FABRICA DE MUEBLES EL SUPER MUEBLE DE LA OFICINA

DESCRIPCION DE PUESTO

A.) IDENTIFICACION DEL PUESTO:

Nombre del puesto: Secretaria de Gerencia

Nmero de plazas existentes: una

Clave: 1045

Ubicacin: Departamento de Gerencia

Tipo de Contratacin: Tiempo indefinido (Por contrato)

mbito de operacin: rea Administrativa


B.) RELACIONES DE AUTORIDAD


1. Jefe inmediato: Gerente General

2. Subordinados directos: - Mensajeros,
- Depto. De Ventas
- Contabilidad
- Auxiliar de Archivo
- Chofer de la Gerencia

3. Dependencia funcional: Gerencia y sub-Gerencia


C.) PROPOSITO DEL PUESTO

Brindar a su jefe apoyo incondicional con las tareas establecidas, adems de
acompaar en la vigilancia de los procesos a seguir en el rea de mercadeo.


D.) FUNCIONES GENERALES

1. Mecanografiar textos en original, copias, etc., tales como cartas, Memorandos,
documentos, actas, etc.
2. Tomar dictados en taquigrafa directamente o con la ayuda de una grabacion y
transcribirlos.
3. Atender al pblico y coordinar al personal telefnicamente o en persona
indicndole horas de atencin, trmites de documentos, citas, Reuniones, etc.
4. Revisar el correo electrnico en comunicaciones Nacionales e internacionales.
5. Coordina las labores y trabajos encomendados al mensajero, al chofer de la
Gerencia y al auxiliar de archivo.
6. Vela por la atencin de la Junta Directiva (actas, archivo, Citaciones,
correspondencia, etc.
7. Realiza las dems funciones propias de su cargo que le son indicadas por la
Gerencia

E.) FUNCIONES ESPECIFICAS

I. Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de
servicio al cliente

II. Hacer una evaluacin peridica de proveedores para verificar el
cumplimento y servicio de estos

III. Recibir e informar asuntos que tengas que ver con el departamento
correspondiente para que todos estn informados y desarrollar bien el
trabajo asignado

IV. Atender y orientar al publico que solicite los servicios de una manera
cortes y amable para que la informacin sea ms fluida y clara.

V. Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los jefes de
los compromisos y dems asuntos.

VI. Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por su jefe.

F.) RESPONSABILIDAD (ECONOMICO, INFORMACION, RECURSO
HUMANO, EQUIPO)

a. Comunicacin Constante con los distintos bancos, para el seguimiento
de cartas, fianzas, pagares, lneas de crdito, sobregiros etc.

b. Mantener actualizado archivos fsicos y en base de datos, sobre las
facturas generadas y facturas anuladas, clasificndolas ordenadamente
por tipo de transaccin y nmero correlativo.

c. Cumplir y hacer cumplir las polticas, normas y procedimientos de la
empresa

d. Elaborar y presentar peridicamente al Gerente y Sub-Gerente, los
reportes adecuados sobre las facturas generadas y en que estados se
encuentran.


e. Elaboracin y presentar documentos de compra de materiales y venta
de muebles al Gerente y Sub-Gerente



G.) ACTIVIDADES (DIARIAS, SEMANALES, MENSUALES, ANUALES)

a) Atencin diaria de las agendas de la Gerencia.

b) Llevar el control de recibir, registrar y distribuir la correspondencia de la
gerencia

c) Atencin a las entrevistas personales.

d) Recepcin de mensajes telefnicos de gerencia

e) Control semanal del fondo fijo (Caja Chica), de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos para tal funcin
f) Entregar un reporte contable mensual de los Ingresos y Egresos, facturas
emitidas y anuladas, etc.

g) Apoyar al Depto. De Auditoria con la informacin necesaria para el cierre
anual.


H.) NIVELES DE SUPERVISION (A QUIEN REPORTA Y QUIENES LE
REPORTAN)


1. Dar la informacin de todo lo relacionado a la fbrica al Gerente General y al
Sub-Gerente todos los das

2. Estar pendiente de que los vendedores le entreguen un reporte diario semanal
de las ventas

3. Verificar que los mensajeros le entreguen todo lo relacionado a
correspondencia y depsitos bancarios de todos los das.




I.) COMUNICACON CON OTROS PUESTOS

1. Ascendente Gerente y Sub-Gerente
2. Descendente Contabilidad, Vendedores y Mensajeros
3. Externa Clientes, proveedores y grupos de inters


J.) PERFIL Y/O ESPECIFICACION DEL PUESTO

1. Conocimientos: Conocimientos en el rea de logstica, Crditos,
Cobranzas y Atencin al Cliente. Dominio de Windows, Microsoft
Office, Star Office, Linux e Internet.

2. Nivel Acadmico: Graduada de Secretaria Bilinge con estudios
Universitarios en Administracin de Empresas o Auditoria

3. Edad: 25 a 30 aos

4. Experiencia: de 4 a 5 como Secretaria de Gerencia

5. Caractersticas y Habilidades:

a. Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza
b. Facilidad de expresin verbal y escrita.
c. Persona proactiva, y organizada
d. Facilidad para interactuar en grupos
e. Excelente redaccin y ortografa
f. Brindar apoyo a todos los departamentos.
g. Habilidades para el planeamiento, innovacin, motivacin, liderazgo y
toma de decisiones
h. Desempearse eficientemente en cualquier rea Administrativa.

6. Susceptibles a medicin
Su objetivo debe ser la bsqueda de la calidad y mejora continua
Que exista un clima organizacional sano, donde todos trabajen por el bien
de la empresa, buscando responsables con acciones por mejorar y no estar
sealando culpables, pero esto se basar en la confianza.

7. Caractersticas Fsicas: Buena presentacin, Buenas relaciones
interpersonales Dinmica y entusiasta, Capacidad de trabajar en equipo y
bajo presin, Educada, Puntual y Responsable.

8. Sexo/Estado Civil
Femenino
Soltera o Casada