Manual de Calidad Ingeniera y Construcciones de Venezuela (I.C.V) C.

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PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIN DE PRODUCTOS COMPRADOS ICVCA-ESC-01

ELABORADO POR: FIRMA: NOMBRE: CARGO: FECHA:

REVISADO POR: FIRMA: NOMBRE: CARGO: FECHA:

APROBADO POR: FIRMA: NOMBRE: CARGO: FECHA:

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1. Objetivo Aplicar las acciones necesarias para verificar que los materiales que Ingeniera y Construcciones de Venezuela (I.C.V) C.A. compra, ya sea para la comercializacin o para la realizacin de obras; cumplan con las especificaciones establecidas en la Orden de Compra. 2. Alcance Esta Instruccin de Trabajo aplica para la Inspeccin y recepcin de materiales comprados por Ingeniera y Construcciones de Venezuela (I.C.V) C.A., y que son recibidos en el almacn general. 3. Responsables Responsable por la Direccin (RD): Aplicar este procedimiento y suministrar los datos de entrada para la revisin de Gerencia. Jefe de departamento de Servicios Generales: Aplicar este procedimiento y delegar las funciones al personal necesario dentro de su departamento. 4. Definiciones INSPECCIN: Evaluacin de la conformidad por medio de observacin y dictamen, acompaada cuando sea necesario de medicin ensayo/prueba o comparacin con patrones. VERIFICACIN: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

5. Referencias Normas ISO9001-2008 Manual de Calidad de Ingeniera y Construcciones de Venezuela (I.C.V) C.A. (ICVCA/MC-01) 6. Registros DOCUMENTOS FALTANTES Cdigo: F-AL-004-DF CONTROL DEL FORMATO DOCUMENTOS FALTANTES Cdigo: F-ICVCAFDF

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DIFERENCIAS DE MATERIALES Cdigo: F-ICVCA-CDF CONTROL DEL FORMATO DIFERENCIA DE MATERIALES Cdigo: FICVCA-DM RECEPCIN DE MERCANCA Cdigo: F-ICVCA-FRM ORDEN DE COMPRA Cdigo: F-ICVCA-OC FACTURA Documento Externo REMISIN Documento Externo 7. Procedimiento

PUESTO RESPONSABLE Auxiliar Operativo de Almacn Auxiliar Operativo de Almacn Auxiliar Operativo de Almacn

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1. Recibe del proveedor los documentos para su verificacin solicita al jefe de almacn la orden de compra 2. Procede a recibir e inspeccionar los materiales 3. Revisa perfectamente que no haya diferencias de material, que la documentacin este completa y que el producto sea conforme a lo que se solicit. 4. Revisa perfectamente que no haya diferencias de material, que la documentacin este completa y que el producto sea conforme a lo que se solicit. Firma y sella con la leyenda verificado de conformidad, sella de recibido (la factura) 5. Entrega los documentos recibidos al auxiliar administrativo de almacn. 6. Realiza la captura en el sistema en el formato Recepcin de Mercanca cdigo: F-ICVCA-FRM imprime y entrega al jefe de almacn en original y duplicado con todos los documentos soportes: Copia factura (con sello de recibido, verificado y firma de la persona que recibi el material). copia de nota/remisin (si aplica) copia de taln de embarque (si aplica) Copia de certificado de calidad (si aplica). Copia de orden de compra.

REGISTRO

Orden de Compra

Orden de Compra/Factura/ Remisin

Auxiliar Operativo de Almacn

Factura con Sello de verificado

Auxiliar Operativo de Almacn

Orden de Compra/Factura/ Remisin

Auxiliar Operativo de Almacn

Recepcin de Mercanca

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7. Recibe el formato recepcin mercanca para su revisin y documentacin soporte. Enva ambos juego de copias al jefe compras y recaba firma de recibido una de ellas. de la de en

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Jefe de Almacn

QUE HACER EN CASO DE QUE SE IDENTIFIQUEN DIFERENCIAS DE MATERIAL:

Auxiliar Operativo de Almacn

Jefe de Almacn

Jefe de Compras

Jefe de Compras

Jefe de Almacn

En la factura o remisin se anota al calce la diferencia del material y se requisita el formato diferencias de materiales cdigo: F-ICVCA-DM y lo enva al jefe de almacn. Recibe del auxiliar operativo de almacn, el formato diferencia de materiales, firma de revisado; y lo enva al jefe de compras. Recibe el formato diferencias de materiales, y firma de recibido en el control del formato diferencia de materiales Negocia con el proveedor con previa autorizacin del director general, corrigiendo la orden de compra y le enva copia al jefe de almacn junto con la original del formato diferencias de materiales, recaba firma de recibido en copia. cuando el director general no autoriza el material que llego de mas este se devolver al proveedor Recibe el original del formato diferencias de materiales y la nueva orden de compra, enva al auxiliar administrativo de almacn. (REINICIA EN EL PASO (1)

Diferencias de Materiales

Diferencias de Materiales

Diferencias de Materiales

Orden de Compra

QUE HACER EN CASO DE QUE SE RECIBAN MENOS MATERIALES DE LOS SOLICITADOS:

Jefe de Compras

Jefe de Almacn

.Solicita al proveedor el cambio de la factura o la nota de crdito, anotando los resultados en el formato diferencia de materiales, lo firma y enva la original al jefe de almacn, recaba firma en copia. Recibe el original del formato diferencias de materiales y la nueva orden de compra, enva al auxiliar administrativo de almacn (REINICIA EN EL PASO (1)

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QUE HACER EN CASO DE QUE SE IDENTIFIQUE PRODUCTO NO CONFORME:

SI ENCUENTRA PRODUCTO NO CONFORME: Inicia el Procedimiento Control de Producto No Conforme cdigo: ICVCACPNC-01

Auxiliar Operativo de Almacn

QUE HACER EN CASO DE QUE LA DOCUMENTACIN EST INCOMPLETA

Auxiliar Operativo de Almacn Jefe de Almacn Requisita el formato documentos faltantes cdigo: F-ICVCA-FDF. Recibe del auxiliar operativo de almacn el formato documentos faltantes firma de revisado y enva al jefe de compras Recibe del jefe de almacn el formato documentos faltantes en original, firma de recibido en el control de formato documentos faltantes y efecta los tramites con el proveedor Se enva al proveedor la notificacin del documento faltante Cuando se reciben los documentos, los entrega junto con el formato original de documentos faltantes al jefe de almacn, recabando firma de recibido en copia. Documentos Faltantes Documentos Faltantes

Jefe de Compras

Documentos Faltantes

Jefe de Compras

Documentos Faltantes Documentos Faltantes

Jefe de Compras

QUE HACER EN CASO DE QUE HAYA DIFERENCIAS EN PRECIOS

Jefe de Compras Procede a realizar la revisin de precios y determina si existen diferencias SI EXISTEN DIFERENCIAS EN LOS PRECIOS Y ES RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR: Solicita al proveedor cambio de factura o nota de crdito, se anota las observaciones en el duplicado de la recepcin de mercanca CUANDO LA DIFERENCIA EN LOS PRECIOS NO ES RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR: Se anexa copia de la lista de precios o cotizacin como soporte y registra en el duplicado de la recepcin de mercanca la justificacin de la diferencia EN AMBOS CASOS, CON Y SIN DIFERENCIAS EN LOS PRECIOS: entrega al gerente de administracin y finanzas el duplicado de la recepcin de mercanca, recabando firma de recibido en copia fotosttica

Jefe de Compras

Jefe de Compras

Jefe de Compras