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Unidad

La comunicación escrita en
la empresa

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La comunicación escrita

La comunicación escrita es la difusión de un mensaje por el emisor, percibido

por el receptor o receptores, mediante el idioma utilizado, que debe ser conocido
por ambas partes.

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La comunicación escrita

Comunicación
unilateral

Menos
susceptible
Canales
percepción
selectiva

Características

No lenguaje
No Feedback
corporal

Acto perdura

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La comunicación escrita

Requisitos:

– Uso de lenguaje formal. Es preferible no utilizar vulgarismos.

– Adaptación del lenguaje a las características del receptor.
– Utilización correcta del lenguaje. No deben cometerse faltas de ortografía, ni
errores gramaticales. Tampoco pueden utilizarse abreviaturas no
convencionales.
– Empleo de un lenguaje claro, que no cree al lector dudas sobre el contenido
del mensaje.
– Empleo de un lenguaje positivo, frente a términos negativos.
– Uso de la voz activa.
– Realización de textos breves con frases cortas, para facilitar la lectura del
mensaje al receptor.
– Progresión de ideas: si se presentan varias ideas en un mismo texto, estas
deben estar expresadas en diferentes párrafos y tener conexión entre ellas.
– Tanto en escritura manual (manuscrito) como mecánica (impresa o digital)
debe cuidarse la presentación, que ha der ser limpia y respetar los márgenes.

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Normas de escritura
La gramática es la parte de la lingüística que estudia los elementos de una
lengua, así como la forma en la que se organizan y se combinan. Es decir, la
organización de las palabras dentro de una oración siguiendo unas reglas fijadas
por la Real Academia Española (RAE).

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Normas de escritura
La ortografía es un conjunto de normas que regulan la escritura de una lengua.
Forma parte de la gramática normativa, ya que establece las reglas o normas
para escribir correctamente las palabras y la utilización de los signos auxiliares.

Reglas de acentuación

– Las palabras agudas: llevan tilde cuando terminan en -n, en -s o en vocal.

– Las palabras llanas: llevan tilde cuando no terminan en -n, en -s o en vocal.
– Las palabras esdrújulas y sobresdrújulas: siempre llevan tilde.

Uso de las mayúsculas

– Si se trata de la primera palabra de un escrito o va después de punto.

– Si sigue a los puntos suspensivos, cuando estos cierran un enunciado.
– Después de los dos puntos si es el encabezamiento de una carta, se anuncia la
reproducción de una cita o palabras textuales.
– Con los nombres propios de persona, apellidos, países, ciudades, mares, ríos, los
puntos cardinales, etc.
– Los nombres de los periódicos, revistas y publicaciones periódicas se escriben con
mayúscula inicial, tanto el sustantivo como el adjetivo que forman parte del título.

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Normas de escritura
Signos de puntuación

– La coma (,): corresponde a una pequeña pausa y se emplea para delimitar dentro
del enunciado determinados elementos: componentes de una enumeración, incisos,
interjecciones, etc. El uso de la coma tras las fórmulas de saludo en cartas y
documentos es un anglicismo y debe evitarse, ya que en español se emplean dos
puntos.

– El punto (.): su principal función es señalar el final de un enunciado, párrafo o texto.

También se utiliza para marcar el final de las abreviaturas.

– El punto y coma (;): se usa para separar oraciones sintácticamente independientes,

pero con relación semántica entre sí. Igualmente sirve para separar los elementos de
una enumeración que por su complejidad también debe incluir el signo coma.

– Signos de interrogación y admiración (¿?) y (¡!): son signos dobles que se utilizan
para dar entonación interrogativa y exclamativa a las oraciones. Obligatoriamente, la
frase debe comenzar con este signo: (¿) si es una oración interrogativa y (¡) si es
exclamativa, y finalizar con los siguientes signos: (?) y (!). Cuando se utilizan estos
signos, no es necesaria la utilización del punto para dar por finalizada la frase.

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Normas de escritura
Una abreviatura es la representación gráfica reducida de una palabra o grupo
de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras o sílabas de su
escritura completa y que siempre se cierra con un punto.

Formación de una abreviatura

– Por truncamiento: se suprimen letras o sílabas finales.

– Por contracción: se eliminan letras centrales y se dejan las más representativas.

Se llama sigla tanto a la palabra formada por las iniciales de los términos que
integran una denominación compleja como a cada una de esas letras iniciales.
Las siglas se utilizan para referirse de forma abreviada a organismos,
instituciones, empresas, objetos, sistemas, asociaciones, etc.

Escritura de las siglas

– Si es nombre común.
– Si es nombre propio.

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El correo electrónico
El correo electrónico es un servicio que permite el intercambio de mensajes a
través de Internet mediante el protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
Los mensajes de correo electrónico permiten el envío de texto, así como adjuntar
archivos digitales, tales como imágenes, documentos tipo .pdf, .docx, vídeos,
audios, etc.

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El correo electrónico

Estructura de un correo electrónico

– Botón enviar: envía el mensaje.

– Botón adjuntar: permite adjuntar diferentes documentos con el límite de
tamaño establecido por el proveedor del servicio.
– Botón descartar: de forma temporal, mientras se escribe el mensaje se
guarda en la carpeta de borradores. Si al final no se desea enviar ni guardar el
mensaje, se puede eliminar utilizando este botón.
– Botón para: se introduce en su campo el correo electrónico de la persona que
va a ser destinataria del mensaje.
– Botón CC (con copia o carbon copy): se introduce en su campo el correo
electrónico de la persona que debe estar informada del contenido del mensaje
pero no es la destinataria.
– Botón CCO o BCC (con copia oculta o blind carbon copy): se introducen en su
campo los correos electrónicos de las personas destinatarias del mensaje, pero
que, por protección de datos, no se revelan a terceros.
– Asunto: descripción breve del motivo del mensaje. Es importante no dejarlo en
blanco.
– Contenido del mensaje: se redacta el contenido del mensaje con los
requisitos de la comunicación efectiva.

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