OPERATIVA BPO COMPRAS MENORES

PLANTEAMIENTO NECESIDADES

Se ha contratado la gestión externalizada de los procesos de compras “ZS1” sin fuente de aprovisionamiento de ámbito
nacional a la empresa FULLSTEP (de ahora en adelante FS). El proyecto está considerado como un proyecto piloto, con
una duración de 6 meses

Estas solicitudes serán mayoritariamente posiciones generadas automáticamente por el MRP del almacén (queda abierta la
posibilidad de incluir otros materiales y servicios posteriormente) y se estima que serán unas 100 – 120 posiciones
mensuales

Las solicitudes de pedido a BPO serán solicitudes con un importe inferior a 50.000€ y BPO actuará como “proveedor”
para Cepsa para estas solicitudes de compras

BPO será el encargado de toda la relación con el proveedor final

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 OPERATIVA BPO
El esquema de trabajo del BPO será el siguiente:

BPO crea PO: Emisión

BPO indica BPO emite Seguimiento
Emisión Gestión • ME21N factura a
precio de pedido a pedido y Control
SP a proveedor • ME57 CEPSA y
compra vía SAP través de su resolución entregas
(“Asignar realización
BPO (ME52N) plataforma incidencias
y Tratar”) pagos a
proveedores

• Comprobar campo • Material aceptado

“fabricante” • Material rechazado 
• Localizar en la relación de BPO lo anula en SAP y en
proveedores por grupo de su plataforma
artículos/contrato
• Búsqueda en el mercado

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 SEGUIMIENTO PEDIDOS

CEPSA tendrá acceso a la plataforma de FS a través de usuarios autorizados. Esta plataforma permite la gestión completa
e integrada de los procesos operativos asegurando su gestión eficiente, trazabilidad y seguimiento online por parte de
CEPSA

BPO gestionará todas las tareas necesarias para asegurar la entrega y resolver las incidencias que pudieran plantearse a lo
largo del servicio

El servicio BPO estará totalmente integrado en el área de Compras de CEPSA, aplicando los procedimientos vigentes y
siguiendo rigurosamente las políticas de la compañía

CEPSA supervisará y controlará los servicios prestados por BPO estableciendo contacto en el caso de resolución de
incidencias, seguimiento de pedidos o comunicaciones en general

Se ha establecido un modelo de reporting y seguimiento de la actividad de BPO de manera mensual

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 CLÁUSULA DEVOLUCIÓN MATERIALES

Adicionalmente, se pretende incluir la posibilidad de devolver de un material entregado y aceptado sin que existan
motivos técnicos que lo justifiquen. Esta cláusula de devolución puede que no sea aceptada por el proveedor, pero en todo
momento CEPSA conocerá la decisión adoptada por el proveedor

Los materiales sujetos a esta cláusula deben ser materiales no producidos específicamente para CEPSA

Se ha establecido que el plazo de devolución del material será de 60 días desde la fecha de entrada en almacén. El
procedimiento de devolución será el siguiente:

BPO indica en el Si CEPSA decide BPO verifica que BPO informa

BPO indica si el CEPSA envía
pedido al aplicar la el material tiene al proveedor
material está el material al
proveedor si el cláusula de incorporada la de la
sujeto a proveedor
material está sujeto devolución, se cláusula de devolución de
devolución
devolución informará al devolución material
BPO
ME52N (“Nota de
posición”)
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