universidad de la sierra sur

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

MATERIA: ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
TEMA: LA ORGANIZACIÓN MUNICIPAL
ALUMNAS: MILCA VALERIA SÁNCHEZ LÓPEZ

C
DAISY YADIRA JUÁREZ RAMÍREZ
CECILIA ROCÍO DÍAZ LÓPEZ
PROFESORA: AURELIA GÓMEZ GÓMEZ
MIAHUATLÁN DE PORFIRIO DÍAZ A 19 DE ABRIL DEL
2023
D IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
✓ Permite establecer la estructura del gobierno y la administrativa del municipio.
✓ Logra la correlación de la funciones, jerárquicas y actividades necesarias de los miembros del
ayuntamiento y de su órgano administrativo.
✓ Establece los métodos mas sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera.
✓ Reduce o elimina la duplica de esfuerzos y de mando, al delimitar funciones, autoridad y
responsabilidad.
✓ Logra delimitar claramente las funciones, las responsabilidades y la jerarquía del ayuntamiento, de
los concejales y de su órgano administrativo.
✓ Ayuda a determinar solo los puestos y las dependencias necesarias, con base en las necesidades
inherentes a los planes y programas previamente establecidos.
✓ Permite adaptar los cambios que se tenga que realizar por necesidad, conforme se vaya ejerciendo
la gestión municipal.
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PARTES QUE LA FORMAN

Un órgano de gobierno municipal:
Este órgano seria el Ayuntamiento, aunque por sus funciones, y atendiendo a la
organización federal y estatal, diríamos que seria el Poder Legislativo a nivel municipal.
Esta parte tiene dos atribuciones principales: legislar (reglamentar) y vigilar.
D  Un órgano ejecutivo municipal:

Es la presidencia y recae en el presidente municipal, quien lleva la responsabilidad de

ser el representante político y ejecutar las resoluciones del Ayuntamiento.

Es, por tanto, la parte ejecutiva en la organización municipal y se auxilia de un:

Órgano administrativo: Responsable de auxiliar y ejecutar lo dispuesto por el Poder

Ejecutivo municipal; se forma por las dependencias y puestos administrativos. Es el
responsable directo de que los acuerdos del Ayuntamiento se lleven a cabo
eficientemente.
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 Un órgano de la justicia municipal:
La cual recae en una sola persona denominada comúnmente alcalde, juez municipal
o juez menor.
 Órganos auxiliares: Son los representantes del Ayuntamiento en sus respectivas
jurisdicciones
 Órganos de participación ciudadana: Son grupos o comités de vecinos del
municipio, quienes son órganos de información, consulta, promoción y gestión
social ante el ayuntamiento y el presidente municipal.
M
LAS DOS ESTRUCTURAS PRINCIPALES
El gobierno municipal se compone de dos formas:
1. El Ayuntamiento. Primer nivel jerárquico y
responsable de toda la organización municipal,
para lo cual se erige en cuerpo colegiado de Gobierno,
en un acto llamado “sesión de cabildo”.
2. Los departamentos. Integrados por uno o mas
concejales. Estas comisiones son responsables de
vigilar el funcionamiento de las decisiones, haciendo
análisis, propuestas y soluciones en cada una
de sus tareas asignadas.
M
EL PODER EJECUTIVO SE COMPONE TAMBIÉN DE DOS PARTES:
1. Una Presidencia municipal. Representada por
un presidente municipal, cuya principal comisión
es ser representante político-administrativo
del Ayuntamiento.

2. Un órgano administrativo. Integrado por

departamentos y puestos que recaen en los
funcionarios, directores y personal operativo.
M
Estructuras principales que integran la organización
1. La estructura del Gobierno municipal. Se integra
por el Ayuntamiento y las comisiones, es la parte
de la organización municipal que tiene definida
varias condiciones que se requieren para tal fin.

2. La estructura administrativa. La integran los

departamentos y los puestos, teniendo como
jerarquía máxima la presidencia municipal,
que recae en el presidente. De esta estructura
las leyes definen la existencia de dos departamentos:
la secretaria y la tesorería municipal, además de sus funciones.
M
ORGANIZACIÓN DEL GOBIERNO MUNICIPAL
El ayuntamiento se organiza para dos cosas:
a) Para discutir y solucionar los diversos asuntos del
Gobierno municipal.
• Es necesario que se organice en forma de cabildo,
donde decidan y acuerdan acerca de los asuntos
colectivos del municipio.
b) Para vigilar el buen funcionamiento de la estructura
administrativa.
• Se organiza en forma de comisiones, que no
es mas que la distribución de responsabilidad y
desarrollo de las diferentes actividades que se
le encomiendan a los concejales.
M
 Las comisiones. Son órganos de consulta no operativos, responsables de estudiar,
examinar y proponer al Ayuntamiento las normas para mejorar la administración publica
municipal, así como vigilar la ejecución de las disposiciones y acuerdos del Ayuntamiento y
la prestación de los servicios públicos.
M
TIPOS DE COMISIONES
a) Permanentes: Se crean para que estén en función durante todo el periodo
constitucional de un Ayuntamiento. Vigilan las funciones que tiene el Ayuntamiento
hacia la comunidad, específicamente las referentes a la prestación de los servicios
públicos.

• Hacienda Publica y Patrimonio Municipal.

• Obras y Servicios Públicos.
• Educación, Cultura y Deportes.
• Salubridad y Asistencia Publica.
• Seguridad Publica y Vialidad.
• Mercados y Comercios.
• De Desarrollo Urbano y Ecología.
• Fomento Agropecuario y Forestal.
M

b) Especiales: Se organizan para realizar funciones encaminadas a solucionar

problemas que las comisiones permanentes no pueden realizar por si mismas, es
necesario que se conformen entre varios concejales. Funcionan de manera regular
durante el año.

• Gobierno.
• Reglamentos.
• Planificación y Desarrollo Municipal
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c) Transitorias: Aquellas que se forman para eventos regularmente suceden una vez al
año, donde el Ayuntamiento tiene participación decidida. Se integran regularmente
entre varios concejales y solo duran el tiempo que se requiere para la organización,
ejecución y termino de los eventos.

• Fiestas patronales del pueblo.

• Informe de Gobierno.
• Los días festivos a la madre y a los niños.
• Actos cívicos de septiembre y noviembre.
• Etc.
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FUNCIONES DE LAS COMISIONES
• Es necesario que se listen las actividades que deben realizar por parte del Ayuntamiento
en la consecución de sus planes y programas, luego dividirlas con el tipo de ramo a que
correspondan, por ultimo asignarle a cada comisión las que le sean a fines.

• Para garantizar que se cumplan y respeten cada una de las funciones de las comisiones,
es necesario auxiliarse de los reglamentos y técnicas administrativas de la organización.

• No deben confundirse las funciones que tienen cada comisión con las que tienen los
concejales como miembros del Ayuntamiento.

• La función de gobierno la realizan como concejales en las sesiones colegiadas y la de

vigilancia la llevan a cabo por medio de las comisiones.
M

Su coordinación
• Se entiende como la capacidad de relación y excelente comunicación entre varias
partes.
• Entre comisiones y los diferentes departamentos de la estructura administrativa debe
existir una buena coordinación.
• La coordinación de las comisiones es la relación que mantienen estas con el
presidente municipal.
• Debe definirse con el Ayuntamiento, ya que en la practica algunos concejales deciden
no comunicarse con el Poder Ejecutivo.
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ORGANIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
 1) ANTES DE ORGANIZAR:
 Factores que impiden u obstaculizan la estructuración técnicamente.
Para determinar puestos, departamentos de direcciones de la estructura administrativa, se
consideran, primero que nada los acuerdos políticos la repartición y los compromisos
contraídos en campaña debido a que existe la costumbre de repartir puestos que le
corresponden a cada concejal , como consolación, a los partidos políticos perdedores en la
contienda electoral, y algunos puestos son para quienes apoyaron en la campaña.
D  2) Al ayuntamiento entrante le suceden dos cosas al momento de organizar:
a) Piensa en desaparecer todo lo que tenga que ver con el ayuntamiento
saliente.
b) Acepta por inercia o imposición la estructura administrativa existente.
Es necesario que el nuevo gobierno municipal sepa que no inicia un trabajo o
estructura algo por primera vez, sino mas bien para darle continuidad, que ya existe
una estructura definida con base en la cual se pueden hacer modificaciones.

NOTA:
Esto no quiere decir que el ayuntamiento
entrante deba aceptar tal cual la estructura
existente, pero tampoco le pueden desechar
en totalidad, ya que existe la posibilidad de
entrar en una dinámica de desorganización
que en 3 años no podrán recomponerla
C

PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN

ADMINISTRATIVA
Son seis principios los que proporcionan la pauta para establecer una organización racional:
1) De los objetivos:
Cada una de las actividades establecidas deben realizarse con los objetivos y propósitos del
ayuntamiento.
Este principio no permite que el presidente municipal establezca puestos solamente por
“compromisos políticos”, ya que los puestos innecesarios no constituyen al logro de los
objetivos, pero si implica gastos inútiles que impiden el logro de una acción municipal.
C
 2) División del trabajo o la especialización
El objetivo de una organización es alcanzar
algún propósito que los individuos no pueden
lograr por si solos. Es importante que mientras
mas específico y menor sea el campo de
acción de un puesto, mayor será su eficiencia
y destreza de quien lo ocupe.
“ El trabajo de una persona debe limitarse
Hasta donde sea posible, a la ejecución de una
sola actividad”. (Adam Smith)
C
 3) Jerarquía o cadena de mando
Incluye los niveles de comunicación y autoridad que deben respetarse para evitar
conflictos e ineficiencias.
Se establecen centros de autoridad de donde emane la comunicación necesaria para
lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una clara e
ininterrumpida, desde el presidente hasta el ultimo trabajador.
C
 4) Autoridad y responsabilidad
No se concibe la autoridad de la responsabilidad, ya que a cada grado de
responsabilidad conferido, debe corresponderle el grado de autoridad necesario para
cumplir dicha responsabilidad.
No tiene caso hacer responsable a un funcionario o trabajador para determinado
trabajo, si no se le otorga la autoridad necesaria para realizarlo y viceversa.
C
 5) Unidad de mando
Este principio establece que cada trabajador no reciba ordenes mas que de un solo jefe; ya
que el hecho de que reciban ordenes de dos o mas jefes solo ocasionará fugas de
responsabilidad, confusión e ineficiencia.
La violación a este principio se observa en los municipios cuando el presidente municipal o
algún funcionario de alto nivel quieren ser jefes de todos los trabajadores, sin importarle
que tiene un responsable inmediato.
Si un trabajador recibe ordenes de dos personas le genera un conflicto interno porque no
sabe a quien obedecer; también pueda evadir su responsabilidad argumentando que no
hizo el trabajo porque le instruyeron dos actividades distintas.
C
 6) Amplitud o tramo de control
Debe establecer el numero de trabajadores que deben reportar a un solo jefe, de tal
manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
Este principio no permite que el presidente o algún funcionario de confianza sean los
que controlan todo, es decir, que pretendan tener el control de los funcionarios,
directores, trabajadores y hasta los regidores, pues esto solo les impedir realizar sus
funciones propias.
C

ETAPAS PARA ORGANIZAR EFICIENTEMENTE

 Existen etapas que se tienen que seguir en la estructuración administrativa del
municipio.
a) Jerarquización: se entiende como la disposición de las funciones de un municipio
por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de
órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidades que
posean, independientemente de la función que realicen. La jerarquización implica
definir la estructura administrativa por medio del establecimiento de centros de
autoridad relacionados entre si.
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 B) Departamentalización: se logra mediante una división orgánica que permite al
presidente municipal desempeñar con eficiencia diversas actividades. A la división
y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con
base en su similitud, se le conoce como departamentalización.
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Para poder llevar a cabo la departamentalización es necesario:
1. Deben enlistarse todas la funciones que se estimen necesarias en la consecución
de los planes municipales.
2. Inmediatamente después, deben clasificarlas de acuerdo con su importancia.
3. Luego, agruparlas según un orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas, departamentos o
direcciones.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las
funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
7. La existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse
con el tamaño y las necesidades especificas del municipio, y de las funciones
involucradas.
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Tipos de departamentalización
 Departamentalización idónea: se subdivide en:
Departamentalización funcional: considera incluir dos órganos indispensables: la
secretaria y la tesorería municipal; estos dos departamentos tienen funciones especificas
determinadas por las leyes orgánicas municipales de los estados.
Departamentalización por servicios públicos básicos: se incluye a los departamentos
necesarios para la buena prestación de los mismos. Como puede ser la dirección de obras
publicas, de seguridad y transito municipal, de servicios públicos, educación o deportes.
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 C) Descripción de funciones, actividades y obligaciones: después de haber

establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la estructura
administrativa, es necesario definir, con toda claridad, las labores y actividades
que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o
puestos de los distintos departamentos.
 Esta etapa consiste en recopilar, ordenar y clasificar todos los factores y
actividades necesarios para cumplir con los planes y programas municipales.
Debe definirse cuales y cuantos puestos requiere cada departamento para lograr
sus funciones ya definidas anteriormente.
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 D) la coordinación: la coordinación permite lograr la unidad de esfuerzos, es decir,
que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad
para que se sincronicen. Su importancia puede ejemplificarse de una manera
sencilla; de nada servirá contar con magníficos funcionarios especialistas en su
área, si no existe armonía, comunicación y coordinación entre ellos al momento de
desarrollarse.
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 E) Tipología de la estructura organizacional: se refiere al modelos o sistema que
debe asumirse para combinar la división de funciones y la autoridad, mediante la
cual se realiza la organización de la estructura administrativa municipal.

Organización lineal- funcional
• La autoridad y la
responsabilidad se trasmite
mediante un solo jefe para cada
función especial.
• La especialización de cada
actividad en una función.
• Se recibe asesoramiento
especializado para cada una de
las funciones principales.
Organización staff
• Es necesario considerar alguna
asesoría para la presidencia
municipal y sus principales
departamentos administrativos,
debido a que solo así podrán
desempeñar mejor sus
actividades.
• El staff pueden integrarlo una o
varias personas con reconocida
experiencia en la administración
publica municipal.
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ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA BÁSICA

 La estructura administrativa es una de las bases fundamentales a partir de la cual el
ayuntamiento puede establecer varias vías de solución para enfrentar los problemas que
se le presenten, en cuanto a prestación servicios públicos, dotación de obras de
infraestructura, administración de justicia y administración de recursos, entre otros. Es así
como les permitirá a los ayuntamientos definir correctamente sus tareas gubernamentales
en sus diferentes áreas.
 Propone la siguiente estructura:
1. la secretaria municipal
2. La tesorería municipal
3. La oficialía mayor o de administración
4. El departamento de obras y servicios públicos
5. El departamento de educación, cultura y deportes.
6. El departamento de seguridad pública y tránsito municipal
7. El departamento de desarrollo integral de la familia (DIF)
TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN MUNICIPAL
 Son herramientas que permiten llevar acabo una organización racional; son
indispensables durante el proceso de organización de un municipio, se van elaborando
conforme se esta organizando.
 Las herramientas de la organización mas comunes y conocidas son:

1. Los organigramas.
2. Los manuales.
3. Los diagramas de procedimiento o de flujo.
4. Análisis de puestos.
 LOS ORGANIGRAMAS
 También conocidos como gráficas de organización o cartas de organización, son
representaciones gráficas de la estructura formal de la organización municipal, que
muestran interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y autoridad.
 Consisten en hojas o cartulinas donde cada puesto se coloca en cuadros unidos por
líneas que representan canales de autoridad y responsabilidad.

 ¿Para qué sirven los organigramas? Son importantes

por que nos revelan:
• La división de funciones.
• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales formales de la comunicación.
• Etc.
 Requisitos para elaborar un organigrama

1. Deben ser muy claros y se recomienda que no contengan

un número excesivo de cuadros y puestos para evitar
confusiones.
2. Debe comprender toda la estructura ejecutiva-
administrativa. Se debe incluir en el organigrama al
Ayuntamiento, para hacer referencia de que es el máximo
órgano de gobierno de la administración pública
municipal, también pueden colocar a las comisiones con
líneas especiales, que informen su función. Clasificación y forma de los organigramas
3. Debe contener nombre de funciones y no de las
personas, dentro del mismo cuadro con letra mayor el
nombre del puesto y con letra menor el nombre de la • Se clasifican de acuerdo con su objeto,
persona que lo ocupe, también se podría colocar la foto área o contenido y se presentan en
del titular para mejor interpretación. forma vertical, horizontal, circular o
4. No debe representar un número muy grande de mixta.
elementos de organización.
 Organigrama del municipio de Oaxaca de Juárez.
 Organigrama del municipio de San Miguel Coatlán, Oaxaca.
 Organigrama del municipio de Heroica Ciudad de Ejutla de Crespo, Oaxaca.
 LOS MANUALES
 Son documentos que contienen, en forma ordenada y sistemática, información acerca de
la organización del municipio. Son de gran utilidad ya que hacen posible que la
organización municipal ejecute sus actividades de acuerdo con los procedimientos.

 Utilidad. Los manuales son importantes por que:

• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la organización municipal.
• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
• Aumentan la eficiencia de los funcionarios y trabajadores.
• Son una fuente de información, ya que muestran la organización del municipio.
• Ayudan a la coordinación, evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de sistemas.
• Reducen el costo al incrementar la eficiencia.
• Auxilian al presidente municipal.
• Es fuente de información para los ciudadanos.
 Tipos. Existe una variedad de manuales, pero para los municipios los más útiles son:

• Manuales de organización (general y departamentales).

• Manuales de procedimientos.
• Manuales de bienvenida (para los ciudadanos y trabajadores).
• Manuales de políticas.

 Los mas usuales y prácticos son el manual de organización y de procedimientos.

 El manual de organización. Es un documento que describe la autoridad, las obligaciones,

las funciones y las relaciones de cada dependencia del municipio. La información contenida
se refiere a las actividades que corresponden a cada puesto y sus relaciones con otros.
 El manual de organización puede elaborarse en forma general o por departamento y
contiene los siguientes apartados:
1. APARTADOS:
2. Identificación.
3. Índice.
4. Introducción.
 Objetivo del manual.
 Ámbito de aplicación.
 Autoridad.
 Como usar el manual.
4. Directorio.
5. Antecedentes históricos.
6. Legislación o base legal.
7. Organigrama.
8. Estructura funcional.
 Descripción de puestos y funciones.
 El manual de procedimientos. Documento de información que presenta, en forma
metódica, las operaciones o pasos que deben seguirse para la realización de las
funciones.
 Se representan gráficamente los pasos o procedimientos, también describen los diferentes
puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos.

 Los objetivos del manual de procedimientos son:

a) Presentar una visión integral de como opera la organización municipal.

b) Precisar la secuencia lógica de los pasos en cada uno de los procedimientos.
c) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
d) Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
e) Servir como medio de integración y operación para el personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación.
f) Propiciar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Los diagramas de procedimiento o flujo
 Es la técnica de organización que muestra la
secuencia de los pasos que se siguen en el cumplimiento
de alguna actividad o procedimiento.
 Esta técnica utiliza símbolos ya característicos,
pero los municipios pueden crear sus propios símbolos.

 Las principales ventajas que se logran al utilizar los

 diagramas son:
1. Interpretar fácilmente el procedimiento de una actividad.
2. Evitar perder el tiempo al estar explicando al personal el procedimiento de alguna actividad.
3. Garantiza que alguna actividad se lleva a cabo cubriendo los pasos fijados.

 Los diagramas pueden utilizarse en actividades que sean cotidianas y recurrentes en el

municipio.
 ANÁLISIS DE PUESTOS
 Es una técnica de la organización municipal donde se clasifican pormenorizadamente las
labores que desempeñan en una unidad de trabajo especifica e impersonal, así como las
características los conocimientos y las aptitudes que debe poseer el personal.
 Los objetivos primordiales de esta técnica son:

a) Mejorar los sistemas de trabajo.

b) Delimitar funciones y responsabilidades.
c) Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.
d) Fundamentar programas de entrenamiento.
e) Retribuir adecuadamente al personal.
f) Mejorar la selección del personal.
 El análisis de puestos contiene:
• La descripción del puesto, o sea la determinación técnica de lo que el trabajador debe
hacer y la especificación del puesto, es decir, la enunciación precisa de lo que el
trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia.
 La descripción contiene:
a) El encabezado o identificación que contiene:
 Título del puesto.
 Ubicación.
 Jerarquía.
b) Descripción genérica: Definición breve y precisa del tipo del puesto.
c) Descripción especifica: Se detallan las actividades que realizan en el puesto.
 En la especificación del puesto se dictan los requisitos que debe llenar quien ocupe la
vacante, concentrados en seis grandes factores:

a) Habilidad.
b) Esfuerzo.
c) Responsabilidad.
d) Condiciones de trabajo.
e) Requisitos físicos, legales, mentales y
de personalidad.
f) Escolaridad y conocimientos.
 REFERENCIAS
 CHAVEZ,P. (2005). COMO ADMINISTRAR UN MUNICIPIO: EDITORES.