2009

Presupuesto Empresarial
Un enfoque prctico para el aula
Material de apoyo instruccional para estudiantes de las Carreras de Administracin y Contadura Pblica de la UNELLEZ

CARLOS A. FAGILDE
i PROGRAMA DE CIENCIAS SOCIALES
V.P.D.S. - BARINAS

CONTENIDO:

PRESENTACIN .................................................................................................... III MODULO I: CONCEPTOS Y GENERALIDADES DEL PRESUPUESTO EMPRESARIAL ........................................................................... 6

DEFINICIN DE PRESUPUESTO ................................................................... 6 EL PROCESO PRESUPUESTARIO .................................................................. 8 ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO ...................................... 12 OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO ........................................ 12 IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS ................................................... 14 VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS ...................................... 14 DESVENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS ................................................... 15 LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS .................................................. 15 MOTIVOS DEL FRACASO DE PRESUPUESTO ............................................ 16 CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS ................................................ 16 MODULO II: PRONOSTICOS Y PRESUPUESTO DE VENTAS .............................. 20 LAS VENTAS EN LA EMPRESA ................................................................... EL PRONSTICO DE VENTAS: ................................................................... MTODOS DE PRONSTICOS DE VENTAS ................................................ 1.- Mtodo de incremento Absoluto: ........................................................... 2.- Mtodo de incremento porcentual: ........................................................ 3.- Mtodo de Opinin Gerencial: .............................................................. 4.- Mtodo de Participacin de Mercado. ................................................... 5.- Mtodo de Promedios Mviles Ponderados. ........................................... 6.- Mtodo de Mnimos Cuadrados. ............................................................ 7.- Mtodo Econmico - Administrativo. ..................................................... PRESUPUESTO DE VENTAS EN UNIDADES Y VALORES. ......................... 20 23 24 24 26 27 30 35 38 43 45

MODULO III: PRESUPUESTOS DE OPERACIN ................................................. 47 1.2.3.4.6.7.Presupuesto Presupuesto Presupuesto Presupuesto Presupuesto Presupuesto de de de de de de Produccin:.................................................................. Produccin Ajustado: ................................................... Materiales: ................................................................... Compras: ..................................................................... Costos Indirectos de Fabricacin: ................................. Gastos Operativos: ....................................................... 47 51 53 54 58 59

MODULO IV: ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS ................................... 62 1.- Los Estados Financieros ...................................................................... 63 2.- Clases de Estados Financieros .............................................................. 63 3.- Preparacin de los Estados Financieros Proyectados: ........................... 68 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ....................................................................... 79

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PRESENTACIN En un sentido amplio, el presente manual es el resultado de una inquietud personal acerca de los libros de textos utilizados actualmente en el Sub-proyecto Presupuesto Empresarial en nuestra UNELLEZ. La mayora de esos textos tienen una profunda conceptualizacion teorica sobre el presupuesto y sus conceptos relacionados, dejando un poco de lado la ejemplificacion basica que requiere la tecnica del presupuesto en la realidad empresarial, la cual, es una herramienta superpotente cuando nos

circuncribimos al mundo de las empresas emprendedoras con amplio criterio y conocimientos de sus horizontes y perspectivas.

La docencia universitaria debe estar enmarcada en preceptos de calidad, igualdad y justicia social, por lo cual se debe garantizar el acceso rpido, cmodo y eficaz a la informacin y los contenidos necesarios para una formacin del estudiante completamente vinculada y compenetrada con su realidad. De all se desprende la misin del profesorado en producir todo el soporte instruccional posible a travs de los diferentes recursos o materiales didcticos, para que el estudiantado cumpla con sus objetivos de aprendizaje.

El apoyo instruccional a travs de materiales, guas y manuales que apalanquen el trabajo del docente facilitador en el ambiente acadmico, pueden coadyuvar a la solucin de las deficiencias instruccionales y apoyar la resolucin de otras desviaciones como la poca pertinencia de los contenidos instruccionales en general, hecho que debe ser revertido desde distintos frentes del mbito acadmico. En esta oportunidad nos corresponde hacer un intento desde la perspectiva de los elementos de apoyo de la docencia, tal como lo representa el material de apoyo instruccional sobre presupuesto empresarial que se esta presentando, y es que el hecho de que el docente iii

pueda sistematizar todo un conjunto de experiencias vividas en el campo de trabajo en un instrumento que el estudiante pueda utilizar, en condiciones de estudio totalmente limitantes en cuanto al acceso a la realidad empresarial, el tiempo cada vez menor, y la poca disponibilidad de recursos instruccionales, puede reducir en gran medida esta brecha.

Sin embargo, en ningun momento se pretende amilanar la actitud investigadora que debe ser insignia del estudiante UNELLISTA, en este sentido, se busca recoger en un documento breve y conciso a la mayoria de los conceptos y ejemplificaciones de la tecnica presupuestal.

Ahora bien, este recurso instruccional mas que un conjunto de temas y ejercicios correlacionados, constituye un instrumento que intenta servir de apoyo para el desarrollo de las competencias que debe adquirir el estudiante en la comprensin, diseo y preparacin de un presupuesto, en la convivencia con sus aliados en la empresa, as como los medios que utilice para resolver problemas y lograr los objetivos de la empresa.

Para su elaboracin, se efectu una minuciosa revision bibliografica actualizada, en consonancia con las necesidades del grupo para el cual fue diseado. De igual forma se desarrollo mediante un discurso sencillo, propio del rea de la administracin y contadura pblica, dotado de conceptos claros para la formacin intelectual del estudiante que cursa dicho sub -proyecto.

Finalmente, se espera el mayor provecho de este esfuerzo, que comienza con esta edicin, pero que seguramente en el marco de la mejora continua y con el apoyo de usted amigo estudiante, se estar perfeccionando en beneficio del estudiantado UNELLISTA.

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MODULO I
Conceptos y generalidades del Presupuesto Empresarial
OBJETIVO GENERAL

El estudiante, al finalizar el modulo, tendr una visin general sobre el presupuesto y su papel en las empresas, comprender su importancia como herramienta del planeamiento y la gerencia estratgica, as como los fundamentos del proceso de su aplicacin en el mundo empresarial
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Conocer las diferentes definiciones segn diversos autores en torno al presupuesto. Destacar la trascendencia que tienen la aplicacin del presupuesto en las empresas privadas. Describir la relacin del presupuesto en el proceso administrativo de la empresa. Describir las diferentes etapas para aplicar un sistema de presupuesto. Discutir las diferentes ventajas y limitaciones de la labor presupuestal. Conocer las diferentes clasificaciones de los presupuestos. Establecer las principales caractersticas de los objetivos y los principios del presupuesto empresarial.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA Vicerrectorado de Planificacin y Desarrollo Social Programa de Ciencias Sociales Licenciatura en Administracin y Contadura Pblica MODULO I: CONCEPTOS Y GENERALIDADES DEL PRESUPUESTO EMPRESARIAL

DEFINICIN DE PRESUPUESTO Como todo conocimiento nuevo para el estudiante, debe iniciarse por conceptualizar o definir el significado general de la herramienta denominada Presupuesto, especficamente desde el punto de vista de la empresa privada, ya que debes saber que dentro del presupuesto tenemos dos grandes reas que son; El presupuesto Empresarial y el Presupuesto Pblico. En este material instruccional solo haremos referencia al presupuesto empresarial, ya que el presupuesto pblico ser tratado posteriormente en otro material instruccional similar a este. Siguiendo el orden del tema, revisemos a continuacin algunas definiciones sobre el presupuesto empresarial. Segn Rondon (2001) el presupuesto es una representacin en trminos contabilsticos de las actividades a realizar en una organizacin, para alcanzar determinadas metas, y que sirve como instrumento de planificacin, de coordinacin y control de funciones. Segn Burbano (2005) El presupuesto es la estimacin pr ogramada, de manera sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado . Tambin dice que el presupuesto es una expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administracin de la empresa en un periodo, con la adopcin de las estrategias necesarias para lograrlos. Para visualizar de manera grafica lo que constituye una nocin de presupuesto, vamos a considerar el siguiente grafico

Figura 1. El Presupuesto en el Tiempo

Fuente: Tomado de Burbano (2005)(p.10)

En esta figura se muestra de manera resumida, cual es rol de la herramienta de presupuesto empresarial, ya que incorpora los elementos

bsicos del sistema que son: Expresin cuantitativa, planificacin operativa, proyeccin de resultados, tiempo determinado y control de resultados.

EL PROCESO PRESUPUESTARIO El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a travs de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que sta condicionar los planes que permitirn la consecucin del fin ltimo al que va orientado la gestin de la organizacin. Los presupuestos sirven de medio de comunicacin de los planes de toda la organizacin, proporcionando las bases que permitirn evaluar la actuacin de los distintos segmentos, o reas de actividad. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evala el resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijacin de nuevos objetivos. Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabe destacar dos que pueden tener la consideracin de "requisitos imprescindibles"; as, por un lado, es necesario que la empresa tenga configurada una estructura organizativa clara y coherente, a travs de la que se vertebrar todo el proceso de asignacin y delimitacin de responsabilidades. Un programa de presupuestacin ser ms eficaz en tanto en cuanto se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendr que contar con una estructura organizativa perfectamente definida. El proceso de planificacin presupuestaria de la empresa vara mucho dependiendo del tipo de organizacin de que se trate, sin embargo, con carcter general, se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial integrado por etapas: Segn Sarmientos (1989), las etapas son las siguientes: Definicin y transmisin de las directrices generales a los responsables de la preparacin de los presupuestos : La direccin general, o la direccin estratgica, es la responsable de transmiti r a cada rea de actividad las instrucciones generales, para que stas puedan disear sus planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada rea de responsabilidad, o rea de actividad, dependen de la

planificacin estratgica y de las polticas generales de la empresa fijadas a largo plazo. Elaboracin de planes, programas y presupuestos : A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborar el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada rea de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos planes. Negociacin de los presupuestos : La negociacin es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a travs de fases iterativa s sucesivas, cada uno de los niveles jerrquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores. Coordinacin de los presupuestos: A travs de este proceso se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones necesarias y as alcanzar el adecuado equilibrio entre las distintas reas. Aprobacin de los presupuestos : La aprobacin, por parte de la direccin general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, as como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar. Seguimiento y actualizacin de los presupuestos : Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolucin de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitir corregir las situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo contexto. Ahora bien, segn el autor Burbano (2005) plantea que el proceso presupuestario est ntimamente relacionado con el proceso administrativo descrito en las ciencias administrativas, y que se debe comprender que la funcin de un buen presupuesto es mejor, cuando este se relaciona con los fundamentos de la administracin misma, o sea, como parte de las funciones administrativas: Planeacin, organizacin, Coordinacin, direccin y control. Lo lgico es comprender que sin presupuesto, la direccin de una empresa no conoce hacia cual meta debe dirigirse. No puede precisar los campos de la inversin que deben financiarse, puede incurrir en la administracin incorrecta de los recursos econmicos, no tiene bases solidas

para emplear la capacidad instalada de produccin y no dispone de la informacin necesaria para medir el cumplimiento de los objetivos. La ausencia de presupuestos imposibilita cuestionar los resultados obtenidos en los diferentes departamentos de la empresa. Para relacionar estos conceptos de manera rpida y sencilla, Burbano plantea una un crculo descriptivo para resumir estas relaciones:

Figura 2 El Presupuesto y las Funciones Administrativas

Fuente: Tomado de Burbano (2005)(p.16)

Ahora bien, Burbano (2005) por su parte, establece las etapas que deben seguirse para la elaboracin del presupuesto son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Pre-iniciacin. Elaboracin del presupuesto Ejecucin Control Evaluacin

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Cuadro 1 Resumen de las actividades a ejecutar en cada etapa de elaboracin del presupuesto: Etapa
1. 2.

Actividades
Polticas y directivas. Anlisis de factores sociales, culturales, demogrficos, polticos y econmicos que incidan en el pas y que afecten al sector y a la empresa. 3. Anlisis del sector. 4. Identificacin de Amenazas y oportunidades. 5. Anlisis del comportamiento de la empresa e identificacin de las fortalezas y debilidades de cada una de las reas funcionales. 6. Definicin de la misin y la visin del negocio. 7. Fijacin de los objetivos a corto y mediano plazo. 8. Divulgacin de los objetivos propuestos. 9. Definicin de estrategias, polticas y normas . 10. Elaboracin de los planes operativos por departamentos en base a sus metas y perspectivas. 11. Revisin de los planes operativos. 12. Divulgacin entre el personal de la empresa.

Pre-iniciacin

1. 2. 3.

Elaboracin

4. 5. 6. 7.

Preparacin de los programas operativos. Ventas, produccin, personal, finanzas, costos y gastos. Preparacin de los programas financieros. Efectivo, inversiones, financiamiento. Conversin de los programas a presupuesto. Clculos rutinarios. Preparacin del informe para la gerencia. Revisin de informes, anlisis, conveniencia e implicaciones en los objetivos, metas y desde el punto de vista financiero (Auditora) Ajustes para mejorar los resultados previstos. Aprobacin final y publicacin.

1.

Ejecucin

2. 3.

Presentacin de metas especificas por periodos quincenales o mensuales. Asignacin de recursos, puesta en marcha y vigilancia por cada jefe de departamento. Informes de ejecucin.

1.

Control

2. 3. 4. 5.

Definicin de la tcnica a seguir para identificar problemas y variaciones. Presentacin de informes parciales de ejecucin. Comparacin de lo real con lo presupuestado. Anlisis y explicacin de variaciones. Implementacin de medidas correctivas o la modificacin del presupuesto cuando sea necesario.

Evaluacin

1. 2. 3. 4.

Anlisis crtico de los resultados obtenidos. Elaboracin de los informes globales. Identificacin de las causas y efectos. Capitalizacin de las experiencias para presupuestarios.

los

prximos

periodos

Fuente: tomado de Burbano (2005)

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ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO Segn Sarmientos (1989) El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administracin tratar de realizar. Integrador: Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las reas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organizacin, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes reas que lo integran. Coordinador: Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armona. En trminos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias. Operaciones: Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinacin de los ingresos que se pretenden obtener, as como los gastos que se van a producir. Esta informacin debe elaborarse en la forma ms detallada posible. Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operacin, lo cual se logra, con la planeacin financiera que incluya; El Presupuesto de efectivo y el Presupuesto de adiciones de activos. OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO De manera general los objetivos del presupuesto son: Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

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Hctor Salas Gonzlez, plantea una clasificacin de los principios del presupuesto de la siguiente manera: Cuadro 2. Clasificacin de los principios presupuestarios Grupo Principios Predictibilidad Determinacin cuantitativa. Objetivo Concepto Recalcan la importancia del estudio anticipado de las cosas y de las posibilidades de lograr las metas propuestas.

De Previsin

De planeacin

Precisin Costeabilidad Flexibilidad Unidad Confianza Participacin Oportunidad Contabilidad por rea de responsabilidad.

Indican el cambio para lograr los objetivos deseados.

De organizacin

Orden Comunicacin

Denotan la importancia de la definicin de las actividades humanas. Indican el modo de conducir las actuaciones del individuo hacia el logro de los objetivos deseados. Permiten comparaciones entre los objetivos y los logros de los distintos departamentos.

De direccin

Autoridad Coordinacin

De control

Reconocimiento. Excepcin. Normas Conciencia de costos

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IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Pueden existir muchas razones para indicar la importancia de los presupuestos en el mundo empresarial, sin embargo, algunas de esas razones son las siguientes: Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecuci n de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis. VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS Cada miembro de la empresa pensar en la consecucin de metas especficas mediante la ejecucin responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas. La direccin de la firma realiza un estudio un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hbito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones. De manera peridica se replantean las polticas si despus de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Ayuda a la planeacin adecuada de los costos produccin.

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 Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos. Es el sistema ms adecuado para establecer costo s promedios y permite su comparacin con los costos reales, mide le eficiencia de la administracin en el anlisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa. DESVENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS Sus datos al ser estimados estarn sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron. Es slo una herramienta de la gerencia. Un plan presupuestario se disea para que sirva de gua a la administracin y no para que la suplante. Su implantacin y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrn despus del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecucin est plenamente convencido de las necesidades del mismo. LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes: Estn basados en estimaciones. Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan. Su ejecucin no es automtica, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia. Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin. Es una herramienta que sirve a la administracin para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella. El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organizacin. Debe establecerse con la plen a participacin de los individuos responsables de su realizacin, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada. La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y conta r con

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los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. MOTIVOS DEL FRACASO DE PRESUPUESTO Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin. CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS 1.- SEGN LA FLEXIBILIDAD Rgidos, estticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico. Flexibles o variables : Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la presupuestacin moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y costosos.

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2.- SEGN EL PERIODO DE TIEMPO A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias. A largo plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas. 3. SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA De operacin o econmicos: Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos. Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales. Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados. Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa. Debe ser preparado luego de que todas los dems presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos". Financieros: En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorera y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.

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Presupuesto de Tesorera : Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porq ue se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente. Presupuesto de erogaciones capitalizables: Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

4. SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA EN EL CUAL SE UTILIZAN Presupuesto del Sector Pblico: Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones. El sector pblico ejecuta una gran cantidad de operaciones de ingresos y gastos para desarrollar sus actividades, de modo que para estudiarlas y apreciar su significado es preciso darle forma a la multitud de datos estadsticos que reflejan su sentido y alcance. Para ordenar estas informaciones, existe un conjunto de mtodos de clasificacin presupuestaria nica y universalmente aceptada, pues los enfoques del anlisis fiscal pueden ser diversos y requerir distintas formas de distribucin de los datos. Lo anterior significa que es posible preparar distintas cuentas gubernamentales en las que aparecen clasificados los ingresos y gastos de acuerdo con diversos criterios. Presupuestos del Sector Privado Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administracin.

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MODULO II
Pronsticos y Presupuesto de Ventas
OBJETIVO GENERAL

El estudiante, al finalizar el modulo, tendr la capacidad de establecer los pronsticos y la correspondiente formulacin del presupuesto de ventas de la empresa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Conocer los conceptos bsicos del presupuesto de ventas y sus implicaciones para todo el proceso presupuestario. Identificar los diferentes elementos internos y externos de la empresa que debe considerar para formular el plan de ventas. Desarrollar los diferentes modelos o mtodos de pronsticos disponibles para estimar las ventas de la empresa. Establecer la confeccin de los presupuesto de ventas de acuerdo a las normas generales de presentacin.

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA Vicerrectorado de Planificacin y Desarrollo Social Programa de Ciencias Sociales Licenciatura en Administracin y Contadura Pblica MODULO II: PRONOSTICOS Y PRESUPUESTO DE VENTAS

LAS VENTAS EN LA EMPRESA La organizacin deber determinar el comportamiento de su demanda, es decir, conocer qu se espera que haga el mercado, al concluir con esto, podr elaborar su plan de ventas. Normalmente se realiza este procedimiento en la mayora de las empresas, ya que cuentan con una capacidad ociosa, es decir que la demanda es menor que la capacidad instalada para producir. Segn Rondn (2001) existe una serie de factores que pueden incidir en el presupuesto de ventas, el cual se presentar a continuacin: Ajustes (modificaciones temporales) Del Producto Factores Especficos Cambios De la Produccin Del Mercado De Polticas de Ventas

Factores que afectan las ventas

Crecimiento (Tendencia de las Ventas Economa General Factores Administrativos

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Para explicar de manera resumida los diferentes factores que afectan de una manera determinada el pronstico y el plan de ventas de la empresa, se harn algunos comentarios a continuacin: 1.- Los Factores especficos de ventas, los cuales se clasifican a su vez en: Los Factores de Ajuste : Se refieren aquellos factores por causas fortuitas accidentales que influyen en la predeterminacin de las venta estos pueden ser de efecto perjudicial o de efecto saludable. Los efectos perjudiciales son aquellas que afectaron en decremento las ventas del periodo anterior y que obviamente debern tomarse en cuenta para el presupuesto de los ingresos del ejercicio siguiente como ejemplo de estos factores se puede citar los siguientes: Huelga, Incendio, Inundacin, Rayo. Los efectos saludables son aquellos que afectaron en beneficio del periodo anterior y que posiblemente no vuelvan a ocurrir como por ejemplo: Productos que no tuvieron competencia, contratos especiales de venta, situaciones o polticas, etc. Los Factores de Cambio: Se refieren aquellas modificaciones que van efectuarse y que desde luego, influirn en las ventas tales como: Cambio de material, Cambio de productos, De presentacin, Rediseos, Cambio de produccin, Adaptacin de programa de produccin, Mejoras de situaciones de la empresa, Cambio de mercados, Cambios en los mtodos de venta, Mejores precios, Servicios, Publicidad, Aplicacin de mejores sistemas de distribucin en los renglones referentes a comisi ones y compensaciones. Los Factores de Crecimiento : Estos factores se refieren al desarrollo en las ventas, tomando en cuenta factor efectuados por la propia empresa como lo es los crditos independientemente de otras ramas productivas con las que lgicamente se tendr un incremento en las ventas. 2.- Fuerzas econmicas generales : La economa en general contiene una serie de factores externos que influyen en las ventas y estos factores son un estado de situaciones y no algo preciso de las cuales se abren trminos cualitativos surgiendo en problema cuando se hace referencia a trminos cuantitativos. Para determinar este factor se deben obtener datos proporcionados por instituciones de crdito, dependencias gubernamentales y organismos 21

particulares que preparan ndices de las fuerzas econmicas gene rales, aportando datos, tales como, precios, produccin, ocupacin, poder adquisitivo de la moneda, finanzas, informes sobre el banco, ingresos de y produccin nacional, ingreso per cpita, por clase, por zona, etc. Con base a los datos anteriores es posible conocer la tendencia en el ciclo econmico y el movimiento que pueda darse a la empresa. 3.- Los Factores Administrativos: A diferencia del anterior es de carcter interno de la entidad econmica refirindose a las decisiones que deben tomar los directivos de la misma, despus de considerar los factores especficos de ventas y los factores especficos generales que desde luego repercuten en forma directa en el presupuesto de ventas dichas decisiones pueden optar por cambiar la naturaleza o tipo de producto, estudiar, nueva poltica de mercados, aplicar otra poltica de publicidad, variar la poltica de produccin, de precios, e tc.

A tales efectos, Burbano (2005) propone un ejemplificacin simple, de lo que sera la representacin de los factores administrativos de la empresa.

Figura 3. Interrelacin de los factores administrativos de la empresa

Fuente: Tomado de Burbano (2005) (p.51) 22

EL PRONSTICO DE VENTAS: El pronstico de ventas es parte esencial de la formulacin del Plan de ventas de la empresa, el hecho de conocer las tendencias y plantear los posibles escenarios futuros, definitivamente provee muchas ms alternativas a la gerencia para decidir. En esta oportunidad se presenta una serie de ejercicios prcticos a los fines de desarrollar los diferentes mtodos de pronsticos aplicables. En la formulacin de este presupuesto bajo cualquiera de los mtodos que se expondrn en este manual deben observarse los siguientes lineamientos: 1. En cada caso particular es indispensable seleccionar por medio de estudios previos a su establecimiento cul es el adecuado para la entidad en vista de las circunstancias, necesidades y los recursos humanos, tcnicos y materiales de que se disponga. 2. Qu est formando parte de un sistema integral. 3. Que en los casos en que sea conveniente se combinen los mtodos que potencialmente puedan aplicarse. 4. Recolectar, seleccionar, ordenar y estudiar adecuadamente los datos fuente de este presupuesto 5. Determinar los factores que influyen en este presupuesto y sus efectos en cada grupo o lnea de productos, cliente, zona, distrito, etc. 6. Debe analizarse por lnea de producto, grupo homogneo de artculos cliente, segn el caso. 7. Con objeto de darle flexibilidad, ser necesario que: a. Se formule a diferentes niveles de acuerdo con las diversas alternativas o factores que puedan estar influyndolo b. Se establezcan lmites mnimo y mximo, y tendran objeto determinar hasta dnde es costeable vender un producto c. Que la base para la valuacin del presupuesto de ventas en unidades sea precisamente una lista de precios revisada y autorizada d. Establecer un sistema de medidores consiste bsicamente en comparar metdicamente las cifras presupuestadas con las reales a travs de un reporte peridico

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e. Para lograr objetividad es conveniente presentar grficamente la comparacin entre las cifras presupuestadas y las reales MTODOS DE PRONSTICOS DE VENTAS Algunos de los mtodos de pronsticos se presentan a continuacin: Mtodo de Incremento Absoluto Mtodo de Incremento Porcentual Mtodo de Opinin Gerencial (Desviacin Media y Porcentual del Pronstico) Mtodo de Participacin en el Mercado Mtodo de Promedios Mviles Mtodo de los mnimos Cuadrados. Mtodo Econmico - administrativo 1.- Mtodo de incremento Absoluto: El mtodo de incremento absoluto constituye uno de los mtodos ms sencillos y prcticos a la hora de realizar proyecciones de ventas en una empresa, dada su versatilidad de clculo, permite obtener rpidamente un pronstico bajo la premisa de que los incrementos anuales en las ventas crecen en funcin de los promedios de crecimiento de una serie de tiempo. Procedimiento del Mtodo de Incremento Absoluto: a. A partir de las ventas reales de la empresa se calculan los incrementos absolutos anuales los cuales se calculan restando las ventas de un ao determinado menos las ventas del ao anterior. Vn-1 n =Vn b. Una vez que se obtienen todos los incrementos absolutos se procede a promediar los incrementos a travs del clculo de una media aritmtica simple.
n i 1

X =

n-1

c. Por ltimo se suma a las ventas reales del ltimo ao disponible, el promedio de incremento calculado en el procedimiento anterior, esto nos dar como resultado el pronstico de ventas para el ao siguiente.

24

Ejercicio 1 : A continuacin se presentan los datos de las ventas reales de jeans de la empresa Industrias Wranloy, c.a. con sede en el poblado de Socop del estado Barinas. Industrias Wranloy, c.a. Ventas totales de Jeans para caballeros
Ao 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Ventas (Und) 6900 6893 7103 7340 7500 7623 7765

Fuente: Departamento de Mercadeo (Datos Hipotticos).

Resolucin:

Industrias Wranloy, c.a. Ventas totales de Jeans para caballeros

Ao 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Ventas (Und) 6900 6893 7103 7340 7500 7623 7765
n

2010

X =

25

2.- Mtodo de incremento porcentual: Muchas veces el mtodo de incremento absoluto no tiene la capacidad de poder simular los incrementos porcentuales que sufren las ventas ao tras ao, por esta razn existe a disposicin de los planificadores de ventas, el mtodo de incremento porcentual, el cual toma en consideracin los incrementos pero en valores relativos. Procedimiento del Mtodo de Incremento Porcentual: a. A partir de las ventas reales de la empresa se calculan los incrementos porcentuales anuales los cuales se calculan de la siguiente manera:
%n = Vn Vn-1 Vn-1 100

b. Una vez que se obtienen todos los incrementos porcentuales se procede a promediar los incrementos a travs del clculo de una media aritmtica simple.
n

%i X
%= 1

n-1

c. Por ltimo se suma a las ventas reales del ltimo ao disponible, el promedio de incremento calculado en el procedimiento anterior, esto nos dar como resultado el pronstico de ventas para el ao siguiente. Ejercicio 2 : Para facilitar la comparacin con el mtodo anterior se presenta el mismo caso de los datos de las ventas reales de jeans de la empresa Industrias Wranloy, c.a. Industrias Wranloy, c.a. Ventas totales de Jeans para caballeros
Ao 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Ventas (Und) 6900 6893 7103 7340 7500 7623 7765

Fuente: Departamento de Mercadeo (Datos Hipotticos).

26

Resolucin: Industrias Wranloy, c.a. Ventas totales de Jeans para caballeros

Ao 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Ventas (Und) 6900 6893 7103 7340 7500 7623 7765

%n

2010
3.- Mtodo de Opinin Gerencial:

Generalmente existen muchas fuentes de informacin relevante que deben considerarse a la hora de establecer el pronstico ms conveniente para la planificacin empresarial, estas fuentes deben compararse entre s y determinar cul es la ms confiable. Esta informacin se puede determinar a travs de unas pruebas estadsticas sencillas de dispersin como la desviacin media Absoluta o la desviacin cuadrtica, esto va a permitir seleccionar cual es la fuente de informacin a considerar y a partir de esta se determina el ajuste por desviacin del pronstico. Procedimiento del Mtodo de Opinin Gerencial: a. A partir de diferentes fuentes de informacin se calculan las desviaciones de cada fuente en relacin con las ventas reales de la empresa.
D= VR-VE

b. Se calculan la desviacin media absoluta para cada una de las fuentes de informacin.
n

VR-VE Dm=
1

c. Se elige la fuente que presente la menor desviacin media absoluta y se procede a calcular la desviacin media del pronstico para ajustar la 27

estimacin de la fuente seleccionada a lo que ser el pronstico de ventas de la empresa. Ejercicio 3 : se presenta a continuacin las proyecciones de ventas de tres fuentes y las ventas reales de la empresa MARACOY, c.a. la cual se dedica a la venta de dulces de leche con crema en la regin central del pas. Empresa MARACOY, c.a. Ventas de Dulces de leche con crema (Kg.) Periodo 2000-2006
Ao 2004 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Gerencia 524 536 547 564 557 574 585 Vendedores 520 527 538 545 559 570 576 Est. de Mercado 526 540 551 559 565 570 578 Ventas Reales de la Empresa 520 531 545 553 564 572 580

Fuente: Datos Hipotticos

Pronsticos para el 2010: Gerencia: 596, Vendedores: 587, Estudio de mercado: 591 Resolucin: 1.Desviacin Media Absoluta
Est. de Mercado

Ao 2004 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Dm =

Gerencia

Vendedores

2.- Desviacin Porcentual del Pronstico: 28

Aplicando la siguiente frmula:

Dp

Ve - Vr 100 Ve
Mejor Fuente: Desviacin Porcentual

Ao 2004 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Desviacin Media

Ventas Reales de la Empresa 520 531 545 553 564 572 580

3.- Ajuste del Pronstico de la mejor fuente:

Para la distribucin de las ventas, se debe utilizar las siguientes tendencias que mantiene la empresa durante los ltimos 4 aos:

Fuente: Departamento de contabilidad.

29

4.- Mtodo de Participacin de Mercado. En algunas ocasiones, las empresas competidoras de una misma industria poseen un amplio conocimiento de la evolucin histrica de las ventas de la industria, muchas de ellas tienen plena conciencia de su participacin porcentual en el mercado global, lo que les permite planificar en reas estratgicas dentro del rea mercadotcnica, de igual forma; La segmentacin de mercado, La atencin de mercados potenciales vrgenes, Y la penetracin del mercado, son conceptos de obligatorio anlisis en este tipo de situaciones empresariales. Para mencionar algunos ejemplos, podemos mencionar la industria automotriz, cuya asociacin es la Cmara automotriz de Venezuela (CAVENEZ) http://www.cavenez.com/ la cual posee una gran cantidad de informacin estadstica, que sirve de base para las proyecciones de todas las ensambladoras e importadoras de vehculos en Venezuela. El mtodo de participacin de mercado supone la conveniencia de estimar el pronstico de ventas de la empresa a partir de la estimacin de la industria, ya que esta puede inferirse de manera ms efectiva a travs de los datos globales y el efecto de la dinmica macroeconmica. Procedimiento del Mtodo de Participacin de Mercado: a. A partir de las ventas reales de la industria, se estima el pronstico de ventas para el ao requerido a travs del mtodo ms representativo que pueda disponerse (Incremento absoluto, Incremento Porcentual, Promedios Mviles Ponderados, Mnimos Cuadrados, entre otros). b. A partir de las ventas reales de la empresa, se calcula el porcentaje de participacin de la empresa en las ventas reales de la industria en cada uno de los aos disponibles.
%p VR E 100 VR I Ventas reales de la empresa Ventas reales de la industria

VR E VR I

c. Se calcula el % de penetracin adicional del mercado, tomando como referencia los porcentajes de participacin de la empresa calculados en el literal b. 30

d. Se suman el porcentaje de penetracin adicional y el po rcentaje de participacin de la empresa del ltimo ao, dicha suma, se le aplica a la estimacin de la ventas de la industria obtenida en el literal a obteniendo de esa manera, el pronstico de ventas de la empresa para el ao requerido. e. Se realiza la distribucin de las ventas en los diferentes sub -periodos utilizados durante el ejercicio econmico o parte del mismo. Ejercicio 4 : A continuacin se presentan los datos de las ventas reales de Pargo Rosado de la industria venezolana, as com o tambin, las ventas reales de la empresa Acucola Bienestar, C.A., Utilizar el mtodo de incremento absoluto.

Ventas de Pargo Rosado de la Industria nacional y la empresa Acucola Bienestar, C.A.,(Kg.)

Ao 2005 2006 2007 2008 2009 Ventas reales de la Industria 380.254 382.694 384.200 385.390 386.700 Ventas reales de la empresa 7.421 7.745 8.640 9.870 10.510

Fuente: Departamento de Mercadeo (Datos Hipotticos).

Resolucin:
Ao 2005 2006 2007 2008 2009 Ventas reales de la Industria 380.254 382.694 384.200 385.390 386.700 Ventas reales de la empresa 7.421 7.745 8.940 9.870 10.510 Incremento Absoluto % Participacin en el Mercado

2010

XIA

%PA

31

Clculo de % de penetracin Adicional: 2009 2008 2007 2006 2005

Para la distribucin de las Ventas de la empresa se debe seguir las siguientes tendencias:

Enero 7,5

Febrero 8,9

Marzo 10,8

II trimestre 24,5

III trimestre 18,9

IV trimestre 29,4

Cuadro 1

Acucola Bienestar C.A.

Presupuesto de Ventas Estimadas (Kg.) Ejercicio Econmico 2010
II trimestre III trimestre IV trimestre

Periodo Ventas (Kg.)

Enero

Febrero

Marzo

Total

Fuente: Departamento de Mercadeo (Datos Hipotticos).

32

Ejercicio 5: Se presentan a continuacin las ventas reales de la industria (en M. ton). y de la empresa COVEGAN, C.A. (Compaa Venezolana de Ganadera, C.A.) (En ton.) la cual se dedica a la produccin de carne de ganado bovino. Se debe estimar las ventas de la industria por el mtodo de incremento porcentual.

Ventas de Carne de Ganado Bovino de la Industria nacional y la empresa COVEGAN, C.A.,

Ao 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Ventas reales de la Industria (M ton.) 205,00 207,80 209,00 210,00 212,60 214,20 Ventas reales de la empresa (ton.) 2.099 2.230 2.340 2.480 2.620 2.650

Fuente: Departamento de Mercadeo (Datos Hipotticos).

Ventas Histricas de Carne de Ganado Bovino de COVEGAN, C.A., Desde el 2003 hasta el 2005
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago 130 Sep Oct Nov Dic Total

2007 105,4 177,3 198,4 233,1 177,3 121,5 114,1

173,8 260,4 307,5 481,1 2480

2008 111,4 187,3 209,6 246,3 187,3 128,4 120,5 137,3 183,7 275,1 324,9 508,3 2620 2009 112,6 189,5 212 249,1 189,5 129,9 121,9 138,9 185,8 278,3 328,6 514,1 2650

Fuente: Departamento de Contabilidad.

33

Resolucin:

Ao 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Ventas reales de la Ventas reales de la Industria empresa 205,00 2.099 207,80 209,00 210,00 212,60 214,20 2.230 2.340 2.480 2.620 2.650

Incremento Porcentual

% Participacin en el Mercado

2010

X IP

%PA

Clculo de % de penetracin Adicional: 2009 2008 2007 2006 2005 2004

Calculo de la distribucin de las ventas Ene

2007 2008 2009

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic Total

105,4 177,3 198,4 233,1 177,3 121,5 114,1 130

173,8 260,4 307,5 481,1 2480

111,4 187,3 209,6 246,3 187,3 128,4 120,5 137,3 183,7 275,1 324,9 508,3 2620 112,6 189,5 212 249,1 189,5 129,9 121,9 138,9 185,8 278,3 328,6 514,1 2650

34

Cuadro 2

Compaa Venezolana de Ganadera C.A.

Presupuesto de Ventas Estimadas (ton.) Ejercicio Econmico 2010
II trimestre III trimestre IV trimestre

Periodo Ventas (ton.)

Enero

Febrero

Marzo

Total

Fuente: Departamento de Contabilidad

5.- Mtodo de Promedios Mviles Ponderados. Este mtodo de promedios mviles es ampliamente utilizado para el anlisis de series histricas especficamente las variaciones cclicas, por lo tanto responde a necesidades de pronstico de corto plazo, es decir, frecuentemente meses. Algunas de las caractersticas ms resaltantes son las siguientes: Predomina de demanda ms reciente en comparacin con las anteriores. Se utiliza para calcular el pronstico de ventas en productos de corto ciclo de vida. Entra a operar un llamado constante de aproximacin o ponderacin que est en funcin del nmero de elementos considerados para el promedio.

Procedimiento del Mtodo Promedios Mviles Ponderados: a. Se determina el nmero de elementos a considerar en el promedio, los cuales tradicionalmente es de 2, 3, 5 o 7 elementos u observaciones de las ventas reales de la empresa. b. Se determina las ponderaciones de cada uno de las observaciones, en funcin de la antigedad de la informacin, es decir, x % para el mes anterior, x % para dos meses, x % para tres meses, y as sucesivamente. 35

c. Se calculan los promedios mviles en funcin de los parmetros anteriores. d. Se presenta la informacin obtenida en el presupuesto de ventas.

Ejercicio 6 : A continuacin se presentan los datos de las ventas reales de la distribuidora de acumuladores o bateras Duncan en unidades, en la ciudad de Barinas, se requiere realizar una estimacin de los 5 meses siguientes del ejercicio econmico 2010.

Condiciones: El promedio mvil ser de tres aos, y el coeficiente de ponderacin ser de 0,60 para el mes anterior, 0,30 para el mes penltimo mes y 0,10 para el antepenltimo mes.

Ventas Reales de Bateras (Und) Distribuidora de Bateras Duncan Barinas, C.A.

Ao ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic. Ventas Reales (Und.) 1.950 2.650 2.904 3.100 2.950 3.500 2.960 3.150 3.200 3.250 3.100 3.175

Fuente: Departamento de Contabilidad.

36

Resolucin:
Ao ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic. ene feb mar abr may Vta. 1.950 2.650 2.904 3.100 2.950 3.500 2.960 3.150 3.200 3.250 3.100 3.175 0,6 0,3 0,1 Pronostico

37

6.- Mtodo de Mnimos Cuadrados. El mtodo de ajuste de curvas de tendencia de modelos matemticos a series reales de valores, es definitivamente, una de las herramientas ms importantes para estudiar las secuencias seculares o tendencias de largo plazo de las ventas de una empresa. El Mtodo de estimacin de tendencia ms utilizado, sin lugar a duda, es el mtodo de mnimo cuadrados, mediante el cual se ajusta un modelo matemtico a una serie de datos histricos o pares de valores simulando la tendencia y estableciendo un patrn de estimacin lgico. Pueden utilizarse muchos modelos matemticos de tendencia de los cuales los mas importante son; El Modelo Lineal, El Modelo Cuadrtico, El Modelo Geomtrico o Poblacional, entre otros. El Mtodo de estimacin de tendencia ms utilizado, sin lugar a duda, es el mtodo de mnimo cuadrados, mediante el cual se ajusta un modelo matemtico a una serie de datos histricos o pares de valores simulando la tendencia y estableciendo un patrn de estimacin lgico. Para ejemplificar de manera ms conveniente este mtodo de trabajo, vamos a visualizar el siguiente ejercicio prctico. Ejercicio 1: A continuacin se presentan los datos de las ventas reales de la distribuidora de acumuladores o bateras Duncan en unidades, que se present en el mtodo anterior, solo que en esta oportunidad, presentaremos por separado las ventas de bateras nuevas y reconstruidas. Distribuidora Duncan Barinas, C.A. Ventas de Bateras Nuevas y Reconstruidas (unidades)
Ao 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Bateras Nuevas 12.058 12.420 13.200 13.477 13.750 14.480 15.173 Bateras Usadas 7.234 7.452 7.920 8.990 10.340 12.640 15.740

2009 15.840 18.460 Fuente: Departamento de Administracin (Datos Hipotticos).

38

Resolucin: Inicialmente lo primero que debemos destacar, es conocer el tipo de tendencia que presenta las series de datos histricos, para determinar qu tipo de modelo es el aplicable, por lo tanto a manera de rpida ejemplificacin se presentan las grficas de tendencia de ambos tipos de ventas para el anlisis y compresin: Distribuidora Duncan Barinas, C.A. Ventas de Bateras Nuevas y Reconstruidas (unidades)

Como se puede observar, al analizar ambas grficas, encontramos dos comportamientos diferentes, con respecto a la venta de bateras nuevas podemos concluir que puede dibujarse una lnea recta como tendencia de los puntos u observaciones, por lo tanto el modelo lineal es el ms conveniente para ajustarlo a las ventas. Por otra parte, las ventas de bateras reconstruidas no describen un comportamiento lineal, es all donde debemos pensar que otro modelo puede ayudarnos a realizar un ajuste ms eficiente. En este caso la tendencia describe una figura parecida a la parbola, curva que se define a travs del modelo cuadrtico, el cual, en este caso puede ayudarnos como modelo predictivo.

39

Partiendo de lo anteriormente expuesto vamos a realizar el aj uste por el mtodo de los mnimos cuadrados a travs de las formulas resumidas que se disponen a continuacin: Bateras Nuevas: El modelo aplicable para la estimacin de ventas de bateras nuevas es el modelo lineal, el cual se presenta a continuacin:

a b. xi

Aplicando el mtodo de mnimos cuadrados, las ecuaciones normales para calcular los parmetros a y b son las siguientes:

n b
1

X i Yi
1 n

Xi
n 1 2 2 i 1

Yi y a
1

Yi

b
1

Xi

n
1

Xi

Sin embargo por tratarse de series temporales, es posible hacer un trabajo preliminar que nos permite utilizar formulas ms resumidas siempre y cuando se cumplan una condicin determinante:
n

Xi
i

Posteriormente se construye la tabla que dar los datos o insumos para las formulas normales reducidas las cuales se presentan a continuacin: Con estos resultados calculamos los parmetros a y b y procedemos a la estimacin a travs del modelo:
n n

Yi a
1

X i Yi y b
1 n

X i2
1

40

Resolucin del ejercicio

Ao 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

n i

Vtas. Bateras Nuevas Y 12.058 12.420 13.200 13.477 13.750 14.480 15.173 15.840

X2

X.Y

Con estos resultados calculamos los parmetros a, b y procedemos a la estimacin a travs del modelo:

a bx Y
Bateras Reconstruidas. El modelo aplicable para la estimacin de ventas de bateras reconstruidas es el modelo de regresin cuadrtica, la cual supone, una tendencia parablica de las observaciones consideradas, es importante destacar que este modelo puede ser fcilmente confundido con el modelo exponencial, sin embargo, existe la posibilidad de aplicar medidas de desviacin de pronstico para determinar a travs de estas, cul de los modelos matemticos ajustados es ms eficiente, lo que evidentemente se traduce en una desviacin de prediccin menor. El modelo de prediccin cuadrtico es el siguiente:

Y a b.X i c. X i2

41

Aplicando el mtodo de mnimos cuadrados, podemos encontrar las siguientes ecuaciones normales.
n n n

Yi an b
1 n n 1

Xi c
1 n

X i2
n

X iYi a
1 n 1 n

Xi b
1 n

2 i

c
1 n 3 i

X3 i X i4
1

X Y
1

2 i i

a
1

2 i

b
1

Sin embargo por tratarse de series temporales, es posible hacer un trabajo preliminar que nos permite utilizar formulas ms resumidas siempre y cuando se cumplan una condicin determinante:
n

Xi
1

Esto se puede lograr calculando la media aritmtica de los valores de X o serie temporal, para luego construir una nueva columna de los valores de X a travs de la siguiente frmula:

X1

Xi X
n n

Posteriormente se construye la tabla que dar los datos o insumos para las formulas normales reducidas las cuales se presentan a continuacin:
n n

Yi a
1 1 n

X i4
1

X i2Yi
1 n 2

X i2

n
1

4 i 1

2 i

X i Yi b
1 n 2 Xi 1

42

n c n
1

X Yi
1 n

2 i

Yi
1 n

X i2
2

X i4
1 1

X i2

Ao 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

n i

Vta. Bateras Reconstruidas (Y)

X i2

X i4

X1Y

2 X1 Y1

Con estos resultados calculamos los parmetros

a, b y c

procederemos a la estimacin a travs del modelo:

a bx cx 2

7.- Mtodo Econmico - Administrativo. Segn este mtodo, las ventas estn definidas por informacin relacionadas con los factores de cambios de las ventas explicados en la primera parte de este modulo, a continuacin se presenta la frmula de clculo:

PV= [( V F ) E] D PV= Presupuesto de ventas. V = ventas del ao anterior. 43

F = factores especficos de ventas. a) Factores de ajuste. b) Factores de cambio. c) Factores corrientes de crecimiento. E = Fuerzas econmicas generales (% estimado de realizacin de prevista) D = Influencia administrativa. (% estimada de realizacin por la Administracin). Los factores de ajuste: Son acontecimientos accidentales no recurrentes. Factores de ajuste perjudicial (huelga, incendio). Factores de ajuste saludables. (Contratos especiales, etc) Influyen benficamente en las ventas. Los factores de cambio: Ofrecen un medio para estimar las ventas si se estudiaron las posibilidades. a) Cambio de producto, material o rediseo. b) Cambio de produccin, instalaciones, etc. c) Cambios de mercados, moda, etc. d) Cambios en los mtodos de venta, publicidad y propaganda, comisiones y compensaciones, etc. Factores corrientes de crecimiento: Superacin en las ventas. Desarrollo o expansin. Crdito mercantil. Fuerzas econmicas generales: son factores externos que tambin influyen en el momento de cuantificar las ventas. Precios, produccin, ocupacin, poder adquisitivo de la moneda, finanzas, informes sobre la banca y crdito, ingreso y produccin, nacional, ingreso per cpita, por ocupacin, por clase, por zona, etc. Factores de influencias administrativas: este factor de carcter interno se refiere a las decisiones que toman los directivos y que influyen en el estudio del presupuesto de ventas. Se toma la decisin despus de conocer los factores e specficos de ventas y las fuerzas econmicas generales.

44

Cambio de naturaleza o tipo de producto, estudio de nueva poltica de mercados, nueva poltica de publicidad, variacin en la poltica de produccin, de precios.

PRESUPUESTO DE VENTAS EN UNIDADES Y VALORES. Generalmente el presupuesto de ventas es el eje de los dems presupuestos por lo que debe primeramente cuantificarse en unidades, en especie, por cada tipo de lneas de artculos para posteriormente proceder a su valuacin de acuerdo con los precios de mercado regidos, por la oferta y la demanda o cuando no sea as por el precio de venta unitario determinado con lo cual se tiene el monto de ventas en valores monetarios.

A continuacin se presenta el presupuesto de ventas de una empresa, al partir del cual se desea calcular el presupuesto de ventas en Bs.F.
Cuadro 1

Compaa Venezolana de Ganadera C.A.

Presupuesto de Ventas Estimadas (ton.) Ejercicio Econmico 2010
II trimestre 3560 III trimestre 3760 IV trimestre 4130

Periodo Ventas (ton.)

Enero

Febrero

Marzo

Total

1320

1420

1450

15640

Fuente: Departamento de Contabilidad

A los efectos de la venta se tiene la informacin que existen tres precios a saber: 13 Bs.F, 18 Bs.F, 22Bs.F, los cuales tienen una proporcin de la ventas asi: 50%, 30%, y 20% respectivamente. Se desea calcular el presupuesto de ventas en unidades.

45

MODULO III
Presupuestos de Operacin
OBJETIVO GENERAL

El estudiante, al finalizar el modulo, tendr la capacidad identificar todos y cada uno de los presupuestos de operacin requeridos para el anlisis y puesta en marcha del proceso de produccin de la empresa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Identificar el proceso lgico del flujo de informacin y confeccin de los presupuestos de operacin. Precisar el empleo de los planes de produccin en los pronsticos presupuestales asociados con las diversas categoras de costos (Mano de obra, Materias primas y gastos indirectos de fabricacin) que asumen las empresas para llevar a cabo los procesos industriales de transformacin o ensamble. Identificar los factores de clculo que sostienen la labor presupuestal concerniente a la remuneracin del trabajo, consumo de materias primas y gastos indirectos de fabricacin. Establecer la presentacin de los presupuesto de produccin de acuerdo a las normas generales de presentacin.

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA Vicerrectorado de Planificacin y Desarrollo Social Programa de Ciencias Sociales Licenciatura en Administracin y Contadura Pblica MODULO III: PRESUPUESTOS DE OPERACIN

1.- Presupuesto de Produccin: El presupuesto de produccin es el primero que debe realizarse dentro de los presupuestos operativos, en el cual, se reflejan las decisiones en cuanto a la cantidad de artculos que van a ser producidos en las distintas lneas y productos. De los volmenes cuantificados en ste, dependen las cuantificaciones y operaciones de todos los dems presupuestos operativos de la empresa. La base de este presupuesto debe ser el de ventas siendo necesario formularlo en unidades, por lo que es indispensable que dicho presupuesto tambin est analizado en la misma forma; lo ideal es que el detalle de uno vaya en funcin del otro. Como fuentes adicionales para la elaboracin del presupuesto de produccin deben considerarse: a. Los inventarios de artculos terminados y en proceso que se estimen al inicio del periodo contable al que se refiere el presupuesto, as como los niveles de inventarios que se desean mantener al final del periodo ; b. Capacidad de las instalaciones actuales y expansiones de la planta, contratacin de ms personal, ms turnos de produccin, etc ; todo ello derivado precisamente del presupuesto de ventas y de los planes de accin de la entidad; y c. Por el contrario, tambin deben considerarse situaciones como el cierre o suspensin temporal de una planta, la eliminacin de lneas de produccin o de un artculo en particular y, en general, la reduccin de la operacin fabril proyectada para el periodo contable en que estar vigente el presupuesto.

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A travs de este grafico se puede identificar el proceso lgico de clculo de los diferentes presupuesto de operacin de la empresa:

Figura 4. Proceso de Elaboracin de los Presupuestos en la Empresa

Fuente: Tomado de Burbano, (2005) (p.52)

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Procedimiento para calcular el presupuesto de produccin:

a. Se debe realizar una verificacin del sistema de produccin que se va a utilizar en la empresa, de ser un modelo fijo, solo bastar con calcular las unidades necesarias para la produccin y dividirlas entre el periodo presupuestal, el cual generalmente es 12 meses. De utilizarse un modelo de produccin variable, debe calcularse las variaciones mensuales en los inventarios, de manera de programar los inventarios al cierre del ejercicio. If - Ii 12 b. Se calculan los inventarios esperados por periodo. Si la variacin es positiva, se van incrementando los inventarios, en caso contrario, si la variacin mensual es negativa, se van disminuyendo hasta alcanzar la proyeccin deseada del inventario final.

c. Por ltimo se calcula la produccin necesaria por periodo a travs de la formula siguiente:
Pp Pv - Ii If

Ejercicio 1 : A continuacin se presentan la informacin de la produccin de carteras para damas de la empresa Carteras Elegantes, c.a.

Carteras Elegantes, c.a. Presupuesto de Ventas Estimadas (und) Ejercicio econmico 2010
Periodo Ventas (und) Enero Febrero Marzo II III IV trimestre trimestre trimestre Total

2.150

2.560

2.680

7.320

7.410

8.940

31.060

Fuente: Departamento de Ventas.

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Adems de este presupuesto de ventas estimadas, la empresa posee la siguiente informacin en cuanto a sus inventarios de productos terminados:

Inventario Inicial Final

Unidades 240 528

Resolucin:

Carteras Elegantes, c.a. Calculo del presupuesto de produccin 2010

Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales Presupuesto de Ventas Inventario Inicial Inventario Final Presupuesto de Produccin

Para visualizar las variaciones de inventarios negativas mensuales, caso que se corresponde con las disminuciones programadas de los inventarios, supongamos la siguiente informacin:
Inventario Inicial Final Unidades 590 350

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Carteras Elegantes, c.a. Clculo del presupuesto de produccin 2010

Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales Presupuesto de Ventas Inventario Inicial Inventario Final Presupuesto de Produccin

2.- Presupuesto de Produccin Ajustado: En el supuesto de que la empresa, realice algunas actividades durante el periodo presupuestario, que pueda afectar a los volmenes de produccin programados, es necesario realizar los ajustes necesarios para evitar que no puedan cumplirse las metas programadas de produccin y en consecuenc ia, la empresa enfrente las prdidas generadas por dejar de vender dichos productos, los cuales fueron previstos en el presupuesto de ventas. En este sentido, entre los hechos que pudieran generar alteraciones en los volmenes de produccin se pueden nombrar como ejemplo: Un Programa de mantenimiento general de las instalaciones, Un Programa de mantenimiento general de las maquinas y equipos, Incorporacin de nuevos equipos de produccin, programas de vacaciones colectivas del personal, entre otros. Considerando estos elementos, los ajustes deben cuantificarse en funcin de su impacto sobre la produccin, para disminuirla justamente en dichos periodos, a la vez, que incrementamos la produccin en los dems periodos no afectados por el ajuste, a travs de un prorrateo de las cuantas de las disminuciones causadas. Supongamos que la empresa Carteras Elegantes, c.a., ha programado un plan vacacional para el personal operativo, que tiene impacto sobre los meses de febrero y marzo, de manera que la produccin se afecta aproximadamente en un 35% en dichos periodos. Calculemos el presupuesto de produccin ajustado. 51

Carteras Elegantes, c.a. Clculo del presupuesto de produccin Ajustado 2010

Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales Presupuesto de Produccin Ajustes Disminuciones Aumentos Presupuesto de Produccin Ajustado

Una vez que se realiza el ajuste en el presupuesto de produccin, es necesario determinar si no se estn afectando los niveles de inventarios disponibles para la venta, por lo cual, se hace necesario determinar los nuevos niveles de inventario. Para calcular el Inventario final esperado se aplica la siguiente frmula:

If

PpA Ii - Pv
Carteras Elegantes, c.a. Verificacin de los nuevos Inventarios de la empresa (Reajuste)
Presupuesto de Ventas Presupuesto de Produccin Ajustado Inventarios Inventario Inicial Inventario Final Reajuste Presupuesto de Produccin Definitivo

Periodo

Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales

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3.- Presupuesto de Materiales: Representan todos los insumos o materiales directos imprescindibles para la fabricacin de los artculos de la empresa, para este caso la empresa Carteras Elegantes presenta la siguiente informacin: Para las carteras en cuestin se requieren de dos tipos de cuero de ganado, los cuales se compra directamente a los mataderos, particularmente se utilizan dos tipos de cuero en la manufactura de cada cartera y sus estndares de rendimiento son los siguentes:

Material Cuero A Cuero B

Rendimiento promedio por Cuero 2,5 m 2,1 m

2 2

Uso Promedio por Cartera 54 cm 35 cm

2 2

A partir de estos estndares, procederemos a calcular el presupuesto de materiales para ambos tipos de cuero:

Carteras Elegantes, c.a. Clculo del presupuesto de materiales 2010

Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales Cuero A 2 m Cuero B 2 m

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4.- Presupuesto de Compras: Efectivamente, el manejo de los inventarios de materiales es toda un rea de trabajo especializada en la empresa de produccin, de manera general debemos garantizar que los materiales estn disponibles al momento que se requieran para la produccin y cuidar algunos aspectos generales como: Realizar una programacin de pedidos compatible con la capacidad de almacenamiento, manipulacin y conservacin segn l as caractersticas de los materiales. Aprovechar todas las oportunidades crediticias de las casas proveedoras a los fines de minimizar los costos de materiales, de igual forma, debe cuidarse la confiabilidad de los suministros y la regularidad de existencia de los mismos, siempre habr que garantizar la existencia en la empresa. Considerar los egresos por fletes o por pedidos. En este sentido la empresa ha aportado la siguiente informacin para la construccin de los presupuestos de compras.
Material Cuero A Cuero B Rendimiento promedio por Cuero 2,5 m 2,1 m
2 2

Costo por Cuero Completo 17 Bs.F. 15 Bs.F.

Inventario Inicial 200 m 80 m

2

Inventario Final 150 m 120 m

2 2

Para calcular el presupuesto de compras, se utiliza en mismo procedimiento utilizado para el presupuesto de produccin, y su frmula es:
Pc Pm - Ii If

Cuero A
Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales Presupuesto de Materiales Inventario Inicial Inventario Final Presupuesto de Compras

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Cuero B
Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales Presupuesto de Materiales Inventario Inicial Inventario Final Presupuesto de Compras

Posteriormente es necesario presentar un resumen de los presupuestos en unidades y Bolvares fuertes. Carteras Elegantes, c.a. Clculo del presupuesto de compras ( m 2 ) Ejercicio econmico 2010
Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales Cuero A Cuero B

Carteras Elegantes, c.a. Clculo del presupuesto de compras ( Bs.F. ) Ejercicio econmico 2010
Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales Cuero A Cuero B Total Bs.F.

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5.- Presupuesto de Mano de Obra: Sin lugar a dudas, uno de los elementos ms importantes dentro del proceso de produccin lo constituye el recurso humano o mano de obra, no solo por su papel protagnico en el proceso de produccin, sino porque tambin, consume un alto porcentaje dentro de la distribucin de los costos de produccin. Resulta siempre complicado, pero no imposible, la posibilidad de poder calcular valores estndar que permitan poder predec ir y controlar los gastos de personal, en el cual, se deben considerar no solo lo elemental constituido por los sueldos y salarios, sino que, deben incorporarse todos aquellos beneficios sociales y contractuales que la empresa deba asumir con este personal. Desde el momento mismo en que han sido formulados y coordinados los presupuestos de ventas y fabricacin se han tenido las bases para procurar la estabilizacin de la mano de obra. La regularidad en el desarrollo de la produccin, evita presiones o periodos inactivos, lo que conduce a la eliminacin en lo posible, de tiempos extraordinarios o en costos derivados de la utilizacin parcial de la capacidad productiva. Al evitar fluctuaciones en el empleo, se conserva la experiencia y calificacin del trabajador. El objetivo fundamental de ste presupuesto es la determinacin del costo de la mano de obra requerida para llevar a cabo la produccin determinada. Sin embargo, el factor costo, depende esencialmente de conocimiento de la cantidad y calidad de la mano de obra con que deber contarse. La fijacin de la cantidad-calidad y de costo de la mano de obra, trae consigo la determinacin de los fondos que se necesitarn para el pago de este elemento del costo de fabricacin y el control del desarrollo del trabajo y de su costo. Podemos decir entonces, que los propsitos especficos que se persiguen con el presupuesto de la mano de obra son: 1. Determinar el nmero y calificacin de los obreros que se necesitarn para ejecutar la produccin programada dur ante el ejercicio presupuestado, y el tiempo en que se requerir de su presencia. 2. Calcular el costo de la mano de obra que corresponda a la produccin a realizar. 3. Determinar el importe y el tiempo en que se requerirn los fondos necesarios para el pago de salarios. 4. Proveer las bases para medir el desarrollo del trabajo y del control del costo de la mano de obra.

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Para desarrollar el presupuesto de mano de obra la empresa Carteras Elegantes, c.a. ya posee un anlisis de los estndares de cantida d y precio de la mano de obra, el cual se resume en el siguiente cuadro informativo:

Departamentos Corte y Confeccin Pintura y Acabado

Cantidad de Horas/Hombre 3,2 1,4

Costo Promedio por Hora 6,7 Bs.F. 6,7 Bs.F.

Con esta informacin, se estimaciones en los siguientes cuadros:

proceder

al

clculo

de

las

Carteras Elegantes, c.a. Clculo del presupuesto de Mano de Obra (Horas/Hombre) Ejercicio econmico 2010

Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales

Corte y Confeccin

Pintura y Acabado

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Carteras Elegantes, c.a. Clculo del presupuesto de Mano de Obra ( Bs.F. ) Ejercicio econmico 2010
Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales Corte y Confeccin Pintura y Acabado Total Bs.F.

6.- Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricacin: Como todos sabemos, desde la contabilidad administrativa o de costos, existen insumos, recursos y otros bienes necesarios para la produccin que no estn directamente aplicados en el bien o producto, pero que son necesarios para producir. En este sentido, estos costos indirectos generalmente se analizan a travs de una relacin lineal con la produccin, es decir, se asume una parte fija y otro parmetro que indicar el importe del costo con relacin al volumen producido. Eventualmente, en otros casos, en la empresa se designan algunos estndares nicos de produccin donde se establece una relacin directamente variable con relacin al volumen de produccin. Dada estas circunstancias, resulta fcil poder estimas el presupuesto de costos indirectos de fabricacin, en el caso de nuestra empresa en cuestin, tendremos los siguientes parmetros:

Costos Indirectos de Fabricacin Importe Fijo Importe Variable

Costos 45.674 Bs.F. 6,74 Bs.F/Und.

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Sobre estos estndares, calculamos nuestros costos en el siguiente cuadro:

Carteras Elegantes, c.a. Clculo del presupuesto de Costos Indirectos de fabricacin ( Bs.F. ) Ejercicio econmico 2010
Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales Importe Fijo Importe variable Total Bs.F.

. 7.- Presupuesto de Gastos Operativos:

Los gastos de operacin estn relacionados principalmente con el presupuesto de ventas, para ello es necesario fijar una relacin entre ambas variables de manera de predecir fcilmente los gastos operativos en funcin de los presupuestos de ventas, como bien es conocido, los mayores esfuerzos para elevar las ventas llevan implcito mayores esfuerzos financieros, de manera de apalancar las ventas hasta los mximos niveles posibles, de las misma forma, cualquier nivel de ventas amerita toda una serie de funciones administrativas que sirvan de soporte a todas las necesidades de la empresa. Es por ello, que todos los gastos administrativos, aunque no son relacionados con el proceso productivo, son realmente necesarios, ya que los recursos de la empresa necesitan ser registrados, clasificados, y todas las operaciones de manejo administrativo debe ser ejecutadas por alguien. 59

Gastos de Operacin Ventas Administracin

Costos por unidad vendida 3,79 Bs.F. 2,50 Bs.F.

Sobre estos estndares, calculamos nuestros costos en el siguiente cuadro:

Carteras Elegantes, c.a. Clculo del presupuesto de Gastos Operativos ( Bs.F. ) Ejercicio econmico 2010
Periodo Enero Febrero Marzo II Trimestre III Trimestre IV Trimestre Totales Gastos de Ventas Gastos de Administracin Total Bs.F.

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MODULO IV
Presupuestos Financieros o Estados Financieros Proyectados
OBJETIVO GENERAL

El estudiante, al finalizar el modulo, tendr la capacidad de establecer los pronsticos y la correspondiente preparacin de los estados financieros proyectados de la empresa con el objeto de anticiparse a los resultados financieros esperados de manera de poder evaluarlos y adaptarlos a las expectativas de retorno de la entidad empresarial.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Identificar la naturaleza de los principales estados financieros disponibles para la empresa. Determinar los gastos financieros como resultados de la decisiones de financiamiento de los activos por parte de la gerencia de la empresa Proyectar los estados financieros bsicos como lo son; estado de resultado, flujo de efectivo o caja y balance general. Conocer la relacin existente entre cada uno de los estados financieros y su uso para el anlisis financiero de la empresa .

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA Vicerrectorado de Planificacin y Desarrollo Social Programa de Ciencias Sociales Licenciatura en Administracin y Contadura Pblica MODULO IV: ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS

Los dueos y gerentes de negocios necesitan tener informacin financiera actualizada para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones. La informacin financiera de un negocio se encuentra registrada en las cuentas del mayor. Sin embargo, las transacciones que ocurren durante el perodo fiscal alteran los saldos de estas cuentas. Los cambios deben reportarse peridicamente en los estados financieros. En el complejo mundo de los negocios, hoy en da caracterizado por el proceso dinmico en las empresas, la informacin financiera cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administracin y el desarrollo del sistema econmico. La contabilidad es una disciplina del conocimiento humano que permite preparar informacin de carcter general sobre la entidad econmica. Esta informacin es mostrada por los estados financieros. La expresin "estados financieros" comprende: Balance general, estado de ganancias y prdidas, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (EFE), notas, otros estados y material explicativo, que se identifica como parte de los estados financieros. Las caractersticas fundamentales que debe tener la informacin financiera son utilidad y confiabilidad. La utilidad, como caracterstica de la informacin financiera, es la cualidad de adecuar sta al propsito de los usuarios, entre los que se encuentran los accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, el gobierno y, en general, la sociedad. La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad de lo que sucede en la empresa.

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1.- Los Estados Financieros Estados financieros que presenta a Bolvares constantes los recursos generados o utilidades en la operacin, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a travs de un periodo determinado. La expresin "Bolvares constantes", representa Bolvares del poder adquisitivo a la fecha del balance general (ltimo ejercicio reportado tratndose de estados financieros comparativos).

Algunos estados financieros: Estado Financiero Proyectado Estado financiero a una fecha o periodo futuro, basado en clculos estimativos de transacciones que an no se han realizado; es un estado estimado que acompaa frecuentemente a un presupuesto; un estado proforma. Estados Financieros Auditados Son aquellos que han pasado por un proceso de revisin y verificacin de la informacin; este examen es ejecutado por contadores pblicos independientes quienes finalmente expresan una opinin acerca de la razonabilidad de la situacin financiera, resultados de operacin y flujo de fondos que la empresa presenta en sus estados financieros de un ejercicio en particular. Estados Financieros Consolidados Aquellos que son publicados por compaas legalmente independientes que muestran la posicin financiera y la utilidad, tal como si las operaciones de las compaas fueran una sola entidad legal.

2.- Clases de Estados Financieros a. Balance General. b. Estado de Resultado u Operaciones c. Estado de Flujos d. Otros. 63

a.- Balance General. Documento contable que refleja la situacin patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislacin exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura fsica de la empresa, y el segundo la tesorera, los derechos de cobro y las mercaderas. En el pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (emprstitos, obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo (crdito comercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balance segn el momento y la finalidad. Es el estado bsico demostrativo de la situacin financiera de una empresa, a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios bsicos de contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable. Es un documento contable que refleja la situacin financiera de un ente econmico, ya sea de una organizacin pblica o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un anlisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable. Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estndar para que la informacin bsica de la empresa pueda obtenerse uniformemente como por ejemplo: posicin financiera, capacidad de lucro y fuentes de fondeo. Balance General Comparativo Estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que lo integran en relacin con uno o ms periodos, con el objeto de mostrar los cambios ocurridos en la posicin financiera de una empresa y facilitar su anlisis. Balance General Consolidado Es aqul que muestra la situacin financiera y resultados de operacin de una entidad compuesta por la compaa tenedora y sus subsidiarias, como si todas constituyeran una sola unidad econmica. 64

Se formula sustituyendo la inversin de la tenedora en acciones de compaas subsidiarias, con los activos y pasivos de stas, eliminando los saldos y operaciones efectuadas entre las distintas compaas, as como las utilidades no realizadas por la entidad. Otros balances generales Balance General Estimativo Es un estado financiero preparado con datos preliminares, que usualmente son sujetos de rectificacin. Balance General Proforma Estado contable que muestra cantidades tentativas, preparado con el fin de mostrar una propuesta o una situacin financiera futura probable. Mtodos De Presentacin Del Balance La presentacin de las diferentes cuentas que integran el balance se puede realizar en funcin de su orden creciente o decreciente de liquidez. El mtodo es creciente cuando se presentan primero los activos de mayor liquidez o disponibilidad y a continuacin en este orden de importancia las dems cuentas. Se dice que el balance est clasificado en orden de liquidez y de exigibilidad decreciente, cuando los activos inmovilizados se presentan primero y finalmente, observando ese orden los activos realizables o corrientes.

b.- Estado de Resultados Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, prdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado. Presenta la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parmetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Generalmente acompaa a la hoja del Balance General. Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios,

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prestaciones y otros gastos y productos de las entidades del Sector Paraestatal en un periodo determinado.

c.- Estado de Flujos de Efectivo.

Movimiento o circulacin de cierta variable en el interior del sistema econmico. Las variables de flujo, suponen la existencia de una corriente econmica y se caracterizan por una dimensin temporal; se expresan de manera necesaria en cantidades medidas durante un periodo, como por ejemplo, el consumo, la inversin, la produccin, las exportaciones, las importaciones, el ingreso nacional, etc. Los flujos se relacionan en forma ntima con los fondos, pues unos proceden de los otros. De esta manera, la variable fondo "inmovilizado en inmuebles" da lugar a la variable flujo "alquileres", en tanto que la variable flujo "produccin de trigo en el periodo X" da lugar a la variable fondo "trigo almacenado". Aqul que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo que se darn en una empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto y duracin de los faltantes o sobrantes de efectivo. Se entiende por EFE al estado financiero bsico que muestra los cambios en la situacin financiera a travs del efectivo y equiva lente de efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), es decir, de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs). El EFE ofrece al empresario la posibilidad de conocer y resumir lo s resultados de las actividades financieras de la empresa en un perodo determinado y poder inferir las razones de los cambios en su situacin financiera, constituyendo una importante ayuda en la administracin del efectivo, el control del capital y en la utilizacin eficiente de los recursos en el futuro. Flujo De Efectivo Estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y la disponibilidad de fondos a una fecha determinada. Movimiento de dinero dentro de un mercado o una economa en su conjunto.

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Flujo De Fondos Movimiento de entrada y de salida de efectivo que muestra las interrelaciones de los flujos de recursos entre los sectores privado, pblico y externo, que se dan tanto en el sector real como a travs del sistema financiero. Flujo Neto Efectivo Es la diferencia entre los ingresos netos y los desembolsos netos, descontados a la fecha de aprobacin de un proyecto de inversin con la tcnica de "valor presente", esto significa tomar en cuenta el valor del dinero en funcin del tiempo.

Informacin del Estado de Flujos de Efectivo para la Toma de Decisiones en las Empresas: a. El valor de la informacin.- La informacin dada por el EFE reduce la incertidumbre y respalda el proceso de toma de decisiones en una empresa; es por ello que la informacin que brinda este estado financiero bsico se caracteriza por su exactitud, por la forma en ser estructurada y presentada, frecuencia en la cual se da alcance, origen, temporalidad, pertinencia, oportunidad, y por ser una informacin completa. El valor de la informacin dada por este estado financiero bsico est adems en el mensaje, la ganancia econmica adicional que se puede lograr por valerse de dicha informacin, etc. El valor no depende de que tanta informacin contenga el mensaje, sino de su relacin con la cantidad de conocimientos previamente recopilada y almacenada. b. Decisiones gerenciales en gestin empresarial.- El EFE pretende brindar informacin fresca que permita a las respectivas instancias p roseguir en la bsqueda de los objetivos trazados, prever situaciones y enfrentar problemas que puedan presentarse a pesar de que todo est perfectamente calculado. c. Aplicaciones del Estado de Flujos de Efectivo .- Se considera que una de las principales aplicaciones que se da al EFE est orientada a garantizar el dinero de los accionistas para, de esta forma, dar la informacin de cmo se mueven los ingresos y egresos de dinero. El EFE permite a la empresa garantizar una liquidez estable y permanente par a que la empresa pueda desarrollar su gestin adecuadamente.

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Cabe sealar que una correcta aplicacin del EFE y un ptimo manejo de la informacin que brinda permiten garantizar solidez, competitividad y confiabilidad a los diversos usuarios de la informacin de la empresa, as como dar estabilidad al sistema econmico del pas. d. El control del flujo de efectivo.- Una empresa busca beneficios y rentabilidad, pero debe garantizar a sus accionistas y clientes la inversin hecha y la confianza depositada. Es por ello que si la empresa no tiene un control permanente y eficiente de sus entradas y salidas de dinero (Caja, efectivo) y de sus inversiones en general, simplemente vivir una lenta agona y por ltimo se extinguir. Si, por el contrario, cuidan y ve lan por conseguir sus objetivos y metas, estn asegurando su supervivencia, rentabilidad a sus clientes y estabilidad al sistema empresarial y a la economa del pas.

3.- Preparacin de los Estados Financieros Proyectados: Para la preparacin de los estados financieros proyectados vamos a seguir el siguiente orden: 1.- Calculo y elaboracin de las cedula de recuperacin de la cartera de crdito. 2.- Clculo Financieros. y elaboracin de los Ingresos Financieros y Gastos

3.- Preparacin del estado de resultado. 4.- Preparacin del Flujo de Caja y Administracin del Efectivo. 5.- Preparacin del Balance General

A continuacin de presentan los datos de la empresa Manufacturado El Paraso, C.A. la cual se dedica a la confeccin de muebles ext icos para recibos, salas u otros sitios del hogar u oficina. Los datos proyectados pertenecen al ejercicio fiscal 2010, por lo cual se desea realizar las proyecciones de estados financieros correspondientes:

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Ventas (Und.) Precio de Ventas Ventas (Bs.) Dev. y/o Descuentos en Ventas Inventarios Productos Terminados Inicial Final Produccin (und) Materiales (Bs.) Mano de Obra (Bs.) Gastos I. de Fabricacin (Bs.) Depreciacin (Planta y Equipo.) Depreciacin (Vehculo) Inventarios Materia Prima Inicial Final Compras (Und) Presupuesto de Compras (Bs.)

Manufacturadora el Paraso, c.a. Proyecciones 2010 IIIIIIVEnero Febrero Marzo Total Trimestre Trimestre Trimestre 96,00 105,00 168,00 596,00 625,00 637,00 2.227,00 980,00 94.080,00 102.900,00 164.640,00 584.080,00 612.500,00 624.260,00 2.182.460,00 470,40 514,50 823,20 2.920,40 3.062,50 3.121,30 10.912,30

25,00 30,00 101,00

30,00 35,00 110,00

35,00 40,00 173,00

40,00 55,00 611,00

55,00 70,00 640,00

70,00 85,00 652,00

2.287,00 699.822,00 583.185,00 233.274,00 46.654,80 5.700,00

30.906,00 33.660,00 25.755,00 28.050,00 10.302,00 11.220,00 incluida en lo G.I.F. No incluida en lo G.I.F.

52.938,00 186.966,00 195.840,00 199.512,00 44.115,00 155.805,00 163.200,00 166.260,00 17.646,00 62.322,00 65.280,00 66.504,00

10,00 12,00 103,00 31.518,00

12,00 14,00 112,00 34.272,00

14,00 16,00 175,00

16,00 22,00 617,00

22,00 28,00 646,00

28,00 34,00 658,00

2.311,00 707.166,00 261.895,20 39.284,00 68.093,00

53.550,00 188.802,00 197.676,00 201.348,00 73.500,00 74.911,20

Gastos de Operacin 11.289,60 12.348,00 19.756,80 70.089,60 Depreciacin (Planta y Equipo) incluida en lo Gastos de Operacin Amortizacin Gastos Diferidos No incluida en los Gastos de Operacin Nota: Los Gastos de operacin no tienen incluido la perdida por cuentas incobrables

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Informacin Adicional: Ingresos Financieros (Bs. F. 75.000,00 en Bonos de deuda) que pagan el 30%, pagaderos anualmente en el mes de Julio con un vencimiento de 3,2 aos, estamos en el segundo ao de vida til del bono. Existe un crdito hipotecario con el Banco Caron el cual tiene un plazo de 7 aos, la deuda se adquiri el 15/4/2008 la tasa de inters es de 35%, el monto inicial de la deuda fue de 826.300 Bs.F. Las Ventas son 65% al Contado y el 35% a Crdito Las Ventas a Crdito se recuperan en 70% al Mes, 28% a los dos meses, y el resto se pierde por incobrables (No incluidos en los Gastos de Operacin) Las Ventas Noviembre 2009 ascienden a 240.120,00 Bs.F. y Diciembre 2009 Ascienden a 250.560,00 Bs.F. El Monto del ISLR del 2009 Asciende a 25.000,00 Bs.F. Los Gastos Pre pagados se consumen de 2.000,00 Bs.F. (No incluidos en los Gastos de Operacin) En Marzo se estima vende uno de los vehculos por su valor segn libros, en 20.600,00 Bs.F. para comprar uno nuevo, El nuevo vehculo se comprar en 85.000,00 Bs.F. en el mes de Abril cancelando el 45% de inicial, el crdito del vehculo lo aprueba el banco provincial, 22% y 5 aos para pagar En el Mes de Febrero se har una compra de mobiliario de oficina por 65.000 Bs.F. En el Mes de Octubre, se vender el 40% de los Bonos, en un 7% por encima de su valor en libros La poltica de la empresa es mantener un mnimo de efectivo de Bs. 15.000 En caso de necesitar un crdito Bancario de corto plazo, para financiar cualquier dficit, se cuenta con una lnea de crdito del banco mercantil el cual cobra una tasa de 26%, y 10 meses para pagar En caso de superavit de efectivo, el banco mercantil posee una portafolio de inversiones que paga el 12% anual, por el tiempo que se desee.

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1.- Calculo y elaboracin de las cedula de las ventas de contado y recuperacin de la cartera de crdito. Ventas Proyectadas por meses de Manufacturadora el Paraso, c.a.
NOVIEMBRE 240120 DICIEMBRE 250.560,00 enero 94.080,00 febrero 102.900,00 marzo 164.640,00 abril 175.224,00 mayo 198.587,20

Ventas Mensuales

Ventas Mensuales

junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre 210.268,80 202.125,00 208.250,00 202.125,00 206.005,80 212.248,40 206.005,80

1.1 Ventas de Contado

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Resumen de las Ventas de Contado

ENERO FEBRERO MARZO II-trimestre III-trimestre IV-trimestre total

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1.2 Recuperacin de la Cartera de Crdito

Venta Crdito Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic total Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Perdida Incobrable

2011

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Resumen de la Recuperacin de Carteras de Crdito

ENERO FEBRERO MARZO II-trimestre III-trimestre IV-trimestre total

2.- Clculo y elaboracin de los Ingresos Financieros y Gastos Financieros.

2.1 Ingresos Financieros:

2.2 Gastos Financieros:

n= plazo de la deuda i= tasa efectiva de la deuda k=Numero de Cuotas canceladas

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Tablas de amortizacin de deudas (2010):

Nro. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Fecha Cuadro de amortizacin - Crdito Hipotecario Deuda Inicial Inters Amortizacin Deuda Final Nro. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Fecha Cuadro de amortizacin - Vehculo Deuda Inicial Inters Amortizacin Deuda Final

Resumen de los Pagos de Pasivo e Intereses

ENERO Gastos Financieros Amortizacin de Pasivo FEBRERO MARZO II-trimestre III-trimestre IV-trimestre total

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3.- Preparacin del Estado de Resultado.

Ventas Dev. y/o Descuentos en Ventas Ventas Netas Costos de Produccin y Ventas Utilidad Bruta Gastos de Operacin Gastos Prepagados Perdidas Ctas Incobrables Utilidad Operativa Ingresos Financieros Gastos Financieros Utilidad en Vta. De Activo Utilidad Antes de Impuesto y Utilidades Utilidades de los Trabajadores (15%) Fondo de Reserva Legal (5%) Utilidad Neta Antes de Impuesto ISLR (25%) UTILIDAD NETA DESPUES DE IMPUESTO

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4.- Preparacin del Flujo de Caja y Administracin del Efectivo.

Flujo de Caja Ventas Contado Cuentas Por Cobrar Otros Ingresos Vta. Activo TOTAL FUENTES Compras Mano de Obra Gastos Indirectos de Fabricacin Dev. y/o Descuentos en Ventas Gastos Operativos Pago de Intereses Amortizacin de Pasivo Utilidades Trabajadores ISLR Adquisicin Vehculos Adquisicin Mobiliario TOTAL SALIDAS FLUJO DEL PERIODO Enero Febrero Marzo II-Trimestre III-Trimestre IV-Trimestre Total

Saldo Inicial Saldo Final

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Planificacin y Administracin del Efectivo

Periodo Enero Febrero Marzo II-Trimestre III-Trimestre IV-Trimestre

Tesorera Inicial Flujo del Periodo Disponible

Deuda Requerida para caja Cuota Bancaria Amortizacin Principal Gastos Financieros Prstamo Acumulado

Inversin temporal Ingresos Financieros Inversiones Acumuladas

Tesorera Final

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5.- Preparacin del Balance General

Balance General Disponible Exigible Realizable Gastos Pre pagados Activo Circulante Bonos Propiedad Planta y Equipos Neto Vehculo Gastos de Organizacin Diferidos Activo Fijo TOTAL ACTIVOS Pasivos Crdito Hipotecario ISLR x Pagar Crdito Vehculo Capital Social Supervit Reserva Legal Utilidad del Ejercicio

2009 15.000,00 109.473,84 19.697,31 15.264,00 159.435,15 75.000,00 1.353.871,02 267.456,56 195.685,00 1.892.012,58 2.051.447,73

2010

763.279,89 25.000,00 0,00 600.000,00 663.167,84

TOTAL PASIVO + CAPITAL 2.051.447,73

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

BURBANO, J. (2005) Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeacin y Control de Recursos. Mc Graw Hill Bogot. Tercera Edicin. LAWLER, D. (1992) Finanzas de los Negocios para Administradores Ediciones de la secretara de postgrado UNELLEZ San Fernando de Apure Venezuela MALLO, C. y MERLO J. (1996) Control de Gestin y Control Presupuestario Editorial McGRAW-HILL/Interamericana de Espaa OCHOA, G. (2001) Administracin Financiera Primera Edicin. Mc Graw Hill Mxico.

RONDON, F, (2001) Presupuesto (Teora y Practica Integrada) Ediciones Fragor. Caracas-Venezuela SARMIENTO, E. (1989) Los presupuestos teora y aplicaciones . Universidad Distrital. Bogot. WELSCH, G. (1972) Presupuesto: Planificacin y Control de Utilidades Editorial UTHEA Mxico D.C.

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