CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL GERENCIA FINANCIERA DIRECCION FINANCIERO CONTA LE AREA CONTA ILIDAD ! CONTROL DE ACTI"OS !

SU#INITROS

Instructivo Justificacin Diferencias Inventario de Suministros

CAJA COSTARRICENSE SEGURO SOCIAL Direccin Financiero Contable rea Contabilidad Control de Activos S!"inistros Telfonos 2539 0349 Interno 4869 Fax 2539-0352 San Jos#$ Costa Rica

Instr!ctivo J!sti%icacin di%erencias inventario de S!"inistros Introd!ccin Mejorar los sistemas de control interno y cond cir la Instit ci!n al lo"ro de s s o#jeti$os a%ro$ec&ando al m'ximo los rec rsos( "enera las necesidades de #rindar informaci!n )til( c m%lir con las n e$as normati$as( com#atir la a%arici!n de n e$as formas de a# so de los #ienes %)#licos y la creciente exi"encia a los administradores %)#licos de rendir c entas %or s "esti!n* +e conformidad con lo comentado anteriormente el ,rea de -onta#ilidad -ontrol de ,cti$os y . ministros /,--,.0 emite el %resente instr cti$o denominado en adelante Instr!ctivo &ara '!sti%icacin de di%erencias inventario de s!"inistros (IJUDIS) ( en s %rimera $ersi!n el c al es de car'cter "eneral( de so y a%licaci!n( 1 e %ro%orciona n es1 ema #'sico %ara la trans%arencia en la "esti!n y en el marco de la le"alidad( la informaci!n real y la rendici!n de c entas* *+ Ob'etivo del &rocedi"iento+ 2niformar( inter%retar y enfrentar las diferentes sit aciones y casos relacionados con +iferencias /faltantes y so#rantes0 de in$entario de s ministros* ,+ Ob'etivos del Instr!ctivo a0 3rote"er y conser$ar el %atrimonio %)#lico contra c al1 ier %rdida( des%ilfarro( so inde#ido( irre" laridad o acto ile"al /.e")n lo esta#lecido en el art4c lo 8 de la 5ey 6eneral de -ontrol Interno 78 8292( 1 e ri"e a %artir de j lio 20020 #0 -onfia#ilidad y o%ort nidad de la informaci!n /,rt4c lo 96( inciso a0 de la misma 5ey 82920* c0 :ficiencia y eficacia de las o%eraciones y de - m%lir con el ordenamiento j r4dico y tcnico;* /,rt4c lo 96 inciso #0 y ,rt4c lo 39 de la 5ey 6eneral de -ontrol Interno0 -+ Do"icilio de las !nidades :l ser$icio +es%ac&o farmacia( 3ro$eed r4a de farmacia y 3ro$eed r4a ,lmacenamiento y +istri# ci!n de#en informar al ,--,.< -!di"o y +omicilio =es%onsa#le del ser$icio* =e%resentante . %erior de res%onsa#le o re%resentante Telfono /s0 Fax -orreo electr!nico las

.i c al1 iera de esta informaci!n $ar4a es o#li"aci!n de la misma informar de s cam#io mediante oficio formal*

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5o anterior es con el fin %rimordial de crear n m!d lo de -ontactos en el .I-.( y 1 e la informaci!n res lte m's fl ida c ando re1 erimos contactarlos %ara c al1 ier circ nstancia /%ara en$iarles recordatorios( %ara en$iarles circ lares( %ara in$itarles a c rsos en el -:7+:I...( %ara &acerles lle"ar normati$a( instr cti$os( entre m c&os otros0* .+ /resentacin de in%or"acin :l informe de j stificaci!n de diferencia de in$entario de#e ser conciso y directo %resentando la diferencia a j stificar e identificando el com%ro#ante y>o doc mentaci!n j stificante y diri"ida a la . #-,rea -ontrol de ,cti$os y . ministros /.,-,.0* 0+ /rocedi"iento &ara '!sti%icacin de di%erencias de inventario .e")n la 5ey 6eneral de -ontrol Interno /56-I0 en s s art4c los 95 y 9? y s inter%retaci!n %or %arte de la Instit ci!n( exi"e 1 e se de#e reali@ar in$entario al menos na $e@ al aAo* .i" iendo con el %roceso de in$entario des% s de la conta#ili@aci!n de la toma f4sica del ser$icio( la . #-Brea -onta#ilidad de ,cti$os y . ministros /.-,.0 mediante oficio remitir' a cada nidad ejec tora el Re&orte de Di%erencia de Inventario ( %ara niformar criterios( y lo"rar 1 e se j stifi1 en las des$iaciones e inconsistencias res ltante mediante %rocedimiento de art4c lo %or art4c lo o conocido tam#in como l4nea %or l4nea( o#ser$ando lo si" iente< a) :l orden y es%ecificaci!n a se" ir es la codificaci!n de art4c los 1 e %resenta el C=e%orte de +iferencia de In$entario; /ya sean faltantes o so#rantes0( se j stifica si" iendo este %atr!n* b) Toda j stificaci!n de#e s stentarse en %rocedimientos( doc mentos y>o com%ro#antes conta#les de#idamente foliados y claramente li"ado al art4c lo o c!di"o con diferencia y 1 e estamos j stificando* c) 5os com%ro#antes y doc mentos 1 e j stifican na diferencia es doc mentaci!n 1 e se confecciona d rante el %er4odo de in$entario y %or al")n moti$o no se conta#ili@! o se &i@o incorrectamente* 5os confeccionados en las misma fec&a o %osterior res%onden a doc mentos o com%ro#antes de correcci!n* d) - ando las diferencias son ca sadas %or errores de ca%t ra de informaci!n y di"itaci!n err!nea de com%ro#antes o recetas las mismas de#en ser a$aladas y>o res%aldadas tanto %or el jefe del ser$icio como s s %erior* .i la diferencia es ca sada %or deficiencia de la &erramienta de inform'tica( se %resentar' dia"n!stico del inform'tico so#re el estado defect oso de la &erramienta 1 e "enera errores* ,simismo en conj nto jefe del ser$icio y el inform'tico %resentar'n la ma"nit d del error so#re las diferencias y c ales f eron ca sadas %or ese error* e) Toda j stificaci!n de#er' ser entre"ada %ersonalmente en el .,-,.( mediante oficio formal /ori"inal y co%ia0 firmado %or la jefat ra del ser$icio( indicando en el mismo de c antos folios se conforma el le"ajo*

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%)

:l -ons ltor de =e"i!n de#er' reali@ar na re$isi!n %re$ia "eneral( antes de reci#ir a conformidad los j stificantes< Re1!isitos de &resentacin 9* :l informe se acom%aAe de oficio de %resentaci!n con las firmas del f ncionario 1 e reali@a la j stificaci!n con de s s %erior 1 e lo a$ala* 2* D stificar diferencias art4c lo %or art4c lo( conforme C=e%orte de +iferencia de In$entario* 3* 3resentar %rocedimientos( doc mentos y>o com%ro#antes conta#les de#idamente foliados y claramente li"ado al art4c lo o c!di"o con diferencia y 1 e estamos j stificando* 4* - ando las diferencias son ca sadas %or errores de ca%t ra de informaci!n y di"itaci!n err!nea de com%ro#antes o recetas( las mismas de#en ser a$aladas y>o res%aldadas tanto %or el jefe del ser$icio como s s %erior* 5* Firmar n li#ro de actas %ara re"istrar la fec&a de entre"a y ace%taci!n del informe* 6* .i la informaci!n no c m%le con los re1 isitos anteriores se de$ol$er' el informe de j stificantes con n oficio indicando la o las ra@ones de s de$ol ci!n*

=e$isado el re1 isito( el cons ltor de re"i!n firmar' y sellar' la co%ia del doc mento 1 e c stodiar' el ser$icio corres%ondiente* 2) 2na $e@ anali@ado el informe de j stificaci!n y se concl ye 1 e el mismo no c m%le con los re1 isitos de %resentaci!n descrito anteriormente el -ons ltor de =e"i!n %roceder' a de$ol$er mediante oficio aclarando el re1 isito inc m%lido y accionando de inmediato la no %resentaci!n del informe* 3+ Fec4as de &resentacin del in%or"e :l informe de j stificaci!n de diferencias de in$entario 2090 de#e estar en las oficinas del .,-,. a m's tardar el d4a 39 de enero 2099 y no se conceder' %rorro"a al" na en esta o%ort nidad* 5+ In%or"e de eval!acin de '!sti%icantes .,-,. anali@ar' y e$al ar' indi$id almente cada informe de j stificaci!n de diferencia de in$entario %resentado %or las nidades y confeccionar' informe donde anali@a c!di"o %or c!di"o y ace%ta o rec&a@a la j stificaci!n* 6+ J!sti%icaciones no ace&tadas +e %resentarse j stificaciones rec&a@adas o no ace%tadas el .,-,. informar' al tit lar del ser$icio mediante oficio y le conceder' 95 &'#iles %ara s am%liaci!n o correcci!n a %artir de la fec&a de rece%ci!n del informe*

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:jem%lo de j stificaciones no ace%tadas< Ten"o demasiado tra#ajo lo 1 e me ind ce a cometer m c&os errores 7o t $e tiem%o de confeccionar los aj stes %or destr cciones y $encimientos .oy solo en el l "ar y no dis%on"o de %ersonal %ara reali@ar las j stificantes +escono@co 1 e % do %rod cir el faltante :l faltante %res mo 1 e se de#i! a EEEEE**( %odr4a ser 1 eEE 7o tenemos a%oyo de la ,dministraci!n Fo esta#a es%erando 1 e a%areciera el re"istro del aj ste %ero no lo &icieron Fo me encontra#a en n ascenso en otra nidad .e daA! la com% tadora Fo est $e de $acaciones*

,1 ellas diferencias 1 e se j stifi1 en %or ca sas mediante a errores de conteo( de entre"as incorrectas al des%ac&ar las recetas /de m's o de menos0( entre otras similares( necesariamente y como %arte de la j stificante de#er' ser %resentado n oficio de %arte de la jefat ra s %erior del ser$icio indicando 1 e dic&os errores son a$alados %or dic&a jefat ra /todo conforme lo esta#lecen los art4c los 94 inc*d0( ,rt* 95 inc*a0 y #0 y el ,rt* 96 inc* G0 de la 5ey de -ontrol Interno 78 82920* ,1 ellos errores 1 e se j stifi1 en %or ca sas de %ro#lemas del sistema( necesariamente el ser$icio de#er' coordinar con 6esti!n .o%orte .IF, de la . #-Brea .er$icios Farmac ticos o con los res%onsa#le del .I3=H( se")n sea el caso( %ara o#tener n oficio formal donde sta #rindar' el criterio tcnico 1 e esclare@ca el ori"en de las diferencias y c ales c!di"os son los afectados /1 e f e %or1 e se 1 ed! n :G,I. sin incl ir( 1 e f e %rod cto de los .tocIs( 1 e no se lim%i! la &erramienta antes de iniciar el in$entario( etc*0* ,1 4 es im%ortante tener en consideraci!n 1 e el criterio tcnico es %arte de la j stificante y 1 e el ser$icio de#er' am%liar m's el ori"en de los acontecimientos* 7+ Desacato 5a no %resentaci!n de la informaci!n en las fec&as esti% ladas se considera n desacato a lo solicitado %or lo 1 e se da %or concl ido el %roceso de j stificaci!n y se ordenar' solicit d de in$esti"aci!n %reliminar* /rocedi"iento &ara solicitar la Investi2acin /reli"inar ,nte la %resencia inj stificada de los faltantes y so#rantes( y>o la no %resentaci!n de la j stificaci!n en la fec&a seAalada( el Brea de -onta#ilidad y -ontrol de ,cti$os y . ministros solicitar' a la +irecci!n Financiero -onta#le %ara 1 e esta a s $e@ solicite a la 6erencia -orres%ondiente la in$esti"aci!n %reliminar %ertinente y con #ase en los res ltados o#tenidos $alorar y determinar e$ent ales res%onsa#ilidades de f ncionarios %or act aciones y omisiones administrati$as( 1 e "eneraron la %resencia del faltante o del so#rante* Todo lo anterior dentro del marco 1 e re" la la normati$a de relaciones la#orales instit cionales /del art4c lo 98 de la 7ormati$a de =elaciones 5a#orales de la -aja0( as4 como la -irc lar 6*F* 90*898 de fec&a 29 de fe#rero 2008* +e i" al forma se %roceder' con a1 ellas nidad ejec tora 1 e inc m%la del todo con la %resentaci!n del in$entario de s ministros corres%ondiente( todo s stentado en 1 e lo esta#lece la 5ey de

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-ontrol Interno art4c lo 39 y el Instr cti$o 1 e re" la los faltantes y so#rantes de acti$os y s ministros en la --..* *8+ A'!stes contables re1!eridos .i reali@ando informe de j stificaci!n de diferencia de in$entario el ser$icio o n %roceso normal de re$isi!n de in$entario %ermanente art4c lo 92( del CInstr cti$o 1 e re" la los faltantes y so#rantes de acti$os y s ministros en la --..; el ser$icio concl ye la necesidad de reali@ar aj stes conta#les el c al en$iar' a la . #-Brea -onta#ilidad ,cti$os y . ministros %ara s re"istro y a%licaci!n* :l ser$icio tiene la o#li"aci!n de monitorear 1 e dic&o mo$imiento se %rocese al menos %ara el %r!ximo mes( de no ser as4( tiene la o#li"aci!n de informar %or escrito la no o%ort nidad de dic&o re"istro* :sto mismo a%lica %ara a1 ellos com%ro#antes 1 e de#i! a%licar el Brea de ,lmacenamiento y +istri# ci!n* =ec erde 1 e los aj stes conta#les se tili@an c ando se &aya a"otado el com%ro#antes creados %ara la o%eraci!n reali@ada* **+ so de los

Aclaraciones necesarias &ara no con%!ndir las di%erencias 1!e e9isten entre !n A'!ste contable !n '!sti%icante+ /ri"era: , la . #-'rea -ontrol de ,cti$os y . ministros de#en lle"ar y como %arte de las j stificantes %or diferencias detectadas en los in$entarios de s ministros /faltantes o so#rantes0 )nicamente las copias de los aj stes as4 como otros doc mentos %ro#atorios 1 e forman %arte de la j stificante "eneral y c!di"o %or c!di"o* Se2!nda: J e como %arte del control interno y de na sana cost m#re %ara mantener n in$entario %ermanente en la nidad( todos los ser$icios est'n o#li"ados a reali@ar na conciliaci!n mens al /conforme las 7ormas de -ontrol Interno %ara el .ector 3)#lico0 la c al $a a %ermitir indicarle al ser$icio 1 aj stes de#e confeccionar( %ara trasladarlos a la . #'rea -onta#ilidad ,cti$os y . ministros* , esta otra . #-'rea si de#er'n en$iar los originales /con nom#res y firmas de 1 ienes a$alan el aj ste y con el sello del ser$icio0 % es son 1 ienes si re"istran el mo$imiento conta#le* +ic&os doc mentos conta#les tienen 1 e %resentarse sin #orrones o tac&ad ras( de tal forma 1 e no &a"an d dar de s a tenticidad o le"itimidad* Tercera: ,s4 las cosas( el &ec&o de 1 e el ser$icio &aya %resentado a la . #-'rea -ontrol de ,cti$os y . ministros al" nos aj stes como %arte de los j stificantes( esto no 1 iere decir( 1 e somos res%onsa#les de indicar a la . #-'rea -onta#ilidad de ,cti$os y . ministros 1 aj stes %roceden y c 'les no( esto s!lo lo dir' la conciliaci!n mens al del ser$icio( 1 ien es el o#li"ado de manejar estos datos y estos controles( y estos se tramita )nicamente mediante oficio formal firmado %or la jefat ra res%onsa#le del ser$icio solicitando los aj stes %ertinentes* 5a . #-'rea -ontrol de ,cti$os y . ministros )nicamente $alora los j stificantes en ra@!n de 1 e se aj sten a &ec&os reales o demostra#les %or cada ser$icio( ya sea doc mentalmente o #ien mediante oficios 1 e a$alen la e$ent alidad 1 e ori"in! la diferencia( el criterio tcnico res%ecti$o si son %ro#lemas inform'ticos( actas de destr cci!n( den ncias al H*I*D*( y o#$iamente co%ia de aj stes conta#les( com%ro#antes conta#les( entre m c&os otros y se")n sea el caso*

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*,+

Ca!sas de las di%erencias 5as ca sas de los faltantes y so#rantes es $ariada las m's conocidas tenemos< *,+* Ca!sas Ad"inistrativas a) Errores 4!"anos &or "al conteo al des&ac4ar !n &rod!cto Justificacin: - ando se %resente esta ca sa el s %erior del ser$icio y del centro mediante oficio am%arar' o res%aldar' ante esta oficina el %roceder del a tor del error* Errores !tili;acin incorrecta de la 4erra"ienta in%or"<tica Justificacin: - ando se %resente esta ca sa el s %erior del ser$icio y del centro mediante oficio am%arar' o res%aldar' ante esta oficina el %roceder del a tor del error* Codi%icaciones incorrectas Justificacin: - ando se %resente esta ca sa el s %erior del ser$icio y del centro mediante oficio am%arar' o res%aldar' ante esta oficina el %roceder del a tor del error* Errores t#cnicos de la 4erra"ienta de in%or"<tica Justificacin: 3resentar' dia"n!stico del inform'tico so#re el estado defect oso de la &erramienta 1 e "enera errores* ,simismo en conj nto jefe del ser$icio y el inform'tico %resentar'n la ma"nit d del error so#re las diferencias y c ales f eron ca sadas %or ese error* =enci"ientos Justificacin: - ando se %resente esta ca sa el s %erior del ser$icio y del centro mediante oficio %resentar' el %rocedimiento 1 e la nidad esta#lece %ara la minimi@ar los $encimientos y %resentar' acta de $encimiento y el com%ro#ante de correcci!n conta#le*

b)

c)

d)

e)

*,+,

Ca!sas contables %) Co"&robantes contables no a&licados Justificacin: - ando se %resente esta ca sa el s %erior del ser$icio y del centro mediante oficio am%arar' o res%aldar' ante esta oficina el %roceder del a tor del error y adem's de#er' %resentar co%ia del com%ro#ante 1 e se dejo de a%licar* Co"&robantes contables a&licados en %or"a incorrecta Justificacin: %roceder' conforme lo ex% esto en % nto anterior y adem's %resentando el com%ro#ante ca sante de la diferencia* >ovi"ientos contable ino&ort!nos o "al con%eccionado Justificacin: %roceder' conforme lo ex% esto en % nto anterior y adem's %resentando el com%ro#ante ca sante de la diferencia*

2)

4)

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*,+-

/or delito i) Robos Justificacin: :n$iar' la den ncia %resentada o%ort namente ante las a toridades com%etentes as4 como la in$esti"aci!n %reliminar y>o in$esti"aci!n 1 e se reali@! so#re lo s cedido* ?!rto Justificacin: :n$iar' la den ncia %resentada o%ort namente ante las a toridades com%etentes as4 como la in$esti"aci!n %reliminar y>o in$esti"aci!n 1 e se reali@! so#re lo s cedido* DaAo &re"editado Justificacin: :n$iar' la in$esti"aci!n %reliminar y>o la in$esti"aci!n $i"ente o el fallo de la misma* Caso Fort!ito +esastre nat ral( tem#lor( in ndaci!n( incendio otro*

')

@)

l) ")

Caso Contin2encia .it aci!n no intencional* 3or ejem%lo mercader4a 1 e se cae de los estantes o se daAo en la mani% laci!n a %esar 1 e esta se &i@o de forma correcta*

*-+

Inventario &er"anente

2no de los %rinci%ios #'sicos del -ontrol Interno de #ode"as y des%ac&os( se #asa en "aranti@ar la exactit d entre las existencias f4sicas de los %rod ctos almacenados y los re"istros corres%ondientes de los mismos en el sistema inform'tico ! administrati$o* 5as diferencias de in$entario son ine$ita#les y de#idas a m)lti%les ca sas( 1 e $an desde el sim%le ro#o del %rod cto &asta los errores m's com%licados de esclarecer* 3or lo tanto es necesario &acer %eri!dicamente nos in$entarios o rec entos f4sicos de los %rod ctos y com%arar con el contenido de los re"istros* -ada ser$icio incl ir' en s s tares las si" ientes< *-+* Conciliacin "ovi"ientos de e9istencias< Im%lementar y res%onsa#ili@ar %ro"rama semanal de conciliaci!n de mo$imientos administrati$os y conta#les de la existencia* :sta "esti!n de#e %resentar informe de a1 ellos mo$imientos conta#les 1 e re1 iere correcci!n o modificaci!n y a1 ellos no conta#ili@ados* Conciliacin Saldo

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Doc!"entos re1!eridos &ara conciliar a0 #0 /roceso a0 #0 +eterminar el saldo inicial de %er4odo act al .e le restan las salidas< es el saldo final del %er4odo anterior* , xiliar de :xistencia -om%ro#antes confeccionados en el %er4odo

-om%ro#antes< 23 ,j ste dismin ci!n 25 +e$ol ci!n - entre"ada 2? Traslados K entre"ado 28 -ons mo %ro$eed r4a 29 -ons mo farmacia 30 Materia 3rima 39 3rod cto Terminado c0 .e le s man las entradas< -om%ro#antes< 20-Lale de entrada 29 -om%ra +irecta 23 ,j ste a mento 25 +e$ol ci!n K reci#ida 2? Traslados - reci#ido *-+, Se2!i"iento "onitoreo doc!"ental 3ro#ar la coincidencia entre los in"resos( los des%ac&os y otras salidas con los saldos de %rod ctos( asimismo los com%ro#antes de aj ste y distri# ci!n* ,dem's dar se" imiento a a1 ellos com%ro#antes no conta#ili@ados &asta 1 e el o los res%onsa#les de &acerlo los a%li1 en conta#lemente* Utili;acin de co"&robantes Bo doc!"entos a!tori;ados J e sea instr cci!n "eneral emitida %or la jefat ra( la tili@aci!n de los com%ro#antes y form larios de control y administraci!n de la existencia( con el o#jeto de contar con res%aldo de lo act ado* :stos doc mentos de#en ser #ien le"i#les - no %resentar #orrones( tac&ad ras y otros - 1 e % edan ind cir a malas inter%retaciones de la informaci!n* In%or"es de saldos< ,l final de cada jornada( los encar"ados de #ode"a de#en %re%arar informe de la mercader4a solicitada( reci#ida( rec&a@ada y des%ac&ada con el o#jeto de contar con saldos act ali@ados y o%ort nos( 1 e ay den al rea#astecimiento de la #ode"a de ac erdo a las necesidades( si existieran #ode"as %erifricas en los centros de distri# ci!n estas tendr'n 1 e contar con in$entarios act ali@ados* Revisin %Csica< 5a re$isi!n y an'lisis de doc mentos y com%ro#antes conta#les( de#e com%lementarse con na $erificaci!n de lo f4sico en los l "ares de almacenamiento( distri# ci!n y des%ac&o* 7o solo %or ra@ones conta#les( sino

*-+-

*-+.

*-+0

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tam#in %ara o#ser$ar y determinar la idoneidad de los %rocedimientos tili@ados en la identificaci!n( almacenamiento( #icaci!n y estado de los %rod ctos( identificar necesidades y corre"ir %ro#lemas entre otros* *-+3 Rec!ento cCclicos: :ste %rocedimiento( s %one n rec ento diario colecti$o de n determinado "r %o de %rod ctos( 1 e %re$iamente se &an seleccionado normalmente con ay da de n sistema inform'tico( as4 %or ejem%lo( %odemos esta#lecer n 3lan %ara 1 e los art4c los( G o -( se recontar4an solamente na ! dos $eces al aAo* Htro criterio de inters %odr4a ser( %or ejem%lo( en f nci!n del $alor de los art4c los* =enta'as: 3ermite reali@ar el rec ento( sin necesidad de %arar la acti$idad( tili@ando %ersonal es%eciali@ado* 3osi#ilita el an'lisis de las ca sas del error( mediante na in$esti"aci!n de las transacciones 1 e t $ieron l "ar en el %eriodo( %or lo c al( se % eden sacar estad4sticas de los errores( esta#leciendo n %ro"rama %re$enti$o %ara el f t ro*

13.7

/or1!e se desc!adra el inventario: a) Errores en la rece&cin de "ercancCa( es im%rescindi#le $erificar el com%ro#ante de entrada con la mercanc4a f4sica 1 e reci#imos( % ede oc rrir 1 e en el com%ro#ante de entrada %on"a na referencia y f4sicamente este entrando otra* $% =eri%icar la cantidad$ esta#lecer mtodos %ara el control de los com%ro#antes de rece%ci!n( si estos no lle"an a la %ersona 1 e &ace la conta#ilidad de la mercanc4a( es como si no & #iese entrado en el ,lmacn* En todo Al"ac#n es de s!"a i"&ortancia la veri%icacin de la "ercancCa entrada * c) Errores en la salida de "ercancCa$ en el com%ro#ante % eden %oner na referencia y salir otra f4sicamente( desc adrando de este modo dos referencias* En todo Al"ac#n es de s!"a i"&ortancia la veri%icacin de la "ercancCa 1!e sale %Csica"ente* :rrores administrati$os< errores al &acer la entrada de mercanc4a( errores al &acer la salida de mercanc4a( etc*

*.+

Ca&acitacin al &ersonal 5a administraci!n acti$a anali@ar' la idoneidad del %ersonal %artici%ante del %roceso de in$entario y %ro"ramar' ca%acitaciones( talleres ! c&arlas so#re administraci!n de #ode"a( conta#ilidad de in$entario( control de existencias y normati$a e instr cti$o 1 e la re" la los faltantes y so#rantes* Ter"inolo2Ca Co"&robante contables a&robados -om%ro#ante 20 Lale de entrada -om%ro#ante 29 -om%ra +irecta 21

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-om%ro#ante 22 In$entarios -om%ro#ante 23 ,j stes -om%ro#ante 25 +e$ol ciones -om%ro#ante 2? Traslados -om%ro#ante 28 -ons mo 3ro$eed r4a -om%ro#ante 29 -ons mo Farmacia -om%ro#ante 30 Materia 3rima -om%ro#ante 39 3rod cto Terminado D#bito Im%lica c al1 ier cantidad 1 e al asentarse o re"istrarse incrementa el saldo del art4c lo* Cr#dito Im%lica c al1 ier cantidad 1 e al asentarse o re"istrarse dismin ye el saldo del art4c lo* Asiento Contable .on anotaciones o re"istros 1 e se &acen en n li#ro de conta#ilidad( /en n estro caso a xiliar de existencia0 con la finalidad de re"istrar n &ec&o o e$ento 1 e %ro$oca na modificaci!n al in$entario Asiento a'!ste ,j ste es el asiento conta#le necesario %ara lle$ar el saldo de na c enta a s $alor real* E'e"&lo: - ando el e$al ador desc #re errores im%ortantes en los re"istros de conta#ilidad( de#en corre"irse los a xiliares* 3or ejem%lo( si la nidad no red jo de forma adec ada el in$entario % ede &acer n aj ste %ara reflejar el $alor de reali@aci!n del in$entario* Entrada "ercaderCa :s la entrada f4sica de la mercader4a a la #ode"a o des%ac&o* A!9iliar de e9istencias Tiene %or f nci!n des"losar el mo$imiento de de#ito y>o crdito de la c enta mercader4a e informar en todo momento el saldo de esta( es decir( c anto tenemos de medicamento o s ministro* Instr!ctivo J!sti%icacin di%erencias inventario de S!"inistros Introd!ccin Mejorar los sistemas de control interno y cond cir la Instit ci!n al lo"ro de s s o#jeti$os a%ro$ec&ando al m'ximo los rec rsos( "enera las necesidades de #rindar informaci!n )til( c m%lir con las n e$as normati$as( com#atir la a%arici!n de n e$as formas de a# so de los #ienes %)#licos y la creciente exi"encia a los administradores %)#licos de rendir c entas %or s "esti!n* +e conformidad con lo comentado anteriormente el ,rea de -onta#ilidad -ontrol de ,cti$os y . ministros /,--,.0 emite el %resente instr cti$o denominado en adelante Instr!ctivo &ara '!sti%icacin de di%erencias inventario de s!"inistros (IJUDIS) ( en s %rimera $ersi!n el c al es de car'cter "eneral( de so y a%licaci!n( 1 e %ro%orciona n es1 ema #'sico %ara la trans%arencia en la "esti!n y en el marco de la le"alidad( la informaci!n real y la rendici!n de c entas*

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0+ Ob'etivo del &rocedi"iento+ 2niformar( inter%retar y enfrentar las diferentes sit aciones y casos relacionados con +iferencias /faltantes y so#rantes0 de in$entario de s ministros* 3+ Ob'etivos del Instr!ctivo d0 3rote"er y conser$ar el %atrimonio %)#lico contra c al1 ier %rdida( des%ilfarro( so inde#ido( irre" laridad o acto ile"al /.e")n lo esta#lecido en el art4c lo 8 de la 5ey 6eneral de -ontrol Interno 78 8292( 1 e ri"e a %artir de j lio 20020 e0 -onfia#ilidad y o%ort nidad de la informaci!n /,rt4c lo 96( inciso a0 de la misma 5ey 82920* f0 :ficiencia y eficacia de las o%eraciones y de - m%lir con el ordenamiento j r4dico y tcnico;* /,rt4c lo 96 inciso #0 y ,rt4c lo 39 de la 5ey 6eneral de -ontrol Interno0 las

5+ Do"icilio de las !nidades :l ser$icio +es%ac&o farmacia( 3ro$eed r4a de farmacia y 3ro$eed r4a ,lmacenamiento y +istri# ci!n de#en informar al ,--,.< -!di"o y +omicilio =es%onsa#le del ser$icio* =e%resentante . %erior de res%onsa#le o re%resentante Telfono /s0 Fax -orreo electr!nico

.i c al1 iera de esta informaci!n $ar4a es o#li"aci!n de la misma informar de s cam#io mediante oficio formal* 5o anterior es con el fin %rimordial de crear n m!d lo de -ontactos en el .I-.( y 1 e la informaci!n res lte m's fl ida c ando re1 erimos contactarlos %ara c al1 ier circ nstancia /%ara en$iarles recordatorios( %ara en$iarles circ lares( %ara in$itarles a c rsos en el -:7+:I...( %ara &acerles lle"ar normati$a( instr cti$os( entre m c&os otros0* 6+ /resentacin de in%or"acin :l informe de j stificaci!n de diferencia de in$entario de#e ser conciso y directo %resentando la diferencia a j stificar e identificando el com%ro#ante y>o doc mentaci!n j stificante y diri"ida a la . #-,rea -ontrol de ,cti$os y . ministros /.,-,.0*

0+

/rocedi"iento &ara '!sti%icacin de di%erencias de inventario

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.e")n la 5ey 6eneral de -ontrol Interno /56-I0 en s s art4c los 95 y 9? y s inter%retaci!n %or %arte de la Instit ci!n( exi"e 1 e se de#e reali@ar in$entario al menos na $e@ al aAo* .i" iendo con el %roceso de in$entario des% s de la conta#ili@aci!n de la toma f4sica del ser$icio( la . #-Brea -onta#ilidad de ,cti$os y . ministros /.-,.0 mediante oficio remitir' a cada nidad ejec tora el Re&orte de Di%erencia de Inventario ( %ara niformar criterios( y lo"rar 1 e se j stifi1 en las des$iaciones e inconsistencias res ltante mediante %rocedimiento de art4c lo %or art4c lo o conocido tam#in como l4nea %or l4nea( o#ser$ando lo si" iente< 4) :l orden y es%ecificaci!n a se" ir es la codificaci!n de art4c los 1 e %resenta el C=e%orte de +iferencia de In$entario; /ya sean faltantes o so#rantes0( se j stifica si" iendo este %atr!n* i) Toda j stificaci!n de#e s stentarse en %rocedimientos( doc mentos y>o com%ro#antes conta#les de#idamente foliados y claramente li"ado al art4c lo o c!di"o con diferencia y 1 e estamos j stificando* 5os com%ro#antes y doc mentos 1 e j stifican na diferencia es doc mentaci!n 1 e se confecciona d rante el %er4odo de in$entario y %or al")n moti$o no se conta#ili@! o se &i@o incorrectamente* 5os confeccionados en las misma fec&a o %osterior res%onden a doc mentos o com%ro#antes de correcci!n*

')

@) - ando las diferencias son ca sadas %or errores de ca%t ra de informaci!n y di"itaci!n err!nea de com%ro#antes o recetas las mismas de#en ser a$aladas y>o res%aldadas tanto %or el jefe del ser$icio como s s %erior* .i la diferencia es ca sada %or deficiencia de la &erramienta de inform'tica( se %resentar' dia"n!stico del inform'tico so#re el estado defect oso de la &erramienta 1 e "enera errores* ,simismo en conj nto jefe del ser$icio y el inform'tico %resentar'n la ma"nit d del error so#re las diferencias y c ales f eron ca sadas %or ese error* l) Toda j stificaci!n de#er' ser entre"ada %ersonalmente en el .,-,.( mediante oficio formal /ori"inal y co%ia0 firmado %or la jefat ra del ser$icio( indicando en el mismo de c antos folios se conforma el le"ajo*

") :l -ons ltor de =e"i!n de#er' reali@ar na re$isi!n %re$ia "eneral( antes de reci#ir a conformidad los j stificantes< Re1!isitos de &resentacin ?* :l informe se acom%aAe de oficio de %resentaci!n con las firmas del f ncionario 1 e reali@a la j stificaci!n con de s s %erior 1 e lo a$ala* 8* D stificar diferencias art4c lo %or art4c lo( conforme C=e%orte de +iferencia de In$entario* 9* 3resentar %rocedimientos( doc mentos y>o com%ro#antes conta#les de#idamente foliados y claramente li"ado al art4c lo o c!di"o con diferencia y 1 e estamos j stificando*

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90* - ando las diferencias son ca sadas %or errores de ca%t ra de informaci!n y di"itaci!n err!nea de com%ro#antes o recetas( las mismas de#en ser a$aladas y>o res%aldadas tanto %or el jefe del ser$icio como s s %erior* 99* Firmar n li#ro de actas %ara re"istrar la fec&a de entre"a y ace%taci!n del informe* 92* .i la informaci!n no c m%le con los re1 isitos anteriores se de$ol$er' el informe de j stificantes con n oficio indicando la o las ra@ones de s de$ol ci!n* =e$isado el re1 isito( el cons ltor de re"i!n firmar' y sellar' la co%ia del doc mento 1 e c stodiar' el ser$icio corres%ondiente* n) 2na $e@ anali@ado el informe de j stificaci!n y se concl ye 1 e el mismo no c m%le con los re1 isitos de %resentaci!n descrito anteriormente el -ons ltor de =e"i!n %roceder' a de$ol$er mediante oficio aclarando el re1 isito inc m%lido y accionando de inmediato la no %resentaci!n del informe* 3+ Fec4as de &resentacin del in%or"e :l informe de j stificaci!n de diferencias de in$entario 2090 de#e estar en las oficinas del .,-,. a m's tardar el d4a 39 de enero 2099 y no se conceder' %rorro"a al" na en esta o%ort nidad* 5+ In%or"e de eval!acin de '!sti%icantes .,-,. anali@ar' y e$al ar' indi$id almente cada informe de j stificaci!n de diferencia de in$entario %resentado %or las nidades y confeccionar' informe donde anali@a c!di"o %or c!di"o y ace%ta o rec&a@a la j stificaci!n* 6+ J!sti%icaciones no ace&tadas +e %resentarse j stificaciones rec&a@adas o no ace%tadas el .,-,. informar' al tit lar del ser$icio mediante oficio y le conceder' 95 &'#iles %ara s am%liaci!n o correcci!n a %artir de la fec&a de rece%ci!n del informe* :jem%lo de j stificaciones no ace%tadas< Ten"o demasiado tra#ajo lo 1 e me ind ce a cometer m c&os errores 7o t $e tiem%o de confeccionar los aj stes %or destr cciones y $encimientos .oy solo en el l "ar y no dis%on"o de %ersonal %ara reali@ar las j stificantes +escono@co 1 e % do %rod cir el faltante :l faltante %res mo 1 e se de#i! a EEEEE**( %odr4a ser 1 eEE 7o tenemos a%oyo de la ,dministraci!n Fo esta#a es%erando 1 e a%areciera el re"istro del aj ste %ero no lo &icieron Fo me encontra#a en n ascenso en otra nidad .e daA! la com% tadora Fo est $e de $acaciones*

,1 ellas diferencias 1 e se j stifi1 en %or ca sas mediante a errores de conteo( de entre"as incorrectas al des%ac&ar las recetas /de m's o de menos0( entre otras similares( necesariamente

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y como %arte de la j stificante de#er' ser %resentado n oficio de %arte de la jefat ra s %erior del ser$icio indicando 1 e dic&os errores son a$alados %or dic&a jefat ra /todo conforme lo esta#lecen los art4c los 94 inc*d0( ,rt* 95 inc*a0 y #0 y el ,rt* 96 inc* G0 de la 5ey de -ontrol Interno 78 82920* ,1 ellos errores 1 e se j stifi1 en %or ca sas de %ro#lemas del sistema( necesariamente el ser$icio de#er' coordinar con 6esti!n .o%orte .IF, de la . #-Brea .er$icios Farmac ticos o con los res%onsa#le del .I3=H( se")n sea el caso( %ara o#tener n oficio formal donde sta #rindar' el criterio tcnico 1 e esclare@ca el ori"en de las diferencias y c ales c!di"os son los afectados /1 e f e %or1 e se 1 ed! n :G,I. sin incl ir( 1 e f e %rod cto de los .tocIs( 1 e no se lim%i! la &erramienta antes de iniciar el in$entario( etc*0* ,1 4 es im%ortante tener en consideraci!n 1 e el criterio tcnico es %arte de la j stificante y 1 e el ser$icio de#er' am%liar m's el ori"en de los acontecimientos* 7+ Desacato 5a no %resentaci!n de la informaci!n en las fec&as esti% ladas se considera n desacato a lo solicitado %or lo 1 e se da %or concl ido el %roceso de j stificaci!n y se ordenar' solicit d de in$esti"aci!n %reliminar* /rocedi"iento &ara solicitar la Investi2acin /reli"inar ,nte la %resencia inj stificada de los faltantes y so#rantes( y>o la no %resentaci!n de la j stificaci!n en la fec&a seAalada( el Brea de -onta#ilidad y -ontrol de ,cti$os y . ministros solicitar' a la +irecci!n Financiero -onta#le %ara 1 e esta a s $e@ solicite a la 6erencia -orres%ondiente la in$esti"aci!n %reliminar %ertinente y con #ase en los res ltados o#tenidos $alorar y determinar e$ent ales res%onsa#ilidades de f ncionarios %or act aciones y omisiones administrati$as( 1 e "eneraron la %resencia del faltante o del so#rante* Todo lo anterior dentro del marco 1 e re" la la normati$a de relaciones la#orales instit cionales /del art4c lo 98 de la 7ormati$a de =elaciones 5a#orales de la -aja0( as4 como la -irc lar 6*F* 90*898 de fec&a 29 de fe#rero 2008* +e i" al forma se %roceder' con a1 ellas nidad ejec tora 1 e inc m%la del todo con la %resentaci!n del in$entario de s ministros corres%ondiente( todo s stentado en 1 e lo esta#lece la 5ey de -ontrol Interno art4c lo 39 y el Instr cti$o 1 e re" la los faltantes y so#rantes de acti$os y s ministros en la --..* *8+ A'!stes contables re1!eridos .i reali@ando informe de j stificaci!n de diferencia de in$entario el ser$icio o n %roceso normal de re$isi!n de in$entario %ermanente art4c lo 92( del CInstr cti$o 1 e re" la los faltantes y so#rantes de acti$os y s ministros en la --..; el ser$icio concl ye la necesidad de reali@ar aj stes conta#les el c al en$iar' a la . #-Brea -onta#ilidad ,cti$os y . ministros %ara s re"istro y a%licaci!n* :l ser$icio tiene la o#li"aci!n de monitorear 1 e dic&o mo$imiento se %rocese al menos %ara el %r!ximo mes( de no ser as4( tiene la o#li"aci!n de informar %or escrito la no o%ort nidad de dic&o re"istro* :sto mismo a%lica %ara a1 ellos com%ro#antes 1 e de#i! a%licar el Brea de ,lmacenamiento y +istri# ci!n* =ec erde 1 e los aj stes conta#les se tili@an c ando se &aya a"otado el com%ro#antes creados %ara la o%eraci!n reali@ada* so de los

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**+

Aclaraciones necesarias &ara no con%!ndir las di%erencias 1!e e9isten entre !n A'!ste contable !n '!sti%icante+ /ri"era: , la . #-'rea -ontrol de ,cti$os y . ministros de#en lle"ar y como %arte de las j stificantes %or diferencias detectadas en los in$entarios de s ministros /faltantes o so#rantes0 )nicamente las copias de los aj stes as4 como otros doc mentos %ro#atorios 1 e forman %arte de la j stificante "eneral y c!di"o %or c!di"o* Se2!nda: J e como %arte del control interno y de na sana cost m#re %ara mantener n in$entario %ermanente en la nidad( todos los ser$icios est'n o#li"ados a reali@ar na conciliaci!n mens al /conforme las 7ormas de -ontrol Interno %ara el .ector 3)#lico0 la c al $a a %ermitir indicarle al ser$icio 1 aj stes de#e confeccionar( %ara trasladarlos a la . #'rea -onta#ilidad ,cti$os y . ministros* , esta otra . #-'rea si de#er'n en$iar los originales /con nom#res y firmas de 1 ienes a$alan el aj ste y con el sello del ser$icio0 % es son 1 ienes si re"istran el mo$imiento conta#le* +ic&os doc mentos conta#les tienen 1 e %resentarse sin #orrones o tac&ad ras( de tal forma 1 e no &a"an d dar de s a tenticidad o le"itimidad* Tercera: ,s4 las cosas( el &ec&o de 1 e el ser$icio &aya %resentado a la . #-'rea -ontrol de ,cti$os y . ministros al" nos aj stes como %arte de los j stificantes( esto no 1 iere decir( 1 e somos res%onsa#les de indicar a la . #-'rea -onta#ilidad de ,cti$os y . ministros 1 aj stes %roceden y c 'les no( esto s!lo lo dir' la conciliaci!n mens al del ser$icio( 1 ien es el o#li"ado de manejar estos datos y estos controles( y estos se tramita )nicamente mediante oficio formal firmado %or la jefat ra res%onsa#le del ser$icio solicitando los aj stes %ertinentes* 5a . #-'rea -ontrol de ,cti$os y . ministros )nicamente $alora los j stificantes en ra@!n de 1 e se aj sten a &ec&os reales o demostra#les %or cada ser$icio( ya sea doc mentalmente o #ien mediante oficios 1 e a$alen la e$ent alidad 1 e ori"in! la diferencia( el criterio tcnico res%ecti$o si son %ro#lemas inform'ticos( actas de destr cci!n( den ncias al H*I*D*( y o#$iamente co%ia de aj stes conta#les( com%ro#antes conta#les( entre m c&os otros y se")n sea el caso*

*,+

Ca!sas de las di%erencias 5as ca sas de los faltantes y so#rantes es $ariada las m's conocidas tenemos< *,+* Ca!sas Ad"inistrativas a) Errores 4!"anos &or "al conteo al des&ac4ar !n &rod!cto Justificacin: - ando se %resente esta ca sa el s %erior del ser$icio y del centro mediante oficio am%arar' o res%aldar' ante esta oficina el %roceder del a tor del error* Errores !tili;acin incorrecta de la 4erra"ienta in%or"<tica Justificacin: - ando se %resente esta ca sa el s %erior del ser$icio y del centro mediante oficio am%arar' o res%aldar' ante esta oficina el %roceder del a tor del error* Codi%icaciones incorrectas

b)

c)

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Justificacin: - ando se %resente esta ca sa el s %erior del ser$icio y del centro mediante oficio am%arar' o res%aldar' ante esta oficina el %roceder del a tor del error* d) Errores t#cnicos de la 4erra"ienta de in%or"<tica Justificacin: 3resentar' dia"n!stico del inform'tico so#re el estado defect oso de la &erramienta 1 e "enera errores* ,simismo en conj nto jefe del ser$icio y el inform'tico %resentar'n la ma"nit d del error so#re las diferencias y c ales f eron ca sadas %or ese error* =enci"ientos Justificacin: - ando se %resente esta ca sa el s %erior del ser$icio y del centro mediante oficio %resentar' el %rocedimiento 1 e la nidad esta#lece %ara la minimi@ar los $encimientos y %resentar' acta de $encimiento y el com%ro#ante de correcci!n conta#le*

e)

*,+,

Ca!sas contables %) Co"&robantes contables no a&licados Justificacin: - ando se %resente esta ca sa el s %erior del ser$icio y del centro mediante oficio am%arar' o res%aldar' ante esta oficina el %roceder del a tor del error y adem's de#er' %resentar co%ia del com%ro#ante 1 e se dejo de a%licar* Co"&robantes contables a&licados en %or"a incorrecta Justificacin: %roceder' conforme lo ex% esto en % nto anterior y adem's %resentando el com%ro#ante ca sante de la diferencia* >ovi"ientos contable ino&ort!nos o "al con%eccionado Justificacin: %roceder' conforme lo ex% esto en % nto anterior y adem's %resentando el com%ro#ante ca sante de la diferencia*

2)

4)

*,+-

/or delito i) Robos Justificacin: :n$iar' la den ncia %resentada o%ort namente ante las a toridades com%etentes as4 como la in$esti"aci!n %reliminar y>o in$esti"aci!n 1 e se reali@! so#re lo s cedido* ?!rto Justificacin: :n$iar' la den ncia %resentada o%ort namente ante las a toridades com%etentes as4 como la in$esti"aci!n %reliminar y>o in$esti"aci!n 1 e se reali@! so#re lo s cedido* DaAo &re"editado Justificacin: :n$iar' la in$esti"aci!n %reliminar y>o la in$esti"aci!n $i"ente o el fallo de la misma* Caso Fort!ito

')

@)

l)

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+esastre nat ral( tem#lor( in ndaci!n( incendio ")

otro*

Caso Contin2encia .it aci!n no intencional* 3or ejem%lo mercader4a 1 e se cae de los estantes o se daAo en la mani% laci!n a %esar 1 e esta se &i@o de forma correcta*

*-+

Inventario &er"anente

2no de los %rinci%ios #'sicos del -ontrol Interno de #ode"as y des%ac&os( se #asa en "aranti@ar la exactit d entre las existencias f4sicas de los %rod ctos almacenados y los re"istros corres%ondientes de los mismos en el sistema inform'tico ! administrati$o* 5as diferencias de in$entario son ine$ita#les y de#idas a m)lti%les ca sas( 1 e $an desde el sim%le ro#o del %rod cto &asta los errores m's com%licados de esclarecer* 3or lo tanto es necesario &acer %eri!dicamente nos in$entarios o rec entos f4sicos de los %rod ctos y com%arar con el contenido de los re"istros* -ada ser$icio incl ir' en s s tares las si" ientes< *-+* Conciliacin "ovi"ientos de e9istencias< Im%lementar y res%onsa#ili@ar %ro"rama semanal de conciliaci!n de mo$imientos administrati$os y conta#les de la existencia* :sta "esti!n de#e %resentar informe de a1 ellos mo$imientos conta#les 1 e re1 iere correcci!n o modificaci!n y a1 ellos no conta#ili@ados* Conciliacin Saldo Doc!"entos re1!eridos &ara conciliar a0 #0 /roceso a0 #0 +eterminar el saldo inicial de %er4odo act al .e le restan las salidas< es el saldo final del %er4odo anterior* , xiliar de :xistencia -om%ro#antes confeccionados en el %er4odo

-om%ro#antes< 23 ,j ste dismin ci!n 25 +e$ol ci!n - entre"ada 2? Traslados K entre"ado 28 -ons mo %ro$eed r4a 29 -ons mo farmacia 30 Materia 3rima 39 3rod cto Terminado

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.e le s man las entradas< -om%ro#antes< 20-Lale de entrada 29 -om%ra +irecta 23 ,j ste a mento 25 +e$ol ci!n K reci#ida 2? Traslados - reci#ido *-+, Se2!i"iento "onitoreo doc!"ental 3ro#ar la coincidencia entre los in"resos( los des%ac&os y otras salidas con los saldos de %rod ctos( asimismo los com%ro#antes de aj ste y distri# ci!n* ,dem's dar se" imiento a a1 ellos com%ro#antes no conta#ili@ados &asta 1 e el o los res%onsa#les de &acerlo los a%li1 en conta#lemente* Utili;acin de co"&robantes Bo doc!"entos a!tori;ados J e sea instr cci!n "eneral emitida %or la jefat ra( la tili@aci!n de los com%ro#antes y form larios de control y administraci!n de la existencia( con el o#jeto de contar con res%aldo de lo act ado* :stos doc mentos de#en ser #ien le"i#les - no %resentar #orrones( tac&ad ras y otros - 1 e % edan ind cir a malas inter%retaciones de la informaci!n* In%or"es de saldos< ,l final de cada jornada( los encar"ados de #ode"a de#en %re%arar informe de la mercader4a solicitada( reci#ida( rec&a@ada y des%ac&ada con el o#jeto de contar con saldos act ali@ados y o%ort nos( 1 e ay den al rea#astecimiento de la #ode"a de ac erdo a las necesidades( si existieran #ode"as %erifricas en los centros de distri# ci!n estas tendr'n 1 e contar con in$entarios act ali@ados* Revisin %Csica< 5a re$isi!n y an'lisis de doc mentos y com%ro#antes conta#les( de#e com%lementarse con na $erificaci!n de lo f4sico en los l "ares de almacenamiento( distri# ci!n y des%ac&o* 7o solo %or ra@ones conta#les( sino tam#in %ara o#ser$ar y determinar la idoneidad de los %rocedimientos tili@ados en la identificaci!n( almacenamiento( #icaci!n y estado de los %rod ctos( identificar necesidades y corre"ir %ro#lemas entre otros* Rec!ento cCclicos: :ste %rocedimiento( s %one n rec ento diario colecti$o de n determinado "r %o de %rod ctos( 1 e %re$iamente se &an seleccionado normalmente con ay da de n sistema inform'tico( as4 %or ejem%lo( %odemos esta#lecer n 3lan %ara 1 e los art4c los( G o -( se recontar4an solamente na ! dos $eces al aAo* Htro criterio de inters %odr4a ser( %or ejem%lo( en f nci!n del $alor de los art4c los* =enta'as: 3ermite reali@ar el rec ento( sin necesidad de %arar la acti$idad( tili@ando %ersonal es%eciali@ado* 3osi#ilita el an'lisis de las ca sas del error( mediante na in$esti"aci!n de las transacciones 1 e t $ieron l "ar en el %eriodo( %or lo c al( se % eden sacar estad4sticas de los errores( esta#leciendo n %ro"rama %re$enti$o %ara el f t ro*

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13.11 /or1!e se desc!adra el inventario:

d) Errores en la rece&cin de "ercancCa( es im%rescindi#le $erificar el com%ro#ante de entrada con la mercanc4a f4sica 1 e reci#imos( % ede oc rrir 1 e en el com%ro#ante de entrada %on"a na referencia y f4sicamente este entrando otra* e% =eri%icar la cantidad$ esta#lecer mtodos %ara el control de los com%ro#antes de rece%ci!n( si estos no lle"an a la %ersona 1 e &ace la conta#ilidad de la mercanc4a( es como si no & #iese entrado en el ,lmacn* En todo Al"ac#n es de s!"a i"&ortancia la veri%icacin de la "ercancCa entrada * %) Errores en la salida de "ercancCa$ en el com%ro#ante % eden %oner na referencia y salir otra f4sicamente( desc adrando de este modo dos referencias* En todo Al"ac#n es de s!"a i"&ortancia la veri%icacin de la "ercancCa 1!e sale %Csica"ente*

:rrores administrati$os< errores al &acer la entrada de mercanc4a( errores al &acer la salida de mercanc4a( etc* *.+ Ca&acitacin al &ersonal 5a administraci!n acti$a anali@ar' la idoneidad del %ersonal %artici%ante del %roceso de in$entario y %ro"ramar' ca%acitaciones( talleres ! c&arlas so#re administraci!n de #ode"a( conta#ilidad de in$entario( control de existencias y normati$a e instr cti$o 1 e la re" la los faltantes y so#rantes* Ter"inolo2Ca Co"&robante contables a&robados -om%ro#ante 20 Lale de entrada -om%ro#ante 29 -om%ra +irecta -om%ro#ante 22 In$entarios -om%ro#ante 23 ,j stes -om%ro#ante 25 +e$ol ciones -om%ro#ante 2? Traslados -om%ro#ante 28 -ons mo 3ro$eed r4a -om%ro#ante 29 -ons mo Farmacia -om%ro#ante 30 Materia 3rima -om%ro#ante 39 3rod cto Terminado D#bito Im%lica c al1 ier cantidad 1 e al asentarse o re"istrarse incrementa el saldo del art4c lo* Cr#dito Im%lica c al1 ier cantidad 1 e al asentarse o re"istrarse dismin ye el saldo del art4c lo*

*.+

Asiento Contable

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.on anotaciones o re"istros 1 e se &acen en n li#ro de conta#ilidad( /en n estro caso a xiliar de existencia0 con la finalidad de re"istrar n &ec&o o e$ento 1 e %ro$oca na modificaci!n al in$entario Asiento a'!ste ,j ste es el asiento conta#le necesario %ara lle$ar el saldo de na c enta a s $alor real* E'e"&lo: - ando el e$al ador desc #re errores im%ortantes en los re"istros de conta#ilidad( de#en corre"irse los a xiliares* 3or ejem%lo( si la nidad no red jo de forma adec ada el in$entario % ede &acer n aj ste %ara reflejar el $alor de reali@aci!n del in$entario* Entrada "ercaderCa :s la entrada f4sica de la mercader4a a la #ode"a o des%ac&o* A!9iliar de e9istencias Tiene %or f nci!n des"losar el mo$imiento de de#ito y>o crdito de la c enta mercader4a e informar en todo momento el saldo de esta( es decir( c anto tenemos de medicamento o s ministro*

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