Capitulo 21

REPORTES
 INTRODUCCION
En este capítulo veremos las características de los principales reportes relacionados con la nómina, así
como diversos documentos que se imprimen con datos del empleado y que tienen una repercusión con la
administración de la misma.
21.1. Tarjetas para reloj checador.
21.2. Credenciales.
21.3. Kárdex.
21.4. Pre-nómina para codificación.
21.5. Nómina de pago.
Tradicionalmente se han usado tarjetas de cartón para controlar al personal a
la hora de checar su entrada y su salida, éstas se conservan en anaqueles,
llamados “tarjeteros”, junto a los relojes checadores de tiempo, de donde los
trabajadores y empleados las toman y en donde las dejan después de marcar
la hora de entrada o salida. Normalmente se utilizará una para cada semana. 21.1
T
Reloj arjetas
Che c Pa
Esto tiene relación con el cómputo del tiempo extra (ver tema 6.9. Tiempo ador ra
Extra). Se utilizarán en esta forma tanto para el personal de la nómina
semanal como para el de la nómina quincenal. Si se requiere, se pueden

agregar los renglones necesarios para mostrar todos los días de la quincena.
Estas tarjetas son retiradas cada semana para su revisión en el
departamento de personal en donde capturarán las horas para su valuación.
Regularmente se pide al personal firmar la tarjeta al inicio de la semana.
En la actualidad existen un gran número de sistemas de control
de acceso computarizados, que suplen con muchísimas ventajas
el uso de estas tarjetas de tiempo. Los hay que trabajan con una
banda magnética en la credencial del empleado, que se pasa por
un lector en el reloj checador y registra el movimiento de entrada
o salida, o con un código de barras en la misma credencial que

también es leído por el lector del reloj checador. Todos estos

sistemas trabajan con un software que se puede parametrizar
(fijar parámetros propios de la empresa) en cuanto a los horarios,
tolerancias, retardos, tiempos extras, etc.
21.2 CREDENCIALES Las credenciales podrán ser de múltiples formas, podrán tener o no una
banda magnética o un código de barras para el control del acceso e
inclusive un chip como lo comentábamos en el tema anterior, pero
regularmente tendrán como datos básicos los que se muestran en el
modelo siguiente: Podrá agregarse el logotipo de la empresa y los datos
que a la misma le interese e inclusive, podrán ser de diferente color según
el área o condición contractual del empleado.
21.3 KARDEX

Este documento se utiliza para visualizar fácilmente el ausentismo del empleado. Regularmente los espacios
para anotaciones diarias de ausentismo comprenden todo un año natural. Cada concepto de ausentismo se
anota con una clave diferente a gusto de la empresa.
 21.4 PRE-NOMINA PARA CODIFICACION
Este documento es una simple relación del personal, ordenado regularmente por departamento y dentro de
éste por orden alfabético, para facilitar las anotaciones de conceptos especiales como faltas, tiempo extra,
comisiones, etc. y su posterior inclusión en la nómina. Naturalmente, se puede cambiar el orden según se
requiera y se puede utilizar la misma relación para más de un concepto.
 21.5 NOMINA DE PAGO
De acuerdo con el artículo 15 de la LSS, los patrones están obligados, entre otras obligaciones, a:
“II. Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días
trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exijan la presente Ley y sus
reglamentos. Es obligatorio conservar estos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha.”
Y el Reglamento de la Ley del Seguro Social nos señala al respecto:

ARTICULO 9. Los registros a que se refiere la fracción II, del artículo 15 de la Ley, deberán contener, además de los
datos establecidos en el mismo, los siguientes:
I. Nombre, denominación o razón social completo del patrón, número de su registro ante el Instituto y del Registro
Federal de Contribuyentes.
II. Nombre completo, Registro Federal de Contribuyentes, Clave Única del Registro de Población, duración de la
jornada, fecha de ingreso al trabajo y tipo de salario, de los trabajadores.
III. Lapso que comprende y periodicidad establecida para el pago de los salarios.
IV. Salario base de cotización,
importe total del salario devengado,
así como conceptos y montos de las
deducciones y retenciones
efectuadas
V. Unidades de tiempo
laborado.
...
Los patrones a que se
refiere la fracción VI del
artículo 15 de la Ley,
además están
obligados a llevar sus
registros por cada una
de sus obras.”