Manual General de Proyectos

MANUAL DE USUARIO
Manual de Proyectos PS
VERSIN:1.0 CDIGO:PF-PDC FECHA:15 de Diciembre del 2008
MANUAL DE USUARIO GESTION DE PROYECTOS UNIMINUTO
MANUAL DE USUARIO
VERSIN: 1.0 CDIGO: PF-PDC FECHA: 15 de Diciembre del 2008
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO.............................................................................................................................................6
2 ALCANCE.............................................................................................................................................6
3 DATOS BSICOS...................................................................................................................................7 3.1 OBJETIVO.....................................................................................................................................7 3.2 ALCANCE......................................................................................................................................7 3.3 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO ........................................................................7 3.3.1 CREAR DEFINICIN DE PROYECTO........................................................................................................8 3.3.2 MODIFICAR EN DEFINICIN DE PROYECTO........................................................................................12 3.3.3 VISUALIZACION EN DEFINICION DE PROYECTO..................................................................................13 3.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP................................................................14 3.4.1 CREAR ELEMENTO PEP........................................................................................................................16 3.4.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP.........................................................................................................20 3.4.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP...............................................................................................................21 3.5 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR...............................................24 3.5.1 CREACIN DE ELEMENTO PEP ESTANDAR.........................................................................................25 3.5.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR.......................................................................................27 3.5.3 VISYALIZAR ELEMENTO PEP ESTNDAR.............................................................................................28 3.6 CREACION MODIFICACION Y VISUALIZACION DE GRAFO.............................................................29 3.6.1 CREACION DE GRAFO..........................................................................................................................31 3.6.2 MODIFICACION DE GRAFO.................................................................................................................34 3.6.3 VISUALIZACION DE GRAFO.................................................................................................................35 3.7 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN GRAFO ESTANDAR............................................................37 3.7.1 CREACION DE GRAFO ESTANDAR.......................................................................................................38 3.7.2 MODIFICAR GRAFO ESTANDAR..........................................................................................................39 3.7.3 VISUALIZACION DE GRAFO ESTANDAR...............................................................................................41 3.7.4 BORRADO DE GRAFO ESTANDAR.......................................................................................................41 3.8 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP................................................................44 3.8.1 CREAR ELEMENTO PEP........................................................................................................................46 3.8.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP.........................................................................................................50 3.8.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP...............................................................................................................51 3.9 CREACINPLANIFICACION Y VISUALIZACION DE VALOR ESTADSTICO..........................................54 3.9.1 CREACIN DE VALOR ESTADSTICO....................................................................................................54
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3.9.2 PLANIFICACION DE VALOR ESTADISTICO EN ELEMENTO PEP............................................................55 3.9.3 VISUALIZACION DE VALOR ESTADISTICO PARA PEP...........................................................................60 3.10 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTO DE TRABAJO............................................................62 3.10.1 CREACIN DE CLASES DE ACTIVIDAD..............................................................................................62 3.10.2 MODIFICAR CLASE DE ACTIVIDAD....................................................................................................65 3.10.3 VISUALIZAR CLASE DE ACTIVIDAD....................................................................................................67 3.10.4 PLANIFICACIN DE TARIFAS A CLASES DE ACTIVIDAD....................................................................68 3.10.5 MODIFICAR Y VISUALIZAR PLANIFICACIN DE TARIFAS (KP26 Y KP27)...........................................69 3.11 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTOS DE TRABAJO .........................................................72 3.11.1 CREAR PUESTO DE TRABAJO ............................................................................................................72 4 ESTRUCTURACION.............................................................................................................................79 4.1 OBJETIVO:..................................................................................................................................79 4.2 ALCANCE:...................................................................................................................................79 4.3 CREACION, MODIFICACION Y VISUALIZACIN DE PROYECTO CON ESTRUCTURA.........................79 4.3.1 CREACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA.....................................................................................81 4.3.2 MODIFICAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA...................................................................................84 4.3.3 VISUALIZAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA...................................................................................86 4.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO.......................................................................88 4.4.1 CREACION DE PROYECTO....................................................................................................................91 4.4.2 CREACION DE PROYECTO COMO COPIA DE OTRO MODELO.............................................................95 4.4.3 VISUALIZACION DE PROYECTO...........................................................................................................98 4.4.4 MODIFICACION DE PROYECTO.........................................................................................................103 4.4.5 CREACION DE ELEMENTO PEP, GRAFO Y OPERACION......................................................................104 5 PLANIFICACION...............................................................................................................................131 5.1 OBJETIVO.................................................................................................................................131 5.2 ALCANCE..................................................................................................................................131 5.3 CREACIN, MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIN EN ESTRUCTURA..................................................................................................................................131 5.3.1 CREACIN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIN EN ESTRUCTURA............................................131 5.3.2 MODIFICACION DE PLANIFICACION DE ESTRUCTURA......................................................................136 5.3.3 VISUALIZACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA..........................................................................138 5.4 CREACIN, MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE PROYECTO (TABLA DE PLANIFICACIN)..........140 5.5 MODIFICACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIN............................................146 5.6 VISUALIZACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIN............................................148 6 PROGRAMACION PROYECTO...........................................................................................................150
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6.1 OBJETIVO.................................................................................................................................150 6.2 ALCANCE..................................................................................................................................150 6.3 LIBERACION DE UN PROYECTO..................................................................................................150 6.4 COMPRA DE MATERIALES.........................................................................................................154 6.5 ASIGNACION DE PERSONAL .....................................................................................................163 6.6 MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE FECHAS DE PROYECTO.....................................................172 6.6.1 MODIFICACION DE FECHAS EXTREMAS............................................................................................172 6.6.2 MODIFICACION DE FECHAS PRONSTICO........................................................................................174 6.6.3 MODIFICACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO..........................................................................175 6.6.4 VISUALIZACION DE FECHAS EXTREMAS DE PROYECTO....................................................................176 6.6.5 VISUALIZACION DE FECHAS PRONOSTICO DE PROYECTO................................................................178 6.6.6 VISUALIZACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO..........................................................................179 6.7 PLANIFICACION DE COSTOS......................................................................................................180 6.8 VISUALIZACION DE COSTOS DE UN PROYECTO..........................................................................187 6.9 PLANIFICACION DE INGRESOS EN UN PROYECTO.......................................................................190 6.10 VISUALIZACION DE PLANIFICACION DE INGRESOS DE PROYECTO.............................................193 7 PRESUPUESTACION.........................................................................................................................196 7.1 VISUALIZACION DE PRESUPUESTO PARA PROYECTO..................................................................197 7.1.1 PRESUPUESTO...................................................................................................................................200 7.1.2 COMPROMISO..................................................................................................................................200 7.1.3 OBLIGACIONES..................................................................................................................................201 7.1.4 PAGOS...............................................................................................................................................201 7.1.5 UTILIZADO .......................................................................................................................................201 7.1.6 DISPONIBLE.......................................................................................................................................201 8 EJECUCION.......................................................................................................................................201 8.1 OBJETIVO.................................................................................................................................201 8.2 ALCANCE..................................................................................................................................201 8.3 NOTIFICACION DE OPERACIN EN GRAFOS...............................................................................201 8.4 VISUALIZACION DE UNA NOTIFICACION....................................................................................203 8.5 ANULACION DE UNA NOTIFICACION.........................................................................................204 9 CIERRE.............................................................................................................................................206 9.1 OBJETIVO.................................................................................................................................206 9.2 ALCANCE..................................................................................................................................206 9.3 LIQUIDACION...........................................................................................................................206
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9.3.1 RECOMENDACIONES.........................................................................................................................206 9.4 LIQUIDACION PARCIAL Y TOTAL DE PROYECTOS.......................................................................207 9.4.1 LIQUIDACIN ACTIVIDADES DEL GRAFO A ACTIVOS EN CONSTRUCCIN PARA EL PROYECTO (PARCIAL)...................................................................................................................................................207 9.4.2 LIQUIDACIN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS EN CONSTRUCCIN DEFINIDOS PARA EL PROYECTO (CJ88) (PARCIAL)......................................................................................................................217 9.4.3 LIQUIDACIN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS FIJOS REALES, CENTROS DE COSTO O CUENTAS DE MAYOR (CJ88) (PARCIAL O TOTAL).......................................................................................................229 9.5 CIERRE TECNICO.......................................................................................................................238 9.6 CIERRE......................................................................................................................................238
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OBJETIVO
La Gestin de proyectos para Uniminuto, permite realizar el seguimiento y control administrativo y financiero, de cada unas de las actividades que estn orientadas a cumplir unos objetivos especficos, en colaboracin con entes financiadores internos y externos.
ALCANCE
El manual de la Gestin de Proyectos puede tener una cobertura muy amplia en cada rea de Uniminuto. Los proyectos son ejercicios que se desarrollan permanentemente con el objeto de difundir el mensaje de la Organizacin Minuto de Dios y estn encaminados a la academia, la proyeccin social y el desarrollo de la infraestructura propia. El modulo de PS est organizado por captulos que agrupan las etapas propias del manejo de un proyecto en SAP, Estas son las siguientes: Datos Bsicos Estructuracin Planificacin Presupuestacin Ejecucin Cierre En este manual encontrara cada etapa desarrollada con sus correspondientes funciones en las cuales identificar el desarrollo de un proyecto.
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DATOS BSICOS
3.1
OBJETIVO
Con este captulo el usuario conocer la definicin de un proyecto y que elementos lo componen y comprender la forma de crear, modificar y visualizar cada concepto. 3.2 ALCANCE
La utilizacin de estos conceptos dentro de proyectos permite hacer un conjunto de elementos estndar o especficos que pueden ser usados para la creacin, el manejo y la conformacin por partes de los proyectos.
3.3
CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO
Estas funciones se usan para identificar y asignar el codigo al proyecto nuevo Teniendo identificado el cdigo del proyecto para el ejemplo El cdigo ser 523-PC-3-08-001 Para las tres funciones en definicin de proyecto se deben ingresar a la transaccin requerida Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik al agrupador de carpeta para abrir y cerrar Sede (Centro) Tipo de proyecto Tipo de financiacin Ao de creacin Consecutivo segn la direccion siguiente) 523 PC 3 08 001
Men SAP Finanzas Sistema de proyectos \ Proyecto Funciones de actualizaciones especiales Plan de la estructura del Proyecto \ Crear Modificar Visualizar
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Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transaccines (Transacciones CJ01 (crear), CJ02 (modificar), CJ03 (visualizar)) Por ejemplo crear CJ01
y presione ENTER 3.3.1 CREAR DEFINICIN DE PROYECTO
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Entre en el editor la transaccion CJO1 Y ENTER, luego aparece la ventana siguiente:
Ingrese su cdigo en Def. Proyecto asi 200-PC-3-08-001 y luego ingrese el perfil de proyecto y presione ENTER. La ventana siguiente indica la definicin del proyecto. Presione ENTER y surge otra ventana para Crear proyecto- Definicin
En esta ventana aparecen cuatro pestaas para ingresar informacin de:
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Datos Bsicos Status: Edicion de proyecto: Competencias: Organizacin: Fechas:
Muestra el estado del proyecto ABIERTO Muestra el Nombre de identificacin de proyecto Ingrese el codigo del Solicitante y el cdigo del Responsable Ingrese el cdigo del centro y el centro de Beneficio Ingrese las fechas de inicio proyecto y fin de le
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Control Gestin Testo Explicativo
Otras funciones que no aplican Otras funciones que no aplican Descripiciones y datos informativos
En seguida dele Grabar y salir
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3.3.2
MODIFICAR EN DEFINICIN DE PROYECTO
Digite en el editor de transacciones JC02
Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto y presione ENTER
Sale la ventana con la informacin de definicin y pestaas del proyecto alli se puede cambiar la deficinin del proyecto (Datos en texto de identificacin) Poe ejemplo digite Consultoria a la Alcaldia de Chinchin por que el proyecto no tiene este campo lleno
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Presione grabar y salir
3.3.3
VISUALIZACION EN DEFINICION DE PROYECTO
Digite CJ03 en el editor de transacciones y presione ENTER
Verifique los datos de definicin o de las pestaas con informacin del proyecto:
Luego presione salir
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CJ11-CJ12-CJ13-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP.doc 3.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP
Estas funciones se usan para identificar y asignar el cdigo al elemento PEP principal para crear un proyecto y elementos PEP en de otros niveles.
El icono de un PEP principal es as El elemento PEP secundario para componente es as: Teniendo identificado el cdigo del proyecto para el ejemplo Sede: Tipo de proyecto Tipo de financiacin Ao de creacin Consecutivo 523 PC 3 08 001
El cdigo ser 523-PC-3-08-001 El elemento principal del proyecto ser 523-PC-3-08-001/1 Para las tres funciones en definicin de proyecto se deben ingresar a la transaccin requerida: Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione al agrupador de carpeta para abrir y cerrar segn la direccion siguiente:)
Men SAP Finanzas Sistema de proyectos Proyecto Funciones de actualizaciones especiales Plan de la estructura del ProyectoElemento individual Crear Modificar Visualizar
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Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transacciones (Transacciones CJ11 (crear), CJ12 (modificar), CJ13 (visualizar))
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3.4.1
CREAR ELEMENTO PEP
Entre en el editor la transaccion CJ11 y presione ENTER
Luego aparece la ventana siguiente:
Ingrese su cdigo en Def. Proyecto 200-PC-3-08-001 y luego digite el cdigo del elemento PEP NUEVO 523-PC-3-08-001/1 y presione ENTER. La ventana siguiente indica la definicin del proyecto, presione ENTER.
Enseguida surge otra ventana para Crear elemento PEP. En esta ventana aparecen cuatro pestaas para ingresar informacin de la siguiente tabla:
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Datos Bsicos Prioridad Integracin proyecto Status Competencias: Indicadores operativos
Ingrese la prioridad del proyecto, y haga clic a integracin proyecto para integrar Haga clic en el recuadro Establece el estatus del elemento Ingrese el codigo del Centro de CostoResponsable y el codigo del Centro de Solicitante Seleccione planificacin para planificar costos y tiempos. Seleccione facturacin para hacer cobros y seleccione Imputacin para registrar valores
Al terminar el ingreso obtiene la siguiente ventana:
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Luego ingrese la informacin de fechas del proyecto con el siguiente cuadro: Fechas Fechas extremas Fechas pronstico Fechas reales Digite la fecha de incio y final del proyecto Digite la fecha de incio y final del proyecto para variaciones especiales Se ver la variacin resultado de ejecutar el proyecto
El sistema establece los dias hbiles con las fechas dadas.
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Esta pestaa de asignacin contiene informacin que se evala con otras funciones:
Las dems pstaas contienen datos que no aplican en Uniminuto y no se deben diligenciar. Control Gestin Testo Explicativo No se afecta en esta funcin No se afecta en esta funcin Descripiciones y datos informativos
En seguida escoja Grabar y Salga de la Creacin del PEP
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3.4.2
MODIFICAR UN ELEMENTO PEP
Digite en el editor de transacciones CJ12 y presiona ENTER.
Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione ENTER.
Modifique la prioridad por defecto NORMAL a URGENTE y el solicitante cambiando el Cdigo. Haga clic al cuaderno del campo de Prioridad y seleccione urgente. Al solicitante de codigo 6 de Director por 11 de Coordinador de proyectos.
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Al terminar los cambios, presione grabar y salir
3.4.3
VISUALIZAR ELEMENTO PEP
Digite en el editor de transacciones CJ13 y presione ENTER.
Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elemento PEP a modificar y presione ENTER.
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Luego se revisa la informacin necesaria en cada pestaa, por ejemplo, Datos Bsicos:
La pestaa de fechas
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La pestaa de asignacin:
Al terminar de ver haga Clic a salir CJ91-CJ92-CJ93-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP Estandar.doc
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3.5
CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR
Estas funciones se usan para identificar y asignar el cdigo al elemento PEP estndar que puede ser usado en los componentes de proyecto (hacen referncia a las macro actividades de un proyecto). Teniendo identificado el cdigo del proyecto para el ejemplo: Sede: Tipo de proyecto Tipo de financiacin Ao de creacin Consecutivo 523 PC 3 08 001
El cdigo ser 523-PC-3-08-001 El elemento principal del proyecto ser 523-PC-3-08-001/1 Para las tres funciones en definicin de proyecto se debe ingresar a la transaccin requerida: Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik al agrupador de carpeta para abrir y cerrar segn la direccion siguiente:)
Men SAP Finanzas Sistema de proyectos Datos bsicosModelos PEP Estndar \ Crear Modificar Visualizar
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Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transaccines (Transacciones CJ91 (crear), CJ92 (modificar), CJ93 (visualizar))
3.5.1
CREACIN DE ELEMENTO PEP ESTANDAR
Entre en el editor la transaccion CJ91 y presione ENTER,
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Ingrese su cdigo en Def. Proyecto 523-PC-3-08-001/2 a crear, elija el perfil de proyecto en el cuaderno y presione ENTER.
La ventana siguiente indica la definicin del proyecto:
Oprima ENTER y se desplegar otra ventana para Crear elemento PEP Estndar.
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Aqu se diligencia informacin, si es necesaria grabar, para mantener el sistema por ejemplo: Descripcion de definicin de proyecto Cdigo de Responsable Codigo de solicitante 11 Centro () En seguida Grabe y Salga Consultoria en Chinchin 11 523
3.5.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR Digite en el editor de transacciones CJ92 y presione ENTER
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Se cambia para ESTE CASO, se aade al titulo del PEP y Segumimiento, si requieren modificaciones de las pestaas; tambin se seleccionan y modifican los campos.
3.5.3
VISYALIZAR ELEMENTO PEP ESTNDAR
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Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione ENTER
Aparecer la estructura del PEP y se verificar el contenido de cada pestaa:
En seguida Salga CN21-CN22-CN23-Crear Modificar y Visualizar de Grfo.doc 3.6 CREACION MODIFICACION Y VISUALIZACION DE GRAFO
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El GRAFO es un elemento que agrupa operaciones y a su vez es agrupador dentro de un elemento PEP. Actua como intermediario para informar notificacin de actividades ejecutadas agrupar los costos fechas y recursos y es base para la planificacin. Mtodo de ingreso 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Dele clik al agrupador de carpeta para abrir y cerrar segn la direccion siguiente)
Puede ingresar a la transaccin digitndola en el campo de transacciones y ENTER o ingresando la ruta as:
Un grfo se identifica con el siguiente icono
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3.6.1
CREACION DE GRAFO
Un grfo requiere un proyecto con estructura de PEP principal, PEP de nivel 1 y luego PEP para de nivel 2. Digite CN21 para la creacin del grfo y oprima ENTER
Aparece la siguiente pantalla:
Segn la necesidad, que para el caso es imputacion con operaciones seleccione el perfil del grafo. Luego especifique la clase de grfo para el caso PS02. Indique el centro si se requiere en el que se va a usar el grfo por ejemplo 200, y luego idique la necesidad de planificacin que para el caso es el manejo de insumos en el proyecto
Dele ENTER y aparecer la siguiente ventana para ingresar informacin:
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Diligencie los campos PROGRAMACION
necesarios
para
el
proyecto
asi,
para
la
primera
de
Grafo En la pestaa de programacin Fecha inicio Fecha Fin Programacin
Texto para nombre de grafo Digite la fecha en formato de DDMMAAAA con solo 8 nmeros Digite la fecha en formato de DDMMAAAA con solo 8 nmeros Definir como se efectuar la programacin
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Para las demas pestaas se indica en cada campo el valor o el cdigo necesario segn se necesite y solo ser determinado por el tipo de proyecto.
Los proyectos no tienen afectacin con la informacin en las dems pestaas y por tanto no se diligencian.
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Luego de estos ingresos se emite un nmero de grfo creado como confirmacin.
Grabe y Salga de la creacin
3.6.2
MODIFICACION DE GRAFO
Digitela CN22 en el campo de edicin de transacciones y presione ENTER
Sale un campo de grfo para ingresar el nmero para el caso el 5000036 de grfo a modificar y oprima ENTER.
Sale la siguiente ventana y se modifican los datos de los campos con fondo blanco.
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Por ejemplo cambiamos la clase de programacin de hacia adelante a hacia atrs en la parte de programacin.
Presione ENTER y en seguida dele Grabar y Salir Se emite un mensaje con la modificacin
3.6.3
VISUALIZACION DE GRAFO
Digite CN23 en el campo de transacciones y ENTER
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Digite el cdigo del Grfo a visualizar y ENTER.
Y aparecen los datos del grfo y las pestaas disponibles para consultar:
Luego de ver la informacin del grfo Salga de la modificacin
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CN01-CN02-CN03-CN98-Crear Modificar Visualizar y Borrado de Grfo Standar.doc
3.7
CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN GRAFO ESTANDAR
Los grafos estandar son elementos agrupadores de operaciones que se crean como ejemplo para proyectos de muy similares caractersticas o que se usan con frecuencia como comodines bsicos o genricos en algunos proyectos Puede digitar la transaccin y dar ENTER en el campo de transacciones o seleccionar la transaccin de la ruta de las transacciones as: MenSAP Finanzas Sistema de Proyectos Datos Bsicos Modelos Grafo estndar
Las transacciones para crear modificar y visualizar son CN01, CN02, CN03 Y CN98
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3.7.1
CREACION DE GRAFO ESTANDAR
Surge esta pantalla
Y se ingresan los datos necesarios para el caso
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Realizando la estructuracion y caracterizacion del grafo se graba siguiente nota
y se obtiene la
Salga de la creacin
3.7.2
MODIFICAR GRAFO ESTANDAR
El sistema emite esta ventana
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Se digita el nmero del grfo y ENTER para visualizar
Se observa la informacin de manejo de las operaciones y demas datos de tiempos y costos. Para el caso ingrese dos datos basicos de grafo con 3 dias de servicio.
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Se realizan las modificaciones necesarias para el proyecto en el grafo, se graba le da Salir
y se
3.7.3
VISUALIZACION DE GRAFO ESTANDAR
El sistema emite esta ventana en la cual se puede ver los datos de las pestaas
Salga de la visualizacin
3.7.4
BORRADO DE GRAFO ESTANDAR
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El sistema emite esta ventana con informacin del Grafo a Borrar
Se verifica que este el numero de grafo correcto se marca peticin de borrado y el log para informar el xito del borrado y ENTER
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Presione ENTER a este aviso y luego
ejecutar para realizar el borrado
Verifique en este mensaje el borrado
Presione ENTER a este aviso, del cual sale el resumen de informe para el borrado
Donde aparece algn error por si no se puede borrar y al confirmar Salga CJ11-CJ12-CJ13-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP.doc
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3.8
CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP
Estas funciones se usan para identificar y asignar el cdigo al elemento PEP principal para crear un proyecto y elementos PEP en de otros niveles.
El icono de un PEP principal es as El elemento PEP secundario para componente es as: Teniendo identificado el cdigo del proyecto para el ejemplo Sede: Tipo de proyecto Tipo de financiacin Ao de creacin Consecutivo 523 PC 3 08 001
El cdigo ser 523-PC-3-08-001 El elemento principal del proyecto ser 523-PC-3-08-001/1 Para las tres funciones en definicin de proyecto se deben ingresar a la transaccin requerida: Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione al agrupador de carpeta para abrir y cerrar segn la direccion siguiente:)
Men SAP Finanzas Sistema de proyectos Proyecto Funciones de actualizaciones especiales Plan de la estructura del ProyectoElemento individual Crear Modificar Visualizar
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Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transacciones (Transacciones CJ11 (crear), CJ12 (modificar), CJ13 (visualizar))
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3.8.1
CREAR ELEMENTO PEP
Entre en el editor la transaccion CJ11 y presione ENTER
Ingrese su cdigo en Def. Proyecto 200-PC-3-08-001 y luego digite el cdigo del elemento PEP NUEVO 523-PC-3-08-001/1 y presione ENTER. La ventana siguiente indica la definicin del proyecto, presione ENTER.
Enseguida surge otra ventana para Crear elemento PEP. En esta ventana aparecen cuatro pestaas para ingresar informacin de la siguiente tabla:
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Datos Bsicos Prioridad Integracin proyecto Status Competencias: Indicadores operativos
Ingrese la prioridad del proyecto, y haga clic a integracin proyecto para integrar Haga clic en el recuadro Establece el estatus del elemento Ingrese el codigo del Centro de CostoResponsable y el codigo del Centro de Solicitante Seleccione planificacin para planificar costos y tiempos. Seleccione facturacin para hacer cobros y seleccione Imputacin para registrar valores
Al terminar el ingreso obtiene la siguiente ventana:
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Luego ingrese la informacin de fechas del proyecto con el siguiente cuadro: Fechas Fechas extremas Fechas pronstico Fechas reales Digite la fecha de incio y final del proyecto Digite la fecha de incio y final del proyecto para variaciones especiales Se ver la variacin resultado de ejecutar el proyecto
El sistema establece los dias hbiles con las fechas dadas.
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Esta pestaa de asignacin contiene informacin que se evala con otras funciones:
Las dems pstaas contienen datos que no aplican en Uniminuto y no se deben diligenciar. Control Gestin Testo Explicativo No se afecta en esta funcin No se afecta en esta funcin Descripiciones y datos informativos
En seguida escoja Grabar y Salga de la Creacin del PEP
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3.8.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP Digite en el editor de transacciones CJ12 y presiona ENTER.
Modifique la prioridad por defecto NORMAL a URGENTE y el solicitante cambiando el Cdigo. Haga clic al cuaderno del campo de Prioridad y seleccione urgente. Al solicitante de codigo 6 de Director por 11 de Coordinador de proyectos.
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Al terminar los cambios, presione grabar y salir
3.8.3
VISUALIZAR ELEMENTO PEP
Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elemento PEP a modificar y presione ENTER.
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Luego se revisa la informacin necesaria en cada pestaa, por ejemplo, Datos Bsicos:
La pestaa de fechas
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La pestaa de asignacin:
Al terminar de ver haga Clic a salir KK01-CJS2-CJS3-Creacin, Planificacin y Visualizacin de Valor Estadstico.docx
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3.9 3.9.1
CREACINPLANIFICACION Y VISUALIZACION DE VALOR ESTADSTICO CREACIN DE VALOR ESTADSTICO
El valor estadstico es usado para hacer mediciones puntuales en el proyecto seguimiento u otro indicador en fases o etapa y es propio de cada proyecto Este elemento se planifica a un PEP o a un grafo para hallar y evaluar caractersticas que no son cuantificables en el proyecto y se quieran medir. Para crear el valor estadstico digite KK01 en el campo de transacciones y presione ENTER
Luego se visualiza lo siguiente:
Digite clasif y ENTER Se ingresan los siguientes datos:
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Luego presione ENTER, Grabar y Salir. Sale la informacin de grabacin en la parte inferior de la pantalla.
Y salga de la creacin del valor estadstico:
3.9.2
PLANIFICACION DE VALOR ESTADISTICO EN ELEMENTO PEP
Digite CJS2 en el campo de transacciones para visualizar el Valor Estadstico a modificar y presione ENTER.
Ingrese la sociedad por defecto de Uniminuto 2000 y presione ENTER.
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En la pantalla sale la siguiente ventana:
Del men principal superior se selecciona opciones y Act.perfil planific.
Y luego seleccione ZPS para perfil de planificacin para Proyectos y presione ENTER
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De esta ventana use la seleccin del Layout (mtodo de mostrar pantalla en reportes.)
(atrs y adelante) para ver los Layout
Para seleccionar el Layout del cual seleccione Z901
Use un proyecto para planificar a un PEP, un valor estadstico que para el caso es el CLASIF y oprima ENTER. Previamente verifique por CJ20N dentro del proyecto 410-PS-3-08-001 un PEP para valorar, por ejemplo el siguiente:
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Con la informacin de este proyecto se har la planificacin del valor estadstico CLASIF al elemento PEP de Puesta en marcha (410-PS-3-08-001/13)
En el cual se han ingresado los siguientes datos:
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Versin 0 De periodo 2 A periodo 2 Ejercicio 2009 Elemento PEP410-PS-3-08-001/13 Fondo 2004 rea funcional 410PS308001 Valor estadstico CLASIF Y oprima ENTER para aceptar los datos. Luego en la parte superior se seleccione de: los
botones disponibles periodos.
el de
para ver la pantalla de
En esta pantalla se ingresa en cada periodo (para el caso solo se planifica el mes de febrero) el valor plan actual esperado de matrculas con 300 estudiantes. Igualmente se puede colocar un valor plan mximo. Grabe y visualice el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla:
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3.9.3
VISUALIZACION DE VALOR ESTADISTICO PARA PEP
Digite CJS3 en el campo de transacciones y ENTER
Use la seleccin del Layout mostrar pantalla en reportes)
(atrs y adelante) para ver los Layout (mtodo de
Luego en el formulario del valor de visualizacin ingrese los datos siguientes: Versin De periodo A periodo Ejercicio Elemento PEP Fondo rea funcional Valor estadstico Y oprima ENTER. 0 2 2 2009 410-PS-3-08-001/13 2004 410PS308001 CLASIF
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Y seleccione
para ver la pantalla de periodos para ver la planificacin.
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Al terminar la visualizacin Salga con CNR1-CNR2-CNR3-Crear, Modificar y Visualizar de Puestos de Trabajo.doc 3.10 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTO DE TRABAJO Estas funciones se usan para identificar y asignar el cdigo del personal (Puesto de Trabajo) en las operaciones planificadas en los proyectos. Como prerequisito de la Creacin, Modificacin y Visualizacin de Puestos de Trabajo se deben crear las clases de actividades para Proyectos y efectuar la asignacin de las tarifas correspondientes a cada clase de actividad y el centro de costo. PREREQUISITOS
3.10.1 CREACIN DE CLASES DE ACTIVIDAD

Estas permiten asignar una tarifa diferente a cada puesto de trabajo. Men SAP Finanzas Controlling Contabilidad de centros de coste Datos maestros Clase de actividad Tratamiento individual Crear Modificar Visualizar
Ingrese a Crear Clase de actividad (KL01)
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El Sistema muestra esta ventana para ingresar PHYD (clase de actividad) que se usara como ejemplo para el proyecto de Humanismo y Democracia y siempre se especifica un rango de validez en las fechas como el siguiente que ya viene por defecto y Oprima ENTER
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El sistema muestra la siguiente ventana para ingresar lo siguientes datos: Denominacin: Descripcin: Unidad de actividad: Clases de CeCo: Tipo clase actividad Clase coste imputac. Indicador de tarifa Oprima ENTER Nombre abreviado del Proyecto a donde la clase de actividad va a aplicar. Nombre completo del Proyecto a donde la clase de actividad va a aplicar. Se especifica la unidad de medida en la que se va a medir la tarifa para el puesto de trabajo. (Hora-Da-Mes) Aplica para todas las clases de costo (* = Genrico) 1 Se coloca la clase de costo PROYECTOS para todas las clases de actividad. 1
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Oprima ENTER y Grabe 3.10.2 MODIFICAR CLASE DE ACTIVIDAD Entre en el editor la transaccion KL02 y ENTER,
Se visualiza la ventana siguiente para ingresar el codigo de clase de actividad a modificary oprima ENTER
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En ventana siguiente ingrese Unidad de actividad de (Hora a Mes) para modificar la clase de actividad:
Grabe y el sistema indica la modificacin en al parte inferior con el siguiente mensaje
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3.10.3 VISUALIZAR CLASE DE ACTIVIDAD

Entre en el editor la transaccin KL03 y oprima ENTER.
Entre en cdigo PHYD y presione ENTER.
Aparece la ventana con la informacin de la clase de actividad
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Luego de visualizar salga del proceso
3.10.4 PLANIFICACIN DE TARIFAS A CLASES DE ACTIVIDAD Luego de verificar que las clases de actividad estan creadas, se procede a planificar las tarifas correspondientes. En esta funcin se establecen las tarifas que se van a manejar para cada clase de actividad. Ingrese a modificar la prestacin de actividades/tarifas
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3.10.5 MODIFICAR Y VISUALIZAR PLANIFICACIN DE TARIFAS (KP26 Y KP27) Men SAP Finanzas Controlling Contabilidad de centro de coste Planificacin Prestacin de actividades/Tarifas Modificar Visualizar o Ingrese KP26 en el editos de transacciones
Y oprima ENTER En la ventana siguiente ingrese los siguientes datos: Layout: Versin: De perodo - A perodo: Ejercicio: Centro de coste: Clase de actividad: Estandar del sistema. Indica los campos que deben diligenciarse en la funcin. . Indica la Versin (0) de planificacin y real que aplica para la clase de actividad. Meses en los cuales se planifica la tarifa Ao vigente. Indica el CeCo al que se planifica Indica la Clase de Actividad para el proyecto
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Luego haga clic en la Pantalla de peridos
y aparece la siguiente vista:
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En la columna de tarifa fija se diligencia el valor de la unidad de medida por cada mes, para el caso el valor de la hora que es $8.333 as siempre todo el ao sea constante o ingresar los correspondiente. Esto debe realizarse en la etapa de planificacin nicamente:
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Grabe
la informacin
Se pueden planificar diferentes clases de actividad para el mismo centro de costo y al puesto de trabajo se le pueden igualmente asignar diferentes clases de actividad de acuerdo a la tarifa que se manejen para los proyectos. Luego del cumplimiento de estos dos prerequisitos se puede proseguir con la creacin del puesto de trabajo.
3.11 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTOS DE TRABAJO Men SAP Finanzas Sistema de proyectos Datos bsicos Datos maestros Puesto de trabajo Registro maestro Crear Modificar Visualizar
3.11.1 CREAR PUESTO DE TRABAJO Entre en el editor la transaccin CNR1 y ENTER
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En esta ventana digite el nombre de puesto de trabajo
Centro: Puesto de trabajo: Clase puesto trabajo:
Corresponde al Centro Logistico al que se asigna el puesto de trabajo y es el correspondiente al proyecto. Codigo del Puesto de trabajo correspondiente. Inicial de nombre y primer apellido completo o abreviado. Para Gestin de proyecto se emplea el codigo 0006.
Al final del ingreso de datos oprima ENTER Luego sale una ventana con las pestaas de informacin del Puesto de Trabajo, diligencie aqu la definicin del puesto de trabajo que debe ser idntica a la que maneja el departamento de Talento Humano de la Universidad
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Y oprima ENTER
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Digite ENTER o pulse enter en el icono
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Al terminar salga del proceso
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En el ejemplo se le asignan diferentes clases de actividad al mismo puesto de trabajo para que maneje diferentes tarifas y grabe.
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ESTRUCTURACION
4.1
OBJETIVO:
Definir el cuerpo de un proyecto con sus elementos de agrupacin de informacin especifica 4.2 ALCANCE:
Con la estructuracin de un proyecto se logran determinar las reas de trabajo e identificar los componentes y las actividades que ejecutar a travez de las operaciones CJ01-CJ02-CJ03-Crear, Modificar y Visualizar Proyecto con Estructura.docx
4.3
CREACION, MODIFICACION Y VISUALIZACIN DE PROYECTO CON ESTRUCTURA
Un proyecto con estructura contiene informacin bsica, control y gestin. En estas pestaas se debe incluir informacin segn el proyecto. Para las tres funciones en definicin de proyecto se deben ingresar a la transaccin requerida: Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione el agrupador de carpeta para abrir y cerrar segn la direccion siguiente:)
Men SAP Finanzas Sistema de proyectos \ Proyecto Funciones de actualizaciones especiales Plan de la estructura del Proyecto \ Crear Modificar Visualizar Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transaccines (Transacciones CJ01 (crear), CJ02 (modificar), CJ03 (visualizar)) Por ejemplo, crear CJ01:
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4.3.1
CREACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA
Digite CJ01 en el campo de transacciones y presione ENTER
En la ventana siguiente, digite el cdigo del proyecto y seleccione del cuaderno del campo de perfil de proyecto, su perfil y luego presione ENTER
Presione ENTER y aparece el mensaje de confirmacin de creacin de proyecto:
En la ventana siguiente, se ingresa la siguiente informacin segn el proyecto: Nombre Responsable Proyecto de Consultora Caldas 13
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Solicitante Fecha inicio Fecha fin Centro CeBe Centro de beneficio Sociedad CO Sociedad
13 02.01.2009 27.02.2009 730 85203125 2000 2000
El sistema muestra la tabla de elementos PEP para realizar el ingreso. Luego diligencie la informacin como sigue: Nivel CODIGO PEP NOMBRE DE INDICADORES FECHA FECHA
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PEP 1 2 2 2 2 Nivel PEP 1 2 2 2 2
730-PC-3-08-003/1 730-PC-3-08-003/11 730-PC-3-08-003/12 730-PC-3-08-003/13 730-PC-3-08-003/14
PEP Proyecto de Consultora Caldas Contratacin Ejecucin y Control Ampliacin de sede Liquidacin y cierre
(visto) Plan,Imp,Fact Imp,Fact Imp,Fact Plan,Imp,Fact Plan,Imp,Fact
INICIO 02.01.2009 02.01.2009 02.01.2009 02.02.2009 02.01.2009 Sociedad 2000 2000 2000 2000 2000
FIN 27.02.200 27.02.200 31.02.200 27.02.200 27.02.200 Centro de costo Responsable 95203125 95203125 95203125 95203125 95203125
CODIGO PEP 730-PC-3-08-003/1 730-PC-3-08-003/11 730-PC-3-08-003/12 730-PC-3-08-003/13 730-PC-3-08-003/14
Centro de costo Solicitante 95203125 95203125 95203125 95203125 95203125
Para datos bsicos, observe la pantalla siguiente:
Para la pestaa de fechas lo siguiente:
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Estos datos indican la planificacin de fechas de duracin del proyecto y reporta los das de duracin en tiempo laborar hbil (sin sbados ni domingos) de cada PEP. En competencias digite el centro de costo responsable y el centro de costo por cada PEP segn la tabla (por cada sociedad 2000 y cada CeCo oprima ENTER para continuar con el siguiente.)
Oprima ENTER y Grabe
4.3.2
MODIFICAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA
Digite CJO2 en el campo de transacciones y presione ENTER.
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En la ventana siguiente digite el cdigo del proyecto a modificar y luego oprima ENTER.
Oprima ENTER y aparece la informacin de planificacin del proyecto.
Haga clic sobre la pestaa donde ubica los datos a modificar, por ejemplo, se cambiar a este proyecto el indicador de facturacin. Se retira el visto de facturacin de los PEP 11, 12 y 13.
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Grabe los cambios
y salga del proyecto
4.3.3
VISUALIZAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA
Digite CJO3 en el campo de transacciones y presione ENTER.
En la ventana siguiente digite el cdigo del proyecto a modificar y luego oprima ENTER.
El sistema muestra la informacin del proyecto de la pestaa de datos bsicos:
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En la pestaa de fechas se observa la siguiente informacin:
En la pestaa de asignacin se observa la informacin siguiente:
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En la pestaa de competencias se observa la informacin siguiente:
Luego de ver los datos del proyecto salga del proyecto CJ20N-Crear, Modificar y Visualizar Proyecto, Elemento PEP, Grfo, Operacin.doc 4.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO.
En el manejo de Gestion de proyectos se pueden hacer varias funciones dentro de una misma transaccin
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Una funcin muy amplia de manejo para proyectos es CJ20N, esta funcin permite la creacin completa de un proyecto y la operacin y ejecucin de varias actividades generales para modificar editar visualizar y notificar entre otras ms Tome para el ejemplo, el siguiente esquema de proyecto para realizar varios procesos Sede: Tipo de proyecto Tipo de financiacin Ao de creacin Consecutivo 444 AC 3 08 003
El cdigo ser 444- AC-3-08-003 Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik en el agrupador de carpeta para abrir y cerrar segn la direccion siguiente)
Esta transaccin se denomina Proyect Builder y se localiza con la siguiente ruta: Men SAP Finanzas Sistema de Proyectos Datos Bsicos Proyecto Project Builder
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Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transaccines CJ20N. Luego haga clic a salir La ventana de trabajo de Project Builder es la siguiente:
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En esta ventana puede seleccionar un proyecto existente proyecto nuevo. 4.4.1 CREACION DE PROYECTO
o la creacin
de un
Haga clic en el boton de creacin ENTER
y en el men emergente selecciones proy y oprima
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Aparece esta ventana en la cual se identifican tres reas importantes del manejo de proyectos marcados en cuadros en rojo con la siguiente definicin:
AREA RESUMEN DEL PROYECTO

POOL DE TRABAJO Y MODELOS
AREA DE VISUALIZACION DETALLADA DEL PROYECTO
Esta transaccin maneja tres escenarios de trabajo: Un area de resumen de proyecto donde se visualiza la estructura de agrupadores para componentes, para grafos, operaciones y puede seleccionarse un elemento cualquiera.
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Un rea de Visualizacion detallada del proyecto en la cual es posible crear modificar y visualizar detalladamente cualquier elemento que sea seleccionado. Un area de pool de trabajo y modelos para insercin de elementos a la estructura del proyecto como elementos PEP, grafos, operaciones internas, o externas e hitos. El proyecto requiere ingresar datos mnimos como cdigo del proyecto y el perfil de proyecto:
Oprima ENTER doble vez en los que surge el siguiente mensaje informativo
En seguida la ventana muestra las pestaas disponibles para entrar la informacin del proyecto.
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Aqu el sistema exige ingresar: Campo cdigo de responsable Codigo de solicitante Fecha inicio Fecha fin Centro CEBE Dato 9 9 19.02.2008 27.03.2009 444 84441128
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Grabe salga
(el sistem mostrara un mensaje en la parte inferior de confirmacion de datos) y
4.4.2
CREACION DE PROYECTO COMO COPIA DE OTRO MODELO
Ingrese CJ20N en el campo de transacciones y ENTER
El sistema muestra la ventana para el ingreso del cdigo de proyecto nuevo. Ingrese un codigo del proyecto propuesto y haga clic en los binculos para buscar un numero prximo libre de cdigo de proyecto. Con esto el sistema abre la segunda ventana, presione ENTER doble vez
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Doble clic en ENTER y sale el codigo sugerido por el sistema y vuelva a presionar ENTER. Luego el sistema pide el ingreso de datos obligatorios del PEP Campo cdigo de responsable Codigo de solicitante Fecha inicio Fecha fin Centro CEBE Dato 9 9 13.01.2009 18.12.2009 444 84441128
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Aparece el proyecto nuevo como copia de otro:
Luego grabe y salga del proyecto nuevo.
4.4.3
VISUALIZACION DE PROYECTO
Ingrese CJ20N en el campo de transacciones y presione ENTER
En el rea de proyectos se visualiza el cdigo y nombre del proyecto. Seleccione el proyecto requerido, para el caso Humanismo y Democracia:
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Haga clic doble al titulo del proyecto y aparece la siguiente ventana:
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Aqu se puede observar todo el proyecto en cualquiera de las reas. El proyecto aparece agrupado en la parte superior izquierda. Para ver el detalle de elementos haga clic en el agrupador Democracia del ttulo Humanismo y
Se despliega la informacin de la siguiente forma:
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Si se desea ver todo el detalle de esta rea se puede usar agrupador o desagrupador en la parte superior de esta ventana por ejemplo, use el desagupador de elementos y se vera el despliegue siguiente:
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Use las barras de desplazamiento encerradas en ovalos rojos, para ver la informacin arriba y abajo o de izquierda a derecha Para ver la informacin del rea de detalle seleccione un elemento cualquiera y verifique la los datos de cabecera o las pestaas haciendo clic en la requerida como sigue: Seleccione el Componente Capacitacin Tcnica y Constr d CS y aparece lo siguiente:
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Aqu verfiique los datos de la pestaa necesaria. Al final salga con 4.4.4 MODIFICACION DE PROYECTO
Digite en el campo de transacciones CJ20N y presione ENTER
Selecciones un proyecto a modificar, por ejemplo Articulacin en la Educacin Bogot Sur y presione ENTER. Por ejemplo modifique el campo de definicin de proyecto o cual quier otro dato que se requiera:
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Ingrese aqu el nuevo nombre en Articulacin en Formacion hacia Educacin Superior segn la capacidad de texto del campo. En el campo de definicin frente al cdigo del proyecto y luego Grabe Con y Salga
4.4.5
CREACION DE ELEMENTO PEP, GRAFO y OPERACION
El procedimiento para crear cada uno de estos elementos depende del requisito de cada uno como se explica a continuacin. Digite en el campo de transacciones CJ20N y presione ENTER
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Selccione el proyecto en el que se va a ingresar los elementos, con doble clic:
En la parte inferior aparecen los elementos PEP, GRAFOS Y OPERACIONES
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4.4.5.1
DE UN ELEMENTO PEP
Este elemento requiere que se tenga el elemento principal del proyecto identificado con el smbolo que es el general. igual que los dems de niveles ms grandes
El PEP para encabezado tiene el smbolo (1, 2,3)
Tome el smbolo PEP principal
del area de Pool de trabajo y transportelo con el ratn hacia el
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Ingrese los datos en la ventana de detalles de la derecha con lo requerido y grabe la informacin como en la pantalla siguiente:
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En el area de detalle se observa el ingreso de: Centro de costo responsable Centro de costo solicitante Sociedad solicitante Indicador de imputacin Al final oprima ENTER y observar que aparece el cono del PEP con el nivel uno en la parte superior izquierda bajo el PEP principal en el area de resumen. A este nivel se le pueden adicionar mas elementos PEP quedando a un nivel mayor (2, 3,4,) segn la necesidad.
Grabe para almacenar la informacin y Salga del proyecto
4.4.5.2 MODIFICACION DE ELEMENTO PEP Digite en el campo de transacciones CJ20N y presione ENTER
Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ y ENTER
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Se modifica la informacion necesaria en cada campo por ejemplo cambiar Clase de proyecto de Academico a Institucional.
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Grabe y salga del proyecto
4.4.5.3 VISUALIZACION DE UN ELEMENTO PEP Digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER
Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y ENTER
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Seleccione el PEP principal o el PEP secundario haciendo clic sobre el proyecto para visualizar su informacin Seleccione las pestaas para ver la informacin de cada una de ellas
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Al finalizar salga del proyecto con 4.4.5.4 CREACIN DE GRFO Digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER
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Seleccione el PEP secundario haciendo clic sobre el mismo para visualizar su informacin
Los grafos son elementos utilizados para agrupar operaciones y se identifican con el smbolo . Para crear un grafo se toma con el ratn desde el area de Pool de trabajo donde estan todos los elementos y se traslada hacia el elemento PEP que se le va a aadir y se suelta
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En seguida en la parte derecha sale la edicion detallada de la informacin y se ingresan los datos necesarios Nombre del grafo Perfil del grfo (cdigo) Planificacin de necesidades Capacitacin general PGFUNI PER
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Luego presione ENTER Se verifica en la ventana de Datos Bsicos que el centro que sea 444 y el CeBe (Centro de Beneficio) sea 84441120 corespondientes al proyecto
Presione ENTER, Grabar
y Salir
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4.4.5.5 MODIFICACIN DE GRAFO Digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER
Deagrupe la informacin con el boton de desagrupar en la parte superior de la ventana y aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto y el grafo
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Haga clic en le grafo para ver el detalle en la parte derecha
Por ejemplo seleccione la pestaa de Asignacion y cambie el centro de costo responsable por 94443440 digite ENTER.
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Al terminar Grabe
4.4.5.6 VISUALIZACION DE GRAFO Digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER
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Deagrupe la informacin con el boton de desagrupar en la parte superior de la ventana aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto y el grafo
Haga clic en el grfo para ver el detalle en la parte derecha y revise cada pestaa que sea necesaria
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Despues de revisar toda la informacin salga del proyecto
4.4.5.7 CREACIN DE OPERACIN Las operaciones llevaran las actividades propias del proyecto y se clasifican en cuatro denominaciones, as: Se usa para realizar compras de material, asignacin de personal o contrato de servicios entre otros. Por esta razn interactua con varios mdulos No aplica para gestion de proyectos de Uniminuto Se usa para realizar imputaciones de gastos propios a una cuenta mayor (identificando la clase de coste) desde proyectos directamente
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No aplica para gestion de proyectos de Uniminuto Para crear una operacin digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER
Deagrupe la informacin con el boton de desagrupar en la parte superior de la ventana aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto y el grafo
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Haga clic en el grfo para ver el detalle en la parte derecha Luego seleccione del Pool de Trabajo el smbolo de operacin opeacion que se necesite . Segn la clase de
Para el caso en este proyecto de Articulacin en formacin hacia la educacin superior se aade una operacin de trabajo interno para realizar una evaluacion de necesidades en los resultados de la comunidad
Al tomarla y trasladarla hasta el grfo emerge en la parte derecha los detalles de la operacin
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Aqu se debe tener en cuenta los siguientes datos para ingresar solo ubicando el cursor dentro de cada campo sin ENTER Descripcin de la operacin Puesto de trabajo Trabajo (cantidad) Unidades de trabajo Clase de actividad Prioridad Evaluacion de necesidades sobre indices de la comunidad jcarlos 50 H (horas) Projec Campo variable deacuerdo a la asignacin en cada proyecto normal
Luego digite ENTER y quedara la operacin de la siguiente manera:
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Aparece la operacin en la parte izquierda bajo el grfo con su descripcin y cdigo y en la parte derecha se visualiza toda la informacin ingresada. En seguida Grabe la informacin y salga del Proyecto
4.4.5.8 MODIFICACIN DE UNA OPERACIN Para modificar una operacin digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER
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Deagrupe la informacin con el botn de desagrupar en la parte superior de la ventana aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto, el grfo y las operaciones del proyecto
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Haga clic en la segunda operacin y aparece el detalle a la parte derecha de la pantalla. Visualice la informacin general de cabecera de la operacin y los detalles de cada pestaa con la clasificacion de informacin de cada una Al revisar el cuaderno en al parte superior derecha de las pestaas se observa la cantidad de estas que la operacin contiene; desplacese con un clic sobre los botones para adelante y atrs visualizar. para ver el contenido de las pestaas o solo haga clic sobre las pestaas para
Titulo de pestaa Propia
Contenido Indica que la operacin es interna
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Externa Fechas Asignacin Text(o) exp(licativo) Campos usuario Calificacin Asignacin de personas Dat. Adicionales Progreso
Indica que la operacin es externa Contiene las fechas de programacin de ejecucin y duracin de esa operacin Contiene el cdigo del centro de beneficio CeBe y el Area funcional que corresponde al elelemnto PEP de la operacin Contiene una descripcin amplia de la operacin Tiene opciones especificas que no son usadas aqu Tiene opciones especificas que no son usadas aqu Tiene opciones especificas que no son usadas aqu Tiene opciones especificas que no son usadas aqu sobre datos adicionales Con tiene campos en una tabla para manejo de la planificacin
Para el caso se hacen dos modificaciones a la pestaa PROPIA, cambiando el puesto de trabajo y la prioridad.
Grabe
los cambios y despues de revisar toda la informacin salga del proyecto
4.4.5.9 BORRADO DE UNA OPERACIN Para modificar una operacin digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER
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Seleccione el proyecto, para el caso Articulacin en formacin hacia Educ con un doble clic y presione ENTER
Deagrupe la informacin con el boton de desagrupar en la parte superior de la ventana aparecer el PEP principal, el PEP del proyecto, el grafo y las operaciones del proyecto
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Seleccione en el Area resumen la operacin a ser borrada y haga clic sobre la misma, luego haga clic en el icono de borrar y aparece le mensaje de confirmacin de borrado.
Haga clic en SI y luego aparece una ventana con la operacin borrada.
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Grabe
y Salga
del proyecto
5 5.1
PLANIFICACION OBJETIVO
Determinar dentro de los componentes de un proyecto las fechas lmites de las etapas de ejecucin o duracin y los ingresos y gastos se causaran en ellas. 5.2 ALCANCE
Con la planificacin se podr definir la duracin del proyecto ya estructurado y se permitir decidir el presupuesto y su distribucin en cada etapa para iniciar la ejecucin. CJ2D-CJ2O-CJ2A-Creacin, Modificacin, Visualizacin de Proyecto Planificado en Estructura.docx.docx 5.3 CREACIN, MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIN EN ESTRUCTURA Un proyecto con estructura lleva la codificacin, denominacin y un cuerpo agrupador de informacin para identificar los componentes del proyecto y organizar el contenido del mismo
5.3.1
CREACIN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIN EN ESTRUCTURA Digite CJ2D en el campo de transacciones y ENTER
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Emerge la siguiente pantalla con dos areas. La primera es de creacion con datos nuevos y la segunda para escoger el modelo de uno ya creado. En el ejemplo se escoge la creacin con datos nuevos.
AREA DE CREACION CON DATOS NUEVOS
AREA DE CREACION CON MODELO EXISTENTE
Ingrese la informacin en la siguiente forma: Definicin de proyecto Definicin de proyecto Denominacin 444AC308004 Proyecto Acadmico para La estrella
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Inicio (del proyecto) Fin (fin del proyecto)
23.12.2008 31.07.2009
Al finalizar digite ENTER y aprace el siguiente mensaje de confirmacin de creacion de proyecto
Luego presione ENTER y el sistema muestra una tabla de planificacin para hacer el ingreso de los elementos PEP del proyecto
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En este cuadro esta la estructura bsica para ingresar los siguientes datos: Nivel PEP Cdigo PEP Nombre del PEP Inicio Proyecto Acadmico para La 23.12.200 1 444-AC-3-08-004/1 Estrella 8 23.12.200 2 444-AC-3-08-004/11 Produccin de material didctico 8 23.12.200 2 444-AC-3-08-004/12 Infraestructura tecnolgica 8 23.12.200 2 444-AC-3-08-004/13 Adquisicin de recursos virtuales 8 04.03.200 2 444-AC-3-08-004/14 Acciones de mercadeo y ventas 9 23.12.200 2 444-AC-3-08-004/15 Gestin administrativa 8
Fin 31.07.2009 27.02.2009 31.07.2009 26.03.2009 31.07.2009 31.07.2009
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Grabe para verificar la diligencia de datos. El sistema muestra que faltan datos en otras ventanas; se ingresan, por ejemplo los siguientes datos para la pestaa de competencias Nivel Cdigo Cdigo Centro de Centro de PEP Cdigo PEP Resp Solicit Sociedad Costo Sociedad Costo Sociedad 444AC-3-08-004/ 9444112 9444112 1 1 6 6 2000 0 2000 0 2000 444AC-3-08-004/ 9444112 9444112 11 2 6 6 2000 0 2000 0 2000 444AC-3-08-004/ 9444112 9444112 12 2 6 6 2000 0 2000 0 2000 444AC-3-08-004/ 9444112 9444112 13 2 6 6 2000 0 2000 0 2000 444AC-3-08-004/ 9444112 9444112 14 2 6 6 2000 0 2000 0 2000 444AC-3-08-004/ 9444112 9444112 15 2 6 6 2000 0 2000 0 2000
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Y luego se indican los siguientes datos para asignacin en todos los PEP Nivel PEP Cdigo PEP Sociedad Centro CeBe 1 444-AC-3-08-004/1 2000 444 84441120 2 444-AC-3-08-004/11 2000 444 84441120 2 444-AC-3-08-004/12 2000 444 84441120 2 444-AC-3-08-004/13 2000 444 84431100 2 444-AC-3-08-004/14 2000 444 84431100 2 444-AC-3-08-004/15 2000 444 84431100
Al finalizar cada uno presiona ENTER para aceptar la informacin en el PEP y al concluir se graba definitivamente el proyecto y se cierra
5.3.2 MODIFICACION DE PLANIFICACION DE ESTRUCTURA Digite CJ20 en el campo de transacciones, ENTER. Luego ingrese el cdigo del proyecto a modificar y presione ENTER
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El sistema muestra la estructura del proyecto. Verifique la informacin que necesita cambiar, ingrese a la ventana y entre la informacin nueva en cada campo requerido En este ejemplo se cambio lo siguiente en la pestaa de fechas extremas y el centro de beneficio en la pestaa de cada elemento PEP incluido el principal: 444-AC-3-08-004/12 Definicin Infraestructura tecnolgica y tcnica 444-AC-3-08-004/13 Fecha fin 26.03.2009 444-AC-3-08-004/14 Definicin Acciones de mercadeo y ventas
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Al final presione ENTER, Grabe
y Salga del Proyecto
5.3.3 VISUALIZACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA Digite CJ2A en el campo de transacciones y ENTER
Ingrese el cdigo del proyecto y oprima ENTER para visualizar
El sistema muestra en azul toda la informacin para consulta as: Haciendo clic en cada pestaa se puede visualizar todos los campos del proyecto Para la pestaa de fechas observe los datos haciendo clic en esta ventana
MANUAL DE USUARIO
Para la pestaa de Datos Bsicos observe los datos haciendo clic en esta ventana:
Para la pestaa de asignacin observe los datos haciendo clic en esta ventana:
MANUAL DE USUARIO
Al final de la visualizacin Salga del proyecto
5.4
CREACIN, MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE PROYECTO (TABLA DE PLANIFICACIN) En un proyecto con tabla de planificacin se suministra adicionalmente un diagrama de Gantt para ilustrar el detalle de tiempos, hitos y recursos (humanos o materiales) Par la creacin de un proyecto digite CJ27 y ENTER en el campo de transacciones
Aparece la siguiente pantalla:
MANUAL DE USUARIO
rea de creacin de proyecto
rea de modelos de proyecto

En el rea de creacin de proyecto ingrese la siguiente informacin de un proyecto: Definicin 444-AC-3-08-005 Denominacin Proyecto Acadmico Bogot Sur LE Inicio 23.12.2008 Fin 31.07.2009 Perfil de proyecto Perfil de proyectos acadmicos PrfTabPlanProy Ps:perfilstandar
MANUAL DE USUARIO
rea de elementos de proyecto
rea de estructuracin de proyecto
rea de planificacin en Barras de Gantt
Del rea de pool de elementos se toman los PEP, los grafos, las operaciones y dems elementos que sean necesarios y se trasladan hacia el rea de estructuracin La tecla ENTER durante el INGRESO de datos indica al sistema la finalizacin del mismo y no admite entrar ms informacin. Para el ejemplo ingrese la siguiente informacin para el proyecto. PEP Principal Digitar el nombre del Proyecto Acadmico Bogot Sur proyecto PEP secundario 1 PEP 11 Componente 1 Produccin de material didctico PEP secundario 2 PEP 12 Componente 2 Infraestructura tecnolgica PEP secundario 3 PEP 13 Componente 3 Adquisicin de recursos virtuales PEP secundario 4 PEP 14 Componente 4 Accin de mercadeo PEP secundario 5 PEP 15 Componente 5 Gestin Administrativa Para el elemento principal con el nombre del proyecto se traslada el PEP en la primera lnea indicada con la primera fecha en rojo y los dems PEP se colocan como secundarios pegando el PEP sobre el PEP principal indicado con la segunda flecha en naranja; estos llevan los nombres de los Componentes
MANUAL DE USUARIO
Luego en cada campo se digitan los nombres de componentes
Estos datos en el recuadro rojo, se deben ingresar manualmente dentro del campo. Solo oprima ENTER cuando ya NO ingrese ms informacin. Luego planifique los datos de fechas en las columnas de fecha inicio y fecha fin frente a los nombres de los PEP as:
MANUAL DE USUARIO
El sistema realiza una grfica con barras de Gantt en color azul en la parte derecha mostrando la programacin de los componentes y el nombre del mismo.
Para los datos mnimos se deben verificar las pestaas de cada PEP e ingresar la siguiente informacin. Para esto haga doble clic en el PEP inicial
MANUAL DE USUARIO
Para cada PEP se debe ingresar la informacin requerida como sigue solicitando esta pantalla con doble clic en el PEP:
En la pestaa de Datos Bsicos Responsable
Cdigo 9
MANUAL DE USUARIO
Solicitante CeCo responsable ( Centro de Costo) CeCo solicitante ( Centro de Costo) So solicitante (Sociedad) Elemento de planificacin Elemento de imputacin Elemento de facturacin Integracin de proyecto En la pestaa de Asignacin Centro
Cdigo 9 94411120 en Sociedad 2000 94411120 en Sociedad 2000 2000 Visto (para adoptar fechas de trabajo) Visto (para manejar cifras) Visto (para hacer cobros con factura) Visto 200 y salga del Proyecto
Con estos datos se verifica la informacin. Grabe
5.5 MODIFICACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIN Digite CJ2B en el campo de transacciones y ENTER
Aparece la siguiente pantalla con la informacin que se debe ingresar del proyecto a modificar; aqu ingrese por ejemplo el proyecto con codificacin 444-ac-3-08-004 y ENTER
El sistema muestra esta pantalla para modificar los datos del proyecto Acadmico para la Estrella
MANUAL DE USUARIO
Aqu se visualiza la estructura del proyecto con el PEP principal en primer nivel y los componentes en segundo nivel, tambin se observan las fechas de inicio y fin de cada PEP y el diagrama de barras de Gantt en la parte derecha. Esta informacin se puede modificar completa aqu, ubicndose sobre el campo requerido y editando la informacin que se necesita, por ejemplo cambie lo siguiente: Informacin actual Informacin nueva 2 Infraestructura tecnolgica y tcnica Infraestructura tecnolgica y tcnica (eliminar) 2 Acciones de mercadeo y ventas Acciones de mercadeo y ventas (eliminar) Fecha inicio de Produccin de material De 23.12.2008 por 28.12.2008 didctico. Tambin se pueden hacer las modificaciones haciendo doble clic en el PEP requerido y este despliega la ventana de pestaas del elemento para editar y modificar la informacin ms detallada en cada campo
MANUAL DE USUARIO
Al realizar estos cambios se observa la modificacin de datos en la tabla y en el diagrama de Gantt
En seguida Grabe y Salga del Proyecto
para guardar las modificaciones
5.6 VISUALIZACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIN Digite en el campo de transacciones CJ2C y ENTER
MANUAL DE USUARIO
Aparece la siguiente pantalla con la informacin a ingresar para ver el proyecto
All se digita el cdigo del proyecto 444-AC-3-08-004, luego ENTER y aparece la pantalla de visualizacin de elementos y el diagrama de Gantt
MANUAL DE USUARIO
Puede hacer doble clic en cada PEP y puede observar los datos de todo el proyecto seleccionando diferentes pestaas del Elemento Al final Salga del sistema
PROGRAMACION PROYECTO
Dentro de la programacin de un proyecto se realiza la solicitud de pedidos de materiales, servicios o de activos fijos en construccin como ejecucin de las tareas definidas 6.1 OBJETIVO
6.2 6.3
ALCANCE LIBERACION DE UN PROYECTO
Un proyecto se debe liberar para permitir la integracin con los dems mdulos en la ejecucin de sus tareas. Esta funcin hace que las fechas de facturacin, los pagos y las transacciones del proyecto sean realizables y habilitan como activo al proyecto Digite CJ20N en el campo de transacciones y ENTER
Aparece la siguiente pantalla y haga clic en el botn de abrir proyectos
MANUAL DE USUARIO
El sistema abre la ventana para ingresar el cdigo del proyecto que se va a programar. Aqu ingrese el cdigo del proyecto 444AC308004 y ENTER
En seguida el sistema ingresa al proyecto mostrando las tres reas de trabajo (Resumen de elementos, Pool de elementos y rea de detalle del elemento)
MANUAL DE USUARIO
En cada Elemento en la pestaa existe un campo con el status donde aparece el status por defecto que es abierto (ABIE). Esto indica que el proyecto aun esta en edicin y que se puede modificar para definir cualquiera de sus elementos, pero no permite que se ejecuten movimientos que relacionan los proyectos con la parte contable, el presupuesto, los materiales las ventas u otras reas Al efectuar la liberacin del proyecto o de alguno de sus elementos por individual el sistema permite que se ejecute la interaccin o integracin entre los dems mdulos Para realizar esta operacin en el sistema se debe hacer clic en el elemento PEP que se requiere liberar y luego se realiza este procedimiento en el MENU. Ingrese por Tratar, marque Status, luego Liberar. Para liberar el proyecto completo se hace clic en el elemento superior del proyecto y se hace el proceso
MANUAL DE USUARIO
Al realizar esto aparece un aviso de confirmacin como el siguiente:
Y la pantalla muestra la transaccin efectuada en el detalle del PEP principal as:
MANUAL DE USUARIO
Luego Grabe los datos
6.4 COMPRA DE MATERIALES Con este proceso se realizan las compras para el proyecto Digite CJ20N en el campo de transacciones y ENTER
Aparece la siguiente pantalla y haga clic en el botn de abrir proyectos
El sistema abre la ventana para ingresar el cdigo del proyecto que se va a programar. Aqu ingrese el cdigo del proyecto 444AC308001 y ENTER
MANUAL DE USUARIO
En seguida el sistema ingresa al proyecto mostrando las tres reas de trabajo (Resumen de elementos, Pool de elementos y rea de detalle del elemento)
Luego despliegue la informacin para ver los elementos del proyecto Como requisito este proyecto debe estar liberado para el caso se realiza la liberacin. Haga clic en el PEP principal del proyecto Ingrese al men principal haga clic en TRATAR, luego STATUS, y luego LIBERAR
MANUAL DE USUARIO
En cualquier elemento aparecer el STATUS SISTEMA la palabra LIB
Para iniciar las compras tenga en cuenta un cuadro con datos como el siguiente, haga clic en el PEP de SUMINISTROS y lleve una operacin interna del rea del POOL de elementos al PEP, llene la informacin de la parte derecha MATERIAL CANTIDAD POSICION DE CODIGO MATERIAL ALMACEN Archivador Areo 4 N 100300 Computador porttil 4 N 100021
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En la operacin haga clic sobre la opcin de realizar compras solicitud se ingresa la informacin de materiales Cdigo material 100300 100021 Und Cant Denominacin Posicin de Inventario (no tiene almacn) N N
y en la ventana de lista de Organizacin de Compras (grupo de material) 1000 1000 Solicitante
un Un
4 4
Archivo areo Computador porttil
Proyectos Proyectos
Ingrese los cdigos de los materiales o bsquelos dentro del Match Code (genera una lista de seleccin)
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Ingrese luego los datos de los computadores porttiles
Oprima ENTER y luego emerge la ventana de la Solicitud de Pedido siguiente por cada material
MANUAL DE USUARIO
Oprima ENTER
El sistema los datos restantes. Ingrese los datos completos de cantidad, unidad y cuenta mayor a la que se cargara el costo
MANUAL DE USUARIO
Oprima el icono ENTER
y el sistema pasa para entrar el segundo material
Oprima ENTER
MANUAL DE USUARIO
Optima ENTER Ingrese los datos completos de cantidad, unidad y cuenta mayor a la que se cargara el costo
Oprima Enter
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Oprima Enter .El cuadro final de entradas es el siguiente:
Oprima ENTER y Grabe , el sistema cierra el proyecto. Con esto el sistema genera la solicitud de pedido. Para ver la generacin de pedido abra nuevamente el proyecto y saldrn los siguiente numero de operacin sobre la compra (Se puede hacer una descripcin de compras en texto posicin)
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Con estos pedidos el departamento de compras y servicios tramitar la solicitud y entregara los materiales segn la fecha indicada en la compra Salga del proyecto 6.5 ASIGNACION DE PERSONAL
La asignacin de personal se necesita para contratar personal al proyecto por medio de operacin interna Ingrese al proyecto con la operacin CJ20N y ENTER, indique el cdigo del proyecto y ENTER, luego haga clic en el PEP de personal para el ejemplo o donde corresponda apra el proyecto. Ingrese una operacin trasladandola desde el pool de elementos de la parte inferior izquierda hacie el PEP de personal. Esta tendr el nombre de Coordinador de Proyecto
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Para realizar la asignacin de personal se debe hacer los siguientes ajustes al Grafo de estas compras. Haga clic en GRAFO Personal - 5000046, luego pestaa ASIGNACION, luego botn de CONTROL PRESUPUESTAL
Indique la posicin presupuestaria que corresponde a la cuenta mayor que llevara el costo
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Busque la cuenta con el match code indique las cuentas 74*(comodn) y la entidad CP 200 y ENTER
Selecciones la cuenta requerida en amarillo y haga doble clic en honorarios para la contratacin
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Luego en el campo de fondo busque con el match code el cdigo del fondo
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Con estos datos el grafo est disponible para la asignacin de personal
Traslade una compra hacia la Operacin Interna
Indique como un material el servicio de personal que se asignar, seleccionando con el match code del campo, en la ventana siguiente oprima ENTER para ver el listado de SERVICIOS.
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Aqu indique la posicin de almacn como N (no necesita almacn). Puede usar los binculos para hacer bsqueda filtro ingresando las primeras letras del texto SERVI
Seleccione SERVICIOS PROFESIONALES cdigo 1900063
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Indique la cantidad y la unidad de personal, para el ejemplo 1 unidad pero esto se ajusta a das horas o meses
El sistema genera la ventana para aprobar la solicitud de pedido
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Oprima ENTER e ingrese la solicitud como PROYECTO y la organizacin de compras 1000
Indique un valor aproximado para ver el efecto de la cantidad de personal pedido
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Grabe la informacin para que el sistema genere la solicitud de pedido. El sistema se sale del proyecto. Ingrese y visualice la Solicitud de pedido de personal
Con este pedido el departamento de compra y servicios tramitar la solicitud y enviar el servicio segn la fecha indicada en la asignacin. Salga del proyecto
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CJ21-CJ23-CJ25-CJ22-CJ24-CJ26-Modificacin y visualizacin de Fechas.docx 6.6 MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE FECHAS DE PROYECTO
Un proyecto puede tener modificaciones en la planificacin de fechas y para ello se requieren modificaciones y luego una visualizacin de los cambios guardados. 6.6.1 MODIFICACION DE FECHAS EXTREMAS
Digite CJ21 en el campo de transacciones y presione ENTER.
Aparece la ventana siguiente solicitando el cdigo del proyecto, ingrselo y oprima ENTER
El sistema muestra la siguiente ventana con las fechas del proyecto por cada elemento PEP (Componente). El rea blanca indica los campos modificables y el rea azul es rea restringida. En el cuadro de fechas se har los siguientes cambios: PEP PRINCIPAL 460-PS-4-08-001/11 460-PS-4-08-001/12 INICIO ANTERIOR 22.12.2008 23.12.2008 23.12.2008 INICIO POSTERIOR 09.12.2008 09.12.2008 INICIO ANTERIOR 28.02.2009 28.02.2009 28.02.2009 FIN POSTERIOR 27.03.2009 20.02.2009
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460-PS-4-08-001/13 460-PS-4-08-001/14
23.12.2008 23.12.2008
28.02.2009 28.02.2009
El cuadro siguiente es el estado actual de fechas del proyecto:
Ingrese a cada campo y modifique las fechas como en el cuadro propuesto, y al final debe quedar as:
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Al final Grabe la informacin 6.6.2
y Salga del Proyecto
MODIFICACION DE FECHAS PRONSTICO
Aparece la ventana siguiente solicitando el cdigo del proyecto, ingrselo y luego oprima ENTER.
El sistema muestra esta pantalla con las fechas pronstico del proyecto:
MANUAL DE USUARIO
Haga las modificaciones sobre las fechas pronstico, como el ejemplo (se digita el 15.12.2008 inicio y 06.03.2009 para fin)
Y luego grabe
6.6.3
MODIFICACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO
MANUAL DE USUARIO
El sistema solicita el cdigo del proyecto, ingrselo y presione ENTER.
Luego aparecen las fechas reales a ser modificadas .
Haga los cambios en las fechas reales del proyecto. Estas solo se cambian con la ejecucin del proyecto en los casos de notificaciones. Visualice todos los campos necesarios y luego salga del proyecto 6.6.4 VISUALIZACION DE FECHAS EXTREMAS DE PROYECTO
Digite CJ22 en el campo de transacciones y ENTER.
MANUAL DE USUARIO
El sistema pide el cdigo del proyecto, se ingresa y oprima ENTER.
Luego muestra el cuadro de fechas Extremas del proyecto.
Visualice todos los campos necesarios seleccionando la pestaa y luego salga del proyecto
MANUAL DE USUARIO
6.6.5
VISUALIZACION DE FECHAS PRONOSTICO DE PROYECTO
El sistema pide el cdigo del proyecto, se ingresa y luego oprima ENTER.
Luego muestra el cuadro de fechas PRONSTICO del proyecto:
Visualice todos los campos necesarios y luego salga del proyecto
MANUAL DE USUARIO
6.6.6
VISUALIZACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO
El sistema pide el cdigo del proyecto, se ingresa y presione ENTER
Luego muestra el cuadro de fechas REALES del proyecto:
Visualice todos los campos necesarios y luego salga del proyecto
MANUAL DE USUARIO
6.7
PLANIFICACION DE COSTOS
Digite CJ40 en el campo de transacciones y digite ENTER.
El sistema pide el ingreso del cdigo del proyecto, ingrselo y oprima ENTER.
Se muestra la siguiente tabla con plan de costes del proyecto. Ingrese los costes que el proyecto va a tener. Recuerde que el proyecto solo mostrar los campos disponibles para programar siempre que el PEP se haya definido como elemento de planificacin de la pestaa de Datos Bsicos, por este motivo los PEP terminados con nmero 11, 12,13 permiten hacer planificacin pero el terminado en 14 no tiene el campo disponible. El sistema programa por defecto el total del proyecto que puede dividirse en varios aos, pero si el periodo esta dentro de un periodo contable (un ao entre enero y diciembre) el total presupuestado ser uno solo. Seleccione el ao si su programacin est dividida en varios aos y seleccione el ao a programar en el campo de PERIODO
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Ingrese los costes que el proyecto utilizar para su ejecucin como aparece en la siguiente ventana. Tenga en cuenta que el PEP principal es un agrupador de costes de los PEP de nivel 2, Para este caso se programa todo el proyecto y luego se dividen los montos del aos 2008 y luego del ao 2009.
Teniendo la planificacin total se procede a seleccionar por aos, escoja el ao 2008 as, e ingrese los costes.
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El sistema muestra la tabla con los campos vacos para el ao 2008, pero tiene en cuenta los montos ya ingresados en el total.
Ingrese los valores como en la siguiente pantalla y verifique que el sistema distribuye y determina el plan total.
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Luego ingrese al ao 2009 de la misma manera e ingrese los valores restantes o lo determinado por el proyecto.
Aparece la tabla vaca con el plan del ao 2009.
MANUAL DE USUARIO
Aqu ingrese los valores siguientes:
El sistema permite otra opcin para la planificacin por PEP indicndole el monto en cada ao de la siguiente manera: Para el PEP PRINCIPAL puede ingresar la informacin por aos as:
Como este es agrupador de los Componentes se distribuye en los mismos por ao de la siguiente manera: En esta ventana anterior use las flechas negras para desplazarse por PEP y hacer el ingreso de costes por cada uno. Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la informacin en el PEP 11
MANUAL DE USUARIO
Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la informacin
en el PEP 12
Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la informacin
en el PEP 13
MANUAL DE USUARIO
Haga clic una vez en la flecha hacia abajo en el PEP 14 y verifique que este no tiene opcin de planificar Costes por que el campo est en azul
Ahora con la informacin ingresada, se puede desplazar hacia arriba y hacia abajo para ver los datos y confirmar para poder guardar la informacin. Grabe y Salga del proyecto
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6.8
VISUALIZACION DE COSTOS DE UN PROYECTO
Digite CJ41 en el campo de transacciones y presione ENTER
El sistema muestra una ventana solicitando el cdigo del proyecto. Ingrese el cdigo y presione ENTER.
Muestra luego una ventana con los datos de fechas de costos TOTAL, y permite elegir el ao a visualizar. Se pueden observar los costes en general de todas las columnas, desplazndose con las barras verticales y horizontales sealadas con flechas rojas en la ilustracin:
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MANUAL DE USUARIO
Por ejemplo visualice el ao 2009; para esto seleccione en el campo de periodo, el ao o desplace con las flechas el ao necesario para seleccionarlo.
Otra forma de visualizar los datos es hacer clic en el botn de resumen anual. El sistema muestra la siguiente variacin de presentacin. Existe la opcin de ver tambin la planificacin pero se puede seleccionar por cada PEP y por ao. Desplcese con las flechas negras hacia arriba o hacia abajo para ver el costo de cada PEP
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Al finalizar de ver la informacin salga del proyecto CJ42-CJ43-Planificacin de Ingresos de Proyecto.docx 6.9 PLANIFICACION DE INGRESOS EN UN PROYECTO
El plan de ingresos del proyecto hace referencia al dinero que llegar a los fondos por medio de los financiadores o a las cuentas de ingresos. Digite CJ42 en el campo de transacciones y presione ENTER.
El sistema pide el cdigo del proyecto para planificar ingresos, digite el cdigo y oprima ENTER.
El sistema muestra el cuadro de ingresos siguiente:
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Para hacer la planificacin de ingresos el Proyecto debe contener PEP en su pestaa de Datos Bsicos en Indicadores operativos una planificacin de ingresos y oprima ENTER.
Aqu puede ingresar los datos totales del proyecto por cada PEP y visualice en la siguiente ventana:
MANUAL DE USUARIO
Luego haga clic en el campo de periodo y seleccione el ao 2008.
Ingrese los datos con la siguiente distribucin 2008.
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Luego haga clic en el campo de periodo y seleccione el ao 2009
Ingrese los datos con la siguiente distribucin para el ao 2009.
Al terminar Grabe la informacin
y Salga de la planificacin
6.10 VISUALIZACION DE PLANIFICACION DE INGRESOS DE PROYECTO Digite CJ43 en el campo de transacciones y presione ENTER
El sistema solicita la informacin de cdigo de proyecto para visualizar planificacin de ingresos:
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Ingrese el cdigo y oprima ENTER Aparece la tabla de planificacin de ingresos en azul que indica que no se pueden modificar los datos. Puede seleccionar en el campo de periodo, el ao de ingresos para el proyecto.
Selecciones 2008 y vea la informacin necesaria:
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Y aparece la informacin del 2008.
Seleccione el ao 2009 en el campo de periodo y visualice la informacin de ese ao:
Aparecen los datos de la siguiente manera:
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Verifique la informacin que necesite y Salga del proyecto
PRESUPUESTACION
OBJETIVO Determinar la asignacin presupuestal dependiendo de la planificacin de costos y gastos en que incurrir el proyecto con el detalle necesario para su ejecucin ALCANCE Con la informacin del captulo se dispondra al usuario para que determine un modelo de ingresos y gastos del proyecto El presupuesto debe ser definido en la creacin manual del proyecto e informado a PRESUPUESTOS para hacer la asignacin necesaria y para esto se debe realizar un cuadro de datos bsicos que indicara que requiere llevar para ingresos y egresos Proyecto Sede rea Funcional Centro de Beneficio GRANJA AGROECOLGICA AUTOSOSTENIBLE Villavicencio Enero 1/2009 460-PS-4-09-001 84606005 INICIO Febrero 28/2009 FIN
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Centro de Costo Fondo PEP
94606005 Componentes 2002 1001 Presupuesto Recursos de Cooperacin 41.400.000,0 0 13.200.000,0 0 23.200.000,0 0 5.000.000,00 7.600.000,00 4.100.000,00 3.500.000,00 Uniminuto 7.200.000,00 7430952005 7.200.000,00 28.600.000,0 0 7405959505 7405959505 7455959505 7410959505 7435959505 7430952005 Cta Mayor
460PS-4-09-001/11
R1. Granja Agroecolgica Equipos y suministros Funcionamiento (Actividades) Imprevistos
460PS-4-09-001/12
460PS-4-09-001/13 460PS-4-09-001/14
R2. Capacitacin Personal Imprevistos Viajes Instancias Funcionamiento (gastos de gestin Acadmica) R3. Proyectos Productivos Capital Semilla R4. Sistematizacin Sistematizacin Total Proyecto
1.100.000,00 27.500.000,0 0 15.300.000,0 0 15.300.000,0 0 4.300.000,00 4.300.000,00 55.400.000,0 0
12.400.000,0 0 12.400.000,0 0 8.100.000,00 8.100.000,00 69.500.000,0 0
7495959505
7435959505
7.1
VISUALIZACION DE PRESUPUESTO PARA PROYECTO
Digite GR55 en el campo de transacciones
MANUAL DE USUARIO
Entre a la transaccin presionando ENTER, all digite ZY10 como tipo de informe de presupuesto en proyecto:
Presione el icono
reloj e ingrese a verificar los datos del proyecto
Presione y proceda a verificar Presupuesto para gastos o de Ingresos
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Haga clic en Proyectos Egresos
Este pantallazo presenta el presupuesto general de proyectos tanto de recursos externos como la contrapartida o los recursos propios. Se hace dinmico para verificar la informacin requerida, seleccionando lo que se quiere ver:
Por ejemplo fondos
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Y luego por componente
Estas combinaciones permiten visualizar varios estados del presupuesto en el cual se puede observar varias columnas como:
7.1.1
PRESUPUESTO Muestra los valores segn la seleccin en la parte izquierda con el monto asignado total disponible COMPROMISO Muestra el monto destinado para disponer a un rubro o una ejecucin de gasto detallada
7.1.2
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7.1.3
OBLIGACIONES Son valores que ya se han destinado para realizar pagos facturados PAGOS Son los valores que se han cancelado a los proveedores UTILIZADO Indica el total neto pagado en esta cuenta mayor DISPONIBLE Es el valor saldo del presupuesto menos el pagado
7.1.4
7.1.5
7.1.6
Salga del proceso
EJECUCION
8.1
OBJETIVO
Determinar por medio de notificaciones la realizacin de las actividades planificadas que se vayan ejecutando en las fechas previstas. 8.2 ALCANCE
Con el proceso de ejecucin se define la cantidad de trabajo realizado para que se hagan reportes de tareas de avance 8.3 NOTIFICACION DE OPERACIN EN GRAFOS
Una operacin requiere ser notificado para indicar que las actividades se han ejecutado en su totalidad cuando las operaciones ya han cursado el proceso completo para que al final de cierre se pueda liquidar y cerrar el proyecto o especialmente en el caso de facturacin, los hitos deben ser notificados para que se realice la facturacin y se ejecute el cobro en un momento determinado
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Digite CN25 en el campo de operaciones y ENTER
Para hacer notificacin de una operacin, esta se debe haber liberado con anticipacin para permitir este proceso
Para esto ingrese al Proyecto, ubquese en el elemento en el proyecto y haga clic en el men principal en TRATAR STATUS LIBERAR. En la notificacin el sistema solicita el cdigo del grafo (agrupador) donde se encuentra la operacin y el cdigo de la operacin
Ingrese estos datos y presione ENTER. Aparece la pantalla
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En la notificacin se debe incluir un visto sobre NotiFinal y Concluido como lo ilustra la ventana anterior y en seguida presione ENTER. Grabe la informacin y salga del proceso. 8.4 VISUALIZACION DE UNA NOTIFICACION
El sistema solicita en la ventana el cdigo del grafo a visualizar y de la operacin:
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Oprima ENTER, visualice la informacin necesaria y luego salga del proceso con:
8.5
ANULACION DE UNA NOTIFICACION
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Aparece un cuadro para verificar el cdigo del grafo y la operacin a la que se har la Anulacin de la notificacin. Ingrese el cdigo de los dos datos y luego grabe
El sistema muestra este mensaje para aprobar la anulacin notificacin, al cual se le hace clic a SI
Luego pregunta si se quiere grabar la anulacin, al cual se le hace clic en SI
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En la parte inferior de la pantalla sale un mensaje con la confirmacin de la anulacin de notificacin.
CIERRE El cierre se realiza cuando ya el proyecto se ha terminado y se procede a liquidar todas sus actividades y finalizarlo
9.1
OBJETIVO Realizar la liquidacin parcial y total de un proyecto para hcaer u ncierre tcnico y un cierre final ALCANCE Con este captulo el ususario podra determinar cuando se finaliza un proyecto, que cuentas quedan por pagar y cuando se puede realizar el cierre y entrega de un proyecto
9.2
9.3
LIQUIDACION Este instructivo hace relacin con la liquidacin peridica de proyectos aplicada de manera individual a un determinado proyecto.
9.3.1
RECOMENDACIONES
A. La funcionalidad de ste INSTRUCTIVO es aplicable slo a las liquidaciones peridicas
de un proyecto singular mediante la cual se trasladan al (a los) activo(s) en construccin los costos en que ha incurrido la Empresa durante el ltimo perodo de desarrollo del proyecto en cuestin. La liquidacin final de un proyecto (traslado al (a los) activo(s) fijos creados de los costos finales en que ha incurrido la Empresa durante el ltimo perodo de desarrollo del proyecto) debe hacerse al (a los) activo(s) reales creados en AM (Asset Management) y asignados en la Norma de Liquidacin correspondiente. B. ste INSTRUCTIVO considera simultneamente la liquidacin de los grafos de un proyecto a sus correspondientes elementos PEP, y la liquidacin de los elementos PEP al (a los) activo(s) en construccin que se haya(n) definido en la norma de liquidacin.
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Igualmente considera la generacin de las normas de liquidacin para transferir los gastos o ingresos a las Cuentas Contables, Centros de Costo o Activos Reales finales. C. En la Empresa la liquidacin peridica de un proyecto slo se podr realizar de modo integral, es decir, que no ser posible liquidar independientemente un elemento PEP un grafo del proyecto, sino que peridicamente se deber liquidar integra y totalmente el proyecto.
9.4
LIQUIDACION PARCIAL Y TOTAL DE PROYECTOS
Men SAP Finanzas Sistema de proyectos Controlling Cierre de perodo Funciones individuales Liquidacin Procesamiento individual 9.4.1 LIQUIDACIN ACTIVIDADES DEL GRAFO A ACTIVOS EN CONSTRUCCIN PARA EL PROYECTO (PARCIAL)
En la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento PEP / grafo, que es mostrada a continuacin complete los campos con la informacin que se especifica en la siguiente tabla:
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Nombre campo Definicin proyecto Elemento PEP Grafo
Descripcin Cdigo que define un proyecto existente en el sistema que est siendo desarrollado Cdigo del Elemento PEP que identifica el componente o fase del proyecto que se va a liquidar Codigo del Grafo a liquidar. Para el caso de las liquidaciones parciales a los Activos en Construccin se debe liquidar del Grafo al Elemento PEP y luego automaticamente del Elemento PEP al AF en
MANUAL DE USUARIO
inclusv. jerarqua Incl. rdenes Perodo liquidacin Perodo contable Ejercicio Fecha referencia Forma de proceso Ejec. test Lista detallada Verif. datos variables
construccin. La activacin de ste checkbox permite la liquidacin independiente de toda la estructura que depende de un determinado elemento PEP La activacin de ste checkbox permite la liquidacin de las rdenes dependientes de las actividades del grafo Parmetro que indica el perodo mensual para el cual se quiere liquidar el proyecto. Parmetro que indica el perodo contable para el cual se quiere liquidar el proyecto. Parmetro que indica el ejercicio fiscal del perodo para el cual se quiere liquidar el proyecto. Fecha en la cual se referencia la liquidacin Parmetro que indica la forma en que se quiere procesar la liquidacin del proyecto. Para el caso se ejecuta Automticamente Elemento de control de proceso que permite una realizar ejecucin de liquidacin de prueba Elemento de control de proceso que permite visualizar detalladamente el proyecto a liquidar y los distintos parmetros de liquidacin que se utilizarn Elemento de control de proceso que permite verificar si posteriormente a la ltima liquidacin del proyecto se han dado cambios en los datos relativos al status del proyecto a la correspondiente norma de liquidacin
Haga clic en el icono (Ejecutar) y aparecer la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento PEP / grafo Lista bs. que se muestra a continuacin.
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No aparece ningun error. Haga clic en el icono (Listas detalladas), aparecer la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento PEP / grafo Lst. detall que es mostrada a continuacin.
MANUAL DE USUARIO
En sta imagen se visualizan, en cada caso, tanto el emisor (ubicado en la columna izquierda) como el receptor (ubicado en la 3ra columna) de las actividades definidas en el proyecto, en sta parte de la liquidacin se estn liquidando los costos considerados a nivel de grafos a los elementos PEP correspondientes. En este caso el emisor es el Grafo y el receptor es el Elemento PEP (Componente correspondiente). Para visualizar detalladamente la liquidacin (liquidacin de los costos de cada uno de los grafos a los elementos PEP) seleccione con el cursor frente al cdigo del Grafo y haga clic en el icono , aparecer entonces la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento PEP / grafo Cargos emisor que se muestra a continuacin:
En la imagen se visualiza que, para el proyecto del ejemplo, el emisor de las actividades del grafo 5000044 del proyecto, a travs del elemento de costo 7435952405, por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP).
MANUAL DE USUARIO
Haga clic en el icono (Back) y en seguida haga clic en el icono , aparecer entonces la imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP grafos Cargos receptor que es mostrada a continuacin:
En la cual se visualiza que el receptor del grafo 5000044 del proyecto (emisor) es el elemento PEP 520-PS-4-08-003/13 por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP), a travs del elemento de costo 7435952405. Como hasta el momento la liquidacin del proyecto se ha hecho a modo de prueba (test), haga varias veces clic en el icono (Back) hasta que aparezca la imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP / grafos, que se muestra nuevamente a continuacin:
MANUAL DE USUARIO
Complete los campos tal y como se indic en la tabla, excepto en que ahora no debe marcar el checkbox Ejec.test, ahora haga clic en el icono (Ejecutar) nuevamente, aparecer la imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP / grafos Lista bs.
MANUAL DE USUARIO
En la cual se visualiza que la liquidacin ya se realiz a modo de ejecucin, y ya no a modo de prueba (test). A partir de ahora, y del mismo modo al ya indicado, es factible visualizar detalladamente como fue la liquidacin de cada uno de los grafos a los elementos PEP del proyecto seleccionado.
MANUAL DE USUARIO
Una vez efectuada la liquidacin en ejecucin de actualizacin y si desea visualizar los documentos financieros asociados a la liquidacin, en la imagen Liquidacin real: Proyecto/ elemento PEP/ grafo Lst.detall.
Seleccione con el cursor el monto de su inters, ubicado frente a cualquiera de los valores liquidados, en este caso un item, haga clic en el icono , y aparecer finalmente la imagen Lista de documentos en Contabilidad General, que se muestra a continuacin, y que indica tanto el tipo como el nmero del documento financiero, asociado a la liquidacin del proyecto.
MANUAL DE USUARIO
Si quiere visualizar ms detalladamente cualquiera de los documentos financieros haga doble clic sobre el nmero del documento, entonces le aparecer la imagen Documentos de los costos reales
A su vez, si desea un mayor detalle en la visualizacin de algn documento financiero haga clic en habiendo seleccionado la posicin, y entonces finalmente aparecer la imagen Detalle Visualizar, que es mostrada a continuacin.
MANUAL DE USUARIO
9.4.2
LIQUIDACIN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS EN CONSTRUCCIN DEFINIDOS PARA EL PROYECTO (CJ88) (PARCIAL)
En la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento PEP / grafo, que es mostrada a continuacin complete los campos con la informacin que se especifica en la siguiente tabla:
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Nombre campo Definicin proyecto Elemento PEP
Grafo inclusv. jerarqua
Descripcin Cdigo que define un proyecto existente en el sistema que est siendo desarrollado Cdigo del Elemento PEP que identifica el componente o fase del proyecto que se va a liquidar. Para el caso se debe liquidar del Elemento PEP al AF en construccin. Codigo del Grafo a liquidar. La activacin de ste checkbox permite la liquidacin independiente de toda la estructura que depende de
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Incl. rdenes Perodo liquidacin Perodo contable Ejercicio Fecha referencia Forma de proceso Ejec. test Lista detallada Verif. datos variables
un determinado elemento PEP La activacin de ste checkbox permite la liquidacin de las rdenes dependientes de las actividades del grafo Parmetro que indica el perodo mensual para el cual se quiere liquidar el proyecto. Parmetro que indica el perodo contable para el cual se quiere liquidar el proyecto. Parmetro que indica el ejercicio fiscal del perodo para el cual se quiere liquidar el proyecto. Fecha en la cual se referencia la liquidacin Parmetro que indica la forma en que se quiere procesar la liquidacin del proyecto. Para el caso se ejecuta Automticamente Elemento de control de proceso que permite una realizar ejecucin de liquidacin de prueba Elemento de control de proceso que permite visualizar detalladamente el proyecto a liquidar y los distintos parmetros de liquidacin que se utilizarn Elemento de control de proceso que permite verificar si posteriormente a la ltima liquidacin del proyecto se han dado cambios en los datos relativos al status del proyecto a la correspondiente norma de liquidacin
Haga clic en el icono (Ejecutar) y aparecer la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento PEP / grafo Lista bs. que se muestra a continuacin.
MANUAL DE USUARIO
Aparece un Mensaje de advertencia, que se mostrara siempre que se vaya a liquidar a un AF en construccin.
MANUAL DE USUARIO
Doble clic en el mensaje de advertencia
Se puede omitir el mensaje sin inconvenientes. Haga clic en el icono (Listas detalladas), aparecer la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento PEP / grafo Lst. detall que es mostrada a continuacin.
MANUAL DE USUARIO
En sta imagen se visualizan, en cada caso, tanto el emisor (ubicado en la columna izquierda) como el receptor (ubicado en la 3ra columna) de las actividades definidas en el proyecto, en sta parte de la liquidacin se estn liquidando los costos considerados a nivel de grafos a los elementos PEP correspondientes. En este caso el emisor es el Elemento PEP y el receptor es el Activo Fijo en Construccin). Para visualizar detalladamente la liquidacin (liquidacin de los costos de cada uno de los Elementos PEP a AF en construccin) seleccione con el cursor frente al Elemento PEP y haga clic en el icono , aparecer entonces la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento PEP / grafo Cargos emisor que se muestra a continuacin:
En la imagen se visualiza que, para el proyecto del ejemplo, el emisor es el Elemento PEP 520-PS-4-08-003/13, a travs del elemento de costo 7435952405, por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP). Haga clic en el icono (Back) y en seguida haga clic en el icono , aparecer entonces la imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP grafos Cargos receptor que es mostrada a continuacin:
MANUAL DE USUARIO
En la cual se visualiza que el receptor del (emisor) es el Activo Fijo en Construccin 3000001 por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP), a travs del elemento de costo 7435952405. Como hasta el momento la liquidacin del proyecto se ha hecho a modo de prueba (test), haga varias veces clic en el icono (Back) hasta que aparezca la imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP / grafos, que se muestra nuevamente a continuacin:
MANUAL DE USUARIO
Complete los campos tal y como se indic en la tabla, excepto en que ahora no debe marcar el checkbox Ejec.test, ahora haga clic en el icono (Ejecutar) nuevamente, aparecer la imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP / grafos Lista bs.
MANUAL DE USUARIO
En la cual se visualiza que la liquidacin ya se realiz a modo de ejecucin, y ya no a modo de prueba (test). A partir de ahora, y del mismo modo al ya indicado, es factible visualizar detalladamente como fue la liquidacin de cada uno de los elementos PEP a los AF en construccin. Una vez efectuada la liquidacin en ejecucin de actualizacin y si desea visualizar los documentos financieros asociados a la liquidacin, en la imagen Liquidacin real: Proyecto/ elemento PEP/ grafo Lst.detall.
MANUAL DE USUARIO
Seleccione con el cursor el monto de su inters, ubicado frente a cualquiera de los valores liquidados, en este caso un item, haga clic en el icono , y aparecer finalmente la imagen Lista de documentos en Contabilidad General, que se muestra a continuacin, y que indica tanto el tipo como el nmero del documento financiero, asociado a la liquidacin del proyecto.
Si quiere visualizar ms detalladamente cualquiera de los documentos financieros haga doble clic sobre el nmero del documento, entonces le aparecer la imagen Documentos de los costos reales Documento contable:
MANUAL DE USUARIO
MANUAL DE USUARIO
Documento CO:
Movimiento AF (Activo Fijo):
MANUAL DE USUARIO
9.4.3
LIQUIDACIN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS FIJOS REALES, CENTROS DE COSTO O CUENTAS DE MAYOR (CJ88) (PARCIAL O TOTAL)
9.4.3.1 CREAR NORMA DE LIQUIDACIN POR ELEMENTO PEP O COMPONENTE (CJ20N) Ingrese CJ20N en el campo de transacciones:
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Sobre cada componente (Elemento PEP) se asigna la norma de liquidacin de la siguiente manera:
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Se diligencian los campos de acuerdo a lo que se quiera liquidar: Nombre campo Tp. Descripcin Tipo de imputacin. Se indica el tipo de receptor que se requiere para la liquidacin.
MANUAL DE USUARIO
Receptor de liquidacin
Texto breve receptor % Importe
Cdigo del receptor de liquidacin correspondiente. (No. Activo Fijo Centro de costo Cuenta de Mayor Grafo Operacin Orden - Elemento PEP. Para el Ejemplo se va a liquidar a una cuenta de mayor definida, la 2810200505. Texto que se llena por defecto. Indica el porcentaje que se desea liquidar del emisor al receptor. Si se maneja % no se requiere dar el valor (importe) porque el sistema lo calcula Valor de liquidacin en pesos. Si se maneja valor de importe no se diligencia el %.
Para las liquidaciones a Cuentas de Mayor es obligatorio asignar el Centro de Beneficio correspondiente en el receptor, para ello se da doble clic sobre la lnea:
MANUAL DE USUARIO
Clic en el icono Y se llena el campo de Centro de Beneficio.
MANUAL DE USUARIO
Enter Doble para volver al proyecto y asignar las siguientes normas de liquidacin. Sobre cada componente se repite el mismo proceso. Para el caso de tener Activos Fijos en Construccin, se debe primero verificar la ejecucin de los pasos 1. y 2. del presente manual. Luego si se ingresa a generar la Norma de Liquidacin final para liquidar de un AF en construccin a un AF real. Para el ejemplo el componente de inversin al que se le ejecuto la liquidacin al AF en construccin es el siguiente:
Si ingresa a crear la norma para liquidacin final de AF en construccin a AF real.
MANUAL DE USUARIO
Muestra dos renglones. En el primero en gris la liquidacin ya efectuada. En el segundo rengln se le asigna el AF real al que se desea liquidar.
Clic en Grabe
para volver al proyecto.
9.4.3.2 LIQUIDACIN TOTAL DEL PROYECTO (CJ88)
MANUAL DE USUARIO
Ejecutar
MANUAL DE USUARIO
Luego de verificar que no existen errores se ejecuta real y se verifican los documentos contables generados. Salga del proceso
MANUAL DE USUARIO
9.5
CIERRE TECNICO
Se realiza para no ingresar mas operaciones ni actividades aunque este pendientes mas pagos o liquidaciones por realizar pero el proyecto ya no tendra mas ejecucin. Ingrese al proyecto por CJ20N, seleccione el proyecto e ingrese al men principal haga clic en TRATAR, STATUS, CIERRE TECNICO
El sistema genera una confirmacin del proceso 9.6 CIERRE
El cierre definitivo se realiza cuando el proyecto no realizar ningun tipo de actividad ya sea operacin o pago alguno, por lo tanto con este proceso el proyecto queda totalmente inhabilitado.
MANUAL DE USUARIO
El sistema genera una confirmacin del proceso Salga del proyecto

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MANUAL DE USUARIO GESTION DE PROYECTOS UNIMINUTO

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CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO

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y presione ENTER 3.3.1 CREAR DEFINICIN DE PROYECTO

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Entre en el editor la transaccion CJO1 Y ENTER, luego aparece la ventana siguiente:

En esta ventana aparecen cuatro pestaas para ingresar informacin de:

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Datos Bsicos Status: Edicion de proyecto: Competencias: Organizacin: Fechas:

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Control Gestin Testo Explicativo

En seguida dele Grabar y salir

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MODIFICAR EN DEFINICIN DE PROYECTO

Digite en el editor de transacciones JC02

Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto y presione ENTER

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Presione grabar y salir

VISUALIZACION EN DEFINICION DE PROYECTO

Digite CJ03 en el editor de transacciones y presione ENTER

Luego presione salir

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CREAR ELEMENTO PEP

Entre en el editor la transaccion CJ11 y presione ENTER

Luego aparece la ventana siguiente:

VERSIN: 1.0 CDIGO: PF-PDC FECHA: 15 de Diciembre del 2008

Datos Bsicos Prioridad Integracin proyecto Status Competencias: Indicadores operativos

Al terminar el ingreso obtiene la siguiente ventana:

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El sistema establece los dias hbiles con las fechas dadas.

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En seguida escoja Grabar y Salga de la Creacin del PEP

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MODIFICAR UN ELEMENTO PEP

Digite en el editor de transacciones CJ12 y presiona ENTER.

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Al terminar los cambios, presione grabar y salir

VISUALIZAR ELEMENTO PEP

Digite en el editor de transacciones CJ13 y presione ENTER.

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CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR

VERSIN: 1.0 CDIGO: PF-PDC FECHA: 15 de Diciembre del 2008

CREACIN DE ELEMENTO PEP ESTANDAR

Entre en el editor la transaccion CJ91 y presione ENTER,

Luego aparece la ventana siguiente:

VERSIN: 1.0 CDIGO: PF-PDC FECHA: 15 de Diciembre del 2008

La ventana siguiente indica la definicin del proyecto:

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VERSIN: 1.0 CDIGO: PF-PDC FECHA: 15 de Diciembre del 2008

VISYALIZAR ELEMENTO PEP ESTNDAR

Digite en el editor de transacciones CJ93 y presione ENTER.