Titulo Diseo y creacin del servicio de archivos, caso: AGUNLAR (Archivo General de Universidad Nacional de La Rioja) Eje Temtico:

Archivos, Museos y Bibliotecas: Acceso, servicios y legislacin Disciplina: Administracin de Documentos y Archivos Autores: Roberto Lucas Andrada (rlandrada@gmail.com), Eduardo Daniel Vilchez (danielvilchez08@hotmail.com), Celina Cabana (CELINA_CABANA@hotmail.com), Fabiana Cabana (fabycabana30@hotmail.com) Institucin: Ctedra de Administracin de Archivos de la Tecnicatura Universitaria en Administracin de Documentos y Archivos del Departamento Acadmico de Humanidades de la Universidad Nacional de Crdoba.

Resumen Presentar el proyecto de creacin del ARCHIVO que depende funcionalmente de la Secretara General del Rectorado de la Universidad Nacional de La Rioja, esto lograr la puesta en funciones de una dependencia o rea operativa que alberga en su depsito toda la documentacin de dicha secretara; y a mediano plazo conservar toda la documentacin de la Universidad. Dicho proyecto comenzar con un relevamiento que se llevar a cabo con los alumnos de la Tecnicatura, se determinar que otros tipos documentales deben ser remitido o transferidos desde el resto de la Universidad. Se pretende que esta casa de altos estudios lo disee con las funciones de un ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA RIOJA (AGUNLAR) que estar junto a las oficinas productoras y ser de consulta permanente y peridica, segn el principio de Valor Primario o Inmediato y Valor Secundario o Mediato, alcanzando un objetivo bsico de nuestra profesin: prestar un servicio de informacin a los usuarios. En la actualidad el AGUNLAR se ubica fsicamente en una Sala de la Biblioteca de la UNLAR y no se puede denominar a este espacio como ARCHIVO, sino como un depsito de documentos que no estn debidamente procesados y tratados. El proyecto se implementar en tres etapas, la primera a corto plazo, la segunda a mediano plazo y la tercera a largo plazo para optimizar el Sistema de Archivos de la Universidad. Palabras claves: ARCHIVO, SERVICIOS, ETAPAS, DISEO, INFORMACIN

INTRODUCCION Considerando que la archivologa fue concebida como complementaria al estudio de la historia y era sinnimo de capacidad para preparar las fuentes y ponerlas a disposicin de la investigacin, publicando y editando documentos, y la gestin de los mismos; se pretende en este trabajo proponer la creacin DEL ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA RIOJA (AGUNLaR). Sin documentos cualquier administracin organizada dejara rpidamente de funcionar. Los documentos y especficamente la informacin que contienen, son uno de los recursos fundamentales que las instituciones necesitan para poder realizar sus operaciones eficazmente. Con todo esto se pretende cimentar en esta institucin, no solo el conocimiento y anlisis de las caractersticas de los documentos como testimonios confiables y precisos de las decisiones y las acciones que documentan, sino asegurar que los documentos sean mantenidos y recuperados con eficiencia para el uso de la administracin a la vez que asegura la posibilidad de una gestin eficaz en todas las fases del ciclo vital. Adems se pretende con esta propuesta ofrecer los recursos e instrumentos archivsticos, que organizan lgica y fsicamente los documentos y series documentales, que permitan evaluar el ciclo vital de los documentos para luego determinar su valor documental. Ninguna institucin gubernamental u organizacin privada podra sobrevivir sin documentar sus actividades. Oficina alguna podra funcionar bien si tuviera que depender solamente de la memoria de sus funcionarios para recordar las transacciones efectuadas. En lneas generales, puede decirse que, la gestin de documentos se ocupa de todos los procesos por los cuales la informacin registrada ayuda a las instituciones a satisfacer sus necesidades operativas y administrativas y sus necesidades. La gestin de documentos no tiene un fin en si misma: es un componente decisivo de la actividad administrativa y, en un sentido ms amplio, un pilar para el funcionamiento eficiente de las organizaciones, y con el tiempo, de la sociedad en general. Este proyecto de ARCHIVO, que depende de la Depende de la Secretara General de de la Universidad Nacional de La Rioja, lograr la puesta en funciones de una dependencia que alberga en su depsito toda la documentacin de dicha secretara. Dicho proyecto comenzar con un relevamiento que se llevar a cabo con los alumnos de nuestra Tecnicatura, se determinar que otros tipos documentales deben ser remitido o transferidos desde el resto de la Universidad. Se pretende que esta alta casa de estudios, lo cree con las funciones de un

ARCHIVO GENERAL que estar junto a las oficinas productoras y ser de consulta permanente y peridica, alcanzando un objetivo bsico de nuestra profesin: prestar un servicio de informacin a los usuarios. Anlisis Contextual Dentro de la Universidad, el lugar que se encarga del inicio o tramitacin de los distintos documentos, es Mesa de Entrada y Salida. Esta tambin depende de la Secretaria General, que lleva el control y seguimiento de todas sus actividades. De acuerdo al reglamento o estatuto interno de la Universidad. Las actividades que ejecuta son la realizacin de: Notas correspondientes a los distintos departamentos. Solicitudes de equivalencias. Cambios de planes de estudio. Presentacin de programas. Expedientes generados por sedes del interior de la provincia. Recepcin y envi de todo tipo de correspondencia provenientes de los distintos departamentos y secretarias de la Universidad. La documentacin tratada en Mesa de Entrada y Salida, es ordenada cronolgicamente a medida que se produce el ingreso de esa oficina, posteriormente la documentacin es resguardada en cajas de cartn, acompaadas de los libros de entradas, que detallan los datos del asunto. Principales problemas detectados en materia documental La falta de un archivo general, que reduzca la acumulacin de documentacin en las oficinas de gestin. La documentacin generada por los diferentes departamentos de la Universidad, son resguardadas en cajas de cartn resistente para su conservacin. El nmero de cajas reduce el espacio de circulacin en la oficina. Los muebles y estanteras no son suficientes ni adecuados. El recurso humano disponibles carece del conocimiento sobre el tratamiento documental. MARCO TEORICO Antecedentes, organizacin, estructura de La Unlar. El Territorio Riojano alberga al conjunto de Sedes y Delegaciones Acadmicas que constituyen la Universidad Nacional de La Rioja, cuya Sede

Central se ubica en la Capital Provincial. La UNLaR fue creada por Ley Nacional N 24.299 del ao 1993, sobre la base de su predecesora, la Universidad Provincial de La Rioja (UPLR). Esta fue instituida por Ley Provincial N 3392 del ao 1972, e inici efectivamente sus actividades acadmicas en 1973. Las efemrides Institucionales se celebran el da 17 de Setiembre de cada ao. Organizacin: Esta Casa de Altos Estudios es la primera Universidad de la Provincia de La Rioja, y se ha incorporado al conjunto de Universidades Nacionales desde la firma del Convenio de Transferencia de la ex Universidad Provincial, a la Jurisdiccin Nacional, el 18 de febrero de 1994. La organizacin de la Universidad Nacional de La Rioja responde a cnones de Autonoma Acadmica y Cientfica; Gobierno Democrtico, y Calidad Institucional, previstos en su Estatuto, y en las reglamentaciones derivadas. La Participacin Estamentaria Cuatripartita (Docentes, Estudiantes, Egresados y CoDocentes) est fijada en modalidades y proporciones sealadas en el Estatuto Universitario. La Jurisdiccin y Competencia de la UNLaR se ejerce a travs de los siguientes rganos: - Asamblea Universitaria - Consejo Superior - Rector - Concejos Directivos de los Departamentos Acadmicos - Decanos de los Departamentos Acadmicos - Decanos de las Sedes Universitarias - Delegados Acadmicos de Delegaciones - Concejo de Investigacin Cientfica y Tecnolgica - Presidente del Concejo de Investigacin Cientfica y Tecnolgica. - Concejo de Enseanza Pre-Universitaria. - Presidencia del Concejo de Enseanza Pre- Universitaria. La Universidad Nacional de La Rioja adopt el Sistema Departamental para su distribucin acadmica. As, su Planificacin y Actividad Enseativa y de Gestin, se implican en una estructura Matricial y Normativa, segn reas de Conocimiento, Familias de Ciencias, y Afinidad Curricular, plasmndose en Cinco (5) Departamentos Acadmicos: a) Ciencias de la Salud y de la Educacin. b) Ciencias Exactas, Fsicas y Naturales.

c) Ciencias Sociales, Jurdicas y Econmicas. d) Ciencias y Tecnologas Aplicadas a la Produccin, al Ambiente y al Urbanismo. e) Humanidades. Siendo el Honorable Consejo Superior el Organismo Facultado para la creacin de Carreras de Pregrado, Grado y Posgrado, los Departamentos Acadmicos ejercen la Conduccin integral en los respectivos Planes Curriculares. En correlato con aquello se cumple el Magno propsito del Actual Rector, el que al asumir su primer mandato en 1992, inst a conve rtir la Provincia de La Rioja en un Gran Campus Universitario. Su plena realizacin se verifica no solo en una real y sucesiva descentralizacin, sino en su actual Oferta Acadmica compuesta por Ochenta y Seis (86) Carreras de Pregrado y Grado, de las cuales Cuarenta y Uno (41) se cursan en las referidas Sedes y Delegaciones Acadmicas del interior provincial. Organigrama: Estructura de la Universidad Nacional de La Rioja

Asamblea Universitaria

Consejo Superior

Dptos. Acad.

Rectorado

Decanatos

Secretaria de Asuntos Acadmicos

Direcc. Gral Orien. Voc.

Direcc. de Infor. Y Sist.

Direccin Docente

Direccin Alumno

Ofic.. Inscrip.

Ofic. Graduados

Ofic. R Actas

Tambin son parte integrante de la Universidad Nacional de La Rioja las Sedes Universitarias de Aimogasta, (Depto. Arauco) Chamical (Depto. Chamical), Chepes (Depto. Rosario Vera Pealoza) y Villa Unin (Depto. Coronel Felipe Varela), junto a la Delegacin Acadmica de Villa Santa Rita de Catuna, (Depto. General Ocampo) y las en decurso de ereccin en Tama (Depto. General ngel V. Pealoza), Ulapes (Depto. General San Martin) y Olta (Depto. General Belgrano). Estas Unidades de Coordinacin Acadmico-Administrativas de la Universidad en el interior provincial, a excepcin de las 3 nuevas futuras Delegaciones, cuentan con edificios e instalaciones propias. As, en el ltimo trienio se produjo la Construccin e Inauguracin de Nuevos Edificios para las Sedes de Chepes y Aimogasta, y de los Centros Universitarios de Extensin, Recreacin, Deporte y Atletismo (CUERDA) en todas las Sedes y en la Delegacin Acadmica Catuna. En estas Sedes Universitarias se cursan diversas carreras de Grado y Posgrado, segn la estrategia fijada y legislada por el Consejo Superior. Secretaras y Oficinas de Control El Rectorado de la Universidad para poder satisfacer la demanda administrativa general y especfica cuenta con distintas Secretaras, a saber. Secretara General Secretara de Asuntos Acadmicos Secretara de Post Grado y Graduados Secretara de Planificacin y Autoevaluacin Secretara de Ciencia y Tecnologa Secretara de Asuntos Co Docentes Secretara de Extensin Universitaria Secretara de Relaciones Institucionales Secretara de Consejo Superior Secretara de Asuntos Estudiantiles Secretara de Administrativo Financiera Subsecretara Legal y Tcnica Unidad de Auditora Interna La creacin de estas Unidades, responde a Criterios Institucionales Estratgicos, vincula dos con las condiciones socio-econmicas existentes en los sitios de enclave y a la observancia de premisas de la UNESCO en materia de Educacin Superior, en cuanto a la Pertinencia y Responsabilidad Social, que deben asumir las Universidades.

OBJETIVOS Iniciar instancias de sensibilizacin a la comunidad Universitaria, acerca de la importancia de la gestin de documentos, con procesos confiables y precisos, que permitirn las decisiones y acciones del gobierno y administracin, en funcin de la proteccin de los derechos humanos, el estado de derecho y el trato justo e igual de los ciudadanos, a travs del registro de su memoria. Capacitar al recurso humano sobre los dispositivos archivsticos disponibles para el adecuado tratamiento de documentos. Proponer un edifico nuevo con la finalidad de ser oficinas para las personas que procesen la documentacin, y mejorando el deposito que ser destinado a la conservacin del acervo documental, respetando las caractersticas para la proteccin y mejorar los servicios. Promover un espacio flexible y dinmico en donde alumnos de la Tecnicatura Universitaria en Administracin de Documentos y Archivos puedan adquirir, colaborar y ganar experiencia en el armado y organizacin de dicha rea como seria en este caso el ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA RIOJA. Incorporar a este archivo como un eslabn en la estructura actual de la UNLaR, permitiendo determinar su organizacin, estructura, funcin y misin para una mejor eficiencia y accesibilidad del servicio. DESCRIPCION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS El Archivo, Concepto: La palabra archivo, del latn archivum, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.: Local en el que se custodian documentos pblicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no slo oficial sino tambin semipblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guas, etc., donde se colocan). Tambin se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misin consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos. Archivar significa guardar de forma ordenada documentos tiles, hacindolo de un modo lgico y eficaz que permita su posterior localizacin de la forma ms rpida posible cuando sea necesario. El material de archivo ms corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guas, etc. Funciones del archivo: La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mnimos de conservacin,

durante los cuales puede ser requerida su presentacin. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca. Otra funcin del archivo es la de ser un centro activo de informacin que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Adems sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. Tambin el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realizacin de un acto o la forma de hacerlo. Clases de archivos Segn el grado o frecuencia de utilizacin: Archivos activos o de gestin, Semiactivos Inactivos Segn el lugar de emplazamiento: Generales o centralizados, Descentralizados o parciales, Departamentales o por secciones, Personales. Normativa y bases legales Ley de Educacin Superior 24.521/95 Estatuto Universitario Manual de procedimiento y tramites administrativos Ord. Consejo Superior N 253/03. Concepto de documento administrativo Soporte en el que se materializan los distintos actos de Administraciones Pblicas. La forma externa y testimonios de la ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA. Actividad administrativa: carcter documental. Funciones generales del documento administrativo. Funcin de constancia: pervivencia de los actos administrativos y sus efectos. Funcin de comunicacin: interna y externa. Caractersticas generales del documento administrativo. Producen efectos: frente a terceros o en la propia administracin. Son emitidos por un rgano administrativo: personas fsicas que actan en representacin del rgano. Su emisin es vlida: requisitos formales y sustantivos exigidos por la normativa. CUADRO DE CLASIFICACION Principio de procedencia. las

Principio de Respeto de los Fondos o Principio de Procedencia anunciado por Natalis de Wailly en 1841 (nacimiento de nocin de fondo de archivo - base de la Archivstica teora y prctica.) Consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza provenientes de una administracin, de un establecimiento o de una persona natural o moral determinados. Esto es lo que se denomina fondos de los archivos de esa administracin, de ese establecimiento, o de esa persona. M. Duchein. Premisas bsicas surgidas a partir de la aplicacin del principio de procedencia y que conllevan a la nocin de Fondo como: Producto natural de la actividad de una entidad (imprescindible identificacin del autor, su naturaleza, estructura y rea de actividad). Su concepcin no viene dada por su uso, sino por su estructura interna (funciones). Su estructuracin exige el conocimiento de los procedimientos administrativos del autor. Cuadro de clasificacin de documentos UNLaR
FONDO SUB-FONDO SECCION SUBSECCION TIPO DOCUMENTAL

Universidad Nacional de La Rioja Cas. De la Salud y la Educacin Cas. Exactas, Fsicas y Naturales Cas. Sociales, Jurdicas y Econmicas Cas. Y Tecnol. Aplicadas a la Produccin, al Ambiente y al Urbanismo Humanidades Secretaria de Asuntos Acadmicos UNLaR.

Correspondencia, Facturacin, Resoluciones, Ordenanzas, Exptes. Resoluciones Internas, y Acadmicas, Exptes. Alum. Egresados y Doc. Iden. Anterior

Iden. Anterior

Iden. Anterior

Iden. Anterior Tramite de Inscripcin Exptes. a) Readmisin, b) Equivalencias, c) Correcc. Datos, d) Cambio Plan de Estudios, e) Trabajo Final, f) Mesa Especial, g) Cancelacin Matricula Oficina Inscripcin Oficina de Graduados Oficina de Registro de Actas Iden. Anterior

Iden. Anterior

Iden. Anterior

ACCIONES DE LA PROPUESTA Promover el funcionamiento de un Archivo General, en el espacio reservado para el mismo. El espacio actual que se utiliza como depsito, se encuentra ubicado en un sector dentro de la Biblioteca Central de la Universidad. Las medidas del espacio son aproximadamente de: 7mts. X 5mts. Determinar las funciones del AGUNLaR 1) Liberar a la administracin de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario. 2) Evitar colapsar los archivos histricos. 3) Asegurar la seleccin de los documentos que van a ser conservados y los que van a ser eliminados. 4) Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad de sus documentos, el acceso a los mismos cuando sea necesario. 5) Realizar dichas funciones a bajo costo, mediante el aprovechamiento del espacio. Localizacin y equipamiento El espacio para este tipo de archivo debe ser amplio, suficiente para satisfacer las necesidades presentes y futuras, que permitan la instalacin de estanteras en altura para aprovechar al mximo el espacio, como as tambin debe estar alejado de fuentes de contaminacin y peligro potencial. Recurso material Mobiliario: condiciones a tener en cuenta ACCESIBILIDAD: el acceso de los documentos debe ser cmodo y fcil. RAPIDA IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO: tanto el mobiliario como las cajas deben espacios para describir documentos archivados. EXTENSIBILIDAD. El mobiliario tiene que estar pensado para aceptar un posible crecimiento del archivo. BUENA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS: se debe evitar todo material que tienda a la destruccin de los documentos. BUENA RELACION PRECIO CALIDAD: debe primar la funcionalidad pero tampoco se debe olvidar el impacto psicolgico positivo Deben adoptar espacio agradable para el personal que lo utilcele. Estanteras Se pueden mencionar dos sistemas El convencional: de estanteras fijas de doble cuerpo o a dos caras dispuestas en paralelas, situadas con una separacin de 0,80mts. Entre cuerpos y un pasillo de 1,20 de ancho entre bloques. El denso o compacto, en el cual uno o varios cuerpos estn fijos y los dems, montados sobre rieles, se desplazan mediante un motor mecnico de cadena o elctrico. Este sistema permite un mayor aprovechamiento del espacio. Adems de instalaciones y mobiliarios adecuados se deben adoptar medidas para controlar factores que pongan en peligro la integridad del fondo y de la

personas, ej. Sea humedad, temperatura, luz solar, polvo, contaminacin, fuego insectos, roedores, electricidad etc. Recursos humanos Contar con un personal capacitado competente y suficiente que responda a las necesidades de los usuarios internos y externos. La incorporacin y la formacin del personal sern de acuerdo a las previsiones de desarrollo de los archivos. Estos debern facilitar la consulta de manera rpida y satisfactoria (consulta en sala, prstamo a los organismos productores, consulta en red). La clasificacin, ordenacin, descripcin y valoracin de la documentacin se realizara de acuerdo a las normas archivsticas establecidas. Para realizar todas estas acciones, establecemos un horizonte temporal a los fines de implementar el proyecto si es aprobado. A corto Plazo 1. Elaborar el cuadro de clasificacin, para ordenar correcta y tcnicamente la documentacin del archivo. 2. Disear el listado de remisin, para la transferencia de la documentacin desde la oficina productora al archivo. Esta debe ser respaldado con una norma que avale su aplicacin y obligatoriedad de uso. 3. Ser el archivo y el lugar de prctica permanente de todas las Ctedras de la Carrera, que paulatinamente le darn contenido al espacio. 4. Generar el Taller de Restauracin y Preservacin de Documentos, con herramientas bsicas Mediano Plazo 1. Generar el Taller de Digitalizacin, aplicable a documentos y libros de toda la Universidad Nacional de la Rioja 2. Elaborar las normas que regulen las Tablas de Conservacin de Documentos, de toda la documentacin generada por la Universidad Nacional de la Rioja Largo Plazo 1. Crear el Primer Edificio, con funcionalidad de ARCHIVO GENERAL, en una Universidad Pblica, con Rango de Direccin en la Orgnica de la Universidad, generando el Cargo de Archivero para la conduccin del mismo, y para acceder el mismo debe ser PROFESIONAL CON TITULO OFICIAL Y VALIDEZ NACIONAL. 2. Crear el Sistema de Archivos Universitario de la UNLAR, con criterios estandarizados y tcnicos. 3. Crear en el AGUNLaR, la seccin Archivo Intermedio, Archivo Histrico y el Museo Documental.

4. Crear la Consultora Universitaria, que entienda en la formacin y asesoramiento en materia archivstica de la Provincia de La Rioja, abriendo sus talleres de Restauracin de Documentos y Digitalizacin. IMPACTO ESPERADOS Con la creacin del ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA RIOJA (AGUNLaR), se pretende incorporar y mejorar la Gestin de documentos y la conservacin de los mismos, considerados estos como el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economa y eficiencia en la creacin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de los documentos de una organizacin durante todo su ciclo de vida y de hacer que la informacin que contienen est disponible en apoyo del quehacer de esa organizacin y de los usuarios externos a ella que lo requieran. La ejecucin del proyecto es la puesta de un servicio, que garantice la recuperacin y conservacin de los documentos y la informacin registrada en l.

BIBLIOGRAFIA: Cruz Mundet, Jos Ramn. (2001). Manual de Archivstica. Madrid: Fundacin German Snchez Ruiperez. DI MARI Daniel, SEMINARIO: LOS ESPACIOS NECESARIOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE UN CORRECTO SERVICIO DE ARCHIVO, Y SU APLICACIN A LOS EDIFICIOS EXISTENTES, Escuela de Archivologa F.F.yH -, Crdoba, 2007. Fernndez Gil, Paloma. (1997). Manual de Organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales. Las Gabral: Granada. Heredia Herrera, Antonia (1986), Archivstica General: Teora y Prctica. Espaa: Diputacin Provincial de Sevilla. KRAJEWSKI Lee J., Administracin de Operaciones, estrategia y anlisis, Prentice Hall, 5 edicin, Mxico, 2000. Nez Fernndez, Eduardo. (1999). Organizacin y Gestin de Archivo. Trea Gijon. Schellenberg, Teodoro R. (1961).Principio Archivstico de Ordenacin. Washington. Vzquez, Manuel. (2007). La Profesin Archivstica en el Siglo XXI. Universidad Nacional de Crdoba. Facultad de Filosofa y Humanidades. Ley de Educacin Superior N 24.521/95 Estatuto de la Universidad Nacional de la Rioja Ao 1994 2004. Manual de procedimiento y tramites administrativos Ord. Consejo Superior N 253/03 Bibliografa