CASO DE ESTUDIO DATA WAREHOUSE EN PROBLEMAS1

La hora de la junta mensual de revisin del proyecto de Data Warehouse (DW) de la empresa Papexpress SA se acercaba, mientras Juan Antonio Silva Lder del proyecto- revisaba con preocupacin la informacin que presentara al Comit de Direccin sobre el estado del mismo. La causa fundamental de su preocupacin era realmente que por mas que pensaba, no poda encontrar una explicacin clara a las desviaciones que de manera consistente haba presentado el proyecto desde su arranque. Juan revis de nuevo el desarrollo que haba tenido el proyecto DW, con la esperanza de encontrar algo que le dijera en donde estaba el problema. Hasta el da de hoy haban transcurrido 7 meses desde que el proyecto arrancara, siendo su objetivo el de construir un sistema de Data Warehousing para la informacin de las ventas de la empresa que contaba con 36 papeleras de autoservicio a nivel nacional-, en donde los directivos y gerentes pudieran consultar la informacin de ventas por ciudad, sucursal, vendedor, lnea de producto, producto y cliente mediante un sistema ejecutivo sencillo y accesible desde cualquier punto. Durante la definicin del proyecto, uno de los puntos mas discutidos fue la fecha para la liberacin del sistema, Juan haba estimado, en base a su experiencia y habiendo consultado a un par de gentes, que el proyecto podra estar listo cuando mucho en 5 meses, sin embargo, Miguel Cervantes el Director de Ventas coment que la necesidad de contar con el sistema era urgente y que lo mximo que podan otorgarle eran 4 meses. Juan acept pensando que si se rehusaba podran tacharlo de poco comprometido o pensar que l no tena la capacidad suficiente y encargarle el proyecto a otra persona, algo que Juan no estaba dispuesto a aceptar. Al final de la junta logr sacarle al Director General el compromiso de darle prioridad al proyecto, para que los recursos asignados -recursos internos todos- estuvieran disponibles de tiempo completo y el apoyo total de todo el comit directivo. Se acord tambin que se tendran reuniones mensuales para revisar el avances del proyecto. Dos das despus Juan organiz una junta de kick-off con el equipo de proyecto para establecer con mayor detalle el trabajo a realizar, despus de algunas horas, se establecieron las lneas de accin ms importantes: Desarrollar los procesos para la extraccin de informacin de las bases de datos corporativas Transmisin de la informacin a un servidor de datos central Normalizacin y clasificacin de los datos Diseo del front-end para los ejecutivos

Elaborado por Roberto Toledo Rodrguez y Jorge Abdel Musik Asali. Propiedad intelectual de Proyecto Alpha, S.A. de C.V. Todos los derechos reservados. 1

Acordaron reunirse cada quince das para revisar el avance del proyecto y Juan se comprometi a hacer un Gantt del proyecto (ver grfica 1) y a circularlo entre todos a la brevedad posible. PROYECTO DW PAPEXPRESS
Semanas 1
A Lev. detallado de requerimientos B Ambiente de desarrollo C Diseo Conceptual D Diseo Lgico E Diseo Fsico F Prototipo G Preparacin ambiente SQL H Construccin de extracciones I Pruebas J Infraestructura K Documentacin 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Grfica 1

1 junta con el equipo de trabajo: La junta se llev a cabo con una semana de retraso, sin embargo se revisaron todas las actividades en las que se haba trabajado, adems de que Juan pregunt a cada uno de los lderes de fase si haban tenido o vean venir algn problema. En general la reunin transcurri bastante bien y solo hubo algunas quejas respecto a que los administradores de la base de datos corporativa estaban mostrando poca disponibilidad para trabajar y cierto recelo para dar la informacin necesaria, Juan prometi que hablara con el jefe de los responsables. 1a junta con el Comit Directivo: La reunin se desarroll sin ningn problema. 4 junta con el equipo de trabajo: La sesin comenz muy bien, pero se fue poniendo tensa cuando Juan cuestion enrgicamente los retrasos en la terminacin del Diseo Lgico, y los miembros del equipo se defendieron hasta con las uas, aduciendo que los requerimientos se haban estado modificando por parte de los gerentes que se entrevistaron, adems de que se haban distrado recursos para corregir problemas en las bases de datos existentes. A Juan le fue imposible que el encargado se comprometiera con una fecha para cerrar el diseo, por lo que acordaron reunirse una vez por semana.

2a junta con el Comit Directivo: Juan expuso elocuentemente los avances y problemas que haban tenido y el Comit acord designar al Gerente de Ventas Regional para la definicin ltima de requerimientos, as como la asignacin de dos recursos adicionales. 9 junta con el equipo de trabajo: Hacia algunas semanas que Juan senta que las reuniones estaban funcionando, sin embargo se seguan produciendo retrasos, por lo que inform a todo el equipo que se fueran haciendo a la idea de que tendran que empezar a venir los sbados para poder lograr abatir las desviaciones. Tratando de cubrirse acordaron reunirse dos veces por semana. 14 junta con el equipo de trabajo: Definitivamente el proyecto no caminaba, haba algunas actividades que se haban detenido en un avance del 90% desde haca 3 semanas y los problemas surgan por donde menos se lo esperaban: el servidor haba llegado tarde y la configuracin del mismo haba sido toda una odisea y hasta la fecha todava estaban teniendo problemas; la Direccin Corporativa de Informtica haba definido que se utilizara una nueva herramienta CASE que nadie conoca e implic que el mejor recurso tcnico le dedicara una cantidad exagerada de horas; el equipo estaba totalmente desmotivado y se haba suscitado una que otra discusin violenta; la lista de problemas pareca interminable. Juan decidi tomar medidas drsticas: todos los das en la maana se le entregara una lista con las actividades especficas a realizar y los productos que se terminaran en ese da, as como los que se hubieran terminado el da anterior, el equipo acept, aunque algunos estaban realmente molestos. 4a junta con el Comit Directivo: Por primera vez, varios de los directores preguntaron cuando podran ver el sistema funcionando, para hacer algunas consultas de prueba, Juan pudo controlar la situacin sin llegar a comprometerse demasiado, valindose de algunos artilugios tcnicos que se reservaba solo para las emergencias. Al trmino de la junta, Ricardo Castro su jefe directo lo llamo para preguntarle si algo andaba mal, ya que lo vea muy tenso y haba estado escuchando ciertos comentarios acerca de que estaba presionando demasiado al equipo de trabajo. Juan coment que era una situacin tpica de los proyectos en cierta fase y que aunque haban tenido algunos retrasos, l no vea ningn problema para salir en fecha, Ricardo le ofreci su apoyo en caso de que llegara a necesitarlo. 21 junta con el equipo de trabajo: Tarde o temprano la tensin acumulada tena que desbordarse y esa maana sucedi, con visibles signos de agotamiento fsico y mental, dos de los miembros del equipo renunciaron al proyecto y otros tantos se enfrascaron en una acalorada discusin personal, por ms que Juan trat de controlar la situacin no hubo nada que pudiera hacer, ni an su argumento infalible: esto es de hombres y el que se raja es... logr convencerlos. Haba que reconocerlo, a pesar de que haban trabajado como locos, an no podan presentar nada que funcionara. Ese da no hubo acuerdos.

Faltaban slo dos horas para la junta con el Comit de Direccin y Juan no saba que hacer... Preguntas 1. 2. 3. 4. 5. Hechos relevantes Qu hizo mal Juan Antonio Silva y su equipo? Qu hicieron bien? Posibles soluciones Lecciones aprendidas