el expediente
o que se halle en condiciones de aportar informacin.
Acciones:
Acciones:
Acciones:
Avisa al AE del equipo tcnico que debe revisar el cuestionario e indica plazo de respuesta.
Distribuye fotocopias de los Cuestionarios al AE.
Acciones:
AL/AE revisan conjuntamente:
325

- Cuestiones de producto.
- Volumen y valor de las exportaciones
- Razones que puedan justificar el cambio en el comercio (por ejemplo el envo de
partes para su ensamblaje en Panam)
- Se analiza justificacin del pedido.
Prepara las notas de errores y omisiones evaluando los plazos a conceder para su
respuesta.
Pasa al abogado los errores y omisiones detectados.
Acciones:
AL elabora la versin final de las notas.
AL imprime las notas y las circula a los Coordinadores para su revisin y conforme
con plazos otorgados.
Recepcin
Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIONES
Objetivo: Evaluar in situ la informacin suministrada por las partes en la investigacin
Pasos:
Acciones:
Exportadores.
Importadores.
Acciones:
Se establece comunicacin con las empresas para informar de la intencin de verificar y
Con fechas estimativas los coordinadores definen un cronograma de verificaciones
tomando las consideraciones logsticas necesarias.
Se enva nota a las empresas con las fechas propuestas. Si aceptan la fecha propuesta
Cuando se vayan a verificar exportadores adems de la conformidad de las empresas se
deber notificar al gobierno del pas exportador y obtener su consentimiento.
Si no aceptan las fechas propuestas se hacen los cambios necesarios y se define una nueva
326

fecha.
Adelantarle a la firma la documentacin, registros, listados analticos, papeles de trabajo,
etc., que sern requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar. Ir a act i vi dad 4
Acciones:
5. Preparacin Verificaciones
Acciones:
Acciones:
Al inicio de la verificacin, se habla con los responsables de la empresa, a efectos de
explicarles los objetivos y alcances de la tarea y obtener la mayor informacin posible sobre
las fuentes documentales, registros y metodologas utilizados en la preparacin de la
informacin suministrada a la DDC, con base en los cuales el verificador decidir los
procedimientos a utilizar.
clasifican en:
necesarios.
327

Acciones:
AL aspectos legales y de producto.
Manejo de Informes.
Fin del Proceso

Proceso: ACCESO AL EXPEDIENTE Y TOMA DE VISTA SUBVENCIONES
Objetivo: Autorizar el acceso al expediente no confidencial al solicitante
Pasos:
In situ.
2. Acciones:
debe formular por va escrita
No se requiere ninguna actividad adicional hasta que se solicite por va escrita.
Si la solicitud se formul in situ, se evaluar la posibilidad de acceder al pedido en funcin de
las circunstancias (lugar donde est el expediente, horario del personal, disponibilidad de sala,
etc.) Ir a Act i vi dad 3
Acciones:
Se enva copia de la solicitud recibida de consulta del expediente no confidencial al registro.
Director.
Se revisa la disponibilidad para mostrar el expediente no confidencial en la fecha propuesta
- ya se ha agendado el acceso de alguna otra parte interesada?
propuesta por el solicitante
328

Si no hay disponibilidad, se responde por escrito informando de ello, incluyendo por cual de
las dos razones arriba expuestas no se puede dar acceso, y se propone una fecha (da/hora)
para el acceso
- Si no hay disponibilidad dentro de ese plazo de 5 das, se responde por va escrita
proponiendo una hora en el prximo da hbil en el cual haya disponibilidad.
Director.
- Se ha programado el acceso de alguna otra parte interesada?
Si hay disponibilidad, se responde por va escrita proponiendo una fecha dentro de los 5 das
laborables siguientes a aquel en que se recibi la solicitud.
Si no hay disponibilidad dentro de ese plazo de 5 das, se responde por va escrita
proponiendo el prximo da hbil en el cual haya disponibilidad.
informtico de gestin del workflow. Ir a act i vi dad 3
3. Acciones:
informacin en el mismo est puesta al da.
Si no fuese as, debe incluir la informacin no confidencial recibida hasta ese da. Ir a
act i vi dad 4
4. Acciones:
(nombre completo, firma para la que trabaja y a qu parte representa en el procedimiento).
El funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento de reconocimiento de
acceso al expediente no confidencial (deber contener el nombre completo, firma para la que
trabaja y a qu parte representa en el procedimiento de que se trate).
Cuando quien se persone haya acabado de consultar el expediente no confidencial, se pedir
que firme el documento de reconocimiento de acceso al expediente no confidencial y se anotar
qu documentos ha fotocopiado.
Fin del Proceso

Proceso: ACLARACIN DE CONSULTAS REALIZADAS POR LAS PARTES
(FORMAL E INFORMAL) SUBVENCIONES
Objetivo: Aclarar consultas de las partes sobre temas en el expediente no confidencial
Pasos:
1. Se recibe una solicitud de consulta del expediente no confidencial (procedimiento,
cuestiones metodolgicas, ambigedades o malas interpretaciones, etc.):
In situ.
329

Acciones:
Si la persona que requiere la informacin est acreditada en el expediente o bien cuenta con
una autorizacin de la parte. Ir a act i vi dad 3
cuenta con una autorizacin de la parte
Se informa al solicitante que no se puede acceder a lo solicitado.
Acciones:
- Se responde por la misma por va que la consulta ser respondida a la brevedad y
se solicita a quien efectu la consulta que en paralelo la enve por va escrita.
- De acuerdo con el tipo de consulta se asigna el personal responsable de dar
respuesta y se define en qu plazo lo har.
- Se enva un correo como registro asociado donde se haga referencia a la
comunicacin, a la consulta y a la fecha de respuesta.
respuesta y la enva al solicitante.
- Incorpora copia de la nota recibida y enviada al expediente.
incorporacin.
Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de fcil respuesta
- Acto seguido se enva un correo como registro asociado donde se haga referencia
a la comunicacin, a la consulta y a la respuesta brindada.
Si se refiere a cuestiones sustantivas
- Se evala la disposicin para brindar una respuesta en el momento.
- Se brinda respuesta en forma oral y/o escrita dejando un registro a travs de un
acta.
- Incorpora copia del acta al expediente.
incorporacin.
- Acto seguido se enva un correo como registro asociado donde se haga referencia
a la comunicacin, a la consulta y a la respuesta brindada.
Si la consulta se formul por va escrita (fax, correo electrnico, etc.)
Si se refiere a cuestiones sustantivas
- De acuerdo con el tipo de consulta se asigna el personal responsable de dar
respuesta y se define en qu plazo lo har.
330

- Se enva un correo o fax donde se haga referencia a la consulta y a la fecha de
respuesta.
- El personal responsable elabora la respuesta y la enva al solicitante por va
escrita.
- Incorpora copia al expediente.
incorporacin.
Proceso: ACREDITACIN SUBVENCIONES
Objetivo: Reconocer y acreditar a las partes interesadas, en la investigacin
Pasos:
1. Las partes solicitan acreditacin en una investigacin:
Acciones:
debe formular por va escrita.
Recibe la documentacin, controla que la documentacin se encuentre firmada, que conste
la aclaracin de firma, tipo y nmero de documento de identidad del representante o
apoderado en su caso, que se haya constituido domicilio.
En caso de presentar fotocopias, que las mismas se encuentren autenticadas y, si
corresponde, la documentacin adjunta.
Ir a act i vi dad 3
Si no cumple requisitos, indica que sea completada / adjuntada la informacin faltante y
devuelve la documentacin a quien la present, con las salvedades respectivas
3. Acciones:
principal, etc.
Se solicita constancia de identidad de la persona a acreditar.
denuncia de subvencin, se procede a otorgar la acreditacin previa revisin de la
Si no se trata de una firma unipersonal o bien la persona que solicita acreditacin no aparece
facultada para las acciones mencionadas
- Se le solicita un poder de quien tenga mandato en la firma.
- Se examina la correccin formal del poder y los datos expuestos.
Ir a act i vi dad 5
331

4. Si la solicitud fue formulada por una Cmara
Se comprueba la facultad de la cmara para participar en procedimientos de subvencin.
Se solicita constancia de identidad de la/s persona/s a acreditar.
Se comprueba su pertenencia a la citada Cmara
Ir a act i vi dad 5
5. Si toda la documentacin es correcta, se da conforme a la documentacin presentada.
Ir a act i vi dad 6
6. Acciones:
En todos los casos el funcionario a cargo del expediente responde por escrito confirmando
el otorgamiento de la acreditacin.
El funcionario a cargo deja registradas las acreditaciones en el expediente electrnico y en el
expediente en papel.
Importante: En todas las ocasiones, el funcionario a cargo del expediente solicitar a quien se
persone que se identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte
representa en el procedimiento).
Fin del Proceso

Proceso: MANEJO DE EXPEDIENTES SUBVENCIONES
Objetivo: Iniciar una investigacin sobre una subvencin vigente
Pasos:
1. Se inicia una investigacin anti subvencin
Acciones:
Registra en el SISTEMA el ingreso del expediente y de la documentacin. Consigna, adems:
tema, extracto, causante, plazo de vencimiento del expediente, etc.
Se asigna un nmero al expediente. (Puede ser un procedimiento automtico por Sistema)
Emite la CARTULA DE EXPEDIENTE por sistema o bien se confecciona un documento
que funcione como cartula con toda la informacin bsica.
Se notifica a todos los miembros del equipo a cargo de la investigacin y al Director.
Se inicia Agenda del expediente.
investigacin.
NORMATIVA Conformacin del expediente administrativo segn el Reglamento art. 44.
Acciones:
Se crea una carpeta del expediente con el nmero asignado y todos los datos asociados
Se incorpora CARTULA DE EXPEDIENTE y la presentacin recibida.
Se Folia el original de la presentacin (sello y nmero en cada foja). A medida que
se agregue nueva informacin la misma se incorporar al expediente con su
correspondiente nmero de fojas. Se utilizarn todas las carpetas necesarias a
efectos de facilitar el manejo de la informacin.
Si existiera informacin confidencial se crea una carpeta para la versin confidencial del
332

expediente
La informacin confidencial se colocar desglosada en esta carpeta y en cada hoja se
identificar claramente su carcter (ej.: sello con tinta roja). Esta carpeta funcionar como
versin confidencial del expediente.
La informacin presentada de forma electrnica debe tener su correlato en papel para ser
agregada al expediente.
El expediente se archiva siguiendo procedimientos estndar. Slo podrn ingresar al espacio
fsico destinado al Depsito del Archivo las personas autorizadas.
Sugerido: Se recomienda crear un expediente de trabajo que quedar en poder de los tcnicos.
El AL ser responsable de mantenerlo actualizado enviando fotocopias de toda nueva
informacin que ingrese. Para una rpida identificacin visual el expediente original y el
expediente de trabajo tendrn carpetas de colores distintos.
Acciones:
inicial), o bien, si es una parte, a la parte que realiza la presentacin, el objeto y la fecha de
la misma (ej.: Cmara Textil-Produccin Nacional -12-8-08)
Se crea (y luego se actualiza) una planilla de INFORMACION CONFIDENCIAL (.doc o
.xls)
Se autoriza el acceso al expediente electrnico a los miembros del equipo tcnico.
Ir a Act i vi dad 5
papel) se procede a su digitalizacin siempre que sea informacin relevante. Ir a
Act i vi dad 4
Acciones:
informacin en forma gil y rpida y facilitar el acceso a la informacin a las partes se
proceder a la digitalizacin de toda la informacin que integra el expediente, la que se haya
presentado slo en formato papel as como la que tenga archivo digital asociado.
OPTATIVO
Importante: El proceso de digitalizacin debe permitir la restauracin al soporte papel y debe
efectuarse sin deterioro de la forma original, sin alterar su esencia, a travs de medios tcnicos
concebidos para tal fin (ej. Escner). Lo ideal es que todo el expediente posea una versin
digital en un formato que habilite el trabajo de los tcnicos (.xls, .doc, .txt, etc.) sea el copiado,
pegado, clculos, etc., as como un formato de consulta con el foliado, fechado y sello oficial
(por Ej. .pdf).
333

Acciones:
Elaborar ndice de toda la informacin del expediente.
poder ubicar la informacin en forma gil y rpida.
Acciones:
Si se trata de partes, el funcionario a cargo del expediente solicitar a quien se persone que
se identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el
Fin del proceso

Proceso: COMUNICACIN CON TERCEROS SUBVENCIONES
Objetivo: Informar a terceros sobre la investigacin que se realiza
Pasos:
1. Se define la necesidad de efectuar una comunicacin con terceros a saber:
- Partes acreditadas en la investigacin.
- Organismos tcnicos a los que deba pedirse colaboracin, peritajes o definiciones
tcnicas.
- Otros organismos proveedores de informacin.
2. Se elabora comunicacin a enviar
Acciones:
Se define el documento tipo de acuerdo al tipo de comunicacin
- Antecedentes de la investigacin.
- Qu se pregunta.
- Con qu objeto o para qu.
- Con qu plazo se requiere la respuesta.
- Referencias normativas.
- Datos de los responsables tcnicos que recibirn la informacin y a los que podr
consultarse en caso de dudas.
- Si la informacin debe proveerse en formatos especficos (papel, digital, formato
de archivos).
3. Se enva la comunicacin
Acciones:
Se enva la comunicacin por medios oficiales.
Si el receptor es un organismo oficial
Se obtiene recibo de recepcin por parte de la mesa de entradas o rea
especfica.
Si el receptor es una parte acreditada
334

Se obtiene notificacin o acuse de recibo firmado por persona autorizada.
Importante: Puede adelantarse por correo la comunicacin y/o solicitud de informacin si
Ello permitiere agilizar los plazos.
4. Incorporacin de registros de comunicacin y seguimiento
Acciones:
Si la comunicacin no involucra una respuesta en un plazo especfico
Se incorpora al expediente la constancia del envo y recepcin de la comunicacin de
informacin.
Si la comunicacin involucra una respuesta en un plazo especfico
Se agenda la fecha pactada de respuesta.
Si cumplido el plazo llega la respuesta: se revisa la misma.
- Si es satisfactoria se da aviso de conformidad.
- Si no se realiza el reclamo por escrito.
Si no llega la respuesta cumplido el plazo se efecta el reclamo de la misma por nota.
Fin del Proceso

Proceso: INCORPORACIN INFORMACIN SUBVENCIONES
Objetivo: Incorporar al expediente la informacin recibida de diversas fuentes
Pasos:
1. Se recibe informacin (pblica o confidencial) para incorporar a un expediente
Acciones:
Se identifica el Expediente al que se incorporar informacin.
patrocinador, o bien de entidad acreditada en el expediente o que se halle en condiciones de
aportar informacin.
Se corrobora que la informacin en papel tenga su contraparte digital y que ambas coincidan.
Si no se cumplen se rechaza la informacin indicando el motivo.
Acciones:
Acciones:
Si se presenta informacin confidencial se analiza si corresponde otorgarla y bajo qu
condiciones:
Se pide confidencialidad para informacin que es considerada como pblica?
335

Se pide confidencialidad para informacin que por su naturaleza es aceptada como
confidencial?
y
Se pide confidencialidad para informacin que puede aceptarse como confidencial
cuando existan causas especiales que lo justifiquen?
y
correspondiente.
NORMATIVA: ASMC art. 12.4, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87
Acciones:
correspondiente. La informacin confidencial debe ser identificada como tal de modo claro
y visible. Ir a act i vi dad 5
Se incorpora informacin al expediente.
Acciones:
AL avisa al AE del equipo tcnico que debe revisar/responder informacin, e
indicar plazo de respuesta
336

- Se envan notas
- Se incorporan notas al expediente
- Importante: Los resmenes pblicos debern ser suficientemente claros
como para que el resto de las partes interesadas tengan conocimiento de la
informacin confidencial suministrada y as poder ejercer su derecho de
defensa. Por su parte, la justificacin debe ser suficiente para obtener el trato
confidencial. Siempre debe existir un acto administrativo, justificado,
aceptando o rechazando la informacin confidencial.
Fin del Proceso

Proceso: NOTIFICACIONES SUBVENCIONES
Objetivo: Notificar a terceros sobre la investigacin cumpliendo con las normas vigentes
Pasos:
1. La notificacin a terceros, en algunas de las instancias de la investigacin debe realizarse en
tiempo y forma.
OMC (va la Misin Permanente de Panam en Ginebra).
2. Antes del inicio de la investigacin y ante una solicitud debidamente documentada
Acciones:
Notificar al gobierno del pas exportador que se ha recibido una solicitud debidamente
documentada. Aunque no lo requiera el ASMC, se puede incluir una copia de la versin
pblica de la solicitud
NORMATIVA: art. 22.1 ASMC; Reglamento art. 76
Acciones:
Notificar la apertura a la OMC (Comit sobre Subvenciones y Medidas Compensatorias).
Notificar la apertura al/a los pas/es exportadores
Dar el traslado solicitud de inicio segn normativa.
Lmite de plazo: 10 dc
NORMATIVA: Reglamento arts. 61, 83 y 84, y ASMC arts. 22.2 y 22.3
4. Cuando se realiza la determinacin preliminar
Acciones:
Notificar a la OMC (Comit sobre Subvenciones y Medidas Compensatorias).
NORMATIVA: arts. 22.1, 22.1 y 22.3 ASMC
5. Antes de la realizacin de la audiencia
337

Acciones:
Notificar la realizacin de la audiencia al/a los pas/es exportadores
Acciones:
Notificar a la OMC (Comit sobre Subvenciones y Medidas Compensatorias).
NORMATIVA: art. 22.5 ASMC
Fin del Proceso
Proceso: SOLICITUD DE AUDIENCIAS POR PARTES SUBVENCIONES
Objetivo: Atender solicitud de audiencia, realizada por alguna de las partes
Pasos:
1. Se recibe una solicitud de audiencia de alguna de las partes participantes en la
investigacin:
In situ
Por va escrita (fax, correo electrnico, etc.
2. Acciones:
solicitud se debe formular por va escrita, indicando el/los temas de inters para el
solicitante.
Se enva copia de la solicitud recibida de audiencia al registro.
El equipo tcnico evala la pertinencia o conveniencia de dar audiencia en esa etapa del
Si no se ha considerado pertinente otorgar la audiencia
Acciones:
Si se ha considerado pertinente otorgar la audiencia:
338

Director.
Director.
Se revisa la disponibilidad
Se responde por va escrita proponiendo una fecha.
Ir a act i vi dad 3
Preciso ,elaborar un documento de trabajo para la reunin y un resumen del expediente.
Fin del Proceso

Proceso: MANEJO DE INFORMES SUBVENCIONES
Objetivo: Elaborar informe sobre la investigacin realizada
Pasos:
Acciones:
- Datos que identifican la investigacin (N expediente, producto, etc.).
- Existencia de informacin confidencial (claramente indicada en los informes con
un formato especfico y listado en un archivo especfico).
Otras observaciones.
Acciones:
339

Ir a act i vi dad 4
NORMATIVA: ASMC art. 12.4, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87
Se edita versin completa del informe
Ir a act i vi dad 5
4. Edicin, Fotocopia e Incorporacin de Informe con informacin confidencial
Acciones:
Para la versin confidencial del informe
de decisin.
Proceso nuevo y Copias de informes y memos).
Para la versin pblica del informe:
Se edita Versin Publica (VP) completa del informe para circulacin externa e incorporacin
al expediente
- Se puede realizar la edicin remplazando la porcin confidencial con asteriscos
(***).
Ir a act i vi dad 6
Acciones:
decisin.
Acciones:
Se enva una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar la toma de
decisin.
340

convertirse a formato de archivo de tipo .pdf para su incorporacin al expediente electrnico y
la toma de vista online.
Fin del Proceso

Proceso: NOTAS EMISIN Y RECEPCIN SUBVENCIONES
Objetivo: Elaborar y remitir notas respondiendo a solicitudes formuladas por las partes
Pasos:
1. Emisin notas de prevencin y prrroga a solicitante y de solicitud informacin
adicional
Acciones:
Se define la necesidad de enviar una nota a alguna de las partes participantes de un expediente.
N de expediente DDC y/o N de expediente MICI
Prctica.
Origen investigado.
Remitente.
Acciones:
Si es una nota que concierne slo a cuestiones jurdicas:
sobre los mismos al destinatario con total claridad, as como de las consecuencias de no
3. Envo nota
Acciones:
Acciones:
341

Acciones:
Al vencimiento emitir una nota previniendo el vencimiento de plazo y la no recepcin de la
informacin o bien requerir nuevamente la informacin solicitada.
Acciones:
Si no ameritan revisin o respuesta.
Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta pueden no
considerarse en la etapa preliminar del procedimiento.
Fin del Proceso

Proceso: ELABORACIN DE INFORMES TCNICOS SUBVENCIONES
Objetivo: Elaborar informe tcnico sobre la investigacin realizada
Pasos:
Acciones:
Al inicio de cada etapa el equipo tcnico del caso repasa el estado y temas de la agenda de la
investigacin y decide en conjunto que opciones metodolgicas y estrategias de
investigacin
Durante la confeccin del IT el equipo tcnico ir resolviendo los temas en la medida de lo
posible y sopesar su impacto en el informe
Los temas pendientes y nuevos temas que no se hayan resuelto en una etapa anterior deben
registrarse para su resolucin o desestimacin en la siguiente etapa
Acciones:
El AL enva a las partes en cada etapa de la investigacin las notas donde se informa sobre
342

la fecha lmite de recepcin de la informacin que se utilizar en cada informe tcnico
Controla que los ltimos escritos, previos a la fecha de cierre para cada informe, se hayan
incorporado.
Revisa y actualiza el ndice
Revisa y actualiza el listado de informacin confidencial (el otorgamiento de la
informacin solicitada como confidencial tiene que estar resuelto para poder utilizarla en la
etapa correspondiente)
Importante: Con la informacin adicional que se incorpore al expediente en forma
posterior a la fecha de cierre correspondiente a cada informe tcnico, se har una sntesis o
fotocopia para conocimiento la Autoridad al momento de su dictamen, ya que no pudo
entrar para la confeccin del informe.
Acciones:
El equipo tcnico (coordinadores y tcnicos) de cada caso acuerda un cronograma
de entregas y circulacin para todas las correcciones de un informe
El cronograma se registra en un documento y se circula entre los miembros del
equipo
Acciones:
Se cargan las plantillas estndar para el informe tcnico que corresponda (.doc, .xls, etc.)
Se revisa que la informacin de organismos externos a la DDC lleguen en tiempo y forma
para ser incorporadas al informe
relevantes para las prximas etapas (dependiendo de la etapa: para los cuestionarios, en el
ITPA; para verificaciones, conferencias o audiencias, en el ITDP; o los argumentos
presentados por las partes que deben ser contestados por la DDC en el siguiente Informe
Tcnico). Aquellos temas sin definiciones definitivas en un Informe Tcnico se incorporan a
esta agenda, que se deber controlar en la etapa siguiente para realizar el Informe
correspondiente.
Acciones:
Procesa toda la informacin cualitativa aportada en esa etapa del procedimiento
Desarrolla una seccin de producto incluyendo la correcta definicin del Producto
Importado objeto de solicitud y de producto similar nacional
Confecciona una tabla resumen con controversias en torno al producto
actuaciones
Expone de modo ordenado los argumentos presentados por las partes
Confecciona el glosario de cada informe
Consulta de grupos especiales en puntos donde existan interpretaciones controvertidas
Acciones:
clculo de la cuanta de la subvencin incluyendo:
343

Sobre si los programas investigados constituyen subvenciones especficas
Sobre qu programas cubiertos por la investigacin han sido utilizados por los
exportadores
Clculo, por exportador, de la cuanta de la subvencin para cada uno de los programas
usados
anlisis de dao incluyendo consolidacin y confeccin de:
Resumen del rgimen arancelario que le ha correspondido al producto importado en los
ltimos tres aos y las modificaciones arancelarias a las que estuvo sujeto.
Cuadros de importaciones por producto e importador (volumen y precios FOB).
Cuadros bsicos del mercado:
- Comparacin precios (PSN y PI colocado en el mercado interno).
- Consumo aparente (Evolucin, participacin).
Cuadros de variables de la industria por empresa y rama (condicin de la industria
domstica).
Evaluacin de la necesidad de calcular margen de dao
Efecta el anlisis de causalidad entre la subvencin y el dao.
Acciones:
Revisa aspectos formales
Revisa que los trminos utilizados sean los adecuados para la etapa (Ejemplo: investigado
no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.
Controla si el contenido es pblico o confidencial y toma los recaudos del caso
Una vez corregido por el CL, el AL incorpora las correcciones sugeridas con un formato de
subrayado
identificada la informacin confidencial (VC) y en caso de que se trate de la VP, que la
misma haya sido reemplazada por asteriscos
Acciones:
Revisa los nmeros por ltima vez, buscando inconsistencias y cotejando algunos datos
clave con la fuente primaria de informacin
Revisa variaciones o participaciones al azar o aquellas que parezcan atpicas. Deber ver
todos los cuadros, incluyendo los de costos y los de anlisis de balances
Al terminar el informe borra todos archivos de trabajo digitales que fueron provisorios y las
bases no definitivas o bien los pasa a una carpeta borrador. NUNCA dejarlos en la carpeta de
cada Informe.
Una vez corregido por el CE el AE incorpora las correcciones conceptuales sugeridas con
un formato de subrayado as como las de otro tipo para ello revisa:
- Cuadros
- Texto central
- Anexo Metodolgico
Una vez editado e impreso el informe, debe controlar que el original est completo
344

Acciones:
Revisa la confidencialidad de todo el informe y controla que los puntos centrales del
informe estn referenciados al expediente (con N de fojas) o bien indique la fuente si se
trata de informacin de fuentes oficiales o reconocidas
no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.
Revisa la coherencia general y contrasta los argumentos de las partes con la informacin del
Anexo estadstico
Acciones:
Revisa el ndice electrnico y controla que se hayan incorporado todos los temas al informe
buscando las fojas que correspondan
contenidos
Revisa la consistencia general de las variables numricas
Una vez pasadas las correcciones por el AE, controla que la nueva redaccin sea
adecuada y dar su conformidad para pasar a la instancia siguiente quitando el
subrayado
- Correcta definicin del PI objeto de solicitud.
- Determinacin de la clasificacin arancelaria que le ha correspondido al PI en el periodo
de anlisis y sus modificaciones.
- Consistencia en la definicin del PI, PSN y rama de produccin nacional.
- Identificacin de las partes que debern recibir los cuestionarios en caso de realizarse la
apertura de la investigacin.
- Clculo de la cuanta de la subvencin para el pas exportador de que se trate
- Examen de los factores de dao relevantes y determinacin de la existencia de una
relacin de causalidad entre el dao y las subvenciones
- Determinacin de la existencia de pruebas suficientes que justifiquen la iniciacin de
una investigacin.
Informe Tcnico previo a la Determinacin Preliminar:
- Incorpora informacin contenida en los cuestionarios enviados por la Autoridad
Investigadora.
- Incorpora informacin adicional suministrada por las partes.
- Incorpora clculos individuales de la cuanta de la subvencin para las empresas
exportadoras participantes.
- Incorpora el anlisis de dao y de relacin de causalidad entre las subvenciones y el
dao
- Incorpora antecedentes de otras investigaciones.
345

- Incorpora informacin de las verificaciones, contenida en los Informes de verificacin.
Incorpora informacin adicional de otras instancias probatorias como organismos
- tcnicos, peritos, encuestas, etc.
- Incorpora informacin cualitativa y cuantitativa recabada por el equipo de trabajo de la
DDC.
- Incluye todos los hechos que servirn de base para la determinacin final sobre la
existencia y cuanta de la subvencin, dao y relacin de causalidad.
- Incluye toda la informacin sobre la que las partes presentarn sus alegatos finales.
- Anticipa la cuanta de subvencin final.
- Incorpora los alegatos presentados por las partes luego de la Audiencia
- Incorpora el clculo la cuanta de la subvencin final.
Incorpora las determinaciones de dao y de relacin de causalidad, con las conclusiones
finales
Acciones:
Una vez cerrado el circuito de correcciones, el CL enva el informe a edicin
El tratamiento del informe (versin pblica y/o versin confidencial) se realiza segn
referencia
Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO SUBVENCIONES
Objetivo: Atender solicitud de asesoramiento, realizada por parte interesada
Pasos:
In situ.
2. Acciones:
se registran datos de prctica, producto, origen objeto de solicitud, empresas, nomenclatura-
y tambin datos de contacto (nombre del contacto, telfono y correo).
personal, etc.)
Ir a Act i vi dad 5
Si los datos consignados son completos se responde con correo y/o nota con fecha y hora del
asesoramiento.
Si no fueron consignados los datos se solicitan por correo y/o nota y al recibir respuesta se
enva fecha y hora.
346

correo sobre el instrumento.
3. Acciones:
4. Acciones:
OPTATIVO
5. Acciones:
Rene y fotocopia normativa pertinente (ley, resolucin, procedimientos
administrativos, formulario inicial) para entregar al solicitante en reunin.
OBLIGATORIO
NORMATIVA: Fragmentos ASMC, Decreto Ley 7, Reglamento
Acciones:
Presentan al solicitante los puntos claves del instrumento incluyendo plazos y normativa.
Entregan normativa al solicitante.
Efectan aclaraciones, resuelven dudas de los solicitantes y anticipan problemas.
7. Acciones:
OPTATIVO
8. Acciones:
Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIN DE LA SOLICITUD SUBVENCIONES
Objetivo: Recibir y tramitar solicitud de investigacin sobre subvenciones
Pasos:
Acciones:
Reclamo en caso de omisin de alguna de las formas de presentacin (papel o electrnica).
347

Acciones:
Acciones:
4. Acciones:
Acciones:
Acciones:
De Expediente.
Fin del Proceso

Pasos: Proceso: ANALISIS INFORMACIN IMPORTACIONES
Objetivo: Recabar informacin de importaciones de diferentes fuentes
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de las importaciones objeto de solicitud, tanto de orgenes
solicitados como del resto de orgenes discriminados- para determinar si la
solicitud contiene la informacin requerida. Se usan como fuentes:
Informacin presentada por la solicitante en su presentacin.
Informacin de bases en posesin de la DDC.
Informacin de agencias estadsticas nacionales (Aduana, Instituto de Estadsticas).
Nomenclatura arancelaria.
Otras fuentes de informacin.
Importante: Aquella informacin o datos que el solicitante tenga que presentar y que
debe ser suministrada por instituciones pblicas podr considerarse presentada si el
solicitante demuestra, con pruebas fehacientes, las gestiones realizadas para su obtencin.
NORMATIVA: Decreto Ley 7 art. 28 y Reglamento art. 72 y 73
348

Acciones:
Descripcin detallada del producto importado objeto de presunta subvencin.
Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios aportados por la
solicitante tanto de los orgenes objeto de solicitud como del resto de orgenes.
Se registran datos aportados de:
- Unidad de medida.
- Si se informa el uso de alguna metodologa de conversin para las cantidades.
- Clasificacin arancelaria del producto objeto de solicitud.
- Existencia de posiciones bolsn.
Nombre y domicilio de importadores
3. Se analiza la clasificacin arancelaria del producto objeto de solicitud para
constatar que no haya sufrido modificaciones a lo largo del periodo a
analizar y detectar si el producto importado ingresa (mal o bien clasificado
o no) por otras clasificaciones arancelarias
Acciones:
Seguimiento evolucin de la nomenclatura en ltimos tres aos a travs de
nomenclador en papel u online.
Registro de fechas de modificaciones al Sistema Armonizado.
Sugerido: tambin sern de utilidad recabar cualquier otra informacin correspondiente a
los productos
involucrados, tales como Acuerdos bilaterales, precios de referencia, etc.
Acciones:
No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento que se reciba
la informacin Ir a Act i vi dad 4C
Se procede a efectuar la consulta sobre las bases con los datos recabados en
Act i vi dades 2 y 3
Act i vi dad 6
Act i vi dad 5
Importante: Las importaciones de orgenes no objeto de solicitud tambin deben ser
revisadas pues
diferencias significativas pueden impactar en el peso relativo de las objeto de solicitud.
349

Acciones:
Se efecta un anlisis de las posibles causas de las diferencias considerando
especialmente:
arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfase de fechas de registro de
las operaciones, exclusin o inclusin de importadores especficos, etc.
Si se resuelven o explican las diferencias entre los datos oficiales y los de la solicitud Ir
a Act i vi dad 7
- Si ello implica algn cambio o rectificacin en la presentacin se debe notificar a la
solicitante. Ir a Act i vi dad 6
Si no se resuelven o explican las diferencias: Se procede a enviar una nota al solicitante.
Ir a Act i vi dad 6
Importante: En caso de que se trate de productos heterogneos puede ser necesario adoptar otras alternativas o
incluso trabajar con ms de una unidad de medida segn sea la variable a considerar.
Acciones:
- Rectificacin/ratificacin de informacin presentada
lo solicitado.

Fin del Proceso
Proceso: ANALISIS INFORMACION SOBRE EL PRODUCTO Y LAS
SUBVENCIONES
Objetivo: Determinar la existencia de una subvencin por parte del sector pblico
Pasos:
1. Se revisa informacin general sobre producto / origen
Acciones:
Descripcin detallada del producto importado objeto de subvencin.
Nombres de pas/pases de origen o de exportacin del producto importado.
Nombre y domicilio de exportadores y productores extranjeros conocidos.
Nombre y domicilio de importadores conocidos.
Acciones:
350

Hay informacin que muestre que la(s) medida(s) que se pretende atacar constituye(n)
una subvencin(es) especfica(s)?
Anlisis del dao y relacin de causalidad. Hay informacin sobre los siguientes
factores?:
Volumen de las exportaciones subvencionadas a Panam.
Efectos de las importaciones subvencionadas sobre los precios de la RPN panamea.
Importante: En el anlisis de los aspectos relativos a la determinacin de la existencia
De una subvencin especfica, y del clculo de la cuanta de la subvencin la Autoridad
rgano de Apelacin.
3. Evaluacin suficiencia (completa, exacta y clara) de la informacin de subvencin
Acciones:
Acciones:
Fin del Proceso
351

Proceso: LEGITIMACIN SUBVENCIONES
Objetivo: Determinar la legitimacin de las subvenciones investigadas
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de la informacin de la solicitud para establecer la legitimacin de
los solicitantes a partir de:
- Informacin de Cmara o asociaciones empresarias productoras del producto
similar.
- Estimaciones propias.
que estn vinculados a exportadores o importadores, o bien los productores que importen
el producto objeto de la supuesta subvencin
Se define la exclusin en el clculo de la rama de produccin nacional a los
mencionados productores a partir de
Si se determina la exclusin de ciertos productores se registra en un documento el
motivo de la exclusin.
Si existen estadsticas pero no estn en posesin de la DDC se procede a solicitarla por
al organismo que corresponda.
- Existe otra Cmara o Asociacin representativa? Si existe se procede enviar
nota a esa Cmara.
correspondiente.
4. Se calcula la produccin total del PSN por parte de los solicitantes
Se analiza la informacin aportada de volumen de produccin del producto
similar de los solicitantes
exportaciones?
352

Acciones:
Fin del Proceso

Proceso: ANALISIS VOLUMEN INSIGNIFICANTE SUBVENCIONES DE MINIMIS
Objetivo: Medir el volumen de las importaciones para determinar su impacto
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de la informacin de la solicitud para volumen insignificante y
subvencin de minimis a partir de:
Estadsticas).
plazo de 15 dh.
Importante: El anlisis del volumen de importaciones insignificante y de la subvencin de
minimis debe replicarse en cada etapa de la investigacin, dado que su resultado puede variar
con la incorporacin de nueva informacin. Es fundamental tomar adecuadamente la unidad de
medida a considerar para evaluar las cantidades, as como el perodo sobre el cual se debe realizar este clculo,
pues ello puede incidir en el resultado obtenido.
2. Anlisis de evolucin y participacin de importaciones objeto de solicitud para
determinar si el volumen de las importaciones es insignificante
Acciones:
Confeccin cuadro de evolucin y participacin de las importaciones de los orgenes de
solicitud sobre el total de importaciones.
Si el volumen de importaciones es insignificante:
- Se cierra la investigacin.
Si el volumen de importaciones no es insignificante:
- Se contina el anlisis de fondo.
Importante: El volumen de importaciones se considerar insignificante cuando el volumen de
importaciones de productos subvencionados que provengan de pases en desarrollo represente
menos del cuatro por ciento (4%) de las importaciones totales del producto similar en el mercado
nacional, a menos que las importaciones procedentes de pases en desarrollo Miembros cuya
proporcin individual de las importaciones totales represente menos del cuatro por ciento (4%)
353

constituyan en conjunto ms del nueve por ciento (9%) de las importaciones totales del producto
similar en el mercado nacional.
NORMATIVA: ASMC arts. 11.9, 15.3 y 27.12; Decreto Ley 7 art. 16 y 17 y Reglamento arts.
66, 68 y 79
3. Clculo de margen de subvencin de minimis
Acciones:
Clculo de la cuanta de la subvencin
Si la cuanta de la subvencin es de mnimis: (<1%)
- Se cierra la investigacin.
Si el margen de dumping no es de mnimis: (>=1%)
- Se contina el anlisis de fondo.
Importante: Se considerar la cuanta de subvencin de minimis cuando sea inferior al 1%,
expresado como porcentaje del precio de exportacin. Sin embargo, cuando el pas
exportador sea un pas en desarrollo, se considerar que el nivel global de las subvenciones
concedidas por el producto en cuestin es de minimis si no excede del dos por ciento (2%) de
su valor, calculado sobre una base unitaria.
NORMATIVA: Decreto Ley 7 art. 16 y 17 y Reglamento arts. 67 y 69
Fin del Proceso

Proceso: REUNION DE PARTES SUBVENCIONES
Objetivo: Reunir a las partes para dilucidar las controversias surgidas en la investigacin
Pasos:
1. Se define la necesidad de una reunin conjunta con las distintas partes debido a la
existencia de controversias o puntos crticos a clarificar previamente a las verificaciones
- De ser necesario se harn reuniones separadas para subvencin y dao.
2. Acciones:
Se propone una fecha/hora para la reunin de partes
Se informa de la misma a los miembros del equipo a cargo de la investigacin.
- el espacio fsico est disponible?
La fecha y hora de la reunin se agenda en el sistema informtico de gestin del
workflow.
Se elabora el listado de las partes a convocar
Se enva nota de convocatoria a la reunin.
Se incorpora copia de la nota al expediente.
3. El equipo tcnico prepara agenda de la Reunin de partes
Acciones:
Se elabora un listado de los temas controversiales a resolver.
De ser necesario se elabora un listado de preguntas a las partes, las que apuntarn

Mrito de la
solicitud?
NO
Rechazo de solicitud
Art. 79

354

resolver los puntos problemticos
Se evala el envo anticipado de dichas preguntas a las partes participantes.
Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIONES SUBVENCIONES
Objetivo: Comprobar in situ la informacin proporcionada por las partes
Pasos:
2. Con antelacin suficiente se definen las empresas y variables a verificar (variables
bsicas, clave o de comportamiento atpico)
Acciones:
Autoridades gubernamentales del pas exportador.
Exportadores.
Importadores.
Productores.
Se define para cada una de las partes el listado preliminar de variables a verificar a partir
de cuestionarios, agenda de la investigacin y otras fuentes documentales.
Acciones:
Se establece comunicacin con las autoridades gubernamentales del pas exportador y
las empresas para informar de la intencin de verificar y para anticipar fechas probables y
posibles variables a verificar.

Se enva nota a las empresas con las fechas propuestas. Si las empresas aceptan la fecha
propuesta
Adelantarle a la firma la documentacin, registros, listados analticos, papeles de
trabajo, etc., que sern requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar. Ir a
act i vi dad 4
Si no aceptan las fechas propuestas se hacen los cambios necesarios y se define una
nueva fecha.
Acciones:
Acciones:
355

Temas verificables con respecto al anlisis sobre la existencia y cuanta de las
subvenciones: programas de subvenciones existentes y normativa que regula los mismos;
aspectos relevantes para la determinacin del beneficio y de la especificidad; aspectos
relevantes para la determinacin de qu exportadores han usado cada uno de los programas
investigados; aspectos relativos a la determinacin de la cuanta de la subvencin para cada
uno de los programas investigados
Las variables a verificar para los aspectos relativos al dao incluyen todos y cada uno
de los factores listados en el art. 15.4 del ASMC as como aquellos relevantes para el
anlisis de la relacin causal del art. 15.5.
Acciones:
Al inicio de la verificacin, se habla con las autoridades gubernamentales del pas
exportador y con los responsables de la empresa, a efectos de explicarles los objetivos y
alcances de la tarea y obtener la mayor informacin posible sobre las fuentes documentales,
Si bien cada variable tendr un soporte documental especfico las fuentes documentales
se clasifican en:
(facturas, libros rubricados, declaraciones juradas de impuestos, etc.). En el caso de la
verificacin de las autoridades gubernamentales, reviste tal carcter la legislacin sobre la
base de la cual se concede el programa investigado; contratos (por ejemplo para el
suministro de electricidad por parte de la empresa nacional que produce electricidad a los
exportadores); etc.
Otras fuentes documentales habitualmente utilizadas por las empresas: se refiere a
aquellos soportes que de no existir una fuente documental principal, pasan a revestir tal
carcter; en cambio, de existir dicha fuente documental principal, se requiere su
confrontacin a efectos de determinar su confiabilidad.
Otras fuentes documentales: se refiere a soportes que brindan informacin
complementaria, generalmente sobre aspectos parciales del tema a considerar y cuya
utilizacin deber ser evaluada en cada caso.
El equipo verificador confecciona un acta de la verificacin. En dicha acta se deber
hacer constar, en caso de corresponder:
necesarios.
Se entrega copia del acta a las autoridades gubernamentales y a los representantes de las
empresas.
Acciones:
356

El equipo verificador confecciona el informe (incluye datos de la verificacin, alcance
u objetivos, resultados y conclusiones).
Luego de pasadas las correcciones se editan y tratan segn documentacin de
referencia Manejo de Informes.
Acciones:
Se controla nuevamente la versin pblica del ITV
La versin no confidencial del ITV se incorpora al expediente no confidencial para su
toma de vista.
Fin del Proceso

Proceso: AUDIENCIA SUBVENCIONES
Objetivo: Programar la fecha y lugar de la audiencia con las partes de la investigacin
Pasos:
1. Preparacin y convocatoria de la audiencia final
NORMATIVA: ASMC art. 12 y Reglamento art. 110 a 115
2. Definicin de fecha y hora
Acciones:
Se define la fecha de la Audiencia final
workflow.
3. Convocatoria a partes
Acciones:
El AL elabora el listado de las partes convocadas considerando que nicamente
podrn participar quienes sean partes interesadas o terceros interesados as
como funcionarios de los Ministerios.
Se elabora la nota de convocatoria
Se hace llegar la nota junto con el ITHE, este ltimo debe hacer llegar a todas las partes
interesadas al antes la audiencia final.
La convocatoria debe efectuarse con no menos de 7dc antes de la fecha en que
se celebrar dicha audiencia final.
Si es posible se realiza un seguimiento de las partes convocadas para
confeccionar la lista de oradores.
Se define el orden y tiempo de participacin de cada una de las partes
participantes.
4. Se realiza la audiencia
Acciones:
357

Se verifica la identidad de las partes o sus representantes (abogado idneo).
Se reparte la lista de oradores y tiempo asignado a los asistentes.
Se registra la Audiencia.
Se graba la Audiencia.
Se transcribe la Audiencia.
Se incorpora la grabacin al expediente.
5. Se reciben e incorporan escritos posteriores a la Audiencia
Acciones:
Se reciben los alegatos finales -por escrito- de las partes participantes.
Se revisa que los mismos sean presentados tanto en papel como en formato
digital.
NORMATIVA: Decreto Ley 7 de 2006, art. 41
Lmite de plazo: dentro 3dh
Se incorporan al expediente.
Importante: La Autoridad Investigadora slo considerar la informacin oral volcada en
la audiencia si la misma es reproducida por escrito y se pone a disposicin de las dems
partes interesadas.
Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIO, CONFECCIN, ENVIO Y RECEPCIN RESPUESTA
SUBVENCIONES
Objetivo: Elaborar cuestionario para recabar informacin sobre la investigacin
Pasos:
Informacin obrante en el expediente en curso.
Informacin de investigaciones previas.
Informacin de investigaciones del producto efectuadas por otros pases.
Bases de datos de la Direccin Nacional de Industria, o guas privadas de informacin
comercial.
Informacin de las Cmaras o Asociaciones empresariales del Sector.
Definiciones del equipo de trabajo como las referentes al perodo de investigacin de
subvencin y de dao.
Otras fuentes de informacin, incluyendo Internet, compendios de productores en varios
sectores, etc.
Acciones:
Gobierno/organismos pblicos del pas exportador
Solicitantes.
Otros productores no solicitantes.
Importadores del PI
358

Exportadores del PI
Exportadores del PI.
Embajadas del o de los pases de origen del PI.
Acciones:
informacin obrante en el expediente, el conocimiento del sector y la agenda de
investigacin elaborada previamente.
dao y de subvencin, definiciones de PI, orgenes y PSN).
Se pre-editan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes.
Acciones:
1: Importadores del PI.
2: Productores del PSN.
OPTATIVO
Acciones:
359

producto para el clculo de la cuanta de la subvencin, etc.):
Se definen en la reunin.
Se registran en un acta que ser firmada por los presentes.
Se entrega copia del acta a las partes asistentes.
Se incorpora el acta al expediente.
Se concluye la reunin Ir a act i vi dad 6
OPTATIVO
Acciones:
Se prepara la versin digital que se enviar con la versin papel, sea en CD o diskette y/o
va correo electrnico.
Importante: Las notas que involucren plazos legales de respuesta deben informar sobre
los mismos al destinatario con total claridad as como de las consecuencias de no
Acciones:
Se realiza el envo.
Se enva nota a la Cmara o Asociacin solicitando informacin de produccin y
capacidad de produccin nacional en volumen.
seguimiento de su recepcin e intencin de respuesta. Ello permitir una mejor gestin de
los tiempos y de los recursos humanos a asignar.
Acciones:
evaluarn prrrogas):
Autoridades gubernamentales/organismos pblicos del pas exportador; Exportadores o
a productores extranjeros: 30 dc como mnimo para la respuesta desde la fecha de recibo
del cuestionario o bien 7 dc despus de la fecha en que haya sido enviado al destinatario o
transmitido al representante diplomtico del pas exportador.
360

NORMATIVA: ASMC art. 12.1.1 y Reglamento arts. 84 y 85
Acciones:
expediente.
Los cuestionarios completos en formato electrnico se agregan al expediente
electrnico.
confidencialidad
Se enva nota.
Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta podrn no
considerarse en la etapa preliminar del procedimiento (en el caso de que exista una fase
preliminar y una definitiva).
Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIO SUBVENCIONES
Objetivo: comprobar que la informacin vertida en los cuestionarios es correcta
Pasos:
Acciones:
Se identifica el expediente al que se incorporarn.
se halle en condiciones de aportar informacin.
Acciones:
Se recibe la informacin, se controla que se encuentre firmada, que conste la aclaracin
de firma, tipo y nmero de documento de identidad del presentante o apoderado, en caso de
para agregar los requisitos faltantes.
Acciones:
361

Acciones:
Avisa al AE del equipo tcnico que debe revisar el cuestionario e indica plazo de
respuesta.
Distribuye fotocopias de los Cuestionarios al AE.
Acciones:
AL revisa:
- Cuestiones de producto.
- Informacin relativa a la determinacin de la existencia de una subvencin, en
particular debe analizar la legislacin y los comentarios del gobierno del pas
exportador y de los exportadores.
- Se analiza justificacin del pedido.
respuesta.
AE revisa:
- Informacin relativa a la determinacin de la cuanta de la subvencin.
- Consistencia intra-empresa de las variables suministradas.
Cmara.
- Estructura de mercado.
- Informacin contable.
- Se revisan resmenes pblicos.
Pasa al abogado los errores y omisiones detectados.
Acciones:
AL hace la elaboracin final de las notas.
plazos otorgados.
Recepcin
Fin del Proceso

Proceso: ACCESO AL EXPEDIENTE Y TOMA DE VISTA Y REVISIN DE NUEVO
EXPORTADOR
Objetivo: Autorizar el acceso al expediente no confidencial al solicitante
Pasos:
362

In situ
NORMATIVA: Art. 45 Reglamento
2. Acciones:
Si la solicitud se formul por va oral, se debe informar al solicitante de que la solicitud
se debe formular por va escrita
Si la solicitud se formul in situ, se evaluar la posibilidad de acceder al pedido en
funcin de las circunstancias (lugar donde est el expediente, horario del personal,
disponibilidad de sala, etc.) Ir a Act i vi dad 3
Acciones:
Se enva copia de la solicitud recibida de consulta del expediente no confidencial al
registro
Director
Se revisa la disponibilidad para mostrar el expediente no confidencial en la fecha
propuesta
- ya se ha programado el acceso de alguna otra parte interesada?
propuesta por el solicitante
Si no hay disponibilidad, se responde por escrito informando de ello, incluyendo por cual
de las dos razones arriba expuestas no se puede dar acceso, y se propone una fecha
(da/hora) para el acceso
proponiendo una hora en el

- prximo da hbil en el cual haya disponibilidad
Director
- Se ha programado el acceso de alguna otra parte interesada?
Si hay disponibilidad, se responde por va escrita proponiendo una fecha dentro de los 5
das laborables siguientes a aquel en que se recibi la solicitud
proponiendo el prximo da hbil en el cual haya disponibilidad
informtico de gestin del workflow Ir a act i vi dad 3
3. Acciones:
363

informacin en el mismo est puesta al da
Si no fuese as, debe incluir la informacin no confidencial recibida hasta ese da
Ir a act i vi dad 4
4. Acciones:
(nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el procedimiento)
El funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento de reconocimiento
de acceso al expediente no confidencial (deber contener el nombre completo, firma para la
que trabaja y a que parte representa en el procedimiento de que se trate)
Cuando quien se persone haya acabado de consultar el expediente no confidencial, se
pedir que firme el documento de reconocimiento de acceso al expediente no confidencial y
se anotar qu documentos ha fotocopiado
Fin del Proceso

Proceso: ACLARACIN DE CONSULTAS REALIZADAS POR LAS PARTES
(FORMALES E INFORMALES)
Objetivo: Aclarar las dudas que surjan entre las partes sobre algn tema especfico
Pasos:
1. Se recibe una solicitud de consulta (procedimiento, cuestiones metodolgicas,
ambigedades o malas interpretaciones, etc.):
In situ
Acciones:
Si la persona que requiere la informacin est acreditada en el expediente o bien o trae
una autorizacin de la parte Ir a act i vi dad 3
presenta una autorizacin de la parte
Se informa al requirente que no se puede acceder a lo solicitado
Acciones:
- Se enva un correo electrnico como registro asociado donde se haga referencia a
la comunicacin, a la consulta y a la fecha de respuesta.
364

confidencial).
incorporacin.
- Acto seguido se enva un correo electrnico como registro asociado donde se
haga referencia a la comunicacin, a la consulta y a la respuesta brindada.
- Se enva un correo electrnico como registro asociado donde se haga referencia a
la consulta y a la fecha de respuesta.
confidencial).
incorporacin.
Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de fcil respuesta :
- Se responde verbalmente in situ.
- Acto seguido se enva un correo electrnico como registro asociado donde se
haga referencia a la consulta y a la respuesta brindada.
Si la consulta se formul por va escrita (fax, correo electrnico, etc.):
- El personal responsable elabora una nota con la respuesta, circula el borrador a los
Coordinadores de rea (y eventualmente el Director para cuestiones que se
consideren muy importantes) y una vez aprobada, se enva al solicitante.
confidencial).
incorporacin.
Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de fcil respuesta :
365

Se evala la conveniencia de reenviar la respuesta a las restantes partes.
Fin del Proceso

Proceso: ACREDITACIN SALVAGUARDIAS
Objetivo: Acreditar a las partes que participarn en un proceso de salvaguardia
Pasos:
1. Las partes solicitan acreditacin en una investigacin:
Acciones:
debe formular por va escrita.
Acciones:
Recibe la documentacin, controla que la documentacin se encuentre firmada, que
conste la aclaracin de firma, tipo y nmero de documento de identidad del representante o
apoderado en su caso, que se haya constituido domicilio.
En caso de presentar fotocopias, que las mismas se encuentren autenticadas y, si
corresponde, la documentacin adjunta.
Ir a act i vi dad 3
Si no cumple requisitos, indica que sea completada / adjuntada la informacin faltante y
devuelve la documentacin al Presentante, con las salvedades respectivas
3. Acciones:
principal, etc.
Se solicita constancia de identidad de la persona a acreditar.
denuncia de salvaguardia, se procede a otorgar la acreditacin previa revisin de la
Si no se trata de una firma unipersonal o bien la persona que solicita acreditacin no
aparece facultada para las acciones mencionadas
- Se le solicita un poder de quien tenga mandato en la firma.
- Se examina la correccin formal del poder y los datos expuestos.
Ir a act i vi dad 5
4. Si la solicitud fue formulada por una Cmara
Se comprueba la facultad de la cmara para participar en procedimientos de
salvaguardia.
Se solicita constancia de identidad de la/s persona/s a acreditar.
Se comprueba su pertenencia a la citada Cmara
366

Ir a act i vi dad 5
5. Si toda la documentacin es correcta, se da conforme a la documentacin presentada.
Ir a act i vi dad 6
6. Acciones:
En todos los casos el funcionario a cargo del expediente responde por escrito
confirmando el otorgamiento de la acreditacin.
El funcionario a cargo deja registradas las acreditaciones en el expediente electrnico y
en el expediente en papel.
Importante: En todas las ocasiones, el funcionario a cargo del expediente solicitar a quien
se persone que se identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte
representa en el procedimiento).
Fin del Proceso

Proceso: MANEJO DE EXPEDIENTES DE SALVAGUARDIA
Objetivo: Confeccionar expediente con el registro de las partes dentro de la investigacin
Pasos:
1. Se inicia una investigacin de salvaguardia
Acciones:
investigacin.
Acciones:
Se crea una carpeta del expediente con el nmero asignado y todos los datos asociados.
Se Folia el original de la Presentacin (Sello y nmero en cada foja). A medida que se
nmero de fojas. Se utilizarn todas las carpetas necesarias a efectos de facilitar el manejo de la
informacin.
expediente
367

El expediente se archiva siguiendo procedimientos estndar. Slo podrn ingresar al
espacio fsico destinado al Depsito del Archivo las personas autorizadas.
Acciones:
inicial), o bien, si es una parte, a la parte que realiza la presentacin, el objeto y la fecha de la
.xls)
Ir a Act i vi dad 5
papel) se procede a su digitalizacin siempre que sea informacin relevante. Ir a
Act i vi dad 4
Acciones:
A efectos de salvaguardar la documentacin del excesivo manipuleo, recuperar la informacin
en forma gil y rpida y facilitar el acceso a la informacin a las partes se proceder a la
digitalizacin de toda la informacin que integra el expediente, la que se haya presentado slo
en formato papel as como la que tenga archivo digital asociado.
OPTATIVO
efectuarse sin deterioro de la forma original, sin alterar su esencia, a travs de medios tcnicos
concebidos para tal fin (ej. Escner). Lo ideal es que todo el expediente posea una versin digital
en un formato que habilite el trabajo de los tcnicos (.xls, .doc, .txt, etc.) sea el copiado, pegado,
clculos, etc., as como un formato de consulta con el foliado, fechado y sello oficial (por Ej.
.pdf).
Acciones:
poder ubicar la informacin en forma gil y rpida
368

Acciones:
Si se trata de partes, el funcionario a cargo del expediente solicitar a quien se persone
que se identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en
el procedimiento) y seguir el procedimiento de referencia.
Fin del Proceso

Proceso: COMUNICACIN CON TERCEROS SALVAGUARDIAS
Objetivo: Comunicar a organismos o personas que puedan ser afectadas por las medidas
Pasos:
1. Se inicia una investigacin de salvaguardia
Acciones:
investigacin.
Acciones:
Se crea una carpeta del expediente con el nmero asignado y todos los datos asociados.
Se Folia el original de la Presentacin (Sello y nmero en cada foja). A medida que se
nmero de fojas. Se utilizarn todas las carpetas necesarias a efectos de facilitar el manejo de la
informacin.
expediente
El expediente se archiva siguiendo procedimientos estndar. Slo podrn ingresar al
espacio fsico destinado al Depsito del Archivo las personas autorizadas.
369

Acciones:
inicial), o bien, si es una parte, a la parte que realiza la presentacin, el objeto y la fecha de la
.xls)
Ir a Act i vi dad 5
papel) se procede a su digitalizacin siempre que sea informacin relevante. Ir a Act i vi dad
Acciones:
informacin en forma gil y rpida y facilitar el acceso a la informacin a las partes se
proceder a la digitalizacin de toda la informacin que integra el expediente, la que se haya
presentado slo en formato papel as como la que tenga archivo digital asociado.
OPTATIVO
efectuarse sin deterioro de la forma original, sin alterar su esencia, a travs de medios
tcnicos concebidos para tal fin (ej. Escner). Lo ideal es que todo el expediente posea una
versin digital en un formato que habilite el trabajo de los tcnicos (.xls, .doc, .txt, etc.) sea el
copiado, pegado, clculos, etc., as como un formato de consulta con el foliado, fechado y
sello oficial (por Ej. .pdf).
Acciones:
Mantenerlo actualizado: debe contar con entradas cronolgicas, temticas, etc. de modo
de poder ubicar la informacin en forma gil y rpida.
Acciones:
Si se trata de partes, el funcionario a cargo del expediente solicitar a quien se persone que
370

se identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el
Fin del Proceso

Proceso: INCORPORACIN INFORMACIN SALVAGUARDIAS
Objetivo: Incorporar informacin pertinente al expediente de la investigacin
Pasos:
1. Se recibe informacin (pblica o confidencial) para incorporar a un expediente
Acciones:
Se identifica el Expediente al que se incorporar informacin.
patrocinador, o bien de entidad acreditada en el expediente o que se halle en condiciones de
aportar informacin.
Se corrobora que la informacin en papel tenga su contraparte digital y que ambas
coincidan.
Si no se cumplen se rechaza la informacin indicando el motivo.
Acciones:
Acciones:
Si se presenta informacin confidencial se analiza si corresponde otorgarla y bajo qu
condiciones:
Se pide Confidencialidad para informacin que es considerada como pblica en todos
los casos?
Se pide Confidencialidad para qu informacin que por su naturaleza es aceptada como
confidencial?
y
Se pide Confidencialidad para informacin que puede aceptarse como confidencial
cuando existan causas especiales que lo justifiquen?
371

y
correspondiente.
NORMATIVA: ASS art. 12.2, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87
Acciones:
correspondiente. La informacin confidencial debe ser identificada como tal de modo claro
y visible. Ir a act i vi dad 5
Se incorpora informacin al expediente.
Acciones:
AL avisa al AE del equipo tcnico que debe revisar/responder informacin, e indica plazo
de respuesta
Se envan notas
Se incorporan notas al expediente
Importante: Los resmenes pblicos debern ser suficientemente claros como para que el resto
de las partes interesadas tengan conocimiento de la informacin confidencial suministrada y as
poder ejercer su derecho de defensa. Por su parte, la justificacin debe ser suficiente para
obtener el trato confidencial. Siempre debe existir un acto administrativo, justificado,
aceptando o rechazando la informacin confidencial.
Fin del Proceso

372

Proceso: NOTIFICACIONES SALVAGUARDIAS
Objetivo: Notificar a organismos o personas que puedan ser afectadas por las medidas
Pasos:
1. La notificacin a terceros, en algunas de las instancias de la investigacin debe
realizarse en tiempo y forma.
- OMC (va la Misin Permanente de Panam en Ginebra).
2. Antes del Inicio de la Investigacin y ante una solicitud debidamente documentada
Acciones:
Notificar en forma directa al gobierno del pas exportador del producto objeto de
solicitud de investigacin.
NORMATIVA: art. 12 ASS; Reglamento art. 76
Acciones:
Notificar de la apertura a la OMC (Comit de Prcticas Antidumping).
Notificar de la apertura a los Pas/es exportadores
Dar el traslado solicitud de Inicio segn normativa.
Lmite de plazo: 10 das calendarios
NORMATIVA: Reglamento arts. 61, 83 y 84, y ASS art. 12
4. Cuando se realiza la determinacin preliminar
Acciones:
Notificar a la OMC (Comit de Salvaguardias).
Notificar a los Pas/es exportadores
NORMATIVA: art. 12 ASS
5. Antes de la realizacin de la Audiencia
Acciones:
Notificar de la realizacin de la Audiencia a los Pas/es exportadores
Acciones:
Notificar a la OMC.
Notificar a los Pas/es exportadores
373

NORMATIVA: art. 12 ASS
Fin del Proceso

Proceso: SOLICITUD DE AUDIENCIAS POR PARTES SALVAGUARDIAS
Objetivo: Atender solicitud de alguna de las partes, sobre realizacin de audiencia
Pasos:
1. Se recibe una solicitud de Audiencia de alguna de las partes participantes en la
investigacin:
In situ
2. Acciones:
solicitud se debe formular por va escrita, indicando el/los temas de inters para el solicitante.
Se enva copia de la solicitud recibida de Audiencia al registro.
El equipo tcnico evala la pertinencia o conveniencia de dar Audiencia en esa etapa del
Si no se ha considerado pertinente otorgar la Audiencia
Acciones:
Si se ha considerado pertinente otorgar la Audiencia:
Director.
Director.
Se revisa la disponibilidad para efectuarla en la fecha propuesta
374

Si hay disponibilidad, se responde por va escrita proponiendo una fecha.
Si no hay disponibilidad se responde por va escrita proponiendo el prximo da hbil en el
cual haya disponibilidad.
Ir a act i vi dad 3
4. Acciones:
preciso, elabora un documento de trabajo para la reunin y un resumen del expediente.
5. Acciones:
(nombre completo, firma para la que trabaja y a qu parte representa en el
procedimiento).
El funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento que registre la reunin
(Acta).
El funcionario a cargo del expediente debe aportar el documento de trabajo y resumen del
expediente.
Luego de la Audiencia el funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento
que registre la reunin (Acta).
El documento que registre la reunin (Acta) ser firmado por los presentes en la reunin.
Se incorpora copia al expediente.
Fin del Proceso

Proceso: MANEJO DE INFORMES SALVAGUARDIAS
Objetivo: Elaborar informe de las fases de la investigacin
Pasos:
Acciones:
- Datos que identifican la investigacin (N Expediente, producto, etc.).
- Existencia de Informacin confidencial (claramente indicada en los informes con
un formato especfico y listada en un archivo especfico).
- Otras observaciones.
Acciones:
375

Ir a act i vi dad 4
NORMATIVA: ASS art. 3.3, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87
Se edita versin completa del informe Se realiza la edicin.
Ir a act i vi dad 5
4. Edicin, Fotocopia e Incorporacin de Informe con informacin confidencial
Acciones:
Para la VC del informe
de decisin.
Procesos nuevo y Copias de informes y memos).
Para la VP del informe:
Se edita Versin Publica (VP) completa del informe para circulacin externa e
incorporacin al expediente
- Se realiza la edicin remplazando la porcin confidencial con asteriscos (***).
Ir a act i vi dad 6
Acciones:
decisin.
Acciones:
Se enva una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar la toma de
decisin.
376

convertirse a formato de archivo de tipo .pdf para su incorporacin al expediente electrnico y
la toma de vista online.
Fin del Proceso

Proceso: NOTAS EMISIN Y RECEPCIN SALVAGUARDIAS
Objetivo: Enviar notas sobre los procesos de salvaguardia a alguna de las partes
Pasos:
1. Emisin notas de prevencin y prrroga a solicitante y de solicitud informacin
adicional
Acciones:
Se define la necesidad de enviar una nota a alguna de las partes participantes de un
expediente.
N de expediente DDC y/o N de expte. MICI
Prctica.
Origen investigado.
Remitente.
Acciones:
Si es una nota que concierne slo a cuestiones legales:
mismos al destinatario con total claridad, as como de las consecuencias de no cumplimiento
de plazos.
3. Envo nota
Acciones:
377

Acciones:
Acciones:

Al vencimiento emitir una nota previniendo el vencimiento de plazo y la no recepcin de
la informacin o bien requerir nuevamente la informacin solicitada
Acciones:
Si no ameritan revisin o respuesta Tarea concluida!
Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta no deberan
considerase para esa etapa del procedimiento.
Fin del Proceso

Proceso: ELABORACIN DE INFORMES TCNICOS SALVAGUARDIAS
Objetivo: Elaborar informe tcnico de las fases de la investigacin
Pasos:
Acciones:
Al inicio de cada etapa el equipo tcnico del caso repasa el estado y temas de la Agenda
de la investigacin y decide en conjunto que opciones metodolgicas y estrategias de
investigacin adoptar.
Durante la confeccin del IT el equipo tcnico ir resolviendo los temas en la medida de
lo posible y sopesar su impacto en el informe.
Los temas pendientes y nuevos temas deben registrarse para su resolucin o
desestimacin en la siguiente etapa.
378

Acciones:
El AL enva a las partes en cada etapa de la investigacin las notas donde se informa
sobre la fecha lmite de recepcin de la informacin que se utilizar en cada informe tcnico.
Controla que los ltimos escritos, previos a la fecha de cierre para cada informe, se hayan
incorporado.
Revisa y actualiza el ndice.
Revisa y actualiza el Listado de informacin confidencial (el otorgamiento de la
informacin solicitada como confidencial tiene que estar resuelto de modo de poder utilizarla
en la etapa correspondiente).
Importante: Con la informacin adicional que se incorpore al expediente en forma posterior
a la fecha de cierre correspondiente a cada informe tcnico, se har una sntesis o fotocopia
para conocimiento de la Autoridad Investigadora al momento de su dictamen, ya que no pudo
entrar para la confeccin del informe.
Acciones:
El equipo tcnico (coordinadores y tcnicos) de cada caso acuerda un cronograma de
entregas y circulacin para todas las correcciones de un informe.
El cronograma se registra en un documento y se circula entre los miembros del equipo.
Acciones:
Se cargan las plantillas estndar para el informe tcnico que corresponda (.doc, .xls, etc.).
Se revisa que la informacin de Organismos externos a la DDC llegue en tiempo y forma para
ser incorporada al informe.
relevantes para las prximas etapas (dependiendo de la etapa: para los cuestionarios, en el ITPA;
para verificaciones, conferencias o audiencias, en el ITDP; o los argumentos presentados por las
partes que deben ser contestados por la DDC en el siguiente Informe Tcnico). Aquellos temas
sin definiciones definitivas en un Informe Tcnico se incorporan a esta agenda, que se deber
controlar en la etapa siguiente para realizar el Informe correspondiente.
Acciones:
Procesa toda la informacin cualitativa aportada en esa etapa del procedimiento.
Desarrolla una seccin de producto incluyendo la correcta definicin del Producto
Importado objeto de solicitud y de producto similar nacional.
Confecciona una Tabla resumen con controversias en torno al producto.
actuaciones.
Expone de modo ordenado los Argumentos presentados por las partes.
Confecciona el glosario de cada informe.
Consulta de Grupos Especiales en puntos donde existan interpretaciones controvertidas.
Acciones:
379

anlisis de salvaguardia incluyendo:
Determinacin del valor normal y el precio de exportacin a considerar.
Cuadros con informacin de empresas exportadoras.
Ajustes a efectuar (si fuera necesario).
Clculo de la salvaguardia.
Evaluacin de la necesidad de calcular margen de dao.
anlisis de dao incluyendo consolidacin y confeccin de:
Resumen del rgimen arancelario que le ha correspondido al producto importado en los
ltimos tres aos y las modificaciones arancelarias a las que estuvo sujeto.
Cuadros de importaciones por producto e importador (volumen y precios FOB).
Cuadros bsicos del mercado:
- Comparacin precios (PSN y PI colocado en el mercado interno).
- Consumo aparente (Evolucin, participacin).
Cuadros de variables de la industria por empresa y rama (condicin de la industria
domstica).
Efecta el anlisis de causalidad entre la salvaguardia y el dao.
Acciones:
Revisa aspectos formales.
-no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.).
Controla si el contenido es pblico o confidencial y toma los recaudos del caso.
Una vez corregido por el CL el AL incorpora las correcciones sugeridas con un formato
de subrayado.
identificada la informacin confidencial (VC) en caso de que se trate de la VP, que la
misma haya sido reemplazada por asteriscos.
Acciones:
Revisa los nmeros por ltima vez, buscando inconsistencias y cotejando algunos datos
clave con la fuente primaria de informacin.
Revisa variaciones o participaciones al azar o aquellas que parezcan atpicas. Deber ver
todos los cuadros, incluyendo los de costos y los de anlisis de balances.
Al terminar el informe borra todos los archivos de trabajo digitales que fueron provisorios
y las bases no definitivas o bien los pasa a una carpeta borrador. NUNCA dejarlos en la
carpeta de cada Informe.
Una vez corregido por el CE el AE incorpora las correcciones conceptuales sugeridas con
un formato de subrayado as como las de otro tipo para ello revisa:
- Cuadros.
- Texto central.
- Anexo Metodolgico.
Una vez editado e impreso el informe, debe controlar que el original est completo.
380

Acciones:
Revisa la confidencialidad de todo el informe y controla que los puntos centrales del
informe estn referenciados al expediente (con N de fojas), o bien, indique la fuente si
se trata de informacin de fuentes oficiales o reconocidas.
investigado -no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.).
Revisa la coherencia general y contrasta los argumentos de las partes con la informacin
del Anexo estadstico.
Acciones:
Revisa el ndice electrnico y controla que se hayan incorporado todos los temas al
informe buscando las fojas que correspondan.
contenidos.
Revisa la consistencia general de las variables numricas.
Una vez pasadas las correcciones por el AE, controla que la nueva redaccin sea
adecuada y dar su conformidad para pasar a la instancia siguiente quitando el subrayado.
Acciones:
- Correcta definicin del PI objeto de solicitud.
- Determinacin de la clasificacin arancelaria que le ha correspondido al PI en el
periodo de anlisis y sus modificaciones.
- Consistencia en la definicin del PI, PSN y rama de produccin nacional.
- La correcta eleccin de un pas sustituto para la consideracin de VN en el caso de
economas de no mercado.
- Identificacin de las partes que debern recibir los cuestionarios en caso de realizarse
la apertura de la investigacin.
- Estndar de informacin del informe, que debe cumplir requisitos de la normativa y a
su vez su estndar de calidad debe ser acorde a la etapa de la investigacin.
- Su objetivo es determinar si existen pruebas suficientes que justifiquen la iniciacin de
una investigacin.
Informe Tcnico previo a la Determinacin Preliminar:
- Incorpora informacin contenida en los cuestionarios enviados por la Autoridad
Investigadora.
- Incorpora informacin adicional suministrada por las partes.
- Incorpora informacin cualitativa y cuantitativa recabada por el equipo de trabajo
de la DDC.
- Incorpora clculos individuales de salvaguardia para las empresas exportadoras
participantes.
- Incorpora antecedentes de otras investigaciones.
381

- Incorpora informacin de las Verificaciones, contenida en los Informes de
Verificacin.
Incorpora informacin adicional de otras instancias probatorias como Organismos
- Tcnicos, peritos, encuestas, etc.
- Incorpora informacin cualitativa y cuantitativa recabada por el equipo de trabajo
de la DDC.
- Incluye todos los hechos que servirn de base para la determinacin final de
salvaguardia, dao y causalidad.
- Incluye toda la informacin sobre la que las partes presentarn sus alegatos finales.
- Anticipa la cuanta de la salvaguardia final a calcular.
- Incorpora los alegatos presentados por las partes luego de la Audiencia.
- Debe reflejar el nivel de certeza de cada variable, despejando las dudas que puedan
haber introducido las objeciones de las partes.
Acciones:
Una vez cerrado el circuito de correcciones, el CL enva el informe a edicin.
El tratamiento del informe (VP y/o VC) se realiza segn Referencia.
Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO SALVAGUARDIAS
Objetivo: Asesorar a los solicitantes en torno a las medidas de salvaguardia
Pasos:
In situ.
2. Acciones:
Nomenclatura- y tambin datos de contacto (nombre del contacto, telfono y correo).
Arregla cita: fija fecha, hora. Si la solicitud se formul in situ, se evaluar la
posibilidad de acceder al pedido en funcin de las circunstancias (horario del personal,
disponibilidad de sala, disponibilidad de personal, etc.)
Ir a Act i vi dad 5
Si los datos consignados son completos se responde con correo y/o nota con fecha y
hora del asesoramiento.
Si no fueron consignados los datos se solicitan por correo y/o nota y al recibir respuesta
se enva fecha y hora.
382

correo sobre el instrumento.
3. Acciones:
4. Acciones:

OPTATIVO
5. Acciones:
OBLIGATORIO
NORMATIVA: Fragmentos ASMC, Ley 23 de 1997, Decreto Ley 7, Reglamento a la
Ley de Defensa Comercial.
Acciones:
Presentan al solicitante los puntos claves del instrumento incluyendo plazos y
normativa.
Entregan Normativa al solicitante.
7. Acciones:
OPTATIVO
8. Acciones:
Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIN DE SOLICITUD SALVAGUARDIAS
Objetivo: Recibir y tramitar la solicitud de investigacin de salvaguardia
Pasos:
Acciones:
electrnica).
383

Acciones:
Acciones:
4. Acciones:
Acciones:
Acciones:
de Expediente.
Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO DE FORMA SALVAGUARDIAS
Objetivo: Verificar que la solicitud cumpla con las normas vigentes de presentacin
Pasos:
Acciones:
oficial.
384

NORMATIVA: art. 148-150 del Reglamento.
Importante: La informacin presentada por la/s peticionario en la solicitud de apertura de
investigacin es la base sobre la que se realiza la determinacin de producto similar (Informe
interno) y de recomendacin de apertura, con los que se define el producto investigado y se
recomienda la apertura o no de la investigacin.
Acciones:
Acciones:
Si hubiere informacin Confidencial:
OBLIGATORIO
- Datos generales solicitante.
- Producto importado objeto de investigacin (PI).
- Descripcin y datos de la industria o rama.
- Producto o bien similar nacional (PSN).
- Requisitos de legitimacin.
- Nombre y domicilio de importadores y exportadores.
- Pas de origen y procedencia importaciones.
- Datos de volumen y precios de las importaciones.
- Clculo de salvaguardia.
- Factores y datos que reflejen dao y conexin causal.
NORMATIVA: art. 140 del Reglamento.
5. Acciones:
Requiere cumplimiento requisitos faltantes por nota.
Ir a act i vi dad 7
6. Acciones:
Si cumple requisitos de forma pero la informacin es incompleta, inexacta o poco clara.
Requiere correccin, aclaracin y ampliacin por nota.
Ir a act i vi dad 7
7. Acciones:
Realiza prevencin y concede plazo de 10dh para respuesta.
NORMATIVA: art. 149 del Reglamento.
Fin de proceso

385

Proceso: ANALISIS INFORMACIN IMPORTACIONES
Objetivo: Evaluar informacin sobre importaciones, como parte de la investigacin
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de las importaciones objeto de solicitud, discriminadas por origen para
determinar si la solicitud contiene la informacin requerida. Se usan como fuentes:
Estadsticas).
suministrada por instituciones pblicas podrn considerarse presentada si el solicitante
NORMATIVA: art. 148 y 151 Reglamento
Acciones:
Descripcin detallada del producto importado objeto de solicitud.
Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios de las importaciones
objeto de solicitud aportados por la solicitante discriminados por origen.
Se registran datos aportados de:
- Unidad de medida.
- Si se informa el uso de alguna Metodologa de conversin para las cantidades.
- Existencia de Posiciones bolsn.
- Nombre y domicilio de importadores.
Importante: deber calcularse el porcentaje de las importaciones correspondiente a cada
origen sobre el total de importaciones del producto en cuestin puesto que aquellas que sean
consideradas como insignificantes debern excluirse de la aplicacin de medidas de
salvaguardia. Ver art. 68 del Reglamento.
3. Se analiza la Clasificacin arancelaria del producto objeto de solicitud para constatar que no
haya sufrido modificaciones a lo largo del periodo a analizar y detectar si el producto
importado ingresa (mal o bien clasificado o no) por otras clasificaciones arancelarias.
Acciones:
papel u online.
Registro de fechas de Enmiendas Sistema armonizado.
Registro de modificaciones en Clasificacin arancelaria del producto.
Definiciones de la Clasificacin arancelaria del producto.
productos involucrados, tales como Acuerdos bilaterales, precios de referencia, etc.
386

Acciones:
No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento que se reciba la
2 y 3
Act i vi dad 6
Act i vi dad 5
especialmente
arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfasaje de fechas de registro de
a Act i vi dad 7
la solicitante Ir a Act i vi dad 6
Si no se resuelven o explican las diferencias Se procede a enviar una nota al solicitante. Ir
a Act i vi dad 6
Importante: En caso de que se trate de productos heterogneos puede ser necesario
adoptar otras alternativas o incluso trabajar con ms de una unidad de medida segn sea la
variable a considerar.
Acciones:
387

- nueva nota hasta obtener respuesta satisfactoria o bien, rechazo y archivo de la
solicitud
Fin del Proceso

Proceso: LEGITIMACIN SALVAGUARDIAS
Objetivo: Comprobar la competencia de los solicitantes para iniciar la investigacin
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de la informacin de la solicitud para establecer la legitimacin
de los solicitantes a partir de:
- Informacin de Cmara o asociaciones empresarias productoras del Producto
Nacional Similar o Directamente Competidor (PNSDC).
- Estimaciones propias.
NORMATIVA: art. 147 Reglamento
producto objeto de la supuesta salvaguardia.
Se define la exclusin en el clculo de la rama de produccin nacional a los
mencionados productores a partir de
- Informacin obrante en la presentacin
- Consulta a cmaras del sector
- Informacin de organismos oficiales
Si se define la exclusin de ciertos productores se registra en un documento el motivo
de la exclusin.
Importante: En el art. 148 del Reglamento se expresa claramente: La Autoridad
Investigadora evitar toda publicidad sobre la solicitud de inicio de una investigacin,
hasta tanto sta se inicie oficialmente, por lo que el recurso a las Cmaras u otras
fuentes debe realizarse con los recaudos del caso.
3. Se obtiene produccin nacional del PNSDC
Si existen estadsticas pero no estn en posesin de la DDC se procede a solicitarla por al
organismo que corresponda
nota a esa Cmara
388

correspondiente
Si la produccin est fragmentada en numerosos productores se pueden usar tcnicas de
muestreo estadstico.
4. Se calcula la produccin del total de los solicitantes productores del PNSDC
Se analiza la informacin aportada de volumen de produccin del Producto Nacional
Similar o Directamente Competidor (PNSDC) de los solicitantes
exportaciones?
- Los datos se vuelcan en una planilla de Excel
5. Se realiza el test de legitimacin para determinar el porcentaje de produccin del total
de los solicitantes sobre la produccin nacional del PNSDC
Acciones:
Se calcula el porcentaje de produccin de los solicitantes sobre la produccin total del
PNSDC producido por la industria o rama.
Si el test es positivo (solicitantes representan al menos el 25% de la produccin del
PNSDC).
se prosigue con la investigacin
Si no se rechaza la solicitud
Fin del proceso

Proceso: REUNIN DE PARTES SALVAGUARDIAS
Objetivo: Reunir a las partes para clarificar las posiciones y controversias
Pasos:
1. Se define la necesidad de una Reunin conjunta con las distintas partes debido a la
existencia de controversias o puntos crticos a clarificar previamente a las verificaciones
- De ser necesario se harn reuniones separadas para distintas partes.
2. Acciones:
Se propone una fecha/hora para la reunin de partes
Se informa de la misma a los miembros del equipo a cargo de la investigacin
Se revisa la disponibilidad para efectuarla en la fecha propuesta
workflow.
Se elabora el listado de las partes a convocar
Se enva nota de convocatoria a la reunin.
Se incorpora copia de la nota al expediente.
3. El equipo tcnico prepara agenda de la Reunin de partes
389

Acciones:
Se elabora un listado de los temas controversiales a resolver.
De ser necesario se elabora un listado de preguntas a las partes las que apuntarn
resolver los puntos problemticos
Se evala el envo anticipado de dichas preguntas a las partes participantes.
4. Se lleva a cabo la reunin de partes
Acciones:
Se asigna un tiempo limitado para que cada parte presente sus observaciones del caso.
El equipo de la DDC realiza las preguntas a las distintas partes.
Aquellas respuestas que resulten relevantes o aclaratorias de puntos confusos podrn
solicitarse por escrito.
5. Evaluacin de los resultados de la reunin
El equipo tcnico evala la necesidad de recabar informacin adicional de las partes (va
notas, cuestionarios adicionales, etc.).
Se debe valorar el impacto de dicha requisitoria y los plazos para su respuesta, en los
plazos de a investigacin, considerando especialmente la posible verificacin de dicha
informacin.
Si se decide recabar esta informacin adicional proceder segn documentacin de
referencia.
Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIONES SALVAGUARDIAS
Objetivo: Verificar in situ la informacin proporcionada por las partes
Pasos:
- Procesar pruebas solicitadas por las partes.
- Corroborar informacin que el equipo de la DDC considere necesario.
Acciones:
Se define que partes sern verificadas:
Importadores.
Productores.
Acciones:
Se establece comunicacin con las empresas para informar de la intencin de verificar y
Se enva nota a las firmas con fechas propuestas. Las empresas deben aceptar la fecha
propuesta y dar su consentimiento a la verificacin.
390

nueva fecha.
Adelantarle a la firma la documentacin, registros, listados analticos, papeles de trabajo,
etc. que sern requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar Ir a act i vi dad 4
4. Aspectos logsticos de las Verificaciones
Acciones:
Se prepara aspectos logsticos a saber:
Acciones:
Otros temas verificables son los relacionados con la definicin del PNSDC,
segmentacin, condicin de productor, importador, comercializador o ensamblador de
una empresa, diferencias entre las importaciones de fuente oficial y las informadas por
el importador, etc.
Las variables a verificar incluyen: especificaciones tcnicas, proceso de produccin,
produccin, capacidad de produccin, ventas al mercado interno, exportaciones,
importaciones, existencias, precios de venta al mercado interno, costos de produccin,
costos de nacionalizacin, costos, costos personal ocupado y masa salarial, cuentas
especficas.
Acciones:
explicarles los objetivos y alcances de la tarea y obtener la mayor informacin posible
sobre las fuentes documentales, registros y metodologas utilizados en la preparacin de
la informacin suministrada a la DDC, en base a los cuales, el verificador decidir los
procedimientos a utilizar.
Si bien cada variable tendr un soporte documental especfico las fuentes documentales
se clasifican en:
Fuente documental principal: se aplica en aquellas variables en que existe un soporte
carcter. En cambio, de existir dicha fuente documental principal, se requiere su
391

El equipo verificador confecciona un Acta de la verificacin. En el ACTA se deber
necesarios.
El Acta de la verificacin es firmada por los presentes en la misma
Se entrega copia del Acta a los representantes de la firma
Acciones:
Manejo de Informes.
8. Se Incorporan ITV al expediente
Acciones:
Se controla nuevamente la versin Pblica del ITV
La Versin Confidencial podr entregarse slo a la empresa a la que ataa el informe.
Los ITV se colocan a disposicin de las empresas verificadas y de las dems partes.
Se incorporan ITV al expediente para su toma de vista.
Fin del Proceso

Proceso: AUDIENCIA SALVAGUARDIAS
Objetivo: Preparar y convocar la audiencia final con todas las partes interesadas
Pasos:
1. Preparacin y convocatoria a la Audiencia final
NORMATIVA: Reglamento art. 174 a 178.
2. Definicin de fecha y hora
Acciones:
Se define la fecha de la Audiencia final
Se checa la disponibilidad para efectuarla en la fecha propuesta.
workflow.
3. Convocatoria a partes
392

Acciones:
El AL elabora el listado de las partes convocadas considerando que nicamente podrn
participar quienes sean partes interesadas o terceros interesados as como funcionarios
de los Ministerios.
NORMATIVA: Reglamento art. 175, 176.
Se elabora la nota de convocatoria
Se hace llegar la nota junto con el ITHE, este ltimo debe hacer llegar a todas las partes
interesadas al antes la audiencia final.
La convocatoria debe efectuarse con no menos de 7dc antes de la fecha en que se
celebrar dicha audiencia final.
La convocatoria se publica en diario de circulacin nacional.
Si es posible se realiza un seguimiento de las partes convocadas para confeccionar la lista
de oradores.
Se define el orden y tiempo de participacin de cada una de las partes participantes.
4. Se Realiza la Audiencia
Acciones:
Se verifica la identidad de las partes o sus representantes (abogado idneo).
Se reparte la lista de oradores y tiempo asignado a los asistentes.
Se registra la Audiencia
Se graba la Audiencia.
Se transcribe la Audiencia.
Se incorpora la grabacin al expediente.
NORMATIVA: Decreto Ley 7 de 2006, art. 41- Reglamento art. 177.
5. Se reciben e incorporan escritos posteriores a la Audiencia
Acciones:
Se reciben los alegatos finales -por escrito- de las partes participantes.
Se checa que los mismos sean presentados tanto en papel como en formato digital.
NORMATIVA: Decreto Ley 7 de 2006, art. 41 y 43, Reglamento art. 178.
Lmite de plazo: dentro 3dh
Se incorporan al expediente
Importante: Las Autoridades slo considerarn la informacin oral volcada en la Audiencia
si la misma es reproducida por escrito y se pone a disposicin de las dems partes
interesadas
Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIOS, CONFECCIN ENVIO Y RECEPCIN DE RESPUESTAS
SALVAGUARDIAS
Objetivo: Confeccionar cuestionarios para recabar informacin sobre la investigacin
Pasos:
393

informacin comercial.
- Definiciones del equipo de trabajo como las referentes al perodo de investigacin
de salvaguardia y de dao.
- Otras fuentes de informacin, incluyendo Internet, compendios de productores en
varios sectores, etc.
Acciones:
- Solicitantes.
- Otros productores no solicitantes.
Importadores del PI
Exportadores del PI
- Exportadores del PI.
- Embajadas del o de los pases de origen del PI.
Acciones:
dao y de salvaguardia, definiciones de PI, orgenes y PSN).
Acciones:
394

- 1: Importadores del PI.
- 2: Productores del PSN.
OPTATIVO
Acciones:
producto para la determinacin de la salvaguardia, etc.):
OPTATIVO
Acciones:
Se prepara la versin digital que se enviar con la versin papel, sea en CD o diskette
y/o va correo electrnico.
sobre los mismos al destinatario con total claridad as como de las consecuencias de no
Acciones:
Se realiza el envo.
capacidad de produccin nacional en volumen.
395

seguimiento de su recepcin e intencin de respuesta. Ello permitir una mejor gestin
de los tiempos y de los recursos humanos a asignar.
Acciones:
evaluarn prrrogas):
Exportadores o a productores extranjeros: 30 dc como mnimo para la respuesta desde la
fecha de recibo del cuestionario o bien 7 dc despus de la fecha en que haya sido enviado al
destinatario o transmitido al representante diplomtico del pas exportador.
NORMATIVA: Reglamento arts. 84 y 85
9. Recepcin de respuestas y chequeo general de consistencias.
expediente.
confidencialidad
Se enva nota.
Lmite de plazo: Se otorga lmite de respuesta en funcin de los plazos de la
investigacin.
considerarse para esa etapa del procedimiento.
Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO SALVAGUARDIA EXAMEN DE LIBERACIN Y
EXAMEN DE PRRROGA
Objetivo: Brindar asesora a los solicitantes sobre temas contemplados en los Tratados
Pasos:
In situ
2. Acciones:
396

funcin de las circunstancias (horario del personal, disponibilidad de sala, disponibilidad
de personal, etc.)
Ir a Act i vi dad 5
Si los datos consignados son completos se responde con mail y/o nota con fecha y hora
del asesoramiento.
enva fecha y hora.
OPTATIVO Informa sobre Pgina de Internet para consultas o envo informacin bsica
va mail sobre el instrumento.
3. Acciones:
4. Acciones:
OPTATIVO
5. Acciones:

NORMATIVA: Reglamento a la Ley de Defensa Comercial art. 185 a 189.
Acciones:
Entregan Normativa al solicitante
7. Acciones:
OPTATIVO
8. Acciones:
397

OPTATIVO
Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIN DE LA SOLICITUD SALVAGUARDIA EXAMEN DE
LIBERACIN Y EXAMEN DE PRRROGA
Objetivo: Atender solicitud de investigacin sobre normas establecidos en los Tratados
Pasos:
Acciones:
electrnica).
Acciones:
Acciones:
4. Acciones:
Acciones:
Acciones:
Carga informacin electrnica y genera ndice electrnico estndar de acuerdo a
Manejo de Expediente.
Fin del Proceso

398

Proceso: REVISIN INICIAL CHEQUEO DE FORMA SALVAGUARDIA EXAMEN DE
Objetivo: Asegurar que la solicitud cumple con los requerimientos vigentes
Pasos:
Acciones:
oficial.
Acciones:
Acciones:
OBLIGATORIO
- Tipo de medida para la que se solicita prrroga, su plazo de vigencia y las circunstancias
NORMATIVA: Decreto Art. 187
5. Acciones:
Ir a act i vi dad 7
6. Acciones:
Ir a act i vi dad 7
7. Acciones:
Fin del Proceso
399

Proceso: LEGITIMACIN SALVAGUARDIA EXAMEN DE LIBERACIN Y EXAMEN
DE PRRROGA
Objetivo: Garantizar que los solicitantes estn acreditados como partes de la investigacin
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de la informacin de la solicitud para establecer la legitimacin
de los solicitantes a partir de:
- Informacin de Cmara o asociaciones empresarias productoras del producto
similar.
Estimaciones propias.
2. Se obtiene produccin nacional del PNSDC
Si existen estadsticas pero no estn en posesin de la DDC se procede a solicitarla por al
nota a esa Cmara.
metodologa y fuente) o bien la Autoridad realiza la estimacin correspondiente
3. Se calcula la produccin del total de los solicitantes del PNSDC
Se analiza la informacin aportada de volumen de produccin del producto similar de
los solicitantes
exportaciones?
4. Se realiza el test de legitimacin para determinar el porcentaje de produccin del total de
los solicitantes sobre la produccin nacional del PSN
Acciones:
Fin del Proceso

400

Proceso: CUESTIONARIO, CONFECCIN ENVIO Y RECEPCIN DE RESPUESTA
SALVAGUARDIA EXAMEN DE LIBERACIN Y EXAMEN DE PRRROGA
Objetivo: Confeccionar cuestionarios para recabar informacin de la investigacin
Pasos:
1. Confeccin y seguimiento de los cuestionarios enviados tras la apertura de
investigacin. Se usan como fuentes para su elaboracin y para la identificacin de
destinatarios:
- Informacin obrante en el Expediente en curso
- Informacin de investigaciones previas
- Informacin de investigaciones del producto efectuadas por otros pases
- Informacin de las Cmaras o Asociaciones empresariales del Sector
Acciones:
- Solicitantes
- Otros productores no solicitantes
capacidad de produccin nacional
Se confecciona una base de datos con direcciones, telfonos, e-mail, etc.
Acciones:
El AL completa aspectos formales e informacin estndar (perodos investigados,
definiciones de PI, orgenes y PNSDC)
Se incluyen en el cuestionario telfonos y/o e-mails de los tcnicos del caso para
aclaracin de dudas y consultas
Se pre editan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes
Acciones:
Se efecta revisin por la coordinacin
Se efectan las correcciones necesarias a los cuestionarios por AE y AL
Se editan, imprimen y fotocopian las versiones en papel
Se incorpora cuestionarios original al expediente
y/o va e-mail
401

Se elaboran notas que acompaaran al cuestionario
sobre los mismos al destinatario con total claridad as como de las consecuencias de no
Acciones:
Si una empresa es tanto productora como importadora se le envan ambos cuestionarios
Se realiza el envo
capacidad de produccin nacional en volumen
Se incorpora registro de envo por correo oficial y se sigue procedimiento de referencia
seguimiento de su recepcin e intencin de respuesta. Ello permitir una mejor gestin
de los tiempos y de los recursos humanos a asignar.
Acciones:
Se otorga lmite de respuesta en funcin de los plazos de la investigacin (Productores)
Acciones:
expediente
electrnico
Se realiza el chequeo Confidencialidad (resumen pblico, justificacin)
confidencialidad
Se enva nota
investigacin.
considerase para esa etapa del procedimiento.
Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIOS SALVAGUARDIA EXAMEN DE
Objetivo: Corroborar la informacin suministrada en los cuestionarios
402

Pasos:
Acciones:
se halle en condiciones de aportar informacin
Acciones:
de firma, tipo y nmero de documento de identidad del presentante o apoderado, en caso
de presentar fotocopias que las mismas se encuentren autenticadas
Acciones:
Acciones:
respuesta
Acciones:
AL revisa:
- Argumentos de dao
respuesta
AE revisa:
403

Cmara
Acciones:
plazos otorgados
Recepcin
Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIONES SALVAGUARDIA EXAMEN DE LIBERACIN Y
EXAMEN DE PRRROGA
Objetivo: Verificar in situ la informacin proporcionada por las partes de la investigacin
Pasos:
- Preparar pruebas solicitadas por las partes.
- Corroborar informacin que el equipo de la DDC considere necesario.
Acciones:
Se define que partes sern verificadas:
Importadores.
Productores.
Acciones:
Se establece comunicacin con las empresas para informar de la intencin de verificar
y para anticipar fechas probables y posibles variables a verificar.
Se enva nota a las firmas con fechas propuestas. Las empresas deben aceptar la fecha
propuesta y dar su consentimiento a la verificacin.
404

nueva fecha
Adelantarle a la firma la documentacin, registros, listados analticos, papeles de
trabajo, etc. que sern requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar Ir a
act i vi dad 4
4. Aspectos logsticos de las Verificaciones
Acciones:
Se prepara aspectos logsticos a saber:
Acciones:
(cuestionarios, papeles de trabajo, archivos digitales, normativa, etc.)
Otros temas verificables son los relacionados con la definicin del PNSDC,
segmentacin, condicin de productor, importador, comercializador o ensamblador de
una empresa, diferencias entre las importaciones de fuente oficial y las informadas por
el importador, etc.
Las variables a verificar incluyen: especificaciones tcnicas, proceso de produccin,
produccin, capacidad de produccin, ventas al mercado interno, exportaciones,
importaciones, existencias, precios de venta al mercado interno, costos de produccin,
costos de nacionalizacin, costos, costos personal ocupado y masa salarial, cuentas
especficas.
Acciones:
explicarles los objetivos y alcances de la tarea y obtener la mayor informacin posible
sobre las fuentes documentales, registros y metodologas utilizados en la preparacin
de la informacin suministrada a la DDC, en base a los cuales, el verificador decidir
los procedimientos a utilizar.
Si bien cada variable tendr un soporte documental especfico las fuentes
documentales se clasifican en:
Fuente documental principal: se aplica en aquellas variables en que existe un soporte
carcter. En cambio, de existir dicha fuente documental principal, se requiere su
405

El equipo verificador confecciona un Acta de la verificacin. En el ACTA se deber
necesarios.
El Acta de la verificacin es firmada por los presentes en la misma.
Se entrega copia del Acta a los representantes de la firma.
Acciones:
Manejo de Informes.
8. Se Incorporan ITV al expediente
Se controla nuevamente la versin Pblica del ITV
La Versin Confidencial podr entregarse slo a la empresa a la que ataa el informe.
Los ITV se colocan a disposicin de las empresas verificadas y de las dems partes.
Se incorporan ITV al expediente para su toma de vista.
Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO SALVAGUARDIA ESPECIAL AGRCOLA
Objetivo: Orientar al solicitante para la presentacin de una peticin de salvaguardia
Pasos:
In situ
2. Acciones:
se registran datos de prctica, producto, origen objeto de solicitud, empresas,
nomenclatura- y tambin datos de contacto (nombre del contacto, telfono y mail).
de personal, etc.)
406

Ir a Act i vi dad 5
del asesoramiento.
enva fecha y hora.
OPTATIVO Informa sobre pgina de Internet para consultas o envo informacin bsica
3. Acciones:
Comunica cita va e-mail al equipo asistente y enva copia de la informacin disponible
a los responsables del equipo tcnico.
4. Acciones:
investigaciones previas. Prepara material para llevar al asesoramiento (volumen y
precios, grficos, cuadros, variaciones).
OPTATIVO
5. Acciones:
OBLIGATORIO
NORMATIVA: Acuerdo de Agricultura de la OMC art. 5, Reglamento a la Ley de
Defensa Comercial art.194 a 204
Acciones:
Entregan normativa al solicitante
7. Acciones:
OPTATIVO
8. Acciones:
OPTATIVO
Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIN DE LA SOLICITUD SALVAGUARDIA ESPECIAL AGRCOLA
Objetivo: Atender solicitud de investigacin de salvaguardia de un producto
Pasos:
407

Acciones:
electrnica).
Acciones:
Acciones:
4. Acciones:
Acciones:
Acciones:
Manejo de Expediente
Fin del Proceso

Proceso: EXAMEN DE LA SOLICITUD SALVAGUARDIA ESPECIAL AGRCOLA
Objetivo: Asegurar que la solicitud cumpla con los requerimientos y normas vigentes
Pasos:
Acciones:
408

oficial.
Importante: Si alguna parte solicita expresamente la condicin de parte interesada, slo le
podr ser concedida por el Director Nacional de Tratados y Defensa Comercial. (Reglamento
art. 199).
Acciones:
Acciones:
OBLIGATORIO
- Existencia de un derecho subjetivo lesionado
- Argumentos de hecho y derecho que la sustentan
- Anlisis de la informacin especfica del producto que se considera que debe ser objeto
de medidas de salvaguardia.
NORMATIVA: Decreto art. 197
5. Acciones:
Ir a act i vi dad 7
6. Acciones:
Ir a act i vi dad 7
7. Acciones:
Fin del Proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACIN IMPORTACIN SALVAGUARDIA ESPECIAL
AGRCOLA
Objetivo: Evaluar, a travs de diversas fuentes, el volumen de importaciones realizadas
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de las importaciones objeto de solicitud, para determinar si la solicitud
contiene la informacin requerida. Se usan como fuentes:
409

Estadsticas).

suministrada por instituciones pblicas podr considerarse presentada si el solicitante demuestra,
con pruebas fehacientes, las gestiones realizadas para su obtencin.
Acciones:
Descripcin detallada del producto importado objeto de salvaguardia.
Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios aportados para observar
variaciones y evolucin.
- Unidad de medida.
Existencia de posiciones bolsn.
3. Se analiza la clasificacin arancelaria del producto objeto de solicitud para constatar que no
haya sufrido modificaciones a lo largo del periodo a analizar y detectar si el producto importado
ingresa (mal o bien clasificado o no) por otras clasificaciones arancelarias
Acciones:
papel u online.
Registro de fechas de enmiendas Sistema Armonizado.
productos involucrados, tales como Acuerdos bilaterales, precios de referencia, etc.
Acciones:
No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento que se reciba la informacin Ir a
Act i vi dad 4C
Act i vi dad 6
410

Act i vi dad 5
Acciones:
arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfase de fechas de registro de las
operaciones, exclusin o inclusin de importadores especficos, etc.
a Act i vi dad 7
Si no se resuelven o explican las diferencias Se procede a enviar una nota al solicitante.
Ir a Act i vi dad 6
considerar.
Acciones:
Lmite de plazo respuesta: debe fijarse una fecha lmite de respuesta considerando los plazos
expeditos de este tipo de investigacin
- rechazo y archivo de la solicitud.
Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO SALVAGUARDIA BILATERAL
Objetivo: Orientar al solicitante para la presentacin de una solicitud de investigacin
Pasos:
In situ
2. Acciones:
411

de personal, etc.)
Ir a Act i vi dad 5
del asesoramiento.
enva fecha y hora.
OPTATIVO Informa sobre Pgina de Internet para consultas o envo informacin bsica
3. Acciones:
4. Acciones:
investigaciones previas. Prepara material para llevar al asesoramiento (volumen y
precios, grficos, cuadros, variaciones).
OPTATIVO
5. Acciones:

NORMATIVA: Acuerdos bilaterales que correspondan, Reglamento a la Ley de Defensa
Comercial Art.190 a 193
Acciones:
Entregan Normativa al solicitante
7. Acciones:
OPTATIVO
8. Acciones:
412

Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIN DE LA SOLICITUD SALVAGUARDIA BILATERAL
Objetivo: Atender solicitud de investigacin de salvaguardia
Pasos:
Acciones:
Reclamo en caso de omisin de alguna de las formas de presentacin (papel o electrnica).
existan pruebas de las gestiones realizadas para su obtencin.
Acciones:
Acciones:
4. Acciones:
Acciones:
Acciones:
Manejo de Expediente.
Fin del Proceso

Proceso: EXAMEN DE LA SOLICITUD SALVAGUARDIA BILATERAL
Objetivo: Verificar que la presentacin de la solicitud cumple con las normas vigentes
Pasos:
413

Acciones:
oficial.
Acciones:
Acciones:
OBLIGATORIO
Acciones:
De acuerdo al tipo de Salvaguardia Bilateral de que se trate se deber checar la
informacin que corresponda.
5. Acciones:
Ir a act i vi dad 7
6. Acciones:
Ir a act i vi dad 7
7. Acciones:
Fin del Proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACIN IMPORTACIONES SALVAGUARDIA
BILATERAL
Objetivo: Corroborar, por diferentes fuentes, la informacin de importaciones
Pasos:
1. Se realiza un anlisis de las importaciones, para determinar si la solicitud contiene la
informacin requerida. Se usan como fuentes:
414

Estadsticas).
Acciones:
Descripcin detallada del producto importado objeto de salvaguardia.
Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios aportados para
observar aumento de importaciones y evolucin precios de importaciones
- Unidad de medida.
- Existencia de Posiciones bolsn.
3. Se analiza la Clasificacin arancelaria del producto objeto de solicitud para constatar que
no haya sufrido modificaciones a lo largo del periodo a analizar y detectar si el producto
importado ingresa (mal o bien clasificado o n por otras clasificaciones arancelarias
Acciones:
papel u online.
Registro de fechas de Enmiendas Sistema armonizado.
Registro de modificaciones en Clasificacin arancelaria del producto.
Definiciones de la Clasificacin arancelaria del producto.
Sugerido: tambin se debe recabar toda la informacin correspondiente al Acuerdos Bilateral
especfico en cuanto a los requisitos de aumento de importaciones, precios, activacin, etc.
Acciones:
No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento que se reciba la
Act i vi dad 6
415

Act i vi dad 5
Acciones:
especialmente:
arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfasaje de fechas de registro de
a Act i vi dad 7
Si no se resuelven o explican las diferencias Se procede a enviar una nota al solicitante.
Ir a Act i vi dad 6
considerar.
Acciones:
Lmite de plazo respuesta: debe fijarse una fecha lmite de respuesta considerando los
Plazos expeditos de este tipo de investigacin
- rechazo y archivo de la solicitud.
Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIO, CONFECCIN, ENVIO Y RECEPCIN SALVAGUARDIA
BILATERAL
Objetivo: Confeccionar cuestionarios para recabar la informacin de la investigacin
Pasos:
- Informacin obrante en el Expediente en curso
- Informacin de investigaciones previas
- Informacin de investigaciones del producto efectuadas por otros pases
416

- Informacin de las Cmaras o Asociaciones empresariales del Sector
Acciones:
- Solicitantes
- Otros productores no solicitantes
Importadores del PI
capacidad de produccin nacional
Acciones:
El AL completa aspectos formales e informacin estndar (perodos investigados,
definiciones de producto, origen)
Se incluyen en el cuestionario telfonos y/o correo electrnico de los tcnicos del caso
para aclaracin de dudas y consultas
Se pre editan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes
4. Se convoca a las partes residentes en Panam a las reuniones de cuestionarios
(productores, importadores)
Acciones:
convocadas a cada reunin
Se revisa la disponibilidad de sala
Se revisa la disponibilidad de personal
- 1: Importadores del PI
- 2: Productores del PNSDC
Se elaboran las notas de invitacin a la reunin
Se envan las notas de invitacin a la reunin
Se hace seguimiento de su recepcin
OPTATIVO
Acciones:
417

Se entregan las fotocopias de los cuestionarios a las partes
Se entregan folletos institucionales y fotocopia de normativa
Se explican los procedimientos y conceptos principales de la Investigacin de
Salvaguardia Bilateral
producto, etc.):
- Se definen en la reunin
- Se registran en un Acta que ser firmada por los presentes
- Se entrega copia del Acta a las partes asistentes
- Se incorpora el Acta al expediente
- se concluye la reunin Ir a act i vi dad 6
OPTATIVO
Acciones:
Se efectan las modificaciones necesarias a los cuestionarios por AE y AL
Se efecta revisin por la coordinacin
Se editan, imprimen y fotocopian las versiones en papel
Se incorpora cuestionarios original al expediente
y/o va correo electrnico
Se elaboran notas que acompaaran al cuestionario
sobre los mismos al destinatario con total claridad as como de las consecuencias de
no cumplimiento de plazos
Acciones:
Si una empresa es tanto productora como importadora se le envan ambos
cuestionarios
Se realiza el envo
capacidad de produccin nacional en volumen
Se incorpora registro de envo por correo oficial y se sigue procedimiento de
referencia
seguimiento de su recepcin e intencin de respuesta. Ello permitir una mejor
gestin de los tiempos y de los recursos humanos a asignar.
418

Acciones:
evaluarn prrrogas):
Productores e Importadores: Se otorga lmite de respuesta en funcin de los plazos
de la investigacin.
Acciones:
expediente
electrnico
Se realiza el chequeo Confidencialidad (resumen pblico, justificacin)
confidencialidad
Se enva nota
investigacin.
considerarse para esa etapa del procedimiento.
Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIO SALVAGUARDIA BILATERAL
Objetivo: Corroborar la informacin suministrada en los cuestionarios
Pasos:
Acciones:
se halle en condiciones de aportar informacin
Acciones:
de firma, tipo y nmero de documento de identidad del presentante o apoderado, en caso
419

de presentar fotocopias que las mismas se encuentren autenticadas
Acciones:
Acciones:
respuesta
Acciones:
AL revisa:
- Argumentos de dao
respuesta
AE revisa:
Cmara
Acciones:
420

plazos otorgados
Recepcin
Fin del Proceso

VICEMINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR
DIRECCIN NACIONAL DE PROMOCIN DE INVERSIONES

Departamento de Capacitacin

Proceso: CAPACITACION CONTINUA
Objetivo: Desarrollar el programa anual de capacitacin de acuerdo a las necesidades y
demandas de las dependencias de inversiones y exportaciones, para propiciar el desarrollo y la
superacin de los servidores pblicos en el desempeo de sus actividades.
Pasos:
1. El departamento de Capacitacin debe disear y elaborar los cuestionarios o entrevistas
para conocer las necesidades de capacitacin del personal.
2. Aplicar los cuestionarios o las entrevistas al personal.
3. Recibir y contestar los cuestionarios y devolverlos al Departamento de Capacitacin.
Recibir y verificar los cuestionarios debidamente formulados y requeridos.
4. Recabar y realizar anlisis de la informacin e identificar necesidades de capacitacin;
por rea administrativa materia y dependencia.
5. Elaborar el Programa Anual de Capacitacin para atender las necesidades de la agencia
para inversiones y exportaciones.
6. Identificar a los instructores que puedan cubrir el Programa Anual de Capacitacin
tomando en cuenta el listado de los instructores independientes, as como instructores de
las dependencias e instituciones pblicas o privadas.
7. Elaborar el Presupuesto Anual de Capacitacin.
8. Presentar ante la Direccin Ejecutiva Administracin Agencia de Promocin de Inversin
y de Exportaciones para visto bueno el Programa y el Presupuesto Anual de
Capacitacin.
9. Presentar ante el Viceministro de Comercio Exterior para visto bueno el Programa y el
Presupuesto Anual de Capacitacin.
Fin del proceso

Proceso: ORIENTACIN, INFORMACIN Y ASESORA BSICA AL
INVERSIONISTA
Objetivo: Facilitar el ingreso de la inversin extranjera directa y el desarrollo de la reinversin
en el territorio nacional, para estimular el crecimiento econmico, la generacin de empleos, la
transferencia de nuevas tecnologas y conocimiento.
Pasos:
421

1. Investigar, recopilar y actualizar de forma regular la informacin referente a los diversos
incentivos a la inversin, sus requisitos y procedimientos en las diversas instituciones
involucradas, y cualquier otra informacin relevante relacionada.
2. Centralizar de manera coordinada la prestacin de servicios de informacin y asesora
para inversionistas.
3. Atender a los inversionistas que soliciten los servicios o que sean contactados.
4. Ingresas los datos generales del solicitante en el Registro Nacional de Inversin.
5. Evaluar el potencial del inversionista (Monto de inversin, tiempo de instalacin,
generacin de empleos directos e indirectos, otros).
6. Facilitar al inversionista la informacin requerida por el mismo.
7. Orientar al inversionista en al seleccin de la zona o ley de incentivo que sea de mayor
provecho y que asegure la realizacin de la inversin.
8. Coordinar las consultas o reuniones del inversionista con las dems entidades
gubernamentales y entes privados que sea requerido.
9. Monitorear peridicamente el desarrollo del proceso de toma de decisin del
inversionista.
10. Monitorear peridicamente la evolucin de la inversin, asegurando la rentabilidad de la
misma. En caso de no darse la inversin investigar las causas que la ocasionaron y
documentar las mismas.
Fin del proceso
Sector Agro industrial y Logstico

Proceso: ORIENTACIN, INFORMACIN Y ASESORA BSICA AL EXPORTADOR
Y AL PROVEEDOR DE SERVICIOS LOGISTICOS
Objetivo: Promover el incremento de las exportaciones de los productos y servicios diversos
logsticos panameos (transportacin martima, area, terrestre, almacenaje, puertos y otros
relacionados) mediante la prestacin de servicios de apoyo a la gestin de mercadeo
internacional de las empresas nacionales.

Pasos:
1. Investigar, recopilar y actualizar de forma regular la informacin de los requisitos y
procedimientos de exportacin en las diversas instituciones involucradas, y cualquier otra
informacin relevante relacionada.
2. Centralizar de manera coordinada la prestacin de servicios de informacin y asesora
para los exportadores de productos y servicios logsticos panameos.
3. Atender a los exportadores y proveedores servicios logsticos que soliciten el servicio o
que sean contactados.
4. Ingresas los datos generales del solicitante al Listado de Exportadores y Proveedores de
Servicios Logsticos.
5. Evaluar el nivel de desarrollo en la actividad exportadora, segn el cual se debe orientar y
prestar al usuario los servicios requeridos. Realizar entrevistas y visitas de campo a las
instalaciones de la empresa.
6. Facilitar el proceso de exportacin de productos y promocin de servicios logsticos.
7. Monitorear peridicamente el desarrollo del proceso de exportacin de productos y de
servicios logsticos.
Fin del proceso

422

Centro de Estudios Econmicos

Proceso: ASESORA Y APOYO PARA LA EJECUCIN DE PLANES DE
EXPORTACIN Y PROMOCIN DE SERVICIOS LOGSTICOS.
Objetivo: Incrementar las posibilidades de xito en la promocin, desarrollo y penetracin de
mercados de las exportaciones panameas de bienes agroindustriales y servicios logsticos,
mediante la identificacin de las necesidades, fortalezas y debilidades de la empresa y sus
productos para definir mercado, estrategias y actividades a cumplir en un tiempo determinado,
proyectando sus metas de exportacin.
Pasos:
1. Contactar y entrevistar empresas con potencial de exportacin,
2. Identificar las necesidades, fortalezas y debilidades de la empresa, de sus productos o
servicios
3. Ofrecer los servicios de asesora y apoyo para la ejecucin de planes de exportacin y
promocin de servicios logsticos.
4. Ingresas los datos generales del solicitante al Listado de Exportadores y Proveedores de
Servicios Logsticos.
5. Identificar y analizar los mercados potenciales para los productos o servicios propuestos,
con el apoyo del Encargado del Centro de Estudios Econmicos, basados en los diversos
factores econmicos que influyen en la actividad comercial a nivel mundial.
6. Elaborar un plan de exportacin y promocin de servicios logsticos, fundamentado en el
fortalecimiento de las deficiencias de la empresa y las oportunidades en los mercados
potenciales. El plan deber definir los mercados, los segmentos, las estrategias y las
actividades a cumplir en un tiempo determinado, proyectando sus metas de exportacin
en perodo no menor de tres aos.
7. Presentar el plan a la empresa interesada para su discusin y evaluacin.
8. Implementar el plan conjuntamente con la empresa.
9. Monitorear y documentar peridicamente el avance y resultados del plan.
Fin del proceso

Proceso: FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA DE INTELIGENCIA COMERCIAL
Objetivo: Suministrar informacin actualizada sobre la demanda mundial y las oportunidades
existentes en los diferentes mercados para los productos y servicios panameos, brindar al
exportador la posibilidad de identificar los mercados en los cuales sus productos tienen mayor
potencial y facilitar el contacto con los diferentes compradores en el exterior.
Pasos:
1. Definir los diversos ndices o indicadores y sus respectivas fuentes en forma sistmica y
objetiva.
2. Obtener los datos peridicamente y monitorear medios especializados en la bsqueda de
informacin de inters.
3. Consolidar, validar y analizar los datos y la informacin obtenida.
4. Generar reportes mensuales de los pases consumidores, oportunidades y nichos de
mercado para productos y servicios especficos, informes sobre las diferentes
posibilidades de transporte desde un puerto de origen determinado en Panam hacia uno
de destino en el pas de inters, informacin sobre frecuencias, tiempo de trnsito, tipo de
carga y forma de negociacin del flete. Los documentos mencionados sern
desarrollados conjuntamente con los respectivos Gerentes de Sector.
423

5. Divulgar los reportes a las empresas incluidas en los Listado de Exportadores y
Proveedores de Servicios Logsticos.
Fin del proceso

Proceso: ENTREVISTAS A DIRECTORES.
Objetivo: Divulgar los mensajes de las autoridades de la organizacin con el propsito de dar a
conocer la gestin realizada, condiciones y evolucin de las actividades correspondientes.
Pasos:
1. Contactar los medios de comunicacin deseados (prensa escrita, radio, televisin),
programar la fecha y hora de la entrevista.
2. Obtener los datos peridicamente y monitorear medios especializados en la bsqueda de
informacin de inters que sirva de apoyo para la entrevista, adems de cualquier otra
informacin valiosa con el apoyo de los gerentes de sector, el encargado del centro de
estudios econmicos, los especialistas en incentivos senior y junior.
3. Obtener el cuestionario de la entrevista proporcionado por el medio de comunicacin y
hacerlo llegar previamente al entrevistado.
4. Coordinar la realizacin de la entrevista.
5. Monitorear la publicacin o transmisin de la entrevista documentando el medio, la fecha
y hora de la misma.
6. Obtener copia de la publicacin o transmisin de la entrevista en el formato
correspondiente.
Fin del proceso

Proceso: DIVULGACIN DE COMUNICADOS.
Objetivo: Divulgar los mensajes de las autoridades de la organizacin con el propsito de dar a
conocer la gestin realizada, condiciones y evolucin de las actividades correspondientes.
Pasos:
1. Recibir peticin para elaborar un comunicado o identificar una situacin que requiera la
generacin de uno.
2. Investigar y recopilar informacin general y especfica que valide el mensaje a
comunicar, con el apoyo de los gerentes de sector, el encargado del centro de estudios
econmicos, los especialistas en incentivos senior y junior, segn corresponda.
3. Elaborar el comunicado.
4. Someter el comunicado para aprobacin por parte de la autoridad designada.
5. Transmitir el comunicado al Departamento de Relaciones Pblica para su revisin y
divulgacin.
6. Enviar el comunicado corregido a los medios de comunicacin deseados (prensa escrita,
radio, televisin)
7. Monitorear la publicacin o transmisin de la entrevista documentando el medio, la fecha
y hora de la misma.
8. Obtener copia de la publicacin o transmisin de la entrevista en el formato
correspondiente.
9. Efecta el enlace con la Agencia de Atraccin de Inversiones y Promocin de
Exportaciones PROINVEX.
+ Brindar atencin a los inversionistas extranjeros que visiten el pas.
+ Gestionar el itinerario de citas a nivel pblico como privado requeridas por los
inversionistas, as como las giras en el territorio nacional.
+ Actuar como facilitador al inversionista en el proceso tanto de pre-
establecimiento, as como una vez se haya establecido e invertido en el pas.
424

+ Mantener un registro de las inversiones y un sistema de estadsticas e indicadores
sobre la inversin y los temas relacionados a la misma, con miras a apoyar la
gestin de promocin e identificacin de tendencias de la inversin en Panam.
+ Promover y coordinar la participacin de empresarios en eventos internacionales
que presenten opciones para ampliar las posibilidades de comercio exterior.
+ Organizar misiones comerciales dirigidas a la consecucin de inversiones en
Panam.
Fin del proceso
Ferias Comerciales

Proceso: PROMOCION EN FERIAS COMERCIALES INTERNACIONALES
Objetivo: Desarrollar una actividad de promocin comercial en los principales y potenciales
mercados para los productos panameos exportables, facilitando la identificacin de clientes
potenciales y fortaleciendo las relaciones comerciales existentes.
Pasos:
1. Enviar las convocatorias a los exportadores para conocer su inters de participar en ferias
comerciales internacionales y cuales ferias son de su inters.
2. Evaluar y seleccionar las ferias a participar en el ao consultado, luego elabora un cuadro
de programa de ferias elegidas con informacin de las mismas (nombre del evento, lugar,
fecha, metraje de stand, costo de alquiler, costo de decoracin, boletos, viticos, costo de
transporte de muestras, personal de apoyo).
1. Presentar al Director General, luego es sustentado al Director Nacional de Promocin a
las Exportaciones y/o al Viceministro de Comercio Exterior para su revisin y
aprobacin.
2. Confeccionar el presupuesto de participacin en la feria, el cual incluye los siguientes
elementos:
1. Alquiler del espacio
2. Decoracin o construccin del pabelln
3. Viticos
4. Pasajes
5. Flete de envo de muestras
5. Enviar el presupuesto a un organismo interno (BID/PNUD) a fin de que se obtengan las
no objeciones por parte del organismo (BID,PNUD), para la autorizacin de los fondos y se
gestione los desembolsos de los eventos, confeccin de los viticos y solicitud para el
pasaporte oficial. (El pasaporte depender el nivel jerrquico del funcionario). Slo puede
ser enviado al organismo una vez que haya sido aprobado por el Viceministro y pasa a la
Direccin Administrativa que define el organismo que paga dicho evento.
6. Presentar el contrato con la feria.
El encargado de ferias y el promotor que coordin el evento presentarn el esquema que
contiene: el programa de la feria, los contratos de la empresa organizadora de la feria y de la
empresa decoradora y el formulario de autorizacin de Misin Oficial al Jefe de la Agencia
y al Viceministro. Para hacerlo ms ilustrativo se puede apoyar preparando una
presentacin y sustenta su proyecto donde aparezca el perfil del evento, presupuesto,
esquema de stand, programa de feria, participantes.
Luego de la presentacin se aprueba o se rechaza el evento ferial, de ser aprobado (este
documento le dan el VB el jefe de ferias y misiones comerciales, Director de Promocin de
Exportaciones, (la) Jefe de la Agencia de Promocin de Exportaciones e Inversiones, se pasa
425

al despacho del Viceministro de Comercio Exterior para la firma del contrato de
participacin
7. Confeccionar el formulario de Autorizacin de Misin Oficial que contiene dicho
documento:
1. Costo de alquiler del pabelln
2. Costo de construccin y decoracin del pabelln
3. Viticos
4. Pasajes
5. Flete de envo de muestras
8. Tramitacin por parte de Recursos Humanos
Despus de obtenidas las firmas pasa a manos de la Jefa del Departamento de Capacitacin
Institucional quien confecciona nota para la Presidencia, para la firma del Sr. Ministro,
adems de firmar el formulario de Misin oficial. Se obtiene el VB de la Direccin
Administrativa (el evento es pagado por BID, PNUD o la Administracin del Ministerio.
Igualmente la Jefa del Departamento de Capacitacin Institucional solicita el o los pasaporte
(s) oficial (es). Los que viajarn debern tramitar su pasaporte en Relaciones Exteriores
ubicado en el Casco Viejo al lado de la Presidencia. Si es necesario tramitar visa americana,
esta se solicitar en la Embajada americana. Para esta visa se debe llenar el formulario que
aparece en la pgina de Internet y luego tramitar el resto en la Embajada de Estados Unidos
hasta obtener la visa y el pasaporte antes de salir del pas.
Estos documentos son enviados a la presidencia y retornan al MICI con la autorizacin de
salida a la Misin oficial.
1. Verificar que todos pagos a las diferentes empresas hayan llegado.
2. Al llegar al lugar de destino de la feria, un da antes se debe realizar el montaje junto con
la empresa decoradora para estar pendientes de que se cumpla con todo el contrato.
Verificar detalles de publicidad, electricidad, mobiliario, infraestructura, etc.

3. Los funcionarios deben estar puntuales a la hora de inicio de la feria. Atender a todos los
que visiten el stand. Referirlos al exportador cuyo producto haya sido de su inters. Si
los exportadores estn ocupados con otros compradores, el promotor debe tener la
informacin del perfil de los productos de todos los expositores.
4. Antes de finalizar la feria, se debe hacer la encuesta a los exportadores para que nos den
sus resultados preliminares y recomendaciones sobre el evento ferial.
5. Una vez que hayamos llegado a las oficinas del Mici en Panam, debemos elaborar el
informe de la feria y presentarlo al: BID/PNUD, a Recursos Humanos, al Director de
Exportaciones, al Jefe de la Agencia y al Viceministro de Comercio Exterior.
6. Darle seguimiento a las solicitudes de los compradores refiriendo a nuestros exportadores
para que ofrezcan sus productos.
7. Elaborar la base de datos de los compradores conseguidos en la feria y enviarla a los
participantes de la feria.
8. Realizar las evaluaciones correspondientes y presentar el informe a sus superiores.
Fin del proceso

426

Proceso: MERCADEO Y VENTAS DE PROYECTOS DE INVERSIONES
Objetivos: Promover los sectores econmicos que el Estado desea desarrollar a travs de la
definicin de estrategias para la atraccin de inversin tanto nacional como internacional.

Identificar proyectos de inversin y promoverlos a nivel nacional e internacional,
destacando las oportunidades de negocios que ofrece nuestro pas.
Pasos:
1. Promover los sectores que a travs de la estrategia de comercio exterior se hayan definido
como sectores o reas de focalizacin de inters para el pas
2. Brindar apoyo y asesora tcnica en la elaboracin de proyectos de inversin, facilitando
informacin sobre las leyes de las reas de Sedes de Empresas Multinacionales,
Comisin de Cine, Zonas Econmicas Especiales, Regmenes Fiscales, Regmenes
Migratorios, Regmenes Laborales, Infraestructuras, costos de operacin y toda la
informacin correspondiente y necesaria para el inversionista potencial.
3. Suministrar el material promocional de inversin a las misiones diplomticas de Panam
en el extranjero, de tal forma que se mantengan actualizadas sobre la correspondiente
informacin.
4. Promocionar directamente a travs de misiones en el extranjero, las posibilidades de
inversin en Panam.
5. Buscar empresas que tengan capacidad e inters de invertir en Panam, promover la
instalacin de las mismas y darle el respectivo seguimiento.
Fin del proceso

Direccin General de Sedes de Empresas Multinacionales

Proceso: Solicitud de Licencia de Sedes de Empresa Multinacional
Objetivo: Establecer el procedimiento para el otorgamiento de la Licencia SEM a las
Empresas Multinacionales.
Pasos:
1. Recibir via electrnica los documentos para optar por una Licencia SEM va a fin de
verificar que se cumple con todos los requisitos exigidos por la Resolucin 10-19 del 29
de junio de 2009.
2. Recibir en las oficinas la documentacin completa por parte de un Abogado idneo.
3. Revisar los documentos presentados de manera detallada con el Asesor Legal.
3.1 Si cualquier requisito falta o ms informacin es requerida, se contacta al Abogado
para la solicitud de dicho documento.
4. Se procede a preparar Informe Tcnico para la Comisin..
5. Se realiza una reunin Ordinaria de Comisin.
5.1 Se convoca a la reunin y se enva el orden del da y toda la documentacin del
solicitante va electrnica y por mensajera.
5.2 Se procede a confirmar telefnicamente la asistencia.
5.3 Se realiza la Comisin, se pasa la lista de asistencia y se verifica Qurum, se inicia la
reunin.
5.4 Cada Comisionado recomienda la aprobacin o no de la Licencia SEM.
5.5 Se firma el Acta de Comisin para la firma con su voto.
6. De realizarse una Reunin Extraordinaria Va Electrnicamente.
427

6.1 Se recibe la respuesta de los Comisionados en un periodo no mayor de 48 horas.
6.2 Se imprime cada correo con la recomendacin de cada Comisionado y se adjunta al
Acta de Comisin para la firma posterior de todos los participantes.
7. Se levanta el Acta de la Comisin para la firma en la prxima reunin presencial.
8. Se imprime la Resolucin para la firma del Secretario Tcnico de la Oficina de Sedes de
Empresas Multinacionales.
9. Se Notifica al Abogado Apoderado de la Resolucin.
10. Se actualiza en nuestra pgina web y archivos.
Fin del Proceso.
NOTA: Todos los documentos, modelos y requisitos estn actualizados en la pgina
web de SEM; www.sem.gob.pa

Proceso: Solicitud de Visas de Sedes de Empresas Multinacionales
Objetivo: Establecer el procedimiento para el otorgamiento de Visas SEM a los
Ejecutivos y sus Dependientes.
Pasos:
1. Recepcin de documentos para solicitud de Visas SEM de parte de Abogado
idneo.
2. Revisin de la documentacin para su debida verificacin. .
3. Se entrega una copia como acuse de recibido y se pasa por el reloj marcador.
4. Se ingresa la informacin de cada Solicitante y sus dependientes tales como
Nombre y Apellido, Fecha de Nacimiento, Nmero de Pasaporte, Nacionalidad,
Cargo, Seguro Mdico, fecha de entrada al pas, fecha de emisin y fecha de
caducidad del seguro mdico, fecha de la resolucin del Servicio Nacional de
Migracin y Nombre de la Empresa SEM en la Base de Datos de la Oficina.
5. Se emite nota dirigida al Servicio Nacional de Migracin con el detalle de los
documentos adjuntos y todos los datos del solicitante y/o sus dependientes.
6. Se emite Certificacin de la Empresa con Licencia SEM.
7. Se lleva personalmente al Departamento de SEM en el Servicio Nacional de
Migracin, ubicado en la Avenida Ricardo J. Alfaro (Tumba Muerto).
8. Un juego de copia de toda la documentacin permanece en los archivos y
clasificados por empresa en la Oficina SEM.
Fin del Proceso.
Nota: Todos los documentos, modelos y requisitos estn actualizados en la pgina

Proceso: Solicitud de Certificacin Aduanera
Objetivo: Establecer el procedimiento para el otorgamiento de las Certificaciones
para los Ejecutivos con Visa SEM.
Pasos:
1. Recepcin de la documentacin debidamente completa y firmada personalmente
por el ejecutivo SEM, impresa en hoja 8 x 13 y con sus correspondientes
timbres.
428

2. Revisin de documentacin y de la solicitud y si est correcta, se coteja y se
acepta.
3. Se informa al ejecutivo SEM que tomar aproximadamente cinco das hbiles.
4. Revisin y confirmacin en la Base de Datos de SEM, los datos del ejecutivo
SEM.
5. Se firma en la Solicitud la aprobacin para proceder con la impresin del
Certificado.
6. Se emite el Certificado para la firma de la Secretaria Tcnica de SEM.
7. Se entrega al solicitante o a la persona debidamente designada por el ejecutivo
SEM, mediante nota y copia de una identificacin del apoderado.
8. Se mantiene copia de toda la documentacin remitida por el ejecutivo SEM en los
archivos de la Oficina.
Fin del Proceso.
Nota: Todos los documentos, modelos y requisitos estn actualizados en la pgina

DIRECCIN NACIONAL DE PROMOCIN DE LAS EXPORTACIONES
Direccin General de Servicio al Comercio Exterior
Departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad

Proceso: JORNADAS INFORMATIVAS
Objetivo: Realizar tareas de divulgacin entre los gremios productivos y pblico en general
Pasos:
1. El jefe (a) del Departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad por
designacin del Despacho Superior, Directores Nacionales o por solicitud de empresarios
organiza jornadas informativas.
2. El jefe (a) del departamento selecciona una fecha tentativa para la jornada.
3. El jefe (a) del departamento procede a la bsqueda del expositor.
4. Una vez que expositor confirme su participacin el jefe (a) del departamento solicita a
Capacitacin del Ministerio de Comercio e Industrias (MICI), la reserva del saln; si la
jornada se realiza internamente.
5. El jefe (a) del departamento realiza la convocatoria al sector exportador, gremios e
instituciones para que asistan a la jornada informativa, a travs de:
Va telefnica
Fax
Correo electrnico
6. El jefe (a) del departamento asigna los cupos de participacin al sector exportador,
gremios e instituciones.
7. Seguidamente se confecciona el programa de la jornada informativa.
8. El evento es divulgado a travs de la oficina de Relaciones Pblicas del MICI.
9. Funcionarios (a) del departamento proceden a confirmar participacin de empresa,
10. Durante el evento se pasa una lista para obtener informacin: Nmeros telefnicos,
correo electrnico y posteriormente se ingresan los no existentes en la base de datos del
departamento para el Desarrollo Exportador.
Finaliza Proceso

429

Proceso: INTERCAMBIO DE NUEVAS PRACTICAS Y EXPERIENCIAS DE XITO
Objetivo: Intercambiar, con los gremios, experiencias de exportaciones exitosas.
Pasos:
1. El jefe (a) del Departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad de Por
designacin del Despacho Superior, Directores Nacionales o por solicitud de empresarios
organizan el evento.
2. El jefe (a) del departamento selecciona una fecha tentativa para el evento.
3. El jefe (a) del departamento procede a la bsqueda del expositor quien debe ser un
empresario exitoso que posea experiencia en exportacin.
4. Una vez que el expositor confirme su participacin el jefe (a) del departamento solicita a
Capacitacin del MICI, la reserva del saln; si el evento se realiza internamente.
5. El jefe (a) del departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad realiza la
convocatoria al sector exportador, gremios, instituciones para que asistan al evento
programado, a travs de:
Va telefnica
Fax
Correo electrnico
6. El jefe (a) del departamento asigna los cupos al sector exportador, gremios e
instituciones.
7. Seguidamente se confecciona el programa del evento.
8. El evento es divulgado a travs de la oficina de Relaciones Pblicas
9. Funcionario (a) del departamento proceden a confirmar participacin de empresa,
10. Durante el evento se pasa una lista para obtener informacin: Nmeros telefnicos,
correo electrnico y posteriormente se ingresan los no existentes en la base de datos.
Finaliza proceso

Proceso: TALLERES EN EL INTERIOR DE LA REPUBLICA
Objetivo: Capacitar sobre de procesos de exportaciones a los gremios
Pasos:
1. El jefe (a) del departamento para el Desarrollo Exportador y Competitividad contacta al
enlace de Comercio exterior en la provincia donde se lleve a cabo el taller, y establece
responsabilidades en cuanto a la convocatoria y separacin del saln donde efectuara el
taller.
2. El jefe (a) del departamento para el Desarrollo del Exportador y Competitividad y el
enlace de Comercio Exterior en la provincia realizan la convocatoria a las empresas por
correo electrnico, fax o telefnicamente.
3. El jefe (a) del departamento contacta al Director Regional del MICI, para informarle de la
actividad y confirmar su participacin.
4. El jefe (a) del departamento solicita apoyo con la convocatoria al Ministerio de
Desarrollo Agropecuario (MIDA).
5. El jefe (a) del departamento de Desarrollo Exportador y Competitividad solicita el vitico
correspondiente para el traslado al interior del pas.
6. Una vez se encuentran en la provincia el jefe del Departamento para el Desarrollo
Exportador y Competitividad y su equipo de trabajo contactan al enlace de Comercio
Exterior para ultimar detalles.
Finaliza Proceso

430

Proceso: ENCUENTRO DEL EXPORTADOR
Objetivo: Promover la competencia, mediante concurso, para mejorar la competitividad
Pasos:
El departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad brinda su apoyo para
realizar esta Actividad la cual es desarrollada por la Direccin Nacional de Promocin de las
Exportaciones.
1. El jefe (a) del departamento de Desarrollo Exportador y la Competitividad apoyo a la
convocatoria para dicho encuentro en cuanto a:
Atencin a los empresarios
Apoyo al o los presentadores
Promocin de stand de participacin para empresas de servicio al Comercio
Exterior.
2. La organizacin de stand la realiza la empresa a la cual se le adjudica la compra.
3. Se le brinda premio al exportador del ao.
Finaliza Proceso

Ventanilla nica

Proceso: RECIBO DE DOCUMENTOS DE EXPORTACIN, REEXPORTACIN,
ZONA PROCESADORAS, IMPORTACIN DE LIBRE COMERCIO Y
CUARENTENA AGROPECUARIA
Objetivo: Mejorar la eficiencia en los proceso de comercio exterior, a travs de una
Ventanilla nica.
Pasos:
1. El solicitante se apersona a la Ventanilla nica de Comercio Exterior y realiza todo el
trmite requerido.
Finaliza Proceso

Proceso: VENTA DE CERTIFICADOS DE ORIGEN
Objetivo: Verificar que se cumple con los requisitos, para obtener el certificado de origen
Pasos:
1. El solicitante se apersona a la ventanilla nica a solicitar los requisitos para obtener un
certificado de origen
2. El funcionario encargado de la ventanilla nica le informa los requisitos establecidos y le
comunica que debe ir al Banco Nacional de Panam a realizar el pago correspondiente
para obtener una certificacin de origen
3. El solicitante se apersona a la ventanilla nica y entrega la boleta de pago para adquirir el
formulario
4. El solicitante llena el formulario y lo entrega en la ventanilla nica junto con la
documentacin solicitada
Finaliza Proceso

Proceso: INGRESO DE DOCUMENTOS
Objetivo: Registra documentos de trmites de comercio exterior
Pasos:
1. El funcionario encargado de la ventanilla nica de comercio exterior al momento de
recibir la documentacin revisa detalladamente cada uno de los requisitos
2. El funcionario anota en el formulario de documentos recibidos y en el libro de control la
entrada de los documentos
431

3. Una registrados los documentos el funcionario le coloca el sello de entrada a los
documentos
4. El funcionario confecciona la factura y detalla el servicio solicitado
5. La copia original de la factura es entregada al cliente, las copias restantes son entregadas
a Aduanas, Cuarentena Agropecuaria del Ministerio de Desarrollo Agropecuario y al
6. y los enva a recorrido en las oficinas de ventanilla nica de comercio exterior.
Finaliza Proceso

Proceso: INFORME DIARIO DE CAJA
Objetivo: Registrar y elaborar informe de los ingresos de caja por servicios prestados
Pasos:
1. El funcionario encargado de la ventanilla nica de comercio exterior, realiza diariamente
un informe de caja
2. El funcionario procede a revisar cada una de las copia de las factura y va detallando cada
uno de los servicios prestados en el informe diario de caja con su respectiva:
o Numeracin
o Cantidad y
o Valor
3. El funcionario coloca la fecha en el informe
4. Seguidamente anota los recibos utilizados y los anulados
5. El funcionario encargado de la ventanilla nica de comercio exterior firma el informe
diario de caja menuda
6. Una vez terminado el informe, este se enva a la oficina de fiscalizacin y de auditoria del
Finaliza Proceso

Proceso: SELLAR Y DESGLOSAR LIQUIDACIONES DE EXPORTACIN
Objetivo: Asegurar que se cumple con lo establecido en las normas para exportar
Pasos:
1. El funcionario encargado de sellar y desglosar las liquidaciones de exportacin recibe los
documentos del funcionario de aduanas asignado en el Ministerio de Comercio e
Industrias
2. El funcionario revisa los documentos y verifica que este el sello de la ventanilla nica y
el sello de aduanas
3. Una vez verificados los sellos antes descritos le coloca a los documento el sello de
tramit de exportacin al documento original y a sus (4) cuatro copias
4. Seguidamente el funcionario remite la documentacin al jefe de ventanilla nica de
comercio exterior o al funcionario que este designe para la firma
5. Una vez los documentos son firmados son devueltos al funcionario para que realice el
desglose de los documentos
6. Una vez desglosados los documentos se le entrega una copia a la ventanilla nica y tres
copias al funcionario de aduanas.
Finaliza Proceso

432

Proceso: SELLAR DOCUMENTOS DE ZONAS PROCESADORAS
Objetivo: Verificar que la documentacin est completa y cumple los requisitos
Pasos:
1. El funcionario encargado revisa los documentos y verifica que el nombre coincida con el
logo de la empresa y que este firmado por el responsable de la empresa
2. El funcionario coloca el sello en el documento original y en las copia
3. El funcionario remite los documentos para la firma del jefe de la ventanilla nica o al
funcionario que tenga a bien designar
4. El documento firmado es devuelto al funcionario encargado de zonas procesadoras para
que realice el desglose de los mismos

5. Una copia del desglose es archivada
6. Un funcionario de la Contralora General de la Republica asiste una vez a la semana a
retirar un juego de las copias a las oficinas de la ventanilla nica de comercio exterior
Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICADO DE ORIGEN DE CAF
Objetivo: Constatar el pas de origen del producto
Pasos:
1. El funcionario de aduanas sella y firma la documentacin referente a certificado de
origen de caf
2. El funcionario de aduanas remite la documentacin a funcionaria del Ministerio de
Comercio e Industrias para realizar el desglose correspondiente
Finaliza Proceso

Proceso: LIQUIDACIN DE VISAS
Objetivo: Registrar el pago de la visa de los extranjeros residentes
Pasos:
1. El funcionario asignado a realizar las liquidaciones de visas revisa la documentacin
2. El funcionario coloca el sello en la factura del cliente y llena los campos del sello
manualmente colocando:
o La fecha
o Nmero de visa
o La categora
o La docena
o Y el producto
3. La informacin anterior tambin es registrada en los libros de control
4. El funcionario remite los documentos para la firma del jefe de la ventanilla nica o al
funcionario que tenga a bien designar
5. El documento firmado es devuelto al funcionario encargado de zonas procesadoras para
que realice el desglose de los mismos
6. Una copia del desglose es archivada
7. La factura original es entregada con la liquidacin al solicitante
Finaliza Proceso

Proceso: INFORMES DE TRAMIT DE EXPORTACIN Y REEXPORTACIN
Objetivo: Registrar y elaborar informes de control de las exportaciones y re exportaciones
por empresa y rubros.
Pasos:
433

1. El funcionario (a) encargado clasifica las exportaciones y reexportaciones y procede a
capturar los datos de:
o Empresa
o Nmero de liquidacin
o Arancel
o Producto
o Valor FOB
o Peso
o Destino
o Clasificacin

2. Una vez capturada la informacin el funcionario (a) realiza informes diarios, semanales y
mensuales.
3. En el informe mensual es clasificado de la siguiente manera:
o Reexportacin
o Manufactura
o Marisco
o Camarones
o Azcar
o Caf
o Oro
o Plata
o Madera
o Chatarra
o Agrcola
o Ropa y otros
4. La informacin capturada es archivada en expedientes con la anterior clasificacin.
Finaliza Proceso

Proceso: RECAUDACIN DE VENTANILLA NICA
Objetivo: Registra y elaborar informes de recaudacin a nivel nacional, para ser remitido a
Tesorera del Ministerio de Comercio e Industrias
Pasos:
1. El funcionario (a) encargado recibe copia del informe diario de caja de las siete (7)
ventanillas nicas de comercio exterior a nivel nacional
2. El funcionario (a) encargado procede a revisar cada una de las facturas y las verifica con
la boleta de pago del banco
3. El funcionario (a) suma las cantidades para verificar que coincidan
4. El funcionario (a) verifica las firmas del cajero y del jefe de la ventanilla nica
5. Una vez verificados los informes de caja diarios el funcionario (a) lleva un registro de las
recaudaciones de la ventanilla nica
6. El funcionario (a) confecciona un informe mensual de las recaudaciones y lo remite al
Departamento de Tesorera del Ministerio de Comercio e Industrias
Finaliza Proceso

Proceso: ENVO DE FORMULARIOS A LAS VENTANILLAS NICAS DEL
INTERIOR DEL PAS
Objetivo: Remitir los formularios a las oficinas del interior, previo registro de los mismos.
Pasos:
434

1. Desde las ventanillas nicas del interior del pas se reciben llamadas telefnicas a la
ventanilla nica de comercio exterior en la sede del Ministerio de Comercio e Industrias
solicitando formularios para los tramites que realizan
2. El funcionario (a) de la ventanilla nica de comercio exterior en la sede del Ministerio de
Comercio e Industrias, confecciona un memo remisorio detallando los formulario y las
cantidades solicitadas
3. Los formularios junto con el memo remisorio son enviados por medio de archivo y
correspondencia
4. El funcionario (a) que recibe los formularios firma el recibido.
Finaliza Proceso

Proceso: AUDITORIA DE DOCUMENTOS
Objetivo: Verificar la secuencia numrica de los formularios, para llevar un control
Pasos:
1. El funcionario (a) recibe los paquetes de los formularios del almacn del Ministerio de
2. El funcionario (a) verifica la secuencia numrica de los formularios para la venta
3. Si la secuencia numrica falla el funcionario (a) confecciona una carta al Departamento
de Compras indicando los hallazgos encontrados en la auditoria
4. El Departamento de Compras notifica va telefnica a la empresa los hallazgos
encontrados para que se apersones a subsanarlos
5. Una vez revisada la secuencia, los documentos vuelven a ser introducidos en la caja
original con su respectiva identificacin
6. A medida que se requieran los documentos, estos son ordenados en los archivos segn la
secuencia numrica
7. El funcionario (a) lleva un registro de entrega de formularios
Finaliza Proceso

Manual de Procedimiento

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