IV Jornadas de Archivos, Museos y Bibliotecas en La Rioja (JAMyBLaR 2013) TTULO: Proyecto de digitalizacin de la serie Censos del Fondo Gobierno

del Archivo Histrico de la Provincia de Crdoba, Argentina AUTOR: Andrea Edith Giomi andigiomi@hotmail.com Universidad Nacional de La Rioja Archivo Histrico de la Provincia de Crdoba Tecnicatura Universitaria en Administracin de Documentos y Archivos TEMA DE LA PONENCIA: Digitalizacin de documentos, necesidades reales de este procedimiento RESUMEN: Entre las mltiples razones que motivan la implementacin de un proyecto de digitalizacin, en una institucin como el AHPC, la principal y la ms obvia es la de facilitar el acceso: esto es cuando se sabe que hay una demanda por parte de los usuarios (actuales y potenciales) y la institucin se propone mejorar el acceso a una determinada serie o coleccin. Esta razn principal se deriva del objetivo de mejorar los servicios e incrementar la cantidad y diversidad de usuarios, proporcionando un acceso de mayor calidad a los recursos de la institucin. Otra de las razones primordiales es la de reducir el uso y la manipulacin de materiales originales que estn en un estado crtico de conservacin. Esta otra razn de deriva de una de las misiones institucionales, cual es la de preservar e incrementar el patrimonio cultural que el archivo resguarda, teniendo en cuenta que en esta misma accin se crea una copia de seguridad para el material que ya est deteriorado como es el caso de la Serie Censos que es una parte de los documentos seleccionados para este proyecto. Esta serie en particular presenta diversidad y multiplicidad de daos producto de su propia constitucin y de la manipulacin y uso inapropiados durante mucho tiempo. PALABRAS CLAVES: Digitalizacin de documentos Preservacin - Acceso

El proyecto de digitalizacin

Con el crecimiento de Internet y los avances en la tecnologa informtica, se han ido generando condiciones favorables para la digitalizacin y publicacin en lnea de valiosos documentos, que conforman el patrimonio cultural. Cada vez ms archivos, bibliotecas y museos de todo el mundo exhiben sus colecciones y brindan acceso a recursos en lnea, asociados a sistemas de bsqueda electrnica. Si bien hay mltiples razones que motivan la implementacin de un proyecto de digitalizacin, en una institucin como el Archivo Histrico de la Provincia de Crdoba, en este trabajo vamos a centrarnos en dos razones primordiales: por un lado, en las ventajas que se derivan del acceso electrnico con las innumerables posibilidades que ofrece la Web, y por otro lado, en la preservacin de documentos originales con avanzado deterioro fsico, como es el caso de la serie Censos, que de esta forma puede consultarse a travs de rplicas electrnicas de calidad, evitando los riesgos de la manipulacin directa. El hecho que el AHPC haya permanecido al margen del proceso de actualizacin que naturalmente debera haber experimentado,1 fue visto como una oportunidad por la nueva gestin, para iniciar un proceso de modernizacin de la institucin y de sus servicios. Entre las muchas acciones que se pusieron en marcha, se propici la firma de un convenio entre la Agencia Crdoba Cultura y la empresa Family Search para la digitalizacin de un corpus documental, entre los cuales se destaca la serie de los Censos del fondo Gobierno del AHPC. Los Censos contienen datos recogidos en la ciudad y en el campo a fines de 1770 y durante los primeros aos de la vida independiente entre 1822 y 1856. Su utilidad est en la oportunidad que brindan para medir los cambios a lo largo del tiempo. Por el inters que despierta en los investigadores de diferentes disciplinas, desde la genealoga, la sociologa, etc., es una serie que siempre tuvo y tiene un gran caudal de consulta. El relevamiento y diagnstico de la serie Censo result en que todo el material presentaba un estado de conservacin muy crtico debido a varios factores, entre los cuales se destacan la fragilidad de los soportes muy antiguos y la tensin que generaba la encuadernacin, esto sumado a una sobre-explotacin al ser muy consultados. Tanto desde el punto de vista de la preservacin fsica de este patrimonio documental, como desde el punto de vista del acceso a esta serie, se haca altamente recomendable el cambio de formato a un medio que garantizara su durabilidad y permanencia en el tiempo y que adems facilitara el acceso. La oportunidad que se avizoraba al aceptar la propuesta de la empresa Family Search para la digitalizacin de documentacin con informacin genealgica, era que asumiran los costos del proceso y de la copia para la institucin, adems de la inmediata publicacin de las imgenes a travs de la web.

Parra Garzn, Gabriela. (2011). Revalorizacin del patrimonio del Archivo Histrico de Crdoba. Revista Electrnica de Fuentes y Archivos. 2, 195 200.

El convenio Family Search es una organizacin sin fines de lucro fundada en 1894, que se dedica a conservar los registros de la familia humana, con la finalidad de ayudar a las personas a conectarse con sus antepasados por medio del fcil acceso a los registros histricos. En su pgina Web declaran ser los primeros en establecer normas en cuanto a recopilacin, captura de imgenes, indexacin y conservacin de registros. Los avances tecnolgicos y el surgimiento del mundo digital brindan la oportunidad de compartir esos recursos con el mundo. De acuerdo al convenio firmado, Family Search provey la tecnologa y personal tcnico para realizar la digitalizacin. El equipamiento consiste en cmaras fotogrficas de la firma Illunis, con gran calidad de imagen (de 16 a 50 megapxeles) capturadas en formato TIFF; la tecnologa informtica para automatizar y procesar las imgenes; adems de la mesa de reproduccin, el equipo de iluminacin y los accesorios para sostener y sujetar los documentos sin daarlos. Por su parte la Agencia Crdoba Cultura solicit adems la digitalizacin de documentacin prioritaria para el Archivo Histrico por su antigedad, como son expedientes judiciales del siglo XVI, incluido el primer expediente originado por la muerte de Blas de Rosales, uno de los primeros pobladores de la ciudad de Crdoba, en 1574; el fondo documental perteneciente al Hospital San Roque, que registra su historia desde el siglo XVII al XIX; protocolos notariales del siglo XVI, que contienen las primeras escrituras labradas en Crdoba; entre otros documentos de gran valor histrico. Adems, el Archivo Histrico brind la infraestructura, el acceso a los documentos, la preparacin de los mismos y personal a capacitar en digitalizacin. La digitalizacin es auditada en EEUU, a los fines de garantizar la calidad de conservacin de las imgenes. Los registros digitales se almacenan en las Bvedas de Granito en Salt Lake City (Utah), que son instalaciones de almacenamiento seguro a largo plazo, diseadas para la conservacin de los registros. Adems, Family Search, posee una aplicacin de indexacin en lnea, que consiste en la transcripcin de los datos clave por voluntarios que trabajan para producir los ndices de bsqueda. Una vez indexados se pueden buscar los registros desde cualquier lugar del mundo.

OBJETIVOS: Digitalizar series documentales y auxiliares descriptivos seleccionados como prioritarios por el AHPC por su antigedad, estado de conservacin y alto inters de consulta. Preparar el material a digitalizar, especialmente los documentos, para obtener copias de calidad de archivo y preservar los originales en las mejores condiciones de guarda que permitan los recursos disponibles.

Este trabajo describe la preparacin de la serie Censos.

La serie Censos Los procesos de cambio de formato ya sean microfilmacin o digitalizacin - como en este caso - requieren que el material est preparado para poder capturar una imagen que permita la lectura del documento desde una pantalla de reproduccin, lo cual no solamente depende de la ptima calidad de la imagen, sino tambin del estado de conservacin de los documentos a digitalizar. De acuerdo al relevamiento, todo el material de esta serie estaba en muy mal estado de conservacin. Por una parte estn los volmenes encuadernados, que tenan el inconveniente de los diferentes tamaos de los folios. La gran mayora de los folios son planillas de doble o triple oficio, que se haban encuadernado en un tamao de folio mayor (35 x 24 cm.) y de gran folio (45 x 33 cm.) para lo cual, estas planillas se han plegado en dos o tres partes, adaptndolas al formato de libro. Consecuentemente en la consulta deben desplegarse y luego volver a plegarse, esta manipulacin con la fragilidad que surca el doblez, produce desgarros y roturas. El resto de los documentos de esta serie estaba instalado en carpetillas dentro de cajas de archivo, lo cual requiere para consultar su contenido, deslizar los documentos provocando abrasin de los bordes contra los lados de la caja. Si bien las encuadernaciones son una medida de preservacin, no se cumpla en estos libros, tanto por el modo en que se haban construido, encuadernando diferentes tamaos de folios, como por el mtodo de costura empleado, que dificultaba la apertura de los volmenes; todo esto sumado al mal estado generalizado de las encuadernaciones. Por otro lado estn los documentos instalados en las cajas de archivo, esta unidad de conservacin debera haber cumplido una funcin protectora y de conservacin. Aunque tampoco cumpla con esta finalidad, debido a que las cajas de este tipo resultan inadecuadas y producen abrasin del material, pero en comparacin con los documentos encuadernados, estos estn en mejor estado. En ambos casos, los folios estn muy frgiles debido a la antigedad del material que se suma a la acidez trasminada desde las tintas ferroglicas de la escritura. Las tensiones que generaba la encuadernacin de los tomos, las abrasiones producidas en la manipulacin, las deficientes condiciones de instalacin y medioambientales del archivo, sumados a una sobre-explotacin al ser muy consultados con numerosos procesos de fotocopiado, hacan muy difcil la digitalizacin segura de este material. Todo esto llev al planteamiento de una preparacin del material para su digitalizacin con el objetivo de difundir y poner en valor esta serie documental en pleno compromiso con su conservacin. La preparacin del material const de las siguientes fases: Desmontaje de las encuadernaciones, documentacin del proceso Alisado y reparacin de los folios daados Fabricacin de cajas de conservacin a medida Instalacin de los Censos en carpetas de tres solapas y luego en las cajas de conservacin Proteccin de las encuadernaciones ya vacas para su conservacin

Descripcin de las encuadernaciones desmontadas De los trece Censos que conforman esta serie, once se encontraban encuadernados: cinco tomos en tamao de 35 x 24 cm y seis tomos en tamao de 45 x 33 cm y los dos Censos restantes se encontraban instalados en carpetillas de cartulina verde, cosidos por el lomo con un refuerzo en tela de encuadernacin color verde claro. La encuadernacin de los tomos de folio mayor de 35 x 24 cm es holandesa, el lomo y la parte ms cercana a l, estn forradas con cuero marrn oscuro, impreso con letras doradas, el resto de la tapa est forrada en tela negra. La encuadernacin de los tomos de gran folio de 45 x 33 cm tambin es holandesa con puntas, el lomo y puntas forradas en cuero marrn claro, con letras doradas, cinco de los tomos tienen el resto de las tapas forradas en papel satinado gris claro y un tomo tiene el resto de las tapas forradas en tela negra. Las encuadernaciones que se desmontaron adolecan, en menor o mayor medida, de deterioro fsico debido a la manipulacin: erosiones en los cantos de tapas y puntas; golpes, araazos, exfoliaciones y manchas sobre los materiales de cubierta, adems de los desgarros en mrgenes de los folios que sobresalen de la estructura. Excepto el Censo de 1852 Tomo 2, con una encuadernacin ms reciente, en carton con el lomo de papel plastificado color verde oscuro y las tapas de cartulina flexible color verde agua; el resto de los tomos tenan adheridos al lomo de cuero una etiqueta de papel blanco comn con la signatura impresa adosado con una cinta autoadhesiva translucida ancha. Otros daos registrados en los lomos: Censo 1813 Tomo 1: solo existen algunos fragmentos del lomo, las tapas estaban desprendidas del cuerpo; Censo de 1813 tomo 2: el lomo est muy abrasionado con roturas en ambos cortes, no se lee la signatura y la etiqueta adosada se hallaba desprendida; Censo de Ciudad 1822 Tomo 1: tanto la cubierta de papel marmolado como el lomo de cuero presentan gran abrasin y varias cintas adhesivas, el lomo tiene zona perdida en el corte de la cabeza y roturas en el corte del pie; Censo de Campana 1822 Tomo 2: el lomo con abrasin que no permite la lectura de la signatura, con zona perdida en el corte del pie y con roturas en el cajo en el corte de cabeza; Censo de 1840 N 299: el lomo y los cantos con mucha abrasin; Censo de 1840 N 300: el lomo fue reemplazado con cuero de tono bord, en contraste de las puntas en cuero marrn claro; Censo de 1840 N 301: las cubiertas y el lomo con mucha abrasin y cintas adhesivas, faltante de la punta inferior, de la holandesa, en la tapa, el lomo roto en ambos cortes y cajos; Censo de 1852 N 302: el lomo desprendido por los cajos y roto con faltantes; Censo de 1852 N 303: el lomo recubierto con tela de encuadernacin color verde claro; Censo de 1852 a 56 N 304: el lomo recubierto con tela de encuadernacin

verde claro y con zona perdida en el corte de cabeza. Por otro lado, hacia el interior de las hojas se observan deterioros producidos por las tintas ferroglicas trasminadas, algunas hasta el punto de perdida de soporte. Algunos de estos deterioros fueron intervenidos con cintas adhesivas que han provocado manchas y acentuado las tensiones. Tambin se unieron folios desprendidos de la encuadernacin y otras roturas con cintas adhesivas. Algunos folios fueron laminados y en muchos se registraron prdidas de soporte, lagunas, enganches y desgarrones. Algunos folios presentan seales de mojado otros folios con manchas de diferente etiologa como las producidas por adhesivos reblandecidos del lomo, mugre, deposiciones de insectos, insectos aplastados, lquidos, tintas o grasas derramadas. En otros folios se aprecia deterioro por insectos aparentemente pececillo de plata -, en otros folios indicios de la mordida de roedores y algunos con intervenciones de escrituras modernas. Finalmente se han conservado las encuadernaciones que protegieron a los Censos. Para ello, las cubiertas fueron protegidas envolvindolas en polietileno fino, conjuntamente con los nervios y muestras de los hilos de la costura. Queda por realizar la reinstalacin de los Censos en cajas de conservacin que debern construirse a medida.

BIBLIOGRAFA: Recomendaciones tcnicas para la digitalizacin de documentos. (2010). Junta de Andaluca: Consejera de Cultura Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Servicio de Archivos. Parra Garzn, Gabriela. (2011). Revalorizacin del patrimonio del Archivo Histrico de Crdoba. Revista Electrnica de Fuentes y Archivos. 2, 195 200. Documentos histricos estn en Internet. (2013, marzo 29). La Voz del Interior: Ciudadanos. [On Line]. Disponible en: http://www.lavoz.com.ar/ciudadanos/documentos-historicos-estan-internet Gobierno de la Provincia de Crdoba. (2012, agosto 16). Digitalizarn archivos del perodo Colonial de Crdoba. [On Line]. Disponible en: http://prensa.cba.gov.ar/cultura-y-espectaculos/digitalizaran-archivos-del-periodocolonial-de-cordoba/