ACTA DE LEGALIZACION DE FIRMAS Definicin Es por medio de la cual, el notario, da fe que una firma que ha sido puesta o reconocida

en su presencia es autentica, y que l reconoce al signatario o bien que lo identific por los medios legales, siendo el responsable el profesional de la firma y fecha de la legalizacin. El artculo 54 del cdigo de notariado, establece: que los notarios pueden legalizar firmas cuando sean puestas o reconocidas en su presencia. Asimismo podrn legalizar fotocopias, fotostticas y otras reproducciones elaboradas por procedimientos anlogos, siempre que las mismas, sean procesadas, copiadas o reproducidas del original, segn sea el caso, en presencia del notario autorizante.1 Requisitos Que la firma o firmas sean puestas en presencia del Notario Que las mismas sean reconocidas por el signatario o firmante, si stas se hubieran estampado con anterioridad. Contenido y formalidades: Si la firma es puesta por una persona a ruego de otra que no supiere o no pudiere firmar, ambas deben comparecer en el acto, en este caso se legaliza la firma de quien firm a ruego y la persona que no ha podido o sabido firmar estampar nuevamente su impresin digital. Para el caso de reconocimiento, ser suficiente la concurrencia del obligado, lo que har constar el notario.2 El acta de legalizacin se redacta a continuacin de la firma que se legaliza, no importando el tipo de papel en que est el documento. Las formalidades para esta acta se encuentran contenidas en el artculo 55 del cdigo de notariado las cuales son las siguientes:

a) Lugar y fecha. b) El nombre o nombres de los signatarios. c) La identificacin legal de los comparecientes de acuerdo con el d) e) f) g)
Validez: Tiene plena prueba en cuanto al signatario del documento y la fecha de legalizacin de la firma. El notario no es responsable del contenido del documento, ni de la capacidad o personera de los signatarios. 4 El notario no debe de legalizar firmas en documentos que sean contrarios a la Ley o la moral o que por error, ignorancia o dolo el documento contenga un acto que por su naturaleza debe de hacerse constar en escritura pblica.
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inciso cuarto, del articulo 29 del cdigo de notariado Si no fueren conocidos del notario. Fe de que la o las firmas son autenticas. Las firmas de los signatarios y testigos si los hubiera. La firma y sello del notario, precedida de las palabras ANTE MI.3

ART.54 CODIGO DE NOTARIADO ART. 56 CODIGO DE NOTARIADO 3 ART. 55 CODIGO DE NOTARIADO 4 ART. 57 CODIGO DE NOTARIADO

La forma notarial: El notario firmara y sellara la o las hojas anteriores a la en que se encuentre suscrita el acta de autentica, haciendo constar en la misma esta circunstancia, si el acta de autentica se escribiere en hoja independiente del documento, se har relacin de esta en el acta.5 a) Firma puesta ante Notario. b) Firma reconocida ente Notario. c) Firma puesta a ruego de otra persona que no sabe o que no puede firmar. Y d) Firma puesta en hoja independiente. Impuestos La ley de impuesto de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolos, grava con cinco quetzales esta clase de actas, el cual se realiza con estampillas. No es obligatorio adherir timbres fiscales adicionales a las hojas de fotocopia segn el artculo 5 numerales 6 y 7. Con respecto a adherir timbres de cincuenta centavos por cada hoja, esto se realiza para copias simples o copias simples legalizadas, no para autenticas. La ley de timbres notariales tiene gravada este tipo de actas con diez quetzales en su articulo 3 numeral 2 literal C. Obligaciones Posteriores La nica obligacin posterior que se deriva del acta de legalizacin de firmas es la razn, que el notario debe tomar en el protocolo a su cargo dentro de los ocho das siguientes. Razn de Legalizacin de Firmas Definicin Es la que lleva a cabo el notario, en el protocolo a su cargo, dentro de los ocho das siguientes de haber legalizados una firma en un documento, la cual tiene como objeto llevar un control de las mismas, en virtud de que los documentos quedan en poder de los particulares. Contenido y formalidades Debe redactarse en Papel Sellado Especial para Protocolo, dentro de un trmino no mayor de ocho das y debe contener: a) El nmero de orden. (ultimo prrafo art.59 cdigo de notariado) b) El lugar y la fecha. c) El nombre y apellidos de los signatarios. d) Una descripcin breve y substancial del contenido del documento que autoriza la firma o firmas que legalizan, con indicacin del papel en que estn suscritos, tanto el documento como el acta de autntica. Y e) La firma del Notario.6
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ART. 58 CODIGO DE NOTARIADO ART. 59 CODIGO DE NOTARIADO

Incumplimiento de la Obligacin Esta es sancionada por la Corte Suprema de Justicia con amonestacin o censura al notario infractor o imponindole una multa que no exceder de veinticinco quetzales. El no tomar nota en el protocolo de la razn de la legalizacin de firmas, no invalida la legalizacin propiamente dicha. DERECHO COMPARADO En Guatemala la razn de legalizacin se asienta en el Protocolo, pero en pases como Argentina, en donde cada escribana dispone de un libro foliado que es otorgado por el Colegio en el cual, en cada folio se asienta la fecha del requerimiento de certificacin, de quien es la firma que se certifica dando fe de conocerlo y la naturaleza del documento en donde se asentara la certificacin. El requirente firma el documento en presencia del escribano y firma el libro de certificaciones de firmas, el escribano realiza la certificacin en el documento y firma el acta del libro. Estos requisitos le otorgan a las certificaciones realizadas en el territorio De Buenos Aires, Argentina una seguridad importante. La firma del signatario en el libro es la que asegura. En legislaciones como la espaola, se hace mencin del Libro Indicador, en el cual se anotan los testimonios de legitimidad de firmas de los particulares. Se estipula que los asientos se harn brevemente y cada uno llevara un numero diferente y correlativo, que se har constar en el documento que lo hubiera motivado, y es suficiente que los asientos sean autorizados por notario. En este mtodo la forma de asegurar la toma de la razn es con el nmero de asiento. Nery Roberto Muoz citando a Pedro vila lvarez, indica respecto al libro indicador lo siguiente: De muchas de las actuaciones del Notario no interesa la conservacin del texto original en que cristalizan, ya que por ser poco menos que estereotipadas apenas difieren o no difieren substancialmente de un caso a otro; aparte de que en algunas para cumplir su cometido o finalidad, dicho texto original ha de ir adherido a otro documento que circula fuera del protocolo. Por lo que basta conservar unos breves datos de la intervencin notarial (fecha y finalidad de la misma, papel en que se ha extendido el texto, clase y datos identificadores del documento). Con esta finalidad existe, independientemente del Protocolo, llamado libro indicador, que han de llevar los Notarios para anotar en asientos breves, correlativos, a rengln seguido y autorizados por el Notario.los testimonio de legitimidad de firmas. En Guatemala debe de hacerse la constancia o razn de haber efectuado una legalizacin de firmas en el protocolo o libro autorizado, con el fin de tener una mayor seguridad de lo actuado. TESTIMONIOS DE LA RAZON De las razones de legalizacin de firmas, aunque no es una escritura, se debe extender testimonio especial para el archivo general de protocolos, debido a que se redacta en el protocolo, segn el artculo 37 del cdigo de notariado. Adems puede extenderse un testimonio para el interesado si as este lo requiriera. EL notario no esta obligado a adherir timbres notariales al testimonio especial de la razn, ya que esta no es una escritura, es una razn que va en el protocolo. LEGALIZACION DE COPIAS DE DOCUMENTOS

ANTECEDENTES El acto jurdico de legalizacin de fotocopias de documentos se regulo expresamente hasta el ao de 1987, en el Decreto 28-87 del Congreso de la Republica, que reformo los artculos 54 y 55 del Cdigo de Notariado. La legalizacin de fotocopias era de tanta utilidad pero no exista la duda de cual era la forma correcta para realizarlo. Se utilizaron dos formas para legalizar fotocopias: Redactando en el mismo documento o en la misma hoja de fotocopia, una razn o formula, en la cual se expresa su autenticidad, cubriendo impuesto como si se tratara de una legalizacin de firmas. Por medio de un acta notarial, haciendo constar el hecho de que el documento se reprodujo en su presencia como Notario. En este caso se cubran los impuestos de toda acta y a cada hoja de fotocopia se les adhera timbres fiscales.

La primera forma anteriormente mencionada era incorrecta ya que el cdigo de notariado facultaba antes de la promulgacin del Decreto 28-87 para legalizar firmas utilizando dicha formula, pero no para legalizar fotocopias de documentos. La segunda es la forma correcta para realizarlo ya que mediante un acta notarial, ya que se elabora en base al articulo 60 del Cdigo de Notariado, el cual establece que el notario en todos los actos que intervenga por disposicin de la ley o a requerimiento de parte, levantara actas notariales en las que har constar los hechos que presencie y circunstancias que le consten. Actualmente no hay necesidad de interpretaciones ya que el cdigo de notariado lo regula en el artculo 55. DEFINICION Nery Roberto Muoz lo define como: EL acta que redacta el notario en el mismo documento, o en hoja adicional si fuere necesario, en la cual da fe que la misma es copia fiel de su original por haberse reproducido en su presencia. Esta no es un acta notarial, es un acta de legalizacin de copias de documentos. Tambin se le conoce como Testimonio por Exhibicin, el cual puede consistir en una copia escrita a mano, a maquina, mimeografiada, impresa o en fotocopia; siempre que el notario de fe de la exactitud de la copia. En cuanto al valor probatorio de esta, en Guatemala la fotocopia legalizada tiene validez, las leyes procesales le reconocen dicho valor, aunque para ciertos casos se exige por la ley los documentos originales, los cuales deben de presentarse sin que se dude de la fe del notario, pero por requisito legal se solicita el original. REQUISITOS El artculo 54 del Cdigo de Notariado establece que para legalizar fotocopias, fotostticas y cualquier otra reproduccin elaborada por procedimiento anlogos, son: Que siempre sea procesada, copiada o reproducida del original. Que dicha reproduccin se haga en presencia del Notario.

FORMALIDADES 1. EL lugar y la fecha 2. Fe de que las reproducciones son autenticas

3. Cuando materialmente sea imposible redactarla sobre el propio documento debe hacerse una breve relacin de los datos que consten en las hojas anteriores a aquella en que se consigne el acta o de todo el documento legalizado. 4. La firma y sello en todas las hojas anteriores a la ultima 5. Al final, la firma y sello del Notario precedida de las palabras POR MI Y ANTE MI. Puede darse el caso de que en la misma hoja se legaliza o autentica, se redacte el acta o si no es posible se redacta en una hoja adicional, para lo cual se hace una breve relacin del documento que se legaliza. IMPUESTOS La ley de impuesto de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolos, grava con cinco quetzales esta clase de actas, el cual se realiza con estampillas. No es obligatorio adherir timbres fiscales adicionales a las hojas de fotocopia segn el artculo 5 numerales 6 y 7. Con respecto a adherir timbres de cincuenta centavos por cada hoja, esto se realiza para copias simples o copias simples legalizadas, no para autenticas. La ley de timbres notariales tiene gravada este tipo de actas con diez quetzales en su articulo 3 numeral 2 literal C.

EJEMPLOS DE ACTAS DE LEGALIZACION ACTAS DE LEGALIZACION DE FIRMAS NOTA: TODAS LAS ACTAS DE LEGALIZACION VAN PRECEDIDAS POR LAS FIRMAS.

PERSONA CONOCIDA POR EL NOTARIO En la ciudad de Guatemala, el doce de marzo del dos mil siete, como Notario doy fe que la firma que antecede es autentica, por haber sido puesta el da de hoy en mi presencia por el seor JOSE GUADALUPE ESPARZA, quien es persona de mi conocimiento y quien firma nuevamente la presente acta de legalizacin. Firma ANTE M Firma y sello del Notario

PERSONA DESCONOCIDA POR EL NOTARIO En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete, como Notario doy fe que la firma que antecede es autentica por haber sido puesta el da de hoy en mi presencia por el seor JOSE GUADALUPE ESPARZA quien por no ser persona de mi conocimiento se identifica con la cedula de vecindad numero de orden A guin uno y registro setecientos dos mil, extendida por el alcalde municipal de la ciudad de Guatemala, del departamento de Guatemala, y quien firma nuevamente la presente acta de legalizacin Firma ANTE M FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO

FIRMA RECONOCIDA ANTE NOTARIO En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete, como notario doy fe que la firma que antecede es autentica, por haber sido reconocida el da de hoy en mi presencia por el seor MARIO RAUL DIAZ PEREZ, quien se identifica con la cedula de vecindad numero de orden A guin Uno y registro setecientos mil dos, extendida por el alcalde municipal de la ciudad de Guatemala, departamento de Guatemala, el signatario firma nuevamente la presente acta de legalizacin Firma ANTE M Firma y sello del notario

LEGALIZACION DE FIRMA EN HOJA INDEPENDIENTE En la ciudad de Guatemala el trece de marzo del dos mil siete, como notario doy fe que la firma que antecede es autentica, por haber sido puesta el da de hoy en mi presencia por el seor ALFONSO DIAZ LOPEZ quien se identifica con la cedula de vecindad numero de orden A guin uno y registro dos millones, extendida por el alcalde municipal de Guatemala, del departamento de Guatemala. La firma que se legaliza y que esta puesta en la hoja anterior a la presente, calza un memorial dirigido al Juez segundo de trabajo y previsin social de la primera zona econmica, y consta en el mismo un desistimiento dentro del proceso ordinario setecientos veinte, a cargo del oficial segundo, contenido en dos hojas de papel bond, las cuales firmo y sello. Firma ANTE M Firma y sello del notario

FIRMA PUESTA A RUEGO DE OTRA PERSONA QUE NO SABE O NO PUEDE FIRMAR Impresin digital Firma

En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete, como Notario doy fe que la firma que antecede es autentica por haber sido puesta el da de hoy en mi presencia por el seor JUAN CAMANEY (nico apellido) quien firmo a ruego de la seora Maria del Rosario Prez Prez quien por no saber hacerlo deja la impresin digital del dedo pulgar de la mano derecha, ambos son personas de mi conocimiento y firma nuevamente el seor JUAN CAMANEY y deja su impresin digital la seora Maria del Rosario en la presente acta de legalizacin. Firma impresin digital ANTE M Firma y sello del notario

RAZON DE LEGALIZACION DE FIRMAS NUMERO SIETE (7) En la ciudad de Guatemala, el catorce de marzo del dos mil siete yo DANNY ANGEL MAYNEZ COUTURE Notario, tomo razn que el da de ayer, legalice la firma del seor Juan Alberto Surez, persona de mi conocimiento, puesta en mi presencia en un formulario a presentar al registro mercantil, en donde solicita su inscripcin como comerciante individual. La firma que legalice estaba puesta en una sola hoja del formulario. DOY FE POR M Y ANTE M

LEGALIZACION DE FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS EN EL MISMO DOCUMENTO En la ciudad de Guatemala, el doce de marzo del dos mil siete como notario doy fe que la presente hoja de fotocopia es autentica, por haber sido tomada el da de hoy ante mi del documento original que reproduce. En fe de lo cual firmo y sello la presente. POR M Y ANTE M FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO EN HOJA INDEPENDIENTE En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete como notario doy fe que la hoja de fotocopia que antecede impresa en ambos lados es autentica por haber sido tomada el da de hoy en mi presencia del documento original, y se reproduce la constancia de carencia de antecedentes penales y policacos del seor jorge Alejandro sierra Gmez, expedidos por el registro de estadstica judicial y la direccin general de la polica general de la polica nacional, ambos con fecha nueve de marzo del presente ao. En fe de lo cual firmo y sello la hoja de fotocopia que legalizo y la presente