“IMPLEMENTACIÓN DE UN PLAN PARA LA ORGANIZACIÓN

DOCUMENTARIA EN EL AREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA L&A

PERUCORP S.A.C .2018”
Autores:
Puma Idme Soledad
Villavicencio Santoyo Rosario Amelia www.senati.edu.pe
 L&A PERUCORP S.A.C

Rubro:
Sistema de Seguridad
Electrónica
Gerente General:
Arturo Pereda Serna
Monitor:
Arturo Pereda serna
Instructor de seguimiento:
Ing. Fernando Briceño
Asesor:
Lic. Jorge Llerena
Área de desempeño:
Administracion

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 Matriz de Priorización

PROBLEMA DE INTERES FREC. IMP. FAC TOTAL

DEMORA EN LA ATENCION DE 15 13 13
41
DOCUMENTOS 5+5+5 5+5+3 5+3+5

DEMORA EN LA BUSQUEDA DE 9 13 9
31
DOCUMENTOS 3+3+3 3+5+5 3+3+3

DEFICIENTE CONOCIMIENTO DEL 7 5 5

17
PERSONAL 3+3+1 3+1+1 1+3+1

7 5 5
PÉRDIDA DE DOCUMENTO 17
3+3+1 2+2+1 3+1+1

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 Medición del problema principal, anterior a la mejora

TOTAL DE TOTAL DE
ACTIVIDAD L M M J V DOCUMENTOS MINUTOS + MINUTOS EN LA
DOCUMENTO BUSQUEDA DE
ATENDIDO DOCUMENTOS

BUSQUEDA DE CONTRATOS   1     1 2 30 60
BUSQUEDA DE COTIZACIONES     1   1 2 30 60
BUSQUEDA DE FACTURAS/BOLETAS 1   2 1 2 6 60 360
BUSQUEDA DE PRESUPUESTO   1   1   2 20 40
BUSQUEDA DE SERVICIOS   1   2   3 10 30
REGISTROS DE VENTA 1   1   2 10 20
REGISTROS DE COMPRA 1   1   1 3 15 45

20 TOTAL HORAS 10HY25MIN

TOTAL MIN. 615
PROMEDIO 30.75

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 OBJETIVOS DEL PROYECTO DE MEJORA
• Objetivo General
 Reducir demoras en la atención de documentos en la empresa L&A
PERUCORP S.A.C
 Implementar un plan de organización de documentos en la empresa L&A
PERUCORP S.A.C. 

• Objetivos Específicos
 Establecer un procedimiento para la codificación documentos.
 Establecer un procedimiento para la distribución y localización de estantes
 Establecer un procedimiento para la organización de archivadores.

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 Diagrama de Ishikawa

MANO DE OBRA MAQUINA

Desconocimiento del
personal sobre gestión Falta de
documental mantenimiento a
las computadoras
Inapropiado control
de documentos
DEMORA EN LA
ATENCION
Falta de DE DOCUMENTOS
organización
documental Espacio reducido
Falta de
actualización de
documentos

METODO MEDIO AMBIENTE

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 Diagrama de Pareto de Causas
GRAFICO DE CAUSAS
100%
200 90%
80%

150 70%
60%
50%
100
40%
30%
50 20%
10%
0 0%

FRECUENCIA % ACUMULADO 80 - 20

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 Propuesta de mejora del proyecto
CAUSA EFECTO OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO DOCUMENTO / INSTRUMENTO PROPUESTA DE MEJORA

Ficha de control de tiempos de la

*Determinar el tiempo de preparación del preparación del requerimiento de
requerimiento de documentos. documentos.
*Reducir el tiempo de
atención de documentosde Establecer un procedimiento para la
documentos ocasionados por organización de archivadores
la deficiente organización
documental.
Establecer un procedimiento para la
distribución y localización de estantes
IMPLEMENTACION DE UN
FALTA DE DEMORA EN LA PLAN DE PROCESO PARA LA
Establecer un procedimiento para la ORGANIZACIÓN
ORGANIZACION ATENCION DE codificacion de documentos. DOCUMENTARIA EN EL ÁREA
DOCUMENTAL DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVA DE LA
Manual de procedimientos para la EMPRESA
Establecer un procedimiento para la organización de documentos.
recepción, clasificación y almacenamiento
de documentos.

*Implementar un plan de
organización documental Establecer procedimiento para el
préstamo de documentos

Determinar la viabilidad y rentabilidad del

proyecto utilizando indicadores de
evaluación de proyectos

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 EJECUCIÓN DEL PROYECTO

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 MEDICIÓN DEL PROBLEMA PRINCIPAL,
POSTERIOR A LA MEJORA
TOTAL DE TOTAL DE MINUTOS
ACTIVIDAD L M M J V DOCUMENTOS MINUTOS + EN LA BUSQUEDA DE
DOCUMENTO
ATENDIDO DOCUMENTOS

1   1 2 25 50
BUSQUEDA DE CONTRATOS  
BUSQUEDA DE COTIZACIONES   2 1 3 7 21
 
BUSQUEDA DE FACTURAS/BOLETAS 2 1 2   5 38 130
 
BUSQUEDA DE PRESUPUESTO 1   2   3 8 24

BUSQUEDA DE SERVICIOS   1   2   3 9 27

REGISTROS DE VENTA 1   1   2 15 30

REGISTROS DE COMPRA 1   1   1 3 10 30

21 TOTAL HORAS 5HY20MIN

TOTAL MIN. 312

PROMEDIO 14,86

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 VERIFICACIÓN DE LA MEJORA
TOTAL DE TOTAL DE MINUTOS
MINUTOS +
ACTIVIDAD L M M J V DOCUMENTOS DOCUMENTO EN LA BUSQUEDA DE
ATENDIDO DOCUMENTOS
BUSQUEDA DE CONTRATOS   1     1 2 30 60
BUSQUEDA DE COTIZACIONES
BUSQUEDA DE FACTURAS/BOLETAS 1
   
 
1
2 1
  1
2
2
6
30
60
60
360 ANTES
BUSQUEDA DE PRESUPUESTO   1   1   2 20 40
BUSQUEDA DE SERVICIOS   1   2   3 10 30
REGISTROS DE VENTA 1   1   2 10 20
REGISTROS DE COMPRA 1   1   1 3 15 45
20 TOTAL HORAS 10HY25MIN
TOTAL MIN. 615
PROMEDIO 30.75 DIFERENCIA
303
min./docume
TOTAL DE TOTAL DE MINUTOS
ACTIVIDAD L M M J V DOCUMENTOS
MINUTOS +
DOCUMENTO
EN LA BUSQUEDA DE nto atendido
ATENDIDO DOCUMENTOS
BUSQUEDA DE CONTRATOS 1   1   2 25 50
BUSQUEDA DE COTIZACIONES   2 1   3 7 21
BUSQUEDA DE FACTURAS/BOLETAS 2 1 2     5 38 130
BUSQUEDA DE PRESUPUESTO 1   2   3 8 24
BUSQUEDA DE SERVICIOS   1   2   3 9 27
REGISTROS DE VENTA
REGISTROS DE COMPRA
1
1  
 
1
1
  1
  2
3
15
10
30
30
DESPUES
21 TOTAL HORAS 5HY20MIN
TOTAL MIN. 312
PROMEDIO 14,86

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 RENTABILIDAD DEL PROYECTO DE MEJORA
SETIEMB NOVIEM DICIEMB

MES RE OCTUBRE BRE RE ENERO FEBRERO MARZO

INGRESOS   85.24 85.24 85.24 85.24 85.24 85.24

EGRESOS -72.50 -49 -49 -49 -49 -49 -49

INVERSION -72.50            

IMPLEMENTACION   -49 -49 -49 -49 -49 -49

FLUJO DE CAJA -72.50 36.24 36.24 36.24 36.24 36.24 36.24

Nuestro flujo de caja es de s/36.24

VAN = 48.02
TIR = 0,63
B/C = 1.66

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 CONCLUCIONES

·Se redujo el tiempo de atención de documentos,


ocasionado por la deficiente organización documental
en un total de 303

·Se estableció un procedimiento para organización de


archivadores, es el primer procedimiento del manual
que se implementó, indicando todas las actividades a
realizar para organizar los archivadores.
RECOMENDACIONES
- Se recomienda que se continúe haciendo proyectos de

mejora continua para resolver los problemas pendientes
de la matriz de priorización.
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