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INSTITUCIN EDUCATIVA CIUDAD DE CARTAGO Taller No.

2 de Tecnologa Objetivo: conocer y elaborar un documento escrito utilizando las herramientas de un procesador de texto COMO ELABORAR DOCUMENTOS ESCRITOS

Con el propsito de unificar criterios en relacin con la presentacin de informes oficiales, la Coordinacin Editorial sugiere tener en cuenta las pautas que a continuacin se relacionan. Es conveniente aclarar que para la elaboracin de esta gua se han consultado las normas contenidas en la ltima versin de la Ortografa de la lengua espaola, la normativa de ICONTEC y las Normas de presentacin de algunas Universidades Sin embargo, tambin es del caso anotar que la definicin del formato para la presentacin de informes puede tener un sello especial que le imprime la institucin generadora del informe, habida cuenta de que para algunos aspectos no hay claridad en la normativa. Este documento de trabajo contiene, bsicamente, guas para: uso de maysculas, algunos elementos de puntuacin, separacin de prrafos, identificacin de anexos, manejo de abreviaturas y siglas, sugerencias para unificacin de tipo de letra en caso de citas textuales, tamao y tipo de letra, espacios entre lneas, espacios entre ttulo y prrafo, uso adecuado de algunas expresiones, y escritura de palabras extranjeras. La Coordinacin Editorial de la Universidad de Medelln pone en consideracin de las dependencias responsables de la elaboracin de informes las pautas que a continuacin se relacionan, y espera los comentarios y las sugerencias que puedan mejorarla. LORENZA CORREA RESTREPO Coordinadora Editorial

1. PRESENTACIN DEL DOCUMENTO Todo documento debe elaborarse en hojas tamao carta. Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamao 12. La separacin entre las lneas de un prrafo debe hacerse a 1.5 La separacin entre prrafos y entre ttulo y texto se har doblando la separacin de lneas, es decir, con doble enter. No se debe subrayar. Se recomienda no usar sangra. Es conveniente aclarar, en este punto, que la Ortografa de la lengua espaola se presenta con sangra de tres espacios, aunque exista separacin de prrafos. Sin embargo, para los informes de la Universidad de Medelln se sugiere no utilizar la sangra.

2. TTULOS Y SUBTTULOS Es comn que los informes deban recurrir a los subttulos, o ttulos secundarios, para identificar apartes de un tema especfico. Para su tratamiento se recomienda:

Los ttulos y los subttulos se escribirn en negrita.

Los ttulos precedidos por un nmero debern escribirse en mayscula fija y en negrita. Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO. Los subttulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos nmeros separados por punto, se escribirn con mayscula inicial y en negrita. Ejemplo: 3.1. Servicios a la comunidad universitaria. Los subttulos precedidos de tres nmeros, o ms, separados por punto se escribirn en cursiva. Ejemplo: 3.1.1. Servicios de atencin odontolgica. Se debe evitar hacer subdivisiones que slo tengan una parte, pues es un error de lgica elemental. Ejemplo: despus de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4. Ni los ttulos ni los subttulos llevan punto final.

3. USO DE LAS LETRAS MAYSCULAS Y DE LETRAS MINSCULAS Siempre que se escriba con mayscula habr que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

El empleo de la mayscula no exime de poner tilde cuando as lo exijan las reglas de acentuacin. Ejemplos: lvaro, frica, rsula. En las palabras que empiezan con un dgrafo, como es el caso de ll, ch, gu y qu slo se escribir con mayscula la letra inicial. Ejemplos: Guerrero, Llerena, Quesada. Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades, organismos y partidos polticos, entre otros, se escriben con mayscula inicial. Ejemplos: Consejo Acadmico, Universidad de Medelln, Instituto de Ciencias de la Educacin, la Real Academia de la Historia. Obsrvese que los artculos y las preposiciones se escriben con minsculas. La primera palabra del ttulo de cualquier obra se escribe con mayscula. Sobra decir que si el ttulo contiene un nombre propio, ste tambin llevar mayscula inicial. Ejemplos: La marquesa de Yolomb, La casa de las dos palmas, Cien aos de soledad. En las colecciones y en las publicaciones peridicas se escriben con mayscula los sustantivos y los adjetivos que forman el ttulo. Ejemplos: Revista Ingenieras Universidad de Medelln, Biblioteca de Autores Espaoles. Los nombres de las disciplinas cientficas, en cuanto tales, se escriben con mayscula inicial. Ejemplos: Biologa, Fsica, Qumica. Las palabras: ley, decreto, acuerdo, resolucin, ordenanza y sus similares son sustantivos comunes. En consecuencia, se escriben con minsculas. Ejemplos: acuerdo 10 de diciembre de 1990, ley 30 de 1992. Los nombres de algunas entidades, cuando se consideran conceptos absolutos, suelen escribirse con mayscula inicial. Ejemplos: el peso de la Ley, la Libertad es el valor ms preciado. Los nombres de los das de la semana, de las estaciones del ao y de los meses se escriben con minscula. Slo llevarn mayscula inicial los nombres de los meses cuando se alude a hechos histricos. Ejemplo: 12 de Octubre, da del descubrimiento de Amrica. En algunos casos se usa mayscula inicial para destacar ciertos conceptos importantes dentro del documento.

4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIN En el proceso de la escritura, la ortografa y la puntuacin contribuyen a dar claridad y precisin a los textos. En cuanto a la ortografa se refiere, la consulta permanente del diccionario, acompaada de la prctica de la lectura, le permitir aumentar su vocabulario y, de paso, encontrar las palabras adecuadas al mensaje que quiere transmitir. Por su parte, la puntuacin cumple la funcin de dar sentido a las oraciones y a sus miembros. A continuacin usted encontrar algunas pautas que le ayudarn a usar adecuadamente los signos de puntuacin. El punto, la coma, el punto y coma, los dos puntos y los puntos suspensivos sirven para marcar el ritmo del discurso. Se escriben sin dejar separacin respecto de la palabra o signo que los precede, y separados, por un espacio, de la palabra que los sigue. Los signos de interrogacin y de exclamacin, los parntesis y los corchetes modulan la entonacin. Estos signos, en espaol, son dobles, esto es, se abren y se cierran. El signo de apertura se escribe con un espacio de separacin de la palabra que le antecede y sin espacio entre el signo y la palabra que le sigue. El signo de cierre se escribe sin espacio respecto de la palabra que le antecede. Ejemplo: Cul de estas casas es ms grande?

Usos de la coma (,) Cuando se lee, la coma indica una pausa en la que se levanta ligeramente la voz. Sus principales usos son:

Para delimitar y unir elementos de la misma categora gramatical, es decir, sustantivos, verbos, adverbios, adjetivos, cuando stos no van unidos por conjunciones. Ejemplo: En el mercado haba naranjas, pltanos, mangos, pias y limones. Con los vocativos, esto es, cuando en la oracin se llama a la persona a quien se est hablando o de quien se est hablando. Ejemplos: Te digo, Miguel, que te ests equivocando. Simn Bolvar, el Libertador, era venezolano. Para marcar pequeas interrupciones en lo que se dice. Ejemplo: Djame el dinero, te lo ruego, antes que llegue Juan. Con las locuciones y adverbios que sirven como conectores en la oracin, entre los que estn: al menos, con todo, de momento, efectivamente, en consecuencia, es decir, en conclusin, en primer lugar, en realidad, esto es, no obstante, sin embargo, por supuesto. Ejemplos: Por ltimo, nos es grato comunicarle que... Te pido, por favor, que no llores ms. Tienes que comer todo o, por lo menos, la sopa. Se usa coma despus de elementos subordinados que, generalmente, deben ir al final. Ejemplos: Por mucho que lo intentes, no vas a llevarte el coche. Cuando sala de la casa, empez a llover. La coma sirve para evitar repetir un verbo o una expresin verbal que se haya utilizado inmediatamente antes. Ejemplo: Ella es profesora en una universidad y l, en un instituto. Se utiliza la coma en las llamadas aposiciones explicativas o incisos, esto es, en aquellas que explican algo sobre el elemento anterior. Ejemplo: El camarero, que era nuevo, no conoca a los clientes. Se usa la coma en el encabezamiento de una carta para separar el lugar de la fecha. Ejemplo: Medelln, 18 de abril de 2004.

No se debe separar el sujeto del predicado mediante una coma. Ejemplo de uso inadecuado de la coma: La Universidad de Medelln, ofrece el programa de Ingeniera Ambiental. Usos del punto

El punto y seguido se utiliza para separar oraciones dentro de un prrafo. El texto contina en la misma lnea. El punto y aparte se usa al final del prrafo, es decir, cuando hay un cambio de asunto o se pasa a tratar otro aspecto del mismo tema. El punto es necesario despus de una abreviatura.

No se usa el punto

Al final de ttulos o subttulos. Despus de los signos de cierre de interrogaciones y exclamaciones. Tampoco se usa para separar las letras que componen una sigla.

Usos de los dos puntos

Delante de una enumeracin previamente anunciada. Ejemplo: Haba tres personas: dos hombres y una mujer Antes de una cita textual que va entre comillas. Ejemplo: Jess dijo: "Amaos los unos a los otros". Al final de una afirmacin que inmediatamente se explica o se desarrolla. Ejemplo: La fiesta fue un xito: todo sali como se haba previsto. Despus de saludo en las cartas, y tras las frmulas de cortesa en instancias, discursos, documentos, etc. Ejemplo: Querida amiga: me alegr mucho recibir noticias de ti. En textos administrativos y jurdicos, como constancias, decretos, sentencias..., despus del verbo que suele preceder a cada uno de los apartados e indica la intencin de los mismos. Ejemplo: HACE CONSTAR: Para separar las horas de los minutos. Ejemplo: 15:20 horas

Usos del punto y coma

Para separar los miembros de una enumeracin, cuando los elementos son largos e incluyen comas. Ejemplo: La lista era larga: un ordenador, que acababa de comprar; la impresora, que todava estaba sin estrenar; una mesa de madera, para reuniones espordicas... Para separar los miembros de una oracin extensa con partes ya separadas con comas. Ejemplo: En la ciudad, la masificacin, la contaminacin y el aislamiento individual constituyen verdaderos problemas; en el campo, los inconvenientes pueden ser la escasez de servicios y las habladuras. Delante de las conjunciones o locuciones pero, mas, aunque, no obstante, sin embargo, por el contrario... cuando la proposicin anterior es extensa o contiene ya alguna coma. Ejemplo: llova a mares, el camino estaba embarrado, la niebla nos desorient y anduvimos varias horas sin rumbo fijo; no obstante, conseguimos llegar.

Uso de puntos suspensivos

Para indicar que alguien es interrumpido por su interlocutor. Ejemplo: Haces lo que quieres con mi dinero, y encima... Cuando la palabra que sigue es malsonante. Ejemplo: Eres un...! Para indicar que lo que sigue se da por sobreentendido. Ejemplo: A buen entendedor... Cuando se quiere sorprender al interlocutor con una salida inesperada. Ejemplo: Y despus de tanta espera, result que el invitado era... una burra!

Las comillas

Las comillas se usan para citar los ttulos de artculos, poemas o cuadros. En cambio, para los ttulos de los libros, cuando ellos van en medio de un prrafo, se utiliza la letra cursiva. El uso ms extendido de las comillas se refiere a la reproduccin de citas textuales. Recomendamos utilizar la letra cursiva para la trascripcin de citas textuales.

5. COMUNICACIN EMPRESARIAL ESCRITA En las organizaciones, la comunicacin escrita puede asumir diferentes formas. Las ms comunes son:

LA CARTA Es un comunicado personalizado, con carcter formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros. La Norma Tcnica Colombiana 3393 establece los siguientes parmetros para la elaboracin de cartas comerciales: Mrgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Partes de la carta

Fecha: Se escribe acompaada de la ciudad de origen: da, mes, ao. Ejemplo: Medelln, 10 de febrero de 2003 Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos despus de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son: Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayscula inicial y sin abreviaturas: Seor, Seora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc. Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en maysculas fijas. Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la particin silbica. Nombre de la empresa: se escribe en el rengln siguiente, iniciando con mayscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con maysculas fijas. Direccin: ubicacin del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta, pero es indispensable que vaya en el sobre. Nombre de la ciudad de destino: se escribe con mayscula inicial, e inmediatamente despus de la direccin o de la casilla postal, si la hubiere.

Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minscula y el nombre de la empresa en maysculas fijas.

Asunto: tambin llamado "referencia", es una lnea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada. Saludo: es la frase de cortesa, que se escribe despus del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado seor Gmez; Respetados seores; Respetado seor Rector. Despus del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido, as: Apreciada economista ngela; Apreciado economista Prez. Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Est contenido, en promedio, en tres prrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta informacin complementaria. Los prrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con maysculas fijas. Es incorrecto separar una slaba y no poner guion o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los prrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre prrafos. Despedida: igual que el saludo, es una expresin de cortesa. Se puede elegir una expresin de una o dos palabras, seguida de una coma o una oracin terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atencin, etc. Firma: Est compuesta por tres elementos:

Nombre y apellidos del remitente, escritos en maysculas fijas. Rbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual despus de su nombre o ttulo. La rbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en maysculas fijas. No se usa la raya para poner la rbrica. Cargo o documento de identificacin: se escribe debajo del nombre y con mayscula inicial. Cuando la carta est firmada por una persona particular, va, en el lugar del cargo, el documento de identificacin personal. Cuando firman dos o ms personas, los nombres van por categora. No obstante, el autor de la comunicacin debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo sea inferior al de quien firma a la derecha.

Identificacin del transcriptor: a dos interlneas del firmante o del ltimo rengln escrito se anota el nombre con mayscula inicial, e inicial del apellido de la persona que transcribi la carta. Se recomienda emplear letra ms pequea y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplo: Mara R. Ejemplo de PRESENTACIN DE LA CARTAComo puede observarse en el modelo siguiente, la carta debe tener una presentacin atractiva en su conjunto.

Carrera 80 Calle 72 No. 72-54 Bogot Colombia Telfonos 2939456 y 29394455 Nit. 801399024956

Doctor: Rafael Quintero Villanueva Asesor y director de ventas Bogot

Ref: Agradecimiento

Reciba un cordial saludo de parte nuestra; la presente es para manifestarle un profundo y merecido agradecimiento, por su magnfico trabajo en las labores desempeadas por usted para con nosotros, de ante mano le comunicamos que hemos estado muy a gusto con todos los beneficios que de ello se ha obtenido. Para nuestra empresa es realmente un honor que usted pueda ser partcipe de la reunin de integracin de empresas dedicas a la metalurgia que se llevara a cabo el prximo 25 de octubre del presente ao en las instalaciones del Centro de Eventos Megaoutlet ubicado en la autopista norte con 220 a las 5:30 PM apreciamos su agradable presencia y esperamos una pronta respuesta con la confirmacin de su asistencia. No siendo ms que tenga un buen da.

Agradecemos su atencin prestada

Cordialmente:

Katherin Patio Gerente Comercial Metlicas Molano

Mara R.