Presentación AJZQ - ABG

PUESTA EN VALOR DEL ARCHIVO JORGE
ZEVALLOS QUIÑONES (AJZQ)

1era ETAPA
E J E C U TA D O P O R PAT R O C I N A D O P O R
C E N T R O C U LT U R A L BIBLIOECA
J O R G E Z E VA L L O S ABRAHAM
QUIÑONES VA L D E L O M A R
CCJZQ
PRESENTACIÓN DEL PROYECTO
Jorge Zevallos Quiñones (Lambayeque,

1914 – Trujillo, 1997) fue uno de los
primeros historiadores norperuanos que
se dedicó a investigar el pasado de
nuestra nación, especialmente de las
provincias norteñas del país. Como
resultado de su trabajo profesional, creó
un archivo documental diverso integrado
por materiales de autoría propia y ajena,
el cual dejó bajo el cuidado de su familia
y sin inventariar.
Probablemente único en su naturaleza,

este archivo tiene gran valor cultural
para el conocimiento histórico de las
provincias de La Libertad, Lambayeque,
Piura, Cajamarca, Amazonas así como
otras regiones del Perú.
Gracias al patrocinio de la Biblioteca
Abraham Valdelomar de Huacachina
(Ica), luego 17 años de haber
permanecido guardado, el 1° de marzo
de este año se ha podido iniciar la
puesta en valor del archivo, teniendo
como primera etapa el desarrollo de un
inventario general del mismo.
Etapa 1: inventario general del AJZQ

Comprende las actividades orientadas a clasificar y registrar de
manera general los documentos contenidos en cada caja, cilindro,
archivador y paquete integrante del archivo así como su
acondicionamiento básico para su conservación. El resultado final
de este trabajo se verá reflejado en un documento que contendrá
el inventario completo del Archivo de Jorge Zevallos Quiñones
(AJZQ) y un inventario clasificado por cada tipo de documento
donde cada pieza integrante del archivo será registrada y
complementada por el registro fotográfico y de video.
Conforme se vaya realizando el registro de documentos, se irán
identificando las obras inéditas y editadas de Jorge Zevallos
Quiñones, las cuales serán reunidas en un
1. ESTADO INICIAL DEL ARCHIVO JZQ
Condiciones de almacenamiento
Los documentos del archivo

fueron colocados por la familia
del historiador en diversos
tipos de depósitos, todos
apilados unos sobre otros.
Dentro de ellos se colocó
naftalina, carbón, clavo de olor
y pimienta para la
conservación de su contenido.
Todos los depósitos fueron sellados
con cinta adhesiva y en algunos
casos con pita. Luego fueron
envueltos en plástico fil para
protegerlos de la humedad. Durante
su embalaje fueron enlistados lo
que permitió llevar u control
detallado del total del archivo.
Debido a la falta de recursos

económicos, la familia no pudo
disponer de un único espacio para el
archivo. En 17 años éste ha
experimentado tres traslados de local,
ubicándose el último en Huanchaco y
bajo el cuidado de una de siete hijos.
2. TIPOS DE DEPÓSITOS INICIALES DEL AJZQ
Al inicio del proyecto, el material del archivo

se encontraba guardado dentro de 182
depósitos, todos embalados en plástico fil.
Éstos se distribuyen en:
- 121 cajas de cartón y madera.
- 27 cilindros de cartón (cuya capacidad
aproximada es de dos cajas por cada uno).
- 4 archivadores (tres de metal y uno de
madera).
- 30 paquetes (contienen objetos y muebles).
Cajas de cartón: 23 grandes (48x56 cm), 91

medianas (30x42 cm) y 7 chicas (18x28 cm)
2. TIPOS DE DEPÓSITOS INICIALES DEL AJZQ
Cilindros de cartón: 27 grandes (de Archivadores de metal

80x54 cm) y 3 chicos (de 42x35 cm) de 120.5x59 cm
3. ACONDICIONAMIENTO DEL AJZQ
A. Elaboración de estantería
Con la finalidad de crear un

espacio a medida para atender
las necesidades del archivo de
optó por elaborar la estantería
en el local donde se
encontraba el mismo. De esta
manera también se pudo
optimizar recursos. El 1° de
marzo se inició este trabajo a
cargo de dos carpinteros.
Se fabricó siete estantes de 2.44 alto x 1.86 de ancho de 5 niveles con

nórdex y madera.
B. Colocación de depósitos iniciales en la estantería

Todas las cajas fueron ubicadas en la
estantería, cada una en su propio
nivel para su mejor conservación.
C. Rotulado de estantes
Cada estante y nivel

fue rotulado con la
finalidad de permitir
una correcta ubicación
de los depósitos con
documentos durante el
proceso de inventario.
C. Rotulado de estantes
A. Instalación de iluminación
Finalizada la ubicación de los
depósitos en la estantería y
dentro del ambiente destinado
al archivo, se definieron cinco
corredores -entre las filas de
estantes dobles- que fue
necesario iluminar. Se optó
por instalar tubos
fluorescentes con el fin de
optimizar recursos.
4. ACONDICIONAMIENTO DEL GABINETE
Finalizado la adecuación del

ambiente donde se ubica el
AJZQ, se inició el
acondicionamiento del gabinete,
área donde se realizaría el
trabajo de inventario. Por la
naturaleza de los documentos, en
su mayoría antiguos y guardados
durante mucho tiempo, se
requirió un espacio ventilado
para hacer el inventario. Por ese
motivo, se eligió un ambiente
exterior y sin techo (patio interior
del local).
A. Habilitación de mesas
Para realizar el trabajo de

gabinete se requerían
mesas donde colocar los
documentos para
fotografiarlos así como
donde realizar el proceso
de fichado. Con la
finalidad de optimizar
recursos se optó por
restaurar y habilitar tres
mesas de madera.
A. Habilitación de mesas
Se procedió a lijar las mesas para
retirar superficies irregulares y
finalmente forrar los tableros
con marroquín. Antes
Después
B. Instalación de luz y pizarra acrílica
Si bien el ambiente exterior

contaba con iluminación
artificial, ésta era escasa para el
trabajo de inventario. Así, se
decidió instalar un tubo de luz
fluorescente reforzando la
iluminación del área de trabajo.
Así mismo, para mejorar el
proceso de seguimiento del
inventario y socialización de
ideas se instaló una pizarra
acrílica.


C. Instalación de toldo
Como el ambiente del gabinete no

está techado, era necesario cubrir
el área de manera parcial para
evitar que el sol y las lluvias
obstaculicen la labor y afecten los
materiales y equipos.
Con el objetivo de optimizar
recursos se optó por implementar
un toldo de plástico.
D. Habilitación del almacén de suministros

El proceso de inventario implica la renovación de los depósitos iniciales por unos
en mejores condiciones. Así mismo se necesita utilizar materiales para embalaje
y relleno. Todos estos insumos requerían ser ubicados en un ambiente cercano
al proceso de inventario. Por ese motivo, se optó por habilitar un espacio
contiguo al área y que anteriormente fui utilizado como ducha.
D. Habilitación del almacén de suministros

Detalles del gabinete

terminado
Detalles del gabinete terminado

5. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS PARA EL AJZQ
Para desarrollar el proceso de

inventario y contribuir a la
conservación del archivo se realizó
la compra de diversos equipos
tecnológicos:
A. Deshumidificador de
ambiente Bionaire, colocado
en el mismo archivo.
Necesario debido a que
Huanchaco está ubicado
frente al mar.
B. Computadora de escritorio, compatible,

para procesar la información desarrollada
durante el proceso de inventario.
C. Lámpara de escritorio
D. Impresora multifuncional
Hewlett-Packard (HP), para
imprimir y escanear documentos
durante el proceso de inventario.
E. Estabilizador y UPS, para proteger

los equipos tecnológicos ante la
alteraciones del servicio de luz
eléctrica.
F. Cámara fotográfica Canon G15,

para realizar el registro visual (en
foto y video) del proceso de
inventario.
G. USB Kingston de 15 GB, para

poder trasladar de manera portátil
archivos del proceso de inventario.
H. Disco Duro (HD) Externo de 1

terabyte, para guardar todos los
archivos visuales (fotografías y
videos)
6. PROCESO DE INVENTARIO DEL AJZQ
A. Sobre el equipo humano Dado que en Trujillo no se cuenta con una

escuela o instituto de bibliotecología y/o
manejo de archivos, la oferta de
profesionales en ese rubro es nula y, por
otro lado, la convocatoria de profesionales
que procedan de Lima encarecería los
costos del proyecto. Como alternativa, se
planteó convocar a profesionales y técnicos
que vienen laborando en el campo de la
arqueología, la comunicación y el manejo de
archivos en un diario local para conformar el
personal del Archivo JZQ. Además se han
integrado un asistente administrativo y dos
practicantes. La dirección del proyecto está
a cargo de Patricia Zevallos Romero, hija de
Jorge Zevallos, comunicadora y arqueóloga.
A. Sobre la metodología de registro de documentos
La directora del proyecto junto

a Elmer Cholán, Jefe del
archivo de La Industria, que se
integró al equipo en condición
de asesor, evaluaron diversos
modelos de fichado según la
proyección de contenido
documental del AJZQ y el
objetivo de la etapa 1 del
proyecto.

De esa manera se definieron 12 modelos de
fichas con las cuales se elaboró un catálogo y
se capacitó al personal.

B. Tipos de fichas de documentos

1. Depósito Inicial (DI)
2. Depósito Final (DF)
3. Libro
4. Revista
5. Manuscrito
6. Diario
7. Fotografía
8. Negativo
9. Carpeta personal
10.Sobre de documentos
11.Folleto
12.Slide
C. Uso de EPP (implementos de seguridad y protección)

Los documentos que conforman el
AJZQ en su mayoría son viejos y
antiguos, guardados durante décadas.
Exigen mucho cuidado al
manipularlos, debido a la fragilidad de
su estado, representan un riesgo para
la salud de quienes entren en contacto
con ellos pues son transmisores de
ácaros y otros elementos
microscópicos. Estas condiciones
determinaron el uso de implementos
de seguridad y protección por parte
del equipo.
C. Uso de EPP (implementos de seguridad y protección)
1.Mascarilla 2. Gorro
3.Mandil 4. Guantes 5. Lentes

C. Apertura de depósitos iniciales (DI)
Como parte del procedimiento se

definió llamar “depósitos iniciales
(DI)” a todos los depósitos que
contenían los documentos del AJZ
al inicio del proyecto.
Cada uno de ellos es trasladado del
ambiente denominado “archivo” al
ambiente llamado “gabinete” para
su registro, empezando por la
limpieza y retiro del plástico que lo
envuelve.

DI cilindro de cartón
Durante todo este proceso el registro

fotográfico, de video y fichado se realiza en
paralelo.

Con la finalidad de optimizar el
espacio del archivo e instalar nuevos
estantes, se decidió abrir en primer
ligar los DI más grandes: cilindros,
archivadores de metal y cajas de gran
tamaño (48x56x60 cm).
Debido a que los DI archivadores de
metal eran demasiado pesados se
decidió abrirlos junto al vano de
entrada del archivo para luego realizar
el registro de cada uno de los cajones
que los conformaban en el gabinete.
DI archivador de metal
D. Registro de documentos
El registro de los documentos

que conforman el AJZQ se realiza
técnicamente de dos maneras:
1. A través del llenado de
fichas.
2. Con el registro fotográfico y
de video.
Ambos se ejecutan desde el
momento en que se retira el DI
del lugar donde está ubicado.
D. Registro de documentos
En las fichas se anota paso a paso cada
detalle de información y estado en que
aparecen los documentos.
D. Registro de documentos: foto y video
Como al finalizar el inventario de

los documentos, éstos son
colocado en depósitos finales y
nuevamente sellados, el registro
fotográfico y de video permite la
revisión del archivo de una
manera más eficaz,
complementando visualmente el
fichado de los documentos de
una forma muy útil.
D. Registro de documentos: foto y video

Además, permite registrar al equipo
mientras desarrolla su labor,
contribuyendo directamente a la memoria
histórica del proyecto.
D. Registro de documentos: fichado
La columna vertebral
del proceso de
inventario es el fichado
de los documentos.
Éste permite recoger la
información más
resaltante de cada
documento integrante
del AJZQ y organizar el
archivo para las futuras
etapas del proyecto.

Todas la fichas son llenadas con lápiz para
facilitar la corrección de errores.

A cada documento se le otorga dos tipos de
código en la ficha donde es registrado:
1. Código de inventario general (AJZQ-XX).
2. Código de tipo de documento: libro (LB-
XX), revista (RV-XX), etc.

Durante el proceso de fichado, se realiza el
seguimiento de los códigos de inventario
general y de depósitos finales en unas
listas colocadas en la pizarra del gabinete.
El la pizarra acrílica se ha
colocado también las
pautas del procedimiento
de fichado y una guía para
la identificación así como
la clasificación de
documentos.
Allí también se incluye un
léxico para orientar el
procedimiento de
inventario.
D. Registro de documentos: bitácora
Al final de cada jornada,

mañana y tarde, se realiza
el llenado de la bitácora del
AJZQ, cuaderno donde se
anotan todas las
inquietudes y labores en
proceso para que el equipo
que retome la actividad
pueda continuar el trabajo
debidamente orientado.
D. Conservación y almacenado de documentos fichados

Terminado el fichado de cada
documento, se procede a
verificar las condiciones de
conservación a futuro en que
éste se encuentra, previo a
que el documento sea
colocado en el depósito final
(DF). Esto puede conducir a:
cambiar carpetas, retirar clips
o ganchos oxidados, colocar
en sobres papeles sueltos o
documentos anitguos muy
frágiles, asegurar con cinta o
pita cajas abiertas, etc.

Algunos documentos contienen a su vez
otros, por lo cual se hace imprescindible
asegurarlos.
Para una óptima identificación de

los documentos puestos en sobres
se coloca un rótulo sobre los
mismos con los códigos general y
de documento.
D. Colocación de documentos en depósitos finales (DF)
Los documentos fichados son

colocados en cajas de cartón
reforzado las cuales se denominan
depósitos finales DI).

En cada DF se coloca papel de despacho (en la base y el la cima), naftalina,
carbón y pimienta así como papel de reciclaje entre los documentos. Todo esto
contribuye a una buena conservación de los materiales del a AJZQ a futuro.

Finalmente los DF son colocados en su respectivo nivel dentro de la estantería
del archivo. Los que se han llenado por completo son sellados, los que no
quedan abiertos para recibir nuevos documentos fichados.
7. TIPOS DE DOCUMENTOS DEL AJZQ
Los materiales albergados en el AJZQ

corresponden a distintas líneas de
investigación sobre el Perú que
fueron materia de estudio e interés
de Jorge Zevallos Quiñones: historia,
arqueología, etnología,
paleolingüística, genealogía, entre
otras. Así podemos encontrar:
manuscritos, libros, revistas,
papeletas, fichas, objetos y muebles.
En la etapa 1 se ha dado prioridad
para empezar por los documentos
escritos.
A. LIBROS (LB)
B. FOLLETOS (FL)
B. FOLLETOS (FL)
C. REVISTAS (RV)
D. MANUSCRITOS ANTIGUOS (MN)

E. SOBRES DE DOCUMENTOS (SD)
Al abrir los DI encontramos muchos

documentos agrupados por Jorge
Zevallos Quiñones de acuerdo a una
temática. En estos grupos se
encontraban diversos materiales
impresos los cuales se decidió fichar
como parte de un sobre de
documentos con la finalidad de en una
etapa posterior realizar un fichado
más detallado teniendo en cuenta el
criterio de agrupación del investigador.

E.1. Periódicos

E.2. Volantes y publicaciones antiguas
F. SOBRES DE DOCUMENTOS JZQ (SD JZQ)

En diversos DI se han encontrado
documentos resultado de las
investigaciones de Jorge Zevallos
Quiñones. Estos documentos a su vez
agrupaban: fichas, papeletas, hojas
tipeadas, anotaciones, dibujos,
fotografías, negativos, recortes de
periódico, entre otros elaborados por el
mismo investigador. También en estos
grupos de documentos de su trabajo en
proceso se han encontrado folletos,
manuscritos y libros; los cuales se
decidió inventariar como parte del sobre
de documentos junto a los demás ítems
que componían el grupo.

F.1. Investigaciones en proceso

F.1. Investigaciones en proceso

F.2. Fotografías

F.3. Negativos

F.4. Dibujos

F.4. Dibujos

F.5. Papeletas / fichas

F.6. Planos

F.7. Recortes de periódicos

F.8. Hojas sueltas de revistas
8. PUBLICACIONES JZQ
8. PUBLICACIONES JZQ
8. Objetos personales de JZQ

8. Objetos personales de JZQ

8. Objetos personales de JZQ:

disquetes con
investigaciones inéditas
En un DI que contenía objetos
personales de JZQ se encontró una
caja con 12 disquetes que
contenían parte de sus
investigaciones terminadas
inéditas. Éstas se complementan
con la versión impresa del
contenido sobre el cual el
investigador hizo correcciones. Las
versiones impresas de estos
disquetes aún no se han
inventariado.
8. Objetos personales de JZQ: disquetes con investigaciones inéditas

8. INFORME ECONÓMICO
PROYECTO: PUESTA EN VALOR DEL ARCHIVO DOCUMENTAL JORGE ZEVALLOS QUIÑONES
DOCUMENTO:GASTOS PRIMERA ETAPA
MESES
RECURSOS
MARZO ABRIL MAYO JUNIO COSTO TOTAL COSTO TOTAL
Nº
(N.S) (DOLARES)
RUBRO COSTO S/. COSTO S/. COSTO S/. COSTO S/.
1 RECURSOS HUMANOS 4799 5401 5207 5375

20782 7530
2 MATERIALES DE MANTENIMIENTO 9081 608 43 0
9732 3526
3
MATERIALES DE OFICINA 633 334 451 367 1785 647
4 GASTOS DE SERVICIOS 680 680 680 680

2720 986
5 OTROS GASTOS 286 86 72 197

641 232
COSTO TOTAL 15478 7110 6453 6619 35659 12920

RECURSOS
COSTO
COSTO
Nº TOTAL
TOTAL (N.S) (DOLARES)
RUBRO
1 RECURSOS HUMANOS
20782 7530
MATERIALES DE
2
MANTENIMIENTO
9732 3526
3
MATERIALES DE OFICINA 1785 647
4 GASTOS DE SERVICIOS
2720 986
5 OTROS GASTOS
641 232
COSTO TOTAL 35659 12920


PRESUPUESTO GASTOS REALES

RECURSOS
COSTO COSTO
COSTO COSTO
Nº TOTAL TOTAL
TOTAL (N.S) (DOLARES) TOTAL (N.S) (DOLARES)
RUBRO
1 RECURSOS HUMANOS 25600 9275 20782 7530
2 MATERIALES DE MANTENIMIENTO
5905 2139 9732 3526
3 MATERIALES DE OFICINA 2677 970 1785 647
4 GASTOS DE SERVICIOS 2720 986 2720 986
5 OTROS GASTOS 0 0 641 232
COSTO TOTAL 36902 13370 35659 12920
30000
25000
20000
RECURSOS HUMANOS
MATERIALES DE MANTENIMIENTO
15000 MATERIALES DE OFICINA
GASTOS DE SERVICIOS
OTROS GASTOS
10000
5000
0
PRESUPUESTO EN SOLES
25000
20000
15000
RECURSOS HUMANOS
MATERIALES DE MANTENIMIENTO
MATERIALES DE OFICINA
GASTOS DE SERVICIOS
10000 OTROS GASTOS
5000
0
GASTOS REALES EN SOLES
8. INFORME AVANCE DE INVENTARIO
Cálculo del volumen total del archivo JZQ por inventariar
ITEM CANTIDAD Vol. Unit. cm3 Vol. Total cm3
CAJAS LarxAncx alt vol u. x total unid.
GRANDES 2348x56x60 3709440
MEDIANAS 9130x33x42 3783780
CHICAS 718x28x31 109368
CILINDROS π (r)2 (h)
Medida 1 275x56 396313
Medida 2 342x35 128253
Medida 3 563x46 565048
Medida 4 982x40 927400
Medida 5 285x46 1271359
TOTAL 1 10890961
Cálculo del volumen total de ítems inventariados del archivo JZQ
ITEM CANTIDAD Vol. Unit. cm3 Vol. Total cm3
CAJA 1 66880 66880
CILINDROS 4 104301 417 204
ARCHIVADORES DE METAL 3 358800 1076400
TOTAL 2 1560484
TOTAL 1 + TOTAL 2 = Vol. TOTAL GENERAL
10890961 1560484 12451445
Porcentaje avanzado = 12.53% ( porcentaje avanzado = vol. Items inventariados * 100 / vol. Total general)
PROYECCIÓN INVENTARIO ANTES DE EMPEZAR EL PROYECTO (Volúmen/ tiempo)
Volúmen Total General cm3
Mes (04) 3112 861
Semana (16) 778215
Día 5/s (80) 155643

PROCESO DE INVENTARIO AL EJECUTAR EL PROYECTO (Volúmen/ tiempo)
Avanzado Real cm3
Mes (04) 19506
Semana (16) 97530
Día 5/s (80) 390121
VOLÚMEN POR INVENTARIAR: 10890961 cm3
28 meses

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PUESTA EN VALOR DEL ARCHIVO JORGE

ZEVALLOS QUIÑONES (AJZQ)

Jorge Zevallos Quiñones (Lambayeque,

Probablemente único en su naturaleza,

Etapa 1: inventario general del AJZQ

Los documentos del archivo

Debido a la falta de recursos

Al inicio del proyecto, el material del archivo

Cajas de cartón: 23 grandes (48x56 cm), 91

Cilindros de cartón: 27 grandes (de Archivadores de metal

Con la finalidad de crear un

Se fabricó siete estantes de 2.44 alto x 1.86 de ancho de 5 niveles con

B. Colocación de depósitos iniciales en la estantería

Cada estante y nivel

Finalizado la adecuación del

Para realizar el trabajo de

B. Instalación de luz y pizarra acrílica

Si bien el ambiente exterior

B. Instalación de luz y pizarra acrílica

B. Instalación de luz y pizarra acrílica

Como el ambiente del gabinete no

D. Habilitación del almacén de suministros

D. Habilitación del almacén de suministros

Detalles del gabinete

Detalles del gabinete terminado

Para desarrollar el proceso de

B. Computadora de escritorio, compatible,

E. Estabilizador y UPS, para proteger

F. Cámara fotográfica Canon G15,

G. USB Kingston de 15 GB, para

H. Disco Duro (HD) Externo de 1

A. Sobre el equipo humano Dado que en Trujillo no se cuenta con una

A. Sobre la metodología de registro de documentos

La directora del proyecto junto

A. Sobre la metodología de registro de documentos

A. Sobre la metodología de registro de documentos

B. Tipos de fichas de documentos

C. Uso de EPP (implementos de seguridad y protección)

C. Uso de EPP (implementos de seguridad y protección)

3.Mandil 4. Guantes 5. Lentes

C. Apertura de depósitos iniciales (DI)

Como parte del procedimiento se

C. Apertura de depósitos iniciales (DI)

C. Apertura de depósitos iniciales (DI)

Durante todo este proceso el registro

C. Apertura de depósitos iniciales (DI)

C. Apertura de depósitos iniciales (DI)

El registro de los documentos

D. Registro de documentos: foto y video

Como al finalizar el inventario de

D. Registro de documentos: foto y video

D. Registro de documentos: fichado

D. Registro de documentos: fichado

D. Registro de documentos: fichado

D. Registro de documentos: fichado

D. Registro de documentos: fichado

D. Registro de documentos: bitácora

Al final de cada jornada,

D. Conservación y almacenado de documentos fichados

D. Conservación y almacenado de documentos fichados

D. Conservación y almacenado de documentos fichados

Para una óptima identificación de