PAUTAS PARA LA PRESENTACIN DE INFORMES

Karen giseth Contreras chaparro

SENA CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO BOGOTA D.C. 2008

CONTENIDO PRESENTACIN 1. LA PRESENTACIN DEL DOCUMENTO 2. TTULOS Y SUBTTULOS 3. USOS DE MAYSCULAS Y MINSCULAS 4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIN 5. COMUNICACIN EMPRESARIAL ESCRITA La carta El informe El acta El aviso El memorando La circular 6. ASUNTOS DE ORTOGRAFA GENERAL 7. NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos Norma 1487: Citas y notas de pie de pgina Norma 1160: Referencias bibliogrficas para libros, folletos e informes

PRESENTACIN

Con el propsito de unificar criterios en relacin con la presentacin de informes oficiales, se sugiere tener en cuenta las pautas que a continuacin se relacionan. Es conveniente aclarar que para la elaboracin de esta gua se han consultado las normas contenidas en la ltima versin de la Ortografa de la lengua espaola , la normativa de ICONTEC Sin embargo, tambin es del caso anotar que la definicin del formato para la presentacin de informes puede tener un sello especial que le imprime la institucin generadora del informe, habida cuenta de que para algunos aspectos no hay claridad en la normativa. Este documento de trabajo contiene, bsicamente, guas para: uso de maysculas, algunos elementos de puntuacin, separacin de prrafos, identificacin de anexos, manejo de abreviaturas y siglas, sugerencias para unificacin de tipo de letra en caso de citas textuales, tamao y tipo de letra, espacios entre lneas, espacios entre ttulo y prrafo, uso adecuado de algunas expresiones, y escritura de palabras extranjeras. .

PRESENTACIN DEL DOCUMENTO Todo documento debe elaborarse en hojas tamao carta. Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamao 12. La separacin entre las lneas de un prrafo debe hacerse a 1.5 La separacin entre prrafos y entre ttulo y texto se har doblando la separacin de lneas, es decir, con doble enter. No se debe subrayar. Se recomienda no usar sangra. Es conveniente aclarar, en este punto, que la Ortografa de la lengua espaola se presenta con sangra de tres espacios, aunque exista separacin de prrafos. Sin embargo, para los informes de la Universidad de Medelln se sugiere no utilizar la sangra.

TTULOS Y SUBTTULOS Es comn que los informes deban recurrir a los subttulos, o ttulos secundarios, para identificar apartes de un tema especfico. Para su tratamiento se recomienda: Los ttulos y los subttulos se escribirn en negrita.

Los ttulos precedidos por un nmero debern escribirse en mayscula fija y en negrita. Ejemplo: BIENESTAR UNIVERSITARIO.

Los subttulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos nmeros separados por punto, se escribirn con mayscula inicial y en negrita. Ejemplo: Servicios a la comunidad universitaria.

Los subttulos precedidos de tres nmeros, o ms, separados por punto se escribirn en cursiva. Ejemplo: Servicios de atencin odontolgica. Se debe evitar hacer subdivisiones que slo tengan una parte, pues es un error de lgica elemental. Ejemplo: despus de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4.

Ni los ttulos ni los subttulos llevan punto final.

USO DE LAS LETRAS MAYSCULAS Y DE LETRAS MINSCULAS Siempre que se escriba con mayscula habr que tener en cuenta las siguientes consideraciones: El empleo de la mayscula no exime de poner tilde cuando as lo exijan las reglas de acentuacin. Ejemplos: lvaro, frica, rsula. En las palabras que empiezan con un dgrafo, como es el caso de ll, ch, gu y qu slo se escribir con mayscula la letra inicial. Ejemplos: Guerrero, Llerena, Quesada. Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades, organismos y partidos polticos, entre otros, se escriben con mayscula inicial. Ejemplos: Consejo Acadmico, Universidad de Medelln, Instituto de Ciencias de la Educacin, la Real Academia de la Historia. Obsrvese que los artculos y las preposiciones se escriben con minsculas.

La primera palabra del ttulo de cualquier obra se escribe con mayscula. Sobra decir que si el ttulo contiene un nombre propio, ste tambin llevar mayscula inicial. Ejemplos: La marquesa de Yolomb, La casa de las dos palmas, Cien aos de soledad.

En las colecciones y en las publicaciones peridicas se escriben con mayscula los sustantivos y los adjetivos que forman el ttulo. Ejemplos: Revista Ingenieras Universidad de Medelln, Biblioteca de Autores Espaoles.

Los nombres de las disciplinas cientficas, en cuanto tales, se escriben con mayscula inicial. Ejemplos: Biologa, Fsica, Qumica. Las palabras: ley, decreto, acuerdo, resolucin, ordenanza y sus similares son sustantivos comunes. En consecuencia, se escriben con minsculas. Ejemplos: acuerdo 10 de diciembre de 1990, ley 30 de 1992. Los nombres de algunas entidades, cuando se consideran conceptos absolutos, suelen escribirse con mayscula inicial. Ejemplos: el peso de la Ley, la Libertad es el valor ms preciado.

Los nombre de los das de la semana, de las estaciones del ao y de los meses se escriben con minscula. Slo llevarn mayscula inicial los nombres de los meses cuando se alude a hechos histricos. Ejemplo: 12 de Octubre, da del descubrimiento de Amrica.

En algunos casos se usa mayscula inicial para destacar ciertos conceptos importantes dentro del documento.

ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIN

En el proceso de la escritura, la ortografa y la puntuacin contribuyen a dar claridad y precisin a los textos. En cuanto a la ortografa se refiere, la consulta permanente del diccionario, acompaada de la prctica de la lectura, le permitir aumentar su vocabulario y, de paso, encontrar las palabras adecuadas al mensaje que quiere transmitir. Por su parte, la puntuacin cumple la funcin de dar sentido a las oraciones y a sus miembros. A continuacin usted encontrar algunas pautas que le ayudarn a usar adecuadamente los signos de puntuacin. El punto, la coma, el punto y coma, los dos puntos y los puntos suspensivos sirven para marcar el ritmo del discurso. Se escriben sin dejar separacin respecto de la palabra o signo que los precede, y separados, por un espacio, de la palabra que los sigue. Los signos de interrogacin y de exclamacin, los parntesis y los corchetes modulan la entonacin. Estos signos, en espaol, son dobles, esto es, se abren y se cierran. El signo de apertura se escribe con un espacio de separacin de la palabra que le antecede y sin espacio entre el signo y la palabra que le sigue. El signo de cierre se escribe sin espacio respecto de la palabra que le antecede. Ejemplo: Cul de estas casas es ms grande?

COMUNICACIN EMPRESARIAL ESCRITA

En las organizaciones, la comunicacin escrita puede asumir diferentes formas. Las ms comunes son:

LA CARTA Es un comunicado personalizado, con carcter formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros. La Norma Tcnica Colombiana 3393 establece los siguientes parmetros para la elaboracin de cartas comerciales: Mrgenes Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Partes de la carta Fecha: Se escribe acompaada de la ciudad de origen: da, mes, ao. Ejemplo: Medelln, 10 de febrero de 2003 Encabezamiento o datos del destinatario : se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos despus de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son:

Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayscula inicial y sin abreviaturas: Seor, Seora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc.

Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en maysculas fijas.

Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la particin silbica.

Nombre de la empresa: se escribe en el rengln siguiente, iniciando con mayscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con maysculas fijas.

Direccin: ubicacin del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta, pero es indispensable que vaya en el sobre.

Nombre de la ciudad de destino: se escribe con mayscula inicial, e inmediatamente despus de la direccin o de la casilla postal, si la hubiere.

Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minscula y el nombre de la empresa en maysculas fijas. Asunto: tambin llamado referencia, es una lnea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada.

Saludo:

es

la

frase

de

cortesa,

que

se

escribe

despus

del

encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado seor Gmez; Respetados seores; Respetado seor Rector. Despus del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido, as: Apreciada economista ngela; Apreciado economista Prez. Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Est contenido, en promedio, en tres prrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta informacin complementaria. Los prrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con maysculas fijas. Es incorrecto separar una slaba y no poner guion o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los prrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre prrafos. Despedida: igual que el saludo, es una expresin de cortesa. Se puede elegir una expresin de una o dos palabras, seguida de una coma o una oracin terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atencin, etc. Firma: Est compuesta por tres elementos: Nombre y apellidos del remitente, escritos en maysculas fijas. Rbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual despus de su nombre o ttulo. La rbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en maysculas fijas. No se usa la raya para poner la rbrica. Cargo o documento de identificacin : se escribe debajo del nombre y con mayscula inicial. Cuando la carta est firmada por una persona

particular, va, en el lugar del cargo, el documento de identificacin personal. Cuando firman dos o ms personas, los nombres van por categora. No obstante, el autor de la comunicacin debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo sea inferior al de quien firma a la derecha. Identificacin del transcriptor: a dos interlneas del firmante o del ltimo rengln escrito se anota el nombre con mayscula inicial, e inicial del apellido de la persona que transcribi la carta. Se recomienda emplear letra ms pequea y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplo: Mara R.

EL INFORME Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerrquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situacin de un proyecto de investigacin o de un proceso cualquiera en el cual est comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisin de importancia si antes no han sido informadas tcnicamente de las hiptesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo tcnico a cuyo cargo est el proyecto. Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboracin de un informe tcnico: Proceso de preescritura Anlisis cuidadoso del asunto o problema

Obtencin de los datos requeridos Ordenamiento de los datos y referencias bibliogrficas que ilustren o refuercen las ideas Bosquejo del informe Estructura del informe Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigacin para un contexto acadmico, el informe tcnico se caracteriza por la concisin del texto. No quiere ello decir que carezca de los elementos bsicos de la investigacin cientfica, sino que su objetivo es dar cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son: Portada: contiene el ttulo del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha. ndice: es igual al que se usa en un libro. Resumen: constituye la sntesis del trabajo o proyecto. Introduccin: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificacin y el contexto general, esto es, cmo y dnde se realiz la investigacin o se desarroll el proyecto. Mtodo: es una explicacin de las tcnicas que se usaron para la realizacin del trabajo. Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio. Anlisis: exposicin de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razn de ser del trabajo. Conclusiones, recomendaciones e implicaciones : en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma

de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigacin. Bibliografa: sustento terico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicacin. Apndices: tablas o grficos que amplan la informacin, glosario de trminos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe. Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redaccin de un informe.

EL ACTA Es la relacin escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son: Razn social: en el margen superior de la primera pgina va la razn social. Ttulo de la junta o comit. Ejemplo: CONSEJO ACADMICO. Denominacin del documento y nmero correspondiente : Despus de ttulo, a tres interlneas y centrada, se ubica la palabra ACTA en mayscula fija, seguida del nmero consecutivo que le corresponda. El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1 corresponde a la primera reunin de cada ao. Se suprime el signo de nmero. Fecha: ciudad y fecha completa en que se efectu la reunin. Hora: se anotan la hora de inicio y la de finalizacin de la reunin. Lugar en donde se efectu la reunin.

Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerrquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempee cada uno en la reunin se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerrquico establecido para la reunin. En caso de igual jerarqua, en orden alfabtico por apellidos.

En reuniones o comits, integrados por personas de igual jerarqua y pertenecientes a diferentes empresas, se seguir un orden alfabtico por entidades. Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicacin de nombre y cargo. Orden del da: recoge la agenda que efectivamente se desarroll. Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunin. Se indica si la ausencia es justificada o no. Orden del da: se enumeran los temas motivo de la reunin, identificndolos con nmeros arbigos. Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayscula fija, seguida de dos puntos. Por esttica, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas. DESARROLLO: Se escribe en mayscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, segn el orden del da, con sus respectivas conclusiones. El primer tema es, generalmente, verificacin del qurum En el tema lectura, discusin y aprobacin del acta anterior, se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.

Convocatoria: si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayscula fija y seguida de punto. A continuacin se anotan la fecha, la hora y el lugar de la prxima reunin.

Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayscula fija. El cargo se anota debajo con mayscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el secretario a la derecha. AVISO

Es un mensaje breve que invita a los destinatarios a la participacin, la accin o la reflexin. Sus principales elementos son: Encabezamiento: Es la palabra o palabras que sintetizan el propsito del aviso. El tamao de su letra debe ser, por lo menos, tres veces mayor que el de aquellas que se usan en el texto. Cuerpo de texto: Transmite la idea o ideas importantes. El lenguaje debe ser simple, con oraciones cortas, separadas por punto seguido. Slo deben usarse los signos de puntuacin indispensables. Fecha de emisin: Es importante establecer la fecha a partir de la cual entra en vigor el mensaje comunicado. Oficina que anuncia: Es necesario definir el emisor del mensaje. Cuando el receptor debe ponerse en contacto con el emisor, es indispensable indicar direccin para efectos de correspondencia.

MEMORANDO Es un comunicado personalizado de carcter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una accin determinada o llamar la atencin sobre alguna situacin, en particular. El memorando se compone de los siguientes elementos: Para: De: Asunto: Fecha: Firma: Nombre y cardo del destinatario Dependencia o cargo del remitente Tema central del comunicado Da, mes y ao del comunicado Nombre del emisor del mensaje

CIRCULAR Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo para ser llenados en cada copia posteriormente. Para la elaboracin de recomendaciones: Utilizar papel con membrete de la empresa Escribir prrafos cortos Concluir con saludo Colocar la fecha en la parte inferior izquierda Firmar debajo de la fecha una circular se deben tener en cuenta algunas

Elementos de una circular

Identificacin: Es la expresin CIRCULAR N, escrita en forma centrada. Destinatarios: Como se enva a varias personas no se coloca nombre propio de ningn destinatario; en su lugar se indica el personal al cual va dirigida la informacin.

Fecha: Se coloca debajo del texto. Si la cuidad no est indicada en el membrete o en la identificacin que se hace en la matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo ms o menos prolongado puede omitirse el da en el rengln de la fecha.

Nombre: En maysculas fijas se escribe el nombre de quien enva la circular, y con mayscula inicial, debajo del nombre, el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la circular, por ser de carcter general, es aconsejable firmar cada uno de los ejemplares.