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Aspectos Prácticos de la Disciplina en el Lugar de Trabajo

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Sistema Universitario Ana G.

Méndez Vicepresidencia de Recursos Humanos

ASPECTOS PRACTICOS DE LA DISCIPLINA EN EL LUGAR DE TRABAJO
Derechos Reservados©SUAGM.2007

Lcda. Carmencita Velázquez Márquez
CANCIO, NADAL, RIVERA & DIAZ, P.S.C Viernes, 14 de septiembre de 2007 Centro Universitario de Cayey

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I. INTRODUCCION
A. Definiciones
3.

Empleado Temporero Es contratado por un período de tiempo determinado. Usualmente, el contrato sólo puede terminarse por justa causa. Acumula vacaciones y licencia por enfermedad si cumple con los requisitos establecidos en las leyes sobre horas y salarios.
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DEFINICIONES

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Deben ser temporeros bonafide, así no se crea una expectativa de continuidad en los servicios.  Requisitos para que un contrato de empleo se considere bonafide: a. esté por escrito; b. se haga durante la primera jornada de trabajo del empleado, o en caso de empleados contratados por medio de compañías de servicios temporeros de empleo, durante los primeros 10 días del comienzo del contrato;

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DEFINICIONES
c. tiene el propósito y así se hace constar de:

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- sustituir a un(a) empleado(a) en uso de licencia; -llevar a cabo tareas extraordinarias o de duración cierta (inventarios anuales, reparación de equipo o maquinaria, embarque y desembarque casual de carga, trabajo en determinadas épocas del año, órdenes temporeras de aumentos de producción); -cualquier otro proyecto o actividad particular de corta duración o duración cierta fija.
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DEFINICIONES
2.Empleado Probatorio Significa que es sometido a un período de prueba de 90 días, por contrato, o 180 días con la aprobación del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos de Puerto Rico.

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EMPLEADO PROBATORIO Requisitos para que ese contrato sea válido: Contrato debe ser por escrito; El contrato debe especificar la fecha de comienzo y de terminación del período de prueba; El período probatorio no podrá exceder de 90 días, a no ser que se obtenga autorización escrita del Secretario del Trabajo para extenderlo hasta por 90 días adicionales; El contrato debe firmarse antes de que el asociado comience a trabajar con la Institución.
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ENPLEADO PROBATORIO
Todo contrato de período probatorio convenido con posteridad al comienzo de la prestación de servicios será nulo. Durante este período de empleo el patrono está excusado de darle el cumplimiento a la Ley Núm. 80.
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DEFINICIONES
3. Empleado Regular Que ha aprobado el período probatorio, o que ha comenzado a trabajar sin contrato probatorio por un período de tiempo indeterminado. a. Empleado a Tiempo Parcial b. Empleado a Tiempo Completo

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EMPLEADO REGULAR
B. Terminación de Contrato y/o de Empleo Ley General de Despido (Ley Núm. 80 del 30 de mayo de 1976, según enmendada) 1. Está cubierto : Todo empleado de comercio, industria o cualquier negocio o sitio de empleo designado como el establecimiento; que trabaje mediante remuneración de alguna clase; contratado sin término determinado o temporeramente; que fuere despedido de su empleo sin justa causa.
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DEFINICIONES
2. Remedios Provistos Indemnización equivalente a:
d.

e.
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f.

Si el despido ocurre dentro de los primeros 5 años de servicio: Dos (2) meses de sueldo; Si el despido ocurre luego de los 5 años hasta los 15 años de servicio: Tres (3) meses de sueldo; Si el despido ocurre luego de los 15 años de servicio: Seis (6) meses de sueldo;
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DEFINICIONES
Más…


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Una (1) semana de sueldo por cada año de servicio, si el despido ocurre dentro de los primeros 5 años de servicio; Dos (2) semanas por cada año de servicio, si el despido ocurre luego de los 5 años hasta los 15 años de servicio; Tres (3) semanas por cada año de servicio, luego de haber completado 15 años o más de servicio.
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DEFINICIONES
Excepto: cuando se trate del despido del empleado por expresiones o intentos de ofrecer información en una investigación ante un foro administrativo, judicial o legislativo de Puerto Rico, la indemnización será:
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a. reinstalación en el empleo; b. una suma igual a los salarios y beneficios dejados de percibir desde la fecha del despido hasta que un tribunal ordene la reinstalación.
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DEFINICIONES
C. ¿Qué constituye despido?  Cesantía del empleado, terminación del empleo;  Suspensión indefinida del empleado o por un término que exceda de tres (3) meses, excepto empleados de industrias y negocios estacionales.

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DEFINICIONES

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Despido tácito o constructivo, es la renuncia del empleo motivada por actuaciones del patrono dirigidas a forzar al empleado a renunciar, tales como: 1. imponer o tratar de imponer condiciones de trabajo más onerosas; 2. reducirle el salario; 3. rebajarlo de categoría; 4. someterlo a vejámenes o humillaciones de hecho o de palabra
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DEFINICIONES
D. ¿Qué es justa causa para un despido? Justa Causa para el Despido Imputable al Obrero o Empleado: 1. Patrón de conducta impropia o desordenada; 2. Actitud del empleado de no rendir su trabajo en forma eficiente o de hacerlo tardía y negligentemente, o en violación de las normas de calidad del producto que se produce o maneja en el establecimiento.
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DEFINICIONES
3. Violación reiterada del empleado de las reglas y reglamentos razonables establecidos por la

Compañia, siempre que copia escrita de los mismos se le haya dado al empleado.

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Nota: Despido a la primera ofensa como regla general no se favorece. Justa Causa para el Despido Imputable a la Compañia: 4. Cierre total, temporero o parcial de las operaciones;
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DEFINICIONES
5. Cambios tecnológicos y de reorganización, así como los de estilo, diseño o naturaleza del producto que se produce o maneja en la compañía y los cambios en los servicios rendidos al público; 6. Reducciones en el empleo necesarias por una merma en el volumen de producción, ventas o ganancias que prevalecen al ocurrir el despido.

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II. ACCIONES DISCIPLINARIAS
A.

¿Qué es una acción disciplinaria? Es una acción encaminada o dirigida a señalar al empleado la comisión de errores o desviaciones de las reglas de conducta con miras a que las deficiencias, errores o conducta impropia sean corregidas de inmediato. Al empleado concernido se le notifica en qué forma se está apartando de lo que de él (ella) se espera y cómo su conducta afecta el normal funcionamiento de la empresa.

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II. ACCIONES DISCIPLINARIAS

La conducta incorrecta o impropia de un empleado puede variar desde pequeñas violaciones tales como tardanzas, ausentismo hasta ofensas graves tales como agredir a un supervisor, lo que puede conllevar el despido inmediato.
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B.¿Qué es disciplina progresiva? Este procedimiento requiere una serie de sanciones o acciones correctivas para detener conducta impropia repetitiva. Es bien importante observar el procedimiento o política interna establecida por la Compañía.
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II. ACCIONES DISCIPLINARIAS
Este sistema de disciplina progresiva generalmente consiste de distintos grados de acción disciplinaria: a. Amonestación verbal: Al empleado se le llama la atención verbalmente por la ofensa cometida. Un récord de esta acción correctiva debe mantenerse en el expediente del empleado, como constancia de la acción tomada. Debe compartirse con el empleado la razón que motiva la amonestación.
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II. ACCIONES DISCIPLINARIAS
b. Amonestación escrita: Esta amonestación la prepara el supervisor detallando en qué consistió la violación o conducta incorrecta y exhortando al empleado a que descontinúe dicha conducta y mejore su comportamiento. Se hace referencia a la amonestación verbal anterior. Debe discutirse la amonestación con el empleado y requerirle su firma acusando recibo de haberla discutido.

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II. ACCIONES DISCIPLINARIAS
c. Segunda o subsiguientes amonestaciones escritas o suspensión disciplinaria definida: Si el empleado no mejora en su comportamiento el supervisor puede seguir este tercer paso, advirtiéndole que de no mejorar prontamente, una futura violación puede significar su terminación en el empleo.

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II. ACCIONES DISCIPLINARIAS d. Despido - Convencional - Suspensión indefinida - Suspensión que exceda tres meses - Despido constructivo o implícito (renuncia forzada)

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II. ACCIONES DISCIPLINARIAS
Siempre debe existir justa causa para tomar la acción disciplinaria o correctiva de que se trate. El debido proceso requiere que el empleado tenga la oportunidad de presentar su versión de lo ocurrido antes de que se tome la acción disciplinaria. Nota Importante: Consultar antes de actuar. Otros procedimientos de disciplina progresiva pueden incluir:

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Otros procedimientos de disciplina progresiva pueden incluir:
a. Diseñar planes de acción correctiva. b. Establecer períodos de Observación Disciplinaria. c. Efectuar cambios de posiciones cuando el empleado no se desempeña satisfactoriamente; luego de oportunidades de mejorar y adiestramientos ofrecidos. d. Congelar Aumentos de Salario en casos de evaluaciones marginales.

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FACTORES A CONSIDERAR
C. ¿Qué factores debo considerar al tomar acción disciplinaria correctiva? 1. Reglas de Conducta – Deberán existir reglas de conducta razonables donde se le exprese al empleado la conducta que se espera que él observe en la empresa. Recuerde que estas reglas deben ser puestas en vigor en forma consistente y uniforme, y el empleado debe tener la oportunidad de conocerlas previo a su aplicación.

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FACTORES A CONSIDERAR
2. Expediente de Personal – Siempre deberá examinarlo con anticipación a la toma de medidas disciplinarias. 3. Casos Similares – Mantener uniformidad en la aplicación de las reglas es esencial. Coteje que empleados que cometen o incurren en la misma violación están sujetos a sanciones similares, a no ser que circunstancias mitigantes o agravantes claras ameriten un trato distinto. El mayor riesgo de la falta de uniformidad es el de reclamaciones de trato desigual/discrimen por condiciones protegidas. 27

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FACTORES A CONSIDERAR
4. Prontitud – La acción disciplinaria hay que tomarla tan pronto se incurre en la conducta incorrecta o se descubre la misma. 5. Recuerde que la responsabilidad del patrono es poner en vigor sus normas de disciplina y aplicarlas uniformemente. Usted es quien representa al patrono en la aplicación razonable y efectiva de disciplina.

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ANTES DE APLICAR ACCION DISPLINARIA DEBE:
D. ¿Qué debo hacer antes de aplicar acción disciplinaria? a. Coteje las reglas de conducta y/o políticas de disciplina aplicables al caso. b. Investigue cada situación como si fuera a culminar en un litigio. c. Examine los detalles de la falta tales como fecha, hora, lugar, testigos, naturaleza. d. Analice cómo se ha tratado a otros empleados en iguales circunstancias.

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e. Analice el resultado de casos anteriores relacionados con el mismo asunto. f. Examine cuidadosamente el expediente de personal del empleado. g. Considere cualquier otra evidencia, como tarjetas ponchadas, récords de producción, informes de asistencia, nómina u otros documentos que puedan arrojar luz sobre la situación. h. Entreviste a testigos y conserve declaraciones y notas sobre ello.
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i. Hable con el empleado a quien se contempla disciplinar y bríndele oportunidad de exponer su posición. j. Considere circunstancias agravantes o mitigantes que puedan afectar la situación. k. Si usted se ha desviado de la disciplina que administró en casos previos, documente la razón de esta diferencia claramente. l. Coordine con la oficina de Recursos Humanos. m. Documente los pasos y los hallazgos de su investigación.
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E. ¿Qué documentación necesito para establecer la justa causa para un despido?
Documentación necesaria incluye: a. Récord de amonestaciones verbales donde se indique la falta cometida, fecha en que se cometió, quién le llamó la atención al empleado y cuándo fue amonestado. b. Amonestaciones escritas y/o suspensiones de empleo.
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c. Evaluaciones de trabajos. d. Períodos probatorios o de observación disciplinaria. e. Récords de producción, si aplica. f. Entrevistas de testigos y declaraciones firmadas. g. Fotografías. h. Informes sobre incidentes que dan lugar a la acción disciplinaria. i. Récords de congelación de salarios. j. Récords de tardanzas y ausencias, si aplica. k. Récords de adiestramiento ofrecidos para mejorar la 33 ejecución del trabajo.

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l. Reglas de conducta, manual, políticas y acuse de recibo firmado por el empleado. m. Todo récord de las oportunidades que se le han brindado al (a la) empleado(a) para que retenga su empleo y devengue un salario. Cualquier otro documento relacionado con el incidente que motiva la acción disciplinaria, o que sirva para la defensa de la justa causa. Es imprescindible documentar bien el expediente de personal del empleado y cumplir con procedimientos internos.
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*El expediente de personal es la fuente primaria de evidencia de la conducta y comportamiento del empleado durante sus años de servicios con la empresa. Todo documento relacionado con disciplina deberá estar incluído en éste. Esto incluye, entre otros:
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- Solicitud de empleo; - Recibo de Manual de Empleados y las Reglas de Conducta y Seguridad (incluyendo la política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y Hostigamiento Sexual);
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- Escala de paga; - Historial de su eficiencia; -Evaluaciones anuales; cartas y/o memorandos de felicitación o de crítica constructiva; -Amonestaciones escritas firmadas por el empleado; - Ascensos y promociones; - Recibo de políticas de beneficios a empleados.

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F. Al proceder con una acción disciplinaria o despido, considere lo siguiente:
1. ¿ Examinó y evaluó cuidadosamente el expediente de personal del empleado? 2. ¿ Tenemos el recibo firmado por el empleado de que recibió las reglas de conducta u otras políticas? 3. ¿ Están las amonestaciones escritas y/o verbales en ese expediente ? Cotejar el contenido de las mismas. 4. ¿ Fueron las amonestaciones discutidas con el (la) empleado(a) y están firmadas por él (ella) o por un testigo? 5. ¿ Están las evaluaciones ? ¿ Son cónsonas con los señalamientos de disciplina?
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Recuerde que es un deber esencial de todo supervisor evaluar objetivamente. No se puede evaluar siempre “bien” a todo el personal si en realidad el empleado tiene unas deficiencias. Una evaluación escrita puede pesar en contra de la compañía si es mal usada o llevada por el supervisor. Puede existir justa causa para tomar acción disciplinaria y sin embargo no poder probarse la misma si tenemos una evaluación mal llevada;
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Es necesario que el empleado firme su evaluación y ofrecerle la oportunidad de hacer sus comentarios por escrito, si los tiene; El mayor peligro es tener un procedimiento de evaluación establecido y fallar en la implementación del mismo. La mejor defensa que puede tener un empleado en el futuro es alegar que el patrono, pudiendo seguir el procedimiento que tiene establecido para evaluar constructivamente al empleado, no lo hizo, o lo ejecutó incorrectamente.
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6. ¿ Está la prueba documental restante que necesitamos disponible para uso en defensa del caso de ser necesario en su día? 7. ¿ Tenemos la versión del (de la) empleado (a) sobre los hechos que dan lugar al despido? 8. ¿Cotejamos cómo han sido tratados otros empleados ante situaciones similares? ¿Hemos sido consistentes y uniformes en la implantación de las reglas de conducta? ¿Hemos sido razonables al aplicar las mismas? 9. El empleado, ¿había advertido de que su patrón de conducta, o la violación reiterada de las reglas de conducta podría conllevar su despido?

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G. ¿Qué pasos debo seguir al notificar acción disciplinaria? 1. Asuma rol de autoridad. Recuerde que usted es el supervisor/gerente y como tal, es un representante del patrono. 2. Haga una breve exposición de la falta. 3. Indique que la conducta es inaceptable bajo las normas de la empresa. 4. Requiera al empleado que corrija la falta. 5. Haga referencia a acciones disciplinarias previas, si aplica.
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6. Identifique la medida disciplinaria que se está imponiendo. 7. Haga referencia a reglas específicas del manual de empleados o de conducta, si aplica. 8. Advierta al empleado de las posibles consecuencias de no mejorar su conducta. 9. Actúe con firmeza, sentido de convicción respecto al señalamiento que efectúa.

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10. Evite comentarios inapropiados al empleado en torno a: - embarazo - edad - intimidad - difamación - origen social o nacional - raza, color - religión - condición social - matrimonio

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- impedimento físico/mental o condición de salud - sexo/ hostigamiento sexual - ideas políticas - represalias Es imprescindible que usted cumpla con todos estos pasos de preparación, ya que en reclamaciones presentadas bajo la Ley 100 y Ley 44 (antidiscrimen) se presumirá que el acto disciplinario/despido fue discriminatorio si no medió la justa causa.
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H. ¿Cómo puedo reducir quejas o malestar que conlleva tomar acción disciplinaria? 1. Esté alerta a causas comunes de quejas. 2. Corrija irritaciones menores inmediatamente. 3. Mantenga a empleados informados con relación a la calidad de su trabajo. 4. Estimule sugerencias constructivas. 5. Mantenga y cumpla promesas pero no haga promesas que no pueda cumplir o sin consultar con Recursos Humanos.
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6. Asigne trabajo de manera imparcial. 7. Explique cambios. 8. Actúe con prontitud con relación Peticiones/quejas. 9. No demuestre favoritismo. 10. Al disciplinar, hágalo discretamente. 11. No discipline a un empleado bajo coraje. 12. Demuestre profesionalismo y respeto en su trato con el empleado.

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RECUERDE:
La responsabilidad de disciplinar adecuadamente y lograr un ambiente de trabajo saludable y libre de discrimen, recae en gran medida en el supervisor y el gerente del empleado. CUANDO SE TRATA DE IMPLANTAR Y MANTENER DISCIPLINA, USTED ES EL REPRESENTANTE DEL PATRONO ANTE SUS EMPLEADOS.
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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCION !
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