Área de Administración

Detalle de Puestos

A continuación detallamos todas las actividades que se realizan en el área de Administración, los involucrados
son:

1. Coordinador de Administración
2. Oficial de Mantenimiento I
3. Oficial de Mantenimiento II
4. Oficial de Gestión Logística
5. Oficial de cotizaciones, compras y Gestión de Pagos
 Organigrama
Coordinador de
Administración

Oficial de
Oficial de Oficial técnico de Oficial de gestión
cotizaciones y
mantenimiento I mantenimiento II logística
gestión de pago

Motorista/Conserje y
personal de aseo
 Síntesis de puesto
Coordinador de Administración

Atiende en forma oportuna y eficiente todas y cada una de las necesidades de nuestros clientes internos con la finalidad
de brindar apoyo logístico, contribuir al desarrollo optimo de sus actividades administrativas, operativas y de negocio,
crear condiciones y ambiente de trabajo necesarias para realizar los objetivos institucionales y los estándares óptimos de
la institución.

Funciones Especificas:

1. Supervisar y recibir reportes de los oficiales de mantenimiento, gestión logística y cotizaciones de las
actividades realizadas de forma semanal.
• Tarea:
a. Recibir y realizar análisis de informes semanales, del avance y cumplimiento de las tareas asignadas a los oficiales
de administración para posteriormente presentarlo a la sub gerencia general.
• Comunicación interna:
a. Oficiales de administración I, II, III Y IV
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas:

2. Elaboración y seguimiento de presupuestos

• Tarea:
a. Generar informes a la gerencia de Finanzas acerca del presupuesto ejecutado mostrando los resultados del mismo.
• Comunicación interna:
a. Jefe de Presupuestos
b. Sub Gerente General

3. Revisión de documentación para tramites de pago y autorización de gastos menores

• Tarea:
a. Revisar de forma cuidadosa los documentos y los cálculos realizados.
b. Proceder con la firma de cada documento.
c. Pasarlo a la aprobación final de parte de la Sub Gerencia General.
• Comunicación interna:
a. Oficiales de administración I, II, III Y IV
b. Oficial de pagaduría
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas:

4. Revisión de contratos de mantenimiento, arrendamiento y servicios externos

• Tarea:
a. Recibir de parte de los oficiales encargados los documentos respectivos.
b. Proceder con la revisión, revisando aspectos legales, clausulas, precios, garantías y en general que cumplan con los
requerimientos deseados
c. Pasar los respectivos contratos a revisión y visto bueno final a la Sub Gerencia General.
• Comunicación interna:
a. Oficiales de administración I, II, III Y IV
b. Oficial Legal
c. Sub Gerencia General

5. Revisión de contratos de mantenimiento, arrendamiento y servicios externos

• Tarea:
a. Recibir de parte de los oficiales encargados los documentos respectivos para proceder con la revisión de los
mismos, revisando aspectos legales, clausulas, precios, garantías y en general que cumplan con los requerimientos
deseados.
b. Pasar los respectivos contratos a revisión y visto bueno final a la sub gerencia general.
• Comunicación interna:
a. Oficiales de administración I, II, III Y IV
b. Oficial Legal
c. Sub Gerencia General
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas:

6. Revisión de resúmenes de cotización y gestión de aprobación de ordenes de compra

• Tarea:
a. Verificar que se cumplan las políticas de compra
b. Tramite de firma y envío de orden al proveedor
• Comunicación interna:
a. Oficiales de administración I, II, III Y IV
b. Oficial de pagaduría

7. Realizar evaluaciones de personal de forma semestral

• Tarea:
a. Recibir evaluaciones de parte del área de TTHH
b. Convocar al personal para la evaluación correspondiente, verificando el cumplimiento de los objetivos establecidos
para cada puesto y dando la retroalimentación necesaria.
c. Establecer nuevos objetivos si fuere necesario.
d. Enviar las evaluaciones al área de TTHH
• Comunicación interna:
a. Área de Talento Humano
b. Sub Gerencia General
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas:

8. Aperturas de agencias
Tarea:
a. Solicitud de agencia nueva por la Sub Gerencia General
b. Prospección y selección de local
c. Negociación con arrendador: Precio y Remodelación
d. Solicitar la realización de cotización y su respectivo resumen al oficial de cotizaciones
e. Darle seguimiento a la aprobación de la cotización
f. Alquiler de local
g. Apertura de agencia y centro de negocios
Comunicación Interna
h. Sub Gerente General y de finanzas
i. Oficial Legal
j. Oficiales de mantenimiento

9. Cierre de Agencias:
• Tareas:
a. Notificación de cierre de agencia de parte de la Sub Gerencia General
b. Notificación al arrendador
c. Solicitar la cotización para la remodelación y desinstalación de mobiliario y equipo según se estableció en el
contrato y su respectivo resumen
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas:

9. Cierre de Agencias:
• Tareas:
d. Gestionar la ejecución de la remodelación junto con los oficiales de mantenimiento
e. Gestionar el traslado del mobiliario al oficial de Gestión Logística
f. Solicitar la gestión de pago para el proveedor, al oficial de cotizaciones
g. Entrega de las instalaciones
• Comunicación Interna:
a. Sub Gerente General y de finanzas
b. Oficial Legal
c. Oficiales de mantenimiento
 Síntesis de puesto
Oficial de Mantenimiento

Cubre los requerimientos del cliente interno con el objetivo de mantener la institución abastecida con los materiales
necesarios, al igual que el mobiliario y equipo así como también manteniendo las condiciones físicas optimas.

Funciones Especificas:
1. Mantenimiento de Agencias, Puntos Tengo y Activos eventuales:
• Tareas:
Mobiliario y equipo
a. Sillas y escritorios
b. Computadoras/impresoras
c. Generadores
Instalaciones físicas y eléctricas
d. Puntos de red
e. Iluminación
f. aires
g. Fachadas/rotulos y toldos
h. Pintura
i. cortinas
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas:

Instalaciones físicas y eléctricas

g. Hidrosanitarios
h. Abastecimiento de agua
i. Fumigaciones
• Comunicación Interna
a. Seguridad interna(Solicitud de permisos de ingreso de proveedores)

2. Supervisión y Evaluación de la instalación física:

• Tareas:
a. Realizar llamadas de monitoreo a las agencias una vez a la semana (Miércoles)
b. Realizar visitas a todas las instalaciones físicas( dos veces al año en los meses de febrero y octubre)
c. Realizar supervisión de oficina principal, CDC y agencias en el Distrito Central, una vez a la semana(Jueves)
d. Generar reportes de hallazgos(Viernes)
• Comunicación Interna
a. Oficial de Gestión Logística (Viáticos y vehículo)
b. Oficial de Canales (Por mantenimiento de puntos tengo)
c. Coordinador de administración(Reportes de evaluación y necesidades de las agencias)
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas:

3. Reportes de la supervisión y evaluación de las agencias

Tareas:
1. Identificar necesidades de compra de materiales para Proveedores
Comunicación Interna:
2. Oficial de cotizaciones
 Síntesis de puesto
Oficial de Cotizaciones, Compras y Gestión de Pagos

Con la finalidad de cumplir con los requerimientos en tiempo y forma realizar cotizaciones según las solicitudes asegurando producto
calidad y buen precio, al mismo tiempo gestionar los pagos a los diferentes proveedores por la compra de productos y servicios prestad

Funciones Especificas

1. Cotizaciones y compras
• Tareas:
a. Recibir la solicitud de cotización
b. Búsqueda y Contacto con proveedores
c. Elaborar el resumen de cotizaciones
d. Elaborar resúmenes para comité de compras
e. Ordenes de compra(cuando amerite y dependiendo del proveedor)
f. Recepcion de la compra
g. Distribuir al área solicitante
• Comunicación Interna
a. Oficial de mantenimiento(cotizaciones de materiales de agencias)
b. Coordinador(aprobación de resumen de cotizaciones y orden de compra)
c. Otras áreas( cotizaciones varias)
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas

2. Gestión de pago
• Tareas:
a. Recepción y revisión de facturas y documentos internos de pago.
b. Utilización de boleta de compras para mano de obra no calificada
c. Envió de boletas de compras a las agencias(cuando amerite)
d. Detalle de pagos
e. Emisión de solicitud de pago
f. Recepción y envío del comprobante de pago a proveedores
g. Monitoreo semanal de pagos realizados
• Comunicación interna:
a. Oficial de pagos(envio de detalle y solicitud)
b. Supervisores operativos
c. Coordinador de administración(aprobación de pagos)
d. Oficial de mantenimiento y oficial de gestión logística(envio de comprobantes de pago)
e. Otras áreas(notificación de pagos realizados)
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas

3. Proveeduría(Papelería, material de aseo, bioseguridad e insumos de cafetería interna y externa)

• Tareas:
a. Recepción y revisión de solicitudes
b. Hacer solicitud de materiales a los distintos proveedores
c. Recepción y revisión de materiales, comprobantes y facturas
d. Envío de materiales a las distintas áreas y agencias.
• Comunicación interna:
a. Supervisores operativos
b. Jefes de agencias
c. Todas las áreas
 Síntesis de puesto
Oficial de Gestión Logística

Encargado de la logística de atención al cliente interno concerniente a los teléfonos móviles, viáticos, vehículos y
motocicletas.
Encargado del personal de servicios generales(motorista y personal de aseo de la oficina principal) con el fin de
garantizar la atención de calidad para las distintas áreas
En este puesto se plantea la constante comunicación con el área operativa, exclusivamente por el personal auxiliar de
servicios generales ubicado en las agencias a nivel nacional con el propósito de coordinar el mantenimiento del aseo y
necesidad de reparaciones diversas en las agencias.

Funciones Especificas

1. Viáticos
• Tareas:
a. Recepcion de solicitudes de anticipos y liquidaciones de viáticos
b. Revisión de documentos
c. Realización de créditos, débitos y tickets
d. Actualización de control de viáticos
e. Contabilización
f. Reporte de control de viáticos
g. Actualización y socialización de reglamento de viáticos
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas

1. Viáticos
• Tareas:
h. Realizar DMC
i. Realizar conciliaciones de cuentas de viáticos en coordinación con el área de finanzas
Comunicación Interna
a. Todas las áreas
b. Coordinador área

2. Telefonía celular
• Tareas:
a. Recepción de solicitudes de equipos y líneas celulares
b. Asignación y reasignación de celulares y entrega de actas de recepción de equipos
c. Envío de copia de acta de recepción al área de TTHH
d. Actualización de control de telefonía
e. Recepción de equipos para reparación
f. Solicitud mensual de anticipo para pago por reparación de equipos
g. Liquidación del anticipo solicitado
h. Envío de equipos en mal estado al taller(CETREL)
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas

2. Telefonía celular
• Tareas:
i. Monitoreo de equipos ingresados a taller y aprobación de presupuestos por reparación
j. Solicitud de anticipos para pagos de reparación
k. Generación de reportes de deducción a colaboradores y envío de los mismos a finanzas y TTHH
l. Envío de equipos reparados a las distintas áreas y agencias en coordinación con el motorista asignado cuando
corresponda.
m. Gestión de reclamo por robo de equipos celulares
n. Verificación de IMEI del equipo
o. Bloqueo de la línea y equipo afectado(comunicar a TIGO)
p. Envío de información al afectado para que pueda interponer la denuncia
q. Recepción de denuncias por robo de equipos
r. Autorización por Sub Gerencia General
s. Solicitar al conserje el envío del documento autorizado a TIGO para el respectivo cobro de seguro por robo.
t. Generación de reporte de equipos robados(mensual)
u. Generación de reporte de líneas celulares activas e inactivas
v. Monitoreo y asistencia técnica
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas

2. Telefonía celular
• Tareas:
w. Solicitar y revisar el documento de saldos de corte al oficial de TIGO asignado a la cuenta, verificando que los
saldos a pagar sean correctos así como la cantidad de líneas.
x. Realizar DMC y enviarla al oficial de cotizaciones y pagos
y. Recepción y envío de facturas al oficial de cotización y pagos
z. Recepción y envío de comprobantes de pago al proveedor
• Comunicación interna:
a. Todas las áreas
b. Oficial de cotizaciones y pagos
c. Coordinador de área
d. Motorista
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas

3. Reembolso por alimentación y transporte

• Tareas:
a. Recepción del gasto incurrido
b. Revisión de la documentación
c. Llenar formulario de gastos menores
d. Generación de ticket
e. Gestionar la aprobación del coordinador de área
f. Entrega de documentos a la persona que realizo el gasto para el respetivo reembolso en el área de caja
• Comunicación interna:
a. Oficiales de administración
b. Personal de servicios generales
c. Coordinador de área

.4. Monitoreo de servicios de comunicación:

• Tareas:
a. Monitoreo de servicio de internet de puntos tengo, internet y cable de agencias con la finalidad de que los servicios
funcionen correctamente
Comunicación interna:
b. Supervisores operativos
c. Oficial de canales
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas

5. Mantenimiento de automóviles y motocicletas

• Tareas:
a. Recepción de solicitud de las agencias a nivel nacional
b. Recepción de la cotización del mantenimiento realizado por el jefe de la agencia que solicita
c. Solicitar la Autorización del mantenimiento al coordinador de área
d. Confirmación vía correo de la realización del mantenimiento al jefe de agencia
e. Ejecución del mantenimiento
f. Solicitar la emisión de la orden de compra al coordinador(si aplica)
g. Gestionar el pago con el oficial de cotizaciones o con el jefe de agencia según corresponda
• Comunicación interna:
a. Jefes de agencia
b. Coordinador de área
c. Oficial de cotizaciones

6. Gestión de compra de automóviles y motocicletas

• Tareas:
a. Solicitud de compra del área de negocios con el visto bueno de la Sub Gerencia General
b. Gestión de la cotización y resumen al oficial de cotizaciones
c. Emitir orden de compra(si aplica)
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas

6. Gestión de compra de automóviles y motocicletas

• Tareas:
d. Realización de la compra
e. Solicitar la gestión del pago al oficial de cotizaciones
Comunicación interna
a. Área de negocios
b. Sub gerencia general
c. Oficial de cotización
d. Coordinador de área

7. Asignación de motocicletas y vehículos

• Tareas:
a. Solicitud de la asignación de parte del área de negocios
b. Llenar documentación necesaria para la asignación
c. Llenar cuadro de control de asignación
d. Notificar la asignación realizada.
• Comunicación interna:
a. Jefes de Agencia
b. Área de talento humano
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas

8. Recepción del automóvil o motocicleta asignada

• Tareas:
a. Notificación de la recepción a la persona que envía el bien
b. Revisión e inspección con el fin de verificar si es necesaria o no la reparación.
c. Notificación de la deducción de reparación(si aplica; si se tiene que reparar inicia el proceso de mantenimiento)
d. Reasignar el bien si existe la solicitud respectiva.
• Comunicación interna:
a. Área de negocios
b. Sub gerencia general
c. Área de Talento Humano

9. Reclamo de póliza por daño a automóviles y motocicletas

• Tareas:
a. Reporte de incidente
b. Notificación a la aseguradora
c. Aprobación de la aseguradora que aplica el seguro(si no aplica, el banco procede con la reparación e inicia proceso
de mantenimiento)
d. Llenado de formulario
 Síntesis de puesto
Funciones Especificas

9. Reclamo de póliza por daño a automóviles y motocicletas

• Tareas:
e. Llenado de formulario
f. Cotización de daño
g. Pago de deducible
h. Reparación
i. Recepción de indemnización
• Comunicación interna:
a. Área de negocios

10. Encargada del personal de servicios generales

• Tareas
a. Realizar un plan de distribución de tareas para el personal de aseo y motorista
b. Supervisar que las tareas sean realizadas tomando en cuenta el tiempo y la calidad del trabajo
c. Llevar un control del inventario de material de aseo y cafetería de la oficina principal y coordinar la entrega de los
insumos al personal de aseo.
d. Realizar solicitudes de material de aseo y cafetería al oficial de cotizaciones
e. Coordinar con el motorista y conserje el envío de paquetería a las agencias Kennedy, Premier, Centro y CDC previa
solicitud de las distintas áreas de la oficina principal
 Síntesis de puesto
Motorista y Conserje

Proveer el servicio de transporte al cliente interno trasladando recursos materiales o personal donde sea requerido
procurando brindar este servicio de manera segura.
Entrega de correspondencia, al igual que los depósitos en los bancos y la realización de pagos, recolección de
documentos de las agencias.

Funciones especificas

1. Mensajería
• Tareas:
a. Recepción y envío de correspondencia a rodas las agencias
b. Distribución de paquetería en las diferentes oficinas
c. Recepción y envío de correspondencia en Tegucigalpa

2. Motorista
• Tareas:
a. Movilizarse previa instrucción del oficial de logística a las distintas agencias ya sea en el caso urbano o a nivel
nacional para el transporte de personal, recursos materiales o para la realización de compras.
 Síntesis de puesto
Personal de Aseo

Mantener la institución en condiciones ambientales adecuadas, procuramdo la higiene en la misma para el beneficio del
cliente interno y externo.

Funciones especificas

1. Atención general(aseo, reuniones, recepción)

• Tareas:
a. Limpieza general en la oficina principal y CDC
b. Ventila todas las áreas
c. Barre y trapea los pisos(y patios)
d. Limpia los sanitarios por la mañana a su llegada y al comienzo de la tarde
e. Sacude muebles y equipo de oficina
f. Limpia techos, removiendo telas de araña e insectos
g. Recoge las basuras y lava los basureros cuando sea necesario
h. A su llegada a la oficina, prepara café/te
i. Se asegura que hay siempre agua potable disponible
j. Revisa que los baños estén con los suministros necesarios(papel higiénico, papel toalla, jabón)
 Síntesis de puesto
Funciones especificas

1. Atención general(aseo, reuniones, recepción)

• Tareas:
k. Apoya en eventos y reuniones
l. Informa de forma semanal acerca de las necesidades de cualquier instalación, mantenimiento o reparación en las
instalaciones o equipo asignado
• Comunicación interna:
Todas las áreas
Oficial de Gestión Logística