Taller

FORMACIÓN,
PARTICIPACIÓN,
RENDICIÓN, EXAMEN Y
CALIFICACIÓN DE LA
CUENTA
FORMACIÓN, PARTICIPACIÓN, RENDICIÓN, EXAMEN Y
CALIFICACIÓN DE LA CUENTA

Disertar sobre las herramientas

necesarias para la formación,
participación, rendición, examen
y calificación de las cuentas de
los Entes y Órganos de la
Administración Pública Nacional,
Estadal, Distrital, Municipal y sus
Entes Descentralizados..
OBJETIVOS DEL TALLER

General

• Aplicar las herramientas conceptuales y

procedimentales que permitan realizar con
eficiencia el examen de la cuenta

Específicos

• Identificar el marco legal que regula el examen de

la cuenta
• Manejar las herramientas técnicas necesarias para
acometer el examen de la cuenta
CONTENIDO PROGRAMÁTICO

• FUNDAMENTOS DEL EXAMEN DE LA CUENTA:

o Marco legal y conceptual
o Definición, objeto y alcance del Examen de la
Cuenta
o Revisión Preliminar y Rendición de la Cuenta
o Otros aspectos legales y técnicos

• FASES DEL EXAMEN DE LA CUENTA:

o Planificación, ejecución, calificación de la cuenta,
presentación de resultados y seguimiento.
PRIMER BLOQUE
PRINCIPIO DE RENDICIÓN DE
CUENTAS

"La Hacienda no es de quien

os gobierna. Todos los
depositarios de vuestros
intereses deben demostrar el
uso que han hecho de ellos”

(02/01/1814) Simón Bolívar

 MARCO JURÍDICO APLICABLE
• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (art. 141). Gaceta Oficial Nº
5908 Extraordinario del 19/02/2009

MARCO LEGAL
• Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal (LOCGRSNCF) (art. 51 al 60) Gaceta Oficial Nº 6.013
Extraordinario del 23/12/10

• Ley Orgánica de la Administración Pública (LOAP) (art. 10 y 14). Gaceta Oficial Nº

6.147 Extraordinario del 17/11/14

• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, GO Nº (E) 2.818 del 01-07-1981.

• Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP) (art.

2). Gaceta Oficial Nº 6.154 Extraordinario del 19/11/14

• Ley Orgánica del Poder Público Municipal (LOPPM) (art. 88 numerales 18 y 19).
Gaceta Oficial Nº 6.015 Extraordinario del 28/12/2010

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 MARCO JURÍDICO APLICABLE
MARCO LEGAL
• Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
• Ley Orgánica de Bienes Públicos. Gaceta Oficial Nº 6.155 Extraordinario del
19/11/14
• Plan de la Patria.
• Ley Contra la Corrupción (LCC) (art. 1). Gaceta Oficial Nº 6.155 Extraordinario del
19/11/14.
• Reglamento Nº 1 de la LOAFSP sobre el Sistema Presupuestario vigente para el año
examinado.
• Reglamento Nº 3 de la LOAFSP sobre el Sistema Tesorería vigente para el año
examinado.
• Reglamento Nº 4 de la LOAFSP sobre el Sistema de Contabilidad Pública vigente
para el año examinado

9
 MARCO JURÍDICO APLICABLE
MARCO SUB LEGAL
• Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las
Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus
Entes Descentralizados. GORBV Nº 40.492 del 08/09/2014.

• Normas Generales de Control Interno (NGCI). (art. 31 al 40). GORBV N.° 40.851 del
18-02-2016.

• Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración

Central y Descentralizada Funcionalmente. GORBV Nº 38282 del 28/09/2005.

• Normas Generales de Auditoría de Estado (NGAE). GORBV N°40,172 del 22/05/13.

• Normas Generales de emisión de facturas y otros documentos del SENIAT, vigente

para el año examinado.

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 MARCO JURÍDICO APLICABLE
MARCO SUB LEGAL
• Normas para Regular la Entrega de los Órganos y Entidades de la
Administración Pública y de sus respectivas Oficinas y Dependencias. GO N°
39.229 del 28-07-09.

• Providencia Administrativa que establece el Clasificador Presupuestario, aplicable

a los órganos y entes del Sector Público, emanada de la Oficina Nacional de
Presupuesto, vigente para el año examinado.

• Providencia que regula la liquidación y cierre del ejercicio económico financiero

del año objeto del examen

• Ley de Presupuesto del Ejercicio Económico Financiero a EXAMINAR

• Providencias Administrativas e instrucciones emanadas de la ONCOP, SUNABIP,

SUNAI, ONT entre otras

• Otras Disposiciones legales aplicables a sus operaciones

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 MARCO JURÍDICO APLICABLE

CRBV

SUBLEGAL
LEGALES TÉCNICOS
ES
• LOCGRSNCF • NFPRECC • PROVIDENCIAS
• LOAFSP • NREOEAPyOD • Pub-20
• LCP • NGAE • Pub-21
• LOBP • Normas-SENIAT • INSTRUCTIVOS
• LOPA • REGLAMENTOS • MANUALES
• LOAP • ORDENANZAS
• LOTTT • DECRETOS
 MARCO JURÍDICO APLICABLE
Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y
Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público
Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados.

ARTÍCULO 1 -OBJETO-
• Regular la formación, participación, rendición,
examen calificación y declaratoria de fenecimiento
de las cuentas.

ARTÍCULO 2 –ÁMBITO DE
APLICACIÓN-
• Órganos y entes a los que competen el ejercicio del
Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal
y sus Entes Descentralizados.
 MARCO
CONCEPTUAL
DE LA
RENDICIÓN
DE CUENTA
¿QUÉ ES RENDICIÓN DE CUENTAS?

Contraloría General
de la República de www.rendiciondecuentas.es
Colombia

Es la acción, como deber legal y Es el acto administrativo

ético, que tiene todo funcionario mediante el cual los
o persona de responder e responsables de la gestión de
informar por la administración, los recursos públicos o
el manejo y los rendimientos de cuentadantes informan,
fondos, bienes o recursos justifican y se responsabilizan
públicos asignados y los de la aplicación de los mismos
resultados en el cumplimiento puestos a su disposición en un
del mandato que le ha sido ejercicio económico.
conferido.
LA RENDICIÓN DE CUENTAS EN VENEZUELA

Es la obligación que tiene el cuentadante de demostrar

formal y materialmente, a través de libros, registros,
comprobantes, estados financieros y demás documentos, la
corrección de la administración, manejo o custodia de los
recursos, así como la presentación de los resultados de la
planificación, programación y ejecución vinculados con la
cuenta.

(Art. 3 NFPRECCOPPNEDMyED)
¿QUÉ PERSIGUE LA RENDICIÓN DE CUENTAS?

Enmarcada en el sistema de control interno de las organizaciones,

es la obligación para demostrar, si el manejo de los recursos en su
labor contribuye al logro de los objetivos de la organización
donde se inserta y en qué términos de eficacia y eficiencia está
funcionando, para obtener el fin último, la satisfacción de las
necesidades públicas (por medio de la producción de bienes o
prestación de servicios).
¿QUÉ SE ENTIENDE POR LA CUENTA?

Información que deben presentar a la Contraloría General de la

República y demás Órganos de Control Fiscal, los respectivos
responsables, sobre las actuaciones legales, técnicas, contables,
financieras y de gestión, que hayan realizado en la administración,
para el manejo de recursos y los rendimientos de los fondos, bienes
o recursos públicos, así como para el cumplimiento de metas,
objetivos, y evaluación de los resultados en su ejecución

Es necesario establecer mecanismos de CONTROL INTERNO que

permita disponer oportunamente de la información y
documentación que conforma la cuenta, garantizando su registro en
los sistemas contables y automatizados
CUENTA (Art. 3 NFPRECCOPPNEDMyED)
Conjunto:
• Libros
• Documentos
• Comprobantes
• Registros
• Estados Financieros

El Cuentadante es el responsable para demostrar formal y

materialmente los:
• Actos de administración, manejo y custodia de los
recursos, durante un ejercicio económico financiero.
• Programación de Objetivos y Metas
• Vinculación con los resultados de la gestión.
CUENTADANTE

Quienes administren, manejen o custodien recursos de

los entes y organismos señalados en el artículo 9

numerales 1 al 11 de la LOCGRSNCF estarán

obligados a formar y rendir cuenta de las

operaciones y resultados de su gestión, en forma

oportuna y ante el Órgano de Control Fiscal respectivo.

(Arts. 51 LOCGRSNCF)
CUENTADANTE
Responsable de la administración, manejo o custodia de recursos de los órganos y
entes a los cuales se refieren los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, tales como:
• Órganos y entidades a los que incumbe el
ejercicio de los Poderes Públicos Nacional,
Estadal, Distrital, Distritos Metropolitanos,
Municipal, Territorios Federales y Dependencias
Federales.
• Institutos Autónomos.
• Banco Central de Venezuela.
• Universidades Públicas.
• Demás Personas de Derecho Público.
• Sociedades de cualquier naturaleza en las cuales
se tenga participación en su capital social.
• La Fundaciones, Asociaciones Civiles y demás
instituciones creadas con fondos públicos.
CUENTADANTE
NIVEL ÓRGANO /ENTE MÁXIMA AUTORIDAD CUENTADANTE
AUTORIDAD EJECUTIVA

ADMINISTRADOR
NAC MINISTERIO MINISTRO MINISTRO
DIR. REGIONALES

CAFÉ VENEZUELA
NAC TIENDA Y JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTE GERENTE DE
SERVICIOS, S.A. ADMINISTRACIÓN

DIR DE ADMINISTRACIÓN
NAC CNE DIRECTORIO PRESIDENTA
DIR. REGIONALES

DIR. DE ADMON Y SERVICIOS

MUN ALCALDÍA ALCALDE ALCALDE
DIR DE TESORERÍA Y FINANZAS

CONCEJO CÁMARA PRESIDENTE DEL

MUN ADMINISTRADOR
MUNICIPAL MUNICIPAL CONCEJO

INSTITUTO AUT.
MUN JUNTA DIRECTIVA DIRECTOR ADMINISTRADOR
DE POLICIA

DIR. ADMINISTRACIÓN
MUN SEMAT ALCALDE SUPERINTENDENTE
DIR DE RENTAS
DESIGNACIÓN DEL CUENTADANTE

La o las máximas autoridades de los Órganos y Entes deben mediante

acto administrativo designar el o los Cuentadantes responsables de la
administración, manejo o custodia de recursos en un ejercicio
económico financiero o período determinado sujeto a la formación de
la cuenta, quienes tendrán la obligación de prepararla, formarla y
notificar al órgano de control fiscal correspondiente, para su posterior
examen.

Estas designaciones deberán ser informadas al órgano de control fiscal correspondiente,

y publicadas en un medio oficial que se utilice en el órgano o ente, señalando
claramente la obligación de formar y participar que la cuenta se encuentra lista para el
examen.
CUENTADANTE
RESPONSABILIDADES DEL CUENTADANTE

Cese del Deberá consignar al sustituto un corte

Cuentadante de los movimientos habidos en la
antes del cuenta hasta la fecha del cese, el cual
cierre de la debe anexar al Acta de entrega.
cuenta
Remitir copia del acta con sus
(Art. 14 anexos dentro de los tres (3) días
NFPRECCOPPNE
DMyED) hábiles siguientes, al órgano de
control fiscal correspondiente.

Quienes estando obligados a rendir cuenta,

no lo hicieren en la debida oportunidad, sin
justificación, las presentaren reiteradamente
incorrectas o no prestaren las facilidades
requeridas para la revisión.
(Art. 91 LOCGRSNCF)
QUIÉNES ¿DEBEN FORMAR Y RENDIR LA CUENTA?

• ÓRGANOS DEL PODER

PÚBLICO.

• SERVICIOS Y ÓRGANOS
DESCONCENTRADOS.

• INSTITUTOS PÚBLICOS Y
AUTÓNOMOS.

• FUNDACIONES DEL
ESTADO Y ASOCIACIONES
CIVILES.

• EMPRESAS Y
SOCIEDADES DEL
ESTADO.
FORMACIÓN DE LA CUENTA

• Proceso continuo y previo a la rendición, que no constituye una acción

adicional de archivo u ordenación separada

• Deber de los cuentadantes o responsables.

• Los documentos que conforman la cuenta, deben estar organizados,

enumerados y clasificados (libros. registros, comprobantes, estados
financieros, entre otros) (Art. 12), y demostrar las transacciones
realizadas

• Corresponde a un ejercicio económico financiero o período

determinado (Art. 3)

• Formación por personas distintas al cuentadante (Art. 15)

(Art. 3,12 y 15 NFPRECCOPPNEDMyED)

FORMACIÓN DE LA CUENTA

• Cumplir con las instrucciones contenidas en los sistemas de

contabilidad pública.

• Los documentos que conforman la cuenta deben presentarse

en buen estado físico.

• Información sobre los cambios de cuentadantes acontecidos

durante el ejercicio económico financiero a rendir.

• Cualquier otro aspecto necesario para facilitar el examen de

la cuenta.

(Art. 17 NFPRECCOPPNEDMyED)
Ejercicio Práctico
LA CUENTA
CUENTA INTEGRAL

CGR

OCFE CONTROL OCFI

VIGILANCIA
FISCALIZACIÓ
N
AUDITORÍAS
INSPECCIONES
REVISIONES FISCALES

BIENES
INGRESOS GASTOS
PÚBLICOS

GESTIÓN
LA CUENTA CUENTADANTE

Ingresos EJERCICIO
Incluye todos los ingresos que percibe el
órgano o ente público, para comprobar su ECONÓMICO
liquidación, recaudación, exenciones, FINANCIERO
exoneraciones, anulaciones y determinar
el monto pendiente de cobro (en caso de
(01-01 AL 31-12)
existir).

Cuenta Integral
Fondos
Incluye todo el manejo, registro y
utilización de los recursos, para verificar
su legalidad, sinceridad y cumplimiento • Organizativos
de metas y objetivos.
• Planificación Y Gestión
• Contable
Bienes
Incluye todos los movimientos de entrada • Administrativo
y salidas de bienes muebles e inmuebles
del órgano o ente, así como los bienes de • Presupuestario
consumo.
• Financiero
LA CUENTA
DOCUMENTOS QUE CONFORMAN LA
CUENTA
Aspecto Organizativo:
• Estructura organizativa
• Filosofía institucional
• Designación de autoridades
• Designación de cuentadantes
• Delegación para ordenar compromisos, pagos,
cuentas bancarias
• Manuales de normas y procedimientos

Aspecto planificación y gestión:

• Planes y sus reprogramaciones
• Informe de gestión
• Reportes
LA CUENTA
DOCUMENTOS QUE CONFORMAN LA CUENTA
Aspecto Contable:
• Libros principales y auxiliares
• Registros y ajustes
• Estados financieros
• Estados de rendimiento financieros
• Movimiento de las cuentas de patrimonio
• Flujo de efectivo
• Cuenta de ahorro-inversión y financiamiento

Aspecto Administrativo
• Instrumentos jurídicos o actos administrativos
• Caución de los Funcionarios (Póliza)
• Actas de Entrega en caso de cese de funciones
• Informes de Auditorías Externas
LA CUENTA
DOCUMENTOS QUE CONFORMAN LA CUENTA

Aspectos Presupuestarios

• Presupuesto de Ingresos y egresos.

• Modificaciones Presupuestarias (créditos adicionales,
rectificaciones, insubsistencias y traspasos)
• Distribución institucional del presupuesto de egresos
• Reporte de Ejecución Presupuestaria discriminada por
partidas.
• Relación de compromisos válidamente adquiridos,
LA CUENTA
DOCUMENTOS QUE CONFORMAN LA CUENTA

Aspectos Financieros
• Cuentas Bancarias o Instrumentos Financieros
y autorizaciones de la ONT.

• Libro Auxiliares y de Bancos, correspondientes a los

Fondos.

• Estados de Cuentas Bancarios y Conciliaciones.

• Planillas de Reintegros al Tesoro.

• Resumen de Fondos en Avance, Anticipos y Cajas

Chicas, con sus Reposiciones. (Acto Administrativo y
Manuales).

• Retenciones enteradas y pendientes.

DE LOS RECURSOS (INGRESOS)
• Impuestos
INGRESOS CORRIENTES • Tasas
PROPIOS, TRIBUTARIOS,
NO TRIBUTARIOS, DE LA • Contribuciones
PROPIEDAD, RECURSOS DE • Aportes
CAPITAL Y FINANCIEROS
• Transferencias
• Donaciones
• Ventas
• Rentas
• Situado
• Asignaciones
• Recuperaciones
• Otros ingresos
DE LOS RECURSOS (INGRESOS)
• Listado de Recursos recibidos, indicando: tipo, fecha, monto, objeto,
entidad y cuenta bancaria

• Reporte Administrativo o relación detallada, cronológica y clasificada

por tipo y ramo de ingresos, rentas o ventas (liquidación, anulación,
exoneración, exentos y recaudación)

• Listado de Contribuyentes, Clientes o Usuarios por rubro de ingresos.

• Estados de cuentas y conciliaciones de cada una de las cuentas

bancarias o instrumentos financieros a nombre del Órgano o Ente
para el manejo de los recursos (ingresos, rentas o ventas)

• Libros Auxiliares y de Banco o sus equivalentes, relacionadas con los

ingresos, rentas o ventas
DE LOS RECURSOS (INGRESOS)
• Planillas o comprobantes de ingresos, rentas o ventas, y cualquier
otro documento que se considere justificativo para la liquidación
y/o recaudación, ordenados de forma cronológica y correlativa.

• Relación detallada de los ingresos, rentas o ventas causadas y

pendientes de liquidación o registro.

• Conciliaciones o verificaciones para determinar la

correspondiente recaudación de los ingresos o ventas efectuadas a
través de Oficinas o Bancos Recaudadores.

• Resumen de las anulaciones, exoneraciones y exenciones otorgadas,

donde conste la justificación y procedencia.

• Resumen de los ingresos causados y pendientes de liquidación o

registro, así como los liquidados y pendientes de recaudación al cierre
del ejercicio económico financiero a rendir.
DE LOS RECURSOS (INGRESOS)

• Base de cálculo de cada rubro de ingreso.

• Comprobantes justificativos de los ingresos o ventas:

vouchers, cheques, planillas de ingresos o ventas, facturas,
y cualquier otro documento que se considere justificativo
de la liquidación y recaudación, los cuales deberán estar
ordenados de forma cronológica y correlativa.

• Relación detallada de los ingresos o ventas a créditos

pendientes de cobro, que contenga todos los datos
necesarios para su verificación.

• Resumen de los ingresos o ventas causadas y pendientes

de liquidación, así como los liquidados y pendientes de
recaudación al 31-12 de cada año.
DE LOS RECURSOS (EGRESOS)

4.01 Gastos de Personal

4.02 Materiales y Suministros
Gastos Corrientes
4.03 Servicios No Personales
4.04 Activos Reales
Gastos de Capital
4.05 Activos Financieros
4.07 Transferencia y Donaciones
Aplicaciones Financieras
4.11 Compromisos de Años Anteriores

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DE LOS RECURSOS (EGRESOS)

• Reportes emitidos por el sistema administrativo del Órgano o Ente,

donde conste la formulación, aprobación y ejecución del Presupuesto
de Egresos, por la unidad ejecutora local.

• Comprobantes de Egresos y Gastos con su correspondiente

imputación presupuestaria y debidamente aprobadas por los
responsables autorizados.

• Relación de planillas de reintegros al Tesoro Nacional, Estadal,

Distrital o Municipal, realizados por la Unidad Administradora
Central del Órgano o Ente, para enterar fondos, con sus respectivos
comprobantes. (sólo en caso de existir).

• Resumen y su documentación de los pagos efectuados con cargo a los

Fondos en Anticipo, Avance y Cajas Chica. (en caso de existir).
DE LOS RECURSOS (EGRESOS)

• Estados de cuentas y conciliaciones bancarias de cada una de las

cuentas

• Listado de egresos y gastos causados y no pagados al 31 de

diciembre del ejercicio económico-financiero sujeto a la formación
de la cuenta. Esta información debe ser presentada en observancia
con los Lineamientos para el Cierre del ejercicio económico
financiero del año que corresponda, dictados por la ONAPRE, con la
finalidad de registrar en el sistema administrativo del Ente, los
momentos del gasto (compromiso-causado-pagado) hasta el 31-12
de cada ejercicio
DE LOS RECURSOS (BIENES)
• Designación del funcionario o funcionaria que actúe como Responsable
Patrimonial de Bienes, debidamente aprobado por las máximas autoridades

• Inventario Inicial de bienes públicos al ejercicio económico financiero o período

determinado al que corresponda la cuenta. (Muebles, Inmuebles, Semovientes)

• Resumen detallado de bienes arrendados o en comodato, transferidos bajo custodia

y administración

• Listado de adquisiciones, incorporaciones y desincorporaciones de bienes al

inventario con sus justificativos

• Relación detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes

adquiridos, recibidos y sus condiciones

• Resumen de faltantes y donaciones de bienes con sus justificativos

DE LOS RECURSOS (BIENES)

• Estudios técnicos (Avalúos) elaborados con ocasión de la

adquisición de bienes durante el ejercicio al que corresponda la
cuenta

• Inventarios Mensuales y Movimientos de Almacenes y

Proveedurías, con sus justificativos de entradas, salidas y
faltantes

• Inventario Final de bienes al cierre del ejercicio económico

financiero o período determinado al que corresponda la cuenta.
(31-12)

• Pólizas de Seguro de bienes, vigente durante el período sujeto a

rendición
PARTICIPACIÓN DE LA
CUENTA FORMADA
PARTICIPACIÓN DE LA CUENTA FORMADA

• Acto mediante el cual, el cuentadante o responsable del

Órgano o Ente, notifica al Órgano de Control Fiscal
correspondiente, que la cuenta se encuentra formada y lista
para su examen. (Anexar listado o relación detallada)

• Debe hacerse dentro de los noventa (90) días continuos al

cierre del ejercicio económico financiero.

• Debe estar completamente formada la cuenta, organizada,

enumerada, clasificada y ordenada.

(Art. 3 y 12 NFPRECCOPPNEDMyED)
 RENDICIÓN Y
EXAMEN DE LA
CUENTA
“LA RENDICIÓN DE CUENTAS
DEBE SER UN ACTO
VOLUNTARIO LOABLE, Y NO
UNA OBLIGACIÓN U
EXIGENCIA”
CÓMO HACER PARA FORMAR Y RENDIR LA CUENTA

Designar al o los funcionarios encargados de rendir la cuenta

Formar la cuenta con los documentos y soportes existentes o

utilizados durante el ejercicio
2014
Flexibilidad y adecuación de las orientaciones emanadas de la CGR

Designación de cuentadantes y definición de la estructura financiera al inicio

del ejercicio económico financiero.

Acatar las orientaciones emanadas de la CGR.

A partir del
2015 Vincular Presupuesto con Planes Institucionales y Plan de la Patria

Organizar y registrar permanentemente la documentación e información

ÓRGANOS COMPETENTES PARA EL EXAMEN DE CUENTA

• Contraloría General de la República.

• Contralorías de los Estados, Distritos y

Municipios.

• Contraloría General de las Fuerza

Armada Nacional.

• Unidades de Auditoría Interna.

(Art. 4 NFPRECCOPPNEDMyED)
ATRIBUCIONES DE LOS TITULARES DE LOS ÓRGANOS DE
CONTROL FISCAL (Art. 5)

Recibir y contestar la participación

Informar cuándo se realizará el Examen de

las Cuentas

Designar a la comisión actuante

Suscribir el informe correspondiente

Calificar las Cuentas

Declarar o no su fenecimiento
RENDICIÓN DE LA CUENTA / REVISIÓN PRELIMINAR

• Acto a través del cual el OCF verifica la correcta

formación de la cuenta, una vez recibida la
PARTICIPACIÓN por el cuentadante.

• Debe hacerse dentro de los SESENTA (60) DÍAS

HÁBILES siguientes al acto de participación.

• Consiste en VERIFICAR que la cuenta ESTA

CORRECTAMENTE FORMADA.
RENDICIÓN DE LA CUENTA / REVISIÓN PRELIMINAR

• Verificada la correcta formación de la cuenta, se emitirá

CONSTANCIA DE RECEPCIÓN, con la cual se
considerará RENDIDA LA CUENTA.

• RENDIDA LA CUENTA, el funcionario designado

estampará en los documentos y comprobantes, un sello
que indicará que forman parte de la cuenta objeto del
examen.
RENDICIÓN DE LA CUENTA / REVISIÓN PRELIMINAR

En caso de deficiencia de la formación:

• Se debe levantar un Acta para dejar constancia

de ello, y se fijará un lapso de hasta 20 días
hábiles, contados a partir de la suscripción del
acta, para que sean subsanadas las deficiencias.
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RENDICIÓN i
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DE LA CUENTA / REVISIÓN PRELIMINAR
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Ejercicio Práctico
PARTICIPACIÓN DE LA CUENTA

Elementos mínimos para la revisión preliminar

constancia de Recepción y de NO Recepción de la
Cuenta

Ejercicio N° 1
RENDICIÓN DE LA CUENTA / REVISIÓN PRELIMINAR

RENDIDA LA CUENTA, el funcionario designado estampará en

los documentos y comprobantes, un sello que indicará que forman
parte de la cuenta objeto del examen.

Un sello que además denote, la condición de

su verificación dentro de la revisión
preliminar, así como el funcionario
designado por el OCF.

(Art. 16 NFPRECCOPPNEDMyED)
MARCO CONCEPTUAL y LEGAL DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL REQUERIDA
PARA LA FORMACIÓN DE LA CUENTA
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

98 % de los
El volumen de documentos
datos de una generados por
determinada
organización crece
una persona, son
vertiginosamente creados para ser
hasta un 30 % más compartidos.
de documentos al
año. ¿lo sabía?

El 81% de los
Aproximadamente
trabajadores de un trabajador
oficina ha trabajado invierte a diario 1hr
alguna vez en la en la búsqueda de
versión incorrecta de información en sus
un documento. archivos.
Teniendo en cuenta
que un documento
realizado por un
grupo de trabajo
puede ser
modificado infinidad
de veces.
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

Procesos de la Gestión Documental

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas:
Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución,
creación, autenticación.
Almacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos?

¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar
Recuperación
buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?
¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén
Clasificación
archivados siguiendo el sistema más apropiado?
¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la
Seguridad destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a
quién no debiera tener acceso a ella?
¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados?
Custodia
¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)?
¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para
Distribución
distribuir los documentos?
¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para
Flujo
el flujo de estos documentos?
¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo
Creación
se podrá colaborar en esas tareas?
¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno y a la
Autenticación industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares
para la autentificación?
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

La Gestión del Conocimiento es, en síntesis, la gestión de los activos
intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de
estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u
otra forma con la captación, estructuración y transmisión de
conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del Conocimiento tiene en el
aprendizaje organizacional su principal herramienta.
Probablemente después de leer esta definición podremos darnos
cuenta que un sistema de gestión documental es una de las
herramientas en las que se puede apoyar la gestión del conocimiento
para efectivamente gestionar de forma más eficiente y con las
ventajas, que veremos palpable en la rendición de la Cuenta, los
activos intangibles.
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

Ventajas de la Gestión Documental

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la
organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su
actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de
desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de
espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...

Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se

comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.
Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de
documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.
Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la
organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su
perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su
réplica electrónica.

Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de

costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el
rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior
distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

Marco Legal que rige la normativa archivística y documental

El tratamiento de los documentos de archivo así como también a los archivos propiamente dicho se
regirá por una serie de normativas. Estas normativas al igual de las que pudieran crearse en el futuro
deben sustentarse en el momento que se decida evaluar, transferir o desincorporar las series
documentales.

Marco Legal Artículo de interés

Ley de Archivos Art. 9.- “El Ejecutivo Federal podrá disponer, cuando lo creyere conveniente, el traslado
Nacionales. al Archivo General de la Nación de los expedientes concluidos que se hallen en los
G.O, N°21.760, archivos parciales de los Departamentos Ejecutivos, en las Oficinas del Poder Judicial y en
13/07/1945 las demás Oficinas de carácter nacional. “… la Junta Superior de Archivos, de acuerdo con
el Jefe de Oficina respectiva, resolverá acerca del destino que deba dársele a los
duplicados y demás copias…”

Código de Comercio. Art. 44.- “Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a
GOE, N° 475, partir del último asiento de cada libro”. “La correspondencia recibida y las copias de las
21/12/1955 cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años”.
Art. 226.- “En los Tribunales de Comercio se formará expediente de toda la
documentación referente a cada compañía que se registre, con un índice de la
documentación e indicación de la fecha y folio de registro de comercio en que se
encuentren los documentos registrados”

Ley Orgánica de Art. 31.- “De cada asunto se formará expediente y se mantendrá la unidad de éste y de la
Procedimiento decisión respectiva, aunque deban intervenir en el procedimiento oficinas de distintos
Administrativo. Ministerios o Institutos Autónomos”.
Título II. De la actividad Art. 32.- “Los documentos y expedientes administrativos deberán ser uniformes de
administrativa. modo que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales características”. “El administrador
GOE, N° 2.818, podrá adjuntar, en todo caso, al expediente, los escritos que estime necesarios para el
01/07/1981 aclaratorio del asunto. La administración racionalizará sus sistemas y métodos de trabajo
y vigilará su cumplimiento”.
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

Marco Legal Artículo de interés

Código de Procedimiento Art. 946. “Los expedientes podrán ser eliminados de los archivos judiciales, por medio de
Civil incineración, destrucción mecánica u otro medio adecuado pasados cinco (5) años desde la fecha
GOE, N° 3.694, de terminación definitiva de la causa…”
22/01/1986
Decreto N° 368, con rango Art. 28.- “Todos los actos a través de los cuales se exprese la Administración Pública por, escrito,
y fuerza de Ley de deberán expedirse en original y un máximo de 3 copias, una de las cuales deberá ser enviada para
Simplificación de Trámites su conservación y consulta al archivo central del organismo …”
Administrativos.
GOE, N° 5.393, Art. 29.- “No podrá exigirse para trámite alguno, la presentación de copias certificadas actualizadas
22/10/1999 de partidas de nacimiento, matrimonio o defunción, así como de otro documento público, salvo los
casos expresamente establecidos por la Ley”.

Art. 46.- “Cuando los órganos y entes de la Administración Pública requieran comprobar la
existencia de alguna circunstancia o requisito necesario para la culminación de una, determinada
tramitación y el mismo repose en los Archivos de otro organismo público (…). Los organismos a
quienes se solicite la información darán prioridad a la atención de dichas peticiones y las remitirán
haciendo uso en lo posible de los medios automatizados disponibles al efecto”.

Constitución de la Art. 143.- “Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y
República Bolivariana de verazmente por la Administración Pública, sobre el estado de las actuaciones en que estén
Venezuela directamente interesados e interesadas, y a conocer las resoluciones definitivas que se adopten
GOE, N° 5.453, sobre el particular. Asimismo, tienen acceso a los archivos y registros administrativos, sin perjuicio
24/03/2000 de los límites aceptables dentro de una sociedad democrática en materias relativas a seguridad
interior y exterior, a investigación criminal y a la intimidad de la vida privada, de conformidad con la
ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto. No se
permitirá censura alguna a los funcionarios públicos o funcionarias públicas que informen sobre
asuntos bajo su responsabilidad”.
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA
Marco Legal Artículo de interés

Ley Orgánica Artículo 11. Los órganos y entes de la Administración Pública deberán utilizar las tecnologías que
de la desarrolle la ciencia, tales como los medios electrónicos o informáticos y telemáticos, para su
Administraci organización, funcionamiento y relación con las personas, Cada órgano y ente de la Administración
ón Pública. Pública deberá establecer y mantener una página en internet, que contendrá entre otra, la
Título VII, De información que se considere relevante, los datos correspondientes a su misión, organización,
los Archivos y procedimiento, normativa que lo regula, servicios que presta, documentos de interés para las
Registros de personas, ubicación de sus dependencias e información de contactos.
la Artículo 145. El objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar y disponer de
Administració la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable
n Pública para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia.
GOE,
N°6.147, Artículo 146. En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la
17/11/2014 finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo
General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones
que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.
Artículo 147. El Estado creará, organizará, preservará y ejercerá el control de sus archivos y propiciará
su modernización y equipamiento para que cumplan la función probatoria, supletoria, verificadora,
técnica y testimonial.
Artículo 149. Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación y los órganos
de archivo de los órganos y entes del Estado.
Los órganos o entes integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones,
llevarán a cabo los procesos de planeación, programación y desarrollo de acciones de asistencia
técnica, ejecución, control y seguimiento, correspondiéndole al Archivo General de la Nación
coordinar la elaboración y ejecución del Plan Nacional de Desarrollo Archivístico.
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

Marco Legal Artículo de interés

Ley Orgánica de Artículo 151. La documentación administrativa e histórica de la Administración Pública es producto y propiedad del
la Estado, éste ejercerá el pleno control sobre los fondos documentales existentes en los archivos, no siendo susceptibles
Administración de enajenación. Los órganos y entes de la Administración Pública podrán contratar servicios de custodia, organización,
Pública. reprografía, digitalización y conservación de documentos de archivos; igualmente podrá contratar la administración de
Título VII, De archivos y fondos documentales históricos con universidades nacionales e instituciones de reconocida solvencia
los Archivos y académica e idoneidad.
Registros de la
Artículo 152. Los órganos y entes de la Administración Pública podrán incorporar tecnologías y emplear cualquier
Administración
medio electrónico, informático, óptico o telemático para el cumplimiento de sus fines. Los documentos reproducidos
Pública
por los citados medios gozarán de la misma validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los
GOE, N°6.147,
requisitos exigidos por la ley y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
17/11/2014
Artículo 153. Los documentos que posean valor histórico no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos o almacenados mediante cualquier medio. La violación de esta prohibición acarreará las sanciones que
establezca la ley.
Artículo 154. Los órganos y entes de la Administración Pública que se supriman o fusionen entregarán sus archivos y
fondos documentales a los órganos o entes que asuman sus funciones o, en su caso, al Archivo General de la Nación.
Los órganos o entes de la Administración Pública que sean objeto de privatización transferirán copla de sus
documentos históricos al Archivo General de la Nación.
Artículo 155. Las características específicas de los archivos de gestión, la obligatoriedad de la elaboración y adopción
de tablas de retención documental en razón de las distintas cronologías documentales y el tratamiento que recibirán
los documentos de los registros públicos, notarías y archivos especiales de la Administración Pública, se determinarán
mediante Reglamento, Asimismo, se reglamentará lo concerniente a los documentos producidos por los consejos
comunales, comunidades organizadas o entidades privadas que presten servicios públicos.
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

Marco Legal Artículo de interés

Ley Orgánica de Artículo 156. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, realizar visitas de inspección a los
la archivos de los órganos y entes del Estado, así como a los prestadores de servicios públicos, con el fin de verificar el
Administración cumplimiento de lo dispuesto en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica y el respectivo
Pública. Reglamento.
Título VII, De
Artículo 159. Toda persona tiene el derecho de acceder a los archivos y registros administrativos, cualquiera que sea la
los Archivos y
forma de expresión o el tipo de soporte material en que figuren, salvo las excepciones establecidas en la Constitución
Registros de la
de la República Bolivariana de Venezuela y en la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido
Administración
confidencial o secreto.
Pública
GOE, N°6.147, Artículo 161. El derecho de acceso a los archivos y registros conllevará el de obtener copias simples o certificadas de
17/11/2014 los mismos, previo pago o cumplimiento de las formalidades que se hallen legalmente establecidas.
Artículo 163. Los órganos o entes administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente
asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia.
También se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o personas. El archivo
de los escritos y comunicaciones deberá efectuarse de manera tal que se mantengan todos los documentos
relacionados con determinado asunto en un mismo expediente, pudiendo auxiliarse de medios electrónicos.
Artículo 164. Los órganos o entes podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia
organización, otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Estos serán auxiliares
del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen. Los asientos se anotarán respetando el orden
temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha de la recepción o salida.
Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las
unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubiesen sido recibidas.
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

Marco Legal Artículo de interés

Ley Orgánica de Artículo 165. Los registros que la Administración Pública establezca para la recepción de escritos y comunicaciones de
la los particulares o de órganos o entes, deberán instalarse en un soporte informático. El sistema garantizará la
Administración constancia en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada,
Pública. fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona
Título VII, De u órgano o ente administrativo al que se envía y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se
los Archivos y registra. Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones
Registros de la efectuadas en los restantes registros del órgano o ente.
Administración
Artículo 167. Cada órgano o ente de la Administración Pública establecerá los días y el horario en que deban
Pública
permanecer abiertas sus oficinas, garantizando el derecho de las personas a la presentación de documentos previstos
GOE, N°6.147,
en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica. La Administración Pública deberá hacer pública y
17/11/2014
mantener actualizada una relación de sus oficinas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los horarios de
funcionamiento.
Artículo 170. Se prohíbe a las funcionarias y funcionarios públicos conservar para sí documentos de los archivos de la
Administración Pública y publicar copia de ellos por cualquier medio sin autorización del órgano superior respectivo.
Artículo 172. Las copias certificadas que solicitaren los interesados y las autoridades competentes se expedirán por la
funcionaria o funcionario correspondiente, salvo que los documentos y expedientes hubiesen sido previa y
formalmente declarados secretos o confidenciales de conformidad con las leyes que regulen la materia.
Ley Contra la Art. 80.- Cualquiera que ilegalmente ocultare, inutilizare, alterare, retuviere o destruyera, total o parcialmente, un libro
Corrupción. o cualquier otro documento que curse ante cualquier órgano o ente público, será penado con prisión de tres (3) a siete
GOE, N°6.155, (7) años…”
19/11/2014
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

Calendario de Conservación de los Documentos

Las leyes que rigen la eliminación o permanencia de los documentos

archivísticos en una organización en cierto modo son muy rígidas ante todo
aplicarlas en los archivos del sector público por la complejidad e importancia de
sus contenidos de índole administrativo, legal e histórico. Por lo tanto, es una
tarea difícil decidir cuáles documentos se conservarán permanentemente y
cuáles serán eliminados, sin embargo, la elaboración de un calendario de
conservación adaptado a la normativa jurídica existente en materia archivística y
documental permite ineludiblemente acceder eficientemente a la información
solicitada y a mantener formada correctamente la cuenta integral de los órganos
y entes de la administración pública.

Los campos del calendario de conservación son los siguientes:

GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

Calendario de Conservación de los Documentos

Nomenclatura:

• En este campo se ingresan los códigos asignados al fondo documental de acuerdo a sus
funciones.

Serie Documental

• Identifica las secciones y tipos de documentos creados por el organismo.

Evaluación documental

• Fecha primer asiento: Incluye la fecha de apertura de los documentos que se organizarán en la carpeta en el momento que se inicia la serie.
• Fecha último asiento: Comprende el registro de la última fecha que aparecerá en la carpeta donde está organizada la serie documental. Permitirá visualizar y decidir el destino de la serie documental.
• Total folios: Permite colocar una numeración consecutiva al documento en la medida que vayan ingresando a su respectiva carpeta hasta culminar con su fecha de cierre. Utilizar lápiz de grafito para asignar la numeración al documento y registrarlo en el borde superior derecho.
• Número de piezas: Registrar el número de piezas que conforman una serie documental.
• Valor documental: Es el valor asignado al documento de acuerdo a su información o como sustentador de derechos (Administrativo, Confidencial, Histórico, Informativo, Legal y Referencial).
• Tradición documental: Determina si los documentos son originales o copias y en función de éstos y de acuerdo a la normativa jurídica se decide su permanencia en los archivos.
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

Calendario de Conservación de los Documentos

Temporalidad

• Determina el tiempo de permanencia de las series documentales en los archivos, se rige por la normativa archivística y documental venezolana, y por las
decisiones de la oficina donde se creo el documento. Este campo se estructuró en cuatro partes:
• Tiempo en archivo de gestión: Consiste en decidir el tiempo de permanencia de la serie documental de acuerdo a la normativa jurídica y al uso que tenga el
documento para la gestión de la oficina creadora.
• Fecha de transferencia al archivo central: Este campo es importante en el momento de decidir cuáles documentos se trasladarán al archivo central.
• Tiempo en archivo central: Determina la temporalidad de la serie documental en el archivo central, dependiendo de su valor documental, de la tradición
documental y de la normativa jurídica se decidirá el destino de los documentos.
• Observaciones: En este campo se registrará cualquier información de interés referente a los documentos y de las funciones que cumpla en la oficina creadora.
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

Calendario de Conservación de los Documentos

Plazos Precauciónales

• Permitirá mantener por más tiempo las series documentales que hayan cumplido su ciclo de vida en el archivo
central, en este sentido, los plazos precauciónales pueden definirse como el “… período previamente establecido en
el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus
valores primarios para de esta forma, prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa…”

Desincorporación

• Luego que los documentos cumplan su edad de creación y se encuentren ordenados en el archivo central, se procederá a evaluar las series por su contenido
informativo y se determinará el fin último de su destino.
• Fecha de desincorporación: Registra la fecha en la cual los documentos se eliminarán definitivamente del archivo.
• Responsable de la desincorporación: En este campo se registrarán los datos personales del funcionario o funcionaria responsable de decidir el destino final de
los documentos así como también el nombre de la oficina creadora de la serie documental. La desincorporación se justificará con un oficio donde se especifique
el motivo por el cual se decidió eliminar la serie documental archivística.
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CUENTA

¡Recordemos!

Conocer el vocabulario asociado a la documentación (índice,

clasificación, asunto, tema, desincorporación, nomenclatura, etc.) Tener
conocimiento de la organización de documentos dentro del archivo
(manual y/o digital), así como de los elementos necesarios para
proceder al registro de documentación, permite sin lugar a dudas, cabal
cumplimiento al control Interno de la organización, a la reducción de
tiempo en la búsqueda de documentos, a la conservación y resguardo
del patrimonio público del órgano o ente, y a la correcta formación de la
cuenta por parte de los cuentadantes de cada órgano y ente sujeto a la
rendición de cuentas. Salvaguardando así la responsabilidades en las
que pudiese incurrirse por la inobservancia del marco normativo que
rige la gestión documental dentro del sector público en Venezuela.
Ejercicio Práctico
PARTICIPACIÓN, FORMACIÓN, RENDICIÓN, Y EXAMEN DE LA CUENTA DE RECURSOS
Línea de tiempo para organismos o entes con cierre al 31-12
Inicio del Examen
Prorroga:
Cierre 29/07/2015 Hasta:29/01/2016
Actuación Fiscal 30/06 al
31/12/2014
01/04 al 29/06/2015 28/07/2015
Julio / Agosto
Septiembre
Octubre
Febrero Marzo Noviembre
Enero Abril Mayo Junio / Julio
Diciembre
Enero (2016)

Articulo 13. Articulo 16. Articulo 20.

90 días 60 días 20 días 6 Meses

Continuos hábiles hábiles siguientes

Participación de la En atención al
Revisión Preliminar Cuando se detecten
Cuenta Formada. deficiencias en su
principio de la
El cuentadante de la cuenta para oportunidad del
verificar su correcta formación, se levantara
participara por escrito un ACTA para dejar control el examen de
al órgano de control formación, en cuyo
constancia de dichas la cuenta deberá
fiscal correspondiente caso, EMITIRÁ circunstancias y se
CONSTANCIA de su
INICIARSE dentro
que la cuenta se fijara un lapso de 20 de los seis meses (6)
encuentra formada y recepción con lo cual días a partir de la
se considerara suscripción de la
meses siguientes a la
lista para su examen fecha de emisión de
dentro 90 días continuo rendida. misma.
la constancia
de su cierre.
referido Art 16.
 MARCO CONCEPTUAL
DEL EXAMEN DE LA CUENTA
CONSIDERACIONES GENERALES
DEL EXAMEN DE LA CUENTA
• Considerado un tipo de Auditoría de Estado – examen objetivo,
sistemático, profesional y posterior, realizado con independencia de
criterio. (De cumplimiento)

• Competencia de los órganos de control fiscal, con el objeto de

comprobar la legalidad, sinceridad y exactitud numérica de los
actos de administración de un ejercicio económico financiero,
ejecutados por un responsable de la administración, manejo o
custodia de los recursos, tomando en consideración el cumplimiento
de objetivos y metas

• De la evaluación se obtiene la calificación de la cuenta

(fenecimiento u objeción)
CONSIDERACIONES GENERALES
DEL EXAMEN DE LA CUENTA

Perfil y características del auditor

• Ética
• Capacidad
• Reservado
• Conducta
• Cuidado y diligencia profesional
• Actitud objetiva e independiente
• Juicio y responsable de sus actos y opiniones
• Abstenerse de aceptar atenciones
• No entrabar el normal funcionamiento de la
dependencia
• Impedimentos
• Capacidad para la redacción de informes
CONSIDERACIONES GENERALES
DEL EXAMEN DE LA CUENTA

CALIFICACIÓN DE LA CUENTA

D
ecl
a
r
a
ci
ó
n
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e
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c
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lifc
a
c
o
n
f
o
r
m
e
u
o
b
jet
a
d
a
.
CONSIDERACIONES GENERALES
DEL EXAMEN DE LA CUENTA

CALIFICACIÓN DE LA CUENTA

 Legalidad
 Exactitud numérica
CONFORME  Sinceridad
 Evaluación del POA (Objetivos y
Metas)

 Se evidencie
OBJETADA perjuicio al
patrimonio público.

(Art. 28 NPFPRECCOPPNEDMES)
CONSIDERACIONES GENERALES
DEL EXAMEN DE LA CUENTA

CALIFICACIÓN DE LA CUENTA
La cuenta se declara objetada cuando: se evidencie perjuicio al
patrimonio por conducta omisiva o negligente en el manejo de los
recursos.

En contravención a:
• Plan de organización
• Políticas
• Normas
• Métodos y procedimientos que comprenden el control
interno
• Plan Operativo Anual (POA)
CONSIDERACIONES GENERALES
DEL EXAMEN DE LA CUENTA

CALIFICACIÓN DE LA CUENTA
OCF ejercerá las
Calificada No Potestades para Art. 57 y 58 de la
Conforme investigar y hacer LOCGRSNCF
efectivas las
responsabilidades

Reparos
Multas
Declaratoria de
Responsabilidad
Administrativa
CONSIDERACIONES GENERALES
DEL EXAMEN DE LA CUENTA

FENECIMIENTO DE LA CUENTA

Pronunciamiento efectuado
por el OCF correspondiente,
con motivo de la calificación
conforme de las operaciones y
de los resultados de la
AUTO DE planificación, programación y
ejecución vinculados con la
FENECIMIENTO
cuenta.

(Art. 29 NPFPRECCOPPNEDMES)
CONSIDERACIONES GENERALES
DEL EXAMEN DE LA CUENTA

FENECIMIENTO DE LA CUENTA
CONTENIDO DEL AUTO DE FENECIMIENTO
Identificación del Órgano del Control Fiscal que otorga el fenecimiento, así como el
Organismo o Ente al que pertenece.
Nombre, firma y cargo del funcionario, con la identificación de la titularidad con la que
actúa.

Identificación del Órgano o Ente al cual pertenece la cuenta examinada.

Identificación de la dependencia examinada.

Ejercicio económico financiero o período al que corresponde la cuenta examinada.

Motivos de hecho y de derecho que lo fundamentan.

Número y fecha de emisión.

Mención expresa que el fenecimiento se otorga sin perjuicio de las acciones fiscales
derivarse de otras acciones de control

(Art. 29 NPFPRECCOPPNEDMES)
CONSIDERACIONES GENERALES
DEL EXAMEN DE LA CUENTA

FENECIMIENTO DE LA CUENTA

Declarada Art. 57 y 60 de la
Fenecimiento
Conforme LOCGRSNCF

Opera de pleno derecho

transcurrido 5 años,
después de rendida la
cuenta
 “Es el deber de todo
ciudadano vigilar sobre la
legítima inversión de las
rentas públicas en
beneficio de la sociedad”.

Simón Bolívar

Discurso de Angostura febrero 15 de 1819

¡POR SU ATENCIÓN
GRACIAS!