ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

ENTIDAD: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ……..

MATERIA A EXAMINAR: SUB GERENCIA DE LOGÍSTICA
PERIODO: 2017
PROCESO: ABASTECIMIENTOS

Información General
Entidad/proyecto Municipalidad Provincial de ………..

Unidad orgánica Sub Gerencia de Logística

Nombres y apellidos

Grado de instrucción

Cargo

Documento de designación
Periodo en el cargo
Instrucciones
 Lea cuidadosamente las preguntas y responda a los aspectos consultados
 De ser el caso adjunte la información que estime pertinente, para la mejor comprensión de la
operatividad de su dirección.

CUESTIONARIO
ORGANIZACIONES Y FUNCIONES
1. ¿Cuenta la Unidad de Abastecimiento con los siguientes documentos de gestión?
a) Organigrama Funcional
b) Manual de Organización y Funciones
c) Manual de Funciones
d) Plan Operativo
e) Catálogo de bienes

2. ¿Se encuentra la Sub Gerencia de Logística implementada de personal idóneo y suficiente?

3. ¿Se encuentra claramente separadas las funciones de:

a) Emisión de órdenes de compra y servicios
b) Recepción
c) Almacenamiento y custodia
d) Registro contable
e) Aprobación y autorización de las adquisiciones de bienes y servicios

4. El proceso de administración de Abastecimientos se efectúa a través de las fases de:

a) Programación
 b) Adquisición
c) Almacenamiento
d) Distribución
e) Información estadística contable

5. De no efectuarse una o más de las fases señaladas en la pregunta anterior ¿Cuál es el

procedimiento sustitutorio aplicado?

6. La programación de abastecimientos cuenta con:

a) Cuadro anual de necesidades
b) Presupuesto valorado de bienes y servicios
c) Plan de obtención de bienes y servicios
d) Cuadro de adquisición
e) Cuadros suministros

7. La adquisición cuenta con:

a) Reglamento de adquisición
b) Registro de proveedores
c) Solicitud de cotización
d) Cuadros comparativos
e) Orden de compra o de servicio
f) Nota de entrada a almacén

8. ¿Se tiene catalogo o relaciones por los artículos que normalmente requiere la entidad?

9. ¿Se aprobaron políticas, directivas o normas administrativas internas con relación a la

aplicación de los criterios de economía y austeridad en la compra de bienes y contratación de
servicios?

SISTEMA DE ADQUISICIONES
1. ¿Se usan técnicas que permitan determinar si las adquisiciones presentan una relación
apropiada que implica adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiadas, y al
menor costo posible? ¿detalle tales técnicas?
2. ¿Se realizan las compras únicamente a base de órdenes de compra o de servicios firmadas por
funcionarios autorizados?

3. ¿Son las cantidades que se ordenan en cada ocasión determinadas en base a métodos
cuantitativos adecuados y programaciones rigurosas concordantes con el Plan Anual de
Adquisiciones?

4. ¿Se mantiene información actualizada y estadísticas de precios en forma permanente que

permitan detectar los momentos oportunos de compra? Adjunte una copia de tres meses como
muestra

5. En cuanto a las cotizaciones de precios:

¿Se mantiene un registro de cotizaciones recibidas y evaluadas?

¿Se exigen explicaciones por escrito en aquellos casos en que las compras fueron realizadas a
quien no ofreció la cotización más baja?

¿Está prohibido efectuar cotizaciones y/o por teléfono? explique

6. ¿Para cursar las cotizaciones a los proveedores de bienes y servicios en adquisiciones en las
modalidades de adjudicación directa sin publicación y de menor cuantía, se tienen en
consideración:

a) A proveedores oficialmente inscritos?

b) Antecedentes de los proveedores?
c) Calidad de los productos y servicios?
d) Precios económicos?
e) Condiciones de venta especiales?
f) Plazo de entrega?
 g) Forma de pago?
h) Descuento o bonificaciones especiales?

7. ¿En todos los casos, los actos de calificación y selección de los postores ganadores de los
procesos de adquisición, se dejan constancias por escrito de:
a) Los criterios técnicos, legales y administrativos aplicados en la selección?
b) Justificaciones objetivas y validas de las adjudicaciones?
c) En que registros y documentos se anotan tales decisiones?

8. ¿Qué medios de transporte se utilizan para los bienes adquiridos?

¿Por transporte propio?

¿Por transporte de terceros?

9. ¿En el transporte de los bienes por servicio de terceros se tiene en cuenta:

a) Seguridad
b) Velocidad
c) Costo
d) Forma de pago de los servicios

10. ¿Existen políticas de seguro adecuada para los bienes en tránsito, especialmente los traslados
de volúmenes o cantidades importantes?

EMISION DE ORDENES DE COMPRA

1. ¿Se preparan órdenes de compra o de servicios para todos los abastecimientos? Indique en
qué casos no se hace

2. ¿Se incluyen en las órdenes de compra o de servicios:

a) Descripción detallada de los artículos y servicios, o sus especificaciones técnicas, físicas
y de calidad?
b) Los precios de los artículos o servicios?
c) Las cantidades?
d) Plazos de entrega?
e) Condiciones de pago?
 3. ¿Quiénes son los funcionarios que aprueban y autorizan las órdenes de compra para los
abastecimientos de bienes y servicios?

4. ¿Son todas las órdenes de compra y de servicios?

a) Selladas?
b) Pre numeradas?
c) Revisadas en todos sus detalles y controles de calidad antes de su remisión?

5. ¿Cuántas copias se preparan de las órdenes de compra y servicios?

6. ¿Se trasladan o distribuyen copias de las órdenes de compra y de servicios a:

a) Contabilidad?
b) Planificación y Presupuesto?
c) Recepción
d) Almacenes?
e) Oficina de Administración General?
f) Gerencia Municipal?
g) Otras oficinas, cuáles?

7. ¿Se realiza en el área de abastecimientos un control registral o en sistema computarizado del

orden numérico y cronológico de las órdenes de abastecimientos emitidas por el área?

8. Efectúan controles independientes del orden numérico y cronológico de las órdenes de

compra, las dependencias de:
a) Contabilidad?
b) Recepción?
c) Almacenes?
d) Otras oficinas o dependencias?

REVISION DE LOS ABASTECIMIENTOS

 1. ¿Son los precios consignados en las facturas o boletas de venta de los proveedores,
contrastados con los de las órdenes, compras o servicios, por un funcionario ajeno al de
abastecimientos?

¿Quién lo hace?

¿Con que frecuencia?

2. ¿Si se requieren aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase, cantidad u
otras situaciones especiales?
¿Quién realiza las autorizaciones?

¿Con que frecuencia?

¿Qué controles se realizan a este respecto?

SEGUIMIENTO DE LAS ADQUISICIONES

1. ¿Cuál es el tratamiento administrativo de las órdenes de compra y de los servicios que no
fueron atendidos en parte? Explicarnos.

2. ¿Aseguran los procedimientos y normas vigentes adoptados en la Municipalidad:

a) Un adecuado seguimiento de las compras?
b) Un sistema de reclamos a proveedores?
c) Una información periódica de las órdenes de compra y de servicios no cumplidas?

3. ¿Ha implementado el área de abastecimientos, un sistema de control, información y archivos

adecuados que den cuenta de:
a) Registros documentados de los proveedores?
b) Registro de invitaciones?
c) Registro de órdenes de compra emitidas?
d) Informes de recepción de bienes?
e) Registro de cotizaciones recibidas?
f) Listado de precios actualizados y permanentemente ajustados?
 g) Informes de conformidad de los servicios?
ACERCA DEL PERSONAL DE ABASTECIMIENTOS
1. ¿Cuáles son los periodos de permanencia de los actuales funcionarios y empleados de la Sub
Gerencia de Logística? Detallarlos.

2. Existen Políticas adecuadas de rotación de personal de la Sub Gerencia de Logística?

a) Dentro del mismo departamento?
b) Por otros sectores de la organización?

3. ¿Se tiene información de algunas quejas, denuncias o comunicaciones acerca de los

funcionarios y empleados de abastecimientos, respecto a incumplimientos, transgresiones y
conflictos?

4. ¿Cumple el personal asignado al área con los requisitos profesionales y técnicos establecidos
en el Manual de Organizaciones y Funciones?

RECEPCION DE BIENES ADQUIRIDOS

1. ¿Qué dependencia realiza la recepción de los bienes adquiridos por la Municipalidad?

2. ¿Existen normas y procedimientos de recepción?

a) ¿Son claros y precisos?

b) ¿Están por escrito?
c) ¿Son adecuados?

3. ¿Ha establecido la Sub Gerencia de Logística, ambientes o lugares exclusivos como puntos
centrales de recepción?
4. ¿Es necesario que todos los bienes, materiales y suministros incluidos para obras que se
reciben, sean verificados en su recepción?

5. ¿Están las funciones de recepción separadas de los sectores:

a) Almacenes
b) Contabilidad (control de existencia)
c) Abastecimientos

6. ¿Se verifican rigurosamente los pesos, cantidades, volúmenes y unidades de los artículos
recibidos?

7. ¿Se usan balanzas y demás instrumentos para la verificación física de los productos que
ingresan a la Municipalidad?

8. ¿Se emiten inmediatamente a la recepción los datos que dan conformidad de las recepciones
en las guías de internamiento?

9. ¿Se indica en las mismas guías la existencia de faltantes o sobrantes físicos?

10. ¿Cuántas copias se preparan y como se distribuyen?

11. ¿Se controla la correlatividad de las mismas en los sectores:

- Contabilidad?
- Abastecimientos?
- Almacenes?
 12. ¿Se lleva un registro especial de los materiales recepcionados?

13. ¿Qué medidas o normas se utilizan para revisar, inspeccionar, controlar o hacer pruebas en
cuanto a las especificaciones y calidad de los productos recibidos?

14. ¿Se controlan en cuanto a los productos:

a) Calidad?
b) Cantidad?

15. ¿El tipo de control es:

a) Total?
b) Parcial?
c) Selectivo?

16. ¿Se deja constancia del control de calidad en:

a) La guía de internamiento?
b) Otro formulario ad hoc?
17. ¿En el caso de existir un formulario de control de calidad se halla:
a) Prenumerado?
b) Autorizado?
c) Quienes reciben sus copias?
18. ¿Son informadas de inmediato las dependencias de contabilidad y abastecimientos acerca de
faltantes y deficiencias de la calidad?

19. ¿Se implementaron controles efectivos sobre las entregas parciales o en partes sobre una
orden de compra? ¿Qué tipo de controles son?

20. ¿Qué controles se practican sobre las órdenes de compra no atendidas?

DEVOLUCIONES DE COMPRAS
 1. ¿Son las devoluciones a proveedores:
Debidamente autorizadas?

Por quién?

2. ¿Cuáles son las causales para que se disponen devoluciones de bienes a los proveedores?
Señalarla al dorso.

3. ¿Cuál es el documento que da constancia de la devolución y entrega física de los productos

remitidos por los proveedores?

4. ¿Es informada la unidad de contabilidad de las devoluciones? Mediante qué comunicación o

procedimiento?

CONTROL DE SERVICIOS
1. ¿Se preparan contratos por todos los servicios adquiridos por la Municipalidad?

2. ¿Qué controles previos se requieren para realizar contratos de prestación de servicios?

3. ¿Quiénes son los funcionarios que aprueban y autorizan los contratos de servicios? Detallarlo
 4. ¿Qué controles previos se requieren para aprobar y autorizar los pagos de los servicios
contratados? Señalarlos

5. ¿Ha implementado la Municipalidad una directiva específica para los procedimientos de

contratación de personal en la modalidad de SNP?

6. ¿Se verifica la calidad y conformidad de los servicios prestados a la Municipalidad?

7. En qué documento queda dicha constatación?

ALMACENAMIENTO
1. ¿Dónde están situados los almacenes de bienes adquiridos por la Municipalidad?

2. ¿Cuáles son las principales líneas de productos de los inventarios de los almacenes?

3. ¿Ingresan todos los bienes adquiridos por la Municipalidad, físicamente a través del almacén?
4. Existen normas y procedimientos para el manejo de almacenamiento y la custodia de los
bienes?
a) ¿Son claros y precisos?
b) ¿Son adecuados?
c) ¿Están por escrito?

5. ¿Están las existencias bajo el control de un encargado responsable?

¿Quién es?

¿De quién depende?

6. ¿Existe protección adecuada del almacén?

a) Alambrados o cercos?
b) Servicio de vigilancia?
c) Seguridad contra salidas o ingresos de materiales no autorizados?
d) Seguridad contra incendio?
e) Protección contra robos?

7. Son los bienes almacenados:

a) Fácilmente localizados
b) Perfectamente identificados
c) Codificados
d) Fácilmente manipulados

8. ¿En el caso de bienes especiales, o de alto valor pecuniario, están los mismos debidamente
protegidos y custodiados? De qué manera

9. ¿Toda salida de almacenes se hace mediante el formulario denominado PECOSA?

a) En cuantas copias se emite y como se distribuyen?
b) Quienes deben autorizar las PECOSAS que atienden el almacén?
c) Están prenumeradas las PECOSAS
d) Están firmadas por los empleados quienes retiran los materiales?

10. ¿Qué medida o normas existen para evitar la salida, sin la correspondiente autorización?
11. ¿Existen bienes destinados a las obras que no ingresan físicamente a los almacenes?

12. En caso de respuesta afirmativa. ¿Cuáles procedimientos de verificación y control se aplican

para dichos bienes?

13. ¿Se controla que todos los documentos que dan cuenta de las entradas y salidas de bienes del
almacén, son anotados en los controles visibles? Quien realiza dicha labor

14. ¿En cuánto a los controles visibles de almacén:

¿Quién los lleva?

¿Están actualizados?

¿Son únicamente de unidades físicas?

¿Se controla la correlatividad de los documentos de entradas y salidas de productos?

15. ¿Se mantiene un adecuado control sobre: Residuos, descartes, mermas y desperdicios en los
almacenes?

Quien lo hace

En que consiste
 16. ¿Están asegurados las existencias de la Municipalidad contra posibles percances o siniestros
que podrían afectarlos (robos, asaltos, destrucciones, terrorismos, etc?

INVENTARIOS FISICOS DE LAS EXISTENCIAS

1. ¿Se realizan recuentos físicos de todas las existencias por lo menos dos veces al año?
En que fechas se efectúan los recuentos físicos

2. ¿Quiénes o que órganos realizan los inventarios físicos de las existencias almacenadas de la
Municipalidad?

3. ¿Son los empleados que efectúan los inventarios físicos independientes de aquellos que tienen
a cargo los registros de existencia o de almacenes?

4. ¿Regularmente los empleados que efectúan los inventarios físicos:

Son instruidos adecuadamente con normas, reglas e instructivos precisos?

Son entrenados?

Son supervisados, por quién?

5. ¿Se emplean tarjetas, formularios o sistemas computarizados para realizar los inventarios
físicos?
a) Están pre numerados?
b) Constan de diferentes secciones o cuerpos?
c) Se controla con secuencia numérica
6. ¿Se toman medidas para efectuar un corte adecuado y exacto de las existencias a fecha de los
inventarios de los bienes en almacén?
7. Se comparan los listados o tarjetas de inventarios físicos con los saldos según controles
visibles de almacén?

8. En caso de diferencias se investigan las causas o se aclaran oportunamente las mismas?

9. ¿Existen instrucciones escritas adecuadas para practicar los inventarios físicos?

10. ¿Dichas instrucciones contienen?

a) La tareas y acciones de recuento de manera clara y precisa?
b) Objetivos que se persiguen?
c) Responsabilidad sobre el cumplimiento de los mismos?
d) Fecha y hora de iniciación?
e) Nómina de participantes y la función a cumplir?
f) Plano de lugar a inventariar dividido por
g) Los procedimientos o normas a seguir en las verificaciones determinan realizar:
h) Controles a realizarse durante el inventario
i) Los procedimientos de control sobre el total de tarjetas o formatos de listas emitidos,
utilizados, anulados y no usados
j) Reportes finales que se emitirán al final de las comprobaciones físicas

11. ¿Quién supervisa el cumplimiento de las instrucciones?

12. ¿El segundo recuento lo efectúa un equipo diferente del que lo realizo el primero?

13. ¿Se aseguran de que todos los productos fueron contados?

14. ¿Se investigan cuidadosamente los sobrantes y faltantes significativos?

15. ¿Son confrontados los totales valorizados de los inventarios físicos, con las respectivas
cuentas divisionarias contables?

16. Se practican inventarios físicos de los bienes trasladados a obras a la fecha de verificaciones?