TCNICAS DE GESTIN DEL TIEMPO

Gestionar el tiempo El mayor enemigo de la escasez o prdida de tiempo somos nosotros mismos. Gestionar el tiempo es gestionarse a s mismo, es gestionar los imprevistos y, sobre todo, es trabajar en lo importante. Causas de la escasez del tiempo A)Causas propias La ausencia o insuficiente definicin de objetivos. La falta de determinacin de prioridades. La carencia de un programa de actividades y tiempo. La no realizacin del programa previsto. La actividad intensa y descontrolada. La falta de delegacin o la delegacin ineficiente. La aceptacin de las interrupciones.

B)Causas ajenas Tambin es verdad, que hay otras causas ajenas a nosotros mismos que aun siendo menos grave que las producidas por nuestras propias incapacidades son origen, en muchas ocasiones, de importantes prdidas de tiempo.Entre las ms habituales tenemos a las reuniones planteadas, sin previa preparacin o sin objetivos, por parte del convocante o de los convocados, los despachos con colaboradores o superiores insuficientemente preparados , las visitas, los viajes, las comidas de negocio, los actos de relaciones pblicas, el papeleo de revistas, informes,...informes,... Leyes generales relativas al tiempo La ley de Pareto o ley 20/80 El 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados y viceversa.

La ley del criterio ABC Una pequea parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de los resultados-Tareas A.

Las leyes de Parkinson a) Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo disponible para su completa realizacin. b) El tiempo invertido en un trabajo vara en funcin del tiempo disponible.

Leyes de Carlson a) Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume ms tiempo que si se realiza de manera continua.

b) Programar y realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta.

Ley de Illich o ley de la productividad negativa a partir de cierto Umbral Despus de un cierto nmero de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa despus.

Ley de Swoboda o ley de los ritmos biolgicos Cada persona esta sometido a mltiples ritmos biolgicos que deben ser tenidos en cuenta en la programacin de nuestras actividades.

Ley de Fraisse o ley de la dimensin subjetiva del tiempo

El tiempo tiene una dimensin objetiva y una dimensin subjetiva o psicolgica, que es funcin del inters sentido por la actividad ejercida. Ley del valor econmico del tiempo Establecer el valor de cada hora de trabajo propia (coste hora) es una informacin til que nos aporta lo que cuesta el tiempo perdido o improductivo.

Ladrones del tiempo

Los malgastadores o ladrones de tiempo son actividades que reducen el tiempo productivo

Las interrupciones, el desorden , la desorganizacin, la informacin inadecuada, imprecisa o demorada, los viajes, los informes y papeleos de escaso inters, las visitas, el telfono, son las ms habituales.

Para hacer frente a los ladrones del tiempo lo mejor es evitarlos en la medida de lo posible y no caer en las trampas de las urgencias, ensear a los colaboradores como tratar los asuntos de forma ordenada en despachos previamente establecidos.Cuando se dispone de secretaria filtrar las incidencias no previstas.Visitar en lugar de ser visitados, ya que de esta forma controlamos nosotros el tiempo que queremos destinar, y sobre todo, aprender, en los casos que procedan, a decir no.

Declogo de la gestin del tiempo

1. Programar diariamente nuestro tiempo.Escribir de vspera los resultados concretos que deseamos alcanzar en la prxima jornada. 2. Establecer objetivos y priorizar nuestras actividades.Seleccionar los asuntos que nos aporten el mximo resultado. 3. Poner nuestra mxima atencin en las tareas importantes.Hacer las tareas propias de nuestra funcin. 4. Diferenciar las actividades urgentes de las importantes. 5. Aprender a decir no a tareas no crticas. 6. Agrupar las actividades similares que nos permitan ahorrar tiempo. 7. Aprender a manejar eficazmente las interrupciones. 8. Eliminar los hbitos poco eficaces.No preparar reuniones, alargarlas innecesariamente, atender a los colaboradores en cualquier momento y con asunto de escasa importancia, recibir visitas no previstas,... Delegar eficazmente Dedicar unos minutos al da para la reflexin y el anlisis.