PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Joan Cortadellas

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO

Anlisis histrico Foto Anlisis DAFO

P R O C E S O

MISIN
Problemas estratgicos Estrategia general Soluciones estratgicas

compartida
Factores clave externos Grupos implicados reas clave internas

VISIN

Decisiones estratgicas

Acciones estratgicas

DAFO

Matriz

Lneas estratgicas

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

MISIN
La razn de ser de la organizacin
Respuesta a las preguntas: 9Quines somos? 9A qu nos dedicamos? 9En qu nos diferenciamos? 9Por qu y para qu hacemos lo que hacemos? 9Para quin lo hacemos? 9Cmo lo hacemos? 9Qu valores respetamos?

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

MISIN
La razn de ser de la organizacin
Debe ser una frmula: 9 Ambiciosa: Un reto 9 Clara: De fcil interpretacin 9 Sencilla: para que todos la comprendan 9 Corta, para que se pueda recordar fcilmente 9 Compartida: Consensuada por las personas de la organizacin

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

MISIN
Algunas recomendaciones para una sesin de trabajo de elaboracin de la MISIN
Deben participar los mximos responsables de la organizacin Trabajo individual, en grupos y todos juntos Aconsejable, un facilitador externo Importante, conseguir que todos participen: Es ms importante la participacin que el debate Lo ms importante es recoger los elementos que el grupo considere indispensables. La redaccin vendr despus Se trata de encontrar una frmula sinttica con la que se sientan identificados. Signo de identidad: es el DNI Es mejor no agotar la imaginacin: sesiones cortas y con resultados provisionales

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Algunos ejemplos para comentar

Estamos comprometidos a generar el total entusiasmo del cliente por la marca X, lo que se traduce en niveles crecientes de ventas y rentabilidad, actuando con integridad y entregando productos competitivos de calidad mundial.

MISIN:

Entusiasmo del Cliente, Mejora Continua, Integridad, Trabajo en Equipo, Innovacin, Respeto y Responsabilidad individual Actuar con sentido de urgencia, actuar como una sola compaa, resaltar nuestro producto y enfocarlo hacia el cliente, objetivos agresivos

VALORES COMPARTIDOS:

VALORES CULTURALES:

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Algunos ejemplos para comentar

Los elementos que se pretende destacar con esta formulacin en la Universidad de X son los siguientes: 1. El carcter pblico de la institucin, con la voluntad de llegar al mximo nmero posible de ciudadanos 2. La clara vocacin de servicio 3. El mbito de influencia, especialmente la regin de X 4. La proyeccin internacional 5. El objetivo principal, centrado en la creacin y transmisin del conocimiento 6. Los dos mbitos de actividad: la investigacin y la docencia 7. La aceptacin del reto de la Calidad 8. La capacidad de liderazgo intelectual y cultural

La Universidad de X es una institucin pblica al servicio de la sociedad de X, con proyeccin internacional, cuya misin es la creacin y transmisin del conocimiento, mediante una investigacin y docencia de calidad, con vocacin de liderazgo intelectual y cultural.

La misin es la razn de ser de la universidad, reflejo de la realidad actual pero al mismo tiempo integradora del posicionamiento deseado para el futuro.

MISIN:

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Algunos ejemplos para comentar

y 4

La Misin de la Escuela X de la Universidad X es contribuir a mejorar la salud de la poblacin en el mbito nacional e internacional, mediante la bsqueda de la excelencia en la investigacin, formacin de recursos humanos, extensin y asistencia tcnica. En el desarrollo de esta misin la Escuela buscar fortalecer su rol como institucin lder en la investigacin, educacin preferentemente de postgrado y en la orientacin de polticas en salud, centro de excelencia en el desarrollo de la Salud Pblica, promotor de la participacin activa de la comunidad e integracin de la sociedad en los temas de salud de las personas y de la poblacin Para hacer realidad este desafo, la Escuela cuenta con un cuerpo acadmico de elevado espritu de servicio pblico, el compromiso de todos sus integrantes por desarrollar un ambiente de trabajo estable, estimulante y respetuoso de la diversidad y el pluralismo, y con el legado de una historia de xitos de la que nos sentimos orgullosos herederos.

MISIN:

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

VISIN Compartida
La mejor manera de predecir el futuro es inventarlo (Alan Kay, pionero de la informtica) Planificar no significa saber qu decisin voy a tomar maana, sino qu decisin debo tomar hoy para conseguir lo que quiero maana (Peter Drucker) Una accin sin visin...carece de sentido. Una visin sin accin...es un sueo. Una visin con accin... puede cambiar al mundo. (Joel Arthur Barker) Sin VISIN no hay futuro. Planificar mirando hacia atrs es resignarse a mejorar el pasado.

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

VISIN compartida
Es el futuro de la organizacin dentro de X aos (concretos)
Respuesta a las preguntas: 9 Qu y cmo queremos ser dentro de x aos? 9 En qu nos queremos convertir? 9 Para quin trabajaremos? 9 En qu nos diferenciaremos? 9 Qu valores respetaremos?

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

VISIN compartida
Es el futuro de la organizacin dentro de X aos (concretos)
Debe ser una frmula: 9Con visin de futuro, no de mejorar el pasado 9Coherente con la MISIN 9Ambiciosa: Un reto, pero realista, viable 9Clara: De fcil interpretacin 9Sencilla: para que todos la comprendan 9Atractiva: para provocar ilusin 9Compartida: Consensuada por las personas de la organizacin

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

VISIN Compartida
Algunas recomendaciones para una sesin de trabajo de elaboracin de la VISIN
Grupo de personas implicadas: mximo 30 Trabajo individual, en grupos y todos juntos Aconsejable, un facilitador externo Importante, conseguir que todos participen: Es ms importante la participacin que el debate Es necesario no distraerse en el pasado, sino mirar al futuro Si se detectan barreras (dudas, indefiniciones, problemas...) hay que identificarlas, dibujar los escenarios posibles y decidir. La transformacin de la VISIN en realidad implica revisar la forma de hacer las cosas, la estructura organizativa y la estrategia

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Algunos ejemplos para comentar

VISIN:

Estar entre las mejores universidades del continente por su trabajo en docencia, investigacin y uso de tecnologa punta. Los egresados liderarn las mejores empresas del pas y dirigirn los ms altos organismos pblicos. Todos los profesores tendrn, por lo menos, una maestra, participarn en redes temticas, sern reconocidos por sus alumnos como maestros a ser emulados y la sociedad acudir a ellos en busca de soluciones. Los programas de postgrado tendrn demanda internacional. El Estado, los sectores productivos y la sociedad reconocern a nuestra universidad como su gran orientadora y la consultarn en las grandes decisiones nacionales. La universidad liderar en el pas la educacin a distancia. Los estudiantes sern jvenes emprendedores, con alta autoestima, capacidad para el autoaprendizaje y con decisin para superarse acadmicamente. La administracin se ejecutar bajo los ms modernos principios de gestin, descentralizacin y desconcentracin. La situacin financiera se sustentar en la autogeneracin de recursos y en los rditos de los fondos patrimoniales.

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Algunos ejemplos para comentar

La universidad X satisface las necesidades de sus clientes y supera sus expectativas de servicio pblico. Es reconocida por la calidad en la prestacin de sus servicios de formacin e investigacin. Obtiene los resultados propuestos al menor coste posible y de conformidad con la legislacin. Todas las personas tienen oportunidades de realizacin personal y profesional.

VISIN:

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Algunos ejemplos para comentar

Universidad emprendedora: La universidad de los valores. Respeto a las personas, tica, compromiso social, participacin democrtica, implicacin poltica, inters medioambiental. La universidad donde se aprende y que aprende. Potencia el aprendizaje, aprende del entorno y de ella misma, forma para el cambio, trabaja en equipo. La universidad lder en innovacin. Capacidad investigadora, trabaja con nuevas frmulas de formacin, evaluacin y seleccin de estudiantes, genera sistemas de interaccin universidad-sociedad, mantiene un modelo propio de gestin La universidad de las personas. Estimula el desarrollo del potencial humano y profesional, incentiva las iniciativas de participacin y asociacin, refuerza la autoexigencia y la autoestima. La universidad del conocimiento. Trabaja en red, gestiona el conocimiento, fomenta los enfoques pluridisciplinarios. La universidad de las ciudades. Aprovecha su dispersin territorial para potenciar la colaboracin con entes locales y agentes sociales. La universidad promotora de la internacionalizacin. Fomenta la movilidad, est presente en zonas de desarrollo emergente. La universidad de la cooperacin solidaria. Fomenta la implicacin en el desarrollo de reas menos favorecidas, incentiva la ayuda humanitaria. La universidad comprometida en la promocin del empleo. Facilita la insercin laboral de sus titulados, fomenta iniciativas emprendedoras.

VISIN:

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

DAFO
Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de temer el resultado de cien batallas. Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar que de perder. Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus combates se convertirn en derrotas.
Sun Tzu, El arte de la guerra
(en versin libre)

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

DAFO
Es un anlisis de los puntos FUERTES y DBILES de la organizacin, en relacin a las OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno
Recoge: los puntos Fuertes en que nos debemos apoyar los puntos Dbiles que debemos superar las Oportunidades que tenemos que aprovechar las Amenazas de las que nos tenemos que defender Debe ser: Ms que una simple identificacin: los puntos ms Fuertes y ms Dbiles, en relacin a las Oportunidades y Amenazas

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando El PLAN ESTRATGICO puede tener los siguientes elementos: Una INTRODUCCIN, con la presentacin de la institucin, el objetivo del Plan, los antecedentes, la metodologa utilizada, los participantes, los principales pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema de seguimiento y de evaluacin La MISIN La VISIN Los principales elementos del DAFO Los EJES ESTRATGICOS Los CUADROS DE MANDO

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

EJES ESTRATGICOS
Lneas bsicas de desarrollo de la institucin Agrupan un objetivo o varios que tienen un mbito comn Coherentes con la Misin, la Visin y el DAFO No tienen por qu abarcar todos los aspectos importantes de la institucin. Es necesario priorizar Homogneos Muy pocos (5-10?) Son como un armario con su distribucin
Docencia, Investigacin, Personas, Recursos, Relaciones Externas, Gestin

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Esquema de un CUADRO DE MANDO

Objetivos Estratgicos Objetivos Operativos Acciones Responsables Indicadores Estndar-Objetivo Calendario Recursos Valoracin

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visin de futuro de la institucin. Declaraciones amplias, no especficas, sin fecha mbitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE correspondiente Mejorar la calidad de la docencia, para conseguir resultados adecuados Homogneos a los requerimientos del entorno Pocos (1-3 por cada EJE) Viables, de acuerdo con el DAFO Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los objetivos estratgicos . Planificacin de la docencia . Implantacin de metodologas activas Diferenciables, distinguibles Pocos (4-5 por cada Objetivo Estratgico)

OBJETIVOS Objetivos Estratgicos

Objetivos Operativos

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

ACCIONES
Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir los objetivos operativos Permiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario, recursos, indicadores, seguimiento y evaluacin Realistas (consultar DAFO) Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de la anterior (formar-proyectar-implementar...) Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesarias Tiene que sentirse propietario del proceso y participar en l desde el punto 0. Deber rendir cuentas Con nombres y apellidos No es necesario que sean siempre los jefes

Responsables

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

Instrumentos de medida El xito de un espectculo cmico por la Pocos, pero significativos (especialmente pensando en los clientes)
cantidad de pblico que asiste al mismo

Indicadores

El indicador del xito de un espectculo no puede ser el nmero de horas empleadas en su preparacin, o el nmero de actores, o la satisfaccin de stos. Ni siquiera la simple referencia a la cantidad de pblico. Deberamos medir, sobre todo, la satisfaccin del mismo.

Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad, pero mejor, de resultados. Cuantitativos o cualitativos Preferible un pequeo sistema de indicadores que no uno solo Fciles de obtener Permiten introducir medidas correctoras

Nmero de espectadores + Duracin de los aplausos + Resultados encuestas

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

Resultados deseados o previstos o nivel que se pretende alcanzar. Lo ms concreto posible Una fecha concreta (no un perodo). Permite realizar un seguimiento lo ms preciso posible y reaccionar a tiempo Viable Si se planifica por 4 aos, distribuir las acciones Los costes totales de cada accin, o por lo menos los costes aadidos, si los hay Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estndar, Acciones e incluso objetivos

Estndar-Objetivo Calendario

Recursos

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

Algunas recomendaciones para la elaboracin de un Cuadro de Mando

La elaboracin tiene que hacerla un grupo muy reducido de personas (3-4) y despus consensuarlo individualmente o en pequeos grupos. No es efectivo un ejercicio asambleario Es un instrumento: modificable y mejorable. Es preferible tener un cuadro provisional, que no tenerlo No todo tiene por qu tener el mismo peso especfico: se pueden ponderar los objetivos, las acciones e incluso los indicadores, pero no olvidar que lo mejor es enemigo de lo bueno En alguna parte debe haber el compromiso de seguimiento y evaluacin: cundo, quin, cmo, consecuencias, etc. No es cuestin de suerte, sino de voluntad... Pero merece la PENA!

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

! r a 1. Seguimiento y evaluacin del Plan Institucional z n e m o c y reas 2. Despliegue a grandes sectores o n s m 3. Despliegue a las unidades e l a v , o n i 4. s Revisin, renovacin y siguientes vueltas de todo
- controlando su correcta periodificacin - evaluando para tomar decisiopnes - planes sectoriales coherentes con el plan institucional - base para una buena DPO - seguimiento, evaluacin y revisin planes estratgicos de cada unidad coherentes con el plan institucional y con los planes sectoriales - seguimiento, evaluacin y revisin - nuevo Plan Estratgico Institucional, nuevos planes sectoriales, nuevos planes de las Unidades

... i despus qu?

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

www.upc.es/cudu joan.cortadellas@upc.es