Sistema de Compras

Esta opción provee las herramientas necesarias para realizar cada

uno de los pasos que se deben cumplir en una Compra, Concurso de precios
o licitación desde la confección de la nota de pedido, Presupuesto, la
recepción de las ofertas de distintos proveedores, cuadros comparativos,
adjudicación y Orden de compra.
Se deberá ingresar entonces, en el menú C. Sistema de Compras:

1- Clasificadores
Permite administrar cada una de las bases de información que sirven
de sustento para realizar la tarea de administrar las compras. Cada uno de
estos clasificadores o nomencladores contienen los elementos que sirven de
base para la relación entre datos como los insumos, las unidades de gastos
a las cuales se les asignarán los insumos a adquirir y los sectores.
Estos clasificadores podrán ser invocados a medida que se avance
dentro del circuito de compras cuando sea necesario registrar un dato que
se encuentre predefinido en ellos.
A continuación se detallan algunos nomencladores que se utilizarán
en el Circuito de compras:

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Insumos Compras
Este clasificador permite agrupar todos los elementos y/o insumos
que se utilizan para el desarrollo de las distintas actividades del organismo.
Cada insumo requiere una serie de datos elementales para su definición,
como son: la clasificación por objeto del gasto, presentación, precio unitario
y otras características. El clasificador de insumos esta concebido en forma
de árbol jerárquico, permitiendo agrupar insumos bajo otro insumo de
mayor nivel y producir distintas clasificaciones jerárquicas.

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Unidad de Gasto
Su identificación requiere de fundamentos políticos y acuerdos
establecidos dentro y entre cada uno de los sectores que pertenecen a la
estructura del organismo. La definición de las unidades de gasto
permite integrar dentro de un único elemento, la información de "Qué" es lo
que se va a realizar (actividad), "Quién" es el encargado de llevar a cabo
dicha actividad (responsable) y "Dónde" se va a efectuar (zona geográfica).

Tipos de Compras
Aquí se podrán definir todos los tipos de compras que utiliza la
Institución, como ser Directa, Concurso de precios, Licitación Pública, etc.

Memos
En este clasificador se pueden administrar textos preestablecidos que
luego podrán ser utilizados en los impresos que son emitidos por la
institución.

Responsables
Esta opción muestra los responsables a los cuales se les va a
adjudicar la compra.

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Saldos Presupuestarios
Este clasificador, propio de la Registración presupuestaria, permite
consultar de forma accesible los saldos de cada cuenta presupuestaria,
conformada ésta por la Unidad de Crédito y la Partida principal del Insumo a
imputar.

2- Movimientos

a.a. Notas de Pedido

Esta opción permite confeccionar desde cada oficina, un pedido de
suministros que luego podrá conformar una compra directa, licitación,
concurso de precios, etc.

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a- Notas de Pedido
Si se desea generar una nueva solicitud se debe colocar el número de
nota en cero, ya que el mismo es asignado automáticamente por el sistema
cuando se graba la solicitud. Luego de mostrar la fecha del día, el campo
siguiente que pedirá el sistema es la Unidad de Gestión de Gasto, si a este
dato no lo tenemos con la tecla F5 se abre una nueva pantalla con el
clasificador de unidad de gestión de gasto, una vez identificada y
posicionados sobre la misma con F5 Elige rescatamos esa UGG para
agregarla en la nota que estamos confeccionando. El otro dato a ingresar es
el Responsable, que sería el destinatario de los insumos de la compra y
responsable de la misma ya que las UGG comúnmente están generadas a
nivel de Ministerio, Secretaría y Subsecretaría, con este clasificador se
podrá indicar a un nivel más desagregado como ser la Dirección destino de
los insumos requeridos.

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 Una vez completo el encabezado, se abrirá una pantalla donde se
solicitarán los siguientes datos:

Ren: es el número de renglón que se asigna uno por insumo.

CodIns: corresponde al código del insumo que se quiere comprar. Si no se
conoce el código, con F5 Clasifica se puede ingresar al nomenclador de
insumos. Luego con F5 busca_paLabra se podrá ingresar una palabra que se
encuentre contenida en el nombre del insumo que se esta buscando y el
sistema armará una mini base con todos los insumos que contengan
adelante, en el medio o al final la palabra ingresada. Una vez identificado el

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insumo y posicionado sobre el mismo, con F5 Elige se trasladará el insumo
al Clasificador y luego a la nota de pedido que estamos confeccionando.
Presionando <enter> para confirmar la elección, el sistema trae el nombre
y precio que esta relacionado con el código del insumo elegido.
El precio de referencia puede ser modificado, en el caso que no
estuviese actualizado, para ello habrá que posicionarse sobre el campo y
sobrescribir el nuevo precio.

Cantidad: se debe ingresar la cantidad que se desea adquirir, y junto

con el precio, el sistema calculará la columna Total.

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 Una vez completados los campos del renglón y posicionado sobre el
insumo, con F5 Descripción se la podrá ampliar y de esa manera poder
realizar una descripción más clara del insumo que saldrá impresa en la
correspondiente solicitud, y futuro presupuesto.

Una vez completos los datos del renglón con F5 distrib_imPuta, se

realiza la distribución de la imputación durante los Ejercicios:

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 El sistema mostrará una nueva ventana en donde se deberá distribuir
las cantidades.

En los casos que el total de los insumos solicitados serán

preventivamente imputados en el ejercicio actual sólo se deberá grabar la
distribución por el total.
En cambio si la solicitud de insumos prevé que el gasto se realizará
en más de un ejercicio se dividirán las cantidades solicitadas de acuerdo al
número de ejercicios.
Para esto, con la tecla más (+) se abrirá un nuevo renglón donde se
registrará el nuevo ejercicio, con la cantidad correspondiente.

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 Un punto a tener en cuenta es que las cantidades ingresadas entre
todos los ejercicios, deberán sumar el total solicitado, de lo contrario el
sistema mostrará el mensaje de error correspondiente.
Una vez finalizada, se deberá grabar la distribución de la imputación
del renglón.
Para agregar un nuevo insumo a la Nota de pedido, con la tecla más
(+), el sistema abrirá el campo para registrar un nuevo renglón al cual se
deberá ingresar los mismos datos.

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 Una vez cargados todos los insumos que se desean solicitar, con F5
Comentario se cargará el mismo y luego con F5 Graba, se grabará la nota
de pedido asignándole un número a la misma.

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Autorización de Notas de Pedido

La autorización la deberá hacer el responsable designado para tal

tarea. La nota de pedido, al ser confirmada permite avanzar sobre las otras
opciones, si no está confirmada no se podrá por ejemplo realizar la
confección del presupuesto. Al ingresar a esta opción, se abrirá una pantalla
donde se solicitará el número de Nota que se va a autorizar.

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 Una vez ingresado el número de la Nota, con F5 conFirma, el sistema
procesará la información y realizará la reserva de crédito correspondiente a
cada una de las partidas imputadas en la Nota para el ejercicio actual. En
pantalla se visualizará el número de la reserva de crédito generada. A
continuación se abrirá la ventana de diálogo de la impresora donde se podrá
emitir el comprobante.

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 Una vez finalizada la confirmación, al reingresar a la Nota se verá
identificada con la leyenda Autorizada, y en el campo de Reserva, el número
de la misma.

En caso de no contar con saldo suficiente para realizar la reserva, el

sistema no permitirá la confirmación de la nota de pedido, informando el
problema.
Cuando sea necesario anular la autorización de una nota de pedido;
se deberá ingresar en la misma opción pero con F5 anula_confirma,
operación que a su vez anulará la reserva de crédito generada.

Captura de Notas de Pedidos

Esta opción es utilizada para capturar notas de ejercicios anteriores que en

dicho ejercicio no se encuentren autorizadas.

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Una vez ingresado el número de nota a capturar el sistema se posicionara
en el campo UGG ya que en el ejercicio 2011 esta puede no existir y en ese
caso se deberá informar a que UGG se afectaran los gastos, como así
también solicita el sector nuevo. Luego se procede a grabar y el sistema
genera un nuevo número de nota correlativo al ejercicio 2011. Luego se
procederá con las demás opciones normalmente.

Confección presupuesto

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 En esta opción se generarán los impresos para poder solicitar a los
proveedores los presupuestos para los insumos solicitados.

Al ingresar en esta opción el sistema solicitará el tipo de compra.

A continuación en el campo de identificación del número de compra al

no ingresar ningún dato el sistema mostrará en la pantalla las notas de
pedido autorizadas y que no se le ha asignado número de compra aún.
Posicionados sobre la nota de pedido, con F5 Elige y luego F5 Graba el
sistema nos posicionará sobre el campo de Expediente, donde se deberá
registrar el utilizado para realizar el trámite de Compra.

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 Es importante tener en cuenta, que si debe generarse una compra
que incluya más de una Nota de Pedido, deberá seleccionarse cada una con
F5 Elije y una vez que estén marcadas las de interés, sí se deberá Grabar la
selección.

Luego de este paso se visualiza la pantalla donde se deben ingresar

diferentes datos como:

Ejer: año de la compra

Lugar Entrega: se deberá indicar el lugar de entrega de los insumos
solicitados.
Domici Entrega: Se deberá consignar el domicilio de entrega de los
bienes.
R Resoluci Nro: número de Resolución que autoriza el presupuesto.
Dependencia: Dirección o dependencia responsable de la solicitud de los
insumos.

Al terminar de registrar dichos campos se abrirá una pantalla que

mostrará los insumos solicitados en la nota de pedido.

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 En caso que se realice la compra de más de una Nota de Pedido y se
prefiera unificar los insumos, esta tarea se realizará a través de la opción F5
elIge y luego F5 Unificar. Es importante tener en cuenta que los códigos de
insumo de cada renglón a unificar deben ser los mismos.

Con las teclas de navegación pagO, Entrega, daTos se podrá

especificar el plazo de pago de los insumos que serán recibidos, el plazo de

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entrega de los mismos, o los datos del pliego como fecha de apertura de
sobres, Mantenimiento de oferta.

Una vez registradas todas las condiciones de la compra, se deberá

grabar. El sistema mostrará en pantalla el número con el que fue generada
la compra.

Al volver a ingresar consignando el mismo número de compra que

generó el sistema al grabar, se podrá imprimir tantas copias como
presupuestos se deba entregar a los proveedores.

Captura de Compras
Esta opción se utilizara para capturar comprar en trámite del ejercicio
anterior solo se utilizara para aquellas compras que se encuentran en el
tramite anterior a la adjudicación, por lo cual podrían estar preadjudicadas,
pero no con Orden de Compra.

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Una vez grabada la captura se deberá tomar como si fuera una prorroga
para diferenciarlas de las compras del ejercicio actual y se seguirá
normalmente los tramites.
Recepción de Ofertas
En esta opción se registrará las ofertas informadas por los diferentes
proveedores:

Se solicitarán entonces los siguientes datos

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Tipo Compra: se consignará el tipo de compra que se efectuará
Nro. Compra: en este campo se indicará el número de compra generado
en la opción anterior.
Proveedor: código del proveedor que presenta cotización o presupuesta
insumos de dicha compra.
Alternativa: si es 00 es la primer oferta de un proveedor, si un proveedor
realiza más de una oferta en ese campo se consignará 01 y si hay otra
alternativa 02 y así sucesivamente.

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 Luego de ingresar estos datos el sistema abre una nueva pantalla
donde levanta todos los insumos y en el campo Precio se deberá ingresar el
precio unitario presupuestado por el proveedor para poder luego generar los
cuadros comparativos con estos datos.

Para generar los cuadros comparativos debemos ingresar en la opción

de Consultas; el sistema cuenta con varias consultas, siendo tal vez la
opción a-Comparativa por renglón la más representativa y que se ajusta a
éste propósito.

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 Luego de haber generado los cuadros y de haber definido cuál es la
oferta más conveniente por mejor precio, mejor calidad, etc. procedemos a
elaborar la Orden de Compra.

Adjudicación/Orden Compra

Dejando el campo en blanco cuando es una nueva adjudicación u

Orden de Compra, se deberá ingresar los datos: Tipo de Compra, Nro

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Compra y código del proveedor que ofertó y al cual le adjudicaremos los
renglones.

Se abre entonces una nueva pantalla donde se solicitan nuevos datos

ya referentes a la Orden de Compra como por ejemplo: N ° de Resolución,
Dependencia solicitante, Lugar de Entrega.

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 A continuación se deberá ingresar el número de renglón que se va a
adjudicar al proveedor consignado en el encabezado y la alternativa
presentada.
Con la tecla más (+) se podrán adjudicar todos los renglones de
interés.

Seguido de la registración de cada renglón, se deberá ingresar con la

opción F5 adJ_nota para confirmar o modificar la distribución de la
imputación

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 Dentro de esta ventana se deberá, con F5 conFig_imput, distribuir las
cantidades correspondientes a cada ejercicio. Es importante tener en cuenta
que las cantidades adjudicadas pueden no ser por el total solicitado en las
notas de pedido, esta modificación deberá realizarse al registrar el renglón,
y luego al distribuir la imputación deberá sumar el total que se registró en
él.

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 Una vez verificada la distribución en los ejercicios, con F5 Graba - F5
Graba, se habrá realizado correctamente la distribución de la imputación
para el renglón de interés.

En caso de adjudicar por una cantidad menor a la solicitada en la

compra, en los casos en que el renglón esté unificado, se deberá confirmar
la distribución de la imputación correspondiente a cada una de las notas de
pedido involucradas, y los ejercicios durante los cuales se realizará el
mismo.

Una vez grabada la Adjudicación de los renglones, se volverá a

ingresar y con F5 imP_orden, se abrirá una ventana donde se indicará
cantidad de copias a imprimir, Fecha de la Orden de Compra, porcentaje de
IVA, Memos que se incluirán.
Una vez emitida la impresión se generará el número de Orden de
compra asignado. En este momento el sistema genera el comprobante de
comprabas mayores con todos los renglones adjudicados, registrando a su
vez el definitivo correspondiente, es decir, Proveedor, Orden de Compra y
Fecha de la misma.-

Teclas especiales de esta opción:

Descrip: descripción ampliada del insumo solicitado, como por ejemplo

meses a contratar, caja de tantas unidades, cantidad de pulgadas, tipo de
monitor, etc.
imP_orden: esta opción no sólo imprime la orden de compra sino que
recién al ingresar a esta opción queda grabada y con numero asignado la
orden de compra, antes al grabar aun no estaba en firme esta OC.
Resol: Esta opción permite modificar antes de haber grabado el número de
Resolución en caso de haberse equivocado al registrar dicho número.

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Lugar: al igual que la opción anterior permite corregir el lugar de entrega
de los bienes en caso de error.
Borrador: permite imprimir un borrador de la Orden de Compra antes de
generarla como tal.
Motivo: permite ingresar el motivo por el cual se adjudica a ese proveedor.
anula_ordeN: permite anular la orden de compra.

Al finalizar el acto de adjudicación de la compra se podrá ingresar en

la opción B -Registración presupuestaria y verificar los renglones
registrados.

A partir de este momento se realizan las etapas de devengado, Orden

de Pago a través de la Registración Presupuestaria.

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 - Afectación a Fondo Específico

En los casos que la Compra deba ser afectada a un Fondo de

Afectación Específica, esta se realizará una vez generada la Nota de Pedido,
y antes de haber sido confirmada.
Para realizar esta operación, se deberá ingresar con el número de
Nota que generó el sistema, y luego seleccionar F5 - Fondo.

En pantalla se visualizará una ventana donde se deberá ingresar el

número de Apertura de Fondo al cual se afectará la Nota.

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 Para que esta operación pueda realizarse el sistema realiza una serie
de validaciones para confirmar que la imputación que se realizará a la UGG
de la Nota de Pedido pueda ser afectada al Fondo ingresado.

Una vez ingresado entonces el número de la Apertura de Fondo, se

confirma con la tecla Enter, y el sistema graba la operación..
Al ingresar nuevamente a la Nota de Pedido, se visualizará en
pantalla el Fondo al cual está afectado.

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 Una vez realizada la afectación al Fondo, el trámite continúa su
circuito normal dentro del sistema de compras.

En caso de ser necesaria la anulación o corrección de la afectación al

Fondo, la Nota de Pedido debe estar en las mismas condiciones, no debe
tener ningún paso posterior, es decir que no debe estar confirmada. Para
realizar esta operación se deberá ingresar con el número de Nota, y con F5
anula_fOndo, se desafectará la misma.

- Registración del Gasto en Fondo Específico

Es necesario tener en cuenta que la afectación al Fondo debe ser

siempre anterior a la confirmación de la Nota de Pedido.

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 Referencia:

Una vez emitida la orden de compra, se conforma el Comprobante

Preventivo/Definitivo que podrá visualizarse dentro del sistema de compras
o en la opción B.2.m.b de Registración presupuestaria para Fondos
Específicos:

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 Es importante destacar que este comprobante de imputación no
podrá ser modificado en ninguno de sus datos.

El paso siguiente a registrar será al momento de conformar la factura

presentada por el proveedor, que deberá realizarse a través de la opción
B.2.m.c - Devengado.

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 Para ello el sistema solicitará los datos de Número de comprobante
de imputación, Proveedor, Tipo Sucursal y Número de Factura, Fecha de la
factura, Fecha de Prestación, y por último el expte a través del cual se
tramitará la cancelación de la factura.

Una vez ingresados todos los datos, en pantalla se visualizará cada

un de los renglones del comprobante que estén en condiciones de ser
devengados.

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 Se deberá ingresar en cada renglón la cantidad que se desea
devengar.

Al finalizar se deberán grabar los cambios realizados con F5 - Graba

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 Una vez registrado el devengado, se genera la Orden de Pago desde
la opción B.2.m.d.a - Emite Orden de Pago

Para emitir el comprobante el sistema solicitará Expediente, código

de proveedor, y la fecha de la Orden de Pago a generar.

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 Confirmando los datos ingresados, se visualizará en pantalla la
composición de la Orden de Pago.

Siempre que los datos sean correctos, y luego de ingresar el

comentario, con F5- Graba, el sistema abre una nueva ventana donde se
podrá confirmar o modificar la distribución de la Orden de pago.

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 En caso de corresponder aplicar retenciones al proveedor, se sumará
un nuevo renglón con la tecla + (más), donde se registrará el código de
proveedor de retención y el importe o porcentaje de la misma.

Una vez ingresado el registro de la retención, el sistema calcula el

importe que corresponderá al proveedor.

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 A continuación con F5- Graba, quedará registrada la distribución de la
OP, y el sistema mostrará en pantalla el número con el que ha sido
generada.

En caso de ser necesaria la anulación se deberá ingresar en la opción

B.2.m.d.b donde se deberá ingresar el número de OP que se desea anular.
Esta operación se realiza a través de la opción F5- Anula, donde el
sistema solicitará la confirmación con Si o No.

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 Una vez generada entonces la Orden de Pago, el paso siguiente será
la cancelación de la misma.

El sistema solicitará en pantalla el código de cuenta y código de

proveedor a cancelar.

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 Ingresados estos datos se visualizará en pantalla el detalle de
órdenes de pago a cancelar del proveedor seleccionado.

Se deberá seleccionar cada una de las órdenes de pago que se

cancelan con el cheque, y luego con F5- Graba, el sistema mostrará en
pantalla los datos de código de cuenta, modalidad de cancelación y número
de comprobante a emitir. Con la confirmación de los datos se abrirá una
ventana para emitir la impresión.

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 En caso de haber efectuado retenciones al momento de generar al
OP, se deberá ingresar en la opción B.2.m.e.b - Cancela retenciones.

Para emitir la cancelación se deberán ingresar los datos de código de

proveedor de retención, código de cuenta bancaria, y fechas de inicio y fin
de período que se cancela.

42
 En pantalla se visualizarán todas las órdenes de pago emitidas en el
período seleccionado, que hayan sufrido retenciones.

Con F5- Graba el sistema mostrará en pantalla los datos del

comprobante de cancelación, es decir, cuenta bancaria, modalidad de
cancelación, y número de comprobante. Una vez confirmados estos datos se
abrirá la ventana para seleccionar impresora.

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 En caso de ser necesario anular un comprobante de cancelación se
realizará a través de la opción B.2.m.e.c - Anula Cancelación, donde se
deberán ingresar los datos de cuenta emisora del comprobante, número de
fondo, y número de comprobante de cancelación.

Con estos datos se visualiza en pantalla los datos del comprobante;

para anular se deberá ingresar en la opción F5- Anula y el sistema solicitará
la confirmación.

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 Para realizar la impresión de comprobantes a proveedores se deberá
ingresar en la opción B.2.m.f donde se podrán emitir los comprobantes de
retención o recibo de pago por número de OP.

Definitivos pendientes
Esta opción se utilizara para capturar todos los comprobantes de compras
mayores del ejercicio anterior para poder registrar los devengamientos, OP
y cancelaciones en este ejercicio, para el caso de las ordenes de compras

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emitidas sobre el final del ejercicio anterior y que en dicho ejercicio no se
efectuó el servicio o se entregaron los bienes.

Se deberá ingresar en la opción y consignar el número de

comprobante de compras mayores y su correspondiente número de orden
de compra. Luego se debe grabar y el sistema genera un nuevo
comprobante con que se debera completar las demás etapas.

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