TALLER

Comunicación y
Gestión Efectiva de
Reuniones de Trabajo
CONTENIDO
Qué es una Reunión

Gestión de reuniones
• Antes
• Durante
• Después

Sobre las Minutas

“Ninguno de nosotros es tan inteligente
como todos nosotros juntos”

Refrán Japonés
Qué es una Reunión
Una reunión debería ser la
forma más efectiva de lograr
la interacción y compromiso
de personas hacia un objetivo
determinado.
El trabajo en equipo y la
asociación implican
inevitablemente un mayor
número de reuniones.
OBJETIVOS de la Reunión
Informar

Buscar ideas

Solucionar un problema

Determinar un plan de acción

Aclarar responsabilidades
Gestión de las Reuniones
de Trabajo
Antes de la Reunión
Preparación de Agenda
Finalidad Contenido Material Organización Lugar,
• Por qué • Qué • Qué de contenidos fecha y hora
• Para qué documentación • Cómo se van a • Dónde
se va a repartir organizar los • Cuándo
a los asistentes temas • A qué hora
ESTRUCTURA
 La falta de claridad en los objetivos, la
impertinencia, el desconocimiento de la agenda y
un mensaje incompleto o ambiguo sobre la
necesidad de una reunión, muy probablemente
disminuyan la motivación en los participantes.
Convocatoria a una reunión

Fecha de Hora de inicio Lugar donde se va a

la reunión y término realizar la reunión

Agenda de temas a
Sugerir llevar tratar, con
Objetivo de
alguna información responsable de
presentar cada tema y la reunión
particular
tiempo destinado
Paso a Paso de la Convocatoria
Colgar la reunión en Google Calendar
• Colocar el título de la reunión en consonancia con el objetivo de la
misma
• Asegurarse de colocar la hora de inicio y duración de la reunión
• Asegurarse de colocar todos los invitados
• Colocar la ubicación de la reunión (nombre de lugar, edificio, piso y
alguna otra referencia) e! ! !
¡¡¡Important
• Se puede agregar una descripción de la reunión Colocar en la
s
s al
convocatoria
o de a cre dit ación
corre
Durante la Reunión
Acuerdos de conducta

Organización previa de la reunión Participación activa y prudente

Respetar el tiempo pautado Celular en silencio

Estructura de la reunión
Mecánica y Desarrollo de
Introducción metodología a los puntos de la
utilizar agenda

¡¡¡Importante!!!
• Utilizar formato de lista de
asistencia
• Tomar notas de la reunión Evaluación de Cierre formal y
reunión próximos pasos
• Tomar fotografía de la reunión
Después de la Reunión
Objetivos de las Minutas
• Registrar los temas tratados y las decisiones
tomadas con respecto a estos.
• Comunicar los resultados de reunión a personas
que no era necesario que estuvieran presentes,
pero que necesitan saber lo que se habló en ella.
• Servir como evidencia de las actividades
realizadas.
Forma de nombrar las minutas
Así se nombran las minutas
Ejemplo:
MIN-Equipo Acreditación
CAAMHP-Avances de la
semana-06.03.2020
MIN-C#-NOMBRE-dd.mm.aaaa
• MIN= Abreviatura de Minuta
• C#= Colocar el número de comité o
equipo. Ejemplo: Comité 4 ó Comité
Curricular
• Nombre= Colocar el objetivo de la
reunión de forma breve. Ejemplo: Avances
de la semana
• Dd.mm.aaaa= Fecha en la que se realizó
la reunión. Ejemplo: 06.03.2020
Pasos para elaborar la minuta
Colocar los
Usar el formato Colocar las Escanear lista
compromisos
establecido ideas anotadas de asistencia
asumidos

Guardar en la Convertir
Colocar las Solicitar
carpeta documento de
fotos revisión
correspondiente Word a PDF

Enviar Minuta a Dar seguimiento

los invitados a los acuerdos
 Quién debe realizar la
minuta (excepciones)
Este documento es responsabilidad de la persona
que haya convocado la reunión o bien de la
persona que sea encargada para estos fines.
En sesiones de trabajo o reuniones internas, en
ocasiones, con enviar un correo electrónico con los
acuerdos realizados, es apropiado.
Formato de minutas
Menos es Más

La minuta debe estar conformada por cada tema tratado, las conclusiones al
respecto, los acuerdos tomados, las actividades a realizar, las personas
responsables de darles seguimiento o de su realización, el estado actual de
las actividades, el porcentaje de cumplimiento de cada actividad y cualquier
otro punto importante en cada tema, de tal manera que todas las personas
involucradas puedan conocer la situación aún sin haber participado en la
reunión.
- Lo demás es prescindible -
Entre más pronto Mejor
La minuta toma su valor real en cuanto está en las manos de las personas
que necesitan conocer su contenido para actuar en función de sus
objetivos, por ello que entre más rápida sea la entrega será mejor.
Envío de minutas
Asunto: Minuta-Objetivo de la reunión-Fecha de la reunión
Cuerpo:
Estimados, en adjunto la minuta correspondiente a la reunión sostenida el
pasado [día y mes en la que se celebró la reunión] correspondiente al [Nombre del
Comité o equipo].
Recomendamos verificar los acuerdos y compromisos asumidos en la misma para
su seguimiento.

¡Agradecemos su participación!
Seguimiento a los compromisos